Contabilidad y flujo de caja

Sesin 1: Cmo elegir un negocioSesin 2: El plan de negociosSesin 3:

Herramientas bsicas de computacin y comunicacinSesin 4:
OrganizacinSesin 5: SeguroSesin 6: Ubicacin y arrendamientoSesin 7:
Contabilidad y flujo de cajaSesin 8: Cmo financiar su empresaSesin 9:
Comercio electrnicoSesin 10: Compra de un negocio o franquiciaSesin
11: Apertura y marketingSesin 12: Problemas de ampliacin y manejo
Contabilidad y flujo de caja

Paso 1: Obtenga conocimientos
Paso 2: Elija un contador
Mtodos contables
Mtodo en valores de caja
Mtodo en valores devengados
Obligaciones fiscales
Impuestos sobre la renta
Impuestos sobre salarios
Subvenciones
Controles internos
Declaraciones trimestrales
Reconciliacin de cuentas bancarias
Poltica de beneficios para los empleados
Paso 3: Lleve sus propios libros!
Los tres principales estados contables
El balance general
El estado de resultados
Control del flujo de caja
Lista de repaso sobre contabilidad y flujo de caja
Plan de negocios de la Sesin 7
Test de la Sesin 7
[Inicio]
Paso 1: Obtenga conocimientos
Testimonio
David Lohr
Consultor en informtica
"El conocimiento sobre temas contables e impositivos me
result una gran leccin."
Transcripcin - html
Si va a hacer negocios, debe saber cmo llevar los tantos. Para saber cmo
hacerlo, deber tomar cursos que le enseen contabilidad y que le enseen
a utilizar los programas de computacin que se utilizan en el negocio en
el que participe. Con estos conocimientos, podr hablar de manera
inteligente sobre sus necesidades contables con los empleados, con los
banqueros y con su propio contador.
Tambin necesitar saber sobre contabilidad para poder evaluar la
competencia y las empresas que quiz desee adquirir (o que desee que
adquieran la suya). Puede obtener informacin sobre estas empresas a
travs de operadores burstiles o mediante entrevistas con ejecutivos
clave, pero la fuente ms confiable para aprender sobre las empresas que
representan la competencia ms importante y que cotizan en la bolsa es la
memoria anual. Deber saber contabilidad para llegar a conclusiones
inteligentes. Los cursos de contabilidad del instituto superior de su
comunidad le proporcionarn la mayora de los conocimientos que precisa.
[Inicio]
Paso 2: Elija un contador
Antes de comenzar, debera consultar con un contador. Puede ser un
contador pblico autorizado que trabaje de manera independiente o puede
ser una firma contable que quiz le proporcione ayuda especializada en
diversas reas (con honorarios que suelen ser ms elevados). Otro tipo de
contador es el agente registrado. Los agentes registrados deben aprobar un

examen sobre impuestos en el Servicio de Impuestos Internos.
En este momento no hay estndares nacionales de matriculacin para quienes
llevan los libros que sean similares a los estndares que existen para los
contadores pblicos y para los agentes registrados. Por lo tanto, es
recomendable buscar referencias al seleccionar la persona que llevar los
libros. Muchos contadores pblicos y agentes registrados pueden
recomendarle personas en las que confan para que lo ayuden con sus
necesidades contables. Las personas que pueden ayudarlo con sus libros
pueden ser personas que slo paguen cuentas y procesen recibos, o personas
que estn a cargo de todo y resuman las actividades relacionadas con los
libros para que los contadores pblicos o los agentes registrados preparen
las declaraciones impositivas.
Por otro lado, si desea que alguien lo asesore respecto a la organizacin
de su empresa y le prepare las declaraciones del impuesto sobre la renta y

del impuesto sobre salarios, probablemente desee que lo ayude un contador
pblico o un agente registrado. Sera bueno que hiciera todas las tareas
posibles por su cuenta al llevar los libros, porque as podra obtener un
nivel ms alto de ayuda especializada.
Deber determinar cul es el programa contable de computadora que
funcionar mejor con su empresa. Su contador puede ayudarlo a decidir
esto. Un buen modo de decidirlo es hacer, entre otras cosas, lo siguiente:
Preguntarles a otras personas que trabajan en el mismo sector y cuyas
opiniones le merecen confianza sobre las experiencias que han tenido con

los programas contables.
Su contador puede ayudarlo a configurar las aplicaciones informticas y
a capacitarse en ellas. O quiz tenga conocidos que puedan ayudarlo.
Busque anuncios de programas de computacin en las revistas
especializadas y visite los puestos en las ferias comerciales de su
sector para obtener ideas.
La contabilidad y la preparacin de informes relacionados con la planilla
de sueldos y salarios es cada vez ms difcil. Si va a trabajar con
empleados, busque los proveedores de "servicios de contabilidad para la
planilla de sueldos y salarios" de su localidad. Probablemente su contador

le pueda recomendar alguno. Esta funcin compleja se puede subcontratar a
un precio razonable.
Maneras en las que su contador puede ayudarlo a tratar con su banquero:
Adems de las fuentes de dinero iniciales, tarde o temprano necesitar
otras fuentes de financiacin. Es importante establecer relaciones con
bancos ANTES de que surjan las necesidades. Su contador puede:
Ayudarlo a preparar informes de control del flujo de caja que estimen
las necesidades de efectivo de la empresa para los meses futuros.
Ayudarlo a preparar un informe financiero personal que incluya un
balance general con sus activos y pasivos personales, as como un
informe de ingresos y egresos que muestre los flujos de caja generados
mes a mes. Generalmente, los bancos exigen una garanta personal.
Servir como una presentacin ante el banquero. Esto puede ser til
porque el banquero ya ha tratado con el contador anteriormente.
Ayudarlo a pulir el plan de negocios para presentrselo al banquero.
Ayudarlo a organizar tanta informacin como le sea posible, inclusive
los informes financieros, de manera cuidada y ordenada.
Mtodos contables
Antes de comenzar deber decidir qu mtodo contable utilizar su empresa.
Hay dos tipos principales de contabilidad:
Mtodo en valores de caja: Como su nombre lo indica, este mtodo
registra los ingresos cuando se recibe el efectivo y registra los gastos

cuando se recibe la factura. La mayora de las empresas de servicios
opera con el mtodo en valores de caja porque es mucho ms fcil de
comprender y contabilizar.
Mtodo en valores devengados: Con este mtodo, se tratan los ingresos y
los gastos independientemente del cobro de efectivo. Si le vende un
producto a un cliente y no le paga en 30 das, la venta se registra en
los libros el da que fue realizada. Cuando el dinero ingresa, la cifra
en "cuentas por cobrar" se convierte en dinero en efectivo. Lo mismo
ocurre con los gastos: si en un mes se realiza un gasto que no se paga
hasta el mes siguiente, el gasto ser reconocido el mes en que se
realiza. Si se dedica a la produccin de bienes o trabaja con
inventarios, el servicio de impuestos internos generalmente le exige que

trabaje con el mtodo en valores devengados.
Cuentas independientes para la empresa
Aunque tenga una empresa pequea, antes de comenzar debe abrir una cuenta
comercial, sin importar que usted sea el nico propietario de la empresa.
Es importante que las cuentas de la empresa sean independientes de sus
cuentas personales. Esto facilitar que usted, con la ayuda del contador,
recopile la informacin necesaria para las declaraciones de impuestos
sobre la renta cuando llegue el momento. El contador puede ayudarlo a
preparar y a abrir las cuentas de su empresa, inclusive a abrir la cuenta
corriente y/o la caja de ahorros necesarias para administrar la empresa.
Obligaciones fiscales:
Habr distintos asuntos relacionados con las obligaciones fiscales que
tendr que resolver su contador:
Impuestos sobre la renta. Si comienza como propietario nico, declarar
las actividades comerciales en un formulario adjunto al formulario 1040
del servicio de impuestos internos, que se denomina Anexo C. El
propietario nico deber pagar impuestos sobre la renta en base a los
ingresos de la empresa y adems deber pagar impuestos del seguro social
sobre estos ingresos. Esto se presenta de manera independiente en la
declaracin de impuestos sobre la renta. Por su parte, el impuesto del
seguro social puede sorprender mucho al pequeo empresario que recin
comienza y no espera tener que pagar aproximadamente un 15% de los
ingresos netos en impuestos del seguro social, adems de los impuestos
sobre la renta. Aunque la empresa funcione como una sociedad o como una
sociedad de responsabilidad limitada, cada socio adems debe pagar
impuestos como trabajador autnomo. El contador puede ayudarlo a
establecer los pagos de impuestos estimados que disminuirn la carga
impositiva final y le evitarn multas por no pagar impuestos
regularmente.
Impuestos sobre salarios. Si usted tiene empleados, el contador puede
ayudarlo a solicitar los nmeros de registro de planilla de sueldos y
salarios estatales y federales que necesitar para presentar las
declaraciones de impuestos sobre salarios. El nmero de registro federal
se denomina "nmero de identificacin federal del empleador" (FEIN), y
se obtiene con el formulario SS-4. Adems, en cada estado se exige el
pago de impuestos locales y estatales. Por ejemplo, en California es
necesario solicitar un nmero de identificacin estatal que abre una
cuenta para que usted le pague al estado las retenciones impositivas que

se obtienen de los empleados y el dinero retenido del seguro estatal de
discapacidad. Tambin debe pagar un impuesto estatal de desempleo. Puede
haber otros impuestos que se apliquen exclusivamente en su localidad.
Subvenciones
Muchas veces hay fuentes de financiacin disponibles para los
emprendimientos comerciales. La financiacin es provista por distintas
organizaciones e instituciones que desean estimular el desarrollo de las
pequeas empresas. Su contador quiz conozca algunas subvenciones, y
adems usted puede presentarle la duda a un posible contador antes de
contratarlo. Las subvenciones pueden provenir de:
La Administracin de la Pequea Empresa (SBA).
Prstamos comerciales garantizados por la Administracin de la Pequea
Empresa (SBA), administrados a travs de bancos.
Bancos comunitarios locales, financiados por el gobierno federal.
Subvenciones federales disponibles para contratar empleados de grupos
minoritarios.
Organizaciones comerciales.
El Cuerpo de Servicio de Ejecutivos Retirados (SCORE), una organizacin
sin fines de lucro que tiene el objetivo de ayudar a las pequeas
empresas para que tengan xito. Este Cuerpo de Servicio ofrece talleres
y seminarios sobre distintos temas empresariales y puede darle la
posibilidad de hablar con gente que ya ha recorrido ese camino.
Controles internos
Los "controles internos" se refieren a los elementos necesarios para
administrar los fondos cuando el dinero en forma de efectivo, cheques o
pagos de tarjeta de crdito se intercambia por bienes y servicios. El
objetivo es asegurar que la empresa reciba todos los ingresos, sin que se
desve nada a causa de desperdicios, fraudes, empleados deshonestos o
falta de cuidado. Aun una empresa que sea saludable en los dems aspectos
puede ser muy vulnerable al fracaso desde adentro por falta de controles
internos. Su contador puede ayudarlo a establecer controles adecuados para

su empresa.
Si usted se dedica a producir bienes o se dedica al comercio minorista,
deber establecer una poltica de inventario y controles, porque el
inventario, al igual que el efectivo, puede desaparecer rpidamente por
falta de cuidado o por deshonestidad de los empleados. Debe tomar recaudos

desde el principio del proceso mediante controles que establezcan qu
empleados pueden firmar para obtener bienes y servicios, y que establezcan

qu empleados controlan la entrega de bienes y servicios al terminar el
proceso.
Para este momento, ya habr considerado que en el proceso de seleccin de
un contador es una buena idea trabajar con uno que cuente con experiencia
en el sector al que se dedicar su empresa.
Declaraciones trimestrales
Las declaraciones trimestrales son principalmente declaraciones de
impuestos sobre salarios y de impuestos sobre las ventas. Los
emprendimientos comerciales deben presentar declaraciones de impuestos
sobre salarios trimestralmente, y deben enviar el dinero que haya sido
retenido de los cheques de los empleados. Adems, debern enviarle al
gobierno federal los impuestos de seguro social del empleador. Del mismo
modo, deben ser tenidos en cuenta los impuestos sobre la renta estatales
que se retengan, y los impuestos para el seguro de desempleo que los
empleadores le pagan al estado. stos son asuntos que debe resolver desde
el principio para pagar los impuestos en el momento adecuado y no recibir
multas por pagos retrasados o por no pagar las obligaciones impositivas.
Es comn que al principio los emprendimientos comerciales tengan poco
dinero efectivo. Y la posibilidad de posponer el pago de algunas
obligaciones, para preservar el efectivo, es muy tentadora. Sin embargo,
debe evitar caer en esa trampa con las obligaciones ante el gobierno,
porque las organizaciones gubernamentales no son muy pacientes con los
contribuyentes morosos.
Igualmente, el dinero que se obtiene por impuestos sobre las ventas, en
los estados que los cobran, debe ser enviado al estado mensual o
trimestralmente, segn el volumen de ventas. Se le exigirn informes
trimestrales para que declare cunto obtuvo y para que demuestre que le
envi el dinero al estado a su debido tiempo.
Reconciliacin de cuentas bancarias
Anteriormente le sugerimos que abriera cuentas bancarias independientes
para que sea ms fcil llevar la cuenta de los ingresos y egresos de su
empresa. La cuenta bancaria de la empresa debe ser reconciliada al menos
una vez por mes, cuando usted recibe el extracto bancario. Si aprende a
hacerlo usted mismo, puede ahorrar dinero. Su contador puede ensearle si
no sabe cmo hacerlo.
La reconciliacin consiste en obtener el saldo de su chequera y
reconciliarlo, o compararlo matemticamente, con el saldo del banco.
Tambin debe considerar las diferencias entre los saldos que se deban a
cheques que hayan sido girados y no hayan sido liquidados por el banco. En

tales casos, el saldo de la chequera es inferior al saldo del extracto
bancario, porque el banco an no ha procesado algunos de los cheques que
usted ha girado. Por lo tanto, es importante restar estos cheques con pago

pendiente del saldo del banco y comparar la cifra con la cifra de la
chequera. Cuando las cifras coinciden, significa que la cuenta ha sido
reconciliada.
Poltica de beneficios para los empleados
Cuando tome empleados para la empresa, deber decidir:
Cuntas horas trabajarn.
Qu das no laborales les corresponden.
Cul ser la poltica de vacaciones.
Si decide cubrir los gastos de salud de los empleados o decide
proporcionar seguro medico, deber pensar qu tipo de plizas
proporcionar. Puede ser un seguro en una organizacin de administracin
de salud (HMO), o en una organizacin con prestadores preferentes (PPO).
Otra posibilidad es que se decida por una pliza abierta.
Qu poltica de licencia por enfermedad ofrecer. Les pagar a los
empleados cuando estn enfermos, o considerar este tiempo como una
ausencia sin goce de sueldo?
Hay varias fuentes que pueden ayudarlo a tomar estas decisiones. Algunas
posibilidades son:
Comenzar con su contador y su abogado.
Su propia experiencia en el sector al que se dedique lo ayudar a
determinar las polticas. Lo que haya funcionado para empresas similares
en el pasado probablemente sea bueno para su propia empresa, para que
sea competitiva con otras empresas del mismo sector.
Las organizaciones similares al Cuerpo de Servicio de Ejecutivos
Retirados pueden ayudarlo a determinar las polticas y los
procedimientos.
[Inicio]
Paso 3: Lleve sus propios libros!
Ya ha consultado con un contador y ha asistido a cursos sobre contabilidad

bsica. El prximo paso para aprender cmo funcionan la contabilidad y el
flujo de caja es llevar los libros de la manera en que lo har con su
emprendimiento. Esto es invalorable porque, al llevar los libros y
comprender los registros que forman parte del proceso, estar en una mejor
posicin para incluir a los empleados y capacitarlos cuando la empresa
crezca. As podr dedicar tiempo a las dems tareas a nivel gerencial. Si
tiene un cnyuge dispuesto a ayudarle, o algn amigo de confianza, estas
personas pueden ser de mucha ayuda para llevar los libros. Hay un aspecto
relacionado con llevar los libros que podra pensar en delegar: la
planilla de sueldos y salarios y los informes sobre la planilla, los
cuales pueden ser administrados por los proveedores de servicios para
planillas a un precio accesible.
Si participa en una sociedad, es particularmente importante que sepa
contabilidad y tambin que conozca qu ocurre en las dems reas de la
empresa. Recuerde que en una sociedad comercial todos los socios tienen
autoridad sobre la sociedad. Si el socio que se encarga de la contabilidad

no hace un buen trabajo, esto puede afectar a los dems socios.
Los tres principales estados contables
El balance general
El balance general es un resumen de un momento determinado. Es
comparable a una fotografa. Es una lista de todos los activos y pasivos
de su empresa; la diferencia entre estas dos cifras es su patrimonio. En

el ejemplo, ver que el balance se divide en dos partes principales. La
primera parte es la de los "Activos". La segunda parte es la de los
"Pasivos y Patrimonio neto".
Generalmente, los balances se organizan desde las entradas ms lquidas
a las menos lquidas. En otras palabras, bajo "activos" aparece el
encabezado "activos corrientes", que incluye el efectivo como primera
entrada porque el efectivo es el activo ms lquido. Despus del
efectivo aparecen las cuentas por cobrar, que representan el dinero que
le deben los clientes. Cuando usted recibe el dinero, las cuentas por
cobrar se transforman en efectivo. A continuacin, bajo activos, aparece
el "inventario". Dado que el inventario no es tan lquido como el
efectivo o como las cuentas por cobrar, en el balance general aparece
debajo de ellos. Despus de los activos corrientes aparecen los bienes y
los equipos que generalmente se contabilizan al costo.
Tambin observar que en los balances preparados por los contadores
aparece la "depreciacin". La depreciacin es un gasto no en efectivo;
es sencillamente una aproximacin que intenta registrar la disminucin
del valor de estos activos a lo largo del tiempo.
Uno de los motivos por los que este estado contable se denomina "balance

general" es que los activos son, en todo momento, equivalentes a los
pasivos ms el patrimonio neto. Esto se denomina contabilidad por
partida doble y es el modo en que prcticamente todas las empresas
llevan sus libros. El motivo por el cual la contabilidad por partida
doble es el patrn oro de la contabilidad es que sirve como reaseguro de
que las transacciones han sido registradas de manera adecuada. Por
ejemplo, supongamos que lo primero que compra es un escritorio. Tiene un

activo que forma parte del equipamiento para oficina. Si lo pag en
efectivo, no debe nada, y por lo tanto la propiedad de ese escritorio
forma parte de su patrimonio neto (del lado opuesto del libro mayor).
Del mismo modo, otras transacciones harn aumentar los activos y/o los
pasivos (o patrimonio neto) al mismo tiempo. Por ejemplo, al observar
nuestro balance general, bajo pasivos corrientes (nuevamente, desde los
ms lquidos a los menos lquidos), las cuentas por pagar son el primer
elemento. Despus de eso aparecen algunos elementos que se denominan
"pasivos devengados", los cuales se refieren a los impuestos sobre
salarios y a los impuestos sobre las ventas, que posiblemente no venzan
hasta dentro de uno o dos meses.
Adems, en los pasivos corrientes aparecen las deudas que vencen en
hasta un ao. Por lo tanto, los 12 meses de pagos corrientes para el
equipamiento aparecern bajo pasivos corrientes. Despus de eso aparece
la deuda a largo plazo, que incluye los elementos que vencen despus del
ao en curso.
Despus de los pasivos totales est la seccin denominada "patrimonio
neto", que es el patrimonio del dueo del negocio. Si tomamos todos los
activos de la empresa, USD 37.000, y le restamos los pasivos totales,
hay una diferencia de USD 19.000. De estos USD 19.000, USD 13.000
provienen de ingresos anteriores y USD 6.000 provienen de ingresos
obtenidos durante el perodo contable en curso, y as se equilibran los
USD 37.000 de activos, pasivos y patrimonio neto.
Cuando los banqueros observan los estados contables, se interesan por
distintos coeficientes financieros. Los coeficientes financieros indican

la solidez financiera de la empresa y tambin la capacidad de la empresa
para afrontar el pago de los prstamos. Por ejemplo, el coeficiente de
liquidez est dado por los activos corrientes divididos por los pasivos
corrientes. Si los activos corrientes fueran inferiores a los pasivos
corrientes, habra un llamado de atencin: riesgo de insolvencia
durante el ao en curso! Los distintos sectores cuentan con distintos
niveles en sus coeficientes financieros. Es posible comparar los
coeficientes financieros de una empresa con las de otras empresas en el
sector para determinar el desempeo. Lo ms probable es que su banquero
est interesado principalmente en su patrimonio neto o capital propio.
El estado de resultados (tambin denominado "estado de prdidas y
ganancias")
El estado de resultados, a diferencia del balance general, abarca un
perodo de tiempo, generalmente un mes o un trimestre. Lo ms usual es
presentar cifras del ao en curso, hasta la fecha del estado de
resultados, para mostrar el desempeo de la empresa durante el ejercicio
corriente. En este ejemplo, el estado de resultados abarca un perodo de
seis meses y muestra las actividades del mes en curso as como el total
del ao en curso hasta la fecha para los cinco meses anteriores ms el
mes en curso, o para un total de seis meses.
El estado de resultados y el balance general estn ntimamente
relacionados. Observe el balance general, donde hay ganancias corrientes

por USD 6.000. El estado de resultados muestra los mismos USD 6.000, que

son los beneficios de los ltimos seis meses.
Su estado de resultados mostrar informacin valiosa. Observar una
seccin para las ventas y un detalle de todos los gastos. Esto conducir
a la utilidad neta para el perodo. Cuanto ms actualizado sea el estado
de resultados, ms valioso ser. Si observa una tendencia negativa,
puede actuar inmediatamente.
Los programas de computadora pueden producir estados de resultados en
pocos segundos. Por este motivo, debe adquirir el conocimiento y los
programas especficos para trabajar con computadoras en su empresa.
Control del flujo de caja
El combustible en efectivo alimenta su empresa, al igual que el
combustible para aviones sostiene una aeronave. Los pilotos son
cuidadosos cuando predicen las necesidades de combustible. Del mismo
modo, usted debe asignarle una importancia equivalente al control del
flujo de caja, porque si en algn momento se le termina el combustible,
tendr GRAVES problemas.
El control del flujo de caja es un mtodo sencillo que sirve para
proyectar las necesidades futuras de efectivo. Es un estado de
resultados que abarca perodos de tiempo futuros y que ha sido
modificado para mostrar solamente el efectivo: los ingresos de efectivo
y los egresos de efectivo, y el saldo de efectivo al final de perodos
de tiempo determinados. Es una excelente herramienta, porque le sirve
para predecir las necesidades futuras de efectivo antes de que surjan.
En el control del flujo de caja, para cada uno de los intervalos de
tiempo, se realizan clculos estimativos conservadores respecto a las
fuentes futuras de efectivo (ingresos) y a los gastos futuros (egresos).

Utilice cifras bajas y conservadoras para los ingresos y clculos
estimativos altos para los egresos. Para el perodo inicial (un mes, por
ejemplo), comience con el efectivo que posee en el momento. A esto debe
agregarle los ingresos y restarle los egresos, lo que resulta en el
efectivo al final del mes. El efectivo al final del mes pasa a ser el
efectivo inicial del mes siguiente.
La hoja de clculo adjunta incluye un control del flujo de caja que
muestra cmo el efectivo al final del primer perodo se convierte en el
efectivo inicial al principio del segundo perodo. El efectivo al final
del segundo perodo se convierte en el efectivo inicial para el tercer
perodo, y as sucesivamente. La proyeccin debe ser para el perodo
subsiguiente de 12 meses. La proyeccin ser una herramienta til para
que organice su financiacin antes de que sea