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Departamento de Matemtica y Ciencia de la Computacin.

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PARTE III: AGREGANDO TAREAS Y SUBTAREAS AL PROYECTO
Habiendo ya creado nuestro Proyecto en Microsoft Project, en la sesin
anterior, la adicin de las tareas es tan sencilla como escribir el nombre de
cada una en la columna Nombre de Tarea en cualquiera de las vistas que
contengan datos ordenados en columnas, como las vistas Gantt de
seguimiento o Uso de tareas.

La vista ms sencilla para introducir la informacin de las tareas, que
por defecto entrega Project, es la vista en Diagrama de Gantt y es la que
utilizaremos para el desarrollo siguiente.
Para crear las tareas de nuestro Proyecto seguiremos los siguientes pasos:

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Seleccione la primera celda en la Columna Nombre de Tarea y escriba desde
el teclado: Trabajos Preliminares. Esta es la primera de las tareas de nuestro
Proyecto.

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Pulse la tecla Intro para aceptar el texto ingresado. Adems se debe tener en
cuenta dos aspectos:




Tambin se puede pulsar el cono en el cuadro de texto para aceptar el
texto introducido.
Si se desea anular lo escrito se pulsar el cono en el mismo cuadro.
Se activar el cuadro para
edicin del texto ingresado
Escribir el nombre
de la Tarea.
Al crearse la Tarea,
automticamente se asigna la
duracin. El signo de
interrogacin indica que sta fue
supuesta por el programa.
El inicio de la Tarea, se asumir al
comienzo del Proyecto.
La longitud de la barra refleja
grficamente, la duracin de la
Tarea.
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Introduciremos, de la misma manera que en los pasos anteriores, los nombres
de las tareas restantes, para obtener una vista similar a la presentada a
continuacin:

Cuando se inserta una nueva tarea (o subtarea), sta se crea en la fila
inmediatamente superior a la fila actualmente seleccionada.
Comencemos a agregar las Subtareas asociadas a la Tarea Trabajos
Preliminares de nuestro ejemplo:
Seleccionemos la tarea Infraestructura (Fundaciones), pulsando el botn
izquierdo del ratn cuando el cursor est sobre ella.


Seleccionemos el comando Nueva Tarea desde el Men Insertar. Una nueva
tarea, en blanco, es creada en la fila superior a la fila seleccionada.
Escribir el nombre de la Subtarea, en este caso introduciremos Instalacin de
Faenas (Baos, Oficinas) y pulsaremos Intro.

Haciendo click sobre una Tarea, podremos
insertar nuevas Tareas encima de ella.
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Realizando los pasos anteriores para el Resto de las Subtareas definidas para
nuestro caso, nuestra Vista de Diagrama Gantt debera tener una estructura
como la siguiente:

Con las tareas principales del proyecto ya definidas, es tiempo de definir las
subtareas que conformarn el trabajo asociado a cada una de ellas. En
Microsoft Project, cuando se definen subtareas respecto de determinada
tarea, sta pasa a ser una Tarea Resumen y es denotada de la forma
presentada en la figura siguiente:



Al pulsar Enter, se crea la nueva Tarea.
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Para definir una o ms tareas como Subtarea,
debemos seleccionarla(s) y Pulsar el
botn Aplicar Sangra de la Barra de
Herramientas Formato. De esta forma se
genera(n) la(s) subtarea(s) y la Tarea resumen.


Finalmente se obtiene una imagen como la siguiente:

En este punto, debe guardar el Proyecto, para poder continuar alimentndolo
en la prxima sesin.
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De ser necesaria la reorganizacin de la estructura definida inicialmente en un
proyecto podremos mover, copiar y eliminar tareas de la misma manera que lo
hacemos en cualquier otro programa. Igualmente podremos modificar la
visualizacin de las tareas y subtareas de forma tal de mostrar slo informacin
especfica acerca de nuestro proyecto.
La forma descrita anteriormente para la creacin o introduccin de tareas y
subtareas, a travs de la vista de Diagrama de Gantt es una de las ms
sencillas, pero es tambin importante conocer que podemos agregar elementos
en una variedad de formas entre las que destacan las siguientes:
Al hacer un doble clic sobre una Tarea, se obtiene este cuadro de dilogo, que
centraliza toda la informacin relacionada con la Tarea.
Para crear una tarea utilizndolo, seleccionaremos la fila en blanco (en
cualquiera de las vistas disponibles):
Igualmente, desde este, podremos ingresar en cualquier momento, cualquier
informacin adicional para la definicin de la tarea.
Si los Nombres de las Tareas que deseamos incluir en el proyecto, estn en
forma de texto en otro programa, como Excel o Word, podremos utilizar el
comando copiar y pegar del portapapeles de WINDOWS.
Project considerar cada lnea, o fila si los datos estn tabulados, como
una Tarea, razn por la cual debemos asegurarnos que las Tareas a copiar
En el campo Nombre ingresaremos el
nombre de la Tarea pulsando Aceptar para
que la nueva Tarea sea creada
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estn en forma de lista (una tarea por lnea) o en forma tabulada (una tarea
por fila).
Entonces seleccionamos el texto deseado, desde el programa de origen, y
utilizamos el comando Copiar, asegurndonos de estar en una fila en blanco en
Project, y seleccionaremos el comando Pegar del Men Edicin.
Desde Excel 2007 podremos utilizar plantillas (Microsoft Project Plan Import
Export template) para que desde l podamos introducir la informacin de las
tareas. Luego desde Project seleccionaremos desde el men Archivo, comando
Abrir, el archivo creado con la referida plantilla (teniendo en cuenta que es un
archivo con extensin xlsx, de Excel) para que sea importada la informacin en
l hacia nuestro proyecto.