You are on page 1of 81

MBUNTIREA CAPACITII BENEFICIARILOR DE A IMPLEMENTA OPERAIUNI COFINANATE PRIN

AXELE PRIORITARE 1-6 ALE POSDRU 2007-2013












MANAGEMENTUL PROIECTELOR POSDRU
SUPORT DE CURS












ALBA-IULIA, APRILIE 2014










PROIECT COFINANAT DIN FONDUL SOCIAL EUROPEAN PRIN PROGRAMUL OPERAIONAL SECTORIAL DEZVOLTAREA RESURSELOR UMANE 2007-2013
INVESTETE N OAMENI!

MINISTERUL FONDURILOR EUROPENE
AMPOSDRU








Stimai participani,

Proiectul mbuntirea capacitii beneficiarilor de a implementa operaiuni cofinanate prin axele
prioritare 1-6 ale POSDRU 2007-2013 se subsumeaz interveniilor finanate din DMI 7.1 pentru a asigura
sprijinul necesar organizaiilor beneficiare pentru o gestionare eficient i eficace a proiectelor, prin dou
tipuri majore de intervenie:
Sesiuni de formare
Sesiuni de suport operaional (tutoriat)
Implementat de AM POSDRU, prin Direcia de Monitorizare i Raportare, proiectul se va derula pe o
perioad de 18 luni, urmnd a se finaliza n aprilie 2015, i se adreseaz, n egal msur, att organizaiilor
beneficiare care au proiecte n implementare ct i acelor organizaii care vor contracta, n perioada imediat
urmtoare, pe apelurile lansate n anul 2013.
Consoriul format din Lattanzio e Associati SpA, n calitate de lider, Magnum SRL, n calitate de partener i
Ernst & Young SRL, n calitate de sub-contractor asigur att organizarea i desfurarea sesiunilor de
formare ct i a celor de suport operaional (tutoriat).
Lattanzio e Associati SpA este o societate de consultan orientat spre sprijinirea schimbrii instituionale n
administraiile publice, avnd o experien la nivel european de peste 12 ani n implementarea de proiecte n
sprijinul reformei administraiei publice.
Dimensiunea european a companiei i experiena n proiectarea i derularea activitilor de formare pentru
administraia public, precum i n proiecte de asisten tehnic i dezvoltare a capacitii instituionale
pentru o mai bun absorbie a fondurilor europene i o mai bun gestionare i implementare a proiectelor
cofinanate din fonduri europene, contribuie ntr-o manier esenial la realizarea obiectivelor acestui
proiect.
Ne onoreaz s fim alturi de AM POSDRU n acest demers i sperm ca printr-o bun derulare a sesiunilor
de formare s contribuim la o mai bun nelegere din partea tuturor participanilor la ceea ce noi am numit,
generic, managementul proiectul cofinanate din POSDRU.
n numele ntregii echipe care a colaborat la realizarea acestui suport de curs, v mulumim c v numrai
printre participani, v dorim s parcurgei cele 3 zile cu ncrederea c acestea sunt exclusiv n beneficiul
dumneavoastr i suntem convini c vei fi promotori activi n a mprti i colegilor dumneavoastr
cunotinele acumulate la acest curs.

Mult succes!











Acronime / Abrevieri:

AM Autoritatea de Management
ANAF Agenia Naional de Administrare Fiscal
ANC Autoritatea Naional pentru Calificri
ANOFM Agenia Naional pentru Ocuparea Forei de Munc
ANRMAP Autoritatea Naional pentru Reglementarea i Monitorizarea Achiziiilor Publice
CAFR Camera Auditorilor Financiari din Romnia
CE Comisia European
CF Cererea de finanare
CGA Cheltuieli generale de administraie
CIM Contract individual de munc
CNDIPT Centrul Naional de Dezvoltare a nvmntului Profesional i Tehnic
CPP Cerere de Propuneri de Proiecte
CR Cerere de Rambursare a cheltuielilor
DCI Documentul Cadru de Implementare
DLAF Departamentul pentru Lupta Antifraud
FEDR Fondul European pentru Dezvoltare Regional
FSE Fondul Social European
GT Grup int
HG Hotrre de Guvern
JOUE Jurnalul Oficial al Uniunii Europene
ISRS International Standard for Related Services (Standardul Internaional privind Serviciile Conexe)
ITM Inspectoratul Teritorial de Munc
MEN Ministerul Educaiei Naionale
MFE Ministerul Fondurilor Europene
OI Organismul Intermediar
ONG Organizaie Neguvernamental
OP Ordin de Plat
OUG Ordonan de Urgen a Guvernului
PFA Persoan Fizic Autorizat
POSDRU Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane
PV Proces verbal
RTF Raportul tehnico-financiar
TVA Taxa pe valoare adugat



0

CUPRINS
CAPITOLUL I ................................................................................................................................................... 1
MANAGEMENTUL I IMPLEMENTAREA PROIECTELOR COFINANATE DIN POSDRU................ 1
I.1 CONSIDERAII GENERALE ................................................................................................................ 1
I.2 ASPECTE TEHNICE PRIVIND MANAGEMENTUL I IMPLEMENTAREA PROIECTELOR
FINANATE N CADRUL POSDRU .......................................................................................................... 1
I.2.1 Noiuni de baz ...................................................................................................................................... 1
I.2.2 PROCESELE MANAGEMENTULUI DE PROIECT ......................................................................... 2
BIBLIOGRAFIE .......................................................................................................................................... 20
ASPECTE JURIDICE IN IMPLEMENTAREA PROIECTELOR POSDRU ................................................ 21
II.1 CONTRACTUL DE FINANARE ...................................................................................................... 21
II. 2 ACORDUL DE PARTENERIAT - IMPLEMENTARE ..................................................................... 23
II.3 CONTRACTELE CU EXPERII ......................................................................................................... 24
II.4 ACTE ADIIONALE I NOTIFICRI ............................................................................................... 28
II.5. ACHIZIII PUBLICE.......................................................................................................................... 29
II.6. SITUAII CE POT REPREZENTA CONFLICT DE INTERESE, NEREGUL SAU FRAUD ... 39
BIBLIOGRAFIE .......................................................................................................................................... 44
MANAGEMENTUL FINANCIAR AL PROIECTELOR POSDRU ............................................................. 45
III.1 CONTURI BANCARE. CURS VALUTAR. ...................................................................................... 45
III.2 PLANIFICARE BUGETAR ............................................................................................................. 48
III.3 FLUXUL DE NUMERAR .................................................................................................................. 50
III.4 CONTABILITATE .............................................................................................................................. 51
III.5 PREFINANAREA ............................................................................................................................. 55
III.6 RAPORTARE FINANCIAR ............................................................................................................ 57
III.7 TAXA PE VALOAREA ADUGAT .............................................................................................. 60
III.8 AUDIT. ................................................................................................................................................ 61
III.9 ELIGIBILITATEA CHELTUIELILOR .............................................................................................. 63
III.9.1 Cheltuieli cu personalul .................................................................................................................... 63
III.9.2 Cheltuieli cu cazarea, transportul i diurna. ...................................................................................... 65
III.9.3 Cheltuieli pentru subvenii (ajutoare, premii) i burse...................................................................... 68
III.9.4 Cheltuieli pentru derularea proiectului. ............................................................................................ 69
III.9.5 Cheltuieli aferente taxelor ................................................................................................................. 70
III.9.6 Cheltuieli aferente activitilor subcontractate (externalizate) ......................................................... 71
III.9.7 Cheltuieli pentru nchirieri i leasing, necesare derulrii activitilor proiectului ............................ 72
III.9.8 Cheltuieli de informare i publicitate ................................................................................................ 73
III.9.9 Cheltuieli de tip FEDR...................................................................................................................... 73
III.9.10 Cheltuieli generale de administraie (Cheltuieli indirecte) CGA. ............................................ 74
BIBLIOGRAFIE .......................................................................................................................................... 76











1

CAPITOLUL I
MANAGEMENTUL I IMPLEMENTAREA PROIECTELOR COFINANATE DIN
POSDRU

I.1 CONSIDERAII GENERALE

Asigurarea unei dezvoltri socio-economice durabile, incluzive i de reducere rapid a disparitilor fa de
celelalte state membre UE este finanat din Fondul Social European (FSE) prin diferite programe. Unul
dintre acestea este Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane (POSDRU).


Obiectivele specifice ale POSDRU pentru perioada 2007-2013
1
sunt:
Promovarea educaiei i formrii iniiale i continue de calitate, inclusiv a nvmntului superior i
cercetrii;
Promovarea culturii antreprenoriale i creterea calitii i productivitii muncii;
Facilitarea accesului tinerilor pe piaa muncii;
Dezvoltarea unei piee a muncii modern, flexibil i inclusiv;
Promovarea (re)inseriei pe piaa muncii a persoanelor inactive, inclusiv n mediul rural;
mbuntirea Serviciului Public de Ocupare;
Facilitarea accesului grupurilor vulnerabile la educaie i pe piaa muncii.

Astfel, POSDRU sprijin ndeplinirea obiectivelor comune la nivel european n ceea ce privete creterea
participrii pe piaa muncii a unei fore de munc calificate i adaptabile.
n cadrul axelor prioritare 1-6 ale POSDRU, sunt finanate urmtoarele operaiuni:
Proiecte de tip strategic, proiecte naionale, sectoriale i/sau multi-regionale;
Proiecte de tip grant (proiecte regionale i locale);
Proiecte de ajutor de stat (pentru formare profesional general i specific i pentru ocupare) i
proiecte de ajutor de minimis.

11 Organisme Intermediare, n baza atribuiilor delegate de ctre AM POS DRU, conform Acordului cadru
de delegare de funcii, particip la implementarea programului: 8 Organisme Intermediare Regionale i 3
Organisme Intermediare Naionale (OI ANOFM, OI MEN i OI CNDIPT).

Modul n care Autoritatea de Management promoveaz strategiile n domeniul dezvoltrii resurselor umane
este ilustrat n Documentul Cadru de Implementare a POS DRU (DCI POS DRU), principalul instrument de
implementare ce completeaz prevederile Programul Operaional (http://www.fseromania.ro, seciunea
Documente Programatice).

I.2 ASPECTE TEHNICE PRIVIND MANAGEMENTUL I IMPLEMENTAREA PROIECTELOR
FINANATE N CADRUL POSDRU

I.2.1 Noiuni de baz

Proiectul este un set de activiti grupate ntr-o succesiune logic, ordonate ntr-un grafic de timp care
printr-o metodologie bine definit i utiliznd resurse limitate contribuie la ndeplinirea unuia sau mai
multor obiective specifice.






1
Textul integral al POSDRU 2007-2013 este disponibil pe pagina de internet: http://www.fseromania.ro/index.php/posdru/programare
2


Grafic, proiectul poate fi definit astfel:

Un pachet distinct de activiti,
mijloace i investiii

pentru atingerea
unui scop/obiectiv,
stabilit pe baza nevoilor
grupului int,

utiliznd un
buget limitat


ntr-o perioad determinat,
urmnd un calendar
pre-definit
prin obinerea de
rezultate verificabile
reprezentnd contribuia
financiar a tuturor
prilor


contribuind la
obiectivele
de dezvoltare,
definite n relaia cu
nevoile grupului int

n raport cu indicatorii
programului


Beneficiarilor care au proiecte n implementare li se aplic prevederile Ghidului Solicitantului -
Condiii Generale, respectiv Ghidul Solicitantului - Condiii Specifice corespunztor liniei de finanare
n baza creia a fost depus Cererea de Finanare.
Se recomand beneficiarilor de proiecte s verifice permanent portalul www.fseromania.ro i
portalurile OI delegate i s se raporteze la prevederile stipulate n Contractul de Finanare.

I.2.2 PROCESELE MANAGEMENTULUI DE PROIECT

Managementul de proiect se realizeaz prin procese, utiliznd cunotine, abiliti, instrumente i tehnici.

A. Iniierea: definirea nevoilor, cerinelor i obiectivelor proiectului.
B. Planificarea: definirea indicatorilor i planificarea etapelor eseniale pentru atingerea scopului,
obiectivelor i rezultatelor propuse ale proiectului.
C. Implementarea: integrarea resurselor umane, financiare i materiale astfel nct s se implementeze
planul de management pentru proiect.
D. Monitorizarea i Controlul/Evaluarea: msurarea i verificarea, n mod regulat, a progresului
proiectului, precum i identificarea soluiilor/strategiilor, astfel nct s poat fi efectuate aciuni
corective, dac este necesar, n vederea atingerii obiectivelor proiectului.
E. nchiderea/Raportarea: prezentarea rezultatelor evalurii prin raportare la indicatorii i obiectivele
programului.

A. INIIEREA
Etapa de elaborare a propunerii de proiect, etap n care se identific nevoile grupurilor int, precum i cele
mai eficiente msuri pentru rezolvarea problemelor acestora, n conformitate cu obiectivele programului de
finanare n contextul dat i prin utilizarea resurselor existente (fonduri, actori locali, politici i strategii).
3


B. PLANIFICAREA

Aceast etap presupune realizarea unei metodologii de structurare a proiectului, cu includerea tehnicilor,
mijloacelor i resurselor, astfel nct s produc o mbuntire sustenabil a situaiei grupului int, n
concordan cu indicatorii programului de finanare.

Primul pas n faza de planificare l reprezint elaborarea Matricei Logice, aceasta fiind principalul
instrument care st la baza abordrii proiectelor. Matricea este rezultatul procesului de analiz logic a
interveniei i include prezentarea sintetic a componentelor cheie ale proiectului. Matricea logic ne ajut
s monitorizm proiectul, prezint riscurile i modul de gestionare a acestora.

Construirea Matricei Logice

Cunoscnd obiectivele proiectului (general i specific), trebuie s identificm:
rezultatele pe care le urmrim,
cum obinem rezultatele prin activiti,
cum msurm rezultatele cu ajutorul indicatorilor,
ce surse putem utiliza pentru verificarea indicatorilor,
ce resurse/mijloace avem nevoie pentru atingerea obiectivelor,
ce costuri implic activitile,
de ce supoziii i riscuri trebuie s inem seama n implementare,
care sunt relaiile logice dintre acestea i ce rspunsuri ne ofer.

1. Activitile sunt mijloacele de atingere a obiectivelor proiectului i se afl n relaie cauz-efect
cu rezultatele. Arat CE VEI FACE n decursul implementrii pentru obinerea rezultatelor scontate.
Desfurarea activitilor presupune costuri specifice, pe care trebuie s le estimai corespunztor
pentru fiecare subactivitate n parte i s le introducei n matricea logic. Trebuie s avei n vedere
toate resursele (materiale, umane, financiare) necesare implementrii activitilor.
2. Rezultatele sunt produsele activitilor desfurate n perioada de implementare a proiectului,
iar realizarea lor conduce la ndeplinirea obiectivelor specifice i a obiectivului general. Managerii
sunt direct rspunztori pentru producerea rezultatelor, msurabile prin indicatori. Relaia rezultat -
obiectiv este cheia logicii proiectului.
3. Indicatorii de verificare msoar performana, modul n care au fost ndeplinite obiectivele
(generale i specifice) i dac au fost obinute rezultatele, att pe parcursul, ct i la finalul proiectului.
Indicatorii sunt cantitativi i calitativi.
4. Sursele de verificare - documente/informaii ce stau la baza rapoartelor interne elaborate n
cursul proiectului, indic unde i sub ce form pot fi gsite informaiile despre ndeplinirea
obiectivelor i rezultatelor.
5. Supoziiile i riscurile sunt condiii externe/factori externi, care nu sunt n controlul proiectului,
dar ar putea influena implementarea i durabilitatea acestuia.
6. Pre-condiiile reprezint condiiile iniiale, independente de proiect, care trebuie ndeplinite
nainte de nceperea activitilor i fr de care implementarea efectiv nu este posibil.

Planificarea proiectelor

Dup ce Matricea fost completat, ncepem planificarea detalit a activitilor proiectului.

Planificarea presupune stabilirea etapelor i activitilor ce trebuie realizate pentru atingerea obiectivelor,
resursele necesare, dependenele dintre acestea i rezultatele ateptate ca urmare a realizrii fiecrei
activiti.

4

Pentru eficien este nevoie s elaborm un plan bine structurat al activitilor.
Planificarea activitilor trebuie realizat detaliat (subactiviti i sarcini) astfel nct s permit
monitorizarea i controlul facil al derulrii fiecarei etape, precum i al ntregului proiect.

Planul de activiti

Planul de activiti arat secvena logic de desfurare a acestora n timp i orice condiionri care exist
ntre ele.

Graficul de implementare reprezint planificarea proiectului sub forma unei diagrame GANTT n care se
includ toate activitile din Cererea de Finanare, sub-capitolul Activitile proiectului.
Graficul trebuie s cuprind toate activitile i subactivitile proiectului (inclusiv activitile de achiziie),
durata acestora (cu datele estimate de ncepere i de finalizare), corelate cu metodologia de implementare a
proiectului, precum i organizaia responsabil pentru implementarea ei (ex: solicitant sau partener 1, 2
...).

Planificarea trebuie fcut n funcie de secvenialitatea logic a activitilor, a duratei i a posibilelor
dependene existente i include responsabilitile partenerilor.
Graficul trebuie s fie complet i realist, fr s conin descrieri detaliate ale activitilor, ci doar denumirile
acestora, n concordan cu planificarea.
Completarea graficului de implementare a proiectului trebuie s nceap de la luna 1 care reprezint prima
lun de implementare a proiectului, fr date calendaristice precise, doar luna 1, luna 2 etc.

GRAFIC ACTIVITI

Nr.
crt.
Rezultate/
Activiti
Luna
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
R.1
A1
A2
R.2
A3

Planul identific jaloanele importante n implementare, utile n monitorizarea progresului (responsabilitatea
managerial) i pentru atribuirea responsabilitii cu privire la respectivul jalon.
Jaloanele proiectului (milestones) sunt momentele principale dup care se poate cuantifica evoluia acestuia.
Cel mai adesea, indic un moment de schimbare, fie datorit relurii uneia sau mai multor faze precedente,
fie ca urmare a demarrii de noi activiti sau ncheierii proiectului.

Jalonul, n opinia unor autori, reprezint finalitatea unor activiti dintr-o anumit categorie. Alii consider
c jalonul este o sarcin fr durat prestabilit.

EXEMPLUL 1:

ntr-un proiect ce vizeaz, printre altele, crearea unui centru de consultan, un jalon poate fi spaiul
pregtit pentru amplasarea mobilierului i echipamentelor, altul echipamente pregtite pentru lucru,
altul personal instruit .a.m.d. Practic, ceea ce avem nevoie pentru a atinge rezultatul final.

Jaloanele nu au durat n sine, ci doar delimiteaz activitile. Ele pot fi considerate scopuri atinse, iar
activitile vor fi mijloacele de atingere a acestor scopuri.

5

Pe baza obiectivelor pe termen scurt, se vor formula i jaloanele/reperele proiectului, vzute ca rezultate
intermediare ale proiectului. Jaloanele se vor stabili la nivel de proiect, plecnd de la scop, sau pentru fiecare
obiectiv specific. Obiectivele i jaloanele vor sta la baza stabilirii indicatorilor de msurare a evoluiei i
finalizrii proiectului, precum i pentru descompunerea proiectului n activiti i subactiviti.

EXEMPLUL 2

O1:
Creterea gradului de satisfacie a clienilor
hotelului X
JALOANE O1:
20 angajai calificai n domeniile: recepioner (4),
camerist (14), responsabil hotel (2)
Achiziionarea de echipamente necesare realizrii O1
(dotarea cu mobilier a hotelului X)
















1. n etapa de planificare
2. Beneficiarul selecteaz att echipa proiectului, responsabil cu managementul general, ct i
pe ceilali membri ai echipei de implementare ce vor realiza efectiv activitile n scopul atingerii
obiectivelor propuse;
Se detaliaz resursele necesare fiecrei activiti;
Se stabilesc responsabilitile la nivelul beneficiarului;
Se estimeaz i se programeaz durata activitilor;
Se identific i se analizeaz riscurile ce pot s apar pe parcursul implementrii
proiectului;
Se elaboreaz documentele de management ale proiectului:
descrierea obiectivului i a ariei de acoperire a proiectului,
livrabilele care trebuie realizate,
activitile necesare n vederea obinerii tuturor livrabilelor i a verificrii i validrii acestora
conform standardului de calitate (ncadrate n etape ale proiectului),
planul resurselor umane,
ealonarea n timp a activitilor,
dependenele ntre activitile proiectului,
evaluarea i managementul riscului,
punctele de control ale progresului proiectului,
cerinele privind calitatea,
bugetul proiectului i planificarea bugetar n timp.



6

Activitile proiectului

Pentru a se asigura c toate resursele alocate sunt estimate corect n vederea atingerii obiectivelor specifice
ale proiectului, beneficiarul va trebui s descompun activitile n sub-activiti, sarcini/uniti.

Fiecare activitate TREBUIE s se concretizeze, n urma implementrii ei, cu cel puin un
REZULTAT

Tipuri de activiti:
activiti de management de proiect, care se desfoar pe toat durata implementrii proiectului.
activitile tehnice, ex: activitile de formare, evaluare, testare, pregtire curriculum, consiliere, etc.
activiti specifice pentru respectarea cerinelor de informare i publicitate, ex. organizarea de
conferine de pres, tiprirea i distribuirea de materiale publicitare.
activitile subcontractate, cu precizarea achiziiilor de echipamente sau bunuri, desfurate conform
prevederilor legale.
activitile de monitorizare i evaluare intern, inclusiv cele de raportare.

! Activitile trebuie s fie prezentate n ordinea logic i cronologic a desfurrii lor i trebuie
defalcate pe subactiviti, pn la un nivel care s permit planificarea lor, alocarea
responsabilitilor i estimarea resurselor necesare pentru elaborarea bugetului.

Exemplu de divizare a unei activiti principale n sub-activiti:
Activitatea 2: Analiza nevoilor de formare:
2.1. Pregtirea/elaborarea i distribuirea chestionarelor
2.2. Colectarea chestionarelor i prelucrarea datelor
2.3. Analiza nevoilor de formare i propuneri pentru curriculum

Activitile trebuie s fie realiste i fezabile, adic s poat fi efectiv desfurate cu resursele materiale,
umane i financiare ale proiectului. De aceea este important ca, odat cu stabilirea lor, s se aib n vedere
i disponibilitatea sau modul de procurare al acestor resurse, de exemplu disponibilitatea resurselor umane
i prevederea n bugetul proiectului a costurilor corespunztoare.

Rezultate anticipate

Aceast seciune conine rezultatele imediate obinute n urma desfurrii activitilor i care, mpreun, vor
realiza obiectivul specific al proiectului.
Putem avea mai multe rezultate anticipate, corespunztoare fiecrei grupe de activiti. Ca urmare,
rezultatele anticipate trebuie descrise n strns corelare cu activitile stabilite i prezentate n seciunea
anterioar.

Rezultatele trebuie s fie corelate i cu indicatorii de realizare imediat (output) stabilii pentru a
msura gradul de realizare.
Rezultatele prezentate n cadrul seciunii 3.3. Rezultate/realizri atinse pe perioada de raportare a
RTF trebuie s fie corelate cu rezultatele din Cererea de finanare aprobat i din Actele Adiionale ce
completeaz contractul, dac este cazul, precum i cu planificarea rezultatelor realizat n cadrul RTF
anterior.

C. IMPLEMENTAREA PROIECTULUI
Documente necesare unei implementri corecte a proiectului
Responsabilitatea final pentru managementul i implementarea proiectului n relaia cu AM POSDRU i OI
POSDRU delegat revine exclusiv beneficiarului, n conformitate cu contractul de finanare. Acesta,
7

mpreun cu partenerii si, trebuie s implementeze proiectul conform prevederilor contractului de finanare,
a cererii de finanare, care face parte integrant din contract, i cu respectarea prevederilor regulamentelor i
legislaiei comunitare i naionale n vigoare.
n practic multe proiecte eueaz din cauza erorilor n implementare:
evaluarea eronat a resurselor necesare/disponibile
planificare defectuoas
organizare defectuoas








n practic, pentru o implementare a proiectului la standardul de calitate solicitat, se recomand elaborarea i
aplicarea de proceduri specifice. Procedurile conin referine, standarde, metode i instrumente pentru
atingerea acestora. Practic procedura reflect modul n care trebuie s se realizeze o sarcin, o activitate,
relaia dintre parteneri, relaia cu furnizorii, etc.
Procedura de comunicare intern inclusiv fluxul documentelor. Aceast procedur stabilete modul
de comunicare n interiorul organizaiei, nregistrarea i circuitul documentelor, responsabilitile
celor implicai, etc. Procedura de comunicare extern include elemente de vizibilitate, metode i
tehnici de promovare a organizaiei, proiectului, livrabilelor, instrumente de comunicare, publicul
int vizat, materiale de comunicare/promovare, responsabilitile celor implicai, etc.
Procedura de recrutare i selecie a experilor din echipa de implementare. Procedura conine
instrumente de recrutare i selecie, documente de intrare (fia postului, CV-urile, scrisorile de
intenie, aplicaiile, etc.), anunul de recrutare, tehnicile i metodele ce vor fi utilizate, criteriile de
evaluare, componena comisiei de evaluare, publicitatea, modalitate de contestare a deciziei, etc.
Regulament de organizare i funcionare a echipei de implementare.
Cod de etic pe care trebuie s-l respecte echipa de implementare.
Proceduri de colaborare/lucru cu partenerii. Documentul care reglementeaz modul de comunicare,
de luare a deciziilor, rolurile i responsabilitile prilor, termenele i modalitatea de raportare ntre
pri, etc.
Proceduri specifice privind organizarea licitaiilor publice n vederea selectrii furnizorilor.
Proceduri specifice privind autorizarea corespunztoare a ncheierii contractelor cu furnizorii.
Proceduri specifice privind verificarea i autorizarea stadiilor de execuie a lucrrilor/prestrii
serviciilor din proiect. Proceduri specifice privind semnarea i autorizarea corespunztoare a
facturilor primite de la furnizori. Proceduri specifice privind autorizarea plilor ctre furnizori.
Procedura de evaluare a performanei. Procedura include scopul evalurii, stabilirea standardelor,
referinelor, frecvena, cine realizeaz evaluarea, instrumentele de evaluare, modul n care se aplic,
modul n care se comunic rezultatele evalurii, etc.
Procedura de monitorizare a activitilor. Cuprinde instrumente de monitorizare, frecvena
monitorizrii, cine face monitorizarea, etc. Proceduri specifice n ceea ce privete specificaiile
tehnice ale proiectului. Procedura de management al riscurilor (registrul riscurilor, plan de aciune
pentru diminuarea riscurilor, plan de acoperire a funciilor sensibile n cadrul echipei de
implementare, sistem de semnalare i tratare a disfuncionalitilor).
Procedura de arhivare a documentelor. Stabilete tipul i funciile documentelor, modul i forma n
care se arhiveaz, responsabilitile celor implicai, cine are acces la documente, etc.


! Pentru implementarea cu succes a proiectului, beneficiarul trebuie s aib n vedere:
desfurarea activitilor conform metodologiei i la termenele prevzute n graficul din proiect,
atingerea obiectivelor declarate i realizarea indicatorilor,
utilizarea resurselor materiale, umane i financiare, conform prevederilor proiectului,
furnizarea contribuiei proprii i a resurselor financiare necesare implementrii proiectului pn
la rambursarea cheltuielilor.
8

ATENIE!!!
O procedura nu nseamn mai mult birocraie, ea ne sprijin la modul concret s funcionam eficient n
cadrul organizaiei i s implementm corect, eficient i eficace proiectul nostru.
Lista prezentat de proceduri nu este exhaustiv, putei elabora i implementa orice alte proceduri care s va
sprijine n implementare.
AMPOSDRU sau OI POSDRU delegat verific funcionalitatea sistemului de control intern al
beneficiarului i partenerului/partenerilor acestuia.

ECHIPA PROIECTULUI. COMUNICAREA I LUCRUL N ECHIP

Beneficiarul trebuie s asigure managementul i implementarea proiectului care const n totalitatea
activitilor de planificare, implementare, monitorizare i control pentru a asigura ndeplinirea obiectivelor
n condiiile prevzute de contract.

Echipa proiectului este format din dou grupe distincte de personal:

Echipa de management de proiect, care trebuie s cuprind obligatoriu minim trei categorii de personal:
un manager de proiect;
un responsabil financiar;
un consilier juridic.
Experii responsabili pentru realizarea activitilor tehnice specifice, care pot fi:
experi pe termen lung (minim 6 luni consecutive);
experi pe termen scurt (pn la 6 luni consecutive).
Managerul de proiect este direct rsponsabil de o bun implementare a proiectului din prima pn n ultima
zi. Aceasta presupune inclusiv:
identificarea ateptrilor membrilor echipei, partenerilor, actorilor relevani n ceea ce privete
comunicarea;
determinarea informaiilor care sunt necesare n procesul de comunicare, n cadrul proiectului;
planificarea modului n care vor fi livrate informaiile (ntlniri, rapoarte, convorbiri telefonice, e-
mailuri, prezentri, edine de proiect etc.).
Unul dintre rolurile cheie ale managerului de proiect este s asigure conducerea echipei. Managerul de
proiect trebuie s prezinte obiectivele proiectului echipei, s stabileasc mpreun cu aceasta o strategie clar
care s fie asumat de toi partenerii, s distribuie sarcinile i responsabilitile, s motiveze echipa, s
stabileasc proceduri i instrumente de comunicare n echip, s asigure o coordonare general a proiectului.

Proiectul este interdisciplinar i presupune un volum mare de activiti i resurse care pot fi gestionate doar
n echip, prin utilizarea tuturor instrumentelor i metodelor de management de proiect.

Pentru ca un proiect s reueasc, membrii echipei trebuie s accepte s lucreze n echip i s accepte
funcia managerului de decizie n privina resurselor (oameni, timp, bani, echipamente, informaii).
Care sunt avantajele lucrului n echip?
Se creeaz sinergie (motivaie, direcie comun);
Are loc distribuia sarcinilor;
Organizarea activitilor i controlul lor se face mai uor;
Rezolvarea problemelor este facilitat avnd n vedere c echipa, prin membrii si, acoper o palet
mai larg de abiliti;
Exist un bun management al informaiei - se colecteaz i se distribuie mai multe idei;
Se testeaz i se ratific deciziile;
Este facilitat implicarea i interesul fiecrui membru;
Se negociaz mai bine/conflictele se rezolv mai repede/mai eficace.
9

Echipa de management, condus de managerul de proiect, va fi responsabil cu managementul i
monitorizarea intern a desfurrii activitilor pentru obinerea rezultatelor prevzute, respectiv realizarea
indicatorilor precizai n cererea de finanare.
Pentru exemplificare, prezentm mai jos o list a principalelor atribuii ale managerului de proiect i echipei
sale:
Pregtirea i actualizarea graficului de implementare i a planurilor de achiziii;
Pregtirea contractelor pentru personalul care urmeaz s fie angajat n cadrul proiectului;
Urmrirea activitii desfurate de personalul proiectului conform metodologiei i graficului;
Pregtirea i/sau verificarea dosarelor de licitaie i a altor documente aferente achiziiilor;
Identificarea potenialilor furnizori;
Aplicarea i/sau verificarea procedurilor de achiziie i contractare;
Relaia cu furnizorii/subcontractorii;
Verificarea activitii partenerilor de proiect;
Elaborarea de acte adiionale i notificri pentru actualizarea contractului, precum i transmiterea
ctre OI n vederea aprobrii;
ntocmirea rapoartelor i a cererilor de rambursare ctre OI, conform prevederilor contractului i
solicitrilor OI;
Cheltuirea bugetului n conformitate cu prevederile contractului. Controlul i evidena cheltuielilor
proiectului.

! Rolul managerului de proiect este esenial pentru o implementare de succes;
Experii din echipa de implementare nu desfoar activiti de management de proiect i nu
au atribuii n acest sens;
Activitile de tip management de proiect nu trebuie s fie duplicate/dublate/
suprapuse/completate de activitile desfurate de echipa de implementare;
Att instituiile publice, ct i celelalte tipuri de solicitani/parteneri eligibili, au obligaia de a
respecta prevederile legislaiei naionale aplicabile, n funcie de tipul organizaiei, privind
angajarea personalului.

RELAII DE PARTENERIAT
Parteneriatul ntre organizaii are la baz Acordul de Parteneriat, anex la contractul de finanare.

Fiecare partener este responsabil de coordonarea i/sau ndeplinirea activitilor din proiect asumate prin
cererea de finanare, n vederea atingerii rezultatelor. Pe de alt parte, mai muli parteneri pot contribui la
realizarea aceluiai set de activiti (funciile i activitile proiectului nu sunt duplicate sau realizate n
paralel, ci sunt realizate n comun).

Pentru implementarea proiectului, partenerii vor asigura furnizarea de resurse umane (de exemplu experi pe
termen lung i/sau scurt), resurse materiale (de exemplu sli de curs, echipamente, etc) i/sau expertiz (de
exemplu studii, cercetri, analize, etc) necesare n vederea derulrii activitilor proiectului cum ar fi, de
exemplu, managementul general al proiectului, achiziii publice, informare i publicitate etc., conform
Cererii de Finanare i Acordului de Parteneriat.

Att Beneficiarul ct i Partenerul/Partenerii au posibilitatea de a subcontracta, la rndul lor, anumite
activiti din cadrul proiectului, dac acest lucru a fost prevzut n Acordul de Parteneriat, n limita
procentului stabilit prin contractul de finanare.

Nu este permis ca activitile ce revin liderului de parteneriat, n conformitate cu prevederile
Acordului de Parteneriat i ale Cererii de Finanare, s fie desfurate de ctre experii
Partenerului/Partenerilor sau vice-versa. Cu alte cuvinte, rolurile i responsabiltile ce revin
fiecrui Partener, inclusiv liderului de proiect, vor fi ndeplinite prin utilizarea de resurse umane
proprii i/sau externalizare de activiti.
n cazul subcontractrii unor activiti din cadrul proiectului, responsabilitatea total revine n
exclusivitate Beneficiarului, n conformitate cu dispoziiile legale.
10

D. MONITORIZAREA, EVALUAREA I CONTROLUL LA NIVELUL PROIECTULUI
Pe parcursul implementrii, managerul de proiect monitorizeaz i controleaz activitile i rezultatele
realizate n raport cu cele planificate, att din punct de vedere a calitii, ct i din punct de vedere a duratei
i resurselor alocate.

Monitorizarea intern este n sarcina managementului de proiect, n timp ce monitorizare extern este
realizat de AMPOSDRU sau OI POSDRU delegat. Monitorizarea intern va urmri identificarea
problemelor poteniale/reale pentru introducerea msurilor corective, n vederea asigurrii realizrii
obiectivelor proiectului i obinerea rezultatelor estimate, prin:
colectarea de informaii cu privire la situaiile faptice;
analiza progresului proiectului (desfurarea activitilor, utilizarea resurselor, realizarea
indicatorilor, identificarea neconcordanelor);
verificarea conformitii fa de obligaiile contractuale, proceduri, obligaii de raportare;
compararea situaiilor identificate cu intele propuse;
formularea de previziuni cu privire la evoluia situaiilor identificate.

Monitorizarea proiectelor cofinanate din instrumentele structurale are 3 dimensiuni:
Financiar: Cu scopul de a msura gradul de utilizare a bugetelor proiectelor
Fizic/Tehnic: Cu scopul de a msura output-urile i rezultatele atinse n comparaie cu cele
propuse
Procedural: Cu scopul de a msura nivelul de implementare a activitilor i etapelor din
proiect n comparaie cu planificarea aprobat.




















Exemplu de plan de aciune pentru realizarea buclei de monitorizare - control- monitorizare

Nr. crt.
Aspect
verificat
Constatri
Propuneri
de
remediere
Responsabil Termen Raportare Verificare
1
2

Echipa de management a proiectului, condus de managerul de proiect, va fi responsabil cu monitorizarea
i controlul desfurrii activitilor pentru obinerea rezultatelor prevzute, respectiv realizarea indicatorilor
precizai n CF sau proiect.
Mecanismul de monitorizare se proiecteaz nc din faza de planificare a proiectului i poate
include urmtoarele instrumente:
Calendare lunare i plan de urmrire;
Rapoarte periodice pe activiti;
ntlniri periodice i ad-hoc la nivel de parteneriat;
Fie de pontaj;
Rapoarte de activitate ale experilor;
Graficul activitilor proiectului sau alte instrumente de planificare (Matricea de alocare a
resurselor);
Matricea cadrul logic;
Rapoarte tehnice i financiare (RTF);
Plan de aciune;
Rapoarte de monitorizare /Rapoarte de performan care s prezinte activitile realizate fa de
cele planificate.

11







! Ce verificm?
Activitile implementate sunt conform Contractului de finanare i informaiilor furnizate de
beneficiar n cadrul RTF;
Locaiile de implementare sunt cele din contractul de finanare sau ultimele modificri n vigoare;
Implicarea i contribuia partenerilor sunt conforme prevederilor contractuale;
Rezultatele realizate sunt n conformitate cu prevederile Contractului de finanare i a
informaiilor furnizate de beneficiar n cadrul RTF;
Existena documentelor justificative care s ateste faptul c rezultatele raportate au fost realizate;
Gradul de realizare a indicatorilor este n conformitate cu prevederile contractuale i informaiile
prezentate n cadrul RTF;
Existena documentelor justificative care s ateste realizarea indicatorilor i grupului int;
Valoarea grupului int este n conformitate cu prevederile contractuale i informaiile prezentate
n cadrul RTF;
Existena documentelor justificative privind publicitatea proiectului (comunicat de pres pentru
lansare, pliante, brouri, postere, fluturai etc, lista de distribuire a acestora, publicitate audio-
video);
Respectarea elementelor de identitate vizual stabilite conform contractului de finanare (panouri
informative, materiale publicitare, logo-uri);
Publicitatea proiectului (internet, mass-media, etc) este asigurat;
Aplicarea regulilor cu privire la egalitatea de anse i cu privire la dezvoltarea durabil;
Resursele materiale achiziionate n cadrul proiectului sunt conforme cu cele prevzute n cadrul
contractului de finanare;
Resursele materiale achiziionate n cadrul proiectul sunt utilizate conform prevederilor
contractuale;
Resursele/condiiile logistice asigurate de Beneficiar/Parteneri sunt conform contractului de
finanare;
Echipa de management a proiectului este aceeai cu cea prevzut n contractul de finanare/acte
adiionale;
Existena documentaiei necesare pentru constituirea echipei de implementare a proiectului
(experii au fost au fost selectai conform profilelor prevzute n contractul de finanare, dosare ce
trebuie s conin: contracte de munc vizate de ITM, CV-uri, fie de pontaj, decizia pentru
constituirea echipei de proiect, organigram, fie de post, etc.);
Respectarea planului de activiti i a termenelor prevzute n proiect;
Dificultile nregistrate n implementarea proiectului (comunicarea dintre echipa de proiect i
beneficiarii proiectului, comunicarea dintre echipa de proiect i parteneri, probleme n
implementarea activitilor proiectului). Aplicarea de msuri de ctre Beneficiar n vederea
eliminrii acestora;
Respectarea temelor orizontale prevzute n contractul de finanare;
Existena produselor/serviciilor prestate care au fost facturate;
Cerinele privind arhivarea documentelor sunt respectate (nomenclator dosare, condiiile de
pstrare, arhivare i depozitare);
Cheltuirea eficient a banilor.

Pentru optimizarea activitii de management a proiectului, se recomand delegarea ctre
managerul de proiect a rspunderii i autoritii necesare care s i permit luarea, n timp real, a
deciziilor impuse de implementarea proiectului.
12

n cazul n care se constat o deviaie n realizarea activitilor fa de planificarea iniial, este recomandat
ca managerul de proiect, mpreun cu experii implicai n activitile respective, s realizeze un plan de
contingen.
Planul de contingen include descrierea situaiei aprute, consecinele neinterveniei i opiunile existente
pentru corectarea acesteia, mpreun cu planul de implementare a opiunilor i recomandri. Msurile
corective ce au fost decise vor fi incluse n documentele de management ale proiectului, cu implicaii n
implementarea acestuia, astfel nct, prin planificarea revizuit, s se respecte obiectivele proiectului n
termeni de timp, calitate i resurse.





Monitorizarea
se realizeaz continuu, pe toat perioada de implementare a proiectului;
este un instrument de management care necesit elaborarea/utilizarea instrumentelor de
monitorizare i proceduri interne clare;
urmrete resurse, activiti, rezultate, astfel nct s se cunoasc permanent starea acestuia;
este un instrument de avertizare a abaterilor fa de plan;
este o condiie necesar pentru control.
Evaluarea
se realizeaz periodic;
are n vedere rezultatele, obiectivul specific, obiectivul general;
Monitorizarea i evaluarea se efectueaz:
la nivel intern, de ctre echipa de management a proiectului;
la nivel extern: subcontractori/AM POSDRU sau OI POSDRU delegat;
Controlul
depinde de abilitatea i experiena managerului i a echipei sale;
se finalizeaz cu luarea de msuri.

Un aspect important ce trebuie avut n vederea unei monitorizri eficiente l reprezint managementul
documentelor (livrabilelor). Acest lucru contribuie, de exemplu, la identificarea experilor care au elaborat
documentele, n diferite stadii, ct i la localizarea documentelor n orice punct s-ar afla proiectul. Prin
urmare, n cazul unui audit al proiectului, toate variantele livrabilelor pot fi disponibile i uor de identificat.
Arhivarea documentelor trebuie asigurat corespunztor (nomenclator dosare, condiiile de pstrare, arhivare
i depozitare). Arhivarea este important att n perioada implementrii ct i dup finalizarea proiectului,
perioad n care pot interveni verificri suplimentare din partea autoritilor.
Managementul livrabilelor conine fiiere i o bibliotec a tuturor produselor proiectului, controleaz accesul
la ele i menine informaii referitor la starea lor.

Ce trebuie s asigure beneficiarul finanrii nerambursabile?
toate documentele originale, inclusiv documentele contabile, privind activitile i cheltuielile
eligibile n vederea asigurrii unei piste de audit adecvate, n conformitate cu regulamentele
comunitare i naionale. Toate documentele vor fi pstrate pn la 31.12.2021, cu posibilitatea
prelungirii acestui termen pn la nchiderea oficial a POSDRU;
ndosarierea i pstrarea n bune condiii a tuturor documentelor aferente proiectului, conform
prevederilor Regulamentului (CE) nr. 1083/2006;
informarea AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat cu privire la locul arhivrii documentelor, n termen
de 3 (trei) zile de la primirea unei astfel de solicitri;
dreptul de acces la spaiile unde se implementeaz sau s-a implementat proiectul, inclusiv accesul
la documentele i fiierele informatice;
Dac deviaia intervenit modific planul de implementare a activitilor, Beneficiarul are
obligaia de a nainta AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat o Notificare, n form scris, conform
reglementrilor n vigoare privind modificrile contractuale.
13

furnizarea oricrei informaii tehnice sau financiare legat de proiect, solicitat de AM sau OI,
Autoritatea de certificare i plat, Autoritatea de audit, Comisia European sau oricare organism
autorizat s verifice sau s auditeze modul de implementare a proiectelor finanate din fondurile
structurale.

E. FINALIZAREA PROIECTULUI
Raportarea grupului int i a indicatorilor

Grupul int al proiectului
Grupul int este reprezentat de persoanele care beneficiaz n mod direct de rezultatele proiectului i este
implicat n activitile acestuia. mbuntirea situaiei membrilor grupului int constituie de fapt esena
proiectului.
Personalul din echipa de management a proiectului nu face parte din grupul int.
Experii care implementeaz activitile proiectului nu pot face parte simultan i din echipa de implementare
i din grupul int.
Ca urmare, aceste persoane nu pot fi implicate n proiect ca beneficiari direci ai activitilor desfurate; de
exemplu nu pot fi cursani la programele de formare desfurate prin proiect pentru grupul int.

La selecia membrilor grupului int se vor avea n vedere acele criterii care s permit identificarea clar a
acestora:
numrul,
sexul,
vrsta,
structura (ex. statut social i pe piaa muncii),
localizarea,
caracteristici i nevoi comune.

Grupul int corespunde ca structur i numeric celui specificat n Contract i n ultimele acte
adiionale aprobate (dac este cazul).
Categoria de grup int, din cadrul formularului de nregistrare a grupului int, corespunde cu
criteriile de eligibilitate stabilite n ghidul solicitantului aferent cererii de propuneri de proiecte n cadrul
creia a fost depus proiectul.
Grupul int, n numrul i structura prevzut n cererea de finanare i ca urmare a eventualelor
modificri prin acte adiionale, trebuie realizat n totalitate.
Gradul de realizare al grupului int influeneaz bugetul proiectului. Dac gradul de realizare al
indicatorilor este mai mic de 100%, acesta se aplic asupra valorii eligibile, prevzut la art. 3 din
contractul de finanare, iar n cazul solicitrii de TVA, i asupra acestei sume. n cazul n care procentul
este mai mare de 100%, se plafoneaz la aceast valoare (100%).
n cazul nendeplinirii GT, finanarea prevzut la art. 3 din Contractul de finanare se va reduce
proporional, conform unui algoritm de calcul propus de AMPOSDRU, cu respectarea instruciunilor n
vigoare.
Participarea GT la realizarea indicatorilor trebuie probat pe baza documentelor justificative.
14

GRUP INT: STUDENI/DMI 2.1




















































Legea nr. 258 din 19 iulie 2007 - privind practica elevilor i studenilor i Ordinul nr. 3.955 din 9 mai 2008
15

Indicatorii proiectului
Indicatorii descriu, n termeni operaionali i msurabili (cantitate, calitate, timp), obiectivele proiectului.
Acetia sunt instrumente de msurare a gradului de realizare a obiectivelor propuse.
Ca urmare, pentru msurarea succesului proiectului, proiectul are indicatori distinci, att pentru rezultate
imediate, ct i pentru obiectivul/le specific/e ale proiectului.
Indicatorii de msurare a realizrilor imediate (outputs de program i suplimentari DCI) constituie i
indicatori de monitorizare, deoarece ei reflect realizrile imediate obinute n cadrul proiectului, de
exemplu:
numrul participanilor din zonele rurale la programe integrate
numr de participani la campanii de informare i consiliere

Indicatorii de msurare a obiectivelor specifice (results de program i suplimentari DCI) reflect
schimbarea produs fa de situaia iniial, respectiv satisfacerea nevoilor identificate sau mbuntirea
situaiei grupului int, de exemplu:
ponderea participanilor din mediul rural la programe integrate certificai (%)
Indicatorii adiionali de realizare imediat (outputs) i indicatorii adiionali de rezultat (result) trebuie
corelai cu datele prezentate n subseciunea Rezultate anticipate a cererii de finanare.

! Indicatorii proiectului contribuie DIRECT la atingerea indicatorilor de monitorizare i evaluare
definii n Documentul Cadru de Implementare (DCI) POSDRU 2007-2013, cu toate modificrile i
completrile ulterioare.
! Indicatorii proiectului sunt corelai cu DCI, Ghidul indicatorilor i Cererea de finanare.
! Indicatorii tehnici, prevzui n CF i n eventualele modificri prin acte adiionale, trebuie realizai n
totalitate pn la final de proiect. Fac excepie, proiectele cofinanate din CPP Burse doctorale, n
conformitate cu legislaia n vigoare.
! Gradul de realizare al indicatorilor influeneaz bugetul proiectului. Dac gradul de realizare al
indicatorilor este mai mic de 100% acesta se aplic asupra valorii eligibile, iar n cazul solicitrii de
TVA i asupra acestei sume.
! n cazul nendeplinirii Indicatorilor, finanarea prevzut la art. 3 din Contractul de finanare se va
reduce proporional, conform unui algoritm de calcul propus de AMPOSDRU, conform instruciunii n
vigoare.
! n cazul n care procentul de realizare al indicatorilor este mai mare de 100%, se plafoneaz la aceast
valoare, cu excepia indicatorilor de program: indicatorilor de rezultat i suplimentari unde plafonarea
va fi de 110% pentru a compensa, cel puin parial, nerealizarea altor indicatori sau GT.

ASPECTE DE REINUT PENTRU GRUPUL INT
trebuie s existe coresponden ntre indicatori i grupul int;
grupul int se raporteaz n momentul seleciei i implicrii n activitile proiectului, n schimb
indicatorul aferent grupului int se raporteaz abia dup finalizarea activitii n care a fost
implicat acesta;
registrul grupului int se completeaz conform formatului standard;
exist documente suport pentru fiecare persoan din grupul int (formular de nregistrare, acte
de studii, CV, Carte de identitate, etc.);
sunt respectate prevederile din Ghidul Solicitantului privind eligibilitatea grupului int;
nu exist suprapuneri de persoane care fac parte din grupul int pe proiecte;
exist livrabile din punct de vedere al grupului int.

Raportul tehnico-financiar recomandri de completare, documente suport

Rezultatele monitorizrii proiectelor sunt rapoartele ntocmite de beneficiar.
16

Pentru asigurarea informaiilor necesare AMPOSDRU sau OI POSDRU delegat n vederea monitorizrii
externe a implementrii proiectului, beneficiarul va elabora rapoarte tehnico financiare (RTF) periodice
privind stadiul implementrii, conform modelului n vigoare.
Aceste rapoarte conin informaii despre:
stadiul realizrii indicatorilor i al grupului int;
activitile desfurate n perioada de raportare;
stadiul realizrii activitilor, rezultatele obinute la momentul raportrii;
abateri fa de planificarea iniial i atingerea rezultatelor ateptate;
msurile specifice de informare i publicitate desfurate n cadrul proiectului;
planificarea activitilor pentru perioada urmtoare.

Recomandri privind elaborarea RTF
! Desfurarea activitilor trebuie s respecte graficul de implementare asumat n Cererea de
finanare/alte modificri contractuale aprobate.
! Subseciunea 3.1 Activiti implementate pe parcursul perioadei de raportare:
trebuie s conin o descriere detaliat a tuturor activitilor desfurate n perioada de raportare,
precum i perioada n care s-au desfurat acestea;
! Seciunea 3: Subseciunea 3.3 Rezultate/realizri atinse pe perioada de raportare trebuie s conin
rezultate cuantificabile pentru fiecare activitate desfurat n perioada de raportare; de asemenea,
trebuie s existe o corelare ntre informaiile prezentate n aceast subseciune i subseciunea 3.1
Activiti implementate pe parcursul perioadei de raportare, Tabelul 2 Raport de realizare a rezultatelor
din RTF i seciunea Rezultate anticipate din Cererea de Finanare;

Atenie!
Seciunile 3.1, 3.3 i tabelul 2 trebuie s fie corelate n prezentarea informaiilor.
Se vor descrie aciunile ntreprinse concret care conduc la realizarea activitilor, ndeplinirea
rezultatelor asumate i implicit la realizarea indicatorilor.
Din descriere trebuie s reias modul n care acestea contribuie la realizarea indicatorilor
asumai.
! Tabelul 1: Graficul de implementare a proiectului trebuie s fie cel asumat n Cererea de finanare
sau ultimele notificri/acte adiionale n vigoare n perioada de raportare;
! Tabelul 2: Raportul de realizare a rezultatelor este un tabel sintez care cumuleaz informaiile
transmise de la nceputul implementrii i pn la momentul raportat; Rezultatele (concrete i
cuantificabile) trebuie s fie coroborate cu informaiile cuprinse n descrierea fiecrei activiti i cu
subseciunea 3.3 Rezultate/realizri atinse n perioada de raportare; procentele de realizare trebuie s fie
corelate cu stadiul implementrii fiecrei activiti; nu pot exista activiti aflate n curs de desfurare,
deci nefinalizate, al cror procent de realizare s fie 100%.
! La seciunea 3 Progresul proiectului n perioada raportat se vor prezenta informaii cu privire la:
3.6 Informare i publicitate, 3.7 Respectarea regulilor cu privire la egalitatea de anse i 3.8
Respectarea regulilor cu privire la mediu. Se va realiza o detaliere a modului de aplicare a acestora i
msurile concrete prin prisma activitilor desfurate n perioada raportat.
! RTF trebuie s respecte regulile de identitate vizual, conform ultimelor reglementri n acest sens
Manualul de identitate vizual n vigoare.

AA DA AA NU
RTF trebuie transmis n formatul standard conform
instruciunilor n vigoare
RTF include i ale seciuni fa de cele standard,
iar tabelele prezint coloane i rnduri n plus
fa de cele existente
RTF trebuie s fie tampilat i semnat de
reprezentantul legal al Beneficiarului pe ultima
pagin, dup Tabelul 3: Planificarea activitilor
RTF nu este tampilat i asumat de
reprezentantul legal i managerul de proiect
17

proiectului pentru urmtoarea perioad de
raportare. De asemenea, trebuie s fie semnat de
persoana care l-a elaborat i s aib nscris data
elaborrii n ultimele dou rnduri ale tabelului de la
nceputul RTF, primele dou pagini
Perioada de referin a RTF trebuie s fie corelat cu
perioada de referin din Cererea de Rambursare
Perioada de referin a RTF este mai mic sau
mai mare dect cea din Cererea de Rambursare
Denumirea i codul activitilor trebuie s
corespund cu denumirea i codul din Cererea de
finanare
Formularea i codificarea activitilor n mod
diferit fa de cererea de finanare
Activitile trebuie desfurate n conformitate cu
graficul de implementare

Activiti desfurate n avans fa de graficul
de implementare - cheltuielile efectuate pentru
astfel de activiti nu pot fi validate, desfurarea
n avans a unei/unor activiti trebuie aprobat
prin notificare sau act adiional, n funcie de
situaie
Aspectele ce vizeaz respectarea reglementrilor
naionale i comunitare cu privire la egalitatea de
anse i dezvoltare durabil trebuie detaliate.
Ex. liste de prezen la aciunile implementate n
cadrul proiectului, scrisori de invitaie la diferite
aciuni organizate etc.
Regulile cu privire la egalitatea de anse i
dezvoltare durabil sunt prezentate la modul
declarativ, fr a fi documentate
Documentele justificative CR respect modul de
depunere, sunt complete i sunt organizate conform
Instruciunii aplicabile
Documentele justificative aferente CR nu au luat
n considerare ultimele reglemementri
aplicabile
Livrabilele trebuie asumate de autorii lor i toate
versiunile de lucru raportate n RTF trebuie s fie
identificabile
Versiunile de lucru ale documentelor, aa cum
au fost raportate, nu sunt identificabile i nu se
cunosc autorii lor
Pentru toate obiectivele orizontale POSDRU,
asumate n Cererea de Finanare, trebuie s existe o
detaliere a modului de aplicare a acestora i msurile
concrete, prin prisma activitilor desfurate n
perioada raportat; dac n perioada de raportare nu
s-au ntreprins msuri concrete n atingerea vreunui
obiectiv orizontal se va completa nu este cazul
n RTF se va face o descriere a obiectivelor
orizontale fr a fi descrise msurile concrete
prin prisma activitilor desfurate n perioada
de raportare

Recomandri privind documentarea tehnic i stabilirea documentelor suport
Activitile proiectului sunt considerate a fi desfurate n momentul n care exist documente care
atest desfurarea acelei activiti.
Tipuri de documente:
Documente ntocmite nainte de desfurarea unei activiti (ex. agenda unei ntlniri);
Documente ntocmite n timpul desfurrii unei activiti (ex. lista de prezen la un curs,
minuta ntlnirii, fotografii la un eveniment, etc.);
Documente ntocmite dup desfurarea unei activiti (ex. raport de activitate, pontaj);
Documente de rezultat/produs care atest obinerea rezultatului vizat al activitii proiectului (de
ex. un chestionar, un suport de curs).





18

EXEMPLE:
! Colectarea de date pentru
justificarea activitii experilor
n cadrul proiectului



Beneficiarul trebuie s colecteze i s nregistreze informaiile despre
activitile realizate n timpul i imediat dup finalizarea acestora,
informaii ce vor fi folosite pentru elaborarea rapoartelor de activitate
ale experilor.
Astfel de informaii ar putea fi: numrul de participani, mijloacele
utilizate pentru diseminare/informare, partenerii care au participat la
realizarea activitii, modul n care au contribuit acetia.
! Gradul de detaliere al
informaiilor prezentate n RTF
n cadrul RTF se vor prezenta informaii detaliate, clare, cuantificabile
i identificabile.
De exemplu, pentru programele de formare, se vor prezenta informaii
despre numrul de sesiuni realizate, numrul de sesiuni n desfurare,
numrul de sesiuni finalizate pe ocupaii, denumirea programelor de
formare, perioada de derulare, locul de desfurare, numrul de
sesiuni organizate, numrul de persoane nscrise fa de numrul celor
care au finalizat programul, dat pentru examenul final, numrul de
persoane care au participat la examen, numrul de persoane certificate
n urma susinerii examenului.
!Organizarea documentelor din
punct de vedere tehnic
Documentele vor fi organizate n foldere separate pentru fiecare
partener n parte. Se vor prezenta foldere pentru fiecare activitate,
care vor include foldere cu fiecare luna de implementare aferent
perioadei de raportare.
Pentru fiecare lun de implementare, se vor prezenta livrabilele din
punct de vedere tehnic.
Exemplu, P1-A1-Luna1-(Expert1)- document justificativ1, document
justificativ 2, scanat.
Pentru a putea fi recunoscut ca livrabil elaborat de expert, documentul
trebuie s fie asumat (s poarte numele, semntura, precum i
elemente care s identifice perioada n care s-a realizat acel livrabil i
crui partener i aparine). Dac la elaborarea unui anumit livrabil au
participat mai muli experi, acesta se va prezenta ca document livrabil
aferent fiecrui expert (la fiecare partener din echipa cruia face parte
expertul), aferent fiecrei luni de raportare n care documentul a fost
realizat. De asemenea, toate versiunile de lucru ale documentelor
raportate n RTF trebuie s fie identificabile.
Se va verifica funcionalitatea CD-urilor dup inscripionarea lor.

SUSTENABILITATEA PROIECTELOR

Sustenabilitatea reprezint modul de continuare a proiectului/a efectelor proiectului dup ncetarea finanrii
prin POSDRU. Acesta este argumentat cu msurile preconizate a fi aplicate n cadrul proiectului sau dup
ncheierea implementrii proiectului pentru a se asigura faptul c progresul sau beneficiile realizate pentru
grupul int vor fi garantate n viitor.

Un exemplu de transferare a rezultatelor ctre alt grup int poate fi accesarea cursurilor online de ctre alte
persoane interesate fa de cele din CF, respectiv (familie/prieteni/cunostine ale acestora aflate n cutarea
unui loc de munc, viitori colegi).
Beneficiarul trebuie s asigure sustenabilitatea proiectului, n conformitate cu prevederile
contractului de finanare, a cererii de finanare subseciunea Sustenabilitatea proiectului.

De exemplu, dac prin proiect se menioneaz c centrele create vor fi preluate de Partenerul 1 mpreun cu
ntreaga baz material, acest lucru va fi realizat n perioada ulterioar finalizrii proiectului.
19


! n cazul n care beneficiarul, prin cererea de finanare sau prin contractul de finanare are
obligaia realizrii unor indicatori ulterior finalizrii proiectului, indicatorii prevzui vor trebui
finalizai n consecin. Pentru acetia, vor fi prezentate documente justificative care s ateste
faptul c activitile/indicatorii prevzui a fi realizai ulterior finalizrii proiectului au fost
realizate/realizai.
! Beneficiarul trebuie s menin destinaia i s asigure exploatarea i mentenana
echipamentelor achiziionate i a lucrrilor efectuate n cadrul proiectului (pentru cel puin 3 ani
dup mplinirea perioadei de implementare a proiectului).
! Prin urmare, trebuie s se asigure c bunurile achiziionate prin proiect:
conin elementele de identitate vizual;
sunt utilizate n mod corespunztor n conformitate cu scopul declarat de ctre beneficiar
i cu durata de via a activului;
se gsesc ntr-o stare fizic corespunztoare dup finalizarea proiectului;
pot fi identificate n contabilitatea Beneficiarului (numr de inventar, descriere
corespunztoare n contabilitate/registrul mijloacelor fixe, etc.);
se gsesc la beneficiar sau au fost transferate altor parteneri ai beneficiarului.
! Beneficiarul trebuie s se asigure c cerinele privind arhivarea documentelor sunt respectate
(nomenclator dosare, condiii de pstrare, arhivare i depozitare).
! Rapoarte/nregistrri contabile (computerizate sau manuale) n sistemul contabil al
Beneficiarului, balan cu detalieri pe conturi analitice, registrul mijloacelor fixe i alte
informaii contabile relevante trebuie pstrate dup finalizarea proiectului pn la 31.12.2021,
cu posibilitatea prelungirii acestui termen pn la nchiderea oficial a POSDRU.

EGALITATEA DE ANSE
Pentru asigurarea principiului egalitii de anse, Beneficiarul de proiect, ct i partenerul/partenerii acestuia
vor lua n considerare toate politicile i practicile n domeniul egalitii de anse astfel nct s nu se
realizeze nicio deosebire, excludere, restricie sau preferin pe criterii de: ras, naionalitate, etnie, vrst,
dizabilitate, limb, religie, convingere, gen, orientare sexual, boal cronic necontagioas, infectare HIV
sau apartenen la o categorie social defavorizat.
Acest obiectiv este unul din cele mai relevante aspecte pentru proiectele POSDRU i trebuie urmrit n toate
etapele implementrii proiectului.
Beneficiarul de proiect trebuie s se asigure c egalitatea de anse a fost integrat, att n identificarea
grupului int, realizarea activitilor, ct i n managementul proiectului, inclusiv la selecia echipei. De
asemenea, proiectul trebuie s asigure condiii care s permit accesul i participarea grupului/grupurilor
int la activitile proiectului i evitarea discriminrii. Beneficiarul trebuie s menioneze i s detalieze n
RTF orice sarcin specific care contribuie la asigurarea egalitii de anse n implementarea proiectului.
Abordarea integratoare a egalitii de anse i de gen trebuie s fie combinat cu aciuni specifice pentru
creterea participrii durabile i participarea femeilor la piaa muncii.

DEZVOLTAREA DURABIL este un alt obiectiv orizontal important al POSDRU.
n proiectele POSDRU pot fi abordate una sau mai multe din cele trei dimensiuni ale conceptului dezvoltrii
durabile i anume dimensiunea ecologic, economic i social. n activitile specifice, beneficiarul va
trebui s promoveze dezvoltarea durabil prin msuri de protecie a mediului, prevenire a polurii,
conservare a mediului nconjurator, promovare a responsabilitii sociale, utilizare responsabil a resurselor
naturale, dezvoltare echilibrat i echitabil. Promovarea acestui obiectiv se poate face att n cadrul
sesiunilor de informare, ct i n cadrul programelor de formare n care participanii vor fi ncurajai s
acioneze n scopul satisfacerii nevoilor prezentului, fr a compromite posibilitatea generaiilor viitoare de
a-i satisface propriile nevoi.
Beneficiarul trebuie s menioneze i s detalieze n RTF orice sarcin specific care contribuie la asigurarea
acestui obiectiv orizontal al proiectului.
20

BIBLIOGRAFIE

Cererea de Finanare
Decizia AMPOSDRU nr.53/2010
Documentul Cadru de Implementare POSDRU
Ghidul Indicatorilor POSDRU
Ghidul Solicitantului - Condiii Generale
Instruciunile AMPOSDRU nr. 31, 41, 46, 60 i 60 bis, 64, 71, 79, 83 i 87
Legea nr. 202/2002 republicat n 2007, privind egalitatea de anse ntre femei i brbai
Legea nr. 48/2002 pentru aprobarea Ordonanei Guvernului nr. 137/2000 privind prevenirea i
sancionarea tuturor formelor de discriminare
Legii nr. 258 din 19 iulie 2007 privind practica elevilor i studenilor
Manualul beneficiarului POSDRU
Ordinul MMFPSPV 1924/30.09.2013 (CPP 88 i 107) Burse doctorale
Ordinul MMFPS ORDIN Nr. 2428 din 26 octombrie 2011 (CPP 6 i 59) Burse doctorale
Ordinul nr. 3.955 din 9 mai 2008 privind aprobarea Cadrului general de organizare a stagiilor de
practic n cadrul programelor de studii universitare de licen i de masterat i a Conveniei-cadru
privind efectuarea stagiului de practic n cadrul programelor de studii universitare de licen sau
masterat
OUG nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de
lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare
Regulamentul Comisiei Europene 1083/2006
Strategia Naional pentru Dezvoltare Durabil (SNDD) a Romniei

21

CAPITOLUL II
ASPECTE JURIDICE IN IMPLEMENTAREA PROIECTELOR POSDRU

II.1 CONTRACTUL DE FINANARE

REGLEMENTRI
Beneficiarul implementeaz Proiectul pe propria rspundere, respectiv va rspunde pentru modul de aplicare
sau nerespectare a reglementrilor cu privire la Contractul de finanare (instruciuni/legislaie
comunitar/legislaie naional), precum i pentru prejudiciile cauzate terilor din culpa sa n perioada de
implementare (respectiv pentru prejudiciile cauzate altor persoane cu intenie, din neglijen sau din
impruden n timpul Proiectului).
Valoarea contractului poate fi redus oricnd total/parial, dac apar dificulti n cadrul bugetului
de stat, precum i n cazul n care indicatorii tehnici prevzui nu sunt ndeplinii.
Durata de implementare este de maxim 24 de luni (pentru proiecte de tip grant) sau 36 de luni
(pentru proiecte de tip strategic), fr posibilitatea prelungirii acestor perioade.
Externalizarea
2
nu poate depi 49% din valoarea eligibil a Proiectului.
Contractul se poate modifica prin acordul prilor: prin aprobarea unei notificri sau prin ncheierea
unui act adiional.
Contractul se poate modifica automat n situaia apariiei unor modificri determinate de schimbri n
legislaia naional i/sau european care vor intra n vigoare la data menionat n actul normativ
respectiv.
Contractul se reziliaz n cazul n care nu a nceput implementarea Proiectului n termen de 3 luni de
la data prevzut pentru nceperea perioadei de implementare.
Beneficiarul nu poate s transfere Contractul, obligaiile i/sau drepturile contractuale ctre o alt
entitate.
Proprietatea, titlurile i drepturile de proprietate intelectual i industrial privind rezultatele
Proiectului, raportrile i alte documente legate de acesta aparin Beneficiarului. Beneficiarul va
acorda AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat, dup caz, dreptul de a utiliza gratuit i dup cum
consider necesar toate documentele rezultate n urma Proiectului, oricare ar fi forma acestora, dac
nu se ncalc drepturile existente de proprietate industrial i intelectual.

OBLIGAIILE BENEFICIARULUI
s respecte prevederile din Manualul de identitate vizual
3
pentru POSDRU 2007-2013 (aa cum a
fost modificat prin Instruciunea
4
nr. 36/26.10.2010) - manualul conine prevederi referitoare la
elementele care trebuie folosite n vederea promovrii identitii vizuale a Uniunii Europene, a
Instrumentelor Structurale n Romnia i a FSE/POSDRU, inclusiv exemple grafice;
s asigure managementul i implementarea Proiectului n conformitate cu prevederile legale n
vigoare (instruciuni/legislaie comunitar/legislaie naional);
s respecte prevederile legislaiei naionale n vigoare (OUG 34/2006) n domeniul achiziiilor
publice sau ale instruciunilor/deciziilor emise de AMPOSDRU (Ordinul 1120/2013);
s raporteze stadiul implementrii prin rapoarte tehnico-financiare;
s acorde tuturor organismelor abilitate dreptul de acces la locurile i spaiile unde se implementeaz
sau a fost implementat Proiectul;
s pstreze toate documentele originale
5
, inclusiv documentele contabile, pn la 31 decembrie 2021,
cu posibilitatea prelungirii acestui termen pn la nchiderea oficial a POSDRU;
s asigure arhivarea documentelor, astfel nct acestea s fie uor accesibile pentru a fi verificate;

2
Externalizare = acord scris/contract ncheiat n baza legislaiei relevante prin care beneficiarul/partenerul ncredineaz o activitate sau o parte limitat a unei
activiti asumate prin cererea de finanare unei tere persoane juridice, alta dect entitile partenere.
3
http://www.fseromania.ro/images/doc2013/manual_identitate_vizuala_posdru.pdf
4
http://www.fseromania.ro/images/downdocs/instructiunea_36.pdf
5
Pentru contractele de finanare semnate n conformitate cu Ordinul nr. 1168 din 21/03/2011, Ordinul nr. 1183 /29 martie 2011 sau Ordinul nr. 1184/29
martie 2011, beneficiarii vor pstra, n copie "Conform cu originalul", i documentele partenerilor, pn la 31 decembrie 2021, cu posibilitatea prelungirii
termenului pn la nchiderea oficial a POSDRU.
22

s menin destinaia i s asigure exploatarea i mentenana bunurilor i/sau echipamentelor
achiziionate i a lucrrilor efectuate n cadrul Proiectului pe o perioad de cel puin 3 ani dup
finalizarea perioadei de implementare a Proiectului;
s asigure sustenabilitatea proiectului conform prevederilor Cererii de finanare, pentru cel puin 3
ani de la data finalizrii implementrii.

OBLIGAIILE AMPOSDRU I OIPOSDRU DELEGAT
s informeze Beneficiarul, n timp util, cu privire la orice decizie luat cu impact asupra Proiectului;
s furnizeze informaiile sau clarificrile necesare pentru implementarea Proiectului;
s asigure cel puin o vizit de monitorizare pentru fiecare an de implementare a Proiectului;
s efectueze rambursarea cheltuielilor conform prevederilor contractuale i normelor n vigoare.

RECOMANDRI
Citii foarte bine Contractul i Ghidul solicitantului aferente Cererii de propuneri pentru care ai
aplicat;
Verificai eligibilitatea grupului int i a indicatorilor din proiect potrivit Ghidului indicatorilor
POSDRU i Instruciunilor aferente;
Verificai coerena informaiilor din Cererea de finanare (activiti rezultate indicatori grup
int) i, dac sunt necesare modificri, v recomandm s le facei n primele 2 luni ale perioadei de
implementare.

GREELI FRECVENTE
Inaciunea de a solicita punctul de vedere al AMPOSDRU/OIPOSDRU cu privire la situaiile care
afecteaz implementarea Proiectului.
Confuzia de a considera perioada de valabilitate a Contractului ca fiind egal cu perioada de
implementare a proiectului.
Nerespectarea regulilor cu privire la identitatea vizual aplicabile rezultatelor proiectului.

ATENIE
Durata contractului de finanare contractul rmne n vigoare i dup finalizarea perioadei de
implementare a proiectului, respectiv Contractul de finanare nceteaz la data executrii integrale a
oricreia i a tuturor obligaiilor prilor contractante.
Punctul de vedere oficial al AMPOSDRU/OIPOSDRU n cazul n care apar situaii care
afecteaz implementarea Proiectului sau exist neclariti cu privire la clauzele Contractului de
finanare, solicitai n scris punctul de vedere oficial al AMPOSDRU/OIPOSDRU cu privire la aceste
aspecte.
Documentele corespunztoare utilizrii finanrii - trebuie pstrate pn la data de 31 decembrie
2021 (cu posibilitate de prelungire a termenului) i puse la dispoziia organismelor abilitate s
efectueze verificri.
Garanii constituite n favoarea unei instituii de credit n termen de maxim 10 zile lucrtoare
de la semnarea Contractului de credit, transmitei AMPOSDRU/OIPOSDRU o copie a contractului
de credit i gaj/ipotec.
Contractul se reziliaz - dac se constat faptul c proiectul face obiectul unei alte finanri din
fonduri publice naionale i/sau comunitare i/sau a mai beneficiat de finanare din alte programe
naionale sau comunitare.
Riscul financiar beneficiarul trebuie s ia n calcul riscul financiar cu privire la implementarea
Proiectului.





23

II. 2 ACORDUL DE PARTENERIAT - IMPLEMENTARE

REGLEMENTRI

ACORDUL DE PARTENERIAT:
va cuprinde totalitatea drepturilor i obligaiilor prilor n implementarea proiectului.
va fi completat, semnat i tampilat att de ctre Solicitant/Beneficiar (n calitate de Partener
principal) ct i de ctre toi ceilali Parteneri implicai n proiect.
rambursarea cheltuielilor fcute de ctre fiecare parte implicat se recupereaz pe baz de documente
justificative trimise de Parteneri la Solicitant/ Beneficiar.
este valabil cel puin pe toat perioada de implementare a Proiectului.
se completeaz n limba romn, se deruleaz i se interpreteaz conform actelor normative din
Romnia.
clauzele acestuia vor fi aplicabile mutatis mutandis i partenerilor, respectiv partenerilor li se vor
aplica att prevederile contractului de finanare ct i cele ale Acordului de Parteneriat, unde este
aplicabil (de ex: partenerii vor respecta regulile de vizibilitate conform Manualului, reglementarile
cu privire la cheltuielile eligibile i vor ine o contabilitate analitic etc.).
activitile liderului de parteneriat nu pot fi realizate de ctre experii Partenerului, sau vice-versa
6
.
se poate modifica doar prin Act adiional (care va fi naintat mpreun cu forma actualizat a
Acordului de parteneriat)
7
.
partenerii selectai pot fi: naionali i/sau transnaionali.
partenerii pot fi implicai n pregtirea, implementarea proiectului, furnizarea de expertiz, resurse
umane i materiale i finanarea proiectului (respectiv, n cel puin dou dintre urmtoarele aspecte:
implementarea proiectului, furnizare de expertiz, resurse umane i materiale i/sau finanarea
proiectului).
capacitatea financiar i operaional a unui parteneriat se evalueaz pentru parteneriatul dezvoltat i
nu pentru fiecare membru n parte.
partenerul are obligaia de a asigura accesul nengrdit al autoritilor naionale i europene cu
atribuii de verificare, control i audit.

PARTENERII TRANSNAIONALI:
sunt organizaii cu personalitate juridic din statele membre ale Uniunii Europene
8
;
trebuie s desfoare activiti relevante n cadrul proiectului i au n obiectul de activitate i
activitatea/activitile din cadrul proiectului pentru care au rol de parteneri;
trebuie s declare sediul permanent la Administraia Financiar cnd activitatea ntreprins pe
teritoriul Romniei are un anumit grad de permanen i durata acesteia depete 6 luni
calendaristice
9
;
pot fi exclui din Proiect, prin rezilierea Contractului de finanare, dac nu furnizeaz n termen de
30 de zile de la solicitare documentele suport solicitate de ctre AMPOSDRU/OIPOSDRU.

NLOCUIREA PARTENERILOR
Retragerea unui partener este permis doar prin nlocuirea acestuia cu un partener nou;
Condiii cumulative pentru nlocuire:
Existena unei motivaii ntemeiate (de ex: partenerul solicit n scris Beneficiarului);
Justificarea Beneficiarului cu privire la dificultile majore generate de meninerea
respectivului partener n Proiect;
Existena unor motive obiective care afecteaz unul din parteneri.

NOUL PARTENER trebuie s ndeplineasc urmtoarele cerine:
ndeplinete condiiile aferente partenerilor conform Ghidului Solicitantului;

6
Instruciunea nr. 47/26.04.2011
7
Instruciunea nr.44/11.04.2011
8
Art.23 din OUG 64/2009
9
Art.8 Cod fiscal
24

Desfoar activiti relevante pentru domeniul proiectului sau demonstreaz c prin activitile
pe care le desfoar se afl i activitatea/activitile aferente rolului de partener;
Demonstreaz o capacitatea financiar i operaional la un nivel egal cu vechiul partener;
Are sediul sau capacitatea operaional de a aciona n cadrul acelorai regiuni de dezvoltare ca i
partenerul iniial.

RECOMANDRI
Informai partenerii n termen util cu privire la modificrile legislative/ a regulilor cu impact direct
asupra implementrii proiectului.
Stabilii cu partenerii reguli clare de implementare i asigurai-v c respect regulile de
implementare POSDRU pentru activitile pe care le realizeaz n mod direct.
Verificai alocarea activitilor i a bugetului n cadrul partenerilor i, dac dorii s facei modificri,
v recomandm s le facei n primele 2 luni de contract.

GREELI FRECVENTE
Inexistena unor reguli clare asumate de ctre partener cu privire la comunicarea realizat ntre
beneficiar i parteneri n cadrul proiectului.
Netransmiterea documentelor suport de ctre partenerul transnaional, situaie care poate duce la
rezilierea Contractului de finanare, cu implicaii directe i asupra beneficiarului.

ATENIE
ONG-urilor cu statut de utilitate public, din punct de vedere al implementrii proiectelor finanate
din POSDRU, le sunt aplicabile toate condiiile de implementare aferente categoriei respective (i nu
cele aferente autoritilor publice).
Nu este permis creterea numrului de parteneri, n raport cu numrul de parteneri iniial
10
.
Nu este permis nlocuirea Beneficiarului cu un Partener sau cu o alt entitate juridic (excepii:
Beneficiarul poate fi nlocuit dac este preluat de o alt entitate juridic sau dac Beneficiarul este o
instituie internaional al crei statut este modificat)
11
.
Este permis nlocuirea Primriei, Consiliului Local/Judeean n calitate de Beneficiar/Partener cu
comuna, oraul, municipiul sau judeul aferent, dup caz
12
.
Obligaiile i drepturile partenerului nlocuit nu pot fi preluate de partenerii existeni
13
.
O instituie public va putea schimba partenerul - entitate privat doar prin publicarea inteniei de a
cuta un nou partener - entitate privat, prin menionarea principalelor activititi ale proiectului i a
condiiilor minime de ndeplinit.
n cazul unor corecii financiare decise de AM/OI urmare sesizrii unor nereguli, acestea vor fi
suportate i de ctre parteneri, n limita activitilor acestora, ntr-un raport direct cu corecia
respectiv.


II.3 CONTRACTELE CU EXPERII

REGLEMENTRI
Experii implicai n derularea proiectelor pot fi:
i. Pe termen lung (respectiv, vor desfura activiti pentru o perioad de minim 6 luni consecutive)
ii. Pe termen scurt (respectiv, vor desfura activiti pentru o perioad de maxim 6 luni consecutive)


10
Instruciunea nr. 31/28.09.2010
11
Instruciunea nr. 31/28.09.2010
12
Instruciunea nr. 37/26.10.2010
13
Instruciunea nr. 31/28.09.2010
25

Plafoane de referin conform GHIDULUI SOLICITANTULUI CONDIII GENERALE, Proiecte
de grant i proiecte strategice 2010, maximum pe or pentru proiecte strategice/grant (venit brut):
i. Manager de proiect: 250 lei
ii. Expert de tip A: 200 lei
iii. Expert de tip B: 150 lei
iv. Expert de tip C: 100 lei
v. Personal administrativ, secretariat si personal auxiliar 50 lei
Plafoane de referin conform GHIDULUI SOLICITANTULUI CONDIII GENERALE, Proiecte
de grant i proiecte strategice 2013, pentru experii proprii (angajai) ct i pentru experii externalizai
(subcontractai):

Niveluri maximale ale remunerrii zilnice a personalului din cadrul echipei de management:
1) MANAGER PROIECT: 945 lei (experiena profesional >5 ani), 1260 lei (experiena profesional
5-10 ani), 1575 lei (experiena profesional >10 ani);
2) SPECIALIST (de ex: responsabil financiar, consilier juridic): 630 lei (experiena profesional 3
ani), 1100 lei (experiena profesional 7 ani), 1260 lei (experiena profesional >7 ani);
3) PERSONAL SUPORT (de ex., asistent manager): 250 lei (experiena profesional <2 ani), 470 lei
(experiena profesional >2 ani).
Nivele maximale ale remunerrii personalului din cadrul echipei de implementare:

1. EXPERTIZ INTERNAIONAL
Plafon max. de decontare/experiena profesional < 5 ani 5-10 ani >10 ani
Remunerare maxim lunar 11340 Lei 15120 Lei 20790 Lei
Remunerare maxim zilnic 945 Lei 1260 Lei 1730 Lei
2. EXPERTIZ NAIONAL
Plafon max. de decontare/experiena profesional < 5 ani 5-10 ani >10 ani
Remunerare maxim lunar 7560 Lei 11340 Lei 17000 Lei
Remunerare maxim zilnic 630 Lei 945 Lei 1400 Lei
3. PERSONAL ADMINISTRATIV I AUXILIAR - studii superioare
Plafon max. de decontare lunar < 3 ani 3 ani i peste
4725 Lei
4. PERSONAL ADMINISTRATIV I AUXILIAR - studii medii
Plafon max. de decontare lunar < 3 ani 3 ani i peste
4095 Lei 5040 Lei
5. PERSONALULUI AUXILIAR
Plafon max. de decontare lunar < 3 ani 3 ani i peste
3780 Lei 4400 Lei

EXPERII PE TERMEN LUNG - trebuie notificai obligatoriu, mpreun cu Cv-ul persoanei introduse
(original, semnat, datat) i Cv-ul persoanei nlocuite (copie), precum i cu documente justificative (diplome,
certificate, adeverine, etc.)
14






14
Instruciunea nr. 44/11.04.2011
26

ECHIPA DE MANAGEMENT
modificarea echipei trebuie notificat obligatoriu, mpreun cu Cv-ul persoanei introduse (original,
semnat, datat) i Cv-ul persoanei nlocuite (copie), precum i cu documente justificative (diplome,
certificate, adeverine, etc.)
15

externalizarea echipei de management se admite prin act adiional/notificare la Contractul de
finanare, care va avea ca obiect, dup caz:
i. modificarea seciunii Managementul Proiectului
16
,
ii. modificarea Anexei II Bugetul proiectului
iii. modificarea seciunii Justificarea bugetului cererii de finanare
EXPERII partenerului transnaional sumele aferente emise prin factur se deconteaz de la Cap.
bugetar Alte tipuri de costuri, cheltuieli aferente activitilor externalizate
17
.

EXTERNALIZAREA ECHIPEI DE MANAGEMENT
Solicitanii/Partenerii instituii publice i/sau structuri/entiti, finanate integral/parial din bugetul de stat,
vor aplica, pentru salarizarea experilor proprii (angajai), limitele i plafoanele stabilite prin legislaia
naional aplicabil.

CONTRACTAREA EXPERILOR N PROIECT:
Prin Contract individual de munc, cu respectarea prevederilor legale (Codul muncii);
Prin Contract prestri servicii subcontractare/externalizare (valabil PFA, cabinete individuale de
avocatur etc.), cu respectarea regulilor privind achiziiile;
Prin Contracte civile (conform prevederilor Codului civil, art.1851), cu respectarea prevederilor
Codului fiscal (Art.7.alin.2.1.) referitoare la independena activitilor prestate (valabile pentru
experii pe termen scurt).

OBLIGAIILE EXPERILOR IMPLICAI:
vor completa Raport lunar de activitate i Fi lunar de pontaj
18
;
nu vor depi limita maxim de 13 ore/zi, respectiv 65 ore/sptmn, reprezentnd numrul de ore
lucrate n cadrul proiectelor finanate din POSDRU, inclusiv norma de baz (aa cum este declarat
de ctre expertul respectiv), stabilite prin contractele individuale de munc ncheiate.

RECOMANDRI
Verificai la contractare expertiza numr ani experien, analiza postului, colectai documente
suport de la expert care s fac dovada pregtirii acestuia.
Verificai bugetul i alocrile pentru fiecare poziie, luai n calcul concediile de odihn dar i
situaiile de realocare, mrire a numrului de ore/zile, dac va fi cazul.
Luai n considerare includerea n contracte a clauzelor de confidenialitate, proprietate intelectual,
conflict de interese, penaliti de ntrziere, recuperarea sumelor pentru neexecutarea sau executarea
parial a contractului, etc.
Verificai implicarea experilor cu contracte individuale de munc n proiecte POSDRU, pentru a nu
depi 13ore/zi, 65ore/sptmn.

GREELI FRECVENTE
Necalcularea orelor aferente experilor implicai cu contract individual de munc n proiecte finanate
POSDRU i depirea limitei maxime de 13 ore/zi, respectiv 65 ore/sptmn, reprezentnd
numrul de ore lucrate n cadrul proiectelor finanate din POSDRU i norma de baz.

15
Instruciunea nr. 44/11.04.2011
16
Instruciunea nr. 60/11.05.2012
17
Instruciunea nr. 44/11.04.2011
18
Instruciunea 62/30.08.2012

27

ncheierea de contracte civile cu experi pe termen scurt cu care Beneficiarul stabilete o relaie de
dependen, situaie care duce la reconsiderarea contractului civil ca fiind contract individual de
munc, cu aplicare sanciunilor aferente (Inspecia muncii/Administraia financiar).
Netransmiterea ctre AM/OI a notificrii cu privire la introducerea unui expert pe termen lung n
proiect.

ATENIE
Pentru PERSOANELE ANGAJATE sunt eligibile inclusiv cheltuielile cu concediul de odihn al
salariailor implicai, corespunztor timpului efectiv lucrat pentru Beneficiar/Partener n
implementarea proiectului, cu respectarea prevederilor Codului Muncii (art. 145 alin. 2) i legislaiei
naionale aplicabile. De ex. un expert lucreaz 8 luni ntr-un an i are 21 de zile de concediu/an,
atunci el va avea dreptul la: 21/12 luni x 8 luni = 14 zile.
Un EXPERT PE TERMEN SCURT
19
nu poate fi reangajat n cadrul proiectului, la expirarea
perioadei iniiale, tot pe o poziie de expert pe termen scurt, indiferent dac reangajarea presupune
aceleai responsabiliti sau responsabiliti diferite.
O persoan care a fost angajat ca EXPERT PE TERMEN SCURT poate fi reangajat n cadrul
proiectului cu condiia notificrii ca expert pe termen lung, cu excepia membrilor nominalizai n
comisiile de examinare n conformitate cu prevederile legislative aplicabile.
EXPERII DIN ECHIPA DE IMPLEMENTARE nu pot desfura activiti de management de
proiect i nu au atribuii n acest sens.
EXPERTUL CONTABIL i AUDITORUL FINANCIAR vor fi selectai cu respectarea
prevederilor legislaiei n vigoare privind achiziiile publice.

PERSONALUL DIN AUTORITILE ADMINISTRAIEI PUBLICE CENTRALE I
STRUCTURILE DIN SUBORDINEA ACESTORA I PERSONALUL DIN INSTITUIILE
PUBLICE LOCALE

Proiecte implementate de autoriti publice:
Un FUNCIONAR PUBLIC desemnat prin act administrativ poate face parte din echipa
proiectului finanat din fonduri comunitare nerambursabile.
FUNCIONARII PUBLICI, care exercit atribuii ca auditor sau de control asupra activitii
derulate n proiect i funcionarii publici care fac parte din echipa de proiect, dar pentru care
activitatea desfurat n cadrul respectivei echipe genereaz o situaie de conflict de interese cu
funcia public pe care o ocup, sunt incompatibili pentru a face parte din echipa proiectului finanat
din fonduri comunitare nerambursabile.
Pentru fiecare PROIECT contractat din fonduri comunitare nerambursabile postaderare,
conductorul instituiei nominalizeaz, prin act administrativ, persoanele care fac parte din echipa de
proiect. O persoan poate fi nominalizat simultan n cadrul echipelor pentru maximum 4 proiecte
(conform Art.34(3) din Legea 284/2010).
PERSONALUL DIN AUTORITILE/ INSTITUIILE PUBLICE, nominalizat n echipele de
proiecte, beneficiaz ncepnd cu 1 ianuarie 2011, de o majorare de pn la 25 de clase de salarizare
suplimentare aplicat la salariul de baz lunar, proporional cu timpul efectiv alocat realizrii
activitilor pentru fiecare proiect, indiferent de numrul de proiecte n care este implicat, fr a
depi durata maxim a timpului de lucru prevzut de normele legale n vigoare i fr a depi n
total numrul maxim de clase de salarizare.

Proiecte implementate de entiti de drept privat:
Funcionarii publici, funcionarii publici parlamentari i funcionarii publici cu statut special pot
exercita funcii sau activiti n domeniul didactic, al cercetrii tiinifice, al creaiei literar-
artistice.
20


19
Conform GHIDULUI SOLICITANTULUI CONDIII GENERALE, Proiecte de grant i proiecte strategice 2013
20
Art.96 din Legea 161/2003 privind unele msuri pentru asigurarea transparenei n exercitarea demnitilor publice, a funciilor publice i n mediul de afaceri,
prevenirea i sancionarea corupiei
28

Funcionarii publici, funcionarii publici parlamentari i funcionarii publici cu statut special pot
exercita funcii n alte domenii de activitate din sectorul privat, care nu sunt n legtur direct
sau indirect cu atribuiile exercitate ca funcionar public, funcionar public parlamentar sau
funcionar public cu statut special, potrivit fiei postului.

Reguli general aplicabile:
Funcionarii publici vor derula activitile permise n afara programului de lucru de la instituia unde
sunt angajai i cu respectarea timpului de lucru reglementat prin Codul muncii sau Instruciuni
emise de AMPOSDRU.
Calitatea de funcionar public este incompatibil cu orice alt funcie public, cu excepia calitii de
cadru didactic.
Funcia de prefect i subprefect este incompatibil cu o funcie de reprezentare profesional
salarizat n cadrul organizaiilor cu scop comercial (prefecii i subprefecii pot exercita funcii sau
activiti n domeniul didactic, al cercetrii tiinifice i al creaiei literar-artistice);
Funciile de conducere de rector, prorector, decan, prodecan, director de departament sau unitate de
cercetare-dezvoltare, proiectare, microproducie nu se cumuleaz.
21


II.4 ACTE ADIIONALE I NOTIFICRI

REGLEMENTRI
Modificrile Contractului de Finanare se pot realiza cu acordul prilor prin: NOTIFICARE & ACT
ADIIONAL.
Modificrile se pot solicita de fiecare dat cnd este necesar, fr a se atepta aprobarea celor depuse
anterior (excepie: cazurile n care adoptarea unei modificri depinde de aprobarea uneia anterioare).

NOTIFICAREA
Trebuie transmis AM/OI cu 15 zile nainte de data la care se dorete s produc efecte;
Se depune ntr-un singur exemplar ndosariat;
Se depune mpreun cu anexele n varianta n vigoare i n varianta supus spre aprobare;
Este aprobat tacit de AM/OI dac, n termen de 15 zile de la nregistrare, nu sunt formulate
obieciuni de AM/OI.

Este obligatorie n urmtoarele cazuri:
a. Modificri justificate n bugetul estimat de minim 15% ntre capitolele bugetare (excepie cheltuieli
FEDR i generale de administraie);
b. Schimbarea sediului social al Beneficiarului;
c. Schimbarea contului special deschis pentru proiect;
d. Modificri n Echipa de management sau experii pe termen lung;
e. nlocuirea reprezentantului legal al Beneficiarului;
f. Modificri la planul de activiti;
g. nlocuirea auditorului;
h. Decalarea nceperii implementrii;
i. Utilizarea rezervei de contingen de maxim 15% ntre capitolele bugetare;
j. Alte modificri pentru care nu este necesar Actul adiional.

ACTUL ADIIONAL
Se depune n 2 exemplare originale ndosariate;
Se depune cu minim 30 de zile nainte de intrarea n vigoare a modificrii;
Se depune nsoit de un MEMORIU JUSTIFICATIV (detalii cu privire la modificrile solicitate,
impactul asupra Contractului, istoric al modificrilor anterioare, anexele n varianta n vigoare i n
varianta supus spre aprobare).


21
Art.Art 214(1) din Legea 1/2011 a educaiei naionale
29


Este obligatoriu n urmtoarele cazuri:
Modificare buget estimat prin:
Redistribuiri mai mari de 15% ntre capitolele bugetare;
Modificri justificate de cheltuieli FEDR;
Modificri justificate care scad valoarea total elgibil;
Includerea de noi activiti/participani;
Modificarea duratei de implementare;
La solicitarea AM/OI;
Suspendarea contractului;
nlocuirea partenerilor;
Utilizarea rezervei de contingen peste 15% ntre capitolele bugetare;
Modificarea indicatorilor.

RECOMANDRI
Identificai din timp nevoia de schimbare prin act adiional/notificare, astfel nct modificarea s
produc efecte cu impact pozitiv asupra proiectului.
n Memoriul justificativ detaliai toate aspectele i informaiile referitoare la impactul modificrii
asupra implementrii proiectului.

GREELI FRECVENTE
Nedepunerea Notificrii pentru desfurarea n avans a unor activiti ale proiectului.

ATENIE
Notificrile/Actele adiionale transmise prin fax/e-mail nu vor fi luate n considerare de AM/OI.

STUDIU DE CAZ
Este necesar notificarea planului de achiziii ori de cte ori se modific sau este suficient s fie transmis
doar odat cu depunerea cererilor de rambursare?
n cazul n care modificrile solicitate se ncadreaz ntr-una dintre situaiile enumerate n Contractul de
finanare, respectiv modificarea solicitat implic depunerea unei notificri, atunci Beneficiarul are obligaia
de a notifica n scris AM POSDRU/OIPOSDRU delegat.
De asemenea, n conformitate cu prevederile Instruciunilor AM POSDRU nr. 59/03.05.2012 coroborate cu
cele ale Instruciunii 87/16.01.2014, n cazul n care survin modificri n Planul achiziiilor prevzute n
cadrul proiectului, Beneficiarul are i obligaia de a-l retransmite odat cu cererea de rambursare urmtoare,
cu evidenierea modificrilor aduse cmpurilor relevante (prin Not justificativ).

II.5. ACHIZIII PUBLICE

REGLEMENTRI
n conformitate cu prevederile Contractului de finanare, Beneficiarul are obligaia respectrii normelor
legale n domeniul achiziiilor, n cazul n care Proiectul presupune achiziionarea de bunuri, servicii sau
lucrri.
Procedurile de achiziii se realizeaz conform:
Ordonanei de urgen nr. 34 din 19/04/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a
contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii;
Ordinului Ministerului Fodurilor Europene nr. 1120/2013 privind aprobarea Procedurii
simplificate aplicate de beneficiarii privai n cadrul proiectelor finanate din instrumente structurale,
obiectivul "Convergen", precum i n cadrul proiectelor finanate prin mecanismele financiare SEE
i norvegian pentru atribuirea contractelor de furnizare, servicii sau lucrri.



30


ASPECTE GENERALE CU PRIVIRE LA APLICAREA OUG 34/2006

A. DOMENIUL DE APLICARE
Regula: tuturor Beneficiarilor publici
Excepie: Ordonana se aplic i beneficiarilor privai dac:
a. este o entitate juridic fr calitate de autoritate contractant dar este beneficiarul unui contract de
lucrri, n cazul n care se ndeplinesc cumulativ urmtoarele condiii:
respectivul contract este finanat/subvenionat n mod direct, n proporie de mai mult de 50%, de
ctre o autoritate contractant;
valoarea estimat a respectivului contract este egal sau mai mare dect echivalentul n lei al sumei
de 5.186.000 euro;
b. este o entitate juridic fr calitate de autoritate contractant dar este beneficiarul unui contract de
servicii, n cazul n care se ndeplinesc cumulativ urmtoarele condiii:
respectivul contract este finanat/subvenionat n mod direct, n proporie de mai mult de 50%, de
ctre o autoritate contractant;
valoarea estimat a respectivului contract este egal sau mai mare dect echivalentul n lei al sumei
de 207.000 euro.

B. APLICARE

Proceduri de atribuire reglementate:
Cererea de oferte
se aplic pentru contractul de furnizare i de servicii dac valoarea estimat este ntre 30.000 i mai
puin de 130.000 euro;
se aplic pentru contractul de lucrri dac valoarea estimat este ntre 100.000 i mai puin de
5.186.000 euro.
Licitaia deschis
Regula: se desfoar ntr-o singur etap;
Excepie: Autoritatea contractant poate decide o etap suplimentar de licitaie electronic (care
trebuie menionat n anun).
Licitaia restrns
Regula: se desfoar n 2 etape: etapa de selectare a candidailor (prin aplicarea criteriilor de
selecie), etapa de evaluare a ofertelor candidailor selectai (prin aplicarea criteriului de atribuire);
Excepie: Autoritatea contractant poate decide o etap suplimentar de licitaie electronic (care
trebuie menionat n anun).
Dialogul competitiv
se aplic pentru atribuirea unui contract de achiziie public dac se ndeplinesc cumulativ condiiile:
contractul este de complexitate deosebit
22
;
aplicarea procedurii de achiziie deschis/restrns nu permite atribuirea contractului.
Negocierea cu publicarea prealabil a unui anun de participare
Se aplic n anumite cazuri
23
(de ex: atunci cnd, n urma aplicrii licitaiei deschise, licitaiei
restrnse, dialogului competitiv sau a cererii de oferte, nu a fost depus nicio ofert sau au fost
depuse numai oferte inacceptabile ori neconforme; n situaii excepionale, temeinic motivate; atunci
cnd caietul de sarcini nu poate fi elaborat cu precizia pe care o impune atribuirea unui contract de
achiziie public prin aplicarea licitaiei deschise sau licitaiei restrnse; lucrrile ce urmeaz a fi
executate sunt necesare exclusiv n scopul cercetrii tiinifice, experimentrii sau dezvoltrii
tehnologice i numai dac acestea nu se realizeaz pentru obinerea unui profit i nici nu urmresc
acoperirea costurilor aferente).


22
Contract de complexitate deosebit = acel contract de achiziie public pentru care autoritatea contractant nu este, n mod obiectiv, n msur: s defineasc
specificaii tehnice capabile s i satisfac necesitile i exigenele i/sau s stabileasc montajul financiar i/sau cadrul juridic de implementare a proiectului
(Art.95 din OUG 34/2006).
23
Art. 110 din OUG 34/2006
31


Negocierea fr publicarea unui anun de participare
Se aplic doar n cazuri
24
motivate (de ex: motive tehnice, artistice; motive de extrem urgen;
obiect de cercetare; achiziionare de la furnizor iniial etc.)
Concursul de soluii
Procedur independent, n care concurenii pot obine premii i/sau prime de participare, sau ca
parte a unei alte proceduri care conduce la atribuirea unui contract de servicii.

ACHIZIIA DIRECT
Se aplic pentru achiziii de produse/servicii de maxim 30.000 euro i de lucrri de maxim
100.000 euro.
Pe baz de document justificativ;
Dup semnarea contractului, se transmite n SEAP o NOTIFICARE
25
pentru achiziiile directe
efectuate care au depit 5.000 euro.

C. PRINCIPII
a) nediscriminarea;
b) tratamentul egal;
c) recunoaterea reciproc;
d) transparena;
e) proporionalitatea;
f) eficiena utilizrii fondurilor;
g) asumarea rspunderii.

D. PLANIFICAREA ACHIZIIILOR PUBLICE
Identificarea necesitilor;
Elaborarea Programului anual al achiziiilor publice;
Obinerea avizelor/aprobrilor necesare derulrii procedurii;
Urmrirea calendarului pentru aplicarea fiecrei proceduri n conformitate cu Contractul de finanare.

E. DOCUMENTAIA DE ATRIBUIRE
nainte de nceperea procedurii, aceasta este evaluat de ANRMAP
Cuprinde:
Fia de date (formular standard);
Caietul de sarcini sau documentaia descriptiv (pentru dialog competitiv/negociere);
Informaii referitoare la clauzele contractuale obligatorii.

ATENIE! Cerinele/Criteriile de calificare i/sau selecie, care se regsesc n caietul de
sarcini/documentaia descriptiv i care nu sunt preluate n fia de date/invitaia de participare/anunul de
participare, sunt considerate clauze nescrise
26
(clauze care nu exist).
ATENIE! Orice factor de evaluare cuprins n documentaia de atribuire, care nu se regsete n
invitaia de participare/anunul de participare, este considerat clauz nescris
27
(clauz care nu exist).

F. DOCUMENTE TIP REGLEMENTATE
Proces-Verbal al edinei de deschidere a ofertelor (Ordin ANRMAP 302/2011, Anexa 1)
Raportul procedurii (Ordin ANRMAP 302/2011, Anexa 2)
Certificatul de participare la licitaii cu ofert independent (Ordin ANRMAP 314/2010)
Notificarea cu privire la ncheierea contractului de achiziie public/acord-cadru ctre ANRMAP
(Ordin ANRMAP 136/2012)

ATENIE! La fiecare Cerere de rambursare se va anexa, pe suport electronic, Planul
achiziiilor prevzute i efectuate (conf. Instruciunea 87/16.01.2014).

24
Art.122 din OUG 34/2006
25
Notificarea va curpinde informaii despre: denumirea i datele de identificare ale operatorului, obiectul achiziiei, codul CPV, valoarea achiziiei, cantitatea, data
achiziiei (Art. 19 din OUG 34/2006).
26
Art.33 (3) din OUG 34/2006
27
Art.33 (4) din OUG 34/2006
32


G. REGULI CU PRIVIRE LA EVITAREA CONFLICTULUI DE INTERESE

Persoana fizic sau juridic care a participat la ntocmirea documentaiei de atribuire are dreptul, n
calitate de operator economic, de a fi ofertant, ofertant asociat sau subcontractant, dar numai n cazul
n care implicarea sa n elaborarea documentaiei de atribuire nu este de natur s distorsioneze
concurena (Art.67 din OUG 34/2006)
Persoanele fizice sau juridice care particip direct n procesul de verificare/evaluare a
candidaturilor/ofertelor nu au dreptul de a fi candidat, ofertant, ofertant asociat sau subcontractant,
sub sanciunea excluderii din procedura de atribuire (Art. 68 din OUG 34/2006)
Ofertantul/Candidatul/Ofertantul asociat/Subcontractantul/Terul susintor care are drept membri n
cadrul consiliului de administraie/organ de conducere ori de supervizare i/sau are acionari ori
asociai persoane care sunt so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv ori care se afl
n relaii comerciale cu persoane ce dein funcii de decizie n cadrul autoritii contractante, este
exclus din procedura de atribuire (Art. 69 din OUG 34/2006)
Contractantul nu are dreptul de a angaja, n scopul ndeplinirii contractului de achiziie public,
persoane fizice sau juridice care au fost implicate n procesul de verificare/evaluare a
candidaturilor/ofertelor depuse n cadrul aplicrii unei proceduri de atribuire, pe parcursul unei
perioade de cel puin 12 luni de la ncheierea contractului, sub sanciunea nulitii contractului
respectiv pentru cauza imoral
28
. (Art.70 din OUG 34/2006).

ATENIE! Beneficiarul are obligaia de a lua toate msurile pentru evitarea situaiilor de natur s
determine conflict de interese
29
:
msuri pentru a evita legturi ntre structurile acionariatului beneficiarului i ofertanii acestuia,
ntre membrii comisiei de evaluare i ofertani sau n care ofertantul ctigtor deine pachetul
majoritar de aciuni n dou firme participante pentru acelai tip de achiziie.
SANCIUNE: deduceri/excluderi din cheltuielile solicitate la plat/rambursare, n funcie de
prejudiciul posibil de provocat ori deja provocat fondurilor europene i/sau fondurilor publice naionale
aferente acestora.
Va informa ofertantul despre obligaia depunerii unei Declaraii cu privire la inexistena
legturilor cu structurile acionariatului beneficiarului, cu membrii comisiei de evaluare sau cu
privire la nedeinerea pachetului majoritar de aciuni n dou firme participante pentru acelai tip
de achiziie.
OBLIGAIE: ofertantul are obligaia s notifice n scris, de ndat, Beneficiarul despre
existena conflictului de interese i s ia msuri pentru nlturarea situaiei respective.

ATENIE! Nu au dreptul s fie implicai n PROCESUL DE VERIFICARE/EVALUARE a
candidaturilor/ofertelor urmtoarele persoane:
a) persoane care dein pri sociale, pri de interes, aciuni din capitalul subscris al unuia dintre
ofertani/candidai sau subcontractani ori persoane care fac parte din consiliul de
administraie/organul de conducere sau de supervizare a unuia dintre ofertani/candidai sau
subcontractani;
b) so/soie, rud sau afin, pn la gradul al patrulea inclusiv, cu persoane care fac parte din consiliul
de administraie/organul de conducere sau de supervizare a unuia dintre ofertani/candidai;
c) persoane despre care se constat c pot avea un interes de natur s le afecteze imparialitatea pe
parcursul procesului de verificare/evaluare a candidaturilor/ofertelor;
d) persoane care n exercitarea funciei pe care o dein la nivelul autoritii contractante se afl n
situaia existenei unui conflict de interese astfel cum este acesta reglementat de Legea nr.
161/2003 privind unele msuri pentru asigurarea transparenei n exercitarea demnitilor publice, a
funciilor publice i n mediul de afaceri, prevenirea i sancionarea corupiei, cu modificrile i
completrile ulterioare.

28
Cauza este imoral cnd este contrar bunelor moravuri (Art.1236 (3) Cod civil).
29
Beneficiarii privai vor respecta prevederile Art.14 i Art.15 din OUG 66/2011 privind prevenirea, constatarea i sancionarea neregulilor aprute n obinerea i
utilizarea fondurilor europene i/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora
33



```ATENIE!
Sub aspectul riscurilor asupra proiectului, conflictul de interese/concurena neloial mbrac mai multe
forme, dintre care menionm
30
:
riscul contractrii unor consultani care s includ n documentaia de atribuire elemente care conduc
la avantajarea unui anumit ofertant, fapt care denatureaz concurena;
riscul influenrii deciziilor cu privire la rezultatul evalurii prin furnizarea de informaii care induc
n eroare n mod deliberat;
riscul primirii unor oferte trucate.
n etapa de implementare a contractelor de achiziii trebuie s se verifice dac persoanele fizice sau juridice
implicate n procesul de verificare/evaluare a candidaturilor/ofertelor s-au angajat la firma ctigtoare, pe
parcursul unei perioade de cel puin 12 luni de la semnarea contractului.

ASPECTE GENERALE CU PRIVIRE LA APLICAREA ORDINULUI MFE nr. 1120/2013

A. DOMENIUL DE APLICARE
Regula: tuturor Beneficiarilor privai.
Excepie: Ordinul nu este aplicabil beneficiarilor privai (situaie n care sunt aplicabile prevederile OUG
34/2006) dac:
a. este o entitate juridic fr calitate de autoritate contractant, beneficiar al unui contract de lucrri, n
cazul n care se ndeplinesc cumulativ urmtoarele condiii:
respectivul contract este finanat/subvenionat n mod direct, n proporie de mai mult de 50%, de
ctre o autoritate contractant;
valoarea estimat a respectivului contract este egal sau mai mare dect echivalentul n lei al sumei
de 5.186.000 euro.
b. este o entitate juridic fr calitate de autoritate contractant, beneficiar al unui contract de servicii, n
cazul n care se ndeplinesc cumulativ urmtoarele condiii:
respectivul contract este finanat/subvenionat n mod direct, n proporie de mai mult de 50%, de
ctre o autoritate contractant;
valoarea estimat a respectivului contract este egal sau mai mare dect echivalentul n lei al sumei
de 207.000 euro.

B. APLICARE
Ordinul reglementeaz ACHIZIIA DIRECT i PROCEDURA SIMPLIFICAT;
Beneficiarii privai vor aplica prevederile Ordinului pentru toate achiziiile de bunuri (fr s
existe o limit valoric superioar de la care s se aplice OUG 34/2006);
Beneficiarii privai care vor s achiziioneze servicii/lucri care depesc valoarea de 30.000
euro nu vor aplica OUG 34/2006 dac nu ndeplinesc condiiile de la pct.A lit.a) i b) de mai sus.

C. PRINCIPII
ATENIE! Pe parcursul ntregului proces de achiziie, la adoptarea oricrei decizii trebuie avute
n vedere urmtoarele principii:
principiul transparenei (aducerea la cunotina publicului a informaiilor referitoare la aplicarea
procedurii simplificate);
principiul economicitii (minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor
estimate ale unei activiti, cu meninerea calitii corespunztoare a acestor rezultate);
principiul eficienei (asigurarea unui raport optim ntre rezultatul obinut (calitate) i resursele
financiare alocate);

30
Ghidul privind principalele riscuri identificate n domeniul achiziiilor publice i recomandrile Comisiei Europene ce trebuie urmate de autoritile de
management/organismele intermediare n procesul de verificare a procedurilor de achiziii publice din 04.06.2013
34

principiul eficacitii (vizeaz gradul de ndeplinire a obiectivelor specifice stabilite pentru fiecare
activitate planificat, n sensul obinerii rezultatelor scontate).


D. CONFLICTUL DE INTERESE

ATENIE! Beneficiarul are obligaia de a lua toate msurile pentru evitarea situaiilor de natur s
determine conflict de interese
31
:
Msuri pentru a evita legturi ntre structurile acionariatului beneficiarului i ofertanii acestuia,
ntre membrii comisiei de evaluare i ofertani sau n care ofertantul ctigtor deine pachetul
majoritar de aciuni n dou firme participante pentru acelai tip de achiziie.
SANCIUNE: deduceri/excluderi din cheltuielile solicitate la plat/rambursare, n funcie de
prejudiciul posibil de provocat ori deja provocat fondurilor europene i/sau fondurilor publice naionale
aferente acestora.
Va informa ofertantul despre obligaia depunerii unei Declaraii cu privire la inexistena
legturilor cu structurile acionariatului beneficiarului, cu membrii comisiei de evaluare sau cu
privire la nedeinerea pachetului majoritar de aciuni n dou firme participante pentru acelai tip
de achiziie.
OBLIGAIE: ofertantul are obligaia s notifice n scris, de ndat, Beneficiarul despre existena
conflictului de interese i s ia msuri pentru nlturarea situaiei respective.

E. ACHIZIIA DIRECT conf. Ordin 1120/2013
Este permis dac valoarea estimat a achiziiei (fr TVA) nu depete 30.000 euro;
Achiziia se realizeaz prin documente justificative (ex. comand, bon fiscal, factur, contract,
etc.);
Dosarul achiziiei va cuprinde:
1. Nota de determinare a valorii estimate;
2. Documente justificative;
3. Documente care dovedesc ndeplinirea contractului (ex.: PV de recepie/furnizare, PV de
predare-primire etc.).
NU ESTE OBLIGATORIE SEMNAREA UNUI CONTRACT!

F. PROCEDURA SIMPLIFICAT conform Ordinului 1120/2013
se aplic pentru achiziiile care depesc 30.000 euro;
se desfoar n trei etape:
i. Elaborarea specificaiilor tehnice i verificarea valorii estimate;
ii. Prospectarea pieii:
1. Publicarea unui anun;
2. Analiza ofertelor;
3. Elaborarea notei justificative de atribuire.
iii. Semnarea contractului de achiziie.

Etapa I - Elaborarea specificaiilor tehnice i verificarea valorii estimate

a) Elaborarea specificaiilor tehnice
Regula: cerinele tehnice vor descrie obiectul achiziiei cu respectarea prevederilor contractului de
finanare;
Excepii:
- specificaiile tehnice particulare vor fi descrise detaliat i motivat atunci cnd, din motive tehnice,
artistice sau pentru motive legate de protecia unor drepturi de exclusivitate, contractul de achiziie
poate fi atribuit numai unui anumit operator economic;

31
Beneficiarii privai vor respecta prevederile Art.14 i Art.15 din OUG 66/2011 privind prevenirea, constatarea i sancionarea neregulilor aprute n obinerea i
utilizarea fondurilor europene i/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora
35

- particularitile tehnice i scopul achiziiei vor fi evideniate i detaliate dac produsele ce
urmeaz a fi achiziionate sunt fabricate numai pentru cercetare, experimentare, studiu sau dezvoltare
(excepie fac testele de viabilitate comercial i a produciei pe scar larg destinate recuperrii
costurilor de cercetare i dezvoltare).


b) Verificarea valorii estimate
Valoarea estimat se poate actualiza la momentul nceperii procedurii.

ATENIE! Dac valoarea estimat la demararea procedurii depete valoarea menionat prin
Contractul de finanare, atunci:
fie se suplimenteaz suma din bugetul propriu al Beneficiarului;
fie se obine aprobarea AM/OI pentru modificarea bugetului (prin Notificare/Act Adiional, dup
caz).

Etapa II - Prospectarea pieii
a) Publicarea unui anun
Regula: este obligatorie publicarea gratuit a anunului nsoit de specificaii tehnice pe site-ul
www.fonduri-ue.ro (seciunea "Achiziii privai")

Excepii:
- Nu este obligatorie publicarea anunului atunci cnd, din motive tehnice, artistice sau pentru motive
legate de protecia unor drepturi de exclusivitate, contractul de achiziie poate fi atribuit numai unui
anumit operator economic - n acest caz se va elabora o not de motivare;
- Nu este obligatorie publicarea anunului atunci cnd, produsele sunt fabricate numai pentru
cercetare, experimentare, studiu/dezvoltare, (excepie testele de viabilitate comercial i a produciei
pe scar larg destinate recuperrii costurilor de cercetare i dezvoltare, pentru care este obligatorie
publicarea anunului) - n acest caz se va elabora o not de motivare.

ATENIE! Nepublicarea anunului obligatoriu (fr cazurile exceptate) pe pagina www.fonduri-
ue.ro atrage o CORECIE de 25% din valoarea eligibil a contractului de achiziie.

PUBLICITATEA SUPLIMENTAR este permis, dar nu obligatorie, transmiterea (n aceeai zi cu
publicarea anunului) INVITAIILOR DE PARTICIPARE la procedura simplificat (invitaiile vor
conine informaii identice cu cele din anunul publicat);

ANUNUL/INVITAIA va conine un termen
32
pentru depunerea ofertelor, astfel:
- pentru contractele de furnizare se vor acorda minimum 6 zile calendaristice,
- pentru contractele de servicii i lucrri se acord minimum 10 zile calendaristice.

CLARIFICRI/MODIFICRI LA ANUN - se va bifa cmpul care anun operatorii economici c s-au
adus clarificri/modificri la informaiile iniiale.

ANUN DE ATRIBUIRE n termen de 5 zile de la semnarea contractului de achiziie se va completa
anunul pe pagina www.fonduri-ue.ro cu informaii privind ctigtorul contractului.

ATENIE! Nepublicarea anunului obligatoriu (fr cazurile exceptate) pe pagina www.fonduri-
ue.ro atrage o CORECIE de 5% din valoarea eligibil a contractului de achiziie.

b) Analiza ofertelor
Ofertele vor fi comparate;
Dac se primete o singur ofert, beneficiarul poate s o analizeze i s procedeze la atribuirea
contractului de achiziie, dac oferta respect specificaiile tehnice elaborate conform etapei I.

32
La stabilirea datei de prezentare a ofertei nu se iau n calcul ziua de publicare/transmitere a anunului/invitaiei i ziua n care se depun ofertele.
36


c) Elaborarea notei justificative de atribuire
Se justific alegerea ofertei pentru contractare (se prezint avantajele tehnice i financiare care motiveaz
alegerea n raport cu celelalte oferte primite/specificaiile tehnice).

ATENIE! n situaiile n care nu este obligatorie publicarea anunului, alegerea trebuie motivat n
NOTA JUSTIFICATIV DE ATRIBUIRE, prin raportare la specificaiile tehnice particulare/scopul
achiziiei.

Etapa III - Semnarea contractului de achiziie
Contractul se va semna numai cu operatorul economic stabilit prin nota justificativ de atribuire.
a) Reguli aplicabile contractului de achiziie:
Contractul trebuie s conin:
datele de identificare ale celor dou pri semnatare
obiectul
valoarea
durata contractului
condiii referitoare la prestarea serviciilor/execuia lucrrilor, livrare, montaj, punere n
funciune, recepie
condiii referitoare la standarde de calitate, service, garanii, posibilitatea de acordare a unui
avans etc., dup caz, conform prevederilor legale aplicabile
Contractul produce efecte doar dup semnarea acestuia de ctre ambele pri.
Oferta aleas i specificaiile tehnice vor fi parte integrant din contract, sub form de anexe.

ATENIE! Specificaiile tehnice i oferta ctigtoare nu se pot modifica prin contract.
ATENIE! Anterior semnrii contractului nu pot fi furnizate/prestate/executate bunuri/servicii/lucrri i
nu pot fi efectuate pli. Acelai principiu este aplicabil i actelor adiionale la aceste contracte.

b) Ajustarea preului
b.1) Pe parcursul ndeplinirii contractului de achiziie, preul poate fi ajustat numai n urmtoarele situaii:
1. au avut loc modificri legislative, modificri ale normelor tehnice sau au fost emise de ctre autoritile
publice centrale ori locale acte administrative care au ca obiect instituirea, modificarea sau renunarea la
anumite taxe/impozite locale, al cror efect se reflect n creterea/diminuarea costurilor pe baza crora s-a
fundamentat preul contractului de achiziie;
2. pe pia au aprut anumite condiii n urma crora s-a constatat creterea/diminuarea indicilor de pre
pentru elemente constitutive ale ofertei, al cror efect se reflect n creterea/diminuarea costurilor pe baza
crora s-a fundamentat preul contractului de achiziie.

ATENIE! Ajustarea i modul de ajustare a preului (indicii, sursa informaiilor cu privire la
evoluia acestora: buletine statistice, cotaii ale burselor de mrfuri etc.) trebuie s fie precizate att n
anun, ct i n contractul ncheiat, prin clauze speciale n acest sens. Lipsa, modificarea sau completarea
respectivelor informaii/clauze determin inaplicabilitatea prevederilor referitoare la posibilitatea de ajustare
a preului contractului de achiziie.

b.2) Ajustarea preului n lipsa unor clauze concrete este posibil numai n urmtoarele cazuri:
1. atunci cnd survin circumstane imprevizibile i independente de voina prilor, altele dect cele
prevzute la pct. b.1) sau
2. atunci cnd durata de aplicare a procedurii, n mod neprevzut, depete perioada preconizat iniial
din motive care exclud orice culp a beneficiarului/operatorului economic.

ATENIE! n orice situaie, preul contractului nu poate fi ajustat dect n msura strict necesar pentru
acoperirea creterii costurilor pe baza crora s-a fundamentat preul contractului.

37

ATENIE! Modul de ajustare a preului contractului de achiziie nu trebuie s conduc n niciun caz la
depirea pragurilor prevzute n O.U.G. nr. 34/2006 sau la diminuarea avantajelor menionate n nota
justificativ de atribuire.

Etapa 4 - Implementarea contractului de achiziie

Pe perioada derulrii contractului de achiziie se vor respecta ntocmai clauzele contractuale asumate.

Reguli de modificare a contractului de achiziie:
doar prin acte adiionale semnate de ambele pri;
doar n perioada de execuie a contractului;
scopul actului adiional trebuie s fie strns legat de obiectul contractului;
prelungirea duratei de execuie a contractului este permis doar dac:
- implementarea se realizeaz pe perioada de implementare a contractului de finanare,
- plile s fie realizate conform regulilor de eligibilitate stabilite prin contractul de
finanare.

ATENIE! Modificarea contractului nu trebuie s conduc la diminuarea avantajelor menionate n
nota justificativ de atribuire.
Exemplu: Nu este permis modificarea termenului de livrare, dac acesta a fost o condiie important n
specificaiile tehnice i a fost un avantaj consemnat n nota justificativ de atribuire.

ATENIE! Pentru diminuarea sau majorarea valorii contractului se consult i se obine
aprobarea AM/OI nainte de modificarea propriu-zis.

ATENIE! n cazul PRODUSELOR, oferta se poate modifica doar cu aprobarea AM/OI, dac ceea ce
s-a ofertat nu se mai comercializeaz n mod curent pe pia (cu prezentarea unei dovezi n acest sens) i
dac produsele se nlocuiesc cu unele avnd caracteristici egale sau superioare din punct de vedere tehnic
care nu ridic probleme de compatibilitate, fr modificarea preului.

G. DOSARUL ACHIZIIEI prin PROCEDURA SIMPLIFICAT
Contract de furnizare/lucrri/servicii:
Specificaiile tehnice;
Not privind determinarea valorii estimate actualizat;
Dovada anunului;
Nota justificativ de atribuire;
Declaraii pe propria rspundere din care rezult c nu s-au nclcat prevederile referitoare la
conflictul de interese;
Ofertele n original;
Contractul de achiziie;
Actele adiionale (dac e cazul);
Alte documente relevante (documente care dovedesc ndeplinirea contractului: PV predare-
primire/recepie etc.)
RECOMANDRI
Verificai incidena oricrui tip de interes personal, care ar putea s compromit ndeplinirea, n mod
obiectiv i cu imparialitate, a atribuiilor ce revin persoanelor implicate n procesul de
verificare/evaluare a candidaturilor/ofertelor sau persoanelor cu funcii de decizie n cadrul
beneficiarului.
Acordai atenie principiilor care guverneaz fiecare procedur aplicat, atunci cnd trebuie s
decidei cu privire la derularea respectivei proceduri de achiziie.
Respectai prevederile n vigoare pentru a evita coreciile
33
aplicate la valoarea contractului de
achiziie n cauz.

33
OUG 66/2011 privind prevenirea, constatarea i sancionarea neregulilor aprute n obinerea i utilizarea fondurilor europene i/sau a fondurilor publice
naionale aferente acestora
38

GREELI FRECVENTE
Atribuirea contractului (cu valori aferente publicrii
34
anunului n JOUE) fr respectarea cerinelor
privind publicitatea Consecin = corecie 100% din valoarea contractului de achiziie.
Atribuirea contractului cu nclcarea principiului tratamentului egal al operatorilor (de ex.: n
cazul n care beneficiarul a fcut o alegere arbitrar a anumitor ofertani cu care a negociat atribuirea
contractului sau a oferit un tratament preferenial unuia dintre ofertanii invitai la negociere)
Consecin = corecie 10% din valoarea contractului n cauz (rata reducerii/coreciei poate fi
diminuat la 5%, n funcie de gravitate).

ATENIE!
ncepnd cu data de 01.01.2014 au fost modificate pragurile de achiziie public
35

Noile valori sunt urmtoarele:
a). Pentru pragurile necesare publicrii Anunului n JOUE:
134.000 de euro, nlocuind valoarea de 130.000 de euro prevzut pentru contractul de furnizare sau
de servicii (art. 55 alin. (2) lit. a) i art. 57 din O.U.G. nr. 34/2006);
414.000 de euro, nlocuind valoarea de 400.000 de euro prevzut pentru contractul de furnizare sau
de servicii (art. 55 alin. (2) lit. b) i art. 57 din O.U.G. nr. 34/2006);
5.186.000 de euro, nlocuind valoarea de 5.000.000 de euro prevzut pentru contractului de lucrri
(art. 55 alin. (2) lit. c) i la art. 57 din O.U.G. nr. 34/2006).
b). Pentru aplicarea OUG 34/2006:
207.000 de euro, nlocuind valoarea de 200.000 de euro prevzut pentru contractul de servicii (art. 9
lit. c1) din O.U.G. nr. 34/2006);
5.186.000 de euro, nlocuind valoarea de 5.000.000 de euro prevzut pentru contractul de lucrri
(art. 9 lit. c) din O.U.G. nr. 34/2006);
5.186.000 de euro, nlocuind valoarea de 5.000.000 de euro prevzut pentru anun de intenie pentru
contractele de lucrri, care urmeaz s fie atribuite n urmtoarele 12 luni (art. 51 alin. (1) lit. c), din
O.U.G. nr. 34/2006);

ESTE INTERZIS divizarea unui contract n mai multe contracte cu valoare mai mic, cu acelai
obiect, n vederea ncadrrii sub pragurile OUG 34/2006.
Prevederile Ordinului 1120/2013 se completeaz cu dispoziiile incidente din acte normative
specifice!

Recomandri privind managementul procedurii de atribuire (aplicabile beneficiarilor)
Se recomand utilizarea cu precdere a procedurilor competitive, pentru situaiile n care este
aplicabil OUG 34/2006;
Se interzice definirea specificaiilor tehnice astfel nct s conduc ctre un anumit operator
economic;
Nu se recomand includerea n documentaiile de atribuire de specificaii de care autoritatea
contractant nu are nevoie;
Nu se pot solicita criterii de calificare i selecie care nu sunt prevzute n legislaie se vor urmri i
prevederile Ordinului
36
ANRMAP 509/2011 privind formularea criteriilor de calificare i selecie;
Se recomand stabilirea unui termen realist pentru elaborarea i depunerea ofertelor;
Se recomand cooptarea n comisiile de evaluare a unor experi tehnici independeni;
Se recomand solicitarea de informaii suplimentare i clarificri, cu respectarea principiului
tratamentului egal;

34
Art. 55 din OUG 34/2006
35
http://www.anrmap.ro/notificare/notificare-privind-modificari-ale-pragurilor-aplicabile-procedurilor-de-achizi%C8%9Bie-publica

36
http://www.anrmap.ro/sites/default/files/legislatie/legislatie-1251.pdf
39

Se recomand luarea n considerare, n vederea ndeplinirii criteriilor de calificare, a resurselor
entitilor care sprijin/susin ofertantul (teri susintori);
Se recomand motivarea temeinic a rezultatului evalurii n cadrul raportului procedurii de
atribuire;
Se recomand evitarea modificrii contractului prin acte adiionale.

RISCURI IDENTIFICATE N DOMENIUL ACHIZIIILOR PUBLICE
37

Reducerea nejustificat a termenelor ca urmare a publicrii unui anun de intenie.
Alegerea unei proceduri accelerate de atribuire a contractului.
Publicarea unor criterii de calificare i selecie
38
discriminatorii, insuficient detaliate sau incomplete.
Utilizarea criteriului de atribuire "oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic" cu
includerea unor factori de evaluare nerelevani i/sau necuantificabili.
Excluderea automat a ofertantului cu preul cel mai sczut pentru a compensa/a justifica eventualele
probleme care pot aprea n derularea ulterioar a contractului, fapt care denot c proiectul a fost
conceput i pregtit insuficient sau prost.
Modificarea anunului de participare prin clarificri i nu prin publicarea unei erate.
Respingerea solicitrii de modificare a datei-limit de depunere a ofertelor, la cererea ofertanilor.
Solicitarea de clarificri n timpul procesului de evaluare a candidaturilor/ofertelor n mod
discriminatoriu (nerespectarea principiului tratamentului egal).
Lipsa informaiilor obligatorii a fi cuprinse la nivelul comunicrilor privind rezultatul procedurii de
atribuire, situaie care duce la depunerea de contestaii.
Neacordarea unui interval rezonabil de timp pentru activitatea de evaluare a ofertelor/negocierea
modificrilor contractuale.

II.6. SITUAII CE POT REPREZENTA CONFLICT DE INTERESE, NEREGUL SAU FRAUD

Reglementri
39
:
CONFLICTUL DE INTERESE implic un conflict ntre datoria public i interesul personal al
reprezentantului instituiei publice, interes care ar putea influena n mod necorespunztor ndeplinirea
sarcinilor i obligaiilor oficiale.
Potrivit legislaiei n vigoare, NEREGULA reprezint orice abatere, n raport cu dispoziiile naionale i/sau
europene, ce rezult dintr-o aciune sau inaciune a beneficiarului ori a autoritii care gestioneaz fondurile
europene, care a prejudiciat sau care poate prejudicia bugetul naional sau cel al Uniunii Europene printr-o
sum pltit necuvenit.
Activitile de verificare la faa locului verificarea este notificat
40
cu cel puin 5 zile lucrtoare
nainte (inclusiv echipa care vine n control);
Beneficiarul/Partenerul are obligaia de a prezenta la termenele stabilite toate datele i documentele
solicitate, necesare pentru realizarea controlului, precum i de a acorda tot sprijinul necesar pentru
desfurarea activitii de verificare n bune condiii;
Pe parcursul verificrilor, echipa de control mputernicit are acces, pentru realizarea obiectivelor
verificrii, la toate datele i documentele, n sedii, pe terenuri, n mijloace de transport sau n alte
spaii folosite n scopuri economice, care au legtur cu obiectivele proiectului;
Membrii echipei de control pot solicita de la Beneficiar/Partener date, informaii, precum i copii,
certificate pentru conformitate, ale documentelor care au exclusiv legtur cu proiectul verificat, iar
acesta/acetia are/au obligaia de a le pune la dispoziie la data solicitat;
Controlul se ncheie prin ntocmirea unui Proces-verbal de constatare a neregulilor i de stabilire a
creanelor bugetare sau a unei Note de constatare a neregulilor i de stabilire a coreciilor financiare,

37
Ghidul privind principalele riscuri identificate n domeniul achiziiilor publice i recomandrile Comisiei Europene ce trebuie urmate de autoritile de
management/organismele intermediare n procesul de verificare a procedurilor de achiziii publice din 04.06.2013
38
art. 176 din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i
a contractelor de concesiune de servicii, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 337/2006, cu modificrile i completrile ulterioare
39
ORDONAN DE URGEN nr. 66 din 29 iunie 2011 privind prevenirea, constatarea i sancionarea neregulilor aprute n obinerea i utilizarea fondurilor
europene i/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora
40
Excepie- n cazurl n care notificare ar prejudicia obiectul verificrii.
40

iar, nainte de aprobare, proiectul procesului-verbal de constatare a neregulilor i de stabilire a
creanelor bugetare se prezint Beneficiarului/Partenerului, acordndu-se acestuia posibilitatea de a-
i exprima punctul de vedere.
Beneficiarul/Partenerul are dreptul s prezinte, n scris, structurii de control punctul su de vedere cu
privire la constatrile acesteia, n termen de 5 zile lucrtoare de la data primirii proiectului
procesului-verbal de constatare a neregulilor i de stabilire a creanelor bugetare.
Termenul maxim de efectuare a verificrii i de emitere a proceselor-verbale de constatare a
neregulilor i de stabilire a creanelor bugetare este de 90 de zile de la data finalizrii activitii de
organizare a verificrii;
Observaiile coninute n Procesul-Verbal, cu care Beneficiarul/Partnerul nu este de acord, pot fi
atacate n instana de contencios adminsitrativ;
Procesul Verbal trebuie s conin urmtoarele elemente:
denumirea autoritii emitente,
data la care a fost emis,
datele de identificare a debitorului sau a persoanei mputernicite de debitor,
cuantumul creanei bugetare stabilite n urma constatrilor,
motivele de fapt,
temeiul de drept,
numele i semntura conductorului autoritii emitente,
tampila autoritii emitente,
posibilitatea de a fi contestat, termenul de depunere a contestaiei i autoritatea la care se
depune contestaia,
meniuni privind punctul de vedere al debitorului (beneficiar/partener) i poziia
exprimat de structura de control competent.

ATENIE!
Dreptul de a stabili CREANA BUGETAR se prescrie n termen de 5 ani de la data de 1 ianuarie a
anului urmtor datei de nchidere a programului (n prezent, termenul de nchidere a programului POSDRU
este 2021), comunicat oficial de ctre Comisia European/donatorul public internaional prin emiterea
declaraiei finale de nchidere, cu excepia cazului n care normele Uniunii Europene sau ale donatorului
public internaional prevd un termen mai mare.
41


FRAUDA este infraciunea svrit n legtur cu obinerea ori utilizarea fondurilor publice sau europene.
Departamentul responsabil n situaia unei fraude sau a unei tentative de fraud este Departamentul pentru
Lupta Antifraud.
Diferena dintre neregul i fraud este intenia. n situaia n care intenia este dovedit, vorbim despre
fraud, dac intenia nu este dovedit atunci ncadrarea este neregul.
Autoritile cu competene n gestionarea fondurilor europene au obligaia s sesizeze de ndat
DLAF i organele de urmrire penal n cazul constatrii unor indicii de fraud sau de tentativ
de fraud;
Organul de urmrire penal transmite cazul spre soluionare instanelor de judecat competente;
Pn la pronunarea deciziei definitive a instanei privind caracterul penal sau nepenal al faptei
ncriminate, autoritatea cu competene n gestionarea fondurilor europene are obligaia lurii
urmtoarelor msuri:
pentru beneficiarii privai: suspend aplicarea prevederilor
contractului/deciziei/ordinului/acordului de finanare i, n mod subsecvent, suspend
plata/rambursarea tuturor sumelor solicitate de beneficiar;
pentru beneficiarii publici: suspend plata/rambursarea tuturor sumelor solicitate de
beneficiar aferente contractului economic pentru care a fost formulat sesizarea.


41
Art. 45 din OUG 66/2011 privind prevenirea, constatarea i sancionarea neregulilor aprute n obinerea i utilizarea fondurilor europene i/sau a fondurilor
publice naionale aferente acestora
41


! Exemple de CONFLICT DE INTERESE:
Dac o persoan care a fcut o cerere de soluionare a unei probleme ctre Consiliul local/judeean
face o donaie unei firme sau unui ONG n care unul dintre consilierii locali/ judeeni este partener,
atunci apare un potenial conflict de interese, pentru c respectivul consilier poate fi influenat de
ctre donaia respectiv atunci cnd analizeaz cererea primit.
Dac un funcionar public de la compartimentul de urbanism, care are un copil la grdinia local,
face planuri pentru extinderea acesteia, pe baz de voluntariat, atunci consilierul respectiv va avea un
interes personal ca planurile respective s fie aprobate.
Dac o persoan fizic sau juridic care particip direct n procesul de verificare/evaluare a cererilor
de finanare are i calitatea de solicitant sau consultant pentru un solicitant atunci suntem ntr-o
situaie de conflict de interese i sanciunea aplicat este excluderea solicitantului din procedura de
selecie.
! Nu au dreptul s fie implicai n procesul de verificare/evaluare/aprobare a cererilor de finanare
sau rambursare urmtoarele persoane:
a. cele care dein pri sociale, pri de interes, aciuni din capitalul subscris al unuia dintre solicitani
sau care fac parte din consiliul de administraie/organul de conducere ori de supervizare a unuia
dintre solicitani;
b. so/soie, rud sau afin pn la gradul al doilea inclusiv cu persoane care dein pri sociale, pri
de interes, aciuni din capitalul subscris al unuia dintre solicitani ori care fac parte din consiliul de
administraie/organul de conducere sau de supervizare a unuia dintre solicitani;
c. cele despre care se constat c pot avea un interes de natur s le afecteze imparialitatea pe
parcursul procesului de verificare/evaluare/aprobare a cererilor de finanare.
Sanciunea, n procesul de verificare/evaluare/aprobare a cererilor de finanare, este excluderea
solicitantului din procedura de selecie.
n procesul de verificare/evaluare/aprobare a cererilor de rambursare sanciunea este deducerea/excluderea
din cheltuielile solicitate la plat/rambursare, n funcie de prejudiciul posibil de provocat ori deja provocat
fondurilor europene i/sau fondurilor publice naionale aferente acestora.
Aceleai dispoziii se aplic procesului de achiziie.

ATENIE!
Dac un beneficiar de fonduri semnaleaz - ca urmare a activitii proprii de management i control - o
neregul n gestiunea propriului su proiect, acesta are obligaia raportrii ei, n termen de 5 zile lucrtoare
de la data identificrii neregulii respective, ctre autoritatea cu competene n gestionarea fondurilor
europene cu care a ncheiat/emis contractul/acordul/decizia/ordinul de finanare, indiferent dac cheltuiala
solicitat la plat i-a fost sau nu rambursat.

! Exemple de situaii care intr n categoria NEREGULI pe care este de preferat s le evitai n
implementarea proiectelor:

Experi/Grup int
Efectuarea unor cheltuieli nejustificate cu servicii de consultan financiar n condiiile n care unele
dintre activitile contractate nu privesc activitile proiectului sau sunt realizate de ctre membrii
echipei de management a proiectului.
Beneficiarul a ncheiat contractele civile de prestri servicii pentru servicii de consultan financiar
avnd ca obiect consultan i asisten n managementul financiar, n condiiile n care
managementul financiar, inclusiv elaborarea rapoartelor financiare cad n sarcina managerului
financiar angajat n cadrul proiectului, potrivit fiei de post, anex la contractul individual de munc
al acestuia, rezultnd astfel o dubl finanare a acelorai activiti.
Totodat, contractele civile de prestri servicii prevd i asisten n elaborarea i implementarea
procedurilor financiare, activitate care nu are legtur cu operaiunile finanate prin proiect, nefiind
astfel necesare proiectului.
Desfurarea unor activiti de ctre doi membri ai echipei de implementare, care se suprapun unor
activiti realizate de aceleai persoane, n cadrul altui proiect, implementat de un alt beneficiar.
42

Nerespectarea prevederilor Ghidului solicitantului n ceea ce privete durata acordului de parteneriat,
avnd drept consecin neeligibilitatea cheltuielilor efectuate de parteneri ulterior expirrii duratei
acestuia.
Nerespectarea cererii de finanare n ceea ce privete categoriile de participani care fac parte din
grupul int.
Neconcordane n completarea documentelor justificative aferente grupului int. Formularele
individuale de nregistrare a grupului int fie nu conin informaii privind statutul pe piaa muncii
pentru persoanele raportate ca grup int, fie nu au fost regsite pentru a se putea verifica dac
acestea se ncadreaz n categoria de grup int precizat n cererea de finanare i pentru care s-a
acordat finanarea din FSE.
Cheltuieli
Decontarea n cadrul proiectului a cheltuielilor privind ratele de leasing pentru un autoturism, fr
respectarea regulilor de eligibilitate, avnd n vedere c acestea nu sunt rezonabile, justificate i nu
respect cerinele bunei gestionri financiare, n special din punct de vedere al economiei i al
eficienei.
Decontarea de ctre beneficiar a unor cheltuieli neeligibile reprezentnd salariul managerului de
proiect acordat n perioada n care acesta a desfurat activiti pentru alt proiect, n aceeai perioad
de timp de lucru.
Decontarea cheltuielilor de funcionare (utiliti) n proporie de 100%, fr o alocare fundamentat a
cheltuielilor pe proiect.
Efectuarea unor cheltuieli neeligibile reprezentnd cheltuieli de deplasare (diurn) calculate eronat
(fr respectarea Art. 9 din Ordinul 1117/2010 (cheltuieli eligibile), coroborat cu HG 1860/2006
42
).
Efectuarea unor cheltuieli neeligibile reprezentnd salarii achitate fr existena unui contract
individual de munc valabil ncheiat cu beneficiarul proiectului.
Decontarea sumei totale de furnizare reprezentnd contravaloarea unor bunuri care nu au fost
regsite fizic la beneficiar (respectiv la locaiile pentru care au fost achiziionate a fi utilizate n
scopul implementrii proiectului).
Efectuarea, n cazul mai multor proiecte, a unor cheltuieli neeligibile reprezentnd cheltuieli de
deplasare calculate eronat sau pe baza unor documente justificative ntocmite necorespunztor.
Din analiza cheltuielilor efectuate de beneficiar cu serviciile de curenie, n baza contractului de
prestri servicii s-a constatat c acestea au fost estimate prin documentaia de atribuire, contractate i
pltite lunar pentru un spaiu mai mare dect cel nchiriat (ex. pentru 180,6 mp fa de 164,60 mp
conform contractului de locaiune).
Efectuarea unor cheltuieli cu salariile care nu sunt susinute de documente justificative adecvate (tat
de salarii/fi de prezen/CIM/Fi de post/activitile aferente proiectului n baza crora s-a
identificat nevoia expertului respectiv etc.).
Decontarea cheltuielilor pentru 6 autoturisme, n baza unor contracte de leasing, fr demonstrarea
unei necesiti a acestora n proiect i pentru care nu s-a meninut destinaia i exploatarea acestora
dup finalizarea proiectului, conform obligaiilor contractuale ale Beneficiarului cu privire la
sustenabilitatea proiectului.

Achiziii publice
Nerespectarea prevederilor naionale i comunitare n domeniul achiziiilor publice privind utilizarea
criteriului referitor la experiena experilor
43
ca factor de evaluare pentru atribuirea unui contract de
servicii.
n cadrul procedurii de cerere de ofert, derulat n vederea atribuirii contractului de achiziie public
a serviciilor de audit financiar, s-a constatat c nu s-a comunicat ofertanilor respini data limit pn
la care pot depune contestaii cu privire la rezultatul procesului de evaluare a ofertelor primite

42
Hotrrea nr. 1860/2006 privind drepturile i obligaiile personalului autoritilor i instituiilor publice pe perioada delegrii i detarii n alt localitate,
precum i n cazul deplasrii, n cadrul localitii, n interesul serviciului
43
n aceast situaie se urmrete i ndeplinirea prevederilor Instruciunii ANRMAP nr. 1/2013 cu privire la cerinele/criteriile de calificare i selecie referitoare
la studiile personalului n cadrul contractului de servicii/lucrri, la experiena n domeniul studiilor, la experiena specific, la atestarea tehnico-profesional sau la
perfecionarea tehnico-profesional
43

(aceast informaie ar trebui comunicat mpreun cu informaia referitoare la atribuirea
contractului).
Se precizeaz c toi cei 7 ofertani participani la procedur au fost informai prin mijloace
electronice (e-mail) cu privire la rezultatul procedurii de atribuire, fiindu-le transmis Raportul
procedurii de atribuire a contractului de achiziie servicii de audit financiar.
Nerespectarea prevederilor naionale i comunitare n domeniul achiziiilor publice, prin divizarea
valorii estimate a contractului, n vederea evitrii procedurii de licitaie deschis i utilizarea unor
criterii restrictive de calificare n atribuirea, prin cerere de ofert, a contractului de furnizare
echipamente.
Nerespectarea prevederilor naionale i comunitare n domeniul achiziiilor publice, prin utilizarea
unor criterii restrictive de calificare pentru atribuire prin procedura de cerere de ofert.
Nerespectarea prevederilor naionale n domeniul achiziiilor, prin nclcarea principiului
tratamentului egal la atribuirea contractului de servicii de nchiriere a 6 autoturisme.
Termenul limit stabilit pentru primirea ofertelor, de doar 3 zile, de la data publicrii celui de-al
doilea anun nu este de natur a asigura operatorilor economici interesai un interval de timp adecvat
i suficient pentru elaborarea ofertelor i pentru pregtirea documentelor solicitate prin documentaia
de atribuire.
Descrierea discriminatorie a obiectului contractului, deoarece beneficiarul a definit n documentaia
de atribuire pentru produsele respective specificaii tehnice care indic o anumit marc/tehnologie,
fr indicarea unor standarde/performane de funcionare i cu meniunea sau echivalent
44
. Se
exemplific, procesor Intel, sistem de operare Windows Vista Business, lentile Carl Zeiss
Vario-Sonnar T, uniti de procesare vizual Nvidia GeForce 9300.
Nerespectarea prevederilor legale cu privire la diferenierea criteriilor de selecie i calificare de
factorii de evaluare (n situaia atribuirii prin licitaie deschis a contractului de achiziie servicii
transport, cazare, mas). Din examinarea documentaiei de atribuire - fia de date aferent
contractului de achiziie public, decontat n cadrul proiectului, s-a constatat c au fost utilizai
factori de evaluare de natura criteriilor de calificare i selecie prevzui la art.176 din OUG 34/2006,
respectiv criterii referitoare la capacitatea tehnic i/sau profesional, n spe fiind vorba despre
factori de evaluare denumii personal salariat, numr autoturisme capacitate 4 pasageri i numr
autoturisme capacitate 8 pasageri, crora li s-au acordat cte 5 (cinci) puncte din total punctaj
aferent factorilor de evaluare.
Nerespectarea principiilor i regulilor aplicabile achiziiilor efectuate n cadrul proiectului. Din
verificrile efectuate cu privire la procedura de achiziie a serviciilor de audit financiar s-a constatat
c:
a. nu a fost publicat, n cadrul invitaiei de participare, valoarea estimat a contractului. Dei a fost
i o solicitare expres n acest sens, n cadrul clarificrii nr. 2 achizitorul a rspuns c legislaia
nu prevede obligatoriu aceast cerin;
b. a fost solicitat cerina de calificare i selecie ca ofertantul s fac dovada c n ultimii trei ani a
finalizat cel puin trei contracte de audit financiar a unor proiecte a cror valoare nsumat
depete suma de 400.000 euro, n condiiile n care prin Nota justificativ pentru estimarea
valorii, acest contract a fost estimat la valoarea de 75.000 lei.

Impunerea cerinei referitoare la capacitatea tehnic i profesional prin care ofertanii s fac dovada c n
ultimii trei ani au finalizat cel puin trei contracte de audit financiar a unor proiecte a cror valoare nsumat
s depeasc suma de 400.000 euro este restrictiv i ncalc prevederile legale, conform crora nu sunt
permise formulri restrictive, respectiv cantitatea/valoarea solicitat trebuie s fie mai mic sau egal cu
valoarea estimat i nu se poate solicita ndeplinirea cerinei privind experiena similar prin impunerea att
a unui nivel valoric, ct i a unui nivel cantitativ - Ordinul ANRMAP 509/2011.



44
Specificaiile tehnice trebuie formulate prin raportare la standarde naionale care adopt standarde euopene sau la omologri tehnice europene, sau la standarde
internaionale, etc. Dac aceste standarde nu exist, se face referire la alte standarde/omologri privind proiectarea produselor, sau se precizeaz performanele
care trebuie ndeplinite (Art.35 din OUG 34/2006)
44

BIBLIOGRAFIE
Decizia nr. 53/13.12.2010 cu privire la modificarea contractului de finanare strategic/grant ca urmare a
modificrilor legislative, precum i notificarea pentru modificarea bugetului proiectului - anexa la
contractul de finanare urmare a implementrii mecanismelor prevzute n Ordinul nr.1527/2010
Ghid privind relaiile de parteneriat ntre diverse entiti de drept public i privat - Versiune octombrie
2009
GHIDUL SOLICITANTULUI CONDIII GENERALE, Proiecte de grant i proiecte strategice 2010
i 2013
HG 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor
de achiziie public din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor
de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de
servicii, cu modificrile i completrile ulterioare
Instruciunea emis de AM POSDRU nr.17/09.06.2010
Instruciunea emis de AM POSDRU nr.31/28.09.2010
Instruciunea emis de AM POSDRU nr. 37/26.10.2010
Instruciunea emis de AM POSDRU nr.44/11.04.2011
Instruciunea emis de AM POSDRU nr. 47/26.04.2011
Instruciunea emis de AM POSDRU nr.59/03.05.2012
Instruciunea emis de AM POSDRU nr.60/11.05.2012
Instruciunea emis de AM POSDRU nr.60 bis /15.06.2012
Instruciunea emis de AM POSDRU nr.62/30.08.2012
Instruciunea emis de AM POSDRU nr.87/16.01.2014
Legea 53/2003, Codul muncii
Legea 571/2003, Codul fiscal
Legea 287/2009, Codul civil
Legea cadru nr. 284/2010 privind salarizarea unitar a personalului pltit din fonduri publice, cu
modificrile i completrile ulterioare
Ordin ANRMAP 302/2011 privind aprobarea formularelor standard ale Procesului-verbal al edinei de
deschidere a ofertelor i Raportului procedurii, aferente procedurilor de atribuire a contractelor de
achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de
servicii
Ordinului ANRMAP 509/2011, privind formularea criteriilor de calificare i selecie
Ordin ANRMAP 136/2012 privind notificarea cu privire la ncheierea contractului de achiziie public
/acordului-cadru
Ordinul Ministerului Fodurilor Europene nr. 1120/2013 privind aprobarea Procedurii simplificate
aplicate de beneficiarii privai n cadrul proiectelor finanate din instrumente structurale, obiectivul
"Convergen", precum i n cadrul proiectelor finanate prin mecanismele financiare SEE i norvegian
pentru atribuirea contractelor de furnizare, servicii sau lucrri
Ordin nr. 1168 din 21/03/2011
45
- ncepnd cu data de 21.03.2011, pentru contractele de finanare de tip
strategice se utilizeaz modelul Contractului de finanare prevzut n ordin
Ordinul nr. 1183 /29 martie 2011
46
- ncepnd cu data de 29.03.2011, pentru contractele de finanare de
tip grant pentru proiectele ce urmeaz a fi semnate de Organismele Intermediare se utilizeaz modelul
Contractului de finanare prevzut n ordin
Ordinul nr. 1184/29 martie 2011
47
ncepnd cu data de 29.03.2011, pentru contractele de finanare de
tip grant pentru proiectele ce urmeaz a fi semnate de AMPOSDRU se utilizeaz modelul Contractului
de finanare prevzut n ordin
Ordonana de urgen nr. 34 din 19/04/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a
contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile
i completrile ulterioare
Ordonana de urgen nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i
utilizarea acestora pentru obiectivul convergen, cu modificrile i completrile ulterioare

45
http://www.fseromania.ro/images/downdocs/ordin_1168%20model_contract_strategic_posdru.pdf
46
http://www.fseromania.ro/images/downdocs/model_contract_grant_oir.pdf
47
http://www.fseromania.ro/images/downdocs/model_contract_grant_am.pdf

45

CAPITOLUL III
MANAGEMENTUL FINANCIAR AL PROIECTELOR POSDRU

III.1 CONTURI BANCARE. CURS VALUTAR.
CONTURI BANCARE.

Beneficiarii i partenerii acestuia au obligaia s deschid conturi dedicate pentru primirea sumelor aferente
prefinanrii, precum i conturi pentru rambursarea cheltuielilor efectuate n cadrul Proiectului.
n funcie de calitatea beneficiarului, potrivit OUG 64/2009, aprobat cu modificri prin Legea 362/2009, i
conform HG 218/2012, pot fi deschise urmtoarele tipuri de conturi:

Beneficiari ce se nscriu n Art.5 alin. (1) (3) i (3^1), respectiv beneficiari care sunt finanai integral
din bugetul de stat, bugetul asigurrilor sociale de stat sau bugetele fondurilor speciale, vor deschide n
sistemul Trezoreriei Statului urmtoarele tipuri de conturi:
Conturi de venit ale bugetului de stat n care se ramburseaz sumele aferente cheltuielilor
corespunztoare finanrii din instrumente structurale (20.45.02.01 Sume primite n contul
plilor efectuate n anul curent i 20.45.02.02 Sume primite n contul plilor efectuate n anii
anteriori)
Conturi de venit ale bugetului asigurrilor sociale de stat n care se ramburseaz sumele
aferente cheltuielilor corespunztoare finanrii din instrumente structurale (22.45.03.02.01
Sume primite n contul plilor efectuate n anul curent i 22.45.03.02.02 Sume primite n
contul plilor efectuate n anii anteriori)
Conturi de venit ale bugetului asigurrilor pentru omaj n care se ramburseaz sumele
aferente cheltuielilor corespunztoare finanrii din instrumente structurale (28.45.04.02.01
Sume primite n contul plilor efectuate n anul curent i 28.45.04.02.02 Sume primite n
contul plilor efectuate n anii anteriori)
Conturi de venit ale bugetului fondului naional de de asigurri sociale de sntate n care
se ramburseaz sumele aferente cheltuielilor corespunztoare finanrii din instrumente
structurale (26.45.05.02.01 Sume primite n contul plilor efectuate n anul curent i
26.45.05.02.02 Sume primite n contul plilor efectuate n anii anteriori)

Beneficiari ce se nscriu n Art.6 alin. (1), respectiv beneficiari care au calitatea de ordonatori de credite ai
bugetului local, vor deschide n sistemul Trezoreriei Statului urmtoarele tipuri de conturi:
Conturi de venit ale bugetului local, n care se vireaz sumele reprezentnd prefinanarea i
rambursarea aferent cheltuielilor corespunztoare finanrii din instrumente structurale
(21.45.02.02.01 Sume primite n contul plilor efectuate n anul curent, 21.45.02.02.02 Sume
primite n contul plilor efectuate n anii anteriori i 21.45.02.02.03 Prefinanare)
Conturi de venit ale bugetului local, n care se ramburseaz sumele aferente cheltuielilor
corespunztoare cofinanrii de la bugetul de stat i finanrii contravalorii TVA neeligibile
(21.42.02.20 Subvenii de la bugetul de stat ctre bugetele locale necesare susinerii derulrii
proiectelor finanate din fonduri externe nerambursabile postaderare)

Beneficiarii care nu sunt prevzuti la art. 5 alin. (1)-(3) si (3^1) si art. 6 alin. (1) din Ordonan, respectiv
beneficiari care sunt entiti publice locale finanate integral din venituri proprii i/sau finanate parial de la
bugetele locale, vor deschide la Trezoreria Statului urmtoarele tipuri de conturi pentru prefinanare:
46

50.25.15 - Disponibil al instituiilor publice ale administraiei publice centrale finanate integral
din venituri proprii reprezentnd prefinanare pentru proiecte finanate din instrumente
structurale;
50.03.23 - Disponibil din venituri proprii ale ministerelor i instituiilor publice de subordonare
central reprezentnd prefinanare pentru proiecte finanate din instrumente structurale;
50.04.01 - Disponibil din venituri proprii ale instituiilor publice de subordonare local
reprezentnd prefinanare pentru proiecte finanate din instrumente structurale;
50.09.02 - Disponibil al instituiilor publice subvenionate de la bugetul de stat reprezentnd
prefinanare pentru proiecte finanate din instrumente structurale;
50.36.01 - Disponibil al instituiilor publice subvenionate de la bugetul asigurrilor de omaj
reprezentnd prefinanare pentru proiecte finanate din instrumente structurale;
50.28.01 - Disponibil din venituri reprezentnd prefinanare pentru proiecte finanate din
instrumente structurale, al instituiilor publice ale administraiei publice locale finanate integral
din venituri proprii;
50.10.01 - Disponibil din venituri reprezentnd prefinanare pentru proiecte finanate din
instrumente structurale, al instituiilor publice subvenionate din bugetul local;
50.98.03 - Disponibil al operatorilor economici reprezentnd prefinanare pentru proiecte
finanate din instrumente structurale;
50.98.04 - Disponibil al beneficiarilor din sectorul privat, alii dect operatorii economici i
persoane fizice, reprezentnd prefinanare pentru proiecte finanate din instrumente structurale.

n cazul beneficiarilor din sectorul privat, conturile deschise la Trezoreria Statului n care se vireaz
sumele aferente rambursrii cheltuielilor eligibile efectuate n cadrul proiectului, precum i a celor
corespunztoare contravalorii taxei pe valoarea adugat nedeductibil (pentru cheltuieli efectuate
nainte de 13.08.2012) ca i TVA eligibil pltite, sunt urmtoarele:
50.98.01 - Disponibil al operatorilor economici aferent proiectelor finanate din instrumente
structurale i din cofinanarea acestora
50.98.02 - Disponibil al beneficiarilor din sectorul privat, alii dect operatorii economici i
persoane fizice, aferent proiectelor finanate din instrumente structurale i din cofinanarea
acestora.
Acetia pot deschide conturi de prefinanare, rambursare a cheltuielilor i a contravalorii TVA
exclusiv pentru implementarea proiectelor i la bnci comerciale.

n cazul beneficiarilor instituii publice finanate integral din venituri proprii, care i gestioneaz
sumele prevzute n bugetul de venituri i cheltuieli prin mai multe conturi de disponibiliti, conturile n
care se vireaz sumele aferente prefinanrii i rambursrii cheltuielilor eligibile efectuate n cadrul
proiectului, precum i a celor corespunztoare contravalorii taxei pe valoarea adugat neeligibile
pltite sunt urmtoarele:
50.47.11 - Disponibil aferent prefinanrii pentru proiecte finanate din fonduri externe
nerambursabile postaderare, cont dedicat exclusiv pentru primirea prefinanrii i efectuarea de
cheltuieli aferente proiectelor;
50.47.09 - Disponibil aferent proiectelor finanate din fonduri externe nerambursabile
postaderare, cont prin care se gestioneaz sumele rambursate de Autoritatea de management.
n cazul proiectelor implementate n parteneriat, contul de disponibiliti care se deschide pe numele
liderului parteneriatului, n vederea primirii sumelor aferente proiectului, conform prevederilor art. 36 alin.
(2), este 50.14.01 - Disponibil aferent proiectelor derulate n parteneriat, conform Ordonanei de urgen a
Guvernului nr. 64/2009, aprobat cu modificri prin Legea nr. 362/2009, cu modificrile i completrile
ulterioare.
47

! n cazul n care, din contul deschis pentru primirea prefinanrii la Trezoreria Statului, nu pot fi
efectuate anumite cheltuieli (valut sau n numerar), beneficiarii pot transfera n conturi deschise
la bnci comerciale sumele necesare, cu condiia efecturii cheltuielilor respective n termen de
maximum 3 zile lucrtoare de la data efecturii transferului.
! Beneficiarii publici i privai, cu excepia celor prevzui n Art. 5 alin. (1)-(3) i (3^1) din
OUG/64 cu completrile i modificrile ulterioare, care pot accesa mecanismul Cererilor de plat,
vor primi sumele acceptate ca eligibile la plat de ctre AMPOSDRU doar n contul de disponibil
distinct la unitile Trezoreriei statului.
! Conform Art. 15 din Instruciunea 82/29.11.2013, beneficiarul/partenerii au obligaia de a efectua
plata n termen de maxim 5 zile lucrtoare de la ncasarea sumelor pe baza cererilor de plat i
doar pentru documentele nscrise n Notificarea transmis de AM/OI/POSDRU.
! Conform Art.9 din Contractul de finanare, Beneficiarul are obligaia de a notifica, n scris,
AM/OIPOSDRU delegat schimbarea contului special deschis pentru Proiect.

CURS VALUTAR

Potrivit prevederilor Ordinului Ministerului Finanelor Publice nr. 3055/2009 actualizat, contabilitatea se
ine n limba roman i n moneda naional.
Contabilitatea operaiunilor efectuate n valut se ine att n moneda naional, ct i n valut.
n baza Reglementarilor contabile, conform Directivei a IV-a a Comunitii Economice Europene, cu
modificrile i completrile ulterioare, parte component a Reglementarilor contabile aprobate prin OMFP
3055/2009, datoriile n valut se nregistreaz n contabilitate att n lei, la cursul de schimb de la data
efecturii operaiunilor, ct i n valut. Prin cursul de schimb de la data operaiunilor se nelege cursul de
schimb comunicat de BNR.

Pentru plile n numerar, n contabilitatea Beneficiarului se nregistreaz suma n valut i echivalentul ei n
lei, la cursul de schimb de la data operaiunilor.

Pentru serviciile achiziionate de ctre Beneficiar n devize, Beneficiarul va primi o factur n valut,
sum pe care acesta o va nregistra n contabilitate n lei, la cursul de schimb de la data operaiunii.
n schimb, la momentul plii, Beneficiarul va nregistra n contabilitate plata datoriei la cursul
valutar de la data plii, aceasta fiind i suma ce se va cere spre rambursare.

n cazul unei achiziii intracomunitare, n contabilitate se nregistreaz bunul i datoria ctre furnizor n lei,
la cursul valutar de la data recepiei bunului.
Cnd se achit bunul, plata se face la cursul valutar de la data operaiunii, rezultnd diferene de curs valutar
negative sau pozitive.
Conform prevederilor normelor de aplicare a OUG 64/2009, cererea de rambursare ntocmit de
Beneficiar va include suma pltit efectiv i nu datoria nregistrat iniial.

n cazul n care Partenerul transnaional efectueaz cheltuieli n devize sau pe teritoriul Romniei n lei,
atunci el va nregistra aceast cheltuial n contabilitatea proprie n moneda sa naional i va putea solicita
rambursarea costurilor doar dup achitarea acestora.
Decontarea cheltuielilor de ctre Beneficiar se va face la cursul BNR de la data la care se face plata
ctre Partenerul transnaional, aceasta fiind i suma care se va solicita la rambursare.

! Conform Art. 5, litera D paragraf (16), din contractul de finanare aprobat n decembrie
2013, n cazul n care activitile proiectului necesit efectuarea de pli n valut,
Beneficiarul va solicita spre rambursare contravaloarea n lei a plii, la cursul Bncii
Naionale a Romniei din data ntocmirii documentelor de plat n valut.



48

III.2 PLANIFICARE BUGETAR

Bugetul exprim resursele financiare, detaliate pe surse de provenien, care vor fi utilizate pentru diferite
destinaii, astfel nct s se realizeze scopurile propuse.

Bugetul unui proiect prezint totalitatea resurselor financiare prevzute pentru realizarea
obiectivelor acestuia, provenite din finanare de la autoritatea contractant (finanator), de la
beneficiar i partenerii de contract.

Exist n esen trei categorii de planuri financiare specifice unui proiect:

bugetul de venituri i cheltuieli, care reflect veniturile i cheltuielile estimate ale proiectului
pentru un segment de timp (de obicei durata proiectului, iar n cazul proiectelor cu o durat de peste
1 an - detaliate pe fiecare an). De multe ori, bugetul anual este estimat i pe perioade mai restrnse
(lun, trimestru sau semestru) pentru a se putea realiza cu uurin o monitorizare a aplicrii acestuia;
bugetul de capital (al investiiilor), care exprim angajmentele pe termen scurt privind proiectele de
investiii prevzute n cadrul proiectului;
previziunea cash-flow-ului, prin intermediul cruia se pot identifica perioadele n care nivelurile de
resurse financiare devin critice.

Bugetul proiectului ndeplinete cteva funcii specifice:

planificare - un buget este necesar pentru a planifica un nou proiect, astfel nct decidenii s-i fac
o idee complet despre costurile proiectului. n luarea deciziei de a ncepe proiectul conteaz
disponibilitatea fondurilor i eficiena cu care vor fi folosite;
obinere de fonduri (fund-raising) - bugetul este punctul critic al oricrei negocieri n relaia cu
finanatorii. Acetia sunt interesai n primul rnd de eficiena banilor investii de ei, adic de raportul
beneficii/costuri;
implementarea proiectului - un buget clar este necesar pentru a monitoriza proiectul, n timpul
derulrii lui. n acest sens, se poate realiza compararea costurilor actuale cu cele din buget, iar dac
este necesar o revizuire a proiectului va trebui s se realizeze o revizuire a bugetului;
evaluarea proiectului - bugetul este un instrument de baz n evaluarea succesului proiectului.

Pentru a-i ndeplini funciile, bugetul proiectului trebuie realizat pe baza metodei de bugetare bazat pe
activiti, care presupune luarea n considerare a tuturor activitilor, estimarea costurilor i veniturilor,
analizarea lor, stabilirea legturilor dintre activitile analizate i obiectivele propuse.
Bugetul proiectului este un document prin care se stabilete costul estimativ global al tuturor activitilor
individuale i ale locurilor de munc, precum i sursele de finanare ale acestora.
Altfel spus, bugetul unui proiect prezint totalitatea resurselor financiare prevzute pentru realizarea
obiectivelor acestuia, provenite din finanare de la autoritatea contractant (finanator), de la
beneficiar i partenerii de contract.

! PENTRU CA UN BUGET S FIE EFICIENT, ACESTA TREBUIE S NDEPLINEASC
URMTOARELE CERINE:
s aib claritate, ntruct documentul trebuie s fie neles de toi cei care l utilizeaz;
liniile bugetare s fie adecvate pentru aspectele contabile i pentru realizarea controlului i s
in cont de ncadrarea cheltuielilor eligibile, conform Ordinului 1117/2010;
estimarea costurilor s fie realizat astfel nct s poat fi justificat;
includerea unor rezerve n cadrul liniilor bugetare relevante, ntruct adugarea unei linii de
buget sub form de rezerv poate fi dificil de argumentat.



49

Pentru stabilirea bugetului, documentele de intrare sunt:

estimrile costurilor (aa cum ar fi trebuit detaliate n Cererea de Finanare);
structura activitilor i subactivitilor pentru care vor fi alocate costuri;
calendarul proiectului, care stabilete datele de nceput i de final, informaie necesar pentru
corelarea costurilor potrivit perioadei n care acestea apar.

Pe lng bugetul proiectului i bugetul de capital (al investiiilor) este necesar s se realizeze i situaia
fluxului de numerar.

Controlul periodic al bugetului se impune pentru a monitoriza progresul intelor propuse prin Cererea de
finanare, respectiv realizarea indicatorilor asumai n graficul de timp precizat, cu estimrile de cost i
luarea unor msuri corective din timp, acolo unde este cazul.

! Elaborai un Buget detaliat n format Excel n care s fie cuprinse toate capitolele bugetare, cu
linii i sublinii, conform Ordinului de cheltuieli eligibile nr. 1117/2010, innd cont de activitile
preconizate i estimrile costurilor.
Bugetul ar trebui s cuprind o coloan cu valoarea aprobat pe fiecare tip de cheltuial (linie
bugetar), o coloan cu valoarea cheltuit, care s cumuleze toate plile efectuate pe fiecare linie
bugetar, i o coloan cu diferena ntre aceste sume.
Astfel, vei ti cu precizie, n orice moment, economiile realizate pe fiecare tip de cheltuial n
parte (linie bugetar), precum i gradul de execuie a bugetului proiectului.
Dac vom constata realizarea de economii, acestea vor putea fi realocate unor noi necesiti
identificate pe parcursul implementrii proiectului.

Realocrile vor putea fi realizate doar conform obligaiilor contractuale, dup cum urmeaz:

prin Notificare n scris ctre AM/OIPOSDRU delegate, cu cel puin 15 zile nainte de data la care se
dorete ca modificarea s produc efecte, n urmtoarele condiii:
modificri intervenite n bugetul estimat al proiectului, n limita a 15% ntre capitolele bugetare, cu
excepia cheltuielilor de tip FEDR i a cheltuielilor generale de administraie;
solicitarea utilizrii sumei alocate pentru rezerva de contingen, n limita a 15% ntre capitolele
bugetare.

prin Act adiional, cu cel puin 30 de zile nainte de data la care se dorete ca modificarea s produc
efecte, n urmtoarele condiii:
redistribuirea de sume care depesc limita a 15% ntre capitolele bugetare aferente costurilor
eligibile ale proiectului;
modificarea cheltuielilor de tip FEDR, cu respectarea procentului maxim permis, conform Ghidului
Solicitantului, inclusiv n cazul n care sumele nu depesc limita a 15%;
modificarea cheltuielilor generale de administraie, cu respectarea procentului maxim permis,
conform Ghidului Solicitantului, inclusiv n cazul n care sumele nu depesc limita a 15%;
solicitarea utilizrii sumei alocate pentru rezerv de contingen, pentru suma care depete limita a
15% ntre capitolele bugetare.

! n cazul contractelor de finanare noi, semnate n 2014, termenele folosite mai sus pentru
Notificri i pentru Acte adiionale vor scdea de la 15 zile la 10 zile, respectiv de la 30 de zile
la 20 de zile. Totodat, vor scadea i pragurile de la 15% la 10 %.




50

III.3 FLUXUL DE NUMERAR

Situaia fluxului de numerar (cash flow) evideniaz situaia ncasrilor i plilor curente, detaliat pe
diferite perioade, respectiv pe perioada de implementare a Proiectului.

Astfel, prin intermediul acestui document ,se pot determina momentele n care nivelurile numerarului devin
critice, adic situaiile n care resursele bneti la dispoziia organizaiei nu sunt suficiente pentru a face fa
plilor generate de realizarea proiectului, conform Cererii de finanare i graficului activitilor.

Prin situaia fluxurilor de numerar se evideniaz dac organizaia are suficient numerar pentru a-i onora
obligaiile financiare pe msur ce apar sau dac, dimpotriv, are un excedent bnesc pe care l-ar putea
fructifica n vederea creterii veniturilor.

Identificarea momentelor critice conduce la luarea de ctre organizaie a unor msuri
corespunztoare, cum ar fi:
solicitarea fondurilor de la finanator mai devreme, respectiv depunerea de Cereri de plat;
ealonarea plilor anumitor facturi sau amnarea la plat printr-o nelegere cu furnizorii;
modificarea graficului de activiti, prin Notificare;
contractarea unui mprumut.

Aceste elemente trebuie planificate nainte de nceperea efectiv a proiectului, ntruct oricare dintre
msurile menionate pot avea efecte negative pe termen mediu sau lung:
ntrzierea plilor va putea conduce la deteriorarea relaiilor cu furnizorii;
ntrzierea activitilor va putea conduce la nencadrarea n termenul asumat prin contractul de
finanare;
utilizarea de sume obinute prin credite va conduce la mrirea costurilor sub forma dobnzilor i a
comisioanelor bancare.

ntocmirea unei situaii a fluxurilor de numerar are la baz:
graficul de activiti al proiectului
estimarea costurilor cuprinse n Detalierea bugetar
bugetul proiectului (anexa 2 la cererea de finanare).

Astfel, liniile situaiei fluxului de numerar vor fi cele care se regsesc i n bugetul detaliat, iar cifrele din
document se obin prin estimarea sumelor care se vor ncasa i se vor plti, respectiv a momentului
ncasrilor/plilor.

Momentul ncasrii sau plii depinde de momentul n care a fost planificat ncasarea sau plata.
Majoritatea plilor sau ncasrilor pot fi prevzute:
plata salariilor are loc lunar;
plata utilitilor se face lunar;
plata chiriei se face conform contractului;
plata aprovizionrilor/ncasarea creanelor se realizeaz conform contractelor, innd cont de
momentul aprovizionrii/furnizrii (care se determin n funcie de structura activitilor
descompuse ale proiectului);
plata serviciilor i lucrrilor executate de ctre teri se realizeaz conform contractelor, n
funcie de momentul prestrii (care se determin n funcie de structura activitilor
descompuse ale proiectului);
plata reparaiilor capitale (dac este cazul).

RECOMANDRI PENTRU ELABORAREA SITUAIEI FLUXURILOR DE NUMERAR
! Estimarea situaiei fluxurilor de numerar nu este pur i simplu o mprire a bugetului proiectului n
attea pri egale cte luni are proiectul. Planificarea ncasrilor i plilor se va face n funcie de
momentul derulrii activitilor i a decontrii acestora;
51

! Cheltuielile vor fi trecute n momentul n care resursele bneti sunt utilizate efectiv prin efectuarea
plii (spre exemplu, o factur la utiliti pentru luna martie va fi primit n luna aprilie, cu scadena n
luna mai. n acest caz, plata se va face n mai iar ieirea de resurse bneti va fi evideniat n luna mai);
! Trebuie s se in seama de termenii plii, precum i de calendarul de ncasare a veniturilor (Resursele
bneti de la AMPOSDRU pot intra dup ce s-au efectuat o parte de cheltuieli i pli). Astfel, este
necesar s existe resurse proprii ale organizaiei pentru realizarea activitilor (n cazul ntrzierii primirii
prefinanrii).
! n cazul unor achiziii de bunuri sau servicii, condiiile contractuale pot prevedea plata/ncasarea n
trane. n acest caz, situaia fluxurilor de numerar, plile i ncasrile, vor fi evideniate treptat, pe msura
realizrii lor efective;
! Meninerea unei rezerve pentru situaiile neprevzute, prin constituirea unui fond de rezerv pentru a nu
intra n imposibilitate de plat.

Cash-flow pozitiv: cnd intrrile de numerar n organizaie sunt mai numeroase dect ieirile. Aceast
situaie poate rezulta din prefinanri sau din mecanismul decontrii pe baza Cererilor de plat.

Cash-flow negativ: cnd banii care ies din organizaie sunt mai muli dect cei care intr. Cash-flow-ul
negativ poate fi cauzat, de exemplu, de rambursarea cu ntrziere a banilor de la AMPOSDRU. Trebuie
gsite soluii rapide pentru a evita intrarea organizaiei n incapacitate de plat.

n situaia n care proiectul are un cash flow negativ, acesta poate fi compensat de cash flow-ul operaional
pozitiv al organizaiei. Aceast corelaie trebuie realizat n permanen pentru a avea o imagine de
ansamblu a impactului proiectului asupra organizaiei. Totui, n situaia n care proiectul are cash flow
negativ n anumite perioade, iar cash flow-ul operaional nu este suficient pentru a acoperi aceste zone de
deficit de numerar, se impun msuri de optimizare a cash flow-ului (fie al proiectului, fie cel operaional).
n alctuirea modelului de cash flow trebuie luate n considerare obligaiile prevzute n Contractul de
finanare.

III.4 CONTABILITATE

REGULI GENERALE
Contabilitatea proiectelor cu finanare european este reglementat diferit, n funcie de specificul entitii
care implementeaz proiectul, astfel:

Tipul entitii Legislaie relevant
Societi (SA/SRL/SCA/SNC/SCS) OMFP 3055/2009
Instituii publice OMFP 1917/2005
Persoane juridice fr scop patrimonial OMFP 1969/2007

Referine privind contabilitatea

! Beneficiarii/Partenerii aplic fie un sistem de contabilitate separat, fie o codificare contabil adecvat
pentru toate tranzaciile derulate, fr a aduce atingere standardelor contabile naionale
48
.
! Contabilitatea este inut adecvat atunci cnd permite reconcilierea valorii certificate de ctre Comisie cu
nregistrri contabile detaliate i documente suport inute de autoritatea de certificare.
! Contabilitatea trebuie s permit auditorului s verifice dac cheltuielile declarate corespund cu
nregistrrile contabile i documentele suport inute de beneficiari
49
.

48
Regulamentul Consiliului nr. 1083/2006, art. 60
49
Regulamentul Consiliului 1828/2006
52

! Toi beneficiarii vor efectua nregistrri contabile sintetice i analitice
50
.
! Beneficiarii trebuie s dein politici i proceduri contabile conform crora toate operaiunile efectuate n
cadrul proiectului, fie de ctre ei, fie de ctre parteneri, vor fi reflectate n evidena contabil a beneficiarului
i susinute de documente justificative.
! Att beneficiarii ct i partenerii lor au obligaia inerii evidenei contabile analitice prin utilizarea unor
conturi analitice distincte.
! Operaiunile contabile care trebuie evideniate sunt:
nregistrarea facturii primite de la furnizor;
nregistrarea plii facturii ctre furnizor;
nregistrarea salariilor personalului care lucreaz n proiect;
nregistrarea plii salariilor ctre personalul implicat n proiect;
Recunoaterea activelor generate n cadrul proiectului;
Corecii financiare la nivel de contractori;
ncasarea sumelor din corecii financiare de ctre contractori;
Corecii financiare la nivel de proiect;
Plata sumelor aferente coreciilor financiare;
nregistrarea cererii de prefinanare;
nregistrarea primirii sumelor din prefinanare;
nregistrarea cererii de rambursare;
nregistrarea sumelor primite cu titlu de rambursare de la AMPOSDRU;
nregistrarea coreciilor financiare primite de la AM/OI;
nregistrarea veniturilor generate de proiect (dac e cazul);
nregistrarea operaiunilor legate de decontarea ntre parteneri.

! nregistrrile contabile vor fi realizate de ctre un expert contabil/ contabil desemnat n condiiile legii care
va data i semna documentele contabile aferente operaiunilor din cadrul proiectului.

! Documentele originale, pe baza crora se nregistreaz n contabilitatea Beneficiarului cheltuielile
efectuate n cadrul Proiectului, vor fi tampilate cu meniunea Solicitat rambursare FSE - POSDRU n
vederea evitrii dublei finanri.

! Beneficiarul trebuie s prezinte balana de verificare lunar care s probeze nregistrarea, n contabilitatea
distinct a proiectului, sumei solicitate la plat privind TVA aferent cheltuielilor eligibile.

Contractul de Finanare instituie cerine legate de contabilitate:
Contabilitate analitic a proiectului;
Conturi analitice distincte;
nregistrri contabile separate i transparente;
Identificarea uoar a tuturor veniturilor i cheltuielilor proiectului;
nregistrarea primirii banilor i cheltuielile realizate;
nregistrarea separat a cheltuielilor eligibile i neeligibile;
Cheltuielile eligibile i cele neeligibile trebuie s fie prezentate separat n toate facturile;
Pstrarea tuturor documentelor financiare i datarea lor corect;
nregistrarea valorii tuturor veniturilor generate (dac este cazul).

DE REINUT!
Beneficiarul trebuie s in o eviden contabil analitic a proiectului, utiliznd conturi analitice
distincte pentru reflectarea tuturor operaiunilor, inclusiv a cerinelor privind transmiterea datelor
ctre Autoritatea de Management, n conformitate cu dispoziiile legale.

50
Legea contabilitii nr.82/1991, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare i OMFP-urilor aplicabile (Ghidul Beneficiarului/Solicitantului)
53

Beneficiarul trebuie s asigure, pe lng respectarea reglementrilor contabile n vigoare, i
respectarea condiiilor contractuale.
Fondurile primite nu pot fi utilizate dect pentru destinaia pentru care au fost acordate.
Beneficiarul trebuie s gestioneze primirea i utilizarea fondurilor structurale astfel nct s poat
rspunde cerinelor solicitate de finanator.
Beneficiarul are obligaia de a pstra toate documentele originale, inclusiv documentele contabile
privind activitile i cheltuielile eligibile, n vederea asigurrii unei piste de audit adecvate.
Asistena financiar nerambursabil trebuie separat n mod clar n cadrul sistemului financiar-
contabil de alte activiti desfurate de ctre organizaie.
Sistemul de contabilitate al Beneficiarului trebuie s reflecte/identifice primirea co-finanrii
naionale.

LISTA INDICATIV A TIPURILOR I NATURII PROBELOR CE SUSIN CONTABILITATEA

nregistrri contabile (n format electronic sau manual) din sistemul contabil al Beneficiarului -
Registrul jurnal, subcapitole ale acesteia i toate conturile de salarii, registrele activelor fixe i alte
informaii contabile relevante;
Dovada procedurilor de achiziie - documentaiile licitaiilor, ofertele pentru licitaii i rapoartele de
evaluare;
Dovada angajamentelor - contracte i formulare de comand;
Dovada prestrii serviciilor - rapoarte aprobate, fie de pontaj, bilete de transport (incluznd tichetele
de mbarcare), dovada participrii la seminarii, conferine i stagii de pregtire (incluznd
documentaia relevant i materialele obinute, certificatele) etc;
Dovada primirii bunurilor - documente de recepie din partea furnizorilor;
Dovada finalizrii lucrrilor - facturi i chitane;
Dovada plii - extrase bancare, ntiinri de plat, dovada plii din partea subcontractorilor;
Pentru cheltuielile cu benzina i motorina, o list centralizatoare a distanelor acoperite, consumul
vehiculelor folosite, preul carburanilor i costurile de ntreinere;
Registrele privind plile salariale i contractele aferente, tatul de plat al salariilor, fiele de pontaj;
Pentru personalul recrutat de pe plan local pentru o perioada fix, detalii ale remuneraiilor pltite,
probate de persoanele responsabile pe plan local, defalcate n salarii brute, contribuii sociale
aferente, asigurri i salariul net.

REFERINE PRIVIND CONTABILITATEA PROPRIU-ZIS I CONTURILE CONTABILE UTILIZATE

Fondurile structurale primite i utilizate de entitile din Romnia sunt nregistrate n contabilitate ca
subvenii.
Beneficiarii acestor fonduri vor stabili politici contabile de recunoatere, evaluare i prezentare ale
subveniilor, att pe baza prevederilor legale specifice activitii finanate prin subvenii, ct i pe baza
prevederilor contractuale stabilite ntre pri.

Categorii de subvenii
51
:
Subvenii aferente activelor, pentru a cror acordare principala condiie este ca entitatea beneficiar
s achiziioneze sau s construiasc active imobilizate;
Subvenii aferente veniturilor, cuprind toate subveniile, altele dect cele pentru active.

Aceste subvenii pot fi primite de la: guvern, agenii guvernamentale i alte instituii similare naionale i
internaionale.

O subvenie guvernamental poate mbrca forma transferului unui activ nemonetar (de exemplu, o
imobilizare corporal), caz n care subvenia i activul sunt contabilizate la valoarea just.


51
O.M.F.P. nr. 3.055/2009 pentru aprobarea Reglementrilor contabile conforme cu directivele europene
54

n cadrul subveniilor se reflect distinct:
Subvenii guvernamentale contul 4451 Subvenii guvernamentale i contul 4751 Subvenii
guvernamentale pentru investiii;
mprumuturi nerambursabile, cu caracter de subveniicontul 4452 mprumuturi nerambursabile
cu caracter de subvenii i contul 4752 mprumuturi nerambursabile cu caracter de subvenii pentru
investiii;
Alte sume primite cu caracter de subvenii (donaii, plusuri la inventar de natura imobilizrilor)
(contul 4458 Alte sume primite cu caracter de subvenii, contul 4753 Donaii pentru investiii,
contul 4754 Plusuri de inventar de natura imobilizrilor i contul 4758 Alte sume primite cu
caracter de subvenii pentru investiii).

Datorit caracterului lor nerambursabil, subveniile se recunosc, pe o baz sistematic, drept venituri ale
perioadelor corespunztoare cheltuielilor aferente pe care aceste subvenii urmeaz s le compenseze.
Recunoaterea veniturilor ntr-o perioad contabil sau alta depinde de natura lor. Din considerente fiscale,
subveniile nu trebuie nregistrate direct n conturile de capital i rezerve.

Procedurile contabile pentru derularea fondurilor nerambursabile sunt stabilite n conformitate cu
tratamentul contabil aplicabil att subveniilor aferente activelor, ct i celor aferente veniturilor. Regula
utilizat presupune corelarea corespunztoare a veniturilor din subvenii cu cheltuielile prevzute a se
efectua din aceste surse.

Recunoaterea subveniilor se face la semnarea contractului. nregistrarea n contabilitate a fondurilor
nerambursabile se realizeaz n mod diferit, n funcie de destinaia acestora, astfel:
Ca subvenii pentru investiii (subvenii aferente activelor), n cazul primirii i utilizrii fondurilor
pentru finanarea investiiilor (exemplu: achiziia de tractoare, maini i echipamente agricole
performante, investiii pentru modernizarea tehnologiilor de obinere a produselor agricole);
Ca venituri n avans sau venituri din subvenii de exploatare (subvenii aferente veniturilor), n
cazul primirii i utilizrii fondurilor pentru finanarea cheltuielilor (exemplu: achiziia de materii
prime i materiale necesare nceperii procesului de producie, plata salariilor, sprijinirea activitilor
de formare profesional, informare, diseminare i difuzare a cunotinelor, sprijinirea furnizrii
serviciilor de consultan i consiliere pentru ferme).

Subveniile pentru active se nregistreaz n contabilitate ca subvenii pentru investiii i se recunosc n
bilan ca venit amnat. Venitul amnat se nregistreaz n contul de profit i pierdere, utiliznd contul 7584
Venituri din subvenii pentru investiii, n acelai timp cu nregistrarea cheltuielilor privind amortizarea
sau la casarea ori cedarea activelor.
Subveniile pentru activele neamortizabile (de exemplu terenuri) pot fi condiionate de ndeplinirea unor
obligaii. n astfel de situaii, subveniile se vor recunoate ca venituri de-a lungul perioadelor care confirm
costul realizrii respectivelor obligaii.
De exemplu, o subvenie pentru achiziia unui teren poate fi condiionat de construirea unei cldiri pe
terenul respectiv, caz n care subvenia va fi recunoscut ca venit de-a lungul perioadei utile de via a
cldirii.
Subveniile aferente veniturilor sunt primite, de obicei, pentru acoperirea unor cheltuieli. n condiiile n care
cheltuielile nu au fost nc angajate, fondurile primite pentru finanarea lor se nregistreaz ca venituri
nregistrate n avans. Pe msura angajrii cheltuielilor i nregistrrii lor n clasa 6, sumele nregistrate
anterior n contul 472 Venituri nregistrate n avans se reiau la venituri. n funcie de natura cheltuielilor
finanate vor fi utilizate conturile sintetice de gradul doi ale contului 741 Venituri din subvenii de
exploatare.

Sumele de primit n contul partenerilor (ce vor fi virate de ctre AM Beneficiarului) vor fi evideniate n
contul 458 Decontri din operaii n participaie, analitic distinct pentru partenerul respectiv.
n cazul fondurilor nerambursabile, care urmeaz a fi primite drept compensaie pentru cheltuieli sau
pierderi deja suportate n cursul exerciiului, fr a exista costuri viitoare aferente, acestea se nregistreaz n
contabilitate ca un venit din exploatare n perioada n care devin crean. Ca i n prima situaie, n funcie de
55

natura cheltuielilor finanate, vor fi utilizate conturile sintetice de gradul doi ale contului 741 Venituri din
subvenii de exploatare.
Prefinanarea ncasat n contul subveniilor se va nregistra ca o datorie, n contul 462 Creditori diveri,
deoarece subveniile, de obicei, nu au caracter gratuit, ncasarea contravalorii lor fiind condiionat de
ndeplinirea anumitor obligaii.
n cazul n care beneficiarul subveniei are un partener, prefinanarea ncasat n contul su i virat ctre el
se va evidenia n contul 458 Decontri din operaii n participaie, analitic distinct pentru partenerul
respectiv.
Prefinanarea se nchide prin contul 445 Subvenii la ncasarea efectiv a fondului cu caracter
nerambursabil.

DE REINUT!

n cazul n care beneficiarul sau partenerul este nepltitor de TVA i, conform contractului, va primi
suma reprezentnd TVA de la AM, aceasta se va evidenia n contabilitatea proprie n contul 462 Creditori
diveri. n cazul n care exist parteneri implicai n proiect nepltitori de TVA (dar care poate fi decontat)
aceasta va fi evideniat distinct de ctre beneficiar n contul 461 Debitori diveri n coresponden cu
contul 458 Decontri din operaii n participaie.
Corectarea sumelor solicitate autoritilor de management, ca urmare a autorizrii/certificrii pariale a
cheltuielilor aferente fondurilor nerambursabile pentru anul curent, se face prin stornarea n rou a
nregistrrii subveniei de primit.
Corectarea sumelor solicitate autoritilor de management, ca urmare a autorizrii/certificrii pariale a
cheltuielilor aferente fondurilor nerambursabile pentru anii precedeni, se face prin stornarea n rou a
nregistrrii subveniei de primit, n msura n care aceasta a afectat un cont de venit n avans sau de
subvenie i prin utilizarea contului 117 Rezultat reportat n msura n care nregistrarea iniial s-a fcut
pe seama unui cont de venit.
Virarea sumei reprezentnd subvenii ctre partener se nregistreaz prin folosirea contului 458 Decontri
din operaii n participaie.
Restituirea unei subvenii referitoare la un activ se nregistreaz prin reducerea soldului venitului amnat cu
suma rambursabil.
Restituirea unei subvenii aferente veniturilor se efectueaz fie prin reducerea veniturilor amnate, dac
exist, fie, n lipsa acestora, pe seama cheltuielilor. n msura n care suma rambursat depete venitul
amnat sau dac nu exist un asemenea venit, surplusul, respectiv valoarea integral restituit, se recunoate
imediat ca o cheltuial
52
.

n contabilitate, primirea cofinanrii private se nregistreaz utiliznd contul 581 Viramente interne
pentru cofinanarea din fonduri proprii.
Pentru alt tip de cofinanare dect cea din surse proprii se utilizeaz un analitic al contului 461 Debitori
diveri.

III.5 PREFINANAREA

PREFINANAREA reprezint sumele transferate din instrumente structurale ctre beneficiarii care sunt
entiti publice locale finanate integral din venituri proprii i/sau finanate parial de la bugetele locale, prin
plat direct ori prin plat indirect, n stadiul iniial pentru susinerea nceperii derulrii proiectelor i/sau pe
parcursul implementrii acestora, n condiiile prevzute n contractul de finanare. Pot beneficia de
prefinanare i organizaiile de drept privat.

n cazul n care beneficiarul (Solicitantul) este finanat integral din bugetul de stat, bugetul asigurrilor
sociale de stat sau bugetele fondurilor speciale, acesta poate solicita prefinanare doar pentru partenerii si,
n condiiile menionate n acordul de parteneriat, nu i pentru el.


52
O.M.F.P. nr. 3.055/2009, art. 238
56

n vederea stabilirii valorii prefinanrii i ncasrii, Beneficiarul, conform Instruciunii 24, va trebui s
depun la AM/OIPOSDRU delegat urmtoarele documente:
Cererea de prefinanare;
Formularul de identificare financiar i comunicarea/convenia emis de Trezorerie/banca
comercial privind deschiderea contului dedicat Proiectului;
Anexele A1 i B1 sau A2 i B2 ale Instruciunii 24, inclusiv modificarea procentelor de prefinanare.

Transferul sumelor aferente prefinanrii din contul AM n contul beneficiarului (indiferent care este acesta)
se efectueaz n termen de 15 zile lucrtoare de la data la care se autorizeaz plata.

Sumele primite de ctre Solicitant n contul de prefinanare vor fi virate, n termen de 3 zile lucrtoare de la
data ncasrii, n conturile partenerilor dedicate prefinanrii sau 6 zile pentru partenerul nregistrat fiscal n
alt stat membru al UE.

n cazul proiectelor finanate din cadrul axelor prioritare 1-6 ale POSDRU, prefinanarea se acord n cel
puin dou trane, n procent de maxim 10% din valoarea total eligibil a proiectului, numai n urmtoarele
condiii:
a) pentru contractele de finanare de tip grant:
prima tran de prefinanare va fi de maximum 5% din valoarea total eligibil a proiectului;
a doua tran de prefinanare va fi de maximum 5% din valoarea total eligibil a proiectului i va fi
acordat acestor beneficiari numai dup autorizarea cheltuielilor efectuate, n valoare de minimum
60% din valoarea tranei anterioare de prefinanare primite.
b) pentru contractele de tip strategic:
prima tran de prefinanare va fi de maximum 3% din valoarea total eligibil a proiectului;
a doua tran de prefinanare va fi de maximum 3% din valoarea total eligibil a proiectului i va fi
acordat acestor beneficiari numai dup autorizarea cheltuielilor efectuate, n valoare de minimum
60% din valoarea tranei anterioare de prefinanare primite;
a treia tran de prefinanare va fi de maximum 4% din valoarea total eligibil a proiectului i va fi
acordat acestor beneficiari numai dup autorizarea cheltuielilor efectuate, n valoare de minimum
60% din valoarea cumulat a tranelor anterioare de prefinanare primite.

Prefinanarea se restituie dac:
Timp de 4 luni de la primirea ei Beneficiarul nu a depus nicio cerere de rambursare. Termenul de
restituire este de maximum 10 zile i curge de la mplinirea termenului de 4 luni, fr notificare din
partea AMPOSDRU/OIPOSDRU.
Timp de 6 luni de la primirea ei Beneficiarul nu a depus cereri de rambursare de minim 60% din
prefinanare. Termenul de restituire este de maximum 10 zile i curge de la mplinirea termenului de
6 luni, fr notificare din partea AMPOSDRU/OIPOSDRU.
AMPOSDRU va fi informat despre restituire i se va anexa o copie dup ordinul de plat aferent
operaiunii.

Prefinanarea, restituit de beneficiari ca urmare a nerespectrii termenelor i procentelor, poate fi reacordat
o singur dat.

Prefinanarea se va recupera integral prin deducerea a 35% din fiecare cerere de rambursare intermediar
depus de beneficiar i validat de AM/OIPOSDRU delegat.

! Nu se respect procentul de 35% dac:
Prefinanarea nu se recupereaz integral pn la cererea de rambursare final;
diferena de recuperat din prefinanare este mai mic dect valoarea a 35% din respectiva cerere de
rambursare validat.

57

n cazul n care prefinanarea nu s-a recuperat integral nainte de Cererea de rambursare final, Beneficiarul
nu poate depune cererea final sau, dac depune aceast cerere, termenul de plat al cererii finale de
rambursare nu va ncepe s curg pn la ndeplinirea obligaiilor menionate mai sus.
Dac nu se respect condiiile de recuperare menionate mai sus, AMPOSDRU poate recupera prefinanarea
din cererea de rambursare final sau din alte proiecte derulate de beneficiar, cu finanare din POSDRU.

! Prefinanarea nu se recupereaz din Cererile de plat. Beneficiarul trebuie ns s respecte
cumulativ urmtoarele condiii:
depune trimestrial o cerere de rambursare obinuit
valoarea cererii de rambursare trebuie s fie egal sau mai mare cu suma prefinanrii de
recuperat aferent sumelor primite pe Cerere de plat
n cazul nerespectrii acestor condiii se suspend aplicarea mecanismului cererilor de plat pn
la recuperarea integral a prefinanrii aferente cererilor de plat achitate pn n acel moment.

Diferena dintre dobnda acumulat n contul dedicat prefinanrii rmas disponibil n cont i valoarea
cumulat a impozitelor aferente dobnzilor se raporteaz AM i se vireaz n contul din care a fost pltit
prefinanarea, cel trziu nainte de depunerea ultimei cereri de rambursare.
! Pentru contractele noi, ce se vor ncheia n 2014, se vor modifica termenele i condiiile de
acordare i de recuperare a prefinanrii.

Art. 5, cap. A. din Contractul de finanare din 2013:
Prima cerere de prefinanare, reprezentnd 5% din valoarea eligibil a proiectului, se va depune la OI
POSDRU delegat la semnarea contractului;
Cea de a 2-a tran, reprezentnd tot 5% din valoarea eligibil a proiectului (att pentru proiecte strategice
ct i pentru granturi) se poate solicita astfel:
Dup validarea i plata unor cheltuieli n valoare de min. 60% din valoarea primei Cererri de
prefinanare;
n termen de 10 zile de la ndeplinirea condiiei de mai sus dar nu mai trziu de 3 luni de la data
primirii primei cereri de prefinanare.

Beneficiarul are obligaia s restituie prefinanarea, inclusiv penaliti de ntrziere de 0,1% pentru
fiecare zi, dac:
Nu face dovada ncheierii unui contract de furnizare de bunuri/prestare de servicii/execuie de lucrri
cu un operator economic n termen de 30 de zile de la acordarea prefinanrii;
Dac nici o cerere de rambursare nu a fost depus n termen de 45 de zile de la data primirii
prefinanrii;
AMPOSDRU nu poate recupera 60% din valoarea primei cereri de prefinanare n termen de 3 luni
de la acordarea acesteia.

Procentul ce se va aplica fiecrei cereri de rambursare intermediare, pentru deducerea prefinanrii, va fi de
20% din valoarea cheltuielilor eligibile.

Beneficiarul are obligaia s vireze n conturile de prefinanare ale partenerilor naionali prefinanarea
aferent fiecruia, n termen de max. 5 zile de la data ncasrii, iar partenerilor transnaionali n max. 10 zile.

III.6 RAPORTARE FINANCIAR

Raportarea financiar trebuie corelat cu:
raportarea tehnic;
bugetul proiectului (anexa 2 la Contractul de finanare i capitolul Detalierea bugetar din cadrul
Cererii de finanare);
graficul desfurrii activitilor din Cererea de finanare.
58


Termenele la care trebuie depuse documentele prin care se realizeaz raportarea financiar trebuie
respectate, i anume:
Graficul estimativ privind depunerea cererilor de rambursare (anexa 25 a Instruciunii 87) - 30 de
zile de la data depunerii cererii de prefinanare sau 90 de zile de la data nceperii proiectului, dac nu
se depune cerere de prefinanare;
Graficul estimativ privind depunerea cererilor de plata (anexa 26 a Instruciunii 87), la fiecare cerere
de rambursare;
Previziuni trimestriale de cheltuieli, la fiecare trei luni pentru trimestrul urmtor, pe baza
informaiilor din fluxul de numerar;
Cererile de rambursare nsoite de Evidena de cheltuieli generat de ActionWeb (anexa 2 a
Instruciunii 73) i rapoartele auditorului;
Cereri de plat (dup caz);
Cereri de rambursare suplimentare (dac este cazul);
Formularul 9 - Notificarea privind reconcilierea contabil.

! Pentru contractele noi (2014) primul Grafic estimativ privind depunerea cererilor de rambursare se
trimite n 10 zile de la semnarea contractului de finanare.

Cereri de rambursare, folosind formatul standard comunicat prin Instruciunile 73 i 87, inclusiv anexe, se
depun periodic la AMPOSDRU/OIPOSDRU mpreun cu un raport de verificare a cheltuielilor emis de
ctre auditorul financiar independent.
Cererea de rambursare trebuie s fie semnat, datat de ctre auditor i s poarte meniunea Transmis spre
auditare.

! n cazul n care raportul auditorului evideniaz cheltuieli neeligibile, acestea nu trebuie incluse n
evidena cheltuielilor.

Evidena cheltuielilor eligibile se va completa n ActionWeb dup auditarea tuturor cheltuielilor ce fac
obiectul raportrii, corelate cu activitile din RTF.

Documentele justificative, pentru sumele raportate n Evidena de cheltuieli generat de ActionWeb,
trebuie:
S fie ntocmite conform prevederilor legale, s fie datate i semnate de expertul contabil i
nregistrate n contabilitate, s existe n original i s conin tampila Solicitat rambursare FSE -
POSDRU/Call/DMI/ID proiect iar pentru proiectele noi se va aduga dup ID proiect i n
sum de;
S fie evideniate n Registrele de cas, atunci cnd plile se realizeaz prin casierie;
n balanele de verificare lunare sunt reflectate toate operaiunile referitoare la implementarea
proiectului, pe conturi analitice distinct;
Fiele mijlocelor fixe, fia de eviden a obiectelor de inventar sau fia de magazie, NIR-uri, Bonuri
de consum, Proces-verbal de recepie/punere n funciune (unde este cazul), exist n original, sunt
semnate i stampilate;
S existe decizii, note de fundamentare sau alte documente care angajeaz i justific o cheltuial
eligibil proiectului efectuat de ctre Beneficiar sau de parteneri (dac este cazul);
Facturile parial acceptate s conin suma acceptat i suma rmas de pltit;
Plile si cheltuielile efectuate s fie n conformitate cu angajamentele legale ncheiate;
S respecte condiiile generale de eligibilitate a cheltuielilor din cadrul proiectului, conform
subcapitolului 3.1.3 Eligibilitatea cheltuielilor din Ghidul Solicitantului Condiii Generale din
2013, respectiv:
s fie efectiv pltit de ctre beneficiar de la data intrrii n vigoare a contractului de finanare
sau de la data menionat n contractul de finanare;
s fie prevzut n bugetul proiectului;
59

s fie n conformitate cu principiile unui management financiar riguros, avnd n vedere
utilizarea eficient a fondurilor i un raport optim cost-eficien;
s fie nregistrat n contabilitatea Beneficiarului/Partenerului/Partenerilor, s fie
identificabil, verificabil i s fie dovedit prin facturi, n conformitate cu prevederile
legislaiei naionale sau de alte documente contabile cu valoare probatorie i s nu fi fcut
obiectul altor finanri publice;
s fie n conformitate cu prevederile legislaiei naionale i comunitare i cu prevederile
contractului de finanare;
s fie menionat n lista cheltuielilor eligibile prevzut n Ghidul Solicitantului Condiii
Specifice pentru fiecare cerere de propuneri de proiecte.
Cheltuielile efectuate s fie ncadrate corect pe capitolele din buget;
Cheltuielile din cadrul proiectului s fie efectuate n limita bugetului aprobat;
Cheltuielile efectuate s se ncadreze n limitele/plafoanele procentuale stabilite prin contractul de
finanare (cheltuieli de tip FEDR; cheltuieli generale de administraie, subcontractare);
Cheltuielile efectuate n cadrul proiectului sunt eligibile conform Ordinului 1117/2170 din 23 august
2010;
S existe declaraia pe propria rspundere privind existena/inexistena veniturilor generate de
proiect;
n cazul n care exist modificri la condiiile iniiale ale proiectului, acestea au fost comunicate la
timp;
Beneficiarul i partenerii din proiect asigur cofinanarea conform Contractului de finanare i
Acordului de parteneriat.

Beneficiarii care apeleaz la mecanismul Cererilor de plat pot depune o singur cerere de plat pe lun, cu
o valoare de minim 5.000 RON.
Pe originalele facturilor incluse n cererile de plat se va meniona i Factura a fost inclus n cererea de
plata nr/..

! Toate facturile/tatele de salarii/centralizatoarele pentru acordarea burselor, subveniilor i
premiilor introduse ntr-o Cerere de plat trebuie acceptate la plat, prin sigiliul i semntura Bun
de plat, n 3 zile lucrtoare.
! Pentru Cererile de plat, Beneficiarul are obligaia depunerii documentelor justificative n procent
de 100%.
! Pentru primirea sumelor aferente Cererilor de plat, Beneficiarul are obligaia deschiderii unui
cont de disponibiliti distinct la trezoreria statului de tipul 50.14.01. (n cazul n care nu are deja
deschis un astfel de cont) i s transfere, n termen de o zi, sumele cuvenite fiecrui partener, inclusiv
cele cuvenite lui, n conturile de disponibil distincte.
! n termen de maximum 5 zile lucrtoare de la ncasarea sumelor, beneficiarii/partenerii trebuie s
efectuieze plata pentru documentele nscrise n Notificarea transmis de AM/OIPOSDRU, iar n
maximum 10 zile lucrtoare de la data ncasrii, trebuie s depun Cererea de rambursare aferent
Cererii de Plat.

Cererea de rambursare suplimentar este o cerere de rambursare ce conine exclusiv cheltuieli ce se
declar eligibile ca urmare a soluionrii unor contestaii/concilieri n cadrul AMPOSDRU sau n urma
anulrii unei suspiciuni de neregul.

! Dup finalizarea perioadei de implementare a proiectului, n cadrul termenului stabilit pentru transmiterea
cererii de rambursare final, beneficiarii proiectelor POSDRU mai pot transmite la AM/OIPOSDRU
delegat, nainte de cererea de rambursare final, maximum 2 cereri de rambursare intermediar.

! Cererea de rambursare final, n cazul contractelor noi, se va depune n maximum 30 de zile de la
finalizarea implementrii Proiectului.

60

Formularul 9 - Notificare privind reconcilierea contabil se transmite n 30 de zile de la plata cererii de
rambursare final i conine doar sume ce au fost transferate ca prefinanare sau rambursare. Pentru
contractele noi (2014), teremenul este 30 zile de la ncheierea exerciiului financiar.
III.7 TAXA PE VALOAREA ADUGAT

REFERINE PRIVIND TAXA PE VALOAREA ADUGAT

Condiii generale pentru ca o cheltuial s fie eligibil
53
:
s fie efectiv pltit de ctre beneficiar, ntre 1 ianuarie 2007/data specific i 31 decembrie 2015, de
la data intrrii n vigoare a contractului de finanare/deciziei de finanare;
s fie nsoit de facturi, n conformitate cu prevederile legislaiei naionale sau de alte documente
contabile cu valoare probatorie, echivalent facturilor, pe baza crora cheltuielile s poat fi auditate
i identificate;
s fie n conformitate cu prevederile deciziei/ordinului de finanare sau ale contractului de finanare,
ncheiat de ctre AM sau OI, pentru i n numele acesteia;
s fie conform cu lista cheltuielilor eligibile din Ordinul specific POSDRU.

n mod specific, n cadrul POSDRU, AM a precizat o serie de condiii care trebuie s fie, de asemenea,
ndeplinite cumulativ pentru ca o cheltuial s fie considerat eligibil, i anume
54
:
a. s fie necesar pentru realizarea proiectului;
b. s fie prevzut n bugetul estimativ al proiectului;
c. s respecte principiile unui management riguros;
d. s nu fi fcut obiectul altor finanri publice.

! Cheltuieli neeligibile generale sunt:
taxa pe valoarea adugat deductibil;
dobnda i alte comisioane aferente creditelor;
cheltuielile colaterale care intervin ntr-un contract de leasing;
achiziia de echipament second-hand;
amenzi, penaliti i cheltuieli de judecat;
amortizare;
cheltuieli pentru locuine, achiziie imobile, teren - n funcie de anumite condiii.

! Documente necesare pentru rambursarea TVA eligibil
Declaraie c proiectul nu este generator de venit;
Declaraie pe propria rspundere privind nedeductibilitatea TVA;
Certificat de la ANAF.

! Condiii necesare pentru restituirea TVA

Meninerea destinaiei bunurilor i asigurarea exploatrii, mentenanei bunurilor/echipamentelor pe o
perioad de 3 ani dupa finalizarea proiectului.


53
Hotrrea nr. 759/2007
54
Ghidul Beneficiarului pentru proiecte finanate prin POSDRU
61

Beneficiarii care, potrivit prevederilor Codului fiscal, i exercit dreptul de deducere a TVA aferent
cheltuielilor eligibile, au obligaia s restituie la bugetul de stat sumele reprezentnd TVA dedus, a crei
contravaloare a fost pltit beneficiarilor
55
.


Dosarul de rambursare a TVA trebuie s cuprind:
Nota de fundamentare pentru ncheierea unui act adiional pentru restituirea contravalorii TVA
pltit aferent chletuielilor eligibile;
Actul adiional la contractul de finanare n vederea restituirii contravalorii TVA pltit aferent
chletuielilor eligibile;
Cererea de restituire a contravalorii taxei pe valoarea adugat pltit aferent cheltuielilor eligibile;
Borderoul cuprinznd documentele justificative pentru bunurile i serviciile achiziionate;
Documentele justificative care atest achiziionarea bunurilor i/sau a serviciilor
Balana de verificare lunar care s probeze nregistrarea n contabilitatea distinct a proiectului, a
sumei solicitate la plat privind taxa pe valoarea adgat aferent cheltuielilor eligibile.

III.8 AUDIT.

REGLEMENTARI
Comisia European a stabilit responsabilitile n materie de gestiune i control ale programelor i
proiectelor pe care le co-finaneaz.
Responsabilitile referitoare la auditul financiar se refer la faptul c
56
:
statele beneficiare trebuie s aplice sisteme de control i de gestionare adecvate;
CE trebuie s se asigure c sistemele funcioneaz eficient pe parcursul perioadei de aplicare a
programelor operaionale.
Obiectivul principal al unui audit financiar este acela de a stabili n ce msur cheltuielile prezentate de
beneficiari n cadrul declaraiilor de cheltuieli respect criteriile de eligibilitate.
Contractul de finanare aplicabil fiecrui apel de proiecte prevede atribuiile i obligaiile beneficiarilor cu
privire la auditarea financiar a cheltuielilor incluse n Evidena Cheltuielilor. De regul, aceste prevederi
specifice se regasesc n cadrul seciunii privind Rambursarea cheltuielilor.
Principalele obligaii ale beneficiarilor n cadrul proiectelor finanate prin POSDRU, cu privire la auditarea
cheltuielilor, sunt
57
:
fiecare Cerere de Rambursare (CR) trebuie s fie nsoit de un raport de verificare a cheltuielilor,
ntocmit de un auditor financiar independent i autorizat, n condiiile legii. n acest sens,
beneficiarul trebuie s se asigure c auditorul financiar contractat este membru valid i activ al
CAFR, respectiv c nu a fost sancionat de aceasta n ultimii 3 ani;
auditorul financiar trebuie s verifice dac toate cheltuielile declarate de beneficiar n Cererea de
Rambursare sunt reale, nregistrate n contabilitate i n evidena cheltuielilor i sunt eligibile;
auditorul financiar va emite Raportul de verificare a cheltuielilor n conformitate cu formatul
standard furnizat de AM POSDRU;
beneficiarul trebuie s pun la dispoziia auditorului financiar toate documentele i/sau informaiile
solicitate i s asigure toate condiiile pentru verificarea cheltuielilor.

Cadrul profesional n care se desfoar, n acest moment, auditul financiar aferent proiectelor finanate prin
POSDRU este ISRS 4400 Angajamente pentru efectuarea procedurilor convenite privind informaiile
financiare
58
.

55
OUG 64/2009, art. 15
56
Regulamentul CE nr. 1083/2006, Art. 72
57
Contractul de finanare, Art. 7, al. (13)-(19) n variantele de contracte ncheiate pn n anul 2010; Art. 5, cap. D, al. (9) (14 n varianta din decembrie
2013
58
Hotrrea CAFR nr. 73 din 20/09/2006 privind aprobarea procedurilor pentru controlul calitii de audit financiar i a serviciilor conexe a acestuia vezi
www.cafr.ro
62

ISRS 4400 stabilete reguli i ofer recomandri cu privire la responsabilitile profesionale ale auditorului
atunci cnd este ncheiat un angajament de efectuare a procedurilor convenite privind informaii financiare i
la forma i coninutul raportului pe care auditorul l emite n legtur cu un astfel de angajament.
Principalul atribut al acestui tip cadru de auditare l reprezint faptul c auditorul furnizeaz un raport asupra
constatrilor efective ale procedurilor convenite i nu exprim nicio asigurare. Fr asigurare, utilizatorii
raportului evalueaz pentru ei nii procedurile i constatrile raportate de ctre auditor i contureaz
propriile lor concluzii care decurg din audit.

Pentru punerea n aplicare a prevederilor privind auditul financiar din contractul de finanare, AM POSDRU
emite instruciuni specifice.

La aceast dat, sunt n vigoare Instruciunile 3 i 4 din 23.01.2009. Acestea includ Termenii de Referin
(Specificaiile Tehnice) privind activitatea auditorului financiar.

RECOMANDRI
Asigurai-v c bugetul din CF este suficient pentru contractarea unor servicii de auditare financiar
adecvate;
Auditul financiar este o activitate obligatorie acordai-i atenia adecvat;
Misiunea de audit nu este una de control, ci una de diligen. Beneficiarii trebuie s respecte
procedurile auditorilor;
Unele solicitri ale auditorului pot prea nerelavante, inutile sau chiar excesive. Anumite teste i
probe de audit pe care auditorul le proiecteaz i sunt necesare pentru formularea unei concluzii
(opinii) cu privire la anumite tipuri de cheltuieli;
Asigurai-v de faptul c auditorul contractat are cunotinele, timpul i disponibilitatea de a derula
n mod profesionist misiunea de audit;
Desemnai o persoan responsabil cu relaia cu auditorul (de obicei Responsabilul financiar).
Aceasta trebuie s aib cunotine detaliate despre Termenii de referin pentru activitatea
auditorului;
Planificai o ntlnire preliminar cu auditorul, naintea nceperii activitii, pentru a nelege ct mai
bine obiectivele, modul de lucru, tipurile de documente solicitate, timpul estimat pentru finalizarea
misiunii de audit;
Acordai resursele necesare i suficiente pentru ca auditul s se deruleze n mod eficient, astfel nct
rezultatele acestuia s fie semnificative;
Prezentarea documentelor supuse auditrii trebuie fcut n ordinea i pe baza Evidenei Cheltuielilor
(nu n ordine cronologic sau n ordinea nregistrrii n contabilitate).
n cazul partenerilor externi, este posibil ca acetia s includ n bugetul propriu i s efectueze
auditarea cheltuielilor proprii de ctre un auditor rezident n ara de origine. Astfel, auditorul
ntregului proiect nu va relua verificarea acestor cheltuieli, ci va include n raportul su concluziile
auditorului contractat de partenerul extern.

GREELI FRECVENTE
Tratarea activitii de audit ca pe o formalitate, neacordndu-i importana cuvenit. Rezultatul poate
fi un Raport de audit n care s fie evideniate cheltuielile neeligibile;
Unii beneficiari nu acord timp suficient auditorului pentru a finaliza activitatea de audit. n acest fel,
se pot face erori inclusiv n ceeea ce privete nedescoperirea unor cheltuieli neeligibile;
Achiziia unor servicii de audit ieftine, avnd ca unic criteriu preul, genereaz un Raport de audit
formal, care nu aduce niciun folos beneficiarului.

Lista de verificare a documentelor administrative pe care le poate solicita auditorul financiar:
Modificri n bugetul estimat al proiectului;
Schimbarea contului special pentru proiect;
nlocuirea sau introducerea de membri noi n echipa de management;
Modificarea duratei de implementare;
63

Suspendarea executrii contractului;
Alte modificri.

Documentaia care trebuie pregtit n vederea auditrii include:
Evidena cheltuielilor;
Extrasele de cont;
Registrele i nregistrrile contabile;
Balanele contabile;
Documentele justificative (dosare achiziii publice, facturi, tate de plat, contracte, etc.);
Raportul tehnico-financiar;
Cererea de rambursare.

Exemple de erori uzuale identificate n cursul auditului financiar
Totalul de plat este incorect;
Valoarea facturii nu coincide cu suma din contract;
Plata facturii a fost efectuat nainte de data stabilit n contract;
Suma nscris n OP este superioar sumei datorate;
Denumirea furnizorului sau contul sunt incorecte;
Lipsa documentelor pentru atestarea constituirii garaniei de bun execuie;
tatele de plat nu sunt nregistrate la ITM;
Numrul de ore nscrise n pontaj nu coincide cu numrul de ore din raportul de activitate, din tatul
de plat, respectiv din contractul de munc.

III.9 ELIGIBILITATEA CHELTUIELILOR
III.9.1 Cheltuieli cu personalul
Ce tip de cheltuieli se pot solicita spre rambursare?
Salarii i asimilate acestora:
salarii
prime, stimulente, bonusuri, ore suplimentare (conform legislaiei n vigoare)
Onorarii (inclusiv taxele i contribuiile sociale aferente conform legislaiei n vigoare)
Contribuii sociale aferente cheltuielilor salariale
contribuii de asigurri sociale de stat
contribuii de asigurri de omaj
contribuii de asigurri sociale de sntate
contribuii de asigurri pentru accidente de munc i boli profesionale
alte contribuii.
Documente justificative la raportare pentru cheltuielile cu personalul
Salarii:
contracte individuale de munc, pe perioad determinat sau nedeterminat, nregistrate n
REVISAL;
acte adiionale la CIM;
contract de munc la nivel de instituie / contract colectiv de munc, nsoit de decizia de ncadrare
pe post, etc.;
decizii de numire ca expert n cadrul proiectului (n cazul n care activitatea pe proiect reprezint
parte din totalul activitii conform CIM);
tate de salarii (inclusiv liste de avans sau lichidare, dup caz);
fie de pontaj (timesheet-uri), n cazul n care potrivit CIM expertul nu este alocat integral unei
activiti din cadrul proiectului;
fie de post aferente activitii prestate n cadrul proiectului;
rapoarte de activitate (conform instruciunilor emise de AM POSDRU);
primele, bonusurile, stimulentele, orele suplimentare trebuie s fie justificate n mod separat; acestea
pot fi pltite pe baz de Not justificativ, n baza unor obligaii legale sau contractuale sau n baza
unor activiti prestate n cadrul proiectului.
64

Onorarii:
contracte de prestri servicii ncheiate n baza Noului Cod Civil (contracte de antrepriz);
rapoarte de activitate (conform instruciunilor emise de AM POSDRU);
fie de pontaj (timesheet-uri);
livrabilul ntocmit de expert (dac este cazul).

ATENIE
! Respectarea plafoanelor maximale precizate n fiecare apel de proiecte, pentru fiecare tip de expert sau
poziie n cadrul echipei de management; conform Instruciunii 44/ 01.04.2011, aceste plafoane se refer la
salariul orar brut (fr contribuiile angajatorului);
! Plafoanele maximale nu reprezint o indicaie a valorii aferente salariilor, ci un plafon maxim; astfel,
fiecare expert este obligat s respecte legislaia naional n vigoare cu privire la nivelul de salarizare.
Exemple:
n cazul instituiilor publice, finanate integral de la bugetul de stat, trebuie respectate prevederile
Legii salarizrii unitare pentru experii angajai de ctre instituie.
n cazul beneficiarilor care funcioneaz n conformitate cu legi speciale (de ex. instituiile de
nvmnt universitile), fiind finanai i din surse proprii, acetia trebuie s respecte prevederile
legislaiei specifice, dac aceasta impune anumite restricii cu privire la nivelele de salarizare pentru
experii nominalizai n cadrul proiectelor.
! ncadrarea bugetar n funcie de contract. n cadrul categoriei Resurse Umane se vor include doar
contractele de munc i contractele de prestri servicii (conform Noului Cod Civil) sau contractele pentru
drepturi de autor cu persoane fizice. Contractele ncheiate cu Persoane Fizice Autorizate (PFA) sunt
incluse n categoria bugetar Alte Tipuri de Costuri subcategoria Cheltuieli subcontractate.
Situaia experilor angajai de parteneri transnaionali
! n cazul n care experii sunt rezideni n ara de origine a partenerului, acetia vor ncheia contractele de
munc conform legislaiei aplicabile n ara de origine. Documentele justificative, ct i calculul costurilor
salariale, trebuie s fie conform legislaiei respective, nsoite de o justificare explicit a modului de calcul i
a bazei legale aplicabile.
Exemple:
angajaii unor instituii publice din Italia i Spania nu au la baz contracte individuale de munc, ci
decizii de angajare pe o anumit poziie. Remuneraia aferent este stabilit n mod unitar conform
contractului colectiv de munc sau similar;
modul de calcul al salariului net, respectiv al contribuiilor aferente nu este similar celui din
Romnia. n acest sens, este necesar ca partenerul s realizeze un calcul detaliat al acestor costuri,
individual pentru fiecare expert, lund ca baz doar costul solicitat pe proiect.
! n cazul n care experii sunt rezideni n Romnia, trebuie s ncheie contracte de munc cu respectarea
evitrii dublei impuneri, respectiv cu opiunea privind reinerea integral sau parial a impozitului pe venit
la surs.

GREELI FRECVENTE / RECOMANDRI
! Alegerea, n mod incorect, a modalitii de angajare a experilor, pe baz de CIM versus contracte de
prestri servicii (antrepriz).
Principalele criterii care trebuie luate n considerare sunt:
regula privind angajarea de for de munc este CIM, cu respectarea prevederilor Codului Muncii.
Orice alt form de angajare reprezint o excepie;
experii pe termen lung (respectiv cei angajai pe o perioad mai mare de 6 luni consecutive), precum
i echipa de management a proiectului va fi angajat exclusiv n baza CIM;
experii pe termen scurt (angajai pe o perioad mai mic de 6 luni consecutive) pot fi angajai att n
baza unui CIM, ct i a unui contract de prestri servicii;
experii angajai n baza unui contract de prestri servicii trebuie s poat demonstra c nu desfoar
activiti dependente de angajator, nu utilizeaz resursele acestora, presteaz activiti pentru care
angajatorul nu are resurse proprii i finalizeaz activitatea cu un livrabil.

65

! Utilizarea contractelor pentru drepturi de autor pentru activiti incompatibile cu acest tip de contract.
Acest tip de contract poate fi utilizat doar n cazul experilor care presteaz o activitate care se supune
legislaiei privind proprietatea intelectual: prestaiile lectorilor, formatorilor, pentru elaborarea de curricule
de curs, studii i cercetri, etc.

! Angajarea unor experi n cadrul proiectului, fr a ine seama de limita timpului maxim de lucru emis de
legislaia romn. Astfel, un expert nu poate depi numrul de ore de munc pe zi prevzut n Instruciunea
64/01.02.2013; dei aceasta a fost emis n februarie 2013 i, n anumite cazuri, a produs efecte retroactiv,
fiind interpretat ca o precizare adus ncadrrii n prevederile Codului Muncii.

III.9.2 Cheltuieli cu cazarea, transportul i diurna.
Ce tip de cheltuieli se pot solicita spre rambursare?
Transport de persoane (personal propriu, participani, alte persoane)
Reguli generale:
se pot solicita cheltuieli cu deplasarea persoanelor la distane mai mari de 5 km fa de locul de munc;
se solicit cheltuiala pe distana dus-ntors, pe ruta cea mai scurt i economic;
distanele se stabilesc pe baza unor referine acceptate ca fiind obiective (ex.: www.distanta.ro). Aceste
informaii se includ n ordinul de deplasare sau ntr-un document echivalent (n cazul participanilor).
Reguli specifice:
n cazul beneficiarilor instituii publice n cazul beneficiarilor privai (care nu sunt
instituii publice)
Deplasri interne
a) cu avionul, pe orice distan, clasa economic;
b) cu trenul, conform criteriilor specifice n
funcie de distan;
c) cu navele de cltori, dup tariful clasei I;
d) cu mijloace de transport auto i transport n
comun, dup tarifele stabilite pentru aceste
mijloace;
e) cu mijloace de transport auto ale unitilor;
f) cu autoturismul proprietate personal, numai
cu aprobarea prealabil a ordonatorului de
credite. n acest caz, posesorul autoturismului va
primi contravaloarea a 7,5 litri carburant la 100
km parcuri pe distana cea mai scurt.
(Sursa: HG nr. 1.860/2006, Art. 13-16)

Deplasri externe
a) cu avionul
- la clasa economic; prin excepie, la clasa
business, cu aprobarea instituiei, n cazul n care
se poate dovedi c nu erau locuri la clasa
economic i deplasarea nu se putea amna;
b) cu trenul;
- n general, la clasa I cu vagon de dormit, un loc
n cueta de 2-4 locuri;
b) cu mijloace auto n situaia n care cheltuielile
totale sunt inferioare tarifelor practicate n cazul
cltoriei cu avionul;
- Transportul dus-ntors, pe distana dintre
avionul, pe orice distan, clasa economic;
trenul clasa a II-a pe distane sub 300 km
(clasa I sau vagonul de dormit, pentru
distane peste 300 km);
navele de cltori, dup tariful clasei I;
mijloace de transport n comun;
mijloace de transport auto, maximum 7,5 litri
combustibil/100 km;
rezervarea locurilor, suplimentele de vitez i
comisioanele ageniilor de voiaj/turism;
taxi, la i de la aeroport, gar, autogar sau
port i locul delegrii ori locul de cazare;
taxele pentru trecerea podurilor;
taxele de traversare cu bacul;
taxele de aeroport, gar, autogar sau port;
alte taxe privind circulaia pe drumurile
publice.

66

aeroport sau gar i locul de cazare, se face cu
mijloacele de transport n comun sau cu taxiul.
Pentru ndeplinirea programului stabilit se pot
nchiria att mijloace de transport, n vederea
deplasrii n grup, n interiorul rii de destinaie,
ct i diferite mijloace de comunicaii, cu acordul
prealabil al conducatorului instituiei
(Sursa: HG nr. 518/1995, Cap. 3)

Cazare
Cheltuielile de cazare sunt eligibile cu ncadrarea n plafoanele maximale, stabilite prin Ordin privind
eligibilitatea cheltuielilor:
600 lei pe zi/persoan pentru deplasrile externe;
300 lei pe zi/persoan pentru deplasrile interne.
(Sursa: Ordin comun 1117/2170 din 17.08.2010)

n cazul beneficiarilor instituii publice n cazul beneficiarilor privai (care nu sunt
instituii publice)
Cazare intern
- aplicabil pentru locaii la distan mai mare de
50 km de localitatea n care se afl locul
permanent de munc;
- cazarea n uniti de cazare a cror clasificare
este de maximum 3 stele sau margarete;
- n cazul n care cazarea s-a fcut ntr-o structur
de primire turistic de confort superior celei de 3
stele, se deconteaz numai 50% din tariful de
cazare perceput.
(Sursa: HG nr. 1.860/2006, Art. 26)

Cazare extern
- Plafonul de cazare se acord n raport cu
categoria de diurn n care se ncadreaz
personalul, la nivelul prevzut pentru fiecare ar
n care are loc deplasarea, potrivit anexei la HG
1860/2006 cu modificrile i completrile
ulterioare;
- Prin cheltuieli de cazare se nelege, pe lng
tarifele sau chiria pltite, i eventualele taxe
obligatorii pe plan local, precum i costul
micului dejun, atunci cnd acesta este inclus n
tarif.
(Sursa: HG nr. 518/1995, Art. 9)
cheltuielile de cazare - hoteluri, moteluri,
etc., clasificate 3 stele sau margarete;
taxa de parcare hotelier, taxa de staiune i
alte taxe;
micul dejun dac este inclus n costul
cazrii.


Diurn (pentru personalul propriu)
Reguli generale:
numrul zilelor calendaristice - 24 de ore/zi delegare;
diurna se acord numai dac delegarea este de minim 12 ore.
67

Cheltueilile de diurn sunt eligibile cu ncadrarea n plafoanele maximale, stabilite prin Ordin privind
eligibilitatea cheltuielilor:
350 lei pe zi/persoan deplasri externe;
200 lei pe zi/persoan deplasri interne.
(Sursa: Ordin comun 1117/2170 din 17.08.2010)

n cazul beneficiarilor instituii publice n cazul beneficiarilor privai (care nu sunt
instituii publice)
Diurna intern
- aplicabil pentru locaii la distan mai mare de
5 km de localitatea n care i are locul
permanent de munc;
- indemnizaie zilnic de delegare sau de detaare
de 13 lei.
(Sursa: HG nr. 1.860/2006, Art. 9)

Diurna extern
- diurna n valut se acord la nivelul prevzut
pentru fiecare ar n care are loc deplasarea;
- pentru fraciunile de timp care nu nsumeaz 24
de ore, diurna se acord astfel: 50% pn la 12
ore i 100% pentru perioada care depete 12
ore;
- personalul trimis n strintate beneficiaz de
50% din diurna stabilit pentru ara n care are
loc deplasarea, n cazul n care sunt suportate din
alte surse cheltuielile pentru mas.
(Sursa: HG nr. 518/1995, Art. 7, 8 + Anexe)
Diurna intern i extern
diurna legal pentru instituii publice x 2,5
este integral deductibil fiscal;
orice sum peste aceasta, n limita plafonului
maximal, este eligibil, dar impozabil ca
venit suplimentar;
restul regulilor sunt similare cu cele pentru
instituii publice.


RECOMANDRI
Cheltuielile cu diurna, transportul i cazarea personalului propriu trebuie s fie justificate n relaie
direct cu activitile din graficul Gantt, precum i cu obiectivele proiectului; n lipsa acestor
justificri, cheltuielile pot fi considerate neeligibile;
n cazul unor deplasri n grup, ntocmii documente centralizatoare, organizate pe locaii sau cursuri,
pentru experii sau participanii care beneficiaz de cheltuieli de transport i cazare, pentru eficien
n urmrirea cheltuielilor;
Solicitai experilor sau participanilor ca pe Ordinele de deplasare s nscrie, n mod clar, scopul
deplasrii, precum i distana n baza unei referine identificabile (de ex.www.distanta.ro).
GREELI FRECVENTE
! Diurna e aferent DOAR experilor care au ncheiat CIM. Nu se aplic contractelor civile i nici
participanilor din grupul-int;
! n cazul unor experi angajai pe baz de contracte de tip antrepriz (contracte civile), solicitarea la
rambursare a cheltuielilor de transport i cazare n afara onorariului este considerat cheltuial neeligibil;
Astfel, beneficiarii trebuie s ntocmeasc astfel de contracte cu luarea n considerare a urmtoarelor criterii:
fie include n onorarii toate costurile aferente ducerii la ndeplinire a obiectului contractului;
fie include o sum forfetar sau maxim pentru cazare i transport, cu specificarea c aceasta va fi
suportat de expert, fiind ulterior decontat i pltit de beneficiar.
! Dei calculul cheltuielii cu transportul auto este fcut n mod corect, documentul justificativ primar nu
acoper integral suma solicitat spre rambursare.

68

III.9.3 Cheltuieli pentru subvenii (ajutoare, premii) i burse.
Ce tip de cheltuieli se pot solicita spre rambursare?
Subvenii (ajutoare, premii) acordate pentru elevi, studeni, tineri absolveni, ucenici i nsoitorii acestora
Subvenii (ajutoare, premii) pentru angajatori:
a. subvenii (ajutoare, premii) pentru ntreprinderile care angajeaz ucenici, tineri absolveni
b. subvenii (ajutoare, premii) pentru plata salariilor noilor angajai, pe o perioad stabilit n hidul
solicitantului;
c. alocaii financiare pentru ntreprinderile ai cror angajai sunt implicai n programe de formare
profesional continu, n vederea suplinirii absenei acestora n perioada de formare
d. subvenii (ajutoare, premii) pentru plata salariilor angajailor din ntreprinderile sociale.
Subvenii (ajutoare, premii) pentru angajaii care fac parte din grupuri vulnerabile i au nevoie de sprijin
financiar suplimentar n vederea participrii la formarea profesional continu sau la programe de
ucenicie (de exemplu, persoane care aparin minoritilor etnice, persoane cu dizabiliti, persoane care
triesc n comuniti izolate/srace, alte persoane dezavantajate)
Subvenii (ajutoare, premii) pentru participani omeri i persoane inactive;
Subvenii (ajutoare, premii) pentru persoane aparinnd grupurilor vulnerabile
Subvenii (ajutoare, premii) pentru cursani pe perioada derulrii cursurilor
Subvenii (ajutoare, premii) pentru nregistrarea drepturilor de autor
Subvenii (ajutoare, premii) pentru servicii sociale de ngrijire pentru persoanele dependente (btrni,
copii, persoane cu dizabiliti)
Premii n cadrul unor concursuri
Burse de studii pentru elevi, studeni, doctoranzi
Burse postdoctorat;
Burse sociale;
Burse de merit.

Documente justificative la raportare
Reguli generale:
trebuie s fie menionate n mod expres i detaliat n cadrul cererii de finanare i a bugetului aferent;
se pot acorda doar persoanelor din grupul-int.
Documentele care, n mod uzual, stau la baza justificrii acestora sunt:
Subvenii
regulamentul acordrii subveniilor ctre grupul-int (de ex.: Regulament intern privind acordarea
subveniilor unor categorii defavorizate, primilor 10 cursani, etc.);
documente justificative privind apartenena la grupul-int (de ex.: persoane defavorizate, grupuri
vulnerabile, documente privind nregistrarea ca omeri, etc.);
documente justificative privind ndeplinirea condiiilor n ceea ce privete primirea subveniilor (de
ex.: liste de participare la cursuri, rezultate oinute la teste de verificare, etc.).
Burse
regulamentul privind selectarea bursierilor (de ex.: Regulament intern, concurs, etc.);
documente justificative privind apartenena la grupul-int (de ex.: diploma de absolvire, documente
privind nscrierea n programul de doctorat / post-doctorat, etc.);
contract de studii;
documente privind ndeplinirea obligaiilor din contractul de studii (de ex.: rapoarte tiinifice,
rapoarte ale conductorilor de doctorat/cercetare, alte livrabile articole publicate, etc.)

RECOMANDRI
ncheiai contracte cu fiecare beneficiar de subvenii sau premii;
ntocmii cte un dosar cu fiecare dintre acetia. Atenie la solicitarea de documente doveditoare
privind apartenena la grupul-int eligibil;
efectuai plile prin instrumente bancare. Plile n numerar sunt adesea indicatori de posibile
fraude.

69

GREELI FRECVENTE
! lips contracte ncheiate cu beneficiarii subveniilor sau burselor;
! lips regulamente/reguli pentru acordare subvenii, premii;
! n cazul n care un bursier nu i completeaz integral programul i nu l finalizeaz cu lucrarea pentru care
a fost admis, ntreaga cheltuial cu bursele pltite pn n acel moment este neeligibil. Prin urmare, echipa
de management trebuie s urmreasc constant i consecvent ndeplinirea obligaiilor asumate de ctre
bursieri.


III.9.4 Cheltuieli pentru derularea proiectului.
Ce tip de cheltuieli se pot solicita spre rambursare?
Servicii de sonorizare
n general, aceste cheltuieli sunt asociate organizrii de evenimente, conferine, cursuri, etc.
Traducere i interpretare
pot fi asociate organizrii de evenimente, conferine, cursuri, etc;
pot fi de asemenea traduceri de documente pentru partenerii transnaionali, interpretariat n cadrul
unor conferine, cursuri cu invitai transnaionali, etc.
Prelucrare date
ntreinere, actualizare i dezvoltare aplicaii informatice
achiziia de website-uri;
dezvoltarea de aplicaii informatice.
Achiziionare de publicaii, cri, reviste
acestea trebuie s fie justificate n relaie direct cu scopul i obiectivele proiectului i ncadrate la o
activitate conform graficului Gantt.
Concesiuni, brevete, licene, mrci, etc.
include programe informatice (de ex.: MS Windows sau similar, MS Office sau similar, etc.)
Materiale consumabile:
a) materii prime i materiale necesare derulrii cursurilor practice
b) cheltuieli cu hrana;
c) materiale direct atribuibile activitilor de educaie i formare
d) papetrie:
se refer doar la acele consumabile al cror consum poate fi justificat n relaie direct cu grupul-
int. A nu se include aici cheltuielile aferente derulrii proiectului, respectiv cele asociate echipei de
management i experilor de implementare;
de ex.: hrana se poate solicita sub form de catering pentru cursuri sau ntlniri aferente cursurilor de
formare sau sesiunilor de informare pentru grupul-int, dar nu pentru edine de planificare ale
echipei de management.

DOCUMENTE JUSTIFICATIVE LA RAPORTARE
n general, pentru fiecare tip de cheltuial se solicit urmtoarele documente justificative:
contractul de prestri servicii (unde se aplic);
factur extern sau intern sau bon fiscal stampilat;
avizul de nsoire a mrfii (daca este cazul);
bonul de consum;
proces verbal de recepie a lucrrii;
garania de bun execuie;
fia obiectelor de inventar;
registrul obiectelor de inventar;
fia mijloacelor fixe;
70

registrul mijloacelor fixe.
n cazul cheltuielilor legate de hran:
pontaj de mas/borderou/lista participani (n cazul serviciilor de tip catering)

RECOMANDRI
ncadrai fiecare cheltuial pe care intenionai s o solicitai spre rambursare n categoria cea mai
potrivit, conform bugetului proiectului;
justificai cheltuielile ocazionate de activiti n legatur direct cu grupul-int.


GREELI FRECVENTE. EXEMPLE
! Materialele consumabile aferente grupului-int sau utilizate n cadrul unor activiti cu grupul int trebuie
justificate n mod temeinic, precum i nsoite de bonuri de consum. n caz contrar, acestea se pot ncadra ca
i cheltuieli generale de administraie;
! Cheltuiala cu hrana nu reprezint mese servite de ctre echipa de management sau de ctre experii de
implementare. Documentele de achiziie pentru alimente nu reprezint justificarea eligibilitii acestei
cheltuieli.

III.9.5 Cheltuieli aferente taxelor
Ce tip de cheltuieli se pot solicita spre rambursare?
Taxe de certificare a competenelor (inclusiv taxe de certificare a competenelor profesionale obinute pe
alte ci dect cele formale)
Taxe de evaluare/acreditare/autorizare a programelor de formare/educaie (inclusiv a acelora care
furnizeaz pregtirea teoretic n cadrul programelor de ucenicie)
Taxe de eliberare a certificatelor de calificare;
Taxe de autorizare pentru angajatorii care organizeaz ucenicia la locul de munc
Taxe de atestare pentru persoanele din ntreprinderi care au rol de maitri de ucenicie
Taxe de autorizare a centrelor de evaluare de competene
Taxe de participare la programe de formare/educaie
Taxe pentru nfiinarea ntreprinderilor sociale.

DOCUMENTE JUSTIFICATIVE LA RAPORTARE
Reguli generale:
taxele incluse n aceast categorie trebuie s fie n relaie direct cu grupul-int;
trebuie s fie necesare activitilor proiectului i s fie obligatorii n vederea atingerii indicatorilor
i/sau a obiectivelor propuse prin proiect;
se pot acorda doar n relaie cu persoanele din grupul-int.

STUDII DE CAZ. EXEMPLE
taxe de autorizare pentru cursuri (autorizri aferente Autoritii Naionale pentru Calificri - ANC);
taxe de admitere la cursuri de perfecionare (de ex.: cursuri organizate de operatori autorizai,
universiti, etc.);
taxe de admitere la programe de ucenicie.

GREELI FRECVENTE
! Taxele pentru participare la conferine sau cursuri interne sau internaionale, care nu au legtur cu scopul
i indicatorii proiectului, nu sunt eligibile.
71

Exemplul 1: taxa pentru cursuri de perfecionare ale echipei de management, n domenii care nu fac obiectul
indicatorilor de proiect, cum ar fi achiziiile publice, management financiar, etc. Taxa pentru acces i
participare la conferine internaionale ale experilor, etc.;
Exemplul 2: taxa de participare la o conferin internaional nu este o cheltuial eligibil, doar pentru faptul
c experii din cadrul proiectului au o legtur profesional cu tematica acelei conferine.
! Orice taxe care nu au legatur cu grupul-int nu reprezint cheltuieli eligibile.

III.9.6 Cheltuieli aferente activitilor subcontractate (externalizate)
Ce tip de cheltuieli se pot solicita spre rambursare?
.1. Cheltuieli aferente diverselor achiziii de servicii specializate, pentru care beneficiarul nu are expertiza
necesar, inclusiv managementul proiectului i consultan juridic
.2. Cheltuieli aferente contractelor ncheiate cu operatori economici (inclusiv PA) n vederea furnizrii
unor servicii:
a) organizarea de evenimente;
b) pachete complete coninnd transport, cazare i/sau hrana participanilor/personalului propriu
c) audit financiar extern;
d) expertiz contabil
e) editarea i tiprirea de materiale pentru sesiuni de instruire/formare
f) editarea i tiprirea de materiale publicitare.

Reguli generale
Subcontractare (externalizare) reprezint acel acord scris/contract ncheiat n baza legislaiei relevante, prin
care beneficiarul ncredineaz o activitate sau o parte limitat a unei activiti asumate prin cererea de
finanare unei tere persoane juridice, alta dect entitile partenere.
Nu sunt eligibile:
subcontractrile care determin o cretere a costului de executare a operaiunii, fr a aduce o valoare
adugat;
subcontractrile n care plata se definete n procente din costul total al proiectului.
Subcontractorii se angajeaz s furnizeze organismelor de audit i AM/OI toate informaiile necesare privind
activitile subcontractate.
Procentul maxim de subcontractare prevazut n Ghidul Beneficiarului pentru POSDRU: maxim 49% din
total buget cheltuieli eligibile (n acest plafon sunt incluse i cheltuielile de tip FEDR).

RECOMANDRI
fiecare partener poate subcontracta acele servicii pentru care nu are expertiz n cadrul propriei
organizaii, cu excepia serviciilor de management de proiect, care pot fi subcontractate doar de
beneficiar;
serviciile subcontractate de fiecare partener trebuie s fie ncadrate n graficul activitilor Gantt,
precum i n Acordul de parteneriat;
subcontractarea se face cu respectarea regulilor privind achiziiile n cadrul proiectului, conform
legislaiei aplicabile (a se vedea seciunea Achiziii).

GREELI FRECVENTE
! Nu se pot subcontracta servicii pentru care beneficiarul (sau partenerii) au resursele necesare declarate ca
atare n cadrul cererii de finanare. De ex., dac exist consilier juridic angajat n cadrul proiectului, nu se
pot subcontracta servicii juridice;
! Nu se pot subcontracta servicii partenerilor;
! Costul serviciilor subcontractate trebuie s fie justificat n mod economic, pentru a nu exista riscul ca
acestea s fie supraevaluate;
72

! n cazul subcontractrii ctre PFA, costul serviciilor prestate de acestea trebuie s se ncadreze n
plafoanele maximale admise pentru experi.

III.9.7 Cheltuieli pentru nchirieri i leasing, necesare derulrii activitilor proiectului

Ce tip de cheltuieli se pot solicita spre rambursare?
6.1. nchiriere (locaii, bunuri):
a) nchiriere sedii, inclusiv depozite
b) nchiriere spaii pentru desfurarea diverselor activiti ale operaiunii
c) nchiriere echipamente
d) nchiriere vehicule
e) nchiriere diverse bunuri.
6.2. Rate de leasing pltite de utilizatorul de leasing pentru:
a) echipamente;
b) vehicule;
c) diverse bunuri mobile i imobile.

DEFINIII
Termenul leasing, n nelesul prevzut de legislaia naional n vigoare, este de 2 tipuri
59
:
Leasing financiar - ndeplinete una sau mai multe dintre urmtoarele condiii, care se refer la:
1) riscurile i beneficiile aferente dreptului de proprietate;
2) obligaia utilizatorului de a prelua dreptul de proprietate la finalul contractului;
3) dreptul utilizatorului de a opta pentru cumprarea bunului, la un anumit pre maxim;
4) perioada de folosire a bunului n sistem de leasing;
Leasing operaional - operaiunea de leasing care nu ndeplinete nici una dintre condiiile prevzute mai
sus.

Rata de leasing reprezint:
n cazul leasingului financiar, cota-parte din valoarea de intrare a bunului i a dobnzii de leasing.
Valoarea de intrare reprezint valoarea la care a fost achiziionat bunul de ctre finanator, respectiv
costul de achiziie. Dobnda de leasing reprezint rata medie a dobnzii bancare pe piaa
romneasc;
n cazul leasingului operaional, cota de amortizare calculat n conformitate cu actele normative n
vigoare i un beneficiu stabilit de prile contractante.

DOCUMENTE JUSTIFICATIVE LA RAPORTARE
Cheltuielile legate de leasing sunt eligibile n urmtoarele condiii
60
:
Utilizatorul de leasing este beneficiarul cofinanrii din POSDRU.
Ratele de leasing (exclusiv avansul i valoarea rezidual) pltite de utilizatorul de leasing locatorului,
nsoite de o factur achitat sau de un document contabil cu valoare justificativ echivalent,
constituie o cheltuial eligibil pentru finanarea din POSDRU.
Celelalte costuri legate de contractul de leasing (taxe, marja locatorului, costuri de refinanare,
cheltuieli generale, cheltuieli de asigurare) sunt excluse din cheltuielile eligibile, rata de leasing fiind
eligibil pentru finanare din POSDRU.
RECOMANDRI

59
Art. 2 din OG nr. 51/1997 privind operaiunile de leasing i societile de leasing, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 90/1998, republicat, cu
modificrile i completrile ulterioare
60
Ordin comun 1117/2170 din 2010
73

cheltuiala cu leasingul unui echipament trebuie n mod obligatoriu s aib o legatur direct cu
scopul i activitile proiectului;
att chiria, ct i leasingul trebuie s fie justificate ca fiind realizate la preul pieei, la data lurii
deciziei; aceasta presupune ca beneficiarul s efectueze un studiu de pia.

GREELI FRECVENTE. EXEMPLE
! Conform Ordinului comun 1117/2170 din 2010, orice alte costuri n afara ratei de leasing sunt considerate
neeligibile. Acestea cuprind: taxe, marja locatorului, costuri de refinanare, cheltuieli generale, cheltuieli de
asigurare.
! n acest sens, dei regulile de eligibilitate ale cheltuielilor prevd ca fiind eligibile acele cheltuieli fr de
care nu s-ar putea realiza o activitate sau o parte din acea activitate, n sensul strict al nelesului prevederii
Ordinului comun 1117/2170 din 2010, asigurarea de rspundere civil e considerat cheltuial neeligibil.
! n cazul unei achiziii de echipamente n sistem leasing, beneficiarul are obligaia justificrii alegerii
acestei opiuni fa de alternativa achiziiei, att prin prisma avantajelor economice, ct i a beneficiilor
pentru proiect, dar i prin prisma sustenabilitii.
III.9.8 Cheltuieli de informare i publicitate
Ce tip de cheltuieli se pot solicita spre rambursare?
a. producia materialelor publicitare i de informare
b. tiprirea/multiplicarea materialelor publicitare i de informare;
c. difuzarea materialelor publicitare i de informare
d. dezvoltare/adaptare pagini web;
e. nchirierea de spaiu publicitar
f. alte activiti de informare i publicitate.

RECOMANDRI
cheltuielile cu publicitatea trebuie s fie justificate n scopul realizrii promovrii scopului i
rezultatului proiectului, nu al beneficiarului n general;
se vor avea n vedere n mod strict regulile privind identitatea vizual n cadrul contractelor
POSDRU, conform Manualului de identitate vizual.

GREELI FRECVENTE. EXEMPLE
! Realizarea unui clip publicitar care are ca obiect, pe lng activitile din cadrul proiectului, i promovarea
beneficiarului n sine, nu reprezint dect parial o cheltuial eligibil;
! Documentarea n cadrul unui clip publicitar a activitilor realizate n cadrul unor sesiuni de formare sau
ateliere de lucru, chiar dac prezint grupul-int, nu reprezint o cheltuial eligibil dect dac materialul
este diseminat n mod public i dac prezint n mod explicit realizarea obiectivelor propuse n cadrul
proiectului.

III.9.9 Cheltuieli de tip FEDR
Ce tip de cheltuieli se pot solicita spre rambursare?
a. Terenuri
b. Amenajri de terenuri
c. Construcii
d. Instalaii tehnice
e. Mobilier, aparatur, birotic i echipamente de protecie
a. Alte cheltuieli pentru investiii
Reguli generale
n Ordinul comun 1117/2170 din 2010, se precizeaz anumite reguli privind cheltuielile de tip FEDR, cu
privire la:
a. Achiziia de terenuri
nu trebuie s depeasc 10% din costul total eligibil al proiectului;
74

trebuie s fie n relaie direct cu obiectivele proiectului;
preul trebuie s fie certificat de un expert independent cu privire la valoarea de pia.
b. Achiziia de bunuri imobile (cldiri, echipamente, etc.)
s nu fi fcut obiectul unei finanri nerambursabile n ultimii 10 ani;
trebuie s fie n relaie direct cu obiectivele proiectului;
preul trebuie s fie certificat de un expert independent cu privire la valoarea de pia.
De verificat:
dac cheltuielile se ncadreaz n suma stabilit n buget;
existena mijloacelelor fixe;
dac s-au respectat instruciunile privind identitatea vizual.
RECOMANDRI
n cadrul Ghidului Beneficiarului, se precizeaz plafonul maxim n care trebuie s se ncadreze
cheltuielile de tip FEDR; acesta reprezint un procent aplicat cheltuielilor totale eligibile. De obicei,
acest procent variaz ntre 10% 15%, n funcie de tipul de apeluri de proiecte i axe;
n cadrul acestei categorii, n afara de terenuri i cldiri, se achiziioneaz, de regul alte bunuri de
folosin ndelungat, de natura imobilizarilor corporale (mijloace fixe);
Dei att partenerii, ct i beneficiarii pot achiziiona bunuri de tip FEDR, n vederea asigurrii
sustenabilitii proiectului este recomandabil ca acestea s fie achiziionate de beneficiar i date spre
utilizare partenerilor.
GREELI FRECVENTE
! Achiziionarea unor bunuri n exces, care nu pot fi justificate prin activitile bugetate sau numrul de
experi (de ex.: achiziia unui numr mai mare de laptopuri dect numrul experilor de implementare).

III.9.10 Cheltuieli generale de administraie (Cheltuieli indirecte) CGA.
Ce tip de cheltuieli se pot solicita spre rambursare?
1.Cheltuieli aferente personalului administrativ i personalului auxiliar.
1.1. Salarii i asimilate acestora:
a) salarii;
b) prime, stimulente, bonusuri, ore suplimentare (conform legislaiei n vigoare).
1.2. Contribuii sociale aferente cheltuielilor salariale i cheltuielilor asimilate acestora (contribuii
angajai i angajatori):
a) contribuii de asigurri sociale de stat;
b) contribuii de asigurri de omaj
c) contribuii de asigurri sociale de sntate
d) contribuii de asigurri pentru accidente de munc i boli profesionale
e) alte contribuii.
1.3. Onorarii (inclusiv taxele i contribuiile sociale aferente conform legislaiei n vigoare).
1.. Plata serviciilor pentru medicina muncii, prevenirea i stingerea incendiilor, sntatea i securitatea n
munc.
2. Utiliti:
a) ap i canalizare
b) servicii de salubrizare;
c) energie electric
d) energie termic i/sau gaze naturale
e) telefoane, fax, internet, acces la baze de date;
f) servicii potale i/sau servicii curierat
3. Servicii de administrare a cldirilor:
a) ntreinerea curent
b) asigurarea securitii cldirilor
c) salubrizare i igienizare.
. Servicii de ntreinere i reparare echipamente i mijloace de transport:
a) ntreinere echipamente
75

b) reparaii echipamente
c) ntreinere mijloace de transport
d) reparaii mijloace de transport.
5. Arhivare documente.
6. Amortizare active.
. Cheltuieli financiare i juridice (notariale):
a) prime de asigurare bunuri (mobile i imobile) i asigurarea medical pentru cltoriile n
strintate
b) cheltuieli aferente deschiderii, gestionrii i operrii contului/conturilor bancare al/ale
proiectului;
c) cheltuielile aferente garaniilor oferite de bnci sau alte instituii financiare
d) taxe notariale.
. Multiplicare, cu excepia materialelor de informare i publicitate.
. Conectare la reele informatice.
10. Cheltuieli aferente procedurilor de achiziie public.
11. Abonamente la publicaii de specialitate.
12. Materiale consumabile:
a) cheltuieli cu materialele auxiliare;
b) cheltuieli cu materialele pentru ambalat;
c) cheltuieli cu alte materiale consumabile.

DEFINIIE
Costurile indirecte sunt costurile efectuate de ctre Beneficiar i/sau Parteneri, care nu sunt sau nu pot fi
atribuite n mod direct unei operaiuni i nu pot fi msurate corespunztor n legtur cu activitatea finanat.

RECOMANDRI
n cadrul contractului de finanare, se precizeaz plafonul maxim n care trebuie s se ncadreze
CGA; acesta reprezint un procent aplicat cheltuielilor directe mai puin celor de tip FEDR; de
obicei, acest procent variaz ntre 5% 15%, n funcie de tipul de beneficiar (instituii publice,
entiti private);
Dei nu se specific n mod clar n niciun document emis de AM POSDRU, este recomandabil s se
respecte plafonul maxim la nivelul fiecrei CR, ct i la nivelul fiecrui partener.
Activitile pesonalului auxiliar ncadrat la CGA trebuie s fie justificate n cadrul proiectului. Nu
orice tip de expert poate fi inclus n aceast categorie (de ex.: personalul din cadrul unui departament
de asigurarea calitii nu se justific n cadrul unui proiect de formare; activitatea unei secretare de
rector din cadrul unei universiti nu este eligibil dect n cazul n care n fia de post i se atribuie
activiti specifice de suport n cadrul proiectului);
n cadrul categoriei de prime pentru bunuri mobile se poate ncadra asigurarea obligatorie auto, n
cazul unui vehicul achiziionat n sistem leasing;
Serviciile de mentenan i reparaii sunt eligibile doar dac se refer la echipamente achiziionate n
cadrul proiectului sau n cazul celor puse la dispoziie de beneficiar sau parteneri n scopul derulrii
proiectului; acestea trebuie detaliate astfel nct s se fac legtura cu activitile din proiect;
Cheltuielile cu utilitile sunt eligibile n baza unei decizii a reprezentantului fiecrui partener, ca
procent din totalul cheltuielii realizate de acesta; criteriul de alocare a acestora trebuie s fie justificat
n mod obiectiv i rezonabil (de ex.: cheltuielile cu comunicaiile se aloc n funcie de numrul de
experi implicai n proiect, iar chetuielile cu apa, energia i cldura se aloca un funcie de suprafaa
alocat desfurrii proiectului);
Amortizarea este eligibil doar n cazul n care bunul la care se refer este utilizat exclusiv n cadrul
proiectului i nu face obiectul unei achiziii n cadrul acestuia.




76

BIBLIOGRAFIE

Contractul de finanare variantele 2011 i 2013
Documentul Cadru de Implementare al POSDRU 20072013
Decizia AMPOSDRU nr. 2 prin care se modific art.17 alin 12 din modelul standard de notificare
AM/OI POSDRU delegat pentru modificarea contractului de finanare strategic/grant ca urmare a
modificrilor legislative
Ghidul Solicitantului - Condiii Generale, subcapitolul 7.3 - Aspecte financiare
Ghid privind relaiile de parteneriat ntre diverse entiti de drept public i privat - Versiune
octombrie 2009
HG nr. 759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate n cadrul operaiunilor
finanate
prin programele operaionale, cu modificrile i completrile ulterioare;
Hotrrea de Guvern nr. 218 din 23.03.2012 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a
prevederilor OUG nr. 64/2009
Hotrrea de Guvern 518/1995
Hotrrea de Guvern 1860/2006
Hotrrea CAFR nr. 73 din 20/09/2006
Instruciunea 82/29.11.2013 privind implementarea mecanismului decontrii cererilor de plat
Instruciunea 24 privind acordarea prefinanrii
Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat
Legea salarizrii unitare
Legea 53/2003, Codul muncii
Manualul Beneficiarului
Ordin 1117/2170/2010 pentru stabilirea regulilor de eligibilitate i a listei cheltuielilor eligibile n
cadrul operaiunilor finanate prin Programul operaional sectorial Dezvoltarea resurselor umane
20072013
Ordinul Ministrului Finanelor Publice nr. 3055/2009 actualizat (curs valutar)
OUG 64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru
obiectivul de convergen, aprobat cu modificri prin Legea nr. 362/2009
OUG 84/2013 pentru modificarea i completarea OUG/64
Regulamentul Parlamentului European i al Consiliului 1081/2006 (1304/2013), privind Fondul
Social European i de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1784/1999
Regulamentul Parlamentului European i al Consiliului nr. 1083/2006 (1303/2013), de stabilire a
anumitor dispoziii generale privind Fondul European de Dezvoltare Regional, Fondul Social
European i Fondul de coeziune i de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1260/1999
Regulamentul Parlamentului European i al Consiliului 1828/2006, stabilind regulile pentru
implementarea Regulamentului Consiliului (CE) nr. 1083/2006 n care se stabilesc prevederile
generale cu privire la Fondul European de Dezvoltare Regionala, Fondul Social European si Fondul
de Coeziune i pentru implementarea Regulamentului (CE) nr. 1080/2006 al Parlamentului European
i al Consiliului pentru Fondul European de Dezvoltare Regional
Politici contabile i proceduri contabile adecvate












77








COORDONATOR, FLORENTINA VRTEJ

AUTORI
CAPITOLUL I MANAGEMENTUL I IMPLEMENTAREA PROIECTELOR COFINANATE DIN POSDRU
IRINA POPESCU
FELICIA SCARLAT
CAPITOLUL II ASPECTE JURIDICE N IMPLEMENTAREA PROIECTELOR POSDRU
DIANA MARIA NEGU
FLORENTINA VRTEJ
CAPITOLUL III MANAGEMENTUL FINANCIAR AL PROIECTELOR POSDRU
ELENA BRBULESCU
MARIA IVAN
ERBAN VASILIU























Material realizat n cadrul contractului de servicii nr. POSDRU/7/7.1/AT/51 din data de 10.09.2013
Acest document nu reprezint n mod necesar poziia oficial a AMPOSDRU i nici a Guvernului
Romniei