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Universidad de Colima
Facultad de Administracin y contabilidad de Manzanillo
TTULO:

IMPLEMENTACIN DE LAS BASES DE DATOS EN LAS PYMES DE
MANZANILLO

Trabajo de investigacin para obtener el ttulo de
Licenciado en Informtica Administrativa

PRESENTA:
Alberto Sandoval Gallegos Martnez
Luis Fernando Mrquez Campos
Jess Salomn Hernndez Santiago
PROFESOR:
Sandra Castillo Leal

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INDICE

Resumen..........................................................................................3
Introduccin......................................................................................5
Planteamiento del problema.............................................................6
Justificacin......................................................................................6
Objetivo............................................................................................7
General............................................................................................7
Especifico........................................................................................7
Marco referencial.............................................................................8
Marco terico.................................................................................11
Marco conceptual..........................................................................13
Mtodos y tcnicas de investigacin.............................................19









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Resumen
La informacin precisa, oportuna, completa, coherente y adaptada a
las necesidades de cada usuario, que actualmente se encuentra en las
bases de datos, es importante para tomar decisiones y para el
desarrollo y organizacin de cualquier empresa. Por este motivo se
hizo un estudio a fin de conocer cmo las utilizan las Pequeas y
Medianas Empresas (Pymes)
Desde la antigedad, el hombre ha tenido la necesidad de almacenar
informacin en diferentes medios, hoy se utilizan los electrnicos.
Debido a la aceleracin tecnolgica, las necesidades de informacin
de la sociedad moderna son ms exigentes. Ahora, la informacin se
considera, junto con la materia y la energa, un componente
fundamental de la naturaleza.
Servan-Screiber (1980), al destacar la enorme importancia de la
informacin, seala: en la lucha de seleccin de las especies
vivientes los vencedores han sido siempre los que han dispuesto de
mayor informacin. En los sesentas surgi el trmino base de datos
(Martin, 1986), pero qu es?: Una base de datos es una coleccin
de archivos relacionados que almacenan tanto un representacin
abstracta del dominio de un problema del mundo real cuyo manejo
resulta de inters para una organizacin, como los datos
correspondientes a la informacin acerca del mismo.
Tanto la representacin como los datos estn sujetos a una serie de
restricciones, las cuales forman parte del domino del problema y cuya
informacin est tambin almacenada en esos archivos (Luque,
Gmez Nieto, Lpez y Cerruela, 2001).
En una base de datos, la informacin se comparte a travs de
diferentes aplicaciones, minimizando su redundancia y las posibles
inconsistencias que sta pueda ocasionar. Su control centralizado
ayuda a evitar inconsistencias, al definir las restricciones de integridad
conocidas como reglas del negocio.
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Es posible establecer diferentes restricciones para cada tipo de acceso
como recuperacin, insercin, eliminacin, entre otros. Es decir,
proteger los datos contra el uso accidental o intencional de personas
no autorizadas.
Hoy en da, las tecnologas de informacin van de la mano de la
globalizacin, lo que obliga a las empresas a automatizar sus sistemas
de informacin, partiendo de los Sistemas de
Base de Datos. Como ya se apunt: sta surge de la necesidad de
organizar y administrar informacin, que al evitar la redundancia,
ahorra tiempo, facilita la bsqueda de datos y as el servicio se vuelve
eficiente y competitivo.
De los resultados obtenidos se deduce que el 50 por ciento de las
empresas utiliza una base de datos en su administracin, que le ayuda
a agilizar su manejo. As, disponen de la informacin sobre
empleados, proveedores, productos, costos; control de pagos o de
calificaciones, compras, nminas, presupuestos, ventas, inventarios,
facturacin, entre otros. Encontramos que la Hoja de Clculo result el
software ms usado, y aunque se le puede utilizar como base de
datos, no fue creado para esta funcin.








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INTRODUCCION PYMES BASE DE DATOS
Las anteriores caractersticas generales del entorno con que se
encuentran las empresas, suponen un endurecimiento de la
competencia para las mismas, lo que comprometer en gran medida
su rentabilidad actual y futura, as como su capacidad de
supervivencia. Lo que determina la rentabilidad de una empresa es su
competitividad (Porter, 1990), y esta, a su vez, ser el resultado de
ocupar una posicin ventajosa en lo referente a productos y servicios,
sistemas de produccin, servicios al cliente, recursos humanos, etc.
Por lo tanto, partiendo de la idea de que el cambio preside el entorno
actual y, lgicamente, el futuro, para asegurar una posicin
competitiva ventajosa en estas reas, a la empresa no le queda otra
opcin que la de seguir el ritmo del progreso, es decir, le ser
necesario una actividad de innovacin permanente que haga posible la
introduccin a tiempo de los cambios precisos para ir delante de la
competencia. As tal como la implementacin una base de datos
competente para las necesidades a fines de cada empresa.
Es evidente, entonces, que el proceso evolutivo del entorno est
presidido por un fenmeno que se puede expresar con una nica
palabra: cambio, que exige de las empresas y de las personas una
perfecta sincronizacin que requiere nuevos sistemas de valores y
nuevas perspectivas. Las cosas estn cambiando demasiado rpido
para mantenerse atados al pasado.
En resumen, nos podemos manejar en el cambio, pero no podemos
manejar el cambio, hay que estar preparado ante el mismo para
cuando ste llegue.




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Planteamiento del problema:
Hoy en da manzanillo se encuentra en ciertos factores de problemas
debido a la falta de sistemas que sinteticen y agilicen los procesos de
recaudacin de datos, debido a los altos costes de administracin y
contabilidad que se ha ido tomando en el pasado, repercuta en gastos
una remunerable cantidad de dinero en los activos de la empresa, en
gran parte se deba a la falta de actualizacin , o , por no estar a la
vanguardia en materia de tecnologas de la informacin, es decir, por
no tener una base de datos.

Justificacin:
El poder comprender la forma de funcionamiento de las bases de
datos en las pymes, nos permite amplificar nuestra visin de la
importancia real, que la informacin tiende dentro de la sociedad
actual.
Con lo que se puede argumentar que los sistemas de base de datos,
han venido a revolucionar la forma en que se administran los
diferentes tipos de informacin que se solicite en cualquier pyme de
manzanillo, por lo cual habr las puertas a una gran diversidad de
funciones y utilidades que se le pueda brindar al ser acreedor de un
sistema de base de datos.

Es indispensable para cualquier pyme est a la vanguardia en el
cuestin de sistemas competitivos y sustentables para el manejo de la
informacin.





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Una base de datos permitira al acreedor:
Mayor manejo de informacin.
Una mejor manejo en el rea administrativa.
Una mejor manejo en el rea contable.
Un ahorro en materia financiera.
Por lo cual a pesar de estos beneficios, se apoyara ampliamente con
un problema que es la contaminacin ambiental, ya que con la
implementacin de la base de datos se eliminara tanto papeleo que
resulta ineficaz y tardado a la hora de consultar informacin en tiempo
pasado.

El objetivo general:
Trasformar el sistema de administracin e implementacin operativa
de una pyme mediante el uso de un sistema de almacenamiento de
base de datos, para el manejo y uso adecuado de la informacin.

Objetivos especficos:
Facilitar la organizacin de nuestra informacin, mejorar el
manejo de datos
Para tener informacin rpida veraz y efectiva adecuar bajo este
sistema
Informativo la claridad de todas las operaciones y manejo de las
pymes garantizar
Que el sistema muestre la informacin adecuada.


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MARCO REFERENCIAL
Todas las empresas requieren almacenar informacin. Desde siempre
lo han hecho.
La informacin puede ser de todo tipo. Cada elemento informativo
(nombre, direccin, sueldo, etc.) Es lo que se conoce como dato (en
ingls data).
Las soluciones utilizadas por las empresas para almacenar los datos
son diversas antes de la aparicin de la informtica se almacenaban
en ficheros con cajones y carpetas y fichas.
Tras la aparicin de la informtica estos datos se almacenan en
archivos digitales dentro de las unidades de almacenamiento del
ordenador (a veces en archivos binarios, o en hojas de clculo,...).
Adems las empresas requieren utilizar aplicaciones informticas para
realizar tareas propias de la empresa a fin de mecanizar a las mismas
estas aplicaciones requieren manejar los datos de la empresa.
En los inicios de la era informtica, cada programa almacenaba y
utilizaba sus propios datos de forma un tanto catica. La ventaja de
este sistema (la nica ventaja), es que los procesos eran
independientes por lo que la modificacin de uno no afectaba al resto.
Pero
Tiene grandes inconvenientes:
Coste de almacenamiento elevado
Datos redundantes (se repiten continuamente)
Probabilidad alta de inconsistencia en los datos
Difcil modificacin en los datos y facilidad de problemas de
inconsistencia al realizar esas modificaciones (ya que es difcil que esa
modificacin afecte a todos los datos) lgicamente la solucin a este
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problema es hacer que todas las aplicaciones utilicen los mismos
datos. Esto provoca que los datos deban estar mucho ms protegidos
y controlados. Adems los datos forman una estructura fsica y
funcional que es lo que se conoce como base de datos.
Al realizar el trabajo de investigacin cuando se habla de base de
datos se refiere a un conjunto de datos almacenados y organizados
para su posterior ejecucin.
en esta base de datos se encuentran algunos elementos como tablas
que son en las cuales se encuentra almacenada la informacin las
cuales estn relacionadas entre s y para evitar la duplicacin y
redundancia de datos.
en las tablas se encuentran campos en los que escribimos una palabra
clave que enuncie los datos que se van a emplear para hacer de esta
una herramienta ms til y prctica, estos datos pueden ser de
diferentes tipos como numrico obviamente es el numero o cdigo que
se le asigna a la llave principal por lo general para identificar y resaltar
lo ms importante de la informacin, texto son todos los datos que se
le dan a los campos y la informacin ingresada, de fecha como lo
enuncia encontraremos las fechas agregadas necesariamente para la
administracin y organizacin de este fin comn, memo son valores,
nmeros o dgitos muy extensos que no cabran en otro campo como
ejemplo el sueldo o valor de los tratamientos; de acuerdo lo requiera la
informacin, empleada en los campos se encontrara la llave principal o
clave principal que siempre va a estar ubicada en un campo numrico
que es el cdigo que va a identificar la tabla o datos de dicha base de
datos entre otros componentes y/o elementos encontramos las
consultas, las cuales nos permiten actualizar y buscar informacin de
una manera ms rpida y eficaz, esta informacin la podremos
presentar por medio de formularios o informes.

Tambin estn los llamados formularios en los cuales podemos ver la
informacin de una ms esttica donde se es diseada al gusto del
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usuario y sus necesidades segn lo requiera y su organizacin
objetivamente estar organizada como l lo disponga y llevada a cabo
con el fin que necesite entre otras cosas est el informe que es el que
permite imprimir la informacin contenida en un formulario por estas
funciones encontramos que est muy ligado a este. En el diseo de un
formulario podr incluir casillas de verificacin como su nombre lo dice
es una opcin a elegir de acuerdo a la informacin que se est
ingresando, entre otros est el cuadro de texto el cual le permite
visualizar la informacin, tambin estn los comandos que son los que
generan cdigos si as lo requiere la base de datos.
Otro podran ser los subformularios que son pequeos formularios
introducidos en formulario principal para visualizar fcilmente la
informacin contenida all.
Ejemplo:
En este trabajo de investigacin como sabemos trataremos la
informacin en un consultorio odontolgico en el cual encontrara
historia del paciente almacenado aqu como bien lo dice su ttulo todos
datos y procedimientos requeridos y realizados anteriormente.
Agenda de citas odontolgicas como lo dice su nombre es el que
permite visualizar que das hay espacio o no para los pacientes as
organizando todo en este consultorio, entre otros elementos
encontraremos las hojas de vida de los odontlogos, cirujanos,
ortodontistas y dems para que los pacientes y usuarios conozcan
ms sobre sus especialista y as entablar una relacin confiable.
Tambin se realizara un inventario donde sabremos que materiales se
encuentran, cuales hacen falta y llevar un control de los que se han
gastado uno muy relacionado es el kardex que es muy parecido al
inventario pero aqu manejaremos los elementos utilizados en el
consultorio para realizar dichas actividades.


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Marco terico:
UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA
En cualquier tipo de actividad, se genera una cantidad indeterminada
de informacin, al cual segn su importancia, es necesario
almacenarla para su uso posterior. El lugar donde se almacena esta
informacin se conoce con el nombre de Base de datos, este lugar
puede ser tangible (fsico) o intangible (lgico).
Las base de datos cuentan con una gran cantidad de herramientas
que contribuyen para el maneo de los datos sea eficiente. En la etapa
del diseo, deben tenerse en cuenta cuatro elementos bsicos que
son:
Datos del usuario: Son tablas d datos que contienen la informacin
especfica de los datos que almacena la base, los cuales estn
ordenados en filas y columnas.
Metadatos: Tambin se conocen como tablas del sistema y son las
que contienen la informacin acerca de la base de datos, es decir, el
tipo y cantidad de registros que contiene.
ndices: Es el ordenamiento de los datos segn la conveniencia del
usuario para realizar un manejo ms fcil de los mismos. Es decir, que
dependiendo del tipo de datos que se tenga, los ampos se pueden
ordenar por ejemplo de acuerdo el nombre, apellido, direccin etc.
Metadatos de aplicacin: Se utilizan para almacenar la estructura y el
formato de formas del usuario, reportes, consultas y otros
componentes de aplicacin.





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Tipos de base de datos segn su variabilidad se pueden clasificar en:

Estticas:
Los datos que contiene son de solo lectura. Bsicamente se utiliza
para almacenar datos histricos, tiles para comprar el
comportamiento del mismo a travs del tiempo.
Dinmicas:
Pueden realizarse diversas operaciones sobres los datos que
contiene, entre ellas: consulta, actualizacin, adicin y eliminacin.
Como ejemplo se puede citar el sistema de una empresa para manejar
inventario en general.
Se pueden Clasificar segn su contenido como por ejemplo:
Bibliogrficas: su contenido es solo una representacin de la fuente
primaria.
Numricas: Este tipo de base de datos, solamente almacena datos
numricos.
Bases de texto completo: Almacena el contenido completo de la fuente
primaria.
Directorios: Son aquellas cuyo contenido est referido a la descripcin
de otros recursos de informacin.
Banco de imgenes: Se guardan en la imagen.
Control.
Una de las variables importantes para el diseo de la base de datos es
implementar el proceso administrativo que facilite el manejo de la
documentacin generada a partir de las actividades que realiza una
pequea y media empresa sea cual sea su giro comercial empresarial.


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Marco conceptual








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Un sistema de bases de datos sirve para integrar los datos. Lo
componen los siguientes
Elementos:
Hardware. Mquinas en las que se almacenan las bases de
datos. Incorporan
Unidades de almacenamiento masivo para este fin.
Diseo conceptual de bases de datos bases de datos
Software. Es el sistema gestor de bases de datos. El
encargado de administrar las bases de datos.
Datos. Incluyen los datos que se necesitan almacenar y los
metadatos que son datos que sirven para describir lo que se
almacena en la base de datos.
Usuarios. Personas que manipulan los datos del sistema. Hay
tres categoras:
Usuarios finales. Aquellos que utilizan datos de la base de
datos para su trabajo cotidiano que no tiene por qu tener que
ver con la informtica.
Normalmente no utilizan la base de datos directamente, si no que
utilizan aplicaciones creadas para ellos a fin de facilitar la
manipulacin de los datos.
Estos usuarios slo acceden a ciertos datos.
Desarrolladores. Analistas y programadores encargados de
generar aplicaciones para los usuarios finales.
Administradores. Tambin llamados DBA (Data Base
Administrador), se encargan de gestionar las bases de datos.

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Hay que tener en cuenta que las necesidades de los usuarios son muy
diferentes en funcin del tipo de usuario que sean: a los finales les
interesa la facilidad de uso, a los desarrolladores la potencia y
flexibilidad de los lenguajes incorporados del sistema de bases de
datos, a los administradores herramientas de gestin avanzada para la
base de datos.
Estructura de una base de datos:
Las bases de datos estn compuestas (como ya se han comentado),
de datos y de metadatos. Los metadatos son datos (valga la
redundancia) que sirven para especificar la estructura de la base de
datos; por ejemplo qu tipo de datos se almacenan (si son texto o
nmeros o fechas...), qu nombre se le da a cada dato (nombre,
apellidos,...), cmo estn agrupados, cmo se relacionan,....
De este modo se producen dos visiones de la base de datos:
Estructura lgica. Indica la composicin y distribucin terica de la
base de datos. La estructura lgica sirve para que las aplicaciones
puedan utilizar los elementos de la base de datos sin saber realmente
cmo se estn almacenando.
Es una estructura que permite idealizar a la base de datos. Sus
elementos son objetos, entidades, nodos, relaciones, enlaces,... que
realmente no tienen presencia real en la fsica del sistema. Por ello
para acceder a los datos tiene que haber una posibilidad de traducir la
estructura lgica en la estructura fsica.
Estructura fsica. Es la estructura de los datos tan cual se
almacenan en las unidades de disco. La correspondencia entre la
estructura lgica y la fsica se almacena en la base de datos (en los
metadatos).



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Ventajas de las bases de datos
Independencia de los datos y los programas y procesos. Esto
permite modificar los datos sin modificar el cdigo de las aplicaciones.
Menor redundancia. No hace falta tanta repeticin de datos.
Aunque, slo los buenos diseos de datos tienen poca redundancia.
Integridad de los datos. Mayor dificultad de perder los datos o de
realizar incoherencias con ellos.
Mayor seguridad en los datos. Al limitar el acceso a ciertos usuarios.
Datos ms documentados. Gracias a los metadatos que permiten
describir la informacin de la base de datos.
Acceso a los datos ms eficiente. La organizacin de los datos
produce un resultado ms ptimo en rendimiento.
Menor espacio de almacenamiento. Gracias a una mejor
estructuracin de los datos.

Desventajas
Instalacin costosa. El control y administracin de bases de datos
requiere de un software y hardware poderoso
Requiere personal cualificado. Debido a la dificultad de manejo de
este tipo de sistemas.
Implantacin larga y difcil. Debido a los puntos anteriores. La
adaptacin del personal es mucho ms complicada y lleva bastante
tiempo.
Ausencia de estndares reales. Lo cual significa una excesiva
dependencia hacia los sistemas comerciales del mercado. Aunque hay
una buena parte de esta tecnologa aceptada como estndar de
hecho.
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Mtra. Beatriz Ochoa Silva,
Dra. Dina I. Valdez P.
Mtra. Imelda L. Vzquez J, Dr.
Roberto Celaya Figueroa;
Mtra. Guadalupe Ross A.

Dificultades pymes
Las empresas grandes son las que en mayor medida se han
favorecido a travs de su insercin en el mercado mundial, mientras
que las pequeas y medianas empresas han quedado an ms
rezagadas del proceso de desarrollo econmico.
Las pequeas y medianas empresas tienen dificultades, muchas
veces por no contar con recursos econmicos, tcnicos y humanos
adecuados, como para poder desarrollarse y afrontar a los esquemas
competitivos que podemos observar cada vez con mayor frecuencia,
tambin vemos que estas organizaciones muchas veces estn
dirigidas por grupos familiares, que desconocen o no saben cmo
abordar los cambios que se vienen desarrollando en estos ltimos
aos, aspectos que no slo afectan a la parte organizativa como la
gerencia, la administracin de los recursos humanos, o la forma para
poder reinsertarse en los nuevos esquemas de negocios, sino tambin
en la utilizacin y la Administracin eficiente de los recursos con los
que cuenta la empresa.





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Base de datos en las pequeas y medianas empresas
Mara Eugenia Lpez Ponce y rosario de Ftima Suarez Amendola.
La informacin precisa, oportuna, completa, coherente y adaptada a
las necesidades de cada usuario, que actualmente se encuentra en las
base de datos, es importante para tomar decisiones y para el
desarrollo y organizacin de cualquier empresa. Por este motivo se
hizo un estudio a fin de conocer como las utilizan las pequeas y
medianas empresas (Pymes).
Es una base de datos, la informacin se comparte a travs de
diferentes aplicaciones, minimizando su redundancia y las posibles
inconsistencias que esta pueda ocasionar. Su control centralizado
ayuda a evitar inconsistencias, al definir las restricciones de integridad,
conocidas como reglas del negocio. Es posible establecer diferentes
restricciones cada tipo de acceso como recuperacin, insercin,
eliminacin entre otros. Es decir, proteger los datos con el uso
accidental o intencional de personas no autorizadas.
Esto se deduce que solo el 50% tiene sistema de base de datos para
agilizar el manejo administrativo contable.









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Mtodo y tcnica de elaboracin de sistemas de base de datos
para pymes.
Tcnica: Juicio Ejecutivo
Se basa en la intuicin de uno o ms ejecutivos experimentados con
relacin a productos de demanda estable. Su inconveniente es que se
basa solamente en el pasado y est influenciado por los hechos
recientes.
Mtodo:
Anlisis y encuestas.
EL PLAN DE SISTEMAS DEBE CONTENER:
a. LOS SISTEMAS QUE REQUIERE EL REA DEL NEGOCIO, AS COMO SUS
BASES DE DATOS Y LA INFORMACIN QUE INTERCAMBIARAN O
COMPARTIERAN.
b. DESCRIPCIN DETALLADA DE CADA SISTEMA Y APLICACIN
INCLUYENDO SUS OBJETIVOS FUNCIONALES Y SUS BASES DE DISEO.
c. TODO HARDWARE Y SOFTWARE QUE SERN UTILIZADOS PARA EL
FUNCIONAMIENTO REQUERIDOS POR EL REA DE NEGOCIO
(INCLUYENDO LAS REDES)
d. MTODOS DE DESARROLLO PARA CADA SISTEMA COMO LO ES
ADQUISICIN DE PAQUETES, NUEVO DESARROLLO O
ACTUALIZACIONES
e. ESQUEMA DE LOS PROBLEMAS ACTUALES DEL REA DE NEGOCIO Y
DE LAS POSIBLES MEJORAS QUE SE PUEDAN REALIZAR EN CADA
SISTEMA
f. ANLISIS DE LOS BENEFICIOS QUE SE ESPERA DERIVAR DE LOS
SISTEMAS QUE CONFORMAN LA ARQUITECTURA.


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Actividades dentro de la fase de Anlisis/Diseo.
Analizar y Disear Proceso: Las operaciones del negocio y los
requerimientos de funcionamiento definidos en la primera fase, se
toman en cuenta con el propsito de determinar la forma en que debe
funcionar el sistema.
Analizar y Disear Los Datos: Con los requerimientos de informacin
definidos en la fase I se debe organizar los distintos modelos de datos
que nos ayuden a disear la base de datos que hagan falta para que
el sistema funcione de acuerdo al modelo de funcionamiento.
Disear y Organizar Los Componentes Fsicos: Todo componente
fsico como (pantallas, base de datos) que hagan posible el
funcionamiento del sistema de acuerdo al modelo de funcionamiento.
Planificar El Desarrollo De Los Componentes Fsicos: actividad en la
cual planificamos la forma en que pueden ser construidos e
implementados los componentes fsicos de una forma rpida y
productiva.
Desarrollo De Unidades De Diseo Interactivas
Las unidades de diseo interactivas, son procedimientos que se
cumple o se ejecutan a travs de un dialogo usuario / sistema.
Las actividades de esta sub.-fase tienen como objetivo central:
Especificar en detalle las tareas que debe cumplir la unidad de diseo
Desarrollar componentes.
Realizar las pruebas unitarias y las pruebas de integracin a nivel de
la unidad de diseo.




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Pruebas
Esta fase, da inicio luego de que las diferentes unidades de diseo
han sido desarrolladas y probadas por separado. Durante su
desarrollo, el sistema se emplea de forma experimental para asegurar
que el software no falle, es decir que funcione de acuerdo a sus
especificaciones y a la manera que los usuarios esperan que lo haga,
y de esta forma poder detectar cualquier anomala, antes de que el
sistema sea puesto en marcha y se dependa de l. Para evaluar el
desenvolvimiento del sistema, en esta fase se llevan a cabo varios
niveles de prueba:
Funcional: Prueba desde el punto de vista de los requerimientos
funcionales.
De Sistema: Prueba desde el punto de vista de los niveles de calidad
del sistema y de desempeo.
De Integracin: Prueba de interfaces.
De Aceptacin Tcnica: Prueba de manejo de condiciones extremas.
Produccin y mantenimiento
Esta fase corresponde al Disear es la fase ms importante donde
todos los elementos del SI. Estn completos y se puede ejecutar el
proyecto.