Consulting Engineering Outsourcing

Consulting Engineering Outsourcing

Maksen 2012 Confidencial
Knowledge Management
Lisboa, 02 de janeiro de 2012
PKM002 - Gesto da informao &
regras do microsoft outlook
ndice
01. Objetivo do documento
Maksen 2012 Confidencial
4
02. Gesto da informao 6
03. Regras gerais do MS Outlook 11
04. Estrutura dos e-mails 16
05. Estrutura dos invitations 20
3
Objetivo do documento 01.
4 Maksen 2012 Confidencial
Objetivo do documento
O objetivo deste documento de fornecer todas as instrues necessrias gesto da informao e a
correta utilizao do Microsoft Outlook.
Na nossa atividade, estas ferramentas tornam-se indispensveis para o trabalho de um consultor e
facilitam a organizao e pesquisa de informao.
5 Maksen 2012 Confidencial
Se tiverem dvidas ou questes, contactem o
departamento de KM ou escrevam para o e-mail
ptknowledge@maksen.com.
Gesto da informao 02.
6 Maksen 2012 Confidencial
Organizao pasta de projeto
7 Maksen 2012 Confidencial
Templates (TPL)
Proposta (Prop)
1.Management (MNGT)
Contactos (Cont)
Plano de projeto (Pl)
Obrigatrio
Sugesto
3.Support materials (SM)
Recolhida
Outros projetos
Recebida Cliente
Output A
Output B
Output A
Output B
Output A
Output B
4.WIP
Output A
Output B
2.Deliverables (DLVB)
Pontos de situao (PDS)
Output A
Output B
ddmmaa
ddmmaa
ddmmaa
ddmmaa
[Nome do projeto]
Verso final da proposta sem honorrios.
Plano atualizado do projeto.
Repositrio dos contactos do projeto, quer da equipa quer do cliente.
Templates e guidelines de comunicao.
Pontos de situao de projeto internos.
Outputs de projeto organizados por data de entrega ao cliente. Devem ser arquivados juntamente com o e-
mail de envio do documento e respetiva validao do cliente, se aplicvel.
Informao de suporte ao projeto recebida diretamente do Cliente.
Informao recolhida pela equipa de projeto (pesquisa).
Informao obtida internamente (outros projectos Maksen).
Pasta onde a equipa trabalha durante a vida do projeto.
Empresa
Nomenclatura de documentos e subject dos e-mails
Nome dos ficheiros
Verses WIP (Work In Progress)
[Nome do projeto/Abreviatura nome projeto]_[Assunto]_Vxx_ddmmaa (data de
atualizao)_[Iniciais autor]
Ex.: B80_Suporte reunio_V01_250609_AB
Nota: todas as verses WIP devero ser devidamente guardadas e arquivadas como parte
integrante da documentao relativa a cada projeto.
Verses finais:
[Nome do projeto/abreviatura nome projeto]_[assunto]_Vx.0_ddmmaa (data de atualizao)
Ex.:B80_suporte reunio_VF1_250609_AB
8 Maksen 2012 Confidencial
Propriedades de documentos
Atualizar sempre as properties dos
documentos
Para que as propriedades possam ser
atualizadas cada vez que um documento
guardado, selecionar office
button/prepare/properties
Como devem ser preenchidas as properties dos
documentos:
9 Maksen 2012 Confidencial
Nome do projecto
Assunto do ficheiro
Ateno: o autor nunca deve ser o
nome de uma pessoa mas de uma
equipa de projeto ou uma rea
funcional.
Tratamento de imagens apresentadas nos documentos
Os documentos enviados por e-mail, interna ou externamente, esto sujeitos a restries face ao
espao da mailbox. De forma a evitar a produo de documentos cujas dimenses sejam superiores
sugerimos que reduzam a qualidade das imagens includas nos documentos.
Para tal vo a Format Compress Pictures, esolher as opes que mais reduzem o peso das imagens
10 Maksen 2012 Confidencial
Regras gerais do MS Outlook 03.
11 Maksen 2012 Confidencial
Como criar regras de encaminhamento automtico de
e-mails (1/4)
Devido s limitaes de capacidade de armazenamento da pasta A receber torna-se muito
importante a criao de regras que permitam encaminhar automaticamente e-mails para pastas
pessoais.
12 Maksen 2012 Confidencial
Como criar regras de encaminhamento automtico de
e-mails (2/4)
A regra mais comum definir certas expresses ou palavras-chave que surgem sempre no assunto do e-
mail. Por exemplo: sempre que recebermos um e-mail com a expresso XPTO no assunto o e-mail
segue automaticamente para a respetiva pasta.
13 Maksen 2012 Confidencial
Como criar regras de encaminhamento automtico de
e-mails (3/4)
Tambm podemos criar algumas excees regra anterior, como por exemplo, indicar que um e-mail
de um determinado contacto apesar de ter XPTO no assunto no deve ser reencaminhado para aquela
pasta.
14 Maksen 2012 Confidencial
Como criar regras de encaminhamento automtico de
e-mails (4/4)
Aps gravar a regra esta torna-se ativa para todos os e-mails recebidos.
15 Maksen 2012 Confidencial
Estrutura dos e-mails 04.
16 Maksen 2012 Confidencial
Como estruturar corretamente um e-mail (1/3)
17 Maksen 2012 Confidencial
A estrutura de um e-mail depende do destino do mesmo. Deve-se ter sempre em ateno o nvel de
(in)formalidade a usar, assim como, o leque de contactos a incluir no mesmo.
E-mails internos
E-mails externos (Cliente)
Recorrentes Deliverables
Assunto sempre bem estruturado com nome/sigla do
projeto, nome do documento em anexo e respetiva
verso;
Incluir em CC todos os interessados na informao em
causa;
Corpo do e-mail formal.
Assunto sempre bem estruturado com nome/sigla do
projeto, nome do documento em anexo e, se for caso
disso, indicao de verso final (VF);
Incluir em CC todos os intervenientes no projeto (clientes
e equipa);
Corpo do e-mail formal.
Recorrentes Pontuais e de maior importncia
O nome/sigla do projeto ou a indicao do tema do e-mail
devem ser indicados no assunto;
Corpo do e-mail informal e pouco extenso;
Se necessrio, incluir pessoas relevantes em CC (ex.:
aprovao/validao de Senior Managers, Managers)
Assunto bem estruturado com nome/sigla do projeto ou
indicao do tema do e-mail;
Corpo do e-mail formal q.b.;
Incluir em CC pessoas relevantes.
Como estruturar corretamente um e-mail (2/3)
Tal como na estrutura do nome dos documentos o Assunto deve obedecer sempre a uma estrutura
pr-definida em cada projeto [Nome do projeto/Abreviatura nome projeto]_[Assunto]:
As regras de preenchimento do campo Assunto so muito importantes quando temos regras de
encaminhamento automtico de e-mails.
18 Maksen 2012 Confidencial
Como estruturar corretamente um e-mail (3/3)
Todos devemos ter uma assinatura personalizada no e-mail. Assim que recebemos o nosso computador,
devemos verificar se o Outlook e o webmail (https://mail.maksen.com) funcionam para podermos
parametrizar a assinatura (Maksen, Maksen Consulting, Maksen Engineering ou Maksen Outsourcing,
consoante sejamos de reas internas ou consultores).
Para proceder alterao, por favor, sigam o procedimento PMK001 Personalizao de
assinaturas de email.
Sempre que estivermos ausentes do projeto/escritrio, devemos criar um Out of Office Reply. Para
tal, por favor, sigam o procedimento PMK003 Out of Office Assistant.
19 Maksen 2012 Confidencial
Estrutura dos invitations 05.
20 Maksen 2012 Confidencial
Como estruturar corretamente um invitation (1/2)
Os invitations so sobretudo usados para marcar reunies e tal como os e-mails devem obedecer a uma
estrutura, sobretudo se forem para o Cliente.
21 Maksen 2012 Confidencial
Como estruturar corretamente um invitation (2/2)
No Scheduling colocamos todos os participantes da reunio (caso sejam da Maksen conseguimos ver se
j tm algo marcado na hora pretendida) e de seguida enviamos.
22 Maksen 2012 Confidencial
Para adicionar
contactos da
Maksen
Consulting Engineering Outsourcing
Maksen 2012 Confidencial
Knowledge Management
Lisboa, 02 de janeiro de 2011
Lista de distribuio:
Toda a Maksen
PKM002 - Gesto da informao &
regras do microsoft outlook