S

1. DEFINICI~N Y OBJETIVOS
AUDITORIA
Adolfo Fraile
G~~~~~~ de la
de Consultora
y Sistemas de Arthur
Anderse'z y Cia
OPERATIVA (1)
E
N un sentido amplio, la auditora
operativa es una de las funcio-
nes clave de ayuda a la gestin
de una empresa, dado que incluye la
revisin de los resultados y efectos
de las mltiples decisiones que se to-
man diariamente en una empresa y
1. Lo adecuado de la organiza-
cin.
2. La existencia de objetivos y
planes coherentes y realistas.
3 La existencia de polticas ade-
cuadas.
4. El cumplimiento de las polti-
cas establecidas.
5. La fiabilidad de los controles
establecidos.
6. La existencia de mtodos ho-
mogneos y actuales de operacin y
la eficiencia de los mismos.
7. La utilizacin adecuada de re-
cursos.
su comparacin con los planes, pre-
supuestos o pautas acordados.
Los factores a evaluar en el traba-
jo de auditora operativa son todos
aquellos que tengan incidencia en la
gestin de la empresa, entre ellos:
La evaluacin de todos estos fac-
tores debe ser organizada metodol-
gicamente y en etapas para poder lle-
var a cabo el trabajo de auditora
operativa. Esta evaluacin debe cons-
tar de tres etapas, encaminadas a de-
terminar:
REVISTA ESPANOLA DE FINANCIACIN Y CONTABILIDAD
Vol. XVI, n. 50
1986
pp. 433-438
A~ OI P O Fraile colaboraciones
434 LA AuDIToRIA oPERnTI vA
prof esionasaks
1. Si esta definido el sistema a
auditar en cuanto a:
, I b
- Objetivos.
- Polticas.
- Organizacin.
- Informacin.
- controles.
- Procedimientos.
2. Si se cumple en la prctica el
sistema definido por la empresa, en
cuanto a:
- Polticas.
- Organizacin.
- Controles.
- Procedimientos.
3. Si las polticas, organizacin,
informes, controles y1 procedimien-
tos reales y $vigente son los. ms ade-
cuados para el cumplimiento da los
objetivos del, sistema, en relacin no
slo a la empresa, sino tambin a los
factores del entorno en que se desen-
vuelve y que tienen repercusion , so-
bre ella.
Esta evaluacin deber; incluir to-
dos aquellos elementos que se re-
fieren al proceso de decisin y no
al mero anlisis, de ,la informacin
administrativo-financiera. Con. esta
base, se deben incluir aspectos tales
como : condiciones del, sector, tecno-
logia aplicada, mercado consumidor,
competencia tcnico-comercial de la
empresa, servicio 91 .cliente, relacio-
nes ,con el personal, etc.
En resumen: ,Auditora operativa
es la evaluacin exhaustiva y cons-
tructiva de la organizacin, objeti-
vos, planes, medios de operacin, in-
formacin disponible y utilizacin de
recursos humanos y fsicos de una
empresa o segmento de la misma.))
Al concluir una auditora operati-
va, la Direccin de la Empresa es-
pera que se den respuesta a las si-
guientes preguntas:
1. Cul es la situacin actual?
- Qu est bien.
- Qu est mal y por qu (cono-
cer las causas y no slo los
efectos).
2. Qu importancia tienen esos
problemas para la empresa?
3. Cules son las sugerencias
para atacar las causas de los proble-
mas y en qu orden de prioridad?
4. Cul es el programa de accin
que se recomienda?
Con un anlisis en detalle, el pro-
ducto final se formalizar en un In-
forme 'de Auditora Operativa.
11. LA AUDITORA OPERATIVA
Y LA EMPRESA
Cmo detectar la necesidad
de efectuar una Auditoria
Operativa
Anteriormente se ha mencionado
que la auditora operativa no es sino
una de las funciones de la Direccin
colaboraciones A ~ O I ~ O Fraile
profesionales
LA AUDITORIA OPERATIVA
435
de una einpresa, la de evaluar el re-
sultado de cada una de las inltiples
decisiones que se toman en la misma.
Por tanto, siempre habra necesi-
dad de hacer una auditora operativa.
Pero se debe aceptar que no puede
ser as en un sentido ilimitado.
En general, los trabajos de audi-
tora operativa sern ms necesarios
en casos particulares, tales como:
1. Despus de instalar un siste-
ma: La auditora operativa servira
como auditora postinstalacin. Con
ella se detectan problemas de insta-
lacin, aparicin de operaciones h-
bridas, excepciones no previstas, fal-
ta de adecuacin de polticas, etc.
2. Cuando se ~~equi ere una eva-
luacin altai~zente tcnica de uiz rea
clave: Tal es el caso de analizar u11
sistema de control. de pi-oduccin.
3. Cuando debe servir de base
para fijar prioridades en un amplio
plan de sistenzas.
4. Cuando se requiere una eva-
luacin rpida de determinadas reas
con problemas.
Beneficios
opiniones. Esta cuantificacin no
equivale a decir tantas pesetas. En
general, las cuantificaciones suelen
ser monetarias, pero habr otras que
se expresen en horas hombre, horas
mquina, nmero de horas de orde-
nador, nmero de programas, etc.
Aportacin de la azrditorin
operativa a los usuarios
Los usuarios de los beneficios
de la auditora operativa se pueden
clasificar en:
- Direccin generaI.
- Auditora interna.
- Usuarios del sistema.
Los beneficios que reciben cada
uno de ellos incluyen, entre otros,
los siguientes:
1. Direccin general
a) ~Alisis objetivo de reas ope-
rativas clave.
b )
Evaluacin real de las causas
de los problemas.
c ) Anlisis de la cuantificacin
del personal integrado en cada rea.
Es evidente que todos estos servi-
cios deben reportar beneficios. Si no,
la Direccin de una empresa no es-
tara dispuesta a invertir en ellos. '
En principio, el trabajo debiera no .
slo dar beneficios, sino tambin
cuantificarlos: La Direccin debe ba-
sarse en hechos concretos y no en
2. Azrditoria interlza
a)
Conocinliento real de la em-
presa, la Direccin y sus problemas
operativos.
b) Hablar su mismo idioma.
c ) Trabajo en equipo con otros
esp,ecialistas.
A ~ O I ~ O Fraile colaboraciones
436 LA AUDITORIA OPERATIVA
pirofesionsa8es
d ) Entrenamiento en detectar
problemas con mentalidad de empre-
sario.
e ) Reafirmacin de su funcin
obteniendo beneficios tangibles.
13. Usuarios del sistema
a) Detectar sus verdaderos pro-
blemas y evaluar la marcha de su
seccin o rea.
b) Definicin de problemas pro-
pios y problemas causados por otros
segmentos. Normalmente aparecen
problemas heredados por ineficien-
cia de otras reas.
c ) Colaboracin con las sugeren-
cias para modificar las polticas, or-
ganizacin y/o procedimientos.
d ) Indirectamente permite que
sus proposiciones sean escuchadas
por la Direccin.
Actitud con respecto n la auditoria
operativa
1 Actitud de la Direcci6n
Para que el trabajo llegue a tener
xito es imprescindible la interven-
cin de la Direccin en las tres fa-
ses del trabajo: definicin, desarro-
llo e implantacin de las sugerencias.
1. Definicin: Normalmente es la
Direccin quien debe identificar las
prioridades en cuanto a qu reas
evaluar primero, en el caso de que
nunca se hayan auditado, o con qu
frecuencia debern auditarse nueva-
mente.
En el caso de sistemas muy com-
plejos y/o diversificados, la Direc-
cin deb,er fijar cules son los sub-
sistemas especficos a auditar, ya que
no se obtendrn buenos resultados
atacando el todo. Es el caso de los
sistemas de pedidos, expediciones y
facturacin en empresas comercia-
les, donde quiz convenga seguir
todo el flujo, p'ero de un solo canal
de distribucin. En otros casos, la
evaluacin debe prestar especial aten-
cin a un determinado tipo de con-
trol, como asegurar que el flujo de
produccin en la planta tenga un con-
trol seguro a travs de informacin
contable.
Es importante que sea la Direc-
cin la que explique directamente a
los responsables usuarios los, objeti-
vos del trabajo, la necesidad del mis-
mo y la forma en que los usuarios
pueden hacer uso efectivo de los ser-
vicios del auditor operativo. Si no,
los usuarios ven al auditor operativo
como una carga y no como una ayu-
da. Ser imprescindible definir con
la Direccin los objetivos concretos,
el alcance y el enfoque a dar a cada
auditora en particular. Una vez he-
cho esto, las decisiones adoptadas
deben ser comunicadas oficialmente
a todas las personas involucradas.
2. Desarrollo: A medida que el
trabajo se desarrolla, la intervencin
de la Direccin ser slo por excep-
colaboraciones A ~ O I ~ O Fraile
437
profesionales LA AUDITORIA OPERATIVA
ciil, ya sea para volver a definir el
enfoque o el alcance de la auditora
o para apoyar al grupo de trabajo
en el caso de falta de colaboracin
de alguna persona afectada. Un pun-
to importante a considerar es que el
auditor operativo debe reunirse pe-
ridicamente a lo largo del trabajo
con la Direccin para revisar el gra-
do de avance del mismo y poder efec-
tuar las aclaraciones y/o rectificacio-
nes que fueran necesarias. Adems,
estas reuniones permiten una rela-
cin que directa o indirectamente
aporta siempre puntos importantes
a considerar en el trabajo.
3. Implantacin de las strgerelz-
cias: Una vez analizadas y aprobadas
las conclusiones presentadas en el in-
forme de auditora, hay que llevar a
la prctica las sugerencias incluidas
en el mismo. Esta fase es clave y debe
contar con el mximo apoyo por par-
te de la Direccin, ya que sin ella el
trabajo fracasar al no lograr su
objetivo de implantacin de sugeren-
cias. Adems, constituir un hecho
psicolgicameilte negativo para el
grupo que intervino en el proyecto,
dado que su trabajo dejara de ser
constructivo para transformarse slo
en crtica.
Actitud del usuario
En la prctica aparece una amplia
gama de actitudes con referencia a
la reaccin del responsable del sector
auditado. Dicha reaccin depender
en gran medida de la estrategia que
se adopte para presentar la audito-
ra a los usuarios afectados, por par-
te tanto de la Direccin como del
auditor operativo, y del tacto y con-
diciones personales del encargado del
grupo de trabajo. Si ambos requisi-
tos se logran satisfacer adecuada-
mente, es normal encontrar un buen
apoyo en el usuario, quien ve que el
trabajo de auditora no pretende juz-
garlo personalmente por algn error
pasado, sino ayudarlo para que en el
futuro su gestin sea ms eficiente.
Para lograr un buen resultado, es
importante que los usuarios interven-
gan en el desarrollo del proyecto,
aportando sus ideas sobre cules son
los problems ms importantes des-
de su punto de vista, y de qu forma
podran solucionarse. Esta participa-
cin ser otro medio para lograr su
inters. En especial, esta participa-
cin es muy positiva en la definicin
del programa de trabajo, en la acla-
racin de excepciones y en la prepa-
racin de sugerencias.
Requisitos del grupo de trabajo
a cargo de la a~iditoria
operntiva
El grupo de trabajo de auditora
operativa debera cumplir, como m-
nimo, dos requisitos:
1. Tcnicos: Tener experiencia
empresarial y estar realmente sin-
tiendo o viviendo el negocio, ade-
ms de los conocimientos especficos
A ~ O I ~ O Fraile colaboraciones
LA AUDITORIA OPERATIVA
profesionales
requeridos, segn sea el tipo de tra-
bajo. El verdadero logro es conseguir
clue cada paso de su actuacin sea
guiado con un enfoque de negocios.
2. Personales: Tener la madurez
necesaria no slo para dirigir el gru-
po de trabajo, sino tambin para in-
terpretar positivamente los fenme-
nos I~umanos que se desarrollan al-
rededor del trabajo.
En resumen, el enfoque del grupo
de auditora operativa d'ebe ser el de
dar un verdadero servicio y solucio-
nes, no pretendiendo solamente en-
contrar aspectos o ireas con proble-
mas, para dejar sin analizar su po-
sible forma de solucin.