Manual de Crystal 7

Seagate Crystal Reports 7
Gua del Usuario

Seagate Software, Inc.
840 Cambie Street
Vancouver, B.C., Canada V6B 4J2
1999 (manual y software) Seagate Software, Inc. Todos los
derechos reservados.
Seagate Software, Seagate, y el logotipo de Seagate son marcas
registradas de Seagate Technology, Inc., o una de sus subsidiarias.
Seagate Crystal Reports, Seagate Crystal Info, el logotipo de
Seagate Crystal Reports, y Smart Navigation son marcas o marcas
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Manual escrito por:
ELUCIDEX
655 Stuart Road
Bellingham, WA 98226
E E. U U.
http://www.elucidex.com/
1992-1999
i
C O N T E N I D O
Bienvenido a Seagate Crystal Reports
Bienvenido ............................................................................................................2
Dos clases de tutoriales de Manos a la Obra ..........................................................2
Representacin de comandos, botones, teclas y controles en este manual .............3
Uso de los documentos de Seagate Crystal Reports ................................................5
Funciones de la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports ...................................6
Captulo 1 - Instalacin e Introduccin Breve
Requisitos de instalacin ......................................................................................12
Instalacin de Seagate Crystal Reports .................................................................12
Instalacin en una estacin de trabajo de la red ...................................................13
Actualizacin de una versin anterior ..................................................................13
Introduccin Breve ..............................................................................................14
Captulo 2 - Qu Hay de Nuevo
El nuevo Crystal SQL Designer provee ms versatilidad y rapidez ........................22
Crystal Report Designer Component ....................................................................22
El Asistente de Mapas ayuda a identificar tendencias ...........................................22
Capacidad de diagramacin mejorada para facilitarle el anlisis de los datos ......23
Mayor versatilidad en la elaboracin de informes de tablas cruzadas ..................23
Procesamiento del lado del servidor ahorra tiempo y memoria ............................24
Totales acumulados: un campo es todo lo que necesita .......................................24
La Herramienta de Importacin de Documentos convierte informes
de texto antiguos .............................................................................................24
Insertar enunciados SQL directamente agiliza la creacin de informes ................25
El Asistente de Resalte permite formatear ms fcilmente y con
mayor eficiencia .............................................................................................25
La asignacin de campos permite mayor control de la base de datos ...................26
El Editor de Frmulas mejorado hace fcil la creacin de frmulas ......................26
Capacidad de exportacin mejorada ....................................................................26
Los nuevos y mejores campos de parmetro proveen mayor flexibilidad .............27
Los subinformes a la orden incrementan la organizacin de informes ..................27
Captulo 3 - Introduccin a Seagate Crystal Reports
Introduccin a Seagate Crystal Reports ................................................................30
Gua del usuario ..................................................................................................30
Ayuda en lnea .....................................................................................................37
ii
Libros en lnea ..................................................................................................... 37
Datos de muestra - Xtreme.mdb ........................................................................... 38
Secuencias de aprendizaje sugeridas ................................................................... 40
Captulo 4 - Introduccin al Entorno de
Seagate Crystal Reports
La ventana del programa ..................................................................................... 46
Barra de menes .................................................................................................. 47
Barra de herramientas estndar ............................................................................ 50
Barra de formato .................................................................................................. 52
Barra de herramientas suplementaria ................................................................... 53
Barra de herramientas de Anlisis ........................................................................ 55
Barra de estado .................................................................................................... 56
Menes contextuales ........................................................................................... 58
Cursores .............................................................................................................. 59
Ficha Diseo ....................................................................................................... 62
Ficha Vista previa ................................................................................................ 67
Ficha Anlisis ...................................................................................................... 70
Otros conceptos fundamentales ........................................................................... 72
MANOS A LA OBRA (Entorno de diseo) ....................................... 77
Cmo mover y ajustar las barras de herramientas y la barra de formato ............... 77
Cmo agregar, eliminar y mover lneas gua ........................................................ 78
Cmo mover y ubicar objetos usando las lneas gua ........................................... 80
Cmo activar o desactivar la cuadrcula .............................................................. 83
Cmo aumentar o reducir la vista de su informe .................................................. 84
Cmo deshacer y rehacer actividades .................................................................. 85
Cmo traspasar en datos resumidos ..................................................................... 85
Cmo desactivar el truncado de campo ............................................................... 86
MANOS A LA OBRA (Secciones y Areas) ........................................ 86
Cmo agregar, eliminar, mover y combinar secciones ......................................... 86
Cmo dividir y ajustar el tamao de secciones .................................................... 89
Captulo 5 - Introduccin a la Elaboracin de Informes
Diseo bsico de informes ................................................................................... 94
Cmo disear un prototipo ................................................................................ 101
Conceptos en la elaboracin de informes .......................................................... 102
Ms all de los informes bsicos ........................................................................ 110
iii
MANOS A LA OBRA (Diseo y creacin de informes) .................. 110
Cmo seleccionar datos y comenzar a crear un informe ....................................110
Cmo agregar y vincular tablas mltiples ...........................................................113
Cmo insertar campos de base de datos ............................................................115
Cmo insertar campos especiales ......................................................................115
Cmo crear un campo de enunciado SQL .........................................................116
Cmo insertar objetos de texto ...........................................................................117
Cmo usar un campo de base de datos en un objeto de texto ............................118
Cmo insertar una imagen .................................................................................119
Cmo seleccionar, mover y ajustar de tamao un objeto ...................................119
Cmo hacer que un objeto se expanda a las siguientes secciones ......................121
Cmo ocultar partes del informe ........................................................................124
MANOS A LA OBRA (Finalizacin del informe) ........................... 126
Cmo insertar encabezados y pies de pgina ....................................................126
Cmo agregar un ttulo de pgina a su informe ..................................................127
Cmo agregar un resumen de informacin a su informe ....................................128
Captulo 6 - Impresin, Vista y Exportacin
Consideraciones de impresin ...........................................................................132
Soluciones a nivel de diseo para impresin y distribucin ...............................133
Lista de detalles para la distribucin de informes ...............................................142
Actualizacin de controladores de impresora ....................................................142
Distribucin del informe ....................................................................................143
Informes compilados .........................................................................................143
MANOS A LA OBRA (Distribucin del informe) ........................... 144
Cmo exportar informes ....................................................................................144
Cmo enviar un informe por fax ........................................................................150
MANOS A LA OBRA (Informes compilados) ................................. 150
Cmo compilar un informe ................................................................................150
Cmo distribuir un informe compilado ..............................................................151
Cmo usar un informe compilado ......................................................................152
MANOS A LA OBRA (Vista de informes con un
explorador web) ....................................................................... 154
Cmo ver un informe con un explorador web ....................................................154
iv
Captulo 7 - Tutorial - Lista de Clientes
Introduccin ...................................................................................................... 160
Comienzo .......................................................................................................... 161
Seleccin de registros ........................................................................................ 175
Agrupamiento y ordenamiento .......................................................................... 179
Finalizacin del informe .................................................................................... 183
Captulo 8 - Informes con Datos OLAP
Introduccin ................................................................................. 186
Utilizacin de datos OLAP ................................................................................ 186
Generacin de informes OLAP con Seagate Crystal Reports .............................. 187
Objetos de cuadrcula OLAP ............................................................................. 187
Actualizacin de la ubicacin de una base de datos OLAP ................................ 188
Utilizacin de datos Hyperion Essbase (Mtodo de Codificacin) ...................... 189
Utilizacin de Informix MetaCube (Mtodo MetaCube SQL) ............................. 197
MANOS A LA OBRA (Generacin de informes con
datos OLAP) ............................................................................. 198
Cmo crear un informe OLAP usando el Objeto de Cuadrcula ......................... 198
Cmo crear un informe de MetaCube ................................................................ 205
Cmo aplicar un filtro a un informe de MetaCube ............................................. 206
Cmo crear un informe de MetaCube de tablas cruzadas .................................. 206
Cmo agregar un campo a un informe de MetaCube de tablas cruzadas ........... 207
Cmo girar campos en un informe de MetaCube de tablas cruzadas ................. 208
Cmo agregar una frmula a un informe de MetaCube ...................................... 208
Captulo 9 - Informes de Seccin Mltiple
Uso de secciones mltiples en los informes ....................................................... 210
MANOS A LA OBRA (Informes de seccion mltiple) .................... 211
Cmo evitar que objetos de longitud variable se sobrescriban unos con otros ... 211
Cmo trabajar con objetos de texto ................................................................... 212
Cmo crear una carta modelo utilizando un objeto de texto ............................. 214
Cmo dar formato condicional a objetos ........................................................... 220
Cmo imprimir mensajes condicionales en carta modelo .................................. 221
Cmo alternar los colores de fondo para las lneas ............................................ 222
Cmo eliminar lneas en blanco ........................................................................ 223
Cmo agregar lneas en blanco condicionalmente ............................................. 224
v
Captulo 10 - Formato
Conceptos de formato ........................................................................................226
Formato absoluto ...............................................................................................227
Tipos de propiedades de formato .......................................................................227
Formato condicional ..........................................................................................229
MANOS A LA OBRA (Formato absoluto) ...................................... 231
Cmo agregar color, sombreado y bordes ..........................................................231
Cmo agregar o editar lneas y cuadros .............................................................232
Cmo cambiar mrgenes ...................................................................................234
Cmo agregar o eliminar espacios en blanco entre lneas ..................................235
Cmo establecer la orientacin de pgina y el tamao de papel ........................237
MANOS A LA OBRA (Formato condicional) ................................. 238
Cmo crear un pie de pgina que aparezca en todas las pginas
exceptuando la primera ................................................................................238
Cmo dar formato condicional a campos usando el Asistente de Resalte ...........239
Cmo usar el Asistente de Resalte ......................................................................240
Captulo 11 - Seleccin de Registros y Grupos
Seleccin de Registros .......................................................................................244
Seleccin de grupos ...........................................................................................248
Plantillas de frmulas de seleccin de registros ..................................................250
MANOS A LA OBRA (Seleccin de registros y grupos) ................. 256
Cmo configurar la seleccin de registros usando el Asistente de Seleccin ......256
Cmo configurar la seleccin de grupos usando el Asistente de Seleccin .........257
Cmo crear una frmula de seleccin de registros o de grupos ..........................258
Cmo usar plantillas de seleccin de registros o grupos .....................................259
Cmo seleccionar los grupos N Superiores o N Inferiores ..................................260
Captulo 12 - Ordenamiento, Agrupamiento y Totalizacin
Introduccin al ordenamiento, agrupamiento y totalizacin ..............................264
Creacin grupos personalizados ........................................................................268
vi
MANOS A LA OBRA (Ordenamiento, Agrupamiento
y Totalizacin) ......................................................................... 271
Cmo hacer un ordenamiento de un solo campo .............................................. 272
Cmo hacer un ordenamiento de campos mltiples .......................................... 274
Cmo agrupar datos .......................................................................................... 277
Cmo ordenar los registros dentro de grupos ..................................................... 279
Cmo resumir datos agrupados .......................................................................... 281
Cmo subtotalizar datos agrupados ................................................................... 283
Cmo ordenar basndose en valores de grupos resumidos ................................ 285
Cmo agregar otra columna y luego subtotalizar en ella .................................... 285
Cmo crear niveles mltiples de subtotales ....................................................... 290
Cmo agrupar basndose en la primera letra del nombre de la compaa ......... 293
Cmo agrupar datos en intervalos ...................................................................... 296
Cmo calcular un porcentaje del total general ................................................... 301
Cmo crear Encabezados de grupo .................................................................... 305
Captulo 13 - Frmulas para Principiantes
Qu son las frmulas? ...................................................................................... 312
Cmo se crean las frmulas: una introduccin al Editor de Frmulas ................. 317
Otras convenciones de frmulas ........................................................................ 325
Sintaxis de frmulas ........................................................................................... 328
Cmo se evalan las frmulas - Orden de precedencia ..................................... 330
MANOS A LA OBRA (Frmulas para Principiantes) ...................... 331
Cmo insertar frmulas en su informe ............................................................... 331
Cmo eliminar frmulas de su informe .............................................................. 333
Cmo copiar frmulas de la Ayuda en lnea ...................................................... 334
Cmo copiar frmulas de un informe a otro ...................................................... 335
Captulo 14 - Frmulas Avanzadas
Cmo crear frmulas If-Then-Else ...................................................................... 338
Cmo imprimir valores de Hora o Fecha/Hora condicionalmente ..................... 339
Cmo crear frmulas If-Then-Else multicondicionales ....................................... 340
Cmo dar formato a texto utilizando frmulas ................................................... 341
Cmo utilizar variables en las frmulas ............................................................. 341
Cmo declarar una variable ............................................................................... 345
Cmo asignar un valor a una variable ................................................................ 346
Cmo combinar una declaracin de variable y un enunciado de asignacin ..... 348
vii
Cmo declarar y asignar valores a variables mltiples .......................................348
Cmo asignar valores a las variables condicionalmente .....................................349
Cmo usar una matriz dentro de una frmula ....................................................349
Cmo usar un rango en una frmula ..................................................................352
Cmo usar el punto y coma en las frmulas .......................................................354
Cmo perfeccionar las frmulas de seleccin de grupo .....................................354
Cmo perfeccionar las frmulas de seleccin de registros ..................................356
Cmo depurar una frmula ................................................................................360
Captulo 15 - Totales Acumulados
Introduccin ......................................................................................................368
MANOS A LA OBRA (Totalizacin avanzada) .............................. 369
Cmo mantener totales acumulados en una lista ...............................................369
Cmo crear totales acumulados de grupos .........................................................371
Cmo crear un total acumulado condicional .....................................................372
Cmo crear un total acumulado en una relacin de vnculo de uno a varios .....374
Captulo 16 - Campos de Parmetro
Introduccin a los objetos de campos de parmetro ..........................................378
Campos de parmetro mltiples .........................................................................379
Consideraciones acerca de campos de parmetro ..............................................379
MANOS A LA OBRA (Campos de Parmetro) ............................... 380
Cmo crear un campo de parmetro ..................................................................381
Cmo establecer la seleccin de registros usando campos de parmetro ...........386
Cmo usar un campo de parmetro en una frmula ..........................................389
Cmo responder a pedidos del campo de parmetro .........................................390
Cmo dar formato condicional usando campos de parmetro ...........................392
Cmo establecer un ttulo de informe usando campos de parmetro .................394
Cmo establecer el criterio de ordenamiento usando campos de parmetro ......395
Captulo 17 - Elaboracin de Grficos
Introduccin a los grficos .................................................................................398
Eleccin de un tipo de grfico ............................................................................398
Dnde ubicar un grfico ....................................................................................402
Datos sobre los que puede graficar ....................................................................402
Antes de crear un grfico ...................................................................................403
viii
MANOS A LA OBRA (Generacin de Grficos) ............................ 403
Cmo graficar un campo de resumen o subtotal ................................................ 403
Cmo graficar un campo de detalles .................................................................. 404
Cmo graficar un campo de frmulas ................................................................ 405
Cmo graficar resmenes de tablas cruzadas ..................................................... 407
Cmo graficar en un cubo OLAP ....................................................................... 408
Como editar un grfico usando el Asistente de Grficos .................................... 408
Como editar grficos usando el PGEditor ........................................................... 409
Cmo cambiar el tamao y la posicin de un grfico ........................................ 409
Cmo cambiar el borde de un grfico ................................................................ 410
Cmo usar la propiedad de subyacer con grficos ............................................. 410
Cmo analizar un grfico .................................................................................. 411
Captulo 18 - Elaboracin de Mapas
Introduccin a la creacin de mapas ................................................................. 414
Eleccin de un mapa ......................................................................................... 414
Dnde ubicar un mapa ...................................................................................... 418
Ficha Anlisis .................................................................................................... 419
Datos a partir de los cuales puede crear un mapa .............................................. 419
Para ms informacin acerca de mapas ............................................................. 420
MANOS A LA OBRA (Elaboracin de mapas) ............................... 420
Cmo crear e insertar un mapa .......................................................................... 420
Cmo crear un mapa a partir de un grupo ......................................................... 421
Cmo crear un mapa a partir de un campo de detalle ....................................... 422
Cmo crear un mapa a partir de tablas cruzadas ............................................... 423
Cmo crear un mapa a partir de un cubo OLAP ................................................ 424
Cmo insertar un mapa en un subinforme ......................................................... 425
Cmo editar un mapa usando el Asistente de Mapas ......................................... 426
Cmo cambiar el tamao y la posicin de un mapa .......................................... 426
Cmo cambiar el borde de un mapa .................................................................. 427
Cmo usar la caracterstica de subyacer con mapas .......................................... 427
Cmo analizar un mapa .................................................................................... 428
Captulo 19 - OLE
Introduccin a los Objetos OLE ........................................................................ 432
Cmo insertar objetos OLE en su informe .......................................................... 434
Objetos vinculados y objetos incrustados .......................................................... 435
ix
Dinmica de los comandos del men OLE ........................................................436
OLE y el comando Imagen .................................................................................436
Consideraciones generales acerca de OLE ........................................................437
MANOS A LA OBRA (Objetos OLE) .............................................. 438
Cmo se presentan los objetos OLE en su informe .............................................438
Cmo usar OLE Tutorial de introduccion ...........................................................438
Cmo insertar un grfico o imagen como un objeto OLE ...................................442
Captulo 20 - Subinformes
Qu son los subinformes ....................................................................................446
Subinformes vinculados y no vinculados ...........................................................446
Cmo funciona el vinculamiento de subinformes ..............................................447
Vnculos de bases de datos versus subinformes en situaciones
de uno a varios ..........................................................................................449
MANOS A LA OBRA (Subinformes) .............................................. 449
Cmo insertar un subinforme .............................................................................450
Cmo hacer una vista previa del subinforme .....................................................451
Cmo vincular un subinforme a los datos del informe principal .........................452
Cmo vincular un subinforme al informe principal sin modificar
la frmula de seleccin .................................................................................454
Cmo combinar informes no relacionados usando subinformes .........................455
Cmo usar subinformes con datos "no vinculables" ...........................................457
Cmo crear un subinforme a la orden ................................................................460
Cmo agregar ttulos a los subinformes ..............................................................461
Cmo mostrar los mismos datos de diferentes maneras en un solo informe ........462
Cmo guardar un subinforme como un informe principal ..................................463
Captulo 21 - Herramienta de Importacin de Documentos
La Herramienta de Importacin de Documentos ................................................466
MANOS A LA OBRA (Herramienta de Importacin
de Documentos) ....................................................................... 467
Cmo usar la Herramienta de Importacin de Documentos ...............................467
Cmo establecer el tamao de la fuente del informe ..........................................473
Cmo definir colores personalizados .................................................................474
Cmo especificar una frmula personalizada .....................................................475
x
Captulo 22 - Objetos de Tablas Cruzadas
Introduccin a las tablas cruzadas ..................................................................... 478
Componentes de las tablas cruzadas .................................................................. 483
MANOS A LA OBRA (Objetos de tablas cruzadas) ....................... 484
Cmo crear un objeto de tablas cruzadas .......................................................... 484
Cmo crear tablas cruzadas con filas y columnas mltiples ............................... 487
Cmo crear tablas cruzadas con mltiples campos resumidos ........................... 491
Cmo dar formato a tablas cruzadas .................................................................. 495
Captulo 23 - Crystal SQL Designer
Crystal SQL Designer ......................................................................................... 502
MANOS A LA OBRA (Consultas) .................................................. 504
Cmo usar una consulta SQL existente .............................................................. 504
Cmo crear una nueva consulta ........................................................................ 507
Cmo agregar tablas a una consulta .................................................................. 508
Cmo vincular tablas y especificar un tipo de unin .......................................... 509
Cmo agregar campos a la consulta .................................................................. 511
Cmo identificar valores nicos en una consulta ............................................... 512
Cmo resumir datos con funciones de agrupamiento ......................................... 513
Cmo ordenar registros de acuerdo a los valores del campo .............................. 514
Cmo especificar los registros que sern incluidos en una consulta ................... 515
Cmo seleccionar grupos para ser incluidos en una consulta ............................ 516
Cmo crear un enunciado SQL .......................................................................... 518
Cmo crear una consulta desde otra consulta de Crystal ................................... 520
Cmo seleccionar una consulta para un informe ............................................... 521
Captulo 24 - Diccionarios
Introduccin a diccionarios ............................................................................... 524
MANOS A LA OBRA (Diccionarios) .............................................. 526
Cmo crear un diccionario nuevo ..................................................................... 526
Cmo agregar un archivo de datos ................................................................... 527
Cmo abrir una fuente de datos SQL u ODBC .................................................. 529
Cmo vincular varias tablas .............................................................................. 530
Cmo seleccionar tablas y campos para usuarios ............................................. 531
Cmo agregar y crear frmulas ......................................................................... 533
xi
Cmo cambiar nombres a encabezados de campo, campos y frmulas ............535
Cmo mover campos o encabezados de campo dentro de una lista .................536
Cmo actualizar la ubicacin de una tabla de base de datos ............................536
Cmo agregar un nuevo encabezado de campo ...............................................537
Cmo agregar texto de Ayuda ...........................................................................538
Cmo agregar un grfico ...................................................................................539
Cmo crear datos de ejemplo para que los usuarios examinen .........................540
Cmo editar un existente ..................................................................................542
Cmo convertir un archivo de diccionario 4.x o 5.x ..........................................542
Cmo seleccionar un diccionario para un informe ............................................543
Captulo 25 - Manipulacin de Bases de Datos
Introduccin a las bases de datos .......................................................................546
Procesamiento del lado del servidor ..................................................................582
Reasignacin de campos de base de datos .........................................................585
Para mayor informacin .....................................................................................588
MANOS A LA OBRA (Trabajando con Bases de datos) ................. 588
Cmo abrir consultas de Access a travs de DAO ..............................................588
Cmo abrir consultas Access a travs de ODBC ................................................590
Cmo abrir consultas de parmetros Access ......................................................593
Cmo configurar una fuente de datos ODBC .....................................................596
Cmo verificar la configuracin de una fuente de datos ODBC .........................599
Cmo iniciar sesin en la fuente de datos ODBC ...............................................600
Cmo agregar una tabla de base de datos ODBC a un informe ..........................601
Cmo conectarse a un servidor MS SQL Server va ODBC .................................602
Cmo desconectar de una fuente de datos ODBC .............................................604
Cmo cambiar la fuente de datos ODBC accesible por un informe ....................604
Cmo seleccionar un procedimiento almacenado desde una base de datos
SQL y cambiar parmetros de procedimiento almacenado ...........................606
Cmo configurar un vnculo de A a B, A a C .....................................................610
Cmo editar una consulta SQL ..........................................................................611
Cmo usar una base de datos ACT! ...................................................................612
Cmo abrir el Registro de Eventos de NT ...........................................................613
Cmo activar el procesamiento del lado del servidor .........................................615
Cmo reasignar campos alterados ......................................................................616
Cmo reasignar campos de base de datos ..........................................................617
xii
Captulo 26 - Fuentes de Datos
Introduccin ...................................................................................................... 620
Cuatro tipos de datos ......................................................................................... 621
Archivos de base de datos de acceso directo ..................................................... 621
Fuentes de datos ODBC ..................................................................................... 639
Archivos de Crystal Query Designer .................................................................. 653
Archivos de Crystal Diccionaries ....................................................................... 655
Apendice A - Modelo de Procesamiento de Informes
Informes de pasada mltiple .............................................................................. 660
Apendice B - Apoyo Tcnico del Producto
Apoyo tcnico del producto .............................................................................. 666
Apoyo en el Web ............................................................................................... 666
Apoyo por correo electrnico ............................................................................ 667
Apoyo tcnico va fax ........................................................................................ 668
Apoyo tcnico ................................................................................................... 668
Knowledge Link ................................................................................................. 669
Registro del producto ......................................................................................... 670
Poltica de reemplazo del producto ................................................................... 671
Apendice C - Directorio Internacional de las Oficinas de
Seagate Software
Oficinas Centrales para Norte/Sur Amrica ........................................................ 674
EE.UU. y Amrica Latina ................................................................................... 675
Oficinas para Asia/Pacfico ................................................................................ 676
Oficinas para Europa, Medio Oriente y Africa ................................................... 678
Francia/Oficina Central del Sur de Europa ......................................................... 683
Oficina Regional de Sud Africa (Sud Africa y Africa Central) .............................. 685
Oficina Regional del Medio Oriente (MO y Africa del Norte) ............................ 686
Glosario
Indice
Bienvenido a Seagate Crystal Reports 1
Bienvenido a Seagate Crystal
Reports
Lo que usted encontrar en este captulo
Bienvenido, pgina 2
Dos clases de tutoriales de Manos a la Obra, pgina 2
Uso de los documentos de Seagate Crystal Reports, pgina 5
Funciones de la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports, pgina 6
Si necesita ms ayuda, pgina 9
2 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Bienvenido
Bienvenido a Seagate Crystal Reports, la herramienta de Windows ms
poderosa para elaborar informes, que usted puede obtener hoy en da.
G Si es un nuevo usuario del producto, usted va a comprender muy
pronto por que ms de un milln de usuarios alrededor del
mundo prefieren Seagate Crystal Reports para elaborar sus
informes.
G Si est actualizando a una nueva versin, le damos las gracias por
su voto de confianza. Puede estar seguro que se ha hecho todo el
esfuerzo posible para hacer de esta versin lo mejor hasta ahora,
ofrecindole considerables mejoras sobre las versiones anteriores.
Este manual ha sido diseado para adaptarse al modo de trabajo de los
usuarios, segn ellos mismos lo han reportado a Seagate Software. Se ha
hecho nfasis en hacer el trabajo de la manera ms fcil. Para evitar
cualquier confusin, se ha adoptado un estilo que muestra a medida que
se avanza, haciendo uso de ilustraciones para demostrar los
procedimientos.
Este manual contiene instrucciones para la mayora de las tareas tpicas
en materia de informes, as como tambin para algunas tareas que
involucran mayor sofisticacin. Tambin contiene una gran cantidad de
informacin conceptual para ayudarle a entender mejor las bases de
datos, los informes y el programa mismo.
Muchos temas en este manual tienen que ver con reas de inters general
tales como ubicar campos, editar sus informes u ordenar sus registros.
Otros temas tratan reas de inters ms especfico, como la creacin de
frmulas avanzadas y el acceso a diferentes tipos de datos.
En la mayora de los captulos, los temas de Manos a la Obra van de las
reas generales hacia las de inters ms especfico. Consulte Lo que usted
encontrar en este captulo (primera pgina de cada captulo) para
localizar rpidamente la informacin que necesita.
Dos clases de tutoriales de Manos a la Obra
Las secciones de Manos a la Obra de este manual contienen dos tipos de
tutoriales:
1. Tutoriales generales, y
2. Tutoriales de procedimientos.
Tutoriales
generales
Los tutoriales generales presentan una vista general de un proceso. Son
diseados para que usted pueda comprender los conceptos que se
involucran y se hacen referencias relacionadas a los tutoriales de
procedimiento para instruirle paso a paso en cmo completar los
procedimientos en cada uno de ellos. Por ejemplo: un tutorial general
tpico podra tratar acerca de cmo poner tres informes sin ninguna
relacin entre ellos, en un solo informe. Uno de los pasos del proceso es
"Crear el primer subinforme". En el tutorial general no se da ningn
detalle acerca de cmo hacerlo; pero se incluye una referencia que indica
el tutorial de procedimientos que explica detalladamente cmo crear un
subinforme.
Tutoriales de
procedimiento
Los tutoriales de procedimiento demuestran procedimientos esenciales
que son realizados una y otra vez. Por ejemplo, aunque usted podra usar
subinformes en diferentes situaciones, los nicos dos procedimientos
detallados que necesita entender son:
1. cmo insertar un subinforme, y
2. cmo vincular un subinforme a los datos del informe principal.
Cada uno de estos temas es explicado paso a paso usando tutoriales de
procedimiento.
Representacin de comandos, botones, teclas y controles en este
manual
Este manual usa las siguientes representaciones:
Comandos y
botones
Para poder ser reconocidos con facilidad, los nombres de los comandos y
de los botones ubicados en las barras de herramientas estndar y
suplementaria y en la barra de formato, se muestran en versalilla. Por
ejemplo: comando NUEVO, botn IMPRIMIR, etc.
Controles de los
cuadros de
dilogo
Botones, listas, casillas de verificacin y otros elementos de los cuadros de
dilogo se muestran en cursiva. Por ejemplo: casilla de verificacin
Suprimir, botn Aceptar, etc.
Combinaciones
de teclas
Abreviaturas y combinaciones de teclas aparecen en la siguiente forma:
G Eliminar significa la tecla SUPR (ya sea la tecla SUPR, o la tecla SUPR
del teclado numrico).
G Entrar significa la tecla ENTRAR, RETORNO, CR, o la tecla ,
dependiendo de cual de estas teclas aparezca en su teclado.
G CTRL-Tecla, MAYUS-Tecla, y ALT-Tecla son ejemplos de la notacin
para las combinaciones de dos teclas. Presione la primera tecla en
la combinacin (CONTROL, MAYUS o ALT) y, al mismo tiempo,
presione la segunda tecla en la combinacin (designada como
Tecla al principio del prrafo). Por ejemplo: CTRL-C significa
presionar la tecla CONTROL y luego, sin soltarla, presionar la
tecla C (CTRL-C es el comando Copiar de Windows).
Otras
representaciones
G El texto encerrado en parntesis cuadrados (por ejemplo,
informacin) sirve para expandir o explicar la informacin que
precede.
G Tipo de computadoras indica informacin que usted debe
proporcionar usando el teclado de la computadora. Tambin se
usa para mostrar ejemplos de frmulas.
G Los nombres de los campos aparecen en el siguiente formato:
{archivo.CAMPO}
archivo representa el alias de la tabla de donde proviene el
campo.
CAMPO representa el nombre del campo en la tabla.
G Texto subrayado indica texto al cual usted debe poner especial
atencin.
G NOTAS: se usan para dar informacin adicional o especial acerca
del tema precedente.
G \WINDOWS\SYSTEM: se refiere al subdirectorio de Windows
llamado System en su computadora o en el servidor de la red. El
directorio predeterminado es C:\WINDOWS\SYSTEM en
Windows 3.1 y Windows 95, y C:\WINNT35\SYSTEM32 en
Windows NT 3.51 o versin ms avanzada. Este directorio podra
ser diferente en su sistema. Si no est seguro, contacte al
administrador de la red o consulte la documentacin de Windows.
G La lista de temas relacionados, apunta hacia otros temas en este
manual y en el sistema de Ayuda en lnea que tienen que ver con
procedimientos relacionados, uso adicional del mismo comando o
cuadro de dilogo, o mtodos alternativos para realizar la misma
tarea.
G No todas las ilustraciones usadas en las secciones de Manos a la
Obra reflejan exactamente lo que usted ver en la pantalla.
Algunos de los informes de muestra han sido diseados
solamente para ilustrar conceptos, es decir, que no intentan
reflejar la apariencia de su informe final.
Algunos menes han sido acortados, quitando algunos
comandos que no tienen nada que ver con el tema de
discusin de ese momento.
Los datos de algunas listas han sido abreviados para enfocar la
atencin en los detalles especficos de inters.
En algunos casos, se ha usado una sola ilustracin de la
pantalla para mostrar los estados antes y despus de un
cuadro de dilogo, cuando dicha ilustracin puede hacerse sin
lugar a confusin.
G En las secciones de los tutoriales de Manos a la Obra, asegrese de
poner atencin al texto de las llamadas que acompaan a las
ilustraciones de la pantalla y los grficos. A menudo estas
llamadas son pasos necesarios para completar el tutorial y si usted
pasa por alto uno inadvertidamente, podra tener resultados
inesperados o incorrectos al final del ejercicio.
Uso de los documentos de Seagate Crystal Reports
Adems de la Gua del Usuario, el producto incluye un juego de
herramientas de aprendizaje (en lnea e impresas) para ayudarle en sus
comienzos con el programa y cuando necesite respuestas rpidas en su
trabajo cotidiano.
Independientemente de que usted sea un principiante o un experto, la
documentacin de Seagate Crystal Reports le provee un camino claro y
fcil hacia una mayor productividad. Para una descripcin completa de
las herramientas de aprendizaje y de los mtodos de aprendizaje que se
sugieren, vea Introduccin a Seagate Crystal Reports, pgina 29.
Funciones de la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports
El sistema de Ayuda en lnea incluido con el programa est repleto de
valiosa informacin.
G Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports (CRW.HLP)
Este archivo de ayuda contiene toda la informacin incluida en la
Gua del Usuario de Seagate Crystal Reports, con nfasis en
ayudar al usuario a entender la interfaz, para lo cual provee
cientos de tutoriales acerca de cmo hacer tareas especficas.
G Ayuda en lnea de Crystal SQL Designer (CRQUERY.HLP)
La Ayuda en lnea Crystal SQL Designer le proporciona
informacin sobre una nueva herramienta para disear y ver en
vista previa, informes y consultas en cualquier explorador web
capacitado por java.
G Ayuda en lnea de Crystal SQL Designer (CRSQL.HLP)
La Ayuda en lnea de Crystal SQL Designer incluye toda la
informacin necesaria para poder crear y editar consultas SQL y
utilizarlas en la creacin de sus informes.
G Ayuda en lnea para programadores (DEVELOPR.HLP)
Descripcin de las funciones y estructuras, informacin
conceptual y muestras de cdigo para lo siguiente:
ActiveX
Crystal Report Engine Automation Server
Active Data Driver
NewEra
PEPlus
Report Designer Component
Report Engine API
Visual Basic API
VBX
VCL
Web Report Server
G Ayuda en lnea para Diccionario (DICTNRY.HLP)
Ayuda en lnea para Diccionario incluye toda la informacin que
usted necesita para crear, modificar y trabajar con diccionarios.
G Ayuda en lnea de la herramienta de Importacin de
Documentos (CRDIT.HLP)
La Ayuda en lnea de la herramienta de Importacin de
Documentos incluye toda la informacin que necesita para
convertir informes de texto a Seagate Crystal Reports usando esta
herramienta.
G Ayuda en lnea de representacin de datos en mapas
(CRMAP.HLP)
La Ayuda en lnea de representacin de datos en mapas incluye
toda la informacin necesaria para ubicar complejos mapas
geogrficos en sus informes, con el fin de analizar mejor datos e
identificar tendencias.
G Ayuda en lnea para Lame (README.HLP)
La Ayuda en lnea Lame incluye temas tales como los siguientes:
Instalacin
Configuracin
Comienzo rpido
Directorio de oficinas mundiales
G Ayuda en lnea del Componente de Report Designer
(CRRDC.HLP)
Esta ayuda en lnea contiene una descripcin de todas las
funciones y estructuras, informacin conceptual y cdigo de
muestra para el Componente de Report Designer.
G Ayuda en lnea de Informes a primera vista (RPTGLANC.HLP)
La Ayuda en lnea de Informes a primera vista es un sistema de
ayuda en lnea completo para el programa Informes a primera
vista.
G Archivos requeridos para la Ayuda en lnea (RUNTIME.HLP)
Runtime Help incluye todos los archivos DLL y UFL distribuidos
con Seagate Crystal Reports, incluyendo:
el nombre exacto,
localizacin, y
descripcin.
G Ayuda en lnea del servidor Web Report (CRWEB.HLP)
La ayuda en lnea del servidor Web Report incluye toda la
informacin necesaria para configurar y ver informes a travs de un
intranet o extranet.
He aqu algunos ejemplos de lo que puede encontrar en estos archivos de
ayuda:
G Explicacin de los mensajes de error y de los errores del
compilador de frmulas. Busque en Mensajes de Error y
Advertencias del Compilador de Frmulas en la Ayuda en lnea de
Seagate Crystal Reports.
G Informacin al tiempo de la ejecucin para que usted sepa cuales
archivos debe incluir cuando incluye Crystal Report Engine con su
programa. Vea Archivos Requeridos para Ejecucin en la Ayuda en
lnea.
G Sugerencias y trucos: docenas de valiosos consejos para trabajar
con Seagate Crystal Reports. Busque en Sugerencias y Trucos en la
Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
G Frmulas para estudio: una serie de frmulas complejas que muestran
el uso de las funciones de Seagate Crystal Reports, operadores y
lenguaje de formato para resolver muchos de los problemas que
presentan los informes en la vida real. Busque en Indice de Frmulas en
Accin en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
G Frmulas especializadas: una coleccin de frmulas enfocadas a
necesidades especficas de los informes. Busque en Frmulas
Especializadas en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
G Frmulas de muestra: un buen nmero de temas contienen
frmulas de muestra que pueden ser cortadas y pegadas
directamente en el Editor de Frmulas para ahorrarle tiempo en su
trabajo. Busque en Copiando Frmulas de la Ayuda en lnea en la
G Funciones y operadores: una lista completa y detallada de las
funciones y operadores que usted puede usar en la creacin de
frmulas, incluyendo funciones financieras especializadas usadas
para disear nuestros informes de muestra. Busque en Funciones u
Operadores o busque funciones u operadores individuales por
nombre en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
G Documentacin completa de Report Engine API. Busque en
Funciones de Report Engine en la Ayuda en lnea para Programadores.
G Cdigo de muestra para hacer llamadas a Report Engine desde su
programa en C, Visual Basic o Delphi. Usando los comandos
Copiar (CTRL-C) y Pegar (CTRL-V) de Ayuda de Windows, usted
puede copiar este cdigo y pegarlo en forma de texto ASCII en
cualquier editor compatible con las funciones Copiar y Pegar de
Windows. Busque en Copiando cdigo desde la Ayuda en lnea en la
Ayuda en lnea para Programadores.
G Documentacin completa de Report Engine Class Library, es una
C++ class library agregada a Microsoft Foundation Class Library. Use
esta definicin de clase en Report Engine Class Library para tener
acceso a Crystal Report Engine desde su programa en C++. Busque
en Indice de Class Library en la Ayuda en lnea para Programadores.
G Documentacin completa de Crystal Custom Control, Crystal ActiveX
Control y Crystal VCL que usted puede usar cuando trabaje en
cualquier plataforma de programacin compatible con esta tecnologa.
Busque en The Crystal Custom Control, The Crystal ActiveX Control, o
The Crystal VCL en la Ayuda en lnea para Programadores.
G Fallas de los programas de muestra incluidas con el programa. Busque
en Programas de Muestra en la Ayuda en lnea para Programadores.
La Ayuda en lnea es una fuente de informacin que puede hacer la tarea
de crear informes ms productiva y agradable. Un amplio sistema de
ndices y cientos de trminos de bsqueda para darle a usted una
variedad de formas para encontrar la ayuda que necesita, directamente
desde su computadora. Una vez que haya visto lo que contiene el sistema
de ayuda, por seguro lo va a utilizar muy a menudo.
Si necesita ms
ayuda
SITIO WEB
http://www.seagatesoftware.com
CORREO ELECTRONICO
Direccin de correo electrnico: support@webacd.seagatesoftware.com
Enve primero una carta en blanco para obtener una plantilla de apoyo y
siga las instrucciones, o use su explorador web para hacer sus preguntas en:
http://webacd.seagatesoftware.com
SERVICIO DE NOTIFICACION POR CORREO ELECTRONICO
http://maillist.seagatesoftware.com/subscribe.asp
AYUDA POR FAX
(604) 681-7163
AYUDA POR TELEFONO
(604) 669-8379
Para mayor informacin acerca de estos servicios, por favor vea Apoyo
Tcnico del Producto, pgina 665.
Instalacin e Introduccin Breve 11
1 Instalacin e Introduccin Breve
Requisitos de instalacin, pgina 12
Instalacin de Seagate Crystal Reports, pgina 12
Instalacin en una estacin de trabajo de la red, pgina 13
Actualizacin de una versin anterior, pgina 13
Introduccin Breve, pgina 14
Requisitos de instalacin
Crystal Report Designer tiene los siguientes requisitos de instalacin:
G Microsoft Windows 95 , Windows 98 o Windows NT 3.51 o
avanzado
G RAM mnimo: 8 MB (16 MB para Windows NT)
G RAM recomendado: 20 MB (32 MB para Windows NT)
G Espacio mnimo requerido en el disco duro: 21 MB
G Espacio mximo requerido en el disco duro:
90 MB para la Edicin Estndar
148 MB para la Edicin Profesional
El programa podra funcionar incorrectamente si su sistema no llena
estos requisitos.
Instalacin de Seagate Crystal Reports
Windows 95,
Windows 98 o
NT 4.0
1 Elija EJECUTAR del men.
2 Cuando aparezca el cuadro de dilogo Ejecutar, escriba:
x:\setup
x representa la letra de la unidad apropiada.
Por ejemplo, si su CD est en la unidad d:, escriba:
d:\setup
3 Haga clic en el botn Aceptar o presione Entrar para activar el
programa de instalacin. El cuadro de dilogo Instalacin aparecer
en la pantalla.
4 Siga las direcciones en la pantalla para configurar el programa.
Durante el proceso de instalacin, puede elegir instalacin Tpica o
Personalizada.
G Si selecciona Tpica, todos los archivos del programa sern
instalados en su disco duro.
G Si selecciona Personalizada, tendr la oportunidad de elegir cuales
archivos del programa sern instalados en su disco duro.
Instalacin en una estacin de trabajo de la red
Para ejecutar Seagate Crystal Reports desde un servidor, usted necesitar
instalarlo en el servidor y despus ejecutar un programa de inicio de
estacin de trabajo en cada estacin de trabajo que va a ejecutar Seagate
Crystal Reports.
El programa de instalacin de la estacin de trabajo se instala en el
directorio \Archivos de Programa\Seagate Software\Crystal Reports en
la unidad de entorno de red.
Para instalacin en el servidor:
1 Elija Instalacin personalizada.
2 Cuando aparece el cuadro de dilogo Opciones de instalacin
personalizada, verifique si est activada la opcin Instalacin
personalizada.
Para configurar una estacin de trabajo:
1 En el Administrador de programas, elija EJECUTAR en el men
Archivo (Windows 3.x o NT 3.51), o elija EJECUTAR en el men Inicio
(Windows 95 y 98 o NT 4.0).
Entonces aparece el cuadro de dilogo Ejecutar.
2 En el cuadro de dilogo Ejecutar, resalte la unidad de entorno y el
directorio donde reside el programa de instalacin de la estacin de
trabajo y ejecute el programa SETUP.EXE.
3 Siga las instrucciones en la pantalla para configurar su estacin de
trabajo.
Actualizacin de una versin anterior
Si est actualizando una versin anterior (4.5, 5.0, Crystal Report for
Visual Basic, etc.), la rutina de instalacin toma los pasos necesarios para
asegurar que no habr conflicto entre las diferentes versiones del
programa trabajando en la misma mquina. Cuando el programa de
configuracin encuentra una versin anterior de Crystal Report Designer
en su sistema, hace lo siguiente:
G instala el programa en el directorio que usted especifica,
G instala la nueva versin de CRPE.DLL en el directorio
\WINDOWS\SYSTEM,
G cambia las extensiones DLL en el directorio
WINDOWS\CRYSTAL (instaladas por versiones anteriores) por
extensiones *.OLD. Si, por alguna razn, usted necesita usar las
versiones anteriores de los archivos modificados, lo nico que
tiene que hacer es nombrarlos nuevamente con su extensin *.DLL
original,
G instala en los directorios WINDOWS\CRYSTAL y
WINDOWS\SYSTEM los archivos P2*.DLL y U2*.DLL, al igual
que otros archivos DLL requeridos por el programa y cambia sus
extensiones *.DLL a *.OLD,
G por ltimo, instala al directorio WINDOWS\SYSTEM, archivos
DLL comunes a otros programas tales como CTL3DV2.DLL o
WBTRCALL.DLL.
Este procedimiento de actualizacin hace innecesario cualquier cambio
en al archivo AUTOEXEC.BAT de su mquina.
Introduccin Breve
Si usted es un usuario de Windows con experiencia y quiere ir
directamente al programa, siga los siguientes pasos para preparar un
informe por primera vez.
NOTA: Si no tiene experiencia usando Windows, por favor refirase a
Introduccin a Seagate Crystal Reports, pgina 29.
1 En Windows 3.1 y NT 3.51, comience el programa haciendo doble
clic en el icono del Administrador de Programa de Seagate Crystal
Reports.
G En Windows 95, Windows 98 y NT 4.0, haga clic en Inicio, y luego
seleccione Seagate Crystal Reports de la carpeta de programas de
2 Haga clic en el botn NUEVO de la barra de herramientas estandar.
La Galera de informes aparecer en su pantalla.
3 Para hacer el informe:
G seleccione uno de los ocho Asistentes,
G haga clic en Otro informe para usar una plantilla, o
G haga clic en Personalizado para hacer un informe personalizado. La
Galera de informes se expandir y usted podr seleccionar el Tipo
de informe y Tipo de datos para un informe personalizado.
4 Si elige Personalizado y selecciona:
G Archivo de Datos, el cuadro de dilogo Elegir Archivo de Base de
Datos aparecer en su pantalla. Resalte la primera base de datos
que quiere usar para su informe.
G SQL/ODBC, el cuadro de dilogo Conectar al Servidor aparecer
en su pantalla. Resalte la fuente de datos que quiere usar; luego,
cuando aparezca el cuadro de dilogo Elegir Tabla SQL, resalte la
primera tabla que quiere usar.
G Dictionary, el cuadro de dilogo Abrir Archivo aparecer en su
pantalla. Resalte el diccionario que quiere usar para su informe.
La ficha Diseo aparecer con las siguientes reas: Encabezado del
informe, Encabezado de Pgina, Detalles, Pie de pgina, Pie del
Informe. Usted crea su informe insertando y editando informacin en
cada una de las reas mencionadas.
NOTA: Si quiere usar en su informe tablas adicionales de la base de datos
y quiere que coincidan registro a registro, haga clic en el botn
ASISTENTE DE VNCULOS de la barra de herramientas suplementaria, luego
seleccione la(s) tabla(s) y establezca los vnculos cuando aparezca el
Asistente de Vnculo Visual. Busque en Asistente de Vnculo Visual en la
5 Cada una de las reas predeterminadas del informe contiene solo
una seccin. Si quiere agregar secciones adicionales, haga clic en el
botn ASISTENTE DE SECCIONES de la barra de herramientas estndar
y agregue las secciones que quiera usando el Asistente de Secciones.
Una vez que ha agregado secciones a un rea, puede combinarlas,
moverlas o eliminarlas en el Asistente de Secciones. Vea Cmo agregar,
eliminar y mover lneas gua, pgina 78.
6 Si quiere activar (o desactivar) la cuadrcula alternativamente, elija el
comando OPCIONES en el men Archivo y haga sus cambios en el
cuadro de dilogo Opciones cuando ste aparezca. Vea Cmo activar o
desactivar la cuadrcula, pgina 83.
7 Si est trabajando con la cuadrcula desactivada y quiere usar ajuste a
lneas gua para ubicar objetos, haga clic en la regla superior o
izquierda a la altura de donde quiere que aparezca la lnea gua.
G Arrastre un campo hacia la lnea gua hasta que sta se ajuste a la
lnea en cuestin.
G Arrastre la flecha (de la lnea gua) para mover la correspondiente
lnea gua (y cualquier objeto que est ajustado a ella).
G Arrastre la flecha (de la lnea gua) ms all de la regla para quitar
la lnea gua. Vea Cmo agregar, eliminar y mover lneas gua, pgina
78 y Cmo mover y ubicar objetos usando las lneas gua, pgina 80.
8 Si el cuadro de dilogo Insertar Campos no est visible, haga clic en
el botn INSERTAR CAMPOS de la barra de herramientas estndar. El
cuadro de dilogo Insertar Campos aparecer con la ficha Base de
datos activada. Este cuadro de dilogo muestra una lista de todos los
campos en la(s) tabla(s) de la base de datos activa. Para agilizar la
entrada mltiple de datos, el cuadro permanece en la pantalla hasta
que usted haga clic en el botn Cerrar. Puede mover el cuadro de
dilogo hacia una nueva posicin o reajustarlo a su antojo. Vea Cmo
insertar campos de base de datos, pgina 115.
9 Seleccione el (los) campo(s) que quiere que aparezcan en el informe.
Puede seleccionarlos y ponerlos uno a la vez, o puede usar la
combinacin MAYUS-clic para seleccionar varios campos contiguos, o
tambin, la combinacin CTRL-clic para seleccionar campos de la lista
en forma aleatoria. Ya que las funciones para arrastrar y colocar estn
activas, puede poner los campos en la seccin Detalles, exactamente
donde quiere que aparezcan.
10 Si pone varios campos, stos aparecern uno al lado del otro en el
cuadro de dilogo Insertar Campos. El programa marca la posicin
de cada campo con un marco rectangular. Los caracteres en el marco
indican si el campo es textual (xxx), numrico (555), moneda
($555), fecha (31/12/99), hora (00:00:00), fecha y hora (31/12/99
00:00:00), o booleano (T/F).
NOTA: Usted puede ver los nombres de los campos y sus tipos de datos,
activando la casilla de verificacin Mostrar Nombre de Campos en el
cuadro de dilogo Opciones (ficha Esquema). Busque en Configurando
Seagate Crystal Reports en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
NOTA: El programa pone automticamente los ttulos de los campos en
la seccin Encabezado de Pgina, a menos que usted haya desactivado la
casilla de verificacin Insertar Detalles de Ttulos de Campos que aparece en
el cuadro de dilogo Opciones (ficha Esquema). Busque en Configurando
Seagate Crystal Reports en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
NOTA: Si agrega a su informe secciones de Detalles adicionales, por
favor tome en cuenta que slo los ttulos de los campos de la seccin
Detalles A (los originales) son puestos en la seccin Encabezado de
Pgina de su informe.
11 Despus que haya ubicado objetos en su informe, podra surgir la
necesidad de ajustar las secciones del informe de alguna manera.
Puede hacerlo usando el men contextual que aparece cuando hace
clic con el botn derecho del mouse en el rea sombreada a la
izquierda de la seccin de la regla.
G Si quiere expandir la seccin para acomodar una lnea adicional,
use el comando INSERTAR LNEA.
G Si quiere que el programa alinee los objetos en la seccin
automtica y horizontalmente, elija el comando ARREGLAR LNEAS.
G Si quiere reducir el tamao de la seccin para eliminar espacios en
blanco innecesarios encima y debajo de los objetos, elija el
comando AJUSTAR SECCIN. Vea Cmo agregar o eliminar espacios en
blanco entre lneas, pgina 235.
12 Para crear un ttulo de informe, debe primero proporcionar el ttulo
en el cuadro de dalogo Propiedades del documento. Elija el
comando RESUMEN DE INFORMACIN, del men Archivo. Proporcione
el ttulo en el cuadro de texto Ttulo del cuadro de dilogo
Propiedades del Documento. Haga clic en Aceptar.
13 Elija el comando CAMPO ESPECIAL del men Insertar.
Aparece el cuadro de dilogo Insertar Campos con la ficha Otros
activa.
14 Seleccione el campo Ttulo del informe y haga clic en el botn
Insertar.
15 Cuando mueva el cursor sobre el informe, aparecer un marco
rectangular de ubicacin. Haga clic una vez en la seccin Encabezado
del informe (EI) para ubicar el ttulo del informe en esa seccin. El
campo del ttulo contendr el texto usted que escribi en el cuadro de
texto Ttulo del cuadro de dilogo Propiedades del Documento. Vea
Cmo agregar un ttulo de pgina a su informe, pgina 127.
16 Para ver cmo se ver su trabajo cuando se imprima, haga clic en el
botn VISTA PREVIA de la barra de herramientas estndar.
Para acelerar el tiempo de procesamiento al momento de componer
su informe, puede ver una vista previa usando solamente una
pequea parte de los datos disponibles. Para hacer esto, elija el
comando VISTA PREVIA DE MUESTRA del men Archivo | Imprimir.
Vea Ficha Vista previa, pgina 67.
En cualquier caso, el programa muestra la ficha Vista previa. Si
quiere, puede afinar su informe en la ficha Vista previa y, al mismo
tiempo, ver los resultados como apareceran actualizados en el
informe. Tambin puede cerrar la ficha Vista previa y continuar
trabajando en su informe en la ficha Diseo.
17 Si usted quiere:
G editar un campo,
G cambiar la ubicacin o el ancho de un campo, o
G insertar un subtotal o total general,
haga clic en el campo para seleccionarlo. Aparecern controladores
arriba, abajo y a los lados de cada campo seleccionado.
G Para cambiar la ubicacin del campo (o los campos), arrastre el
marco de ubicacin del campo a su nueva posicin usando su
mouse.
G Para cambiar el ancho de un campo, arrastre el controlador de la
derecha o de la izquierda usando su mouse.
G Para editar la fuente, el alineamiento dentro del campo, nmero,
moneda, fecha, borde, color, sangra, o para resumir el campo,
haga clic en el campo con el botn derecho del mouse. Aparecer
un men contextual con una lista de comandos para formatear y
resumir el campo.
NOTA: Si quiere aplicar el formato slo bajo ciertas condiciones, haga
clic en el botn Frmula Condicional en el Editor de Formato y haga una
frmula que defina esas condiciones. Vea Formato condicional, pgina 229.
NOTA: Algunas de las fuentes y de las opciones de formato estn
disponibles en la barra de formato. Vea Barra de herramientas de Anlisis,
pgina 55, para mayor informacin acerca de las opciones disponibles.
18 Si quiere crear una frmula para hacer clculos o comparacin de
datos, haga clic en el botn INSERTAR CAMPOS de la barra de
herramientas estndar. Cuando aparezca el cuadro de dilogo
Insertar Campos, haga clic en la ficha Frmula para activar la
correspondiente pgina.
19 Haga clic en el botn Nuevo.
El cuadro de dilogo Nombre de la Frmula aparecer en su pantalla.
20 Proporcione el nombre de la frmula y haga clic en Aceptar.
El Editor de Frmulas aparecer en su pantalla.
21 Escriba la frmula en el Editor de Frmulas. Haga entrada de
campos, operadores y funciones seleccionndolos de sus respectivas
listas de desplazamiento o simplemente escrbalas. Puede verificar la
sintaxis de sus frmulas haciendo clic en el botn Verificar.
22 Cuando termine la edicin haga clic en el botn Aceptar para regresar
al cuadro de dilogo Insertar Campos. Haga clic en el botn Insertar
para ubicar la frmula tal como lo hara con un campo de una base
de datos. Vea Frmulas para Principiantes, pgina 311 y Frmulas
Avanzadas, pgina 337 o busque en Funciones y Operadores y Variables
en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
23 Para insertar un subinforme (un informe dentro de otro informe),
haga clic en el botn INSERTAR SUBINFORME de la barra de
herramientas estndar y elija un informe existente para importarlo
como subinforme o use el Asistente de creacin de informes para crear
un nuevo subinforme. Vea Cmo insertar un subinforme, pgina 450.
G Si quiere que los registros de su subinforme coincidan con los
registros de su informe principal, haga clic en la etiqueta Vincular
del cuadro de dilogo Insertar Subinforme y especifique el vnculo
en el cuadro de dilogo Vnculos de Subinforme cuando ste
aparezca. Vea Cmo vincular un subinforme a los datos del informe
principal, pgina 452.
24 Para insertar tablas cruzadas en su informe, haga clic en el botn
INSERTAR TABLAS CRUZADAS de la barra de herramientas
suplementaria y cuando aparezca el cuadro de dilogo de Tablas
Cruzadas, establezca el tipo de relaciones cruzadas necesarias para
construir su informe de tablas cruzadas. Vea Objetos de Tablas
Cruzadas, pgina 477.
25 Para crear un campo de parmetro (un campo al cual usted debe
proporcionar un valor cada vez que recupera datos del informe),
haga clic en el botn INSERTAR CAMPOS de la barra de herramientas
estndar luego cuando aparezca el cuadro de dilogo Insertar
Campos haga clic en la ficha Parmetros. Haga clic en el botn Nuevo
para configurar un campo de parmetros. Una vez creado, puede
insertar el campo de parmetro en su informe tal como lo hara con
un campo de una base de datos o seleccinelo de la lista Campos en el
Editor de Frmulas.
Puede usar campos de parmetro en su informe (como ttulos o
etiquetas), en frmulas de seleccin (como criterio de seleccin), y en
frmulas (para distintos propsitos, incluso, especificar el
ordenamiento de los campos). Vea Campos de Parmetro, pgina 377.
26 Para agregar un grfico, haga clic en el botn INSERTAR GRFICO de la
barra de herramientas estndar. Vea Elaboracin de Grficos, pgina
397.
27 Para insertar una hoja de clculo, una imagen u otro objeto OLE que
pueda editar desde Seagate Crystal Reports usando las herramientas
del programa original del objeto, elija el comando OBJETO del men
Insertar. Vea OLE, pgina 431 y Cmo insertar un grfico o imagen como
un objeto OLE, pgina 442.
28 Para cambiar la direccin de ordenamiento de los registros
(ascendente/descendente), haga clic en el botn ORDENAR de la barra
de herramientas estndar. El cuadro de dilogo Orden de Registros
aparecer en la pantalla. Seleccione el (los) campo(s) que quiere
utilizar para ordenar los datos del informe y la direccin del
ordenamiento. Vea Cmo hacer un ordenamiento de campos mltiples,
pgina 274.
29 Si quiere limitar su informe de acuerdo a registros especficos (por
ejemplo, los registros de los clientes de California que tienen
compras acumuladas mayores de $10,100), haga clic en el primer
campo en el cual quiere basar su seleccin y luego haga clic en el
botn SELECCIONAR REGISTROS de la barra de herramientas estndar.
Cuando aparezca Asistente de Seleccin, especifique su criterio de
seleccin de registros.
30 Para imprimir su informe, haga clic en el botn IMPRIMIR de la barra
de herramientas estndar.
Eso es todo! As de fcil es elaborar un informe. Para practicar conceptos
introducidos en esta introduccin rpida, proceda al Tutorial - Lista de
Clientes, pgina 159.
Qu Hay de Nuevo 21
2 Qu Hay de Nuevo
Lo que usted encontrar en este captulo...
El nuevo Crystal SQL Designer provee ms versatilidad y rapidez, pgina 22
Crystal Report Designer Component, pgina 22
El Asistente de Mapas ayuda a identificar tendencias, pgina 22
Mayor versatilidad en la elaboracin de informes de tablas cruzadas, pgina 23
Capacidad de diagramacin mejorada para facilitarle el anlisis de los datos,
pgina 23
Totales acumulados: un campo es todo lo que necesita, pgina 24
La Herramienta de Importacin de Documentos convierte informes de texto
antiguos, pgina 24
Insertar enunciados SQL directamente agiliza la creacin de informes, pgina 25
El Asistente de Resalte permite formatear ms fcilmente y con mayor eficiencia,
pgina 25
La asignacin de campos permite mayor control de la base de datos, pgina 26
El Editor de Frmulas mejorado hace fcil la creacin de frmulas, pgina 26
Capacidad de exportacin mejorada, pgina 26
Los nuevos y mejores campos de parmetro proveen mayor flexibilidad, pgina 27
Los subinformes a la orden incrementan la organizacin de informes, pgina 27
El nuevo Crystal SQL Designer provee ms versatilidad y rapidez
Con una interfaz fcil de usar y un diseo al estilo del Web, el nuevo
Crystal SQL Designer de Seagate Crystal Reports le permite disear
informes ad hoc rpidamente. SQL Designer le ofrece las capacidades
bsicas de formato y diagramacin de Seagate Crystal Reports, sin
agobiarle con las funciones ms avanzadas. Adems, las herramientas
usan la tecnologa de pginas en demanda. Ahora puede crear informes
ad hoc rpida y fcilmente, dejando que el programa haga la mayor parte
por usted. Usted no necesita ningn "plug-ins" para su instalacin o
mantenimiento. Para mayor informacin, vea la ayuda en lnea de Crystal
SQL Designer (CRQUERY.HLP).
Crystal Report Designer Component
Seagate Crystal Reports incluye ahora Crystal Report Designer
Component, el cual es un poderoso control ActiveX para diseo en el
entorno de Visual Basic. Report Designer Component le permite disear
informes usando todas las funciones avanzadas de elaboracin de
informes de Seagate Crystal Reports dentro del entorno de desarrollo de
Visual Basic. Tambin le provee un modelo de objeto completo, que le
permite disear interfaces personalizadas para entrada de datos que
controlan los datos del informe. Para mayor informacin, vea la ayuda en
lnea de Report Designer Component (CRRDC.HLP).
El Asistente de Mapas ayuda a identificar tendencias
Esta versin de Seagate Crystal Reports provee un Asistente de Mapas que
le permite insertar mapas en sus informes. Un mapa es una herramienta de
anlisis poderosa. Usted puede elaborar mapas a partir de campos de
resumen, de subtotales y de tablas cruzadas, y luego traspasar en el mapa
para ver conjuntos organizados de datos (tal como ventas por estado).
Seagate Crystal Reports provee cuatro esquemas de mapas y cinco tipos de
mapas. El programa tambin ofrece una nueva vista llamada Ficha
Anlisis, la cual le permite establecer las propiedades de una instancia
particular de un mapa, independientemente del resto del informe. Esta
nueva capacidad de representacin en mapas hace ms fcil que nunca la
identificacin de tendencias en los datos. Para mayor informacin acerca
del Asistente de Mapas, vea Elaboracin de Mapas, pgina 413.
Qu Hay de Nuevo 23
Capacidad de diagramacin mejorada para facilitarle el anlisis
de los datos
El Asistente de Grficos es ahora ms verstil, ofrecindole una gran
flexibilidad de diagramacin con 11 tipos de grficos y 47 plantillas
(adems de un editor para crear grficos personalizados). Ahora usted
puede crear grficos de burbuja, grficos de radar y grficos de
dispersin XYZ, entre otros. El programa tambin ofrece una nueva vista
llamada Ficha Anlisis, la cual le permite asignar las propiedades de una
instancia particular de un grfico, independientemente del resto del
informe. Esta nueva capacidad de generacin de grficos hace ms fcil
que nunca la organizacin y el anlisis de datos. Para mayor informacin
acerca del Asistente de Grficos, vea Elaboracin de Grficos, pgina 397.
Mayor versatilidad en la elaboracin de informes de tablas
cruzadas
En esta versin se han agregado muchas opciones avanzadas para la
creacin de tablas cruzadas. Con dichas opciones usted puede:
G Suprimir filas o columnas vacas,
G Suprimir subtotales y totales generales,
G Dividir tablas cruzadas a lo ancho entre saltos de pgina y repetir
los rtulos de las filas,
G Especificar diferentes colores de fondo para filas y columnas de
totales generales,
G Formatear condicionalmente el contenido de celdas individuales
de tablas cruzadas,
G Especificar el orden de agrupacin de filas y columnas.
Para mayor informacin acerca de las opciones avanzadas de tablas
cruzadas, vea Objetos de Tablas Cruzadas, pgina 477.
Procesamiento del lado del servidor ahorra tiempo y memoria
Ahora usted puede determinar que el programa ejecute el agrupamiento
en el servidor en lugar de su computadora. En este caso, Seagate Crystal
Reports mueve el procesamiento del informe hacia el servidor tanto como
sea posible. Entre los beneficios de esta funcin se pueden citar:
G menos tiempo de conexin con el servidor,
G menos necesidad de memoria para procesar el informe en su
computadora, y
G menos tiempo de transferencia del servidor hacia el cliente.
En otras palabras, el procesamiento del lado del servidor es la nueva
funcin para la rpida y eficiente elaboracin de informes. Para mayor
informacin, vea Procesamiento del lado del servidor, pgina 582.
Totales acumulados: un campo es todo lo que necesita
Usted ya no necesita lidiar con frmulas complicadas para totales
acumulados. Seagate Crystal Reports le presenta un cuadro de dilogo
fcil de usar para crear totales acumulados rpidamente. El programa se
har cargo de todas las frmulas; todo lo que usted necesita hacer es
decirle sobre cul campo quiere totalizar, cundo hacerlo y cundo
restablecer. Luego, simplemente ubique el total acumulado en su informe
y estar listo para continuar. Para mayor informacin sobre el tema, vea
Totales Acumulados, pgina 367.
La Herramienta de Importacin de Documentos convierte
informes de texto antiguos
Alguna vez ha deseado usar el potencial de formato y agrupacin de
Seagate Crystal Reports en informes de texto antiguos? Ahora ya puede
hacerlo. Con la herramienta de Importacin de documentos, Seagate
Crystal Reports le ofrece una nueva y eficiente funcin para la
elaboracin de informes. Con slo resaltar las diferentes secciones de un
informe y luego compilarlo, usted puede convertir fcilmente un informe
de texto ASCII al formato de Seagate Crystal Reports.
Qu Hay de Nuevo 25
Con esta nueva herramienta usted puede:
G convertir informes antiguos de texto ASCII al formato de Seagate
Crystal Reports,
G asignar los campos del informe a la base de datos original, y
G generar el informe cuando quiera, desde Seagate Crystal Reports.
De esta forma, ahora puede usar Seagate Crystal Reports para todas sus
necesidades en materia de elaboracin de informes. Para mayor
informacin, vea Herramienta de Importacin de Documentos, pgina 465.
Insertar enunciados SQL directamente agiliza la creacin de
informes
Los enunciados SQL son medios para solicitar datos especficos de una
base de datos. Estas solicitudes se escriben en Structured Query Language
(SQL). Seagate Crystal Reports le permite introducir enunciados SQL
directamente en el cuadro de dilogo Insertar Campos. Desde all, el
programa provee un editor muy parecido al Editor de Frmulas,
permitindole crear nuevos enunciados SQL rpida y fcilmente. As,
usted podr insertar los enunciados en el informe de la misma manera que
inserta campos de base de datos. Para mayor informacin del tema, vea
Cmo crear un campo de enunciado SQL, pgina 116.
El Asistente de Resalte permite formatear ms fcilmente y con
mayor eficiencia
Con el Asistente de Resalte, Seagate Crystal Reports ofrece una funcin
de seleccin verstil con la cual usted puede aplicar formato condicional
a campos numricos y de moneda. Desde un cuadro de dilogo, se puede
aplicar:
G color de la fuente,
G color de fondo, y
G estilo de borde.
Tambin puede especificar varios conjuntos de especificaciones de
formato, cada uno dependiente de una condicin diferente. Para mayor
informacin, vea Cmo usar el Asistente de Resalte, pgina 240.
La asignacin de campos permite mayor control de la base de
datos
Seagate Crystal Reports provee un cuadro de dilogo para asignar
campos alterados en una base de datos. Si la base de datos es editada o
cambiada y se producen errores en el informe, usted ya no necesita
eliminar y reponer los campos afectados. Ahora puede reasignarlos. Esto
le permite reparar sus informes y tenerlos listos en corto tiempo.
El programa generar automticamente el cuadro de dilogo Asignar Campos
cuando usted lo necesita. Para mayor informacin acerca de la asignacin de
campos alterados, vea Manipulacin de Bases de Datos, pgina 545.
El Editor de Frmulas mejorado hace fcil la creacin de frmulas
El Editor de Frmulas ha sido actualizado para incluir funciones
avanzadas, incluyendo marcadores (los cuales permiten navegar a travs
de frmulas largas), bsqueda y reemplazo (tambin muy til en
frmulas largas) y la capacidad de editar ms de una frmula antes de
cerrar el editor. Adems, usted puede reorganizar los elementos del
Editor de Frmulas para lograr mayor rendimiento en su trabajo. En
pocas palabras, el Editor de Frmulas tiene una nueva presentacin, que
le permite mayor rapidez en la manipulacin de frmulas. Para mayor
informacin, vea Cmo se crean las frmulas: una introduccin al Editor de
Frmulas, pgina 317.
Capacidad de exportacin mejorada
Esta versin de Seagate Crystal Reports le permite exportar informes a
otros programas, tal como MS Word y MS Excel. Cuando se exporta un
informe a otro programa, Seagate Crystal Reports guarda el informe como
un archivo temporal para abrirlo automticamente en el programa
apropiado. Esta nueva funcin extiende las capacidades de elaboracin de
informes. Para mayor informacin, vea Cmo exportar informes, pgina 144.
Qu Hay de Nuevo 27
Los nuevos y mejores campos de parmetro proveen mayor
flexibilidad
Seagate Crystal Reports incluye nuevas caractersticas de funcionamiento
que le permiten crear campos de parmetro an ms verstiles que antes.
El uso de mltiples valores predeterminados por parte del programa, le
ofrecen a usted un amplio rango de opciones cuando introduce valores de
parmetro. Con limitacin de rangos, puede especificar el rango mnimo
y mximo para los valores de parmetro. Usando mscaras de edicin,
usted puede limitar los valores introducidos a un conjunto dado de
caracteres. Para mayor informacin, vea Campos de Parmetro, pgina 377.
Los subinformes a la orden incrementan la organizacin de
informes
Ahora Seagate Crystal Reports le permite crear subinformes a la orden,
donde los datos de los subinformes permanecen ocultos hasta que el
usuario los solicita. El subinforme es representado en el informe por un
marco de objeto, pero los datos reales permanecen ocultos hasta que el
usuario utiliza la funcin de traspaso en el marco. De esta manera, el
usuario no se ve recargado con datos extraos o innecesarios y puede
elegir cundo y si quiere traspasar y ver el subinforme. Esta funcin
puede ser especialmente til si usted quiere incluir varios subinformes en
el informe principal, pero no desea que se muestren todos los datos al
mismo tiempo. En este caso, puede especificar que los subinformes estn
a la orden y que slo aparezca un marco por cada subinforme. Esto hace
los subinformes ms manejables. Para ms informacin acerca de
subinformes a la orden, vea Subinformes, pgina 445.
Introduccin a Seagate Crystal Reports 29
3 Introduccin a Seagate Crystal
Reports
Introduccin a Seagate Crystal Reports, pgina 29
Gua del usuario, pgina 30
Ayuda en lnea, pgina 37
Libros en lnea, pgina 37
Datos de muestra - Xtreme.mdb, pgina 38
Secuencias de aprendizaje sugeridas, pgina 40
Introduccin a Seagate Crystal Reports
Seagate Crystal Reports viene con una amplia variedad de herramientas
y una extensa base de datos de muestra para ayudarle a aprender el
programa y usarlo eficientemente.
El propsito de este captulo es:
G explorar las diferentes secciones de aprendizaje en este manual,
G presentar las herramientas que vienen en el programa, y
G sugerir un mtodo de aprendizaje de acuerdo a su experiencia.
Gua del usuario
Para fcil referencia, a continuacin se presenta una descripcin corta de
cada captulo en este manual. Se recomienda que usted lea estas breves
descripciones para familiarizarse con el contenido y el diseo del manual,
con el objeto de poder localizar informacin en forma eficiente cuando la
necesite.
CAPITULO 1, INSTALACION E INTRODUCCION BREVE
Instalacin e Introduccin Breve, pgina 11, incluye toda la informacin que
necesita para comenzar y usar Seagate Crystal Reports. Destinado para
usuarios con experiencia y para principiantes que les gusta aprender
haciendo, la Introduccin Rpida cubre en pocas pginas todos los
elementos claves para trabajar con el programa.
CAPITULO 2, QUE HAY DE NUEVO
Seagate Crystal Reports ha sido mejorado para este lanzamiento. Qu Hay
de Nuevo, pgina 21, identifica y describe las principales funciones nuevas
y lo guan a las secciones del manual donde se discuten detalladamente.
Los usuarios familiarizados con versiones anteriores de Seagate Crystal
Reports, son los que sacarn mayor beneficio de este captulo.
CAPITULO 3, INTRODUCCION A SEAGATE CRYSTAL REPORTS
Introduccin a Seagate Crystal Reports, pgina 29, le presenta las diferentes
herramientas disponibles para aprender Seagate Crystal Reports.
Tambin sugiere mtodos de aprendizaje que puede seguir de acuerdo a
su experiencia.
CAPITULO 4, INTRODUCCION AL ENTORNO DE SEAGATE
CRYSTAL REPORTS
Introduccin al Entorno de Seagate Crystal Reports, pgina 45, lo pone en
contacto con Seagate Crystal Reports. En este captulo aprender acerca
de las herramientas, los punteros y las fichas que usar para disear, para
ver su trabajo antes de la impresin y para analizar sus informes. Este
captulo explica qu hacer y despus muestra cmo hacerlo. Usuarios de
cualquier nivel encontrarn beneficioso la lectura de este captulo.
CAPITULO 5, INTRODUCCION A LA ELABORACION DE
INFORMES
Introduccin a la Elaboracin de Informes, pgina 93, se concentra en los
conceptos bsicos para elaborar informes y luego explica, en trminos
fciles, lo que usted debe entender y considerar para:
G seleccionar tablas de bases de datos,
G seleccionar campos,
G ubicar objetos en su informe,
G ordenar, agrupar y totalizar datos, y
G seleccionar registros que sern incluidos en el informe.
Este captulo est escrito para principiantes, pero contiene mucha
informacin de fondo que podra ser til para usuarios de cualquier
nivel. Equipado con esa clase de informacin, usted estar bien
preparado para crear informes que trabajen eficientemente y que provean
la informacin exacta que necesita.
CAPITULO 6, IMPRESION, VISTA Y EXPORTACION
Impresin, Vista y Exportacin, pgina 131, explica los detalles acerca de
cmo imprimir, ver y exportar su informe terminado. Trata varias
consideraciones acerca de la impresin, cmo usar los visores de
informes (incluyendo los visores para ActiveX y Java que funcionan en
exploradores web), y explica cmo exportar informes en varios formatos
hacia una variedad de destinatarios, tales como Lotus Notes, Correo
electrnico y Microsoft Exchange.
CAPITULO 7, TUTORIAL - LISTA DE CLIENTES
Tutorial - Lista de Clientes, pgina 159, es el tutorial principal de Seagate
Crystal Reports. Es una introduccin al programa que lo gua paso a paso
a travs de la elaboracin de un informe, introducindole, a muchas de
las funciones claves del programa en el proceso. Este tutorial ha sido
escrito para nuevos usuarios sin ningn conocimiento previo acerca de la
elaboracin de informes. Cuando termine este tutorial, tendr suficiente
conocimiento del programa para sentirse capaz de comenzar a trabajar en
sus propios informes.
CAPITULO 8, INFORMES CON DATOS OLAP
Informes con Datos OLAP, pgina 185, le muestra como crear informes con
datos OLAP. Aunque los procedimientos son similares a los usados
cuando se trabaja con datos PC y SQL, hay algunas herramientas
adicionales en Seagate Crystal Reports para trabajar con fuentes de datos
multidimensionales.
CAPITULO 9, INFORMES DE SECCION MULTIPLE
Informes de Seccin Mltiple, pgina 209, presenta las diferentes formas de
elaborar informes sofisticados usando la capacidad de trabajar con
seccin mltiple en Seagate Crystal Reports. Esta capacidad le permite
crear informes que tratan valores individuales en forma diferente, con
base en un conjunto de criterios que usted establece. Con informes de
seccin mltiple usted puede:
G Formatear objetos y secciones de manera diferente en base a
valores de campo,
G poner mensajes condicionales en cartas modelo,
G agregar lneas en blanco automticamente cuando se cumplen
ciertas condiciones,
G y efectuar muchas otras tareas en elaboracin de informes.
CAPITULO 10, FORMATO
Formato, pgina 225, le gua a travs de los pasos necesarios para editar su
informe. Formato se refiere a todas las cosas que puede hacer para
cambiar la distribucin y el diseo de su informe, lo mismo que la
apariencia de texto, objetos o secciones enteras del informe. Usando las
herramientas de formato en Seagate Crystal Reports, usted pued:
G llamar la atencin hacia ciertos datos,
G cambiar la presentacin de fechas, nmeros y otros valores,
G ocultar secciones,
G y efectuar una gran variedad de funciones de formato para dar
una apariencia profesional a su informe.
CAPITULO 11, SELECCION DE REGISTROS Y GRUPOS
Seleccin de Registros y Grupos, pgina 243, le muestra cmo filtrar los
registros o grupos de registros que quiere incluir en su informe. Usando
las herramientas para registros y seleccin de grupo incluidas en Seagate
Crystal Reports, usted puede hacer tareas tales como incluir registros slo
para un grupo especfico de clientes, un rango especfico de cifras
contables, o aqullas que caen dentro de un rango particular de fechas.
CAPITULO 12, ORDENAMIENTO, AGRUPAMIENTO Y
TOTALIZACION
Ningn otro programa cuenta con las habilidades para ordenar, agrupar
y totalizar de Seagate Crystal Reports. Ordenamiento, Agrupamiento y
Totalizacin, pgina 263, le lleva en un recorrido por las clases de
ordenamiento, agrupacin y totalizacin que puede hacer dentro de un
informe, y luego le muestra cmo hacerlo. Este captulo es una excelente
introduccin para principiantes que estn aprendiendo la materia, as
como tambin para usuarios avanzados que quieren saber ms acerca de
las capacidades de ordenamiento, agrupacin y totalizacin del
programa.
CAPITULO 13, FORMULAS PARA PRINCIPIANTES
Seagate Crystal Reports viene equipado con un lenguaje de frmulas
poderoso. Una vez que se siente seguro trabajando con frmulas, su
capacidad para elaborar informes es infinita. Frmulas para Principiantes,
pgina 311, le ayudan a crear frmulas simples. Le familiariza con las
herramientas del Editor de Frmulas y le gua paso a paso a travs del
proceso de creacin de frmulas. Este captulo ha sido preparado para
principiantes en la materia y le muestra exactamente cmo ejecutar cada
paso. El propsito de este captulo es el de llevarle ms all del misterio
de las frmulas y al uso de ellas en su trabajo cotidiano.
CAPITULO 14, FORMULAS AVANZADAS
Frmulas Avanzadas, pgina 337, le lleva al campo de lo que es posible
con Seagate Crystal Reports. Le muestra cmo crear y usar variables,
cmo manipular el orden de evaluacin de las frmulas para que sean
evaluadas utilizando los datos propicios, y cmo ejecutar conversiones
complejas. Dedicado a usuarios avanzados, este captulo le muestra cmo
usar Seagate Crystal Reports para crear frmulas ad hoc para sus
necesidades de trabajo.
CAPITULO 15, TOTALES ACUMULADOS
Totales Acumulados, pgina 367, le introduce a varias tcnicas avanzadas de
totalizacin. Seagate Crystal Reports, siempre el lder en ordenamiento,
agrupacin y totalizacin, incluye funciones especiales que le permiten
ejecutar actividades sofisticadas de totalizacin con facilidad. Los
tutoriales incluidos en este captulo demuestran tcnicas que usan
campos de total acumulado para producir informes que acumulan totales
en una lista, grupos y otros casos especiales.
CAPITULO 16, CAMPOS DE PARAMETRO
Campos de Parmetro, pgina 377, le muestra cmo usar efectivamente
campos de parmetro para frmulas, frmulas de seleccin de registros,
y otras necesidades en la elaboracin de informes. Los campos de
parmetro son aquellos que requieren del usuario un valor especfico
cada vez que se actualizan los datos en el informe. Cuando usted provee
un valor, el programa ejecuta el informe usando ese valor. Por medio del
uso de campos de parmetro en frmulas, frmulas de seleccin y en el
informe mismo, usted ser capaz de crear un informe que se puede
modificar rpidamente de acuerdo a sus necesidades.
CAPITULO 17, ELABORACION DE GRAFICOS
Seagate Crystal Reports le permite presentar resmenes de datos en
forma grfica, a todo color y fciles de leer. Elaboracin de Grficos, pgina
397, le muestra cmo crear grficos y cmo utilizarlos en sus informes
para hacer los datos ms significativos y fciles de asimilar rpidamente.
Los usuarios pueden incluso traspasar para ver los detalles detrs de
resmenes grficos.
CAPITULO 18, ELABORACION DE MAPAS
Seagate Crystal Reports le permite insertar mapas geogrficos
profesionales en sus informes. Elaboracin de Mapas, pgina 413,
demuestra cmo crear mapas y cmo usarlos en sus informes para ver y
analizar datos con ms facilidad. El uso de un mapa resulta en un informe
ms dinmico. Incluso es posible traspasar para ver los detalles detrs de
las diferentes reas geogrficas, o lanzar la ficha Analizador para
personalizar y reorganizar la apariencia de un mapa.
CAPITULO 19, OLE
A menudo cuando usted inserta un grfico, hoja de clculo, u otro objeto
en un informe, podra verse en la necesidad de cambiar dicho objeto
posteriormente. Normalmente para hacer los cambios, tiene que ir a
travs de numerosos pasos, incluyendo guardar archivos, abrir otros
programas, etc. Todos estos pasos pueden ser evitados usando Object
Linking and Embedding (OLE) (Vincular e Incrustar Objetos). OLE le
permite insertar objetos (objetos OLE) en un informe desde otros
programas (programa servidor OLE) y despus usar esos programas
dentro de Seagate Crystal Reports para editar los objetos cuando sea
necesario. En OLE, pgina 431 le muestra lo que es posible en Seagate
Crystal Reports usando OLE y cmo llevarlo a cabo.
CAPITULO 20, SUBINFORMES
Un subinforme es un informe dentro de otro. Usando subinformes puede
combinar informes no relacionados en un solo informe, coordinar datos
que de otra forma no podran ser vinculados, y presentar diferentes
aspectos de los mismos datos en un solo informe. Subinformes, pgina 445,
le muestra lo que puede hacer usando subinformes en Seagate Crystal
Reports y cmo crearlos.
CAPITULO 21, HERRAMIENTA DE IMPORTACION DE
DOCUMENTOS
La Herramienta de Importacin de Documentos es una utilidad de
conversin con la que puede convertir informes antiguos de texto ASCII
a informes de Seagate Crystal Reports. Esto se lleva a cabo a travs de
resaltar distintas partes del informe (encabezados, pies, secciones de
Detalle, etc.) desde adentro de la herramienta de importacin de
documentos de Seagate. Ya efectuado, luego puede generar el informe
desde Seagate Crystal Reports. Herramienta de Importacin de Documentos,
pgina 465, lo lleva paso a paso a travs del proceso de conversin.
CAPITULO 22, OBJETOS DE TABLAS CRUZADAS
Los objetos de tablas cruzadas son aquellos que resumen los datos y luego
presentan los resmenes en un formato compacto de filas y columnas que
facilita el hacer comparaciones y descubrir tendencias. Para informes que
usan la palabra por en la descripcin del informe (ventas por regin,
rdenes por clientes, etc.), los tablas cruzadas generalmente presentan
ms datos en una forma ms compacta y ms fcil de entender. Objetos de
Tablas Cruzadas, pgina 477, le introduce al uso de herramientas y le
explica todo acerca de cmo crear tablas cruzadas fcil y rpidamente.
CAPITULO 23, CONSULTAS
Crystal SQL Designer, pgina 501, le muestra cmo crear consultas que
puede utilizar para anlisis especfico o para conjuntos de resultados para
crear informes. Crystal SQL Designer puede crear, modificar y optimar
consultas SQL complejas con facilidad.
CAPITULO 24, DICCIONARIOS
Diccionarios son vistas de datos estructuradas y simplificadas que usted
puede crear para algunos o para todos los miembros de su organizacin.
Usando Diccionarios, los usuarios ven solamente la informacin que
necesitan y que usted quiere que vean. Los diccionarios reducen los
costos y tiempo de sostn o ayuda, aumentan la productividad y reducen
el uso inapropiado, la prdida y los daos de los datos. Diccionarios,
pgina 523, le muestra cmo configurar y usar Diccionarios para mejorar
la eficiencia y la seguridad de su organizacin.
CAPITULO 25, MANIPULACION DE BASES DE DATOS
Entender los conceptos de base de datos, diseo de base de datos
relacional y consideraciones de ejecucin, puede ayudarle a obtener
mayor provecho de Seagate Crystal Reports. Manipulacin de Bases de
Datos, pgina 545, le gua a travs de los conceptos bsicos y le provee una
explicacin detallada de la manera en que el programa tiene acceso a
fuentes de datos vinculadas al informe. La informacin en este captulo le
ayudar a optimar su capacidad para elaborar informes con mayor
eficiencia. Este captulo contiene informacin tanto para usuarios
principiantes, como para avanzados.
CAPITULO 26, FUENTES DE DATOS
Seagate Crystal Reports trabaja con toda clase de datos, desde archivos de
texto simples hasta bases de datos cliente-servidor avanzadas del tipo
SQL. Fuentes de Datos, pgina 619, le muestra como el programa se conecta
a varias fuentes de datos y qu archivos deben estar presentes para hacer
las conexiones. Este es un captulo para usuarios avanzados que necesitan
saber cmo Seagate Crystal Reports trabaja debajo de la superficie.
APENDICE A, MODELO DE PROCESAMIENTO DE INFORMES
Seagate Crystal Reports usa un sofisticado modelo de pasada mltiple para
procesar informes. Entender cundo se llevan a cabo las diferentes partes
del procesamiento le puede ayudar a disear informes ms eficientes y a
resolver problemas en el manejo de informes. Modelo de Procesamiento de
Informes, pgina 659, est escrito para usuarios avanzados.
APENDICE B, APOYO TECNICO DEL PRODUCTO
Apoyo Tcnico del Producto, pgina 665, le indica varias formas mediante las
cuales usted puede obtener apoyo tcnico acerca del producto.
APENDICE C, DIRECTORIO INTERNACIONAL DE LAS OFICINAS
DE SEAGATE SOFTWARE
Directorio Internacional de las Oficinas de Seagate Software, pgina 673, le
provee una lista de las oficinas de Ventas, Apoyo y Registro del producto
alrededor del mundo.
GLOSARIO
Este manual viene con un extenso glosario para explicar conceptos
bsicos de bases de datos y de informes, as como tambin aspectos
especficos del programa. A diferencia de algunos glosarios que ofrecen
muy poca sustancia, este glosario provee explicaciones profundas de
trminos de Seagate Crystal Reports.
Leer el glosario es un excelente ejercicio de calentamiento antes de
comenzar con los dems elementos de aprendizaje.
Ayuda en lnea
La Ayuda en lnea incluye toda la informacin del manual y la
descripcin de cada comando, cuadro de dilogo, frmula, funcin y
operador incluidos en el programa. Frmulas de muestra, registros de
muestra, frmulas de seleccin de grupo y cientos de temas acerca de
cualquier cosa relacionada con la elaboracin de informes: todo est
incluido en la Ayuda en lnea.
Para aprender el uso de los comandos de un men, por ejemplo, la Ayuda
en lnea le da una explicacin acerca de qu es lo que hace cada comando;
despus, una amplia explicacin de cualquier cuadro de dilogo activado
por el comando; finalmente, tutoriales para ejecutar tareas usando el
comando. Revisando los temas para cualquier comando, usted puede
encontrar el porqu de su uso y volverse experto en el mismo.
Puede desplazarse a travs de la Ayuda en lnea usando la ficha Contenido,
puede utilizar la funcin Bsqueda para localizar temas por palabras
claves o puede utilizar Buscar para entresacar temas que contengan la
palabra de inters. Se sugiere que aproveche la Ayuda en lnea a menudo
mientras est aprendiendo a usar Seagate Crystal Reports.
Para ms informacin acerca de los sistemas de ayuda, vea Uso de los
documentos de Seagate Crystal Reports, pgina 5.
Libros en lnea
Libros en lnea son documentos de hipertexto con cientos de enlaces para
llevarle a temas de inters, temas relacionados o informacin tcnica.
Contienen el texto completo de este manual y otros documentos y pueden
ser encontados en el CD de Crystal Reports en la carpeta \Docs.
Adicionalmente, Acrobat Reader cuenta con una completa funcin de
bsqueda de texto para que pueda encontrar cualquier tema de su inters
con slo proveer una palabra que pudiera estar contenida en el texto del
tema. Con bsqueda electrnica y enlaces automticos, los Libros en lnea
le proveen las herramientas para encontrar la informacin que necesita,
rpidamente.
Puede configurar Libros en lnea en varias formas, de acuerdo a sus
necesidades. Consulte el Sistema de Ayuda de Acrobat Reader para
obtener explicaciones completas de las opciones de configuracin.
Datos de muestra - Xtreme.mdb
Seagate Crystal Reports viene con XTREME.MDB, una base de datos de
muestra que usted puede utilizar mientras aprende el programa.
XTREME.MDB es una base de datos Microsoft Access 2.0 y todos los
controladores necesarios han sido incluidos con el programa. Debe ser
capaz de abrir la base de datos directamente y comenzar con el diseo de
informes. Casi todos los ejemplos en este manual han sido basados en los
datos de XTREME.MDB.
XTREME.MDB es una base de datos que contiene datos de Xtreme Mountain
Bikes, una compaa manufacturera ficticia que produce bicicletas de
montaa y sus accesorios.
La base de datos incluye las siguientes tablas:
G Xtreme Info
Contiene datos de la compaa (Xtreme Mountain Bikes),
incluyendo el logotipo de la empresa.
G Crdito
Aspectos relativos a la lnea de crdito de los clientes, tales como
contraseas de autorizacin de crdito y lmites de crdito
autorizado.
G Clientes
Datos acerca de los clientes de la compaa.
G Empleados
Informacin de tipo empresarial de los empleados de la compaa.
G Direcciones de los empleados
Datos personales de los empleados.
G Finanzas
Datos financieros de Xtreme Mountain Bikes.
G Pedidos
Datos de identificacin y seguimiento de los pedidos.
G Detalles de pedidos
Detalles lineales de los datos de los pedidos.
G Producto
Datos descriptivos de los productos que maneja la empresa.
G Tipo de producto
Datos de la categora de los productos de la compaa, incluyendo
ilustraciones de los mismos.
G Compras
Datos de identificacin y control de los productos comprados.
G Proveedores
Datos de los proveedores que surten a la empresa.
Las tablas estn interrelacionadas de la siguiente forma:
XTREME.MDB tambin incluye:
G una consulta (para los mejores clientes),
G una consulta de parmetro (Lmites_Crdito) que puede utilizar
para aprender cmo trabajar con esta clase de arreglos de datos, y
G la tabla Xtreme Info la cual no est conectada a ninguna otra tabla.
Esta tabla contiene informacin de tipo empresarial de Xtreme
Mountain Bikes.
NOTA: Los datos de muestra han sido diseados para ilustrar varios
conceptos relacionados con informes y no para ensear diseo de base de
datos. Aunque hay mtodos alternativos para disear bases de datos, el
diseo de XTREME.MDB fue seleccionado para enfocar los tutoriales y los
ejemplos en la elaboracin de informes y no en la manipulacin de los
datos.
Secuencias de aprendizaje sugeridas
No existe un mtodo de aprendizaje que funcione para todos; usted tiene
sus propias necesidades y aprender a su manera y a su propio paso. Las
siguientes son slo secuencias de aprendizaje sugeridas para diferentes
clases de usuarios.
El orden de los elementos en cada secuencia es un orden sugerido, que ha
sido cuidadosamente estructurado para acelerar el proceso de
aprendizaje. Para obtener los mejores resultados, identifique la categora
que mejor describa su experiencia en materia de informes y siga la
secuencia de principio a fin.
Nuevos usuarios
(negocios)
La siguiente secuencia de aprendizaje se sugiere para nuevos usuarios
que esperan usar Seagate Crystal Reports de vez en cuando nicamente.
G D una leda rpida al Glosario, pgina 687.
G Lea Introduccin al Entorno de Seagate Crystal Reports, pgina 45.
G Lea Introduccin a la Elaboracin de Informes, pgina 93.
G Lea Impresin, Vista y Exportacin, pgina 131.
G Siga el Tutorial - Lista de Clientes, pgina 159.
G Lea Seleccin de Registros y Grupos, pgina 243.
G Revise Ordenamiento, Agrupamiento y Totalizacin, pgina 263.
G Lea Frmulas para Principiantes, pgina 311.
G Refirase a la Ayuda en lnea y a los tutoriales Manos a la Obra a
medida que lo necesite.
Usuario
de una versin
anterior
Esta secuencia es para aquellos usuarios que ya conocen una versin
anterior de Seagate Crystal Reports, desean seguir usando el programa,
pero no necesitan conocerlo a profundidad.
G Revise el Glosario, pgina 687, para ver los trminos nuevos.
G Lea Instalacin e Introduccin Breve, pgina 11.
G Lea Qu Hay de Nuevo, pgina 21.
G Repase Introduccin a la Elaboracin de Informes, pgina 93.
G Repase Impresin, Vista y Exportacin, pgina 131.
G Repase Informes de Seccin Mltiple, pgina 209.
G Repase Seleccin de Registros y Grupos, pgina 243.
G Si usted tiene poca experiencia trabajando con frmulas, lea
Frmulas para Principiantes, pgina 311.
G Si tiene buena experiencia trabajando con frmulas, lea Frmulas
Avanzadas, pgina 337.
G Repase Subinformes, pgina 445.
G Revise Introduccin al Entorno de Seagate Crystal Reports, pgina 45.
G Refirase a los tutoriales Manos a la Obra cuando lo necesita.
Nuevo usuario
en busca de
experiencia
Esta secuencia es para los nuevos usuarios del programa que quieren
conocerlo a fondo y ser capaces de manejar las funciones ms sofisticadas
de Seagate Crystal Reports.
G Repase Introduccin a la Elaboracin de Informes, pgina 93.
G Repase Impresin, Vista y Exportacin, pgina 131.
G Lea Informes de Seccin Mltiple, pgina 209.
G Repase Seleccin de Registros y Grupos, pgina 243.
G Revise Ordenamiento, Agrupamiento y Totalizacin, pgina 263.
G Repase Frmulas para Principiantes, pgina 311.
G Lea Frmulas Avanzadas, pgina 337.
G Lea Totales Acumulados, pgina 367.
G Lea Campos de Parmetro, pgina 377.
G Lea Elaboracin de Grficos, pgina 397.
G Lea Elaboracin de Mapas, pgina 413.
G Lea Subinformes, pgina 445.
G Lea Consideraciones de rendimiento para todos los informes, pgina 559.
G Lea Modelo de Procesamiento de Informes, pgina 659.
G Revise Frmulas Avanzadas, pgina 337, en la Ayuda en lnea.
G Refirase al Glosario, pgina 687 y a los tutoriales Manos a la Obra a
Usuario experto
de una versin
anterior
La siguiente secuencia de aprendizaje es sugerida para usuarios expertos
de una versin anterior del programa Seagate Crystal Reports.
G Lea Elaboracin de Grficos, pgina 397.
G Lea Elaboracin de Mapas, pgina 413.
G Refirase al Glosario, pgina 687, y a los tutoriales Manos a la Obra a
Nuevo usuario
MIS
La siguiente secuencia de aprendizaje es sugerida para profesionales en
MIS (Management Information Systems [Administracin de Sistemas de
Informacin] ) que estn utilizando Seagate Crystal Reports por primera
vez.
G Revise Subinformes, pgina 445.
G Refirase al Glosario, pgina 687, y a los tutoriales de Manos a la
Obra a medida que lo necesite.
Usuarios MIS de
una versin
anterior
La siguiente secuencia de aprendizaje es sugerida para usuarios MIS de
una versin anterior de Seagate Crystal Reports.
G Repase Ordenamiento, Agrupamiento y Totalizacin, pgina 263.
G Lea Subinformes, pgina 445.
G Lea Diccionarios, pgina 523.
G Lea Consideraciones de desempeo en los vnculos de uno a varios,
pgina 553.
G Lea Fuentes de Datos, pgina 619.
Introduccin al Entorno de Seagate Crystal Reports 45
4 Introduccin al Entorno de
La ventana del programa, pgina 46
Barra de menes, pgina 47
Barra de herramientas estndar, pgina 50
Barra de herramientas suplementaria, pgina 53
Barra de herramientas de Anlisis, pgina 55
Ficha Anlisis, pgina 70
Menes contextuales, pgina 58
Cursores, pgina 59
Ficha Diseo, pgina 62
Ficha Vista previa, pgina 67
Otros conceptos fundamentales, pgina 72
MANOS A LA OBRA (Entorno de diseo), pgina 77
MANOS A LA OBRA (Secciones y Areas), pgina 86
La ventana del programa
La ventana del programa es clara y fcil de entender.
G La barra del ttulo identifica el informe actual y contiene los
botones estndar de Windows.
G La barra de menes aparece justamente debajo de la barra del
ttulo.
G La barra de herramientas estndar aparece justamente debajo de la
barra de men.
G La barra de formato aparece justamente debajo de la barra de
herramientas estndar.
G Si se activa, la barra del analizador aparece justamente debajo de la
barra de formato.
G Si se activa, la barra de herramientas suplementaria aparece
justamente debajo de la barra de estado.
G La barra de estado aparece en el extremo inferior de la ventana.
Barra de menes
La barra de menes es el centro de comando de Seagate Crystal Reports.
Cada opcin en la barra de menes activa un men despegable de
comandos que usted puede usar para crear, modificar, imprimir y
guardar su informe.
La barra de menes contiene lo siguiente:
G men Archivo
G men Edicin
G men Vista
G men Insertar
G men Formato
G men Base de Datos
G men Informe
G men Analizador
G men Ventana
G men Ayuda
Men Archivo El men Archivo incluye comandos que usted puede utilizar para abrir,
cerrar, guardar archivos, guardar archivos bajo diferentes nombres y crear
nuevos informes, etiquetas de correo, tablas cruzadas y otras clases de
informes. Tambin incluye un comando para salir del programa. Adems,
contiene comandos que le permiten cambiar los mrgenes de pginas, ver
vista previa a la impresin, enviar su informe a una impresora, exportar su
informe a un archivo en una variedad de formatos, enviar su informe a la
impresora y, por ltimo, seleccionar una impresora diferente si no quiere
imprimir su informe en la impresora predeterminada en el sistema.
Tambin puede agregar informacin resumida para ayudarle a identificar
su informe, as como tambin cambiar la configuracin predeterminada
para que el programa trabaje ms eficientemente. Busque Comandos del
men Archivo en la Ayuda en lnea.
Men Edicin El men Edicin contiene comandos que usted puede utilizar para
modificar el aspecto de su informe. Incluye comandos para deshacer y
rehacer acciones, para editar campos, frmulas, resmenes, vnculos a
subinformes, miembros OLAP, objetos y vnculos OLE, para ver una
muestra de los datos en un campo seleccionado, y para cortar, copiar y
pegar informes y objetos OLE. Tambin puede utilizar los comandos del
men Edicin para mostrar, ocultar, mover, incorporar o eliminar secciones
del informe, eliminar grupos y convertir objetos estticos OLE a mapas de
bits editables. Busque Comandos del men Edicin en la Ayuda en lnea.
Men Vista El men Vista incluye comandos que puede utilizar para modificar la
interfaz del usuario del programa. Los comandos del men Vista le
permiten mostrar u ocultar las barras de herramientas estndar y
suplementaria, la barra de formato, la barra de estado, aumentar o
reducir su informe para verlo en diferentes grados de aumento, y activar/
desactivar las lneas gua, la cuadrcula y las reglas. Tambin puede
activar/desactivar la vista Arbol de Grupos del men Vista. Busque
Comandos del men Vista en la Ayuda en lnea.
Men Insertar El men Insertar incluye comandos que usted puede utilizar para insertar
campos de bases de datos, objetos de texto, campos de frmula, campos
de parmetro, tablas cruzadas, subtotales, totales generales, resmenes
(cuentas, promedios, etc.), grupos, secciones, y varios campos especiales
como fecha y nmero de pgina. El men Insertar tambin incluye
comandos que le permiten insertar campos de nombre de grupo,
subinformes, grficos, lneas, cuadros y objetos OLE en su informe.
Busque Comandos del men Insertar en la Ayuda en lnea.
Men Formato El men Formato contiene comandos que puede utilizar para cambiar la
apariencia de los elementos en su informe. Incluye comandos para cambiar
la fuente y para agregar bordes, color de fondo y sombra a los campos. El
men Formato tiene comandos para editar campos que estn incrustados
en objetos de texto, para editar prrafos individuales en esos objetos, as
como tambin para secciones enteras de un informe. Tambin hay
comandos para editar grficos y tablas cruzadas. Finalmente, usando los
comandos del men Formato, puede hacer que el programa
automticamente arregle los objetos del informe, aplique al informe estilos
profesionalmente diseados, y mueva objetos en grupo hacia adelante y
hacia atrs. Busque Comandos del men Formato en la Ayuda en lnea.
Men Base de
Datos
El men Base de datos incluye comandos que usted puede utilizar para
agregar y eliminar tablas a su informe, para cambiar el alias usado para
identificar una tabla, y para vincular y desvincular tablas. Tiene un
comando para iniciar y terminar sesiones con servidores SQL y ODBC,
para mostrar texto de informes Essbase, mostrar y editar consultas SQL,
y modificar parmetros de procedimientos archivados. El men Base de
datos tambin tiene comandos que dirigen al programa a buscar tablas en
nuevas ubicaciones, cambiar controladores de bases de datos utilizadas
en su informe y adaptar sus informes apropiadamente si hay cambios
menores en la estructura de las tablas. Busque Comandos del men Base de
datos en la Ayuda en lnea.
Men Informe El men Informe incluye comandos que puede utilizar para seleccionar
registros o grupos que sern incluidos en su informe, seleccionar el
criterio segn el cual van a ser ordenados los datos del informe (por
registro o por grupo), especificar vnculos de subinformes y especificar
una fecha de impresin para su informe. Tiene comandos para actualizar
los datos usados en un informe y para reunir todos los archivos que
necesita para distribuir su informe. Tambin puede utilizar uno de los
comandos del men Informe para crear versiones ejecutables de sus
informes que usted pueda compartir con otros que no posean Seagate
Crystal Reports. Busque Comandos del men Informe en la Ayuda en lnea.
Men
Analizador
El men Analizador incluye comandos usados para lanzar la ficha
Anlisis y personalizar sus grficos y mapas. Este men incluye
comandos para cambiar el orden de grupos, orden de serie y ngulos de
vista para los grficos, para aumentar/disminuir, centrar y hacer vistas
panormicas de mapas, para cambiar los ttulos de mapas y grficos, para
traspasar en mapas, y para cambiar el estilo de un mapa y la organizacin
de sus capas. Tambin hay un comando para formatear el campo donde
actualmente est graficando o asignando un mapa y un comando para
reestablecer todas las configuraciones originales del grfico o mapa
modificado. Busque Comandos del men Analizador en la Ayuda en lnea.
Men Ventana El men Ventana incluye comandos que usted puede utilizar para
arreglar iconos y ventanas en la pantalla. Tambin ofrece una lista de las
ventanas de los informes que estn abiertos e incluye un comando que le
permite cerrar todas las ventanas de los informes al mismo tiempo, si as
lo desea. Busque Comandos del men ventana en la Ayuda en lnea.
Men Ayuda El men Ayuda incluye comandos que puede utilizar para tener acceso al
ndice y a la funcin de bsqueda de la Ayuda en lnea de Seagate Crystal
Reports, que provee Ayuda de contexto sensible. Tiene comandos para
registrar el programa, para tener acceso a informacin tcnica acerca del
sistema de su computadora y para crear una solicitud de asistencia
tcnica. Usted puede activar/desactivar el cuadro de dilogo Bienvenida,
y si est conectado a Internet, puede tener acceso a varias pginas claves
del sitio web de Seagate, usando comandos del men Ayuda. Un
comando final, le da la informacin acerca de la versin del programa que
est usando. Busque Comandos del men Ayuda en la Ayuda en lnea.
Barra de herramientas estndar
Seagate Crystal Reports agrupa varios comandos de uso comn en la
barra de herramientas estndar, la cual permanece todo el tiempo en la
pantalla (a menos que usted decida desactivarla en el cuadro de dilogo
Barras de Herramientas).
La barra de herramientas estndar elimina algunos de los pasos
necesarios para activar los comandos, acelerando de esta manera su
trabajo en la creacin de informes. Cada comando disponible a travs de
la barra de herramientas estndar es explicado en la Ayuda en Lnea
(busque cada comando por su nombre).
NOTA: En Seagate Crystal Reports usted puede mover la barra de
herramientas estndar hacia otra posicin fija o configurarla como una
paleta flotante. Busque Cmo mover y ajustar las barras de herramientas y la
barra de formato, pgina 77.
Si no est seguro qu funcin cumple uno de los botones de la barra de
herramientas estndar, ponga el puntero sobre el botn y mantngalo all.
La herramienta de Informacin aparecer en su pantalla, para darle una
breve descripcin acerca del botn.
Los botones de la barra de herramientas estndar ejecutan las siguientes
funciones:
Crea un nuevo informe.
Abre un informe existente.
Guarda su informe.
Enva su informe a la impresora.
Muestra su informe en la ficha Vista previa.
Exporta su informe a un archivo o a correo electrnico.
Actualiza los datos de su informe.
Corta objetos o datos seleccionados y los fija al portapapeles.
Copia objetos o datos seleccionados y los fija al
portapapeles.
Pega objetos o datos del portapapeles al informe.
Deshace una accin.
Rehace una accin.
Inserta bases de datos, frmulas, parmetros, totales
acumulados y otros campos de nombre de grupo.
Inserta objetos de texto.
Inserta un resumen.
Activa el Asistente de Informes.
Da formato a cualquier seccin del informe.
Establece criterios de seleccin de registros o grupos.
Establece la direccin del ordenamiento de los datos.
Inserta grficos.
Inserta un mapa.
Barra de formato
La barra de formato le permite el acceso a varias opciones de edicin de
uso comn con slo hacer clic en un botn o en una seleccin de un
cuadro desplegable. Usted simplemente selecciona los datos que quiere
editar y luego hace clic en el botn apropiado u opcin de lista para
aplicar formato a los datos.
Al lado izquierdo de la barra de formato, aparecen dos cuadros de
edicin con listas desplegables.
Use estos cuadros desplegables para seleccionar nuevas fuentes y tamao
de la fuente si quiere usar algo diferente a lo predeterminado.
Los botones de la barra de formato ejecutan las siguientes funciones:
Busca un registro especfico.
Establece el factor de aumento para ver su informe.
Activa la Ayuda de contexto sensible.
Incrementa el tamao de la fuente de los datos seleccionados
un punto cada vez que hace clic en el botn.
Disminuye el tamao de la fuente de los datos seleccionados
un punto cada vez que hace clic en el botn.
Cambia los datos seleccionados a negrita.
Cambia los datos seleccionados a cursiva.
Cambia los datos seleccionados a subrayado.
Alinea los datos seleccionados a la izquierda.
Barra de herramientas suplementaria
La barra de herramientas suplementaria le da acceso rpido a varios de
los asistentes y funciones para mejorar informes. Active la barra de
herramientas suplementaria haciendo clic en el botn BARRA DE
HERRAMIENTAS SUPLEMENTARIA que se encuentra en el extremo derecho
de la barra de formato.
Centra los datos seleccionados.
Alinea los datos seleccionados a la derecha.
Cuando un campo numrico est seleccionado, antepone el
signo de moneda al nmero.
1
Cuando un campo numrico est seleccionado, pone un
separador de miles en el nmero.
1
Cuando un campo numrico est seleccionado, pone el
signo de porcentaje con el nmero.
1
Cuando un campo numrico est seleccionado, mueve el
punto decimal una posicin hacia la derecha.
1
Cuando un campo numrico est seleccionado, mueve el
punto decimal una posicin hacia la izquierda.
1
Activa/desactiva Desplazamiento Inteligente del Arbol de
Grupos en la ficha Vista previa. Vea Vista Arbol de Grupos,
pgina 68.
Activa/desactiva la barra de herramientas suplementaria.
Vea Barra de herramientas suplementaria, pgina 53.
1
El programa se refiere a su configuracin en la seccin Internacional
del Panel de Control (Windows NT 3.51) o a la seccin Configuracin
Regional del Panel de Control (Windows 95 y Win NT 4.0).
Los botones en la barra de herramientas suplementaria ejecutan las
siguientes funciones:.
Inserta una lnea.
Inserta un cuadro.
Inserta una imagen.
Acomoda los elementos del informe automticamente en la
forma que mejor se ajustan a la pgina.
Activa el Asistente de Estilo para aplicar a su informe un
estilo profesionalmente diseado.
Inserta un grupo.
Inserta un subinforme.
Inserta tablas cruzadas.
Busca los N registros superiores o inferiores u ordena en
base a la informacin de resmenes.
Activa el Editor de Formato para modificar las propiedades
de los objetos.
Compila su informe.
Activa el Asistente de Distribucin de Informes.
Define vnculos entre tablas.
Barra de herramientas de Anlisis
La barra de herramientas de Anlisis le permite ver y personalizar mapas
y grficos rpidamente en la ficha Anlisis. Para activar esta barra de
herramientas, elija el comando Barras de herramientas en el men Vista
y despus active la casilla de verificacin Anlisis en el cuadro de dilogo
Barras de Herramientas.
En el lado izquierdo de la barra de herramientas de Anlisis aparece una
lista desplegable.
Use esta lista desplegable para cambiar el color de un solo elemento de
datos en un grfico (por ejemplo, para cambiar el color de una de las
barras de un grfico de barras).
Los botones en la barra de herramientas de Anlisis realizan las
siguientes funciones en los mapas:
Activa el modo traspasar y cambia el cursor a un cursor
Traspasar.
Activa el modo Aumentar y cambia el cursor a un cursor
Aumentar/Reducir.
Activa el modo Reducir y cambia el cursor a un cursor
Aumentar/Reducir.
Activa el modo Panorama y cambia el cursor a un cursor
Panorama.
Centra el mapa en la ficha Anlisis.
Abre el cuadro de dilogo Personalizar Mapa, para cambiar
el estilo y la apariencia del mapa en la ficha Anlisis.
Abre el cuadro de dilogo Control de Capas, para
reorganizar las capas del mapa en la ficha Anlisis.
Barra de estado
La barra de estado en la parte inferior de la ventana del programa
muestra informacin valiosa para ayudar a los usuarios a hacer su trabajo
ms eficientemente.
FUNCIONES DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS
Cuando el cursor est sobre un botn de la barra de herramientas, la barra
de estado despliega una breve descripcin de las funciones del botn en
cuestin.
DESCRIPCIONES DE LOS COMANDOS DE UN MENU
Cuando resalta un comando del men, la barra de estado despliega una
breve descripcin del comando.
SELECCIONES ACTUALES
Cuando resalta o ubica un objeto, la barra de estado despliega el nombre
del objeto (o el tipo de objeto), adems de sus coordenadas y
dimensiones.
Para identificar objetos, la barra de estado despliega:
G la palabra objeto OLE si es una imagen u otro objeto OLE,
G el alias y el nombre del campo si es un campo,
G las palabras Lnea, Cuadro o Texto para lneas, cuadros u objetos de
texto, respectivamente,
G el tipo de campo para campos especiales (Imprima Fecha, Nmero
de Registro, etc.),
G el nombre del resumen para un resumen o un subtotal,
G el nombre de la frmula si es una frmula, y
G el nombre del campo de parmetro si es un campo de parmetro.
G el nombre del campo de total acumulado si es un campo de total
acumulado.
La barra de estado muestra:
G las distancias entre el objeto y los lmites izquierdo y superior de
una seccin, y
G las dimensiones del objeto.
Usando esta informacin, usted puede mover objetos y ajustarles de
tamao con facilidad y precisin.
INFORMACION DE RECUPERACION DE DATOS
Cuando ve la vista previa de su informe por primera vez o actualiza los
datos en la ficha Vista previa, la barra de estado muestra cuatro expresiones
numricas que describen el proceso de recuperacin de datos:
1. El primer nmero define el nmero de registros seleccionados del
nmero de registros ledos.
2. El segundo nmero define el nmero de registros ledos.
G Si su informe tiene una frmula de seleccin, el nmero de
registros seleccionados ser tpicamente menor que el nmero de
registros ledos.
G Si su informe no tiene una frmula de seleccin, el nmero de
registros seleccionados ser siempre igual al nmero de registros
ledos.
3. El tercer nmero muestra el nmero total de registros que sern
procesados.
G Si su informe se basa en una sola tabla, el nmero mostrado debe
permanecer constante.
G Si su informe se basa en tablas vinculadas y si existe una situacin
de uno a varios, el nmero aumenta a medida que el programa
identifica todos los vinculados.
4. El nmero final representa el porcentaje del total de registros que
han sido procesados.
Una vez que el informe ha finalizado el procesamiento, el programa
despliega slo el nmero de registros seleccionados y el porcentaje
procesado.
Menes contextuales
Cuando est trabajando ya sea en la ficha Diseo o en la ficha Vista
previa, puede acelerar su trabajo considerablemente usando menes
contextuales. Cuando hace clic con el botn derecho del mouse (en una
imagen, seccin, campo, etc.), el programa despliega un men contextual
junto al elemento. A diferencia de los menes estndares que agrupan
comandos por funcin (edicin, insertar, etc.), los menes contextuales
son especficos para cada elemento; contienen solamente aquellos
comandos que estn disponibles para ser usados con el elemento
seleccionado.
Los menes contextuales son tiles porque:
G muestran el nombre y la fuente (alias) del elemento en la parte
superior del men, as puede identificar cualquier elemento en su
informe con un solo clic.
G hacen ms fcil aprender el programa por que eliminan la
necesidad de recordar dnde encontrar un comando.
G hacen el trabajo con el programa ms eficiente por que confronta
nicamente una lista compacta de comandos, lo que hace ms fcil
elegir el comando apropiado.
G Resaltan las cosas que puede hacer con un elemento haciendo el
uso del programa ms intuitivo.
Cursores
Seagate Crystal Reports utiliza diferentes cursores en diferentes estados
de su operacin:
Haga clic con el botn
derecho en el rea gris
de la seccin Detalles y
obtendr un men
como este...
Haga clic con el botn derecho en un
campo y obtendr un men como este...
Haga clic con el botn derecho
en la ficha Diseo y obtendr
un men como este...
El cursor de Flecha es el cursor principal. Se usa para elegir
en menes, seleccionar opciones de un cuadro de dilogo,
trabajar con barras de desplazamiento, hacer clic en botones
y objetos, y muchas operaciones ms.
El Reloj de Arena o el cursor de Procesamiento de Fondo es
el cursor que aparece cada vez que el programa est
procesando un comando. Cuando el reloj de arena est
presente, usted no puede elegir ningn comando o
proceder ms all con su informe.
El cursor de Flecha Doble sirve para cambiar el tamao de
un elemento. Cuando se encuentra sobre un controlador de
tamao, cambia a diferentes versiones de flecha doble
dependiendo del elemento (imagen, cuadro, lnea o campo).
El cursor de Mover est visible cuando usted est moviendo
un solo objeto hacia otra parte de su informe.
El cursor de Arrastrar y Colocar un solo elemento es visible
cuando usted est arrastrando un solo objeto sobre un rea
donde puede ser colocado.
El cursor de Arrastrar y Colocar varios elementos es visible
cuando est arrastrando varios elementos sobre un rea
donde pueden ser colocados. Tambin se presenta cuando
se copian varios elementos al mismo tiempo.
El cursor de Parar aparece cuando el elemento que usted
est arrastrando se encuentra sobre un rea en el cual no
puede ser colocado. Por ejemplo, el cursor aparece cuando
arrastra tablas cruzadas dentro de una seccin donde no
puede ser colocado.
El cursor Copiar aparece cuando est copiando un solo
elemento.
El cursor Ajustar Seccin aparece cuando es ubicado sobre
los lmites de cualquiera de las secciones del informe.
Usando este cursor usted puede arrastrar la lnea lmite
para ampliar o reducir el tamao de una seccin.
El cursor Dividir aparece cuando pone el puntero sobre el
lmite izquierdo de la seccin de un informe. Cuando hace
clic, aparece una lnea horizontal que usted mueve hacia el
punto donde quiere dividir la seccin.
El cursor Vincular aparece cuando est creando vnculos
manualmente en el Asistente de Vnculo Visual. Busque en
Indice de temas de Vnculo Visual en la Ayuda en lnea de
El cursor Traspasar aparece cuando el puntero es ubicado
sobre un resumen o un grfico en la ficha Vista previa.
Cuando hace doble clic en el valor de un resumen o en un
elemento grfico con el cursor Traspasar, el programa
muestra los detalles detrs del resumen.
El cursor Lpiz es un cursor para dibujar. Aparece cuando
inserta cuadros o lneas. La punta del lpiz marca el punto
donde se comienza a dibujar y es usado para definir el
tamao y la forma del objeto dibujado.
El cursor Ayuda se presenta cuando hace clic en el botn
Ayuda de la barra de herramientas Estndar. Use el cursor
Ayuda para tener acceso al sistema de Ayuda en lnea.
Simplemente haga clic en el elemento del informe, cuadro
de dilogo, etc., para obtener Ayuda de contexto sensible
acerca de ese elemento.
El cursor Manita est disponible en el sistema de Ayuda en
lnea. El cursor de Flecha cambia a la Manita cuando es
ubicado sobre texto o grfico que se enlaza con otro tema en
la Ayuda en lnea.
El cursor de Desplazamiento Bidimensional aparece como
una funcin del IntelliMouse, para desplazarse a travs de
su informe en cualquier direccin cuando est trabajando
en la ficha Vista previa.
El cursor de Desplazamiento aparece como una funcin del
IntelliMouse para desplazarse verticalmente en su informe
en la ficha Vista previa.
El cursor Panorama aparece como caracterstica de
Intellimouse para ver un informe en panorama hacia la
derecha/izquierda en la ficha Vista previa.
El cursor Panorama norte aparece como caracterstica de
Intellimouse para ver un documento en panorama hacia el
norte (arriba).
El cursor Panorama sur aparece como caracterstica de
sur (abajo).
El cursor Panorama este aparece como caracterstica de
este (a la derecha).
El cursor Panorama oeste aparece como caracterstica de
oeste (a la izquierda).
Ficha Diseo
Cuando utiliza Seagate Crystal Reports, la ficha Diseo es probablemente
la parte del programa que utilizar ms a menudo.
La ficha Diseo es el lugar donde usted hace la mayor parte del trabajo
inicial cuando crea un informe. Es aqu donde se disean y se rotulan las
diferentes secciones de su informe. Puede ubicar objetos en dichas
secciones exactamente donde quiere que aparezcan; especificar sus
necesidades de ordenamiento, agrupamiento y totalizacin; hacer su
edicin inicial, y muchas otras operaciones. Vea Caractersticas del rea de
impresin, pgina 64.
La ficha Diseo provee el entorno ms eficiente para disear su informe
porque usted trabaja en la ficha con representaciones de los datos y no
con los datos mismos. Cuando ubica un campo en el informe, el programa
usa un marco para identificar el campo en la ficha, sin necesidad de
recuperar los datos reales. As, puede agregar y eliminar campos y otros
objetos, moverlos a su antojo, definir frmulas complejas y hacer mucho
ms, sin agotar los recursos de su computadora o de la red en el esfuerzo
de recuperacin de datos.
El informe que crea en la ficha Diseo es algo as como un informe virtual
que tiene la estructura y las instrucciones para crear el informe final, pero
no es el informe en si. Para convertir el informe de la ficha Diseo en un
informe final o en un informe que usted pueda afinar, slo agregue los
datos. Hace esto cada vez que ve la vista previa de su informe, lo
imprime o lo enva de alguna manera. Es entonces cuando los datos
reales aparecen en el informe.
Areas de la ficha
Diseo
Cuando comienza a crear un informe, Seagate Crystal Reports crea
automticamente cinco reas en la ficha Diseo.
1. Encabezado del informe
Esta seccin es usada generalmente para el ttulo del informe y otra
informacin que quiere que aparezca al principio de su informe.
Tambin puede ser usada para grficos y tablas cruzadas que
incluyan datos para todo el informe.
2. Encabezado de pgina
Esta seccin se usa generalmente para incluir informacin que quiere
que aparezca en la parte superior de cada pgina, tal como nombre
de captulo, nombre del documento u otra informacin similar.
Tambin puede usar esta seccin para desplegar ttulos de campo
sobre los campos mismos en su informe.
3. Detalles
Esta seccin es usada para el cuerpo del informe y se imprime una
vez por registro. La mayor parte de los datos de su informe aparecer
generalmente en esta seccin.
4. Pie de pgina
Esta seccin contiene generalmente el numero de pgina y cualquier
otra informacin que quiere que aparezca en la parte inferior de cada
pgina.
5. Pie del informe
Esta seccin es usada para mostrar informacin que quiere que
aparezca slo una vez en su informe, tal como totales generales,
grficos y tablas cruzadas que incluyen datos para todo el informe.
Si agrega un grupo, un resumen o un subtotal a su informe, el programa
crea dos secciones adicionales:
1. Encabezado de grupo
Esta seccin por lo general contiene el campo de nombre de grupo y
puede ser usado para mostrar grficos o tablas cruzadas que
contienen datos especficos del grupo. Slo se imprime una vez al
principio de un grupo.
2. Pie de grupo
Esta seccin generalmente contiene el valor total de ese grupo, si es
que existe alguno, y tambin puede ser utilizado para mostrar
grficos o tablas cruzadas. Se imprime slo una vez al final de un
grupo.
Cuando agrega un grupo, un valor total o un subtotal, el rea del
Encabezado de grupo aparece directamente arriba del rea de Detalles y
el Pie de grupo aparece directamente debajo del rea de Detalles.
Si incluye ms grupos, el programa crea ms reas entre el rea de
Detalles y las reas de Encabezado y Pie de grupo que ya existen.
Tal como las reas originales, cada una de estas reas adicionales pueden
contener una o ms secciones. El programa asigna a cada rea una sola
seccin en forma automtica.
Caractersticas
del rea de
impresin
Cada rea del informe tiene sus propias caractersticas de impresin. Es
importante entender estas caractersticas porque afectan cundo y qu tan
a menudo se imprimen los diferentes objetos del informe.
CUANDO SE IMPRIMEN LAS AREAS
Las reas se imprimen en el orden que aparecen en la ficha Diseo (de
arriba hacia abajo). Si hay ms de una seccin en un rea, estas se
imprimen en el orden en que aparecen dentro del rea. As, si tiene tres
secciones de Encabezado del informe, las tres secciones sern impresas,
en orden, antes de comenzar a imprimir la(s) seccin(es) en el
Encabezado de pgina.
QUE TAN A MENUDO SE IMPRIMEN LOS OBJETOS
Es ms fcil decidir dnde ubicar los objetos en la ficha Diseo si entiende
qu tan a menudo se imprimen las diferentes reas del informe. Una vez
que entiende esto, la mayora de sus decisiones acerca del informe sern
fciles de tomar. Esta informacin es de suma utilidad, cuando est
tratando de decidir dnde ubicar grficos, tablas cruzadas y frmulas,
para obtener resultados especficos.
Los objetos se imprimen de la siguiente manera:
G Objetos ubicados en el rea del Encabezado del informe se
imprimen una sola vez, al principio del informe.
Grficos y tablas cruzadas ubicados en esta rea contienen
datos para todo el informe.
Frmulas ubicadas en esta rea son evaluadas una sola vez, al
principio del informe.
G Objetos ubicados en el rea del Encabezado de pgina se imprimen
al principio de cada nueva pgina.
No es posible ubicar grficos o tablas cruzadas en esta seccin.
Frmulas ubicadas en esta rea son evaluadas una vez por
pgina, al principio de cada nueva pgina.
G Objetos ubicados en el rea del Encabezado de grupo se imprimen
al principio de cada nuevo grupo.
datos solamente de este grupo.
Frmulas ubicadas en esta rea son evaluadas una sola vez por
cada grupo, al principio del grupo.
G Objetos ubicados en el rea de Detalles se imprimen con cada
nuevo registro.
No es posible ubicar grficos o tablas cruzadas en esta rea.
cada registro.
G Objetos ubicados en el rea del Pie de grupo se imprimen al final
de cada grupo.
datos solamente de este grupo.
Frmulas ubicadas en esta rea son evaluadas una sola vez por
cada grupo, al final del grupo.
G Objetos ubicados en el rea del Pie del informe se imprimen una
sola vez al final del informe.
datos de todo el informe.
Frmulas ubicadas en esta rea son evaluadas una sola vez, al
final del informe.
G Objetos ubicados en el rea del Pie de pgina se imprimen al final
de cada pgina.
No es posible ubicar grficos o tablas cruzadas en esta rea.
pgina, al final de cada nueva pgina.
Identificacin y
manejo de reas
y secciones
El programa asigna una sola seccin a cada rea, automticamente. El
nombre de esa seccin aparece directamente a la izquierda de la misma.
Si usted tiene varias secciones en un rea, las secciones son designadas
como a, b, c, etc.
NOTA: Si usted ha activado la casilla de verificacin Mostrar nombres
cortos en Diseo en el cuadro de dilogo Opciones, se usan iniciales (EI,
EP, PI, PP, etc.) para identificar cada seccin. Busque en Cuadro de dilogo
Opciones en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
NOTA: Si hace clic con el botn derecho del mouse en el rea sombreada
que contiene el nombre de una seccin, aparecer un men contextual
con opciones especficas para esa seccin. Si hace clic con el botn
derecho del mouse en el rea sombreada a la izquierda de los nombres de
seccin, aparecer un men contextual con opciones especficas para esa
rea.
El programa muestra una regla de seccin inmediatamente a la izquierda
de cada seccin. La regla de la seccin se utiliza para agregar, quitar y
mover lneas gua y para proveer una referencia visual cuando est
ubicando objetos. Vea Cmo agregar, eliminar y mover lneas gua, pgina 78.
Cada vez que agrega una nueva seccin, el programa crea una regla para
esa seccin. Vea Cmo agregar, eliminar y mover lneas gua, pgina 78.
Otras funciones
de la ficha
Diseo
Hay varias otras funciones incorporadas en la ficha Diseo.
G Puede cambiar de tamao a una seccin, arrastrando sus orillas
con el cursor. Vea Cmo dividir y ajustar el tamao de secciones,
pgina 89.
G Puede dividir una seccin (crear dos secciones de una sola)
haciendo clic en su orilla izquierda. Vea Cmo dividir y ajustar el
tamao de secciones, pgina 89.
La regla de seccin.
G Puede agregar lneas gua horizontales o verticales haciendo clic
en las reglas. Vea Cmo agregar, eliminar y mover lneas gua, pgina
78.
G Puede aumentar o disminuir la vista de su informe a cualquier
grado de aumento desde un 25% hasta 400% del tamao original.
Vea Cmo aumentar o reducir la vista de su informe, pgina 84.
Ficha Vista previa
Cuando usted quiere ver la apariencia de su informe antes de imprimirlo,
haga clic en el botn VISTA PREVIA de la barra de herramientas estndar.
El programa reune los datos, hace los clculos necesarios y despliega el
informe en "papel" electrnico en la ficha Vista previa. Con los datos en
su lugar, puede revisar el espaciado y el formato de los elementos de su
informe y ver los resultados reales de todos sus resmenes, clculos de
frmulas y selecciones de registros y grupos.
En el modo WYSIWYG (What You See Is What You Get: se puede traducir
como Lo que ve es lo que obtiene), puede trabajar directamente en los
datos reales y afinar los detalles hasta que el informe luzca tal como usted
quiere.
El programa trabaja con los datos de la manera siguiente:
G La primera vez que se usa la ficha Vista previa, el programa
recupera los datos de las fuentes de datos y los guarda con el
informe (a menos que usted haya configurado el programa para
no guardar los datos).
G De aqu en adelante, el programa usa los datos archivados cada
vez que usted ve la vista previa, a menos que especficamente
actualice los datos o agregue un campo que requiera que el
programa recupere nuevos datos.
Seagate Crystal Reports provee dos formas de vista previa de su informe:
1. Vista estndar, y
2. Vista Arbol de grupos.
Vista estndar
En la vista estndar, el informe se muestra por pginas (una a la vez).
Usando los botones de navegacin en la ficha Vista previa, puede
desplazarse al principio o al final del informe, o puede moverse hacia
adelante o hacia atrs a travs de las pginas del informe, pasando una
pgina a la vez. Para informes cortos o informes en los cuales su foco de
inters son los totales al pie de la pgina, la vista estndar provee toda la
funcionalidad que necesita.
EL INDICADOR DE EDAD DE LOS DATOS
El Indicador de edad de los datos muestra la fecha cuando los datos
fueron actualizados por ltima vez o cuando fueron recuperados por
primera vez, cualquiera que sea la ms reciente. Si los datos fueron
inicialmente recuperados o actualizados en la corriente fecha (es decir
hoy), el Indicador muestra la hora en que dicha accin se llev a cabo.
Busque en Guardar datos con el comando informe en la Ayuda en lnea de
Vista Arbol de
Grupos
Usted puede activar/desactivar la vista de Arbol de grupos usando el
botn ACTIVAR/DESACTIVAR ARBOL DE GRUPOS de la barra de formato.
La vista Arbol de grupos presenta la pantalla dividida.
G El panel de la derecha de la pantalla contiene el informe.
G El panel de la izquierda, despliega un esquema de niveles del
informe, mostrando la jerarqua de grupos y subgrupos en un
formato de rbol fcil de entender para el usuario.
Cuando hace clic en el nodo del grupo que le interesa, el programa salta
inmediatamente a la parte del informe que contiene la informacin de ese
grupo. Para informes largos o informes en los cuales usted quiere avanzar
o retroceder de un grupo a otro, la funcin de Smart Navigation de la
vista de Arbol de grupos, hace su trabajo extremadamente eficiente.
Semejanzas y
diferencias con
respecto a la
ficha Diseo
La capacidad de edicin en la ficha Vista previa est en la ficha Diseo.
Menes (barra de menes y menes contextuales), las barras de
herramientas estndar y suplementaria, reglas y la barra de formato
permanecen activas, dndole a usted la misma funcionalidad que tiene en
la ficha Diseo. Sin embargo, cuando tiene que hacer muchos cambios, es
ms rpido hacerlos en la ficha Diseo.
G La ficha Diseo y la ficha Vista previa estn ligadas internamente.
Cualquier cambio que hace en una de ellas, se refleja
automticamente en la otra.
G La ficha Vista previa tiene una regla vertical a la izquierda, en
lugar de las reglas de seccin individuales como la ficha Diseo.
La funcionalidad de las reglas es la misma.
G La ficha Vista previa identifica las secciones del informe en el rea
sombreada a la izquierda de los datos. De una mirada usted puede
saber de cual seccin del informe se estn imprimiendo los datos.
Mientras que los nombres de seccin aparecen slo una vez en la
ficha Diseo, en la ficha Vista previa se imprimen cada vez que
se imprime una seccin.
G El Contador de registros (vea INFORMACION DE
RECUPERACION DE DATOS, pgina 57), el Indicador de edad de
los datos (vea EL INDICADOR DE EDAD DE LOS DATOS, pgina
68) y los controles de Siguiente pgina/Pgina previa (vea Ficha
Vista previa, pgina 67), estn todos activos en la ficha Vista previa.
G La ficha Vista previa resalta cada valor cuando usted selecciona un
campo; a diferencia, slo el marco del campo es resaltado en la
ficha Diseo.
UNA SENSACION DIFERENTE
Trabajar en la ficha Vista previa tiene una sensacin diferente a trabajar
en la ficha Diseo.
Cada campo en una base de datos contiene docenas, cientos o miles de
valores, dependiendo del nmero de registros en la base de datos.
Cuando ubica un campo en la ficha Diseo, un solo marco de campo
representa todos los valores, cuando resalta el campo, aparecen
controladores de tamao en el marco y, a la vez, el marco cambia de color.
En la ficha Vista previa, sin embargo, est trabajando con los datos reales.
En lugar de un marco representando los valores de los campos, el valor
real aparece dentro del marco.
G Cuando resalta un campo o el valor de un campo de frmula, en
realidad est seleccionando todos los valores en el campo.
El programa pone un marco de cambio de tamao alrededor
del valor especfico que usted selecciona.
Resalta todos los dems valores del campo.
G De igual manera, cuando selecciona el valor de un resumen, est
seleccionando todos los valores de los resmenes relacionados.
El programa pone un marco de cambio de tamao alrededor
del valor especfico que selecciona.
Resalta todos los valores de los resmenes relacionados.
Aparte de las obvias diferencias de apariencia, el proceso de elaborar y
modificar un informe es el mismo en ambas fichas (Vista Previa y
Diseo). Encontrar fcil trabajar en su informe en cualquiera de ellas.
Ficha Anlisis
El programa proporciona una ficha Anlisis aparte, la cual le permite
examinar sus grficos y mapas independientemente del informe
principal. Usted puede usar esta ficha para reorganizar los elementos
grficos y de mapas, y para personalizar la apariencia de un grfico o
mapa y obtener un anlisis ms eficiente e identificar mejor las
tendencias.
Para analizar a fondo un objeto grfico u objeto de mapa, haga clic con el
botn derecho del mouse en tal objeto y elija LANZAR ANALIZADOR en el
men contextual.
Manipulacin de
grficos
Cuando est mirando un grfico en la ficha Anlisis, puede ejecutar las
siguientes operaciones por medio de los comandos en el men
contextual:
G cambiar el ttulo del grfico,
G cambiar el ttulo del Eje X, el Eje Y y el Eje Z,
G revertir el orden en que aparece la serie en el grfico,
G revertir el orden en que aparecen los grupos en el grfico, como
tambin,
G cualquier operacin adicional especfica al tipo de grfico
especfico.
Manipulacin de
mapas
Cuando est mirando un mapa en la ficha Anlisis, puede usar el men
contextual para ejecutar las siguientes operaciones:
G centrar el mapa,
G aumentar, reducir y ver el mapa en panorama,
G cambiar el tipo del mapa y configurar las opciones para el estilo
general del mapa,
G reorganizar las capas de los elementos del informe (por ejemplo,
puede presentar la capa de ciudades principales encima de la capa
de autopistas), y
G cambiar el ttulo del mapa.
NOTA: Las funciones para centrar, aumentar/reducir y vista panormica
de la ficha Anlisis tambin estn disponibles como comandos en el men
de acceso directo de la ficha Vista previa (si hace clic con el botn
derecho del mouse en ese objeto, en la ficha Vista previa).
Semejanzas y
diferencias con
la ficha Vista
previa
La ficha Anlisis es semejante a la ficha Vista previa en algunos aspectos,
pero es mucho ms enfocada. Cuando usted mira un grfico o mapa en la
ficha Anlisis, est mirando el mapa actual y sus caractersticas sin tener
que ver ninguno de los datos subyacentes. El propsito de esta ficha es
simplemente organizar y reorganizar la apariencia del grfico o mapa de
tal forma que usted pueda identificar tendencias rpida y fcilmente.
UNA SENSACION DIFERENTE
Mientras que ambas, la ficha Anlisis y la ficha Vista previa, comparten
algunas funciones, la ficha Anlisis ofrece un planteamiento mucho ms
enfocado y efectivo. Esta ficha elimina datos fuera de lugar en la imagen
y le muestra solamente los mapas y grficos que usted est analizando.
Tambin le ofrece comandos para revertir los grupos y series en grficos,
y para aumentar o reducir el tamao, realizar vistas panormicas, y
centrar de mapas, con el fin de ajustarlos con ms facilidad.
Con la ficha Anlisis se pueden ver hasta dos objetos simultneos. En este
caso, la ficha Anlisis se convierte en una ficha de pantalla dividida, y
cada grfico o mapa aparece en una seccin separada. Para cambiar el
tamao, mueva el cursor sobre el lmite de la seccin hasta que el cursor
se convierta en cursor Ajustar Seccin, y entonces arrastre la lnea del
lmite para expandir o reducir el tamao de la seccin, a su gusto.
Cuando dos grficos o mapas estn activos en la ficha Anlisis y desea
trabajar con un tercero, haga clic con el botn derecho del mouse en ese
otro grfico o mapa y elija ANALIZADOR en el men de contextual. Un
cuadro de dilogo aparece para recordarle que la ficha Anlisis est llena
y pregunta si le gustara reemplazar una de las secciones actualmente
activas en la ficha.
La ficha Anlisis tambin se puede usar para trabajar con objetos grficos
y mapas que se han ubicado dentro de un subinforme. El programa abre
una ficha Anlisis separada para cada subinforme que contiene un mapa
u objeto grfico que usted est analizando. Puede ver hasta dos objetos
simultneamente en el mismo subinforme en la ficha Anlisis.
NOTA: Tambin puede cambiar el tamao de la llave de mapas que
aparece a la derecha de cada mapa.
Otros conceptos fundamentales
El entorno de trabajo de Seagate Crystal Reports es extremadamente flexible.
G Usted puede activar el ajuste automtico a la cuadrcula, establecer
una cuadrcula hasta un mximo de una pulgada, y hacer la
cuadrcula visible o invisible en la ficha Diseo, en la ficha
Vista Previa o en ambas (vea Cmo activar o desactivar la cuadrcula,
pgina 83).
G Tambin puede trabajar sin la cuadrcula, poniendo sus objetos
dondequiera que aparezcan en su informe (vea Modo Libre, pgina
73 y Modo Libre con lneas gua, pgina 73).
G Finalmente, puede usar lneas gua si quiere alinear o reajustar
objetos con precisin (vea Cmo mover y ubicar objetos usando las
lneas gua, pgina 80).
Configure su entorno para que funcione de la manera ms eficiente y
conveniente a sus mtodos de trabajo.
Cuadrcula La cuadrcula es una serie de coordenadas horizontales y verticales.
Cuando la cuadrcula est activa el programa, le permite ubicar objetos
solamente a la altura de dichas coordenadas, y nunca en medio de ellas.
De esta forma, se hace fcil para ubicar y espaciar datos en su informe, al
igual que alinear objetos de acuerdo a sus necesidades. Si intenta poner
un objeto entre las coordenadas de la cuadrcula, el programa lo ajusta a
la misma, es decir, que mueve el objeto hacia el par de coordenadas
(vertical y horizontal) ms cercano, de manera automtica.
Usted activa la cuadrcula y especifica su tamao y propiedades de
visibilidad en la ficha Esquema en el cuadro de dilogo Opciones. La
cuadrcula no es activada automticamente. Vea Cmo activar o desactivar
la cuadrcula, pgina 83.
Modo Libre A diferencia de las versiones anteriores de Seagate Crystal Reports, en
esta versin puede trabajar sin la cuadrcula, en un entorno a mano
alzada similar al de los programas para dibujar. Modo libre
simplemente significa que puede poner los objetos donde quiera que
aparezcan en el informe. Su nica restriccin es que el programa no le
permitir poner grficos y tablas cruzadas en las secciones de
Encabezado de pgina, Pie de pgina o Detalles. Vea Caractersticas del
rea de impresin, pgina 64.
Para trabajar en el entorno de modo libre, desactive la casilla de
verificacin Ajustar a cuadrcula usando la ficha Esquema del cuadro de
dilogo Opciones. Busque en Cuadro de dilogo Opciones en la Ayuda en
lnea de Seagate Crystal Reports.
Modo Libre con
lneas gua
Si quiere trabajar en modo libre, pero an quiere tener la habilidad de
alinear objetos, o moverlos y cambiarlos de tamao como grupo, tiene
que usar lneas gua.
Lneas gua son lneas que se extienden vertical u horizontalmente de las
reglas de la ficha Diseo y Vista Previa. Las lneas gua tienen propiedad
de ajuste, as, cuando mueve un objeto dentro del campo magntico de las
lneas gua, el objeto se ajusta o se adhiere a la lnea gua
automticamente.
G Una vez que un objeto est ajustado a una lnea gua, el objeto se
mueve a medida que usted mueve la lnea gua.
G Si tiene varios objetos ajustados a una lnea gua, se movern todos
a medida que mueve la lnea gua.
G Si tiene varios objetos alineados a dos lados de la lnea gua
(derecho e izquierdo, o superior e inferior) y mueve una de las
lneas gua, cambia de tamao a todos los objetos en la misma
medida.
Usar lneas gua en el modo libre le provee flexibilidad con control. Vea
Cmo agregar, eliminar y mover lneas gua, pgina 78 y Cmo mover y ubicar
objetos usando las lneas gua, pgina 80.
Representacin
de campos
desbordados
Seagate Crystal Reports utiliza representaciones de campos desbordados
para asistir a los usuarios cuando trabajan con valores numricos o de
moneda en las celdas de un informe. Normalmente, si la representacin
de un valor numrico o de moneda es mayor que campo que lo contiene,
ese valor ser truncado o "podado". Por ejemplo, valores como
100,000,000 pueden aparecer en el informe como 1,000, o como 000
(dependiendo de las propiedades establecidas). Potencialmente, esto
puede causar confusin al leer el informe.
Cuando el truncado de campo est desactivado (representacin de
campos desbordados activada), los valores de campos numricos o de
moneda que exceden el tamao del campo sern representados por
signos de nmeros (######) en la ficha Vista previa, para que usted sepa
inmediatamente cuando el tamao del campo es muy pequeo.
Secciones y
objetos
Seagate Crystal Reports le permite insertar una variedad de objetos en su
informe:
G Objetos de campo
Campos de tablas de base de datos y de los conjuntos de
resultados de las frmulas, parmetros, nombres de grupo,
consultas y procedimientos. Vea Cmo insertar campos de base de
datos, pgina 115.
G Objetos de texto
Caracteres, palabras y documentos enteros. Vea Cmo insertar
objetos de texto, pgina 117.
G Imgenes
Mapas de bits: *.bmp, *.pcx, *.tif, *.tga, *.jpg. Vea Cmo insertar una
imagen, pgina 119.
G Objetos de grficos
Grficos que muestran datos resumidos. Vea Elaboracin de
Grficos, pgina 397.
G Subinformes
Informes dentro de informes, independientes o ligados a los
datos en el informe principal. Vea Cmo insertar un subinforme,
pgina 450.
G Tablas cruzadas
Informes tipo hoja de clculo que ayudan a identificar tendencias.
Vea Objetos de Tablas Cruzadas, pgina 477.
G Objetos OLE
Imgenes, hojas de clculo, texto y cualquier otro objeto creado en
un programa servidor OLE. Vea Introduccin a los Objetos OLE,
pgina 432.
G Objetos de mapa
Mapas geogrficos que pueden representar datos de grupos,
campos de detalles, datos de tablas cruzadas y cuadrculas OLAP.
Vea Elaboracin de Mapas, pgina 413.
Los objetos son contenedores (recipientes). Pueden contener datos, y en
algunos casos, otros objetos (por ejemplo, un objeto de texto puede
contener campos o texto, y las etiquetas en tablas cruzadas no son ms
que objetos de texto). Cada objeto tiene propiedades que definan cmo el
objeto acta en su informe.
Usted puede establecer los atributos de las propiedades de los objetos,
propiedades condicionales o una combinacin de ambos.
G Use el cuadro de dilogo Opciones para establecer propiedades
fijas.
G Use frmulas especiales para establecer propiedades
condicionales.
Vea Formato condicional, pgina 229 y Formato absoluto, pgina 227.
La mayora de los objetos pueden ser insertados en casi todas las
secciones del informe. Sin embargo, el programa le impone restricciones,
para evitar que ponga objetos en secciones donde no tiene ningn sentido
ubicarlos. Por ejemplo, debido a que la seccin Detalles se imprime con
cada registro, las tablas cruzadas ubicadas en la seccin Detalles
produciran una tabla cruzada para cada registro, algo que no sera muy
til a sus necesidades. Por tal motivo, el programa excluye tablas
cruzadas de la seccin Detalles. Vea Caractersticas del rea de impresin,
pgina 64, donde se resumen las restricciones de secciones y objetos.
NOTA: Vea Cmo hacer que un objeto se expanda a las siguientes secciones,
pgina 121, para informacin acerca de la impresin de objetos en
secciones donde no pueden ser fsicamente ubicados.
No tiene que preocuparse por poner un objeto donde no corresponde; el
programa previene esta situacin. Sin embargo, cada situacin requiere
cierto anlisis de su parte. Por ejemplo, si pone una imagen:
G en la seccin Encabezado del informe, sta se imprime una vez al
principio del informe.
G en la seccin Encabezado de grupo, se imprime una vez con cada
grupo.
G en la seccin Detalles, se imprime una vez con cada registro.
Dependiendo de lo que usted est tratando de lograr en el informe, es
claro que tiene sentido poner el objeto en una de las secciones y no en las
otras. Le corresponde a usted decidir qu es lo mejor para su informe.
Para ms informacin, vea Caractersticas del rea de impresin, pgina 64.
Tambin puede establecer propriedades fijas y condicionales para las
secciones y para los objetos. Vea Formato condicional, pgina 229.
Expansin de
objetos a otras
secciones
Automticamente, cuando un objeto se ubica en una seccin, sucede lo
siguiente:
G la seccin se expande para acomodar al objeto, si es necesario, y
G el objeto es impreso en la seccin donde est ubicado, cada vez que
se imprime dicha seccin.
Sin embargo, cuando pone un objeto en una seccin que usted ha
preconfigurado para abarcar las siguientes secciones:
G el objeto se sigue imprimiendo cuando se imprime la seccin, pero,
G el objeto tambin abarca las siguientes secciones.
NOTA: Los objetos ubicados en una seccin pueden abarcar todas las
dems secciones hasta su seccin hermana (sin incluir esta ltima). Por
ejemplo, la seccin Encabezado de pgina puede abarcar todas las
secciones hasta la seccin Pie de pgina (sin incluir esta ltima).
Esto le permite producir interesantes efectos de impresin en su informe.
Por ejemplo, puede:
G imprimir un objeto de tal manera que aparezca una vez en la
seccin Detalles a la par de un nmero de detalles (por ejemplo, un
grfico que compare las cifras de ventas por regin, al lado de los
detalles para esa regin),
G imprimir la marca de agua de la compaa, centrada en la pgina y
desplegndose a travs de varias secciones,
G usar una imagen digitalizada de una forma como una gua para
preparar un informe para imprimirse en formas preimpresas.
Usando la propiedad de Expansin, puede producir efectos visuales
impactantes en sus informes. Vea Cmo hacer que un objeto se expanda a las
siguientes secciones, pgina 121.
MANOS A LA OBRA (Entorno de diseo)
Cmo mover y ajustar las barras de herramientas y la barra de
formato
Seagate Crystal Reports incluye barras de herramientas mviles y
ajustables (que puede cambiar de tamao) y barra de formato.
Puede mover estas barras hacia una posicin fija o las puede convertir en
paletas flotantes si as lo quiere. Usted mueve o ajusta esas barras de la
siguiente maneras.
Cmo mover Para mover las barras, haga clic en la parte de la barra donde no hay
botones y arrstrela a su nueva posicin.
Cmo ajustar el
tamao
Para ajustar las barras, ubique el puntero sobre una orilla o esquina de la
barra. Cuando aparezca el puntero de ajuste, arrastre hacia adentro o
hacia afuera para cambiar el tamao de la barra.
Arrastre la barra a la posicin deseada.
A esto...
Para ir de
esto...
Arrastre el
cursor para crear
el tamao
deseado.
La barra se ajustar
de acuerdo a lo
especificado.
Puede activar/desactivar las barras de herramientas y la barra de formato
usando el cuadro de dilogo Barras de Herramientas. Tambin puede
abrir el cuadro de dilogo Barras de Herramientas en el men Vista
(comando BARRAS DE HERRAMIENTAS).
Una marca de verificacin indica que la barra respectiva es visible.
Cmo agregar, eliminar y mover lneas gua
Seagate Crystal Reports provee lneas gua para ayudarle a ubicar objetos
en su informe en forma precisa. Las lneas gua son lneas que no se
imprimen y que puede ubicar en cualquier parte en la ficha Diseo y Vista
Previa para auxiliarle a alinear elementos. Puede activar/desactivar la
visibilidad de las lneas gua de dos modos:
1. Usando los dos comandos en el men Vista, LNEAS GUA EN DISEO y
LNEAS GUA EN VISTA PREVIA. Busque en Comando Lneas Gua en
Diseo y Comando Vista Previa en la Ayuda en lnea de Seagate
Crystal Reports.
2. Usando las dos opciones, Mostrar Lneas Gua en Diseo y Mostrar
Lneas Gua en Vista Previa en la ficha Esquema del cuadro de dilogo
Opciones. Busque en Cuadro de dilogo Opciones en la Ayuda en lnea
En alguno casos, Seagate Crystal Reports inserta lneas automticamente:
G Cada vez que usted inserta un campo o un campo de frmula en
su informe, el programa crea automticamente una lnea gua a la
orilla izquierda del marco del campo y ajusta el campo y el ttulo
del campo a dicha lnea.
G Si resume un campo, el programa ajusta el resumen a la misma
lnea gua para asegurar un alineamiento apropiado.
G Cuando hace clic con el botn derecho en el rea sombreada de
una seccin y elige el comando ARREGLAR LNEAS, el programa
automticamente crea una o ms lneas gua horizontales en la
seccin y ajusta los campos a esas lneas.
Adicin de lneas
gua
Algunas veces va a necesitar insertar lneas gua manualmente. Haga lo
siguiente:
Cmo mover
lneas gua
Cada lnea gua est unida a una cabeza de flecha en su regla de origen.
Para mover la lnea gua haga lo siguiente:
Eliminacin de
lneas gua
Para eliminar lneas gua haga lo siguiente:
NOTA: Si la opcin Ajustar a cuadrcula est activada, slo podr insertar
o mover lneas gua en incrementos de la cuadrcula. Para tener completa
libertad de movimiento con lneas gua, desactive la opcin Ajustar a
cuadrcula usando la ficha Esquema en el cuadro de dilogo Opciones.
Busque en Cuadro de dilogo Opciones en la Ayuda en lnea de Seagate
Crystal Reports.
Haga clic en esta regla para
activar la lnea gua horizontal.
Haga clic en esta regla para
activar la lnea gua vertical.
Arrastre la cabeza de flecha de la
lnea gua a la posicin deseada.
Arrastre la cabeza de flecha de la
lnea gua afuera de la regla.
Cmo mover y ubicar objetos usando las lneas gua
Ubicacin de
objetos usando
lneas gua
Las lneas gua tienen una propiedad magntica que automticamente
ajusta los objetos a ellas. Es decir, que los objetos se conectarn a las lneas
gua como dispositivos de ubicacin.
Un objeto puede ajustarse a una lnea gua horizontal por la parte
superior, inferior o media horizontal (la lnea que divide al objeto
horizontalmente en dos partes iguales).
Un objeto se puede ajustar a una lnea gua vertical por la parte derecha,
izquierda o media vertical (la lnea que divide al objeto verticalmente en
dos partes iguales).
Cuando una lnea gua tiene activada su propiedad de ajuste automtico
y usted la mueve, mueve todos los objetos que estn ajustados a ella.
Usted puede activar/desactivar esta propiedad desde la ficha Esquema
del cuadro de dilogo Opciones , el cual se puede abrir desde el men
Archivo (comando OPCIONES).
Ajuste a la parte superior.
Ajuste a la lnea media.
Ajuste a la parte inferior.
Ajuste a la
izquierda.
Ajuste a la derecha.
Ajuste a la
lnea media.
NOTA: Cuando mueve una lnea gua, mueve cualquier objeto que est
ajustado a ella. Pero si mueve un objeto que est ajustado a una lnea
gua, el programa no mueve la lnea gua.
Ajuste del
tamao de los
objetos usando
lneas gua
Cuando ajusta uno o ms objetos a lneas gua por dos lados (superior e
inferior o izquierdo y derecho), puede ajustar el tamao de los objetos
arrastrando cualquiera de las dos lneas gua. Esto puede ser muy til
cuando necesita ajustar el tamao de varios objetos en la misma
magnitud y al mismo tiempo.
Este es un proceso de dos pasos:
1 Primero tiene que ajustar los objetos a dos lneas gua.
2 Despus tiene que arrastrar una lnea gua para ajustar el tamao de
los objetos.
Ajuste de
objetos usando
dos lneas gua
Cuando tiene dos o ms objetos que quiere ajustar de tamao y dichos
objetos son del mismo (altura o ancho) o de diferente tamao, el proceso
para ajustarles de tamao es el mismo en ambos casos.
1 Comience creando una lnea gua y ajuste un lado del objeto a esa
lnea.
3 Haga clic en el objeto para activar los controladores de ajuste de
tamao.
Arrastre la lnea gua a
la posicin deseada.
El objeto se mover
conjuntamente con la
lnea gua.
2 Establezca una segunda
lnea gua a la derecha del
objeto. La lnea no debe
estar tocando al objeto.
5 Repita los pasos 2, 3 y 4 para cada objeto adicional que quiera ajustar
a ambmas lneas.
6 Si los objetos todava no son del tamao que usted quiere, arrastre
cualquiera de las dos lneas hasta que los objetos alcancen el tamao
correcto.
4 Arrastre el controlador
de ajuste de tamao hacia
la segunda lnea gua.
El objeto se ajustar a la
segunda lnea gua.
Cmo activar o desactivar la cuadrcula
La ficha Diseo y la ficha Vista previa tienen una estructura cuadriculada
de fondo que usted puede activar y cambiar de tamao en el cuadro de
dilogo Opciones.
1 Elija el comando OPCIONES del men Archivo.
El cuadro de dilogo Opciones aparecer con la ficha Esquema activa.
NOTA: En el modo predeterminado del programa, todas las opciones de
la cuadrcula estn desactivadas.
2 En este cuadro de dilogo establezca el tamao de
la cuadrcula, y las opciones Ajustar a y Mostrar.
Cmo aumentar o reducir la vista de su informe
Usted puede aumentar o reducir la vista de su informe fcilmente. Puede
elegir cualquier factor de aumento desde 25% hasta 400%. Esta funcin
est activa en la ficha Diseo y Vista Previa.
Para aumentar o reducir, establezca el factor de aumento que desee,
usando el cuadro desplegable FACTOR DE AUMENTO que se encuentra en
la barra de herramientas estndar.
Ver informes usando un factor de aumento reducido es valioso para
poder tener una vista general de la distribucin de los elementos en el
informe. La vista usando un factor de aumento alto, es propicia para
poder apreciar los detalles del informe.
Establezca el factor de magnificacin deseado
y haga clic en Aceptar cuando termine.
50%
100%
25%
Cmo deshacer y rehacer actividades
Seagate Crystal Reports incluye niveles mltiples de deshacer
actividades. Con esta facilidad, usted puede deshacer varios cambios, un
paso a la vez, hasta regresar al nivel en el cual quiere dejar su informe.
El programa tambin cuenta con una funcin de rehacer. Si, por ejemplo,
usted mueve un objeto del punto A al punto B y luego no le gusta la
nueva posicin, puede hacer clic en DESHACER para regresarlo al punto A.
Si a esta altura cambia de opinin, puede hacer clic en REHACER para
reponer el objeto al punto B.
G Para deshacer una accin, haga clic en el botn DESHACER de la
barra de herramientas estndar. La primera vez que hace clic en el
botn, el programa deshace el cambio ms reciente que haya
hecho en el informe. Cada vez que vuelve a hacer clic en el botn,
el programa deshace el siguiente cambio ms reciente que haya
hecho.
G Para rehacer un cambio despus de haberlo deshecho, haga clic en
el botn REHACER de la barra de herramientas estndar.
El programa desactiva el botn DESHACER y el comando DESHACER/
REHACER cuando no hay nada para deshacer o rehacer o cuando hace un
cambio que no puede ser revertido.
NOTA: Si deshace una accin (accin A) y despus ejecuta una nueva
accin, pierde la capacidad de rehacer la accin A.
Cmo traspasar en datos resumidos
Puede traspasar en sus datos usando el cursor de traspasar (para mostrar
los datos detrs de grupos individuales). Vea Ordenamiento, Agrupamiento
y Totalizacin, pgina 263.
Cursor de
traspasar
Seagate Crystal Reports le permite traspasar en grupos o resmenes en la
ficha Vista previa, tanto en la vista Estndar, como en la vista de Arbol de
Grupos (vea Vista estndar, pgina 68 y Vista Arbol de Grupos, pgina 68).
Cuando pone el cursor sobre un resumen que puede ser traspasado, el
programa muestra el cursor de traspasar.
Si hace doble clic, el programa revela los detalles detrs del valor del
resumen. Por ejemplo, si el cursor de traspasar se activa sobre el resumen
para Ciudad, usted puede hacer doble clic para ver los detalles detrs de
ese resumen. Vea Cursores, pgina 59.
G Si tiene un solo resumen, puede examinar el resumen o los datos
de los registros individuales que han sido resumidos.
G Si tiene resmenes mltiples, puede examinar los resmenes
detrs del resumen que los engloba (por ejemplo, usted podra
examinar los resmenes por ciudad que conforman el resumen
por regin), o los datos de registros individuales que han sido
resumidos.
Cmo desactivar el truncado de campo
Para desactivar el truncado de campo:
1 Seleccione el campo y haga clic en el botn PROPIEDADES DE OBJETO
en la barra de herramientas suplementaria.
El Editor de Formato aparece con la ficha Nmero activada.
2 Haga clic en la ficha Nmero.
3 Para permitir representacin de campos desbordados, active la
casilla de verificacin Permitir truncado de campo.
NOTA: Tambin tiene la opcin de hacer clic en el botn Frmula
conditional para introducir una frmula en el Editor de Frmulas de
Formato. En el Editor de Frmulas de Formato usted puede especificar
que el truncado de campo est desactivado slo cuando existen ciertas
condiciones.
4 Haga clic en Aceptar.
Para ver los resultados, actualice el informe. Si desactiva el podado de
campo, todos los valores de campos nmericos o de moneda mayores de
los campos que los contienen sern representados por signos de nmeros
(######).
MANOS A LA OBRA (Secciones y Areas)
Cmo agregar, eliminar, mover y combinar secciones
La ficha Diseo se abre originalmente con un conjunto estndar de
secciones del informe, cada una con un tamao estndar (Vea Areas de la
ficha Diseo, pgina 63). No puede eliminar ninguna de estas secciones
originales, pero s puede agregar nuevas. Una vez que haya agregado
secciones, puede eliminarlas, moverlas con relacin a otras similares, o
combinar secciones relacionadas para producir una nueva.
Aunque hay diferentes modos de realizar estas acciones, una manera fcil
es usar el botn ASISTENTE DE SECCIONES.
1 Haga clic en el botn ASISTENTE DE SECCIONES de la barra de
El cuadro de dilogo Asistente de seccin aparece con una lista de
todas las secciones del informe. Cuando hay ms de una seccin de la
misma clase, el programa usa letras (A, B, C,) para diferenciarlas.
2 Resalte la seccin con la cual quiere
trabajar de la lista proporcionada.
Haga clic en Eliminar para
eliminar una seccin.
Haga clic en Combinar
para combinar dos
secciones.
Haga clic en las flechas
para mover las secciones
hacia arriba o hacia abajo.
Haga clic en Insertar
para insertar una
nueva seccin.
Insercin de una
seccin
Haga clic en el botn Insertar. El programa agrega una nueva seccin
inmediatamente debajo de la seccin resaltada.
NOTA: Tambin puede insertar una seccin haciendo clic con el botn
derecho del mouse en el rea sombreada a la izquierda de cualquier
seccin en la ficha Diseo o en la ficha Vista previa y elegiendo el
comando INSERTAR SECCIN DEBAJO, del men contextual que aparece en
la pantalla.
Eliminacin de
una seccin
Haga clic en el botn Eliminar. El programa quita del informe la seccin
resaltada.
Cmo mover una
seccin
1 Resalte la seccin que quiere mover.
2 Haga clic en la flecha Subir o Bajar para mover la seccin.
NOTA: Puede mover una seccin (hacia arriba o hacia abajo) solamente
dentro del espacio del rea en que se encuentra.
Los datos originales en la seccin "C"
son movidos a la seccin "A". Los
datos en las otras secciones son
movidos hacia abajo.
3 Con la seccin "C" resaltada,
haga clic dos veces en la flecha
hacia arriba.
NOTA: Las letras que identifican las secciones describen su posicin
relativa. As, si mueve la seccin C hacia arriba, esta se convierte en
seccin B y a la vez, B se convierte en C.
Combinacin de
dos secciones
relacionadas
Si tiene dos objetos en dos diferentes secciones (que se imprimen
secuencialmente) y quiere ponerlos en una sola seccin (para que se
impriman simultneamente), debe hacer una combinacin de secciones.
Puede combinar dos secciones y luego cambiar el arreglo de los objetos
en la nueva seccin de acuerdo a sus necesidades.
1 Mueva las dos secciones que quiere combinar, de modo que queden
contiguas en la lista.
2 Resalte la seccin en la posicin superior.
4 Cambie el arreglo de los objetos de acuerdo a sus necesidades.
Cmo dividir y ajustar el tamao de secciones
En la ficha Diseo usted puede dividir una seccin en dos o ms secciones
o cambiar el tamao de las secciones fcilmente, siguiendo estos pasos:
Divisin de una
seccin
1 Mueva el puntero sobre la orilla izquierda de la seccin que quiere
dividir.
2 Cuando el puntero se transforma en el cursor de dividir, haga clic en
la orilla. Vea Cursores, pgina 59.
3 Cuando aparezca una lnea horizontal, arrstrela hacia arriba o hacia
abajo, hasta la altura donde quiere que la seccin se divida.
3 Con la seccin B resaltada,
haga clic en el botn Combinar y la
seccin C ser combinada con la
seccin B para formar una sola.
Ajuste del
tamao de una
seccin
Mueva el puntero hacia la orilla inferior de la seccin que quiere ajustar
y, cuando el puntero se transforma en cursor de ajuste (de tamao),
arrastre la orilla para agrandar o reducir la seccin.
Si tiene uno o ms objetos en una seccin y quiere ajustarla de tamao
para remover el espacio en blanco innecesario, haga clic con el botn
derecho del mouse en el rea sombreada a la izquierda de la seccin
(fichas Diseo y Esquema) y elija el comando AJUSTAR SECCIN del men
contextual que aparece en la pantalla. El programa ajusta el tamao de la
seccin automticamente, moviendo la orilla inferior de la seccin a la
lnea base del objeto que se encuentra ms abajo.
4 Cuando aparezca el cursor de
dividir, arrastre la lnea horizontal
hasta la altura donde quiere que la
seccin se divida.
La seccin se dividir
a la altura de la lnea.
Arrastre el cursor de ajuste
hacia arriba para reducir el
tamao de la seccin superior.
Arrastre el cursor de ajuste
hacia abajo para agrandar el
tamao de la seccin superior.
Las secciones se expanden automticamente en forma vertical en dos
casos:
1. cuando pone un objeto cuya dimensin vertical es mayor que la de la
seccin en la cual lo pone, y
2. cuando expande un objeto verticalmente y su dimensin vertical se
vuelve mayor que la de la seccin que lo contiene.
NOTA: No es permitido ajustar una seccin a un tamao menor al de un
objeto contenido en dicha seccin.
Introduccin a la Elaboracin de Informes 93
5 Introduccin a la Elaboracin de
Informes
Lo usted que encontrar en este captulo
Diseo bsico de informes, pgina 94
Cmo disear un prototipo, pgina 101
Conceptos en la elaboracin de informes, pgina 102
Ms all de los informes bsicos, pgina 110
MANOS A LA OBRA (Diseo y creacin de informes), pgina 110
MANOS A LA OBRA (Finalizacin del informe), pgina 126
Diseo bsico de informes
El propsito de este tema es sugerir un enfoque estructurado para la
elaboracin de informes usando Seagate Crystal Reports. Dicho enfoque
incluye los siguientes pasos:
G decidir el contenido del informe,
G desarrollar un prototipo en papel,
G comenzar el prototipo usando Seagate Crystal Reports,
G especificar registros y/o grupos que sern incluidos en el informe,
G manipular los datos con frmulas y funciones,
G agrupar, resumir y ordenar los datos,
G editar y aplicar formato a los datos,
G agregar elementos grficos y objetos OLE, e
G imprimir el informe terminado.
Esta seccin ha sido diseada para ayudarle a entender los conceptos del
proceso de elaboracin de informes.
Decisiones sobre
el contenido del
informe
Antes de hacer otra cosa, usted debe definir la informacin que el informe
ha de proporcionar. Use la siguiente lista de preguntas como una gua
para delinear la informacin:
G Cul es el propsito general del informe?
G Quin va a leer el informe?
G Cul ser el ttulo del informe?
G Qu ms informacin necesita adems del ttulo para identificar
el informe?
De dnde vendr esa informacin?
Si la informacin existe en una tabla de una base de datos, en
qu tipo de campos estn almacenados los datos: numricos,
textuales u otros?
G Qu clase de informacin de identificacin quiere que aparezca al
principio y al final de cada pgina?
De dnde vendr esa informacin?
G Qu datos especficos quiere que aparezcan en el cuerpo del
informe?
De dnde vendrn esos datos?
Existen esos datos en campos de datos o necesitan ser
calculados a partir de los valores de los campos?
En qu tipo de campos estn almacenados los datos:
numricos, textuales u otros?
Quiere sus datos ordenados?
Bajo qu criterio?
Quiere los datos divididos en grupos?
Qu clase de grupos?
Quiere sus datos resumidos?
Subtotalizados, promediados, contados o procesados de
otra manera?
Qu quiere totalizar?
Quiere mostrar totales de todos los grupos o slo de un
determinado nmero de grupos?
Quiere los resmenes de grupos ordenados bajo un
criterio especial?
Quiere agregar rtulos a los resmenes?
G Qu informacin quiere destacar en el informe?
Cmo la quiere destacar?
Con un color diferente?
Con texto destacado?
G Qu otra informacin quiere resaltar de alguna manera para que
realmente sobresalga en el informe?
Cmo quiere resaltarla?
Con texto en color?
Con una fuente o tamao especial?
Con bordes o fondo de colores?
Quiere rotular la informacin resaltada?
G Quiere que el informe se base en todos los registros de la base de
datos o slo en ciertos datos especficos?
Cules registros?
Propsito Cul es el propsito general del informe?
Los informes son herramientas de administracin cuyo propsito
principal es brindarle una comprensin rpida de los elementos
esenciales dentro de una coleccin de datos en bruto, y la relacin mutua
que existe entre dichos elementos, para apoyarle en la toma de decisiones
efectiva. Para que un informe sea efectivo, debe presentar los datos
correctos, en forma lgica. Si el informe presenta datos equivocados o si
presenta los datos correctos pero de manera ilgica, puede conducir a un
proceso de toma de decisiones lento, o peor an, equivocado.
Un buen punto de partida para el desarrollo de informes es poner por
escrito el propsito del informe en una o dos lneas. El enunciado del
propsito le ayuda a enfocarse en sus metas principales, y provee a un
punto de partida y una meta final para su informe. A continuacin se dan
algunos ejemplos de enunciados de propsito:
G El propsito de este informe es mostrar ventas mensuales y ventas
acumuladas anuales por representante de ventas, comparar cifras
presentes con las del ao anterior, y marcar representantes cuyas
cifras de venta no alcanzan los estndares de la empresa.
G El propsito de este informe es mostrar el movimiento de ventas
para cada producto en inventario y sugerir cantidades para
rdenes de abastecimiento en base a dicha actividad.
G El propsito de este informe es calcular el promedio de accidentes
por cada cien kilmetros de recorrido y el promedio de
infracciones de trnsito por ao de cada conductor de la compaa.
Aclarar el propsito del informe antes de empezarlo es un paso crtico dentro
del proceso general. Un informe sin un propsito claro es como una reunin
sin una agenda especfica; no lleva a ninguna parte y logra muy poco o nada.
Lectores Quin va a leer el informe?
A menudo, un solo informe es usado por varias personas. Un informe de
ventas generales de la empresa, por ejemplo, puede ser usado por los
representantes de ventas, el gerente regional, el gerente general de ventas
y el director general de operaciones.
Cada una de estas personas estar interesada en diferentes aspectos del
informe.
G Un representante de ventas usar el informe para evaluar su
rendimiento individual y compararlo con el de otros
representantes de su rea.
G El gerente regional de ventas usar el informe para evaluar a los
representantes de su regin y comparar los resultados totales con
los de otras regiones.
G El gerente general de ventas usar el informe para evaluar el
desenvolvimiento de los gerentes regionales y para comparar las
cifras de ventas reales con las cifras de ventas estimadas.
G El director general de operaciones usar el informe para evaluar el
desenvolvimiento del gerente general de ventas y del gerente de
mercadeo, y para proyectar actividades como planes de
produccin, programas de expansin, etc.
Debido a que cada uno de estos usuarios tienen diferentes intereses, es
importante planificar el informe de modo que incluya la informacin que
cada uno de ellos necesita.
Ttulo Cul ser el ttulo del informe?
Establezca un ttulo inicial para su informe. Puede cambiarlo en el futuro
si lo desea, pero al menos tendr un ttulo al cual referirse durante la
etapa de creacin del prototipo.
Sabe usted qu
datos quiere usar
en su informe?
Sabe en qu tipo de base de datos est basando su informe? Tomar los
datos de un archivo de datos, de una estructura SQL/ODBC o de un
diccionario?
Si no lo sabe, pregunte a quien corresponda acerca del tipo de base de datos
y la localizacin de sus datos y solicite que le establezcan acceso a esa base
de datos, si es que todava no lo tiene. Vea Fuentes de Datos, pgina 619.
Est suficientemente familiarizado con los datos para poder encontrar la
informacin que desea? Cuando est buscando el nombre del contacto de
un cliente, es capaz de encontrar el campo dentro de la tabla de una base
de datos?
El profesional en MIS, el administrador de bases de datos o un
compaero de trabajo podra ayudarle a familiarizarse con los datos con
los que se propone trabajar.
Informacin del
encabezado
Qu otra informacin, adems del ttulo, necesita para identificar su
informe?
Podra ser que usted quiera incluir la fecha corriente, informacin acerca
de quin prepar el informe, un enunciado del propsito del informe, el
rango de los datos que cubre, o algo por el estilo. En tal caso, escriba dicha
informacin para que pueda incluirla al momento de preparar su
prototipo.
Fuentes de
informacin del
encabezado
De dnde vendr la informacin?
La informacin puede provenir de una variedad de fuentes, dependiendo
de la clase de informacin que planea usar.
G La fecha corriente puede ser insertada usando el comando
IMPRIMIR CAMPO DE FECHA, del men Insertar|Campo Especial.
G La informacin acerca de quin prepar el informe podra ser
tomada de campos de datos individuales en las tablas de la base
datos usada. (Si ser tomada de una tabla, cul tabla? O cul
combinacin de tablas?)
G El enunciado del propsito del informe puede estar contenido en
un bloque de texto creado como objeto de texto y ubicado en
cualquier parte del informe.
A medida que usted comienza a pensar de dnde viene la informacin,
comienza a la vez a estructurar formalmente su informe.
Tipo de datos en
el encabezado
Si la informacin est contenida en una base de datos, en qu tipo de
campos est: numricos, textuales u otros?
Seagate Crystal Reports usa diferentes reglas para trabajar con diferentes
tipos de datos. Lo encontrar muy til ms tarde, si desde el principio
determina el tipo de cada dato que intenta extraer de la base de datos.
Informacin del
Pie de pgina
Qu informacin quiere que aparezca al final de cada pgina (nmero de
pgina, pgina n de N, nombre del informe, la palabra Confidencial)?
Fuentes de datos
del Pie de pgina
De dnde proviene la informacin?
Tal como sucede con los datos del encabezado, la informacin del Pie de
pgina (o del informe), puede venir de una variedad de fuentes,
dependiendo de la clase de informacin que planea usar.
Tipo de datos del
Pie de pgina (o
del informe)
Si la informacin reside en una tabla de base de datos, en qu tipo de
campos se almacenan los datos: numricos, textuales u otros?
Cuerpo del
informe
Qu datos especficos quiere que aparezcan en el cuerpo del informe?
Cuando usted piensa en un informe, es probable que piense en el cuerpo
del informe. El cuerpo debe contener todos los datos necesarios para
cumplir lo establecido en el enunciado del propsito del informe. Y
tambin debe contener todos los datos necesarios para la variedad de
usuarios que haya identificado.
Fuentes de datos
del cuerpo del
informe
De dnde vendrn los datos?
Este paso requiere que usted examine las tablas disponibles. Seagate
Crystal Reports le permite combinar datos de diferentes bases de datos
para crear su informe, lo que le da una gran flexibilidad en su trabajo.
G Muchos de los datos en un informe tpico sern tomados
directamente de campos de datos. Cul campo usar y dnde se
encuentra?
G Otros datos sern calculados a partir de campos de datos. Cules
campos usar para dichos clculos?
G Otros datos sern insertados directamente en el informe,
utilizando objetos de texto (encabezados, notas, rtulos, etc.).
Datos
existentes o
calculados?
Existen los datos en campos de datos o necesitan ser calculados a partir
de los valores de los campos?
Parte de la informacin del informe puede ser tomada directamente de
campos de datos (cifras de ventas, por ejemplo); otra informacin tendr
que ser calculada en base a los valores de los campos (comisin de ventas,
por ejemplo, es el producto de cifras de ventas por porcentaje de
comisin). En su plan, podra ser til separar o marcar los datos que
deben ser calculados, de los que pueden ser usados directamente. Vea
Tipos de datos
en el cuerpo del
informe
En qu tipo de campos estn contenidos los datos: numricos, textuales
u otros?
Aun cuando es importante entender los diferentes tipos de datos que
usar en su informe, es de suma importancia saber el tipo de datos de los
campos que sern usados en los clculos. Funciones y operadores
trabajan con especficos tipos de datos, por lo que es importante saber el
tipo de datos para determinar cuales funciones y operadores pueden ser
usados en sus clculos. Busque Indice de funciones e Indice de operadores en
la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports, o las funciones u
operadores por su nombre.
Registro o
seleccin de
grupo
Quiere que su informe se base en todos los registros o grupos en la base
de datos o solamente en registros y grupos especficos?
Seagate Crystal Reports le da la oportunidad de basar su informe en todos
los registros de una base de datos, o en un conjunto limitado de registros
de la misma. Usando Seagate Crystal Reports usted puede seleccionar
registros basado en un simple rango de datos o comparaciones, o puede
crear frmulas complejas para identificar los registros que sern incluidos.
Tome unos minutos para determinar los registros necesarios para su
informe y liste los criterios que sern usados para seleccionar esos registros.
Vea Seleccin de Registros y Grupos, pgina 243.
Grupos Quiere sus datos organizados en grupos? Bajo qu criterio: por fecha,
por cliente? Seagate Crystal Reports provee varias opciones para agrupar
sus datos en su informe. Vea Cmo agrupar datos, pgina 277.
Valores de grupo Quiere mostrar un subtotal al final de cada grupo? Un recuento o un
promedio? Seagate Crystal Reports le permite especificar varias clases de
valores de grupo. Vea Cmo resumir datos agrupados, pgina 281 y Cmo
subtotalizar datos agrupados, pgina 283.
Posicin de los
valores de grupo
Dnde quiere que aparezcan los valores de grupo? Con los datos del
grupo? Con los datos del grupo pero en una pgina separada de otros
grupos? Solamente al final de la pgina?
Seagate Crystal Reports le ofrece todas estas opciones.
Totales
generales,
subtotales,
promedios, etc.
Quiere totalizar, promediar, contar o determinar el mximo y el mnimo
valor contenidos entre todos los valores de una columna de su informe?
Seagate Crystal Reports le permite hacer esto y poner el total (o total
promedio, total de recuento, etc.) al final de la pgina de la columna
seleccionada.
Marcando datos Qu informacin quiere marcar en su informe?
Podra ser que usted quiera llamar la atencin a algunos datos,
marcndolos. Por ejemplo, productos en inventario que no tienen salida,
a menudo se marcan en el informe de inventario para tomar decisiones
especiales acerca de ellos. Podra ser que quiera marcar cada producto
que no ha mostrado actividad durante el ltimo mes, durante los ltimos
tres meses, o durante algn perodo definido. En resumen, si quiere
marcar cierta informacin, identifique dicha informacin y las
condiciones que van a provocar que sea marcada.
Opciones para
marcar
Cmo quiere marcar la informacin?
Podra ser que quiera marcar elementos con un asterisco u otro smbolo,
o tal vez usando una palabra como marcador. Por lo tanto, si quiere cierta
informacin marcada, debe escribir las condiciones que provoquen dicha
marcacin.
Resaltando
informacin
Qu informacin quiere resaltar de manera que sobresalga en su
informe?
Seagate Crystal Reports le brinda la oportunidad de subrayar elementos
del informe, cambiar la fuente y el tamao de la misma o usar color para
elementos especficos del informe. Puede poner bordes alrededor de
elementos y dibujar lneas y cuadros para dividir su informe en secciones,
para ubicar encabezados, etc. Todas estas herramientas de formato
pueden ser utilizadas para resaltar datos claves en el informe. Si tiene
datos que deben ser resaltados, debe escribir instrucciones para resaltar
la informacin. Vea Formato, pgina 225.
Ordenando Quiere sus datos ordenados en base a registros o valores de grupo?
Seagate Crystal Reports le ofrece ambas alternativas. Vea Ordenamiento,
Agrupamiento y Totalizacin, pgina 263.
Desarrollando
un prototipo en
papel
Al disear una revista, un cartel o un panfleto, los diseadores grficos
generalmente comienzan con un boceto en lpiz. Usan cuadros, crculos u
otros smbolos para representar los distintos elementos grficos que
intentan incluir en el producto final, lo mismo que lneas para representar
texto. Hacer este primer diseo en el papel, le ayuda a crear una imagen de
cada pgina. Les permite tambin encontrar un balance entre los diferentes
elementos, antes de comenzar a trabajar con herramientas sofisticadas de
diseo grfico. Usted encontrar muy til seguir un procedimiento similar
en el diseo de su informe. Vea Cmo disear un prototipo, pgina 101.
Mientras que un prototipo es til independientemente de su experiencia
con Seagate Crystal Reports, es de particular importancia cuando est
aprendiendo el programa por primera vez. Con el prototipo en mano,
puede poner todo su esfuerzo en el aprendizaje del uso de los comandos,
en lugar de tratar de disear y aprender al mismo tiempo.
Cmo disear un prototipo
1 Tome un papel del tamao que usar para su informe final.
2 Ubique el ttulo y cualquier otra informacin descriptiva del encabezado,
usando cuadros o lneas para representar los elementos del informe.
3 Ubique la informacin del Pie de pgina.
4 Revise el esbozo de la pgina para que haya un buen balance de los
diferentes elementos.
5 Analice la informacin que intenta incluir en el cuerpo del informe.
Cuente el nmero de campos que utilizar y estime el espacio
apropiado entre los campos.
Use rectngulos para delinear los campos.
Cambie el espacio entre campos si es necesario.
Decida una secuencia lgica para representar los datos en el
cuerpo del informe.
Rotule los campos para indicar esa secuencia.
6 Use cuadros pequeos para indicar valores de grupo y totales.
7 Ubique algunas marcas al azar en la columna donde quiere que
aparezcan las marcas.
8 Oscurezca cualquier elemento que quiera resaltar para que
sobresalga del resto en el prototipo.
9 Revise la apariencia y el balance y haga cambios donde sea necesario.
Conceptos en la elaboracin de informes
El propsito de esta seccin es darle un conocimiento conceptual de las
tareas necesarias para crear un informe estndar aceptable. Cada tema es
discutido con relacin al tutorial; por lo que es importante que haga
referencia al Tutorial - Lista de Clientes, pgina 159, durante todo el proceso
para una ilustracin de estos conceptos.
Los conceptos se presentan en el orden que usted los usara para crear tal
informe, dndole a la vez las fuentes de informacin adicional que podra
necesitar.
Opciones en la
creacin de
informes
Cada vez que crea un nuevo informe, usted tiene cuatro opciones:
1. usar un Asistente de Informes,
2. usar otro informe como plantilla,
3. importar un informe existente de otro programa, o
4. crear un informe personalizado desde el principio.
Probablemente usar las cuatro opciones con el tiempo.
ASISTENTE DE INFORMES
Los Asistentes de Informes le ayudan a crear informes de manera rpida
y tanto usuarios sin experiencia como programadores, prefieren crear la
mayora de sus informes usando estos modelos. Todo lo que tiene que
hacer es elegir el modelo que ms se acerque a sus necesidades. El
asistente le lleva paso a paso a travs del proceso de creacin de su
informe.
Puede crear el informe rpidamente y ver cmo luce con los datos reales.
Y lo mejor de todo, si es que decide hacer cambios, puede regresar al
Asistente para modificar su informe. Busque Indice de Asistentes en la
OTRO INFORME
Si usted quiere construir un nuevo informe basado en otro que ya existe,
puede utilizar ese otro informe como plantilla. El programa har un
duplicado del informe original, el cual puede modificar a su antojo para
crear el nuevo informe. Use esta opcin cuando crea que una plantilla le
puede ahorrar tiempo. Las plantillas son tiles cuando necesita:
G crear un nuevo informe con un agrupamiento o seleccin de
registros diferente al del informe existente;
G crear una serie de informes, cada uno un poco diferente del
anterior;
G reconstruir un informe basado en un perodo de tiempo pasado,
usando la misma estructura de un informe actual;
G crear un informe completamente nuevo basado en un conjunto de
bases de datos que estn vinculadas en otro informe. Usted puede
crear un informe y eliminar los campos sin perturbar los vnculos
internos. Despus, sin necesidad de establecer vnculos
nuevamente, puede construir todos sus nuevos informes basado
en este informe.
INFORMES IMPORTADOS
Con Seagate Crystal Reports, usted tiene ahora la opcin de importar un
texto ASCII convirtiendo el texto del informe a un Informe de Seagate
Crystal Reports. Por ejemplo, puede importar y convertir un informe
creado y guardado como un archivo de texto (.txt). Luego podr usar las
caractersticas mejoradas de manipulacin de datos y de generacin de
informes de Seagate Crystal Reports para mejorar y actualizar el informe
importado. El proceso de importacin requiere que el informe original
sea guardado como un archivo de texto ASCII. Para mayor informacin,
vea Herramienta de Importacin de Documentos, pgina 465.
INFORME PERSONALIZADO
La opcin Personalizado se usa cuando usted quiere crear un informe
partiendo de cero. Esta situacin se presenta cuando quiere toda la
flexibilidad y el control para construir su informe desde el principio o
cuando el tipo de informe que quiere realizar es diferente al de los
modelos que ofrece el programa.
La opcin Personalizado fue elegida para el Tutorial - Lista de Clientes,
pgina 159, ya que crear un informe desde el principio permite ilustrar con
mayor cobertura los conceptos bsicos en la elaboracin de informes.
Seleccin de
datos
El siguiente paso en la elaboracin de informes es seleccionar los datos
que quiere utilizar en su informe. Este es un proceso de dos pasos. El
primer paso consiste en determinar con qu tipo de datos quiere trabajar,
mientras que el segundo paso implica la seleccin misma de los datos.
Vea Cmo seleccionar datos y comenzar a crear un informe, pgina 110.
Seagate Crystal Reports provee cuatro diferentes tipos de datos:
G archivo de datos,
G SQL/ODBC,
G diccionarios, y
G consultas.
ARCHIVO DE DATOS
Elija la opcin Archivo de datos si quiere usar cualquiera de las bases de
datos PC estndar (no cliente-servidor) para basar su informe.
Tpicamente, estas son bases de datos cuyos datos y todo el software
usado para crear acceso a dichos datos estn ubicados en una misma
mquina. Seagate Crystal Reports puede tener acceso directo a muchos
de los formatos ms comunes de bases de datos PC; el programa tiene
capacidades integradas para abrir directamente archivos de bases de
datos y tablas diseadas en dBASE, FoxPRO, Clipper, Btrieve, Paradox,
Microsoft Access y otras. Una vez que el programa est instalado en su
sistema, puede comenzar inmediatamente a crear informes basados en
bases de datos de dichos formatos, con slo seleccionar los archivos
apropiados. Vea Fuentes de Datos, pgina 619.
La opcin Archivo de datos fue seleccionada para el Tutorial - Lista de
Clientes, pgina 159, porque la base de datos de muestra, XTREME.MDB, es
una base de datos de Microsoft Access.
SQL/ODBC
Elija la opcin SQL/ODBC si quiere usar fuentes de datos del tipo SQL o
ODBC.
G Bases de datos SQL (Structured Query Language) son
probablemente los formatos ms populares y verstiles. Por lo
general trabajan muy bien en arquitectura de redes cliente/
servidor y usan:
un servidor SQL para crear, almacenar y manipular archivos
de bases de datos, tablas, campos y registros, y
una interfaz para el cliente SQL que permite la recuperacin
de datos a los usuarios de la estacin de trabajo.
Vea Uso de SQL y Bases de datos SQL, pgina 574.
G ODBC (Open Database Connectivity) es una tecnologa
desarrollada por Microsoft, mediante la cual un solo programa
puede tener acceso a diferentes tipos de datos. El programa slo
necesita comunicarse con un conjunto de archivos, ODBC, para
trabajar instantneamente con cualquier fuente de datos a la cual
ODBC pueda tener acceso.Vea Fuentes de datos ODBC, pgina 639.
Seagate Crystal Reports provee controladores directos para la mayora de
los sistemas SQL y ODBC ms populares.
DICCIONARIOS
En muchas organizaciones grandes, los datos se almacenan en diferentes
lugares, por ejemplo, diferentes bases de datos o diferentes servidores.
Departamentos de SI (Sistemas de Informacin) a menudo usan arreglos de
nombres para tablas y campos que son lgicos y predecibles, pero estos
mismos nombres pueden parecer crpticos para aquellos miembros del
personal sin conocimiento tcnico. Entrenar al personal para elaborar
informes en este medio (con terminologa tcnica) puede consumir mucho
tiempo, crear problemas de entrenamiento y de apoyo, y posiblemente,
comprometer la integridad de los datos. Los diccionarios proveen la
solucin a este problema. Ellos le permiten proveer al personal fcil acceso
a los datos en una forma ms comprensible para stos, pero a la vez le
permiten mantener completo control y seguridad de sus bancos de datos.
Un diccionario es una vista estructurada, simplificada y segura de los
bancos de datos generales, que usted puede crear para algunos o todos
los usuarios de su organizacin.
Un diccionario es un filtro interno que usted puede poner entre los
usuarios y los datos. Usando las capacidades de este filtro puede:
G disear una sola vista dinmica de todos los datos que son necesarios
para crear informes y consultas a nivel de la organizacin,
G incluir diferentes fuentes y tablas de datos y vnculos entre ellas,
G organizar los datos y cambiar de nombre a tablas y campos para
que los usuarios puedan entender fcilmente el contenido y el
propsito de los datos,
G limitar el acceso a columnas de datos especficas (por ejemplo, slo
permitir a los ejecutivos ver la columna de salarios de los archivos
de datos de los empleados),
G poner frmulas de restriccin en filas de datos especficas (por
ejemplo, permitir a los gerentes ver informacin personal slo de
los empleados con un salario menor de $40,000.00),
G crear frmulas complejas de manipulacin de datos accesibles a los
usuarios sin necesidad de que stos entiendan los conceptos de
dichas frmulas.
Los diccionarios reducen tiempo y costo de apoyo, incrementan la
productividad de los usuarios y le permiten agregar un filtro de
seguridad entre los usuarios y los datos.
NOTA: Cuando usted crea un informe usando un diccionario, los nicos
datos que puede usar son los que puede recuperar a travs del
diccionario; no puede usar un diccionario y otra fuente de datos en el
mismo informe. Debido a que los diccionarios son usados a menudo para
imponer condiciones de seguridad a los datos, sera contradictorio a
dichas condiciones el permitir el acceso ilimitado a los datos en un
informe de diccionario.
NOTA: Si es posible incluir un subinforme basado en una fuente de datos
diferente en un informe principal basado en un diccionario.
NOTA: Los diccionarios son filtros opcionales. Puede usar Seagate Crystal
Reports sin necesidad de usar diccionarios. Vea Diccionarios, pgina 523.
CONSULTAS
Una consulta es simplemente un pedido de informacin especfica de una
base de datos. Si est solicitando esa informacin de una base de datos
SQL (o de una base de datos a travs de ODBC), su consulta debe ser
escrita usando el lenguaje SQL. El lenguaje SQL no es difcil de aprender,
pero el dominio de los detalles en la creacin de consultas para la
recuperacin de datos usando SQL, puede tomar mucho tiempo. Debido
a que el Diseador de Consultas elimina la necesidad de comprender
SQL, usted puede disear consultas efectivas inmediatamente.
El Diseador de Consultas ha sido ideado para satisfacer las necesidades
de usuarios con poca o ninguna experiencia en consultas, as como
tambin para profesionales expertos en SQL.
G Si es nuevo en consultas, apreciar el modo en que el Diseador de
Consultas le ayuda a crearlas, aun cuando no tenga ningn
conocimiento de SQL. Contestando algunas preguntas en una serie
de fichas secuenciales, usted provee al programa la informacin
necesaria para generar una consulta que satisfaga sus necesidades.
G Si es un profesional en SQL, apreciar la facilidad de poder afinar
las consultas que genera el Diseador de Consultas. Si se siente
ms a gusto escribiendo sus propias consultas SQL, encontrar
fcil introducirlas directamente o pegarlas cuando provienen de
otras fuentes.
El Diseador de Consultas puede ser una herramienta valiosa para
muchas de sus necesidades de recoleccin de informacin.
NOTA: El Diseador de Consultas slo puede tener acceso a datos
almacenados en fuentes de datos ODBC.
Vinculacin Si su informe contiene datos de dos o ms tablas, tendr que vincular
durante el proceso de elaboracin. Usted vincula tablas de bases de datos
para que los registros de una base de datos coincidan con los registros
relacionados de otra tabla. Por ejemplo, si activa la tabla Proveedores y la
tabla Producto, se establece un vnculo de tal modo que cada producto
(de la tabla Producto) coincida con el proveedor que lo fabrica (de la tabla
Proveedores).
Probablemente, la mayora de sus informes han de requerir datos de dos
o ms tablas, por lo que ser necesario establecer vnculos. El proceso de
vincular se hace fcil con el Asistente de Vnculo Visual. Vea Cmo agregar
y vincular tablas mltiples, pgina 113 y busque en Indice de temas de
vinculacin visual en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
NOTA: Nunca encontrar necesario vincular tablas en informes de
consulta, porque cualquier vnculo requerido por los datos ya habr sido
procesado con anterioridad.
Colocacin de
datos en su
informe
Colocar datos en su informe es una tarea muy importante. Tiene que
saber qu tipo de datos quiere usar en su informe y en qu lugar
especfico quiere ponerlos.
CAMPOS DE BASE DE DATOS
Muchos de los datos que pondr en su informe sern campos de base de
datos, que mostrarn los datos tal como estn almacenados en la base de
datos. Por ejemplo, en el Tutorial - Lista de Clientes, pgina 159, los campos
Nombre del Cliente, Ciudad y Pas son usados en el informe.
Normalmente, ubicar campos de base de datos en la seccin Detalles,
pero en algunas ocasiones, los pondr en otras secciones de su informe.
Vea Cmo insertar campos de base de datos, pgina 115.
OBJETOS DE TEXTO
Los objetos de texto sern usados en su informe en una multitud de
propsitos. Estos proveen una manera verstil para insertar ttulos, rotular
resmenes y otros datos en su informe, y para combinar fcilmente campos
de base de datos. Por ejemplo, en el Tutorial - Lista de Clientes, pgina 159,
se usan objetos de texto para desplegar los dos campos de nombre del
contacto como un solo objeto, tanto para insertar un encabezado de
columna para el nombre del contacto concatenado, como para insertar un
ttulo en su informe. Vea Cmo insertar objetos de texto, pgina 117.
CAMPOS ESPECIALES
Use la ficha Otros del cuadro de dilogo Insertar Campos para desplegar
campos especiales, tal como Nmero de pgina, Fecha y Comentarios del
informe. Vea Cmo insertar campos especiales, pgina 115 y busque en
Comandos de campos especiales en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal
Reports.
CAMPOS DE FORMULA
Si quiere desplegar datos que son valores calculados, tendr que crear un
campo de frmula y ponerlo en su informe. Por ejemplo, si su base de
datos solamente contiene las fechas de pedido y recibo de un producto y
necesita mostrar el nmero de das que transcurren entre la fecha de
pedido y la fecha de recibo, tendr que crear un campo de frmula para
calcular la diferencia entre ambas fechas. Este es slo un sencillo ejemplo
del uso de campos de frmula. Vea Frmulas para Principiantes, pgina 311,
para una introduccin al tema.
CAMPOS DE TOTAL ACUMULADO
Para mostrar un total que evala cada registro y proporciona una suma
acumulada de todos los valores en un campo (o todos los valores en un
conjunto de valores dado), se necesita crear un campo de total acumulado
y ponerlo en el informe. Si los tres primeros valores en un campo son 2,
4,y 6, un total acumulado mostrara 2, luego 6 (la suma de 2 + 4) y por
ltimo 12 (la suma de 2 + 4 + 6). Para ms informacin acerca del tema,
vea Totales Acumulados, pgina 367.
CAMPOS DE ENUNCIADO SQL
Los enunciados SQL son como frmulas, pero escritos en SQL (Structured
Query Language) (Lenguaje de Consulta Estructurado), y no en el
lenguaje de frmula de Seagate Crystal Reports. Un enunciado SQL
puede ser usado para obtener un conjunto especfico de datos de una base
de datos. Usted puede ordenar, agrupar y seleccionar en base a campos
de enunciados SQL. Para una introduccin a enunciados SQL, vea Crystal
SQL Designer, pgina 501.
Edicin de datos Es posible que quiera hacer algunos cambios en el formato de los
elementos de su informe. Tal vez le gustara cambiar el tamao de la
fuente y el estilo del texto usado en el ttulo. O, si tiene un campo
numrico, tal como cifras de venta, quiz quiera poner el signo de
moneda antes del nmero o cambiar el nmero de decimales mostrado.
Por ejemplo, en el Tutorial - Lista de Clientes, pgina 159, tendr que editar el
ttulo, agregar un objeto de texto para identificar la informacin del Nombre
del Contacto, e insertar el logotipo de la empresa. Vea Formato, pgina 225.
Seleccin de
registros
La seleccin de registros es un paso crucial en la elaboracin de informes,
que consiste en ir a travs de todos los datos para incluir solamente los
que sean necesarios en su trabajo. En muy raras ocasiones querr un
listado completo de toda la informacin en la base de datos. Ms a
menudo estar interesado solamente en las cifras de ventas para un
perodo determinado o para cierto producto. Por ejemplo, un informe de
ventas podra ser diseado para incluir nicamente las ventas de una
lnea de productos para el ltimo mes calendario.
Los datos de muestra usados para el Tutorial - Lista de Clientes, pgina 159,
contienen informacin tanto para clientes de Estados Unidos como para
clientes internacionales. Utilizar la funcin de seleccin de registros para
crear un informe que solamente haga una lista de los clientes de Estados
Unidos. Vea Seleccin de Registros y Grupos, pgina 243.
Agrupacin,
orden y
totalizacin de
sus datos
Despus de haber creado un informe bsico, probablemente querr
organizar los datos agrupando informacin relacionada, ordenando
registros, y obteniendo resmenes, subtotales y totales generales.
AGRUPAMIENTO DE REGISTROS
Para organizar sus datos, puede agrupar informacin relacionada. Por
ejemplo, en el Tutorial - Lista de Clientes, pgina 159, despus de agrupar la
Lista de clientes por regin, usted dividir la lista en grupos por regin.
De esta manera, el gerente de ventas de California podr encontrar
rpidamente el grupo California y ver slo los clientes que pertenecen a
esa regin. Vea Cmo agrupar datos, pgina 277.
ORDEN DE REGISTROS
Seagate Crystal Reports le permite establecer el orden en el cual quiere que
se presenten los datos en el informe. Por ejemplo, despus de agrupar en el
Tutorial - Lista de Clientes, pgina 159, usted ordenar los datos de cada
regin en orden alfabtico de acuerdo al Nombre del cliente. Muchos de los
informes usarn algn tipo de ordenamiento. Dependiendo del informe,
podr ordenar los registros en una lista u en conjuncin con el
agrupamiento. Vea Cmo hacer un ordenamiento de un solo campo, pgina 272
y Cmo ordenar los registros dentro de grupos, pgina 279.
RESUMENES, SUBTOTALES Y TOTALES GENERALES
Muchos de sus informes usarn algn tipo de totalizacin. Por ejemplo,
en un informe de ventas de Norte Amrica agrupado por estados, usted
podra desear calcular el monto de ventas por cada estado. Para hacerlo,
tiene que crear un subtotal en el campo de ventas. Tambin puede usar
resmenes a nivel de grupo, permitindole calcular promedios, hacer
contajes y obtener otros valores de grupo. Por ejemplo, en un informe de
ventas podra calcular el promedio de ventas por estado (resumen
promedio en el campo de ventas) y calcular el nmero de productos
vendidos en el estado (un contaje en el campo del nombre del producto).
Ms all de los informes bsicos
Una vez que se sienta seguro en el manejo de los conceptos bsicos en la
elaboracin de informes, estar listo para el estudio de funciones ms
sofisticadas del programa, incluyendo:
G grficos (vea Elaboracin de Grficos, pgina 397),
G objetos OLE (vea OLE, pgina 431),
G cartas modelo (vea Cmo crear una carta modelo utilizando un objeto
de texto, pgina 214),
G subinformes (vea Subinformes, pgina 445),
G tablas cruzadas (vea Objetos de Tablas Cruzadas, pgina 477),
G informes de seccin mltiple (vea Informes de Seccin Mltiple,
pgina 209), y
G mucho ms.
MANOS A LA OBRA (Diseo y creacin de informes)
Cmo seleccionar datos y comenzar a crear un informe
Puede usar Asistentes para auxiliarle en la creacin de informes de
manera rpida. Si hace clic en el botn NUEVO INFORME en la barra de
herramientas estndar, la Galera de Informes aparecer en su pantalla.
En la Galera de Informes encontrar una serie de botones que
representan los diferentes tipos de modelos que estn a su disposicin.
Haga clic en el icono del tipo de informe que quiere crear y siga los pasos
descritos en las fichas de la ventana del Asistente que aparece.
G Si quiere construir un informe basado en uno que ya existe, haga
clic en el botn Otro informe. Puede seleccionar un informe en un
archivo para usarlo como plantilla para el nuevo informe. El
programa har un duplicado del informe original, el cual puede
modificar de acuerdo a sus necesidades. Para mayor informacin,
vea OTRO INFORME, pgina 103.
G Si quiere construir un informe basado en uno de texto ASCII, haga
clic en el botn Herramienta de Importacin de Documentos. Con esta
herramienta especializada, podr convertir fcilmente el informe
de texto ASCII a un informe de Seagate Crystal Reports. Para
mayor informacin, vea Herramienta de Importacin de Documentos,
pgina 465.
G Si quiere construir un informe partiendo de cero, haga clic en el
botn Personalizado. Aparecern varios iconos de tipos de informes
y tipos de datos en la parte inferior de la Galera de Informes.
Haga clic en el botn ms apropiado a sus necesidades.
El programa abrir un cuadro de dilogo que le permitir seleccionar los
datos que necesita. Ya que construir un informe partiendo de cero es la
manera ms fcil de aprender las diferentes funciones del programa, este
es el mtodo tratado a travs de toda la documentacin.
1 Usando las listas de los cuadros Nombre del archivo y
Directorios, seleccione el archivo que desea usar.
2 Haga clic en
Abrir para agregar el
archivo a su
informe.
Si elige Archivo de Datos
como su fuente de datos.
Temas relacionados
Fuentes de Datos, pgina 619
Cmo seleccionar un diccionario para un informe, pgina 543
1 Primero, elija de la lista
el Tipo de servidor.
2 Luego, usando las listas de los cuadros
Tablas SQL y Base de Datos SQL,
seleccione la tabla que desea.
Si elige SQL/ODBC
como su fuente de datos...
3 Haga clic en el botn
Aceptar despus de
haber agregado todo
lo que quiere.
1 Usando las listas de los cuadros Nombre del archivo
y Directorios, seleccione el archivo que desea usar.
2 Haga clic en el
botn Aceptar para
abrir el archivo y
agregarlo a su
informe.
Si elige Diccionario como su
fuente de datos...
Cmo agregar y vincular tablas mltiples
Despus de haber seleccionado una tabla de una base de datos para
empezar a trabajar en su informe, podra necesitar seleccionar una
segunda tabla y luego vincular ambas tablas de manera que coincidan los
registros en cada una de ellas. Por ejemplo, si est usando en su informe
la tabla Clientes y la tabla Pedidos, necesitar vincular las tablas para que
los registros en la tabla Pedidos sean apareados con los registros de los
clientes que pusieron las pedidos de compra.
1 Elija el comando AGREGAR BASE DE DATOS AL INFORME del men Base
de Datos.
El cuadro de dilogo Elegir Archivo de Base de datos aparecer en su
pantalla.
2 Usando los cuadros Directorios, Unidades y Nombre del archivo,
seleccione la nueva base de datos que quiere usar en el informe.
3 Haga clic en Aceptar cuando termine. El Asistente de Vnculo Visual
aparecer y mostrar las bases de datos en ese momento disponibles
para vincular. Busque Asistente de Vnculo Visual en la ayuda en lnea
NOTA: Si la opcin Vincular automticamente est activada en la ficha
Base de datos del cuadro de dilogo Opciones, no tendr que crear
vnculos manualmente entre las tablas. Vea Vinculacin de tablas, pgina
552 y busque en Cuadro de dilogo Opciones en la Ayuda en lnea de
NOTA: Si su base de datos principal es Access o Btrieve, todas la tablas
contenidas en ella aparecern en el Asistente de Vnculo Visual, es decir,
que no tiene que agregar manualmente cada tabla a su informe.
NOTA: Cuando usted crea vnculos manualmente, el campo al cual est
vinculando debe ser un campo de ndice. Para mayor informacin acerca
de campos y tablas en ndices, vea Tablas indexadas, pgina 550.
El Asistente de Vnculo Visual se cerrar y volver a su informe. Las bases
de datos vinculadas estn ahora disponibles para ser usadas. Si no est
satisfecho con los vnculos, puede modificarlos usando el Asistente de
Vnculo Visual. Busque en Indice de temas de vnculo visual en la Ayuda en
Temas relacionados
Manipulacin de Bases de Datos, pgina 545
Tipos de uniones SQL (fuentes de datos ODBC), pgina 566
Haga clic en el botn Smart
Linking para vincular bases
de datos.
Para crear vnculos manualmente, arrastre un campo de una de las tablas hacia
el campo en otra tabla. Si la operacin tiene xito, se crear un vnculo, de lo
contrario, recibir un mensaje.
Haga clic en Aceptar
cuando haya terminado.
Haga clic en el botn Tablas
para especificar las tablas.
Cmo insertar campos de base de datos
1 Haga clic en el botn INSERTAR CAMPOS de la barra de herramientas
estndar.
El cuadro de dilogo Insertar Campos aparecer con la ficha Base de
datos activa, poniendo en lista todos los campos en la base de datos
elegida.
2 Para acelerar el proceso de elaboracin del informe, este cuadro de
dilogo permanecer en la pantalla hasta que haga clic en el botn
CERRAR. Usted puede mover el cuadro de dilogo hacia donde quiera.
Cmo insertar campos especiales
Seagate Crystal Reports le permite insertar en su informe campos tal
como Nmero de pgina, Nmero de registro, Nmero de grupo, Fecha
y Nmero total de pginas, entre otros, de una manera fcil.
Existen dos formas de insertar campos especiales:
1. haga clic en el botn INSERTAR CAMPOS de la barra de herramientas
estndar y haga clic en la ficha Otros, o
2. elija el comando CAMPO ESPECIAL del men Insertar. El cuadro de
dilogo Insertar Campos aparecer con la ficha Otros activa. Busque
comando Campo especial en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
3 Haga clic en el campo
que quiere que aparezca en
su informe.
Insertar para ponerlo en su
informe.
5 Haga clic en el botn Examinar para
revisar los valores en el campo seleccionado.
Cada campo especial es insertado en su informe como un objeto. En la
pantalla aparecer un marco de objeto para que pueda ubicarlo en su
informe en la posicin que desee.
NOTA: Si quiere cambiar el formato de cualquiera de los objetos
insertados, haga clic con el botn derecho en el objeto y despus haga
clic en el botn PROPIEDADES DEL OBJETO en la barra de herramientas
suplementaria. Aparecer el Editor de Formato, donde usted puede hacer
los cambios deseados. Vea Formato, pgina 225.
Cmo crear un campo de enunciado SQL
Un campo de enunciado SQL es similar a un campo de frmula. El campo
de enunciado SQL usa la sintaxis SQL en lugar del lenguaje de frmula
de Crystal Reports. Los campos del enunciado SQL pueden ser usados en
gran parte de la misma manera que los campos de base de datos. Con
ellos, es posible ordenar, agrupar y seleccionar en base a registros. Los
enunciados SQL siempre son evaluados en el servidor.
Cuando se usa una fuente de datos SQL/ODBC para disear un informe,
el programa agrega una sexta ficha al cuadro de dilogo Insertar Campos,
la ficha Enunciados SQL. Esta nueva ficha permite que los enunciados
puedan ser introducidos en el cuadro de dilogo Insertar campos, para
luego a su vez ser insertados en el informe rpida y eficientemente.
1 Con la ficha Enunciados SQL activa, haga clic en Nuevo.
El cuadro de dilogo Nombre del Enunciado SQL aparecer en su
pantalla.
2 Escriba un nombre en el cuadro de texto Nombre nuevo, y luego haga
clic en Aceptar. El Editor de Enunciados SQL aparecer en su
pantalla.
NOTA: El Editor de Enunciados SQL funciona del mismo modo que el Editor
de Frmulas. Para ms informacin acerca de esta herramienta, vea Cmo se
crean las frmulas: una introduccin al Editor de Frmulas, pgina 317.
3 Escriba el enunciado en el Editor de Enunciados SQL.
Cmo insertar objetos de texto
1 Haga clic en el botn INSERTAR OBJETO DE TEXTO de la barra de
herramientas estndar. Un marco de objeto vaco aparecer en su
pantalla.
G Haga clic una vez en el borde del objeto de texto para seleccionarlo
para movimiento y cambio de tamao.
G Haga doble clic dentro del objeto de texto para seleccionarlo para
edicin. La regla de la ficha Diseo cambia a una regla del objeto
de texto del mismo tamao del objeto seleccionado. A la izquierda,
aparecer un indicador de tabulacin.
2 Ponga el objeto de texto donde
quiere que aparezca en el informe.
La regla le permite agregar sangras y alinear texto dentro del objeto de
texto. Haciendo clic en el indicador de tabulacin, puede moverse en
crculo a travs de las cuatro formas de tabular disponibles.
NOTA: Cuando inserta un objeto de texto por primera vez en su informe,
el objeto queda automticamente seleccionado para edicin.
Cmo usar un campo de base de datos en un objeto de texto
La funcin principal de un objeto de texto es contener texto. Sin embargo,
objetos de texto tambin pueden contener campos de base de datos,
convirtindose as en instrumentos ideales para crear cartas modelo
personalizadas.
1 Inserte un objeto de texto en su informe.
estndar.
El cuadro de dilogo Insertar Campos aparecer con la ficha base
datos activa.
4 Resalte el campo que quiere insertar y arrstrelo hacia el interior del
objeto de texto. Cuando mueve el cursor de arrastrar y colocar sobre
el objeto de texto, el programa despliega un punto de insercin
mvil. Vea Cursores, pgina 59.
Tabulador alineado a la
izquierda
Tabulador alineado a la
derecha
Tabulador alineado al
centro
Tabulador de
alineamiento decimal
Una vez que haya elegido el tabulador
deseado, haga clic en la regla, exactamente
en la posicin donde quiere insertarlo.
Arrastrar para
establecer el
margen izquierdo
Arrastrar para
establecer el
margen derecho
2 Escriba el texto (o espacios)
que quiere que aparezca antes
del primer campo de la base de
datos.
Cmo insertar una imagen
En la elaboracin de informes, muy a menudo surge la necesidad de
incluir una imagen. Por ejemplo, usted podra poner el logotipo de su
empresa en el encabezado del informe.
1 Haga clic en el botn INSERTAR IMAGEN de la barra de herramientas
suplementaria. El cuadro de dilogo Abrir aparecer en su pantalla.
2 Seleccione el archivo de la imagen que desea de la lista de archivos y
haga clic en Abrir para regresar a su informe. All aparecer un marco
con la imagen adentro, listo para ser ubicado.
Cmo seleccionar, mover y ajustar de tamao un objeto
Seleccin de
objetos
Usted selecciona un objeto cuando hace clic en l. Un objeto tiene que
estar seleccionado para poder cambiar sus propiedades tales como
fuente, ubicacin, etc. Cuando selecciona un objeto, aparecen
controladores de ajuste alrededor de l.
5 Arrastre el objeto de modo
que el punto de insercin
est localizado donde quiere
que aparezca el campo.
Coloque el campo en ese
punto, liberando el botn
del mouse.
3 Ubique la imagen donde quiere que
aparezca en su informe y haga clic
con el botn derecho una sola vez.
Este marco indica que el
objeto est seleccionado.
Movimiento y
ajuste de objetos
Una vez que el objeto est seleccionado, puede indicarle al programa que
operacin quiere efectuar sobre dicho objeto. Por ejemplo, podra mover
o ajustar el objeto de la siguiente manera:
Seleccin
mltiple de
objetos
Seagate Crystal Reports le permite hacer seleccin mltiple de objetos
usando la tcnica de seleccin de marquesina.
Una vez que los objetos estn seleccionados, puede moverlos como un
grupo.
Arrastre cualquiera de los
controladores del marco para
ajustar el tamao del objeto de
acuerdo a la direccin del
movimiento.
Para mover un objeto...
Para ajustar el tamao
de un objeto...
Presione y mantenga el botn del
mouse para activar el cursor de
movimiento y arrastre el objeto
hacia la posicin deseada.
2 Arrastre el rectngulo de
seleccin hacia la parte inferior
derecha de los objetos,
rodendolos completamente.
Cuando suelte el botn del mouse,
el rectngulo desaparecer y
marcos de objetos aparecern
alrededor de los objetos
seleccionados.
1 Ponga el puntero del mouse
arriba y a la izquierda de los
objetos que quiere seleccionar.
NOTA: Puede mover objetos pasando sobre otros objetos sin afectar la
ubicacin de estos ltimos.
Puede mover campos entre secciones con las siguientes excepciones:
G totales generales pueden ser movidos solamente dentro de la
seccin Pie del informe o hacia la seccin Encabezado de informe, y
G un subtotal o un resumen puede ser movido solamente dentro de
su seccin original o hacia el encabezado de dicha seccin.
Temas relacionados
Conceptos de formato, pgina 226
Cmo hacer que un objeto se expanda a las siguientes secciones
En este ejemplo usted har que el logotipo de Xtreme (XTREME.BMP) se
expanda a varias secciones del informe. Este es un proceso similar al que
seguira cuando quiere usar la marca de agua de la compaa como fondo
del informe.
Para hacer que un objeto se expanda a la siguiente seccin, pngalo en la
seccin que est arriba de la que quiere invadir. Luego active la opcin
Ocupar la siguiente seccin en el Asistente de Seccin de la seccin en la
cual ubic la imagen.
CREACION DE UN INFORME SENCILLO
1 Para empezar su informe, use la tabla Cliente de XTREME.MDB
(localizada en el directorio \Archivos de Programa\Seagate
Software\Crystal Reports, o el directorio en el cual reside el
programa).
2 Ponga {cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} y {cliente.VENTAS DEL
AO PASADO} lado a lado en la seccin Detalles de su informe.
Para eliminar objetos innecesarios en este ejemplo, elimine el campo
de ttulos que el programa pone en el Encabezado de pgina para
cada uno de estos campos.
3 Separe sus datos en grupos por regin. Para hacer esto, elija el
comando GRUPO del men Insertar y elija {cliente.REGION} como el
campo base para ordenar y agrupar.
INSERCION DE UNA IMAGEN
1 Haga clic en el botn IMAGEN de la barra de herramientas
suplementaria.
2 Elija el archivo XTREME.BMP (localizada en el directorio \Archivos de
Programa\Seagate Software\Crystal Reports, o el directorio en el
cual reside el programa) y pngalo en la seccin Encabezado de
pgina, a la derecha del cuerpo de su informe.
NOTA: En este ejemplo, la imagen es ubicada a la derecha de los campos
porque no se intenta usarla como fondo para el texto. Cuando est
trabajando con una marca de agua (una imagen muy tenue diseada para
ser casi invisible), ponga la imagen directamente encima del texto.
3 Haga clic en el botn MOSTRAR VISTA PREVIA de la barra de
herramientas estndar. Observe como la imagen se forma primero
(en la seccin Encabezado de pgina) y despus le sigue el cuerpo del
informe. Regrese a la ficha Diseo cuando desee.
COMO EXPANDIRSE A LAS SIGUIENTES SECCIONES
1 Haga clic en el botn ASISTENTE DE SECCIONES de la barra de
El Asistente de Seccin aparecer en su pantalla.
2 Resalte la seccin Encabezado de pgina y active la opcin Expandirse
a la seccin siguiente. Vea Tipos de propiedades de formato, pgina 227.
3 Vea su trabajo nuevamente en la ficha Vista previa. Note que ahora
la imagen aparece en el Encabezado de grupo y la seccin Detalles, a
la par (y no encima) del texto del cuerpo del informe.
NOTA: Poner la imagen a la derecha del cuerpo del informe, tal como lo
hizo aqu, es la misma tcnica que seguira si quisiera que un grfico o la
foto de un empleado apareciera a la par de los detalles correspondientes
al grfico o al empleado.
4 Regrese a la ficha Diseo y ajuste el objeto verticalmente de modo
que sea dos o tres veces ms grande y examine de nuevo su informe
en la ficha Vista previa. Esta vez, la imagen se extiende a ms
secciones.

El rea a la que la imagen se extiende es determinada por:
G el tamao de la imagen,
G la seccin donde usted pone la imagen originalmente, y
G la posicin en la seccin en cual la pone.
Al modificar el tamao y la ubicacin de un objeto, puede crear diferentes
e impactantes efectos usando la capacidad de dicho objeto de extenderse
a otras secciones.
Formas
preimpresas
Si imprime sobre formas preimpresas, debe ser capaz de:
G Digitalizar una forma.
G Ponerla en su informe como un mapa de bits (formato *.BMP).
G Alinear el mapa de bits y el informe usando la capacidad de
extensin y la habilidad de mover objetos hacia donde quiera.
G Imprimir su informe y la forma como una sola unidad, eliminando
as, la necesidad de imprimir las formas separadamente.
Cmo ocultar partes del informe
Existen varias propiedades que usted puede manipular para que ciertas
partes de su informe no se impriman.
Secciones
ocultas
Seagate Crystal Reports tiene tres propiedades que usted puede
establecer en el Asistente de Seccin para ocultar secciones del informe.
1. Ocultar (Se permite Traspasar) Esta propiedad oculta la seccin
cada vez que usted ejecuta el informe. Puede ser usada, por ejemplo,
en un informe resumen donde quiere mostrar solamente los
resmenes pero no los detalles detrs de ellos. Cuando aplica la
propiedad Ocultar a una seccin, sta puede volverse visible si
traspasa para ver el contenido de la seccin. Esta propiedad slo se
puede aplicar en forma absoluta, es decir, que su aplicacin no puede
estar condicionada por una frmula.
2. Suprimir (No Traspasar)
La propiedad Suprimir tambin oculta una seccin cuando ejecuta el
informe. Sin embargo, a diferencia de la propiedad Ocultar, usted no
puede aplicar la propiedad Suprimir y despus traspasar para revelar
el contenido de la seccin. La propiedad puede ser aplicada en forma
absoluta o condicional usando una frmula. Una Carta Modelo es un
buen ejemplo de la opcin Suprimir. Usted puede crear dos secciones
de detalles, una que ser suprimida si las ventas estn sobre $X y otra
que ser suprimida si las ventas estn debajo de $X.
3. Suprimir seccin en blanco
Esta propiedad oculta una seccin cuando no hay nada en ella.
Objetos
ocultos
Seagate Crystal Reports tiene tres opciones de formato en el Editor de
Formato que usted puede usar para ocultar objetos individualmente.
1. Suprimir si se duplica (ficha Comn)
La propriedad Suprimir si se duplica previene que se imprima el valor
de un campo si ste es idntico (un duplicado) al valor que lo
precede. El valor no se imprime pero aparece el espacio en blanco
donde dicho valor tendra que aparecer en la impresin.
2. Suprimir si es cero (ficha Nmero)
Esta propriedad previene que se imprima un valor si ste es igual a
cero. El valor no se imprime pero aparece el espacio en blanco donde
dicho valor tendra que aparecer en la impresin. Para quitar los
espacios en blanco, active la opcin Suprimir secciones en blanco en el
Asistente de Seccin.
NOTA: Esto slo funcionar si no hay otros objetos en la seccin.
NOTA: Para eliminar las lneas en blanco en esta situacin, use el
Asistente de Seccin y desactive la opcin Suprimir secciones en blanco de
la seccin en la que se encuentra el campo. Esto eliminar las lneas
siempre que no haya otro objeto en la seccin.
Los valores duplicados
son suprimidos y no se
imprimen.
3. Suprimir (ficha Comn)
La propriedad Suprimir oculta un objeto cuando usted ejecuta el
informe. Es comn, por ejemplo, aplicar esta propiedad a frmulas
que son necesarias para hacer clculos en el informe, pero que no
quiere que se impriman cuando ejecuta su informe. Cuando esta
propiedad est activada, el objeto no se imprimir en el informe.
NOTA: Puede hacer clic en el botn Frmula condicional para cualquiera
de estas propiedades y crear una frmula que har el paso condicionado
a un evento especfico. Vea Formato condicional, pgina 229.
Para establecer estas propiedades, seleccione el objeto, haga clic en el
botn PROPIEDADES DEL OBJETO en la barra de herramientas
suplementaria y establezca la propiedad en el Editor de Formato cuando
ste aparezca en su pantalla.
MANOS A LA OBRA (Finalizacin del informe)
Cmo insertar encabezados y pies de pgina
Puede insertar encabezados y pies de pgina poniendo la informacin en
las secciones Encabezado de pgina o Pie de pgina de la ficha Diseo.
Los valores iguales a
cero son suprimidos y
no se imprimen.
El objeto es invisible y no se
imprimir.
G La informacin que aparecer slo en la primera pgina del
informe, debe ir en el Encabezado del informe (EI).
G La informacin que aparecer slo en la ltima pgina del informe,
debe ir en el Pie del informe (PI).
G La informacin que aparecer al principio de cada pgina del
informe, debe ir en el Encabezado de pgina (EP).
G La informacin que aparecer al final de cada pgina del informe,
debe ir en el Pie de pgina (PP).
Puede usar texto, campos o frmulas en estas secciones tal como lo hace
en la seccin Detalles.
Temas relacionados
Cmo crear un pie de pgina que aparezca en todas las pginas exceptuando la
primera, pgina 238
Cmo agregar una pgina de ttulo a su informe
Seagate Crystal Reports provee una manera fcil y rpida de agregar un
ttulo de pgina a su informe, usando el comando TTULO DEL INFORME
del men Insertar|Campos Especiales. Para usar este comando debe
proveer un ttulo en el cuadro correspondiente en la ficha Resumen del
cuadro de dilogo Propiedades del Documento. Vea Cmo agregar un
resumen de informacin a su informe, pgina 128.
El cuadro de dilogo Insertar Campos aparecer con la ficha Otros
activa.
2 Seleccione Ttulo del informe, y haga clic en Insertar. Un marco de
ubicacin aparece cuando mueve el cursor sobre su informe.
4 Con el ttulo del informe resaltado, haga clic en el botn ASISTENTE
DE SECCIONES de la barra de herramientas estndar.
Aparecer el Asistente de Seccin.
Ahora, el ttulo aparecer en la primera pgina y su informe comenzar
en la segunda pgina.
Cmo agregar un resumen de informacin a su informe
En ciertas oportunidades usted querr incluir a su informe comentarios
que no se impriman (por ejemplo, una nota personal al destinatario del
informe, un ttulo del informe, un comentario acerca de algunos datos en
particular, etc.).
3 Mueva el marco de ubicacin
hacia el Encabezado del informe
y haga clic para ubicar el marco.
5 Con la seccin Encabezado
del informe resaltada...
...active la opcin Nueva pgina despus.
El comando RESUMEN DE INFORMACIN del men Archivo provee los
medios para incluir, desde una nota breve hasta cientos de lneas de texto,
en su informe. Este material no se imprime con el informe, sino que
permanece en la ficha Resumen del cuadro de dilogo Propiedades del
Documento donde puede ser revisado cuando sea necesario. Busque en
cuadro de dilogo Propiedades del Documento de la Ayuda en lnea de Seagate
Crystal Reports.
Cuando elige el comando comando RESUMEN DE INFORMACIN el cuadro
de dilogo Propiedades del Documento aparecer en su pantalla con la
ficha Resumen activa.

Temas relacionados
Cmo agregar una pgina de ttulo a su informe, pgina 127
Busque comando Ttulo del informe en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal
Reports.
Busque comando Comentarios del informe en la Ayuda en lnea de Seagate
Crystal Reports.
Busque comando Campo especial en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal
Reports.
Provea la informacin deseada
y cuando termine, haga clic en
el botn Aceptar para regresar
a su informe.
Impresin, Vista y Exportacin 131
6 Impresin, Vista y Exportacin
Consideraciones de impresin, pgina 132
Soluciones a nivel de diseo para impresin y distribucin, pgina 133
Lista de detalles para la distribucin de informes, pgina 142
Actualizacin de controladores de impresora, pgina 142
Distribucin del informe, pgina 143
MANOS A LA OBRA (Distribucin del informe), pgina 144
MANOS A LA OBRA (Vista de informes con un explorador web), pgina 154
Consideraciones de impresin
A la hora de imprimir, pueden ocurrir inconsistencias si el controlador de
la impresora que ocupa para imprimir es diferente al controlador de la
impresora usado al momento de crear el informe (es decir, la impresora
virtual en el software). Estas inconsistencias son el resultado de una
variedad de mtodos que usan los controladores para medir los
parmetros del texto, como tamao de la fuente. Cuando se imprimen, los
objetos base-texto pueden aparecer desalineados, cortados o
superpuestos. Ejemplos de objetos base-texto incluyen campos de
caracteres o frases, objetos de texto, campos memo, campos numricos y
campos de frmula.
Esta clase de problemas puede surgir cuando tiene:
G Dos impresoras iguales, pero cada una utiliza un controlador
diferente.
G Dos impresoras diferentes usando el mismo controlador.
G Dos impresoras diferentes usando diferentes controladores.
G Un controlador que usa fuentes TrueType y un segundo
controlador que convierte caracteres TrueType en mapas de bits
PostScrip.
G Dos impresoras iguales usando el mismo controlador, pero cada
una imprimiendo desde una versin diferente de Microsoft
Windows.
G Dos impresoras iguales usando el mismo controlador, pero los
controladores son de diferente versin.
G Dos impresoras iguales usando el mismo controlador y el mismo
sistema operativo, pero la resolucin de los controladores de
video es diferente.
As, mientras un documento usando un determinado controlador puede
requerir seis lneas completas para imprimir un bloque de texto:
G un segundo controlador con medidas de fuentes ms angostas,
podra imprimir el mismo bloque de texto en menos de seis lneas, o
G usando un tercer controlador con medidas de fuente ms anchas,
podra necesitar ms de seis lneas para la misma impresin.
La mayora de las veces, esta situacin puede ser evitada. Por lo tanto, si
piensa distribuir su informe, una de sus metas es disear un informe que
se pueda acomodar a diferentes condiciones con respecto al controlador
de impresora e imprimir consistentemente usando cualquier controlador.
Para hacer esto, Seagate Crystal Reports provee varias soluciones a nivel
de diseo que si son tomadas en cuenta al momento de crear su informe,
pueden asegurar una impresin correcta y una distribucin en casi
cualquier entorno o plataforma.
Soluciones a nivel de diseo para impresin y distribucin
NOTA: Antes de hacer cualquier cambio en el formato de su informe
usando las tcnicas descriptas en esta seccin, por favor vea Actualizacin
de controladores de impresora, pgina 142.
Hay varias cosas que tomar en cuenta cuando se disean informes que
sern distribuidos en diferentes entornos. Para obtener los mejores
resultados, considere lo siguiente:
G Espacios entre objetos base-texto, pgina 133
G Ubicacin de objetos base-texto, pgina 135
G Ubicacin de objetos base-texto multilineales, pgina 137
G Caractersticas de la seccin, pgina 137
G Fuentes TrueType, pgina 138
G Resolucin de video, pgina 138
G Mrgenes especficos, pgina 138
G Impresora predeterminada, pgina 139
G Ubicacin en modo libre, pgina 140
Espacios entre
objetos base-
texto
Aunque es recomendado tener activada la opcin Ubicacin en modo libre
(vea Ubicacin en modo libre, pgina 140), espaciar objetos base-texto con
exactitud en el entorno de modo libre, puede requerir bastante paciencia.
Existen dos funciones para ayudarle a alinear objetos base-texto:
1. la cuadrcula, y
2. las lneas gua.
UTILIZACION DE LA CUADRCULA
Cada seccin del informe contiene una cuadrcula de diseo. Puede ser
activada o desactivada y ajustada a diferentes tamaos segn sea la
necesidad (vea Cmo activar o desactivar la cuadrcula, pgina 83). Una vez
establecida, la cuadrcula permanece del mismo tamao para todas las
secciones. Se mide desde la esquina superior izquierda de cada seccin y se
extiende hacia abajo y hacia la derecha hasta el final de la seccin. Una nueva
cuadrcula del mismo tamao comienza desde la esquina superior izquierda
de la siguiente seccin, y contina del mismo modo hasta el final del informe.
Seagate Crystal Reports le da la opcin de ajustar objetos a la cuadrcula.
Si est trabajando en la ficha Esquema y activa la opcin Ajustar a
cuadrcula del cuadro de dilogo Opciones:
G La esquina superior izquierda de cualquier objeto base-texto u objeto
OLE que usted ubique, se alinear a un punto de la cuadrcula.
G Los objetos ubicados antes de activar la opcin Ajustar a cuadrcula,
no se movern al punto de la cuadrcula ms cercano, es decir, que
permanecern donde se encuentren al momento de cambiar la
opcin.
G Si ajusta el tamao de un objeto, el lado (o lados) que est
ajustando se ajustarn al punto de la cuadrcula ms cercana.
UTILIZACION DE LINEAS GUIA
Las lneas gua se usan para alinear objetos y tambin tienen la propiedad
de ajuste, que hace que los objetos se ajusten automticamente a ellas (vea
Ubicacin de objetos usando lneas gua, pgina 80). Sin embargo, la
propiedad de ajuste de las lneas gua, funciona de un modo para objetos
base-texto y de otro diferente para otros objetos (por ejemplo, objetos
OLE). Cuando un objeto base-texto se ajusta a la lnea gua, es la lnea base
del texto y no el marco del objeto, que se ajusta a la lnea gua. Usted
puede encontrar la lnea base (del texto) de un objeto base-texto,
localizando los indicadores especiales ubicados a ambos lados del objeto
directamente a la altura de la lnea base.
As, si necesita poner en lnea varios objetos base-texto con tamaos de
fuente diferentes y quiere alinear sus lneas base, deber alinearlos a una
lnea gua a la altura de su indicador de lnea base.
Necesitar practicar y experimentar un poco, para conocer las
propiedades y la funcionalidad de la cuadrcula y las lneas gua.
Indicador de la lnea base
NOTA: Si tiene desactivada la opcin Ubicacin en modo libre y activada
Ajustar a cuadrcula:
G todos los objetos se ajustarn a las lneas gua para ubicacin
vertical, y
G la orilla izquierda se ajustar tanto a las lneas gua verticales, como
a los puntos de la cuadrcula.
Ubicacin de
objetos
base-texto
Cuando un objeto base-texto es ubicado en el informe, se representa por
un marco de objeto. La altura del marco se basa en la altura de la fuente.
El ancho, por otro lado, se determina de diferente forma dependiendo del
objeto base-texto en cuestin.
G Para campos de base de datos que no son campos memo, el ancho
se determina inicialmente por el ancho del campo tal como se
define en la base de datos y el ancho de carcter promedio de
acuerdo a la fuente y el tamao de la fuente seleccionado.
Por ejemplo, si usted tiene un campo de base de datos llamado
{cliente.APELLIDO} y la base de datos lo define como un campo
de texto de 35 caracteres de longitud. Cuando pone este campo en
su informe, el ancho del marco ser 35 veces el ancho de carcter
promedio de la fuente y del tamao de la fuente usada en el
formato del campo base-texto. Recuerde que este tamao se
determina automticamente, pero que puede ser aumentado o
disminuido de acuerdo a sus necesidades.
G Para objetos de texto, el ancho que se determina automticamente
es aproximadamente 17 veces el ancho del carcter promedio de la
fuente y del tamao de la fuente usado en el formato del campo.
Una diferencia de los objetos de texto consiste en que se expanden
automticamente a medida que usted introduce texto y/o campos
de base de datos. Al igual que los dems objetos base-texto, el
ancho del objeto de texto puede ser ajustado por el usuario.
G Para campos numricos, tal como double, single, integer, long
integer y byte, el valor por omisin del ancho del marco ser
diferente para cada caso. Una vez ms, el ancho puede ser
ajustado por el usuario.
Ya sea que el valor por omisin del ancho sea aceptado o que el objeto base-
texto sea ajustado de tamao, podra surgir un problema si el texto dentro
del objeto se imprime directamente hasta la orilla del marco. Mientras que
el informe podra verse bien en la mquina en que ha sido diseado, a la
hora de imprimirse usando otro controlador de impresora que mide el
ancho del texto con una unidad de medida ms ancha, el largo del texto
aumenta mientras que el marco del objeto permanece igual, dando lugar a
que el texto sea truncado a la altura del ancho del marco.
Hay varias maneras para prevenir que el texto sea truncado:
1. Seleccione el objeto y haga clic en el botn PROPIEDADES DEL OBJETO
de la barra de herramientas suplementaria. Usando la ficha Comn
del Editor de Formato, active la opcin Puede crecer. El formato del
objeto cambia para poder recibir lneas mltiples, de manera que si el
texto no cabe en el marco, se crean nuevas lneas, tantas como sean
necesarias para acomodar el texto completo.
NOTA: Esta no es una solucin para cadenas de texto que no contienen
espacios entre ellas, tal como palabras largas, ya que aunque se crear
una nueva lnea, la cadena se partir cuando alcance el lmite derecho del
marco del objeto.
2. Expanda el marco del objeto de modo que sea un poco ms ancho
que el ms ancho de los bloques de texto que el objeto ha de
contener. En muchas ocasiones el texto en el campo de la base de
datos es mucho ms pequeo que el campo en el cual est contenido.
Por ejemplo, al campo {tabla.APELLIDO} se le asigna un tamao de
80 caracteres, mientras que el nombre ms largo en la base de datos
slo tiene 28 caracteres. En este caso, cuando usted pone este campo
por primera vez en su informe, el marco ser 80 veces el ancho del
carcter promedio de la fuente. Reduzca el ancho del campo, pero no
lo estreche a tal grado que slo pueda acomodar la cadena de texto
ms larga. Djelo un poco ms ancho para que el texto tenga como
desplegarse en caso de crecer en anchura.
Mientras que cada una de estas soluciones ofrece una solucin efectiva
cuando se est trabajando con un solo objeto base-texto en una seccin,
existen todava otras consideraciones para el caso cuando se trabaja con
ms de un objeto base-texto en una seccin. Al ajustar el tamao de un
objeto, debe considerar su ubicacin con respecto a los otros objetos en la
seccin.
Evite disear informes donde el espacio entre los objetos es muy estrecho.
Deje espacio para crecimiento, expandiendo el ancho de los objetos un 5%
aproximadamente. Alternativamente, podra considerar reducir el
tamao de la fuente.
Ubicacin de
objetos
base-texto
multilineales
Aunque los objetos base-texto cuyo formato es multilineal siguen las
mismas reglas de diseo que los dems objetos, los primeros tienen una
caracterstica adicional que debe ser considerada. Si el controlador de la
impresora expande o contrae el espaciado del texto, la distribucin lineal
podra cambiar, cambiando a su vez el nmero de lneas necesario para
acomodar el texto.
Cuando usted usa objetos base-texto multilineales en una seccin, podra
tener problemas si tiene otros objetos en la misma seccin ubicados
directamente debajo de los primeros.
A diferencia de objetos base-texto lineales, expandir verticalmente el
marco de un objeto base-texto multilineal para acomodar posible
crecimiento, no es una solucin viable. Cuando hace esto, la altura de la
lnea de texto simplemente aumenta de acuerdo a la expansin que sufre
el marco.
Por esto, trate dentro de lo posible de ubicar objetos base-texto
multilineales en la parte inferior de la seccin. En caso que requieran ms
lneas para desplegarse, la seccin se expandir hacia abajo para acomodar
el crecimiento, sin correr el riesgo de superponerse a otros objetos.
Caractersticas
de la seccin
Un informe consiste de varias secciones, incluyendo el Encabezado del
informe, el Encabezado de pgina, el Encabezado de grupo, Detalles, Pie
de grupo, Pie de pgina y Pie del informe (vea Areas de la ficha Diseo,
pgina 63).
Cada seccin del informe est hecha de un serie de lneas. Cuando un
objeto base-texto es ubicado en una seccin, es ubicado de tal manera que
su base se ajuste a una lnea de la seccin. Luego, la altura de la lnea es
ajustada por el controlador de la impresora de tal manera que sea
suficiente para acomodar el objeto.
G Si se ubica otro objeto base-texto en la misma lnea, cuyo tamao
de fuente es mayor que el del primer objeto, la altura de la lnea se
extiende para acomodar el segundo objeto.
G Si se ubica otro objeto base-texto en la misma lnea y con tamao
de fuente an mayor, la altura de la lnea se aumenta nuevamente
para acomodar el tercer objeto.
En resumen, la altura de una lnea est determinada por el objeto base-
texto con tamao de fuente ms grande, ubicado en esa lnea.
A medida que se agregan objetos base-texto al informe, ya sea en la
misma o en diferentes secciones, la altura de la lnea se ajusta para
acomodar las diferentes fuentes. Debido a que el espaciado vertical es
determinado por el controlador de la impresora, se hace difcil crear
informes diseados para formas preimpresas cuando stas van a ser
reproducidas en diferentes entornos.
Se recomienda que siga esta directrices cuando disee informes:
G Siempre imprima una pgina de prueba.
G Mantenga el mismo tamao de fuente.
G Asegrese de imprimir formas preimpresas en la misma mquina.
Fuentes
TrueType
Disear su informe usando fuentes especficas de la impresora, puede
conducir a problemas a la hora de imprimir usando diferentes
impresoras. Podra ser que las fuentes no sean compatibles con otras
impresoras o, aun cuando lo fueran, podran no estar instaladas en estas
impresoras.
Al momento de la impresin, si el controlador de la impresora encuentra
fuentes especficas (de otra determinada impresora) que no reconoce,
Seagate Crystal Reports substituye las fuentes, creando inconsistencias en
el resultado. Para evitar esta situacin, se recomienda usar solamente
fuentes TrueType de uso comn, en el diseo de informes.
Resolucin de
video
Si tiene dos impresoras idnticas, dos controladores de impresora
idnticos y dos sistemas operativos idnticos, pero la resolucin del
controlador de video vara entre las mquinas, la paginacin del
documento ser diferente.
Desafortunadamente, no hay manera de crear documentos para
Windows que sean inmunes a los cambios de resolucin de los
controladores de video. Sin embargo, cuando se disean informes, es
mejor establecer su resolucin de video a 640 x 480 pixeles. Un informe
diseado usando una resolucin gruesa (640 x 480) e impreso en una
resolucin ms fina (800 x 600) no encontrar tantos cambios en el
formato como un informe diseado en una resolucin fina (800 x 600) y
reproducido en una resolucin gruesa (640 x 480).
Disear informes usando una resolucin comn asegurar que sus informes
sean menos sensitivos a las configuraciones de los controladores de video.
Mrgenes
especficos
Seagate Crystal Reports le ofrece la opcin de establecer mrgenes
especficos o usar los mrgenes que la impresora establece
automticamente (vea Cmo cambiar mrgenes, pgina 234).
Cuando en el diseo de su informe usted usa los mrgenes establecidos
por la impresora, podran darse ciertas situaciones especficas.
G Cuando el informe es impreso en otra mquina cuyos mrgenes
son mayores (reduciendo el rea de impresin), los objetos al lado
derecho del informe quedarn fuera de la impresin.
G Cuando el informe es impreso en otra mquina cuyos mrgenes
son menores (aumentando el rea de impresin), el informe
completo ser movido hacia la izquierda de la pgina.
Se recomienda que siempre establezca sus propios mrgenes. Aun si los
mrgenes que quiere usar son iguales a los de la impresora, asegrese de
desactivar la opcin Usar mrgenes predeterminados del cuadro de dilogo
Configurar Pgina, y de especificar sus mrgenes manualmente usando
el comando PREPARAR IMPRESORA.
Impresora
predeterminada
En general, es una buena idea no elegir una impresora especfica. Aun
cuando una impresora puede ser idntica, la manera en que es reconocida
puede variar de acuerdo al sistema operativo. Considere el siguiente
ejemplo:
Una impresora HP Lser III se instala en tres sistemas operativos
diferentes.
G Con Windows 95, el nombre de la impresora puede ser cambiado
de manera que HP Lser III sera Front Reception Printer, pero el
controlador de la impresora ser listado como HPPCL5MS.DRV.
G Con Windows NT, el nombre de la impresora es tambin por
referencia y puede ser cambiado por el usuario, pero el
controlador de la impresora es siempre WINSPOOL.
G Con Windows 3.1, la impresora es reconocida por su nombre, en
este caso HP Laser III y el controlador de la impresora es
HPPCL5MS.DRV.
Cuando usted elija una impresora especfica, Seagate Crystal Reports
buscar esa impresora por su nombre. Si dicha impresora no se encuentra
en el sistema, ser reemplazada por la impresora predeterminada,
abriendo la posibilidad de inconsistencias en la impresin.
Si usted necesita especificar una impresora, tal como una impresora de
sobres o de etiquetas, el nombre de la impresora debe ser el mismo que
fue usado al momento de disear el informe. Tome en cuenta que
cualquiera que imprima el informe debe usar la misma impresora, de lo
contrario, podran surgir problemas inesperados.
NOTA: Si su informe es parte de un programa para ser distribuido, puede
incluir el cuadro de dilogo Seleccionar Impresora. Usando este cuadro
de dilogo, los usuarios del informe pueden elegir la impresora correcta o
cambiarle de nombre apropiadamente.
Ubicacin en
modo libre
OPCION UBICACION EN MODO LIBRE ACTIVADA
Para crear informes dinmicos y reducir la dependencia del controlador
de la impresora tanto como sea posible, se recomienda que el formato de
todas las secciones del informe se definan teniendo activada la opcin
Ubicacin en modo libre. Esto es especialmente importante si su informe
incluye objetos OLE, tales como grficos, cuadros, lneas o imgenes en
formato de bits (como el logotipo de la compaa).
Cuando una seccin tiene formato Ubicacin en modo libre, todos los
objetos pueden ser ubicados en cualquier parte de dicha seccin. Seagate
Crystal Reports ubica objetos dentro de una seccin en base a sus
coordenadas absolutas. Estas coordenadas determinan la ubicacin vertical
de los objetos en su informe, es decir, que usted, y no el controlador,
controla la ubicacin vertical de objetos monolineales (aquellos que
imprimen en una sola lnea). De esta forma, usted garantiza menos
inconsistencias cuando se usan diferentes controladores en la impresin.
Sin embargo, aunque el controlador de la impresora ya no controla el
espaciado vertical de los objetos base-texto dentro de la seccin, an
determina el espaciado horizontal de los caracteres dentro de los objetos
base-texto, as como tambin el espacio entre lneas de los objetos de texto
multilineales. As, mientras Ubicacin en modo libre le permite mejor
control, usted todava debe tomar en cuenta estas consideraciones en el
diseo de sus informes. Vea Ubicacin de objetos base-texto multilineales,
pgina 137.
OPCION UBICACION EN MODO LIBRE DESACTIVADA
Si la seccin tiene desactivada la opcin Ubicacin en modo libre, el
programa no se refiere a las coordenadas absolutas del objeto para
determinar donde imprimirlo.
G La coordenada absoluta x es tomada como referencia para
determinar donde comienza a imprimirse horizontalmente cada
objeto (ubicacin izquierda/derecha).
G La coordenada y todava es tomada como referencia para la
ubicacin vertical del objeto, pero las coordenadas pueden ser
ajustadas por Seagate Crystal Reports cuando cambia el
controlador de la impresora.
As, si el informe se imprime usando un controlador que mide el espacio
entre lneas ms ancho que el controlador original, la coordenar y
aumentar y el objeto base-texto ser impreso ms abajo dentro de la
pgina. Con la opcin Ubicacin en modo libre desactivada, el usuario ya no
controla la ubicacin vertical de los objetos base-texto; es el controlador
de la impresora que toma el control de la operacin.
Sin embargo, la ubicacin de objetos OLE tales como grficos, cuadros y
lneas, no est controlada por el controlador de la impresora. Seagate
Crystal Reports siempre se refiere a las coordenadas absolutas de estos
objetos para ubicarlos e imprimirlos. El uso de diferentes mtodos para
ubicar objetos base-texto y objetos OLE, puede dar lugar a problemas
cuando se combinan ambas clases de objetos.
Considere el siguiente ejemplo:
Un cuadro (objeto OLE) es ubicado alrededor de un campo de texto
(objeto base-texto). Todo parece bien y los elementos estn alineados
correctamente. Si el informe se imprime usando otro controlador de
impresora que mide el espacio entre lneas ms ancho que el
controlador original:
G la ubicacin del cuadro no cambiar con respecto a la seccin, ya
que las coordenadas x e y no cambiarn, pero
G la ubicacin vertical del objeto base-texto cambiar, ya que la
coordenada y ser ajustada (incrementndose) en base al nuevo
controlador de impresora usado.
NOTA: El valor de la coordenada y se mide desde el borde superior de la
seccin hasta el borde superior del objeto; as, entre ms grande es el
valor, el objeto se imprimir ms abajo dentro de la pgina.
Si est distribuyendo sus informes con secciones de formato Ubicacin
forma libre desactivado, y quiere que los objetos aparezcan rodeados por
un borde o por lneas, es mejor modificar las propiedades del borde de los
objetos, en lugar de insertar cuadros o lneas. De esta manera, los bordes
se mantendrn siempre con los objetos. Simplemente haga clic con el
botn derecho y seleccione el comando CAMBIAR BORDES del men
contextual que aparece en su pantalla. Vea Cmo agregar color, sombreado y
bordes, pgina 231.
Recuerde que cada seccin puede tener la opcin Ubicacin en forma libre
activada o desactivada. Mientras que es mejor activar la opcin en
algunos casos y no en otros, se recomienda de manera especial que todas
las secciones del informe sean consistentes en este aspecto, es decir,
activar o desactivar la opcin en general.
Lista de detalles para la distribucin de informes
G Para acomodar cualquier variacin en las dimensiones del texto
debido a diferentes medidas de fuente de diferentes controladores
de impresora:
no ubique objetos demasiado cerca el uno del otro, e
incremente el ancho de los objetos base-texto en un 5%
aproximadamente o reduzca el tamao de la fuente.
G Considere dnde y cmo ubicar objetos base-texto multilineales. El
nmero de lneas necesario para imprimir estos objetos, puede
variar cuando se usa un controlador de impresora diferente.
G Use fuentes TrueType de Windows donde sea posible, ya que por
ser fuentes de uso comn se encuentran disponibles en todas las
versiones de Microsoft Windows.
G Use el modo ms comn del controlador de video. Se recomienda
que establezca la resolucin de su controlador de video a 640 x 480
pixeles.
G Establezca mrgenes de pgina especficos.
G No elija una impresora especfica. Elija la impresora
predeterminada a menos que su programa o informe compilado
necesite una impresora especfica.
G Una vez completado el informe y usted est satisfecho con los
resultados, active la opcin Ubicacin en forma libre en cada seccin
del informe.
G Elimine todas las lneas gua del informe.
Siguiendo esta lista de recomendaciones, su informe ser menos sensible
a los cambios de los controladores de impresoras, lo que a su vez lo har
ms propicio para ser distribuido.
Actualizacin de controladores de impresora
Con el propsito de mantener su eficiencia, Seagate Crystal Reports
demanda del controlador de impresora cada uno de los elementos de la
fuente (medidas de la fuente), tal como altura promedio del carcter,
ancho del carcter, altura de ascendentes y descendentes, espacio entre
lneas, etc. Algunas veces surgen problemas cuando se usa un
controlador de impresora anticuado que no provee dichas medidas con
exactitud. Si usted est teniendo problemas en la impresin (campos
faltantes, formato incorrecto, etc.), se recomienda que obtenga e instale la
ltima versin del controlador de su impresora. En muchos casos, estos
nuevos controladores proveern las medidas correctas de la fuente,
resolviendo de esta forma algunos de los problemas de impresin.
Distribucin del informe
Hay varias maneras de distribuir su informe.
G Puede imprimir su informe y enviarlo por los medios
convencionales.
G Puede exportar su informe en el formato de Seagate Crystal
Reports (.RPT). Usted puede exportar a un archivo de disco o a un
programa (tal como MS Excel o Word). Vea Cmo exportar informes,
pgina 144.
G Si quiere enviar su informe a travs de correo electrnico a alguien
que no tiene Seagate Crystal Reports, puede exportar el informe en
formato MS Word o Excel directamente a una carpeta Exchange
(busque en Exchange Data Access en la Ayuda en lnea de Seagate
Crystal Reports), lo mismo que a otros sistemas de correo
electrnico.
G Puede publicar el informe en Internet, exportndolo al formato
HTML. Vea Cmo exportar informes, pgina 144.
Informes compilados
Habrn ocasiones cuando usted necesite compilar un informe y
distribuirlo a usuarios que no poseen Seagate Crystal Reports.
Afortunadamente, Seagate Crystal Reports hace de la compilacin y
distribucin un proceso fcil.
Despus de compilar un informe en un archivo ejecutable (.exe), use el
Asistente de Distribucin de Informes para distribuirlo. Este Asistente:
G permite a los usuarios ver, imprimir y exportar informes, y
G comprimir y distribuir los informes compilados seleccionados,
archivos de dependencia, el archivo de instalacin del informe
distribuido (Setup.exe) y cualquier base de datos o DLL especificado.
Para ms informacin, vea Cmo compilar un informe, pgina 150 y Cmo
distribuir un informe compilado, pgina 151.
Cuando distribuya un informe, especifique los DLL y bases de datos que
desea distribuir conjuntamente. El Asistente de Distribucin de Informes
automticamente listar las bases de datos y DLL usados por el informe.
Despus, agregue o quite esta clase de archivos como mejor se acomode
a las necesidades de los usuarios del programa. Por ejemplo, los usuarios
en mercadotecnia podran necesitar acceso a operaciones de elaboracin
de informes completamente diferentes a los necesarios para los usuarios
en el rea de recursos humanos. Busque Asistente de Distribucin de
Informes en la ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
Para ms informacin, vea Cmo distribuir un informe compilado, pgina 151
y Cmo usar un informe compilado, pgina 152.
NOTA: Tambin puede incluir DLL de terceras partes, si es necesario.
Estos son archivos que estn incluidos conSeagate Crystal Reports pero
no son componentes del programa. Muy a menudo, estos DLL son
controladores de bases de datos, facilitados para tener acceso a ciertas
bases de datos.
MANOS A LA OBRA (Distribucin del informe)
Cmo exportar informes
Usted puede exportar su informe final a cierto nmero de formatos de
programas de hojas de clculo y procesadores de texto, al formato HTML,
al formato ODBC, y a varios de los formatos ms comunes de intercambio
de datos. Esto hace fcil la distribucin de la informacin. Por ejemplo,
podra usar los datos de su informe para proyectar tendencias en un
programa de hoja de clculo o mejorar la presentacin de los datos en un
programa de diseo grfico.
NOTA: Cuando exporta un informe hacia un formato de archivo
diferente al de Seagate Crystal Reports (.RPT), es posible que se pierdan
algunas propiedades del formato del informe. El programa hace lo
posible por preservar el formato original, tanto como el formato de
exportacin lo permita.
1 Active el informe que quiere exportar y haga clic en el botn
EXPORTAR de la barra de herramientas estndar.
El cuadro de dilogo Exportar aparecer en su pantalla.
4 Haga clic en el botn Aceptar para iniciar el proceso de exportacin.
Cuando exporta su informe a un archivo de disco, el cuadro de dilogo
Elegir Archivo para Exportar aparecer en su pantalla. Use los controles
en este cuadro de dilogo para seleccionar la ruta de acceso y el nombre
que quiera dar al archivo.
NOTA: Cuando exporta su informe a un programa especfico de
procesamiento de texto, base de datos u hoja de clculo, el programa
asigna al archivo la extensin propia del programa al cual se est
exportando. Pero, cuando usted exporta a uno de los formatos comunes
de intercambio de datos, el programa automticamente asigna la
extensin *.TXT a todos los archivos. Es posible, sin embargo, que el
programa en el que usted u otra persona usen los datos del informe,
quiera buscar otras extensiones especficas diferentes de *.TXT. Consulte
el manual de dicho programa para determinar la extensin correcta con
la que trabaja y cambie la extensin de su archivo a dicha extensin
usando el cuadro de edicin Nombre del archivo.
5 Haga clic en Aceptar. El programa exporta el informe a un archivo de
disco en el formato que haya especificado.
Exportacin a un
programa
Si usted exporta a otra aplicacin, el programa guarda el informe en un
archivo temporal y luego lo abre en el programa apropiado (a menos que
usted est exportando en formato HTML, en cuyo caso necesita
especificar la ruta de acceso).
Tome en cuenta que:
G Al exportar en formato ODBC, "Programa" y "Archivo de disco"
significan lo mismo.
G El nombre del archivo del informe y el nombre del archivo
temporal podran ser diferentes.
2 Seleccione el formato
para exportar el informe,
de esta lista desplegable.
3 Selecione un lugar de destino para el
archivo de esta lista desplegable.
1 Active el informe que desea exportar y luego haga clic en el botn
2 Seleccione el formato de exportacin deseado de la lista desplegable
Formato.
3 De la lista desplegable Destino, seleccione Programa como destino de
exportacin y haga clic en Aceptar.
El programa guarda el informe y lo abre en la aplicacin apropiada. Por
ejemplo, si el informe fue exportado en formato de documento Word para
Windows, el programa abre el informe en Microsoft Word.
NOTA: Si usted exporta en el formado extendido Excel 5.0, aparecer el
cuadro de dilogo Opciones de Formato, para permitirle especificar el
formato de filas y columnas del informe.
Exportacin a
Lotus Notes
Lotus Notes es una agrupacin de aplicaciones que promueve la
comunicacin y facilita los medios para compartir informacin entre
departamentos de una organizacin.
NOTA: Debe tener la versin 3.0 o ms reciente de Lotus Notes para
clientes Windows. Seagate Crystal Reports no exportar a Lotus Notes
cliente OS/2.
2 Seleccione el formato de archivo para exportar, seleccione Base de
datos Lotus Notes como destino y haga clic en Aceptar.
El cuadro de dilogo Seleccionar Base de datos aparecer en su
pantalla.
3 En el cuadro de dilogo Seleccionar Base de datos, resalte su servidor
de Lotus Notes del cuadro de lista Servidores y seleccione la base de
datos a la cual ser exportado el informe.
4 Verifique que el nombre del archivo en el cuadro de texto Nombre del
archivo sea el correcto, y haga clic en Aceptar.
El cuadro de dilogo Comentarios aparecer en su pantalla.
5 Escriba cualquier comentario que quiera que aparezca cuando otro
usuario seleccione su informe de Lotus Notes Desktop.
6 Haga clic en Aceptar para proceder a exportar el informe.
La prxima vez que un usuario se conecte a Lotus Notes y tenga acceso a
la base de datos Lotus Notes que usted seleccion, dicho usuario ver su
informe listado en Lotus Notes Desktop. El usuario puede hacer doble
clic en el nombre del archivo del informe para desplegar los comentarios
que usted escribi y hacer doble clic en el icono del informe para tener
una vista del informe completo.
Exportacin a
una carpeta
Exchange
Una carpeta Exchange puede contener notas estndar (correspondencia),
archivos e instancias de formas Exchange. Seagate Crystal Reports le
permite exportar un archivo de informe a una carpeta Exchange.
Seleccione la carpeta y el informe es almacenado en ella en el formato que
haya especificado. Para mayor informacin, busque en Acceso de datos de
Exchange en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
1 Active el informe que desea exportar y haga clic en el botn
2 Seleccione el formato de exportacin del cuadro desplegable Formato.
3 Seleccione Carpeta Exchange como destino de exportacin, del cuadro
desplegable Destino y haga clic en Aceptar.
El cuadro de dilogo Elegir Perfil aparecer en su pantalla.
4 Seleccione el perfil deseado del cuadro desplegable Nombre del perfil.
Si el perfil no aparece en la lista, haga clic en el botn Nuevo para
crearlo.
5 Haga clic en Aceptar cuando termine.
6 Cuando aparezca el cuadro de dilogo Seleccionar Base de datos una
Carpeta, resalte la carpeta en su perfil donde quiere que aparezca el
informe y haga clic en Aceptar.
El informe es exportado a la carpeta Exchange que seleccion. Se puede
tener acceso al informe mediante el cliente Microsoft Exchange.
Exportacin a
HTML
Proveer apoyo para trabajar en Internet y en redes internas corporativas
se vuelve cada da ms importante. Seagate Crystal Reports reconoce esta
importancia y proporciona facilidades para trabajar en el web.
Por medio de la exportacin de sus informes en formato HTML, Seagate
Crystal Reports le provee una nueva opcin para una distribucin rpida
y conveniente de los datos importantes de su empresa. Una vez
exportados, sus informes son accesibles con muchos de los exploradores
web ms populares, incluyendo por supuesto, Netscape y Microsoft
Internet Explorer.
2 Del cuadro desplegable Formato, seleccione uno de los formatos
HTML listados.
G Si su explorador es Netscape, seleccione el formato HTML 3.2
(Standard).
G Si su explorador es Microsoft Internet Explorer, seleccione el
formato HTML 3.2 (Draft Standard).
G La tercera opcin HTML, HTML 3.2 (Extended), es una nueva
forma de HTML que no ha sido lanzada oficialmente todava, pero
si ha sido distribuida para recibir comentarios. Si est trabajando
con esta nueva forma de HTML, seleccione este formato HTML.
3 Seleccione un destino entre las opciones presentadas en el cuadro
desplegable Destino, tal como archivo de disco, direccin de correo
electrnico, Microsoft Exchange o Lotus Notes. El resto de esta
seccin asume que usted ha seleccionado Archivo de disco para
almacenar el documento HTML en un directorio de un servidor web.
4 Haga clic en Aceptar. El cuadro de dilogo Exportar a Directorio
aparecer en su pantalla. Cuando se exporta a formato HTML, un
informe puede ocupar ms de un archivo HTML. Por esta razn, el
programa le pide el nombre del directorio hacia donde se va ha
exportar el informe y usa nombres predeterminados para los
archivos HTML. La pgina inicial HTML ser guardada como
DEFAULT.HTM. Este es el archivo que abre si quiere ver su informe
con su explorador web.
5 Seleccione un directorio existente o establezca uno nuevo para el
informe.
6 Haga clic en Aceptar. El programa exporta el informe en formato
HTML.
Exportacin a
una fuente de
datos ODBC
Seagate Crystal Reports le permite exportar informes a cualquier fuente
de datos ODBC. Si tiene una fuente de datos ODBC configurada para una
base de datos o formato de datos, puede exportar su informe a ese
formato de datos por medio de ODBC.
Por ejemplo, podra ya tener una fuente de datos ODBC configurada a
travs del Administrador de ODBC, que normalmente usa para tener
acceso a tablas de base de datos diseadas en Microsoft SQL Server.
Utilizando el cuadro de dilogo Exportar, puede seleccionar su servidor
SQL de fuente de datos y exportar su informe como una nueva tabla de la
base de datos del servidor SQL.
NOTA: Para poder exportar a un formato de base de datos ODBC en
particular, debe haber una fuente de datos ODBC configurada a travs
del Administrador de ODBC. Vea Exportacin a una fuente de datos ODBC,
pgina 148 y Fuentes de datos ODBC, pgina 639.
Exportar a una fuente de datos ODBC le permite:
G cambiar datos de una base de datos centralizada a un formato
compatible con programas DBMS locales,
G cambiar datos de un formato de una base de datos local a un
formato compatible con la base de datos centralizada,
G crear una nueva tabla de base de datos que puede ser usada como
un arreglo de datos separado en informes posteriores,
G crear una mini bodega de datos,
G manipular datos mediante la filtracin de registros, el agregado de
frmulas y eliminacin de campos para crear una nueva tabla que
provea los datos que ms necesita para su tarea.
2 Del cuadro desplegable Formato, seleccione la fuente de datos ODBC
para el formato que quiere utilizar para exportar su informe. Por
ejemplo, ODBC - CRSS le permite exportar su informe a una base de
datos Microsoft SQL Server.
3 Destino es ignorado cuando est exportando a una fuente de datos
ODBC. No necesita hacer ningn cambio en el cuadro desplegable
Destino. Simplemente haga clic en Aceptar en el cuadro de dilogo
Exportar.
4 Si su fuente de datos ODBC especfica una base de datos particular,
el informe ser exportado a esa base de datos. En caso contrario, el
cuadro de dilogo Seleccionar Base de datos aparecer en su
pantalla. Seleccione la base de datos a la cual este informe ser
agregado como una nueva tabla y haga clic en Aceptar.
5 Si la fuente de datos ODBC que selecciona necesita identificacin y
contrasea del usuario, el cuadro de dilogo Conectar o Conectar a
Servidor SQL aparecer en su pantalla. Escriba su identificacin y
contrasea y luego haga clic en Aceptar.
El cuadro de dilogo Escribir el Nombre de la Tabla ODBC aparecer
en su pantalla.
6 Escriba el nombre que quiere darle a la nueva tabla en la base de
datos y haga clic en Aceptar. El programa exporta el informe como
una nueva tabla en la base de datos que haya especificado.
NOTA: Si su informe contiene un campo binario, no le ser posible
exportarlo a una fuente de datos ODBC.
Busque en Formatos de importacin y archivos de destino en Archivos de
Ejecucin Requeridos en la Ayuda en lnea (RUNTIME.HLP).
Cmo enviar un informe por fax
Muchas aplicaciones para fax, tales como Microsoft Fax y Delrina WinFax,
le permiten configurar un controlador de impresora para poder enviar
documentos por fax a travs de un mdem. Usando uno de estos
programas, puede enviar su informe por fax desde Seagate Crystal Reports.
1 Elija el comando PREPARAR IMPRESORA del men Archivo.
El cuadro de dilogo Preparar Impresora aparecer en su pantalla.
2 Seleccione el controlador del fax del cuadro desplegable Nombre.
4 Elija el comando IMPRESORA del men Archivo|Imprimir.
El cuadro de dilogo Imprimir aparecer en su pantalla.
5 Haga clic en Aceptar para enviar su informe.
Su programa de fax aparecer, permitindole seleccionar la portada y
proveer la informacin apropiada para completar la operacin.
MANOS A LA OBRA (Informes compilados)
Cmo compilar un informe
Nota: Usted debe guardar el informe antes de compilarlo.
1 Con el informe activo, elija COMPILAR INFORME del men Informe o
haga clic en el botn COMPILAR de la barra de herramientas
suplementaria.
El cuadro de dilogo Compilar Informe aparecer en su pantalla.
2 Introduzca una ruta de acceso del archivo para el informe compilado
en el cuadro de texto Nombre del archivo compilado, o haga clic en
Examinar para buscar un nombre de archivo existente. El nombre
predeterminado es el nombre del archivo del informe con la
extensin .exe.
3 Especifique si quiere crear un elemento de programa para este
archivo ejecutable. El programa mostrar este elemento en una
ventana despus de que el informe haya sido compilado. Si usted
hace clic en S, introduzca el nombre del grupo de programas en el
cuadro de texto Grupo de programas.
4 Especifique si quiere distribuir el informe despus de compilarlo.
Vea Cmo distribuir un informe compilado, pgina 151.
G Si elige distribuir el informe despus de compilarlo, el Asistente de
Distribucin de Informes aparecer en su pantalla, al igual que la
ventana del grupo de programas especificado, con accesos directos
a los archivos de informes compilados presentes en ese grupo de
programas. Para ms informacin, vea Cmo distribuir un informe
compilado, pgina 151.
G Si usted elige no distribuir el informe inmediatamente, slo
aparecer la ventana del grupo de programas especificado, con
accesos directos a los archivos de informes compilados presentes
en ese grupo de programas.
Cmo distribuir un informe compilado
Los informes compilados, juntamente con las bases de datos y DLL
relacionadas, pueden ser distribuidos a usuarios que no poseen Seagate
Crystal Reports. Se pueden distribuir varios informes a la vez y puede
hacerse a:
G un disco de instalacin, o
G un directorio de archivos.
Hay dos procesos distintos involucrados en la distribucin; esta seccin
trata acerca de ambos. El primero es la distribucin en si; el segundo, es
la instalacin del archivo ejecutable distribuido (esta es la tarea del
usuario final).
DISTRIBUCION
1 Elija ASISTENTE DE DISTRIBUCIN DE INFORMES del men Informe, o
haga clic en el botn ASISTENTE DE DISTRIBUCIN de la barra de
herramientas Suplementaria.
El Asistente de Distribucin de Informes aparecer en su pantalla.
2 Siga los pasos del ASISTENTE DE DISTRIBUCIN DE INFORMES. Haga clic
en Construir para distribuir los informes especificados. Busque en
Asistente de Distribucin de Informes en la ayuda en lnea de Seagate
Crystal Reports.
RECIBO E INSTALACION
El programa de instalacin del Asistente de Distribucin de Informes
hace fcil para los usuarios finales instalar, ver, imprimir y exportar los
informes distribuidos.
1 Ejecute Setup.exe.
2 El programa de instalacin del Asistente de Distribucin de Informes
se abre y aparece el cuadro de dilogo Introduccin. Haga clic en
Continuar para descomprimir los archivos de distribucin en una
carpeta temporal. El programa descomprime los archivos y aparece
el cuadro de dilogo Opciones.
3 En el cuadro de texto Directorio, introduzca la ruta del directorio
donde quiere guardar el informe o haga clic en Establecer ubicacin
para buscar la ruta de un directorio existente.
4 Haga clic en Continuar. El programa proceder a instalar los archivos
de distribucin en el directorio especificado.
5 Si usted ya tiene un grupo de programas de Seagate Crystal Reports,
aparecer un cuadro de mensaje preguntndole si desea agregar el
nuevo informe a dicho grupo. Haga clic en S o No, segn el caso.
Con esto, el programa de instalacin termina y se cierra.
Cmo usar un informe compilado
1 Abra el informe compilado haciendo doble clic en el elemento del
programa.
Aparecer el cuadro de dilogo Opciones de Impresin mostrando el
nombre del archivo en la barra de ttulo.
2 En el cuadro de dilogo, use la lista desplegable Informe para
especificar el destino de impresin (imprimir el informe en una
ventana, exportar el informe o enviar el informe a la impresora) y la
hora de impresin.
3 Establezca la hora (hora y minutos) y la fecha (mes, da, ao) en los
cuadros de texto Hora y Fecha, y haga clic en AM o PM, segn sea el
caso.
4 La seccin central del cuadro de dilogo es dinmica, lo que significa
que los mensajes y botones que aparecen en ella estn determinados
por la seleccin hecha en la lista Informe (destino de impresin):
G Si usted est imprimiendo el informe en una ventana, haga clic en
Estilos de ventana para determinar la apariencia de la ventana. El
cuadro de dilogo Opciones de Estilo aparecer en su pantalla.
Use este cuadro de dilogo para especificar las opciones de estilo
(puede especificar la habilidad de traspasar, la apariencia de los
botones Cerrar y Actualizar, etc.). Si activa la casilla de verificacin
Tiene cuadro de magnificacin con nivel predeterminado, seleccione el
nivel de magnificacin predeterminado de la lista desplegable
adyacente. Luego haga clic en Aceptar para volver al cuadro de
dilogo anterior.
G Si usted est exportando el informe, haga clic en Opciones de
Exportacin. El cuadro de dilogo Exportar aparecer en su
pantalla. Seleccione el formato de exportacin de la lista
desplegable Formato y seleccione el destino de importacin de la
lista desplegable Destino. Haga clic en Aceptar. (El cuadro de
dilogo Valores Separados por Caracteres aparecer con algunos
formatos de exportacin). Introduzca el separador y el delimitador
en los cuadros de texto apropiados y luego haga clic en Aceptar.
Con algunos formatos de exportacin, aparecer el cuadro de
dilogo Formato de Nmero y Fecha. Active o desactive las
casillas de verificacin El mismo formato de nmero del informe y El
mismo formato de fecha del informe, segn su conveniencia y luego
haga clic en Aceptar. El cuadro de dilogo Exportar Archivo
aparecer en su pantalla. Seleccione un archivo de exportacin y
luego haga clic en Guardar.
G Si usted est enviando el informe a la impresora, haga clic en
Opciones de impresin. El cuadro de dilogo Imprimir aparecer en
su pantalla. Especifique las opciones de impresin y luego haga en
Aceptar.
5 Haga clic ya sea en Usar datos guardados o en Actualizar datos. Si usa
esta ltima opcin, las dos casillas de verificacin en la seccin
inferior del cuadro de dilogo se volvern activas. Active o desactive
las casillas de verificacin Modificar frmula de seleccin y Modificar
parmetros de procedimiento almacenado de acuerdo a sus necesidades.
6 Haga clic en Imprimir.
7 Repita los paso del 2 al 6 por cada impresin o exportacin adicional.
8 Haga clic en Terminado cuando termine.
MANOS A LA OBRA (Vista de informes con un
explorador web)
Cmo ver un informe con un explorador web
Su administrador o gerente de informtica tendr que configurar una red
interna o externa donde usted pueda ver sus informes en un explorador.
Contacte su administrador web para obtener la URL apropiada. El
administrador tambin puede indicarle cul visor usa su compaa. Hay
cuatro visores Crystal (Crystal Smart Viewers):
1. Crystal Smart Viewer para Java
2. Crystal Smart Viewer para ActiveX
3. Crystal Smart Viewer HTML (comn)
4. Crystal Smart Viewer para HTML (marcos)
Usando el visor apropiado, usted puede ver, imprimir y exportar sus
informes fcilmente desde un explorador web.
USO DE CRYSTAL SMART VIEWER PARA JAVA
1 Abra su informe en Crystal Smart Viewer para Java. La primera
pgina del informe solicitado aparecer dentro del visor. Se generar
un Arbol de Grupos en base a los grupos del informe.
NOTA: Podra suceder que usted no tuviera acceso a Smart Navigation
con el Arbol de Grupos. Smart Navigation podra estar desactivado para
el informe dentro del visor mismo (Crystal Smart Viewer). Si Smart
Navigation est disponible, usted puede usar el botn Smart Navigation en
Crystal Smart Viewer para activar o desactivar el Arbol de Grupos. Este
botn estar desactivado si Smart Navigation no est disponible.
2 Use los controles de pginas para desplazarse a travs del informe
pgina por pgina.
3 Use la funcin Smart Navigation en el Arbol de Grupos, si est
disponible, para desplazarse a travs del informe por grupos.
4 Haga clic en el botn Actualizar para actualizar los datos del informe.
La primera vez que se solicita el informe, el servidor Crystal Web
Report genera el informe y lo guarda en un directorio cach. Si
alguien ms solicita el mismo informe, el servidor puede enviar el
informe guardado en lugar de generar los datos nuevamente, lo que
tomara mucho tiempo.
Si los datos del informe cambian, debido a actualizaciones en la base
de datos, el informe guardado en el cach no reflejar ms los datos
reales. Use el botn Actualizar para forzar al servidor a conectarse de
nuevo a la base de datos y actualizar el informe.
5 Par buscar un valor especfico dentro del informe, escriba el valor en
el cuadro de texto Texto a buscar y haga clic en el botn Encontrar
siguiente.
Crystal Smart Viewer encontrar la primera instancia del valor dentro
del informe, si existe, y lo resaltar. Si usted necesita encontrar la
siguiente instancia del valor en cuestin, simplemente haga clic de
nuevo en el botn Encontrar siguiente.
6 Haga clic en el botn Imprimir informe para imprimir el informe en
cualquier impresora disponible por su mquina.
7 Haga clic en el botn Exportar informe para exportar el informe. El
cuadro de dilogo Exportar aparecer en su pantalla.
8 Seleccione el formato de exportacin de la lista desplegable Formato
de exportacin. Usted puede exportar usando cualquiera de los
siguientes formatos: Crystal Reports, MS Word, MS Excel y HTML.
9 Introduzca el destino de exportacin en el cuadro de texto Guardar
en, o haga clic en el botn Examinar para localizar el nombre de un
archivo de destino existente.
10 Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.
NOTA: Es posible que experimente problemas menores al desplazarse a
travs del informe en Crystal Smart Viewer para Java. Tales problemas
son el resultado de la mquina virtual Java implementada en algunos
exploradores y no tienen nada que ver con el funcionamiento de Crystal
Smart Viewer para Java. Si experimenta estos problemas, haga clic
repetidamente en el botn de desplazamiento. No mantenga el botn
presionado.
USO DE CRYSTAL SMART VIEWER PARA ACTIVEX
1 Abra su informe en Crystal Smart Viewer para ActiveX. La primera
pgina del informe solicitado aparecer dentro del visor. Se generar
un Arbol de Grupos en base a los grupos del informe.
NOTE: Podra suceder que usted no tuviera acceso a Smart Navigation
2 Use los controles de pginas para desplazarse a travs del informe
pgina por pgina.
3 Use la lista desplegable Zoom para especificar el nivel de
magnificacin del informe.
4 Use la funcin Smart Navigation en el Arbol de Grupos, si est
disponible, para desplazarse por grupo a travs del informes.
La primera vez que se solicita el informe, el servidor Crystal Web
Report genera el informe y lo guarda en un directorio cach. Si
alguien ms solicita el mismo informe, el servidor puede enviar el
informe guardado en lugar de generar los datos nuevamente, lo que
tomara mucho tiempo.
nuevo a la base de datos y actualizar el informe.
6 Para buscar un valor especfico dentro del informe, escriba el valor
en el cuadro de texto Texto a buscar y haga clic en el botn Encontrar
siguiente.
nuevo en el botn Encontrar siguiente.
7 Haga clic en el botn Imprimir informe para imprimir el informe en
cualquier impresora disponible por su mquina.
8 Haga clic en el botn Exportar informe para exportar el informe.
Aparecer el cuadro de dilogo Exportar Informe, el cual funciona
como el cuadro de dilogo Guardar como en Seagate Crystal Reports.
9 Seleccione un directorio de la lista desplegable Guardar en. El informe
ser guardado en ese directorio.
10 Introduzca un nombre de archivo en el cuadro de texto Nombre del
archivo. El informe ser guardado con ese nombre.
11 Seleccione un formato de exportacin de la lista desplegable Guardar
como tipo. El informe puede ser guardado como Crystal Report,
documento HTML, documento Word y documento Excel.
12 Haga clic en Guardar cuando termine.
NOTA: Si el informe ha sido creado usando especificaciones de
impresin diferentes a las disponibles en su sistema, usted podra
experimentar problemas de formato al intentar imprimir un informe
mostrado por Crystal Smart Viewer para ActiveX. El botn Imprimir de
Crystal Smart Viewer usa las especificaciones guardadas con el archivo
del informe. Si experimenta este tipo de problemas, consulte con el
administrador del servidor web.
USO DE CRYSTAL SMART VIEWER PARA HTML (COMUN)
1 Abra su informe en Crystal Smart Viewer para HTML (comn). La
primera pgina del informe solicitado aparecer como una pgina
HTML estndar dentro del visor.
2 Para desplazarse a travs del informe, use los controles de pginas en
la parte superior e inferior de la pgina del informe.
El servidor Crystal Web Report puede almacenar pginas HTML del
informe solicitado en un directorio cach para agilizar el tiempo de
respuesta en futuras solicitudes. Si alguien ms solicita el mismo
informe, el servidor puede enviar las pginas HTML guardadas, en
lugar de generar los datos nuevamente, lo que tomara mucho tiempo.
de datos, las pginas HTML guardadas en el cach no reflejarn ms
los datos exactos. Use el botn Actualizar para forzar al servidor a
conectarse de nuevo a la base de datos y generar nuevas pginas
HTML.
en el cuadro de texto Buscar y haga clic en el botn Buscar.
nuevo en el botn Buscar.
USO DE CRYSTAL SMART VIEWER PARA HTML (MARCOS)
1 Abra su informe en Crystal Smart Viewer para HTML (marcos). La
primera pgina del informe solicitado aparecer dentro del visor. Se
genera un Arbol de Grupos en base a los grupos en el informe.
NOTA: Podra suceder que usted no tuviera acceso a Smart Navigation
2 Use los controles de pgina en la parte superior de la ficha Vista
previa para desplazarse por pginas a travs del informe.
3 Use la funcin Smart Navigation del Arbol de Grupos, si est
disponible, para desplazarse por grupos a travs del informe.
El servidor Crystal Web Report puede almacenar el informe solicitado
en un directorio cach para agilizar el tiempo de respuesta en futuras
solicitudes. Si alguien ms solicita el mismo informe, el servidor
puede enviar el informe guardado, en lugar de generar los datos
nuevamente, lo que tomara mucho tiempo.
nuevo a la base de datos y generar nuevas pginas HTML.
en el cuadro de texto Texto a buscar y haga clic en el botn Buscar
siguiente.
nuevo en el bot Buscar siguiente.
Temas relacionados
Cmo traspasar en datos resumidos, pgina 85
Ordenamiento, Agrupamiento y Totalizacin, pgina 263
Tutorial - Lista de Clientes 159
7 Tutorial - Lista de Clientes
Introduccin, pgina 160
Comienzo, pgina 161
Seleccin de registros, pgina 175
Agrupamiento y ordenamiento, pgina 179
Finalizacin del informe, pgina 183
Introduccin
El siguiente tutorial ha sido diseado para darle confianza al momento de
crear su primer informe.
Usted comienza aprendiendo los conceptos bsicos - conectndose a una
base de datos, poniendo algunos campos en su informe y luego
seleccionando registros especficos para ser incluidos. Tambin
aprender cmo:
G insertar y mover un campo de base de datos,
G agregar y editar un ttulo,
G ver su informe en la ficha Vista previa para poder afinar su trabajo,
G usar el Asistente de Seleccin para asegurarse que su informe
incluya slo los datos que necesita,
G mover objetos,
G agrupar y ordenar datos,
G insertar imgenes e
G imprimir su informe.
Antes de
comenzar
Este tutorial asume que usted est familiarizado con Microsoft Windows
y por lo tanto, usa nombres convencionales y procedimientos comunes al
entorno de Windows. Si no est familiarizado con Windows, podra
encontrar problemas para entender procedimientos bsicos tales como
desplazarse y hacer clic. Por favor refirase a la documentacin que viene
con Microsoft Windows para una mayor explicacin acerca de estos
procedimientos. Tambin, vea Representacin de comandos, botones, teclas y
controles en este manual, pgina 3, para una descripcin de las convenciones
usadas en este manual.
El programa asigna automticamente la fuente Times New Roman, a 10
puntos, para todas las secciones. Si usted ha cambiado la fuente
predeterminada o si su impresora no contiene esta fuente, el tamao del
campo, el espaciado del campo y el diagrama de la pantalla, sern
diferentes a los que se incluyen en este tutorial.
Este tutorial ha sido diseado usando Microsoft Windows 95 y Win NT
4.0. Las ilustraciones de la pantalla podran variar ligeramente si usted
est usando Windows 3.1 o NT 3.51.
Si no est familiarizado con el entorno de Seagate Crystal Reports, por
favor revise las siguientes secciones antes de comenzar este tutorial.
G Introduccin al Entorno de Seagate Crystal Reports, pgina 45 donde se
explica la ventana principal del programa, las fichas Diseo y
Vista Previa, la barra de men, la barra de herramientas estndar y
suplementaria, la barra de formato y la barra de estado, as como
tambin otras funciones del programa.
G Cmo agregar, eliminar y mover lneas gua, pgina 78 y Cmo mover y
ubicar objetos usando las lneas gua, pgina 80.
G Otros conceptos fundamentales, pgina 72 donde se describe cmo
trabajar con la cuadrcula, cmo ubicar objetos en forma libre
usando lneas gua, as como tambin una descripcin de cmo
trabajar con secciones y objetos.
Comienzo
En este tutorial ser introducido al programa a medida que produzca el
informe Lista de Clientes. Este es uno de los ms bsicos informes de
negocios y contiene informacin tal como Nombre del Cliente, Ciudad,
Regin y Nombre del Contacto.
Creacin de su
informe
1 Haga clic en el botn NUEVO de la barra de herramientas estndar.
La Galera de Informes aparecer en su pantalla.
La Galera de Informes contiene varios botones. Estos botones abren
los Modelos que le guan a travs de la creacin de tipos de informes
especficos. Ya que en este tutorial estar aprendiendo conceptos en
materia de informes, puede pasar por alto los Modelos y elaborar su
propio informe partiendo desde el principio. Despus de haber
completado este tutorial, quizs quiera elaborar algunos informes
usando los Modelos para decidir cual mtodo de elaboracin de
informes es el ms adecuado para su estilo de trabajo.
2 Haga clic
en el botn
Personalizado.
La Galera de Informes se expande para mostrar las opciones de
informes personalizados.
La Galera de Informes desaparece y el cuadro de dilogo Elegir
Archivo de Base de Datos aparecer en su pantalla.
NOTA: Tambin puede crear informes basados en fuentes de datos SQL/
ODBC, archivos de diccionarios o archivos de consulta. Vea Crystal SQL
Designer, pgina 501 y Diccionarios, pgina 523 para mayor informacin.
Seleccin de una
base de datos
para usar
El paso siguiente para crear un informe es seleccionar una base de datos.
Seleccione la base de datos de muestra XTREME.MDB para este tutorial.
1 En el cuadro de dilogo Elegir Archivo de Base de Datos, seleccione
el archivo XTREME.MDB del cuadro de lista Nombre de Archivo. Este
archivo fue instalado en el directorio \Archivos de
Programa\Seagate Software\Crystal Reports, o el directorio en el
que reside el programa.
2 Haga clic en Abrir para abrir el archivo.
Informe Personalizado.
4 Haga clic en el
botn Archivo.
El cuadro de dilogo Seleccionar Tablas aparecer en su pantalla.
3 Debido a que usted nicamente trabajar con clientes en este tutorial,
slo necesitar seleccionar la tabla Cliente. Haga clic en Cliente para
resaltarla y haga clic en Aceptar.
La ficha Diseo aparece con el cuadro de dilogo Insertar Campos
activo.
NOTA: Si elige ms de una tabla en el cuadro de dilogo Seleccionar
Tablas, el Asistente de Vnculo Visual aparecer en su pantalla. Para
mayor informacin acerca de vnculos, vea Cmo agregar y vincular tablas
mltiples, pgina 113 y busque Indice de temas de Vnculo Visual en la Ayuda
en lnea de Seagate Crystal Reports.
Secciones del
informe
La ficha Diseo est dividida en cinco secciones: Encabezado del informe
(EI), Encabezado de pgina (EP), Detalles (D), Pie del Informe (PI) y Pie de
pgina (PP). Si en algn momento no est seguro en cual seccin del
informe est trabajando, simplemente vea el rea sombreada a la
izquierda del informe donde se muestran los nombres de las secciones o
las iniciales que designan tales nombres. Vea Ficha Diseo, pgina 62.
G Si activ la casilla de verificacin Nombres de seccin cortos en diseo
en el cuadro de dilogo Opciones antes de leer este tutorial, los
nombres de las secciones Encabezado del informe, Encabezado de
pgina, Detalles, Pie del Informe y Pie de pgina, aparecern como EI,
EP, D, PI y PP respectivamente.
1 Elija el comando OPCIONES en el men Archivo. El cuadro de dilogo
Opciones aparecer con la ficha Esquema activa.
2 Active la casilla de verificacin Mostrar nombres abreviados de seccin
en diseo.
3 Haga clic en Aceptar para regresar a su informe.
Insercin de un
campo
El cuadro de dilogo Insertar Campos aparecer automticamente con la
ficha Base de datos activa ya que es casi seguro que querr insertar
campos de base de datos cuando crea un informe nuevo.
Este cuadro de dilogo est diseado para permanecer en la pantalla
hasta que usted haga clic en el botn Cerrar. Todas las tablas disponibles
para usar en su informe estn puestas en lista en este cuadro.
Puede mover el cuadro de dilogo hacia otra parte de la pantalla,
haciendo clic en la barra pequea y arrastrndolo a su nueva posicin.
Tambin puede ajustar el cuadro de dilogo arrastrando una de sus
orillas con el cursor de ajuste. Vea Cursores, pgina 59.
De ahora en adelante, comenzar a poner objetos en su informe
insertando el campo Nombre del Cliente.
Primero, familiarcese con la ficha Base de datos del cuadro de dilogo
Insertar Campos.
La tabla Cliente.
Los campos en la tabla
Cliente.
1 Resalte el nombre de un campo en el cuadro de dilogo haciendo clic
en el nombre una vez. Cuando resalta el nombre del campo, puede
revisar los valores para ese campo as como tambin el tipo y tamao
del campo haciendo clic en el botn Examinar.
El cuadro de dilogo Examinar aparecer en su pantalla con una lista
de nombre, tipo y longitud del campo, y un subconjunto de valores de
campo.
3 Resalte el campo Nombre del Cliente y arrstrelo hacia adentro de la
seccin Detalles de su informe.
A medida que arrastra el campo en su informe, aparece un marco de
objeto con el cursor de flecha.
G El marco de objeto representa el objeto que ha seleccionado para
ubicarlo.
G El tamao del marco de objeto es aproximadamente el mismo que
el tamao del dato en el campo seleccionado.
4 Mueva el marco de objeto lo ms que pueda hacia la izquierda de la
seccin Detalles. Si mueve el campo demasiado a la izquierda, el
cursor de flecha se transformar en cursor de parar, indicando que
no puede arrastrar el campo sobre esa parte de la pantalla. Vea
Cursores, pgina 59. Recuerde que no puede poner ningn objeto
fuera del margen de la pgina.
2 Cuando termine de revisar los datos,
haga clic en el botn Terminado para
regresar al cuadro de dilogo Insertar
Campos.
La ficha Diseo debe lucir similar a la siguiente ilustracin:
Interpretacin
de los campos
Antes de seguir adelante, observe el campo que puso en la seccin
Detalles.
G Primero que todo, el marco de objeto indica que cuando se
imprime el informe, el valor del campo aparecer exactamente
donde est ubicado el cuadro.
G Las letras X en el marco de objeto indican que el campo de la base
de datos contiene cadenas de caracteres. Otros tipos de datos
tienen diferentes representaciones. Por ejemplo, un dato numrico
es representado por $55,555.56.
G El nmero de letras X en el marco de objeto representa el ancho del
dato, es decir, el nmero mximo de caracteres en el campo tal
como se define en la base de datos. El ancho del marco de objeto es
el ancho del campo (la cantidad de espacio designado al campo
para los efectos de impresin). Inicialmente est establecido al
ancho necesario para desplegar el mximo nmero de caracteres
en el campo (usando la fuente seleccionada en el campo). Puede
cambiar este ancho ajustando el tamao del campo.
G El tamao de las X indica el tamao en puntos seleccionado para
los caracteres en el campo.
G La fuente y estilo (negrita, subrayado, etc.) usados para desplegar
las X indican la fuente y el estilo seleccionados para los caracteres
en el campo. Ms adelante en este tutorial, aprender cmo hacer
cambios a estos atributos.
G El espacio entre lneas es ajustado al tamao en puntos
seleccionado para los caracteres en el campo.
Seleccin de
campos
Cuando se selecciona un campo, el marco de objeto aparece con un
controlador (cuadro) en cada una de sus orillas: superior, inferior,
izquierda y derecha. Estos controladores indican que el campo est
seleccionado y por lo tanto, activo. Para hacer cualquier operacin con un
campo (cambiar la fuente, moverlo, etc.), primero debe ser seleccionado.
G Ubique el cursor dentro del marco de objeto y haga clic una vez.
Los controladores aparecen, indicando que el objeto est
seleccionado.
G Mueva el cursor hacia afuera del marco de objeto y haga clic en
una parte vaca de la ventana. Los controladores desaparecen.
Eso es todo lo que se hace para activar y desactivar objetos.
Ajuste del
tamao de un
campo
Para ajustar el tamao del campo, proceda de la siguiente forma:
1 Haga clic en el campo Nombre del Cliente para seleccionarlo.
2 Presione la tecla CTRL y haga clic en el encabezado del campo. Esta
operacin selecciona ambos objetos.
3 Mueva el cursor sobre el controlador de ajuste en la orilla derecha de
los campos hasta que el cursor cambie al cursor de ajuste. Vea
Cursores, pgina 59.
4 Ajuste el tamao de los campos hacia la izquierda hasta que tengan
aproximadamente dos pulgadas de largo.
Adicin de otros
campos
A continuacin, insertar dos campos adicionales en su informe. Esta vez,
sin embargo, los insertar al mismo tiempo, usando la combinacin
CTRL-clic.
1 Resalte el campo Ciudad en el cuadro de dilogo Insertar Campos,
presione la tecla CTRL y resalte el campo Pas. Libere la tecla CTRL. Si
desplaza el cursor a travs de la lista de campos, se dar cuenta que
ambos campos permanecen seleccionados.
NOTA: Usando la combinacin CTRL-clic le permite elegir campos no
continuos. Puede usar la combinacin MAYUS-clic para seleccionar
campos continuos en la lista.
2 Haga clic en el botn Insertar para ubicar los campos.
3 Mueva el cursor sobre su informe. Un cuadro de objeto aparece
juntamente con el cursor de flecha.
4 Ponga los campos a la derecha del campo Nombre del Cliente. Haga
clic una vez para insertar los campos. Ambos campos aparecen en la
seccin Detalles de su informe en el mismo orden en que aparecen en
la lista en el cuadro de dilogo Insertar Campos.
Revisin de su
trabajo
Ahora veamos cmo luce su informe despus de haber insertado y
ubicado tres campos.
1 Haga clic en el botn VISTA PREVIA de la barra de herramientas
estndar para activar la ficha Vista previa.
Su pantalla se ver similar a esta ilustracin:
NOTA: La primera vez que revisa su informe, debe hacer clic en el botn
VISTA PREVIA de la barra de herramientas estndar para activar la ficha
Vista previa. Esta aparece a la derecha de la ficha Diseo. Despus,
simplemente puede alternar entre disear y revisar su informe haciendo
clic en la lengeta de la ficha correspondiente.
Aqu tiene el comienzo de un informe de lista de clientes, pero todava
hay ms campos que deben ser agregados.
2 Cuando termine de revisar su informe, regrese a la ficha Diseo
haciendo clic una vez en la lengeta correspondiente.
Cmo ver los
nombres de los
campos
Las formas de representar los diferentes tipos de datos ya han sido
tratadas, pero habr oportunidades cuando usted quiera ver los nombres
de los campos en la ficha Diseo.
El cuadro de dilogo Opciones aparecer con la ficha Esquema activa.
Ahora, en la ficha Diseo, ver los nombres actuales de los campos en
lugar de las representaciones de sus respectivos tipos de datos (X, $, #,
etc.).
Combinacin de
campos en un
objeto de texto
En lugar de agregar los campos Nombre del Contacto y Apellido del
Contacto como objetos separados, usted puede insertar ambos campos en
un objeto de texto. Esto le permite controlar el formato de ambos
haciendo cambios slo a uno de ellos. Los campos que son insertados en
un objeto de texto, son acortados automticamente (no tienen espacios en
blanco al principio, ni al final). Esto es importante ya que un campo tiene
tamao fijo, mientras que los datos en los campos pueden variar en
tamao, dejando espacio en blanco innecesario.
Aparecer un marco de objeto junto al cursor de flecha a medida que
mueve el cursor sobre su informe.
2 Inserte el campo a la derecha de los campos en la seccin Detalles. La
ficha Diseo automticamente se desplaza a la derecha, si es
necesario, a medida que arrastra el campo. Cuando hace clic para
2 Active la casilla de verificacin Mostrar nombres
de campos y haga clic en Aceptar cuando termine.
ubicar el objeto, aparece un objeto de texto y la regla horizontal de la
ficha Diseo se transforma en una regla con tabulador que se usa
para editar el objeto de texto. Cuando hace clic en un rea vaca del
informe o de un objeto de campo, aparece la regla estndar de la
ficha Diseo.
3 Haga clic una vez en la orilla del objeto de texto para seleccionarlo
para ajuste de tamao. Aparecern controladores en los cuatro lados
del objeto.
4 Mueva el cursor sobre el controlador de la derecha del objeto de texto
y aumente el ancho aproximadamente una pulgada. Es posible que
necesite desplazarse a la derecha y continuar ajustando el ancho del
objeto.
5 Haga doble clic en el objeto de texto para seleccionarlo para edicin.
Fjese que ahora el punto de insercin dentro del objeto de texto est
intermitente.
6 Resalte el campo Apellido del Contacto en el cuadro de dilogo
Insertar Campos. Recuerde que puede mover el cuadro de dilogo
Insertar Campos tomndolo por la barra de ttulo, arrastrndolo y
ubicndolo donde quiera.
7 Haga clic en el botn Insertar.
8 Mueva el cursor sobre el objeto de texto hasta que se convierta en
cursor de Arrastrar y colocar. Vea Cursores, pgina 59.
9 Haga clic una vez para ubicar el campo en el objeto de texto.El cursor
aparece ahora despus del campo Apellido del Contacto dentro del
objeto de texto.
10 Escriba una coma y un espacio despus del Apellido del Contacto.
11 En el cuadro de dilogo Insertar Campos, resalte el campo Nombre
del Contacto.
12 Haga clic en el botn Insertar.
13 Mueva el cursor sobre el objeto de texto hasta que se convierta en
cursor de arrastrar y ubicar. Mueva el cursor hacia la derecha de la
coma y el espacio que acaba de escribir y haga clic una vez. El campo
ser insertado a la derecha de la coma y el espacio.
14 La operacin de insertar campos ha sido completada. Ahora, haga
clic en el botn Cerrar en el cuadro de dilogo Insertar Campos.
15 Haga clic en la ficha Vista previa para ver los campos que acaba de
ubicar.
Su informe debe ser similar a la siguiente ilustracin.
Adicin de un
resumen de
informacin
El siguiente paso es agregar un resumen de informacin a su informe.
Esta informacin le permite especificar el autor, ttulo y materia del
informe, as como tambin cualquier palabra clave o comentario que
tenga sobre el informe. Tambin puede especificar si ha utilizado una
plantilla para elaborarlo. Cuando agrega un resumen de informacin, los
usuarios pueden rpidamente encontrar cualquier informacin
relacionada con el informe. El resumen de informacin tambin
aparecer en la aplicacin Vista rpida del informe. Elija Informes a la
vista en el men del programa de Seagate Crystal Reports.
1 Elija el comando RESUMEN DE INFORMACIN del men Archivo. El
cuadro de dilogo Propiedades del Documento aparece con la ficha
Resumen activa.
2 Escriba la informacin acerca de su informe en los cuadros
correspondientes tal como se muestra en la ilustracin anterior.
Asegrese de escribir el ttulo Lista de Clientes en el cuadro de
texto Ttulo. Esta informacin ser usada en la siguiente seccin del
tutorial.
Adicin de un
ttulo
Como puede ver, el informe luce incompleto sin un ttulo. Aunque puede
agregar un ttulo usando un objeto de texto, tambin puede indicarle al
programa que tome la informacin del ttulo directamente del cuadro de
texto Ttulo del cuadro de dilogo Propiedades del Documento.
1 Haga clic en la ficha Diseo para activarla.
Aparece el cuadro de dilogo Insertar Campos con la ficha Otros
activa.
3 Seleccione el campo Ttulo del informe y haga clic en el botn
Insertar.
4 Mueva el cursor sobre su informe. Un marco de objeto aparecer en
su pantalla.
5 Ubique el marco del objeto en la esquina superior izquierda de la
seccin Encabezado de pgina (EP) de su informe y haga clic una vez
para poner el objeto.
6 Haga clic en la ficha Vista previa para revisar sus cambios.
Como puede ver, el objeto ttulo del informe muestra el ttulo que escribi
en el cuadro de texto Ttulo del cuadro de dilogo Propiedades del
Documento.
Formato de
objetos
Ahora puede dar formato al ttulo del informe. Esta vez, sin embargo,
permanecer en la ficha Vista previa para hacer el trabajo. Esto le har
ms fcil ver su trabajo mientras cambia el formato del ttulo.
1 Para centrar el ttulo, primero necesita expandir el cuadro del campo
del ttulo de tal manera que sea del mismo ancho del dato en su
informe. Para hacer esto, haga clic en el objeto para seleccionarlo.
2 Ubique su cursor en la orilla derecha del objeto hasta que se
convierta en cursor de ajustar. Arrastre la orilla derecha del cuadro
hasta que se empareje con la orilla derecha del dato en el objeto del
campo Nombre del Contacto.
De esta manera ha creado un campo que se extiende del borde
derecho al borde izquierdo de su informe.
3 Con el objeto ttulo del informe an seleccionado, haga clic en el
botn CENTRAR de la barra de formato.
El ttulo es centrado dentro del objeto.
4 Haga clic con el botn derecho del mouse en el objeto y elija el
comando CAMBIAR FUENTE del men contextual.
El Editor de Formato aparece con la ficha Fuente activa. Busque en
Editor de Formato en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
5 Destaque el ttulo del informe an ms eligiendo Negritas del cuadro
desplegable Estilo y 16 puntos (u otro tamao de acuerdo a la fuente
que est usando) del cuadro desplegable Tamao.
6 Cambie el color del texto eligiendo Castao del cuadro desplegable
Color. Fjese que el cuadro Muestra ejemplifica cmo lucir el texto.
8 Ajuste el tamao del objeto verticalmente para acomodar el tamao
del ttulo del informe.
Despus de estos cambios en el formato, el ttulo sobresale en su informe.
Adicin de un
encabezado de
campo
Como puede ver, el campo Nombre del Contacto es el nico que no tiene
encabezado. En esta seccin crear un encabezado usando un campo de
texto.
1 Regrese a la ficha Diseo.
Un marco de objeto aparece junto al cursor de flecha a medida que
mueve el cursor sobre su informe.
3 Ponga el objeto en la seccin Encabezado de pgina (EP) arriba del
objeto Nombre del Contacto.
4 Escriba Nombre del Contacto en el objeto de texto.
5 Mientras que el objeto de texto est todava en el modo de edicin,
resalte el encabezado del campo.
6 Haga clic en el botn SUBRAYADO de la barra de formato.
Ahora el campo Contact Name tiene un encabezado que luce tal como el
resto de los ttulos de los campos.
Cmo guardar su
informe
1 Para guardar su trabajo, haga clic en el botn GUARDAR de la barra de
herramientas estndar. Ya que esta es la primera vez que est
guardando el informe, el cuadro de dilogo Guardar Archivo Como,
aparece mostrando automticamente el directorio donde reside el
programa.
2 Escriba CUSTLIST.RPT en el cuadro de edicin Nombre del archivo y
haga clic en el botn Guardar. Su informe es guardado en el directorio
donde reside el programa.
3 Haga clic en la ficha Vista previa para revisar su informe.
Su informe debe lucir similar a la siguiente ilustracin:
Felicitaciones! Usted acaba de crear un informe bsico de listas. Durante
el resto de este tutorial continuar afinando su informe.
Seleccin de registros
Seagate Crystal Reports le permite limitar o restringir los registros que
sern incluidos en el informe. En esta seccin aprender a:
G seleccionar los registros que quiere incluir en su informe, y
G guardar su informe incluyendo su criterio de seleccin.
Por ejemplo, podra ser til tener una lista de clientes que muestre
solamente los clientes de los Estados Unidos (EE. UU.). Los datos de
muestra contienen registros de clientes de los Estados Unidos y clientes
internacionales. El programa facilita la elaboracin de listas restringidas,
usando el Asistente de Seleccin. Vea Seleccin de Registros y Grupos,
pgina 243.
Establecimiento
de su criterio de
seleccin
Cuando se desplaza a travs del informe, ver que contiene informacin
de clientes de diferentes pases. En este paso, usted limitar los datos de
todos los pases, con excepcin de los Estados Unidos.
1 Para comenzar, haga clic en la ficha Diseo para regresar al modo de
diseo.
2 Haga clic en un rea vaca de su informe para desactivar cualquier
campo que estuviera seleccionado.
3 Haga clic en el botn ASISTENTE DE SELECCIN de la barra de
El cuadro de dilogo Elegir Campo aparecer en su pantalla.
Este cuadro de dilogo muestra una lista con dos secciones. La seccin
Campos del Informe contiene la lista de los campos que existen en su
informe, mientras que la seccin Campos de la Base de Datos contiene la
lista de los campos disponibles en cada una de las tablas.
4 Ya que usted basar la seleccin de registros en el campo pas, elija
{cliente.PAIS} del cuadro de lista Campos y haga clic en Aceptar.
El Asistente de Seleccin aparecer en su pantalla.
Su tarea en este cuadro de dilogo es imaginar que est completando
la siguiente frase:
Seleccione todos los registros donde el PAIS del
cliente es
Usted completa la frase con la condicin que quiere que el programa
use al seleccionar los registros para su informe. Al presente la
condicin es cualquier valor, lo que implica la falta de restricciones.
5 Haga clic en la flecha a la derecha del cuadro desplegable para ver
qu otras opciones estn disponibles. Ya que usted slo desea
aquellos registros donde el Pas es igual a EE.UU., seleccione la
condicin igual qu. Un nuevo cuadro de lista aparece a la derecha.
Ahora la frase dir:
Seleccione todos los registros donde el pas del
cliente es igual a
Todo lo que necesita para completar esta frase es el valor EE.UU.
6 Haga clic en la flecha del cuadro desplegable. Aparece una lista de
todos los valores para el campo pas. Seleccione EE. UU. de la lista.
Ahora la frase dir:
Seleccione todos los registros donde el pas del
cliente es igual a EE. UU.
7 Haga clic en Aceptar para regresar a la ficha Diseo.
8 Haga clic en la ficha Vista previa para revisar el resultado de su
trabajo.
9 Guarde esta versin del informe sin cambiar el informe original,
eligiendo el comando GUARDAR COMO del men Archivo y
nombrando el nuevo informe como EEUU.RPT.
Felicitaciones! Ha comenzado a dar formato a su informe y le ha
agregado un criterio de seleccin. An ms, ha aprendido cmo
manipular sus datos. Ahora tiene una buena idea de la clase de informes
que puede preparar. Tal como puede ver, es un programa fcil de utilizar.
Eliminacin de
un campo
Ahora que su informe slo contiene registros de los Estados Unidos, ya
no se hace necesario desplegar el campo Pas en el cuerpo del informe.
Antes de continuar, elimine dicho campo.
1 Seleccione el campo Pas y el encabezado de la columna Pas, usando
la combinacin CTRL-clic.
2 Presione la tecla SUPRIMIR en su teclado. Es todo lo que tiene que
hacer para eliminar un campo de su informe.
Ahora su informe debe lucir similar a la siguiente ilustracin:
Balance del
espacio entre
campos
Ahora que el campo Pas ha sido eliminado, existe demasiado espacio en
blanco entre los campos Ciudad y Nombre del Contacto. Podra dejar este
espacio tal como est, pero sera ms fcil leer el informe si las columnas
estuvieran mejor proporcionadas a lo ancho de la pgina.
1 Regrese a la ficha Diseo. Seleccione el campo Nombre del Contacto
y su encabezado de campo usando la combinacin CTRL-clic.
2 Ponga su cursor sobre uno de los objetos de texto seleccionados y
arrstrelos hacia la izquierda, ms cerca al campo Ciudad.
3 Haga clic en la ficha Vista previa y revise su trabajo nuevamente.
El espacio entre los campos est mejor, pero el ttulo del informe no
parece estar centrado.
4 Haga clic en el objeto ttulo del informe para seleccionarlo.
5 Ponga el cursor en el controlador derecho del objeto hasta que se
transforme en cursor de ajuste. Arrastre la orilla derecha del marco
del objeto hasta que se empareje con la orilla derecha de los datos en
el objeto del campo Nombre del Contacto.
El ttulo del informe se centra automticamente basado en el tamao
del objeto que lo contiene.
Agrupamiento y ordenamiento
Los informes pueden ser agrupados y ordenados en una variedad de
formas. Las herramientas para agrupar y ordenar le proveen mucha
flexibilidad para personalizar sus informes.
Agrupacin de
su informe
En muchos informes usted necesita dividir los datos en grupos para
hacerlos ms fcil de leer y entender. Seagate Crystal Reports le permite
hacer esto fcilmente. En este ejemplo, agrupar los clientes por regin y
luego los ordenar alfabticamente dentro de cada grupo.
1 En la ficha Diseo, haga clic en el botn INSERTAR GRUPO de la barra
de herramientas suplementaria.
El cuadro de dilogo Insertar Grupo aparecer en su pantalla.
2 Seleccione el campo Regin de la tabla Cliente en el primer cuadro
desplegable.
El programa tomar todos los registros con el mismo valor en el
campo Regin y los pondr juntos en un grupo en su informe.
3 Seleccione en orden ascendente del segundo cuadro desplegable. El
agrupamiento por regin ser desplegado en su informe en orden
alfabtico ascendente.
Observe que ahora aparecen dos nuevas regiones en la ficha Diseo:
EG1 (Encabezado de grupo) y PG1 (Pie de grupo). El programa
muestra de esta manera que el informe ha sido agrupado.
5 Haga clic en la ficha Vista previa para ver cmo luce su informe.
6 Si el Arbol de Grupos no est visible, haga clic en el botn MOSTRAR/
OCULTAR RBOL DE GRUPOS de la barra de formato para ver los
grupos incluidos en el informe.
Puede ver cualquier grupo que le interese haciendo clic en el nombre del
grupo en el Arbol de Grupos. Por ejemplo, si le gustara ver el grupo de
clientes de Texas, simplemente haga clic en TX en el Arbol de Grupos. El
programa se adelantar al grupo de Texas, desplegndolo en la ficha Vista
previa. El Arbol de Grupos le permite adelantarse rpidamente a cualquier
grupo especfico de su inters, en lugar de tener que desplazarse a travs
del informe en busca de dicho grupo. Para mayor informacin acerca del
Arbol de Grupos, vea Vista Arbol de Grupos, pgina 68.
NOTA: En muchos de sus informes, quizs quiera insertar resmenes,
subtotales y totales generales. Por ejemplo, si estuviera creando un
informe de ventas en lugar de una lista de clientes, sera bueno calcular el
total de ventas para cada regin. Vea Ordenamiento, Agrupamiento y
Totalizacin, pgina 263.
Significado de
los encabezados
de grupo
dinmicos
Cuando usted inserta un grupo, automticamente se inserta el campo
Nombre de grupo en la seccin Encabezado de Grupo de su informe. El
campo muestra el nombre actual del grupo. Por ejemplo, si agrupa por
regiones, cuando vea su informe en la ficha Vista previa, el encabezado
de grupo para el grupo CA (California) aparecer como CA.
El formato del nombre de un grupo de campos se establece
automticamente de forma que sobresalga de los registros en el grupo.
Ordenamiento
de registros
En un informe tpico de lista de clientes, los nombres de los clientes son
puestos en la lista alfabticamente. En este ejemplo usted ordenar los
nombres de los clientes alfabticamente dentro de su correspondiente
regin.
1 En la ficha Vista previa, haga clic en el botn ORDENAR de la barra de
El cuadro de dilogo Direccin de ordenamiento de registros
aparecer en su pantalla.
G El cuadro Campos del Informe muestra todos los campos contenidos
en el informe. Puede elegir ordenar en base a cualquiera de estos
campos.
G El cuadro Ordenar Campos muestra los campos que ya estn
ordenados en el informe. Debido a que el campo regin ya est
ordenado, el ordenamiento que usted har ser dentro de cada
regin y no para el informe completo.
2 Resalte el campo Nombre del Cliente y haga clic en el botn Agregar.
Fjese que ahora el campo aparece en el cuadro Ordenar Campos.
3 Haga clic en la opcin Ascendente del cuadro Direccin de ordenamiento
y haga clic en Aceptar.
Fjese que los registros dentro de cada grupo estn en orden alfabtico.
Finalizacin del informe
Queda todava un paso ms para terminar su informe, agregar el logotipo
de la compaa en la parte superior de la primera pgina del informe.
Insercin de un
logotipo
En esta seccin, colocar el logotipo de la compaa en la parte superior
de la primera pgina del informe.
1 En la ficha Diseo, haga clic en el botn INSERTAR IMAGEN de la barra
de herramientas suplementaria. El cuadro de dilogo Abrir
2 Elija el archivo xtreme.bmp y haga clic en Abrir. Aparece un marco
de objeto a medida que mueve el cursor sobre el informe. El marco
representa el logotipo que pondr.
3 Ubique el marco de objeto en la esquina superior izquierda de la
seccin Encabezado del informe (EI) y haga clic una vez.
Poner el logotipo en la seccin Encabezado del informe asegura que
slo se imprima en la primera pgina de su informe. Vea
Caractersticas del rea de impresin, pgina 64.
NOTA: Aunque no parece que haya suficiente espacio en la seccin
Encabezado del informe cuando ubica el grfico, la seccin se expandir
automticamente para acomodar la imagen.
4 Haga clic en la ficha Vista previa para ver su informe.
Su informe final debe lucir como la siguiente ilustracin:
5 Guarde su informe haciendo clic en el botn GUARDAR de la barra de
Usted acaba de terminar su primer informe. Es un informe
extraordinario, pero fcil de hacer usando Seagate Crystal Reports.
Temas relacionados
Para obtener informacin acerca de la distribucin de su informe
(imprimir, exportar, etc.) vea Impresin, Vista y Exportacin, pgina 131.
Informes con Datos OLAP 185
8 Informes con Datos OLAP
Utilizacin de datos OLAP, pgina 186
Generacin de informes OLAP con Seagate Crystal Reports, pgina 187
Objetos de cuadrcula OLAP, pgina 187
Actualizacin de la ubicacin de una base de datos OLAP, pgina 188
Utilizacin de datos Hyperion Essbase (Mtodo de Codificacin), pgina 189
Utilizacin de datos Hyperion Essbase (Mtodo de Codificacin), pgina 189
Utilizacin de Informix MetaCube (Mtodo MetaCube SQL), pgina 197
MANOS A LA OBRA (Generacin de informes con datos OLAP), pgina 198
Introduccin
Aunque las bases de datos relacionales tales como SQL Server y bases de
datos PC son las fuentes de datos ms comunes, Online Analytical
Processing (OLAP) y Multi-Dimensional Data (MDD) se estn
convirtiendo rpidamente en formatos populares de almacenamiento y
anlisis de datos. Seagate Crystal Reports provee la misma funcionalidad
para trabajar con fuentes de datos OLAP, que la que provee para datos
relacionales.
NOTA: El trmino OLAP se usa en este manual para referirse a todas las
formas comunes de sistemas de almacenamiento y acceso de datos OLAP
y multidimensionales.
Muchas de las herramientas y cuadros de dilogo que provee el
programa para trabajar con datos OLAP, requieren un conocimiento
previo de conceptos OLAP. Asegrese de familiarizarse con los
conceptos OLAP y su programa OLAP antes de comenzar a disear
informes basados en datos OLAP. Si ya tiene experiencia con OLAP, este
captulo le provee la informacin que necesita para trabajar datos OLAP
con Seagate Crystal Reports, la solucin ms completa para analizar
cualquier tipo de datos.
Utilizacin de datos OLAP
Seagate Crystal Reports ahora integra algunas de las herramientas OLAP
ms poderosas para la creacin y diseo de informes. Si su empresa
utiliza el poder multidimensional de OLAP, usted podr disear coplejos
informes OLAP con Seagate Crystal Reports.
NOTA: Si no est seguro que su compaa usa OLAP, comunquese con
su Administrador.
Muchos productos OLAP le permiten manipular dimensiones rpida y
fcilmente y traspasar en relaciones de datos complejas, a travs de hojas
de clculo del lado del cliente y programas de calculo. Sin embargo, slo
Seagate Crystal Reports hace posible aplicar las caractersticas ms
poderosas de generacin de informes disponibles para sus datos OLAP.
No slo la evaluacin de datos multidimensionales, sino tambin dar
formato a esos datos con informes a calidad de presentacin, y
finalmente, la distribucin de sus datos en cualquier formato y a
cualquier sitio.
Generacin de informes OLAP con Seagate Crystal Reports
Hoy en da existen muchos vendedores diferentes del proceso OLAP en
el mercado. Usted puede usar Seagate Crystal Reports para crear
informes con las siguientes fuentes de datos OLAP:
G Seagate Crystal Info Cube
G Hyperion Essbase
G DB2 OLAP Server
G Informix MetaCube
G Microsoft SQL Server OLAP Services
G OLEDB for OLAP sources
Hay diferentes mtodos de generacin de informes en estas fuentes de
datos OLAP. El primer mtodo utiliza lo que le llamamos el Mtodo de
Objetos Cuadrcula. Todas estas fuentes OLAP pueden ser utilizadas por
este mtodo para crear informes de cuadrcula conectada a datos OLAP.
Para aprender cmo crear informes usando este mtodo, vea Utilizacin
de Informix MetaCube (Mtodo MetaCube SQL), pgina 197.
El programa Hyperion Essbase y el servidor DB2 OLAP tambin pueden
utilizar otro mtodo, adems del mtodo de objetos en cuadrcula. Este
mtodo se llama Mtodo de Cdigo del Informe (Report Script Method).
Para ms informacin acerca de este mtodo, vea Utilizacin de datos
Hyperion Essbase (Mtodo de Codificacin), pgina 189.
Informix MetaCube utiliza un mtodo diferente de acceso a los datos en
su motor OLAP. La generacin de informes MetaCube procede en forma
ms de acuerdo con la creacin de informes relacionales. Para obtener
informacin adicional, vea Utilizacin de Informix MetaCube (Mtodo
MetaCube SQL), pgina 197.
Objetos de cuadrcula OLAP
Cuando usted disea un informe con datos OLAP, Seagate Crystal
Reports genera un informe principal el cual contiene uno o ms objetos
de cuadrcula OLAP. Estos objetos se parecen mucho y actan como si
fueran objetos de tablas cruzadas, pero han sido diseados
especficamente para datos OLAP.
El objeto de cuadrcula OLAP hace un trazado grfico de las dimensiones
del cubo OLAP y sus campos a travs de columnas y filas, organizando
as jerarquas de datos en bandas. Usted puede resaltar celdas de datos
individuales o bandas completas, formatear y girar la cuadrcula entera,
o cambiar todos los datos OLAP. Slo se necesitan unos segundos para
reformar datos complejos, multidimensionales y convertirlos en un
informe que es claro e infomativo.
La cuadrcula OLAP ha sido diseada especficamente para datos OLAP
y hace posible la generacin de informes verdaderamente
multidimensionales. Usted puede agregar dimensiones mltiples a
cualquiera de los ejes para analizar tres, cuatro o ms dimensiones en una
sola cuadrcula OLAP. Por otra parte, puede crear grupos en su informe
usando los campos en una o ms dimensiones y generar objetos de
cuadrcula mltiples, uno por grupo.
Actualizacin de la ubicacin de una base de datos OLAP
Existen muchas situaciones cuando la ubicacin de los datos OLAP
obtenidos por un informe puede cambiar. Por ejemplo, la ubicacin del
servidor OLAP o la base de datos puede realmente cambiar debido a una
restructuracin de los recursos IS. Adicionalmente, puede ser que otra
instancia de cubo haya sido procesada con xito y refleje una informacin
ms al da. Tambin puede que algunos informes sean diseados y
desarrollados en una base de datos ms pequea, la cual representa un
subconjunto o versin de produccin de la base de dato OLAP principal,
y despus sean importados a la base de datos actual con los datos reales
del informe. En cualquiera de estos casos, usted debe actualizar la
informacin en sus archivos de informe acerca de la ubicacin del
servidor OLAP y base de datos.
La ubicacin de una base de datos OLAP se puede cambiar. Para ver los
datos correctamente en vista previa:
G Hay que modificar el informe para satisfacer cualquier cambio
estructural del cubo.
G Todas las dimensiones y generaciones contenidas en el informe,
pero que no estn en el cubo, deben eliminarse o renombrarse.
G Cualquier campo al cual se ha aludido explcitamente en el diseo
del informe, tal como una frmula, tiene que eliminarse o
renombrarse.
Si es as, el archivo del informe puede ser actualizado fcilmente para que
apunte a una nueva ubicacin. Sin embargo, mantenga en mente que si
un informe contiene uno o varios subinformes y las bases de datos usadas
para estos subinformes han cambiado de nombre o ubicacin, entonces
usted tendr que actualizar cada uno de los subinformes.
Para cambiar un cubo en el objeto de cuadrcula OLAP:
1 Seleccione la cuadrcula haciendo clic en cualquier parte de ella.
2 Haga clic con el botn derecho del mouse en la cuadrcula y elija un
comando del men contextual o elija ESTABLECER UBICACIN DEL
CUBO OLAP en el men Base de datos.
3 Elija la nueva ubicacin OLAP a la que quiere apuntar. Si el informe
tambin muestra informacin de dimensiones en formato de
columna (por ejemplo, en multicuadrculas), usted necesita usar
"establecer ubicacin de base de datos" para cambiar la referencia a la
fuente de datos por estos "campos de columnas".
NOTA: No se puede cambiar de un tipo de OLAP a otro. Eso es, si est
trabajando con Essbase slo puede elegir un cubo Essbase diferente.
Igualmente, si un informe contiene ms de un objeto de cuadrcula, hay
que realizar este proceso en cada uno de ellos.
Para cambiar la ubicacin del servidor Essbase o DB2 OLAP usando el
Mtodo de Cdigo del Informe:
1 Elija ESTABLECER UBICACIN en el men Base de datos y elija la nueva
ubicacin del servidor, el programa y la base de datos.
2 Conctese a la nueva base de datos.
3 Haga clic en Terminado.
Para cambiar la ubicacin del MetaCube usando el Mtodo de MetaCube
SQL:
1 Seleccione ESTABLECER UBICACIN en el men Base de datos y elija la
ubicacin DSS diferente que usted desea utilizar.
2 Conctese al DSS.
3 Haga clic en Terminado.
Utilizacin de datos Hyperion Essbase (Mtodo de Codificacin)
Seagate Crystal Reports proporciona muchas caractersticas para trabajar
directamente con datos Essbase. Esta seccin contiene informacin
conceptual especfica para crear informes basados en bases de datos Essbase.
Los informes Essbase se pueden crear usando el Asistente de Creacin de
Informes de Seagate Crystal Reports, tal como cualquier otro informe.
Simplemente haga clic en el botn Nuevo en la barra de herramientas
Estndar, seleccione un estilo de informe en la Galera de Informes, y
comience a disear su informe con el Asistente de Creacin de Informes.
La ficha Datos del Asistente de Creacin de Informes incluye un botn de
acceso a bases de datos Essbase. Una vez que elija un programa y base de
datos Essbase, use la ficha Miembros del Asistente de Creacin de Informes
para especificar las dimensiones y miembros que se incluirn en su informe.
La ficha Miembros ha sido diseada para que se parezca a los cuadros de
dilogo de seleccin de datos en los programas de cliente Arbor Essbase. Si
usted ha trabajado anteriormente con Essbase, entonces podr rpidamente
aprender cmo extraer datos OLAP enSeagate Crystal Reports.
Seleccin de
miembros para
elaborar
informes en
forma dinmica
Si los miembros de una base de datos cambian frecuentemente y son
actualizados en una base de datos Essbase, usted debe considerar
cuidadosamente cmo agregar miembros a un informe durante el
proceso de diseo. En lugar de seleccionar miembros especficos del
esquema de la base de datos, forzando los datos a ser filtrados por el
servidor Essbase, usted debe considerar incluir generaciones enteras o
niveles y filtrar miembros especficos del cliente Seagate Crystal Reports.
Por ejemplo, considere la dimensin Product (Producto) en la base de
datos Essbase Sample Basic:
NOTA: Este diagrama muestra slo una porcin de la dimensin Product
en la base de datos Sample Basic.
Si nuevos productos son agregados a menudo y otros son
descontinuados, un informe que incluya esta dimensin debe ser
diseado para ser actualizado fcilmente cada vez que ocurra un cambio.
Considere la siguiente situacin a manera de ejemplo:
G Usted ha creado un informe que incluye informacin de ventas para
las siguientes variedades de refrescos que su empresa distribuye:
Cola, Diet Cola, Old Fashioned Root Beer, Birch Beer, Dark Cream
Soda y Vanilla Cream Soda. Cuando cre el informe, seleccion
cada miembro individualmente del esquema de la base de datos con
el objeto de excluir otros productos que no fueran de su inters.
G Una decisin corporativa reciente ha eliminado el refresco Dark
Cream Soda debido al bajo volumen de ventas. Adems, un
estudio de mercado reciente ha sugerido agregar el sabor Cherry
Cola a la lnea de productos de la compaa, y usted decide incluir
las cifras de ventas de este refresco en su informe.
Cuando abre el informe y trata de actualizar los datos, Dark Cream Soda
ya no existe en la base de datos, produciendo as un error en el informe.
An ms, para agregar al informe el nuevo producto Cherry Cola, tendr
que ir a travs de varios pasos para examinar el nuevo esquema de la base
de datos, seleccionar el nuevo miembro y agregarlo a su informe.
Un enfoque diferente para disear el informe hubiera sido seleccionar los
descendientes de la dimensin Product, generacin 3 de la dimensin
Product, o nivel 0 de la dimensin Product. Cualquiera de estos mtodos
produce resultados similares, sin usar miembros especficos. Cuando se
agregan o se eliminan miembros, slo es necesario actualizar los datos
para poner su informe al da con los ltimos cambios.
Qu se puede hacer si existen ciertos miembros que usted quiere excluir
del informe? En el ejemplo anterior, Caffeine Free Cola, Diet Root Beer,
Sasparilla y Diet Cream Soda no son mostrados en el informe de ventas.
La manera ms eficiente de excluir estos miembros es usar la ficha
Seleccionar del Asistente de Creacin de Informes o usar el Asistente de
Seleccin. Una vez que los miembros son filtrados mediante la seleccin
de registros, no aparecern nunca en el informe, an despus de
actualizarlo. Si uno de los miembros excluidos es eliminado de la base de
datos original, el informe no sufre ningn efecto.
Tenga en cuenta, sin embargo, que mtodos ms generales para
seleccionar datos, como el que aqu se describe, fuerzan a Seagate Crystal
Reports a recuperar ms datos de la base de datos Essbase,
incrementando de esta forma el trfico y el uso de recursos de la red, y
aumentando el tiempo en el sistema local para generar el informe.
Seguridad de la
base de datos
Essbase
Seagate Crystal Reports es totalmente compatible con las funciones de
seguridad de Essbase. No es necesario hacer ninguna configuracin
adicional o recurrir a ningn otro procedimiento.
Seagate Crystal Reports obliga al usuario a conectarse con el servidor
Essbase antes de tener acceso a la base de datos Essbase, permitiendo al
servidor verificar la informacin de identificacin. Las funciones de
seguridad son transferidas al servidor Essbase, dndole absoluto control
sobre el acceso a los datos.
Si un usuario, sin la debida autorizacin, atenta obtener informacin de una
base de datos Essbase, el servidor no proveer los datos requeridos a Seagate
Crystal Reports. Solamente son retornados y se muestran en el informe
aquellos datos que el usuario tiene derecho a ver, Essbase retorna el valor
#NOACCESS en lugar de los datos a los cuales el usuario no tiene acceso.
Cuando Seagate Crystal Reports recibe #NOACCESS de Essbase, traduce
este mensaje como un dato de valor nulo. El miembro de la base de datos
que produce el valor #NOACCESS aparece en el informe, pero donde
normalmente aparecera el valor actual, habr un espacio en blanco en su
lugar.
Usando la casilla de verificacin Suprimir datos faltantes del cuadro de
dilogo Opciones del Informe o la ficha OLAP del cuadro de dilogo
Opciones, usted puede prevenir que Essbase retorne el valor
#NOACCESS y cualquier combinacin de miembros que produzca
#NOACCESS.
Para ilustrar qu pasa a los datos a los cuales el usuario no tiene acceso,
examine el siguiente ejemplo:
Normalmente, Seagate Crystal Reports produce el siguiente resultado en
su informe:
Con la casilla de verificacin Suprimir datos faltantes activada, en el
informe aparecern los siguientes datos:
Definicin del
informe y el
esquema Essbase
Un archivo de Seagate Crystal Reports que elabora un informe con base
en datos OLAP, est formado por una definicin del informe, datos del
informe (opcional) y un esquema de la base de datos OLAP (opcional). La
definicin del informe es la descripcin esencial de los datos que existen
en el informe, de dnde vienen y cmo lucen cuando se imprime el
informe.
Si usted elige almacenar datos (valores actuales de los datos almacenados
en la base de datos) con el informe, puede ahorrar tiempo al generarlo
cuando se abra o se imprima en el futuro. Sin embargo, si los datos
cambian en la base de datos original, el informe no reflejar los cambios
hasta que los datos sean actualizados.
Qtr 1 33
Qtr 2 #NOACCESS
Qtr 3 55
Qtr 1 33
Qtr 2
Qtr 3 55
Qtr 1 33
Qtr 3 55
Adems, puede guardar el esquema de una base de datos OLAP con la
definicin del informe, o subinforme, si el informe se basa en una base de
datos OLAP. Tener acceso al esquema de una base de datos OLAP es
importante cuando se trata de ver o editar archivos de informe existentes.
Vea Informes independientes del servidor, pgina 194.
Automticamente, Seagate Crystal Reports guarda la informacin del
esquema de una base de datos OLAP con cualquier informe con acceso a
ella. Sin embargo, slo se guarda la informacin relevante para los datos
usados en el informe.
Cuando la informacin del esquema es guardada con el informe, Seagate
Crystal Reports tiene acceso al diseo original de la informacin de la
base de datos OLAP usada para disear el informe. Tal informacin le
permite a usted hacer cambios de formato en el informe sin conectarse de
nuevo a la base de datos Essbase.
NOTA: Los valores reales de DATOS Essbase (datos nmericos) no son
almacenados con sus archivos de informe a menos que la casilla de
verificacin Guardar datos con el informe en el men Archivo ha sido
activada.
Usted puede evitar que el programa almacene la informacin del
esquema de la base de datos con el informe, usando la Ficha OLAP en el
cuadro de dilogo Opciones. La Ficha OLAP contiene un casilla de
verificacin Almacenar informacin del esquema. Esta casilla se activa
automticamente, pero al desactivarla, usted puede evitar que los
esquemas sean almacenados con el informe.
NOTA: En la mayora de los casos, usted debe permitir al programa
almacenar la informacin del esquema con el informe, a menos que el
espacio en el disco sea un aspecto de importancia. El esquema
incrementa el tamao del archivo del informe y por lo tanto, requiere
ms espacio.
Almacenamiento
de esquemas de
base de datos
Cuando usted almacena el esquema de una base de datos con el informe,
la informacin del esquema es almacenada con el archivo que contiene la
definicin del informe (su archivo .RPT estndar). El esquema incluye
dimensiones, miembros, atributos de consolidacin, cualquier alias
definido en la tabla de alias Essbase Default, etc.
Almacenar esta informacin le permite a Seagate Crystal Reports
determinar fcilmente los miembros primarios y secundarios,
generaciones y niveles.
Aunque almacenar la informacin del esquema le permite ms
flexibilidad y funcionalidad para trabajar, cualquier cambio en el
esquema de la base de datos Essbase original, no ser reflejado en el
archivo del informe hasta que este sea actualizado. Sin antes actualizar el
informe, Seagate Crystal Reports desconoce cualquier discrepancia entre
el esquema en el archivo del informe y el esquema actual de la base de
datos Essbase. Usted puede actualizar el esquema guardado en el archivo
del informe usando el comando VERIFICAR BASE DE DATOS del men Base
de Datos.
Cmo guardar
informes sin el
esquema
Si usted escoge no incluir el esquema de la base de datos Essbase con su
informe, tome en cuenta que la falta del esquema fuerza al programa a
depender del servidor Essbase cada vez que se hacen cambios al informe.
La mayora de los informes deben ser guardados con la informacin del
esquema de la base de datos, a menos que el espacio del disco sea un
aspecto crtico en su sistema. Para mayor informacin acerca de cmo los
archivos pueden ser o no ser independientes del servidor Essbase, vea
Informes independientes del servidor, pgina 194.
Informes
independientes
del servidor
Cuando usted crea un informe basado en datos Essbase, debe conectarse
al servidor Essbase para obtener acceso a una base de datos Essbase. Sin
embargo, despus de generar el informe, puede guardar el esquema de la
base de datos juntamente con el informe, tal como se describi en la
seccin anterior, eliminando as, en muchos casos la necesidad de tener
una conexin al servidor la prxima vez que usted abra el archivo del
informe.
Por otra parte, algunas funciones del informe requieren que usted
restablezca la conexin con el servidor antes de imprimir o programar su
informe. La conexin con el servidor puede ser restablecida usando el
comando CONECTAR AL SERVIDOR en el men Archivo, si no hay ningn
informe abierto, o en el men Base de datos, si hay un informe abierto. La
independencia de un archivo de informe con respecto al servidor Essbase,
es determinada por varios factores.
Usted debe conectarse al servidor Essbase si:
G El informe contiene tablas cruzadas y el esquema de la base de
datos no ha sido guardado en el archivo del informe.
G El informe usa alias de miembros que estn almacenados en una
tabla diferente a la tabla Essbase Default, o
G El informe usa una funcin Essbase relacionada con UFL (User
Funtions Library, por sus siglas en ingls), tal como
EssbaseGeneration o EssbaseAncestor, y el esquema de la base
de datos no ha sido guardado en el archivo del informe. Para
ms informacin, vea Definicin del informe y el esquema Essbase,
pgina 192).
Aparte de los casos citados, no necesita tener una conexin al servidor
Essbase mientras no necesite actualizar los valores de la base de datos en
el informe. Un buen conjunto de reglas a seguir es:
G Las tablas cruzadas requieren acceso al esquema de la base de
datos.
G Las funciones Essbase relacionadas con UFL requieren acceso al
esquema de la base de datos.
G Los cambios a los miembros de la base de datos que aparecen en el
informe, requieren acceso al servidor.
G El acceso a alias de miembros almacenados en la tabla Essbase
Default, requieren acceso al esquema de la base de datos.
G El acceso a alias de miembros almacenados en cualquier tabla que
no sea la tabla Essbase Default, requiere acceso a la base de datos
original.
G Los cambios a los valores de los datos de la base de datos que
aparecen en el informe, requieren acceso a la base de datos
original.
El acceso al esquema de la base de datos puede obtenerse ya sea
guardando el esquema juntamente con el informe o conectndose al
servidor Essbase. El acceso a los valores de los datos de la base de datos
que no han sido guardados con el informe, slo pueden obtenerse
mediante una conexin al servidor Essbase.
Actualizacin de
la ubicacin de
un servidor
Essbase o una
base de datos
Si cambia la ubicacin de su servidor Essbase o de su base de datos, debe
actualizar la informacin del servidor o de la base de datos en los archivos
de informes. Adems, muchas situaciones de trabajo pueden requerir que
usted desarrolle un informe basado en una base de datos ms pequea
que represente una parte o una versin de trabajo de la base de datos
Essbase principal.
En tales casos, siempre que la nueva base de datos tenga la misma
estructura que la original en la cual se bas el informe, el archivo del
informe puede ser actualizado fcilmente para dirigirse a la nueva
ubicacin. Adems, si un informe contiene uno o ms subinformes, y la
base de datos usada por los subinformes ha cambiado de nombre o
ubicacin, usted deber actualizar cada subinforme separadamente.
Seagate Crystal Reports provee varios informes de muestra basados en la
base de datos Essbase Sample Basic. Examinando estos informes, puede
obtener ideas de cmo disear los suyos. Sin embargo, antes de que
pueda usar los subinformes, debe actualizar la ubicacin de la base de
datos usada para cada uno de ellos, de acuerdo a la ubicacin de su
servidor Essbase.
El siguiente tutorial le gua a travs del proceso de actualizacin de la
ubicacin de la base de datos usada en el informe de muestra PL.RPT,
ubicado en el directorio \Archivos del programa\Seagate
Software\Crystal Reports\Essbase.
Inicie Seagate Crystal Reports y luego:
1 Elija el comando ABRIR del men Archivo.
El cuadro de dilogo Abrir aparecer en su pantalla.
2 Localice y seleccione el archivo del informe PL.RPT en el cuadro de
dilogo Abrir. Por omisin, este informe est instalado en el
directorio \Archivos del programa\Seagate Software\Crystal
Reports\Essbase. Despus de seleccionar el archivo, haga clic en
ABRIR y el archivo ser abierto dentro de Seagate Crystal Reports.
3 Elija el comando ACTUALIZAR del men Base de datos.
El cuadro de dilogo Conectar al Servidor Essbase aparecer en su
pantalla.
4 Conctese a su servidor Essbase dando el nombre del usuario y
contrasea que utiliza normalmente.
El cuadro de dilogo Programa y Base de Datos Essbase aparecer en
su pantalla.
NOTA: Si es el caso que su servidor Essbase tiene el mismo nombre que el
servidor especificado en el informe de muestra, no es necesario cambiar
la ubicacin del servidor. Si es as, los pasos que siguen no son necesarios.
5 Seleccione el programa Sample y la base de datos Basic de su
servidor Essbase. Haga clic en Aceptar. Seagate Crystal Reports
continuar pidindole informacin por cada subinforme. El
programa le indicar conectarse a su servidor Essbase.
6 Guarde su informe.
Acceso eficiente
a bases de datos
Essbase
Normalmente, cuando Seagate Crystal Reports se conecta a una base de
datos Essbase, transfiere el esquema completo de esa base de datos a la
memoria. Esto puede crear un retraso inicial mientras la operacin de
transferencia se lleva a cabo, pero una vez finalizada, las consultas a la
base de datos son rpidas y cualquier cambio a su informe puede ser
hecho fcil y rpidamente en la ficha Vista previa.
Aunque el esquema completo de la base de datos se carga en la memoria
de una sola vez, el tamao del esquema al cual se puede tener acceso es
limitado por el tamao de la memoria de la mquina. Si usted trabaja con
bases de datos Essbase grandes, que contienen muchas dimensiones y
miembros, podra tener problemas al tratar de conectarse a ellas.
Para resolver este problema, puede optimar el funcionamiento de Seagate
Crystal Reports cuando trabaja con bases de datos grandes. Cuando la
optimizacin para trabajar con bases de datos grandes es activada, Seagate
Crystal Reports no carga el esquema Essbase en la memoria al principio. De
esta manera, es posible el acceso a cualquier esquema, sin importar su
tamao o el tamao de la memoria de la mquina. La desventaja de esta
configuracin es que Seagate Crystal Reports debe obtener informacin del
esquema directamente de Essbase cada vez que requiere datos adicionales,
incrementando el tiempo de acceso a la base de datos.
Optimacin del
programa para
trabajar con
bases de datos
Essbase grandes
Use el siguiente proceso para optimar Seagate Crystal Reports para
trabajar con bases de datos Essbase grandes:
1 Inicie Seagate Crystal Reports y elija el comando OPCIONES del men
Archivo.
El cuadro de dilogo Opciones aparecer en su pantalla.
2 Haga clic en la Ficha OLAP para activarla. Esta ficha provee varias
opciones especficas para bases de datos OLAP.
3 Active la casilla de verificacin Optimar para base de datos grande.
5 Cierre Seagate Crystal Reports y despus bralo de nuevo. Ahora el
programa le permitir el acceso a cualquier base de datos,
independientemente de su tamao.
NOTA: Los informes que estn abiertos cuando la casilla de verificacin
Optimar para base de datos grande es activada, no sern afectados por esta
opcin. Seagate Crystal Reports continuar trabajando con estos informes
con el esquema cargado en la memoria.
NOTA: Para ms informacin sobre la creacin de informes Hyperion
Essbase, busque en Trabajando con Essbase en la Ayuda en lnea de Seagate
Crystal Reports. Los temas incluidos aqu detallarn paso por paso la
creacin de diferentes tipos de informes Essbase.
Utilizacin de Informix MetaCube (Mtodo MetaCube SQL)
Adicionalmente al Info OLAP y Hyperion Essbase, Seagate Crystal
Reports ha sido diseado para trabajar con MetaCube 4.02 y puede sacar
provecho completo del sistema de 3 gradas del MetaCube.
La creacin de un informe usando MetaCube es muy semejante a crearlo
basado en cualquier base de datos relacional. El MetaCube tambin se
describe como ROLAP, o sea Relational Online Analytical Processing.
Cuando crea un informe, usted ver una lista de Tablas, Tablas de muestra
y Consultas predefinidas con dimensiones, atributos y medidas. Despus
que se conecta al servidor usted puede elegir las dimensiones, los atributos
y medidas apropiadas y ubicarlos en su informe como si fueran campos
que est poniendo en un informe de base de datos relacional. Muchas veces
es buena idea, cuando est trabajando con datos OLAP, crear un informe
con estilo de tablas cruzadas. Tambin es buena idea agregar un filtro a su
informe para limitar el nmero de registros que se recuperan cuando
ejecuta el informe. La adicin de un filtro se puede llevar a cabo usando el
Editor de frmulas de seleccin de registros de Seagate Crystal Reports.
MANOS A LA OBRA (Generacin de informes con
datos OLAP)
Cmo crear un informe OLAP usando el Objeto de Cuadrcula
NOTA: El siguiente tutorial demuestra las tcnicas bsicas para crear un
informe basado en un cubo Info OLAP.
El Asistente OLAP en la Galera de Informes de Seagate Crystal Reports
ofrece un mtodo rpido y fcil para disear informes basados en datos
OLAP.
Para poder disear informes basados en cubos Info OLAP, usted necesita
tener una instancia de cubo programada con xito. Si no est seguro si un
cubo OLAP ha sido programado con xito en su sistema, comunquese
con su administrador de la red. Una vez que existe una instancia de cubo
Info OLAP, puede empezar a disear informes basados en ese cubo.
1 Haga clic en el botn Nuevo en la barra de herramientas estndar.
La Galera de Informes aparece en su pantalla.
2 Haga clic en el botn OLAP para crear
un informe usando el Asistente de
Informes OLAP.
El Asistente de Informes OLAP aparece con la ficha Datos activa. La
ficha Datos le permite seleccionar un cubo Info OLAP para disear un
informe.
.
NOTA: Es posible usar datos OLAP con otros tipos de informes que se
encuentran en la Galera de Informes. Sin embargo, slo dimensiones y
campos OLAP estn disponibles para otros formatos de informe. No se
podr tener acceso ninguno a otros valores de datos OLAP o valores
agregados. La mayor parte de las veces, tales informes son utilizados por
Administradores de Info OLAP que tienen la necesidad de disear
informes basados en la estructura del cubo OLAP, y no en los datos
contenidos dentro del cubo.
El cuadro de dilogo Elegir Tipo OLAP aparecer en su pantalla.
3 Haga clic
en
Seleccionar.
4 Seleccione Info Cube.
NOTA: Los tipos de servidores OLAP a que se puede conectar pueden
variar. Contacte a su administrador de la red para averiguar a qu tipos
de servidores se puede conectar.
El cuadro de dilogo Buscar Base de Datos aparece.
6 Haga clic en el botn Examinar y use el cuadro de dilogo Archivos y
Directorios para localizar una instancia que aparece como un archivo
*.HDC en una ubicacin designada por su administrador de la red.
7 Haga clic en Aceptar y regresar al Asistente de Informes OLAP.
8 Haga clic en la ficha Dimensin de Cuadrcula para activarla.
NOTA: La casilla de verificacin Mostrar nombres largos est activada
automticamente. Esto significa que, por ejemplo, el campo mes se
presentar como enero, febrero, etc., a diferencia de M01, M02, etc.
Usted puede alternar entre nombres largos y nombres cortos en su
informe a travs de volver al Asistente de Informes OLAP y activar/
desactivar la casilla de verificacin Mostrar nombres largos en la ficha
Dimensiones de Cuadrcula. Use esta ficha para especificar las dimen-
siones que aparecern en las filas y columnas de su informe. Este tutorial
le ensear cmo crear un informe que analiza productos por regin.
9 Resalte la dimensin productos en el cuadro de lista Dimensiones y
haga clic en Agregar filas.
Las generaciones de la dimensin productos aparecen en el cuadro de
lista Filas.
10 Resalte la dimensin regin en el cuadro de lista Dimensiones y haga
clic en Agregar columnas. Las generaciones de la dimensin regin
aparecen ahora en el cuadro de lista Columnas. Usted tiene la opcin
de hacer clic en el icono de dimensiones para llamar un selector de
campos y especificar cuales subconjuntos de campos quiere mostrar
en la cuadrcula.
En este momento, usted ya ha ejecutado con xito todos los pasos
necesarios para disear un informe OLAP.
11 Haga clic en la otra ficha Otra Dimensin.
El cuadro de lista Otras dimensiones presenta todas las dimensiones que
usted no utiliz en la ficha Dimensiones de Cuadrcula. La otra ficha
Dimensiones le permite especificar cmo las dimensiones que no aparecen
en su cuadrcula afectarn los datos de las dimensiones que s aparecen en
la cuadrcula. Por ejemplo, la dimensin medida actualmente muestra el
miembro Presupuesto. Esto quiere decir que todos los valores en su
informe representarn datos de presupuesto. Sin embargo, pueda ser que
usted quiera representar los valores de su informe con datos reales.
12 Si desea hacer cambios para que el informe utilice datos de ventas reales,
resalte la dimensin medida en el cuadro de lista Otras dimensiones y
haga clic en el botn Seleccionar campos. El cuadro de dilogo Seleccionar
un Campo para la dimensin "medida" aparece ahora.
14 Si desea cambiar el informe para que utilice los datos Este ao, en
lugar de Prximo ao, resalte la dimensin anual y haga clic en el
botn Seleccionar campos. El cuadro de dilogo Seleccionar un Campo
para la dimensin "anual" aparece ahora.
13 Resalte Actual y haga
clic en Aceptar.
15 Resalte Este ao y
haga clic en Aceptar.
16 Finalmente, si desea usar los datos sobre Ingresos de ventas en su
informe en lugar de Volumen, resalte la dimensin elemento_lnea y
haga clic en el botn Seleccionar campos.
El cuadro de dilogo Seleccionar un Campo para la dimensin
"elemento_lnea" ahora aparece.
17 Resalte Ingresos y haga clic en Aceptar. Su informe presentar
Ingresos de ventas de los productos en la dimensin elemento_lnea,
en la otra ficha Dimensiones.
18 Haga clic en la ficha Esquema del Asistente de Informes OLAP.
19 Use la ficha Esquema para disear la apariencia general del Objeto
de Cuadrcula OLAP. Ahora la va a usar para resaltar los agregados
de la generacin 2 de las dimensiones productos y regin.
20 Resalte productos, Nivel 1 en el cuadro de lista Filas (el cuadro de lista
de abajo a la izquierda).
21 Seleccione Plateado en la lista desplegable Color de fondo para los datos
del nivel 1 de la dimensin productos.
Aparece un rectngulo plateado alrededor del elemento resaltado en
el cuadro de lista.
22 Resalte regin, Nivel 1 en el cuadro de lista Columnas (el cuadro de
lista arriba a la derecha) y seleccione Plateado como el color de fondo.
La ficha Esquema ahora se debe ver as:
En este momento, usted est conectado a una base de datos OLAP, ha
seleccionado dimensiones y campos de la base de datos y ha
formateado su informe. Bueno, ahora lleg el momento de ver en vista
previa los resultados de su trabajo.
23 Haga clic en Vista Previa de Informe.
Este Objeto de cuadrcula se puede formatear o mover a cualquier
parte del informe y otros Objetos de cuadrcula u objetos de
subinformes adicionales se pueden agregar al informe principal.
Como usted se da cuenta, el diseo de informes OLAP es
excepcionalmente fcil. Despus de disear unos cuantos informes
utilizando sus propios datos OLAP, podr rpidamente dominar esta
tcnica poderosa para el diseo de informes.
Cmo crear un informe de MetaCube
1 Inicie Seagate Crystal Reports y haga clic en el botn NUEVO en la
barra de herramientas estndar.
2 Haga clic en Estndar en el cuadro de dilogo Galera de Informe.
3 Desplace hacia abajo en el cuadro de lista de la ficha Datos y haga clic
en MetaCube.
4 En el cuadro de dilogo Sistema DSS Inicio de sesin y Elegir
RDBMS, haga clic en Aceptar para conectarse a la base de datos de
demostracin para este ejemplo.
5 Elija Brand Channel Net Profit en el cuadro de lista Tablas SQL.
6 Haga clic en Agregar y despus en Terminado.
7 Haga clic en la ficha Campos para elegir dimensiones y miembros.
8 En la ficha Campos, seleccione los campos que quiera en el cuadro de
lista Campos de base de datos y haga clic en Agregar. En este caso,
seleccione Channel, Brand y Net Profit.
9 Haga clic en la ficha Ordenamiento. Seleccione Brand Channel Net
Profit.Channel en el cuadro de lista Campos del informe y haga clic en
Agregar. Para ver el informe, haga clic en Vista Previa de informe.
NOTA: Es posible que tenga que ajustar el ancho de las columnas de los
campos y encabezados de campos para poder ver todos los datos. Si
desea ocultar la columna Channel Field, simplemente seleccione el
elemento superior del campo, haga clic con el botn derecho del mouse y
seleccione ELIMINAR en el men contextual.
Cmo aplicar un filtro a un informe de MetaCube
Imagine que usted solamente quiere ver esos registros donde las
ganancias netas son $50,000 o ms. Estas instrucciones le explicarn cmo
aplicar un filtro usando el informe creado en el tutorial acerca de la
creacin de un informe de MetaCube. Para ms informacin, vea Cmo
crear un informe de MetaCube, pgina 205.
1 Elija el comando EDITAR FRMULA DE SELECCIN|REGISTRO en el
men Informe.
2 En el cuadro de lista Campos haga doble clic en Brand Channel Net
Profit.Net Profit. Escriba >= 50000. Haga clic en Aceptar.
3 Haga clic en USAR DATOS GUARDADOS en el cuadro de dilogo
Cambio Detectado en Frmula de Seleccinn de Registros y ver que
los registros con ganancias netas menores de 50000 han
desaparecido.
Cmo crear un informe de MetaCube de tablas cruzadas
1 En el cuadro de dilogo Galera de Informes elija el Asistente de
Tablas Cruzadas. Del cuadro de lista de la ficha Datos, desplace hacia
abajo y haga clic en MetaCube.
2 En el cuadro de dilogo Sistema DSS Inicio de sesin y Elegir
RDBMS, haga clic en Aceptar para conectarse a la base de datos de
Demostracin para este ejemplo.
NOTA: Si usted ya ha estado trabajando con informes de MetaCube
durante esta sesin, entonces puede que el paso 2 no sea necesario.
3 En el cuadro de dilogo Elegir Tabla SQL elija Ventas de audio YTD
por Canal y haga clic en Agregar. Haga lo mismo con Brand Channel
Net Profit. Haga clic en Terminado. Haga clic en la ficha Tablas
cruzadas.
4 En el cuadro de lista Campos de informe, arrastre y ubique Channel
under Audio Sales YTD por Canal en el cuadro de lista Filas, ponga
Brand under Brand Channel Net Profit en el cuadro de lista Columnas y
Net Profit under Brand Channel Net Profit en el cuadro de lista Resumir
campos. Haga clic en Vista Previa de informe y ver un informe de
tablas cruzadas basado en los campos que ha seleccionado. Guarde el
informe.
Cmo agregar un campo a un informe de MetaCube de tablas
cruzadas
Este tutorial est basado en el informe creado en el tutorial creando
informes de MetaCube de tablas cruzadas.
1 Seleccione el objeto de tablas cruzadas completo a travs de hacer clic
en la esquina superior izquierda del objeto, encima del encabezado
de la fila superior y a la izquierda del encabezado de la columna ms
a la izquierda.
2 Elija TABLAS CRUZADAS en el men Formato.
3 En el cuadro de dilogo Tablas cruzadas seleccione Fiscal Year bajo
Audio Sales YTD by Channel y arrastre y ubquelo en el cuadro de
lista Columnas.
Note que Fiscal Year ahora est agregado al informe de Tablas
cruzadas.
5 Guarde el informe.
Cmo girar campos en un informe de MetaCube de tablas cruzadas
Este tutorial est basado en el informe creado en el tutorial acerca de
cmo agregar un campo a un informe de MetaCube de tablas cruzadas.
Debido a las numerosos marcas, es difcil trabajar con este informe en
cuanto a ver sus datos o imprimirlo. Sera ms fcil y beneficionso para el
usuario poder cambiar los campos de manera que las columnas se
conviertan en filas y las filas en columnas.
1 Haga clic en el encabezado de columna superior "Alden" y arrstrelo
hasta que su posicin est encima del encabezado de fila
"Department Stores" y colquelo ah.
2 Ahora tome el encabezado de fila y arrstrelo hasta que su posicin
est encima del encabezado de columna "Year 1996" y colquelo ah.
3 Finalmente, tome el encabezado de columna "Year 1996", pngalo
sobre el encabezado de fila Alden y colquelo ah.
Cmo agregar una frmula a un informe de MetaCube
Este tutorial est basado en el informe creado en el tutorial acerca de
cmo girar los campos en un informe de MetaCube.
1 Seleccione el objeto de tablas cruzadas completo por medio de hacer
clic en la esquina superior izquierda del objeto, arriba del
encabezado de la fila superior y a la izquierda del encabezado de la
columna que est ms a la izquierda. Elija TABLAS CRUZADAS en el
men Formato.
2 Haga clic en Nueva frmula.
3 En el cuadro de dilogo Nombre de Frmula, escriba Ganancias Netas
por Unidad.
5 En el cuadro de dilogo Editor de Frmulas, haga doble clic en Brand
Channel Net Profit.Net Profit en el cuadro de lista Campos, escriba "/" y
haga doble clic en Audio Sales YTD by Channel.Units Sold en el cuadro
de lista Campos. Haga clic en Aceptar.
6 Ahora seleccione Brand Channel Net Profit.Net Profit en el cuadro de
lista Campos resumidos y haga clic en Quitar. Arrastre y coloque la
frmula @Ganancias Netas por Unidad en el cuadro de lista Campos
resumidos. Haga clic en Aceptar. Usted ver que los datos han
cambiado para reflejar la frmula.
Informes de Seccin Mltiple 209
9 Informes de Seccin Mltiple
Uso de secciones mltiples en los informes, pgina 210
MANOS A LA OBRA (Informes de seccion mltiple), pgina 211
Uso de secciones mltiples en los informes
Seagate Crystal Reports le proporciona cinco reas de diseo para utilizar
cuando construye su informe:
1. Encabezado de informe,
2. Encabezado de pgina,
3. Detalles,
4. Pie de informe, y
5. Pie de pgina.
Cada rea contiene una sola seccin cuando comienza su informe. Ciertas
tareas en la elaboracin de informes pueden realizarse ms eficientemente
creando una secin mltiple dentro de un rea, tales como:
G Evitar que objetos de longitud variable se sobrescriban unos con
otros (vea Cmo evitar que objetos de longitud variable se sobrescriban
unos con otros, pgina 211),
G Poner mensajes condicionales en cartas modelo (vea Cmo imprimir
mensajes condicionales en carta modelo, pgina 221),
G eliminar lneas en blanco cuando los campos estn vacos (vea
Cmo eliminar lneas en blanco, pgina 223), o
G agregar lneas en blanco bajo condiciones especficas (vea Cmo
agregar lneas en blanco condicionalmente, pgina 224).
Cuando usted comprenda el poder de la secin mltiple, descubrir ms
mtodos que podr utilizar para producir los efectos deseados en sus
informes.
Temas relacionados
Cmo agregar, eliminar, mover y combinar secciones, pgina 86
MANOS A LA OBRA (Informes de seccion mltiple)
Cmo evitar que objetos de longitud variable se sobrescriban
unos con otros
Cuando en una seccin de su informe usted pone objetos de longitud
variable o subinformes sobre otros objetos, y la opcin Puede crecer para
objetos de longitud variable est activada en el Editor de Formato, los
primeros podran imprimirse sobre los objetos de abajo, a menos que usted:
G Expanda la seccin para ajustarse al tamao mximo del objeto, y
G Espacie los objetos, dejando suficiente lugar para que el primer
objeto se imprima por completo, sin traslaparse con el segundo.
Vea Tipos de propiedades de formato, pgina 227.
Usted puede eliminar este problema de sobreescritura creando una
secin mltiple en un rea y colocando objetos en sus propias secciones,
debajo del objeto de longitud variable.
Ahora, cuando el informe se ejecute, la seccin con el objeto de longitud
variable se imprimir antes que la seccin que est debajo, dndole los
resultados que usted desea. Vea DOS INFORMES NO RELACIONADOS,
pgina 456.
NOTA: Campos memo y BLOB, al igual que los subinformes, tambin
pueden causar problemas de sobrescritura.
Cmo trabajar con objetos de texto
Usted utilizar muchas de las capacidades de los objetos de texto cuando
crea cartas modelo. Una breve descripcin de los objetos de texto le
facilitar crear cartas modelo en la siguiente seccin.
G Un objeto de texto puede contener tanto texto como campos. Usted
utilizar ambos en este ejemplo.
G Un objeto de texto puede ser ajustado; usted ajustar el tamao del
objeto de texto para que se imprima como una carta.
Los objetos de texto operan de dos formas:
1. el modo Mover/Ajustar, y
2. el modo Editar.
Modo Mover/
Ajustar
Cuando el objeto est en el modo Mover/Ajustar, aparecer con bordes
de lnea de diagonales y con controladores para ajustar.
En este modo, puede ajustar el objeto arrastrando cualquiera de los
controladores o moverlo poniendo el cursor dentro del objeto y
arrastrndolo a su nueva posicin. Tambin puede insertar campos en
este modo pero no puede insertar texto. Usted puede poner un objeto de
texto en el modo Mover/Ajustar en dos formas:
1. Haciendo clic en el objeto de texto cuando est inactivo, o
2. Haciendo clic en el marco cuando el objeto est en el modo de Edicin.
Modo de Edicin Cuando el objeto est en el modo de Edicin, aparece como un marco de
lneas diagonales sin controles para ajustar y con una regla integrada en
la parte superior de la ficha.
Cuando usted ubica un objeto de texto por primera vez, el programa lo
pone en el modo de Edicin. Tambin puede poner un objeto de texto en
modo de Edicin al hacerle doble clic si est inactivo o en el modo
Mover/Ajustar.
Cada objeto de texto contiene las capacidades de un mini procesador de
palabras, incluyendo la habilidad de cambiar la fuente para caracteres y
campos individuales, y ajuste automtico de palabras. En el modo de
Edicin usted puede insertar texto y objetos no textuales, tales como
campos de bases de datos y frmulas. Siempre que el objeto est en el
modo de Edicin, contiene un punto de insercin, es decir, una lnea
vertical intermitente que indica la posicin inicial del texto tecleado o los
campos insertados.
El punto de insercin se mueve a medida que usted escriba,
permaneciendo automticamente a la derecha del ltimo carcter.
Tambin se mueve cuando se inserta un campo, permaneciendo
automticamente a la derecha del campo. Se mueve una posicin de
carcter a la vez cuando presiona la barra espaciadora. Se mueve una
lnea hacia abajo y hacia el borde interior izquierdo del objeto de texto
cuando presiona ENTRAR. Se mueve a la posicin de su cursor cuando
hace clic en cualquier parte dentro del texto existente.
A medida que usted avanza en estos tutoriales, siempre se espera que
escriba o inserte campos en el punto existente de insercin, a menos que
se le indique lo contrario.
G Para seleccionar texto en un objeto de texto (para eliminarlo,
cambiar una fuente y dems), coloque el cursor sobre el texto y
cuando aparezca el cursor intermitente "I", arrstrelo para resaltar
el texto que desea seleccionar. Vea Cursores, pgina 59.
G Para seleccionar un campo en un objeto de texto, coloque el cursor
sobre el campo y cuando aparezca el cursor "I", haga clic con el
botn derecho del mouse.
G Para insertar texto, escriba el texto que desea y ste aparecer en el
punto de insercin.
NOTA: Es preciso que usted vea el cursor de arrastrar y ubicar antes de
colocar el campo. Si no lo ve, podra colocar el campo de manera que se
sobreponga al objeto de texto, en lugar de insertarlo en l. Podra parecer
que est dentro del objeto de texto, pero si mueve el objeto, el campo no
se mover con ste.
G El punto de insercin est unido con el cursor de arrastrar y ubicar.
Si ya tiene algn texto o campo en el objeto de texto, el punto de
insercin se mover conforme mueva el cursor de arrastrar y
ubicar, permitindole elegir el punto exacto donde desea colocar el
campo. El programa siempre coloca el campo en el punto de
insercin.
Temas relacionados
Cmo insertar objetos de texto, pgina 117
Cmo crear una carta modelo utilizando un objeto de texto
Aunque las cartas modelo por s mismas no son necesariamente informes
de seccin mltiple, son utilizadas frecuentemente en este tipo de
informes para generar correspondencia personalizada. El tema, Cmo
imprimir mensajes condicionales en carta modelo, pgina 221, explica cmo
utilizar cartas modelo mltiples o versiones mltiples de la misma forma
de carta para correspondencia personalizada. Esta seccin le muestra
cmo crear una forma de carta.
Usted va a utilizar un objeto de texto para crear una forma de carta. La
forma de carta que va a crear estar vinculada a una tabla de una base de
datos para que cada carta sea personalizada con la informacin de
diferentes compaas tomada de diferentes registros.
Si tiene dificultades realizando alguno de los pasos de este tutorial, por favor
refirase a la seccin previa, Cmo trabajar con objetos de texto, pgina 212.
Creacin de la
forma de carta
La carta consistir de la fecha, direccin, saludo, cuerpo de la carta y
despedida.
1 Cree un informe utilizando XTREME.MDB.
La ficha Diseo aparece con la ficha Base de datos activa en el cuadro
de dilogo Insertar Campos.
2 Ya que no desea que los ttulos de los campos aparezcan arriba de los
campos que inserte en la carta, desactive la opcin Insertar ttulos de
campos de Detalles en la ficha Esquema del cuadro de dilogo
Opciones.
3 Inserte un objeto de texto en la seccin Detalles de su informe.
A medida que
mueve el cursor
de ubicar...
...el punto de
insercin se mueve.
4 Haga clic en el marco del objeto de texto para poner el objeto en el
modo Mover/Ajustar.
5 Arrastre el control de ajuste al lado derecho del objeto hacia el borde
derecho de la ficha Diseo. Esto har al objeto de 8 pulgadas de
ancho ms o menos; la anchura aproximada de la pgina. Es posible
que tenga que detener el ajuste, desplazar la ventana y ajustar un
poco ms para completar la operacin.
6 Haga doble clic dentro del objeto de texto para ponerlo en el modo
de Edicin, listo para empezar a trabajar. Cuando haga esto, el punto
de insercin ser colocado a la extrema izquierda, dentro del objeto.
FECHA
1 Para poner la fecha dentro de la carta, elija el comando CAMPO
ESPECIAL del men Insertar.
El cuadro de dilogo Insertar Campos aparecer con la ficha Otros
activa.
2 Seleccione el campo PrintDate (fecha de impresin) y haga clic en el
botn Insertar.
3 Arrastre el marco de ubicacin hacia el objeto de texto y colquelo en
el punto de insercin.
NOTA: Si desea cambiar el formato de la fecha en su informe, haga clic en
el borde del objeto de texto para ponerlo en modo mover/ajustar, resalte el
campo Fecha de impresin, elija FORMATEAR CAMPO del men contextual
que aparece, y haga sus modificaciones en la ficha Fecha del Editor de
Formato cuando aparezca.
4 Presione ENTRAR dos veces para poner un poco de espacio en blanco
entre la fecha y la direccin y mueva el punto de insercin hacia
abajo dentro del objeto de texto.
DIRECCION
Para incorporar la direccin, arrastre los campos de base de datos al
objeto de texto desde la tabla Cliente en el cuadro de dilogo Insertar
Campos.
1 Arrastre el campo Direccin1, colquelo en el punto de insercin y
presione ENTRAR para ubicar el campo.
El punto de insercin se mover una lnea hacia abajo.
2 Arrastre el campo Ciudad y ubquelo en el punto de insercin.
3 Escriba una coma seguida por un espacio.
4 Arrastre el campo Regin y ubquelo en el punto de insercin.
5 Teclee dos espacios.
6 Finalmente, arrastre el campo Cdigo Postal, ubquelo en el punto de
insercin y presione ENTRAR para ubicar el campo.
El punto de insercin se mover una lnea hacia abajo.
7 Presione ENTRAR una vez ms para que el punto de insecin se
ubique en una nueva lnea, que ser donde querr comenzar el
saludo. Esto completa la direccin.
NOTA: Cuando usted ubica un campo dentro de un objeto de texto, es
acortado automticamente en ambos lados para que no contenga
espacios en blanco.
SALUDO
1 Presione ENTRAR cuatro veces para mover el punto de insercin
hacia abajo.
2 Escriba la palabra "Estimado" y un espacio. (Sin incluir las comillas).
3 Del cuadro de dilogo Insertar Campos, resalte el campo Ttulo del
Contacto de la tabla Clientes y arrstrelo hacia adentro del objeto de
texto, colocndolo inmediatamente despus del espacio.
4 Teclee un espacio.
El programa ubica el punto de insercin inmediatamente despus del
espacio.
5 Nuevamente, del cuadro de dilogo Insertar Campos, arrastre el
campo Apellido del Contacto hacia el objeto de texto y ubquelo en el
punto de insercin.
El punto de insercin se mueve a la derecha del campo.
6 Escriba dos puntos (:) en el punto de insercin (sin incluir los
parntesis) y presione ENTRAR para mover el punto de insercin a la
siguiente lnea.
CUERPO DE LA CARTA
1 Ahora escriba "Su compaa" (sin las comillas) y despus, una coma
y un espacio.
2 Arrastre el campo Nombre de la Cliente en el objeto de texto y
colquelo en el punto de insercin, justo despus del espacio.
3 Escriba una coma y un espacio.
4 Escriba el texto siguiente (sin las comillas): "fue parte de un ao
extraordinario en 1998 para Xtreme Mountain Bikes. Quiero
agradecerle a usted y a su personal por su patrocinio. Espero que
1999 sea un ao sumamente prspero para ustedes".
5 Presione ENTRAR dos veces.
6 Escriba "Atentamente" (sin las comillas) y una coma, y despus
presione ENTRAR cuarto veces.
7 Finalmente, para terminar la forma de carta, escriba su nombre.
La ficha Diseo deber verse similar al siguiente grfico:
estndar para ver su trabajo.
Debe lucir similar al siguiente grfico:
:
Cmo dar formato condicional a objetos
Usted podra necesitar crear un informe que use diferentes formatos, de
acuerdo a valores de campo. Por ejemplo, podra necesitar imprimir un
informe internacional que imprima valores de moneda para diferentes
pases en el formato que es de uso comn en cada pas en particular.
Usted puede hacerlo usando una secin mltiple.
1 Cree su informe. Vea Tutorial - Lista de Clientes, pgina 159 e
Introduccin a la Elaboracin de Informes, pgina 93.
2 Haga una seccin Detalles para cada pas que requiera un formato
especial. Vea Cmo agregar, eliminar, mover y combinar secciones, pgina
86.
3 Asegrese que cada seccin Detalles contenga los mismos datos. Por
ejemplo, cada campo que ponga en la seccin Detalles A, debe
ponerlo tambin en la seccin Detalles B, Detalles C, etc.
4 En la seccin Detalles A, haga clic en el campo moneda para
seleccionarlo, despus haga clic en el botn PROPIEDADES DE OBJETOS
de la barra de herramientas suplementaria.
El Editor de Formato aparecer en su pantalla.
5 Establezca los valores de moneda que usted quiere usar para el
primer pas. Vea Formato, pgina 225.
6 Haga clic en Aceptar para regresar al informe.
7 Haga clic en el botn ASISTENTE DE SECCIN de la barra de
8 Seleccione la seccin Detalles A en el cuadro de lista Secciones. Active
la opcin Suprimir (No traspasar).
9 Haga clic en el botn Frmula Condicional a la derecha de la opcin
Suprimir y establezca una frmula que especifique la condicin bajo
la cual la seccin debe ser suprimida.
Por ejemplo, si la seccin Detalles A contiene valores de moneda para
Inglaterra, usted creara una frmula que especifique que el valor pas
no sea igual a Inglaterra. En otras palabras, suprimir la seccin
cuando el valor pas es diferente a Inglaterra. Esto har que la seccin
se imprima slo cuando el registro contenga el valor Inglaterra.
10 Repita los pasos 4 a 9 para cada seccin adicional.
De esta forma, cuando imprime su informe, los datos de fecha y moneda
para los diferentes pases aparecern en el formato esperado para cada
pas en particular. Vea Formato condicional, pgina 229.
Cmo imprimir mensajes condicionales en carta modelo
Muchas veces usted querr imprimir mensajes condicionales en cartas
modelo. Por ejemplo, si quisiera estimular a clientes con crdito
disponible a comprar ms y, aconsejar a clientes que han sobrepasado su
lmite de crdito, a normalizar sus cuentas, podra originar dos cartas,
una para cada caso, en un mismo informe.
1 Utilizando el Asistente de Seccin, inserte una segunda seccin
Detalles en su informe. Debe tener ahora las secciones Detalles A y
Detalles B. Vea Cmo agregar, eliminar, mover y combinar secciones,
pgina 86.
2 Haga dos cartas modelo diferentes. Ponga la carta que estimula a los
clientes a comprar ms en la seccin Detalles A de su informe, y la
carta que aconseja a los clientes a normalizar sus cuentas, en la
seccin B. Vea Cmo crear una carta modelo utilizando un objeto de texto,
pgina 214.
3 Usando el Asistente de Seccin, establezca el formato de la seccin
Detalles de manera que cada una sea suprimida bajo ciertas
condiciones. Por ejemplo:
Ahora, cuando un registro indica disponibilidad de crdito, se imprime
la carta compre ms. Cuando la cuenta est por encima del lmite de
crdito, se imprime la carta normalice su cuenta. Cuando el cliente est
justamente en el lmite de su crdito, ninguna de las cartas se imprime.
Temas relacionados
Cmo dar formato condicional a objetos, pgina 220
Formato condicional, pgina 229
Formatear esta seccin de tal modo
que se suprima cuando el balance
sea menor que el lmite de crdito.
Formatear esta seccin de tal modo
que se suprima cuando el balance
sea mayor que el lmite de crdito.
Cmo alternar los colores de fondo para las lneas
Otro uso tpico de la secin mltiple sera el variar alternadamente el
color de fondo de las lneas en la seccin Detalles de su informe para
mejorar la legibilidad (un efecto de papel de barras verdes).
1 Usando el Asistente de Seccin, inserte una segunda seccin Detalles.
Ahora debe tener las secciones Detalles A y Detalles B. Vea Cmo
agregar, eliminar, mover y combinar secciones, pgina 86.
2 Mientras est en el Asistente de Seccin, resalte la seccin Detalles A
en el cuadro de lista Secciones, haga clic en la ficha Color y seleccione
el color de fondo Blanco. Vea Formato, pgina 225.
3 Haga clic en la ficha Comn, haga clic en el botn Frmula condicional
a la derecha de la opcin Suprimir (No Traspasar) y escriba esta
frmula en el Editor de Frmulas cuando ste aparezca.
Remainder (RecordNumber, 2)<>0
Esta frmula divide el nmero de Registros entre 2 y si el residuo es
diferente de cero (cosa que suceder para cada registro impar), le dice
al programa que suprima la seccin.
Busque Errores del compilador de frmulas en la Ayuda en lnea de
4 Ahora resalte la seccin de Detalles B y seleccione el color de fondo
verde.
5 Utilizando la tcnica del paso 3, configure la propiedad Suprimir para
esta seccin con la siguiente frmula:
Remainder (RecordNumber, 2) = 0
Esta frmula divide el nmero de Registros entre 2 y si el residuo es
cero (cosa que suceder para cada registro par), le dice al programa
que suprima la seccin.
6 Haga su informe y asegrese de que la informacin y la presentacin
de cada una de las secciones sea idntica. En otras palabras, lo que
ponga en la seccin Detalles A, pngalo en la seccin Detalles B.
Ahora cuando ejecute su informe, el programa imprimir cada lnea para
con fondo blanco y cada lnea impar con un fondo verde.
Cmo eliminar lneas en blanco
Es muy comn tener dos lneas de Direcciones en una tabla de clientes, la
Direccin1 para la calle y la Direccin2 que puede ser utilizada para el
nmero del departamento o para el buzn interno. La primera Direccin
usualmente contiene un valor, pero la segunda Direccin regularmente
est vaca. Si crea una lista de clientes utilizando stos datos y apila los
campos uno arriba del otro para hacer una lista de correo, aquellos
registros de clientes que tengan el campo de la Direccin 2 vaco, se
imprimirn con una lnea en blanco. Puede eliminar sa lnea utilizando
una secin mltiple. Para hacer esto:
1 Usando el Asistente de Seccin, comience dos nuevas secciones de
Detalles para tener 3 en total. Vea Cmo agregar, eliminar, mover y
combinar secciones, pgina 86.
2 Coloque el campo de la Direccin 2 en la seccin de en medio y los
dems datos en las secciones de arriba y de abajo segn desee que
aparezcan en su informe.
3 D a la seccin de en medio el formato para Suprimir seccin en blanco.
Vea Cmo ocultar partes del informe, pgina 124.
Ahora, cuando el informe se imprima, si la seccin de la Direccin2 est
en blanco, el programa no la imprimir y no tendr lneas en blanco en su
informe.
Antes de suprimir las lneas en
blanco, el campo Direccin 2
deja una lnea en blanco cuando
est vaco.
Despus de suprimir lneas
en blanco, el campo
Direccin 2 no deja una lnea
en blanco cuando est vaco.
Cmo agregar lneas en blanco condicionalmente
Si desea imprimir lneas en blanco en su informe bajo condiciones
especficas, lo puede hacer utilizando una secin mltiple. Por ejemplo, si
desea insertar en su informe una lnea en blanco cada cinco registros.
1 Cree dos secciones Detalles. Vea Cmo agregar, eliminar, mover y
combinar secciones, pgina 86.
2 Ponga los datos del informe en la seccin superior.
3 Deje vaca la segunda seccin.
4 Establezca el formato de la segunda seccin de manera que se
suprima (la seccin) a menos que se cumpla la siguiente condicin:
Remainder (RecordNumber, 5) <> 0
Esta frmula divide cada nmero de Registro entre 5. Si la divisin
produce un residuo, la seccin en blanco se suprime. Pero si el residuo
es cero (o sea cada cinco registros, cuando el nmero del registro es
mltiplo de cinco), el programa imprime la segunda seccin,
incluyendo as una lnea en blanco.
NOTA: Si usted quiere insertar una lnea en blanco bajo diferentes
condiciones, puede modificar la frmula apropiadamente. Vea Formato
condicional, pgina 229.
Formato 225
10 Formato
Conceptos de formato, pgina 226
Formato absoluto, pgina 227
Tipos de propiedades de formato, pgina 227
MANOS A LA OBRA (Formato absoluto), pgina 231
MANOS A LA OBRA (Formato condicional), pgina 238
Conceptos de formato
En este captulo, usted aprender cmo dar formato a su informe. Dar
formato se refiere a las cosas que puede hacer para cambiar la
presentacin y el diseo de su informe, la apariencia del texto, de objetos
o secciones enteras del informe.
Usted utiliza el formato para muchas cosas, incluyendo:
G dividir las secciones de su informe
G separar secciones de su informe,
G llamar la atencin a ciertos datos,
G cambiar la presentacin de fecha, nmeros, valores monetarios,
Booleanos y texto (cadenas),
G ocultar secciones no deseadas, y
G dar a su informe una apariencia profesional.
Seagate Crystal Reports le proporciona un amplio rango de comandos y
propiedades para dar formato que puede aplicar a varios elementos en su
informe.
G Utilice los comandos de dar formato eligiendo o configurando
opciones en cuadros de dilogo que son especficas para el tipo de
formato que usted est haciendo. Por ejemplo, si desea cambiar los
mrgenes de pginas, utilice un cuadro de dilogo que le permite
especificar el margen superior, inferior, derecho e izquierdo.
G Establezca las propiedades de formato en el Editor de Formato
(para objetos) o el Asistente de Seccin (para secciones) activando
y desactivando las casillas de verificacin o cambiando los valores
de atributo. En la mayora de los casos, puede establecer las
propiedades en una de dos formas.
absoluta (siempre aplicar la propiedad), o
condicional (aplicar la propiedad slo cuando se cumplan
ciertos criterios).
Puede usar ambos tipos de propiedades de formato cada vez que los
necesite en su informe. Vea Formato absoluto, pgina 227 y Formato
condicional, pgina 229.
En las pginas siguientes, aprender acerca de los tipos de formato que
puede hacer con Seagate Crystal Reports y obtendr instrucciones
detalladas para realizar una variedad de tareas de dar formato.
Formato 227
NOTA: Existen muchos formatos de fecha que usted puede elegir y usar en
su informe en espaol, pero si enva el informe a un sistema japons puede
que hayan algunas irregularidades de formato. No todos los formatos de
fecha en espaol son visibles en un sistema japons, y lo mismo ocurre si se
enva del japons al espaol. Para obtener ms informacin, vea Fechas
japonesa en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
Formato absoluto
Formato absoluto es aquel que se aplica bajo cualquier condicin.
SELECCIONAR Y LUEGO APLICAR
El formato absoluto siempre sigue el procedimiento de seleccionar y luego
aplicar:
G usted selecciona qu es lo que quiere formatear (un objeto o una
seccin) y despus,
G aplica el formato a su seleccin configurando las propiedades.
Use los siguientes cuadros de dilogo para dar formato a sus informes:
G Editor de Formato para dar formato a valores de campo.
ficha Bordes del Editor de Formato para formatear objetos,
nmeros y texto,
ficha Cuadro del Editor de Formato para formatear cuadros, y
ficha Lnea del Editor de Formato para formatear lneas.
G Asistente de Seccin para formatear secciones enteras.
G Asistende de Resalte para dar formato a campos de moneda y de
nmeros.
Cada uno de estos cuadros de dilogo contiene varias propiedades
diferentes de dar formato y las herramientas para activar o desactivar las
propiedades, o para especificar atributos. Busque cada cuadro de dilogo
por nombre en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
Tipos de propiedades de formato
Las propiedades de formato caen en dos categoras generales:
1. Propiedades de Activar o Desactivar, y
2. Propiedades de Atributo.
PROPIEDADES DE ACTIVAR O DESACTIVAR
Una propiedad de activar o desactivar es una propiedad que es
configurada utilizando una casilla de verificacin.
G Cuando activa la casilla de verificacin, la propiedad es aplicada.
G Cuando desactiva la casilla de verificacin, la propiedad nunca es
aplicada.
La propiedad Suprimir es una propiedad de activar o desactivar; un
objeto o seccin es ya sea suprimido (activada) o no (desactivada).
PROPIEDADES DE ATRIBUTO
Una propiedad de atributo es aquella que especifica uno de varios
atributos alternativos. La propiedad Color, por ejemplo, le da la
oportunidad de especificar uno de los 16 colores bsicos de Windows o
especificar un color personalizado y despus crear ese color utilizando las
herramientas proporcionadas. Claramente una propiedad as no puede
ser controlada con un simple activar o desactivar.
Usted configura una propiedad de atributo en una de varias maneras,
dependiendo de la propiedad. Puede configurarla:
G haciendo clic en un botn de opcin,
G seleccionando un atributo de una lista desplegable, o
Formato 229
G escribiendo un atributo en un cuadro de texto.
Formato condicional
El formato condicional es un formato que se aplica slo bajo ciertas
condiciones. Por ejemplo, usted puede desear:
G balances de clientes impresos en rojo si estn vencidos,
G que las fechas aparezcan en el formato Da, Mes, Ao si el cliente
es canadiense, o
G que el color de fondo aparezca cada segunda lnea.
Seagate Crystal Reports le facilita la aplicacin de formato condicional en
sta y cientos de otras situaciones. Vea Cmo dar formato condicional a
objetos, pgina 220.
Con formato absoluto, usted sigue el procedimiento de seleccionar y luego
aplicar. Para dar formato condicional se sigue el mismo procedimiento, pero
se va un paso ms adelante y se configuran condiciones que determinan
cundo ser aplicado el formato. Usted especifica esas condiciones
utilizando frmulas sencillas. Vea Frmulas para Principiantes, pgina 311.
NOTA: Cuando configura una frmula de formato condicional, la
frmula pasa por alto cualquier configuracin fija que haya hecho en el
cuadro de dilogo. Por ejemplo, si activa la propiedad Suprimir y despus
configura una frmula condicional para la opcin Suprimir, la propiedad
ser aplicada slo si se cumple la condicin en la frmula.
El programa le permite configurar condicionalmente propiedades de
activar o desactivar y propiedades de atributo. Sin embargo, cada una de
stas requiere un tipo diferente de frmula.
Propiedades
condicionales de
activar o
desactivar
Una propiedad condicional de activar o desactivar prueba para ver si una
condicin ha sido cumplida. Est activada si la condicin fue cumplida o
desactivada si la condicin no es cumplida. No hay trminos medios.
Use frmulas booleanas para este tipo de formato.
Value = condicin
El programa prueba cada valor para ver si cumple la condicin y regresa
una respuesta de s o no. Despus aplica la propiedad a cada valor que
regresa un s.
Propiedades de
atributo
condicional
Una propiedad de atributo condicional verifica para ver cul de dos o ms
condiciones fue cumplida. El programa entonces aplica el formato
apropiado a la condicin. Por ejemplo, asuma que usted quiere los valores
bajo cierta cuota impresos en rojo y todos los dems valores impresos en
negro. El programa verifica cuando el valor est bajo la cuota o no. Si est
bajo la cuota, aplica el atributo rojo, si no, se aplica el atributo negro.
Use una frmula If-Then-Else para este tipo de formato condicional. Vea
Cmo crear frmulas If-Then-Else multicondicionales, pgina 340.
If Condicin A Then
Red
Else
Black
NOTA: Cuando configura propiedades de atributo condicional, el
programa carga una seleccin de atributos en la lista Funciones en el
Editor de Frmulas. Usted puede hacer doble clic en cualquiera de esos
atributos para agregarlos a su frmula. Por ejemplo, si usted est
configurando alineamiento horizontal condicionalmente, la lista
Funciones contendr atributos tales como Alineado horizontal
predeterminado, alineamiento izquierdo, justificado, etc.; si usted est
configurando bordes condicionalmente, la lista mostrar atributos tales
como No lnea, Lnea simple, Lnea punteada, etc.
Usted puede ir ms adelante con este tipo de propiedad. Puede
especificar una lista de condiciones y una propiedad por cada una de
ellas; usted no est limitado a dos o tres condiciones. Por ejemplo, si tiene
un campo numrico en su informe que contiene cifras de ventas de pases
alrededor del mundo, puede especificar el nmero de atributo(s) que
desea aplicar a cada pas. En este caso, sus condiciones van a especificar
que si es del Pas A, aplicar el atributo del Pas A; Pas B, aplicar atributo
del Pas B; Pas C, aplicar atributo del Pas C, y as sucesivamente.
Con ms de una alternativa, use esta clase de frmula:
If Condicin A Then
Red or
If Condicin B Then
Black or
If Condicin C Then
Green
Else
Blue
Use una frmula de condicin If-Then-Else mltiple para esta clase de
formato condicional. Vea Cmo crear frmulas If-Then-Else, pgina 338.
Formato 231
Valores que no
se ajustan a
ninguna
condicin
Con las propiedades condicionales de activar o desactivar, el valor
cumplir o no la condicin que usted establece. Pero las propiedades de
atributo condicional son diferentes. Puede haber algunos casos donde
los valores no cumplen ninguna de las condiciones.
Por ejemplo, si usted establece:
G todas las cifras de ventas que estn 10% arriba de la cuota,
aparecern en verde, y
G todas las cifras de ventas que estn 10 % abajo la cuota, aparecern
en rojo.
Qu pasar con los valores intermedios que no cumplen ninguna de las
condiciones anteriores? El programa se hace cargo de la situacin
automticamente. Cuando un valor no cumple ninguna de las
condiciones de la frmula, el programa formatea ese valor usando la
configuracin de atributo en el cuadro de dilogo.
En este ejemplo, si la configuracin del cuadro desplegable Color en la ficha
Fuente del Editor de Formato est establecida a Azul para el campo ventas,
todos los valores intermedios aparecern en azul. La configuracin del
cuadro de dilogo no pasa por alto la configuracin de la frmula;
simplemente proporciona un atributo cuando la frmula no lo hace.
Varios ejemplos de MANOS A LA OBRA incluidos, muestran cmo dar
formato condicional a secciones y objetos. En tanto que los temas detallan
necesidades especficas en la elaboracin informes, tambin ilustran
procedimientos bsicos.
MANOS A LA OBRA (Formato absoluto)
Cmo agregar color, sombreado y bordes
Seagate Crystal Reports le permite agregar color, bordes y sombreado a
los campos en su informe para enfatizar datos importantes y crear
informes que tengan una presentacin profesional.
1 Haga clic con el botn derecho en el campo que desea formatear y
elija el comando CAMBIAR BORDE en el men contextual que
Aparece el Editor de Formato.
3 Seleccione el tipo de borde (estilo de lnea), color, ubicacin y color
de fondo que desea y haga clic en Aceptar cuando termine.
Seagate Crystal Reports da formato al campo seleccionado de acuerdo a
sus especificaciones.
Cmo agregar o editar lneas y cuadros
Seagate Crystal Reports le permite agregar lneas y cuadros a su informe
para enfatizar datos importantes y crear informes con una presentacin
profesional.
Adicin de lneas 1 Haga clic en el botn INSERTAR LNEA en la barra de herramientas
suplementaria.
Aparece un cursor con forma de lpiz.
2 Haga clic en la ficha Bordes para
activarla.
2 Usando el
cursor de
lpiz, dibuje
la lnea
donde desee.
Formato 233
Edicin de lneas 1 Haga clic con el botn derecho en la lnea a la que quiere dar formato
y seleccione el comando FORMATEAR LNEA del men contextual.
Aparece el Editor de Formato con la ficha Formatear lnea activa.
Adicin de
cuadros
1 Haga clic en el botn INSERTAR CUADRO en la barra de herramientas
suplementaria.
Aparece un cursor con forma de lpiz.
Seagate Crystal Reports formatea el cuadro seleccionado de acuerdo a sus
especificaciones.
2 Haga los cambios
deseados y haga clic en
Aceptar cuando termine
para regresar a su informe.
2 Usando el
cursor de lpiz,
dibuje el cuadro
donde desee.
Edicin de
cuadros
1 Haga clic con el botn derecho en el cuadro al que quiere dar formato
y seleccione el comando FORMATEAR CUADRO del men contextual.
Aparece el Editor de Formato con la Ficha Formatear cuadro activa.
Seagate Crystal Reports formatea el cuadro seleccionado de acuerdo a sus
especificaciones.
Cmo cambiar mrgenes
1 Elija el comando PREPARAR PGINA del men Archivo.
Aparece el cuadro de dilogo Preparar Pgina.
Todos los mrgenes son calculados desde el borde de la pgina. As, un
margen derecho de 0.25 pulgadas hace que la impresin comience
exactamente a un cuarto de pulgada del borde la pgina.
2 Seleccione el color,
grosor, estilo y/o color
de relleno que desea y
haga clic en Aceptar
cuando termine.
2 Cambie los mrgenes de pgina
predeterminados para que se
ajusten a sus necesidades y haga
clic en Aceptar cuando termine.
Formato 235
Cmo agregar o eliminar espacios en blanco entre lneas
La altura de una seccin en relacin a los objetos que estn en ella afectan
la cantidad de espacio en blanco que aparece entre las lneas de su
informe.
La ficha Diseo en modo libre le permite agregar y eliminar espacio en
blanco de dos maneras:
1. Ajustando el rea en la ficha Diseo utilizando el cursor de ajustar, o
2. Cambiando las opciones en el Asistente de Seccin.
NOTA: Tambin puede hacer clic con el botn derecho del mouse en el
rea sombreada a la izquierda de la seccin y seleccionar AJUSTAR
SECCIN del men contextual que aparece. El programa ajusta
automticamente la seccin para que el borde inferior est parejo con la
lnea base del ltimo objeto en la seccin. Vea Cmo eliminar lneas en
blanco, pgina 223. Eliminacin del espacio en blanco al ajustar.
Para eliminar el espacio en blanco innecesario en una seccin,
simplemente mueva el puntero del mouse sobre la lnea del borde inferior
de la seccin. El puntero va a cambiar a un cursor de ajustar.
Cuando el cursor de ajustar
aparezca arrastre el borde
de seccin para remover el
espacio en blanco extra.
Eliminacin del
espacio en
blanco usando el
Asistente de
Seccin
Si una seccin completa est en blanco (por ejemplo, si usted no est
poniendo nada en la seccin Pie de pgina de su informe), puede eliminar
el espacio en blanco innecesario suprimiendo la seccin en el Asistente de
Seccin.
herramientas estndar. Aparece el Asistente de Seccin.
2 Resalte la seccin Pie de pgina en el cuadro de lista Secciones.
3 Active la opcin Suprimir (No traspasar).
La seccin Pie de pgina no se imprimir en lo sucesivo.
Adicin de
espacio en
blanco al ajustar
Para agregar espacio en blanco extra entre lneas de su informe,
simplemente mueva el puntero del mouse sobre la lnea del borde inferior
de la seccin. El puntero va a cambiar a un cursor de ajustar.
NOTA: Tambin puede agregar espacio en blanco a una seccin haciendo
clic con el botn derecho en el rea sombreada a la izquierda de la
seccin y eligiendo el comando INSERTAR LNEA del men contextual que
aparece. El programa ajusta la seccin automticamente, agregando la
cantidad de espacio necesario para contener una lnea de campos de base
de datos tpicos.
Temas relacionados
Cmo agregar lneas en blanco condicionalmente, pgina 224
Cuando el cursor de
ajustar aparezca, arrastre
el borde de la seccin para
agregar espacio en blanco.
Su informe se imprimir as...
Formato 237
Cmo establecer la orientacin de pgina y el tamao de papel
Usted puede imprimir su informe usando orientacin vertical u
horizontal y con una variedad de tamaos de papel. Usted especfica
estas opciones utilizando el comando PREPARAR IMPRESORA en el men
Archivo.
1 Elija el comando PREPARAR IMPRESORA del men Archivo.
El cuadro de dilogo Preparar Impresora aparecer en su pantalla.
2 En el cuadro de dilogo Preparar Impresora, active la impresora que
desea utilizar si no est ya activada. Sus opciones de tamao de
papel estn directamente relacionadas a la impresora que ha
seleccionado.
Por ejemplo, el controlador HP LaserJet (PCL) ofrece las opciones de
tamaos de papel carta, oficio, ejecutivo o A4, mientras que el
controlador de impresora PostScript le permite seleccionar desde
carta, oficio, nota, A4, B5, carta pequea y papel pequeo A4.
3 Seleccione la orientacin vertical u horizontal haciendo clic en el
botn de opcin apropiado en el cuadro Orientacin.
4 Seleccione el tamao de papel deseado y su fuente del cuadro
desplegable en el cuadro Papel.
NOTA: Los botones Quitar y Quitar todos tambin pueden ser usados para
eliminar frmulas.
MANOS A LA OBRA (Formato condicional)
Cmo crear un pie de pgina que aparezca en todas las pginas
exceptuando la primera
Usted puede imprimir un pie de pgina en todas las pginas excepto la
primera, dando formato condicional a la seccin usando una propiedad
de activar o desactivar.
1 Coloque el campo que desea mostrar como un pie de pgina en la
seccin Pie de pgina en su informe.
Aparece el cuadro de dilogo Asistente de Seccin.
5 Introduzca la siguiente frmula en el Editor de frmula:
PageNumber = 1
Esta frmula suprime la seccin en la primera pgina pero no en las
otras pginas.
6 Haga clic en el botn GUARDAR y CERRAR.
4 Haga clic en el botn Frmula Condicional a la derecha del
botn Suprimir propiedad para abrir el Editor de Frmulas.
3 Resalte la seccin Pie
de pgina de esta lista.
Formato 239
G Si hay un error en su frmula, el programa mostrar un Error de
Compilador de Frmula detallando su error.
G Si no hay error en su frmula, el programa regresar al Asistente
de Seccin Note que el botn Frmula ha cambiado. Esto indica
que la frmula ha sido establecida para esa propiedad.
Busque en Errores de Compilador de Frmula en la Ayuda en lnea de
estndar para ver su informe para asegurarse que el pie de pgina
aparece en todas las pginas exceptuando la primera.
NOTA: Si tiene un pie de pgina de varias lneas y ha puesto las lneas en
diferentes secciones Pie de pgina, necesitar suprimir condicionalmente
cada una de esas secciones utilizando la frmula de arriba.
NOTA: Para crear un encabezado de pgina que aparezca en todas las
pginas excepto la primera, coloque la informacin del encabezado en la
seccin Encabezado de Pgina y despus suprima condicionalmente esa
seccin utilizando la misma frmula que us para suprimir la seccin Pie
de pgina.
Cmo dar formato condicional a campos usando el Asistente de
Resalte
NOTA: Solamente puede resaltar campos de modena y nmeros.
1 Haga clic con el botn derecho en el campo de moneda o nmeros
que usted quiere formatear y elija el ASISTENTE DE RESALTE en el
men contextual o seleccione el marco que desea resaltar y haga clic
en el botn RESALTAR en la barra de Formato.
El Asistente de Resalte aparece en la pantalla.
3 Para especificar cambios de formato, establezca el Color de fuente,
Fondo y Borde usando las listas desplegables apropiadas en la seccin
Editor de elemento del cuadro de dilogo.
4 Aplique nuevas frmulas cuando necesite. Use los botones de flecha
Prioridad para especificar la prioridad de cada frmula. Haga clic en
Aceptar y regresar a su informe.
Cmo usar el Asistente de Resalte
Seagate Crystal Reports incluye un poderoso Asistente de Resalte que le
permite aplicar formatos condicionales eficientemente a campos de
moneda y nmericos.El Asistente de Resalte se usa ms comnmente
para resaltar valores de campo que de alguna manera se distinguen de
otros valores en el informe. Por ejemplo, si usted quisiera resaltar el
campo {cliente.VENTAS DEL AO PASADO} en rojo cada vez que las
ventas son mayores de $25,000, usted pudiera especificar en el Asistente
de Resalte que, si el valor es mayor de $25,000, un color de fondo rojo sea
aplicado a ese campo. Tambin puede usar el cuadro de dilogo para
establecer el color de fuente condicional y el estilo del borde.
2 Seleccione una forma de comparacin dentro de elcuadro
delista desplegable dentro y escriba un valor nmerico en el
caudro de texto adyadecente.
Formato 241
NOTA: Considere el Asistente de Resalte como una alternativa al editor
de frmulas. El Asistente de Resalte esencialmente ejecuta la siguiente
ecuacin: Si la Condicin es Verdadera, Entonces Aplicar estas
especificaciones de formato. En este caso, el cuadro de dilogo est
dividido en dos secciones, la Seccin de lista de elementos (donde
aparece la frmula) y el Editor de elemento (donde usted puede
establecer la frmula). El Editor de elemento incluye una Vista de muestra
para demostrar las especificaciones de formato llevadas a cabo.
Note tambin estos beneficios adicionales:
G El Asistente de Resalte adems se puede usar en campos
numricos o de moneda de tablas cruzadas.
G Igualmente puede deshacer resaltes.
Establecimiento
de las
prioridades de
resalte
Los botones de Prioridad en la seccin Lista de elementos del Asistente de
Resalte hacen posible establecer las prioridades de sus frmulas. Esto es
til cuando usted tiene dos o ms frmulas cuyos resultados pueden
entrar en conflicto en algunas situaciones.
Por ejemplo, suponga que est resaltando el campo Precio por Unidad en
el informe. Ahora le asigna a este campo una frmula de resalte que
convierte el fondo en amarillo cuando el precio de unidad es mayor que
$100. Entonces imagine, que en este mismo informe usted ha creado otra
frmula de resalte la cual pone el fondo de color rojo cuando un precio de
unidad es mayor que $200. Tomando en cuenta que 100 es un
subconjunto de 200, podran haber campos de Precio por Unidad con
fondos amarillos, cuando en realidad esos campos deberan tener fondos
rojos. En otras palabras, un precio de unidad de $300 podra recibir un
fondo rojo o un fondo amarillo, dependiendo de a cual frmula se ha
asignado prioridad.
Para establecer la prioridad de una frmula:
1 Seleccione la frmula.
2 Use los botones de Prioridad Subir y Bajar para mover la frmula
seleccionada a una posicin arriba o abajo de la(s) frmula(s) con
conflictos.
NOTA: Una frmula tiene prioridad sobre otra cuando su posicin es ms
alta en la seccin Lista de elementos.
4 Actualice el informe (o haga clic en la ficha Vista previa) para ver los
cambios de resalte.
NOTA: Los botones Quitar y Quitar Todo tambin se pueden usar para
eliminar frmulas.
Seleccin de Registros y Grupos 243
11 Seleccin de Registros y Grupos
Seleccin de Registros, pgina 244
Seleccin de grupos, pgina 248
Plantillas de frmulas de seleccin de registros, pgina 250
MANOS A LA OBRA (Seleccin de registros y grupos), pgina 256
Seleccin de Registros
Especificacin
de registros o
grupos para ser
incluidos
Cuando selecciona un campo para que aparezca en su informe, los
valores de los campos de cada registro en la(s) tabla(s) activa se imprimen
automticamente. En algunas ocasiones, es posible que no desee incluir
todos los valores, sino slo un subconjunto de ellos. Por ejemplo, quizs
quiera:
G incluir registros para un solo grupo especfico de clientes,
G incluir registros para un rango especfico de nmeros de cuenta
dentro del total de registros en la base de datos, o
G incluir aquellos valores que se encuentren dentro de un rango
especfico de fechas.
Usted puede seleccionar registros en una de dos maneras:
1. usando el Asistente de Seleccin, o
2. usando el Editor de Frmulas.
Configuracin
de la seleccin
de registros
USO DEL ASISTENTE DE SELECCION
Seagate Crystal Reports incluye un sofisticado lenguaje de frmula que
usted puede usar para especificar prcticamente cualquier tipo de
seleccin de registros que desee. Sin embargo, es posible que en muchas
ocasiones no necesite la flexibilidad en la seleccin de registros que el
lenguaje de frmula le proporciona. El Asistente de Seleccin fue
diseado para estas ocasiones.
NOTA: Puede usar el Asistente de Seleccin para configurar las
solicitudes de seleccin de registros y seleccin de grupos. Cuando
selecciona ya sea un nombre de grupo o un campo de resumen, el
programa sabe que el criterio de seleccin que usted instal es para una
seleccin de grupos. En todos los dems casos, el programa sabe que est
configurando una seleccin de registros.
El Asistente de Seleccin hace fcil la especificacin de registros que
usted quiere incluir en su informe. Simplemente debe seleccionar el
campo en el que desea basar su seleccin y luego establecer el criterio de
seleccin. Si quiere establecer un criterio adicional para un campo
seleccionado o si quiere basar la seleccin de registros en campos
adicionales, el Asistente de Seleccin le proporciona las herramientas que
necesita para hacerlo. Vea Cmo configurar la seleccin de registros usando el
Asistente de Seleccin, pgina 256 y busque Asistente de Seleccin en la
Usando el Asistente usted puede configurar solicitudes de seleccin de
registros sencillas:
G clientes de Arizona,
G rdenes en el primer trimestre, o
G ventas superiores a los $10,000.
Tambin, puede usarlo para configurar solicitudes muy sofisticadas:
G clientes cuyos nombres comienzan con "A", "M", o "S", o
G clientes de California o Florida que hayan ordenado productos en
el mes de julio.
Todas stas son solicitudes de rango limitado. Una o ms constantes
definen el rango. El programa compara el valor del campo en cada
registro con las constantes y rechaza los registros con valores fuera del
rango. Por lo tanto el informe est limitado a los valores que se
encuentren dentro de ese rango. El Asistente de Seleccin proporciona
solicitudes como stas con facilidad.
NOTA: Si quiere crear una solicitud de rango limitado basado en parte de
un valor de campo, usted est limitado a lo que puede hacer en el
Asistente de Seleccin.
Usted puede configurar todos estos tipos de solicitudes de seleccin de
registros sin ningn conocimiento previo del lenguaje de frmula.
NOTA: Usted puede usar el lenguaje de frmula dentro del Asistente de
Seleccin si lo desea, pero esto se aparta de su propsito principal, el cual
es crear sofisticadas solicitudes de seleccin de registros usando un
proceso sencillo consistente en elegir y hacer clic.
USO DEL LENGUAJE DE FORMULA
Si quiere crear una frmula de seleccin utilizando el lenguaje de
frmula, puede ir directamente al Editor de Frmulas de Seleccin
apropiado usando el comando EDITAR FRMULA DE SELECCIN en el men
Informes. elija cualquiera de los comandos REGISTRO o GRUPO del
submen cuando ste aparezca.
Cuando usted est en el Editor de Seleccin de Frmulas, puede construir
su solicitud de seleccin de registros usando campos, funciones, operadores
y otras frmulas. Su nica restriccin es que la frmula resultante debe ser
booleana, sto es, debe regresar un valor Verdadero o Falso.
Temas relacionados
Para obtener instrucciones completas sobre cmo crear frmulas, vea
Para obtener ms informacin acerca de plantillas de seleccin de
registros y grupos, vea Plantillas de frmulas de seleccin de registros, pgina
250 y Cmo usar plantillas de seleccin de registros o grupos, pgina 259.
Busque el tema Plantillas de Seleccin de Registros/Grupos en la Ayuda en
COMO DETERMINAR QUE CAMPO(S) USAR
Cuando selecciona registros, est basando su informe slo en aquellos
registros que cumplen con ciertas condiciones que usted establece. Usted
basa esas condiciones en el tipo de informacin que desea en su informe
final.
Asuma, por ejemplo, que quiere un informe que nicamente muestre los
datos de California. Su tarea es encontrar la mejor manera de identificar
aquellos registros que provienen de California.
G Si la tabla que est usando para hacer su informe contiene un
campo de Estado o de Regin, usted puede especificar en la
solicitud que el programa utilice slo esos registros donde el valor
en el campo de Estado es igual a California (Regin es igual a CA).
Esta es indudablemente la manera ms fcil.
G Si la tabla no contiene un campo de Estado y todava quiere hacer
su informe basado slo en los datos de California, pueden haber
otras formas de hacerlo. Es posible identificar esos datos de otra
manera.
Si la tabla contiene un campo de Cdigo Postal, puede basar su
seleccin de registro en el rango de cdigos postales que se usa
para California (Cdigo Postal entre n y N), o
Si la tabla contiene un campo de Prefijos de Larga Distancia,
puede basar su seleccin de registros en los Prefijos de Larga
Distancia de California (un Prefijo de Larga Distancia es uno
de x, y, . . . z).
NOTA: Si el Prefijo de Larga Distancia se encuentra en el campo de
nmeros de telefnicos, no le ser posible hacer una seleccin de
registros en el Asistente de Seleccin basado en el Prefijo de Larga
Distancia. Tendr que crear una frmula seleccin de registros usando las
frmulas del lenguaje para extraer el Prefijo de Larga Distancia del
nmero telefnico y despus hacer la seleccin de registros basada en
sto. Vea Subndice en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
Claramente, usted no est sujeto a ningn mtodo especfico de seleccin
de registros. Sin embargo, debe tener cuidado cuando configura su
criterio de seleccin. Para detalles de algunas de las cosas que debe
considerar. Vea Sugerencias acerca de seleccin, pgina 253.
NOTA: Como regla general, si puede basar su seleccin de registros en
un nmero de campos (como en nuestro ejemplo), seleccione un campo
indexado en lugar de un campo que no sea indexado. Vea Tablas
indexadas, pgina 550.
Interaccin del
Asistente de
Seleccin y el
Editor de
Frmulas de
Seleccin
El Asistente de Seleccin y el Editor de Frmulas de Seleccin son
interactivos. Esto es que, el criterio de seleccin de registro que usted
introduce en el Asistente de Seleccin automticamente genera una
frmula de seleccin de registros que puede revisar y modificar usando
el botn Mostrar frmula en el Asistente de Seleccin o en el Editor de
Frmulas de Seleccin de Registros. De la misma manera, las frmulas de
seleccin de registros y modificaciones a las frmulas ya existentes,
actualizan automticamente el criterio de seleccin en el Asistente de
Seleccin.
Debido a esta interactividad, usted puede usar las dos dispositivos en
conjunto como un informe para aprender el lenguaje de frmulas. Haga
esto:
1 Establezca su criterio de seleccin usando el Asistente de Seleccin.
2 Haga clic en el botn Mostrar frmula y el Asistente de Seleccin se
expande para que usted pueda revisar la frmula que el programa
gener basado en su criterio.
3 Haga clic en el botn Ocultar frmula cuando haya terminado su
revisin.
4 Cambie su frmula de seleccin usando el Asistente de Seleccin.
5 Revise la frmula actualizada haciendo clic en el botn Mostrar
frmula una vez ms.
6 Cuando vaya ganando confianza y quiera hacer cambios usando el
lenguaje de frmulas, haga clic en el botn Editor de frmulas en el
Asistente de Seleccin expandido y haga los cambios a la frmula
utilizando todas las herramientas en el Editor de Frmulas de
Seleccin de Registros.
7 Revise los resultados de esos cambios en el Asistente de Seleccin.
Seleccione cada uno de los campos usado en la frmula de seleccin
de registros y vea cmo el programa traduce su frmula en un
criterio de seleccin del Asistente.
NOTA: Los componentes de la frmula de Seleccin que no encajen en
ninguno de los criterios establecidos en el Asistente de Seleccin no sern
traducidos. Por ejemplo, si parte de su frmula de seleccin de registros
extrae los ltimos cuatro caracteres en el nmero de un cliente, la
seleccin del cdigo de la frmula que hace esta extraccin no ser
convertido a criterio de seleccin del Asistente de Seleccin. Esto es por
que no existe la facilidad en el Asistente de Seleccin de hacer tal
extraccin con slo apuntar y hacer clic.
Seleccin de grupos
Cuando usted agrupa o hace un resumen de datos, todos los grupos en su
informe se incluyen automticamente. Sin embargo, habr ocasiones en
que no quiera incluir todos los grupos. Por ejemplo:
G Quizs slo quiera incluir aquellos grupos que tengan ciertos
nombres de grupos o cuyos valores resumidos cumplan ciertas
condiciones.
G Quizs slo quiera ver los grupos con los valores resumidos ms
altos o con los ms bajos.
Usted puede seleccionar los grupos que aparecen en su informe en
maneras diferentes.
Puede hacer algunos tipos de seleccin usando ya sea una frmula de
seleccin de registros o una frmula de seleccin de grupos. Por ejemplo:
G Si tiene una lista de correspondencia agrupada por regin y su
frmula de seleccin de registros especifica nicamente a los
clientes de California ({cliente .REGION} = "CA"), su informe
tendr un solo grupo: California.
G Si tiene una frmula de seleccin de grupos que especifica
nicamente los grupos con el nombre de grupo "CA" (Nombre de
Grupo ({cliente.REGION}) ="CA") y no tiene frmulas de seleccin
de registros, obtendr un informe idntico, asumiendo que la
condicin de California era la nica prueba de seleccin en ambas
situaciones. Sin embargo, cuando se usa el mtodo de seleccin de
grupos, sto puede llevar ms tiempo para terminar el informe.
Asistente de
Seleccin
Usted puede seleccionar grupos de registros usando el Asistente de
Seleccin de la misma manera que puede seleccionar registros
individuales.
Cuando establece criterios de seleccin de grupos, lo hace en base a
campos de nombre de grupo o campos resumidos, en vez hacerlo en base
a campos estndares.
G Si simplemente ha agrupado sus datos pero no los ha resumido,
slo puede configurar la seleccin de grupos basado en el campo
de nombre de grupo. Por ejemplo si quiere seleccionar solamente
los grupos de la Regin de Massachussets:
Nombre de Grupo ({Cliente.REGION}) = a MA
G Si ha resumido sus datos, puede configurar la seleccin de grupos
basado ya sea en el campo de nombre de grupo o en el campo de
resumen. Por ejemplo:
Sum ({Cliente.VENTAS DEL AO PASADO},
{Cliente.REGION}) > 10000
NOTA: Puede usar el Asistente de Seleccin para configurar solicitudes
de seleccin de grupos y seleccin de registros. Cuando selecciona ya sea
el nombre de grupo o un campo de resumen, el programa sabe que el
criterio de seleccin que usted configur era para la seleccin de grupos.
En todos los dems casos, el programa sabe que usted est configurando
una seleccin de registros.
Lenguaje de
frmulas
Usted puede seleccionar grupos utilizando el lenguaje de frmulas. Para
hacer esto usted activa el Editor de Frmulas de Seleccin de Grupos
mediante el comando GRUPO del men Informe|Editar Frmula de
Seleccin.
Cuando est en el Editor de Frmulas puede construir su solicitud de
seleccin de grupos usando campos de grupo, campos de nombre de
grupo y otras frmulas. Al igual que con las frmulas de seleccin de
registros, la nica restriccin es que la frmula que genere debe ser
booleana, esto es, debe retornar a un valor falso o verdadero. Vea
N Superiores En algunas ocasiones, quizs quiera mostrar slo el grupo superior o
inferior en un informe: las lneas de produccin ms rpidamente
vendidas, las regiones de venta menos productivas, los estados que
generan ms pedidos, etc. Debido a que este tipo de seleccin de grupo es
tan popular el programa incluye el Asistente de N Superiores/
Ordenamiento de Grupo para configurarlo fcilmente.
Usted tiene acceso al Asistente de N Superiores/Ordenamiento de Grupo
haciendo clic en el botn ASISTENTE DE N SUPERIORES de la barra de
herramientas suplementaria. A travs de este Asistente de Seleccin,
usted establece si quiere presentar el grupo de los N Superiores o los N
Inferiores, y despus especifica qu nmero es N.
Por ejemplo:
G si quiere hacer un informe de las tres lneas de productos mas
rpidamente vendidas, seleccione N Superiores en el Asistente de
N Superiores y establezca que N sea igual a tres, o
G si quiere hacer un informe de las cinco regiones de venta menos
productivas, seleccione N Inferiores en el Asistente de N
Superiores y establezca que N sea igual a cinco.
El programa mostrar estos grupos de acuerdo a sus especificaciones.
Sin embargo, hay otra consideracin con la seleccin de grupos N
Superiores y es, qu hacer con todos los registros de otros grupos que no
concuerden con los criterios de N Superiores o N Inferiores que usted
establezca. Aqu necesita decidir si desea eliminar por completo esos
registros de su informe, o ponerlos juntos en un solo grupo con el nombre
que usted designe. El programa le permite hacer ambas cosas. Vea Cmo
seleccionar los grupos N Superiores o N Inferiores, pgina 260.
Plantillas de frmulas de seleccin de registros
Plantillas de
frmulas
Los siguientes ejemplos de frmulas pueden ser usados como plantillas
para ayudarle a crear sus propias frmulas de seleccin, utilizando el
Editor de Frmulas de Seleccin de Registros. Los ejemplos ilustran
diferentes tipos de selecciones que usted puede hacer, aunque no
necesariamente la mejor opcin desde el punto de vista de rendimiento.
Para identificar la mejor forma de configurar su seleccin de registros,
vea Sugerencias acerca de seleccin, pgina 253.
NOTA: Todas estas frmulas estn disponibles en la Ayuda en lnea de
Seagate Crystal Reports, por lo que puede copiarlas directamente en el
Editor de Frmulas de Seleccin. Busque Plantlillas de frmula de seleccin
de registros en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
Plantillas de
seleccin de
registros
PARA SELECCIONAR REGISTROS UTILIZANDO CADENAS DE
CARACTERES
"C" in {archivo.CAMPO}[1]
Selecciona aquellos registros en los cuales, el valor en el campo
{archivo.CAMPO} comienza con el carcter "C" (incluye valores como
CyclePath, Corp. y Cyclists Trail Co., excluye valores como Bobs
Bikes Ltd., y Feel Great Bikes, Inc.).
no ("C" in {archivo.CAMPO}[1])
Selecciona aquellos registros en los cuales, el valor en el campo
{archivo.CAMPO} no comienza con el carcter "C" (incluye valores
como Bobs Bikes Ltd., and Feel Great Bikes, Inc., excluye valores
como CyclePath, Corp. y Cyclists Trail Co.).
"999" in {archivo.CAMPO}[3 to 5]
Selecciona aquellos registros en los cuales, del tercero al quinto
dgito del campo {archivo.CAMPO} es igual a"999"(incluye valores
como 10999, 70999, y 00999, excluye valores como 99901 y 19990).
"Cycle" in {archivo.CAMPO}
Selecciona aquellos registros en los cuales el valor en el campo
{archivo.CAMPO} contiene la cadena "Cycle" (incluye valores como
CyclePath Corp. y CycleSporin, Inc., excluye valores como Cyclists
Trail Co. y Feel Great Bikes, Inc.).
PARA SELECCIONAR REGISTROS UTILIZANDO NUMEROS
Valor sencillo
{archivo.CAMPO} > 99999
Selecciona aquellos registros que tienen un valor en el campo
{archivo.CAMPO} mayor que 99999.
{archivo.CAMPO} < 99999
{archivo.CAMPO} menor que 99999.
Rango de valores
{archivo.CAMPO} > 11111 and {archivo.CAMPO} < 99999
{archivo.CAMPO} mayor que 11111 pero menor que 99999 (ni 11111
ni 99999 estn incluidos en ese rango de valores).
{archivo.CAMPO} >= 11111 and {archivo.CAMPO} <=
99999
{archivo.CAMPO} mayor que 11111 pero menor que 99999 (ambos
11111 y 99999 estn incluidos en el rango de valores).
PARA SELECCIONAR REGISTROS UTILIZANDO FECHAS
Todas las funciones de Da, Mes y Ao pueden ser empleadas en
ejemplos como los siguientes:
Year ({archivo.FECHA}) < 1996
Selecciona aquellos registros donde el ao encontrado en el campo
{archivo.FECHA} es anterior a 1996.
Year ({archivo.FECHA}) >1992 and year
({archivo.FECHA}) < 1996
{archivo.FECHA} se encuentra entre 1992 y 1996 (no se incluyen ni
1992 ni 1996).
Year({archivo.FECHA}) >=1992 and
year({archivo.FECHA}) <= 1996
{archivo.FECHA} se ubica entre 1992 y 1996 (incluyendo 1992 y
1996).
Month({archivo.FECHA}) in 1 to 4
Selecciona aquellos registros en los cuales el mes encontrado en el
campo {archivo.FECHA} es uno de los primeros 4 meses del ao
(incluye enero, febrero, marzo, y abril).
Month({archivo.FECHA}) in [1,4]
Selecciona aquellos registros en los cuales el mes encontrado en el
campo {archivo.FECHA} es el primero o el cuarto mes del ao
(incluye enero y abril, excluye febrero y marzo).
PARA SELECCIONAR REGISTROS UTILIZANDO RANGOS DE
FECHA PREDETERMINADOS
Usted puede predeterminar los rangos para crear frmulas de seleccin
semejantes a las siguientes:
{archivo.FECHA} in LastFullMonth
Selecciona aquellos registros donde la fecha encontrada en el campo
{archivo.FECHA} esta dentro del ltimo mes completo. (Si est en el
mes de mayo, selecciona todos los registros con la fecha de abril).
no({archivo.FECHA})in LastFullMonth
Selecciona todos los registros, excepto aquellos en que la fecha
encontrada en el campo {archivo.FECHA} est dentro del ltimo mes
completo. (Si el mes es mayo, selecciona todos los registros, excepto
aquellos en que la fecha es abril).
{archivo.FECHA} < Today
Selecciona todos los registros en los cuales la fecha encontrada en el
campo {archivo.FECHA} est antes de la fecha de hoy.
PARA SELECCIONAR REGISTROS USANDO COMBINACIONES
DE CARACTERES FECHA/NUMERO
Estas frmulas simplemente "mezclan y combinan" frmulas de las
categoras antes mencionadas.
"C" in {archivo.CAMPO}[1] and Month{archivo.FECHA}
in [1, 4]
Selecciona aquellos registros en los cuales el valor en el campo
{archivo.CAMPO} comienza con "C", y el mes es enero o abril. Por
ejemplo, si usted usa este tipo de frmula con una base de datos de
pedidos, puede estar pidiendo un informe que muestre todos los
clientes cuyos nombres comiencen con "C" y hayan ordenado algo en
enero o en abril.
"AOK" in {archivo.HISTORIA}[3 a 5] and
{archivo.CREDITO} >= 5000
Selecciona aquellos registros en los cuales el campo
{archivo.HISTORIA} muestra los caracteres "AOK" como el 3, 4 y 5 y
el campo {archivo.CREDITO} (el monto de crdito disponible) es de
por lo menos 5000.
Puede usar estas plantillas como estn (con sus propios datos), o
combinarlas para crear frmulas complejas, o puede utilizar los
principios ilustrados aqu, adems de los temas de Ayuda en lnea de
Seagate Crystal Reports para funciones y operadores, para crear frmulas
de seleccin poderosas. Busque funciones y operadores por nombre en la
Sugerencias
acerca de
seleccin
Hay varios puntos relacionados con el rendimiento que debera
considerar cuando est configurando sus solicitudes de seleccin:
G La seleccin de registros ser ms rpida si est basada en campos
indexados en lugar de campos no indexados. Vea Tablas indexadas,
pgina 550.
G Si ha basado la seleccin de registros en campos indexados,
asegrese de que la opcin Usar indices o servidor para mayor rapidez
est activado en el cuadro de dilogo Opciones del Informe.
Busque Cuadro de dilogo Opciones del Informe en la Ayuda en
G Evite, en lo posible, hacer selecciones de registros basados en
campos de frmula, porque disminuir la efectividad de sus
informes. Por ejemplo, asuma que tiene en su informe un campo
de frmula (@PrecioTotal) que le da el precio multiplicado por las
unidades de una lnea de artculos (Cantidad * Precio). Si basa su
criterio de seleccin en esa frmula (@PrecioTotal > 1000, por
ejemplo), el servidor SQL no entender la frmula y el programa
no pasar el criterio de seleccin al servidor. En vez de sto
recuperar todos los registros del servidor y despues aplicar el
criterio de seleccin de registros en la mquina de cliente. Esto
podra paralizar los recursos de la red de trabajo y demorar el
proceso considerablemente.
G Trate de evitar rangos subindexados como:
{archivo.CAMPO}[1 to 5]
El programa analiza frmulas de seleccin y convierte todo lo que
puede a SQL para que la mayor parte del trabajo sea descargado al
servidor SQL. Debido a que no hay equivalentes SQL para rangos
subindexados, el pase SQL no ocurrir. Slo se puede hacer
subindexacin del primer carcter, pero no la subindexacin de
caracteres mltiples. Busque Subndice en la Ayuda en lnea de
G Cuando utiliza fuentes de datos SQL/ODBC, si no est seguro que
la seleccin de registros est pasando a SQL o no, verifquelo
mediante el comando MOSTRAR CONSULTA SQL del men Base de
Datos. Si la consulta SQL no tiene un enunciado WHERE o si el
anunciado WHERE no menciona todos los campos con los que
usted est tratando en su seleccin de registros, entonces
necesitar componer la frmula una vez ms ya que la traduccin
no se efectu correctamente.
Asegrese de que est conectado a su fuente de datos antes de
elegir el comando MOSTRAR CONSULTA SQL del men Base de
Datos.
La sintaxis de SQL cambiar con diferentes controladores
(ODBC o SQL) pero la mayora sigue el modelo Oracle SQL
como una gua. Considere el hecho de que su controlador
puede usar una sintaxis ligeramente distinta. Este es tambin
el caso de bases de datos que no son SQL.
G No haga ningn tipo de conversin de datos en la frmula de
seleccin de registros (por ejemplo, convertir un nmero a una
cadena usando funcin ToText). Tales conversiones no pueden ser
traducidas a SQL por lo que no habr ningn pase atravs de SQL.
Vea ToText en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
Seleccin de
registros con una
frmula de
seleccin de
grupos
Si necesita hacer una seleccin de registros en campos indexados y no
indexados, puede configurar su seleccin de registros en dos pasos para
maximizar su rendimiento. Esto lo hace creando una frmula de seleccin
de registros y una frmula de seleccin de grupos, y despus usando
ambas para seleccionar registros.
El Editor de Frmulas de Seleccin de Grupos tiene la misma
funcionalidad del Editor de Frmula de Seleccin de Registros. Aunque
es empleado principalmente para configurar la seleccin de grupos,
tambin puede ser aplicado a la seleccin de registros.
Aunque los dos Editores son fundamentalmente iguales y las frmulas
que producen se ven iguales, cada uno produce frmulas que son
evaluadas en tiempos diferentes.
G Las frmulas del Editor de Frmulas de Seleccin de Registros son
evaluadas conforme el programa lee los registros.
G Las frmulas del Editor de Frmulas de Seleccin de Grupos son
evaluadas en el momento en que el programa est imprimiendo
los registros. En ese momento, los nicos registros que se guardan
con el informe son aquellos que pasaron los criterios de seleccin
de registros.
Utilizando esta funcionalidad, usted puede establecer seleccin de
registros basada exclusivamente en:
G campos indexados en una frmula de seleccin de registro.
G campos no indexados en una frmula de seleccin de registro.
Como el programa ejecuta la seleccin de registros cuando lee registros y
ejecuta la seleccin de grupos cuando imprime registros, ocurren los
siguientes eventos:
G La frmula de seleccin de registros en los campos indexados
retorna rpidamente un subconjunto de datos de su base de datos.
Para este ejemplo, digamos que retorna 5,000 registros de 100,000
y los guarda en la memoria temporal.
G La frmula de seleccin de grupos desempea la seleccin de
registros, pero slo en el subconjunto de registros de datos (5,000)
que son guardados con el informe.
Usted efecta la misma seleccin de registros, pero lo puede hacer de una
manera ms eficiente. Con bases de datos realmente grandes esta tcnica
puede ahorrarle mucho tiempo de procesamiento.
Temas relacionados
Frmulas para Principiantes, pgina 311
Frmulas Avanzadas, pgina 337
Busque Funciones y Operadores y Variables en la Ayuda en lnea de Seagate
Crystal Reports.
MANOS A LA OBRA (Seleccin de registros y grupos)
Cmo configurar la seleccin de registros usando el Asistente de
Seleccin
Cuando trabaja con el Asistente de Seleccin, usted elige el campo al que
quiere aplicar las condiciones de seleccin y despus especifica las
condiciones.
1 Haga clic en el campo donde quiere basar la seleccin de registros,
con el botn derecho del mouse, y elija ASISTENTE DE SELECCIN en el
men contextual, o seleccione el campo y haga clic en el botn
ASISTENTE DE SELECCIN en la barra de herramientas estndar.
El programa abre el Asistente de Seleccin, listo para que usted
establezca las condiciones del campo resaltado.
NOTA: Si hace clic en el botn ASISTENTE DE SELECCIN antes de primero
seleccionar un campo en su informe, entonces aparecer el cuadro de
dilogo Seleccionar campo. Seleccione el campo donde usted desea basar la
seleccin de registros (es preferible un campo indexado, vea Tablas
indexadas, pgina 550) y haga clic en Aceptar. El Asistente de Seleccin
aparece. Vea Sugerencias acerca de seleccin, pgina 253 y busque cuadro de
dilogo Seleccionar Campo en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
4 Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar.
Se generar una frmula de seleccin basada en sus especificaciones que
limitar el informe a los registros que usted haya especificado.
NOTA: Para ver o editar la frmula de seleccin, haga clic en el botn
Mostrar frmula. El Asistente de Seleccin se expande para mostrar la
frmula. Si quiere usar las herramientas en el Editor de Frmulas para
modificar la frmula, haga clic en el botn Editor de Frmulas. La frmula
aparecer en el Editor de Frmulas.
Cmo configurar la seleccin de grupos usando el Asistente de
Seleccin
Cuando trabaja con el Asistente de Seleccin, usted selecciona el campo
de resumen al que quiere aplicar las condiciones de seleccin y luego
especifica las condiciones.
1 Haga clic con el botn derecho en el campo de resumen donde quiere
basar la seleccin de grupo y elija el ASISTENTE DE SELECCIN en el
men contextual que aparece, o seleccione el campo y haga clic en el
botn ASISTENTE DE SELECCIN en la barra de herramientas estndar.
El Asistente de Seleccin se abre, listo para que usted establezca las
condiciones del campo de grupo resaltado.
NOTA: Si hace clic en el botn del ASISTENTE DE SELECCIN sin primero
seleccionar un campo de resumen en su informe, el cuadro de dilogo
Seleccionar Campo aparece. Seleccione el campo de resumen en el cual
desea basar la seleccin de grupo (preferiblemente un campo indexado,
vea Tablas indexadas, pgina 550) y haga clic en Aceptar. El Asistente de
Seleccin aparece en su pantalla. Busque cuadro de dilogo Seleccionar
Campo en la Ayuda en lnea deSeagate Crystal Reports.
3 Use los cuadros
desplegables para introducir
su criterio de seleccin para
el campo indicado.
2 Si usted quiere basar su seleccin de registros en ms de un campo, clic en
la ficha Nuevo y elija su siguiente campo del cuadro de dilogo Elegir Campo.
NOTA: Los campos resumidos identifican la ubicacin del valor
resumido, el campo que activa un agrupamiento cuando su valor cambia,
el tipo de resumen y el campo siendo resumido; y se ven similares a lo
siguiente en el cuadro de dilogo Seleccionar Campo:
Pie de pgina #1: Cliente.Regin
Sum of Ventas del Ao Pasado
Si usted no ha visto el informe en la vista previa o no ha actualizado
los datos, no habr datos guardados con el informe. Sin los datos, el
programa no puede calcular los valores de grupo, por lo tanto cuando
haga clic en la flecha en el cuadro desplegable derecho no aparecer
ningn valor. En este caso, tendr que escribir los valores que quiere.
Si quiere trabajar con valores reales, necesitar revisar su informe
primero. Esto calcular los valores resumidos actuales con los que
usted podr trabajar.
4 Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar en el Asistente de
Seleccin para regresar a su informe.
Cmo crear una frmula de seleccin de registros o de grupos
NOTA: A fin de crear una frmula de seleccin, necesita tener algn
conocimiento sobre el lenguaje de frmulas y del uso de los Editores de
Frmulas. Para una explicacin completa de estas herramientas, vea
Frmulas para Principiantes, pgina 311 y Frmulas Avanzadas, pgina 337.
1 Seleccione el comando EDITAR FRMULA DE SELECCIN del men
Informe.
3 Use los cuadros desplegables para introducir su criterio
de seleccin para el campo indicado.
2 Si usted quiere basar un relacin en ms de un campo,
haga clic en la ficha Nuevo y elija su prximo campo del
cuadro de dilogo Elegir Campo.
Un submen aparece.
3 Introduzca su frmula de seleccin en el cuadro Texto de frmula
como lo hara con cualquier otra frmula. Sin embargo, ya que sta es
una frmula de seleccin, debe ser booleana (retornar un valor ya sea
Falso o Verdadero).
4 Haga clic en GUARDAR Y CERRAR cuando termine.
5 Si el Editor de Frmulas reporta errores, depure la frmula segn sea
necesario y haga clic en GUARDAR Y CERRAR una vez ms. Vea Cmo
depurar una frmula, pgina 360.
Ahora, cuando el programa ejecute el informe ste incluir slo aquellos
registros o grupos de registros que usted especifique. Vea Cmo establecer
la seleccin de registros usando campos de parmetro, pgina 386.
Cmo usar plantillas de seleccin de registros o grupos
1 Seleccione la plantilla que desea utilizar. Puede hacer esto en una de
dos formas:
G Revise la lista en Plantillas de frmulas de seleccin de registros, pgina
250, y escriba la frmula de inters, o
G Encuentre el tema Plantillas de seleccin de registro o Grupo en la
Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports y copie las frmulas de
inters en el Portapapeles.
2 Seleccione el comando EDITAR FRMULA DE SELECCIN del men
Informe.
2 Elija Registro si quiere crear una frmula de
seleccin de registros. El Editor de Frmulas de
Seleccin de Registros aparecer en su pantalla.
Elija Grupo si quiere crear una frmula de
seleccin de grupos. El Editor de Frmulas de
Seleccin de Grupo aparecer en su pantalla.
Un submen aparecera en su pantalla.
4 En el cuadro Texto de frmula, escriba la frmula que escribi en el
paso 1 o pguelo desde el Portapapeles.
5 Reemplace los valores (campos, texto, etc.) en la frmula con los
valores que usted desea. Por ejemplo, si la frmula de ejemplo es:
{archivo.CAMPO} > 99999
y usted desea limitar el informe a los registros que tienen un valor en
el campo {Detalle de Pedidos.CANTIDAD} mayor que 25,
simplemente reemplace los valores existentes por los valores que
usted quiere, de manera que su frmula de seleccin se lea:
{Detalle de Pedidos.CANTIDAD} > 25
6 Cuando termine, haga clic en el botn GUARDAR Y CERRAR para salir
del Editor de Frmula de Seleccin, o haga clic en el botn
ACTUALIZAR en la barra de herramientas estndar y podr ver los
resultados en vista previa.
Cmo seleccionar los grupos N Superiores o N Inferiores
NOTA: El informe debe contener un valor resumido para poder realizar
la seleccin de N Superiores y N Inferiores.
Para seleccionar los grupos N Superiores o N Inferiores:
G elija si desea mostrar los grupos superiores o inferiores,
G especifique cuntos grupos quiere mostrar, y
G dgale al programa que hacer con los registros que no estn en los
grupos seleccionados.
3 Elija Registro si quiere crear una frmula de
seleccin de registros. El Editor de Frmulas de
Seleccin de Registros aparecer en su pantalla.
Elija Grupo si quiere crear una frmula de
seleccin de grupos. El Editor de Frmulas de
Seleccin de Grupo aparecer en su pantalla.
1 Haga el informe y resuma los datos como lo desee. Cuando resume
los datos, el programa divide los datos en grupos y resume cada
grupo.
G Con el Agrupamiento de N Superiores, usted est dando
instrucciones al programa para presentar aquellos grupos que
tengan los valores de resumen ms altos (N Superiores).
G Con el Agrupamiento de N Inferiores, le est dando instrucciones
al programa para presentar aquellos grupos que tengan los valores
resumidos ms bajos(N Inferiores).
2 Haga clic en el botn ASISTENTE DE N SUPERIORES en la barra de
herramientas suplementaria.
El Asistente de N Superiores/Ordenamiento de Grupos aparece con
una ficha para su grupo.
NOTA: Si tiene grupo de secciones mltiples, el programa mostrar una
ficha para cada grupo.
El cuadro desplegable de resmenes (a la derecha) es para aquellos casos
en los cuales tiene mltiples resmenes en una seccin de grupo. Por
ejemplo, en un informe de pedidos, quizs quiera sumar y promediar los
pedidos de cada cliente y mostrar ambos, el total y el promedio en la
misma seccin de grupo. En tal caso usted seleccionara el total o el
promedio desde este cuadro desplegable.
5 En el cuadro donde N es, inserte el nmero de grupos que quiere
desplegar. Por ejemplo, si desea mostrar los cinco grupos superiores,
escriba 5 en este cuadro.
3 Seleccione N
Superiores, N Inferiores
o Seleccione Todos de
esta lista.
4 Seleccione el
resumen en que
desea basar
su seleccin.
6 Todo lo que resta es decidir qu es lo que quiere hacer con aquellos
registros que no concuerdan con los grupos seleccionados.
G Desactive el cuadro de verificacin Incluir otros, con el nombre, si
desea que se excluyan los dems registros del informe.
G Active el cuadro de verificacin y dle un nombre al grupo si
desea juntar todos los dems registros en un solo grupo.
7 Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.
8 Ahora, cuando el programa ejecute el informe, ste incluir slo
aquellos grupos que usted especifique.
Ordenamiento, Agrupamiento y Totalizacin 263
12 Ordenamiento, Agrupamiento y
Totalizacin
Introduccin al ordenamiento, agrupamiento y totalizacin, pgina 264
Creacin grupos personalizados, pgina 268
MANOS A LA OBRA (Ordenamiento, Agrupamiento y Totalizacin), pgina
271
Introduccin al ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
Ordenar, agrupar y totalizar son los pasos que convierten los datos
desorganizados en informacin til en un informe. Este captulo es una
introduccin a los conceptos de ordenar, agrupar y totalizar. Consulte los
tutorials de Manos a la Obra para ver las instrucciones de las cosas que
puede hacer en esta rea.
Ordenamiento Ordenar quiere decir poner los valores en un cierto orden para ayudarle a
encontrarlos o evaluarlos. Por ejemplo, la informacin en la gua telefnica
est ordenada, porque sera de muy poca utilidad si no lo estuviera. Tratar
de encontrar el nmero telfonico de alguien en una gua desordenada
implicara una bsqueda aleatoria entre miles de nombres, una verdadera
bsqueda de una aguja en un pajar. Sin embargo, estando en cierto orden,
podemos encontrar el nmero que necesitemos rpidamente. Por ejemplo,
si estamos buscando el nmero telefnico de Jos L. Lpez, utilizamos
diferentes niveles de ordenamiento para encontrarlo.
G Los datos estn ordenados por apellidos, entonces sabemos que
Lpez est en la seccin L y nos vamos a ella inmediatamente.
G Cuando encuentre a los Lpez, (y hay muchos de ellos) veremos que
estn ordenados por su primer nombre, entonces Jos Lpez se
encuentra despus de Daniel Lpez. Vamos entonces a Jos Lpez.
G Finalmente, cuando encontremos a los Jos Lpez (y aqu tambin,
puede haber muchos de ellos), vemos que estn ordenados por su
segundo nombre, entonces Jos L. Lpez se encuentra despus de
Jos B. Lpez. Buscamos a Jos L. Lpez, encontramos su nmero
telefnico y lo llamamos.
Gracias al ordenamiento podemos encontrar a cualquier persona en
nuestra gua en cuestin de segundos.
Ordenamiento
por registro
Cuando usted ordena, el programa le pide que seleccione dos cosas:
1. el campo en el cual desea basar su ordenamiento (campo de
ordenamiento), y
2. la direccin del ordenamiento.
CAMPO DE ORDENAMIENTO
Un campo de ordenamiento es aquel que determina el orden en el que
aparecen los datos en su informe. Seagate Crystal Reports ordena los
datos de campos utilizando las reglas especificadas para el Pas que
seleccione en la seccin Internacional del Panel de Control de Windows
(Windows 3.x, Windows NT 3.51 4.0) o en la seccin Configuracin
Regional (Windows 95).
Puede utilizar cualquier campo como campo de ordenamiento. El tipo de
datos del campo determina el mtodo con el cual son ordenados los datos
de ese campo:
G Las cadenas de campos son ordenadas de la siguiente manera:
Los valores con un solo carcter son ordenados de manera que
los campos en blanco tienen el valor ms bajo, posteriormente
los signos de puntuacin, los nmeros, la letras maysculas y
finalmente las minsculas.
Despus se ordenan los valores de dos caracteres, luego los de
tres, etc., usando las mismas reglas. Como resultado:
CARLOS se encuentra antes de carlos,
123 se encuentra antes de 124,
(en blanco) se encuentra antes de a, y
aa se encuentra antes de aaa.
G Los campos de valor monetario son ordenados numricamente.
G Los valores numricos (120 o 5555) son ordenados numricamente.
G Los campos de Fecha son ordenados cronolgicamente.
G Los campos de Fecha y Hora son ordenados cronolgicamente por
fecha y los valores de la misma fecha son luego ordenados por hora.
G Los campos de Hora son ordenados cronolgicamente.
G Los campos de comparacin booleana son ordenados de manera
que los valores falsos (0) se encuentran primero y los verdaderos
(1) despus.
Cuando selecciona un campo de ordenamiento, el programa ordena los
valores de ese campo.
DIRECCION DEL ORDENAMIENTO
La direccin se refiere al orden en el que los valores son presentados, una
vez ordenados.
G Orden ascendente
Significa del menor al mayor, del 1 al 9, de la A a la Z, de Falso a
Verdadero. El programa ordena los registros en orden ascendente
basado en los valores en el campo de ordenamiento y agrupamiento
que usted selecciona, y luego comienza un nuevo grupo cada vez
que los valores cambian (por ejemplo, de Acosta a Benjamn).
G Orden descendente
Significa del mayor al menor, del 9 al 1, de la Z a la A, de
Verdadero a Falso. El programa ordena los registros en orden
descendente basado en los valores en el campo de ordenamiento y
agrupamiento que usted selecciona, y luego comienza un nuevo
grupo cada vez que los valores cambian.
Cuando agrupa datos tiene otras dos opciones de direccin de
ordenamiento:
G Original
Significa el orden en que los datos fueron guardados
originalmente en la base de datos. El programa deja los datos en el
orden en que aparecieron originalmente en la tabla de la base de
datos, y luego comienza un nuevo grupo cada vez que cambia el
valor en el campo de ordenamiento y agrupamiento que usted
selecciona.
G Orden especfico
Significa el orden definido por el usuario. El programa pone cada
registro en el grupo personalizado que usted especifica, y deja los
registros en cada grupo en el orden original o los ordena en forma
ascendente o descendente, dependiendo de sus instrucciones. Vea
Creacin grupos personalizados, pgina 268.
Ordenamientos
de un solo
campo
Los ordenamientos de un solo campo son aquellos en los cuales todos los
registros usados en el informe son ordenados basndose en los valores de
un solo campo. Ejemplos de este tipo de ordenamiento sera, el ordenar
un informe de inventario por nmero de almacenamiento o una lista de
clientes por el nmero de cliente. Vea Resultados usando diferentes
operaciones de ordenamiento y agrupamiento, pgina 267 y Cmo hacer un
ordenamiento de un solo campo, pgina 272.
Ordenamientos
de campos
mltiples
En los ordenamientos de campos mltiples, Seagate Crystal Reports
ordena primero los registros basados en los valores del primer campo
seleccionado, ponindolos en orden ascendente o descendente segn se
haya especificado. Cuando dos o ms registros tienen el mismo valor de
campo en el primer campo de ordenamiento, entonces ordena aquellos
registros (y slo sos) basados en el valor del segundo campo de
ordenamiento. Por ejemplo, en un ordenamiento de nombre y apellido
(en orden ascendente) Lpez Daniel ir antes de Lpez Jos, sin importar
de que manera los campos estn puestos en la lista en la base de datos. Se
sigue un proceso similar con tres campos de ordenamiento, con cuatro y
as sucesivamente. Vea Resultados usando diferentes operaciones de
ordenamiento y agrupamiento, pgina 267 y Cmo hacer un ordenamiento de
campos mltiples, pgina 274.
Ordenamiento y
agrupamiento
En el entorno de Windows, Seagate Crystal Reports posee la capacidad de
ordenamiento y agrupamiento ms poderosa que cualquier otro
programa para elaborar informes. Cuando usted selecciona una opcin
de agrupamiento, el programa ordena automticamente los datos como
parte de la operacin de agrupamiento. Vea Resultados usando diferentes
operaciones de ordenamiento y agrupamiento, pgina 267.
Resultados
usando
diferentes
operaciones de
ordenamiento y
agrupamiento
La siguiente tabla muestra la forma en que los datos apareceran despus
de ser manipulados usando las diferentes operaciones de ordenamiento
y agrupamiento.
G Columna 1
Los datos como aparecen en la tabla de base de datos.
G Columna 2
Los datos de la columna 1, ordenados de manera ascendente (de la
A a la Z, de 1 a 9). Sin agrupar.
G Columna 3
Los datos de la columna 1, ordenados de manera descendente (de
la Z a la A, de 9 a 1). Sin agrupar.
1
2 3 4 5 6 7 8 9
CO
AZ WA AZ WA CO WA CA WA
WA
CA WA
WA CA
CA WA
CA
CA WA CA WA WA CA CA WA
CA
CA CO CA
CA
CA CA
CA
CA CO CA CO CA WA CA CA
AZ
CA CA CA CO CA WA WA CA
WA
CO CA CA
CA
CA WA CA
WA
CO CA
CA CA
WA CA
CA
WA CA CO CA AZ
CA
WA CA CO CA
CO
AZ CO
CO
WA AZ
CA
WA AZ CO CO
WA
CA WA CO CO AZ
WA
G Columna 4
Los datos agrupados en orden ascendente. El programa ordena
automticamente los datos de manera ascendente y despus
inserta espacios de grupo cada vez que el valor cambia.
G Columna 5
Los datos agrupados en orden descendente. El programa ordena
automticamente los datos de manera descendente y despus
inserta espacios de grupo cada vez que el valor cambia.
G Columna 6
Los datos agrupados en su orden original. Los datos no estn
ordenados antes de ser agrupados. El programa inserta un espacio
de grupo cada vez que el valor cambia. Note que valores similares
pueden aparecer en ms de un grupo (por ejemplo, CA y CO
tienen ms de un grupo).
G Columna 7
Los datos agrupados en un orden especificado. Este es uno de
miles de posibles agrupamientos personalizados. En este ejemplo,
el primer grupo consiste en los estados del Pacfico y el segundo
consiste en los estados del Centro. Los registros en cada grupo son
ordenados de la manera original.
G Columna 8
El mismo orden especificado agrupado como en la columna 7, slo
que los registros de cada grupo estn en orden ascendente.
G Columna 9
El mismo orden especificado en la columna 7, slo que los
registros en cada grupo estn en orden descendente.
Como puede ver, las selecciones de ordenamiento y agrupamiento pueden
tener un impacto importante en la forma en que aparecen los datos en su
informe.
Creacin grupos personalizados
La mayor parte del tiempo, usted ordena y agrupa los datos basado en los
valores de uno de los campos de su informe. Por ejemplo, si tiene una lista
de clientes y desea agruparlos por estado (o provincia), el programa
ordena la lista primero por estado y luego divide la lista en grupos de
estados cada vez que cambia el valor del campo Estados.
Sin embargo, algunas veces, quizs no quiera agrupar sus datos basndose
en los valores encontrados en uno de los campos del informe.
Por ejemplo, el informe:
G Podra no contener el campo con el que desea agruparlo. Por
ejemplo, el informe contiene un campo de Ciudad y uno de Estado,
pero no uno de Pas, sin embargo quiere agruparlos por Pas.
G Podra contener el campo con en el que desea agrupar, pero usted
no est satisfecho con el agrupamiento basado en los valores de
ese campo. Por ejemplo, usted tiene un campo Color en el informe
que incluye nombres de colores especficos (Verde Pastel, Azul
Cielo, Verde Esmeralda, Azul Marino, etc.) pero desea que
aparezcan todas las tonalidades de cada color en un solo grupo
(los Verdes, los Azules, los Rojos, etc.). En este caso puede crear
grupos personalizados y asignar manualmente los registros que
desea que estn en cada grupo.
G Podra contener el campo con el que quiere agrupar, pero desea
seleccionar valores especficos o rangos de valores para cada
grupo. Por ejemplo, podra desear que un grupo contenga los
registros donde las ventas en bruto sean menores que un
determinado valor, un segundo grupo donde las ventas en bruto
sean mayores que un determinado valor y un tercero donde las
ventas caigan en un determinado rango. En este caso, puede crear
los grupos utilizando las mismas facilidades de seleccin
disponibles para crear consultas de seleccin de registros.
El agrupamiento en orden especificado le proporciona una solucin a este
desafo de agrupar y ordenar. El agrupamiento en orden especificado le
permite crear los grupos personalizados que desea que aparezcan en el
informe y los registros que contiene cada grupo. Su nica limitacin es
que un registro slo puede ser asignado a un grupo.
Para crear un agrupamiento personalizado usando el agrupamiento en
orden especificado, seleccione en orden especificado como su opcin de
ordenamiento (cuando el programa le proporcione esta opcin). El
programa le da la opcin en orden especificado cada vez que:
G usted crea grupos utilizando los comandos AGRUPAR, SUBTOTAL o
RESUMEN del men Insertar,
G crea grupos al crear un informe utilizando uno de los Asistentes de
Creacin de Informes, o
G selecciona el comando ASISTENTE DE CAMBIO DE GRUPO en el men
Informe.
Resumen de
valores de grupo
Una de las razones principales por las que podra dividir sus datos en
grupos es para poder realizar clculos en cada grupo de registros en lugar
de hacerlo en todos los registros dentro del informe. Cuando hace esto, el
programa evala todos los valores en cada grupo y despus los resume.
Por ejemplo:
G En una lista de clientes, si usted quisiera determinar el nmero de
clientes en cada estado (o provincia), su resumen consistira en
contar los diferentes clientes en cada grupo de estados.
G En un informe de pedidos, si usted quisiera determinar el
promedio de pedidos hechos cada mes, su resumen calculara el
promedio de pedidos para cada grupo de meses.
G En un informe de ventas, si usted quisiera determinar las ventas
totales por agente de ventas, el resumen totalizara o subtotalizara
la cantidad de pedidos por cada grupo de agentes de ventas.
Como puede ver, es posible resumir sus datos de diferentes maneras para
incrementar la utilidad de su informe.
Cuando el programa resume datos, los ordena, los divide en grupos y
luego resume los valores en cada grupo. Esto lo hace automticamente;
todo lo que usted tiene que hacer es especificar:
G el campo que quiere resumir,
G el tipo de operacin de resumen que se realizar en el campo
(total, promedio, etc.),
G el campo que ha de activar un grupo nuevo cada vez que cambie
su valor, y
G el criterio de ordenamiento.
El programa se encarga de todos los detalles.
El programa incluye varias opciones de resumen. Dependiendo del tipo
de datos del campo que planea resumir, usted puede:
G sumar los valores en cada grupo,
G contar todos los valores o slo aquellos que son distintos el uno del
otro,
G determinar los valores mximo, mnimo o promedio, y
G calcular dos tipos de desviacin estndar y variancias.
Puede configurar todos estos resmenes haciendo clic en el botn
INSERTAR RESUMEN de la barra de herramientas estndar o eligiendo el
comando SUBTOTAL del men Insertar. Busque Comando Subtotal y
Funciones de resumen en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
Ordenamiento
de valores de
grupo resumidos
Usted puede ordenar valores de grupo resumidos ya sea en orden
ascendente o descendente. En un informe de pedidos, por ejemplo, si
subtotaliza los pedidos por estado, podra tener:
G primero, el grupo con el subtotal ms bajo, despus el siguiente
ms bajo y as sucesivamente (en orden ascendente) o
G primero, el grupo con el subtotal ms alto, despus el siguiente
ms alto, as sucesivamente (en orden descendente).
Puede ordenar su informe basndose en los valores de grupo utilizando
el comando ASISTENTE DE N SUPERIORES/ORDENAMIENTO DE GRUPOS del
men Informe. Para mayor informacin sobre ordenamiento y
agrupamiento de N Superiores/N Inferiores, vea Cmo seleccionar los
grupos N Superiores o N Inferiores, pgina 260.
NOTA: Para ordenar grupos que no estn resumidos, elija el comando
ASISTENTE DE CAMBIO DE GRUPO del men Informe.
MANOS A LA OBRA (Ordenamiento, Agrupamiento
y Totalizacin)
Cuando inserta un campo de base de datos dentro de su informe, los
datos dentro de los campos aparecen en el orden en que fueron
introducidos originalmente en la base de datos.
NOTA: Este informe de muestra ha sido diseado nicamente para
ilustrar los conceptos, no la presentacin real de su informe terminado.
Como puede ver, identificar informacin en este tipo de informe puede
ser difcil. Es ms fcil revisar o buscar informacin cuando la puede ver
ordenada en un formato lgico. Por ejemplo, podra ser que quisiera tener
una lista de clientes ordenada alfabticamente ya sea por el nombre del
cliente o por el pas en el que se encuentra. Esto se conoce como
ordenamiento de un solo campo.
NOTA: Para ver una muestra de este informe, abra el archivo SGT01.RPT
en el directorio \Archivos de Programa\Seagate Software\Crystal Reports.
Cmo hacer un ordenamiento de un solo campo
1 Para comenzar, inicie un informe utilizando la tabla Cliente en
XTREME.MDB y coloque los siguientes campos de izquierda a derecha
en la Seccin Detalles:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}
{cliente.REGION}
{cliente.CODIGO POSTAL}
{cliente.PAIS}
2 Haga clic en el botn DIRECCIN DE ORDENAMIENTO en la barra de
El cuadro de dilogo Direccin de Ordenamiento de Registros
NOTA: La siguiente ilustracin muestra el estado anterior y posterior del
cuadro de dilogo. Regularmente, cualquier campo que usted mueva
hacia el cuadro de lista Campos de ordenamiento no aparecer ms en el
cuadro de lista Campos de informe.
Los registros son ordenados basndose en los valores en el campo de
ordenamiento.
Por ejemplo, si elige ordenar el campo {cliente.PAIS} en orden
ascendente, el informe aparecer de la siguiente manera:
3 Resalte el campo
a ser ordenado de
la lista Campos de
Informe.
Agregar...
...El campo seleccionado
ser agregado a esta lista.
5 Especifique la direccin
de ordenamiento.
6 Haga clic en
Aceptar cuando
termine.
Los pases ahora
estn ordenados alfabticamente.
Las regiones dentro de
cada pas permanecen
desordenadas.
NOTA: Este informe de muestra ha sido diseado nicamente para ilustrar
conceptos, no la presentacin real de su informe terminado.
Note que los registros estn desplegados en orden alfabtico: Primero los de
Canad, luego los de Espaa y despus los de Estados Unidos. Sin embargo,
no hay ningn ordenamiento posterior de estos registros. Si desea sus clientes
ordenados por pas y tambin, por ejemplo, por regin, necesitar hacer un
ordenamiento de campos mltiples.
NOTA: Para ver una muestra del informe anterior, abra el archivo SGT02.RPT
Temas relacionados
Introduccin a la Elaboracin de Informes, pgina 93
Cmo hacer un ordenamiento de campos mltiples, pgina 274
Cmo ordenar los registros dentro de grupos, pgina 279
Cmo hacer un ordenamiento de campos mltiples
Usando el informe que cre en Cmo hacer un ordenamiento de un solo campo,
pgina 272, puede organizar los datos an ms, ordenando en campos mltiples.
1 Haga clic en el botn DIRECCIN DE ORDENAMIENTO en la barra de
El cuadro de dilogo Direccin de Ordenamiento de Registros aparecer
en su pantalla.
NOTA: La siguiente ilustracin muestra el estado anterior y posterior del
cuadro de dilogo. Regularmente, cualquier campo que usted mueva al
cuadro de lista Campos de ordenamiento no aparecer ms en el cuadro de lista
Campos de informe.
Los registros son ordenados primero por pas y luego por regin.
Por ejemplo, si elije ordenar primero por el campo {cliente.PAIS} y
despus por el campo {cliente.REGION}, ambos en orden ascendente, el
informe aparecera as:
2 Resalte el campo que quiere usar como base del
primer ordenamiento y haga clic en el botn
Agregar para agregarlo a la lista Ordenar Campos.
3 Resalte el campo que
quiere usar como base del
segundo ordenamiento.
4 A medida que agregue cada campo a la lista Campos de
ordenamiento, especifique la direccin de ordenamiento.
Los campos se muestran
en el orden en que fueron
seleccionados.
5 Haga clic en Aceptar
cuando termine.
ilustrar conceptos, no la presentacin real de su informe terminado.
Note que Los datos permanecen ordenados por pas, pero cuando un pas
tiene clientes en diferentes regiones, ahora las regiones tambin se
ordenan alfabticamente.
Temas relacionados
Cmo hacer un ordenamiento de un solo campo, pgina 272
Las regiones dentro de
cada pas son ordenadas
alfabticamente.
Los cdigos postales
dentro de cada regin
estn desordenados.
Los pases
estn ordenados
alfabticamente.
Cmo agrupar datos
Algunas veces, el ordenar no es suficiente. Podra ser que usted quisiera
dividir los datos en grupos significativos. Seagate Crystal Reports le
permite agrupar los datos en un solo paso.
NOTA: Es innecesario ordenar los datos antes de agruparlos. El programa
hace el ordenamiento necesario automticamente, como parte del
procedimiento de agrupamiento. Si slo quiere sus datos ordenados, siga
los procedimientos de ordenamiento mencionados en Cmo hacer un
ordenamiento de un solo campo, pgina 272 y Cmo hacer un ordenamiento de
campos mltiples, pgina 274.
1 Para comenzar, cree un informe utilizando los datos de muestra
en la seccin Detalles:
{cliente.REGION}
{cliente.PAIS}
Usted utilizar estos mismos datos para el tema Cmo ordenar los
registros dentro de grupos, pgina 279.
2 Haga clic en el botn INSERTAR GRUPO de la barra de herramientas
suplementaria.
3 De esta lista, seleccione
el campo que desea usar
como base para agrupar
sus datos.
4 A continuacin,
especifique la direccin
del ordenamiento.
cuando termine.
Los clientes estn
agrupados por pas.
Los grupos
tambin estn
ordenados
alfabticamente.
Pero, los registros dentro de cada
grupo estn desordenados.
Note que los valores estn agrupados por pas y que los grupos de pases
aparecen en orden ascendente (de la A a la Z). Note tambin sin embargo,
que los registros dentro de cada grupo permanecen desordenados. Para
remediar esto, necesita ordenar los registros dentro de cada grupo. Vea
Cmo ordenar los registros dentro de grupos, pgina 279.
NOTA: Para ver una muestra del informe anterior, abra el archivo
SGT04.RPT del directorio \Archivos de Programa\Seagate
Software\Crystal Reports.
Temas relacionados
Cmo agrupar basndose en la primera letra del nombre de la compaa, pgina
293
Cmo agrupar datos en intervalos, pgina 296
Cmo crear Encabezados de grupo, pgina 305
Cmo ordenar los registros dentro de grupos
Una vez que tiene los datos agrupados, puede fcilmente ordenar los
registros dentro de los grupos para organizar an ms la informacin.
Para este ejemplo, primero debe agrupar los datos usando la tcnica en
Cmo agrupar datos, pgina 277.
1 Una vez que tenga los datos agrupados, haga clic en el botn
DIRECCIN DE ORDENAMIENTO en la barra de herramientas estndar.
El cuadro de dilogo Direccin de Ordenamiento de Registros
NOTA: La ilustracin siguiente muestra el estado anterior y posterior del
cuadro de dilogo. Regularmente, cualquier campo que usted mueva
hacia el cuadro de lista Campos de Ordenamiento no aparecer ms en el
cuadro de lista Campos de Informe.
2 Resalte el campo por el que desea los registros ordenados en los
grupos y haga clic en el botn Agregar para agregarlo a la lista
Campos de ordenamiento.
de ordenamiento.
cuando termine.
Los campos se
muestran en el
orden en que
fueron
seleccionados.
NOTA: Este campo especifica el ordenamiento que fue hecho
automticamente cuando usted agrup los datos. No puede ser
movido en este cuadro de dilogo.
Los clientes dentro
de cada pas tambin
estn ordenados.
Los datos
estn
agrupados
por pas.
Temas relacionados
Cmo hacer un ordenamiento de un solo campo, pgina 272
Cmo hacer un ordenamiento de campos mltiples, pgina 274
Cmo resumir datos agrupados
En muchas ocasiones desear resumir los datos en cada grupo e imprimir
los resmenes en su informe. Puede utilizar resmenes para:
G contar el nmero de valores en un grupo,
G calcular la suma, el promedio, la desviacin estndar o la variancia
de valores en un grupo, o
G identificar el valor mximo o mnimo en un grupo.
Para mayor informacin acerca de cmo resumir datos, busque en
Funciones de Resumen en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
Por ejemplo, podra ser que usted quiera contar el nmero de clientes en
cada pas. Para hacerlo, los datos deben estar divididos en grupos de
pases y luego los registros de cada grupo pueden ser contados. En lugar
de agrupar los datos manualmente para despus totalizarlos, puede dejar
que el programa los agrupe y resuma en un solo paso.
1 Para comenzar, inicie un informe utilizando los datos de muestra
en la Seccin Detalles:
{cliente.REGION}
{cliente.PAIS}
2 Haga clic en el campo Nombre del Cliente; el campo que desea
resumir) y haga clic en el botn RESUMEN en la barra de herramientas
estndar.
El cuadro de dilogo Insertar Resumen aparecer en su pantalla.
3 Seleccione la operacin de
resumen deseada.
4 Resalte el campo por el
que desea que sean
agrupados los datos.
de ordenamiento.
cuando termine.
Los datos estn
divididos en
grupos de
Pases.
Esto contar los
registros en
cada grupo.
Temas relacionados
Cmo subtotalizar datos agrupados, pgina 283
Cmo agregar otra columna y luego subtotalizar en ella, pgina 285
Cmo crear niveles mltiples de subtotales, pgina 290
Cmo calcular un porcentaje del total general, pgina 301
Cmo subtotalizar datos agrupados
Un subtotal es un tipo especial de resumen. Totaliza o suma valores
numricos en un grupo. Como cualquier resumen, el programa agrupa y
subtotaliza en un solo paso. Para mayor informacin sobre funciones de
resumen, busque Funciones de resumen en la Ayuda en lnea deSeagate
Crystal Reports.
En este ejemplo usted agrupar los datos por Pas y subtotalizar las
Ventas del Ao Pasado por Pas. Para comenzar, inicie un informe
utilizando los datos de muestra XTREME.MDB y coloque los siguientes
campos de izquierda a derecha en la Seccin Detalles:
{cliente.REGION}
{cliente.PAIS}
{cliente.VENTAS DEL AO PASADO}
1 Haga clic con el botn derecho en el campo Ventas del Ao Pasado y
elija INSERTAR SUBTOTAL del men contextual.
El cuadro de dilogo Insertar Subtotal aparece con el campo elegido
desplegado en la parte superior del cuadro de dilogo.
NOTA: Para ver una muestra de este informe, abra el archivo SGT07.RPT en
el directorio \Archivos de Programa\Seagate Software\Crystal Reports.
2 Seleccione el campo por
el que desea los datos
agrupados, especifique la
direccin de ordenamiento
y haga clic en Aceptar
cuando termine.
Los valores en
cada grupo son
subtotalizados.
Los datos estn
divididos en
grupos de
Pases.
El campo que
seleccion
para ser
subtotalizado.
Temas relacionados
Cmo resumir datos agrupados, pgina 281
Cmo agregar otra columna y luego subtotalizar en ella, pgina 285
Cmo crear niveles mltiples de subtotales, pgina 290
Cmo ordenar basndose en valores de grupos resumidos
1 Haga clic en el botn ASSISTENTE DE N SUPERIORES de la barra de
El Asistente de N Superiores/Ordenamiento de Grupos aparece con
una ficha para cada grupo en el informe.
2 Haga clic en la ficha para el grupo que desea ordenar.
3 Seleccione la opcin Ordenar todo del cuadro desplegable a la
izquierda.
4 En el cuadro desplegable que est arriba a la derecha, seleccione el
resumen que desea ordenar (si tiene ms de un resumen en la seccin
de grupo. Por ejemplo, podra tener tanto un total como un promedio
de resumen en una seccin).
5 Haga clic en el botn opcin para elegir la direccin de ordenamiento
que desee.
6 Si desea seleccionar un segundo grupo de ordenamiento, repita los
pasos 2 al 5.
Cuando ejecute el informe, el programa ordenar sus datos basndose en
el(los) ordenamiento(s) de grupos especificados.
Cmo agregar otra columna y luego subtotalizar en ella
En un informe de pedidos o en una factura, puede necesitar proporcionar
los precios para lneas de productos individuales en una nueva columna
y luego subtotalizar los resultados. Hace esto utilizando una frmula
simple para agregar los precios a la nueva columna y luego subtotalizar
el campo de frmula.
1 Para comenzar, cree un informe utilizando la tabla Detalle de
Pedidos de XTREME.MDB y coloque los siguientes campos de
izquierda a derecha en la Seccin Detalles:
{cliente. ID DEL CLIENTE}
{detalle de pedidos.ID DEL PRODUCTO}
{detalle de pedidos.CANTIDAD}
{detalle de pedidos.PRECIO POR UNIDAD}
2 Para crear la frmula para agregar la columna, haga clic en la ficha
Frmula en el cuadro de dilogo Insertar Campos para activarla.
5 Cuando haga clic en Aceptar, aparece el Editor de Frmulas.
Introduzca la siguiente frmula en el cuadro Texto de Frmula:
{detalle de pedidos.CANTIDAD} *
{detalle de pedidos.PRECIO POR UNIDAD}
Vea Frmulas para Principiantes, pgina 311, para mayor informacin
sobre frmulas.
6 Haga clic en el botn GUARDAR Y CERRAR cuando termine.
3 Haga clic en el
botn Nueva.
4 Escriba el nombre con
el que desea identificar
a la frmula.
El Editor de Frmulas desaparece y el programa lo regresa al cuadro
de dilogo Insertar Campos con el nombre de su frmula resaltado en
el cuadro de lista.
8 Coloque el campo de frmula a la derecha del campo Precio unitario
en la seccin Detalles de su informe.
9 Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo Insertar Campos.
Seguidamente usted har un subtotal en la nueva columna.
NOTA: En la ilustracin de pantalla que sigue, los menes han sido
acortados, quitando algunos de los comandos que no se relacionan a esta
ilustracin.
Aparece el cuadro de dilogo Insertar Subtotal, ya configurado para
subtotalizar @Extension (el campo de la nueva columna). Para mayor
informacin sobre funciones de resumen, busque Funciones de resumen en
7 Haga clic en el botn Insertar para
colocar la frmula en su informe.
La frmula que
acaba de crear.
10 Haga clic con el botn derecho
en el campo de frmula y seleccione
el comando Insertar Subtotal del
men contextual que aparece.
Digamos que usted est interesado en las ventas semanales, de manera
que desea crear un subtotal cada vez que los valores en el campo Fecha
del Pedido cambien de una semana a otra.
11 Seleccione {pedidos.FECHA DEL PEDIDO} como el campo por el
que va a ordenar y agrupar y seleccione semanalmente como el cambio
de fecha que va a activar el agrupamiento.
NOTA: Para hacer esto, la tabla Pedidos debe estar vinculada a la tabla
Detalles de Pedidos antes de hacer la vista previa del informe. Busque
Indice de Temas de Vnculo Visual en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal
Reports.
NOTA: El cuadro desplegable Seccin ser impresa no estar activado
hasta que usted no elija el campo Fecha del Pedido.
Su cuadro de dilogo deber de verse as:
Cuando haga clic en Aceptar, el programa inserta el subtotal en el informe.
Sus datos sern
ordenados por fecha.
Y agrupados cuando la
fecha cambie de una
semana a la otra.
Su informe final deber verse similar a ste:
Temas relacionados
Cmo resumir datos agrupados, pgina 281
Cmo subtotalizar datos agrupados, pgina 283
Cmo crear niveles mltiples de subtotales
Algunas veces un nivel de subtotal no ser suficiente. Por ejemplo, puede
desear ver las ventas por cada regin subtotalizada, pero dentro de cada
regin tambin puede desear ver subtotalizadas las ventas de cada
representante de venta o para cada rea de cdigo postal. El programa le
permite crear con facilidad estos subtotales mltiples.
Hay dos claves para generar informes con mltiples subtotales:
1. Primero, necesita asegurarse de introducir los subtotales en el orden
correcto. La regla a seguir aqu es ir de lo ms grande a lo ms
pequeo. Por ejemplo, si quiere subtotalizar por pas, y dentro de
cada pas, por regin, primero introduce el subtotal de pas y luego el
subtotal de regin.
2. La otra clave es asegurarse de etiquetear sus subtotales con claridad.
Cuando tiene niveles mltiples de subtotales, puede ser difcil decir
cul es cul, a menos que estn etiqueteados apropiadamente.
Si desea subtotalizar las Ventas del ao pasado por Pas y despus por
Regin, debe hacerlo de esta manera:
{cliente.REGION}
{cliente.PAIS}
NOTA: En la siguiente ilustracin de pantalla, los menes han sido
reducidos, removiendo algunos de los comandos que no estn
relacionados con el tema actual.
...seleccione el comando Insertar
Subtotal del men contextual que
aparece.
2 Haga clic con el botn derecho
en el campo de base de datos y...
3 Cuando aparezca el cuadro de dilogo Insertar Subtotal, seleccione
Pas como el campo por el que va a ordenar y agrupar, y haga clic en
Aceptar.
El programa crea una seccin de grupo (EG1, PG1) y coloca el subtotal
en el Pie de grupo.
4 Ahora haga clic con el botn derecho en el campo Ventas del Ao
Pasado nuevamente, y seleccione INSERTAR SUBTOTAL del men
contextual que aparece.
El campo que va a
subtotalizar.
Cada vez que cambia el
valor de este campo,
esto le dar un subtotal
por cada pas.
El subtotal de Pas.
5 Esta vez, seleccione Regin como el campo para ordenar y agrupar, y
haga clic en Aceptar. El programa crea una segunda seccin de grupo
(EG2, PG2) y coloca este subtotal en el Pie de grupo (EG2). Vea Cmo
agrupar datos, pgina 277.
Esta subtotalizando el
mismo campo.
Esto le dara un subtotal
para cada region.
El subtotal de pas.
El subtotal de regin.
El informe deber verse similar a ste:
ilustrar conceptos, no la presentacin real de su informe terminado
Temas relacionados
Para mayor informacin sobre resumir datos, busque funciones de resumen
en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
Cmo agrupar basndose en la primera letra del nombre de la
compaa
Usted podra desear dividir sus datos en grupos basndose en la primera
letra del nombre de una compaa. En una lista de clientes, por ejemplo,
podra desear en un grupo a todos los clientes A, a los B en otro y as
sucesivamente. Esto requiere el uso de una frmula.
No se preocupe si an no se est familiarizado con las frmulas. Aqu le
mostraremos qu frmula necesita y cmo introducirla.
Este informe contiene
niveles mltiples de
subtotales.
Cada regin
est
subtotalizada.
Tambin
cada pas.
Puede aprender ms acerca de cmo crear y editar frmulas en Frmulas
para Principiantes, pgina 311.
Usted crear una frmula que extraer la primera letra del nombre de
cada cliente. Luego ha de agrupar los datos utilizando ese campo de
frmula como el campo para ordenar y agrupar. El programa ordenar
los datos basndose en la primera letra del nombre de cada cliente y
empezar un nuevo grupo cada vez que cambie la letra.
{cliente.REGION}
{cliente.PAIS}
2 Haga clic en el botn INSERTAR CAMPOS en la barra de herramientas
estndar. Cuando el cuadro de dilogo Insertar Campos aparece,
haga clic en la ficha Frmula para activarla.
5 Cuando haga clic en Aceptar, aparecer el Editor de Frmulas.
Escriba la siguiente frmula en el cuadro Texto de frmula:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}[1]
6 Haga clic en el botn GUARDAR Y CERRAR.
El Editor de Frmulas desaparece y regresa al cuadro de dilogo Insertar
Campos.con el nombre de su frmula resaltada en el cuadro de lista.
3 Haga clic en el
botn Nueva.
4 Escriba el nombre
con el que quiere
identificar la frmula.
7 Haga clic en el botn INSERTAR para colocar el objeto de frmula en el
informe.
Usted mover el objeto de frmula al Encabezado de Grupo, pero el
informe todava no tiene esta seccin. Tan pronto como agrupe los
datos, puede mover el objeto de frmula a la seccin deseada.
9 Haga clic en el botn INSERTAR GRUPO en la barra de herramientas
suplementaria.
El programa lo regresar a su informe con los datos agrupados por el
campo de frmulas que especific.
12 Finalmente, mueva el campo de frmula dentro de la seccin
Encabezado de grupo #1 (EG1) donde funcionar como un
encabezado de grupo dinmico, cambiando de acuerdo al valor que
el clculo de la frmula proporciona. Para mayor informacin sobre
encabezados dinmicos, ver Encabezados dinmicos, pgina 306.
8 Coloque el objeto de Frmula
temporalmente en la seccin
Encabezado de pgina de su informe.
10 Seleccione el campo de
frmula como el campo
por el que desea agrupar
sus datos.
cuando termine.
El informe deber verse similar a:
Temas relacionados
Cmo agrupar datos, pgina 277
Cmo agrupar datos en intervalos, pgina 296
Cmo agrupar datos en intervalos
Usted puede desear agrupar sus datos en intervalos. Los grupos de
edades, periodos de tiempo y categoras de ventas son algunos de los
grupos de intervalos que puede crear utilizando el proceso que
aprender aqu. En este ejemplo, clasificar a sus clientes segn la
cantidad de negocio que hizo con ellos el ao pasado.
Este ejemplo utiliza un tipo de agrupamiento conocido como en orden
especificado. Este tipo de agrupamiento le permite especificar los
registros que sern incluidos en cada grupo. Usted define los intervalos
que desea y el programa har el resto.
Los datos son divididos en
grupos basados en la
primer letra del campo
Customers Name
(Nombre del Cliente).
La frmula tambin
proporciona un
encabezado
dinmico para cada grupo.
{cliente.REGION}
{cliente.PAIS}
2 Haga clic con el botn derecho del mouse en el campo Ventas del
Ao Pasado y seleccione INSERTAR SUBTOTAL del men contextual
que aparece.
El cuadro de dilogo Insertar Subtotal aparecer en su pantalla.
Siendo que quiere configurar intervalos basndose en las ventas del
ao anterior, seleccione el campo Ventas del Ao Pasado como el
campo para ordenar y agrupar.
3 Seleccione la opcin en orden especificado de la segunda lista de
desplazamiento.
La ficha Orden Especificado aparecer en el cuadro de dilogo.
4 Haga clic en el botn NUEVO. El programa despliega el cuadro de
dilogo Definir Grupo Nombrado.
5 Escriba Menos de $10,000 en el cuadro Nombre de grupo. Este es el
nombre que aparecer como el valor del campo Nombre de grupo
para el grupo.
6 Como el primer grupo contendr slo aquellos registros que tienen
una cifra de ventas del ao anterior menor a los $10,000, establezca
los tres cuadros desplegables para que su condicin se lea:
is less than 10000 (es menor que 10,000)
8 Nuevamente, haga clic en NUEVO y volver a aparecer el cuadro de
dilogo Definir Grupo Nombrado. Esta vez, configure un segundo
grupo, un grupo que contenga valores de entre $10,000 y $25,000.
9 Escriba $10,000 a $25,000 en el cuadro Nombre de grupo.
10 Establezca los primeros dos cuadros desplegables para que su
condicin se lea:
is between (est entre)
Cuando hace estas configuraciones, el programa crea un cuarto
cuadro desplegable. Ahora hay dos cuadros desplegables a la
derecha, uno arriba del otro, con la palabra and (y) separndolos.
Use estos cuadros desplegables para especificar un rango de valores.
11 Para especificar el rango,
G escriba 10000 en el cuadro desplegable de arriba, y
G escriba 25000 en el cuadro desplegable de abajo.
Ahora, ha configurado el grupo para que contenga todos los valores
entre $10,000 y $25,000.
12 Haga clic en Aceptar para regresar a la ficha Orden Especificado.
13 Para configurar su grupo final con todos aquellos valores sobre los
$25,000, vuelva a hacer clic en el botn NUEVO.
14 Cuando aparezca el cuadro de dilogo Definir Grupo Nombrado,
escriba Ms de $25,000 en el cuadro Nombre de grupo.
15 Establezca los tres cuadros desplegables para que su condicin sea la
siguiente:
is greater than 25000 (es mayor que 25,000)
16 Haga clic en Aceptar para regresar a la ficha Orden Especificado.
7 Haga clic en Aceptar para
regresar a
la ficha Orden Especificado.
17 Inmediatamente a la derecha de la ficha Orden Especificado est la
ficha Otros.
Utilice esta ficha para decirle al programa cmo quiere que ste
maneje todos los valores que no quepan en ninguno de los grupos. Ya
que todos los valores del campo Ventas del Ao Pasado caen en uno
de los tres grupos, no tendr que preocuparse por configurar nada
aqu, as que haga clic en Aceptar. El programa lo regresa a su informe.
Slo falta una cosa en la configuracin de su informe de intervalo, y
esto es insertar encabezados de grupos para identificar cada grupo. Si
inserta el campo Nombre de Grupo en la seccin Encabezado de
grupo (EG) del informe, el programa usar el nombre que le asign a
cada grupo para identificar esos grupos en el informe.
estndar.
El cuadro de dilogo Insertar Campos aparecer en su pantalla.
19 Haga clic en la ficha Nombre de Grupo. Slo debe haber un nombre
de grupo en la lista, Nombre Grupo #1.
20 Arrastre ese nombre en la seccin Encabezado de Grupo.
El informe debe verse similar a ste.
ilustrar conceptos, no la presentacin de su informe terminado.
Temas relacionados
Cmo agrupar basndose en la primera letra del nombre de la compaa, pgina
293
Cmo calcular un porcentaje del total general
En algunos informes, usted quiere ver qu porcentaje del total general
contribuye cada grupo. En este ejemplo, crear un informe que
subtotaliza los pedidos por pas y despus determina qu porcentaje del
total de las ventas en todo el mundo son generadas en cada pas. El
proceso es simple y directo. Utiliza las tcnicas preconstruidas para
subtotalizar y una simple frmula.
Este informe est
agrupado por intervalos
en un orden especificado.
{cliente.REGION}
{cliente.PAIS}
{pedidos.MONTO DEL PEDIDO}
2 Haga clic con el botn derecho en el campo Monto del Pedidos y
seleccione INSERTAR SUBTOTAL del men contextual.
3 Cuando aparezca el cuadro de dilogo Insertar Subtotal, especifique
un Pas como el campo para ordenar y agrupar, y haga clic en
Aceptar.
4 Vuelva a hacer clic con el botn derecho en el campo Monto del
Pedido y seleccione INSERTAR TOTAL GENERAL del men contextual.
Cuando aparezca el cuadro de dilogo Insertar Total General,
asegrese de que la funcin est configurada para sum (total) y haga
clic en Aceptar. Busque Funciones de resumen en la Ayuda en lnea de
Este campo ser
subtotalizado...
...siempre que cambie el
valor en este campo.
Esto calcula las ventas para
cada pas. Divide sus datos
en grupos por pas y calcula
el subtotal de cada grupo.
Todo lo que resta por hacer es determinar el porcentaje de las ventas
mundiales generadas por cada pas. Para hacer esto, necesitar crear
una simple frmula.
5 Abra el Editor de Frmulas e introduzca la siguiente frmula en el
cuadro Texto de frmula:
Sum({pedidos.MONTO DEL PEDIDO}, {cliente.PAIS})/
Total ({pedidos.MONTO DEL PEDIDO})*100
Vea Frmulas para Principiantes, pgina 311.
6 Coloque la frmula en la seccin Pie de grupo del informe a la
derecha del subtotal de Pases.
Despus de haber agregado etiquetas, encabezados y formato, al
ejecutar el informe, la ficha Diseo deber verse similar a la siguiente
ilustracin:
La operacin a ser ejecutada
en el campo.
El campo que va a ser
totalizado.
Esto calcula las ventas
mundiales, el total de todas las
ventas en el informe.
El informe debe verse similar a la siguiente ilustracin:
Temas relacionados
Frmulas para Principiantes, pgina 311
Cada cliente es
subtotalizado.
Cada pas es subtotalizado.
El programa calcula
el porcentaje del
total de ventas con
que contribuy cada
cliente y cada pas.
Cmo crear Encabezados de grupo
Siempre que crea un grupo, un subtotal o un resumen, el programa crea
una seccin de Pie de grupo (PG) (donde coloca cualquier valor subtotal
o resumido) y una seccin de Encabezado de grupo (EG) (donde coloca
automticamente el nombre del grupo o encabezado). Los Encabezados
de grupo son tiles e incluso necesarios, si desea que los datos del
informe sean claros y fciles de entender. Aunque el programa crea un
encabezado de grupo automticamente, usted quizs quiera cambiar o
modificar el encabezado para ajustarlo a sus necesidades. En esta seccin
aprender cmo crear los cuatro tipos ms comunes de encabezados de
grupo:
G Encabezados estndar, pgina 305,
G Encabezados dinmicos, pgina 306,
G Encabezados dinmicos para grupos basados en una frmula, pgina 308,
G Encabezados para grupos personalizados, pgina 309.
Encabezados
estndar
Un encabezado estndar es un bloque de texto, utilizado para identificar
cada grupo de una manera genrica. Cliente, Estado y Pedidos
Mensuales son ejemplos de este tipo de encabezados.
Aunque el encabezado es descriptivo (Ventas Regionales claramente
indica un grupo regional), usted nunca sabr que regin est en el grupo
sin primero observar los detalles en el grupo.
De cualquier manera, este tipo de encabezado tiene su uso y es fcil de
crear.
1 Para crear un encabezado estndar, haga clic en el botn INSERTAR
UN OBJETO DE TEXTO en la barra de herramientas estndar.
2 Cuando el puntero de objeto aparezca, mueva el marco del objeto
dentro de la seccin Encabezado de grupo donde desee imprimirlo.
3 Haga clic dentro del marco para seleccionar el objeto a editar, escriba
luego el texto que desea usar para su encabezado.
4 Haga clic fuera del marco cuando termine para completar el proceso.
Ahora, cuando ejecute el informe, el mismo encabezado aparecer al
principio de cada grupo. Vea Cmo insertar objetos de texto, pgina 117.
Encabezados
dinmicos
Un encabezado dinmico es el que cambia basndose en el contenido del
grupo. Si tiene sus datos subtotalizados por regin, por ejemplo, un
encabezado dinmico identificara la regin detallada en cada grupo. As,
los datos del grupo de Arizona, tendran un encabezado que los
identificara como tales y a los de California, como de California y as
respectivamente.
NOTA: Cuando crea un grupo, el programa inserta automticamente un
campo de nombre de grupo en la seccin Encabezado de grupo a menos
que haya desactivado la opcin utilizando el comando OPCIONES del
men Archivo. La informacin siguiente detalla cmo puede insertar
manualmente dicha seccin (si es que el programa no inserta una
automticamente) y cmo crear diferentes tipos de encabezados
dinmicos para diferentes necesidades.
NOMBRE DE GRUPO SOLAMENTE
El encabezado dinmico ms fcil de crear es un valor de campo de
identificacin. Por ejemplo, para crear este tipo de encabezado para
grupos de regiones, simplemente inserte un campo de Nombre de grupo
en la seccin Encabezado de grupo. ste imprime Arizona (o AZ) al
principio del grupo de Arizona, California (o CA) al principio del grupo
de California y as respectivamente. Para hacer esto:
estndar.
El cuadro de dilogo Insertar Campo aparecer en su pantalla.
2 Haga clic en la ficha Nombre de Grupo para activarlo.
3 Seleccione el campo Nombre de grupo que coincida con el grupo con
el que est trabajando y arrstrelo a la seccin Encabezado de grupo
para se grupo.
4 Dle el formato que desee.
Ahora, cuando ejecute el informe, el identificador de regin aparecer
como el encabezado de grupo para cada regin.
NOMBRE DE GRUPO CON TEXTO
Un tipo ms complejo de encabezado dinmico, combina texto y un valor
de un campo. Un encabezado de grupo tpico para datos divididos por
regin de este tipo sera, Ventas de California o Clientes en el cdigo
postal 60606. Para crear estos encabezados:
1. Inserte un objeto de texto en la seccin Encabezado de grupo.
2. Escriba el texto que desea que aparezca.
3. Introduzca el campo Nombre de Grupo en el campo de texto donde
desea que aparezca en el Encabezado de Grupo.
Por ejemplo, si desea que su encabezado diga Ventas de y a
continuacin el nombre de la regin en el grupo actual (Ventas de
Arizona, Ventas de California y as sucesivamente), siga stos pasos:
1 Haga clic en el botn INSERTAR OBJETO DE TEXTO en la barra de
2 Mueva el marco de ese objeto hacia la seccin Encabezado de grupo
del grupo.
3 Cuando el Objeto de texto es ubicado, el programa automticamente
selecione el marco para editar. Escriba Ventas de y un espacio
despus de esto.
estndar.
Aparecer el cuadro de dilogo Insertar Campo.
5 Haga clic en la ficha Nombre de Grupo para activarla.
6 Seleccione el Campo Nombre de grupo que coincida con el grupo y
arrstrelo dentro del objeto de texto, inmediatamente despus del
texto y del espacio que escribi.
7 Dle al texto el formato que desee.
Ahora, cuando ejecute el informe, el programa crear un encabezado
dinmico (con texto) para cada uno de sus grupos.
Encabezados
dinmicos para
grupos basados
en una frmula
Cuando crea un grupo y utiliza un campo de frmula como el campo para
ordenar y agrupar, el programa crea automticamente un campo de
nombre de grupo basndose en el valor producido por la frmula.
Por ejemplo, si usted crea esta frmula:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}[1]
y despus agrupa la frmula, el programa agrupar sus datos basndose
en la primer letra del campo Nombre del Cliente.
Para crear en encabezado de grupo dinmico para un grupo basndose en
una frmula, simplemente inserte el campo nombre de grupo en la
seccin Encabezado de grupo.
Cuando ejecute el informe, el grupo A tendr a la letra A como
encabezado, el grupo B a la letra B y as sucesivamente. Para mayor
informacin, vea Cmo agrupar basndose en la primera letra del nombre de la
compaa, pgina 293.
Para crear un encabezado ms descriptivo, como Clientes que empiezan
con la letra B, simplemente siga estos cuatro pasos:
1 Inserte un objeto de texto en el Encabezado de grupo.
2 Escriba este texto:
Clientes que empiezan con la letra.
3 Agregue un espacio.
4 Inserte el campo de nombre de grupo dentro del objeto de texto y
colquelo justo despus del espacio.
NOTA: Si el programa insert automticamente un campo de nombre de
grupo en la seccin Encabezado de grupo, necesitar eliminar ese campo
para no tener encabezados duplicados.
Encabezados
para grupos
personalizados
El ltimo tipo de encabezado es el que se usa para grupos personalizados
que usted crea cuando agrupa cosas en un orden especificado. Cuando
utiliza agrupamientos de orden especificado, usted especifica el nombre
para cada grupo y los registros que le pertenecen. Como en las otras
situaciones de agrupamiento, el programa vuelve a crear un campo de
nombre de grupo para cada grupo, basndose en los nombres de grupo
que usted especific.
estndar.
2 Haga clic en la ficha Nombre de grupo para activarla.
3 Seleccione el campo Nombre de grupo para el grupo personalizado y
arrstrelo dentro del Encabezado de grupo para ese grupo.
El programa aplicar automticamente cada uno de los nombres de
grupo que asign al grupo apropiado.
NOTA: Asegrese que cuando asigne nombres a los grupos usando el
cuandro de dilogo Definir Grupo Nombrado, los nombres que asigna
son los que quiere que aparezcan como encabezados de grupo.
Frmulas para Principiantes 311
13 Frmulas para Principiantes
Qu son las frmulas?, pgina 312
Cmo se crean las frmulas: una introduccin al Editor de Frmulas, pgina 317
Otras convenciones de frmulas, pgina 325
Sintaxis de frmulas, pgina 328
Cmo se evalan las frmulas - Orden de precedencia, pgina 330
MANOS A LA OBRA (Frmulas para Principiantes), pgina 331
Qu son las frmulas?
En muchos casos, los datos que desea que aparezcan en su informe ya
existen en campos en tablas de bases de datos. Para preparar una lista de
pedidos, por ejemplo, simplemente necesita colocar en su informe los
campos apropiados.
Sin embargo, algunas veces necesita colocar en el informe datos que no
existen en ningn campo. En estos casos, es necesario crear una frmula.
Por ejemplo, para calcular el nmero de das que se necesitan para
procesar un pedido, usted necesita una frmula que determine el nmero
de das entre la fecha del pedido y la fecha del envo. Seagate Crystal
Reports hace fcil la creacin de esa frmula.
Al colocar estos campos...
Usted obtiene este tipo de informe.
estndar.
Aparece el cuadro de dilogo Insertar Campos.
5 Cuando hace clic en Aceptar en el cuadro de dilogo Nombre de
Frmula, aparece el Editor de Frmulas. Utilice el Editor de
Frmulas para crear, probar y modificar su frmula.
Para ms informacin sobre el Editor de Frmulas, vea Cmo se crean
las frmulas: una introduccin al Editor de Frmulas, pgina 317.
6 Para construir la frmula de procesamiento de tiempo, introduzca el
campo Fecha de Envo, el operador de substraccin y el campo Fecha
de Pedido.
3 Haga clic en el
botn Nueva.
4 Escriba el nombre
que desea para
2 Haga clic en la ficha Frmula
para activarla.
.
NOTA: Cuando hace doble clic en un elemento de los cuadros de lista
Campos, Funciones u Operadores, el programa pone dicho elemento en el
cuadro Texto de frmula juntamente con los elementos de sintaxis,
parntesis, puntuacin y otros que el Editor de Frmulas necesita para
procesarlo correctamente (vea Sintaxis de frmulas, pgina 328). Si
introduce su frmula manualmente, utilizando el teclado, asegrese de
introducir esos elementos de sintaxis. Generalmente, es ms rpido y
seguro construir una frmula utilizando los elementos del cuadro de lista.
NOTA: La lista de valores en el cuadro de dilogo Examinar Datos de
Campo representan slo un subconjunto de los registros disponibles.
10 Cuando termine, haga clic en el botn VERIFICAR.
El programa verifica la sintaxis de la frmula.
11 Si la sintaxis es correcta, haga clic en el botn GUARDAR Y CERRAR.
El Editor de Frmula se cierra y el programa regresa al cuadro de
dilogo Insertar Campos.
NOTA: Si usa el botn GUARDAR Y CERRAR, sus configuraciones
personalizadas sern guardadas. La prxima vez que se abra el Editor de
Frmulas, ste tendr activas las configuraciones especificadas. Sin
embargo, si usted usa el botn GUARDAR para guardar la frmula y
despus usa el botn CANCELAR, cualquier cambio de tamao o
7 Haga doble clic en el
campo Fecha de Envo de
la lista Campos.
operador de
substraccion de la lista
Operadores.
campo Fecha del Pedido
de la lista Campos.
Los componentes de la frmula son
introducidos a medida que usted los selecciona.
personalizacin hecho en el Editor de Frmulas se perder. Cuando el
Editor de Frmulas se vuelva a abrir, las configuraciones predeterminadas
estarn activas.
NOTA: Otras frmulas tambin pueden ser editadas desde adentro del
Editor de Frmulas. Para hacerlo, seleccione la frmula que quiere editar
en la lista desplegable en la parte de arriba del Editor de Frmulas.
12 Haga clic en el botn Insertar para poner el objeto campo de frmula
en su informe.
Esta es una de las diversas maneras en que puede usar frmulas para
crear informes funcionales.
13 Cuando aparezca el marco de objeto, colquelo
en su informe donde desea que aparezca la frmula.
Usted obtiene este
tipo de informe.
La frmula
resta la Fecha
del Pedido de
la Fecha de
envo y despus
imprime los
resultados
aqu.
Algunos de los otros usos tpicos para las frmulas son:
G crear campos calculados para agregar en su informe,
{detalles del pedido.PRECIO POR UNIDAD}*.85
Calcula un precio con descuento de 15%.
G dar formato a texto en un informe,
UpperCase ({cliente.NOMBRE DEL CLIENTE})
Cambia los valores en el campo Nombre de cliente a maysculas.
Vea Cmo dar formato a texto utilizando frmulas, pgina 341.
G sacar una parte o partes de una cadena de texto,
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} [1]
Extrae la primera letra del nombre de cliente. Vea Cmo agrupar
basndose en la primera letra del nombre de la compaa, pgina 293, y
buscar en Subndice en la Ayuda en lnea.
G sacar una parte de la fecha,
Month ({pedidos.FECHA DEL PEDIDO})
Determina en qu mes fue colocado un pedido.
Estos son slo ejemplos superficiales. Si tiene la necesidad de manipular
datos en forma especializada, lo ms probable es que lo pueda hacer con
una frmula.
Temas relacionados
Frmulas Avanzadas, pgina 337
Cmo se crean las frmulas: una introduccin al Editor de
Frmulas
Crear frmulas en Seagate Crystal Reports es muy parecido a hacerlo en
su programa de hoja de clculo preferido. Usted puede usar:
G campos:
({cliente.APELLIDO DEL CLIENTE},
{cliente.VENTAS DEL AO PASADO}, etc.),
G nmeros:
(1, 2, 3.1416),
G texto:
(Cantidad, ,, :, su texto, etc.),
G operadores:
(+, -, etc.),
G funciones:
(TrimRigh (x), Length (x), etc.),
G valores de grupos de campos:
(Promedio (fld, condFld),
Sum (fld, condFld, condition), etc.) o
G otras frmulas:
(@GrossProfit, @QUOTA, etc.).
Usando el Editor de Frmulas, usted combina estos componentes para
crear frmulas funcionales. El Editor de Frmulas le permite escribir los
componentes directamente en la frmula, o en el caso de campos,
funciones, operadores, valores de grupos de campos y otras frmulas,
seleccionarlos directamente de las listas disponibles de tales elementos.
El Editor de Frmulas requiere que usted escriba los diferentes
componentes de acuerdo a un conjunto de reglas, denominado sintaxis.
Tales reglas son:
G el texto se encierra entre comillas,
G los argumentos se encierran entre parntesis (cuando es aplicable),
G las frmulas dentro de otras frmulas se identifican anteponiendo
el signo @, y
G as sucesivamente.
El Editor de Frmula verifica la sintaxis y le ayuda a arreglar cualquier
problema antes de introducir la frmula en el informe.
Usando el Editor de Frmulas, usted combina los diferentes elementos
para crear una frmula funcional. Los 3 cuadros de lista en la parte
superior del Editor contienen los componentes de frmula bsicos.
Barra del Editor
de Frmulas
La barra del Editor de Frmulas le permite el acceso a muchas opciones
populares con slo hacer clic en un botn o seleccionar de una lista
desplegable.
Esta barra de herramientas dispone de una lista desplegable..
Use esta lista desplegable para seleccionar una frmula y crearla, en el
informe que est generando.
Los botones en la barra del Editor de Frmulas realizan las siguientes
funciones:
Crear una frmula nueva.
Guardar la frmula.
NOTA: El Editor de Frmulas tiene la capacidad de arrastrar y colocar.
Guardar la frmula y cerrar el Editor de Frmulas
Probar la sintaxis de la frmula por si hay errores.
Deshacer una accin.
Repetir una accin.
Vea los datos en ese campo de datos.
Encontrar/Reemplazar.
Poner un marcador en la lnea actual de la frmula
seleccionada o eliminar el marcador de la lnea actual.
Saltar hasta el prximo marcador.
Saltar hasta el marcador previo.
Borrar todos los marcadores.
Ordenar los directorios alfabticamente en los rboles de
campos, funciones y operadores.
Ocultar o ver el rbol de Campos.
Ocultar o ver el rbol de Funciones.
Ocultar o ver el rbol de Operadores.
NOTA: El cuadro de dilogo Opciones (men Archivo) le permite
cambiar el tamao de la fuente y el color del frente o del fondo del texto,
los comentarios y palabras clave en el Editor de Frmulas.
Controles clave
del Editor de
Frmulas
El Editor de Frmulas acepta los siguientes controles clave:
Combinaciones
del Teclado
Accin Realizada
ALT-T Muestra la barra de herramientas (cuando no est
activa).
CTRL-A Selecciona todo.
CTRL-C Copia al Portapapeles.
CTRL-Fin Va al final de la ltima lnea de la frmula.
CTRL-F Abre el cuadro de dilogo Encontrar (lo mismo que
hacer clic en el botn encontrar).
CTRL-F2 Establece un marcador.
CTRL-F3 Encuentra el prximo (basado en la ltima
bsqueda realizada con la funcin Encontrar/
Reemplazar).
CTRL-Inicio Va al principio del archivo.
CTRL-Flecha
izda.
Va al principio de la palabra a la izquierda (+tecla
Mayus resalta la palabra).
CTRL-M Establece el foco del cuadro de combinacin del
nombre de la frmula.
CTRL-N Crea una nueva frmula.
CTRL-Flecha
dcha.
Cambia el foco al prximo cuadro de control (a lo
opuesto de CTRL-Tab).
CTRL-S Guarda y cierra la frmula.
CTRL-Mays.-
Tab
Cambia el foco al prximo cuadro de control (a lo
opuesto de CTRL-Tab).
CTRL-Tab Cambia el foco al prximo cuadro de control.
CTRL-V Pega el contenido del Portapapeles.
CTRL-X Corta y pone en el Portapapeles.
CTRL-Z Deshace una accin.
CTRL-Mays.-
Z
Rehace una accin.
Fin Va al final del al lnea.
Entrar Copia un objeto seleccionado de un rbol al cuadro
de texto de la frmula.
F2 Va al prximo marcador.
Marcadores Los marcadores facilitan la navegacin a travs de frmulas largas y le
permiten escribir y editar frmulas complejas con eficiencia. Por ejemplo,
use un marcador para marcar:
G las partes de una frmula que son frecuentemente editadas, para
que las pueda encontrar fcilmente cuando desea revisar esa
frmula;
G las secciones principales de una frmula, para poder navegar
rpidamente cuando la frmula es larga; y
G el principio de cada nuevo enunciado if-then, para poder saltar
con facilidad al prximo enunciado if-then.
Como ejemplo, considere una frmula larga que calcula el salario de un
vendedor basado en el valor mnimo de pagos base en una base de datos,
una variable relacionada con el tiempo de servicio, una frmula que
calcula comisiones basadas en ventas, y otras consideraciones. Imagine
que esta frmula es largusima, contiene mltiples enunciados if-then e
incluye comentarios frecuentes. Puede que cada vez que edite tal
frmula, usted tenga que perder tiempo familiarizndose de nuevo con
su estructura. Sin embargo, si utiliza marcadores para indicar secciones
clave en su frmula, usted podr rpidamente saltar a las partes ms
importantes.
COMO USAR MARCADORES EN UNA FORMULA
Los marcadores que usted utiliza en sus frmulas los puede crear o editar
en el Editor de Frmulas y el Editor de Frmula de Formato.
1 Para colocar un marcador, ponga el punto de insercin en la lnea de
texto que desea marcar con un marcador.
2 Haga clic en el botn ALTERNAR MARCADOR en la barra del Editor de
Frmulas. Un punto azl aparece en la columna gris a la izquierda de
la lnea de texto, indicando que la lnea ya est marcada.
3 Repita los pasos 1 y 2 con cada marcador que quiera colocar.
Una vez que los marcadores han sido colocados en una frmula, puede
rpidamente saltar entre ellos usando los botones que estn en la barra
del Editor de Frmulas. Haga clic en los botones Prximo marcado y Previo
marcador para saltar a esos marcadores respectivamenteto. Cuando usted
hace clic en estos botones, el punto de insercin se mueve al principio de
la lnea marcada por el prximo o previo marcador.
Tambin puede fcilmente eliminar marcadores que ya no necesita.
Simplemente ponga el punto de insercin en la lnea de texto que est
marcada y haga clic en el botn Alternar marcador. El punto azul
desaparece de la columna gris a la izquierda de la lnea de texto para
indicar que la lnea ya no est marcada. Si desea eliminar todos los
marcadores de su frmula, haga clic en el botn BORRAR TODOS LOS
MARCADORES en la barra del Editor de Frmulas.
Arbol de Campos El rbol de Campos contiene todos los campos que usted puede utilizar
como argumentos de frmulas.
NOTA: Se puede cambiar el tamao del rbol de Campos. Tambin es
acoplable; puede hacer clic con el botn derecho del mouse dentro del
rbol para activar o desactivar esta propiedad. Adems puede hacer clic
con el botn derecho y elegir Ocultar en el men contextual que aparece
para ocultar el cuadro del rbol.
COMO INSERTAR CAMPOS EN SU FORMULA
Usted puede insertar campos en sus frmulas de dos maneras:
1. colocando el cursor "I" donde desea que aparezca el campo en el
cuadro Texto de frmula del Editor de Frmulas, estableciendo el
punto de insercin y despus haciendo doble clic en el campo
deseado en el cuadro Campos, o
2. colocando el cursor "I" donde desea que aparezca el campo en el
cuadro Texto de frmula y despus escribindolo manualmente.
NOTA: Asegrese de revisar la sintaxis correcta para utilizar campos en
sus frmulas. Si usted no incluye el nombre del archivo, no pone el punto
separador o no coloca el campo entre parntesis, el programa generar
un mensaje de error del Compilador de Frmulas detallando su error. Vea
Sintaxis de frmulas, pgina 328, y busque Mensajes de error y advertencias
del compilador de frmulas en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
Arbol de
Funciones
El rbol de Funciones contiene una lista de docenas de funciones que son
incluidas con Seagate Crystal Reports. Estas funciones son
procedimientos preconstruidos que regresan valores, tales como
promedios, conteos, sumas, etc. Todas las funciones disponibles aparecen
en la lista de este cuadro con sus argumentos organizados segn su uso.
Campos ya usados en el informe.
Frmulas usadas o definidas en el
informe.
Todos los campos de
bases de datos activos.
Campos de parmetro usados o
definidos en el informe.
NOTA: Se puede cambiar el tamao del rbol de Funciones. Tambien es
rbol para activar/desactivar esta propiedad. Adems puede hacer clic
COMO INSERTAR FUNCIONES EN SU FORMULA
Usted puede insertar funciones en sus frmulas de la misma manera que
los campos:
G a travs del cuadro Funciones, o
G escribindolos manualmente.
Vea COMO INSERTAR CAMPOS EN SU FORMULA, pgina 322.
NOTA: Asegrese de revisar la sintaxis correcta para utilizar funciones en
su frmula. Si una funcin requiere argumentos, todos los argumentos
deben ser introducidos. Si un argumento requerido no es introducido, el
programa generar un mensaje de error del Compilador de Frmulas
detallando el error. Vea Sintaxis de frmulas, pgina 328, y busque
Mensajes de error y advertencias del compilador de frmulas en la Ayuda en
Arbol de
Operadores
El rbol de Operadores contiene una lista de los "verbos de accin" que
usted puede utilizar en sus frmulas. Los operadores incluyen cosas
como + (sumar), / (dividir), -x (negar), etc. Busque en Operadores y
variables en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
Nombre de la funcin.
Argumentos que usted debe suplir.
NOTA: Se puede cambiar el tamao del rbol de Operadores. Tambien es
rbol para activar/desactivar esta propiedad. Adems puede hacer clic
COMO INSERTAR OPERADORES EN SU FORMULA
Usted puede insertar operadores en sus frmulas de la misma manera
que los campos y funciones:
G por medio del rbol Operadores, o
Cuadro texto de
frmula
El cuadro Texto de frmula es donde en realidad introduce su frmula.
Usted puede:
G escribir la frmula manualmente, usando el teclado,
G seleccionar los componentes de su frmula de los cuadros Campos,
Funciones y Operadores, o
G combinar los dos mtodos, seleccionando algunos componentes de
los cuadros de lista e introduciendo otras partes manualmente.
Modelos mostrando cmo
se usa los operadores.
Nombre del Operador.
COMO INSERTAR TEXTO Y NUMEROS EN FORMULAS
Usted inserta texto y nmeros en frmulas teclendolos directamente en
el cuadro Texto de frmula en el Editor de Frmulas. Tambin, puede hacer
clic en el botn Examinar datos de campo, resaltar el valor que desea insertar
de la lista que aparece y hacer clic en Pegar para introducir el valor a su
frmula. Vea COMO INSERTAR CAMPOS EN SU FORMULA, pgina 322.
NOTA: Asegrese de revisar la sintaxis correcta para el texto y nmeros
en sus frmulas. Vea Sintaxis de frmulas, pgina 328.
COMO BUSCAR Y REEMPLAZAR EN EL EDITOR DE FORMULAS
Haga clic en el botn ENCONTRAR/REEMPLAZAR para abrir un cuadro de
dilogo Encontrar. Desde este cuadro de dilogo usted puede buscar y
reemplazar texto dentro del cuadro de texto Frmula. Haga clic en el
botn MARCAR TODO para marcar todas las ocurrencias del texto que est
buscando. Haga clic en el botn REEPLAZAR TODO para reemplazar todas
las ocurrencias del texto que est buscando con el contenido del cuadro
de texto Reemplazar con.
Tambin puede buscar (pero sin reemplazar) dentro de cualquiera de los
rboles del Editor de Frmulas (use la opcin Buscar para especificar en
cules cuadros de rboles est buscando). Los botones MARCAR TODO,
REEMPLAZAR y REEMPLAZAR TODO se desactivan cuando usted especifica
una bsqueda dentro de un cuadro de rbol.
Otras convenciones de frmulas
La siguiente es una descripcin de los elementos restantes disponibles
para usar en la construccin de una frmula.
Otras frmulas As como puede introducir campos en las frmulas, puede introducir
otras frmulas en frmulas. Seagate Crystal Reports realiza las
operaciones en la frmula insertada, despus utiliza el valor regresado
por la frmula de referencia de la misma manera en que utiliza cualquier
otro valor.
Por ejemplo, la frmula:
1*(2+4*6/3-7*12-8) +2*(2+4*6/3-7*12-8) +3*(2+4*6/
3-7*12-8) +4*(2+4*6/3-7*12-8)= -820
incluye la expresin (2+4*6/3-7*12-8) repetida muchas veces.
Si crea una frmula para la expresin repetida (@F = (2+4*6/3- 7*12-8)) y
despus hace referencia a esa frmula en lugar de introducir la expresin
por s misma, obtendr el mismo resultado.
1*{@F}+2*{@F}+3*{@F}+4*{@F} = -820
Cada vez que el programa ve la frmula @F, realiza las operaciones de @F
y regresa el valor -82, as como la expresin contenida en la
frmula(2+4*6/3-7*12-8)regresa el valor - 82. Vea Cmo se evalan las
frmulas - Orden de precedencia, pgina 330.
COMO INSERTAR UNA FORMULA EN OTRA
Usted puede insertar otras frmulas en sus frmulas de la misma manera
en que lo hizo con otros campos:
G por medro del cuadro Campos, o
G teclendolas manualmente.
NOTA: Asegrese de revisar la sintaxis correcta para utilizar campos
frmula en su frmula. Vea Sintaxis de frmulas, pgina 328.
Valores de
campo de grupo
Los valores de campo de grupo son valores que resumen un grupo (un
subtotal de grupo, un promedio de grupo, etc.). Usted puede utilizarlos
en frmulas por muchas razones. Una de ellas sera averiguar el
porcentaje con el que cada grupo contribuye al total general. Por ejemplo,
qu porcentaje de la cifra total de ventas de $2,300,000 US representa la
contribucin de la Regin Oeste?
COMO INSERTAR VALORES DE CAMPO DE GRUPO EN
FORMULAS
Puede insertar valores de campo de grupo en sus frmulas de la misma
manera en que lo hizo con los otros campos:
G por medio del cuadro Campos, o
NOTA: Dada la complejidad de la sintaxis de algunos campos de grupo,
se recomienda de manera especial que introduzca los campos de grupo
seleccionndolos del cuadro Campos en lugar de escribirlos
manualmente. Vea Sintaxis de frmulas, pgina 328.
Comentarios de
frmula
Los comentarios de frmula son notas que usted incluye en una frmula
para explicar su diseo y operacin.
Los comentarios no se imprimen y no afectan la frmula, pero aparecen
en el Editor de Frmulas. Es siempre una buena idea incluir comentarios
con frmulas complejas, especialmente las frmulas que van a ser
utilizadas una y otra vez.
COMO INSERTAR COMENTARIOS EN SUS FORMULAS
Escriba sus comentarios en el cuadro Texto de frmula en el Editor de
Frmulas. Un comentario debe ser precedido por dos barras diagonales
(//). El comentario puede ir arriba o abajo de la frmula, o puede incluso
estar despus de la frmula, en la misma lnea.
Cualquiera de las siguientes colocaciones son aceptables:
//Esta es una posicin
//aceptable para un comentario.
//Note que cuando forzamos
//el rompimiento de lnea, tenemos que empezar
//cada nueva lnea con
//dos diagonales.
If {pedidos.MONTO DEL PEDIDO} in (100.00 to 250.00)
Then
.10 * {pedidos.MONTO DEL PEDIDO}
Else
0
//Esta es tambin una posicin aceptable para //un
comentario.
If {pedidos.MONTO DEL PEDIDO} > 10.00 Then
"" //Esta posicin tambin es aceptable.
Else
"Flag"
Consideraciones
acerca de los
comentarios de
frmula
Las siguientes son consideraciones para cuando incluya comentarios con
las frmulas:
G La sintaxis correcta para un comentario son dos barras diagonales
(//) seguidas por el comentario. Cuando el programa ve dos
diagonales, entiende que el resto de la lnea solamente es un
comentario y no para ser evaluado como parte de la frmula.
G Seagate Crystal Reports trata todo lo que sigue a las barras
diagonales en la misma lnea, como comentario.
G Si su comentario es largo y se ajusta automticamente a la
siguiente lnea, no es necesario agregar barras diagonales
adicionales; el programa lo trata como un comentario continuo.
G Si divide su comentario en dos o ms lneas utilizando la tecla
ENTRAR, debe comenzar cada nueva lnea con dos barras
diagonales. Si no lo hace, el programa trata cada lnea sin barras
diagonales como parte de la frmula y muestra un mensaje de
error cuando verifica la sintaxis de su frmula.
Sintaxis de frmulas
Seagate Crystal Reports requiere que usted introduzca los diversos
componentes de una frmula de acuerdo a un conjunto de reglas
especficas llamadas sintaxis. La sintaxis, como la gramtica de cualquier
idioma, necesita de prctica para aprenderse y perfeccionarse. Los
componentes de frmulas deben ser escritos de manera especfica e
introducidos en un orden especfico. El programa utiliza elementos de
sintaxis (comillas, parntesis, etc.) para identificar los diversos
componentes de las frmulas, por lo que es muy importante que se
adhiera a las reglas para que el programa reconozca su frmula y tambin
para que las evale tal como usted lo plane.
A continuacin se listan los diversos componentes de las frmulas y su
sintaxis correspondiente:
Texto "Texto" o Texto
Cuando use texto en frmulas, ste debe estar encerrado entre comillas
sencillas o "dobles". Todo texto escrito dentro de las comillas va a ser
impreso. Si el texto incluye un apstrofe, debe usar doble comillas. Por
ejemplo:
CORRECTO
Ventas del ao pasado
INCORRECTO
Ventas del ao pasado
Nmeros 23134.7
Cuando se usen nmeros en frmulas, deben ser introducidos sin ningn
separador de coma o smbolo de valor monetario.
Campos {tabla.CAMPO}
Cuando utilice campos, deben estar encerrados entre llaves {} con el nombre
de tabla para identificar a qu tabla de base de datos se est refiriendo,
seguida por un punto y despus el nombre de campo dentro de la tabla.
EJEMPLO
{cliente.REGION}
Esto identifica el campo Regin de la tabla Cliente.
Operadores 1+1
Cuando utilice operadores, simplemente teclee el operador donde desee.
Puede colocar un espacio antes y despus del operador si as lo quiere,
pero no es indispensable (por ejemplo, 1 + 1).
Funciones Nombre de la funcin(x)
Cuando utilice funciones, simplemente teclee la funcin y proporcione
los argumentos especificados en los parntesis. Por ejemplo, la funcin
Average (x) requiere un campo o frmula como el argumento (x).
EJEMPLO
Average({Pedidos.MONTO DEL PEDIDO})
Esta frmula calcula el promedio de todos los valores en el campo Monto
del Pedido.
Corchetes en
frmulas
Seagate Crystal Reports utiliza tres tipos diferentes de corchetes en la
escritura de frmulas. Cada uno tiene un propsito especfico y puede ser
usado slo con ciertos elementos de frmula.
G {} son llamadas Llaves y son colocadas alrededor de la base de
datos, de la frmula y del campo de parmetro:
{cliente.REGION}, {@sum}, {?Region}
G [] son llamados Corchetes y son colocados cuando se utiliza un
Operador de Subndice o de Matriz:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} [1]
G () son llamados Parntesis y son colocados alrededor de los
argumentos de una funcin:
Round(x, # lugares), Abs(x)
NOTA: Los parntesis tambin pueden ser usados para controlar el orden
en el cual son evaluados los elementos de frmulas. Vea Cmo se evalan
las frmulas - Orden de precedencia, pgina 330.
RECUERDE: Es necesario usar cada tipo de corchete para su respectivo
elemento de frmula:
G Llaves {} = Campos
G Corchetes [] = Subndice (y Matriz)
G Parntesis () = Parmetros
Ya sea que introduzca la frmula manualmente o que haga doble clic en
los componentes de frmula de los cuadros de lista, debe utilizar la
sintaxis correcta si desea que su frmula funcione.
Cmo se evalan las frmulas - Orden de precedencia
Cuando est creando frmulas que contienen diferentes tipos de
operadores, es importante considerar el orden en que el programa evala
las partes individuales de su frmula. Este orden es llamado orden de
precedencia.
El orden de precedencia sigue las reglas matemticas bsicas de
precedencia. La multiplicacin y la divisin son realizadas primero, de
izquierda a derecha, despus se llevan a cabo la suma y la resta. Por
ejemplo:
5 + 10 * 3 = 35
La multiplicacin 10 * 3 es realizada primero para obtener 30. Luego se
realiza la suma 30 ms 5 pasa arribar al resultado final, 35.
Cuando hace doble clic en la
funcin Sum, Seagate Crystal
Reports introduce la funcin y los
elementos de sintaxis requeridos.
Comas entre
argumentos
Comillas para
argumentos
Parntesis
Suma el valor en el campo
Monto del Pedido...
...cada vez que la
fecha cambia...
...de una semana
a la otra.
Ahora, si su intencin es sumar 5 ms 10 y despus multiplicar la suma
por 3, tiene que modificar el orden de precedencia con un parntesis.
Puede hacer lo siguiente:
(5 + 10) * 3 = 45
Es claro que los parntesis tienen una precedencia mayor que los
operadores de suma, resta, multiplicacin y divisin, ya que modifican el
orden de las operaciones.
NOTA: Cuando una frmula contiene otras frmulas tales como:
@Extension * 107.5%
el programa evala primero la frmula incrustada, @Extension, siguiendo
el orden de las reglas de precedencia y luego evala el resto de la frmula
principal.
MANOS A LA OBRA (Frmulas para Principiantes)
Cmo insertar frmulas en su informe
estndar.
Aparece el cuadro de dilogo Insertar Campos con la ficha Base de
datos activa.
2 Haga clic en la ficha Frmula para activarla.
3 Haga clic en el
botn Nueva.
El cuadro de dilogo Nombre de Frmula aparecer en su pantalla.
7 Cuando termine, haga clic en el botn VERIFICAR para revisar la
sintaxis de su frmula y corregir cualquier error que aparezca.
8 Cuando la sintaxis de la frmula est correcta, haga clic en el botn
GUARDAR Y CERRAR para regresar al cuadro de dilogo Insertar
Campos. Su frmula aparece en el cuadro de lista Nombre de la
frmula.
NOTA: Cuando hace clic en el botn GUARDAR o GUARDAR Y CERRAR, el
Seagate Crystal Reports automticamente revisa la sintaxis de la frmula,
antes de permitirle ponerla en el informe.
4 En este cuadro de texto escriba
el nombre con el cual quiere
cuando termine.
6 Construya la
frmula
escribiendo sus
componentes o
seleccionndolos
de las listas de
desplazamiento.
9 Resalte la frmula y haga clic en el botn INSERTAR para ubicarla en
su informe.
10 Cuando ubica el cursor sobre su informe, aparece un marco de
objeto. Haga clic una vez para ubicar el campo en la posicin
deseada.
Cmo eliminar frmulas de su informe
Cuando usted crea una frmula y la introduce en su informe, Seagate
Crystal Reports:
G guarda la especificacin de la creacin de la frmula, utilizando el
nombre que usted le asign, y
G coloca una copia de trabajo de la frmula en el punto que usted
especifica dentro del informe. Una copia de trabajo es cualquier
duplicado de la frmula utilizado en el informe.
Para eliminar frmulas, debe eliminar la especificacin y todas las copias
de trabajo.
NOTA: No puede eliminar la especificacin sin antes haber eliminado
todas las copias de trabajo de la frmula.
Cmo eliminar
copias de trabajo
individuales de
una frmula
1 Seleccione la copia de la frmula que desea eliminar en su informe.
2 Presione la tecla SUPR en el teclado de su computadora.
NOTA: An despus de que haya eliminado de su informe todas las
copias de trabajo de la frmula, la especificacin de la frmula
permanece sin cambio. La especificacin permanece en la lista de la ficha
Frmula del cuadro de dilogo Insertar Campos y est disponible para su
uso inmediato si desea introducir la frmula en el informe una vez ms.
Busque en Cuadro de dilogo Insertar Campos en la Ayuda en lnea de
Eliminacin de la
especificacin
NOTA: Este paso slo se puede llevar a cabo despus de haber eliminado
de su informe todas las copias de trabajo de la frmula.
1 Una vez que ha eliminado todas las copias de trabajo de su frmula,
haga clic en el botn INSERTAR CAMPOS en la barra de herramientas
estndar.
El cuadro de dilogo Insertar Campos aparece con la ficha Base de
Datos activa.
2 Haga clic en la ficha Frmula para activarla.
3 Seleccione la especificacin de frmula que desea eliminar de la lista
Nombre de la frmula.
4 Haga clic en el botn Eliminar y el programa elimina la
especificacin.
NOTA: Si la frmula est siendo utilizada en otra frmula el programa
eliminar la especificacin de todas maneras.
NOTA: Si no ha eliminado todas las copias de trabajo de la frmula
seleccionada, el programa muestra el mensaje: Nombre de frmula en uso.
No puede ser eliminada!
Cmo copiar frmulas de la Ayuda en lnea
Windows le permite copiar texto desde los temas de la Ayuda en lnea al
Portapapeles. Despus puede pegar este texto donde lo necesite. Puesto
que las frmulas que usted desarrolla utilizando el Editor de Frmulas
son simplemente texto, puede ahorrar mucho tiempo copiando frmulas
tiles directamente al Editor de Frmulas y despus modificarlas
conforme a sus necesidades.
1 Con el Editor de Frmulas abierto, active la Ayuda en lnea en
cualquiera de las maneras acostumbrada (men Ayuda, tecla de
funcin F1, etc.).
2 Sin importar el tema que aparezca primero, utilice la funcin Buscar
o Encontrar para localizar el tema que contenga la frmula de su
inters.
3 Desplcese a travs del contenido del tema hasta que encuentre la
frmula que quiere copiar.
4 Resalte la frmula arrastrando el cursor "I" sobre ella, elija el
comando COPIAR del men Edicin o presione CTRL-C. Windows
copia el texto seleccionado al portapapeles.
5 Coloque el punto de insercin donde desea que aparezca el texto en
el cuadro Texto de frmulas del Editor de Frmulas y presione CTRL-V
para pegar el texto del Portapapeles.
6 Modifique la frmula cambiando los campos, frmulas, campos de
grupo, enunciados condicionales y cadenas de texto, segn sea
necesario para poder usarla con los datos en el nuevo informe.
Cmo copiar frmulas de un informe a otro
Algunas veces usted necesitar copiar una frmula creada en un informe
para utilizarla en otro informe. Copiar frmulas de un informe a otro es
un procedimiento sencillo, pero requiere poner mucha atencin a los
detalles.
Puesto que las frmulas son guardadas como texto, se trata nada ms que
de copiar el texto de la frmula de un informe a otro, a travs del
Portapapeles.
1 En su informe, seleccione el campo de frmula que desea copiar.
2 Elija el comando COPIAR del men Edicin o presione CTRL-C.
3 Abra el informe al cual quiere copiar la frmula.
4 Elija el comando PEGAR del men Edicin o presione CTRL-V.
5 Cuando el programa muestre un marco de ubicacin, arrastre la
frmula hacia donde desea ponerla.
6 Cambie los campos, frmulas, campos de grupo, enunciados
condicionales y cadenas de caracteres de texto, segn sea necesario
para poder usarla con los datos en el nuevo informe.
Para hacer estos cambios (si son necesarios), haga clic con el botn
derecho en la frmula y elija el comando EDITAR FRMULA del men
contextual que aparece. El Editor de Frmulas aparecer en su
pantalla.
7 Elimine los valores anteriores y escriba los nuevos valores, o
seleccinelos de las listas de Campos, Funciones y/o Operadores.
Cuando haga los cambios, use los siguientes puntos como una gua:
G Todos los campos, frmulas y campos de grupo referidos en la
copia de la frmula deben existir en el nuevo informe. Esto
significa que cualquier base de datos referida en la frmula
original (o una base de datos con la misma estructura, nombre de
campo y alias) debe estar activa en el nuevo informe.
Si una base de datos no est activa, debe cambiar la referencia
del campo, frmula y campos de grupo en la copia de la
frmula para que corresponda a los elementos de su nuevo
informe.
G Si su frmula contiene elementos condicionales, asegrese de que
las condiciones se apliquen a los datos en el nuevo informe. Por
ejemplo, si la frmula en su informe anterior realizaba una accin
donde la cantidad fuera mayor que 100, asegrese de que la
condicin, mayor que 100, tenga sentido en la nueva frmula.
Cuando modifique una frmula, puede encontrar que mayor que
10 o mayor que 2000 tiene ms sentido con sus nuevos datos.
G Si usted est usando la frmula con los nuevos datos y si su
informe contiene una expresin similar a la siguiente:
If {tabla.CAMPO} = "cadena de texto"
Asegrese de que las cadenas de caracteres de texto utilizadas en
la frmula coincidan con los valores que existen actualmente en
los nuevos datos.
Temas relacionados
COMO INSERTAR CAMPOS EN SU FORMULA, pgina 322
COMO INSERTAR FUNCIONES EN SU FORMULA, pgina 323
COMO INSERTAR OPERADORES EN SU FORMULA, pgina 324
Frmulas Avanzadas 337
14 Frmulas Avanzadas
Cmo crear frmulas If-Then-Else, pgina 338
Cmo imprimir valores de Hora o Fecha/Hora condicionalmente, pgina 339
Cmo crear frmulas If-Then-Else multicondicionales, pgina 340
Cmo dar formato a texto utilizando frmulas, pgina 341
Cmo utilizar variables en las frmulas, pgina 341
Cmo declarar una variable, pgina 345
Cmo asignar un valor a una variable, pgina 346
Cmo combinar una declaracin de variable y un enunciado de asignacin,
pgina 348
Cmo declarar y asignar valores a variables mltiples, pgina 348
Cmo asignar valores a las variables condicionalmente, pgina 349
Cmo usar una matriz dentro de una frmula, pgina 349
Cmo usar un rango en una frmula, pgina 352
Cmo usar el punto y coma en las frmulas, pgina 354
Cmo perfeccionar las frmulas de seleccin de grupo, pgina 354
Cmo perfeccionar las frmulas de seleccin de registros, pgina 356
Cmo depurar una frmula, pgina 360
Cmo crear frmulas If-Then-Else
Las frmulas If-Then-Else (Si-Entonces-De lo contrario) son frmulas
condicionales: si se cumple una condicin, entonces una cierta
consecuencia, una accin, se ejecuta. Si la condicin no se cumple, se
ejecuta una accin diferente. Las frmulas If-Then-Else son creadas
usando el operador If-Then-Else. Busque en If-Then-Else en la Ayuda en
Ejemplo G Si un agente de ventas ya ha ganado el mximo permitido en
bonos, imprimir la cantidad mxima de bonos permitidos, si an
no ha ganado el mximo, calcular los bonos ganados hasta el
presente e imprimirlo.
G Si el valor en el campo ttulo es "Sr.", imprimir "Estimado Sr." como
inicio del saludo; si no es "Sr.", imprimir "Estimada Srita." como
saludo.
G Si la cantidad disponible de cierto producto es menor o igual que
la cantidad establecida de reabastecimiento, ordenar pedido de
acuerdo a las instrucciones de reabastecimiento, si es mayor, no
hacer nada.
Estas son slo algunas de las frmulas condicionales que usted puede
crear utilizando el operador If-Then-Else.
Cuando utilice este operador, recuerde que debe haber tres partes
separadas en estas frmulas:
1. la parte If
En esta parte se establece la condicin.
2. la parte Then
En esta parte se establece la accin que tomar lugar en caso de
cumplirse la condicin If.
3. la parte Else
En esta parte se establece la accin que toma efecto cuando la
condicin If no se cumple.
NOTA: El tipo de datos (texto, numrico, valor monetario, fecha, hora,
fecha/hora, o booleano) para las partes Then y Else debe ser el mismo.
De esta manera, si la accin que toma efecto cuando se cumple la
condicin (Then) es imprimir un texto, la accin que se lleva a cabo
cuando la condicin no se cumple (Else) debe ser tambin la de imprimir
un texto, an cuando este texto sea un texto vaco.
Por ejemplo:
If {archivo.CAMPO} = 5 Then
"Cadena de Texto"
Else
"Otra Cadena de texto"
O
If {archivo.CAMPO} = 5 Then
0
Else
1
NOTA: No puede crear frmulas If-Then-Else que utilicen tipos de datos
de hora o fecha/hora como una accin Then y una hora o fecha/hora
nulos o vacos como acciones Else, porque no hay valores nulos ni vacos
para esos tipos de datos. Para generar este mismo tipo de resultados, siga
el procedimiento descrito en la siguiente seccin. Vea Cmo imprimir
valores de Hora o Fecha/Hora condicionalmente, pgina 339.
Cmo imprimir valores de Hora o Fecha/Hora condicionalmente
Si desea imprimir condicionalmente los valores de Hora o de Fecha/Hora
(imprimir el campo si se cumple la condicin, o imprimir el campo en otro
color si no se cumple la condicin, etc.), no puede hacerlo utilizando una
frmula If-Then-Else porque no existen tales valores nulos o vacos para el
tipo de datos Hora y Fecha/Hora. En lugar de hacer esto, inserte el campo
en su informe y establezca la propiedad Suprimir condicionalmente.
1 Coloque el campo Fecha/Hora donde desea imprimirlo en su informe.
2 Seleccione el campo y haga clic en el botn PROPIEDADES DE OBJETO
de la barra de herramientas suplementaria.
3 Haga clic en la ficha Comn del Editor de Formato para activarla.
4 Haga clic en el botn FRMULA a la derecha de la propiedad Suprimir.
5 Escriba la siguiente frmula en el Editor de Frmulas cuando ste
aparezca.
{empleado.APELLIDO} <> "Fuller"
Ahora, cuando ejecute su informe, el programa imprimir el campo
Fecha/Hora siempre que el apellido del empleado sea Fuller y lo
suprimir cuando el apellido sea otro distinto a Fuller.
Cmo crear frmulas If-Then-Else multicondicionales
Con Seagate Crystal Reports puede crear poderosas frmulas
multicondicionales utilizando el operador If-Then-Else.
Las frmulas If-Then-Else multicondicionales anidadas pueden ser
configuradas de acuerdo a este patrn general:
G If (Si) la condicin X (la primera) se cumple, Then (Entonces), ir a la
condicin Y (la segunda).
G If (Si) la condicin Y se cumple, Then (Entonces) ejecutar la accin Y;
G If (Si) la condicin Y no se cumple Else (De lo contrario), ejecutar la
alternativa Y.
G If (Si) la condicin X no se cumple Else (De lo contrario), ejecutar la
alternativa X. Por lo tanto:
If {archivo.CAMPO1} = "X" Then
If {archivo.CAMPO2} = "Y" Then
"Accin Y"
Else
"Alternativa Y"
Else
"Alternativa X"
Vea Cmo crear frmulas If-Then-Else, pgina 338.
Esta frmula verifica primero el campo CAMPO1.
G Si el valor de ese campo es "X", entonces verifica el campo
CAMPO2.
Si el valor del campo CAMPO2 es "Y", se imprime la "Accin
Y".
Si el valor de CAMPO2 no es "Y", se imprime la "Alternativa
Y".
G Si el valor del campo CAMPO1 no es X, se imprime Alternativa
X.
Aunque las frmulas multicondicionales pueden parecer complejas al
principio, despus de haber trabajado con una o dos de ellas, encontrar
que no son tan complejas como parecen, especialmente dado el trabajo
que ejecutan.
Cmo dar formato a texto utilizando frmulas
Usted puede utilizar frmulas para formatear texto. Por ejemplo, Seagate
Crystal Reports incluye funciones para quitar espacios innecesarios al
principio o al final de cadenas de texto, as como tambin para convertir
totalmente un determinado texto a maysculas o minsculas.
Ejemplo TrimLeft (" Al/4520/B12")
Retorna "A1/4520/B12".
TrimRight ("A1/4250/B12 ")
Retorna "A1/4520/B12".
LowerCase("Sergio Quiroga")
Retorna "sergio quiroga".
Temas relacionados
Formato, pgina 225
Cmo utilizar variables en las frmulas
Las variables pueden ser utilizadas para resolver muchos problemas con
las frmulas, pero tienen dos usos principales:
1. optimar las frmulas, y
2. expandir las capacidades de las frmulas.
A diferencia de una constante, que es fija y no cambia, una variable puede
cambiar repetidamente de valor. Usted puede asignar un valor a una
variable y sta mantiene el valor hasta que le asigna uno nuevo. Luego la
variable mantiene el nuevo valor hasta que le vuelve a asignar un nuevo
valor posteriormente, etc.
Cmo usar
variables para
optimar
frmulas
Con las variables, puede escribir frmulas mucho ms eficientemente de
como lo hara sin ellas. Por ejemplo, para evaluar el campo {cliente.FAX}
y determinar si el cdigo de larga distancia es del estado de Washington
(206, 360, 509) o de British Columbia, Canad (604, 250), sin el beneficio
de las variables, tendra que escribir una frmula similar a la siguiente:
If {cliente.FAX}[1 to 3] = "604" or
{cliente.FAX}[1 to 3] = "250"
Then
"BC"
Else
If {cliente.FAX}[1 to 3] = "206" or
{cliente.FAX}[1 to 3] = "509" or
{cliente.FAX}[1 to 3] = "360" Then
"WA"
Else
""
Vea Cmo crear frmulas If-Then-Else, pgina 338 y busque en Subndice en
la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
Usted tiene que escribir las instrucciones para extraer el cdigo de larga
distancia desde el campo de nmero telefnico ({cliente.FAX} [1 to 3])
cada vez que quiera que la frmula utilice el cdigo de larga distancia del
registro actual.
Al utilizar una variable (por ejemplo, AreaCode), escribe esas
instrucciones una sola vez. Utilizando esas instrucciones, el programa
extrae automticamente el cdigo de larga distancia desde el campo
{cliente.FAX} y lo almacena en la variable cada vez que lee un nuevo
registro. Usted simplemente hace referencia a la variable AreaCode
siempre que desee usar el cdigo de larga distancia del registro actual en
su frmula. He aqu un ejemplo de la frmula utilizando una variable.
StringVar AreaCode :={cliente.FAX}[1 to 3];
If AreaCode = "604" or AreaCode = 250 Then
"BC"
Else If AreaCode = "206" or AreaCode = "509"
Then
"WA"
Else
""
La versin optimada no slo toma menos tiempo para escribir, sino
tambin para ser procesada por Seagate Crystal Reports, de manera que
sus informes se imprimen ms rpidamente.
Utilizacin de
variables para
expandir las
capacidades de
las frmulas
Adems del impacto que tienen al optimar frmulas, las variables le
permiten expandir las capacidades de escritura de sus frmulas. Antes de
hablar sobre los puntos especficos del uso de variables en las frmulas,
es importante entender algunos conceptos acerca de la forma en que el
Editor de Frmulas lee las frmulas.
REQUERIMIENTOS ESPECIALES PARA USAR VARIABLES EN LAS
FORMULAS
A travs de las secciones anteriores, los elementos de las frmulas han
sido definidos muy estrictamente:
G un operador dado slo trabaja en ciertas situaciones y con cierto
tipo de datos y/o textos,
G una funcin slo trabaja con un nmero especfico de argumentos
y cada argumento debe ser un tipo de datos especfico, y
G las frmulas If-Then-Else trabajan nicamente si la parte Else de la
frmula es del mismo tipo que el de la parte Then.
Definiciones como stas, tan estrictas, le permiten crear frmulas, en
muchos casos, con slo llenar los espacios en blanco y con el verificador
de frmulas sealndole cualquier error que cometa.
Las variables, sin embargo, no tienen una definicin tan estricta. Son
extremadamente flexibles; usted hace de ellas lo que quiere que sean. Las
crea a voluntad y las incluye en las frmulas segn sea necesario.
Debido a su flexibilidad, es necesario que defina (declare) las variables
antes de utilizarlas, de manera que el programa:
G est consciente de ellas,
G entienda cmo usted intenta utilizarlas, y
G pueda reservar y configurar el espacio de memoria que stas
requieran.
Tambin necesita asignar valores a las variables para que el programa
sepa que valores van a retornar.
Seagate Crystal Reports slo sabe lo que usted le dice acerca de las
variables. Las rutinas de deteccin de errores que trabajan
automticamente con los otros elementos de frmulas, slo trabajan con
las variables despus que usted las ha definido.
Para utilizar una variable en una frmula, debe hacer tres cosas:
1. declarar la variable,
2. dar el valor a la variable, y
3. meter la variable en la frmula.
Declaracin de
la variable
Seagate Crystal Reports requiere que usted declare todas las variables
antes de utilizarlas. Cuando declara una variable, le dice al programa:
G el nombre que pretende utilizar para la variable, y
G el tipo de datos que desea que la variable almacene.
El programa utiliza esta informacin para reservar un espacio de memoria
para recibir y almacenar los valores que le son asignados a la variable.
NOTA: Si usted declara una variable con el mismo nombre y tipo de
datos en dos o ms frmulas, las frmulas comparten la misma variable.
De esta forma, si una frmula establece el valor de la variable, el cambio
se refleja en la segunda frmula (y en el resto de las frmulas).
Cmo nombrar
una variable
Usted puede nombrar las variables como desee, tomando en cuenta las
siguientes consideraciones:
G el nombre de la variable no puede exceder de 254 caracteres,
G no puede tener el mismo nombre de algn operador o funcin
integrada de Seagate Crystal Reports. Busque en Funciones,
Operadores y Variables en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal
Reports.
NOTA: Como regla general, es recomendable dar a las variables,
nombres cortos y nicos, y fciles de recordar (sin dar nombres muy
parecidos a los de otras variables para evitar confusiones).
Tipo de datos de
la variable
El tipo de datos de una variable determina el tipo de datos que pueden
ser almacenados como un valor en sa variable. Con Seagate Crystal
Reports, puede crear una variable con uno de siete tipos de datos:
1. numrico (100000)
2. valor monetario ($30,000.00)
3. booleano (VERDADERO)
4. fecha (Enero 1, 1999)
5. cadena (Hola)
6. hora (11:59:01)
7. fecha/hora (98/12/31 11:59:59 P.M.)
Cmo declarar una variable
Usted declara una variable al principio de la frmula que la utiliza.
NOTA: No puede declarar variables globalmente. Si est usando una
variable que fue declarada por otra frmula, debe definirla otra vez.
NOTA: Si declara una variable con el mismo nombre y tipo de datos en
dos o ms frmulas, stas comparten la misma variable. Por lo tanto, si
una frmula establece el valor de la variable, el cambio se refleja en la
segunda y en todas las dems frmulas.
Para declarar una variable usted debe proporcionar:
G el tipo de datos y el nombre de la variable, y
G a continuacin un punto y coma para indicar el final de la
declaracin.
Por ejemplo, para declarar una variable numrica llamada Cantidad,
introduzca el siguiente enunciado:
NumberVar Cantidad;
Si desea declarar una variable boolena de nombre Relevante introduzca
el siguiente enunciado:
BooleanVar Relevante;
Si desea declarar ms de una variable, puede enunciarlas en una lista.
Cada variable se separa por un punto y coma. Por ejemplo:
NumberVar Cantidad;
BooleanVar Relevante;
DateVar MesFinal;
Seagate Crystal Reports utiliza el enunciado de declaracin para reservar
un bloque de memoria que almacena cada uno de los valores de la
variable y para asignar un valor predeterminado a cada bloque de
memoria. El valor predeterminado que se asigna depende del tipo de
datos que usted haya declarado para la variable. Los valores
predeterminados son los siguientes:
Tipo de datos Para declarar Valor Predeterminado
numrico NumberVar 0
monetario CurrencyVar 0
booleano BooleanVar Falso (No, 0)
Cmo asignar un valor a una variable
Usted asigna un valor a una variable con un enunciado de asignacin.
Este enunciado consiste de:
G el nombre de la variable,
G el operador de asignacin, y
G el valor que desea asignar a la variable.
Nombre de la
variable
El nombre de la variable es el nombre que utiliz para declarar la
variable.
Operador de
asignacin
El operador de asignacin son dos puntos seguidos por un signo igual
(:=). Busque Operador de asignacin en la Ayuda en lnea de Seagate
Crystal Reports.
Valor de la
variable
El valor de la variable es cualquier valor que pertenezca al tipo de datos
definido para esa variable. Por ejemplo, usted puede asignar un nmero
a una variable numrica. Tambin puede asignar una expresin o
secuencia de expresiones cuyo resultado final sea un nmero. En el caso
de variables de texto (cadenas), puede asignar un carcter, una palabra,
una frase o una expresin cuyo resultado sea una cadena de caracteres. El
valor de una variable puede ser una constante, una expresin o una
secuencia de expresiones.
EJEMPLO DE ENUNCIADOS DE ASIGNACION
A continuacin se presentan los enunciados de asignacin para asignar
diferentes tipos de valores a las variables:
Cantidad:= 0
Inicializa la variable Cantidad con cero.
fecha DateVar Fecha (0, 0, 0)
cadena StringVar Cadena vaca ("")
fecha/hora DateTimeVar No hay valor predeterminado
1
hora TimeVar No hay valor predeterminado
1
1
Como las (00:00:00) horas representan la medianoche, el valor
00:00:00 no puede ser usado como valor predeterminado bajo
ninguna circunstancia; razn por la cual no se asigna ningn valor
predeterminado en estos casos.
Tipo de datos Para declarar Valor Predeterminado
Cantidad:= 100
Asigna el valor 100 a la variable Cantidad.
Cantidad:= Cantidad + {detalle del pedido.CANTIDAD}
Asigna el resultado del clculo a la variable Cantidad. El clculo
suma el valor del campo Cantidad ({detalle del pedido.CANTIDAD})
al valor actual de la variable Cantidad.
Cantidad:= {archivo.CANTIDAD1} +
{archivo.CANTIDAD2} + {archivo.CANTIDAD3}
Agrega los tres campos Cantidad y le asigna el resultado a la variable
Cantidad.
Cliente:= "Motores del Este"
Asigna la cadena "Motores del Este" a la variable Cliente.
Cliente:= {cliente.NOMBRE} + {cliente.APELLIDO}
Concatena dos campos y asigna el valor concatenado a la variable
Cliente.
Cliente:= TrimRight({cliente.NOMBRE}) +
{cliente.APELLIDO}
Elimina los espacios en blanco al final del campo del nombre
({cliente.NOMBRE}), concatena este campo con el campo del apellido
({cliente.APELLIDO}) y asigna el valor concatenado a la variable
Cliente.
Cliente:= "Sr." + {cliente.APELLIDO}
Concatena la cadena de caracteres "Sr. " con el valor del campo del
apellido ({cliente.APELLIDO}) y asigna el valor concatenado a la
variable Cliente.
Cantidad:= 100; Cliente:= "Motores del Este";
Asigna la constante 100 a la variable numrica llamada Cantidad y
asigna la cadena de caracteres "Motores del Este" a la variable Cliente.
Puede asignar valores a variables mltiples separando las
expresiones de asignacin con puntos y coma.
Cmo combinar una declaracin de variable y un enunciado de
asignacin
Para mayor eficiencia, usted puede declarar una variable y asignarle un
valor en una sola lnea de cdigo de frmula. Para hacerlo, simplemente
declare la variable, deje un espacio en blanco, introduzca el operador de
asignacin y asigne el valor.
Por ejemplo, para declarar una variable de valor monetario
PrecioDeVenta y asignarle el valor del campo Costo ({producto.PRECIO
(SRP)}) multiplicado por dos (un aumento del 100%), utilice la siguiente
expresin:
CurrencyVar PrecioDeVenta:={producto.PRECIO(SRP)}
* 2;
Para declarar una variable booleana SobreCuota y asignarle el resultado
de la comparacin {archivo.VENTAS}>{archivo.CUOTA}, use la
siguiente expresin:
BooleanVar SobreCuota:=
{archivo.VENTAS}>{archivo.CUOTA};
Cmo declarar y asignar valores a variables mltiples
Cuando desee declarar variables mltiples y asignarle valores a cada una
de ellas, simplemente encadene las expresiones de declaracin/
asignacin, separndolas con puntos y coma.
Por ejemplo, para declarar dos variables (una variable numrica
Cantidad y una variable de valor monetario PrecioDeVenta) y asignarles
valores a cada una (el nmero 5 a la variable Cantidad y {archivo.COSTO}
* 2 a la variable PrecioDeVenta), utilice una expresin encadenada similar
a la siguiente:
NumberVar Cantidad:= 5;
CurrencyVar PrecioDeVenta:= {archivo.COSTO} * 2;
Cmo asignar valores a las variables condicionalmente
El lenguaje de frmulas de Seagate Crystal Reports le da la habilidad de
asignar diferentes valores a las variables, basndose en que se cumplan o
no ciertas condiciones. Considere la siguiente frmula:
NumberVar Total;
NumberVar Resultado;
Total:= Total + {facturas.TOTAL DE PRODUCTOS};
If Next ({facturas.CLIENTE#})<>{facturas.CLIENTE#}
Then
(Resultado:= Total; Total:= 0)
Else
Resultado:= 0;
Resultado;
La parte If-Then-Else de esta frmula dice que si la condicin If se cumple
(si los nmeros de cliente [{facturas.CLIENTE#}] no son iguales), el
programa har dos cosas separadas:
1. Asigna el valor almacenado en la variable Total (el total acumulado)
a la variable Resultado, y
2. Restablece el valor en la variable Total a 0.
Si la condicin If no se cumple (si los nmeros de cliente son iguales) el
programa asigna el valor 0 a la variable Resultado.
Cmo usar una matriz dentro de una frmula
Una matriz es un tipo especial de variable que puede almacenar varios
valores al mismo tiempo. La matriz completa puede ser pasada a una
funcin resumida para su evaluacin o se pueden extraer los elementos
por separado utilizando el operador Subndice. Busque en Subndice en la
Un uso comn para las matrices es almacenar el nombre de los das de la
semana:
StringVar array Das:= ["Domingo", "Lunes",
"Martes", "Mircoles", "Jueves", "Viernes",
"Sbado"];
La declaracin de una matriz variable consta de cinco partes:
1. El operador de declaracin de la variable, especfico para el tipo de
datos que almacenar la matriz, en este ejemplo StringVar.
2. La palabra array (matriz) despus del operador de declaracin.
3. El nombre que usted quiere dar a la matriz, por ejemplo Das.
4. El Operador de asignacin, utilizado para asignar valores a la
variable.
5. Los corchetes, usados para encerrar los valores (elementos)
almacenados en la matriz. Cada elemento es separado por una coma.
Busque en Asignacin en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
A cada elemento de la matriz se le asigna un ndice numrico de acuerdo
al orden que ocupa dentro de la matriz.
G Al primer elemento se le asigna el ndice 1,
G al segundo elemento se le asigna el ndice 2 y as sucesivamente.
StringVar array Das:= ["Domingo", "Lunes",
"Sbado"];
utilice el subndice con el nmero de ndice para el elemento que desea
extraer:
Das[5]
Retorna "Jueves".
Los nmeros negativos tambin pueden ser usados para extraer
elementos de la matriz:
Das[-4]
Retorna "Mircoles".
Usted puede crear una matriz de valores para cualquier tipo de datos
vlido en Seagate Crystal Reports. Sin embargo, las matrices tienen las
siguientes restricciones:
G Todos los elementos deben ser del mismo tipo de datos.
G Usted debe declarar la matriz con uno de los operadores de
declaracin de variables.
G El mximo nmero de elementos en una matriz es 100.
G Cada elemento en una matriz de valores de cadenas puede tener
un mximo de 254 caracteres (el lmite estndar para cualquier
valor de cadena en Seagate Crystal Reports).
Examine los siguientes ejemplos de declaraciones de matrices para
familiarizarse con las matrices.
NumberVar array x := [1, 10, 44];
CurrencyVar array Costo := [$19.95, $79.50,
$110.00, $44.79, $223.99];
DateVar array Das de pago := [Fecha(1999, 05, 15),
Fecha(1999, 05, 31)];
Las matrices tambin pueden ser usadas sin ser asignadas a variables de
matriz. Por ejemplo:
["Uno", "Dos", "Tres"][2]
Retorna el valor "Dos" porque es el segundo elemento de la matriz.
Algunas veces es preferible usar matrices dinmicas como la anterior. Sin
embargo, en la mayora de las situaciones, las frmulas que requieren de
matrices pueden ser manejadas ms fcilmente al definir la matriz como
una variable de matriz.
Cmo usar
matrices con
funciones de
resumen
Las funciones de resumen aceptan las matrices como parmetros sin
requerir que la matriz sea declarada como una variable. Por ejemplo:
Average([5, 10, 15]) = 10
Utilice los corchetes para indicar que est usando una matriz con la
funcin. Busque en Funciones de resumen en la Ayuda en lnea de Seagate
Crystal Reports.
Ejemplo de una
frmula
Para entender mejor cmo las matrices pueden ser usadas dentro de las
frmulas, examine el siguiente ejemplo:
StringVar array Das := ["Domingo", "Lunes",
"Sbado"];
Das[DayOfWeek({pedido.FECHA DEL ENVIO})]
Si DayOfWeek es 2, el valor retornado ser Lunes, porque es el
segundo elemento de la matriz.
Esta frmula imprime el nombre del da de la semana en el que cada
orden fue enviada. Primero se declara la matriz Das y se asignan los
valores de cadena para cada da de la semana. Busque en DayOfWeek en
Despus, la funcin DayOfWeek evala la fecha almacenada en el campo
{pedidos.FECHA DEL ENVIO} y retorna un nmero representando el da
de la semana (1 para el Domingo, 2 para el Lunes, etc.).
Finalmente, el operador de subndice es utilizado con la matriz Das para
obtener el nombre del da de la semana de acuerdo con el nmero
retornado por la funcin DayOfWeek. El nombre del da es retornado por
la frmula y aparece en el informe. Busque en Subndice en la Ayuda en
Cmo usar un rango en una frmula
Un rango est diseado para manejar convenientemente conjuntos de
valores que caen dentro de un valor mximo y un valor mnimo.
Por ejemplo, usted puede declarar un variable de rango numrico de la
siguiente forma:
NumberVar Range GradeA;
Una variable de rango es declarada de manera parecida a una matriz.
G Se utiliza un operador de declaracin de variable apropiado al tipo
de valor almacenado en el rango, NumberVar en este ejemplo.
G La palabra "Range" se escribe a continuacin del operador.
G El nombre de la variable se escribe a continuacin de la palabra
Range, GradeA en este ejemplo.
G Finalmente, se escribe el Operador de asignacin, que es utilizado
para asignar el rango de valores que almacenar la variable de
rango.
Busque Asignacin en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
El rango es indicado escribiendo el operador Make Range (Hacer Rango)
seguido por un valor mnimo y uno mximo para el rango.
Busque Make Range en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
Los rangos tienen dos usos principales:
1. Extraer un rango de valores de todos los valores posibles, y
2. Extraer un rango de caracteres de un valor de cadena.
Cmo extraer un
rango de valores
Considere el siguiente ejemplo:
NumberVar range GradeA := 90 to 100;
NumberVar range GradeB := 80 to 89;
NumberVar range GradeC := 70 to 79;
NumberVar range GradeD := 60 to 69;
If {estudiante.RESULTADO DEL EXAMEN} in GradeA Then
"A"
Else If {estudiante.RESULTADO DEL EXAMEN} in GradeB
Then
"B"
Else If {estudiante.RESULTADO DEL EXAMEN} in GradeC
Then
"C"
Else If {estudiante.RESULTADO DEL EXAMEN} in GradeD
Then
"D"
Else
"F"
Esta frmula crea cuatro variables de rango al principio. Cada una
contiene un rango de posibles calificaciones. Note que, a diferencia de
una matriz, no se utilizan corchetes para seleccionar una rango de valores
asignados a cada variable de rango. Slo se utiliza el operador Make
Range con el mnimo y mximo de calificaciones para cada rango.
El enunciado mltiple If-Then-Else evala repetidamente el valor en el
campo {estudiante.RESULTADO DEL EXAMEN} para determinar si ste
cae dentro de un rango especfico de calificaciones. En el informe, la
frmula imprime los grados (A, B, etc.) de acuerdo con las calificaciones
que obtuvo cada estudiante.
Vea Cmo crear frmulas If-Then-Else multicondicionales, pgina 340.
Cmo extraer un
rango de
caracteres
La siguiente frmula demuestra cmo usar rangos para extraer caracteres
de un valor de cadena:
StringVar AreaCode := {cliente.FAX}[1 to 3];
If AreaCode = "604" Then
"BC"
Else If AreaCode = "206"
or AreaCode = "509"
or AreaCode = "360" Then
"WA"
Else
""
Esta frmula crea una variable que almacena los primeros tres caracteres
en el valor de cadena del campo {cliente.FAX}. Por ejemplo, si el valor en
{cliente.FAX} es "6045551234", entonces:
{cliente.FAX}[1 to 3]
Retorna "604". Note que los corchetes son utilizados para indicar un
rango de caracteres en una cadena (a diferencia del rango de valores
numricos vistos en el ejemplo anterior).
El valor "604" es asignado a la variable AreaCode. El enunciado mltiple
If-Then-Else evala el valor de la variable AreaCode para determinar a
cual regin pertenece el nmero de fax.
Un rango tambin puede ser aplicado a un valor de cadena constante:
"6045551234"[1 to 3]
Retorna "604".
Cuando se refiere a caracteres en una cadena, tambin puede usar
nmeros negativos:
"abcdef"[-3 to -1]
Retorna "def".
NOTA: No puede usar un rango como un elemento o una parte de un
elemento en una matriz.
Vea Cmo crear frmulas If-Then-Else, pgina 338 y busque en Subndice en
Cmo usar el punto y coma en las frmulas
En una frmula con expresiones mltiples, es el resultado del enunciado
final el que es retornado (se imprime). Cuando tiene enunciados
mltiples en una frmula, debe separarlos utilizando un punto y coma
para que el programa sepa donde termina una expresin y donde
comienza la otra. Sin puntos y coma, la frmula entera es tratada como un
solo enunciado. En una frmula con enunciados mltiples, esto puede
darle resultados incorrectos o un mensaje de error.
Cmo perfeccionar las frmulas de seleccin de grupo
Usted podra encontrarse en situaciones donde no obtiene impresin de
valores al usar una frmula de seleccin de grupo, aun cuando existan
valores que satisfagan el criterio de seleccin. Por lo general, en estos
casos:
G la frmula de seleccin de grupo hace referencia a otra frmula, y
G la frmula de referencia es una que calcula el valor de cada grupo
como un porcentaje del valor total de todos los grupos (por
ejemplo, un subtotal como un porcentaje del total general).
1 Usando XTREME.MDB, haga un informe que incluya los siguientes
campos:
{cliente.REGION}
{pedidos.ID DEL PEDIDO}
Para cada pedido, el informe muestra que compaa ha puesto la
orden, el estado o provincia en la cual est localizada la compaa, el
nmero de pedido y la cantidad ordenada.
2 Subtotalice el campo {pedidos.MONTO DEL PEDIDO} usando el
campo {cliente.REGION} como base para ordenar y agrupar, para
ver los pedidos agrupados por estado. (El programa clasifica los
datos por estado y calcula un subtotal en el campo {pedidos.MONTO
DEL PEDIDO} cada vez que cambia el estado). Vea Cmo subtotalizar
datos agrupados, pgina 283.
3 Inserte un total general en el campo {pedidos.MONTO DEL
PEDIDO} para ver el valor total de los pedidos recibidos.
4 Defina una frmula (Porcentaje) que calcule cada subtotal como
porcentaje del total general para ver el valor de los pedidos de cada
estado como porcentaje de todos los pedidos recibidos. Ponga la
frmula en la seccin Pie de grupo de su informe.
Sum({pedidos.MONTO DEL PEDIDO},{cliente.REGION}) %
Sum({pedidos.MONTO DEL PEDIDO})
5 Haga referencia a la frmula (@Porcentaje) en una frmula de
seleccin de grupo que seleccione solamente aquellos grupos para
los cuales el porcentaje (de subtotal a total general) sea menor que 5%
para saber cuales estados contribuyeron individualmente con menos
del 5% del total de las ventas:
{@Porcentaje} < 5
Cuando hace clic en el botn Verificar o Aceptar, recibir el siguiente
mensaje de error:
Esta frmula no puede ser usada porque debe ser
evaluada ms adelante.
Cmo corregir
este problema
El problema puede ser corregido fcilmente. En lugar de usar el nombre
de la frmula (en este caso @Porcentaje) en la frmula de seleccin de
grupo, introduzca la frmula misma (la frmula llamada @Porcentaje).
As, en lugar de usar la frmula de seleccin de grupo:
{@Porcentaje} < 5
puede usar la frmula de seleccin de grupo:
Sum({pedidos.MONTO DEL PEDIDO},{cliente.REGION}) %
Sum({pedidos.MONTO DEL PEDIDO}) < 5
De esta forma, cuando usted imprime el informe, slo sern impresos
aquellos estados que contribuyeron con menos del 5% del total general.
Cmo agilizar el
proceso
Para agilizar el proceso y minimizar las oportunidades de error, puede
copiar la frmula a la frmula de seleccin de grupo usando los
comandos COPIAR y PEGAR.
1 Seleccione la frmula que quiere usar en la frmula de seleccin de grupo.
2 Elija el comando FRMULA del men Edicin.
El Editor de Frmulas aparece con la frmula en el cuadro Texto de
frmula.
3 Copie la frmula al portapapeles usando el comando COPIAR
(CTRL-C).
4 Haga clic en GUARDAR Y CERRAR para cerrar el Editor de Frmulas.
5 Elija el comando AGRUPAR del men Informe|Editar frmula de
seleccin.
6 Pegue la frmula en el cuadro Texto de frmula usando el comando
PEGAR (CTRL-V).
Agregue elementos adicionales a la frmula si es necesario.
Cmo perfeccionar las frmulas de seleccin de registros
Se podra presentar el caso donde usted ha creado una frmula de seleccin
de registros (usando el comando REGISTROS del men Informe|Editar
frmula de seleccin), la informacin del encabezado y el pie del informe se
imprimen correctamente, pero no aparece la informacin de la seccin
Detalles. El problema es causado por una frmula de seleccin que rechaza
todos los registros, generalmente debido a algn error inadvertido en la
creacin de la frmula de seleccin.
Hay varias cosas que usted puede buscar en la frmula, como causa del
problema:
G Inconsistencia de maysculas y minsculas, pgina 357
G Nmeros no encerrados entre comillas, pgina 358
G Espacios en blanco innecesarios en la frmula de seleccin, pgina 358
Inconsistencia
de maysculas y
minsculas
Las frmulas de seleccin de registros distinguen entre maysculas y
minsculas. Es decir, que Juan slo coincide con Juan y no con
juan, JUAN, JuaN, juaN, JUan o JuAN. As, si su frmula de
seleccin est definida para incluir slo aquellos registros que contengan
JUAN en el campo {cliente.NOMBRE DEL CONTACTO}, pero los
datos en este campo mezclan maysculas y minsculas (por ejemplo
Juan), la frmula no encontrar coincidencias y por lo tanto no
imprimir ningn registro en el informe.
Usted puede resolver este problema usando las funciones UpperCase
(str) (en el caso de maysculas) o LowerCase (str) (en el caso de
minsculas) en su frmula de seleccin para convertir datos de campo al
formato consistente (maysculas o minsculas) antes que el programa
comience la seleccin. Por ejemplo, si est usando la frmula:
{cliente.NOMBRE DEL CONTACTO} = Juan
puede cambiarla a:
UpperCase ({cliente.NOMBRE DEL CONTACTO}) = JUAN
Esta ltima frmula convierte el valor del campo {cliente.NOMBRE DEL
CONTACTO} a letras maysculas y despus verifica si el valor en ese
campo es igual a JUAN. Usando esta frmula, cualquier forma de la
palabra juan ser vlida, sin importar si las letras son maysculas o
minsculas, ya que todas sern convertidas a maysculas para mantener
consistencia en la comparacin.
Tambin puede usar la funcin LowerCase (minsculas) en forma
similar, para establecer coincidencias con juan.
Revise su frmula de seleccin cuidadosamente y asegrese de estar
usando el formato correcto en cualquier texto que est sometiendo a
comparaciones. Si tiene alguna duda, use la funcin UpperCase (o
LowerCase)para asegurar consistencia en las comparaciones.
Otra frmula que produce resultados similares a la anterior es:
JUAN in UpperCase ({cliente.NOMBRE DEL CONTACTO})
Nmeros no
encerrados entre
comillas
Cuando un nmero es almacenado en un objeto de texto, el programa lo
trata como texto, aunque tenga una representacin numrica. Siempre que
en su frmula de seleccin usted quiera usar un valor de un objeto de
texto, debe encerrar la expresin numrica entre comillas dobles. Si su
frmula de seleccin est diseada para buscar un nmero en un objeto
de texto y usted se olvida de encerrar el nmero entre comillas en la
frmula, sta no encontrar ninguna coincidencia y por lo tanto no
imprimir ningn detalle del informe.
Por ejemplo, la siguiente frmula de seleccin:
{cliente.ID DEL CLIENTE} = 12345
no encontrar ninguna coincidencia, aunque el valor 12345 aparezca en el
campo {cliente.ID DEL CLIENTE} de varios registros.
Para seleccionar registros con los caracteres 12345 en un campo de
cadena, usted debe encerrar entre comillas los caracteres que est
tratando de encontrar, de la manera siguiente:
{cliente.ID DEL CLIENTE} = 12345
Revise su frmula de seleccin cuidadosamente y asegrese que
cualquier nmero que est buscando en el objeto de texto, est encerrado
entre comillas.
Espacios en
blanco
innecesarios en
la frmula de
seleccin
En computacin, los espacios son caracteres, por lo tanto, cuando usted
los incluye en la expresin de comparacin de una frmula de seleccin
de registros, sta busca los registros que contengan una coincidencia
exacta en el campo seleccionado, incluyendo los espacios. Por ejemplo, la
siguiente frmula:
Sr . in {cliente.TITULO}
no encontrar ninguna coincidencia Sr., debido a que hay un espacio
extra en el termino de comparacin entre la letra r y el punto.
Revise cuidadosamente su frmula de seleccin y asegrese que los
espacios en la frmula de seleccin coincidan con los espacios en los
campos que est comparando.
Cmo solucionar
problemas en
frmulas de
seleccin de
registros
Para solucionar problemas en su frmula de seleccin, primero asegrese
que todos los campos invocados en la frmula estn ubicados en su
informe, despus elimine la frmula de seleccin y prubela a medida
que la reconstruya, paso a paso.
1 Escriba la frmula de seleccin de registros en un papel, para usar
esta copia como una gua al reconstruir la frmula paso a paso.
2 Quite la frmula de seleccin de registros de su informe,
eliminndola del cuadro Texto de frmula en el Editor de Frmulas.
4 Asegrese que todos los campos invocados en la frmula de
seleccin de registros (los selectores) estn fsicamente en el informe
y que no estn ocultos.
Por ejemplo, si uno de los selectores es:
{cliente.CODIGO POSTAL} > 80000
pero el campo {cliente.CODIGO POSTAL} no se usa en su informe (como
en el caso del informe de ventas que usa el cdigo postal para definir
territorios pero no lo incluye en los datos del informe), entonces inserte el
campo {cliente.CODIGO POSTAL} en un lugar obvio del informe.
O, si uno de los campos invocados en la frmula de seleccin est en
el informe pero oculto, cambie su estado (mustrelo), desactivando la
opcin Ocultar en impresin para ese campo, en el Editor de Formato.
5 Imprima el informe y asegrese que todos los datos de los campos
invocados por la frmula impriman satisfactoriamente. Por ejemplo,
si hay un nmero x de registros en la base de datos, usted debe
obtener un nmero x de impresiones por cada campo invocado. Esto
establece una base para comparar los resultados de impresin
usando la frmula de seleccin.
6 Cuando est seguro que est obteniendo resultados satisfactorios sin
la frmula de seleccin, introdzcala usando slo uno de los
selectores.
Por ejemplo, si quiere usar lo siguiente en su frmula de seleccin final:
{cliente.CODIGO POSTAL} > 80000 and
{cliente.APELLIDO DEL CONTACTO}[1] = C and
{cliente.VENTAS DEL AO PASADO} >= 5000
esta frmula seleccionar todos aquellos registros que muestren un
cdigo postal mayor que 80000, un valor en el campo
{cliente.APELLIDO DEL CONTACTO} que comience con C y un
valor en el campo {cliente.VENTAS DEL AO PASADO} mayor o
igual que 5000.
Usted podra empezar con esto como su primera prueba de la frmula
de seleccin:
{cliente.CODIGO POSTAL} > 80000
Imprima el informe y evale los datos que se imprimen con slo un
selector activado. En su ejemplo, evale los datos en el campo
{cliente.CODIGO POSTAL}. Muestra el campo solamente cdigos
postales mayores que 80000?
G Si es as, entonces usted sabe que esta parte de la frmula est
funcionando bien.
G Si no, corrija esta parte de la frmula de seleccin.
7 Una vez que la frmula trabaja correctamente con un selector
activado, agregue el segundo selector. En su ejemplo, la nueva
frmula de seleccin podra ser:
{cliente.CODIGO POSTAL} > 80000 and
{cliente.APELLIDO DEL CONTACTO}[1] = C
8 Imprima el informe y evale los datos impresos con los dos
selectores activados. En su ejemplo, evale los datos en el campo
{cliente.APELLIDO DEL CONTACTO} (siendo que ya evalu el
campo {cliente.CODIGO POSTAL} en el paso anterior).
Muestra el campo {cliente.APELLIDO DEL CONTACTO} slo
cadenas de texto que comienzan con C?
G Si es as, entonces usted sabe que esta parte de la frmula est
funcionando bien.
G Si no, corrija esta parte de la frmula de seleccin.
9 Una vez que la frmula de seleccin trabaja perfectamente con dos
selectores activados, agregue el tercer selector, luego el cuarto, etc.,
hasta que haya probado todos los selectores de la frmula. Para el
tiempo en que haya probado toda la frmula de seleccin, usted
habr descubierto y corregido la causa de su problema y la frmula
deber de estar seleccionando registros de acuerdo a sus deseos.
Cmo depurar una frmula
Siga el ejemplo inmediato y practique los pasos necesarios para depurar
una frmula. Despus de terminar este ejercicio, use los mismos
principios para depurar sus propias frmulas.
NOTA: Este tutorial usa la base de datos de muestra XTREME.MDB,
ubicada en el directorio \Archivos de Programa\Seagate Software\
Crystal Reports, o en el directorio en el cual Seagate Crystal Reports fue
instalado.
La siguiente es la frmula que usted va a depurar:
If ({cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} [1 to 2 = "Bi" and
ToText({cliente,ID DEL CLIENTE}) [1] = "6") Or
({cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} [1 to 2] = "Ro" and
ToText({cliente.ID DEL CLIENTE}) [1] = "5")
"CLIENTE PREFERENCIAL"
Else
"NO SE AJUSTA AL CRITERIO"
Si estuviera correcta, esta frmula debera elegir todos los clientes
cuyos nombres empezaran con "Bi" y cuyas identificaciones (ID)
comenzaran con 6, as como tambin aquellos clientes cuyos
nombres comenzaran con Ro y cuyas identificaciones comenzaran
con 5. Cuando se imprima el campo, aquellas selecciones dirn
"CLIENTE PREFERENCIAL" mientras que el resto dirn "NO SE
AJUSTA AL CRITERIO".
Ahora usted va a separar los componentes de la frmula para verificar
y ver que cada una de las condiciones de la frmula est trabajando
individualmente.
Formula1 1 Para comenzar, inicie un informe usando la tabla Cliente en
XTREME.MDB y ponga los siguientes campos en la seccin Detalles, de
izquierda a derecha:
{cliente.ID DEL CLIENTE}
Para verificar cada porcin de la frmula, ponga un campo de
frmula nuevo a la par de estos dos campos en el informe.
2 Inicie una nueva frmula llamada Formula1.
3 Escriba la siguiente frmula en el Editor de Frmulas:
If {cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} [1 to 2 = "Bi" Then
"VERDADERO"
Else
"FALSO"
4 Haga clic en el botn VERIFICAR para detectar cualquier error en la
frmula. Recibir el siguiente mensaje de error:
"Falta un ]"
5 Corrija la frmula insertndole el " ] " faltante despus del 2.
6 Haga clic de nuevo en el botn VERIFICAR. Esta vez recibir el
siguiente mensaje:
"No se encontraron errores".
7 Haga clic en GUARDAR Y CERRAR para regresar al cuadro de dilogo
Insertar Campos.
8 Inserte el campo de frmula corregido a la derecha de los dos
campos de datos en la seccin Detalles de su informe.
estndar para ver los valores en el informe y compare los campos
para ver si los campos retornados por @Formula1 son correctos.
Usted deber ver la palabra "VERDADERO" al lado de los clientes que
empiecen con "Bi" y "FALSO" junto a los dems. Ahora verificar las otras
partes de la frmula. Inicie una Formula2, una Formula3 y otra Formula4
siguiendo los pasos de 1 al 9 utilizando para cada caso las frmulas
especificadas abajo. Inserte cada campo de frmula en la misma lnea de
la seccin Detalles para una fcil comparacin. Revise por si hay errores
y arrglelos si es necesario y asegrese de que los valores retornados sean
los correctos, antes de pasar a la siguiente frmula.
Formula2 1 Inicie una nueva frmula llamada Formula2.
2 Escriba lo siguiente en el cuadro Texto de frmula del Editor de
Frmulas:
If ToText({client.ID DEL CLIENTE}) [1] = "6" Then
"VERDADERO"
Else
"FALSO"
3 Haga clic en el botn Verificar para detectar cualquier error en la
frmula.
Usted recibir el siguiente mensaje de error:
Nombre de campo desconocido
4 Corrija la frmula reemplazando la coma (,) por un punto (.) en el
nombre del campo.
5 Haga clic en el botn Verificar nuevamente.
Su frmula debe estar ahora libre de errores.
6 Ubique la frmula a la derecha del campo @Formula1.
estndar para ver los valores en el informe y comparar los campos
para verificar si los valores retornados por la @Formula2 son correctos.
Si todo est correcto, debera ver la palabra VERDADERO junto a todos
los nmeros de los clientes que comincen con 6 y la palabra FALSO
junto al resto de los datos.
Formula3 1 Inicie una nueva frmula llamada Formula3.
Frmulas:
If {cliente.NOMBRE DEL CLIENTE})[1 to 2] = "Ro"
Then
"VERDADERO"
Else
"FALSO"
3 Haga clic en el botn Verificar para detectar cualquier error en la
frmula.
Falta la correspondiente para esta cadena
4 Corrija la frmula reemplazando la comilla simple () antes de Ro,
por comillas dobles ().
5 Haga clic en el botn VERIFICAR nuevamente. Su frmula debe estar
ahora libre de errores.
para verificar si los valores retornados por la @Formula3 son
correctos.
Debera poder ver la palabra VERDADERO junto a todos los nombres
de los clientes que comincen con Ro y la palabra FALSO junto al
resto de los datos.
Formula4 1 Cree una nueva frmula llamada Formula4.
Frmulas:
If ToText({cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}) [1] = "5"
"VERDADERO"
Else
"FALSO"
3 Haga clic en el botn VERIFICAR para detectar cualquier error en la
frmula.
Falta la palabra 'then'.
4 Corrija la frmula escribiendo la palabra Then al final de la primer
lnea, despus de 5.
5 Haga clic en el botn VERIFICAR nuevamente. Su frmula debe estar
ahora libre de errores.
para verificar si los valores retornados por la @Formula4 son
correctos.
Usted debera ver la palabra VERDADERO junto a todas las
identificaciones de los clientes (Id del cliente) que comincen con 5 y la
palabra FALSO junto al resto de los datos.
Ahora que todas las frmulas estn libres de errores y los valores de
campo retornados son correctos, el siguiente paso es crear una frmula
que integre los diferentes componentes. Empezaremos por integrar las
dos primeras frmulas (@Formula1 y @Formula2) en la frmula
@Formula1+2 para despus agregar las frmulas @Formula3 y
@Formula4 para crear la frmula final @FinalFormula.
Formula1+2 1 Inicie una nueva frmula llamada Formula1+2.
Frmulas.
If {cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} [1 to 2] = "Bi" and
ToText({cliente.ID DEL CLIENTE}) [1] = "6" Then
"VERDADERO"
Else
"FALSO"
3 Ponga la frmula a la derecha del campo @Formula4.
Normalmente, debera ver la palabra VERDADERO junto a cada
cliente cuyo nombre comience con Bi y cuya identificacin comience con
6; la palabra FALSO debera aparecer junto al resto de los clientes que
no satisfagan este criterio.
Si esta frmula trabaja correctamente, puede crear la ltima combinacin
agregando el cdigo de @Formula3 y @Formula4.
Frmula Final 1 Inicie una nueva frmula llamada Frmula Final.
Frmulas.
If {cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} [1 to 2] = "Bi" and
ToText({cliente.ID DEL CLIENTE}) [1] = "6" or
({cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} [1 to 2] = Ro
and ToText({cliente.ID DEL CLIENTE}) [1] = 5)
Then
"CLIENTE PREFERENCIAL"
Else
"NO SE AJUSTA AL CRITERIO"
3 Ponga la frmula donde desea que aparezca en la Seccin Detalles de
su informe. Puede eliminar todos los dems campos de frmula del
informe. Vea Cmo eliminar frmulas de su informe, pgina 333.
Utilice este mismo procedimiento para probar cualquier frmula,
condicin por condicin, como una forma sistemtica de verificar su
funcionalidad.
Totales Acumulados 367
15 Totales Acumulados
MANOS A LA OBRA (Totalizacin avanzada), pgina 369
Introduccin
Seagate Crystal Reports presenta un nuevo tipo de campo, el campo de
Total acumulado. Los campos de total acumulado son similares a los
campos de resumen pero permiten mayor control sobre cmo se calcula
el total y cuando se restablece. Los campos de total acumulado estn
especficamente diseados para ejecutar las siguientes funciones de
totalizacin:
G para ver el valor de un total acumulado a medida que se calcula
registro por registro,
G para totalizar un valor independientemente de las agrupaciones
del informe,
G para totalizar un valor condicionalmente,
G para totalizar un valor despus de haber aplicado una frmula de
seleccin de grupo, y
G para totalizar un valor de la tabla corriente en una relacin de
vnculo de uno a varios.
Un campo de total acumulado se crea con el Asistente de Total
Acumulado. El asistente le pedir seleccionar un campo para resumir, la
clase de operacin de resumen que se ejecutar, una condicin sobre la
cual basar la evaluacin y una condicin sobre la cual restablecer la
evaluacin.
Despus de haber creado un campo de total acumulado, usted puede
insertarlo en el informe de la misma manera que un campo de base de
datos o se puede referir a l en una frmula. Los clculos de un campo de
total acumulado no son afectados por su ubicacin fsica en el informe, ya
que su funcionamiento es completamente dependiente de las
especificaciones establecidas en el Asistente de total acumulado. Aunque
un campo de total acumulado puede usarse para calcular un total en
cualquier base de datos o campo de frmula, no puede usarse para
calcular el total de una frmula de tiempo de impresin.
Los temas cubiertos en este captulo incluyen tcnicas avanzadas. Antes
de comenzar, familiarcese con el diseo del informe en Seagate Crystal
Reports, valores agrupados en un informe y resumen de datos.
Temas relacionados
Ordenamiento, Agrupamiento y Totalizacin, pgina 263
MANOS A LA OBRA (Totalizacin avanzada)
Cmo mantener totales acumulados en una lista
Totales acumulados son totales que generalmente se muestran de registro
a registro. Totalizan todos los registros (en el informe, en el grupo y as
sucesivamente) hasta e incluyendo el registro corriente. Por ejemplo, si
los tres primeros registros tienen valores de 2, 4, y 6 respectivamente, el
total acumulado por cada uno de los tres registros ser lo siguiente:
El total acumulado ms bsico es el total acumulado llevado a travs de
una lista. En este tutorial usted va a crear este tipo de informe,
configurando un total acumulado para una lista de cantidades de pedido.
NOTA: Los campos de totales acumulados usan el signo # como prefijo.
1 Comience un informe usando los datos de muestra, XTREME.MDB,
vincule las tablas Cliente y Pedidos, y coloque los siguientes campos
de izquierda a derecha en la seccin Detalles:
2 Elija CAMPO DE TOTAL ACUMULADO del men Insertar.
3 Haga clic en Nuevo.
El cuadro de dilogo Crear Campo de Total Acumulado aparecer en
su pantalla.
4 Introduzca el nombre "TotalPedidos" en el cuadro de texto Nombre
del total acumulado.
5 Seleccione {pedidos.MONTO DEL PEDIDO} del cuadro de lista
Campos y Tablas disponibles y use el primer botn de flecha para
introducir ese campo en el cuadro de texto Campo de resumen.
6 Seleccione suma, de la lista desplegable Tipo de resumen.
Valores Total acumulado
2 2 = 0 + 2
4 6 = 2 + 4
6 12 = 6 + 6
7 En la seccin Evaluar del cuadro de dilogo, haga clic en En cambio de
campo, y seleccione {pedidos.ID DEL PEDIDO} como el campo "de
cambio". El total acumulado ser ejecutado cada vez que el campo
cambie.
8 En la seccin Restablecer, haga clic en la opcin Nunca (esto le dar
un total acumulado que nunca se restablece, es decir, que contina a
travs del informe).
9 Haga clic en Aceptar para guardar el campo de total acumulado.
El programa vuelve al cuadro de dilogo Insertar Campos.
10 Inserte el campo de total acumulado en la seccin Detalles del
informe, justamente a la derecha de {pedidos.MONTO DEL
PEDIDO}.
Temas relacionados
Cmo crear totales acumulados de grupos, pgina 371
El valor en cada registro es agregado a la
suma del valor anterior en el informe.
El total continua, sin interrupcin
a travs de la lista.
Cmo crear totales acumulados de grupos
Otro uso comn de totales acumulados es llevar la cuenta de los
elementos en un grupo. El total acumulado comienza con el primer
elemento en el grupo y termina con el ltimo. Despus comienza
nuevamente con el siguiente grupo; luego el siguiente y as
sucesivamente.
En este ejemplo, usted va a crear un informe que:
G mantiene un total acumulado de pedidos de clientes,
G agrupa pedidos de clientes y restablece el total acumulado para
cada grupo, y
G muestra el subtotal por cada pedido (el ltimo total acumulado
para ese pedido).
Para configurar este informe, establezca un total acumulado que se
restablece para cada nuevo grupo y de esa manera tener un subtotal para
cada grupo. Este subtotal tomar el ltimo valor del campo de total
acumulado y lo mostrar en el informe (por ejemplo, si los nmeros 2, 4
y 8 fueron obtenidos por el total acumulado, el subtotal ser 14). Este
procedimiento le dar un total acumulado y un subtotal para cada grupo.
1 Comience un informe usando los datos de muestra, XTREME.MDB,
vincule las tablas Cliente y Pedidos como lo hizo en el ejemplo
anterior y coloque los siguientes campos de izquierda a derecha en la
seccin Detalles:
2 Agrupe en base al campo {cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}.
su pantalla.
5 Introduzca el nombre "GroupRunningTotal" (Agrupar total
acumulado) en el cuadro de texto Nombre del Total acumulado.
6 Seleccione {pedidos.MONTO DEL PEDIDO} del cuadro de lista
Campos y Tablas disponibles y use el primer botn de flecha para
introducir ese campo en el cuadro de texto Campo de resumen.
8 En la seccin Evaluar del cuadro de dilogo, haga clic en la opcin
Para cada registro.
9 En la seccin Restablecer, elija restablecer en cada cambio de grupo #1.
10 Haga clic en Aceptar para guardar el campo de total acumulado.
El programa vuelve al cuadro de dilogo Insertar Campos.
11 Inserte el campo de total acumulado en la seccin Detalles del
informe, justamente a la derecha de {pedidos.MONTO DEL
PEDIDO}.
Cmo crear un total acumulado condicional
Puede haber veces en que usted tiene una lista de valores que no estn
agrupados y slo quiere subtotalizar algunos de esos valores. Por
ejemplo:
G usted tiene una lista que contiene clientes Canadienses y
Norteamericanos,
G quiere mantener los registros de clientes ordenados
alfabticamente por nombre de cliente,
G no quiere separar los datos en grupos basados en el pas, pero
G quiere un total de los valores de los registros Canadienses, y
G tambin quiere, por separado, un total de los valores de los
registros de Estados Unidos.
Para hacer esto, tendr que crear dos frmulas, uno para llevar el control
de los registros norteamericanos y otro para llevar el control de los
registros canadienses.
G EE.UUTotal
Mantiene un total acumulado de los registros nortemaericanos.
G CanadTotal
Mantiene un total acumulado de los registros canadienses.
1 Para comenzar, cree un informe usando los datos de muestra de
XTREME.MDB. Ponga los siguientes campos de izquierda a derecha en
la seccin Detalles:
{cliente.PAIS}
2 Ordene los registros en base al campo {cliente.NOMBRE DEL
CLIENTE}.
El cuadro de dilogo Insert Campos aparecer en su pantalla.
su pantalla.
5 Escriba el nombre "EE.UUTotal" en el cuadro de texto Nombre del
Total acumulado.
6 Seleccione {Cliente.VENTAS DEL AO PASADO} de la lista Tablas y
Campos disponibles, y use el primer botn de flecha para introducir ese
campo en el cuadro de texto Campo de resumen.
8 En la seccin Evaluar del cuadro de dilogo, haga clic en la opcin
Frmula y luego haga clic en el botn Frmula. El Editor de Frmulas
Condicionales de Totales Acumulados aparecer en su pantalla.
9 Escriba la siguiente frmula en el cuadro Texto de frmula:
{cliente.Pas} = "EE.UU."
Esto le indica al programa que debe evaluar el total acumulado cada
vez que encuentra un registro donde {cliente.PAIS} es igual a
"EE.UU." El total acumulado ignorar todos los dems registros (tal
como los registros de Canad).
10 En la seccin Restablecer, haga clic en la opcin Nunca.
11 Haga clic en Aceptar para guardar el campo de total acumulado. El
programa regresa al cuadro de dilogo Insertar Campos.
12 Ponga el campo del total acumulado en la seccin Detalles de su
informe.
13 Ahora, cree el campo de total acumulado CanadaTotal usando el
proceso descrito en los pasos del 3 al 11. La nica diferencia es que
esta vez establecer la frmula de evaluacin a:
{cliente.Pas} = "Canad"
14 Cuando termine, ponga el campo #CanadaTotal en la seccin de
Detalles de su informe, justamente a la derecha del campo
{cliente.VENTAS DEL AO PASADO}.
15 Ponga los dos campos de total acumalado creados en la seccin Pie
del informe.
Su informe debe verse similar a la siguiente ilustracin:
NOTA: Este informe ha sido diseado slo para ilustrar los conceptos y
no para mostrar la apariencia del informe terminado.
Cmo crear un total acumulado en una relacin de vnculo de
uno a varios
El trmino informe "A a B", "A a C" ha sido utilizado para referirse a
cualquier informe en que una tabla principal es vinculada a dos tablas de
bsqueda (vea Mtodos para buscar tablas (bases de datos de acceso directo),
pgina 563). Sin embargo, en un verdadero vnculo A a B, A a C, se usa un
solo campo en la tabla principal para vincularse a ambas tablas de bsqueda.
En una verdadera relacin A a B, A a C, una de las dos tablas de bsqueda
generalmente tiene ms registros que la otra. Si usted agrupa estos
registros basado en un campo en la tabla principal, los valores en la tabla
de bsqueda ms pequea se repiten para cada valor en la tabla de
bsqueda ms grande. La siguiente tabla muestra los datos para una
relacin A a B, A a C. La tabla Cliente est vinculada a la tabla Crdito y
nuevamente a la tabla Pedidos. Note que Jones slo tiene una
Identificacin de Crdito, pero que el crdito y la cantidad estn
repetidos, en cada uno de sus pedidos.
En este ejemplo se usa un subtotal estndar en estos grupos para el campo
Monto del Pedido y el campo Cantidad. As, el nico crdito de Jones se
cuenta dos veces, y el subtotal muestra un valor incorrecto de -20.00.
NOTA: Note que la cantidad de crdito total para Jones es incorrecta.
Este problema ocurrira tambin en el campo Monto del Pedido, por
ejemplo, si Jones tuviera dos Cantidad de Crditos diferentes y slo un
Monto del Pedido. Puede evitar este problema creando una frmula para
cada campo que quiera subtotalizar.
1 Para comenzar, cree un informe usando los datos de muestra,
ORDRCR.MDB, y coloque los siguientes campos de izquierda a derecha
{cliente.NOMBRE}
{crditos.ID DEL CREDITO}
{crditos.MONTO DEL CREDITO}
NOTA: Los datos de muestra de ORDRCR.MDB han sido diseados
especialmente para demostrar un verdadero vnculo A a B, A a C. Asegrese
que el campo {crditos.CLIENTE} est vinculado a ambos campos,
{pedidos.CLIENTE} y {clientes.NUMERO} en el Asistente de Vnculo Visual.
Nombre
Id. de
crdito
Cantidad
de crdito
Id. de
pedido
Monto del
pedido
Jones 1 -10.00 1 10.00
Jones 1 -10.00 2 12.00
Smith 2 -23.00 3 20.00
Smith 3 -45.00 4 30.00
Nombre
Id. de
crdito
Cantidad
de crdito
Id. de
orden
Monto del
pedido
Jones 1 -10.00 1 10.00
Jones 1 -10.00 2 12.00
-20.00 22.00
Smith 2 -23.00 3 20.00
Smith 3 -45.00 4 30.00
-68.00 50.00
2 En la ficha Diseo, resalte el campo {pedidos.MONTO DEL
PEDIDO} e inserte un subtotal, agrupndolos en el campo
{cliente.NOMBRE}.
su pantalla.
5 Escriba el nombre "CrditoSubotal" en el cuadro de texto Nombre del
Total acumulado.
6 Seleccione {crditos.CREDITO} de la lista Tablas y Campos disponibles,
y use el primer botn de flecha para introducir ese campo en el
cuadro de texto Campo de resumen.
8 En la seccin Evaluar del cuadro de dilogo, haga clic en la opcin En
cambio de campo y elija el campo {crditos.ID DEL CREDITO}.
NOTA: El cliente Jones slo tiene una entrada en Id del Crdito, de
manera que el total acumulado ser igual a la cantidd del crdito, es
decir, $10.00.
9 En la seccin Restablecer, haga clic en la opcin En cambio de campo y
elija el campo {clientes.NOMBRE}.
NOTA: El total acumulado se restablece para el segundo cliente (Smith).
Para Smith hay dos entradas en Id del Crdito (2 y 3), de manera que el
total acumulado suma las cantidades de esos crditos ($23.00 and
$45.00).
10 Haga clic en Aceptar para guardar el campo del total acumulado. El
programa regresa al cuadro de dilogo Insertar Campos.
11 Ponga el total acumulado en la seccin Pie del informe.
Temas relacionados
Campos de Parmetro 377
16 Campos de Parmetro
Introduccin a los objetos de campos de parmetro, pgina 378
Campos de parmetro mltiples, pgina 379
Consideraciones acerca de campos de parmetro, pgina 379
MANOS A LA OBRA (Campos de Parmetro), pgina 380
Introduccin a los objetos de campos de parmetro
Los campos de parmetro son campos que le piden un valor cada vez que
usted actualiza los datos en su informe. Cuando proporciona un valor, el
programa elabora el informe usando ese valor. Al usar campos de
parmetro en frmulas, frmulas de seleccin y en el informe mismo,
usted puede crear un informe que se puede modificar rpidamente
conforme a sus necesidades. Vea Frmulas para Principiantes, pgina 311.
Imagine que est creando un informe y slo quiere incluir registros de
California. Sin utilizar campos de parmetro, usted introducira una
frmula de seleccin de registros similar a sta:
{cliente.REGION} = "CA"
Esta frmula verifica siempre el campo {cliente.REGION} para ver si
contiene el valor CA. Si lo tiene, usa el registro en el informe, de lo
contrario, rechaza el registro. El informe se elabora exactamente de la
manera en que usted quiere. Esto est bien si nicamente desea elaborar
el informe usando registros de California. Pero si desea hacerlo usando
registros de otros estados tambin, debe editar la frmula y configurar
sus cambios (por ejemplo, si quiere elaborar el informe usando registros
de Arizona, tendra que cambiar "CA" a "AZ" en el Editor de Frmula de
Seleccin de Registros o el Asistente de Seleccin). Vea Cmo establecer la
seleccin de registros usando campos de parmetro, pgina 386.
Sin embargo, utilizando un campo de parmetro en lugar del valor del
campo Estado, el programa le permite hacer los cambios rpidamente, sin
tener que configurar el nuevo valor. Funciona de esta manera:
1 Establezca un campo de parmetro usando el comando CAMPO DE
PARMETRO del men Insertar. Para los propsitos de este ejemplo,
vamos a llamar a ese campo de parmetro, Regin.
2 Use el campo de parmetro en su frmula de seleccin. En lugar de
usar la frmula:
Escriba una frmula similar a sta:
{cliente.REGION} = {?Region}
NOTA: {?Region} es el campo de parmetro que usted cre en el primer
paso. El programa usa el formato {?ParameterFieldName} para los
campos de parmetro en frmulas y Asistentes.
3 De ahora en adelante, cuando usted actualice los datos en su
informe, el programa le pide que proporcione un valor para el campo
de parmetro o que acepte el valor predeterminado. Cuando hace
esto, el programa selecciona los registros para el programa usando el
valor que especific.
Usando campos de parmetro, usted puede crear un informe que puede
ser personalizado rpidamente para suplir una variedad de necesidades.
Campos de parmetro mltiples
Frmulas y frmulas de seleccin de registros pueden contener campos
de parmetro mltiples. Cuando usted usa varios campos de parmetro,
el programa le pide cada parmetro antes de actualizar los datos. Puede
usar una frmula similar a la siguiente:
{cliente.REGION} = {?Region} AND
{cliente.VENTAS DEL AO PASADO} <= {?Ventas}
Cuando quiere hacer un informe, esta frmula le pide primero la regin
que quiere mencionar y luego la cantidad que quiere usar para comparar
las ventas del ao pasado. Esto significa el cuadro de dilogo Introducir
Valores deParmetro contendr varias fichas, una por cada campo de
parmetro.
Cuando usted proporciona los valores de parmetro, la frmula de
seleccin limitar el informe a los registros en los cuales la regin es igual
al valor que especific para el campo de parmetro {?Regin}, y en el cual
la cifra de ventas del ao pasado es igual al valor que especific para el
campo de parmetro {?Ventas}.
Consideraciones acerca de campos de parmetro
Hay varias cosas que debe tener en cuenta cuando est trabajando con
campos de parmetro.
G No necesita colocar un campo de parmetro en el informe para
poder usarlo en una frmula de seleccin de grupos o registros.
Simplemente establece el campo de parmetro y lo introduce en su
frmula como hara con cualquier otro campo.
G El programa trabaja con campos de parmetro en los siguientes
tipos de datos: cadenas, nmeros, valores monetarios, booleanos y
fechas.
G El mensaje que aparece cuando se solicita el valor del parmetro
puede contener 40 a 50 caracteres por lnea con un mximo de dos
lneas (dependiendo del ancho del carcter). El programa
automticamente realiza el ajuste de palabras en frases de ms de
una lnea.
G Un campo de parmetro puede contener solamente un valor
predeterminado.
G Campos de parmetro pueden ser usados en informes compilados
para solicitar criterios de seleccin de registros, que normalmente
no surgiran en un informe compilado. De esta manera, el
programa le da la oportunidad de especificar valores en frmulas
de seleccin para informes compilados que contengan solamente
campos y operadores. Pero si especifica un campo de parmetro
en la frmula de seleccin, el programa le pedir su valor, an si el
valor no es un campo.
MANOS A LA OBRA (Campos de Parmetro)
Las siguientes pginas contienen tutoriales prcticos para realizar un
nmero de tareas diferentes utilizando campos de parmetro. Los
primeros tres, Cmo crear un campo de parmetro, pgina 380, Cmo usar un
campo de parmetro en una frmula, pgina 389 y Cmo responder a pedidos del
campo de parmetro, pgina 390, estn en secuencia y proporcionan una
vista panormica del uso tpico de campos de parmetro. Los tutoriales
restantes pueden ser ledos individualmente, conforme sea necesario.
Cmo crear un campo de parmetro
Estndar.
2 Haga clic en la ficha Parmetro para activarla.
El cuadro de dilogo Crear campo de parmetro aparecer en su
pantalla.
4 Escriba un nombre para el campo de parmetro en el cuadro Nombre
de parmetro, por ejemplo Regin, Pas, Empleado, etc. (hasta un
mximo de 25 caracteres alfanumricos).
5 Introduzca el texto de mensaje en el cuadro Texto solicitado (hasta un
mximo de 255 caracteres alfanumricos). El texto de mensaje es el que
aparece cuando el programa pide al usuario un valor para el parmetro.
6 Seleccione el tipo de dato del campo del parmetro de la lista
desplegable Tipo de valor.
3 Haga clic en
Nueva.
NOTA: Si usted selecciona Booleano, el cuadro de dilogo cambia para
que pueda elegir el valor predeterminado (Verdadero o Falso) de la lista
desplegable Valor predeterminado, y para que (opcionalmente) use la
seccin Opciones del cuadro de dilogo para poner el campo de
parmetro en un grupo. Haga clic en Aceptar para continuar. Si, por el
contrario, usted selecciona Cadena, aparecern la casilla de verificacin
Lmite de largo y el cuadro de texto Editar mscara. Si usted selecciona
Moneda, Fecha, Fecha-Hora, Nmero u Hora, aparecer la casilla de
verificacin Campo de rango limitado.
7 Active o desactive la casilla de verificacin para designar si el campo
de parmetro puede o no puede aceptar valores mltiples.
8 Haga clic ya sea en la opcin Rango de valores o en Valores discretos
para especificar si el campo de parmetro aceptar o no aceptar
rangos de valores.
G Si usted hace clic en Valores discretos, el campo de parmetro
aceptar valores nicos (y no rangos de valores).
G Si hace clic en Rango de valores, cuando el programa solicite el valor
del parmetro, usted podr darle un valor inicial y un valor final y
el informe mostrar todos los registros dentro de ese rango. Por
ejemplo, si usted introduce los valores "5" y "10", el rango ser de 5 a
10 y el informe mostrar todos los registros dentro de dichos lmites.
Esto tambin funciona con campos de parmetro de cadena. Con un
valor inicial de "A" y un valor final de "E", el informe mostrar todos
los registros dentro del rango alfabtico A-E.
NOTA: Si Permitir valores mltiples est activado, y la opcin Valores
discretos ha sido seleccionada, el campo de parmetro aceptar varios
valores nicos. En este caso, usted puede introducir ms de un valor, pero
estos valores sern evaluados individualmente y no sern interpretados
como un rango. De manera que podra introducir "CA" y "WA" para un
campo de parmetro {Regin} y el informe mostrara todos los registros
de los estados de California y Washington. Si Permitir valores mltiples
est activado, y la opcin Rango de valores ha sido seleccionada, el campo
de parmetro aceptar rangos mltiples.
9 Si es aplicable, active la casilla de verificacin Lmite de largo para
determinar que el largo del valor del parmetro debe estar dentro de
cierto rango. Cuando activa esta casilla, los cuadros de texto Largo Min
y Largo Max se vuelven activas; use estos cuadros para especificar un
rango obligatorio. Estas opciones slo estn disponibles cuando usted
est creando un campo de parmetro de cadena.
10 Si es aplicable, active la casilla de verificacin Campo de rango limitado
para especificar que el campo de parmetro es de rango limitado.
Esta casilla de verificacin slo est disponible cuando usted est
creando un campo de parmetro que no tiene valores de cadena. Si
usted activa la casilla Campo de rango limitado:
11 Para especificar limitaciones de rango, use uno de los siguientes
pares de cuadros de texto:
G Valor Min/Valor Max (moneda/numrico): Introduzca los valores
mnimo y mximo permitidos.
G Largo Min/Largo Max (cadena): Introduzca los nmeros mnimo y
mximo de caracteres alfanumricos permitidos.
G Inicio/Final (Fecha-Hora/Hora): Introduzca un rango de tiempo en
formato de hora (horas, minutos, segundos), o un rango de Fecha-
Hora en formato fecha-hora (da, mes, ao/ horas, minutos,
segundos).
G Fecha inicial/Fecha final (Fecha): Introduzca las fechas inicial (ms
temprana) y final (ms tarda) permitidas.
NOTA: Para los campos de Fecha, Hora y Fecha-Hora, el cuadro de dilogo
provee un selector Fecha-Hora para facilitarle la introduccin de estos
rangos. El selector consiste de un cuadro de texto con flechas para
seleccionar la hora y un calendario para seleccionar la fecha (el
calendario aparece al hacer clic en el botn de flecha a la derecha del
cuadro de texto para introducir la fecha).
G La lista desplegable Examinar tabla puede usarse para especificar
una tabla predeterminada.
G La lista desplegable Examinar campo puede usarse para especificar
un campo predeterminado.
NOTA: Si usted especifica limitaciones de rango despus de seleccionar
una tabla y un campo predeterminado, la lista Valores a ser agregados ser
modificada de modo que aparezcan slo aquellos valores comprendidos
dentro del rango.
12 Para un campo de parmetro de cadena, usted puede elegir
introducir una Mscara de Edicin en el cuadro de texto Editar
mscara, en lugar de especificar un rango. La mscara puede ser
cualquiera de un conjunto de caracteres mscara usados para
restringir los valores que usted puede introducir como valores de
parmetro (la mscara de edicin tambin limita los valores que
puede introducir como valores solicitados predeterminados). Usted
puede introducir cualquiera de los siguientes caracteres (mscara) o
cualquier combinacin de ellos:
G A (permite caracteres alfanumricos y requiere la entrada de un
carcter en el valor de parmetro)
G a (permite un carcter alfanumrico y no requiere la entrada de
un carcter en el valor de parmetro)
G 0 (permite un dgito (del 0 al 9) y requiere la entrada de un
G 9 (permite un dgito o un espacio y no requiere la entrada de un
G # (permite un dgito, espacio o signo ms o menos y no requiere
la entrada de un carcter en el valor de parmetro)
G L (permite una letra (de la A a la Z) y requiere la entrada de un
G ? (permite una letra y no requiere la entrada de un carcter en el
valor de parmetro)
G & (permite cualquier carcter o espacio y requiere la entrada de
un carcter en el valor de parmetro)
G C (permite cualquier carcter o espacio y no requiere la entrada
de un carcter en el valor de parmetro)
G . , : ; - / (caracteres separadores)
La insercin de caracteres separadores en una mscara de
edicin es algo similar a codificar el formato de un campo de
parmetro. Cuando el campo es ubicado en el informe, el
carcter separador aparece en el marco del campo, como esto:
LLLL/0000. Este ejemplo muestra una mscara de edicin que
requiere cuatro letras seguidas por cuatro nmeros.
G < (hace que los caracteres subsiguientes se conviertan a
minsculas)
G > (hace que los caracteres subsiguientes se conviertan a
maysculas)
G \ (hace que el carcter siguiente sea mostrado literalmente. Por
ejemplo, la mscara de edicin \A mostrar un valor de
parmetro de A. Si la mscara de edicin es 00\A00, entonces
un valor de parmetro vlido consistira de dos dgitos, la letra "A"
y luego dos dgitos ms.)
G Contrasea
Si usted establece la mscara de edicin a Contrasea, puede
crear frmulas condicionales especificando que ciertas secciones
del informe se vuelvan visibles solamente cuando se introduzcan
ciertas contraseas de usuarios.
NOTA: Algunos de los caracteres para mscara de edicin requieren que
usted introduzca un carcter en su lugar (al introducir un valor de
parmetro), mientras que otros le permiten dejar un espacio, si es
necesario. Por ejemplo, si la mscara de edicin es 000099, usted puede
introducir un valor de parmetro con cuatro, cinco o seis dgitos, ya que
el carcter 9 no requiere la entrada de un carcter. Sin embargo, ya que
0 si requiere tal entrada, usted no podra introducir un valor de
parmetro con menos de cuatro dgitos.
NOTA: Cuando usted introduce una mscara de edicin, los cuadros de
texto para el rango se vuelven inactivos.
13 Introduzca el valor solicitado predeterminado agregando o
seleccionando valores de la lista "Seleccionar o introducir valor a
agregar" y usando los botones Agregar (>) o Agregar todo (>>) para
agregar estos valores a la lista Valores predeterminados. Usted puede
usar los botones Quitar (<) o Quitar todo (<<) para quitar valores de la
lista. El programa llenar una lista desplegable en el cuadro de
dilogo Introducir Valores de Parmetro con el valor solicitado
predeterminado que usted especific.
NOTA: Si usted seleccion Campo de rango limitado, los valores que puede
introducir estn limitados al rango en cuestin.
14 Cuando usted tiene ms de un elemento en la lista Valores
predeterminados, aparece la casilla de verificacin Permitir edicin de
valores predeterminados. Esta casilla es activada predeterminadamente
para especificar que usted puede editar o introducir nuevos valores
cuando el programa le solicita valores de parmetro. Active o
desactive esta casilla de acuerdo a sus necesidades.
NOTA: Esta casilla de verificacin est inactiva hasta que usted
introduzca por lo menos dos valores solicitados predeterminados.
El campo de parmetro es guardado y el nombre del campo de
parmetro aparece en la lista en la ficha Parmetros del cuadro de
dilogo Insertar Campos. Use los botones de flecha de prioridad en la
ficha para determinar el orden en el cual aparecen los campos de
parmetros cuando se solicitan valores de parmetros.
Cmo establecer la seleccin de registros usando campos de
parmetro
Es muy fcil usar campos de parmetro para seleccionar registros. En este
ejemplo usted har un campo de parmetro que seleccione las regiones a
incluir en el informe.
1 Cree un informe usando la tabla Cliente en XTREME.MDB, y coloque
los siguientes campos de izquierda a derecha en la seccin Detalles:
2 Con el cuadro de dilogo Insertar Campos activo, haga clic en la
ficha Parmetro.
3 Haga clic en el
botn Nueva.
El cuadro de dilogo Crear Campo de Parmetro aparecer en su
pantalla.
4 Escriba la siguiente informacin en los cuadros de edicin
correspondientes:
G Escriba Regin en el cuadro de texto Nombre de parmetro.
G Escriba Introduzca la regin de la que necesita saber las ventas
en el cuadro de texto Texto solicitado.
G En el cuadro desplegable Tipo de valor, seleccione Cadenas.
G En el cuadro desplegable Examinar tablas, seleccione Cliente.
G En el cuadro desplegable Examinar campos, seleccione Regin.
G Seleccione CA como el nico valor solicitado predeterminado, o
seleccione un nmero de regiones como los valores solicitados
predeterminados, haciendo clic repetidamente en el botn de
flecha Agregar (>) o haciendo clic en el botn Agregar todo (>>). Si
usted selecciona un nmero de regiones, el usuario ser capaz de
elegir un valor de una lista de seleccin de los valores que usted
provea. Para mayores detalles acerca de cmo seleccionar valores
solicitados predeterminados, vea Cmo crear un campo de parmetro,
pgina 380.
5 Usted tambin podra especificar una mscara de edicin para
restringir el tipo y nmero de caracteres que pueden ser introducidos
como valores de parmetro. Para mayor informacin acerca de
mscaras de edicin, vea el paso 11 y la tabla que sigue a dicho paso
en Cmo crear un campo de parmetro, pgina 380.
Regresar al cuadro de dilogo Insertar Campos.
El campo de parmetro que acaba de crear aparece en el cuadro de
lista.
7 Haga clic en el botn ASISTENTE DE SELECCIN en la barra de
El cuadro de dilogo Elegir Campo aparecer en su pantalla.
8 Seleccione Regin y haga clic en Aceptar.
El Asistente de Seleccin aparecer en su pantalla.
NOTA: Si un campo est seleccionado en la ficha Diseo, el Asistente de
Seleccin aparece en lugar del cuadro de dilogo Elegir Campo. Haga clic
en una seccin vaca de la ficha Diseo para deseleccionar todos los
campos y repita el paso 5.
9 Deje el primer cuadro desplegable en is (es). Elija equal to (igual a) del
segundo cuadro desplegable.
Un tercer cuadro desplegable aparecer.
10 Haga clic en la flecha del cuadro desplegable para mostrar la lista de
regiones.
La variable requerida que usted cre, aparece ahora al comienzo de la
lista.
11 Seleccione la variable requerida de la lista y haga clic en Aceptar.
Ahora, cuando usted actualice los datos, el programa le pedir el valor de
parmetro y basar la seleccin de registros en las valores provistos. Vea
Cmo crear una frmula de seleccin de registros o de grupos, pgina 258.
NOTA: Si usted basa la seleccin de registros en un campo de parmetro
que acepta valores de rango (un campo de parmetro para el cual la
opcin Valor de rango est seleccionada en el cuadro de dilogo Crear
Campo de Parmetro), podra crear una frmula de seleccin tal como
{Pedidos.Fecha del pedido} en {?pDateRange}, donde {?pDateRange} es
un campo de parmetro que permite valores de rango. Luego usted puede
introducir un valor de rango cuando sea solicitado y el informe mostrar
todos los registros en los cuales {Pedidos.Fecha del pedido} cae dentro de
dicho rango.
Cmo usar un campo de parmetro en una frmula
Estndar.
2 En el cuadro de dilogo Insertar Campos, haga clic en la ficha
Frmula para activarla.
3 Haga clic en el botn Nuevo, y cuando el cuadro de dilogo Nombre
de Frmula aparezca, escriba un nombre para esa frmula.
5 Establezca su frmula usando el campo de parmetro como lo hara
con un valor constante. Por ejemplo, en lugar de crear una frmula
que configure el nombre de la regin:
En lugar de "CA", use el campo de parmetro:
{cliente.REGION} = {?ParameterFieldName}
6 Haga clic en el botn GUARDAR Y CERRAR.
El programa regresa al cuadro de dilogo Insertar Campos. El nombre
de la frmula que acaba de crear es resaltado en la lista Frmula.
7 Haga clic en el botn Insertar y coloque la frmula donde quiere que
aparezca en su informe.
8 Haga clic en Cerrar para salir del cuadro de dilogo Insertar Campos.
9 Para ver cmo funciona este campo, haga clic en el botn VISTA
PREVIA de la barra de herramientas estndar para ver el informe.
Aparecer un cuadro de dilogo solicitndole valores. Vea Cmo
responder a pedidos del campo de parmetro, pgina 390.
NOTA: El programa automticamente pone un smbolo de pregunta antes
del nombre de campo para identificarlo como un campo de parmetro.
Vea Frmulas para Principiantes, pgina 311.
Cmo responder a pedidos del campo de parmetro
Vista previa del
informe por
primera vez
Cuando usted mira por primera vez el informe en la pantalla de vista
previa, el cuadro de dilogo Introducir Valores de Parmetro para el
Informe Principal aparece pidindole un valor.
G Si usted especific un valor predeterminado cuando cre el campo
de parmetro, el programa usar el valor a menos que usted
especifique uno nuevo.
G Si no especific un valor predeterminado, debe proporcionar un
valor antes de que el programa actualice los datos.
Actualizacin de
los datos del
informe
Cuando usted actualiza los datos desde la ficha Vista previa, aparece el
cuadro de dialogo Actualizar Datos del Informe.
G Haga clic en la opcin Usar valores de parmetros actuales si quiere
usar esos valores.
G Haga clic en la opcin Solicitar nuevos valores de parmetros si quiere
ingresar un nuevo valor de parmetro. Si selecciona esta opcin y
hace clic en Aceptar, aparecer el cuadro de dilogo Introducir
Valores de Parmetro para el Informe Principal.
Introduzca valores de cadena exactamente como aparecen en
el campo. Si el campo de parmetro permite valores mltiples,
usted puede introducir valores de parmetro adicionales
usando el botn AGREGAR.
Introduzca valores Booleanos usando el formato
VERDADERO o FALSO.
Introduzca valores numricos exactamente como aparecen en
los campos.
Introduzca valores monetarios exactamente como aparecen en
el campo.
Introduzca valores de fechas usando el siguiente formato:
Fecha (Ao/Mes/Da). Por ejemplo, Fecha (1997/5/21).
Tambin puede introducir valores de fecha en el formato
usado las especificaciones de fecha corta de Windows (las
cuales estn especificadas en la ficha Fecha del cuadro de
dilogo Configuracin Regional, en el Panel de Control). Para
activar y usar el selector de fechas para introducir valores, slo
debe desactivar la casilla de verificacin Escoger de
predeterminados. El selector de fechas aparece en lugar de la
lista cuando usted hace clic en la flecha de la lista desplegable.
Introduzca valores de hora usando el siguiente formato: Hora
(Horas:Minutos:Segundos AM/PM). Por ejemplo, Hora
(04:32:12 AM). Tambin puede introducir valores de hora en el
estilo de Windows (el cual est especificado en la ficha Hora
del cuadro de dilogo Configuracin Regional, en el Panel de
Control). Para activar y usar el selector de hora para introducir
valores de hora, slo debe desactivar la casilla de verificacin
Escoger de predeterminados. El selector de hora aparece a la
derecha de la lista desplegable.
Introduzca valores de Fecha-Hora usando el siguiente
formato: Fecha (Ao/Mes/Da), Hora
(Horas:Minutos:Segundos AM/PM). Por ejemplo, Fecha
(1997, 5, 21), Hora (04:32:12 AM). Tambin puede introducir
valores fecha-hora en el formato usado por el estilo de hora y
las especificaciones de fecha corta de Windows (los cuales
estn especificados en las fichas Hora y Fecha del cuadro de
dilogo Configuracin Regional, en el Panel de Control). Para
activar y usar el selector de fecha-hora para introducir valores,
slo debe desactivar la casilla de verificacin Escoger de
predeterminados. El selector de horas aparece a la derecha de la
lista desplegable. El selector de fechas aparece en lugar de la
lista cuando usted hace clic en la flecha de la lista desplegable.
NOTA: El selector de fecha/hora/fecha-hora slo est disponible si usted
tiene la versin correcta de comctl32.dll (hay un programa de instalacin
separado para este dll en el disco de instalacin de Seagate Crystal Reports).
NOTA: Si el campo de parmetro es un rango limitado, entonces usted
slo puede introducir valores dentro de cierto rango.
El programa ahora elaborar el informe usando el nuevo valor que usted
especific.
Cmo dar formato condicional usando campos de parmetro
Usted puede dar formato condicional usando campos de parmetro que
puede personalizar cada vez que actualice los datos en el informe. Un uso
tpico para este tipo de frmula sera poner indicadores de colores a datos
si es que cumplen ciertos requisitos. Por ejemplo:
G representantes de venta que hayan vendido ms de 10% sobre la
cuota,
G clientes que no hayan ordenado en los tres meses pasados, y
G productos en el inventario que no se han movido en el ltimo mes.
Si las condiciones bajo las cuales usted pone los indicadores en estos
elementos no cambia, no hay necesidad de usar campos de parmetro.
Simplemente, puede usar frmulas (para indicadores de texto) o dar
formato condicional (para indicadores de color o borde). Pero si usted
quiere cambiar las condiciones de informe a informe, puede usar campos
de parmetro en frmulas y el formato condicional para hacerlo.
Si quiere usar un valor
diferente que el
predeterminado, escriba un
nuevo valor en el cuadro, y
Si quiere usar el valor
predeterminado, haga clic en Aceptar.
1 Establezca el campo de parmetro en el tipo de datos que necesita en
la frmula.
2 Origine la frmula y use el campo de parmetro en lugar del valor
fijo que normalmente usara.
3 Por ejemplo, para imprimir en rojo los nombres de todos los clientes
que el ao pasado hicieron compras superiores a cierto valor (que
usted quiere que se le pida), seleccione el campo Ventas del Ao
Pasado y haga clic en el botn PROPIEDAD DE OBJETOS en la barra de
4 Haga clic en el botn FRMULA CONDICIONAL al lado de la propiedad
color en la ficha Fuente, y d formato al campo usando una frmula
de formato condicional cmo esta:
If {cliente.VENTAS DEL AO PASADO} >
{?ParameterFieldName} Then
Red
Else
Black
Ahora cuando usted actualice los datos, el programa le pedir el valor
lmite (el valor que activa el indicador de color). Seguidamente, elabora el
informe y pone indicadores a todos los clientes que el ao pasado
hicieron compras mayores que la cantidad lmite. Si lo desea, puede
cambiar esa cantidad cada vez que elabora el informe y el programa
pondr indicadores en un conjunto diferente de Nombres de Clientes.
Temas relacionados
Cmo crear frmulas If-Then-Else, pgina 338
Propiedades de atributo condicional, pgina 230
Cmo dar formato condicional a objetos, pgina 220
Cmo establecer un ttulo de informe usando campos de
parmetro
Seagate Crystal Reports le permite crear un Ttulo de Informe que puede
cambiar cada vez que el informe es actualizado, usando campos de
parmetro.
1 En el cuadro de dilogo Insertar Campos, haga clic en la ficha
Parmetros para activarla.
2 Haga clic en el botn Nuevo.
El cuadro de dilogo Crear Campos de Parmetro aparecer en su
pantalla.
3 Escriba un nombre para el campo en el cuadro de edicin Nombre de
parmetro. Escriba el mensaje que quiere que aparezca en el cuadro de
edicin Mensaje de aviso. Seleccione Cadena en el cuadro
desplegable Tipo de valor.
4 Para especificar un ttulo predeterminado, escriba el texto deseado
en el cuadro de texto Seleccionar o introducir valor para agregar y haga
clic en el botn Agregar (>) para agregar el ttulo a la lista Valores
predeterminados.
NOTA: Repita el paso 4 cuantas veces sea necesario para introducir ms
de un ttulo predeterminado. En este caso, el programa le presentar una
lista de ttulos predeterminados cuando ejecute el informe.
5 Haga clic en Aceptar cuando termine; regresar al cuadro de dilogo
Insertar Campos.
El campo de parmetro que cre aparecer en la lista.
6 Seleccione el campo de parmetro y haga clic en el botn Insertar.
7 Si desea que el ttulo del informe aparezca en cada pgina, coloque el
campo de parmetro en la seccin Encabezado de Pgina, o si
prefiere que el ttulo aparezca nicamente en la primera pgina,
colquelo en la seccin Encabezado del informe.
Ahora cuando actualice los datos, el programa le pedir un ttulo para el
informe. Puede, si quiere, cambiar el ttulo cada vez que elabora el
informe.
Cmo establecer el criterio de ordenamiento usando campos de
parmetro
Para establecer el criterio de ordenamiento usando campos de parmetro,
necesita crear una frmula que incluya un campo de parmetro para
luego ordenar con esa frmula. Por ejemplo, asuma que usted tiene un
informe de lista de clientes basado en la tabla Cliente. Para cada cliente,
usted muestra el Nombre de Cliente, Ciudad, Regin, Pas y Nmero
Telefnico. Usted puede ordenar el informe por Pas, o Regin, o Ciudad
dependiendo de sus necesidades en el momento. Para hacer esto:
1 Establezca un campo de parmetro y nmbrelo "SortField" (Ordenar
campo). Vea Cmo crear un campo de parmetro, pgina 380.
2 En el cuadro Texto solicitado, escriba un mensaje similar a:
Escriba R para ordenar por Regin o C para ordenar
por Ciudad, de otra manera los datos sern
ordenados por Pas.
3 Seleccione Cadena de la lista desplegable Tipo de valor.
4 Si quisiera, podra limitar el nmero de caracteres que el usuario
puede introducir a uno. Para hacerlo, active la casilla de verificacin
Lmite de largo y escriba el nmero 1 en el cuadro de texto Largo Max.
Ahora, el campo de parmetro slo aceptar valores de un carcter.
El campo aceptar "C" como valor, pero no "Ciudad".
5 Origine una frmula similar a sta y llmela "Sort" (Ordenar):
If {?SortField} = "C" Then
{cliente.CIUDAD}
Else
If {?SortField} = "R" Then
{cliente.REGION}
Else
{cliente.PAIS}
Esta frmula pide un valor para el campo de parmetro {?SortField}.
Si usted escribe "C", la frmula retorna el campo Ciudad. Si escribe
"R" retorna el campo Regin. Si escribe cualquier otra cosa, o no
escribe nada, la frmula retorna el campo Pas. Vea Cmo crear
frmulas If-Then-Else multicondicionales, pgina 340.
6 Coloque la frmula en la seccin Encabezado de Informe y active la
opcin Suprimir en el Asistente de Seleccin para que no se imprima.
Busque Asistente de Seleccin en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal
Reports.
7 Haga clic en el botn ORDENAR REGISTROS en la barra de
herramientas estndar, seleccione la frmula Ordenar, como el
campo de ordenamiento. Vea Cmo hacer un ordenamiento de un solo
campo, pgina 272.
Ahora cuando usted elabore el informe, el programa le pedir un campo
de ordenamiento, la frmula retornar un valor basado en su seleccin y
el procedimiento de ordenamiento usar ese valor como su campo de
ordenamiento.
Elaboracin de Grficos 397
17 Elaboracin de Grficos
Introduccin a los grficos, pgina 398
Dnde ubicar un grfico, pgina 402
Datos sobre los que puede graficar, pgina 402
Antes de crear un grfico, pgina 403
MANOS A LA OBRA (Generacin de Grficos), pgina 403
Introduccin a los grficos
Seagate Crystal Reports le permite incluir en sus informes grficos
sofisticados. Puede utilizar grficos en cualquier momento para mejorar
la utilidad de su informe. Por ejemplo, puede usar grficos para mostrar
los resultados fiscales de 1996 o las ventas en los trimestres del ao fiscal.
Eleccin de un tipo de grfico
Seagate Crystal Reports tiene 12 tipos de grficos para que los informes
tengan datos visualmente representados. Estos incluyen tipos de grficos
comunes tales como el grfico de Barras y el grfico Circular, y tambin
otros como el grfico de Superfcie 3D, de Dispersin XY, Radar, Burbujas
y el grfico de Cotizaciones. Hay tambin una opcin para grficos
personalizados y plantillas mltiples para cada tipo de grfico.
Esquemas de
grficos
El Asistente de Grficos provee cuatro esquemas poderosos. Cada uno de
estos esquemas es especialmente til para graficar ciertos tipos de datos.
Los grficos se pueden crear con cualquiera de los siguientes esquemas:
1. Grupo
El esquema de Grupo es un esquema muy simplificado en el cual
usted presenta un resumen a cambio de un campo geogrfico (tal
como Regin). Para crear un grfico usando el esquema de Grupo, el
informe debe tener por lo menos un grupo y por lo menos un campo
de resumen.
2. Detalle
El esquema de Detalle es ms complejo que el esquema de Grupo.
Use este esquema cuando est trabajando con valores grficos
mltiples en lugar de slo uno, o cuando su informe no tine ningn
grupo o resumen. El esquema de Detalle le permite tener mltiples
dimensiones, una funcin que hace posible crear grupos en 3D. Otras
funciones especficas del esquema de Detalle incluyen:
G grficos basados en tablas cruzadas que pueden ejecutar una
funcin de resumen en una celda, y
G los valores se pueden agrupar en orden ascendente, descendente o
especificada.
3. Tablas cruzadas
Use el esquema de Tablas cruzadas en un objeto de tablas cruzadas.
La informacin de las tablas cruzadas se puede usar como la base de
este tipo de grfico. Este esquema no necesita tener grupos o campos
de resumen.
4. OLAP
El esquema OLAP se usa cuando est graficando en una cuadrcula
OLAP. Los datos OLAP pueden formar la base de este grfico. Los
grficos OLAP no requieren grupos ni campos de resumen.
NOTA: Las siguientes reglas se deben observar cuando cambia el
esquema de un grfico existente:
G Un grfico (o un mapa) basado en un esquema de grupo se puede
cambiar a un esquema de detalle y viceversa.
G Un grfico (o un mapa) basado en un objeto de tablas cruzadas slo
puede cambiarse a un esquema de detalle o de grupo (eso es, no a
un cubo OLAP), pero lo mismo NO es verdad en orden reversa.
G Un grfico (o un mapa) basado en un cubo OLAP se puede cambiar
slo a un esquema de detalle o de grupo; lo mismo NO es verdad en
orden reversa.
Tipos de grficos Diferentes conjuntos de datos son particularmente aptos para ciertos
tipos de grficos. A continuacin hay una vista general de los tipos de
grficos principales y sus usos ms comnes.
G Grfico de Barras
El grfico de Barras (tambin conocido como grfico de Columnas)
es una herramienta excelente para presentar o comparar varios
conjuntos de datos. Dos grficos de barras muy tiles son:
Grfico de barras Lado a Lado
El grfico de barras Lado a Lado muestra sus datos como una
serie de barras verticales. Este tipo de grfico es mejor
utilizado para representar los datos de varios conjuntos a
travs de un perodo de tiempo (por ejemplo, las figuras de
ventas del ao pasado en CA, AZ, OR y WA).
Grfico de barras Apiladas
Un grfico de barras Apiladas muestra los datos como una
serie de barras verticales. Use este tipo de grfico para mejor
representar tres series de datos, cada una de las cuales es
representada por un color apilado en una sola barra (por
ejemplo, las ventas de 1994, 1995 y 1996).
G Grfico de Lnea
Este grfico presenta sus datos como una serie de puntos
conectados por una lnea. El grfico de lnea se usa mejor con los
datos de un gran nmero de grupos (por ejemplo, las ventas
totales a travs de varios aos pasados).
G Grfico de Area
Un grfico de rea muestra sus datos como reas llenas de colores
o diseos. Use este tipo de grfico para representar los datos de un
nmero de grupos limitados (por ejemplo, el porcentaje de las
ventas totales de CA, AZ, OR y WA).
G Grfico Circular
Un grfico circular muestra los datos como un crculo dividido en
secciones de colores o diseos. Este tipo de grfico se usa
solamente con un grupo de datos (por ejemplo, el porcentaje de las
ventas para el inventario completo). Tambin est disponible un
grfico Circular Mltiple y un grfico Circular 3D.
G Grfico de Anillo
El grfico de Anillo es similar al grfico circular y muestra los
datos como secciones de un crculo o anillo. Si, por ejemplo, usted
ha graficado las ventas por regin en un informe, vera el nmero
total de ventas (la figura) en el centro del anillo, y vera las
regiones como secciones del anillo en colores. Como con el grfico
circular, tiene la opcin de elegir mltiples grficos de anillo para
mltiples grupos de datos.
G Grfico de Ascensin 3D
Un grfico de ascensin 3D presenta sus datos en una serie de
objetos tresdimensionales, alineados lado a lado, en un plano de
tres dimensiones. Este tipo de grfico es excelente para mostrar los
puntos extremos de los datos en su informe. Por ejemplo, la
diferencia de ventas entre pases es visualmente dinmica cuando
usted lo representa por medio de este grfico.
G Grfico de Superfcie 3D
Este tipo de grfico presenta una vista topogrfica de conjuntos de
datos mltiples. Si, por ejemplo, usted necesita un grfico para
mostrar el nmero de ventas por cliente por pas, y lo quiere de
manera visualmente dinmica y de formato relacional, podra
considerar un grfico de superfcie 3D.
G Grfico de Dispersin XY
El grfico de Dispersin XY es esencialmente una coleccin de
puntos trazados los cuales representan datos especficos en una
fuente de informacin. Este grfico hace posible que el usuario
considere una esfera mayor de datos con el propsito de determinar
algunas tendencias. Por ejemplo, si usted registra informacin sobre
clientes, incluyendo ventas, productos, pases, meses y aos, usted
entonces tiene una coleccin de puntos trazados que representan la
fuente de informacin de clientes. Poder ver todos estos datos en un
grfico de dispersin XY le permitir especular por qu ciertos
productos se estn vendiendo mejores que otros o por qu ciertas
regiones tienen ms compras que otras.
G Grfico de Radar
Este grfico coloca los datos de grupo, tales como pases o clientes,
en el permetro del radar. El grfico de radar entonces ubica
valores nmericos, aumentando en valor, desde el centro del radar
hasta el permetro. De esta forma, el usuario puede determinar,
con solo un vistazo, cmo los datos de grupo especficos estn
relacionados con todos los datos del grupo.
G Grfico de Burbujas
El grfico de Burbujas presenta los datos como una serie de
burbujas, donde el tamao de las burbujas est en proporcin a la
cantidad de datos. Un grfico de este tipo sera muy efectivo para
mostrar el nmero de productos vendidos en cierta regin.
G Grfico de Cotizaciones
Este tipo de grfico presenta los valores altos y bajos relacionados
con unos datos. Por esta capacidad, el grfico de cotizaciones es
una herramienta excelente para observar las actividades
financieras o de ventas.
NOTA: El Asistente de Grficos tambin incluye una plantilla 3D para
grficos de barras, de rea y circulares.
Dnde ubicar un grfico
La ubicacin del grfico, determina que datos se muestran y donde son
impresos. Por ejemplo, si ubica un grfico en la seccin Encabezado de
informe, el grfico incluye datos de todo el informe. Si lo ubica en la
seccin Encabezado de grupo o Pie de Grupo, muestra datos especficos
del grupo.
NOTA: Si su informe contiene subinformes, tambin puede ubicar
grficos en esos subinformes. Vea Subinformes, pgina 445.
Cmo traspasar
con grficos
Los grficos no son slo una poderosa herramienta para presentar datos,
sino que tambin son una herramienta de anlisis muy poderosa. Cuando
ubica el puntero del mouse sobre un segmento del grfico en la ficha Vista
previa, el mouse se transformar en un cursor de traspasar. Haga doble
clic para ver los detalles en que se basa esa seccin del grfico.
Ficha Anlisis Info Report Designer proporciona una tercera ficha (adems de las fichas
Diseo y Vista Previa) especficamente para grficos y mapas avanzados.
Esta es la ficha Anlisis. Use esta ficha para organizar sus grficos y
analizar sus datos con ms eficiencia. La ficha le permite establecer las
propiedades de una instancia individual de un grfico,
independientemente del resto del informe. Tambin puede apilar
etiquetas, poner al reverso una serie o un grupo y cambiar los colores.
Para ms informacin, vea Ficha Anlisis, pgina 70.
Datos sobre los que puede graficar
Slo puede graficar en lo siguiente:
G resmenes y campos de subtotales (vea Cmo graficar un campo de
resumen o subtotal, pgina 403).
G campos de detalles (vea Cmo graficar un campo de detalles, pgina
404).
G campos de frmulas (vea Cmo graficar un campo de frmulas, pgina
405).
G resmenes de tablas cruzadas (vea Cmo graficar resmenes de tablas
cruzadas, pgina 407).
G Datos OLAP (vea Cmo graficar en un cubo OLAP, pgina 408).
Antes de crear un grfico
Tpicamente, usted usar un grfico al nivel de un grupo para poder ver
la informacin de resumen o de subtotales. Las excepciones incluyen los
grficos de detalle, de tablas cruzadas y de cuadrculas OLAP. Antes de
poder crear un grfico al nivel de grupo, usted debe tener por lo menos
un grupo y por lo menos un resumen o subtotal en su informe.
Por ejemplo si tiene un informe de ventas agrupado por Regin y un
Subtotal de las Ventas del Ao Pasado para cada Regin, se puede crear
rpidamente un grfico que muestre las ventas por Regin.
MANOS A LA OBRA (Generacin de Grficos)
Cmo graficar un campo de resumen o subtotal
Muchos de los grficos que usted crear, estarn basados en resmenes o
subtotales dentro de su informe. Antes de crear estos grficos debe haber
insertado en su informe un resumen o un subtotal. Para ms informacin
en cmo insertar resmenes o subtotales, vea Cmo resumir datos
agrupados, pgina 281, y Cmo subtotalizar datos agrupados, pgina 283.
1 Una vez seleccionado el campo resumido o subtotal haga clic en el
botn INSERTAR GRFICO en la barra de herramientas estndar.
El Asistente de Grficos aparece con la ficha Tipo activada.
Aparecern doce botones, representando los doce tipos de grficos
disponibles.
2 Haga clic en el tipo de grfico que mejor ilustra sus datos (vea
Eleccin de un tipo de grfico, pgina 398).
3 Haga clic en el botn Grupo o en la ficha Datos para especificar que
su grfico estar basado en datos agrupados.
4 Use la lista desplegable Ubicar grfico y las opciones Encabezado y Pie
para especificar la ubicacin de su mapa.
NOTA: Cuando se resume o subtotaliza un campo, los datos se agrupan
automticamente. Para ms informacin, vea Ordenamiento,
Agrupamiento y Totalizacin, pgina 263.
5 Especifique los datos que quiere graficar usando los cuadros
desplegables ms apropiados.
6 Si lo desea, agregue texto a su grfico usando la ficha Texto y
agregue una leyenda, lneas de cuadrcula, etc., utilizando la ficha
Opciones.
7 Haga clic en el botn Aceptar cuando termine. El grfico aparece
automticamente en el Encabezado o Pie del informe, dependiendo
de las opciones que usted haya escogido en la ficha Datos.
NOTA: Cuando inserte un grfico, ste podra cubrir una parte de su
informe. Necesitar mover y tal vez reajustarlo para que encaje en su
informe como usted quiere.
Cmo graficar un campo de detalles
Un grficoa en detalle le permite crear un grfico basado en valores
especficos. A menudo, los grficos se crean basados en algn tipo de
campo resumido de su informe donde los valores en el grfico dependen
de los valores del campo resumido. Usando un grfico en detalle se puede
crear un grfico sin la necesidad de un campo resumido, usando los
valores que aparecen en la seccin Detalles de su informe.
Para crear una grfico en detalle necesita especificar dos cosas:
1. Condiciones (pueden haber 2), y
2. Valores (pueden haber valores mltiples).
Condicin La Condicin se usa para indicar cundo se marca el punto. Por ejemplo, el
grfico que muestra las ventas del ao pasado para cada uno de sus
clientes, usa el campo Nombre del cliente como la condicin. Cada vez que
la condicin cambia (cambia el nombre del cliente) un punto es marcado.
Valor El grfico en detalle usa Valor para indicar qu se usa como valores en su
grfico. Por ejemplo, si quiere crear un grfico mostrando las ventas del ao
pasado para cada uno de sus clientes, el campo Ventas del ao pasado ser
el valor. Cada vez que se marca un punto, ser marcado en el lugar que
representa el valor correspondiente en el campo Ventas del ao pasado.
Es fcil crear y modificar su grfico en detalle usando el Asistente de
Grficos. El Asistente lo conduce paso a paso durante la creacin del grfico.
1 Resalte el campo de detalles a graficar y haga clic en el botn
INSERTAR GRFICO en la barra de herramientas estndar.
El Asistente de Grficos aparecer en su pantalla.
2 Elija el tipo de grfico que quiere usar haciendo clic en el botn
correspondiente en la ficha Tipo. Vea Eleccin de un tipo de grfico,
pgina 398.
3 Haga clic en la ficha Datos para activarla.
para especificar la ubicacin de su mapa.
5 Haga clic en el botn Detalle para especificar un grfico de detalle.
6 Seleccione el campo "a cambio de" (los valores del grfico se
mostrarn en cada cambio de este campo) en el cuadro de
desplazamiento Datos y haga clic en botn flecha (>) a la izquierda del
cuadro de texto A cambio de.
El campo aparece en ese cuadro de texto.
7 Use la combinacin de teclas CTRL-Clic y seleccione los campos que
quiere usar como valores del grfico en el cuadro de desplazamiento
Datos y haga clic en el botn flecha (>) a la izquierda del cuadro de
desplazamiento Mostrar valores. Los campos seleccionados aparecen
en ese cuadro de desplazamiento.
8 Active la casilla de verificacin No resumir valores si usted no quiere
que el programa automticamente resuma los valores del grfico.
9 Introduzca un ttulo, encabezados, etc., a su gusto a travs de la ficha
Texto.
10 Agrege a su grfico una leyenda, lneas de cuadrcula y otros
elementos, usando las fichas Ejes y Opciones.
11 Haga clic en el botn Aceptar cuando termine.
El grfico aparece automtimente en el Encabezado de informe o Pie
de informe, dependiende de la opcin que elige en la ficha Datos.
Cmo graficar un campo de frmulas
Seagate Crystal Reports le permite crear un grfico basado en un campo
de frmulas. Graficar en un campo de frmulas es cmo graficar un
campo de detalles (vea Cmo graficar un campo de detalles, pgina 404).
Se necesita especificar dos cosas para crear un grfico de un campo de
frmulas:
1. Condicin, y
2. Valor.
Condicin La Condicin se usa para indicar cundo se traza un punto. Por ejemplo,
el grfico que muestra las ventas del ao pasado por Pas usa el campo
Pas como la condicin. Cada vez que cambia la condicin (cambia el
pas) se traza otro un punto.
Valor El Valor se usa para indicar qu se traza como puntos en su grfico. Por
ejemplo, si quiere crear un grfico que muestre clculos de ventas del ao
pasado (o sea, una proyeccin para el prximo ao de ms del 10% de las
ventas del ao pasado), el valor sera el campo de las Ventas del ao
pasado. Cada vez que se traza un punto, ser trazado en el lugar que
representa el valor correspondiente en el campo Ventas del ao pasado.
1 Resalte el campo de frmulas en el que quiera graficar y haga clic en
el botn INSERTAR GRFICO en la barra de herramientas estndar.
2 Elija el tipo de grfico que quiera crear haciendo clic en el botn
correspondiente de la ficha Tipo. Vea Eleccin de un tipo de grfico,
pgina 398.
3 Haga clic en la ficha Datos para activarla.
para especificar la ubicacin del grfico.
5 Haga clic en el botn Detalle para especificar un grfico para sus
frmulas.
6 Seleccione el campo "en cambio de" (los valores del grfico se
mostrarn en cada cambio de este campo) en el cuadro de
desplazamiento Datos y haga clic en botn flecha (>) a la izquierda del
cuadro de texto En cambio de.
El campo aparece en ese cuadro de texto.
7 Use la combinacin de teclas CTRL-Clic y seleccione los campos que
quiere usar como valores del grfico en el cuadro de desplazamiento
Datos y haga clic en el botn flecha (>) a la izquierda del cuadro de
desplazamiento Mostrar valores.
Los campos seleccionados aparecen en ese cuadro de desplazamiento.
8 Active la casilla de verificacin No resumir valores si usted no quiere
que el programa automticamente resuma los valores del grfico.
9 Introduzca un ttulo, encabezados, etc., a su gusto a travs de la ficha
Texto.
10 Agrege a su grfico una leyenda, lneas de cuadrcula y otros
elementos, usando las fichas Ejes y Opciones.
11 Haga clic en el botn Aceptar cuando termine.
El grfico aparece automtimente en el Encabezado de informe o Pie de
informe, dependiende de la opcin que elige en la ficha Datos.
Cmo graficar resmenes de tablas cruzadas
Seagate Crystal Reports le permite incluir en su informe de tablas
cruzadas, un grfico basado en valores resumidos. Por ejemplo, en un
objeto de tablas cruzadas que muestre el nmero total de un cierto
producto vendido en cada regin de los Estados Unidos, tal vez quiera
incluir un grfico que muestre el porcentaje de ventas correspondiente a
cada regin para ese producto.
Para crear un grfico de tablas cruzadas debe tener, por supuesto, un
objeto de tablas cruzadas en su informe. Para ms informacin, vea
Objetos de Tablas Cruzadas, pgina 477.
1 Resaltando las tablas cruzadas, haga clic en el botn INSERTAR
GRFICO en la barra de herramientas estndar.
2 Elija el tipo de grfico que desea crear por medio de hacer clic en los
botones correspondientes de la ficha Grfico. Vea Eleccin de un tipo
de grfico, pgina 398.
3 Haga clic en la ficha Datos para activarla. Note que el botn Esquema
de tablas cruzadas ya est selecccionado.
5 Especifique la columna o fila primaria en la cual basar su grfico,
usando el cuadro desplegable Graficar en.
6 Use la lista desplegable Por y especifique la fila o columna principal
en la cual desea basar su grfico.
7 Si lo desea, use el cuadro desplegable Subdivido por para especificar la
columna o fila secundaria en la que desea basar su grfico.
8 Haga clic en el botn Aceptar cuando termine. El grfico aparece
automtimente en el Encabezado de informe o Pie de informe,
dependiende de las opciones que elige en la ficha Datos.
Cmo graficar en un cubo OLAP
Usted puede usar el esquema OLAP para graficar en una cuadrcula
OLAP. Para poder crear un grfico OLAP, primero debe tener una
cuadrcula OLAP en su informe. Para ms informacin, vea Informes con
Datos OLAP, pgina 185.
1 Una vez que est seleccionada la cuadrcula OLAP en la que quiere
graficar, haga clic en el botn INSERTAR GRFICO en la barra de
harramientas estndar.
El Asistente de Grficos aparece con la ficha Tipo activa.
2 Seleccione el tipo de grfico que mejor ilustrar sus datos (vea
Eleccin de un tipo de grfico, pgina 398.).
3 Haga clic en la ficha Datos para activarla. Note que el botn de
ESQUEMA OLAP ya est seleccionado.
5 Use la seccin Opciones para especificar las opciones de estilo y
formato y la ubicacin del grfico.
6 Haga clic en la ficha Texto. Puede usar los cuadros de texto en esta
ficha para especificar el ttulo del grfico y otra informacin de
formato.
El programa ubica su grfico en la seccin Encabezado de Informe,
Encabezado de Grupo, Pie de informe o Pie de Grupo, segn las
opciones seleccionadas.
Como editar un grfico usando el Asistente de Grficos
Tal vez, una vez creado el grfico quiera agregar un ttulo, encabezados,
leyenda, cambiar el tipo de letras o an el tipo de grfico. La modificacin
de sus grficos es fcil con el uso del Asistente de Grficos.
1 Haga clic con el botn derecho del mouse en el grfico que quiera editar
y elija el comando DAR FORMATO AL GRFICO del men contextual.
El Asistente de Grficos aparece con todos los detalles del grfico
seleccionado.
2 Realice los cambios deseados y haga clic en el botn Aceptar una vez
terminada la actualizacin del grfico.
Como editar grficos usando el PGEditor
El PGEditor es un poderoso editor de grficos que ofrece 80 tipos de
grficos y control total en el formato de cada elemento del grfico. El
Editor es comnmente usado para formatear el ttulo del grfico, cambiar
los colores y reajustar partes del grfico.
Una caracterstica muy popular del PGEditor es la habilidad de guardar
plantillas para dar formato a grficos. Estas plantillas son como hojas de
estilos para grficos. Contienen instrucciones para dar formato
personalizado que se pueden aplicar instantneamente a los nuevos
grficos. Por ejemplo, si continuamente crea grficos circulares y necesita
que estos aparezcan en colores personalizados, puede crear una plantilla
con esos colores. Despus, cada vez que usted crea un nuevo grfico,
simplemente aplica la plantilla y el grfico es formateado con las
especificaciones de su plantilla.
Vea SSCHART.HLP (ubicado en el directorio\Archivos de
Programa\Seagate Software\SSchart o en el directorio de residencia del
programa) para ms informacin en la programa PGEditor.
Cmo cambiar el tamao y la posicin de un grfico
Puede usar el cuadro de dilogo Tamao y Posicin de Objeto para
especificar la altura, anchura y posicin de un grfico (en pulgadas).
1 Desde la ficha Diseo o la ficha Vista previa, haga clic en el grfico
con el botn derecho del mouse y elija TAMAO Y POSICIN DEL
OBJETO del men contextual.
El cuadro de dilogo Tamao y Posicin de Objeto aparece en su
pantall.
2 En el cuadro de texto X Pos, escriba la distancia que quiere, en
pulgadas, desde la orilla izquierda del objeto grfico hasta el margen
izquierdo de la seccin del informe. La distancia predetermindad es
0.04 pulgadas.
3 En el cuadro de texto Y Pos, escriba la distancia que quiere, en
pulgadas, desde la orilla superior del objeto grfico hasta el margen
superior de la seccin del informe. La distancia predeterminada es
0.02 pulgadas.
4 En el cuadro de texto Altura, escriba la altura vertical que usted
quiere para el grfico, en pulgadas.
5 En el cuadro de texto Anchura, escriba la anchura horizontal que
usted quiere para el grfico, en pulgadasn.
El programa implementar sus especificaciones
inmediatamente.
Cmo cambiar el borde de un grfico
1 Desde la ficha Diseo o la ficha Vista previa, haga clic en el grfico
con el botn derecho del mouse y elija el comando CAMBIAR BORDE
en el men contextual.
El Editor de Formato aparece con la ficha Borde activa.
2 Cambie el borde a su gusto.
El programa implementa estos cambios inmediatamente.
Cmo usar la propiedad de subyacer con grficos
Considerando que los grficos slo se imprimen en ciertas reas y
secciones de su informe la propiedad de expansin hace la creacin de
grficos mucho ms extraordinaria que nunca. Ahora, para poder
comprender mejor los datos, en lugar de imprimir el grfico primero y
luego los datos que representa, usted puede ubicar el grfico junto a ellos.
Vea Caractersticas del rea de impresin, pgina 64.
1 Haga su grfico y ubquelo en la seccin Encabezado de Informe.
Para mayor informacin vea Cmo graficar un campo de resumen o
subtotal, pgina 403.
2 Haga clic en el botn ASISTENTE DE SECCIN en la barra de
3 Realce la seccin Encabezado de Informe en la lista del cuadro
Secciones y active la opcin Expandir las secciones siguientes.
Regresar a su informe y el grfico estar expandido debajo de las
secciones. Mueva y reajuste el grfico como quiera.
Temas relacionados
Cmo hacer que un objeto se expanda a las siguientes secciones, pgina 121
Cmo analizar un grfico
La ficha Anlisis le permite analizar sus grficos a fondo. Los comandos
del men contextual de la ficha Anlisis le ayudan a personalizar su
grfico para que pueda examinar complejos datos e identificar
tendencias.
Hay un nmere de operaciones que usted puede realizar en cualquier
elemento grfico usando la ficha Anlisis, tal como se describe a
continuacin. Adems, el men contextual tiene varios comandos que
son especficamente para grficos. Por ejemplo, en el caso de un grfico
circular, estos comandos le permiten hacer cambios de tamao y ajustar
su rotacin. Si es un grfico de barras, puede encontrar comandos para
alternar las etiquetas. De esta manera, la ficha Anlisis le ofrece la
mxima flexibilidad.
NOTA: Los cambios efectuados en la ficha Anlisis pertenecen al grfico
o grficos que estn actualmente selecciondos. Usted puede tener dos
grficos seleccionados en la ficha de anlisis a la misma vez. Cuando trata
de seleccionar un tercer grfico y ponerlo en la ficha de anlisis tendr
que descartar uno de los grficos previamente seleccionados.
Para analizar un grfico a profundidad, haga clic con el botn derecho en
el grfico y elija INICIAR ANALIZADOR del men contextual. El programa
abre la ficha Anlisis.
Cambio del
ttulo de un
grfico
Para cambiar el ttulo del grfico:
1 Haga clic en el grfico con el botn derecho del mouse y elija el
comando CAMBIAR TTULO DEL GRFICO el cuadro de dilogo
Cambiar Etiqueta aparece en su pantalla.
2 Escriba un nuevo ttulo en el cuadro de texto.
3 Haga clic en Aceptar para regresar a la ficha Anlisis.
El programa implementa sus cambios inmediatamente.
Cambio del
ttulo de los ejes
Puede cambiar el ttulo de los ejes X, Y y Z. Hay un comando separado
para cada uno de los ejes y cada comando abre el cuadro de dilogo
Cambiar Etiquetaen la ficha Anlisis.
1 Haga clic con el botn derecho en el grfico y elija el comando que
desee para cambiar un ttulo (CAMBIAR TTULO DEL EJE X, DEL EJE Y o
DEL EJE Z) en el men contextual.
El cuadro de dilogo Cambiar Etiqueta aparecer en la pantalla.
2 Escriba un ttulo nuevo de eje en el cuadro de dilogo.
Cambio del
orden de la serie
Usted puede cambiar el orden de la presentacin de la serie en el grfico.
Haga clic con el botn derecho del mouse en el grfico y elija CAMBIAR
SERIE en el men contextual y active la casilla de verificacin que aparece
al lado del comando Activar o Desactivar. Si activa la casilla de
verificacin, la serie cambia al reverso. Si desactiva la casilla, vuelve a
cambiar a su orden predeterminado.
Cambio del
orden del grupo
Tambin puede cambiar el orden en que los grupos se ven en el grfico.
Haga clic en el grfico con el botn derecho y elija CAMBIAR GRUPOS en el
men contextual para activar o desactivar la casilla de verificacin que
aparece al lado del comando. Si la casilla es activada, los grupos
cambiarn al reverso. Si la casilla es desactivada, los grupos se
presentarn en el orden predeterminado.
Elaboracin de Mapas 413
18 Elaboracin de Mapas
Introduccin a la creacin de mapas, pgina 414
Eleccin de un mapa, pgina 414
Dnde ubicar un mapa, pgina 418
Ficha Anlisis, pgina 419
Datos a partir de los cuales puede crear un mapa, pgina 419
Para ms informacin acerca de mapas, pgina 420
MANOS A LA OBRA (Elaboracin de mapas), pgina 420
Introduccin a la creacin de mapas
Con Seagate Crystal Reports, usted puede incluir mapas geogrficos
profesionales en sus informes. Los mapas ayudan a analizar los datos de un
informe e identificar tendencias con ms eficiencia. Por ejemplo, podra
crear un mapa para representar ventas por regin. Entonces sera fcil:
G traspasar en las regiones del mapa para ver los datos subyacentes,
G usar uno de los cinco tipos de mapas para analizar los datos, y
G usar la ficha Anlisis para ajustar la apariencia y organizacin del
mapa (permitindole identificar mejor las tendencias).
Para poner en un informe un mapa genrico basado en grupos, primero
debe tener presente en el informe un campo de grupo y un campo de
resumen o de subtotales. Sin embargo, el programa proporciona varios
esquemas de mapas especializados (de detalles, tablas cruzadas y OLAP)
que no requieren grupos y resmenes.
NOTA: Cuando un campo es resumido o subtotalizado, el programa
automticamente agrupa los datos. Par ms informacin, refirase a
Ordenamiento, Agrupamiento y Totalizacin, pgina 263.
Eleccin de un mapa
El Asistente de Mapas ofrece un amplio rango de capacidades de
elaboracin de mapas, incluyendo:
G cuatro esquemas de mapas, y
G cinco tipos de mapas.
Puede elegir el esquema y tipo de mapa ms conveniente para sus datos.
Esquemas de
mapas
El Asistente de Mapas ofrece cuatro esquemas poderosos. Cada esquema
es especialmente til para elaborar mapas a partir de ciertos conjuntos de
datos. Cualquiera de los siguientes esquemas se pueden usar para crear
un mapa:
1. Grupo
El esquema de grupo es un esquema muy simplificado en el cual se
muestra un resumen en cada cambio de un campo geogrfico (tal
como Regin). Con el fin de crear un mapa usando el esquema de
grupo, debe tener por lo menos un grupo y por lo menos un campo
de resumen para ese grupo.
2. Detalle
El esquema de detalle es ms complejo que el esquema de grupo. Use
el esquema de detalle al usar valores de mapa mltiples, en lugar de
slo uno, o cuando no hay grupos o resmenes en el informe.
3. Tablas cruzadas
Use el esquema de tablas cruzadas cuando elabore un mapa a partir
de un objeto de tablas cruzadas. La informacin de las tablas
cruzadas se puede usar como la base del mapa. Un mapa de tablas
cruzadas no requiere grupos ni campos de resumen.
4. OLAP
Use el esquema OLAP para elaborar mapas a partir de una
cuadrcula OLAP. Los datos OLAP pueden usarse como la base del
mapa. Un mapa OLAP no requiere grupos o campos de resumen.
NOTA: Si no hay un mapa relacionado con los datos que ha especificado,
no se mostrar ningn mapa. Por ejemplo, si crea un mapa basado en pas
y uno de sus registros de detalles tiene un pas para el cual no existe un
mapa, aparecer un bloque vaco a menos que la seccin donde se ubica
el mapa haya sido formateada para suprimir los bloques en blanco.
Tipos de mapas El Asistente de Mapas tambin proporciona cinco tipos de mapas bsicos,
cada cual est diseado para una estrategia diferente de analisis de datos.
Considere los tipos de datos que desea analizar para decidir qu tipo de
mapa sera ms adecuado en su informe. Por ejemplo, si espera que el
mapa muestre un elemento de datos por cada divisin geogrfica
(ciudad, estado, pas, etc.), podra usar un mapa de Rangos, de Densidad
de puntos o Graduacin para representarlo. En cambio, si desea que el
mapa presente ms de un valor para cada divisin geogrfica nueva,
entonces podra usar un mapa de Grfico circular o Grfico de barras. Los
tipos de mapas son:
1. De Rangos
Un mapa de Rangos divide los datos entre rangos, asigna un color
especfico para cada rango y despus pone una clave de color en cada
rea geogrfica del mapa para mostrar un rango. Por ejemplo, podra
crear un mapa para mostrar las Ventas del Ao Pasado por Regin.
Si tiene ventas entre cero y 100,000, el mapa podra contener cinco
rangos con intervalos equivalentes, cada uno de 20,000. Podra usar
tonos del color rojo (de rojo oscuro al rojo claro) para poner una clave
de color en cada regin, de acuerdo a las figuras de venta. Entonces
podra usar este mapa para descubrir dnde hay mayores ventas.
Usando intervalos equivalentes, puede que todas sus regiones estn
entre cero y 20,000, excepto quizs una regin (por ejemplo,
California) donde las ventas son excepcionalmente altas (tales como
98,000). Este mapa sera una representacin de los datos deficiente.
Un mapa ms til tendra rangos tales como de 0-5000, 5000-10000, 10001-
15000, 15001-20000, y sobre 20000. Es importante definir los rangos
cuidadosamente. Encontrar opciones de rangos diferentes:
1. Conteo igual
Esta opcin asigna intervalos de tal modo que el mismo nmero de
regiones (o aproximado) aparecen en cada intervalo. En otras
palabras, esta opcin asigna intervalos para que cada color del mapa
sea asignado al mismo nmero de regiones. La cantidad numrica de
los valores de resumen en cada intervalo pueda ser o no ser igual,
dependiendo de las regiones individuales y sus valores de resumen.
2. Rangos iguales
Esta opcin asigna intervalos de manera que los valores de resumen
en cada intervalo son numricamente iguales. El nmero de regiones
en cada intervalo puede ser o no ser igual, dependiendo de las
regiones individuales y sus valores de resumen.
3. Interrupcin natural
Esta opcin asigna intervalos usando un algoritmo que intenta
minimizar la diferencia entre los valores de resumen y el promedio
de esos valores, por cada intervalo.
4. Desviacin estndar
Esta opcin asigna intervalos de tal forma que el intervalo medio se
quiebra en el medio (o promedio) de los valores de los datos, y los
intervalos encima y debajo del rango medio estn una desviacin
estndar por arriba o por abajo del medio. La desviacin estndar es
la raz cuadrada de la variancia. Esto proyecta cmo varios valores
en un conjunto de valores se desvan del medio en ese conjunto.
5. Densidad de puntos
Un mapa de densidad de puntos presenta un punto para cada
ocurrencia de un elemento especfico. Por ejemplo, un mapa de
Estados Unidos que muestre un punto por cada fabricante de barcos
en la nacin. En un estado como Tennessee no habra ningn punto.
En algunos estados costeros, tal como South Carolina, es posible
contar los puntos del mapa ya que su dispersin sera bastante
amplia. Sin embargo, en estados donde la industria de construccin
de barcos es muy importante, como en California y Virginia, la
densidad de puntos formara un slido a lo largo de la costa. El
propsito de un mapa de densidad de puntos es, por lo tanto,
proporcionar una impresin general de la distribucin de un
elemento especificado. Este tipo de mapa es muy parecido a una foto
nocturna de EE.UU. tomada por un satlite, donde es posible ver las
luces de todas las ciudades. Tal mapa no es una manera muy precisa
para impartir informacin (particularmente si usted tiene un gran
nmero de elementos), pero s es una buena forma de dar una
impresin de la distribucin de algo.
6. Graduacin
Un mapa de graduacin es muy parecido a un mapa de rangos, que
muestra un smbolo por instancia de un elemento especificado. El
smbolo, es un crculo, pero usted puede elegir un smbolo diferente
si prefiere. Cada smbolo tiene un tamao proporcional al valor del
elemento que representa (dentro de un rango de tres tamaos). Un
mapa de graduacin imparte la misma informacin que un mapa de
rangos, pero usualmente el mapa de rangos se usa en casos donde las
reas geogrficas tienen bordes geogrficos definitivos (como en caso
de regiones), mientras un mapa de graduacin sera ms bien para
presentar datos que estn vinculados a ciertos puntos en lugar de
reas precisas (como en el caso de ciudades). Por ejemplo, un mapa
de una regin particular podra usar crculos graduados para
representar las ventas de cada oficina. El tamao de cada crculo ser
en proporcin a las ventas (o el rango de ventas) de la oficina que
representa. En este mapa, una oficina que produce $70,000 podra
representarse con un crculo grande, mientras que una que produce
$20,000 se indicara con un crculo pequeo. As que, un mapa de
graduacin ofrece una representacin ms eficiente de datos por
puntos comparado con un mapa de rangos, y utiliza smbolos de
distintos tamaos en lugar de colores para distinguir variaciones en
los valores de los elementos representados.
7. Grfico circular
Un mapa de grficos circulares consiste de un grfico circular sobre
cada rea geogrfica. Los grficos circulares representan elementos
de datos los cuales constituyen un total. Cada seccin del crculo
representa un elemento individual de los datos y muestra el
porcentaje de ese elemento relacionado al total. Por ejemplo, usted
podra crear un mapa de grficos circulares para mostrar los tipos de
combustibles de calefaccin por regin. Pueden haber cuatro tipos de
combustibles de calefaccin (cuatro secciones en cada crculo):
electricidad, gas, lea y solar. Entonces cada regin tendra un
grfico circular para representar la divisin de tipos de combustibles
de calefaccin dentro de esa regin. El estado de Washington
probablemente utiliza un alto porcentaje (una seccin grande del
crculo) de electricidad debido a la abundancia de energa
hidrolgica de esa regin, mientras que Idaho probablemente utiliza
un porcentaje ms alto (una seccin grande del crculo) de gas
natural. Puede usar este tipo de mapa para comparar la distribucin
de varios elementos dentro de una regin en particular. Tambin
puede especificar que los grficos circulares tengan tamaos
proporcionados, con tal de que, como con los smbolos en un mapa
de graduacin, los grficos circulares aparezcan de varios tamaos,
dependiendo de los valores de datos subyacentes. Esto permite
comparar los totales entre regiones.
8. Grfico de barras
Un mapa de grfico de barras funciona como un mapa de grfico
circular, pero puede ser ms til para ciertos conjuntos de datos.
Tpicamente, usted usara un mapa de grfico de barras para
elementos que no suman el 100% (eso es, para elementos de datos
que no constituyen un todo, o para elementos de datos que no estn
relacionados). Por ejemplo, podra crear un mapa de grfico de
barras para representar el uso de combustibles de calefaccin por
regin. Quizs desea analizar el uso de tres tipos de combustibles:
electricidad, gas y solar. Cada grfico de barras en el mapa podra
contener barras individuales para cada uno de estos tipos. En este
ejemplo, los elementos de datos (electricidad, gas y solar) no
constituyen un todo. Puede ser que hayan otros tipos de
combustibles en uso en estas regiones, tales como lea, pero este
mapa slo est interesado en los primeros tres. Adicionalmente, el
propsito del mapa es comparar el uso, en cada regin, de cada tipo
de combustible comparado con el uso en todas las otras regiones. En
un mapa de grfico circular, estos tres tipos de combustibles se
podran mostrar como porcentajes de uso del combustible total
dentro de cada regin, y aunque as puede comparar los porcentajes
de cada regin, probablemente no sera posible comparar los valores
actuales para cada regin, ya que cada regin tendra el mismo valor
total (100%).
Dnde ubicar un mapa
Cuando elije dnde ubicar su mapa, usted determina la cantidad de datos
que sern incluidos en el mapa. Por ejemplo, si ubica el mapa en la seccin
del encabezado de informe, el mapa incluye datos para el informe
completo. En cambio, si ubica el mapa en una seccin de encabezado de
grupo o pie de grupo, los datos mostrados sern especficos a esa seccin.
Su eleccin tambin determina si el mapa ser impreso slo una vez para
el informe completo, o muchas veces (una vez por cada instancia de un
grupo especfico).
NOTA: Si su informe contiene subinformes, tambin puede ubicar mapas en
los subinformes. Vea Cmo insertar un mapa en un subinforme, pgina 425.
Traspasar
usando mapas
La asignacin de mapas no slo es una manera poderosa para presentar
datos, sino tambin es una herramienta poderosa de anlisis. Puede
activar el modo traspasar simplemente haciendo clic en el mapa en la
ficha Vista previa con el botn derecho y elijiendo el comando Traspasar
del men contextual. Cuando usted est trabajando en el modo traspasar
el modo traspasar y mueve el puntero del mouse sobre una seccin del
mapa en la ficha Vista previa, y el puntero se convierte en el cursor de
Traspasar, haga doble clic para ver los detalles subyacentes en esa seccin
del mapa.
NOTA: Si traspasa en una regin que no tiene datos asociados, recibir el
siguiente mensaje: "No hay registros de detalles para esa {Nombre de
regin}". Por ejemplo, si est viendo un mapa mundial y trata de
traspasar en Alemania, pero no existe un grupo alemn en el informe,
entonces recibir el mensaje mencionado arriba.
Ficha Anlisis
Seagate Crystal Reports proporciona una tercera ficha (adems de las
fichas Diseo y Vista previa) especficamente para manipulacin
avanzada de grficos y mapas. Esta es la ficha Anlisis. Use esta ficha
para organizar sus mapas de manera que le permitan analizar con ms
eficiencia. La ficha Anlisis le permite establecer las propiedades de una
instancia individual de un mapa, independiente del resto del informe.
Puede centrar el mapa, aumentar y disminuir la vista, tomar vistas
panormicas, cambiar el estilo del mapa y reorganizar sus capas. Para
ms informacin, vea Ficha Anlisis, pgina 70.
Para activar la ficha Anlisis, haga clic con el botn derecho del mouse en
el mapa que desea analizar y elija el comando INICIAR ANALIZADO en el
men contextual.
Datos a partir de los cuales puede crear un mapa
Usted puede crear un mapa a partir de lo siguiente:
G grupos (vea Cmo crear un mapa a partir de un grupo, pgina 421).
G campos de detalles (vea Cmo crear un mapa a partir de un campo de
detalle, pgina 422).
G resmenes de tablas cruzadas (vea Cmo crear un mapa a partir de
tablas cruzadas, pgina 423).
G datos OLAP (vea Cmo crear un mapa a partir de un cubo OLAP,
pgina 424).
Para ms informacin acerca de mapas
Seagate Crystal Reports viene con un conjunto de mapas estndar. Para
ms informacin y mapas adicionales visite nuestro sitio Web en:
http://www.seagatesoftware.com/moremaps
MANOS A LA OBRA (Elaboracin de mapas)
Cmo crear e insertar un mapa
1 Haga clic en el botn INSERTAR MAPA en la barra de herramientas
estndar.
El Asistente de Mapas aparece con la ficha Datos activada.
2 Use la lista desplegable Ubicar mapa y las opciones Encabezado y Pie
para especificar la ubicacin.
3 Elija un esquema de mapa haciendo clic en uno de los cuatro botones
de mapas de la ficha Datos (Grupo, Detalle, Tablas cruzadas o OLAP).
Para ms informacin sobre los cuatro tipos de esquema de mapas,
vea Esquemas de mapas, pgina 414.
4 Use las listas desplegables, cuadros de lista y los botones de flecha en
la ficha Datos para especificar un campo de resumen (el cual
proveer los valores numricos de su mapa), un campo geogrfico (el
cual proveer las reas geogrficas de su mapa), y valores de mapa.
5 Haga clic en la ficha Tipo.
6 Elija un tipo de mapa haciendo clic en uno de los cinco botones de
mapa en la ficha Tipo (RANGOS, DENSIDAD DE PUNTOS, GRADUACIN,
GRFICO CIRCULAR o GRFICO DE BARRAS). Algunos de estos tipos de
mapas no estarn disponibles con ciertos esquemas. Para ms
informacin acerca de los cinco tipos de mapas, vea Tipos de mapas,
pgina 415.
7 Use la seccin Opciones de la ficha Tipo para especificar las opciones
de estilo y formato relacionadas con el tipo de mapa seleccionado.
8 Haga clic en la ficha Opciones.
9 Use los cuadros de texto y botones de opciones de la ficha Opciones
para dar un ttulo y una leyenda a su mapa.
El programa ubica el mapa en el informe como fue especificado en el
Paso 2 y despus regresa al informe.
El proceso de crear un mapa vara dependiendo de los datos usados para su
asignacin. Las siguientes secciones detallan el proceso de cada asignacin.
Cmo crear un mapa a partir de un grupo
Para crear un mapa a partir de un grupo, puede usar el esquema de
grupo, en el cual usted muestra un resumen (tal como Ventas del Ao
Pasado) por cada campo geogrfico (tal como Regin). Para poder crear
un mapa usando el esquema de grupo, debe tener por lo menos un grupo
y por lo menos un campo de resumen en su informe.
estndar.
El Asistente de Mapas aparece con la ficha Datos activa.
2 Haga clic en el botn Grupos para especificar que desea crear un
mapa a partir de un campo agrupado y resumido.
para especificar la ubicacin del mapa.
4 Seleccione el grupo a partir del cual est creando el mapa en la lista
desplegable En cambio de.
5 Seleccione un campo de resumen en la lista desplegable Mostrar. El
valor en el campo de resumen se mostrar cada vez que el grupo
cambie.
7 Seleccione el tipo de mapa que mejor ilustrar sus datos: Rangos,
Densidad de puntos o Graduacin (vea Tipos de mapas, pgina 415).
formato relacionadas al tipo de mapa seleccionado.
9 Haga clic en la ficha Opciones. Puede usar los cuadros de texto en
esta ficha para especificar un ttulo de mapa y texto informativo.
10 Haga clic en Aceptar una vez que termine. El programa ubica su
mapa en la seccin Encabezado de informe, Encabezado de grupo,
Pie de informe o Pie de grupo, dependiendo de las opciones
seleccionadas en el Paso 3.
Cmo crear un mapa a partir de un campo de detalle
Usando el esquema de detalle, usted puede crear un mapa a partir de un
campo de detalle. Este esquema tambin le permite usar campos
mltiples como valores de mapa. Utilice este esquema para usar valores
de mapa mltiples, en lugar de uno solo, o cuando no tiene ningn grupo
o resmenes en un informe.
NOTA: Usted debe crear el mapa a partir de un campo geogrfico, tal
como Pas, Regin o Ciudad. El programa no puede generar un mapa
basado en un campo no geogrfico.
estndar.
2 Haga clic en el botn Detalle para especificar que desea elaborar un
mapa a partir de un campo de detalle.
4 Seleccione el campo a partir del cual desea elaborar el mapa en el
cuadro de desplazamiento Datos y haga clic en le botn flecha (>)
arriba. El campo aparece en el cuadro de texto Campo geogrfico.
5 Seleccione el campo "en cambio de" (los valores del mapa sern
mostrados en cada cambio de este campo) en el cuadro de
desplazamiento Datos y haga clic en le botn flecha (>) a la izquierda del
cuadro de texto En cambio de. El campo aparece en ese cuadro de texto.
6 Use la combinacin CTRL-Clic para seleccionar los campos que desea
usar como valores de campo en el cuadro de desplazamiento Datos, y
haga clic en el botn flecha (>) a la izquierda del cuadro de
desplazamiento Valores de mapa. Los campos seleccionados aparecen
en este cuadro de desplazamiento.
7 Active la casilla de verificacin No resumir valores si no quiere que el
programa automticamente resuma los valores de mapa. Esta casilla
de verificacin est activada predeterminadamente.
9 Seleccione el tipo de mapa que mejor ilustrar sus datos (vea Tipos de
mapas, pgina 415).
formato relacionadas con el tipo de mapa seleccionado.
11 Haga clic en la ficha Opciones. Los cuadros de texto en esta ficha
pueden usarse para especificar un ttulo de mapa y la informacin de
una leyenda.
Pie de informe o Pie de grupo, dependiendo de las opciones que ha
seleccionado en el Paso 3.
Cmo crear un mapa a partir de tablas cruzadas
Con el esquema de tablas cruzadas, es posible crear un mapa a partir de
un campo de resumen de tablas cruzadas. Por ejemplo, con unas tablas
cruzadas que presentan el nmero total de artculos vendidos de un
producto en cada regin de Estados Unidos, usted podra incluir un
mapa para mostrar el porcentaje de las ventas totales del producto,
proporcionado por cada regin.
Para a crear un mapa a partir de tablas cruzadas, primero debe tener las
tablas cruzadas en su informe. Para ms informacin, vea Objetos de
Tablas Cruzadas, pgina 477.
1 Con el objeto de tablas cruzadas seleccionado, haga clic en el botn
INSERTAR MAPA en la barra de herramientas estndar.
2 Haga clic en el botn Tablas cruzadas para especificar que desea crear
un mapa de tablas cruzadas.
4 De la lista desplegable Crear mapa de, seleccione el campo de resumen
a partir del cual desea crear el mapa. Este campo proveer los datos
numricos para el mapa.
5 De la lista desplegable Mostrar campo geogrfico, seleccione el campo
geogrfico que desea mostrar. Este campo proveer las reas
geogrficas del mapa.
6 Tambin puede seleccionar, si desea, un campo adicional a partir del
cual crear el mapa, de la lista desplegable Subdividido por.
El programa usa este campo para subdividir los grficos circulares o
de barras que aparecen en su mapa.
8 Seleccione el tipo de mapa que mejor ilustrar sus datos (vea Tipos de
mapas, pgina 415).
G Si est creando el mapa a partir de un solo campo (si seleccion
Ninguno en la lista desplegable Subdividido por), puede elegir uno
de estos tipos de mapas: rangos, densidad de puntos o graduacin.
G Si est creando el mapa a partir a partir de dos campos (si
seleccion un campo adicional en la lista desplegable Subdividido
por), entonces puede elegir uno de estos tipos de mapas: grfico
circular o grfico de barras.
10 Haga clic en la ficha Opciones. Puede usar los cuadros de texto en
esta ficha para especificar un ttulo de mapa y la informacin de
leyenda.
Pie de informe o Pie de grupo, dependiendo en las opciones que
seleccion en el Paso 3.
Cmo crear un mapa a partir de un cubo OLAP
Usando esquema OLAP, usted puede crear un mapa a partir de una
cuadrcula OLAP. Para crear un mapa OLAP, primero debe tener una
cuadrcula OLAP en su informe. Para ms informacin, vea Informes con
Datos OLAP, pgina 185.
1 Seleccione la cuadrcula OLAP a partir de la cual quiere crear el
mapa y haga clic en el botn INSERTAR MAPA de la barra de
El Asistente de Mapas aparece con la ficha Datos activada.
2 Haga clic en el botn OLAP para especificar que desea crear un mapa
OLAP.
3 Especifique la ubicacin del mapa por medio de la lista desplegable
Ubicar mapa y las opciones Encabezado y Pie.
4 Use la ficha Datos para seleccionar los campos resumidos y campos
geogrficos que desea utilizar para el mapa.
6 Seleccione el tipo de mapa para mejor ilustrar sus datos (vea Tipos de
mapas, pgina 415).
8 Haga clic en la ficha Opciones. Utilice los cuadros de texto en esta
ficha para especificar el ttulo del mapa y la informacin de leyenda.
El programa ubica su mapa en la seccin Encabezado de informe,
Encabezado de grupo, Pie de informe o Pie de grupo, dependiendo de
las opciones que ha seleccionado en el Paso 3.
Cmo insertar un mapa en un subinforme
Insertar un mapa en un subinforme involucra el mismo proceso utilizado
para insertar un mapa en el informe principal. La nica diferencia es que
al insertar el mapa la ficha Diseo del subinforme debe estar activa.
estndar.
2 Complete el Asistente de Mapas, y haga clic en Aceptar.
El programa ubica el mapa en la seccin que ha especificado en el
Asistente de Mapas y regresa despus a su informe.
3 Cambie el tamao o mueva el mapa si desea.
El proceso de crear un mapa vara dependiendo del tipo de datos donde est
asignando el mapa. Para ms informacin acerca de la asignacin de mapas:
G vea Cmo crear un mapa a partir de un grupo, pgina 421.
G vea Cmo crear un mapa a partir de un campo de detalle, pgina 422.
G vea Cmo crear un mapa a partir de tablas cruzadas, pgina 423.
G vea Cmo crear un mapa a partir de un cubo OLAP, pgina 424.
Cmo editar un mapa usando el Asistente de Mapas
Despus de crear su mapa, usted le puede poner ttulo, encabezados y
una leyenda, y tambin puede cambiar las fuentes o cambiar el tipo de
mapa. Desde la ficha Diseo o la ficha Vista previa, puede fcilmente
abrir el Asistente de Mapas y efectuar sus modificaciones.
1 Haga clic con el botn derecho del mouse en el mapa que desea
editar y elija el ASISTENTE DE MAPAS en el men contextual que
aparece.
El Asistente de Mapas aparece y proporciona todas las
configuraciones del mapa seleccionado.
2 Efecte los cambios necesarios y despus haga clic en Aceptar para
actualizar el mapa.
Cmo cambiar el tamao y la posicin de un mapa
Utilice el cuadro de dilogo Tamao y Posicin de Objeto para especificar
la altura, anchura y posicin de su mapa, en pulgadas.
1 Procediendo desde la ficha Diseo o la ficha Vista previa, haga clic en
el mapa con el botn derecho del mouse y elija TAMAO Y POSICIN
DE OBJETO en el men contextual.
El cuadro de dilogo Tamao y Posicin de Objeto aparecer en su
pantalla.
2 En el cuadro de texto X Pos, introduzca la distancia que desea, en
pulgadas, desde la orilla izquierda del objeto de mapa al margen
izquierdo de la seccin de informe. La distancia predeterminada es
0.04 pulgadas.
3 En el cuadro de texto Y Pos, introduzca la distancia que desea, en
pulgadas, desde la orilla superior del objeto de mapa al margen
superior de la seccin de informe. La distancia predeterminada es
0.02 pulgadas.
4 En el cuadro de texto Altura, introduzca la altura vertical del mapa,
en pulgadas.
5 En el cuadro de texto Anchura, introduzca el ancho horizontal del
mapa, en pulgadas.
6 Haga clic en Aceptar para volver al informe. Sus especificaciones
sern implementadas por el programa inmediatamente.
NOTA: Tambin puede cambiar el tamao y la posicin por medio de
mover y cambiar las medidas directamente en el mapa. Sin embargo, el
cuadro de dilogo Tamao y posicin de objeto le permite hacer
modificaciones ms precisas.
Cmo cambiar el borde de un mapa
1 En la ficha Diseo o ficha Vista previa, haga clic en el mapa y elija
CAMBIAR BORDE en el men contextual.
El Editor de Formato aparece con la ficha Borde activa.
2 Utilice la ficha Borde para cambiar el borde a su gusto. Puede
cambiar el estilo de lnea, el color, y agregar o eliminar una sombra
de fondo.
El programa inmediatamente implementa sus cambios.
Cmo usar la caracterstica de subyacer con mapas
Ya que los mapas slo se pueden imprimir en ciertas reas y secciones de
su informe (vea Caractersticas del rea de impresin, pgina 64 ), la
caracterstica de subyacer hace que la creacin de mapas sea aun ms til.
En lugar de que un mapa se imprima antes de los datos que representa,
puede presentar el mapa al lado de esos datos, lo que resulta en un
informe ms fcil de leer y entender.
1 Haga su mapa y ubquelo en la seccin Encabezado de informe. Para
ms informacin, vea Cmo crear e insertar un mapa, pgina 420.
2 En la ficha Diseo, haga clic con el botn derecho en el rea gris a la
izquierda de la seccin Encabezado de informe y elija FORMATEAR
SECCIN en el men contextual.
3 Active la casilla de verificacin Subyacer las siguientes secciones para la
seccin Encabezado de informe.
4 Cambie el tamao del mapa si es necesario para subyacer las
siguientes secciones.
Cmo analizar un mapa
La ficha Anlisis permite analizar un mapa a fondo. Los comandos en el
men contextual de la ficha Anlisis le ayudan a personalizar su mapa y
examinar datos complejos e identificar tendencias.
Para analizar un mapa a fondo, haga clic en el mapa con el botn derecho
del mouse y elija INICIAR ANALIZADOR en el men contextual que aparece.
Entonces el programa abre la ficha Anlisis.
Vistas y
movimiento de
mapas
Las fichas Vista Previa y Anlisis incluyen comandos para variar el
tamao de la vista (aumentar o reducir), mover y centrar sus mapas. Estos
comandos permiten gran movilidad. Puede aumentar o reducir el
tamao de la vista de un mapa a su gusto, todas las veces que necesite ver
su informacin con ms precisin o de modo general. Puede mover el
mapa a donde desee y el comando de centrar regresa el mapa al centro de
la ficha despus de verlo en panorama. Estos comandos le ofrecen una
flexibilidad mxima para examinar sus mapas.
1 Para hacer magnificar (zoom), haga clic con el botn derecho del
mouse en esa seccin de la ficha Anlisis y active la marca de
verificacin al lado del comando AUMENTAR en el men contextual.
Un cursor de Zoom aparece; haga clic en el mapa para aumentar un
nivel de magnificacin. Haga clic otra vez para aumentar aun ms.
NOTA: Para especificar con ms precisin el rea que desea ampliar,
arrastre el mouse para resaltar la seccin del mapa que desea ver cuando
el cursor de Zoom aparezca.
2 Para reducir la vista de un mapa, haga clic con el botn derecho del
mouse en esa seccin de la ficha Anlisis y active la marca de
verificacin al lado del comando DISMINUIR en el men contextual.
Un cursor de Zoom aparece; haga clic en el mapa para disminuir un
nivel de magnificacin. Haga clic otra vez para disminuir an ms.
3 Para mover un mapa, haga clic con el botn derecho del mouse en
esa seccin de la ficha Anlisis y active la marca de verificacin al
lado del comando MOVER en el men contextual. Un cursor de
panorama aparece. Use este cursor para hacer clic y arrastrar el mapa
de un lado a otro de la pantalla.
4 Para centrar un mapa, haga clic con el botn derecho del mouse
dentro de esa seccin de la ficha Anlisis y elija CENTRAR MAPA en el
men contextual. Tambin puede elegir NINGUNO en el men
contextual para desactivar todas las opciones de movimiento. Esto
evita cualquier magnificacin o movimiento accidental.
NOTA: Si existe un mapa por cada instancia de un grupo, cualquier
especificacin de magnificacin o movimiento que usted especifique, ser
slo para esa instancia. Es decir, si usted aumenta la vista de un mapa en un
encabezado de grupo, esta operacin slo es vlida para ese encabezado
de grupo. Ninguno de los otros encabezados sern cambiados. De esta
forma puede establecer opciones diferentes en cada mapa.
NOTA: Si la opcin Guardar datos con el informe est activa (men
Archivo), sus opciones de magnificacin y movimiento sern guardadas
con el informe. Pero si esta opcin no est activa, entonces solamente las
opciones predeterminadas del mapa sern guardadas.
Cambios del
estilo del mapa
Dentro de la ficha Anlisis se puede cambiar rpidamente el tipo del mapa
y establecer sus propiedades. Por ejemplo, si est analizando un mapa de
rangos y desea ver cmo se veran los datos en un mapa de estilo densidad
de puntos, puede reorganizar el mapa, sin tener que regresar al Asistente
de Mapas y reformatearlo. La ficha Anlisis tambin ofrece opciones ms
avanzadas para cambiar la apariencia del mapa especificado.
1 Haga clic con el botn derecho en la seccin de la ficha Anlisis
donde aparece el mapa y elija CAMBIAR ESTILO DEL MAPA en el men
contextual.
El cuadro de dilogo Personalizar Mapa aparecer en su pantalla.
2 Seleccione el tipo de mapa que desea en la lista desplegable Tipo de
mapa.
3 En la seccin Opciones del cuadro de dilogo establezca las
propiedades del mapa. Las propiedades disponibles varan,
dependiendo del tipo de mapa elegido.
El programa regresa a la ficha Anlisis y sus especificaciones toman
efecto inmediato.
Cambio de las
capas del mapa
Las capas de un mapa se pueden reorganizar en slo un instante.
Tambin puede establecer propiedades, as como visibilidad, para esas
capas y puede agregar o eliminar capas cuando sea necesario.
1 Haga clic con el botn derecho en la seccin apropiada de la ficha
Anlisis y elija CAMBIAR CAPAS en el men contextual.
El cuadro de dilogo Control de Capas aparece.
2 Use los botones SUBIR y BAJAR para organizar las capas del mapa en
el cuadro de lista Capas.
3 Para cada capa del mapa, establezca las propiedades en la seccin
Propiedades del cuadro de dilogo. Puede especificar si la capa va a
estar visible, si se puede seleccionar y si va a ser automticamente
etiquetadas.
4 Si desea, haga clic en el botn Mostrar para abrir el cuadro de dilogo
Mostrar Propiedades. Use este cuadro de dilogo para establecer el
modo de presentacin y rango de magnificacin (la ampliacin
mnima y mxima posible) de la capa en cuestin, y haga clic en
Aceptar para regresar al cuadro de dilogo Control de Capas.
5 Si desea, haga clic en Etiquetas para abrir el cuadro de dilogo
Propiedades de la Etiqueta. Use este cuadro de dilogo para
especificar la visibilidad, el estilo y la posicin de las etiquetas de la
capa en cuestin (si es aplicable), y entonces haga clic en Aceptar para
regresar al cuadro de dilogo Control de Capas.
6 Haga clic en Aceptar para regresar a la ficha Anlisis. El programa
implementa las especificaciones inmediatamente.
Cambio del
ttulo del mapa
Para cambiar el ttulo del mapa:
1 Haga clic en el mapa con el botn derecho del mouse y elija CAMBIAR
TTULO en el men contextual.
El cuadro de dilogo Cambiar Etiqueta aparecer en su pantalla.
2 Introduzca un ttulo nuevo en el cuadro de texto.
OLE 431
19 OLE
Introduccin a los Objetos OLE, pgina 432
Cmo insertar objetos OLE en su informe, pgina 434
Objetos vinculados y objetos incrustados, pgina 435
Dinmica de los comandos del men OLE, pgina 436
OLE y el comando Imagen, pgina 436
Consideraciones generales acerca de OLE, pgina 437
MANOS A LA OBRA (Objetos OLE), pgina 438
Introduccin a los Objetos OLE
En muchas ocasiones encontrar que, despus de insertar un grfico, hoja de
clculo o algn otro objeto en su informe, ms adelante necesita hacer
cambios al objeto. Normalmente para hacer esos cambios, usted tendra que:
G salir de Seagate Crystal Reports,
G abrir el programa original del objeto,
G hacer los cambios al objeto,
G regresar a Seagate Crystal Reports,
G eliminar el objeto original que haba insertado, y
G insertar el nuevo objeto revisado.
Todos estos pasos pueden ser evitados al usar Vinculacin e Incrustacin
de Objetos (usaremos las siglas OLE, del ingls Object Linking and
Embedding, para referirnos a esta funcin). OLE le permite tomar objetos
(llamados objetos OLE) de otros programas (llamados programas
servidor de OLE), e insertarlos en un informe, y luego, si es necesario,
usar esos mismos programas dentro de Seagate Crystal Reports para
editar los objetos.
Para comprender mejor el uso de OLE en el programa, ser de beneficio
conocer algunos de los trminos.
G OLE
OLE es un acrnimo del trmino en ingls Object Linking and
Embedding. Se refiere a la habilidad de crear informes
compuestos, es decir, informes que contienen elementos u objetos
de otros programas y que pueden ser editados usando el
programa original.
G Objeto OLE
Un objeto OLE es, a grandes rasgos, una presentacin de datos,
creado en otro programa y que mantiene una relacin con el
programa en que fue creado. Una imagen (bitmap) creada en el
programa de dibujo, una hoja de clculo de Excel, o un grfico de MS
graph, pueden ser objetos OLE si es que son insertados en el
documento receptor como objetos OLE. Si no son insertados como
tales, no mantienen ninguna relacin con el programa que los origin.
G Programa contenedor de OLE
Un programa contenedor de OLE es uno que puede contener y
procesar objetos OLE creados en otros programas (como Paint o
Excel). Seagate Crystal Reports es un programa contenedor.
OLE 433
G Documento contenedor
Un documento contenedor es un documento creado por medio del
programa contenedor y uno que contiene un objeto OLE.
G Programa servidor de OLE
Un programa servidor de OLE es uno que puede crear objetos
OLE y que luego pueden ser insertados en documentos creados
por programas contenedores. Por ejemplo, Microsoft Word y Excel
son programas que sirven de ambos, servidores de OLE y
contenedores de OLE. O sea, pueden crear objetos OLE y pueden
contener objetos OLE creados en otros programas.
G Documento servidor
Un documento servidor es el archivo creado en el programa
servidor que almacena el objeto OLE original.
G Objetos vinculados
Un objeto vinculado contiene una presentacin del objeto y un
indicador marcando hacia una parte definida del documento
servidor. Cuando usted modifica el objeto original en el
documento servidor, el vnculo asegura que el objeto en su
informe sea modificado automticamente tambin. A la inversa, si
modifica el objeto en el documento contenedor, el archivo del
objeto original tambin ser modificado. Como regla general, use
objetos vinculados cuando quiere que el objeto en el documento
contenedor sea actualizado cada vez que los datos en el
documento servidor cambian.
G Objetos incrustados
Un objeto incrustado contiene una presentacin del objeto, todos
los datos pertinentes al objeto, e informacin acerca del programa
usado para crearlo. Cuando modifica el objeto original en el
documento servidor, nada sucede al objeto incrustado, a menos
que especficamente actualice ese objeto. De igual manera, cuando
modifica un objeto incrustado, nada sucede al original. Como
regla general, utilice objetos incrustados cuando necesite editar el
objeto en el programa contenedor sin afectar el objeto original.
G Edicin en contexto
Edicin en contexto es la habilidad de cambiar las propiedades de
un objetos OLE mientras est en Seagate Crystal Reports (o
cualquier otro programa contenedor de OLE). Los elementos del
men del programa contenedor se cambian para proveer las
herramientas de edicin del programa servidor a fin de poder
hacer los cambios fcilmente.
G Objetos OLE estticos
Un objeto OLE esttico es una imagen de un objeto almacenado en
un documento cuando es guardado. La imagen puede ser exhibida
o impresa por un usuario que no tiene acceso al programa donde
el objeto original fue creado. El objeto no puede ser editado en su
contexto, sin antes convertirlo en otro objeto de tipo editable. Los
objetos OLE estticos ofrecen un mejor rendimiento en la pantalla
y en la impresin, que las imgenes estndar.
Cuando ubica objetos OLE en su informe, el objeto forma parte del informe.
Si necesita editar el objeto, simplemente hace doble clic en l y lo modifica
usando las herramientas de edicin del programa usado para crear el
objeto en primer lugar (o un programa similar que permita este tipo de
edicin). Esto se aplica a todos los objetos, excepto objetos OLE estticos.
Usando objetos OLE en su informe le permite crear informes colmados de
informacin que pueden ser mantenidos y actualizados fcilmente.
Cmo insertar objetos OLE en su informe
Hay varias maneras de insertar objetos OLE en su programa.
G Una de las maneras es cortar el objeto del programa servidor de
OLE y pegarlo en su informe usando el comando PEGAR ESPECIAL
en el men Edicin. Si el objeto puede ser pegado en una variedad
de formatos, usted decide que formato quiere usar. Por ejemplo,
cuando inserta texto de un documento de Microsoft Word, puede
pegarlo como un documento de texto de Microsoft Word (que
puede ser editado en Word) o como un metarchivo que
simplemente es una imagen no editable del texto. Usando el
comando PEGAR ESPECIAL puede ubicar tanto objetos incrustados
como vinculados.
G Puede crear un objeto nuevo o importar uno ya existente
utilizando el comando OBJETO OLE del men Insertar. Tambin de
esta manera, puede colocar objetos vinculados o incrustados.
G Finalmente, puede arrastrar y ubicar un objeto de un programa
servidor de OLE. Hace esto abriendo Seagate Crystal Reports en
una ventana y el programa servidor de OLE en otra y arrastrando
el objeto entre ambos. Cuando arrastra un objeto a un informe, el
objeto es incrustado en lugar de ser vinculado.
NOTA: Los comandos COPIAR y PEGAR ESPECIAL del men Edicin, o
arrastrar y ubicar, son los mtodos ms apropiados para los casos en que
quiere insertar informacin selectiva, o sea, parte de archivos muy largos.
El comando OBJETO del men Insertar es ms apropiado cuando quiere
insertar archivos completos.
OLE 435
Objetos vinculados y objetos incrustados
Ya que los objetos vinculados y los incrustados tienen propiedades
diferentes, es importante considerar las capacidades de cada uno para
decidir cual formato de OLE usar.
Objetos
vinculados
Cuando inserta un objeto vinculado, Windows copia una imagen
instantnea de los datos de un archivo ya existente. Slo la imagen del
objeto es agregada al informe. Los datos reales permanecen con el archivo
original.
Cuando abre el objeto desde su informe, el archivo original es abierto
dentro del programa en que fue creado. Cualquier cambio que hace
cambia directamente el archivo original.
Si desea que los datos en el objeto permanezcan disponibles para otros
programas y que aquellos siempre reflejen los cambios ms recientes,
vincule el objeto a su informe.
NOTA: Cuando tiene objetos vinculados y por alguna razn corta esa
vinculacin usando el cuadro de dilogo Vnculos, usted est cortando
toda conexin con los datos originales en el documento servidor. Un
objeto vinculado en un programa contenedor es simplemente una
presentacin del objeto y un vnculo entre el objeto y el documento
servidor. Cuando interrumpe el vnculo, se queda nicamente con la
presentacin y sin la relacin con los datos originales o las capacidades
de edicin del programa servidor. En este caso, Seagate Crystal Reports
convierte el objeto en una imagen (metarchivo), un objeto por si solo que
no puede ser editado usando las capacidades de OLE ni tampoco puede
ser convertido a un objeto OLE editable.
Objetos
incrustados
Puede crear un objeto incrustado desde Seagate Crystal Reports, o puede
crearlo usando informacin de un archivo existente. Los datos, como
tambin la imagen del objeto, son guardados con su informe.
Si desea crear para su informe un nuevo objeto desde el principio o si
desea copiar la informacin de un archivo existente y editar los datos sin
afectar el archivo original, incruste el objeto en su informe.
G Si usted cambia el objeto original, el objeto incrustado no cambia.
G Si edita un objeto incrustado, los cambios que le hace al objeto son
guardados con el informe, y no afectan el original.
Dinmica de los comandos del men OLE
El comando OBJETO del men Insertar es muy dinmico. Cambia de
acuerdo al objeto seleccionado para reflejar las propiedades del objeto y
sus opciones.
El objeto puede describirse como un Documento, una Imagen Bitmap,
una Imagen, una Hoja de clculo, o una descripcin similar.
G Si el objeto est incrustado, el men Insertar muestra los comandos
disponibles para ese tipo de objeto incrustado.
G Si el objeto est vinculado, el men Insertar muestra los comandos
para ese tipo de objeto vinculado.
Los comandos en el men contextual cambian en forma similar.
Estos comandos dinmicos son provistos para darle un mayor control
cuando est trabajando con objetos OLE.
OLE y el comando Imagen
Si coloca imgenes en su informe usando el comando OBJETO del men
Insertar, puede usar la imagen tanto como un objeto incrustado como uno
vinculado.
Ahora, si coloca imgenes en su informe utilizando el comando IMAGEN
del men Insertar, Seagate Crystal Reports las convierte a objetos OLE
estticos para mejorar el rendimiento en la pantalla y en la impresin.
Sin embargo, los objetos estticos no permiten la edicin en contexto. Si
desea editar el objeto, tendr que convertirlo a un objeto de tipo editable
utilizando el comando CONVERTIR del men Edicin.
Si usted inserta imgenes usando los comandos OBJETO o PEGAR ESPECIAL
del men Insertar, Seagate Crystal Reports automticamente los
convierte en objetos OLE estticos, pero no convierte imgenes que han
sido almacenadas en bases de datos como valores de campo BLOB. Si
coloca campos imgenes de bases de datos en su informe, el programa los
muestra como imgenes normales sin ninguna caracterstica OLE.
OLE 437
Consideraciones generales acerca de OLE
Hay varios puntos para tener en cuenta cuando utiliza la funcionalidad
de OLE.
G Cuando hace doble clic en un objeto OLE incrustado, Seagate
Crystal Reports cambia sus menes y barras de herramientas a
aquellas del programa servidor del objeto. Cuando termine de
editar, haga clic afuera del objeto y reaparecern las herramientas
G Cuando hace doble clic en un objeto OLE vinculado, el programa
abre el programa servidor con el objeto ya listo para ser editado.
No es posible editar en contexto un objeto vinculado en Seagate
Crystal Reports porque est trabajando con el objeto original.
Como el objeto puede estar vinculado a varios otros documentos y
como ms de una persona puede querer editarlo en un momento
dado, mostrar el original en el programa servidor limita el acceso a
un editor por vez.
G El sistema Windows 3.1 contiene el programa Microsoft
Paintbrush (PBRUSH.EXE) como el editor de imgenes original.
Windows 95 y Windows 98 contienen el programa Paint
(MSPAINT.EXE) como el nuevo editor de imgenes. Si usted va a
usar ambos sistemas operativos y trabajar constantemente entre
estas ventanas, es mejor crear los informes en Windows 3.1 en
lugar de Windows 95. Porque mientras que Windows 95 y
Windows 98 saben como registrar y convertir imgenes OLE de
PBRUSH.EXE a imgenes OLE de MSPAINT, no sucede lo mismo
a la inversa. Usted puede abrir en Windows 95 o Windows 98 un
informe creado en Windows 3.1 conteniendo imgenes OLE, pero
no puede abrir un informe con imgenes OLE de Windows 95 o
Windows 98 en Windows 3.1.
MANOS A LA OBRA (Objetos OLE)
Cmo se presentan los objetos OLE en su informe
Los objetos OLE pueden mostrarse de diferentes maneras en su informe,
dependiendo de las opciones disponibles en el cuadro de dilogo Insertar
Objeto y la manera en que elige insertar el objeto.
G El objeto puede ser representado por un icono en su informe. Esta
es una buena manera de mostrar imgenes grandes, para que el
procesamiento del informe no lleve mucho tiempo. Los usuarios
pueden luego, hacer doble clic en el icono y cargar la imagen ms
tarde si as lo desean.
G Si ha creado el objeto desde un archivo existente, los datos de ese
archivo (o un icono) se vern en su informe. Usted puede editar los
datos, si desea, al hacer doble clic en el objeto o el icono.
G Si usted crea un objeto nuevo, el programa para originar ese tipo
de objeto se abrir para completar el objeto. Cuando termina y
cierra ese programa, el objeto o su icono se mostrar en el informe.
Temas relacionados
Busque cuadro de dilogo Insertar Objeto en la Ayuda en lnea.
Cmo usar OLE Tutorial de introduccion
La manera ms fcil de comprender los conceptos OLE es creando un
informe de muestra usando objetos estticos, incrustados y vinculados
para mostrar las diferencias entre ellos.
Objetos OLE
estticos
1 Para comenzar, origine un informe usando los datos de muestra,
XTREME.MDB, y coloque un campo en la seccin Detalles del informe.
Esto se hace slo para configurar un informe, siendo que lo nico que
le interesa es el objeto OLE, no importa que tipo de campo inserta.
2 Elija el comando IMAGEN del men Insertar, elija xtreme.bmp del
directorio Archivos de programa\Seagate Software\Crystal Reports,
y cuando el rectngulo de colocacin aparezca, ubique la imagen
cuanto ms a la izquierda pueda, en la seccin Encabezado de
informe.
OLE 439
3 Haga clic con el botn derecho en la imagen. Cuando el men
contextual aparezca ver que la imagen est identificada como un
objeto OLE.
4 Haga doble clic en el objeto, y ver que nada sucede. Un objeto OLE
esttico no puede ser editado.
Objetos OLE
incrustados
1 Elija el comando OBJETO OLE del men Insertar.
El cuadro de dilogo Insertar Objeto aparecer en su pantalla.
2 Haga clic en la opcin Crear de archivo. El cuadro de dilogo cambia,
permitindole escribir el nombre de un objeto o buscar un objeto.
3 Haga clic en Examinar y elija xtreme.bmp del directorio \Archivos de
Programa\Seagate Software\Crystal Reports.
4 Haga clic en Insertar para regresar al cuadro de dilogo Insertar
Objeto.
Un marco de objeto aparecer en su pantalla.
6 Coloque el objeto a la derecha de la primera imagen en la seccin
Encabezado de Informe.
7 Haga clic con el botn derecho en la imagen y ver que sta tambin
est identificada en el men contextual como un objeto OLE. El
segundo comando del botn del men contextual lo identifica como
un Objeto de Imagen Bitmap. Es un objeto OLE incrustado.
8 Ahora haga doble clic y notar que an cuando usted permanece en
Seagate Crystal Reports todos los menes y herramientas han
cambiado a los de Microsoft Paint. Usando esas herramientas usted
puede editar la imagen en contexto si lo desea. Recuerde que an
cuando est trabajando con las herramientas del programa servidor
de OLE, no est trabajando en el objeto original, sino en una copia
del original, por lo que nada que usted haga aqu afectar al objeto
original.
9 Haga clic en el primer objeto que coloc, el objeto OLE esttico. Note
que cuando hace clic en ese objeto, las herramientas y menes
cambian nuevamente a los de Seagate Crystal Reports. Esto confirma
que los objetos estticos no pueden ser editados en contexto.
Tambin le muestra cmo dejar de editar en el objeto incrustado.
Cuando ha terminado de editar, simplemente haga clic afuera del
objeto para regresar a Seagate Crystal Reports.
Imagen bitmap
vinculada
1 Elija el comando OBJETO OLE del men Insertar.
El cuadro de dilogo Insertar Objeto aparecer en su pantalla.
2 Haga clic en la opcin Crear de archivo.
El cuadro de dilogo cambia, permitindole escribir el nombre de un
objeto o buscar un objeto.
3 Haga clic en Examinar y elija xtreme.bmp del directorio \Archivos de
Programa\Seagate Software\Crystal Reports.
4 Haga clic en Insertar para regresar al cuadro de dilogo Insertar
Objeto.
5 Esta vez active la casilla de verificacin Vincular.
Aparecer un rectngulo de colocacin.
7 Coloque el objeto a la derecha del objeto incrustado.
8 Haga clic con el botn derecho en el objeto y ver que ste tambin
est identificado como un objeto OLE. El segundo comando del
botn del men contextual lo identifica como un Objeto Vinculado
de Imagen Bitmap.
9 Haga doble clic en el objeto. Note como se abre Microsoft Paint
mostrando la versin original del objeto. Cualquier cambio que haga
al original se ver reflejado en la versin que aparezca en su informe.
10 Cierre Microsoft Paint y regrese a su informe.
Cmo convertir
un objeto OLE
esttico a una
imagen bitmap
vinculada
1 Haga clic con el botn derecho en el primer objeto que coloc, el
objeto OLE esttico.
2 Cuando aparece el men contextual, elija CONVERTIR OBJETO
IMAGEN.
El cuadro de dilogo Convertir aparecer en su pantalla.
3 Seleccione Imagen Paintbrush de la lista Tipo de objeto, y haga clic en
Aceptar. De esta manera a convertido un objeto OLE esttico a un
Objeto OLE editable.
4 Haga clic con el botn derecho en el objeto que acaba de convertir y
note que el segundo comando en el botn del men contextual es
ahora OBJETO DE IMAGEN BITMAP. El mismo comando que apareciera
con el objeto incrustado.
5 Ahora haga doble clic en el objeto. Note que se abre Microsoft Paint
como sucedi con el objeto vinculado de imagen bitmap.
OLE 441
6 Haga clic en el botn GUARDAR de la barra de herramientas estndar
y guarde el informe como OLE.RPT.
Cmo arrastrar y
ubicar objetos
OLE
Un procedimiento ms necesita ser demostrado: arrastrar un objeto del
programa servidor y ubicarlo en Seagate Crystal Reports. Para este
ejemplo, trabajar con un objeto de hoja de clculo en lugar de un grfico.
NOTA: Este procedimiento asume que usted tiene Microsoft Excel en su
computadora u otro programa similar que puede ser un programa
servidor de OLE.
1 Abra los programas de Seagate Crystal Reports y Microsoft Excel y
ajstelos para tener ambos visibles en su pantalla. Necesita poder ver
de dnde viene y a dnde va el objeto.
2 En Seagate Crystal Reports, abra OLE.RPT.
3 En Excel origine una hoja de clculo sencilla, colocando nmeros del
uno al diez en las celdas A1 a A10.
4 Resalte las celdas A1 a A10.
5 Mueva el puntero a la orilla izquierda de las celdas resaltadas hasta
que el puntero se transforme en una flecha.
6 Presione el botn del mouse y mantngalo presionado. Esto prepara
las celdas para ser movidas. Como nicamente quiere copiar las
celdas, presione la tecla Control y tambin mantngala presionada.
7 Ahora arrastre las celdas a la seccin Detalles del informe en Seagate
Crystal Reports y una vez que las celdas estn ubicadas, suelte el
botn del mouse y la tecla Control. Eso es todo lo que tiene que hacer
para arrastrar un objeto OLE a su informe.
8 Guarde el archivo en Excel y cierre el programa.
9 Haga clic con el botn derecho en el objeto de hoja de clculo, y
cuando el men contextual aparezca ver que est identificado como
un objeto OLE y que el penltimo comando lo identifica como un
Objeto Worksheet.
10 Haga doble clic en dicho objeto y los menes y herramientas
cambian a los del programa servidor de OLE para que pueda editarlo
en su contexto. El objeto es un objeto incrustado. Cualquier cambio
que haga al objeto no afectar al original.
11 Haga clic afuera del objeto cuando termine. Los menes y
herramientas vuelven a cambiarse a los de Seagate Crystal Reports.
Ahora tiene una comprensin prctica de OLE. Usted puede usar estas
funciones de Seagate Crystal Reports para hacer su tarea ms eficiente.
Cmo insertar un grfico o imagen como un objeto OLE
Usted puede agregar a su informe grficas o imgenes existentes como
objetos OLE o crear grficas o imgenes nuevos.
1 Elija el comando OBJETO OLE del men Insertar. El cuadro de
dilogo Insertar Objeto aparecer en su pantalla. Ver que tiene dos
opciones, puede:
G insertar un objeto existente, o
G crear un nuevo objeto en Seagate Crystal Reports usando edicin
en contexto.
...El programa asociado
tomar control de
para permitirle crear el
objeto en contexto.
Cuando elige la opcin
Crear nuevo
2 Seleccione el Tipo de
Objeto que quiere crear.
OLE 443
3 Cuando termine, haga clique en cualquier parte de su informe para
salir del programa de grfico.
Un marco del tamao aproximado al objeto (o icono) aparece.
4 Escriba la ruta de acceso completa
del objeto que quiere insertar.
6 Si no conoce la ruta de acceso, haga
clic en examinar para localizar el objeto.
5 Active esta opcin si
quiere que el objeto sea
actualizado
automticamente.
7 Ubique el objeto OLE (aqu
muestra el icono) donde usted
quiera que aparezca en el informe.
Subinformes 445
20 Subinformes
Qu son los subinformes, pgina 446
Subinformes vinculados y no vinculados, pgina 446
Cmo funciona el vinculamiento de subinformes, pgina 447
Vnculos de bases de datos versus subinformes en situaciones de uno a varios,
pgina 449
MANOS A LA OBRA (Subinformes), pgina 449
Qu son los subinformes
Un subinforme es un informe incluido dentro de otro informe. Se crea de
la misma manera que cualquier otro informe. Un subinforme contiene la
mayora de las caractersticas de un informe y puede tener su propio
criterio de seleccin de registros. Las nicas diferencias entre un
subinforme y un informe principal son, que un subinforme:
G est incluido como un objeto en un informe principal; no puede
estar por s solo,
G puede ser colocado en cualquier seccin del informe y el
subinforme completo se imprimir en esa seccin, y
G no puede contener en s mismo otro subinforme.
Por lo general, hay cuatro ocasiones en que usted utilizar un subinforme:
1. Cuando desea combinar informes no relacionados en un solo
informe. Vea Cmo combinar informes no relacionados usando
subinformes, pgina 455.
2. Cuando desea coordinar datos que no pueden ser vinculados de
ninguna otra manera vea Cmo usar subinformes con datos "no
vinculables", pgina 457.
3. Cuando desea presentar en un solo informe perspectivas diferentes
de los mismos datos. Vea Cmo mostrar los mismos datos de diferentes
maneras en un solo informe, pgina 462.
4. Cuando est haciendo bsquedas uno a varios desde un campo
que no est indexado en el campo de bsqueda. Vea RELACIONES
UNO A VARIOS, pgina 553.
Subinformes vinculados y no vinculados
No vinculados Subinformes no vinculados son independientes; sus datos no estn
coordinados de ninguna manera con los datos en el informe principal.
Esto no significa que un subinforme no vinculado tenga que usar los
mismos datos que el informe principal, puede utilizar la misma fuente de
datos o una diferente. Tampoco significa que el subinforme est limitado
a generar informes en una sola tabla, puede estar basado en una o en
varias tablas.
Lo que significa es que el programa no intenta cotejar los registros de un
informe con los registros de otro. Los informes son tratados como no
relacionados, no importando las fuentes de datos subyacentes.
Subinformes 447
Vinculados Lo contrario sucede con subinformes vinculados. Sus datos s estn
coordinados. El programa coteja los registros en el subinforme con los
registros del informe principal. Por ejemplo, si crea un informe principal
con informacin de clientes y los vincula a un subinforme con
informacin de pedidos, el programa crea un subinforme para cada
cliente e incluye en l todos los pedidos de ese cliente.
Para mayor informacin sobre vinculacin, busque Indice de Temas de
Vnculo Visual en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
Cmo funciona el vinculamiento de subinformes
Cuando vincula un subinforme a un informe principal, el programa crea
el vnculo por medio de un campo de parmetro. Vea Campos de
Parmetro, pgina 377.
NOTA: Cuando un informe que contiene datos es agregado como un
subinforme vinculado, los datos son actualizados en la base de datos. Los
subinformes que no estn vinculados pueden mantener los datos guardados.
Cuando selecciona un campo de vnculo de subinforme:
G el programa crea en el subinforme un campo de parmetro que es
utilizado para recuperar los valores pasados por el informe
principal.
G el programa tambin crea una frmula de seleccin de registros
para el subinforme utilizando el campo de parmetro.
la frmula de seleccin limita el subinforme a esos registros en
que el campo de vnculo es igual al valor del campo de
parmetro.
Cuando usted elabora el informe, el programa encuentra el primer
registro del campo principal que necesita y pasa el valor en el campo de
vnculo al campo de parmetro en el subinforme. El programa entonces
crea el subinforme con la seleccin de registros basada en el valor del
campo de parmetro. Por ejemplo:
G Puede crear un informe que muestre los datos de clientes y un
subinforme que muestre los datos de pedidos, vinculando ambos
usando el campo Id del Cliente.
G Cuando elabora el informe, el programa encuentra el primer
registro del cliente que necesita y pasa el valor de Id del Cliente de
ese registro al campo de parmetro del subinforme.
G Luego, el programa elabora el subinforme Pedidos. Como la
frmula de seleccin del subinforme selecciona slo los registros
en que el valor de Id del Cliente es igual al valor del campo de
parmetro y como este valor es igual al de Id del Cliente en el
primer registro del informe principal, el subinforme contiene slo
esos registros que tienen la misma identificacin de cliente, es
decir, aquellos registros que son pedidos del primer cliente.
G Cuando el subinforme termina, el programa va al segundo registro
que necesita del informe principal, imprime los datos del cliente y
despus pasa este nmero de Id del Cliente al campo de
parmetro.
G El programa entonces elabora un subinforme incluyendo slo esos
registros de pedido del segundo cliente.
G El proceso contina hasta que el informe queda terminado.
G Toda esta manipulacin del campo de parmetro toma lugar en el
trasfondo. Usted simplemente elige los campos que desea utilizar
para vincular el informe principal con el subinforme y el programa
hace el resto. Los valores son pasados sin que el campo de
parmetro le pida un valor.
NOTA: Si tiene un subinforme vinculado y hace clic en el botn VISTA
PREVIA en la barra de herramientas estndar de la ficha Diseo del
subinforme, el programa elabora el informe por su cuenta, sin primero
recibir un valor de campo de parmetro del informe principal. En este
caso, el programa muestra el cuadro de dilogo Introducir Valores de
Parmetro para el Subinforme, pidindole un valor.
El valor que se escribe aqu es
el valor que el programa usa
para elaborar el subinforme.
Subinformes 449
Vnculos de bases de datos versus subinformes en situaciones de
uno a varios
Cuando dos tablas en su informe tienen una relacin de uno a varios, el
programa recupera los datos en diferentes maneras dependiendo de:
G la fuente de datos,
G la situacin del ndice,
G el criterio de seleccin de registros, y
G si es que usted est creando un solo informe basado en tablas
vinculadas o un informe principal que contiene un subinforme.
Cuando est considerando si utilizar tablas vinculadas o un subinforme,
necesita entender las implicaciones de ambos. Estas cuestiones son
tratadas plenamente en la seccin Consideraciones de desempeo en los
vnculos de uno a varios, pgina 553.
Como regla general:
G si tiene tablas indexadas,
G si est vinculando campos indexados, y
G si tiene el criterio de seleccin de registros de rango limitando
basado en campos indexados.
El programa necesita leer el mismo nmero de registros ya sea que est
vinculando tablas en un solo informe o est utilizando subinformes. Ya
que cada subinforme es elaborado como un informe separado, es posible
que le lleve menos tiempo elaborar el informe usando tablas vinculadas.
Vea Tablas indexadas, pgina 550.
MANOS A LA OBRA (Subinformes)
Los primeros dos temas en esta seccin, Cmo insertar un subinforme,
pgina 450 y Cmo vincular un subinforme a los datos del informe principal,
pgina 452 explican en detalle cmo realizar las dos tareas bsicas de
generar subinformes. Usted har una o ambas tareas cada vez que elabore
un subinforme. Los dems temas tratan sobre aspectos especficos de
subinformes: cmo crear tipos especficos de informes utilizando
subinformes. Estos se explican en trminos generales (crear un
subinforme, vincular estos dos campos y as sucesivamente). Refirase a
los dos primeros temas para realizar esas tareas especficas.
Cmo insertar un subinforme
1 Haga clic en el botn SUBINFORME de la barra de herramientas
suplementaria.
El cuadro de dilogo Insertar Subinforme aparecer en su pantalla.
El programa despliega un marco rectangular de ubicacin.
G Si usted import un subinforme existente, el programa crea una
ficha Diseo de Subinforme etiquetada con el nombre del
subinforme.
Si no necesita editarlo, la tarea est terminada.
Si desea editarlo, haga clic en la ficha Diseo de Subinforme y
haga sus modificaciones.
2 Para seleccionar un
subinforme existente, haga clic
en el botn de esta opcin y
escriba el nombre en el cuadro
de texto. Si no sabe el nombre,
haga clic en el botn Examinar
y bsquelo en el cuadro de
dilogo que aparece o...
...para crear un subinforme nuevo, haga clic en el botn de
esta opcin y escriba un nombre en el cuadro de texto. Si
desea asistencia para la creacin del subinforme, haga clic
en el botn Asistente de Informe.
4 Mueva el marco a donde quiera
que aparezca en el informe y
haga clic una vez para ubicarlo.
Subinformes 451
G Si est creando un nuevo informe, el programa crea una ficha
Diseo de Subinforme etiquetada con el nombre del subinforme.
Si desea hacer ms modificaciones de lo que hizo en el
Asistente, haga clic en la ficha Diseo de Subinforme y termine
el subinforme como lo hara con cualquier otro informe.
Para mayor informacin acerca de cmo crear una imagen personalizada
para la ficha Vista previa del Subinforme, vea Cmo agregar ttulos a los
subinformes, pgina 461.
Cmo hacer una vista previa del subinforme
Podra ser que algunas veces usted quisiera revisar solamente el
subinforme, en lugar de revisarlo como parte del informe principal. Por
ejemplo, quizs necesite ver y analizar los datos del subinforme para un
conjunto de valores de parmetro especfico. A diferencia de la mayora
de los diseadores de informes para Windows que no le permiten hacer
eso, con Seagate Crystal Reports es muy sencillo.
1 Haga clic en la ficha Diseo que corresponda al subinforme de su
inters.
2 Haga clic en el botn VISTA PREVIA en la barra de herramientas
estndar.
El programa muestra el subinforme seleccionado.
Para ver el informe principal,
haga clic en la ficha Vista previa.
Para ver el subinforme, haga clic en el botn
Vista Previa del subinforme.
Cmo vincular un subinforme a los datos del informe principal
Muchas veces los datos en un subinforme complementan los datos en el
informe principal. Usted puede, por ejemplo, tener datos de clientes en
un informe principal y utilizar subinformes para mostrar los pedidos de
cada cliente.
En tales casos, necesitar coordinar los datos en el informe principal y el
subinforme para que los pedidos en cada subinforme coincidan con el
cliente correspondiente.
Para hacer esto, necesita especificar un campo en el subinforme y uno en
el informe principal que contengan datos en comn. Seagate Crystal
Reports utiliza estos campos para coordinar los datos. Hace esto por
medio del cuadro de dilogo Vnculos de Subinforme. Puede abrir el
cuadro de dilogo de dos maneras:
1. Si est importando un informe como un subinforme o creando uno
desde el principio, puede abrirlo haciendo clic en el botn Vnculos de
subinforme en el cuadro de dilogo Insertar Subinforme. De esta
manera puede construir o importar el subinforme y vincularlo al
informe principal en un solo proceso coordinado.
Datos del informe
principal.
Datos vinculados
del subinforme.
Subinformes 453
2. Si ya tiene un subinforme en su informe principal y no lo vincul en
un principio, puede abrir el cuadro de dilogo Vnculos de
Subinforme al seleccionar VNCULOS DEL SUBINFORME en el men
Edicin.
Una vez que est en el cuadro de dilogo Vnculos del Subinforme,
siga este procedimiento:
4 Repita los Pasos 2 y 3 cuantas veces sea necesario para cada vnculo
que desea establecer.
5 Use la seccin Vnculo de campo (el cual aparecer solamente si ha
seleccionado un campo vinculado) para establecer el vnculo para
cada campo de vinculacin.
G Seleccione el subinforme que desea vincular de la lista desplegable
Campo de parmetro de subinforme a usar.
G Active el cuadro de verificacin Seleccionar datos basados en campo si
desea organizar los datos del subinforme que estn basados en un
campo especfico (este es el equivalente rpido al usar el Asistente
de Seleccin). Si no hay nada especificado aqu, el subinforme
adoptar la organizacin del informe principal.
Ahora, cuando usted ejecute el informe, el programa coordinar los datos
en el informe principal y el subinforme.
1 Elija el subinforme que desea vncular dentro
de este cuadro de lista desplegable (si no ha sido
seleccionado an).
3 Haga clic
en el botn
Agregar.
El campo ser
agregado al
cuadro de
lista Campos
para vincular,
seleccionn-
dolo como un
campo de
vnculo.
2 Resalte el campo que
desea utilizar como el campo
de vnculo en el informe
principal (contenedor).
NOTA: El tipo de campo del Informe Contenedor determina cuales
campos del subinforme sern visibles. Ya que Seagate Crystal Reports lee
las fechas ya sea como campos de cadenas, fecha o fecha-hora, usted
debe asegurarse que el tipo de campo de parmetro en el subinforme
coincide con el tipo de campo establecido en las Opciones del informe en
el informe principal para el campo que desea vincular.
Cmo vincular un subinforme al informe principal sin modificar
la frmula de seleccin
Podran haber ocasiones en que usted necesite usar un campo de
parmetro vinculado en un subinforme pero no quiere que ese campo sea
usado como parte de la frmula de seleccin para el subinforme. Por
ejemplo, podra necesitar que el informe principal pase un valor de
resumen que pueda ser usado en clculos por el subinforme, o quizs
necesite que el informe principal pase el ttulo del subinforme.
Con Seagate Crystal Reports puede hacerlo, pero necesita entender la
manera en que el programa maneja la vinculacin de subinformes para
que trabaje de la manera que usted quiere.
Seagate Crystal Reports utiliza un mecanismo de campos de parmetro
para vincular subinformes a un informe principal.
Si usted vincula un campo en el informe principal a un campo en el
subinforme que no es un campo de parmetro, el programa:
G crea automticamente un campo de parmetro para completar la
vinculacin, y
G modifica la frmula de seleccin de registros del subinforme para
que seleccione nicamente los registros donde el campo del
subinforme sea igual al valor del campo de parmetro.
La necesidad de un campo de parmetro es implcita, de all que a esta
situacin se le denomina Vinculacin Implcita.
Cuando vincula un campo en el informe principal al campo de parmetro
que usted cre en el subinforme, el Asistente de Vnculo Visual:
G verifica el vnculo que ha especificado,
G no crea ningn otro campo de parmetro adicional, y
G no modifica la frmula de seleccin de registros del subinforme.
Cuando especifica un vnculo, la situacin se denomina Vnculo
Explcito.
Subinformes 455
Por ejemplo, si necesita vincular un subinforme a un informe principal
pero no quiere modificar la frmula de seleccin, necesita usar un vnculo
Explcito. Para hacer esto:
1 Cree un campo de parmetro en el subinforme.
2 Vincule un campo en el informe principal al campo de parmetro
usando el Asistente de Vnculo Visual.
Cmo combinar informes no relacionados usando subinformes
Podran haber ocasiones en que usted desee combinar informes no
relacionados en un solo informe. Por ejemplo, podra necesitar un
informe que presente:
G Cifras venta por agente de ventas
G Cifras de venta por producto
An cuando ambos informes tratan con datos de ventas, no hay en
realidad una relacin lineal entre los informes.
ilustrar los conceptos, no la presentacin real de su informe terminado.
Puede combinar informes no relacionados en un solo informe utilizando
subinformes. Si bien los informes podran estar basados en el mismo
conjunto de datos, no es necesario que lo estn. Cada uno puede estar
basado en conjuntos de datos completamente diferentes.
Cada uno de estos informes es autnomo; los datos en ellos no estn
vinculados de ninguna forma. Este es el tipo de subinformes ms sencillo
de hacer.
DOS INFORMES NO RELACIONADOS
Si desea que su informe consista enteramente de dos informes no
relacionados:
1 Elabore el informe que desea imprimir primero como informe
principal.
2 Importe un informe existente u origine uno para utilizarlo como
subinforme.
TRES O MAS INFORMES NO RELACIONADOS
Si desea generar un informe que consista de tres o ms informes no
relacionados:
1 Origine el informe que desea imprimir primero como el informe
principal.
2 Importe u origine cada uno de los otros informes que desea utilizar
como subinformes.
3 Usando el Asistente de Seccin, inserte las secciones de Pie de
informe necesarias para contener el nmero de subinformes que est
utilizando. Por ejemplo, si desea incluir tres subinformes, inserte dos
nuevas secciones de Pie de informe para tener un total de tres.
4 Coloque el subinforme que desea imprimir inmediatamente despus
del informe principal en el Pie de informe A, el subinforme que desea
imprimir despus en el Pie de informe B y as sucesivamente.
3 Coloque el informe que desea
imprimir primero en la seccin
Detalles.
4 Coloque el subinforme en el
Pie de informe y se imprimir
inmediatamente despus del
informe principal.
Subinformes 457
Despus que se imprima el informe principal, los subinformes se
imprimirn en el orden en que los coloc en su informe.
NOTA: Tambin puede colocar los subinformes lado a lado en la misma
seccin de Pie de informe, para que se impriman de esa manera.
Temas relacionados
Caractersticas del rea de impresin, pgina 64
Cmo usar subinformes con datos "no vinculables"
Usted puede vincular tablas en un informe siempre y cuando se cumplan
estos cuatro criterios:
G ambos campos de vnculo son campos de bases de datos,
G los campos de vnculo contienen datos similares,
G los campos de vnculo son del mismo largo, y
G el campo de vnculo en la tabla vincular a (de bsqueda) est
indexado (slo para bases de datos de PC).
Por lo general, vincular tablas de esta manera no es un problema. Sin
embargo, hay ciertas circunstancias, donde usted no puede coordinar
datos en tablas diferentes porque su situacin no se ajusta al criterio de
vinculamiento.
5 Coloque el informe que
desea imprimir primero en
la seccin Detalles.
6 Coloque los subinformes en las
secciones Pie de informe y estos
se imprimirn en secuencia,
inmediatamente despus del
informe principal.
Por ejemplo:
G si desea vincular hacia o desde un campo de frmula, o
G si quiere vincular dos tablas no indexadas,
no es posible hacerlo en un solo informe. Tiene que utilizar subinformes.
Vinculacin
hacia o desde un
campo de
frmula
Hay situaciones donde podra necesitar vincular hacia o desde un campo
de frmula (campo calculado). Por ejemplo, la identificacin de un
empleado podra tener un valor de 11 caracteres que consista de un
cdigo de departamento de dos caracteres seguido del nmero de Seguro
Social de nueve caracteres (por ejemplo, HR555347487). Usando el
lenguaje de frmulas, es muy fcil extraer el nmero de Seguro Social de
ese campo:
{empleado.ID DEL EMPLEADO} [-9 to -1]
O
{empleado.ID DEL EMPLEADO} [3 to 12]
Para el valor HR555347487, cualquiera de las dos frmulas extrae el valor
555347487.
Si bien el valor retornado es un nmero de Seguro Social vlido, el hecho
de que fue extrado con una frmula le impide utilizar el campo para
vincularlo a un campo de nmero de Seguro Social en otra tabla. Sin
embargo, usando un subinforme, usted puede generar un informe y
coordinar los valores en las dos tablas. Busque Subndice en la Ayuda en
VINCULO A UN CAMPO DE FORMULA
1 Cree el informe principal utilizando una tabla que incluya el campo
del Nmero de Seguro Social (para este ejemplo, {cliente.No de SS}).
2 Cree o importe un subinforme usando la frmula que extrae el
nmero de Seguro Social del campo Id del Empleado (para este
ejemplo, {@EXTRACT}). Vea Cmo insertar un subinforme, pgina 450.
3 Inserte el subinforme donde desea que aparezca en el informe
principal.
4 Vincule el subinforme al informe principal, vinculando el campo No
de SS en el informe principal ({empleados.No de SS}) con la frmula
que extrae el nmero en el subinforme ({@EXTRACT}). Vea Cmo
vincular un subinforme a los datos del informe principal, pgina 452.
Subinformes 459
VINCULO DESDE UN CAMPO DE FORMULA
1 Cree el informe principal utilizando la frmula que extrae el nmero
de Seguro Social del campo Id del Empleado (para este ejemplo,
{@EXTRACT}).
2 Cree o importe un subinforme usando una tabla que incluya el
campo del No de SS (para este ejemplo, {empleados.No de SS}). Vea
Cmo insertar un subinforme, pgina 450.
3 Inserte el subinforme donde desea que aparezca en el informe
principal.
4 Vincule el subinforme al informe principal, vinculando la frmula
que extrae el nmero de Seguro Social en el informe principal
({@EXTRACT}) con el campo No de SS en el subinforme ({file.NO de
SS}). Vea Cmo vincular un subinforme a los datos del informe principal,
pgina 452.
Vnculo de tablas
no indexadas
Cuando utilice bases de datos de PC (no SQL o ODBC), el campo de
vnculo en la base de datos de bsqueda necesita ser indexado para crear
un vnculo vlido. Cuando dos tablas contienen datos relacionados pero
ninguna est indexada en el campo que desea utilizar como campo de
vnculo, o si la tabla principal est indexada pero no la tabla de bsqueda,
no es posible vincular las tablas en un solo informe. Debe utilizar
subinformes si desea coordinar los datos en ambas tablas.
NOTA: Es importante notar que el proceso para generar informes,
vinculando tablas no indexadas, o vinculando desde un tabla principal
indexada a una tabla de bsqueda no indexada es un proceso lento. Si el
conjunto de datos a utilizar es grande, lo ms probable es que este tipo de
informe le lleve mucho tiempo para elaborar. Use esta tcnica como
ltima instancia.
1 Cree su informe principal.
2 Cree o importe el subinforme e insrtelo en el informe principal. Vea
Cmo insertar un subinforme, pgina 450.
3 Vincule el subinforme al informe principal utilizando campos no
indexados (o el campo indexado en la tabla principal y el campo no
indexado en la tabla de bsqueda). Vea Cmo vincular un subinforme a
los datos del informe principal, pgina 452.
Cmo crear un subinforme a la orden
Seagate Crystal Reports le permite elaborar un informe a la orden. En la
ficha Vista previa, un informe a la orden est representado por el marco
de un objeto, el cul es ms fcil de manipular en comparacin con el
paquete entero del subinforme. An ms, los datos actuales no estn
disponibles para leer desde la base de datos hasta que el usuario traspase
el marco. De esta manera solamente los datos para los subinformes a la
orden que se ven sern los que se recuperarn de la base de datos.
NOTA: Los datos para un informe a la orden no son guardados a menos
que el subinforme est abierto en la ventana de Vista Previa.
Los subinformes a la orden pueden ser especialmente tiles si desea
elaborar un informe que contiene mltiples informes. En este caso, puede
hacer que estos informes aparezcan solamente como marcos de objeto. Lo
que hace que el subinforme sea ms fcil de manipular.
Lo mejor de todo es que hace que el proceso de crear un subinforme a al
orden es fcil y rpido. Simplemente ubique un subinforme ordinario en
su informe principal y complete los pasos a seguir:
1 Haga clic en el botn PROPIEDADES DEL OBJETO en la barra de
herramientas suplementarias.
2 Con la ficha del Subinforme activa, seleccione y active el cuadro de
verificacin Subinforme a al orden.
El programa hace todo el trabajo por usted.
Para mayor informacin acerca de cmo agregar ttulos a su subinforme
a al orden, vea Cmo agregar ttulos a los subinformes, pgina 461.
Subinformes 461
Cmo agregar ttulos a los subinformes
Para organizar ms un informe, se pueden crear ttulos para la ficha de
Vista Previa del subinforme y para el marco de ubicacin del subinforme.
Esto le permite organizar rpidamente los informes de una manera
concisa y visual que es fcil de manejar. Note que los ttulos del marco de
ubicacin son aplicables solamente para los subinformes a la orden,
mientras que los ttulos de texto de ficha son aplicables a ambos,
subinformes a la orden y subinformes regulares. Ya que los datos de un
subinforme regular se ubican y estn visibles en la ficha Vista previa,
(mientras que los del subinforme a la orden se representan por el marco
de ubicacin), no hay necesidad un ttulo de marco cuando formatea un
subinforme regular.
NOTA: Un ttulo de texto de ficha reemplaza el nombre del archivo del
subinforme en la ficha Vista previa del Subinforme.
Los ttulos son escritos usando formulas. Los ttulos del marco de
ubicacin y los ttulos de la ficha Vista previa del Subinforme pueden
incluir nombres de campos del informe principal. Para agregar un ttulo:
1 Seleccione el subinforme y haga clic en el botn PROPIEDADES DEL
OBJETO en la barra de herramientas suplementarias.
2 Haga clic en la ficha Subinforme.
3 Usted puede introducir ya sea un ttulo de subinforme a la orden o
un ttulo de ficha, haciendo clic botn de Frmula apropiado y
abriendo el Editor de Formato de Frmula.
4 Escriba su frmula en el cuadro Texto de frmula. Por ejemplo:
"Ms Informacin Acerca de" + {Cliente.Nombre del
Cliente}
Usando la base de datos de muestra XTREME.MDB, esta frmula le
dara un ttulo tal como "Ms Informacin Acerca de Pathfinders" o
"Ms informacin Acerca de Rockshocks for Jocks".
5 Haga clic en VERIFICAR para ver si la frmula tiene errores. Si el
programa encuentra un error, le mostrar un cuadro de mensajes con
los detalles explicando de la naturaleza del error.
6 Despus de arreglar los errores, haga clic en el botn GUARDAR Y CERRAR.
El programa lo retorna al Editor de Formato.
7 Haga clic en Aceptar para retornar a su informe.
NOTA: Una frmula de texto en una ficha es solamente evaluada cuando
se traspasa a un subinforme. Si hace una vista previa de un subinforme
separado del informe principal, la frmula no ser evaluada.
NOTA: Una vez ms, los ttulos de los marcos se aplican solamente a
subinformes a la orden, mientras que los ttulos son usados en ambos,
subinformes a la orden e informes regulares. Para ms informacin
acerca de subinformes a la orden, vea Cmo crear un subinforme a la orden,
pgina 460.
Cmo mostrar los mismos datos de diferentes maneras en un
solo informe
Por medio de subinformes, usted puede presentar los mismos datos de
diferentes maneras en un solo informe principal. Por ejemplo, asuma que
en la parte superior del informe desea mostrar los valores resumidos y en
la parte inferior los detalles, as como lo muestra esta figura:
NOTA: Esta muestra de informe ha sido diseada para ilustrar conceptos
solamente y no para mostrar la apariencia actual de su informe cuando
est terminado.
Subinformes 463
Esto puede ser llevado a cabo en una variedad de formas. Los dos
mtodos ms fciles son:
1. Creando el resumen del informe como el informe principal y el
informe de detalles como un subinforme. En este mtodo, los detalles
del subinforme estaran ubicados en la seccin de pie del informe.
2. Creando el informe de detalles como el informe principal y el
informe de resumen como un subinforme. En este mtodo, el
informe de resumen estara ubicado en la seccin de encabezado del
informe.
Utilice los campos de vnculo apropiados y coordine los datos.
Cmo guardar un subinforme como un informe principal
Usted podra encontrar de mucha ventaja el guardar un subinforme como
informe principal con el propsito de distribuir la informacin a una
variedad de audiencias. Por ejemplo, el informe principal que contiene el
subinforme puede ser relevante para accionistas que se reunen al final del
ao fiscal. Por otro lado, la informacin contenida en el informe puede ser
de importancia para el uso diario sus gerentes. En tales casos, es fcil
guardar un subinforme como un informe principal.
1 En la ficha Diseo, haga clic en el botn derecho dentro del
subinforme y elija Guardar el subinforme como en el men
contextual.
Aparece el cuadro de dilogo Guardar.
2 Elija el directorio apropiado en el cuadro de lista.
3 Escriba un nuevo nombre para el subinforme.
4 Haga clic en Guardar.
El programa guarda el subinforme como un informe principal de
manera que usted pueda abrirlo separadamente cuando sea
necesario.
Herramienta de Importacin de Documentos 465
21 Herramienta de Importacin de
Documentos
Cmo usar la Herramienta de Importacin de Documentos, pgina 467
Cmo establecer el tamao de la fuente del informe, pgina 473
Cmo definir colores personalizados, pgina 474
Cmo especificar una frmula personalizada, pgina 475
La Herramienta de Importacin de Documentos
Seagate Crystal Reports ofrece una poderosa funcionalidad de
generacin de informes en la Herramienta de Importacin de
Documentos. Con esta herramienta especializada, usted puede convertir
fcilmente un informe textual en ASCII al formato de Seagate Crystal
Reports.
Esta nueva herramienta le permite:
G convertir informes de texto antiguos,
G reasignar los campos a la base de datos original y luego,
G generar el informe de texto cada vez que quiera, desde Seagate
Crystal Reports.
La Herramienta de Importacin de Documentos extiende su capacidad
de generar informes al permitirle usar la funcionalidad de Seagate
Crystal Reports en todos sus informes.
NOTA: La Herramienta de Importacin de Documentos no convierte
tablas cruzadas.
Por qu usar esta
herramienta
Para darle un ejemplo de los usos de esta herramienta, supngase que ha
creado un informe de texto en Microsoft Word, y ahora quiere modificar
el informe usando la funcionalidad de Seagate Crystal Reports. Si guarda
el documento Word como un archivo de texto ASCII, puede abrir ese
archivo en la herramienta de Importacin de Documentos y generar un
informe Seagate Crystal Reports basado en ese archivo. Puede usar todas
las capacidades de formato de Seagate Crystal Reports para modificar el
informe, adaptndolo para que se acomode mejor a sus necesidades.
Uso de la
Herramienta de
Importacin de
Documentos
Para convertir un informe de texto ASCII a Seagate Crystal Reports, usted
debe especificar las correlaciones entre las secciones y objetos en el
informe ASCII y las secciones y objetos en Seagate Crystal Reports. Puede
hacer esto resaltando varias secciones y objetos en el informe ASCII con
un marco ajustable de color. Estos marcos representan los encabezados y
pies del informe, encabezados y pies de pgina, secciones de detalles, etc.
Usted puede resaltar slo:
G la primera instancia de cada encabezado,
G la ltima instancia de cada pie, y
G la primera instancia de l seccin Detalles.
Usted puede resaltar secciones usando el men Secciones o usando la
barra de botones que se muestra a la derecha del informe de texto ASCII.
Debajo de la barra de herramientas, se muestra un conjunto de cuadros
de texto que le permiten establecer las propiedades de cada seccin
resaltada.
NOTA: Cuando resalte campos, asegrese que sus marcos de resaltado
sean por lo menos tan grandes como el tamao mximo del campo. As,
los valores que aparecen en el campo no sern truncados cuando se
convierte el informe. Por ejemplo, si el primer registro en el campo
contiene el nombre "Ana", pero otro registro contiene el nombre
"Carmela", significa que usted debe resaltar por lo menos siete caracteres
o espacios para ese campo.
NOTA: La Herramienta de Importacin de Documentos viene con dos
informes de texto de muestra y dos archivos de conversin de interfaz.
Para obtener informacin acerca de los archivos .cif, vea Generacin del
Informes, pgina 471. Los informes de texto son Import1.txt e Import2.txt,
en el directorio Archivo de programas\Seagate Software\Crystal
Reports\reports\Import, o en el directorio en el cual reside el programa.
Usted puede estudiar estos informes como ejemplos de conversiones
exitosas.
NOTA: Para eliminar un marco, resltelo y presione la tecla Suprimir, o haga
clic derecho en el marco y elija el comando Eliminar del men contextual.
MANOS A LA OBRA (Herramienta de Importacin
de Documentos)
Cmo usar la Herramienta de Importacin de Documentos
1 Haga clic en el botn NUEVO de la barra de herramientas estndar.
Y aparecer la Herramienta de Importacin de Documentos.
2 Haga clic en
Herramienta de
Importacin de
Documentos.
3 Para convertir un informe ASCII, elija el comando NUEVO del men
Archivo.
El cuadro de dilogo Nuevo aparecer en su pantalla.
4 Escriba el nombre del informe ASCII que est convirtiendo en el
cuadro de texto Archivo de herencia, o haga clic en Examinar para
buscar un archivo de informe ASCII en el cuadro de dilogo Abrir.
5 Haga clic en Aceptar cuando haya terminado. El informe ASCII
seleccionado aparecer en la Herramienta de Importacin de
Documentos.
NOTA: Si ya ha formateado un informe ASCII, usted puede hacer clic en
el botn ABRIR de la barra de herramientas estndar e introducir el
nombre del archivo de herencia del informe ASCII y del archivo .cif en el
cuadro de dilogo Abrir. Usted debe proveer ambos archivos. Haga clic
en Aceptar y el informe ASCII seleccionado aparecer de acuerdo al
formato previo en la Herramienta de Importacin de Documentos.
COMO CONVERTIR UN INFORME DE TEXTO ASCII
Para obtener informacin acerca de las diferentes secciones de un informe
de Seagate Crystal Reports, vea Areas de la ficha Diseo, pgina 63.
1 Haga clic en el botn INFORME para resaltar el encabezado y el pie del
informe, si es que se puede. Haga clic en la fila de datos que quiere
designar como el encabezado del informe. Aparecer un marco de
reajuste que usted puede modificar de acuerdo a sus necesidades.
Luego repita el proceso para designar el pie del informe. Puede
determinar que algo es un encabezado o pie del informe si esto slo
aparece una vez, ya sea al principio o al final del informe.
2 Haga clic en el botn PGINA para resaltar la primera instancia del
encabezado y el pie de la pgina, si es que se puede. Designe el
encabezado y el pie de pgina tal como lo hizo para el encabezado y
el pie del informe. Usted puede determinar que algo es un
encabezado o pie de pgina si esto aparece ya sea en la parte superior
o en la parte inferior de cada pgina en el informe.
3 Haga clic en el botn GRUPO 1 para resaltar la primera instancia del
encabezado de grupo y la ltima instancia del pie de grupo. Para el
siguiente nivel de grupo, incremente el nmero de grupo haciendo
clic en el botn de la flecha hacia arriba (a la derecha del botn
Grupo). El botn Grupo 1 se convierte en el botn GRUPO 2. Defina el
nuevo grupo y luego repita el proceso para los grupos restantes.
Tenga cuidado de no resaltar ms de una instancia en el mismo nivel
de grupo.
NOTA: Para cada grupo, establezca la propiedad Agrupar por, a uno de
los campos en el informe. Este campo funcionar como el campo de
Agrupar por, en Seagate Crystal Reports.
NOTA: Tanto el encabezado como el pie de un grupo, no necesitan estar
presentes en un informe. Si el informe slo tiene un encabezado de
grupo, no es necesario definir un pie de grupo en la Herramienta de
Importacin de Documentos. El informe generado, en este caso, tendr el
pie de grupo suprimido y el resultado final se ver como el informe de
texto original.
4 Haga clic en el botn DETALLES para resaltar la primera instancia de
la seccin Detalle.
NOTA: Todos los encabezados (de informe, de pgina y de grupo)
debern aparecer antes de la seccin Detalle.
5 Haga clic en el botn TEXTO para resaltar las instancias de texto (las
cuales se convertirn en objetos de texto) contenidas en las secciones
previamente resaltadas. Luego establezca las propiedades de los
objetos de texto en los cuadros de texto de informacin del campo.
NOTA: Usted debe establecer todas las propiedades de los objetos de
texto para que el informe se pueda generar correctamente.
6 Haga clic en el botn VALOR DEL CAMPO para resaltar las instancias
de campos de bases de datos contenidas en las secciones
previamente resaltadas. Asegrese que cada marco de seleccin de
campo sea lo suficientemente grande como para contener el nmero
mximo de caracteres que podran aparecer en ese campo. Luego
establezca las propiedades de los valores de campo en los cuadros de
texto de informacin del campo (tal vez necesite agrandar la ventana
para poder ver todos los cuadros de texto):
G Establezca el tipo de dato del campo.
G Establezca el nombre del campo usando el nombre en la base de
datos original del archivo de texto.
G Establezca el valor predeterminado, si es diferente de NULO (por
ejemplo, algunos informes muestran los valores de campo de
fecha nulos como XXX-00-0000).
G Si quiere que el campo se suprima cuando se duplica (un valor de
campo mostrado es idntico al valor de campo mostrado
previamente), entonces establezca el parmetro Suprimir si es el
mismo como S.
NOTA: Usted debe establecer todas las propiedades de todos los campos
para que el informe se pueda generar correctamente.
NOTA: La Herramienta de Importacin de Documentos ordena los datos
en orden ascendente, automticamente.
7 Haga clic en el botn FRMULA para resaltar las instancias de la
frmula contenidas en las secciones previamente resaltadas.
G Si el campo es un campo de resumen, establezca el nombre del
campo usando el nombre del campo de la base de datos en el cual
se basa el resumen.
G Establezca el tipo del resumen (use la lista desplegable Tipo). Si el
campo es una frmula personalizada, establezca el tipo como
Personalizado. Para obtener informacin acerca de cmo se
especifican frmulas personalizadas, vea Cmo especificar una
frmula personalizada, pgina 475.
NOTA: Usted debe establecer todas las propiedades de cada frmula
para que el informe se pueda generar correctamente.
8 Haga clic en el botn ESPECIAL para resaltar todas las instancias de
campos especiales contenidas en las secciones previamente
resaltadas. Establezca el tipo de campo en los cuadros de texto de
informacin del campo.
NOTA: Usted debe establecer todas las propiedades de cada campo
especial para poder generar el informe correctamente.
Cmo establecer el nivel mnimo de confianza
Cuando la Herramienta de Importacin de Documentos convierte un
informe, usa un porcentaje de confianza (C). Si menos de C por ciento de
los campos son procesados correctamente, la conversin fallar. Usted
puede cambiar el nivel mnimo de confianza desde el men Compilar.
1 Elija ESTABLECER CONFIANZA del men Compilar, o haga clic en el botn
ESTABLECER CONFIANZA de la barra de herramientas estndar.
El cuadro de dilogo Confianza aparecer en su pantalla.
2 Establezca el nivel mnimo de confianza en el cuadro de texto Nivel
mnimo de confianza. En nivel mnimo de confianza predeterminado
es de 80%.
El porcentaje de confianza (si cambi) se muestra en la barra de estado.
Cuando usted genera el informe, el sistema aplicar el lmite de confianza
especificado.
Generacin del Informes
Cuando un informe de texto es generado la primera vez, el programa
genera un archivo de conversin de interfaz (extensin .cif ), el cual
guarda sus especificaciones de resaltado y formato, en una base de datos
Access.mdb que contiene los datos de la base de datos original del
informe de texto.
Cuando usted resalta una seccin o un objeto en la Herramienta de
Importacin de Documentos y establece las propiedades para los campos
de base de datos, estas especificaciones se guardan en un archivo .cif.
Usted puede usar el archivo .cif para convertir informes de texto ASCII
que tienen un formato similar, sin tener que hacer ninguna operacin de
resalte adicional. Tambin, si diariamente necesita generar un informe de
texto especfico, puede convertir ese informe automticamente cada da,
sin resaltar nada, porque sus especificaciones de formato ya estn
guardadas en el archivo .cif.
La base de datos, mientras tanto, guarda los datos originales del informe
de texto. La base de datos no almacena frmulas, objetos de texto, etc.,
solamente campos de base de datos. La Herramienta de Importacin de
Documentos usa esta base de datos para crear el informe.
An ms, si los nombres de los campos que usted especific para el
informe son los mismos nombres usados en la base de datos del informe
de texto original, usted puede reasignar los campos en el informe
generado de acuerdo a la base de datos original. Si reasigna los campos
de esta manera, ya no necesita ms el informe de texto ASCII. Usted ser
capaz de generar sus informes directamente desde Seagate Crystal
Reports, sin necesidad de usar la Herramienta de Importacin de
Documentos.
Finalmente, cuando se genera el informe, el programa usa repeticin en
la estructura del informe para hacer coincidir cualquier lnea que no
estuviera resaltada. Esto es posible porque cualquier seccin dada puede
ser seguida por otras ciertas secciones. Por ejemplo, una seccin de
Detalles slo puede ser seguida por otra seccin de Detalles, un pie de
Grupo 1 o un pie de pgina.
Esta situacin tiene las siguientes ramificaciones:
G El mismo archivo .cif puede ser usado para convertir cualquier
otra instancia del mismo informe.
G Ya que el informe siempre va a contener la misma estructura
bsica, usted slo tiene que resaltar la primera instancia de
encabezados y la ltima instancia de pies.
G La Herramienta de Importacin de Documentos no ser capaz de
convertir informes de texto que no cumplan con esta estructura
anidada bsica de Seagate Crystal Reports. Por ejemplo, la
Herramienta de Importacin de Documentos no podra importar
un informe de texto del tipo de tablas cruzadas ya que los
informes de tablas cruzadas no siguen el diseo estructural de
secciones de Seagate Crystal Reports.
G Si una seccin se hace coincidir incorrectamente en la Herramienta
de Importacin de Documentos, el informe no ser generado
correctamente. Por ejemplo, supngase que usted resalta una
seccin de Detalles. Luego ve la siguiente seccin y asume que es
otra seccin de Detalles (cuando en realidad se trata de un pie de
Grupo). En este caso, el pie de Grupo no ser especificado
correctamente y el grupo podra no aparecer en el informe
generado.
Al generar el informe, la Herramienta de Importacin de Documentos
genera un archivo de entradas el cual puede ser usado para ver los
resultados de la generacin del informe fallado. Revise este archivo de
entradas para determinar la causa del error. A menudo, si usted resuelve
este problema, los dems tienden a desaparecer. Si todava tiene problemas
para convertir un informe, verifique que las secciones estn resaltadas
correctamente. Asegrese de verificar que todos los objetos de texto hayan
sido resaltados como tal, y no como campos de cadenas de caracteres.
Para generar el informe:
1 Elija GENERAR INFORME del men Compilar, o haga clic en el botn
GENERAR INFORME LOCALMENTE de la barra de herramientas estndar.
El cuadro de dilogo Generar Informe aparecer en su pantalla.
2 Escriba un nombre para el informe convertido en el cuadro Archivo de
informe. Para especificar una ruta de acceso u opciones adicionales,
haga clic en Ms para abrir el cuadro de dilogo Opciones.
3 Escriba un nombre para la base de datos en el cuadro Archivo de base
de datos (para la base de datos que ser generada cuando se genere el
informe). Para especificar una ruta de acceso u opciones adicionales,
haga clic en Ms para abrir el cuadro de dilogo Opciones.
El programa generar el informe tal como ha sido especificado.
Cmo establecer el tamao de la fuente del informe
Antes de compilar, usted puede especificar el tamao de la fuente del
informe de la siguiente manera:
1 Elija TAMAO DE FUENTE del men Compilar, o haga clic en el botn
ESTABLECER TAMAO DE LA FUENTE DEL INFORME de la barra de
El cuadro de dilogo Tamao de Fuente aparecer en su pantalla.
Cuando se genera el informe, los valores de los campos aparecern en el
tamao de fuente especificado.
2 Escriba el tamao deseado para
la fuente en este cuadro de texto.
Cmo definir colores personalizados
Para hacer ms fcil la conversin de informes ASCII, la Herramienta de
Importacin de Documentos le permite:
G seleccionar colores de resalte diferentes a los predeterminados, y
G definir colores personalizados para resaltar.
1 Elija el comando correspondiente a la seccin de su inters del men
Vista | Colores, o haga clic con el botn derecho y elija COLOR del
men contextual.
El cuadro de dilogo Color aparecer en su pantalla.
2 Para seleccionar un color nuevo para el marco resaltado, haga clic en
uno de los colores Bsicos.
3 Para definir un color personalizado para el marco resaltado, haga clic
en Definir colores personalizados. El cuadro de dilogo Color se
expandir para incluir un diagrama de colores. Use este diagrama
para definir sus colores personalizados. Luego seleccione uno de
ellos.
4 Haga clic en Aceptar para regresar a la Herramienta de Importacin de
Documentos. El nuevo color es aplicado al botn de color y a los
marcos resaltados.
NOTA: Tambin puede especificar o definir un color para las lneas gua
del mdulo, eligiendo ya sea LNEA GUA VERTICAL o LNEA GUA
HORIZONTAL del men Vista | Colores, dependiendo de cul lnea gua
quiera personalizar. Luego use el cuadro de dilogo Color para
seleccionar o definir el color deseado.
Cmo especificar una frmula personalizada
1 Establezca el tipo de resumen del campo de frmula como
Personalizada.
El cuadro de dilogo Seleccionar Frmula aparecer en su pantalla.
El cuadro de dilogo Frmula Nueva aparecer en su pantalla.
El cuadro de dilogo Editor de Frmula aparecer en su pantalla.
5 Escriba la frmula personalizada en el cuadro Texto de frmula.
6 Haga clic en el botn GUARDAR FRMULA Y CERRAR. La frmula
personalizada aparecer en el cuadro de dilogo Seleccionar
Frmula. Haga clic en Seleccionar para usar esa frmula en el campo
de frmula. Ahora, el nombre de la frmula aparece en el cuadro de
texto Tipo en la informacin de campo.
NOTA: El Editor de Frmula no verifica la frmula antes de aceptarla. No
se mostrarn mensajes de error por frmulas incorrectas hasta que el
informe sea generado.
2 Haga clic en Nueva para
crear una frmula nueva.
3 Escriba el nombre de la frmula
en este cuadro de texto.
Objetos de Tablas Cruzadas 477
22 Objetos de Tablas Cruzadas
Introduccin a las tablas cruzadas, pgina 478
Componentes de las tablas cruzadas, pgina 483
MANOS A LA OBRA (Objetos de tablas cruzadas), pgina 484
Introduccin a las tablas cruzadas
Un informe de tablas cruzadas es un objeto que resume datos y luego
presenta los resmenes en un formato compacto de filas y columnas, que
hace fcil el hacer comparaciones e identificar tendencias.
Las muestras de informes son proporcionadas para demostrar la amplia
gama de posibilidades de las tablas cruzadas en situaciones donde stas
son una opcin. Estas son situaciones en las que comnmente la palabra
por es incluida en su descripcin del informe:
G ventas por estado o provincia,
G productos vendidos por color y tamao, y
G pedidos por cliente.
Si bien hay varias formas de crear esta clase de informes, las tablas
cruzadas generalmente presentan ms datos, en forma ms compacta y
ms fcil de entender que otros mtodos de generacin de informes.
NOTA: Usted puede insertar en el informe cuantos objetos de tablas
cruzadas necesite. Puede incluso colocarlos en subinformes. Por lo tanto,
en un informe puede utilizar tablas cruzadas para mostrar datos
resumidos que a la vez presenta los detalles de otra forma.
En los siguientes ejemplos, el objetivo es analizar las ventas por unidad
de cinco tipos diferentes de candados para bicicletas en cuatro regiones
diferentes (un informe de ventas por unidad de candados por regin).
Para mayor claridad slo hemos incluido la informacin esencial en stos
informes, esto es:
G la regin de la que provino el pedido,
G el nombre del candado, y
G la cantidad ordenada.
Esta primera manera de ver los datos es la ms bsica de todos los
informes, un informe de columnas sin ordenamiento ni agrupacin.
Informe de datos
de pedido sin
ordenar o
agrupar
Este informe slo presenta detalles. Cada fila representa un pedido
individual. Hay muchos pedidos de cada una de las regiones para los
diferentes candados. Pero debido a que no hay un resumen de la
informacin, es casi imposible obtener informacin til de un informe
como ste.
El siguiente paso lgico es agrupar los datos de alguna manera. Puede
agruparlos por regin o por lnea de productos. Veremos ambas
opciones.
Informe de datos
de pedido
agrupados por
regin
Este informe utiliza los datos vistos en el primer informe, pero aqu los
datos estn agrupados por Regin. Todos los pedidos de cada Regin
estn juntos y agrupados, pero cada grupo regional contiene pedidos
para todos los diferentes tipos de candados. Por lo tanto, resumir el
campo Cantidad determinara el nmero total de candados vendidos por
regin, pero no el total de cada tipo de candado.
Informe de datos
de pedido
agrupados por
producto
Este informe agrupa los datos por producto. Cada grupo muestra todos
los pedidos para un producto especfico. A primera vista dara la
impresin que esta informacin podra ser til, pero en seguida se hace
evidente que cada grupo de productos incluye pedidos de varias regiones
diferentes; la informacin es til y nos trae un poco ms cerca de nuestro
objetivo pero todava nos falta bastante para obtener lo que queremos y
de la manera que lo queremos.
Cada grupo de Regin contiene pedidos
para los diferentes tipos de candados.
Cada grupo de productos contiene
pedidos de muchas regiones.
Informe de datos
de pedido
agrupados por
regin y
producto
Este informe es el siguiente paso lgico. Si el informe Por Regin contiene
mltiples productos en cada grupo regional y el informe Por Producto
contiene mltiples regiones en cada grupo de productos, entonces el
combinar los dos parece tener sentido. Haciendo esto, agrupamos
primero por Regin y luego por Producto.
Pero los datos estn dispersos en un informe largo y por lo tanto difcil de
analizar. La informacin es til y con un poco de trabajo puede utilizar un
informe as para obtener el informe comparativo que necesita. Pero las
tablas cruzadas le ofrecen una mejor solucin.
Datos de pedido
en un objeto de
tablas cruzadas
Utilizando tablas cruzadas, toda la informacin que necesita se provee en
un formato compacto. El informe muestra que productos fueron
vendidos en que regiones y cuales fueron las cifras de ventas respectivas.
Por ejemplo, es muy fcil ver ahora que los "Guardian Mini Lock" no son
populares en California pero s en British Columbia, o que en Florida se
vendieron ms candados en todas las categoras que en Alabama.
Cada grupo
contiene
pedidos de un
producto para
una regin.
.
En este informe de tablas cruzadas:
G Los nombres de productos son los encabezados de fila.
G Las regiones son los encabezados de columna.
G El valor de cada interseccin de fila y columna es la suma de todos
los pedidos de un tipo de producto de una regin en particular,
por ejemplo, el nmero total de "Guardian Mini Lock" vendidos en
British Columbia.
G El total al final de cada fila es el total de compras de un producto
en todas las regiones, por ejemplo, el nmero total de "Guardian
ATB Lock" para Alabama, British Columbia, California y Florida
combinados.
G El total al final de cada columna es el nmero total de pedidos de
todos los tipos de candados en una regin, por ejemplo, el nmero
total de candados vendidos en California.
G El total en la esquina derecha inferior es el total general mostrando
el total de unidades vendidas de todos los candados en todas las
regiones.
El informe es compacto y usted puede comparar los hbitos de compras
de sus clientes en un solo vistazo. Claramente es un informe prctico en
situaciones como esta.
Nombre de Productos.
Regiones.
Total - un
producto
en todas las
regiones.
Total - todos los
productos en una regin.
Total - todos los productos
en todas las regiones.
Total - un producto
en una regin.
Componentes de las tablas cruzadas
Un informe de Tablas Cruzadas es un objeto que resume datos y luego
presenta los resmenes en un formato compacto de filas y columnas que
hace fcil el hacer comparaciones e identificar tendencias. Las tablas
cruzadas contienen tres elementos:
1. filas,
2. columnas, y
3. campos resumidos.
G En las tablas cruzadas, las filas van horizontalmente; en el ejemplo
anterior, "guantes" es una fila.
G Las columnas van verticalmente, "EE.UU." es una columna.
G Los campos resumidos se encuentran en la interseccin de una fila
con una columna. El valor en cada interseccin representa un
resumen (suma, cuenta, etc.) de los registros que llenan el criterio
de la fila y la columna. En el ejemplo anterior, el valor 4 en la
interseccin de "Guantes" y "EE.UU.", representa la cantidad de
guantes vendidos en EE.UU.
Tablas Cruzadas tambin contienen varios totales.
G Al final de cada fila hay un total para esa fila. En el ejemplo
anterior, este total representa la cantidad de un producto vendido
en todos los pases. Al final de la fila "Guantes" el valor es 8, el
nmero total de guantes vendidos en todos los pases.
G Al final de cada columna hay un total para esa columna. En el
ejemplo anterior, este total representa la cantidad de todos
productos vendidos en un solo pas. Al final de la columna
"EE.UU." el valor es 4, el nmero total de productos (guantes,
cintos y zapatos) vendidos en EE.UU.
G En la interseccin del Total de columna (total de todos los
productos) y el Total de fila (total por pases) es el total general. En
el ejemplo anterior, el valor en la interseccin es 12, el nmero total
de todos los productos vendidos en todos pases.
MANOS A LA OBRA (Objetos de tablas cruzadas)
Cmo crear un objeto de tablas cruzadas
En este tutorial usted crear un simple informe de tablas cruzadas usando
XTREME.MDB (ubicado en el directorio \Archivos de programa\Seagate
Software\Crystal Reports, o en el directorio donde se encuentra su
programa).
La base de datos de Xtreme contiene varias tablas; para este ejercicio
emplear las siguientes:
G Cliente
G Pedidos
G Detalles de pedidos y
G Producto
NOTA: Usando la combinacin CTRL-clic hace posible que usted pueda
elegir un rango de campos no contnuos. Puede usar la combinacin
Mays-clic para elegir varios campos de la lista que s son contnuos.
NOTA: Asegrese que para este ejercicio la tabla Cliente est vinculada a
la tabla Producto por medio de las tablas Pedidos y Detalles de Pedidos.
Busque Indice de Temas de Vnculo Visual en la Ayuda en lnea de Seagate
Crystal Reports.
Las tablas Cliente y Producto contienen registros de una variedad de
productos y regiones de venta. Para que el informe no sea tan largo, usted
crear un objeto de tablas cruzadas que slo muestre un subconjunto de
esos productos y regiones. Restringir su informe a los candados "Xtreme
Mtn", "Xtreme Rhino" y "Xtreme Titan" vendidos en California, Florida,
Illinois y Oregon. Har esto limitando el nmero de regiones y productos,
usando las herramientas de seleccin de registros.
NOTA: Para este ejemplo, coloque los siguientes campos en la seccin
Detalles:
G Nombre de Cliente y Regin (de la tabla Cliente)
G Nombre del Producto (de la tabla Producto)
Con el Asistente de Seleccin es fcil especificar los registros que usted
quiere incluir en el informe. Simplemente resalte el campo que quiere
usar como base de seleccin y luego seleccione los registros deseados. Vea
Seleccin de Registros y Grupos, pgina 243.
Seleccin de
regiones
1 Resalte el campo Regin de la tabla Cliente y seleccione los
siguientes registros usando el Asistente de Seleccin:
G CA (California)
G FL (Florida)
G IL (Illinois)
G OR (Oregon)
Seleccin de
productos
2 Resalte el campo Nombre del producto de la tabla Productos y
seleccione los siguientes registros, usando el Asistente de Seleccin:
G Mtn Lock
G Rhino Lock
G Titan Lock
Ahora est listo para crear las tablas cruzadas.
3 Haga clic en el botn INSERTAR TABLAS CRUZADAS de la barra de
herramientas suplementaria. El cuadro de dilogo Tablas Cruzadas
aparecer en su pantalla. Usando este cuadro de dilogo usted
agregar las filas, columnas y campos resumidos que formarn parte
de las tablas cruzadas.
Adicin de filas 4 En el cuadro de lista Campos, seleccione el campo
{producto.NOMBRE DEL PRODUCTO} que se encuentra bajo el
encabezado Campos de informe y haga clic en el botn Agregar fila.
El campo seleccionado ser agregado al cuadro de lista Filas.
Adicin de
columnas
5 En el cuadro de lista Campos, seleccione el campo {cliente.REGION}
que se encuentra bajo el encabezado Campos de informe y haga clic
en el botn Agregar columnas. El campo seleccionado ser agregado al
cuadro de lista Columnas.
Adicin de
campos
resumidos
6 En el cuadro de lista Campos, seleccione el campo {producto.NOMBRE
DEL PRODUCTO} y haga clic en el botn Establecer campo resumido. El
campo ser agregado a la lista Campos resumidos.
NOTA: Tambin puede arrastrar los campos deseados de la seccin
Campos de base de datos del cuadro de lista Campos a los cuadros de lista
Filas, Columnas y Campos resumidos usando la funcin arrastrar y ubicar.
El cuadro de dilogo se ver de la siguiente forma:
7 Haga clic en Aceptar y aparecer un marco de ubicacin. Ubique las
tablas cruzadas en la seccin Encabezado de Informe del informe.
NOTA: Ubicando las tablas cruzadas en diferentes secciones del informe
producirn resultados diferentes. Por ejemplo, las tablas cruzadas
ubicadas en el Encabezado de Informe, contendrn datos del informe
completo y se imprimir una sola vez al comienzo del informe, mientras
que si las ubica en el Encabezado de Grupo contendrn datos slo para
ese grupo y se imprimir cada vez que el grupo cambie. Vea Areas de la
ficha Diseo, pgina 63, y Caractersticas del rea de impresin, pgina 64.
estndar y revise el informe de tablas cruzadas. Se deber ver igual a
la siguiente ilustracin:
NOTA: Puede dar formato a filas y columnas de las tablas cruzadas
independientemente, dando color de fondo, sombreado, bordes y
diferentes fuentes para enfatizar datos importantes y crear un informe
con una presentacin profesional. Vea Cmo dar formato a tablas cruzadas,
pgina 495.
Cmo crear tablas cruzadas con filas y columnas mltiples
En muchas ocasiones querr crear informes que contengan niveles
mltiples de informacin. Por ejemplo, podra querer informar acerca de
las ventas de un solo producto vendido a todos los clientes de EE.UU. O
quizs quiera desglosar la informacin an ms en un anlisis de regin
por regin para comparar fcilmente las ventas de las distintas regiones
en EE.UU. Seagate Crystal Reports le permite crear tablas cruzadas con
mltiples filas y columnas para acomodar los diversos niveles de
informacin.
En este tutorial usted crear tablas cruzadas con mltiples filas usando
XTREME.MDB (ubicado en directorio Archivos de programa\Seagate
Software\Crystal Reports, o en el directorio donde se encuentra su
programa).
La base de datos Xtreme contiene varias tablas, para este ejercicio
emplear las siguientes tablas:
G Cliente
G Pedidos
G Detalles de Pedidos y
G Productos.
NOTA: Para este ejercicio la tabla Cliente debe estar vinculada a las
tablas Pedidos y Detalles de Pedidos. Para mayor informacin sobre
vnculo de tablas, busque en Indice de Temas de Vnculo Visual en la Ayuda
en lnea de Seagate Crystal Reports.
Las tablas Cliente, Pedidos y Detalles de Pedidos contienen registros de
una variedad de productos, pases y regiones de venta. Para que el
informe no sea muy largo, usted crear tablas cruzadas que muestren un
subconjunto de los productos, regiones y pases incluidos en los datos de
muestra. Restringir el informe a cascos "Xtreme Adult", "Triumph Pro"
y "Triumph Vertigo" vendidos en las regiones de California y Oregon
nicamente, de EE.UU. Para hacer esto, limitar el nmero de productos,
regiones y pases utilizando las herramientas de seleccin de registros.
NOTA: En este ejemplo, coloque los siguientes campos en la seccin
Detalles:
G Nombre de Cliente, Regin y Pas (de la tabla Cliente)
G Cantidad (de la tabla Detalles de Pedidos)
G Nombre del Producto (de la tabla Producto)
Seleccin de
pases
1 Resalte el campo Pas de la tabla Cliente y seleccione los siguientes
registros, usando el Asistente de Seleccin: Asistente de
Seleccinpara seleccionar el archivo EE.UU.
Seleccin de
regiones
2 Resalte el campo Regin de la tabla Cliente y seleccione los siguientes
registros, usando el Asistente de Seleccinpara selecionar los archivos:
G CA
G OR
Seleccin de
productos
3 Resalte el campo Nombre del Producto de la tabla Producto y
seleccione los siguientes registros, usando el Asistente de Seleccin:
G Xtreme Adult Helmet
G Triumph Pro Helmet
G Triumph Vertigo Helmet
4 Haga clic en el botn INSERTAR TABLAS CRUZADAS en la barra de
agregar filas, columnas y campos resumidos que sern parte de las
tablas cruzadas.
Adicin de filas
mltiples
5 En el cuadro de lista Campos seleccione {cliente.PAIS} y haga clic en el
botn AGREGAR FILAS. El campo seleccionado ser agregado al
cuadro de lista Filas.
6 Repita el paso 5 agregando tambin {cliente.REGION} al cuadro de
lista Filas.
NOTA: El orden que utilice para agregar filas, columnas y campos
resumidos afectar su posicin en las tablas cruzadas. La primera fila o
columna que agregue quedar al extremo del esquema. De all en
adelante las filas que agregue se ubicarn adentro (debajo de la primera
fila y a la derecha de la primera columna). Los dems campos resumidos
se agregarn debajo del primer campo resumido. Para mayor informacin
sobre mltiples campos resumidos, vea Cmo crear tablas cruzadas con
mltiples campos resumidos, pgina 491.
Adicin de
columnas
7 En el cuadro de lista Campos, seleccione {producto.NOMBRE DEL
PRODUCTO} y haga clic en el botn AGREGAR COLUMNA. El campo
seleccionado ser agregado al cuadro de lista Columnas.
NOTA: Para crear tablas cruzadas con mltiples columnas, simplemente
agregue las columnas deseadas al cuadro de lista Columnas siguiendo las
instrucciones que us para mltiples filas.
Adicin de
campos
resumidos
8 Nuevamente, en el campo de lista Campos, seleccione {detalles de
pedidos.CANTIDAD} y haga clic en el botn ESTABLECER CAMPOS
RESUMIDOS. El campo seleccionado ser agregado al cuadro de lista
Campos resumidos.
El cuadro de dilogo deber verse similar al cuadro siguiente:
9 Haga clic en Aceptar y aparecer un marco de ubicacin en su
pantalla. Ubique el informe de tablas cruzadas en la seccin
Encabezado de Informe de su informe.
completo y se imprimirn una sola vez al comienzo del informe, mientras
que las tablas cruzadas ubicadas en el Encabezado de Grupo contendrn
datos slo para ese grupo y se imprimirn cada vez que el grupo cambie.
Vea Areas de la ficha Diseo, pgina 63 y Caractersticas del rea de impresin,
pgina 64.
estndar para revisar las tablas cruzadas.
Deber verse similar a la imagen siguiente:
diferentes fuentes de letras para enfatizar datos importantes y crear un
informe con una presentacin profesional. Para mayor informacin, ver
Cmo dar formato a tablas cruzadas, pgina 495.
Cmo crear tablas cruzadas con mltiples campos resumidos
En muchas ocasiones encontrar til incluir resmenes mltiples en su
informe. Por ejemplo, si hace un informe que muestre el total de pedidos
hechos por cada cliente en California y Oregon, quizs quiera mostrar la
cantidad promedio de las pedidos de cada cliente para poder comparar
los hbitos de compra de sus clientes. Seagate Crystal Reports le permite
crear tablas cruzadas con mltiples campos resumidos par acomodar
situaciones como sta.
En este tutorial usted crear un informe de tablas cruzadas con mltiples
campos resumidos, usando XTREME.MDB (ubicado en directorio
\Archivos de programa\Seagate Software\Crystal Reports, o en el
directorio donde se encuentra su programa).
La base de datos Xtreme contiene varias tablas, para este ejercicio
emplear las siguientes tablas:
G Clientes y
G Pedidos.
NOTA: Para este ejercicio la tabla Cliente debe estar vinculada a la tabla
Pedidos. Para mayor informacin sobre vinculamiento de tablas, busque
en Indice de temas de vnculo visual en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal
Reports.
Las tablas Cliente y Pedidos contienen registros para una variedad de
clientes, regiones y pedidos. Para que el informe no sea muy largo, usted
crear tablas cruzadas que muestren un subconjunto de clientes y
regiones incluidas en los datos de muestra. Restringir el informe a los
clientes "Sporting Wheels Inc.", "The Cyclists Incorporated" y "XYZ
Company" de California y Oregon nicamente. Para hacer esto, limitar
el nmero de clientes y regiones utilizando las herramientas de seleccin
de registros.
NOTA: Para este ejemplo, ponga los siguientes campos en la seccin
Detalles:
G Nombre de Cliente y Regin (de la tabla Cliente)
G Monto del Pedido (de la tabla Pedidos)
Seleccin de
regiones
1 Resalte el campo Regin de la tabla Cliente y seleccione el registro
CA usando el Asistente de Seleccin.
Seleccin de
clientes
2 Resalte el campo Nombre del Cliente en la tabla Cliente y seleccione
los siguientes registros, usando el Asistente de Seleccin:
G Sporting Wheels Inc., y
G Xtreme Cycle.
3 Haga clic en el botn INSERTAR TABLAS CRUZADAS en la barra de
agregar filas, columnas y campos resumidos que sern parte de las
tablas cruzadas.
Adicin de filas 4 En el cuadro de lista Campos seleccione {cliente. REGION} y haga clic
en el botn AGREGAR FILAS. El campo seleccionado ser agregado al
cuadro de lista Filas.
Adicin de
columnas
5 En el cuadro de lista Campos, seleccione {cliente.NOMBRE DE
CLIENTE} y haga clic en el botn AGREGAR COLUMNA. El campo
seleccionado ser agregado al cuadro de lista Columnas.
Adicin de
campos
resumidos
6 Nuevamente, en el campo de lista Campos, seleccione
{cliente.NOMBRE DE CLIENTE} y haga clic en el botn CAMPOS
RESUMIDOS. El campo seleccionado ser agregado al cuadro de lista
Campos resumidos.
7 Repita el paso 6 para agregar tambin {pedidos.MONTO DEL
PEDIDO} al cuadro de lista Campos resumidos.
NOTA: El orden que utilice para agregar filas, columnas y campos
resumidos afectar su posicin en las tablas cruzadas. La primera fila o
columna que agregue quedar al extremo del esquema. De all en
adelante las filas que agregue se ubicarn adentro (debajo de la primera
fila y a la derecha de la primera columna). Los dems campos resumidos
se agregarn debajo del primer campo resumido.
El cuadro de dilogo deber verse similar al cuadro siguiente:
8 Haga clic en Aceptar y un marco de ubicacin aparecer en su
pantalla. Ubique el informe de tablas cruzadas en la seccin
Encabezado de Informe de su informe.
completo y se imprimirn una sola vez al comienzo del informe, mientras
que las tablas cruzadas ubicadas en el Encabezado de Grupo contendrn
datos slo para ese grupo y se imprimirn cada vez que el grupo cambie.
Vea Areas de la ficha Diseo, pgina 63 y Caractersticas del rea de impresin,
pgina 64.
estndar para revisar las tablas cruzadas. Deber verse similar a la
imagen siguiente:
La primera operacin de resumen en las tablas cruzadas es el recuento de
pedidos para cada uno de los tres clientes. La segunda operacin es el
monto total de todos los pedidos hechos para cada compaa. En este
ejemplo, si en lugar del monto total de todos los pedidos, usted quiere
calcular el monto promedio de pedidos para cada cliente, tendr que
cambiar la operacin de resumen para el campo {pedidos.MONTO DEL
PEDIDO}.
NOTA: Si la primera operacin de resumen no es un recuento, siga las
instrucciones siguientes para cambiar la operacin a contar.
Cambio de la
operacin de
resumen
(funciones de
resumen)
10 Haga clic con el botn derecho en el campo resumido que quiere
cambiar {pedidos.MONTO DEL PEDIDO} y elija el comando
CAMBIAR OPERACION DE RESUMEN del men contextual. El cuadro de
dilogo Cambiar Operacin de Resumen aparecer en su pantalla.
11 Seleccione la funcin deseada del cuadro desplegable Operacin de
resumen y haga clic en Aceptar cuando termine. Por ejemplo,
seleccione promedio. La operacin de resumen ser cambiada como lo
especific.
Para mayor informacin sobre las funciones de resumen busque Indice de
funciones de resumen en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
12 Haga clic en el botn VISTA PREVIA en la barra de herramientas
estndar nuevamente para ver las tablas cruzadas. Deber mostrarse
semejante al siguiente cuadro:
La primera operacin de resumen en sus tablas cruzadas es el recuento de
pedidos para cada uno de los tres clientes y la segunda es la cantidad
promedio de los pedidos para cada cliente.
Al crear tablas cruzadas con mltiples campos resumidos como esta,
usted puede identificar con exactitud la informacin de los clientes y
puede observar fcilmente las tendencias de compras.
diferentes fuentes de letras para enfatizar datos importantes y crear un
informe con una presentacin profesional. Para mayor informacin, vea
Cmo dar formato a tablas cruzadas, pgina 495.
Cmo dar formato a tablas cruzadas
Seagate Crystal Reports tiene excelentes opciones para dar formato que
pueden ser aplicadas a sus tablas cruzadas. Usted puede:
G cambiar la anchura y altura de una celda de tablas cruzadas,
G formatear el color de fondo para una fila o columna completa,
G formatear el fondo de los Totales Generales,
G formatear campos individualmente,
G formatear varios campos al mismo tiempo,
G suprimir filas, columnas y totales vacos e
G imprimir tablas cruzadas que se extienden a varias pginas.
Al incorporar formatos como colores de fondo, bordes y fuentes, usted
puede enfatizar datos y crear tablas cruzadas que tengan una
presentacin profesional y sean fciles de entender. Tambin puede usar
la funcin de resalte para agregar formato condicional a nmeros y
cantidades monetarias. Para mayor informacin, vea Cmo usar el
Asistente de Resalte, pgina 240.
Cambio de la
anchura y altura
de celdas de
tablas cruzadas
1 En la ficha Diseo, haga clic en el encabezado de una Fila o Columna
o en una celda de datos resumidos, para activar los controladores de
tamao.
2 Haga clic en uno de los controladores de tamao y arrstrelo para
expandir la anchura o la altura de la celda de tablas cruzadas.
3 Haga clic en la ficha Vista previa para ver los cambios.
NOTA: Cambiar el encabezado de una fila o columna afecta a todas las
filas o columnas. Cambiar una celda de datos resumidos afecta a todas las
celdas de datos resumidos.
Cambio del color
de fondo de filas
o columnas
completas
1 Haga clic con el botn derecho del mouse en las tablas cruzadas y
elija el comando FORMATEAR TABLAS CRUZADAS del men contextual.
El cuadro de dilogo Tablas Cruzadas aparecer en su pantalla.
2 Resalte la fila (del cuadro de lista Filas) o columna (del cuadro de lista
Columnas) que quiere cambiar el color de fondo y seleccione el color
deseado del cuadro desplegable Color de fondo.
3 Haga clic en Aceptar cuando termine para regresar a sus tablas
cruzadas. La fila o columna tendr el formato que especific.
Tablas cruzadas con una sola fila resaltada se vern semejantes a lo
siguiente:
NOTA: Para ponerle color de fondo a las filas y columnas de total
general, seleccione los colores que le gusten de las listas desplegables
Fondos, en el cuadro de dilogo Opciones Avanzadas de Tablas Cruzadas.
Busque el cuadro de dilogo Opciones Avanzadas de Tablas Cruzadas en
NOTA: Tambin puede aplicar colores de fondo separados a los totales
de las Filas y Columnas.
Formato del
fondo de los
Totales
generales
1 Haga clic con el botn derecho del mouse en el rea en blanco de la
parte izquierda superior de la tabla cruzada y elija FORMATEAR
TABLAS CRUZADAS en el men contextual. El cuadro de dilogo
Tablas Cruzadas aparece.
2 Resalte la fila Total general (en el cuadro de lista Filas) o la columna
Total general (en el cuadro de lista Columnas) a la cual le quiere poner
un color de fondo, y seleccione un color en la lista desplegable Color
de fondo.
3 Haga clic en Aceptar para regresar a la tabla cruzada. La columna o
fila de Total general ser formateada como especificado.
Formato de
campos
individuales
1 Haga clic con el botn derecho en el campo que quiere dar formato y
elija el comando DAR FORMATO A CAMPO del men contextual. El
Editor de Formato aparecer en su pantalla.
2 En el Editor de Formato, seleccione la fuente, fondo, bordes,
numeracin, smbolos monetarios, caractersticas de impresin, etc.,
que desea, usando las fichas correspondientes.
cruzadas. El campo tendr el formato que especific.
Tablas cruzadas con un solo campo formateado se vern semejantes a
lo siguiente:
Formato de
varios campos al
mismo tiempo
1 Seleccione los campos deseados usando el mtodo de MAYUS-clic.
2 Una vez que ha seleccionado todos los campos, haga clic con el botn
derecho en cualquiera de ellos y elija el comando FORMATEAR
OBJETOS del men contextual. El Editor de Formato aparecer en su
pantalla.
3 En el Editor de Formato, seleccione la fuente, fondo, bordes,
numeracin, smbolos monetarios, caractersticas de impresin, etc.,
que desea usando las fichas correspondientes.
cruzadas. Los campos tendrn el formato que especific.
Tablas cruzadas con varios campos formateados se vern semejantes
a lo siguiente:
Cmo suprimir
filas, columnas,
subtotales y
totales generales
vacos
Seagate Crystal Reports hace muy fcil el quitar filas y columnas de un
informe de tablas cruzadas cuando esas filas y columnas no continen:
G ningn registro,
G subtotales, o
G totales generales.
Etiquetas de filas y columnas
El cuadro de dilogo Tablas Cruzadas se puede utilizar para eliminar la
etiqueta de campos especificados en un informe de tablas cruzadas.
NOTA: Slo se puede suprimir la etiqueta de los campos donde tambin
est suprimiendo los subtotales.
1 En el cuadro de lista Filas o Columnas del cuadro de dilogo Tablas
Cruzadas, resalte el campo al cual le desea suprimir la etiqueta.
2 Active la casilla de verificacin Suprimir subtotal.
3 Active la casilla de verificacin Suprimir etiqueta. Ahora, cuando
usted imprima el informe, el campo seleccionado no tendr ninguna
etiqueta.
Filas y columnas vacas
El cuadro de dilogo Opciones Avanzadas de Tablas Cruzadas se puede
usar para eliminar filas o columnas vacas de una tabla cruzada.
1 En el cuadro de dilogo Tablas Cruzadas, haga clic en el botn
Avanzado. El cuadro de dilogo Opciones Avanzadas de Tablas
Cruzadas aparece ahora.
2 Active la casilla de verificacin Suprimir filas vacas o Suprimir
columnas vacas, como usted quiera. Entonces cuando imprima su
informe, no aparecern ningunas filas ni columnas vacas.
Subtotales
El cuadro de dilogo Tablas Cruzadas se puede utilizar para suprimir un
subtotal de un campo particular.
1 En el cuadro de lista Filas o Columnas del cuadro de dilogo Tablas
Cruzadas, resalte el campo cuyo subtotal usted quiere suprimir.
2 Active Suprimir subtotal. Ahora cuando usted imprima su informe, no
aparecer ningn campo de subtotal.
Totales generales
El cuadro de dilogo Opciones Avanzadas de Tablas Cruzadas se puede
usar para eliminar toda la fila o columna del total general de una tabla
cruzada.
Cruzadas entonces aparece.
2 Active la casilla de verificacin Suprimir (Totales generales de filas) o
Suprimir (Totales generales de columnas), segn sus necesidades.
Entonces cuando imprima el informe, no aparecern totales
generales de filas o columnas.
Cmo imprimir
tablas cruzadas
que se extienden
a varias pginas
Cuando usted crea tablas cruzadas que son ms anchas o largas que el
tamao de pgina especificado, el programa automticamente extiende la
impresin a travs de las pginas necesarias para acomodar el tamao de
las tablas cruzadas. Para que sea ms fcil de leer, los encabezados de filas
y columnas se repiten en las pginas subsiguientes.
Cruzadas aparece en su pantalla.
2 Active la opcin Repetir etiquetas de filas al saltar pgina en el cuadro de
dilogo Opciones Avanzadas de Tablas Cruzadas.
Crystal SQL Designer 501
23 Crystal SQL Designer
Crystal SQL Designer, pgina 502
Porqu usar una consulta?, pgina 502
Uso del Diseador SQL, pgina 503
MANOS A LA OBRA (Consultas), pgina 504
Crystal SQL Designer
Crystal SQL Designer es un tipo de consulta; una consulta es
simplemente una solicitud de informacin especfica de una base de
datos. Si est solicitando informacin de una base de datos SQL (o de una
base de datos que tiene acceso va ODBC), su consulta debe ser escrita
utilizando el Lenguaje Estructurado de Consultas (SQL, por las siglas en
ingls). El lenguaje SQL no es difcil de aprender, pero dominar los
puntos claves de crear y recuperar datos usando SQL puede tomarle
bastante tiempo. Como Crystal SQL Designer elimina la necesidad de
entender SQL, ste le puede ayudar a construir consultas efectivas
inmediatamente.
Crystal SQL Designer ha sido diseado tanto para personas con poco o
sin conocimiento previo acerca de consultas, como para profesionales
experimentados en SQL.
G Si el tema de consultas es nuevo para usted, disfrutar la forma en
que el Diseador SQL le ayuda a crearlas. Contestando unas pocas
preguntas en un conjunto de fichas secuenciales, usted le da al
programa toda la informacin para generar una consulta que se
ajuste a sus necesidades.
G Si es un profesional en SQL, apreciar la facilidad en que le
permite perfeccionar las consultas que genera el Diseador SQL. Si
prefiere escribir sus propias consultas SQL, encontrar fcil el
escribirlas directamente e inclusive pegarlas desde otra fuente.
Crystal SQL Designer puede ser una poderosa herramienta de
recoleccin de informacin.
NOTA: El Diseador SQL slo puede tener acceso a datos almacenados
en una fuente de datos ODBC. Cualquier base de datos SQL o de algn
otro tipo mencionadas en este captulo deben ser accesibles a travs de
una fuente de datos ODBC.
Porqu usar una
consulta?
Los archivos de consultas proporcionan un medio para descargar a un
servidor de base de datos SQL u otro, muchos de los datos que generan
tareas, normalmente realizadas por Seagate Crystal Reports. El conjunto de
datos retornados representan un subconjunto de la totalidad de datos en la
base de datos, o sea, slo los datos que usted especficamente necesita.
Si usted es un programador experimentado en SQL, Crystal SQL
Designer le permite reutilizar sus consultas existentes, rpida y
fcilmente. Todo su trabajo existente se convierte en archivos de consulta
convenientes que pueden ser utilizados para disear informes con
Adems, un archivo de Consultas proporciona compatibilidad total con
ANSI SQL. Aunque Seagate Crystal Reports admite informes
excepcionales que pasan a travs de SQL, no admite el lenguaje completo
SQL ni le permite editar todas las partes de un enunciado SQL. Al utilizar
el Diseador de Consultas para crear conjuntos de datos sobre los que se
basen sus informes, usted obtiene toda la eficiencia de SQL, incluyendo
uniones complejas, ordenamientos y funciones de agrupamiento.
NOTA: Muchos de los temas en este captulo se refieren a clusulas
especficas SQL. Si tiene experiencia en SQL utilice esta informacin para
entender mejor como el Asistente de Consultas genera un enunciado
SQL. Si recin comienza con SQL, puede ignorar esta informacin y
continuar utilizando el Asistente de Consultas.
Uso del
Diseador
SQL
El Diseador SQL tiene dos usos principales:
1. Disear y desarrollar conjuntos de datos para elaborar informes en
Seagate Crystal Reports, y
2. Recuperar y analizar la informacin actual de acuerdo a sus
necesidades para facilitar la toma de decisiones con conocimiento.
SEAGATE CRYSTAL REPORTS Y CONJUNTOS DE DATOS DE
CONSULTAS
Seagate Crystal Reports le permite disear informes basado en un
conjunto de datos de consultas en lugar de hacerlo con tablas y campos.
Como la consulta contiene un conjunto predefinido de datos, las tablas y
campos necesarios para el informe ya se encuentran incluidos.
Cuando disea su informe, el conjunto de datos producidos por la
consulta SQL trabaja igual que una tabla de base de datos. El nombre de
la consulta, junto con los campos a los que tiene acceso, aparece en el
cuadro de dilogo Insertar Campo. Las funciones de agrupamiento y los
enunciados SQL actan como campos, proporcionando valores de datos
correspondientes a cada registro en la consulta SQL.
ANALISIS DE DATOS Y TOMA DE DECISIONES
No siempre tiene la necesidad de completar informes basados en sus
datos; algunas veces slo necesita resultados o nmeros en forma rpida
(para preparar una reunin, para ayudarle a hacer proyecciones, etc.). El
Diseador de Consultas le hace fcil el obtener la informacin que
necesita.
Algunas veces puede necesitar recuperar los mismos datos en forma
peridica (semanalmente, cada fin de mes, etc.). Al configurar y guardar
una simple consulta, puede recuperar los datos actualizados
rpidamente, siempre que los necesite y con un mnimo esfuerzo.
NOTA: El Diseador SQL no puede operar valores numricos de ms de
20 caracteres o calcular frmulas con un valor mayor de 20 caracteres.
Los valores con ms de 20 caracteres sern truncados.
MANOS A LA OBRA (Consultas)
Cmo usar una consulta SQL existente
1 Haga una copia de el enunciado SQL en el Portapapeles de
Windows. Muchos de los editores de SQL le permiten copiar el
enunciado SQL al portapapeles utilizando la combinacin de teclas
CTRL-C.
2 Haga clic en el botn NUEVO en la barra de herramientas estndarde
Crystal SQL Designer.
El cuadro de dilogo Consulta Nueva aparecer en su pantalla.
El cuadro de dilogo Conectar al Servidor aparecer en su pantalla.
Aparece el cuadro de dilogo Conectar al Servidor SQL.
5 Escriba su identificacin de usuario y contrasea para iniciar la
sesin en el servidor SQL y haga clic en Aceptar.
Introducir el enunciado
SQL directamente.
4 Elija el servidor SQL deseado
para su enunciado SQL y haga
clic en Aceptar.
Despus de un mensaje que aparece indicando el xito de su inicio de
sesin (suponiendo que inici la sesin correctamente) el cuadro de
dilogo Introducir Enunciado SQL aparecer en su pantalla.
7 Si necesita iniciar sesin en otro servidor u otra fuente de datos
ODBC, haga clic en el botn Conectar al servidor. Todas las fuentes de
datos iniciadas aparecern en la lista del cuadro desplegable Fuente
de datos.
8 Use el cuadro de texto Ttulo para titular su consulta de una manera
que describa su propsito.
6 Especifique la
fuente de datos
ODBC de este
cuadro de lista
desplegable.
Si no ha iniciado sesin en el Servidor SQL,
haga clic en el botn Conectar al servidor e
inicie la sesin usando el cuadro de dilogo
Iniciar Sesin en el Servidor.
El cuadro de edicin SQL le permite realizar cualquier cambio a su
enunciado SQL. Incluso, puede escribir un enunciado completamente
nueva. Efecte los cambios necesarios y haga clic en el botn Aceptar
cuando termine.
11 Haga los cambios que necesite y haga clic en el botn Aceptar cuando
termine.
Su enunciado SQL previo se convierte ahora en una nueva consulta SQL
que puede ser utilizada con Seagate Crystal Reports como cualquier otro
archivo de consulta SQL.
Por otro lado, tambin puede importar un enunciado SQL guardado
como un archivo de texto ASCII. Para hacer esto, pase por alto el paso 1
mencionado arriba, siga los pasos del 2 al 6 para abrir el cuadro de
dilogo Introducir Enunciado SQL y conctese a la fuente de datos
ODBC, despus haga clic en Importar para importar el enunciado SQL del
archivo de texto.
9 Edite su consulta SQL
en este cuadro.
10 Haga clic en
este botn para
pegar su
enunciado SQL
en el cuadro de
edicin SQL.
Cmo crear una nueva consulta
1 Haga clic en el botn NUEVO en la barra de herramientas estndar de
Crystal SQL Designer.
El Asistente de Creacin de Consultas tiene varias fichas. Las fichas estn
numeradas para llevarlo paso a paso a travs del proceso de creacin de
consultas.
NOTA: La ficha Vnculos slo aparece si tiene seleccionadas dos o ms
bases de datos en la ficha Tablas.
NOTA: Una vez que ha seleccionado al menos un campo para la consulta
en la ficha Campos, usted puede ver los datos retornados por su consulta
en cualquier momento, haciendo clic en el botn Vista Previa de consulta
en la parte inferior del cuadro de dilogo. Una vez que haya terminado
de ver los datos de la consulta, utilice el botn Edicin en la barra de
herramientas para regresar al Asistente de Consultas.
Usar Asistente de
Consultas Seagate.
Cmo agregar tablas a una consulta
Clusula FROM
La clusula FROM (de) especifica las fuentes (tablas) de la base de datos
indicadas en la expresin SELECT (seleccionar).
1 Haga clic en la ficha Tablas en el Asistente de Consultas.

2 Haga clic en el botn SQL/ODBC o Diccionario.
G Si hace clic en SQL/ODBC:
Seleccione una fuente de datos ODBC o SQL en el cuadro de
dilogo Conectar a Servidor.
Elija una o ms tablas de bases de datos en el cuadro de dilogo
Elegir Tabla SQL. Haga clic en Agregar para agregar cada tabla a
su consulta SQL. Haga clic en Terminado cuando termine.
G Si hizo clic en Diccionario:
Seleccione el Diccionario (.DC5) en el cuadro de dilogo Abrir
Archivo y haga clic en Aceptar.
Todas las tablas de base de datos ODBC accesibles desde el
diccionario se agregarn a su Consulta SQL.
NOTA: Los archivos de diccionario deben estar basados en fuentes de
datos ODBC. Vea Diccionarios, pgina 523, para mayor informacin.
Cmo vincular tablas y especificar un tipo de unin
Clusula WHERE
La clusula WHERE (donde) especifica cmo se unen dos tablas de bases
de datos.
NOTA: Algunos vnculos pueden ser generados en la clusula FROM (de).
1 Haga clic en la ficha Vnculos y haga clic en el botn Smart Linking. El
Asistente de Creacin de Consultas har todos los vnculos posibles
que pueda detectar entre las tablas. Estos vnculos estn
representados por una flecha entre los campos en dos tablas. Esta
flecha se llama lnea de vnculo.
2 Haga clic en una de las lneas de vnculo entre las tablas. La lnea de
vnculo es resaltada junto con los campos que est vinculando.
Lnea de vnculo.
3 Haga clic en el botn Opciones para abrir el cuadro de dilogo
Opciones de Vnculo. Este cuadro de dilogo describe el vnculo
entre las tablas ms detalladamente. Busque en cuadro de dilogo
Opciones de Vnculo en la Ayuda en lnea de Crystal SQL Designer.
Temas relacionados
Tipos de uniones SQL (fuentes de datos ODBC), pgina 566
WHERE, pgina 580
4 Seleccionar
un tipo de
unin SQL.
Cmo agregar campos a la consulta
Clusula SELECT
La clusula SELECT (seleccionar) selecciona componentes de datos
especficos para recuperar de las tablas de bases de datos indicadas por la
clusula FROM (de).
1 Haga clic en la ficha Campos en el Asistente de Creacin de
Consultas.
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SELECT, pgina 579
2 Seleccione los campos de
esta lista que usted quiere que
aparezcan en su consulta.
3 Haga clic en el
botn Agregar.
4 Haga clic en Quitar para
sacar cualquier campo(s) del
cuadro de dilogo Campos de
Consulta.
Los campos
sern
agregados
a esta lista.
Cmo identificar valores nicos en una consulta
Clusula DISTINCT
DISTINCT (distinto) obliga a la consulta a recuperar un valor de cada uno
de los que se repiten, adems de recuperar todos aquellos valores que no
se repiten.
1 Haga clic en la ficha Campos del Asistente de Creacin de Consultas.
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DISTINCT, pgina 580
2 Haga clic en la opcin
Seleccionar valores distintivos para
activarla.
Cmo resumir datos con funciones de agrupamiento
Clusula GROUP BY
La clusula GROUP BY (agrupar por) recupera un resumen de un
conjunto de datos.
Funciones de agrupamiento
Use las funciones de agrupamiento para obtener informacin resumida
en todos los registros o en grupos de registros. Estas son ms tiles cuan-
do no necesita la informacin detallada y slo desea examinar los totales.
Por ejemplo, usted podra necesitar saber el nmero total de pedidos
hechos y la cantidad promedio de cada pedido. Para este tipo de consulta,
aplique la funcin COUNT al campo Id. del Pedido y la funcin AVG
(promedio) al campo Cantidad. La consulta calcula la informacin
resumida y proporciona los resultados que necesita.
3 En el cuadro desplegable Total, seleccione una funcin de
agrupamiento para aplicarla al campo seleccionado.
G COUNT() cuenta el nmero de valores dentro de un grupo.
G SUM() suma los valores dentro de un grupo para un total.
G AVG() encuentra el promedio de todos los valores en un grupo.
G MIN() encuentra el valor mnimo dentro de un grupo.
G MAX() encuentra el valor mximo dentro de un grupo.
2 Seleccione
el campo
que desee
resumir en
este cuadro
de lista.
La consulta resume el campo al que se le aplica la funcin de
agrupamiento. Cualquier otro campo que aparezca en el cuadro de
lista Campos de consulta son usados para ordenar los datos.
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GROUP BY, pgina 581
Cmo ordenar registros de acuerdo a los valores del campo
Clusula ORDER BY
La clusula ORDER BY (ordenar por) indica que los registros
recuperados de la base de datos sean ordenados de acuerdo a los valores
en un campo especfico.
Los datos de consulta pueden ser agrupados ya sea al ordenar datos, de
manera que los registros con datos semejantes aparezcan agrupados en la
lista ordenada, o al resumir datos con funciones de agrupamiento, para
que los datos resumidos aparezcan en su consulta para cada grupo de
registros. Para obtener informacin de Cmo resumir datos con funciones de
agrupamiento, pgina 513. Esta seccin le muestra cmo agrupar datos al
ordenar.
1 Haga clic en la ficha Ordenar en del Asistente de Creacin de
Consultas.
Temas relacionados
ORDER BY, pgina 581
2 Seleccione el campo que
quiere ordenar de esta lista.
3 Haga clic en el botn Agregar.
Use las flechas
para mover los
campos hacia
arriba o hacia
abajo en la
lista.
4 Seleccione el criterio de
ordenamiento para los datos.
Cmo especificar los registros que sern incluidos en una
consulta
Clusula WHERE
La clusula WHERE (de) puede especificar el criterio de seleccin de
registros.
1 Haga clic en la ficha Seleccionar del Asistente de Creacin de
Consultas.
Esta ficha trabaja de manera muy parecida al Asistente de Seleccin
en Seagate Crystal Reports. Busque Asistente de Seleccin de Registros
en la Ayuda en Lnea de Crystal SQL Designer.
5 Repita los pasos 2 y 3 para cada campo que aparece en el cuadro de
lista Seleccionar Campos.
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Clusula WHERE, pgina 509
contiene los datos sobre los que
desea que se base el criterio de
seleccin de esta lista.
Agregar.
El campo ser agregado a la
lista Seleccionar campos.
4 Use estos controles para
especificar el criterio de
seleccin a ser aplicado al
campo resaltado en el cuadro
de lista Seleccionar campos.
Cmo seleccionar grupos para ser incluidos en una consulta
Este procedimiento genera las clusulas GROUP BY y HAVING
La clusula HAVING (siendo o teniendo) establece criterios de seleccin
para la informacin resumida producida por la clusula GROUP BY
(agrupar por).
intenta resumir de esta lista.
3 De este cuadro desplegable,
seleccione la funcin de
agrupamiento que desea
aplicar al campo seleccionado.
4 Haga clic en la ficha Seleccionar.
Temas relacionados
GROUP BY, pgina 581
5 Seleccione la funcin
de agrupamiento en
este cuadro de lista.
6 Haga clic en el
botn Agregar.
El campo
ser
agregado a
la lista
Seleccionar
Campos.
7 Use los controles de
criterio de seleccin para
especificar cuales valores de
grupo resumidos deben
aparecer en los resultados
de la consulta, basados en la
funcin de agrupamiento.
Cmo crear un enunciado SQL
NOTA: Debe estar familiarizado con el lenguaje y expresiones de SQL
antes de tratar de agregar una expresin a su archivo de consulta.
1 Haga clic en la ficha Campos en el Asistente de Creacin de
Consultas.
El cuadro de dilogo Enunciado SQL aparecer en su pantalla.
Enunciado.
3 Escriba un nombre para la nueva
expresin y haga clic en Aceptar.
El cuadro de dilogo Enunciado SQL aparecer en su pantalla.
6 Cuando haya terminado de disear su expresin SQL, haga clic en
Aceptar, regresar a la ficha Campos.
4 Haga doble clic en un
campo de la lista para
agregarlo a su enunciado.
5 Edite la expresin en este
cuadro de edicin.
7 Seleccione la nueva
expresin SQL. Estar
indicada por el signo @.
8 Haga clic en el
botn Agregar.
El campo ser agregado a la
lista de Campos de consultas.
Cmo crear una consulta desde otra consulta de Crystal
1 Haga clic en el botn NUEVO en Crystal SQL Designer.
3 Use el cuadro de dilogo Abrir Archivo para seleccionar el archivo
de consulta (*.QRY) sobre el que desea que se base la nueva consulta
El programa ejecuta la consulta SQL existente y muestra el conjunto
de datos.
4 Haga clic en el botn EDICIN.
El Asistente de Creacin de Consultas aparece con las
especificaciones para la consulta seleccionada ya en su lugar.
Usar consulta Seagate existente.
5 Use el Asistente de Creacin de Consultas para hacer cualquier cambio
necesario a la consulta. Haga clic en Vista Previa de consulta cuando
haya terminado para mostrar los nuevos resultados de la consulta.
6 Elija el comando GUARDAR COMO del men Archivo para guardar la
nueva consulta bajo un nombre diferente. La nueva consulta es
guardada en un archivo separado; la consulta que us como fuente
permanece sin cambios.
Cmo seleccionar una consulta para un informe
1 En Seagate Crystal Reports, haga clic en el botn NUEVO en la barra
de herramientas estndar.
2 Haga clic en un Asistente de Informes de la Galera de Informes.
Aparece el Asistente de Creacin de Informes.
3 En la ficha Tablas, haga clic en el botn Consulta y aparecer un
cuadro de dilogo Abrir Archivo.
4 Use los controles en el cuadro de dilogo Abrir Archivo para ubicar y
seleccionar el archivo de consulta (.QRY) que desea utilizar para
crear un nuevo informe.
Haga clic en Aceptar. Se abrir la consulta para su informe. Use las
herramientas en el Asistente de Creacin de Informes para disear un
nuevo informe. Los campos de consulta aparecern en cada seccin del
Asistente de la misma manera que cualquier otro campo de base de datos.
Sin embargo, el nombre del archivo de consulta aparecer arriba de los
campos en cuadros de lista donde normalmente vera el nombre de la
tabla de base de datos.
Diccionarios 523
24 Diccionarios
Introduccin a diccionarios, pgina 524
Por qu usar un diccionario, pgina 525
MANOS A LA OBRA (Diccionarios), pgina 526
Introduccin a diccionarios
Un diccionario es un panorama de datos simple y estructurado, creado
para todos o algunos de sus colegas en la empresa usando Seagate Crystal
Reports.
A diferencia de algunos sistemas que obligan a los usuarios a obtener los
datos a travs de una metacapa de distribucin de datos, los diccionarios
son componentes opcionales. Los datos pueden ser obtenidos
directamente por el usuario. Los diccionarios simplemente, proveen la
conveniencia sin las restricciones impuestas por otros sistemas.
Los diccionarios le permiten:
G disear un panorama nico y dinmico de todos los datos
necesarios para crear informes y consultas organizacionales,
G organizar los datos y dar nuevos nombres a tablas y campos y as
hacer ms fcil entender el contenido y propsito de los datos, y
G crear frmulas complejas de manipulacin de datos que los
usuarios pueden obtener sin necesidad de entender los conceptos
de frmulas.
NOTA: El Editor de Frmulas que usa Crystal Dictionaries no es tan
completo como el que se usa en Seagate Crystal Reports. Por favor vea
Crystal Dictionaries en la Ayuda en lnea y obtenga una descripcin del
Editor de Frmulas para usarlo en Crystal Dictionaries.
Los diccionarios reducen costo y tiempo, mejoran la productividad del
usuario y reducen prdida, dao y uso indebido de los datos. Este es un
componente poderoso de Seagate Crystal Reports.
Cuando usted crea un informe usando un diccionario, los nicos datos
que puede utilizar en el informe son aquellos a los cuales tiene acceso a
travs de un diccionario; no puede usar en el mismo informe un
diccionario y una fuente de datos diferente. Debido a que los diccionarios
son usados comnmente para imponer proteccin de datos, sera una
violacin de esa proteccin permitir el acceso libre en un informe de un
diccionario.
NOTA: Lo que s puede hacer, es incluir un subinforme basado en una
fuente de datos diferente en un informe principal basado en un
Dictionario.
Finalmente, los diccionarios proveen una manera fcil de cambiar el
conjunto de datos subyacente sin cambiar la aparencia de los datos que
son vistos por los usuarios. Por ejemplo, usted puede cambiar los
Diccionarios 525
nombres de campos y tablas en los datos subyacentes. Luego bosqueja
nuevamente el diccionario al nuevo nombre del campo y tabla sin
cambiar el alias asignado a los datos. Los usuarios crean sus informes
usando la misma interfaz de datos a la que estn acostumbrados, sin
conocimiento de los cambios ocurridos en el trasfondo.
Una vez creado, el diccionario acta como un filtro, que provee al usuario
una vista clara y fcil de entender de datos complejos.
NOTA: Si usted ha actualizado de una versin anterior de Info Report
Designer que permita archivos de Diccionarios, los antiguos archivos de
diccionarios (*.DCT o *.DC5) estaban basados en el motor Btrieve. Si
convierte esos archivos a archivos nuevos de Info View (*.CIV) los nuevos
archivos usarn la capa de traslacin de xBase en lugar de Btrieve. Sin
embargo, el motor Btrieve instalado con la versin anterior debe
permanecer en su sistema para que el nuevo programa de Info Report
Designer pueda leer los archivos de Diccionarios anteriores.
NOTA: Proteccin es una de las caractersticas exclusivas de Info Views.
Info Views utiliza CISEC.DLL para comunicarse con Info APS para
obtener la informacin de proteccin.
Por qu usar un
diccionario
Los diccionarios son a menudo diseados y distribuidos por
Administradores de Sistemas de Informacin o por Administradores de
Red que controlan y administran las bases de datos de la compaa.
Frecuentemente estas bases de datos son colecciones complejas de datos
distribuidas a travs de varias tablas con cientos o incluso miles de
campos. Un usuario, intentando localizar y utilizar un pequeo conjunto
de datos para un informe, puede perderse fcilmente entre los nombres
de bases de datos, tablas y campos.
Un diccionario personalizado con una pequea cantidad de datos de
trabajo especficos proporciona a los usuarios acceso fcil y directo a
todos los datos que necesitan. Por ejemplo, el diccionario del
departamento de Contabilidad puede ser diferente del diccionario del
departamento de Ventas o del diccionario de Personal. Si los datos de los
diccionarios coinciden, los usuarios pueden organizarlos y nombrarlos
de la manera que sea ms cmoda para ellos.
MANOS A LA OBRA (Diccionarios)
Cmo crear un diccionario nuevo
1 Haga clic en el botn NUEVO en la barra de herramientas estndar.
El Asistente de Diccionarios aparecer en su pantalla.
Este Asistente contiene varias fichas. Cada ficha est numerada para
guiarlo paso a paso a travs del proceso de desarrollo.
NOTA: La ficha Vnculos aparece slo cuando usted agrega ms de una
tabla a su diccionario.
2 Para tener acceso a las opciones en cada ficha, simplemente haga clic
en la ficha. La informacin y controles necesarios para el paso
seleccionado estn ubicados en el cuadro de dilogo. Puede utilizar
los botones Prximo>> y <<Atrs para ir a la ficha siguiente (derecha)
o a la anterior (izquierda), respectivamente.
NOTA: Ciertos pasos deben ser realizados antes que otros en el proceso
de creacin. Por ejemplo debe seleccionar las tablas antes de seleccionar
los campos de esas tablas. Por esa razn, algunas fichas pueden no estar
disponibles hasta que realice los pasos requeridos antes de seleccionar
esas tablas.
3 Para guardar en cualquier momento, haga clic en Guardar en la parte
inferior del Asistente.
NOTA: Como un diccionario debe contener datos de una base de datos, el
botn Guardar estar desactivado hasta que usted agregue por lo menos un
campo al cuadro de lista Encabezados y campos en vista en la ficha Vista.
Diccionarios 527
Cmo agregar un archivo de datos
1 Mientras est en el Asistente de Diccionarios, haga clic en la ficha
Tablas para activarla.
El cuadro de dilogo Elegir Archivo de Base de Datos aparecer en su
pantalla.
3 Para seleccionar un archivo de base de datos use las opciones en el
nar un archivo.
4 Haga clic en Agregar para agregar el archivo. Si la base de datos
seleccionada contiene solamente una tabla, esa tabla aparecer en la
lista en la ficha Tablas.
NOTA: Cuando hay ms de una tabla para agregar del archivo de base de
datos seleccionado, el cuadro de dilogo Seleccionar Tablas aparece.
Resalte las tablas que usted quiere incluir de la lista y haga clic en
Aceptar. Slo las tablas que ha seleccionado aparecern en el cuadro de
lista de la ficha Tablas. Vea Cmo seleccionar tablas y campos para usuarios,
pgina 531.
NOTA: No se puede crear un diccionario de dos fuentes de datos
diferentes.
5 Repita los pasos 3 y 4 para cada archivo de base de datos que quiera
agregar al diccionario.
6 Haga clic en Terminado cuando termine de agregar archivos.
2 Clic en el botn Archivo.
NOTA: Cuando usted agrega un archivo de base de datos, las tablas y
campos de ese archivo no aparecern necesariamente para el usuario que
abra el diccionario desde Seagate Crystal Reports. Las tablas que
aparecen en la ficha Tablas son slo las tablas disponibles para el creador
del diccionario. Para agregar campos especficos, vea Cmo seleccionar
tablas y campos para usuarios, pgina 531.
Tambin, puede necesitar seleccionar un archivo de ndice para ser usado
por una de las tablas de la base de datos. Esto se realiza en la ficha Tablas
El cuadro de dilogo Seleccionar Nueva Ubicacin aparecer en su
pantalla.
9 Use los controles en este cuadro de dilogo para seleccionar un
nuevo archivo de ndice y haga clic en Aceptar cuando termine.
NOTA: Los diccionarios de Crystal usarn, automticamente, cualquier
archivo de ndice que se encuentre con el mismo nombre que el archivo
de base de datos. Si desea utilizar un ndice con un nombre diferente,
slo necesita seleccionar ese archivo de ndice. Para mayor informacin
acerca de ndices, vea Tablas indexadas, pgina 550.
NOTA: Puede mezclar archivos de datos y fuentes de datos ODBC en el
mismo archivo de diccionario. Sin embargo, si desea vincularlos, slo
puede hacerlo usando campos de cadena de caracteres para realizar los
vnculos.
8 Haga clic en
el botn Indice.
7 Seleccione la tabla de base
de datos para la que desea
elegir un ndice especfico.
Diccionarios 529
Cmo abrir una fuente de datos SQL u ODBC
1 En el Asistente de Diccionarios, haga clic en la ficha Tablas para
activarla.
4 Si la fuente de datos requiere informacin de inicio de sesin, como
nombre de usuario y contrasea, aparecer el cuadro de dilogo
Conectar al Servidor SQL. Use este cuadro de dilogo para
conectarse a la fuente de datos ODBC como normalmente lo hara
desde su aplicacin del Sistema de Administracin de Base de Datos.
5 Haga clic en Aceptar y aparecer el cuadro de dilogo Seleccionar
Tabla SQL.
Seleccione una tabla de base de datos en el cuadro de dilogo
Seleccionar Tabla SQL y haga clic en Agregar para agregarla a su
diccionario.
6 Repita el paso 6 para cada tabla que desee agregar al diccionario.
SQL/ODBC.
3 Elija una fuente de datos
SQL u ODBC y haga clic en
Aceptar cuando termine.
NOTA: Cuando usted agrega una fuente de datos SQL u ODBC a un
diccionario desde la ficha Tablas, las tablas y campos de esa fuente de
datos no necesariamente aparecern para el usuario que abra el
diccionario. Las tablas que aparecen en la ficha Tablas son slo las tablas
disponibles para usted, como un administrador, para agregar al
diccionario. Para agregar al diccionario, vea Cmo seleccionar tablas y
campos para usuarios, pgina 531.
NOTA: Puede mezclar archivos de datos y fuentes de datos ODBC en el
mismo archivo de diccionario. Sin embargo, si desea vincularlos, slo puede
hacerlo utilizando campos de cadenas de caracteres para realizar los vnculos.
Cmo vincular varias tablas
1 Si ha agregado ms de una tabla de base de datos a su diccionario,
haga clic en la ficha Vnculos en el Asistente de Diccionarios.
G Si un vnculo es posible entre dos tablas, puede crear un nuevo
vnculo arrastrando un nombre de campo de una tabla a la otra. La
aplicacin trazar una nueva flecha de vnculo entre las tablas. Vea
Tablas indexadas, pgina 550.
G Si selecciona un vnculo y hace clic en el botn Opciones, aparece el
cuadro de dilogo Opciones de Vnculo. Puede utilizar los
controles en este cuadro de dilogo para hacer los cambios
necesarios al vnculo seleccionado. Busque Cuadro de dilogo
Opciones de Vnculo en la Ayuda en lnea.
G Si usted hace clic en el botn Smart Linking, el programa crear
vnculo lgico entre las tablas en su Diccionario.
2 Para crear un vnculo manualmente, arrastre
un nombre de campo de una tabla a otra.
Diccionarios 531
Cmo seleccionar tablas y campos para usuarios
Despus de haber agregado las tablas a su diccionario utilizando la ficha
Tablas, estas tablas y los campos en ellas, no estn disponibles
automticamente para los usuarios. Usted debe exponer los campos
usando la ficha Vista. La ficha Vista le permite disear la vista actual de
los datos que los usuarios vern.
1 En el Asistente de Diccionarios, haga clic en la ficha Vista para
activarla.
NOTA: La siguiente ilustracin muestra los estados anterior y posterior
del cuadro de dilogo. Tpicamente, cualquier campo que usted mueve al
cuadro de lista Encabezados y Campos en Vista ya no aparecer en el
cuadro de lista Tablas y Campos de la Base de datos.
G Para que una tabla y todos sus campos estn disponibles para los
usuarios, seleccione el nombre de la tabla del cuadro de lista Tablas
y campos de la base de datos, y haga clic en Agregar. El nombre de la
tabla se convierte en un encabezado de campo en el cuadro de lista
Encabezados y campos en vista. Todos los campos de la tabla
aparecen como campos bajo el nuevo encabezado de campo.
G Para que un solo campo este disponible para los usuarios del
diccionario, seleccione el campo en el cuadro de lista Tablas y
campos de la base de datos, y haga clic en Agregar. El campo es
agregado al final de la lista en el cuadro de lista Encabezados y
campos en vista.
desea poner disponible para
los usuarios de esta lista.
El campo ser agregado a esta lista.
Cuando agregue y organice tablas en la ficha vista, tenga presente lo
siguiente:
G Los usuarios del diccionario no ven las tablas como tablas de bases
de datos. Los nombres de tablas se convierten en encabezados de
campo. Estos encabezados aparecen como si fueran tablas cuando
el usuario disea un informe basado en su diccionario. Sin
embargo, los encabezados de campo no necesariamente
representan tablas de bases de datos que actualmente existan
porque usted puede haber cambiado los nombres u ordenado en
forma diferente.
G Los encabezados de campo pueden ser agregados en cualquier
parte en el cuadro de lista Encabezados y campos en vista para
proporcionar a los usuarios una organizacin ms clara de sus
datos. Vea Cmo agregar un nuevo encabezado de campo, pgina 537.
G Se puede agregar campos al cuadro de lista Vista cuantas veces sea
necesario. Un campo no tiene que aparecer bajo un encabezado de
campo que coincida con la tabla en la que el campo existe.
Organice los campos en cualquier orden y bajo cualquier
encabezado de campo que facilite el trabajo de los usuarios.
G Los campos deben ser agrupados bajo encabezados de campo. Si
usted agrega un campo al cuadro de lista Encabezados y campos en
vista y no aparece un encabezado de campo (el cuadro de lista est
vaco), la aplicacin le proporcionar un encabezado de campo
predeterminado y agregar el campo que usted seleccion bajo ese
encabezado.
G Usted puede cambiar los nombres de campo y encabezados de
campo que aparecen en el cuadro de lista Encabezados y campos en
vista, a cualquier otro nombre. Vea Cmo cambiar nombres a
encabezados de campo, campos y frmulas, pgina 535.
Diccionarios 533
Cmo agregar y crear frmulas
Vista para activarla.
El cuadro de dilogo Insertar Frmula aparecer en su pantalla.
4 Use el Editor de Frmulas para crear una frmula para el diccionario,
de la misma manera como creara una frmula para un informe. Vea
Frmulas para Principiantes, pgina 311 o busque Editor de Frmulas en
la Ayuda en Lnea.
5 Haga clic en Aceptar cuando termine. La nueva frmula es agregada
al cuadro de lista Tablas y campos de la base de datos.
A continuacin necesitar agregar la frmula al cuadro vista del
diccionario.
2 Para crear una frmula, haga clic
en el botn Frmula nueva.
3 Escriba un nombre para su
frmula y haga clic en Aceptar
cuando termine.
NOTA: La siguiente ilustracin muestra los estados anterior y posterior
del cuadro de dilogo. Tpicamente, cualquier campo que usted mueva al
cuadro de lista Tablas y campos en vista no aparecer en el cuadro de
lista Encabezados y campos en vista.
NOTA: Normalmente, las frmulas estn representadas por un smbolo
@. En este caso, el nombre de la frmula aparece en el cuadro de lista
Encabezados y campos en vista sin el smbolo @ para ocultar el hecho que
es una frmula.
6 Seleccione la frmula
que acaba de crear de
esta lista.
El campo ser
agregado a esta lista.
7 Haga clic en el
botn Agregar.
8 Seleccione la frmula y haga clic en el
botn Editar si necesita modificar su frmula.
Diccionarios 535
Cmo cambiar nombres a encabezados de campo, campos y
frmulas
Vista.
El cuadro de dilogo Establecer Alias aparecer en su pantalla.
G Si selecciona un encabezado, aparece el cuadro de dilogo
Establecer Alias de Tabla.
G Si selecciona un campo, aparece el cuadro de dilogo Establecer
Alias de Campo. Vea Alias, pgina 547.
NOTA: Este proceso realmente no cambia el nombre de las tablas y
campos. Slo cambia el alias que aparece cuando el usuario abre
eldiccionario. El archivo de base de datos original no es afectado.
2 Seleccione el encabezado o campo al que
desea cambiar el nombre de esta lista.
3 Haga clic en el botn Alias.
4 Escriba el nuevo nombre en
este cuadro de texto y haga clic
en Aceptar cuando termine.
Cmo mover campos o encabezados de campo dentro de una lista
2 Seleccione de la lista Encabezados y campos en vista el encabezado o el
campo que quiere mover y arrstrelo hacia arriba o hacia abajo a la
posicin deseada.
El orden en que los campos y encabezados de campo aparecen en este
cuadro de lista es el orden en que aparecern a los usuarios.
NOTA: Cuando organice campos y encabezados de campo, recuerde que
los encabezados de campo ocupan el lugar de tablas de base de datos.
Debido a esta organizacin, el primer componente en el cuadro de lista
debe ser un encabezado de campo.
Cmo actualizar la ubicacin de una tabla de base de datos
Tablas para activarla.
NOTA: Recuerde, los nombres de tablas que aparecen aqu son alias en
lugar del nombre de tabla de base de datos actual. Vea Alias, pgina 547.
G Si la tabla es de un archivo de datos, aparece el cuadro de dilogo
Seleccionar Nueva Ubicacin.
G Si la tabla es de un servidor SQL u otra fuente de datos ODBC,
aparece el cuadro de dilogo Seleccionar Tabla SQL.
2 Seleccione la tabla o campo
que ha cambiado de nombre o
ubicacin de esta lista.
3 Haga clic en el botn Ubicacin.
Diccionarios 537
4 Seleccione el nuevo nombre o ubicacin de la tabla de base de datos
del cuadro de dilogo que aparece y haga clic en Aceptar.
Cmo agregar un nuevo encabezado de campo
El cuadro de dilogo Insertar Encabezado de Campo aparecer en su
pantalla.
2 Seleccione el campo que ser el primero
en aparecer bajo el nuevo encabezado de
campo de esta lista.
3 Haga clic en el botn Encabezado.
4 Escriba el nuevo nombre en
este cuadro de texto y haga clic
Cmo agregar texto de Ayuda
Para maximizar la eficiencia de su diccionario, Seagate Crystal Reports le
permite agregar textos de Ayuda. Cuando alguien necesita aclaracin en
alguno de los elementos del diccionario, todo lo que tiene que hacer es
apuntar al elemento en cuestin y el texto de Ayuda aparecer en una
ventana emergente para ayudarle.
Aparece el nuevo encabezado
de campo especificado.
2 Seleccione de esta lista el campo al
que desea agregar el texto de Ayuda.
3 Haga clic en el botn Texto de ayuda.
Diccionarios 539
El cuadro de dilogo Editar Texto de Ayuda aparecer en su pantalla.
Cuando el usuario selecciona el campo o encabezado de campo y
mantiene el cursor sobre el elemento seleccionado, el texto de Ayuda
aparecer en una ventana emergente.
Cmo agregar un grfico
Grfico para activarla.
El cuadro de dilogo Abrir Archivo aparecer en su pantalla.
3 Use los controles en el cuadro de dilogo Abrir Archivo para
seleccionar un archivo de imagen y haga clic en Aceptar para
agregarla a su diccionario.
Los diccionarios pueden trabajar con los formatos grficos de
Windows bitmap (.BMP), PC Paintbrush (.PCX), Tiff (.TIF) y TARGA
(.TGA). El archivo de imagen aparece en el cuadro de lista de la ficha
Grfico.
4 Introduzca el Texto de Ayuda
en este cuadro de texto y haga
clic en Aceptar cuando termine.
Ahora, usted podra desear cambiar el nombre alias, actualizar la
ubicacin o eliminar un grfico. Simplemente Seleccione el grfico
deseado y haga clic en el botn apropiado.
G Si hizo clic en el botn Alias, el cuadro de dilogo Establecer Alias
de Grfico aparecer en su pantalla.
G Si hizo clic en el botn Ubicacin para establecer la nueva ubicacin
de la imagen, aparecer el cuadro de dilogo Seleccionar Nueva
Ubicacin. Utilice este cuadro de dilogo para encontrar el nuevo
nombre o ubicacin del archivo de grficos.
Cmo crear datos de ejemplo para que los usuarios examinen
La ficha Datos de Muestra en el Asistente de Diccionarios le permite crear
un conjunto personalizado de datos de muestra que aparecen para los
usuarios cuando examinan datos de campos. Dependiendo de los datos
de muestra que usted disea, los datos que los usuarios vean pueden o no
reflejar datos reales de la base de datos.
4 Seleccione el
grfico en este
cuadro de lista.
5 Haga clic en el botn Alias
para cambiar el nombre...
... clic en
el botn
Ubicacin
para
cambiar la
ubicacin...
..O, haga clic en Eliminar para
eliminar el grfico de la lista.
6 Escriba el nuevo nombre del grfico
en este cuadro de texto y haga clic en
Diccionarios 541
Datos de Muestra para activarla.
Si hizo clic en el botn Editar, el cuadro de dilogo Editar Valor
El nuevo valor aparecer en el cuadro de lista Datos examinados.
NOTA: Eliminar y editar valores en el cuadro de lista Datos examinados de
la ficha Datos de Muestra no cambia el archivo de base de datos. Slo
cambia la lista de valores que aparece para el usuario cuando el cuadro
de dilogo Examinar y Pegar es abierto. Esto le permite personalizar la
presentacin de los datos examinados por los usuarios, sin cambiar
realmente los datos de base del informe.
2 De esta lista, seleccione
un campo que desee
hacer examinable.
Colectar.
Para eliminar un valor del campo
resaltado de la lista de arriba,
haga clic en el botn Eliminar.
Si los datos han cambiado, haga clic en el botn
Actualizar para recuperar una lista de los nuevos datos.
Para editar un valor resaltado de esta
lista, haga clic en el botn Editar.
Los valores
del campo
aparecern
en esta
lista.
4 Introduzca el nuevo Valor en este
cuadro de texto y haga clic en Aceptar
cuando termine.
Cmo editar un existente
1 Haga clic en el botn ABRIR en la barra de herramientas estndar.
2 Use los controles de Unidad de disco, Directorios y Nombre de archivo
para seleccionar el diccionario existente (*.DCT) y haga clic en
Aceptar. Aparecer el Asistente de Diccionarios.
3 Use el Asistente de Diccionarios para hacer los cambios a su archivo
de diccionario.
Cmo convertir un archivo de diccionario 4.x o 5.x
1 Haga clic en el botn ABRIR en la barra de herramientas estndar.
para seleccionar el archivo antiguo de diccionario (*.DCT) y haga clic
en Aceptar.
El cuadro de dilogo Seleccionar Vista aparece, listando los nombres
de todas las vistas del archivo de diccionario antiguo.
3 Seleccione la vista que desee convertir a un nuevo archivo de
diccionario y haga clic en Aceptar.
El Asistente de Diccionarios aparece con los datos de la vista que
usted seleccion.
NOTA: Esta versin de Crystal Dictionaries proporciona un mtodo ms
fcil y poderoso para controlar el acceso de datos que las versiones
anteriores. Sin embargo, cada vista de un archivo de diccionario ms
antiguo es manejado como un diccionario separado en esta versin. Por
otro lado, un archivo de diccionario ms antiguo, mantena varias vistas.
Para convertir todo un archivo de diccionario 3.x 4.x debe abrir
separadamente cada vista en el archivo y guardarlo como un nuevo
archivo de diccionario.
4 Use el Asistente de Diccionarios para hacer los cambios en su nuevo
archivo de diccionario.
5 Cuando guarde el archivo, ser guardado en el nuevo formato de
diccionario (*.DC5).
Diccionarios 543
Cmo seleccionar un diccionario para un informe
Cuando usted crea un informe nuevo en Seagate Crystal Reports puede
especificar un diccionario como su fuente de informacin. Usando un
diccionario para su informe, los administradores pueden controlar la
informacin de la compaa y los usuarios no son recargados con datos
extra que no usarn en sus informes.
1 Haga clic en el botn NUEVO en la barra de herramientas estndar de
Una seccin adicional ser agregada al cuadro de dilogo, revelando
las opciones de personalizacin de informe.
del cuadro de dilogo que aparece para seleccionar el archivo de
diccionario (*.DC5) que desea usar y haga clic en Aceptar.
2 Haga clic
en el botn
Personalizado.
3 Haga clic en el botn Informe Personalizado,
ficha Tablas Cruzadas Personalizado, o
Multi-columnar Personalizado.
4 Haga clic en
Diccionario.
6 Para agregar elementos del diccionario a su informe, haga clic en el
botn INSERTAR CAMPOS en la barra de herramientas estndar y
utilice el cuadro de dilogo Insertar Campos para seleccionar campos
e imgenes para su informe.
G Los encabezados de campo del diccionario aparecen como tablas
en el cuadro de dilogo Insertar Campos.
G Campos del diccionario aparecen como campos para cada tabla.
NOTA: No puede usar ms de un archivo de diccionario a la vez en un
informe. Tampoco puede vincular campos de archivos de diccionario a
campos en otras tablas de base de datos.
Manipulacin de Bases de Datos 545
25 Manipulacin de Bases de Datos
Introduccin a las bases de datos, pgina 546
Principios de base de datos relacionales, pgina 546
Alias, pgina 547
Ubicacin de archivos, pgina 548
Tablas indexadas, pgina 550
Vinculacin de tablas, pgina 552
Uso de SQL y Bases de datos SQL, pgina 574
MANOS A LA OBRA (Trabajando con Bases de datos), pgina 588
Introduccin a las bases de datos
Aunque hay cientos de Sistemas de Administracin de Base de datos
(SABD) disponibles, Seagate Crystal Reports elimina muchas de las
diferencias una vez que se conecta a los archivos de base de datos reales.
El trabajo con archivos de base de datos, tablas, campos y registros es casi
el mismo sin importar la clase de datos usado.
En esta seccin se consideran varios conceptos y tareas frecuentes al
trabajar con archivos de base de datos. Para cualquiera que disea
informes en Seagate Crystal Reports, hay conceptos muy frecuentes
como, usar alias de base de datos, ubicar archivos de base de datos
movidos o con nuevos nombres, trabajar con tablas indexadas y vincular
tablas. El tema Uso de SQL y Bases de datos SQL, pgina 574, es
especialmente importante para cualquiera que tiene acceso a datos en
base de datos SQL y otros formatos de base de datos accesibles a travs
de ODBC.
Principios de
base de datos
relacionales
La arquitectura ms popular para archivos de base de datos usado en el
mundo corporativo est basada en el modelo relacional. Los programas
que le permiten crear bases de datos con el modelo relacional son a veces
referidas como Sistemas de Administracin de Bases de Datos
Relacionales (SABDR).
En una base de datos relacional, los datos son organizados en un sistema
de filas y columnas. Las filas son llamadas registros y las columnas
campos. Cada registro contiene una coleccin de datos relacionados, por
ejemplo, toda la informacin relacionada a un cliente especfico. Cada
campo se refiere a un tipo comn de datos que existe en todos los
registros, por ejemplo, los nombres de clientes. Los registros y campos
son almacenados en una tabla de base de datos. El siguiente diagrama
ilustra el modelo bsico de una base de datos relacional:
A veces, los datos en dos tablas diferentes pueden estar relacionados por
un campo en comn. Por ejemplo, una tabla de Clientes tendr una Id. del
Cliente para cada cliente y una tabla de Pedidos tendr el Id. del Cliente
de cada cliente que coloc un pedido. Esto demuestra una relacin entre
las tablas. Las dos tablas se pueden vincular por su campo en comn
(Vinculacin de tablas, pgina 552). Examine el siguiente diagrama para
entender cmo dos tablas pueden estar relacionadas:
Alias Por diversas razones, los nombres y ubicaciones de bases de datos se
cambian. Si usted crea un informe y cambia el nombre o ubicacin de una
tabla o archivo, Seagate Crystal Reports debe encontrar el nuevo nombre
y ubicacin. Esto es especialmente importante cuando usted crea
frmulas en su informe que tienen acceso una tabla que tiene un nuevo
nombre o que ha sido movida. Corregir la referencia para un solo campo
no sera difcil, pero encontrar cada frmula que utiliza se campo podra
ser una tarea difcil y tediosa.
Para solucionar este problema, Seagate Crystal Reports utiliza alias para
referirse a tablas y archivos de base de datos. Los alias son punteros,
dispositivos internos que le dicen a Seagate Crystal Reports dnde buscar
un campo de base de datos. Ahora, si cambia el nombre y ubicacin de la
base de datos, simplemente debe restablecer el puntero. Vea Ubicacin de
archivos, pgina 548. El nombre del alias no cambia, por lo que sus
frmulas quedan iguales. Seagate Crystal Reports busca el alias por la
ubicacin y el nombre, va a la nueva ubicacin del campo de base de
datos y ejecuta la frmula sin ningn problema.
Seagate Crystal Reports asigna a las tablas (de la base de datos) nombres
de alias predeterminados en forma automtica al momento que usted
selecciona por primera vez la tabla o el archivo. Automticamente, el alias
coincide con el nombre original de la tabla. En bases de datos donde la
tabla de la base de datos es un archivo diferente (por ejemplo, dBASE), el
nombre del archivo es usado sin su respectiva extensin. Por ejemplo, si
usted est usando un archivo de dBASE llamado COMPANY.DBF, el
programa asignar al archivo el alias COMPANY automticamente.
Ustedpuede aceptar este alias predeterminado o asignar uno nuevo a la
tabla de la base de datos.
Usted puede cambiar un alias cuando quiera usando el comando
ESTABLECER ALIAS del men Base de datos. Sin embargo, si usted ya ha
creado frmulas en su informe usando el nombre original del alias,
necesitar editar las frmulas para poder usar el nuevo alias.
Ubicacin de
archivos
Cuando un archivo de base de datos es movido o se le da un nuevo
nombre, Seagate Crystal Reports no encontrar los datos la siguiente vez
que el informe se imprima. En otras ocasiones, es posible que un informe
sea creado en una mquina donde todos los datos de la base de datos estn
NOMBREANTERIOR.DBF
MI_ALIAS
NUEVONOMBRE.DBF
MI_ALIAS
(en ubicacin nueva)
MI_ALIAS
NUEVONOMBRE.DBF
almacenados en un cierto directorio, y luego el informe sea copiado o
movido a otra mquina que almacena los mismos datos en un directorio
diferente. En cualquiera de estos casos, necesita verificar la ubicacin de los
archivos de base de datos que tienen acceso por el informe y restablecer los
punteros del alias a la nueva ubicacin o nombre de la base de datos.
El comando VERIFICAR BASE DE DATOS en el men Base de datos verifica
los punteros del alias almacenados en un archivo de informe para ver que
los archivos de base de datos esperados estn en los directorios indicados.
Si las bases de datos no se encuentran en la ubicacin especificada, el
programa le indicar las discrepancias. Busque el comando Verificar base de
datos en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
Utilice el comando ESTABLECER UBICACIN en el men Base de datos para
cambiar los punteros de los alias almacenados por Seagate Crystal
Reports. El comando ESTABLECER UBICACIN proporciona una manera
sencilla de indicar el nuevo nombre o ubicacin de los archivos de base
de datos. Adems, este comando puede ser utilizado para cambiar la
fuente de datos ODBC usada por un informe. Vea Cmo cambiar la fuente
de datos ODBC accesible por un informe, pgina 604 y busque el comando
Establecer Ubicacin en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
Tablas indexadas Crear ndices para tablas de bases de datos puede incrementar la
velocidad del acceso de datos y reducir el tiempo que le toma al programa
evaluar los datos. Algunos programas SABD indexan automticamente
sus tablas de base de datos, mientras que otros requieren que usted haga
un ndice. Para una elaboracin de informes ms eficiente asegrese de
que cada una de las tablas de base de datos tenga el ndice
correspondiente.
NOTA: Algunos programas SABD no admiten tablas indexadas. Refirase
a la documentacin de su SABD para averiguar si admite ndices y cmo
crearlos. Si su documentacin SABD no menciona las tablas indexadas,
puede no admitirlas y debe entonces vincular las tablas basadas en
campos en comn. El Asistente de Vnculo Visual tambin puede ayudarle
a determinar si sus tablas incluyen ndices. Buscar Asistente de Vnculo
Visual en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
Los ndices organizan los registros en una tabla de base de datos
relacional para que los datos puedan ser localizados fcilmente. Por
ejemplo, suponga que usted tiene una tabla con los siguientes datos:
La informacin en esta tabla est organizada de acuerdo al campo # de
Pedido. Esto est bien siempre que desee buscar informacin en la tabla
basada en nmeros de pedido. Sin embargo, qu tal si desea buscar
informacin especfica de un cliente determinado?
Digamos que desea buscar todos los pedidos hechos por Sierra Bicycle
Group. El procesador de base de datos comienza mirando el primer
nmero de pedido en la lista y verifica si el nombre de cliente coincide
con el pedido. Si no coincide, va al segundo nmero de pedido y verifica
el nombre de ese cliente. Cuando llega a un nmero de pedido que
contiene el nombre de cliente correcto, el procesador de base de datos
# de Pedido Cliente Cantidad
10444 Allez Distribution 25141.50
10470 BG Mountain Inc. 19164.30
10485 Sierra Mountain 8233.50
10488 Mountain Toad 24580.50
10495 SFB Inc. 7911.80
10501 La Bomba de Bicicleta 1956.20
10544 Sierra Bicycle Group 19766.20
10568 Mountain Tops Inc. 29759.55
recupera la informacin, luego contina con el siguiente nmero de
pedido. Usando esta tcnica, los campos # de Pedido y Cliente deben ser
ledos para cada uno de los registros en la tabla. Esto toma un largo
tiempo y un gran esfuerzo de procesamiento de la computadora para
examinar las tablas de base de datos extensas conteniendo miles o incluso
millones de registros.
En lugar de esto, usted puede crear un ndice para la tabla basada en el
campo Cliente. Un ndice como se se vera asi:
En este ndice, la informacin est organizada por clientes, no por
nmero de pedido. Adems, note que la segunda columna contiene
punteros para nmeros de pedido especficos en la tabla original. Al
utilizar este ndice, el procesador de base de datos puede buscar slo la
informacin en la columna Cliente hasta que encuentre el cliente de su
inters, Sierra Bicycle Group.
Para cada entrada correcta de cliente que el procesador encuentra en el
ndice, busca el pedido coincidente en la tabla de acuerdo al puntero en
la segunda columna del ndice. Solamente son ledos los pedidos para el
cliente correcto. Finalmente, como la informacin en el ndice est
organizada de acuerdo a los nombres de clientes, el procesador de base
de datos no necesita continuar buscando por el ndice o la tabla, una vez
que encuentra un nombre que no coincide con el cliente requerido.
El resultado de esta bsqueda organizada en una tabla de base de datos
de acuerdo a un ndice es rapidez. Utilizar ndices acelera la recuperacin
de datos y la elaboracin de informes, factores importantes cuando se
elaboran informes en archivos grandes de base de datos.
Cliente Puntero al # de Pedido
Allez Distribution 10444
BG Mountain Inc. 10470
BG Mountain Inc. 10511
La Bomba de Bicicleta 10501
Mountain Toad 10488
Mountain Tops Inc. 10568
SFB Inc. 10495
Sierra Bicycle Group 10544
Sierra Bicycle Group 10579
Sierra Mountain 10485
Vinculacin de
tablas
Usted vincula las tablas de manera que los registros de una de ellas
coincidan con los registros relacionados de otra. Por ejemplo, si activa
una tabla de Pedidos y una de Clientes, vincula las tablas para que cada
pedido (de la tabla Pedidos) pueda coincidir con el cliente (de la tabla
Clientes) que hizo el pedido.
Cuando hace una vinculacin, utiliza un campo en comn a ambas tablas.
Seagate Crystal Reports utiliza el vnculo para cotejar los registros de una
tabla con los de la otra. En este ejemplo, el vnculo asegura que los datos
en cada fila del informe se refieran al mismo pedido.
Vincular desde y vincular a
Cuando vincula dos tablas, vincula desde una tabla a otra tabla. Este es un
concepto importante de comprender. La tabla "desde" es utilizada como
tabla principal, mientras que la tabla "a" acta como tabla de comparacin
donde los registros son comparados por la tabla principal. En un vnculo
simple, Seagate Crystal Reports examina el primer registro en la tabla
principal y encuentra todos los registros coincidentes en la tabla de
comparacin. Una vez que han sido encontradas todas las coincidencias
en la tabla de comparacin para el primer registro en la tabla principal,
realiza la misma bsqueda para el siguiente registro.
NOTA: Seagate Crystal Reports puede vincular dos registros basado en
un cotejamiento parcial de una cadena de caracteres. Esto se llama
vnculo parcial. Para habilitar el Vnculo parcial en Seagate Crystal
Reports, active el cuadro de verificacin Permitir coincidencias de texto
parciales usando el cuadro de dilogo Opciones de Vnculo. Como
ejemplo de un vnculo parcial, un registro con un valor de campo "Chris"
se puede vincular a un registro con valor de campo "Christopher". Sin
embargo, el Vnculo parcial slo funciona cuando el valor en la tabla de
comparacin es mayor que el valor en la tabla principal. En otras
palabras, el valor "Chris" se puede vincular al valor "Christopher", pero
el valor "Christopher" no se puede vincular al valor "Chris". Buscar
cuadro de dilogo Opciones de Vnculo en la Ayuda en lnea de Seagate
Crystal Reports.
Relaciones de vnculo
Cuando vincula registros de una tabla a otra, tpicamente los registros
caern bajo uno de dos tipos de relaciones:
1. uno a uno, y
2. uno a varios.
RELACIONES DE UNO A UNO
En una relacin de uno a uno entre registros en dos tablas vinculadas, por
cada registro en la tabla principal, slo hay un registro que coinciden con
otro en la tabla de comparacin (basada en los campos vinculados). Por
ejemplo, en la base de datos XTREME.MDB, la tabla Empleados puede ser
vinculada a la tabla Direcciones de Empleados basado en el campo Id del
empleado en cada tabla. La tabla Empleados contiene informacin acerca
de los empleados en la compaa, la posicin que ocupan, sus sueldos e
informacin de empleo. La tabla Direcciones de Empleados contiene el
domicilio particular de cada empleado. Slo hay un registro por
empleado en cada una de estas tablas. Por lo tanto, si la tabla Empleados
es vinculada a la tabla Direcciones de Empleados, slo un registro ser
encontrado en la tabla Direcciones de Empleados por cada registro en la
tabla Empleados. Esta es una relacin de uno a uno.
RELACIONES UNO A VARIOS
En una relacin de uno a varios entre registros de dos tablas vinculadas,
por cada registro en la tabla principal, puede haber ms de un registro
coincidente en la tabla de comparacion, basado en los campos vinculados.
En la base de datos XTREME.MDB, la tabla Cliente puede ser vinculada a la
tabla Pedidos basado en el campo Id del Cliente en cada tabla. La tabla
Cliente contiene informacin acerca de cada cliente que ha colocado un
pedido con la compaa. La tabla Pedidos contiene informacin acerca de
los pedidos que los clientes han colocado. Como los clientes pueden colocar
ms de un pedido, puede haber ms de un registro en la tabla Pedidos por
cada cliente en la tabla Cliente. Esta es una relacin de uno a varios.
Consideraciones de desempeo en los vnculos de uno a varios
La informacin proporcionada en esta seccin es para ayudarle a reducir
el tiempo de procesamiento y minimizar el trfico en la red cuando est
ejecutando sus informes. Aprender acerca de las mejores formas de
utilizar frmulas de seleccin e ndices en situaciones de uno a varios
para hacer ms eficiente su elaboracin de informes. Si no utiliza la
informacin en esta seccin, sus informes pueden terminar procesando
docenas o incluso centenas de registros de ms.
Cuando existe una situacin de uno a varios entre dos tablas de base de
datos y el programa coteja los registros de las tablas, hay varios factores
que determinan cuntos registros lee y evala el programa. Entender esta
informacin le ayudar a evitar las situaciones que requieren un tiempo
excesivo de procesamiento o trfico innecesario en la red.
Las tablas que siguen muestran los efectos de diferentes factores sobre el
nmero de registros que el programa tiene que leer. Los grficos estn
basadas en las siguientes suposiciones:
G La Tabla A contiene 26 registros (uno por cada letra en el alfabeto).
G La Tabla B contiene 2600 registros (100 registros que coinciden con
cada registro en la Tabla A).
G La idea es producir un informe que encuentre dos registros
especficos en la Tabla A y los 200 registros (100+100) en la Tabla B
que coinciden con aquellos dos registros en la Tabla A.
En el mejor de los casos, el programa slo tendra que leer
cerca de 200 registros para completar la tarea.
En el peor de los casos, el programa tendra que leer cerca de
67,600 registros para completar la misma tarea.
NOTA: Las consideraciones de rendimiento para los archivos de datos
son diferentes de las consideraciones para bases de datos SQL. Un
archivo de datos es cualquier base de datos, que no es SQL, que es
accesible directamente desde Seagate Crystal Reports. Para el propsito
de esta discusin, una base de datos SQL es cualquier base de datos SQL
accesible directamente desde Seagate Crystal Reports o a travs de
ODBC as como tambin cualquier otro tipo de base de datos que sea
accesible a travs de ODBC. Para un mejor entendimiento de la
diferencia entre bases de datos de acceso directo y fuentes de datos
ODBC, vea Fuentes de Datos, pgina 619.
DESCRIPCIONES DETALLADAS DE DIAGRAMA DE COLUMNAS
Los diagramas de rendimiento utilizan las siguientes columnas:
G Vnculo o subinforme
Est creando un informe de bases de datos vinculados o est
insertando un subinforme y asocindolo a los datos en su informe
principal?
G Frmula de seleccin
Incluye su informe principal una frmula de seleccin de
registros que establece lmites de rango en el campo clave
(indexado) en la Tabla A?
G Indice A
Est la tabla A indexada en el campo que va a utilizar para cotejar
los registros?
G Indice B
Est la tabla B indexada en el campo que va a utilizar para cotejar
los registros?
G Lee A
Cuntos registros en la tabla A tiene que leer el programa para
encontrar los dos registros que est buscando?
G Para cada A lee en B
Cuntos registros en la tabla B tiene que leer el programa para
encontrar los 200 registros que est buscando?
G Total de registros ledos
Cul es el nmero total de registros que el programa tiene que
procesar para completar la tarea?
Datos de PC
Vnculo/
Subinforme
Frmula
de
Seleccin
Indice A Indice B Leer A
Por cada A
lee en B
Total de
Registros
Leidos
Vnculo No S o No S 26 100
(26*100)
2600
Vnculo S No S 26 100
(26*100)
2600
Vnculo S S S 2 100 (2*100) 200
Subinforme No No No 26 2600
(26*2600)
67,600
Subinforme No S No 2 2600
(26*2600)
67,600
Subinforme No S S 26 100
(26*100)
2600
Subinforme S No No 2 2600
(2*2600)
5200
Subinforme S No S 26 100
(26*100)
2600
Subinforme S S S 2 100 (2*100) 200
Datos de SQL
Vnculo/
Subinforme
Frmula de
Seleccin
Leer A Por cada A lee en B
Total de
Registros Leidos
Vnculo No 26 100 (26*100) 2600
Vnculo S 2 100 (2*100) 200
Subinforme No 26 100 (26*100) 2600
Subinforme S 2 100 (2*100) 200
Consideraciones acerca de archivos de datos
Cuando est trabajando con archivos de datos, se pueden hacer vnculos
de uno a varios cuando vincula tablas en un solo informe o cuando agrega
un subinforme a su informe.
VINCULANDO ARCHIVOS DE DATOS
El proceso que el programa sigue durante la recuperacin de datos desde
archivos de datos vinculados en situaciones de uno a muchos es el siguiente:
G Si hay una frmula de seleccin, el programa la analiza y pasa lo
que puede al DLL de la base de datos. Esto es generalmente
informacin del lmite de rango. Por ejemplo, considere la
siguiente frmula de seleccin:
{cliente.Regin} in "CA" to "IL" AND
Remainder ({cliente.Id del Cliente},2)=0
En esta frmula, la parte antes del operador and contiene el
rango del criterio de seleccin en el campo Regin. La regin debe
caer alfabticamente entre "CA" e "IL". El programa pasa este tipo
de condicin al DLL de la base de datos (para datos PC) o al
servidor (para datos SQL). Vea Seleccin de Registros y Grupos,
pgina 243.
La segunda mitad de la frmula de seleccin, sin embargo,
requiere procesamiento que debe ser hecho en el Procesador de
Informes. Utiliza una funcin interna para manipular y evaluar un
valor de campo y no puede ser hecho en el DLL de la base de datos
o el servidor. El programa no pasa esta condicin al DLL de la base
de datos.
G Si hay un ndice en la tabla A y la condicin de seleccin del lmite
de rango est basada en el campo indexado {cliente.REGION} en
este ejemplo, el programa va directamente al registro que est
buscando en la tabla A (el primer registro CA) y lo lee.
Para ese registro, ubica el primer registro coincidente en la
tabla B, utilizando el ndice de la tabla B.
Pasa este registro combinado (A+B) de regreso a Seagate
Crystal Reports, que lo verifica frente a toda la frmula de
seleccin.
Despus lee el segundo registro coincidente y pasa el registro
combinado, posteriormente el tercer registro coincidente y asi
sucesivamente hasta que lee todos los registros coincidentes.
Despus regresa a la tabla A y lee el siguiente registro. No hay
necesidad de verificar el registro para ver si cumple la
condicin CA; esto es porque el campo est indexado y los
registros estn en orden alfabtico. Pero verifica si el registro
va ms all de la condicin IL (por ejemplo, puede ser el
siguiente registro de Mississippi o Tennessee?). Si el registro
est dentro del rango especificado, comienza de nuevo el
proceso de cotejar para ese registro.
Contina el proceso hasta que ha localizado todos los registros
en la tabla A y los registros coincidentes de la tabla B.
Para encontrar dos registros en la tabla A y los 100 registros en la
tabla B que cotejen con los registros de la tabla A, el programa lee
200 registros.
NOTA: La tabla de comparacin en un vnculo (tabla B) debe estar
siempre indexada o no podr vincular las tablas.
G Si no hay un ndice en la tabla A o si hay un ndice pero la
condicin de seleccin de lmite de rango no est basada en el
campo indexado, el programa lee el primer registro que encuentra.
Para ese registro, ubica el primer registro coincidente en la
tabla B, utilizando el ndice de la tabla B.
Pasa el registro combinado (A+B) de regreso al procesador de
informe que lo verifica frente a toda la frmula de seleccin.
Despus ubica el segundo registro coincidente en la tabla B y
pasa el registro combinado de regreso, despus el tercer
registro y asi sucesivamente hasta que haya ubicado,
combinado y pasado todos los registros en la tabla B que
coinciden con el primer registro en la tabla A.
Despus regresa al siguiente registro en la tabla A y empieza
de nuevo el proceso de cotejar y combinar.
Para encontrar los dos registros en la tabla A y los 100 registros en
la tabla B que coinciden con los registros de la tabla A, el programa
lee 2600 registros.
SUBINFORMES Y ARCHIVOS DE DATOS
Si su informe principal est basado en la tabla A, el subinforme en la tabla
B y los registros estn vinculados, sus consideraciones principales son las
siguientes:
G El nmero de subinformes que se ejecutan es determinado por el
ndice y la frmula de seleccin en el informe principal.
Si la tabla A est indexada y si el informe principal tiene una
frmula de seleccin que pasa las condiciones del lmite de rango
para el campo indexado, el programa ejecuta 2 subinformes.
Si la tabla A no est indexada o si la tabla A est indexada pero la
frmula de seleccin no pasa las condiciones de lmite de rango
para el campo indexado, el programa ejecuta 26 subinformes.
G El nmero de registros que son ledos por cada subinforme se
determina por el ndice en la tabla B.
Si tiene un ndice en la tabla B, el programa leer slo los registros
coincidentes (100) cada vez que ejecuta un subinforme.
Si no tiene un ndice en la tabla B, el programa leer siempre cada
registro en la tabla B (2600) cada vez que ejecuta un subinforme.
Consideraciones acerca de bases de datos SQL
Como los ndices no son indispensables para los datos SQL, su
preocupacin principal con ambas tablas vinculadas y con los
subinformes debe ser si existe o no una frmula de seleccin en el informe
principal que pone lmites de rango en la tabla A. Vea VINCULANDO
ARCHIVOS DE DATOS, pgina 556.
TABLAS SQL VINCULADAS
Si hay condiciones de lmite de rango en la frmula de seleccin, el
programa pasa esas condiciones al servidor.
G Si hay una frmula de seleccin que pone lmites de rango en la
tabla A, el servidor ubica los registros en la tabla A que cumplan
con el criterio de seleccin (2), los coteja con los registros
apropiados en la tabla B (100) y regresa los 200 registros
combinados al Procesador de Informes.
G Si no hay frmula de seleccin o si hay una frmula de seleccin que
no pone los lmites de rango en la tabla A, el servidor coteja cada
registro en la tabla A (26) con los registros apropiados en la tabla B
(100) y regresa 2600 registros combinados al Procesador de Informes.
En ambos casos, el Procesador de Informes aplica toda la frmula de
seleccin a los registros combinados.
SUBINFORMES Y BASES DE DATOS SQL
Si est creando un informe principal de la tabla A y un subinforme de la
tabla B.
G El nmero de subinformes que se ejecutan est determinado por la
frmula de seleccin en el informe principal.
Si hay una frmula de seleccin y pasa los lmites de rango en
la tabla A, el programa ejecuta un subinforme slo para los
registros que satisfacen las condiciones del lmite de rango (2).
Si no hay frmula de seleccin o si la frmula de seleccin no
pasa los lmites de rango en la tabla A, el programa ejecuta un
subinforme por cada registro en la tabla A (26).
G El nmero de registros ledos en cada subinforme es el mismo sin
importar si existe o no seleccin de lmite de rango en la tabla A.
Cada subinforme leer slo los registros en la tabla B que cotejan
cada registro ledo en el informe principal (tabla A) (100).
Consideraciones de rendimiento para todos los informes
CONSIDERACION #1
Con archivos de datos y bases de datos SQL, el programa analiza toda la
frmula de seleccin y pasa cualquier parte del critero que puede
trasladar, donde sea que lo que encuentre en la frmula. Por lo tanto, si
encuentra un criterio que puede pasar, despus un criterio que no puede,
luego otro criterio que s, pasa la primera parte, omite la segunda y
despus pasa la tercera parte.
G En el caso de archivos de datos, pasa el criterio que puede a la capa
de traslacin de base de datos.
G En el caso de bases de datos SQL, pasa el criterio que puede al
servidor en la forma de una clusula WHERE (DONDE).
An cuando hay excepciones, como regla general puede pasar cualquier
parte de la frmula de seleccin de registros que compara un campo con
una constante. Generalmente, sto significa que puede pasar cualquier
tipo de criterio de seleccin de registros que puede ser configurado en el
Asistente de Seleccin (igual que, uno de, menor que, mayor que, menor o igual
que, mayor o igual que, entre, empezando con, o como constante).
Hay dos situaciones de frmulas de seleccin especiales que necesitan ser
consideradas. En estas situaciones, hay varias condiciones en la frmula de
seleccin de registros y algunas pueden ser pasadas mientras que otras no.
G Situaciones AND (Y)
({cliente.REGION} = "CA" and
{cliente.ID DEL CLIENTE[3 to 5] = "777")
En esta situacin, el programa ve que puede pasar la condicin
antes del operador and pero no la condicin posterior. Como los
registros que satisfagan la segunda condicin tendrn que satisfacer
tambin la primera, pasa la primera condicin, recupera el conjunto
de datos que satisfacen la condicin y luego aplica la segunda
condicin a los datos recuperados. La regla para situaciones de
AND es que el programa pasa las condiciones que puede.
NOTA: Si todas las condiciones en una situacin AND pueden ser satisfechas
en el servidor o DLL de base de datos, el programa las pasa todas.
G situaciones OR (O)
({cliente.REGION} = "CA" OR
{cliente.ID DEL CLIENTE[3 to 5] = "777")
En esta situacin, el programa tambin ve que puede pasar la
condicin antes del operador Or pero no la condicin posterior.
Como hay registros que pueden satisfacer la segunda condicin
sin satisfacer la primera, pasar la primera condicin no tiene
sentido porque recuperar un conjunto de datos incompleto. En
otras palabras, incluso si recuperara todos los datos que satisfagan
la primera condicin, todava tendra que recuperar todos los
datos en la(s) tabla(s) de manera que pueda aplicar la segunda
condicin en Seagate Crystal Reports. Por lo tanto, en lugar de
duplicar partes de la recuperacin de datos, el programa no pasa
nada. Recupera todos los datos y luego ejecuta ambas pruebas en
Seagate Crystal Reports. La regla en situaciones OR es que el
programa pase todas las pruebas o ningna.
NOTA: Si todas las pruebas en una situacin OR pueden ser realizadas en
el servidor o en el DLL de bases de datos, el programa las pasa toda.
CONSIDERACION #2
Para asegurarse de que el programa puede utilizar el ndice en la tabla A
para mejorar el rendimiento, asegrese de que:
G hay una frmula de seleccin,
G hay lmites de rango en la frmula de seleccin en el campo clave
(indexado) en la tabla A, y
G la opcin Usar ndices est activada en el cuadro de dilogo
Opciones. Buscar en cuadro de dilogo Opciones en la Ayuda en lnea
CONSIDERACION #3
Si los campos que est usando de la tabla A no estn indexados, pero hay
un campo indexado que puede utilizar en su solicitud de seleccin de
registros, utilcelo. Por ejemplo, suponga que tiene tres productos
(Producto 1, Producto 2 y Producto 3) y quiere identificar todas las ventas
del Producto 2 en EE.UU. No hay ndice en el campo Producto pero hay
uno en el campo Fecha de Pedido. Como usted sabe que el Producto 2 no
comenz a ser enviado sino desde julio de 1995, utilizando la frmula de
seleccin, puede incrementar la velocidad al limitar su informe a pedidos
en y despus de julio de 1995. En este caso, el programa utiliza el ndice
Fecha de Pedido para recuperar slo los pedidos de julio de 1995 en
adelante (un pequeo subconjunto de toda la base de datos) y despus
busca las veces que aparece el Producto 2 en ese subconjunto, no en toda
la base de datos.
El Asistente de Vnculo Visual
En el Asistente de Vnculo Visual le permite vincular fcilmente dos o
ms tablas. Cuando selecciona el comando AGREGAR BASE DE DATOS AL
INFORME del men Base de Datos y selecciona una tabla de base de datos
adicional, el Asistente de Vnculo Visual aparece y muestra la tabla
adicional. Buscar el Asistente de Vnculo Visual y el comando Agregar base
de datos al informe en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
La manera ms fcil de vincular tablas de bases de datos es hacer clic en
el botn Smart Linking en el cuadro de dilogo Asistente de Vnculo
Visual. El Smart Linking selecciona automticamente los vnculos para
sus tablas basado en campos en comn en las tablas o campos indexados
(si su base de datos admite campos indexados).
Vinculando tablas indexadas
Cuando est vinculanto tablas de bases de datos de acceso directo, debe
vincular desde la tabla principal a un campo indexado en la tabla de
comparacin. El campo vinculado en la tabla principal puede estar
indexado, pero no necesita estarlo. Sin embargo, el campo vinculado en
la tabla de comparacin, s debe estar indexado.
Adems, los campos usados para vincular dos tablas deben tener el
mismo tipo de datos. Por ejemplo, usted puede vincular un campo de
cadena de caracteres en una tabla a un campo de cadena de caracteres de
otra tabla, o un campo numrico en una tabla a un campo numrico en
otra tabla, pero no puede vincular un campo numrico en una tabla a un
campo de cadena de caracteres en otra tabla.
NOTA: Algunos programas SABD le permiten convertir el valor en un
campo a otro tipo de datos en el ndice. Por ejemplo, el campo en la tabla
puede ser numrico, mientras el ndice convierte el valor del campo a
cadena de caracteres. Sin embargo, si utiliza ese campo para vincular
otra tabla, debe hacerlo a un campo del tipo de datos original. No puede
vincular un valor de cadena de caracteres a un campo numrico que ha
sido convertido a cadena de caracteres en el ndice.
NOTA: Si est vinculando tablas de dos tipos diferentes de fuentes de
datos ODBC, por ejemplo, MS SQL Server y Oracle, slo puede utilizar
campos de cadena de caracteres para vincular las tablas. Los campos de
cadena de caracteres son guardados en bases de datos de la misma
manera, sin importar la fuente de datos. Sin embargo, otros tipos de
valores, pueden no ser guardados de la misma manera en diferentes
fuentes de datos, por lo que la nica manera que puede vincular
diferentes fuentes de datos en Seagate Crystal Reports es utilizando
valores de cadena de caracteres.
CAMBIANDO INDICES USADOS EN VINCULO
Cuando usa Smart Linking para vincular tablas usando un campo que es un
componente de varios ndices (dos o ms), Seagate Crystal Reports
selecciona uno de los ndices para el vnculo. Ese ndice puede o no ser el que
usted desea usar. Para determinar el ndice en uso y cambiarlo si es necesario,
utilice la seccin Indice del cuadro de dilogo Opciones de Vnculo.
Para activar el cuadro de dilogo, puede:
G hacer doble clic en la lnea de vnculo de inters, o
G seleccionar la lnea del vnculo de su inters y hacer clic en el botn
Opciones en la parte inferior del Asistente de Vnculo Visual, o
G seleccionar la lnea de vnculo de su inters, hacer clic con el botn
derecho y seleccionar OPCIONES del men contextual que aparece.
La seccin Indice del cuadro de dilogo Opciones de Vnculo tiene dos partes:
1. Un cuadro desplegable Indices en uso muestra el ndice que est en
uso. Si hace clic en la flecha, tambin muestra la lista de los otros
ndices que estn disponibles para el vnculo incluyendo la opcin
Ningn ndice especfico. Si est utilizando una tabla de base de datos
indexada y no ve un ndice en particular que espera ver en la lista,
use el botn Agregar indice.
2. Un cuadro de lista Campos en el indice muestra los campos que estn
incluidos en el ndice seleccionado en el cuadro Indice en uso.
Si selecciona la opcin Ningn ndice especfico, el programa seleccionar
un ndice para usted la siguiente vez que imprima el informe en la ficha
Vista previa.
NOTA: No todos los programas SABD admiten tablas indexadas.
Verifique que su base de datos utilice ndices antes de intentar
seleccionar un ndice para vincular. Refirase a su documentacin de
SABD para averiguar si su SABD puede usar ndices y cmo crearlos.
Mtodos para buscar tablas (bases de datos de acceso
directo)
Cuando una tabla est vinculada a dos o ms tablas, Seagate Crystal
Reports necesita saber en qu orden debe buscar y vincular los datos
desde la tabla principal a datos en la segunda, tercera, etc. tabla de
comparacin.
Seagate Crystal Reports ofrece tres opciones diferentes para buscar
registros en dos o ms tablas de comparacin desde una sola tabla
principal:
1. BUSCAR AMBOS AL MISMO TIEMPO, pgina 564.
2. BUSCAR TODO DE UNO, DESPUS TODO DE OTROS (A a B, A a
C), pgina 564.
3. BUSCAR TODAS LAS COMBINACIONES DE LOS DOS ARCHIVOS,
pgina 565.
NOTA: Estas opciones no estn disponibles si est utilizando datos de una
fuente de datos ODBC.
Estas opciones slo estn disponibles cuando tiene una sola tabla, una
tabla principal, que est vinculada a dos o ms tablas de comparacin. La
tabla principal debe ser la tabla vincular desde en cada uno de los vnculos.
Por ejemplo, si vincula desde la tabla Clientes a la tabla Pedidos y desde
la tabla Clientes a la tabla Crdito, estas opciones de bsqueda estn
disponibles. Sin embargo, si quiere vincular desde la tabla Clientes a la
tabla Pedidos y de la tabla Crdito a la tabla Clientes, estas opciones no
estn disponibles.
En este ejemplo, por cada mtodo demostrado se muestran tres campos
de tres diferentes tablas vinculadas. En cada caso, la tabla Clientes est
vinculada a la tabla Pedidos y a la tabla Crdito. Los campos mostrados
son el campo Nombre de Cliente de la tabla Clientes, el campo Cantidad
de la tabla Crdito y el campo Monto del Pedido de la tabla Pedidos. Estos
no son necesariamente campos de vnculo de las tablas, pero los datos en
estos campos ilustran cmo son recuperados los datos usando cada uno
de los tres mtodos de bsqueda.
BUSCAR AMBOS AL MISMO TIEMPO
Esta opcin busca un registro coincidente en la tabla Crdito y un registro
coincidente en la tabla Pedidos por cada registro en la tabla Clientes. Luego
busca el siguiente registro coincidente en la tabla Crdito y en la tabla
Pedidos, etc. Una vez que encuentra todos los registros coincidentes, repite
el proceso con el siguiente registro en la tabla Clientes.
Note que por cada lnea en el informe, el valor del campo Cantidad de la
tabla Crdito no est necesariamente relacionado al valor del campo
Monto del Pedido de la tabla Pedidos. Sin embargo, por cada registro en
la tabla Clientes, se selecciona un registro de la tabla Crdito y uno de la
tabla Pedidos al mismo tiempo.
Tambin note que cuando la tabla Crditos ya no tiene registros para un
registro dado en la tabla Clientes, quedan espacios en blanco en lugar de
valores hasta que todos los registros relacionados de la tabla Pedidos sean
hallados. Lo mismo sucede cuando la tabla Pedidos ya no tiene ms
registros, pero la tabla Crdito s.
BUSCAR TODO DE UNO, DESPUS TODO DE OTROS (A a B, A a C)
Para cada registro en la tabla Clientes, esta opcin busca todos los
registros coincidentes en la tabla Crdito (tabla B) y despus todos los
registros coincidentes en la tabla Pedidos (tabla C). Posteriormente repite
el proceso con el siguiente registro en la tabla Clientes, despus el
siguiente, etc.
Tabla Clientes Tabla Crdito Tabla Pedidos
Nombre del Cliente Cantidad Monto del Pedido
Cyclists Incorporated ($1088.56) $1529.70
CyclePath Corp. ($1958.03) $49.50
CyclePath Corp. ($1076.43) $1702.60
CyclePath Corp. ($75.04)
The Great Bike Shop ($138.98) $3269.70
The Great Bike Shop $5219.55
NOTA: Si desea que los datos de la tabla C (la tabla Pedidos en este
ejemplo) aparezcan en su informe antes que los datos de la tabla B (tabla
Crdito), necesitar cambiar sus vnculos para que el vnculo A a C est
primero, luego el vnculo A a B. Puede hacer esto por medio del cuadro
de dilogo Asistente de Vnculo Visual. Para cambiar el orden de los
vnculos, elimine los vnculos existentes y configure los vnculos en el
orden que desea.
BUSCAR TODAS LAS COMBINACIONES DE LOS DOS ARCHIVOS
Por cada registro en la tabla Clientes, esta opcin busca un registro
coincidente en la tabla Crdito, despus busca todos los registros
coincidentes en la tabla Pedidos, repite el proceso con el siguiente registro
en la tabla Crdito, despus el siguiente, etc. Cuando encuentra los
registros de Pedidos coincidentes para todos los registros de Crdito que
coinciden con el primer registro de Clientes, se mueve al siguiente
registro de Clientes y repite el proceso.
Cyclists Incorporated ($1088.56)
Cyclists Incorporated ($1260.12)
Cyclists Incorporated $1529.70
Cyclists Incorporated $23.50
CyclePath Corp. $49.50
CyclePath Corp. $1702.60
The Great Bike Shop ($138.98)
.
NOTA: Si desea que el programa busque el primer registro coincidente en la
tabla C (tabla Pedidos en este ejemplo), y que despus busque todos los
registros coincidentes en la tabla B (tabla Crdito), lo contrario del proceso
actual, necesitar cambiar sus vnculos para que el vnculo A a C est
primero, despus el vnculo A a B. Usted hace esto por medio del cuadro de
dilogo Asistente de Vnculo Visual. Para cambiar el orden de los vnculos,
elimine los vnculos existentes y configure los vnculos en el orden que desea.
Tipos de uniones SQL (fuentes de datos ODBC)
Seagate Crystal Reports le permite especificar el tipo de unin que desea
utilizar cuando est vinculando tablas SQL. Una unin SQL indica cmo
son comparados los campos vinculados en dos tablas SQL cuando los
registros son ledos. Las opciones del Tipo de Unin SQL son
especificadas usando el cuadro de dilogo Opciones de Vnculo.
NOTA: Cuando vincula utilizando uniones SQL, no son necesarios los
campos indexados.
Los tipos de unin son:
G Unin Igual que [=], pgina 567
G Unin Extrema izquierda [=(+), *=], pgina 568
G Unin Extrema Derecha [(+)=, =*], pgina 568
G Unin Mayor que [>], pgina 569
G Unin Menor que [<], pgina 570
CyclePath Corp ($1958.03) $49.50
CyclePath Corp ($1958.03) $1702.60
CyclePath Corp ($1076.43) $1702.60
The Great Bike Shop ($138.98) $3269.70
G Unin Mayor o Igual que [>=], pgina 571
G Unin Menor o Igual que [<=], pgina 572
G Unin No Igual que [!=, <>], pgina 573
Unin Igual que [=]
El conjunto de resultados de una unin Igual que, incluye todos los
registros donde el campo vinculado en ambas tablas es una coincidencia
exacta. En el siguiente ejemplo, la tabla Clientes est vinculada a la tabla
Pedidos por el campo Id del Cliente. Cuando una Id del Cliente se
encuentra en la tabla Pedidos que coincide con la Id del Cliente de la tabla
Clientes, la informacin es mostrada para los registros correspondientes
en ambas tablas.
SQL usa la siguiente sintaxis para describir una unin Igual que:
SELECT Cliente.Id del Cliente,
Cliente.Nombre de Cliente,
Pedidos.Monto del Pedido
FROM Cliente Cliente,
Pedidos Pedidos
WHERE Cliente.Id del Cliente =
Pedidos.Id del Cliente
Este enunciado produce los siguientes datos:
Tabla Clientes Tabla Clientes Tabla Pedidos
Id. del Cliente Nombre de Cliente Monto del Pedido
57 Hansen MTB Inc. 15716.40
62 SFB Inc. 7911.80
Unin Extrema izquierda [=(+), *=]
El conjunto de resultados de una unin Extrema Izquierda incluye todos
los registros donde el valor del campo vinculado en ambas tablas
coincide exactamente. Tambin incluye una fila por cada registro en la
tabla principal (izquierda) cuyo valor del campo vinculado no tiene
coincidencia en la tabla de comparacin. Por ejemplo, podemos utilizar
una unin Extrema Izquierda para ver todos los clientes y todos los
pedidos que han hecho, pero tambin obtenemos una fila para cada
cliente que no ha hecho pedidos. Estos clientes aparecen al final de la lista
con espacios en blanco en los campos que mantendran esa informacin:
NOTA: Las uniones Extrema Izquierda y Extrema Derecha son manejadas
de manera diferente en el lenguaje SQL a los otros tipos de uniones. Si la
base de datos es accesible a travs de ODBC, Seagate Crystal Reports
utilizar la sintaxis ODBC en el enunciado SQL. Si usted est conectando
a una base de datos SQL directamente (no a travs de ODBC), Seagate
Crystal Reports utilizar una sintaxis originaria a la base de datos. Para
informacin completa sobre cmo se ve una unin Extrema en un
enunciado SQL, refirase a la documentacin de Microsoft ODBC o a la
documentacin de su base de datos SQL.
Unin Extrema Derecha [(+)=, =*]
El conjunto de resultados de una unin Extrema Derecha incluye todos
los registros donde el valor del campo vinculado en ambas tablas
coincide exactamente. Tambin incluye una fila por cada registro en la
Tabla Clientes Tabla Clientes Tabla Pedidos
Id. del Cliente Nombre de Cliente Monto del Pedido
57 Hansen MTB Inc. 15716.40
62 SFB Inc. 7911.80
54 Bicicletas Aztecas
55 Deely MTB Inc.
tabla de comparacin (derecha) cuyo valor de campo vinculado no
coincide con la tabla principal. Si vincula la tabla Clientes a la tabla
Pedidos, obtiene una fila en la tabla por cada pedido que haya hecho un
cliente, igual que en una unin Igual que. Tambin obtiene una lnea por
cada pedido hallado que no puede ser vinculado a un cliente.
Tericamente, esto no debera suceder, pero si un vendedor sin
experiencia se olvid de asignar una Id. del cliente a un pedido, puede
localizar rpidamente ese pedido con una unin Extrema Derecha. La
tabla resultante deja un espacio en blanco en cualquier campo de Clientes
para el pedido sin un cliente:
NOTA: Las uniones Extrema Izquierda y Extrema Derecha son manejados
de manera diferente en el lenguaje SQL a los otros tipos de uniones. Si la
base de datos es accesible a travs de ODBC,Seagate Crystal Reports
utilizar la sintaxis ODBC en el enunciado SQL. Si se est conectando a
una base de datos SQL directamente (no a travs de ODBC), Seagate
Crystal Reports utilizar una sintaxis originaria a la base de datos. Para
informacin completa sobre cmo se ve una unin Extrema en un
enunciado SQL, refirase a la documentacin de Microsoft ODBC o a la
documentacin de su base de datos SQL.
Unin Mayor que [>]
El conjunto de resultados de una unin Mayor que incluye todos los
registros en que el valor del campo vinculado de la tabla principal es
mayor que el valor del campo vinculado en la tabla de comparacin.
Como un ejemplo, una compaa puede desear comparar los salarios de
todos sus agentes de ventas con los salarios de sus gerentes de ventas. Los
Tabla Clientes Tabla Pedidos Tabla Pedidos
Id. del Cliente Id. del Pedido Monto del Pedido
52 6 25141.50
53 11 19164.30
53 21 1683.60
57 4 15716.40
58 20 1956.20
60 16 24580.50
62 19 7911.80
63 28 19766.20
63 32 12763.95
64 14 8233.50
25 10320.87
ejecutivos de la compaa quieren asegurarse de que ningn agente de
ventas gane ms que uno de los gerentes. Con esto en mente, usted puede
vincular la tabla Agente de Ventas a la tabla Gerente, por el campo Sueldo
en cada tabla, utilizando una unin Mayor que:
SELECT Agente de Ventas.Apellido,
Agente de Ventas.Sueldo,
Gerente.Apellido,
Gerente.Sueldo
FROM Agente de Ventas Agente de Ventas,
Gerente Gerente
WHERE Agente de Ventas.Sueldo >
Gerente.Sueldo
Este enunciado SQL puede producir datos similares a stos:
En esta tabla no se ha establecido una relacin entre los agentes de ventas
y los gerentes. Ya que los gerentes estn en un nivel superior al de los
agentes de ventas, una compaa quizs encuentre necesario indagar si es
que cualquier agente de ventas gana ms que un gerente lo que indicara
un problema salarial que debe ser resuelto.
Unin Menor que [<]
El conjunto de resultados de una unin Menor que incluye todos los
menor que el valor del campo vinculado en la tabla de comparacin.
Utilizando la unin Menor que, podemos comparar los sueldos de los
agentes de ventas y los gerentes en una direccin diferente. Una vez ms,
Tabla Agente
de Ventas
Tabla Agente
de Ventas
Tabla Gerente Tabla Gerente
Apellido Sueldo Apellido Sueldo
Davolio $35,000.00 Fuller $32,000.00
Davolio $35,000.00 Brid $30,000.00
Davolio $35,000.00 Buchanan $29,500.00
Dodsworth $48,300.00 Hellstern $45,000.00
Dodsworth $48,300.00 Fuller $32,000.00
Dodsworth $48,300.00 Brid $30,000.00
Dodsworth $48,300.00 Buchanan $29,500.00
Dodsworth $48,300.00 Martin $35,000.00
Patterson $30,000.00 Buchanan $29,500.00
el campo Sueldo en cada tabla es usado como campo de vnculo. Esta vez,
vinculamos desde la tabla Gerentes a la tabla Agente de Ventas utilizando
una unin Menor que en los campos Sueldos vinculados:
SELECT Gerente.Apellido,
Gerente.Sueldo,
Agente de Ventas.Apellido,
Agente de Ventas.Sueldo
FROM Gerente Gerente,
Agente de Ventas Agente de Ventas
WHERE Gerente.Sueldo <
Este enunciado SQL produce una tabla ligeramente diferente a la de la
unin Mayor que:
Unin Mayor o Igual que [>=]
El conjunto de resultados de una unin Mayor o Igual que incluye todos
los registros en que el valor del campo vinculado de la tabla principal es
mayor o Igual que el valor del campo vinculado en la tabla de
comparacin. El ejemplo aqu es idntico al ejemplo de la unin Mayor
que, pero utiliza la combinacin Mayor o Igual que:
SELECT Agente de Ventas.Apellido,
Agente de Ventas.Sueldo,
Gerente.Apellido,
Gerente.Sueldo
FROM Agente de Ventas Sueldo,
Gerente Gerente
WHERE Agente de Ventas.Sueldo >=
Gerente.Sueldo
Tabla Agente
de Ventas
Tabla Agente
de Ventas
Fuller $32,000.00 Davolio $35,000.00
Fuller $32,000.00 Dodsworth $48,300.00
Brid $30,000.00 Davolio $35,000.00
Brid $30,000.00 Dodsworth $48,300.00
Buchanan $29,500.00 Davolio $35,000.00
Buchanan $29,500.00 Dodsworth $48,300.00
Buchanan $29,500.00 Patterson $30,000.00
Martin $35,000.00 Dodsworth $48,300.00
Hellstern $45,000.00 Dodsworth $48,300.00
Este enunciado puede producir resultados as:
Unin Menor o Igual que [<=]
El conjunto resultante de una unin Menor o Igual que incluye todos los
Menor o Igual que el valor del campo vinculado en la tabla de
comparacin. El ejemplo aqu es idntico al ejemplo de la unin Menor
que, pero utiliza la combinacin Menor o Igual que:
SELECT Gerente.Apellido,
Gerente.Sueldo,
Agente de Ventas.Apellido,
FROM Gerente Gerente,
Agente de Ventas Agente de Ventas
WHERE Gerente.Sueldo <=
Este enunciado SQL produce datos como los siguientes:
Tabla Agente
de Ventas
Tabla Agente
de Ventas
Davolio $35,000.00 Fuller $32,000.00
Davolio $35,000.00 Brid $30,000.00
Davolio $35,000.00 Buchanan $29,500.00
Davolio $35,000.00 Martin $35,000.00
Dodsworth $48,300.00 Hellstern $45,000.00
Dodsworth $48,300.00 Fuller $32,000.00
Dodsworth $48,300.00 Brid $30,000.00
Dodsworth $48,300.00 Buchanan $29,500.00
Dodsworth $48,300.00 Martin $35,000.00
Patterson $30,000.00 Brid $30,000.00
Patterson $30,000.00 Buchanan $29,500.00
Tabla Agente
de Ventas
Tabla Agente
de Ventas
Fuller $32,000.00 Davolio $35,000.00
Fuller $32,000.00 Dodsworth $48,300.00
Unin No Igual que [!=, <>]
El conjunto resultante de una unin No Igual que incluye todos los
registros en que el valor del campo vinculado de la tabla principal no es
igual que el valor del campo vinculado de la tabla de comparacin. Este
tipo de unin puede ser usado para encontrar posibles combinaciones de
elementos cuando una tabla es unida a si misma (una auto-unin). Por
ejemplo, una compaa puede tener una tabla que describe todos los
productos que vende. Si deciden tener una venta especial, ofreciendo a
sus clientes que si compran un artculo podrn llevarse el segundo a
mitad de precio, necesitarn tener una lista de todas las posibles
combinaciones de dos productos:
SELECT Producto1.Nombre de Producto,
Producto2.Nombre de Producto,
FROM Producto Producto1
Producto Producto2
WHERE Producto1.Nombre de Producto !=
Producto2.Nombre de Producto
En este enunciado SQL, la tabla Producto es abierta dos veces. La primera
vez, se le da el alias Producto1. La segunda vez, se le da el alias Producto2.
Luego, el campo Nombre de Producto es usado para vincular desde la
tabla Producto1 a la tabla Producto2. Esta es la misma tabla, pero como
ha sido abierta dos veces utilizando diferentes alias, Seagate Crystal
Reports la considera como dos tablas separadas. Una unin No Igual que
es usada para vincular las tablas por el campo Nombre de Producto.
Como resultado, cada producto es apareado con cada uno de los otros
productos, pero no es apareado consigo mismo.
Brid $30,000.00 Davolio $35,000.00
Brid $30,000.00 Dodsworth $48,300.00
Brid $30,000.00 Patterson $30,000.00
Buchanan $29,500.00 Davolio $35,000.00
Buchanan $29,500.00 Dodsworth $48,300.00
Buchanan $29,500.00 Patterson $30,000.00
Martin $35,000.00 Davolio $35,000.00
Martin $35,000.00 Dodsworth $48,300.00
Hellstern $45,000.00 Dodsworth $48,300.00
Tabla Agente
de Ventas
Tabla Agente
de Ventas
NOTA: El smbolo != es utilizado para representar una unin No Igual
que, si el controlador de la fuente de datos ODBC para los datos que
estn siendo accedidos admite este smbolo. Si no, el smbolo
predeterminado <> es utilizado para representar una unin No Igual que.
Buscar en Auto-unin en la Ayuda en lnea deSeagate Crystal Reports.
Uso de SQL y
Bases de datos
SQL
Quizs los formatos ms populares y poderosos de bases de datos son los
programas SABD basados en el Lenguaje Estructurado de Consultas
(SQL, siglas en ingls). Las bases de datos SQL generalmente trabajan en
la arquitectura de red cliente/ servidor, proporcionando un Servidor SQL
para crear, guardar y manipular los archivos de base de datos, tablas y
registros y una interfaz de Cliente SQL permitiendo a los usuarios de
estaciones de trabajo no slo disear y trabajar con archivos de base de
datos, sino tambin recuperar datos tiles e importantes que les ayudarn
con su trabajo de cada da.
Qu es SQL?
SQL es un lenguaje de consulta diseado para organizar, administrar,
desarrollar y consultar grandes bases de datos relacionales en redes de
computadoras. SQL es un lenguaje comn en la Ciencia de la Informacin
y la industria de la Administracin de la Informacin. El lenguaje ha sido
estandarizado por el American National Standards Institute (ANSI) y la
International Standards Organization (ISO), esto significa que hay
caractersticas especficas que deben estar presentes en cualquier versin
de SQL producida por una compaa de software para que esa versin
Producto1 Producto2
Nombre de Producto Nombre de Producto
Craze Adult Helmet Craze Mtn Lock
Craze Adult Helmet InFlux Lycra Glove
Craze Adult Helmet Roadster Micro Mtn Saddle
Craze Mtn Lock Craze Adult Helmet
Craze Mtn Lock InFlux Lycra Glove
Craze Mtn Lock Roadster Micro Mtn Saddle
InFlux Lycra Glove Craze Adult Helmet
InFlux Lycra Glove Craze Mtn Lock
InFlux Lycra Glove Roadster Micro Mtn Saddle
Roadster Micro Mtn Saddle Craze Adult Helmet
Roadster Micro Mtn Saddle Craze Mtn Lock
Roadster Micro Mtn Saddle InFlux Lycra Glove
sea oficialmente llamada SQL. Muchos distribuidores de software
agregan caractersticas ms avanzadas a su versin de SQL en un
esfuerzo de mejorar el lenguaje y atraer clientes, pero debe, como
mnimo, retener los estndares originales establecidos por ANSI e ISO.
Usted debe comprender que SQL no es un verdadero lenguaje de
computadora. No puede ser utilizado para crear sistemas operativos o
programas de computadora que funcionen por si mismos. SQL es
referido algunas veces como un sublenguaje que puede ser usado desde
otros lenguajes o programa; el propsito del lenguaje SQL es especfico
para trabajar con bases de datos relacionales.
La sintaxis del lenguaje SQL est construida en un sistema de mandar
enunciados SQL al servidor de la base de datos SQL. Cada enunciado es
una peticin para realizar una operacin de base de datos como crear un
archivo de base de datos, agregar tablas y campos a la base de datos o
recuperar datos desde bases de datos. El servidor SQL analiza el
enunciado SQL y realiza la operacin requerida. Si el enunciado es una
peticin de datos, el servidor rene los datos y los regresa a la estacin de
trabajo del cliente para que el usuario pueda verlos.
Una consulta SQL es un enunciado SQL diseada especficamente para
pedir datos de una o ms bases de datos SQL. Algunos programas SQL
requieren que usted escriba una consulta SQL directamente utilizando un
editor de texto, mientras que otros proporcionan interfaces grficas que
guan al usuario a travs del proceso de consultar una base de datos. En
este ltimo caso, el programa debe crear un enunciado SQL basada en la
informacin que usted proporciona. Este enunciado es la consulta SQL
real y es la que es utilizada para pedir los datos. Seagate Crystal Reports
pertenece a esta ltima categora de programas compatibles con SQL.
ARQUITECTURA CLIENTE/SERVIDOR
Una de las caractersticas ms poderosas de los programas SQL SABD es
su habilidad para usar eficientemente la arquitectura de la red de cliente/
servidor.
Una sencilla estructura de red consiste en uno o ms servidores de red
que proporcionan a todos los usuarios en la red una localizacin comn
para obtener datos y programas. Muchos servidores de red tambin
proporcionan seguridad de red, servicios automatizados tales como
hacer copias de seguridad de datos y recursos de supervisin de red para
proporcionar el mejor servicio posible a todas las estaciones de trabajo de
la red. Debido a las altas demandas de procesos requeridos por un
servidor de red, la computadora utilizada como servidor a menudo es
una mquina poderosa y rpida que puede tener varios procesadores,
varias unidades de disco duro y varias unidades CD-ROM.
Un cliente de red es una estacin de trabajo de una sola computadora
usada regularmente por uno o ms empleados de la compaa. Un
usuario trabaja en el cliente y tiene acceso a los datos y programas del
servidor por medio de la red. Los procesamientos voluminosos que
requieren mucho tiempo y recursos son manejados por el servidor y los
resultados finales son enviados de regreso al cliente. Esto proporciona a
los usuarios una administracin ms eficiente del tiempo porque la
estacin de trabajo local ocupa menos tiempo en procesamiento y tiene
ms tiempo "libre" disponible para el usuario.
Muchos programas computacin de modernos estn basados en la
arquitectura operacional cliente/servidor. Un programa cliente/servidor
tiene dos partes, un programa basado en el servidor que est localizado
en un servidor de red y un programa basado en el cliente que est
localizado en la estacin de trabajo del usuario. El programa del servidor
maneja complejos procesos que consumen mucho tiempo y requieren
mucha capacidad de procesamiento, pudiendo aprovechar los recursos y
Servidor
Estacin de trabajo
Estacin de trabajo
Estacin de trabajo
Estacin de trabajo
capacidad de procesamiento de la computadora del servidor de la red,
mientras que el programa de cliente provee una interfaz fcil de usar,
diseada para ayudarles a hacer el trabajo ms rpido y mejor de lo que
podra ser hecho de otra manera.
A menudo, un programa de cliente/servidor estar disponible para un
cierto nmero de sitios, dependiendo de cunto a pagado por el
programa. Cada sitio es una estacin de trabajo de cliente o un solo
usuario de cliente, que puede ser conectado y utilizar el software de
cliente/servidor, dependiendo de lo que haya elegido el distribuidor.
Muchas veces, los distribuidores de software venden sitios adicionales
para sus programas y cada sitio contenie un juego completo de software
del programa del cliente.
No confunda los programas servidores con una computadora servidora
de red. Ambos son referidos frecuentemente como servidores. Sin
embargo, un programa servidor reside en el servidor de la red, tomando
en cuenta las capacidades del equipo y sistemas operativos del servidor.
Un servidor es una mquina fsica a la que los clientes de la red estn
conectados por cables o algn otro dispositivo de conexin.
El SABD SQL
Un Sistema de Administracin de Base de Datos (SABD) SQL es un ejemplo
comn de un paquete de software cliente/servidor. Un SABD SQL estndar
incluir un programa SQL del servidor que controla todo el trabajo real de
constrair y trabajar con bases de datos y sus datos. El SABD incluir por lo
menos un conjunto de software SQL de cliente (un sitio) que se puede
conectar al servidor SQL por medio de la red. El software de cliente SQL
generalmente consiste de, al menos un editor de enunciados SQL que puede
utilizar para escribir y ejecutar enunciados SQL y una capa subyacente de
comunicaciones que trabaja con el programa del servidor SQL en la red.
Programa de cliente
Programa de cliente
Programa de cliente
Programa de cliente
Programa de servidor
Cuando ejecuta un enunciado SQL, el software de cliente pasa el
enunciado a la capa de comunicaciones, la cual lo enva por la red al
servidor de software. El servidor SQL analiza el enunciado, realiza la
operacin requerida y regresa cualquier dato pedido al software de
cliente. Si el software de cliente recibe cualquier dato de regreso, muestra
los datos al usuario.
PROCEDIMIENTOS ALMACENADOS
Adems de los atributos comunes de base de datos relacionales, tablas,
campos, registros, etc., muchos sistemas SABD SQL admiten procedimientos
almacenados. Un procedimiento almacenado es un programa SQL
compilado, consistente de uno o ms enunciados SQL. Un procedimiento
almacenado puede ser usado para definir una consulta SQL que usted usar
en forma repetida. Adems, variables, expresiones condicionales y
argumentos de variables pueden ser definidos en procedimientos
almacenados de manera tal que usted tenga que proporcionar cierta
informacin antes de que el procedimiento sea ejecutado.
Ya que los procedimientos almacenados pueden producir un conjunto de
resultados, cuando son ejecutados, les es posible proporcionar un
conjunto de datos especfico. Es ms, Seagate Crystal Reports le permite
ejecutar un procedimiento almacenado en una base de datos SQL y usar
los datos recuperados para disear un informe. Si el procedimiento
Programa
del
Servidor
1.Se ejecuta el
enunciado SQL
4.Los datos son
retornados al cliente
2.Consulta de
base de datos
del servidor
3.Los datos requeridos
son obtenidos por el
servidor
Programa
del
cliente
La estacin de trabajo
est ejecutando el
programa del servidor SQL
El servidor del sistema
est ejecutando el programa
del servidor SQL
El cliente SQL est comunicando con el servidor SQL
Base de datos SQL
Procedimiento
almacenando que
contiene uno o ms
enunciados SQL.
Se ejecuta Consulta de base de datos Retorna el conjunto de datos
El conjunto de datos
Retorna el conjunto de datos
basado en los valores suplidos
por el usuario.
Cuadro de dilogo que
aparece en la pantalla,
del usuario pidiendo
los valores para los para-
metros en el procedi-
miento almacenado.
El enunciado
SQL
almacenado es diseado para pedirle al usuario la informacin sobre la
que se basar la consulta, Seagate Crystal Reports le pedir esa
informacin cuando seleccione el procedimiento almacenado para su
informe. Vea Cmo seleccionar un procedimiento almacenado desde una base de
datos SQL y cambiar parmetros de procedimiento almacenado, pgina 606.
Cmo Seagate Crystal Reports usa SQL
Cuando usted se conecta a una base de datos SQL o cualquier base de
datos ODBC, Seagate Crystal Reports acta como un programa de cliente
SQL, conectndose a su servidor SQL a travs de la red.
Cuando disea un informe que tiene acceso a datos SQL, Seagate Crystal
Reports construye una consulta SQL. Esta consulta puede ser editada si
usted conoce SQL y considera que la consulta puede ser optimada. Si
selecciona el comando MOSTRAR CONSULTA SQL del men Base de datos,
el cuadro de dilogo Mostrar Consulta SQL muestra la consulta SQL que
Seagate Crystal Reports ha diseado.
La consulta SQL es una representacin del enunciado SQL que Seagate
Crystal Reports enva al servidor SQL. A travs de interpretar tanto como
sea posible del diseo de su informe a consulta SQL Seagate Crystal
Reports puede pasar gran parte del procesamiento a la mquina servidora.
En lugar de tener que ir a travs de una base de datos completa para
encontrar los datos especficos que usted ha solicitado, el programa deja
que el servidor haga la mayor parte de la tarea de bsqueda y seleccin y
retorna un conjunto de datos ms pequeo, reduciendo as el tiempo y los
recursos que su estacin debera utilizar para elaborar un informe.
El lenguaje SQL
Debido a que Seagate Crystal Reports usa el lenguaje SQL para tener
acceso a las bases de datos cliente/servidor a travs del ODBC, usted
puede comprender mejor el proceso de elaborar informes entendiendo
algunas de las clusulas (comandos) SQL usadas:
SELECT
La clusula SELECT indica elementos de datos especficos a recuperar de las
tablas de base de datos. El elemento recuperado puede ser el valor en un
campo de base de datos (columna) o puede ser el resultado de una operacin
de clculo realizada mientras se recuperan los datos. Por ejemplo:
SELECT
TABLAX.NOMBRE,
TABLAX.ESTADO
DISTINCT
La clusula DISTINCT puede ser agregada a un enunciado SQL justo
despus de la clusula SELECT. La clusula DISTINCT obliga a la
consulta a recuperar slo conjuntos de datos nicos (distintos). Una fila
de resultados ser recuperada slo una vez. El enunciado SELECT
anterior puede ser cambiado para usar la clusula DISTINCT:
SELECT DISTINCT
TABLAX.NOMBRE,
TABLAX.ESTADO
FROM
La clusula FROM especifica las fuentes de los campos de base de datos
indicados en la clusula SELECT. FROM enumera las tablas de base de
datos reales que contienen los campos y registros teniendo los datos
requeridos. La clusula FROM generada por Seagate Crystal Reports
precede al nombre de cada tabla con el alias que usa para identificar la
tabla en su informe. Lo que sigue ilustra la clusula FROM con la clusula
SELECT:
SELECT
TABLAX.NOMBRE,
TABLAX.ESTADO
FROM
TABLAX TABLAX
WHERE
La clusula WHERE tienes dos propsitos:
1. WHERE puede especificar un criterio de seleccin de registros.
2. WHERE puede especificar cmo unir dos tablas de base de datos.
Cuando WHERE es usado para especificar un criterio de seleccin de
registros usando una condicin de bsqueda, ste determina qu
registros (filas de datos) van a ser recuperados. Por ejemplo:
SELECT
TABLEX.VENDEDOR,
TABLEX.TOTALVENTAS
FROM
TABLAX TABLAX
WHERE
TABLAX.TOTALVENTAS < 10000.00
Si WHERE es usado para especificar la manera en que dos tablas son
vinculadas, un operador de unin SQL se interpone entre los dos nombres
de las tablas. Vea Tipos de uniones SQL (fuentes de datos ODBC), pgina 566.
El siguiente es un ejemplo de la clusula WHERE uniendo dos tablas:
SELECT
Cliente.ID DEL CLIENTE,
Cliente.NOMBRE DEL CLIENTE,
Pedidos.MONTO DEL PEDIDO
FROM
Cliente Cliente,
Pedidos Pedidos
WHERE
Cliente.ID DEL CLIENTE = Pedidos.ID DEL
CLIENTE
ORDER BY
La clusula ORDER BY indica que los registros de base de datos
recuperados sean ordenados de acuerdo a los valores en un campo
especfico. Si la clusula ORDER BY no es usada, los registros son
recuperados en el orden en que aparecen en la base de datos original. Si
ms de un campo es especificado despus de la clusula ORDER BY, los
registros son ordenados de acuerdo a los valores en el primer campo
especificado, luego, dentro de ese ordenamiento, son ordenados de
acuerdo a los valores en el segundo campo, y as sucesivamente. El
siguiente enunciado SQL utiliza la clusula ORDER BY:
SELECT
TABLAX.COMPAIA,
TABLAX.CIUDAD,
TABLAX.ESTADO
FROM
TABLAX TABLAX
ORDER BY
TABLAX.ESTADO ASC,
TABLAX.CIUDAD ASC
NOTA: ASC indica que los valores en el campo son ordenados de manera
ascendente en lugar de descendente (DESC). El ascendente ordena las
letras de la A a la Z y los nmeros de 0 a 9.
GROUP BY
La clusula GROUP BY recupera un conjunto de datos resumidos. En
lugar de recuperar los datos en si, GROUP BY los agrupa y resume cada
grupo de acuerdo a una funcin de resumen SQL. Slo la informacin
resumida por cada grupo es regresada a Seagate Crystal Reports.
Por ejemplo:
SELECT
TABLAX.ESTADO,
TABLAX.CODIGO POSTAL,
SUM (TABLAX.VENTAS)
FROM
TABLAX MYTABLE
GROUP BY
TABLAX.ESTADO,
TABLAX.CODIGO POSTAL
Procesamiento del lado del servidor
El procesamiento del lado del servidor le permite configurar informes
que ejecutan la mayora de su procesamiento en el servidor y deja slo los
detalles relevantes a su computadora. El procesamiento del lado del
servidor le ofrece los siguientes beneficios:
G Menos tiempo de conexin con el servidor.
G Menos memoria necesaria para procesar el informe en su
computadora.
G Menor tiempo de transferencia del servidor al cliente.
El procesamiento del lado del servidor trabaja de la siguiente manera: a
travs del uso de tecnologa de paso SQL para enviar un enunciado SQL
a ODBC y recuperar un conjunto inicial de datos, Seagate Crystal Reports
descarga gran parte del trabajo de recuperacin y ordenamiento de los
datos al servidor, liberando as memoria y recursos locales para tareas
ms importantes. Es por eso que el procesamiento del lado del servidor
slo funciona para aquellos informes que han sido ordenados y
agrupados; si el informe ho ha sido agrupado y ordenado (por ejemplo,
si el informe consiste de una lista simple), entonces no hay ningn
procesamiento que pasar al servidor. Tambin debe quedar claro que el
procesamiento del lado del servidor slo funciona para informes basados
en fuentes de datos SQL (as por ejemplo, usted no podra usar el
procesamiento del lado del servidor para un informe basada en una
consulta, ya que una consulta no es una fuente de datos SQL).
Recuerde siempre que para ejecutar el agrupamiento en el servidor, su
informe debe satisfacer las siguientes condiciones:
G La opcin Ejecutar agrupamiento en servidor (en el cuadro de dilogo
Opciones) debe estar activada. Para mayor informacin, vea Cmo
activar el procesamiento del lado del servidor, pgina 615.
G El informe debe usar alguna forma de agrupamiento.
G El informe debe estar al menos parcialmente oculto (por lo menos,
la seccin Detalles debe estar oculta). Ya que el servidor procesar
aquellas secciones que estn ocultas, cuanto ms grande sea la
porcin visible del informe, mayor ser la cantidad de
procesamiento que debe ejecutarse en el lado del cliente. Si la
seccin de Detalles es visible, no ser posible el procesamiento del
lado del servidor.
G En la mayora de los casos, los campos de frmula deben ser
procesados en lado del cliente. Si el agrupamiento se basa en un
campo de frmula, o si se usa una frmula en un campo de
resumen o en seleccin de registros, entonces todos los registros
deben ser transferidos al lado del cliente antes de evaluar la
frmula. Esto aumentar el tiemp[o requerido para ejecutar el
informe. Por lo tanto, talvez sera ms conveniente para usted usar
enunciados SQL como una alternativa para las frmulas.
G Para que el informe pueda ser procesado en el servidor, todos los
totales acumulados que aparecen en el informe deben ser basados
en campos de resumen (ya que los datos necesarios para los totales
acumulados sern movidos al lado del cliente).
G Para que el informe sea procesado en el servidor, no debe contener
resmenes basados en las funciones Average o Distinct.
G El informe no debe contener valores de N superiores.
G El informe no debe contener agrupamientos de valores especficos.
NOTA: Cuando un informe contiene campos de Fecha u Hora, el
procesamiento del lado del servidor funciona si usted agrupa en base a
da (para los campos de Fecha) y en base a segundos (para los campos de
Hora). El procesamiento del lado del servidor no funcionar si usted
agrupa en base a mes o ao, o en base a minutos u horas.
NOTA: Cuando usted traspasa en una seccin oculta de un informe que
usa procesamiento del lado del servidor, la conexin al servidor se
iniciar automticamente. Si el cliente est desconectado del servidor
(por ejemplo, si usted descarga un informe a su laptop y trabaja en l
desde una ubicacin remota), el traspasar en los datos producir un error.
NOTA: Si usted guarda un informe que ha sido parcialmente procesado
en el servidor usando la opcin Guardar los datos con el informe, el
programa guardar solamente aquellos registros que han sido tansferidos
al lado del cliente. En otras palabras, si usted ha traspasado en los datos
del subinforme y hay una ficha para esos datos enSeagate Crystal
Reports, esos registros sern guardados con el informe.
Cmo el
agrupamiento
del lado del
servidor afecta la
consulta SQL
Cuando un informe mueve la mayora del procesamiento al servidor, esto
por necesidad altera la consulta SQL. As, cuando la opcin Ejecutar el
agrupamiento en el servidor esta activa, algunos aspectos individuales del
procesamiento del lado del servidor modificarn el enunciado SQL en
diferentes maneras.
G Si usted activa la opcin Usar ndices en el servidor para rapidez (eh el
cuadro de dilogo Opciones del Informe), el programa agregar
una clusula ORDER BY al enunciado SQL.
G Si agrupa en datos de tipo vinculable en el DBMS, el programa
agregar una clusula GROUP BY al enunciado SQL. El programa
usa la clusula GROUP BY para ejecutar el agrupamiento en el
servidor.
G Si resume en datos de tipo vinculable, el programa agregar un
campo de resumen a la clusual SELECT del enunciado SQL.
G Si traspasa en datos de tipo vinculable, el programa agregar una
clusula WHERE al enunciado SQL.
G Si agrupa en orden descendente en datos de tipo vinculable, el
programa agregar una clusula ORDER BY al enunciado SQL.
El enunciado tambin cambia entre fichas:
G Si usted est trabajando en la ficha Vista previa, el enunciado
incluye la clusual GROUP BY, as como tambin cualquier
agregado que el informe est moviendo al servidor.
G Si est traspasando, el enunciado variar dependiendo de los datos
subyacentes y del nivel de traspaso. Con cada accin de traspaso el
criterio WHERE cambia. Tambin, si usted traspasa a los detalles,
el enunciado no incluir la clusula GROUP BY (ya que no hay
ningn grupo en esa ficha de traspaso).
Para ver el enunciado SQL actual de la ficha activa, elija el comando
MOSTRAR CONSULTA SQL del men Base de datos. El cuadro de dilogo
Mostra Consulta SQL aparecer en su pantalla, mostrando el enunciado
correspondiente. Si as lo desea, puede editar el enunciado directamente
en este cuadro de dilogo. Tambin puede usar el editor de expresiones
SQL para editar los enunciados SQL que sern procesados en el servidor.
Reasignacin de campos de base de datos
El cuadro de dilogo Asignar Campos le permite vincular los campos del
informe a sus campos de base de datos correspondientes cuando usted a
efectuado cambios en la estructura de la base de datas, o cuando a creado
un informe basad en una base de datos de una plantilla o de otro informe
basado en alguna base de datos que tiene la misma estructura de campos
y tablas. De esta forma, el cuadro de dilogo le ayuda a asegurar que sus
informes se imprimirn con la versin actual de la base de datso activa.
Cuando crea el informe, ste toma sus campos de la base de datos tal
como existen en ese momento. Si usted cambia la estructura de la base de
datos despus de haber creado el informe, el programa necesita adaptar
el informe a la nueva estructura.
Si hace cambios a los campos de la base de datos activa que requieren que
reasigne los campos del informe correspondientes, usted puede activar el
cuadro de dilogo Asignar Campos eligiendo uno de los siguientes
comandos del men Base de datos:
G VERIFICAR BASE DE DATOS,
G VERIFICAR EN CADA IMPRESIN,
G ESTABLECER UBICACIN, y
G CONVERTIR CONTROLADOR DE BASE DE DATOS.
Usted puede usar cada uno de estos comandos para una funcin
especfica; sin embargo, cualquiera de ellos abrir el cuadro de dilogo
Asignar Campos si el programa detecta alguna irregularidad entre los
nombres de los campos en la base cde datos y los nombres de los campos
en el. Para detectar cualquier inconsistencia posible, el programa verifica
cada nombre de campo en el informe con el campo correspondiente en la
base de datos. Si hay inconsistencia en alguno de los nombres de campo,
el cuadro de dilogo Asignar Campos aparecer automticamente.
NOTA: Los campos del informe que se dejan sin asignar sern removidos
del informe.
Uso del proceso
de verificacin
de base de datos
Cuando usted elije el comando VERIFICAR BASE DE DATOS del men Base
de datos, el programa verifica las bases de datos activas e informa sobre
los cambios detectados. Si detecta cambios, el informe debe ser adaptado
para evitar errores. Si usted hace clic en S, el programa intenta adaptar el
informe a la nueva estructura de la base de datos.
El programa muestra el cuadro de dilogo Asignar Campos si detecta
alguno de los siguientes tipos de cambios en la base de datos:
G el nombre de uno de los campos de la base de datos que es usado
en el informe ha cambiado, o
G la base de datos ha sido cambiada de una fuente de datos PC a una
fuente de datos SQL.
Para estudia un tutorial acerca del cuadro de dilogo Asignar Campos,
vea Cmo reasignar campos de base de datos, pgina 617. Seagate Crystal
Reports automticamente adapta el informe (y no muestra el cuadro de
dilogo Asignar Campos) si detecta alguno de estos cambios:
G se han agregado campos a la base de datos,
G campos que no se usan en el informe han sido eliminados de la
base de datos,
G la posicin de los campos ha cambiado en la base datos, o
G el tipo de datos ha cambiado en algunos campos de la base de
datos.
Para mayor informacin, busque por el comando VERIFICAR BASE DE
DATOS en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
Uso del proceso
de verificar en
cada impresin
El comando VERIFICAR EN CADA IMPRESIN acta como una opcin que
activa el comando VERIFICAR BASE DE DATOS cada vez que usted imprime.
G Si hay una marca de verificacin al lado del comando VERIFICAR
EN CADA IMPRESIN, significa que el comando est activo y que el
comando VERIFICAR BASE DE DATOS ser ejecutado cada vez que
usted imprime. Vea Uso del proceso de verificacin de base de datos,
pgina 585.
G Si la marca de verificacin no est presente, el comando est
inactivo, lo cual es el modo predeterminado.
Uso del proceso
de establecer la
ubicacin
Cuando usted elije el comando Establecer ubicacin del men Base de
datos y especifica una nueva ubicacin para la base datos activa, el
programa revisa la base de datos para ver si hay cambios.
El comando Establecer ubicacin mostrar el cuadro de dilogo Asignar
Campos si detecta alguno de los siguientes cambios en la estructura de la
base de datos:
G un campo de la base de datos ha sido eliminado,
G el nombre de un campo de la base de datos ha sido cambiado, o
G la base de datos es completamente nueva.
NOTA: El programa buscar estos cambios solamente si la base de datos
tiene un nombre diferente o si el nombre ha sido cambiado. Si la base de
datos tiene el mismo nombre, el cuadro de dilogo Asignar Campos no
aparecer, y usted tendr que verificar la base de datos cuando haya
terminado de establecer la ubicacin. Para ms informacin, vea Uso del
proceso de verificacin de base de datos, pgina 585.
Para mayor informacin, busque por el comando ESTABLECER UBICACIN
en al Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
Uso del proceso
de convertir el
controlador de la
base de datos
Cuando usted elije el comando CONVERTIR CONTROLADOR DE BASE DE
DATOS del men Base de datos y especifica el controaldor para usarse en
la ejecucin de su informe, el programa revisa la base de datos en busca
de cambios y muestra el cuadro de dilogo Asignar Campos si detecta
cambios en la estructura de la base de datos. Busque por el comando
CONVERTIR CONTROLADOR DE BASE DE DATOS en la Ayuda en lnea de
Uso del cuadro
de dilogo
Asignar Campos
El cuadro de dilogo Asignar Campos contiene cuatro listas:
G La lista superior izquierda muestra los nombres de todos los
campos del informe no asignados (en los cuales el programa
detecta un cambio en la base de datos activa). El nombre superior
se selecciona predeterminadamente.
G La lista superior derecha muestra los nombres de los campos de
base de datos no asignados (en los cuales el programa ha
detectado cambios). Ya que la casilla de verificacin Coincidir tipo
esta activa predeterminadamente, esta lista muestra slo los
nombres de los campos de base de datos no asignados del mismo
tipo de los campos del informe no asignados que usted seleccion
en la lista superior izquierda. Para mostrar todos los campos de
base de datos, independientemente de su tipo, desactive la casilla
de verificacin Coincidir tipo.
G La lista inferior izquierda muestra los nombres de los campos de
informe asignados. Cuando usted asigna campos en las lista
superiores, estos aparecern en las listas inferiores.
G La lista inferior derecha mustra los nombres de los campos de base
de datos asignados. Cuando usted asigna campos en las listas
superiores, estos aparecern en las listas inferiores.
Por cada campo de base de datos que ha cambiado, seleccione el campo
de informe y el campo de base de datos en las secciones superiores y haga
clic en Asignar. Los nombres de los campos sern movidos de las listas
superiores a ls inferiores.
Usted no tiene que reasignar cada campo del informe. Por ejemplo, si
elimina un campo de base de datos, no es necesario reasignar el campo de
informe correspondiente, ya que no tendr tal campo en su informe.
Puede hacer clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo sin reasignar
cada campo listado en la lista superior izquierda.
En algunas ocaciones, tendr que desasignar o desvincular ls campos de
informe y de base de datos que ya ha asignado. Por ejemplo, usted podra
asignar los campos equivocados o intentar asignar un campo de informe
a un campo de base de datos ya asignado. En estos casos, puede
seleccionar un campo de informe en las listas inferiores (el programa
automticamente selecciona el campo de base de datos) y hacer clic en
Desasignar. El nombre del campo ser movido de las listas inferiores a las
superiores.
NOTA: Seagate Crystal Reports no actualiza los datos delminfoprme
automticamente cuando usted cierra el cuadro de dilogo Asignar
Campos. Si quiere actualizar sus datos, haga clic en el botn Actualizar de
la barra de herramientas estndar.
Para mayor informacin
Este captulo slo ha tocado algunos de los aspectos ms importantes del
acceso a bases de datos, bases de datos relacionales y SQL. Si est
interesado en aprender ms acerca de estos temas, refirase a la
documentacin proporcionada con su programa SABD.
Adems, hay cientos de libros disponibles en el mercado que tratan sobre
la teora y diseo de bases de datos. Busque en la seccin de computacin
en su librera local.
MANOS A LA OBRA (Trabajando con Bases de datos)
Esta seccin proporciona instrucciones detalladas para realizar varios de
los procedimientos comunes relacionados al acceso de archivos de base
de datos desde Seagate Crystal Reports. Utilice stos procedimientos para
comenzar a trabajar rpidamente con el programa.
Cmo abrir consultas de Access a travs de DAO
Las consultas de Microsoft Access pueden ser usadas en Seagate Crystal
Reports como conjuntos de datos separados, al igual que las tablas de Access.
Cuando abra una base de datos Access a travs del motor DAO (Microsoft
Access, pgina 626), cualquier consulta en la base de datos puede ser le.
La Galera de Informes se expandir.
El cuadro de dilogo Seleccionar Archivo de Base de Datos aparecer
en su pantalla.
5 Ubique y seleccione el archivo de base de datos Microsoft Access
(*.MDB) que contiene la consulta que desea utilizar en su informe.
6 Haga clic en Abrir. Cuando la base de datos seleccionada contiene
ms de una tabla, el cuadro de dilogo Seleccionar Tablas aparecer
en su pantalla (si la base de datos slo contiene una tabla, el cuadro
de dilogo Seleccionar Tablas no aparecer). Resalte las tablas que
quiere incluir de la lista y haga clic en Aceptar. La Ficha Diseo
aparecer en la ventana, con el cuadro de dilogo Insertar Campos
activo.
7 Todas las tablas y consultas de su base de datos Access aparecen en
el cuadro de lista en la ficha Base de Datos del cuadro de dilogo
Insertar Campos. Las consultas aparecen despus de las tablas, al
final de la lista. Ubique su consulta en la ficha Base de Datos y haga
doble clic en el nombre de la consulta. La consulta se expande para
mostrar todos los campos que contiene.
Personalizado.
Archivo.
8 Seleccione cualquier campo que desee utilizar en su informe y
agrguelo en la ficha Diseo.
NOTA: No puede utilizar consultas de accin Access o actualizar
consultas en Seagate Crystal Reports. Pero s puede usar consultas de
seleccin Access y consultas de tablas cruzadas.
Cmo abrir consultas Access a travs de ODBC
ODBC le proporciona mejor control sobre que partes de una base de datos
intenta utilizar. Por esta razn, utilizar una consulta de Access a travs
ODBC requiere varios pasos extra.
1 Seleccione el comando OPCIONES del men Archivo.
2 Haga clic en la ficha SQL para mostrar las opciones de SQL y ODBC.
3 Asegrese de que la casilla de verificacin Vistas o Solicitar en
cada tabla, est seleccionada.
G La opcin Vistas muestra automticamente cualquier consulta
disponible en su base de datos Access.
G La opcin Solicitar en cada tabla muestra el cuadro de dilogo
Permitir Elaborar Informes, cada vez que inicia sesin en una
fuente de datos ODBC. Este cuadro de dilogo proporciona las
mismas opciones que la seccin Permitir Elaborar Informes En el
cuadro de dilogo Opciones, pero lo hace tambin para cada
fuente de datos ODBC en que usted inicia sesin.
4 Adems, puede especificar las opciones Nombre de tabla LIKE y
Propietario LIKE si lo desea.
G El Nombre de tabla LIKE est basado en la clusula SQL LIKE. Esta
opcin le permite especificar los tipos de nombres de tablas que
desea que aparezcan en el cuadro de dilogo Elegir Tabla SQL.
Utilice el carcter de guin bajo (_) o el carcter de signo de
porcentaje (%) como comodines con esta funcin. El carcter de
guin bajo especifica cualquier carcter, mientras que el signo de
porcentaje significa cualquier cadena de caracteres. Por ejemplo,
DAV_ coincide solamente con DAVE, mientras que DAV% coincide
con DAVE y DAVID. El Nombre de tabla LIKE C% slo mostrara
aquellas tablas cuyo nombre de tabla comienza con la letra C.
G El Propietario LIKE tambin est basado en la clusula SQL LIKE.
La opcin Propietario LIKE le permite seleccionar el Propietario (o
Creador o Alias) de la tabla, no el nombre de la tabla. Por ejemplo
el Propietario LIKE C% slo mostrara aquellas tablas cuyo
Propietario tuviera un nombre comenzando con la letra C.
5 Haga clic en Aceptar para salir del cuadro de dilogo Opciones.
6 Origine un nuevo informe. Cuando selecciona SQL/ODBC como la
fuente de sus datos, el cuadro de dilogo Conectar al Servidor
7 Seleccione la fuente de
datos ODBC para su base
de datos Access, despus
8 Si no especific un archivo de base de datos Access en particular con su
fuente de datos ODBC de Access, aparecer el cuadro de dilogo
Seleccionar Base de Datos. Ubique y seleccione la base de datos que
contenga la consulta de Access que desea utilizar y haga clic en Aceptar.
9 Si selecciona la casilla de verificacin Solicitar para cada tabla en el
cuadro de dilogo Opciones, aparece ahora el cuadro de dilogo
Permitir Elaborar Informes de. De otra manera, dirjase al paso 10.
El cuadro de dilogo Elegir Tabla SQL aparecer en su pantalla.
12 La ficha Diseo aparece con el cuadro de dilogo Insertar Campos.
Su consulta de Access y todos los campos asociados con esa consulta,
aparecen en la ficha Base de Datos del cuadro de dilogo Insertar
Campos.
10 Asegrese de que la
casilla de verificacin Vistas
est seleccionada y haga clic
11 Seleccione su consulta en este cuadro
de lista, despus haga clic en Aceptar.
Cmo abrir consultas de parmetros Access
Las consultas de parmetros Access slo se abren cuando la base de datos
Access se abre va ODBC. Asegrese de tener configurada una fuente de
datos ODBC para su base de datos Access antes de que intente este
procedimiento. Vea Cmo configurar una fuente de datos ODBC, pgina 596.
NOTA: Cuando disea una consulta de parmetro en Access, debe
proporcionar una pregunta para la consulta y especificar un tipo de datos
para el parmetro. Primero, con su consulta abierta en Design View de
Microsoft Access, introduzca una pregunta en la celda Criterio para el
campo que actuar como parmetro. Despus, seleccione el comando
PARMETROS del men Consultas en Access y especifique un tipo de
datos para el parmetro que cre. Asegrese que la pregunta aparezca
exactamente como en la celda Criterio. Para instrucciones completas,
refirase a su documentacin de Access. Si no configura la consulta de
parmetro correctamente, Seagate Crystal Reports no podr utilizarlo.
1 En Seagate Crystal Reports, seleccione el comando OPCIONES del
men Archivo. Aparece el cuadro de dilogo Opciones.
2 Asegrese que ya sea Procedimientos almacenados
o Solicitar para cada tabla estn activados.
G La opcin Procedimientos almacenados muestra automticamente
cualquier procedimiento almacenado disponible cuando inicia
sesin en una fuente de datos ODBC. Seagate Crystal Reports
maneja las consultas de parmetro Access de manera semejante a
los procedimientos almacenados SQL. Por lo tanto, para usar una
consulta de parmetro, la opcin de Procedimientos almacenados
debe estar activada.
G La opcin Solicitar para cada tabla muestra el cuadro de dilogo
Permitir Elaborar Informes de, cada vez que inicia sesin en una
fuente de base de datos ODBC. Este cuadro de dilogo
proporciona las mismas opciones que la seccin Permitir Elaborar
Informes en del cuadro de dilogo Opciones, pero lo hace para cada
fuente de datos ODBC en que usted inicia sesin.
3 Adems, puede especificar las opciones Nombre de tabla LIKE y
opcin le permite especificar los tipos de nombres de tablas que
desea que aparezcan en el cuadro de dilogo Elegir Tabla SQL.
Utilice el carcter de guin bajo (_) o el de signo de porcentaje (%)
como comodines con esta funcin. El carcter de guin bajo
especfica cualquier carcter nico, mientras que el signo de
porcentaje significa cualquier cadena de caracteres. Por ejemplo,
DAV_ coincide con DAVE solamente, mientras que DAV% coincide
con DAVE y DAVID. El Nombre de tabla LIKE C% mostrara slo
aquellas tablas cuyo nombre de tabla comienza con la letra C.
el Propietario LIKE C% slo mostrara aquellas tablas cuyo
Propietario tuviera un nombre comenzando con la letra C.
5 Origine un nuevo informe. Cuando selecciona SQL/ODBC como la
fuente de sus datos, aparece el cuadro de dilogo Conectar al Servidor.
datos ODBC para su base
de datos Access, despus
7 Si no especific un archivo de base de datos Access en particular con
su fuente de datos Access ODBC, aparecer el cuadro de dilogo
Seleccionar Base de Datos. Ubique y seleccione la base de datos que
contenga la consulta de parmetro Access que desea usar y haga clic
en Aceptar.
8 Si selecciona la casilla de verificacin Solicitar para cada tabla en el
cuadro de dilogo Opciones, el cuadro de dilogo Permitir Elaborar
Informes de aparecer en su pantalla ahora. De otra manera, dirjase
al paso 11.
El cuadro de dilogo Elegir Tabla SQL aparecer en su pantalla. Las
consultas de parmetros Access aparecen en el cuadro de lista Tablas
SQL como:
Proc(Nombre de la consulta)
9 Asegrese de que la casilla de verificacin Procedimientos
est seleccionada y haga clic en Aceptar cuando termine.
10 Seleccione su consulta de
este cuadro de lista y luego
El cuadro de dilogo Parmetros de Entrada de Procedimientos
Almacenados aparecer en su pantalla.
El valor mostrado en el cuadro de lista Nombre ser actualizado.
13 Repita los pasos 12 y 13 para cada parmetro en su consulta de
parmetros Access.
Puede cambiar los valores de parmetros en cualquier momento
seleccionando el comando PARMETROS DE PROCEDIMIENTOS
ALMACENADOS del men Base de Datos.
15 Elabore su informe utilizando los campos en la consulta de
parmetro. Slo son usados en su informe los registros que satisfacen
los valores de parmetro especificados en el cuadro de dilogo
Parmetros de Entrada de Procedimientos Almacenados.
Cmo configurar una fuente de datos ODBC
Para configurar una fuente de datos ODBC, debe tener un controlador
ODBC instalado para el tipo de datos que desea utilizar. Muchas
programas SABD automticamente instalan y configuran controladores
ODBC. Si no est seguro de si tiene controladores ODBC instalados para
sus datos, refirase a la documentacin que viene con su programa SABD.
1 Desde el Administrador de Programas, haga doble clic en el icono
Administrador de ODBC en el grupo de programas apropiado.
12 Seleccione un
parmetro de este
cuadro de lista.
11 Asigne un valor escribiendo
en el cuadro de texto Valor de
Parmetro y haga clic en el
botn Actualizar.
El cuadro de dilogo Administrador de orgenes de datos ODBC
El cuadro de dilogo Crear nuevo origen de datos aparecer en su
pantalla.
Si no aparece un controlador para su tipo de datos, significa que el
controlador ODBC no ha sido instalado correctamente. Refirase a la
documentacion de su programa DBMS.
5 Cuando hace clic en Finalizar aparece el cuadro de dilogo
Configuracin de Fuente de Datos ODBC que es especfico para el
controlador ODBC que seleccion.
2 Haga clic en el
botn Agregar
para agregar una
nueva fuente de
datos ODBC.
3 Seleccione
un controlador
ODBC
apropiado para
el tipo de datos
de esta lista.
4 Haga clic en Finalizar.
NOTA: Si aparece un mensaje de error en lugar del cuadro de dilogo
Configuracin, significa que no tiene instalado en su sistema el
controlador ODBC correcto para el tipo de datos que seleccion.
NOTA: El cuadro de dilogo que aparece puede verse diferente al que se
muestra aqu, dependiendo del tipo de datos que est utilizando. Este
cuadro de dilogo es especfico al controlador ODBC de Access 7.0. Para
mayor informacin acerca del uso del cuadro de dilogo que aparece
para sus datos, haga clic en el botn Ayuda.
7 Cuando haya terminado de configurar su fuente de datos, haga clic
en Aceptar en el cuadro de dilogo Configurar Fuente de Datos
ODBC y la nueva fuente de datos ODBC aparece en el cuadro de
dilogo Administrador de orgenes de datos ODBC.
6 Escriba aqu el nombre para su nueva
Su nueva fuente de
datos aparecer
ahora en esta lista.
8 Haga clic en
Quitar cuando
termine.
Cmo verificar la configuracin de una fuente de datos ODBC
1 Desde el grupo de programas apropiado, o la carpeta en Windows
95, ejecute el programa Administrador de ODBC.
El cuadro de dilogo Administrador de orgenes de datos ODBC
El cuadro de dilogo Configurar Fuente de Datos ODBC aparecer en
su pantalla.
2 Seleccione la fuente
de datos apropiada
de esta lista.
3 Haga
clic en
Configurar.
4 El cuadro de dilogo Configurar Fuente de Datos ODBC es especfico
para la fuente de datos que seleccion y contiene controles e
informacin para configurar su fuente de datos. Verifique las
configuraciones en este cuadro de dilogo para asegurarse de que la
informacin coincide con su sistema y base de datos.
NOTA: El cuadro de dilogo que aparece puede verse diferente al que se
muestra aqu, dependiendo del tipo de datos que est utilizando. Este
cuadro de dilogo es especfico al controlador ODBC de Access 7.0. Para
mayor informacin acerca del uso del cuadro de dilogo que aparece
para sus datos, haga clic en el botn Ayuda.
5 Haga los cambios necesarios y haga clic en Aceptar.
6 Cierre el cuadro de dilogo Administrador de orgenes de datos
ODBC.
Cmo iniciar sesin en la fuente de datos ODBC
1 Seleccione el comando CONECTAR AL SERVIDOR del men Base de
datos.
3 Si la fuente de datos requiere un nombre de usuario y contrasea, o
cualquier otra informacin de inicio de sesin, aparecer un cuadro
de dilogo. Escriba la informacin que generalmente utiliza para
tener acceso a esta base de datos y haga clic en Aceptar.
G Si no especific una base de datos con la fuente de datos ODBC,
aparece el cuadro de dilogo Seleccionar Base de Datos. Utilice los
controles de Unidades de disco, Directorios y Nombre de Base de datos
para seleccionar el archivo de base de datos y haga clic en Aceptar.
4 Elija una tabla de base de datos de la lista Tablas SQL y haga clic en
Aceptar para agregar la tabla a su informe.
2 Seleccione de esta lista la
fuente de datos ODBC
apropiada para el archivo de
base de datos que desea
abrir y haga clic en Aceptar
cuando termine.
Cmo agregar una tabla de base de datos ODBC a un informe
1 Seleccione el comando AGREGAR BASE DE DATOS A INFORME del men
Base de datos.
El cuadro de dilogo Elegir Archivo de Base de Datos aparecer en su
pantalla.
4 Si la fuente de datos requiere un nombre de usuario y contrasea, o
cualquier otra informacin de inicio de sesin, aparece el cuadro de
dilogo Conectar al Servidor SQL.
2 Haga clic
en el botn
Tablas
SQL.
3 Elija de esta lista la fuente de datos ODBC que es
apropiada para el archivo de base de datos que desea
abrir, despus haga clic en Aceptar cuando termine.
6 Si la fuente de datos que seleccion incluye una especificacin de
archivo de base de datos o si especific una tabla de base de datos en
el paso 3, dirjase al paso 8.
Aparece el cuadro de dilogo Seleccionar Base de Datos.
7 Utilice los controles de Unidades de disco, Directorios y Nombre de base
de datos para seleccionar el archivo de base de datos y haga clic en
Aceptar.
8 El cuadro de dilogo Elegir Tabla SQL aparecer en su pantalla.
G Elija una tabla de base de datos de la lista Tablas SQL y haga clic en
Aceptar para agregar la tabla a su informe o
G Haga clic en el botn Conectar al Servidor para iniciar sesin en otra
Cmo conectarse a un servidor MS SQL Server va ODBC
NOTA: Esta seccin tiene como objeto presentar un ejemplo de cmo
iniciar sesin en una fuente de datos Microsoft SQL Server desde Seagate
Crystal Reports. Su programa servidor SQL u otras fuentes de datos
protegidas con contrasea pueden requerir diferentes pasos. Esto slo es
un ejemplo de un tipo de base de datos SQL.
1 Verifique las configuraciones de la fuente de datos Microsoft SQL
Server utilizando el Administrador ODBC. Vea Cmo verificar la
configuracin de una fuente de datos ODBC, pgina 599.
2 Desde Seagate Crystal Reports, seleccione el comando CONECTAR AL
SERVIDOR del men Base de Datos.
5 Introduzca la
informacin requerida,
despus haga clic en
Aceptar cuando termine
para iniciar sesin.
La fuente de datos ODBC - CRSS es creada automticamente durante
el procedimiento de configuracin de Seagate Crystal Reports. Esta
fuente de datos le permite abrir bases de datos MS SQL Server.
El cuadro de dilogo Conectar al Servidor SQL aparecer en su
pantalla.
La seccin Opciones del cuadro de dilogo conectar al Servidor SQL
7 Verifique el nombre de la base de datos del Servidor SQL que desea
abrir, el lenguaje de base de datos que desea utilizar, el nombre del
programa que est usando (Seagate Crystal Reports) y el nombre de la
estacin de trabajo que est utilizando. Haga los cambios necesarios.
8 Haga clic en Aceptar y aparece el cuadro de dilogo Elegir Tabla SQL.
Elija la tabla de base de datos del Servidor SQL de la lista Tablas SQL
y haga clic en Aceptar para agregar la tabla a su informe.
3 Seleccione la fuente de datos
ODBC - CRSS y haga clic en
4 Escriba su Identificacin
de inicio de sesin y
contrasea para MS SQL
Server.
5 Despus, haga clic en
el botn Opciones.
6 Verifique las
configuraciones para su
Servidor SQL.
Cmo desconectar de una fuente de datos ODBC
1 Elija el comando DESCONECTAR DEL SERVIDOR del men Base de Datos.
El cuadro de dilogo Desconectar del Servidor aparecer en su pantalla.
Cmo cambiar la fuente de datos ODBC accesible por un informe
1 Elija el comando ESTABLECER UBICACIN del men Base de Datos.
El cuadro de dilogo Establecer Ubicacin aparece con una lista de
alias de tablas en el informe mostrado. La ubicacin de tabla e
informacin de inicio de sesin de la tabla que usted seleccion
tambin ser mostrada abajo de la lista de tablas.
2 Seleccione en esta lista la
fuente de datos ODBC de
la que desea desconectar.
3 Despus haga clic en el
botn Desconectar.
Establecer ubicacin.
2 Seleccione la primera
tabla de esta lista.
4 Inicie sesin en la fuente de datos ODBC original si no la ha iniciado
todava. Primero debe iniciar sesin en la fuente de datos original
antes de cambiar un informe para usar una nueva fuente de datos.
Como usted debe estar en sesin con la fuente de datos antigua, sta
debe estar disponible en la mquina local.
G Si la mquina ya no est conectada al servidor anterior, puede
instalar una fuente de datos ODBC con el nombre de la fuente de
datos antigua y que elija el nuevo servidor de base de datos. Inicie
sesin a esta fuente de datos como si fuera la fuente de datos
"antigua".
G Si est utilizando el mismo nombre de fuente de datos para
conectarse a un nuevo servidor, debe configurar esa fuente de
datos bajo el Administrador ODBC o el Panel de Control ODBC, y
que elija al nuevo servidor.
Despus de iniciar sesin en la fuente de datos antigua, usted ver el
cuadro de dilogo Elegir Tabla SQL con una lista de tablas en el
cuadro de lista Tablas SQL y la antigua fuente de datos en el cuadro de
lista Bases de datos SQL.
G Usted debe estar ahora en sesin con ambas, la fuente de datos
nueva y la antigua.
G La fuente de datos nueva debe aparecer ahora en el cuadro de lista
Bases de datos SQL del cuadro de dilogo Elegir Tabla SQL.
6 Haga clic en la nueva fuente de datos para mostrar las tablas,
despus haga clic en la tabla apropiada de esta lista. La tabla que
eligi debe corresponder a la primer tabla que seleccion en el
cuadro de dilogo Establecer Ubicacin.
7 Haga clic en Aceptar y se le pedir cambiar la ubicacin de todas las
tablas en el informe a la ubicacin que usted especific para la primer
tabla.
5 Haga clic en el
botn Conectar al
servidor e inicie
sesin a la nueva
fuente de datos.
9 Cierre el cuadro de dilogo Establecer Ubicaciny elija el comando
VERIFICAR BASE DE DATOS del men Base de Datos para actualizar las
definiciones de la tabla en el informe.
10 Termine la sesin de la fuente de datos antigua.
11 Guarde el informe.
Cmo seleccionar un procedimiento almacenado desde una base
de datos SQL y cambiar parmetros de procedimiento almacenado
8 Haga clic en S para establecer la ubicacin de todas
las tablas en el informe a la misma base de datos.
2 Asegrese que las casillas de verificacin de Procedimientos
Almacenados o Solicitar en cada tabla estn seleccionadas.
G La opcin Procedimientos Almacenados muestra automticamente
cualquier procedimiento almacenado disponible cuando inicia
sesin a una base de datos.
G La opcin Solicitar en cada tabla muestra el cuadro de dilogo
Permitir Elaborar Informes de cada vez que inicia sesin a una
fuente de datos ODBC. Este cuadro de dilogo proporciona las
mismas opciones que la seccin Permitir Elaborar Informes de del
cuadro de dilogo Opciones, pero lo hace para cada fuente de
datos ODBC en que usted inicia sesin.
3 Adems, puede especificar las opciones de Nombre de tabla LIKE y
opcin le permite especificar el tipo de nombre de tabla que desea
que aparezca en el cuadro de dilogo Elegir Tabla SQL Utilice el
carcter de guin bajo (_) o el carcter de signo de porcentaje (%)
como comodines con esta funcin. El carcter de guin bajo
especifica cualquier carcter, mientras que el signo de porcentaje
significa cualquier cadena de caracteres. Por ejemplo, DAV_ coincide
con DAVE solamente, mientras que DAV% coincide con DAVE y
DAVID. El Nombre de tabla LIKE C% mostrara slo aquellas tablas
que tienen el nombre de tabla comenzando con la letra C.
el Propietario LIKE C% mostrara slo aquellas tablas cuyo
Propietario tuviera un nombre empezando con la letra C.
NOTA: Para mayor informacin sobre la clusula SQL LIKE, refirase a su
documentacin de SQL.
5 Origine un nuevo informe basado en la base de datos SQL que
contiene los procedimientos almacenados que usted quiere usar.
Cuando elije SQL/ODBC como la fuente de sus datos, aparece el
cuadro de dilogo Conectar al Servidor.
datos ODBC para su Servidor
SQL de esta lista, despus
El cuadro de dilogo Conectar al Servidor SQL aparecer en su
pantalla.
La seccin Opciones del cuadro de dilogo Conectar al Servidor SQL
10 Haga clic en Aceptar. Si selecciona el cuadro de verificacin Solicitar
para cada tabla en el cuadro de dilogo Opciones, aparece el cuadro de
dilogo Permitir Elaborar Informes de. De otra manera, dirjase al
paso 12.
7 Introduzca la informacin requerida y haga clic
en Aceptar cuando termine para iniciar sesin.
8 Haga clic en el
botn Opciones.
9 Verifique las
configuraciones de
su Servidor SQL.
11 Asegrese que la casilla de verificacin Procedimientos
este seleccionada, despus haga clic en Aceptar.
13 El procedimiento almacenado es agregado a su informe y aparece el
cuadro de dilogo Parmetros de Entrada de Procedimiento
Almacenado.
NOTA: Con el controlador original de MS SQL Server, los parmetros de
entrada de procedimientos almacenados estn limitados a 64 caracteres,
en lugar de 255.
El valor mostrado en el cuadro de lista Nombre ser actualizado.
16 Repita los pasos 14 y 15 por cada parmetro que aparezca en el
cuadro de lista Nombre/Valor.
17 Haga clic en Aceptar cuando termine. Puede cambiar los valores de
parmetros en cualquier momento eligiendo el comando
PARMETROS DE PROCEDIMIENTOS ALMACENADOS del men Base de
Datos.
12 Seleccione un procedimiento
almacenado SQL de esta lista,
despus haga clic en Aceptar.
15 Asigne un valor
escribiendo en el
cuadro de texto
Valor del
Parmetro y haga
clic en el botn
Actualizar.
14 Seleccione un parmetro
de este cuadro de lista.
Cmo configurar un vnculo de A a B, A a C
NOTA: Este tutorial demuestra cmo configurar un informe A a B, A a C
usando las tablas Cliente, Crdito y Pedidos de la base de datos de ejemplo
ORDRCR.MDB. La base de datos ORDRCR.MDB est ubicada en el directorio
\Archivos de programa\Seagate Software\Crystal Reports o en el directorio
en que el programa reside. Use estas instrucciones como una gua para
crear informes A a B, A a C con sus propios archivos de base de datos.
2 Haga clic en Personalizado y se expande el cuadro de dilogo.
3 Seleccione el tipo de informe personalizado que desea crear y haga
clic en el Archivo de Datos.
pantalla.
4 Ubique y seleccione el archivo de base de datos ORDRCR.MDB del
directorio Archivos de programa\Seagate Software\Crystal Reports
El cuadro de dilogo Elegir Tablas aparecer en su pantalla.
5 Haga clic en Seleccionar todas y haga clic en Aceptar.
El Asistente de Vnculo Visual aparecer en su pantalla.
6 Vincule el campo {credito.Cliente} al campo {pedidos.Cliente} y al
campo {cliente.Nmero}.
NOTA: No se establecer un vnculo si hace clic en el botn de Vnculo
Inteligente. Para ms informacin sobre vnculos busque Indice de Temas del
Asistente de Vnculo Visual en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
7 Seleccione una de la lneas de vnculo en el Asistente de Vnculo
Visual y haga clic en Opciones.
El cuadro de dilogo Opciones de Vnculo aparecer en su pantalla.
8 Haga clic en el botn de opcin Buscar todos de uno, luego, todos los
dems, en la seccin Cuando se vinculan dos archivos desde este archivo
del cuadro de dilogo Opciones de Vnculo. Esta opcin establece un
vnculo A a B y A a C.
9 Haga clic en Aceptar para regresar al Asistente de Vnculo Visual. La
opcin que usted seleccion afect a todos los vnculos de la tabla.
Para asegurarse, haga clic en la lnea de vnculo que no seleccion en
el ltimo paso.
10 Haga clic en Opciones y verifique la configuracin Buscar todos de uno,
luego todos los dems en el cuadro de dilogo Opciones.
11 Haga clic en Aceptar en el cuadro de dilogo de Opciones de Vnculo,
haga clic nuevamente en Aceptar en el Asistente de Vnculo Visual.
Vea BUSCAR TODO DE UNO, DESPUS TODO DE OTROS (A a B,
A a C), pgina 564.
Usted ha establecido ahora una relacin A a B, A a C entre las tres tablas.
Cmo editar una consulta SQL
NOTA: Esta seccin slo es vlida para informes que usan fuentes de
datos ODBC. Cuando disea un informe basado en una o ms fuentes de
datos ODBC, Seagate Crystal Reports genera automticamente una
consulta SQL. Esta consulta es enviada a un ODBC como un enunciado
para reunir los datos necesarios para el informe.
1 Elija el comando MOSTRAR CONSULTA SQL del men Base de Datos.
El cuadro de dilogo Mostrar Consulta SQL aparecer en su pantalla.
2 Para hacer cambios, haga clic en cualquier parte adentro del cuadro
de edicin de Consulta SQL.
3 Use el lenguaje ANSI SQL para perfeccionar la consulta SQL.
NOTA: No puede cambiar la clusula SELECT de el enunciado SQL.
Puede cortar, copiar o pegar cualquier parte de la consulta a o desde
el Portapapeles si es necesario. Vea El lenguaje SQL, pgina 579.
Cmo usar una base de datos ACT!
ACT! es un poderoso programa de Administracin de Contactos que
almacena la informacin de contactos en una base de datos con formato
similar a bases de datos xBASE (dBASE, Clipper y FoxPro). Vea ACT!,
pgina 633.
La Galera de Informes se expande.
pantalla.
5 Utilice los controles en el cuadro de dilogo Elegir Archivo de Base
de Datoss para ubicar y seleccionar el archivo CRW.ACT. Este
archivo debe estar ubicado en el directorio \Archivos de
programa\Seagate Software\Crystal Reports, o en el directorio en
que el programa reside. Haga clic en Aceptar cuando termine.
2 Haga clic
en el botn
Personalizado.
Archivo.
El cuadro de dilogo Seleccionar Archivo para ACT! aparecer en su
pantalla.
6 Utilice los controles en este cuadro de dilogo para ubicar y
seleccionar su base de datos ACT!.
7 Haga clic en Aceptar cuando termine y una nueva ficha Diseo
aparece en la ventana del programa. Elabore su informe utilizando
campos de la base de datos ACT!.
Cmo abrir el Registro de Eventos de NT
Si est usando un sistema Windows NT, Seagate Crystal Reports le da la
habilidad de elaborar informes basados en el Registro de Eventos de NT.
Para su conveniencia, el programa viene con un informe prediseado que
puede ejecutar utilizando su propio Registro de Eventos como fuente de
datos. El informe, EVENTDTL.RPT, est localizado en el directorio
\REPORTS\101\NTEVENT\.
1 Abra el archivo de informe EVENTDTL.RPT en Seagate Crystal
Reports.
2 Haga clic en el botn ACTUALIZAR en la barra de herramientas
estndar. Un cuadro de dilogo aparecer preguntndole si desea
actualizar los datos.
G Si hace clic en No, aparecer el informe original.
G Si hace clic en S, aparece el cuadro de dilogo Seleccionar el
Registro de Eventos Actual.
3 La computadora referida en el cuadro Computadora(s) es aquella en
que est basado el informe de ejemplo. Para cambiar la
computadora, haga clic en el signo ms (+) a la izquierda de Microsoft
Windows Network. La estructura del directorio se expandir para
mostrar el grupo de red en que su computadora est conectada.
El cuadro de dilogo seleccionar el Registro de Eventos Actual se ver
similar a lo siguiente:
4 Ahora, haga clic en el signo ms (+) a la izquierda del grupo de red
para mostrar las mquinas individuales conectadas al grupo.
El cuadro de dilogo Seleccionar el Registro de Eventos Actual se ver
similar a lo siguiente:
5 Desde este punto, necesita seleccionar la mquina NT para la cual
desea el Informe de NT Event Log. Cuando selecciona una mquina
haciendo clic en ella, el nombre aparece en el cuadro de texto
Computadora(s).
NOTA: Si selecciona una mquina que no es NT aparece el siguiente
mensaje de error: El servidor RPC no est disponible. Solo puede ejecutar
este informe en mquinas NT.
6 Haga clic en Aceptar. Aparecer un nuevo Informe de Registro de
Eventos. Este informe tendr informacin de la mquina que
seleccion va el cuadro de dilogo Seleccionar el Registro de
Eventos Actual.
Ahora, puede imprimir el informe si lo desea o revisarlo en la ficha
Vista previa. Cuando guarde el informe, hgalo con un nuevo nombre
de archivo. Cuando actualice el informe, simplemente actualice los
datos del informe. Cuando ejecute un informe de un NT Event Log
diferente, abra el informe original (EVENTDTL.RPT) y repita los
pasos del 2 al 7.
Cmo activar el procesamiento del lado del servidor
1 Elija OPCIONES DEL INFORME del men Archivo.
El cuadro de dilogo Opciones del Informe aparecer en su pantalla.
2 Active la casilla de verificacin Ejecutar agrupamiento en servidor. Note
que esta casilla de verificacin estar inactiva si Usar ndices o servidor
para rapidez est inactiva.
NOTA: Usted tambin puede activar o desactivar esta opcin
rpidamente poniendo o quitando la marca de verificacin junto al
comando EJECUTAR AGRUPAMIENTO EN SERVIDOR (men Base de datos) de
acuerdo a sus necesidades. Si Usar ndices o servidor para rapidez est
inactivo en el cuadro de dilogo Opciones del Informe, este comando
estar inactivo.
Cmo reasignar campos alterados
Use el cuadro de dilogo Asignar Campos para reasignar campos del
informe existentes a la base de datos activa, si es que han sido alterados.
1 Con el informe activo en la ficha Diseo, elija VERIFICAR BASE DE
DATOS del men Base de datos.
El cuadro de mensaje Verificar Base de Datos aparecer en su
pantalla.
G Si el programa no detecta cambios en la base de datos activa, el
cuadro de mensaje mostrar el siguiente mensaje: La base de
datos est actualizada. En este caso, simplemente haga clic en
Aceptar y vuelva a su trabajo.
G Si el programa detecta algn cambio en la base de datos activa, el
cuadro de mensaje muestra el siguiente mensaje: El archivo de
base de datos [nombre de la base de datos] ha cambiado. Desea
proceder a reparar el informe?
2 Haga clic en S.
Si el programa detecta que un nombre de campo ha sido alterado en
la base de datos activa, el cuadro de dilogo Asignar Campos
NOTA: El programa automticamente adapta el informe a los cambios en
los datos dentro de la base de datos (nmero de campos, posicin de
campos, tipo de datos, etc.). No es necesario reasignar los campos en los
cuales se han efectuado estos cambios. Para mayor informacin, busque
comando Verificar base de datos en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal
Reports.
3 En la lista de la parte superior izquierda, resalte el primer campo del
informe que quiere reasignar.
4 En la lista de la parte superior derecha, resalte los campos no
asignados a los cuales quiere reasignar los campos del informe
seleccionados.
5 Haga clic en el botn Asignar.
Los campos resaltados del informe y de la base de datos desaparecen
de las listas mencionadas y aparecen en las listas correspondientes de
la parte inferior.
6 Repita los pasos del 3 al 5 por cada campo no asignado que desee
reasignar.
NOTA: Si el nombre de algn campo del informe permanece en la lista de
la parte superior izquierda cuando sale del cuadro de dilogo, el
programa lo quita del informe.
El programa reasigna los campos del informe a los campos alterados
de la base de datos.
Cmo reasignar campos de base de datos
El siguiente ejemplo est diseado para ayudarle a entender qu tan fcil
es adaptar un informe existente cuando hace cambios en la base de datos
activa. Usted debe tener Microsoft Access y Seagate Crystal Reports
operando en la misma mquina para poder seguir este procedimiento.
1 En Seagate Crystal Reports, cree un informe usando la tabla Cliente
de XTREME.MDB. Ponga el campo Nombre del Cliente en la seccin de
Detalles de su informe. Vea MANOS A LA OBRA (Diseo y creacin de
informes), pgina 110.
2 En Microsoft Access, abra la base de datos XTREME.MDB database y la
tabla Cliente.
3 Haga clic derecho en el encabezado de campo Nombre del Cliente y
elija RENAME COLUMN del men contextual. El programa resalta el
encabezado de campo para indicar que est listo para ser editado.
4 Escriba Nom_del_Cliente (sin las comillas) y presione Entrar. El
nuevo nombre aparece en el encabezado de campo, reemplazando
"Nombre del Cliente".
5 Guarde la base de datos.
6 En la ficha Diseo en Seagate Crystal Reports, note que el campo
todava est etiquetado como "Nombre del Cliente".
7 Elija VERIFICAR BASE DE DATOS del men Base de datos.
El cuadro de mensaje Verificar Base de Datos aparece, preguntndole
si quiere reparar el informe.
8 Haga clic en S. El cuadro de dilogo Asignar Campos aparece, con el
campo Nombre del Cliente resaltado en la seccin superior izquierda.
9 Haga clic en el campo Nom_del_Cliente de la seccin superior
derecha para resaltarlo.
10 Haga clic en Asignar para reasignar el campo del informe al campo
alterado de la base de datos. Los nombres de los dos campos sern
removidos de la seccin superior e introducidos a las
correspondientes listas de la seccin inferior del cuadro de dilogo.
NOTA: En la ficha Diseo de Seagate Crystal Reports, puede ver que el
campo todava est nombrado como "Nombre del Cliente". La etiqueta
cambiar hasta que usted actualice los datos, active la ficha Vista previa o
seleccione el campo en el informe. Tambin tiene la opcin de editar la
etiqueta manualmente.
12 Haga clic en el campo Nombre del Cliente. Fjese como el nombre del
campo cambia a Nom_del_Cliente.
13 Una vez ms, elija VERIFICAR BASE DE DATOS del men Base de datos.
El cuadro de mensaje Verifiar Base de Datos aparece, diciendo que la
base de datos est actualizada. Haga clic en Aceptar para regresar a
su informe.
Usted ha reasignado exitosamente un campo del informe a una tabla
alterada de la base de datos.
NOTA: Asegrese de deshacer los cambios de su base de datos
XTREME.MDB para regresarla a su estado original despus de haber
completado este procedimiento.
Fuentes de Datos 619
26 Fuentes de Datos
Cuatro tipos de datos, pgina 621
Archivos de base de datos de acceso directo, pgina 621
Fuentes de datos ODBC, pgina 639
Archivos de Crystal Query Designer, pgina 653
Archivos de Crystal Diccionaries, pgina 655
Introduccin
Seagate Crystal Reports puede tener acceso a datos almacenados en casi
cualquier formato de base de datos comn, as como en varios de uso
poco frecuente. Adems, Seagate Crystal Reports aprovecha al mximo
todos los beneficios de los archivos de consulta (.QRY) y diccionarios
(.DC5). Vea Crystal SQL Designer, pgina 501y Diccionarios, pgina 523.
Esta seccin trata de los diferentes tipos de datos a los que Seagate Crystal
Reports puede tener acceso y explica las capas de acceso involucradas
cuando se conecta a los datos. Si usted no est seguro de qu tipo de
Sistema de Administracin de Bases de Datos (DBMS) usa su empresa,
contacte al administrador de sistemas de informacin (SI) o al
administrador de red.
Por qu es
importante que
usted lea este
captulo
El propsito principal de Seagate Crystal Reports es simplemente tener
acceso a datos almacenados en una base de datos y elaborar informes de
esos datos. Este propsito es uno de los usos ms antiguos de las
computadoras y permanece como uno de los ms comunes y necesarios.
Seagate Crystal Reports est diseado para hacer estas tareas fciles,
rpidas y ms eficaces.
La idea de tener acceso a datos permanece como la raz de toda
elaboracin de informes. Al entender cmo Seagate Crystal Reports tiene
acceso a datos, usted conocer mejor el proceso de elaborar informes as
como tambin conocer mejor el tipo de datos con los que se trabaja en
Adems, entender el proceso de acceso a datos le ayudar a solucionar
problemas cuando trate de abrir un archivo de base de datos en
particular. Esto es especialmente til para administradores de SI
(Sistemas de Informacin) y para cualquiera que provea apoyo de acceso
a datos para un grupo de usuarios.
La mayor parte de la informacin en este captulo est diseada para
usuarios experimentados en Seagate Crystal Reports, administradores de
SI cubriendo aspectos tcnicos del Sistema de Administracin de Bases de
Datos(DBMS) y tcnicas de almacenamiento de datos. Se asume que est
familiarizado con las computadoras, Windows, Windows 95 o sistemas
operativos Windows NT y al menos un programa DBMS.
Una nota para
los progra-
madores
Este captulo se concentra en los principios del acceso a datos. Sin
embargo, casi todos los mismos conceptos pueden ser aplicados para
cada programa de acceso a datos a travs de Crystal Report Engine o
cualquiera de las herramientas de programacin de Crystal Report
Engine descritas en la Referencia Tcnica. Por esta razn, Seagate Crystal
Reports, como es usado en esta seccin, se refiere tanto a los programas
de Seagate Crystal Reports como al a Report Engine a menos que se
especifique de otra manera.
Cuatro tipos de datos
Los tipos de datos a los que Seagate Crystal Reports tiene acceso caen en
cuatro categoras generales:
1. Archivos de base de datos de acceso directo, pgina 621
2. Fuentes de datos ODBC, pgina 639
3. Archivos de Crystal Query Designer, pgina 653
4. Archivos de Crystal Diccionaries, pgina 655
Cada tipo de datos debe ser accedido usando un conjunto especfico de
bibliotecas DLL y otros archivos relacionados de acceso de datos. Una vez
que haya entendido el proceso que el programa usa para tener acceso a
cada tipo de datos, entender mejor la creacin de informes y los
elementos usados para convertir sus datos en informes excepcionales.
Vea Crystal SQL Designer, pgina 501 y Diccionarios, pgina 523.
NOTA: Cuando tiene acceso a cualquier tipo de datos, Seagate Crystal
Reports confa en los controladores de bases de datos para proporcionar
nombres, tipos y tamao de archivos. Esta informacin es proporcionada
ya sea por el procesador de base de datos o el controlador de base de
datos ODBC.
Archivos de base de datos de acceso directo
Seagate Crystal Reports puede tener acceso directo a muchos de los
formatos ms comunes de bases de datos de PC. En otras palabras el
programa tiene la capacidad intrnseca para abrir directamente archivos
de bases de datos y tablas diseadas en dBASE, FoxPro, Clipper, Btrieve,
Paradox y Microsoft Access, entre otros. Esta funcionalidad existe en
cuanto se instala Seagate Crystal Reports. Una vez que est instalado en
su sistema, puede comenzar inmediatamente a crear informes basado en
estas bases de datos, simplemente seleccionando el campo apropiado.
Ventajas Tener acceso directo a la base de datos es la ruta ms rpida para leer los
datos. Seagate Crystal Reports necesita comunicarse con una sola capa de
acceso que provee el contacto con los datos. Los resultados de los informes
pueden ser obtenidos rpidamente en casi cualquier entorno de sistema.
Adems, el acceso a datos es simple. Los archivos de base de datos de
acceso directo son fuentes de datos de apuntar-y-hacer clic. Usted slo
necesita seleccionar los archivos de base de datos requeridos y Seagate
Crystal Reports lee todos los datos almacenados.
Desventajas Cuando usted tiene acceso a una base de datos directamente desde
Seagate Crystal Reports, slo ese tipo de base de datos puede ser usado
por el informe. No puede cambiar a un tipo diferente de base de datos o
tabla sin crear un informe nuevo.
Por ejemplo, si disea un informe basado en datos Btrieve, no puede
cambiar las tablas obtenidas por el informe a datos Paradox. Seagate
Crystal Reports se comunica con los datos Btrieve usando una sintaxis
especfica a Btrieve, sintaxis que no es compatible con los datos Paradox.
Por otro lado, si usted obtiene datos a travs de ODBC, la sintaxis usada
es siempre de lenguaje SQL sin importar el tipo de la base de datos actual.
Vea Fuentes de datos ODBC, pgina 639.
Tres capas El acceso directo a archivos de bases de datos desde Seagate Crystal
Reports requiere de tres capas:
1. Seagate Crystal Reports, pgina 623,
2. Conversin de datos, pgina 623, y
3. Base de datos, pgina 623.
Seagate Crystal Reports usa la capa de conversin para comunicarse con
la base de datos y tener acceso a los datos.
Capa de Crystal Reports
Capa de traduccin de datos
Capa de la base de datos
Seagate Crystal Reports opera como un interfaz a travs de la cual usted
formatea, arregla, selecciona y ordena los datos almacenados en archivos
de base de datos. Obtiene datos al comunicarse con uno o ms archivos
en la capa de conversin de datos que puede de verdad leer la base de
datos. Ya que Seagate Crystal Reports puede trabajar con muchas formas
de datos, debe basarse en otros archivos para trabajar directamente con
los datos. Por lo que entonces, puede usar un mtodo sencillo de
comunicacin para comunicarse con los archivos de conversin.
Conversin de datos
Los datos son convertidos a travs de un conjunto de bibliotecas DLL
especficas para Seagate Crystal Reports. El programa usa estas
bibliotecas especficas para un cierto tipo de datos, para entender como
ese tipo datos son organizados y para presentarlos correctamente cuando
son impresos, revisados o exportados.
NOTA: Seagate Crystal Reports viene con todos los archivos de
conversin de datos para cada uno de los tipos de base de datos de acceso
directo que admite. Para informacin completa sobre todos los archivos
requeridos, refirase a la Ayuda en Lnea de Los Requerimientos del
Archivo de Ejecucin (RUNTIME.HLP).
Base de datos
El archivo de base de datos consiste de una o ms tablas. Diferentes
programas DBMS almacenan la informacin de base de datos de manera
diferente. Por ejemplo, dBASE almacena cada tabla de base de datos
como un archivo separado. Por otra parte, Access puede almacenar
muchas tablas en un solo archivo junto con consultas, macros y otros
elementos de base de datos.
Cuando Seagate Crystal Reports tiene acceso directo a un archivo de base
de datos, automticamente obtiene informacin acerca de todas las tablas
y campos en ese archivo. Puede que usted no necesite usar todas las tablas
o todos los campos, pero Seagate Crystal Reports los tendr disponibles
de todos modos. En otras palabras, cuando se abre un archivo de dBASE,
slo est disponible la tabla en el archivo dBASE. Sin embargo, cuando se
abre un archivo de Access, todas las tablas en ese archivo estn
disponibles, an cuando usted nunca las use todas.
NOTA: Seagate Crystal Reports tambin abrir consultas en una base de
datos de Access a travs del motor DAO o ODBC y le permitir hacer
informes de campos de consulta como lo hace con campos de tabla. Vea
DAO, pgina 628, y Access, pgina 645.
Formatos
comunes de
bases de datos
Aunque Seagate Crystal Reports usa el mismo sistema de tres capas para
obtener datos de todos los formatos de archivos de base de datos de acceso
directo, cada archivo requiere un grupo diferente de Bibliotecas de Vnculo
Dinmico (Dynamic Link Libraries o DLL). Sin embargo, algunos formatos
expanden la misma estructura bsica de tres capas. Las siguientes secciones
cubren el sistema usado por Seagate Crystal Reports para tener acceso a
datos de algunos de los formatos de base de datos ms comunes.
dBASE, FoxPro, Clipper
El formato de base de datos dBASE es uno de los ms populares sistemas
de administracin de base de datos (DBMS) usados en negocios. Por esta
razn, Seagate Crystal Reports ha sido diseado para abrir datos de
dBASE simple y directamente a travs del motor xBase (dentro de
PDBXBSE.DLL). FoxPro y Clipper son formatos de base de datos
compatibles con dBASE y Seagate Crystal Reports usa el mismo DLL para
tener acceso a archivos creados por cualquiera de estos tres programas
DBMS.
NOTA: La capa de conversin PDBXBSE.DLL admite archivos de FoxPro
hasta de la versin 2.5. Vea Visual FoxPro, pgina 652.
Crystal Reports
PDBXBSE.DLL
archivo
dBASE
archivo
FoxPro
archivo
Clipper
Capa Crystal Reports
Capa de conversin
de datos
Capa de base de datos
El archivo PDBXBSE.DLL maneja toda la conversin entre Seagate
Crystal Reports y los archivos de dBASE, FoxPro o Clipper. Cada archivo
de base de datos contiene slo una tabla de base de datos, pero no hay
lmite en el nmero de archivos que puedan ser obtenidos por un
informe.
NOTA: Los datos de dBASE tambin pueden ser accesibles a travs del
motor de Base de datos Borland (BDE) usando el archivo de conversin
PDBBDE.DLL. Para ver cmo se comunica el motor BDE con los datos de
la base de datos, vea Paradox, pgina 625. El motor BDE, sin embargo no
admite datos de FoxPro o de Clipper.
Paradox
Los archivos creados con Paradox (.DB) estn disponibles a otros
programas a travs del Motor de Base de datos Borland (BDE). Este motor
est constituido por varios archivos instalados originalmente por Seagate
Crystal Reports en el directorio \IDAPI.
G ILD01.DLL
G IDDBAS01.DLL
G IDR10009.DLL
G IDODBC01.DLL
G IDASCI01.DLL
G IDAPI01.DLL
G IDBAT01.DLL
G IDQRY01.DLL
El motor BDE hace el trabajo con los datos de Paradox, recuperando los
campos y las tablas requeridas. Como el motor BDE trabaja tan
estrechamente con los datos actuales, se combina con el archivo de base
de datos Paradox para crear la capa de base de datos en el modelo de
acceso de tres capas. Seagate Crystal Reports tiene acceso a al motor BDE
a travs del archivo de conversin PDBBDE.DLL.
Microsoft Access
Microsoft Access proporciona diversos medios para abrir sus archivos de
base de datos. Cada mtodo tiene sus ventajas y desventajas y la tcnica
que usted debe usar depende de cmo estn configurados sus datos. A
continuacin se presentan dos tcnicas para abrir datos de Access desde
Seagate Crystal Reports, a travs del motor Jet y a travs del motor DAO.
La tercera tcnica usa el Open Database Connectivity (ODBC) estndar de
Microsoft y es descrita en Access, pgina 645.
NOTA: Cuando abra un archivos de bases de datos usando Seagate
Crystal Reports puede mantener la seguridad de Access ejecutando
SYSDB32.EXE y seleccionando el archivo SYSTM.MDW de Access. De
esta manera, cuando el programa abra una base de datos Access se
dirigir a SYSTM.MDW y le preguntar al usuario por la contrasea
Access (como corresponde) en Seagate Crystal Reports.
NOTA: Cuando usted abre una base de datos de Access usando el motor
Jet o DAO, Seagate Crystal Reports abre la base de datos entera y carga
informacin acerca de todas la tablas y consultas de la base de datos.
Para hacer esto, Seagate Crystal Reports debe reservar de antemano una
seccin grande de la memoria de su computadora, llamada memoria
temporal o bfer. Las restricciones de memoria de las computadoras
limitan este bfer a 65,536 bytes (64k). Por lo general, esto restringe el
tamao de su base de datos Access a cerca de 80 tablas (dependiendo del
nmero de campos en sus tablas).
Crystal Reports
Capa de conversin de datos
PDBBDE.DLL
Borland Database Engine
Jet
El procesador de base de datos Jet de Microsoft es la parte del Sistema de
Administracin de Base de Datos de Microsoft Access que en realidad
maneja sus datos. Por lo general, como usuario, usted no trabaja
directamente con el motor Jet. Este acta como una puerta a travs de la
cual los datos de Access se hacen disponibles para los programas. Por esta
razn, se debe usar el motor Jet sin importar el mtodo general usado
para tener acceso a sus datos de Access. Usted ver el motor Jet en otras
secciones de este captulo que tratan sobre los datos de Access.
Como el motor Jet est tan ligado a los datos de Access, Seagate Crystal
Reports lo considera como parte de la base de datos actual. En el siguiente
diagrama, los archivos para el motor Jet aparecen en la capa de base de
datos. Seagate Crystal Reports usa tres archivos para convertir la
informacin de y para el motor Jet.
1. PDBJET.DLL
2. PDIRJET.DLL
3. PDCTJET.DLL
Leer datos de Access a travs del motor Jet es la ruta ms directa, y por lo
tanto el mtodo mas rpido para leer los datos. Sin embargo Jet no le
permite leer consultas de Access. Si usted necesita abrir consultas de
Access desde Seagate Crystal Reports, debe usar el motorDAO (DAO,
pgina 628) u ODBC (Access, pgina 645).
NOTA: Si usted marca la casilla de verificacin Usar indices cuando usa la
ficha Base de Datos del cuadro de dilogo Opciones, Seagate Crystal
Reports puede pasar mucho del proceso de recuperacin de datos,
incluyendo frmulas simples de seleccin, al motor Jet, mejorando su
desempeo y velocidad. Busque cuadro de dilogo Opciones en la Ayuda en
NOTA: Seagate Crystal Reports proporciona todos los archivos
necesarios para leer tablas de Access a travs del motor Jet. Para una
completa informacin de los archivos necesarios, refirase a la Ayuda en
lnea de Requerimientos del Archivo de Ejecucin (RUNTIME.HLP).
DAO
El nuevo motor Data Access Object (DAO) de Microsoft, proporciona
toda la funcionalidad del motor Jet pero tambin agrega muchas
caractersticas nuevas de acceso de datos. DAO usa la tecnologa Object
Linking and Embedding (OLE) de Microsoft (instalado con Windows 95
y Windows NT) para tener acceso a datos de Access mediante un mtodo
orientado a objetos.
Adems de las tablas de base de datos de Access, Seagate Crystal Reports
puede abrir y usar Consultas Access a travs de DAO. Si no est
familiarizado con las consultas Access, refirase a su documentacin
Access. Vea Cmo abrir consultas de Access a travs de DAO, pgina 588.
NOTA: Los parmetros de consultas de Access y consultas de tablas
cruzadas slo pueden ser abiertas a travs de una conexin ODBC. Vea
Cmo abrir consultas de parmetros Access, pgina 593. Seagate Crystal
Reports no admite consultas de Accin Access.
NOTA: Cuando abra consultas de Access en un informe, asegrese que
las opciones Vista y Procedimientos almacenados estn activados en la
ficha SQL del cuadro de dilogo Opciones en Seagate Crystal Reports.
Esto asegurar que las consultas estn visibles cuando usted abra la base
de datos Access.
El motor DAO ampla enormemente las posibilidades disponibles para
los usuarios de base de datos Access. DAO tambin es considerado parte
de la capa de base de datos, porque expande y mejora la funcionalidad
bsica del motor Jet, principalmente trabajando con los datos de la base
de datos actual de Access. Para trasladar informacin y datos desde y
para DAO, Seagate Crystal Reports usa los archivos de conversin
P2BDAO.DLL, P2CTDAO.DLL y P2IRDAO.DLL de DAO. Compare
estos archivos con la capa de conversin para tener acceso a datos de MS
Access directamente a travs del motor Jet. Vea Jet, pgina 627.
NOTA: El motor Jet est incorporado al motor DAO y no aparece como
un motor separado en el siguiente diagrama.
NOTA: Seagate Crystal Reports proporciona todos los archivos
necesarios para leer datos de Access a travs del motor DAO. Como el
programa admite la versin ms reciente de DAO, tambin admite
VSFoxPro (vea Visual FoxPro, pgina 652). Para informacin completa de
los archivos necesarios, refirase a la Ayuda en lnea de los
Requerimientos del archivo de Ejecucin (RUNTIME.HLP).
Base de datos aseguradas de Microsoft Access
Si usted usa basesde datos aseguradas de Access, el parmetro SystemDB
en la base de datos Windows Registry debe estar configurado para
apuntar a la ruta de acceso donde el archivo SYSTEM.MDW (Access 95)
est ubicado. En los sistemas de Windows 95 y Windows NT, el
parmetro SystemDB est localizado en la siguiente clave de Registry:
\\HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Crystal
Software\Jet\3.0\Engines\Jet
Crystal Reports
P2IRDAO.DLL P2CTDAO.DLL P2BDAO.DLL
OLE
DAO2532.TLB
DAO3032.DLL
VBAJET32.DLL
VEN2232.OLB
MSJINT32.DLL
MSJTER32.DLL
MJT3032.DLL
VBA232.DLL
MSRD2X32.DLL
DAO Engine
DATOS ACCESS
Seagate Crystal Reports incluye la utilidad SYSDB32.EXE para establecer
este parmetro para usted.
Esta utilidad est instalada en el directorio \Archivos de
Programa\Seagate Software\Crystal Reports (o el directorio donde
reside su programa). Simplemente, ejecute la utilidad correspondiente y
haga que apunte a la ubicacin del archivo SYSTEM.MDW.
Btrieve
NOTA: Btrieve debe estar configurado correctamente para que Seagate
Crystal Reports pueda leer bases de datos Btrieve. Si Btrieve ya est
correctamente configurado en su sistema, Seagate Crystal Reports puede
usar los datos Btrieve desde el momento de su instalacin. Seagate
Crystal Reports instala los archivos de Btrieve que requiere para leer
datos Btrieve, pero usted debera referirse a la documentacin de Btrieve
para asegurarse de que el motor Btrieve est correctamente configurado.
NOTA: Cuando usted abre una base de datos de Btrieve, Seagate Crystal
Reports abre la base de datos entera y carga informacin acerca de todas
las tablas de la base de datos. Para hacer esto, Seagate Crystal Reports
debe reservar de antemano, una seccin grande de la memoria de su
computadora, llamada bfer. Las restricciones de la memoria de las
computadoras limitan este bfer a 65,536 bytes (64k). Por lo general,
esto restringe el tamao de la base de datos de Btrieve a 80 tablas
aproximadamente, dependiendo del nmero de campos en cada tabla.
Archivos Btrieve DDF
Seagate Crystal Reports no determina las definiciones de archivos de
datos Btrieve directamente desde los mismos archivos de datos. Necesita
un grupo de Archivos de Diccionario de datos Btrieve (.DDF) que
contienen informacin de archivo, campos e ndice. Seagate Crystal
Reports usa WBTRVDEF.DLL y SBTRVDEF.DLL para analizar esos
archivos DDF. Los siguientes son los archivos DDF requeridos, los cuales
deben residir en el mismo directorio:
G FILE.DDF
G FIELD.DDF
G INDEX.DDF
Normalmente, un grupo de archivos DDF contiene definiciones para
mltiples archivos de datos Btrieve. Una vez que alguno de estos
archivos es seleccionado, cuando se crea un nuevo informe, Seagate
Crystal Reports agrega inmediatamente dentro del informe todos los
archivos de datos definidos en los archivos DDF. Seagate Crystal Reports
tambin toma la ruta de acceso definida en estos archivos como la ruta
predeterminada de los archivos de datos. Los archivos DDF y los archivos
de datos pueden residir en lugares diferentes.
NOTA: Asegrese de estudiar su documentacin Btrieve para ms
informacin acerca de los archivos DDF y de la configuracin del motor
Btrieve.
Exchange
Microsoft introdujo Exchange como el sucesor de MS Mail. Sin embargo,
Exchange, no slo incluye el correo electrnico, sino adems la
administracin del calendario de grupos, formas electrnicas, trabajo en
grupos, y conectividad al Internet. Una carpeta de Exchange contiene
notas estndares (correo), archivos, e instancias de formas Exchange.
Todos estos datos se guardan en el Almacn de Informacin de Exchange.
Seagate Crystal Reports puede elaborar informes sobre datos contenidos
en el Almacn de Informacin de Exchange. Las fuentes de datos de
Exchange disponibles para elaborar informes incluyen:
G Registros de Rastreo de Mensajes
G Lista de Direcciones
Libros de Direcciones Personales
Listas Globales de Direcciones
Listas de Distribucin
G Contenido de la Carpeta Exchange
mensajes de correo
solicitudes de Forma de Exchange
propiedades de documentos OLE
G Administrador de Exchange
propiedades de buzones Exchange en el servidor Exchange
propiedades de carpetas de acceso comn en el Servidor
Exchange
lista de duplicados de carpetas comunes
ACL (Lista de Control de Acceso) de las carpetas de acceso
comn.
Cada fuente de datos de Exchange puede ser usada como una tabla de
base de datos y puede ser vinculada a otras fuentes de datos. Por ejemplo,
el Registro de Rastreo de Mensajes puede ser unido a una Lista de
Direcciones al usar una direccin de correo electrnico como el campo de
vinculacin.
Crystal Reports
Fuente de los
datos Exchange
MAPI
P2STRACK.DLL
P2SREPL.DLL
Conversin de los datos Exchange
P2MAPI.DLL
P2SEXR.DLL
P2MACL.DLL
El archivo de conversin de datos usado para tener acceso a la fuente de
datos de Exchange depende de la fuente de datos a la que quiere tener
acceso. La siguiente tabla enumera cada uno de los archivos de
conversin de datos de Exchange y describe su propsito:
Los archivos de conversin de Exchange trabajan directamente con
Microsoft Messaging API (MAPI). MAPI acta como un motor de base de
datos para datos de Exchange.
Cmo Seagate Crystal Reports trata los datos Exchange
Seagate Crystal Reports trata los datos del Administrador Exchange
(tipos de servidores Public Folder Admin, Public Folder ACL, Public
Folder Replica, y Mailbox Admin) como servidor de base de datos fsica.
Para obtener acceso a estos datos, usted debe conectarse usando un
servidor SQL/ODBC y seleccionar las tablas apropiadas en el cuadro de
dilogo Elegir Tabla SQL.
Cuando se conecta a cualquiera de los servidores del Administrador
Exchange, usted debe seleccionar un perfil (o perfiles). Cada perfil
representa un servidor Exchange.
NOTA: Refirase a su documentacin de Microsoft Exchange para ms
informacin acerca de cmo configurar y crear perfiles Exchange.
ACT!
El software de administracin de contacto ACT! de Symantec almacena
informacin en un formato de base de datos relacional similar al formato
de xBase. Vea dBASE, FoxPro, Clipper, pgina 624. Seagate Crystal Reports
puede leer estos datos y le permite elaborar informes basados en su
informacin de contacto.
Nombre de Archivo Fuente de Datos
P2STRACK.DLL Registros de Rastreo de Mensajes.
P2SMAPI.DLL /
PDSMAPI.DLL
Contenido de la Carpeta Exchange y Listas
de Direcciones.
P2SEXR.DLL Propiedades de Buzones de Exchange y
Carpetas Pblicas.
P2SREPL.DLL Listas de Rplica de Carpetas Pblicas.
P2SACL.DLL Listas de Control de Acceso (ACL) de
Carpetas Pblicas.
Cuando usted crea un nuevo informe, puede abrir datos de ACT!
seleccionando el archivo CRW.ACT desde Seagate Crystal Reports.
CRW.ACT debe estar instalado en el mismo directorio que el programa.
Este archivo obliga a Seagate Crystal Reports a cargar los archivos de
conversin PDBACT.DLL y PDCTACT.DLL. Este paso es importante,
porque los datos ACT! aparecen como datos xBase para Seagate Crystal
Reports, por lo que usar el archivo de conversin PDBXBSE.DLL a
menos que se le d instrucciones diferentes. Si ocurre esto, los datos sern
convertidos como datos de xBase en lugar de datos de ACT! y podrian
aparecer incorrectos en su informe. Vea Cmo usar una base de datos ACT!,
pgina 612.
Oracle 7
Esta versin de Seagate Crystal Reports admite el acceso directo de bases
de datos Oracle 7 SQL. Esta accesibilidad es proporcionada por el archivo
de conversin PDSORA7.DLL (instalado con el programa). Este archivo
puede comunicarse directamente con el controlador de base de datos
ORA72WIN.DLL de Oracle7, el cual trabaja directamente con bases de
datos y clientes de Oracle, recuperando los datos que usted necesita para
su informe.
NOTA: Antes que Seagate Crystal Reports pueda utilizar las bases de
datos Oracle 7 SQL el software de cliente Oracle tiene que estar
instalado en su sistema, y la ubicacin del archivo ORA72WIN.DLL tiene
que estar en la Ruta de Acceso del archivo AUTOEXEC.BAT.
Crystal Reports
CRW.ACT
Database Layer
PDBACT.DLL PDIRACT.DLL
Base de datos ACT!
Servidor Microsoft SQL 6.x
Las bases de datos creadas por el Servidor Microsoft SQL, versiones 6.0 y
6.5, pueden ser ledas directamente desde Seagate Crystal Reports. El
archivo PDSSQL.DLL instalado con el programa, convierte las solicitudes
al servidor SQL y retorna los datos desde el servidor SQL. Se comunica
directamente con el controlador MSDBLIB.DLL del servidos SQL de
Microsoft.
Crystal Reports
Datos Oracle
PDSORA7.DLL
ORA72WIN.DLL
y cliente Oracle
NOTA: Los administradores de red y administradores de SI que ejecuten
el Servidor de Administracin de Sistemas para BackOffice de Microsoft
pueden elaborar informes basados en datos de ese servidor. El Servidor
de Administracin de Sistemas usa el Servidor SQL para almacenar los
datos del sistema, por lo que los archivos usados para tener acceso a esos
datos son los mismos archivos mostrados aqu para el Servidor SQL.
Sybase System 10/11
Seagate Crystal Reports abre datos SQL creados por Sybase System 10 o
System 11 directamente a travs de PDSSYB10.DLL, instalado con el
programa. Este archivo de conversin trabaja con los controladores de
base de datos Sybase WCTLIB.DLL y WCSLIB.DLL para leer datos de
Sybase System 10/11. Si su servidor Sybase est configurado
correctamente, usted podr leer datos Sybase tan pronto como Seagate
Crystal Reports est instalado.
NOTA: Los controladores de Sybase 32-bit son LIBCT.DLL y LIBCS.DLL.
Crystal Reports
Base de datos SQL
PDSSQL.DLL
MSDBLIB.DLL
(Controlador del
servidor SQL)
Hyperion Essbase
Essbase es un poderoso formato de base de datos diseado en el modelo
OLAP (Procesamiento Analtico En Lnea). OLAP presenta datos en
dimensiones, en lugar de tablas. Los usuarios pueden ver las relaciones
entre datos en una base segn sea necesario, traspasando de dimensiones
para encontrar exactamente los datos que ellos necesitan en cuestin de
segundos.
Seagate Crystal Reports abre los datos de Essbase directamente a travs
del archivo de conversin P2OESBSE.DLL. Este archivo trabaja con el
complejo motor que controla Essbase. El poder de OLAP se combina con
el poder de Seagate Crystal Reports para producir informes bien
documentados y completos.
Base de datos Sybase
PDSSYB10.DLL
Crystal Reports
WCTLIB.DLL
WCSUB.DLL
Registros de Eventos NT
Si usted usa una versin Windows NT 3.51 o posterior, puede usar
Seagate Crystal Reports para hacer informes sobre el Registro de Eventos
NT. El Registro de Eventos es una base de datos usado por los
administradores de red para registrar y archivar diferentes tipos de
eventos que pueden ocurrir en una estacin de trabajo de Windows NT o
un servidor de Windows NT.
Seagate Crystal Reports proporciona el archivo de conversin
P2SEVT.DLL para trabajar con los datos del Registro de Eventos NT. Este
archivo se comunica con el archivo de registracin de eventos API en
ADVAPI32.DLL, una parte del sistema operativo Windows NT.
Crystal Reports
ESSAPIN.DLL
ESSBASE.MDB
ESSNET.DLL
Datos Essbase
Controladores Essbase
ESSOTLN.DLL
ESSOTLS.MDB
ESSSHR.DLL
SH22W32.DLL
P20ESBSE.DLL
Fuentes de datos ODBC
Open Database Connectivity (ODBC) (Conectividad aBase de datos
Abierta) es un estndar desarrollado por la Corporacin Microsoft a
travs del cual un solo programa puede tener acceso a muchos tipos de
datos diferentes. Un programa solamente necesita comunicarse con un
conjunto de archivos, el conjunto ODBC, para poder trabajar
instantneamente con cualquier fuente de datos a los que ODBC tiene
acceso.
Hay cientos de Sistemas de Administracin de Bases de Datos (DBMS)
disponibles para computadoras personales, y miles de programas que
tienen acceso a datos DBMS. Por lo general, una compaa que disea un
programa que tiene acceso a datos, como Seagate Crystal Reports, debe
desarrollar un medio para que el programa se comunique con cada tipo
de datos que un consumidor quiera usar. Seagate Crystal Reports hace
esto con bases de datos a los que puede tener acceso directo.
Crystal Reports
NT Event Log
P2SEVT.DLL
ADVAPI32.DLL
NT Event Logging API
Por otra parte, si un sistema DBMS simplemente proporciona un medio
por el cual ODBC puede tener acceso a sus datos, los datos DBMS se
convierten en una fuente de datos ODBC. Cualquier programa, tal como
Seagate Crystal Reports, puede comunicarse con ODBC y tener acceso
instantneo a cualquier fuente de datos ODBC. Habiendo controladores
ODBC disponibles para los productos DBMS ms comunes, los posibles
tipos de datos que Seagate Crystal Reports puede usar es casi ilimitado.
Ventajas Quizs la ventaja ms grande de tener acceso a datos a travs de ODBC
sea la habilidad de tener acceso a un amplio rango de datos con una sola
interfaz. Ya que los Sistemas de Administracin de Base De Datos ms
populares ofrecen controladores ODBC, y ms apareciendo cada da,
Seagate Crystal Reports puede usar cualquier tipo de datos que usted
tenga.
Debido a la extrema flexibilidad de ODBC, usted puede usar el mismo
archivo de informe con diferentes fuentes de datos ODBC. Por ejemplo, si
usted disea un informe usando una fuente de datos Oracle, y luego, la
compaa cambia al Servidor SQL de Microsoft, lo nico que necesita
hacer es simplemente cambiar la fuente de datos ODBC usada en su
informe. El nico requerimiento es que la nueva fuente de datos debe
tener la misma estructura (tablas y campos) que tena la fuente de datos
original (aunque los nombres de las tablas pueden ser diferentes). Vea
Cmo cambiar la fuente de datos ODBC accesible por un informe, pgina 604.
Los programadores experimentados en SQL (Structured Query
Language o Lenguaje de Consulta Estructurado) tambin se benefician
con los estndares ODBC. Como Seagate Crystal Reports usa SQL para
comunicarse con ODBC, los programadores SQL y administradores de
bases de datos pueden ver y editar el enunciado SQL que es enviado a
ODBC, controlando exactamente la manera en que los datos son
recuperados desde la fuente de datos.
Finalmente, usando la tecnologa pasar a travs de SQL para mandar
un enunciado SQL a ODBC y recuperar un grupo inicial de datos, Seagate
Crystal Reports descarga mucho del trabajo de recuperacin y
ordenamiento de datos en el servidor del sistema, liberando la memoria
y recursos locales para sus tareas ms importantes. Adems, slo los
datos especificados por el enunciado SQL son retornados a Seagate
Crystal Reports, reduciendo el trfico en la red y el uso de los recursos de
red. Al trabajar ms eficientemente con los datos originales, Seagate
Crystal Reports le ahorra tiempo y esfuerzo y le permite concentrarse en
el proceso de diseo y en aspectos ms importantes de su trabajo.
Desventajas Debido a las varias capas involucradas en pasar datos de una base de
datos a un programa a travs de ODBC, las fuentes de datos ODBC
generalmente toman ms tiempo para retornar los datos. El proceso es el
siguiente, Seagate Crystal Reports debe solicitar algunos datos. La
solicitud debe ser convertida por la capa de conversin de ODBC a un
formato que ODBC entienda (un enunciado SQL). ODBC debe
determinar dnde existen los datos requeridos y pasar la solicitud a la
fuente de datos ODBC; vea La capa de conversin de DBMS (fuente de datos
ODBC), pgina 643. La fuente de datos debe analizar la solicitud y
convertirla una vez ms en un formato que pueda ser entendido por el
sistema DBMS. Este complejo proceso no solamente toma tiempo, sino
que tambin puede fallar en cualquiera de los varios niveles posibles.
Adems, las fuentes de datos ODBC deben estar configuradas e
instaladas correctamente en los archivos ODBC.INI y ODBCINST.INI
antes de que puedan ser usados. Si usted crea un informe en un sistema
y trata de abrirlo en otro sistema que no tenga configurada la misma
fuente de datos ODBC, Seagate Crystal Reports no podr conectarse a los
datos.
Cuando trabaje con ODBC, debe recordar tambin que el lenguaje SQL
usado por ODBC est basado en los estndares establecidos para ese
lenguaje por el American National Standards Institute (ANSI). Sin
embargo, algunos programas DBMS basados en SQL, proporcionan
caractersticas adicionales al lenguaje SQL que son especficas para ese
DBMS. Si sus datos usan caractersticas nicas para su DBMS, ODBC no
ser capaz de convertir esas caractersticas (a pesar de que en muchos
casos seguir recuperando la mayora de los datos). Vea El lenguaje SQL,
pgina 579.
Cinco capas El proceso por el cual Seagate Crystal Reports tiene acceso a datos de una
fuente de datos ODBC consiste de cinco capas:
1. La Capa Seagate Crystal Reports, pgina 642
2. La capa de conversin ODBC, pgina 642
3. La capa ODBC, pgina 643
4. La capa de conversin de DBMS (fuente de datos ODBC), pgina 643
5. La capa de base de datos, pgina 644
Usando el Lenguaje Estructurado de Consultas (SQL) para comunicarse,
las cinco capas pueden pasar los datos convenientemente desde la base de
datos a su informe.
La Capa Seagate Crystal Reports
Cuando trabaja con datos ODBC, Seagate Crystal Reports genera un
enunciado SQL que solicita los datos apropiados de ODBC. El poderoso
procesador SQL integrado en Seagate Crystal Reports est diseado para
crear un enunciado SQL que permitir a la fuente de datos ODBC o al
mismo O10.5DBC, hacer lo ms posible de la elaboracin de informes,
retornando slo los datos necesarios para producir el informe. Este
enunciado SQL puede ser visto y mejorado por cualquier persona
familiarizada con el lenguaje SQL. Vea Cmo editar una consulta SQL,
pgina 611.
La capa de conversin ODBC
Seagate Crystal Reports usa la biblioteca de vnculo dinmico
PDSODBC.DLL para comunicarse con ODBC. Este archivo es nico para
el entorno Seagate Crystal Reports y proporciona a su informe acceso a
cualquier fuente de datos ODBC. Este es el controlador que en realidad
pasa datos desde y hacia ODBC.
Capa base de datos
Capa de conversin DBMS
ODBC
Capa de conversin ODBC
La capa ODBC
ODBC es un conjunto de varios archivos DLL e INI que son parte del
entorno de Windows que acta como una compuerta a travs de la cual
pueden pasar las solicitudes de base de datos y los datos mismos.
Cualquier archivo o formato de base de datos que ha de usarse va ODBC
debe ser configurado como una fuente de datos ODBC.
En Windows 95, Windows 98 y Windows NT, las principales Bibliotecas
de Vnculo Dinmico que cubren ODBC son:
G ODBC32.DLL, y
G ODBCINST32.DLL
G ODBCINT.DLL (ODBC 2.5 y posteriores)
La informacin acerca de una fuente de datos ODBC estalmacenada en:
G ODBC32.INI, y
G ODBCINST.INI
ODBC usa estos archivos para obtener y utilizar informacin acerca de la
fuente de datos.
NOTA: Para informacin completa de ODBC y los archivos ODBC, vea la
documentacin ODBC de Microsoft.
ODBC usa el lenguaje SQL para todas las transacciones entre Seagate
Crystal Reports y ODBC. An si la base de datos no usa normalmente
SQL para crear y trabajar con tablas, el controlador ODBC proporcionado
por la base de datos (la capa de conversin de DBMS) debe comunicarse
con ODBC usando SQL. Para la mayora de los usuarios esta caracterstica
de ODBC es transparente, pero a menudo, algunos usuarios con ms
experiencia pueden aprovechar otras de las caractersticas del lenguaje
SQL usado por ODBC.
La capa de conversin de DBMS (fuente de datos ODBC)
Esta capa consiste de uno o ms controladores proporcionados por un
DBMS que permite a ODBC comunicarse con la base de datos. Seagate
Crystal Reports viene con varios controladores ODBC para muchos de los
formatos ms comunes de base de datos. Si no est seguro de poder usar
un controlador ODBC para tener acceso a los datos en su base de datos,
refirase a la documentacin para su programa DBMS. La mayora de los
programas DBMS que se ejecutan en una plataforma basada en Windows
ofrecen un controlador ODBC.
Cuando un programa DBMS proporciona un controlador ODBC, ste
debe registrar el controlador con ODBC en la mquina que ha sido
instalado. Esto lo hace asignando un nombre al controlador y grabando
el nombre de archivo en el archivo ODBCINST.INI. Por lo general, este
paso es hecho automticamente cuando el programa DBMS es instalado
en su sistema. Sin embargo, su sistema de red o programa DBMS podra
requerir que usted registre el controlador ODBC manualmente usando el
programa de ODBC. Para informacin completa de cmo registrar un
controlador ODBC con ODBC, refirase a la documentacin de su DBMS.
Una vez que el controlador ODBC est registrado, usted necesita
establecer una fuente de datos ODBC usando ese controlador. La fuente
de datos ODBC es el objeto al que usted se conecta cuando tiene acceso a
datos desde Seagate Crystal Reports a travs de ODBC. Las fuentes de
datos son grabadas en el archivo ODBC.INI. La fuente de datos mantiene
un registro de los archivos de conversin DBMS (controladores ODBC ) y
algunas veces la base de datos misma. Una fuente de datos ODBC puede
especificar slo un formato de base de datos, tal como Oracle, Gupta,
Sybase SQL o MS SQL Server. Sin embargo, algunos usuarios prefieren
especificar una cierta base de datos. En este caso, la fuente de datos ODBC
se extiende a travs de ambas capas, la capa de conversin DBMS y la
capa de base de datos.
Si usted est usando una base de datos cliente/servidor, tal como un
servidor SQL, los controladores ODBC se comunican con el servidor de
base de datos a travs de la Capa de Comunicacin de Base de Datos, la
misma capa que su base de datos de cliente usa para comunicarse con el
servidor de base de datos.
NOTA: Los controladores ODBC encuentran sus archivos especficos de
clientes DBMS en la computadora local principalmente a travs de
directorios clave que el cliente DBMS ha instalado en la ruta de bsqueda
(especificada en AUTOEXEC.BAT). Lo importante es que un cliente de
estacin de trabajo en una PC local debe ser capaz de conectarse a este
servidor exitosamente. Si usted no est seguro de como verificar esto,
contacte a su administrador de sistema de informacin.
Para Seagate Crystal Reports y los controladores de ODBC, no importa
sobre que tipo de plataforma existe su servidor de base de datos. Es el
cliente DBMS el que se conecta y se comunica con el servidor; Seagate
Crystal Reports y los controladores solamente necesitan comunicarse con
el cliente DBMS. Vea Uso de SQL y Bases de datos SQL, pgina 574.
La capa de base de datos
El archivo de base de datos al que se hace referencia por medio de la
fuente de datos ODBC puede estar ubicado en cualquier parte del
sistema. Una vez que la fuente de datos ODBC est configurada, Seagate
Crystal Reports no necesita saber la ubicacin actual ni el formato de los
datos. Por lo que, siempre y cuando ODBC pueda comunicarse con la
base de datos a travs de la fuente de datos ODBC, la base de datos puede
tener cualquier formato y estar localizada en cualquier parte de la red.
Formatos
comunes de base
de datos ODBC
Access
Aunque los archivos Microsoft Access se pueden abrir directamente con
Seagate Crystal Reports (vea Microsoft Access, pgina 626) es posible que
quiera usar ODBC para abrir esos archivos. Cuando ODBC se comunica
con bases de datos Access, usa un archivo de conversin que se comunica
con el Motor de Base de Datos Jet de Microsoft. El Motor de Base de Datos
Jet es un ejemplo de un controlador ODBC especfico a un Sistema de
Administracin de Base de Datos (DBMS).
El motor Jet es una parte de DBMS de Access que hace todo el trabajo real
con una base de datos Access. Jet es un componente necesario de Access
para leer los datos de Access. Debido a que el motor Jet es una parte
integral de todas las bases de datos de Access, es considerado una parte
de la capa de base de datos.
NOTA: El diagrama presentado a continuacin ilustra los archivos
requeridos por Seagate Crystal Reports para trabajar con bases de datos
diseadas usando la versin 16-bit de Microsoft Access 2.0. Si usted est
usando una versin diferente de Access refirase a la Ayuda en lnea de
los Requerimientos de archivos de Ejecucin (RUNTIME.HLP) para
informacin de archivos especficos necesarios para abrir datos en
Access.
Base de datos
Access 2.0
Capa de
conversin
ODBC
Crystal Reports
ODBC
Capa de
conversin
ODBC
Capa base
de datos
ODBC.DLL
ODBCINST.DLL
ODBC
PSDODBC.DLL
ODBCJT16.DLL
MSAJT200.DLL
MSABC200.DLL
Jet Engine
Excel
Las hojas de clculo de Excel de Microsoft pueden ser convertidas en una
base de datos que puede ser leda por Seagate Crystal Reports a travs de
ODBC. En Excel 4.0 y anteriores, use el comando ESTABLECER BASE DE
DATOS en el men Datoscomando . En Excel 5.0 y posteriores, use el
comando DEFINIR en el submen Nombre del men Insertar. Una vez
convertida, las filas de la hoja de clculo se convierten en registros y las
columnas se convierten en campos. (Para mayor informacin sobre como
convertir sus hojas de clculo a formato de base de datos, refirase a su
documentacin de Excel). Una vez que la hoja de clculo est convertida,
usted puede configurar una fuente de datos ODBC para el archivo, y
despus seleccionarlo desde Seagate Crystal Reports.
NOTA: Si usted est usando Excel 7.0 o posteriores, puede exportar sus
hojas de clculo como tablas de base de datos de Access y leerlas con
Seagate Crystal Reports como lo hara con otras tablas de Access.
Refirase a su documentacin de Excel para ms informacin.
Las bases de datos de Excel para entornos Windows 16-bit son ledas a travs
del archivo de conversin CRXLS07.DLL, para la versin 4.0 y anteriores de
Excel; o a travs del CRXLS507.DLL para la versin 5 de Excel.
Estos controladores son instalados por Seagate Crystal Reports. ODBC
puede comunicarse con este controlador para leer la hoja de clculo de
Excel convertida.
Crystal Reports
Hoja de clculo
de Excel
Capa de
conversin
ODBC
ODBC
ODEXL32.DLL
ODBC32.DLL
ODBCINT.DLL
ODBCCP32.DLL
Capa de
conversin
DBMS
Capa base
de datos
32-bit DAO Engine
ODBC
P29ODBC.DLL
INFORMIX
Seagate Crystal Reports tiene acceso a bases de datos INFORMIX a travs
de ODBC. El cliente INFORMIX, llamado INFORMIX-NET, debe estar
instalado en su mquina. Seagate Crystal Reports proporciona el
controlador necesario que ODBC usa para comunicarse con el motor de
base de datos INFORMIX.
Bases de datos SQL a travs de INTERSOLV DataDirect
Hay una variedad de Sistemas de Administracin de Base de Datos SQL
disponibles en el mercado, y la mayora de ellos pueden ser accesibles con
ODBC. Seagate Crystal Reports automticamente instala y configura
muchas fuentes de datos ODBC permitindole tener acceso a varias de las
ms populares bases de datos SQL, incluyendo:
G Oracle
G Sybase SQL Server
G MS SQL Server
G Gupta SQLBase
Crystal Reports
Base de datos
INFORMIX
Capa de conversin
Capa base de datos
INFORMIX-NET
CRINF507.DLL
ODBC
ODBC,DLL
ODBCINST.DLL
PDSODBC.DLL
ODBC
G Scalable SQL
G DB2/2
G ASCII Text
NOTA: ASCII Text no es realmente un formato de base de datos SQL,
pero los archivos de texto pueden ser ledos por Seagate Crystal Reports
usando ODBC como se leen muchas bases de datos SQL.
Seagate Crystal Reports proporciona los controladores ODBC de
INTERSOLV DataDirect para estos formatos de base de datos SQL. No
todas las bases de datos SQL son accesibles a travs de estos
controladores, pero, de preferencia, el programa automticamente
configura estos controladores cuando es instalado. Seagate Crystal
Reports se continua comunicando con ODBC usando el archivo de
conversin PDSODBC.DLL, pero los controladores de DataDirect le
proporcionan a ODBC un fcil acceso para las bases de datos actuales.
NOTA: Si usted est usando una base de datos SQL que no es accesible
por los controladores INTERSOLV, refirase a su documentacin de
DBMS para informacin completa de los controladores ODBC
requeridos.
No confunda las bases de datos SQL con el lenguaje SQL. Structured
Query Language (SQL) es un lenguaje de computadora especializado
usado para disear, construir y leer archivos de base de datos. Vea Uso de
SQL y Bases de datos SQL, pgina 574.
Las bases de datos SQL son una coleccin de programas computacionales
que dependen del lenguaje SQL para la creacin y manipulacin de bases
de datos. Los programas DBMS de SQL son diseados usualmente para
ejecutar programas grandes de cliente/servidor distribuidos a travs de
la red.
Para abrir una base de datos SQL, ODBC usa un grupo de cuatro
controladores de apoyo ODBC de DataDirect (estos son los mismos para
todos los formatos de base de datos SQL), un controlador ODBC de
DataDirect especfico para el formato de base de datos y la Capa de
Comunicacin de Base de Datos que realmente se comunica con el
archivo de base de datos. Los archivos proporcionados para esta capa de
conversin de DBMS son todos controladores INTERSOLV DataDirect.
NOTA: ODBC no necesita usar el controlador INTERSOLV DataDirect
para tener acceso a la base de datos SQL aqu mostrada. La mayora de
los programas DBMS de SQL proporcionan sus propios controladores
ODBC. Sin embargo, Seagate Crystal Reports configura los controladores
INTERSOLV automticamente.
Como se mencion previamente, Seagate Crystal Reports crea
automticamente varias fuentes de datos ODBC para los formatos de
base de datos SQL apoyados por INTERSOLV DataDirect. Estas fuentes
de datos aparecen en el cuadro de dilogo conectar al Servidor:
G ODBC-CRDBM admite DB2/2
G ODBC-CRGUP admite Gupta
G ODBC-CROR7 admite Oracle 7
G ODBC-CRORA admite Oracle 6
G ODBC-CRSS admite MS SQL Server y Sybase SQL Server
G ODBC-CRXQL admite Scalable SQL
G ODBC-CRSYB admite Sybase System 10
Capa de comunicacin de base de datos
Servidor
MS SQL
Sybase Gupta DB2/2 Oracle Otros bases de
datos que usan un
controlador trasero.
INTERSOLV DataDirect funcionando
con controladores de ODBC (DataDirect
necesita que usted use uno de estos cuatro)
CRBA507.DLL CRFLT07.DLL
CRUTL07.DLL CRMDS07.DLL
CRGUP07.DLL
CRORA07.DLL
CROR707.DLL
CRTXT07.DLL
CRSS07.DLL
CRXQL07.DLL
CRDB207.DLL
CRSYB07.DLL
Controladores de INTERSOLV DataDirect ODBC
(For Gupta)
(Oracle 6)
(Oracle 7)
(Archivos de texto/ASCII)
(Servidor SQL/Sybase SQL)
(Scalable SQL)
(DB2/2)
(Sybase System 10)
Controladores
traseros. Elija uno
de estos controladores
de acuerdo a su
base de datos.
Esta capa puede
ser reemplazada
por otros controladores
traseros de ODBC
si lo desea.
ODBC.DLL ODBCINST.DLL
Microsoft ODBC API
Crystal Reports
PDSODBC.DLL
Controlador delantero
Biblioteca INTERSOLV DataDirect
En lugar de comunicarse directamente con ODBC a travs del archivo
PDSODBC.DLL, Seagate Crystal Reports puede usar la Biblioteca
INTERSOLV DataDirect que viene con Seagate Crystal Reports. Estos
controladores delanteros usan el estndar ODBC como una capa
subyacente. Sin embargo, en lugar de usar PDSODBC.DLL para
comunicarse con ODBC, Seagate Crystal Reports usa un archivo
PDS*.DLL especfico, apropiado para la base de datos SQL a la que quiere
tener acceso.
Biblioteca DataDirect y ODBC
La ventaja de la biblioteca DataDirect sobre ODBC directo, reside
principalmente en la habilidad de pasar sintaxis SQL propietaria a
servidores especficos. Por ejemplo, debido a que Oracle tiene su propio
controlador PDS, un programador de SQL que trabaja con datos Oracle
es capaz de pasar al servidor, a veces, enunciados SQL ms precisos. De
esta manera, las caractersticas del lenguaje SQL nicas para un DBMS
particular pueden ser pasadas desde Seagate Crystal Reports. Pero
cuando usa ODBC directo, el PDSODBC.DLL es una DLL comn que se
usa para todos los tipos de DBMS, por lo que una sintaxis SQL
propietaria, basada en servidores especficos podra no ser pasada.
Estructura de la Biblioteca DataDirect
Con la biblioteca DataDirect de INTERSOLV, Seagate Crystal Reports usa
un convertidor ODBC especfico para el formato de base de datos SQL al
que se tiene acceso. Este archivo, a su vez, se comunica con la biblioteca
DataDirect, y sta hace la conversin final del enunciado SQL a ODBC.
Bases de datos de Biblioteca DataDirect de INTERSOLV
G Oracle
G Sybase SQL Server
G MS SQL Server
G Gupta SQLBase
G Scalable SQL
G DB2/2
NOTA: Las fuentes de datos ODBC que Seagate Crystal Reports instala
para la Biblioteca INTERSOLV DataDirect aparecen en el cuadro de
dilogo Iniciar Sesin en el Servidor sin el prefijo ODBC usado por las
fuentes de datos que van directamente a ODBC.
Visual FoxPro
Los datos de Visual FoxPro de Microsoft son accesibles a travs de ODBC,
en tanto que los datos FoxPro versin 2.5 y anteriores son accesibles
directamente a travs del motor xBase. Si usted est usando FoxPro
versin 2.5 o anteriores, vea dBASE, FoxPro, Clipper, pgina 624.
Seagate Crystal Reports proporciona el controlador ODBC
VFPODBC.DLL para permitir a ODBC trabajar con datos de Visual
FoxPro.
NOTA: Dado que el programa apoya la versin ms reciente de DAO,
hay un apoyo original para VSFoxPro 5.0 (vea DAO, pgina 628).
Lotus Notes
Una base de datos Lotus Notes puede ser leda por Seagate Crystal
Reports a travs de ODBC. La capa de conversin de DBMS de Lotus
Notes consiste de tres archivos:
1. NOTESSQL.DLL
2. NSQLODBC.DLL
3. NSQLCFG.DLL
Base de datos
Visual FoxPro
Crystal Reports
ODBC.DLL
OBDCINST.DLL
VFPODBC.DLL
ODBC
PDSODBC.DLL
Capa de conversin ODBC
ODBC
Estos archivos usan los controladores instalados por la Estacin de
trabajo de Lotus Notes para trabajar con la base de datos de Lotus Notes.
El componente de la Estacin de trabajo de Lotus Notes debe ser
instalado en la mquina local.
Archivos de Crystal Query Designer
Una consulta es simplemente una solicitud de un grupo especfico de
datos de una base de datos. Una vez que se han reunido los datos, stos
pueden ser almacenados como un archivo de Crystal Query Designer
(.QRY). Este archivo puede luego ser usado como una tabla de base de
datos. Los datos reunidos de su base de datos SQL se convierten en un
nuevo grupo de datos que pueden ser agregados a informes.
Base de datos Lotus Notes
Crystal Reports
NOTESSQL.DLL
NSQLODBC.DLL
NSQLCFG.DLL
Capa de conversin
Estacin de trabajo Lotus Notes
ODBC
ODBC.DLL
ODBCINST.DLL
PDSODBC.DLL
ODBC
Crystal Query Designer rene datos de la fuente de datos ODBC, tal como
un servidor SQL, por medio del Lenguaje Estructurado de Consulta
(SQL). Un enunciado SQL con instrucciones de reunir y regresar un
grupo especfico de datos es mandada directamente al DBMS de SQL. El
DBMS controla todos los datos actuales reuniendo, ordenado y
agrupando de acuerdo a las instrucciones en el enunciado SQL.
Unicamente el grupo final de datos es retornado al Diseador de
Consultas y es almacenado como un archivo de consulta.
NOTA: Si no est familiarizado con SQL, vea Tipos de uniones SQL
(fuentes de datos ODBC), pgina 566.
Primero, usted refina un enunciado SQL y crea un archivo de consulta
que slo contenga los datos necesarios. Luego disea sus informes basado
en el archivo de consulta en lugar de las bases de datos originales.
Cuando usted disea la consulta, la mayor parte del proceso de
recoleccin de datos se realiza en el servidor SQL. Cuando disea su
informe, Seagate Crystal Reports slo necesita trabajar con un grupo
pequeo de datos, ahorrndole tiempo y problemas. Vea Cmo crear una
nueva consulta, pgina 507.
Ventajas Aun cuando hay varias razones para usar consultas, la razn principal es
la habilidad de descargar la mayor parte del proceso de recuperacin de
datos a un servidor y almacenar los datos resultantes como un grupo de
datos separado. Usando esta tcnica de pasar a travs SQL, donde las
tareas de recuperacin de datos son pasadas al servidor, usted recupera
sus datos ms rpida y eficientemente. Siempre que est trabajando con
datos SQL, debe considerar construir un archivo de consulta antes de
disear su informe. Vea Cmo crear una nueva consulta, pgina 507.
Crystal Reports
Archivo de consulta
colecta datos y los
almacena como un
nuevo conjunto de
datos.
Fuente de datos
ODBC
(Servidor SQL)
Crystal Reports usa datos
almacenados en archivo
de consulta.
Archivo de
consulta
de Crystal
Conjunto
de datos
de consulta
Adems, el Asistente de Consultas proporciona mayor control sobre sus
datos con el lenguaje SQL. Seagate Crystal Reports proporciona algunas
de las caractersticas de lenguaje SQL cuando tiene acceso a datos SQL u
ODBC, pero el Asistente de Consultas es una herramienta de consulta
excepcional que proporciona caractersticas de acceso a datos SQL ms
poderosas. El Asistente de Consultas permite funciones de agrupamiento
en un enunciado SQL y admite todos los elementos de una consulta de
datos del lenguaje SQL. Si usted conoce el lenguaje SQL, puede realizar
complejas tareas SQL usando operaciones de UNION y subconsultas.
Vea El lenguaje SQL, pgina 579.
Desventajas Debido a que una consulta representa un completo grupo de datos,
cualquier registro, campo o tabla que no fuera incluido cuando la
consulta fue creada no estar disponible cuando usted use la consulta
para elaborar el informe. Un informe no puede ser ms complejo que los
datos a los que tiene acceso, as es que al usar una consulta, usted limita
sus opciones de elaboracin de informes a los datos en su consulta.
Adems, una consulta no puede ser usada con ninguna otra fuente de
datos. Si usted decide usar una consulta en su informe, no podr
seleccionar una fuente de datos adicional, tal como una tabla de base de
datos u otro archivo de consulta para agregar al informe.
Archivos de Crystal Diccionaries
Un archivo de diccionario (.DC5) es una vista estructurada y simplificada
de datos organizacionales que usted puede crear para algunos o para
todos los individuos en su compaa que estn usando Seagate Crystal
Reports. Con un diccionario, los usuarios finales slo ven el subconjunto
de tablas y campos que necesitan.
Un diccionario es una fuente de datos opcional para Seagate Crystal
Reports. Proporciona un filtro conveniente, clarificando y simplificando
tcnicas complejas de acceso de datos para usuarios finales, pero los datos
pueden seguir siendo accesibles por el usuario directamente desde la
base de datos. Los diccionarios simplemente proporcionan todas las
ventajas sin imponer restricciones.
Si usted usa un diccionario para disear un informe, solamente puede
usar ese diccionario como una fuente de datos para ese informe.
En otras palabras, usted no puede abrir un diccionario y adems una
fuente de datos ODBC, o una base de datos de acceso directo o cualquier
otra fuente de datos dentro del mismo informe. Esto incluye otros
diccionarios.
El propsito de un diccionario es proporcionar acceso rpido y fcil de
entender de un grupo de datos en particular. Conectarse a otras fuentes
de datos dentro del mismo informe frustrara este propsito. Vea Cmo
crear un diccionario nuevo, pgina 526.
Los diccionarios le permiten:
G disear una sola vista dinmica de todos los datos que son
necesarios para crear informes organizacionales y consultas,
G crear un diccionario que contenga fuentes de datos mltiples,
tablas y vnculos,
G organizar los datos y dar nuevos nombres a tablas y campos para
hacer ms fcil de entender el contenido y propsito de los datos a
los usuarios, y
G crear frmulas complejas de manipulacin de datos que los
usuarios pueden tener acceso sin la necesidad de entender
conceptos de frmulas.
Los diccionarios reducen tiempo y costo de apoyo, incrementan la
productividad de los usuarios y reducen el dao, uso equivocado y
prdida de los datos.
Una vez creado, el diccionario acta como un filtro, proporcionando una
vista de datos complejos que es clara y fcil de entender para cualquier
usuario. La complejidad de los datos es un impedimento para que los
usuarios finales elaboren informes excepcionales.
Crystal Reports
Capa de acceso a
base de datos
Diccionario
PDIXBSE.DLL (16 bit) o
P2IXBSE.DLL (32 bit)
Seagate Crystal Reports lee el archivo de diccionario usando el archivo
P2IXBSE.DLL . Este archivo de conversin est basado en el motor xBase
usado para tener acceso a bases de datos de dBASE, FoxPro, Clipper, pgina
624, pero proporciona toda la flexibilidad necesaria para leer
diccionarios.
NOTA: Si usted tiene una versin nueva de Seagate Crystal Reports, los
archivos de diccionarios anteriores (.DCT) estaban basados en el motor
Btrieve. Si convierte aquellos archivos a nuevos archivos de diccionarios
(.DC5), los nuevos archivos usarn la capa de conversin xBase en lugar
de Btrieve. Sin embargo, el motor Btrieve instalado por la versin
anterior de Seagate Crystal Reports debe permanecer en su sistema para
que el nuevo programa de diccionarios pueda leer los antiguos archivos
de diccionario.
La Capa de Acceso de Base de Datos es la capa por la cual el archivo de
diccionario realmente lee los datos de la base de datos original. Los
diccionarios deben leer datos de base de datos por las mismas rutas en
que Seagate Crystal Reports lee los datos. La seccin sobre capas de base
de datos de acceso directo y fuentes de datos ODBC que son descritas en
este captulo mencionan los archivos necesarios para que los diccionarios
abran los datos.
El beneficio del diccionario es que esta Capa de Acceso a Base de Datos es
completamente transparente para el usuario. El diccionario despliega
una vista de datos en Seagate Crystal Reports que pueden o no coincidir
con los datos actuales, pero muestra una vista que es fcil de usar y
accesible por los usuarios.
Finalmente, los diccionarios proporcionan un medio fcil de cambiar los
datos originales que han de ser accesibles, sin cambiar la presentacin de
los datos vista por los usuarios. Por ejemplo, su base de datos original
podra contener los campos Precio, Cantidad y Costo, pero usted decide
que Costo puede ser calculado de Precio y Cantidad, as que usted
elimina el campo Costo. Al actualizar el diccionario para que calcule el
Costo en lugar de obtenerlo directamente de la base de datos, los usuarios
nunca sabrn la diferencia. Esto es de ayuda tambin cuando se cambia
todo el formato de base de datos subyacentes. Una vez ms slo necesita
actualizar el diccionario.
Los archivos de diccionario son creados frecuentemente por el
administrador de sistemas de informacin (SI), quien controla la base de
datos de la empresa. El administrador de SI puede trabajar y producir
datos organizados y clasificados en simples diccionarios, que son fciles
de usar por los empleados de la empresa. Los empleados encontrarn en
cada archivo de diccionario solo los datos que ellos necesiten, porque los
datos originales han sido manipulados o personalizados por el
administrador de SI para cada uso particular.
Modelo de Procesamiento de Informes 659
A Modelo de Procesamiento de
Informes
Lo que usted encontrar en este apndice.
Informes de pasada mltiple, pgina 660
Qu es una pasada, pgina 660
Pasada previa #1, pgina 660
Pasada #1, pgina 660
N Superiores, N Inferiores y ordenamiento de grupos, pgina 661
Pasada #2, pgina 662
Informes de pasada mltiple
Qu es una
pasada
Una pasada es un proceso usado por Seagate Crystal Reports cada vez
que se leen y manipulan datos. Por lo tanto, si un informe lee y manipula
los datos dos veces se considera como un informe de dos pasadas. Esta
caracterstica es muy importante para la industria de acceso de datos y
elaboracin de informes porque permite la manipulacin de frmulas y
la confeccin de informes complejos. Por lo tanto, es posible dado la
capacidad de dos pasadas de Seagate Crystal Reports, de efectuar
clculos de porcentajes de subtotales. Algunos informes pueden ser de
una pasada, pero en la mayora de los casos se usarn dos pasadas. En la
seccin que sigue a continuacin se describe brevemente el concepto de
informes de dos pasadas. Despus de la descripcin, sigue una
representacin visual de este proceso.
Pasada previa #1 Cuando se examina un informe, los primeros elementos que deben ser
evaluados son las frmulas planas. Las frmulas planas son aquellas
que no contienen campos de base de datos. Por ejemplo, 100*30 sera una
frmula plana. Las frmulas planas se evalan al inicio del proceso de
vista previa y nunca ms se evalan. Este proceso se conoce como
BeforeReadingRecords (Antes de leer registros). Si usted fuese a
ubicar un campo de frmula plana (por ejemplo, 100*30) en la seccin
Detalles, el resultado sera 3000 para cada registro mostrado.
Pasada #1 Una vez que el proceso Antes de leer registros termina, Seagate Crystal
Reports comenzar a leer los registros de la base de datos. Durante el
proceso de lectura de registro ocurrir lo siguiente:
1. Recuperacin de registros.
2. Evaluacin de frmulas recurrentes. Estas frmulas son aquellas
que tienen campos de base de datos sin referencia a subtotales o
informacin resumida que requerira manipulacin de datos en la
siguiente pasada. Este tiempo de evaluacin se conoce como
WhileReadingRecords (Mientras se leen registros).
3. Aplicacin del criterio de seleccin de registros. Si el criterio de
seleccin est basado en un campo de base de datos indexado (por
ejemplo, {compaa.APELLIDO}=SMITH), Seagate Crystal
Reports rechaza los registros que no sean iguales a SMITH,
inmediatamente despus de la evaluacin de las frmulas
recurrentes. La razn de esto es la posible inclusin de frmulas
recurrentes en el criterio de seleccin. (por ejemplo,
{tabla.CAMPO}={@Formula}).
4. Totalizacin. Un informe tpico por lo general contiene grupos,
ordenamientos y subtotales por lo que Seagate Crystal Reports trata
de procesar la mayora de estos en la primera pasada. A medida que
se procesan los registros se dividen en grupos basados en el campo
de grupo especificado en el informe. Cada uno de estos grupos se
enva a un sumador interno. Este mecanismo almacena en
memoria el subtotal de cada grupo el cual se usa ms tarde en el
proceso de elaboracin del informe.
5. Almacenamiento de los registros guardados. Una vez que el proceso
de totalizacin ha terminado, todos los registros y totales son
almacenados en un objeto denominado registros guardados. Este
objeto guarda datos en memoria y en disco en la forma de archivos
temporales. Estos registros guardados se usan durante la segunda
pasada para clculos, ordenamiento de grupos, etc. Por lo tanto, la
segunda pasada del informe no lee de nuevo la base de datos sino
que usa el objeto de registros guardados.
Los pasos 1 a 5 son un proceso iterativo que se repite para cada registro
que se lea.
N Superiores, N
Inferiores y
ordenamiento de
grupos
N superiores y N inferiores es un proceso que permite al usuario
seleccionar ya sea grupos N superiores o N inferiores. N es el nmero que
usted especifica. Antes de que pueda usar la caracterstica N superiores
sus datos deben estar subtotalizados o resumidos. El ordenamiento de
grupo le permite especificar el orden en que se imprimen los grupos.
Esta direccin de ordenamiento se basa en el campo subtotalizado o
resumido no en el campo de ordenamiento.
Este proceso, una etapa intermedia entre pasadas, se realiza entre la
primera y segunda pasada del proceso de elaboracin del informe y no
necesita leer los registros reales. En lugar de eso, solamente revisa la
informacin de agrupamiento almacenada en el objeto de registros
guardados y ordena los grupos segn se ha especificado.
Pasada #2 Luego de completar el proceso de ordenar segn los N superiores /
Agrupamiento, Seagate Crystal Reports comienza la segunda pasada de
los datos. Esto significa que el programa revisar el objeto de registros
guardados para obtener la informacin actual y continuar con los
siguientes elementos de la Pasada # 2.
1. Lectura de registros en el objeto de registros guardados. Estos
registros se leen uno por uno junto con sus respectivos subtotales.
2. Una vez que la informacin resumida y de subtotal est disponible, se
puede aplicar la frmula de seleccin de grupo. Esta frmula permite al
usuario seleccionar grupos basado en el campo de subtotales o de
resumen y no el campo de agrupamiento. Por ejemplo, usted puede solo
querer grupos que tengan un subtotal mayor que X.
SUGERENCIA: El Editor de Frmula de Seleccin de Grupos puede ser
usado para frmulas de seleccin de grupos, sin embargo no se
recomienda. Por ejemplo, si decide usar una seleccin tpica como:
{compaa.APELLIDO}=SMITH
en el Editor de Frmula de Seleccin de Grupos, los registros que se
muestran en su informe pueden estar correctos, sin embargo, los
subtotales, resmenes y totales generales estarn incorrectos. Toda la
informacin de subtotales y total general se calcula en la Pasada # 1 y por
lo tanto si decide filtrar registros en la Pasada # 2 los subtotales no sern
modificados de acuerdo con la nueva instruccin.
3. Evaluacin de frmulas de tiempo de impresin. Este proceso se
conoce como WhilePrintingRecords (Mientras se imprimen
registros). Esto incluye frmulas que han sido explcitamente
definidas como Mientras se imprimen registros en la frmula
misma, as como tambin en las frmulas que se refieren a subtotales o
campos resumidos. Ejemplos de frmulas de tiempo de impresin son:
G % de subtotales,
G totales o promedios corrientes, y
G frmulas explcitamente marcadas como "Mientras se imprimen
registros".
4. Elaboracin de MetaPage (Meta pgina). Estas pginas se elaboran
para mostrar su informe en la pantalla. Meta Pginas son similares a
un metarchivo de Windows estndar. En esencia, cada pgina es una
grabacin de las pginas individuales del informe. Por lo tanto,
todas las lneas, cuadros, campos, etc., se almacenan en Meta
pginas. Este mtodo de almacenar pginas de informe es ms
eficiente que almacenar las pginas como bitmaps.
El siguiente diagrama es un grfico de flujo del proceso de informe de
pasada mltiple:
Frmulas
BeforeReadingRecords
Registros de
base de datos
Frmulas
recurrentes
Frmula de
seleccin
de registros
Totalizar
Registros
guardados
WhileReadingRecords
Nmero total
de pginas
Ordamiento
de grupo
/N Superiores
Registros
guardados
Totales
Frmula de
seleccin de
grupo
Frmulas
(al imprimir)
MetaPginas
WhilePrintingRecords
pasada previa
pasada #1
pasada previa
pasada #2
pasada final
Apoyo Tcnico del Producto 665
B Apoyo Tcnico del Producto
Apoyo tcnico del producto, pgina 666
Apoyo en el Web, pgina 666
Apoyo por correo electrnico, pgina 667
Apoyo tcnico va fax, pgina 668
Apoyo tcnico, pgina 668
Registro del producto, pgina 670
Poltica de reemplazo del producto, pgina 671
Apoyo tcnico del producto
Seagate Crystal Reports es un programa de elaboracin de informes
excepcional para el entorno de Windows. Seagate Software IMG, Inc. se
enorgullece de la calidad del producto presentado y ha invertido mucho
tiempo en desarrollar un producto cuyo uso sea intuitivo. Sin embargo, si
hay algo que usted no puede resolver, consulte el extenso sistema de
Ayuda en lnea. El sistema de ayuda est disponible haciendo clic en
cualquier botn Ayuda, en el botn F1, o eligiendo el comando
CONTENIDO del men principal de Ayuda. El sistema de ayuda contiene
toda la informacin de la Gua del Usuario, as como explicaciones
detalladas y numerosos ejemplos.
NOTA: Los planes de apoyo tcnico del producto varan segn la regin.
Comunquese con su distribuidor local y solicite una lista de planes de
apoyo tcnico del producto disponibles en su regin. Vea README.HLP
para una lista de distribuidores internacionales.
Apoyo en el Web
SITIOS WEB
La pgina Web de Seagate Software es accesible a travs de:
http://www.seagatesoftware.com/
La pgina Web de Crystal Reports es accesible a travs de:
http://www.seagatesoftware.com/crystalreports/
La pgina Web de apoyo tcnico de Crystal Reports es accesible a travs de:
http://www.seagatesoftware.com/crystalreports/techsupp/
Sitios de Apoyo Tcnico
Si desea hacer preguntas al apoyo tcnicio, las puede enviar por el Web al:
http://webacd.seagatesoftware.com/
Seagate Info
http://seagatesoftware.com/crystalinfo/techsupp/
Seagate Holos
http://seagatesoftware.com/holos/techsupp/
Apoyo por correo electrnico
CORREO ELECTRONICO
G support@webacd.seagatesoftware.com
Si tiene un asunto tcnico que desea enviarnos por correo electrnico:
G Enve primero un mensaje "en blanco" a la direccin arriba. Deje
todo en blanco y el sistema le remitir un Formulario principal
para que usted lo llene.
G Despus que llene y devuelva el Formulario principal, le
mandaremos un Formulario de producto. Este formulario lo
usamos para recibir todos los detalles sobre su pregunta.
SERVICIO DE NOTIFICACION POR CORREO ELECTRONICO
G http://maillist.seagatesoftware.com/subscribe.asp/
El Servicio de notificacin de Seagate Software ayuda a
nuestros subscriptores a que estn al da sobre lo que est
sucediendo actualmente, las ltimas correcciones y
actualizaciones de sus productos, y tambin nuevas
publicaciones de productos. Por favor visite a http://
mailist.seagatesoftware.com/subscribe.asp/ y seleccione el
tipo de informacin que desea recibir acerca de los productos
que usted quiere.
Cada vez que usted selecciona un producto, su direccin de
correo electrnico ser agregada al grupo de notificacin para
ese tema en particular. Puede seleccionar varios productos
como tambin informacin tcnica y sobre mercadotecnia.
Luego ver una pgina de confirmacin que simplemente le
pide verificar su informacin. Si toda la informacin es
correcta, puede hacer clic en el botn para continuar. Pero si
hay algn problema, podr regresar a esta pgina y efectuar
los cambios necesarios. Usted puede retirarse de cualquier
lista en cualquier momento.
Apoyo tcnico va fax
Otra manera muy eficiente de recibir apoyo tcnico para Seagate Crystal
Reports es enviar un fax solicitando apoyo tcnico. Para hacer esto,
primero llene la parte inferior de la Solicitud de Apoyo Tcnico que viene
con el producto. Este formulario aparece cuando elije el comando
SOLICITUD DE APOYO TCNICO del men de Ayuda de Seagate Crystal
Reports. Cuando haya terminado de llenar la solicitud, haga clic en el
botn Imprimir.
Enve la solicitud completa a Seagate Software las 24 horas del da, de
lunes a viernes. Despus que un representante de apoyo tcnico haya
tenido la oportunidad de revisar su fax, uno de ellos le enviar la
respuesta al siguiente da hbil.
Comunquese con su distribuidor local y solicite la lista de planes de
para una lista de distribuidores internacionales.
El nmero de fax de Apoyo Tcnico de Seagate es:
(604) 681-7163
Apoyo tcnico
Seagate Software le ofrece varios niveles de apoyo telefnico para Seagate
Crystal Reports.
G El apoyo de prioridad proporciona un nmero de telfono para
llamadas gratis, manejo de cola de prioridad y horas de llamadas
extendidas para nuestros clientes. Hay ms detalles listados abajo
en Apoyo tcnico prioritario.
G Todos los usuarios registrados de Seagate Crystal Reports tienen el
derecho de recibir apoyo tcnico gratis segn la siguiente
explicacin en Apoyo tcnico estndar.
Apoyo tcnico prioritario
Paquetes de apoyo de prioridad estn disponibles para comprar si usted
es un usuario registrado de Seagate Crystal Reports. Este servicio le da a
nuestros clientes:
G Apoyo tcnico telefnico gratis sin lmite durante todo un ao,
G Su llamada recibir prioridad y
G Horas de llamada extendidas.
Por favor llame al (604) 681-3435 o (800) 877-2340 para ms informacin.
Apoyo tcnico estndar
Los usuarios registrados de Seagate Crystal Reports tienen derecho a
apoyo tcnico telefnico gratis (sujeto a disponibilidad) por 60 das
despus de comprar el producto. El apoyo tcnico telefnico est
disponible lunes a jueves de 8 a.m. a 5 p.m., PST (horario del oeste) y
viernes de 8 a.m. a 4 p.m. PST. Si llama fuera de Vancouver, B.C., tendr
tarifas de larga distancia.
Antes de llamar al apoyo tcnico haga lo siguiente:
G revise el manual,
G revise el sistema de ayuda en lnea, y
G revise el Internet (www.img.seagatesoftware.com).
Por favor, tenga
disponible la
siguiente
informacin:
1. Nmero de serie.
G Si est registrado, puede encontrar el nmero de serie usando el
comando ACERCA DE SEAGATE CRYSTAL REPORTS en el men de
Ayuda.
G Si no est registrado debe registrarse primero para obtener el
nmero de serie.
2. Nombre del producto y nmero de versin.
3. Sistema operativo usado (por ejemplo, Windows 95, Windows NT, o
Windows 3.1).
4. La versin de la base de datos u otro software que use en Seagate
Crystal Reports (si fuese necesario) Btrieve, Sybase, Paradox, etc.
5. El formulario de solicitud de apoyo tcnico del producto.
6. La informacin de red si est en el entorno de red.
7. El contenido de los archivos AUTOEXEC.BAT y CONFIG.SYS.
8. Una lista de pasos necesarios para recrear nuevamente el problema.
9. El tipo de base de datos utilizado.
10. El entorno de programacin (si se aplica).
Comunquese con su distribuidor local y solicite la lista de planes de
para una lista de distribuidores Internacionales.
Telfono (604) 669-8379
Knowledge Link
Tenga acceso a la misma informacin que usa el personal de apoyo
tcnico de Seagate Software. Knowledge Link (Vnculo a conocimiento)
es una base de conocimiento localmente almacenada la cual se actualiza
cada dos semanas a travs del correo electrnico. Para ms informacin,
comunquese con el departamento de ventas.
Registro del producto
Cuando use Seagate Crystal Reports por primera vez, aparecer en su
pantalla un cuadro de dilogo preguntando por su nombre, direccin e
informacin relacionada. Luego el programa le sugerir registrarse para
recibir el nmero de serie de su producto. El programa le pedir por este
nmero de serie la prxima vez que use Seagate Crystal Reports Report
Designer. Cuando ingrese el nmero de serie habr terminado el proceso
de registro. Puede registrar el programa usando cuatro mtodos
diferentes:
1. Si tiene acceso al Internet, llene el formulario de registro en el sitio
web de Seagate:
www.seagatesoftware.com/crystalreports/register/
Tambin puede ir directamente a la forma de registro eligiendo el
comando REGISTRO DEL PRODUCTO en Ayuda | Seagate Software en el
Web. Este procedimiento le retornar inmediatamente el nmero de
registro para que lo escriba en el programa.
2. Imprima el formulario de registro y envelo por fax a Seagate
Software: (604) 681-5147. Seagate le enviar tambin por fax su
nmero de registro para ser introducido la prxima vez que se le
pregunte.
3. Llene el formulario de registro adjunto y envelo por correo a Seagate
Software. Seagate le enviar tambin por correo su nmero de
registro para que lo ingrese en su programa.
El registrar el programa le asegurar estar al corriente de las mejoras
introducidas al producto y le permitir a Seagate proporcionar apoyo
tcnico de calidad a los usuarios debidamente registrados con Seagate
Software.
Para Amrica Latina:
Fax de Registro (604) 681-5147
Para Espaa:
Fax de Registro Internacional: ++ 33 (0) 1 41 91 86 27
Poltica de reemplazo del producto
Si los disquetes o la documentacin de Seagate Crystal Reports estn
defectuosos, por favor comunquese con Seagate Software Information
Management Group Inc. dentro de los 30 das de la compra. Enve por fax
al (604) 681-2934 la descripcin del problema y Seagate lo solucionar lo
antes posible.
NOTA: Las polticas de reemplazo varan segn la regin. Comunquese
con su distribuidor local y solicite la lista de planes de apoyo tcnico del
producto disponibles en su regin. Vea README.HLP para una lista de
distribuidores internacionales.
Directorio Internacional de las Oficinas de Seagate Software 673
C Directorio Internacional de las
Oficinas de Seagate Software
Lo que encontrar en este apndice.
Oficinas Centrales para Norte/Sur Amrica, pgina 674
EE.UU. y Amrica Latina, pgina 675
Oficinas para Asia/Pacfico, pgina 676
Oficinas para Europa, Medio Oriente y Africa, pgina 678
Francia/Oficina Central del Sur de Europa, pgina 683
Oficina Regional de Sud Africa (Sud Africa y Africa Central), pgina 685
Oficina Regional del Medio Oriente (MO y Africa del Norte), pgina 686
Oficinas Centrales para Norte/Sur Amrica
Canad
840 Cambie Street
Vancouver, BC V6B 4J2
Canad
Ventas
Telfono
604-681-3435
Telfono sin recargo
1-800-877-2340
Nmero de Fax
604-681-2934
Correo electrnico
sales@img.seagatesoftware.com
Apoyo del producto
Telfono
604-669-8379
Nmero de fax
604-681-7163
Correo electrnico
support@webacd.seagatesoftware.com (Disponible slo en ingls).
Sitio Web
http://webacd.seagatesoftware.com (Disponible slo en ingls).
Direccin postal
Por favor refirase a la direccin de la oficina de Seagate Software ms
cercana a su domicilio.
Registro de Seagate Crystal Reports en el Web
http://www.seagatesoftware.com/crystalreports/register
Registro de Seagate Info en el Web
http://www.seagatesoftware.com/crystalinfo/register
Nmero de fax
604-681-5147
Direccin postal
Por favor refirase a la direccin en la tarjeta de registro incluida en el
paquete.
EE.UU. y Amrica Latina
Suite 270 510 Thornall Street
Edison, NJ 08837
EE.UU.
Ventas
Telfono
732-321-6500
Nmero de fax
732-321-6504
Apoyo del producto
Por favor vea la seccin Apoyo del producto listada bajo Canad.
Por favor vea la seccin Registro del producto listada bajo Canad.
Oficinas para Asia/Pacfico
Australia
Seagate Software IMG
Level 9, 52 Alfred Street
Milsons Point
Sydney, NSW 2061
Australia
Ventas
Telfono
+612 9955 4088
Nmero de fax
+612 9955 7682
Apoyo del producto
Hong Kong
Seagate Software (HK)
20/F 83 Wanchai Road
Wanchai
Hong Kong
Ventas
Telfono
+852 2575 2576
Nmero de fax
+852 2893 2727
Apoyo del producto
Japn
Seagate Software KK
Bridgestone Bldg. 2F
2-13-12 Hirakawa-cho,
Chiyoda-Ku,
Tokyo 102-0093
Japn
Ventas
Telfono
+81.3. 5226. 3601
Nmero de fax
+81. 3 .5226 .3606
Correo electrnico
sales_jp@img.seagatesoftware.com
Apoyo del producto
Correo electrnico
support_jp@img.seagatesoftware.com
Singapur
14 Science Park Drive
03-02 The Maxwell
Singapore Science Park
Singapur 118226
Ventas
Telfono
+65 777 0533
Nmero de fax
+65 777 8786
Apoyo del producto
Oficinas para Europa, Medio Oriente y Africa
Reino Unido, EMEA (Europa, Medio Oriente y Africa) y Oficina
Central del Norte de Europa
Seagate Software
The Broadwalk
54 The Broadway
Ealing, London
W5 5JN
Reino Unido
Ventas
Telfono
+44 (0) 181 566 2330
Nmero de fax
+44 (0) 181 231 0600
Apoyo del producto
Telfono
+44 (0) 181 231 0638
Correo electrnico
Sitio Web
Nmero de fax
+ 44 (0) 181 231 0649
Direccin postal
Por favor refirase a la lista en la targeta de registro incluida en el
paquete.
Escocia
Ascada House
Garbett Road
Kirkton Campus
Livingston, West Lothian
EH54 7DL
Escocia
Ventas
Telfono
+44 (0) 1506 410444
Nmero de fax
+44 (0) 1506 414994
Apoyo del
producto
Por favor vea la seccin Apoyo del producto listada bajo Oficina Central
del Norte de Europa.
Registro del
producto
Por favor vea la seccin Registro del producto listada bajo Oficina Central
Suecia
Seagate Software
Kanalvagen 10C
194 61 Upplands Vasby
Suecia
Ventas
Telfono
+46 8 590 04150
Nmero de fax
+46 8 590 04110
Apoyo del producto
Noruega
Seagate Software
Hojel City Center
Gebouw D, 4e etage
Graadt can Roggenweg 328
Postbox 19127
3501 DC Utrecht
Noruega
Ventas
Telfono
+31 30 298 2124
Nmero de fax
+31 30 298 2125
Apoyo del producto
Alemania/Oficina Central de Europa Central
Seagate Software GmbH
2nd Floor
Frankfurter Strasse 21-25
D-65760 Eschborn
Alemania
Ventas
Telfono
+49 (0) 6196 9559 0
Nmero de fax
+49 (0) 6196 9559 10
Apoyo del producto
Telfono
+49 (0) 699 509 6180
Correo electrnico
Sitio Web
Nmero de fax
+49 (0) 6995 09 6182
Direccin postal
Por favor refirase a la direccin en la tarjeta de registro incluida en el
paquete.
Suiza
Seagate Software GmbH
World Trade Center
PO Box 112
Leutschenbachstrasse 95
CH-8050 Zurich
Suiza
Ventas
Telfono
+41 1 308 3922
Nmero de fax
+41 1 308 3500
Apoyo del producto
Telfono
+49 (0) 699 509 6180
de Europa Central.
Nmero de fax
+49 (0) 6995 09 6182
de Europa Central.
Francia/Oficina Central del Sur de Europa
Seagate Software
62 bis, avenue Andre Morizet
F-92643 Boulogne Billancourt
Cedex
Francia
Ventas
Telfono
+33 (0) 1 41 10 1600
Nmero de fax
+33 (0) 1 46 04 7419
Apoyo del producto
Telfono
+33 (0) 141 918630
Correo electrnico
Sitio Web
Nmero de fax
++ 33 (0) 1 41 91 86 27
Direccin postal
Por favor refirase a la direccin enla tarjeta de registro incluida en el
paquete.
Espaa
Paseo de la Castellana 93 -4a
28046, Madrid
Espaa
Ventas
Telfono
+341 555 5198
Nmero de fax
+341 555 9957
Apoyo del producto
del Sur de Europa.
del Sur de Europa.
Italia
Seagate Software S.r.l.
Via Conservatorio 22
Milan 20122
Italia
Ventas
Telfono
+39 2 7729 310
Nmero de fax
+39 2 7729 40
Apoyo del producto
del Sur de Europa.
del Sur de Europa.
Oficina Regional de Sud Africa (Sud Africa y Africa
Central)
Seagate Software
164 Katherine Street
Pine Mill Farm, Block F
Ground Floor
PO Box 785553
Sandton, 2146
Repblica de Sud Africa
Ventas
Telfono
+27 11 448 2080
Nmero de fax
+27 11 448 1960
Apoyo del producto
Apoyo local en Johannesburg.
Telfono
+27 11 448 2080
Nmero de fax
+27 11 448 1960 Contacto: Ross Harrison
Correo electrnico
rossh@seagatesa.co.za
Correo electrnico
Sitio Web
Oficina Regional del Medio Oriente (MO y Africa del
Norte)
Seagate Software
PO Box 8687
Dubai
Emirato Arabe Unido
Ventas
Telfono
+971 4 523888
Nmero de fax
+971 4 519056
Apoyo del producto
Apoyo local en Dubai.
Telfono
+971 4 523888 Contacto : Katia Boueiri
Nmero de fax
+971 4 519056 Contacto : Katia Boueiri
Correo electrnico
kboueiri@img.seagatesoftware.com
Correo electrnico
Sitio Web
Glosario 687
Glosario
Acceso Tener acceso a datos significa recuperar datos.
Acrobat Reader Programa usado para revisar e imprimir manuales en lnea.
Active Server
Page (Pgina
activa del
Servidor)
Active Server Pages son pginas de web que operan en el Internet
Information Server (IIS) (Servidor de Informacin Internet) de Microsoft
versin 3.0 o una ms reciente. Active Server Pages combina HTML,
VBScript o Jscript y controles ActiveX para crear pginas web dinmicas
que se pueden ver con los exploradores de web ms populares. Crystal
Report Engine Automation Server, el control Crystal Design-Time Active
X y Crystal Active Data Driver pueden combinarse para generar sitios
web activos en Microsoft Visual InterDev que muestra informes de un
sitio Internet o intranet.
Ajuste de lnea Ajuste de lnea es una propiedad de tipo de procesador de texto que
automticamente mueve una palabra a la siguiente lnea cuando la palabra
es demasiado larga para ajustarse al espacio disponible en la lnea actual.
Alias Un alias es un nombre alternativo asignado a una base de datos. Si una base
de datos se llama CLIENTE.DB, por ejemplo, se puede asignar el alias
cliente, empresa, DB1, o algn otro nombre que se ajuste a sus necesidades.
Los alias hacen ms fcil usar un informe creado con una base de datos
cuyo nombre y/o ubicacin ha cambiado desde que se creo el informe.
Ancho de campo El ancho de campo es el tamao del campo en la base de datos original. Un
ancho de campo generalmente es fijo, y los valores en el campo pueden
llenar todo o solamente una parte del ancho asignado. El programa incluye
funciones Trim (de Ajuste) para quitar el espacio en blanco excesivo de los
valores de campo que no llenan sus campos respectivos.
Anidar En Seagate Crystal Reports, anidar significa utilizar una expresin If-
Then-Else dentro de otra. Por ejemplo, If (Si) el grado acadmico de
los empleados no es doctor Then (Entonces) (si el sexo del empleado es
masculino, utilice el saludo Estimado Sr. Else (De lo contrario) utilice el
saludo Estimada Sra./Srta). Else (De lo contrario) utilice el saludo
Estimado Dr. En este ejemplo, la expresin anidada If-Then-Else est
entre parntesis. El ejemplo dice: revisar el campo de grado acadmico en
el registro de empleado para cerciorarse que el empleado no es doctor. Si
esa condicin es verdadera (el empleado no es doctor) entonces se utiliza
un saludo de carta basado en el sexo indicado en el registro del empleado.
(Si es masculino, entonces utiliza un saludo para el gnero masculino. Si
no [si es femenino] utiliza un saludo para el gnero femenino). Si no (esto
es, si el empleado es un doctor) utiliza un saludo para Dr. Al utilizar este
tipo de construccin de frmula, usted puede crear un conjunto ms
amplio de condiciones y consecuencias ms fcil de lo que podra hacerlo
sin la funcin anidar.
Archivo Un archivo es un grupo de datos relacionados almacenados bajo un solo
nombre. En Seagate Crystal Reports, cada informe es almacenado como
un archivo nico.
Archivo de
interfaz de
conversin
Un archivo de interfaz de conversin (con extensin .cif) es el archivo
donde el programa guarda las instrucciones de formato y resalte de la
herramienta de Importacin de Documentos. Cuando usted resalta algo
en la herramienta de Importacin de Documentos y establece las
propiedades de los campos de base de datos, estas propiedades son
guardadas en el archivo .cif. Use este archivo para rpidamente dar
formato despus al mismo informe sin tener que resaltar.
Area Una rea es un grupo de secciones similares (por ejemplo, Detalles A y
Detalles B) que comparten las mismas caractersticas pero pueden ser
formateados en forma diferente.
Area detalles Grupo de una o ms secciones Detalles (por ejemplo, Detalles A, Detalles
B, etc.).
Argumento Un argumento es un elemento o uno de un grupo de elementos, que
recibe la accin de una funcin. Proporciona la informacin que la
funcin necesita para operar. La funcin Truncate (truncar), por ejemplo,
no puede operar por s misma. Necesita un argumento que identifique el
elemento a ser truncado. As, en la frmula:
Truncate ({pedidos.MONTO DEL PEDIDO})
Donde Truncar es la funcin y {pedidos.MONTO DEL PEDIDO} es
el argumento, el valor del campo{pedidos.MONTO DEL PEDIDO} es
el elemento a ser truncado.
Glosario 689
Arrastrar Arrastrar significa diferentes cosas dependiendo del contexto:
G Cuando se refiere a mover un campo, arrastrar significa hacer clic
en el cuadro del campo y manteniendo el botn apretado, mover el
campo a una nueva posicin utilizando el mouse. Suelte el botn
del mouse cuando el campo este en la posicin deseada.
G Cuando se refiere a cambiar de tamao un campo, arrastrar
significa hacer clic en uno de los controles de cuadro de campo y,
manteniendo el botn apretado, agrandar o achicar el campo
utilizando el mouse. Suelte el botn cuando el campo est del
tamao deseado.
G Cuando se refiere a formatear texto, arrastrar significa seleccionar
o resaltar el texto de inters moviendo el cursor I sobre el texto
mientras aprieta el botn. Suelte el botn cuando ha terminado de
seleccionar.
Asistente Seagate Crystal Reports le ofrece varios Asistentes. Los asistentes son
herramientas que lo llevan paso a paso por varios aspectos de la creacin
de informes. En la mayora de los casos los asistentes tienen una serie de
fichas numeradas. Simplemente empiece en el paso uno y siga hasta el
ltimo. Cuando haya finalizado el ltimo paso, el Asistente har el resto
del trabajo por usted. As de fcil!
NOTA: El trmino "asistente" (Expert) en Seagate Crystal Reports es
equivalente al trmino "asistente"(Wizard) en Microsoft Access.
Asistente de
Mapas
El Asistente de Mapas es una herramienta poderosa que le permite
organizar sus datos con la ubicacin de mapas geogrficos en un informe.
Usted puede traspasar en estos mapas para ver los datos subyacentes.
Asistente de
Resalte
El Asistente de Resalte se usa ms comnmente para resaltar valores de
campo de nmeros o de monedas que de alguna manera se distinguen de
los otros valores en el informe. Este Asistente ofrece un amplio rango de
formatos condicionales, los cuales incluyen el color de la fuente, color de
fondo y estilo de bordes.
Usted puede considerar el asistente de Resalte como un editor de
frmulas avanzado que ejecuta la siguiente ecuacin: Si la condicin se
cumple, slo entonces aplique estas especificaciones de formato.
Atributo Atributo es una cualidad asignada a un objeto (por ejemplo, tamao de
letra, color, etc.).
Auto arreglar Cuando usted ubica un campo en su informe, el programa reserva un
espacio igual al ancho del campo especificado en su base de datos. A
menudo el ancho de ese campo es bastante ms grande que los valores
que realmente aparecen en cada uno de los campos. Para tener informes
que se luzcan mejor, a menudo es necesario cambiar el tamao de los
campos, de manera que el espacio reservado coincida mejor con el
tamao de los valores de los campos. Una vez hecho esto, a menudo debe
reubicar el campo para que el informe se vea bien.
Auto Arreglar lo har por usted. Simplemente seleccione el comando
ORGANIZAR INFORME AUTOMTICAMENTE del men Formato.
Barra de formato La barra que muestra los botones para hacer clic y as realizar frecuentes
y variadas tareas de formato.
Barra de
herramientas
Es una barra localizada en la parte superior de la ventana de Seagate
Crystal Reports la cual contiene varios botones sobre los que puede hacer
clic para activar los comandos usados con ms frecuencia.
Barras de
desplazamiento
Algunas veces una ventana muestra solo parte de un documento. En tal
caso, la ventana incluye barras de desplazamiento que se usan para
moverse a otras partes del documento dentro de la ventana para revisarlo.
Las barras de desplazamiento tambin aparecen con listas que son ms
largas que la ventana disponible. Las barras de desplazamiento le
permiten moverse hacia atrs y hacia adelante en la lista. El proceso de
moverse a travs de una lista o documento utilizando barras de
desplazamiento se llama desplazamiento. En Seagate Crystal Reports, la
pantalla se desplaza automticamente siempre que usted mueve el cursor
fuera de la ventana presionando y manteniendo el botn.
Base de datos Una base de datos es un banco de datos relacionados. Cada unidad
(registro) de la base de datos tpicamente est organizada en un formato fijo
que facilita recuperar sectores especficos de datos cuando se necesiten.
Cada registro est compuesto de uno o ms campos de datos y cada campo
de datos puede contener una unidad de datos (llamada valor).
Base de datos
activa
Una base de datos activa es una base de datos que ha sido seleccionada
para ser usada en un informe. Las bases de datos se activan por medio del
comando NUEVO en el men Archivo y el comando AGREGAR BASE DE
DATOS AL INFORME del men Base de Datos.
Bitmap (Mapa de
bits)
Un archivo de grficos que puede ser agregado a un informe.
Glosario 691
Cadena Una cadena es una serie de caracteres conectados (letras, nmeros,
smbolos, espacios), almacenados y utilizados como texto. La palabra
"hola" es una cadena de texto como lo es la frase "Pedido # 2453" y el
nmero de cliente "B30-124-777". Las cadenas son referidas algunas veces
como cadenas de texto o cadenas de caracteres.
Cadena de texto Una cadena de texto es texto introducido directamente al informe mismo
en lugar de ser introducido por medio de un campo de datos o frmula.
Cadena nula Una cadena nula es una cadena vaca. No contiene caracteres. Si usted
fuera a utilizar la funcin Count (Contar) para contar la cadena,
regresara una longitud cero. Se usa "" para designar una cadena nula.
Cadena vaca Una cadena vaca (designada como "") es una cadena que no contiene
caracteres. Use una cadena vaca para especificar que nada sea impreso.
Por ejemplo, en la frmula:
If {archivo.CAMPO} = 3.5, Then
"Cum Laude"
Else
" "
Usted especifica que las palabras Cum Laude se impriman (Then) si el
promedio de notas es 3.5 o mayor. Est utilizando la cadena vaca " " para
indicar que nada se imprima (Else) si el promedio de notas es menor que 3.5.
Campo Un campo es el bloque de construccin bsico de un registro. Cada
registro est compuesto de uno o ms campos, y cada campo puede
contener una unidad de datos (conocido como un valor). Un registro de
cliente en una tpica base de datos de direcciones de clientes podra
contener campos similares a estos: Nombre, Direccin, Ciudad, Estado,
Cdigo postal, Telfono, Nmero de Fax. Un campo puede estar vaco o
contener un valor. Los datos del campo son generalmente mostrados o
impresos en columnas en la seccin de Detalles de un informe.
Campo BLOB Un campo BLOB es un campo que contiene datos BLOB. Un BLOB
(Binary Large Object (Objeto Binario Grande)) es simplemente un grfico
de bitmap que ha sido introducido a una base de datos. Ubicando un
campo BLOB en su informe le permite tener acceso a estos grficos de la
misma manera como lo hara con otros tipos de datos.
Campo de datos Un campo de datos (o campo) es el bloque de construccin bsico de un
registro. Cada registro est compuesto de uno o ms campos de datos y
cada campo de datos puede contener una unidad de datos (conocido
como un valor). Un registro de clientes en una base de datos de
direcciones de clientes tpica podra contener campos de datos similares
a estos: Nombre, Direccin, Ciudad, Estado, Cdigo postal, Telfono,
Nmero de fax. Un campo de datos puede estar vaco o contener un valor.
Los datos del campo de datos por lo general se muestran o son impresos
en columnas en la seccin Detalles de un informe.
Campo de datos
calculados
Un campo de datos calculados es un campo que contiene un valor que se
origina de un clculo en lugar de venir directamente de una base de datos.
Por ejemplo, si la base de datos que usa no tiene un campo de Ganancia
Bruta, pero incluye un campo {archivo.VENTAS} y un campo
{archivo.COSTO} an puede mostrar la ganancia bruta en el informe por
intermedio de un campo de datos calculados. Para crear un campo de datos
calculados, usted simplemente crea una frmula que reste {archivo.COSTO}
de {archivo.VENTAS}. La frmula calcula un valor de Ganancia Bruta para
cada fila y lo imprime en el lugar donde usted ubica la frmula.
Campo de
ordenamiento
Un campo de ordenamiento es un campo de datos sobre el cual el
procedimiento de ordenamiento est basado. Una lista de correo, podra
estar ordenada, en orden ascendente en el campo {cliente.CDIGO
POSTAL}; esto es, los clientes estaran ordenados de manera que aqullos
con los cdigos postales ms bajos (menores) apareceran primero y
aqullos con los cdigos postales ms altos (mayores) apareceran al
final. El informe tambin podra ser ordenado en orden alfabtico
ascendente en el campo {cliente.APELLIDO DEL CONTACTO}; esto es,
los clientes cuyos apellidos comienzan con A apareceran primero y
aquellos cuyos apellidos comienzan con Z apareceran al final.
Campo de
parmetro
Una clase de campo especial que pide un valor al usuario. Puede utilizar
campos de parmetro para ttulos de informe, seleccin de registros,
ordenamientos y una variedad de otros usos. Utilizar campos de
parmetro le permite crear un informe nico que se puede modificar
rpidamente y ajustarse a diferentes necesidades.
NOTA: El trmino "campo de parmetro" enSeagate Crystal Reports es el
trmino "parmetros de consultas" en Microsoft Access.
Campo resumido Un campo resumido es un campo que determina la suma de los valores,
el valor promedio, el valor mximo, el valor mnimo, o cuenta de valores
en un grupo de valores en un campo dado. Al igual que un subtotal, un
campo resumido agrupa los datos segn sus especificaciones y luego
realiza el clculo o la determinacin requerida.
Campos
indexados
Campos en la base de datos ordenados en forma especfica para acelerar la
recuperacin de registros especficos. En lugar de buscar en todos los datos de
todos los registros, el programa va primero al ndice y encuentra un puntero
que lo dirige al registro especfico. Los campos indexados estn marcados con
puntas de flechas en el Asistente de Seleccin y Asistente de Vnculo Visual.
Glosario 693
Carta modelo En Seagate Crystal Reports, una carta modelo es una carta que puede ser
reproducida y personalizada a gusto, utilizando las excelentes
capacidades de los objetos de texto del programa. Las carta modelo
generalmente incluyen tanto texto como valores de campo. Usted crea la
carta y el programa la ejecuta insertando, cada vez, valores de diferentes
registros en la base de datos.
Coincidir
Maysculas y
minsculas
Coincidir maysculas y minsculas significa que un programa distingue
entre MAYUSCULAS y minsculas cuando evala una cadena de texto.
Una bsqueda que distingue maysculas y minsculas de la palabra
"casa" regresar slo el valor "casa," pero una bsqueda que no los
distinga regresar "casa," "Casa," "CASA," "CaSa," y similares respuestas
mezcladas. Los operadores de Seagate Crystal Reports (Equal, In string,
etc.) distinguen maysculas y minsculas.
Columna Una columna es el despliegue de datos de una frmula o un campo. Las
columnas van de arriba a abajo en la pgina. Las palabras columna y
campo a veces se usan en forma anloga en la documentacin. Contraste
con la definicin de Fila.
Comentarios Los comentarios son bloques de texto que acompaan a las frmulas y
describen su funcionalidad. Seagate Crystal Reports ignora los
comentarios cuando desarrolla la frmula.
Comodn Un comodn es un carcter que representa cualquier carcter (?) o un
grupo de caracteres (*) en la cadena de bsqueda. Por ejemplo, si usted
est buscando Dan*, la cadena de bsqueda regresar cadenas como
Danielito o Daniel.
Concatenar Concatenar significa juntar dos o ms cadenas de texto para formar una
sola cadena continua.
Condicin En una frmula If-Then-Elsee, la condicin es la parte If de la frmula,
el conjunto de circunstancias que deben suceder (ser verdad) para pasar
a la parte Then (o consecuencia) de la frmula. En la frmula If x<5
Then x Else 5, la expresin x<5 es la condicin.
Consecuencia En una frmula If-Then-Else, la consecuencia es la parte Then de la
frmula, la accin realizada si la condicin If se cumple. En la frmula
If x<5 Then x Else 5, la expresin Then x es la consecuencia.
Constante Una constante es un valor fijo e invariable, contrario a un valor variable
que puede tener valores diferentes dependiendo de las circunstancias.
El valor 5 es una constante; el valor del campo Cantidad (que algunas
veces puede ser 5, algunas veces puede ser un nmero diferente) es un
valor variable. Por ejemplo, en la frmula para convertir libras a onzas
Onzas = Libras * 16, 16 es una constante mientras que Onzas y Libras
son variables. En la frmula Hoy - 1 de Enero de 1900, 1 de Enero, 1900,
es una constante, mientras que Hoy es una variable que cambia siempre
que la fecha actual cambia. En Seagate Crystal Reports, las constantes
pueden ser nmeros, cadenas de texto, fechas, cantidades en dlares,
hora, fecha/hora, o el resultado de una frmula que en s misma no
contiene variables (por ejemplo, 14-9).
Control ActiveX Control personalizado para Visual Basic que incorpora la tecnologa de
Vinculamiento e Incrustacin de Objetos (OLE). Antes conocido como
control OLE (OCX).
Criterio de
ordenamiento
El criterio de ordenamiento es un indicador de la direccin en que se
quiere mostrar los datos ordenados. Los datos son impresos, tpicamente,
bajo uno de dos criterios de ordenamiento: ascendente (menor a mayor,
ms antiguo a ms reciente, primero al ltimo, de A a Z, etc.) o
descendente (de mayor a menor, ms reciente a ms antiguo, ltimo al
primero, de Z a A, etc.).
Cuadrcula En Seagate Crystal Reports, la cuadrcula es una red de "lneas"
subyacentes similares a las lneas de papel de grficos. Se usan estas lneas
para alinear campos y grficos. Si usted ha activado la opcin Ajustar a
Cuadrcula en el cuadro de dilogo Opciones, Seagate Crystal Reports
alinear automticamente cualquier campo que usted inserta o cambia de
tamao a las coordenadas ms cercanas de la cuadrcula.
Depurar Eliminar errores que ocurren cuando se ejecuta una frmula.
Desviacin
estndar
La desviacin estndar es la raz cuadrada de la variancia. Es una prueba
estadstica de cmo algunos valores en un conjunto de valores se desvan
del valor trmino medio o promedio para ese conjunto. Usted puede
utilizar la desviacin estndar, por ejemplo, para evaluar la dificultad
relativa de las pruebas tomadas a los estudiantes, para evaluar y
proyectar las tendencias de compras de los clientes, o para comparar los
resultados entregados por dos o ms productos bajo evaluacin (pruebas
de sangre de laboratorio, detectores de humo, detectores de radar, etc.).
Los usos son infinitos.
Glosario 695
La desviacin estndar (a diferencia de la desviacin estndar de
poblacin) se usa a menudo para proyectar la desviacin estndar de toda
una poblacin (todos los valores) basada slo en el anlisis de una
pequea muestra de la poblacin. Por ejemplo, una compaa que
produce bateras con un nuevo proceso de fabricacin deseara probar las
bateras para determinar cuanto tiempo duran antes que se agoten. Si la
compaa probara todas las bateras, no tendra productos para vender.
Como una alternativa, la compaa podra probar treinta bateras
seleccionadas aleatoriamente y proyectar el tiempo de agotamiento
promedio y la desviacin estndar para todas las bateras basados en los
resultados obtenidos en esas treinta bateras de prueba.
NOTA: Esta comparacin sugiere simplemente un uso tpico. En la
prctica, algunos usuarios prefieren un clculo basado en valores N
(PopulationStdDev) mientras que otros prefieren un clculo basado en
valores N-1 (StdDev). Ambas formas de desviacin estndar estn en el
programa.
Desviacin
estndar de la
poblacin
La desviacin estndar de la poblacin es una prueba estadstica de cmo
los valores de toda una poblacin (todos los valores) se desvan de
trmino medio o promedio para esa poblacin. La desviacin estndar de
poblacin se usa a menudo cuando se evalan todos los valores en lugar
de una muestra de esos valores solamente (StdDev).
NOTA: Esta comparacin simplemente sugiere un uso tpico. En la
(PopulationStdDev) mientras que otros prefieren un clculo basado en
valores N-1 (StdDev). Ambas formas de desviacin estndar son parte del
programa.
Diccionario Una fuente de datos, rpida y fcil de usar creada para usuarios finales
por los profesionales de la computacin en su empresa. El diccionario
elimina la necesidad del usuario final, de buscar mltiples bases de datos,
lidiar con vnculos, construir frmulas y descodificar nombres de campos
crpticos. El usuario slo selecciona los datos que ella o el necesitan del
diccionario y, procede a crear el informe.
Direccin de
ordenamiento
La direccin de ordenamiento describe la manera en que los registros o
grupos son impresos en su informe. Se imprimen ya sea en orden
ascendente (A a Z, 0 a 9), u orden descendente (Z a A, 9 a 0).
Documento
Contenedor
Un archivo que contiene un objeto OLE vinculado o incrustado.
Documento
servidor
Archivo que almacena el objeto OLE original.
Dynamic Link
Library:
Biblioteca de
Vnculo
Dinmico (DLL)
Una Biblioteca de Vnculo Dinmico (DLL) es un archivo especial que
contiene funciones de Windows. Los programadores usan DLL para
aumentar las capacidades de los programas de Windows. La biblioteca es
activada cuando un programa u otro DLL llama una funcin de la
biblioteca. Las funciones DLL vinculan de inmediato, durante el tiempo
de ejecucin, cada vez que se invoca una funcin incluida. Las funciones
DLL estn disponibles de acuerdo se necesiten para cualquier programa
que pueda trabajar con DLL; no necesitan ser vinculadas al programa por
medio del compilador. Programadores pueden llamar a Crystal Report
Engine como un DLL para ser usado con los programas que estn
desarrollando.
Editor de
Frmulas
El Editor de Frmulas es utilizado para crear y editar frmulas. Contiene
herramientas para insertar campos, funciones y operadores en la frmula,
para verificar la sintaxis de la frmula y para escribir componentes y
argumentos de la frmula. Las versiones modificadas del Editor de Frmulas
son utilizadas para crear frmulas de Seleccin de Registros y Grupos.
Editor de
Perspectiva
Herramienta de terceros para cambiar grficos construidos con los
resmenes en un informe. (Tambin llamado PGEditor).
Elemento La palabra elemento se usa a veces para describir componentes
individuales del informe tales como campos de base de datos, frmulas,
campos de grupo. La ficha Diseo utiliza cuadros rectangulares para
representar campos.
Encabezado Un encabezado es texto que aparece en la parte superior de una pgina
de informe, arriba del cuerpo del informe. An cuando un encabezado
puede contener virtualmente cualquier informacin, frecuentemente
contiene cosas como el ttulo del informe, nombre de la compaa, fecha,
rango de fechas incluidas en el informe, etc. Seagate Crystal Reports le da
la opcin de imprimir el encabezado en todas o slo en pginas
seleccionadas de su informe.
Encabezado de
grupo
Un Encabezado de grupo es una seccin creada por el programa cada vez
que usted inserta un grupo, un resumen, o un subtotal. La seccin de
Encabezado de grupo es utilizada tpicamente para desplegar el nombre
del grupo o alguna otra informacin de identificacin.
Encabezado de
informe
La seccin de Encabezado de informe es la primera seccin de su informe
en la ficha Diseo. En esta seccin se puede poner un ttulo o cualquier
dato que desea que slo aparezca en la primera pgina de su informe.
Glosario 697
Encabezado de
pgina
Una seccin que se imprime en la parte superior de cada pgina.
Tpicamente, los encabezados de pgina se usan para ttulos y otra
informacin de identificacin.
Encabezado
dinmico
Un encabezado dinmico es un encabezado que cambia de acuerdo con
el contenido de un campo. Si usted agrupa sus datos por regin, por
ejemplo, un tpico encabezado de grupo dinmico imprimira el nombre
de la regin al inicio de cada grupo.
Entero Un entero es un nmero positivo o negativo o cero. Los enteros no tienen
lugares decimales.
Explorador El explorador es una programa para ver documentos en un formato HTML.
Exportar Exportar significa distribuir el informe a un archivo de disco o por correo
electrnico. Seagate Crystal Reports le permite exportar sus informes en
muchos formatos populares de hoja de clculos, base de datos,
procesador de texto, HTML, e intercambio de datos.
Expresin
Booleana
Una expresin Booleana define una relacin lgica entre dos o ms
elementos. Una expresin Booleana es VERDADERA o FALSA. A>5 and
B<10 es una expresin Booleana que utiliza el operador Booleano And.
Para que la expresin sea VERDADERA, ambas condiciones (unidas por
el operador And) deben ser verdaderas. El valor de A debe ser mayor que
5 y el valor de B debe ser menor que 10. Si los valores no caen en esos
rangos, entonces la expresin es FALSA. Las expresiones Booleanas son
tiles en las frmulas If-Then-Else. Por ejemplo,
If A>5 and B<10 Then
"In Range"
Else

Esta frmula dice, si la expresin Booleana A>5 and B<10 es
VERDADERA, imprima in range ("En el Rango"), de lo contrario (si la
expresin Booleana es FALSA) imprima nada (como fue designada por la
cadena vaca "").
Fecha vaca Una fecha vaca [designada como Date (0,0,0)] es una fecha que no
contiene mes, da, o ao, y por lo tanto no se imprime. Use una fecha vaca
en frmulas If-Then-Else que pueden regresar una fecha o no.
Por ejemplo, la frmula:
If PageNumber = 1 Then
PrintDate
Else
Date(0,0,0)
Imprime la fecha de impresin en la primera pgina e imprime nada
en las dems pginas.
Ya que la parte Then de la frmula es una fecha (PrintDate), la parte
Else tambin debe ser una fecha, pero una fecha que no se imprime.
Para crear una fecha que no se imprime (vaca) utilice la funcin Date y
los argumentos (0, 0, 0).
Fichas Las fichas se usan en muchos cuadros de dilogo y Asistentes en Seagate
Crystal Reports. Las fichas se asemejan a las fichas en las carpetas de
archivo comunes. Las fichas siempre tienen texto para indicar lo que
usted encontrar en la ficha.
Fila Una fila es el despliegue de datos de un registro nico. Las filas van a lo
ancho de la pgina. En este manual, las palabras fila y registro son usadas
algunas veces en forma anloga. Contraste con columnas.
Frmula Una frmula es una expresin simblica de las manipulaciones que se
realizan sobre ciertos datos antes de que sean impresos en su informe.
Por ejemplo, si su informe va a tener un campo {archivo.VENTAS} y un
campo {archivo.COSTO}, le convendra crear un campo Ganancia Bruta y
definir su valor como {archivo.VENTAS} - {archivo.COSTO}. Es una
frmula sencilla que le dice al programa que reste el valor del campo
{archivo.COSTO} del valor del campo {archivo.VENTAS} y luego
imprima el resultado.
Usted puede utilizar las frmulas para calcular valores numricos,
comparar un valor con otro y seleccionar diferentes acciones basado en la
comparacin, unir mltiples cadenas de texto en una cadena sencilla, y
para otros propsitos. Crear una frmula en Seagate Crystal Reports es
como crear una frmula en su hoja de clculo favorita.
NOTA: El trmino "frmula" en Seagate Crystal Reports es equivalente al
trmino "expresin" en Microsoft Access.
Frmula de
seleccin
Una frmula de seleccin es una frmula que especifica los registros o
grupos de registros que desea incluir en su informe.
Frmula plana Una frmula que no hace referencia a ningn campo de base de datos. Por
ejemplo: 1+1.
Glosario 699
Frmulas
Booleanas
Las frmulas Booleanas son frmulas que devuelven un valor S/No
(VERDADERO/FALSO). Por ejemplo, la frmula Booleana {detalle de
pedidos.CANTIDAD} > 6 compara el valor en el campo {detalle de
pedidos.CANTIDAD} con 6. Si el valor es mayor que 6 devuelve un S; si
es 6 o menor, devuelve un No. Contraste esto con una frmula no-
Booleana como {detalle de pedidos.CANTIDAD} * 6. En este caso el
programa devuelve un nmero, el valor de {detalle de
pedidos.CANTIDAD} multiplicado por 6. Todas las frmulas de
seleccin de registros y grupos deben ser Booleanas.
Frmulas de
formato
condicional
Las frmulas de formato condicional son expresiones que asignan
atributos especficos a objetos o secciones slo bajo ciertos criterios.
Formato
absoluto
Es el formato que siempre se asigna a un objeto. Vea tambin Formato
condicional.
Formato
condicional
Es la habilidad de poder asignar formato a objetos y secciones slo en
ciertas situaciones. Por ejemplo, se puede dar formato condicional a
campos numricos de base de datos para que se muestren en rojo cuando
son negativos.
Fuente de datos Una fuente de datos es una base de datos, tabla, consulta, diccionario o
conjunto de resultados de procedimientos almacenados que provee los
datos para el informe.
Funcin Una funcin es un procedimiento o subrutina integrado, usados para
evaluar, hacer clculos, o transformar datos. Cuando usted especifica una
funcin, Seagate Crystal Reports realiza el conjunto de operaciones
construidas en la funcin sin que usted tenga que especificar cada
operacin por separado. De esta forma, una funcin es una especie de
taquigrafa que hace ms fcil y rpida la creacin de informes.
Seagate Crystal Reports viene con un amplio rango de funciones, y
tambin incluye herramientas que le permiten construir y guardar
funciones adicionales para su propio uso.
Funcin/
frmula de dos
pasadas
Una frmula de dos pasadas es aquella que pasa dos veces por los
datos. El primer paso realiza algn clculo o seleccin y el segundo paso
realiza un clculo o seleccin en la que utiliza el resultado generado en el
primer paso.
Un ejemplo de una frmula de dos pasadas es aquella que calcula las
ventas de cada agente como un porcentaje total de las ventas de la
empresa. El primer paso suma las ventas de cada agente para llegar al
total de las ventas de la empresa. El segundo paso divide las ventas por
agente por la venta total de la empresa y as poder calcular el porcentaje
de ventas totales.
Funciones de
agrupamiento
Una operacin que resume datos (suma, calcula un promedio, identifica
un valor mximo, etc.). El trmino "funciones de agrupamiento" es
frecuentemente asociado con las fuentes de datos SQL.
Galera de
Informes
La Galera de Informes es un cuadro de dilogo especial que aparece
cuando hace clic en el botn NUEVO en la barra de herramientas estndar
o elige el comando NUEVO del men Archivo. La Galera de Informes
sirve como un puerta de acceso a todos los asistentes de creacin de
informes de Seagate Crystal Reports y a la interfaz grfica para
seleccionar el informe y tipo de datos para la creacin de informes
personalizados.
Grupo Un grupo es un conjunto de registros que de alguna manera estn
relacionados uno con otro. Por ejemplo, en una lista de clientes, un grupo
consistira de todos aquellos clientes que viven en la misma Zona postal,
o en la misma Regin. En un informe de ventas, un grupo podra consistir
de todos los pedidos del mismo cliente, o todos los pedidos generados
por un agente de ventas especfico. Seagate Crystal Reports le ofrece una
flexibilidad enorme para agrupar los datos en el informe.
Herramienta de
Importacin de
Documentos
La Herramienta de Importacin de Documentos de Seagate es una
utilidad de conversin que convierte informes de texto ASCII a informes
de Seagate Crystal reports por medio de un sencillo procedimiento de
resalte. Por medio de resaltar las secciones apropiadas en el informe de
texto, usted puede identificar el encabezado y pie del informe, el
encabezado y pie de pgina, los encabezados y pies de grupos, la seccin
de detalles, los campos de base de datos, etc. Usando esta informacin, la
herramienta entonces puede generar un informe de Seagate Crystal
Reports.
HTML El lenguaje utilizado por la Web para publicar pginas web en el Internet
que contengan vnculos a otras pginas.
Incrustar,
Objeto
incrustado
Un objeto incrustado contiene una presentacin del objeto, todos los
datos relativos al objeto e informacin acerca del programa usado para
crearlo. Cuando se modifica el objeto original en el documento del
servidor, nada sucede con el objeto incrustado a menos que usted
actualice especficamente ese objeto.
Glosario 701
Indicador Un indicador es un carcter o grupo de caracteres utilizados para resaltar
o identificar elementos de inters y llamar la atencin de los lectores. Por
ejemplo, en un informe de cuentas por cobrar, la palabra "vencida" podra
ser impresa como un indicador al lado de cada cuenta vencida.
Indice Un ndice es un archivo pequeo que identifica la ubicacin de cada registro
en una base de datos. Ya que un pequeo archivo de ndice puede ser
buscado u ordenado mucho ms rpido que una base de datos grande,
Seagate Crystal Reports utiliza archivos de ndice para acelerar el proceso de
elaboracin de informes. Por ejemplo, en una bsqueda, Seagate Crystal
Reports busca en el ndice la ubicacin correcta del campo. Una vez hallado,
el programa va directamente al campo de base de datos. Semejante
bsqueda soluciona la necesidad de buscar cada campo de cada registro en
una base de datos. Una base de datos puede tener varios ndices, cada uno
basado en un campo (o campos) especfico(s).
Informe Un informe es simplemente una presentacin organizada de datos. Como
una herramienta de administracin, el informe proporciona a la gerencia
de la empresa la perspectiva necesaria para dirigir efectivamente la
organizacin. Seagate Crystal Reports le permite crear fcil y
rpidamente informes administrativos comprensibles, personalizados y
atractivos. Pero, informes en Seagate Crystal Reports tambin se refiere a
facturas, cartas modelo, etiquetas de correo, y otros elementos
relacionados que requieren la organizacin y produccin de datos.
Lenguaje de
frmulas
El lenguaje de frmulas es un potente lenguaje de programacin, fcil de
usar, diseado para crear frmulas.
Lneas gua Las lneas gua son lneas que no se imprimen y que son usadas para
mover, alinear y cambiar de tamao, con precisin, objetos. Las lneas
gua le permiten trabajar en un ambiente de modo libre (sin cuadrcula) y
an tener control absoluto sobre la colocacin de objetos en su informe.
Marco de objeto Un marco de objeto es un cursor rectangular que aparece como una ayuda
para ubicar campos y frmulas en el informe. Una vez que ha seleccionado
un campo o creado una frmula, aparece el marco del objeto. Cuando
mueve el marco a la posicin en donde quiere la frmula o campo y hace
clic, el programa inserta el elemento en el punto especificado.
Matriz Una matriz es un grupo de valores, separados por comas. Las matrices se
usan con una variedad de funcin de Seagate Crystal Reports: Promedio
([matriz]), Mximo ([matriz]), etc. En estas funciones, la matriz es el
argumento para la funcin. La funcin trabaja sobre los elementos en la
matriz. Los elementos en una matriz pueden ser constantes, campos de
datos o resultados de frmulas.
Men contextual Men dinmico disponible en las fichas Diseo y Vista Previa. Puede
tener acceso al men contextual seleccionando un objeto y haciendo clic
con el botn derecho.
Microsoft
Foundation Class
(MFC)
Una interfaz de programacin orientada hacia el objeto, que encapsula
muchas llamadas de funciones relacionadas en un objeto.
Modo libre Modo libre implica que la ubicacin de objetos no est limitada a
cuadrculas (verticales u horizontales).
Muestra Una muestra, como se usa en estadstica, es un subconjunto de una
poblacin utilizado para representar toda la poblacin. A menudo, los
investigadores no tienen la opcin de analizar toda una poblacin antes
de formular conclusiones basadas en sus pruebas. En tales casos, se usa
una muestra para representar el todo.
Por ejemplo, a menudo, las encuestas polticas preelectorales estn
basadas en las preguntas a cuatrocientas o quinientas personas. De las
respuestas de esta muestra, se puede hacer predicciones sobre cmo
votar toda la nacin.
Nivel mnimo de
confianza
Es el porcentaje (C) que se usa cuando la herramienta de Importacin de
Documentos de Seagate convierte un informe. Si menos del porcentaje C
de los campos estn localizados correctamente, la conversin fallar.
Nulo Nulo significa que no hay un valor dentro de un campo de base de datos
para un registro dado. No significa cero porque cero es un valor.
Nmero vaco Un nmero vaco [designado como cero (0)] es un valor de campo
impreso por lo general cuando un valor no cumple con una condicin
especfica en una frmula If-Then-Else numrica. Utilice un nmero vaco
para especificar que se imprima 0. Por ejemplo, en la frmula:
If {archivo.CAMPO} = 3.5 Then
{archivo.CAMPO}
Else
0
Usted est especificando que el promedio de notas numrico sea impreso
(Then) si el promedio de notas es 3.5 o mayor. Usted est usando el
nmero vaco 0 para indicar que 0 sea impreso (Else) si el promedio de
notas es menor que 3.5. Frecuentemente un usuario da formato el campo
que contenga esta frmula para ser suprimido si es 0. En otras palabras,
nada se imprime en el caso de un valor cero.
Glosario 703
Numricos Datos numricos son datos en los que se puede efectuar operaciones
aritmticas. La designacin numrica se refiere a la manera en que los
datos son manejados por Seagate Crystal Reports y programas de base de
datos, no la manera como usted ve los datos.
Por ejemplo, un nmero de serie 12345 se ve numrico, esto es, cada
carcter es un nmero. Pero un nmero de serie no es la clase de datos
sobre los cuales usted puede efectuar operaciones aritmticas as que
probablemente almacenara un nmero de serie como texto en lugar de
como datos numricos.
Numrico es uno de varios tipos de datos. Los programas de base de
datos requieren que designe un tipo de datos cuando crea un campo para
utilizarlo en una base de datos. El tipo de datos que usted selecciona
determina las reglas que sigue el programa cuando trabaja con los valores
almacenados en ese campo.
ODBC ODBC significa Open Database Connectivity (Conectividad Abierta de
Base de Datos). Esta es una interfaz que permite a los programas
recuperar datos en los sistemas de administracin de datos utilizando
SQL para tener acceso a tales datos. La interfaz permite a un programador
desarrollar, compilar, y enviar programas sin especificar sistemas
especficos de administracin de base de datos. Tambin se la llama
interoperabilidad.
Objeto Un objeto es uno de varias clases de elementos de informe que
generalmente contiene datos y tiene propiedades especficas que definen
su comportamiento o presentacin. Seagate Crystal Reports utiliza las
siguientes clases de objetos:
G objetos de campo
G objetos de texto
G objetos de tablas cruzadas
G objetos grficos
G objetos de subinforme
G objetos de imagen
G objetos OLE
Cada uno de estos objetos pueden ser formateados individualmente,
movidos, cambiados de tamao, duplicados, etc.
Objeto de texto Un objeto de texto es un objeto especializado que puede contener texto,
campos de base de datos y campos de frmula. Contiene su propio mini
procesador de palabras que puede ser utilizado en cualquier funcin,
desde agregar una etiqueta hasta crear un documento completo.
Objeto OLE
esttico
Un objeto OLE esttico es la imagen de un objeto que queda almacenada
en un documento cuando se guarda. La imagen puede ser mostrada o
impresa por un usuario que no tenga el programa en la cual fue creado el
objeto original. Sin embargo, el objeto no puede ser editado in situ, sin
convertirlo primero a un tipo de objeto editable. Los objetos OLE estticos
ofrecen un mejor rendimiento e impresin en lnea que otros bitmaps
estndar.
Objeto
vinculado
Un objeto vinculado contiene una presentacin del objeto y un puntero
dirigido a una parte definida del documento en el servidor. Cuando usted
modifica el objeto original en el documento servidor, el vnculo asegura
que el objeto en su informe es automticamente modificado tambin.
Asimismo, si modifica el objeto en el documento contenedor el archivo
original del objeto tambin es modificado.
OLE OLE es un acrnimo para Object Linking & Embedding, (Vinculamiento
e Incrustacin de Objetos). Se refiere a la capacidad de crear informes
compuestos, esto es, informes que contienen elementos de otros
programas y que pueden ser editados utilizando el programa original.
Operadores Operadores son smbolos especiales que describen una operacin o una
accin que ocurre entre dos o ms valores.
Por ejemplo, el smbolo / es un operador que significa dividir. A / B
significa divida A entre B. Seagate Crystal Reports lee los operadores en
una frmula y realiza las acciones especificadas. Seagate Crystal Reports
contiene operadores aritmticos, de cadena, de comparacin, Booleanos,
de conversin, de fecha, y de rango entre otros.
Orden de
precedencia
El orden de precedencia es un conjunto de reglas que determina el orden
en el cual se efectan las operaciones aritmticas en una frmula que
involucra mltiples operaciones aritmticas. La multiplicacin (*) y
divisin (/) se hacen primero (operaciones de primer orden), seguidas
por la suma (+) y resta (-) (operaciones de segundo orden). Cuando hay
mltiples operaciones incluyendo el mismo orden, el orden de
precedencia dicta que las operaciones sean realizadas de izquierda a
derecha. Si necesita alterar el orden normal, puede utilizar un parntesis.
Ordenar Ordenar es un mtodo para organizar la ubicacin en el cual aparecen los
datos en su informe. Seagate Crystal Reports tiene herramientas
excepcionales para ordenar los datos de su informe.
Glosario 705
Ordenar y
agrupar por
campo
Ordenar y agrupar por campo es un campo que provoca la impresin de
un subtotal (o un valor de campo de grupo) cada vez que su propio valor
cambia.
Por ejemplo, usted puede tener un informe de clientes que contiene los
campos {cliente.ID DEL CLIENTE} y {pedidos.MONTO DEL PEDIDO}.
Si desea subtotalizar por cliente (totalizar los pedidos por cada cliente),
haga clic en el campo {pedidos.MONTO DEL PEDIDO} como el campo
para subtotalizar y haga clic en el campo {cliente.ID DEL CLIENTE} como
ordenar y agrupar por campo. Seagate Crystal Reports ordena los datos
por cliente, de manera que todos los pedidos del mismo cliente estn
agrupados juntos. Entonces, cada vez que cambia el valor en el campo
{cliente.ID DEL CLIENTE} (cuando cambia de un cliente a otro diferente),
Seagate Crystal Reports imprime un subtotal de los valores en el campo
{pedidos.MONTO DEL PEDIDO} (un total de pedidos para el cliente
individual). Tambin puede ordenar y agrupar por campos para producir
resmenes. Vea Ordenamiento, Agrupamiento y Totalizacin, pgina 263.
Pasar a travs
SQL
La capacidad de hacer que el Servidor SQL procese el criterio de
recuperacin de datos y as devolver el conjunto de resultados ms
pequeo posible a Seagate Crystal Reports para su procesamiento final.
Cuando el procesamiento puede ser pasado al servidor, la elaboracin de
informes se hace ms eficiente y a la vez se minimiza el trfico de red.
Pegar Pegar significa recuperar y ubicar datos desde el Portapapeles, dentro de
un informe o frmula. Los datos pueden haberse obtenido del mismo
informe o frmula o desde uno diferente.
Pie de grupo Un Pie de grupo es una seccin creada por el programa cada vez que
usted inserta un grupo, un resumen, o un subtotal. La seccin Pie de
grupo es utilizada tpicamente para mostrar el resumen o subtotal.
Pie de informe La seccin Pie de informe es la ltima seccin de su informe en la ficha
Diseo. Usted puede poner un resumen en esta seccin, para que slo
aparezca en la ltima pgina de su informe.
Pie de pgina Un pie de pgina es texto que aparece al final de una pgina del informe.
El texto del pie de pgina a menudo incluye los nmeros de pgina y
algunas veces otra informacin que describe o identifica el informe.
Seagate Crystal Reports le da la opcin de imprimir el pie de pgina en
todas las pginas o slo en pginas seleccionadas de su informe.
Plantilla Una plantilla es una copia de un informe usado como el punto de inicio
para la creacin de un nuevo informe. Cuando se utiliza una plantilla, no
se altera el informe original.
Poblacin Una poblacin es el conjunto total de valores que pudieran ser analizados
estadsticamente, en contraste a una muestra que es un subconjunto de la
poblacin. Una poblacin no necesariamente se refiere a un grupo de
gente; se puede referir al nmero de automviles producidos en una lnea
de montaje o al nmero de empresas constructoras licitando un proyecto.
Por ejemplo, un agente de inmobiliaria podra vender 20 casas en un ao.
La poblacin de casas vendidas por esa persona en ese ao es 20.
Predeterminado Predeterminado es una respuesta de datos cargada con anterioridad para
una solicitud del software. Es la respuesta que la computadora acepta
automticamente si usted no ingresa datos diferentes.
Procesamiento
del lado del
servidor
El Procesamiento del lado del servidor es una caracterstica con la cual
usted puede configurar informes que ejecutan la mayor parte de su
procesamiento en el servidor. Estos informes solamente mandan los
datos pertinentes a su computadora, ahorrndole as tiempo y memoria.
Programa
contenedor OLE
Un programa contenedor OLE es un programa que puede contener y
procesar objetos OLE creados en cualquier programa (como Paint o
Paintbrush, etc.). Seagate Crystal Reports es un programa contenedor.
Programa
servidor OLE
Un programa servidor OLE es un programa que crea y ubica objetos OLE
en documentos creados por programas contenedor. Seagate Crystal
Reports es un programa contenedor; por lo que Microsoft Word y Excel
son ejemplos de programas servidor.
Propiedad de
ajustar
Ajustar es una propiedad "magntica" que atrae objetos cercanos. Seagate
Crystal Reports usa dos recursos que tienen la propiedad de ajustar:
Lneas gua y Cuadrcula. Siempre que un objeto es movido cerca de una
lnea gua o una coordenada de cuadrcula, el programa lo ajusta a la
posicin para ubicacin y alineacin precisas.
Propiedades
condicionales
Realizadas en un objeto slo si la expresin de comparacin regresa
Verdadera.
El valor 5 es una constante; el valor del campo Cantidad (que algunas
veces puede ser 5, algunas veces puede ser un nmero diferente) es un
valor variable. Por ejemplo, en la frmula para convertir libras a onzas
Onzas = Libras * 16, 16 es una constante mientras que Onzas y Libras
son variables. En la frmula Hoy - 1 de Enero de 1900, 1 de Enero, 1900,
es una constante, mientras que Hoy es una variable que cambia siempre
que la fecha actual cambia. En Seagate Crystal Reports, las constantes
pueden ser nmeros, cadenas de texto, fechas, cantidades en dlares,
hora, fecha/hora, o el resultado de una frmula que en s misma no
contiene variables (por ejemplo, 14-9).
Glosario 707
Propiedades fijas Propiedades que siempre sern realizadas en el objeto.
Propiedades Propiedades son cualidades que definen la apariencia o accin de un
objeto o una seccin. Hay dos clases de propiedades en Seagate Crystal
Reports:
1. Activar/Desactivar
Una propiedad que solo puede ser activada o desactivada.
2. Atributo
Una propiedad para la que usted tiene que suplir un valor.
Proteccin para
divisin por cero
Las computadoras personales no permiten dividir un nmero por cero.
Si lo intenta, obtendr un mensaje de error del sistema. Para protejerlo de
un error del sistema, el programa rehusa imprimir un informe que
contenga una frmula que divida un valor por cero.
Punta de flecha Smbolo para mostrar que un campo est indexado.
Punto de
insercin
El punto de insercin es una lnea vertical que indica el punto en el cual
Seagate Crystal Reports insertar cualquier texto que usted escriba.
Establece el punto de insercin al mover el cursor I a la posicin
deseada para insertar texto y hacer clic. Cuando escribe por primera vez
en una seccin de la ficha Diseo, el programa fija el punto de insercin a
la izquierda de la seccin del texto, sin importar donde haya hecho clic
con el cursor I.
Rango Un rango es un conjunto de valores que caen dentro de un cierto lmite e
incluyen un lmite superior e inferior definidos. Por ejemplo, el rango 10
a 20 incluye 10, 20, y todos los nmeros que caen entre medio. Tambin,
el rango 1ro. de Enero de 1991 al 30 de Enero de 1991, incluye el 1ro. de
Enero, el 30 de Enero, y todas las fechas que caen entre stos. En Seagate
Crystal Reports, un rango puede consistir de nmeros, cantidades en
dlares, o fechas.
Registro En una base de datos, un registro es una unidad completa de informacin
relacionada, una carpeta de archivo electrnico que contiene todos los
datos sobre una entidad dada. Cada registro contiene uno o ms campos
que contienen los datos especficos de inters. En una base de datos de
clientes, por ejemplo, un registro almacenara todos los datos sobre un
solo cliente. En una base de datos de inventario, un registro almacenara
todos los datos sobre un solo artculo de inventario. Los datos de un
registro individual son mostrados o impresos como una fila de datos en
un informe de columnas.
Regla La regla proporciona una referencia visual para ubicar y cambiar de
tamao campos, grficos, lneas, cuadros, y bitmaps. Los incrementos en
la regla estn basados en su configuracin de medicin en la seccin
Internacional del panel de control de Windows. La regla tambin permite
cambiar los mrgenes de pgina mientras que al mismo tiempo, ve el
resultado de los cambios introducidos al informe mismo.
La regla es visible tanto en la ficha Diseo como en la Ficha Vista Previa
cuando sus respectivos cuadros de verificacin estn activados en el
cuadro de dilogo Opciones.
Regresar La palabra "regresar" o "retornar" se refiere al resultado de una funcin,
una operacin, o una frmula. Por ejemplo:
G Cuando usa una funcin, sta realiza un clculo o manipulacin
que resulta en un cambio de datos de algn tipo. Los datos que
resultan son los que la funcin regresa. Por ejemplo, Average(1, 2,
3, 4, 5) regresa el promedio del arreglo de la matriz 1, 2, 3, 4, 5.
Truncate (1.2345) regresa la parte entera (nmero completo) del
nmero 1.2345.
G Cuando utiliza un operador, el resultado de la operacin usando
ese operador es lo que regresa la operacin. Por ejemplo, 5*6 es
igual a 30. Se puede decir que la operacin 5*6, regresa 30.
Tambin, la operacin 100<200 compara los dos valores y regresa
Verdadero; 200<100 compara los dos valores y regresa Falso.
G Cuando se utiliza una frmula que contiene funciones u
operadores, cada funcin u operacin dentro de la frmula regresa
un resultado, pero la frmula total tambin regresa un resultado.
Cuando se habla de una frmula, es el resultado de la frmula lo
que interesa, no el resultado de las funciones u operaciones
individuales. Por ejemplo, en la frmula siguiente:
If {archivo.CANTIDAD} < {archivo.MONTO DE
REORDEN} Then
"Reordenar "
Else
" "
Una operacin interna compara el valor del campo
{archivo.CANTIDAD} con el valor del campo {archivo.MONTO
DE REORDEN}. Si {archivo.CANTIDAD} es menor que
{archivo.MONTO DE REORDEN}, esa operacin individual
regresa el valor Verdadero, pero eso no es lo que la frmula en su
totalidad regresa. La frmula regresa el indicador "Reordenar"
cuando la operacin regresa internamente el valor Verdadero.
Glosario 709
Resumen Un resumen es el valor generado como resultado de una evaluacin, una
cuenta, o un clculo realizado sobre los datos de un solo grupo.
En un promedio de grupo, Seagate Crystal Reports promedia los valores
en un grupo de registros; en una cuenta de grupo, cuenta los valores en
un grupo de registros, y as sucesivamente. Los valores de resumen son
importantes herramientas para la creacin de informes excepcionales.
Seccin Una seccin es una parte del entorno de diseo del informe. El programa
divide el entorno de diseo en varias secciones, cada una de las cuales
tiene diferentes caractersticas de impresin. Usted pone objetos en las
diversas secciones para construir su informe.
Seccin Detalles La seccin Detalles de un informe es la parte principal del informe. Usted
estructura el informe en esta seccin insertando campos de datos,
frmulas y otros elementos del informe.
Seleccionar G Con respecto a un elemento del informe (campo de datos, frmula,
etc.), seleccionar significa apuntar al elemento y hacer clic para
elegirlo como el objeto de la prxima seleccin de men.
G Con respecto a texto, seleccionar significa resaltar el texto
arrastrando el cursor I sobre ste.
G Con respecto a registros, seleccionar significa identificar y elegir
aquellos registros de inters mientras se descartan otros.
G Con respecto a grupos, seleccionar significa identificar y elegir
aquellos grupos de inters mientras se descartan otros.
Sintaxis Sintaxis, en Seagate Crystal Reports, es un conjunto de reglas que
especifican la manera adecuada para usar las funciones y operadores en
las frmulas.
Sintaxis de
Frmula
La sintaxis de frmula es el conjunto de reglas gramaticales que necesita
seguir cuando crea frmulas utilizando el lenguaje de frmulas.
Smart Processing
Cache
El Servidor de Crystal Web Report almacena los informes solicitados en
el directorio Smart Processing Cache (Cach de procesamiento
inteligente). Cuando un usuario solicita un informe con un explorador
web, el informe se genera y almacena en la memoria cach. Si otro usuario
solicita el mismo informe, el Servidor de Crystal Web Report recupera el
informe del cach en lugar de generarlo nuevamente.
El Servidor de Crystal Web Report invalida informes cach que no se
han usado por largo tiempo. Limpiezas peridicas de la memoria cach
para eliminar archivos deja espacio disponible para informes ms
recientes o de uso ms frecuente. El proceso de almacenar informes de
uso frecuente en la memoria cach y eliminar los que no se usan,
posibilita el uso eficiente del servidor web y los recursos de la red,
reduciendo el trfico en la red y la generacin repetida de informes.
Solicitud Una solicitud es un conjunto de criterios que especifican el subconjunto
de datos que desea usar en su informe. Por ejemplo, si desea que su
informe slo contenga datos de California, se puede crear una solicitud
de seleccin de registros que slo recupere registros de California para su
informe. Usted crea solicitudes de seleccin de registros y grupos
utilizando el Asistente de Seleccin.
SQL SQL es un acrnimo para Structured Query Language (Lenguaje
Estructurado de Consultas); un sistema para administrar, organizar y
recuperar datos almacenados en una base de datos de computadora. El
Lenguaje Estructurado de Consultas es un lenguaje de computadora que
permite interactuar con un tipo especfico de base de datos llamada base
de datos relacional.
Subcadena Una subcadena es simplemente una parte de una cadena ms grande.
"Columbia" es una subcadena de la cadena "British Columbia," "1040" es
una subcadena del nmero de cliente "B-1040-0032456," y "B" es una
subcadena de la cadena "Presidente Bill Clinton".
Subinformes Un subinforme es un informe dentro de un informe. Tiene todas las
caractersticas de un informe con una excepcin: no puede incluir un
subinforme. Los subinformes pueden ser de categora libre o pueden
estar vinculados a los datos en el informe principal. Seagate Crystal
Reports le permite insertar tantos informes como desee.
Subinforme
fuera de lugar
Es un subinforme que permanece oculto, o "fuera de lugar", cuando usted
ve el informe, y un marco de objeto aparece en su lugar. Usted puede
traspasar en el marco para ver los datos del subinforme.
Subtotal Un subtotal es un total parcial, un total de un grupo de datos limitado y
especfico en un campo. Por ejemplo, dado los siguientes datos:
1, 2, 3, 4, 5, 6, 7
un subtotal despus del 3 produce el valor 6 (1 + 2 + 3). Un segundo
subtotal despus del 6 produce el valor 15 (4 + 5 + 6).
Un subtotal es la suma de todos los valores de un campo, de todos los
registros en un grupo. En un informe de ventas, por ejemplo, si
subtotaliza la cantidad ordenada por representante de ventas, Seagate
Crystal Reports junta todos los registros que pertenecen a un
determinado representante de ventas y totaliza las cantidades ordenadas
de todos los registros.
Glosario 711
Subyacer Es la posibilidad de imprimir un objeto (un bitmap, un grfico, etc.) por
debajo de secciones posteriores a la seccin en que fue ubicado. Por
ejemplo, puede poner un bitmap en una seccin, formatear la seccin
para que aparezca en las siguientes secciones y entonces agrandar el
bitmap para que aparezca como fondo en toda la pgina de su informe.
Tablas cruzadas Tablas cruzadas son informes que resumen datos y luego presentan los
resmenes en un formato compacto de filas y columnas que facilita el
hacer comparaciones e identificar tendencias.
Tiempo de
evaluacin
El tiempo de evaluacin se refiere al tiempo en el proceso de elaboracin
de informes en que se evala una frmula. Tres funciones de tiempos de
evaluacin son:
1. BeforeReadingRecords
2. WhileReadingRecords
3. WhilePrintingRecords
Para una explicacin completa de los Tiempos de evaluacin, vea
Frmulas Avanzadas, pgina 337.
Tipos de datos Un tipo de datos es una clasificacin de los datos que aparecen en un campo
o frmula. Cada parte de dato utilizado en un informe o frmula viene de
uno de los siguientes tipos de datos: texto, moneda, nmero, fecha, fecha/
hora, hora o Booleano (VERDADERO/FALSO). Es importante entender los
tipos de datos porque cada funcin y operador trabaja slo con un nmero
limitado de tipos de datos (a menudo uno solo). Para algunos operadores (+
y - por ejemplo), el programa utiliza un conjunto diferente de reglas de
clculo para un tipo de datos de los que utiliza para otro.
Total Un total es una suma de valores. Los Subtotales y Totales generales son
diferentes variantes de totales.
Total general Un total general es el resumen de todos los valores en una columna para
el informe completo.
Totales
acumulados
Los totales acumulados por lo general son totales mostrados de registro
en registro. Totalizan todos los registros (en el informe, en el grupo, y
dems) hasta e incluyendo el ltimo registro. Por ejemplo, si sus primeros
tres registros tienen los valores de 2, 4, y 6, los totales acumulados para
cada uno de los tres registros seran 2, 6 y 12, respectivamente.
Truncar Truncar significa cortar o eliminar todos los datos que vienen despus de
un punto decimal. Por lo tanto si trunca 1.2345 obtiene el valor 1. Si trunca
el valor 1.9999 tambin se obtiene el valor 1. Truncar no significa
redondear valores sino simplemente eliminar datos no deseados.
Uno a varios Uno a varios se refiere a una situacin que ocurre en bases de datos
vinculadas en las cuales un registro en una base de datos puede ser
cotejada con muchos registros en otra base de datos. Un ejemplo de un
vnculo Uno a varios ocurrira al vincular una tabla de clientes a una tabla
de pedidos. En tal caso, para cada cliente en la base de datos principal,
habra tpicamente muchos pedidos en la segunda base de datos (de
bsqueda).
Valor Un valor es un dato que se encuentra en un campo. En un campo llamado
{cliente.NOMBRE DE CONTACTO}, por ejemplo, Juan o Mara podran
ser el valor. En un campo llamado {pedidos.MONTO DEL PEDIDO },
1234.55 o $200 podran ser el valor.
Valor de Campo Vea definicin de Valor.
Variancia Variancia es el cuadrado de la desviacin estndar. Es una medida de la
cantidad por la cual todos los valores dentro de un grupo varan del valor
del trmino medio (promedio) dentro de un grupo. Es una prueba
estadstica que puede ser utilizada para evaluar la variabilidad dentro de
un grupo de valores (por ejemplo, la cantidad presupuestada por cada
uno de los postores en un proyecto de construccin).
La variancia (en oposicin a Variancia de poblacin) se usa para
proyectar la variancia de toda una poblacin (todos los valores)
basndose en pequeas muestras de esa poblacin. Por ejemplo, dentro
de un pequeo nmero de postores en un proyecto de construccin,
Quizs usted quiera proyectar la variancia para todos los postores
basndose en la muestra ya tomada. O basndose en los montos de ventas
de los tres primeros meses del ao, quizs usted quiera proyectar la
variancia de los pedidos para todo el ao (incluyendo los nueve meses
que faltan).
NOTA: Estas comparaciones son simplemente un uso tpico. En la
prctica, algunos usuarios prefieren clculos basados en valores N
(PopulationVariance) mientras que otros prefieren un clculo basado en
valores N-1 (Variance). Ambas formas de variancia estn en el programa.
Para una mejor explicacin sobre como usar la variancia, consulte
cualquier texto adecuado de estadstica.
Variancia de
poblacin
La variancia de poblacin es el cuadrado de la desviacin estndar de la
poblacin. Es una medida de la cantidad en que los valores en toda una
poblacin varan del valor promedio para esa poblacin.
La variancia de poblacin se usa tpicamente cuando todos los valores
estn siendo evaluados en lugar de una muestra de esos valores
solamente (Variancia).
Glosario 713
NOTA: Esta comparacin simplemente sugiere un uso tpico. En la
(PopulationVariance) mientras otros prefieren un clculo basado en
valores N-1 (Variance). Ambas formas de variancia estn en el programa.
Verificar En trminos de Seagate Crystal Reports verificar no significa reparar y
compactar la base de datos (archivo MDB) como en Access. Significa
permitir que el informe entienda los cambios hechos a la estructura de la
base de datos (campos y tablas, NO registros).
Vnculo Un vnculo es un campo en comn para dos o ms bases de datos y que
sirve como punto de conexin entre esas bases de datos. Seagate Crystal
Reports usa el vnculo para hacer coincidir los registros de una base de
datos con aquellos de otra(s). Por ejemplo, si cada una de las bases de
datos contiene un campo de nmero de cliente (aunque los campos
pudieran tener nombres diferentes), Seagate Crystal Reports puede
utilizar esos campos para conectar electrnicamente todos los registros en
una base de datos con los correspondientes registros en la(s) otra(s).
Cuando usted crea un solo informe basado en mltiples bases de datos,
el vnculo asegura que todos los datos en cada fila de ese informe se
refieran al mismo cliente (transaccin, factura, etc.).
NOTA: El trmino "vnculo" en Seagate Crystal Reports es equivalente al
trmino "relacin" en Microsoft Access.
Indice-1
I N D I C E
A
a la orden
subinformes....................... 460
acceso
bases de datos Essbase....... 196
acceso directo
archivos de base
de datos ........................... 621
Access
bases de datos ................... 627
consultas de ...................... 588
consultas de parmetro...... 593
motor Jet............................ 627
MS Access ......................... 645
ACT!
base de datos............. 612, 633
ActiveX
Crystal SQL Designer........... 22
actividades
deshacer y rehacer .............. 85
actualizacin
la ubicacin de
un servidor Essbase.......... 195
adicin
de lneas en blanco
condicionalmente............ 224
espacios en blanco
entre lneas ...................... 235
adicin de un campo a un informe
de MetaCube de
tablas cruzadas ................... 207
adicin de una frmula a un
informe de MetaCube ......... 208
adicin espacio en blanco
al ajustar............................ 236
agregar
campos.............................. 168
un resumen de informacin
al informe ........................ 128
un ttulo de pgina
al informe ........................ 127
agregar uno nuevo ................... 537
agrupamiento................... 263, 267
basndose en la
primera letra .................... 293
de datos............................. 277
de datos en intervalos........ 296
funciones de...................... 513
introduccin...................... 264
agrupar
tutoriales ........................... 179
agrupar registros....................... 109
ajustar
tamao del campo............. 168
alias ................................. 547, 548
aplicacin
filtros a un informe
de MetaCube....................206
aplicacin de un filtro a un
informe de MetaCube..........206
apoyo tcnico.......................9, 666
correo....................................9
correo electrnico..........9, 667
en el web...........................666
en lnea..............................666
fax .................................9, 668
internet ..................................9
por telfono .......................668
sitio web............................666
telfono .................................9
web .......................................9
rbol de campos.......................322
rbol de funciones....................322
rbol de grupos ..........................68
rbol de operadores..................323
Arbor Essbase
acceso eficiente a
bases de datos ..................196
actualizacin de la ubicacin
de un servidor ..................195
bases de datos grandes.......197
definicin del informe........192
guardar informes sin
el esquema.......................194
informes independientes
del servidor ......................194
optimacin del
programa..........................197
seguridad de la
base de datos ...................191
archivo de datos
adicin de..........................527
archivos
datos de acceso
directo..............................621
de datos .............................104
archivos de datos
vinculacin a .....................556
reas
de impresin........................64
de la ficha Diseo................63
Detalles ...............................63
encabezado de grupo ..........63
encabezado de pgina .........63
encabezado del informe.......63
identificacin y manejo .......66
MANOS A LA OBRA............86
pie de grupo ........................63
pie de pgina .......................63
arrastrar y ubicar
objetos OLE .......................441
ASCII
texto.................................. 468
Asistente
de Diccionarios ................. 529
de Distribucin
de Informes........................ 54
de Estilo............................... 54
de Grficos.................. 23, 408
de Mapas............................. 22
de Resalte............................ 25
de Vnculo Visual .............. 561
Asistente de Mapas .......... 414, 415
edicin de mapas .............. 426
Asistente de Resalte ................. 240
formato condicional .......... 239
prioridades de resalte ........ 241
Asistente de Seccin
eliminacin del espacio
en blanco......................... 236
Asistente de Seleccin ............. 248
configuracin de la seleccin
de grupos......................... 257
de registros ...................... 256
configuracin
de registros ...................... 244
interaccin con el
Editor de Frmulas ........... 247
atributo
propiedades de.................. 228
atributo condicional
propiedades de.................. 230
ayuda................................... 9, 666
ayuda en lnea....................... 6
datos de muestra ................. 38
documentos de Seagate
Crystal Reports..................... 5
en lnea ............................... 37
glosario ............................... 36
internet.................................. 9
libros en lnea...................... 37
telfono............................. 668
XTREME.MDB ..................... 38
Ayuda en lnea
copiar frmulas de............. 334
B
barra
de estado............................. 56
de herramientas estndar..... 50
de menes........................... 47
barra de estado .......................... 56
barra de formato ........................ 52
botn Alinear a
la derecha.......................... 53
Indice-2
botn Alinear a
la izquierda........................52
botn Alinear al centro........53
botn Arbol de grupos .........53
botn Barra de herramientas
suplementaria ....................53
botn Cursiva ......................52
botn Disminuir tamao
de la fuente........................52
botn Incrementar ...............52
botn Mover punto decimal
a la derecha .......................53
botn Mover punto decimal
a la izquierda.....................53
botn Negrita ......................52
botn Separador
de miles .............................53
botn Signo de moneda.......53
botn Signo
de porcentaje.....................53
botn Subrayar ....................52
mover y ajustar ....................77
barra de herramientas
de Anlisis...........................55
botn Aumentar...................55
botn Centar mapa..............55
botn Control de capas........55
botn Panomarama .............55
botn Personalizar mapa .....55
botn Reducir......................55
botn Traspasar ...................55
de estado.............................56
mover y ajustar ....................77
suplementaria ......................53
barra de herramientas estndar
botn Abrir ..........................50
botn Activar Asistente
de Informes ........................51
botn Actualizar ..................51
botn Ayuda de contexto
sensible..............................52
botn Buscar registro...........52
botn Copiar .......................51
botn Cortar ........................51
botn Deshacer ...................51
botn Editar .........................51
botn Establecer criterios
de seleccin.......................51
botn Establecer factor
de aumento........................52
botn Establecer
ordenamiento.....................51
botn Exportar .....................50
botn Guardar .....................50
botn Imprimir ....................50
botn Insertar base
de datos............................. 51
botn Insertar grfico .......... 51
botn Insertar mapa ............ 51
botn Insertar objeto
de texto ............................. 51
botn Insertar resumen........ 51
botn Nuevo....................... 50
botn Pegar......................... 51
botn Rehacer..................... 51
botn Vista Previa ............... 50
barra de herramientas
suplementaria
botn Asistente de Distribucin
de Informes ....................... 54
botn Asistente de Estilo ..... 54
botn Buscar los
N registros ......................... 54
botn Compilar ................... 54
botn Definir vnculos ........ 54
botn Editor de Formato...... 54
botn Insertar cuadro.......... 54
botn Insertar grupo............ 54
botn Insertar imagen ......... 54
botn Insertar lnea ............. 54
botn Insertar
subinforme ........................ 54
botn Insertar
tablas cruzadas.................. 54
botn Organizar.................. 54
barra de menes ........................ 47
men Analizador ................ 49
men Archivo ..................... 47
men Ayuda ....................... 49
men Base de datos ............ 48
men Edicin...................... 47
men Formato..................... 48
men Informe ..................... 49
men Insertar ...................... 48
men Ventana..................... 49
men Vista.......................... 48
barras
del Editor de Frmulas ...... 318
bases de datos
ACT! ......................... 612, 633
alias .......................... 547, 548
Btrieve .............................. 630
consultas........................... 106
dBase,FoxPro,Clipper ........ 624
diccionarios .............. 105, 525
formatos de ....................... 624
Hyperion Essbase .............. 637
INFORMIX........................ 647
insertar campos de ............ 115
introduccin a................... 546
Lotus Notes ....................... 652
Microsoft Exchange ........... 631
MS Access ................. 627, 645
optimacin del
programa ......................... 197
Oracle 7 ............................ 634
Paradox ............................. 625
Registro de Eventos NT...... 638
relacional .......................... 546
seguridad de Arbor
Essbase............................. 191
seleccin para usar ............ 162
SQL ........................... 574, 647
SQL/ODBC........................ 104
Sybase System 10/11 ......... 636
ubicacin de archivos........ 548
usar un campo en un
objeto de texto................. 118
versus subinformes en
situaciones de
uno a varios ..................... 449
Visual FoxPro .................... 652
base de datos SQL
procedimientos
almacenados.................... 606
biblioteca INTERSOLVE
DataDirect .......................... 650
bordes
agregar .............................. 231
en grficos ......................... 410
en mapas ........................... 427
botn
Abrir .................................... 50
Activar Asistente de
Informes............................. 51
Actualizar ............................ 51
Alinear a la derecha............. 53
Alinear a la izquierda .......... 52
Alinear al centro.................. 53
Arbol de grupos ................... 53
Asistente de Distribucin
de Informes ........................ 54
Asistente de Estilo................ 54
Aumentar............................. 55
Ayuda de contexto
sensible.............................. 52
Barra de herramientas
suplementaria .................... 53
Buscar los N registros .......... 54
Buscar registro..................... 52
Centrar mapa....................... 55
Compilar ............................. 54
Control de capas.................. 55
Copiar ................................. 51
Cortar .................................. 51
Cursiva ................................ 52
Definir vnculos ................... 54
Indice-3
Deshacer ............................. 51
Disminuir tamao
de la fuente........................ 52
Editar................................... 51
Editor de Formato................ 54
Establecer criterios
de seleccin....................... 51
Establecer el factor
de aumento........................ 52
Establecer
ordenamiento .................... 51
Exportar............................... 50
Guardar............................... 50
Imprimir .............................. 50
Incrementar fuente .............. 52
Insertar base de datos .......... 51
Insertar cuadro .................... 54
Insertar grfico..................... 51
Insertar grupo ...................... 54
Insertar imagen.................... 54
Insertar lnea........................ 54
Insertar mapa....................... 51
Insertar objeto de texto........ 51
Insertar resumen.................. 51
Insertar subinforme.............. 54
Insertar tablas cruzadas ....... 54
Mover punto decimal
hacia la derecha ................ 53
Mover punto decimal
hacia la izquierda .............. 53
Negrita ................................ 52
Nuevo ................................. 50
Organizar ............................ 54
Panorama............................ 55
Pegar ................................... 51
Personalizar mapa ............... 55
Reducir................................ 55
Rehacer ............................... 51
Separador de miles .............. 53
Signo de moneda................. 53
Signo de porcentaje............. 53
Subrayar .............................. 52
Traspasar ............................. 55
Vista Previa ......................... 50
Btrieve
base de datos..................... 630
C
campo de base de datos en
un objeto de texto............... 118
campo de frmula
vinculacin hacia o
desde un.......................... 458
campos
adicin a una consulta ...... 511
agregar...............................168
agregar a un MetaCubo
de tablas cruzadas............207
ajuste del tamao...............168
asignacin ...........................26
balancear el espacio
entre.................................178
cambio de nombre.............535
colocar en el informe.........107
combinar ...........................170
de enunciado SQL,
creacin...........................116
de frmula .........................108
de ordenamiento................264
de parmetro ...............27, 377
de parmetro,
introduccin.....................378
desactivar truncado de.........86
desbordados ........................74
eliminar .............................178
en frmulas........................328
entender ............................167
girar en un MetaCube
insertar.......................115, 165
insertar en frmulas............322
mltiples,
ordenamiento de ..............274
objetos de ............................74
ordenamiento ....................272
ordenamientos
de mltiples .....................266
ordenamientos
de un solo ........................266
seleccin de.......................168
seleccin para usuarios......531
totales acumulados ............108
valores de ..........................514
valores, de grupo ...............326
ver los nombres .................169
campos de detalles
graficar un .........................404
campos de frmula
grficos de .........................405
campos de parmetro.......377, 378
consideraciones
acerca de .........................379
creacin de........................380
en frmulas........................389
formato condicional...........392
MANOS A LA OBRA..........380
para establecer el criterio
de ordenamiento..............395
para establecer la seleccin
de registros.......................386
para establecer ttulo
del informe ...................... 394
campos especiales ................... 107
insertar .............................. 115
campos resumidos
adicin a tablas
cruzadas .......................... 486
campos resumidos mltiples
tablas cruzadas
creadas con ..................... 491
capas de un mapa.................... 429
caracteres
rango de............................ 353
caracterstica de subyacer
en mapas........................... 427
caractersticas de la
seccin ............................... 137
caractersticas del rea
de impresin......................... 64
carta modelo
imprimir mensajes
condicionales .................. 221
cartas modelo
creando con objetos
de texto............................ 214
celdas de tablas cruzadas
anchura y altura de............ 496
clusulas
DISTINCT.................. 512, 580
FROM....................... 508, 580
GROUP BY ........513, 516, 581
HAVING ........................... 516
ORDER BY ................ 514, 581
SELECT...................... 511, 579
WHERE ..............509, 515, 580
cliente/servidor ........................ 577
arquitectura....................... 575
cdigo del informe................... 189
color
agregar .............................. 231
de fondo, filas o
columnas ......................... 496
colores de fondo para
las lneas ............................. 222
columnas
adicin de columnas
a tablas cruzadas ............. 486
adicin y totalizacin........ 285
color de fondo................... 496
totalizacin ....................... 285
comandos
imagen (OLE)..................... 436
combinacin de campos.......... 170
comentarios
consideraciones
acerca de......................... 327
de frmula......................... 326
Indice-4
cmo combinar
informes no
relacionados ....................455
compilacin
de informes................ 150, 151
informes compilados .........143
conceptos de formato...............226
conceptos en la elaboracin
de informes .........................102
configuracin
datos ODBC ......................596
de la seleccin de grupos
usando el Asistente
de Seleccin ....................257
de la seleccin
de registros.......................256
de vnculos ........................610
verificacin de...................599
consideraciones
de impresin .......................132
consultas.......................... 106, 588
Access ...............................590
adicin de campos ............511
adicin de tablas ...............508
clusua WHERE.................509
clusual HAVING..............516
clusula DISTINCT ............512
clusula FROM..................508
clusula GROUP BY..........513
clusula ORDER BY...........514
clusula SELECT ................511
clusula WHERE................515
creacin de una
desde otra ........................520
Crystal Query
Designer ..........................502
de parmetros Access ........593
nuevas ...............................507
registros
especificados ........... 515, 516
seleccin para
un informe .......................521
uso de................................502
valores nicos....................512
consultas SQL
edicin de .........................611
contenido del informe................94
contextuales
menes................................58
convenciones
de frmulas........................325
corchetes
en frmulas........................329
creaci
diccionario ........................526
creacin
campo de parmetro ......... 380
de campos de.................... 116
de encabezados
dinmicos........................ 306
de grupos
personalizados ................ 268
de pie de pgina ............... 238
de una frmula de seleccin
de registros ...................... 258
encabezados de grupo ...... 305
enunciado SQL ................. 518
frmulas If-Then-Else......... 338
informes de MetaCube ...... 205
mapas ........................419, 422
una consulta desde otra .... 520
criterio de ordenamiento
usando campos
de parmetro................... 395
Crystal Query Designer
archivos de ....................... 653
consultas........................... 502
introduccin ..................... 502
Crystal SQL Designer................. 22
cuadrcula ................................. 72
activar y desactivar
cuadrcula ......................... 83
generacin de
informes OLAP................ 198
cuadrculas OLAP
creacin de mapas en ....... 424
cuadros
agregar .......................232, 233
edicin.............................. 234
cubos OLAP
creacin de mapas ............ 424
graficar.............................. 408
cuerpo del informe .................... 98
fuentes de datos del ............ 99
tipo de datos del ................. 99
cursores ..................................... 59
Ajustar seccin.................... 60
Ayuda ................................. 61
Copiar ................................. 60
de Arrastrar y Colocar ......... 60
de Flecha ............................ 59
de Flecha doble .................. 60
de Mover ............................ 60
de Parar .............................. 60
de Procesamiento................ 59
Dividir ................................ 60
Lpiz................................... 61
Manita ................................ 61
Traspasar........................60, 85
Vincular .............................. 60
D
DAO
consultas ........................... 588
motor DAO....................... 628
Data Access Object (DAO) ...... 628
datos ........................................ 646
agrupados.................. 281, 283
agrupamiento ............ 109, 277
archivo de ......................... 104
archivos de........................ 556
colocar en el informe......... 107
criterio de selccin ............ 176
de ejemplo ........................ 540
edicin de ......................... 108
en el cuerpo del informe...... 99
en mapa ............................ 419
esquemas de mapas........... 414
existentes o calculados ........ 99
Hyperion Essbase............... 189
indicador de edad................ 68
marcar ............................... 100
no vinculables ................... 457
opciones para marcar ........ 100
ordenamiento .................... 109
para graficar ...................... 402
resumen............................. 281
resmenes ......................... 109
resumidos .......................... 513
seleccin de ...................... 110
seleccionando para
un informe ....................... 104
software............................. 577
SQL/ODBC........................ 104
subtotales .......................... 109
subtotalizar........................ 283
tipos de...................... 344, 621
totales generales ................ 109
totalizacin........................ 109
datos agrupamiento
en intervalos........................ 296
datos OLAP
en informes........................ 187
generacin de
informes........................... 198
datos resumidos
traspasar .............................. 85
dBase, FoxPro, Clipper
bases de datos ................... 624
desviacin estndar
opcin de .......................... 416
Detalles...................................... 63
esquema de ....................... 415
diccionarios .............. 536, 537, 540
adicin de datos ................ 527
adicin de grficos ............ 539
Indice-5
adicin de texto
de ayuda.......................... 538
adicin y creacin
de frmulas...................... 533
conversin de archivos...... 542
creacin de un nuevo........ 526
diccionario Crystal
Info Views....................... 655
edicin de ......................... 542
introduccin...................... 524
seleccin de ...................... 543
uso de ............................... 525
direccin de ordenamiento ...... 265
diseador de consultas............. 106
diseo
soluciones para impresin
y distribucin................... 133
diseo del informes.................... 94
bordes de mapas ............... 427
cambio de ttulos............... 430
poner campos de
enunciado SQL................ 108
tamao de la fuente........... 473
ttulos en subinformes........ 461
ubicacin de un mapa....... 418
distribucin...................... 133, 144
de informes
compilados ...................... 151
del informe........................ 143
exportar a carpeta
Exchange ......................... 147
exportar a fuente de
datos ODBC .................... 148
exportar a HTML ............... 147
exportar a Lotus Notes....... 146
exportar a un programa ..... 145
informes compilados ......... 143
lista de detalles para.......... 142
dos informes no
relacionados ....................... 456
E
edicin
de mapas con el
Asistented de Mapas ........ 426
editar datos .............................. 108
Editor de Formato....................... 54
Editor de
Frmulas ........26, 247, 317, 325
barra del ............................ 318
buscar y reemplazar .......... 325
controles ........................... 320
eliminacin
campos.............................. 178
espacios en blanco
entre lneas.......................235
lneas en blanco.................223
en blanco al ajustar .............235
usando el Asistente
de Seccinar ....................236
encabezados
de campo...........................537
de grupo ..............................63
de pgina.............................63
del informe ..........................63
dinmicos ..........................306
estndar .............................305
para grupos
personalizados .................309
encabezado de pgina
insertar en el informe .........126
encabezado del informe
fuentes de informacin ........98
informacin .........................97
insertar...............................126
tipo de datos en el ...............98
encabezados de campo............174
agregar...............................174
cambio de nombre.............535
encabezados de campos
mover dentro
de una lista.......................536
encabezados de grupo..............181
creacin.............................305
encabezados de grupo
dinmicos............................181
encabezados estndar ..............305
enunciado SQL
creacin de........................518
enunciados SQL ......... 25, 108, 116
insertar.................................25
enviar
informes por fax.................150
espacios en blanco
en frmulas
de seleccin.....................358
esquema
de grupos...........................414
de tablas cruzadas .............415
Essbase ..............................192
esquema OLAP
mapas ................................415
esquemas
almacenamiento de............193
guardar informes sin...........194
mapas ................................414
establecimiento de criterios
de seleccin ........................176
evaluacin
de las frmulas .................. 330
Exchange ................................. 147
explorador web
ver informes ...................... 154
exportacin
a carpeta Exchange............ 147
a fuente de datos
ODBC.............................. 148
a HTML............................. 147
a Lotus Notes..................... 146
a un programa................... 145
de informes ....................... 144
exportar a un programa............ 145
F
fax
apoyo tcnico.................... 668
enviar un informe.............. 150
ficha
Anlisis................................ 70
Diseo................................. 62
Vista Previa ......................... 67
ficha Anlisis ...... 70, 402, 419, 428
cambio del estilo
de un mapa...................... 429
ficha Diseo .............................. 62
reas de la........................... 63
combinar secciones....... 86, 89
Detalles ............................... 63
dividir seccin..................... 89
dividir y ajustar
secciones ........................... 89
eliminar seccin.................. 88
eliminar secciones............... 86
encabezado de grupo.......... 63
encabezado de pgina......... 63
encabezado del informe...... 63
insertar seccin ................... 88
MANOS A LA OBRA,
entorno de ......................... 77
mover seccin..................... 88
mover secciones.................. 86
otras funciones .................... 66
pie de grupo........................ 63
pie de pgina....................... 63
secciones del informe........ 164
vista del informe.................. 84
ficha Esquema
activacin del
modo libre......................... 73
propiedades de
la cuadrcula...................... 72
ficha Vista Previa ....................... 67
rbol de grupos ................... 68
Indice-6
indicador de edad
de los datos........................68
subinformes a la orden ......460
vista del informe..................84
vista estndar.......................68
fichas
ficha Anlisis .....................419
filas
adicin a tablas
cruzadas ..........................486
color de fondo...................496
mltiples............................489
filas y columnas
suprimirlas.........................498
filtros
informe de MetaCube........206
formas
preimpresas .......................124
formatear
objetos...............................173
formato
absoluto.............................231
adicin de espacio
en blanco.........................236
agregar bordes ...................231
agregar color .....................231
agregar cuadros ......... 232, 233
agregar lneas ....................232
agregar sombreado ............231
anchura y altura de
tablas cruzadas ................496
barra de...............................52
cambio de mrgenes..........234
condicional .......................229
condicional a objetos ........220
de campos individuales .....497
de objetos..........................173
de varios campos
al mismo tiempo ..............498
editar cuadros....................234
en blanco................. 235, 236
propiedades
condicionales...................229
propiedades
de atributo .......................228
propiedades de atributo
condicional ......................230
tipos de propiedades..........227
utilizando frmulas............341
formato condicional .................238
usando campos
de parmetro....................392
usando el Asistente
de Resalte ................ 239, 240
frmulas .................................. 322
adicin y creacin ............ 533
agregar a un informe
de MetaCube................... 208
asignacin condicional
de valores........................ 349
cambio de nombre............ 535
campos de ........................ 108
comentarios de ................. 326
consideraciones acerca
de comentarios de ........... 327
copiar de Ayuda
en lnea ........................... 334
copiar de un informe
a otro............................... 335
creacin de ....................... 317
cuadro de texto de ............ 324
de seleccin de grupos...... 255
de seleccin de
registros........................... 356
de seleccin de registros
o de grupos ..................... 258
de seleccin,
problemas ....................... 358
declaracin de variable y
enunciado
de asignacin .................. 348
declaracin
de variables ..................... 345
declaracin y asignacin de
valores a variables
mltiple........................... 348
definicin.......................... 312
depuracin........................ 360
eliinacin de ..................... 333
espacios en blanco............ 358
evaluacin de ................... 330
If-Then-Else ....................... 338
If-Then-Else
multicondicionales .......... 340
insertar en su informe........ 331
insertar funciones en ......... 323
insertar operadores en....... 324
insertar texto y nmeros .... 325
lenguaje de ....................... 249
marcadores ....................... 321
maysculas y minscula.... 357
nombre de la variable ....... 346
nmeros en....................... 358
operador de asignacin..... 346
optimacin con
variables.......................... 342
orden de precedencia ....... 330
otras convenciones ........... 325
para formatear texto .......... 341
perfeccionamiento de ....... 356
personalizadas................... 475
plantillas de seleccin
de registros....................... 250
rango de caracteres............ 353
rango de valores ................ 352
requerimientos para
usar variables ................... 343
seleccin de registros......... 255
sintaxis .............. 328, 357, 358
tipo de datos de
variables .......................... 344
uso de campos de
parmetro ........................ 389
uso de matrices.................. 349
uso de rangos .................... 352
uso del lenguaje de............ 245
utilizacin de
variables .................. 341, 343
valor de la variable............ 346
fuentes
en los informes .................. 473
true-type............................ 138
fuentes de datos
introduccin...................... 620
ODBC ............................... 639
SQL, ODBC....................... 529
tipos de uniones ................ 566
fuentes de datos ODBC
cambio der ........................ 604
configuracin .................... 596
desconectar de .................. 604
inicio de sesin.................. 600
verificacin de................... 599
funciones
rbol de............................. 322
de agrupamiento................ 513
de resumen........................ 494
en frmulas........................ 329
insertar en frmulas ........... 323
G
generacin de informes
OLAP .................................. 187
grfico circular......................... 417
grfico de barras ...................... 418
grficos
anlisis .............................. 411
cambio del borde .............. 410
cambio del tamao y
posicin de ...................... 409
datos para.......................... 402
de campo de resumen ....... 403
de resmenes de
tablas cruzadas ................ 407
Indice-7
de un campos
de detalles ....................... 404
de un campos
de frmulas...................... 405
de un cubo OLAP.............. 408
de un subtotal
campo de resumen
graficar un......................... 403
edicin usando el Asistente
de Grficos ...................... 408
edicin usando
PGEditor .......................... 409
eleccin de un tipo de....... 398
ficha Anlisis ....................... 70
insertar como objeto
OLE ................................. 442
introduccin a................... 398
objetos de............................ 74
propiedad de subyacer ...... 410
tipos de ............................. 400
traspasar con ..................... 402
ubicacin de ..................... 402
uso de la ficha Anlisis ...... 402
grupos.............................. 100, 414
rbol de............................... 68
configuracin de
la seleccin...................... 257
frmula de
seleccin ................. 255, 258
N superiores ...................... 249
N Superiores,
N Inferiores...................... 260
N Superiores/
N Inferiores...................... 661
ordenamiento.................... 285
ordenamiento de valores
resumidos ........................ 271
ordenanamiento de registros
dentro de ......................... 279
personalizados,
creacin........................... 268
personalizados,
encabezados para............ 309
plantillas de seleccin ....... 259
posicin de los valores ...... 100
resumen de valores............ 269
seleccin de ...................... 248
seleccin de N Superiores
o N Inferiores................... 260
valores de.......................... 100
valores de campos de ........ 326
guardar informes ...................... 175
gua del usuario ......................... 30
H
Herramienta de Importacin de
Documentos .......... 24, 466, 467
usos ...................................466
HTML.......................................147
Hyperion Essbase
base de datos .....................637
I
If-Then-Else
en frmulas........................338
multicondicionales ............340
imagen
insertar en un informe........119
imgenes ............................74, 440
bmp vinculadas .................440
insertados como
objetos OLE......................436
insertar como
objeto OLE .......................442
objetos OLE
convertidos a....................440
importacin
a travs de la Herramienta
de Importacin
de Documentos................466
impresin .................................133
actualizacin de
controladores ...................142
caractersticas del
rea de ...............................64
consideraciones de ............132
de mensajes condicionales
en carta modelo ...............221
de tablas cruzadas en
varias pginas...................500
impresora
predeterminada ................139
mrgenes especficos .........138
valores Fecha-Hora............339
impresora predeterminada........139
indicador de edad de
los datos ................................68
ndices
tablas .................................550
informe
de MetaCube .....................205
informe de MetaCube...............205
creacin de un informe
informes
adicin de lneas en blanco
condicionalmente ............224
adicin de tablas................601
adicin de tablas
ODBC.............................. 601
agregar campos ................. 168
agregar cuadros ................. 233
agregar encabezados
de campo......................... 174
agregar resumen
de informacin ................ 172
agregar tablas mltiples ..... 113
agregar ttulo ..................... 173
agregar ttulo de pgina..... 127
agregar y eliminar espacios
en blanco entre lneas...... 235
agrupamiento .................... 179
agrupamiento
de datos ................... 109, 277
agrupamiento
de registros ...................... 109
ajustar el tamao
del campo........................ 168
archivo de datos ................ 104
aumentan o reducir
la vista ............................... 84
cambiar mrgenes ............. 234
cambio de bordes
de mapas ......................... 427
cambio de fuente de
datos ODBC .................... 604
cambio del ttulo
del mapa.......................... 430
campos de frmula............ 108
campos de
ordenamiento .................. 264
campos de parmetro........ 394
campos de total
acumulado en.................. 108
campos especiales............. 107
colocacin de campos....... 107
colocacin de datos .......... 107
combinacin ..................... 456
combinar campos.............. 170
cmo combinar,
usando subinformes ......... 455
compilacin ...................... 150
compilados........................ 150
compilar............................ 143
conceptos en la
elaboracin de................. 102
de registros ...................... 244
convertirsin de un informe
de texto ASCII .................. 468
copia de frmulas.............. 335
creacin ............................ 161
creacin de cartas
modelo ............................ 214
Indice-8
creacin de grupos
personalizados .................268
cuerpo del ...........................98
datos existente
o calculados.......................99
de Metacube......................205
de MetaCube de
tablas cruzadas ................206
de secciones mltiples.......211
de texto ASCI .....................468
decisiones sobre
el contenido.......................94
desarrollo de un
prototipo en papel............101
deshacer y rehacer
actividades.........................85
detalles para
la distribucin..................142
diccionarios.......................105
direccin del
ordenamiento...................265
diseo bsico.......................94
diseo y creacin de..........110
distribucin ............... 144, 151
distribucin de...................143
edicin de cuadros ............234
editar datos........................108
eliminacin de lneas
en blanco.........................223
eliminar campos ................178
eliminar frmulas...............333
encabezados de grupo
dinmicos ........................181
entender los campos..........167
enunciado SQL en.............108
enviar por fax ....................150
expandiendo objetos a las
siguientes secciones .........121
exportacin ................. 26, 144
finalizacin................ 126, 183
formas preimpresas............124
formatear objetos...............173
formato condicional ..........238
fuentes de datos
del cuerpo..........................99
fuentes de datos
del pie de pgina ...............98
fuentes de informacin
del encabezado..................98
generacin de....................471
grupos ...............................100
guardar ..............................175
guardar sin el esquema ......194
imgenes .............................74
independientes
el servidor Essbase ...........194
informacin
del encabezado................. 97
informacin
del pie de pgina............... 98
insertar
objetos de texto............ 117
insertar campos
de base de datos.............. 115
insertar campos
especiales........................ 115
insertar encabezados
de pgina ........................ 126
insertar frmulas en........... 331
insertar objetos OLE .......... 434
insertar pie de pgina........ 126
insertar un campo ............. 165
insertar un logotipo........... 183
insertar una imagen........... 119
introduccin a
tutoriales ......................... 160
lectores ............................... 96
mostrar los nombres
de campos....................... 169
mover y ajustar
objetos ............................ 120
niveles mltiples
de subtotales ................... 290
no relacionados ................ 456
objetos de grfico................ 74
objetos de mapa.................. 75
objetos de texto............74, 107
objetos OLE .................74, 438
ocultar objetos .................. 125
ocultar partes .................... 124
ocultar secciones .............. 124
OLAP................................ 198
ordenamiento.................... 179
ordenamiento de
campos mltiples ............ 274
ordenamiento de datos...... 109
ordenamiento
de registros ...................... 109
ordenamiento de registros
dentro de grupos ............. 279
ordenamiento
de un solo campo............ 272
ordenamiento de valores
de grupo resumidos ......... 271
ordenamiento
por registros..................... 264
ordenamiento, agrupamiento
y totalizacin................... 264
ordenando informes .......... 101
ordenar registros ............... 181
pasadas mltiples.............. 660
posicin de los valores
de grupo .......................... 100
promedios ......................... 100
propsito ............................. 96
registros ............................... 99
resaltar informacin........... 100
resumen de datos
agrupados ........................ 281
resumen de valores
de grupo .......................... 269
resmenes ......................... 109
secciones de...................... 164
secciones y objetos.............. 74
seleccin de base
de datos ........................... 162
seleccin de campos ......... 168
seleccin de datos ..... 104, 110
seleccin de grupo .............. 99
seleccin de grupos ........... 248
seleccin de
registros ........... 108, 175, 244
seleccin de
un diccionario.................. 543
seleccin de
una consulta .................... 521
seleccin multiple
de objetos ........................ 120
seleccionar objetos ............ 119
SQL/ODBC........................ 104
subinformes ......................... 74
subinformes, vnculo ......... 454
subtotales .................. 100, 109
subtotalizar datos
agrupados ........................ 283
suprimir secciones ............. 125
suprimir secciones
en blanco......................... 125
tablas cruzadas .................... 74
tamao de la fuente........... 473
tipo de datos del pie
de pgina........................... 98
tipo de datos en el
encabezado ....................... 98
tipos de datos en
el cuerpo............................ 99
ttulo de............................... 97
totales generales ........ 100, 109
totalizacin de datos.......... 109
trabajar con objetos
de texto............................ 212
tres o ms no
relacionados .................... 456
ubicacin de mapas........... 418
usar datos OLAP................ 187
uso de informes
compilados ...................... 152
Indice-9
uso de secciones
mltiples en..................... 210
uso del lenguaje
de frmulas...................... 245
valores de grupo................ 100
ver con un explorador ....... 154
vincular tablas ................... 107
informes agregar un resumen
de informacin.................... 128
INFORMIX
base de datos..................... 647
insercin
de grfico/imagen como
objeto OLE....................... 442
de objetos OLE .................. 436
de objetos OLE en
informes........................... 434
de un logotipos.................. 183
insertar
campos de base
de datos ........................... 115
campos en......................... 322
campos especiales............. 115
encabezado
del informe ...................... 126
encabezados y pies
de pgina......................... 126
pie de pgina..................... 126
un campo.......................... 165
una imagen ....................... 119
instalacin
actualizando una
versin anterior.................. 13
estacin de trabajo .............. 13
requisitos............................. 12
Windows 95........................ 12
Windows 98........................ 12
Windows NT 4.0................. 12
INTERSOLV DataDirect ........... 650
introduccin
a OLAP.............................. 186
a ordenamiento, agrupamiento
y totalizacin................... 264
bases de datos ................... 546
diccionarios....................... 524
fuentes de datos................. 620
grficos.............................. 398
objetos de campos
de parmetro ................... 378
objetos OLE....................... 432
tablas cruzadas.................. 478
totalizacin avanzada........ 368
tutoriales ........................... 160
L
lenguajes
de frmulas................245, 249
SQL ...........................574, 579
lneas
agregar...............................232
lneas en blanco
adicin ..............................224
eliminacin........................223
lneas gua
agregar.................................78
ajustar objetos......................81
eliminar ...............................78
mover ..................................78
mover y ubicar objetos.........80
Lotus Notes ..............................146
base de datos .....................652
M
MANOS A LA OBRA
campos de parmetro.........380
clases de tutoriales.................2
consultas............................504
diccionarios .......................526
diseo y creacin
de informes ......................110
distribucin del informe.....144
elaboracin de mapas........420
Entorno de diseo................77
finalizacin del informe .....126
formato absoluto................231
formato condicional...........238
frmulas para
principiantes ....................331
generacin de grficos .......403
generacin de informes con
datos OLAP......................198
Herramienta de Importacin
de Documentos................467
informes compilados..........150
informes de secciones
mltiples ..........................211
objetos de tablas
cruzadas...........................484
objetos OLE .......................438
y totalizacin ...................271
secciones y reas .................86
seleccin de registros
y grupos ...........................256
subinformes .......................449
totalizacin avanzada ........369
trabajando con bases
de datos ...........................588
vista de informes con un
explorador web................ 154
mapa de
densidad de puntos ........... 416
graduacin ........................ 417
mapas
anlisis .............................. 428
cambio de las capas .......... 429
cambio del borde .............. 427
cambio del ttulo ............... 430
cambios de estilo de.......... 429
caracterstica
de subyacer ..................... 427
creacin a partir de
tablas cruzadas ................ 423
creacin a partir de
un campo de detalles....... 422
creacin a partir de
un cubo OLAP................. 424
creacin a partir de
un grupo.......................... 421
creacin de ....................... 420
datos para crear................. 419
edicin usando el
Asistente de Mapas .......... 426
eleccin de........................ 414
esquema de....................... 414
esquemas
de mapa................... 414, 415
ficha Anlisis ....................... 70
insercin de....................... 420
insercin en
subinformes ..................... 425
objetos de............................ 75
tipos de ............................. 415
tipos de mapas .................. 415
ubicacin de ..................... 418
mapas de rangos
conteo igual ...................... 416
opcin de desviacin
estndar ........................... 416
opcin de interrupcin
natural ............................. 416
opcin de rangos
iguales ............................. 416
marcadores .............................. 321
rbol de campos................ 322
en frmula......................... 321
mrgenes
cambio de ......................... 234
especficos......................... 138
matrices
en frmulas ....................... 349
mensajes condicionales
impresin en carta
modelo ............................ 221
Indice-10
menes
Analizador...........................49
Archivo................................47
Ayuda..................................49
barra de...............................47
Base de datos.......................48
contextuales ........................58
Edicin ................................47
Formato...............................48
Informe................................49
Insertar ................................48
OLE ...................................436
Ventana...............................49
Vista ....................................48
MetaCube ................................206
agregar una frmula...........208
mtodos
Cdigo del Informe............189
MetaCube SQL ..................197
Microsoft Exchange..................631
datos Exchange..................633
Microsoft SQL Server 6.x..........635
modo de edicin......................212
modo libre .................................73
con lneas gua ....................73
ubicar ................................140
modo mover/ajustar .................212
mostrar
nombres de campos...........169
mover
objetos....................... 119, 120
MS Access................................628
MS Excel ..................................646
N
N Inferiores ..............................661
seleccin ...........................260
N Superiores ....................249, 661
seleccin ...........................260
niveles de mltiples
de subtotales .......................290
nmeros
en frmulas................ 328, 358
insertar en frmulas ...........325
O
objeto de texto
usar un campo de
base de datos en ..............118
objetos .......................................74
ajustar de tamao ..............119
ajustar usando dos
lneas gua..........................81
dar formato........................173
de campo............................ 74
de campo de
parmetro........................ 378
de grfico............................ 74
de imgenes........................ 74
de mapa.............................. 75
de subinformes.................... 74
de tablas
cruzadas............. 74, 478, 484
de texto............................... 74
expandindose a
otras secciones .................. 76
expandir a las sigiuientes
secciones......................... 121
formato condicional .......... 220
incrustados........................ 435
modo de edicin............... 212
modo mover/ajustar .......... 212
mover ............................... 119
mover y ajustar ................. 120
mover y ubicar usando
lneas gua ......................... 80
ocultar .............................. 125
OLE..................................... 74
secciones ............................ 74
seleccin mltiple de ........ 120
seleccionar........................ 119
subinformes ...................... 446
vinculados ........................ 435
objetos base-texto
multilineales ubicar ............ 137
objetos de campo
de parmetro ...................... 378
Objetos de Cuadrcula
para crear
informes OLAP................ 198
objetos de
cuadrcula OLAP ................ 187
objetos de texto ....................... 107
combinar campos ............. 170
creacin de
carta model ..................... 214
espacio entre..................... 133
insertar en un informe ....... 117
trabajar con....................... 212
objetos incrustados .................. 435
objetos OLE............................. 440
arrastrar y ubicar ............... 441
conversin a imgenes
bmp vinculadas ............... 440
en los informes.................. 434
estticos ............................ 438
incrustados.................435, 439
insertar un grfico/
imagen como .................. 442
introduccin ..................... 432
presentados en
el informe ........................ 438
vinculados ......................... 435
ocultar
objetos............................... 125
partes del informe.............. 124
ODBC...................... 148, 600, 639
configuracin de datos ...... 596
consultas ........................... 590
fuente de datos .......... 529, 604
fuentes de datos......... 566, 604
OLAP............................... 408, 415
acceso eficiente a
base de datos ................... 196
actualizar la ubicacin de
la base de datos ............... 188
cuadrcula ......................... 198
cuadrculas ........................ 415
datos.................................. 186
introduccin...................... 186
objeto de cuadrcula.......... 187
OLE
comando imagen............... 436
consideraciones
generales.......................... 437
men................................. 436
objetos................................. 74
uso de................................ 438
operadores
rbol de............................. 323
de asignacin .................... 346
en frmulas........................ 329
optimacin
para trabajar con bases de datos
Essbase grandes................ 197
Oracle 7
base de datos..................... 634
orden
ascendente ........................ 265
descendente ...................... 266
ordenamiento........... 101, 263, 267
campo de .......................... 264
de campos
mltiples .................. 266, 274
de grupos........................... 661
de registros ........................ 181
de registros dentro
de grupos ......................... 279
de un solo campo...... 266, 272
direccin del ..................... 265
direccin especfica........... 266
direccin original .............. 266
en base a valores de grupos
resumidos ........................ 285
introduccin...................... 264
Indice-11
orden ascendente .............. 265
orden descendente ............ 266
por registro........................ 264
valores de grupo
resumidos ........................ 271
y agrupamiento ................. 267
ordenar
tutoriales ........................... 179
orientacin de pgina .............. 237
P
pgina
orientacin de ................... 237
papel
establecer el tamao.......... 237
Paradox
base de datos..................... 625
parmetro
campos de......................... 378
parmetros
campos de......................... 377
consultas de ...................... 593
pasadas
definicin.......................... 660
PGEditor .................................. 409
pie
de pgina ............................ 63
degrupo............................... 63
pie de pgina
creacin de un .................. 238
fuentes de datos del ............. 98
informacin del ................... 98
insertar .............................. 126
insertar en el informe......... 126
tipo de datos del .................. 98
plantillas
de frmulas de seleccin
de registros ...................... 250
de seleccin
de grupos......................... 259
de seleccin
de registros .............. 250, 259
posicin de los valores
de grupo ............................. 100
procedimiento almacenado
parmetros de.................... 606
seleccin de ...................... 606
procedimientos
almacenados SQL ............... 578
procesamiento del lado
del servidor ......................... 615
producto
apoyo tcnico.................... 666
promedios................................ 100
propiedad de subyacer
en grficos...........................410
propiedades
condicionales de activar
o desactivar ......................229
de atributo .........................228
de atributo condicional ......230
propsito del informe .................96
punto y coma en frmulas ........354
R
rangos ......................................415
de valores ..........................352
en frmulas........................352
redes
arquitectura cliente/
servidor ............................575
Registro de Eventos NT.............613
base de datos .....................638
registro del producto ................670
registros
agrupamiento.....................109
configuracin de
la seleccin......................256
configurar la seleccin.......244
frmula de seleccin..........258
frmulas de
seleccin de ....................356
incluidos en
consultas ..................515, 516
ordenamiento ....................109
ordenamiento de................514
ordenamiento por ..............264
ordenar ..............................181
plantillas de frmulas.........250
plantillas de seleccin........259
plantillas de
seleccin de .....................250
seleccin ...........................108
seleccin de...............175, 244
relacin de vnculo de
uno a varios.........................374
relaciones de uno a uno ...........553
relaciones uno a varios.............553
representaciones
controles de cuadro
de dilogo............................3
resaltar informacin..................100
resolucin de video..................138
resumen
agregar...............................172
de informacin ..........128, 172
de valores de grupo ...........269
funciones de ......................494
resmenes de tablas cruzadas
grficos de......................... 407
resmenes, subtotales
y totales generales.............. 109
revisin de su trabajo............... 169
S
Crystal SQL Designe............ 22
documentos de ayuda ........... 5
gua del usuario................... 30
introduccin.................. 14, 30
manejo de datos
Exchange ......................... 633
requisitos de instalacin ...... 12
secuencias
de aprendizaje................... 40
secciones ................................... 74
agregar ................................ 86
caractersticas de............... 137
combinar............................. 89
del informe........................ 164
dividir.................................. 89
dividir y ajustar el tamao ... 89
eliminar......................... 86, 88
identificacin y manejo....... 66
insertar ................................ 88
MANOS A LA OBRA........... 86
mover............................ 86, 88
objetos expandindose a ..... 76
ocultar............................... 124
suprimir............................. 125
suprimir secciones
en blanco......................... 125
uso de secciones mltiples
en los informes ................ 210
secciones mltiples
en los informes .................. 210
informes de ....................... 211
secciones y objetos .................... 74
seguridad de la base de
datos Essbase ...................... 191
seleccin
base de datos para
usar.................................. 162
de grupos .......................... 248
seleccin de registros....... 108, 244
configuracin .................... 244
usando campos
de parmetro ................... 386
seleccin mltiple
de objetos ........................... 120
Indice-12
seleccionar
campos..............................168
datos..................................108
objetos...............................119
sintaxis de frmulas
campos..............................328
corchetes ...........................329
funciones...........................329
nmeros ............................328
operadores.........................329
texto ..................................328
sistemas de informacin
diccionarios.......................105
sombreado
agregar ..............................231
SQL
campos de enunciado........116
clusula
DISTINCT ................ 512, 580
clusula FROM.......... 508, 580
clusula
GROUP BY.............. 513, 581
clusula HAVING..............516
clusula
ORDER BY............... 514, 581
clusula SELECT ........ 511, 579
clusula
WHERE............ 509, 515, 580
consultas ................... 106, 504
definicin ..........................574
enunciado .........................518
fuentes de datos.................529
INTERSOLV
DataDirect .......................647
lenguaje.............................579
procedimientos
almacenados....................578
servidor Microsoft
SQL 6.x............................635
servidor MS SQL................602
software.............................577
tipos de uniones ................566
uso de................................574
SQL/ODBC ..............................104
subinformes................................74
a la orden .................... 27, 460
adicin de ttulos ...............461
cmo combinar informes
no relacionados ...............455
con datos
"no vinculables" ...............457
definicin ..........................446
funcionamiento
del vnculo.......................447
guardar como
informe principal .............463
insertar .........................54, 450
mapas en .......................... 425
versus base de datos en
situaciones de
uno a varios..................... 449
vinculados y
no vinculados.................. 446
vincular al
informe principal ............. 454
vista previa de................... 451
subtotales ................................ 100
graficar un......................... 403
niveles mltiples de .......... 290
suprimir, vacos................. 498
suprimir
secciones .......................... 125
secciones en blanco.......... 125
Sybase System 10/11
base de datos .................... 636
T
tablas
actualizar la
ubicacin de ................... 536
adicin de......................... 601
agregar .............................. 113
en una consulta................. 508
indexadas.......................... 550
ndices .............................. 550
mtodos para buscar ......... 563
mltiples ........................... 113
no indexadas..................... 459
seleccin para usuarios ..... 531
unin extrema derecha...... 568
unin extrema izquierda ... 568
unin igual que................. 567
unin mayor o igual que ... 571
unin mayor que............... 569
unin menor o igual que... 572
unin menor que .............. 570
unin no igual que............ 573
uniones ............................. 509
vinculacin de ...........552, 561
vnculo de......................... 509
vnculos ............................ 107
vnculos mltiples ............. 530
tablas cruzadas ............. 23, 74, 415
adicin de campos
resumidos........................ 486
adicin de columnas......... 486
adicin de filas.................. 486
adicin de filas
mltiples a....................... 489
celdas de........................... 496
color de fondo de filas
y columnas ...................... 496
componentes de ................ 483
con mltiples campos
resumidos ........................ 491
creacin de mapas............. 423
creacin de objetos de....... 484
dar formato a..................... 495
filas y columnas
mltiples .......................... 487
filas, columnas, subtotales y
totales generales
vacos .............................. 498
formato de campos
individuales ..................... 497
formato de varios
campos ............................ 498
funciones de resumen........ 494
graficando
resmenes de................... 407
impresin .......................... 500
informe de MetaCube........ 206
insertar ................................ 54
introduccin a ................... 478
MetaCube.................. 207, 208
tamao de papel ...................... 237
texto
en frmulas........................ 328
formato con frmulas......... 341
informes de........................ 468
objetos de............................ 74
tipos de datos
categoras .......................... 621
tipos de mapas
densidad de puntos............ 416
graduacin ........................ 417
grfico circular .................. 417
grfico de barras ................ 418
tipos de propiedades
de formato........................... 227
ttulo de pgina........................ 127
ttulo del informe ....................... 97
ttulos
agregar a subinformes........ 461
en un mapa ....................... 430
ttulos del informe
agregar .............................. 173
total acumulado
poner en un informe.......... 108
total general
porcentaje del.................... 301
totales acumulados .... 24, 108, 367
condicionales .................... 372
de grupo............................ 371
en relacin de vnculo
de uno a varios ................ 374
Indice-13
mantenerlos en
una lista........................... 369
totales generales....................... 100
suprimir............................. 498
totalizacin.............................. 263
en una columna ................ 285
introduccin...................... 264
totales acumulados
en una lista ...................... 369
totalizacin avanzada
introduccin...................... 368
traspasar
con grficos....................... 402
cursor .................................. 85
en datos resumidos.............. 85
tres o ms informes
no relacionados .................. 456
true-type .................................. 138
tutoriales
abrir consultas Access
a travs de ODBC............ 590
abrir consultas de Access
a travs de DAO.............. 588
abrir consultas de
parmetros Access ........... 593
abrir una fuente de datos
SQL u ODBC................... 529
actualizacin de la
ubicacin de una tabla
de base de datos .............. 536
adicin de campos ............ 168
adicin de campos a
una consulta .................... 511
adicin de lneas en blanco
condicionalmente............ 224
adicin de tablas a
una consulta .................... 508
adicin de ttulos a los
subinformes ..................... 461
adicin de un archivo
de datos ........................... 527
adicin de un campo a un
informe de MetaCube
de tablas cruzadas ........... 207
adicin de un encabezado
de campo......................... 174
adicin de un grfico a
un diccionario ................. 539
adicin de un nuevo
encabezado de capo a
su diccionario.................. 537
adicin de un resumen
de informacin ................ 172
adicin de un ttulo ........... 173
adicin de una frmula a un
informe de MetaCube ...... 208
adicin de una tabla de
base de datos ODBC
a un informe.....................601
adicin o eliminacin de
espacios en blanco
entre lneas.......................235
adicin y creacin
de frmulas ......................533
agrupamiento de datos.......277
agrupamiento
y ordenamiento................179
ajuste del tamao
de un campo....................168
alternar los colores de fondo
para las lneas ..................222
anlisis de un grfico .........411
anlisis de un mapa ...........428
aplicacin de un filtro a un
informe de MetaCube.......206
balance del espacio
entre campos....................178
cambio de la fuente de datos
ODBC accesible
por un informe .................604
cambio de mrgenes..........234
cambio del borde
de un grfico....................410
cambio del borde
de un mapa ......................427
cambio del tamao y la
posicin de un grfico......409
clases de tutoriales.................2
combinacin de campos....170
cmo combinar informes no
relacionados usando
subinformes......................455
cmo guardar
su informe ........................175
cmo ver los nombres
de los campos ..................169
conein a un servidor
MS SQL va ODBC...........602
de grupos .........................257
de registros.......................256
configuracin de
un vnculo........................610
configuracin de una fuente
de datos ODBC................596
conversin de un archivo de
diccionario 4.x o 5.x ........542
creaci de subinforme
a la orden.........................460
creaci de tablas cruzadas
con filas y columnas
mltiples.......................... 487
creacin de datos de ejemplo
para que los usuarios
los examinen ................... 540
creacin de frmulas
If-Then-Else...................... 338
creacin de niveles mltiples
de subtotales.................... 290
creacin de tablas cruzadas
con mltiples campos
resumidos ........................ 491
creacin de un
diccionario ...................... 526
creacin de un
enunciado SQL................ 518
creacin de un informe ..... 161
creacin de un informe
de MetaCube ................... 205
creacin de un informe de
MetaCube de
tablas cruzadas ................ 206
creacin de un informe OLAP
usando el
Objeto de Cuadrcula ...... 198
creacin de un mapa......... 420
creacin de un mapa a partir
creacin de un mapa a
partir de un campo
de detalles ....................... 422
creacin de un mapa a partir
de un cubo OLAP ............ 424
creacin de un mapa a
partir de un grupo............ 421
creacin de un objeto
creacin de una carta modelo
utilizando un
objeto de texto................. 214
creacin de una consulta desde
otra consulta de Crystal.... 520
creacin de una frmula de
seleccin de registros
o de grupos...................... 258
creacin de una
nueva consulta................. 507
de procedimiento .................. 3
desconexin de una fuente
de datos ODBC................ 604
edicin de grficos usando
el PGEditor ...................... 409
edicin de un diccionario
existente .......................... 542
Indice-14
edicin de un mapa usando el
Asistente de Mapas ..........426
editacin de una
consulta SQL....................611
eliminacin
de frmulas ......................333
eliminacin de lneas
en blanco.........................223
eliminacin de
un campo.........................178
especificacin de los registros
que sern incluidos en
una consulta ............ 515, 516
especificacin de
una frmula
personalizada...................475
establecimiento de
criterio de seleccin.........176
establecimiento del tamao de
la fuente del informe........473
exntensin
de los campos ..................167
finalizacin
del informe ......................183
formato condicional
a objetos ..........................220
formato de objetos.............173
generales ...............................3
girar campos en un informe de
MetaCube
graficar resmenes
graficar un campo
de detalles........................404
graficar un campo
de frmula .......................405
graficar un campo de
resumen o subtotal ...........403
guardar un subinforme como
un informe principal ........463
identificacin de valores nicos
en una consulta................512
impresin de mensajes
condicionales en
cartas modelo ..................221
imprimir tablas cruzadas
que se extienden a
varias pginas ..................500
inicio de sesin en la fuente
de datos ODBC................600
insercin de
un campo.........................165
insercin de
un logotipo ......................183
insersin de un grfico o
imagen como
un objeto OLE ................. 442
insersin de un mapa
en un subinforme ............ 425
insertar frmulas
en su informe .................. 331
insertar un
subinforme ...................... 450
introduccin ..................... 160
mover campos o encabezados
de campo dentro de una lista
en su diccionario............. 536
ordenamiento de
campos mltiples ............ 274
ordenamiento
de registros ...................... 181
ordenamiento de registros de
acuerdo a los valores
del campo ....................... 514
ordenamiento de
un solo campo................. 272
y totalizacin................... 271
ordenanamiento de registros
dentro de grupos ............. 279
presentacin de los objetos
OLE en su informe........... 438
resumen de datos
agrupados........................ 281
resumir datos con funciones
de agrupamiento ............. 513
revisin de su trabajo........ 169
secciones del informe ....... 164
seleccin de campos......... 168
seleccin de registros ........ 175
seleccin de tablas y campos
para usuarios ................... 531
seleccin de un diccionario
para un informe............... 543
seleccin de un procedimiento
almacenado..................... 606
seleccin de una
base de datos................... 162
seleccin de una consulta
para un informe............... 521
significado de los encabezados
de grupo dinmicos......... 181
subinformes con datos
"no vinculables"............... 457
subtotalizar datos
agrupados........................ 283
totales acumulados
en una lista...................... 369
trabajar con objetos
de texto ........................... 212
uso de la Herramienta de
Importacin
de Documentos................ 467
uso de la propiedad de
subyacer en grficos......... 410
uso de plantillas de seleccin
de registros o grupos ........ 259
uso de una base
de datos ACT! .................. 612
uso de una consulta
SQL existente................... 504
verificar la configuracn
de una fuente
de datos ODBC................ 599
U
ubicacin en modo libre.......... 140
uniones
extrema derecha................ 568
extrema izquierda.............. 568
igual que ........................... 567
mayor o igual que.............. 571
mayor que ......................... 569
menor o igual que ............. 572
menor que......................... 570
no igual que ...................... 573
tipos de.............................. 566
uno a uno
relaciones de ..................... 553
uno a varios
relaciones de ..................... 553
utilizacin de datos
Hyperion Essbase ................ 189
utilizacin de Informix
MetaCube ........................... 197
V
valores
asignacin a variables........ 346
asignacin condicional...... 349
de campo .......................... 514
de campo de grupo............ 326
de grupo............................ 100
de grupo, resumen............. 269
de grupos resumidos.......... 285
ordenamiento, de grupos
resumidos ........................ 271
nicos................................ 512
variables
asignacin
de valores ................ 346, 348
asignacin de valores
condicionalmente ............ 349
declaracin........................ 345
declaracin de................... 348
Indice-15
en frmulas ............... 341, 343
enunciado
de asignacin................... 348
mltiples ........................... 348
nombre de......................... 346
nombre de una .................. 344
operador
de asignacin................... 346
para optimar frmulas ....... 342
tipo de datos...................... 344
valor de............................. 346
ventana del programa ................ 46
vinculacin.............................. 107
base de datos versus
subinformes ..................... 449
tablas................................. 552
vincular.................................... 440
vnculos
archivos de datos............... 556
Asistente............................ 561
configuracin .................... 610
de tablas
no indexadas ................... 459
de uno a varios.................. 374
funcionamiento ................. 447
hacia o desde un
campo de frmula............ 458
relacin uno a uno ............ 553
relaciones de..................... 552
relaciones uno
a varios ............................ 553
subinformes....................... 446
subinformes con el
informe principal ............. 454
tablas indexadas ................ 561
tablas vinculadas ............... 563
vnculos mltiples
tablas................................. 530
vista estndar ............................. 68
vista previa
de subinformes .................. 451
Visual FoxPro
base de datos..................... 652
W
web
apoyo tcnico.................... 666
sitios.................................. 666
Indice-16

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