UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE INGENIERA











ESCUELA DE ESTUDIOS DE POSTGRADO






ESTUDIO ESPECIAL DE GRADUACIN



ANLISIS DE ORGANIZACIN PARA EL
MANTENIMIENTO DE LOS SERVICIOS GENERALES EN
EL HOSPITAL NACIONAL DE CUILAPA

POR


INGENIERO MECNICO
RIGOBERTO FONG GONZLEZ


AL CONFERRSELE EL TTULO DE

MAESTRO EN ARTES EN INGENIERA DE MANTENIMIENTO


Guatemala, mayo de 2007
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE INGENIERA











NOMINA DE JUNTA DIRECTIVA



DECANO: Ing. Murphy Olympo Paiz Recinos
VOCAL I: Inga. Glenda Patricia Garca Soria
VOCAL II: Inga. Alba Maritza Guerrero de Lpez
VOCAL III: Ing. Miguel ngel Dvila Caldern
VOCAL IV: Br. Kenneth Issur Estrada Ruiz
VOCAL V: Br. Elisa Yazminda Vides Leiva
SECRETARIA: Inga. Marcia Ivnne Vliz Vargas




TRIBUNAL QUE PRACTIC EL EXAMEN GENERAL PRIVADO




DECANO: Ing. Murphy Olympo Paiz Recinos
EXAMINADOR: Ing. Carlos Humberto Prez Rodrguez
EXAMINADOR: Ing. Jos Arturo Estrada Martnez
EXAMINADOR: Ing. Otto Fernando Andrino Gonzlez
SECRETARIA: Inga. Marcia Ivnne Vliz Vargas
HONORABLE TRIBUNAL EXAMINADOR







Cumpliendo con los preceptos que establece la ley de la Universidad de San Carlos
de Guatemala, presento a su consideracin mi trabajo de graduacin titulado:







ANLISIS DE ORGANIZACIN PARA EL MANTENIMIENTO DE LOS
SERVICIOS GENERALES EN EL HOSPITAL NACIONAL DE
CUILAPA






tema que me fuera asignado por el Tribunal Examinador de la Escuela de Estudios de
Postgrado, con fecha de 26 de septiembre de 2006.












Ing. Rigoberto Fong Gonzlez



ndice

Resumen.......................................i
I Aspectos Generales.............. .1
1.1 Generalidades1
1.2 Planteamiento del Problema.......2
1.3 Objetivos del Trabajo..................3
1.3.1 Objetivo General ....3
1.3.2 Objetivos Especficos....3
1.4 Justificacin del Trabajo.................3
1.5 Alcance del Trabajo......4
II Revisin Bibliogrfica......4
III Fundamentos o Aspectos Tericos................5
3.1 Conceptos Generales de Mantenimiento................5
3.2 Control de Mantenimiento y su Documentacin......6
3.2.1 Sistemas de Documentacin.10
3.3 Procedimientos de Mantenimiento...11
3.3.1 Mantenimiento a la Falla.11
3.3.2 Mantenimiento a Tiempo Fijo.11
3.3.3 Mantenimiento Bajo Condiciones..11
3.3.4 Disear eliminando el Mantenimiento.................11
IV Investigacin Propuesta.................13
4.1 Caracterizacin del Sitio....13
4.2 Informacin Disponible...16
4.3 Metodologa................17
4.4 Resultados.. .18
4.4.1 Diseo del Sistema de Mantenimiento............... 18
4.4.2 Propuesta de Organizacin del Departamento
de Mantenimiento del Hospital Nacional de
Cuilapa...19
4.4.3 Estrategia de Mantenimiento Propuesta......21
4.4.4 Identificacin de las Mquinas...22
4.4.5 Mantenimiento Preventivo..23
4.4.6 Repuestos y Materiales...39
4.4.7 Documentacin de Mantenimiento y
Flujo de Informacin....40
4.4.8 Control e Indicadores de Mantenimiento................42
4.5 Discusin de Resultados....47
4.5.1 El Personal de Mantenimiento...47
V Conclusiones..48
VI Recomendaciones...............49
VII Bibliografa....51





ndice de Ilustraciones


Modelo de control administrativo.6

Modelo bsico de control de mantenimiento.........7

Modelo de control de mantenimiento..9

Organigrama del departamento de mantenimiento20

Lista principal de rutinas de mantenimiento.25

Hoja de rutina de mantenimiento...29

Instructivo de mantenimiento..30

Ficha de mquina.33

Ficha de mquina (repuestos)34

rden de trabajo...36

Flujo de rdenes de trabajo38

Documentacin de Mantenimiento (Flujo de informacin)....40

Organigrama recomendado del departamento de mantenimiento...50

VIII Anexo 1 (fotos).A-1

















Resumen

Objetivos
-Investigar la tcnica administrativa para el Mantenimiento Industrial.
- Identificar necesidades de organizacin para el Mantenimiento.
- Investigar sobre las tcnicas administrativas existentes para
casos especficos y generar propuestas prcticas.
- Formulacin de una gua que defina los pasos para la organizacin
bsica del mantenimiento de los Servicios Generales del Hospital.

Metodologa

-Mtodo de Sistematizacin
La reflexin sobre experiencias del autor en la industria para el
anlisis con apoyo bibliogrfico para crear propuestas.

Lugar de la Investigacin:

Hospital Nacional de Cuilapa,
4. calle 1-51 zona 4
Cuilapa, Santa Rosa, Guatemala

Conclusiones:

1. Actualmente no existe en el hospital, una estrategia adecuada para
el mantenimiento. La propuesta de organizacin y documentacin
permitir una efectiva gestin de mantenimiento.

2. El mantenimiento ser efectivo cuando la organizacin del mismo
permita conocer el universo de equipos. La informacin adecuada
permitir obtener los materiales con anticipacin a los sucesos.

3. El inventario de los equipos requiere de informacin proveniente del
equipo y fabricante. Los datos obtenidos del personal operativo
tambin deben recopilarse.

4. El conocimiento de los equipos permitir definir acciones preventivas
y programar rutinas cuya informacin recuperada deber ser
integrada para referencia.

5. El xito del sistema de control de mantenimiento depende de la
actitud del personal, especialmente a nivel operativo. En una
institucin de servicio pblico donde el servicio es vital para la vida
humana es imperante la identificacin del personal con la necesidad
de un control pro-activo de mantenimiento. Las tareas y
responsabilidades habrn de asignarse segn lineamientos definidos
y su cumplimiento deber ser verificado.
I Aspectos Generales

1.1 Generalidades

En sentido general, los seres vivos, por ser de creacin divina estn
provistos de habilidades y medios para mantenerse a si mismos por
lo que no necesitan de mantenimiento externo. De forma distinta
todas aquellas creaciones del ser humano, no poseen estas
habilidades. Las creaciones del ser humano, debidas a su interaccin
con el medio que lo rodea, tienden a retornar a su estado inicial en la
naturaleza. Para tratar de evitar este retorno stas necesitan de ms
interaccin repetitiva del ser humano con el fin de moderar el avance
de la naturaleza sobre sus creaciones. A este trabajo o actividad de
preservacin se le ha denominado Mantenimiento.

El Mantenimiento tiene su mayor beligerancia en la Industria porque
es aqu donde se invierten grandes cantidades de dinero en
conservar costosos equipos. Comnmente se piensa que la
necesidad de la existencia de un Departamento de mantenimiento
tiene razones obvias aunque en la prctica no siempre sea de esta
manera.

La misin de una empresa es producir bienes y satisfacer
necesidades con objeto de lucro. La misin de una institucin estatal
es prestar el servicio para la cual fue creada. Esta meta no es
alcanzable si no se trabaja y produce de forma continua. Por esta
razn los paros en la produccin o servicio son inadmisibles.

Un Departamento de Mantenimiento justifica su existencia en
asegurar la disponibilidad de los activos que se necesitan en la
organizacin, empresa o institucin para desarrollar sus funciones a
una tasa ptima de rendimiento sobre la inversin, ya sea esta en
equipos, edificios o recurso humano.

Esta es la ideologa bsica de la Ingeniera de Mantenimiento.

Tiene especial importancia debido a los altos costos de los equipos,
los costos involucrados en su falta de funcionamiento y ms an, en
las consecuencias que su falta de funcionamiento puede ocasionar,
especialmente en instituciones de servicio como lo es un hospital
regional.





1
1.2 Planteamiento del Problema

En las distintas oportunidades en las que el autor ingres a una
empresa o institucin, de mediano tamao, a cargo de la Direccin
del Departamento de Mantenimiento, encontr que los esfuerzos de
conservacin realizados no tienen ningn tipo de organizacin
preliminar.

Estas empresas funcionan de esta forma desde sus inicios, dando
entonces resultados aceptables. Conforme pasa el tiempo sus
equipos envejecen y sus necesidades en cuanto a conservacin
crecen, pero no as la estructura de mantenimiento ni su estrategia.

Entonces el esfuerzo generado por la seccin de Mantenimiento
resulta insuficiente para atender las necesidades de la empresa
porque esta ha evolucionado. Cuando esto sucede, el departamento
de mantenimiento nicamente se dedica a atender trabajos de
emergencia porque no tiene la capacidad de planificar su trabajo
para brindar un mantenimiento de ndole preventiva.

Esta situacin contina de tal manera que, los paros de produccin
se convierten en una rutina de la que no es posible salir por la falta
de organizacin existente en el departamento porque las
emergencias imperantes no permiten cumplir con otros trabajos
importantes





















2
1.3 Objetivos del Trabajo

1.3.1 Objetivo General

-Investigar y discutir la tcnica administrativa para el
Mantenimiento Industrial.

1.3.2 Objetivos Especficos

- Identificar diferentes necesidades de organizacin para el
Mantenimiento.

- Investigar sobre las tcnicas administrativas existentes para
casos especficos y generar propuestas prcticas.

- Formulacin de una gua prctica que identifique y defina los
pasos generales a seguir para la organizacin bsica del
mantenimiento de los servicios generales del hospital.


1.4 Justificacin del Trabajo

Cuando una agrupacin, institucin o empresa evoluciona, sus
actividades toman mayor grado de complejidad y precisin para
cumplir con las metas y estndares establecidos. Su organizacin se
vuelve ms compleja al igual que su operacin. Todo esto conlleva a
que el mantenimiento de la institucin tenga una mayor envergadura
y por ende mayor complejidad. Este grado de complejidad requiere
de un sistema que permita organizar los medios y administrar
adecuadamente sus acciones.

El Ingeniero Mecnico como actor y director del mantenimiento es
poseedor de un cmulo de conocimientos con los cuales afrontar
situaciones de carcter tcnico. El mantenimiento del Hospital de
Cuilapa, adems de tener un carcter tcnico tambin requiere de
organizacin y de administracin para desarrollarse. Es aqu que
radica la necesidad de analizar el tema para proveer al profesional de
una herramienta til para la organizacin de actividades y manejo de
la informacin generada. Por eso se considera necesario hacer un
anlisis del departamento de mantenimiento.

El propsito del presente trabajo es crear una propuesta que
incluya lineamientos generales a seguir, para documentar y
administrar el trabajo del grupo de personas destinado a mantener el
servicio que brinda la institucin mediante la conservacin de sus
activos de produccin de servicios.
3
1.5 Alcance del Trabajo

El anlisis se har sobre la organizacin de las actividades de
mantenimiento y manejo de la informacin generada en una
institucin estatal de servicio, utilizando experiencias anteriores
obtenidas en los Departamentos de Mantenimiento de:

FORMULARIOS MOORE 49 calle 18-65 zona 12
Ciudad de Guatemala

PROMAPLASA 16 calle 1-33 zona 2
finca El Zapote,
Ciudad de Guatemala

PRODUCTOS AVON carr. Roosevelt 11-08 zona 2,
Mixco, Guatemala

EXPRO, S.A. km. 18.5 carr. a San Jos Pinula,
Guatemala

Las experiencias sistematizadas con apoyo en investigacin
bibliogrfica sern utilizadas para analizar la organizacin del
mantenimiento de los Servicios Generales del Hospital Nacional de
Cuilapa. Se elaborarn muestras propuestas de documentacin a
implementar que contribuyan a administrar el mantenimiento de
forma efectiva.

Por Servicios Generales se define a toda la infraestructura y
equipos de servicio y soporte que no son de carcter mdico. stos
son conocidos tambin como Servicios Generales de Hotelera. El
mantenimiento del equipo mdico es contratado a empresas
especializadas.


II Revisin Bibliogrfica

Un trabajo del autor relacionado al tema es su tesis de graduacin de
Ingeniero Mecnico de la Universidad de San Carlos de Guatemala,
titulada:

Programa de Mantenimiento para la empresa CIZA, S.A. mayo 25, 1990
En ese trabajo se discute el mantenimiento de una pequea empresa
industrial fabricante y maquiladora de calzado, as como su instalacin al
trasladarse a un nuevo edificio. Para el Mantenimiento se propone un
mtodo basado en inspecciones apoyado en documentos para el manejo de

4
informacin. Tambin propone el uso de rdenes de trabajo para la
recopilacin y traslado de la informacin durante el mantenimiento.

En el actual trabajo se analiza el mantenimiento de Los Servicios
Generales del Hospital Nacional de Cuilapa. En este se discute la situacin
imperante en el Hospital y se propone basar el mantenimiento preventivo en
rutinas y periodicidades propuestas por los manuales del equipo. Se
proponen documentos y mtodos para conocer la condicin de los equipos
y agrupar y organizar las rutinas. Adems se propone un sistema de
manejo de la informacin a travs de rdenes de Trabajo para solicitar,
reportar y verificar las tareas no rutinarias. A diferencia del anterior en esta
obra se hace mencin del control y mejora del desempeo del
Mantenimiento utilizando la informacin contenida en la documentacin
propuesta para la obtencin de indicadores de Mantenimiento.

III Fundamentos o Aspectos Tericos

3.1 Conceptos Generales de Mantenimiento
Las operaciones de mantenimiento tienen lugar frente a la constante
amenaza que implica la ocurrencia de una falla o problema en un
sistema, maquinaria, o equipo. Existe adems una necesidad de
optimizar el rendimiento de los unidades y componentes industriales
(mecnicos, elctricos, y electrnicos) de los procesos dentro de las
instalaciones de una planta industrial o de servicios.
El objetivo buscado por el mantenimiento es contar con instalaciones
en ptimas condiciones en todo momento, para asegurar una
disponibilidad total del sistema en todo su rango de operacin, lo cual
se basa en la carencia de problemas y fallas.

El mantenimiento debe procurar un trabajo continuo y operado bajo
las mejores condiciones tcnicas, sin importar las condiciones
externas (ruido, polvo, humedad, calor) del ambiente al cual este
sometido el sistema. El mantenimiento debe estar destinado a:

o Optimizar la produccin del sistema
o Reducir los costos por averas
o Disminuir el gasto por nuevos equipos
o Maximizar la vida til de los equipos

5
Los procedimientos de mantenimiento deben evitar las fallas, por
cuanto una falla se define como la incapacidad para desarrollar un
trabajo en forma adecuada o simplemente no desarrollarlo. Un
equipo puede estar "fallando" pero sin estar descompuesto, porque
sigue realizando sus tareas productivas, pero no las realiza con el
mismo desempeo que un equipo en ptimas condiciones. En
cambio un equipo daado o averiado no podr desarrollar faenas
bajo ninguna circunstancia y es labor de mantenimiento velar porque
el equipo desarrolle sus funciones de la mejor manera posible y sin
interrupciones. Adems el costo que implica la gestin y el desarrollo
del mantenimiento no debe ser exagerado, ms bien, debe estar
acorde con los objetivos propios del mantenimiento.




3.2 Control del Mantenimiento y su Documentacin

La forma tradicional de monitoreo de un control administrativo de una
funcin cualquiera es la siguiente:




Modelo de Control Administrativo


6
Unidad de
Comparacin

Administrador
Fuerza de
Trabajo
Sistema de
Reporte
Meta Establecida
Desviacin

Entrada
Requerimientos
Instrucciones
Factores e
Inconvenien
-tes
Salida
(Desempeo)
Desempeo
Actual
Este tipo de control es el necesario en muchos niveles de una
organizacin en muchas actividades administrativas. Tambin es
vlido en la administracin y control de las actividades del
mantenimiento para asegurar que la aplicacin de los recursos sea
monitoreada y dirigidas adecuadamente hacia el logro del objetivo.
Para llegar al objetivo de mantenimiento el modelo de control
aplicado al mantenimiento deber medir:

- la eficiencia del uso de los recursos (puntos 1 y 2)
- su efectividad (puntos 2y3)
- su productividad (puntos 1 y 3)


Modelo Bsico de Control del Mantenimiento
7
Desempeo
requerido por
acuerdo con
Produccin
GERENCIA DE
MANTENIMIENTO
UNIDAD DE
COMPARACIN
Estndares
y Objetivos
Desviaciones
SISTEMA DE
REPORTES
DEPARTAMENTO
DE
MANTENIMIENTO

PLANTA
Desempeo
actual
Presupuesto
Metas
Estrategia
Instrucciones
Costo de
Recursos

Factores e
Inconveniencias
1
3
2
Ingreso de Recursos de
Mantenimiento
Ingreso de otros
Recursos de Produccin
Factores e
Inconvenien
.
Factores
Salida
Un modelo ms completo y detallado del sistema de control del
Mantenimiento deber de incluir controles ms especficos como los
siguientes principios de control de Mantenimiento.

Control de Disponibilidad y Costos - Este monitorea al efectividad del
esfuerzo de mantenimiento y asegura que los niveles
presupuestados de ese esfuerzo estan siendo sostenidos y que las
metas estn siendo cumplidas.

Control de Confiabilidad de la Planta - Monitorea la confiabilidad de la
planta de produccin a corto y largo plazo, midiendo los niveles de
falla y seguridad.

Control del desempeo de la fuerza de trabajo Monitorea la
eficiencia de la mano de obra.

Un sistema de mantenimiento que maneje estos controles tendr
como corazon del mismo la Orden de Trabajo (OT). Esta recoger la
informacin necesaria en los puntos requeridos del proceso.
Quedando los lazos de control de la siguiente forma:


























8








Modelo de Control de Mantenimiento







9
Gerencia de
Planta
Unidad de
Comparacin
Anlisis de Costos
y Disponibilidad
Anlisis de
Confiabilidad
de Planta
Desempeo
de la Fuerza
de Trabajo
Estrategia
de Produccin
Operadores
y Planta
Estrategia y
Organiz. Manten.
Cuadrillas de
Mantenimiento
Desviaciones
Metas y
Estndares
Requeridos
Desempeo Actual
Orden de Trabajo (O.T.)
Inf. de Paros
Requisicin Bodega
O.T.
Inf. Paros
O.T.
Orden de
Trabajo (O.T.)
Req. Bodega.
Informe de
Paros

Correcciones basadas en problemas ,
de operacin, mal diseo o errores de
estrategia de mantenimiento
Instrucciones, estrategias y organizacin iniciales
El control de Mantenimiento parece ser el elemento menos
comprendido y tambin el ms olvidado de la administracin del
Mantenimiento. Por lo general lo nico que existe en las empresa e
instituciones es un control de costos directos y/o un control de la
mano de obra. No existe una forma muy clara que integre el control
de la confiabilidad de planta, el control de paros por mantenimiento y
lo combine con el desempeo de la labor de mantenimiento. Los
principales mecanismos utilizados para el control del mantenimiento
son:

- Disponibilidad y Control de Costos
- Confiabilidad de Planta
- Desempeo de la Mano de Obra


En cada uno de estos tres hace falta tener claro lo siguiente:

-Que se est controlando?
-Qu informacin hace falta?
-Quin necesita la informacin?
-Cmo se Necesita?
-Con que frecuencia?
-Qu informacin ha de recolectarse?
-Cmo se guardar y analizar?
-Se justificar el costo del sistema de Control?


De estas preguntas se puede observar que la ejecucin de este
sistema de control requiere de informacin as como de una forma
de recopilarla y almacenarla para su anlisis. Es imperante para ello
el uso de una forma de documentacin de informacin que apoye los
elementos de la administracin de Mantenimiento.


3.2.1 Sistemas de Documentacin

El sistema de documentacin puede ser manejado
manualmente o por computadora, pero el concepto y el
manejo debe ser similar para que un sistema manual
posteriormente pueda ser computarizado. El sistema puede
estar constituido de los siguientes mdulos inter-relacionados.
Estos pueden variar segn el contexto.

1. Inventario de Planta
2. Base de Informacin de Planta
3. Calendario de Rutinas Preventivas a Tiempo Fijo
10
4. Calendario de Inspecciones
5. Planeacin y control de Trabajos
6. Control de Mantenimiento


3.3 Procedimientos De Mantenimiento

Existen diferentes procedimientos de mantenimiento a utilizar
clasificados segn su grado de eficiencia.

3.3.1 Mantenimiento a la Falla

Este procedimiento resulta en mantenimiento caro y de baja
disponibilidad. Los costos de indisponibilidad sern
sumamente altos. En este caso el manejo del mantenimiento
est controlado por la demanda de trabajos imprevistos. La
efectividad es baja y el trabajo es estresante y peligroso.

3.3.2 Mantenimiento a Tiempo Fijo

Resulta en mantenimiento menos costoso y con mejor
disponibilidad comparado con el Mantenimiento a la Falla.
Este mantenimiento implica paros programados para los
equipos principales donde los componentes con una vida
estimada son cambiados o reparados. Este tipo de
mantenimiento es difcil de justificar econmicamente porque
la mayora de componentes tienen un tiempo de vida distinto y
la coordinacin puede ser difcil.

3.3.3 Mantenimiento Bajo Condiciones

Optimiza la disponibilidad y el costo para un mejor retorno de
la inversin. El monitoreo del equipo en funcionamiento por
medio de la medicin de variables especficas hace posible la
planificacin de acciones correctivas resultando en una alta
disponibilidad.

3.3.4 Disear eliminando el Mantenimiento

Al adquirir o instalar o modificar equipos se enfatiza en el
mantenimiento, tratando de buscar el diseo que requiera
menor mantenimiento.
Por lo general esta opcin tiene mayores costos iniciales pero
su tasa de retorno ser mayor a largo plazo dado el bajo
mantenimiento requerido.
11
En toda institucin o empresa existen todos los procedimientos antes
mencionados pero es ideal que el porcentaje de los primeros
metodos mencionados sea bajo, tratando de aumentar los ltimos. El
costo inicial de los primeros es mas bajo que el de los ltimos pero
los costos indirectos relacionados a sus consecuencias pueden ser
sumamente altos. Al proponer un sistema de organizacin se
intentar optar por las ultimas opciones siempre que los costos
iniciales los permitan.

Como se mencion en un principio, la funcin o justificacin del
mantenimiento estriba en asegurar la disponibilidad de los equipos,
que se necesitan en la institucin para prestar el servicio para la que
esta fue creada a una tasa ptima de rendimiento sobre la inversin.
En la prctica las actividades de mantenimiento son distintas para
cada establecimiento y estn influidas por el tamao, el tipo, el
servicio, polticas etc. Sin embargo es posible dar lineamientos
generales para poder clasificar algunas de sus funciones, en dos
grupos.

Funciones Primarias:

1. Mantenimiento del equipo existente
2. Mantenimiento de edificios
3. Inspeccin, lubricacin y ajuste de equipos
4. Modificaciones y ampliaciones

Funciones Secundarias

1. Almacenamiento
2. Seguridad e Higiene
3. Disposicin de desperdicios
4. Recuperacin
5. Intendencia
6. Otros servicios tcnicos delegados por la Direccin

Existen muchas ms funciones pero con stas se enumeran algunas.
Como es de suponer todas estas funciones, ya sean primarias o
secundarias implican un nmero de labores para cada unidad o
equipo. Hasta este punto se puede deducir que primero debemos
definir cual es el equipo y edificios existentes y conforme a la liste de
funciones podemos hacer listados de actividades a realizar en cada
equipo o unidad de servicio para mantener su funcin de forma
adecuada.



12
IV Investigacin Propuesta

4.1 Caracterizacin del Sitio

El Hospital Nacional de Cuilapa como se le conoce actualmente inici
a funcionar como tal desde 1976. A inicios de ese ao se haba
completado la construccin del hospital y este se encontraba
parcialmente equipado en espera de su prxima inauguracin. El da
cuatro de febrero de ese mismo ao, a causa del terremoto que
sacudi gran parte del pas, el hospital, dada la emergencia nacional
empez a funcionar sin haber sido inaugurado an. Desde entonces
el hospital viene sirviendo a la poblacin de forma continua.

Dado el inesperado arranque de operaciones en aquel entonces,
como es de suponer, hubo necesidad de improvisar. Esta situacin
fue generalizada en todos lo servicios del Hospital y el Departamento
de mantenimiento no fue ajeno a ella. No existe ninguna fuente
escrita que provea algn tipo de informacin concerniente al inicio del
trabajo departamento de mantenimiento. Tampoco existe informacin
escrita sobre el funcionamiento del departamento de mantenimiento
en los treinta aos de de existencia del hospital.

El taller del departamento de Mantenimiento del hospital est ubicado
en la esquina noreste del hospital. En el mismo edificio o galera en la
que se ubica el generador de emergencia, la caldera y la carpintera.
La oficina del departamento, que tambin funciona como bodega
est ubicada en las afueras del edificio del hospital.

El personal operativo de mantenimiento est constituido por seis
personas conformndose as: El encargado o supervisor, carpintero,
herrero y tres personas que ejecutan trabajos varios de albailera,
plomera y electricidad. Ninguno de los ejecutores del mantenimiento
cuenta con estudios tcnicos aparte de alguna capacitacin
brindada por el Ministerio de Salud Pblica.

El departamento bsicamente reacciona a las solicitudes del
personal de los servicios y ejecuta las reparaciones pertinentes. Por
lo general en toda la historia del hospital estas no han contado con
una supervisin tcnica, como se puede observar por todo el
hospital. Algunas instalaciones han contratados, pero de igual
manera, al no existir personal capacitado no ha existido un control
adecuado en la ejecucin y recepcin de las obras, que tambin han
sido ejecutadas por contratistas que no llenan las expectativas.


13
Los trabajos son solicitados de forma verbal y ejecutados sin ningn
tipo de registro escrito, el nico vestigio que queda de stos son las
facturas por compra de materiales que van a contabilidad. De stas
se hace un informe de gastos por reparacin y otro por cada servicio
del hospital de forma mensual como control del presupuesto. En si no
existen reportes de tipo tcnico.

No se cuenta con un inventario de repuestos. Existe alguna pequea
cantidad de materiales que se utilizan para reparaciones y pequeas
instalaciones que no cuentan con inventario. Se manejan en base a
la confianza que se le tiene al encargado de mantenimiento. Estos
materiales se almacenan en la habitacin que funciona como oficina
de mantenimiento.

Por la situacin imperante la vida de los equipos es corta y obliga su
reposicin a corto plazo, incurriendo en altos costos de forma
anticipada. Despus de treinta aos de operar bajo stas condiciones
de mantenimiento es notorio el deterioro del hospital. Existen en el
muchas situaciones como la descrita a continuacin:

El Hospital de Cuilapa cuenta con una caldera de 60 HP para
suministro de vapor a los servicios de Central de Equipos, Cocina y
Lavandera. La caldera se instal nueva hace 13 aos. Funcion
durante 10 aos sin mantenimiento y entonces debi ser reconstruida
a un costo de Q60,000.00 (USD$ 1.00 = Q7.70)

Como medida de contingencia provisional por la falta de suministro
de vapor para sus instalaciones el hospital se vi obligado adquirir
equipos redundantes de un suministro energtico distinto donde le
fue posible.

Por ejemplo:

Se abandon el calentador de agua que utiliza vapor. Ahora el
hospital no cuenta con agua caliente.

Se dot a central de equipos de un autoclave elctrico de menor
capacidad como equipo auxiliar para suplir la demanda de material
quirrgico estril a ser utilizado en sala de operaciones.

El Servicio de diettica y cocina que contaba con marmitas a vapor
adquiri estufas a gas propano y abandon las marmitas. Las estufas
se adquirieron en su momento como equipo redundante, pero a
causa de la falta de vapor quedaron como equipo principal.


14
Lavandera contaba con instalaciones de suministro de vapor en sus
lavadoras, secadoras y planchadora / dobladora. A consecuencia de
las deficiencias del suministro de vapor el servicio no usa vapor ni
agua caliente para lavar. Adems abandon el uso de la planchadora
/ dobladora, es decir que se dobla a mano y nunca se plancha.
Abandon el uso de las secadoras a vapor y unas fueron
convertidas empricamente a electricidad. Como consecuencia de
esto, las secadoras modificadas son ineficientes y lentas. El personal
prefiere secar la ropa al sol y utiliza los jardines y la cancha de
bsquetbol para el efecto.

Al parecer, los cambios se sucedieron en su momento como medidas
temporales de contingencia. Despus de algunos aos el personal se
acostumbr a los cambios y el personal nuevo no conoci la utilidad
y beneficios de los equipos originales. La idea general de la
administracin del hospital es que los servicios que utilizan vapor
son ms caros.

A tres aos de la reconstruccin, la caldera ya tiene fugas de agua y
la necesidad de una nueva reparacin es inminente. Es probable que
tenga que repararse en uno o dos aos. Esto representa dos
reparaciones en quince aos dado el acelerado deterioro.

La situacin de la caldera genera otros problemas. Por ejemplo:
Cada cama del hospital debera de contar con tres juegos completos
de sbanas. La falta de agua caliente obliga a utilizar cloro para el
lavado de la ropa reduciendo la vida til de las sbanas a solo unos
tres meses. La corta vida de las sbanas obliga a comprarlas ms
seguido y por esta razn el hospital no logra completar los tres
juegos de sbanas por cama. Esto hace que el servicio de la ropa de
cama sea ms severo aumentando an ms el desgaste.

Haciendo una proyeccin para evaluar los costos involucrados
podemos decir que:

En quince aos la caldera habr requerido de al menos dos
reparaciones por un costo total aproximado de Q 120,000.00 sin
tomar en cuenta la inflacin.

El hospital de 175 camas, utilizando solamente dos juegos de
sbanas por cama consumir en 15 aos:

175camas x 2 juegos x 2sabanas x 3 /12meses/ao x15aos =
42,000 sbanas

42,000 sbanas a Q52.65 c/u = Q 2,211,300.00
15
Los ndices hospitalarios indican que una sbana tiene una vida
esperada de 6 meses, es decir el doble. De esto podemos deducir
que la falta de mantenimiento en la caldera tiene un costo directo de
Q120,000.00 y que su reflejo en costos indirectos nicamente de
sbanas es Q 1,105,650.00

Expresado anualmente el costo de Mantenimiento Correctivo es:
Costo directo de Mantenimiento: Q120,000.00 / 15 = Q 8,000.00
Costo indirecto (sbanas nicamente): = Q73,710.00

(Los valores aumentan al usar 3 juegos de sbanas y se toman en cuenta los
aumentos de precios en 15 aos.)

Por supuesto los costos indirectos y sus implicaciones son muchos
ms y son mucho mayores, pero esto muestra una mnima imagen
de la falta de mantenimiento en los servicios generales del hospital.

Los costos indirectos verdaderos son aquellos que no puedes ser
medidos de forma monetaria. La falta de suministros, materiales y
servicios para poder atender a la poblacin y las vidas humanas no
pueden ser valoradas. Siendo el Hospital Nacional de Cuilapa una
Institucin de Servicio para la poblacin es imperante que se
implemente el mantenimiento preventivo de sus servicios.
Exponindolo de forma clara, es necesaria la discusin de una
tcnica administrativa que contribuya a enfrentar la situacin. Un
procedimiento que permita organizar el trabajo de modo que el
departamento pueda planificar sus acciones.


4.2 Informacin Disponible

- Acceso a la institucin para la observacin directa de la situacin.

- Fichas de Informacin

- Matrices de Preguntas

- Bibliografa sobre Mantenimiento Industrial

- Manuales de equipos

- Formatos genricos utilizados en mantenimiento

- Publicaciones varias

- Acceso al Internet
16
4.3 Metodologa

Mtodo de Sistematizacin

Para el anlisis y la creacin de las propuestas, los mtodos a utilizar
sern:

La reflexin sobre experiencias del autor en varias industrias.

Se reflexionar sobre diferentes situaciones vividas en cada
industria, su organizacin interna y su planificacin as como sus
procedimientos buscando soluciones comunes a ellas.


Investigacin Bibliogrfica

Para la recoleccin de la informacin necesaria se consultarn
medios escritos como:

- Obras de consulta sobre el tema
- Publicaciones alusivas al tema
- Trabajos de investigacin


Anlisis de situaciones y procedimientos

Se analizarn formas de trabajo y sus necesidades para
implementar criterios que nos lleven un mtodo o sistema a
implantar que se adapte a la situacin analizada.

Pregunta General

Cmo logra el departamento de mantenimiento sus
objetivos?


Preguntas Especficas

Cul es el fin de organizar el mantenimiento?
Qu informacin se utiliza para el mantenimiento?
Cmo se utiliza la informacin?
Cmo se asignan las responsabilidades?


17

Interpretacin

Como resultado de la sistematizacin se propondrn lineamientos
o recomendaciones a implementar en la organizacin del
mantenimiento de los servicios generales del hospital.


Recopilacin y redaccin de recomendaciones

Se redactar el resultado de la sistematizacin a manera de un
anlisis que indique procedimientos a seguir por el Departamento
de Mantenimiento en cuanto a definir trabajos a realizar, organizar
al personal, planificar sus procedimientos as como el manejo de
la informacin para cumplir mejor con sus objetivos.

4.4 Resultados

4.4.1 Diseo del Sistema de Mantenimiento

Este deber desarrollarse a la medida de la empresa o
institucin porque no existen dos instituciones iguales. El
sistema de mantenimiento puede ser manual o computarizado
pero para ser computarizado primero debe crearse un sistema
de operacin manual que sea funcional. El departamento de
mantenimiento de una compaa o institucin debe contar con
un Sistema de Aministracin de Mantenimiento que sea
eficiente. Las funciones bsicas de este sistema pueden ser:

1. Mantenimiento Preventivo
2. Inventario Tcnico y Registro Histrico
3. Inventario y control de repuestos
4. Adquisiciones o compras
5. Biblioteca de Mantenimiento
6. Planeacin y Ordenes de Trabajo
7. Anlisis del Trabajo y Disponibilidad


Estas funciones del sistema de mantenimiento se conforman
as:

Mantenimiento Preventivo
Qu es lo que debe hacerse?
Quin debe hacerlo?
Cundo debe hacerse?
A que intervalos?
Cmo?
18
Inventario Tcnico y Registro Histrico
Provee datos tcnicos y de repuestos relacionados
para cada equipo
Historia de intervenciones trascendentes
Datos de representantes comerciales

Inventario y Control de Repuestos
Repuestos provistos de origen con la mquina
Bienes recibidos
Control de Inventarios
Etiquetas
Catalogos
Listados de compra
Informacin Contable

Adquisiciones y Compras
Revisin de ordenes y Facturas
Monitoreo de recepcin de artculos
Devoluciones

Biblioteca de Mantenimiento
Recopila planos, instrucciones, manuales y fichas
tcnicas de productos

Planeacin y rdenes de Trabajo
Flujo de Orden de Trabajo
Localizacin de recursos
Asignacin de Prioridades
Calendarizacin
Supervisin de tareas y costos

Anlisis de Trabajo y Disponibilidad
Estadsticas de fallas
Distribucin del trabajo por categoras o especialidad
Identifica equipos con alto costo de mantenimiento
Identifica equipos con altas prdidas de produccin
Identifica equipos de alta frecuencia de mantenimiento

4.4.2 Propuesta de Organizacin del Departamento De
Mantenimiento del Hospital Nacional de Cuilapa

Al desarrollar una organizacin es necesario hacer sta a la
medida para que encaje adecuadamente en las situaciones
involucradas, sean estas tcnicas geogrficas o de personal.
19
Adems es necesario tomar en consideracin el tipo de
trabajo a desempear por esta organizacin para evitar
burocracias innecesarias.

Actualmente la organizacin del departamento en el hospital
est dirigida por un Ingeniero que depende directamente del
Administrador del Hospital que a su vez depende del Director.
Existe un encargado de mantenimiento que supervisa a los
operarios de mantenimiento y a un Supervisor de Intendencia
y limpieza.



Organigrama del Departamento de Mantenimiento del Hospital



20
Director
del
Hospital


Administrador
Coordinador
Servicios
Generales
Jefe
de
Mantenimient
o
Op.
Mant
.
Op.
Mant
.
Sup.
Inten

Op.
Mant
.
Op.
Mant
.
Op.
Mant
.
Personal de Limpieza
La organizacin interna del departamento es funcional porque
no hay muchos niveles verticales de autoridad. La cantidad de
personas que reportan a un jefe es un nmero adecuado para
que ste pueda atenderlas. Adems la personalidad del jefe
de mantenimiento es adecuada para el manejo de su personal.

La ubicacin del departamento dentro del organigrama del
hospital tal vez no es la adecuada porque nicamente
depende del rea administrativa sin mayor contacto con el
gremio mdico que es el que brinda el servicio. En el Hospital
de Cuilapa el departamento administrativo no tiene mayor
comunicacin con el gremio mdico. El nico medio oficial de
comunicacin es a travs del director. Esto causa errores y
demoras al departamento pues no tiene una fuente de
informacin oficial directa. Es de sugerir que se busque un
canal de comunicacin directo con los mdicos jefes de los
diferentes servicios del hospital para brindarles un mejor
servicio.


4.4.3 Estrategia de Mantenimiento Propuesta

Para que el Departamento de Mantenimiento asegure la
disponibilidad de los equipos de modo que el hospital pueda
prestar sus servicios con una tasa de rendimiento adecuada a
la inversin no es recomendable que su poltica contine
siendo la reparacin de fallas. La cultura deseable del
departamento es aquella en que cada vez que haya que hacer
un trabajo no planeado es porque el departamento habr
fallado en seguir una estrategia adecuada.

El objetivo del mantenimiento deber ser:

Lograr la disponibilidad planificada de forma continuada
al menor costo y con las normas de seguridad.

Para mejorar la disponibilidad se requiere disminuir la cantidad
de trabajos no planificados y convertirlos en trabajos
planificados. De esta manera la carga de trabajo del
departamento disminuye y la calidad de los trabajos mejora.

Cmo se hace para que los trabajos no planificados se
conviertan en plantificados?

21
Nadie tiene xito en planificar aquello que no conoce. As pues
es prioritario conocer la condicin del equipo detectando
aquellas futuras fallas que pueden estar siendo desarrolladas
antes de que sean peligrosas para la operacin del equipo.
Para esto se han desarrollado equipos sofisticados que por su
alto costo seguramente estarn fuera del alcance del
presupuesto del Hospital. Sin embargo es posible usar
equipos sencillos de bajo costo como termmetros,
estetoscopios, y otros equipos de medicin para monitorear
aquellas variables que puedan indicar cambios en la condicin
del equipo. Monitoreando estos con la combinacin de los
cinco sentidos que ayudan a monitorear el equipo de manera
subjetiva y el sexto, es decir la intuicin, como tcnica vlida
para ayudar a detectar anomalas con un poco de atencin.


4.4.4 Identificacin de las Mquinas (Nmero de Mquina)

Antes de armar un sistema de mantenimiento se debe utilizar
una forma numrica para identificarlas. Esta actividad nos
ayuda en el proceso de conocer las mquinas y su condicin,
como se dijo anteriormente. Para ello es necesario disear
una forma numrica porque el uso de nombres o palabras no
resulta prctico para su manejo. Este es un punto de partida
para la eliminacin de muchas confusiones y errores en el
proceso.

Existen muchas formas para hacer esta numeracin, lo
importante es que este nmero responda a las caractersticas
del equipo o sistema. Tambin es importante que ste se
encuentre en un lugar visible de la mquina, y de que todos
los operarios de mantenimiento conozcan la numeracin y que
absolutamente todas las operaciones que se realicen sean
referidas por medio de la misma.

Desde el inicio de la utilizacin del nmero en los equipos, se
empiezan a obtener beneficios. Se organizan mejor los
trabajos y se controlan mejor las actividades y los recursos. El
mayor beneficio se encuentra en el registro histrico porque
todas las actividades y recursos que intervinieron en su
mantenimiento quedan almacenados en su respectivo
expediente.

El uso del nmero de mquina nos ayuda a eliminar la
posibilidad de cometer errores. Al utilizar el nmero, ste nos
asegura que el trabajo se hace en el equipo designado.
22
El nmero de mquina clave para el mantenimiento.

De este nmero depender el manejo del mantenimiento
preventivo. Los planos, documentacin, repuestos, control de
costos, estadsticas de paros y control de trabajos externos
debern ser identificados con este nmero.


Habr que dividir el hospital en zonas geogrficas, o bien por
servicios como las alas del edificio se conocen. Ej. Pediatra,
lavandera etc. Cada una de estos tendr un cdigo de
identificacin que formar parte del nmero de mquina para
definir su ubicacin. Luego cada mquina o equipo tendr su
propio nmero dentro de su area. El numero de identificacin
estar constituido entonces por el numero de su rea seguido
por el numero de mquina separado por un guin. Ej. 003-
002 puede ser en la lavandera (003), una lavadora (002). El
nmero debe ser suficientemente grande y visible de forma
que se pueda ubicar con facilidad.


4.4.5 Mantenimiento Preventivo

Este sistema como su nombre lo dice se utiliza para prevenir
fallas que causen paros no planificados atendiendo a la
poltica que mencionamos anteriormente. Aqu se incluyen
todas las actividades programadas de mantenimiento.
Este sistema consta de varias partes bsicas a documentarse.

1.) La lista principal
2.) La lista de rutinas / tarjeta de rutina
3.) Instrucciones


La Lista Principal

Este es un listado completo de toda necesidad de
mantenimiento en la planta. Esta lista proviene del Inventario
de mquinas sujetas a mantenimiento por parte del
departamento. En el caso especfico del Hospital nacional de
Cuilapa, los equipos a incluir en el Inventario de mquinas son
aquellos de los Servicios Generales.
Lista Principal incluye todos aquellos trabajos de
mantenimiento que requieren los equipos de los Servicios
Generales.

23
Para cada equipo o mquina en el inventario la lista principal
debe incluir:

- El Nmero de Mquina
Es necesario para la identificacin.

- Mquina / parte de la mquina
Nombre de la mquina o componente o una corta
descripcin

- Intervalo
Intervalo de tiempo entre cada actividad

- Especial o Rutina
Indicacin para saber si es un trabajo rutinario o
requiere planificacin especial.

- Categora
Indicador de la categora del trabajo de Mantenimiento
Preventivo, es decir si es de carcter mecnico,
elctrico.

- Cdigo o nombre de instrucciones
Sirve para identificar la tarjeta de instrucciones para el
trabajo por si fuese necesario.

- Tolerancias
Una corta descripcin de los lmites aceptables.

- No. de Tarjeta de Rutina
Identifica la tarjeta para apuntar la ejecucin















24


MANTENIMIENTO

HOSPITAL NACIONAL DE CUILAPA

LISTA PRINCIPAL
(# ) Edificio:
Servicio:
Intervalo categ. Cdigo
No.
Unidad:
Mquina
o parte
de
Tiempo esp/rut Fecha instrucc
Actividad de
Mantenimiento
Tarjeta
Rutina





































La Hoja de Rutina contiene las rutinas que no requieren
planificacin especial y que provienen de la Lista Principal.
Esta hoja de rutinas contendr nicamente aquellas rutinas
con el mismo intervalo de ejecucin. Esta tarjeta debe
contener:

- El Nmero de Mquina
- Objetivo del trabajo
- Actividad a realizar
- Instrucciones o nmero de instructivo





La Lista de Rutinas esta formada por la coleccin de hojas de
rutina de una semana en un flder o cartapacio y agrupa la
carga de trabajo. La lista completa constara de cuatro
cartapacios con los trabajos de las cuatro semanas del mes.
Las hojas de rutina con un perodo de 1 semana entre
ejecuciones constarn de cuatro copias, una en cada
cartapacio semanal. Las que tengan un perodo de 2 semanas
tendrn dos copias, una en cada semana par. Las que tengan
otros perodos, incluso mayores se distribuirn entre los
cartapacio segn sus mltiplos correspondientes haciendo la
anotacin en la hoja de rutina.


Instrucciones de Mantenimiento (INSTRUCTIVO)
La descripcin de las actividades preventivas a ejecutarse
segn la hoja de rutinas agrupada en la lista de rutinas e
indicada en la Lista Principal es muy corta y no indica
procedimientos, porque solo es una indicacin de la rutina. La
rutina deber documentarse en una hoja de instrucciones o
instructivo donde se explique como ejecutar la inspeccin, los
mtodos a utilizar y consideraciones de variables como
tolerancias de temperatura, desgaste, espacio libre, etc. Se
deber contar con una hoja de instrucciones o instructivo para
cada rutina de mantenimiento incluida en la lista principal. Este
instructivo deber estar identificado con un nmero el cual
ser indicado en la hoja de rutinas. De esta manera no se
depender del personal antiguo experimentado para indicar
las labores rutinarias al personal nuevo y podrn rotarse las
rutas y el personal. Esta debe contener lo siguiente:

26
Poltica
Consistente en un prrafo que informe acerca de la poltica de
la institucin referente a este procedimiento y sus posibles
implicaciones y repercusiones. Siendo la institucin un hospital
esta informacin puede ser vital.

Objetivo
Indica el o los objetivos que se pretenden lograr con este
procedimiento o instructivo.

Alcance
Indica el alcance del procedimiento y este instructivo.
Define las reas, sectores y personas que debern conocerlo
y aplicarlo.


Procedimientos Relacionados
Enumera que otros procedimientos estn relacionados con
este y de que manera.


Precauciones

Seal de atencin, indica que deben
extremarse los cuidados al realizar la accin
de esa parte del texto.

Seal de precaucin, la accin slo debe
realizarse posteriormente a la preparacin
indicada en el texto.


Los smbolos de atencin o precaucin pueden incluirse en las
partes del procedimiento que requieran ser identificados como
riesgosos y debern mencionarse todas las palabras o
conceptos que se crea conveniente definir para evitar errores
de comprensin.



27
Procedimiento

Se detallar todos los puntos que forman parte de este
procedimiento descrito en este instructivo y se mencionarn
herramientas especiales as como materiales para realizarlo.
Con esta informacin el personal de mantenimiento podr
prepararse de antemano con todo lo necesario para efectuar
las rutinas asignadas en su ruta sin interrupciones mejorando
su rendimiento.


El Programa de Rutinas Las listas de rutinas se usan en el
trabajo diario para los trabajos que no requieren ninguna
planificacin especial. Estas deben calendarizarse y durante la
semana ejecutar todas las actividades de una lista de rutinas.































28
29
MANTENIMIENTO


HOSPITAL NACIONAL DE CUILAPA

HOJA DE
RUTINA (# )
No.
de
Mq.

Parte de la
mquina que
recibe el
mantenimiento
Actividad de Mantenimiento
a realizarse

No. de
Instructivo






































REGISTRO HISTRICO

La mayor parte de la carga de trabajo de un Ingeniero de
Mantenimiento consiste en la recoleccin de informacin
relacionada al equipo e instalaciones, el trabajo efectuado y el
que lo ser.
Es sumamente difcil el administrar un departamento de
mantenimiento sin un mtodo o sistema de recoleccin de
informacin. De igual manera es muy difcil y complicado el
mantener esta informacin ordenada y a la mano sin los
medios adecuados. Es como intentar reparaciones sin
herramientas. En el caso del Hospital de Cuilapa es
imprescindible dotar la Oficina de Mantenimiento con equipo
de oficina, archivos y una computadora para uso del
departamento.
Dado el volumen de trabajo el departamento no puede trabajar
eficientemente debido a la falta de un sistema de
administracin de actividades de mantenimiento. Esto causa
que se pierda el control de la situacin y obliga al
departamento a trabajar muy intensamente pero con poca
eficiencia. Esta situacin ha contribuido al envejecimiento
prematuro de los equipos e instalaciones del hospital.

La implementacin de un sistema de Mantenimiento
Preventivo es la forma indicada para contrarrestar esta
situacin porque provee la oportunidad de adelantarse a los
hechos. El corazn del sistema es el Registro Histrico.

El uso del Registro Histrico tiene varias ventajas:

-Disminuir el tiempo administrativo en las reparaciones
porque simplifica el localizar datos particulares, detalles,
instrucciones, regulaciones y recomendaciones basadas en
experiencias especficas para el equipo a tratar.

-Permite que las operaciones no dependan de la memoria de
los individuos relacionados haciendo ms eficaces a los
nuevos empleados.

-Permite mejorar el almacenamiento de repuestos.

- Concentra datos relacionados como: Herramientas
especficas, repuestos, diagramas, regulaciones de seguridad,
detalles de reparaciones anteriores y modificaciones
provenientes de los reportes de trabajo.
31
El Registro Histrico se conforma de una Ficha de Mquina
por cada unidad.

La Ficha de Mquina se usa para recopilar la informacin
bsica de cada mquina y sus repuestos. Puede tambin ser
usada para el seguimiento de las reparaciones y
modificaciones a las que la mquina sea sujeta. La
informacin contenida en esta ficha es bastante y aumenta
con el tiempo, por eso debe constar de varias pginas que se
irn adjuntando. Si la informacin es llevada al da, la ficha de
mquina puede ser de mucha utilidad para localizar repuestos
durante la preparacin y planeacin de actividades de
mantenimiento.

Tiene la propiedad de que al recopilar en un mismo sitio la
informacin, es muy til en identificar situaciones repetitivas y
es una herramienta til en el anlisis de causa raz de
problemas.




























32
MANTENIMIENTO


HOSPI TAL NACIONAL DE CUILAPA

FICHA DE MQUINA
Nombre del equipo: Nmero de Mquina:
Nmero de Contabilidad:
Edificio o Servicio:
Dibujos/Plano No.: Marca o Fabricante: No. Plano de Fbrica:
Representante Local: Modelo,Tipo: Nmero
de Serie:

Fecha Recepcin: No. Ord. Compra: Costo:
No. mqunas idnticas: Datos Tcnicos:



REPARACIONES Y MODIFICACIONES


FECHA
No.
ORDEN

DESCRIPCIN

Seccin

Tiempo

Repuesto

costo














33
MANTENIMIENTO


HOSPITAL NACIONAL DE CUILAPA


FICHA DE MQUINA (REPUESTOS)
CANTIDAD
x EQUIPO.

DESCRIPCIN

TIPO
#
DIBUJO
#
PARTE

PROVEED

TPO/ENT
































ORDEN DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO

La Orden de Trabajo debe contener la informacin
concerniente al trabajo de mantenimiento. Se utiliza como una
solicitud de trabajo, en ella se planifica y prepara el trabajo de
mantenimiento. Tambin se usa para informar del trabajo
efectuado. Una orden de trabajo escrita debe utilizarse en
todas las reparaciones mayores y modificaciones.

Puede ser necesario que sean requeridas varias copias para
que la informacin de la orden de trabajo llegue a todas las
personas involucradas. Esto depende de la organizacin de la
institucin. En el Hospital de Cuilapa ser necesario evaluar el
alcance de cada orden y generar las copias necesarias. Por
ejemplo para informacin de: El servicio donde se trabajar,
jefe de mantenimiento, bodega y compras.


La Orden de Trabajo consta de tres secciones:

- La que llena el solicitante que es quien necesita el trabajo
de mantenimiento. Pueden ser Jefes de Servicios, El Jefe
de Mantenimiento, El Ingeniero de Mantenimiento. Al
aparecer fallas, si se detecta algn problema por el
operador del equipo o solicitar modificaciones que mejoren
alguna situacin.

- La seccin para planeacin y preparacin del trabajo. Esta
es llenada por el Departamento de Mantenimiento con la
informacin relevante de la reparacin, tal como:
Descripcin, Tiempos, Personal requerido, Diagramas y
requisiciones sern adjuntas.

- La seccin de reporte del trabajo la llena el personal que
ejecut indicando: El trabajo realizado, repuestos y
materiales, fechas de inicio y finalizacin, tiempo total,
nombres de ejecutantes y firmas.

Este documento contiene mucha informacin de utilidad y es
importante usarlo. La copia del departamento deber ser
completada y archivada para referencia. La informacin
generada tambin deber ser transferida al registro histrico
de la Ficha de Mquina.
35

Flujo de la Orden de Trabajo



1. El planificador o encargado del control del mantenimiento
(Ing. de Mantenimiento) recibe una solicitud de trabajo.
sta puede ser de forma verbal. Esta se analiza y planea
completando una orden de trabajo que contenga la
informacin requerida. Se llenan 3 o 4 copias y se
distribuyen.

2. La orden de trabajo se anota en un registro.

3. Se archiva la copia 1 por nmero de orden. Se entregan la
copia 2 y 3 al jefe del servicio a ser atendido y la copia 4 se
le d a la persona que hizo la solicitud.

4. El encargado de Mantenimiento asigna el trabajo al tcnico
apropiado y le entrega la copia 3. El tcnico hace el
trabajo, completa la informacin de lo que se hizo, tiempos
y materiales y la entrega al jefe del servicio.

5. El jefe del servicio verifica la informacin y calidad del
trabajo terminado y anota en la copia 2 los datos
verificados. Enva las copias 2 y 3 al control de
Mantenimiento.

6. El planificador anota la informacin en la copia 1 y enva la
copia 3 al solicitante del trabajo.

7. El planificador enva la copia 2 a Contabilidad en donde se
anotan los datos de costos. La copia 2 regresa a
planificacin o control de mantenimiento y la informacin
del trabajo se asienta en el Registro Histrico.

8. La copia 1 se guarda en un archivo de ordenes de trabajo
concluidas.









37




Flujo de rdenes de Trabajo
38




Se recibe y examina la solicitud de
trabajo. Se planea y prepara la Orden de
Trabajo (4copias), se archiva la copia 1
en el archivo de trabajos pendientes.
El jefe del Servicio (o Sala) que es
atendida conserva la copia 2 y pasa la
copia 3
El operario de Mantenimiento hace el
trabajo y completa la informacin
necesaria en la orden de trabajo
El jefe del servicio siendo atendido anota
la informacin de verificacin en las
copias 2 y 3
Las copias 2 y 3 se retornan a
planeacin y programacin. La
informacin se anota en la copia 1
Contabilidad asienta la
informacin de costos

Solicitante del trabajo
(no rutinario)
Solicitud de Trabajo (verbal)
Copias 2 y 3
Copia 3
Copia 3
Copias 2 y 3
Copias 2 y 3
Copias 2 y 3
Copia 4
Copia 3
Copia 2
4.4.6 Repuestos Y Materiales

Para el trabajo de mantenimiento es vital que un inventario de
repuestos adecuados est disponible. Sin el trabajo de
mantenimiento es ineficiente. Un almacn de repuestos puede
llegar a contener miles de ellos. Para acceder a ellos
fcilmente debe contarse con un sistema apropiado. En el
Hospital se cuenta con un pequeo almacn de materiales de
mantenimiento en el local en el que funciona la oficina del
departamento. No se cuenta con ningn control de inventarios
y su contenido est a cargo del Jefe de Mantenimiento. Por
aos se ha manejado de esta forma pero realmente no se
sabe exactamente que hay dentro.
El inventario de repuestos deber ser suficientemente grande
para suplir la necesidad sin ser tan grande que haya en el una
inversin excesiva. El manejo del inventario deber contar
con:

partes a ser almacenadas
cantidades mxima y mnima
punto de pedido
cantidad de pedido
control de pedidos
existencia

El manejo de este inventario est fuera de la especialidad de
trabajo del personal de mantenimiento del hospital. Adems el
hospital cuenta con un departamento de Almacn bien
constituido que hace un manejo adecuado de inventarios. Los
materiales del departamento de mantenimiento deben
trasladarse a este almacn para llevar un control adecuado.
Este departamento puede hacerse cargo del inventario de
repuestos porque el departamento de Mantenimiento del
hospital carece de personal y experiencia.

Ambos departamentos, Bodega de Materiales y Mantenimiento
debern trabajar en conjunto para la adquisicin de repuestos.
El Departamento de Mantenimiento deber aportar el
conocimiento tcnico necesario, as como apoyo en la
ubicacin de proveedores. Bodega deber proveer su
experiencia en todo el trabajo concerniente a Adquisiciones y
Compras.



39
4.4.7 Documentacin de Mantenimiento y Flujo de Informacin
(Resmen)



































Documentacin de Mantenimiento
(Flujo de Informacin)
40
Modificaciones
Mantenimiento
Correctivo
(via Inspecciones)
Mant. Preventivo
a Tiempo Fijo
Inspecciones y
Monitoreos
Planificacin de
Trabajos
(Ordenes de Trabajo)
Inventario
Tcnico
Bodega
Repuestos

Historia
Mano de
Obra
Historia de
Disponibilidad
y costos
Listas de
Repuestos
Instructivos
Preventivos
Correctivos
Manuales y
Diagramas
Registro
Histrico
Historia de
Planta
desempeo
Control
Costos
Control
del
Mantenimiento
Uso de
Repuestos
Salida
Entrada

Asignacin
Reportes
Ejecucin
Orden de Trabajo .
Del diagrama anterior, donde ya se aprecian las
distintas partes de la documentacin antes mencionada y el
flujo de la informacin que se recopila en cada una, puede
verse que la documentacin es necesaria para asistir en la
operacin de todos los elementos de administracin del
Mantenimiento.

En resumen, el diagrama nos muestra el inventario de planta
como el centro codificado de informacin proveniente de todo
el equipo que se encuentra en la planta. Toda esta
informacin debe ser utilizada para la planificacin del trabajo
de mantenimiento de cada unidad y todo el hospital.
El inventario est constituido por los instructivos, Manuales,
Listados de Repuestos y Registro Histrico por equipo.
Este ltimo nos brinda en sumatoria la Historia de la planta
que aporta datos que mostrarn la tendencia del
mantenimiento de la planta.

Las actividades de mantenimiento son todas aquellas
actividades preventivas y correctivas como inspecciones y
monitoreos, rutinas, reparaciones y modificaciones que
puedan llevarnos generar una orden de trabajo.

Esta orden de trabajo se apoya en informacin proveniente
del inventario tcnico y listas de repuestos para conocer las
necesidades y ejecutar los trabajos. Asigna el trabajo al
tcnico designado para el efecto y si es necesario a todo un
grupo de ellos y lleva el control del tiempo, materiales y
costos. En ella se anotan sntomas as como sus posibles
causas y remedios que son experiencias tiles en un futuro.
Al mismo tiempo la orden en su seccin de reporte aporta
informacin nueva al inventario tcnico proveniente de la
actividad desarrollada as como tambin datos tiles para el
control.

La documentacin tambin recopila informacin para el control
del mantenimiento. Como se mencion la historia de planta,
contenida en el registro histrico nos muestra tendencias
que se pueden utilizar para tomar decisiones y realizar
cambios. La informacin sobre tiempos, costos, mano de obra
y repuestos contenida en la orden de trabajo puede ser
utilizada para la elaboracin de indicadores de
mantenimiento que permitan un control adecuado.


41
El principal indicador que se sugiere para monitorear el
desempeo del mantenimiento del hospital una vez
implementado un sistema de mantenimiento, respaldado por
documentacin que permita la adecuada recopilacin de
informacin es el ndice de Disponibilidad.

La Disponibilidad, unido al control de costos que ya es
utilizado en el Hospital, conjuntamente con el control de
materiales y repuestos puede ser utilizado eficazmente para el
Control del Mantenimiento de los Servicios Generales del
Hospital.


4.4.8 Control e Indicadores de Mantenimiento


Los Indicadores de Gestin, son parmetros numricos, que a
partir de datos previamente definidos y organizados, permiten
tener una idea del cumplimiento de los planes establecidos, y
permiten la toma de decisiones para corregir las desviaciones.
Los Indicadores de mantenimiento y los sistemas de
planificacin empresarial asociados al rea de efectividad
permiten evaluar el comportamiento operacional de las
instalaciones, sistemas, equipos, dispositivos y componentes
de esta manera ser posible implementar un plan de
mantenimiento orientado a perfeccionar la labor del
departamento.
Estos indicadores son:
(MTTF) Tiempo Promedio para Fallar
(Mean Time To Fail)
(MTTR) Tiempo Promedio para Reparar
(Mean Time To Repair)
(MWT) Tiempo Promedio en Espera de atencin
(Mean Waiting Time)
Disponibilidad (Availability)
Utilizacin
Confiabilidad (Reliability)
(MTBF) Tiempo Promedio entre Fallos
(Mean Time Between Failures)
(factor P/M) Costo de Mantenimiento por Unidad
Producida
42
Tiempo Promedio para Fallar (TPPF) - Mean Time To Fail
(MTTF): Este indicador mide el tiempo promedio que es capaz
de operar el equipo a capacidad sin interrupciones dentro del
perodo considerado; este constituye un indicador indirecto
de la confiabilidad del equipo o sistema. El anlisis de fallos
es el paso ms importante en la determinacin de un
programa de mantenimiento ptimo y ste depende del
conocimiento del ndice de fallos de un equipo en cualquier
momento de su vida til.
Tiempo Promedio para Reparar (TPPR) - Mean Time To
Repair (MTTR): Es la medida de la distribucin del tiempo de
reparacin de un equipo o sistema. Este indicador mide la
efectividad en restituir la unidad a condiciones ptimas de
operacin una vez que la unidad se encuentra fuera de
servicio por un fallo, dentro de un perodo de tiempo
determinado. El Tiempo Promedio para Reparar es un
parmetro de medicin asociado a la mantenibilidad, es decir,
a la ejecucin del mantenimiento.
Disponibilidad: La disponibilidad es una funcin que permite
estimar en forma global el porcentaje de tiempo total en que se
puede esperar que un equipo est disponible para cumplir la
funcin para la cual fue destinado. A travs del estudio de los
factores que influyen sobre la disponibilidad, el MTTF y el
MTTR, es posible para la gerencia evaluar distintas
alternativas de accin para lograr la mejora de disponibilidad.
Utilizacin: La utilizacin, tambin llamada factor de servicio o
tiempo de uso y mide el tiempo efectivo de operacin de un
activo durante un perodo determinado.

Confiabilidad: Es la probabilidad de que un equipo cumpla
una misin especfica bajo condiciones de uso determinadas
en un perodo determinado. El estudio de confiabilidad es el
estudio de fallos de un equipo o componente. Si se tiene un
equipo sin fallo, se dice que el equipo es ciento por ciento
confiable o que tiene una probabilidad de supervivencia igual a
uno. Al realizar un anlisis de confiabilidad a un equipo o
sistema, obtenemos informacin valiosa acerca de la
condicin del mismo: probabilidad de fallo, tiempo promedio
para fallo y etapa de la vida en que se encuentra el equipo.
Los factores a considerar para predecir la confiabilidad de
componentes es la tasa de fallo y nivel operativo del equipo.
43
Tiempo Promedio entre Fallos (TMEF) - Mean Time
Between Failures (MTBF). Indica el intervalo de tiempo ms
probable entre un arranque y la aparicin de un fallo; es decir,
es el tiempo medio transcurrido hasta la llegada del evento
"fallo". Mientras mayor sea su valor, mayor es la confiabilidad
del componente o equipo. Uno de los parmetros ms
importantes utilizados en el estudio de la Confiabilidad
constituye el MTBF, es por esta razn que debe ser tomado
como un indicador ms que represente de alguna manera el
comportamiento de un equipo especfico. Asimismo, para
determinar el valor de este indicador se deber utilizar la data
primaria histrica almacenada en los sistemas de informacin.
Tiempo Promedio en Espera de atencin (MWT) Mean
Waiting Time. Indica el tiempo en que el equipo se encuentra
detenido a causa de un problema. Es decir sin que se realice
ningn trabajo efectivo para reparar la falla. Este tiempo
simplemente es el que se toma en informar y lograr servicio y
todo lo que este involucre. (Reunir herramienta, conseguir
repuestos, informacin, quitar cubiertas, desarmar, etc.)
El anlisis de fallas es el paso ms importante en la
determinacin de un programa de mantenimiento ptimo y
ste depende del conocimiento del ndice de fallos de un
equipo en cualquier momento de su vida til.
El estudio de la confiabilidad se utiliza en el anlisis de datos
operativos para mantenimiento. Por ese medio es posible
conocer el comportamiento de equipos en operacin con el fin
de:
Prever y optimizar el uso de los recursos humanos y
materiales necesarios para el mantenimiento.
Disear y/o modificar las polticas de mantenimiento a
ser utilizadas.
Calcular instantes ptimos de sustitucin econmica de
equipos.
Establecer frecuencias ptimas de ejecucin del
mantenimiento preventivo.



44
Clculo de la Disponibilidad
La tarea bsica de la Administracin de Mantenimiento es el
efectuar clculos de Disponibilidad. Cada clculo econmico
en mantenimiento debe comenzar con un clculo de
desempeo de Disponibilidad para calcular la mejora de la
disponibilidad debido a los cambios planificados.
Para calcular la Disponibilidad, son usadas las siguientes
frmulas donde:
D = Disponibilidad
MTTF = (Tiempo Medio entre Fallas) = Rendimiento de
Confiabilidad
MWT = (Tiempo Medio de Espera) = Soporte de
. . Mantenimiento
D = ( MTTF / (MTTF + MWT + MTTR) ) x 100 %

o bien
D = ( MTTF / ( MTTF + MDT ) ) x 100 %
Donde MDT tambin es Tiempo Promedio fuera por
Mantenimiento de falla
MDT = MWT + MTTR
Donde MDT es el Tiempo Promedio Detenido siendo . .
reparado.
T trab es el tiempo para produccin.
D = (T trab / (T trab + MDT) ) x 100 %
MTTF = T trab / f Horas /falla
Donde f = Numero de paros debido a Mantenimiento de falla
45
En la prctica es difcil diferenciar entre el tiempo de espera y
el tiempo de reparacin, as que puede usarse el tiempo de
paro como el tiempo de espera + tiempo de reparacin.
Tiempo Total de Mantenimiento de falla / f = Horas / falla

El objetivo del calculo de la Disponibilidad es visualizar el
impacto que el mantenimiento tiene sobre la misma y el
aumento de la productividad. El aumento en Disponibilidad se
traduce y visualiza directamente como un aumento en la
produccin. Para hacer esto se requiere una Disponibilidad
Inicial, una Disponibilidad Final y expresarlo como un
porcentaje que mostrar el rendimiento del cambio o mejora.
( ( Df Di ) / Di ) x 100 %
Los clculos de Disponibilidad habrn de realizarse luego de
un perodo prudente de recopilacin de datos porque de un
inicio no hay registros de mantenimiento.

Factor P/M
Los costos de mantenimiento no pueden mencionarse sin
tener en cuenta los costos indirectos pero si es posible
monitorear y controlar los costos directos. El factor P/M puede
ser til para controlar la inversin realizada pues expresa el
numero de unidades producidas por un costo dado. En el
hospital la unidad de produccin utilizada para indicadores es
paciente por da (ocupacion cama - dia). As entonces el costo
directo de mantenimiento expresado en el factor P/M ser el
nmero de pacientes da por es te costo..
Factor P/M = Unidad Producida / Costos de Mantenimiento
Factor P/M = Pacientes por Dia / Costos de Mantenimiento
P/M = Ocupacin cama Da / Costos de Mantenimiento



46
4.5 Discusin de Resultados

4.5.1 El Personal De Mantenimiento

La motivacin del personal operativo y su compromiso con el
servicio es vital para el funcionamiento de un sistema de
mantenimiento con manejo de informacin. Cada persona
debe de estar convencida de los beneficios que brinda un
sistema documentado, especialmente el personal operativo.

Es imperante la necesidad de capacitacin del personal de
mantenimiento del Hospital de Cuilapa. El jefe de
mantenimiento necesita capacitarse para poder manejar el
flujo de informacin que el sistema de control de
mantenimiento generar. Los operarios de mantenimiento
requieren capacitarse en el rea tcnica de su conocimiento
de forma que les permita hacer mejor su trabajo. El personal
operativo tambin requiere de una explicacin y entrenamiento
sobre la documentacin de los trabajos porque son ellos
quienes aportan la mayor parte de la informacin.


























47
V Conclusiones

1. Al momento no existe en el hospital, una estrategia adecuada para el
mantenimiento, se espera a que se presenten los sucesos para
actuar. Las necesidades surgidas dictan las actividades y no se
recopila ninguna informacin. Es indispensable que la estrategia del
Mantenimiento de una industria o institucin incluya la recopilacin
de informacin para la planificacin y adquisicin de materiales as
como para la ejecucin y control de sus rutinas. El mtodo propuesto
de organizacin de rutinas y documentacin permitir dar inicio a una
forma ordenada de gestin del mantenimiento.

2. El mantenimiento de la produccin de servicios podr ser efectivo
cuando la organizacin del mismo permita conocer el universo de
equipos y se definan aquellos cuya conservacin es vital para la
Produccin. Este conocimiento deber ser profundo para incluir los
detalles de los componentes de la maquinaria. La informacin que se
detalla en el Registro Histrico respecto a datos, repuestos y
reparaciones permitir obtener los materiales adecuados con
anticipacin.

3. El inventario detallado de los equipos requiere de informacin
relevante proveniente del mismo equipo y del fabricante. Los datos
adquiridos del equipo a travs del tiempo y aquellos obtenidos del
personal operativo tanto de Produccin como de Mantenimiento
tambin son fuente importante de informacin que debe recopilarse.

4. El profundizar en el conocimiento de los equipos permitir definir
acciones preventivas tomando en cuenta los datos recopilados para
crear y programar rutinas de mantenimiento. Seguidamente la
informacin recuperada de las actividades de mantenimiento deber
ser integrada para referencia.

5. Al lograr implantar una estrategia de mantenimiento, esta puede ser
difcil de seguir por la falta de costumbre del personal y la limitada
capacidad acadmica del personal del departamento. El xito de
cualquier sistema de control de mantenimiento depende en gran
proporcin de la actitud del personal del departamento,
especialmente a nivel operativo. En una institucin de servicio
pblico donde el servicio es vital para la vida humana es imperante la
identificacin del personal con la necesidad de un control pro-activo
de mantenimiento. Las tareas y responsabilidades habrn de
asignarse segn lineamientos definidos y su cumplimiento deber ser
verificado.


48
VI Recomendaciones

1. La Institucin debe respetar el nombramiento de un empleado al
puesto al que fue seleccionado, por el Ministerio de Salud Pblica,
para permitir que su rendimiento sea adecuado. La manipulacin de
nombramientos incide directamente en puestos de carcter tcnico
como los de Mantenimiento creando ineficiencia.

2. Capacitar al personal de Mantenimiento en las reas tcnicas de su
trabajo para mejorar sus capacidades. Tambin es necesario
capacitar al personal en el manejo de las Ordenes de trabajo para
que stas sean llenadas con informacin relevante.

3. Invertir en los materiales necesarios para implementar las rutinas de
mantenimiento preventivo de forma que se asegure su continuidad y
efectuar aquellos mantenimientos correctivos a la brevedad posible
para no incurrir en implicaciones mayores.

4. Trasladar todo el material que actualmente se almacena en la oficina
de mantenimiento hacia la bodega de equipo y mobiliario del hospital
para que personal capacitado maneje el inventario de materiales y
repuestos asistido por mantenimiento en las adquisiciones.

5. Dotar al Departamento de Mantenimiento de mobiliario de oficina y
archivos para almacenar los manuales de los equipos y de una
computadora para procesar la informacin al elaborar reportes.

6. Aumentar la cantidad de personal operativo de mantenimiento
mediante la contratacin de personal calificado. Este personal
requerir de menor supervisin e inducir a mejorarar la calidad de
los trabajos. El aumento de personal es conveniente para ejecutar
mantenimientos correctivos sin descuidar las rutinas de
mantenimiento preventivo. La organizacin del departamento podr
ser la misma. Con mas personal operativo ser posible cubrir las
veinticuatro horas con turnos rotativos y tareas asignadas.
El coordinador de Servicios Generales, Ingeniero, dirigir los
servicios de Lavandera, Cocina, Transportes, Informacin,
Seguridad y Mantenimiento. El jefe del servicio de Mantenimiento
est por retirarse. En su lugar es conveniente contratar a un jefe de
mantenimiento con estudios de perito en electricidad industrial o
mecnica industrial con experiencia. Los cuatro nuevos operativos
debern contar con estudios diversificados en carreras tcnicas
incluyndose, dos electricistas, un mecnico y un perito en
construccin. El personal existente se nivelar con la capacitacin.
49


Organigrama recomendado del Departamento de Mantenimiento del Hospital













50
Director
del
Hospital


Administrador
Coordinador
Servicios
Generales
Jefe
de
Mantenimient
o
Op.
Mant
.
Sup.
Inten

Personal de Limpieza
Op.
Mant
.
Op.
Mant
.
Op.
Mant
.
Op.
Mant
.
Op.
Mant
.
Op.
Mant
.
Op.
Mant
.
Op.
Mant
.
VII Bibliografa

1. Allund, T. (1993) Organization and Management of Industrial
Management, BITS, Swedish Agency for International Technical and
Economic Co-operation, Stockholm, Sweden.

2. Crhistensen, C.(2003) Planificacin del Mantenimiento, Club de
Mantenimiento, Argentina.

3. Dounce, E. (2003) La Productividad en el Mantenimiento
Industrial, Compaa Editorial Continental, Mxico.

4. Duffuaa, S.O. , Raouf A., Campbell J.D.(2006) Sistemas de
Mantenimiento Planeacin y Control, Limusa Wiley, Mxico.

5.. Heinzelman, J. E. (1987) Manual de La Administracin del
Mantenimiento, Lineal Publishing Co. Florida, USA.

6. Morrow, L.C. (1986) Enciclopedia de Mantenimiento Industrial,
Ediciones Monitor, Mxico.

7. Pinto, A. K. (2001) Administracin Moderna del Mantenimiento
Abraman, Associacao Brasileira de Manutencao, Brasil.























51
VIII Anexo1 (fotos)





A-1





A-2





A-3