Theories K Rip T

SAP-Arbeitskreis fr Einsteiger
Grundlagen, Prozesse in Einkauf,

Materialwirtschaft und Vertrieb

Theorieskript

Vorwort
Unsere Lehremission
Wir lehren das Fach Wirtschaftsinformatik an der Technischen Universitt Mnchen,
damit unsere Studentinnen und Studenten eine fachlich fundierte Ausbildung im
Umfeld der Entwicklung, Implementierung und Nutzung von Informations- und
Kommunikationstechniken in Unternehmen und Verwaltung erhalten.
Hierbei legen wir groen Wert auf eine theoriefundierte, methodisch ausgerichtete und
praxisorientierte Ausbildung unserer Studierenden. Darunter verstehen wir die
Entwicklung flexibler und teamfhiger Persnlichkeiten, die in der Lage sind, ihr
Fachwissen auf reale, soziotechnische Problemstellungen anzuwenden und dabei eine
wissenschaftliche Herangehensweise an praktische Problemstellungen als Methode
beherrschen.
Wir stellen uns vor, dass unsere Absolventinnen und Absolventen
in der Lage sind, sowohl die Aufgaben als System- und Anwendungsspezialist,
Projektmanager oder Informationsmanager im Unternehmen als auch als
Unternehmensberater mit dem Schwerpunkt des Informationstechnikeinsatzes
auszufllen,
Grundlagen beherrschen, um qualifizierte Wissenschaftler im Bereich der
Wirtschaftsinformatik zu werden und
Fhrungsaufgaben, auch in der Unternehmensfhrung, anstreben.
Wir achten darauf, dass bei der Vermittlung des Fachwissens methodisches und
theoretisch fundiertes Wissen dominieren. In verschiedenen Lehrformen vermitteln wir
ein Grundverstndnis in der Beherrschung komplexer Anwendungssysteme. Zustzlich
wird das Lehrangebot durch Veranstaltungen abgerundet, die aktuelle Fragen wie
beispielsweise Ubiquitous Computing, Service Engineering, Computer Supported
Cooperative Work (CSCW) und Informatikrecht behandeln.
Zustzlich veranstalten wir im Rahmen einer Public Private Partnership Arbeitskreise
und bungen unter Verwendung von SAP-Software.
Vor allem in den Arbeitskreisen und bungen wird die Aktivitt des Einzelnen in der
Gruppe gefordert und gezielt gefrdert.
Wir wollen die zuknftigen Absolventinnen und Absolventen so gut und umfassend
ausbilden, dass sie in allen Unternehmen die strategische Fhrungsaufgabe
Informationsmanagement entscheidend mit gestalten und bernehmen knnen.

Kontakt
Bei Fragen und Anregungen zum vorliegenden Dokument wenden Sie sich bitte an:
Matthias Mohr
Technische Universitt Mnchen
Lehrstuhl fr Wirtschaftsinformatik (I17) Prof. Dr. H. Krcmar
Boltzmannstr. 3
85748 Garching b. Mnchen
matthias.mohr@in.tum.de

Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis ............................................................................................................. 3
Einstieg............................................................................................................................. 1
1. Was ist SAP R/3 ?............................................................................................ 1
2. Systemhandling................................................................................................ 2
Materialwirtschaft........................................................................................................... 14
3. Organisationseinheiten im MM..................................................................... 14
4. Einkaufsprozess ............................................................................................. 18
5. Einkauf........................................................................................................... 20
6. Bestandsfhrung ............................................................................................ 25
7. Rechnungsprfung......................................................................................... 30
8. Kreditorenbuchhaltung .................................................................................. 31
9. Mgliche Szenarien beim Einkaufsprozess ................................................... 33
10. Materialstamm............................................................................................... 35
11. Lieferantenstamm.......................................................................................... 43
12. Einkaufsstammdaten...................................................................................... 49
13. Rahmenvertrge ............................................................................................. 54
14. BANFen und Bezugsquellenermittlung......................................................... 57
Vertrieb........................................................................................................................... 61
15. berblick ber den Vertrieb .......................................................................... 61
16. Organisationsstrukturen im Vertrieb.............................................................. 62
17. Geschftsprozesse im Vertrieb ...................................................................... 66
18. Belege im Vertrieb......................................................................................... 85
19. Debitoren ....................................................................................................... 96
20. Kundenrahmenvertrge................................................................................ 100
21. Einfhrung in die Konditionstechnik........................................................... 104
22. Preisfindung in Verkaufsbelegen................................................................. 110
23. Verfgbarkeitsprfung und Versandterminierung....................................... 114
24. Streckengeschft .......................................................................................... 118
25. Stcklisten.................................................................................................... 120
Beispielfirma IDES ...................................................................................................... 122
26. berblick ber die Beispielfirma IDES....................................................... 122
27. Organisationsstrukturen in der Materialwirtschaft ...................................... 123
28. Organisationsstrukturen im Vertrieb............................................................ 124

Copyright-Hinweis
Dieses Skript dient nur der internen Verwendung innerhalb der SAP-Lehrveranstal-
tungen des Lehrstuhls fr Wirtschaftsinformatik der Technischen Universitt Mnchen.
Die SAP R/3 - bezogenen Kapitel dieses Skripts sind zu groen Teilen aus
Dokumentationen der SAP AG entnommen. Die SAP R/3 - bezogenen Abschnitte
unterliegen daher dem Copyright der SAP AG. Eine Weitergabe und Vervielfltigung,
zu welchem Zweck auch immer, ist daher ohne die ausdrckliche schriftliche
Genehmigung durch die SAP AG nicht gestattet

SAP-Arbeitskreis fr Einsteiger Theorieskript
Technische Universitt Mnchen, Lehrstuhl fr Wirtschaftsinformatik 1
Einstieg
1. Was ist SAP R/3 ?
In diesem Einstiegskapitel lernen Sie, was "SAP R/3" bedeutet und aus welchen
Bausteinen das SAP-System besteht.
SAP = Systeme, Anwendungen, Produkte
R/3 = Realtime-Anwendung, 3. Version
Das SAP-System besteht aus mehreren Modulen und Komponenten, die miteinander
verknpft sind und somit eine Kooperation verschiedener Abteilungen im Unternehmen
ermglichen.
SAP AG
R
Das R/3-Integrationsmodell
R/3 R/3
Client / Server
ABAP
Client / Server
ABAP
CO
Controlling
CO
Controlling
AA
Anlagen-
buchhaltung
AA
Anlagen-
buchhaltung
PS
Projekt-
system
PS
Projekt-
system
WF
Workflow
WF
Workflow
IS
Branchen-
lsungen
IS
Branchen-
lsungen
HR
Personal-
wirtschaft
HR
Personal-
wirtschaft
SD
Vertrieb
SD
Vertrieb
PP
Produktions-
planung
PP
Produktions-
planung
QM
Qualitts-
Mgmt.
QM
Qualitts-
Mgmt.
FI
Finanz-
wesen
FI
Finanz-
wesen
PM
Instand-
haltung
PM
Instand-
haltung
MM
Material-
wirtschaft
MM
Material-
wirtschaft

Abbildung 1: Das R/3-Integrationsmodell (Quelle: SAP AG)
Im R/3 sind die Module in vier bergeordnete Themenbereiche eingeteilt:
Logistik
- Produktionsplanung (PP): Werkssteuerung (Terminierung, Ressourcen-
management und Instandhaltung), Bestandsfhrung, Produktionssteuerung und
Betriebsdatenerfassung, Produktverfolgung und genealogie,
Dokumentenverwaltung, Qualittsmanagement, Kennzahlenauswertung
- Materialwirtschaft (MM): Materialbedarfsplanung, Materialbeschaffung,
Bestandsfhrung, Rechnungsprfung und Materialbewertung
- Vertrieb (SD): Vorverkaufsaktivitten, Auftragsbearbeitung, Beschaffung,
Lieferung/ Transport, Fakturierung, Zahlung/ Rechnungswesen
Theorieskript SAP-Arbeitskreis fr Einsteiger
2 Technische Universitt Mnchen, Lehrstuhl fr Wirtschaftsinformatik
- Qualittsmanagement (QM)
- Instandhaltung (PM)
Rechnungswesen
- Finanzwesen (FI): Haupt- und Nebenbuchhaltung (Debitoren-, Kreditoren- und
Anlagenbuchhaltung) und Konsolidierung
- Controlling (CO): Koordination, berwachung und Optimierung aller
ablaufenden Prozesse durch Gemeinkostencontrolling, Prozesskostenrechnung,
Produktkostencontrolling sowie Ergebnis- und Marktsegmentrechnung
- Treasury (TR)
- Anlagenbuchhaltung (AA)
- Projektsystem (PS)
Personalwirtschaft
- Personalwirtschaft (HR): Beschaffung und Verwaltung von personellen
Ressourcen, z.B. Mitarbeiterstammdatenverwaltung, Lohn- und Gehalts-
abrechnung, Verwaltung von Arbeitszeiten, Karriereplanung, Reisekosten-
verwaltung
Anwendungsbergreifende Funktionen
- Branchenlsungen (IS)
- Workflow (WF)
2. Systemhandling
Am Ende dieses Kapitels sind Sie in der Lage, sich am SAP-System anzumelden und
abzumelden. Sie lernen den Aufbau der Fenster kennen, lernen Suchhilfen und
Hilfefunktionen zu bedienen und wissen, welche Mglichkeiten Ihnen zur Navigation
innerhalb des SAP-Systems offenstehen.
2.1. Anmelden und Abmelden
Bevor Sie mit dem SAP-System arbeiten knnen,
mssen Sie es von Ihrer Betriebssystemebene aus
starten und sich dann anmelden. Wenn Sie Ihre
Anwendung bearbeitet haben, sollten Sie sich vom
System abmelden. Sie sollten Ihr Kennwort bei der
Erstanmeldung sowie spter in regelmigen Abstnden
ndern. Unabhngig von den zu bearbeitenden
Anwendungen im SAP-System mssen Sie das SAP-
System starten bzw. beenden.
2.1.1. Anmelden
Sie starten das SAP R/3-System durch Auswahl des
Anmeldesymbols auf Ihrem Arbeitsplatz und melden sich dann an.
Wenn Sie sich zum ersten Mal am SAP-System anmelden, mssen Sie das vom
Systemverwalter genannte Kennwort durch Ihr persnliches Kennwort ersetzen. Aus
Sicherheitsgrnden mssen Sie Ihr Kennwort eventuell regelmig ndern. Das System
fordert Sie dann rechtzeitig dazu auf.
2.1.2. Abmelden
Nachdem Sie Ihre Anwendungen bearbeitet haben, melden Sie sich vom System ab. Sie
knnen sich von jedem Bildschirmbild des SAP-Systems aus abmelden.
Sie haben folgende Mglichkeiten zur Abmeldung:
1. Whlen Sie in der Menleiste System Abmelden.
2. Klicken Sie auf das Symbol rechts oben in der Titelleiste (wenn Sie nur einen
Modus geffnet haben).
Das Dialogfenster Abmelden erscheint und teilt Ihnen mit, da ungesicherte Daten beim
Abmelden verloren gehen.
Wenn Sie sich nicht sicher
sind, ob Sie alle Ihre Daten
gesichert haben und sich
daher nicht abmelden
mchten, whlen Sie Nein.
Sie kehren zum zuletzt bearbeiteten Bild zurck.
Wenn Sie sicher sind, da Sie alle Ihre Daten gesichert haben, whlen Sie Ja. Alle
Fenster des SAP-Systems werden geschlossen, und Sie haben sich erfolgreich vom
SAP-System abgemeldet.
2.2. Oberflche
2.2.1. SAP-Hauptfenster
Das SAP-Fenster ist die Schnittstelle zwischen Benutzer und SAP-System. Die folgende
Abbildung zeigt die einzelnen Bestandteile eines SAP-Fensters:

Abbildung 2: R/3-Hauptfenster (Quelle: SAP AG)
2.2.2. Systemfunktionsleiste
Die Systemfunktionsleiste enthlt das Befehlsfeld und Drucktasten fr hufig ge-
brauchte Funktionen wie z.B. Sichern und Enter.

Abbildung 3: Systemfunktionsleiste (Quelle: SAP AG)
Die einzelnen Bestandteile der Systemfunktionsleiste werden im folgenden erklrt:
Element/Drucktaste Funktionsname Bedeutung

Enter Durch Anklicken dieser Taste
besttigen Sie die auf einem Bild
gemachten Eingaben. Sie knnen
die gleiche Funktion auch durch
Drcken der ENTER -Taste auf
Ihrer Tastatur ausfhren. Sie
knnen mit dieser Funktion Ihre
Arbeit nicht sichern.

Befehlsfeld Feld zur Eingabe von Befehlen,
etwa Transaktionscodes,
Buchstaben fr die Direktwahl
und andere Befehle.

Sichern Durch Anklicken dieser Taste
sichern Sie Ihre Arbeit. Die
Sichern-Drucktaste fhrt die
gleiche Aktion aus wie die
Funktion Sichern im Men
Bearbeiten.

Zurck Durch Anklicken dieser Taste
gehen Sie eine Stufe in der
Anwendungshierarchie zurck.
Falls Daten verloren gehen,
erscheint ein Dialogfenster, in
dem Sie Daten sichern knnen.

Beenden Durch Anklicken dieser Taste
beenden Sie die aktuelle
Anwendung, ohne Ihre Daten zu
sichern. Das System kehrt zur
vorigen Ebene oder zur SAP-
Ebene zurck.

Abbrechen Durch Anklicken dieser Taste
brechen Sie die aktuelle
Anwendung ab, ohne Ihre Daten
zu sichern. Die Abbrechen-
Drucktaste fhrt die gleiche
Aktion aus wie die Funktion
Abbrechen im Men Bearbeiten.

Drucken Durch Anklicken dieser Taste
knnen Sie auf dem aktuellen
Bildschirmbild angezeigte Daten
ausdrucken.

Suchen Durch Anklicken dieser Taste
knnen Sie nach Daten suchen,
die Sie auf dem aktuellen
Bildschirmbild bentigen.

Weiter suchen Durch Anklicken dieser Taste
knnen Sie eine erweiterte Suche
nach Daten starten, die Sie auf
dem aktuellen Bildschirmbild
bentigen.

Erste Seite Durch Anklicken dieser Taste
blttern Sie zur ersten Seite einer
Information. Die Erste Seite-
Drucktaste fhrt die gleiche Aktion
aus wie die Tastenkombination
STRG + BILD .

Vorige Seite Durch Anklicken dieser Taste
blttern Sie zur vorigen Seite in
einer Information. Die Vorige
Seite-Drucktaste fhrt die gleiche
Aktion aus wie die Tastaturtaste
BILD .

Nchste Seite Durch Anklicken dieser Taste
blttern Sie zur nchsten Seite in
einer Information. Die Nchste
Seite-Drucktaste fhrt die gleiche
Aktion aus wie die Tastaturtaste
BILD .

Letzte Seite Durch Anklicken dieser Taste
blttern Sie zur letzen Seite in einer
Information. Die Letzte Seite-
aus wie die Tastenkombination
STRG + BILD .

Modus erzeugen Durch Anklicken dieser Taste
erzeugen Sie einen neuen SAP-
Modus. Die Modus erzeugen-
aus wie Funktion Erzeugen Modus
im Men System.

Sapgui-Verknpfung
erstellen
Durch Anklicken dieser Taste
knnen Sie eine Sapgui-
Verknpfung zu einer SAP-Report,
einer SAP-Transaktion oder einer
SAP-Anwendung erstellen. Fr
diese Funktion ist das 32-Bit-
Betriebssystem Windows
Voraussetzung.

F1-Hilfe Durch Anklicken dieser Taste
zeigen Sie die Hilfe zu dem Feld
an, in dem Sie den Cursor
positioniert haben.

Layout-Men Durch Anklicken dieser Taste
knnen Sie die Anzeigeoptionen
anpassen.
Tabelle 1: Symbole in der Systemfunktionsleiste
2.3. Navigation
Nachdem Sie sich am SAP-System angemeldet haben, whlen Sie die Anwendung aus,
mit der Sie arbeiten mchten. Sie knnen jederzeit zu einer anderen Anwendung als der
ausgewhlten wechseln.
Im SAP-System gibt es zwei Mglichkeiten, eine Anwendung aufzurufen:
1. Sie knnen eine Anwendung aus dem
Arbeitsplatzmen SAP Easy Access
auswhlen. ber dieses Men knnen Sie Ihre
Anwendung problemlos finden, ohne da Sie
sich den Transaktionscode merken mssen.

2. Sie knnen einen Transaktionscode in das
Befehlsfeld eingeben. Mit Transaktionscodes kommen Sie direkt in eine
Anwendung, ohne durch die verschiedenen Mens der Systemhierarchie
navigieren zu mssen.
2.3.1. Transaktionscodes
Was sind Transaktionscodes ?
Fr jede Anwendung im SAP-System gibt es einen Transaktionscode. Ein Code kann
aus Buchstaben, Zahlen oder beidem bestehen. Beispiel: FB05 oder SUSR.
Transaktionscodes geben Sie im Befehlsfeld ein.
Anstatt eine Anwendung ber das Arbeitsplatzmen auszuwhlen, knnen Sie durch
Eingabe eines Transaktionscodes in einem Schritt eine Anwendung aufrufen und die
entsprechende Funktion auslsen. Zwar mssen Sie sich bei dieser Form der Navigation
bestimmte Codes merken, aber Sie erreichen die angestrebte Funktion sehr viel
schneller.
ber die Eingabe eines Transaktionscodes gelangen Sie direkt zum Einstiegsbild einer
Anwendung ("Transaktion"). Wenn Sie z.B. im Arbeitsgebiet Finanzwesen Debitoren
arbeiten und einen Debitorenstammsatz anlegen mchten, knnen Sie den
entsprechenden Meneintrag auswhlen oder aber im Befehlsfeld den entsprechenden
Transaktionscode eingeben, in diesem Fall FD01.
Mit Transaktionscodes knnen Sie aus Ihrem Arbeitsgebiet auch Anwendungen in
anderen Arbeitsgebieten aufrufen. Wenn Sie z.B. im Arbeitsgebiet Finanzwesen
Debitoren arbeiten, knnen Sie in das Arbeitsgebiet Finanzwesen Kreditoren wechseln
und dort eine Anwendung bearbeiten.
Voraussetzung: Sie kennen die fr Sie wichtigen Transaktionscodes.
Transaktionscodes suchen
Um eine Anwendung ber einen Transaktionscode aufrufen zu knnen, mssen Sie den
entsprechenden Transaktionscode kennen.
Um den Transaktionscode fr eine bestimmte Anwendung zu ermitteln, stellen Sie den
Cursor im Arbeitsplatzmen SAP Easy Access auf die gewnschte Funktion (d.h. den
Meneintrag). Dann haben Sie folgende Mglichkeiten:
1. Whlen Sie Zustze Technische Detailinformation.
Sie gelangen auf ein Dialogfenster, auf dem Sie Detailinformationen zu dem
gewhlten Meneintrag sehen:

2. Alternativ knnen Sie Zustze Einstellungen Technische Namen anzeigen
whlen. Das Men wird geschlossen. Wenn Sie es erneut ffnen, werden alle
Meneintrge des Arbeitsplatzmens (nicht nur der von Ihnen gewhlte
Meneintrag) mit ihren Transaktionscodes angezeigt:

Sie knnen die Anwendung jetzt vom Ergebnisbild aus starten, indem Sie auf den
Meneintrag doppelklicken oder Enter whlen. Ansonsten knnen Sie den ermittelten
Transaktionscode auf jedem Bild des SAP-Systems eingeben. Nach Eingabe eines
Transaktionscodes beendet das System Ihre aktuelle Anwendung und geht zum
Einstiegsbild der neuen Anwendung.
Transaktionscodes eingeben
1. Stellen Sie den Cursor auf das Befehlsfeld.
Ab Release 4.6 ist das Befehlsfeld standardmig geschlossen. Um es
anzuzeigen, whlen Sie den Pfeil links neben dem Symbol fr Sichern .
Das Befehlsfeld erscheint: .
Um es wieder auszublenden, whlen Sie den Pfeil rechts (auerhalb) neben dem
Feld.
Um eine Liste der zuletzt benutzten Transaktionen anzuzeigen, whlen Sie den
Abwrtspfeil am rechten Rand des Befehlsfelds.
2. Geben Sie im Befehlsfeld /n (um die aktuelle Anwendung zu beenden) und den
entsprechenden Transaktionscode ein.
Um z.B. auf das Einstiegsbild der Transaktion MB01 zu gelangen, mssen Sie
folgendes eingeben: /nmb01.

3. Whlen Sie Enter.
Sie verlassen die Anwendung und gelangen auf das Einstiegsbild der neuen
Anwendung.
Wenn Sie die Bearbeitung nicht beenden, vielmehr gleichzeitig noch in einer
anderen Anwendung Objekte bearbeiten mchten, knnen Sie einen neuen
Modus ffnen. Sie legen beispielsweise eine Bestellung an und mchten sich die
Whrungstabelle ansehen. Sie knnen sich die Tabelle in einem anderen Modus
anzeigen lassen, ohne die Bearbeitung der Bestellung beenden zu mssen.
2.3.2. Paralleles Arbeiten mit mehreren Fenstern (Modi)
Wenn Sie im SAP-System an mehr als einer Anwendung arbeiten mchten, knnen Sie
weitere Fenster oder Modi ffnen. Damit ersparen Sie sich lstiges Hin- und
Herspringen zwischen den Bildern der entsprechenden Anwendungen.
Sie knnen bis zu sechs verschiedene Modi erzeugen und in jedem eine andere oder die
gleiche Anwendung bearbeiten. Sie knnen zwischen den geffneten Modi hin und her
springen, und sie knnen einen Modus schlieen, ohne sich vom System abmelden zu
mssen.
Neuen Modus erzeugen
Sie knnen im SAP-System jederzeit und von jedem Bildschirmbild aus einen neuen
Modus ffnen. Dabei gehen in bereits geffneten Modi keine Daten verloren. Sie
knnen bis zu sechs Modi ffnen, die unabhngig voneinander arbeiten. Wenn Sie einen
Modus schlieen, bleiben die anderen geffneten Modi weiterhin einsatzbereit.
Mit jedem Modus, den Sie erffnen, hat das System mehr Arbeit zu bewltigen, d.h., es
kann lnger dauern, bis es auf Ihre Anforderungen reagiert. Es kann daher sein, da die
Systemverwaltung die Anzahl der Modi in Ihrem System auf weniger als sechs
beschrnkt.
Sie haben folgende Mglichkeiten, auf einem beliebigen SAP-Bild einen neuen Modus
zu erzeugen:
1. Whlen Sie in der Menleiste System Erzeugen Modus.
2. Klicken Sie in der Systemfunktionsleiste auf die Drucktaste .
Das System ffnet ein zustzliches Fenster mit dem neuen Modus. Der neue Modus ist
das oberste Fenster auf Ihrem Bildschirm, d.h. das aktive Fenster. Es bleibt solange das
aktive Fenster, bis Sie in einen anderen Modus wechseln oder einen weiteren erzeugen.
Jeder Modus verfgt ber eine Modusnummer, die in der Statusleiste angezeigt wird.
Sie erscheint in Klammern neben dem Systemnamen.

Abbildung 4: Mehrere Modi mit Modusnummern (Quelle: SAP AG)
Modus und Anwendung gleichzeitig ffnen
Im SAP-System knnen Sie durch Eingabe eines Transaktionscodes einen neuen Modus
erzeugen und gleichzeitig eine Anwendung starten. Haben Sie auf diese Weise einen
neuen Modus erzeugt, zeigt das System direkt das Einstiegsbild der gleichzeitig
geffneten Anwendung an. Dazu mssen Sie aber den Transaktionscode der
entsprechenden Anwendung kennen.
1. Geben Sie im Befehlsfeld den Befehl /o (Schrgstrich und den Buchstaben o)
und den Transaktionscode der gewnschten Anwendung ein. Um beispielsweise
einen Modus und eine Anwendung mit dem Transaktionscode FD01
(Kundenstammsatz im Arbeitsgebiet Finanzwesen Debitoren anlegen) zu
erzeugen, geben Sie im Befehlsfeld /ofd01 ein.
2. Whlen Sie Enter.
Das System ffnet ein neues Fenster fr den neuen Modus und zeigt das Einstiegsbild
der angewhlten Anwendung an.
Modi wechseln
Sie knnen von einem Modus zu einem anderen springen. Wenn Sie in einen anderen
Modus wechseln, verlieren Sie keine Daten. Solange Sie am SAP-System angemeldet
sind, knnen Sie einen Modus beliebig lange verlassen und bei Bedarf die Arbeit dort
jederzeit wieder aufnehmen.
Klicken Sie eine beliebige Stelle des Fensters an, in dem sich der gewnschte Modus
befindet (oder whlen Sie die vorgesehene Tastenkombination).
Das gewhlte Fenster wird das aktive Fenster, d.h. es berlagert alle anderen Fenster auf
Ihrem Bildschirm.
Wenn Sie mehrere Modi geffnet haben, knnen Sie die aktuell nicht benutzten Modi
minimieren, d.h. in Symbole verwandeln. Wenn Sie einen der Modi spter wieder
benutzen mchten, knnen Sie ihn durch Anklicken des entsprechenden Symbols in der
Statusleiste wieder zum aktiven Modus machen.
Wenn Sie nicht bentigte Modi minimieren, wird die Speichernutzung erheblich
verringert.
Modus schlieen
Wenn Sie die Arbeit in einem Modus abgeschlossen haben, sollten Sie den Modus
beenden. Jeder geffnete Modus verbraucht Systemressourcen und beeinflut damit die
Antwortzeiten des SAP-Systems. Bevor Sie einen Modus schlieen, sichern Sie alle
Daten, die Sie behalten mchten. Wenn Sie den Modus schlieen, fordert Sie das
System NICHT auf, Ihre Daten zu sichern.
Haben Sie nur einen Modus geffnet und schlieen ihn, melden Sie sich damit vom
System ab. In diesem Fall fordert Sie das System vor dem Abmelden jedoch auf, Ihre
Daten zu sichern. Sie haben folgende Mglichkeiten:
1. Whlen Sie in der Menleiste System Lschen Modus.
2. Klicken Sie das Symbol oben rechts in der Titelleiste des aktiven Modus an.
Der aktuelle Modus wird geschlossen, und Sie kehren zum vorigen Modus zurck.
2.4. Hilfefunktionen
Die Hilfe-Funktion stellt Informationen zu den Anwendungskomponenten des SAP-
Systems bereit und erlutert und deren Verwendung.
Das Men Hilfe enthlt folgende Eintrge:
Meneintrag Bedeutung
Hilfe zur Anwendung Ausfhrliche, kontextsensitive Hilfe bei der Arbeit mit SAP-
Komponenten
SAP-Bibliothek Die Online-Bibliothek mit der gesamten SAP-
Dokumentation
Glossar Definitionen zu SAP-Begriffen
Release-Infos Informationen zu Neuerungen und Vernderungen in den
verschiedenen Release-Stnden des SAP-Systems
SAPNet Verbindung zur SAP-Internetseite zur Kommunikation mit
Kunden und Partnern
Einstellungen...

Hilfe zu Feldern und
Festwerten (F1)

Hilfe zu
Eingabewerten (F4)
Dialogfenster, in dem Sie festlegen, wie die Feldhilfe angezeigt
werden soll
Tabelle 2: Hilfemen ( SAP AG)
2.4.1. Hilfe zur Anwendung
Kontextsensitive Hilfe, die Sie von jeder SAP-Komponente aus aufrufen knnen.
Sie benutzen die Hilfe zur Anwendung, um umfassende, ber die Feldhilfe
hinausgehende Informationen zu erhalten. Die Hilfe zur Anwendung knnen Sie direkt
aus einer SAP-Komponente heraus aufrufen. Sie gelangen dann direkt auf die fr Ihren
Bereich relevante Hilfe. Die Feldhilfe erklrt, wie Sie ein bestimmtes Feld auf einem
SAP-Bild ausfllen mssen. Die Hilfe zur Anwendung enthlt Anleitungen oder
Informationen, die Sie zur Durchfhrung einer Anwendung bentigen.
2.4.2. SAP-Bibliothek
Die SAP-Bibliothek enthlt umfangreiche Online-Dokumentation zu allen SAP-
Komponenten im HTML-Format.
Nachdem Sie die SAP-Bibliothek aufgerufen und eine Anwendungskomponente
ausgewhlt haben, sehen Sie auf der linken Seite des Bildschirms eine Baumstruktur.
Diese Baumstruktur entspricht einem Inhaltsverzeichnis fr die Bibliothek. Das
Inhaltsverzeichnis spiegelt die Struktur der Komponentenhierarchie wider.
2.4.3. Glossar
Verzeichnis mit Erklrungen zu SAP-spezifischen und allgemeinen
betriebswirtschaftlichen Begriffen.
Wenn Sie auf einen Ihnen unbekannten Begriff im SAP-System treffen und nur eine
kurze Definition dazu bentigen, knnen Sie im Glossar suchen. Fr ausfhrlichere
Erklrungen und vertiefende Informationen greifen Sie auf die SAP-Bibliothek zurck.
2.4.4. Hilfe zu Systemmeldungen
Das SAP-System zeigt in der Statusleiste Warn- und Fehlermeldungen an. Bei diesen
Systemmeldungen handelt es sich um einzeilige Hinweise. In vielen Fllen knnen Sie
jedoch ber die Feldhilfe (F1) zustzliche Informationen zu einer Meldung erhalten.
1. Klicken Sie in der Statusleiste die Meldung an.
2. Alternativ stellen Sie den Cursor auf die Meldung und klicken auf oder
drcken F1).
Das System zeigt Hilfe zur Meldung an. Zu manchen Systemmeldungen gibt es keine
zustzlichen Informationen.
2.4.5. Hilfe zu Feldern
1. Stellen Sie den Cursor auf das Feld, zu dem Sie Hilfe anzeigen mchten.
2. Klicken Sie auf die Drucktaste oder drcken Sie F1 .
Sie gelangen auf ein Dialogfenster mit Hilfeinformationen zum ausgewhlten Feld.
Optisch hervorgehobene Begriffe im Hilfetext verweisen auf Definitionen im Online-
Glossar oder auf sonstige Informationen zu dem jeweiligen Begriff. Um diese
Informationen anzuzeigen, klicken Sie den gewnschten Begriff an.
Zustzlich zur Feldhilfe knnen Sie anwendungsspezifische und technische
Informationen abrufen.
2.4.6. Hilfe zu Eingabewerten
Zu vielen Feldern im SAP-System knnen Sie sich eine Liste der mglichen
Eingabewerte anzeigen lassen. Aus der angezeigten Liste knnen Sie den gewnschten
Wert auswhlen und in das Eingabefeld bertragen. Diese Mglichkeit der Wertehilfe
wird jedoch nicht bei allen Feldern untersttzt. Ob die Hilfe verfgbar ist, sehen Sie erst
dann, wenn Sie den Cursor auf das Eingabefeld stellen. Wenn Wertehilfe untersttzt
wird, erscheint dann rechts neben dem Feld die Wertehilfe-Drucktaste.
Liste der mglichen Eingabewerte anzeigen:
1. Stellen Sie den Cursor auf das gewnschte Feld.
Die Wertehilfe-Drucktaste erscheint rechts neben dem Feld.
Falls die Wertehilfe-Drucktaste nicht erscheint, wird diese Art der Hilfe fr
dieses Feld nicht untersttzt.
2. Klicken Sie auf die Wertehilfe-Drucktaste. Sie sehen eine Liste der mglichen
Eingabewerte.
3. Stellen Sie den Zeiger auf den gewnschten Wert und whlen Sie ihn mit
Doppelklick aus. Das System fgt den ausgewhlten Wert in das Feld ein.
Eingeschrnkte Liste mit mglichen Eingabewerten anzeigen:
Die Liste der mglichen Feldwerte kann recht lang sein. Sie knnen die Zahl der
Feldwerte vor dem Anklicken der Wertehilfe-Drucktaste einschrnken, indem Sie nur
das erste Zeichen des Wertes und das Platzhalterzeichen (*) fr die generische Suche
eingeben. Wenn Sie z.B. k* in ein Feld eingeben, erscheinen in der Liste nur die Werte,
die mit k beginnen.
1. Stellen Sie den Cursor auf ein Feld, das mgliche Eingabewerte untersttzt.
Sobald Sie den Cursor auf ein Feld mit einer Liste mglicher Eingabewerte
stellen, erscheint rechts vom Feld die Wertehilfe-Drucktaste.
2. Geben Sie das erste Zeichen oder mehrere Zeichen eines Wertes gefolgt vom
Platzhalterzeichen * (Stern) ein.
3. Klicken Sie auf die Wertehilfe-Drucktaste. Das System zeigt die Trefferliste mit
den mglichen Eingabewerten an.
4. Whlen Sie den gewnschten Eingabewert durch Doppelklick aus. Das System
fgt den ausgewhlten Wert in das Feld ein.
Materialwirtschaft
3. Organisationseinheiten im MM
Mit Hilfe der von R/3 zur Verfgung gestellten Organisationsstrukturen knnen real
existierende Unternehmen ungeachtet ihres oft komplexen Aufbaus im SAP-System
abgebildet werden. In diesem Kapitel lernen Sie, welche Organisationseinheiten es in
der Materialwirtschaft gibt und wie diese zusammenhngen. Sie werden in der Lage
sein, den Aufbau eines beliebigen Unternehmens in "R/3-Sprache" zu bersetzen.
3.1. Organisationseinheiten
Flexible Organisationseinheiten im SAP-System bieten die Mglichkeit, auch komplexe
Unternehmensstrukturen abzubilden. Eine Vielzahl von Organisationseinheiten dient
dazu, den rechtlichen und organisatorischen Aufbau eines Unternehmens aus
unterschiedlichen Sichtweisen darzustellen. So sind innerhalb der Materialwirtschaft
andere Organisationseinheiten von Bedeutung als z.B. im Vertrieb oder in der
Buchhaltung. Durch die Verknpfung der Organisationseinheiten untereinander werden
die verschiedenen Unternehmensbereiche zusammengefhrt und der Aufbau des
Gesamtunternehmens im SAP-System dargestellt. Es ergibt sich eine Integration der
gesamten Unternehmensstruktur.

Abbildung 5: Organisationseinheiten in der Materialwirtschaft (Quelle: SAP AG)
3.1.1. Mandant
bergeordnetes Element aller Organisationseinheiten ist der Mandant. Er entspricht z.B.
einem Konzern mit mehreren Tochterfirmen. Innerhalb eines Mandanten wird auf die
gleiche Datenbasis zugegriffen, z.B. wird auf der Ebene des Mandanten die
Lieferantenadresse gefhrt.
3.1.2. Buchungskreis
Ein Buchungskreis ist eine bilanzierende Einheit im Sinne einer rechtlich
selbststndigen Firma. Er ist zentrales Organisationselement der Finanzbuchhaltung.
3.1.3. Werk
Ein Werk ist eine Produktionssttte oder auch einfach die Zusammenfassung rumlich
nahe zusammenliegender Orte mit Materialbestand, den sogannten Lagerorten. Das
Werk bildet eine disponierende und bestandsfhrende Einheit und ist zentrales
Organisationselement der Materialwirtschaft.
3.1.4. Einkaufsorganisation
Die Einkaufsorganisation ist eine organisatorische Einheit, die Materialien oder
Dienstleistungen fr ein oder mehrere Werke beschafft und allgemeine
Einkaufskonditionen mit den Lieferanten aushandelt. Die Einkaufsorganisation ist nach
auen rechtlich fr alle Einkaufsvorgnge verantwortlich. Das System kann flexibel
eingestellt werden. Beispielsweise fr zentralen Einkauf, d.h., eine Einkaufsorganisation
ist fr die verschiedenen Buchungskreise und Werke innerhalb eines Konzerns
verantwortlich. Oder fr dezentralen Einkauf, d.h., unterschiedliche
Einkaufsorganisationen sind fr bestimmte Buchungskreise und Werke zustndig.
Mit Hilfe von Referenzen zwischen Einkaufsorganisationen sind auch Mischformen
mglich, die erlauben, da eine Einkaufsorganisation auf die vorteilhafteren
Konditionen einer Referenz-Einkaufsorganisation zugreifen kann.
3.1.5. Einkufergruppe
Die Einkaufsorganisation ist in Einkufergruppen gegliedert, die fr die operati-ven
Ttigkeiten zustndig sind. Eine Einkufergruppe kann auch fr mehrere
Einkaufsorganisationen zustndig sein.
Welche Vorteile ergeben sich durch die SAP-Organisationsstrukturen?
Abbildung komplexer Unternehmensstrukturen mit flexiblen Organisations-
einheiten.
Darstellung des Unternehmensaufbaus aus unterschiedlichen Sichtweisen.
3.2. Organisation des Lagers
Die folgende Abbildung zeigt eine Unternehmensstruktur mit Lagerorten,
Lagernummern und Lagertypen:
Sicht der
normalen
Logistik
Sicht des
Warehouse-
Managements

Abbildung 6: Lagerorganisation (Quelle: SAP AG)
3.2.1. Lagerort
Der Lagerort ist eine organisatorische Einheit, die eine Unterscheidung von
Materialbestnden innerhalb eines Werks ermglicht. Alle Daten, die sich auf einen
bestimmten Lagerort beziehen, sind auf Lagerortebene gespeichert. Dies bezieht sich
hauptschlich auf Lagerortbestnde. Der Lagerort wird als rumlicher Lagerbereich
verstanden.
3.2.2. Lagernummer
Alphanumerischer Schlssel, der ein komplexes Lagersystem definiert, das aus
unterschiedlichen organisatorischen und technischen Einheiten (Lagertypen) besteht.
Alle Materialdaten der Lagerverwaltung, die sich auf eine bestimmte Lagernummer
beziehen, werden auf Lagernummerebene gespeichert. Hierzu gehren u.a. Daten zu
Palettierung, Einlagerung und Auslagerung.
3.2.3. Lagertyp
Physische oder logische Unterteilung eines komplexen Lagers (= Lagernummer) im
Lagerverwaltungssystem. Ein Lagertyp besteht aus einem oder mehreren Lagerpltzen.
Lagertypen unterscheiden sich hinsichtlich organisatorischer und technischer Kriterien.
Typische Beispiele von Lagertypen, die im Lagerverwaltungssystem definiert werden
knnen, sind:
Wareneingangszone
Wareneingangszone
Kommissionierbereich
Hochregallager
Alle Materialdaten der Lagerverwaltung, die sich auf einen bestimmten Lagertypen
beziehen, werden auf Lagertypebene gespeichert. Hierzu gehren z.B. Festlagerpltze
sowie maximale und minimale Lagerplatzmengen.
Lagernummer und Lagertyp sind nur relevant, wenn Ihr Unternehmen das
Lagerverwaltungssystem nutzt.
Einem Werk knnen mehrere Lagerorte zugeordnet sein. Einer Lagernummer kann
jedoch pro Werk nur ein Lagerort zugeordnet sein.
Lagerorte, die unterschiedlichen Werken angehren, knnen unter ein- und derselben
Lagernummer verwaltet werden. Jeder Lagernummer kann jedoch pro Werk nur ein
Lagerort zugeordnet sein.
Zu einer Lagernummer knnen mehrere physische Lager gehren. Diese sind im
Lagerverwaltungssystem als Lagertypen abgebildet. Ein Lagertyp fasst mehrere
Lagerpltze zusammen. Diese sind die kleinsten physischen Einheiten, die das System
ansprechen kann.
Ein Werk kann Lagerorte enthalten, die nicht mit dem Lagerverwaltungssystem
verwaltet werden
3.3. Organisation des Einkaufs
3.3.1. Zentraler/dezentraler Einkauf
Sie knnen Ihren Einkauf
als Zentraleinkauf mit einer Einkaufsorganisation einrichten
als dezentral definieren, d.h. mit verschiedenen Einkaufsorganisationen, von
denen jede fr ein unterschiedliches Werk zustndig ist.
Die folgende Grafik erlutert, wie Sie die Organisation Ihres Einkaufs im SAP-System
abbilden knnen:

Abbildung 7: Organisation des Einkaufs im Unternehmen (Quelle: SAP AG)
3.3.2. Referenzeinkaufsorganisation
Je nach Einstellung Ihres Systems knnen zentraler und dezentraler Einkauf getrennt
nebeneinander existieren oder der dezentrale Einkauf kann Kontrakte und Konditionen
nutzen, die vom Zentraleinkauf angelegt wurden. Dies kann mit Hilfe der
Referenzeinkaufsorganisation (Einkaufsorganisation, auf deren Konditionen oder
Kontrakte solche Einkaufsorganisationen zugreifen drfen, die mit ihr verbunden sind)
abgebildet werden.
Eine Referenzeinkaufsorganisation kann einem oder keinem Buchungskreis zugeordnet
sein. In der Regel ist ihr kein Werk zugeordnet, allerdings knnen Ihr ein, kein oder
mehrere Werke zugeordnet werden.
Vorteile der Referenzeinkaufsorganisation:
Eine Referenzeinkaufsorganisation kann einen umfangreichen Kontrakt
aushandeln, den andere Einkaufsorganisationen nutzen knnen. Die
Einkaufsorganisationen, die fr die Beschaffung in den einzelnen Werken
verantwortlich sind, knnen Materialien ber diesen sog. Zentralkontrakt
abrufen und somit dessen vorteilhafte Konditionen nutzen.
Mit Hilfe von SAP - ALE (Application Link Enabling) knnen auch einzelne
Firmen, die zu einem Konzern gehren, aber jeweils mit unabhngigen SAP-
Systemen arbeiten, Kontrakte gemeinsam nutzen. Es handelt sich dabei um sog.
Verteilte Kontrakte.
Im Handelsumfeld reduziert das Arbeiten mit einer Referenzeinkaufsorganisation den
Datenpflegeaufwand, da Einkaufsorganisationsdaten fr Lieferantenstammstze und
Einkaufsinfostze nur von der Referenz- Einkaufsorganisation angelegt werden mssen.
Andere Einkaufsorganisationen, die im Customizing mit ihr verbunden sind, knnen
diese Daten nutzen, ohne selbst Daten pflegen zu mssen.
4. Einkaufsprozess
Nach diesem Kapitel kennen Sie den typischen Ablauf eines externen Be-
schaffungsvorgangs, von der Bedarfsermittlung ber die Bestellung bis hin zur
Bezahlung, und dessen Abbildung im R/3 innerhalb der verschiedenen Module und
Komponenten.
4.1. Typischer Ablauf eines Einkaufsprozesses
Die externe Beschaffung im MM-System basiert auf einem Zyklus genereller
Aktivitten.
Im einzelnen umfat der typische Beschaffungszyklus folgende Phasen:
1. Bedarfsermittlung
Der Bedarf an Materialien entsteht entweder in den Fachabteilungen oder im
Rahmen der Disposition. Bei Materialien, die im Materialstamm definiert sind,
kontrolliert das System den jeweiligen Meldebestand und ermittelt so die
nachzubestellenden Materialien. Sie haben die Mglichkeit,
Bestellanforderungen entweder selbst zu erfassen oder sie durch das System
automatisch erzeugen zu lassen.
2. Ermittlung der Bezugsquelle
Die Komponente Einkauf untersttzt Sie bei der Ermittlung mglicher
Bezugsquellen unter Bercksichtigung vergangener Bestellungen oder
bestehender Kontrakte. Dies beschleunigt die Erstellung von Anfragen, die dann
ber SAP-EDI auf elektronischem Weg an gewnschte Lieferanten bermittelt
werden knnen.
3. Lieferantenauswahl und Angebotsvergleich
Das System ist in der Lage, Preisfindungsszenarien zu simulieren, so da Sie
Angebote miteinander vergleichen knnen. Absageschreiben werden
automatisch verschickt.
4. Bestellabwicklung
Das Einkaufssystem bernimmt die Informationen aus der Bestellanforderung
und dem Angebot und entlastet Sie auf diese Weise bei der Erffnung von
Bestellungen. Ebenso wie Bestellanforderungen knnen Sie Bestellungen selbst
erzeugen oder sie durch das System automatisch erzeugen lassen. Lieferplne
und Kontrakte werden ebenfalls untersttzt.
5. Bestellberwachung
Das System prft die (von Ihnen vorgegebenen) Wiedervorlagezeiten und druckt
dann in den entsprechenden Zeitabstnden automatisch Mahnschreiben aus. Es
liefert Ihnen den aktuellen Status smtlicher Bestellanforderungen, Angebote
und Bestellungen.
6. Wareneingang und Bestandsfhrung
Versand und Wareneingang knnen den Empfang von Waren besttigen, indem
sie lediglich die Bestellnummer eingeben. Durch Angabe der zulssigen ber-
und Unterlieferungstoleranzen haben Einkufer die Mglichkeit, ber- und
Unterlieferungen zu begrenzen.
7. Rechnungsprfung
Das System untersttzt das Prfen von Rechnungen. Durch Zugriff auf
Bestellvorgnge und Wareneingnge wird der Rechnungsprfer auf Mengen-
und Preisabweichungen hingewiesen.
4.2. Am Einkaufsprozess beteiligte R/3-Komponenten
Die Funktionen fr die Bedarfsermittlung, die Ermittlung der Bezugsquelle fr das
Material, die Lieferantenauswahl, die Bestellung und deren berwachung werden in der
Komponente "Einkauf" der Materialwirtschaft abgebildet (s.a. Kap. 5 - Einkauf). Die im
Beschaffungszyklus darauffolgenden Funktionen "Wareneingang" und
"Bestandsfhrung" werden in der Komponente "Bestandsfhrung" der
Materialwirtschaft vorgenommen (s.a. Kap. 6 - Bestandsfhrung). Die den
Geschftsprozess abschlieende Rechnungsprfung und Bezahlung der Lieferung wird
teils in der Materialwirtschafts-Komponente "Rechnungsprfung" (Logistik-
Rechnungsprfung und Erzeugen eines offenen Postens), teils in der Rechnungswesen-
Komponente "Kreditorenbuchhaltung" (Ausgleich des offenen Postens) vorgenommen
(s.a. Kap. 7 - Rechnungsprfung und Kap. 8 - Kreditorenbuchhaltung).

MM-Komponente
Rechnungsprfung
MM-Komponente
Bestandsfhrung
MM-Komponente
Einkauf
Endgltige
Bezahlung
erfolgt in der
FI-Komponente
Kreditorenbuchhaltung

Abbildung 8: Beschaffungszyklus (Quelle: SAP AG)
5. Einkauf
In diesem Kapitel verschaffen Sie sich einen berblick ber den Einkauf im R/3-System.
Sie lernen Einkaufsbelege kennen und wissen, welche Arten es davon gibt und wie diese
strukturiert sind. Als Beispiele fr Einkaufsbelege betrachten Sie Anfragen, Angebote,
Angebotsvergleiche und Bestellungen genauer.
5.1. berblick ber den Einkauf
Der Einkauf ist eine Komponente der Materialwirtschaft. Die Materialwirtschaft, mit
der Kurzbezeichnung MM (Materials Management), ist ein vollintegriertes Modul des
SAP-Systems. Es untersttzt alle Phasen der Materialwirtschaft: Disposition, Einkauf,
Wareneingang, Bestandsfhrung und Rechnungsprfung.
Die Komponente Einkauf hat folgende Aufgaben:
externe Beschaffung von Materialien bzw. Dienstleistungen
Ermittlung mglicher Bezugsquellen fr einen Bedarf, der entweder im Rahmen
der Disposition oder in den Fachabteilungen entstanden ist
berwachung der Warenlieferungen bzw. deren Zahlung
Eine reibungslose Beschaffung setzt voraus, da Kommunikation zwischen allen
Beteiligten stattfindet.
Dieser Informationsflu ist im SAP-System dadurch gewhrleistet, da der Einkauf in
das Gesamtsystem integriert ist und bergnge zu einer Vielzahl anderer SAP-Module
aufweist, z.B. zum:
Controlling
(CO)
Die Schnittstelle zum Kostenrechnungssystem (Controlling) ist vor
allem bei Bestellungen fr Verbrauchsmaterial bzw. Dienstleistungen
ersichtlich, weil sie direkt einer Kostenstelle bzw. einem Auftrag
zugeordnet werden knnen.
Finanzwesen
(FI)
Zusammen mit dem Finanzwesen pflegt der Einkauf die Daten der im
System definierten Lieferanten. Fr jeden Lieferanten wird ein
sogenannter Lieferantenstammsatz gepflegt, der sowohl buchhalterische
Daten als auch Informationen zur Beschaffung enthlt. Der
Lieferantenstammsatz stellt in der Finanzbuchhaltung das Konto des
Kreditors dar. Bei der Kontierung von Bestellungen kann der Einkauf
auch festlegen, welche Sachkonten in der Finanzbuchhaltung belastet
werden sollen.
Vertrieb
(SD)
Im Rahmen der Disposition kann ein Bedarf, der aus dem Vertrieb
entstanden ist, an den Einkauf bergeben werden. Darber hinaus kann
der Bedarf bereits bei der Erfassung der Bestellanforderung dem
Kundenauftrag direkt zugeordnet werden.
Tabelle 3: Schnittstellen des Einkaufs
5.2. Einkaufsbelege
Ein Einkaufsbeleg ist ein Instrument, das vom Einkauf verwendet wird, um Materialien
oder Dienstleistungen zu beschaffen.
5.2.1. Arten
Einkaufsbelege unterscheiden sich im SAP-System durch die Einkaufsbelegart. Sie
bestimmt z.B., welcher Nummernkreis magebend ist und welche Felder Ihnen zur
Pflege angeboten werden. Die jeweilige Belegart wird beim Anlegen eines
Einkaufsbelegs vorgeschlagen.
Es gibt beispielsweise Belegarten fr Anfragen, Bestellungen und Kontrakte. Bestimmte
Belegarten werden im SAP-Standardsystem angeboten; Ihre Firma kann aber auch ihre
eigenen Belegarten definieren.
Die anschlieende Auflistung zeigt die verschiedenen im Standardsystem enthaltenen
Einkaufsbelege:
Anfrage bermittelt den in der Bestellanforderung definierten Bedarf an potentielle
Lieferanten.
Angebot enthlt die Konditionen des Lieferanten und bildet die Basis zur Auswahl
von Lieferanten.
Bestellung ist die formelle und verbindliche Willenserklrung gegenber einem
Lieferanten zur Abnahme eines Materials oder einer Dienstleistung.
Kontrakt eine Art des Rahmenvertrags; der Kontrakt ist die verbindliche
Willenserklrung zur Abnahme eines Materials oder einer Dienstleistung
innerhalb eines vereinbarten Zeitraums.
Lieferplan eine Art des Rahmenvertrags; der Lieferplan enthlt fest definierte
Zeitpunkte (Einteilungen), zu denen Lieferungen erfolgen sollen.

BANF Mittels Bestellanforderungen knnen dem Einkauf Material- oder
Dienstleistungsbedarfe mitgeteilt werden. Bestellanforderungen sind rein
intern verwendete Belege.
Tabelle 4: Einkaufsbelegarten
5.2.2. Struktur
Einkaufsbelege sind in zwei Bereiche untergliedert: in den Belegkopf und den Bereich
der einzelnen Positionen. Pro Beleg sind ein Kopf und mehrere Positionen mglich.
Der Belegkopf enthlt die fr den gesamten Beleg geltenden Informationen, die
Positionen die zu beschaffenden Materialien oder Dienstleistungen. So sind bei einer
Bestellung Angaben zum Lieferanten und die Belegnummer Bestandteil des
Bestellkopfs, whrend die einzelnen Positionen das Material und die Bestellmenge
angeben.
Die Zusatzdaten enthalten zustzliche Informationen zu einer Position und stehen in
keinem direkten Zusammenhang mit den Beschaffungsdaten der Position. Zusatzdaten
sind beispielsweise die Kontierungsdaten (wie Kostenstelle und Sachkonto) und die
Bestellentwicklung einer Position, die Informationen ber bereits erfolgte Waren- und
Rechnungseingnge zu der Position enthlt.
Jede Position eines Einkaufsbelegs stellt eine Beschaffungseinheit dar. Das heit,
Einkaufsvorgnge werden positionsweise angefordert, bestellt und berwacht.

Abbildung 9: Struktur von Einkaufsbelegen (Quelle: SAP AG)
5.2.3. Nummerierung
Jedem Beleg wird eine Nummer zugeordnet. Diese Nummer kann intern oder extern
vergeben werden, je nach Handhabung in Ihrem Unternehmen. Interne
Nummernvergabe bedeutet, da dem Beleg vom System eine Nummer zugewiesen
wird; extern heit, da die Person, die den Beleg erstellt, auch die Nummer festlegt.
Alphanumerische Nummernvergabe ist nur bei externer Nummernvergabe mglich.
5.2.4. Beispiele von Einkaufsbelegen
Anfrage
Definition
Eine Anfrage ist die Aufforderung einer Einkaufsorganisation an einen Lieferanten, ein
Angebot zur Lieferung von Materialien bzw. Erbringung von Dienstleistungen
abzugeben.
Struktur einer Anfrage
Eine Anfrage besteht aus dem Anfragekopf und den Positionen.
Anfragekopf
Er enthlt allgemeine Informationen zur Anfrage, z.B. die Lieferantenadresse
Positionen
Sie enthalten die Gesamtmengen und Liefertermine der angefragten Materialien
bzw. Dienstleistungen. In den Einteilungen kann die Gesamtmenge in mehrere
Teilmengen mit den zugehrigen Lieferterminen unterteilt sein. Eine Position
der Beschaffungsart Dienstleistung enthlt ein Leistungsverzeichnis.
Gliederungsstufen strukturieren das Leistungsverzeichnis, und Leistungszeilen
legen die angefragte Menge fest.
Angebot
Definition
Ein Angebot ist die Offerte eines Lieferanten an eine Einkaufsorganisation zur
Lieferung von Materialien bzw. Erbringung von Dienstleistungen zu festgelegten
Konditionen.
Struktur eines Angebots
Die Offerte ist fr einen bestimmten Zeitraum fr den Lieferanten rechtlich bindend.
Mit einem Angebot antwortet der Lieferant auf eine Anfrage einer
Einkaufsorganisation.
Ein Angebot besteht aus Positionen, in denen die Gesamtmenge und der Liefertermin
eines angebotenen Materials bzw. einer Leistung angegeben ist.
In den Einteilungen kann die Gesamtmenge in mehrere Teilmengen mit den
zugehrigen Lieferterminen unterteilt sein.
Eine Position der Beschaffungsart Dienstleistung enthlt ein Leistungsverzeichnis.
Gliederungsstufen strukturieren das Leistungsverzeichnis und Leistungszeilen legen die
angebotene Menge fest.
Wenn Leistungen nicht genau definiert werden knnen, dann werden Wertlimits
anstelle von Leistungszeilen angegeben. Wertlimits knnen fr bestimmte Kontrakte
festgelegt werden.
Konditionen knnen auf verschiedenen Ebenen gelten:
fr das gesamte Angebot
auf Positionsebene fr das zu liefernde Material bzw. das Beschaffungsvorhaben
fr Dienstleistungen
auf Ebene der Leistungszeile fr die einzelne Leistung
Angebotsvergleiche
Definition
Sie knnen die Preise smtlicher auf eine bestimmte Ausschreibung (Anfragen)
bezogenen Angebote mit Hilfe des Preisspiegels vergleichen. In diesem Preisspiegel
sind die Angebote nach Positionen in der Reihenfolge der gnstigsten Preisangebote
aufgelistet.
Bevor Sie den Preisspiegel erstellen, bercksichtigen Sie folgendes:
Die Angebotsdaten sollten mglichst fr alle Positionen innerhalb der zu
vergleichenden Angebote vorliegen. Nur dann ist eine korrekte Interpretation der
Mittel- und Gesamtwerte mglich. Enthalten Angebot 1 und 2 Preisangaben zu
Position 1, Angebot 3 jedoch nur zu Position 2, dann fehlen dem System
Informationen, um einen korrekten Preisvergleich fr alle drei Angebote
durchzufhren.
Bei Angeboten in Fremdwhrung wird der Angebotspreis automatisch in die
Whrung des Buchungskreises umgerechnet; diese wird durch Ihre
Einkaufsorganisation festgelegt. Sie sollten daher sicherstellen, da die aktuellen
Wechselkurse in Ihrem System hinterlegt sind.
Bestellung
Definition
Eine Bestellung ist die Aufforderung einer Einkaufsorganisation an einen Lieferanten,
oder an ein Werk, zu einem bestimmten Zeitpunkt eine bestimmte Menge an
Materialien zu liefern bzw. Dienstleistungen zu erbringen.
Die Bestellung kann fr verschiedene Beschaffungsprozesse eingesetzt werden: Sie
knnen Materialien fr den direkten Verbrauch oder fr das Lager und Dienstleistungen
beschaffen. Weiter sind die besonderen Beschaffungsarten Lohnbearbeitung, Strecke
und Konsignation vorgesehen.
Mit Bestellungen knnen Sie Bedarfe extern decken, d.h. ein Lieferant erbringt z.B.
eine Leistung oder liefert einen Rohstoff. Ebenso knnen Sie mit einer Bestellung dafr
sorgen, da ein Material, das in einem Ihrer Werke bentigt wird, von einem anderen
Werk Ihrer Firma intern beschafft, d.h. umgelagert wird. Die Folgeaktivitten zu
Bestellungen - wie Waren- und Rechnungseingnge - werden protokolliert, so da Sie
den Beschaffungsvorgang berwachen knnen.
Sie knnen Bestellungen fr einmalige Beschaffungsvorgnge nutzen. Wenn Sie z.B.
bei einem Lieferanten nur einmal ein Material einkaufen mchten, dann legen Sie eine
Bestellung an - wenn Sie erwgen, mit diesem Lieferanten eine lngerfristige
Lieferbeziehungen einzugehen, empfiehlt sich die Beschaffung ber Rahmenvertrge,
da Sie hierbei u.a. gnstigere Konditionen erzielen knnen.
Im Rahmen des optimierten Einkaufs kann die Bestellmenge bei der Bestellbearbeitung
gerundet werden, um ausgehandelte Konditionen auszuschpfen oder um vorhandene
Transportkapazitten optimal zu nutzen.
Struktur einer Bestellung
Eine Bestellung besteht aus einem Belegkopf und Positionen:
Die im Kopf enthaltenen Informationen beziehen sich auf die gesamte Bestellung. Die
Zahlungs- und Lieferbedingungen sind beispielsweise Bestandteil des Belegkopfs.
Fr die Positionen ist jeweils eine Beschaffungsart festgelegt ist. Es gibt folgende
Beschaffungsarten:
Normal
Lohnbearbeitung
Konsignation
Umlagerung
Dienstleistung
Die in der Bestellposition festgelegte Gesamtmenge an zu lieferndem Material bzw. zu
erbringender Dienstleistung kann in den Einteilungen in verschiedene Teilmengen mit
dazugehrigen Lieferterminen untergliedert werden.
Fr Bestellpositionen, die zur Lohnbearbeitung vergeben werden, knnen fr jeden
Liefertermin die beizustellenden Materialkomponenten angegeben werden.
Gliederungsstufen strukturieren das Leistungsverzeichnis und Leistungszeilen legen die
bestellte Menge fest. Fr Leistungen, die nicht genau spezifiziert werden knnen,
werden anstelle von Leistungszeilen Wertlimits angegeben.
Wenn Dienstleistungen von Kontrakten abgerufen werden, kann die Bestellposition ein
Wertlimit mit Bezug auf einen bestimmten Kontrakt enthalten.
6. Bestandsfhrung
Nach diesem Kapitel knnen Sie die Komponente "Bestandsfhrung" kurz beschreiben
und in den Gesamtzusammenhang des R/3-Systems einordnen. Sie erfahren einiges ber
den Wareneingang, der im Einkaufsprozess den nchsten Schritt nach der Bestellung
von Materialien darstellt. Sie werden in der Lage sein, einen Wareneingang eines
bestellten Materials zu buchen und wissen, welche Auswirkungen dies auf andere
Bereiche hat.
6.1. berblick ber die Bestandsfhrung
Diese Komponente befat sich mit folgenden Aufgaben:
mengen- und wertmige Fhrung der Materialbestnde
Planung, Erfassung und Nachweis aller Warenbewegungen
Durchfhrung der Inventur
Die Bestandsfhrung ist eine Komponente des Moduls Materialwirtschaft und in die
gesamte Logistik eingebettet:

Abbildung 10: Einbettung der Bestandsfhrung in die Logistik (Quelle: SAP AG)
Material wird aufgrund der von der Disposition ermittelten Bedarfe extern oder intern
beschafft. Die Lieferung wird in der Bestandsfhrung als Wareneingang erfat. Das
Material wird solange gelagert (und im Bestand gefhrt), bis es an Kunden (Vertrieb)
geliefert oder fr interne Zwecke (z.B. Fertigung) verwendet wird.
Bei allen Vorgngen greift die Bestandsfhrung auf Stammdaten (z.B.
Materialstammdaten) sowie auf Bewegungsdaten (z.B. Einkaufsbelege) zu, die
gemeinsam von allen Logistikkomponenten verwendet werden.
6.2. Wareneingang
6.2.1. berblick ber den Wareneingang
Mit der Komponente "Wareneingang" knnen Sie den Erhalt von Waren von einem
externen Lieferanten oder aus der Produktion buchen. Ein Wareneingang fhrt zu einer
Erhhung des Lagerbestands.
Es werden folgende Wareneingnge unterschieden:
Wareneingang mit Bezug auf eine Bestellung (i.d.R. im Einkauf generiert)
Wareneingang mit Bezug auf einen Auftrag (i.d.R. in intern in der Produktion
generiert)
sonstiger Wareneingang (z.B. kostenlose Lieferung)
Wir betrachten im folgenden nur den Wareneingang mit Bezug auf eine Bestellung.
6.2.2. Wareneingang mit Bezug auf Bestellungen
Die Bestellung ist nicht nur der Beleg, mit dem der Einkauf Waren beim Lieferanten
bestellt, sondern auch ein wichtiges Planungs- und berwachungsinstrument fr die
Einkaufsabteilung, die Disposition, die Bestandsfhrung und die Rechnungsprfung.
Bezug zur Bestellung: Wenn eine Ware aufgrund einer Bestellung geliefert wird, ist es
fr alle betroffenen Abteilungen wichtig, da der Wareneingang sich auf diese
Bestellung bezieht, denn:
Die Wareneingangsstelle kann berprfen, ob tatschlich geliefert wird, was
bestellt wurde.
Das System kann beim Erfassen des Wareneingangs Daten aus der Bestellung
(z.B. bestelltes Material, Menge) vorschlagen, was sowohl die Erfassung als
auch die Kontrolle (ber- und Unterlieferungen) beim Wareneingang erleichtert.
Die Lieferung wird in der Bestellentwicklung vermerkt. Somit kann die
Einkaufsabteilung die Bestellentwicklung verfolgen und bei verspteter
Lieferung Mahnverfahren veranlassen.
Die Lieferantenrechnung wird aufgrund der bestellten und der gelieferten Menge
geprft.
Die Bewertung des Wareneingangs erfolgt aufgrund des Bestell- bzw.
Rechnungspreises.
Wie findet man die Bestellung ? In der Regel ist die Bestellnummer auf dem
Lieferschein aufgefhrt, der der bestellten Ware beigefgt ist und vom Lieferanten an
die Wareneingangsstelle bergeben wird. Wenn die Bestellnummer nicht auf dem
Lieferschein steht, knnen Sie ber die Material- oder die Lieferantennummer im
System die Bestellung wiederfinden, die die Lieferung veranlasst hat.
Bestimmungsort der Ware: Eingehende Ware kann entweder fr das Lager, den
sofortigen Verbrauch oder fr den Wareneingangssperrbestand (Warenannahme unter
Vorbehalt) bestimmt sein. Wenn das Material fr das Lager bestimmt ist, kann der
Besteller einen Lagerort definieren. Dieser Lagerort wird bei der
Wareneingangserfassung vom System vorgeschlagen und kann von Ihnen angenommen
oder gendert werden. Wenn in der Bestellung kein Lagerort eingegeben wurde, mssen
Sie beim Wareneingang einen Lagerort angeben.
Ein Wareneingang fr das Lager kann in drei Bestandsarten gebucht werden:
in den frei verwendbaren Bestand
in den Qualittsprfbestand
in den gesperrten Bestand
In der Bestellung kann vorgeplant werden, ob das Material in den Qualittsprfbestand
zu buchen ist. Sie entscheiden zum Zeitpunkt des Wareneingangs, in welche
Bestandsart das Material gebucht wird.
6.2.3. Auswirkungen einer Wareneingangsbuchung
Ein Wareneingang hat folgende Auswirkungen im System:
Erzeugen eines Materialbelegs
Wenn Sie einen Wareneingang buchen, erstellen Sie einen Materialbeleg, der Nachweis
fr die Bewegung ist.

Abbildung 11: Erzeugung eines Materialbelegs (Quelle: SAP AG)
Erzeugen eines Buchhaltungsbelegs
Parallel zum Materialbeleg wird ein Buchhaltungsbeleg erstellt, der die fr die
Bewegung notwendigen Buchungszeilen auf den Konten der Buchhaltung enthlt.
Erzeugen eines Warenbegleitscheins
Wenn Sie den Wareneingang erfassen, knnen Sie gleichzeitig den Warenbegleitschein
(Wareneingangsschein, Palettenschein) drucken (siehe Druckfunktionen).
Senden einer Nachricht an den Einkauf
Wenn das Kennzeichen WE-Nachricht in der Bestellung gesetzt wurde, erhlt der
Einkufer automatisch eine Nachricht, die auf die Lieferung hinweist.
Fortschreibung des Bestands
Die Bestandsfortschreibung im Materialstammsatz hngt vom Bestimmungsort der
Ware ab:
Wareneingang ins Lager: Wenn die Ware fr das Lager angeliefert wird, erhht
das System den gesamten bewerteten Bestand und die Bestandsart (z.B. frei
verwendbaren Bestand) um die gelieferte Menge. Der Bestandswert wird
gleichzeitig fortgeschrieben.
Wareneingang in den Verbrauch: Wurde die Ware fr den Verbrauch
angeliefert, wird lediglich die Verbrauchsstatistik im Materialstammsatz
fortgeschrieben.
Wareneingang in den WE-Sperrbestand: Wird der Wareneingang in den WE-
Sperrbestand gebucht (siehe Abschnitt Wareneingang ber den WE-
Sperrbestand), bleibt der Bestand unverndert. Die Ware wird nur in dem WE-
Sperrbestand der Bestellentwicklung gefhrt.
Wareneingang in einen neuen Lagerort: Haben Sie die Ware in einen Lagerort
gebucht, den es fr dieses Material noch nicht gab, haben Sie mit der WE-
Buchung automatisch die Lagerungsdaten im Materialstammsatz angelegt. Als
Voraussetzung dafr mu im Customizing das automatische Anlegen von
Lagerungsdaten sowohl fr das Werk als auch fr die Bewegungsart erlaubt
sein. Andernfalls mssen Sie den Materialstammsatz um diesen neuen Lagerort
erweitern, bevor Sie den Wareneingang buchen.
Fortschreibung der Sachkonten
Mit der Wareneingangsbuchung erzeugt das System automatisch Buchungszeilen auf
den Konten der Buchhaltung. Andere Fortschreibungen knnen auch in den
nachgelagerten Anwendungen stattfinden. So wird z.B. bei einem Wareneingang in den
Verbrauch das Kontierungsobjekt (z.B. Kostenstelle, Auftrag, Anlage) belastet.
Fortschreibungen in der Bestellung
Folgende Einkaufsdaten werden fortgeschrieben:
Bestellentwicklung: Mit der Wareneingangsbuchung wird automatisch ein
Bestellentwicklungssatz angelegt, der die fr den Einkauf wesentlichen Daten
enthlt, darunter die gelieferte Menge, die Materialbelegnummer und -position,
die Bewegungsart und das Buchungsdatum des Wareneingangs.
Bestellposition: Ist das Endlieferungskennzeichen gesetzt, gilt die Bestell-
position als erledigt, und die offene Bestellmenge wird auf Null gesetzt.
Andere Fortschreibungen
Abhngig von den Eigenschaften des Materials, der Bewegung und der eingesetzten
SAP-Modulen finden auch Fortschreibungen in anderen SAP-Anwendungen statt, z.B.:
Dispositionsvormerkung oder Primrbedarfsabbau in der Disposition
Statistikdaten im Bestandscontrolling
Daten fr die Lieferantenbeurteilung im Einkauf
Transportbedarf und Quant in der Lagerverwaltung
Prflos im Qualittsmanagement
7. Rechnungsprfung
Am Ende dieses Kapitels kennen Sie die Grundlagen der Logistik-Rechnungsprfung,
die in der Materialwirtschaft den Einkaufsprozess abschliet und das Bindeglied zum
Finanzwesen darstellt.
Die Logistik-Rechnungsprfung ist ein Teil der Materialwirtschaft (MM). Am Ende der
logistischen Kette aus Einkauf, Bestandsfhrung und Rechnungsprfung prft sie
Rechnungen auf sachliche, preisliche und rechnerische Richtigkeit. Mit dem Buchen der
Rechnung werden die Daten der Rechnung im System gesichert. Das System
aktualisiert die gesicherten Daten der Rechnungsbelege in der Materialwirtschaft und im
Rechnungswesen. Auerdem wird auf dem Kreditorenkonto des Lieferanten ein offener
Posten in Hhe der Rechnung erzeugt, der spter ausgeglichen wird (s.a. Kap. 8.2 -
Ausgleich offener Posten).
Die Logistik-Rechnungsprfung hat folgende Aufgaben:
den Vorgang der Materialbeschaffung - von Bestellanforderung ber Einkauf
zum Wareneingang - abzuschlieen
Rechnungen, die nicht im Bereich der Materialbeschaffung entstehen (z.B.
Dienstleistungen, Spesenabrechnungen, Seminarkosten etc.), zu bearbeiten
Gutschriften, z.B. als Rechnungsstornierung oder als Rcklieferung, zu
bearbeiten
In der Logistik-Rechnungsprfung stehen verschiedene Prozesse zum Verarbeiten einer
Rechnung zur Verfgung:
Rechnungsprfung im
Dialog
Sie erhalten eine Rechnung, erfassen die Daten im
System, vergleichen und korrigieren die vom System
vorgeschlagenen Daten (z.B. Menge und Wert) mit den
Angaben auf der Rechnung und buchen diese Rechnung.
Rechnungsprfung im
Hintergrund
Sie erhalten eine Rechnung, erfassen nur den
Gesamtbetrag und die Zuordnung der Rechnung. Das
System prft die Rechnung dann im Hintergrund. Wenn
keine Fehler auftreten, wird die Rechnung im
Hintergrund gebucht. Wenn Fehler auftreten, wird die
Rechnung gespeichert und mu in einem gesonderten
Arbeitsschritt nachbearbeitet werden.
EDI-Eingang einer
Rechnung
Die Rechnungsinformationen werden per Daten-
fernbertragung in das R/3-System gebracht; das System
versucht diese Rechnung zu buchen. Wenn dabei Fehler
auftreten, mssen die Rechnungen manuell bearbeitet
werden.
Automatische
Wareneingangsabrechnung
(ERS)
Sie erhalten keine Lieferantenrechnung, sondern buchen
die Rechnung selber auf Basis der Bestell- und
Wareneingangsinformationen.
Tabelle 5: Bearbeitungsmglichkeiten bei der Logistik-Rechnungsprfung
8. Kreditorenbuchhaltung
Dieses Kapitel vermittelt Ihnen das notwendige Wissen ber die Kreditoren-
buchhaltung, um den Einkaufsprozess abzuschlieen. Die Kreditorenbuchhaltung ist
Teil des Finanzwesens und stellt u.a. die Verbindung zur Materialwirtschaft her. Sie
erfahren, wie die bei Buchung der Rechnung entstandenen offenen Posten ausgeglichen
werden knnen.
8.1. berblick
Die Kreditorenbuchhaltung fhrt und verwaltet die buchhalterischen Daten aller
Kreditoren. Darber hinaus ist sie ein integraler Bestandteil des Einkaufssystems:
Lieferungen und Rechnungen werden lieferantenbezogen gefhrt. Aus den operativen
Vorgngen werden die Buchungen automatisch angestoen. Das Cash Management
wird ebenfalls mit Werten aus Rechnungen versorgt, um so die Liquidittsplanung zu
optimieren.
Verbindlichkeiten werden durch das Zahlungsprogramm reguliert. Dabei werden alle
gngigen Zahlwege (Schecks, berweisungen etc.) in Formularform ebenso untersttzt
wie der elektronische Weg (Datentrgeraustausch mittels Diskette und Vorbereitung der
Datenfernbertragung). Die jeweiligen lnderspezifischen Zahlverfahren sind ebenfalls
Bestandteil des Programms.
Bestehende Forderungen (z.B. Rckzahlung einer Gutschrift) knnen ggf. angemahnt
werden. Diese Funktion wird durch das Mahnprogramm untersttzt.
Die Buchungen in der Kreditorenbuchhaltung werden zugleich auch im Hauptbuch
gefhrt, wobei je nach Vorgang (Verbindlichkeiten, Anzahlungen u.a.) unterschiedliche
Sachkonten fortgeschrieben werden. Fr die Verfolgung der offenen Posten stehen
Ihnen Flligkeitsvorausschauen und weitere Standardberichte zur Verfgung.
Im Schriftverkehr knnen Saldenbesttigungen, Kontoauszge und andere Mitteilungen
individuell gestaltet werden. Zur Dokumentation der Vorgnge in der
Kreditorenbuchhaltung stehen Ihnen Saldenlisten, Journale, Kontenschreibung und
andere Auswertungen zur Verfgung.
8.2. Ausgleich offener Posten
Offene Posten stellen unerledigte Vorgnge dar. Beispielsweise wird eine nicht bezahlte
Rechnungsposition auf dem Kreditorenkonto als offener Posten gefhrt, bis sie bezahlt
wird.
Die offenen Posten eines Kontos knnen ausgeglichen werden, wenn ihnen ein gleich
hoher Betrag auf der Gegenseite zugeordnet werden kann. Der Saldo der einander
zugeordneten Posten mu also Null ergeben.

Abbildung 12: Ausgleich offener Posten (Quelle: SAP AG)
Beim Ausgleichen werden diese Posten mit einer Ausgleichsbelegnummer und dem
Datum des Ausgleichs versehen. Dadurch werden zum Beispiel Rechnungen auf einem
Debitorenkonto als bezahlt und Posten eines Bankverrechnungskontos als geklrt
gekennzeichnet.
Voraussetzung ist, da das Konto, auf dem die Posten gebucht wurden, mit Offene-
Posten-Verwaltung gefhrt wird. Debitoren- und Kreditorenkonten unterliegen
automatisch dieser Verwaltung. Dadurch haben Sie jederzeit die Kontrolle darber,
welche Forderungen oder Verbindlichkeiten noch bestehen. Fr Sachkonten mssen Sie
diese Option im Stammsatz festlegen. Beispielsweise sollten Bankunterkonten und
Verrechnungskonten mit Offene-Posten-Verwaltung versehen werden, da Sie ber diese
Konten nachvollziehen wollen, ob Geschftsvorgnge bereits abgeschlossen sind.
Durch die Offene-Posten-Verwaltung wird sichergestellt, da alle Posten, die noch nicht
ausgeglichen wurden, im System verfgbar sind. Erst nachdem alle offenen Posten
eines Belegs ausgeglichen sind, kann ein Beleg archiviert werden.
Ob ein Posten ausgeglichen ist, knnen Sie durch die Einzelpostenanzeige oder ber die
Beleganzeige feststellen. Bei der Einzelpostenanzeige werden in der Standardvariante
fr den Zeilenaufbau die letzten drei Stellen der Ausgleichsbelegnummer angezeigt. Die
Ausgleichsbelege werden Sie sich ansehen, wenn Sie feststellen wollen, wodurch
Posten ausgeglichen wurden.
9. Mgliche Szenarien beim Einkaufsprozess
Dieses zentrale Kapitel zeigt auf, wie unterschiedlich in der Praxis der externe
Beschaffungsvorgang ablaufen kann. Es werden drei typische Ablufe vorgestellt und
deren Einzelschritte beschrieben. Sie erfahren, welche Aktivitten durchzufhren sind,
abhngig davon, ob das zu beschaffende Material schon bekannt ist und ob der
Lieferant ein neuer oder ein altbekannter Geschftspartner ist.
In der unternehmerischen Praxis wird das Vorgehen bei der externen Beschaffung von
Materialien in den seltensten Fllen immer so idealtypisch ablaufen, wie es in Kap. 4.1
beschrieben wurde.
Vielmehr werden sich die mglichen Einkaufsszenarien je nach der Situation, in der
sich der zustndige Einkufer gerade befindet, mglicherweise stark voneinander
unterscheiden.
Einflussfaktoren auf die Art des Einkaufsprozesses knnen z.B. sein:
ist das zu beschaffende Material frher schon einmal beschafft worden, d.h. ist
es bekannt ?
wird bei einem Lieferanten eingekauft, mit dem wir schon langwhrende
Geschftsbeziehungen pflegen, oder mssen wir uns nach einer neuen
Bezugsquelle umsehen ?
liegen innerbetriebliche Richtlinien vor, nach denen der Einkaufsprozess
abzulaufen hat, z.B. Qualittsmanagement-Richtlinien ?
Daher betrachten wir nun einige denkbare Konstellationen.
9.1. Material und Lieferant bekannt
Wenn wir ein Material, das wir schon einmal beschafft haben und das daher auch in
unserem Materialstamm verzeichnet ist, bei einem Lieferanten bestellen, mit dem wir
schon lnger Geschftsbeziehungen unterhalten, knnte der daraus resultierende
Einkaufsprozess folgendermaen aussehen:
1. Wir senden eine Bestellung ber das Material X an den Lieferanten L.
2. Nach Eintreffen der Ware in unserem Lager verbuchen wir den Wareneingang.
3. Wir prfen die an uns gestellte Rechnung.
4. Wir begleichen die Rechnung z.B. per berweisung.
9.2. Material unbekannt, Lieferant bekannt
Wollen wir jedoch bei unserem Lieferanten ein neues, bisher noch nicht verwendetes
und daher auch noch nicht im Materialstamm angelegtes Material beziehen, mssen wir
den einen zustzlichen Schritt ausfhren:
1. Wir bringen wichtige Eigenschaften des neuen Materials X in Erfahrung und
legen mit diesem Wissen das Material in unserem Materialstamm an (s.a. Kap.
10 - Materialstamm).
2. Wir senden eine Bestellung ber das Material X an den Lieferanten L.
9.3. Material bekannt, Lieferant unbekannt
Tritt z.B. der Fall ein, dass unser langjhriger Lieferant L das Material X aufgrund von
Produktionsschwierigkeiten im Moment nicht liefern kann, bietet es sich an, folgenden
Weg einzuschlagen:
1. Wir richten einige Anfragen ber den Bezug des Materials X an die Lieferanten
M und N, mit denen wir bisher keine geschftlichen Beziehungen pflegen.
2. M und N schicken ihre Angebote an uns zurck.
3. Wir vergleichen diese Angebote hinsichtlich ihres Preises und whlen das
gnstigste Angebot, z.B. von Lieferant N, aus.
4. Wir bringen einige wichtige Daten ber N in Erfahrung und legen den
Lieferanten N dann in unserem Lieferantenstamm an (s.a. Kap. 11 -
Lieferantenstamm). Handelt es sich, wie im Beispiel unterstellt, wirklich nur um
einen temporren Lieferengpass unseres Standardlieferanten L, und wollen wir
in Zukunft wieder bei L bestellen, wrde es auch ausreichen, den Lieferanten N
als CpD-Lieferanten anzulegen, um unntigen Datenerfassungsaufwand zu
vermeiden (s.a. Kap. 11.5 - CpD-Lieferanten).
6. Wir senden eine Bestellung ber das Material X an den Lieferanten N.
9.4. Langfristige Geschftsbeziehungen zum Lieferanten
Pflegen wir schon sehr lange gute Geschftsbeziehungen zu einem Lieferanten L und
wollen mit diesem eine Vereinbarung ber die Lieferung von Materialien bzw. die
Erbringung von Dienstleistungen zu festgelegten Konditionen innerhalb eines
bestimmten Zeitraums mit bestimmten Abnahmemengen oder werten treffen, knnen
wir einen Rahmenvertrag mit L abschlieen.
1. Wir schlieen mit L einen Rahmenvertrag, wobei uns die Mglichkeiten
"Kontrakt (Mengenkontrakt, Wertkontrakt)" und "Lieferplan" offenstehen.
Entschlieen wir uns z.B. fr einen Wertkontrakt, vereinbaren wir die Abnahme
bestimmter Materialien in einer bestimmten Werthhe.
2. Wird ein bestimmtes Material bentigt, schicken wir eine Bestellung an L.
3. Hierbei beziehen wir uns auf den Wertkontrakt. Bei der Beschaffung ber
Kontrakt erhlt der Lieferant einen Kontraktabruf, in dem die abzurufende
Menge und das Lieferdatum angegeben werden. Das heit, es wird eine
Bestellung mit Bezug zu einem Kontrakt angelegt. Preis, Lieferantendaten,
Lieferbedingungen, Bezugsnebenkosten sowie fr den Lieferanten relevante
Anweisungen werden automatisch aus dem Kontrakt bernommen.
10. Materialstamm
In diesem Kapitel wird die Bedeutung der Materialstammdaten deutlich. Neben der
Verwendung wird auch der Aufbau des Materialstamms erlutert, der eng mit dem
organisatorischen Aufbau des Unternehmens verknpft ist. Sie erfahren, welche Daten
der Materialstamm enthlt und aus welchen Sichten diese betrachtet werden knnen.
10.1. Verwendung des Materialstamms
Die Gesamtheit aller Informationen ber smtliche Materialien, die ein Unternehmen
beschafft, fertigt, lagert und verkauft, ist im Materialstamm abgelegt. Fr das
Unternehmen stellt dieser die zentrale Quelle zum Abruf materialspezifischer Daten dar.
Der Materialstamm wird von smtlichen Komponenten des SAP-Logistiksystems
genutzt.
Durch die Integration aller Materialdaten in einem einzigen Datenbankobjekt entfllt
das Problem der Datenredundanz. Die gespeicherten Daten knnen von allen Bereichen,
wie Einkauf, Bestandsfhrung, Disposition, Rechnungsprfung usw., gemeinsam
genutzt werden (s.a. Kap. 10.4.1 - Fachbereichsdaten).
10.2. Nummerierung des Materialstamms
Fr jedes Material, das Ihr Unternehmen verwendet, mssen Sie im Materialstamm
einen Materialstammsatz anlegen, der durch eine Materialnummer eindeutig
gekennzeichnet ist.
Je nach Handhabung in Ihrem Unternehmen knnen Sie als Materialnummern
sprechende Schlssel oder nichtsprechende Schlssel vergeben. Aus diesem Grund gibt
es im R/3-System zwei verschiedene Arten der Nummernvergabe:
extern
Wenn Ihr Unternehmen sprechende - meist alphanumerische - Schlssel verwendet,
geben Sie die gewnschte Zeichenfolge beim Anlegen des Materialstammsatzes als
Materialnummer ein. Bei externer Nummernvergabe knnen Sie in der Auswahl
mglicher Nummern, die Sie zuordnen knnen, beschrnkt sein. Die Nummernvergabe
wird im Rahmen des Customizing gepflegt.
intern
Wenn Ihr Unternehmen nichtsprechende Schlssel verwendet, geben Sie beim Anlegen
des Materialstammsatzes keine Materialnummer ein. Statt dessen vergibt das System
eine laufende Nummer. Diese Nummer sehen Sie beim Pflegen des
Materialstammsatzes.
10.3. Struktur des Materialstamms
Um den unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Unternehmen gerecht zu
werden, ermglicht das R/3-System eine flexible Gestaltung der Organisationsstruktur
(s.a. Kap. 3.1 - Organisationseinheiten). Selbstverstndlich ist diese Flexibilitt auch in
der Datenstruktur des Materialstamms abgebildet. Entsprechend sind die Materialdaten
verschiedenen Organisationsebenen zugeordnet.
Mandant
Allgemeine Materialdaten, die fr das gesamte Unternehmen gelten, werden auf
Mandantenbasis gespeichert. Hierzu gehren u.a. die Warengruppe, die
Basismengeneinheit, die Materialkurztexte und Umrechnungsfaktoren fr alternative
Mengeneinheiten. Ein weiteres Beispiel fr allgemeine Daten sind Details ber die
Konstruktion eines Materials (z.B. CAD-Zeichnungen) sowie Lagerbedingungen
(Temperaturbereich, Angaben darber, ob es sich um explosives oder verderbliches
Material handelt etc.).
Buchungskreis
Alle Daten, die in einen bestimmten Buchungskreis sowie den zugehrigen Werken und
Lagerorten gltig sind, werden auf Buchungskreisebene gespeichert. Hierzu gehren
z.B. Buchhaltungs- und Kalkulationsdaten (falls die Bewertung auf
Buchungskreisebene stattfindet).
Werk
Diese Ebene enthlt die Daten, die fr die einzelnen Betriebssttten oder Abteilungen
innerhalb einer Firma relevant sind. So gehren die fr den Einkauf wichtigen Daten
dieser Ebene an. Als Beispiel sind hier die Hchst- und Mindestbestellmenge eines
Materials und der Meldebestand zu nennen. Auf die Werksdaten greifen Sie ber den
Werksschlssel zu.
Lagerort
Diese Ebene enthlt die speziell fr einen Lagerort geltenden Daten. Zum Beispiel
werden die Bestnde auf Lagerortebene gefhrt. Auf die Lagerortdaten greifen Sie ber
Werks- und Lagerortschlssel zu.
Diese Struktur der Daten erleichtert die Organisation von materialbezogenen
Informationen im gesamten Unternehmen. Sie verhindert die redundante Speicherung
von Materialdaten, wenn das gleiche Material in mehr als einem Werk verwendet oder
an mehr als einem Lagerort gelagert wird.
10.4. Daten im Materialstamm
10.4.1. Fachbereichsdaten
Da mehrere Abteilungen eines Unternehmens mit einem Material arbeiten und jede
Abteilung unterschiedliche Informationen zu dem Material verwendet, sind die Daten in
einem Materialstammsatz nach Fachbereichen gegliedert. Dies ist in der folgenden
Abbildung dargestellt:

Abbildung 13: Fachbereichsspezifische Sichten auf den Materialstamm (Quelle: SAP AG)
Jeder Fachbereich hat also seine eigene Sicht auf einen Materialstammsatz und ist fr
die Richtigkeit seiner Daten verantwortlich.
Fachbereich Daten im Materialstamm Beispiele
Arbeitsvorbereitung Daten zur Vorbereitung
der Fertigung,
insbesondere fr die
Terminierung
Toleranzdaten,
Eigenfertigungszeiten
Buchhaltung Bewertungs- und
kalkulationsspezifische
Informationen
Preissteuerung, Standardpreis oder
gleitender Durchschnittspreis,
Bewertungsklasse
Disposition Informationen zur
Materialbedarfsplanung
Dispositionsmerkmal,
Sicherheitsbestand, geplante
Lieferzeit oder Fertigungszeit fr
ein Material
Einkauf Durch den Einkauf
bereitgestellte Daten fr ein
Material
die fr das Material zustndige
Einkufergruppe, zulssige ber-
und Unterlieferungstoleranzen,
Einkaufsbestelltext
Fertigungshilfsmittel Informationen zum Material
bei der Verwendung als
Fertigungshilfsmittel
Verwendung in bestimmten
Plantypen, Gruppierungsschlssel,
Vorschlagswerte fr Plne und
Fertigungsauftrge
Grunddaten Allgemeine Daten, die von
allen Fachbereichen genutzt
werden knnen
Daten zur
Dokumentenverwaltung,
Europische Artikelnummer,
Abmessungen
Kalkulation Kalkulationsspezifische
Informationen
Erzeugnis- oder Einzelkalkulation,
kalkulatorische Losgre,
Vorschlagsdaten fr die
Bewertung
Klassifizierung Typische Daten zur
Klassifizierung des
Materials
Zuordnung zu einer oder
mehreren Klassen, Bewertung der
Merkmale, Standardklasse
Lagerung Informationen zur
Lagerabwicklung und
Lagerung des Materials
Lagerbedingungen,
Verpackungsmae
Lagerverwaltung Allg. Daten zur
Lagerverwaltung,
Informationen zu
Lagerungsstrategien etc.
Daten zur Bestimmung des
Lagertyps fr Ein- und
Auslagerung,
Ladehilfsmittelmengen
Prognose Informationen zur
Vorhersage des
Materialbedarfs
Prognosemodell,
Prognosezeitraum
Qualittsmanagement Daten zum
Qualittsmanagement:
technische Lieferbedingungen,
Zeugnis erforderlich oder nicht,
QM-Prfdaten (eine Prfart pro
Vorgang)
Vertrieb Informationen zu
Kundenauftrgen und zur
Preisfindung
Produkthierarchie,
Kontierungsgruppe, Preismaterial,
Vertriebstext
Tabelle 6: Fachbereichspezifische Daten im Materialstamm
10.4.2. Materialart
Materialien mit denselben Grundeigenschaften fassen Sie durch Zuordnung zu einer
gemeinsamen Materialart zusammen. Dies ermglicht Ihnen, verschiedene Materialien
nach den Erfordernissen Ihres Unternehmens einheitlich zu verwalten. Die
nachfolgende Abbildung zeigt einige Materialarten.

Abbildung 14: Beispiele fr Materialarten (Quelle: SAP AG)
Wenn Sie einen Materialstammsatz anlegen, mssen Sie das Material einer Materialart
zuordnen. Die Materialart legt bestimmte Eigenschaften des Materials fest und hat
wichtige Steuerungsfunktionen. So beeinflusst sie beispielsweise die Bildfolge und die
Feldauswahl in einem Materialstammsatz.
Beim Anlegen eines Materialstammsatzes legt die Materialart folgendes fest:
ob das Material fr einen bestimmten Zweck vorgesehen ist (z.B. als
konfigurierbares Material oder als Prozematerial)
ob die Materialnummer intern oder extern vergeben werden kann
aus welchem Nummernkreisintervall die Materialnummer vergeben wird
welche Bilder erscheinen, und in welcher Reihenfolge sie erscheinen
welche Fachbereichsdaten eingegeben werden knnen
welche Beschaffungsart das Material hat, d.h. ob das Material eigengefertigt
oder fremdbezogen wird, oder ob beides mglich ist
Zusammen mit dem Werk bestimmt die Materialart die Bestandsfhrungspflicht eines
Materials, d.h.
ob Mengenvernderungen im Materialstammsatz fortgeschrieben werden
ob Wertvernderungen auch auf den Bestandskonten der Finanzbuchhaltung
fortgeschrieben werden
Darber hinaus ist von der Materialart abhngig, welche Konten bebucht werden, wenn
ein Material ins Lager geht oder das Lager verlt.
Ihre Systemverwaltung stellt die Materialarten im Customizing des Materialstamms
unter Eigenschaften der Materialarten festlegen ein.
10.4.3. Branche
Ebenso wie die Materialart hat auch die Branche Steuerungsfunktionen im R/3-System.
So beeinflut sie beispielsweise die Bildfolge und die Feldauswahl in einem
Materialstammsatz. Die einem Material zugeordnete Branche ist nachtrglich nicht
nderbar.

Abbildung 15: Beispiele fr Branchen (Quelle: SAP AG)
Im Standardsystem gibt es folgende Branchen (das interne Krzel der Branche steht in
Klammern):
Anlagenbau (A)
Chemie (C)
Maschinenbau (M)
Pharmazie (P)
Die brigen Branchen werden in SAP Retail verwendet.
Im Customizing des Materialstamms unter Branchen definieren und branchenabhngige
Feldauswahl festlegen kann Ihre Systemverwaltung weitere Branchen festlegen.
10.4.4. Zusatzdaten
Neben den eben beschriebenen Hauptdaten enthlt jedes Material auch noch eine ganze
Reihe sog. Zusatzdaten.
Materialkurztext
Dies ist ein kurzer Text, der das Material beschreibt. Den Materialkurztext knnen Sie
in beliebig vielen Sprachen erfassen; allerdings ist pro Sprache nur ein Text mglich.
Mengeneinheit
Im R/3-System wird zwischen folgenden Mengeneinheiten unterschieden:
Basismengeneinheit
Dies ist die Mengeneinheit, in der die Bestnde eines Materials verwaltet werden. Alle
Mengen, die in einer anderen Mengeneinheit eingegeben wurden, rechnet das System in
die Basismengeneinheit um.
Alternativmengeneinheiten
Die einzelnen Fachbereiche knnen ihre eigenen Mengeneinheiten verwenden. So kann
z.B. der Einkauf eine andere Mengeneinheit verwenden als der Vertrieb oder die
Lagerverwaltung. Alle Mengeneinheiten mit Ausnahme der Basismengeneinheit werden
unter dem Sammelbegriff Alternativmengeneinheiten zusammengefat. Das R/3-
System untersttzt folgende Alternativmengeneinheiten:
Bestellmengeneinheit Diese ermglicht die Bestellung eines Materials in einer
anderen Einheit als der Basismengeneinheit. Die
Bestellmengeneinheit wird in den Einkaufsfunktionen
automatisch vorgeschlagen und kann dort gendert werden.
Verkaufsmengeneinheit Diese ermglicht den Verkauf eines Materials in einer anderen
Einheit als der Basismengeneinheit. Die Bestellmengeneinheit
wird im Kundenauftrag automatisch vorgeschlagen und kann
dort berschrieben werden.
Ausgabemengeneinheit Mengeneinheit, in der das Material vom Lager ausgegeben
wird. Diese ermglicht es, Verbrauch, Umlagerungen,
Umbuchungen und Inventuren in einer anderen Einheit als der
Basismengeneinheit und der Lagermengeneinheit im System
zu fhren.
LVS-Mengeneinheit Mengeneinheit, in der ein Material in der Lagerverwaltung
gefhrt wird. Fr Bestandsfhrungszwecke rechnet das System
die in der LVS-Mengeneinheit eingegebenen Mengen in die
Basismengeneinheit um. Wenn z.B. ein Material
normalerweise in der Basismengeneinheit Stck verwaltet
wird, ein Karton jedoch mehrere tausend Stck enthlt, kann
es sinnvoll sein, eine LVS-Mengeneinheit festzulegen, die fr
die Zwecke der Lagerverwaltung besser geeignet ist.
Tabelle 7: Alternativmengeneinheiten

Abbildung 16: Verhltnis zwischen Basismengeneinheit und Alternativmengeneinheiten (Quelle: SAP AG)
Alle Materialdaten werden in der Basismengeneinheit fortgeschrieben. Diese Einheit
sollten Sie mit Bedacht whlen, denn Mengen knnen nur dann genau in einer
Alternativmengeneinheit ausgedrckt werden, wenn sie mit Dezimalstellen dargestellt
werden kann. Bei der Festlegung der Basismengeneinheit mssen Sie daher unbedingt
folgende Punkte beachten:
Die Basismengeneinheit ist die Einheit, die die hchste erforderliche
Genauigkeit bietet.
Die Umrechnung einer Alternativmengeneinheit in die Basismengeneinheit
sollte eine einfache Dezimalzahl (keine periodische Dezimalzahl) ergeben.
Eine Mengeneinheitengruppe enthlt mehrere Alternativmengeneinheiten und deren
Umrechnungsfaktoren in die Basismengeneinheit. Mengeneinheitengruppen definieren
Sie im Customizing des Materialstamms unter Mengeneinheiten zu Gruppen
zusammenfassen. Bei der Erfassung von Alternativmengeneinheiten erspart Ihnen die
Angabe einer Mengeneinheitengruppe die zeitaufwendige Einzeleingabe von
Alternativmengeneinheiten.
Alle Mengen, die Sie in einer anderen Einheit als der Basismengeneinheit eingeben,
rechnet das System automatisch in die Basismengeneinheit um. Hierzu nutzt das System
eine zentrale Umrechnungstabelle. Wenn Sie Einheiten verwenden, die nicht in dieser
Tabelle enthalten sind, mssen Sie den Faktor zur Umrechnung der
Alternativmengeneinheit in die Basismengeneinheit im Materialstammsatz angeben.
Dies nehmen Sie in der Regel bei der Eingabe der Alternativmengeneinheit(en) vor.
11. Lieferantenstamm
Nach Lesen dieses Kapitels wissen Sie, wozu der Lieferantenstamm verwendet wird, wie
er strukturiert ist und wie er mit dem Rechnungswesen verbunden ist. Auerdem
erfahren Sie, was ein CpD-Lieferant ist und wie das allgemeine Geschftspartner-
Modell des R/3-Systems aussieht, das sowohl fr Lieferanten als auch fr Kunden gltig
ist.
11.1. Verwendung des Lieferantenstamms
Der Lieferantenstamm enthlt Informationen ber die Lieferanten eines Unternehmens.
Diese Informationen sind in einzelnen Lieferantenstammstzen abgelegt. Neben Name
und Anschrift des Lieferanten umfat ein Lieferantenstammsatz Angaben ber
die in Verbindung mit dem Lieferanten geltende Whrung
Zahlungsbedingungen
Namen wichtiger Kontaktpersonen (VerkuferIn)
Da der Lieferant in der Buchhaltung zugleich als kreditorischer Geschftspartner des
Unternehmens gilt, enthlt der Lieferantenstammsatz auch buchhalterische Daten, wie
z.B. das Abstimmkonto der Hauptbuchhaltung. Der Lieferantenstammsatz wird deshalb
von der Buchhaltung und vom Einkauf gepflegt. Die Buchhaltungsdaten zu einem
Lieferanten mssen bereitgestellt werden, bevor Sie Rechnungen des Lieferanten zur
Zahlung im System erfassen knnen.
11.2. Kontengruppe
Wenn Sie einen Lieferantenstammsatz anlegen, mssen Sie eine Kontengruppe
angeben. Die Kontengruppe bestimmt
die Art der Nummernvergabe
den Nummernbereich, aus dem die Kontonummer zu vergeben ist, mit der das
System den Lieferanten identifiziert
ob es sich um CpD-Lieferanten handelt
welche Felder auf dem Bildschirm vorhanden sind und ob sie ausgefllt werden
knnen oder mssen
welche Datenhaltungsebenen unterhalb der Einkaufsorganisation erlaubt sind
(z.B. Lieferantenteilsortiment)
welche Partnerschemata gltig sind
Wenn der Lieferantenstammsatz angelegt ist, kann die Kontengruppe nicht mehr
gendert werden. Nur in Ausnahmefllen kann die Systemverwaltung sie ndern. Dies
kann z.B. beim Einsatz einer weiteren Anwendung erforderlich sein. Dann knnen
Felder, die zuvor beim Anlegen ausgeblendet waren, beim ndern des Stammsatzes
eingabebereit sein.
11.3. Nummerierung des Lieferantenstamms
Jeder Lieferantenstammsatz erhlt eine eindeutige Nummer (die Kontonummer des
Lieferanten fr die Buchhaltung). Diese Nummer bentigen Sie, um den Stammsatz
aufzurufen oder Bestellungen zu erfassen.
Die Nummer kann intern oder extern vergeben werden. Intern heit, da das System sie
vergibt; extern bedeutet, da Sie selbst beim Anlegen eine Nummer vergeben. Bei der
externen Nummernvergabe sind auch alphanumerische Nummern zugelassen.
Die Art der Nummernvergabe und der Nummernbereich werden ber die Kontengruppe
bestimmt, die Sie beim Anlegen des Stammsatzes angeben mssen.
Das System gewhrleistet, da die Nummern immer eindeutig sind. Bei der internen
Vergabe whlt das System fortlaufende Nummern aus dem entsprechenden
Nummernbereich. Bei der externen Vergabe verhindert es, da eine bereits verwendete
Nummer erneut vergeben wird.
Ein Lieferant hat in allen Buchungskreisen dieselbe Nummer (= Kreditoren-
kontonummer).
11.4. Struktur des Lieferantenstamms
Wie der Materialstamm (s.a. 10.3 Struktur des Materialstamms) werden auch die
Stammdaten Ihrer Lieferanten entsprechend der Struktur Ihres Unternehmens
gespeichert. Ein Lieferanten-Stammsatz besteht aus drei Datenbereichen:
Allgemeine Daten Dies sind Daten, die fr jeden Buchungskreis innerhalb
Ihres Unternehmens gleichermaen gelten. Hierzu gehren
beispielsweise die Anschrift, die Sprache, in der Sie mit
dem Lieferanten kommunizieren, die Telefonverbindung
etc.
Buchungskreisdaten Auf Buchungskreisebene werden zahlreiche Informationen
der Buchhaltung gefhrt. Dazu gehren z.B. die
Zahlungsverkehrsdaten, die Nummer des Abstimmkontos
etc.
Einkaufsorganisations-
daten
Einkaufsdaten werden pro Einkaufsorganisation gefhrt. Es
handelt sich dabei um Daten, die fr den Einkauf Ihres
Unternehmens wichtig sind, z.B. Ansprechpartner,
Lieferkonditionen etc.
Tabelle 8: Struktur des Lieferantenstamms

Abbildung 17: Struktur des Lieferantenstamms (Quelle: SAP AG)
11.5. CpD-Lieferanten
Fr Lieferanten, von denen Sie nur einmal oder selten Material beziehen, knnen Sie
spezielle Stammstze anlegen, sogenannte CpD-Lieferantenstammstze.
Wenn Sie z.B. ausnahmsweise von einem anderen Lieferanten Waren beschaffen, da Ihr
Hauptlieferant nicht liefern kann, dann legen Sie die Lieferantendaten im CpD-
Lieferantenstammsatz ab.
Im Unterschied zu anderen Stammstzen wird ein CpD-Stammsatz fr mehrere
Lieferanten benutzt, um nicht unntig viele Stammstze anlegen zu mssen. Deshalb
drfen Sie im Stammsatz fr CpD-Lieferanten keine lieferantenspezifischen Daten
speichern. Beim Anlegen eines Einkaufsbelegs mit einem CpD-Lieferanten verzweigt
das System automatisch auf ein Stammdatenbild. Dort geben Sie die spezifischen Daten
wie Name, Anschrift oder Bankverbindung des Lieferanten ein. Sie werden gesondert
innerhalb des Belegs gespeichert.
CpD-Stammstze werden wie alle anderen Stammstze angezeigt, gesperrt oder
gelscht.
11.6. Geschftspartner und Partnerrollen
11.6.1. Geschftspartner
Geschftspartner sind juristische oder natrliche Personen, mit denen Ihre Firma
geschftliche Beziehungen unterhlt. Die folgenden Arten von Geschftspartnern sind
im R/3-System definiert:
Partnerart Kunde (Debitor):
Ein Kunde ist ein Geschftspartner, mit dem Produkte und Dienstleistungen
ausgetauscht werden. Im R/3-System sind zwei Arten von Kunden definiert:
- interne Kunden (eigene Betriebe)
- externe Kunden
Partnerart Lieferant (Kreditor):
Ein Lieferant ist ein Geschftspartner, von dem Waren und Dienstleistungen
beschafft werden knnen. Im R/3-System sind zwei Arten von Lieferanten
definiert:
- interne Lieferanten. In der Regel werden nur Verteilzentren als interne
Lieferanten gepflegt.
- externe Lieferanten
Externe Lieferanten werden in der Regel unter den Unternehmen, die Ware und
Dienstleistungen auf dem Markt anbieten, mit Hilfe von Einkaufsrichtlinien aus
der Einkaufsabteilung ausgewhlt und gelistet.
andere Partnerarten:
Ein Ansprechpartner ist ein Beispiel fr einen weiteren Geschftspartner im R/3-
System.

Abbildung 18: Arten von Geschftspartnern (Quelle: SAP AG)
Daten zu Geschftspartnern werden in Stammstzen abgelegt. Das System schlgt diese
Daten bei den verschiedenen Geschftsvorfllen (z.B. bei der Erstellung von
Kundenauftrgen oder Bestellungen) in den entsprechenden Feldern vor.
Da ein Kunde (Debitor) in der Buchhaltung zugleich als debitorischer Geschftspartner
der Firma gilt, wird der Kundenstammsatz sowohl in der Buchhaltung als auch im
Vertrieb verwendet.
Ein Lieferant (Kreditor) gilt analog dazu in der Buchhaltung zugleich als kreditorischer
Geschftspartner. Daher wird der Lieferantenstammsatz sowohl in der Buchhaltung als
auch im Einkauf verwendet.
Da jeder Betrieb aus Sicht der Belieferung ein Kunde ist, besitzt er ebenfalls einen
Kundenstammsatz. Betriebe verwenden Bestellungen, um Ware von externen
Lieferanten zu bestellen. Ein Verteilzentrum ist ein Betrieb, der zugleich ein interner
Lieferant ist, da es auch eine Versorgungseinheit fr andere Betriebe darstellt.
Ein Geschftspartner kann gleichzeitig Kunde und Lieferant sein, z.B. wenn Ihr Kunde
Ihnen auch Ware liefert oder wenn ein Lieferant gleichzeitig Kunde ist. In diesem Fall
mu fr den Geschftspartner sowohl ein Kundenstammsatz als auch ein
Lieferantenstammsatz angelegt werden. Die Verbindung zwischen den Stammstzen
legen Sie fest, indem Sie im Kundenstammsatz die Nummer des Lieferanten und im
Lieferantenstammsatz die Nummer des Kunden erfassen.
11.6.2. Partnerrollen
Geschftspartner bernehmen in bezug auf Ihre Firma verschiedene Rollen, die als
Partnerrollen bezeichnet werden. Mit Hilfe von Partnerrollen werden die Rechte und
Pflichten festgelegt, die jeder Partner bei der Abwicklung eines Geschftsvorfalls hat.
Hier sind einige Beispiele fr Partnerrollen, die im Standardsystem von R/3 definiert
sind:
Partnerrollen fr die Partnerart Kunde
Auftraggeber enthlt Daten zum Verkauf, z.B. die Zuordnung zu einem
Verkaufsbro oder zu einer gltigen Preisliste
Warenempfnger enthlt Daten fr den Versand, z.B. die Abladestelle und die
Warenannahmezeiten
Rechnungsempfnger enthlt die Anschrift und Daten fr den Dokumentendruck
sowie den elektronischen Datenaustausch
Regulierer enthlt Daten zur Festlegung der Rechnungstermine und die
Kontoverbindung
Tabelle 9: Partnerrollen fr Kunden
Partnerrollen fr die Partnerart Lieferant
Bestelladresse
Warenlieferant
Rechnungssteller
abweichender
Zahlungsempfnger
Kreditor, der eine Zahlung erhlt und nicht identisch ist mit
dem Kreditor, gegen den die Verbindlichkeit besteht (z.B.
Abtretungen).
Tabelle 10: Partnerrollen fr Lieferanten
Partnerrollen fr andere Partnerarten, z.B. Personal (HR-Stammstze)
zustndiger Mitarbeiter Sie knnen diese Partnerrolle z.B. verwenden, um einen
Einkufer innerhalb Ihrer Firma einem Lieferanten
zuzuordnen.
Tabelle 11: Partnerrollen fr andere Partnerarten

Abbildung 19: Partnerrollen (Quelle: SAP AG)
11.7. FI-Kopplung des Lieferanten
Der Lieferantenstammsatz enthlt Daten, die den Buchungsvorgang und die
Verarbeitung der Buchungsdaten steuern. Zustzlich legen Sie alle Daten im
Kreditorenstammsatz ab, die Sie fr die Geschftsverbindung zum Kreditor bentigen.
Der Stammsatz wird sowohl von der Buchhaltung als auch von der Materialwirtschaft
(MM) Ihres Unternehmens benutzt. Die zentrale Speicherung der
Kreditorenstammdaten und die gemeinsame Nutzung haben fr Sie den Vorteil, da Sie
Daten nicht mehrfach eingeben mssen. Durch die zentrale Verwaltung der Stammdaten
werden auerdem unterschiedliche Datenstnde vermieden. Wenn sich beispielsweise
die Adresse Ihres Kreditors gendert hat, mssen Sie diese nderung nur einmal
erfassen, und sowohl die Buchhaltung als auch die Einkaufsabteilung arbeitet mit den
aktuellen Daten.
Im Kreditorenstammsatz sind beispielsweise enthalten:
Name, Adresse, Sprache und Telefonnummer des Kreditors
Steuernummern
Bankverbindungen
Kontosteuerungsdaten, wie z.B. die Nummer des Abstimmkontos in der
Hauptbuchhaltung
Vereinbarte Zahlwege und Zahlungsbedingungen
Einkaufsdaten
Organisation der FI-Daten des Lieferanten
Damit trotz des gemeinsamen Stammsatzes jeder Buchungskreis und jede
Einkaufsorganisation eigene Daten ber die Geschftsbeziehung zum Kreditor
speichern kann, wurde der Stammsatz in folgende Bereiche unterteilt:

Abbildung 20: FI-Daten von Lieferanten (Quelle: SAP AG)
Abstimmkonto
Im SAP-System werden Buchungen in der Nebenbuchhaltung im Hauptbuch
mitgebucht. Im Hauptbuch werden fr jede Nebenbuchhaltung ein oder mehrere
Abstimmkonten gefhrt. Damit ist gewhrleistet, da der Saldo der Sachkonten immer
Null ergibt. Dies ist eine Voraussetzung dafr, da jederzeit eine Bilanz erstellt werden
kann. Summen aus der Nebenbuchhaltung mssen vor der Bilanzerstellung nicht mehr
in die Hauptbuchhaltung bernommen werden.

Abbildung 21: Abstimmkonto (Quelle: SAP AG)
In jedem Kreditorenstammsatz ist ein Abstimmkonto anzugeben. ber das
Abstimmkonto werden einige Vorgaben getroffen:
ber das Abstimmkonto knnen Sie die Bildschirmbilder fr das Buchen auf
Kreditorenkonten gestalten. Sie knnen beispielsweise die Felder fr die
Erfassung von Kurssicherungsgeschften bei Fremdwhrung ber das
Abstimmkonto ausblenden, wenn solche Geschfte nicht vorkommen.
ber das Abstimmkonto bestimmen Sie ferner, mit welchen Whrungen auf die
zugehrigen Kreditorenkonten gebucht werden kann.
12. Einkaufsstammdaten
In diesem Kapitel lernen Sie nach dem Material- und Lieferantenstamm weitere
Einkaufsstammdaten kennen, insbesondere Einkaufsinfostze und das Orderbuch.
Auerdem erfahren Sie, wie mit Hilfe der Konditionstechnik Preise ermittelt werden
knnen.
12.1. berblick ber die Einkaufsstammdaten
Die Einkaufsabwicklung wird durch die folgenden zustzlichen Arten von Stammdaten
untersttzt:
Einkaufsinfosatz
Orderbuch
Quotierung
Konditionen
Lieferantenbeurteilung
Einkaufs-
infosatz
Infosatz ist die Kurzfassung des Begriffs Informations-Datensatz. Der
Infosatz bietet komprimierte Informationen zu einem Lieferanten und
einem Material, das Sie von dem betreffenden Lieferanten bereits
beziehen. Auf diese Weise stellt der Infosatz die Beziehung zwischen
einem Material und dem entsprechenden Lieferanten her. Der Infosatz
gibt beispielsweise Auskunft darber, in welcher Bestellmengen-
einheit bei dem Lieferanten bestellt wird oder die Mahnstufen. Ferner
gehen aus dem Infosatz Preisnderungen fr das betreffende Material
hervor. Anhand derartiger Informationen lassen sich Angebote
leichter bewerten, und der Proze der Angebotsauswahl wird
vereinfacht. Infostze werden bei Bestellung eines Materials
automatisch angelegt. Das Anlegen, ndern und Lschen von
Infostzen durch den Benutzer ist ebenfalls mglich.
Orderbuch Im Orderbuch sind die mglichen Bezugsquellen fr ein Material,
gltig innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums, verzeichnet. Dem
Orderbuch ist zu entnehmen, innerhalb welches Zeitraums ein
Material von einem bestimmten Lieferanten bezogen oder von einem
Kontrakt abgerufen werden kann. Das Orderbuch untersttzt den
Benutzer bei der Klrung der Frage: Welche Lieferanten (interne oder
externe) knnen ein bestimmtes Material zu einem bestimmten Zeit-
punkt liefern? Es dient auerdem zur automatischen Auswahl von
Lieferanten fr ein Material.
Quotierung Eine Quotierung ist ein Mechanismus, der fr ein Material berechnet,
welche Bezugsquelle einem anfallenden Bedarf zugeordnet wird. Sie
knnen dadurch ermitteln, welche Bezugsquelle zu einem bestimmten
Zeitpunkt fr eine Bestellanforderung gilt. Durch das Festsetzen von
Quoten besteht die Mglichkeit, Bedarfe automatisch auf ver-
schiedene Bezugsquellen zu verteilen.
Zeitabhngige
Konditionen
Dies sind Konditionen, die zentral festgelegt werden und fr
Bestellungen ausschlaggebend sind. Auf der Basis der zeitabhngigen
Konditionen erfolgt die Ermittlung des effektiven Preises.
Lieferanten-
beurteilung
Die Lieferantenbeurteilung bietet Ihnen eine Entscheidungsgrundlage
zur Auswahl und Kontrolle von Lieferanten. Anhand bestimmter
Kriterien wird fr den Lieferanten eine Gesamtnote vergeben.
Tabelle 12: Einkaufsstammdaten
12.2. Einkaufsinfostze
12.2.1. Definition
Einkaufsinfostze dienen als Informationsquelle fr den Einkauf. Der Einkaufsinfosatz
(auch als Infosatz bezeichnet) enthlt Daten zu einem bestimmten Material und
Lieferanten des Materials. Zum Beispiel ist der aktuelle Lieferantenpreis im Infosatz
abgelegt.
Dadurch hat der Einkufer jederzeit die Mglichkeit, folgendes festzustellen:
Welche Materialien hat ein bestimmter Lieferant bisher angeboten oder
geliefert?
Welche Lieferanten haben ein bestimmtes Material angeboten oder geliefert?
12.2.2. Inhalt
Der Einkaufsinfosatz enthlt z.B.
die aktuellen Preise und Konditionen fr die zustndige Einkaufsorganisation
bzw. das zustndige Werk
die Nummer der letzten Bestellung
die Toleranzgrenzen fr ber- bzw. Unterlieferungen
die Planlieferzeit des Lieferanten fr das Material (Zeit, die der Lieferant
bentigt, um das Material zu liefern)
Lieferantenbeurteilungsdaten
ein Kennzeichen, ob der Lieferant als Regellieferant fr das Material gilt
das Teilsortiment des Lieferanten, zu dem das Material gehrt
das Zeitintervall, in dem der Lieferant das Material liefern kann
Der Infosatz enthlt Angebots- und Bestelldaten. Die Daten im Infosatz (z.B. Preise)
werden auch als Vorschlagsdaten fr Bestellungen verwendet.
Sie knnen z.B. die derzeitigen und zuknftigen Angebotskonditionen (Rabatte,
Fixkosten etc.) im Infosatz ablegen, um sie in Bestellungen bernehmen zu knnen.
Darber hinaus knnen Sie die Konditionen des Lieferanten direkt im Infosatz pflegen.
12.2.3. Organisationsebenen
Ein Infosatz kann auf folgenden Organisationsebenen gelten:
fr eine Einkaufsorganisation
fr ein Werk
12.2.4. Beschaffungsarten bei Infostzen
Normal Ein Normalinfosatz enthlt Informationen fr Normalbestellungen.
Die Infostze knnen fr Materialien und Leistungen mit und ohne
Stammsatz angelegt werden.
Lohnbearbeitung Ein Lohnbearbeitungsinfosatz enthlt Bestellinformationen ber
Lohnbearbeitungsbestellungen. Wenn Sie beispielsweise die Montage
einer Komponente von einem Lieferanten in Lohnbearbeitung
ausfhren lieen, dann wrde der Lohnbearbeitungsinfosatz den Preis
des Lieferanten fr die Montage enthalten.
Pipeline Ein Pipeline-Infosatz enthlt Informationen zu einem Material des
Lieferanten, das ber Pipeline beschafft wird (l), ber Rohrleitung
(Wasser) oder aus anderen Leitungen (Strom). Der Infosatz enthlt
den Preis des Lieferanten fr die Entnahme. Sie knnen
Entnahmepreise fr verschiedene Gltigkeitszeitrume hinterlegen.
Konsignation Ein Konsignationsinfosatz enthlt Informationen zu einem Material,
das der Lieferant auf seine Kosten beim Besteller bereithlt. Der
Infosatz enthlt den Preis des Lieferanten fr die Entnahme aus dem
Konsignationsbestand. Sie knnen Entnahmepreise wie beim
Pipeline-Infosatz fr verschiedene Gltigkeitszeitrume hinterlegen.
Tabelle 13: Beschaffungsarten bei Einkaufsinfostzen
12.2.5. Bestellpreisentwicklung
Die Bestellpreisentwicklung ist die Aneinanderreihung von Preisen eines Lieferanten
fr ein Material oder eine Dienstleistung ber einen bestimmten Zeitraum, der sich bis
zur Gegenwart erstreckt.
In der Bestellpreisentwicklung werden die unterschiedlichen Preise fr ein Material bei
einem Lieferanten protokolliert.
12.2.6. Texte im Infosatz
Im Infosatz gibt es folgende Textarten:
Infonotiz: Ein interner Vermerk, der in die Bestellposition bernommen wird.
Die Infonotiz wird nicht ausgedruckt.
Bestelltext im Infosatz: Dieser Text dient zur Beschreibung der Bestellposition
und entspricht dem Einkaufsbestelltext im Materialstammsatz. Er wird in die
Bestellposition bernommen und ausgedruckt.
Kurztext: Fr Material, das ber einen Materialstammsatz verfgt, wird der
Kurztext aus dem Materialstammsatz direkt in die Bestellung bzw. den
Rahmenvertrag bernommen.
12.2.7. Infobestelltext und Einkaufsbestelltext
Fr einen Infosatz mit Bezug auf einen Materialstammsatz knnen Sie pro
Einkaufsorganisation festlegen, ob
nur der Infobestelltext in Einkaufsbelegen angezeigt und gedruckt werden soll.
(Setzen Sie hierzu das Kennzeichen Kein MText in den
Einkaufsorganisationsdaten des Infosatzes.)
oder
der Infobestelltext und der Einkaufsbestelltext in Einkaufsbelegen angezeigt und
ausgedruckt werden sollen.
Beide Texte werden angezeigt und ausgedruckt, wenn das Kennzeichen Kein MText
nicht gesetzt ist.
12.2.8. InfoUpdate-Kennzeichen
Beim Anlegen bzw. ndern von Angeboten, Lieferplnen, Kontrakten und
Bestellungen knnen Sie ber das Feld InfoUpdate festlegen, da der Infosatz angelegt
bzw. aktualisiert werden soll.
12.3. Preisfindung mit Hilfe der Konditionstechnik
12.3.1. Preisfindung
Sie verwenden die Preisfindung, um die Berechnung von Preisen (zur externen
Verwendung durch Kunden oder Vertriebsmitarbeiter) und Kosten (fr interne Zwecke,
wie die der Kostenrechnung) durchzufhren. Konditionen stellen eine Reihe von
Bedingungen dar, die bei der Kalkulation eines Preises zur Geltung kommen. Wenn
beispielsweise ein bestimmter Kunde an einem bestimmten Tag eine bestimmte Menge
eines Produktes bestellt, so bestimmen die variablen Faktoren - Kunde, Produkt,
Bestellmenge, Datum - den Endpreis fr den Kunden. Die Informationen ber alle diese
variablen Faktoren werden im System als Stammdaten in Form von Konditionsstzen
abgelegt.
12.3.2. Konditionstechnik
Ablauf
Der Begriff Konditionstechnik bezieht sich auf die Methode, mit der das System aus
den in Konditionsstzen abgelegten Informationen Preise ermittelt. Die Standardversion
des R/3-Systems von SAP enthlt vordefinierte Elemente fr routinemige
Preisfindungsttigkeiten. Beispielsweise gehren zum Standardsystem Konditionsarten
fr grundlegende Preiselemente, wie Materialpreise, Kunden- und Materialabschlge
sowie Zuschlge wie Frachtkosten und Verkaufssteuern. Fr jedes Element knnen Sie
die Standardversion verwenden oder vllig neue Definitionen anlegen, um den
betriebswirtschaftlichen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden. Die
Abfolge von Aktivitten sieht normalerweise wie folgt aus:
1. Definition von Konditionsarten fr alle Preiselemente (Preise, Zu- und
Abschlge), die in Ihren tglichen Geschftsvorfllen vorkommen.
2. Definition der Konditionstabellen, mit deren Hilfe Sie fr jede Konditionsart
Konditionsstze ablegen und zurckholen knnen.
3. Definition der Zugriffsfolgen, mittels derer das System die gltigen
Konditionsstze auffinden kann.
4. Gruppierung von Konditionsarten und Festlegung ihrer Folge innerhalb von
Kalkulationsschemata.
Der Ablauf der Preisfindung im Einkauf verhlt sich analog zu dem im Modul Vertrieb
(SD) (s.a. Kap. 21 - Einfhrung in die Konditionstechnik).
13. Rahmenvertrge
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie lngerfristige Geschftsverbindungen mittels
Kontrakten und Lieferplnen abgebildet werden knnen. Sie lernen deren
Einsatzmglichkeiten und Struktur kennen.
Ein Rahmenvertrag ist eine lngerfristige Vereinbarung zwischen einer Einkaufs-
organisation und einem Lieferanten ber die Lieferung von Materialien oder die
Erbringung von Dienstleistungen zu festgelegten Konditionen in einem bestimmten
Zeitraum.
Es gibt folgende Rahmenvertrge:
Kontrakte
- Zentralkontrakte
- Verteilte Kontrakte
Lieferplne
- Lieferplan mit Bezug zum Zentralkontrakt
Entsprechend anderen Einkaufsbelegen besteht der Rahmenvertrag aus folgenden
Elementen:
Belegkopf: Die hier enthaltenen Informationen beziehen sich auf den gesamten
Vertrag. So sind z.B. die Lieferantendaten und Kopfkonditionen Bestandteil des
Belegkopfs.
Positionen: Dieser Teil des Belegs enthlt die fr die betreffende Ware oder
Dienstleistung spezifischen Daten, z.B.:
- Statistik ber Bestellaktivitten zu der Position
- Menge oder Preis der Position
- Konditionen wie mengenabhngige Zuschlge und Rabatte
13.1. Kontrakte
Ein Kontrakt ist ein Rahmenvertrag, von dem Materialien oder Dienstleistungen
innerhalb eines bestimmten Zeitraums bei Bedarf abgerufen werden.
13.1.1. Struktur
Der Kontrakt besteht aus Positionen, die die einzelnen Materialien oder Warengruppen
bzw. Dienstleistungen mit Preisen - und ggf. Mengen - angeben.
Einer Position ist ein Positionstyp zugeordnet, der die Art der Beschaffung bestimmt,
z.B. Positionstyp K fr Konsignation oder L fr Lohnbearbeitung.
Gliederungsstufen strukturieren das Leistungsverzeichnis, und Leistungszeilen legen die
Menge fest. Dienstleistungen knnen auf der Ebene der Position oder der Leistungszeile
abgerufen werden.
Die anfallenden Kosten knnen durch die Kontierung auf verschiedene Controlling-
Objekte verteilt werden.
Die Abrufe von einem Kontrakt werden in der Abrufdokumentation protokolliert.
Folgende Kontrakte werden unterschieden:
Mengen-
kontrakte
Diese Kontraktart whlen Sie, wenn die innerhalb der Vertragsdauer zu
bestellende Gesamtmenge feststeht. Der Kontrakt gilt als erfllt, wenn
infolge von Kontraktabrufen eine vereinbarte Menge erreicht ist.
Wert-
kontrakte
Diese Kontraktart whlen Sie, wenn der Gesamtwert smtlicher
Kontraktabrufe einen bestimmten Betrag nicht berschreiten soll. Der
Kontrakt gilt als erfllt, wenn infolge von Kontraktabrufen ein vereinbarter
Wert erreicht ist.
Tabelle 14: Kontraktarten
Sie knnen auch konzernweite Kontrakte mit Ihren Lieferanten vereinbaren. Diese
gelten fr alle Werke und Buchungskreise innerhalb eines Mandanten (Zentralkontrakt).
Mit einer Bestellung wird ein bestimmtes Material bzw. eine Dienstleistung in einer
bestimmten Menge zu einem Termin abgerufen.
13.2. Lieferplne
Ein Lieferplan ist ein Rahmenvertrag, von dem Materialien zu festgelegten Terminen
innerhalb eines Zeitraums beschafft werden.
13.2.1. Struktur
Ein Lieferplan besteht aus Positionen, fr die jeweils eine Beschaffungsart festgelegt ist.
Es gibt folgende Beschaffungsarten:
Normal
Lohnbearbeitung
Konsignation
Umlagerung
Die in der Lieferplanposition festgelegte Gesamtmenge an zu lieferndem Material kann
in den Einteilungen in verschiedene Teilmengen mit dazugehrigen Lieferterminen
untergliedert werden.
Fr Lieferplanpositionen, die zur Lohnbearbeitung vergeben werden, knnen fr jeden
Konditionen knnen fr den gesamten Lieferplan gelten. Fr das zu liefernde Material
sind Konditionen auf Positionsebene aufgefhrt.
Mit Lieferplanabrufen wird der Lieferant benachrichtigt, das Material an den in den
Einteilungen aufgefhrten Terminen zu liefern.
Mit Besttigungen kann der Lieferant der Einkaufsorganisation Liefertermine zusagen
bzw. Abweichungen davon mitteilen.
Sie knnen bei Lieferplnen ohne oder mit Abrufdokumentation arbeiten. Dies wird
ber die Belegart gesteuert. Das Arbeiten mit dieser Dokumentation hat den Vorteil, da
Sie die an einen Lieferanten bermittelten gltigen Abrufe innerhalb eines Zeitraums
jederzeit anzeigen knnen.
mit Abrufdokumentation (im Standard Belegart LPA): Die Einteilungen haben
internen Charakter, d.h. Sie knnen sie beliebig ndern. Erst wenn Sie explizit
einen Abruf, d.h. einen Lieferabruf (LAB) oder Feinabruf (FAB) anlegen,
werden die Einteilungen an den Lieferanten bermittelt. Mit der
Abrufdokumentation knnen Sie die an einen Lieferanten bermittelten Abrufe
innerhalb eines Zeitraums jederzeit anzeigen und so nachvollziehen, wann genau
Sie welche Information an den Lieferanten geschickt haben.
ohne Abrufdokumentation (im Standard Belegart LP): Die Einteilungen haben
offiziellen Charakter, d.h. sowie Sie die Einteilungen sichern, werden sie als
Abruf an den Lieferanten bermittelt. Die Abrufe werden nicht im System
dokumentiert.
13.2.2. Einsatzmglichkeiten
Das Arbeiten mit Lieferplan bedeutet weniger Bearbeitungszeit und Papiervorgnge in
Ihrem Unternehmen, da eine Lieferplaneinteilung eine Vielzahl von Bestellungen oder
Kontraktabrufen ersetzen kann.
Sie mssen nur geringe Lagerbestnde vorhalten, da durch die Vorgabe des genauen
Lieferzeitpunkts Just-in-time-Lieferungen (JIT) mglich sind.
Ihre Lieferanten bentigen krzere Vorlaufzeiten, da nicht die Gesamtbestellmenge des
Lieferplans durch eine einzige Lieferung bereitgestellt werden mu, sondern - den
Einteilungen entsprechend - jeweils kleinere Mengen.
Bei Massengeschft mit hohem Wiederholungsgrad (Serienfertigung) ist es wnschens-
wert, da automatisch Abrufe von Lieferplnen erstellt werden. Im SAP-System knnen
Sie dazu die Anwendungskomponente PP- Bedarfsplanung nutzen.
13.2.3. Lieferplan mit Bezug zum Zentralkontrakt
Mit dieser Funktion knnen Sie die Vorteile der Beschaffung mit Lieferplan mit denen
der Beschaffung mit Zentralkontrakt verbinden.
Lieferplne bieten den Vorteil, in Verbindung mit der Disposition die bentigten
Materialien "just in time" zu beschaffen. Dazu werden Lieferabrufe (LAB) und
Feinabrufe (FAB) genutzt. Die genauen Mengen und Termine der Abrufe orientieren
sich direkt an der Bedarfssituation des Werks (dezentral).
Zentralkontrakte werden dagegen von einer strategischen Einkaufsorganisation
(Referenzeinkaufsorganisation) fr den gesamten Konzern ausgehandelt (zentral).
Dadurch werden i.d.R. besonders vorteilhafte Konditionen erzielt.
Mit Abrufen von einem Zentralkontrakt knnen diese Konditionen der
Referenzeinkaufsorganisation von allen anderen Einkaufsorganisationen genutzt
werden.
Damit Sie den Lieferplan mit Bezug zum Zentralkontrakt nutzen knnen, mu
der Lieferplan zeitabhngige Konditionen haben
der Kontrakt ein Zentralkontrakt sein
14. BANFen und Bezugsquellenermittlung
Ziel dieses Kapitels ist, Ihnen Bedeutung und Struktur von Bestellanforderungen zu
erlutern. Sie lernen den Mechanismus der automatischen Bezugsquellenermittlung
kennen, mit dessen Hilfe fr einen aufgetretenen Bedarf schnell der geeignete Lieferant
gefunden werden kann. Dazu lernen Sie die bentigte Datengrundlage und den Ablauf
kennen.
14.1. BANF
Die Bestellanforderung (Banf) ist die Aufforderung an den Einkauf, Materialien oder
Dienstleistungen in vorgegebener Menge zu einem bestimmten Termin zu beschaffen.
Bestellanforderungen werden manuell (ber Vorlage) in der anfordernden Abtei-lung
erfasst (= direktes Anlegen einer BANF) oder automatisch von anderen Komponenten
erzeugt (= indirektes Anlegen einer BANF). Bestellanforderungen knnen indirekt
erstellt werden ber:
Disposition
Fertigungsauftrge
Instandhaltungsauftrge
Netzplne.
14.1.1. Struktur
Eine Bestellanforderung besteht aus Positionen, fr die jeweils eine Beschaffungsart
festgelegt ist. Es gibt folgende Beschaffungsarten:
Normal
Lohnbearbeitung
Konsignation
Umlagerung
Dienstleistung
Die Position enthlt die Menge und den Termin des zu liefernden Materials bzw. die
Menge der zu erbringenden Dienstleistung.
Fr Positionen, die zur Lohnbearbeitung vergeben werden, knnen fr jeden
Gliederungsstufen strukturieren das Leistungsverzeichnis, und Leistungszeilen legen die
bestellte Menge und den Termin fest. Fr Leistungen, die nicht genau spezifiziert
werden knnen, werden anstelle von Leistungszeilen Wertlimits angegeben.
Wenn Dienstleistungen von Kontrakten angefordert werden, kann die
Bestellanforderungsposition ein Wertlimit mit Bezug auf einen bestimmten Kontrakt
enthalten.
Eine Bestellanforderung kann durch Bestellungen oder Rahmenvertrge erfllt werden.
Sie ist ein interner Beleg, der keine Verwendung auerhalb des Unternehmens findet.
14.2. Bezugsquellenermittlung
Fr neue Beschaffungsvorgnge mchten Sie zunchst auf im System vorhandene
Daten zurckgreifen. Die Vergabe einer Einmalbestellung oder die Ermittlung einer
neuen Bezugsquelle ber den aufwendigeren Proze von Anfrage und Angebot kommt
oft erst in Frage, nachdem Sie festgestellt haben, dass es fr einen bestimmten Bedarf
keine geeignete Bezugsquelle im System gibt.
In einem Produktivsystem sind i.d.R. eine groe Menge von Lieferanten und
Rahmenvertrgen gespeichert, die als externe Bezugsquellen in Frage kommen
(Fremdbeschaffung extern) sowie interne Bezugsquellen, d.h. Werke Ihrer Firma
(Fremdbeschaffung intern).
Die Bezugsquellenermittlung hilft Ihnen, aus der Menge dieser Daten die geeignete
Bezugsquelle fr einen bestimmten Bedarf herauszufinden; d.h. sie schlgt den
passenden Rahmenvertrag oder die geeigneten Lieferanten fr eine Bestellung vor.
14.2.1. Datengrundlage
Mit den folgenden Objekten schaffen Sie die Datengrundlage fr die
Bezugsquellenermittlung fr Bestellanforderungen und Bestellungen:
Rahmenvertrag Vorhandene Rahmenvertrge stellen mgliche Bezugsquellen fr ein
Material dar. Wenn eine Bestellanforderung einem Rahmenvertrag
zugeordnet wurde, kann das System dazu Kontraktabrufe oder
Lieferplaneinteilungen erzeugen.
Infosatz Wenn ein Infosatz fr das angeforderte Material vorhanden ist, kann
dieser als Bezugsquelle dienen. Die Preise und Konditionen im
Infosatz werden vorgeschlagen, wenn Sie eine Bestellung mit Bezug zu
der zugeordneten Bestellanforderung anlegen.
Werk Auch ein Werk Ihrer Firma kann eine Bezugsquelle fr eine Bestell-
anforderung sein.
Quotierung Wenn ein Werk als Bezugsquelle zugeordnet wurde, dann wird
der Bedarf ber einen firmeninternen Beschaffungsvorgang
gedeckt. In diesem Fall wird eine Umlagerbestellung erstellt. Mit
Quotierungen legen Sie fest, welcher Anteil vom Gesamtbedarf
an einem Material einer Bezugsquelle zugeordnet wird. Wenn
Quotierungen im System vorhanden sind, dann beeinflussen sie,
genau welche Bezugsquelle (von ggf. mehreren mglichen)
einer Banf zugeordnet wird.
Orderbuch Im Orderbuch legen Sie fest, welche Bezugsquelle fr einen
bestimmten Zeitraum gltig ist. Sie knnen im Orderbuch eine von
Ihnen bevorzugte Bezugsquelle fr ein Material, z.B. einen
Lieferanten, als fest kennzeichnen. Dann schlgt das System genau
diese Bezugsquelle vor, auch wenn weitere mgliche Bezugsquellen
vorhanden sind.
Tabelle 15: Datengrundlage fr die automatische Bezugsquellenermittlung
14.2.2. Ablauf
Bei der Ermittlung mglicher Bezugsqellen fr ein angefordertes Material sttzt sich
das System der Reihe nach auf die folgenden Faktoren:
1. Quotierung
Zunchst prft das System, ob fr das Material eine Quotierung existiert, deren
Gltigkeitszeitraum das Lieferdatum der Bestellanforderung abdeckt. Wenn eine
Quotierung vorliegt, dann berechnet das System anhand der fr die Lieferanten
vereinbarten Quoten, von welchem Lieferanten das Material bezogen werden soll und
schlgt danach die Bezugsquelle vor. Wenn keine Bezugsquelle ermittelt werden
konnte, dann wird das Orderbuch geprft.
2. Orderbuch
Das System stellt fest, ob zu dem Material ein Eintrag im Orderbuch vorhanden ist,
dessen Gltigkeitszeitraum das Lieferdatum der Bestellanforderung abdeckt. Es kann
sich dabei um einen festen Lieferanten oder einen Rahmenvertrag (Kontrakt oder
Lieferplan) handeln. Wenn das Orderbuch eine eindeutige Bezugsquelle enthlt, dann
wird die Bestellanforderung dieser Bezugsquelle zugeordnet. Falls mehrere
Bezugsquellen gefunden werden, erhalten Sie ein Fenster zur Auswahl. Wenn keine
Bezugsquelle ermittelt werden konnte, dann werden die vorhandenen Rahmenvertrge
und Infostze geprft.
3. Rahmenvertrag und Infosatz
Das System sucht nach Kontrakten oder Lieferplnen fr das Material sowie nach
Infostzen und schlgt diese vor. (Wenn Infostze mit mehr als einer
Einkaufsorganisation vorhanden sind, dann werden auch alle Infostze derjenigen
Einkaufsorganisation(en) vorgeschlagen, die fr die Beschaffung des anfordernden
Werks zustndig sind.) Wenn zu dem Material mehrere Rahmenvertrge und ggf.
Infostze vorhanden sind, werden alle als mgliche Bezugsquellen in einem Fenster zur
Auswahl vorgeschlagen. Wenn ein Infosatz gefunden wird, werden die beiden
folgenden Zusatzprfungen durchgefhrt:
Prfung der Lieferregion
Das System prft, ob im zugehrigen Lieferantenstammsatz eine bestimmte
Lieferregion festgelegt ist. Falls ja, dann wird festgestellt, ob das Werk in der
Bestellanforderung zu dieser Lieferregion gehrt. Falls nicht, dann scheidet der Infosatz
als mgliche Bezugsquelle aus.
Prfung des Regellieferanten
Das System prft, ob ein Regellieferant fr das Material festgelegt ist, d.h. ein Lieferant,
der fr den gesamten Konzern gltig ist (Mandant). Wenn dies der Fall ist und im
Customizing eingestellt ist, da der Regellieferant Vorrang hat, dann wird der Infosatz
dieses Lieferanten als Bezugsquelle bevorzugt.
Bezugsquellenermittlung im Hintergrund:
Wenn Sie die Bezugsquellenermittlung online ausfhren und das System mehrere
mgliche Bezugsquellen findet, dann erhalten Sie ein Fenster mit den Vorschlgen. Aus
diesen knnen Sie eine Bezugsquelle auswhlen und zuordnen.
Wenn Sie die Bezugsquellenermittlung im Hintergrund durchfhren, mu das System
eine eindeutige Bezugsquelle ermitteln, damit anschlieend automatisch eine Bestellung
erzeugt werden kann.
Falls im dritten Schritt mehrere Bezugsquellen gefunden werden, dann gibt das System
dem Rahmenvertrag den Vorrang vor dem Infosatz, um zu einer eindeutigen
Bezugsquelle zu kommen.
Falls zwei Rahmenvertrge gefunden werden, wird geprft, ob einer davon bei einem
Regellieferanten besteht. Falls ja, dann wird dieser Rahmenvertrag als eindeutige
Bezugsquelle zugeordnet. Falls nein, dann ordnet das System gar keine Bezugsquelle
zu, die Zuordnung der Banf mu anschlieend manuell durchgefhrt werden.
Vertrieb
15. berblick ber den Vertrieb
Die Erfllung der Vertriebsanforderungen eines Unternehmens sowie die Bereitstellung
von Daten und Informationen weltweit wird durch die R/3-Komponente Vertrieb (SD)
untersttzt. Die Funktionen des Vertriebs gliedern sich in folgende Aufgabenbereiche:
Vertriebsuntersttzung
Verkauf
Versand
Fakturierung
15.1. Vertriebsuntersttzung
Mit der Vertriebsuntersttzung knnen Vertriebsmitarbeiter im Innen- und Auendienst
Informationen ber Kunden, Interessenten, Ansprechpartner, Wettbewerber und deren
Produkte sammeln und nutzen.
Im IDES umfat die Vertriebsuntersttzung u. a. die Erfassung und Auswertung von
Kundenkontakten, Wettbewerbs- und Marktanalysen und Mailingaktionen.
15.2. Verkauf
In der Verkaufsphase knnen unterschiedliche Geschftsvorflle mit den damit
verbundenen Funktionen wie Preisfindung, Verfgbarkeitsprfung, Versand-
terminierung und Druck der relevanten Dokumente abgebildet werden.
Alle typischen Aufgaben des Verkaufs und deren Integration in andere
Unternehmensbereiche knnen Sie im IDES exemplarisch nachvollziehen.
15.3. Versand
Der Versand ist ein wesentlicher Bestandteil der logistischen Kette, wobei die
Sicherstellung des Kundenservices und die Untersttzung der Distributionsplanung die
Hauptaufgaben darstellen.
Die Versandabwicklung im IDES umfasst u. a. die Terminverfolgung flliger Auftrge,
die Erstellung und Bearbeitung von Lieferungen, Kommissionierung, Verpackung,
Verladen von Lieferpositionen und Druck von Versandpapieren.
15.4. Fakturierung
Die Fakturierung bildet den Abschlu eines Geschftsvorfalls im Vertrieb. In der
Auftragsbearbeitung und der Lieferungsbearbeitung sind Informationen zur
Fakturierung eines Vorgangs jederzeit verfgbar.
Die Erstellung von Rechnungen aufgrund von Lieferungen und Leistungen, die
Bearbeitung von Gut- und Lastschriften und die Stornierung der Fakturierungsvorgnge
sind einige der Funktionen, die im Rahmen der Fakturierung im IDES ausgefhrt
werden.
15.5. Schnittstelle zu anderen Modulen

Abbildung 22: Schnittstellen des SD-Moduls zu anderen Modulen (Quelle: SAP AG)
16. Organisationsstrukturen im Vertrieb
16.1. Verkaufsorganisation
Mit Hilfe der Verkaufsorganisation knnen Sie eine regionale, nationale oder
internationale Untergliederung des Marktes bercksichtigen.
Jede Verkaufsorganisation steht fr eine verkaufende Einheit im rechtlichen Sinne. Alle
Geschftsvorflle des Vertriebs werden stets innerhalb einer Verkaufsorganisation
abgewickelt.
Je Verkaufsorganisation werden in Abhngigkeit vom Vertriebsweg die fr den Verkauf
erlaubten Werke festgelegt, so da eine Verkaufsorganisation Waren aus mehreren
Werken verkaufen kann. Gleichzeitig kann ein Werk verschiedenen
Verkaufsorganisationen zugeordnet sein. Alle diese Verkaufsorganisationen knnen aus
diesem Werk verkaufen.

Einer Verkaufsorganisation wird genau ein Buchungskreis zugeordnet. In diesem
Buchungskreis werden die Geschftsvorgnge der Verkaufsorganisation primr
buchhalterisch verfolgt.

Buchungskreis 1
Verkaufsorgani sation 1 Verkaufsorgani sation 2
Buchungskreis 2
Werk 5
Bildschirme
Werk 4
Drucker
Werk 3
Server
Werk 2
No-Name PCs
Werk 1
Marken - PCs
Verkaufsorgani sation 3
R/3 - System
Buchungskreis 1
Buchungskreis 2
Werk 5
Bildschirme
Werk 4
Drucker
Werk 3
Server
Werk 2
No-Name PCs
Werk 1
Marken - PCs
Werk 3
Server
Werk 2
No-Name PCs
Werk 1
Marken - PCs
R/3 - System

Abbildung 23: Organisationsstrukturen im Vertrieb
Der Buchungskreis ist die kleinste organisatorische Einheit des externen
Rechnungswesens, fr die eine vollstndige, in sich geschlossene Buchhaltung
abgebildet werden kann.
16.1.1. Buchungskreisbergreifender Verkauf
Die Mglichkeit, Werke auch buchungskreisbergreifend Verkaufsorganisationen
zuzuordnen, erlaubt die Bearbeitung geschftsfeldbergreifender Kundenauftrge.
Buchungskreis 1
Buchungskreis 2
Werk 5
Bildschirme
Werk 4
Drucker
Werk 3
Server
Werk 2
No-Name PCs
Werk 1
Marken - PCs
R/3 - System
Buchungskreis 1
Buchungskreis 2
Werk 5
Bildschirme
Werk 4
Drucker
Werk 3
Server
Werk 2
No-Name PCs
Werk 1
Marken - PCs
Werk 3
Server
Werk 2
No-Name PCs
Werk 1
Marken - PCs
R/3 - System

Abbildung 24: Buchungskreisbergreifender Verkauf
Bsp. Im Beispielunternehmen Sapo sind die Werke der Geschftsfelder PCs, Drucker
und Bildschirme in Deutschland jeweils einer Verkaufsorganisation innerhalb ihres
Buchungskreises zugeordnet. Darber hinaus erfolgt eine buchungskreisbergreifende
Zuordnung aller deutschen Werke zu der Verkaufsorganisation des Buchungskreises
Deutschland/PCs.
Bestellt ein Kunde einen Marken-PC zusammen mit einem Bildschirm, kann dieser
Auftrag ber Verkaufsorganisation 1 abgewickelt werden:
Der Marken-PC wird von Werk 1 des eigenen Geschftsfeldes, der Bildschirm von
Werk 5 des Geschftsfelds Bildschirme geliefert.
Verkaufsorganisation 1 erstellt die Kundenfaktura fr beide Auftragspositionen.
Der Kunde entrichtet den Rechnungsbetrag fr Marken-PC und Bildschirm an
Verkaufsorganisation 1.
Fr die Lieferung des Bildschirms erstellt Verkaufsorganisation 3 eine interne
Faktura an Verkaufsorganisation 1 (internes Kunden-/Lieferantenverhltnis).
16.2. Vertriebswege
Um den Markt mglichst reibungslos zu bedienen, arbeitet der Vertrieb auf
verschiedenen Vertriebswegen. Vertriebswege sind im Sinne von Vertriebskanlen oder
Absatzschienen zu verstehen.
16.3. Produktsparten
Beim Vertrieb eines breitgefcherten Produktspektrums knnen Sie Produktlinien
nach Sparten organisieren.
Die Sparten werden den Verkaufsorganisationen zugeordnet.
Auf Spartenebene knnen statistische Auswertungen durchgefhrt und
Marketingstrategien erstellt werden.

Spartenbergreifend erfolgt der Verkauf ber die Sparte 00 (Sparte fr die
Belegerfassung). Somit knnen Sie Produkte unterschiedlicher Sparten in einem Beleg
erfassen.
16.4. Vertriebsbereiche (Vb)
Jede Kombination der Organisationselemente Verkaufsorganisation, Vertriebsweg und
Sparte bildet einen eigenen Vertriebsbereich. Alle vertriebsrelevanten Daten eines
Kunden definieren Sie abhngig von Vertriebsbereichen. Der Vertriebsbereich wird fr
Auswertungen und fr die Preisfindung verwendet.
V
Durch entsprechende Zuordnungen wird sichergestellt, da in einem gegebenen
Vertriebsbereich nur bestimmte Produkte verkauft werden.
Sparte 07 Sparte 08
Vertriebsbereich 1 Vertriebsbereich 5
Vertriebsweg
Einzelhandel
Vertriebsweg
Grohandel
Verkaufsorganisation
Sparte 07 Sparte 08
Vertriebsweg
Einzelhandel
Vertriebsweg
Grohandel

Abbildung 25: Vertriebsbereiche (Quelle: SAP AG)
16.5. Verkaufsbros und Verkufergruppen
Die interne Organisation im Vertrieb wird mit den Elementen Verkaufsbro,
Verkufergruppe und Verkufer (Vertriebsbeauftragter) dargestellt.
Das Verkaufsbro ist eine Vertriebsniederlassung oder eine Geschftsstelle und kann
fr einen oder mehrere Vertriebsbereiche ttig sein.
In Deutschland verfgt IDES ber vier Niederlassungen.
Die personelle Besetzung der Niederlassungen ist ber Verkufergruppen abgebildet. In
jeder Verkufergruppe ist, je nach Gre der Niederlassung, eine bestimmte Anzahl
Vertriebsbeauftragter ttig.
Der Vertriebsbeauftragte betreut entsprechend seiner Qualifikationen und
Schwerpunkte eine gewisse Anzahl von Kunden.
Die Verkufergruppe ist eine organisatorische Einheit des Vertriebs, die den
Verkaufsvorgang durchfhrt und fr diesen intern zustndig ist.

Abbildung 26: Organisation des Verkaufs (Quelle: SAP AG)
16.6. Versandorganisation
Versandstellen sind eigenstndige organisatorische Einheiten, innerhalb derer die
Bearbeitung und berwachung der Lieferungen sowie die anschlieende Warenausgabe
erfolgen. Eine Lieferung wird von genau einer Versandstelle bearbeitet.
17. Geschftsprozesse im Vertrieb
Der Vertriebszyklus beginnt mit den Vorverkaufsaktivitten und endet mit der
Bezahlung des Kunden fr gelieferte Waren oder erbrachte Leistungen. Die
Vertriebskomponente bildet smtliche dieser Prozesse mit Hilfe elektronischer Belege
ab, die jeweils mit dem Vorgnger- und den Nachfolgebelegen verknpft sind.

Abbildung 27: Vertriebszyklus (Quelle: SAP AG)
Vorverkaufsaktivitten: Auf eine Anfrage eines Kunden wird ein Angebot erstellt
und verschickt.
Daraufhin erteilt der Kunde einen sich auf das Angebot beziehenden Auftrag
Nun mssen Sie das Material beschaffen
eine Lieferung anlegen
eine Faktura erstellen
und den Zahlungseingang des Kunden verbuchen

In der folgenden Graphik werden die Aktivitten der Kundenauftragsabwicklung im R/3
System in eine Struktur gebracht.

Abbildung 28: Aktivitten bei der Kundenauftragsabwicklung (Quelle: SAP AG)
Alle Kstchen in den Bereichen Vorverkaufsaktivitten und Auftragsbearbeitung stellen
verschiedene Verkaufsbelegarten dar.
Ein Verkaufsbeleg ist ein elektronischer Beleg, mit dessen Hilfe Sie die Erfassung und
Bearbeitung von Kundenanforderungen nach Waren und Dienstleistungen steuern
knnen.
17.1. Anfrage
Oft beginnt der Auftragszyklus mit einer Anfrage.
17.1.1. Definition
Die Aufforderung eines Kunden an das Unternehmen, ein Angebot oder eine
unverbindliche Verkaufsauskunft abzugeben.
Eine Anfrage kann sich auf Materialien bzw. Leistungen, Konditionen und ggf.
Liefertermine beziehen.
Der Vertriebsbereich nimmt die Anfrage entgegen und ist damit verantwortlich fr
die weitere Bearbeitung.
17.1.2. Struktur
Eine Kundenanfrage besteht aus einer oder mehreren Positionen, die die
nachgefragte Menge eines Materials bzw. einer Leistung enthalten.
Die Gesamtmenge einer Anfrageposition kann in den Einteilungen in verschiedene
Teilmengen mit den dazugehrigen Lieferterminen unterteilt sein.
Positionen knnen hierarchisch gegliedert sein. Damit ist eine Differenzierung nach
Chargen bzw. eine Auflsung von zusammengesetzten Materialien (Stcklisten)
mglich.
In den Positionskonditionen sind die fr die Positionen gltigen Konditionen
aufgefhrt. Sie knnen aus der gesamten Belegkondition anteilig abgeleitet werden.
17.2. Verkaufsauskunft
Wenn ein Kunde Preis- und Lieferinformationen ohne ein schriftliches Angebot von
Ihnen wnscht, knnen Sie diesen Kundenkontakt in Form eines
Verkaufsauskunftsbelegs festhalten. Wie bei Anfrage und Angebot kann der
Verkaufsauskunftsbeleg spter als Grundlage fr die Erstellung eines Kundenauftrags
oder fr die Vertriebsanalyse genutzt werden.
17.3. Angebot
17.3.1. Definition
Die Offerte eines Vertriebsbereichs an einen Kunden zur Lieferung von Materialien
bzw. zur Erbringung von Leistungen zu festgelegten Konditionen. Die Offerte ist fr
den angegebenen Zeitraum fr das Unternehmen rechtlich bindend.
Mit einem Kundenangebot kann ein Vertriebsbereich auf die Anfrage eines Kunden
antworten oder sich auf einen Geschftspartnerkontakt beziehen.
In einem Angebot werden daher die Produktspezifikation, Preise und Liefermodalitten
(z.B. Lieferart, Adresse) angegeben.
Bereits im Angebot knnen Attribute erfat werden, die zu einem spteren Zeitpunkt in
den daraus hervorgehenden Verkaufsauftrag bernommen werden.
17.3.2. Struktur
Ein Angebot besteht aus einem Angebotskopf, der Informationen enthlt, die fr das
gesamte Angebot gltig sind, sowie einer oder mehrerer Positionen, die die angebotene
Menge eines Materials bzw. einer Leistung enthalten.
Diese Gesamtmenge kann in den Einteilungen in verschiedene Teilmengen mit den
dazugehrigen Lieferterminen unterteilt sein.
mglich.
In den Positionskonditionen sind die fr die Positionen gltigen Konditionen aufgefhrt.
Sie knnen aus der gesamten Belegkondition anteilig abgeleitet werden.
Angebote an einen Kunden knnen erfat, verwaltet und berwacht werden.
Fr die optimale Bedienung des Marktes knnen so die Akquisitionsaktivitten geplant
und gesteuert werden.
17.3.3. Gltigkeitszeitraum
Als allgemeine Information im Angebotskopf wird neben dem potentiellen
Auftraggeber, Bestelldaten und Preisfindungsdaten ein Gltigkeitszeitraum erfat.
Damit wird die zeitliche Gltigkeit des Angebots festgelegt. Eine berfhrung des
Angebots in einen Auftrag ist nach Ablauf dieses Zeitraums nicht mehr mglich.
17.3.4. Verwendung
Ein Angebot kann direkt in einen Auftrag bergefhrt werden. Dabei werden smtliche
Angebotsdaten in den neuen Auftrag bernommen und es wird im Auftrag ein Verweis
auf das zugrundeliegende Angebot erstellt.
17.4. Auftrag

Abbildung 29: Vom Angebot zum Auftrag (Quelle: SAP AG)
17.4.1. Definition
Aufforderung eines Kunden an das Unternehmen, eine bestimmte Menge an Materialien
zu einem Zeitpunkt zu liefern bzw. Leistungen zu einem Zeitpunkt zu erbringen
(Terminauftrag).
Ein Vertriebsbereich nimmt den Kundenauftrag entgegen und ist damit verantwortlich
fr die Erfllung des Vertrages.
Im Auftrag stehen Funktionen wie z.B. die Preisfindung und der Nachrichtendruck zur
Verfgung. Das System prft, ob das Material zum Wunschlieferdatum verfgbar ist
und schliet ggf. die Bedarfsbergabe an die Disposition an. Bei der
Versandterminierung werden Versandtermine und Versandstellen ermittelt.
17.4.2. Struktur
Ein Kundenauftrag besteht aus einer oder mehreren Positionen, die die in Auftrag
gegebene Menge eines Materials bzw. einer Leistung enthalten.
Die Gesamtmenge einer Auftragsposition kann in Einteilungen unterteilt sein, die
die verschiedenen Teilmengen mit den dazugehrigen Lieferterminen enthalten.
mglich.
In den Positionskonditionen sind die fr die Positionen gltigen Konditionen
aufgefhrt. Die Konditionen fr eine Position knnen aus einer Gesamtkondition
abgeleitet werden, die fr den gesamten Auftrag gltig ist.
Eine Position kann in mehrere Fakturierungsplantermine unterteilt sein, die jeweils
einen Termin festlegen, an dem ein festgelegter Betrag der Position zu fakturieren
ist.
Die Positionen eines Kundenauftrags knnen aufgrund der Positionen eines
Kundenangebots entstanden sein.
Zustzlich zum Terminauftrag gibt es spezielle Auftragsarten wie z.B. den
Sofortauftrag oder den Barverkauf.
Beim Barverkauf wird die gekaufte Ware bar bezahlt.
Bei einem Sofortauftrag holt der Kunde die Ware sofort ab, oder Sie liefern sie
noch am gleichen Tag, an dem der Auftrag erteilt wird. Die Rechnung wird
jedoch zu einem spteren Zeitpunkt erzeugt.

Abbildung 30: Auftragsabwicklung (Quelle: SAP AG)
17.4.3. Integration
Abweichend vom Kunden als Auftraggeber knnen andere Geschftspartner in
verschiedenen Partnerrollen (z. B. Warenempfnger) angegeben werden.
17.5. Beschaffung

Abbildung 31: Von der Auftragsbearbeitung zur Beschaffung (Quelle: SAP AG)
Bei der Beschaffung wird folgendes ermittelt:
Ob das Produkt verfgbar ist (Verfgbarkeitsprfung)
wie das Produkt beschafft wird:
aus verfgbarem Bestand
durch Nachschub (Fertigungsauftag, Bestellung)
Einzelfertigung
Lieferung durch externen Lieferanten (s.a. Kap. 4 - Einkaufsprozess)
Lieferung durch anderes Lager
17.6. Lieferabwicklung

Abbildung 32: Von der Beschaffung zur Lieferung (Quelle: SAP AG)
Als zentrales Objekt des Warenausgangsprozesses untersttzt die Auslieferung alle
Versandaktivitten wie Kommissionierung, Verpacken, Transport und Warenausgang.
In der Auslieferung werden Informationen zur Versandplanung hinterlegt, der Status der
Versandaktivitten berwacht und die im Laufe der Versandabwicklung gewonnenen
Daten festgehalten. Mit der Erstellung der Auslieferung werden die Versandaktivitten,
wie die Kommissionierung oder Versandterminierung, eingeleitet und Daten
aufgenommen, die whrend der Versandabwicklung generiert werden.
17.6.1. Funktionsumfang
Eine Auslieferung kann wir folgt angelegt werden:
mit Bezug zu einem Kundenauftrag
mit Bezug zu einer Umlagerbestellung
mit Bezug zu einer Lohnbeistellung
mit Bezug zu einem Projekt
ohne Bezug
Dabei knnen Sie, je nach Bedarf, die Auslieferungen automatisch mittels Arbeits-
vorrten oder manuell erstellen. Mit Ihren Kunden knnen Sie Vereinbarungen ber
Teil- und Komplettlieferungen sowie ber eine Auftragszusammenfhrung treffen.
Auslieferungen knnen zu einer Gruppe von Lieferungen zusammengefat werden.
bersichten ermglichen eine berwachung der erstellten Auslieferungen und der dafr
noch ausstehenden Versandaktivitten.
Im IDES z.B. knnen Sie Lieferungen automatisch mittels Arbeitsvorrten oder
manuell erstellen. Hierbei werden Vereinbarungen mit Kunden ber Komplett- und
Teillieferungen sowie ber Auftragszusammenfhrung bercksichtigt.
Auslieferungen knnen nur unter bestimmten Voraussetzungen erzeugt werden:
Auf Kopfebene mssen u.a. folgende Voraussetzungen erfllt sein:
Es darf keine Liefersperre auf Kopfebene gesetzt sein.
Die Liefersperre kann z.B. wegen einer berschreitung des Kreditlimits automatisch
gesetzt werden. Oder Sie geben die Liefersperre manuell im Verkaufsbeleg an.
Der Verkaufsbeleg mu mindestens eine lieferbare Position enthalten.
Ist z.B. keine der lieferrelevanten Positionen fllig, kann der Auftrag nicht beliefert
werden.

Auf Positions- und Einteilungsebene mssen u.a. folgende Voraussetzungen erfllt
sein:
Die Einteilung mu zum angegebenen Selektionsdatum fllig sein.
Eine Einteilung wird fr den Versand fllig, sobald sie das
Materialbereitstellungsdatum oder das Transportdispositionsdatum erreicht.
Es darf keine Liefersperre fr die Einteilung gesetzt sein.
Sie knnen manuell im Verkaufsbeleg fr eine Einteilung eine Liefersperre setzen,
wenn z.B. eine kostenlose Lieferung zunchst berprft werden soll.
Die noch zu liefernde Menge mu grer null sein.
Die lieferrelevanten Positionsangaben im Auftrag mssen vollstndig sein.
Sind sie unvollstndig, mssen Sie zunchst das Unvollstndigkeitsprotokoll des
Auftrags bearbeiten
Der Produktstatus des Materials mu eine Lieferung zulassen.
Neue Produkte sind z.B. noch nicht zur Lieferung freigegeben. Sie knnen aufgrund
ihres Produktstatus nicht in die Lieferung aufgenommen werden.
Die Ware mu verfgbar sein, falls die Verfgbarkeit geprft wird
17.7. Kommissionierung
Der Vorgang der Kommissionierung umfasst das Entnehmen der Ware aus einem
Lagerort und deren Bereitstellung in richtiger Menge und Qualitt in einem
Kommissionierbereich, wo die Ware fr den Versand vorbereitet wird.
Unabhngig davon, wie die Kommissionierung in einem Unternehmen durchgefhrt
wird, knnen Sie das System so einstellen, da die Kommissionieraktivitten
automatisch bei der Auslieferungserstellung
regelmig zu bestimmten Zeiten,
manuell anhand von bersichten zu den Tageslasten durch die Aufforderung
eines Mitarbeiters erfolgen.
Zur Terminierung und berwachung der Kommissioniervorgnge ist in jeder
Lieferposition ein Kommissionierstatus hinterlegt. Dieser Status gibt Ihnen z.B.
Auskunft darber, fr welche Positionen die Kommissionierung bereits begonnen hat.
In der Standardeinstellung des Systems ist fr die Buchung des Warenausgangs
Voraussetzung, da kommissionierrelevante Positionen voll kommissioniert sind. Dies
bedeutet, da Liefermenge und Pick-Menge (kommissionierte Menge) in der
Auslieferung bereinstimmen mssen.
Bei Verwendung des Warehouse-Management-Systems (WMS) sind alle
erforderlichen Prozesse voll integriert. Sie knnen z.B. direkt aus der Auslieferung
einen WM-Transportauftrag anlegen und der aktuelle Status der
Lagerverwaltungsvorgnge kann in der Lieferung berwacht werden.
Bei der Verwendung von Subsystemen knnen Sie alle fr die Kommissionierung
bentigten Daten und die Rckmeldung der Kommissionierdaten ber die
Lieferschnittstelle bertragen.
ber die Nachrichtensteuerung knnen Daten an ein Subsystem bertragen werden, das
zur Kommissionierung eingesetzt wird.
Je nach Vorgehensweise bei der Kommissionierung knnen Sie lieferrelevante
Informationen vor der Kommissionierung ermitteln oder nach erfolgter
Kommissionierung festhalten. Die kann z.B. folgende Daten umfassen:
aus welchen Chargen wurde ein Material kommissioniert
welche Serialnummern wurden kommissioniert
aus welchen Bewertungsarten wurde der Bestand entnommen.

Die Kommissionierung erfolgt im IDES auf drei verschiedene Arten:
Einzelkommissionierung auf Zuruf: Nach Erstellen der Lieferung tragen
Sie die kommissionierte Menge manuell in die Lieferpositionen ein (z. B. wenn
eine Lieferung schnell das Unternehmen verlassen mu).
Einzelkommissionierung ber Kommissionierliste: Mit dem Druck einer
Kommissionierliste werden die kommissionierten Mengen in den
Lieferpositionen automatisch fortgeschrieben.
Sammelkommissionierung mit Quittierung: In diesem Fall wird eine Gruppe
von Lieferungen kommissioniert. Die Sammelkommissionierung im IDES ist
quittierungspflichtig, d.h. der Warenausgang der Lieferpositionen kann erst
erfolgen, wenn die kommissionierten Mengen besttigt worden sind.
17.8. Warehouse-Management-System (WMS)
SAP R/3 kann als eigenstndiges Warehouse Management System (WMS) installiert
werden, um von einem beliebigen ERP-System Anforderungen an das Lager
entgegenzunehmen bzgl.
Wareneingang
Warenausgang
Umbuchungen
Des weiteren ist das System in der Lage, Stammdaten wie Debitoren, Kreditoren und
Materialien aus dem fhrenden ERP-System entgegenzunehmen.
17.8.1. Integration
Geplante Warenbewegungen werden dem WMS mittels An- bzw. Auslieferungen
mitgeteilt, die im fhrenden ERP-System erfat werden. Nach der erfolgten physischen
Ein- oder Auslagerung wird der Wareneingang bzw. Warenausgang gebucht, der im
WM-System die Bereinigung der Lagerpltze vornimmt. Gleichzeitig mit dieser
Aktivitt findet die Erstellung der Rckmeldung statt, die die Vernderungen in der
Bestandsfhrung des ERP-System durchfhrt. D.h.: Es erfolgt erst die physische Ein-
bzw. Auslagerung bevor die Bestnde gebucht werden.
Im Warehouse-Management-System werden alle in der Lagerverwaltung anfallenden
Aktivitten durchgefhrt. Im einzelnen sind das:
die Lagerplatzverwaltung
die Bestandsfhrung auf Lagerplatzebene
die Platzfindung
die Kommissionierung
das Verpacken
das Erstellen der bentigten Versandpapiere
17.9. Lagernummern
In der Regel wird ein kompletter physischer Lagerkomplex im WM unter einer einzigen
Lagernummer definiert. Mit der Lagernummer knnen mehrere Lagertypen verwaltet
werden, die sich in einem oder mehreren Gebuden befinden.
Das Lager fr Firma XYZ umfat zum Beispiel folgende Einrichtungen:
Wareneingangszone
Warenausgangszone
Halle mit Hochregalen
Blocklagerzone
Kommissionierbereich mit Festpltzen
Lagerraum im Freien fr Sonderstoffe (wird auch benutzt, wenn andere Lagertypen
voll ausgelastet sind.)
Im WM knnen alle diese Einrichtungen unter einer Lagernummer zusammengefat
und grafisch dargestellt werden.
17.9.1. Verwendung
Unter der Lagernummer werden die organisatorischen und physischen Merkmale eines
Lagerkomplexes zusammengefat. Die Lagernummer wird in einer Tabelle mit
verschiedenen Steuerparametern angelegt, die fr alle Elemente des Lagerkomplexes
gelten.
Wenn Sie beispielsweise die gewichtsbezogene Kapazittsprfung im Lager einsetzen
mchten, wird die Gewichtseinheit auf Ebene der Lagernummer definiert. Auf dieser
Ebene werden auerdem die Standardmengeneinheiten fr WM-Belege, die Art der
Kommissionierung sowie spezielle Schnittstellen, wie z.B. externe Schnittstellen oder
Schnittstellen zu WM-PP, festgelegt.
Bei Bedarf knnen Sie alle diese Steuerparameter ndern, auch wenn Sie bereits mit
dem WM im aktiven Modus in Produktion gegangen sind.
Jedes oben aufgefhrte Lager wird in der Lagerverwaltung als Lagertyp bezeichnet.
Wie wird die Lagernummer im WM optimal angelegt?
Wir empfehlen Ihnen, eine Lagernummer fr jede Gruppe von Lagertypen oder
Gebuden (Lagerkomplex) in derselben geographischen Region zu benutzen. Wenn sich
Ihre Lagereinrichtungen in verschiedenen Stdten befinden oder physisch weit
auseinander liegen, ist es sinnvoll, jedem Lagerkomplex eine separate Lagernummer
und einen separaten Lagerort zuzuordnen. Dies ist vom Einzelfall abhngig.
17.9.2. Lagertyp
Definition
Ein Lagertyp ist eine Lagerflche, Lagereinrichtung oder Lagerzone, die fr eine
Lagernummer im WM definiert werden kann. Es handelt sich um einen eindeutigen
Bereich innerhalb eines Lagers oder Lagerkomplexes, der durch den beanspruchten
Raum und den organisatorischen Aufbau gekennzeichnet ist und aus einem oder
mehreren Lagerpltzen besteht.
Sie knnen mehrere Lagertypen fr jede Lagernummer definieren. Die folgende
Abbildung zeigt fnf Lagertypen, die einer Lagernummer zugeordnet sind.

Abbildung 33: Lagertypen (Quelle: SAP AG)
Folgende hufig verwendeten Lagertypen knnen Sie beispielsweise mit dem WM
definieren:
Blocklager
Freilager
Hochregallager
Kommissionierbereich
Regallager
Bei diesen Lagertypen handelt es sich um physische Lagertypen.
Sie knnen auch Lagertypen im WM definieren, die von der Bestandsfhrung und von
der Lagerverwaltung gemeinsam genutzt werden. In diesem Fall spricht man von
Schnittstellenlagertypen. Dazu zhlen:
Wareneingangszone
Warenausgangszone
Differenzenschnittstelle
Umbuchungszone
Verwendung
Die Bestandsfhrung (IM) kommuniziert mit der Lagerverwaltung ber diese
Schnittstellenlagertypen. Beispielsweise werden im IM verbuchte Wareneingnge und -
ausgnge in Schnittstellenlagertypen fortgeschrieben. Diese Lagertypen knnen
Eigenschaften aufweisen, die bei rein physischen Lagertypen in der Regel nicht
definiert werden. Zum Beispiel sind fr Schnittstellenlagertypen negative Bestnde
mglich, keine Kapazittsprfungen erforderlich und keine Einlagerungs- oder
Kommissionierstrategien festgelegt.
Diese Lagertypen bilden den Lagerkomplex und knnen sich in einem einzelnen
Gebude oder in mehreren Lagerstrukturen befinden. Sie werden alle unter einer
einzigen Lagernummer verwaltet.
Definition von Steuerparametern im Lagertyp
Auf Lagertypebene mssen Sie wichtige Steuerungskennzeichen festlegen, die den
Materialflu (Einlagerung und Kommissionierung) und das Inventurverfahren in jedem
Lagertyp regeln. Diese Steuerungskennzeichen sind teilweise nur in einer bestimmten
Kombination sinnvoll oder zulssig. Nicht in jeder Situation sind alle Kennzeichen
erlaubt. Auerdem drfen einige nur mit uerster Sorgfalt nachtrglich gendert
werden. Andere wiederum werden nur unter bestimmten Voraussetzungen aktiv.
Beispielsweise kann die Lagereinheitenverwaltung nur dann ausgefhrt werden, wenn
innerhalb eines Lagertyps absoluter Nullbestand vorliegt. Bestimmte
Kapazittsprfungen knnen nur aktiviert werden, wenn alle Faktoren fr diesen
Kapazittsprfungstyp gepflegt sind. Besondere Vorsicht ist auch beim nachtrglichen
ndern der Steuerungskennzeichen fr Einlagerungsstrategien geboten.
Im Lagertypsatz gibt es Kennzeichen, die in der Bewegungsart bersteuert werden
knnen. Dies bedeutet, da bestimmte Funktionen wie die Quittierungspflicht fr
Einlagerung und Kommissionierung oder die Mglichkeit von Umbuchungen an
demselben Lagerplatz im allgemeinen fr einen bestimmten Lagertyp, aber nicht fr
eine bestimmte Buchung gelten (Wareneingnge aus der Produktion mssen zum
Beispiel nicht quittiert werden).
Vordefinierte Lagertypen fr das WM
In der Standardlagerverwaltung sind zum Beispiel mehrere vollstndige Lagertypen
konfiguriert, die direkt verwendbar sind. Dazu zhlen ein Hochregallager, ein
Blocklager, ein Kommissionierbereich, ein Freilager und ein Palettenlager. Diese Lager
wurden alle mit verschiedenen Steuerparametern fr Einlagerung, Kommissionierung
und Inventur definiert.
Sie knnen die Standardlagertypen im System verwenden oder ndern oder eigene
Lagertypen anlegen und an die speziellen Anforderungen Ihrer Firma anpassen.
17.10. Transportauftrag
Der Transportauftrag ist ein wichtiges Mittel fr die Steuerung der Warenbewegungen
im Lager. Er basiert auf einem einfachen Prinzip: von welchem Ort im Lager werden
die Waren genommen und an welchen Ort im Lager werden sie gebracht. Bei jedem
Transportauftrag sind ein Ausgangsort und ein Bestimmungsort beteiligt.
Ein Transportauftrag kann zu einer Lieferung, einem Transportbedarf oder einer
Umbuchungsanweisung erzeugt werden.
17.11. Verpackung von Lieferpositionen
Verpacken ist Teil der Lieferungs- und Transportbearbeitung. Whrend der Bearbeitung
einer Lieferung knnen Sie im Verpackungsdialog durch die Eingabe eines
Versandhilfsmittels ein Versandelement erzeugen und Lieferpositionen zuordnen.
Ein Versandelement ist die Zusammenfassung von Materialien, die zu einem
bestimmten Zeitpunkt gemeinsam in einem Versandhilfsmittels verpackt werden.
Die dadurch entstehenden Versandelemente knnen Sie in weitere Versandhilfsmittel
verpacken und dadurch beliebig viele Ebenen bilden (mehrstufiges Verpacken).
Beispielsweise knnen Sie Lieferpositionen knne im IDES mit Hilfe vordefinierter
Versandhilfsmittel (z. B. Kisten, Kartons, Paletten) verpacken. Auf diese Weise knnen
Sie dokumentieren, welche Verpackungsarten den zu liefernden Produkten zugewiesen
werden sollen oder zugewiesen worden sind. Das Verladen der verpackten Waren
knnen Sie mit Hilfe von verschiedenen Transportmitteln abbilden.
Kleine Teile, die schon in der Produktion verpackt worden sind, knnen whrend der
Lieferungsbearbeitung in Palettenkartons oder Gitterboxen weiter verpackt werden.
Die Verpackung knnen Sie hierarchisch abbilden. Die in der ersten Stufe verpackten
Produkte knnen weiter verpackt werden oder auf ein Transportmittel verladen werden.
Ein Karton mit Polstereinsatz wird z. B. auf eine Palette verladen, die Palette wiederum
in einen Waggon oder LKW.
17.12. Warenausgang
Wenn die Waren ein Unternehmen verlassen, ist der Geschftsvorgang aus Versandsicht
abgeschlossen. Dies wird durch die Buchung des Warenausgangs fr Auslieferungen
abgebildet.

Abbildung 34: Warenausgang (Quelle: SAP AG)
Fr die Warenausgangsbuchung stehen Ihnen die folgenden Mglichkeiten zur
Verfgung:
Warenausgangsbuchung fr eine einzelne Auslieferung
Warenausgang in der Sammelverarbeitung fr mehrere Auslieferungen buchen
Warenausgang in der Sammelverarbeitung fr mehrere Auslieferungen ber die
Hintergrundverarbeitung ohne manuelle Eingriffe buchen
Warenausgang zu einem gesamten Transport buchen
Grundlage fr den Warenausgang ist die Auslieferung. Fr die Warenausgangsbuchung
werden die ntigen Daten aus der Auslieferung in den Warenausgangsbeleg
bernommen, der manuell nicht gendert werden kann. Korrekturen mssen in der
Auslieferung vorgenommen werden. Somit ist sichergestellt, da der
Warenausgangsbeleg die wirkliche Auslieferung reprsentiert.
Mit dem Buchen des Warenausgangs fr Auslieferungen werden ber den
Warenausgangsbeleg die folgenden Funktionen abgedeckt:
Der Lagerbestand des Materials wird um die Liefermenge reduziert
Die Wertvernderung wird auf den Bestandskonten der Materialbuchhaltung
gebucht
Die Bedarfe werden um die Liefermenge reduziert
Status der Serialnummern wird aktualisiert
Das Buchen des Warenausgangs wird automatisch im Belegflu festgehalten
Eine Bestandsfindung fr die Lieferantenkonsignationsbestnde wird durchgefhrt
Ein Arbeitsvorrat fr die Lieferempfangsbesttigung wird erzeugt
Ein Arbeitsvorrat fr die Fakturierung wird erzeugt
Nachdem der Warenausgang fr eine Auslieferung gebucht ist, ist im Gegenzug die
nderbarkeit der Lieferung stark eingeschrnkt. Abweichungen zwischen der
Auslieferung und dem Warenausgangsbeleg werden so verhindert.

Abbildung 35: Auswirkungen des Warenausgangs (Quelle: SAP AG)
17.13. Fakturierung

Abbildung 36: Von der Lieferabwicklung zur Fakturierung (Quelle: SAP AG)
17.13.1. Definition
berbegriff fr Rechnungen, Gutschriften, Lastschriften, Proformarechnungen und
Stornobelege.
17.13.2. Verwendung
Die Faktura wird angelegt, um z.B. eine Rechnung oder eine Gutschrift zu erstellen.
17.13.3. Struktur
Alle Fakturen haben die gleiche Struktur. Sie setzen sich aus dem Kopf und beliebig
vielen Positionen zusammen.
Kopf
Im Kopf werden die allgemeinen Daten festgehalten, die fr die gesamte Faktura
Gltigkeit haben. Dazu gehren z.B.:
Nummer des Regulierers
Fakturadatum
Nettowert der gesamten Faktura
Belegwhrung
Zahlungsbedingungen und Incoterms
Nummer der Partner, wie z.B. die Nummer des Auftraggebers
Preiselemente auf Kopfebene
Positionen
In den Positionen finden Sie die Daten, die fr eine einzelne Position gelten. Dazu
gehren z.B.:
Materialnummer
Fakturamenge
Nettowert der einzelnen Positionen
Gewicht und Volumen
Nummer des Referenzbelegs fr die Faktura, z.B. die Nummer der
zugrundeliegenden Lieferung
Preiselemente der einzelnen Positionen
Die Faktura wird ber die Fakturaart gesteuert.
17.13.4. Integration in das Rechnungswesen
Die Integration in das Rechnungswesen besteht darin, da die im Vertrieb erzeugten
Fakturadaten an folgende Komponenten weitergeleitet werden:
die Finanzbuchhaltung (FI-Forderungen)
das Controlling (CO)
Die Integration mit der Finanzbuchhaltung besteht darin, da das System Fakturadaten
aus den Rechnungen, Gut- und Lastschriften an die Finanzbuchhaltung weiterleitet.
Das System fhrt eine Gegenbuchung auf die entsprechenden Konten durch (mit
Hilfe der Kontenfindung)
gewhrleistet, da alle Fakturen, die zu einem Geschftsvorgang gehren, von FI als
zusammengehrig erkannt werden (z.B. eine Gutschrift zu einer Rechnung)
Die Integration mit dem Controlling besteht darin, da das System Kosten und Erlse
an die entsprechenden Nebenbcher weiterleitet.
Beim Fakturierungsvorgang im IDES werden Belege in folgenden Bereichen des
Rechnungswesens automatisch Belege erstellt:
General Ledger
Profit Center
Ergebnisrechnung
Kostenrechnung
Buchhaltung
17.14. Zahlungseingang

Abbildung 37: Von der Fakturierung zur Zahlung (Quelle: SAP AG)
Die Zahlung ist der abschlieende Geschftsproze innerhalb der Kunden-
auftragsabwicklung.
Wenn der Zahlungseingang gebucht wird, wird das Sachkonto automatisch
fortgeschrieben. Dabei fhrt das R/3 System eine Sollbuchung auf dem
Zahlungsmittelkonto und eine Gutschrift auf dem Orderungskonto des Kunden aus.
Die Zahlung umfat:
Buchen von Zahlungen aufgrund von Rechnungen
Klrung von Abweichungen, falls erforderlich
17.15. Offener Posten
Offene Posten stellen unerledigte Vorgnge dar. Beispielsweise wird eine nicht bezahlte
Rechnungsposition auf dem Kreditorenkonto als offener Posten gefhrt, bis sie bezahlt
wird.
Die offenen Posten eines Kontos knnen ausgeglichen werden, wenn ihnen ein gleich
hoher Betrag auf der Gegenseite zugeordnet werden kann. Der Saldo der einander
zugeordneten Posten mu also Null ergeben.

Abbildung 38: Offener Posten (Quelle: SAP AG)
Ein Beispiel aus der Kreditorenbuchhaltung:
Beim Ausgleichen werden diese Posten mit einer Ausgleichsbelegnummer und dem
Datum des Ausgleichs versehen. Dadurch werden zum Beispiel Rechnungen auf einem
Kreditorenkonto als bezahlt und Posten eines Bankverrechnungskontos als geklrt
gekennzeichnet.
Das Ausgleichen im R/3-System ist flexibel. Sie knnen mehrere Konten, verschiedene
Kontoarten (Sachkonto, Kreditor, Debitor), Konten aus mehreren Buchungskreisen und
Sonderhauptbuchvorgnge in einem Ausgleichsvorgang bearbeiten.
17.15.1. Offene Posten bearbeiten
Zur Bearbeitung offener Posten gehren die Auswahl und Aktivierung der offenen
Posten. Die Bearbeitung ist der letzte Schritt vor dem Buchen eines Ausgleichsbelegs.
Das System bercksichtigt bei der Buchung von Ausgleichsbelegen Toleranzen,
worunter akzeptable Zahlungsdifferenzen zu verstehen sind. Je nach Ihrer
Systemkonfiguration bucht das System kleine Differenzen zwischen Soll und Haben auf
ein Konto fr unberechtigte Abzge. Die Grenze der akzeptablen Unter- oder
berzahlungen legt Ihr Systemverwalter fest.

Abbildung 39: Bearbeitung offener Posten (Quelle: SAP AG)
Im allgemeinen sollten Sie offene Posten so auswhlen und bearbeiten, da der Saldo
aus Soll und Haben gleich Null ist.
Wenn Soll und Haben der von Ihnen eingegebenen Belegpositionen und der
bearbeiteten offenen Posten ausgeglichen sind, knnen Sie einen Ausgleichsbeleg
buchen.
Wenn Sie z.B. eine Kreditorenzahlung von $1000 eingeben, mssen Sie offene
Kreditorenposten auswhlen und bearbeiten, die $1000 entsprechen. Wenn Ihr System
eine Toleranz von 1% zult, knnen Sie offene Posten von $990 bis $1010
ausgleichen.
Bei der Bearbeitung offener Posten knnen Sie:
offene Posten aktivieren oder inaktivieren
Skonto aktivieren oder inaktivieren
Skontobetrge pflegen
Teilzahlungen oder Restposten eingeben
Bevor Sie offene Posten ausgleichen knnen, mssen Sie diese aktivieren.
18. Belege im Vertrieb
Im SAP-System werden die Geschftsvorflle mit Hilfe von Belegen festgehalten.
Diese sogenannten Vertriebsbelege sind nach bestimmten Kriterien strukturiert, um alle
Informationen, die im Beleg gespeichert werden mssen, systematisch ablegen zu
knnen.
Ein Beleg ist somit der Nachweis eines Geschftsvorfalls in der Vertriebsabwicklung.
Folgende Vertriebsbelege werden u.a. unterschieden:
Verkaufsbelege
Versandbelege
Fakturabelege
Ein Vertriebsbeleg besteht aus einem Belegkopf und einer beliebigen Anzahl von
Belegpositionen:
Der Belegkopf enthlt Daten, die fr den gesamten Beleg gelten (Zahlungsbedingungen,
Versandanschrift, Texte usw.).
Die Belegpositionen enthalten die Daten der Waren oder Leistungen, die der Kunde
bezieht.
18.1. Verkaufsbelege
Man unterscheidet zwischen folgenden Gruppen von Verkaufsbelegen:
Anfrage
Angebot
Auftrag
Rahmenvertrag (Kontrakte und Lieferplne)
Reklamationen (Retouren, Gutschrifts- und Lastschriftsanforderungen)
Im Lauf der weiteren Geschftsabwicklung im Vertrieb werden auf der Basis der
Verkaufsbelege die Versand- und Fakturabelege erstellt.
18.1.1. Struktur
Alle Verkaufsbelege haben prinzipiell die gleiche Struktur:
Sie setzen sich aus dem Belegkopf und beliebig vielen
Belegpositionen zusammen. Die Belegpositionen knnen
wiederum in beliebig viele Einteilungen unterteilt werden.

Abbildung 40: Struktur von Verkaufsbelegen (Quelle: SAP AG)
Kopfdaten
Im Belegkopf werden die allgemeinen Daten festgehalten, die fr den gesamten Beleg
Nummer des Auftraggebers
Nummer des Warenempfngers und des Regulierers
Belegwhrung und Kurs
Preiselemente fr den gesamten Beleg
Lieferdatum und Versandstelle
Positionsdaten im Verkaufsbeleg
Whrend die Daten im Belegkopf auf alle Positionen des Belegs zutreffen, sind einige
Daten nur fr bestimmte Positionen gltig. Diese Daten werden auf Positionsebene
gespeichert und beinhalten:
Materialnummer
Zielmenge bei Rahmenvertrgen
Nummer des Warenempfngers und des Regulierers (auf Positionsebene kann ein
abweichender Warenempfnger oder Regulierer definiert werden)
Werks- und Lagerortangaben
Preiselemente fr die einzelnen Positionen
Einteilungsdaten
Eine Position besteht aus einer oder mehreren Einteilungen. Die Einteilungen enthalten
alle Daten, die zur Belieferung bentigt werden. Ein Kunde erteilt z.B. einen Auftrag
fr 20 Stck eines Materials. Sie geben dies als eine Position in den Auftrag ein. Sie
knnen allerdings gegenwrtig nur 10 Stck liefern, die restlichen 10 Stck liefern Sie
im nchsten Monat. Es mssen also zwei Lieferungen terminiert werden. Die Daten fr
diese Lieferungen (Datum, besttigte Mengen) werden in zwei unterschiedlichen
Einteilungen gespeichert. In Verkaufsbelegen, in denen Lieferdaten nicht relevant sind,
z.B. Kontrakte, Gut- und Lastschriftsanforderungen, erstellt das System keine
Einteilungen.
In den Einteilungen werden z.B. folgende Daten festgehalten:
Einteilungsmenge
Lieferdatum
besttigte Menge
18.2. Versandbelege
Es gibt folgende Versandbelege:
Lieferung
Materialbeleg, der die Warenausgangsdaten enthlt
Gruppe von Lieferungen
18.2.1. Struktur
Die Auslieferung setzt sich aus einem Belegkopf und beliebig vielen Belegpositionen
zusammen.
Die folgende Abbildung zeigt die Struktur der Auslieferung.

Abbildung 41: Struktur eines Auslieferungsbelegs (Quelle: SAP AG)
Belegkopf
Im Belegkopf werden die allgemeinen, fr die Auslieferung relevanten Daten
festgehalten. Sie haben Gltigkeit fr den gesamten Beleg. Dazu gehren z.B.:
Versandstelle
Daten zur Versand- und Transportterminierung (z.B. das Warenausgangsdatum oder
das Anlieferdatum beim Warenempfnger)
Gewichte und Volumina der gesamten Auslieferung
Nummer des Auftraggebers und des Warenempfngers
Route
Belegpositionen
In den Belegpositionen finden Sie die Daten, die fr eine einzelne Belegposition gelten.
Dazu gehren z.B.:
Materialnummer
Liefermenge
Endverkaufspreis
Werks- und Lagerortangaben
Kommissionierdatum
Gewichte und Volumina der einzelnen Positionen
Toleranzen bei Unter- oder berlieferung
18.3. Fakturabelege
Alle Fakturen haben die gleiche Struktur. Sie setzen sich aus dem Kopf und beliebig
vielen Positionen zusammen. Die folgende Abbildung zeigt die Struktur der Faktura.

Abbildung 42: Struktur von Fakturabelegen (Quelle: SAP AG)
18.3.1. Kopf
Im Kopf werden die allgemeinen Daten festgehalten, die fr die gesamte Faktura
Nummer des Regulierers
Fakturadatum
Nettowert der gesamten Faktura
Belegwhrung
Zahlungsbedingungen und Incoterms
Nummer der Partner, wie z.B. die Nummer des Auftraggebers
Preiselemente auf Kopfebene
18.3.2. Positionen
In den Positionen finden Sie die Daten, die fr eine einzelne Position gelten. Dazu
gehren z.B.:
Materialnummer
Fakturamenge
Nettowert der einzelnen Positionen
Gewicht und Volumen
Nummer des Referenzbelegs fr die Faktura, z.B. die Nummer der
zugrundeliegenden Lieferung
Preiselemente der einzelnen Positionen
18.4. Belegfluss
Der Belegflu zeigt die Entwicklung eines Vertriebsbelegs an; er bildet im System
aufeinanderfolgende Belege eines Geschftsvorfalls ab.
Ein mglicher Belegflu knnte aus einem Angebot, einem Auftrag, einer Lieferung
und einer Rechnung bestehen. Wenn Sie ausgehend vom Auftrag diesen Belegflu
anzeigen wrden, wre das Angebot ein Vorgngerbeleg; Lieferung und Rechnung
wren Folgebelege.
18.4.1. Voraussetzungen
Vorgngerbelege werden immer fortgeschrieben. Falls Folgebelege im Belegflu
fortgeschrieben werden sollen, mssen Sie im Customizing bei der Kopiersteuerung
entsprechende Einstellungen vornehmen. Die Kopiersteuerung und der Belegflu
werden fr Belege in folgenden Bereichen definiert:
Vertriebsuntersttzung
Verkauf
Versand
Transport
Fakturierung
Der Belegflu wird vom System auf zwei Ebenen fortgeschrieben:
fr den Gesamtbeleg
fr die einzelnen Positionen eines Belegs
Im Belegflu werden alle Vorgnger- und Folgebelege aufgelistet. Zustzlich wird
Ihnen auch das Belegdatum und der Gesamtbearbeitungsstatus des jeweiligen Belegs
angezeigt.

Bsp. Belegflu
Beleg Datum Gesamtbearbeitungsstatus
. Auftrag 5362 10.06 erledigt
Auslieferung 80003721 10.06 erledigt
. Kommissionierauftrag 19980610 10.06 erledigt
. WL WarenausLieferung 49007080 10.06 erledigt
. Rechnung 90005596 10.06 erledigt
.. Buchhaltungsbeleg 100007729 10.06 nicht ausgeziffert

Die Punkte zeigen die Stufe in der Referenzkette an.
Der Beleg, fr den der Belegflu angezeigt wird, hat keinen Punkt. Im obigen Beispiel
wird der Belegflu fr die Auslieferung angezeigt.
Die direkten Vorgnger- und Folgebelege der Auslieferung werden mit einem Punkt
dargestellt. Indirekte Vorgnger- und Folgebelege haben zwei oder mehr Punkte. Im
obigen Beispiel ist der Buchhaltungsbeleg ein direkter Folgebeleg der Rechnung und
ein indirekter Folgebeleg der Auslieferung.
18.5. Steuerung der Verkaufsbelege
Whrend der Systemeinstellung fr den Vertrieb definiert der Systemverwalter
verschiedene Arten von Daten fr die Steuerung der Bearbeitung von Verkaufsbelegen.
Die Definition der Daten findet auf drei Ebenen statt:
nach Verkaufsbelegart
nach Positionstyp
nach Einteilungstyp
Auf Verkaufsbelegebene knnen Sie z.B. festlegen, ob fr eine bestimmte Belegart
eine Kreditprfung durchgefhrt wird. Auerdem knnen Sie angeben, ob ein Beleg
automatisch gesperrt wird und erst berprft werden mu, bevor er weiter bearbeitet
werden kann (z.B. eine Gutschriftsanforderung).
Auf Positionstypebene knnen Sie z.B. festlegen, ob ein Positionstyp fr Lieferung
oder Fakturierung relevant ist. Die Positionstypen, die in Angeboten verwendet werden,
sind z.B. nicht fr Lieferung oder Fakturierung relevant.
Sie knnen auch, abhngig von Bedarf und Verfgbarkeitsprfung, Einteilungstypen
definieren.
18.5.1. Verkaufsbelegarten
Die Standardversion des SAP R/3-Systems beinhaltet eine Reihe von vordefinierten
Verkaufsbelegarten. Whrend der Einfhrung Ihres Systems knnen diese
Standarddefinitionen modifiziert werden, um den speziellen Bedrfnissen Ihrer Firma
zu entsprechen. Sie knnen auch eigene Verkaufsbelegarten definieren. Zu den
Verkaufsbelegarten im Standard gehren beispielsweise:
Bearbeitungsart Verkaufsbelegart Abkrzung
Vorverkaufsphase Anfrage AF
Angebot AG
Kostenlose Lieferung KL
Verkaufsphase Terminauftrag TA
Barverkauf BV
Sofortauftrag SO

Bearbeitungsart Verkaufsbelegart Abkrzung
Rahmenvertrge Mengenkontrakt KM
Wertkontrakt WK
Mietvertrag MV
Lieferplan LP
Reklamationen Gutschriftsanforderung G2
Lastschriftsanforderung L2
Kostenlose Nachlieferung KN
Retoure RE
18.5.2. Steuerungselemente in Verkaufsbelegarten
ber Steuerungselemente, die im Vertriebs-Customizing festgelegt sind, kann jede
Verkaufsbelegart so eingestellt werden, da sie einen eigenen Funktionsumfang enthlt.
Die Belegarten knnen Ihren Anforderungen gem installationsspezifisch angepat
werden. Auerdem knnen neue Belegarten definiert werden, falls die in der SAP-
Standardversion vorgegebenen in Ihrer Verkaufsorganisation nicht ausreichen sollten.
Fr die Pflege der Steuerungselemente ist Ihr Systemverwalter zustndig.
Die Antworten auf die folgenden Fragen entscheiden darber, wie eine
Verkaufsbelegart definiert wird.
Allgemeine Daten
Kann der Beleg nur mit Bezug auf einen Vorgngerbeleg erfat werden ?
Soll der eventuell vorhandene Kunden-Material-Informationssatz bercksichtigt
werden ?
Soll das Lieferdatum vorgeschlagen werden ?
Mu bei der Belegerfassung ein Kunde eingegeben werden ? Zum Beispiel knnen
Sortimente kundenneutral erfat werden.
Welche Auftragswahrscheinlichkeit ist definiert ?
Soll die Angabe der Sparte fr jede Position aus dem Materialstammsatz
bernommen werden oder soll eine abweichende Angabe im Kopf die
Positionsangaben berschreiben ?
Wie soll das System reagieren, falls die Spartenangabe im Kopf von den
Angaben in den Positionen abweicht ?
Soll eine Kreditlimitprfung stattfinden ?
Aus welchem Nummernkreis soll die Belegnummer bei interner oder externer
Nummernvergabe stammen ?
Welche Felder sollen fr das Unvollstndigkeitsprotokoll relevant sein? Fr
Kontrakte ist z.B. der Gltigkeitszeitraum wichtig und mu darum im Beleg
angegeben werden.
Kann ein unvollstndiger Beleg gesichert werden oder mssen alle Daten
vollstndig sein?
Welche Partnerrollen sind zulssig und welche mssen erfat werden?
Versanddaten
Welche Lieferungsart soll die aus dem Auftrag resultierende Lieferung haben?
Soll eine Versandterminierung stattfinden?
Soll eine Transportterminierung stattfinden?
Soll aus einem bestimmten Grund automatisch eine Liefersperre gesetzt werden?
Eine solche Liefersperre kann z.B. bei einer kostenlosen Lieferung sinnvoll sein.
Sie knnen fr eine Verkaufsbelegart eine Versandbedingung definieren. Diese wird
dann bei der Belegerstellung bernommen, unabhngig davon, welche Angabe im
Debitorenstammsatz gemacht wurde.
Fakturadaten
Welche Fakturaart soll die aus dem Auftrag oder der Lieferung resultierende
Faktura haben?
Soll aus einem bestimmten Grund automatisch eine Fakturasperre gesetzt werden?
Eine solche Fakturasperre kann z.B. sinnvoll sein, wenn eine Gutschriftsanforderung
zunchst geprft werden soll, ehe daraus eine Gutschrift erzeugt wird.
18.5.3. Positionstypen
Um in den Verkaufsbelegen eine weitere Steuerung zu ermglichen und somit die aus
den verschiedenen Geschftsvorfllen resultierenden Anforderungen abzudecken,
werden Positionstypen definiert. Fr diese Positionstypen ist jeweils eine eigene
Steuerung definiert: Zum Beispiel werden ganz unterschiedliche Anforderungen an eine
Normalposition, eine kostenlose Position oder eine Textposition gestellt.

Die folgende Abbildung zeigt einige der
Positionstypen, die in im Standard definiert sind. Hier
ist z.B. eine Normalposition in der Anfrage, im
Angebot oder im Auftrag abgebildet.

Abbildung 43: Standard-Positionstypen (Quelle: SAP AG)
18.5.4. Steuerungselemente in Positionstypen
Je nach Verkaufsbelegart sind verschiedene Positionstypen zulssig. Auch die
Positionstypen werden ber Steuerungselemente den speziellen Anforderungen Ihrer
Installation angepat. Auerdem knnen neue Positionstypen definiert werden. Fr die
Pflege der Steuerungselemente ist Ihr Systemverwalter verantwortlich.
Die Antworten auf folgende Fragen entscheiden darber, wie ein Positionstyp definiert
wird.
Allgemeine Daten
Soll fr die Position eine Preisfindung durchgefhrt werden?
Wann gilt eine Position als erledigt? Zum Beispiel knnte eine Angebotsposition
erst dann als erledigt gelten, wenn die gesamte Menge in Auftrge bernommen
wurde.
Handelt es sich um eine Position mit Materialbezug oder um eine reine
Textposition?
Sind Einteilungen zu einer Position erlaubt?
Drfen die kaufmnnischen Daten, z.B. die Zahlungsbedingungen auf
Positionsebene, von denen auf Kopfebene abweichen?
Soll ein Dialog stattfinden, falls die Lieferung nicht vollstndig erfolgen kann?
Welche Felder sind relevant fr das Unvollstndigkeitsprotokoll?
Welche Partnerrollen sind auf Positionsebene zulssig und welche sogar Pflicht?
Welche Nachrichten sind fr den Vorgang erlaubt und nach welchem Schema
werden sie vorgeschlagen?
Versanddaten
Ist eine Position lieferrelevant ?
Soll das Gewicht und das Volumen einer Position ermittelt werden?
Fakturadaten
Ist eine Position fakturarelevant ?
Soll der Verrechnungswert ermittelt werden?
Handelt es sich um eine statistische Position ? Fr statistische Positionen findet eine
Preisfindung statt, sie gehen jedoch nicht in den Wert des Auftrags ein, werden dem
Kunden also nicht in Rechnung gestellt.
Soll fr eine Position automatisch eine Fakturasperre gesetzt werden? Dies kann
z.B. fr Positionen wichtig sein, bei denen zunchst die Preise geklrt werden
mssen.
Handelt es sich um eine Retourenposition ?
18.5.5. Ermittlung des Positionstyps
Der Positionstyp im Verkaufsbeleg hngt von der Verkaufsbelegart und dem Material
ab. Im Materialstammsatz wird eine Positionstypengruppe definiert. Zum Beispiel sind
in der SAP-Standardversion die Positionstypengruppe NORM fr lagerhaltige
Materialien und die Gruppe DIEN fr Dienstleistungen und Nichtlagermaterial
definiert.
Die folgende Abbildung zeigt die Ermittlung des Positionstyps. Fr ein Material mit der
Positionstypengruppe NORM ermittelt das System fr eine Anfrage (Verkaufsbelegart
AF) den Positionstyp AFN, fr einen Terminauftrag (Verkaufsbelegart TA) den
Positionstyp TAN.

Abbildung 44: Ermittlung des Positionstyps (Quelle: SAP AG)
18.5.6. Positionstypen in Lieferungen
Um eine weitere Steuerung in den Lieferungen fr die einzelnen Artikel zu
ermglichen, werden Positionstypen definiert. Der Positionstyp wird aus der
Auftragsposition bernommen. Eine Normalposition in einem Terminauftrag wird zu
einer Normalposition in der Lieferung. Wird eine Lieferung ohne Bezug auf einen
Auftrag erfat, wird der Positionstyp in Abhngigkeit von der Lieferbelegart und der
Positionstypengruppe des Materials vorgeschlagen.
18.5.7. Einteilungstypen
Die Positionen in einem Verkaufsbeleg werden in eine oder mehrere Einteilungen
unterteilt. Diese Einteilungen unterscheiden sich in Bezug auf Termin und Menge
voneinander.
Auch fr die Einteilungen sind unterschiedliche Steuerungselemente definiert: Fr
manche Einteilungen wird keine, fr manche wird eine Disposition durchgefhrt. Fr
eine Einteilung mit der Ausprgung Retoure wird kein Warenausgang, sondern ein
Wareneingang gebucht.
Die folgende Abbildung zeigt eine bersicht einiger Einteilungstypen, die im Standard
definiert sind.

Abbildung 45: bersicht Einteilungstypen (Quelle: SAP AG)
Einteilungstyp-Steuerung
Fr die verschiedenen Einteilungstypen ergeben sich unterschiedliche Steuerungen:
Die Einteilung AT in Anfragen dient lediglich zur Information.
Fr die Einteilungen BN und CN erfolgt keine Bedarfsbergabe und keine
Verfgbarkeitsprfung.
Fr die Einteilungen BP und CP werden Bedarfe bergeben und die Verfgbarkeit
der Artikel wird berprft.
Fr die Einteilungstypen BT, CT und CX werden keine Bestnde gefhrt. Fr die
Typen BT und CT wird im Gegensatz zu CX auch kein Warenausgang gebucht.
Die Einteilungstypen BV und CV sind genauso gesteuert wie die Typen BN und
CN. Allerdings knnen zu Auswertungszwecken Bedarfe abgesetzt werden.
Fr die Einteilung DN in einer Retoure wird kein Warenausgang, sondern ein
Wareneingang gebucht.
Die Einteilungstypen CN, CP, CT und CV sind lieferrelevant, die anderen
Einteilungstypen nicht.
18.5.8. Steuerungselemente fr Einteilungstypen
Je nach Verkaufsbelegart und Positionstyp sind verschiedene Einteilungstypen zulssig.
Auch die Einteilungsstypen werden ber Steuerungselemente den speziellen
Anforderungen Ihrer Installation angepat. Auerdem knnen neueEinteilungstypen
definiert werden. Fr die Pflege der Steuerungselemente ist Ihr Systemverwalter
verantwortlich.
Die Antworten auf folgende Fragen entscheiden darber, wie ein Einteilungstyp
definiert wird.
Allgemeine Daten
Welche Felder sind fr das Unvollstndigkeitsprotokoll relevant?
Soll ein Vertriebsbedarf an den Einkauf oder die Fertigung gemeldet werden?
Soll eine Verfgbarkeitsprfung durchgefhrt werden?
Handelt es sich um eine Einteilung zu einer Retoure ?
Versanddaten
Ist die Einteilung lieferrelevant ?
Soll automatisch eine Liefersperre fr die Einteilung gesetzt werden? Eine solche
Liefersperre ist bei kostenlosen Lieferungen sinnvoll.
18.5.9. Ermittlung des Einteilungstyps
Der Einteilungstyp hngt von dem Positionstyp der zugehrigen Position und dem
Dispositionsmerkmal des Materials ab. Das Dispositionsmerkmal eines Materials wird
im Materialstammsatz angegeben.
Der Einteilungstyp wird aufgrund von Tabelleneinstellungen automatisch
vorgeschlagen. Sie knnen die Angabe im Verkaufsbeleg manuell verndern. Die
nderungen sind jedoch nicht beliebig. Wenn Sie einen anderen Einteilungstyp
angeben, prft das System, ob dieser Typ zulssig ist. Welche Einteilungstypen jeweils
zulssig sind, erfahren Sie von Ihrem Systemverwalter.
19. Debitoren
Zu den Debitoren zhlen alle Kunden, mit denen die Firma in Kontakt steht. Kunden,
mit denen Ihre Firma geschftliche Beziehungen unterhlt, erfassen Sie in einem
Debitorenstammsatz. Dieser Stammsatz enthlt alle fr die Abwicklung von
Geschftsvorgngen erforderlichen Daten, die sogenannten Stammdaten. Bei
konsequenter Pflege der Stammdaten kann die Bearbeitung von Vorgngen erheblich
reduziert werden, da die Stammdaten automatisch in die Vorgnge bernommen
werden.
19.1. Geschftspartner
Beim Geschftspartner kann es sich um eine juristische oder eine natrliche Person
handeln, die direkt an der Abwicklung eines Geschftsvorgangs mit Ihnen beteiligt ist.
Im Vertrieb existieren u.a. folgende Geschftspartnerrollen:
Auftraggeber
Warenempfnger
Regulierer
Rechnungsempfnger
19.1.1. Auftraggeber
Fr den Auftraggeber bentigen Sie Daten zum Verkauf, z.B. die Zuordnung zu einem
Verkaufsbro und zu einer gltigen Preisliste.
Im hufigsten Fall ist eine Firma, die den Auftrag zur Warenlieferung oder Erbringung
von Leistungen erteilt, gleichzeitig auch der Warenempfnger, Regulierer und
Rechnungsempfnger. Aus diesem Grund umfat die Funktion "Auftraggeber" im SAP-
System alle diese Rollen.
19.1.2. Warenempfnger
Fr den Warenempfnger bentigen Sie nur die zum Versand erforderlichen Daten, z.B.
Abladestelle und Warenannahmezeiten.
19.1.3. Regulierer
Bei einem Regulierer handelt es sich um eine Firma oder eine Person, die die
Rechnungen fr die gelieferten Waren oder die erbrachten Leistungen begleicht. Fr
den Regulierer bentigen Sie z.B. Daten zur Festlegung der Rechnungstermine und die
Kontoverbindung.
19.1.4. Rechnungsempfnger
Fr den Rechnungsempfnger bentigen Sie z.B. die Adresse, Daten fr den
Dokumentendruck und Druckdaten und evtl. fr den elektronischen Datenaustausch.
19.1.5. Ansprechpartner beim Geschftspartner
In der Firma Ihrer Kunden existieren immer ein oder mehrere Ansprechpartner, mit
denen Sie fernmndlichen, schriftlichen oder persnlichen Kontakt zur Abwicklung des
Geschftsvorfalls haben. Fr die Ansprechpartner bentigen Sie hufig andere
Informationen wie fr den Kunden. Wichtig sind vor allem der Name des
Ansprechpartners und seine Telefonnummer sowie die Abteilung, in der er arbeitet. Da
der Ansprechpartner direkt an die Firma des Kunden gekoppelt ist, erfassen Sie diese
Daten im jeweiligen Debitorenstammsatz. Sie bentigen fr die Ansprechpartner also
keinen separaten Stammsatz.
Die Daten zum Ansprechpartner knnen Sie in der SAP-Standardversion allerdings
lediglich im Debitorenstammsatz des Auftraggebers eingeben, da nur die
Ansprechpartner aus diesem Stammsatz im Auftrag zur Auswahl angeboten werden.
19.2. Struktur im Debitorenstammsatz
Auf einen Debitorenstammsatz haben sowohl die Buchhaltungsabteilung als auch die
Vertriebsabteilung Zugriff. Die Daten beider Abteilungen werden in einem
gemeinsamen Stammsatz gespeichert, um Datenredundanz zu vermeiden.
Auf den Debitorenstammsatz knnen Sie mit Hilfe von drei verschiedenen
Datengruppen zugreifen, die sich durch ihren Detaillierungsgrad unterscheiden.
Ein Stammsatz lt sich entsprechend folgendermaen gliedern.

Abbildung 46: Struktur des Debitorenstamms (Quelle: SAP AG)
19.2.1. Allgemeine Daten
Die allgemeinen Daten sind unabhngig von der buchhaltungsspezifischen oder
vertriebsspezifischen Organisation Ihrer Firma. Sie sind fr einen Kunden aus beiden
Sichten eindeutig. Hierzu gehren z.B. Name, Adresse und Telefonnummer des
Kunden.
Allerdings beschrnken sich die allgemeinen Daten nicht auf die Informationen, die fr
beide Abteilungen von Bedeutung sind. Die Abladestelle z.B., die auch zu den
allgemeinen Daten zhlt, ist nur fr den Vertrieb relevant. Da sie sich jedoch nicht aus
der vertriebsspezifischen Organisation Ihrer Firma ableitet und fr den Kunden immer
eindeutig ist, gehrt sie nicht zu den vertriebsspezifischen Daten.
Wenn Sie einen Debitorenstammsatz nur mit der Debitorennummer bearbeiten, d.h.
ohne einen Vertriebsbereich oder einen Buchungskreis zu spezifizieren, gelangen Sie
lediglich auf die Bilder mit den allgemeinen Daten.
Die allgemeinen Daten werden von der Abteilung erfat, die den Debitorenstammsatz
fr den Kunden zuerst anlegt. Wenn die Vertriebsabteilung den Debitorenstammsatz
anlegt, dann mu sie auch die Adressdaten eingeben. Beim Erfassen der
buchhalterischen Daten braucht die Buchhaltungsabteilung diese allgemeinen Daten
nicht mehr einzugeben. Sie kann sie jedoch ber die Anzeigefunktion einsehen.
19.2.2. Buchungskreisspezifische Daten
Diese Daten sind lediglich fr die Buchhaltung von Belang. Hierzu gehren z.B.
Versicherungs- und Kontofhrungsdaten. Die buchungskreisspezifischen Daten sind nur
innerhalb eines Buchungskreises eindeutig.
Wenn Sie den Debitorenstammsatz bearbeiten, mssen Sie die Debitorennummer und
den Buchungskreis eingeben, um die Bilder mit den buchungskreisspezifischen Daten
aufzurufen.
19.2.3. Vertriebsspezifische Daten
Diese Daten sind lediglich fr den Vertrieb von Bedeutung. Hierzu gehren z.B. Daten
fr die Preisfindung, Lieferprioritten und Versandbedingungen. Je nach
Vertriebsbereich (Kombination aus Verkaufsorganisation, Vertriebsweg und Sparte)
knnen sich diese Daten fr einen Kunden unterscheiden.
Nur wenn Sie die Vertriebsdaten fr den Kunden erfat haben, knnen Sie
Vertriebsvorgnge (z.B. Auftrge) zum Kunden erfassen. Auerdem knnen Sie einen
Vorgang nur dann fakturieren, wenn der Regulierer aus Finanzbuchhaltungssicht
gepflegt ist.
Wenn Sie den Debitorenstammsatz bearbeiten, mssen Sie die Debitorennummer und
den Vertriebsbereich eingeben, um die Bilder mit den vertriebsspezifischen Daten
aufzurufen.
19.2.4. Menzugriff entsprechend der Abteilung
Die Untergliederung nach Abteilungen wird im System ber den Menzugriff erreicht:
Wenn Sie die Debitorendaten zum Verkauf definieren wollen, steigen Sie ber das
Vertriebsmen (Logistik) in den Debitorenstammsatz ein.
Wollen Sie die Daten fr die Buchhaltung erfassen, steigen Sie ber das
Rechnungswesenmen in den Debitorenstammsatz ein.
ber beide Einstiegsmens ist es mglich, die Debitorendaten zentral, d.h. aus der
Vertriebs- und der Buchhaltungssicht zu bearbeiten.
Im Vertrieb ist eine zentrale Pflege nur fr die Geschftspartner Auftraggeber und
Regulierer vorgesehen, fr die eine zentrale Pflege auch sinnvoll ist.
19.3. Vertriebsdaten im Debitorenstammsatz
Die folgende Abbildung zeigt die Daten, die fr die Abteilung Vertrieb von Bedeutung
sind.

Abbildung 47: Vertriebsdaten im
Debitorenstamm (Quelle: SAP AG)
Zugriff auf die Vertriebsdaten im Debitorenstammsatz
Auf diese Daten greifen Sie ber das Men zum Vertrieb zu. Je nachdem, welche
Datengruppen zu bearbeiten sind, geben Sie die Daten ein, die in der Spalte "Zugriff
ber" aufgelistet sind (siehe folgende Tabelle).
Arten Zugriff ber Datengruppen
Allgemeine Daten Debitorennummer Anschrift
Steuerung
Marketing
Zahlungsverkehr
Ansprechpartner
Abladestellen
Vertriebsdaten Debitorennummer Anschrift
Verkaufsorganisation Steuerung
Vertriebsweg Marketing
Sparte Zahlungsverkehr
Ansprechpartner
Abladestellen
Verkauf
Versand
Fakturierung
Nachrichten
Partnerrollen
20. Kundenrahmenvertrge
20.1. Lieferplan
Der Kundenlieferplan ist ein Kundenrahmenvertrag, in dem Liefermengen und -termine
festgehalten werden. Diese Liefermengen und -termine werden in Form von
Einteilungen angegeben. Sie knnen Einteilungen beim Anlegen des Lieferplans oder
zu einem spteren Zeitpunkt eingeben.
Ein Lieferplan wird erfllt, indem Sie zum Flligkeitstermin die Einteilungen beliefern.
Sie bearbeiten Lieferungen fr einen Lieferplan in der gleichen Weise wie normale
Lieferungen. Nachdem Sie die Lieferungen durchgefhrt haben, aktualisiert das System
das Feld gelieferte Menge in der Lieferplanposition mit der entsprechenden Menge.
Die nachfolgende Abbildung zeigt den Belegflu fr Lieferplne.

Abbildung 48: Lieferplan mit Einteilungen (Quelle: SAP AG)
20.2. Kundenkontrakt
Der Kundenkontrakt stellt einen Kundenrahmenvertrag ber die Abnahme von
Verkaufsmaterialien oder Dienstleistungen in einem bestimmten Zeitraum dar.
In der Standardversion des SAP R/3-Systems gibt es folgende Kategorien von
Kontrakten:
Gruppenkontrakte
Der Gruppenkontrakt ist ein Beleg, unter dem Sie Kontrakte als Unterkontrakte
gruppieren knnen, damit Daten in allen referenziernden Belegen synchronisiert und
konsistent gehalten werden. Der Gruppenkontrakt stellt somit die allgemeinen
Rahmenbedingungen fr die Unterkontrakte dar.
Mengenkontrakte
Ein Mengenkontrakt ist eine Vereinbarung, da Ihr Kunde eine bestimmte Menge eines
Produkts in einem angegebenen Zeitraum von Ihnen kauft. Der Kontrakt beinhaltet
grundstzliche Mengen- und Preisinformationen, jedoch keine Festlegung der
Liefertermine und Liefermengen.
Wertkontrakte
Ein Wertkontrakt ist eine vertragliche Vereinbarung mit einem Kunden, die beinhaltet
da fr einen Zeitraum und einen bestimmten Zielwert Materialien und/oder
Dienstleistungen bezogen werden. Ein Wertkontrakt kann sich auf bestimmte
Materialien oder eine Gruppe von Materialien (Produkthierarchie, Sortimentsbaustein)
beziehen.
Servicevertrge
Ein Servicevertrag ist eine Vereinbarung, in der die Bedingungen festgelegt werden,
unter denen bestimmte Dienstleistungen dem Kunden angeboten werden. In der
Standardauslieferung des SAP-R/3-Systems knnen Mietvertrge und Wartungsvertrge
verwaltet werden. Ein Servicevertrag beinhaltet Gltigkeitsdaten,
Kndigungsbedingungen, Preisvereinbarungen und Informationen zu mglichen
Folgeaktionen.
20.2.1. Mengenkontrakte
Ein Mengenkontrakt ist eine Vereinbarung, da Ihr Kunde eine bestimmte Menge eines
Produkts in einem angegebenen Zeitraum von Ihnen kauft. Der Kontrakt beinhaltet
grundstzliche Mengen- und Preisinformationen, jedoch keine Festlegung der
Liefertermine und Liefermengen (falls der Kunde Lieferinformationen angibt, knnen
Sie statt dessen einen Lieferplan anlegen).
Der Kunde erfllt einen Kontrakt, indem er aus dem Kontrakt Auftrge erteilt. Diese
Kundenauftrge werden Abrufe genannt.
Wenn Sie einen Kontraktabruf anlegen, nehmen Sie Bezug auf den entsprechenden
Kontrakt und das System aktualisiert automatisch die abgerufenen Mengen im Kontrakt.
Die Bearbeitung eines Kontraktabrufs entspricht der Bearbeitung eines normalen
Terminauftrags.
20.2.2. Wertkontrakte
Ein Wertkontrakt ist eine vertragliche Vereinbarung mit einem Kunden, die beinhaltet
da fr einen Zeitraum und einen bestimmten Zielwert Materialien und/oder
Dienstleistungen bezogen werden. Ein Wertkontrakt kann sich auf bestimmte
Materialien oder eine Gruppe von Materialien (Produkthierarchie, Sortimentsbaustein)
beziehen.
Der Wertkontrakt enthlt Regeln, welche Art von Abrufen erlaubt sind. Dabei knnen
Einschrnkungen bezglich der Kunden und der Materialien definiert werden. Sie
knnen zustzlich zum Auftraggeber weitere abrufberechtigte Partner angeben, indem
Sie ihnen die Partnerrolle AA zuordnen. Sie knnen auch zustzliche Warenempfnger
fr Abrufe definieren, indem Sie ihnen die Partnerrolle AW zuordnen.
Im Wertkontrakt knnen Sie sich auf bereits definierte Listen von Materialien beziehen.
Diese Liste kann z.B. eine Produkthierarchie sein oder ein Sortimentsbaustein. Sie
knnen jedoch auch Wertkontrakte fr nur ein Material (z.B. ein konfigurierbares
Material) anlegen. Um diese beiden Flle abzudecken, werden im Standard zwei
Kontraktarten angeboten:
Wertkontraktart WK1
Bei Wertkontrakten mit der Kontraktart WK1 knnen Sie eine Produkthierarchie
oder einen Sortimentsbaustein angeben. Diese Kontraktart bietet sich also immer
dann an, wenn Sie fr mehrere Materialien oder eine bestimmte Gruppe von
Materialien einen Wertkontrakt anlegen mchten. Abrufbar sind dann alle
Materialien, die in dem betreffenden Sortiment enthalten sind oder die der
angegebenen Produkthierarchie angehren.
Wertkontraktart WK2 (materialbezogen)
Diese Wertkontraktart dient hauptschlich dazu, Kontrakte zu einem, in der
Regel konfigurierbaren, Material anzulegen. Solche Kontrakte sind z.B. in der
Softwarebranche blich. Beispielsweise wird mit dem Kunden ein Kontrakt ber
einen Wert von 500 000 DM fr ein bestimmtes Softwareprodukt geschlossen.
Bei dieser Kontraktart kann zustzlich eine Vertragsdauer vereinbart werden.
Die Vertragsdauer kann auch auf Positionsebene vereinbart werden und von der
Vertragsdauer auf Kopfebene abweichen.
Zum Wertkontrakt knnen besondere Preisvereinbarungen hinterlegt werden. Diese
Preisvereinbarungen sind auf beliebigen Ebenen mglich. Der Wertkontrakt kann zum
Beispiel Preise fr einzelne Materialien enthalten oder Abschlge, die fr jedes
abgerufene Material gelten.
Abrufe
Der Kunde erfllt einen Kontrakt, indem er Auftrge gegen den Kontrakt erteilt. Da der
Wertkontrakt keine genauen Angaben ber den Zeitplan der Lieferungen enthlt, erfolgt
ein Abruf vom Wertkontrakt ber einen Kundenauftrag.
Bei einem Kontraktabruf aktualisiert das System automatisch die abgerufenen Werte im
Kontrakt. Der Abrufwert ergibt sich aus der Summe der offenen Auftrags- und
Lieferwerte und den bereits fakturierten Werten zum Wertkontrakt.
Auch bei nachtrglichen nderungen (z.B. berlieferung eines Abrufauftrages,
Preisnderungen in der Faktura, Teillieferungen, Retouren, Absagen von
Auftragspositionen, Stornieren oder Lschen von Auftrgen, Lieferungen, Fakturen)
wird der abgerufene Wert vom System aktualisiert.
Sie knnen die Abrufe in jeder beliebigen Whrung vornehmen, das System rechnet
automatisch in die im Wertkontrakt vereinbarte Whrung um. Bei einem solchen Abruf
in Fremdwhrung rechnet das System zum Preisdatum des Abrufauftrages in die im
Kontrakt vereinbarte Whrung um.
Fakturierung
Sie knnen den Wertkontrakt direkt oder pro Abruf fakturieren. Falls Sie den
Wertkontrakt direkt fakturieren mchten, mssen Sie zum Wertkontrakt einen
Fakturierungsplan hinterlegen. Mit einem Fakturierungsplan knnen Sie den
Wertkontrakt zu mehreren Terminen und anteiligen Werten fakturieren. Bei
nachtrglichen nderungen am Wert einer Wertkontraktposition werden die noch
offenen Fakturierungstermine automatisch angepat, damit insgesamt der volle Wert
fakturiert wird.
Belegflu
Mit Hilfe des Belegflues knnen Sie alle Folgebelege, die aus einem Wertkontrakt
entstanden sind, anzeigen (z.B. Kundenauftrge, Lieferungen, Fakturen).
Wertkontrakt erledigen
Ein Wertkontrakt ist dann erledigt, wenn Sie einen Absagegrund setzen. Im
Customizing fr den Wertkontrakt (Positionstyp) knnen Sie einstellen wie das System
bei Erreichen des Zielwertes reagiert (keine Reaktion, Warnung, Fehlermeldung).
Ein nicht vollstndig abgerufener Wertkontrakt wird nicht automatisch nachfakturiert.
Wenn Sie mit einem Fakturierungsplan arbeiten und bereits fakturierte Termine haben,
dann aber den Zielwert im Wertkontrakt erniedrigen, findet keine Prfung statt, ob evtl
zuviel fakturiert wurde. In diesem Fall mssen Sie eine Gutschrift ber den
Differenzbetrag anlegen.
Mengen- und Wertkontraktpositionen knnen nicht gemeinsam in einem Beleg
verarbeitet werden.
20.3. Servicevertrge
Mit einem Servicevertrag halten Sie Detailinformationen zu einem Servicepaket fest,
das Sie mit dem Empfnger der Serviceleistungen fr einen festgelegten Zeitraum
vereinbart haben. Zum Beispiel geben Sie folgendes an:
Routineaufgaben bei Gerten, die Sie dem Kunden verkauft oder vermietet
haben
Preise fr diese Routineaufgaben
Preise fr zustzliche Serviceaufgaben und erforderliche Ersatzteile
Bedingungen, unter denen der Vertrag gekndigt werden kann
Whrend der Laufzeit des Servicevertrags nutzen Sie den Servicevertrag, um:
eine automatische Fakturierung der Routineaufgaben regelmig anzustoen
zu ermitteln, ob eine Serviceanforderung vom Kunden durch den Servicevertrag
abgedeckt ist
zu ermitteln, welche Preisvereinbarungen fr Serviceleistungen gelten, die nicht
durch den Servicevertrag abgedeckt sind
zu ermitteln, ob ein Kndigungswunsch des Kunden gltig ist
Folgeaktivitten anzustoen, bevor der Servicevertrag ungltig wird
Im IDES z.B. knnen Sie den Umfang des Servicevertrages auf Basis eines
vorkonfigurierten Servicepaketes oder durch die Konfiguration im Vertrag festlegen.
Ein Servicevertrag ist eine Vereinbarung, in der die Bedingungen festgelegt werden,
unter denen bestimmte Dienstleistungen dem Kunden angeboten werden.
In der Standardauslieferung des SAP-R/3-Systems knnen Mietvertrge und
Wartungsvertrge verwaltet werden. Ein Servicevertrag beinhaltet Gltigkeitsdaten,
Kndigungsbedingungen, Preisvereinbarungen und Informationen zu mglichen
Folgeaktionen.
21. Einfhrung in die Konditionstechnik
In diesem Abschnitt werden die Elemente beschrieben, die zur Konditionstechnik
gehren.
Die Standardversion des R/3-Systems von SAP enthlt vordefinierte Elemente fr
routinemige Preisfindungsttigkeiten. Beispielsweise gehren zum Standardsystem
Konditionsarten fr grundlegende Preiselemente, wie Materialpreise, Kunden- und
Materialabschlge sowie Zuschlge wie Frachtkosten und Verkaufssteuern. Fr jedes
Element knnen Sie die Standardversion verwenden oder vllig neue Definitionen
anlegen, um den betriebswirtschaftlichen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht
zu werden. Die Abfolge von Aktivitten sieht normalerweise wie folgt aus:
Definition von Konditionsarten fr alle Preiselemente (Preise, Zu- und Abschlge),
die in Ihren tglichen Geschftsvorfllen vorkommen.
Definition der Konditionstabellen, mit deren Hilfe Sie fr jede Konditionsart
Konditionsstze ablegen und zurckholen knnen.
Definition der Zugriffsfolgen, mittels derer das System die gltigen
Konditionsstze auffinden kann.
Gruppierung von Konditionsarten und Festlegung ihrer Folge innerhalb von
Kalkulationsschemata.
21.1. Konditionsarten
Eine Konditionsart bildet einen bestimmten Aspekt der tglichen
Preisfindungsaktivitten im System ab. Sie knnen beispielsweise fr jede Art von
Preisen, Zu- und Abschlgen, die in Ihren Geschftsvorfllen vorkommen, eine eigene
Konditionsart festlegen.
Beispiel einer Konditionsart
Sie definieren die Konditionsart fr einen speziellen Materialabschlag. Sie knnen dabei
festlegen, da der Rabatt als Festbetrag errechnet wird (beispielsweise ein Abschlag von
1, DM pro Verkaufseinheit) oder da der Abschlag als Prozentsatz berechnet wird
(zum Beispiel ein Abschlag von 2 % fr Auftrge ber 1000 Verkaufseinheiten). Wenn
Sie beide Mglichkeiten nutzen wollen, mssen Sie zwei separate Konditionsarten
definieren. Die folgende Abbildung zeigt, wie Konditionsarten bei der Preisfindung fr
einen Kundenauftrag verwendet werden knnen.

Abbildung 49: Beispiel einer Preisfindung (Quelle: SAP AG)
Im obigen Beispiel gelten fr die Position im Kundenauftrag zwei Abschlge. Der erste
Abschlag ist ein prozentualer Abschlag in Abhngigkeit von der Bestellmenge, der
zweite ist ein fester Abschlag in Abhngigkeit vom Gesamtgewicht der Position.
21.2. Konditionstabelle
Eine Konditionstabelle legt die Kombination der Felder (Schlssel) fest, die einen
einzelnen Konditionssatz kennzeichnet.
In einem Konditionssatz legt das System die spezifischen Konditionsdaten ab, die Sie in
das System eingeben. Wenn Sie z.B. einen Artikelpreis oder einen speziellen Abschlag
fr einen guten Kunden im System eingeben, legen Sie entsprechende Konditionsstze
an.
Beispiel fr eine Konditionstabelle
Eine Verkaufsabteilung legt Konditionsstze fr kundenspezifische Artikelpreise an. In
der Standardversion des R/3-Systems steht dafr die Tabelle T005 zur Verfgung. Der
Tabellenschlssel der Tabelle T005 enthlt folgende Felder:
Vertriebsweg
Kunde
Material
Die ersten zwei Felder legen wichtige Organisationsdaten des Konditionssatzes fest, die
letzten zwei Felder drcken die Beziehung zwischen einem Kunden und einem Material
aus. Wenn die Verkaufsabteilung einen Konditionssatz fr einen kundenspezifischen
Materialpreis oder -abschlag anlegt, verwendet das System automatisch die
Konditionstabelle T005 zur Festlegung des Schlssels und Sicherung des Satzes.
Die folgende Abbildung stellt die Verknpfung zwischen der Konditionstabelle und den
darauffolgenden Konditionsstzen dar.

Abbildung 50: Konditionstabelle und Konditionsstze (Quelle: SAP AG)
Wichtige Felder
Im Bereich Vertrieb sind die Felder Verkaufsorganisation und Vertriebsweg
besonders zu bercksichtigen. Die Verkaufsorganisation wird fast immer als ein
Kriterium in der Preisfindung verwendet, da verschiedene Verkaufsorganisationen oft
ihre eigenen Preise, Zu- und Abschlge haben. Wenn Sie die Verkaufsorganisation als
ein Kriterium in der Preisfindung verwenden, sollten Sie gleichzeitig den Vertriebsweg
verwenden. Benutzen Sie den Vertriebsweg auch dann, wenn Sie nicht fr jeden
Vertriebsweg eigene Preise, Zu- und Abschlge festlegen wollen. Im SD-Customizing
knnen Sie einen Vertriebsweg als Vorlage fr alle anderen verwenden und dadurch die
gleichen Preisfindungsdaten gemeinsam nutzen.
21.3. Zugriffsfolgen
Eine Zugriffsfolge ist eine Suchstrategie, mit deren Hilfe das System gltige Daten fr
eine bestimmte Konditionstabelle sucht. Sie besteht aus einem oder mehreren Zugriffen.
Die Abfolge der Zugriffe steuert die Prioritt der einzelnen Konditionsstze
untereinander. Durch die Zugriffe wird dem System mitgeteilt, wo zuerst und wo
jeweils als nchstes nach einem gltigen Konditionssatz gesucht werden soll. Fr jede
Konditionsart, fr die Sie Konditionsstze anlegen, legen Sie eine Zugriffsfolge fest
Es gibt einige Konditionsarten, fr die keine Konditionstabellen angelegt werden (zum
Beispiel Kopfabschlge, die nur manuell eingegeben werden). Fr diese
Konditionsarten mu keine Zugriffsfolge festgelegt werden.
Beispiel einer Zugriffsfolge
Eine Vertriebsabteilung mchte Kunden unterschiedliche Preise anbieten. Die
Abteilung kann beispielsweise die folgenden Konditionsstze im System anlegen:
Einen Grundpreis fr einen Artikel
Einen kundenspezifischen Sonderpreis fr den gleichen Artikel sowie
Eine Preisliste, beispielsweise fr Grokunden
Theoretisch kann ein Kunde bei der Auftragsabwicklung fr alle drei verschiedenen
Preise in Frage kommen. Die Zugriffsfolge versetzt das System in die Lage, in einer
vorgegebenen Reihenfolge auf die Datenstze zuzugreifen, bis ein gltiger Preis
gefunden ist. In diesem Beispiel mchte die Vertriebsabteilung dem Kunden vielleicht
den vorteilhaftesten Preis gewhren. Sie legt also fest, da zuerst der kundenspezifische
Preis gesucht werden soll.
In der folgenden Abbildung wird gezeigt, wie das System nach dem relevanten
Datensatz sucht.

Abbildung 51: Zugriffsfolgen (Quelle: SAP AG)
21.4. Kalkulationsschemata
Hauptaufgabe eines Kalkulationsschemas ist es, die zulssigen Konditionsarten in einer
bestimmten Reihenfolge festzulegen. Darber hinaus legt das Kalkulationsschema
folgendes fest:
welche Zwischensummen gebildet und auf den Preisbildern angezeigt werden
inwieweit eine manuelle Bearbeitung der Preisfindung mglich ist
auf welcher Basis das System prozentuale Zu- und Abschlge berechnet
welche Bedingungen erfllt sein mssen, damit eine bestimmte Konditionsart
bercksichtigt wird.
Beispiel eines Kalkulationsschemas
Wenn eine Vertriebsabteilung Kundenauftrge vieler verschiedener auslndischer
Kunden bearbeitet, so knnen diese Kunden nach Land oder Region gruppiert werden.
Fr jede Kundengruppierung kann dann ein Kalkulationsschema festgelegt werden. Ein
Kalkulationsschema kann Konditionsarten enthalten, die landesspezifische Steuern
festlegen. In der Auftragsabwicklung knnen Sie Schemata fr bestimmte Kunden und
fr Verkaufsbelegarten festlegen. Das zu verwendende Schema wird automatisch vom
System ermittelt
Kalkulationsschemata im R/3-Standardsystem von SAP
Das Standardsystem beinhaltet vordefinierte Kalkulationsschemata, die hufig
verwendete Konditionsarten in Verbindung mit entsprechend hufig verwendeten
Zugriffsfolgen enthalten. Diese Kalkulationsschemata des Standardsystems knnen Sie
bei Bedarf modifizieren oder neue Kalkulationsschemata anlegen.
21.5. Zusammenwirken der Elemente der Konditionstechnik
Die folgende Abbildung illustriert die Beziehungen zwischen den verschiedenen
Elementen der Konditionstechnik.

Abbildung 52: Beziehungen zwischen den verschiedenen Elementen der Konditionstechnik (Quelle: SAP AG)
22. Preisfindung in Verkaufsbelegen
In diesem Abschnitt wird ein berblick ber die in der Auftragsabwicklung
verwendeten Preiselemente gegeben. Auerdem wird gezeigt, wie Sie in Ihrer tglichen
Auftragsabwicklung mit den Preisfindungfunktionen arbeiten. Bei der Preisfindung
ermittelt das System Betrge auf der Grundlage von automatischen Verfahren und
manuell eingegebenen Daten. Das System bertrgt die Preisfindungsdaten - zum
Beispiel Informationen ber die Preise, Zu- und Abschlge - von sogenannten
Konditionsstzen in Verkaufsbelege und Fakturen. Je nach Preispolitik Ihres
Unternehmens knnen Sie die Preise whrend der Auftragsabwicklung manuell
bearbeiten. Beispielsweise kann die Mglichkeit bestehen, innerhalb eines bestimmten
Rahmens Abschlge einzugeben oder zu ndern.
22.1. Preiselemente in der Auftragsabwicklung
Die Preiselemente, mit denen Sie in Ihren tglichen Preisfindungsverfahren zu tun
haben, wie Preise, Zu- und Abschlge, Frachtkosten und Steuern - sind im SAP-System
als Konditionsarten abgelegt. In diesem Abschnitt erhalten Sie einen berblick ber die
Preiselemente und ihre entsprechenden Konditionsarten, die in der Standardversion des
Vertriebssystems (SD) vorkommen. Beim Anlegen oder Pflegen von
Preisinformationen fr ein bestimmtes Preiselement legen Sie im System
Konditionsstze an
Bei Preiselementen unterscheidet man zwischen vier Hauptkategorien:
Preise
Zu- und Abschlge
Frachtkosten
Verkaufssteuern
Bei der Erfassung von Kundenauftrgen kann das System eine automatische
Preisfindung durchfhren. Dabei werden ein Bruttopreis ermittelt, alle relevanten
Abschlge abgezogen, eventuelle Zuschlge hinzugerechnet (z.B. Frachtkosten und
Verkaufssteuern) und anschlieend der Nettopreis fr den Kundenauftrag ermittelt. Die
folgende Abbildung zeigt, wie die verschiedenen, im Tagesgeschft vorkommenden
Preiselemente im System abgebildet werden.

Abbildung 53: Abbildung von Preiselementen in Konditionsarten (Quelle: SAP AG)
Die vorstehende Abbildung zeigt, da der Preis eines Artikels im System durch eine
Konditionsart (PR00) abgebildet ist. Der Preis eines Artikels kann sich aber auf andere
Arten von Preisfindungsstzen im System grnden. Der Preis kann aus einer Preisliste
entnommen sein, er kann kundenindividuell sein, oder er kann ein einfacher
Materialpreis sein. Auf der anderen Seite werden jeder Abschlag, jeder Zuschlag, alle
Frachtkosten und jede Steuer durch eine eigene Konditionsart definiert.
22.1.1. Preise
In der SAP-Standardversion basiert die Preisfindung innerhalb der Auftragsabwicklung
auf dem Bruttopreis eines Materials. Folgende Preise sind vordefiniert:
Materialpreis
Preislistentyp
kundenindividueller Preis
22.1.2. Zu- und Abschlge
Die R/3-Standardversion von SAP beinhaltet eine ganze Reihe normalerweise
verwendeter Abschlge. Sollten Sie in Ihrer Firma besondere Zu- und Abschlge
verwenden, so knnen diese whrend der Systemkonfiguration oder bei spteren
Anpassungen im SD-Customizing definiert werden.
Abschlge in der Standardversion
Zur Standardversion gehren unter anderem folgende Abschlge:
Abschlag (Schlssel) Art des Abschlags
Zum Kunden (K007) Prozentualer Abschlag
Zum Material (K004) Absoluter Abschlag
Zur Preisgruppe (K020) Prozentualer Abschlag
Zur Materialgruppe (K029) Absoluter Abschlag nach Gewicht
Zum Kunden/Material (K005) Absoluter Abschlag
Zum Kunden/Materialgrp. (K030) Prozentualer Abschlag
Zur Preisgrp./Material (K032) Absoluter Abschlag
Zur Preisgrp./Materialgrp. (K031) Prozentualer Abschlag
Zur Bonusabwicklung (BO01) Gruppenbonus (%)
Zur Bonusabwicklung (BO02) Materialbonus (fest)
Zur Bonusabwicklung (BO03) Kundenbonus (%)
Zur internen Verrechnung (PI01) Interner Abschlag (fest)
Zur internen Verrechnung (PI02) Interner Abschlag (%)
Zu Rechnungslisten (RL00) Delkredere
Zu Rechnungslisten (MW15) Steuer Delkredere
Zum Anlegen von Konditionsstzen knnen Sie alle diese Standardabschlge
verwenden. Das System bercksichtigt bei der automatischen Preisfindung auch die
Abschlge, die unter den jeweiligen Umstnden gelten, und sucht nach gltigen
Konditionsstzen. Bei Gruppenabschlgen (beispielsweise zu Material- oder
Preisgruppen) mssen Sie die Gruppe zunchst im entsprechenden Kunden- oder
Materialstammsatz zuordnen, bevor die automatische Preisfindung stattfindet.
22.1.3. Frachtkosten
Sie knnen Frachtkosten an Ihre Kunden weitergeben, indem Sie besondere
Konditionsarten fr Versand- und Frachtkosten verwenden. Die SD-Standardversion
enthlt vordefinierte Konditionsarten auf der Grundlage der Incoterms.
Incoterms
Incoterms sind international anerkannte Versandbedingungen, die die Verpflichtungen
sowohl des Lieferanten als auch des Empfngers festlegen. Eine verbreitete
Versandbedingung ist zum Beispiel FOB (Frei an Bord). Sie kann noch genauer
spezifiziert werden, indem man den Verladehafen hinzufgt, zum Beispiel FOB Boston.

Sie knnen Konditionsstze auf zweierlei Grundlage erstellen:
nur auf der Grundlage des Incoterms Teil 1 (zum Beispiel FOB) oder
auf der Grundlage des Incoterms Teil 1 + 2 (zum Beispiel FOB und Boston).

Frachtkonditionen
Die R/3-Standardversion von SAP sieht zwei vordefinierte Frachtkonditionen vor.
Die erste (Konditionsart KF00) gilt fr jede Position eines Verkaufsbelegs. Bei der
automatischen Preisfindung sucht das System nach gltigen Konditionsstzen, die fr
diese Frachtkondition gelten.
Die zweite Frachtkondition (HD00) kann nur auf einen ganzen Beleg angewendet
werden. Diese Fracht wird whrend der Auftragsabwicklung manuell eingegeben.
22.1.4. Verkaufssteuern
Verwendung
Die Standardversion des Systems R/3 von SAP sieht Konditionsarten vor, die
landesspezifische Steuern festlegen. Es gibt beispielsweise Konditionsarten fr
Mehrwertsteuer (MwSt) zur Verwendung in einigen Europischen Lndern. Zur
Steuerermittlung fr die USA enthlt die Standardversion Konditionsarten fr
Verkaufssteuern auf den Ebenen "State", "County" und "City", sowie fr Steuern auf
der Grundlage von Steuerstandort-Codes ("Tax Jurisdiction Codes").
Automatische Mehrwertsteuerberechnung
Bei der automatischen Mehrwertsteuerberechnung werden die folgenden Faktoren
bercksichtigt:
die Art des Geschftsvorfalls (Inlands- oder Auslandsgeschft)
die Steuerklassifikation des Warenempfngers (beispielsweise sind
gemeinntzige Organisationen von der Mehrwertsteuer befreit).
die Steuerklassifikation des Materials (einige Produkte werden nicht besteuert,
andere unterliegen niedrigeren Steuerstzen).
Mithilfe dieser Kriterien wird der Steuersatz fr jede Position im Kundenauftrag
ermittelt. Im Customizing wird fr den Steuersatz eine eigene Konditionsart
eingerichtet (Steuern auf Verkufe und Einkufe).
Steuerklassifikation Material
Die Steuerklassifikation fr ein Material wird im Materialstammsatz angegeben. Bei der
Auftragsabwicklung wird dann die Steuerklassifikation automatisch in den
Verkaufsbeleg bernommen.
Steuerklassifikation Kunde
Die Steuerklassifikation fr einen Kunden wird im Kundenstammsatz angegeben. Bei
der Auftragsabwicklung wird dann die Steuerklassifikation automatisch in den
Verkaufsbeleg bernommen.
23. Verfgbarkeitsprfung und Versandterminierung
23.1. Verfgbarkeitsprfung in der Vertriebsabwicklung
Wenn Sie einen Auftrag erfassen, knnen Sie die Lieferung der Ware zum Liefertermin
nur zusagen, wenn die Ware rechtzeitig fr alle vor der Lieferung notwendigen
Bearbeitungsaktivitten zur Verfgung steht:
Auf der Versandseite mu dafr gesorgt werden, da die Spedition oder ein anderes
Transportunternehmen frhzeitig davon in Kenntnis gesetzt wird, damit noch gengend
Zeit fr das Verpacken und Verladen bleibt. Zu dem Zeitpunkt, zu dem die Ware
sptestens bereitstehen mu, kann eine Verfgbarkeitsprfung durchgefhrt werden.
Auf der Beschaffungsseite mu Sorge getragen werden, da bei nicht ausreichendem
Bestand die Produktion oder der Einkauf in Kenntnis gesetzt wird, damit die Ware
rechtzeitig gefertigt oder bestellt werden kann. Diese Informationen ber erforderliche
Materialien fr den Verkauf werden ber Bedarfe an die Disposition weitergeleitet.
Bedarfe stellen somit die geplanten Abgnge dar. Durch die Bedarfsbergabe wird die
Produktion darber informiert, da Waren gefertigt werden mssen, oder der Einkauf
wird darber unterrichtet, da Bestellanforderungen vorliegen, zu denen Bestellungen
erstellt und an die Lieferanten verschickt werden mssen.
23.1.1. Zeitpunkt der Verfgbarkeitsprfung in der Vertriebsabwicklung
Wenn Sie einen Auftrag erfassen, ermittelt das System ausgehend vom
Wunschlieferdatum des Kunden das erforderliche Materialbereitstellungsdatum. Zu
diesem Datum mu damit begonnen werden, die Ware zu kommissionieren, zu
verpacken, zu etikettieren und zu verladen. Deshalb ist dies auch das fr die Disposition
relevante Datum, zu dem die Verfgbarkeit geprft wird.
Folgende Daten sind fr die Ermittlung dieses Datums erforderlich:
die Route, die den Weg zwischen der Versandstelle und der Firma des
Warenempfngers festlegt
die Versandstelle, von der aus die Ware geliefert werden soll
die Ladegruppe aus dem Materialstammsatz
die im Auftrag ber die Auftragsmenge ermittelte Gewichtsgruppe
23.1.2. Arten der Verfbarkeitsprfung in der Vertriebsabwicklung
Es existieren drei Arten der Verfgbarkeitsprfung:
Prfung auf Basis der ATP-Mengen
Prfung gegen Kontingente
Prfung gegen die Vorplanung
Im Customizing legen Sie fest, ob eine Verfgbarkeitsprfung gegen ATP-Menge oder
gegen die Vorplanung durchgefhrt wird. Die Prfung gegen Kontingente wird u.a.
ber den Materialstamm gesteuert.
Prfung auf Basis der ATP-Menge
Die ATP-Menge (ATP = Available To Promise) wird aus dem Lagerbestand, den
geplanten Zugngen (Fertigungsauftrge, Bestellungen, Planauftrge etc.) und den
geplanten Abgngen (Kundenauftrge, Lieferungen, Reservierungen etc.) berechnet.
Bei dieser Art der Verfgbarkeitsprfung wird je Vorgang dynamisch unter
Bercksichtigung der zu bercksichtigenden Bestnde und der geplanten
Warenbewegungen mit oder ohne Wiederbeschaffungszeit geprft. Planprimrbedarfe
bleiben hier unbercksichtigt.
Prfung gegen Kontingente
Mithilfe von Kontingenten kann eine periodenabhngige Zuteilung von Produkten fr
bestimmte Kunden oder Regionen erfolgen. Ab Release 3.0F kann die
Verfgbarkeitsprfung gegen Kontingente durchgefhrt werden. Damit kann z.B.
verhindert werden, da bei knappen Produkten dem ersten Kunden die gesamte
verfgbare Menge zugeteilt wird und nachfolgende Kundenauftrge nicht mehr oder
viel zu spt besttigt werden.
Prfung gegen die Vorplanung
Bei der Prfung gegen die Vorplanung wird gegen einen fr einen anonymen Markt
erzeugten, in der Regel nicht kundenspezifischen Primrbedarf geprft (beispielsweise
bei der Strategie Vorplanung ohne Endmontage, wenn die Fertigung nur bis zur
Bevorratungsebene erfolgt). Der Planprimrbedarf resultiert aus der
Produktionsprogrammplanung und dient der auftragsneutralen Planung von zuknftig
zu erwartenden Verkaufsmengen.
23.2. Terminierung
Aufgrund dieser Daten, die vorher im System festgehalten wurden, kann automatisch
eine Terminierung vorgenommen werden. Da diese Terminierung vom
Wunschlieferdatum aus zeitlich rckwrts durchgefhrt wird, wird sie auch als
Rckwrtsterminierung bezeichnet. Fhrt die Rckwrtsterminierung dazu, da die
Vorbereitung fr die Versandaktivitten bereits in der Vergangenheit htten einsetzen
sollen, um dem Wunschlieferdatum des Kunden zu entsprechen, dann wird ausgehend
vom Tagesdatum eine automatische Vorwrtsterminierung durchgefhrt.
Im folgenden werden die bei der Terminierung verwendeten Begriffe kurz
definiert. Man unterscheidet hierbei zwischen
Zeiten (Zeitdauer), die bentigt werden, um bestimmte Aktivitten
durchzufhren
Termine, die anhand dieser Zeiten berechnet werden
23.2.1. Zeiten/Rckwrtsterminierung
Zur Berechnung der Versandtermine bentigt das System Erfahrungswerte aus
der Versandabteilung, die in Form von Transitzeit, Ladezeit, Richtzeit und
Transportdispositionsvorlaufzeit hinterlegt werden:
Die Transitzeit ist die Zeit, die bentigt wird, um eine Ware zum Kunden zu
transportieren. Sie wird fr eine Route definiert.
Die Ladezeit ist die Zeit, die zum Verladen der Ware bentigt wird. Sie wird
ber die Versandstelle, die Route und die Ladegruppe des Materials ermittelt.
Die Richtzeit umfat die Zeit, die zum Zuordnen einer Ware zu einer Sendung,
zum Kommissionieren und Verpacken bentigt wird. Sie wird anhand der
Versandstelle, der Route und der Gewichtsgruppe der Auftragsposition
berechnet.
Unter der Transportdispositionsvorlaufzeit versteht man die Zeit, die bentigt
wird, um den Transport zu organisieren. Hierzu zhlen z.B. das Buchen eines
Schiffes und das Reservieren eines LKWs bei einer Spedition. Sie wird fr eine
Route definiert.
Die folgende Abbildung zeigt am Beispiel der Rckwrtsterminierung die
verschiedenen Zeiten, die bei der Versandterminierung bercksichtigt werden.

Abbildung 54: Versandterminierung (Rckwrtsterminierung) (Quelle: SAP AG)
23.2.2. Termine
Folgende Termine sind fr die Lieferbearbeitung von Bedeutung:
Am Materialbereitstellungstermin mu damit begonnen werden, die whrend
der Richtzeit anfallenden Aktivitten (z.B. kommissionieren und verpacken)
vorzunehmen. Der Materialbereitsstellungstermin mu frh genug gewhlt
werden, damit die Ware zum gegebenen Ladetermin bereitsteht.
Der Transportdispositionstermin ist der Termin, ab dem die Organisation des
Warentransports beginnen mu. Auch dieser Termin mu frh genug gewhlt
sein, damit das oder die Transportmittel zum Ladetermin bereitstehen und die
Ware aufnehmen knnen.
Der Ladetermin ist der Termin, ab dem die Ware verladefertig sein mu und an
dem alle fr den Transport bentigten Fahrzeuge zum Verladen bereitstehen
mssen. Nach Ablauf der Zeit, die zum Verladen der Ware bentigt wird
(Ladezeit), kann der Warenausgang erfolgen.
Der Warenausgangstermin ist der Termin, an dem die Ware das Haus
verlassen mu, um rechtzeitig zum Liefertermin beim Kunden einzutreffen.
Der Liefertermin ist der Termin, zu dem die Ware beim Kunden eintreffen soll.
Die Differenz zwischen dem Warenausgangstermin und dem Liefertermin ergibt
sich aus der Transitzeit zwischen dem liefernden Werk und der Firma des
Kunden fr die gewhlte Route.
Bei dem Liefertermin kann es sich um den Wunschliefertermin des
Kunden handeln oder um den besttigte Liefertermin, d.h. der Termin, an
dem Sie die Ware frhestens liefern knnen.
23.2.3. Vorwrtsterminierung
Falls die Rckwrtsterminierung ergibt, da der Termin, zu dem eine Einteilung
fr den Versand fllig wird, in der Vergangenheit liegt, oder da zu diesem
Termin der Artikel nicht verfgbar ist, fhrt das System automatisch eine
Vorwrtsterminierung auf Basis des frhsten mglichen Termins durch.
Ausgehend vom Tagesdatum z.B. werden durch Hinzurechnen der erwhnten
Versandzeiten der Ladetermin, der Warenausgangstermin und letztlich der
besttigte Liefertermin errechnet.

Abbildung 55: Vorwrtsterminierung (Quelle: SAP AG)
24. Streckengeschft
Bei der Streckenabwicklung erfolgt die Lieferung der vom Kunden gewnschten Artikel
nicht durch Ihr Unternehmen. Stattdessen geben Sie den Auftrag an einen externen
Lieferanten weiter, der die Artikel direkt an den Kunden sendet und Ihnen in Rechnung
stellt. Ein Kundenauftrag kann teilweise oder vollstndig aus Streckenpositionen
bestehen. Es kann auch vorkommen, da Sie von Zeit zu Zeit Positionen als
Streckenpositionen abwickeln mchten, die Sie normalerweise selbst liefern.
Bsp. Der Kunde bestellt bei Ihnen Produkte, die Sie selbst nicht produzieren oder in
Ihrem Lager fhren.

Abbildung 56: Ablauf eines Streckengeschfts (Quelle: SAP AG)
24.1.1. Voraussetzungen
Im Rahmen der Streckenabwicklung setzen Sie die folgenden R/3-Komponenten
integriert ein:
R/3-Komponente Funktionen
Verkauf Kundenanfrage,- angebots, -auftragsbearbeitung
Einkauf Bestellanforderungen erstellen, Bestellungen/ Kontraktabrufe
erstellen und versenden
Bestandsfhrung statistisches Erfassen des Wareneingangs beim Kunden (optional)
Rechnungsprfung Rechnung buchen und Zahlung veranlassen,
Kreditmanagement Kreditlimitprfung, Absicherung offener Forderungen
Fakturierung Rechnungsbearbeitung

24.1.2. Ablauf
Die Abwicklung von Streckenauftrgen wird ber die Materialart gesteuert. Die
Materialart bestimmt, ob ein Material nur intern produziert wird, ob es nur extern
bezogen werden kann oder ob beide Beschaffungsarten mglich sind. Beispielsweise
kann ein als Handelsware angelegtes Material nur extern bezogen werden. Es kann
jedoch auch ab und zu erwnscht sein, Produkte, die Ihr Unternehmen selbst herstellt,
zustzlich von externen Lieferanten zu beziehen.
24.1.3. Streckenabwicklung im Verkauf
Je nachdem, wie Ihr System eingestellt ist, knnen Streckenpositionen automatisch vom
System ermittelt werden. Sie knnen in der Verkaufsabwicklung jedoch auch manuell
eine Normalposition in eine Streckenposition ndern.
Automatische Streckenabwicklung
Wenn ein Material ausschlielich extern bezogen wird, knnen Sie im
Materialstammsatz festlegen, da das Material in der Verkaufsabwicklung immer
als Streckenposition verarbeitet wird. Das System ermittelt dann automatisch den
zugehrigen Positionstyp TAS. Um ein Material im Materialstammsatz als
Streckenposition zu kennzeichnen, geben Sie BANS in das Feld
Positionstypengruppe auf dem Bild Vertrieb 2 ein.
Manuelle Streckenabwicklung
Wenn Sie ein Material, das Sie normalerweise selbst liefern, umstndehalber extern
beziehen mssen, knnen Sie den Positionstyp im Kundenauftrag berschreiben.
Fr Materialien, die Sie normalerweise selbst liefern, geben Sie im
Materialstammsatz die Positionstypengruppe NORM ein
24.1.4. Einflu der Einkaufsdaten auf die Terminierung
Bei der automatischen Terminierung von Streckenpositionen werden zustzlich auch
durch den Einkauf verursachte Vorlaufzeiten, wie z.B. Liefer- und
Einkaufsbearbeitungszeiten im System bercksichtigt. Das System bercksichtigt z.B.
die Zeit, die der Lieferant zur Lieferung der Ware bentigt und die Zeit, die die
Einkaufsabteilung fr die Bearbeitung der Streckenauftrge bentigt.
25. Stcklisten
Eine Materialstckliste beschreibt die verschiedenen Komponenten, aus denen sich ein
Produkt zusammensetzt. Beispielsweise enthlt eine Materialstckliste fr ein Fahrrad
alle Teile, die zusammen ein Fahrrad ergeben: den Rahmen, den Sattel, die Rder usw.
25.1.1. Ablauf
Wenn Sie in der Auftragsabwicklung die Nummer einer vertriebsrelevanten
Materialstckliste eingeben, zeigt das System das Material, welches durch die Stckliste
beschrieben wird, als Hauptposition an. Die einzelnen Komponenten werden als
Unterpositionen angezeigt.
Im Verkauf kann die Stcklistenverarbeitung auf zwei Arten erfolgen. Nachdem eine
Stckliste in einem Kundenauftrag eingegeben wurde, kann das System Preisfindung,
Bestandsfhrung und Lieferungsabwicklung auf folgenden Ebenen durchfhren:
auf Hauptpositionsebene
auf Komponentenebene
Welche Art der Verarbeitung das System durchfhrt, wird durch die
Positionstypengruppe bestimmt, die Sie fr die relevanten Materialien im
Materialstammsatz eingeben.

25.1.2. Verarbeitung auf Hauptpositionsebene
Wenn Sie mchten, da Preisfindung, Bestandsfhrung und Lieferungsabwicklung auf
Ebene der Hauptposition ablaufen, geben Sie im Feld Positionstypengruppe auf dem
Bild Vertrieb 2 im jeweiligen Materialstammsatz ERLA ein. In diesem Fall dienen die
Komponenten nur als Textpositionen und sind nicht lieferrelevant. Die folgende
Abbildung zeigt die Verarbeitung einer Stckliste auf Hauptpositionsebene.
Abbildung 57: Stcklistenverarbeitung (Quelle: SAP AG)
25.1.3. Verarbeitung auf Komponentenebene
Wenn Sie mchten, da Preisfindung, Bestandsfhrung und Lieferungsabwicklung auf
Komponentenebene ablaufen, geben Sie im Feld Positionstypengruppe auf dem Bild
Vertrieb 2 im jeweiligen Materialstammsatz LUMF ein. In diesem Fall sind nur die
Komponenten lieferrelevant. Bei der Verarbeitung bildet das System automatisch eine
Liefergruppe. Dabei wird das zeitlich letzte Lieferdatum aller Komponenten innerhalb
dieser Gruppe zum Lieferdatum fr die gesamte Liefergruppe.

Beispielfirma IDES
26. berblick ber die Beispielfirma IDES
Im Kapitel "IDES" lernen Sie die Beispiel- und bungsfirma IDES kennen, anhand
derer in SAP-Trainings die Funktionalitt des SAP-Systems vorgestellt und gebt wird
und die auch wir in unserem Kurs zu bungszwecken heranziehen werden. Auerdem
wird vorgestellt, welche Geschftsprozesse wir betrachten und durchfhren wollen.
IDES - das "International Demonstration and Education System" im SAP System stellt
eine Modellfirma dar. Sie besteht aus einem internationalen Konzern mit
Tochtergesellschaften in verschiedenen Lndern. IDES enthlt beispielhafte
Anwendungsdaten fr unterschiedliche Geschftssituationen im SAP System. Im IDES
sind die Geschftsprozesse genau wie in einem richtigen Unternehmen abgebildet,
daher sind sie mit vielen realistischen Merkmalen ausgestattet. Auf diese Weise macht
IDES die Funktionalitt des SAP Systems an leicht nachvollziehbaren Beispielen
deutlich. Der Schwerpunkt von IDES liegt jedoch nicht auf der Darstellung einzelner
Funktionen, sondern auf den durchgngigen Geschftsprozessen und deren Integration.

Abbildung 58: IDES-Gruppe (Quelle: SAP AG)
Die IDES-Gruppe umfat vier Teilkonzerne. Der europische Teilkonzern besteht aus
fnf Gesellschaften, der nordamerikanische aus zwei Gesellschaften. Lateinamerika und
Asien bestehen aus jeweils einer Gesellschaft. Jede dieser Gesellschaften hat eine klare
betriebswirtschaftliche Aufgabe innerhalb des Gesamtkonzerns und ist nach den
landesspezifischen Gegebenheiten und Gesetzmigkeiten organisiert. Im
Finanzbereich findet eine Konsolidierung statt. Die franzsische Landesgesellschaft ist
zum Beispiel als reine Vertriebsgesellschaft ausgelegt, in Mexiko werden Hoch-
inflationstechniken und das Material-Ledger dargestellt. In der amerikanischen und in
der deutschen Landesgesellschaft wird sowohl produziert als auch eingekauft und
verkauft. Das Rechnungswesen und die Personalwirtschaft der einzelnen Gesellschaften
sind diesen betriebswirtschaftlichen Aufgaben angepat worden. So ist zum Beispiel fr
die USA und Deutschland eine flexible Plankostenrechnung, dagegen in Grobritannien
eine starre Plankostenrechnung auf Vollkostenbasis eingerichtet.
26.1. Der Geschftsablauf
Unser Ziel ist es, an unsere Kunden fertige PC-Pakete verkaufen zu knnen. Dazu
mssen wir im Verlauf dieses Kurses alle ntigen Vorbereitungen treffen, vom Einkauf
der Einzelteile bei unseren Lieferanten bis zum Versand der fertigen PCs.
27. Organisationsstrukturen in der Materialwirtschaft
27.1. Einkaufsorganisationen
Im IDES gibt es eine dezentrale und strategische Einkaufsorganisation.
Die dezentrale Einkaufsorganisation stellt eine operationale Organisation dar,
die den gesamten Einkaufsvorgang durchfhrt.
Die strategische Einkaufsorganisation ist eine nicht operationale Organisation.
In der strategischen Einkaufsorganisation werden nur Konditionen mit
Lieferanten ausgehandelt und als Kontrakt den unterschiedlichen dezentralen
Einkaufsorganisationen zur Verfgung gestellt.
Dezentrale
Einkaufsorganisation
Buchungskreis Werke Standort
1000 1000 1000
1100
1200
1300
Hamburg
Berlin
Dresden
Frankfurt
2000

2200
2000
2100
2300

2200
2000
2100
2300

2200
Heathrow
Porto
Barcelona

Longjumean
3000 3000 3000
3100
3200
3300
3400
New York
Chicago
Atlanta
Los Angeles
Seattle
6000 6000 6000
6100
Mexico City
Monterey
27.2. Werke
Die Organisationsstruktur von Werk und Lagerort wird von den Fragen bestimmt, was
das jeweilige Werk leistet, was es produziert, mit welchen Materialien es umgeht. In
jedem IDES-Werk ist ein Schwerpunkt gesetzt. Dieser Schwerpunkt kann eine
bestimmte Fertigungsmethode oder eine Serviceleistung sein, oder ein Werk ist als
Distributionswerk angelegt. Die nachfolgende Tabelle gibt einen berblick ber Werke
in Deutschland:
Werk Bezeichnung Schwerpunkt
Werk Standort Schwerpunkt
1000 Hamburg Diskrete Fertigung
1100 Berlin Prozessfertigung
1200 Dresden Serienfertigung
1300 Frankfurt Kundeneinzelfertigung
1400 Stuttgart Serviceleistungen
28. Organisationsstrukturen im Vertrieb
28.1. Verkaufsorganisation
IDES verfgt ber vier umfassend ausgeprgte Hauptverkaufsorganisationen und vier
Verkaufsorganisationen, die sich in ihrer Ausprgung auf eine definierte,
betriebswirtschaftliche Aufgabe beschrnken.

Verkaufs-
organisation
Standort Ausrichtung
1000 Frankfurt/Deutschland vollstndig ausgeprgte Verkaufsorganisation
1020 Berlin/Deutschland vollstndig ausgeprgte Verkaufsorganisation
3000 Philadelphia/USA vollstndig ausgeprgte Verkaufsorganisation
3020 Denver/USA vollstndig ausgeprgte Verkaufsorganisation
2100 Porto/Portugal teilausgeprgte Verkaufsorganisation fr ALE-
Szenarien
2200 Paris/Frankreich schlanke Verkaufsorganisation (keine Produktion)
fr firmenbergreifende Verkaufsabwicklung und
Umlagerungen
2300 Barcelona/Spanien ALE-Szenarien
6000 Mexiko City/ Mexiko teilausgeprgte Verkaufsorganisation fr
Materialledger-Szenarien

28.2. Vertriebswege
IDES-Produkte werden ber folgende Vertriebswege vermarktet:

Vertriebsweg Bezeichnung
10 Endkundenverkauf
12 Wiederverkufer
14 Service
20 Handelsketten
22 Abnehmer Industrie
24 Abnehmer Pharma

28.3. Produktsparten
Die im IDES verkaufbaren Materialien und Dienstleistungen sind folgenden
Produktsparten zugeordnet:
Sparte Bezeichung
00 Spartenbergreifend
01 Pumpen
02 Motorrder
03 Farben
04 Beleuchtung
05 Nahrungsmittel
06 Aufzge
07 High Tech
08 Dienstleistungen
10 Fahrzeuge
12 Lsungsmittel
13 Pharmazeutika
14 Kosmetik

Der Verkauf im IDES erfolgt spartenbergreifend ber die Sparte 00 (Sparte fr die
Belegerfassung). Somit knnen Sie Produkte unterschiedlicher Sparten in einem Beleg
erfassen.

28.4. Vertriebsbereiche (Vb)
Folgende Vertriebsbereiche sind fr IDES Deutschland vorgesehen:
Verkaufsorganisation Vertriebsweg Sparte
1000 10 00
1000 12 00
1000 14 00
1020 20 00
1020 22 00
1020 24 00
28.5. Verkaufsbros und Verkufergruppen
Folgende Verkaufsbros und Verkufergruppen sind bei IDES Deutschland
vorgesehen:
Verkaufsbro Verkufergruppe
1000 Bro Frankfurt 101 Gr. F2 Hr. Mayer
100 Gr. F1 Hr. Anton
103 Gr. F3 Hr. Ludwig
1010 Bro Hamburg 110 Gr. H1 Hr. Thomas
111 Gr. H2 Hr. Thiel
1020 Bro Berlin 120 Gr. B1 Fr. Schmale
121 Gr. B2 Fr. Vega
1030 Bro Stuttgart 130 Gr. S1 Fr. Chmiel
131 Gr. S2 Hr. Kaysers
28.6. Versandorganisation
Im IDES Deutschland planen und bearbeiten Sie Lieferungen an Kunden oder
Nachschublieferungen an eigene Lager von sechs Versandstellen aus, die den jeweiligen
Werken zugeordnet sind.
Versandstelle Werk Standort
1000 1000 Hamburg
1100 1100 Berlin
1200 1200 Dresden
1300 1300 Frankfurt
1400 1400 Stuttgart
1999 1999 Dresden

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