Formacion de Auditores Ies

Ing.
Aida Ivonne Agudelo Pulido

310.2546027

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido
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Presentacin
Objetivo del Curso
Metodologa
Interpretacin de Requisitos NTC GP
1000:2009
Correlacin con el MECI 1000:2005
Ciclo del proceso de Auditoria
Reporte de No conformidades
Enfoque y realizacin de auditorias
Tcnicas de Auditoria
Informe de Auditoria
Competencia de Auditores
Intensidad
Participantes

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Objetivos
Reconocer la importancia de las auditoras
internas.

Reconocer las condiciones mnimas para el
desarrollo adecuado de las auditoras internas.

Identificar las competencias necesarias de los
auditores internos.

Desarrollar mtodos especficos involucrados en
el desarrollo de las auditoras internas.

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Objetivos
Reconocer los impactos que genera la realizacin de las
auditoras internas al interior de la organizacin.

Armonizar el ejercicio de la auditora bajo el modelo de la
NTC ISO 19011 y los lineamientos para la auditora de control.

Realizar simulacro de auditora integral (MECI GP 100).

Entrenar a los participantes en la ejecucin de auditoras
internas, como un mecanismo de verificacin de la
implementacin del Sistema de Calidad, con respecto a la
Norma NTC - GP 1000:2009 y MECI 1000:2005

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Antecedentes del Sistema de Gestin
para el Sector estatal
SISTEMA DE GESTION ESTATAL

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ANTECEDENTES
Ley 872 de 2003
Decreto 4110 de 2004
Decreto 4485 de 2009
NTC GP 1000:2009
MECI 1000:2005

Sistema de Gestin de Calidad
en la Rama Ejecutiva

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LEY 872 DE 2003
Artculo 4. Requisitos para su implementacin.

a)Identificar cules son sus usuarios, destinatarios o
beneficiarios de los servicios que presta o de las funciones
que cumple; los proveedores de insumos para su
funcionamiento; y determinar claramente su estructura
interna, sus empleados y principales funciones;

b) Obtener informacin de los usuarios, destinatarios o
beneficiarios acerca de las necesidades y expectativas
relacionadas con la prestacin de los servicios o cumplimiento
de las funciones a cargo de la entidad, y la calidad de los
mismos;

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Artculo 4. Requisitos para su Implementacin.

c) Identificar y priorizar aquellos procesos estratgicos y crticos
de la entidad que resulten determinantes de la calidad en la
funcin que les ha sido asignada, su secuencia e interaccin,
con base en criterios tcnicos previamente definidos por el
Sistema explcitamente en cada entidad;

d) Determinar los criterios y mtodos necesarios para asegurar
que estos procesos sean eficaces tanto en su operacin como
en su control;

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e) Identificar y disear, con la participacin de los servidores
pblicos que intervienen en cada uno de los procesos y
actividades, los puntos de control sobre los riesgos de mayor
probabilidad de ocurrencia o que generen un impacto
considerable en la satisfaccin de las necesidades y
expectativas de calidad de los usuarios o destinatarios, en las
materias y funciones que le competen a cada entidad

f) Documentar y describir de forma clara, completa y operativa,
los procesos identificados en los literales anteriores, incluyendo
todos los puntos de control. Solo se debe documentar aquello
que contribuya a garantizar la calidad del servicio;

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g) Ejecutar los procesos propios de cada entidad de acuerdo
con los procedimientos documentados;

h) Realizar el seguimiento, el anlisis y la medicin de estos
procesos;

i) Implementar las acciones necesarias para alcanzar los
resultados planificados y la mejora continua de estos procesos.

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ESTRUCTURA NORMA NTC GP
1000:2009
Mejora Continua
RESPONSABILIDAD
DE LA DIRECCIN
MEDICIN, ANLISIS
Y MEJORA
GESTION DE
LOS RECURSOS
Salidas
Entradas
REALIZACIN
DEL PRODUCTO
PRODUCTO
O SERVICIO
R
E
Q
U
I
S
I
T
O
S

S
A
T
I
S
F
A
C
C
I
N

310.2546027
1. INTRODUCCION
6. GESTIN DE
LOS RECURSOS
7. REALIZACIN
DEL PRODUCTO
5. RESPONSABILIDAD
DE LA DIRECCIN
2. OBJETO Y
CAMPO DE APLICACION
3. TERMINOS Y
DEFINICIONES
4. SISTEMA DE
GESTIN DE CALIDAD
8. MEDICIN, ANLISIS
Y MEJORAMIENTO
REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIN
DE LA CALIDAD
ANEXOS

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1. INTRODUCCIN
Para la elaboracin del documento se tomaron como base:

ISO 9000:2005
ISO 9001:2008
MECI 1000:2005

La NTC-GP 1000 Integra requisitos y conceptos adicionales del
estndar ISO
Se establecen los requisitos para
la implementacin del Sistema de
Gestin de la Calidad aplicable a
la rama del poder pblico y otras
entidades prestadoras de
servicios.
Ver numeral 3.26 de la NTC GP
1000
1.1 Generalidades

310.2546027
1. INTRODUCCIN
Un enfoque de este tipo, cuando se utiliza dentro de un sistema de gestin
de la calidad, enfatiza sobre la importancia de:

a) la comprensin y el cumplimiento de los requisitos,
b) la necesidad de considerar los procesos en trminos que aporten valor,
c) la obtencin de resultados del desempeo y la eficacia del proceso, y
d) la mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas.
Se establecen los requisitos para la
implementacin del Sistema de
Gestin de la Calidad aplicable a la
rama del poder pblico y otras
entidades prestadoras de servicios.
Ver numeral 3.26 de la NTC GP 1000
1.1 Generalidades

310.2546027
7. Enfoque en evidencias
para la toma de decisiones
4. Enfoque en los procesos
3. Participacin
del personal
1. Organizacin
enfocada al cliente
2. Liderazgo
6. Mejoramiento continuo
5. Enfoque sistmico
de la gestin
8. Relaciones de beneficio
mutuo con los proveedores
Mejoramiento
continuo
del desempeo
1.2 Principios para la gestin de la calidad
NTC GP 1000
10 Transparencia
9. Coordinacin, cooperacin
y articulacin

310.2546027
CICLO DEMING - PHVA
GESTIN
PROCESOS
PLANEAR

HACER

VERIFICAR

ACTUAR

Que hacer?, como hacerlo?
Establecer los objetivos y procesos
necesarios para conseguir los
resultados de acuerdo con los
requisitos del cliente y las
polticas de la organizacin.

Ejecutar lo planificado
Implementar los procesos.

Las cosas pasaron segn lo
planificado?
Realizar seguimiento y la medicin de
los procesos y los productos respecto
a las polticas, los objetivos y los
requisitos del producto e informar
sobre los resultados

Como mejorar la prxima vez?
Tomar acciones para mejorar
continuamente el desempeo de
lo procesos

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1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN

1.3 COMPATIBILIDAD CON OTROS SISTEMAS DE GESTIN
En el caso especfico de la administracin
pblica colombiana se encuentran
principalmente, tres herramientas que orientan
el desarrollo de la gestin pblica de las
entidades estatales: el Sistema de Control
Interno, el Sistema de Desarrollo
Administrativo y el Sistema de Gestin de la
Calidad, del cual se ocupa especficamente
esta norma.

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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
REQUISITOS
LEGALES
APLICABLES
CALIDAD
PLANIFICACIN
DEL SISTEMA DE
GESTIN
MECI
SISTEDA
1
8

310.2546027
COMPATIBILIDAD CON OTROS SISTEMAS
DE GESTIN

310.2546027
1.4 ACLARACIONES RELATIVAS A LA
PRIMERA ACTUALIZACIN
La primera actualizacin de la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica
tiene como objetivo primordial facilitar la interpretacin e implementacin de los
requisitos del Sistema de Gestin de la Calidad, as como promover su
implementacin conjunta con el Modelo Estndar de Control Interno y de
Desarrollo Administrativo. Por tanto, esta nueva actualizacin, no incluye nuevos
requisitos ni reduce los de la versin 2004.

En este sentido, se precisa que la presente actualizacin introduce cambios para:
aclarar los requisitos.
demostrar la compatibilidad entre el Sistema de Gestin de la Calidad y el
Sistema de Control Interno, resaltando los elementos comunes entre los dos
sistemas.

Bajo este enfoque, esta primera actualizacin de la Norma incluye recuadros con
orientaciones y recomendaciones sobre los aspectos comunes de los dos
sistemas, los cuales se ilustran con el fin de promover su implementacin de
forma que se evite duplicar esfuerzos.

Su inclusin no ha sido concebida para su uso en certificacin y no se debe
considerar que estos recuadros sean requisitos de la Norma Tcnica de Calidad
en la Gestin Pblica.

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Esta norma especifica los requisitos del SGC aplicable a
las entidades que se refiere la Ley 872 de 2003, el cual
constituye una herramienta de gestin que permite dirigir y
evaluar el desempeo institucional, en trminos de calidad
y satisfaccin social con el suministro de productos y/o la
prestacin de servicios a cargo de las entidades.


2.1 OBJETO
Calidad (3. 9): Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple
con los requisitos.

Producto y/o Servicio (3.44): Resultado de un proceso o conjunto de procesos.

Requisito (3.47): Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita y
obligatoria.

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Todos los requisitos de esta son genricos y se pretende que sean aplicables a
todas las organizaciones a todas las entidades dentro del alcance de la Ley
872 de 2003, sin importar su tipo, tamao y producto suministrado.

Requisitos que pueden excluirse:

1. A menos que dichas exclusiones queden restringidas a los
requisitos expresados en el captulo 7.
2. Cuando se realicen exclusiones, no se podr alegar conformidad
con esta Norma Internacional a menos que dichas exclusiones
queden restringidas a los requisitos expresados en el captulo 7 y
que tales exclusiones no afecten a la capacidad o responsabilidad
de la organizacin para proporcionar productos que cumplan con
los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables.

2.2 APLICACIN
PROCESOS RELACIONADOS CON LA CONFORMIDAD DE PRODUCTO

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3. TRMINOS Y DEFINICIONES

Accin Correctiva
Accin Preventiva
Adquisicin de bienes y servicios
Alta direccin
Ambiente de trabajo
Auditoria interna
Autoridad
Calidad
Capacidad de una entidad
Cliente
Competencia
Concesin
Conformidad
Control de la calidad
Correccin
Diseo y desarrollo
Documento
Efectividad
Eficacia
Eficiencia
Enfoque basado en procesos
Entidades
Equipo de medicin
Especificacin
Estructura de la entidad
Gestin
Gestin documental
Infraestructura
Manual de calidad
Mejora continua
Misin de la entidad
No conformidad
Objetivo de calidad
Parte interesada

Planificacin de la calidad
Poltica de la calidad de
una entidad
Procedimiento
Proceso
Producto o servicio
Proveedor
Registro
Requisito
Responsabilidad
Revisin
Riesgo
Sistema
Sistema de gestin de la
calidad para entidades
Trazabilidad
Validacin
Verificacin

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3. TRMINOS Y DEFINICIONES
CLIENTE O
PARTE INTERESADA
LA ENTIDAD
NTC GP 1000
CLIENTE O
PARTE INTERESADA
Cliente: Quien recibe el producto o servicio. Destinatario, usuario o beneficiario.
Parte interesada: Quienes tengan un inters en el desempeo de la entidad.

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Enfoque de Procesos
Procedimientos obligatorios
Requisitos Legales
Evidencia Objetiva

LO QUE HACEN
LO QUE DICEN QUE HACEN
LO QUE HAN HECHO
LOS RESULTADOS
SI HAY DIFERENCIA
DETECTARA OPORTUNIDADES DE MEJORAR

El auditor verifica
:

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PLANEAR

HACER

VERIFICAR

ACTUAR/
MEJORAR

CICLO DEMING - PHVA
Planeacin del SGC
Procesos y actividades
Hacer ejecucin diaria de
actividades mediante los
procedimientos definidos
con su propio PHVA
individual
Verificacin del SGC a
travs de indicadores,
revisin por la direccin,
percepcin del cliente,
auditorias, visitas
gerenciales
Mejora de procesos

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Referenciales: NTC GP MECI- Requisitos legales
Documentos de trabajo de acuerdo al proceso:
Son todos los documentos requeridos para facilitar las investigaciones del
auditor y para documentar y presentar los resultados, estos documentos
pueden ser:
Matriz de Requistos NTC GP ISO 9001 vs Procesos
Caracterizacin del Proceso
Mapa de Riesgos
Polticas de Operacin
Procedimientos de auditora
Hoja de verificacin
Informes de auditoria
Reportes de No Conformidades y aspectos a mejorar

Preparacin de la Auditora

310.2546027
CICLO PHVA
1. INTRODUCCION
6. GESTIN DE
LOS RECURSOS
7. REALIZACIN
DEL PRODUCTO
5. RESPONSABILIDAD
DE LA DIRECCIN
2. OBJETO Y
CAMPO DE APLICACION
3. TERMINOS Y
DEFINICIONES
4. SISTEMA DE
GESTIN DE CALIDAD
8. MEDICIN, ANLISIS
Y MEJORAMIENTO
REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA
CALIDAD NTC GP 1000:2009
ANEXOS

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Modelo del sistema de gestin de
calidad.
Ambiente
de
trabajo
Infra-
estructura
Recursos
humanos
Provisin
de
recursos
6
Control
producto
no
conforme
Medicin
anlisis
y
mejora
Mejora
continua
A correctiva
A preventiva
Medicin
y
seguimiento
producto
Auditoria
interna
Anlisis de
datos
Medicin
seguimiento
procesos
Satisfaccin
cliente
8
Dispositivos
de
medicin
Produccin
Y
prestacin
servicio.
Compras
Diseo y
desarrollo
Procesos
relacin
con el
cliente
Planificacin
7
C
L
I
E
N
T
E
C
L
I
E
N
T
E
Revisin
gerencial
Responsab.
autoridad
comunica.
Objetivos
Planificacin
Poltica
calidad
Enfoque
cliente
Compromiso
direccin
5
Requisitos
ENTRADAS
REQUISITOS
GENERALES
CONTROL
DE
REGISTROS
MANUAL DE
CALIDAD
CONTROL
DE
DOCUMENTOS
GENERALIDADES
DOCUMENTACION
4
M
E
J
O
R
A
M
I
E
N
T
O

PRODUCTO
SALIDAS

310.2546027 IDENTIFICACION LIDERES DE PROCESO
4.1 Requisitos generales
Identificar los procesos necesarios para el SGC

Determinar la secuencia e interaccin de los procesos

Determinar los mtodos y el criterio para la efectiva
operacin y control de los procesos

Asegurar la disponibilidad de recursos y la
informacin necesaria para apoyar la operacin y el
seguimiento de los procesos

Medir, realizar el seguimiento y analizar los procesos
Implementar las acciones necesarias para obtener los
resultados previstos y el mejoramiento continuo
MAPA DE PROCESOS
4.2 Requisitos
de la
Documentacin

4.2.1 Generalidades

4.2.2 Manual de
la Calidad
4.2.3 Control de
los Documentos
4.2.4 Control de
los Registros

REQUISITOS SISTEMA DE GESTIN DE
CALIDAD

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4.2 Requisitos
de la Documentacin

4.2.1 Generalidades

4.2.2 Manual de
la Calidad
4.2.3 Control de
los Documentos
4.2.4 Control de
los Registros

MSGI
Macroprocesos
Procesos
Procedimientos
Instructivos
Planes

Proceso
REQUISITOS SISTEMA DE GESTIN
CALIDAD

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PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
OBLIGATORIOS
1. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS
2. CONTROL DE LOS REGISTROS
3. PRODUCTO/SERVICIO NO CONFORME
4. ACCIONES CORRECTIVAS
5. ACCIONES PREVENTIVAS
6. AUDITORIAS INTERNAS

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RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
5.1
Compromiso
de la
Direccin
5.2
Enfoque
Al cliente
5.3
Poltica
De la
Calidad
5.4
Planificacin
5.6
Revisin
por la
Direccin
5.4.1 Objetivos
de la calidad
5.4.2 Planificacin
del SGC
5.5.1
Responsabilidad y
autoridad
5.5.2 Representante
de la Direccin
5.5.3
Comunicacin
Interna
5.5
Responsabilidad
autoridad y
comunicacin
5.6.1
Generalidades
5.6.2 Informacin
para la revisin
5.6.3 Resultado
de la revisin

310.2546027
POLTICA Y
OBJETIVOS
DEL SISTEMA
DE GESTIN
DE LA CALIDAD

310.2546027
GESTIN DE RECURSOS
6.1
Provisin de Recursos
6.2
Recursos
humanos
6.3
Infraestructura
6.4
Ambiente
de
Trabajo
6.2.1 Generalidades
6.2.2 Competencia,
toma de conciencia
y formacin,
Planificacin del SGC
Programa de Competencias
Disponibilidad
recursos
Salud Ocupacional

310.2546027
REALIZACION DEL PRODUCTO
Procesos
relacionados
con clientes
Control de
equipos de
medicin
Control de la
Produccin y
prestacin
servicio
Compras
Diseo y
desarrollo
7.1 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. 7.6
Planificacin
Determinacin
de los requisitos
del producto
Revisin de
requisitos
del producto
Comunicacin
con los Clientes
Proceso de
Compras
Informacin
de las
Compras
Verificacin
De los productos
comprados
Control
Identificacin
y trazabilidad
Propiedad del
Cliente
Preservacin
del Producto
Validacin
de procesos
los
Entradas
Resultados
Revisin
Verificacin
Validacin
Control de cambios
Planificacin

310.2546027
MEDICION ANALISIS Y MEJORA
8.2
Seguimiento
y
Medicin
8.3
Control del
producto
No Conforme
8.4
Anlisis
de
Datos

8.5
Mejora

8.5.1 Mejora
Continua
8.5.2 Accin
correctiva
8.5.3 Accin
preventiva
8.2.1 Satisfaccin
del Cliente
8.2.2 Auditorias
internas
8.2.3 S y M de
los procesos
8.2.4 S y M del
producto

8.1
Generalidades
Conformidad y
mejora
Seguimiento a la Planificacin
del SGC y de los Procesos
Plan de
contingencias
Tcnicas
estadsticas
y de anlisis
Programa de mejoramiento
continuo

310.2546027
REGISTROS
TALLER 5

310.2546027
Hay 3 PHVA bsicos:

1. El Estratgico (Poltica, Objetivos,
Recursos, Auditorias, Consolidado
Indicadores, Revisin por la Direccin,
Mejoras)

2. El de los procesos (El objetivo,
responsables, recursos el PHVA particular,
indicadores y mejoras especificas)

3. El especfico para cada proceso
(remtase a las caracterizaciones)
Siempre remtase al PHVA del proceso .
Los procedimientos con metodologas
aplicadas a una actividad, no son la base
de la auditoria.
P
H
V
A

310.2546027

310.2546027
GUIA ISO 19011 AUDITORAS DE
SISTEMAS DE CALIDAD Y AMBIENTALES
1. Alcance
2. Referencias normativas
3. Trminos y definiciones
4. Fundamentos de la auditora
5. Gestin de un programa de auditora
6. Actividades de la auditora
7. Calificaciones para auditores de sistemas de gestin de calidad
y ambientales
NTC- ISO 19011

310.2546027
REFERENTE
AUDITORES
REFERENTE
AUDITORIA
Conducta tica:
Confianza, integridad,
confidencialidad y
discrecin.
Presentacin Justa:
Obligacin de
reportar con
veracidad y exactitud
Debido Cuidado
Profesional: la
aplicacin de
diligencia y juicio al
auditar
Independencia:
Confianza, integridad,
confidencialidad y
discrecin.
Enfoque basado en
evidencia: mtodo
racional para
conclusiones de la
auditoria fiables y
reproducibles
Principios de la Auditoria

310.2546027
Proceso sistemtico,
independiente y documentado
para obtener evidencias y
evaluarlas de manera objetiva con
el fin de determinar el alcance en
el que se cumplen los criterios de
auditoria
AUDITORIA
Definicin de Auditorias

310.2546027
Las Auditorias de Calidad
proporcionan..
Conocer la capacidad del sistema de gestin de
calidad para cumplir con los requisitos.
Evaluar las fortalezas y debilidades del sistema
de gestin de calidad.
Detectar oportunidades de mejora para la
mejora continua.
Verificar la capacidad de los procesos para
cumplir con los requisitos.
Evaluar el compromiso del recurso humano con
su sistema de gestin.
Validar el uso eficaz y eficiente de los recursos.
Evaluar las relaciones con las partes
interesadas.
Ejecutar seguimiento de la eficacia de las
acciones: correctivas, preventivas y de mejora.

310.2546027
Definiciones relacionadas al proceso de
auditoria
Criterios de Auditoria
Evidencia de la auditoria
Hallazgos de la auditoria
Conclusiones de
auditoria
Cliente de la auditoria
Auditado
Auditor
Equipo Auditor
Experto Tcnico
Programa de Auditoria
Plan de Auditoria
Alcance de Auditoria
No Conformidad
Accin Correctiva
Accin Preventiva
Competencia

AUDITORIA

310.2546027
Registros, declaraciones
de hechos verificados o
cualquier otra informacin
relevante para la auditora.
Evidencia de
la Auditoria:
Hallazgos de
la Auditoria
Resultados de la evaluacin
de la evidencia de la
auditora recogida frente a
los criterios de la auditora

310.2546027
Persona que desarrolla la auditora, persona
calificada e independiente

Persona o empresa que solicita la auditoria. Alta
direccin l/responsable
De un rea/director de calidad

Entidad o rea sobre la cual se realizar la
auditoria
AUDITOR:
CLIENTE:
AUDITADO:
AUDITOR
CLIENTE
AUDITADO

310.2546027
Criterios de Auditoria
conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados
como referencia ISO 9000: 2000 MECI 1000 GP 1000

Puede incluir:

Polticas
Procedimientos, Protocolos
Normas, Leyes
Requisitos de sistemas de gestin
Requisitos de contratos, etc.

Ejemplo: Registro Calificado

310.2546027
Objetivos de las auditorias
Cumplir el propsito para el cual se ha
requerido la auditora
Ejemplos:

Para determinar el nivel de conformidad que tiene el
sistema de gestin del auditado respecto de los criterios
de la auditora.

Para evaluar la capacidad del sistema de gestin, para
asegurar el cumplimiento con las leyes,
reglamentaciones y requisitos contractuales relativos a
calidad.

Evaluar la efectividad del sistema de gestin para
alcanzar los objetivos especificados.

310.2546027
Etapas de la Auditoria
Programacin
Determinar la
factibilidad de la
auditoria.
Establecimiento del
equipo de la auditoria.
Contacto inicial con el
responsable del
proceso auditado.
Cronograma del
periodo
Planeacin
Definicin de objetivos
y criterios de auditoria
Planificacin de las
actividades de las
auditorias
Asignacin de
responsabilidades del
equipo auditor.
Establecimiento de
documentos de
trabajo.
Preparacin
Estudio de
documentos
Elaboracin lista de
verificacin.
Ejecucin
Reunin de Apertura
Recopilacin y
verificacin de la
informacin.
Hallazgos de la
Auditoria
Comunicaciones con el
cliente
(retroalimentacin)
Preparacin reunin de
cierre
Reunin de Cierre
Informe
Seguimiento

310.2546027
Gestin programa de auditoria
Verificar la
aplicacin de las
disposiciones
contractuales
Reconocer la
aptitud para
satisfacer los
requisitos
especificados,
auditoria de
evaluacin.
Certificar, acreditar
una organizacin
auditoria de
certificacin.

310.2546027
Gestin programa de auditoria
Evaluar el grado de
adecuacin, entre
los objetivos,
disposiciones y
resultados obtenidos
Determinar la
conformidad del
sistema de gestin
de calidad con las
disposiciones
planificadas
Proveer
oportunidades de
mejora

310.2546027
Auditado Alta Direccin
Representante de la Alta Direccin
Equipo Auditor
Auditor lder
Lienas de Comunicacin

310.2546027
Principios de la Administracin de la
Auditora
NO SORPRESAS INTERFERENCIAS
POCOS VITALES MUCHOS TRIVIALES

310.2546027
ANTE SITUACIONES DIFICILES
Los Auditores no deben:
Distraerse
Hacer comentarios personales
Dar asesora en un rea para corregir
un problema
No ofrecer soluciones al problema
Continuar la auditoria sin un gua
Los Auditores deben:
Permanecer calmados y no
entrar en pnico
Mantener el control
No involucrarse
Ser asertivo
!

310.2546027
FUNCIONES AUDITOR LDER
Planificar la auditoria.
Establecer un programa que cubra todos los criterios de la
auditoria.
Administrar el equipo de auditoria
Ejecutar la reunin de apertura
Mantener una comunicacin efectiva con los auditados de
acuerdo con las necesidades
Hacer el seguimiento de las actividades de auditoria y evitar
cualquier demora o problema,
Hacer su juicio final sobre la evidencia que se recolect por el
equipo de auditoria.
Coordinar la preparacin del informe de auditoria,
Presentar las recomendaciones del equipo auditor en la reunin
de cierre.
Desarrollar las auditorias de seguimiento de acuerdo con lo
requerido.

310.2546027
Auditor: persona con la competencia para llevar a cabo
una auditoria
Auditado: Organizacin que es auditada
Programa de Auditora: conjunto de una o ms
auditoras planificadas para un periodo de tiempo
determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.
Alcance de la Auditoria: extensin y lmites de una
auditoria.
Conclusiones de la Auditora: resultado de una
auditora que proporciona el equipo auditor tras
considerarlos objetivos de la auditora y todos los
hallazgos de la auditora.

AUDITOR A DE CALIDAD

310.2546027
Clasificacin de Auditoras
Las auditoras internas, denominadas de primera parte,
se realizan por o en nombre de la organizacin, para
fines internos y puede constituir una base para la
autodeclaracin de conformidad de la organizacin. Las
auditorias externas se denominan de segunda parte.

TIPO AUDITOR AUDITADO
PRIMERA PARTE Organizacin Organizacin
SEGUNDA PARTE Organizacin Proveedores
TERCERA PARTE
Organismo
Independiente
Organizacin

310.2546027
VOCABULARIO
TALLER 4

310.2546027
Cmo programar Auditoras?
Considere:

La importancia de las
actividades
Estado de la actividad
Resultado de auditoras previas.
Disponibilidad de trabajadores.

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Revisin Documental
Revisar la documentacin del sistema de gestin de
calidad, para entender que es lo que vamos a hacer
como auditores para orientarnos hacia el objetivos
del programa
Para determinar la conformidad del sistema con los
criterios de auditoria.
Puede incluir documentos y registros pertinentes al
S.G.C y reportes de auditorias anteriores.
Determinar viabilidad.
Se debe tener en cuenta los objetivos y alcance.

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NTC-ISO 9001
DEC 356/94
DEC 2535/93
OBJETIVO

CALIDAD
REFERENCIAL
HECHOS
REGISTROS
COMPARACIN DURANTE LA AUDITORIA
DOCUMENTACIN
APLICACIN:
RESULTADOS
APLICACIN:
IMPLEMENTACIN
MQ
PROC.
INSTRUCTIV.
DATO
S
FORMATOS
DOCUMENTACIN

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Revisin de documentos
Qu podemos obtener de la documentacin
del SGC y del Proceso?
Define la configuracin del sistema de
gestin de calidad y sus propsitos
Manual de Calidad
Entender el hacer del proceso
Procedimientos, guas,
instructivos, etc.
La evolucin del proceso y su historia a
travs de resultados
Reportes de Auditorias,
no conformidades,
acciones tomadas, etc.

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Documentacin del Sistema de
Gestin
Manual de calidad
Procedimientos Instrucciones de Trabajo Formatos/= Registros

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El auditor debe prepararse para:

Seguir los procesos de un extremo hasta el otro,
verificando la efectividad del control.
No limitarse a determinar la conformidad de las
actividades, evaluar tambin, si los procesos son capaces
y producen los resultados deseados.

EL AUDITOR DEBE EVALUAR LOS PROCESOS Y EL CICLO DE
GESTIN DE MEJORA CONTINUA:
Mecanismo para identificar las necesidades de los clientes?
Objetivos de mejora reflejan las necesidades de los clientes?
Programas de mejora se cumplen? recursos? adecuados?
Mediciones permiten evaluar si se alcanzan las mejoras?
Si no se alcanzan los objetivos se toman acciones correctivas ?
Mecanismos de mejora son sistemticos ?
AUDITORA DE PROCESOS

310.2546027
ENFOQUE DE LA AUDITORA DE SISTEMA
ENFOQUE DEL SISTEMA
S
G
C
SUFICIENCIA DE RECURSOS Y
AMBIENTE DE TRABAJO
SUFICIENCIA DE
DOCUMENTACIN DEL SGC
DEFINICIN DE POLTICA Y
OBJETIVOS DEL SGC
MEDICIN Y SEGUIMIENTO DEL
SISTEMA
EVIDENCIA DE PLANIFICACIN
DEL SGC
APLICACIN DE ACCIONES
CORRECTIVA Y PREVENTIVAS,
REGISTROS
DEFINICIN DE
RESPONSABILIDAD Y
AUTORIDAD
EVIDENCIA DE MEJORA
SUFICIENCIA DEL PERSONAL
COMPETENTE
DISPONIBILIDAD DE REGISTROS

310.2546027
Identificar los
procesos
Identificar
interrelacin
de procesos
Planificar
actividades
PHVA
Ejecutar
auditora
siguiendo
ciclo PHVA
Realizar
seguimiento
Auditora Como Proceso

310.2546027
ENFOQUE DE LA AUDITORIA DE PROCESO
IDENTIFICACIN DE
COMUNICACIONES CON EL
CLIENTE

P
R
O
C
E
S
O
S
SUFICIENCIA DE RECURSOS Y
AMBIENTE DE TRABAJO
ENTENDIMIENTO DE POLITICA
DEL SGC
SUFICIENCIA DE
DOCUMENTACIN QUE DESCRIBE
MTODOS OPERACIONALES
IDENTIFICACIN DE OBJETIVOS
DEL PROCESO
SEGUIMIENTO DEL DESEMPEO
DEL PROCESOS Y CONTROL DE
NO CONFORMIDADES
EVIDENCIA DE PLANIFICACIN
DEL PROCESO
APLICACIN DE ACCIONES
CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
DEFINICIN DE
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
DEL PROCESO
EVIDENCIA DE MEJORA
SUFICIENCIA DE PERSONAL
COMPETENTE
DISPONIBILIDAD DE REGISTROS

310.2546027

Qu hacen ellos?
Qu tan grandes son?
Complejidad de las
operaciones
INFORMACIN DEL REA A SER
AUDITADA

310.2546027
PROCESOS INDIVIDUALES
Entradas
Actividades
del Proceso
Controles
Procedimientos e instrucciones
Salidas
Recursos incluyendo la competencia
de los empleados y un
equipamiento efectivo
La Identificacin y
control de los
procesos, su
secuencia e
interaccin es crtica
para la efectividad de
la gestin de calidad

310.2546027
Preparacin de la auditora de Plan de
Auditoras
Suministra informacin necesaria para el equipo auditor, auditado y
cliente de la auditoria; con el fin de facilitar la programacin y
coordinacin de las actividades de la auditoria. Responsable es el
Auditor Lder. El cliente de la auditoria debe revisar y aprobar el
plan.
CONTENIDO:

Objetivo
Criterios
Fechas, lugares y
tiempo duracin
Unidades
Organizacionales y
procesos
Equipo Auditor y
auditados
Metodologa de
Comunicacin
Informe de
Auditora
Confidencialidad
Arreglos logsticos

310.2546027
Plan de auditoras

Objetivos y alcance de la auditora
Identificacin de las personas que tengan responsabilidades
directas con respecto a los objetivos y alcance.
Identificacin de los documentos de referencia(tales como la
norma aplicable del sistema de calidad y elprocedimiento o
instructivo del auditado).
Identificacin de los miembros del equipo de auditora
Fecha y lugar donde va a ser realizada la auditora
Identificacin de las unidades organizacionales por auditar
Hora y duracin esperados para cada actividad principal de
la auditora.
Distribucin del informe de la auditora y la fecha esperada
de publicacin.

310.2546027
Preparacin Auditoras
Documentos de trabajo: documento
Son todos los documentos requeridos para facilitar
las investigaciones del auditor y para documentar y
presentar los resultados, estos documentos pueden ser:

Caracterizacin del proceso
Procedimientos del proceso
Listado de documentos
Listado de registros
Listas de verificacin
Informes de auditora
Documentos de referencia.

310.2546027
Para revisar la documentacin tenga
en cuenta
Identificar el propsito de cada proceso.
Identificar las entradas
Identificar las salidas independientes
Establecer el flujo o secuencia de
actividades
Identificar los recursos usados
Identificar qu controles estn
implementados (procedimientos,
instrucciones, especificaciones, etc.)
Identificar los procedimientos planeados
de monitoreo que son necesarios para
mantener el control.

310.2546027
Preparacin de la auditora - Listas de Verificacin
Ayudar a la memoria
Asegurar que se cubren los aspectos y
puntos de control.
Asegurar que la interaccin entre
procesos sea cubierta
Asegurar profundidad y continuidad de
la auditoria.
Ayudar al manejo del tiempo.
Organizar la toma de notas.
Es parte del reporte de la auditora
evidencia de la auditora.

310.2546027
Preguntas bsicas con respecto a los
procesos
Cul es el objetivo de este proceso?
Quines lo integran?
Cules son los requerimientos que se han identificado de las partes
interesadas?
Cules son los recursos necesarios para el proceso?
Verificar si corresponden a lo planificado
Planear
Mirar Registrar, resultados, mtodos por medio de la trazabilidad
Hacer
Cules son los mtodos que se aplican para monitorear este proceso?
Pedir evidencias
Cules son los indicadores que se tienen de la medicin del proceso?
Pedir evidencia de indicadores
Cul fue la ltima auditoria que le realizaron
Verificar
Cmo se analizan los datos generados del proceso?
Hay datos de monitoreo o medicin que no cumplan con la meta establecida?
Qu se hace en estos casos?
Se tiene un plan de accin de acciones correctivas y preventivas?
Evidenciar el seguimiento de cumplimiento de la eficacia de las acciones
correctivas.
Actuar

310.2546027
LISTA DE VERIFICACIN
TALLER 6

310.2546027
Ejecucin de la Auditora
Para la Ejecucin de la auditora se debe tener en
cuenta las siguientes actividades
REUNIN DE APERTURA

EVALUACIN DEL SISTEMA
RECOLECCIN DE EVIDENCIA
OBSERVACIONES

REUNIN DE CIERRE

310.2546027
Desarrollo de la Auditora
Utilizar la lista de chequeo como
una gua.
Identificar el circuito lgico del
producto/servicio y seguirlo
siempre que sea posible.
Estar atento a cada indicio que
fluya en la auditora.
Registrar las observaciones y
en el caso de no conformidades
validarlas con el auditado.
Evaluar.

310.2546027
Recoleccin de Evidencias
Fuentes de informacin
Recolectar
mediante muestreo
Verificar
Evaluar contra los
criterios
Revisar
Conclusiones de
Auditora
Informacin
Evidencia
Hallazgos

310.2546027
Recoleccin de Evidencias
Qu debemos
examinar sobre
la documentacin?

EL FONDO
Cubrimiento del tema
Quin, qu, cundo, cmo. . .
Exactitud de las referencias a otros
documentos
Secuencia adecuada
Coherencia
Actualizado
LA FORMA
Conformidad con la norma
fundamental de la entidad .
Identificacin
LA APLICACIN
Adecuada difusin
Efectiva implementacin

310.2546027
Metodologa para recolectar
evidencias
Auditora Por
Actividad
Investigacin a
travs de una
de las
actividades del
sistema
Auditora Por
Trazabilidad
Investigacin a
travs de un
caso formal, un
documentos,
un productos,
etc. Siguiendo
su historia

310.2546027
Tcnicas de Auditoras
ACTIVIDADES VERIFICACIONES
Tratamiento de
productos o servicios no
conformes
Separacin ,
registros,
autoridad,
trazabilidad.
Calibracin
Programa de calibracin
Hoja de vida equipos
Registro de
comprobaciones
Revisin por la Gerencia
Actas de revisin
Acciones emprendidas
Compras
Identificacin de
necesidad
Etapas de contratacin
Seguimiento a
proveedores

310.2546027
La Entrevista
Informacin (Leer
todas los documentos
necesarios:
Normativa, mapa de
procesos, informes de
auditoras anteriores,
entre otros)
Objetivos
Preguntar
Escuchar
Reformular
Tomar Nota (Lista de
verificacin)
Agradecer
Etapas
Resultados
Eficacia de Objetivos
Requisitos
Riesgos y
consecuencias
Conclusiones
Datos de
Entrada
Proceso
Datos de
Salida

310.2546027
Manejo del Tiempo
El tiempo es siempre
corto
Planee bien
No permita que su
auditora se extienda
demasiado
No se enfoque en
trivialidades
Decida el tamao de la
muestra y apguese a
ella

310.2546027
Preguntas del Auditor

310.2546027
Auditor

UN TRANSMISOR CON CUATRO RECEPTORES
No aprueba ni desaprueba
Escucha
No juzga
No es agresivo
Toma Notas
Profundiza
Comprende
Inspira confianza y calma
Es objetivo y no se involucra.
Verifica evidencias

310.2546027
Enfoque exitoso para la Auditora
Establecer un clima adecuado.
Tranquilizar al auditado.
Usar una tcnica adecuado para
hacer preguntas.
Mantener informado al auditor
acerca de sus observaciones.
Mantener informado al auditado
sobre sus observaciones.
Observar el leguaje corporal.
Ser amigable y diplomtico.
Eliminar miedos.

310.2546027
NO CONFORMIDAD
GP 1000
REQUISITOS
OBJETIVO

CALIDAD
MQ
PROC.
INSTRUCTIV.
DATOS
FORMATOS
REFERENCIAL DOCUMENTACIN HECHOS
REGISTROS
DOCUMENTACIN
APLICACIN:
RESULTADOS
APLICACIN:
IMPLEMENTACIN

310.2546027
Preparacin Reunin de Cierre
Hacer el balance de las observaciones e
incluir:
Resumen
Actividad auditada
Aspectos favorables
Aspectos no conformes

y conclusiones de la Auditora
Aspectos favorables
Aspectos no conformes
Las solicitudes de accin correctiva

310.2546027
Informe de Auditora
El Auditor lder es el responsable de elaborar el informe de auditoria,
el contenido de este debe incluir o hacer referencia a:

Objetivo, alcance y criterios.
Fechas y lugar de realizacin de las actividades de la auditoria.
Procesos auditados.
Responsables de las actividades.
Personal entrevistado
Equipo Auditor y Auditor Lder
Aspectos favorables de la actividad auditada.
Aspectos dbiles de la actividad auditada.
Solicitud de Acciones correctivas
No debe contener: opiniones subjetivas, criticas a individuos,
declaraciones ambiguas, hallazgos que no fueron tratados en la
reunin de cierre.

310.2546027
Conclusin General
Resumen de los puntos fuertes y
dbiles del sistema auditado.
Frmula una opinin sobre las
acciones prioritarias que hay que
iniciar,
Es la nica parte subjetiva del
informe, y se refiere a las fortalezas
y aspectos por mejorar del informe
Eficacia, eficiencia y efectividad del
proceso

310.2546027
Hallazgos de Auditora
NO CONFORMIDADES
MAYORES
MENORES

DE DOCUMENTACION
DE APLICACIN

OBSERVACIONES

310.2546027
No Conformidad Menor
Incumplimiento de los requisitos de la norma
ISO 9001 que NO ES PROBABLE que resulte
en la falla del sistema de calidad o en la
reduccin de su capacidad para asegurar
procesos o productos

PUEDE SER:

Una FALLA en alguna parte del sistema
documentado.

Un nico error observado

310.2546027
No Conformidad Mayor
Ausencia o falla total de disposiciones para
cumplir un requisito de la norma NTC GP 1000.

Un nmero de no conformidades menores contra
el mismo requisito.

Cualquier incumplimiento que pueda resultar en
un probable despacho de producto no conforme,
o que reduzca la capacidad del sistema para
asegurar procesos o productos/servicios.

310.2546027
Redaccin de una No Conformidad
Declarar en el numeral donde cause mayor impacto
NO USAR, a menos que se den EJEMPLOS:
ALGUNOS
NINGUNO
LA MAYORIA
A VECES
INDICAR la clusula o numeral que INCUMPLE :

NORMA MANUAL DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO DISPOSICION

310.2546027
Una Buena No Conformidad
DESCRIPCIN EXACTA DE LOS HECHOS

ESTABLECE:

Qu
Cundo
Contra qu (por qu)
Dnde
Quin (solo si es necesario)

AYUDA A LOGRAR IMPLEMENTACIN

ACCIN CORRECTIVA

310.2546027
REDACCIN DE HALLAZGOS
Se encontr que ::::::::: le falta algo :::::: lo cual
incumple el VERBO DE LA NORMA numeral tal para la
norma o requisitos de LEY.

Se encontr que ::::::::: le falta algo :::::: lo cual
incumple ACTIVIDAD DEL PROCEDIMIENTO, o item tal
del procedimiento XX-CCC.

310.2546027
Se observa que
No se facilita
No es claro .
LO CUAL PODRA INCUMPLIR O AFECTAR EL
VERBO DE LA NORMA , DISPOSICIN LEGAL
O ACTIVIDAD DEL PROCEDMIENTO.

No realice recomendaciones, sea objetivo en sus
apreciaciones.
REDACCIN DE OBSERVACIONES

310.2546027
Precauciones
Sea precavido, no sea demasiado
concluyente!
No juzgue con base en las apariencias
Asegrese de tener la evidencia
completa!
Asegrese de que su evidencia es
objetiva!
En caso de duda , investigue!
Identifique las pistas para
investigaciones adicionales

310.2546027
Reporte de No Conformidad

Claro y preciso
Conciso y exacto
Completo
Describa el problema
Explica el requisito
Referencie la evidencia

310.2546027
Seguimiento a la No
Conformidad
Acuerda la fecha de la
auditora de seguimiento
Desarrolla la auditora
de seguimiento de
acuerdo con las
acciones correctivas y
preventivas propuestas
Presenta el informe de la
auditora de seguimiento
Propone y desarrolla las
acciones correctivas y
preventivas, de acuerdo
con las no conformidades
detectadas durante la
auditora
Establece la fecha de
implantacin de las
acciones
Desarrolla las acciones
correctivas
correspondientes
AUDITOR AUDITADO

310.2546027
Acciones de Seguimiento
En el tiempo acordado
Revisin de evidencia
documental
Auditora nuevamente en el
sitio
Solamente revisar las
acciones correctivas
No se empieza todo
nuevamente

310.2546027
La auditora termina cuando se han
concluido todas las actividades
indicadas en el plan de auditora,
incluyendo la distribucin y aceptacin
del informe de auditora.

310.2546027
Taller Juego de Roles

310.2546027

310.2546027
Atributos personales
Educacin, formacin,
experiencia laboral y en
auditoras
Competencia.
Proceso de evaluacin
Cuidado Profesional
Seleccin del equipo
auditor
Auditor Lder

310.2546027
Papel del Auditor
El papel del auditor es:
establecer para el cliente de
la auditora la informacin
basada en hechos para
determinar hasta qu grado
los requisitos del criterio de
la auditoria se cumplen.

Todas las conclusiones
deben basarse firmemente
con evidencia objetiva

El auditor lder debe estar
completamente a cargo de
la auditora.

310.2546027
Responsabilidades del Auditor
Cumplir con los
requisitos
Seguir el plan y los
procedimientos
Permanecer dentro del
alcance
Comunicar y clarificar los
requisitos de la auditora
Planear y ejecutar las
labores individuales
efectivamente
Recolectar y analizar
evidencias
Permanecer alerta
Reportar las
observaciones
Verificar las acciones
correctivas
Cooperar con y apoyar al
auditor lder
No retener y/o mantener
documentacin
Mantener
confidencialidad
Actuar con tica.

310.2546027
Responsabilidades Adicionales
Obtener toda la informacin
requerida para la
planificacin
Ayudar a la seleccin del
equipo
Preparar el plan general
Asignar tareas individuales
Asegurar que los
documentos de trabajo estn
preparados
Auditora de suficiencia
Representar el equipo de
auditoria
Presidir las reuniones de
apertura y cierre
Asegurar el progreso de
la auditora de acuerdo al
plan
Asegurar que las
reuniones de enlace se
lleven a cabo
regularmente
Asegurar que los
resultados de auditora
sean reportados de forma
clara, concluyente y sin
demoras

310.2546027
Calificacin de Auditores
Educacin
Conocimientos
y habilidades
especficos
Mtodos de
Evaluacin
Revisin de
Registros
Previsin posterior
Entrevistas
Observacin
Retroalimentacin
Examen

310.2546027
HABILIDADES DEL AUDITOR
Persistencia
Perceptividad
Disciplina
Expresin
Hab. Tcnica
Sln de conflictos
Relacin social
Organizacin
Puntualidad
Flexibilidad
9
10
1
2
3
5
6
7
8
4
9
1
2
3
5
6
7
8
4
9
1
2
3
5
6
7
8
4
9
1
2
3
5
6
7
8
4
9
1
2
3
5
6
7
8
4

310.2546027
Atributos Personales
Corts
Amigable
Servicial
Constructivo
Informativo
Perceptible
Juicioso
Tenaz
Mente abierta
Diplomtico
Honesto
Maduro
Modesto
tico

CARACTERISTICAS
POSITIVAS

310.2546027
Atributos Personales
Criticn.
Polmico.
Agresivo.
Desconsiderado.
Inconsistente.
Indeciso

CARACTERISTICAS NEGATIVAS
Inflexible.
Perezoso.
Errtico.
Susceptible.
No prctico.
Sabelotodo.

310.2546027
1. Sea objetivo y racional en todas sus actuaciones.
Aplique siempre principios ticos y morales; en su
comportamiento y en su desempeo profesional.
2. Sea discreto y mantenga la confianza en la
informacin obtenida.
3. Cumpla estrictamente las normas y disposiciones
reglamentarias de la organizacin auditada
4. La auditora no se realiza en el escritorio del gerente
o en la sala de conferencias. Evale con objetividad
en el sitio de los acontecimientos.
5. Mantenga siempre el control de la auditora y
compruebe todas las informaciones personalmente.
Case a los parmetros preestablecidos para la
ejecucin de la misma.

Declogo del Auditor

310.2546027
6. Permita que su interlocutor se exprese. Recuerde que la
cortesa no est dems y siempre es el mejor camino.
7. Concntrese. Evite que sus pensamientos vaguen y que
su atencin se desve.
8. No se considere demasiado bueno como para no
aprender de los dems. Recuerde que cada auditora es
una experiencia nueva.
9. Asegrese de conocer plenamente los hechos y de
obtener evidencias objetivas de los aspectos auditados,
antes de emitir cualquier juicio.
10. Exponga los hechos ajustndose a la realidad sin herir
susceptibilidades o crear conflictos.

310.2546027

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Aida Ivonne Agudelo Pulido

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