ANALISIS LEVANTAMIENTO DE PERFILES DE CARGO MANUAL DE FUNCIONES E INDICADORES (Sólo Lectura) PDF

05/06/2014
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Soluciones Integrales en Gestin del
Talento Humano
Distribuidor Autorizado de Profiles International en el Ecuador
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ANALISIS, LEVANTAMIENTO DE PE!ILES
DE "AGO, MAN#AL DE !#N"IONES E
INDI"ADOES
Ing$ odd% "a&e'as P.
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FUNCIONES
Qu es un cargo?
Que es una funcin por cargo.
Caractersticas de una funcin por cargo.
Tipos de Funciones y sus diferencias.
Levantamiento de funciones por cargo, formato, plan de levantamientos,
entregables.
n!lisis de Funciones, tipo y tiempo.
"nforme de n!lisis
PERFILES
Que es un perfil por cargo.
Caractersticas de un perfil por cargo.
Tipos de perfiles, administrativos, tcnicos.
Levantamiento de #erfiles por cargo, formato, plan de levantamientos,
entregables.
n!lisis de #erfiles, tipo versus real
"nforme de n!lisis.
INDICADORES
Que son los "ndicadores
$elacin de los indicadores con los %b&etivos
Tipos de indicadores
'etodologa ('$T para elaborar "ndicadores
INDI"E INDI"E
Soluciones Integrales en Gestin del Talento Humano
1. Aprender a saber que es una funcin y perfi p!r car"!.
#. Iden$ificar !s pr!ces!s y su eab!racin de !s indicad!res .
O()ETIVOS
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)enominacin para ocupar un puesto de traba&o.
(us caractersticas son *ue est!n conformadas por un
genrico y un especfico+
%en&ric!' sistente
Espec(fic!' Crdito
)enotan la &erar*ua de una organi,acin.
*#+ ES #N "AGO *#+ ES #N "AGO
Caractersticas personales que han demostrado
tener una relacin con el desempeo
sobresaliente en un cargo/rol determinado en
una organiacin en particular!
*#+ ES #NA "OMPETEN"IA
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LAS ,- "OMPETEN"IAS (.SI"AS
Bsicas
Comunicacin
Lingstica
Matemtica
Interaccin
con el
mundo fsico
Manejo de la
informacin
y manejo
digital
Social y
ciudadana
Cultural
artstica
Aprender
aprender
Iniciativa
!#N"IONES
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-l detalle o relato de todas las actividades *ue
reali,a un cargo.
"nicialmente se definen para *ue el ocupante sepa
cu!les son sus responsabilidades m!s importantes,
aun*ue en el tiempo van cambiando, por tal
situacin se sugiere *ue vayan actuali,!ndose
cada . meses cuando la empresa es nueva o est!
en tiempos de cambios o vrtigo.
Tcnica de uso de redaccin de funciones en
infinitivo.
*#+ ES #NA !#N"I/N PO "AGO
/. (e refieren a un cargo no al nombre.
0. (e levantan mediante encuestas.
1. )eben mostrar las actividades *ue se reali,an por tipo
de actividad, 2asta las complementarias o las *ue no
agregan valor.
3. )eben tener relacin con el cargo
"AA"TEISTI"AS DE #NA
!#N"I/N PO "AGO
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TIPOS DE !#N"IONES 0 S#S DI!EEN"IAS TIPOS DE !#N"IONES 0 S#S DI!EEN"IAS
Ad)inis$ra$i*!s+ muestran las actividades de
oficina.
Opera$i*!s+ presentan las actividades *ue
muestran actividades manuales.
Depar$a)en$aes+ -4ponen las principales
actividades departamentales, por lo
general tienen estrec2a relacin con los
ob&etivos a cumplir.
TALLE ,
ELA(OA #NA !#N"I/N PO
"AGO
Cada integrante
En la hoja que se les entrega
redactar las funciones del cargo que
ustedes elijan.
! minutos
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"
Cargo:
Reporta a
Se reportan
#
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d
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(
)*+C,O+ES -OR CAR.O
TA//ER
1 0
)unci1n
/. (e recomienda *ue se debe 2acer el
in1entario 2 listado de todos los cargos de
la empresa.
0. -n los casos *ue 2ayan muc2os ocupantes
para un cargo, se levanta un solo cargo.
1. (e elabora el Pan de Le*an$a)ien$!s con
nombres, fec2as y 2oras de disponibilidad
del traba&ador.
LEVANTAMIENTO DE !#N"IONES
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#
PLAN DE LEVANTAMIENTOS
3. (e e&ecuta el levantamiento, se sugiere
utili,ar un formato.
5. (e elabora el Pan de +erificacin de igual
forma con responsables, fec2a y 2ora.
.. (e prepara el documento llamado ,anua
de Funci!nes.
ENTEGA(LE
)ocumento fsico o electrnico, *ue debe
contener+
1. -ndice
#. .rea
/. Car"!s
(e sugiere *ue se 2aga una impresin o
entrega electrnica de las funciones a
cada !rea por separado.
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AN.LISIS DE !#N"IONES
(e deben identificar las actividades por tipo, por
-&emplo+
dministracin+ mane&o de utilitarios.
%perativa+ Carga operativa
naltica+ "nformes con resultados.
)ocumental+ (olo llenado de documentos
Tambin se debe identificar la frecuencia+
)iaria+
(emanal+
Quincenal+
'ensual+
nual
-ventual
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A
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+
,
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O
/
O
.
5
A
A SISTEMAS, PEDIDOS INTERNOS
1 Atender los requerimientos de los usuarios y definicin del pedido. 1 1 %
2 Plantemiento de las mejoras del caso, segn lo acordado con los usuarios. 1 1 %
3 Acordar con Sistemas las mejoras de las aplicaciones. 1 1 %
4 Realizar el seguimiento de la aplicacin solicitada. 1 1 &
4 SISTEMAS, DESARROLLO O DIRIGIDOS
1 Definir los mejoras a los sistemas en funcin de la gestin de las ventas, control e informacin. 1 1 &
2 Sustentar ante la Ger. Gral. El desarrollo solicitado. 1 1 &
3 Solicitar la aprobacin de la Ger. Gral. Del desarrollo. 1 1 &
4 Acordar con Sistemas las mejoras de las aplicaciones. 1 1 %
5 Realizar el seguimiento de la aplicacin solicitada. 1 1 &
6 Socializar la aplicacin desarrollada a personal administrativo 1 1 %
" Socializar la aplicacin desarrollada a personal comercial. 1 %
#
Reunirse - taller con el equipo de ventas para identificar las mejoras y requerimientos para las
Distribuidoras.
1 1 %
C VENTAS OPERATIVO
1
Reunirse con la Gerencia de Ventas para confirmar la aprobacin de productos y la
disponibilidad de la informacin en la web corporativa.
1 1 '
2
Soportar la gestin de ventas con la dotacin de productos faltantes en el mercado y su
constante comunicacin y coordinacin.
1 1 &
D VENTAS ADMINISTRATIVA
T,-O
ACT,3,DADES
)REC*E+C,A
!(6
!#6
16
(6
1"6
0(
5(
10(
15(
20(
25(
30(
35(
40(
:#:(( :#(:(( 1:"(:(( (:((:(( 1:(#:((
ADM,+,STRAT,3AS O-ERAT,3AS CO+TRO/ DOC*ME+TA/ A+A/5T,CA
ESTAD,ST,CA -OR T,-O DE TRA4A7O
-n el presente caso se muestra el an!lisis de un nivel gerencial, *ue se
evidencia *ue tiene muc2o tiempo dedicado a actividades operativas.
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A+8/,S,S DE )*+C,O+ES
T,-O ,DEA/ REA/ 4REC9A S5M4O/O 7*ST,),CAC,:+
ADM,+,STRAT,3AS 50( 30( )20(
*a+a dedicacin de tiempo
O-ERAT,3AS 10( 35( 25(
,lta dedicacin de tiempo
CO+TRO/ 10( 21( 11(
,lta dedicacin de tiempo
DOC*ME+TA/ 0( 0( 0(
-ormal dedicacin de tiempo
A+A/5T,CA 30( 14( )16(
*a+a dedicacin de tiempo
100( 100(
-n este resumen se evidencia *ue en funcin de las necesidades de
la empresa, se deben tomar decisiones.
TALLE 3
AN.LISIS DE !#N"I/N TIPO
Instrucciones"
#. $rupos
%. &eleccionar las funci'n m(s completa.
. Analizar en funci'n del tipo de funci'n )
su frecuencia.
*. +rabajar con e mismo formato del +aller
! minutos
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Cargo:
Reporta a
Se reportan
#
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(
)*+C,O+ES -OR CAR.O
TA//ER
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)unci1n
PE!ILES
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-s un detalle de toda la formacin,
e4periencia, capacitacin, y dem!s
para desempe6ar una funcin.
!
.
*#+ ES #N PE!IL PO "AGO *#+ ES #N PE!IL PO "AGO
diferencia de las funciones, estos se dise6an
con&untamente con el (uperior del !rea.
(e refieren a un cargo, son sensibles a las
funciones ya *ue si estas cambian7 cambia el
perfil.
"AA"TEISTI"A DE #N PE!IL PO "AGO "AA"TEISTI"A DE #N PE!IL PO "AGO
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%erencia+ )emuestran muc2a responsabilidad.
Ad)inis$ra$i*!s+ alta dosis de re*uerimientos de utili,acin
de 2erramientas 8utilitarios9 inform!ticos y dem!s.
0&cnic!s+ :nfasis en formacin especiali,ada tcnica,
an!lisis, an!lisis de causa y resolucin de problemas.
Opera$i*!s+ 'uestran las aptitudes fsicas *ue debe
cumplir el candidato para desempe6ar las actividades
encomendadas.
TIPOS DE PE!ILES TIPOS DE PE!ILES
ELA(OA"I/N DE #N PE!IL A"T#AL
PO TIPO
Cada integrante
! minutos
TALLE 4 TALLE 4
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TA//ER
! 0 "
Cargo:
CR,TER,OS ACT*A/ REQ*ER,DO D,)ERE+C,A ACC,O+ ATOMAR -RES*-*ESTO
&e.o
/dad
ED*CAC,:+ )ORMA/
/studiante 0ni1!
0ni1ersitaria
Carrera
%aestra
2octorado
E;-ER,E+C,A
Cargo
,os
/mpresas
,+)ORME ),+A/
-ER),/ES -OR CAR.O
A+8/,S,S DE -ER),/
ctividad programada con cada &efe de !rea para
dise6ar el perfil *ue m!s se a&usta a las necesidades de
la institucin.
DISE5O DE PE!ILES DISE5O DE PE!ILES
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/. (e recomienda *ue se debe 2acer el
in1entario 2 listado de todos los cargos de
la empresa.
/. -n los casos *ue 2ayan muc2os ocupantes
para un cargo, se levanta un solo perfil.
0. (e elabora el Pan de Le*an$a)ien$!s con
nombres, fec2as y 2oras de disponibilidad
del &efe.
LEVANTAMIENTO DE PE!ILES$ LEVANTAMIENTO DE PE!ILES$
3. (e e&ecuta el levantamiento, se sugiere
utili,ar un formato.
5. (e elabora el Pan de +erificacin de igual
forma con responsables, fec2a y 2ora.
.. (e prepara el documento llamado ,anua
de Perfies.
PLAN DE LEVANTAMIENTOS PLAN DE LEVANTAMIENTOS
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1"
)ocumento fsico o electrnico, *ue debe
contener+
1. -ndice
#. .rea
/. Car"!s
(e sugiere *ue se 2aga una impresin o
entrega electrnica de los perfiles a cada
!rea por separado.
ENTEGA(LE ENTEGA(LE
Comparativo entre el real versus el
re*uerido para identificar las brec2as y
sobre estas se deben tomar la decisin de
invertir en el traba&ador o no.
AN.LISIS DE PE!ILES, TIPO VES#S EAL
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1#
IN!OME DE AN.LISIS
"dentificacin de todos los criterios donde
a&usta y no el traba&ador, muy parecido a
un diagnstico.
TALLE 6
AN.LISIS DE PE!IL TIPO
Cada integrante
! minutos
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1$
INCAPACIDAD PERMANENTE ABSOLUTA
TA//ER
! 0 "
Cargo:
CR,TER,OS ACT*A/ REQ*ER,DO D,)ERE+C,A ACC,O+ ATOMAR -RES*-*ESTO
&e.o
/dad
ED*CAC,:+ )ORMA/
/studiante 0ni1!
0ni1ersitaria
Carrera
%aestra
2octorado
E;-ER,E+C,A
Cargo
,os
/mpresas
,+)ORME ),+A/
-ER),/ES -OR CAR.O
A+8/,S,S DE -ER),/
INDI"ADOES
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*#+ SON LOS INDI"ADOES
(istema de medicin *ue muestran el
desempe6o de un proceso en el tiempo.
Los ob&etivos son elaborados para
establecer los cumplimientos
corporativos, mientras *ue los
indicadores ayudan a demostrar el
comportamiento de estos.
-n otras palabras ayudan a medir el
nivel de cumplimiento de los ob&etivos
planteados.
DI!EEN"IA ENTE INDI"ADOES 0
O()ETIVOS
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'iden el cmo se est! reali,ando el
proceso en trminos de optimi,acin de
recursos 8eficiencia9.
-stos indicadores permiten conocer lo *ue
est! ocurriendo y tomar las acciones
apropiadas para me&orar la situacin.
INDI"ADOES DE GESTI/N
-st!n asociados a las metas de la gestin y
la eficiencia y efectividad del logro, miden
el impacto y los resultados.
-ste tipo de indicadores permiten medir las
cosas cuando ya ocurrieron y tomar
acciones apropiadas para *ue no se vuelva
a presentar la situacin.
INDI"ADOES DE ES#LTADOS
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,iden e C)!1
'iden el nivel de e&ecucin del proceso, se
concentra en el cmo se 2icieron las cosas
y miden el rendimiento de los recursos
utili,ados por un proceso.
INDI"ADOES DE E!I"IEN"IA
,ide e qu&1
'iden el grado de cumplimiento de los
ob&etivos propuestos, se enfocan en el *ue
se debe 2acer, para este indicador se
deben conocer y definir los re*uerimientos
del cliente del proceso para comparar lo
*ue se entrega el proceso contra lo *ue l
espera.
INDI"ADOES DE E!I"A"IA
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,ide e para qu&1
'iden la satisfaccin de las necesidades.
INDI"ADOES DE E!E"TIVIDAD
SMAT ,a palabra inglesa &-A.+
significa /inteligente0. Este documento la
utiliza como acr'nimo de los adjeti1os
&pecific 2espec3fico45 -easurable 2medible45
Achie1able 2realizable45 .ealistic 2realista4 )
+imel) 2limitado en tiempo4.
METODOLOG7A SMAT
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67uien est( in1olucrado8
67ue quiero lograr e9actamente8
6Donde debe ser alcanzado este objeti1o8
6En que periodo este objeti1o debe ser alcanzado8
6Cuales son mis requerimientos ) restricciones8
6Cuales prop'sitos o beneficios e9isten en lograr este
objeti1o8
Por ejemplo5 en lugar de definir 8Aumentar las 1entas en
,-9:5 un objeti1o mejor seria 8O&tener ,-9 de aumento
en las 1entas nacionales en las ;reas de negocio A, ( %
", <or el e=ui<o >, durante el <r?imo a@o Aiscal, sin
reduccin de la margen de &eneAicios % manteniendo el
ni1el de satisAaccin del cliente$:
SPE"I!0" B ESPE"7!I"O
Por ejemplo5 :-ejorar la satisfacci'n del cliente de
la tienda A en un %!; en meses< parece ser un
objeti1o espec3fico. Entretanto5 puede suceder que
la tienda no tenga un sistema adecuado de
medici'n de la satisfacci'n del cliente. De esta
forma5 el gerente de la tienda podr3a usar cualquier
1ariable que ha)a mejorado para considerarla
como determinante en la satisfacci'n del cliente5
logrando su objeti1o.
Por lo tanto5 es importante tener claramente
definido el m=todo o sistema de medici'n que ser(
aplicado para monitorear el objeti1o.
EAS#A(LE B MEDI(LE
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25
Al considerar un objeti1o como :alcanzable<5 no se
debe pensar solamente en :posible< o :imposible<.
&e debe pensar en los di1ersos aspectos que lo
afectan. Por ejemplo"
6>uestros l3deres ) nuestro equipo tienen las
habilidades necesarias para alcanzar esta meta8 &i
no las tienen5 6ha) un plan de capacitaci'n )
desarrollo8
6>uestros productos o ser1icios tienen la calidad
necesaria para que la meta pueda ser realidad8
6E9iste un potencial real en el mercado que
permita la definici'n de este objeti1o8
A"HIEVA(LE B AL"ANCA(LE
-uchas 1eces el objeti1o es posible5 pero no
realista. Al considerar el realismo5 debes pensar en
factores como"
6El equipo aceptar( perseguir el objeti1o8
6Este objeti1o est( alineado con la 1isi'n ) misi'n
de la organizaci'n8
6Alg?n principio =tico es herido con este objeti1o8
Por ejemplo5 el objeti1o :.educir en !; el gasto
con planes de salud< pude ser alcanzado
simplemente cambiando la categor3a de los planes
de los empleados para un ni1el inferior.
EALISTI" B EAL
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26
Esta caracter3stica se mezcla un poco con el &
2especifico4. &ignifica que adem(s de definir bien el
inicio ) final del periodo de busca del objeti1o5 este
periodo no debe ser tan corto que haga imposible
el objeti1o ) tampoco tan largo que cause una
dispersi'n de la iniciati1a con el tiempo.
El + tambi=n puede ser :+angible< 2+angible4. Esto
quiere decir que un objeti1o que pueda ser
sentido5 obser1ado o tocado tendr( ma)ores
oportunidades de ser alcanzado. +odo lo que
mejora el d3a a d3a del equipo ser( 1isto con
mejores ojos ) los incenti1ar(.
TIMEL0 2 LIMITADO EN TIEMPO
ELA(OA D INDI"ADOES
Cada integrante
! minutos
TALLE D
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2"
TALLE D
TA//ER
#
Cargo:
S-EC,),C MEAS*RA4/E AC9,E3A4/E REA/,ST,C T,ME/0
ES-EC5),CO MED,4/E A/CA+<A4/E REA/ T,EM-O/,M,TADO
1
!
"
#
DEC/ARATOR,A DE /OS # ,+D,CADORES
1
!
"
#
,+D,CADORES S2M2A2R2T2
,+D,CADOR

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