13/2/2014 Estudando: Arquivologia - Cursos Online Grtis | Prime Cursos

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Estudando: Arquivologia
Arquivos: Elementos e Definies
O primeiro elemento essencial refere-se razo pela qual os materiais foram produzidos e acumulados. Sero
arquivos os documentos criados e acumulados na consecuo de algum objetivo. Em nvel governamental, tal
objetivo o cumprimento de sua finalidade oficial (valor primrio). Assim, filmes cinematogrficos, por exemplo,
quando produzidos ou recebidos por uma administrao no cumprimento de funes especficas, podem ser
considerados arquivos. Documentos escritos, ainda que classificados como manuscritos histricos, se tiverem sido
produzidos em decorrncia de uma atividade organizada como por exemplo os de uma igreja, uma empresa, ou
mesmo de um indivduo podero ser considerados arquivos.
O segundo elemento essencial diz respeito aos valores pelos quais os arquivos so preservados. Para que os
documentos sejam arquivados devem ser preservados por razes outras que no apenas aquelas para as quais
foram criados e acumulados. Essas razes tanto podem ser oficiais quanto culturais. Sero ento preservados para
o uso de outros alm de seus prprios criadores (valor secundrio).
Devem ainda satisfazer a condio de serem realmente documentos do rgo que os oferece.
Para que se possa garantir a integridade dos documentos preservados deve-se mant-los conservados num todo
como documentos do rgo que os produziu, deve-se ainda guard-los na sua totalidade, sem mutilao,
modificao ou destruio de parte deles.
Conquanto no haja uma definio de arquivo que possa ser considerada definitiva, pode-se defini-los como, os
documentos de qualquer instituio pblica ou privada que hajam sido consideradas de valor, merecendo
preservao permanente para fins de referncia e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para
depsito, num arquivo permanente. (T.R.Schellenberg).
Ou ainda, segundo Slon Buck, ex-arquivista dos EUA, assim o definiu: Arquivo o conjunto de documentos
oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades,
arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.
Pode-se dizer que a finalidade de um arquivo a de servir Administrao; e sua funo a de tornar
disponvel as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda.
O art. 2 da Lei 8.159/91 define arquivo da seguinte forma: Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os
conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades
privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o
suporte da informao ou a natureza dos documentos.
Estgios de sua evoluo
Arquivos de primeira idade, corrente, ativo ou de movimento so aqueles constitudos de documentos em curso
ou consultados freqentemente conservados em dependncias prximas de fcil acesso.
Arquivos de segunda idade, intermedirios ou limbo, so aqueles constitudos de documentos que deixaram de
ser freqentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los.
No h necessidade de conserv-los prximos aos escritrios. A permanncia dos documentos nesses arquivos
transitria. Por isso, so tambm chamados de limbo ou purgatrio.
Arquivos de terceira idade, de custdia ou permanentes so constitudos de documentos que perderam todo o
valor de natureza administrativa, que se conservaram em razo de seu valor histrico ou documental e que
constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo. Estes so os arquivos propriamente ditos.
A cada uma dessas fases que so complementares corresponde uma maneira diferente de conservar e
tratar os documentos e, conseqentemente, uma organizao adequada.
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Extenso de sua atuao
Quanto abrangncia de sua atuao podem ser setoriais e gerais ou centrais. Os arquivos setoriais (ncleos
de arquivo ou arquivo descentralizado) so aqueles estabelecidos junto aos rgos operacionais, cumprindo
funes de arquivo corrente.
Os arquivos gerais ou centrais so os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes
dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio, centralizando as atividades de arquivo corrente.
Natureza dos documentos
Podem ser especiais e especializados. O arquivo especial aquele que tem sob sua guarda documentos de
formas fsicas diversas fotografias, discos, fitas, slides, disquetes, CD-ROM e que, por esta razo, merecem
tratamento especial. Arquivo especializado o que tem sob sua custdia os documentos resultantes da
experincia humana num campo especfico, independentemente da forma que apresentem. Ex.: arquivos
mdicos, arquivos de engenharia, arquivos tcnicos.
Gnero (caracterstica)
Podem ser: escritos ou textuais, cartogrficos (mapas e plantas), iconogrficos (fotografias, desenhos, gravuras),
filmogrficos (filmes e fitas videomagnticas), sonoros (discos e fitas audiomagnticas), microgrficos (rolo,
microficha, jaqueta), informticos (disquetes, HD, CD-ROM).
Natureza do Assunto (caracterstica)
Quanto natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos e sigilosos. Ostensivo o documento cuja
divulgao no prejudica a administrao. So sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de
conhecimento restrito e, por isso, requerem medidas especiais de guarda para sua custdia e divulgao. Em nossa
legislao, os arts. 23 e 24 da Lei 8.159 estabelecem:
Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao
dos documentos por eles produzidos.
1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles
necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so
originariamente sigilosos.
2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um
prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma
nica vez, por igual perodo.
3 O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo
mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produo.
Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento
sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte.
Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma,
restringir o disposto neste artigo.
A regulamentao do artigo 23 dessa lei veio com o Decreto n 2.134 de 24 de janeiro de 1.997, que est
reproduzido em seu inteiro teor no apndice I.

ATUALIZAO:
A Lei n 8.159/1991 foi parcialmente revogada, no captulo em que tratava do acesso e sigilo dos documentos
pblicos. (Para ver mais detalhes, clique nos links para ser direcionado ao website do Planalto para verificar a nova
lei):
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CAPTULO V
DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PBLICOS
Art. 22 - assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos. (Revogado pela Lei n 12.527, de 2011)
Art - 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos
documentos por eles produzidos. Regulamento (Revogado pela Lei n 12.527, de 2011)
1 - Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles
necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so
originariamente sigilosos.(Revogado pela Lei n 12.527, de 2011)
2 - O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo
mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual
perodo.(Revogado pela Lei n 12.527, de 2011)
3 - O acesso aos documentos sigilosos referente honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo
de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produo.(Revogado pela Lei n 12.527, de 2011)
Art. 24 - Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento
sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. (Revogado pela
Lei n 12.527, de 2011)
Pargrafo nico - Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma,
restringir o disposto neste artigo.(Revogado pela Lei n 12.527, de 2011)

Correspondncia
toda forma de comunicao escrita, produzida e endereada a pessoas jurdicas ou fsicas, bem como aquela que
se processa entre rgos e servidores de uma instituio.
Quanto ao destino e procedncia pode-se classificar a correspondncia em externa e interna. Interna a
correspondncia trocada entre os rgos de uma mesma instituio. So os memorandos, despachos, circulares.
Contrrio sensu, externa aquela trocada entre rgos de instituies diversas ou entre rgos de uma
entidade e pessoas fsicas, como ofcios, telegramas e cartas.
A correspondncia pode ainda ser oficial e particular. Ser oficial a que cuidar de assuntos de servio ou de
interesse especfico das atividades de uma instituio. Ser particular se de interesse pessoal de servidores ou
empregados de uma instituio.
Tipo de Arquivamento
Pode ser horizontal ou vertical. Horizontal se os documentos ou fichas forem arquivados uns sobre os outros,
bem como em caixas, estantes ou escaninhos. Ser vertical se os documentos ou fichas estiverem dispostos uns
atrs dos outros, permitindo sua rpida consulta, sem a necessidade de remover outros documentos para ter
acesso a um determinado documento ou ficha.
1.8. Diferenciao entre biblioteca e arquivo
As diferenas bsicas entre os materiais de biblioteca e de arquivo referem-se precipuamente ao modo pelo qual se
originaram e ao modo pelo qual entraram para as respectivas custdias. Como j foi visto, os arquivos tm estreito
vnculo com as atividades funcionais de um rgo do governo ou de qualquer outra entidade. Seu valor cultural
pode ser considerado secundrio ou acidental. O material de uma biblioteca visa primordialmente a fins culturais
estudo, pesquisa e consulta.
Os arquivos so rgos receptores, enquanto as bibliotecas so colecionadores. Os materiais de biblioteca
so adquiridos principalmente a partir de compras e doaes, ao passo que os arquivos so produzidos ou
recebidos por uma administrao para o cumprimento de funes especficas. Jamais sero colecionadores como a
biblioteca e sua qualidade prpria de arquivo s se conserva integralmente enquanto a forma e a inter-relao
natural forem mantidas. Uma biblioteca no deve recolher documentos oficiais.
Alm disso h significativa distino quanto aos mtodos empregados em um e outro caso. Ao apreciar o valor
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dos documentos expedidos por um rgo oficial ou privado, o arquivista no o faz tomando por base partes do
material. No examina e conclui quanto ao valor de uma simples pea avulsa como uma carta, um relatrio ou
qualquer outro documento. Faz o seu julgamento em relao s demais peas, isto , em relao inteira
documentao, resultante da atividade que a produziu. O bibliotecrio, ao contrrio, avalia o material a ser adquirido
por sua instituio como peas isoladas. Por isso, os arquivistas no podem arranjar seus documentos de acordo
com esquemas predeterminados de classificao de assunto.
O bibliotecrio, no arranjo de seu material, que consiste em peas avulsas, pode empregar qualquer sistema de
classificao. O principal objetivo de um sistema reunir materiais idnticos, mas o valor de determinada pea no
estar necessariamente perdido se no for classificado em determinado lugar. O mesmo no ocorre no arquivo: uma
vez que as peas tenham sido retiradas do seu contexto inicial, destruiu-se muito do seu valor de prova. Da surgiu o
princpio da provenincia, pelo qual os documentos so agrupados pelas suas origens. O arquivista deve
estabelecer uma classificao ditada pelas circunstncias originais de criao. O princpio da provenincia resultou
de experincias desastrosas ocorridas na Europa, quando se tentou o emprego de diversos esquemas de
classificao.
Outra diferena que pode ser destacada a de os materiais de biblioteca existirem via de regra em numerosos
exemplares, ao passo que os documentos de arquivos existem em um nico exemplar ou em limitado
nmero de cpias.
Pode-se dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais e a arquivstica, de conjuntos de
documentos.
Centros de documentao ou informao
Os centros de informao abrangem algumas atividades prprias da biblioteconomia, da arquivstica e da
informtica, sendo o seu campo bem maior, exigindo especializao no aproveitamento de documentos de toda
espcie. Em sntese, o centro de informaes tem por finalidade coligir, armazenar, classificar, selecionar
e disseminar toda a informao. A essncia da documentao deixou de ser o documento, para ser a
informao em si mesma. Sua finalidade principal a de poupar ao estudioso a perda de tempo e o esforo
intil de, por carncia de informaes, resolver problemas j solucionados ou repetir experincias que foram
testadas anteriormente.