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Una visin de la Gestin
Documental y el Archivo
Digital como soporte a la
actividad de los OCEX
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:: ndice
1. Problemas y necesidades actuales de los OCEX en la gestin y archivo
de los documentos
2. Gestin documental y archivo digital
3. Marco normativo legal
4. Tecnologas y Herramientas de apoyo
5. Una solucin para los OCEX
6. Orientaciones para la puesta en marcha de un sistema de gestin
documental
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Problemas y necesidades actuales
de los OCEX en la gestin y archivo
de los documentos
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Fiscalizar la gestin
econmica y financiera
del sector pblico
Pronunciarse sobre la
legalidad, regularidad y
eficacia en el uso y gestin
del dinero pblico
Asesoramiento a las A
APP en materias de su
competencia
Control de la correcta
utilizacin y destino de
los recursos pblicos
:: Problemas y necesidades de los OCEX en la gestin documental
Emisin de informes de auditoria
Generacin de otra documentacin:
Gestin de Personal, Contabilidad y P
royectos
OCEX
Recabar datos, informes y documentos
para el cumplimiento de sus funciones
Papel
eDoc: doc. ofimtica,
e-mails, imagen,
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Documentacin
Soporte
Papel
Documentacin
Soporte
electrnico
Repositorios
Digitales
dispersos
Archivo Oficina
Archivo General
:: Problemas y necesidades de los OCEX en la gestin documental
Flujo documental actual
Gestores
Archivero
1 Solicitud prstamo de documentacin
2 Envo de documentacin
3 Devolucin de documentacin
Copias
Otros gestores
Sistemas de
Gestin y
Produccin
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:: Problemas y necesidades de los OCEX en la gestin documental
Dificultad para localizar y recuperar los documentos cuando son requeridos
Lentitud en el servicio de documentos
Falta de espacio para custodia de los documentos
Precariedad de las instalaciones y/o locales y equipamiento inadecuado
Descontrol en la documentacin electrnica
Desorganizacin. Se archivan segn van llegando, pensando en el plazo inmediato,
sin establecer criterios para su organizacin
Acumulacin masiva de documentos en oficina. Se envan al archivo cuando se
agota el espacio
Sistemas informticos no integrados
Ausencia de normas para la transferencia de documentos al archivo
Necesidad de recursos humanos
Cual es el problema documental con el que nos encontramos?
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:: Problemas y necesidades de los OCEX en la gestin documental
Acceder y localizar de forma rpida la documentacin solicitada(tanto en soporte
papel como en soporte digital/electrnico)
Facilitar la distribucin eficaz de informacin y documentos entre integrantes de
la organizacin
Automatizar y controlar los procesos de gestin documental y de gestin de la
documentacin de archivo
Reducir el volumen de documentacin en soporte papel (copias innecesarias,
duplicidades de documentacin,.)
Gestionar de forma eficaz los correos electrnicos
Garantizar el acceso seguro, a la informacin y documentacin, a aquellos usuarios
que tengan permiso para ello

Qu necesidades tenemos actualmente en la gestin documental? (I)
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:: Problemas y necesidades de los OCEX en la gestin documental
Gestin de documentacin en diferentes soportes (papel, digital,) de forma
homognea y coherente
Integracin de las diferentes herramientas y sistemas de gestin de informacin y
de documentacin existentes en las organizaciones (generalmente funcionan como
sistemas aislados e independientes)
Centralizar la gestin de documentos electrnicos, ya que suelen encontrarse en
repositorios dispersos y aislados entre s (sistema de ficheros, aplicaciones
informticas, correos electrnicos,)
Definir y establecer criterios generales y normalizados para la gestin de la
documentacin y de los procesos de archivo
Qu necesidades tenemos actualmente en la gestin documental? (II)
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Gestin documental y
archivo digital:
funciones, ciclo de vida de los
documentos, requisitos, beneficios
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:: Gestin documental y archivo digital
Metadatos
Papel
eDoc
Papel
Papel
eDoc:
imagen,
Ofimticos,
Funciones de la gestin documental
Uso
Utilizacin
Ingreso
Captura

E
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p
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Almacenamiento
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TIF
TIF
TIF
Gestin de
Archivo
TIF
Notificacin
Difusin selectiva
Difusin Consulta
TIF
Creacin

TIF
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:: Gestin documental y archivo digital
El establecimiento de polticas y normas
La asignacin de responsabilidades y competencias
El establecimiento y promulgacin de procedimientos y directrices
La prestacin de una serie de servicios relacionados con su gestin y uso
El diseo, la implementacin y la administracin de sistemas especializados de
gestin de documentos
La integracin de la gestin de documentos en los sistemas y los procesos de la
organizacin

Qu conlleva la gestin documental?
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Realizar las actividades de las organizaciones de una manera ordenada, eficaz y
responsable
Respaldar y documentar la creacin de polticas y la toma de decisiones
Proporcionar coherencia, continuidad y productividad a la gestin y a la
administracin
Cumplir con los requisitos legislativos y reglamentarios, incluidas las actividades
archivsticas, de auditoria y de supervisin
Proporcionar proteccin y apoyo en los litigios, incluyendo la gestin de riesgos en
relacin con la existencia o ausencia de evidencia de las actividades realizadas por
la organizacin
Mantener la memoria corporativa, personal o colectiva.
:: Gestin documental y archivo digital
Beneficios que persigue la gestin documental
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:: Gestin documental y archivo digital
El Archivo Digital es un sistema de gestin de documentos electrnicos y sus
metadatos asociados, guardados con criterios de archivo.
Estos documentos y metadatos han de ser gestionables
El archivo digital debe dar servicios a todos los Sistemas de informacin existentes
en la organizacin que requieran funcionalidades de gestin documental:
Herramientas de Auditora (TeamMate,)
Intranet Corporativa
Herramientas para gestin de RRHH
Sistemas de gestin (contabilidad,)
.
Qu es el archivo digital?
Control de acceso
a los documentos
Servicios
documentales
Repositorio
documentos
electrnicos
Custodia
conservacin
documentos
Archivo
Digital
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:: Gestin documental y archivo digital
Repositorio comn de documentos electrnicos de la organizacin
Servicios documentales: almacenamiento, bsquedas y consultas, puesta a
disposicin de documentos,.
Custodia y conservacin de documentos
Independencia de los Sistemas de Informacin
Control de acceso a los documentos (seguridad de acceso a los documentos) y
registro de accesos a los documentos
Debe cumplir los requisitos de:
Autenticidad
Integridad
Disponibilidad
Fiabilidad
Conformidad
Exhaustividad
Caractersticas del Archivo Digital
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Archivo Digital
:: Gestin documental y archivo digital
Interfaz
Grfica Archivo
Digital
Repositorio Documentos
Servicios Documentales
Custodia y Conservacin
SS. II. SS. II.
Control de accesos
Acceso seguro de los
usuarios a
los SSII (contrasea,
eDNI, certificados,)
Control y registro de
acceso a los
documentos
Ingresar docs.,
buscar, consultar,
Repositorio de
documentos
Custodia y
conservacin de
documentos
Archivo digital
Copia de
Seguridad
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:: Gestin documental y archivo digital
Archivo de OFICINA Archivo GENERAL
Archivo Digital
Registro
E/S
Gestin de
Procesos
(Gestin de Trabajos,
Gestin de Personal,
Contabilidad)
Gestin de Archivo
(Sistema de Gestin de Archivo)
Papel
PAPEL
Ciclo de vida de los documentos
eDocs.
A
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c
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D
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g
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a
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G
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s
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c
o

Metadatos
OIDs
Metadatos
OIDs
Papel
Signaturas Signaturas
OID OID
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:: Gestin documental y archivo digital
Abarca todas las fases del documento, desde que se crea o se recibe hasta que se
transfiere al Archivo para ser conservado o eliminado.
Valor Primario
Valor Administrativo.
Valor fiscal o contable
Valor legal o jurdico
Valor Secundario
Valor Informativo
Valor Histrico
Las distintas fases por las que pasa un documento son:
Documentacin Activa (Archivo de Oficina)
Documentacin semiactiva (Archivo General)
Documentacin Inactiva (Archivo Histrico)
Ciclo de Vida
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Marco normativo
tcnico y legal
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:: Marco normativo tcnico y legal
Normativa Tcnica
Modelos de Gestin Documental ISO 15489. Information and documentation Records
management
ISO 14721. Space data and information transfer systems -- Open
archival information system -- Reference model (OAIS)
ISO 20652. Space data and information transfer systems -
Producer-archive interface - Methodology abstract standard
(PAIMAS)
Requisitos para los sistemas de
gestin de documentos
electrnicos de archivo
MoReq
Descripcin de documentos
electrnicos: Metadatos
descriptivos
ISO 15836. The Dublin Core metadata element set (DCMI).
ISAD (principal estandar internacional para la descripcin
archivstica)
Normativa sobre formatos de
documentos electrnicos
ISO 19005. Document management Electronic document file
format for long-term preservation - - Part 1: Use of PDF 1.4
(PDF/A-1)
Normativa sobre firma
electrnica

Normativa sobre conservacin a
largo plazo

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:: Marco normativo tcnico y legal
Norma Legal
Ley de Proteccin de Datos Personales (LOPD). Ley Orgnica 15/1999
Ley de Servicios de la Sociedad de la Informacin y Comercio Electrnico (LSSICE)
Firma digital, DNI electrnico y facturacin electrnica,
Real Decreto 1553/2005, del 23 de diciembre (Regula el DNI y sus certificados de firma
electrnica)
Real Decreto 1496/2003, del 28 de noviembre (Reglamento por el que se regulan las obligaciones
de facturacin), y Orden EHA/962/2007, del 10 de abril (desarrolla determinadas disposiciones
sobre facturacin telemtica y conservacin electrnica de facturas)
Digitalizacin certificada (Orden EHA/962/2007). Procedimientos tcnicos para eliminar la
documentacin en papel, al dotar a la copia electrnica de validez legal
Ley de Acceso Electrnico de los Ciudadano a los Servicios Pblicos (Ley 11/2007)
Ley de Contratos del Sector pblico (Ley 30/2007)
.
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Tecnologas y
Herramientas de apoyo
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:: Tecnologas y Herramientas de apoyo
DM (Gestin Documental)
Soluciones que permiten la gestin y almacenamiento de gran
cantidad de documentos. Cuenta con herramientas de bsqueda,
control de versiones, acceso seguro,
BPM (Gestin de Procesos de
Negocio) y Workflow
Tienen por objetivo gestionar y administrar los procesos de
negocio y flujos de informacin. Permiten representar, controlar,
monitorizar y optimizar los procesos de negocio y la
documentacin.
Gestin de Archivo
Soluciones para la gestin de aquellos documentos que la
organizacin tiene necesidad de conservar. Deben gestionar
tanto documentacin electrnica como documentacin en papel
WCM (Gestores de Contenidos
Web)
Soluciones para crear y administrar los contenidos de las pginas
web. Gestin independiente del contenido y el diseo.
SGDB (Sistemas de Gestin de
Bases de Datos)
Los sistemas de gestin de base de datos manejan de manera
clara, sencilla y ordenada registros de datos que contemplan
informacin relevante para una organizacin.
.
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Una solucin para los OCEX:
Arquitectura funcional y
tecnolgica
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SGDE con Archivo Digital - Caractersticas
:: Una solucin para los OCEX: Arquitectura funcional y tecnolgica
Repositorio documental corporativo. Debe permitir la incorporacin de
documentos:
Provenientes de otros sistemas
Documentos escaneados / digitalizados
Documentos de inters corporativo (internos, descargados,)
Organizacin y estructuracin de la
documentacin
Recuperacin gil y eficaz de la
documentacin buscada
Garanta de autenticidad, integridad y
seguridad de los documentos
Funciones de gestin documental:
control de versiones, workflow,
Integracin con el resto de sistemas
existentes en la organizacin
Archivo Digital
Repositorio Documentos
Servicios Documentales
Custodia y Conservacin
Control de accesos
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Sistema de Gestin de Archivo
:: Una solucin para los OCEX: Arquitectura funcional y tecnolgica
Gestin de la documentacin de archivo
Registro y descripcin de la documentacin de Archivo
Gestin de los cuadros de clasificacin
Procesos de archivo: transferencias, expurgos y consultas y prstamos
Control y gestin de espacios de archivo
Gestin de todos los niveles de archivo incluida la documentacin en custodia
externa
Gestin de la documentacin en soporte papel y/o electrnico
Garantizar el acceso a la documentacin archivada en el largo plazo
Gestin de
Archivo
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Integracin bajo un Front-End comn de todos los sistemas de gestin de
informacin
Canal de acceso a los diferentes sistemas y aplicaciones existentes en la
organizacin
Integracin con el sistema de gestin de documentos electrnicos.
Incorporacin de contenidos, entendiendo como contenidos la informacin
disponible en una pgina web
Seguridad de acceso
Base sobre la que implementar y desarrollar futuras evoluciones y mejoras
funcionales y diferentes aplicaciones y procesos.

Intranet
:: Una solucin para los OCEX: Arquitectura funcional y tecnolgica
Intranet
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Correo electrnico corporativo
Permite desarrollar y establecer polticas corporativas de utilizacin del correo
electrnico
Establecer normas corporativas para la estructuracin y organizacin de los
correos electrnicos, y tambin criterios para el archivo y conservacin de los
mismos.
Establecer normas y criterios para archivar y clasificar aquellos documentos y
correos electrnicos de inters para la organizacin
Establecer polticas de copias de seguridad de los correos electrnicos
Posibles categoras de buzones de correo: personales, compartidos y pblicos
:: Una solucin para los OCEX: Arquitectura funcional y tecnolgica
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Firma electrnica avanzada
La firma electrnica avanzada permite identificar al firmante y detectar cualquier
cambio ulterior de los datos firmados.
La implantacin de la firma electrnica se puede implantar en dos mbitos:
Interno: No excede de los lmites de la organizacin, y su validez ser determinada
mediante normativa interna
Operaciones con otras Organizaciones externas: Validez legal: Ley 59/2003, de Firma
Electrnica.
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Escenarios de digitalizacin de documentos y procesos
:: Una solucin para los OCEX: Arquitectura funcional y tecnolgica
Cuando la digitalizacin de documentos genere beneficios claros (mltiples
consultas, preservacin,)
Documentos que si se digitalizasen no sera necesario conservar en soporte papel
Documentos que, por criterios legales, deben conservarse en soporte papel
Sustitucin del soporte papel por soporte electrnico en algunos procesos
Documentos que podran recibirse en soporte electrnico (facturas,)
Documentos que se generan electrnicamente pero que se imprimen en soporte papel
para ser firmados. Implantando la firma electrnica no sera necesario generar el soporte
papel.
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Archivo Digital
:: Una solucin para los OCEX: Arquitectura funcional y tecnolgica
Digitalizacin procesos y Digitalizacin de Documentos
Copia de
Seguridad
Sistemas
de
Gestin y
Produccin
Digitalizacin
Archivo Oficina
Archivo General
Firma
electrnica
TIF
TIF
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Archivo Digital
:: Una solucin para los OCEX: Arquitectura funcional y tecnolgica
Interfaz
Grfica Archivo
Digital
Repositorio Documentos Electrnicos

Sistema de Gestin de Archivo Digital
con Gestin de Archivo


Herramienta
de Auditoria
Gestin de R.H.
Sistema de
Contabilidad
Sistemas de
Gestin y
Produccin
Descripcin Consulta Acceso
Copia de
Seguridad
Archivo Fsico
Archivero
Usuarios
OCEX
Usuarios
OCEX
Sistema integrado


Intranet



Correo
Corporativo

Firma
electrnica
Firma
electrnica
Digitalizacin
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Orientaciones para la puesta en
marcha de un sistema de gestin
documental
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:: Puesta en marcha de un sistema de gestin documental
Preparacin del proyecto:
Lanzamiento del proyecto
Planificacin del proyecto
Equipo de trabajo
Comit de Direccin de Proyecto
Preparacin
del Proyecto
Diseo y definicin
del Sistema de GD
Construccin del
Sistema de GD
Implantacin del
Sistema de GD
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:: Puesta en marcha de un sistema de gestin documental
Diseo y definicin del Sistema de Gestin Documental
Definicin del flujo documental y ciclo de vida documental
Tipos documentales / Cuadro de clasificacin
Criterios de organizacin, clasificacin y ordenacin de la
documentacin
Plazos de permanencia y conservacin de la documentacin
Procesos de archivo: transferencias, expurgos,
Seguridad y Acceso a la documentacin
Definicin de criterios para la digitalizacin
Definicin del Sistema de Gestin Documental
Integracin con los sistemas existentes


Preparacin
del Proyecto
Diseo y definicin
del Sistema de GD
Construccin del
Sistema de GD
Implantacin del
Sistema de GD
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:: Puesta en marcha de un sistema de gestin documental
Construccin del Sistema de Gestin Documental
Desarrollo del Sistema de Gestin Documental
Configuracin y parametrizacin de herramientas y sistemas
que formen parte del Sistema de Gestin Documental
Integracin de Sistemas
Pruebas de integracin


Preparacin
del Proyecto
Diseo y definicin
del Sistema de GD
Construccin del
Sistema de GD
Implantacin del
Sistema de GD
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:: Puesta en marcha de un sistema de gestin documental
Implantacin del Sistema de Gestin Documental
Formacin a usuarios
Difusin del sistema
Puesta en marcha del sistema


Preparacin
del Proyecto
Diseo y definicin
del Sistema de GD
Construccin del
Sistema de GD
Implantacin del
Sistema de GD
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c/ Pintor Gustavo de Maeztu, 4
01008 - Vitoria - Gasteiz
Tfno. + 34 945 222 850
Fax + 34 945 240 548
e-mail:info@odei.es
http://www.odei.es