ManualAcceso2 3

Acceso 2.
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Acceso
2.3

Manual de Instalacin y del Usuario

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Autor: Jess Valds Murillo
Edicin 1.4

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compaas, los nombres y los datos utilizados son ejemplos ficticios, Ninguna parte de este documento puede ser
reproducida o transmitida de ninguna forma, ni por ningn medio, ya sea electrnico o mecnico, con ningn propsito, sin
la previa autorizacin por escrito de Maersa Computacin.
Los nombres utilizados en este manual: Microsoft Excel, NOI, NomiPAQ, son marcas comerciales registradas de sus
respectivos fabricantes.
Acceso 2.3 Contenido
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Contenido

Introduccin 8
Captulo 1 Instalacin y Conceptos Generales 13
Captulo 2 Empleados 33
Captulo 3 Control de Asistencia 61
Captulo 4 Calendarios 83
Captulo 5 Catlogos 99
Captulo 6 Interfaces 109
Captulo 7 Gerencial 141
Captulo 8 Introduccin al Diseo de Reportes 191
Captulo 9 Reloj para PC de ACCESO 2.3 193
Apndice A Estructura de la Base de Datos 211
Apndice B Estructura de Directorios y Archivos del Sistema 213
Apndice C Fichas Tcnicas 214

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Contenido

INTRODUCCIN ................................................................................................................ 8
QU ES ACCESO 2.3? ................................................................................................................................ 9
ALGORITMO DE BSQUEDA .......................................................................................................................... 9
DISEO CLIENTE/SERVIDOR ......................................................................................................................... 9
CALENDARIOS DE VACACIONES Y DAS FESTIVOS ...................................................................................... 10
CONTROL DE ASISTENCIA .......................................................................................................................... 10
CATLOGOS DEL SISTEMA .......................................................................................................................... 11
ENLACE CON SISTEMAS DE NOMINA ........................................................................................................... 11
VARIEDAD DE DISPOSITIVOS ....................................................................................................................... 11
GERENCIAL ................................................................................................................................................. 11
TODO OCURRE EN TIEMPO REAL ................................................................................................................ 12
MODERNA INTERFASE................................................................................................................................. 12
CAPTULO 1 INSTALACIN Y CONCEPTOS GENERALES .......................... 13
INSTALANDO EL PROGRAMA ....................................................................................................................... 14
I nstalando ACCESO 2.3 en red ............................................................................................................. 15
I nstalando ACCESO 2.3 en una sola mquina .................................................................................... 16
NUEVA EMPRESA (ASISTENTE DE CONFIGURACIN) ................................................................................... 18
1) I nicio .................................................................................................................................................. 18
2) Departamentos ................................................................................................................................... 18
5) Centros de Costo ................................................................................................................................ 19
6) Calendarios ........................................................................................................................................ 19
7) Das Festivos ...................................................................................................................................... 19
8) I nterfaces ........................................................................................................................................... 19
9) Archivo de Datos ................................................................................................................................ 19
10) Fin .................................................................................................................................................... 19
ACTIVAR USUARIO ...................................................................................................................................... 20
VENTANA PRINCIPAL .................................................................................................................................. 21
Empleados .............................................................................................................................................. 22
Control de Asistencia ............................................................................................................................. 22
Calendarios ............................................................................................................................................ 22
Catlogos ................................................................................................................................................ 23
I nterfaces ................................................................................................................................................ 23
Gerencial ................................................................................................................................................ 23
ELEMENTOS GENERALES DE CAPTURA ...................................................................................................... 24
ELEMENTOS GENERALES DE CONSULTA .................................................................................................... 25
Uso de Comodines .................................................................................................................................. 27
Cambiar el orden de los datos ................................................................................................................ 28
Seleccin de columnas ........................................................................................................................... 28
Bsqueda rpida .................................................................................................................................... 29
Marcas alternas ...................................................................................................................................... 29
Reporte I mpreso ..................................................................................................................................... 30
Exportacin a Excel ............................................................................................................................... 30
Exportaciones Varias ............................................................................................................................. 30
MECANISMO DE REGISTRO DE ASISTENCIA .............................................................................................. 31

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CAPTULO 2 EMPLEADOS ..................................................................................... 33
EMPLEADOS ................................................................................................................................................ 34
Disponibilidad de Opciones ................................................................................................................... 35
Generales ................................................................................................................................................ 36
Foto......................................................................................................................................................... 37
Cmara Web ...................................................................................................................................................... 38
Asistencia ............................................................................................................................................... 39
Vacaciones ............................................................................................................................................. 40
Direccin ................................................................................................................................................ 40
Telfonos ................................................................................................................................................ 40
Configuracin ........................................................................................................................................ 41
Estatus ................................................................................................................................................................ 41
Generar das de calendario ............................................................................................................................... 41
Horario abierto .................................................................................................................................................. 42
Horario de entrada abierto ............................................................................................................................... 42
Limite para checar la entrada .......................................................................................................................... 43
Horario General de Comida ............................................................................................................................. 43
Tiempo Extra, Tiempo Laborado y Tiempo de Permanencia ....................................................................... 44
Formulas ....................................................................................................................................................... 44
Tiempo extra mximo .................................................................................................................................. 47
Suprimir un empleado o simplemente cambiar su estatus? ......................................................................... 50
Hamster .................................................................................................................................................. 51
UareU ..................................................................................................................................................... 53
Registrando empleados en las terminales AC4 y AT4 .......................................................................... 55
Nombre corto ..................................................................................................................................................... 55
Clave de acceso .................................................................................................................................................. 55
Zonas Horarias .................................................................................................................................................. 56
Capturando Huellas Dactilares ........................................................................................................................ 56
Derechos de acceso sobre la terminal............................................................................................................... 57
Leer del terminal ............................................................................................................................................... 57
Actualizar el terminal ....................................................................................................................................... 57
Borrar del terminal ........................................................................................................................................... 57
I mprimiendo credenciales o gafetes ...................................................................................................... 58
REPORTE DE EMPLEADOS (GENERAL) ....................................................................................................... 59
REPORTE DE EMPLEADOS (ABREVIADO) ................................................................................................... 60
CAPTULO 3 CONTROL DE ASISTENCIA .......................................................... 61
TARJETA DE ASISTENCIA ............................................................................................................................ 62
Tarjeta .................................................................................................................................................... 62
Historial .................................................................................................................................................. 64
I mprimiendo la tarjeta de asistencia del da ......................................................................................... 66
REGISTRO MANUAL DE ASISTENCIA .......................................................................................................... 67
Por Empleado ......................................................................................................................................... 68
Por Bloque.............................................................................................................................................. 69
Por Archivo ............................................................................................................................................ 70
APLICAR INCIDENCIAS................................................................................................................................ 72
MENSAJES ................................................................................................................................................... 75
REPORTE GENERAL DE ASISTENCIA .......................................................................................................... 76
I mprimiendo tarjetas de asistencia por bloque..................................................................................... 76
REPORTE DE PUNTUALIDAD ....................................................................................................................... 78
REPORTE DE TIEMPO EXTRA ..................................................................................................................... 79
REPORTE DE CHECADAS ............................................................................................................................. 80
REPORTE DE INCIDENCIAS ......................................................................................................................... 81
ASISTENCIA DEL DA................................................................................................................................... 82
CAPTULO 4 CALENDARIOS ................................................................................. 83
CALENDARIO DE ASISTENCIA ..................................................................................................................... 84
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Horario de oficina .................................................................................................................................. 85
Horario de vigilante............................................................................................................................... 86
Rol de turnos .......................................................................................................................................... 87
Horario de profesores ............................................................................................................................ 88
Tolerancia antes de entrar ..................................................................................................................... 92
Tolerancia despus de entrar ................................................................................................................. 92
Lmite para checar ................................................................................................................................. 92
Tolerancia a la Salida ............................................................................................................................ 93
Tolerancia al inicio de Comida.............................................................................................................. 93
Tolerancia al final de la Comida ........................................................................................................... 94
Evite conflictos de horario ..................................................................................................................... 94
Generando asistencia futura ................................................................................................................. 95
CALENDARIO DE VACACIONES ................................................................................................................... 96
CALENDARIO DE DAS FESTIVOS ................................................................................................................ 97
REPORTES DE CALENDARIOS DEL SISTEMA .............................................................................................. 98
CAPTULO 5 CATLOGOS ..................................................................................... 99
CATLOGO DE DEPARTAMENTOS ............................................................................................................ 100
CATLOGO DE PUESTOS ........................................................................................................................... 101
CATLOGO DE SUCURSALES .................................................................................................................... 102
CATLOGO DE INCIDENCIAS .................................................................................................................... 103
Reglas ................................................................................................................................................... 104
Reglas especiales .................................................................................................................................. 105
Enlace con los sistemas de nmina ..................................................................................................... 106
CATLOGO DE CENTROS DE COSTO ........................................................................................................ 107
REPORTES DE CATLOGOS DEL SISTEMA ................................................................................................ 108
CAPTULO 6 INTERFACES .................................................................................. 109
NOMIPAQ .............................................................................................................................................. 110
I mportando informacin de NomiPAQ............................................................................................ 111
Exportando I ncidencias a NomiPAQ............................................................................................... 112
Exportando Vacaciones a NomiPAQ............................................................................................... 113
NOI 4 ...................................................................................................................................................... 114
I mportando informacin de NOI 4................................................................................................... 115
Exportando I ncidencias a NOI ......................................................................................................... 116
NOI 3.5 ................................................................................................................................................... 118
IMPORTAR DE OTROS SISTEMAS ............................................................................................................... 119
I mportante: Necesita una migracin especial? ................................................................................. 119
MONITOR .................................................................................................................................................. 120
Consideraciones sobre el rendimiento de su red ................................................................................. 121
ESTACIONES .............................................................................................................................................. 122
Descripcin ........................................................................................................................................... 122
Direccin I P ......................................................................................................................................... 122
Tipo ....................................................................................................................................................... 122
ACCESO MANUAL (CONTROL MANUAL DE PUERTAS) ............................................................................. 124
TERMINALES AC4 Y AT4 ......................................................................................................................... 125
Configuracin ...................................................................................................................................... 127
Actualizar Fecha y Hora ................................................................................................................................. 128
Actualizar el Tiempo de Apertura de la Puerta ............................................................................................ 128
Suprimir todos los datos ................................................................................................................................. 128
Mensajes ........................................................................................................................................................... 129
Abrir puerta ..................................................................................................................................................... 129
Beep .................................................................................................................................................................. 129
Respaldar ......................................................................................................................................................... 129
Restaurar ......................................................................................................................................................... 129
Eventos ................................................................................................................................................. 130
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Usuarios ............................................................................................................................................... 130
Actualizar Zonas Horarias .................................................................................................................. 131
Empleados registrados en esta terminal .............................................................................................. 131
ZONAS HORARIAS ..................................................................................................................................... 133
Combinando Zonas Horarias .............................................................................................................. 134
Asignando Zonas Horarias .................................................................................................................. 134
TERMINAL KBIO ....................................................................................................................................... 135
Configuracin ...................................................................................................................................... 137
Prueba de comunicaciones .............................................................................................................................. 137
Configuracin predeterminada ...................................................................................................................... 138
Calibrar el sensor ............................................................................................................................................ 138
Bloquear la Terminal ...................................................................................................................................... 138
Desbloquear la Terminal ................................................................................................................................ 138
Leer fecha y hora ............................................................................................................................................. 138
Actualizar fecha y hora ................................................................................................................................... 138
Suprimir todos los eventos .............................................................................................................................. 138
Suprimir todas las huellas .............................................................................................................................. 138
Eventos ................................................................................................................................................. 139
Cargar huellas dactilares ..................................................................................................................... 139
Nmero de huellas en el terminal ................................................................................................................... 140
Cargar huellas al terminal .............................................................................................................................. 140
Suprimir huellas del terminal......................................................................................................................... 140
CAPTULO 7 GERENCIAL .................................................................................... 141
RESUMEN DE PUNTUALIDAD ..................................................................................................................... 142
RESUMEN DE TIEMPO EXTRA ................................................................................................................... 143
RESUMEN DE INCIDENCIAS ....................................................................................................................... 144
DICCIONARIO ............................................................................................................................................ 145
CONSULTAS PERSONALIZADAS ................................................................................................................ 148
Mdelo Cliente/Servidor ...................................................................................................................... 150
Lenguaje de Consultas Estructurado .................................................................................................. 151
Tablas ................................................................................................................................................... 151
Tipos de Datos ...................................................................................................................................... 152
Consultado datos con SELECT ........................................................................................................... 153
Uniendo atributos ................................................................................................................................. 156
Poniendo condiciones con WHERE .................................................................................................... 157
Operadores de comparacin ................................................................................................................ 157
Operadores lgicos ............................................................................................................................... 160
BETWEEN ........................................................................................................................................... 160
Orden en los datos (ORDER BY) ........................................................................................................ 161
LI KE para comparar cadenas ............................................................................................................. 163
Uniendo Tablas .................................................................................................................................... 164
Alias .................................................................................................................................................................. 167
Manejando fechas en SQL .................................................................................................................. 168
Obtener rpidamente un rango de fechas con BETWEEN ................................................................ 169
Totalizando datos con Count, Sum y Avg............................................................................................ 170
El mayor y el menor con las funciones Max y Min ............................................................................ 170
Agrupando datos con GROUP BY ...................................................................................................... 171
Usando Funciones ............................................................................................................................... 173
Lista de Funciones ............................................................................................................................... 173
Ejemplos con funciones ....................................................................................................................... 175
Modificando el rea de edicin ............................................................................................................ 176
Compartiendo consultas entre usuarios de ACCESO 2.3 ................................................................... 177
ESTADSTICAS ........................................................................................................................................... 178
USUARIOS .................................................................................................................................................. 180
Asignando derechos para aplicar incidencias ..................................................................................... 181
ACCESOS ................................................................................................................................................... 182
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CONFIGURACIN GENERAL ..................................................................................................................... 184
Parmetros Generales .......................................................................................................................... 185
Tolerancia a la entrada ........................................................................................................................ 185
Mnimo de estancia en horario abierto ............................................................................................... 185
Tipo de Reloj Checador Activo ............................................................................................................ 185
Control de Retardos ............................................................................................................................. 186
Registrar Dispositivos .......................................................................................................................... 187
Licencia ................................................................................................................................................ 188
I D Sensores .......................................................................................................................................... 188
GENERAR CALENDARIOS .......................................................................................................................... 190
CAPTULO 8 INTRODUCCIN AL DISEO DE REPORTES ........................ 191
INTRODUCCIN AL DISEO DE REPORTES ................................................................................................ 192
CAPTULO 9 RELOJ PARA PC DE ACCESO 2.3 .............................................. 193
QU ES UN RELOJ CHECADOR PARA PC? .............................................................................................. 194
EL RELOJ CHECADOR DE ACCESO 2.3 .................................................................................................. 195
Base de Datos ....................................................................................................................................... 197
Duracin de los mensajes y de la foto ............................................................................................................ 199
Tiempo de encendido del biomtrico ............................................................................................................. 199
Sincronizacin de la fecha y la hora............................................................................................................... 199
Nivel de Seguridad .......................................................................................................................................... 200
Sonidos ................................................................................................................................................. 200
Estilos ................................................................................................................................................... 201
Sensor ................................................................................................................................................... 201
Rediseando la pantalla del Reloj ....................................................................................................... 203
Activando un objeto ........................................................................................................................................ 203
Cambiando la posicin de un objeto .............................................................................................................. 204
Cambiando el tamao de un objeto ............................................................................................................... 204
Cambiando las propiedades de un objeto ...................................................................................................... 205
Cambiando el aspecto del reloj analgico ..................................................................................................... 206
Cambiando la imagen de fondo del Logotipo y del Reloj Analgico ........................................................... 207
Guardando los cambios .................................................................................................................................. 207
Optimizando la operacin con Solo Huella ........................................................................................ 208
El Firewall de Windows y ACCESO 2.3.............................................................................................. 209
Puerto para la base de datos ........................................................................................................................... 209
Puerto para usar el Monitor de ACCESO 2.3............................................................................................... 210
APNDICE A ESTRUCTURA DE LA BASE DE DATOS ................................... 211
ESTRUCTURA ABIERTA ............................................................................................................................. 212
TABLAS DEL SISTEMA ............................................................................................................................... 212
APNDICE B ESTRUCTURA DE DIRECTORIOS Y ARCHIVOS DEL SISTEMA .. ERROR!
MARCADOR NO DEFINIDO.
APNDICE C FICHAS TCNICAS ....................................................................... 214
USO DEL COMANDO PING ......................................................................................... 215
CAMBIANDO EL PASSWORD DE SYSDBA EN FIREBIRD .................................. 216
TIPS ................................................................................................................................... 217
VARIOS ...................................................................................................................................................... 217
PARA AUMENTAR EL NIVEL DE SEGURIDAD EN LAS TERMINALES ACF4. ............................................... 217

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ACCESO 2.3 Introduccin
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INTRODUCCIN

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Qu es ACCESO 2.3?

Sabe si los empleados de un departamento son ms cumplidos que los de otro?
Los soldadores faltan ms que los mecnicos? Los lunes faltan ms los
almacenistas? Sus empleados hacen trampa y se checan unos por otros? Quiere
saber al instante quien falto o llego tarde?

En general desea saber que tan cumplido es el personal de su empresa, con que
regularidad falta o llega tarde, hay un mes en especial en el que el personal falto
ms?, El programa de incentivos que implemento ha mejorado la puntualidad?

ACCESO 2.3 le da una respuesta satisfactoria a todas estas necesidades de
informacin y control. Gracias al uso de nuevas tecnologas biomtricas ACCESO
2.3 permite garantizar la identidad de cada empleado. Esta peculiaridad de poder
distinguir inequvocamente a cada persona por su huella digital, es aprovechada hoy
en da para diversos fines.

El sistema de control de asistencia por medios biomtricos ACCESO 2.3, est
diseado para registrar la estancia de los empleados de su empresa u organizacin,
en su lugar de labor, para ello se vale de un dispositivo biomtrico que asocia en
una base de datos la o las huellas dactilares con la identidad del empleado, su
nombre, puesto, horario y foto.

De esta forma logra evitar la suplantacin o accesos fraudulentos, as mismo,
brinda a la gerencia un control efectivo y al instante sobre irregularidades en la
asistencia de los empleados, el sistema notifica sobre un puesto no cubierto,
detectando si un empleado no ha ingresado a tiempo.

Algoritmo de bsqueda

Para obtener una respuesta rpida y confiable, el sistema hace uso de un sofisticado
algoritmo de bsqueda de huellas dactilares, el empleado simplemente tiene que
colocar su huella sobre el dispositivo y el sistema identifica y procesa su registro de
forma instantnea.

Diseo cliente/servidor

El diseo cliente/servidor de ACCESO 2.3, ofrece seguridad y confiabilidad. La
informacin puede ser consultada desde cualquier punto de la organizacin, debido
a que se integra de forma transparente a la Intranet de su empresa. Si posee diversos
puntos de acceso, el sistema puede ser configurado para que los empleados ingresen
o salgan desde cualquier lugar en que se instale.

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Calendarios de Asistencia

ACCESO 2.3, cuenta con una definicin predeterminada de calendarios de
asistencia, que abarca los horarios ms usuales, de oficina, rol de turnos, vigilancia,
horarios discontinuos y horarios abiertos. Adicionalmente usted puede definir
horarios especiales u otorgar fcilmente restricciones y libertades de forma
selectiva. ACCESO 2.3 emplea un algoritmo que determina la naturaleza de cada
checada, en base al calendario asignado, determinando si se trata de un registro de
entrada, de salida o de un horario de comida. Sin embargo, todos los eventos que se
generan son registrados y si alguno de ellos no se ajusta al horario, usted podr
decidir posteriormente si el cambio es una excepcin o se trata de alguna
irregularidad no justificada.

Calendarios de vacaciones y das festivos

Es importante destacar que el sistema puede asociar un calendario con un empleado
o aplicar un calendario a un bloque de empleados. En un escenario donde se
negocian los perodos de vacaciones, se puede asignar un calendario personalizado.
En cuanto a la definicin de das festivos, esta puede ser automtica tanto para los
das oficiales como con los no oficiales, el sistema calcula dichos das en base a las
ltimas disposiciones oficiales, adems incluye una lista de los das festivos no
oficiales.

Control de Asistencia

El control de asistencia se lleva a cabo de forma similar a los sistemas de nmina
ms populares, para esto se cuenta con un catlogo de incidencias (faltas, retardos,
sanciones, etc.), que puede ser asociado con los catlogos de NomiPAQ o de NOI
. Usted puede conceder permisos para llegar tarde, aplicar sanciones, justificar
faltas, retardos, etc.

Si en un da especial, como el da de las madres o el 12 de diciembre la direccin
concede un permiso para salir temprano con goce de sueldo, el sistema le permite
ajustar el horario, en una sola operacin, a bloques de empleados o generar una
salida manual. Este mdulo tambin permite enviar mensajes personalizados o por
departamento.

Es importante destacar, que este mdulo cuenta con los reportes necesarios para
llevar el control de asistencia, como son: Reporte de asistencia, puntualidad, tiempo
extra, tarjetas de asistencia, credenciales, etc.

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Catlogos del sistema

Para llevar una apropiada clasificacin de los empleados, el sistema ofrece un una
serie de catlogos fciles de mantener y que pueden ser precargados en la
instalacin. Encontrar catlogos de departamentos, puestos, sucursales y centros de
costo.

Enlace con sistemas de nomina

Si usted tiene un sistema de nmina como NomiPAQ o NOI , puede simplificar
la instalacin leyendo la informacin ya capturada e integrarla a ACCESO 2.3. As
mismo puede enviar las incidencias registradas, como faltas, retardos o tiempo
extra, para que sean procesadas por dichos sistemas.

Variedad de dispositivos

Varios dispositivos de reconocimiento biomtrico son soportados por el sistema,
algunos se conectan a una PC y otros trabajan de forma independiente como
terminales, pueden estar permanentemente conectados a la red de su empresa o
fuera de lnea.

El sistema cuenta con una serie de opciones para mantener el control y monitorear
cada estacin. Adems cuando el dispositivo cuenta con la caracterstica de
controlar la apertura de puertas, es posible fijar la zona horaria en la que cada
empleado podr abrir la puerta.

Gerencial

En esta seccin se ofrecen estadsticas en forma de resmenes y grficas que
muestran un panorama general del comportamiento del personal, estos pueden ser
generados usando las clasificaciones definidas en los catlogos del sistema.

Para usuarios con conocimientos de bases de datos, el sistema cuenta con un editor
y ejecutor de sentencias SQL, que pueden ser almacenadas en la misma base de
datos para ponerlas a disposicin de todos los usuarios del sistema. Si requiere
presentar la informacin en otros formatos, podr exportarlos a una variedad de
ellos, como son, MS Excel , xml, texto, html, pdf, jpeg, bmp, etc.

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Un poderoso diseador de reportes (FastReport) esta integrado al sistema, que en
combinacin con el ejecutor de sentencias SQL, da una excelente oportunidad de
sacar el mayor provecho a su informacin. De la misma forma que las consultas
personalizadas son registradas en la base de datos, el diseo del reporte queda
tambin registrado en la base de datos y automticamente asociado a dicha consulta,
por ello estar disponible a todo aquel que tenga acceso al sistema.

Todo ocurre en tiempo real

Usted no necesita correr procesos especiales para obtener la informacin, el sistema
procesa cada evento en el momento en que este se genera, por lo tanto puede
consultar sus reportes y estadsticas desde cualquier punto de su organizacin en
tiempo real.

Moderna interfase

La empresa actual exige interfaces de software fciles de usar y giles. ACCESO
2.3 est diseado para que usted encuentre con dos clics lo que busca. Su moderna
interfase le permite abrir el nmero de opciones que necesite. Las aplicaciones que
solo le dejan abrir una ventana a la vez han quedado en el pasado.

Si usted es una persona prctica o si requiere sofisticacin en el manejo y control de
su personal: ACCESO 2.3 es para usted.

ACCESO 2.3 Captulo 1

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CAPTULO 1
CAPTULO 1 INSTALACIN Y CONCEPTOS GENERALES

INSTALACIN Y CONCEPTOS
GENERALES

ACCESO 2.3 Captulo 1 Instalando el programa

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Instalando el programa

Si al adquirir ACCESO 2.3 se le entreg un CD, es muy probable que este lance
automticamente el instalador del sistema. De otra forma localice el archivo
I nstalar.exe, y ejectelo. Este programa instala y configura los archivos necesarios
para el servidor o los clientes de Firebird 1.5, que es el manejador de bases de datos
utilizado por ACCESO 2.3. Adems contiene el programa administrador, relojes de
PC y archivos necesarios para usar los diferentes dispositivos biomtricos o de otro
tipo.

Despus de correr la aplicacin, siga las indicaciones. Cada ventana es un paso
lgico del que seguramente ya estar familiarizado, si no fuera as, la informacin
ah contenida es suficiente para concluir satisfactoriamente la instalacin. Por lo
tanto solo pondremos nfasis en la cuarta, la que se refiere a seleccionar
componentes.

Si es la primera vez que instala Acceso, deber seleccionar las opciones que se
refieren al manejador de base de datos Firebird, estas son: Clientes (FireBird) y
Servidor (FireBird)


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Instalando ACCESO 2.3 en red

ACCESO 2.3 est diseado para trabajar en un ambiente de red. Puede integrarse sin
problemas en su Intranet, WAN o LAN. Si hay varios puntos de registro en su
organizacin, o si hay varios usuarios conectados a la red que usarn el sistema, deber
instalar Firebird convenientemente en un servidor destinado a ello. Cada mquina que
ejecute el Reloj o el Administrador deber estar configurada con los protocolos TCP/IP
para poder comunicarse con el servidor. Tambin las terminales soportadas por el
sistema se comunican por medio de estos protocolos. El sistema cuenta con una
aplicacin para monitorear los relojes y las terminales conectadas al sistema. Adems
lleva el registro de ellas, en un catlogo de estaciones que usa como referencia la
direccin IP. Es conveniente que estas tengan asignada una direccin IP fija, si hay un
servicio de asignacin dinmica de direcciones (DHCP) solicite a su administrador de
red le proporcione las direcciones fijas que necesite.

Si va a tener una mquina independiente para Firebird, instale:

Clientes (Firebird)
Servidor (Firebird)

Instale siempre en las dems maquinas solo los Clientes (Firebird) y el administrador o
el reloj o ambos, segn sea el caso.


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Instalando ACCESO 2.3 en una sola mquina

Usted puede instalar todo en una sola mquina sin problemas, la maquina funcionar
como servidor adems de ejecutar el administrador o el reloj.

Tambin puede emplear una maquina como servidor y a la vez emplearla para dar de
alta a los empleados sus huellas, su foto, etc., y tener otras corriendo el reloj.

En realidad ACCESO 2.3 se adapta a sus necesidades, solo procure que todos los
relojes, terminales y programas de administracin estn siempre haciendo referencia a
una misma fuente de datos.

Si adquiri un dispositivo biomtrico que se conecta a una PC (como Hamster o
UareU), tendr forzosamente que instalar el Reloj checador que corresponde al
dispositivo adquirido.

Al finalizar el proceso de instalacin del programa, se ejecutar un Asistente de
Configuracin, que crear una base de datos nueva.


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El programa instalador sigue los lineamientos especificados por Windows, despus
de la instalacin usted ver en la opcin Agregar o quitar programas de Windows, a
ACCESO 2.3 como un programa de la lista. Para consultar esta ventana vaya al
men de Inicio, seleccione el Panel de Control y finalmente elija Agregar o quitar
programas.

ACCESO 2.3 Captulo 1 Nueva Empresa

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Nueva Empresa (Asistente de Configuracin)

El proceso de generar una nueva empresa, se realiza mediante el Asistente de
Configuracin de ACCESO 2.3. Con l, usted puede iniciar a trabajar con el
sistema en unos cuantos minutos. El asistente sigue una secuencia de diez pasos que
le permiten hacer una seleccin rpida de la informacin que deber contener.

1) Inicio

En esta opcin se le pregunta si usted ya ha adquirido una licencia o esta evaluando
el producto. La licencia de evaluacin o demostrativa esta restringida en varias
opciones, pero no tantas como para no darse una idea del potencial que ofrece
ACCESO 2.3. Si usted posee una licencia de ACCESO 2.3 deber verificar que la
licencia corresponde a su Razn Social y a su RFC, tambin verifique el tipo de
software; bsico, estndar o profesional, el nmero de empleados permitidos y
finalmente si el sistema soporta identificacin (1:N) o simplemente verificacin
(1:1). Tenga presente que tambin tendr que tener una licencia por cada
dispositivo que haya adquirido.

2) Departamentos

El asistente le propondr una lista de departamentos ms usuales. Puede aadir uno
o ms a la lista, modificarlos o simplemente excluir los que ya estn. Para esto
ltimo de clic en la tercera columna.

3) Puestos

De igual forma, se le propone una lista de puestos ms usuales.
ACCESO 2.3 Captulo 1 Nueva Empresa

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4) Sucursales

El sistema puede integrar informacin de diversos puntos aun y cuando estos no
estn conectados al servidor.

5) Centros de Costo

Si le es til, el sistema le permite clasificar a sus empleados en centros de costo.

6) Calendarios

Hay seis calendarios de asistencia predefinidos que pueden adaptarse o no a su
situacin. Le recomendamos que permita al sistema que los instale, ya que pueden
ser un buen ejemplo de las posibilidades que el sistema tiene para generar
calendarios y adems posteriormente los puede usar como prototipo y hacerles los
cambios o ajustes que necesite.

7) Das Festivos

El sistema propone dos listas de das festivos, una oficial y otra no oficial. Al
incrementar el ao se generarn automticamente para los das oficiales en base a
las ltimas disposiciones legales. Usted puede hacer cambios en el calendario de
das festivos posteriormente.

8) Interfaces

ACCESO 2.3, puede integrar informacin de NomiPAQ y de NOI 4 . Al
seleccionar una u otra el sistema modificar su lista de incidencias de acuerdo al
sistema de nmina seleccionado. Hay una opcin especfica dentro del sistema para
que le ayudara a sincronizar los catlogos de empleados, departamentos, puestos e
incidencias.

9) Archivo de Datos

Si usted tiene una licencia, oprima el botn con el titulo Leer licencia. Seleccione
el archivo con extensin lic. Si la licencia es una licencia vlida de acceso
aparecern las caractersticas y el ID que la identifica, tenga presente estos datos
para obtener asistencia de su distribuidor. Posteriormente seleccione un nombre y
una ruta para instalar el archivo que contendr la base de datos. Y finalmente
oprima el botn Crear archivo de datos. Tome en cuenta que si usted intenta
sobrescribir un archivo que ya existe y este se encuentra abierto deber cerrar
cualquier instancia de ACCESO 2.3 antes de sobrescribirlo.

10) Fin

Al crear la base de datos el asistente crea tambin un usuario y una clave de acceso.
Antelas, porque con ellas podr ingresar al sistema.
ACCESO 2.3 Captulo 1 Activar Usuario

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Activar Usuario

Para poder ingresar al sistema primero es necesario que usted se autentifique,
mediante un nombre de Usuario o login y una Contrasea o password, tambin es
necesario que le indique al sistema en donde reside la fuente de datos. ACCESO 2.3
trabaja en un ambiente cliente/servidor. El servidor es un programa que responde a
las peticiones de sus clientes, por default ACCESO 2.3 usa FireBird versin 1.5.
Este puede estar instalado en el mismo equipo donde se corra ACCESO 2.3 (el
cliente) o en un equipo remoto. Si usted va a acceder a un servidor remoto deber
configurar apropiadamente su red con el conjunto de protocolos TCP/IP. Para hacer
visible las casillas Servidor y Base de Datos oprima Ctrl+F12. La casilla etiquetada
como Servidor deber contener el nombre del servidor o la direccin IP. El
campo Base de datos deber contener el nombre del archivo de base de datos y la
ruta correcta dentro del equipo que funciona como servidor. La extensin por
default de la base de datos es gdb.

El login o Usuario no es sensible a maysculas o minsculas, pero la Contrasea si
lo es, por lo tanto, si su contrasea es Acceso, no podr escribir ACCESO, ni acceso.
Ser necesario que usted escriba la contrasea tal y como la registro al darse de alta
en el sistema.

Cuando reciba una nueva versin, al momento de entrar al sistema este detectar
que esta ejecutndose una actualizacin. Para efectuar los cambios necesarios
deber acceder con la clave de administrador, en Firebird esta clave es SYSDBA,
cuando usted instala Firebird por primera vez, la clave de administrador es
masterkey.

Es recomendable que cambie la clave de administrador despus de instalar
ACCESO 2.3. (ver Apndice C, pgina 217)

ACCESO 2.3 Captulo 1 Ventana Principal

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Ventana Principal

El diseo de la ventana principal as como su organizacin facilita encontrar y
llamar desde las opciones mas recurridas hasta a aquellas que son raramente
empleadas. En la parte superior se encuentra un men dividido en cinco submens.
Estos son de derecha a izquierda, el men Archivo, Editar, Ver, Ventana y Ayuda.
Seguramente usted ya estar familiarizado con esta estructura de mens que ya son
muy similares a los de otros programas y siguen un estndar propuesto por
Microsoft . Puede sentirse libre de explorar cada uno de ellos.

Para un acceso rpido de las opciones ms comunes se encuentra la barra de
herramientas albergando a la izquierda ocho botones con sus respectivos iconos. A
la derecha de ellos hay otros dos botones con flechas que apuntan una a la izquierda
y otra a la derecha, estas son muy tiles cuando se trabaja con las ventanas hijas
maximizadas, ya que permiten activar cada ventana abierta en un ciclo.

Al extremo derecho de esta barra se encuentra un men similar al del men de
inicio de Windows, por default este se despliega a hacia abajo y a la izquierda de la
pantalla, en el se encuentran agrupadas todas las opciones del sistema.

En la parte inferior de la ventana principal podr observar una barra de estado
dividida en cuatro partes, la primera mostrar una breve explicacin del men o del
botn al que este apuntando el mouse, la segunda informa la ruta y el nombre del
archivo de base de datos con el cual se esta trabajando, la tercera el usuario que
inicio la sesin y finalmente ver la versin del software.


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A la izquierda se encuentra la barra de opciones. Esta muestra seis secciones que
ofrecen una organizacin intuitiva de los procesos de arranque, configuracin y
trabajo diario.

Empleados

Se relaciona con el mantenimiento y la consulta del catlogo de empleados. Altas,
bajas, modificaciones, impresin de credenciales, captura de huellas digitales, etc.

Control de Asistencia

Incluye las opciones necesarias para mantener al da el registro de asistencia de los
empleados. Aqu se aplican, justificantes de retardos, de faltas, permisos, sanciones,
etc.

Calendarios

El sistema emplea calendarios de asistencia, vacaciones y de das festivos, los dos
primeros se asocian a cada empleado y el tercero se aplica a todos ellos. En esta
seccin se encuentran las opciones para consultar, dar de alta, modificar, o suprimir
un calendario.

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Catlogos

Para clasificar u organizar la lista de empleados ACCESO 2.3 le ofrece una serie de
catlogos como son: Departamentos, Puestos, Sucursales y Centros de costo. En
esta seccin se encuentra tambin el catlogo de incidencias que se refiere a los
tipos de justificantes, permisos o sanciones que podr aplicar a cada empleado
segn lo requiera.

Interfaces

Esta seccin esta dividida en dos partes, la primera se usa para enlazarse con los
sistemas de nmina, as como para importar informacin de versiones anteriores de
Acceso; la segunda Estaciones y Terminales, sirve para gestionar, monitorear y
configurar las estaciones de trabajo ya sean PCs o terminales.

Gerencial

Finalmente se encuentra la seccin que ofrece informacin estadstica sobre el
comportamiento de asistencia de los empleados. Tambin podr encontrar opciones
para sacar mayor provecho a su informacin.

Como un detalle adicional, en la parte inferior izquierda de la Barra de Opciones se
encuentra un botn que activa un men, en el podr cambiar la forma de presentar
las secciones en la barra, ya sea con botones o con pequeos iconos, tambin podr
elegir entre cuatro temas que cambiaran el estilo de color de la ventana principal y
de las ventanas hijas.

ACCESO 2.3 Captulo 1 Elementos generales de captura

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Elementos generales de captura

La manera en que se actualiza la informacin en el sistema es suficientemente
uniforme como para permitirle aprender solo una interfase de captura. Algunas
ventanas tienen algn detalle que por su naturaleza son nicas, como el diseo de
horarios de asistencia, que se realiza mediante una rejilla similar a la de una hoja de
clculo, sin embargo, se ha tratado mantener el mismo estilo de captura en todas las
opciones.

Cada ventana de captura puede estar en dos modos: consultando o modificando. Por
default se encuentra en modo de consulta, para activar el otro modo, seleccione el
botn que se encuentra en la parte superior izquierda, y oprima la opcin
Modificar. Si usted tiene derechos de modificar aparecern otros tres
botones , el primero informa al sistema que se va aadir un registro y
limpia todas las casillas de captura, el segundo guarda e1 registro, nuevo o
modificado y el tercero lo suprime. Para seleccionar un registro use el botn o
desde la casilla introduzca la clave del registro. El sistema automticamente sabr
que se esta modificando.
Por lo general cada catlogo del sistema tiene un identificador nico, como clave
del empleado, nmero de estacin, etc. Cada que usted oprime el botn Nuevo
el sistema le sugerir una clave que es la que sigue en el consecutivo, tomando
como referencia el nmero ms grande que haya sido registrado con anterioridad
comenzando por uno. Pero si lo prefiere puede asignar cualquier nmero como
identificador del nuevo registro.
Casi en todas las ventanas usted encontrar un botn de seleccin . Este activar
una ventana emergente, de doble clic en la lnea que desee para obtener el registro
deseado.

Algunas opciones contienen una bsqueda contextual basada en el RFC, CURP y
Referencia. Seleccione el botn deseado y la casilla de la izquierda contendr una
lista en orden alfabetico del RFC, CURP o Referencia.

ACCESO 2.3 Captulo 1 Elementos generales de consulta

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Elementos generales de consulta

En ACCESO 2.3 el acceso a la informacin se realiza de dos formas, la primera es
cuando usted necesita consultar una unidad de informacin que posee un
identificador nico, como un empleado, departamento o calendario, esto se hace
proporcionando la clave asociada.

La segunda se realiza aplicando criterios que traen como resultado un conjunto de
datos. Por ejemplo si quiere saber cuales empleados pertenecen a un departamento,
usted proporciona la clave de departamento y el sistema responde con una lista de
empleados que pertenecen a dicho departamento. La mayora de las consultas
ofrecen la manera de filtrar la informacin seleccionando algn catlogo o
calendario. Por ejemplo el Reporte de Empleados (General) ofrece filtros basados
en los catlogos de departamentos, calendarios de asistencia, puestos y sucursales.


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Si desea saber que empleados estn asignados a una sucursal puede dar el nmero
de sucursal u oprimir el botn que se encuentra a un lado de la casilla
correspondiente para llamar a la ventana emergente que le permitir seleccionar una
sucursal.

Como habr notado en esta consulta hay tambin otras cuatro casillas, que
corresponden al Nombre, Clave de y Sexo. En la casilla Nombre usted puede
proporcionar un criterio de bsqueda que se aplicar al nombre y apellidos del
empleado, en las casillas que siguen a Clave de usted podr introducir un rango de
claves de empleado, por ejemplo podr pedirle al sistema que le entregue los
empleados de 20 al 50, o del 2 al 5, etc., tambin encontrar en otras consultas
casillas para seleccionar un rango o perodo de fechas.

En la casilla Sexo se aplica un criterio directo donde usted decide si quiere ver todos
los empleados de sexo femenino, masculino o ambos sexos (todos). Tome en cuenta
que los criterios de bsqueda se pueden combinar hasta encontrar el adecuado a sus
necesidades.


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Uso de Comodines

Las casillas que reciben texto libre y no solo nmeros o fechas, como la casilla
Nombre tienen la propiedad de aceptar comodines, que son caracteres especiales
para agregar una caracterstica de bsqueda. ACCESO 2.3 acepta dos tipos de
comodines:

1) % ASCII 37 (Alt-37)
2) _ ASCII 95 (Alt-95)

El carcter % sustituye a una cadena de cero o ms caracteres. La mayora de las
consultas de ACCESO 2.3 agregan un carcter % al final de la cadena introducida.
De esta forma si quiere seleccionar el nombre de Anglica Portillo Del Toro, puede
simplemente introducir Anglica, Angl o incluso An; en realidad el sistema
sustituye estas cadenas por Anglica%, Angl% y An%. De otra forma, si lo que
desea es seleccionar todos los nombres que llevan una o en cualquier parte del texto,
podr escribir %o, as mismo si necesita ver todos los empleados cuyo primer o
segundo apellido sea Mendieta escriba %mendieta%.

El carcter _ sustituye a un nico carcter. Puede decirle al sistema que le de todos
los nombres que llevan la secuencia ngl escribiendo _ngl. Para todos los
empleados cuyo nombre o apellidos lleven una palabra que comience con cualquier
letra y luego la secuencia esa en cualquier posicin escriba %_esa.


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Cambiar el orden de los datos

El sistema permite una fcil forma de cambiar el orden predeterminado de los datos,
oprima el botn que se encuentra al lado izquierdo del rea de consulta, a
continuacin ver una ventana emergente que le permitir establecer tres criterios
de ordenacin, cada uno de ellos puede ser configurado de dos modos ascendente o
descendente.

Seleccin de columnas

Usted puede hacer una seleccin de las columnas que desea se muestren en pantalla,
oprima la flechita que se encuentra entre el botn y el encabezado de la primera
columna, a continuacin aparecer una ventana emergente para que haga su
seleccin. Si selecciona Nombre Real del Campo, aparecer a la derecha de la
descripcin de cada columna, el nombre del campo en la base de datos. Para
concluir oprima la tecla Enter.


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Bsqueda rpida

Para realizar una bsqueda rpida sin hacer una peticin al servidor, oprima el
segundo botn . Aparecer una ventana en la que puede introducir el texto que
desea buscar, despus oprima el botn Siguiente, el sistema se detendr en el primer
registro donde se encuentre la primer ocurrencia, puede oprimir varias veces este
botn y el puntero se mover hasta encontrar la ltima ocurrencia.

Marcas alternas

Oprima el botn , para marcar de forma alterna cada registro, esto le ayudar a
ubicarse mejor entre la lista de datos.


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Reporte Impreso

En ACCESO 2.3 las consultas estn estrechamente ligadas a los reportes, cuando
usted establece ciertos criterios de bsqueda y de ordenacin, puede en este
momento enviar directamente a la impresora la informacin seleccionada. Al
oprimir el botn , aparecer un submen con tres opciones: Imprimir, Disear y
Original. El sistema trae un diseo predeterminado para cada reporte, la mayora de
estos se pueden redisear, si usted decide cambiar el diseo original, sus cambios
quedarn registrados en la base de datos y todos los usuarios tendrn acceso a los
cambios de forma automtica. Para restablecer el diseo original, simplemente
oprima la opcin Original. El sistema integra un poderoso diseador de reportes
llamado FastReport, con el usted tendr control completo sobre la forma de
presentar sus informes o reportes. Para aprender a usar FastReport consulte el
manual que viene con ACCESO 2.3.

Para mayor informacin sobre como disear reportes consulte Introduccin al
diseo de reportes.

Exportacin a Excel

El sistema exporta a Excel la informacin seleccionada sin usar OLE o DDE, de tal
forma que usted no necesita tener instalado Excel en su computadora. Oprima el
botn , de un nombre al archivo y oprima Guardar.

Exportaciones Varias

Cada consulta le ofrece tres exportaciones adicionales, HTML, XML y TXT. Active
el botn que se encuentra en la esquina inferior izquierda, este desplegar un
submen, oprima la opcin que desee, de un nombre al archivo y oprima Guardar.
En este submen aparecern tambin algunas opciones adicionales que dependern
del tipo de consulta, por ejemplo en el Reporte de Empleados (General), aparece
otra opcin que dice Mostrar foto y huella.

ACCESO 2.3 Captulo 1 Mecanismo de Registro de Asistencia

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Mecanismo de Registro de Asistencia

ACCESO 2.3 procesa la informacin de asistencia procedente de los distintos
puntos de registro mediante un nico mecanismo. Los puntos de registro llamados
Estaciones, pueden ser muy diversos, como una PC con un dispositivo biomtrico o
un escner de cdigo de barras, una terminal biomtrica o de cdigo de barras o
simplemente un archivo texto. Cuando el sistema recibe informacin directamente
de la fuente, usted puede consultar en tiempo real el estado de asistencia de los
empleados, ya que estos se procesan de forma inmediata, de lo contrario si tiene una
terminal desconectada que acumula informacin semanal, esta puede ser procesada
en un solo paso.

El propsito de procesar la informacin es el de determinar si el registro se ajusta al
horario predefinido, de lo contrario los registros quedan etiquetados como checadas
perdidas o no vlidas. Bsicamente, el mdulo de Registro de Asistencia recibe tres
datos o parmetros de las diversas fuentes de registro, la clave del empleado, la
fecha y la hora en que se registr el evento. La salida determina cosas como
retardos, tiempo extra, etc.

El siguiente diagrama muestra el mecanismo empleado para procesar la
informacin.

PC con scanner
biomtrico
Registro de Asistencia
Calendario u Horario
de Asistencia
Calendario de Vacaciones
y das Festivos
PC con scanner
de cdigo de
barras
Terminal con
scanner
biomtrico
Terminal con
scanner de
cdigo de barras
Archivo
texto
Registro
manual
Interfase para el dispositivo
Interfase
de
lectura
Registro vlido
Entrada
Salida
Entrada Comida
Salida Comida

Registro no vlido
Checadas fuera de
horario. O que no se
ajustan al horario
Perfil de asistencia
general y por
empleado
Incidencias (permisos,
sanciones, etc.)
ACCESO 2.3 Captulo 1 Mecanismo de Registro de Asistencia

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Como podr haber observado la lgica de control de asistencia se efecta en el
servidor, de tal forma que el sistema agregar solo una leve carga al trfico de su
red. Hay una interfase especfica para cada dispositivo soportado por el sistema, y
por lo general cada una de ellas tendr caractersticas tambin especficas, por lo
cual ser necesario revisar la informacin relacionada con su dispositivo antes de
integrarlo al sistema.

As mismo, encontrar una opcin para leer de un archivo texto en Registro Manual
de Asistencia. Recuerde que usted controla con una serie de parmetros asociados a
cada empleado, el comportamiento del Registro de Asistencia, hay varios de estos
parmetros que modifican de forma significativa la manera en que la lgica del
sistema resuelve cada evento.

Las reglas y formulas de asistencia estn definidas en Empleados Configuracin,
Calendario de Asistencia y Configuracin General.

ACCESO 2.3 Captulo 2 Empleados

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CAPTULO 2
CAPTULO 2 EMPLEADOS

EMPLEADOS


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Empleados

Despus de haberse cerciorado de que sus calendarios de asistencia, de vacaciones y
das festivos son los adecuados para su organizacin, puede proceder a dar de alta a
sus empleados. Esta opcin le permite gestionar la informacin referente a los datos
personales de cada empleado, su foto, su posicin en la empresa, su horario de
asistencia y las libertades o restricciones que tendr en su asistencia diaria. Tambin
es aqu donde deber tomar las muestras biomtricas de sus huellas dactilares,
mismas que identificarn al empleado. La garanta de que cada huella o conjunto
de huellas queden asociados al empleado correspondiente depender de este
registro. Por eso, es importante que haya un estricto control de los usuarios o
administradores que tendrn acceso a esta opcin. El sistema acepta ms de una
huella dactilar por empleado, esto puede ayudar cuando se presentan situaciones de
baja informacin al tomar las muestras. Si un empleado tiene muy maltratadas las
yemas de los dedos o si sus manos estn constantemente expuestas a productos
qumicos, puede encontrar que algn dedo aun conserve suficiente informacin
como para permitir su identificacin, si no es as, podr proporcionarle como
alternativa, una clave de acceso. No permita que alguna persona distinta a la que
tiene en pantalla coloque sus dedos en el dispositivo, ya que el sistema no tiene
manera de saber que se esta registrando una asociacin fraudulenta.

Active la opcin Modificar y oprima el botn Nuevo para iniciar el alta de un
empleado. Si no sabe como hacerlo consulte Elementos Generales de Captura.

En la parte superior izquierda encontrar una casilla que identifica de forma nica a
cada empleado, el sistema requiere de una clave numrica irrepetible. Al lado
derecho de esta casilla se encuentran tres ms para el Nombre, Apellido Materno y
Apellido Paterno. En el proceso de captura estos datos siempre estarn visibles.
Abajo encontrar varias secciones divididas en fichas, el nmero de ellas depender
del tipo de licencia y de los dispositivos que haya adquirido. Esta es una lista de las
fichas que encontrar.


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Disponibilidad de Opciones

Las opciones que estn marcadas con asterisco estn visibles de forma opcional,
para activarlas llame al men de la esquina superior izquierda.

ACCESO 2.3 soporta varios dispositivos ejecutndose en la misma instalacin, es
decir si usted tiene un dispositivo UareU para su personal administrativo y una
terminal AC4 para el personal obrero, puede gestionar los dos dispositivos en la
misma pantalla de captura.

El sistema emplea tres tipos de datos:

Informativo
Organizativo
De control

Opcin Disponibilidad
Generales Siempre
Foto Siempre
Asistencia Siempre
Vacaciones Siempre
Direccin * Siempre
Telfonos * Siempre
Configuracin * Siempre
Hamster
Si adquiri el
dispositivo
UareU
Si adquiri el
dispositivo
KBio Si adquiri la terminal
AC4 o AT4 Si adquiri la terminal

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Generales

1) Referencia.- Este dato puede ser importante si usted desea enlazar la
informacin de ACCESO 2.3 a otro sistema como el de nmina; por lo tanto lo que
ponga aqu tendr efecto solo en la exportacin a NOI o NomoPAQ.
2) CURP.- Informativo
3) RFC.- Informativo
4) Fecha de contratacin.- Informativo
5) Seguro Social.- Informativo
6) Salario.- Informativo
7) Sexo.- Informativo
8) Departamento.- Organizativo
9) Puesto.- Organizativo
10) Sucursal.- Organizativo
11) Centro de Costo.- Organizativo


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Foto

La foto del empleado puede ser considerada un simple dato informativo si usted esta
usando terminales y nunca realiza un monitoreo en tiempo real. Sin embargo, si esta
usando una PC para el registro de asistencia, ver que el sistema adems de
confirmar la identidad biomtrica la reafirma con su foto. Tambin en el monitoreo
puede ir viendo la foto de la persona que se esta registrando. Y en general, es una
buena prctica tener la foto del empleado ya que junto con sus datos personales y su
historial puede integrar un expediente actualizado y siempre al da.
Oprima el botn derecho del mouse sobre el rea destinada a la foto. Ver el
siguiente men.

Las primeras cuatro opciones controlan la apariencia de la imagen, pero solo en la
forma en que se presenta en pantalla, el contenido permanecer registrado en la base
de datos en su forma original.
La opcin Copiar manda al portapapeles de Windows la foto. Puede rescatarla
desde un programa como el Paint de Windows, seleccionando desde el men
Edicin la opcin Pegar u oprimiendo Ctrl+V.
Si usted ya posee un archivo con la imagen de la foto, seleccione Abrir. Tome en
cuenta que el sistema solo soporta imgenes en formato jpg. Si sus archivos de fotos
no estn en este formato tendr convertirlas.
Para crear un archivo jpg de la foto ya registrada, seleccione Guardar como

Para aumentar o disminuir el tamao de la imagen coloque el puntero del mouse
sobre la esquina inferior derecha del marco de la foto. Cuando el puntero del mouse
cambie, arrastre hasta encontrar el tamao que guste. As mismo, podr desplazar el
marco de la foto por el rea de la ventana colocando el puntero del mouse en la
parte superior del marco y arrastrndolo.


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Cmara Web
Si posee una cmara web, puede usarla directamente. El sistema detecta y le
presenta una lista de los dispositivos de captura de imgenes instalados, seleccione
uno, y oprima el botn con la camarita. Aparecer un programa especial diseado
por el fabricante del dispositivo.

Tome en cuenta que cada dispositivo ofrece una interfase distinta. Usted tendr que
consultar el manual que viene con su cmara para detalles sobre su manejo. Sin
embargo, para la mayora de los dispositivos, la tarea se reduce a simplemente hacer
clic, para capturar la imagen, oprimir un botn para aceptar y la foto aparecer en el
rea descrita anteriormente.


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Asistencia

Todos los datos contenidos en el calendario de asistencia se consideran datos de
control, ya que determinan las restricciones de horario que tendr cada empleado.

Si el empleado no tiene un horario abierto usted deber seleccionar un calendario de
asistencia, ya sea introduciendo la clave del calendario o seleccionndolo desde la
ventana emergente . Para ms detalles consulte Calendario de Asistencia.

Como podr apreciar en la parte derecha superior de esta seccin se encuentra una
casilla que le permite incrementar o decrementar su valor ; El propsito de
sta, es posicionar el nmero de da en el que se encuentra y calcular a partir de ah
a la fecha en que arrancar el control de asistencia. Recuerde que en el calendario de
asistencia los das estn numerados y pueden no corresponder con los das de la
semana, por ejemplo, el nmero uno, aunque normalmente se asocia al lunes, puede
no serlo, si es por ejemplo, que el calendario corresponde a un rol de turnos donde
los das de descanso pueden ser o no los sbados y domingos. El sistema considera
por default el 1 como lunes, el 2 como martes y as sucesivamente hasta llegar a 7.
Tambin encontrar situaciones como los horarios de profesores donde tienen dos o
mas entradas y salidas al da, en estos casos deber consultar la hora para saber a
partir de cuando y en que horario iniciar su control.

Si la fecha de captura es martes, el calendario se vera as:

Cuando guarde el registro del empleado, se tomar esta informacin, la del
calendario de vacaciones y das festivos y se calcularn 30 das a partir del da
actual. El sistema acta de forma dinmica y siempre intentar mantener esos 30
das, a menos de que el empleado deje de registrarse por ms de 30 das; pero en el
momento de presentarse un evento se har un clculo desde la ltima fecha
registrada y hasta 30 das despus de la fecha actual.


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Vacaciones

Aunque el calendario de vacaciones no es un dato obligatorio para el sistema, en la
prctica si lo es. Se ha tratado as, para permitirle hacer una rpida captura, teniendo
en consideracin que el calendario de vacaciones tendr que registrarse en algn
momento. Oprima el botn o introduzca la clave del calendario de vacaciones.

Direccin

Todos los datos en esta seccin son solo informativos. Sintase libre de llenarlos o
dejarlos en blanco.

Telfonos

Al igual que la direccin estos tambin son solo informativos. Pero tenga presente
que en futuras versiones estos tendrn una utilidad bien definida.


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Configuracin

Como podr haberse imaginado los datos en esta seccin se consideran todos datos
de control. Estos modifican la manera en que el sistema determina la naturaleza de
cada evento, ya sea que su origen sea una PC, una Terminal o un archivo, cada
evento se procesa por un mdulo interno que forma parte de la base de datos. Para
detalles vea la seccin Mecanismo de Registro de Asistencia.
Este mdulo lee la informacin de los calendarios de Asistencia, Vacaciones y Das
Festivos as como las Incidencias de permisos, sanciones, etc. Y finalmente,
considera la configuracin general y los datos que aparecen en esta seccin que
conforman el perfil del empleado, en lo que se refiere a las restricciones y
libertades que tendr en su asistencia diaria.

Estatus
Si el empleado se encuentra Activo y laborando, entonces podr registrar su
asistencia. En el momento de cambiar a Baja temporal o Baja que son los otros dos
estatus, el sistema bloquear al empleado y le enviar el aviso: Usted esta dado de
baja y no puede checar!

Generar das de calendario
En ACCESO 2.3 todos los eventos se procesan en tiempo real, es decir, usted no
tiene que correr un procedimiento para interpretar o generar reportes de asistencia.
Cuando un empleado registra una entrada tarde, el sistema automticamente calcula
el tiempo de retardo, de igual forma al momento de registrar la salida se calculan el
tiempo laborado y el tiempo extra si lo hubiera. Para conseguir esta informacin al
momento que se genera, el sistema hace uso de un calendario por empleado que se
va actualizando de forma dinmica. Simplemente se toma el patrn definido en el
Calendario de Asistencia, y se calculan el nmero de das definidos en esta casilla.

Esta caracterstica aporta una enorme ventaja y ofrece una oportunidad de romper el
hermetismo en cuanto a excepciones en la asistencia se refiere. Si el empleado
labora regularmente de 8:00 a 17:00 de lunes a viernes, usted puede programar un
da especial en el que ingrese por ejemplo de 11:30 a 20:30, o cambiar un da de
descanso por un da hbil. Para ms informacin de cmo realizar cambios al
horario refirase a la seccin Tarjeta de Asistencia.

Ahora bien, el propsito de determinar el nmero de das a generar, es ahorrarle una
carga adicional al sistema al momento de que cada empleado registra su asistencia.
Es decir, si el sistema encuentra que el calendario esta definido hasta 15 das
despus, este aadir 30 das ms al calendario. Esto aumentar la velocidad de
respuesta en los relojes de PC en uno o dos segundos cada 30 das.

Recuerde que si la mayora de los empleados ingresan a una misma hora el sistema
tendr un incremento de trabajo proporcional al nmero de empleados que tengan
que registrarse a la misma hora. Si la carga es tal que genera cuellos de botella al
checar, es probable que necesite un segundo punto de registro.

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No obstante, es posible optimizar la velocidad de repuesta generando los
calendarios para un periodo largo u optimizando y mejorando los recursos de la
infraestructura de red o del hardware del servidor.

Cada que hace un cambio al registro del empleado y guarda los cambios, se
regenera el horario de asistencia para los prximos das, si ya hubo un evento o una
checada vlida el da en que hace los cambios, entonces el programa no modifica
ese da. Pero siempre volver a calcular el horario de asistencia futura. Si usted hizo
algn cambio en el horario posterior al da en que guarde el registro este se perder,
ya que este constituye una excepcin. En estos casos se recomienda que no se abuse
de los cambios que constituyen excepciones dentro del calendario de asistencia, sin
duda una mejor opcin es aplicar una incidencia, si usted mantiene un buen catlogo
de incidencias es casi seguro que todas sus necesidades de control se satisfagan
aplicando una incidencia.

Para saber ms acerca del catlogo de incidencias consulte Catlogo de Incidencias
y Aplicar Incidencias.

Horario abierto
Al seleccionar esta opcin, el sistema le otorga al empleado la libertad de ingresar y
salir sin restricciones. Cada entrada deber tener su correspondiente salida. La nica
limitante es que la estancia del empleado tendr que ser de al menos 50 minutos,
que es la configuracin por default del sistema. En cada evento de entrada y salida
se calcula el tiempo de estancia del empleado. Si desea cambiar la estancia mnima
por default vea Configuracin General.

Horario de entrada abierto
Al activar esta opcin, el sistema toma en cuenta el Calendario de Asistencia
asignado, considera el nmero de horas que tendr que laborar y ajusta la salida.
Tome en cuenta que el horario en que se le permitir el acceso tendr que ser
anterior a su horario de comida. Es importante resaltar que un empleado con
horario de entrada abierto no generar retardo alguno y por lo tanto siempre estar
entrando a tiempo.


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Limite para checar la entrada
Este parmetro le indica al sistema hasta cuando el empleado tiene permitido
registrar su entrada. Despus de este lmite los eventos se consideran no vlidos. Si
el sistema no recibe un evento en el lapso de la entrada y el lmite para checar, por
default se considerar falta. Por ejemplo si el lmite para checar es de 30 minutos y
la hora de entrada es a las 8:00 hrs., el sistema considerar cualquier evento despus
de las 8:30 hrs. como no vlido.

El administrador del sistema deber decidir si permite el ingreso despus del lmite
o se considera falta. Para ajustar la asistencia vaya a la opcin Tarjeta de Asistencia.

Horario General de Comida
Active esta opcin cuando el empleado goza de la libertad de empezar su hora de
comida en cualquier momento dentro del horario de asistencia. El sistema toma en
cuenta la duracin del perodo de comida definido en el Calendario de Asistencia y
ajusta el trmino del horario de comida. Es decir, si tiene asignada una hora para
comer el sistema esperar que el empleado registre el final de su horario de comida
una hora despus.

La nica restriccin es que sea cuando menos una hora despus de su hora de
entrada.


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Tiempo Extra, Tiempo Laborado y Tiempo de Permanencia
ACCESO 2.3 calcula la diferencia entre el tiempo que se debera laborar definido en
el Calendario de Asistencia y el tiempo que transcurri desde el registro de entrada
hasta el registro de salida, o sea entre las checadas de entrada y salida. Esta
diferencia aparecer en la columna Tiempo Extra. Si esta activada la opcin: Se
autoriza automticamente, el sistema pondr el resultado en la columna Tiempo
Extra Autorizado. Este ltimo se puede apreciar en el reporte General de Asistencia,
Tiempo Extra, Resumen de Tiempo Extra y en las interfaces con los sistemas de
nmina. El calculo del tiempo extra sigue ciertas reglas que le indican cuando
considerar el tiempo excedente. Usted puede elegir otorgar tiempo extra cuando el
empleado ingreso antes de su hora de entrada, despus de su hora de salida y si se
aplica en das de descanso, vacaciones y das festivos. Es necesario subrayar que el
sistema no compensa el tiempo laborado con el tiempo extra. El tiempo laborado se
calcula obteniendo la diferencia entre el tiempo de estancia menos el tiempo
empleado en la comida menos el tiempo extra, bajo ciertas reglas definidas ms
adelante.

Formulas

HE = Hora de entrada (definida en el calendario de asistencia)
HS = Hora de salida (definida en el calendario de asistencia)
RE = Registro de entrada (checada de entrada)
RS = Registro de salida (checada de salida)
TP = Tiempo de estancia o permanencia
TL = Tiempo Laborado
TC = Tiempo empleado en la comida
TE = Tiempo extra
TA = Tiempo extra autorizado
TEE = Tiempo extra a la entrada
TES = Tiempo extra a la salida

El Tiempo de estancia o permanencia (TP) se obtiene de calcular el tiempo
transcurrido bajo las siguientes reglas:

Por definicin consideremos que el tiempo transcurrido es la diferencia entre dos
horarios, donde el ms reciente es mayor y el ms antiguo es menor.

Si tiene tiempo extra autorizado antes de la hora de entrada:

El tiempo de permanencia es igual al tiempo transcurrido entre el registro de entrada
y la hora de salida.

TP = HS RE


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Si tiene tiempo extra autorizado despus de la hora de salida:

El tiempo de permanencia es igual al tiempo transcurrido entre su hora de entrada y
registro de salida.

TP = RS HE

Si tiene tiempo extra autorizado antes de la hora de entrada y despus de la
hora de salida:

El tiempo de permanencia es igual al tiempo transcurrido entre el registro de entrada
y el registro de salida.

TP = RS RE

Si no tiene tiempo extra autorizado ni antes de la hora de entrada y ni despus
de la hora de salida:

El tiempo de permanencia es igual al tiempo transcurrido entre la hora de entrada y
la hora de salida.

TP = HS HE

Dicho de otra forma, si no se autoriza tiempo extra y llega antes o sale despus de
su hora, ese tiempo no se contabiliza.

El Tiempo empleado en la comida (TC) se obtiene de calcular el tiempo
transcurrido entre el registro de inicio de comida y el registro de final de comida.

El Tiempo extra (TE) se obtiene de calcular el tiempo transcurrido entre el registro
de entrada (RE) y la hora de entrada (HE) definida en el Calendario de Asistencia,
ms el tiempo transcurrido entre la hora de salida (HS) definida en el Calendario de
Asistencia y el registro de salida (RS). Ambos clculos estn sujetos a
configuracin.

TEE = HE RE

TES = RS - HS

Formula para calcular el tiempo extra en un da de labor:

TE = TEE + TES


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Formula para calcular el tiempo laborado:

TL = TP TC TE

Si esta activa la casilla Se autoriza automticamente entonces:

TA = TE

El sistema no compensa tiempo, es decir que si el empleado llega con 10 minutos de
retardo y sale 10 minutos despus, el tiempo excedente en la salida no eliminar el
retardo. De igual forma si el empleado uso menos tiempo del destinado para la
comida o ms, este tiempo se descontar del tiempo laborado.

El tiempo extra en das de descanso, vacaciones y das festivos es igual al tiempo
laborado:

El tiempo de permanencia en estos das es:

TP = RS - RE

TE = TP

Si usted necesita ajustar manualmente el tiempo extra calculado consulte la seccin
Tarjeta de Asistencia.


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Tiempo extra mximo

El mximo de tiempo extra que se puede registrar esta determinado por el horario
del da siguiente. Es decir, si un empleado entra a laborar el lunes y sale el martes,
el final de su labor deber registrarse antes de la entrada del martes. Para ser
precisos, deber checar su salida antes de iniciar el Periodo normal de entrada.

Esta regla aplica tambin cuando el da de salida es un da de descanso, vacaciones
o festivo. En estos casos se toma la hora de entrada del da anterior como referencia.
Si el empleado contina laborando despus de este periodo, deber registrar su
salida e iniciar un horario en da de descanso, vacaciones o da festivo.

Para saber ms acerca de las tolerancias, consulte Calendario de Asistencia y
Configuracin General.


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Ejemplos

a)

Horario:

HE = 8:00 hrs.
HS = 17:00 hrs.
TC = 1 hora.
Registros o checadas:

RE = 7:00 hrs.
RS = 18:00 hrs

Bajo la siguiente configuracin:

Formula: TP = RS HE

TP = 18 8
TP = 10

TEE = 0

Formula: TES = RS HS

TES = 18 17
TES = 1

Formula: TE = TEE + TES

TE = 0 + 1

Formula: TL = TP TC TE

TL = 10 1 1

TL = 8

Formula: TA = TE

TA = 1


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b)

Horario:

HE = 8:00 hrs.
HS = 17:00 hrs.
TC = 1 hora.
Registros o checadas:

RE = 7:00 hrs.
RS = 18:00 hrs

Bajo la siguiente configuracin:

Formula: TP = HS HE

TP = 17 8
TP = 9

TEE = 0

TES = 0

Formula: TE = TEE + TES

TE = 0 + 0

Formula: TL = TP TC TE

TL = 9 1 0

TL = 8

Formula: TA = TE

TA = 0


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Suprimir un empleado o simplemente cambiar su estatus?
Cuando usted elige suprimir un empleado, no solo suprimir los datos de su
expediente. Tambin eliminar toda la informacin que haya generado durante su
estancia en la organizacin. Esto puede alterar los resultados estadsticos, ya que su
conducta laboral, que antes se contabilizaba en los resultados de la asistencia, ya no
estarn disponibles.

Al elegir suprimir al empleado tambin se borrar la informacin de las checadas
que realiz as como el resultado de su asistencia. Usted podr asignar el mismo
nmero de empleado a otro nuevo. Si el nmero de empleado es el ms grande en la
plantilla, al momento de dar de alta a uno nuevo, el sistema volver a emplear este
mismo nmero. Tenga presente que este cambi puede tambin afectar a los
sistemas de nmina. Se le sugiere que revise y mantenga la sincrona entre los dos
sistemas.

Si desea conservar el historial del empleado, simplemente dlo de baja definitiva o
temporal. Esta operacin no eliminar el historial, pero impedir que el empleado
pueda registrar su asistencia.

Al momento de oprimir el botn de suprimir aparecer la siguiente ventana
advirtindole los hechos antes mencionados.


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Hamster

Con ACCESO 2.3 usted podr hacer uso del dispositivo Nitgen Hamster para el
registro de las huellas dactilares. Despus de activar el modo Modificar (consulte la
seccin Elementos Generales de Captura), aparecer un ventana titulada Tomar la
muestra.

En ella aparece una casilla de verificacin que dice Checar con Password, esta se
usa para cuando no es posible tomar alguna muestra dactilar del empleado. En estos
casos el empleado podr registrar su asistencia con su clave asignada como si
estuviera colocando su huella dactilar. Ms abajo se encuentra un botn que dice
Iniciar, oprmalo para activar el asistente que le permitir tomar hasta 10 muestras
(en la versin estndar solo est permitido el registro de una sola muestra). Cuando
seleccione con el mouse el crculo azul, el dispositivo empezar a emitir una luz
roja parpadeante indicndole que est en espera de capturar la huella dactilar. Para
registrar una huella tiene que colocar dos veces el dedo sobre el dispositivo. Al
finalizar aparecer en el panel de la izquierda la foto de la ltima muestra tomada.


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Si por alguna circunstancia el dispositivo no se activara, revise el cable de conexin,
o vuelva a instalar el dispositivo, este requiere de controladores especiales sin los
cuales no podr funcionar.


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UareU

El sistema soporta los dispositivos UareU 4000 y UareU 4000b de Digital Persona
, usted puede registrar hasta diez huellas dactilares por empleado. Al activar el
modo de modificar (consultar Elementos Generales de Captura), aparecer una
ventana que dice Tomar la muestra, en ella hay una casilla de verificacin que dice
Checar con Password, esta se emplea cuando no es posible obtener informacin de
las huellas dactilares del empleado, el sistema prev tal circunstancia ofreciendo un
mtodo alterno que consiste en una clave que se introduce en la estacin de registro
y que sustituye a la huella dactilar. El empleado simplemente tendr que introducir
dicha clave para registrar su asistencia.

Oprima el botn Iniciar para llamar a la ventana emergente destinada a la toma de
huellas dactilares. Simplemente oprima el botn de Inicio y aparecer una ventana
emergente para asistirle en la toma de las muestras dactilares del empleado.


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Para iniciar el registro de una huella dactilar oprima el crculo azul, este ltimo
cambiar a caf para indicarle que est en modo de captura de huella, para cada
dedo tendr que proporcionarle al sistema cuatro muestras, es decir tendr que
colocar cuatro veces su dedo sobre el dispositivo. Una vez tomada la muestra el
botn cambiara a rosa para indicarle que la muestra ha sido tomada.

Para suprimir una muestra ya registrada, oprima el botn de suprimir , y
seleccione el punto azul con la huella que desea suprimir.

Para concluir la captura de huellas oprima el botn Aceptar, la ventana emergente se
cerrar y aparecer en el panel de la izquierda la foto de la ltima muestra tomada.

Si por alguna circunstancia el dispositivo no se activara, revise el cable de conexin,
o vuelva a instalar el dispositivo, este requiere de controladores especiales sin los
cuales no podr funcionar.


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Registrando empleados en las terminales AC4 y AT4

Si ya se encuentra en la opcin de Empleados y con la ficha AC4 activa, ver en la
parte superior el botn .

Cada terminal debe tener su correspondiente licencia, si esta no se ha instalado, se le
notificar y se le indicar el nmero de serie de la terminal para que la solicite a su
distribuidor, si ya posee la licencia vaya a la opcin Configuracin General para
darla de alta.

Si la terminal seleccionada se encuentra conectada a la red aparecer en la parte
inferior un mensaje que dice, La terminal se ha inicializado !

Si en lugar de obtener este mensaje el sistema manda uno notificndole un error,
verifique su conexin o compruebe que la terminal este activa. Consulte Uso del
comando ping que le puede auxiliar para verificar sus conexiones.

Aparte del nmero de empleado y las huellas dactilares las terminales aceptan un
nombre corto de ocho caracteres y una clave de acceso.

Nombre corto
El nombre corto aparecer en la pantalla de la terminal al momento de identificar al
empleado.

Clave de acceso
La clave de acceso adquiere significado cuando no es posible tomar las huellas
dactilares, cuando los empleados exponen frecuentemente sus manos a solventes, o
tienen muy maltratadas las yemas de los dedos, el dispositivo biomtrico de la
terminal no podr extraer de ah suficiente informacin como para poder realizar
una identificacin confiable. Si el sistema acepta las muestras a pesar de estos
hechos, puede ser comn que haya un porcentaje de rechazo alto, es decir, puede
ocurrir que el empleado tenga que poner varias veces su dedo sobre el dispositivo
hasta que este pueda identificarlo.

Por esta circunstancia, se ofrece un mtodo alterno que consiste en usar el teclado.
Usted puede combinar el registro de huellas dactilares y clave de acceso. La
terminal permite un clave de 5 dgitos. Al registrar su asistencia el empleado tendr
que introducir por el teclado de la terminal su nmero o clave de empleado, oprimir
el botn OK que se encuentra en la parte inferior del teclado numrico a la izquierda
del botn MENU y a la dercha del 0, y finalmente su clave de acceso.


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Zonas Horarias
Si su terminal acepta Zonas Horarias, aparecer una seccin para seleccionar tres
zonas horarias, consulte la seccin destinada a Zonas Horarias.

Si solo va a usar una zona horaria tendr que repetirla en las otras dos.

Si va a combinar dos zonas horarias deber repetir una de ellas.

Capturando Huellas Dactilares
Para iniciar la captura de una huella digital simplemente haga clic sobre el crculo
azul que se encuentra sobre la posicin de las uas de cada dedo en el dibujo que
muestra las dos manos.

Al seleccionarlo el crculo cambia a color caf para indicarle que esta en modo de
registro de huellas, aqu inicia un ciclo donde el empleado deber colocar su dedo
tres veces, al trmino, y si las muestras contienen suficiente informacin, el crculo
cambia a color rosa.

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Si posee una licencia profesional de ACCESO 2.3 el sistema le permitir registrar
diez dedos.

Para suprimir una muestra simplemente oprima el botn y seleccione el crculo
rosa.

Derechos de acceso sobre la terminal
Las terminales AC4 y AT4 soportan cuatro niveles de acceso.

Usuario
Grabador
Administrador
Supervisor

Es importante que si usted va ha ser el responsable del sistema y del mantenimiento
de la terminal se de de alta en ella, registrando su huella dactilar y asignndose el
nivel de Supervisor. De esta forma evitar que otra persona modifique o suprima la
informacin o la configuracin de la terminal. Todos los empleados que
simplemente registran su asistencia debern tener el nivel de acceso Usuario.

En el nivel de Grabador usted otorga a otro usuario el derecho para dar de alta a
otros usuarios directamente en la terminal, se le recomienda que no otorgue este
derecho ya que puede perder la sincrona entre el sistema y la terminal.

De igual forma que con el nivel de Grabador el nivel de Administrador permite dar
de alta usuarios pero adems les puede conceder el derecho de grabadores. Se
recomienda que no otorgue este derecho sino es por una buena razn.

Leer del terminal
Esta opcin puede tener una funcin poco til si es que usted ha mantenido la
sincrona entre las terminales y la base de datos. De cualquier forma le sirve para
leer la informacin referente al empleado que tiene activo. Si despus de oprimir
este botn guarda el registro del empleado los datos que tena registrados en la base
de datos sern sustituidos por los de la terminal.

Actualizar el terminal
Finalmente no olvide actualizar los datos. Cada que da de alta una huella dactilar el
sistema actualiza tambin la terminal, pero si cambio el Nombre Corto, la Clave de
Acceso o las Zonas Horarias tendr que oprimir este botn para enviar la
informacin a la terminal.

Borrar del terminal
Si usted duda de que sus datos no estn en sincrona con la terminal es conveniente
que borre los datos del terminal, esta opcin solo borra los datos referentes al
usuario activo.

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Imprimiendo credenciales o gafetes

Abra la opcin Empleados. Seleccione el empleado ya sea con la clave de empleado
o buscndolo de la lista.

Ejemplo:

Seleccione el botn que se encuentra en la parte superior de la ventana.
Aparecern tres opciones, la primera es para imprimir directamente la credencial,
con la segunda puede cambiar el diseo de la credencial adecundola a sus
necesidades, si desea deshacer los cambios hechos en el diseo y restaurar en
formato que viene por default en el sistema oprima la tercera opcin.

Para saber como redisear la credencial consulte Introduccin al diseo de reportes.

ACCESO 2.3 Captulo 2 Reporte de Empleados (General)

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Reporte de Empleados (General)

Este reporte muestra la plantilla general de empleados. La consulta esta asociada al
expediente del empleado, simplemente de doble clic sobre el registro del empleado
y la ventana Empleado se abrir mostrando los datos detallados.

Esta consulta esta diseada de acuerdo a los lineamientos generales del sistema.
Para saber ms acerca de cmo efectuar una consulta, vea Elementos Generales de
Consulta.

Para ver la foto del empleado y su huella mientras recorre el listado seleccione el
botn que se encuentra en la parte inferior izquierda y oprima en Mostrar foto
huella.

ACCESO 2.3 Captulo 2 Reporte de Empleados (Abreviado)

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Reporte de Empleados (Abreviado)

Este reporte muestra la plantilla general de empleados con los datos ms usuales. La
consulta esta asociada al expediente del empleado, simplemente de doble clic sobre
el registro del empleado y la ventana Empleado se abrir mostrando los datos
detallados.

Esta consulta esta diseada de acuerdo a los lineamientos generales del sistema.
Para saber ms acerca de cmo efectuar una consulta, vea Elementos Generales de
Consulta.

Para ver la foto del empleado y su huella mientras recorre el listado seleccione el
botn que se encuentra en la parte inferior izquierda y oprima en Mostrar foto
huella.

ACCESO 2.3 Captulo 3 Control de Asistencia

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CAPTULO 3
CAPTULO 3 CONTROL DE ASISTENCIA

CONTROL DE ASISTENCIA

ACCESO 2.3 Captulo 3 Tarjeta de Asistencia

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Tarjeta de Asistencia

Esta opcin le permite realizar ajustes a la asistencia del personal. La ventana
muestra del da seleccionado, su horario, los registros de asistencia, el tiempo extra
y si la hubiera la incidencia aplicada a ese da.

Usted hace su revisin eligiendo primeramente al empleado y recorriendo el perodo
deseado. Siempre abriendo un da a la vez.

La opcin esta dividida en dos fichas, Tarjeta e Historial.

Tarjeta
En la parte superior izquierda se muestra la foto del empleado, a la derecha de esta
hay un calendario para seleccionar el da. Abajo hay una casilla y un botn de
seleccin, con estos podr elegir una incidencia y aplicarla al da y al empleado
seleccionado.

Debajo de esta y a la izquierda se muestra el rea que representa el horario del da,
usted puede hacer cambios al horario definido con el botn .
Al oprimir este botn aparecer una ventana emergente para permitirle hacer los
cambios al horario.

Esta ventana le permite hacer cambios al horario de entrada y el periodo de estancia
que determina la hora de salida. Tambin puede hacer cambios al inicio del perodo
de comida y el lapso de tiempo que se deber cubrir, este a su vez determina el la
hora en que termina la comida.


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La seccin inferior de la ficha Tarjeta, permite tambin seleccionar un registro de
asistencia y hacerlo vlido. A la izquierda estn lo eventos de registro o las
checadas. Posicinese en la lnea deseada y oprima el botn con la flecha que
apunta a la izquierda correspondiente al tipo de evento que desea hacer vlido.

Para quitar un registro de asistencia oprima las flechas que apuntan a la derecha.

Si el da seleccionado tiene ms de una unidad de asistencia, o sea que hay ms de
una entrada y salida, puede moverse entre los registros con el botn que se
encuentra entre las dos secciones en la parte superior.


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Si desea cambiar la naturaleza del da seleccione de la lista que aparece en la
columna destinada para el horario.

Cuando usted ha seleccionado que el da es un da de labor. Entonces deber
tambin informarle al sistema si el da es una falta o se labor normalmente.

Debajo del rea de horarios, encontrar el resultado del da en horas y minutos de
tiempo laborado.

Ms abajo se muestra el tiempo extra que calcul el sistema. Usted puede cambiar
el tiempo otorgado de tiempo extra.

Historial
Esta ficha esta diseada para mostrarle cual ha sido el comportamiento de asistencia
del empleado.

Podr seleccionar entre cinco tipos de informacin:

Faltas o Ausentismo
Nmero de Retardos
Horas de labor
Tiempo acumulado en Retardos
Tiempo Extra

Los datos pueden ser agrupados mensualmente, quincenalmente y semanalmente.

La informacin mostrada siempre hace referencia al ao seleccionado.

A la izquierda encontrar los datos calculados por el sistema y a la derecha su
grafica correspondiente.

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Si cree que los datos han sido sustancialmente modificados por la aplicacin de
incidencias con goce de sueldo. Usted puede decirle al sistema que no considere los
eventos con esta circunstancia.

Finalmente oprima el botn .

El resultado se muestra en la siguiente grfica.

En la parte superior se contabiliza el nmero de vacaciones y das festivos
disfrutados.


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Imprimiendo la tarjeta de asistencia del da
En la parte superior de la ventana encontrar el botn . Aparecer un men con
las opciones para imprimir. El sistema guarda dos diseos de tarjeta, uno con foto y
otro sin foto. Si necesita imprimir las tarjetas de la semana, el sistema trae un
reporte especial para este propsito.

Para saber como imprimir las tarjetas de asistencia en bloque consulte la seccin
Reporte General de Asistencia.

Para saber como disear o redisear un reporte consulte Introduccin al diseo de
reportes.

ACCESO 2.3 Captulo 3 Registro Manual de Asistencia

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Registro Manual de Asistencia

Las causas por las que un empleado no puede realizar su registro de asistencia
pueden ser muy diversas, pueden ir desde un olvido hasta un percance en la mano
con la que registra su asistencia, si esta usando un dispositivo biomtrico. Si
considera que estas causales son aceptables en su organizacin, ACCESO 2.3 prev
esta necesidad y le ofrece una opcin para que registre manualmente la asistencia de
su personal.

En realidad al hacer uso es esta opcin, el sistema aplica las mismas reglas que se
emplean en el reloj de la PC o al procesar la informacin de una terminal. La nica
diferencia es una marca que informa que el registro fue hecho manualmente. La
fuente del registro puede ser consultada en el Reporte de Checadas que se encuentra
en la seccin Control de Asistencia.

Para evitar un mal uso de esta opcin, el sistema le permite solo generar registros
por da y no por perodo.

Al momento de seleccionar un empleado y un da en especfico, se mostrar el
horario asignado y las checadas que hubo. Si ese da tuviera mas de una unidad de
asistencia, es decir si tuviera mas de una entrada y salida por da, el sistema
determinar en funcin de la hora que usted seleccione a que horario pertenece.

Si el empleado no pudo hacer ni un registro vlido, deber ir generando las
checadas en el mismo orden en que estn definidas, es decir en orden cronolgico.

Como decamos anteriormente, esta opcin emplea las mismas reglas de asistencia
empleadas al procesar los registros del reloj, de tal forma que si usted le dice al
sistema que genere un registro a las 8:15, cuando la entrada del empleado es a las
8:00 hrs. y tiene una tolerancia de 10 minutos, el sistema dejar asentado los 5
minutos de retardo. De igual forma si usted registra la salida a las 20:00 hrs. cuando
el empleado sale normalmente a las 19:00 hrs. el sistema generar una hora de
tiempo extra siempre y cuando tenga autorizado el tiempo extra automtico.

Aunque esta opcin permite generar registros de asistencia solo por da; si puede
generar la asistencia de un grupo de empleados.

Si por alguna circunstancia el equipo de registro fallase, usted tiene la oportunidad
de registrar de un solo paso la asistencia a un bloque de empleados.

Encontrar dividida esta opcin en tres fichas, Por empleado, Por bloque y Por
Archivo.

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Por Empleado
Para generar la asistencia de un empleado seleccinelo y elija el da. Vaya
seleccionando los horarios adecuados en orden cronolgico.
Cada que seleccione un horario oprima el botn guardar . Si no hace esto e
intenta aplicar la hora de inicio de comida antes de la de entrada, el sistema
responder con el mensaje: Usted no ha registrado su Entrada.

Cuando los registros se consideren vlidos estos irn apareciendo en el cuadro
Registro.

Si el horario del empleado es:

Selecciono el da y la hora as:

Como este registro si es vlido, ya que se encuentra en el lapso de entrada
permitido, el sistema actualiza el marco de registro as:

Y manda el siguiente mensaje:

Si repito el proceso para el inicio de la comida el fin de la comida y la salida la
imagen completa se vera as:


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Por Bloque
El mismo proceso que empleamos para generar la asistencia de un da, lo podemos
usar para un bloque de empleados. Primero seleccione el conjunto de empleados a
los que desea se le genere la checada manual. Si no sabe como hacer esto consulte
Elementos Generales de Consulta, esta opcin sigue el mismo esquema de consulta.

Recuerde que deber mantener activa la ficha etiquetada con Por Bloque. Si se
cambia a otra ficha entonces estar generando una checada al empleado que tenga
activo o procesar el archivo que tenga seleccionado.

Es recomendable que seleccione el bloque por calendarios, as tendr presente el
horario al que deber sujetarse.

Como esta opcin no le muestra el horario de cada empleado, le sugerimos que abra
la ventana Calendario de Asistencia, para tener presente los horarios. ACCESO 2.3
le permite tener abiertas ms de una ventana a la vez.

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Por Archivo
ACCESO 2.3 le permite integrar registros generados por cualquier otro medio,
usando un archivo. Este archivo deber ser un archivo de texto.

No asigne derechos a cualquiera sobre esta opcin ya que puede prestarse a malos
manejos. Si va a estar usando esta opcin regularmente le recomendamos que haga
las pruebas necesarias en una base de datos de prueba. ACCESO 2.3 le permite
tener una base de datos de prueba y una de produccin.

Para procesar dichos eventos simplemente tiene que proporcionar tres datos:

El nmero o clave del empleado
La estacin
La fecha y hora del evento

Cada lnea representa un registro y deber terminar con los caracteres ASCII, 13 y
10. Que representan un retorno de carro y un brinco de lnea respectivamente.

Campo Posicin Inicial Tamao
Clave Empleado 1 15
Estacin 16 5
Fecha y Hora 21 14

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Clave de Empleado:

Numrica, debe ser un entero mayor de cero.

Estacin:

Numrica, debe ser un entero mayor o igual a cero.

El formato de la fecha es: DDMMAAAAHHNNSS

DD representa el da, si este es menor de 10 deber tener un cero a la izquierda,
ejemplo 01, 08, etc. Debe ser un entero mayor de cero y menor o igual a 31.

MM representa el mes, si este es menor de 10 deber tener un cero a la izquierda,

AAAA representa el ao.

HH representa la hora, si este es menor de 10 deber tener un cero a la izquierda,

NN representa los minutos, si este es menor de 10 deber tener un cero a la
izquierda, ejemplo 01, 08, etc. Debe ser un entero igual o mayor de cero y menor de
60. Si el valor es cero deber escribir 00.

SS representa los segundos, si este es menor de 10 deber tener un cero a la
izquierda, ejemplo 01, 08, etc. Debe ser un entero igual o mayor de cero y menor de
60. Si el valor es cero deber escribir 00

Ejemplo:

En este ejemplo se muestran dos lneas representando cada una, una checada, la
primera es para el empleado 1, que checo en la estacin 1 a las 8:05 hrs. con cuatro
segundos del da 3 de octubre del ao 2006.

La segunda es para el empleado 13, que checo en la estacin 2 a las 21:16 hrs. con
13 segundos del da 4 de octubre del ao 2006.

Finalmente seleccione el archivo y oprima el botn para procesar . En esta
opcin el botn para guardar no tiene ninguna funcin.
ACCESO 2.3 Captulo 3 Aplicar Incidencias

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Aplicar Incidencias

Antes de continuar se le recomienda que lea la seccin Catalogo de Incidencias, ah
encontrar una explicacin de la funcin y caractersticas de las incidencias.

Esta opcin le da la oportunidad de aplicar una incidencia para un periodo
determinado, seleccionando un empleado en particular o un bloque de empleados.

Si la empresa concede un permiso general para salir temprano por ser da ltimo del
ao o por alguna celebracin en particular, puede aplicar el permiso seleccionando a
todo el personal y aplicando la incidencia en un solo paso.

En otro caso, si va a conceder permiso para llegar tarde durante una semana a un
empleado por cuestiones de salud, puede seleccionar el perodo y aplicar la misma
incidencia a todo ese lapso.

Cuando la incidencia esta definida como un permiso para llegar tarde o para salir
temprano, el sistema le pedir un dato adicional que le informa de cuanto tiempo es
el permiso. Por ejemplo, si usted selecciona una incidencia definida como un
permiso para llegar tarde, deber proporcionar el tiempo concedido para llegar
tarde.

Considere que los datos sobre la naturaleza de la incidencia solo son informativos
ya que estos se definen en la opcin Catlogo de Incidencias, en la seccin
Catlogos. Y por lo tanto no es aqu donde podr definir una nueva incidencia.

Por lo tanto el sistema solo le informa si la incidencia afecta al da completo a la
entrada, a la salida, a la entrada y a la salida, o es una sancin. Tambin si la
incidencia es con goce de sueldo o no.

Si desea hacer una revisin de la asistencia de un empleado en particular antes de
aplicar la incidencia, quiz prefiera usar la opcin Tarjeta de Asistencia. Con ella
tendr la oportunidad de ir revisando da por da mientras observa el horario normal
y las checadas que tuvo el empleado.

En realidad la Tarjeta de Asistencia y Aplicar Incidencias, son las nicas opciones
que le permiten aplicar una incidencia.

En la parte superior encontrar una casilla y un botn para seleccionar una
incidencia del catlogo.


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Ms abajo encontrar tres fichas: Incidencia, Individual y Por Grupo de Empleados.
En la primera definir el da o los das en los que se deber aplicar y si es el caso, el
tiempo permitido para llegar tarde o salir temprano.

La ficha Individual es la apropiada para aplicar una incidencia a un empleado en
especifico. Al seleccionar al empleado, se mostrarn las incidencias registradas
durante el ao seleccionado.

En la otra ficha, Por Grupo de Empleados, usted seleccionara al empleado o a los
empleados a los que se les aplicar la incidencia. Si tiene alguna duda de cmo
hacer su seleccin, consulte la seccin Elementos Generales de Consulta, ya que
esta sigue el mtodo general de consulta.

El proceso que determina la naturaleza de cada checada, considerar el tiempo
asignado para llegar tarde o para salir temprano. Si este aplica a la entrada y aun no
ha sucedido, ajustar el horario desplazando la hora de entrada asignada con el lapso
de tiempo que se otorgue. En el caso de afectar a la salida, el sistema registrar la
salida adelantando la hora normal definida previamente en el calendario de
asistencia.


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Si la fecha seleccionada ya ocurri, simplemente quedar registrado para uso de los
reportes de asistencia, estadsticas e interfase con los sistemas de nmina.

Finalmente cuando usted oprime el botn Guardar el sistema sabr que datos
procesar por la ficha seleccionada. Si la ficha seleccionada es la de Incidencia, se le
pedir que seleccione cualquiera de las otras dos.

Al aplicar una incidencia el sistema verifica que se cumplan cada una de las reglas
definidas en el Catalogo de Incidencias, si alguna de estas no llegara a cumplirse se
le enviara un mensaje y la incidencia no se podr aplicar.

Para saber como definir reglas de aplicacin consulte: Catalogo de Incidencias.

ACCESO 2.3 Captulo 3 Mensajes

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Mensajes

Esta opcin solo tiene efecto cuando usted esta usando una PC para el registro de
sus empleados, es decir como reloj checador.

Los mensajes son una forma de comunicar algo a sus empleados cuando estos
registran su asistencia. Solo sern visibles al momento en que el sistema los
identifique positivamente.

Usted puede configurar un mensaje para que aparezca en la fecha adecuada y a los
empleados o adecuados. El sistema le permite enviar un mensaje a todo el personal,
al personal de un departamento o a un empleado en particular.

Simplemente seleccione el periodo en el que permanecer vigente el mensaje,
escriba el texto del mensaje, seleccione a quien deber informarse y oprima el botn
de guardar.

Todos los mensajes irn caducando conforme pase el tiempo, si el mensaje es
recurrente puede volverlo a usar con solo cambiar el periodo. De esta forma podr
tener un catlogo de mensajes que podr reactivar cuando lo necesite.

ACCESO 2.3 Captulo 3 Reporte General de Asistencia

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Reporte General de Asistencia

En este reporte usted encontrar el detalle de la asistencia en general. La lista esta
organizada por empleado y cronolgicamente. Adicionalmente a las opciones
comunes de seleccin esta una que le permite elegir entre las siguientes:

Todos
Falta o ausentismo
Asistencias con retardo
An no ha checado
Laborando
Asistencia
No ha checado su salida

El ttulo de cada columna en la rejilla le da una idea clara. Sintase libre de hacer las
combinaciones que se ajusten a sus necesidades.

Si usted tiene un requerimiento especial, ACCESO 2.3 en su versin profesional le
permite hacer un diseo de reporte a la medida.

Para saber como filtrar la informacin consulte la seccin Elementos Generales de
Consulta.

Imprimiendo tarjetas de asistencia por bloque
Para imprimir las tarjetas de asistencia conserve el orden que viene predeterminado
en esta opcin, este es Clave de Empleado y Entrada. Seleccione el periodo oprima
el botn .

Hay dos tipos de tarjetas una con foto y otra sin foto. Seleccione el botn .

Para saber como disear o redisear un reporte consulte Introduccin al diseo de
reportes.

ACCESO 2.3 Captulo 3 Reporte General de Asistencia

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A continuacin se muestra el diseo predefinido de la tarjeta de asistencia con foto.

ACCESO 2.3 Captulo 3 Reporte de Puntualidad

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Reporte de Puntualidad

Con este reporte usted podr analizar en detalle los retardos en los que incurri el
personal. El reporte se agrupa por rangos y muestra los eventos que tuvieron esas
caractersticas. El propsito de este no es contar el nmero de retardos sino ms
bien mostrarle los das en que se incurri en el retardo. Si usted necesita un
resumen que totalice el tiempo perdido en los retardos, consulte el Resumen de
Puntualidad o la opcin Estadsticas.

Para facilidad en la aplicacin de los filtros la ventana se ha dividido en dos fichas.
Rangos y Catlogos. La segunda se ajusta a los filtros comunes empleados en las
consultas del sistema.

Seleccione el rango o los rangos y combnelos. El evento puede tambin ocurrir al
Salir al ira a comer o al regresar de comer.

ACCESO 2.3 Captulo 3 Reporte de Tiempo Extra

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Reporte de Tiempo Extra

Aqu encontrar simplemente la lista del personal que labor tiempo extra. Su
nombre el da en que labor y el tiempo que labor.

Si desea tener informacin sobre el tiempo extra acumulado por todo el personal o
por un departamento en especfico. Consulte el Resumen de Tiempo Extra o la
opcin Estadsticas.

Recuerde que este reporte solo muestra el tiempo extra autorizado. Para saber como
se calcula el tiempo extra consulte Empleados, Tiempo Extra.

ACCESO 2.3 Captulo 3 Reporte de checadas

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Reporte de checadas

Cada que el empleado es identificado positivamente por un reloj de PC o por una
terminal, el sistema guarda dicho evento en una tabla especial.

Esta acumula todos los eventos, aun y cuando estos no sean vlidos o no se ajusten
al horario del empleado. Por lo tanto, es aqu donde podr observar cuantas veces y
a que hora el empleado coloco su dedo sobre el dispositivo biomtrico o se
autentifico por otro medio.

Todos los registros llevan una marca que informa cuando la checada la gener el
empleado mismo, o cuando fue generada manualmente usando la opcin Registro
Manual de Asistencia.

Tambin podr ver en que estacin se ocurri en evento.

Para efectos de control interno, el sistema guarda un identificador numrico nico,
que es generado automticamente. Este aparece en la primera columna como
Nmero de Checada.

La consulta sigue el mismo procedimiento definido en Elementos Generales de
Consulta.

ACCESO 2.3 Captulo 3 Reporte de Incidencias

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Reporte de Incidencias

El sistema guarda el registr de las incidencias aplicadas. Este reporte le muestra
tanto las incidencias que tiene programadas, como las que ya se han hecho
efectivas.

Se muestran los datos obvios como la clave de la incidencia, la descripcin, la
fecha, la clave del empleado, su nombre y datos adicionales como departamento,
puesto, etc.

La consulta sigue el mismo procedimiento definido en Elementos Generales de
Consulta.

ACCESO 2.3 Captulo 3 Reporte de Incidencias

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Asistencia del Da

Sin duda una de las ventajas de tener un sistema que genera informacin en tiempo
real, es que usted puede ser informado oportunamente de las irregularidades en la
asistencia de sus empleados.

Esta opcin solo tiene sentido cuando se desea monitorear el da en curso. Al
activarla le muestra un resumen de los empleados que debern asistir, de los que ya
llegaron, de los que no han llegado y de los que ya no llegaron debido a que ya ha
pasado su limite para checar.

Por asistir
Ya llegaron
No han llegado
Ya no llegaron

Los empleados que no han llegado son los que aun estn a tiempo de llegar.

La ventana esta dividida en tres fichas:

Empleados que ya llegaron
Empleados que no han llegado
Empleados que ya no llegaron

Los datos que se muestran le permiten saber que puesto puede quedar sin cubrir, al
no presentarse el empleado.

Esta opcin funciona automticamente y no acepta parmetros o configuraciones.

ACCESO 2.3 Captulo 4 Calendarios

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CAPTULO 4
CAPTULO 4 CALENDARIOS

CALENDARIOS

ACCESO 2.3 Captulo 4 Calendario de Asistencia

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Calendario de Asistencia

Si el empleado no tiene un horario abierto, entonces su asistencia esta determinada
por un calendario de asistencia. Las libertades que otorgue o las restricciones que
deber cumplir se determinan siempre en base a su calendario de asistencia.

El sistema representa este calendario por una lista de horarios de entrada y salida.
En ACCESO 2.3 la definicin de calendarios u horarios de asistencia se puede
adecuar a una amplia gama de necesidades. Esta abarca desde el comn horario de
lunes a viernes de 8 de la maana a 7 de la noche, pasando por los horarios de
vigilantes, rol de turnos hasta los horarios de profesores.

El sistema solo pone una restriccin a la definicin de horarios, esta es que ellos
deben ser cclicos; deben ser definidos siempre en periodos de siete das.

En realidad el principio de un calendario de asistencia es que en l se puede
identificar algn patrn de asistencia. Si usted no tiene presente dicho patrn de
asistencia, o si es tan irregular que es muy difcil definirlo, entonces le sugerimos
que controle la asistencia de sus empleados con horarios abiertos.

El Asistente de Configuracin de ACCESO 2.3 que empleo al momento de instalar
el sistema, le ofrece una lista de calendarios de asistencia ms comunes. Si ninguno
de ellos se ajusta a sus necesidades, le sugerimos que los instale, ya que ellos son un
buen ejemplo que podr emplear para entender el proceso de definicin de
calendarios o quiz, si ellos se parecen a los que quiere definir, le sirvan como
punto de partida.

Usted define una o varias entradas para un da en especfico, por default piense que
el da uno es siempre lunes, el dos es martes y as sucesivamente, hasta llegar al
sptimo que es domingo. Puede generar tantas semanas como lo desee, pero como
se dijo anteriormente, estos deben ser cclicos. Es decir, que si usted define un
calendario para tres semanas, la cuarta semana ser una copia de su definicin de la
primera semana, la quinta de la segunda y as sucesivamente. El sistema se
encargar de aplicar esta regla indefinidamente conforme se vaya necesitando.
Usted simplemente tiene que definir el patrn inicial.

Ya que este esquema le permite definir varias entradas y salidas en un mismo da,
llamaremos al hecho de entrar y salir como una Unidad de Asistencia,
simplemente para no confundir entre la asistencia diaria y un evento que comprende
una entrada y una salida. As una Unidad de Asistencia queda definida con una
hora de entrada y su correspondiente hora de salida.

Entre estos dos horarios se puede definir opcionalmente un periodo para ir a comer.
Para definir una Unidad de Asistencia le diremos al sistema a que hora es la entrada
y cuanto tiempo durar la asistencia. Con esto queda automticamente definida la
salida y por lo tanto nuestra unidad de asistencia quedar definida.

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As, podremos conceptualizar la Asistencia diaria como la suma de sus Unidades
de Asistencia. Sus horas de labor estarn definidas por dicha suma. Veamos un
ejemplo sencillo.

Horario de oficina

Este calendario viene en el catalogo que se instala por default. Su descripcin dice
Horario normal de oficina. Puede que en su organizacin este no sea el horario
normal de oficina, pero para efectos de la presente explicacin lo daremos por
vlido.

Aqu, hemos definido un ciclo de siete das con solo una unidad de asistencia para
los primero cinco das. Los das que no son de labor deben siempre ser incluidos ya
que sin ellos el perodo quedara incompleto.

As es que solo tuvimos que elegir en la columna Tipo que el da es un da de labor,
en la columna Hora de la seccin Entradas pusimos la hora (08:00) en el formato
de 24 horas y finalmente el nmero de horas y minutos que abarcara la Unidad de
Asistencia (11 horas y 0 minutos). El sistema calcul de forma automtica la hora
de salida (19:00).

Con esta definicin en la opcin Empleados, al asignarle el calendario tambin le
estar diciendo a partir de cuando se empezar a aplicar. Si el da en que se aplica es
jueves, el sistema comenzar a generar el calendario cclico a partir del da cuatro.

Como podr haber observado en las columnas que corresponden a las salida
tambin hay una columna que dice Da, esto podr indicar que la hora de salida es al
da siguiente, como veremos en el siguiente ejemplo.

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Horario de vigilante

Aqu, la unidad de asistencia abarca un perodo de 24 horas. En realidad no hay
lmite para el nmero de horas que pueda tener una unidad de asistencia.

En este caso la columna Da de la salida esta desplazada un da, indicndonos que la
salida no es en el mismo da si no al da siguiente.

Cuando un da no tiene una entrada o no tiene una unidad de asistencia definida esta
debe ser etiquetada como Descanso.

Con solo dos entradas de 24 horas en el periodo el empleado cumplir con sus 48
horas.


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Rol de turnos

En este calendario se han definido tres perodos de siete das cada uno. Esta
definicin mantiene nuestra regla de calendarios cclicos, despus de haber
terminado la tercera semana el sistema aplicar para la siguiente el calendario
definido en la primera semana.

La tercera semana define un horario nocturno, por lo tanto la salida esta desplazada
al da siguiente.


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Horario de profesores

Supongamos que se le ha asignado al profesor de geografa un horario bastante
irregular. El tiene que asistir los lunes por la tarde de 6 a 8, para atender un grupo.
Pero no es sino hasta el jueves que tendr dos clases una de 2 horas de 8 a 10 de la
maana yo otra por la tarde de 4 a 6. En este caso el profesor terminar su clase de
la maana, se ir y regresar por la tarde. En realidad solo labora en esta ficticia
escuela 6 horas a la semana. He aqu como definimos este horario.

Note que para el da cuatro se han definido dos unidades de asistencia, una empieza
a las 8 de la maana y la otra a las cuatro de la tarde como lo esperbamos.

Por otro lado el horario cumple con nuestra regla. Es cclico ya que se han definido
siete das.

Supongamos ahora que a nuestro profesor se le han asignado tres horas ms para el
viernes. Una a las 8 de la maana, otra a las 2 de la tarde y otra hasta las 5:30 de la
tarde.


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Ahora tenemos el primer da con una unidad de asistencia, el cuarto con dos
unidades de asistencia y el quinto con tres. Pero an se mantiene una definicin para
siete das, y por lo tanto sigue siendo cclico


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Horario de comida

La definicin de los horarios de comida es similar a los horarios de asistencia. En
general, usted asigna la hora de inicio de comida, el tiempo de duracin y el sistema
calcula la hora en que terminar el periodo de comida.

Si no va a llevar un control del horario de comida entonces ponga las horas y
minutos de comida en cero.


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Tolerancias

La tolerancia es un periodo de tiempo que rompe con la restriccin de cumplir con
un horario preciso. Las tolerancias en realidad no son indispensables, no solo por el
hecho de que queramos ser inflexibles con el control de asistencia; en realidad sera
imposible que todos los empleados de su organizacin se registrasen a la misma
hora exacta, por lo tanto tendran que llegar antes de cumplirse la hora de entrada.

Por lo cual es mejor pensar en que hay un periodo vlido en el que se espera se
registre la asistencia. El sistema se puede configurar para proporcionar dicho
periodo. Este se define por dos parmetros. El primero se aplica sin distincin a
todos los empleados y para todos los horarios. Este se configura en la opcin
Configuracin General dentro de la ficha Parmetros y su propsito es indicarle al
sistema cuantos minutos antes de la hora de entrada podr ser aceptada la asistencia.

En general el valor de 40 minutos se ajusta a la mayora de las necesidades. Por lo
que le sugerimos que si no tiene una razn poderosa para cambiarlo lo mantenga en
este valor.

La tolerancia antes de entrar, es el inicio del lapso de tiempo en que se espera haga
su registro el personal y se obtiene restando el nmero de minutos especificado de la
hora de entrada. Por ejemplo, si la hora de entrada es a las 8:00 hrs. el empleado
podr checar a partir de las 7:20. Si intenta checar antes, el sistema responder
dicindole que aun no es hora de entrar.

El final de este lapso queda definido en el calendario de asistencia, y se calcula
sumndole a la hora de entrada los minutos de tolerancia. Si la hora de entrada es a
las 8:00 hrs. y tiene una tolerancia de 10 minutos el lmite para checar sin que se
considere retardo es a las 8:10 hrs.


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Tolerancia antes de entrar
Como vimos anteriormente, esta se configura en Configuracin General y es el
nmero de minutos antes de la hora de entrada en que se permite un registro vlido.
Si el valor es de 40 minutos y la hora de entrada es a las 8:00 hrs., el empleado
podr checar desde las 7:20 hrs.

Tolerancia despus de entrar
Se configura en el Calendario de Asistencia para cada da de labor y son los
minutos despus de la hora de entrada, en el que se puede checar sin considerarse
retardo. Por ejemplo, si la hora de entrada es a las 8:00 hrs., y se otorga una
tolerancia de 10 minutos, entonces el empleado podr checar hasta las 8:10 hrs. sin
que se considere retardo.

Lmite para checar
Se configura en la opcin de Empleados en la ficha Configuracin, y es el nmero
de minutos despus de la hora de entrada en el que se permitir que el empleado
registre su entrada, despus de este lmite se considera una checada no vlida. Por
ejemplo si el lmite para checar es de 30 minutos y la hora de entrada de a las 8:00
hrs., el empleado podr checar hasta las 8:30 hrs., despus de esta hora se considera
una checada no valida.


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Tolerancia a la Salida
Con esta opcin se le da al empleado la oportunidad salir antes de la hora
especificada. Esta opera restando el nmero de minutos definidos a la hora de
salida. Por ejemplo, si un empleado sale a las 18:00 hrs., y se le otorgan 60 minutos
de tolerancia en la salida, podr salir entre las 17:00 hrs. y las 18:00 hrs.

Tolerancia al inicio de Comida
Esta no acta igual que la tolerancia de entrada. Esta le dir al sistema que se le
permite ir a comer un nmero de minutos antes de su hora normal. Si su hora de
ir a comer es a las 13:00 hrs. Y se le otorgan 10 minutos de tolerancia, podr ir a
comer desde las 12:50 hrs.


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Tolerancia al final de la Comida
Esta no acta igual que la tolerancia de salida. Aqu se le informa al sistema que el
empleado podr regresar de comer a su hora ms los minutos de tolerancia. Por
ejemplo, si la hora de comida termina a las 14:00 hrs., y se le conceden 10 minutos
de tolerancia el empleado podr regresar de comer hasta las 14:10 hrs.

Evite conflictos de horario
No intente excederse en el tiempo destinado a las tolerancias. Si usted tiene una
hora de entrada a las 8:00 hrs., y asigna 6 horas de tolerancia despus de su hora de
entrada, puede crear un conflicto de horario si es que define el inicio de la comida a
las 13:00 hrs.

Si necesita darle una libertad de tal magnitud a un empleado para que este pueda
entrar a cualquier hora, le recomendamos que use la configuracin Horario de
entrada abierto, que se encuentra en la opcin Empleados.

Si esta otorgando tolerancias de ms de una hora puede ser seal de que esta
empleando mal los calendarios.


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Generando asistencia futura
Podr haber observado que hay una casilla de verificacin para indicarle al sistema
que cuando haga un cambio al calendario aplique dichos cambios a todos los
empleados que lo tengan asignado. El sistema calcula para cada empleado una
asistencia para los prximos 30 das usando como patrn la definicin echa en el
calendario. Para ms detalles sobre el proceso de generacin de la asistencia futura
consulte Empleados, Asistencia.

Si el calendario tiene un mismo horario de entrada y adems un mismo horario de
inicio de comida, puede facilitar la definicin cambiando el horario y el lapso de
tiempo empleado en cada uno, usando las dos opciones destinadas para este
propsito.

Si sus empleados no van a comer dentro del horario de labor, deber dejar en cero el
nmero de horas y de minutos para comida.

ACCESO 2.3 Captulo 4 Calendario de Vacaciones

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Calendario de Vacaciones

El calendario de vacaciones se define fcilmente, esta opcin destina en el rea
inferior derecha una rejilla para que usted seleccione los das. Cada celda representa
un da en especfico, las lneas representan al mes y las columnas representan el da
de cada mes. Despus de haber hecho su seleccin debe oprimir el botn de
seleccin . Para quitar algn da o periodo marque los das y oprima el botn .

Hay cuatro tipos de da y cada uno se distingue por un color:

Al momento de seleccionar un periodo de vacaciones las celdas seleccionadas
cambiaran a verde indicando que ahora esos das estn definidos como vacaciones.

Cuando usted selecciona un da de descanso el sistema lo marcara con un color
verde olivo. Los das festivos no se pueden configurar como das de vacaciones. El
rea del la rejilla abarca dos aos, si usted desea adelantar la definicin de su
calendario puede aumentar cambiado el ao, siempre tendr dos aos presentes con
el ao seleccionado al principio.

En el rea inferior izquierda se encuentra la lista de los das que ha seleccionado.

ACCESO 2.3 Captulo 4 Calendario de Das Festivos

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Calendario de Das Festivos

Al instalar ACCESO 2.3 se gener una lista de das oficiales. El sistema calcula
dichos das aplicando las ltimas disposiciones oficiales. Si es necesario desplazar
algn da esto se realiza de forma automtica. Simplemente incremente el ao y se
calcularan para ese ao los das oficiales. Despus tendr que oprimir el botn
guardar para que los das se integren a catlogo general y tengan efecto en la
asistencia diaria.

El calendario de das festivos se aplica a todos los empleados y es nico.

Cada da queda definido en la base de datos con dos categoras, oficial y no oficial.
De forma similar, el sistema le ofrece una lista de das festivos no oficiales, como el
da de las madres, el da 12 de diciembre, etc. Estos tambin se pueden generar de
forma automtica, pero tenga presente que algunos de ellos pueden no ser
considerados como das festivos, ya que depende de la empresa u organizacin a la
que pertenece.

Si usted tiene otro da oficial no considerado en ninguna de las dos listas, puede
generar dicho da e integrarlo a su catlogo.

Esta opcin tiene tres fichas, Especiales, Oficiales y No oficiales. En la primera
defina libremente dando una fecha, una descripcin y decidiendo si es oficial o no
oficial. Las otras dos calcularn de forma automtica los das para el ao
seleccionado.

ACCESO 2.3 Captulo 4 Reportes de Calendarios del Sistema

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Reportes de Calendarios del Sistema

Esta seccin vale para los calendarios siguientes:

Asistencia
Vacaciones
Das Festivo

El sistema le ofrece un medio rpido y sencillo de consultar, imprimir y exportar sus
catlogos de calendarios. Las consultas siguen los lineamientos definidos en
Elementos Generales de Consulta. Solo que aqu se presentan ms simplificados.

Cada reporte le ofrece un filtro basado en la descripcin. Para ligar el detalle de
cada registro de doble clic y se abrir la ventana correspondiente que muestra el
detalle del calendario.

Lo mismo aplica a los dems calendarios.

ACCESO 2.3 Captulo 4 Catlogo de Departamentos

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CAPTULO 5
CAPTULO 5 CATLOGOS

CATLOGOS

ACCESO 2.3 Captulo 4 Catlogo de Departamentos

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Catlogo de Departamentos

El catlogo de departamentos tiene una funcin exclusivamente organizativa. Usted
puede agrupar a sus empleados en departamentos. ACCESO 2.3 le ofrece en la
instalacin una lista de departamentos predeterminada para facilitarle el proceso de
configuracin y arranque del sistema. Cuando usted da de alta o modifica el registro
del empleado, puede informarle al sistema a que departamento pertenece. Despus
tanto en reportes como en consultas y estadsticas, emplear esta informacin para
agrupar o clasificar al personal por el departamento al que pertenecen. Aunque este
dato no es indispensable para dar de alta al empleado, puede ofrecerle beneficios al
consultar y comparar el comportamiento de asistencia.

Cada registro puede tener asociado otro departamento para establecer una relacin
jerrquica. Asigne otro departamento como departamento padre. Este puede ser una
direccin o rea.

El campo Cuenta Contable, puede tambin serle til es sus clasificaciones.
Recuerde que ACCESO 2.3 le permite exportar su informacin a diferentes
formatos incluyendo Excel.

ACCESO 2.3 Captulo 4 Catlogo de Puestos

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Catlogo de Puestos

Mantngase informado al momento de si un empleado no llego a cubrir un puesto
clave para su operacin. ACCESO 2.3, incorpora una consulta en tiempo real que
le notifica cuando algn empleado ya no llego, es decir, cuando ha concluido el
tiempo lmite en el que debera haberse presentado. De tal forma que usted puede
decidir suplir con otro empleado el puesto de trabajo.

Consulte Asistencia del Da en la seccin Control de Asistencia.

Al momento de instalar el sistema se le ofrece una lista de puestos ms comunes,
usted podr modificarla o adecuarla a sus necesidades.

ACCESO 2.3 Captulo 4 Catlogo de Sucursales

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Catlogo de Sucursales

El sistema esta diseado para integrarse a una red LAN o WAN, y en breve estar
liberada la versin para WEB, si usted tiene la necesidad de llevar un control de sus
sucursales o lugares de trabajo cuando estos se encuentran en diferentes
localizaciones, el sistema le ofrece llevar una clasificacin de sus empleados por
sucursal. Si este es su caso, considere mantener este catlogo actualizado.

Como en toda la estructura del sistema, las sucursales son identificadas por un
nmero consecutivo y una descripcin.

ACCESO 2.3 Captulo 4 Catlogo de Incidencias

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Catlogo de Incidencias

Sin duda el uso del concepto incidencia guarda una relacin o nos da la idea de un
incidente. Entendemos que la asistencia normal de un empleado esta definida en sus
calendarios. Estos asignan un horario y a la vez determinan los das de disfrute,
como das de descanso, vacaciones y das festivos. Sin embargo es una realidad que
esto suele alterarse por varias circunstancias. Con esta opcin usted podr mantener
una lista de incidencias cuya naturaleza esta definida as:

Se aplica al da con goce de sueldo
Se aplica al da sin goce de sueldo
Se aplica a la entrada con goce de sueldo
Se aplica a la salida con goce de sueldo
Se aplica a la entrada y a la salida con goce de sueldo
Se aplica a la entrada y a la salida sin goce de sueldo
Es una sancin o castigo

Si desea conceder un permiso para llegar tarde con goce de sueldo, deber registrar
la incidencia aplicable a la entrada con goce de sueldo. As de sencillo. Con esta
forma de definir el catlogo de incidencias puede abarcar tanto permisos como
justificantes. Estos pueden aplicarse cuando la incidencia ya ha ocurrido o cuando
esta por ocurrir. Por ejemplo, si el empleado se presenta un da despus de haber
faltado con un justificante medico, usted puede registrar la incidencia como una
incidencia que se aplica al da con goce de sueldo.

Si la incidencia no aplica al da entonces aplica a la entrada o a la salida o a ambas.


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En el caso de permisos para llegar tarde o para salir temprano que se conceden en
un da que aun no ha transcurrido, el modulo de control de asistencia tomar en
cuenta el tiempo permitido para darle el acceso y desplazar el horario de entrada o
de salida segn sea el caso.

Cuando usted aplica una sancin o castigo, esta se considera automticamente como
una falta, si el empleado intenta asistir en un da donde se aplico la sancin se le
notificar al momento de intentar registrarse que tiene un castigo y que su asistencia
no es vlida.

Considere que el sistema no genera los registros de asistencia cuando usted aplica
una incidencia con goce de sueldo. La falta de un registro de entrada o salida se
mantiene. Si usted considera que el empleado simplemente olvido checar su salida o
su entrada, deber generarle una checada manual. Consulte Registro Manual de
Asistencia.

El sistema mantiene siempre presente la falta aun y cuando esta tenga un
justificante. En realidad solo hay dos tipos de faltas, las que son justificadas y las
que no lo son. Por lo tanto, si no hay un registro vlido de asistencia esta se
considera automticamente falta.

Reglas
ACCESO 2.3 le permite establecer un amplio control sobre las circunstancias en las
que se podrn aplicar las incidencias. Este control se define mediante reglas de
aplicacin. En la ficha Reglas, encontrar las ms usuales que restringen el nmero
de incidencias permitidas por ao, mes, quincena y semana. As mismo, encontrar
otras para determinar por cuantos das consecutivos se permitir aplicar la
incidencia y en que da de la semana, todas ellas se contabilizan para cada
empleado. Sin embargo, si usted no encuentra entre estas, alguna que se ajuste a sus
necesidades, podr definir, mediante cdigo de SQL, hasta cinco reglas especiales.


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Reglas especiales
Como podr haber observado en la figura anterior, la ficha Reglas, contiene otras
seis fichas etiquetadas en la parte inferior. La primera de ellas contiene las reglas
generales que no requieren de mayor explicacin. Estas simplemente hacen lo que
en ellas se define. Si usted pone un mximo de 12 incidencias por ao, el sistema no
permitir que se apliquen ms de doce, siempre contabilizando el record por
empleado.

Las otras cinco fichas, contienen un rea de edicin para escribir cdigo de SQL. El
cdigo debe arrojar una nica columna llamada Valor, y una nica tupla. Si el
resultado de la columna Valor es una V de verdadero, entonces el sistema entender
que la regla se cumple y la incidencia se puede aplicar, de lo contraro, el sistema no
permitir que se aplique la regla. Por ejemplo, si se desea que la incidencia no se
aplique despus de un da festivo, de vacaciones o de descanso, la regla puede ser la
siguiente:

/* Solo si el da anterior es un da habil */

Select
(Case When Count(*) > 0 then 'V'
else 'F' end) As Valor
From Asistencia
Where Cast(Entrada as Date) = (ExtractDate(:Fecha)-1) and
TipoDia=1 and
ClaveEmpleado = :ClaveEmpleado

Note los dos puntos antes las columnas Fecha y ClaveEmpleado, el sistema
considerar que se le esta pidiendo este dato como parmetro. Tres campos son
permitidos: ClaveIncidencia, ClaveEmpleado y Fecha.

Estos datos siempre estn disponibles cuando se aplica una incidencia ya sea en la
opcin Aplicar Incidencias como en Tarjeta de Asistencia.

El siguiente ejemplo permitir que se aplique solo a los empleados del departamento
nmero 3.

/* Solo para los empleados del departamento 3 */

Select
(Case When Count(*) > 0 then 'V'
else 'F' end) As Valor
From Asistencia A
Left Join Empleados E ON (A.ClaveEmpleado=E.ClaveEmpleado)
Where E.ClaveDepartamento = 3
and A.ClaveEmpleado = :ClaveEmpleado


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Enlace con los sistemas de nmina
Otro aspecto relevante del catlogo de asistencia es el enlace con los sistemas de
nmina. ACCESO 2.3 se enlaza con los dos sistemas de nmina ms populares en
Mxico, NOI
y NomiPAQ
.

Al momento de instalar el sistema el Asistente de Configuracin de ACCESO 2.3 le
preguntar con que sistema de nmina va a trabajar. Esto realiza una adecuacin al
catlogo de incidencias para que este sea compatible con el que haya seleccionado.

Tenga presente que para obtener el enlace, en algunos casos se emplea directamente
la clave numrica generada por ACCESO 2.3 pero en la mayora de los casos este
enlace se realiza empleando la Descripcin Corta. Y esto es principalmente porque
las claves, por ejemplo en NomiPAQ
son alfanumricas. En su catlogo de

incidencias por ejemplo esta definido los das de castigo con la clave CAST.

Para conseguir que los dos sistemas se entiendan defina una incidencia de ACCESO
2.3 seleccionando Es una sancin o castigo y registrando en la descripcin corta
CAST, de esta forma quedar una relacin en ambos sistemas que corresponde
efectivamente a la misma naturaleza de la incidencia.

Para saber como se efecta el enlace con NOI
consulte la seccin Enlace con NOI.

Para saber como se efecta el enlace con NomiPAQ

consulte la seccin Enlace con
NomiPAQ.

Para saber como se aplican las incidencias consulte Aplicar Incidencias y Tarjeta de
Asistencia.

ACCESO 2.3 Captulo 4 Catlogo de Centros de Costo

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Catlogo de Centros de Costo

Si lo requiere, el catalogo de centros de costo cumple una funcin meramente
informativa, y se aplica a los empleados. Usted puede clasificar a su personal dentro
de centros de costo si as le es til. Recuerde que ACCESO 2.3 le brinda la facilidad
de exportar la informacin contenida en l, de tal forma que puede obtener un
listado en Excel o en otro formato donde emplee esta informacin.

ACCESO 2.3 Captulo 4 Reportes de Catlogos del Sistema

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Reportes de Catlogos del Sistema

Esta seccin vale para los catlogos siguientes:

Departamentos
Puestos
Sucursales
Incidencias
Centros de Costo

El mtodo para consultar, imprimir y exportar la informacin de los catlogos del
sistema, sigue el mismo mtodo descrito en Elementos Generales de Consulta. La
diferencia consiste en la simplicidad de los datos contenidos en los catlogos por
eso solo se ofrece una casilla para bsqueda basada en las descripciones.

Para ligar el detalle de cada registro de doble clic y se abrir la ventana
correspondiente que muestra el detalle del catlogo.

Esto mismo aplica a los dems catlogos.

ACCESO 2.3 Captulo 6 Interfaces

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CAPTULO 6
CAPTULO 6 INTERFACES

INTERFACES

ACCESO 2.3 Captulo 6 NomiPAQ

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NomiPAQ

ACCESO 2.3 se enlaza con el paquete de nomina NomiPAQ de la empresa
Computacin en Accin. Este enlace se realiza en dos direcciones, si usted ya
posee una copia de NomiPAQ, ACCESO 2.3 lee esa informacin y la integra a sus
propia base de datos, con esto mantendr sincronizados los dos sistemas, es decir,
usted tendr el mismo catalogo de empleados, departamentos, puestos e incidencias.
Despus, una vez que ACCESO 2.3 empiece a registrar la asistencia de los
empleados, usted podr generar el archivo con esta informacin para que sea
integrado en el paquete de nomina.

Es recomendable que antes de iniciar a trabajar con el sistema, efectu este
procedimiento para evitar discordancias entre uno y otro. Siempre que haga un
cambio a la informacin de su plantilla o de sus catlogos en NomiPAQ, deber
informarle a ACCESO 2.3 de los cambios.

Para realizar esta operacin deber tener instalado NomiPAQ en la misma maquina
donde ejecuta ACCESO 2.3. Debido a que la fuente de datos es distinta, ACCESO
2.3 no instala los archivos necesarios para poder leer las tablas de NomiPAQ.
ACCESO 2.3 utiliza una base de datos llamada FireBird 1.5 y NomiPAQ utiliza
Paradox, con una interfase llamada BDE (Borland Data Engine). Cada paquete
instala sus propios controladores y programas necesarios para procesar su
informacin.

Si usted esta usando ACCESO 2.3 en una estacin y la base de datos se encuentra
en un servidor independiente, solo tendr que haber instalado los clientes de
FireBird.

Esta opcin esta dividida en siete fichas:

Seleccionar empleados
Exportar incidencias
Exportar vacaciones
Importar empleados
Importar departamentos
Importar puestos
Importar incidencias


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Importando informacin de NomiPAQ

Como se puede observar hay cuatro fichas desatinadas a la importacin de datos,
cada una de ellas hace referencia a una tabla en especfico. Usted pudiera prescindir
de alguna de ellas, sin embargo, se recomienda que importe todas para evitar
cualquier inconsistencias, ACCESO 2.3 trae sus propias opciones para actualizar
empleados, departamentos, puestos e incidencias. As que si desea mantener
consistencia en su informacin deber no actualizar los datos importados. Sobre
todo los que se refieren al nmero de empleado, nombre y referencia.

Cada rutina verifica primero si existe ya el registro, si as fuera entonces lo actualiza
y si no lo aade. Las verificaciones se hacen comparando los siguientes campos:

Para Empleados:
Clave Empleado en Acceso con ID Empleado de NomiPAQ
Para Departamentos:
Clave Departamento en Acceso con IDDepartamento en NomiPAQ
Para Puestos:
Clave Puesto en Acceso con IDPuesto en NomiPAQ
Para Incidencias
Clave Incidencia en Acceso con IDTipoIncidencia en NomiPAQ

La relacin de tablas es la siguiente:

Para Empleados:
Empleados en Acceso con Nom10001.db en NomiPAQ
Para Departamentos:
Departamentos en Acceso con Nom10002.db en NomiPAQ
Para Puestos:
Puestos en Acceso con Nom10006.db en NomiPAQ
Para Incidencias
CatalogoIncidencias en Acceso con NOM10022.db en NomiPAQ

Cada proceso se encuentra separado, seleccione el archivo correspondiente a la tabla
y oprima el botn para iniciar el proceso.


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Exportando Incidencias a NomiPAQ
Es importante que lea tambin el catlogo de incidencias de NomiPAQ, ya que
puede aplicar los mismos criterios de faltas, permisos, sanciones, etc., definidos en
NomiPAQ. Esto facilitar la exportacin de incidencias y su aplicacin a la nmina
en NomiPAQ.

El la primera ficha deber seleccionar que empleados estarn en la lista de
exportacin. Para saber como hacer una seleccin aplicando filtros, consulte
Elementos Generales de Consulta.

Esta exportacin no se realiza afectando directamente las tablas de NomiPAQ, el
sistema genera un archivo que podr ser ledo desde NomiPAQ, esto garantizar
que la informacin sea integrada bajo las reglas del sistema de nomina.

El sistema generar el archivo: MovimientoDYH_X.txt, la X corresponde al nmero
de periodo, este archivo informa sobre faltas injustificadas, retardos, das trabajados,
horas extras dobles y horas extras triples.

La clave de incidencia de NomiPAQ deber corresponder con la descripcin corta
en el catlogo de incidencias de ACCESO 2.3. Si usted realiz la importacin de
incidencias disponible en esta misma ventana, entonces notar que el catlogo es el
mismo en ambos sistemas.

Si ha registrado una incidencia diferente a las que aparecen en el marco Das y
Horas, y necesita que sean incluidas en el archivo de importacin seleccione la
casilla de verificacin Exportar incidencias varias.

El sistema, al importar empleados, lee el Cdigo que identifica al empleado en
NomiPAQ, como Referencia, y la Clave de Empleado de ACCESO 2.3, queda
ligada con la columna IDEmpleado de NomiPAQ.

Es conveniente que siempre mantenga seleccionada la casilla de verificacin Usar
Referencia como clave, ya que el archivo de configuracin por default de
NomiPAQ usa dicho Cdigo para identificar al empleado.

Verifique que el tipo de nmina, el nmero de perodo y el rango de fechas
correspondan con la nmina que tiene activa en NomiPAQ.

Oprima el botn para seleccionar la informacin que ser procesada y oprima
el botn guardar. Este ltimo le pedir una ruta para guardar los archivos generados.


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Para enviar los datos generados a NomiPAQ, seleccione la nomina que corresponde
al periodo y al grupo de empelados seleccionado y seleccione Prenmina, sobre la
rejilla oprima el botn derecho del ratn, en el men aparece una opcin titulada
Importar y Exportar, seleccinela y aparecer una ventana solicitndole que tipo de
informacin desea importar o exportar.

Elija Importar Das y horas y seleccione el archivo generado por ACCESO 2.3.

Exportando Vacaciones a NomiPAQ
El proceso para exportar vacaciones a NomiPAQ, es similar al de incidencias. Esta
opcin genera un archivo texto llamado Vacaciones.txt. Simplemente seleccione el
grupo de empleados y el rango de fechas y finalmente oprima el botn Guardar.

Para integrar esta informacin a NomiPAQ, vaya al men Interfaz, y seleccione la
opcin Importacin y Exportacin. Se activar el Asistente para la importacin y
exportacin de archivos ASII. Seleccione el archivo de configuracin Vacacion.cfg.
A la pregunta Cul es el archivo ASCII de importacin?, seleccione el archivo
generado por ACCESO 2.3. Siga las indicaciones hasta finalizar la operacin.

ACCESO 2.3 Captulo 6 NOI

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NOI 4

Con ACCESO 2.3 puede intercambiar informacin del popular paquete de nmina
conocido como NOI 4
de la empresa ASPEL
. Este intercambio se establece

leyendo directamente la informacin de las tablas de NOI 4
, e integrndolas a las
de Acceso. Si ya tiene instalado el paquete de nmina puede aprovechar esa
informacin para arrancar en su control de asistencia. El objetivo de esto es
sincronizar los principales catlogos. Con esta opcin puede leer el catlogo de
Empleados, Departamentos y Puestos.

Al instalar ACCESO 2.3, debi seleccionar NOI 4
como su sistema de nmina,

para que se generara un catlogo de incidencias compatible con el que trae por
default NOI 4
. Este se integra del catlogo de faltas y del catlogo de percepciones

y deducciones.

Al leer esa informacin e integrarla a sus propia base de datos, ACCESO 2.3
mantiene sincronizados a los dos sistemas, es decir, usted tendr el mismo catlogo
de empleados, departamentos y puestos. Despus, una vez que ACCESO 2.3
empiece a registrar la asistencia de los empleados, podr generar el archivo con la
informacin de incidencias, para que sea integrado en el paquete de nmina.

Es recomendable que antes de iniciar a trabajar con el sistema, efectu este
procedimiento para evitar discordancias entre uno y otro. Siempre que usted haga
un cambio a la informacin de su plantilla o de sus catlogos en NOI 4
, deber
informarle a ACCESO 2.3 de los cambios.

Para que la lectura funcione deber tener instalado NOI 4
en la misma maquina
donde ejecuta ACCESO 2.3. Debido a que la fuente de datos es distinta, ACCESO
2.3 no instala los archivos necesarios para poder leer las tablas de NOI 4
.
ACCESO 2.3 utiliza una base de datos llamada FireBird 1.5 y NOI 4
utiliza
Paradox, con una interface llamada BDE (Borland Data Engine). Cada paquete
instala sus propios controladores y programas necesarios para procesar su
informacin.

Si usted esta usando ACCESO 2.3 en una estacin y la base de datos se encuentra
en un servidor independiente, solo tendr que haber instalado los clientes de
FireBird.

Esta opcin esta dividida en cinco fichas:

Seleccionar empleados
Exportar incidencias
Importar empleados
Importar departamentos
Importar puestos


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Importando informacin de NOI 4

Como se puede observar hay tres fichas desatinadas a la importacin de datos, cada
una de ellas hace referencia a una tabla en especfico. Usted pudiera prescindir de
alguna de ellas, sin embargo, se recomienda que importe todas para evitar cualquier
inconsistencias, ACCESO 2.3 trae sus propias opciones para actualizar empleados,
departamentos, puestos e incidencias. As que si desea mantener consistencia en su
informacin deber no actualizar los datos importados. Sobre todo los que se
refieren al nmero de empleado, nombre y referencia.

Cada rutina verifica primero si existe ya el registro, si as fuera entonces lo actualiza
y si no lo aade. Las verificaciones se hacen comparando los siguientes campos:

Para Empleados:
Clave Empleado en Acceso con CLAVE de NOI
Para Departamentos:
Clave Departamento en Acceso con CLAVE en NOI
Para Puestos:
Clave Puesto en Acceso con CLAVE en NOI

La relacin de tablas es la siguiente:

Para Empleados:
Empleados en Acceso con TBXXXXXXXX.DB en NOI
Para Departamentos:
Departamentos en Acceso con DEPTOSXX.db en NOI
Para Puestos:
Puestos en Acceso con PUESTOSXX.db en NomiPAQ

Las equis (X) en la tabla de empleados de NOI se refieren a 2 dgitos para el da, 2
para el mes, 2 para el ao y 2 para el nmero de empresa. Seleccione la tabla que
contiene la informacin ms actualizada.

Cada proceso se encuentra separado, seleccione el archivo correspondiente a la tabla
y oprima el botn para iniciar el proceso.


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Exportando Incidencias a NOI
El sistema exporta las incidencias como faltas por ausentismo, permisos sin goce de
sueldo y tiempo extra doble y triple. Cuando se activa Se aplica destajo exporta la
suma de horas laboradas en el periodo especificado.

Las claves que sirven para enlazar el tipo de falta o deduccin, se muestran
agrupadas en el marco de la izquierda.

La clave correspondiente al sueldo hace referencia directa a la de catlogo de
percepciones y deducciones por default de NOI. En esta exportacin solo tiene
sentido cuando la casilla Se aplica destajo esta activa.

El sistema totaliza el nmero de horas laboradas en el perodo por cada empleado.

Cuando no esta activada la opcin Se aplica destajo el sistema exporta, faltas por
ausentismo y horas extras dobles y triples, e incidencias. NOI define porcentajes
para incapacidades, estas debern de estar ya definidas desde la instalacin de
ACCESO 2.3, son:

Incap. temporal R.T.
Incap. perm. parc. R.T.
Incap. perm. total. R.T.

No altere la definicin de estas incidencias ya que el sistema hace referencia a la
descripcin corta. Respectivamente se identifican con: p, q y r.


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Usted puede pedirle al sistema que redondee el tiempo extra a horas completas,
medias horas o que lo exporte con su parte fraccionaria.

Usted puede hacer una seleccin de los empleados que participarn en la
exportacin, en la ficha seleccionar empleados puede restringir la lista de
empleados, si esta vaca se considera que se aplicar la exportacin a todo el
personal. Para saber como filtrar la informacin de empleados consulte Elementos
Generales de Consulta.

Oprima el botn y para generar el archivo de datos oprima el botn guardar.
Seleccione el nombre del archivo, la extensin del archivo es dat.

Para integrar a NOI la informacin generada vaya al men Procesos y elija la
opcin Lectura por Archivo, esta abrir la siguiente ventana:

Despus NOI le mostrar una pantalla si y hubo algn error en la integracin.
Recuerde que puede usar la referencia como clave de empleado.

ACCESO 2.3 Captulo 6 Importar de otros sistemas

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NOI 3.5

La informacin contenida en la seccin NOI 4
, es vlida para la versin NOI 3.5
.
La gran diferencia es que el sistema no hace una importacin de Empelados,
Departamentos y Puestos. Pero al instalar ACCESO 2.3 se genera un catlogo de
incidencias compatible con esta versin. Esta se integra con el catlogo de faltas y
de percepciones y deducciones que trae por default NOI 3.5
.

Le sugerimos actualice su versin para tener una buena sincronizacin de los dos
sistemas, de otra forma tendr que mantenerla manualmente.

ACCESO 2.3 Captulo 6 Importar de otros sistemas

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Importar de otros sistemas

ACCESO 2.3 importa la informacin de la versin CIA 1.9.c. Si usted posee una
versin anterior a esta, consulte a su distribuidor ya que entonces el proceso tendr
que hacerse en dos pasos. CIA trae una aplicacin llamada CIAUpdate que actualiza
a la versin 1.9.c.

Para usar esta opcin necesitar una clave con acceso a la base de datos fuente. El
servidor es el mismo que uso para ingresar a ACCESO 2.3. Seleccione el archivo de
base de datos que generalmente se llama CIA.gdb, oprima el botn Conectar e
inicie el proceso con el botn Guardar .

Importante: Necesita una migracin especial?
Si usted necesita importar datos de otros sistemas distintos de CIA, consulte a
su distribuidor, ACCESO 2.3 actualmente importa la informacin de los
sistemas ms conocidos en el mercado.

ACCESO 2.3 Captulo 6 Monitor

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Monitor

ACCESO 2.3 incorpora una nueva opcin que le permite monitorear el acceso de
sus empleados desde su escritorio. Simplemente tiene que activar dicha opcin y los
relojes que tenga instalados en su organizacin, empezarn a enviar informacin en
tiempo real sobre cada evento. No importa que estos sean terminales o PCs
corriendo el reloj.

Si los relojes se encuentran en el catlogo de Estaciones y la direccin IP asociada a
cada uno de ellos es vlida entonces el sistema iniciara la comunicacin entre los
relojes y las terminales y usted podr observar los eventos de control de asistencia.

Para hacer uso de esta caracterstica tenga presente que debe de estar configurada su
red con los protocolos TCP/IP. El sistema se comunica usando Sockets UDP, por lo
cual si tiene instalado y activado el FireWall de Windows, deber agregar una
excepcin llamada Acceso, con Nmero de puerto 13133 y UDP activado. Esto
deber hacerse a cada estacin donde se tenga instalado un reloj.

Cuando corra el administrador donde se encuentra el monitor, es probable que
Windows le pregunte si desea desbloquear la aplicacin, si usted no desbloquea la
aplicacin el Firewall de Windows no permitir que su sistema acepte informacin
de las estaciones de trabajo.

ACCESO 2.3 Captulo 6 Monitor

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Consideraciones sobre el rendimiento de su red
ACCESO 2.3 permite que se activen cualquier nmero de monitores, pero tenga
presente que el trfico de informacin que usualmente emplea ACCESO 2.3,
aumentar entre un 15% y un 20% por cada monitor que se conecte. Es decir que si
usted decide activar 5 monitores, ACCESO 2.3 usar el doble de recursos de los que
normalmente usa.

Si usted desactiva la casilla Con foto y nombre, puede reducir el trfico de
informacin en la red.

Nota: Para ir al Firewall de Windows, seleccione Botn de Inicio, Panel de Control
y Centro de seguridad.

ACCESO 2.3 Captulo 6 Estaciones

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Estaciones

El catlogo de estaciones es indispensable para configurar y monitorear los equipos,
ya sea terminales o PCs.

Este catlogo representa su red de control de acceso y asistencia. Esta puede llegar a
ser tan compleja como complejas son sus necesidades de control.

ACCESO 2.3 le permite combinar terminales y PCs con un dispositivo biomtrico
instalado y funcionando como reloj checador o incluso un simple lector de cdigo
de barras. Cada nueva versin de Acceso incorpora nuevos dispositivos, la
estructura del sistema esta diseada para integrar una amplia gama de dispositivos
biomtricos o de otro tipo, estos pueden ser integrados en la misma base de datos y
la lista crece como crecen las necesidades de los usuarios.

Si usted ya ha adquirido un dispositivo UareU y desea usarlo para su personal
administrativo y adems adquiri un lector Hamster para su personal obrero, puede
usar ACCESO 2.3 en la misma base de datos. ACCESO 2.3 le da la libertad de
escoger entre una gama de opciones que puede integrar fcilmente sin tener que
instalar una nueva aplicacin.

Al momento de dar de alta una estacin se le pedirn tres datos relevantes:

Descripcin
Es recomendable que la descripcin indique el lugar en donde se encuentra
fsicamente la estacin (PC o Terminal).

Direccin IP
Aun y cuando solo existe una estacin trabajando, es importante que su red este
configurada con los protocolos TCP/IP, ya que el sistema se configura y monitorea
usando dicha direccin, esta es un identificador nico y que no deber cambiar.

Si en su empresa hay un servicio que genera automticamente direcciones IP
(DHCP), deber pedir al administrador de la red le asigne una direccin fija para sus
estaciones. Un ejemplo de una direccin IP es: 192.268.1.201.

Tipo
El tipo de estacin hace referencia al modelo del equipo instalado, estos pueden ser
una PC, las terminales AC4, AT4 o KBio. Seleccione el tipo de estacin que haya
adquirido.

ACCESO 2.3 Captulo 6 Estaciones

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Cada que usted da de alta una estacin el sistema le sugerir un nmero consecutivo
que ser el identificador que se usar en las opciones de monitoreo y configuracin.

Nota: Si usted adquiri una terminal KBio, al seleccionarla aparecer un botn que
dice eCOV-100, este inicia un programa que detecta las estaciones KBio instaladas
en la red, con este programa usted puede asignar una direccin IP a la terminal, hay
que cerciorase de que esta direccin sea la misma que quede registrada en el campo
IP.

Si adquiri una terminal ACF4, la asignacin de la direccin IP se deber hacer
desde el terminal, oprima el botn MENU que se encuentra en la parte inferior
derecha del terminal, seleccione Opciones->Comunicacin->Direccin IP,

ACCESO 2.3 Captulo 6 Acceso Manual

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Acceso Manual (Control manual de Puertas)

En circunstancias donde la zona de acceso es frecuentada por personas ajenas a la
organizacin, pero que ocasionalmente tendrn que acceder, el dispositivo de la
terminal puede ser controlado manualmente.

ACCESO 2.3 le permite tener un control manual de todas las terminales en cuanto a
apertura de puertas o activacin del dispositivo o mecanismo acoplado a la terminal.

Puede abrir varias ventanas dependiendo del nmero de terminales que tenga
instaladas y que quiera controlar.

Usted puede, aparte de controlar la apertura de una puerta, enviar un mensaje escrito
que aparecer en la pantalla de la terminal o simplemente enviar un zumbido.

ACCESO 2.3 Captulo 6 Terminales AC4 y AT4

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Terminales AC4 y AT4

ACCESO 2.3 soporta las terminales conocidas como AC4 y AT4. Cada una de ellas
se configura e integra al sistema de forma similar. La diferencia ms significativa es
que la terminal AT4 no trae integrado un relevador y por lo tanto no soporta la
apretura de puertas y consecuentemente no trae integrado el control de Zonas
horarias. El uso de terminales simplifica la implantacin de puntos de registro.
ACCESO 2.3 posee una opcin especial para configurar dichas terminales.

Todas las terminales al igual que los relojes instalados en una PC, necesitan
integrarse a travs una red TCP/IP, es decir antes de que pueda acceder a la
informacin registrada es necesario conocer la direccin IP de la terminal. Las
terminales traen una direccin IP configurada de fbrica, esta es 192.168.1.201.

Si en su red hay instalado un servicio de DHCP (Dynamic Host Configuration
Protocol), que asigna dinmicamente las direcciones IP, deber pedir al
administrador de la red le asigne una direccin fija.

Para cambiar la direccin de la terminal, oprima el botn MENU, que se encuentra
en la parte inferior derecha del teclado numrico. A continuacin aparecer un
men con las siguientes opciones:

Usuarios
Opciones
Info Sistema

Para moverse entre las diferentes opciones oprima los botones etiquetados con IN y
OUT, estos mueven el cursor de seleccin hacia arriba y hacia abajo
respectivamente. Seleccione Opciones oprimiendo el botn OK que se encuentra a
la izquierda del botn MENU, aparecern otras opciones, oprima la tercera
Comunicacin, despus, en un tercer nivel, seleccione Direccin IP. Introduzca la
nueva direccin IP y oprima OK para guardar los cambios.

Opciones -> Comunicacin -> Direccin IP

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ACCESO 2.3 identifica las fuentes de registro mediante una direccin IP, estas
debern registrarse como una estacin dentro del sistema, esto es vlido tanto para
terminales como para relojes con PC. Para dar de alta las estaciones vaya a la
opcin Estaciones de la seccin Interfaces. Ah el sistema le asignar un nmero de
estacin para uso del sistema y usted podr dar una descripcin que identifique la
ubicacin de la terminal.

El objetivo de identificar las estaciones aun y cuando estas no sean terminales tiene
un doble propsito. El primero es que ACCESO 2.3 solo se comunica con las
terminales y los relojes de PCs a travs de los protocolos TCP/IP donde la direccin
IP es indispensable, y consecuentemente requiere de esa informacin para leer y
procesar los eventos de la terminal y para registro de las huellas dactilares, el
segundo es que el sistema posee la capacidad de monitorear cualquier dispositivo
soportado, incluyendo las PCs funcionando como relojes. Para saber ms acerca del
Monitor de ACCESO 2.3 consulte la seccin Monitor.

Una vez que usted ha registrado la direccin IP tanto en la terminal como en el
sistema, puede empezar a registrar las huellas dactilares de sus empleados.
Seleccione la opcin Empleados, active el modo de modificar, seleccione un
empleado o de de alta uno nuevo. Antes de empezar a registrar las huellas dactilares
de un empleado tendr que haberlo dado de alta, ya que la Clave de Empleado
asignada es un identificador necesario para la terminal y este se guarda en la
memoria de la terminal junto con sus huellas dactilares.

La terminal posee sus propios recursos, tiene capacidad para almacenar un
determinado nmero de registros de empleados y sus huellas dactilares, y guarda el
da y la hora de cada ocasin en que el empleado coloco su dedo sobre el
dispositivo. Adems tiene la cualidad de dar de alta un registro que contiene el
nmero de empleado y sus huellas dactilares. Por lo tanto, le sugerimos que no de
alta empleados en forma independiente al sistema, Cuando usted usa el sistema
para dar de alta un empleado este guarda tanto en su base de datos como en la
terminal la relacin Nmero de empleado <-> Huella Dactilar.

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Si esta relacin llegase a perderse porque un nmero de empleado registrado en la
terminal no corresponde con el registrado en la base de datos, o porque en la
terminal se capturaron diferentes muestras de huellas dactilares asociadas a un
mismo empleado, usted perder el control, ya que podra suscitarse un acto
fraudulento de suplantacin o estara procesando la informacin
correspondiente a empleados distintos. Consulte Empleados, Registrando
Empleados en las Terminales AC4 y AT4, para saber como proteger el acceso a las
opciones de la terminal con una clave o con su misma huella.

En la seccin Interfaces encontrar una opcin que dice AC4, esta opcin sirve tanto
para la terminal AC4 como para la AT4.

Lo primero que tendr que hacer es seleccionar la estacin que corresponde a la
terminal que desea gestionar. Proporcione el nmero de estacin o seleccinela de
la lista.

Esta opcin esta dividida en cinco fichas:

Eventos
Usuarios
Configuracin
Zonas Horarias
Empleados registrados en esta terminal

La primera, Eventos, procesa la informacin de registro procedente de la terminal.
Esta es seguramente la de uso ms comn. Sin embrago, comenzaremos por
Configuracin, ya que con esta podr tener una mejor idea del funcionamiento de
las terminales.

Configuracin
Las terminales guardan dos tipos de datos, eventos de asistencia (logs) y eventos de
gestin (super logs), los primeros son simplemente el registro de quien pone su
dedo y es identificado positivamente, contiene el nmero de empleado, el da y la
hora en que se suscito el evento. Los segundos, los eventos de gestin, guardan
informacin referente a los cambios de configuracin, es decir cuando alguien se
introduce al men de la terminal para hacer algn cambio a la configuracin, la
terminal guarda en una bitcora los datos referentes a quien hizo los cambios y
cuando los hizo.

ACCESO 2.3 no lleva el control de los eventos de gestin, simplemente le da la
opcin de borrarlos.

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Los tres primeros botones le dan la oportunidad de inicializar la informacin que
pudiera guardar la terminal. Es importante que si usted estuvo haciendo pruebas
preliminares sobre el terminal, dando de alta usuarios o probando las opciones de
configuracin, limpie la informacin que pudiera contener antes de ponerla a
trabajar.

Recuerde que debe evitar ambigedades entre la informacin registrada en la
terminal y la base de datos de ACCESO 2.3. Cuando comience a registrar a los
empleados, la terminal tiene que estar limpia de registros.

El tercer botn que dice Suprimir a todos los Administradores ofrece la
oportunidad de eliminar cualquier suspicacia en cuanto a quien puede alterar la
informacin de la terminal. Al eliminar a todos los administradores del terminal,
podr asignar nuevos derechos a quien usted considere necesario. Para ver como se
asignan derechos a los usuarios consulte Empleados, Registrando Empleados en las
Terminales AC4 y AT4.

Actualizar Fecha y Hora
El siguiente botn permite sincronizar la fecha y la hora de la terminal con la del
servidor de base de datos. Es importante que haga esta operacin constantemente,
las terminales tienen un reloj propio y mantienen actualizada la hora a pesar de que
no estn prendidas. As es que no tendr que estar actualizando la fecha y la hora de
cada terminal cada que se apague o se quede sin suministro elctrico. Pero es
conveniente verificar que la hora del servidor sea la misma que la de la terminal.

Actualizar el Tiempo de Apertura de la Puerta
Ya que es muy usual que la terminal se acople a una cerradura elctrica para control
de acceso, esta opcin hace referencia a una Puerta. Pero en realidad lo que se esta
controlando es el tiempo que dura activa la seal en el dispositivo (relevador).

Cada unidad equivale a 20 milisegundos, es decir un segundo de activacin se
define con 50 unidades, dos segundos 100 unidades.

En general esta configuracin se aplicar cada que se identifique positivamente al
empleado y que este evento este dentro de la zona horaria permitida.

Suprimir todos los datos
Es probable que la mejor forma de empezar a usar la terminal es dejarla limpia de
cualquier informacin que esta pudiera contener. Le sugerimos que use esta opcin
con cuidado, ya que si usted no hizo un respaldo de la informacin contenida en la
terminal esta se perder, los datos suprimidos no pasan a una papelera de reciclaje,
estos son suprimidos definitivamente del terminal.

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Mensajes
La terminal cuenta con una pantalla de 4 lneas y 16 caracteres por lnea. Esta
opcin le permite verificar la respuesta de la terminal, simplemente escriba el
mensaje que quiere enviar a la terminal y si esta est respondiendo correctamente
mostrar el mensaje escrito. Al momento de oprimir el botn Enviar aparecer una
ventana emergente con un contador descendente, el tiempo que se mantendr el
mensaje en la ventana de la terminal ser de 10 segundos o menos si es que oprime
el botn Aceptar.

Abrir puerta
Seleccione el tiempo de apertura de la puerta y pruebe activndola manualmente.
Esta opcin le permite optimizar el tiempo que deber permanecer activado el
dispositivo para permitir el acceso del personal.

Beep
Este botn enva un sonido a la terminal, esta funcin no requiere mayor comentario
Solo sirve quizs para verificar que la terminal esta funcionando correctamente.

Respaldar
Toda la informacin de la terminal puede ser almacenada en un archivo. Si usted va
a instalar ms de una terminal y en control de acceso es el mismo en cuanto a
empleados y derechos de acceso. Puede evitarse estar recapturando registro por
registro. Simplemente guarde la informacin en un archivo, active la terminal nueva
y restaure la informacin. La extensin por defualt del archivo es DF4.

Restaurar
Lee la informacin almacenada en un archivo y la sustituye por la contenida en la
terminal activa. Es importante sealar que los datos contenidos en la terminal se
perdern y sern sustituidos por los del archivo. Use esta opcin con cuidado.


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Eventos
ACCESO 2.3 lee los eventos de registro (logs) almacenados en la terminal y los
procesa en un solo paso. Usted simplemente tiene que conectarse a la terminal y
oprimir el botn que dice Procesar que aparece en esta ficha. Notar que lo primero
que aparece es el dato que informa sobre cuantos eventos estn pendientes de
procesar. Primero se lee la informacin de la terminal y se coloca en la memoria de
la computadora, despus se va pasando la informacin al servidor para que sea
procesada aplicando las reglas de asistencia y los calendarios definidos para cada
empleado. Este proceso actualiza la base de datos con los resultados de la asistencia,
tiempo laborado, retardos, tiempo extra, etc., finalmente se le preguntar si desea
suprimir los eventos ya procesados. Esto ltimo es simplemente una confirmacin
rutinaria, eventualmente usted querr procesar los eventos en una base de datos de
prueba antes de procesarlos en la de produccin. Deber normalmente responder
que si, dependiendo de la terminal que adquiri esta puede almacenara de 50,000 a
100,000 eventos. La terminal puede mantenerse desconectada por un tiempo
prolongado mientras no se sature su memoria.

Usted puede procesar la informacin a diario o por un perodo que depender del
nmero de empleados que se registran.

Se recomienda que siempre despus de procesar la informacin, si no hay alguna
razn poderosa, suprima los eventos procesados.

Usuarios
El proceso de registro de huellas dactilares se puede centralizar en una oficina.
Puede usted dar de alta, capturar sus huellas dactilares y su foto en un solo lugar aun
si va a instalar varias terminales. Para esto deber emplear una de las terminales.
ACCESO 2.3 le permite hacer una distribucin selectiva, es decir si una de las
terminales esta destinada al acceso del personal obrero, puede posteriormente
decirle que cargue la informacin solo del personal obrero en dicha terminal sin
importar que no haya usado dicha terminal en la captura.

Recuerde que cuando va dando de alta a los empleados la informacin recogida se
almacena tanto en la terminal como en la base de datos. Esto le da la oportunidad de
controlar sus terminales desde la comodidad de su escritorio.

Seleccione la terminal, luego seleccione el empleado o grupo de empleados que
usaran la terminal activa (consulte Elementos generales de consulta), y oprima
Cargar huellas al terminal, este proceso actualiza el nmero de empleado, sus
muestras dactilares, sus derechos sobre la terminal, sus zonas horarias, su clave de
acceso y su nombre.

Si decide que un empleado ya no deber tener acceso, entonces seleccione dicho
empleado y oprima Suprimir usuarios del terminal.


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Actualizar Zonas Horarias
Como habamos comentado esta opcin solo aplica a las terminales AC4. Las zonas
horarias definidas en la opcin Zonas horarias de la seccin Interfaces, se guardan
por default en la base de datos, y no en una terminal en especfico. Usted deber
mantener un solo catlogo de zonas horarias y despus cargarlo a las terminales
para que tengan efecto en el control de acceso. Si usted no usa esta opcin para
cargar las zonas horarias en las terminales, el control de acceso no tendr
efecto, ya que las zonas horarias predefinidas en las terminales dan acceso sin
restricciones.

Cada que haga algn cambio en la definicin de sus zonas horarias tendr que
ir a esta opcin y actualizar cada terminal que este en uso.

Empleados registrados en esta terminal
Cada empleado dado de alta en la terminal, lleva asociada la informacin referente a
sus huellas digitales, zonas horarias, nombre corto, nivel y password. Si el registro
en la terminal se hizo mediante la supervisin de ACCESO 2.3, que es lo ms
recomendable, estos datos fueron registrados tambin en la base de datos, de tal
forma que dichos datos debern ser los mismos. Al ejecutar esta opcin el sistema
compara los datos de la terminal con los de la base de datos. Si hay alguna
diferencia esta aparecer en color rojo. Usted debe corregir los datos de la
terminal, hasta que estos correspondan enteramente a los de la base de datos.

Hay errores comunes que surgen cuando se emplea una terminal de forma
independiente del sistema. A continuacin se mencionan algunos de ellos.


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1.- El nmero de empleado de la terminal corresponde a otro en la base de datos.
2.- Las huellas dactilares son distintas a las registradas en la base de datos.
3.- El perfil de usuario de la terminal es distinto al registrado en la base de datos.
4.- El nombre corto de la terminal es distinto del de la base de datos.
5.- El password es distinto al de la base de datos.
6.- Las zonas horarias de la terminal son distintas a las de la base de datos.

Como puede imaginarse, sin la supervisin del sistema, se pueden generar
problemas importantes, como que un empleado este checando con un nmero
diferente. Esta opcin le ayuda a verificar que hay consistencia entre la informacin
de la terminal y la base de datos.

Cada una de las terminales deber ser verificada con esta opcin para
garantizar la correcta operacin del sistema.

Si va a modificar o a dar de alta a un empleado en la terminal, hgalo mediante
la supervisin del sistema. Nunca registre directamente en la terminal los datos
del empleado.

Cada terminal debe tener al menos un supervisor. No deje las terminales sin un
supervisor, ya que de lo contrario cualquiera podr entrar a hacer
modificaciones en la terminal.

En la figura anterior se muestra un registro, del empleado 1, donde se registr una
huella dactilar sin la supervisin del sistema.

ACCESO 2.3 Captulo 6 Zonas Horarias

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Zonas Horarias

Solo es aplicable a las terminales AC4. La terminal cuenta con un dispositivo (un
relevador) empleado para controlar la apertura de puertas, torniquetes, corredores
elctricos, plumas de estacionamientos, etc., para detalles de instalacin consulte la
ficha tcnica que viene con la terminal. Este dispositivo es controlado por la
terminal, cuando el empleado coloca su dedo y es identificado positivamente, la
terminal activa el dispositivo por un tiempo determinado.

Supongamos que usted acopla la terminal a una cerradura elctrica, el propsito de
esta es controlar el acceso a su empresa del personal autorizado, cuando haya una
identificacin positiva se mandar una seal a la cerradura elctrica para permitir
que se abra la puerta. Probablemente usted requiera que parte de su personal no
tenga autorizacin para ingresar sbados y domingos o que solo puedan abrirla hasta
cierta hora del da.

Para este propsito, la terminal posee la capacidad de restringir el horario de acceso.
Es decir que aun y cuando el empleado puede ser identificado positivamente, el
dispositivo no se activar si se intenta acceder en un horario no permitido.

Tenga presente que la asignacin de zonas horarias no modifica el control de
asistencia definido en el Calendario de Asistencia, las reglas de asistencia, retardos,
permisos, tiempo extra, etc., no son alteradas. Las zonas horarias solo tienen que ver
con la terminal y la activacin del dispositivo acoplado a ella.

Cuando usted instala ACCESO 2.3 se generan varias zonas horarias. Para generar
una nueva o modificar las que ya existen deber entrar a la opcin Zonas Horarias
en la seccin Interfaces.

Una Zona Horaria se compone de una hora inicial y una final para cada da de la
semana. La zona horaria predefinida permite el acceso todos los das de la semana a
cualquier hora. Esta se define as:

ACCESO 2.3 Captulo 6 Zonas Horarias

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Para bloquear un da completo asigne 23:57 como la hora inicial y 23:56 como la
hora final. Como podr haber notado la hora inicial es mayor que la final, con esto
usted le informa a la terminal que no hay una hora del da en que se pueda activar el
dispositivo. Para bloquear el acceso los sbados y los domingos durante todo el da
y permitir el acceso de lunes a viernes a toda hora defina as:

Si lo que desea es permitir el acceso de lunes a viernes de 6 de la maana a 10 de la
maana defina as:

Combinando Zonas Horarias
Para permitir el acceso de 6 de la maana a 10 de la maana y de las 4 de la tarde a
las 8 de la noche el mismo da tendr que definir dos zonas horarias. Puede asignar
hasta 3 zonas horarias por empleado. Estas se combinan para definir un acceso ms
detallado. Tome en cuenta que si usted asigna un horario de 6 de la maana a las 10
de la maana y lo combina con otro de las 8 de la maana a las 2 de la tarde, en
realidad estar asignando un horario de 6 de la maana a 2 de la tarde.

Despus de definir las Zonas Horarias hay que cargarlas a la terminal, para hacer
esto vaya a la opcin AC4 en la seccin Interfaces. Recuerde que si hace algn
cambio en una zona horaria deber actualizar la terminal para que estos
cambios tengan efecto.

Asignando Zonas Horarias
Para asignar Zonas Horarias a cada empleado vaya a la opcin Empleados y en la
ficha AC4 seleccinelas del catlogo.
ACCESO 2.3 Captulo 6 Terminal KBio

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Terminal KBio

Antes de poder configurar o leer la informacin almacenada en la terminal, deber
dar de alta una estacin, para saber como dar de alta una estacin consulte
Estaciones.

Esta opcin se comunica con la terminal a travs de los protocolos TCP/IP; por esto
es necesario que usted de de alta y configure la estacin, ya que el sistema necesita
la direccin IP asignada a la termina para poder iniciar la comunicacin.

Al seleccionar la terminal KBio, en el campo Tipo, aparecer un botn. Este lanza
una aplicacin especial que detecta las estaciones conectadas a la red.


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Si la terminal no esta conectada a su red, el programa mostrar una lista vaca, en la
esquina inferior derecha se encuentra el nmero de dispositivos conectados a la red.
Usted puede cambiar la direccin IP, recuerde que si hay un servicio que asigne
direcciones dinmicamente deber obtener una direccin fija. Consulte al
administrador de la red para que le asigne una.

La siguiente imagen muestra el programa eCOV-100

Finalmente copie la direccin y gurdela en la casilla que dice IP. De esta forma la
terminal tiene ya asignada una direccin y esta direccin queda guardada en la base
de datos junto con su descripcin y el nmero de estacin asignado.

En la parte superior de esta opcin, encontrara una casilla y un botn de seleccin,
deber seleccionar una estacin con una direccin IP valida asociada a una Terminal
KBIO.

La opcin para gestionar la terminal esta dividida en 3 fichas:

Eventos
Cargar Huellas Dactilares
Configuracin

Veremos primero la ficha Configuracin, para darle una idea de la funcionalidad de
la terminal.


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Configuracin

La terminal contiene un panel con dos luces controlables desde la aplicacin, una
roja y una verde, tambin posee un zumbador y un relevador que puede conectarse a
una cerradura elctrica para controlar la apertura de una puerta u otro dispositivo.

Depus de haber seleccionado la estacin, oprima el botn
para iniciar la comunicacin.

Puede comprobar que esta conectado a la terminal oprimiendo el botn que activa el
zumbador o las luces, tambin hay un botn para activar el relevador que controla el
dispositivo.

El valor que se encuentra a la derecha de cada botn determina el tiempo de
duracin.

Encontrar nueve opciones en esta ficha:

Prueba de comunicaciones
Con este botn usted ejecuta una serie de pruebas que permitirn definir si hay una
buena comunicacin con la terminal. Comprueba las comunicaciones con la
electrnica (Test Node Link)

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Configuracin predeterminada
Si la terminal ha sido modificada oprima este botn para restaurar la configuracin
de fbrica. Es conveniente que antes iniciar a emplear la terminal oprima este botn.
Configura la electrnica KBio con la configuracin predeterminada de fbrica

Calibrar el sensor
El sensor de huella dactilar es un dispositivo biomtrico, este debe de ser calibrado
antes de usarse. Si nota que es difcil, la identificacin pruebe a calibrar el sensor
para mejorar la calidad de la muestra. Permite calibrar automticamente la
exposicin de la unidad ptica. El usuario debe mantener el dedo en el sensor
durante el proceso de calibracin.

Bloquear la Terminal
Cuando se efecta la lectura de los eventos almacenados en la terminal el sistema
bloquea el uso de la misma, esto es con el propsito de no permitir que un usuario
coloque su huella mientras hay un proceso de lectura en curso. Usted puede
bloquear manualmente la terminal con esta opcin.

Desbloquear la Terminal
Deber desbloquear la terminal para permitir el registro normal de los usuarios.

Leer fecha y hora
Lee la fecha y la hora de la terminal.

Actualizar fecha y hora
Esta opcin es importante para sincronizar la fecha y la hora del sistema (del
servidor) con la terminal.

Suprimir todos los eventos
Suprime los registros almacenados en el terminal. Es importante que
constantemente suprima los registros del terminal para liberar su memoria.

Suprimir todas las huellas
Si la terminal ya ha sido usada, es importante que no contenga alguna muestra
indeseable, seleccione esta opcin cuando inicie el registro de empleados.


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Eventos

ACCESO 2.3 procesa la informacin almacenada en la terminal en un solo paso.
Esta Ficha le informa el nmero de eventos pendientes en la terminal. Despus de
iniciar el proceso, se le informa que cuantos eventos fueron ledos, cuantos
procesados y finalmente cuantos eventos permanecen en el terminal.

Cuando el proceso concluye aparece una ventana que le pregunta si desea suprimir
los eventos procesados. Es conveniente que siempre responda afirmativamente.
Solo en caso de que ocurra algo anormal entonces responda negativamente para
tener la oportunidad de reprocesarlos en otra ocasin. En la parte de abajo se
muestran los eventos procesados. La terminal contiene por cada evento, el nmero
de empleado y la fecha y la hora en que se gener el evento.

Cargar huellas dactilares

Las huellas pueden estar tanto en la terminal como en la base de datos. Tenga
presente las siguientes reglas:

1.- Si captura las huellas teniendo un Hamster instalado, automticamente se
generaran los templates para el KBio.

2.- Si se captura desde el KBio y se tiene un hamster instalado se generar el
template para el hamster.

3.- Pero si se captura desde el KBio sin el hamster instalado no se generar el
template del hamster.

4.- El nmero de muestras se conserva tanto en el KBio como en el Hamster. Si se
captura uno o ms dedos todos estarn disponibles en la terminal y en el reloj de
PC.

De tal forma que usted puede registrar a los empleados usando un Hamster y luego
usar esta opcin para cargar las huellas a la terminal.

Para saber como seleccionar a los empleados consulte Elementos Generales de
Consulta.


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Esta ficha contiene botones:

Nmero de huellas en el terminal
Oprima este botn para saber cuantas huellas hay cargadas en la terminal.

Cargar huellas al terminal
Esta opcin almacena las huellas al terminal, estas debieron haber sido primero
registradas en la base de datos desde la opcin Empleados.

Suprimir huellas del terminal
Esta opcin suprime las huellas del terminal de los empleados seleccionados.

ACCESO 2.3 Captulo 7 Gerencial

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CAPTULO 7
CAPTULO 7 GERENCIAL

GERENCIAL

ACCESO 2.3 Captulo 7 Resumen de Puntualidad

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Resumen de Puntualidad

Este reporte le informa del personal que incurri en retardos en un perodo
determinado, el nmero das en los que hubo un retardo, el total de tiempo
acumulado en los retardos y una media.

Considere que si el empleado no tuvo retardos entonces no aparecer en este
reporte.

Al igual que la mayora de las consultas de ACCESO 2.3, este cuenta con los filtros
necesarios para mostrarle la informacin por departamento, puesto, sucursal, etc. Es
importante destacar que aplicando el rango de fechas usted puede tener un a visin
anual, mensual, semanal o diaria.

Consulte Elementos Generales de Consulta, para mas informacin de cmo manejar
esta ventana.

ACCESO 2.3 Captulo 7 Resumen de Tiempo Extra

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Resumen de Tiempo Extra

Aqu podr observar la cantidad de tiempo extra acumulado por empleado en un
periodo dado. Adems del tiempo extra podr ver una media expresada en horas y
en minutos.

Solo se muestran los empleados que tuvieron tiempo extra autorizado.

Si requiere ms informacin sobre la forma en que ACCESO 2.3 calcula el tiempo
extra consulte Empleados, Tiempo Extra.

Para saber como filtrar, imprimir o exportar la informacin de este reporte consulte
Elementos Generales de Consulta e Introduccin al diseo de reportes.

ACCESO 2.3 Captulo 7 Resumen de Incidencias

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Resumen de Incidencias

El resumen de incidencias usa como primer criterio para contabilizar las incidencias
al empleado y despus al tipo de incidencia. Esto significa que si el empleado tuvo 2
incidencias del tipo 1 y 3 incidencias del tipo 2, el programa no pondr 5
incidencias por registro, sino que las mostrar por separado.

Usted puede definir un periodo libremente, esto le podr mostrar el resumen anual,
mensual, quincenal, semanal o del da.

La interfase de esta ventana sigue los elementos descritos en Elementos Generales
de Consulta.

Para saber como cambiar el diseo del reporte consulte Introduccin al diseo de
reportes.

ACCESO 2.3 Captulo 7 Diccionario

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Diccionario

ACCESO 2.3 est diseado para ofrecerle una amplia gama de posibilidades de
adecuacin. Estas incluyen una estructura de datos bien definida y abierta, una
opcin para ejecutar sentencias SQL para consultas especiales y finalmente un
poderoso reporteador (FastReport) con el cual podr disear sofisticados reportes
que incluyan grficas, texto formateado en HTML, texto rotado, etc.

El propsito del diccionario es adecuar los encabezados de las consultas que dentro
del sistema se conocen como Reportes. Por ejemplo el Reporte General de
Asistencia. Al abrir esta opcin y seleccionar un conjunto de datos, estos aparecen
en una rejilla, los ttulos de columnas que aparecen son Clave de Empleado,
Nombre, Status, etc.

Para adecuar los ttulos, usted simplemente tiene que buscar el que desea cambiar en
el diccionario y sustituirlo por el que desee.

Por ejemplo, si en su organizacin la Clave de Empleado es conocida
simplemente como ID, puede hacer el cambio modificndolo usando el diccionario.

El diccionario esta compuesto por tres columnas, Campo, Ttulo y Descripcin.
La columna Campo puede ser el nombre del campo en la base de datos o un
concepto usado por el programa, este no puede ser modificado, ya que es la
referencia interna del programa. Usted podr cambiar tanto la columna Ttulo como
la Descripcin.

Localice la lnea que corresponde al campo ClaveEmpleado, en la columna que dice
Clave de Empleado de un clic para empezar a editarla y escriba ID.

La figura siguiente muestra la rejilla con la celda en e campo ClaveEmplado.


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Ahora oprima Enter o active otra celda. Para hacer efectivos los cambios oprima
finalmente el botn para guardar.

Todas las columnas que hacen referencia a este campo aparecern ahora con el
nuevo ttulo.

La figura siguiente muestra el Reporte General de Asistencia, note como la columna
que antes deca Clave Empleado ha cambiado por ID:


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No permita que cualquiera haga modificaciones al diccionario, de hacerlo as,
puede crear confusiones al momento de consultar la informacin.

ACCESO 2.3 Captulo 7 Consultas Personalizadas

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Consultas Personalizadas

ACCESO 2.3 ofrece una estructura de datos bien definida y abierta, con base en ella
un usuario con unos cuantos conocimientos podr realizar consultas espaciales y tan
sofisticadas como sea el grado de destreza que adquiera.

Consulte Estructura de la Base de Datos de ACCESO 2.3, para conocer en detalle
como se almacena la informacin.

Consulte Introduccin al diseo de reportes, para el diseo impreso de sus consultas
personalizadas.

La base de una consulta se encuentra en el lenguaje SQL. Aqu solo se dar una
breve introduccin al SQL. Usted podr encontrar muchos recursos como libros,
paginas de Internet y hasta la misma descripcin oficial ya que este lenguaje esta
definido por estndares internacionales ANSI/ISO.

Antes veremos algunos detalles sobre el entorno que ofrece ACCESO 2.3 para
editar y ejecutar sentencias SQL.

Un usuario con derechos excluidamente de consulta, podr simplemente seleccionar
y ejecutar las consultas ya diseadas. El sistema al momento de la instalacin
genera varias consultas. Estas tienen una funcin prctica adems de permitirle
darse una idea de cmo opera esta opcin.

Para ejecutar una consulta oprima el botn que se encuentra en la parte superior
a la derecha de la palabra Descripcin.


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Si desea saber quien no ha registrado su huella seleccione la clave de consulta
nmero 2, Quien no ha registrado su huella?. Despus oprima el botn para
ejecutar la sentencia.

Ahora ver la lista de los empleados que no han registrado su huella.

En la parte izquierda de la rejilla aparecen el conjunto de opciones que son comunes
a cualquier consulta y que le permiten cambiar el orden de la consulta, una
bsqueda rpida, alternar el color de las lneas, imprimir, exportar a Excel, etc.

Para saber ms como funcionan estos botones consulte Elementos Generales de
Consulta.

Si usted es un usuario sin derechos para crear o modificar consultas personalizadas
esto es todo lo que podr hacer.

Para activar el modo de edicin seleccione el botn de la esquina superior izquierda
y oprima modificar.

Como en todas las ventanas de captura se activarn los botones para crear un
registro nuevo, para guardar y para suprimir.

Para detalles sobre estos botones consulte Elementos Generales de Captura.

Adems se abrir un rea adicional que est dividida en dos secciones, la de la
izquierda muestra un rbol en dos niveles que le muestra el nombre interno de cada
tabla del sistema. Oprima el smbolo + para ver los campos que componen cada
tabla. La segunda es un rea de edicin destinada al cdigo SQL.

Entre estas dos reas hay un botn para crear una sentencia bsica basada en la
tabla que tiene seleccionada.

Por ejemplo si usted se coloca sobre la tabla Asistencia y oprime dicho botn el
sistema crear la sentencia Select * From Asistencia, si selecciona Departamentos
crear Select * From Departamentos.

Ms adelante veremos la sintaxis o las reglas para escribir sentencias SQL.

Cada que usted oprime el botn de ejecutar esta enviando su sentencia al motor de
base de datos, este a su vez le responde con los resultados, o si su sentencia esta mal
escrita con un mensaje de error.

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Mdelo Cliente/Servidor

ACCESO 2.3 usa un manejador de bases de datos relacionales o RDBMS (relational
database management system) conocido como FireBird. Las bases de datos
relacionales son en realidad las de uso ms comn hoy en da, ofrecen entre otras
cosas control de transacciones, integridad referencial, etc.

El modelo Cliente/Servidor separa en un ambiente de red una aplicacin llamada
cliente de otro programa llamado servidor. No obstante aunque es un modelo para
trabajo en red este puede funcionar en una misma mquina. En nuestro caso las
aplicaciones como el sistema administrador de ACCESO 2.3 y los relojes de PCs,
son aplicaciones cliente, estas se comunican con otro programa que se instala como
un servicio y que esta siempre pendiente de las peticiones de sus clientes.

Este programa se instala normalmente en una mquina conocida como servidor. En
nuestro caso FireBird es el programa servidor. Este contiene el motor de base de
datos que emplea ACCESO 2.3.

La comunicacin se inicia cuando el cliente enva un requerimiento al servidor,
entonces este responde a las peticiones hechas por el cliente. Hay muchos esquemas
que emplean el modelo Cliente/Servidor, aqu nos limitaremos a hablar de un
sistema para manejo de bases de datos.

El servidor no solo recibe peticiones de consulta sobre los datos almacenados, el
lenguaje SQL hace ms que eso, tambin incluye sentencias para definir datos y
para actualizarlos.

Sin embargo esta opcin de ACCESO 2.3 esta limitada y solo permite una sentencia
SELECT que es la empleada para consultar datos.

El modelo Cliente/Servidor ofrece grandes ventajas, ya que permite tener
centralizada la informacin, lo cual facilita las operaciones de respaldo. Adems es
fcil consultar la data desde cualquier punto conectado a la red. El control de
transacciones evita perder la integridad de los datos. Una cada en una aplicacin
cliente no tendr que corromper la informacin.

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Lenguaje de Consultas Estructurado

El SQL (Structure Query Language) o Lenguaje de Consultas Estructurado, tiene la
capacidad de funcionar no solo para consultar los datos sino tambin para definirlos
y manipularlos.

Esta dividido en dos categoras: DDL (Data Definition Language) Lenguaje de
Definicin de Datos y DML (Data Manipulation Language) Lenguaje de
Manipulacin de Datos.

ACCESO 2.3 solo permite usar DML en sus Consultas Personalizadas y de este
solo acepta el uso de la instruccin SELECT.

As es que con esta opcin solamente podr consultar los datos. ACCESO 2.3 tiene
las reglas definidas principalmente en la base de datos, a travs de procedimientos
almacenados, desencadenadores, restricciones, etc.

No intente cambiar los datos fuera del sistema si no conoce bien como hacerlo.
Para saber como manipular los datos por otro medio distinto de ACCESO 2.3
deber consultar con un tcnico autorizado. Solo l podr informarle sobre las
reglas indispensables para NO ROMPER LA INTEGRIDAD de la
informacin.

En consecuencia esta es solo una breve introduccin al uso de la instruccin
SELECT. No espere ms, si desea profundizar en esta tema hay mucha informacin
en libros y revistas.

Una base de datos esta integrada por diversos objetos como, procedimientos
almacenados, desencadenadores, vistas, ndices y tablas.

Tablas

El objeto ms relevante en una base de datos es la tabla. Una tabla esta compuesta
de columnas y tuplas (tambin conocidas como lneas o registros). Esta forma de
estructurar los datos es muy parecida a una hoja de clculo, en Excel una tabla se
parece mucho a una hoja, con columnas y lneas.

Las tablas en ACCESO 2.3 definen entidades como Empleados, Departamentos,
Calendarios, etc.

Cada tupla o lnea en la tabla representa una instancia de una entidad. El
empleado Pedro tiene su propia tupla dentro de la tabla Empleados. El departamento
Contabilidad tiene su propia tupla dentro de la tabla Departamentos.

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Una columna define un atributo de una entidad. O de otra forma cada entidad esta
compuesta de atributos llamados columnas. Por ejemplo, las columnas Nombre,
Apellido Paterno, Apellido Materno, Sexo, etc., definen la entidad Empleados.

Los valores de cada columna estn definidos por su tipo, estos pueden ser nmeros,
texto, fechas, etc. Cada columna o atributo tiene siempre el mismo tipo de dato.

Al momento de disear una base de datos se pueden definir restricciones o reglas
que limitan los valores que una columna puede aceptar.

El salario diario del empleado puede tener una regla que limite el valor que puede
aceptar. El tipo de dato ser un decimal menor de 15,000, pensando que ninguna
persona puede ganar ms de 15,000 pesos diarios.

Tipos de Datos

A continuacin se muestran los tipos de datos empleados por el sistema:

Tipo de Dato Tamao
Char(n) Fijo igual a n
Varchar(n) Variable
Int 32 bits
SmallInt 16 bits
flota 4 bytes
Decimal(precision,scale) Scale representa el nmero de
decimales
Blob Limitado a 64K, usado para fotos
y huellas dactilares
Date Fecha 64 bits
Time Hora 64 bits
TimeStamp Fecha y hora 64 bits

Para representar un atributo como el Salario y la Clave de Empleado empleamos el
tipo de dato Decimal e Int, respectivamente. El Apellido Paterno se representa por
un Varchar, la hora de entrada se representa por Timestamp, etc.

Las fotos de los empleados y los patrones que representan las huellas digitales
utilizan Blob que es un tipo de datos variable y que soporta gran cantidad de
informacin.

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Consultado datos con SELECT

La potencia de SQL se ve reflejada en esta instruccin, con ella puede hacer desde
simples consultas basadas en una tabla hasta complejas uniones agrupadas y
condicionadas a los valores que usted decida.

En su forma ms bsica una consulta vlida puede construirse con la instruccin
SELECT el comodn conocido por asterisco (*), la palabra FROM y el nombre de la
tabla.

SELECT * FROM Empleados

Traducido a lenguaje coloquial significa: Selecciona todos los datos de todos los
empleados.

Empleado los trminos definidos antes: Selecciona todas las tuplas de la tabla
empleados mostrndome todos sus atributos.

Si deseamos ver solo algunas columnas pondremos:

SELEC Nombre, ApellidoPaterno, Sexo FROM Empleados

No hay reglas que obliguen a escribir en maysculas o minsculos. El mismo
resultado se obtiene si escribe:

select NOMBRE, APELLIDOPATERNO, SEXO from EMPLEDOS

Lo importante es respetar el orden y la sintaxis. En este caso la sintaxis se refiere a
la posicin de las instrucciones (SELECT y FROM) y las comas que separan cada
atributo.

Solo para propsitos del presente manual escribiremos las instrucciones en
maysculas, los campos y los nombres de las tablas se escribirn en altas y bajas, es
decir las palabras con sentido empiezan con mayscula.

Quiz abra notado que los nombres de los campos estn definidos uniendo las
palabras, esto es una regla impuesta por el servidor de base de datos. Sin embargo,
en ACCESO 2.3 todos los nombres de los campos son lo suficientemente claros
como para entender a simple vista su funcin.

Para obtener un nombre aceptable, puede usar la siguiente sintaxis:

SELECT
Nombre AS "Nombre",
ApellidoPaterno AS "Apellido del Padre",
Sexo AS "Su Sexo"
FROM Empleados

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La forma de escribir la consulta no es afectada si usted usa varias lneas, esto puede
ayudarle a ver las cosas mas claras.

El resultado despus de oprimir el botn para ejecutar la sentencia se muestra
en la siguiente imagen:

Como puede ver hemos resuelto el problema de controlar los nombres de las
columnas, pero ahora tenemos otro detalle quiz molesto. La base de datos guarda
una F para representar al sexo femenino y una M para el masculino.

Para solucionar esto podemos escribir una instruccin ms, dentro de la misma
sentencia SELECT. Esta es CASE. La sintaxis de esta queda definida as:

CASE Sexo
WHEN 'F' THEN 'Femenino'
WHEN 'M' THEN 'Masculino'
END AS "Su Sexo"

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De esta forma le estaremos diciendo al servidor que si el valor de Sexo es igual a F
ponga Femenino y si es M Masculino.

La sentencia completa quedar as:

SELECT
Nombre AS "Nombre",
ApellidoPaterno AS "Apellido del Padre",
CASE Sexo
END AS "Su Sexo"
FROM Empleados
El resultado ser el siguiente:

Cuando quiera definir el titulo de una columna deber encerrarlo entre comillas
dobles, cuando haga referencia a un valor tendr que hacerlo con comilla sencilla.

No pierda la pista de las comas que separan cada atributo, la sintaxis o la forma de
escribir las sentencias SQL es muy estricta, si algo esta mal escrito recibir un
mensaje de error. Es importante que separe por lneas cada campo o cada
instruccin para conseguir ms claridad.

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Tambin puede apoyarse en tabulaciones o espacios. Note que los nombres de las
columnas estn separadas del inicio de cada lnea.

Uniendo atributos

Para unir dos o ms atributos y presentarlos en la consulta como si estos fueran uno
solo, use el carcter conocido como pipe | repetido dos veces || este se puede obtener
manteniendo la tecla Alt e introduciendo su valor ASCII 124.

Para unir el nombre con los apellidos escriba:

SELECT
Nombre || ' ' || ApellidoPaterno || ' ' || ApellidoMaterno AS "Nombre
Completo",
CASE Sexo
END AS "Su Sexo"
FROM Empleados

El resultado es este:

Note que se agrega un espacio entre cada atributo las comillas contienen un
espacio que se agregar a la cadena compuesta.

Lo que estamos diciendo es Une el atributo Nombre son un espacio y luego une el
atributo ApellidoPaterno con otro espacio y finalmente une el atributo
ApellidoMaterno y al resultado llamalo (AS) Nombre.


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Poniendo condiciones con WHERE

Para restringir o filtrar las tuplas que mostrar su consulta el lenguaje SQL le ofrece
la instruccin WHERE.

Mostremos solo los registros del personal femenino:

SELECT
Completo",
CASE Sexo
END AS "Su Sexo"
FROM Empleados
WHERE Sexo = 'F'

Este es el resultado:

Aqu aplicamos el operador lgico =, SQL soporta los siguientes operadores lgicos
estos se emplean para comparar dos valores:

Operadores de comparacin

Operador Descripcin
= Igual a
<> Diferente de
< Menor que
> Mayor que
<= Menor o igual que
>= Mayor o igual que


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Supongamos que queremos solo a los empleados cuyo salario es mayor de 100
pesos escribimos:

SELECT
Completo",
CASE Sexo
END AS "Su Sexo",
Salario AS "Salario"
FROM Empleados
WHERE Salario > 100

He aqu el resultado:


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Para saber cuales empleados ganan ms de 100 pesos y que son mujeres escribimos:

SELECT
Completo",
CASE Sexo
END AS "Su Sexo",
FROM Empleados

WHERE Salario > 100 AND Sexo = 'F'

En realidad, si tenemos bien actualizada nuestra base de datos, no necesitaremos
mostrar la columna Su Sexo.

El resultado es:


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Operadores lgicos

En la sentencia anterior introducimos otro operador este une dos comparaciones.
Hay tres operadores lgicos estos son: AND, OR y NOT.

Al combinarlas con los operadores de comparacin podemos aadir a nuestra
consulta sofisticadas condiciones que pueden filtrar la informacin y ayudarnos a
encontrar lo que deseamos.

BETWEEN

Esta instruccin nos ofrece la posibilidad de establecer un rango de valores de
forma clara y sencilla.

Decir que queremos a los empleados cuyo salario se encuentra entre 40 y 90 pesos
equivale a introducir las condiciones Salario >= 40 AND Salario <=90. Esto puede
ser simplificado con la instruccin BETWEEN as: Salario BETWEEN 40 AND 90.

SELECT
Completo",
CASE Sexo
END AS "Su Sexo",
FROM Empleados
WHERE Salario BETWEEN 40 AND 90

El resultado es este:


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Orden en los datos (ORDER BY)

El lenguaje SQL nos permite ordenar la informacin de forma sencilla, solamente
colocamos la instruccin destinada a esto y el criterio de ordenacin.

SELECT
Completo",
CASE Sexo
END AS "Su Sexo",
FROM Empleados
ORDER BY Salario

Los resultados se muestran en la siguiente imagen:

Para mostrar los datos en orden descendente segn su salario:

SELECT
Completo",
CASE Sexo
END AS "Su Sexo",
FROM Empleados
ORDER BY Salario DESCENDING


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Los resultados de la consulta anterior se muestran a continuacin:

Usted puede combinar varios criterios de ordenacin, simplemente agregue el
atributo que desea participe en la ordenacin.

SELECT
Completo",
CASE Sexo
END AS "Su Sexo",
FROM Empleados
ORDER BY Nombre, Salario DESCENDING


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LIKE para comparar cadenas

SQL proporciona un operador para comparar cadenas y condicionar el filtro de los
datos de forma muy verstil. Si queremos obtener el personal en cuyo nombre se
encuentre la palabra MARIA, modificamos as nuestra sentencia.

SELECT
Completo",
CASE Sexo
END AS "Su Sexo",
FROM Empleados
WHERE Nombre LIKE 'MARIA%'

Usted puede usar dos comodines. El comodn % para sustituir cualquier carcter. En
el ejemplo anterior dijimos dame todos los registros que comiencen por MARIA
pero sin importar lo que sigue. Por esta razn el servidor nos entrego los registros
que contenan la cadena de caracteres MARIA, estos son MARIANO y MARIA.

Las consultas son sensibles a maysculas y minsculas. Por lo tanto no ser lo
mismo escribir Nombre LIKE Maria% que Nombre LIKE MARIA%.

El otro comodn es el de subrayado o guin bajo _. Este sustituye un nico carcter,
para decirle que no importa que carcter se encuentre en esa posicin.


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Usted puede colocar el comodn % al principio o al final de la cadena. Al hacerlo
as estar pidiendo los datos que contengan la cadena en cualquier posicin.

SELECT
Completo",
CASE Sexo
END AS "Su Sexo"
FROM Empleados
WHERE Nombre LIKE '%MA%'

Este es el resultado:

Note que todos los nombres contienen la cadena MA.

Uniendo Tablas

La base de datos no tendra mucho sentido sin la posibilidad de combinar tablas.
Esta propiedad es conocida como Base de Datos Relacional. Lo cual significa que
podremos relacionar un atributo de una tabla con el de otra.

ACCESO 2.3 se ha definido con este principio. Usted encontrar fcilmente los
atributos que permiten unir las tablas. Por ejemplo, para saber a que departamento
pertenece cada empleado necesitar establecer una relacin basada en un atributo
comn. Este es la clave del departamento o ClaveDepartamento. Este atributo forma
parte del la tabla Departamentos como llave primaria. La llave primaria (PRIMARY
KEY) no es otra cosa que una clave nica, o sea que no hay dos tuplas que
contengan el mismo nmero o clave de departamento.

Para poder saber a que departamento pertenece cada empleado necesitamos incluir
dicha clave tambin en la tabla de Empleados. Sin embargo, como puede haber mas
de un empleado que pertenezca al mismo departamento, esta podr estar en ms de
una tupla o sea podr repetirse en la tabla de Empleados. El atributo
ClaveDepartamento no es llave primaria en la tabla Empleados.

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Oberve que el campo ClaveDepartamento, se encuentra tanto en la tabla
Departamentos como en la tabla Empleados.

Para unir las dos tablas usaremos una instruccin especial conocida como JOIN.
Esta instruccin tiene otras variantes que se salen del propsito del presente manual.

SELECT
Completo",
CASE Sexo
END AS "Su Sexo",
Salario AS "Salario",
E.ClaveDepartamento AS "Clave Dep.",
DescripcionDepartamento AS "Descirpcin"
FROM Empleados E
LEFT JOIN Departamentos D ON (E.ClaveDepartamento = D.ClaveDepartamento)


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Ahora tenemos una sofisticada consulta que hace uso de la propiedad referencial de
la base de datos de ACCESO 2.3.

La tabla de Empleados se puede relacionar de esta forma con las tablas de Puestos,
Sucursales, Estaciones, Calendario de Asistencia, Calendario de Vacaciones, etc.

A su vez, otras tablas como la tabla de Asistencia, Checadas, etc. se enlazan a la
tabla de Empleados.

Para ver el detalle del diseo de la base de datos, consulte Estructura de la Base de
Datos de ACCESO 2.3.

Note que al definir la sentencia, la instruccin LEFT JOIN debe saber que tabla se
quiere enlazar y que atributos debern ser los que coincidan. Seguido de ON tendr
que poner los campos enlazados con el operador =.


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Alias

Note tambin que ahora que dos atributos pertenecientes a diferentes tablas tienen el
mismo nombre, se hace necesario un mecanismo que los distinga. Esto se realiza
antecediendo el alias o el mismo nombre de la tabla, un punto y el nombre del
atributo. Ejemplo: E.ClaveEmpleado.

El alias de la tabla es la letra puesta despus su nombre: Ejemplo: Empleados E, si
no va a usar alias la sentencia se podra expresar as:

SELECT
Completo",
CASE Sexo
END AS "Su Sexo",
Salario AS "Salario",
Empleados.ClaveDepartamento AS "Clave Dep.",
DescripcionDepartamento AS "Descirpcin"
FROM Empleados
LEFT JOIN Departamentos ON (Empleados.ClaveDepartamento =
Departamentos.ClaveDepartamento)

En realidad los alias solo sirven para simplificar las consultas.


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Manejando fechas en SQL

Como vimos antes, hay tres tipos de datos que hacen referencia a fechas y horas.
Estos son: Date, Time y Timestamp. Los primeros dos representan respectivamente
la fecha y la hora. El tercero, Timestamp, representa ambos, fecha y hora. La primer
funcin que veremos es una muy usual llama Cast.

Cast
Esta funcin es empleada para convertir un tipo de dato a otro. Por ejemplo para
saber quien laborar hoy no podemos comparar el atributo Entrada con la fecha de
hoy ya que ambos son datos que contienen la fecha y la hora juntas. Lo que
necesitamos es comparar fecha con fecha o Date con Date.

Para obtener la fecha, la hora y la fecha y la hora actuales use:

Current_Time
Current_Date
Current_TimeStamp

He aqu el ejemplo:

SELECT
ClaveEmpleado,
Entrada AS "Entrada",
Current_Date as "Fecha actual",
Current_Time as "Hora actual",
Current_TimeStamp as "Fecha y hora actuales"
FROM Asistencia
WHERE Cast(Entrada AS Date) = Current_Date AND TipoDia = 1
ORDER BY ClaveEmpleado

Como ve, para poder comparar una fecha con otra fecha tuvimos primero, que
convertir el atributo Entrada a fecha con la funcin Cast. Cuando el da es un da de
labor el atributo TipoDia contiene un valor 1.


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Ahora supongamos que queremos saber quienes entran a las 8:00 hrs. el da de hoy.

SELECT
ClaveEmpleado,
Entrada AS "Entrada"
FROM Asistencia
WHERE Cast(Entrada AS Time) = Cast('8:00' as Time) AND TipoDia = 1 and
Cast(Entrada AS Date) = Current_Date

Como puede haber notado las funciones como Cast, ofrecen la oportunidad de darle
la vuelta a los tipos de datos, siempre y cuando estas conversiones estn permitidas.

Obtener rpidamente un rango de fechas con BETWEEN

El comando BETWEEN puede ser usado con conversiones implcitas.

SELECT
ClaveEmpleado,
FROM Asistencia
WHERE Cast(Entrada as Date) BETWEEN '10/23/2006' and '10/23/2006'
AND TipoDia = 1

Note que tuvimos que convertir el atributo Entrada (que es un TimeStamp) a fecha
para compararlos con los valores que representan una fecha. Si quisiramos obtener
el mismo resultado sin convertir el atributo Entrada, quedara as:

SELECT
ClaveEmpleado,
FROM Asistencia
WHERE Entrada BETWEEN '10/23/2006 00:00' and '10/23/2006 23:59'
AND TipoDia = 1

Donde el rango contiene la parte de la hora.


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Totalizando datos con Count, Sum y Avg

En algunas ocasiones es necesario simplemente saber el total de registros que
cumplen con una condicin. Si en nuestro ejemplo anterior, lo que deseamos es
saber simplemente cuantos empleados deberan laborar el da de hoy, escribiremos:

SELECT Count(*) AS "Empleados por Laborar"
FROM Asistencia
WHERE Entrada BETWEEN '10/23/2006 00:00' and '10/23/2006 23:59'
AND TipoDia = 1

Ahora sumemos los salarios de los empleados que laborarn el da de hoy:

SELECT Sum(E.Salario) AS "Salario total del da"
FROM Asistencia A
LEFT JOIN Empleados E ON (A.ClaveEmpleado = E.ClaveEmpleado)
WHERE A.Entrada BETWEEN '10/23/2006 00:00' and '10/23/2006 23:59'
AND A.TipoDia = 1

Cual es el promedio del salario:

SELECT Avg(E.Salario) AS "Salario promedio"
FROM Asistencia A
AND A.TipoDia = 1

El mayor y el menor con las funciones Max y Min

El salario mayor:

SELECT Max(E.Salario) AS "El mayor salario"
FROM Asistencia A
AND A.TipoDia = 1

El salario menor:

SELECT Min(E.Salario) AS "El menor salario"
FROM Asistencia A
AND A.TipoDia = 1


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Agrupando datos con GROUP BY

La potencia del lenguaje SQL se deja ver al obtener datos agrupados con una sola
sentencia, GROUP BY, permite agrupar la informacin para obtener subtotales por
cada elemento del grupo.

La siguiente consulta muestra el nmero de empleados por departamento:

SELECT
D.ClaveDepartamento AS "Clave",
D.DescripcionDepartamento AS "Departamento",
Count(ClaveEmpleado) AS "Empleados por Grupo"
FROM Empleados E
LEFT OUTER JOIN Departamentos D ON (E.ClaveDepartamento =
D.ClaveDepartamento)
GROUP BY
D.ClaveDepartamento,
D.DescripcionDepartamento
ORDER BY D.ClaveDepartamento

La parte de la agrupacin dice Agrupar por Clave Departamento y Descripcin
Departamento.

Los resultados de esta consulta se muestran a continuacin:


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La siguiente consulta muestra cuantos retardos por da de la semana hubo durante
octubre de 2006:

SELECT
Dow(Entrada) AS "Da, Lunes=1, Martes=2, etc.",
Count(*) AS "Numero de Retardos"
FROM Asistencia
WHERE RetardoEntrada>EntradaTolerancia and
ExtractYear(Entrada)=2006 and
ExtractMonth(Entrada)=10
GROUP BY Dow(Entrada)

Los resultados de esta consulta se muestran a continuacin:


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Usando Funciones

Las implementaciones de SQL varan segn la de base de datos. A estas variantes se
les llama dialectos, el dialecto empleado por la base de datos Firebird es distinto de
la que usa SQL Server de Microsoft u Oracle. El dialecto en SQL Server se llama T-
SQL y el Oracle PL/SQL. Estos dialectos agregan alguna funcionalidad que no
forma parte del estndar ANSI/ISO.

A parte de tales mejoras, cada base de datos tiene un conjunto de funciones
predefinidas. Firebird, hered de su antecesor IntreBase de Borland, una lista de
funciones tiles, no obstante ests no han sido suficientes para el manejo que hace
ACCESO 2.3. De tal forma que al instalar el sistema se agrega otra lista de
funciones a la base de datos. Estas se tomaron principalmente del proyecto rFunc
UDF Library versin 2.1.3 RC.

Solo se presentan aqu las ms usuales para el propsito de nuestro sistema de
control de asistencia.

Lista de Funciones

Funcin Descripcin
Upper(s) Retorna la cadena s convertida a
mayusculas
DayPerMonth(i1,i2) Obtiene un nmero representando el
nmero de das del mes i1 del ao i2
Dow(d) Obtiene un nmero representando el
da de la semana de d, donde el uno
corresponde al lunes, 2 al martes, hasta
llegar al domingo que es representado
por el 7.
ExtractDate(d) Extrae la fecha de d, cuando de es un
TimeStamp
ExtractTime(d) Extrae la hora de d, cuando de es un
TimeStamp
ExtractYear(d) Extrae un nmero representando el ao
de d
ExtractDay(d) Extrae el da cuando d es Date, o
TimeStamp
ExtractMonth(d) Extrae un nmero representando el
mes cuando d es Date o TimeStamp
ExtractHour(d) Extrae un nmero representando la
hora cuando d es Time o TimeStamp
ExtractMinute(d) Extrae un nmero representando el
minuto cuando d es Time o
TimeStamp

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ExtractSecond(d) Extrae un nmero representando el
segundo cuando d es Time o
TimeStamp
ExtractMillisecond(d) Extrae un nmero representando el
milisegundo cuando d es Time o
TimeStamp
ExtractWeekDay(d) Extrae un nmero representando el da
de la semana comenzando por 0 que es
domingo, 1 que es lunes, hasta llegar al
6 que es sabado.
ExtractYearDay(d) Extrae un nmero representando el da
del ao
FirstDayMonth(d) Retorna la fecha correspondiente al
primer da del mes de la fecha d
LastDayMonth(d)

Retorna la fecha correspondiente al
ltimo da del mes de la fecha d
IsLeapYear(d)

Retorna 1 cuando el ao es bisiesto, o
0 cuando no lo es, d es un nmero
representando el ao
DaysBetween(d1,d2)

Obtiene un nmero representando el
nmero de das entre d1 y d2. d1 y d2
son Date o TimeStamp
IncDateTime(d,i1,i2,i3,i4,i5,i6)

Incrementa la fecha o la hora de d y
retorna un TimeStamp,
i1 = das
i2 = meses
i3 = aos
i4 = horas
i5 = minutos
i6 = segundos

IncDate(d,i1,i2,i3) Incrementa la fecha Date, y retorna un
TimeStamp
i1 = das
i2 = meses
i3 = aos
MaxDate(d1,d2)

Retorna la mayor fecha de d1 o d2
MinDate(d1,d2)

Retorna la menor fecha de d1 o d2
rTrim(s)

Elimina espacios a la derecha de una
cadena s
lTrim(s) Elimina espacios a la izquierda de una
cadena s
Trim(s) Elimina espacios a la derecha y a la
izquierda de una cadena s

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SubStr(s,i1,i2) Obtiene una cadena extrada de s, a
partir de i1 y con i2 de largo
diffdate(ts1, ts2, control) Obtiene la diferencia entre dos fechas
que representan un valor TimeStamp.
Control representa los siguientes
valores:
4 das
3 horas
2 minutos
1 segundos
0 milisegundos

Ejemplos con funciones

Incrementa 10 das al atributo Entrada y filtra los registros cuyo da es 24, mes
octubre y ao 2006.

Select
IncDate(Entrada,10,0,0)
From Asistencia
Where
ExtractMonth(Entrada) = 10 and
ExtractDay(Entrada)=24

Obtiene el nmero de das, horas, minutos, segundos y milisegundos entre la
Entrada y la Salida del da 24 de Octubre de 2006.

Select
diffdate(Entrada,Salida, 4) AS "Das",
diffdate(Entrada,Salida, 3) AS "Horas",
diffdate(Entrada,Salida, 2) AS "Minutos",
diffdate(Entrada,Salida, 1) AS "Segundos",
diffdate(Entrada,Salida, 0) AS "Milisegundos"
From Asistencia
Where
ExtractMonth(Entrada) = 10 and
ExtractDay(Entrada)=24


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Modificando el rea de edicin

El rea de edicin puede ser modificada en su color de fondo y en el tipo de letra.
Esto puede servir para resaltar el texto de la consulta, mientras edita, prueba y
corrige.

Oprima el botn derecho del ratn, aparecer un men con cuatro opciones. Las
primeras dos le permiten cambiar la apariencia de la ventana de edicin.

Usted puede obtener un resultado como este:

No olvide que despus de haber terminado de disear su consulta, debe guardarla,
oprima el botn de guardar. El sistema generar un nmero para identificarla, pero
lo importante es que de a su consulta una descripcin adecuada. El trabajo realizado
queda automticamente disponible para todo aquel que tenga acceso a esta opcin
ya que el texto de la consulta permanece en la misma base de datos.

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Compartiendo consultas entre usuarios de ACCESO 2.3

Si usted ha diseado una efectiva y practica consulta y desea compartirla entre sus
colegas usuarios de ACCESO 2.3, o si desea primero guardar su consulta para
continuar trabajando en ella antes de integrarla a la base de datos, el sistema le
permite guardar su trabajo en un archivo texto con extensin SQL.

Podr hacerse de una librera de reportes tiles que aportaran valor agregado a su
sistema. Si ya es un usuario registrado podr acceder a nuestra galera de consultas
y reportes que podr integrar a su sistema.

Para guardar su consulta oprima el botn derecho del ratn y seleccione Guardar
comoy de un nombre a su archivo, la extensin por default es SQL.

Para leer un archivo de consulta oprima el botn derecho del ratn y seleccione
Abrir, los archivos vlidos traen la extensin SQL.

No intente ejecutar archivos diseados para otro sistema u otra base de datos. Siga
las reglas y sintaxis descritas ms arriba en esta seccin. El sistema bloquea la
ejecucin de cualquier instruccin que no sea SELECT. O sea que no podr ejecutar
comandos de definicin de datos (DDL) o de manipulacin de datos (DML) solo,
como se dijo antes, podr usar SELECT.

ACCESO 2.3 Captulo 7 Estadsticas

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Estadsticas

ACCESO 2.3 le ofrece una herramienta para analizar el comportamiento de
asistencia de su personal. Podr tener una visin general, por departamento, por
puesto y por sucursal. Todos los datos son presentados anualmente, por periodos
mensuales, quincenales y semanales.

Podr analizar los siguientes casos:

Faltas o Ausentismo
Nmero de Retardos
Horas de labor
Tiempo acumulado en Retardos
Tiempo Extra

Si usted cree que los permisos o cualquier otra incidencia con goce de sueldo
afectan significativamente los resultados, puede excluirlas. Seleccione la casilla de
verificacin destinada a esto:

Aqu se muestra un ejemplo con las faltas del departamento de Adquisiciones
separado mensualmente:

ACCESO 2.3 Captulo 7 Estadsticas

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Usted puede copiar la imagen de la grfica al portapapeles de Windows, guardarla
en un archivo e imprimirla.

Tambin puede cambiar el aspecto, agregando un efecto de tercera dimensin o
quitando los ejes.

Oprima el botn derecho del ratn sobre el rea de la grafica para activar el men
que se muestra a continuacin:

La grafica puede adquirir el siguiente aspecto:

Las fichas General, Por Puesto y Por Sucursal tienen el mismo manejo. Solo
requiere elegir entre el tipo de informacin, el ao, el periodo y oprimir el botn
.

ACCESO 2.3 Captulo 7 Usuarios

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Usuarios

Para gestionar usuarios del sistema, necesitar entrar como administrador, el login o
nombre de usuario es nico, para Firebird este es SYSDBA, usted necesitar
ingresar al sistema identificndose como SYSDBA, si intenta hacerlo con otro
usuario recibir el siguiente mensaje:

Cuando usted instala ACCESO 2.3 este crea un usuario. El nombre intenta tomarlo
del la cuenta de Windows activa. Si este nombre contiene espacios, acentos, puntos
u otro carcter no permitido por la base de datos, esta cambiar a Acceso. De tal
forma que al arranque del sistema usted ingresar con el nombre de usuario con el
que inicio la sesin de Windows o con el nombre Acceso.

Si es la primera vez que instala ACCESO 2.3 y no hay otra aplicacin que use
Firebird, la contrasea o la clave de acceso del administrador ser masterkey.

Acceda al sistema con SYSDBA y masterkey si desea dar de alta, modificar o
suprimir usuarios del sistema.

La forma de captura es la misma que en todas las opciones del sistema, si usted
tiene una duda de cmo hacer esto, consulte Elementos Generales de Captura.

El login debe ser una cadena de preferencia de 8 a 12 caracteres, sin espacios ni
acentos y sin signos de puntuacin.

El password es similar al login en cuanto a restricciones. No acentos, espacios o
signos de puntuacin. Use un password de preferencia no obvio como repetir el
mismo login como password o puros unos o palabras fciles de detectar.

El login no es sensible a maysculas y minsculas, pero el password si lo es. Si
usted combina maysculas y minsculas en su password, este tendr que ser
introducido de la misma forma. Quiz habr notado ms arriba que el password del
administrador esta en minsculas. As es como debe de ser introducido.

Usted deber escribir dos veces el password en las casillas destinadas a eso.
ACCESO 2.3 Captulo 7 Usuarios

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ACCESO 2.3 maneja dos niveles de usuario:

Normal
Administrador

Cuando el usuario es dado de alta en el sistema se crea un perfil especial para cada
nivel de usuario. Un usuario con el perfil Normal, podr solo consultar la data; el
perfil Administrador le asigna derechos sobre las opciones de captura y
configuracin. Al momento de instalar el sistema el usuario al generado se la asigna
el nivel de Administrador.

Aun y cuando haya asignado un perfil de Administrador o Normal, puede adecuar
sus derechos de consulta o modificacin limitando o ampliando las opciones a las
que podr tener acceso.

Para saber como cambiar el perfil del usuario consulte la seccin Accesos.

Asignando derechos para aplicar incidencias
Al final de esta ventana aparece una casilla para el departamento. El propsito de
esta, es controlar la aplicacin de incidencias.

Si el departamento esta en cero, y el usuario tiene derechos para aplicar incidencias,
podr aplicrselas a cualquier empleado, sin importar a que departamento
pertenezca.

Al seleccionar un departamento el sistema permitir que el usuario aplique
incidencias solo al personal que pertenece a dicho departamento.

ACCESO 2.3 Captulo 7 Accesos

Pgina 183 de 218
Accesos

Aqu usted podr adecuar el perfil de acceso de un usuario. Los derechos se aplican
para cada opcin del sistema, si la opcin se emplea para alterar de alguna forma la
informacin, ya sea referente a los catlogos, calendarios, asistencias o a la
configuracin misma del sistema, se agregaran tres permisos ms, uno para aadir,
otro para modificar y un tercero para suprimir.

En realidad las necesidades ms comunes son establecidas al dar de alta al usuario.
Los perfiles Normal y Administrador probablemente sean suficientes para sus
necesidades. El primero otorga solo derechos de consulta y el segundo brinda la
posibilidad de acceder a todas las opciones con permisos para alterar la
informacin.

Para adecuar el perfil de un usuario, seleccinelo dando su login o seleccionndolo
de la lista.

Lo ms notable en esta ventana es la rejilla con la lista de opciones, en dicha rejilla
se muestran cinco columnas:

Opcin
Acceso
Aadir
Modificar
Suprimir

La primera es da una descripcin de la opcin a la que hace referencia.

La segunda le concede el derecho de abrir o no la ventana asociada con dicha
opcin. Es decir si usted no tiene derecho de Acceso, ni siquiera podr abrir la
ventana.

La segunda le permite, cuando sea el caso, aadir un nuevo registro.

La tercera le da la oportunidad de cambiar el contendido de la informacin

La cuarta le otorga el poder de suprimir registros.

No de derechos a cualquier usuario sin antes reflexionar sobre el peligro que puede
traer consigo el hecho de poder suprimir o modificar la informacin. Recuerde que
hay opciones que se pueden prestar a malos manejos.

ACCESO 2.3 Captulo 7 Accesos

Pgina 184 de 218
Para cambiar los derechos simplemente de doble clic sobre la palabra Si en color
verde o sobre la palabra No en rojo.

Note que si da doble clic en la celda de la columna Acceso en una opcin en la que
se puede Aadir, Modificar o Suprimir y esta cambia a No, todas las dems
columnas tambin cambiaran. Esto es porque sino tienen acceso a la opcin,
tampoco podrn aadir, modificar o suprimir.

Esta opcin sigue las mismas reglas para captura descritas en Elementos Generales
de Captura, solo que no hay un botn de suprimir. Si usted necesita dar de baja a un
usuario del sistema vaya a Usuarios, en la seccin Gerencial.

ACCESO 2.3 Captulo 7 Configuracin General

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Configuracin General

Esta opcin esta dividida en siete fichas:

Empresa
Direccin
Telfonos
Parmetros
Registrar Dispositivos
Licencia

Las primeras tres se refieren a los datos generales de la empresa u organizacin que
adquiri el producto, los datos como la Razn Social y el Tipo de Reloj Checador
Autorizado, estn ligados al tipo de licencia adquirida y no podrn ser modificados.

Usted podr ver en la ficha Licencia una descripcin detallada de las caractersticas
del producto que adquiri. Si algo no esta o es distinto a lo que esperaba, contacte a
su distribuidor. Es importante que tenga a la mano el ID del producto este esta en el
primer rengln de la ficha Licencia y en la ventana Acerca de del men Ayuda.

Los datos ms relevantes son el tipo de software, ya que ACCESO 2.3 se distribuye
en tres versiones. Bsica, Estndar y Profesional, el nmero de empleados que
podr manejar, el tipo de reloj, Solo huella, Clave y Huella o Clave, y finalmente
los dispositivos autorizados. Hay una amplia variedad de dispositivos biomtricos y
de otro tipo soportados por el sistema. Consulte a su distribuidor para ms
informacin.

Si llegara a cambiar de licencia puede efectuar el cambio oprimiendo el botn que
se encuentra en la parte inferior derecha de la ficha Empresa, que dice Leer
Licencia. Seleccione el archivo con extensin LIC, que le proporciono su
distribuidor.

Hay dos tipos de licencia, una para activar el programa en general y otra para
activar el dispositivo. Las primeras se pueden reconocer porque generalmente
empiezan con AC, mientras las de dispositivo llevan SC al principio.

Las casillas RFC y CURP, no son indispensables, pero cuando usted disea o
redisea un reporte podr ver que estos datos aparecen siempre para que los pueda
incluir en sus reportes.

Debajo de esta casilla se muestra el nmero de empleados autorizados y la suma de
los que ya ha dado de alta. Si requiere aumentar el nmero de empleados
autorizados necesitar otra licencia. Como habamos mencionado ya, la informacin
en las fichas Direccin y Telfonos son necesarias solo si desea incluirlas en sus
reportes.

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Parmetros Generales

Estos parmetros como su nombre lo indica afectan el funcionamiento del todo el
sistema, hay dos tipos, los que tienen que ver con el control de asistencia y los que
cambian la forma de operar del reloj PC.

Tolerancia a la entrada
El primero de ellos determina el tiempo antes de la hora de entrada, en el que
empleado podr registrar su acceso. Este, esta expresado en minutos. Por default el
sistema pone 40 minutos. Si por ejemplo el empleado entra a las 8:00 hrs. podr
registrar su entrada desde las 7:20 hrs. Si intenta hacerlo antes el sistema le
responder con un mensaje indicndole que aun no es hora de entrar.

Para saber ms acerca de las tolerancias consulte Calendario de Asistencia,
Tolerancias.

Mnimo de estancia en horario abierto
El horario abierto permite que un empleado entre y salga de la organizacin el
nmero de veces que desee. No obstante su estancia deber tener un lmite. Este
lmite se determina aqu. El valor predeterminado es de 50 minutos y el mnimo
permitido es de 15 minutos.

Para saber ms acerca del horario abierto consulte Empleados, Configuracin,
Horario Abierto.

Tipo de Reloj Checador Activo
La clase de licencia que adquiri determina el tipo de reloj que podr usar. Los
relojes de PC estn diseados para trabajar en dos modalidades. Una se adquiere
como Solo Huella (1:N) y otra como Clave y Huella (1:1). La primera hace una
identificacin del empleado usando su huella dactilar. Es decir, toma la muestra de
la huella y la compara con las que estn almacenadas en la base de datos. Si la
identificacin es positiva, el sistema procede a determinar la naturaleza del evento
en base principalmente a su horario. La segunda, Clave y Huella (1:1) verifica que
la clave del empleado introducida corresponda con su huella, si la verificacin es
correcta procesa su asistencia en base a su horario.


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Si adquiri Solo Huella aparecer Con Huella Digital, si tiene una licencia para
Clave y Huella, aparecer Con Clave y Huella Digital.

El sistema tiene siempre disponible la opcin de cambiar el reloj a Solo Clave, que
funciona sin esperar una muestra biometra o de otro tipo. Esto es til en el caso de
avera en el equipo. El usuario simplemente da su clave y el sistema procede.
Muchos usuarios emplean el reloj de ACCESO 2.3 con una credencial que trae
impreso un cdigo de barras, este cdigo suele simplemente contener la Clave de
Empleado.

Si usted esta empleando solo terminales, entonces esta configuracin no tiene
ningn sentido. Para integrar la informacin almacenada en las terminales existe
una opcin especial para cada tipo.

Revise la ficha Licencia en esta misma opcin para verificar que tipo de software y
dispositivos adquiri.

Control de Retardos
El control de retardos no acta de forma independiente al control de asistencia. En
realidad las reglas definidas en Calendario de Asistencia y Empleados,
Configuracin, son usadas por esta configuracin.

Si el control de retardos esta activo, el sistema usar la cuenta de nmero de
retardos en un periodo para impedir que el empleado registre su asistencia y con
esto obligar a que se produzca una falta.

Al momento de detectar que ya se han cumplido el nmero de retardos permitidos
en el periodo, el sistema generar automticamente una incidencia para este da. La
incidencia tiene como descripcin corta los caracteres: FXR y como descripcin
Falta automtica por acumulacin de retardos. Los parmetros de la incidencia
generada son: una incidencia aplicada al da, sin goce de sueldo y sancin.

Esta clave se agregar al catalogo de incidencias, al momento de activar el control
de retardos. Usted notar que si intenta suprimirla del catlogo de incidencias y
mantiene activado el control de retardos, al momento de generarse otro evento de
falta por retardos acumulados, el sistema volver a agregar la clave al catlogo.

Supongamos que usted activa esta opcin y le dice que tres retardos a la semana
hacen una falta. Cuando el empleado llega a los tres retardos, es decir en su tercer
retardo a la semana el sistema no procesar su asistencia obligando a producir una
falta.


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Recuerde que el retardo queda definido en el calendario de asistencia por medio de
los minutos de tolerancia al entrar. Consulte Calendario de Asistencia, para ms
informacin sobre el control de retardos.

Registrar Dispositivos

Cada dispositivo que se conecte al sistema deber tener una licencia. Esto incluye
dispositivos biomtricos dependientes de una PC o terminales. Si su distribuidor no
le entreg la licencia junto con el dispositivo, deber solicitarla e integrarla al
sistema con esta opcin. Si adquiri un dispositivo para usarse como reloj en una
PC, este puede registrarse desde el mismo programa que acta como reloj. Oprima
Leer Licencia y seleccione el archivo con extensin LIC, el nombre de estos
generalmente empiezan con SC. Esta Ficha tambin le presenta la lista de los
dispositivos que ha instalado en la base de datos.


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Licencia

Esta ficha le muestra el detalle de la licencia que adquiri. La informacin contiene
lo siguiente:

ID
Cliente
RFC
Software
Tipo Base de Datos
Tipo Reloj
Nmero de Empleados, estudiantes, etc.
Das autorizados
Vigente hasta el da
Emitida el da
Dispositivos Autorizados

Si requiere soporte tenga siempre a la mano esta informacin. Recuerde que cuando
usted proporciona en la instalacin una licencia vlida esta queda registrada en la
base de datos, es por esto que usted puede consultarla sin necesidad de tener el
archivo original.

ID Sensores

Algunos dispositivos como UareU o la familia de terminales AC4 y AT4, contienen
un nmero grabado en el hardware, en el de las terminales la licencia se genera
empleando dicho nmero.

Para los dems casos, como el Hamster la licencia es en base a nmero grabado en
el CPU de la mquina donde va a ejecutarse el programa.

Las terminales AC4 y AT4 usan ambos nmeros, de tal forma que usted podr
gestionar la terminal solo desde la mquina que uso al solicitar la licencia.

Dependiendo del dispositivo, tendr que proporcionar estos nmeros para que se le
pueda generar una licencia.

Si usted no instal el programa administrador de ACCESO 2.3 en la mquina donde
va a correr el reloj, cada reloj trae su propia opcin para leer estos nmeros.

Si tiene un dispositivo UareU conctelo a la computadora para poder leer el ID.


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Nmero de Serie de las Terminales AC4 y AT4

Si tiene una terminal AC4 o AT4 deber haberla dado de alta con la opcin
Estaciones.

Siga los procedimientos sealados en la seccin Estaciones para poder establecer
comunicacin con la terminal, antes de poder leer el nmero de serie.

Proporcione el nmero de estacin o seleccinelo de la lista. Si la terminal responde
correctamente aparecer el nmero de serie.

ACCESO 2.3 Captulo 7 Generar Calendarios

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Generar Calendarios

El propsito de esta opcin es de optimizacin. Cuando el sistema se integra a un
ambiente de gran demanda, por que cientos de empleados tienen que checar a una
misma hora, usted necesitara, a parte de invertir en recursos de infraestructura,
afinar la ejecucin del sistema. El sistema genera automticamente el calendario de
asistencia para los siguientes 30 das a partir de que detecta que solo estn definidos
15 das. De tal forma que nadie que tenga un calendario de asistencia se quedar sin
ella. La asistencia futura es en realidad la definicin de los das que deber laborar,
basado en el calendario de asistencia, vacaciones y das festivos. De esta forma
evita que la respuesta tarde un segundo o dos ms cada 30 das. Esto aunque pudiera
parecer poco, como decamos antes puede generar un cuello de botella a la entrada o
contribuir a que se gener uno.

Mucho depende del trfico y configuracin de su red o de las caractersticas del
servidor. Pero se ofrece esta opcin como un elemento a considerar cuando se
presente este problema.

En realidad todo adquiere ms importancia cuando esta usando un reloj de PC, con
un dispositivo biomtrico o de otro tipo conectado. Quiz el tiempo que emplea en
procesar la informacin no es tan crtico. Pero de cualquier forma puede generar, si
a si lo desea, los calendario de todo el ao.

La seleccin del grupo de empleados a los que desea generar calendarios, se realiza
siguiendo los procedimientos definidos en Elementos Generales de Consulta

ACCESO 2.3 Captulo 8 Captulo 8

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CAPTULO 8
CAPTULO 8 INTRODUCCIN AL DISEO DE REPORTES

INTRODUCCIN AL DISEO DE
REPORTES

ACCESO 2.3 Captulo 8 Introduccin al diseo de reportes

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Introduccin al diseo de reportes
ACCESO 2.3 Captulo 9 Reloj para PC de ACCESO 2.3

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CAPTULO 9
CAPTULO 9 RELOJ PARA PC DE ACCESO 2.3

RELOJ PARA PC DE ACCESO 2.3

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Qu es un Reloj Checador para PC?

El termino Reloj Checador proviene de los relojes mecnicos o elctricos que se
emplean para registrar o checar la asistencia de los empleados en su lugar de
trabajo. Para esto, se usan tarjetas de papel que se introducen en el reloj para dejar
marcada la hora, cada empleado posee su propia tarjeta. Sin embargo, estos relojes
no tienen manera de garantizar la identidad de quien introduce la tarjeta. De tal
forma que es muy fcil realizar un fraude tomando cualquier tarjeta e
introducindola en el reloj. Y aun si no hay intencin de realizar un fraude, algn
empleado puede, por equivocacin, introducir la tarjeta de otro empleado.

Despus de haber terminado la hora de entrar, o al final del turno, una persona
recoge las tarjetas y procesa manualmente la informacin. En realidad, procesa lo
que las tarjetas dicen que ocurri. Frente al montn la persona no tiene
conocimiento adicional sobre el verdadero estado de la asistencia del da, sino hasta
terminar de procesarlas todas.

Cambios de horario, permisos, sanciones, justificantes, etc., son difciles de
mantener y controlar bajo este mtodo.

Despus llegaron los sistemas de cmputo que sustituan a estos relojes usando un
lector de cdigo de barras o pidiendo que el empleado introdujera un cdigo desde
el teclado. Ahora se poda procesar la informacin rpidamente, pero subsista la
posibilidad de un registro fraudulento. No haba manera de garantizar la identidad
de la persona que realizaba su registro.

La biometra, asociada a un sistema de cmputo, resulto ser la combinacin ideal
para sustituir a los relojes mecnicos y al registro con cdigo.

Usted tiene bsicamente dos formas de sustituir su antiguo reloj mecnico: Usando
una terminal biomtrica o usando un dispositivo biomtrico que se conecta a la PC.

Cada una de ellas tiene sus ventajas y desventajas. La terminal es fcil de instalar,
no requiere de una PC, ni de un monitor y puede estar desconectada por un tiempo
determinado, ya que cuenta con su propia memoria. El reloj para PC tiene la
desventaja del costo del equipo y del software, adems, hay que instalar el sistema
operativo, antivirus, etc. Pero tiene ventajas que pueden compensar en mucho el
costo y el esfuerzo en la instalacin. El reloj para PC es ms interactivo, el sistema
responde con la foto del empleado cuando este es identificado, hay avisos alusivos a
su record de asistencia, puede usted programar mensajes por empleado, por
departamento o en general, puede incorporar sonido en respuesta a cada evento y
muchas otras cosas que lo hacen un sistema vivo y amigable.


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El Reloj Checador de ACCESO 2.3

ACCESO 2.3 ofrece una interfase que sustituye a los relojes mecnicos o de cdigo
de barras. Esta interfase se configura fcilmente y no lo restringe aun diseo
predeterminado, puede cambiar el aspecto y adecuarlo a su propio estilo.

ACCESO 2.3 integra una aplicacin especfica para cada dispositivo biomtrico.
Actualmente hay un reloj para el Hamster y para el UareU y ambos funcionan con
cdigo de barras. Este programa esta separado del sistema administrador. Usted
puede tener varios relojes distribuidos en su organizacin, y conectarlos a una
misma fuente de datos.

Para saber como instalar el Reloj Checador, vea Instalando el Programa en el
Capitulo 1.

Aun y cuando hay un programa para el Hamster y otro para el UareU, ambos
conservan la misma interfase y solo se distinguen por pequeas sutilezas; de tal
forma que lo descrito aqu vale para los dos.

Cuando instal el sistema pudo haber elegido crear un icono del sistema en el
escritorio de Windows o un icono de Inicio Rpido, si no es as busque en el
directorio donde lo instal, los archivos siguientes, etiquetados como Aplicacin en
la columna Tipo de Mi PC o del Explorador de Windows:

RelojHM.exe si esta usando Hamster
RelojUA.exe si esta usando UareU

Note que la extensin del archivo (exe) puede aparecer o no dependiendo de la
configuracin de Mi PC.

De doble clic sobre el icono o sobre el archivo, con esto iniciar el Reloj Checador.

Si usted instal y genero una base de datos en la PC donde ejecutar el reloj, el
sistema habr inicializado los datos referentes al servidor, base de datos, usuario y
password, para que el reloj se conecte automticamente a la fuente de datos. Esta
informacin queda guardada en el Registro de Windows, en:

HKEY_LOCAL_MACHINE/Software/Acceso.

Cada dispositivo instalado a ACCESO 2.3 necesita una licencia, despus de haberse
conectado exitosamente a la base de datos, el sistema verificar que la licencia haya
sido registrada, si no fuera as, recibir un aviso y no podr ejecutar la aplicacin.


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Si no instal el programa administrador y gener una base de datos el sistema
mostrar la siguiente pantalla:

Para configurar el programa, debe cambiar el modo o estado del sistema. Usted
alterna entre el modo de edicin y de captura. Cuando inicia la aplicacin esta se
encuentra en modo de captura y no es posible cambiar la configuracin o modificar
los elementos de la pantalla, procure que cuando deje trabajando la aplicacin este
en modo de captura.

Para alternar entre los dos modos oprima Ctrl+F12, en la parte superior se mostrar
una leyenda indicando el estado del programa.


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Ahora esta listo para cambiar la configuracin, oprima el botn derecho del ratn
sobre cualquier parte de la pantalla. Se mostrar un men con varias opciones.

El men mostrado anteriormente puede ser distinto, ya que depende de donde haya
oprimido el botn del ratn. Lo importante ahora es que active la opcin etiquetada
como Configuracin, para que se muestre la siguiente ventana:

Hay cinco fichas disponibles:

Base de Datos
Configuracin
Sonidos
Estilos
Sensor

Base de Datos
Como habamos mencionado anteriormente, ACCESO 2.3 emplea una base de
datos conocida como Firebird, para que usted pueda conectarse con la base de datos
necesitar indicarle a la aplicacin donde reside dicha base de datos, y con que
usuario pretende acceder. En el caso de la figura anterior, la aplicacin fue instalada
en un equipo separado de la base de datos, por lo tanto, el sistema desconoce todos
los datos, la casilla Servidor se inicializa con el nombre del equipo en el cual se esta
ejecutando, en este momento usted deber introducir dicha informacin.


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El nombre del servidor puede ser tambin una direccin IP, recuerde que todo el
sistema emplea los protocolos TCP/IP para comunicarse. La base de datos debe ser
la ruta dentro del servidor donde se encuentra el archivo de base de datos. Firebird
emplea un solo archivo para cada base de datos, estos tienen la extencin gdb. Si el
servidor es un servidor remoto, entonces usted deber introducir la ruta
manualmente. Es importante hacerle notar que si base de datos se encuentra en otro
equipo, no necesita un acceso directo a dicho equipo. Firebird acta como un
servicio, es decir, hay un programa que responde a las peticiones de sus clientes.

Si usted tiene instalado Firebird y la base de datos en un servidor llamado
PERSONAL, y la base de datos reside en el directorio C:\DATOS\Acceso.gdb, de
dicho servidor, deber escribir as:

Reiterando, el directorio al que hace referencia la casilla Base de Datos, se
encuentra en la computadora llamada PERSONAL, usted no necesita un acceso
directo y por lo tanto no tendr sentido que seleccione el archivo con el botn .


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Configuracin
Esta casilla trae algunos parmetros que controlan el comportamiento de la
aplicacin.

Duracin de los mensajes y de la foto
Con la primera, controla el tiempo que durar la foto del empleado en pantalla
despus de que este haya sido identificado.

Tiempo de encendido del biomtrico
Algunos dispositivos biomtricos, como el Hamster, no traen un mecanismo que
permita detectar la presencia del dedo del empleado. Por lo tanto, estos dispositivos
debern permanecer activos durante el periodo de registro. Cuando termina el
tiempo configurado, el dispositivo se puede reactivar con cualquier tecla, usted
puede optar por mantenerlo activo todo el da y evitar as tener que estar
reactivndolo. Esta opcin solo tiene sentido si usted adquirio un sistema Solo
Huella (1:N), en el caso de los sistemas clave y huella, el dispositivo se prende el
tiempo necesario despus de que el empleado introdujo su clave.

Sincronizacin de la fecha y la hora
Cuando el reloj se conecta con un equipo remoto que funciona como servidor,
siempre estar sincronizando la fecha y la hora con dicho servidor. De tal forma que
todas las estaciones que se conecten a dicho servidor tendrn siempre la misma hora
y fecha. Esto se controla con la opcin Actualizar Fecha y Hora. Sin embargo,
cuando la terminal y el servidor residen en el mismo equipo esta sincronizacin se
hace innecesaria, as que en estos casos lo recomendable es desactivarla.


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Estacin
Todos los puntos de registro, ya sean Relojes de PC o Terminales, se identifican con
un nmero de estacin. Este nmero, junto con su descripcin y direccin IP, deben
de estar dados de alta en el catlogo de estaciones. Para saber como hacer esto
consulte Estaciones, en el Captulo 6.

Activar Sonido
El sistema permite asociar un sonido a cada evento, as, la entrada, la salida, etc.,
pueden tener su propia respuesta sonora, mas adelante mostraremos como
seleccionar los sonidos y asociarlos a cada evento. La opcin Activar Sonido
simplemente sirve para apagar o prender su reproduccin.

Nivel de Seguridad
Los dispositivos biomtricos para reconocimiento de huellas dactilares, se
complementan con software que posee algoritmos de identificacin, el dispositivo
proporciona la informacin de la huella dactilar, y el software procesa dicha
informacin. Estos sistemas tienen varios usos, en ocasiones es necesario decirle al
software que nos de la lista de las huellas similares a la muestra proporcionada, por
ejemplo, cuando se necesita reconocer la identidad de un delincuente y solo se tiene
una pequea parte de la imagen de la huella. En estos casos, el nivel de falsa
aceptacin debe ser alto, para permitir tener todas, o un buen conjunto de muestras
que se parecen a la buscada. Pero en el caso del control de asistencia necesitamos
que el nivel de falsa aceptacin se lo mas bajo posible, esto puede ocasionar que le
software de reconocimiento tarde un poco ms, pero ofrece la garanta de una
identificacin confiable. Usted puede mover el nivel de Seguridad, pero si el
sistema detecta que hay un alto grado de posibilidad de error, lo ajustar
automticamente al nivel aceptable.

Sonidos
Como habamos mencionado, el Reloj puede se configurado para que emita o
reproduzca un archivo de sonido al momento de suscitarse un determinado evento.
Los eventos son, entrada, inicio de comida, fin del periodo de comida, salida,
desconocida o no vlida y no registrado. El sistema reproduce archivos WAV.
Usted selecciona el archivo con el botn , y lo reproduce con . Como
veremos ms adelante la ruta y nombre de los archivos quedan registrados en un
archivo de configuracin. Para que tengan efecto deber estar activada la opcin
Activar Sonido.

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Estilos
Usted puede tener diversos diseos para la pantalla del reloj. La informacin sobre
la imagen del logotipo, los sonidos, el color de fondo, la imagen del reloj analgico,
el tipo de fuente del titulo, etc. pueden ser almacenados en un archivo. ACCESO 2.3
instala varios de esos archivos que pueden mostrarle las posibilidades de adecuacin
del reloj. Hay dos conjuntos dependiendo de la resolucin de su monitor. Uno para
800 por 600 pxeles y el otro para 1024 por 768. Elija alguno de ellos simplemente
dando doble clic sobre la celda del archivo.

Sensor
Si despus de activar la base de datos usted recibe el mensaje de la figura siguiente:

Necesitar una licencia para activar el sensor. El dispositivo Hamster se activa con
una licencia generada a partir del ID del CPU donde ejecuta el reloj. Oprima el
botn ID del CPU para leer el ID. Si desea enviar un archivo con el ID por correo o
por otro medio oprima el botn Guardar ID. El distribuidor que le proporcionar la
licencia necesitar dicho nmero para poder generarla.

Una vez que usted tenga la licencia, que es un archivo con extensin LIC, oprima el
botn Leer Licencia, si los nmeros corresponden, oprima Aceptar, este quedar
almacenado en la base de datos activa y el lector se activara.

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La figura siguiente muestra la pantalla para activar el sensor Hamster:

Si lo que tiene es un dispositivo UareU, la licencia se generar a partir de un
nmero que viene grabado en el mismo dispositivo. La operacin es similar a la
anterior solamente que en este caso usted dar dicho nmero para que le generen la
licencia.

Para el Hamster la licencia queda ligada a la maquina en la que se instalo; si usted
necesita cambiar de mquina necesitar una nueva licencia.

Para el UareU la licencia se genera para el dispositivo, si usted necesita instalar el
sistema en otra mquina con el mismo sensor, no habr problema, pero si cambia de
sensor necesitar otra licencia.


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Rediseando la pantalla del Reloj

Hay diez objetos que componen la pantalla del Reloj. Cada uno de ellos tiene
propiedades y usos diferentes. Varias de ellas pueden ser modificadas a su gusto:

Logotipo
Titulo
Reloj Analgico
Foto
Foto Huella
Clave Empleado
Reloj Digital
Nombre
Fecha
Fondo

Activando un objeto
Despus de activar el Modo de Edicin, de un clic con el puntero del ratn sobre la
imagen de la parte superior izquierda, al hacer esto usted habr activado el objeto
Logotipo. El encabezado de la pantalla cambiar a:

Oprima sobre las letras que dicen Maersa, S.A., el objeto Titulo se activar:

Lo mismo ocurrir con los dems objetos, el Reloj Analgico, y bajo de este el Reloj
Digital, a la izquierda del reloj analgico se encuentra la Foto, y al lado de esta la
Foto de la Huella, bajo la foto de la huella esta el Nombre que dice Nombre Paterno
Materno. Y bajo de estos esta el objeto empleado para mostrar la fecha.

El rea de mensajes que se encuentra mas abajo no es modificable. Y por ltimo, en
la base de la pantalla se encuentra la barra de estado, esta al igual que la de
mensajes no es configurable.


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Cambiando la posicin de un objeto
Active cualquier objeto, mantenga oprimido el botn izquierdo del ratn mientras se
mueve por la pantalla, notar que el objeto acompaa su movimiento, as de simple
es reubicar un objeto.

Cambiando el tamao de un objeto
Active cualquier objeto y desplcese hasta ver que el puntero del ratn cambia a
o a , cuando esto ocurra mantenga oprimido el ratn y desplcelo hasta alcanzar
el tamao deseado.


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Cambiando las propiedades de un objeto
A los objetos que contienen texto, como el Titulo, la Fecha, etc. se les puede
cambiar el color de fondo, la fuente o tipo de letra y el texto que se muestra por
default. Seleccione uno de ellos y oprima el botn derecho del ratn. Aparecer el
siguiente men:

Cambiando el Texto:

Cambiando Fuente:


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Cambiando el Color de Fondo:

Tambin puede cambiar el color de fondo de la pantalla, coloque el ratn en un rea
que no esta ocupada por un objeto y oprima el botn derecho, en el men encontrar
que tambin hay una opcin que dice Color.

Cambiando el aspecto del reloj analgico
Usted puede cambiar el color de la manecilla del segundero, del minutero y de la
hora, si as lo desea, simplemente seleccione el Reloj Analgico, oprima el botn
derecho del ratn y aparecer el siguiente men.


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Cambiando la imagen de fondo del Logotipo y del Reloj Analgico
Cuando usted oprime el botn derecho del ratn sobre el rea del Logotipo o del
Reloj Analgico aparece un men con una opcin que dice Imagen. Esta le mostrar
una ventana de dialogo para que haga la seleccin del archivo jpg que se mostrara.

Guardando los cambios
Todos los cambios hechos, en cuanto a la posicin de los objetos, su tamao, tipo de
letra, color de fondo e imagen de fondo, pueden ser guardados en un archivo. Si
desea crear uno nuevo oprima Guadar como, si desea sustituir el archivo actual
para que conserve sus cambios oprima Guardar, los archivos tienen extensin
INI.

Este archivo no guarda las imgenes seleccionadas, solo la referencia a los archivos
que selecciono. De tal forma que si usted cambia la ubicacin del archivo este no se
mostrar.


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Optimizando la operacin con Solo Huella

Cuando usted instala el Reloj Checador para usarse con el Hamster y la operacin
que tendr que efectuar es la de identificacin, (1:N) o solo huella, el Reloj de
ACCESO 2.3 mantiene una rplica de las fotos de los empleados en un directorio
local, el propsito de este, es disminuir el trfico de datos en su red. Cada que hay
un cambio en el registro del empleado, el reloj lee y actualiza dichos cambios. De
modo que cuando se inicia la operacin del reloj, este cargar las fotos de sus
empleados al directorio local. Si va a instalar varios puntos de registro y desea que
los empleados chequen en cualquiera de ellos, puede evitar esta carga inicial
copiando el directorio completo e instalndolo en cada mquina.

Para obtener mejor rendimiento al comparar las huellas de la base de datos, el
sistema hace algo similar a lo de las fotos. Hay un archivo especial que contiene
todas las huellas de la base de datos y que es usado por el algoritmo de bsqueda.
Este algoritmo se ejecuta en cada estacin, de tal forma que se obtiene mejor
rendimiento cuando reside en la maquina local, y adems evita un trafico
innecesario en la red. Este archivo se llama Acceso.FDB y se encuentra en el
directorio /FDB.


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El Firewall de Windows y ACCESO 2.3

Como hemos mencionado anteriormente, ACCESO 2.3 usa la base de datos
Firebird. Este es un programa que funciona como un servicio dentro del sistema
operativo. Este servicio se comunica a travs de los protocolos TCP/IP y requiere
para su uso de un puerto. Windows trae un Firewall que bloquea los puertos, con
propsitos de seguridad, por lo tanto usted deber indicarle al Firewall que va a
abrir el puerto empleado por Firebird.

Oprima el botn de Inicio de Windows y selecciones el Panel de Control, a
continuacin, elija Centro de Seguridad que aparece con el icono de un escudo.

En la ventana Centro de seguridad, oprima Firewall de Windows.

Puerto para la base de datos
Si en la ficha General aparece activado el Firewall, entonces tendr que abrir el
puerto 3050 que es el empleado por Firebird. Seleccione la ficha Excepciones, si en
la lista de excepciones no aparece una para Firebird, tendr que agregarla.
Seleccione el botn Agregar puerto, escriba en la casilla Nombre: Firebird, en la
casilla Nmero de Puerto: 3050 y seleccione TCP.


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Puerto para usar el Monitor de ACCESO 2.3
Para usar la funcionalidad de monitorear los eventos de registro que se realizan en
los Relojes de PC, conectados a ACCESO 2.3, deber abrir otro puerto especial.

El monitor de ACCESO 2.3 es un servicio que se activa cuando usted accede a
dicha opcin. Si al poner a trabajar el monitor surge una ventana de Windows
advirtindole que el Firewall de Windows mantiene bloqueada la aplicacin, deber
decirle que quite el bloqueo, para permitir que el monitor reciba la informacin de
las estaciones con Reloj para PC. Deber abrir el puerto 13133 con UDP activado.

Para ms informacin sobre el Monitor de ACCESO 2.3, consulte la seccin
Monitor en el Captulo 6.

ACCESO 2.3 Apndice A Estructura de la Base de Datos

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APNDICE A
APNDICE A ESTRUCTURA DE LA BASE DE DATOS

ESTRUCTURA DE LA BASE DE DATOS
ACCESO 2.3 Apndice A Estructura de la Base de Datos

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Estructura Abierta

Si usted requiere integrar la informacin que se genera en ACCESO 2.3, a sus
sistemas, o si desea simplemente conocer la estructura del la base de datos para
desarrollar sus propios reportes. ACCESO 2.3 le da la posibilidad de todo esto, ya
que su estructura es abierta, y puede ser explotada, ya sea con los medios ofrecidos
por el mismo sistema o por otros de su preferencia.

Si desea disear sofisticadas consultas o elegantes reportes, el sistema le ofrece un
mdulo llamado Consultas Personalizadas y un Reporteador integrado al sistema.

La informacin contenida en esta seccin le ayudar a entender la forma en que
opera el sistema y como esta estructurado.

Tablas del sistema

Tabla Descripcin
Asistencia Registro de la asistencia, basado en los calendarios
CalendarioMaestro Descripcin del calendario
CalendarioDetalle Definicin del calendario
CatalogoIncidencias Catlogo de incidencias
CentrosDeCosto Centros de Costo
Checadas Todos los eventos donde se identifico al empleado
Consultas Consultas Personalizadas
Departamentos Catlogo de Departamentos
Diccionario Diccionario de datos
Empleados Plantilla de empleados
Empresa Datos generales de la empresa
Estaciones Lista de estaciones
Estados Estados de la Repblica Mxicana
Festivos Calendario de das festivos
Incidencias Incidencias aplicadas
Mensajes Mensajes dirigidos al personal
Puestos Catlogo de puestos
Reportes Reportes del sistema, solo cuando se modifican
Sensores Licencias de biomtricos y otros dispositivos
Sucursales Catlogo de sucursales
TipoChecada Clasificacin de las checadas
TipoDia Tipo de da, labor, descanso, festivo, etc.
Usuarios Lista de usuarios con acceso al sistema
VacacionesMaestro Descripcin del calendario
VacacionesDetalle Definicin del calendario
ZonasHorarias Zonas horarias para las terminales AC4 y AT4
ACCESO 2.3 Apndice B Estructura de directorios y archivos del sistema

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APNDICE B

ESTRUCTURA DE DIRECTORIOS Y
ARCHIVOS DEL SISTEMA

ACCESO 2.3 Apndice C Fichas Tcnicas

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APNDICE C
APNDICE C FICHAS TCNICAS

FICHAS TCNICAS

ACCESO 2.3 Apndice D Uso del comando ping

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Uso del comando ping

Para verificar que las terminales o una PC estn respondiendo puede hacerlo con el
comando ping que se ejecuta desde el smbolo del sistema, vaya al men Inicio de
Windows y seleccione Ejecutar escriba cmd y oprima Aceptar.

A continuacin escriba: ping 192.164.1.201

Si la terminal o la PC estn bien conectadas a su PC y con la direccin correcta el
comando ping dar una respuesta con el tiempo que empleo en mandar un nmero
especifico de bytes.

ACCESO 2.3 Apndice D Cambiando el password de SYSDBA

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Cambiando el password de SYSDBA en Firebird

Cuando instala Firebird por primera vez, este genera un password de administrador de base
de datos (SYSDBA) que es masterkey, en conveniente que despus de la instalacin
cambie dicho password.

Vaya al men Inicio de Windows y seleccione Ejecutar escriba cmd y oprima Aceptar,
esto abrir una sesin de DOS.

Despus vaya al directorio \Firebird_1_5\bin donde instal Firebird, normalmente es:

C:\Archivos de programa\Firebird\Firebird_1_5\bin

Y escriba:

gsec user SYSDBA pa masterkey modify SYSDBA pw maestra

Esto cambiara el password de masterkey a maestra.

ACCESO 2.3 Apndice D Tips

Pgina 218 de 218
Tips

Varios
Si ya hay una instalacin de FireBird anterior a la instalacin de ACCESO 2.3, hay
que checar que estn las libreras fudlib.dll y rfunc.dll en el directorio que
comnmente es: C:\Archivos de programa\Firebird\Firebird_1_5\UDF.

El mdulo de Control de Asistencia esta definido en una serie de procedimientos
almacenados en la base de datos, para actualizarlos o reinstalarlos hay que entrar al
administrador con la clave de supervisor (sysdba), y en la seccin Gerencial,
Configuracin General, hay una ficha que dice Actualizaciones y dentro de esta un
botn que dice Procedimientos.

Si existe otra aplicacin usando Firebird, y esta ltima ha cambiado la clave de
administrador SYSDBA, no podr usar el Asistente de Configuracin y generar una
base de datos. Tendr que hacerlo en otro equipo y mover la base de datos a donde
desea.

Si usted tiene windows 2000, windows 98 o windows milenium, deber reiniciar el
equipo para que se active Firebird.

Para aumentar el nivel de seguridad en las terminales ACF4.

Menu->Options->System Opt->Adv Option->Match Thr

Menu->Opciones->Opc sistema->Opc. Avanz.->Val.Min.Hu

Aumentar el valor. Por default esta en 45

El mximo nmero permitido para el nmero de empleado o usuario de la
terminal ACF4 es 65534

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Acceso 2.

son alfanumricas. En su catlogo de

consulte la seccin Enlace con NOI.

. Este intercambio se establece

como su sistema de nmina,

. Este se integra del catlogo de faltas y del catlogo de percepciones

, es vlida para la versin NOI 3.5

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