POLITICAS PARA EL BUEN USO DE LOS PROCESOS DE AUTOMATIZADOS WORKFLOW

Estas polticas, permitirn que los flujos tengan un mejor seguimiento y control de cada uno de los
procesos que usted utilice.
Para que usted pueda hacer uso del mdulo de Workflow necesita primeramente tener una
cuenta en MI ESPE la cual se genera una vez que usted firma o legaliza el contrato con la
Institucin.
Para que los procesos fluyan de mejor manera y sobre todo en el menor tiempo, es necesario
que todos los Seores Directivos, directores de unidades/departamentos y responsables de
unidades, servidores pblicos y docentes, ingresen obligatoriamente al correo electrnico
institucional; y verifiquen si existe algn proceso en espera de trmite. Usando el micro-sitio
como usuario y la clave definida; los cuales fueron notificados a travs del memorndum No.
2012-0244-ESPE-d-6-cir del 5 de marzo 2012; a las diferentes direcciones, unidades y carreras;
y la circular No. 2012-0234-ESPE-d-6-cir del 1 de marzo 2012 a todas las dependencias
departamentales.
Al momento de ingresar a MI ESPE usted encontrara una pestaa llamada MANUALES la cual
muestra los videos interactivos del uso de cada uno de los flujos que se encuentran en
produccin.
En la pestaa llamada ADMINISTRATIVO usted podr encontrar un link que dice Reporte
Individual el cual le muestra todos los permisos que usted realizo y puede irlos consultando de
acuerdo a sus necesidades e incluso imprimirlos si est completamente ya concluido su
proceso, para tener validez.
De ah seleccione el nombre del permiso que usted necesite visualizarlo y de un clic en botn
View Report.
Se visualizara su permiso y de ah mediante estos iconos que se muestran en la parte inferior
puede mandar a Imprimir o copiarlos a un medio magntico.
Cabe sealar que existe una pestaa llamada WORKFLOW para todos los servidores pblicos y
personal militar, para los Docentes se encuentra dentro de esta pestaa un enlace llamado
Workflow.
Con Respecto al Nombre del Flujo, es necesario que se ingrese con el siguiente formato, para
luego identificarlo y brindarle una mejor ayuda:
<NOMBRE DEL FLUJO> <PRIMER NOMBRE > <PRIMER APELLIDO >
<DEPENDENCIA A LA CUAL PERTENECE> <FECHA DEL PERMISO DDMMAA>
o Ejemplo:
ANTICIPO ESTHELA LOPEZ UTIC 150312
PERMISO ESTHELA LOPEZ UTIC 190312
Toda la informacin que se solicite llenar el formulario, deber ser escrita con letras
maysculas, excepto lo que corresponde a direcciones de correo electrnico. El correo que se
le solicita que ingrese debe ser el institucional de la ESPE no otro personal, recuerde siempre
esto. Ejemplo: lamendieta2@espe.edu.ec
Las notificaciones de error o respuesta son enviadas a su correo electrnico institucional.
Se recomienda no volver a generar solicitudes simultaneas ya que esto ocasiona confusin para
usted, al momento de legalizar su trmite, por lo que recomendamos efectuar una bsqueda
del flujo en el Men de Workflow <Buscar status de Flujo de Trabajo>. Como se explica en el
ejemplo.
Aqu va el nombre del
flujo
Se debe mencionar tambin que este procedimiento, es para usarlo por alguna necesidad no
para efecto de pruebas.
En caso de que se incumpla alguno de estos estndares expuestos en este documento, la
solicitud ser automticamente eliminada.
Se hace mencin que el Flujo de Solicitud de ANTICIPOS se encuentra activa, solamente los 3
primeros das del mes, independiente de la fecha en que caiga. Para este flujo usted requiere
de un garante al cual va su solicitud siempre y cuando ingrese bien su correo Institucional
(ESPE) de lo contrario genera un error y no puede ir a su garante.
Se adjunta el manual Ayudas Workflow en el cual puede visualizar todas las opciones que el
sistema le brinda y como resolver alguna inquietud que usted tenga.