Programa de Capacitacin en

Gerencia de Proyectos
Cuerpo de Conocimientos de la Gerencia de Proyectos PMBOK
Cuarta edicin
Gestin de las Comunicaciones
Las personas cambian y generalmente se olvidan de comunicar dicho cambio a los dems.
Lilliam Hellman (1905-1984) Dramaturga y guionista estadounidense.
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Gestin de las Comunicaciones
Incluye todos los procesos requeridos para
asegurar la apropiada y oportuna:
Generacin
Recoleccin
Distribucin Almacenamiento
Destino final de la informacin del proyecto

FILOSOFA DE COMUNICACIONES
BAJO LA PTICA DEL PMI
Es imprescindible:
Identificar quienes son los stakeholders
(interesados).
Mantenerlos adecuadamente informados
La informacin debe ser precisa y completa.
La distribucin debe realizarse a tiempo y a la
audiencia interesada
El PM es el responsable de que la informacin sea
distribuida adecuadamente.
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Gestin de las Comunicaciones
Modelos emisor-receptor
Seleccin del medio
Estilos de redaccin
Tcnicas de presentacin
Tcnicas de gestin de reuniones
El arte de las
comunicaciones
involucra...
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ROL DEL GERENTE DE PROYECTO EN
COMUNICACIONES
La principal cualidad del PM es su habilidad de comunicarse:
Es integral a todo lo que hace
Un PM efectivo debe pasar el 90% de su tiempo comunicndose.

El PM NO debe controlar todas las comunicaciones del proyecto, y ni
siquiera intentarlo.
Aquellos PM que piden que cada e-mail o informacin de salida sea
consultada a ellos para su autorizacin, demuestran que NO estn en control
del proyecto.

El PM si debe tener el control del PROCESO de comunicacin, creando un
fuerte Plan de Gestin de las Comunicaciones y exigir que se cumpla.
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El modelo de comunicaciones
El modelo bsico de comunicaciones describe como
las ideas o la informacin es enviada y recibida entre
dos partes
ruido
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Acuse de recibo
Respuesta al mensaje
Modelo de Comunicacin
Las responsabilidades del emisor son:
Codificar el mensaje claramente
Seleccionar un mtodo de comunicacin
Enviar el mensaje
Confirmar que el mensaje ha llegado al
receptor y ha sido entendido por ste.

Las responsabilidades del receptor son:
Decodificar el mensaje
Confirmar que el mensaje ha sido recibido
y entendido: proveer feed-back.

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LOS CANALES DE COMUNICACIN
Cuantas vas de comunicacin existen en un proyecto?

El PM debe tener el control del proceso de comunicacin, por lo
que debe conocer perfectamente los canales de comunicacin
existentes, en funcin del nmero de integrantes de su equipo, y lo
que implicara aadir un miembro ms.


Canales = n (n-1) / 2


Donde n representa el nmero de miembros del equipo.


Si son 10 (45) y sube a 11 (55)
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Procesos de la Gestin de Comunicaciones:
PLANIFICACION INICIO EJECUCIN CONTROL
Gestionar las
expectativas de los
interesados
Gestionar las
comunicaciones para
satisfacer los
requerimientos y
resolver temas
polmicos con los
interesados del
proyecto
Informar el
rendimiento
Recopilar y
distribuir
informacin sobre
el rendimiento
Distribuir la
Informacin
Poner la
informacin
necesaria,
disponible a los
interesados del
proyecto de una
manera oportuna
Planificar las
Comunicaciones
Determinar las
necesidades de
informacin y
comunicacin de los
interesados del
proyecto
Identificar
interesados
Identificar a los
impactados por el
proyecto y
documentar
informacin de sus
intereses,
participacin e
impacto
EJECUCIN
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Entradas:
Acta de constitucin
Documentos de adquisiciones
Factores ambientales de la empresa
Activos de los procesos de la organizacin
1. Identificar a los interesados
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Herramientas y tcnicas:
Anlisis de involucrados
Juicio experto
Matriz poder / Inters
Inters Alto
Bajo
Bajo
Alto
Poder
Gestionar de Cerca
Mantener
informado
Monitorear
(mnimo esfuerzo)
Mantener
Satisfecho
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Salidas:
Registro de Interesados
Estrategia de Gestin de los Interesados
1. Identificar a los interesados
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Estrategia de gestin
Stk 1 Stk 2 Stk 3 Stk 4 Stk 5 Stk 6 Stk 7
Apoyo entusiasta
Trabajara fuerte para
lograr que suceda
Ayuda al trabajo
Apoyar para implementar
la solucin
Condescendiente
Har lo mnimo
Indiferente
No ayudar, no har dao
Vacilante
Se reserva, no es
voluntario
No cooperativo
Tendr que ser estimulado
Opuesto
Abiertamente se opondr a
la solucin
Hostil
Bloquear la
implementacin de la
solucin a toda costa
x
x
o x o x
Nivel de compromiso
o o x o x
Determina las necesidades de informacin y
comunicaciones de los interesados del proyecto
Quin necesita
cual informacin?
Cuando la
necesita?
Cmo se le dar
la informacin?
Quin le dar
la informacin?
2. Planificar las Comunicaciones
No deberamos comenzar a comunicar sobre la marcha, planificar las comunicaciones en forma eficiente es
ser proactivo.
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Entradas:
Registro de interesados
Estrategia de gestin de involucrados
Factores ambientales de la empresa
Activos de los procesos de la organizacin
2. Planificar las Comunicaciones
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Tcnicas y Herramientas:
Anlisis de requerimientos de
comunicacin
Tecnologa de comunicaciones
Modelos de comunicacin
Mtodos de comunicacin
Anlisis de requisitos de comunicaciones
Da como resultado la suma de las necesidades de informacin
de los interesados
Los requisitos se definen combinando el tipo y el formato de
la informacin requerida, con un anlisis del valor de dicha
informacin
Los recursos del proyecto slo deben emplearse en comunicar
informacin que contribuya al xito, o cuando la falta de
comunicacin puede llevar al fracaso
Hay que determinar y limitar los canales de
comunicaciones, es decir, quin se comunicar con quin, y
quin recibir cul informacin.
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Anlisis de requisitos de comunicaciones
La informacin tpica requerida para
determinar los requisitos son:
Organigramas
Relaciones entre la organizacin del
proyecto y las responsabilidades de los
interesados
Disciplinas, departamentos, y
especialidades involucradas
Logstica de la cantidad de personas y
locales
Necesidades de informacin interna
Necesidades de informacin externa
Informacin sobre los interesados
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Tecnologa de las comunicaciones
Las metodologas usadas para
transferir informacin pueden variar
significativamente.
Los factores de la tecnologa de
comunicaciones que pueden afectar el
proyecto son:
Urgencia de la necesidad
Disponibilidad de la tecnologa
Personal previsto para el proyecto
Duracin del proyecto
Ambiente del proyecto
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Planificacin de las Comunicaciones
Salidas :
Plan de gestin de las comunicaciones
Actualizaciones a los documentos del proyecto
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Salidas: Plan de gestin de las
comunicaciones
Proporciona:
Requisitos de comunicacin
Informacin a ser comunicada, incluyendo formato,
contenido, y nivel de detalle
Responsable de comunicar
Persona o grupo receptor
Mtodos o tecnologa usada
Frecuencia de la comunicacin
Mtodo de escalamiento para temas polmicos no
resueltos
Mtodo de actualizacin y refinamiento del plan
Glosario de terminologa comn
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Involucra poner la
informacin necesaria a
disposicin de los
interesados, de una manera
oportuna
Incluye implantar el plan de
gestin de las comunicaciones, as
como tambin responder a
solicitudes inesperadas de
informacin
3. Distribuir la informacin
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Entradas:
Plan de gestin del Proyecto
Informes de desempeo
Activos de los procesos de la organizacin
3. Distribuir la informacin
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Herramientas y tcnicas:
Mtodos de comunicacin
Herramientas para la distribucin
de la informacin
Habilidades de comunicacin
La comunicacin tiene muchas
dimensiones:
Escrita y oral, escuchar y hablar
Interna y externa
Formal e informal
Vertical y horizontal

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Formas de Comunicacin
La comunicacin interpersonal adquiere tres
formas :

Verbal
No verbal
Escrita (o grfica)
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Incluye gestos, tono vocal, expresin facial y
lenguaje corporal
Los factores no verbales generalmente tienen
mayor influencia en el impacto total del mensaje
que los factores verbales :

Impacto total del mensaje = Palabras (7%) + Tono
Vocal (38%) + Expresin Facial (55%)

Se debe usar con cuidado para no enviar mensajes
contradictorios
METODO EJEMPLOS CUANDO SE USAN
Informal escrito E-mail
Memos
Usados frecuentemente para
informar on-line.
Formal escrito Contratos
Requisiciones
Actas
Documentos que configuran el
archivo final del proyecto
Informal verbal Reuniones
Conversaciones
Usadas para comunicar rpida y
eficientemente
Formal verbal Presentaciones
Discursos
Relaciones pblicas, ventas,
eventos especiales
Mtodos de comunicacin
Hay 4 mtodos clsicos que suelen venir en el examen.
Es muy importante saber como y cuando se deben usar
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Herramienta para la distribucin de la
informacin
La informacin se puede recolectar y
recuperar a travs de una gran
variedad de medios, incluyendo:
Sistemas de archivo manual
Bases de datos electrnicas
Software de gestin de proyectos
Sistemas que permiten acceso a
documentacin tcnica tal como
diagramas de ingeniera,
especificaciones de diseo, y planes
de prueba
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Distribucin de la informacin
Salidas:
Activos de los procesos de la organizacin (actualizaciones)
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Salidas: Activos de los procesos de
la organizacin
Documentacin de lecciones
aprendidas:
Causas
Razonamiento detrs de la accin
correctiva
Otros tipos de informacin
relacionada a la distribucin de
informacin
Registros del proyecto:
Pueden incluir correspondencia,
memos, y documentos que
describen el proyecto
La informacin debe ser mantenida
en una forma organizada
Tambin se puede mantener los
registros en un diario del proyecto
Reportes formales e informales del
proyecto sobre:
Estado del proyecto
Lecciones aprendidas
Registros de tema polmicos
Reportes de cierre
Salidas de otras reas de
conocimiento
Otros :
Presentaciones del proyecto
Retroalimentacin de los
interesados
Notificaciones a los interesados

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Proceso de lecciones aprendidas
Una sesin de lecciones aprendidas se
enfoca en identificar xitos y fracasos del
proyecto e incluye recomendaciones para
mejorar el rendimiento futuro de los
proyectos
Durante todo el ciclo de vida del proyecto
el equipo de proyecto identifica lecciones
aprendidas relativas a los aspectos
tcnicos, de gestin, y de procesos
Las lecciones aprendidas se compilan,
formalizan, y almacenan a travs de toda
la duracin del proyecto
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4.Gestionar las expectativas de los
involucrados
Se refiere a gestionar las
comunicaciones para
satisfacer las necesidades de,
y resolver las controversias
con los interesados del
proyecto
Gestionar activamente a los
interesados:
Incrementa la probabilidad
de que el proyecto no se
desve de su curso debido a
controversias no resueltas
Mejora la habilidad de las
personas para operar
sinrgicamente
El gestor del proyecto es
usualmente el responsable
de la gestin de los
interesados
Limita las
interrupciones
durante el proyecto
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Entradas:
Registro de Interesados
Estrategia de Gestin de los interesados
Plan para la direccin del Proyecto
Registro de incidentes
Registro de cambios
Activos de los procesos de la organizacin
4.Gestionar las expectativas de los interesados
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Herramientas y tcnicas:
Mtodos de comunicacin
Habilidades interpersonales
Habilidades de gestin
Salidas:
Activos de los procesos organizacionales (actualizaciones)
Solicitudes de cambio
Plan de gestin del proyecto (actualizaciones)
Documentos del proyecto actualizados (Polmicas resueltas)

4.Gestionar las expectativas de los
involucrados
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Salidas:
Solicitudes de cambio
Incluyen cambios en el estado de las polmicas de
los interesados, en el plan de gestin de personal,
los cuales son necesarios para reflejar los cambios
que ocurrirn en las comunicaciones con los
interesados
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Documentacin de lecciones aprendidas:
Causas de las polmicas
Razonamiento detrs de la accin correctiva
Otros tipos de lecciones aprendidas acerca de la gestin de
interesados
Las lecciones aprendidas se documentan de manera que se convierten
en parte de la base de datos histrica para el proyecto y la organizacin
5. Informar el desempeo
Involucra la recoleccin
de los datos de lnea base
y la distribucin de la
informacin de
rendimiento para los
interesados del proyecto
Generalmente incluye la
forma en que se estn
usando los recursos para
lograr los objetivos del
proyecto
Generalmente provee
informacin sobre alcance,
cronograma, costo, y
calidad
Algunos proyectos
requieren tambin
informacin sobre riesgos y
adquisiciones
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Informar el desempeo
Entradas:
Plan de gestin del proyecto (Lneas bases)
Informacin sobre el desempeo del
trabajo
Mediciones del desempeo del trabajo
Proyecciones del presupuesto
Activos de los procesos de la organizacin

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Herramientas y tcnicas:
Anlisis de variacin
Mtodos de proyeccin
Mtodos de Comunicacin
Sistemas de informes
Proyecciones

Se actualizan y se vuelven a emitir
basados en la informacin de
rendimiento que se obtiene
conforme se ejecuta el proyecto
Esta informacin trata del
rendimiento pasado y podra
impactar al proyecto en el futuro
Bsicamente son el EAC y ETC
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Mtodos de Comunicacin:
Reuniones de revisin de estado
Son eventos programados
regularmente para intercambiar
informacin sobre el proyecto
Se pueden tener en diferentes
frecuencias y a varios niveles
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Informar el rendimiento
Salidas:
Informes de desempeo
Activos de los procesos de la organizacin (actualizaciones)
Solicitudes de cambio
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Salidas: Informes de desempeo
Organizan y sumarizan la informacin
recolectada y presentan los resultados
de cualquier anlisis comparativo con
la lnea base de medicin de
rendimiento
Deben proveer informacin de estado y
de progreso, as como el nivel de
detalle requerido por los interesados,
tal como se ha documentado en el plan
de gestin de las comunicaciones
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Solicitudes de cambio

El anlisis del rendimiento del
proyecto frecuentemente genera
cambios solicitados para algn
aspecto del proyecto
Estos cambios solicitados son
procesados y dispuestos a travs
del proceso de control integrado de
cambios
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Acciones correctivas
recomendadas

Incluyen cambios para alinear el
rendimiento futuro esperado del
proyecto con el plan de gestin del
proyecto
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