Manual Procesos y Procedimientos 2013.PDF Salud

MUNICIPIO
DE MIRANDA,
CAUCA
COMIT DE CONTROL INTERNO
ALCALDIA DE MIRANDA, CAUCA
31/05/2013
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS

MUNICIPIO DE MIRANDA
DEPARTAMENTO DEL CAUCA

PROCEDIMIENTOS DE LA
ADMINISTRACION MUNICIPAL DE
MIRANDA
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Calle 6 No. 5-21 - Conmutador (092) 8476013 Telefax: 8476090
Direccin Electrnica alcaldia@miranda-cauca.gov.co

COMIT DE CONTROL INTERNO

Walter Ziga Barona
Alcalde Municipal

Freddy Ordoez Candelo
Secretario de Gobierno y Desarrollo Comunitario

Claudia Patricia Oyola
Secretaria de Infraestructura y obras publicas

Julieth Galindo Barona
Secretaria Financiera

Jaime Pinchao Agredo
Secretario de Movilidad, Trnsito y Transporte

Sander Alexi Fuentes Ginchin
Secretario de Desarrollo Agropecuario y Medio ambiente

Esmeralda Azos Ossa
Secretaria General

Eduard Hernan Mina Carabal
Jefe de Planeacin, Ordenamiento Territorial y Desarrollo Econmico

Paula Andrea Possu Catacoli
Jefe de Control Interno

Mauren Landazuri Moreno
Jefe de Oficina Jurdica

Ulises Carrillo Grajales
Jefe de Desarrollo Social

EDICIN Y REVISIN
Claudia Lorena Tejada Casaas
Profesional Universitario


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TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO ..................................................................................................................... 3
POLI TI CAS PARA EL USO DEL MANUAL .......................................................................................... 10
JUSTIFI CACI N................................................................................................................................ 11
ACTUALI ZACIN ............................................................................................................................. 12
MARCO LEGAL ................................................................................................................................ 13
CONCEPTOS BSI COS ..................................................................................................................... 14
1. MODELO DE OPERACI N POR PROCESOS DE LA ALCALDI A DE MIRANDA............................. 17
2. CLASIFI CACI N DE LOS PROCESOS DE LA ADMINI STRACI N MUNI CI PAL DE MI RANDA....... 20
3. ESTRUCTURA DE PROCEDI MI ENTOS ...................................................................................... 29
4. PROCEDI MIENTOS DE PLANEACI ON Y DIRECCI ONAMI ENTO ESTRATEGI CO .......................... 32
4.1. ELABORACI N DEL PLAN DE DESARROLLO ..................................................................... 32
4.2. PROCEDI MIENTO ELABORACI N PLANES DE ACCI N .................................................... 39
4.3. RENDI CI ON DE CUENTAS ................................................................................................. 45
4.4. ADMINI STRACI ON SISBEN................................................................................................ 49
4.5. FORMULACI N, RADI CACI N, EVALUACI N, VI ABI LIZACI N Y REGI STRO DE
PROYECTOS. ................................................................................................................................ 54
4.6. FORMULACI N, PRESENTACI ON DE PROYECTOS CON FUENTE DE FI NANCI ACI ON DEL
SISTEMA GENERAL DE REGALI AS ................................................................................................ 60
4.7. SEGUI MI ENTO A LOS PROYECTOS DE INVERSI N ........................................................... 66
5. PROCEDI MIENTOS DE DESARROLLO TERRI TORI AL ................................................................. 71
5.1. EXPEDICION DE LI CENCIAS URBANI STICA ....................................................................... 71
5.2. TRMITE PARA CONCEPTO DE USO DE SUELO ............................................................. 76
5.3. TRAMITES DE CERTI FI CADO DE NOMENCLATURA .......................................................... 79


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5.4. TRAMITE CERTIFI CADO DE ESTRATI FI CACI ON SOCI O ECONOMI CA ................................ 81
5.5. TRAMITE DE RECLAMO DE ESTRATI FI CACI ON SOCI O ECONOMI CA ................................ 84
5.6. TRAMITE PERMISO ROTURA DE PAVI MENTO ................................................................. 87
5.7. TRAMITE CERTIFI CADO DE NO ALTO RI ESGO .................................................................. 90
6. PROCEDI MIENTOS DE I NFRAESTRUCTURA Y OBRAS PBLI CAS ............................................. 95
6.1. PLANEACI N DE OBRAS PBLI CAS .................................................................................. 95
6.2. EJECUCI N, SEGUI MI ENTO Y LI QUIDACI N OBRAS DE PBLI CAS................................ 100
6.3. ADQUI SI CI N MATERI AL ELCTRI CO PARA EL MANTENI MI ENTO DE REDES ELECTRI CAS
Y ALUMBRADO PBLI CO MUNI CI PAL ....................................................................................... 105
6.4. MANTENI MI ENTO DE LAS REDES DE ENERG A ELCTRI CA Y ALUMBRADO PBLI CO DEL
MUNI CI PI O ................................................................................................................................ 110
6.5. IDENTIFI CACI N, PREPARACI N, SEGUI MI ENTO Y EJECUCI N DE PROYECTOS DE
MEJORAMIENTO Y CONSTRUCCI ON DE VI VI ENDA................................................................... 113
7. PROCEDI MIENTOS DE SALUD................................................................................................ 120
7.1. ELABORACI N, APROBACI N Y EJECUCI N DEL PLAN DE SALUD TERRI TORIAL .......... 120
7.2. COMPROMI SO DE RECURSOS DEL REGI MEN SUBSI DI ADO ........................................... 123
7.3. CONFORMACI ON BASE DE DATOS DE POTENCI ALES BENEFI CI ARI OS DEL REGI MEN
SUBSI DI ADO EN SALUD............................................................................................................. 126
7.4. DEPURACI ON DE I NFORMACI ON, ELABORACI ON DE REPORTES Y REMI SI ON DE LA BASE
DE DATOS DEL REGI MEN SUBSI DIADO EN SALUD AL DEPARTAMENTO .................................. 129
7.5. I NGRESO Y RETIRO DE AFI LI ADOS AL REGI MEN SUBSI DI ADO EN SALUD...................... 133
7.6. LI QUIDACI ON MENSUAL DE ESFUERZO PROPI O AFI LI ADOS AL REGI MEN SUBSI DI ADO
EN SALUD .................................................................................................................................. 136
7.7. REPORTE DE I NFORMACI N FINANCIERA (CIRCULAR NI CA) A LA SUPERSALUD........ 138
7.8. REPORTE DE I NFORMACI N FINANCI ERA (RESOLUCI ON 1021) AL MI NI STERI O DE LA
PROTECCI ON SOCI AL................................................................................................................. 140
7.9. AUDI TORI A DEL REGI MEN SUBSIDI ADO ........................................................................ 142
7.10. APROBACI N, EJECUCI N Y SUPERVI SI N DEL PLAN DE I NTERVENCI ONES
COLECTI VAS .............................................................................................................................. 145


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7.11. PROCEDI MIENTO DE NOTIFI CACI N EVENTOS DE INTERES EN SALUD PBLI CA
SIVI GI LA 149
7.12. I NSPECCI ON, VI GI LANCI A Y CONTROL DE EVENTOS DE I NTERES EN SALUD PBLI CA
153
7.13. SEGUI MI ENTO Y CONTROL A ACTIVI DADES DE PROMOCION Y PREVENCI ON. ......... 157
7.14. SEGUI MI ENTO Y CONTROL A I NDI CADORES DEL PLAN DE SALUD PBLI CA ............. 161
7.15. CONVOCATORIA COMI T TERRI TORI AL EN SEGURIDAD SOCI AL EN SALUD.............. 172
7.16. CONVOCATORIA COMI T DE PARTI CI PACI ON COMUNI TARI A. ................................. 175
7.17. CONVOCATORIA COMI T MUNI CI PAL DE DISCAPACIDAD ........................................ 178
7.18. CONVOCATORIAS COMI TES SECRETARI A DE SALUD. ................................................ 181
7.19. SERVI CI O DE ATENCI ON COMUNI TARI A - SAC ........................................................... 185
8. PROCEDI MIENTOS DE PROMOCI ON Y DESARROLLO DE LA EDUCACI ON ............................. 189
8.1. PROCEDI MIENTO PARA LA I NVERSI N DE RECURSOS SGP CALIDAD EDUCATI VA........ 189
8.2. PROMOCI ON Y DESARROLLO DE LA EDUCACI ON SUPERI OR Y EDUCACI ON PARA EL
DESARROLLO HUMANO............................................................................................................ 192
9. PROCEDI MIENTOS DE DESARROLLO CULTURAL, DEPORTI VO Y RECREATI VO...................... 196
9.1. ESCUELAS DE FORMACI N DEPORTI VA Y CULTURALES................................................ 196
9.2. DESARROLLO DE EVENTOS DEPORTI VOS, RECREATI VOS Y CULTURALES. .................... 199
9.3. SERVI CI OS DE BIBLI OTECA PBLI CA MUNI CI PAL.......................................................... 202
9.4. PROCEDI MIENTO PRESTAMO AUDITORI O .................................................................... 205
10. PROCEDI MIENTOS DE GOBERNABI LIDAD ......................................................................... 208
10.1. ATENCI N A LA POBLACI N DESPLAZADA Y/O VI CTI MAS DEL CONFLI CTO ARMADO.
208
10.2. MEDIDAS Y MANEJO VI CTI MAS - COMI TE MUNI CI PAL DE JUSTI CI A TRANSI CI ONAL.212
10.3. PROCEDI MIENTO ADMI NI STRACI ON DEL RUSI CST .................................................... 215
10.4. CAPACI TACI ONES A VI CTI MAS DEL CONFLI CTO ARMADO ........................................ 217
10.5. VERI FI CACION Y REPORTE DE DAMNIFI CADOS O AFECTADOS POR EVENTOS
NATURALES Y/O ANTROPI COS-CENSOS. .................................................................................. 220


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10.6. CONTROL Y MANEJO DEL RI ESGO (CONSEJO MUNI CI PAL DE GESTI ON DEL RI ESGO-
CMGRD). ................................................................................................................................... 224
10.7. COORDI NACI ON Y ATENCI ON DE LA EMERGENCI A-MANEJO DEL RI ESGO................ 227
10.8. COORDI NACI ON ASI STENCI A HUMANI TARI A BASI CA INMEDI ATA A DAMNIFI CADOS Y
AFECTADOS. .............................................................................................................................. 231
10.9. EDUCACI ON, PROMOCI ON Y PREVENCI ON DE LA GESTI ON DEL RI ESGO. ................ 235
10.10. ADMINI STRACI ON PLAN MUNI CI PAL DE GESTI ON DEL RI ESGO ................................ 237
10.11. MEDIDAS CORRECTIVAS Y PROSPECTIVAS FRENTE AL RI ESGO ................................. 240
10.12. CAPACI TACI ON LIDERAZGO Y PARTI CI PACI ON CI UDADANA ..................................... 244
10.13. CHARLAS EDUCATI VAS EN PREVENCI ON EN VI OLENCI A I NTRAFAMI LI AR Y ABUSO
SEXUALES. ................................................................................................................................. 246
10.14. DENUNCI AS COMISARI A DE FAMI LI A......................................................................... 249
10.15. CONCI LI ACI N EN MATERI A DE FAMI LIA................................................................... 254
10.16. RESTABLECI MI ENTO DE DERECHOS. ........................................................................ 258
10.17. DESPACHOS COMISORI OS.......................................................................................... 263
10.18. DENUNCI AS, QUEJAS O QUERELLAS DE POLI CI A ....................................................... 266
10.19. DENUNCI OS DE PRDIDA DE DOCUMENTOS Y DE QUEMA DE CAA ....................... 270
10.20. CONTROL A ESTABLECI MI ENTOS DE COMERCI O ....................................................... 273
10.21. COMI T DE ORDEN PBLI CO Y CONSEJO DE SEGURI DAD ......................................... 276
10.22. TRAMI TE DE CONSTANCI AS, CERTI FI CADOS, PERMI SOS Y AUTORI ZACI ONES ........... 279
10.23. SEGUI MI ENTO A DETENCI ONES DOMI CI LI ARI AS ....................................................... 282
10.24. REGISTRO DE HORAS DE TRABAJO Y/O ESTUDI O DE LOS INTERNOS DE CENTRO
CARCELARI O.............................................................................................................................. 285
10.25. TRASLADO Y ACOMPAAMI ENTO DE I NTERNOS A AUDI ENCI AS ............................. 288
10.26. I NGRESO Y CUSTODI A DE I NTERNOS ......................................................................... 290
10.27. VISI TAS EN CENTRO DE RECLUSI ON ........................................................................... 293
11. PROCEDI MIENTOS DESARROLLO ECONOMI CO................................................................. 296
11.1. PROCEDI MIENTO ASESORI A Y ASISTENCI A TECNI CA ................................................. 296


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11.2. GESTI N DE PROYECTOS PRODUCTI VOS Y DE SEGURIDAD ALI MENTARI A Y
SOBERAN A ALI MENTARI A........................................................................................................ 304
11.3. DESARROLLO EMPRESARI AL ...................................................................................... 309
12. PROCEDI MIENTOS DE GESTI ON AMBI ENTAL .................................................................... 312
12.1. GESTI ON AMBI ENTAL ................................................................................................. 312
13. PROCEDI MIENTOS DE MOVI LI DAD Y TRANSI TO ............................................................... 318
13.1. TRAMITES DE TRANSI TO ............................................................................................ 318
13.2. MANEJO DE ACCIDENTE DE TRANSI TO ...................................................................... 322
13.3. PROCESO CONTRAVENCI ONAL .................................................................................. 326
14. PROCEDI MIENTOS DESARROLLO SOCIAL .......................................................................... 334
14.1. APOYO PROGRAMA FAMI LI AS EN ACCI ON ................................................................ 334
14.2. APOYO PROGRAMA DESAYUNOS CON AMOR........................................................... 338
14.3. APOYO A ESTRATEGI A RED UNIDOS .......................................................................... 342
14.4. APOYO PROGRAMA ADULTO MAYOR PPSAM ........................................................... 347
14.5. APOYO PROGRAMA OPERACI ON PROLONGADA DE SOCORRO Y RECUPERACI ON... 350
15. PROCEDI MIENTOS DE I NFORMACI ON Y COMUNI CACI N PBLI CA................................. 355
15.1. MANEJO DE COMUNI CACI N PBLI CA ..................................................................... 355
15.2. ADMINI STRACI N DE PGINA WEB DE LA ENTIDAD................................................. 358
16. PROCEDI MIENTOS DE ADMI NISTRACI ON ......................................................................... 362
DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO......................................................................................... 362
16.1. VI NCULACI ON DE PERSONAL ..................................................................................... 362
16.2. EVALUACI ON DE DESEMPEO ................................................................................... 366
16.3. DESVINCULACI ON DE PERSONAL ............................................................................... 371
16.4. NMI NA ..................................................................................................................... 375
16.5. VACACI ONES .............................................................................................................. 379
16.6. LI QUIDACI ON DE CESANT AS ..................................................................................... 382
16.7. PRI MA DE NAVI DAD ................................................................................................... 386
16.8. EMI SI N BONO PENSI ONAL....................................................................................... 388


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16.9. ELABORACI ON PLANES Y/O PROGRAMAS I NSTI TUCI ONALES ................................... 391
GESTI ON DOCUMENTAL ............................................................................................................... 395
16.10. MANEJO DE CORRESPONDENCI A RECIBI DA .............................................................. 395
16.11. MANEJO DE CORRESPONDENCI A ENVI ADA............................................................... 401
16.12. APLI CACI N DE TABLAS DE RETENCI ON DOCUMENTAL Y ARCHI VO DE DOCUMENTOS
406
16.13. ACTUALI ZACI ON DE TABLAS DE RETENCI ON DOCUMENTAL..................................... 411
16.14. TRANSFERENCI A PRI MARI A DE DOCUMENTOS ......................................................... 417
16.15. SOLI CI TUD DE DOCUMENTOS DEL ARCHI VO CENTRAL ............................................. 422
RECURSOS FI SI COS ....................................................................................................................... 428
16.16. SUMI NI STRO DE BI ENES Y ELEMENTOS DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS .................. 428
16.17. BAJA DE BI ENES .......................................................................................................... 433
16.18. EGRESO DE BI ENES POR DAO, PERDI DA, HURTO O ROBO ...................................... 439
16.19. ELABORACI N DEL PLAN DE COMPRAS..................................................................... 443
16.20. PROCEDI MIENTO PARA EL MANTENI MI ENTO DE REDES Y EQUI POS ........................ 448
16.21. COPI AS DE SEGURIDAD DE EQUI POS ......................................................................... 451
17. PROCEDI MIENTOS DE GESTI ON JURI DI CA......................................................................... 454
17.1. RESPUESTA ACCI ONES DE TUTELA ............................................................................. 454
17.2. REVI SI ON JURI DI CA DE DOCUMENTOS ...................................................................... 458
CONTROL DE REGI STROS ............................................................................................... 460
DOCUMENTOS EXTERNOS O BASE LEGAL ..................................................................... 461
17.3. DEFENSA JUDI CI AL Y EXTRAJUDI CI AL......................................................................... 462
CONTRATACI N............................................................................................................................ 466
17.4. CONTRATACI N DI RECTA .......................................................................................... 466
17.5. CONTRATACI ON DE MI NI MA CUANTI A ..................................................................... 479
17.6. SELECCI N ABREVI ADA DE MENOR CUANT A ........................................................... 501
17.7. SUBASTA INVERSA...................................................................................................... 524
17.8. LI CI TACI N PBLI CA .................................................................................................. 556


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18. PROCEDI MIENTOS DE GESTI ON FISCAL Y FINANCIERA ..................................................... 591
18.1. ELABORACI ON DEL PRESUPUESTO............................................................................. 591
18.2. EXPEDI CI ON DE CERTI FI CADO DE DI SPONIBI LI DAD PRESUPUESTAL Y DE REGI STRO
PRESUPUESTAL ......................................................................................................................... 597
18.3. ELABORACI ON Y TRMI TE DE RDENES DE PAGO .................................................... 602
18.4. PROCEDI MIENTO RECAUDO DE I MPUESTOS ............................................................. 607
18.5. CONCI LI ACI ONES BANCARI AS .................................................................................... 609
18.6. ESTADOS FI NANCI EROS.............................................................................................. 612
19. PROCEDI MIENTOS DE EVALUACI N, CONTROL Y MEJORAMI ENTO CONTINUO.............. 617
19.1. AUDI TORI A I NTERNA.................................................................................................. 617
19.2. ELABORACI N DE PLANES DE MEJORAMI ENTO POR PROCESO................................ 622
19.3. ASESORI AS DE CONTROL INTERNO ............................................................................ 625
19.4. RENDI CI ON DE I NFORMES ......................................................................................... 627
19.5. EVALUACI N I NSTI TUCI ONAL A LA GESTI N ............................................................ 632
19.6. MANEJO DE RI ESGOS I NSTI TUCI ONALES ................................................................... 636
19.7. ARQUEO DE CAJA ....................................................................................................... 640
19.8. ATENCI ON DE QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCI AS ................................................. 644


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POLITICAS PARA EL USO DEL MANUAL

Este manual estar a disposicin de todas las reas de la administracin,
Sin embargo no podr ser actualizado sin la debida autorizacin del
responsable del proceso.

Este Manual debe ser manipulado con las debi das precauciones para su
conservacin, y se debe utilizar para consulta, induccin, reinduccin del
personal de la Administracin.

En cada rea debe existir una copia de los procesos y procedimientos del
rea, y en la oficina de Control Interno o quien haga sus veces debe
reposar el Manual original.


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JUSTIFICACIN

El diseo y la implementacin de los sistemas de control interno de los entes
territoriales se inician con la normalizacin de sus procesos y procedimientos,
generando los manuales respectivos. A partir de aqu se pueden hacer mejoras en los
requerimientos de los perfiles de los funcionarios, se identifican los aspectos que deben
ser medidos a travs de indicadores de gestin comparados con niveles de referencia,
se identifican y priorizan riesgos, se determinan factores claves de resultado, y se
establecen puntos de control.

Los manuales de procedimientos estn orientados a recoger sistemticamente los
procesos y procedimientos que faciliten al personal de la organizacin el cumplimiento
de las actividades y la forma como deben ser desarrolladas. Es por ello, que la
Administracin Municipal de Miranda adopta el manual de procesos y procedimientos,
con el fin de ofrecer una descripcin actualizada, clara y concisa de las fases o etapas
contenidas en cada proceso y de las actividades que incluyen cada procedimiento.

La normalizacin de los procesos y procedimientos son pieza fundamental para la
materializacin de los principios rectores de la Administracin pblica, como son la
economa, celeridad, eficacia, imparcialidad y publicidad., pues permiten determinar
plenamente los niveles de responsabilidad en cada una de las actividades ejecutadas y
facilitan el seguimiento y control de los procesos.


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ACTUALIZACIN

El siguiente formato permitir al secretario de despacho respectivo realizar las
actualizaciones a que haya lugar previa aprobacin del Jefe de la Oficina de
Control interno.

Su registro ser de manera cronolgica, incorporando al manual las hojas con los
cambios generados y extrayendo aquellas que han perdido vigencia, pero
conservando al final del mismo el histrico de aquellos procesos y procedimientos
que han sido modificados.

Formato control de actualizaciones

Administracin Municipal de
Miranda - Cauca

Vigente desde: dd / mm / aa
Pgina 1 de n:

Registro

Fecha de Registro
Jefe de
Control
Interno

Firma
Jefe o
responsable del
proceso o
procedimiento

Firma
Da Mes Ao


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MARCO LEGAL

Constitucin poltica de 1991(artculo 83, 84, 209 y 333): establece el principio de
la buena fe, el no poder exigir requisitos adicionales para el ejercicio de un
derecho, los principios de la funcin administrativa de la actividad econmica y la
iniciativa privada.

Cdigo contencioso administrativo (artculo 3): establece que las actuaciones
administrativas se desarrollarn con base en los principios de economa,
celeridad, eficacia, imparcialidad y publicidad.

La ley 87 de noviembre de 1993 (articulo 1 y 4) establece el ejercicio del control
Interno de obligatorio cumplimiento en toda la estructura administrativa, mediante
la elaboracin, verificacin y evaluacin de regulaciones administrativas,
manuales de funciones y de procedimientos.

Directiva presidencial 02 del 5 de abril de 1994: define la poltica administrativa
para documentar y formalizar los procesos y procedimientos.

Documento CONPES 2190 del 21 de junio de 1995: define la funcin pblica
orientada a resultados.

Ley 489 de 1998 (artculo 18) establece la supresin y simplificacin de trmites
como poltica permanente de la administracin pblica.

Directiva presidencial del 24 de diciembre de 1999: Define los lineamientos para
la implementacin de la poltica de lucha contra la corrupcin.

Decreto 1537 del 2001 (artculo 1,2. y 5): racionaliza a gestin, y define los
manuales de procedimientos y las polticas de control Interno diseadas por el
departamento de la administracin Pblica.

La ley 734 de 2002, Cdigo nico disciplinario dispone en su artculo 34 como
una obligacin para todo servidor pblico Adoptar el Sistema de Control Interno y
la funcin independiente de Auditora Interna que trata la Ley 87 de 1993 y
dems normas que la modifiquen o complementen.


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CONCEPTOS BSICOS

A continuacin se presentan algunas definiciones bsicas de los trminos ms
utilizados en el manual para facilitar la comprensin y lectura de este.

Sistema: Es una red de procesos interconectados, diseados para satisfacer las
expectativas de los clientes.

Macroproceso: Es un conjunto de procesos

Proceso: Es un conjunto de procedimientos, los cuales nos indica que se hace
en la institucin y atraviesa la institucin de manera horizontal.

Procedimiento: Es un conjunto de actividades o tareas elementales, repetitivas,
secuenciales, que nos indica el como se hace, es decir que las actividades son
realizadas por un rea determinada.

Acti vidad o tarea: Es la ms pequea accin ejecutada o realizada por una
persona o grupo. Es todo aquello que las personas realizan todos los das, a
cada hora o momento en la empresa. Las actividades se expresan en verbos
terminados en infinitivo ar, er, ir.

Producto: Es el resultado de una actividad especfica o de un proceso; pueden
ser bienes (cuando son tangibles) o servicios (cuando son intangibles).

Entradas: son los insumos que se requieren para realizar la transformacin.
o Fsicas: Talento humano, suministros, maquinaria etc.

o Informativas: Documentos, formatos o informes.

Control: Es toda accin que tienda a minimizar riesgos, a analizar el desempeo
de las operaciones evidenciando posibles desviaciones frente al resultado
esperado, para la adopcin de medidas preventivas. Los controles proporcionan
un modelo operacional de seguridad razonable en el logro de los objetivos.


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Diagrama de flujo: Representacin grfica de un proceso o de un procedimiento
que permite la observacin sistemtica de su ejecucin, mostrando la dinmica y
lgica de la secuencia del trabajo.

Eficacia: capacidad de producir resultados que guarden relacin con los objetivos
y metas de la organizacin en un periodo de tiempo determinando.

Eficiencia: Maximizacin de los insumos empleados para generar productos o
servicios; ya sea que con recursos iguales o constantes se obtengan mayores
resultados o que con resultados iguales o constantes se ejecuten menores
recursos.

Efectividad: Capacidad de producir resultados esperados con el menor uso o
gasto de recursos

Etapas o fases del proceso: Son las diferentes acciones que se deben realizar en
forma secuencial, utilizando determinados insumos, para contribuir con el
resultado final, servicio o producto objeto del proceso.

Factor crtico de xito: Identificar lo que hace muy bien la organizacin que le
permite alcanzar objetivos y resultados positivos.

Gestin: Todas aquellas actividades que en forma integral asume la organizacin
con el propsito de obtener los objetivos y metas que a travs del proceso de
planeacin se ha propuesto.

Gestin por Procesos: Gerenciar una organizacin bajo la perspectiva de que
toda empresa es un conjunto de procesos que de manera concatenada
comienzan y terminan en el cliente; teniendo en cuenta, que la gestin esta
relacionada con los objetivos y resultados o logros, y no con el trabajo o las
actividades desarrolladas.

Manual: Herramienta o instrumento de una organizacin que recoge lo ms
sustancial de una materia, de manera didctica para facilitar su comprensin.
Orienta y dirige a quien lo consulta en la realizacin o manejo.
Mejoramiento continuo: Es un propsito asumido por todos los funcionarios de
una institucin, en la bsqueda incesante de maneras de hacer mejor las cosas,
acompaado por una actitud orientada al mantenimiento y perfeccionamiento de


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los procesos. El mejoramiento contino parte de la premisa de que nuestra vida
laboral, social y familiar merece ser mejorada continuamente.

Mtodo: Significa el camino a seguir mediante una serie de operaciones y reglas
prefijadas de antemano aptas para alcanzar el resultado propuesto.

Punto de control: Es el desarrollo de mecanismos o acciones que permitan
conocer el avance o estado de un proceso o procedimiento con el fin de lograr
mantenerlo bajo control. Estas acciones pueden incorporar insumos como
documentos, personas, registros, firmas, formatos, entre otros.

Realimentacin (feedback): La retroalimentacin sirve para comparar la manera
como un sistema funciona en relacin con el estndar que se le ha establecido.
Cuando ocurre alguna diferencia (desvo o discrepancia) entre su funcionamiento
y el estndar, la retroalimentacin se encarga de regular la entrada (insumo) para
que la salida (el producto) se aproxime al patrn establecido.

Sistmico: Referido a la integralidad de las partes que conforman un todo de
manera ordenada y coherente, considerando las diversas interacciones e
interrelaciones que se presentan.

Valor agregado: aquellas acciones que son estrictamente necesarias para
generar el producto o servicio, que le interesan y representan valor tanto para el
usuario como para la entidad, orientadas a satisfacer una necesidad


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1. MODELO DE OPERACIN POR PROCESOS DE LA
ALCALDIA DE MIRANDA

El subsistema de Control Estratgico del modelo MECI, contiene como elemento el
Modelo de Operacin por Procesos, los cuales en su interaccin, interdependencia y
relacin causa- efecto permiten el logro de las competencias constitucionales y legales
de la entidad. Estos son:
1. Procesos Estratgicos: Son los que permiten la direccin del ente territorial y la
toma de decisiones de carcter estratgico, la determinacin de polticas,
formulacin de planes, manejo de las relaciones polticas con la comunidad,
entidades pblicas y privadas con el fin de orientar el desempeo y la gestin del
Municipio para el logro de objetivos de inters general y mejoramiento de la
calidad de vida de los habitantes del municipio.

2. Procesos Misionales: Son aquellos que permiten el desarrollo de la Misin de la
Alcalda a travs de la ejecucin de los programas y proyectos, tanto
permanentes como temporales, definidos estratgicamente en el Plan Municipal
de Desarrollo, ordenados por sectores conforme los ejes estratgicos del mismo
Plan.

3. Procesos de apoyo a la gestin: son los que permiten la objetivacin de los
procesos estratgicos y misionales.

4. Procesos de evaluacin y control: Son los que garantizan el efectivo
cumplimiento de la gestin municipal y el logro de los objetivos y metas de las
dems dependencias de la Alcalda, permiten desarrollar con efectividad los
procesos estratgicos, misionales y de apoyo de la Alcalda.

A fin de facilitar la comprensin del sistema administrativo Municipal, se presenta el
Mapa de Procesos de la Alcalda Municipal


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2. CLASIFICACIN DE LOS PROCESOS DE LA
ADMINISTRACIN MUNICIPAL DE MIRANDA

PROCESOS ESTRATEGICOS

PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
PLANEACION y
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
PLANEACION
ELABORACIN DEL PLAN DE
DESARROLLO
OFICINA DE
PLANEACION
PROCEDIMIENTO ELABORACIN
PLANES DE ACCIN
RENDICION DE CUENTAS
ADMINISTRACION SISBEN
FORMULACIN, RADICACIN,
EVALUACIN, VIABILIZACIN Y
REGISTRO DE PROYECTOS.
FORMULACIN, PRESENTACION DE
PROYECTOS CON FUENTE DE
FINANCIACION DEL SISTEMA GENERAL
DE REGALIAS
SEGUIMIENTO A LOS PROYECTOS DE
INVERSIN
DESARROLLO
TERRITORIAL
EXPEDICION DE LICENCIAS
URBANISTICA
OFICINA DE
PLANEACION
TRMITE PARA CONCEPTO DE USO DE
SUELO
TRAMITES DE CERTIFICADO DE
NOMENCLATURA
TRAMITE CERTIFICADO DE
ESTRATIFICACION SOCIO ECONOMICA
TRAMITE DE RECLAMO DE
ESTRATIFICACION SOCIO ECONOMICA
TRAMITE PERMISO ROTURA DE
PAVIMENTO
TRAMITE CERTIFICADO DE NO ALTO
RIESGO


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PROCESOS MISIONALES
PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA
SALUD
REGIMEN
SUBSI DIADO
COMPROMISO DE RECURSOS DEL REGIMEN
SUBSIDIADO
SECRETARIA
DE SALUD
CONFORMACION BASE DE DATOS DE
POTENCIALES BENEFICIARIOS DEL REGIMEN
SUBSIDIADO EN SALUD
DEPURACION DE INFORMACION,
ELABORACION DE REPORTES Y REMISION DE
LA BASE DE DATOS DEL REGIMEN SUBSIDIADO
EN SALUD AL DEPARTAMENTO
INGRESO Y RETIRO DE AFILIADOS AL REGIMEN
SUBSIDIADO EN SALUD
LIQUIDACION MENSUAL DE ESFUERZO PROPIO
AFILIADOS AL REGIMEN SUBSIDIADO EN
SALUD
REPORTE DE INFORMACIN FINANCIERA
(CIRCULAR NICA) A LA SUPERSALUD
REPORTE DE INFORMACIN FINANCIERA
(RESOLUCION 1021) AL MINISTERIO DE LA
PROTECCION SOCIAL
AUDITORIA DEL REGIMEN SUBSIDIADO
SALUD
PUBLICA
APROBACIN, EJECUCIN Y SUPERVISIN DEL
PLAN DE INTERVENCIONES COLECTIVAS
SECRETARIA
DE SALUD
PROCEDIMIENTO DE NOTIFICACIN EVENTOS
DE INTERES EN SALUD PBLICA SIVIGILA
INSPECCION, VIGILANCIA Y CONTROL DE
EVENTOS DE INTERES EN SALUD PBLICA
SEGUIMIENTO Y CONTROL A ACTIVIDADES DE
PROMOCION Y PREVENCION.
SEGUIMIENTO Y CONTROL A INDICADORES
DEL PLAN DE SALUD PBLICA
CONVOCATORIA COMIT TERRITORIAL EN
SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
CONVOCATORIA COMIT DE PARTICIPACION
COMUNITARIA.
CONVOCATORIA COMIT MUNICIPAL DE
DISCAPACIDAD
CONVOCATORIAS COMITES SECRETARIA DE
SALUD.
SERVICIO DE ATENCION COMUNITARIA - SAC


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PROCESOS MISIONALES

INFRAESTRUCTURA
Y OBRAS PUBLICAS
INFRAESTRUCTURA
MUNICIPAL

PLANEACION DE OBRAS
PUBLICAS
SECRETARIA DE
INFRAESTRUCTURA
Y OBRAS PUBLICAS
EJECUCIN, SEGUIMIENTO Y
LIQUIDACIN OBRAS DE
PBLICAS
SERVICIOS
PUBLICOS

ADQUISICIN MATERIAL
ELCTRICO PARA EL
MANTENIMIENTO DE REDES
ELECTRICAS Y ALUMBRADO
PBLICO MUNICIPAL
MANTENIMIENTO DE LAS REDES
DE ENERGA ELCTRICA Y
ALUMBRADO PBLICO DEL
MUNICIPIO
VIVIENDA

IDENTIFICACIN, PREPARACIN,
SEGUIMIENTO Y EJECUCIN DE
PROYECTOS DE MEJORAMIENTO
Y CONSTRUCCION DE VIVIENDA
PROMOCION Y
DESARROLLO DE
LA EDUCACION
PROMOCION Y
DESARROLLO DE
LA EDUCACION

INVERSIN DE RECURSOS SGP
CALIDAD EDUCATIVA
SECRETARIA DE
EDUCACION,
CULTURA Y
DEPORTE
PROMOCION Y DESARROLLO DE
LA EDUCACION SUPERIOR Y
EDUCACION PARA EL
DESARROLLO HUMANO.
GESTION
CULTURAL,
DEPORTIVA Y
RECREATIVA
GESTION
CULTURAL,
DEPORTIVA Y
RECREATIVA

ESCUELAS DE FORMACION
DEPORTIVAS Y CULTURALES
SECRETARIA DE
EDUCACION,
CULTURA Y
DEPORTE
DESARROLLO DE EVENTOS
DEPORTIVOS, RECREATIVOS Y
CULTURALES.
SERVICIOS DE BIBLIOTECA
PBLICA MUNICIPAL
PROCEDIMIENTO PRESTAMO
AUDITORIO


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PROCESOS MISIONALES


GOBERNABILIDAD

ATENCION
VICTIMAS DEL
CONFLICTO
ARMADO
ATENCIN A LA POBLACIN
DESPLAZADA Y/O VICTIMAS DEL
CONFLICTO ARMADO.
SECRETARIA
DE GOBIERNO
MEDIDAS Y MANEJO VICTIMAS -
COMITE MUNICIPAL DE JUSTICIA
TRANSICIONAL.
ADMINISTRACION DEL RUSICST

CAPACITACIONES A VICTIMAS DEL
CONFLICTO ARMADO
GESTION DEL
RIESGO
VERIFICACION Y REPORTE DE
DAMNIFICADOS O AFECTADOS POR
EVENTOS NATURALES Y/O
ANTROPICOS- CENSOS.
SECRETARIA
DE GOBIERNO
CONTROL Y MANEJO DEL RIESGO
(CONSEJO MUNICIPAL DE GESTION
DEL RIESGO-CMGRD).
COORDINACION Y ATENCION DE LA
EMERGENCIA-MANEJO DEL RIESGO.
COORDINACION ASISTENCIA
HUMANITARIA BASICA INMEDIATA A
DAMNIFICADOS Y AFECTADOS.
EDUCACION, PROMOCION Y
PREVENCION DE LA GESTION DEL
RIESGO.
ADMINISTRACION PLAN MUNICIPAL
DE GESTION DEL RIESGO
MEDIDAS CORRECTIVAS Y
PROSPECTIVAS FRENTE AL RIESGO
PARTICIPACION
CIUDADANA
CAPACITACION LIDERAZGO Y
PARTICIPACION CIUDADANA


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GOBERNABILIDAD

CONVIVENCIA
CHARLAS EDUCATIVAS EN
PREVENCION EN VIOLENCIA
INTRAFAMILIAR Y ABUSO
SEXUALES.
SECRETARIA
DE GOBIERNO
(COMISARIA FLIA-
INSPECCION
POLICIA)
DENUNCIAS COMISARIA DE FAMILIA

CONCILIACIN EN MATERIA DE
FAMILIA
RESTABLECIENTO DE DERECHOS.
DESPACHOS COMISORIOS
DENUNCIAS, QUEJAS O QUERELLAS
DE POLICIA
DENUNCIOS DE PRDIDA DE
DOCUMENTOS Y DE QUEMA DE
CAA
CONTROL A ESTABLECIMIENTOS DE
COMERCIO
SEGURIDAD
COMIT DE ORDEN PBLICO Y
CONSEJO DE SEGURIDAD
SECRETARIA
DE GOBIERNO
TRAMITE DE CONSTANCIAS,
CERTIFICADOS, PERMISOS Y
AUTORIZACIONES
SEGUIMIENTO A DETENCIONES
DOMICILIARIAS
REGISTRO DE HORAS DE TRABAJO
Y/O ESTUDIO DE LOS INTERNOS DE
CENTRO CARCELARIO
TRASLADO Y ACOMPAAMIENTO
DE INTERNOS A AUDIENCIAS
INGRESO Y CUSTODIA DE
INTERNOS
VISITAS EN CENTRO DE RECLUSION


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PROCESOS MISIONALES

DESARROLLO
ECONOMICO
DESARROLLO
AGROPECUARIO
PROCEDIMIENTO ASESORIA Y
ASISTENCIA TECNICA
SECRETARIA DE
DESARROLLO
AGROPECUARIO
Y MEDIO
AMBIENTE
GESTIN DE PROYECTOS
PRODUCTIVOS Y DE SEGURIDAD
ALIMENTARIA Y SOBERANA
ALIMENTARIA
DESARROLLO
EMPRESARIAL DESARROLLO EMPRESARIAL
OFICINA DE
PLANEACION
GESTION
AMBIENTAL
GESTION DEL
MEDIO
AMBIENTE
GESTION AMBIENTAL
SECRETARIA DE
DESARROLLO
AGROPECUARIO
Y MEDIO
AMBIENTE
MOVILIDAD
GESTION DE
TRANSITO Y
MOVILIDAD
TRAMITES DE TRANSITO
SERETARIA DE
MOVILIDAD,
TRANSITO Y
TRANSPORTE
MANEJO DE ACCIDENTE DE
TRANSITO
PROCESO CONTRAVENCIONAL
DESARROLLO
SOCIAL
PROGRAMAS
SOCIALES
APOYO PROGRAMA FAMILIAS EN
ACCION
OFICINA DE
DESARROLLO
SOCIAL
APOYO PROGRAMA DESAYUNOS
CON AMOR
APOYO A ESTRATEGIA RED UNIDOS
APOYO PROGRAMA ADULTO MAYOR
PPSAM
APOYO PROGRAMA OPERACION
PROLONGADA DE SOCORRO Y
RECUPERACION


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PROCESOS DE APOYO

INFORMACION Y
COMUNICACIN
PUBLICA
INFORMACION
Y
COMUNICACIN
PUBLICA
MANEJO DE COMUNICACIN PBLICA
SECRETARIA
GENERAL
ADMINISTRACIN DE PGINA WEB DE
LA ENTIDAD
ADMINISTRACION
TALENTO
HUMANO
VINCULACION DE PERSONAL
SECRETARIA
GENERAL
EVALUACION DE DESEMPEO
DESVINCULACION DE PERSONAL
NMINA
VACACIONES
LIQUIDACION DE CESANTAS
PRIMA DE NAVIDAD
EMISIN BONO PENSIONAL
ELABORACION PLANES Y/O
PROGRAMAS INSTITUCIONALES
GESTION
DOCUMENTAL
MANEJO DE CORRESPONDENCIA
RECIBIDA
SECRETARIA
GENERAL
MANEJO DE CORRESPONDENCIA
ENVIADA
APLICACIN DE TABLAS DE
RETENCION DOCUMENTAL Y ARCHIVO
DE DOCUMENTOS
ACTUALIZACION DE TABLAS DE
RETENCION DOCUMENTAL
TRANSFERENCIA PRIMARIA DE
DOCUMENTOS
SOLICITUD DE DOCUMENTOS DEL
ARCHIVO CENTRAL
RECURSOS
FISICOS
SUMINISTRO DE BIENES Y ELEMENTOS
DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS
SECRETARIA
GENERAL
DOCUMENTOS EXTERNOS O BASE
LEGAL
BAJA DE BIENES
EGRESO DE BIENES POR DAO,
PERDIDA, HURTO O ROBO
ELABORACIN DEL PLAN DE
COMPRAS
MANTENIMIENTO DE REDES Y
EQUIPOS
COPIAS DE SEGURIDAD DE EQUIPOS


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PROCESOS DE APOYO

JURI DICA
GESTION
JURIDICA
RESPUESTA ACCIONES DE TUTELA
OFICINA
JURIDICA
REVISION JURIDICA DE
DOCUMENTOS
DEFENSA JUDICIAL Y
EXTRAJUDICIAL
CONTRATACION
CONTRATACIN DIRECTA
OFICINA
JURIDICA
CONTRATACION DE MINIMA
CUANTIA
SELECCIN ABREVIADA DE MENOR
CUANTA
SUBASTA INVERSA
LICITACIN PBLICA
GESTION FISCAL
GESTION
FINANCIERA
ELABORACION DEL PRESUPUESTO
SECRETARIA
FINANCIERA
EXPEDICION DE CERTIFICADO DE
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Y
DE REGISTRO PRESUPUESTAL
ELABORACION Y TRMITE DE
RDENES DE PAGO U
OBLIGACIONES PRESUPUESTALES
PROCEDIMIENTO RECAUDO DE
IMPUESTOS
GESTION
CONTABLE
CONCILIACIONES BANCARIAS
SECRETARIA
FINANCIERA
ESTADOS FINANCIEROS


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PROCESOS DE EVALUACION, CONTROL Y MEJORAMIENTO

PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMI ENTOS DEPENDENCIA
EVALUACI ON,
CONTROL Y
MEJORAMI ENTO
CONTI NUO
EVALUACION
INDEPENDIENTE

AUDITORIA INTERNA
OFICINA DE
CONTROL
INTERNO
EVALUACIN INSTITUCIONAL A LA
GESTIN
RENDICION DE INFORMES
MEJORAMIENTO
CONTINUO
ASESORIAS DE CONTROL
INTERNO
MANEJO DE RIESGOS
INSTITUCIONALES
ARQUEO DE CAJA
ELABORACIN DE PLANES DE
MEJORAMIENTO POR PROCESO
ATENCION DE QUEJAS,
RECLAMOS Y SUGERENCIAS


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3. ESTRUCTURA DE PROCEDIMIENTOS

La Administracin Municipal de Miranda organiza su gestin a travs de los Macro
procesos: Estratgico, Misional, de Apoyo y de Evaluacin y Control, los cuales estn
organizados por Procesos a cargo de una dependencia y/o rea de trabajo, estos a su
vez se dividen en subprocesos que son ejecutados a travs de procedimientos, los
cuales constituyen un conjunto de actividades o tareas realizadas por un funcionarios
determinado.

A continuacin se presentan los procedimientos realizados por cada rea de la
Administracin. Cada procedimiento obedece a la siguiente estructura

Nombre del Procedimiento: Se refiere a la denominacin del conjunto de
actividades
1. Objetivo: Se refiere al objetivo del procedimiento dentro del proceso que ejecuta
2. Alcance: Se refiere a la esfera de accin que cubre el procedimiento. Es el
campo de aplicacin.
3. Responsable: En este campo se indica que funcionario es responsable del
procedimiento.
4. Trminos y Definiciones: En este punto se deben incluir la terminologa
utilizada al interior del procedimiento.
5. Polticas de Operacin: Son los criterios que deben indicar como alcanzar el
objetivo del procedimiento. Son guas de accin en la operacin de cada
proceso.
6. Descripcin: En este punto se describe cada actividad que hace parte del
proceso, indicando como, quien la realiza y que soporte fsico queda como
registro o evidencia de la actividad.
7. Control de Registros: En este punto se esquematiza los registros de cada
actividad, indicando forma de almacenamiento, proteccin, recuperacin,
retencin y disposicin
8. Documentos Externos: Se refiere a las normas que sirven de base en la
ejecucin del procedimiento.


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PROCESOS
ESTRATEGICOS


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PROCEDIMIENTOS DE
PLANEACION Y
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO


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4. PROCEDIMIENTOS DE PLANEACION Y
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

4.1. ELABORACIN DEL PLAN DE DESARROLLO

- OBJETIVO
Describir la metodologa para la elaboracin y seguimiento del Plan de Desarrollo de
la Alcalda Municipal de Miranda Cauca.

- ALCANCE
Inicia con la conformacin del equipo de trabajo para la formulacin del Plan de
Desarrollo y finaliza con la revisin y aprobacin del Plan de Desarrollo por parte del
Concejo Municipal.

- RESPONSABLE
El responsable de la aplicacin eficaz de este procedimiento es el Alcalde Municipal,
con la colaboracin del equipo de gobierno. (Secretarios y jefes de oficina)

- TERMINOS Y DEFINICIONES
PLAN DE DESARROLLO: Es la priorizacin ordenada de los programas y
proyectos, que identifica responsables, metas y recursos para su ejecucin en un
periodo de cuatro aos.
PROYECTO: Es la identificacin de acciones para el cumplimiento de metas, se
requiere la utilizacin de recursos.
PLAN DE ACCIN: Prioriza los programas y proyectos del Plan de Desarrollo que
se ejecutaran en la vigencia de un ao.


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PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES (POAI): Es un instrumento de
gestin que permite operacionalizar los objetivos y metas establecidas en el Plan de
Desarrollo Municipal. Adems se encuentra dividido en programas, subprogramas y
proyectos de inversin para ejecutar en una vigencia.
PLAN FINANCIERO Y MARCO FISCAL: Es un instrumento de planeacin
financiera con perspectiva de diez aos, para la toma de decisiones que debe
orientar la elaboracin de los presupuestos anuales a partir de la cual se determinan
los techos tanto de ingresos como de egresos del Municipio.
INVERSIN: Son las erogaciones dirigidas a la formulacin y acumulacin de capital
fijo o social que se estima en la riqueza de la comunidad.
PLAN INDICATIVO: Es un instrumento que permite establecer los compromisos de
la administracin municipal, a nivel de programas, subprogramas y proyectos,
aportndoles las metas especficas tanto de producto como de resultado, y as
lograr estimar los avances y resultados de eficacia en la gestin.
INDICADOR: Es la medida cuantitativa o la observacin cualitativa que permite
identificar cambios en el tiempo y cuyo propsito es determinar qu tan bien est
funcionando un sistema.
PROGRAMA DE GOBIERNO: El Programa de Gobierno es un insumo para la
formulacin y concrecin del Plan de Desarrollo.
PLAN DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL: tiene una connotacin de ms largo
plazo, dentro del cual deber situarse la accin del mandatario de turno y debe
constituirse en la gua de los gobiernos sucesivos. El ordenamiento del territorio
comprende un conjunto de acciones poltico administrativas y de planificacin
fsica concertadas, en orden a disponer de instrumentos eficientes para orientar el
desarrollo del territorio y regular la utilizacin, transformacin y ocupacin del
espacio.
CONSEJOS TERRITORIALES DE PLANEACIN (CTP): son los representantes de
la sociedad civil en la planeacin del desarrollo integral de las entidades territoriales.
Los CTP representan a la sociedad civil en la planeacin del desarrollo, por mandato
de la Constitucin Poltica de Colombia de 1991, en su artculo 340, y las Leyes 152
de 1994 y 388 de 1997.


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- POLITICAS DE OPERACIN
Las metas del Plan De Desarrollo Municipal debern definirse como resultados o
logros, que se espera obtener con la ejecucin del Plan. Dichas metas deben dar
soluciones integrales a las necesidades de la ciudadana de conformidad con el
Programa de Gobierno.
La definicin de los programas y subprogramas que componen al Plan De desarrollo
Municipal, as como de las estrategias que lo enmarcan, debe tener en cuenta los
acuerdos existentes y los proyectos vigentes.
Se deben definir esquemas de seguimiento y evaluacin, que garanticen la eficiencia
de las acciones.

- DESCRIPCION
Actividad Descripcin Responsable Registro
1. Conformaci n del
equipo de
Trabaj o
El Jefe de la Ofi ci na de Planeaci n i nforma por
medio de ofi ci o a l os funci onarios, equi po de
trabaj o para la formul aci n del Plan de
Desarrol l o
Jefe de la
Ofi ci na de
Planeaci n
Ci rcular
2. Defini cin de la
metodologa a
Util i zar
El jefe de l a Ofi ci na de Pl aneaci n define
di rectri ces para la metodologa a utili zar en l a
elaboracin del Pl an de Desarroll o y l a
presenta al Consejo de Gobi erno y al Al calde
Muni cipal para su ajuste y aprobacin.

Jefe de la
Ofi ci na de
Planeaci n

Documento
con
Metodologa
3. Revi si n del Pl an
de Gobi erno
Se ti ene en cuenta los aspectos rel evantes del
programa de gobi erno y su relaci n con el plan
de desarroll o anteri or, l os pl anes sectoriales y
l a informaci n surgida de las consul tas con l a
comuni dad; soli citan al Banco de Proyectos el
i nventario de proyectos en ejecuci n, anali zan
l a i nformaci n y el aboran el Informe con l os
resul tados.

Al calde,
Secretari os y
j efes de
Ofi ci na,
Coordi nador
Banco
Proyectos

Li stado de
Asi stenci a

4. Identi fi caci n de
Actores
Invol ucrados y
asi gnacin de
tareas
El Al calde Muni ci pal y el Jefe de l a Ofi ci na de
Planeaci n i denti fi can los grupos y
organi zaciones que estn di recta e
i ndi rectamente i nvol ucradas en l as si tuaci ones
ms rel evantes, que pueden ser problemas o
experi encias exi tosas que surgen en el

Al calde,
Secretari os y
j efes de
Ofi ci na.

Actas
Li stado de


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Muni cipio y l os incl uye como parti ci pantes
para l a el aboraci n del Pl an de Desarrol lo. se
reali za el l i stado con l os probl emas que
afectan a la comuni dad. Posteri ormente se
asi gnan tareas a l os secretari os, li deres con el
obj eto de i denti fi car problemas y defini r
obj eti vos y estrategi as.
Asi stenci a
5. Reali zar
diagnsti co.
El Jefe de Planeaci n, el Consej o de Gobierno
y el equi po de trabajo anali zan l a si tuacin
actual del Muni cipio teni endo en cuenta el plan
de desarrollo anterior, l a i nformacin
fi nanciera, el avance de proyectos en
ejecuci n, el esquema de ordenami ento
terri tori al y la i nformacin de la comuni dad.
Anali zan l a i nformacin, pri ori zando l os
probl emas identifi cados con base en l a
realidad del Muni cipio, luego identi fi can l as
causas de los probl emas sel ecci onados.

Al calde,
Secretari os y
j efes de
Ofi ci na.
Equi po de
Trabaj o

Acta
6. Formul ar
componente
estratgi co.

Defini r la mi si n, vi si n, princi pi os, valores,
obj eti vos, l ineami entos Estratgi cos plan
fi nanciero y pol ti cas a segui r, l os programas y
proyectos a desarrol lar por l as di ferentes
reas de gestin del muni cipio.
Al calde,
Secretari os y
j efes de
Ofi ci na.
Equi po de
Trabaj o

Anteproyecto

7. Formul ar
componente
fi nanciero.

Segn l os programas y proyectos defini dos en
el componente estratgi co del Pl an de
Desarrol l o, se asi gna la proyecci n de l os
recursos de l as fuentes internas y externas
que componen el Pl an Plurianual de
Inversi ones.
Al calde,
Secretari os y
j efes de
Ofi ci na.
Equi po de
Trabaj o

Anteproyecto

8. Presentar
anteproyecto del
Plan

Elaborar anteproyecto de plan de desarroll o y
presentarl o al al calde y/o consejo de gobi erno
y Consejo Terri torial de Pl aneacin
Alcalde/
Secretari os y
j efes de
Ofi ci na

Anteproyecto
9. Presentaci n del
proyecto al
Consej o
Territori al de
planeaci n
El Consej o Terri torial de Pl aneacin efecta el
anli si s del proyecto del Plan y presenta l as
recomendaci ones.
Alcalde.
Secretari os y
j efes de
Ofi ci na.
Equi po de

Acta


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Trabaj o
10. Reali zacin
De aj ustes
Ajustes al Plan de Desarrollo de acuerdo con
l as recomendaciones.
Alcalde
Secretari os y
j efes de
Ofi ci na

11. Presentar
proyecto del
Plan De
Desarrol l o
Presentar el proyecto del Pl an de Desarroll o al
Concej o Muni ci pal

Al calde

Proyecto
12. Soci ali zaci n
del PDM
Soci ali zar ante el consej o de gobi erno,
asambl ea muni ci pal consti tuyente y/o l a
comuni dad en general el anteproyecto.

Al calde

PDM
13. Envo a l as
enti dades
correspondi ent
es
El Plan de Desarroll o se publi ca en l a pgina
Web de l a Al cal da Muni ci pal , enviarlo a
enti dades correspondi entes.

Al calde

PDM
14. Seguimi ento al
Plan de
desarroll o
El pl an de desarroll o est arti culado con el
plan i ndi cati vo, entonces el Seguimiento se
hace con base en el cumpli miento de las
metas y ejecuciones del pl an de accin.
Jefe de Ofi cina
de Planeaci n,
secretari os de
despacho

Formato de
seguimi ento

- CONTROL DE REGISTROS
Nombre
Almacenamiento
Proteccin Recuperacin
Retencin
Archivo
Gestion
Retencin
Archivo
Central
Responsabl e
Lugar y
Forma de
Archivo
Actas consejo
Territorial
planeacin
Aux.
admv o
Of icina de
Planeacion

Of.
Planeacion
Archiv ador
-PDM
Archi vador
Ofi ci na
Planeaci n
Medio
Magntico/Car
peta Plan de
Desarrollo
4 Aos 10 aos
Actas
socializacin
Aux.
admv o
Of icina de
Planeacion

Of.
Planeacion
Archiv ador
-PDM
Archi vador
Ofi ci na
Planeaci n
Medio
Magntico/Car
peta Plan de
Desarrollo
4 Aos 10 aos
Listados de
asistencia
Aux.
admv o
Of icina de
Planeacion

Of.
Planeacion
Archiv ador
-PDM
Archi vador
Ofi ci na
Planeaci n
Medio
Magntico/Car
peta Plan de
Desarrollo
4 Aos 10 aos
Circulares
Aux.
admv o

Of.
Archi vador
Ofi ci na
Medio
Magntico/Car
1 Aos 2 aos


MIRANDA
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100-1.21-001-2013
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Pgi na 37


Of icina de
Planeacion
Planeacion
Archiv ador
-PDM
Planeaci n peta Plan de
Desarrollo
Anteproy ecto
Plan
Desarrollo
Jef e
Of icina de
Planeacion

Of.
Planeacion
Archiv ador
-PDM
Archi vador
Ofi ci na
Planeaci n
Medio
Magntico/
Carpeta Plan
de Desarrollo
4 Aos 10 aos
Formato
Seguimiento
PDM
Jef e
Of icina de
Planeacion

Of.
Planeacion
Archiv ador
-PDM
Archi vador
Ofi ci na
Planeaci n
Medio
Magntico/
Carpeta Plan
de Desarrollo
4 Aos 10 aos

- DOCUMENTOS EXTERNOS O BASE LEGAL
Nombre del documento
externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que
lo expide
Descripcin
Consti tucin Pol ti ca de
Col ombia
1991
Gobi erno
Naci onal
Artculo 339del Ttulo XII: Habr un Plan
Naci onal de Desarrol lo conformado por una
parte general y un plan de i nversi ones de l as
enti dades pbli cas del orden naci onal .
Artculo318: Se considera tambin l a
parti cipaci n de la ci udadana a travs de l a
Juntas Admini stradoras Local es de eleccin
popul ar en l a elaboracin de l os pl anes y
programas de desarrol lo, en la vigi lanci a y
control de l a prestacin de servi cios pbli cos,
y en l a formulacin de propuestas de
i nversi n y de di stri buci n de las partidas
globales que se les asi gne en el presupuesto
muni cipal , entre otras.
art. 341 al 344: Con la exigencia de l a
parti cipaci n acti va de los actores soci al es
organi zados en la formulacin de los pl anes
de desarrollo, se conforman l os Consej os
terri tori ales de Pl aneaci n
Ley 152 de 1994 15/07/1994
Congreso de
la Republica
Artculo 1: La presente Ley ti ene como
propsi to establ ecer los procedimi entos y
mecani smos para la el aboracin,
aprobaci n, ejecuci n, seguimiento,
eval uacin y control de l os planes de
desarroll o.
Artculo 4: Conformacin del Pl an Nacional
de Desarroll o. De conformidad con l o
di spuesto por el artculo 339 de la


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Pgi na 38


Consti tucin Pol ti ca, el Pl an Naci onal de
Desarrol l o estar conformado por una parte
general y un plan de inversi ones de l as
enti dades pbli cas del orden naci onal .
Artculo 6: Contenido del Pl an de
Inversi ones
Artculo 13: La el aboracin del proyecto del
Plan Naci onal de Desarroll o, que debe ser
someti do por el Gobierno al Congreso
Naci onal durante l os sei s meses si guientes a
l a ini ciacin del peri odo presi denci al
Artculo 49: Apoyo Tcni co y
Admini strati vo El Departamento
Admini strati vo Naci onal de Estadsti ca,
DANE, de acuerdo con el DNP y l os
organi smos departamentales y muni ci pal es,
establecer un si stema de informaci n que
permi ta elaborar di agnsti cos y reali zar
l abores de seguimiento, eval uaci n y control
de l os planes de desarroll o por parte de l as
enti dades naci onales y terri tori ales de
planeaci n.
Ley 111 15/01/1996
Congreso de
Col ombia
Artcul o 13. Plani fi cacin. El Presupuesto
General de l a Nacin deber guardar
concordancia con l os contenidos del Plan
Naci onal de Desarrol lo, del Plan Nacional de
Inversi ones, del Pl an Fi nanci ero y del Plan
Operati vo Anual de Inversi ones (Ley 38 de
1989, art. 9, Ley 179 de 1994, art. 5)

Proyect ado
EDUARD HERNAN MINA CARGO: JEFE DE PLANEACI ON
FIRMA
Aprobado por


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Pgi na 39


4.2. PROCEDIMIENTO ELABORACIN PLANES DE ACCIN

- OBJETIVO
Describir la metodologa para la elaboracin y seguimiento de los planes de accin
para la ejecucin del Plan de Desarrollo Municipal.

- ALCANCE
Inicia con la elaboracin del formato para elaborar el plan de accin, para ser
diligenciados por los secretarios de despacho hasta que es aprobado por el Alcalde
Municipal.

- RESPONSABLE
Los responsables es el Jefe de planeacin, con la colaboracin del equipo de
gobierno. (Secretarios y jefes de oficina)

PROGRAMA: Conjunto organizado de proyectos orientados a la consecucin de un
objetivo comn, apuntando a la solucin de un problema o la satisfaccin de una
necesidad de la poblacin. Los programas son la clave para la conformacin del
POAI


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Pgi na 40


PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES (POAI): Es un instrumento de
INVERSIN: Son las erogaciones dirigidas a la formulacin y acumulacin de capital
fijo o social que se estima en la riqueza de la comunidad.
PLAN INDICATIVO: Es un instrumento que permite establecer los compromisos de
la administracin municipal, a nivel de programas, subprogramas y proyectos,
aportndoles las metas especficas tanto de producto como de resultado, y as
lograr estimar los avances y resultados de eficacia en la gestin.
INDICADOR: Es la medida cuantitativa o la observacin cualitativa que permite
identificar cambios en el tiempo y cuyo propsito es determinar qu tan bien est
funcionando un sistema.

- POLTICAS DE OPERACIN
Los Planes de Accin los elabora cada dependencia o secretara de la
Administracin Municipal, bajo la coordinacin de la oficina de planeacin.
El Plan de Accin Proyectado cada una de las Oficinas y/o secretarias deber
guardar relacin con su respectiva misin, con el contexto de los objetivos y
estrategias del Plan de Desarrollo y con el marco legal e institucional que rige la
naturaleza, objetivos y funciones de la propia entidad.
Previa a la elaboracin del Plan de accin, es necesario revisar el Plan Plurianual de
Inversiones, dado su carcter orientador en las decisiones de inversin. Esto facilita
la articulacin y coherencia entre las metas de mediano plazo con los proyectos y
actividades que se llevarn a cabo en una determinada vigencia, de tal manera que
la ejecucin de los recursos est encaminada a cumplir con los resultados
esperados.
La definicin de los proyectos y actividades a ejecutar por las dependencias durante
la vigencia, debe realizarse sobre la base del anlisis efectuado a su capacidad
institucional, el estado actual de los proyectos y los recursos disponibles.


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Pgi na 41


La relacin de proyectos y de recursos asignados para su ejecucin en el Plan de
accin debe ser consistente y coherente con la sealada en el Plan Operativo Anual
de Inversiones, presentado por la correspondiente entidad.
Durante la formulacin del PA es el momento en el cual se hacen visibles las
acciones de articulacin entre las diferentes dependencias, ya que existen proyectos
en los cuales deben participar varias de ellas, y por lo tanto, es necesaria la
coordinacin.
En el ao de inicio del periodo de gobierno la Administracin debe ajustar el PA y el
POAI aprobado desde la vigencia anterior de acuerdo con el Plan de Desarrollo
aprobado, de tal forma que se homologuen los programas y metas correspondientes.
La remisin del Plan de accin a la Oficina de Planeacin debe efectuarse de dentro
de los trminos que estipule la Secretara de Planeacin al momento de hacer el
requerimiento.
La Oficina de Planeacin realizara seguimiento de los planes de accin segn
tiempos establecidos. Ya sean trimestral o cuatrimestral.
Para la elaboracin de los planes de accin se necesitan los insumos de: Plan de
Desarrollo, Plan Indicativo, Plan de Accin ejecutado de la vigencia anterior, POA,
Proyectos viables registrados en el BPPIM
El formato a diligenciar del plan de accin debe contener como bsico:
Objetivos del Plan de Desarrollo, Programas y subprogramas, Proyectos concretos
de la dependencia y que estn orientados a alcanzar algn objetivo del Plan de
Desarrollo, Descripcin de acciones a realizar para el desarrollo de proyectos, metas
que pretende alcanzar la Alcalda Municipal con los proyectos, El costo en que se
debe incurrir para desarrollar los proyectos y las fuentes de financiacin, tiempo de
ejecucin, Funcionarios responsables de coordinar y supervisar, Indicadores de
seguimiento y evaluacin.
En el POAI no se podrn incluir proyectos que no hagan parte del Banco de
Programas y Proyectos de Inversin. Entidades del ente territorial solo podr
financiar proyectos registrados en el Banco de Proyectos de inversin de las
entidades pblicas.


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- DESCRIPCION

1. Revisin de
insumos
Con base en l os i nsumos, cada
dependencia el abora un documento con
l as estrategi as y acci ones que va a
adelantar para dar cumplimi ento al POAI, y
por ende al Plan Indi cati vo y al Plan de
Desarrol l o.

Jefes de
Ofi ci na,
secretari as

NA
2. Formato de Plan de
Accin
La ofi ci na de planeaci n di sea el formato
a di ligenciar para el al macenamiento de l a
i nformacin.
Jefe de la
Ofi ci na de
Planeaci n

Plantill a a
dili genci ar
3. Elaboracin del
Plan de Accin
Los Secretarios de Despachode acuerdo
con l a metodol oga defini da y el Plan de
Desarrol l o el aboran el Pl an de Accin
dili genci ando el formato asi gnado.
Secretari os y
j efes de
Ofi ci na,
Formato
dili genci ado

4. Remisin del plan
de accin

Los j efes de ofi cina y/o secretari os de
despacho deben remiti r l os pl anes de
accin a l a ofi cina de planeaci n para
ll evar a cabo l a consoli dacin de
i nformacin
1

Secretari os y
j efes de
Ofi ci na.

Formato
Di ligenciados

5. Presentacin ante
el Consej o de
Gobierno.
Cada secretari o o j efe de dependenci a
responsable de la ejecuci n del pl an de
desarroll o deber presentar y sustentar el
Plan de Accin, ante el Consejo de
Gobi erno, j usti fi cando su i mportanci a de
acuerdo con l as pri oridades establ ecidas
por el gobernante y la di stri buci n de
metas del Plan i ndi cati vo, l a coherenci a de
l os proyectos y acciones con el Plan
operati vo anual de i nversi ones y la cl ari dad
y consi stenci a de l os indi cadores para el
seguimi ento y la eval uacin.

Secretari os y
j efes de
Ofi ci na

Formato
Di ligenciados

6. Identificacin de
actividades
compartidas.
En el caso de exi sti r acti vidades
comparti das entre varias dependenci as
Al calde,
Secretari os y

1
Las dependencias de la administracin revisten el carcter de unidades ejecutoras, por lo tanto, conocer los
recursos disponibles, es una de las condiciones para que los planes de accin sean v erdaderos instrumentos de
ejecucin organizada y eficiente del Plan de Desarrollo (POAI).


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que contri buyen al l ogro de un mi smo
obj eti vo o programa, stas deben proponer
un acuerdo de trabajo conj unto de forma
tal que garanti ce su reali zacin.
j efes de
Ofi ci na.
Equi po de
Trabaj o

NA

7. Revisin de la
coherencia entre el
Plan de Accin y
POAI.

Una vez l a Ofi cina de Planeaci n y
Haci enda fi jen l a cuota de i nversi n y
funci onami ento, es necesario revi sar el
plan de accin y con base en los recursos
di sponibl es establ ecer l as pri ori dades para
su aj uste.
Al calde,
Secretari o de
haci enda y
j efes de
Ofi ci na de
Planeaci n

8. Aprobacin Del
Plan de Accin
El Al calde Muni ci pal presenta al Consej o
de Gobi erno el Pl an de Accin
Consoli dado, se aprueba la versi n
defi ni ti va del Pl an de Accin de toda l a
admini straci n, el cual regi r la gesti n de
cada dependenci a y de sus funcionarios.

Al calde

PLAN DE
ACCION
9. Seguimiento de
Plan de Accin
Se acordar l a respecti va periodi ci dad con
que se segui r y evaluar su ejecuci n, as
mi smo defini r las ponderaci ones de
acuerdo a las pri ori dades de l a
admini straci n.
Acal de, Jefe
de Ofi cina de
Planeaci n

Ofi ci o

Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archivo
Gestion
Retencin
Archivo
Gestion
Responsabl e
Lugar y
Forma de
Archivo
Formato Plan de
Accin
Jef e
Of icina de
Planeacin
Of.
Planeacion
Archiv ador
-Plan de
Accin
Archi vador
Ofi ci na
Planeaci n
Medio
Magntico/
Carpeta Plan
de Accin
4 Aos 10 aos
Plan de Accin
Jef e
Of icina de
Planeacin
Of.
Planeacion
-
Despacho/
Archiv ador
-Plan de
Accin
Archi vador
Ofi ci na
Planeaci n
Medio
Magntico/
Carpeta Plan
de Accin
4 Aos 10 aos
Comunicaciones
Jef e
Of icina de
Planeacin
Of.
Planeacion
Archiv ador
-Plan de
Accin
Archi vador
Ofi ci na
Planeaci n
Medio
Magntico/
Carpeta Plan
de Accin
1 Ao 4 aos


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Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que
lo expide
Descripcin
Ley 152 de 1994 15/07/1994
Congreso de
l a Republi ca
con base en l os pl anes general es
departamentales o muni ci pales aprobados
por el correspondiente Concej o, cada
secretara y departamento admini strati vo
preparar, con la coordinaci n de la ofi cina
de pl aneacin, su correspondi ente pl an de
accin y l o someter a l a aprobaci n del
respecti vo Consej o de Gobierno
departamental , di stri tal o muni cipal . En el
caso de l os sectores fi nanci ados con
transferenci as naci onal es, especi almente
educaci n y sal ud, estos pl anes debern
ajustarse a l as normas l egal es establecidas
para di chas transferencias ().

Decreto 111 de 1.996

15/01/96

Congreso de
l a Republi ca
Artcul o 8: El Pl an Operati vo Anual de
Inversi ones seal ar l os proyectos de
i nversi n cl asi fi cados por sectores, rganos
y programas.

Proyect ado ANGELICA MARIA
MOSTACILLA
CARGO: PROF. UNI VERSITARI O FIRMA
Aprobado por EDUARD HERNAN MINA CARGO: JEFE DE PLANEACI ON FIRMA


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4.3. RENDICION DE CUENTAS

- OBJETIVO
Establecer y especificar de forma detallada un mecanismo de intercambio de
informacin para la supervisin y vigilancia sobre los bienes pblicos por parte del
Municipio, en un espacio de interlocucin directa entre los servidores pblicos y la
ciudadana, trascendiendo el esquema de que esta es solo una receptora pasiva de
informes de gestin.

- ALCANCE
Inicia con la recoleccin de informe de gestin entregada por los secretarios o jefes
de Oficina, termina con la socializacin a la ciudadana para informarles sobre la
gestin realizada

- RESPONSABLE
Los responsables es el Alcalde Municipal, con la colaboracin del equipo de
gobierno. (Secretarios y jefes de oficina)

RENDICIN DE CUENTAS: Es un proceso que busca generar transparencia y
elevar los niveles de responsabilidad de la entidad territorial tanto a nivel interno
como a nivel externo.


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PROGRAMA: Conjunto organizado de proyectos orientados a la consecucin de un
objetivo comn, apuntando a la solucin de un problema o la satisfaccin de una
necesidad de la poblacin. Los programas son la clave para la conformacin del
POAI
PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES (POAI) : Es un instrumento de

La rendicin de cuentas en lo posible se debe realizar en enero-febrero, con la
finalidad de dar a conocer los resultados de la gestin en relacin a las metas
anuales propuestas y verificar los impactos de la gestin municipal en trminos del
mejoramiento en la calidad de vida de la poblacin.
El/la alcalde/sa municipal debe ser el actor que lidera el proceso de rendicin de
cuentas, debe proveer la informacin sobre la gestin municipal y sus resultados, y
adems de promover la participacin activa de las organizaciones sociales y de la
poblacin en general.

- DESCRIPCION

1. Recopilacin de
Informacin.
Se conformar una comi si n tcni ca para
l a recopi laci n de l a i nformacin- Los j efes
de Ofi ci na y l as secretari as debern
facili tar toda l a i nformacin de l a gestin
del ao culminado para l a organi zaci n del
documento de rendi cin de cuentas.
Jefes de
Ofi ci na,
secretari as,
Prensa

2. Identificacin de
interventores en
el evento
Se hace la Identi fi caci n cl ara de l as
Insti tuciones y organi zaciones que
i ntervendrn en l a rendi ci n de cuentas
Jefe de la
Ofi ci na de
Planeaci n

Ofi ci os
3. Invitacin al
evento
Se debe di fundi r la i nformacin de l a
reali zacin del evento dando a conocer l as
fechas, utili zando todos l os medi os


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di sponibl es, como por ej emplo pasacal les,
afi ches, vol antes, peri foneo, TV
comuni tari a entre otras.
Al calde,
Medios de
Comuni caci n

Ofi ci os

4. Realizacin del
acto
Los j efes de ofi cina y/o secretari os de
despacho deben remiti r la i nformaci n de
l as gestiones reali zadas a la comuni dad
teni endo en cuenta informaci ones sobre
i ngresos y gastos. Se da parti cipaci n a
l os actores invitados.Se entrega la revi sta
o peri di co informati vo.

Al calde,
Secretari os y
j efes de
Ofi ci na, Medi os
de
Comuni caci n

Asi stenci a,
Informe de
Gesti n

5. Evaluacin del
evento
Se reali za l a evaluaci n del evento
i denti fi cando l as fortal ezas y debi lidades
del evento
Al calde,
Secretari os y
j efes de Ofi cina

Asi stenci a

Nombre
Almacenamiento
Retenci
n
Archivo
Gestion
Disposicin Responsabl
e
Lugar y
Forma de
Archivo
Of icios
Jef e Of icina
de
Planeacin
Of.
PlaneacionArc
hiv ador-
Rendicin de
Cuentas
Archiv ador
Of icina
Planeacin
Medio
Magntico/
Carpeta
Rendicin de
Cuentas
4 Aos
Archiv o
Central
Asistencia
Jef e Of icina
de
Planeacin
Of.
PlaneacionArc
hiv ador-
Rendicin de
Cuentas
Archiv ador
Of icina
Planeacin
Medio
Magntico/
Carpeta
Rendicin de
Cuentas
4 Aos
Archiv o
Central
Peridico -
Rev ista
Jef e Oficina
de
Planeacin
Of.
PlaneacionArc
hiv ador-
Rendicin de
Cuentas
Archiv ador
Of icina
Planeacin
Medio
Magntico/
Carpeta
Rendicin de
Cuentas
4 Aos
Archiv o
Central


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lo expide
Descripcin
Consti tucin Pol ti ca de
Col ombia
1991
Gobi erno
Naci onal
Son mecani smos de parti ci paci n del puebl o
en ejerci ci o de su soberana: el voto, el
plebi sci to, el referendo, la consul ta popul ar,
el cabil do abi erto, l a ini ciati va legi sl ati va y l a
revocatoria del mandato. La l ey l os
reglamentar. El Estado contri bui r a l a
organi zacin, promoci n y capaci tacin de
l as asoci aciones profesi onal es, cvi cas,
si ndi cal es, comunitarias, juveniles, benfi cas
o de utili dad comn no gubernamental es, si n
detri mento de su autonoma con el obj eto de
que consti tuyan mecani smos democrti cos
de representaci n en l as diferentes
i nstancias de parti cipaci n, concertacin,
control y vigi lanci a de l a gestin pbli ca que
se establ ezcan.
Ley 850 2003
artcul o 17: l as veeduras ti enen derecho a
conocer l as pol ti cas, proyectos, programas,
contratos, recursos presupuestal es
asi gnados, metas fsi cas y fi nancieras,
procedimi entos tcni cos y admini strati vos y
cronogramas de ej ecucin ... Esta
i nformacin es de obli gatori a respuesta

MOSTACILLA


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4.4. ADMINISTRACION SISBEN

- OBJETIVO

Registrar a los beneficiarios en la Base de Datos del SISBEN de la Alcalda
Municipal de Miranda Cauca

- ALCANCE

Desde la verificacin del Censo y de los documentos de identificacin del usuario
hasta la expedicin de la ficha y la actualizacin de datos.

- RESPONSABLE

El responsable de la aplicacin eficaz de este procedimiento es el Auxiliar
Administrativo- Administrador del SISBEN quien depende de la Secretaria de
planeacin Municipal.

QUE ES EL SISBEN: El Sistema de Identificacin y Clasificacin de Potenciales
Beneficiarios para Programas Sociales, Sisbn, es esencialmente un sistema tcnico
de informacin que es diseado por el Gobierno Nacional con el propsito de
identificar y clasificar a los hogares, familias y personas, conforme a sus condiciones
de vida.

QUE ES UNA ENCUESTA NUEVA: Es la recopilacin de informacin que se aplica
en una ficha tcnica de acuerdo a sus condiciones de vida directamente en la unidad
de vivienda


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QUE ES UNA RE-ENCUESTA: Es aquella encuesta que se aplica por inconformidad
al puntaje, o por cambio de domicilio cuando a si lo solicitan las personas
directamente en la unidad de vivienda


- Para inscripcin se solicita Certificacin del presidente JAC donde conste que
persona si vive en el barrio
- Verificar el correcto diligenciamiento de la ficha tcnica
Los resultados del censo se dan al mes de la encuesta
- Los resultados de las re-encuestas se dan a los dos meses de la encuesta
- Los resultados de las modificaciones se da al da siguiente.
Los resultados de una inclusin se da al da siguiente
- DESCRIPCION
Sol i ci tud de Censo Veri fi car que las personas que sol i ci tan el censo no se
encuentren censadas en otro si tio.

Si l as personas estn censadas en otro si ti o se les
sol i ci ta que renunci en y que presenten la certi fi caci n
de renuncia.

Las personas que no estn censadas se l es i nforma
que deben presentar la carta de certi fi cacin del
presi dente JAC de su barri o
y l os documentos que deben presentar el da del
censo como son cedul as, tarj etas de i dentidad,
regi stros ci vil es y recibo de energa. El da del censo
se veri fi ca que las personas hayan trado la
documentacin requeri da. Y se l es hace l a vi si ta en la
uni dad de residencia.
Los resul tado de l a encuesta nueva se da al mes de
l a encuesta.
Los resul tados de l as re-encuestas se dan a l os dos
meses de l a encuesta
Admini strador
del SISBEN
Di ligenciamiento de
Fi cha tcni ca
Procedemos a reali zar el censo asi gnando el nmero
de l a fi cha que es el consecuti vo de l as fi chas
exi stentes en el si stema.

Admini strador
del SISBEN
Encuesta


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Pgi na 51


Luego vamos l lenando cada una de l as preguntas de
l a fi cha Tcni ca de acuerdo a l o que nos responde la
persona que estamos encuestando y que debe ser
una persona mayor de edad, capaci tada para dar la
i nformacin y debe hacer parte del hogar a encuestar.

La fi cha debe i r fi rmada por la persona que nos
respondi l as preguntas de l a encuesta, si no sabe
fi rmar debe i r la huell a.
Ingresamos l a fi cha al si stema tal como est en la
fi cha tcni ca,
Luego la pasamos por maya de vali daci n y
veri fi camos que no haya i nconsi stenci as,

Pasamos la fi cha a hi stri co y veri fi camos que no haya
dupli ci dad eventual o real , si se presenta una de las
dos hay que veri fi car l os nombres y nmeros de
documentos.

Terminado este proceso procedemos a archi var la
fi cha en orden consecuti vo.
Actuali zacin de
documentos
Los actuali zaci ones que podemos hacer son nombres,
apelli dos, nmero de documento, fecha de nacimiento.

Veri fi camos en el si stema si l a persona esta censada y
para
Esto sol i ci tamos el documento de i dentidad.

Si l a persona esta censada procedemos a veri fi car los
datos que estn en el si stema como en el documento
si no l o estn soli citamos una copia de este para
reali zar la respecti va actuali zaci n.

Cuando vamos a hacer l a actuali zaci n sea del
nmero del documento o de fecha de naci miento nos
di ri gimos a SISBEN III.

Creamos l a soli ci tud y procedemos a reali zar las
actuali zaciones requeri das de acuerdo al documento
de i dentidad.

Terminada l a actuali zacin pasamos l a fi cha por malla
de vali dacin y veri fi camos que no hall an
i nconsi stenci as, l uego la pasamos a hi stri co y
veri fi camos que no haya dupli ci dades eventuales ni
Admini strador
del SISBEN


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Pgi na 52


reales.

Generar fi chas Las fi chas se expi den a l as personas que l as sol i ci tan
si empre y cuando estn censados y tengan l os datos
actuali zados, estas fi chas se pueden expedi r para los
di ferentes programas soci ales del estado.

Para generar l a fi cha buscamos primero que todo esto
l o hacemos por medio del nmero del documento de
i dentidad por nombre este programa no arroja
resul tados.
Admini strador
del SISBEN
Fi cha
Ingresos de recin
naci dos y menores
de edad
Para ingresar un reci n naci do o menor debemos
veri fi car que al guno de l os padres este censado,
Si es un menor que ti ene esposo (a) este se puede
i ngresar en la fi cha del conyugue haci endo la
respecti va actuali zaci n de l os datos del otro.

Se crea una soli ci tud de i nclusi n de personas se
i ngresa la persona, subimos la fi cha pasndola por
mall a de validaci n si no hay i nconsi stenci as la
pasamos a hi stri co y verifi camos que no hall an
dupli ci dades reales o eventuales. En caso de que
haya i nconsi stenci as o dupl i ci dades debemos veri fi car
l a i nformaci n y el mi smo si stema nos di r que es lo
que debemos veri fi car.
Admini strador
del SISBEN

Reporte de base
de datos
La base de datos se transmi te al DNP cada dos meses
segn decreto 1192 2012. En esta base va toda la
i nformacin regi strada en si sben de l o que se hace
da a da en el apli cati vo SISBENnet

El remi sori o de envi debe i r fi rmado por el al cal de
muni cipal y el admi ni strador del si sben.
Cada ocho das vi ernes se trasmi te un archi vo al
correo el ectrni co reportenovedades@dnp.gov.co
para l as modi fi caci ones que se hacen de RC A TI O TI
A CC Y correccin de nombres , apel lidos y fechas de
naci mientos con el fin de bri ndar un mejor servi cio.

El DNP manda el recordatorio de fechas en que se
debe enviar la base de datos y las vari ables
si ntomti cas.

Admini strador
del SISBEN

Reti ros de base de
datos.

Por fall ecimi ento, para reti rarlos por este evento el
famili ar debe traer el acta de fall ecimiento o defunci n.
RETIRO
Admini strador
del SISBEN


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Por trasl ado, cuando la persona se trasl ada a otro
si ti o debe presentar l a carta soli ci tando el reti ro de la
base de datos y argumentando el por qu el reti ro esto
con copi a de los documentos.
Se debe dar una certifi caci n de reti ro,
Las personas reti radas no podrn sol i ci tar reingreso
al mi smo si stema hasta pasados sei s meses de la
sol i ci tud de reti ro.
Archi vo y
Correspondencia

Reci bi r l os documentos para atender los
requerimientos y brindar la respuesta oportuna.
Archi var en archi vo de gesti n los documentos
respetando el pri nci pi o de procedenci a,
cl asi fi cndol os, ordenndolos y organi zndolos de
manera efi ci ente.
Admini strador
del SISBEN

Bri ndar Informaci n
oportuna a l os
usuari os
Referente a l a
afili acin
Al SISBEN.
Util i zando el servi ci o de Internet buscamos en el DNP
si se encuentra l a persona censada y en FOSYGA si
l a persona ti ene algn ti po de carn.
Ori entar al usuari o acerca del procedi miento a segui r
para obtener afili aci n al SISBEN.
Admini strador
del SISBEN

Nombre
Almacenamiento
Protecci
n
Recuperacin
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsabl e
Lugar y
Forma de
Archivo
Encuesta
Administrador
SISBEN
Of. Salud
Archiv ador

Computador/A
dministrador/R
eporte DNP
Indef inido Archiv o Central
Ficha
Administrador
SISBEN
Of. Salud
Archiv ador

Computador/A
dministrador/R
eporte DNP
Indef inido Archiv o Central

Nombre del
documento
externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que
lo expide
Descripcin
Decreto 1192
Novi embre
2012
DNP
Por el cual se fij an fechas envo de Base de
Datos

Proyect ado EDNA YADIRA MORCI LLO CARGO: AUXI LIAR ADMIVO FIRMA


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4.5. FORMULACIN, RADICACIN, EVALUACIN, VIABILIZACIN Y
REGISTRO DE PROYECTOS.

- OBJETIVO
Brindar soporte a los procesos de planeacin, presupuesto, seguimiento, control y
evaluacin de resultados de la inversin pblica del Municipio
- ALCANCE
Inicia con la necesidad que presenta la comunidad a travs de las Secretaras de la
administracin Municipal, las entidades adscritas o vinculadas al Municipio, continua
con la evaluacin del comit Tcnico para su viabilidad y termina con el Registro de
Proyecto obteniendo como resultado el cdigo BPIM.
- RESPONSABLE
Jefe Oficina de Planeacin y Coordinador del Banco de Proyecto.

Programas: Un programa es una manera de agrupar proyectos o acciones, que
contribuyan de manera individual al cumplimiento de un objetivo, y que requiere la
aplicacin de todas las acciones de manera integral para el cumplimiento de dicho
objetivo, generalmente sectorial.
Proyecto: Es un conjunto de actividades interrelacionadas y coordinadas, con el fin de
alcanzar un objetivo especfico concreto dentro de unos lmites de presupuesto y tiempo
determinado
Metodologa General Ajustada (MGA):Esla metodologa de formulacin de proyectos
desarrollada por el Departamento Nacional de Planeacin.-Metodologa SGR
S.S.E.P.I: Es el Sistema de seguimiento y evaluacin de proyectos de inversin pblica,
Proyectado Planeacin Nacional. Con base en l, se solicitarn y presentarn los
informes a las dems entidades pblicas. Solo se registran proyectos viables.
Viabilidad: Es el concepto que respalda la coherencia, pertinencia y suficiencia del
proyecto en sus aspectos tcnicos, ambientales, institucionales, socioeconmicos,


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legales y financieros.
Radicacin: Es un procedimiento operativo y corresponde al momento en que se recibe
el proyecto con la viabilidad sectorial y la documentacin requerida para su registro en
el Banco de Proyectos del Departamento.
Registro: Es un procedimiento operativo y corresponde al momento en que se recibe el
proyecto con la viabilidad sectorial y la documentacin requerida para su registro en el
Banco de Proyectos del Municipio.
Formulacin: La formulacin de proyectos parte de la identificacin del problema o de
la necesidad que se est experimentando


1. Los proyectos que presentan solicitud de cofinanciacin de recursos a la nacin o
el departamento sern tramitados a travs de la oficina de planeacin del
municipio de Miranda.
2. Los proyectos dirigidos a atender en forma inmediata situaciones de emergencia,
desastres y orden pblico no necesitan cumplir el trmite regular, pero no quedan
exentos del registro ante el banco de proyectos del municipio de Miranda una vez
atendida la situacin.
3. El banco de proyectos del municipio de Miranda podr exigir en los siguientes
casos la actualizacin de un proyecto que se encuentre registrado:
- Cuando han transcurrido dos aos desde su registro en el Banco, sin que hayan
sido actualizados, ni se hayan asignado recursos, y se quiera mantener el
proyecto para acceder a recursos en la vigencia siguiente. Todo proyecto
registrado en el BPIM al que no se haya asignado recursos ni haya sido
actualizado durante dos (2) aos consecutivos ser excluido del Banco.
- Cuando la programacin de recursos para cada vigencia presupuestal y/o las
fuentes de financiacin originalmente identificadas han cambiado, sin importar si
el costo total del proyecto ha variado.
- Cuando los costos del proyecto han variado con respecto a lo calculado
inicialmente.
- Cuando cambien las cantidades, calidades o especificaciones de los productos
programados en el proyecto.
- Cuando se presenten variaciones en la programacin de ejecucin de las


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actividades del proyecto.
- Cualquier otro caso no considerado que a juicio de la oficina de proyectos
municipal amerite la actualizacin del proyecto acompaado de comunicacin
motivada ante la secretaria o entidad responsable del mismo.
4. En el caso de actualizacin de un proyecto registrado con anterioridad y que no
se ha ejecutado parcial o totalmente, se podr conservar el cdigo asignado
previamente por el banco de proyectos evidenciando en el sistema de
informacin las modificaciones presentadas con relacin a las caractersticas
anteriores que presentaba el proyecto.
La Oficina de tesorera solicitar como un prerrequisito para exigir reserva presupuestal,
una certificacin del Banco de Proyectos, donde se consigne el nombre del proyecto, la
dependencia a la que pertenece y el nmero de registro del proyecto en el Banco.
- DESCRIPCION

1. Identif icacin
del problema
o necesidad

La necesidad es presentada por el
Despacho del Alcalde, las diferentes
Secretaras de la administracin
Municipal, las entidades adscritas o
vinculadas al Municipio en la
metodologa correspondiente (MGA)
Los proyectos originados en la
comunidad, se deben inscribir en el
f ormato de perf il de proyecto la cual
deber ser entregada en la Secretara
competente segn el sector de
inversin y/o el tipo especf ico de gasto.
Esta ser la encargada de f ormular el
proyecto adecuadamente de acuerdo a
la metodologa, emitir el concepto de
viabilidad y enviarlo a la of icina de
proyectos para el correspondiente
radicado

Secretarios de
Despacho
Presidentes de
Juntas de Accin
Comunal,
Comunidad en
general)
Proyecto: Que
consta de
Metodologa General
Aj ustada (Fsi co y
Magnti co).
Li cencia
ambiental , si se
requiere.
Di seos, Planos,
Presupuesto oficial
de Obra, anli si s de
precios unitarios y
Coti zaciones.
(Cuando se
requieran).
Rel aci n con el
pl an de desarroll o, el
pl an de accin y el
presupuesto
munici pal vi gente,
poblacin,
Benefi ciada, EOT.
Documentos
Fi rmado por el
profesi onal que l a
emi te con el Vo. Bo y
fi rma del Secretari o
o Jefe


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2. Radicacin
del Proyecto
Se revisa que la inf ormacin
presentada contenga todos los
documentos necesarios para el
estudio, evaluacin y el registro del
proyecto. Cumplidos todos los
requisitos se procede a la radicacin del
mismo, en los sistemas de inf ormacin
aceptados y en f uncionamiento.
Prof esional
Universitario
Banco de
Proyectos
Municipal
Radicado en los
sistemas de
inf ormacin
aceptados y en
f uncionamiento
2
.
3. Remisin al
Comit
evaluador
Se remite el proyecto al comit
evaluador quien ser el responsable de
evaluar el proyecto y emitir el concepto
de viabilidad necesario para el registro
en el banco de proyectos municipal o
en su def ecto emitir concepto de
devolucin.
Comit evaluador estar conf ormado
por Jef e Of icina de planeacin,
Secretario Financiero, Coordinador
Banco Proyectos, Of icina Jurdica,
especialista sobre el proyecto para el
concepto de viabilidad tcnica.
Comit
Evaluador

4. Revisin de
documentos
y viabilidad
Este comit verif ica que las acciones
def inidas sean correctas y estn bien
dimensionadas; que los recursos
econmicos, f inancieros, humanos y de
tiempo que se requiere para hacerlo
estn acordes con las caractersticas
del tipo de proyecto presentado y la
programacin de ejecucin del mismo
sea coherente y pertinente al
mismo.(15) das hbiles
Comit
Evaluador
Concepto de
Viabilidad
5. Registro de
Proyecto
Los proyectos que han sido declarados
viables sern registrados el banco de
proyectos del municipio de Miranda
asignndole un cdigo nico de
clasif icacin BPIM. Para esto se
utilizar como sistema de inf ormacin el
sof tware SSEPI (Sistema de
Seguimiento y evaluacin de proyectos
Coordinador de
Banco de
Proyectos
Cdigo BPIM

2
Aquellos proy ectos que solicitan cof inanciacin de otros entes territoriales dif erentes al municipio, sern
presentados al banco de proy ectos de la entidad territorial respectiv a acompaado de todos los documentos y
soportes que sean necesarios para dar cumplimiento a los requisitos exigidos por el ente territorial; prev io
cumplimiento de los requisitos necesarios para optar al registro del proyecto en el banco de programas y
proy ectos del municipio de Miranda.


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6. Notif icacin
de registro
Una vez generado el cdigo del BPIM
se inf orma a la secretaria encargada del
proyecto y se hace entrega del
Certif icado de registro para solicitar el
CDP en la secretaria f inanciera.
Coordinador
de Banco de
Proyectos,
Jef e of icina de
planeacin
Certif icado de
Registro en BPIM


Codigo
TRD
Nombre
Almacenamiento
Protec
cin
Recuperacin
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsabl e
Lugar y
Forma de
Archivo

Proy ecto
3

Coord.
Banco de
proy ectos
Of.
Planeacin
Archiv ador
Proy ectos
Archiv
ador
Computador
Banco
Proy ectos.
Disco (I)
Proy ectos
Radicados
2 aos Archiv o Central

Nombre del
documento
externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que
lo expide
Descripcin
Ley 38 1989 DNP
Se crea el Banco de Proyectos de Inversi n
Naci onal .
Decreto Nacional
841
1990 DNP
Por el cual se reglamenta l a l ey 38 de 1989,
normati va del presupuesto general de l a nacin,
en l o referente al banco de proyectos de
i nversi n y otros aspectos generales.
LEY 179 1994 DNP
Art. 23.- : "No se podr ejecutar ningn
programa o proyecto que haga parte del
Presupuesto General de la Naci n hasta
tanto se encuentren eval uados por el rgano
competente y regi strados en el Banco Naci onal

3
El contenido de informacin de un proyecto puede presentar variaciones que sean significativas para cumplir
con su objetivo o afectar la ejecucin ptima del mismo; es decir cambios en la poblacin objetivo, poblacin
afectada, ubicacin geogrfica, producto esperado, programacin y demanda de recursos entre otros, que
ameritan la actualizacin o reformulacin del proyecto.


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de Programas y Proyectos
DECRETO 111 1996 DNP
ESTATUTO ORGANICO DEL PRESUPUESTO
Artcul o 68. No se podr ej ecutar ningn
programa o proyecto que haga parte del
Presupuesto General de la Naci n hasta tanto
se encuentren eval uados por el rgano
competente y regi strados en el Banco Naci onal
de Programas y Proyectos, a ms tardar del 22
de j uni o de 1997
LEY 152 1994 DNP
ORGANICA DEL PLAN DE DESARROLLO
Artcul o 49 Las entidades terri torial es, a travs
de sus organi smos de Pl aneacin, organi zarn
y pondrn en funcionami ento bancos de
programas y proyectos y si stemas de
i nformacin para l a planeaci n.
Resol uci on no.
0806
2005 DNP
Util i zaci n de la MGA y apli cati vos BPIN
(Mini sterios) y SSEPI ( Deptos y Mpios)
Ley 152 1994 DNP
Ley Orgni ca de la Pl aneacin, Se refi ere a tres
reas de vi tal i mportanci a, los pl anes de
desarroll o terri tori al , los pl anes de accin
sectori al y l os Bancos Terri toriales de
programas y proyectos, como el ementos que
deben manej arse armni camente a fi n de
i mpactar adecuadamente los resul tados
i nsti tuci onal es de las enti dades del estado
Acuerdo 035
10 de Juni o de
1998
Muni cipio de
Mi randa
Por medi o del cual se crea el Banco de
Programas y Proyectos del Muni ci pi o de Mi randa,
Cauca y se di ctan normas para su
funci onami ento
Resol uci n 300
20 de Mayo de
2010
Muni cipio de
Mi randa
Por medi o del cual se adopta el Manual de
Procesos y Procedimi entos del Muni ci pi o de
Mi randa, Cauca.

MOSTACILLA


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4.6. FORMULACIN, PRESENTACION DE PROYECTOS CON FUENTE
DE FINANCIACION DEL SISTEMA GENERAL DE REGALIAS

- OBJETIVO
Formular proyectos para su aprobacin mediante OCAD para ser financiados con
recursos del sistema general de regalas (SGR)
- ALCANCE
Inicia con la necesidad que presenta la comunidad en general, a travs de las
Secretaras de la administracin Municipal, las entidades adscritas o vinculadas al
Municipio, continua con la elaboracin del rbol de problemas, para la elaboracin
del proyecto en la Metodologa General Ajustada (MGA), se hace la revisin de
requisitos de acuerdo a la Normatividad del SGR para Viabilizacin, aprobacin y
ejecucin de proyectos. Seguidamente se remite el proyecto al Comit Consultivo
para el concepto de oportunidad, conveniencia; La secretaria tcnica convoca y
enva los proyectos por medio de plataforma SUIFP-SGR al OCAD, Este decide
aprobar o no los proyectos, El ministerio de Hacienda y Crdito realiza el giro de los
recursos para la ejecucin del proyecto.
- RESPONSABLE
Jefe Oficina de Planeacin, Coordinador del Banco de Proyecto, Alcalde Mpal

OCAD: Es el rgano Colegiados de Administracin y Decisin o Tringulos de
Buen Gobierno son los organismos encargados de la viabilizacin, priorizacin y
aprobacin de los proyectos que sean financiados con recursos del Sistema
General de Regalas conformado por el Gobierno Nacional, Departamental y
Municipal.
Presidente del OCAD: Ser ejercida por uno de los tres niveles de Gobierno, por
perodos anuales elegido en la primera sesin que se realice en cada vigencia.
Secretara Tcnica del OCAD: Es la encargada de convocar el OCAD y de recibir
los proyectos o perfiles de proyectos para llevar a la sesin. Poner bien las funciones
de la secretaria tcnica.


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Comits Consultivos: Analizan la conveniencia, oportunidad o solidez tcnica,
financiera y ambiental de los proyectos de inversin presentados a consideracin de
los OCAD.
Fondo De Desarrollo Regional -FDR-tendr como objeto mejorar la competitividad
de la como el desarrollo social, las territoriales, mediante la financiacin de
PROYECTOS DE IMPACTO entre el Gobierno Nacional y las ENTIDADES
TERRITORIALES.
Fondo De Compensacin Regional: Financiar los proyectos de impacto regional o
local de desarrollo en las entidades territoriales ms pobres del pas, acordados
entre el Gobierno Nacional y las entidades territoriales. Se Divide en Fondo de
compensacin del 60% recursos regionales y fondo de compensacin del 40% o
regalas especficas de los municipios.
Fondo De Ciencia Y Tecnologa: objeto incrementar la capacidad cientfica,
tecnolgica, de innovacin y de competitividad de las regiones, mediante proyectos
que contribuyan a la produccin, uso, integracin y apropiacin del conocimiento en
el aparato productivo y en la sociedad en general.
Fondo Regalas Directas: Son las directamente producidas por los departamentos
y municipios.
Metodologa General Ajustada (MGA): Esla metodologa de formulacin de
proyectos desarrollada por el Departamento Nacional de Planeacin.- Metodologa
SGR

- El OCAD es el nico que puede aprobar el uso de los recursos del Sistema
General de Regalas.
- Los OCAD se reunirn ordinaria (cada 2 meses) y extraordinariamente, de
manera presencial o mediante sesiones virtuales. Cada OCAD tendr su sede, sin
perjuicio que puedan sesionar en otras ciudades del pas.
- Mediante Actas se dejar constancia de cada sesin del OCAD mediante acta
suscrita por el presidente y la secretara tcnica, quien la enviar para revisin y
aprobacin de los miembros dentro de los5 das hbiles siguientes a la sesin.
Las decisiones sobre los proyectos se tomarn mediante Acuerdos posteriores a
las actas.


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- Las personas naturales o jurdicas, pblicas o privadas, o las comunidades
tnicas minoritarias pueden formular proyectos y presentarlos antela Secretara
de Planeacin de la respectiva entidad territorial (Artculo 25 de la ley 1530)
- La secretara tcnica convocar a la sesin del OCAD para estudiar el proyecto,
en un plazo no inferior a siete das hbiles.
- Si un Proyecto cuenta con el voto favorable de dos de los tres niveles de
gobierno, este podr ser viabilizado, priorizado y aprobado en la misma sesin.
- Los proyectos con enfoque diferencial son prioritarios y para ello se destina hasta
el 8% Comunidades inscritas en el Registro nico del Ministerio del Interior, 8% de
las regalas especficas, ARTICULO 34 LEY 1530, CIRCULAR 037 DE CRSGR.
- Los representantes de las comunidades indgenas, afrocolombianas, raizales y
palenqueros, podrn presentarse directamente los proyectos a la secretara
tcnica del OCAD, sin necesidad de acudir a la entidad territorial.

- DESCRIPCION

Identi fi caci n del
probl ema o necesi dad
La necesi dad es presentada por l a
comuni dad en general , el Despacho del
Al calde, las di ferentes Secretaras de l a
admini straci n Muni cipal , las entidades
adscri tas o vi nculadas al Muni cipi o.
Secretari os de
Despacho
Presi dentes de Juntas
de Accin Comunal ,
Comuni dad en general )
Perfiles de
proyectos
(Soli ci tudes de la
comuni dad)

Determi nar l a fase del
Proyecto
Determi nar si va hacer un proyecto de
perfi l, estudios tcni cos o ejecuci n.
Jefe Ofi cina de
Planeaci n,
Coordi nador Banco de
Proyectos

Creacin del Marco
l gi co
Se reali za una ll uvi a de ideas con la i dea
de encontrar causas, efectos, sol uci ones
al probl ema presentado.(Al ternati vas de
Sol uci n)

Jefe Ofi cina de
Planeaci n,
Coordi nador Banco de
Proyectos Muni ci pal

Documento Fi nal

Revi si n de
Normati vi dad del SGR

Se Revi sa los requi si tos de acuerdo a l a
Normati vi dad del SGR para
Viabil i zaci n, aprobaci n. Pgi na DNP-
SGR
Al cal de Muni ci pal
Jefe Ofi ci na de
planeaci n,
Coordi nador Banco
Proyectos.
Certi fi cados de
cumplimi ento de
requi si tos, Segn
sea el sector que
apl ique el
proyecto


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Elaboracin del
Proyecto en l a MGA
Con ayuda de la lluvia de i deas
utili zadas en el rbol de problemas se
dili genci a l a MGA, teniendo en cuenta
presupuestos, poblaci n benefi ciada.
Jefe Ofi ci na de
planeaci n,
Coordi nador Banco
Proyectos.
Proyecto en
Metodologa
MGA-con
soportes segn
Normati vi dad
Remi si n del proyecto
al comit consulti vo
Anali zan la convenienci a, oportunidad o
sol i dez tcni ca, fi nanciera y ambi ental
de l os proyectos de i nversi n
presentados a consideraci n de l os
OCAD.

Secretari o Tcni co

Ofi ci o comi t
consul ti vo
Ci taci n al Ocad
(Vi rtual -Presencial )
Se hace ci taci n al Ocad, se puede
reali zar de manera vi rtual o presenci al
(con si ete das de anti ci paci n)
Secretari o Tcni co Ofi ci o de ci taci n
Cargue del proyecto a
l a pl ataforma SUIFP-
SGR
Por medi o de usuari os y claves se
accede a l a plataforma para el cargue
del proyecto.
Secretari o Tcni co,
Coordi nador Banco
Proyectos.
Documento
i mpreso con el
estado del
proyecto.

Pre se ntaci n
Proye cto f rente a
OCAD
Se real i za la presentacin de proyecto a
l os i nvi tados del OCAD, teniendo en
cl aro que el qurum para deliberar es
con l a presenci a de los tres delegados.
Al calde Muni ci pal ,
Jefe Ofi ci na de
planeaci n,
Coordi nador Banco
Proyectos.

Proyecto en
Metodologa
MGA-revi sado
Acuerdo de
aprobaci n de
proyectos e
i ncorporacin de
recursos
Sigui endo los formatos del DNP se
crean l os acuerdo y Decretos para l a
sol i ci tar el gi ro al Mini steri o de Hacienda
Al calde Muni ci pal
Jefe Ofi ci na de
planeaci n,
Coordi nador Banco
Proyectos
Acuerdo de
Aprobaci n de
Proyectos
Decreto de
i ncorporacin de
recursos l
Sol i ci tud del Gi ro de
Recursos
Una vez creado l os acuerdos y decretos,
se enva el coefi ciente de Gi ro para
acceder a los recurso s
Secretari o Tcni co,
Jefe Ofi ci na de
planeaci n,
Coordi nador
Banco Proyectos
Documento
especi fi cando el
coefi ci ente de gi ro


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Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archivo
Gestion
Disposici
n Responsable
Lugar y
Forma de
Archi vo
Proyecto
Coord.
Banco de
proyectos
Of.
Pl aneaci n
Archivador
Proyectos-
Proyectos
Regalas
Archivador
Computador
Banco
Proyectos. Di sco
(I) Proyectos
Regalas
2 aos
Archivo
Central
Actas
Coord.
Banco de
proyectos
Of.
Pl aneaci n
Archivador
Proyectos-
Proyectos
Regalas
Archivador
Computador
Banco
Proyectos. Di sco
(I) Proyectos
Regalas-
Normati vidad
2 aos
Archivo
Central
Decreto
Coord.
Banco de
proyectos
Of.
Pl aneaci n
Archivador
Proyectos-
Proyectos
Regalas
Archivador
Computador
Banco
Proyectos. Di sco
(I) Proyectos
Regalas-
Normati vidad
2 aos
Archivo
Central
Acuerdo
Coord.
Banco de
proyectos
Of.
Pl aneaci n
Archivador
Proyectos-
Proyectos
Regalas
Archivador
Computador
Banco
Proyectos. Di sco
(I) Proyectos
Regalas-
Normati vidad
2 aos
Archivo
Central
Ci tacin
Ocad
Coord.
Banco de
proyectos
Of.
Pl aneaci n
Archivador
Proyectos-
Proyectos
Regalas
Archivador
Computador
Banco
Proyectos. Di sco
(I) Proyectos
Regalas-
Normati vidad
2 aos
Archivo
Central
Soli citud
Comi t
Consulti vo
Coord.
Banco de
proyectos
Of.
Pl aneaci n
Archivador
Proyectos-
Proyectos
Regalas
Archivador
Computador
Banco
Proyectos. Di sco
(I) Proyectos
Regalas-
Normati vidad
2 aos
Archivo
Central
Certi fi cado
s Jefe
Ofi cina de
Pl aneaci
n
Coord.
Banco de
proyectos
Of.
Pl aneaci n
Archivador
Proyectos-
Proyectos
Regalas
Archivador
Computador
Banco
Proyectos. Di sco
(I) Proyectos
Regalas-
Normati vidad
2 aos
Archivo
Central


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expide
Descripcin
Acto legi sl ati vo
005

2011
Congreso de l a
Republi ca
Por la cual se constituye el Si stema General
de Regal as, se modi fi can los artcul os 360 y
361 de la Consti tucin pol ti ca y se di ctan
otras di sposi ci ones sobre el Rgimen de
Regal as y Compensaciones

Decreto 4923

26 Di c de 2011
Mini steri o de
Haci enda y Crdito
Pbli co
Por el cual se garanti za l a operaci n del
Si stema General de Regal as.
Ley 1530
de 17 de Mayo
de 2012
Congreso de l a
Republi ca
Por la cual se regul a l a organi zaci n y el
funci onami ento del si stema general de
regal as.
Ley 1606 de 2012
Congreso de l a
Republi ca
"por l a cual se decreta el presupuesto del
si stema general de regal as para el bieni o
del 1 de enero de 2013 al 31 de di ci embre
de 2014."
Decreto 1949
19 de
Septiembre
2012
Congreso de l a
Republi ca
Por el cual se reglamenta parcial mente l a
Ley 1530 de 2012 en materi a presupuestal y
se di ctan otras di sposi ci ones.
Artcul o 3. Banco de programas y proyectos
de i nversin del Si stema General de
Regal as.

Decreto 0905

del 8 de Mayo
de 2013
Mini steri o de
Haci enda y Crdito
Pbli co
Por el cual se modifi ca parcial mente el
Decreto 1949 de 2012 y se di ctan otras
di sposi ci ones

Decreto 0414
del 12 de marzo
de 2013

Departamento
Naci onal de
Planeaci on
Por el cual se reglamenta el Si stema de
Monitoreo, Seguimiento, Control y
Eval uacin SMSCE del Si stema General de
Regal as y se di ctan otras di sposi ci ones.

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4.7. SEGUIMIENTO A LOS PROYECTOS DE INVERSIN

- OBJETIVO
Determinar el cumplimiento eficaz de las metas fsicas programadas en los
proyectos, permitiendo detectar y corregir fallas durante la ejecucin.
Realizar el seguimiento al plan de accin municipal y la evaluacin del Plan de
desarrollo municipal.

- ALCANCE
Inicia con la informacin suministrada por la oficina de contratacin sobre el inicio
del contrato, continua con la recoleccin de informacin suministrada por la
Secretaria o dependencia responsable de la ejecucin del proyecto por medio de
informes de seguimiento a la ejecucin en los aspectos fsico, financiero,
cronolgico, legal y contractual teniendo en cuenta el alcance del Plan de Accin
planteado por la secretaria. Termina con la presentacin del informe al jefe de la
oficina de Planeacin como suministro para la elaboracin del Plan Operativo
Anual de Inversin (POAI)

- RESPONSABLE
Jefe Oficina de Planeacin, Coordinador del Banco de Proyecto, Alcalde Mpal,
Secretarios o jefes de despacho.

Seguimiento: Es la determinacin del estado de avance de los resultados previstos,
en un momento determinado. Se identifican los factores que afectan el resultado
esperado y se establecen las acciones correctivas, en caso de ser necesarias.
Metodologa General Ajustada (MGA): Esla metodologa de formulacin de
proyectos desarrollada por el Departamento Nacional de Planeacin.- Metodologa
SGR


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S.S.E.P.I: Es el Sistema de seguimiento y evaluacin de proyectos de inversin
pblica, Proyectado Planeacin Nacional. Con base en l, se solicitarn y
presentarn los informes a las dems entidades pblicas. Solo se registran
proyectos viables.
Plan de Accin: Es el documento que describe las actividades prioritarias para el
logro de los resultados previstos, para los cuales se establecen trminos para su
ejecucin, indicadores, responsables y metas.
Plan de Desarrollo: Es un instrumento de planeacin que contiene los programas
sociales y econmicos que cada gobierno pretende desarrollar durante el periodo
para el cual fue elegido.
POAI: El Plan Operativo Anual de Inversiones es un Instrumento de programacin
de la inversin anual. En l se relacionan los proyectos de inversin clasificados por
lneas estratgicas, sectores, programas, subprogramas, proyectos y rganos. Tal
programacin corresponde con las metas. Del Plan de Desarrollo, as el P.O.A.I es el
principal vnculo entre el Plan y el Sistema Presupuestal Municipal.
Actividad: Es la accin ms importante que genera el resultado previsto, para
la formulacin de los planes previstos no deben ser entendidas como tareas ni
funciones.
Indicador: Es una expresin cuantitativa o cualitativa que permite establecer
el estado del resultado a evaluar en un momento determinado. Para efectos
del plan anual, se utilizan expresiones cuantitativas.

La informacin de seguimiento a los proyectos presentada por las dependencias o
entidades ser utilizada para realizar el seguimiento al plan de accin municipal y la
evaluacin del Plan de desarrollo municipal.
Una vez aprobado el presupuesto de inversin municipal por parte del Concejo
Municipal para la vigencia respectiva, las Secretaras u Oficinas, debern remitir al
BPIM la programacin anual de los proyectos.
La Evaluacin Posterior o del Impacto de los proyectos ser realizada por la
Secretaria u Oficina que formul el proyecto.


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Cuando el proyecto es cofinanciado totalmente con recursos del departamento, ser
esta entidad territorial la encargada de realizar el seguimiento y evaluacin al
proyecto.
Para los proyectos cofinanciados entre el departamento y el municipio, el
seguimiento tcnico-financiero ser realizado por el ente territorial responsable de la
interventora del proyecto segn lo establecido en el convenio nter administrativo
que lo respalda. Sin embargo esto no excluye la responsabilidad municipal de
realizar seguimiento y control a los recursos de inversin pblica de su
competencia.
El banco de proyectos municipal ser el responsable de suministrar la informacin
pertinente que sirva para realizar el seguimiento y control de los proyectos que se
adelanten dentro del territorio del municipio de Miranda, a los entes territoriales que
participan en la cofinanciacin de los mismos.
- DESCRIPCION

1. Seguimi ento
del proyecto
en el Si stema
del S.S.E.P.I

Una vez fi rmada el acta de ini cio se
reali za el seguimi ento de contrato a
ejecutarse.

Ofi ci na de
contrataci n,
secretari os de
despacho.

Copia Acta de Ini ci o.

2. Sol i ci tud de
i nformes de
seguimi ento
de ejecuci n.
Se pedi r a l a secretaria u ofi cina
responsable de la ejecuci n del
proyecto informes de seguimi ento a l a
ejecuci n en l os aspectos fsi co,
fi nanciero, cronolgi co, legal y
contractual .
Jefes de
Ofi ci na u
secretari os de
despacho.
Informes de
Seguimi ento.
(Formato
Sumini strado por l a
ofi cina de pl aneacin)
3. Cargue de
i nformacin al
S.S.E.P.I
Una vez se cuente con la i nformacin
del proyecto adel antado se cargara l a
i nformacin a l a pl ataforma

Coordi nador
Banco de
Proyectos

4. Sumini stro de
i nformacin
La i nformaci n de seguimiento a l os
proyectos presentada por las Ofi cinas
o Secretari as podr utili zarse para
reali zar el seguimi ento al pl an de
accin muni ci pal y l a evaluaci n del
Plan de desarroll o muni ci pal.

Coordi nador
Banco de
Proyectos
Muni cipal

Informe de
proyectos.


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Nombre
Almacenamiento
Protecci
n
Recuperacin
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin Responsa
ble
Lugar y
Forma de
Archivo
Informe
Seguimi ento
Jefes de
Ofi cina u
secretari os
de
despacho.
Of.
Pl aneaci n
Archivador
Proyectos-
Seguimi ento
Proyectos
Archivad
or
Computador
Banco
Proyectos.
Di sco (I)
Seguimi ento
Proyectos
2 aos Archivo Central
Seguimi ento
en S.S.E.P.I
Coord.
Banco de
proyectos
Computador
Banco
Proyectos
Contrase
a

Informe
Proyectos
Coord.
Banco de
proyectos
Of.
Pl aneaci n
Archivador
Proyectos-
Seguimi ento
Proyectos
Archivad
or
Computador
Banco
Proyectos.
Di sco (I)
Informe
Proyectos
2 aos Archivo Central

Nombre del documento externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que
lo expide
Descripcin
Decreto 111 de 1996. (Por el cual
se compilan la Ley 38 de 1989, la
Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de
1995 que conforman el Estatuto
Orgnico del Presupuesto).
1996 DNP
Artculo 8: El Plan Operati vo Anual de
Inversiones sealar los proyectos de
inversi n clasi ficados por sectores,
rganos y programas.
RESOLUCION No. 0806 2005 DNP
Artculo 4.Si stema de Seguimi ento y
Eval uacin de proyectos de Inversin
SSEPI. Los Deptos, Muni cipi o debern
regi strar su proyectos de inversin en el
SSEPI di seado por el DNP

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PROCEDIMIENTOS DE
DESARROLLO
TERRITORIAL


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5. PROCEDIMIENTOS DE DESARROLLO TERRITORIAL

5.1. EXPEDI CION DE LICENCIAS URBANISTICA

- OBJETIVO:
Revisar los proyectos arquitectnicos y de intervencin urbana que la comunidad
presenta ante la Oficina de Planeacin, los cuales debern responder a los
parmetros adoptados por el EOT y dems normatividad nacional lo amerite.
Verificar que los proyectos arquitectnicos y urbanos se realicen con los porcentajes
de reas de cesin para zonas verdes, equipamiento urbano, paramentos sean los
reglamentarios en el sector, en el Caso de licencias para Urbanizacin

- ALCANCE
Examinar que el proyecto arquitectnico y/o urbano que se est presentando cumpla
con la normativa vigente en el EOT, Decreto 1469 de 2010 del 30 de abril de 2010 y
dems normas que lo rigen.
Revisar que el proyecto que se present en planos se ejecuten tal como fue
aprobado, cesin de reas verdes, vas y cualquier modificacin que se realice a los
diseos estos tendrn que solicitarse a la Oficina de Planeacin.
Se inicia con la recepcin de los documentos y despus de la revisin y verificacin
de la informacin se expide el documento y/o licencia segn el caso.

- RESPONSABLE
Profesional Universitario de Planeacin.
El Profesional hace el estudio y revisin del Proyecto presentado por el usuario y
luego se le presenta al Jefe de la Oficina de Planeacin, Desarrollo Territorial y
Econmico para dar el visto bueno y firmar, para otorgar la Licencia de Urbanizacin.


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LICENCIA DE URBANIZACIN. Es la autorizacin previa para ejecutar en uno o
varios predios localizados en suelo urbano, la creacin de espacios pblicos y
privados, as como las vas pblicas y la ejecucin de obras de infraestructura de
servicios pblicos domiciliarios que permitan la adecuacin, dotacin y subdivisin
de estos terrenos para la futura construccin de edificaciones con destino a usos
urbanos, de conformidad con el Plan de Ordenamiento Territorial, que en este caso
es el Esquema de Ordenamiento Territorial, los instrumentos que lo desarrollen y
complementen, las leyes y dems reglamentaciones que expida el Gobierno
Nacional.
LICENCIA DE SUBDIVISIN Y SUS MODALIDADES. Es la autorizacin previa
para dividir uno o varios predios, ubicados en suelo rural, urbano o de expansin
urbana, de conformidad con lo dispuesto en el Esquema de Ordenamiento Territorial,
los instrumentos que lo desarrollen y complementen y dems normatividad vigente
aplicable a las anteriores clases de suelo.
Cuando la subdivisin de predios para urbanizar o parcelar haya sido aprobada
mediante la respectiva licencia de urbanizacin o parcelacin, no se requerir
adicional mente de la licencia de subdivisin.
LICENCIA DE CONSTRUCCIN Y SUS MODALIDADES. Es la autorizacin previa
para desarrollar edificaciones, reas de circulacin y zonas comunales en uno o
varios predios, de conformidad con lo previsto en el Plan de Ordenamiento
Territorial, los instrumentos que lo desarrollen y complementen, los Planes
Especiales de Manejo y Proteccin de Bienes de Inters Cultural, y dems
normatividad que regule la materia. En las licencias de construccin se concretarn
de manera especfica los usos, edificabilidad, volumetra, accesibilidad y dems
aspectos tcnicos aprobados para la respectiva edificacin.
Son modalidades de la licencia de construccin las siguientes:
Obra nueva. Es la autorizacin para adelantar obras de edificacin en terrenos no
construidos o cuya rea est libre por autorizacin de demolicin total.
Ampliacin. Es la autorizacin para incrementar el rea construida de una edificacin
existente, entendindose por rea construida la parte edificada que corresponde a la
suma de las superficies de los pisos, excluyendo azoteas y reas sin cubrir o techar.


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Adecuacin. Es la autorizacin para cambiar el uso de una edificacin o parte de
ella, garantizando la permanencia total o parcial del inmueble original.
Modificacin. Es la autorizacin para variar el diseo arquitectnico o estructural de
una edificacin existente, sin incrementar su rea construida.
Restauracin. Es la autorizacin para adelantar las obras tendientes a recuperar y
adaptar un inmueble o parte de este, con el fin de conservar y revelar sus valores
estticos, histricos y simblicos. Se fundamenta en el respeto por su integridad y
autenticidad. Esta modalidad de licencia incluir las liberaciones o demoliciones
parciales de agregados de los bienes de inters cultural aprobadas por parte de la
autoridad competente en los anteproyectos que autoricen su intervencin.
Reforzamiento Estructural. Es la autorizacin para intervenir o reforzar la estructura
de uno o varios inmuebles, con el objeto de acondicionarlos a niveles adecuados de
seguridad sismo-resistencia de acuerdo con los requisitos de la Ley400 de 1997, sus
decretos reglamentarios, o las normas que los adicionen, modifiquen o sustituyan y
el Reglamento Colombiano de Construccin Sismo-resistente NSR-10 y la norma
que lo adicione, modifique o sustituya.

A Todo usuario se le solicita la siguiente documentacin para el trmite de la
licencia:
Formulario nico Nacional.
Fotocopia de la Cedula del propietario o si es persona Jurdica el Nit.
Fotocopia del Certificado de Tradicin con una vigencia de no mayor a la de
un mes de su expedicin.
Plano del levantamiento Topogrfico.
Planos de los Diseos Arquitectnicos, Estructurales, Elctricos, Hidrulico y
Sanitarios; los cuales debern presentarse firmados por un Profesional
Responsable adjuntando la fotocopia de la cedula y la tarjeta profesional.
Levantamiento Arquitectnico del Predio como apoyo del Peritaje Tcnico
para el caso del Reconocimiento de Edificaciones.
Para las licencias de Segregacin presentar el levantamiento del lote a dividir
o segregar y como va a quedar.


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Despus de la revisin y verificacin de la informacin se expide el documento y/o
licencia segn el caso. Se le informa al solicitante el costo de la licencia para que
pague en Tesorera y con el recibo de pago lo recoja en un trmino de 10 a quince
das hbiles.
- DESCRIPCION.

Solicitud
Se le indica al usuario que debe diligenciar
el f ormulario nico con la documentacin
respectiva y radicarlo en ventanilla nica
con sus datos para llamarlo para cualquier
inquietud
Prof esional
Universitario
Formulario
nico
Nacional

revisin de los
documentos
radicados

Se revisa que los documentos presentados
estn vigentes y correspondan con los
nombres de los propietarios de las cedulas
presentadas. Los diseos que se
presentan correspondan a la normatividad
vigente a nivel nacional y municipal.

Prof esional
Universitario

Formulario
nico
Nacional y
Anexos.
revisin planimetra
radicada
Se revisa que los planos presentados
cumplan con la normatividad vigente a
nivel nacional.
Prof esional
Universitario

La
documentaci
n radicada
completa.
valor de la licencia Con base en el Decreto 1469 de 2010
ARTICULO 118. Frmula para el cobre de
las expensas por licencias y modalidad de
las licencias. Frmula para el valor que el
usuario debe de pagar en Tesorera.
Prof esional
Universitario
con la revisin
del Jef e de
Planeacin

La
documentaci
n radicada
completa.
Entrega del
Documento
Una vez el usuario presente la constancia
del pago de la licencia en Tesorera en un
trmino de 10 das se emite y entrega la
licencia
Prof esional
Universitario
con la revisin
del Jef e de
Planeacin

Licencia


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Nombre
Almacenamiento Proteccin Recuperacin
Retencin
Archivo
Gestion
Disposici
n
Responsabl e
Lugar y For ma
de Archivo

Licencia de
Urbanismo
Prof esional
Univ ersitario
de
Planeacin
Fsico:
Carpeta de
Licencia de
Urbanismo
-
Para el documento
digital: Mis document os/
Radicacin de licenci as,
permisos 2013
3 aos Archi vo
Licencia de
Construccin
Prof esional
Univ ersitario
de
Planeacin
Fsico:
Carpeta de
Licencia de
Construccin
-
Para el documento
permisos 2013
3 aos Archi vo
Licencia de
Segregacin
Prof esional
Univ ersitario
de
Planeacin
Fsico:
Carpeta de
Licencia de
Segregacin
-
Para el documento
permisos 2013
3 aos Archi vo

Licencia de
Reconocimi ento
de Edificaciones

Prof esional
Univ ersitario
de
Planeacin

Fsico:
Carpeta de
Reconocimient
o de
Edif icaciones
-

Para el documento
permisos 2013

3 aos

Archi vo


Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin

Ley 388 de 1997.
Modifi ca la l ey 9 de
1989

18 de Julio1997

Congreso de l a
repbli ca
Armoni zar y actuali zar l as di sposi ci ones
conteni das en l a Ley 9 de 1989 con l as nuevas
normas estableci das en la Consti tucin Pol ti ca,
l a Ley Orgni ca del Pl an de Desarroll o, l a Ley
Orgni ca de reas Metropoli tanas y l a Ley por
l a que se crea el Si stema Naci onal Ambiental .

Decreto 1469

30 de Abril del
2010.

Mini steri o de
ambiente,
vi vi enda y
desarroll o
terri tori al de l a
Repbli ca de
Col ombia
Por el cual se regl amentan las di sposi ci ones
rel ati vas a l as l i cencias urbansti cas; al
reconocimi ento de edifi caci ones; a l a funcin
pbli ca que desempean l os curadores urbanos
y se expi den otras di sposi ci ones

Proyect ado GLORIA LUCIA MEDINA CARGO: PROF. UNI VERSITARI O FIRMA


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5.2. TRMITE PARA CONCEPTO DE USO DE SUELO

- OBJETIVO:

Informar al interesado sobre el uso o usos permitidos en un predio o edificacin, de
conformidad con las normas urbansticas del Plan de Ordenamiento Territorial y los
instrumentos que lo desarrollen, y que no otorga derechos ni obligaciones a su
peticionario. Decreto 1469 de 2010. Artculo 51. Numeral 3.

- ALCANCE

INICIA CON LA SOLICITUD DEL USUARIO Y TERMINA CON EL DOCUMENTO
TRAMITADO: Al usuario se le hace entrega del formato que tiene la Oficina de
Planeacin para el concepto de Uso de Suelo, se le dan las indicaciones como
deben diligenciar el formato, el costo de cada certificado, dando una explicacin que
requisitos debe traer como la Fotocopia de la Cedula del representante Legal del
Establecimiento, si el local es arrendado debe presentar el contrato de
arrendamiento y el pago del certificado.

- RESPONSABLE:
Jefe de Planeacin, Profesional Universitaria y la Auxiliar Administrativa

- TERMINOS Y DEFINICIONES:

CONCEPTO DE USO DEL SUELO es un documento que certifica que el terreno
donde se habita o existe un local comercial o de servicios est legalizado. Se
expide como requisito para el funcionamiento de establecimientos comerciales y de
servicios, de acuerdo a lo establecido en el Esquema de Ordenamiento Territorial
(E.O. T.)
- POLITICAS DE OPERACIN:

- El usuario debe diligenciar formato de solicitud y cancelar el valor del Certificado
en la Secretaria financiera
- Revisar dentro del plano de uso de suelos a que zona o sector pertenece la
solicitud y si se cumple con lo establecido en el EOT.


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- DESCRIPCION
1. Solicitud
El usuari o debe dili genci ar formato de soli ci tud del
certi fi cado i ndi cando: El nombre, nmero de
cedula, di reccin completa de resi denci a, nmero
telefni co el nombre del barrio, el nombre del
estableci mi ento, cuanto l leva funci onando, si es
arrendado, debe presentar contrato de
arrendami ento.
Auxi liar
Admini strati va
Formato de
Sol i ci tud
2. Radicacin
El usuario radi ca l os documentos en ventanil la
ni ca y cancel a el val or correspondi ente al
certi fi cado
Auxi liar
Ventanill a
ni ca
Recaudador

3. Revisin de
documentos
El auxili ar admi ni strati vo revi sa si l os documentos
estn completos.
Auxi liar
Admini strati va

4. Elaboracin
del Documento
Si l os documentos estn completos y l a ubi caci n
del estableci mi ento se encuentra dentro de los
usos permitidos del sector en el EOT y en el pl ano
de usos de suelos, la Auxi liar Admi ni strati va
elabora el certifi cado con su respecti vo
consecuti vo de l a seri e y se remi te para la revi si n
de l a profesi onal Uni versi tari a qui en da el Vi sto
Bueno al respecti vo documento y sigue el Punto 5
(fi rma de documentos)
Si l a ubi cacin contempl a uso diferente al soli citado
se emite concepto por el uso contemplado en el
Esquema.
Auxi liar
Admini strati va
Profesi onal
Uni versi tari a

5. Firma de
Documentos
El Jefe de la Ofi ci na de Pl aneacin reali za la fi rma
del documento
Jefe de
Planeaci n

6. Entrega del
Documento
El concepto se entrega al usuario a los di ez
hbil es.
Auxi liar
Admini strati va
Certi fi cado
Uso de Suel o
7. Revisin
Estudio de
Comit
Si el cuadro de ti pologa i ndi ca que se ci te al comi t
previo a la generaci n del certi fi cado, debi do al
sector y acti vidad, este se reuni r.
En caso al teraciones de espaci o y orden publ i co
detectadas por la Secretaria de Gobierno y Ofi ci na
de pl aneacin moti vadas en extralimi taciones del
concepto de uso de suel o permi ti do por parte de
parti cul ares se ci ta a Comi t Tcni co de Planeaci n
el cual est conformado por Sec. Gobi erno,
Personero, Representante de Concejo Mpal ., Jefe
de Pl aneaci n, Secretari a General y Representante
de l a Comunidad.
El Comi t evala el i mpacto que genera el
Comi t
Tcni co de
Planeaci n
Acta de
Comi t
Tcni co de
Planeaci n


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estableci mi ento, emi te concepto con condi ci ones
de uso y l o remi te a Secretari a de Gobierno para
que surte el trmi te. Si gue Punto 7
8. Emisin de
Concepto
Con fundamento en el acta del comi t se emi te el
concepto de uso de suel o nuevo o queda en fi rme
el concepto del punto 6
Jefe de
Planeaci n
Jefe de
Planeaci n
9. Archivo Se archi va en el expediente de l a seri e de
Certi fi cados de uso de suelo.
Auxi liar
Admini strati va

Nombre
Almacenamiento
Proteccin
Recuperaci
n
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsabl e
Lugar y
Forma de
Archivo
Certif icado de
Uso del Suelo
Auxiliar
administrat
iv o
Of icina de
Planeacin
Carpeta/Arc
hiv o de
Gestin
1 Ao Archiv o central
Acta Comit
Tcnico
Planeacin
Auxiliar
administrat
iv o
Of icina de
Planeacin
Archiv o de
Gestin/Car
peta
Archiv o central


externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo expide
Descripcin
Acuerdo No. 022 2001 Concejo Municipal
Por la cual se expide el
certif icado de Uso del Suelo.

Proyect ado
MIRIAM ELISA ACOSTA CARGO: AUXI LIAR ADMINISTR FIRMA
GLORIA LUCIA MEDINA CARGO: PROF. UNI VERSITARI O FIRMA


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Pgi na 79


5.3. TRAMITES DE CERTIFICADO DE NOMENCLATURA

- OBJETIVO:
El propsito es asignar a cada predio del Municipio su respectiva Nomenclatura,
para mantener actualizada las direcciones de las viviendas y establecimientos sean
estos comerciales o industriales que se van asentando en el Municipio.
- ALCANCE
INICIA CON LA SOLICITUD DEL USUSARIO Y TERMINA CON EL DOCUMENTO
Planeacin para Nomenclatura, se le dan las indicaciones cmo deben diligenciar
el formato, el costo de cada certificado, y los documentos que debe anexar y
terminar con el certificado generado

- RESPONSABLE:
El Jefe de Planeacin y la Auxiliar Administrativa

Los Certificados de Nomenclatura, se expide a la comunidad para los trmites ante
las empresas prestadoras de los Servicios Pblicos para la instalacin de los
contadores, tambin lo deben solicitar para trmites notariales. Esta establecido en
el Acuerdo No. 005 de 2006.


- El usuario debe diligenciar formato de solicitud y cancelar el valor del Certificado
en la Secretaria financiera
- Cuando un usuario solicita certificado de nomenclatura para vivienda
nueva(propiedad horizontal) se alimenta el sistema con dicha informacin


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- DESCRIPCION
1. Soli citud El usuari o debe dili genci ar formato de
sol i ci tud del certi fi cado i ndi cando: El
nombre, nmero de cedul a, di recci n
completa de resi denci a, el barri o, debe
i ndi car si es para primer pi so o segundo
pi so.
Auxi liar
Admini strati va
Formato de
Sol i ci tud
2. Radi caci n El usuari o radi ca l os documentos en
ventanil la ni ca y cancel el valor del
certi fi cado en Secretari a Fi nanciera
Ventanill a
Uni ca
Recaudador

3. Revi si n de
documentos
La auxil iar admini strati va revi sa si los
documentos estn compl etos.
Auxi liar
Admini strati va

4. Elaboracin
de
Documentos
Si los documentos estn compl etos se
elabora el certi fi cado asi gnndol e el
consecuti vo de l a seri e y se remi te para
fi rma del Jefe de la Ofi ci na de Pl aneaci n.
Auxi liar
Admini strati va
Jefe de
Planeaci n
Certi fi cado de
Nomencl atura
5. Entrega del
Documento
El certifi cado se entrega al usuari o a l os diez
hbil es.
Auxi liar
Admini strati va

6. Archi vo Se archi va en el expedi ente de l a seri e de
Certi fi cados de Nomenclatura
Auxi liar
Admini strati va

Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archiv o
Gestion
Disposicin
Responsabl e
Lugar y
Forma de
Archivo
Certif icado
Nomenclatura
Of icina de
Planeacin

Archiv o de
Gestin
1 Ao

externo
Fecha de
Expedicin
Descripcin
Acuerdo No. 005 2006 Concejo Municipal
Por la cual se expide el
certif icado de Nomenclatura

Proyect ado MIRIAM ELISA ACOSTA CARGO: AUXI LIAR ADMINISTR FIRMA


MIRANDA
CODIGO
100-1.21-001-2013
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Decreto 084 de 2013

Pgi na 81


5.4. TRAMITE CERTIFICADO DE ESTRATIFICACION SOCIO
ECONOMICA

- OBJETIVO:

Clasificar la poblacin de una localidad en grupos socioeconmicos diferentes, se
basa en la calidad de las viviendas en donde habita la poblacin y se aplica un
mtodo estadstico para clasificar las viviendas y se obtienen los estratos.

- ALCANCE
Planeacin para la Estratificacin, se le dan las indicaciones cmo deben
diligenciar el formato, el costo de cada certificado, y los documentos que debe
anexar y terminar con el certificado generado.

- RESPONSABLE:


CERTIFICADO ESTRATIFICACIN SOCIOECONMICA: documento que
contiene identificacin, caractersticas de la vivienda, su entorno y contexto
urbanstico.

Los Certificados de Estratificacin, se expide a la comunidad para los trmites
ante las empresas prestadoras de los Servicios Pblicos para la instalacin de los
contadores, tambin es solicitado para el SISBEN, para trmites de ingreso a
Universidades Pblicas. Esta establecido en la Ley 142/1994.


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Pgi na 82


El usuario debe diligenciar formato de solicitud y /o reclamo de Estrato y cancelar el
costo del certificado en Secretaria Financiera
Cuando un usuario solicita certificado de estratificacin socio econmica para
vi vienda nueva se alimenta el sistema con dicha informacin y se realiza el reporte a
travs del programa SUI

- DESCRIPCION
Actividad Descripcin

Responsable Registro
1. Soli citud El usuario debe dil igenci ar formato de
sol i ci tud del certi fi cado indi cando: El nombre,
nmero de cedula, di reccin completa de
resi denci a, el barrio.
Auxi liar
Admini strati va
Formato de
Sol i ci tud
2. Radi caci n El usuario radi cado l os documentos en
ventanil la ni ca y cancela el costo del
certi fi cado en Sec. Fi nanci era
Ventanill a
ni ca
Recaudador

3. Revi si n de
documentos
La auxi liar admini strati va revi sa si los
documentos estn compl etos. Si los
documentos estn completos se contina el
punto 4
Auxi liar
Admini strati va

4. Veri fi cacin en
base de Datos
Una Vez revi sados l os documentos se l e
asi gna el consecuti vo y se procede a la
veri fi cacin en la base de datos de estrato o
Noti fi cacin de recl amo, se veri fi ca en el plano
de estrati fi cacin en qu l ado de manzana se
encuentra el predio, l a Secci n y el Sector,
l uego procedemos a entrar al programa de
software de estrati fi caci n que el que nos
i ndi ca a que estrato pertenece la vi vienda y se
procede a generar el certi fi cado o la
noti fi cacin
Auxi liar
Admini strati va

5. Elaboracin del
Documentos y
fi rma
Se elabora el certi fi cado, noti fi caci n
asi gnndol e el consecuti vo de l a seri e y se
remi te para fi rma del Jefe de la Ofi cina de
Planeaci n.

Auxi liar
Admini strati va
Jefe de ofi ci na

6. Entrega del
Documento
El certifi cado se entrega al usuario a los diez
hbil es.
Auxi liar
Admini strati va


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7. Archi vo Se archi va en el expedi ente de l a seri e de
Certi fi cados de Estrati fi caci n, Noti fi caci n
segn sea el caso.
Auxi liar
Admini strati va


Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsabl e
Lugar y
Forma de
Archivo
Certif icado
Estratificacin
Of icina de
Planeacin

Archiv o de
Gestin
1 Ao
Notif icacin de
estrato
Of icina de
Planeacin

Archiv o de
Gestin
1 Ao


externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Ley 142 1994 DNP
Por la cual se expide el certificado de
Nomenclatura y reclamo de Estrato.



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5.5. TRAMITE DE RECLAMO DE ESTRATIFICACION SOCIO
ECONOMICA

- OBJETIVO:

Modificar la clasificacin de un usuario en un grupo socioeconmico diferente al
inicialmente asignado, basado en las caractersticas fsicas de la vivienda y el
entorno que la rodea.

- ALCANCE

Planeacin para la Estratificacin, se le dan las indicaciones cmo deben
diligenciar el formato, el costo de cada certificado, y los documentos que debe
anexar y terminar con el certificado generado.

- RESPONSABLE:


ESTRATIFICACION SOCIO ECONOMICA : Segn el Departamento Nacional de
Estadstica -DANE- La estratificacin socioeconmica es el mecanismo que
permite clasificar la poblacin en distintos estratos o grupos de personas que
tienen caractersticas sociales y econmicas similares, a travs del examen de las
caractersticas fsicas de sus viviendas, el entorno inmediato y el contexto
urbanstico o rural de las mismas".


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En caso que se presente reclamo por parte del usuario en la estratificacin y se
procede a la entrega de formato de reclamos de estrato y se les solicita el recibo de
los servicios pblicos de la vivienda en el que est el usuario haciendo el reclamo.

- DESCRIPCION
1. Soli citud Los ci udadanos que no estn de acuerdo con el
estrato asi gnado a una o vari as vi viendas, pueden
sol i ci tar su modi fi caci n a travs de una formato
de noti fi cacin de recl amo de estrato indi cando:
El nombre, nmero de cedula, di recci n compl eta
de resi dencia, el barrio, recibo de agua y energa
etc, Impuesto predi al .
Auxi liar
Admini strati va
Formato de
Sol i ci tud
2. Radi caci n El usuario radi ca los documentos en ventanill a
ni ca
Ventanill a
ni ca

3. Revi si n de
documento
s
La auxi liar admi ni strati va revi sa si l os documentos
estn compl etos. Si los documentos estn
completos se contina el punto 4
Auxi liar
Admini strati va

4. Veri fi cacin
en base de
Datos
Una Vez revi sados l os documentos se l e asi gna
el consecuti vo y se procede a l a veri fi cacin en l a
base de datos de estrato o Noti fi cacin de
recl amo, se verifi ca en el pl ano de estrati fi cacin
en qu lado de manzana se encuentra el predio,
l a Seccin y el Sector, l uego procedemos a
entrar al programa de software de estrati fi cacin
que el que nos i ndi ca a que estrato pertenece l a
vi vi enda y se procede a generar el certi fi cado o l a
noti fi cacin
Auxi liar
Admini strati va

5. Vi si ta y
encuesta
Se reali za vi si ta al predio con regi stro fotogrfi co
y se dili genci a encuesta del DNP

6. En el software se descarga l a encuesta reali zada
y se veri fi ca si los datos del si stema coinci den con
l os datos de la encuesta y la vi si ta.
Si coi nciden l os datos no es posi ble baj ar el
estrato, por lo tanto el caso se presenta en el
reporte mensual al comi t de estrati fi cacin para
su evaluaci n. Sigue en el punto 7 Si es posi ble l a
di smi nucin de estrato se remi te al Jefe de
Planeaci n. Sigue punto 9

7. Comi t de El comi t de estrati fi cacin en su reuni n mensual Comi t de


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Estrati fi caci n revi sa los reportes de reclamos de estratos,
reali za vi si ta y evala l os casos y deci de si se
reali za o no la di sminuci n y remi ten al acta al
al calde para que se real i ce la resol ucin
respecti va
Estrati fi caci n
8. Emi si n de
resol uci n
El al cal de medi ante Resol ucin reali za l a
Modifi caci n del estrato l a cual se noti fi ca al
usuari o
Despacho del
Al calde
Resol uci on
9. Elaboracin
del
Documentos
se el abora el certi fi cado, noti fi cacin asignndol e
el consecuti vo de l a serie y se remi te para fi rma
del Jefe de la Ofi ci na de Pl aneaci n.
Auxi liar
Admini strati va

10. Entrega del
Documento
El certifi cado se entrega al usuari o a l os di ez
hbil es.
Auxi liar
Admini strati va

11. Archi vo Se archi va en el expedi ente de la seri e de
Certi fi cados de Estrati fi cacin, Noti fi cacin segn
sea el caso.
Auxi liar
Admini strati va

Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsabl e
Lugar y
Forma de
Archivo
Certif icado
Estratificacin
Of icina de
Planeacin

Archiv o de
Gestin
1 Ao
Notif icacin de
estrato
Of icina de
Planeacin

Archiv o de
Gestin
1 Ao

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Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Ley 142 1994 DNP



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5.6. TRAMITE PERMISO ROTURA DE PAVIMENTO

- OBJETIVO
Generar control a las roturas de vas en la ciudad y garantizar que cuando esta sea
autorizada, las reparaciones sean realizadas dentro del trmino, calidad y
resistencia definida

- ALCANCE
Inicia con la solicitud de permiso y termina con la visita tcnica al sitio de la obra.

- RESPONSABLE:


ROTURA DE VAS: actividad que realizan los ciudadanos en las vas publicas bajo
supervisin de la oficina de Planeacin Municipal

PERMISO PARA ROTURA DE VAS: Documento exigido a los particulares para que
no puedan afectar el pavimento para realizar mejoras o arreglos de servicios
pblicos domiciliarios.

Solo puede realizarse el trmite si el usuario radica la documentacin completa


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- DESCRIPCION
1. Soli citud El usuari o soli cita el Permi so en l a ofi cina y la
auxi liar admini strati vo entrega formulario e Informa
l a documentacin que debe presentar para su
expedi cin como (fotocopi a del i mpuesto predial ,
fotocopi a de cedul a),
Auxi liar
Admini strati va
planeaci on
Formato de
Sol i ci tud
2. Radi caci n El usuari o presenta l a soli ci tud con la
documentacin requeri da y radi ca los documentos
en ventanil la ni ca. Auxili ar de ventanill a revi sa,
entrega copi a de reci bi do
Auxi liar
Admini strati va
Ventanill a
ni ca

3. Revi si on y sol i ci ta vi si ta al tcni co operati vo Auxi liar
Admini strati va

4. Elaboracin
certi fi cado
La auxili ar admini strati va revi sa si l os documentos
estn completos, el abora el permi so, el cual ll eva
numero de consecuti vo, el nombre del propi etario
del predio, numero de l a cedula catastral , numero
de la matri cula inmobil iaria, y l a di reccin exacta
del predi o, j unto con i ndi caciones de eseali zaci on
y de dej ar el pavi mento en i gual es condi ci ones se
i mprime y pasa a l a fi rma jefe de pl aneacin
Auxi liar
Admini strati va
Planeaci n
Permi so
Rotura de
Pavi mento
5. Fi rma Reci be, revi sa y fi rma el certi fi cado y lo entrega a la
auxi liar
Jefe de
planeaci on
Permi so
Rotura de
Pavi mento
6. Entrega y
archi vo
Entrega al usuari o la certifi caci n, j unto con l os
documentos exi gi dos para su expedi ci n y soli ci ta
en l a copia fi rma de reci bi do
Permi so
Rotura de
Pavi mento
7. Vi si ta
tecni ca
Pasados 15 di as de expedi do en permi so
profesi onal uni versi tario sol i ci ta vi si ta al si ti o para
veri fi car el estado del pavimento. Tecni co operati vo
veri fi ca el espesor y condi ci ones e i nforma a
secretari o planeaci n el cumpli miento de l os
requi si tos
Tcni co
operati vo

8. Noti fi caci
on
Si se presentan anomalas se noti fi ca al usuario
para que reali ce l as acci ones correcti vas
necesarias.
Jefe de
planeaci n
noti fi cacion


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Nombre
Almacenamiento
Protecci
n
Recuperacin
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsabl e
Lugar y
Forma de
Archivo
Permiso
Rotura de
Pavimento
Auxiliar
administr
Of icina de
Planeacin
Archiv o de
Gestin
1 Ao
Notif icacin
Auxiliar
administr
Of icina de
Planeacin
Archiv o de
Gestin
1 Ao

externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Ley 142 1994 Gobierno nacional
Decreto 1469 2010 Gobierno nacional
Por el cual se reglamentan las
disposiciones relativas a las licencias
urbansticas; al reconocimiento de
edif icaciones; a la f uncin pblica que
desempean los curadores urbanos y se
expiden otras disposiciones.

Ley 136

1994 Gobierno nacional
Por la cual se dictan normas tendientes a
modernizar la organizacin y el
f uncionamiento de los municipios.



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Pgi na 90


5.7. TRAMITE CERTIFICADO DE NO ALTO RIESGO

- OBJETIVO:
Certificar que el predio de solicitud no se encuentra en zona de alto riesgo, previa
identificacin del mismo y ubicacin en el plano respectivo.

- ALCANCE
Inicia con la solicitud y termina con la expedicin del Certificado de no riesgo.

QUE ES UN RIESGO?
Un riesgo es toda circunstancia que puede generar la ocurrencia de un suceso. Un
riesgo natural es la posibilidad de que una determinada zona pueda sufrir
modificaciones como resultado del funcionamiento de un proceso natural, y a
consecuencia de las mismas queden afectadas de manera importante las
actividades antrpicas. Hay varios tipos de riesgos:
Riesgo natural: pueden distinguirse riesgos de naturaleza abitica o bitica
Riesgo natural geolgico: todo proceso, situacin o suceso en el medio geolgico
natural inducido omixto que puede generar un dao econmico o social para alguna
comunidad y en cuya prediccin, prevencin o correccin han de emplearse criterios
geolgicos.
Riesgo natural inducido: riesgos naturales que se potencian por la actividad
antrpica.
Riesgos culturales o tecnolgicos: originados como resultado de actividades
humanas productivas, de accidentes o errores de manipulacin, o de su actividad
sociopoltica.
Solo puede realizarse el trmite si el usuario radica la documentacin completa.


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- DESCRIPCION
Sol i ci tud El usuari o soli ci ta el certi fi cado en la ofi ci na y l a
auxi liar admini strati vo entrega formulario e
Informa la documentaci n que debe presentar
para su expedi cin como (fotocopi a del impuesto
predi al , Escri tura, certi fi cado de tradi cin), el cual
se trami ta una vez presente la consi gnacin
reali zada en l as entidades bancari as y nmeros
de cuentas establ eci das por l a secretari a de
fi nanciera
Auxi liar
Admini strati va
planeaci on
Formato de
Sol i ci tud
Radi caci n El usuari o presenta la soli ci tud con l a
documentacin requerida y radi ca l os
documentos en ventanill a ni ca. Auxili ar de
ventanil la revi sa, entrega copia de recibi do e
i nforma ti empo de entrega (10 das hbil es).
Auxi liar
Admini strati va
Ventanill a
ni ca

Revi si on La auxi liar admi ni strati va revi sa si l os documentos
estn compl etos y revi sa en el Esquema de
ordenamiento terri tori al la ubi caci n del inmuebl e
y si el si ti o indi cado se encuentra en zona de
ri esgo
Auxi liar
Admini strati va

Elaboracin
certi fi cado
Elabora el certi fi cado, el cual ll eva numero de
consecuti vo, el nombre del propi etari o del predio,
numero de la cedul a catastral , numero de l a
matri cul a inmobili ari a, y la di reccin exacta del
predi o, j unto con el concepto de que el predio no
se encuentra en (zona de al to ri esgo, zona de
reserva pbli ca o de i nfraestructura bsi ca o en
reas aptas para locali zaci n de vi vi enda) se
i mprime y pasa a l a fi rma jefe de pl aneacin
Auxi liar
Admini strati va
Planeaci n
certi fi cado
Fi rma Reci be, revi sa y fi rma el certi fi cado y l o entrega a
l a auxili ar
certi fi cado
Entrega y archi vo Entrega al usuari o l a certi fi caci n, junto con los
documentos exi gi dos para su expedi cin y
sol i ci ta en l a copia fi rma de reci bi do. Archi va en
carpeta correspondi ente
certi fi cado


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Codigo Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsabl e
Lugar y
Forma de
Archivo
Segn
TRD
Certif icado no
alto riesgo
Of icina de
Planeacin

Archiv o de
Gestin
1 Ao

externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Acuerdo Municipio de Miranda
Esquema de ordenamiento territorial
Ley 388 de 1997 Gobierno Nacional
Plan Bsico de Ordenamiento



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PROCESOS
MISIONALES


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PROCEDIMIENTOS DE
INFRAESTRUCTURA Y
OBRAS PBLICAS


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6. PROCEDIMIENTOS DE INFRAESTRUCTURA Y OBRAS
PBLICAS
6.1. PLANEACIN DE OBRAS PBLICAS

- OBJETIVO
Realizar las actividades preliminares para la ejecucin de obras a desarrollar
respecto a la Infraestructura Educativa, Infraestructura vial, Equipamiento Municipal
y Espacio Pblico del municipio dentro de la zona rural o urbana ya sea
mantenimiento, adecuacin y/o construccin.
- ALCANCE
Inicia con la Disposicin de la informacin y documentacin tcnica para la obra a
desarrollar tal como: identificacin de la necesidad presentada por la comunidad
educativa, presidentes de Juntas de Accin Comunal y habitantes del municipio en
general con el fin de planificar de manera precisa los estudios, diseos,
cuantificacin de cantidades de obra, presupuesto y cronograma de la obra (de
mantenimiento, adecuacin y/o construccin), el proyecto debe ser radicado ante el
banco de proyectos municipal o mediante comunicado oficial y segn lo dispuesto
dentro del presupuesto de la vigencia fiscal contar con el certificado de la
disponibilidad presupuestal para terminar con el proceso de contratacin publica
hasta su adjudicacin

- RESPONSABLE:
Secretario de Infraestructura

- TRMINOS Y DEFINICIONES
NECESIDAD: es un componente bsico del ser humano que afecta su
comportamiento, porque siente la falta de algo para poder sobrevivir o sencillamente
para estar mejor. Por tanto, la necesidad humana es el blanco al que apunta la
mercadotecnia actual para cumplir una de sus principales funciones, que es la de
identificar y satisfacer las necesidades existentes en el mercado.


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Pgi na 96


ESTUDIOS TCNICOS: instrumento de planeacin que permite definir la necesidad
de contratacin mediante un soporte tcnico y evaluativo.
DISEOS: Se define como el proceso previo de configuracin mental, "pre-
figuracin", en la bsqueda de una solucin en cualquier campo. Utilizado
habitualmente en el contexto de la Industria, Ingeniera, Arquitectura,
Comunicacin y otras disciplinas creativas.
ESPECIFICACIONES TCNICAS: Las especificaciones tcnicas son los
documentos en los cuales se definen las normas, exigencias y procedimientos a ser
empleados y aplicados en todos los trabajos de construccin de obras, elaboracin
de estudios, fabricacin de equipos.
CANTIDADES DE OBRA: En el campo de la Arquitectura y la Ingeniera Civil,
el proyecto es el conjunto de Documentos mediante los cuales se define el diseo de
una Construccin antes de ser realizada. Es el documento base sobre el que se
desarrolla el trabajo de los Arquitectos, Ingenieros y proyectistas de distintas
especialidades.
A lo largo de un proyecto se desarrolla la distribucin de usos y espacios, la
utilizacin de materiales y tecnologas, y la justificacin tcnica del cumplimiento de
las especificaciones requeridas por la normativa tcnica aplicable.
PRESUPUESTO: Se le llama presupuesto al clculo y negociacin anticipado de los
ingresos y gastos de una actividad econmica (una empresa, una oficina, un
gobierno) durante un perodo, por lo general en forma anual. Este plan de accin es
dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y trminos financieros
que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas,
este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organizacin.
2
El
presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones
cuyos planes y programas se formulan por trmino de un ao.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES: Un cronograma es un calendario. Quieren que
expliques cmo vas a administrar tu tiempo para llevar a cabo las tareas que debes
cumplir. Puedes hacerlo por semestre, por mes o por semana.
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: El certificado de
disponibilidad presupuestal es un documento de gestin financiera y presupuestal
que permite dar certeza sobre la existencia de una apropiacin disponible y libre de
afectacin para la asuncin de un compromiso, de ello, deviene del valor que la ley


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Pgi na 97


le ha otorgado, al sealar que cualquier acto administrativo que comprometa
apropiaciones presupuestales deber contar con certificados de disponibilidad
presupuestal previos y cualquier compromiso que se adquiera con violacin de esa
obligacin, generar responsabilidad, disciplinaria, fiscal y penal.
ESTUDIOS PREVIOS: Identificacin y descripcin de la necesidad que se pretende
satisfacer con la contratacin.
PROCESO DE CONTRATACIN: Un contrato es un acuerdo legal entre dos o ms
partes en el que una parte (el contratista) acuerda realizar ciertas tareas a cambio de
una recompensa (o en trminos legales, una consideracin) pagada por una de las
partes (los usuarios del servicio). El proceso de contratacin es, por lo tanto, una
serie de interacciones entre los actores de un contrato; esto a su vez lleva a la
ejecucin del contrato (entrega de los servicios requeridos). La negociacin
caracteriza todas las etapas del proceso de contratacin.

La necesidad es plasmada ante un informe tcnico presentado por el personal de la
secretaria de infraestructura o plasmada ante un perfil de proyecto de una
comunidad, barrio o vereda extrayendo de esa evaluacin un la solucin oportuna
Previo a un proceso de contratacin de infraestructura se Socializa con la comunidad
beneficiaria la obra o intervencin a realizar para que ellos sean los veedores de la
ejecucin

- DESCRIPCION
1.Identi fi cacin de
l a Necesi dad
comuni dad medi ante ofi cios, perfil de
proyectos sol i ci tudes di rectas al al calde
muni cipal , radi caci n de proyectos en el
banco de proyectos muni ci pal .
Comuni dad
Educati va
Presi dentes
de Juntas de
Accin
Comunal
Comuni dad
en general
Ofi ci os
Proyectos del
Banco de
Proyectos
muni cipal
2.Reali zacin de
Estudios y
Al tener i denti fi cada l a necesi dad se
reali zan los estudi os y di seos tcni cos
i ndi spensables tal es como topografa,
Personal
Profesi onal y
Tcni co
Informes
Tcni cos
Planos


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Pgi na 98


Di seos estudios de suelo, di seos
arqui tectni cos, estructural es,
hidrosanitari os, el ctri cos, pai sajsti cos,
etc.
Secretari a de
Infraestructura
Memori as de
Cal culo

3.El aboraci n del
Presupuesto y
descri pci n de las
especi fi caciones
tcni cas
Val oraci n econmi ca donde se estipul a
l as acti vi dades, cantidades de obra a
ejecutar necesarias para sati sfacer l a
necesidad presentada adems esti pular
l as especifi caci ones tcni cas de cada
acti vidad l ogrando l a cal idad de l a obra.
Personal
Profesi onal y
Tcni co
Secretari a de
Infraestructura
Presupuesto y
especi fi caciones
tcni cas de las
acti vidades de la
obra
4. Desarroll o del
Cronograma de
acti vidades
Descri pci n de ti empo de ej ecuci n de
cada acti vi dad
Personal
Profesi onal y
Tcni co
Secretari a de
Infraestructura
Cronograma de
acti vidades
5. Creacin Fi cha
Banco de
Proyectos
Se di ligencia la fi cha y se radi ca en el
Banco de Proyecto
-Personal
Profesi onal y
Tcni co
Secretari a de
Infraestructura
-Profesi onal
Banco Proyectos
Fi cha Banco de
Proyectos
6. Soli ci tud
Certi fi cado de
Di sponi bil idad
Presupuestal
Con base en el presupuesto estimado l a
secretari a de infraestructura sol i ci ta CDP
a la ofi cina de presupuesto
-Secretari a de
Infraestructura
-Ofi ci na de
Presupuesto
CDP
7. El aboraci n
Estudios Previos
Teni endo en cuenta la i nformaci n de l os
puntos 2 al 6 se real i zael estudi o previ o
respecti vo en base al Decreto 734 de
2012.
Personal
Profesi onal y
Tcni co
Secretari a de
Infraestructura
Estudio Previo
8. Proceso de
Contratacin
Se remi te documentacin a l a ofi ci na de
contrataci n para el proceso
correspondi ente
Ofi ci na de
Contratacin


MIRANDA
CODIGO
100-1.21-001-2013
ADOPCION
Decreto 084 de 2013

Pgi na 99


Nombre
Almacenami ento
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsabl e
Lugar y For ma
de Archivo
Of icios de la
comunidad
Auxiliar
administrativ o
Secretaria de
Inf raest/
Fsico
Archiv ador NA 2 aos Archiv o central
Perf iles de
Proy ectos
Radicados en
el Banco de
Proy ectos
Prof esional
Univ ersitario
Banco
Proy ectos/Auxili
ar Adm.
Inf raestructura
Of icina
Planeacin/Se
c. de
Inf ./Fsico/Ma
gntico
Archiv ador/
Clav e de
acceso
Computador
Prof. Univers.
Banco de
Proy ectos
disco C
1 ao Archiv o central
Inf ormes
Tcnicos
Prof esional
Univ ersitario
Sec. de Inf./
Fsico/Magnt
ico
Archiv ador/
Clav e de
Acceso
NA 2 aos Archiv o central
Ficha Banco
de Proy ectos
Prof esional
Univ ersitario/
Auxiliar
contratacin
Of icina
Planeacin/Of
icina de
contratacin
/Fsico
Archiv ador N.A. 2 aos
CDP Auxiliar
contratacin
Of icina
contratacin/f
sico
Archiv ador NA 2 Aos Archiv o central
Estudios
Prev ios
Auxiliar
contratacin
Of icina
contratacin/f
sico
Archiv ador NA 2 Aos Archiv o central

externo
Fecha de
Expedicin
Descripcin
Decreto 734 de 2012 13/04/2012
Departamento Nacional
de Planeaci n
Reglamentacin del Estatuto
General de Contratacin de la
Administracin Pblica y se dictan
otras disposiciones
Ley 80 de 1993 28/10/1993
Senado de l a Repbli ca
de Colombia
Tiene por objeto disponer las reglas
y principios que rigen los contratos
de las entidades publicas

Proyect ado VICTORIA ANDREA PIZARRO CARGO: CONTRATISTA FIRMA
Aprobado por CLAUDIA PATRICIA OYOLA CARGO: SECRETARIA INFRAESTR FIRMA


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Pgi na 100


6.2. EJECUCIN, SEGUIMIENTO Y LIQUIDACIN OBRAS DE
PBLICAS

- OBJETIVO

Realizar el seguimiento, supervisin, control, recibo y liquidacin de la obra de
mantenimiento, adecuacin y construccin planificada

- ALCANCE
Inicia con la adjudicacin del contrato, continua con la supervisin, control y
seguimiento de las actividades a desarrollar (Mantenimiento, adecuacin o
Construccin) por parte de los profesionales y tcnicos de la Secretaria de
Infraestructura antes, durante y despus de la ejecucin; terminando con la entrega
del producto o servicio de acuerdo con lo planificado, la calidad y el tiempo
establecido basndose en los estudios, diseos y especificaciones tcnicas
soportado finalmente con la respectiva acta de liquidacin.

- RESPONSABLE


SUPERVISIN: La supervisin es la observacin regular y el registro de las
actividades que se llevan a cabo en un proyecto o programa. Es un proceso de
recogida rutinaria de informacin sobre todos los aspectos del proyecto. Supervisar
es controlar qu tal progresan las actividades del proyecto. Es observacin,
observacin sistemtica e intencionada.
La supervisin tambin implica comunicar los progresos a los donantes,
implementadores y beneficiarios del proyecto. Los informes posibilitan el uso de la
informacin recabada en la toma de decisiones para mejorar el rendimiento del
proyecto.


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Pgi na 101


SEGUIMIENTO: Observacin detallada de la evolucin y el desarrollo de un
proceso.
CONTROL: Direccin o dominio de una organizacin o sistema
INFORME DE SUPERVISIN: El trabajo realizado por los supervisores debe
reflejarse en un documento escrito como constancia de esta accin, y debe reflejar
las insuficiencias o fallas tcnicas detectadas y las recomendaciones que de ellas se
deriven, como resultado de la revisin del trabajo de los auditores, por parte del
funcionario o especialista encargado de ejecutarla.
INFORME DEL CONTRATISTA: Es dar cuenta de algo que sucedi, con una
explicacin que permita comprenderlo. El informe del contratista es un documento
escrito en prosa informativa (cientfica, tcnica, o comercial) con el propsito de
comunicar informacin a un nivel ms alto en una organizacin. Por consiguiente,
refiere hechos obtenidos o verificados por el autor (reconocimientos, investigaciones,
estudios, o trabajos). Adems, aporta los datos necesarios para una cabal
comprensin del caso, explica los mtodos empleados y propone o recomienda la
mejor solucin para el hecho tratado.
PRE ACTA: Mientras llega el acta, se realiza un avance de la documentacin.
ACTA DE INICIO: El acta de iniciacin es un documento a travs del cual se deja
constancia de una reunin que se realiza entre el interventor y el contratista, Cuando
se quiere dejar claro el periodo de tiempo en que se dar iniciacin del contrato de
obra, pues a partir de esta fecha es que se empezarn a contabilizar los plazos y la
fecha final de entrega de lo pactado en dicho contrato.
Porque esta forma contiene lo referido a todo tipo de trabajo material que implique
construccin, mantenimiento o instalacin de equipos en bienes inmuebles
ACTA DE LIQUIDACIN: El acta de liquidacin es un documento a travs del cual
se deja constancia de los acuerdo, conciliaciones a que llegaren las partes para
poner fin a las diferencias presentadas para poder declararse a paz y salvo.

En el proceso de factibilidad se realizan los Estudios y Diseos ya sean ejecutados
mediante consultoras o externas o por el personal profesional de la secretaria


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Pgi na 102


Cada actividad de obra involucra equipos, mano de obra y material por lo tanto cada
aspecto debe contar con las Especificaciones Tcnicas dando cumplimiento a la
calidad de lo contratado.
La Minuta del contrato es el documento que soporta el compromiso contractual entre
contratista y contratante donde se debe incluir el valor, plazo, supervisin, forma de
pago
La comunidad beneficiaria del proyecto, de la obra o del servicio contratado deber
resalir un acta de Recibo a satisfaccin de lo ejecutado.
La liquidacin del contrato debe estar soportado mediante previas certificaciones de
cumplimiento de labores suscritas por el interventor del contrato y acreditacin que
se encuentra al da en el pago de aportes relativos al Sistema de Seguridad Social
Integral, as como parafiscales (SENA, ICBF, Cajas de Compensacin
Familiar, etc.)
La interventoria o supervisin debe realizar informe donde se verifique la ejecucin
del proyecto, obra o servicio soportado por una preacta y registro fotogrfico antes,
durante y despus

- DESCRIPCION
1. Desarrollar el acta
de inicio del contrato
Conociendo la inf ormacin del
proponerte al cual se le adjudico el
contrato y en los casos en que el
contrato requiere de expedicin de
plizas con la aprobacin del alcalde
municipal, se realiza el acta de inicio
dando apertura of icial a la ejecucin
del contrato.
Secretari o de
Infraestructura
Acta de Inicio
2. Realizar la
supervisin,
seguimiento y
control de contratos
de obra y/o
mantenimiento
Al dar inicio a la obra de obra o
mantenimiento la Secretaria de
Inf raestructura realiza la supervisin,
seguimiento y control de las
actividades a desarrollar verif icando el
cumplimiento de lo establecido en los
estudios, diseos y especif icaciones
Personal
Profesi onal y
Tcni co
Secretari a de
Infraestructura
Inf ormes
Tcnicos de
Supervisin


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Pgi na 103


tcnicas cumpliendo con el alcance
delas actividades, calidad y tiempo
establecidos.
3. Recibo de cada
actividad contratada
Cuantif icacin y verif icacin de las
actividades contratadas descrito ante
una PreActa para f inalmente realizar
el acta de avance o acta de recibo
f inal.
Cada actividad realizada por el
contratista deber estar consignada
dentro del inf orme presentado por
est
Personal
Profesi onal y
Tcni co
Secretari a de
Infraestructura
Pre Actas y
Actas de
Avance de
Obra o Recibo
Final
Inf orme
contratista
4. Presentacin de
inf orme por parte del
supervisor
encargado de la
obra
Realizar el inf orme tcnico donde se
describe el desarrollo de la obra
antes, durante y despus, plasmando
las observaciones necesarias y el
registro f otogrf ico
Personal
Profesi onal y
Tcni co
Secretari a de
Infraestructura
Inf orme
Tcnico de
Supervisin
5. Realizar acta de
liquidacin con las
f irmas
correspondientes

Teniendo como constancia el recibido
a satisfaccin por parte de la
comunidad benef iciaria, el pago de
aportes a paraf iscales, relacin
nomina de mano de obra con sus
correspondientes pagos de seguridad
social, inf orme del supervisor, se
procede a realizar el acta de
liquidacindel contrato en base al
valor total a pagar diferido en el Acta
de Recibo Final dando paso al
procedimiento ef ectuado por la of icina
de contratacin.
Secretari o de
Infraestructura
Acta de
Liquidacin


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Nombre
Almacenamiento
Protecci
n
Recuperaci
n
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsabl e
Lugar yForma
de Archivo
Acta de
Ini cio
Ofi ci na de
Contratacin
Ofi ci na de
contrataci n
Archi vo N.A 2 aos
Archiv o
central
Informes
Tcni cos
de
Supervi si n
Pre Acta
Profesi onal
Sec. Infr./
Ofi ci na de
contrataci n
Ofi ci na de
contrataci n/
/Fsi co/Sec.
Infra/
Magnti co
Archi vo/
Cl ave
de
Acceso
Computado
res de
Profesi onal
es Sec. Inf.
2 aos
Archiv o
central
Informe de
ejecuci n
por parte
del
contrati sta
Auxi liar
contrataci n
Ofi ci na de
contrataci n
Archi vo N.A 2 aos
Archiv o
central
Certi fi cado
de
sati sfacci n
de l a
comuni dad
benefi ci aria
Auxi liar
contrataci n
Ofi ci na de
contrataci n
Archi vo N.A 2 aos
Archiv o
central
Acta de
Liqui daci n
Auxi liar
contrataci n
Ofi ci na de
contrataci n
Archi vo N.A 2 aos
Archiv o
central

externo
Fecha de
Expedicin
Descripcin
Ley 80 de 1993 28/10/1993
Senado de l a Repbl i ca
de Colombia
Tiene por objeto disponer las reglas
y principios que rigen los contratos
de las entidades publicas
Decreto 734 de 2012 13/04/2012
Departamento Naci onal
de Planeaci n
Reglamentacin del Estatuto
otras disposiciones



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6.3. ADQUISICIN MATERIAL ELCTRICO PARA EL MANTENIMIENTO
DE REDES ELECTRICAS Y ALUMBRADO PBLICO MUNICIPAL

- OBJETIVO
Realizar las actividades preliminares para cuantificar las necesidades que presenta
el municipio en cuanto a energa elctrica y as mismo realizar la adquisicin del
material para la intervencin mediante el mantenimiento preventivo y correctivo
dentro de la zona rural o urbana

- ALCANCE
Inicia con la cuantificacin de material necesario, cantidad identificada y analizada
mediante los recorridos nocturnos por el personal tcnico de la secretaria de
infraestructura a la zona urbana del municipio y solicitudes, quejas o reclamos por
parte de la comunidad en general (zona rural y urbana) afectada. Prosiguiendo se
realiza la planificacin de manera precisa del proyecto de adquisicin de este tipo de
producto o servicio, radicado ante el banco de proyectos municipal y segn lo
dispuesto dentro del presupuesto de la vigencia fiscal contar con el certificado de la
disponibilidad presupuestal para realizar con el proceso de contratacin publica
hasta la adjudicacin del contrato, su entrega de acuerdo a las especificaciones
tcnicas convenidas y finalizando con el recibo y liquidacin del contrato.

- RESPONSABLE

NECESIDAD: es un componente bsico del ser humano que afecta su
comportamiento, porque siente la falta de algo para poder sobrevivir o sencillamente
para estar mejor. Por tanto, la necesidad humana es el blanco al que apunta la
mercadotecnia actual para cumplir una de sus principales funciones, que es la de
identificar y satisfacer las necesidades existentes en el mercado.
ESPECIFICACIONES TCNICAS: Las especificaciones tcnicas son los
documentos en los cuales se definen las normas, exigencias y procedimientos a ser


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empleados y aplicados en todos los trabajos de construccin de obras, elaboracin
de estudios, fabricacin de equipos.
PRESUPUESTO: Se le llama presupuesto al clculo y negociacin anticipado de
los ingresos y gastos de una actividad econmica (una empresa, una oficina, un
gobierno) durante un perodo, por lo general en forma anual.
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: El certificado de
disponibilidad presupuestal es un documento de gestin financiera y presupuestal
que permite dar certeza sobre la existencia de una apropiacin disponible y libre de
afectacin para la asuncin de un compromiso, de ello, deviene del valor que la ley
le ha otorgado, al sealar que cualquier acto administrativo que comprometa
apropiaciones presupuestales deber contar con certificados de disponibilidad
presupuestal previos y cualquier compromiso que se adquiera con violacin de esa
obligacin, generar responsabilidad, disciplinaria, fiscal y penal.
ESTUDIOS PREVIOS: Identificacin y descripcin de la necesidad que se pretende
satisfacer con la contratacin.
PROCESO DE CONTRATACIN: Un contrato es un acuerdo legal entre dos o ms
partes en el que una parte (el contratista) acuerda realizar ciertas tareas a cambio de
una recompensa (o en trminos legales, una consideracin) pagada por una de las
partes (los usuarios del servicio). El proceso de contratacin es, por lo tanto, una
serie de interacciones entre los actores de un contrato; esto a su vez lleva a la
ejecucin del contrato (entrega de los servicios requeridos). La negociacin
caracteriza todas las etapas del proceso de contratacin.
INFORME DE SUPERVISIN: El trabajo realizado por los supervisores debe
reflejarse en un documento escrito como constancia de esta accin, y debe reflejar
las insuficiencias o fallas tcnicas detectadas y las recomendaciones que de ellas se
deriven, como resultado de la revisin del trabajo de los auditores, por parte del
funcionario o especialista encargado de ejecutarla.
ACTA DE INICIO: El acta de iniciacin es un documento a travs del cual se deja
constancia de una reunin que se realiza entre el interventor y el contratista, Cuando
se quiere dejar claro el periodo de tiempo en que se dar iniciacin del contrato de
obra, pues a partir de esta fecha es que se empezarn a contabilizar los plazos y la
fecha final de entrega de lo pactado en dicho contrato.
Porque esta forma contiene lo referido a todo tipo de trabajo material que implique


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construccin, mantenimiento o instalacin de equipos en bienes inmuebles
ACTA DE LIQUIDACIN: El acta de liquidacin es un documento a travs del cual
se deja constancia de los acuerdo, conciliaciones a que llegaren las partes para
poner fin a las diferencias presentadas para poder declararse a paz y salvo.

La necesidad es plasmada ante un informe tcnico presentado por el personal de la
secretaria de infraestructura o plasmada ante un perfil de proyecto de una
comunidad, barrio o vereda extrayendo de esa evaluacin un la solucin oportuna
Cada actividad de obra involucra equipos, mano de obra y material por lo tanto cada
aspecto debe contar con las Especificaciones Tcnicas dando cumplimiento a la
calidad de lo contratado.
La Minuta del contrato es el documento que soporta el compromiso contractual entre
contratista y contratante donde se debe incluir el valor, plazo, supervisin, forma de
pago
La comunidad beneficiaria del proyecto, de la obra o del servicio contratado deber
resalir un acta de Recibo a satisfaccin de lo ejecutado.
La liquidacin del contrato debe estar soportado mediante previas certificaciones de
cumplimiento de labores suscritas por el interventor del contrato y acreditacin que
se encuentra al da en el pago de aportes relativos al Sistema de Seguridad Social
Integral, as como parafiscales (SENA, ICBF, Cajas de Compensacin
Familiar, etc.)

- DESCRIPCION
l a Necesi dad
comuni dad mediante ofi cio, soli ci tudes,
quejas o recl amos, recorri dos por parte
de los funci onari os de l a Secretari a de
Infraestructura.
Presi dentes de
Juntas de Acci n
Comunal
Comuni dad en
general
Tcni cos
Secretari a de
Infraestructura
Ofi ci os
Sol i ci tudes;
quejas o
recl amos
Informes de
recorri dos
nocturnos
2. El aboraci n
del Presupuesto y
Val oraci n econmi ca donde se esti pul a
l os materiales el ctri cos necesari os
Personal Profesi onal y
Tcni co Secretari a de
Presupuesto y
especi fi caciones


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descri pci n de las
especi fi caciones
tcni cas
para sati sfacer la necesidad del
muni cipio atendiendo l a probl emti ca de
redes de energa el ctri ca y al umbrado
pbli co, adems esti pular l as
especi fi caciones tcni cas del materi al a
adqui ri r.
Infraestructura tcni cas de las
acti vidades de
l a obra
5. Creacin Fi cha
Banco de
Proyectos
Se dili gencia l a fi cha y se radi ca en el
Banco de Proyecto
-Personal Profesi onal
y Tcni co Secretari a
de Infraestructura
-Profesi onal Banco de
Proyectos
Fi cha Banco de
Proyectos
6. Soli ci tud
Certi fi cado de
Di sponi bil idad
Presupuestal
Con base en el presupuesto estimado l a
secretari a de i nfraestructura soli ci ta
CDP a l a ofi cina de presupuesto
-Secretari a de
Infraestructura
-Ofi ci na de
Presupuesto
CDP
7. El aboraci n
Estudios Previos
Teni endo en cuenta l a informacin de
l os puntos 2 al 6 se reali za el estudi o
previo respecti vo en base al Decreto
734 de 2012.
Infraestructura
Estudio Previo
8. Proceso de
Contratacin
Se remi te documentaci n a la ofi ci na de
contrataci n para el proceso
correspondi ente
Ofi ci na de
Contratacin

9. Desarrol l ar el
acta de ini cio
del contrato
Conoci endo la informaci n del
proponerte al cual se le adjudi co el
contrato y en los casos en que el
contrato requiere de expedi cin de
pl i zas con la aprobaci n del al cal de
muni cipal , se reali za el acta de i ni ci o
dando apertura ofi cial a l a ejecuci n del
contrato.
Secretari o de
Infraestructura
Acta de Ini ci o
10. Reci bo de l o
contratado
Cuanti fi cacin y veri fi caci n de l as
canti dades contratadas descri to ante
una PreActa para fi nalmente real i zar el
acta de avance o acta de recibo final .
Infraestructura
Pre Actas y
Actas de
Avance de Obra
o Reci bo Final
Informe Tcni co
de Supervi si n
11. Real i zar acta
de li quidaci n
con l as fi rmas
correspondi en
tes

Teni endo como constancia el reci bo de
l as cantidades contratadas, el pago de
aportes a parafi scal es, i nforme del
supervi sor, se procede a reali zar el acta
de liqui dacin del contrato en base al
valor total a pagar di feri do en el Acta de
Reci bo Fi nal dando paso al
procedimi ento efectuado por l a ofi ci na
de contrataci n.
Secretari o de
Infraestructura
Acta de
Liqui daci n


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Nombre
Almacenamiento
Proteccin
Recuperaci
n
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsabl e
Lugar yForma de
Archivo
Of icios de la
comunidad
Auxiliar
administrativ o
Secretaria de
Inf raest/ Fsico
Archiv ador NA 2 aos Archiv o
central
Inf ormes
Tcnicos de
inspeccin
Tcnicos
Operativ os
Sec. de Inf./
Fsico/Magntico
Archiv ador/
Clav e de
Acceso
NA 2 aos Archiv o
central
Ficha Banco
de Proy ectos
Prof esional
Univ ersitario/
Auxiliar
contratacin
Of icina
Planeacin/Of icin
a de contratacin
/Fsico
Archiv ador N.A. 2 aos
CDP Auxiliar
contratacin
Of icina
contratacin/fsico
Archiv ador NA 2 Aos Archiv o
central
Estudios
Prev ios
Auxiliar
contratacin
Of icina
contratacin/fsico
Archiv ador NA 2 Aos Archiv o
central
Acta de
Ini cio
Ofi ci na de
Contratacin
Ofi ci na de
contrataci n
Archi vo N.A 2 aos Archiv o
central
Informes
Tcni cos de
Supervi si n
Pre Acta
Profesi onal
Sec. Infr./
Ofi ci na de
contrataci n
Ofi ci na de
contrataci n/
/Fsi co/Sec.
Infra/ Magnti co
Archi vo/Cl
ave de
Acceso
Computad
ores de
Profesi ona
l es
2 aos Archiv o
central
Acta de
Liqui daci n
Auxi liar
contrataci n
Ofi ci na de
contrataci n
Archi vo N.A 2 aos Archiv o
central

externo
Fecha de
Expedicin
Descripcin
Ley 80 de 1993 28/10/1993
Senado de l a
Repbli ca de
Col ombia
Tiene por objeto disponer las reglas y
principios que rigen los contratos de las
entidades publicas
Decreto 734 de 2012 13/04/2012
Departamento
Naci onal de
Planeaci n
Reglamentacin del Estatuto General de
Contratacin de la Administracin
Pblica y se dictan otras disposiciones



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6.4. MANTENIMIENTO DE LAS REDES DE ENERGA ELCTRICA Y
ALUMBRADO PBLICO DEL MUNICIPIO

- OBJETIVO
Efectuar el mantenimiento preventivo y correctivo de las redes elctricas y
alumbrado pblico de los puntos o sectores de la zona rural o urbana que requieren
de la atencin inmediata

- ALCANCE
Inicia con la recopilacin de las solicitudes, quejas o reclamos interpuestas por la
comunidad ante el despacho de la Secretaria de Infraestructura o previo recorrido
nocturno por parte de los tcnicos operativos donde se identifican los sectores
afectados para proceder a realizar una ruta de atencin previa y diligenciar el
formato de atencin y satisfaccin firmado por parte del afectado , finalizando con el
reporte del material elctrico que se cambia o se repara ante el Almacn Municipal
para darle la destinacin correspondiente.

- RESPONSABLE

SOLICITUDES, QUEJAS Y RECLAMOS: Consulta sobre un hecho en particular,
como una transaccin sobre la cual se pueda tener alguna inquietud; as como la
solicitud de copias y de documentos.

QUEJA: Expresin de insatisfaccin por la percepcin negativa del producto o
servicio recibido de la entidad, puede ser sobre cualquier de sus variables como
calidad, oportunidad, asesora. Las quejas NO estn relacionadas con la afectacin
monetaria.


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RECLAMO: Solicitud relacionada con la afectacin monetaria, negativa o positiva,
con relacin a un producto o servicio recibido; por ejemplo, con una cuenta o
transaccin.
RECORRIDO NOCTURNO: Trasladarse de un sector a otro para valorar el sistema
de alumbrado pblico.
FORMATO DE ATENCIN Y SATISFACCIN: Podemos definir al Formato como a
un documento escrito en el cual se indican la atencin y la satisfaccin del usuario
ante una queja o peticin.
REPORTE: Es un informe de un trabajo cuyo resultado es esperado por muchos
empleados.

Cuando se presenta el caso particular donde la comunidad presenta la peticin o
queja ante la secretaria competente y al ser esta atendida por los tcnicos
operativos estos deben diligenciar el formato de atencin y satisfaccin firmado por
la persona solicitante.
El material desecho debe ser reportado ante el Almacn Municipal donde ellos les
dar la destinacin correspondiente

- DESCRIPCION
1.Recorridos
Nocturnos
Tcni cos Operati vos de l a Secretari a
de Infraestructura reali zan recorri dos
nocturnos donde se i denti fi can l os
sectores donde se encuentran
ci rcui tos o focos apagados.
Tcni cos
Secretari a de
Infraestructura
Informes de
recorri dos nocturnos
Rutas de atenci n
2. Clasi fi caci n
sol i ci tudes, quej as y
recl amos
La necesidad es presentada por l a
comuni dad medi ante ofi ci o,
sol i ci tudes, quejas o recl amos
cl asi fi cando l os sectores y trazando l a
ruta de atencin.
-Presi dentes de
Juntas de -
Accin Comunal
Comuni dad en
general
Rutas de atenci n


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-Tcni cos y
Auxi liares
Secretari a de
Infraestructura
5. Atencin recorri do
propuesto
Segn el recorrido trazado
previamente l os tcni cos operati vos se
remi ten a atender el probl ema que ha
generado el apagn en el sector.
Tcni co
operati vos
Secretari a de
Infraestructura

6. Dili genci ami ento
de Formatos de
atencin
El tcni co operati vo vi si ta a la persona
que interpuso l a queja o recl amo para
que evalu la atencin prestada por
parte de los mi smos, di ligenciando el
formato de atenci n y sati sfacci n.
Tcni co
operati vos
Secretari a de
Infraestructura

Formatos de
atencin y
sati sfacci n
7. Reporte de
materiales
desechados
Los material es desechados son
entregados al Almacn Muni cipal para
que efectu el correspondiente reporte
Tcni co
operati vos
Secretari a de
Infraestructura/A
l macn
Muni cipal

Informe de reporte

Nombre
Almacenamiento
Protecci
n
Recuperacin
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsabl e
Lugar y
Forma de
Archivo
Solicitud,
quejas o
reclamos
Auxiliar
Administrativ
o
Secretaria
de Inf raest/
Fsico
Archiv ador NA NA NA
Formatos de
atencin y
satisfaccin
Tcnicos
operativ os
Secretaria
de Inf raest/
Fsico
Archiv ador NA NA NA



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6.5. IDENTIFICACIN, PREPARACIN, SEGUIMIENTO Y EJECUCIN
DE PROYECTOS DE MEJORAMIENTO Y CONSTRUCCION DE
VIVIENDA

- OBJETIVO
Responder a la demanda insatisfecha de vivienda

- ALCANCE
Este procedimiento abarca el mejoramiento y la entrega de vivienda nueva. Inicia
con la convocatoria, registro de postulantes, Recepcin de la documentacin entrega
de las condiciones y criterios para la convocatoria, y termina con la probacin del
proyecto

- RESPONSABLES:
Secretario de Infraestructura y obras pblicas, El lder de proyecto de vivienda, Jefe
de Planeacin

MEJORAMIENTO DE VIVIENDA: Proceso por el cual el beneficiario del subsidio
supera una o varias de las carencias bsicas de una vivienda perteneciente a un
desarrollo legal o legalizado, o a una edificacin, en aspectos tales como, su
estructura principal, cimientos, muros o cubiertas, carencia o vetustez de redes
elctricas o de acueducto, zonas humedas y cuyo desarrollo exige la consecucin de
permisos o licencias previos ante las autoridades competentes, cuando se requiera.
SUBSIDIO FAMILIAR DE VIVIENDA DE INTERS SOCIAL en la modalidad de
Vi vienda Saludable es el que se otorga para la ejecucin de obras menores,
reparaciones o mejoras locativas objeto optimizar las condiciones bsicas de salud
de los hogares ms vulnerables. Comprende, prioritariamente, la habilitacin o
instalacin de batera de baos, lavaderos, cocinas, redes hidrulicas y sanitarias,


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pisos en superficies en tierra o en materiales inadecuados, y otras condiciones
relacionadas con el saneamiento y mejoramiento de fachadas de una vivienda de
inters social prioritario, con el objeto de alcanzar progresivamente soluciones de
vi vienda de inters prioritario en condiciones dignas
OFERENTES DE SOLUCIONES DE VIVIENDA: Es la persona natural o jurdica,
patrimonio autnomo cuyo vocero es una sociedad fiduciaria o la entidad territorial,
que puede construir o no directamente la solucin de vivienda, y que est
legalmente habilitado para establecer el vnculo jurdico directo con los hogares
beneficiarios del subsidio familiar, que se concreta en las soluciones para
adquisicin, construccin en sitio propio y mejoramiento de vivienda.
POSTULANTES: Son los hogares que carecen de recursos suficientes para adquirir,
construir o mejorar una nica solucin de vivienda de inters social, que cumplan
con los requisitos que sealan las leyes vigentes.

Este trabajo se inicia con la convocatoria de las personas del nivel del sisben 1 y 2
de escasos recursos.
Los documentos se deben recibir por el personal de la alcalda en el sitio donde se
establezca por los funcionarios.
Las carpetas debern estar foliadas y entregadas al personal encargado de la
Alcalda
- DESCRIPCION
IDENTIFICACION DE LA
NECESIDAD
Se determina l a necesi dad de la
comuni dad de vi vi enda mediante
encuestas, vi si tas de campo. El
tcni co, auxili ar admi ni strati vo deber
conocer l a normati vidad de vi vienda y
ser acompaado por ing. ci vil
Tcni co
operati vo
Regi stro
fotogrfi co,
planil la de
vi si tas o
bi tcora
FORMULACION
Se elabora el proyecto teni endo en
cuenta l os parmetros de
benefi ci arios
Profesi onal
Uni versi tari o
Aux.
Admini strati vo
Anteproyecto
REVISION Se remi te a la secretaria
Infraestructura y a comi t, quienes
Auxi liar
Admini strati vo
Proyecto de
vi vi enda


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revi san y aprueban
Si no se aprobado vuel ve a l a etapa 2
para aj uste. si es aprobado pasa a la
si guiente etapa
Comi t
Tcni co,
secretari a y
despacho
aprobado

PRESENTACION
Regi stro Banco de proyectos y si es
de regal as en el OCAD, MINISTERIO
fi rmado por al calde
Secreta
Planeaci n,
i nfraestructura ,
Lder de
proyectos y
al calde
Radi caci n
Proyecto,
Ofi ci o
remi sori o
APROBACION POR
OCAD o el Ministerio
El OCAD remi te Resol uci n de
aprobaci n y en caso de Min, remi te
una el egibi lidad
OCAD Resol uci n
Elegi bili dad,
CONVOCATORIA Se ini cia con la convocatoria de las
personas del ni vel del si sben 1 y 2 de
escaso s recurso s.
El Auxi liar admini strati vo sumini stra
i nformacin y asesora a los
i nteresados en postularse al subsi dio
de mej orami ento de vi vi enda. Entrega
el formulari o de prei nscri pci n a los
postulantes y real i za el cruce de
cdulas de l os mi smos para veri fi car
el cumplimi ento de los requi si tos
antes de l a postul aci n
Los postulantes dili genci an el
formulario y anexan l os documentos
exigidos. Las carpetas debern estar
foliadas y entregadas al personal
encargado de l a Al cal da
Auxi liar
admini strati vo
y/o personal de
apoyo
asi gnado
Carpetas de
postulantes
VERIFICACION DE
INFORMACION
El Auxil iar admini strati vo de vi vi enda
reci be el formul ari o de i nscri pci n
dili genci ado con sus anexos, elabora
l a base de datos precali fi cando los
postulantes al subsi di o de
mej orami ento de vi vienda, y de
vi vi enda nueva y la enva al secretario
de Infraestructura y al lder de
proyecto para la reali zaci n de vi si tas
de inspeccin de vi abi lidad del
mej orami ento o de la vi vienda nueva

Auxi liar
admini strati vo

Lder proyecto

Secretari o de
Infraestructura

Base de Datos


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CALIFICACION DE
POSTULANTES
El l der de proyecto en conj unto con la
Secretari a de Infraestructura reali zan
l a cali fi cacin final de los postulantes
al subsidio de mejoramiento de
vi vi enda, teni endo en cuenta las
si guientes vari abl es: condi ciones
soci oeconmi cas, nmero y
condi ci ones especi ales de l os
miembros del hogar, ahorro previ o y
nmero de postul aci ones.
Lder proyecto

Secretari o de
Infraestructura

Base de Datos
fi nal
ASIGNACION DE
SUBSIDIO
El OCAD se reune reali za la
asi gnacin de l os subsi di os de
mej orami ento de vi vi enda, mediante
l a apli caci n de l os recursos
di sponibl es a l os postulantes que les
corresponda, de acuerdo con el orden
secuenci al de l a li sta de postulantes
cali fi cados, a travs del acta
respecti va

Miembros del
OCAD

Acta
ADJUDICACION
Con fundamento en el acta la
Secretari a de Infraestructura elabora
resol uci n de adj udi caci n y pasa a
fi rma del al calde y regi stro
Secretari a de
Infraestructura
Al calde
Resol uci n de
Asi gnacin o
adj udi caci on

CARTAS A
BENEFICIARIOS
El auxili ar admi ni strati vo el abora las
cartas de l os benefi ciarios del
subsi di o de mej orami ento de vi vi enda
o de la construccin en vi vi enda
nueva para ser entregada por el
funci onari o del egado

Auxi liar
admini strati vo

Cartas

PLANEACION DE OBRAS
A EJECUTAR
El Li der de proyecto entrega al
secretari o de Infraestructura la base
de datos de l os benefi ci arios al
subsi di o de mej orami ento de vi vi enda
para que reali ce el Procedi miento 7.1
de este manual PLANEACIN DE
OBRAS PBLICAS

Secretari o de
i nfraestructura

Ofi ci na de
contrataci n

Contrato
EJECUCION DE OBRAS Una vez se susc ri ba el contrato al
oferente sel ecci onado se reali za el
procedimi ento 7.2. de este manual
EJECUCION, SEGUIMIENTO Y
LIQUIDACION DE OBRAS y se
procede a la entrega a sati sfacci n de
l as vi vi endas o del mej orami ento a los
benefi ci arios
Secretari o de
i nfraestructura

Lder del
proyecto

Informe o
vi tacora
TI TULACION En caso de construccin de vi vi enda Secretari a de Resol uci on


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nueva el Muni ci pio debe real i zar los
trami tes pertinentes para la ti tul aci n
de la propi edad en cabeza del nucl eo
famili ar del benefi ciario, esto re
reali za atraves de Resol ucion de
adj udi caci n o escri turaci n
Infraestructura
Escri tura

Nombre
Almacenamiento
Protec
cin
Recuperacin
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y
Forma de
Archivo
Regi stro
fotogrfi co Tcni co
operati vo
Computador/
magnti co
Clave
acceso
Di sco, carpeta
fsi cas,
imgenes,
Medio magnti co
3 aos Archivo
pl anill a de
vi sitas x
vi vienda
Tcni co
operati vo
Computador/
magnti co
Clave
acceso
Di sco, carpeta
fsi cas,
imgenes,
Medio
magnti co,
3 aos Archivo
Anteproye
cto
Auxi liar
Admini strativo
Lder de
Proyecto
Computador/
magnti co
Clave
acceso
Di sco, carpeta
fsi cas,
imgenes,
Medio magnti co
3 aos Archivo
proyecto
Auxi liar
Admini strativo
Lder de
Proyecto
Computador/
magnti co
Clave
acceso
Di sco, carpeta
fsi cas,
imgenes,
Medio magnti co
3 aos Archivo
resolucin
Auxi liar
Admini strativo
Carpeta
Resol uci ones/
Secretaria
General
Clave
acceso

Computador
Auxi liar admi ni s/
magnti co
3 aos Archivo
Base de
datos
Auxi liar
admini strativo
/lder proyecto
Computador/
magnti co
Clave
acceso
Carpeta fsica/
vi vienda
4 aos Archivo
Acta
OCAD
Auxi liar
admini strativo
/lder proyecto
Fi si co/ ofi cina
de
infraestructra
Archiva
dor
Carpeta
fsi ca/proyecto
de vi viendas
4 aos Archivo
Cartas de
adjudi caci
on
Auxi liar
admini strativo
/lder proyecto
Fi si co/ ofi cina
de
infraestructra
Archiva
dor
Carpeta
fsi ca/proyecto
de vi viendas
4 aos Archivo
Vi tacora
Auxi liar
admini strativo
/lder proyecto
Fi si co/ ofi cina
de
infraestructra
Archiva
dor
Carpeta
fsi ca/proyecto
de vi viendas
4 aos Archivo
Resol uci o
n/escri tura
cion
Auxi liar
admini strativo
/lder proyecto
Fi si co/ ofi cina
de
infraestructra/
Ofcina
Instrumentos
publi cos
Archiva
dor
Carpeta
fsi ca/proyecto
de vi viendas
4 aos Archivo


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Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo expide Descripcin
Decreto 2190

12 j uni o 2009

EL MINISTRO DEL INTERIOR Y
DE JUSTICIA
Por el cual se establ ece
l as pol ti cas de vi vi enda
Ley 3 de 1991
Ley 388 de 1997
l ey 546 de 1999
l ey 789 de 2002
l ey 1114 de 2006
l ey 1151 de 2007.

EL MINISTRO DEL INTERIOR Y
DE JUSTICIA DE LA
REPBLICA DE COLOMBIA,
Por el cual se establ ece
l as pol ti cas de vi vi enda

Proyect ado LEONOR VASQUEZ LIZCANO CARGO: AUXI LIAR ADMINISTRATI FIRMA


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PROCEDIMIENTOS DE
SALUD


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7. PROCEDIMIENTOS DE SALUD

7.1. ELABORACIN, APROBACIN Y EJECUCIN DEL PLAN DE
SALUD TERRITORIAL

- OBJETIVO
Definir la metodologa para la elaboracin, ejecucin, seguimiento, evaluacin y
control del Plan de salud Territorial
- ALCANCE
Este documento inicia con la participacin del CTSSS, la elaboracin del perfil
epidemiolgico del municipio y finaliza con el cumplimiento en la ejecucin del Plan
de Salud Territorial
- RESPONSABLE
Secretaria de Salud
Actores Sociales, institucionales y comunitarios
Consejo Territorial de Seguridad Social en Salud


PLAN DE SALUD TERRITORIAL: es equivalente al plan intersectorial, es parte
integral de la dimensin social del plan de desarrollo y se rige en materia de
principios, procedimientos y mecanismos de elaboracin, ejecucin, seguimiento,
evaluacin y control as mismo por la normatividad vigente.
CONSEJO TERRITORIAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD (CTSSS): Es un
escenario para la adopcin y adecuacin de polticas municipales, relacionadas con
el funcionamiento del sistema y su participacin en la construccin, seguimiento y
monitoreo de los planes territoriales de salud, teniendo en cuenta las caractersticas
particulares, la situacin de salud y las necesidades e intereses de la colectividad
que representan.


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Desarrollar mesas de trabajo para la elaboracin del PTS
Realizar la Descripcin y priorizacin de los problemas y necesidades
identificadas
Definir metas de accin
Descripcin de las areas subprogramticas
Realizar la Estimacin presupuestal de cada eje y definir responsables
Elaboracin de la planeacin indicativa en salud y plurianual de inversiones
es salud
Aprobacin del PTS
Ejecucin del PTS

- DESCRIPCION
Acti vidad Descripcin Responsable Registro
1. Elaboracin
del Plan
Territorial de
Salud
De acuerdo a l a normati vi dad vigente se
reali zan mesas de trabajo, a parti r del
diagnosti co de salud se definen y priori zan
necesidades y se defi nen metas.
CTSSS
Secretari a de
Sal ud
Actas de
reuni n,
documentos de
l as necesi dades
i denti fi cadas,
2. Definicin de
reas
subprogramti
cas,
responsables
y presupuesto.
Se defi nen acti vidades especifi cas por cada
rea subprogramti cas:
Aseguramiento
Prestaci n de servi ci os
Sal ud Pbl i ca
Emergencias y Desastre s
se defi nen responsables y presupuesto

CTSSS
Secretari a de
Sal ud

Plan Terri tori al
de Sal ud
3. Aprobacin
por parte del
consej o
municipal
Se convoca a todos l os mi embros del consej o
muni cipal a l os cuales se l es presenta el anexo
tcni co 1 y 2 de la resoluci n 425 que son l a
planeaci n indi cati va en salud y pl aneacin
plurianual de i nversi ones en sal ud y son ell os
qui enes l o aprueban, se reali za el l evantamiento
del acta.

Secretari a de
Sal ud
Consej o
Muni cipal

Acta de
aprobaci n
EJECUCION
4. Ejecucin
del Plan
Territorial
de Salud
La ej ecucin del Plan Territorial de Salud esta
di vi da en tres sectores que se defi nen
especfi camente cada uno de l os si guientes
procedimi entos de Asegurami ento, Prestacin
de servi cios Acti vi dades de Sal ud publi ca
Secretari a de
Sal ud

Informe de
gesti n cada
ao respecto a
l os logros del
PTS


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Atencin A Pobl aci n Vul nerabl es

Nombre Almacenamiento Proteccin Recuperacin Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsabl e Lugar y
Forma de
Archivo
Actas de
reuniones
Secretaria
de salud
SSM/
Fsico
Carpeta
Archiv o de la
Of icina SSM
Archiv ador
carpeta del
rgimen
subsidiado
5 aos Archivo
Municipal
Archivo
SECRETARIA
DE SALUD

Plan
Territorial
de Salud
Secretaria
de salud
SSM/
Fsico
Carpeta
Archiv o de la
Of icina SSM

Archiv ador
carpeta del
rgimen
subsidiado
5 aos Archivo
Municipal
Archivo
SECRETARIA
DE SALUD

Acta de
aprobacin
Secretaria
de Salud
SSM/
Fsico
Carpeta
Archiv o de la
Of icina SSM Informe de
gestin
Secretaria
de Salud
SSM/
Fsico

- DOCUMENTOS EXTERNOS Y BASE LEGAL
externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Ley 1122 de 2007 9 de Enero de
2007
Congreso de
Colombia
Por el cual se hacen algunas modif icaciones
en el Sistema General de Seguridad Social en
Salud y se dictan otras disposiciones
Resolucin 425 de 2008 11 de f ebrero de
2008
Ministerio de la
Proteccin Social
Por la cual se def ine la metodologa para la
elaboracin, ejecucin, seguimiento,
ev aluacin y control del Plan de Salud
Territorial y las acciones que integran el Plan
de Salud Pblica de Interv enciones Colectiv as
a cargo de las entidades territoriales.
2011
Congreso de
Colombia
Por la cual se reforma el Sistema General de
Seguridad Social en Salud

Proyect ado VIVIAN ANYELI RIVERA CARGO: SECRETARIA DE SALUD FIRMA
Aprobado por VIVIAN ANYELI RIVERA CARGO: SECRETARIA DE SALUD FIRMA


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7.2. COMPROMISO DE RECURSOS DEL REGIMEN SUBSIDIADO

- OBJETIVO
Explicar la metodologa para la elaboracin del acto administrativo en el cual se
comprometen los recursos para asegurar la continuidad en la afiliacin del rgimen
subsidiado.
- ALCANCE

Este procedimiento inicia con el documento CONPES y finaliza con la elaboracin
del acto administrativo

- RESPONSABLE

El responsable de la aplicacin eficaz de este procedimiento es la Secretaria de
Salud, interviene la auxiliar de aseguramiento y la secretaria financiera


CONPES: El Consejo Nacional de Poltica Econmica y Social, es la mxima
autoridad nacional de planeacin y se desempea como organismo asesor del
Gobierno en todos los aspectos relacionados con el desarrollo econmico y social
del pas. Para lograrlo, coordina y orienta a los organismos encargados de la
direccin econmica y social en el Gobierno, a travs del estudio y aprobacin de
documentos sobre el desarrollo de polticas generales que son presentados en
sesin.
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: documento expedido por el
rea de secretaria financiera el cual corresponde al valor del recurso.
ACTO ADMINISTRATIVO: Documento que finalmente plasma los recursos
comprometidos para garantizar el aseguramiento.


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Seguimiento y control permanente de las liquidaciones del rea de
aseguramiento de la Secretaria de Salud Departamental.
Solicitar la autorizacin por parte de las EPS-S para realizar el giro de los
recursos
Generar los certificados para agilizar los trmites de giro de los recursos

- DESCRIPCION
1. Presupuesto de
los recursos
para
aseguramiento
El muni ci pi o de Mi randa de acuerdo al
documento CONPES (Matri z)el cual
rene todos l os recursos de SGP,
FOSYGA, Rentas Cedidas y Esfuerzos
Propi os i ncorpora todos l os recurso s para
l a vigencia fi scal del presente ao.
Secretari a de
Sal ud
Secretari a
Fi nanci era
Al calde

Presupuesto
2. Solicitud de
CDP

La secretari a de sal ud soli ci ta el CDP a
Secretari a Financiera, qui en emite el
CDP
Secretari a de
sal ud
Secretari a
fi nanciera

CDP
3. Solicitud de
numero del acto
administrativo
La secretari a de sal ud soli ci ta a l a
secretari a general el numero de l a
resol uci n para comprometer l os
recursos del rgimen subsi di ado
Secretari a de
sal ud
Secretari a
general
Libro radi cado
de l as
Resol uci ones
4. Elaboracin del
acto
administrativo
La secretaria de sal ud el abora el
documento Acto Admi ni strati vo el cual
compromete l os recursos del rgi men
subsi di ado
Secretari a de
sal ud
Borrador de
acto
admini strati vo
5. Revisin del
acto
administrativo
La secretari a de salud remi te el borrador
del acto admi ni strati vo a la ofi ci na jurdi ca
para su respecti va aprobacin
Secretari a de
sal ud
ofi cina
j urdi ca

Vi sto bueno
6. Firma del acto
administrativo
El acto admi ni strati vo con la aprobacin
por ofi ci na j urdi ca es ll evado al despacho
para l a fi rma del al cal de y se transfieren
l os recursos a SSD y EPS

Ofi ci na
j urdi ca
Al calde
Sec.
Fi nanci era

Acto
Admini strati vo


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Nombre Almacenamiento Proteccin Recuperaci
n
Retencin
Archiv o
Gestion
Disposicin
Forma de
Archivo
Matriz
CONPES
Secretaria de
salud auxiliar de
aseguramiento
Secretaria
de salud/
fsico
Carpeta
Archiv o de la
Of icina SSM
Archiv ador
carpeta del
rgimen
subsidiado
5 aos Archivo
Municipal
Archivo
SECRETARIA
DE SALUD.
CDP Secretaria de
salud
Secretaria
de salud/
fsico
Carpeta
Archiv o de la
Of icina SSM
Acto
administ
rativo
Secretaria de
Salud
Secretaria
de salud y
Secretaria
general/
fsico
Carpeta
Archiv o de la
Of icina SSM
y Secretaria
General

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
2007
Congreso de
Colombia
Por el cual se hacen algunas modificaciones en el
Sistema General de Seguridad Social en Salud y se
dictan otras disposiciones
Acuerdo 415 de 2009 29 de May o de
2009
Consejo
Nacional de
Seguridad
Social en Salud
Por medio del cual se modif ica la f orma y
condiciones de operacin del Rgimen Subsidiado
del Sistema General de Seguridad Social en Salud y
se dictan otras disposiciones.
2011
Congreso de
Colombia
Por la cual se ref orma el Sistema General de
Acuerdo 029 de 2011 28 de Diciembre
de 2011
Comisin de
Regulacin en
Salud
Por el cual se actualiza el Plan Obligatorio de Salud,
medicamentos, procesos y procedimientos.
Acuerdo 032 de 2012 17 de May o de
2012
Comisin de
Regulacin en
Salud
Por el cual se unif ica el Plan de Benef icios de la
poblacin de 18 a 60 aos y se def ine la Unidad de
Pago por Capitacin UPC del rgimen subsidiado.
Ley 1608 de 2013 2 Enero de 2013 Congreso de
Colombia
Por medio de la cual se adoptan medidas para
mejorar la liquidez y el uso de algunos recursos del
sector salud



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7.3. CONFORMACION BASE DE DATOS DE POTENCIALES
BENEFICIARIOS DEL REGIMEN SUBSIDIADO EN SALUD

- OBJETIVO
Aplicar al listado nacional de poblacin elegible, conformada por el Ministerio de la
Proteccin Social, los criterios de Seleccin definidos en la norma para que, las
personas en situacin de mayor pobreza y/o vulnerabilidad sean susceptibles de
recibir los subsidios de salud, de acuerdo con la disponibilidad de recursos del
Sistema General de Seguridad Social en Salud.

- ALCANCE
Inicia con Personal identificado y termina con la publicacin del listado

- RESPONSABLE
Los responsables de la aplicacin eficaz de este procedimiento son los lderes de los
procesos en donde se realizan trmites: Secretara Municipal de Salud, Auxiliar
Administrativo- Rgimen Subsidiado

LNPE: Listado Nacional de Poblacin Elegible
SISBEN: Sistema de Seleccin de Beneficiarios para Programas Sociales


Cumplimiento de la norma en relacin con la remisin de la base de datos
priorizada al nivel departamental.
Publicacin y validacin social de los listados de potenciales elegibles
Asistencia Tcnica permanente por parte del departamento en la capacitacin y
entrenamiento en el manejo de bases de datos en los municipios.


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Archivar los oficios enviados y recibidos en relacin con la solicitud de
informacin de potenciales elegibles
Realizar copia de seguridad de la base de datos una vez constituida.

- DESCRIPCION
Actividad Descri pci n Responsable Regi stro
Conformacin del
Listado Nacional de
Poblacin Elegible
El li stado nacional de poblaci n el egi bl e,
ser conformado por el Mini steri o de
Sal ud y Protecci n Soci al ; el cual
deber ser uti li zado de manera
obl igatoria por las Enti dades
Territori al es responsabl es de l a
operacin del Rgimen Subsi di ado.
Acuerdo 415 de 2009.
Mini steri o de
Sal ud y
Protecci n
Soci al
Base de datos de
potenciales
benef iciarios

Validacin
Val idar respecto a l a poblaci n
i denti fi cada como el egi bl e del li stado a
que hace referenci a el numeral anterior,
si cumple con l os requi si tos y
condi ci ones para recibi r subsi di os en
sal ud, a parti r de l os mecani smos e
i nstrumentos de i nformacin di sponi bl es
en el muni ci pio y de encontrarse
di screpancias el aborar li stado con l a
poblacin que se encontr como no
elegi ble.

Auxi liar
Admini strati vo

Seleccin de
potenciales
beneficiarios del
rgimen subsidiado de
acuerdo al nivel
SISBEN
La sel ecci n de l os benefi ciari os se
i ni ci a ordenando a l as personas
cl asi fi cadas en los ni veles 1, 2 de l a
encuesta SISBEN. Para que l os
miembros del mi smo ncl eo fami liar se
conserven j untos se debe aadi r el
cri teri o Fi cha SISBEN.
El ncleo famili ar es el defi nido en el
artcul o 8, Acuerdo 415 de 2009 y
dems normas que lo adi cionen o
modifiquen.

Auxi liar
Admini strati vo

Publicacin listado
oficial de priorizados
Se i mprime el l i stado de potenci al es
elegi bles del Rgimen Subsi di ado en
Sal ud pri ori zado segn cri teri os l egal es
y se publi ca en si tio pbli co para

Auxi liar

Li stado de


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del rgimen
subsidiado
conocimi ento de la comuni dad y para
que se reali ce sobre este l a
correspondi ente veedura ci udadana.
Admini strati vo elegi bles

- CONTROL DE REGISTRO
Nombre Almacenamiento Protecci
n
Recuperac
in
Retencin
Archiv o
Gestion
Disposicin
Responsabl e Lugar y For ma
de Archivo
Base de
datos de
potenciales
beneficiario
s priorizada
Secretaria
de Salud
Of icina de
Salud medio
magntico
Equipo Aux.
Admv o
Clav e de
acceso
Disco
E/Validaci
n/ao/me
s
4 aos Archiv o de gestin
Listado de
elegibles
Secretaria
de Salud
Of icina de
Salud medio
magntico
Equipo Aux.
Admv o
Clav e de
acceso
Disco
E/Validaci
n/ao/me
s
4 aos Archiv o de gestin

Nombre del
documento externo
Fecha de expedicin Entidad que lo
expide
Descripcin
Acuerdo 415 de
2009
29 de Mayo de 2009 Consej o Naci onal
de Seguridad
Soci al en Sal ud
Por medio del cual se modi fi ca la
forma y condi ciones de operaci n
del Rgimen Subsi di ado del
Si stema General de Seguridad
Soci al en Salud y se di ctan otras
di sposi ci ones

Proyect ado MARIA CRISTINA ROLDAN CARGO: AUX. ADMINISTRATIVO FIRMA


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CODIGO
100-1.21-001-2013
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Pgi na 129


7.4. DEPURACION DE INFORMACION, ELABORACION DE REPORTES
Y REMISION DE LA BASE DE DATOS DEL REGIMEN SUBSIDIADO
EN SALUD AL DEPARTAMENTO

- OBJETIVO
Remitir oportunamente debidamente depurada, validada y ajustada, en la estructura
definida, la informacin consolidada del municipio al FOSYGA y a la Secretaria
Departamental de Salud, donde se envan los ingresos del mes, Listado Censal,
PPNA.
- ALCANCE
Inicia con la verificacin de la informacin del FOSYGA y termina con el reporte de la
informacin

- RESPONSABLE
procesos en donde se realizan trmites: Secretara Municipal de Salud y Auxiliar
Administrativo Rgimen Subsidiado

BDPB: base de datos de potenciales beneficiarios
SISBEN: Sistema de Seleccin de Beneficiarios para Programas Sociales


Elaborar cronograma y hacer seguimiento a la entrega de informacin.
Verificar peridicamente las disposiciones identificadas en las normas tcnicas
sobre informacin en aseguramiento especialmente las relacionadas con el
manejo de informacin y base de Datos.
Elaborar Reportes de informacin con la debida anticipacin para la entrega de
Bases de Datos al Departamento.


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Pgi na 130


Participar en las capacitaciones y reuniones informativas que imparte la
Secretara Departamental de Salud referentes al manejo de las bases de datos
del rgimen subsidiado.
Solicitar Asistencia tcnica al Departamento.

- DESCRIPCION
Descargar del FTP
del fosyga la
informacin
resultante del
proceso de
validacin del
periodo anterior
Descargar mensual mente la informaci n que el
administrador fiduciario de los recursos del Fondo de
Solidaridad y Garanta, Fosyga dispone:
Archi vo Consol idado del Rgi men Subsi di ado:
reportando todos l os regi stros (Acti vos y
Reti rados) que exi sten en la BDUA de cada
Muni cipio, con l os campos del archi vo maestros
de afili ados al Rgimen Subsi di ado, de l a
Resol uci n 1344 de 2012, ms l os campos
Estado de Afi liacin y Fecha del Estado de
Afili acin para cada afili ado regi strado en l a
BDUA.
- Archi vo Consoli dado de Rgimen
Contributi vo afili ados del muni cipi o regi strado
en l a BDUA.
- Archi vo Trasl ados al Contri buti vo afili ados
que en los procesos de vali daci n de BDUA
pasaron del Rgimen Subsi diado al Rgimen
Contributi vo. En este archi vo se regi stra el
cdi go de l a EPS y fecha del proceso en la cual
el afil iado pas al Rgimen Contributi vo.
- Archi vo Consolidado de Contratos
- Archi vo Inconsi stencias en Identi fi caci ones,
afili ados regi strados en l a BDUA que presentan
i denti fi caciones no vali das.
- Archi vo de afi liados vali dados y negados
segn el reporte presentado por el muni ci pio en
el mes anteri or.

Auxi liar
Admini strati vo
Archi vo
descargado
Revisar y separar
la informacin
Revi sar la informaci n proveniente del fosyga
para determi nar l a acci n a segui r as: El
consoli dado de contratos nos muestra como se
encuentra la i nformacin contractual en fosyga,
el archi vo Inconsi stencias en identifi caci ones
nos muestra que afil iados ti enen pendiente l a
actuali zacin de datos de identifi caci n.
El archi vo de afili ados negados nos muestra l os
regi stros que no fueron vali dados del archi vo
maestro de afi liados pendientes reportados en


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Pgi na 131


el mes anterior, cada regi stro reporta l as glosas
que moti van la negacin de val idaci n, el
archi vo consol idado del rgi men subsi di ado
consti tuye l a base para la reali zaci n de l os
reportes de novedades y determina l a pobl acin
vali dada del muni cipi o. Los afi liados del rgimen
subsi di ado que no estn regi strados en el
archi vo consoli dado deben ser reportados al
departamento en un archi vo maestro de
afili ados pendi entes para que sean cargados a
l a BDUA.

El archi vo de afil iados vali dados nos i ndi ca
cual es afili ados del archi vo maestro de afili ados
pendi entes, reportados en el mes anteri or,
fueron cargados a l a BDUA, estos entran a
formar parte del archi vo consol idado.

Depuracin de la
base de datos
Con la informaci n reportada por el fosyga y l os
resul tados obteni dos en el procedimiento de
actuali zacin de l a base de datos, procedemos
a depurar l a base reali zando un cruce para
i denti fi car los regi stros coi nci dentes. Los
regi stros cuyo cruce coi nci de total mente
corresponden a l os afili ados cargados en l a
BDUA l os cuales no sern obj eto de
modifi caci n y forman parte del archi vo maestro
total de afil iados.
Los regi stros que en el cruce coinci den
parcial mente son aquel los que han sido
modifi cados en el proceso de actuali zaci n,
estas modi fi caci ones generan las novedades
que debern ser reportados al fosyga para l o
cual se conforma el archi vo de novedades.
Los regi stros que no coi nci den se buscan el
archi vo de afili ados negados para establecer l a
causa de l a no val idacin l a cual se encuentra
reportada en las gl osas. Los regi stros con
glosas generadas por i nconsi stenci as deben
corregi rse para reportarlos nuevamente en el
archi vo maestro de afi liados pendientes.
Los afil iados regi strados con gl osas de
mul ti afili acin sern obj eto de suspensi n en l a
base de datos, al igual que l os afili ados
reportados en el archi vo de traslados al
contri buti vo, para l uego apli car el debido
proceso y reasi gnar los cupos a nuevos
afili ados.
Auxi liar
Admini strati vo
Archi vo
Excel , txt
Validacin y
Los archi vos conformados: maestro total de
Auxi liar
Archi vo .pack


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reporte de la
informacin
afili ados, maestro de afi liados pendientes y
novedades deben vali darse conforme a l os
si guientes cri teri os:
Que cumplan con l a estructura establ ecida en l a
resol uci n 1344 de 2012
Que no tengan dupl i cidades (afili ados con el
mi smo nmero de i denti fi cacin o afili ados con
datos i dnti cos en l os campos de nombres,
apelli dos y fecha de nacimi ento).
La verifi caci n de l a estructura de los archi vos
se comprueba utili zando una mall a validadora
sumi ni strada por el fosyga que determi na l os
errores de estructura. Si l os archi vos pasan si n
errores l a vali daci n esto i ndi ca que estn l i stos
para el reporte mensual de lo contrari o debemos
corregi r l os errores hasta que al val idar no
exi sta ninguno.
Los tres archi vos vali dados se carga a l a pagina
del FOSYGA a travs de l a mall a vali dadora, si
esta no est acti va se puede envi ar por correo
electrni co previ amente vali dado a la Secretari a
Departamental de Salud para que sea envi ada
al Admi ni strador Fi duciario del FOSYGA
Admini strati vo

n
Recupera
cin
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsabl e Lugar yForma
de Archivo
Archivo de
novedades.
Oficio
remisorio
Secretaria
de Salud
Of icina de
Salud Equipo
de computo
destinado a
Auxiliar
Administrativ o
Clav e de
acceso
Disco
E/Validaci
on/ao/me
s
4 aos Archiv o de
Gestion

Nombre del
documento externo
Fecha de
expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Resol uci n 1344 de
2012
4 junio de 2012 Mini steri o de
Sal ud y
Protecci n Soci al
Se di ctan di sposi ciones para el
reporte de afili aci n al SGSSS y se
efectan modi fi caciones a la BDUA



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7.5. INGRESO Y RETIRO DE AFILIADOS AL REGIMEN SUBSIDIADO EN
SALUD

- OBJETIVO
Realizar el ingreso a la base de datos de beneficiarios del rgimen subsidiado

- ALCANCE
Inicia con la recepcin de formularios y termina con actualizacin de base de datos.

- RESPONSABLE
procesos en donde se realizan trmites:
Secretara Municipal de Salud
Auxiliar Administrativo rgimen subsidiado

BDPB: base de datos de potenciales beneficiarios


Verificar peridicamente las disposiciones identificadas en las normas tcnicas
sobre informacin en aseguramiento especialmente las relacionadas con el
manejo de informacin y base de Datos.

Requerir a las EPSS con la debida anticipacin para la entrega de novedades.

Solicitar Asistencia tcnica a la Secretara Departamental de Salud del Cauca.


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- DESCRIPCIN
Reci bi r formul ari os de
i nscri pci n para
nuevos benefi ci arios.
Reci be de l os di ferentes gestores de las EPSS en
el muni cipi o los formul ari os di ligenciados con l a
i nformacin de l os aspi rantes a l os cupos del
rgimen subsi di ado con l os documentos de
soporte.
Auxi liar
Admini strati vo
Formul ari o
Reci bi r reportes de
Novedades
regi stradas en el
periodo
Reci bi r de l os di ferentes gestores de las EPSS en
el muni ci pio l os reportes de l as novedades
regi stradas y l os archi vos de novedades que cada
EPSS reali z en el mes anterior.
Las novedades estn codi fi cadas de acuerdo al
campo a modifi car en cada regi stro de l a base de
datos y se encuentran establecidas en l a
resol uci n 812 de 2007.

Auxi liar
Admini strati vo
Reportes
magnti co
Revi sar la i nformacin
Revi sar que tanto las sol i citudes de ingreso como
l as novedades cumpl an con l o estableci do en l a
norma. Para que l as personas i nscri tas puedan
i ngresar al rgimen subsi di ado deben estar
regi stradas en el li stado de elegi bles del
muni cipio.
Las novedades si son de reti ro deben estar
soportadas con carta de renunci a, edi ctos o
certi fi cados de defuncin de lo contrario sern
devuel tas a l a EPSS.
Auxi liar
Admini strati vo

Actuali zar l a base de
acuerdo a l as
novedades reportadas
Cuando se presentan novedades de reti ro (por
renuncia, mul tiafi liacin y muerte) se codi fi can y
regi stran las novedades.
Cuando la novedad es por correcci n y/o
actuali zacin de datos se actuali zan y/o corri gen
l os campos de l os regi stros de l a base de datos.
Auxi liar
Admini strati vo


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Pgi na 135


n
Recuperacin Retencin
Archiv o
Gestion
Disposicin
Forma de
Archivo
Registros de
novedades.
Secretaria
de Salud
Of icina de
Salud
Equipo de
Auxiliar adm
Clav e de
acceso
Disco
E/Validacion/a
o/mes
4 aos Archiv o de
Gestion
Base de datos
de nuevos
beneficiarios
Secretaria
de Salud
Of icina de
Salud
Equipo de
Auxiliar adm
Clav e de
acceso
Disco
E/Validacion/a
o/mes
4 aos Archiv o de
Gestion


externo
Fecha de
expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Resolucin 1344 de 2012 4 junio de 2012 Ministerio de Salud
y Proteccin Social
Se dictan disposiciones para el reporte
de af iliacin al SGSSS y se efectan
modif icaciones a la BDUA



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7.6. LIQUIDACION MENSUAL DE ESFUERZO PROPIO AFILIADOS AL
REGIMEN SUBSIDIADO EN SALUD

- OBJETIVO
Conocer la liquidacin mensual de afiliados al Rgimen Subsidiado

- ALCANCE
Cancelar a las EPS Subsidiadas los valores correspondientes a Esfuerzo propio.

- RESPONSABLE
Administrativo rgimen subsidiado

LMA: Liquidacin Mensual de Afiliados.

Verificar peridicamente las disposiciones contenidas en la pgina web del Fosyga.
Solicitar Asistencia tcnica a la Secretara Departamental de Salud del Cauca.

- DESCRIPCION
Revisar la informacin
Veri fi car y descargar de la pagina web
del Fosyga, l a liqui daci n mensual de
afili ados.

Auxi liar
Admini strati vo
Archi vo


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Remitir informacion
Remi ti r a l a Secretara Fi nanci era el
formato LMA en medi o fi si co, para que
se proceda a reali zar l os respecti vos
pagos de esfuerzo propi o a l as EPSS
asentadas en el Muni ci pi o.
De igual manera se remi te a l a ofi ci na
de Contabili dad el archi vo en medi o
magnti co, para lo correspondiente a su
cargo

Auxi liar
Admini strati vo
Formato.
Archi vo
magnti co

Nombre Almacenamiento Proteccin Recupera
cin
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Forma de
Archivo
Liquidacin
mensual de
afiliados
Secretaria
de Salud
Of icina de
Salud
medio
fsico y
magntico
Clav e de
acceso
Disco
E/Validaci
on/ao/me
s
4 aos Conser vacin t otal



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7.7. REPORTE DE INFORMACIN FINANCI ERA (CIRCULAR NICA) A
LA SUPERSALUD

- OBJETIVO
Facilitar las acciones de vigilancia, inspeccin y control a la Supersalud. Igualmente
proporcionar a sus funcionarios un instrumento jurdico unificado y coherente que
determine con precisin las reglas aplicables a las situaciones concretas que se
inscriben dentro de su mbito de competencia.

- ALCANCE
Inicia con la solicitud de informacin para conocer el estado financiero de las cuentas
de salud y termina con el reporte.

- RESPONSABLE

Circular nica: Instructivo general para remisin de informacin para la inspeccin,
vigilancia y control.

Plazos: Reporte dentro de los primeros 20 das del mes siguiente al trimestre a
reportar


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- DESCRIPCION
Solicitar informacin
- A l a Secretara Fi nanci era se le
sol i ci ta l a ej ecucin de gastos,
i ngresos, l i stado de rdenes pagadas
a las EPSS.
- A l a ofi cina de Contabil idad se l e
sol i ci tan l os extractos bancari os de la
cuenta maestra del Rgimen
Subsi diado y de Sal ud Pbl i ca
- A las EPSS se les sol i citan los
contratos de P y P.

Auxi liar
Admini strati vo
Archi vo
Revisar informacin
Con la informaci n recaudada se
procede al dil igenciamiento de l os
archi vos correspondi entes a los Entes
Territori al es.

Auxi liar
Admini strati vo
Archi vo
Validacin y reporte
de la informacin
Una vez se cuenta con l os archi vos en
formato XLSX, se convi erten en archi vo
TXT, se vali dan y se sube a l a
plataforma de l a Supersal ud.
Estos i nformes se hacen de manera
tri mestral .
Auxi liar
admini strati vo.

Archi vo
magnti co.

Archivo
Gestion
Disposici
n final Responsabl e Lugar yForma
de Archivo
Informe
Circular
nica
Secretaria
de Salud
Of icina de
Salud medio
fsico y
magntico
Clav e de acceso
Disco
E/Validacin/a
o/mes
4 aos Conser vaci
n total

externo
Fecha de expedicin Entidad que lo
expide
Descripcin
Circular Externa No. 047
(Circular nica)
30 de Noviembre de
2007
Superintendencia
Nacional de Salud
Instrucciones generales y remisin
de inf ormacin para la inspeccin,
vigilancia y control



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7.8. REPORTE DE INFORMACIN FINANCIERA (RESOLUCION 1021) AL
MINISTERIO DE LA PROTECCION SOCIAL

- OBJETIVO
Informacin del manejo de los recursos de la subcuenta de rgimen subsidiado de
los fondos de salud de las entidades territoriales de manera bimestral.

- ALCANCE
Conocer el manejo de los recursos del rgimen subsidiado.

- RESPONSABLE

PISIS: Plataforma de Integracin del Ministerio de Salud y Proteccin Social.

Plazo: Reporte se realiza bimensualmente el ltimo da del bimestre

- DESCRIPCION
Solicitar
informacin
- A la of icina de Contabilidad se le
solicitan los extractos bancarios de la
cuenta maestra del Rgimen
Subsidiado.
- Listado de rdenes pagadas a las
EPSS.

Auxiliar
Administrativo
Archivo
Revisar
informacin
Con la inf ormacin recaudada se procede al
diligenciamiento de los archivos
Auxiliar
Administrativo
Archivo


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correspondientes.
Validacin y
reporte de la
informacin
Una vez se cuenta con los archivos en
f ormato XLSX, se convierten en archivo
TXT, se validan y se sube a la plataf orma
PISIS.
Auxiliar
administrativo

Archivo
magntico.

Nombre
Almacenamiento
Protecci
n
Recuperacin
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin final
Responsable
Lugar y
Forma de
Archivo
Resolucin 1021
de 2009.
Secretaria de
Salud
Of icina de
Salud medio
fsico y
magntico
Clav e de
acceso
Disco
E/Validacin/ao/
mes
4 aos Conser vacin t otal

Nombre del
documento externo
Fecha de
expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Resol uci n 1021 de
2009
6 de Abril de 2009 Mini steri o de Salud y
Protecci n Soci al
Se definen parci al mente los
i nstrumentos y peri odi ci dad para
el reporte de l a informaci n del
manej o de l os recursos de la
subcuenta del R.S.de los fondos
de salud de las E.T.
Resol uci n 1620 de
2011
13 de Mayo de 2011 Mini steri o de Salud y
Protecci n Soci al
Se modi fi ca anexo tcni co de la
Res. 1021 de 2009.



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7.9. AUDITORIA DEL REGIMEN SUBSIDIADO

- OBJETIVO

Describir la metodologa para realizar la auditora de la administracin del rgimen
subsidiado para garantizar el aseguramiento que permita el acceso oportuno y con
calidad al Plan de Beneficios de los afiliados mediante las entidades promotoras de
salud

- ALCANCE
Este procedimiento inicia en el acto administrativo en el cual se comprometen los
recursos del rgimen subsidiado con las EPSS hasta Diciembre del presente ao.

- RESPONSABLE
El responsable de la aplicacin eficaz de este procedimiento es el Secretario de
Salud y la interventora externa.

RGIMEN SUBSIDIADO: El Rgimen Subsidiado es el mecanismo mediante el cual
la poblacin ms pobre del pas, sin capacidad de pago, tiene acceso a los servicios
de salud a travs de un subsidio que ofrece el Estado.
AUDITOR: persona capacitada y experimentada que se designa por una autoridad
competente, para revisar, examinar y evaluar con coherencia los resultados de la
gestin administrativa y financiera de una dependencia (institucin gubernamental) o
entidad (empresa o sociedad) con el propsito de informar o dictaminar acerca de
ellas, realizando las observaciones y recomendaciones pertinentes para mejorar su
eficacia y eficiencia en su desempeo.
AUDITORIA: Es una evaluacin y verificacin sistemtica, documentada, peridica y
objetiva que tiene como resultado evidenciar el estado de uno o varios de los
procesos de una organizacin independientemente del sector o gremio al cual
pertenezca


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Realizar seguimiento y control permanente de los contratos de rgimen
subsidiado en salud.

- DESCRIPCION
1. Contratacin
de auditor
La secretari a de salud soli cita CDP a secretaria
Fi nanci era, elabora estudio previ o, proyecto y remi te
al rea de contratacin para que adel ante proceso
de selecci n prestaci n de servi cios
Secretari a de
sal ud
Secretari a
fi nanciera
Ofi ci na j urdi ca
CDP, estudi os
previos, fi cha y
contrato
2. Seguimiento
a la EPS-S e
IPS.

El funci onari o encargado de reali zar l a audi tora del
Rgimen subsi di ado Real i za el seguimi ento a las
novedades enviadas por parte de l a EPS-S
(Naci mientos, fal leci dos, reti ros, entre otros).
Veri fi car que la EPS-S cumpl a con l os servi cios
contratados y cumplimi ento de l os requi si tos
contractuales.
Reali zar l as vi si tas de i nspecci n a l as EPS-S para
veri fi car la red de prestacin de l os servi cios, las
autori zaciones en tiempos adecuados, y
funci onami ento en general .
Contrati sta
Audi tor

Copia de
novedades de
l a EPS-S
Copias de
comprobante
de egreso

rdenes de
pago
Informe
parciales
trimestral con
sus
respectivos
soportes
Reali zar Informes parci al es sobre los avances de la
audi tora evidenci ado el seguimi ento de las
acti vidades reali zadas y entregarl o a l a secretari a de
Sal ud con los debi dos soportes como; certi fi caci n
de las EPS, copia de l a i nformaci n sumini strada,
evidencias fotogrfi cas entre otras.
Supervi sar al audi tor y generar l a certi fi cacin para el
pago del audi tor

Contrati sta
Audi tor
Secretari a de
Sal ud
Certi fi cacin
de l as EPS
Informe parci al
de audi tora
Certi fi cacin
de supervi sor
Informe final
consolidado

Reali zar un i nforme final consoli dado de todas l as
acti vidades y segui mientos reali zados durante la
ejecuci n de l a audi tori a del rgi men subsi di ado a la
Secretara de Sal ud Muni ci pal y Departamental
Funci onario
encargado de
l a audi tori a.
Secretari a de
sal ud
Informe final
con sus
debidos
soportes


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Archivo
Gestion
Disposicin
Final Responsabl e Lugar y
Forma de
Archivo
Expedi ente
Contractual: CDP,
minuta contrato,
RP, Pliza
cumplimi ento,
parafiscal es,
copia ordenes de
pago,
comprobante
egreso
Auxiliar Oficina
Jurdica
Oficina de
Contrat acin
/fsico
Archivador Archivador
/Carpet a # del
contrat o
20 aos Conser vacin
total
Copia de
novedades de la
EPS-S
Contratist a
Audit or/
Secret aria de
Salud
Secret aria
de Salud/
Fsico
Archivador
/Carpet a # del
contrat o
4 aos Conser vacin
total
Informes de
auditora
Contratist a
Audit or/
Secret aria de
Salud
Secret aria
de Salud/
Fsico
Carpeta
Infor mes de
audit ora
4 aos Conser vacin
total

externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Ley 1122 de 2007 9 de Enero de 2007 Congreso de
Colombia
Por el cual se hacen algunas modif icaciones
en el Sistema General de Seguridad Social
en Salud y se dictan otras disposiciones
Acuerdo 415 de 2009 29 de May o de 2009 Consejo Nacional
de Seguridad
Social en Salud
Por medio del cual se modifica la f orma y
condiciones de operacin del Rgimen
Subsidiado del Sistema General de
Seguridad Social en Salud y se dictan otras
disposiciones.
2011
Congreso de
Colombia
Por la cual se ref orma el Sistema General de
Acuerdo 029 de 2011 28 de Diciembre de
2011
Comisin de
Regulacin en
Salud
Por el cual se fija el Plan Obligatorio de
Salud, medicamentos, procesos y
procedimientos.
Acuerdo 032 de 2012 17 de May o de 2012 Comisin de
Regulacin en
Salud
Por el cual se f ija el v alor de la Unidad de
Pago por Capitacin y se unifica el Plan de
Benef icios de la poblacin de 18 a 60 aos.
Ley 1608 de 2013 2 Enero de 2013 Congreso de
Colombia
Por medio de la cual se adoptan medidas
para mejorar la liquidez y el uso de algunos
recursos del sector salud



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7.10. APROBACIN, EJECUCIN Y SUPERVISIN DEL PLAN DE
INTERVENCIONES COLECTIVAS

- OBJETIVO
Definir la metodologa a realizar en la supervisin de la ejecucin del Plan de
Intervenciones Colectivas

- ALCANCE
Inicia desde el convenio del Plan de Intervenciones Colectivas y termina con la
caducidad del convenio.

- RESPONSABLE
Secretaria de Salud e Interventor Externo

PLAN DE INTERVENCIONES COLECTIVAS: conjunto de intervenciones,
procedimientos y actividades a cargo del Estado, dirigidas a promover la salud y
calidad de vida, la prevencin y control de los riesgos y daos en salud de alta
externalidad para alcanzar las metas prioritarias en salud definidas en el Plan
Nacional de Salud Pblica.


Elaboracin del convenio interadministrativo
Contratacin de la interventora externa
Supervisin de terreno
Actas de informe de interventora
Certificaciones de la Secretaria de Salud


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Decreto 084 de 2013

Pgi na 146


- DESCRIPCION
1. Elaboracin del
POA del PIC
De acuerdo a l a normati vidad vi gente y
a l os li neami entos de l a Secretaria de
Sal ud Departamental l a secretari a de
sal ud muni ci pal el abora el Plan
Operati vo Anual a contratar con l as IPS
Pbli cas
Secretari a de
sal ud
Documento
Preliminar del
POA
2. Aprobacin por
parte del consej o
de gobierno
Se convoca a todos los mi embros del
consejo de gobi erno a l os cual es se l es
presenta el POA y son ell os quienes l o
aprueban, se reali za el levantami ento
del acta.
Consej o de
Gobi erno
Acta de
aprobaci n y
POA
3. Se solicita el CDP La secretari a de sal ud soli ci ta ante l a
secretari a fi nanciera el CDP, se
elaboran l os estudi os previ os y l a fi cha
de proyecto y se remi te al rea de
contrataci n.
Secretari a de
Sal ud y
Secretari a
Fi nanci era
CDP
4. Elaboracin del
Contrato
Se anexan todos l os documentos
adj untos a l a ofi ci na de contrataci n
Secretari a de
Sal ud
Contratacin
Contrato
EJECUCION
5. Contratacin de la
Interventora
La secretari a de sal ud soli ci ta ante l a
secretari a fi nanciera el CDP, se
elaboran l os estudi os previ os y l a fi cha
de proyecto y se remi te al rea de
contrataci n.

Secretari a de
Sal ud y
Secretari a
Fi nanci era
contrataci n
CDP
Estudios
Previos
Fi cha de
proyecto
Contrato
6. Entrega de POA y
POAI del PIC
Se entrega al interventor el Plan
Operati vo Anual y el POA Inversi ones
del PIC para que i ni ci e sus i nterventora
de campo
Secretari a de
sal ud
Interventor
Acta
7. Interventora de
terreno
Se trasl ado a los l ugares para veri fi car
el cumpl imi ento y ejecucin de l as
acti vidades por parte del contrati sta y
Interventor Acta


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Pgi na 147


elabora un acta
8. Elaboracin de
informe de
interventora
El interventor reali za por cada informe
entregado por el contrati sta el abora un
i nforme de interventora especifi cando
el porcentaj e de cumplimi ento y l os
recursos ej ecutados.
Interventor

Informe de
i nterventora
9. Supervisin al
Interventor
La secretari a de salud reali za
supervi si n al i nterventor para
determi nar l a inspeccin al
cumplimi ento de las acti vidades del PIC
Secretari a de
Sal ud
Interventor
Acta de
Supervi si n
10. Certificado La secretaria de sal ud de acuerdo a l os
hal lazgos y el avance determi nado por
l os informes expide el certifi cado de
cumplimi ento de acti vi dades para l os
gi ros tanto del contrati sta como de l a
i nterventora.
Secretari a de
Sal ud
Certi fi cacin

Archivo
Gestion
Disposicin
Forma de
Archivo
POA Y PAOI Secretaria
de salud
SSM/
Fsico
Carpeta
Archiv o de la
Of icina SSM
Archiv ador
carpeta del
PIC
5 aos Archiv o
municipal y
Archiv o SSM
Acta de
aprobacin
Consejo de
Gobierno
SSM,
Despacho/
fsico
Carpeta
Archiv o de la
Of icina SSM
y despacho
Archiv ador
PIC y Consejo
de gobierno
Archiv o
municipal y
Archiv o SSM y
despacho
CDP,
Estudios
previos y
ficha
Secretaria
de salud
SSM y
contrataci
n/ Fsico
Carpeta
Archiv o de la
Of icina SSM
y
contratacin
Archiv ador
carpeta PIC y
contratacin
Archiv o
municipal,
Archiv o SSM y
contratacin
Contrato Contrataci
n y
secretaria
de salud
SSM y
contrataci
n/ Fsico
Carpeta
Archiv o de la
Of icina SSM
y
contratacin
Archiv ador
carpeta PIC y
contratacin
5 aos Archiv o
municipal,
Archiv o SSM y
contratacin
CDP,
Estudios
previos y
ficha
Secretaria
de salud
SSM y
contrataci
n/ Fsico
Carpeta
Archiv o de la
Of icina SSM
y
contratacin
Archiv ador
carpeta PIC y
contratacin
Archiv o
municipal,
Archiv o SSM y
contratacin
Actas Secretara
de salud
SSM/
Fsico
Carpeta
Archiv o de la
Of icina SSM
Archiv ador
carpeta del
PIC
Archiv o
municipal,
Archiv o SSM


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Pgi na 148


Informe de
interventor
a
Interv entor
a y SSM
SSM/ f sico Carpeta
Archiv o de la
Of icina SSM
Archiv ador
carpeta del
PIC
Archiv o
municipal,
Archiv o SSM
Certificacio
nes
Secretaria
de salud
SSM/ f sico Carpeta
Archiv o de la
Of icina SSM
Archiv ador
carpeta del
PIC
Archiv o
municipal,
Archiv o SSM

externo
Fecha de
Expedicin
Decreto 3039 de 2007 10 de agosto de
2007
Ministerio de la Proteccin
Social
Por el cual se adopta el Plan de
Salud Pblica
2007
Congreso de Colombia Por el cual se hacen algunas
modif icaciones en el Sistema
General de Seguridad Social en
Salud y se dictan otras
disposiciones
Resolucin 425 de 2008 11 de f ebrero de
2008
Ministerio de la Proteccin
Social
Por la cual se def ine la metodologa
para la elaboracin, ejecucin,
seguimiento, ev aluacin y control
del Plan de Salud Territorial y las
acciones que integran el Plan de
Salud Pblica de Intervenciones
Colectivas a cargo de las entidades
territoriales.
2011
Congreso de Colombia Por la cual se ref orma el Sistema
General de Seguridad Social en
Salud



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Pgi na 149


7.11. PROCEDIMIENTO DE NOTIFICACIN EVENTOS DE INTERES EN
SALUD PBLICA SIVIGILA

- OBJETIVO
Describir la metodologa para el realizar la notificacin de eventos de Inters en
Salud Pblica en Miranda Cauca a la Secretaria Departamental de Salud.

- ALCANCE
Este procedimiento inicia con la recepcin de eventos de Salud Pblica de
notificacin semanal obligatoria, identificados por las UPGD termina con la
notificacin y el seguimiento a los eventos presentados a la UND.

- RESPONSABLE
El responsable de la aplicacin eficaz de este procedimiento es la funcionaria
designada Tcnica Administrativa en Control Epidemiolgico.

NOTIFICACIN INMEDIATA E INDIVIDUAL: se realiza ante la presuncin o
confirmacin diagnstica de uno o ms eventos sujetos a vigilancia. El propsito de
esa clase de notificacin es tomar las medidas de intervencin de manera inmediata.
Incluye el reporte de las variables mnimas de persona, lugar y tiempo, clasificacin
del caso (probable, confirmado), muestras de laboratorio tomadas.
LOS EVENTOS TRASMISIBLES DEFINIDOS PARA LA VIGILANCIA REGULAR
MEDIANTE VIGILANCIA PASIVA Y NOTIFICACIN OBLIGATORIA INMEDIATA
INDIVIDUAL SON: parlisis flcida en menores de 15 aos, sarampin, clera, peste
(bubnica neumnica), tifus epidmico transmitido por piojo, tifus endmicos
transmitido por pulga, fiebre amarrilla, rabia humana, situaciones de emergencia y
desastres, rubola, mortalidad clera, mortalidad malaria, mortalidad por dengue,
encefalitis equinas, meningitis menigocccica, rubola congnita, ttano neonatal,
rabia animal.


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NOTIFICACIN SEMANAL E INDIVIDUAL: los eventos transmisibles definidos para
la vigilancia regular mediante vigilancia pasiva y notificacin obligatoria semanal son:
Accidente Ofdico, Agresiones por Animales Potencialmente Transmisores de
Rabia, Anomalas Congnitas, Bajo Peso al Nacer, Chagas Crnico, Chagas Agudo,
Clera, Dengue, Dengue Grave, Difteria, Encefalitis, Enfermedad Diarreica Aguda
(EDA), Enfermedad Transmitida por Alimentos o Agua (ETA), Infeccin Respiratoria
Aguda (IRA), Evento Adverso Seguido a la Vacunacin, Evento sin Establecer,
Exposicin al Flor, Fiebre Amarilla, Fiebre Tifoidea y Paratifoidea, Hepatitis A,
Hepatitis B, Hepatitis C, Hipotiroidismo Congnito, Intoxicacin por Frmacos,
Intoxicacin por Metanol, Intoxicacin por Plaguicidas, Intoxicacin por Metales
Pesados, Intoxicacin por Solventes, Intoxicacin por Otras Sustancias Qumicas,
Intoxicacin por Monxido de Carbono y Otros Gases, Intoxicacin por Sustancias
Psicoactivas, Leishmaniasis Cutnea, Leishmaniasis Mucosa, Leishmaniasis
Visceral, Lepra, Leptospirosis, Lesiones por Polvora, Leucemia Aguda, Malaria
Asociada, Malaria Complicada, Malaria Falciparum, Malaria Malarie, Malaria Vivax,
Meningitis Meningococcica, Meningitis por Haemophilus influenzae, Meningitis por
Neumococo, Meningitis Tuberculosa, Morbilidad Materna Extrema, Mortalidad por
Clera, Mortalidad por Dengue, Mortalidad por Desnutricin, Mortalidad por EDA 0-4
Aos, Mortalidad por EDA en menores de 5 aos, Mortalidad por IRA, Mortalidad
por Malaria, Mortalidad Materna, Mortalidad Perinatal y Neonatal Tarda, Parlisis
Flcida Aguda, Parotiditis, Peste, Prevencin y Control de la Rabia, Rabia Animal en
Perros y Gatos, Rabia Humana, Rubeola, Sarampin, Sfilis Congnita, Sfilis
Gestacional, Sndrome de Rubeola Congnita, Tetanos Accidental, Ttanos
Neonatal, Tifus Epidmico Transmitido por piojos, Tifus Epidmico Transmitido por
Pulgas, Tosferina, Tuberculosis Extrapulmonar, Tuberculosis Farmacorresistente,
Tuberculosis Pulmonar, Varicela Individual, Vigilancia Activa de Rabia Animal de la
rabia por Laboratorio, Vigilancia Centinela del Sndrome Febril Ictrico, Vigilancia
Entomolgica Malaria, VIH/SIDA/ Mortalidad por SIDA, Violencia Intrafamiliar y
Violencia Sexual.
UPGD: Unidades Primarias Generadoras de Datos; es la encargada de consolidar
datos de los Archivos Planos recibidos de sus sedes (cuando aplique) y transfiere
Archivos Planos consolidados a la Unidad Notificadora Municipal (UNM) o Distrito
(UND) segn sea el caso; en cumplimiento de la notificacin peridica semanal
individual obligatoria.
UND: Unidad Notificadora Departamental; Es la encargada de consolidar datos de
los archivos planos recibidos por todas las UNM y transfiere Archivos Planos


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Pgi na 151


Consolidados Departamentales al Instituto Nacional de Salud (INS) en cumplimiento
de la Notificacin peridica Semanal obligatoria.

La informacin de los eventos de notificacin deben ser remitidos a la Oficina de
Salud del Municipio los lunes a las 5 pm como hora lmite, si el lunes es festivo se
presentan los informes el martes antes de las 12m, ya que es la fecha establecida
para la entrega final a la Secretaria de Salud Departamental.

- DESCRIPCION

1. Recepcin de la
notificacin
INICIO
1. Recepcin de la notificacin por parte
de las Unidades Primarias Generadoras de
Datos (UPGD): La informaci n de los eventos
de noti fi caci n deben ser remi ti dos a l a
Ofi ci na de Salud del Muni ci pio l os l unes a l as
5 pm como hora lmi te, si el lunes es festi vo
se presentan los i nformes el martes antes de
l as 12m, ya que es l a fecha estableci da para
l a entrega fi nal a la Secretaria de Sal ud
Departamental.
Noti fi cacin de l os eventos debe hacerse
mediante Correo El ectrni co.
Funci onario
de l a UPGD
Tcni co
Admini strati vo
Archi vo Plano

2. consolidacin de
la informacin
2. Ingreso y consol idaci n de la i nformaci n a
travs del apli cati vo SIVIGILA reportadas por
l as UPGD segn semana epi demiol gi ca.
Tcni co
Admini strati vo
Archi vo Pl ano y
Archi vo XLS

2. entrega de la
informacin del
SIVIGILA.
Una vez recibida y consolidada en el
programa SIVIGILA se generan los archi vos
planos y se exportan en archi vo xl s para su
posteri or envo a la Secretara
Departamental de Salud al rea de
Epi demi ologa al correo electrni co
epi demi ologa@sal udcauca.gov.co
Tcni co
Admini strati vo
Funci onario
desi gnado al
control
epi demi olgi c
o
Archi vo xl s.
Correo
electrni co


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Pgi na 152


Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable Lugar y
Forma de
Archiv o
Archivo
Plano UPGD
Tcnico
Administrat
iv o.
Of icina
de
Salud/Ma
gntico
Clav e de
acceso /
Disco Duro/
Salud 03(E:)
4 ao Copia de
seguridad
Archivo
Plano
ALCALDIA
Disco Duro/
Vigilancia en
salud pblica

Archivo xls. Tcnico
Administrat
iv o.
Of icina
de
Salud/Ma
gntico
Clav e de
acceso /
Disco Duro/
Vigilancia en
salud pblica
Salud 05(G:)
4 ao Copia de
seguridad
Correo
electrnico
Tcnico
Administrat
iv o.
Of icina
de
Salud/Ma
gntico
Clav e de
acceso /
Correo
salud@miranda
-cacua.gov.co
4 ao Copia de
seguridad

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Ley 715 de 2001 21/12/2001 El congreso de
Colombia
Por la cual se dictan normas orgnicas en materia de
recursos y competencias de conf ormidad con los
artculos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de
2001) de la Constitucin Poltica y se dictan otras
disposiciones para organizar la prestacin de los
serv icios de educacin y salud, entre otros.
Ley 100 de 1993 23/12/1993 El Congreso de
Colombia
por la cual se crea el Sistema de Seguridad Social
Integral y se dictan otras disposiciones
Ley 1438 de 2006 09 de Octubre
de 2006
Ministerio de la
proteccin social
Por el cual se crea y reglamenta el Sistema de
Vigilancia en Salud Pblica y se dictan otras
disposiciones

Proyect ado MARISOL SOLARTE CARGO: TECNICO ADMINISTRATI VO FIRMA


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Pgi na 153


7.12. INSPECCION, VIGILANCIA Y CONTROL DE EVENTOS DE INTERES EN
SALUD PBLICA

- OBJETIVO
Describir la metodologa para el realizar la inspeccin, vigilancia y control de eventos
de Salud Pblica en Miranda cauca a la Secretaria Departamental de Salud.

- ALCANCE
Este procedimiento inicia con el reporte de eventos de Salud Pblica consolidados
en el Informe realizado a la SSDC de notificacin semanal obligatoria, termina con
informe o plan de contingencia presentado a la secretaria de salud municipal

- RESPONSABLE
El responsable de la aplicacin eficaz de este procedimiento es la funcionaria
designada Tcnica en Control Epidemiolgico y Profesional Universitaria Vigilancia
en Salud Pblica.

NOTIFICACIN INMEDIATA E INDIVIDUAL: se realiza ante la presuncin o
LOS EVENTOS TRASMISIBLES DEFINIDOS PARA LA VIGILANCIA REGULAR
MEDIANTE VIGILANCIA PASIVA Y NOTIFICACIN OBLIGATORIA INMEDIATA
INDIVIDUAL SON: parlisis flcida en menores de 15 aos, sarampin, clera, peste
(bubnica neumnica), tifus epidmico transmitido por piojo, tifus endmicos
transmitido por pulga, fiebre amarrilla, rabia humana, situaciones de emergencia y
desastres, rubola, mortalidad clera, mortalidad malaria, mortalidad por dengue,


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Pgi na 154


encefalitis equinas, meningitis menigocccica, rubola congnita, ttano neonatal,
rabia animal.
NOTIFICACIN SEMANAL E INDIVIDUAL: los eventos transmisibles definidos para
la vigilancia regular mediante vigilancia pasiva y notificacin obligatoria semanal son:
Accidente Ofdico, Agresiones por Animales Potencialmente Transmisores de
Rabia, Anomalas Congnitas, Bajo Peso al Nacer, Chagas Crnico, Chagas Agudo,
Clera, Dengue, Dengue Grave, Difteria, Encefalitis, Enfermedad Diarreica Aguda
(EDA), Enfermedad Transmitida por Alimentos o Agua (ETA), Infeccin Respiratoria
Aguda (IRA), Evento Adverso Seguido a la Vacunacin, Evento sin Establecer,
Exposicin al Flor, Fiebre Amarilla, Fiebre Tifoidea y Paratifoidea, Hepatitis A,
Hepatitis B, Hepatitis C, Hipotiroidismo Congnito, Intoxicacin por Frmacos,
Intoxicacin por Metanol, Intoxicacin por Plaguicidas, Intoxicacin por Metales
Pesados, Intoxicacin por Solventes, Intoxicacin por Otras Sustancias Qumicas,
Intoxicacin por Monxido de Carbono y Otros Gases, Intoxicacin por Sustancias
Psicoactivas, Leishmaniasis Cutnea, Leishmaniasis Mucosa, Leishmaniasis
Visceral, Lepra, Leptospirosis, Lesiones por Polvora, Leucemia Aguda, Malaria
Asociada, Malaria Complicada, Malaria Falciparum, Malaria Malarie, Malaria Vivax,
Meningitis Meningococcica, Meningitis por Haemophilus influenzae, Meningitis por
Neumococo, Meningitis Tuberculosa, Morbilidad Materna Extrema, Mortalidad por
Clera, Mortalidad por Dengue, Mortalidad por Desnutricin, Mortalidad por EDA 0-4
Aos, Mortalidad por EDA en menores de 5 aos, Mortalidad por IRA, Mortalidad
por Malaria, Mortalidad Materna, Mortalidad Perinatal y Neonatal Tarda, Parlisis
Flcida Aguda, Parotiditis, Peste, Prevencin y Control de la Rabia, Rabia Animal en
Perros y Gatos, Rabia Humana, Rubeola, Sarampin, Sfilis Congnita, Sfilis
Gestacional, Sndrome de Rubeola Congnita, Tetanos Accidental, Ttanos
Neonatal, Tifus Epidmico Transmitido por piojos, Tifus Epidmico Transmitido por
Pulgas, Tosferina, Tuberculosis Extrapulmonar, Tuberculosis Farmacorresistente,
Tuberculosis Pulmonar, Varicela Individual, Vigilancia Activa de Rabia Animal de la
rabia por Laboratorio, Vigilancia Centinela del Sndrome Febril Ictrico, Vigilancia
Entomolgica Malaria, VIH/SIDA/ Mortalidad por SIDA, Violencia Intrafamiliar y
Violencia Sexual.


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UNM: Unidad Notificadora Municipal; Es la encargada de consolidar datos de los
archivos recibidos y transfiere Archivos Planos consolidados municipales a la Unidad
Notificadora Departamental (UND) en cumplimiento de la notificacin peridica
semanal obligatoria.

- DESCRIPCION

ANALISIS DE
ARCHIVOS XLS
Una vez anal i zados l os archi vos XLS si
se l ogra determi nar l a ocurrencia de
enfermedades contagiosas se programa
vi si ta de campo y se sol i ci ta apoyo de l a
IPS de ser necesari o.
Tcni co
Admini strati vo
Profesi onal
Uni versi tari o

VISITA

Reali zar vi si tas domi cili ari as con el fi n de
establecer posibles fuentes de contagio y
revi sar protocolo establ eci do por la IPS-S
revi sar si se est dando apli cabil idad y
ofrecer charl a pedaggi ca tanto al
paci ente como a los famil iares, donde si
es el caso parti ci pan la ESE NORTE 2,
un representante de l a Secretari a
Departamental de Sal ud, representante
de l as EPS-S del muni ci pi o.

Tcni co
Admini strati vo
,
Profesi onal
Uni versi tari o
Vigilanci a en
Sal ud
Pbli ca.
ACTA DE
VISITA DE
CAMPO

INFORME

Reali zar Informe sobre los Hall azgos
encontrados, i ndi cando Medidas
Preventi vas, as como responsabl e del
seguimi ento y posteri or envo a l a
Secretara de Sal ud Departamental del
Cauca.
Profesi onal
Uni versi tari o
INFORME

FORMULACION
MEDIDAS
PREVENTIVAS

Una vez anali zada l a probl emti ca l a
profesi onal uni versi taria determi na l a
necesidad de reali zar l as si gui entes
medidas Preventi vas:
Plan de accin, Pl an de Contingenci a de
ser necesari o, Pl an de Mej orami ento
educati vo y pedaggi co que permita l a
reducci n y el riesgo de l a pobl aci n en
general de contraer cual qui er tipo de
enfermedad y desmej orami ento en l a
cali dad de vida.

Profesi onal
Uni versi tari o
Formato EPS-S
e IPS-S y
Secretara de
Sal ud Muni ci pal.


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CAPACITACION
En ejecucin del pl an pedaggi co se
capaci ta a los i nvolucrados y si por l a
magni tud lo ameri ta se reali za apoyo a
l as insti tuciones educati vas
Profesi onal
Uni versi tari o
Invitaci ones,
Videos, Material
Pedaggi co y
Control de
Asi stenci a

n
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
de Archivo
Acta
Visita de
Campo
Tcnico
Administrativ o.
Of icina de
Salud/Magnti
co y fsico.
Clav e de
acceso /
Disco Duro/
salud pblica
Salud05(G:)
4 ao Copia de
seguridad
Informe Prof esional
Univ ersitario
Of icina de
Salud/Magnti
co y fsico
Clav e de
acceso /
Disco Duro/
Vigilancia en
salud pblica
4 ao Copia de
seguridad
Correo
electrn
ico
Tcnico
Administrativ o
y Prof esional
Univ ersitario.
Of icina de
Salud/Magnti
co y fsico
Clav e de
acceso /
Correo
salud@mira
nda-
cacua.gov.c
o
4 ao Copia de
seguridad

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Ley 715 de 2001 21/12/2001 El congreso de
Colombia
Por la cual se dictan normas orgnicas en materia
de recursos y competencias de conformidad con los
artculos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de
Ley 100 de 1993 23/12/1993 El Congreso de
Colombia
por la cual se crea el Sistema de Seguridad Social
Integral y se dictan otras disposiciones
Ley 1438 de 2006 09 de Octubre de
2006
Ministerio de la
proteccin social
Por el cual se crea y reglamenta el Sistema de
Vigilancia en Salud Pblica y se dictan otras
disposiciones

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7.13. SEGUIMIENTO Y CONTROL A ACTIVIDADES DE PROMOCION Y
PREVENCION.

- OBJETIVO
Realizar el seguimiento y control a las actividades ejecutadas por las IPS y EPS-S
en la Promocin de la Salud y Prevencin de la enfermedad, a travs de la
evaluacin de los informes trimestrales de ejecucin consolidada de las matrices de
Programacin de deteccin temprana y proteccin especfica.
- ALCANCE
Inicia con la recepcin de las matrices enviadas por cada una de las EPS del
rgimen contributivo y subsidiado a la Secretaria de Salud Municipal y termina con la
evaluacin y retroalimentacin mediante el envo del informe a la Secretaria
Departamental.
Este procedimiento aplica para todos los contratos de promocin de la salud y
prevencin de la enfermedad de la poblacin afiliada la cual debe estar incluida en la
contratacin para la prestacin en la forma como se encuentra en la resolucin 0412
y resolucin 3384/2000.

- RESPONSABLE
Los responsables de la evaluacin de las matrices de programacin de las
actividades de Promocin de la Salud y Prevencin de la Enfermedad es el
profesional universitario designado por el Ente Territorial.

PYP : Promocin de la Salud y Prevencin de la Enfermedad
PROTECCIN ESPECFICA: Es el conjunto de actividades, procedimientos e
intervenciones tendientes a garantizar la proteccin de los afiliados frente a un
riesgo especfico, con el fin de evitar la presencia de la enfermedad.
DETECCION TEMPRANA: Es el conjunto de actividades, procedimientos e
intervenciones que permiten identificar en forma oportuna y efecti va la enfermedad,


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Pgi na 158


facilitan su diagnstico precoz, el tratamiento oportuno, la reduccin de su duracin y
el dao causado, evitando secuelas, incapacidad y muerte.

NORMA TCNICA: Es el documento mediante el cual se establecen las actividades,
procedimientos e intervenciones costo efectivas de obligatorio cumplimiento, a
desarrollar en forma secuencial y sistemtica en la poblacin afiliada, para el
cumplimiento de las acciones de proteccin especfica y de deteccin temprana
establecidas en el Acuerdo 117 del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud.
Igualmente determinan las frecuencias mnimas anuales de atencin y los
profesionales de la salud responsables y debidamente capacitados para el desarrollo
de las mismas.

GUIA DE ATENCIN: Es el documento mediante el cual se establecen las
actividades, procedimientos e intervenciones a seguir y el orden secuencial y lgico
para el adecuado diagnstico y tratamiento de las enfermedades de inters en salud
pblica establecidas en el Acuerdo 117 del Consejo Nacional de Seguridad Social en
Salud y a cargo de las Entidades Promotoras de Salud, Entidades Adaptadas y
Administradoras del Rgimen Subsidiado.

DEMANDA INDUCIDA: Hace referencia a la accin de organizar, incentivar, y
orientar a la poblacin hacia la utilizacin de los servicios de proteccin especfica y
deteccin temprana y la adhesin a los programas de control que presenten
incumplimiento en las metas de las actividades definidas en las matrices de
programacin.

MATRICES DE PROGRAMACIN DE ACTIVIDADES DE PROMOCIN Y
PREVENCION: Documento en donde se programan las actividades de proteccin
especfica y deteccin temprana a ejecutar en una poblacin durante un periodo
determinado.

METAS DE CUMPLIMIENTO: Son estndares de referencia que se utilizan para
medir los indicadores registrados mes a mes en cada una de las actividades
manifiestas en las normas tcnicas.


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Ser responsabilidad de los profesionales seccionales de epidemiologa,
promocin y prevencin de cada una de las EPS-S y EPS-C, la radicacin
oportuna de la programacin de las actividades de promocin de la salud y
prevencin de la enfermedad en las IPS contratadas, con una periodicidad
trimestral durante el ao.
Cada EPS-S y EPS-C tienen que radicar en medio magntico y fsico en el ente
territorial las matrices de programacin de las actividades de promocin de la
salud y Prevencin de la Enfermedad programadas durante todo el ao , se
deber presentar los primeros dos meses del mismo.
La Secretaria Municipal de Salud deber realizar la evaluacin de las Matrices
de PYP y enviarla a la Secretaria Departamental de Salud cada trimestre durante
el ao.
Es responsabilidad del profesional Universitario la consolidacin de los datos de
manera oportuna y diligenciar en archivo Excel la matriz de evaluacin de las
actividades de PYP cada tres meses.
Se realiza vista cada tres meses a cada una de las IPS con quienes han
suscrito los respectivos contratos de PYP las EPS-S Y EPS-C para verificar el
cumplimento de las metas programadas.
Se enva el informe de evaluacin a las EPS-S y EPS-C cada tres meses y estn
tienen un plazo no mayor a 30 das para realizar el plan de mejoramiento en las
anomalas encontradas durante la evaluacin y visita de verificacin de aquellas
actividades que fueron programadas y no ejecutadas.

- DESCRIPCION
Recepcin de Matrices
radicadas en medio
fsico y magntico en la
SSM.
Las EPS-S Y EPS.C remi ten a l a
Secretari a de Salud Muni cipal l as
matri ces de programaci n de l as
acti vidades de Promoci n de l a Salud y
Prevencin de l a Enfermedad son
recepci onadas y archi vadas en medi o
fsi co y en medi o magnti co para
posteri ormente reali zar el debido proceso
de eval uacin.

Profesi onal
Uni versi tari o
SSM

CD
Ingreso de informacin
Se consolida la informaci n remi ti da y
radi cada por cada una de l as EPS-S y
EPS-C en archi vo Excel .

Profesi onal
Uni versi tari o
SSM
Archi vo Excel.


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ADOPCION
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Pgi na 160


Verificacin de las
actividades
programadas durante el
ao .
Se establ ece un cronograma de vi si tas
tri mestral a cada una de l as EPS-S y
EPS-C y IPS para verifi car el
cumplimi ento de l as metas programadas
a l a pobl aci n afil iada en cada una de
ell as durante el ao.
Profesi onal
Uni versi tari o
SSM
Aux.
Admini strati vo
Reg.
Subsi diado
Archi vo Excel.
Acta de Vi si ta

Evaluacin de las
matrices de
programacin de PYP y
envo de la informacin
consolidad a la
Secretaria
Departamental de Salud
al rea de Salud
Pblica.
La Secretari a de Sal ud Departamental
enva a la SSM un formato en Excel
ll amado matri z de eval uacin acti vi dades
PYP , en este se deben consoli dar e
i ngresar l os datos de cada una de l as
EPS-S Y EPS-C con el fin de real i zar el
i nforme de evaluacin de l os recursos y
acti vidades de Promoci n y Prevencin
de l as Empresas Promotoras de Salud
del Rgi men Subsi di ado y Contri buti vo.
Una vez se hace esta eval uacin se
enva al rea de Salud Publi ca de l a
SDSC di cho i nforme se enva en formato
Excel .
Profesi onal
Uni versi tari o
SSM
Archi vo Excel.


n
Recuperacin Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
de Archivo
CD
Prof esional
Univ ersitario
Of icina
Secretaria
de Salud
archiv ador
Archiv o
Carpeta Matrices
de programacin
activ idades PYP
ao.
4 aos Archiv o
Central
Archivo
Excel
Prof esional
Univ ersitario
Of icina de
Salud medio
magntico
Clav e de
acceso
Disco local D/
Carpeta
Activ idades PYP
ao.

4 aos Equipo de
computo
destinado a
Prof esional
Univ ersitario
en la
Secretaria de
Salud
Municipal
Acta de
visita
Prof esional
Univ ersitario
Of icina
Secretaria
de Salud
archiv ador
Archiv o
Carpeta Actas de
Visita ejecucin
activ idades PYP
ao.
4 aos Archiv o
Central .

Proyect ado MARCELA CANAVAL CARGO: PROFES. UNIVERSITARIO FIRMA


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Pgi na 161


7.14. SEGUIMIENTO Y CONTROL A INDICADORES DEL PLAN DE SALUD
PBLICA

- OBJETIVO
Realizar el seguimiento y control a los indicadores del plan de salud pblica del
municipio con el fin de consolidar herramientas bsicas por cada uno de los eventos
de notificacin obligatoria al SIVIGILA, que faciliten el anlisis de la informacin
relacionada con la vigilancia en Salud Pblica, para la toma de decisiones por parte
de los grupos de trabajo a nivel municipal , departamental y nacional.

- ALCANCE
Este procedimiento Inicia con la consolidacin final de la informacin en medio
magntico ( archivos planos) de los eventos de inters en Salud Publica notificados
durante la semana epidemiolgica en curso y de carcter obligatorio; estos datos
son producidos por los sistemas de informacin de las UPGDs las cuales dan
seguimiento a los lineamientos del INS es as como se obtiene la informacin
bsica de cada una de las variables, en la etapa de diseo de los sistemas de
informacin se verifica la inclusin en los formatos de recoleccin ( para este caso
fichas de notificacin), de cada una de las variables necesarias para el desarrollo de
un plan de anlisis estructurado que permite describir de forma clara el evento, en
trminos de impacto de las estrategias , la gestin del ente territorial y en general el
comportamiento de la enfermedad en el municipio, con el fin de realizar la unidad de
anlisis respectiva que permita la toma decisiones para una intervencin oportuna;
termina con la presentacin del informe trimestral a la subdireccin de Vigilancia y
control en Salud Publica Departamental que incluye la descripcin de cada uno de
los indicadores aplicables a los eventos de inters tomando como referencia los
definidos en los protocolos de Vigilancia Epidemiolgica ,
- RESPONSABLE
El responsable de la realizacin eficaz y de la ejecucin de este procedimiento en la
Secretaria de Salud Municipal es: Profesional Universitario responsable de Vigilancia
en Salud Publica.


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VIGILANCIA EN SALUD PBLICA: El Plan Nacional de Salud Pblica en su lnea
de poltica nmero 4, cita entre sus componentes: la vigilancia en salud pblica,
aclarando que este proceso es liderado por el Instituto Nacional de Salud INS y
comprende "la vigilancia de los riesgos y daos biolgicos, del comportamiento y del
medio ambiente, tanto individuales como colectivos En este marco el INS a travs
de la subdireccin de vigilancia y control en salud pblica presenta las herramientas
bsicas para optimizar el anlisis desde las entidades territoriales, que conduzcan a
los tomadores de decisiones a realizar seguimiento sobre los eventos de inters en
salud pblica, sus determinantes y condicionantes, e igualmente se constituyan en
insumo para la generacin de medidas tendientes a contrarrestar los daos.

NOTIFICACIN INMEDIATA E INDIVIDUAL: SE realiza ante la presuncin o
Los eventos trasmisibles definidos para la vigilancia regular mediante vigilancia
pasiva y notificacin obligatoria inmediata individual se identifican en el
procedimiento 6.12. INSPECCION, VIGILANCIA Y CONTROL DE EVENTOS DE
INTERES EN SALUD PBLICA


UNM: Unidad Notificadora Municipal; Es la encargada de consolidar datos de los
archivos recibidos y transfiere Archivos Planos consolidados municipales a la Unidad
Notificadora Departamental (UND) en cumplimiento de la notificacin peridica
semanal obligatoria.


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Pgi na 163


CNSSS: Consejo Nacional de Seguridad Social
CRES: Comisin de Regulacin en Salud
EPS: Empresa Promotora de Salud. Entidades que afilian a las personas a los
servicios de salud
ESE: Empresa Social del Estado
FOSYGA: Fondo de Solidaridad y Garanta
IPS: Institucin Prestadora de Servicios de Salud. Se consideran como tales las
instituciones prestadoras de servicios de salud y los grupos de prctica profesional
que cuentan con infraestructura fsica para prestar servicios de salud y que se
encuentran habilitados.
POS: Plan Obligatorio de Salud
SSDC: Secretaria Departamental de Salud del Cauca
SGSSS: Sistema General de Seguridad Social en Salud
REGIMEN CONTRIBUTIVO: El Rgimen contributivo es un conjunto de normas que
rigen la vinculacin de los individuos y sus familias al SGSSS, cuanl tal vinculacin
se hace a travs del pago de una cotizacin, individual y familiar, o un aporte
econmico previo financiado directamente por el afiliado o en concurrencia entre
ste y su empleador (ver Ley 100 de 1993, Captulo I, del Rgimen Contributivo,
Artculo 202. Definicin). Corresponden a este grupo las personas que tienen un
contrato de trabajo, los servidores pblicos, los pensionados y jubilados y los
trabajadores independientes con capacidad de pago.
REGIMEN SUBSIDIADO: El Rgimen Subsidiado es un conjunto de normas que
rigen la vinculacin de los individuos al SGSSS, cuando tal vinculacin se hace a
travs del pago de una cotizacin subsidiada, total o parcialmente, con recursos
fiscales o de solidaridad de que trata la Ley 100. (Ver Ley 100 de 1993, Captulo II,
del Rgimen Subsidiado, Artculo 211. Definicin). El Rgimen Subsidiado es el
mecanismo mediante el cual la poblacin ms pobre del pas, sin capacidad de
pago, tiene acceso a los servicios de salud a travs de un subsidio que ofrece el
Estado. Tienen derecho al Rgimen Subsidiado las personas pertenecientes a los


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Pgi na 164


niveles 1 y 2 del SISBEN, quienes podrn acceder a travs de un subsidio total y las
personas del rea urbana que pertenecen a los niveles 2 y 3 del SISBEN, quienes
podrn acceder a travs de un subsidio parcial.
Tambin tienen derecho al Rgimen subsidiado los grupos especiales de poblacin
(ver Acuerdo 244 de enero 31 de 2003)
SALUD PBLICA: Rama de la medicina cuyo inters fundamental es la
preocupacin por los fenmenos de salud en una perspectiva colectiva, vale decir,
de aquellas situaciones que, por diferentes circunstancias, pueden adoptar patrones
masivos en su desarrollo.
METAS DE CUMPLIMIENTO: Son estndares de referencia que se utilizan para
medir los indicadores registrados mes a mes en cada una de las actividades
manifiestas en las normas tcnicas.
INDICADORES: Los indicadores son variables que logran medir u objetivar en forma
cuantitativa o cualitativa, sucesos colectivos (especialmente sucesos
biodemogrficos ) para as , poder respaldar las acciones polticas , evaluar logros
y metas. La OMS los ha definido como variables que sirven para medir los cambios
los indicadores en salud permiten establecer el impacto de las estrategias
implementadas , la evolucin de los eventos de vigilancia en el tiempo y la relacin
con sus determinantes .
SEMANA EPIDEMIOLOGICA: "Para realizar las acciones de vigilancia
epidemiolgica, se requiere agrupar los padecimientos o eventos epidemiolgicos
alrededor de un perodo de tiempo determinado. Este perodo es generalmente de
una semana y se le conoce como semana epidemiolgica; a su vez, a la divisin de
los 365 das del ao en semanas epidemiolgicas, se le conoce como calendario
epidemiolgico, el cual es un instrumento de estandarizacin de la variable tiempo
para los fines de la vigilancia epidemiolgica.
Las semanas epidemiolgicas inician en domingo y terminan en sbado; la semana
epidemiolgica en la que se agrupa un evento depende del carcter agudo o crnico
del mismo, dado que en algunos se toma la fecha de inicio de sntomas, erupcin, o
en el caso de PFA de inicio de la parlisis, para las mortalidades la fecha de la
defuncin y en algunos eventos crnicos se toma como base la fecha de
confirmacin por el laboratorio cuando este sea el caso.
EVENTOS DE INTERES EN SALUD PUBLICA : Estos eventos se encuentran
citados a de acuerdo con la distribucin de los mismos en los diferentes grupos


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Pgi na 165


funcionales de la subdireccin de vigilancia y control en salud pblica del instituto
nacional de salud.
INMUNOPREVENIBLES : Parlisis flcida aguda (polio en erradicacin), Sarampin
(Eliminacin), Rubola (Eliminacin), Rubola congnita (Eliminacin), Ttanos
neonatal (Eliminacin), Ttanos accidental, Difteria, Meningitis bacteriana aguda,
Tos ferina, Parotiditis, Evento supuestamente atribuido a la vacunacin, ESI IRAG,
Varicela, Diarrea por rotavirus
IRA EDA: Morbilidad y mortalidad por EDA, Morbilidad y mortalidad por IRA,
MICOBACTERIAS: Tuberculosis, Lepra
ENFERMEDADES TRANSMITIDAS POR VECTORES: Dengue, Fiebre amarilla,
Leishmaniasis, Malaria, Enfermedad de Chagas
ZOONOSIS: Accidente ofdico, Leptospirosis, Tifus, Peste Enfermedades prionicas,
Encefalitis
PATOLOGIAS AOCIADAS A FACTORES DE RIESGO AMBIENTAL: Enfermedades
transmitidas por alimentos, Fiebre tifoidea y paratifoidea, Hepatitis A, Clera,
Intoxicaciones por sustancias qumicas
INFECCIONES DE TRANSMISION SEXUAL: VIH/ Sida, Hepatitis B, Sfilis
congnita, Sfilis Gestacional
ENFERMEDADES CRONICAS NO TRANSMISIBLES: Enfermedades
cardiovasculares, Enfermedades Obstructivas de Origen Pulmonar, Diabetes
Mellitus, Obesidad, Enfermedades cerebrovasculares
INDICADORES PARA EVALUACION DEL PROCESO DE NOTIFICACIN: Con el
fin de evaluar la gestin realizada por las entidades territoriales en el sistema de
vigilancia en salud pblica, se definen indicadores de cumplimiento y oportunidad .
FICHAS TECNICAS: Las fichas tcnicas o metadatos de los indicadores son
instrumentos que permiten a los usuarios optimizar el uso y aprovechamiento de la
informacin disponible. Presentan de manera estndar su definicin, propsito,
construccin, fuentes de informacin, metas y nivel de aplicacin, estableciendo para
todos los usuarios un lenguaje comn para su procesamiento.


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Es responsabilidad de las UPGDs enviar de manera oportuna la informacin de
los Eventos de Notificacin Obligatoria los cuales deben ser remitidos a la Oficina
de Salud del Municipio los das lunes a las 5 pm como hora lmite; en caso de
ser lunes festivo se presentan los informes el martes antes de las 12m, esta
informacin debe ser enviada por medio de correo electrnico o en otro medio
magntico a travs de archivos planos.

La Secretaria de Salud Municipal una vez recibe la informacin anteriormente
mencionada tiene la obligacin de consolidarla a travs del aplicativo SIVIGILA
segn corresponda la semana epidemiolgica, una vez generados los archivos
planos se exportan a archivo xls para ser enviado a la Secretaria de Salud
Departamental al rea de Epidemiologia correo institucional
epidemiologia@saludcauca.gov.co .

Es responsabilidad del Profesional Universitario de la Secretaria de Salud
Municipal verificar la oportuna notificacin de los eventos de Inters en Salud
Publica segn corresponda la semana epidemiolgica, la adecuada consolidacin
de la informacin y el envo de los archivos xls al rea de Epidemiologa de la
Secretaria Departamental de Salud del Cauca.

El profesional Universitario de la SSM verificar la notificacin de los Eventos de
Inters en Salud Publica notificados durante la semana epidemiolgica en curso
as como determinar las acciones a seguir como son unidad de anlisis
respectiva segn evento notificado dando seguimiento a los protocolos del
Instituto Nacional de Salud, convocatoria a COVE Municipal de carcter
extraordinario en la notificacin de los eventos que lo ameriten, acompaamiento
a las visitas de campo realizadas por el Tcnico Administrativo, solicitud de
informacin bsica a la IPS ,EPS y puntos de referencia segn corresponda el
caso, reporte de hallazgos encontrados durante el anlisis y la revisin del caso,
realiza el ajuste del evento segn corresponda entre otros.
Se deber elaborar el cronograma anual previsto para la realizacin de COVE (
Comit de Vigilancia Epidemiolgica) Municipal este deber incluir al menos una
reunin mensual de carcter ordinario teniendo en cuenta que el COVE
Departamental se realizara el ltimo viernes de cada mes.


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Solicitar de manera oportuna durante el mes de enero a las IPS informacin
relacionada con los responsables de Vigilancia en Salud Publica .

Adoptar los protocolos de Vigilancia de los eventos de intere4s en Salud Publica,
con nfasis en los eventos de mayor impacto en el municipio.

Establecer mediante indicadores las cinco primeras causas de letalidad en el
Municipio.

Establecer mediante los indicadores las cinco primeras causa de consulta
poblacin infantil.

Establecer mediante indicadores las cinco primeras causas de morbimortalidad en
la poblacin adulto mayor.

Establecer mediante indicadores las cinco primeras causas de consulta en la
poblacin adulto mayor .

Se deber solicitar a las IPS y EPS la informacin necesaria para el levantamiento
de los indicadores anteriormente mencionados y en general los que corresponda
a las actividades del Salud Publica del Municipio.

Realizar evaluacin trimestral sobre la oportuna Bsqueda Activa Institucional que
deben realizar las UPGDs, verificar si se est realizando de manera oportuna o si
se ha presentado algn inconveniente con la revisin de los RIPS y al procesarlos
en el aplicativo SIANIESP, solicitar asistencia tcnica a los correos
epidemiologia@saludcauca.gov.co o epidemiologiacauca@gmail.com.co en caso
de ser necesario.

Establecer la oportunidad del estudio de campo realizado por la UNM a los
Eventos de Inters en Salud Publica.
Crear el Comit de Estadsticas Vitales Municipal y convocar con una periodicidad
bimensual para el anlisis del comportamiento y discusin del reporte de muertes
y nacimientos en el Municipio.

Asistir a las convocatorias realizadas por el rea de Salud Publica del
Departamento con el fin de optimizar el anlisis de los indicadores de Salud
Pblica municipal.


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Solicitar asistencia tcnica al departamento segn corresponda con el fin de
mejorar las falencias que puedan presentarse en el desarrollo de los procesos y
en caso de requerir apoyar a las IPS Y EPS que lo requieran.

Elaborar los indicadores generales para el anlisis de los eventos de inters en
salud pblica, con aclaraciones puntuales para los denominadores dependiendo
del tipo de patologa estudiada, es importante aclarar que para cada evento se
aplican las variables segn corresponda metas o parmetros de anlisis
especficos.

- DESCRIPCION
1. Recepcin y
verificacin de la
informacin reportada
por cada una de las
UPGDs.

1. Recepcin de la notificacin por parte de
las Unidades Primarias Generadoras de
Datos (UPGD) : La informaci n de l os eventos
de noti fi caci n deben ser remi ti dos a l a Ofi cina
de Sal ud del Muni ci pio l os das l unes a l as 5
pm como hora l mite, si el lunes es festi vo se
presentan los i nformes el martes antes de l as
12m, ya que es l a fecha estableci da para l a
entrega fi nal a la Secretari a de Salud
Departamental.

La Noti fi cacin de los eventos debe hacerse
mediante Correo El ectrni co, a travs de l os
archi vos planos i ndi cando la UPGD quien
noti fi ca la atencin del caso.
Una vez se ha recepci onado esta i nformacin
se procede a reali zar l a veri fi cacin del envo
correcto de la i nformacin establ eciendo si
exi sten fall as durante el mi smo o si hay
dupli ci dad en el reporte de l a i nformaci n, se
procede a veri fi car adems el correcto envo
en formato xl s y el correcto dili genci ami ento
del apli cati vo SIVIGILA a l a SDSC al rea de
Vigilanci a Epi demiol gi ca.

Profesi onal
Uni versi tari o
SSM.

Tcni co
Admini strati vo
SSM.
Personal
desi gnado por
l a UPGD quien
noti fi ca
Archi vo
Plano

Archi vo XLS

Correo
electrni co.

2. Anlisis de la
notificacin de los
Eventos de Inters en
2. . Se procede a reali zar el anli si s de l a
noti fi cacin que reali za las UPGDs, se toma
en cuenta el comportamiento de l os eventos
de inters que se hayan presentado en el
tri mestre anterior al actual , y aquell os que
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Uni versi tari o
SSM
Archi vo XLS

Radi cado de
ofi cios
sol i ci tud a l as


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Salud Publica y
solicitud de la
informacin segn
corresponda realizar
la investigacin de
campo.
segn protocolos del INS son de atencin y
anli si s i nmediato.
Se procede a soli ci tar medi ante ofi ci o
radi cado en l a IPS que corresponda o EPS si
es el caso la informaci n rel aci onada con
hi storia cl ni ca compl eta de l as ul timas
atenciones durante el ao en curso y de l a
ul tima atencin del ao anteri or al actual ,
copi a de los paracli ni cos reali zados al usuario,
copi a de l as fi chas de noti fi cacin obli gatori a ,
copi a de la fi cha de seguimi ento segn
corresponda el caso, copi a de tarj eta i ndi vi dual
de tratamiento de ser necesari o para algunos
eventos, copia de l a uni dad de anli si s de l a
IPS en caso de haber presentado el mi smo
evento con anterioridad con el fin de
establecer las causas de evento , su anl i si s y
comportami ento de sal ud en el muni cipio as
como medi r su impacto y fomentar l os pl anes
de mej ora de manera oportuna.
IPS.

Copia de
hi storia
Cl ni ca
completa del
Usuari o.
3. Realizar la unidad
de anlisis de la UNM
segn corresponda la
notificacin del
evento.
3. Se debe convocar a reali zar el COVE
Muni cipal de carcter ordinari o espaci o en el
que se debate abi ertamente el anli si s de l os
eventos de mayor impacto en sal ud para el
muni cipio segn notifi caci n; l a unidad de
anli si s se real i za en la ofi ci na de la SSM con
l a i nformaci n necesari a que permita
establecer de manera cl ara cual fue la causa
de di cho evento o cuales son l os factores
asoci ados al mi smo , se procede a reali zar
acompaami ento al tcni co admi ni strati vo a l a
acti vidad denominada vi si ta de campo en
caso de ser necesari o real i za el profesi onal
uni versi tari o l a autopsi a verbal con el fi n de
aportar un el emento mas al anl i si s del caso.
Una vez terminada l a unidad de anli si s por
parte de la SSM se convoca nuevamente a
COVE de carcter extraordinari o en los casos
que sean necesari o ej : Mortal idad materna,
mortali dad peri natal , mortali dad por IRA entre
otros.

Posteri ormente se enva el informe medi ante
correo el ectrni co o en medi o fsi co al rea de
vi gil ancia epidemi ol gi ca de la Secretari a
Departamental de Salud en caso de ser
necesario se sol i ci ta asi stencia tcni ca a l a
mi sma para cumpli r con l os objeti vos
propuestos y propi ci ar espaci os de anli si s de
manera intersectorial .
Profesi onal
Uni versi tari o
SSM

Tcni co
Admini strati vo
SSM

Acta de
uni dad de
anli si s
muni cipal

Acta de vi sta
de campo


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Recopilar la
informacin necesaria
para la elaboracin de
los indicadores en
Salud Publica del
Municipio.
4. Se soli cita mediante ofi cio o correo
electrni co de manera oportuna y con un
ti empo perentori o a las IPS y EPS- l a
i nformacin necesari a para el aborar l os
i ndi cadores en sal ud pbl i ca del muni cipio que
i ncl uyan nombre del i ndi cador, ti po del
i ndi cador, defini cin, perodi ci dad, propsi to,
defi ni ci n operacional, coefi ciente de
mul ti pli cacin, fuente de informacin ,
i nterpretaci n del resul tado, ni vel y meta.
Profesi onal
Uni versi tari o
Correo
electrni co

Radi cado de
ofi cios
sol i ci tud a l as
IPS y EPS.

Archi vo
Excel

Evaluacin de los
indicadores en Salud
Pblica municipal y
retroalimentacin de
los indicadores
reportados por la
Secretaria
Departamental de
Salud.

3. Se reali za eval uacin de los i ndi cadores
elaborados por la SSM eval uando el real
i mpacto sobre l a Sal ud del Muni ci pio as
como se soci al i za la retroali mentaci n del
i nforme de indi cadores de Salud Publi ca
del departamento de l os pri nci pal es
eventos de inters en Salud Publi ca.
Profesi onal
Uni versi tari o
SSM
Acta de
soci ali zacin.

Archi vo
Excel .

Solicitud de plan de
mej ora de las no
conformidades
identificadas durante
el proceso de
evaluacin de
indicadores y
falencias durante la
notificacin de los
Eventos de Inters en
Salud Publica.
6. Se soli cita mediante ofi cio en medio fsi co o
va correo electrni co al personal encargado
de l a Vigilanci a en Sal ud Publ i ca el plan de
mej ora segn corresponda a l os hall azgos
encontrados durante l as uni dades de anli si s
reali zadas y durante l as fall as en l a adherenci a
a los protocol os de Vigi lancia epidemi ol gi ca
segn los l ineamientos del Insti tuto Naci onal
de Sal ud, una vez sean recepcionados estos
planes de mejora se envi aran como archi vo
adj unto va correo electrni co al rea de
Vigilanci a Epidemi ol gi ca de las Secretaria de
Sal ud Departamental .

Fi n del procedimi ento.

Profesi onal
Uni versi tari o
SSM

Radi cado de
ofi cios
sol i ci tud a l as
IPS y EPS.

Archi vo
Excel .

Archiv o
Gestion
Disposicin
Responsable Lugar y
Forma de
Archiv o
Correo
electrnico
Prof esional
Univ ersitari
o SSM .
Tcnico
Administrat
iv o SSM.
Of icina
secretaria
de Salud/
medio
Fsico
Magntico
Clav e de
acceso /
Carpeta actas
de v isita de
campo ao.
Disco Duro/
Correo
institucional
Secretara de
Salud
municipal.

4 aos
Archiv o central.

Equipo de
computo
destinado al
Prof esional
univ ersitario


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Acta de
visita de
campo
Prof esional
Univ ersitari
o SSM .
Tcnico
Administrat
iv o SSM.
Of icina
secretaria
de Salud/
medio
Fsico
Magntico
Clav e de
acceso /
Carpeta actas
de v isita de
campo ao.
Disco Duro/
Archiv o de la
SSM ao.

4 aos
Copia de
Seguridad
Archivo
Excel
Prof esional
Univ ersitari
o SSM.
Of icina
Secretaria
de Salud
medio /
Magntico
Clav e de
acceso /
Disco E /
Vigilancia en
Salud Publica
Equipo de
computo
destinado al
Prof esional
Univ ersitario
Copia de
Historia
Clnica
Prof esional
Univ ersitari
o SSM.
Tcnico
Administrat
iv o SSM
Of icina
Secretaria
de Salud /
Fsico
Archiv ador /
Carpeta
solicitudes
Vigilancia en
Salud Publica
ao.
Carpeta
solicitudes
Vigilancia en
Salud Publica
ao .

Archiv o Central.

Equipo de
computo
destinado al
Prof esional
Univ ersitario
Oficios
solicitud
Prof esional
Univ ersitari
o SSM.
Of icina
Secretaria
de salud/
Fsico-
magntico

Disco local E /
Solicitudes
Vigilancia en
Salud Publica
ao.
4 aos


Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Ley 715 de 2001 21/12/2001
El congreso de
l a Republi ca de
Col ombia
Por la cual se di ctan normas orgni cas en
materia de recursos y competenci as de
conformi dad con l os artculos 151, 288, 356 y
357 (Acto Legi slati vo 01 de 2001) de l a
Consti tucin Pol ti ca y se di ctan otras
di sposi ci ones para organi zar l a prestacin de
l os servi cios de educacin y sal ud, entre otros.

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7.15. CONVOCATORIA COMIT TERRITORIAL EN SEGURIDAD SOCIAL
EN SALUD

- OBJETIVO
Proporcionar espacio de ms alto nivel, como escenario para la adopcin y
adecuacin de polticas nacionales y departamentales y para la definicin de
polticas relacionadas con el funcionamiento del sistema y su participacin en la
construccin, seguimiento y monitoreo de los planes territoriales de salud, teniendo
en cuenta las caractersticas particulares, la situacin de salud y las necesidades el
intereses de cada uno de los actores que lo conforman.
- ALCANCE
Inicia con la convocatoria y termina con el seguimiento a los compromisos

- RESPONSABLE
Secretaria de Salud y Tcnico rea de Salud

QUE ES COMIT?: Un comit es un grupo de trabajo que con arreglo a las leyes o
reglas de una organizacin, institucin o entidad tienen establecidas determinadas
competencias.
FUNCIONES DE LOS COMITES?: La funcin del Comit consiste en ser, de
acuerdo a lo establecido en la Resolucin Conjunta de creacin, una instancia de
colaboracin y coordinacin entre los organismos que lo constituyen, con el objetivo
de resguardar y asegurar el cumplimiento de sus fines y el buen funcionamiento.
FUNCIONES DE LOS COMITES TERRITORIALES EN SEGURIDAD SOCIAL EN
SALUD?: Asesorar a las direcciones de salud municipales en la formulacin de
planes, estrategias, programas y proyectos de salud y en la orientacin de los
sistemas territoriales de seguridad social en salud para que se desarrollen las
polticas definidas por el consejo nacional de seguridad social en salud. Recomendar
ante la secretara de proteccin social la adecuacin y el alcance del plan territorial
de salud de su municipio. Asesorar a la secretaria de proteccin social en el
desarrollo progresivo del sistema general de seguridad social en salud. Velar por la


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Pgi na 173


afiliacin al sistema general de seguridad social en salud en el rgimen contributivo y
subsidiado. Promover el aseguramiento en las diferentes administradoras del
rgimen subsidiado de la poblacin ms pobre y vulnerable. Velar por la
participacin ciudadana estimulando las formas organizativas que hagan congruente
la poltica nacional a nivel territorial. Promover la ejecucin de las polticas, acuerdos
y dems determinaciones emanadas del consejo nacional de seguridad social en
salud y comisin de regulacin en salud CRES- por parte de las direcciones
seccionales, municipales de salud, adecundolas a su realidad territorial.


El comit se elegir cada 3 aos por medio de ternas para algunos de sus
miembros.
Reuniones Ordinarias: Se deben efectuar por lo menos cada tres meses cuatro al
ao.
Reuniones Extraordinarias: aquellas exigidas por las necesidad imprevistas
urgentes que demande su quehacer en el Municipio.
La Secretaria de salud realizara la convocatoria.

- DESCRIPCION
1.convocatoria Se convoca por medi o de ci rculares a l os
miembros del Comi t Terri torial de
Seguridad Social en Salud.
Sec. salud Comuni caci n
de i nvi taci n
2.desarrollo de la reunin Qurum, lectura acta anteri or y
aprobaci n, desarroll o orden del da, se
l evanta acta
Sec. Sal ud
Tcni co
Sal ud
acta
3.seguimiento a
compromisos
FIN
Se reali za seguimiento de veri fi cacin a
l os compromi sos adqui ridos por l os
di ferentes actores que i ntegran el Comit
Territori al de Seguridad Social en Salud.
Sec. Sal ud
Tcni co
Sal ud
Informe de
veri fi cacin


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Archivo
Gestion
Disposicin
Responsabl
e
Lugar y
Forma de
Archi vo
Comunicacin Tec sal ud Sec.salud
, fsi co
Archi vador
Tec. Salud
NA 2 aos Archi vo
central
Acta Tec sal ud Sec.salud
, fsi co
Archi vador
Tec. Salud
Computador
Tec sal ud
Di sco C/ Mi s
documentos
2 aos Archi vo
central
Informe
verificacin
Tec sal ud Sec.salud
, fsi co
Archi vador
Tec. Salud
Computador
Tec sal ud
Di sco C/ Mi s
documentos
2 aos Archi vo
central

externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Decreto No 148 de 2004 08/09/2004 Muni cipio de Mi randa Por el cual se crea el Comi t
Territori al de Seguridad Social en
Sal ud en el Muni ci pi o de Mi randa
Cauca.
artculo 175 de la ley 100
de 1993

1.993 Congreso de l a
Repbli ca de
Col ombia
Por la cual se crea el Comi t
Territori al de Seguridad Social en
Sal ud.

Proyect ado ELIZABETH VIDAL CARGO: TECNICO SALUD FIRMA


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7.16. CONVOCATORIA COMIT DE PARTICIPACION COMUNITARIA.

- OBJETIVOS
Socializar con personas naturales y jurdicas la participacin a nivel ciudadano,
comunitario, social e institucional, con el fin de ejercer sus derechos y deberes en
salud, gestionar planes y programas, planificar, evaluar y dirigir su propio desarrollo
en salud.

- ALCANCE

- RESPONSABLE


QUE ES PARTICIPACION COMUNITARIA? Es el derecho que tienen las
organizaciones comunitarias para participar en las decisiones de planeacin,
gestin, evaluacin y veedura en salud.

QUE ES LA PARTICIPACION CIUDADANA? Es el ejercicio de los deberes y
derechos del individuo, para propender por la conservacin de la salud personal,
familiar y comunitaria y aportar a la planeacin, gestin, evaluacin y veedura en los
servicios de salud.

QUES ES LA PARTICIPACION SOCIAL? Es el proceso de interaccin social para
intervenir en las decisiones de salud respondiendo a intereses individuales y
colectivos para la gestin y direccin de sus procesos, basada en los principios
constitucionales de solidaridad, equidad y universalidad en la bsqueda de bienestar
humano y desarrollo social.


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Pgi na 176


El comit se elegir cada 3 aos y estar integrado por el Alcalde Municipal. El
Jefe de la Direccin de Salud Municipal, un representante por cada una de de
las formas organizativas sociales y comunitarias y aquellas promovidas
alrededor de programas de salud, en el rea del Municipio, las Juntas
administradoras locales, las organizaciones de la comunidad de carcter
veredal, barrial, Municipal, las asociaciones de usuarios y/o gremios de la
produccin, la comercializacin o los servicios, legalmente reconocidos, el sector
Educativo y eclesistico

Reuniones Ordinarias: Se deben efectuar por lo menos cada tres meses cuatro
al ao.

urgentes que demande su quehacer en el Municipio

La Secretaria de salud realizara la convocatoria.

- DESCRIPCION
1.Convocatoria Se convoca por medi o de ci rculares a l os
miembros del Comi t de Parti cipaci n
Comuni tari a.
de i nvi taci n
2.Desarrollo de la reunin Qurum, lectura acta anteri or y
l evanta acta
Sec. Sal ud
Tcni co
Sal ud
acta
3.Seguimiento a
compromisos
FIN
de Parti cipaci n Comuni tari a.
Sec. Sal ud
Tcni co
Sal ud
Informe de
veri fi cacin


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Nombre Almacenami ento Protecci n Recuperacin Retencin
Archi vo
Gesti on
Di sposi ci n
Responsable Lugar y
Forma de
Archi vo
Comunicacin Tec sal ud Sec.salud
, fsi co
Archi vador
Tec. Salud
NA 2 aos Archi vo
central
Acta Tec sal ud Sec.salud
, fsi co
Archi vador
Tec. Salud
Computador
Tec sal ud
Di sco C/ Mi s
documentos
2 aos Archi vo
central
Informe
verificacin
, fsi co
Archi vador
Tec. Salud
Computador
Tec sal ud
Di sco C/ Mi s
documentos
2 aos Archi vo
central


externo
Fecha de
Expedicin
Resolucin No 0107 01/28/1994 Muni cipio de Mi randa Por el cual se crea el Comi t de
Parti cipaci n Comunitaria en el
Muni cipio de Mi randa Cauca.
Decreto 1757 de 1.994
03/08/1994 El Presi dente de l a
Repbli ca de Col ombia
Por l a cual se crea el Comi t de
Parti cipaci n Comuni tari a.



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Pgi na 178


7.17. CONVOCATORIA COMIT MUNICIPAL DE DISCAPACIDAD

- OBJETIVO
Establecer el Comit Municipal de Discapacidad como el organismo de deliberacin,
construccin, seguimiento y verificacin de la puesta en marcha de las polticas,
estrategias y programas que garanticen la integracin social de las personas con y
en Situacin de discapacidad.

- ALCANCE

- RESPONSABLE

QUE ES DISCAPACIDAD?: Se dice que una persona tiene una discapacidad si
sta encuentra alguna dificultad o imposibilidad para realizar una o ms actividades
de la vida cotidiana.
Se considera persona con capacidades diversas a todo ser humano que presente
temporal o permanentemente una limitacin, prdida o disminucin de sus
facultades fsicas, intelectuales o sensoriales, para realizar sus actividades
connaturales.

El comit se elegir cada 4 aos y se encuentra conformado por:
a) EI (la) Alcalde (sa) del Municipio o su representante de rango directivo.
b) EI (la) Director (a) Local de Salud del Municipio o su representante de rango
directivo
c) EI (la) Secretario de Deportes y Recreacin o su representante de rango directivo


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Pgi na 179


d) EI (la) Secretario (a) de desarrollo Social o su representante de rango directivo o
quien haga sus veces
e) EI (la) Secretario (a) de Planeacin Municipal o su representante de rango
directivo
f) Cinco (5) representantes de las organizaciones sin nimo de lucro de personas
con discapacidad, los cuales tendrn la siguiente composicin:
o Un representante de las organizaciones de personas con discapacidad fsica.
o Un representante de las organizaciones de personas con discapacidad visual.
o Un representante de las organizaciones de personas con discapacidad
auditiva.
o Un representante de las organizaciones de padres de familia de personas con
discapacidad cognitiva.
o Un representante de las organizaciones de personas con discapacidad
mltiple.
g) Un representante de las personas jurdicas cuya capacidad de actuacin gire en
torno a la atencin de las personas con discapacidad del correspondiente Ente
territorial.

Podrn asistir como invitados especiales, los representantes de las entidades de
cualquier orden y organizaciones pblicas y privadas que desarrollen, financien,
fomenten, ejecuten actividades de prevencin, cuidados en salud y psicolgicos,
habilitacin, rehabilitacin, educacin, orientacin, integracin laboral, social y la
garanta de los derechos fundamentales, econmicos, culturales, recreativos y
sociales de las personas con limitacin y/o discapacidad, cuando en el orden del
da se incluyan temas relacionados a tratar y se considere pertinente su
participacin, para la cual se Cursar la invitacin, mnimo con ocho das de
antelacin.

al ao.



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Pgi na 180


- DESCRIPCION
1.Convocatoria Se convoca por medi o de ci rculares a l os
miembros del Comi t de Parti cipaci n
Comuni tari a.
de i nvi taci n
2.Desarrollo de la reunin Qurum, lectura acta anteri or y
l evanta acta
Sec. Sal ud
Tcni co
Sal ud
acta
3.Seguimiento a
compromisos
FIN
de Di scapaci dad.
Sec. Sal ud
Tcni co
Sal ud
Informe de
veri fi cacin

Nombre Almacenamiento Proteccin Recuperacin Retenc
in
Archiv
o
Gestio
n
Disposicin
Responsabl
e
Lugar y
Forma de
Archivo
Comunicacin Tec salud Sec.salud,
fsi co
Archivador
Tec. Salud
NA 2 aos Archivo
central
Acta Tec salud Sec.salud,
fsi co
Archivador
Tec. Salud
Computador Tec
salud Di sco C/ Mi s
documentos
2 aos Archivo
central
Informe
veri fi cacin
Tec salud Sec.salud,
fsi co
Archivador
Tec. Salud
Computador Tec
salud Di sco C/ Mi s
documentos
2 aos Archivo
central

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Decreto No 106 17/07/13 Muni cipio de Mi randa Por el cual se crea el Comi t de
Di scapaci dad en el Muni ci pi o de Mi randa
Ley 1145
10/07/13 Congreso de l a
Repbli ca de
Col ombia
Por l a cual se crea el Comi t de
Di scapaci dad.



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Pgi na 181


7.18. CONVOCATORIAS COMITES SECRETARIA DE SALUD.

- OBJETIVOS
Llevar registro de las reuniones que se llevan a cabo en los diferentes Comits de la
Secretara de salud Municipal como:

Comit de Vigilancia Epidemiolgica.
Comit Municipal de Prevencin del Consumo y Control de Sustancias
Psicoactivas.
Comit Municipal de Violencia Intrafamiliar
Equipo de Respuesta Inmediata (grupo ERI)
Comit de Vigilancia Epidemiolgica Comunitaria (COVECOM)
Comit de Estadsticas Vitales
Consejo Territorial de Seguridad Social en Salud

- ALCANCE
Inicia con la convocatoria y termina con la finalizacin de la reunin y el registro en el
acta.
- RESPONSABLE
Tcnico Administrativo, Tcnico rea de Salud, Profesional Universitario


Comit de Vigilancia Epidemiolgica (COVE): Grupo funcional (conformado por
todas las entidades del sector salud EPS-S e IPS-S) que tiene como objetivo el
anlisis peridico del comportamiento de las patologas de vigilancia en un rea
determinada del municipio con el fin de orientar las acciones de prevencin y
promocin.

Comit Municipal de Prevencin del Consumo y Control de Sustancias
Psicoactivas: Grupo funcional que tiene como objetivo promover el desarrollo y
coordinacin de Planes, Programas y Proyectos que aborden integralmente los
problemas asociados a la produccin, trfico y consumo de sustancias psicoactivas
en el municipio.


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Pgi na 182


Comit Municipal de Violencia Intrafamiliar: Su funcin es aunar esfuerzos
pblicos y privados para la adecuada promocin del buen trato, prevencin y
atencin de las violencias intrafamiliar y sexual; con la promocin de polticas
sociales, econmicas, educativas y de seguridad, orientadas a la prevencin y
superacin de dicha problemtica.

Equipo de Respuesta Inmediata (ERI): Tiene como objetivo analizar la situacin y
caracterizacin en forma inmediata durante la presencia de brotes, epidemias y
emergencias en salud que pongan en riesgo, a los individuos de una comunidad
afectada por estas situaciones.

Comit de Vigilancia Epidemiolgica Comunitaria (Covecom): Su objetivo es
realizar el anlisis e interpretacin de la informacin generada por la vigilancia en
salud Pblica y emitir las recomendaciones para la orientacin en la toma de
decisiones, diseo y desarrollo de las acciones de control en los problemas de salud
que afecten a la comunidad.

Comit de Estadsticas Vitales: Su objetivo principal es coordinar la entrega,
distribucin y recoleccin de los certificados de nacido Vivo y de Defuncin, velar por
el cumplimiento de las labores de crtica al diligenciamiento de los certificados que
deben realizar las IPS-S y las Direcciones Territoriales de Salud, as como mejorara
la calidad, cobertura y oportunidad de la certificacin tanto de nacimientos como
defunciones.

Consejo Territorial de Seguridad Social en Salud (CTSSS): Su funcin principal
es la de asesorar a la Secretaria de Salud Municipal en la formulacin de planes,
programas y proyectos de salud; as como formular recomendaciones que
fortalezcan el desarrollo progresivo del sistema Municipal de Seguridad Social en
Salud (promover la transformacin de hospitales, impulsar los comits de
participacin comunitaria en salud, velar por la afiliacin de los usurarios al SMSSS
entre otros).

Los comits se constituirn mediante Acto Administrativo y se elegirn por un
perodo de dos (02) y tres (03) aos.

al ao.



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La Secretara de salud realizara la convocatoria.

- DESCRIPCION

1.Convocatoria Se convoca por medi o de Ci rculares y/o
ofi cios a los i ntegrantes del Comit de

de i nvi taci n

2.Desarrollo de la
reunin
Qurum, lectura acta anteri or y aprobaci n,
desarroll o orden del da, se l evanta acta
Sec. Sal ud
Tcni co
Admini strati vo
Tcni co en Salud,
profesi onal Uni v

Li stado de
Asi stenci a,
Regi stro
Fotogrfi co,
Elaboracin del
Acta

3.Seguimiento a
compromisos
FIN
Se reali za seguimiento de veri fi cacin a l os
compromi sos adqui ri dos por los di ferentes
actores que i ntegran el Comi t de
Sec. Sal ud
Tcni co
Admini strati vo
Tcni co en Salud,
profesi onal Uni v

Informe de
veri fi cacin

Nombre Almacenami ento Protecci n Recuperacin Retencin
Archivo
Gestin

Di sposi cin
Responsable Lugar y
Forma de
Archivo
Comunicac
in
Tcni co
Adini strativo,
tcni co
salud,
Profesional
Uni versi tario

Carpeta,
fsi co
Archivador NA 2 aos Archivo
central
Acta Tcni co
Adini strativo,
tcni co
salud,
Profesional
Uni versi tario
Carpeta,
fsi co
Archivador Computador
Tcni co
Admini strativo
, Tcnico en
Salud,
Profesional
Uni versi tario
Di sco C/ Mi s
documentos
2 aos Archivo
central
Informe
verificacin
Tcni co
Adini strativo,
tcni co
salud,
Carpeta fsico
Archivador
Computador
Tcni co
Admini strativo
, Tcnico en
2 aos Archivo
central


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Profesional
Uni versi tario
Salud,
Profesional
Uni versi tario
Di sco C/ Mi s
documentos

externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin

Decreto No 3518

Octubre
09/2006

Mini steri o de la
Protecci n Soci al
Por el cual se crea y regl amenta
Comi t de Vi gil ancia
Epi demi olgi ca.

Decreto No 205

Octubre
26/2012

Al calda Muni ci pal
de Mi randa
Por el cual se crea el Comit
Muni cipal de Prevenci n del
Consumo y Control de Sustanci as
Psi coacti vas.

Decreto 84

Juni o 25/2012
de Mi randa
Por el cual se crea el Equi po de
Respuesta Inmediata (ERI)

Resol uci n 0105

Enero 28/2013
de Mi randa
Por el cual se crea el Comi t de
Vigilanci a Epidemi ol gi ca
Comuni tari a (Covecom).

Resol uci n 1241

Septiembre
24/2012

de Mi randa
Por el cual se crea el Comi t de
Estadsti cas Vital es.

Decreto No 148

Septiembre 08
de 2004
de Mi randa
Por el cual se crea el Consej o
Territori al de Seguridad Soci al en
Sal ud (CTSSS)

Proyect ado MARISOL SOLARTE MUOZ CARGO: TECNICO ADMIN FIRMA
Aprobado VIVIAN ANYELI RIVERA CARGO: SECRETARIA DE
SALUD
FIRMA


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7.19. SERVICIO DE ATENCION COMUNITARIA - SAC

- OBJETIVO
Establecer un servicio de atencin a la comunidad, a travs de las dependencias de
participacin social, para canalizar y resolver las peticiones e inquietudes en salud
de los ciudadanos.

- ALCANCE
Inicia con la recepcin de la queja o reclamo y termina con la solucin de la peticin.

- RESPONSABLE


QUE ES UNA PETICION? Una peticin es aquel derecho que tiene toda persona
para acudir ante las autoridades competentes, por motivo de Inters pblico; general
o colectivo.
QUE ES UNA QUEJA O RECLAMO? Una queja o reclamo es un descontento
vinculado directamente a los productos o servicios prestados por una organizacin.
Tiene lugar cuando la contraparte ha hecho algn tipo de compromiso con una
tercera persona y no est cumpliendo con dicho compromiso, es cuando se tiene
cierto derecho de exigir algo.

El Servicio de Atencin a la Comunidad dispondr los recursos humanos, tcnicos y
financieros necesarios para el cumplimiento de sus funciones y de garantizar lo
siguiente:


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Pgi na 186


Velar porque las instituciones prestatarias de servicios de salud, sean pblicas,
privadas o mixtas, establezcan los mecanismos de atencin a sus usuarios y
canalicen adecuadamente sus peticiones.
Atender y canalizar las veeduras ciudadanas y comunitarias, que se presenten
en salud, ante la institucin y/o dependencia pertinente en la respectiva entidad
territorial, sin perjuicio de los dems controles establecidos legalmente.

Controlar la adecuada canalizacin y resolucin de inquietudes y peticiones
que realicen los ciudadanos en ejercicio de sus derechos y deberes, ante las
empresas promotoras de salud.

Exigir que las empresas promotoras de salud y las instituciones prestatarias de
salud, entreguen informacin sistematizada peridicamente a la oficina de
Atencin a la Comunidad.

Garantizar que las empresas promotoras de salud y las instituciones
prestadoras de los servicios de salud, tomen las medidas correctivas
necesarias frente a la calidad de los servicios.

Elaborar los consolidados de las inquietudes y demandas recibidas, indicando
las instituciones y/o dependencias responsables de absolver dichas demandas
y la solucin que se le dio al caso, con el fin de retroalimentar el servicio de
atencin a la comunidad.

- DESCRIPCION
1.Recepcion quej a o
reclamo
Se recepci ona a travs del formato de
quejas y recl amos establ ecido por l a
Secretari a de Salud Muni cipal al Servi ci o
de Atencin Comuni tari a.
Sec. Sal ud
Tcni co Sal ud
Formato de
quejas y recl amos
dili genci ado
2. Tramite de la quej a
o reclamo
El Servi ci o de Atencin Comunitari o trami ta
l a quej a o reclamo ante el Ente
competente.
Sec. Sal ud
Tcni co Sal ud
Comuni caci n de
sol i ci tud, formato
de quejas y
recl amos
3.Seguimiento
peticin
Se reali za seguimiento de veri fi cacin por
parte del Servi cio de Atencin Comuni tari o
al Ente que le compete l a resol uci n de l as
peti ci ones i nterpuestas por los Ci udadanos.
Sec. Sal ud
Tcni co Sal ud
Informe de
veri fi cacin


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4. Resolucin de las
peticiones
Noti fi cacin por parte del Servi ci o de
Atencin Comuni tari o de la resoluci n de l a
peti ci n i nterpuesta por l a Ciudadana
Sec. Sal ud
Tcni co Sal ud
Noti fi cacin de
resol uci n

n
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable Lugar y
Forma de
Archivo
Formato
quejas y
reclamos
fsi co
Archi vador
Tec. Salud
NA 2 aos Archi vo
central
Comunica
cin
fsi co
Archi vador
Tec. Salud
Computador
Tec sal ud
Di sco C/ Mi s
documentos
2 aos Archi vo
central
Informe
verificaci
n
fsi co
Archi vador
Tec. Salud
Computador
Tec sal ud
Di sco C/ Mi s
documentos
2 aos Archi vo
central

Nombre del
documento
externo
Fecha de
Expedicin
Decreto No
190
03/10/12 Muni cipio de Mi randa Por el cual se crea el Servi ci o
de Atencin Comuni taria en
Sal ud
Decreto 1757
de 1.994

03/08/13
El Presi dente de l a Repbl i ca de
Col ombia
Por el cual se crean l os
Mecani smos de Parti cipacin
Soci al en la Prestacin de l os
Servi ci os de Salud.



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Pgi na 188


PROCEDIMIENTOS DE
EDUCACION


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Pgi na 189


8. PROCEDIMIENTOS DE PROMOCION Y DESARROLLO
DE LA EDUCACION

8.1. PROCEDIMIENTO PARA LA INVERSIN DE RECURSOS SGP
CALIDAD EDUCATIVA

- OBJETIVO
Realizar eficientemente la distribucin y ejecucin de los recursos de calidad de
educacin del sistema general de participaciones.

- ALCANCE
Este procedimiento inicia con diagnostico y termina con la entrega a la Institucin
Educativa de las siguientes actividades:
Construccin, ampliacin y adecuacin de infraestructura educativa.
Mantenimiento de Infraestructura educativa.
Dotacin educativa.
Pago de servicios pblicos de las I.E.
Funcionamiento bsico de las I.E.
Capacitacin a docentes y directivos con la aprobacin de la secretaria de
educacin certificada.
Complementar otros servicios.

- RESPONSABLE
El alcalde debe coordinar con el Secretario de Educacin, Cultura y Deporte y con
los directivos docentes la priorizacin de estos recursos, exceptuando el pago de
servicios pblicos que se hacen directamente por la secretaria financiera.

RECURSOS DE EDUCACIN DEL SGP: son recursos de la ley 715 del 2001, que
son asignados para las inversin en las instituciones educativas en los alcances del
que habla este procedimiento, estos recursos llegan al municipio, quien es quien
debe hacer buena inversin de estos.

DOTACIN EDUCATIVA: Es todo tipo de material y medios pedaggicos
necesarios para el aprendizaje de los nios en las Instituciones educativas. Se
incluye material pedaggico y administrativo.


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Para la realizacin de cualquier contrato se deben seguir los lineamientos
establecidos en la ley y en el manual de contratacin municipal.

- DESCRIPCIN
1. Di agnosti co
educati vo.

Ini cio
Para cual qui er proceso de construcci n,
ampliacin y adecuaci n de i nfraestructura
educati va, se debe reali zar un di agnsti co
coordi nado entre la secretara de
i nfraestructura y de Educaci n.
Secretari o de
Educacin,
Secretari o de
Infraestructura
Documento de
diagnsti co.
2. Sol i ci tudes Las Insti tuci ones educati va deben sol i ci tar al
al calde sus necesi dades en i nfraestructura y
dotacin para la i nversi n de los recursos.
Insti tuciones
Educati vas
Carta de Soli ci tud
3. Pri ori zaci n
recursos.
Teni endo en cuenta el diagnsti co y l as
sol i ci tudes se reali za pri ori zacin para l a
i nversi n de los recursos.
Al calde,
Secretari o de
Educacin,
Rectores.
Acta de Reunin.
4. Proceso de
contrataci n
Se reali za de acuerdo a lo estableci do en l a
normati vidad y en el manual de contratacin y
adi cional para reali zar este ti po de
Acti vidades.
Secretara de
Planeaci n, rea
de Contrataci n
Documentaci n
Precontractual
5. Suscri pcin del
contrato
Luego de agotar el proceso de seleccin se
suscri be el contrato.
Secretara de
Planeaci n, rea
de Contrataci n.
Contrato
l egali zado
6. Supervi si n del
contrato.
La Secretara desi gnada para reali zar l a
supervi si n es la Secretari a de Educacin
Cul tura y Deporte, la cual reali za seguimi ento
permanente del contrato a fi n de asegurar su
correcto desarroll o de acuerdo con el Manual
de supervi si n de l a entidad.
Supervi sor del
Contrato/ Tcni co
Operati vo.
Actas Parcial es de
Ini cio del Contrato
y Actas Final es
7. proceso pre
contractual

7.proceso pre contractual: Se reali za el
proceso pre contractual de acuerdo a lo
estableci do en el manual de contratacin
Secretara de
Despacho.
Documentaci n
Pre contractual
8. Reci bo de
elementos.
En caso de que el proceso que se adel anto sea
de dotacin, los i mplementos deben entrar al
almacn de la Al calda Muni ci pal.
Almaceni sta.
Entrada de
almacn. Facturas
9. Entrega de
elementos
FIN
Se hace entrega a l a insti tucin de los
elementos.
Secretari o de
Educacin
Acta de entrega,
fi rmada por
almaceni sta y
supervi sor.


MIRANDA
CODIGO
100-1.21-001-2013
ADOPCION
Decreto 084 de 2013

Pgi na 191


Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y
Forma de
Archivo
Documento
de
Diagnostico
Tcni co
operati vo
Ofi cina
contratacin/ca
rpeta contrato
Archivador
carpeta fsi cas,

3 aos Archivo
Carta de
Soli citudes
Tcni co
operati vo
Casa cul tura
carpeta
educacin
Archivador carpeta fsi cas 3 aos Archivo
Acta de
reunin
Tcni co
operati vo
Casa cul tura
carpeta
educacin
Acta de
li quidaci n
Auxi liar
Admini strati
vo/Contrata
cin
Ofi cina
contratacin/ca
rpeta contrato

- DOCUMENTOS EXTERNOS

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Ley 715 del 2001
21 di ciembre

CONGRESO DE LA
REPUBLICA
Por la cual se di ctan normas
orgni cas en materia de recursos y
competenci as de conformidad con l os
artcul os 151, 288, 356 y 357 (Acto
Legi sl ati vo 01 de 2001) de l a
Consti tucin Pol ti ca y se di ctan otras
di sposi ci ones para organi zar l a
prestaci n de servi ci os de educacin y
sal ud, entre otros.

Elabor ado y
aprobado por
JUAN RENE MALLAMA
CARGO: SEC. EDUCACION,
CULTURA, DEPORTE Y
RECREACION
FIRMA


MIRANDA
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Pgi na 192


8.2. PROMOCION Y DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR Y
EDUCACION PARA EL DESARROLLO HUMANO.

- OBJETIVO
Brindar a la comunidad la oportunidad de acceder a programas de educacin
superior, y ayudar a mejorar la calidad de vida de todos los habitantes del Municipio
de Miranda.

- ALCANCE
El Campus Universitario abarca principalmente la comunidad de la parte urbana de
Miranda y en menor escala los municipios aledaos como Florida, Corinto, Padilla
entre otros.
- RESPONSABLE
Secretario de Educacin, Cultura y Deporte en conjunto con el Coordinador del
CERES.

Educacin Superior: se refiere al proceso y a los centros o instituciones educativas
en donde, despus de haber cursado la educacin preparatoria o educacin media
superior, se estudia una carrera profesional y se obtiene una titulacin superior
CERES: Los Centros Regionales de Educacin Superior -CERES- son una
estrategia del Ministerio de Educacin Nacional que busca desconcentrar la oferta
en educacin superior (hoy centrada en las ciudades) y ampliar su cobertura; de esta
manera se hace ms equitativo el acceso y se contribuye al desarrollo social y
econmico de las comunidades. Este nuevo modelo parte del dilogo regional, se
centra en la oferta de programas de educacin superior pertinentes a la comunidad y
acordes con la vocacin productiva de la zona, adems promueve la conformacin
de alianzas interinstitucionales que posibilitan el uso compartido de recursos
humanos, financieros, de infraestructura y conectividad

Para la realizacin de estas actividades se deben seguir los lineamentos
establecidos por el Ministerio de Educacin Nacional -CERES


MIRANDA
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Pgi na 193


- DESCRIPCION
1. regi stro de soli ci tudes
de l a comunidad.
Recepci n de las sol i ci tudes de cursos,
programas tcni cos y tecnlogos y Superi or:
Los aspi rantes mani fi estan su necesi dad.
Secretari o Educacin,
Cul tura y Deporte/
Coordi nador CERES/
Auxi liar Admi ni strati vo
Formatos de
Sol i ci tud
2. Recepci n de Ofertas
Educati vas por el SENA,
y entidades de
Educacin Superior
Vincul adas al CERES
Sel ecci n de Ofertas: Se hace el anl i si s de
sol i ci tudes y de acuerdo a la necesi dad se
propone al centro que corresponda el
programa, para que le den vi abi lidad y
poder ini ciar l a oferta.
Jefes de Ofi ci na de
cada enti dad
vi nculada al CERES
Ofi ci os
Envi ados
3. Medi os de
comuni caci n de l a
oferta a la comuni dad.
Para dar a conocer a l a comunidad l os
cursos y carreras ofertados se reali za una
campaa de publi ci dad.
Coordi nador CERES/
Canal
Muni cipal ,
Peri foneo,
Vol antes, etc.
4.. Inscri pcin y Regi stro Si l os inscri tos corresponden a programas
del SENA, se reali za la i nscri pci n en l a
plataforma Sofa Pl us.

Si l os inscri tos estn i nteresados en otras
carreras se utili zan los formatos de l as otras
enti dades de Educaci n Superi or
Vincul adas al CERES
Coordi nador CERES/
Auxi liar
Admini strati vo/
Ali ados CERES

Vi rtual y
Formatos
Fsi cos
5..Presentaci n de
Pruebas

Si l as pruebas son Presenciales se l es
facili tan l as aulas del CERES para que l os
i nscri tos las puedan presentar

Si son Vi rtual es se l es faci li ta l a Sala de
Si stemas para la presentacin de l a
pruebas.
Coordi nador CERES/
Auxi liar
Admini strati vo/
Sal a de
Si stemas
CERES/ Aulas
CERES
6. Recepci n de
Documentos
NO SELECCIONADO: Se i nforma del
resul tado negati vo al interesado, cuando
este va al CERES

SELECCIONADO: Se informa a l os
Sel ecci onados tel efni camente, por correo o
de manera personal . Estos ti enes mxi mo 8
das para l a entrega de los documentos en
l a Ofi ci na del CERES o de acorde a l o
estableci do por cada uno de l os Ali ados del
CERES
Auxil iar
Admini strati vo
Formul ari os de
Ingreso

7. Envi de Documentos
a las Ofi ci nas de l os
Ali ados del CERES

La documentacin entregada por l os
sel eccionados se rel aci ona y se envan
todos l os documentos a l as Ofi ci nas de l os
Ali ados del CERES.
Estos archi vos se rel aci onan, se envan en
carpetas enumeradas y con ofi ci o remi sorio.
Auxili ar
Admini strati vo

Ofi ci o
Remi sori o con
el reci bi do
respecti vo.


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8. Ini ci o de l os
Programas Acadmi cos
Cada ali ado del CERES debi enviar con
antelaci n su cronograma de cl ases, fechas
de exmenes y supl etori os
Coordi nacin con los Docentes: Se hace
cl ari dad de l as normas y regl as internas del
del CERES y el cumplimi ento de l os
horarios, etc.
Coordi nacin con l os Estudi antes; A) se l es
dan a cbonocer l as Normas y regl as del
CERES. B) Se apoyan con todo l o referente
a sol i ci tud de constancias estudi anti les,
l aboral es, etc. C) Reci ben l as quej as y
recl amos de l os estudi antes y cuando sea
perti nente dar sol ucin i nternamente.
Coordi nador CERES/
Auxi liar Admini strati vo
.

Cuando hay
escri tos se
envan a
Popayn.

Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y Forma
de Archivo
Formatos de
Inscripcin
Auxiliar
administrativ o
Computador
Campus/
magntico
Clav e
acceso
Disco, carpeta
f ormatos

NA
Formatos de
Ingreso
Auxiliar
administrativ o
Computador
Campus/
magntico
Clav e
acceso
Disco, carpeta
f ormatos

NA
Formato de
Inf orme de
Activ idades
Auxiliar
administrativ o
CERES
Computador
Campus/
magntico
Clav e
acceso
Disco, carpeta
f ormatos
NA
Inf ormes de
los Aliados del
CERES
Auxiliar
Administrativ o/
Coordinador
CERES
Campus
Univ ersitario/
carpeta
Inf ormes
Archiv ador carpeta fsicas 3 aos
Archiv o
central

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Ley 29 de 1990
27 de febrero

CONGRESO DE
LA REPUBLICA
Por la cual se dictan di sposi ciones para el fomento
de l a i nvestigacin cientfi ca y el desarrollo
tecnol gi co y se otorgan facultades extraordinari as.
Pl an Sectori al 2006 -
2010
GOBIERNO
NACIONAL
Se consti tuye en el compromi so del Gobierno de
cara a los desafos plasmados en el Plan Decenal.
El Plan Sectori al se desarroll a al rededor de 4
polti cas fundamentales: Cobertura, Calidad,
Pertinenci a y efici encia.

Elabor ado y
aprobado por
JUAN RENE MALLAMA
CARGO: SEC. EDUCACION,
CULTURA, DEPORTE Y
RECREACION
FIRMA


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PROCEDIMIENTOS DE
CULTURA, DEPORTE Y
RECREACION


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9. PROCEDIMIENTOS DE DESARROLLO CULTURAL,
DEPORTIVO Y RECREATIVO

9.1. ESCUELAS DE FORMACIN DEPORTIVA Y CULTURALES

- OBJETIVO:
Fomentar e incentivar las actividades deportivas, recreativas, culturales, artsticas
para el aprovechamiento del tiempo libre de los nios y jvenes del Municipio de
Miranda Cauca.

- ALCANCE
Este procedimiento aplica para todas las actividades deportivas, culturales y
artsticas que se coordinen y apoyen a travs de la secretaria de Educacin Cultura
y Deporte. Inicia con el diagnostico y termina con la ejecucin de actividades de laas
escuelas

- RESPONSABLE
Si la escuela de Formacin es Deportiva el responsable es el Tcnico Operativo de
Deportes
Si la escuela de Formacin es Cultural y Artstica el responsable es el Tcnico
Operativo de Cultura.

DEPORTE: El deporte es toda aquella actividad fsica que involucra una serie de
reglas o normas a desempear dentro de un espacio o rea determinada (campo de
juego, cancha, tablero, mesa, etc.) a menudo asociada a la competitividad deportiva.
RECREACIN: Se entiende por recreacin a todas aquellas actividades y
situaciones en las cuales est puesta en marcha la diversin, como as tambin a
travs de ella la relajacin y el entretenimiento.


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ARTE: cualquier actividad o producto realizado por el ser humano con una finalidad
esttica o comunicativa, mediante la cual se expresan ideas, emociones o, en
general, una visin del mundo, mediante diversos recursos, como los plsticos,
lingsticos, sonoros o mixtos.
CULTURA: Los conjuntos de saberes, creencias y pautas de conducta de un grupo
social, incluyendo los medios materiales (tecnologas) que usan sus miembros para
comunicarse entre s y resolver sus necesidades de todo tipo
TIEMPO LIBRE: Se conoce como Tiempo Libre a aquel tiempo que la gente le
dedica a aquellas actividades que no corresponden a su trabajo formal ni a tareas
domsticas esenciales.

establecidos en la Ley y en el Manual de Contratacin Municipal.

- DESCRIPCIN
ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO
Di agnosti co Di agnosti co para saber dnde y cuantas escuel as de
formacin deporti vas, Cul turales y artsti cas se
requi eren en l a zona Rural y Urbana del Muni ci pio.
Tcni cos
Operati vos
Documento
trabaj o de
campo
Soci ali zaci n Soci ali zaci n del proyecto a desarrollarse en cada
una de l as veredas y Zona Urbana en conj unto con
l deres deporti vos y cul tural es, entrenadores,
Concej ales y j untas de acci n comunal .
Tcni cos
Operati vos
Envi de
Invitaci ones
Fsi cas y/o
Verbales

Proceso de
contrataci n

Se adel anta proceso de contrataci n de acuerdo a l o
estableci do en la normati vidad y en el manual de
contrataci n se reali za el proceso de sel eccin
necesario para la contratacin de l os moni tores y el
desarroll o del proyecto. Es posi bl e real i zar este tipo
de Acti vidades medi ante Conveni os de cooperaci n.
Secretari o de
Educacin Cul tura
y Deporte,
Tcni co rea de
Contratacin
Documentos
Etapa
Precontractual
Suscri pcin del
contrato

Suscri pcin del contrato o Convenio de Cooperaci n
Tcni co rea de
Contratacin.
Contrato
l egali zado
Sel ecci n de
monitores
La Fundaci n o enti dad ej ecutora del proyecto
sel ecciona de moni tores que trabaj aran en el
proyecto, revi sando sus perfiles y l a ascendencia que
ti ene en su comuni dad y coordi nadamente con l a
Secretari a
Tcni cos
Operati vos
Contrati sta
Hoj as de Vi da


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Convocatori a
i nscri pci n,
Ini cio de convocatori as para inscri pcin de los ni os y
j venes i nteresados en las diferentes di sci pli nas que
ofrecen l os proyecto
Contrati sta
Tcni cos
Operati vos
Peri foneo,
Vol antes,
Desarrol l o de
acti vidades
Se ini cia el desarroll o de las Escuel as de formacin
en l as di ferentes di sci pli nas l levando regi stro de l as
acti vidades medi ante l a presentaci n de i nformes
Contrati sta Planil las de
asi stencia
Informes
Supervi si n
La secretara desi gnada para reali zar la supervi sin
es l a Secretaria de Educacin Cul tura y Deporte, l a
cual reali za seguimiento permanente del contrato a
fi n de asegurar su correcto desarroll o de acuerdo con
el Manual de supervi si n de la enti dad
Secretari o de
Educacin,
Cul tura y Deporte/
Tcni cos
Operati vos.
Actas
Parciales de
Ini cio del
Contrato y
Actas Fi nal es

Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y Forma
de Archivo
Documento de
Diagnostico
Tcnico
operativ o
Of icina
contratacin/car
peta contrato
Archiv ador
carpeta fsicas

3 aos Archiv o
Inf orme
Tcnico
operativ o
Casa cultura
carpeta
Cultura/Carpeta
Deporte
Archiv ador carpeta fsicas 3 aos Archiv o
Planillas de
asistencia

Contratista
Casa cultura
carpeta
Cultura/Carpeta
Deporte
Actas
parciales, de
inicio y de
liquidacin
Auxiliar
Administrativ
o/Contrataci
n
Of icina
contratacin/car
peta contrato

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Ley 181 de 1995 Congreso de l a Repbl i ca Ley General del Deporte.
Ley 397 de 1997 Congreso de l a Repbl i ca
Ley General de Cul tura
Normas de Contrataci n
Congreso de l a Repbl i ca
Gobi erno naci onal
Par. 1 art. 2 Ley 1150 de 2007
Art. 2.1.1. Decreto 734 de 2012}

Proyect ado
JUAN RENE MALLAMA
CARGO: SEC. EDUCACION, CULT,,
DEPORTE Y RECREACION
FIRMA
Aprobado por


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Pgi na 199


9.2. DESARROLLO DE EVENTOS DEPORTIVOS, RECREATIVOS Y
CULTURALES.

- OBJETIVO:
Fomentar e incentivar las actividades deportivas, recreativas y culturales para el
aprovechamiento del tiempo libre y para difundir y estimular los potenciales
deportivos y culturales en el municipio de Miranda Cauca.

- ALCANCE
Este procedimiento aplica para todas los eventos deportivos, recreativos y culturales
que se coordinen y apoyen a travs de la secretaria de Educacin Cultura y Deporte.

- RESPONSABLE
Para los eventos de deporte y recreacin, como torneos, festivales de cometas,
maratones, validas, encuentros, etc. el responsable es el coordinador de Deportes.
Para los eventos culturales y artsticos como celebracin de cumpleaos, fiestas
tradicionales, encuentros, concursos, das tradicionales, etc, el responsable es el
tcnico operativo de cultura.

EVENTOS: Todo tipo de actividad que se genere en un momento de tiempo, donde
se difunde y estimulen los potenciales deportivos y recreativos.
DEPORTE: El deporte es toda aquella actividad fsica que involucra una serie de
reglas o normas a desempear dentro de un espacio o rea determinada (campo de
juego, cancha, tablero, mesa, etc.) a menudo asociada a la competitividad deportiva.
RECREACIN: Se entiende por recreacin a todas aquellas actividades y
situaciones en las cuales est puesta en marcha la diversin, como as tambin a
travs de ella la relajacin y el entretenimiento.


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Pgi na 200


TIEMPO LIBRE: Se conoce como Tiempo Libre a aquel tiempo que la gente le
dedica a aquellas actividades que no corresponden a su trabajo formal ni a tareas
domsticas esenciales.

- POLTICAS DE OPERACIN.
establecidos en la ley y en el manual de contratacin municipal.

- DESCRIPCIN:
ACTIVIDAD DESCRIPCION

RESPONSABLE REGISTRO
Diagnostico La comunidad realiza la peticin o la alcalda toma
la decisin de organizar el evento o actividad,
dependiendo del caso tras realizar el anlisis
respectivo
Tcnicos
Operativos
Solicitudes y
eventos
posicionados.

Proceso de
contratacin

Se adelanta proceso de contratacin de acuerdo a
lo establecido en la normatividad y en el manual
de contratacin se realiza el proceso de seleccin
necesario para la contratacin de los bienes o
servicios necesarios para desarrollar los eventos.
Secretario de
Educacin
Cultura y
Deporte, Tcnico
rea de
Contratacin
Documentos
Etapa
Precontractua
l
Suscripcin
del contrato

Luego de agotar el proceso de seleccin se
suscribe el contrato.
Tcnico rea de
Contratacin.
Contrato
legalizado
Desarrollo de
actividades
Se inicia el desarrollo del evento llevando registro
f otogrf ico de las actividades mediante la
presentacin de inf ormes
Contratista registro
f otogrf ico
Supervisin
La secretara designada para realizar la
supervisin es la Secretaria de Educacin Cultura
y Deporte, la cual realiza seguimiento permanente
del contrato a f in de asegurar su correcto
desarrollo de acuerdo con el Manual de
supervisin de la entidad
Secretario de
Educacin,
Cultura y
Deporte/
Tcnicos
Operativos.
Inf orme de
supervisin,
Actas
Parciales de
Inicio del
Contrato y
Actas Finales


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Pgi na 201


Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y Forma
de Archivo
Documento de
Diagnostico
Tcnico
operativ o
Of icina
contratacin/car
peta contrato
Archiv ador
carpeta fsicas

3 aos Archiv o
Inf orme
Tcnico
operativ o
Casa cultura
carpeta
Cultura/Carpeta
Deporte
Planillas de
asistencia

Contratista
Casa cultura
carpeta
Cultura/Carpeta
Deporte
Actas
parciales, de
inicio y de
liquidacin
Auxiliar
Administrativ
o/Contrataci
n
Of icina
contratacin/car
peta contrato

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Ley 181 de 1995 Congreso de l a Repbl i ca Ley General del Deporte.
Ley 397 de 1997 Congreso de l a Repbl i ca
Ley General de Cul tura
Normas de
Contratacin

Gobi erno naci onal
Par. 1 art. 2 Ley 1150 de 2007
Art. 2.1.1. Decreto 734 de 2012}

Proyect ado LUIS FERNANDO MAYORGA CARGO: TECNICO OPERATIVO FIRMA
Aprobado por JUAN RENE MALLAMA CARGO: SEC. EDUCACION, CULT,
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Pgi na 202


9.3. SERVICIOS DE BIBLIOTECA PBLICA MUNICIPAL

- OBJETIVO:
Definir la metodologa para la realizacin de consulta del material bibliogrfico de la
Biblioteca Pblica municipal del municipio de Miranda Cauca y la consulta a travs
de los computadores pblicos dispuestos para tal fin.

- ALCANCE
Este procedimiento aplica para las consultas y los prestamos internos y externos de
material bibliogrfico realizados en la Biblioteca Pblica Municipal.

- RESPONSABLE
Auxiliar administrativa con funciones de Bibliotecaria

SIABUC: Es un software auxiliar en las labores cotidianas de un centro de
informacin o biblioteca, ya sea universitaria, pblica o particular, sin importar que
sea pequea o grande. El funcionamiento de SIABUC est basado en mdulos,
cada mdulo corresponde a una tarea especfica dentro de la biblioteca, los mdulos
principales de SIABUC son:
Adquisiciones Nos lleva un control de las compras y las donaciones, pudindose
capturar desde la solicitud de compra, imprimir las listas de pedidos, registrar la
recepcin de material y llevar un catlogo de los proveedores. Este mdulo genera
otros productos impresos como son: Listas de pedidos por fecha, Lista de
donaciones, Lista de material ingresado, etc.
Anlisis: En este mdulo se realiza la catalogacin o procesos tcnicos al material
adquirido. Dicha catalogacin est basada en el formato MARC. Se realiza tambin
el etiquetado del material y, de ser necesario, la impresin de la ficha o juego de
fichas catalogrficas. Algunos de los productos que nos genera este mdulo son:
Impresiones de etiquetas con clasificacin y/o cdigos de barras, impresin de


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Pgi na 203


tarjetas de prstamos, listados, consultas simples, control de productividad de los
capturistas, etc.
Consultas: Este mdulo est orientado hacia el usuario. Generalmente se coloca
una o varias terminales a disposicin de los usuarios de la biblioteca sustituyendo de
esta manera al tradicional catlogo fsico de fichas catalogrficas.
Publicaciones peridicas: Este mdulo tiene funciones parecidas al mdulo de
Anlisis pero orientado a revistas. Nos permite adems manejar un catlogo de
fichas analticas (artculos o interiores de la revista).
Inventario: El proceso de realizar un inventario se agiliza bastante con este mdulo
que nos permite, adems, la identificacin exacta del material faltante y su posterior
descarte. Se recomienda utilizar el cdigo de barras para aprovechar al 100% este
mdulo.
Prstamos: En este mdulo se lleva un estricto control de los prstamos de
material, incluye las siguientes funciones: Catlogo de Usuarios, el cual puede
incluso, importarse desde otro sistema; Prstamo a domicilio o en sala, Bloqueos de
libros y de usuarios conflictivos, Reportes de usuarios morosos, Reportes de
prstamos, Constancias de no adeudo, etc.
Estadsticas: Presenta diversos reportes sobre las tareas realizadas en los
diferentes mdulos de SIABUC. Algunas de las estadsticas incluyen: Prstamos,
Consultas, Productividad, Compras, Donaciones, etc.
Publicaciones en WEB Permite poner los catlogos de SIABUC disponibles a
travs de una pgina WEB (slo para servidores basados en Windows).

Incorporar la lectura y la escritura a la vida cotidiana a los habitantes del
Municipio de Miranda Cauca


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Pgi na 204


- DESCRIPCIN
1. soli ci tud Recepci onar la sol i ci tud de consul ta que
presentan l os usuari os de manera personal .
Auxi liar
admini strati vo
formato de
estadsti cas de
consul ta
2.busqueda Si la consul ta es compleja, busca en l a base
de datos SIABUC para identifi car el texto con
l a i nformacin, si no busca di rectamente en
l as estanteras de la bi bli oteca.
Auxi liar
admini strati vo
N/A
3.entrega Cuando l a consul ta se reali za de manera
personal procede a la entrega del materi al
bibliogrfi co a los usuari os en l a sala de
consul ta, la cual puede ser utili zada por l os
usuari os el ti empo necesari o durante el
horario de atenci n.
Auxi liar
admini strati vo
Regi stro de
i nformacin en el
SIABUC o en el li bro
de estadsti cas.
4.devol uci on Una vez que l os usuari os devuel ven el
material bi bli ogrfi co se procede a ubi carl o
en su l ugar de almacenami ento. Descarga
del SIABUC o del li bro de estadsti cas
Auxi liar
admini strati vo
SIABUC o en el li bro
de estadsti cas.
CONSULTA VIRTUAL
5.Soli ci tud Recepci onar la sol i ci tud de prstamo que
presentan l os usuari os de manera personal .
Auxi liar
admini strati vo
Formato de prstamo
6.Asi gnaci on
equipo
Se asigna equi po. Entrega del equipo
completo en su modulo (cargador y mouse)
Auxi liar
admini strati vo

7. Induccin Si el usuari o no sabe manejar el equi po se l e
da una breve inducci n que le permita
al canzar el obj eti vo de la consul ta
Auxi liar
admini strati vo

8. devolucin Una vez agotado el l mite de tiempo de 1
hora por usuari o se reci be el equipo
revi sando su estado
Auxi liar
admini strati vo

Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y Forma
de Archivo
Formato
estadstica de
consulta
Auxiliar
administrativ
o
Biblioteca Archiv ador
carpeta fsicas

1 ao Archiv o

Elabor ado y
aprobado por
JUAN RENE MALLAMA CARGO: SEC. EDUCACION, CULT,
FIRMA


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9.4. PROCEDIMIENTO PRESTAMO AUDITORIO

- OBJETIVO
Elaborar una gua para indicar el procedimiento de prstamo de la sala del auditorio
de la Casa la Cultura, con fines acadmicos, investigativos o inters particular.

- ALCANCE
Este procedimiento aplica para el servicio de prstamo y/o reserva de sala del
auditorio, con su correspondiente registro.

- RESPONSABLE
El responsable de ejecutar este procedimiento es el Tcnico Operativo de Educacin

Biblioteca: unidad formalmente establecida y habilitada con personal y recursos
para proporcionar servicios bibliotecarios y de informacin en cualquier dependencia
de la institucin.
Auditorio: espacio que ofrece servicios audiovisuales orientados prioritariamente al
apoyo de la funcin acadmica de los usuarios.
Registro del Prstamo: formatos (planilla de reserva y solicitud de reserva) en los
que se lleva el control del prstamo del auditorio.
Usuarios: designa a los miembros de la comunidad universitaria y al pblico en
general que utiliza los recursos de la biblioteca.

El prstamo del auditorio se realizara con solicitud previa.


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Pgi na 206


- DESCRIPCION
Solicitud
Veri fi car en l a planil la, si la sal a o el audi tori o
se encuentra di sponi bl e e i nforma al usuario.
a. Si est prestado: Sugeri r al usuario otra
hora o fecha.
b. Si no est prestado: Regi strar en l a pl anill a
y dili genci ar y fi rmar el formato de sol i ci tud
de reserva con l os datos requeri dos: fecha
de soli ci tud, sol i ci tante, docente, obj eto y
datos del prstamo como fecha, hora, lugar
y material a utili zar.
Tcni co Operati vo
Planil la de
Reserva Audi torio
Sol i ci tud de
Reserva Audi torio)

Prstamo
Recordar al usuario l a fecha y hora de l a
devolucin y l a necesi dad de cui dar el si ti o
respetando l as ayudas entregadas y l as
condi ci ones de aseo requeri das.
Tcni co Operati vo
No apli ca

Recibir
Auditorio
Reci bi r de parte del usuari o la sala o auditori o y
l as ayudas entregadas, veri fi cando que se
encuentren en buenas condi ciones. si no est
en buenas condi ciones, sol i ci tarle i nformacin
sobre l o sucedi do y reportarl o, si es el caso
Tcni co Operati vo

Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y
Forma de
Archivo
Planilla de
Reserv a
Tecnico
Administrativ o
Casa de la
Cultura
Archiv ador
carpeta fsicas

1 ao Archiv o
Solicitud de
Reserv a
Tecnico
Administrativ o
Casa de la
Cultura
Archiv ador
carpeta fsicas

1 ao Archiv o

Proyect ado CLAUDIA LORENA TEJADA CARGO: PROFESIONAL
UNIVERSITARIO
FIRMA
Aprobado por JUAN RENE MALLAMA CARGO: SEC. EDUCACION, CULT,
FIRMA


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PROCEDIMIENTOS DE
GOBERNABILIDAD


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10. PROCEDIMIENTOS DE GOBERNABILIDAD

10.1. ATENCIN A LA POBLACIN DESPLAZADA Y/O VICTIMAS DEL
CONFLICTO ARMADO.

- OBJETIVO
Establecer una tcnica que permita Asesorar, Orientar y acompaar a la Poblacin
vctima del conflicto armado o en Situacin de Desplazamiento en el marco del
conflicto armado interno que vive el pas con miras de facilitar el acceso y evaluar el
ejercicio de los derechos a la verdad, justicia y reparacin, segn la Ley 1448 del 10
de junio de 2011.

- ALCANCE
Este procedimiento inicia con la atencin a las personas que son vctimas del
conflicto armado y finaliza con la efectividad del goce de sus derechos.

- RESPONSABLE
Los responsables de la atencin efectiva de este procedimiento es la Personera
Municipal, El Secretario de Gobierno y Desarrollo Comunitario, Jefe de oficina,
Profesional Universitario.

VICTIMA : Personas que individual o colectivamente hayan sufrido un dao por
hechos ocurridos a partir del 1 de enero de 1985, como consecuencia de
infracciones al derecho humano humanitario o de violaciones graves y manifiestas a
las normas internacionales de Derechos humanos, ocurridas con ocasin del
conflicto armado interno.

AYUDA INMEDIATA: es la ayuda humanitaria entregada a aquellas personas que
manifiestan haber sido desplazadas o vctimas del conflicto armado y se encuentren
en situacin de vulnerabilidad.


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Pgi na 209


DOCUMENTOS DE APOYO: cartas, remisiones, certificaciones que sean brindadas
por secretarias municipales a vctimas del conflicto armado donde mencionen los
artculos de la Ley 1448 que hacen valer sus derechos, para la agilidad, vinculacin,
posterga miento, etc.; en trmites pertinentes.

Las ayudas humanitarias se entregaran a personas que sean remitidas por la
Personera Municipal con una respectiva solicitud.
No discriminar para la Asistencia humanitaria en situaciones de emergencia a
individuos y hogares desplazados con enfoque poblacional de gnero, etnia y edad.
Solicitar a la Secretaria general de funcionarios cuando se necesite apoyo en un
evento masivo frente al diligenciamiento de registros para un censo.

- DESCRIPCIN

1. Atencin.

El funcionari o en apoyo a las vctimas del
confli cto armado i nterno de parte de l a
Secretari a de Gobierno, Ati ende a l as
vctimas, con amabili dad y bri ndando
confi anza para poder dar y recibi r una
i nformacin oportuna frente a la si tuaci n en
que se encuentre l a persona.

Si la vctima no ha declarado se le acompaa
a la Personera muni ci pal para que reali ce el
trmi te pertinente.

Si l a vi ctima ya decl aro se les bri nda
acompaami ento en el goce efecti vo de sus
derechos.

Profesi onal
Uni versi tari o/Jefe
de Ofi cina

Sol i ci tud de l a
Personera
Muni cipal .
2. Entrega de
Ayudas.
2. Cuando ll egue remi tido de la Personera con
una soli ci tud de ayuda de Atenci n Inmedi ata
se proceder a bri ndar l a asi stenci a por el
muni cipio en elementos bsi cos de
alimentaci n, aseo personal, utensi lios de
cocina si es el caso, atenci n mdi ca o
psi colgi ca, etc.

Profesi onal
de Ofi cina

Sol i ci tud de l a
Personera
Muni cipal .


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Pgi na 210


3. Ori entaci n en
Sal ud.
3. Cuando necesi tan ori entacin con l a
vi nculaci n en salud se acompaa a la vi ctima
a l a secretari a sal ud donde la funcionaria en
sal ud encargada hace l a veri fi cacin en l a
base de datos haber si est vi nculada a al gn
rgimen subsi di ado o a otra enti dad de sal ud.

Si se halla vi nculada con al gn rgi men de
sal ud se orienta para que como usuari a
vi cti ma en el muni cipi o haga uso del si stema
de salud.

Si no se halla vi nculada en ni ngn programa de
sal ud se ori enta en l os pasos que debe segui r
para acceder al si stema de salud. Para recibi r
atencin en sal ud temprana, ya fuera por
urgencias o para inscri bi rse a los Programas de
Promocin y prevencin, prestados por la ESE
Norte 2.

Cuando necesi tan orientaci n en la vincul acin
en Educaci n se l e soli cita la copia de l a cedul a
de ciudadana a alguno de l os padres o a su
acudiente, copi a del documento de identi dad
del ni o, para reali zarl e una carta al rector de
algn colegi o, escuela o hogar infantil segn el
caso, donde se sol i ci ta el cupo del nio en
si tuaci n vul nerable.

Profesi onal
de Ofi cina

Sol i ci tud
4. Asesora con
l a uni dad de
Vi ctimas.
4. Cuando una vctima desea saber de cmo
va su trmi te, su i ncl usin en el regi stro ni co
de vi ctimas (RUV) o de al go referente a un
caso del cual no ha reci bi do respuesta, se l e
sol i ci ta datos como numero de cedula,
di reccin y telfono un breve resumen del
trmi te para hacer una sol i ci tud va email o va
telefni ca a la Unidad de vi ctimas en l a ciudad
de Popayn.
Profesi onal
de Ofi cina

5. Respuesta a
sol i ci tudes.
5. Si la respuesta no se l e puede brindar en el
momento, se l e sol i ci ta al usuari o que regrese
en el transcurso de l a semana, o se l e
i nformara telefni camente evi tando retrasos.
Profesi onal
de Ofi cina

6. Real i zar
Seguimi ento al
servi ci o

Realizar seguimiento al servicio: el secretari o
de despacho o encargados de l os
procedimi entos reali zan seguimi ento al
cumplimi ento de las acti vidades y de l os
requi si tos del servi ci o

Secretari o de
Gobi erno

No Apli ca


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Nombre
Almacenamiento
Proteccin
Recuperaci
n
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y
Forma de
Archivo
Comunicac
in
Soli citud
Profesional
Uni versi tario
Secretaria de
Gobierno y
Desarrollo
Comunitario/ar
chi vo fi si co
Archivador
Archivador/
carpeta
Comunicacio
nes Ofi cial es
4 aos
Archivo de
al calda y
Secretaria de
Gobierno


Proyect ado ELIZABETH RICO SILVA CARGO: PROFESIONAL UNIVERS FIRMA
Aprobado por FREDDY ORDOEZ CARGO: SEC. GOBIERNO FIRMA

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Ley 1448 de junio 10
de 2011.

Ley 387 de 1997 y el
Decreto
reglamentario 2569
de 2000,
10/06/2011 El Congreso de Col ombia
LEY 1448 DE 2011, por la cual se
di ctan medidas de atencin,
asi stencia y reparacin integral a las
vctimas del confli cto armado interno
y se di ctan otras di sposi ci ones.


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10.2. MEDIDAS Y MANEJO VICTIMAS - COMITE MUNICIPAL DE
JUSTICIA TRANSICIONAL.

- OBJETIVO
El Comit tiene por objetivo garantizar la no violacin de los derechos humanos de
las vctimas a la verdad, la justicia y la reparacin, asegurando la no repeticin,
coordinar las actividades en materia de inclusin social e inversin social para la
poblacin vulnerable y adoptar las medidas conducentes a materializar la poltica,
planes, programas y estrategias

- ALCANCE
Inicia con la conformacin del comit de justicia transicional y finaliza con el acta,
seguimiento de los compromisos de la junta.

- RESPONSABLE
Los integrantes del Comit de Justicia Transicional: Alcalde Municipal, Secretario (a)
de Gobierno, Jefe de Planeacin, Secretario (a) de Salud, Secretario (a) de
Educacin, Personero (a), Director ICBF Zona Norte, Director SENA Zona Norte, 2
representantes de las vctimas, Comandante de la Polica, Comandante de la Fuerza
Tarea Apolo, jefe de desarrollo social, secretario de Desarrollo Agropecuario,
delegado Unidad de Victimas
Secretario de Gobierno ser secretario tcnico, quien delega la funcin en
Profesional Universitario

Victima : Personas que individual o colectivamente hayan sufrido un dao por
hechos ocurridos a partir del 1 de enero de 1985, como consecuencia de
infracciones al derecho humano humanitario o de violaciones graves y manifiestas a
las normas internacionales de Derechos humanos, ocurridas con ocasin del
conflicto armado interno.La justi ci a transi ci onal es el conj unto de medi da
Justicia Transicional: es el conjunto de medidas judiciales y polticas que diversos
pases han utilizado como reparacin por las violaciones masivas de derechos


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humanos. Entre ellas figuran las acciones penales, las comisiones de la verdad, los
programas de reparacin y diversas reformas institucionales.
Se convocara cuatro veces en el ao como dice la Ley 1448 de junio de 2010.
Se realizara Comit Extraordinario si ocurre un evento inesperado y se deban tomar
medidas de asistencia, proteccin a las vctimas del conflicto armado.
Si la convocatoria del comit lo hace alguna entidad gubernamental debe ser en
apoyo con el enlace de victimas del municipio.
En el comit no se permite tratar temas fuera de la Ley 1448, o para beneficio de
otros entes.
Se Debe tener registro de asistencia para evidenciar el Qurum.

- DESCRIPCIN
1. Convocatori a

1. El funci onario en apoyo a l as vcti mas de l a
Secretari a de Gobi erno convoca al Comit
Muni cipal de Justi ci a Transi cional con 8 das
de anti ci paci n, carta origi nada por l a
secretara de Gobi erno.
Profesi onal
Uni versi tari o

Invitaci n

2. comi t. 2. En el i ni ci o del comi t se l eer l a
programaci n, precedida con el sal udo del
seor Al cal de del muni cipi o dando i ni ci o al
comi t.

Profesi onal
Uni versi tari o

Li stado de
asi stencia.

3. Acta. 3. el funci onari o o encargado toma nota de l a
reuni n, estar pendiente de todas l as
i ntervenciones, conclusi ones y compromi sos
que queden en acuerdo quedando pl asmado
en el Acta.

Profesi onal
Uni versi tari o

Acta de comi te


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Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archiv o
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y Forma de
Archiv o

Inv itacin
Funcionario
Of icina Secretaria
de Gobierno/ fsico
Archiv ador. Archiv ador.
carpeta
Archiv o de
alcalda y
Secretaria de
Gobierno
Listado de asistencia
Funcionario
Of icina Secretaria
de Gobierno/ fsico
carpeta
Archiv o de
alcalda y
Secretaria de
Gobierno
Acta de Comit
Funcionario
Of icina Secretaria
de Gobierno/ fsico
carpeta
Archiv o de
alcalda y
Secretaria de
Gobierno



Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Articulo 172 y 173 ley
1448
10/06/2010
Ministerio de
Hacienda y
Crdito Publico
El presente Decreto tiene por objeto establecer los
mecanismos para la adecuada implementacin de las
medidas de asistencia, atencin y reparacin integral
a las vctimas de que trata el artculo 3 de la Ley 1448
de 2011, para la materializacin de sus derechos
constitucionales
Decreto 031 de 2012 20/02/2012
Municipio de
Miranda
Por el cual se crea el comit territorial de justicia
transicional del Municipio de Miranda Cauca de
atencin y reparacin a vctimas y se dictan otras
disposiciones


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10.3. PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION DEL RUSICST

- OBJETIVO

Alimentar y tener actualizado el programa (RUSICST) Reporte nico del Sistema de
Informacin Coordinacin y seguimiento territorial de la Poltica Publica de las
Vctimas del Conflicto Armado.

- ALCANCE
Inicia con el registro de todas las vctimas del conflicto armado interno y las
actualizaciones peridicas.

- RESPONSABLE
Profesional universitario de Secretaria de Gobierno.

RUSICST: Reporte nico del Sistema de Informacin Coordinacin y seguimiento
territorial de la Poltica Publica de las Vctimas del Conflicto Armado.

Solo la persona encargada delegada por el seor Alcalde, tendr acceso al
programa RUSICST.


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- DESCRIPCIN

1.Acceder al
programa
El funci onario encargado entra a l a plataforma del
RUSICST en esta di reccin
http://200.119.88.83/rusi cst/logi n.aspx digitando el
usuari o y contrasea asi gnada.
Funci onario
2.Ali mentar
programa
Ingresar l a i nformaci n requeri da, apoyndose
con caracteri zaci n, reportes, pl anes de accin,
etc. obtenidos por la personera Muni ci pal, Si pod,
El PAT, etc.
Funci onario
3.Certi fi car
Si Mi ni steri o del Interior sol i ci ta l a veraci dad de l a
i nformacin se har por medio de una carta por
parte del seor Al cal de Muni ci pal .

Al calde Certi fi cacin.

Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archiv o
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y Forma de
Archiv o

Certif icacin
Funcionario
Of icina Secretaria
de Gobierno/ fsico
Archiv ador.
Archiv ador.
carpeta
Archiv o de alcalda y
Secretaria de
Gobierno

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Numeral 1 Articulo 260
Decreto 4800
10/20/2011
Ministerio de
Hacienda y
Crdito Publico
El presente Decreto tiene por objeto establecer los
mecanismos para la adecuada implementacin de las
medidas de asistencia, atencin y reparacin integral a las
vctimas de que trata el artculo 3 de la Ley 1448 de 2011,
para la materializacin de sus derechos constitucionales



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10.4. CAPACITACIONES A VICTIMAS DEL CONFLICTO ARMADO

- OBJETIVO
Brindar apoyo orientado al fortalecimiento de capacidades de participacin de
poblacin vctima del conflicto armado orientado a disminuir el impacto emocional del
conflicto en los miembros de las familias, ayudando psicolgicamente y socialmente.

- ALCANCE
Vctimas del conflicto armado y comunidad que solicite un apoyo por verse expuesto,
afectado por este flagelo.

- RESPONSABLE
Funcionario municipal enlace en vctimas del conflicto armado.

J.A.C: Juntas de Accin Comunal.

El horario de la capacitacin ser fijado por el Funcionario teniendo en cuenta la
disponibilidad de tiempo de los invitados

La logstica del evento ser de mutuo acuerdo entre las entidades como la
Administracin municipal, ONG, SENA, etc.


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- DESCRIPCIN

1.Solicitud de
capacitacin
En reuniones sostenidas la comunidad vctima del
conf licto armado manif iesta las necesidades de
capacitacin, tambin en marco de la ley 1448 se
brindaran capacitaciones a f avor o segn
necesidades de comunidades interesadas.
Funcionario
Solicitud

2.Gestionar
Capacitacin
De acuerdo a las necesidades expuestas por los
usuarios se adelantan las gestiones necesarias
para el servicio de capacitacin, ante el SENA,
organismos de Socorro, Def ensora del Pueblo,
Ministerio del Interior, ONG, entre otros
Funcionario
2.Programacin
Se programa la f echa de capacitacin teniendo en
cuenta la disponibilidad de tiempo de los
asistentes. Se elige el tema a capacitar de acuerdo
a las necesidades y en cumplimiento a la ley.
Funcionario
3.Invitacion
El f uncionario realiza las invitaciones si son
capacitaciones brindadas por entidades pblicas y
se hacen llegar con el citador de la alcalda y/o
colaboracin del los presidentes de las JAC.
Cuando sean capacitaciones externas se
colaborara igual, si es manif iesto de la entidad con
la entrega de las invitaciones o como se acuerde
entre las partes.

Los presidentes
de JAC
Funcionarios
Registros de
recibidos.
4. Capacitacin

En el tiempo, lugar, f echa acordada se realiza la
Capacitacin del tema programado.

Capacitador
Control de
asistencias
5. Evaluacin
f inal

FIN

Cuando se termine la capacitacin, se realiza una
evaluacin f inal y/o una encuesta, sobre los
talleres dictados, a travs de diligenciamiento de
f ormato de dudas y sugerencias y calif icacin a la
capacitacin y/o documento sencillo.
Capacitador
Funcionario

Evaluacin de
la
capacitacin


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Nombre
Almacenami ento
Protecci n
Recuperaci
n
Retencin
Archi vo
Gesti on
Di sposi ci n
Responsable
Lugar y Forma
de Archi vo

Control de
asi stencias
Funci onario
Ofi ci na
Secretari a de
Gobi erno/ fsi co
Archi vador
.
Archi vador.
carpeta
Archi vo de
al calda y
Secretari a de
Gobi erno
Regi stro de
reci bido de l as
i nvi taciones.
Funci onario
Ofi ci na
Secretari a de
Gobi erno/ fsi co
Archi vador
.
Archi vador.
carpeta

4 aos.
Archi vo de
al calda y
Secretari a de
Gobi erno
Formato de
Eval uacin de l a
capaci taci n
Funci onario
Ofi ci na
Secretari a de
Gobi erno / fsi co
Archi vador
.
Archi vador.
carpeta

Archi vo de
al calda y
Secretari a de
Gobi erno



Nombre del
documento
externo
Fecha de
Expedicin
Ley 1448 de j uni o
10 de 2011
10/06/2011 El Congreso de Colombi a
LEY 1448 DE 2011, por l a cual
se di ctan medi das de atenci n,
asi stencia y reparacin integral a
l as vctimas del confli cto armado
i nterno y se di ctan otras
di sposi ci ones


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Pgi na 220


10.5. VERIFICACION Y REPORTE DE DAMNIFICADOS O AFECTADOS
POR EVENTOS NATURALES Y/O ANTROPICOS-CENSOS.

- OBJETIVO:
Definir la metodologa para la VERIFICACION Y REPORTE DE DAMNIFICADOS
U/O AFECTADOS, con el fin de identificar y recolectar la informacin de las
personas o bienes afectados de manera clara, concisa y oportuna sobre las
situaciones de Emergencia y riesgo que se presentan en el Municipio de Miranda
Cauca.

- ALCANCE
Este procedimiento inicia con la recepcin de la Solicitud de VERIFICACION Y
REPORTE DE DAMNIFICADOS U/O AFECTADOS y finaliza con el documento y
reporte generado.

- RESPONSABLE
Los responsables de la aplicacin eficaz de este procedimiento son el Coordinador
Municipal para la Gestin del Riesgo y su Equipo Tcnico-Operativo.

SOLICITUD: Son los estados o peticiones que realiza la persona afectada, para ser
atendida su situacin.
DAMNIFICADOS: Son todas aquellas personas que directamente fueron impactadas
por la manifestacin de la eventualidad y que perdieron totalmente o en gran
porcentaje sus condiciones socio-econmicas en los entornos Familiar, Estructural o
de bienes productivos.
AFECTADOS: Son todas aquellas personas que directa o indirectamente tuvieron
daos considerables o mnimos por el impacto de la eventualidad en los entornos
Estructural, de bienes, productivos y psicolgicos.


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Pgi na 221


VERIFICACIN: Visita de campo al terreno o bien inmueble solicitado en condicin
de riesgo, afectacin o desastre de tipo natural y/o antrpico que permite la toma de
informacin y evidencias para la agilizacin en el proceso de reporte y trmite de la
ayuda pertinente ola generacin de medidas de intervencin necesarias en los
actividades de mitigacin y reduccin de los riesgos identificados.
SITUACIN DE RIESGO: Es un estado de riesgo inminente que puede generar
daos y prdidas frente a la presencia de un riesgo.
CENSO: Registro cuantitativo y cualitativo de un elemento, persona o situacin en
un formato especifico con finalidad de identificar, valorar y obtener una informacin
especfica.

- DESCRIPCIN


1. Recepci n de la
Sol i ci tud.

1. En caso de la manifestacin de una si tuaci n
de Ri esgo, El funcionari o de la dependencia en
donde se reali za el trmi te, recibe l a soli ci tud
Escri ta por parte del soli citante y le brinda una
fecha tentati va para reci bi r respuesta de aquell a.
Para todo caso expuesto de manera verbal o
escri ta, se tendr un plazo mxi mo de Cuarenta
y ocho (48) Horas para informar a la
coordi nacin Muni cipal de gestin del Riesgo o
cual quier enti dad de Socorro presente en el
Muni cipio a parti r del evento sucedido este
trmi no es necesario para l a gesti n de la ayuda
perti nente.
* En caso de que los censos no sean por
peti ci n de un solo usuari o, si no producto de
una Emergencia o un desastre Masi vo se
deber reali zar i nmediatamente acti vacin del
protocolo de atencin para estos casos.
Auxi liar
admini strati vo
Sec-Gobierno

Ofi ci o de
Radi caci n.
2. Respuesta a la
sol i ci tud y
noti fi cacin de
fecha y hora de la
Veri fi cacin
2. El funcionario tendr a parti r de l a entrega del
ofi cio Qui nce (15) das Hbiles para contestar la
sol i ci tud de vi si ta, segn sea el caso en el ni vel
de ri esgo agili zara este trmi te para dar
oportuna Veri fi cacin.
Funci onario
Coordi nador
Gesti n del
Ri esgo (Sec.
Gobi erno).
Ofi ci o de
Respuesta
Noti fi cada


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Pgi na 222


3. Movi li zacin al
si ti o requerido.
3. El personal Tcni co Operati vo de la
coordi nacin de Gesti n del Riesgo, Una vez
Noti fi cada fecha y Hora de Vi si ta, se di rigi rn al
si ti o soli ci tado para l a respecti va vi si ta y
l evantamiento de i nformaci n, si empre y cuando
l os recursos de Movi li zacin y l as condi ciones
de orden pbli co estn dadas.
Para el caso de debi li tamiento de estructuras se
sol i ci ta apoyo del rea de Infraestructura
Muni cipal . Para caso de veri fi cacin en temas
agrcol as se sol i ci tara el acompaami ento de la
Sec. Agropecuaria.
Funci onario
Tcni co
Operati vo y
Funci onarios
dependencias
Competentes al
Caso.
Formato de
movil i zaci n
al calda Mpal
4. Veri fi cacin y
Censo.
4. Se deben Di ligenciar el Formato Muni ci pal
para Veri fi cacin y Reporte De Eventuali dades.
Se debe tomar regi stro Fotogrfi co.
* Para el caso de afectaci ones Masi vas se
sol i ci tara apoyo a l os organi smos de socorro,
para l a reali zaci n de los censos y se debern
usar l os formatos correspondientes para tal
caso.
Funci onario
Tcni co
Operati vo
Formato de
Veri fi cacin de
Eventuali dades
y Regi stros
Fotogrfi cas
5. Informe y
Reporte de la
si tuaci n veri fi cada
y envi al ente
competente.
5.Se procede a real i zar el Informe tcni co
correspondi ente sobre la si tuaci n veri fi cada, se
deben pl antear al ternati vas de sol uci n a la
probl emti ca, reportar y remi ti r copi a del
i nforme, Acta del CMGRD, y Censo al ente
competente para cada caso:
(Dependencias Mpal es y Gobernaci n),
i gualmente se puede brindar copia del i nforme
tcni co previ a peti cin del usuari o.
Funci onario
Coordi nador
Gesti n del
Ri esgo
Comuni caci n
Ofi ci al e
Informe
Tcni co.
6. Envi de la
documentacin
para sol i ci tud de
ayudas al
departamento
Se debe consoli dar l a informaci n de afectados
o damnifi cados en un pl azo no mayor a
Cuarenta y Ocho (48) Horas; dentro de los
trmi nos del tiempo menci onado se debe envi ar
va correo el ectrni co y correo certi fi cado la
i nformacin en medi o magnti co y fsi co, para
que esta pueda ser tomada por el departamento
para posi bl e tramite de ayudas humani tarias de
emergencia-AHE. Los documentos copia que
se deben envi ar son: *Acta del CMGRD
aprobada por todos l os miembros descri bi endo
l os acontecimi entos del evento, personas,
elementos afectados y de la mi sma forma las
canti dades y especi fi caciones de la ayuda
requeri da.*Fi cha de Censo di ligenciada
Funci onario
Coordi nador
Gesti n del
Ri esgo
Acta del
CMGRD, Fi cha
de Censos,
Informe
Tcni co
Radi cado de
envi .


MIRANDA
CODIGO
100-1.21-001-2013
ADOPCION
Decreto 084 de 2013

Pgi na 223


correspondi ente al tipo de evento.*i nforme
tcni co de los sucedido.

Nombre
Almacenamiento
Proteccin
Recuperaci
n
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y Forma
de Archivo
Comuni caci o
nes
Auxi liar
Admini strati vo
Ofi ci na del Sec.
Gobi erno
archi vo
comparti do
Archi vador 2 Aos
Archi vo
Central
Formatos de
Movil i zaci n
Tec. Operati vo
Ofi ci na del Sec.
Gobi erno
archi vo
comparti do
Archi vador NO NO
Formatos de
Veri fi cacin
Tec. Operati vo
Ofi ci na del Sec.
Gobi erno
archi vo
comparti do
Archi vador NO NO
Formatos de
Censo
Tec. Operati vo
Ofi ci na del Sec.
Gobi erno
archi vo
comparti do
Archi vador NO NO
Informes
Tcni cos
Tec. Operati vo
Ofi ci na del Sec.
Gobi erno
archi vo
comparti do
Archi vador 2 Aos
Archi vo
Central
Actas del
CMGRD
Coordi nador
Gesti n del
Ri esgo
Ofi ci na del Sec.
Gobi erno
archi vo
comparti do
Archi vador 2 Aos
Archi vo
Central

Nombre del
documento
externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Ley 1523 de
2012
24/04/2012 Gobi erno Nacional
"POR El CUAL SE ADOPTA LA POLITICA NACIONAL
DE GESTION DEL RIESGO DE DESASTRES Y SE
ESTABLECE El SISTEMA NACIONAL DE GESTIN
DEL RIESGO DE DESASTRES Y SE DICTAN OTRAS
DISPOSICIONES".

Proyect ado YEISON LISANDRO LEON M CARGO: TECNICO OPERATIVO FIRMA


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Pgi na 224


10.6. CONTROL Y MANEJO DEL RIESGO (CONSEJO MUNICIPAL DE
GESTION DEL RIESGO-CMGRD).

- OBJETIVO:
Definir la metodologa para el CONTROL Y MANEJO DEL RIESGO (CONSEJO
MUNICIPAL DE GESTION DEL RIESGO DE DESASTRES-CMGRD). Con el fin de
dar cumplimiento a lo establecido en la ley 1523 del 24 de Abril/2012 en Gestin del
Riesgo Art 27,28,29 de los consejos territoriales de Gestin del Riesgo.

- ALCANCE
Este procedimiento inicia con la Citacin de los Miembros del CMGRD para
elSEGUIMIENTO Y MANEJO DEL RIESGO (CONSEJO MUNICIPAL DE GESTION
DEL RIESGO DE DESASTRES-CMGRD). Y finaliza con el Acta de la Reunin
firmada.

- RESPONSABLE
Los responsables de la aplicacin eficaz de este procedimiento es Coordinador
Municipal para la Gestin del Riesgo.


Acta: Es el documento donde se relata los hechos, testimonios o discusiones sobre
diferentes asuntos determinados por una Junta o consejo directivo, en donde se
plasman, evalan y concertan alternativas de solucin y planteamientos sobre las
necesidades o problemticas identificadas.


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Pgi na 225


- DESCRIPCIN

1. Programacin y
Agenda de las
Reuni ones del
CMGRD e
Invitados.
Se deben Programar Mensualmente l as Reuniones
para los Mi embros del Consejo Muni cipal de Gesti n
del Ri esgo de Desastres-CMGRD, a cada trmi no de
reuni n reali zada agendar l a nueva fecha, igualmente
programara y har segui miento de di cha acti vidad
para l os Comits i nmersos en l a gestin del Ri esgo.

Funci onario
Coordi nador
Gesti n del
Ri esgo
No apli ca
2. Generacin de
Ci taci ones
formales a
miembros del
CMGRD e
Invitados.
Se deber reali zar por medio de Ofi cio l a ci tacin a
l os Miembros del CMGRD e Invitados, referenci ando
el Asunto, Fecha, Hora y Lugar de l a reuni n, esta
acti vidad por l o mni mo con tres (3) das de
anti ci pacin a l a fecha de reali zaci n de l a Reunin.
Adems debe ll evar el cdigo de l a Tabl a de
retenci n de documentos.
Auxi liar
admini strati va
Sec-Gobierno o
apoyo a
Coordi nacin.

Ofi ci o de
Ci taci n a
Reuni n con
sus reci bi dos
3. Noti fi cacin de
l a Reuni n y
confi rmacin de
asi stencia de los
Miembros del
CMGRD e
Invitados.
Se deber Noti fi car y confi rmar l a asi stenci a de l os
miembros del CMGRD e Invi tados, va Telefni ca,
celular o Correo Electrni co, un (1) da antes del
desarroll o de la Reuni n.
Funci onario
Coordi nador
Gesti n del
Ri esgo
No apli ca
4. Preparacin de
l os Temas del
Orden del Da.
Se debe organi zar el Orden del Da sobre l os temas
pri ori tari os a tratar, con fi nalidad a ser consecuentes
con l as necesi dades y si tuaciones.
Funci onario
Coordi nador
Gesti n del
Ri esgo
Documento
Orden del Da
5. Desarrol lo de La
Reuni n estipulada
Se debe di ligenciar el formato de Asi stencia de l os
parti cipantes a l a reunin, i gualmente se debe
recopil ar toda la informaci n que aporta cada una de
l as personas que intervi enen en el desarrollo de l a
reuni n.
Funci onario
Coordi nador
Gesti n del
Ri esgo
Formato de
Asi stenci a
Di ligenciado
6. El aboraci n del
Acta Fi nal de la
reuni n
Se debe generar al trmi no de la reunin el Acta
Correspondi ente con toda l a informaci n recolectada
por cada uno de l os miembros de l os parti cipantes,
esta debe poseer tareas y concl usi ones de l a mi sma
con l as fechas y responsables para tal caso, adjuntar
el li stado de fi rmas de asi stencia y aprobar en
consenso. Adems debe ll evar el Consecuti vo de
acta y el de la Tabla de retencin de documentos,
Por l timo se debe agendar la prxima reunin.
Funci onario
Coordi nador
Gesti n del
Ri esgo y
CMGRD.
Documento
Acta de
Reuni n


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Nombre
Almacenamiento
Proteccin
Recuperaci
n
Retencin
Archivo
Gestion
Disposic
in
Responsable
Lugar y Forma
de Archivo
Comuni caci
ones CMGR
Coord. Gesti n
del Riesgo
Ofi ci na del Sec.
Gobi erno
archi vo
comparti do
Archi vador 2 Aos
Archi vo
Central
Actas del
CMGRD
Coordi nador
Gesti n del
Ri esgo
Ofi ci na del Sec.
Gobi erno
archi vo
comparti do
Archi vador 2 Aos
Archi vo
Central


Nombre del
documento
externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Ley 1523 de 2012 24/04/2012 Gobi erno Nacional
"POR El CUAL SE ADOPTA LA POLITICA
NACIONAL DE GESTION DEL RIESGO DE
DESASTRES Y SE ESTABLECE El SISTEMA
NACIONAL DE GESTIN DEL RIESGO DE
DESASTRES Y SE DICTAN OTRAS
DISPOSICIONES".
Decreto y
Documento-
Estrategi a
Muni cipal de
Respuesta a
Emergencias-
(EMRE)
07/02/2013
Al calda Muni ci pal -
Sec Gobi erno y
Desarrol l o-Coord.
Mpal de Gestin
del Riesgo de
Desastres
"POR El CUAL SE ADOPTA EL PLAN Y LA
ESTRATEGIA FINAL PARA LA GESTION DEL
RIESGO DE DESASTRES MUNICIPAL".



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Pgi na 227


10.7. COORDINACION Y ATENCION DE LA EMERGENCIA-MANEJO DEL
RIESGO.

- OBJETIVO
Definir la metodologa para la COORDINACION Y ATENCION DE LA EMERGENCIA
O DESASTRES en la Alcalda Municipal de Miranda, con el fin de Brindar una
respuesta efectiva y eficaz a la atencin de las Eventualidades y situaciones de
riesgo ocasionadas por emergencia y Desastre de tipo natural y/o Antrpico.

- ALCANCE
Este procedimiento inicia con el conocimiento del evento presentado
COORDINACION Y ATENCION DE LA EMERGENCIA O DESASTRES y finaliza
con la Atencin y evaluacin final de la situacin presentada.

- RESPONSABLE
Municipal para la Gestin del Riesgo y su personal Tcnico-Operativo.

Reporte: Es un informe o una noticia; documento (que puede ser impreso, digital,
audiovisual, etc.)

Protocolo: Conjunto de normas y procedimientos tiles para el desarrollo y
ejecucin de una actividad o accin-Ver Estrategia Municipal de Gestin del Riesgo.
Estrategia: Conjunto de actividades de planificacin que permiten el alcance
especifico de los objetivos.
Urgencia: Es una situacin en la cual no existe riesgo inminente, es leve pero
requiere de una asistencia.


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Pgi na 228


Emergencia:Situacin caracterizada por la alteracin o interrupcin intensa y grave
de las condiciones normales de funcionamiento u operacin de una comunidad,
causada por un evento adverso o por la inminencia del mismo, que obliga a una
reaccin inmediata y que requiere la respuesta de las instituciones del Estado, los
medios de comunicacin y de la comunidad en general.
Desastre: Es el resultado que se desencadena de la manifestacin de uno o varios
eventos naturales o antropognicos no intencionales que al encontrar condiciones
propicias de vulnerabilidad en las personas, los bienes, la infraestructura, los medios
de subsistencia, la prestacin de servicios o los recursos ambientales, causa daos
o prdidas humanas, materiales, econmicas o ambientales, generando una
alteracin intensa, grave y extendida en las condiciones normales de funcionamiento
de la sociedad, que exige del Estado y del sistema nacional ejecutar acciones de
respuesta a la emergencia, rehabilitacin y reconstruccin.
Comit de Manejo del Riesgo: Grupo de personas pertenecientes al Consejo
Municipal de Gestin del Riesgo, que evalan y recomiendan la toma de decisiones
frente a una eventualidad presentada.

- DESCRIPCIN
Reporte de la
si tuaci n a la
Coordi nacin Mpal
de Gestin del
ri esgo.
El usuari o o el organi smo de socorro reporta la
si tuaci n (Emergenci a o Desastre) a l a
coordi nacin Mpal de Gesti n del Riesgo.
Funci onarios
Secretari a de
Gobi erno

No Apli ca
1. Confi rmacin de
l a si tuaci n a la
Coordi nacin Mpal
de Gestin del
ri esgo y
Confi rmacin de la
Eventuali dad.
El funcionario despus de recibi r reporte de la
si tuaci n de emergenci a deber Confi rmar la
si tuaci n con dems enti dades de socorro o
seguri dad del muni ci pi o o con personas o
comuni dad prxi ma al si ti o de la eventualidad.
Se debe apli car Protocol o de cadena de
Informaci n.
Funci onario
Coordi nador
Gesti n del
Ri esgo

No Apli ca
2. Anli si s de la
si tuaci on
presentada y
reporte a la entidad
de apoyo a
emergencias para
Despus del reporte, se anali zara y
determi nara l a respuesta necesaria para el
evento presentado, se reportara a los entes
competentes del Comi t de Manejo del Riesgo
para dar respuesta a la si tuacion presentada.
Para toda atencin de caso rural se debe
Funci onario
Coordi nador
Gesti n del
Ri esgo y Apoyo
Tcni co
No Apli ca


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Pgi na 229


el caso pertinente. Apl i car protocolo de Seguri dad en terreno.
3. Apli cacin del
Protocolo requeri do
de l a Estrategia
Mpal de Gesti n
del Riesgo segn
el evento
presentado.
Se debe coordi nar la acti vidad desde la sala de
Cri si s Muni ci pal o sal a de Juntas, donde se
est eval uando constantemente el proceso de
atencin que se est desarrol lando en el
momento que garanti ce l a movi li zacin de
recursos l ogsti cos necesarios para la
operati vidad de la emergenci a. Debe exi sti r un
medio de comuni cacin entre l a Zona de
Emergencia y l a sala central para la
coordi nacin.
Funci onario
Coordi nador
Gesti n del
Ri esgo en
Coordi nacin con
Organi smos de
Respuesta.
No apli ca
4. Movili zaci n al
si to para
veri fi cacin de la
Si tuaci on.
Dependi endo del Caso el Coordi nador y
personal tcni co de l a Coordinaci n se
Movil i zara al si tio de l a eventuali dad para
eval uacin de campo, si no es el caso omi ti r
este procedi mi ento.
Coordi nador o
Personal
Tcni co.
Formato de
movil i zaci n
al calda Mpal
6. Eval uaci n
prelimi nar del
proceso de
atencin de la
Emergencia o
Desastre.
Despus de l a apli cabil idad del protocolo se
debe real i zar una eval uacin de la si tuaci on
presentada y generar el respecti vo i nforme
prelimi nar, donde se rel ate l a respuesta
generada as como tambin el reporte de
daos, afectaci ones, perdidas y l esi onados-
Formato de Evaluaci n de Daos,
Afectaciones y Necesi dades-EDAN, Regi stro
ni co de Damni fi cados-RUD.
Funci onario
Coordi nador
Gesti n del
Ri esgo y
Personal Tcni co
Operati vo
Documento
Informe
Preliminar,
Formato EDAN,
Formato RUD
7. Cierre de la
Emergencia.
El Coordi nador y personal tcni co se rene
con l os organi smos encargados del Manej o del
Ri esgo y anal i za el resul tado y efecti vidad
bri ndada para la eventualidad, Si el resul tado
es i nsati sfecho se repl antearan al ternati vas de
sol ucin y se vol ver al si tio de l a emergencia,
por tal caso si es resul tado es efecti vo se
determi na en consenso el cierre de la
operacin de respuesta.
Funci onario
Coordi nador
Gesti n del
Ri esgo y Comit
del Manejo de
Ri esgo.
Documento
Informe Final ,
formatos de
afectados y
eval uacin de
daos.


Nombre
Almacenamiento
Proteccin
Recuperaci
n
Retencin
Archivo
Gestion
Disposic
in
Responsable
Lugar y Forma
de Archivo
Informes del
CMGRD
Auxi liar
Admini strati vo
Ofi ci na del Sec.
Gobi erno
archi vo
comparti do
Archi vador 2 Aos
Archi vo
Central


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Formatos de
Movil i zaci n
Tec.
Operati vo
Ofi ci na del Sec.
Gobi erno
archi vo
comparti do
Archi vador NO NO
Formatos de
Eval uacin y
Regi stro
Tec.
Operati vo
Ofi ci na del Sec.
Gobi erno
archi vo
comparti do
Archi vador NO NO
Informes
Tcni cos de
Afectacin y
Daos
Tec.
Operati vo
Ofi ci na del Sec.
Gobi erno
archi vo
comparti do
Archi vador 2 Aos
Archi vo
Central


Nombre del
documento
externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Ley 1523 de
2012
"POR El CUAL SE ADOPTA LA POLITICA
NACIONAL DE GESTION DEL RIESGO DE
DESASTRES Y SE ESTABLECE El SISTEMA
NACIONAL DE GESTIN DEL RIESGO DE
DESASTRES Y SE DICTAN OTRAS
DISPOSICIONES".
Decreto y
Documento-
Estrategi a
Muni cipal de
Respuesta a
Emergencias-
(EMRE)
07/02/2013
Al calda Muni cipal -
Sec Gobi erno y
Desarrol l o
"POR El CUAL SE ADOPTA EL PLAN Y LA
ESTRATEGIA FINAL PARA LA GESTION DEL
RIESGO DE DESASTRES MUNICIPAL".



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Pgi na 231


10.8. COORDINACION ASISTENCIA HUMANITARIA BASICA INMEDIATA
A DAMNIFICADOS Y AFECTADOS.

- OBJETIVO
Definir la metodologa para la COORDINACION EN LA SISTENCIA HUMANITARIA
BASICA-INMEDIATA A DAMNIFICADOS Y AFECTADOS. Con el fin de brindar y
garantizar una respuesta en la rehabilitacin, reparacin y cubrimiento oportuno a
las necesidades bsicas de la poblacin Afectada o vulnerable por un Evento
Natural.

- ALCANCE
Este procedimiento inicia con el conocimiento del evento presentado ASISTENCIA
HUMANITARIA BASICA-INMEDIATA A DAMNIFICADOS Y AFECTADOS. Y finaliza
con la entrega de la ayuda necesaria por medio de acta de Entrega.

- RESPONSABLE
Los responsables de la aplicacin eficaz de este procedimiento es la Secretaria de
Gobierno, en apoyo de las oficinas de Infraestructura, Agropecuario, Salud,
dependiendo de cul sea la situacion presentada esta deber ser asumida por cada
ente competente para los casos de Vivienda, Cultivos o asistencia Humanitaria.

Reporte: Es un informe o una noticia; documento (que puede ser impreso, digital,
audiovisual, etc.)
CMGRD: Consejo Municipal de Gestin del Riesgo para Desastres.
CDGRD: Consejo Departamental de Gestin del Riesgo para Desastres.
AHE: Ayuda Humanitaria de Emergencia.
JAC: Juntas de Accin Comunitarias


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Pgi na 232


Evento-Eventualidad: acaecimiento o como eventualidad, hecho imprevisto, o
que puede acaecer. Para efectos de este conceptuario, usaremos la palabra
evento para referirnos a algo que ocurre; a algo a travs de lo cual se expresa un
proceso o una dinmica

Para la Gestin y trmite de ayudas con el departamento y la nacin es de vital
importancia tener estos requisitos.
- Evaluacin de daos y Necesidades EDAN, Debidamente firmado por las personas
que lo levantaron.
- Oficio del alcalde o del Coordinador del CMGRD, donde se indiquen los elementos
a solicitar estrictamente ajustadas a la emergencia.
- Censos de las Familias afectadas debidamente firmados por el/los entes operativos
(Cruz Roja, Defensa Civil, Cuerpo de Bomberos).
- Declaratoria de la Situacin de calamidad pblica, de acuerdo a los artculos 57,
58, 59 de la ley 1523 (Documento Fundamental).
- Para el proceso de las entregas de AHE, tales como Elementos en especie
(Vveres, Elementos de Ferretera, Colchonetas, Elementos de Aseo, Alojamiento y
Cocina), Estos elementos solo podrn ser entregadas por el Coordinador del
CMGRD, y necesariamente con sus respectivos entes operativos(Cruz Roja,
Defensa Civil, Cuerpo de Bomberos), levantando respectivamente las planillas o
formatos de entrega y recibido a satisfaccin, acorde como se levantaron los censos
o registros de afectados.
- En caso de que los elementos no sean recibidos o reclamados por el afectado,
estas mismas ayudas se podrn reasignar a otras personas que de igual manera
resultaron afectados por el mismo evento en la misma fecha y que No alcanzaron a
ingresar en el censo oportunamente; lo anterior solo sera efectivo con previo
conocimiento y aprobacin por parte del CMGRD.


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Pgi na 233


- DESCRIPCIN
1. Conocimi ento del
Ri esgo. Eval uacin
de l a Si tuaci on e
Identi fi caci n de
actores
responsables para
cada caso.
Una vez obteni da l a Informaci n proveni ente de los
censos e i nformes tcni cos de l a eventualidad
ocurri da y la cuanti fi cacin e i denti fi cacin final de los
afectados, el coordi nador, Equi po Tcni co y
miembros del CMGRD debern reuni rse y defini r el
ti po de ayuda, canti dades necesari as para cada uno
de los afectados en relaci n a supli r l a necesidad o
ayuda i nmedi ata.
*Para los Casos Indi vi dual es por afectacin de un
evento natural u/o Antrpi co, l a evaluaci n de la
ayuda depender del informe Tcni co real i zado por la
coordi nacin del CMGRD y dependiendo del caso se
i nformara y remi ti r copi a del i nforme a la
dependencia correspondiente para trami te de la
posi bl e ayuda o por l o contrari o la coordi nacin estar
en l a facultad de Bri ndar l a Asi stencia segn el caso.
*Para l os Casos Masi vos; el Muni ci pio bri ndara la
respuesta necesari a, pero Si el mi smo desborda la
capacidad de atencin y asi stencia l ocal,
i nmedi atamente se remiti r al CDGRD para el trmi te
correspondi ente al apoyo y atencin humani tari a de
Emergencia-AHE, con el respecti vo aval del CMGRD.
Funci onario
Coordi nador
Gesti n del
Ri esgo, equi po
Tcni co y
CMGRD.

Ori gi nal es y
Copias de
Informe
Tcni co Acta
del CMGRD y
Censo.
2. Gesti n y Trmi te
de Ayudas para
poblacin afectada.
Este Proceso se enlaza con l os procesos de
veri fi cacin y reporte de damnifi cados as como
tambi n con los procesos de l a Coordi nacin y
Manej o de la Emergencia-Ver Procesos.
Funci onario
Coordi nador
Gesti n del
Ri esgo y equi po
Tcni co
Ofi ci o de
Sol i ci tud de las
Ayudas.
3. Recepcin de l as
Ayudas y Bodegaje.
El coordi nador de Gesti n de Ri esgo Mpal , despus
de soli citar las Ayudas necesari as al CMGRD o al
CDGRD, proceder a recepcionarl as y almacenarlas
en un espacio seguro y acorde, hasta el momento de
l a entrega.
Funci onario
Coordi nador
Gesti n del
Ri esgo y equi po
Tcni co

Formato para
el Regi stro y
Control de
Ayudas.
4. Veri fi caci n de
l as ayudas y
recti fi cacin de l os
benefi ci arios.
Una vez cuanti fi cado y tipi fi cado las ayudas, el
coordi nador y su equipo tcni co corroboran el estado
de l as ayudas, as como tambin se verifi can las
canti dades a entregar a cada benefi ciario.
Funci onario
Coordi nador
Gesti n del
Ri esgo y equi po
Tcni co.
Li sta de
Chequeo de
Benefi ciarios y
Canti dades.
5. Noti fi cacin al
benefi ci ario y
Proceso de
Apertura de
entrega de l as
Ayudas.
Una vez obteni das y veri fi cadas l as ayudas, se
proceder a la noti fi cacin de l os benefi ciari os de las
mi smas y se adelantara la logsti ca y el proceso
adecuado para la entrega correspondi ente


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Pgi na 234


*Para l os Casos Indi viduales: Las personas debern
esperar el concepto de aprobacin por parte del
Comi t Mpal del Manej o del Ri esgo y la coordi naci n
Mpal de Gesti n del Ri esgo segn el caso expuesto y
el informe Tcni co.
*Para Los Casos Masi vos: Se publi caran l as l i stas de
benefi ci arios en el CAM Muni ci pal o se entregaran
li stados de benefi ci ari os a l as JAC.
Funci onario
Coordi nador
Gesti n del
Ri esgo y equi po
Tcni co

Ofi ci o de
Noti fi cacin de
Benefi ciarios.
6. Proceso de
Ci erre de l a
Entrega.
El Proceso de Ci erre, se dar en el momento de
haber entregado l as Ayudas, en casos Masi vos se
proceder a real i zar i nforme final y se deber anexar
l os respecti vos formatos de Actas de Entrega de las
Ayudas que poseer l a Fi rma y Huel la de cada uno
de l os benefi ciari os.
Para l os casos espordi cos i ndi vi dual es l a entrega se
reali zara de acuerdo a la ayuda i dentifi cada en el
i nforme tcni co, previ a aprobaci n del Comit del
Manej o del ri esgo.

Informe Fi nal y
Actas de
Entrega de
Ayudas,
Soporte
Fotogrfi co.

Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archivo
Gestion
Disposic
in
Responsable
Lugar y Forma de
Archivo
Informes del
CMGR
Auxi liar
Admini strativo
Ofi cina del Sec.
Gobierno
archivo
comparti do
Archivador 2 Aos
Archivo
Central
Otras Actas
Auxi liar
Admini strativo
Ofi cina del Sec.
Gobierno
archivo
Compartido
Archivador 2 Aos
Archivo
Central
Comunicacio
nes Ofi cial es
Auxi liar
Admini strativo
Ofi cina del Sec.
Gobierno
archivo
comparti do
Archivador 2 Aos
Archivo
Central
Formatos de
Veri ficacin
Tec. Operati vo
Ofi cina del Sec.
Gobierno
archivo
comparti do
Archivador NO NO

Nombre del
documento
externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Ley 1523 de
2012
"por el cual se adopta l a poli ti ca nacional de gesti on
del riesgo de desastres y se establece el si stema
naci onal de gesti n del riesgo de desastres y se
di ctan otras di sposi ciones".



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Pgi na 235


10.9. EDUCACION, PROMOCION Y PREVENCION DE LA GESTION DEL
RIESGO.

- OBJETIVO
Definir la metodologa para la EDUCACION, PROMOCION Y PREVENCION DE LA
GESTION DEL RIESGO en la Alcalda Municipal de Miranda, con el fin de Generar y
Brindar conocimiento en la preparacin ante la manifestacin de eventos de tipo
Natural y Antrpico que puedan ocasionar factores de riesgo y Vulnerabilidad.

- ALCANCE
Este procedimiento inicia con la Agenda o Solicitud de EDUCACION, PROMOCION
Y PREVENCION DE LA GESTION DEL RIESGO y con la entrega del soporte
fotogrfico y listados de asistencia de la actividad realizada.

- RESPONSABLE
Municipal Sec. Gobierno y su equipo Tcnico-Operativo.


Agenda: Programacin de actividades para el cumplimiento de acciones u objetivos
propuestos.

Prevencin: Significa trabajar en torno a las amenazas y a evitar la generacin de
vulnerabilidades. Visto de otra manera, la prevencin de riesgos se ubica en el
marco de la Gestin Prospectiva del Riesgo


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- DESCRIPCIN
1. Programaci n de
capaci taci n

1. El coordi nador Programara Mensualmente
Capaci taciones en coordi naci n con l os entes
sel eccionados, Igual mente a Soli ci tud Escri ta de
l a comunidad o enti dad se brinda una fecha
tentati va para reci bi r respuesta l o cual informara al
sol i ci tante. Igual mente la coordi nacin estar en
capacidad de generar programas educati vos,
formati vos de conocimi ento a la temti ca de
prevencin de riesgos, parti endo desde l a di fusi n
por medios audiovi sual es y campaas de
conci enti zaci n.
Coordi nador
Gesti n del
Ri esgo y equipo
Tcni co

Ofi ci o de
Sol i ci tud
Radi cada.
2. Desarrol lo de l a
capaci taci n.
2. En un promedi o mxi mo de Cuatro (04) Horas
se uti li zaran metodologas parti ci pati vas e
i nstructi vas para la di fusi n del conoci miento y l a
preparacin, dependi endo de l a cantidad del
equipo tcni co estas i ncrementaran de acuerdo a
l a necesi dad.
Funci onario
Facili tador de l a
Capaci tacin.
Formato de
Asi stenci a
Di ligenciado,
Regi stro
Fotogrfi co.
3. Eval uacin de l os
conocimi entos
i mparti dos.
El Facili tador reali zara por medio de una acti vi dad
Funci onario
Facili tador de l a
Capaci tacin.
No Apli ca

Nombre
Almacenamiento
Proteccin
Recuperaci
n
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y Forma
de Archivo
Comuni caci o
nes Ofi ciales
Auxi liar
Admini strati va
Sec. Gobi erno y
Desarrol l o
Archi vo
Compartido
Archi vador 2 Aos
Archi vo
Central
Formatos de
Asi stenci a
Auxi liar
Admini strati vo
Ofi ci na del Sec.
Gobi erno
archi vo
comparti do
Archi vador NO NO

Nombre del
documento
externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Ley 1523 de
2012
"Por el cual se adopta la pol ti ca nacional de gesti n
del riesgo de desastres y se establ ece el si stema
naci onal de gesti n del riesgo de desastres



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Pgi na 237


10.10. ADMINISTRACION PLAN MUNICIPAL DE GESTION DEL
RIESGO

- OBJETIVO:
Definir la metodologa para la ADMINISTRACION DEL PLAN MUNICIPAL DE
GESTION DEL RIESGO-CONOCIMIENTO DEL RIESGO. En la Alcalda Municipal
de Miranda, con el fin de identificar, valorar y almacenar peridicamente la
informacin de las situaciones o eventualidades de amenaza y vulnerabilidad riesgo
actual, que presenta el Municipio de Miranda Cauca, que permitan dar cumplimiento
a los artculos 33, 34 y 37 de lo dispuesto en la ley 1523 del 24/Abril de 2012.

- ALCANCE
Este procedimiento inicia con laADMINISTRACION DEL PLAN MUNICIPAL DE
GESTION DEL RIESGO-ACTUAL; y finaliza con la actualizacin anual de los
documentos de del Plan y la Estrategia Municipal de Gestin del Riesgo para
Desastres.

- RESPONSABLE
Municipal para la Gestin del Riesgo, Equipo Tcnico-Operativo y el Consejo
Municipal de Gestin del Riesgo para Desastres.

Plan Municipal de Gestin del Riesgo para Desastres-PMGRD: Documento
oficial del Municipio en la Gestin del Riesgo, donde se contienen la caracterizacin
de los escenarios de riesgos naturales presentes en el municipio y sus componentes
de reduccin de los riesgos.

Estrategia Municipal de Respuesta a Emergencias-EMRE: Documento oficial del
Municipio en la Gestin del Riesgo, donde se contienen las acciones y protocolos
inmediatos para la atencin de las diferentes emergencias o Desastres.


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- DESCRIPCIN

1. Admini straci n
del Pl an.

La coordinaci n regi strara toda la i nformaci n
que resul te de los procesos del Conocimi ento,
Reducci n y Manej o del Ri esgo que permitan
posteri ormente la actuali zacin del pl an y la
Estrategi a, para ell o l a coordinacin deber
establecer bases de datos especi al mente en
l as reas de i nventarios de capaci dades,
Matri ces de Valoraci n de riesgos, Regi stro
de entregas de ayudas, regi stro de poblaci n
y recursos entre otros; por otra parte la
i nformacin ya obteni da se util i zara para la
gesti n y desarrol lo de propuestas con fin a la
mitigacin de los ri esgos.
Coordi nacin
Mpal de Gestin
del Ri esgo para
Desastres y
CMGRD
Formatos de
regi stro
2. Actuali zaci n del
Plan
La actuali zacin del Plan se reali zara
Anualmente por el coordi nador Mpal de
Gesti n del Ri esgo, su equipo Tcni co los
Miembros perteneci entes al CMGRD y
personal asesor, para el lo se recopil ara toda
l a informaci n de las eventuali dades
regi stradas en el ao, y se anali zaran los
escenarios nuevamente de riesgos que
permi tan la identi fi caci n de nuevos factores
de amenaza y vul nerabili dad, para as
posteri ormente defini r pol ti cas de reducci n y
control del Ri esgo.
Coordi nacin
Mpal de Gestin
del Ri esgo para
Desastres y
CMGRD
Documento Plan
y estrategi a de
Emergencia
Mpal para l a
Gesti n del
Ri esgo.
3. Aprobacin del
Plan y l a Estrategia
de Emergencia
Anualmente
Una Vez reali zada l a actuali zaci n de los
documentos del Plan y la Estrategia de
Emergencia Mpal de Gesti n del Ri esgo esta
debe ser remitida al CDGRD para su revi si n,
posteri ormente se real i za soci ali zacin del
plan ante la comuni dad y por l ti mo se
aprueba por decreto Muni ci pal para el nuevo
ao en vigenci a.
Coordi nacin
Mpal de Gestin
del Ri esgo para
Desastres y
CMGRD
Decreto de
Aprobaci n


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Pgi na 239



Nombre
Almacenamiento
Proteccin
Recuperaci
n
Retencin
Archivo
Gestion
Disposic
in
Responsable
Lugar y Forma
de Archivo
Plan
Muni cipal de
Gesti on del
Ri esgo
Tec. Operati vo
Ofi ci na del Sec.
Gobi erno
archi vo
comparti do
Archi vador NO NO
Decretos
Auxi liar
Admini strati va
Ofi ci na del Sec.
Gobi erno
archi vo
comparti do
Archi vador 2 Aos
Archi vo
Central
Formatos de
Regi stro del
CMGRD
Tec. Operati vo
Ofi ci na del Sec.
Gobi erno
archi vo
comparti do
Archi vador NO NO

Nombre del
documento
externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Ley 1523 de
2012
"POR El CUAL SE ADOPTA LA POLITICA NACIONAL DE
GESTION DEL RIESGO DE DESASTRES Y SE
ESTABLECE El SISTEMA NACIONAL DE GESTIN DEL
RIESGO DE DESASTRES Y SE DICTAN OTRAS
DISPOSICIONES".



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10.11. MEDIDAS CORRECTIVAS Y PROSPECTIVAS FRENTE AL
RIESGO

- OBJETIVO:
Definir la metodologa para la MEDIDAS CORRECTIVAS Y PROSPECTIVAS
FRENTE AL RIESGO-REDUCCION DEL RIESGO.Con el fin de brindar orientacin y
recomendaciones tcnicas frente a la implementacin de medidas correctivas y
prospectivas frente a la reduccin, rehabilitacin, recuperacin

- ALCANCE
Este procedimiento inicia con el Conocimiento del escenario de Riesgo; para el
desarrollo e implementacin de MEDIDAS CORRECTIVAS Y PROSPECTIVAS
FRENTE AL RIESGO-REDUCCION DEL RIESGO y finaliza con el diagnstico y
posibles alternativas de solucin a lo evidenciado.

- RESPONSABLE
Los responsables de la aplicacin eficaz de este procedimiento son la Administracin
Municipal de Miranda Cauca, Coordinador Municipal para la Gestin del Riesgo,
Equipo Tcnico-Operativo y el Consejo Municipal de Gestin del Riesgo para
Desastres.

Medidas Correctivas: Es un proceso que pretende reducir los niveles de riesgo
existentes en una sociedad, regin o comunidad. Es un esfuerzo colectivo por
reaccionar y compensar riesgos ya existentes y diagnosticados.
Medidas Prospectivas: Es un proceso a travs del cual se prev un riesgo que
podra construirse asociado con procesos de desarrollo, tomando aquellas medidas
que se estimen necesarias para que no surjan nuevas condiciones de riesgo.


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Pgi na 241


Comit de Reduccin: Grupo de personas pertenecientes al Consejo Municipal de
Gestin del Riesgo, que recomiendan y orientan las medidas preventivas y
correctivas frente a los escenarios de riesgos que se presenten a o se puedan dar
en el territorio.
Mitigacin: se le llama mitigacin a la reduccin de los factores de
vulnerabilidad.(En el mbito del cambio climtico se le dice mitigacin a la
reduccin de la amenaza).
Escenario de Riesgo: Es un anlisis escrito y/o cartogrfico- que utiliza bien sea
tcnicas cuantitativas y/o cualitativas, bien sea que se base en el conocimiento
cientfico y/o tradicional, de las dimensiones del riesgo que afecta a territorios y
grupos comunidades especficos. Significa una consideracin pormenorizada de las
amenazas y vulnerabilidades y que puede ser la base para la toma de decisiones
sobre la intervencin en la reduccin, previsin y control del riesgo.
Vulnerabilidad: Es la exposicin, la predisposicin o la susceptibilidad fsica,
econmica, poltica o social que tiene una comunidad de ser afectada o de sufrir
efectos adversos en caso de que se manifieste un fenmeno peligroso de origen
natural, socio natural, o antropognico.
Reduccin del riesgo: Entindase como la mitigacin o disminucin de los
impactos o riesgos que pueden ocasionar un dao al entorno social, econmico,
cultural, poltico y ambiental.

- DESCRIPCIN
Conocimiento del
Escenario de Ri esgo y
si tuaci n presentada.

El coordi nador de gestin del riesgo y su
equipo tcni co operati vo despus de
recolectar y veri fi car toda l a i nformaci n
sobre el ri esgo que se presenta deber
generar al ternati vas probabl es de soluci n al
escenario de ri esgo que se est presentando
en el momento, para el lo por medi o de un
i nforme o di agnosti co tcni co informara la
si tuaci n presentada con sus respecti vas
evidencias y al ternati vas de solucin,
Tcni co
Operati vo
Informe
Di agnosti co de
Ri esgo.


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i denti fi cando si la medida es correcti va o
prospecti va, l a anteri or se deber entregar al
Coordi nador de Gestin de Ri esgo Muni ci pal
para su respecti vo estudio y aval ante el
Al calde y Secretari a de Gobierno.
Gesti n de Proyectos de
Reducci n de Ri esgo
Con el di agnosti co obteni do el coordinador de
gesti n del ri esgo en conj unto con su comi t
de reducci n del riesgo y equi po tcni co,
desarroll ara un proyecto o propuesta de
reducci n y mitigaci n del riesgo al escenario
previamente i dentifi cado.
Coordi nacin de
Gesti n del
Ri esgo.
Proyecto
Elaborado
Soci ali zaci n de l a
vi abili dad del proyecto y
presentaci n al CMGRD.
Para su aprobacin
El Coordinador de Gesti n del Riesgo
presentara al CMGRD, el proyecto respecti vo
para su posi bl e ejecucin, sustentando la
necesidad para su respecti va aprobaci n.
Coordi nacin de
Gesti n del
Ri esgo y
CMGRD
No Apli ca
Tramites de las acci ones
contractuales.
Aprobado y viabil i zado el proyecto, de
acuerdo con la necesi dad, estudi os tcni cos,
y di sponi bil idad de recursos, l a coordi naci n
Mpal de gesti n del ri esgo adelantara los
trmi tes correspondientes con l a ofi ci na de
contrataci n, banco de proyectos en el tema
contractual , previ a revi si n jurdi ca y
secretari a de Gobierno.
Coordi nacin de
Gesti n del
Ri esgo.
No Apli ca
Seguimi ento y
Eval uacin de l os
Ri esgos.
La coordi nacin de Gesti n de Riesgo
Muni cipal , real i zara l a respecti va verifi caci n
y seguimi ento sobre l a si tuacion de riesgo ya
i denti fi cada e interveni da y eval uara si las
sol uciones bri ndadas han contribuido a la
reducci n del riesgo efecti vamente o por lo
contrari o necesi ta de otras medi das.
Coordi nacin de
Gesti n del
Ri esgo.
Formato de
seguimi ento y
Eval uacin


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Nombre
Almacenamiento
Proteccin
Recuperaci
n
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsab
le
Lugar y Forma
de Archivo
Informe de
Di agnosti co
Tec.
Operati vo
Ofi ci na del Sec.
Gobi erno
archi vo
comparti do
Archi vador 2 Aos Archi vo Central
Proyectos
Coord. Mpal
Gesti n del
Ri esgo
Ofi ci na del Sec.
Gobi erno
archi vo
comparti do
Archi vador 2 Aos Archi vo Central
Formatos de
Seguimi ento
y Eval uacin
Coord. Mpal
Gesti n del
Ri esgo
Ofi ci na del Sec.
Gobi erno
archi vo
comparti do
Archi vador NO NO


Nombre del
documento
externo
Fecha de
Expedicin
Decreto y
Documento- Plan
y Estrategia
Municipal de
Respuesta a
Emergencias-
(PMGRD)/ (EMRE)
07/02/2013
Alcalda Municipal-Sec
Gobierno y Desarrollo-
Coord. Mpal de Gestin
del Riesgo de Desastres
Decreto y Documento- Estrategia
Municipal de Respuesta a Emergencias-
(EMRE)



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Pgi na 244


10.12. CAPACITACION LIDERAZGO Y PARTICIPACION CIUDADANA

- OBJETIVO
Lograr que las comunidades construyan nuevos lderes, con las herramientas
necesarias para poder afrontar las diferentes, problemticas que se presentan a
nivel de los barrios.

- ALCANCE
Capacitar a los presidentes de las JAC, lderes de las asociaciones y/o
agremiaciones en fortalecimiento, liderazgo y participacin ciudadana para obtener
conocimiento de la ley 743, y el decreto 2350 de 2002.

- RESPONSABLE
El responsable de la aplicacin eficaz de este procedimiento es el Promotor
comunitario (Auxiliar administrativo)

JAC: Junta de Accin Comunal

El horario de la capacitacin ser fijado por el Promotor teniendo en cuenta la
disponibilidad de tiempo de los invitados

- DESCRIPCIN
1.Soli ci tud de
capaci taci n
En reuni ones sosteni das la comuni dad mani fi esta
l as necesi dades de capaci tacin a l os l deres, en l as
fusi ones de l os di gnatarios.
Promotor de JAC
Asi stenci a a
reuni ones
2.programaci n
Se programa la fecha de capaci tacin teniendo en
cuenta l a di sponi bili dad de tiempo de los asi stentes.
Se eli ge el tema a capaci tar de acuerdo a las
necesidades manifestadas por las JAC.
Promotor de JAC


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Pgi na 245


3.entrega de
i nvi tacin
El promotor de las JAC, el ci tador de la al calda son
l os encargados de entregar las i nvi taciones para la
capaci taci n programada.
Los presi dentes de
l a JAC
Coordi nador, de
l as asociaciones
La fi rma del
reci bido de l as
i nvi taciones
entregadas
4.. Se reali za l a
Capaci tacin

Se real i za la Capaci taci n en el tema
acordado Promotor de JAC
Control de
asi stencias
3. eval uaci
n final

FIN

Se reali za l a evaluaci n fi nal sobre l os tall eres
di ctados, a travs de dili genci ami ento de formato de
dudas y sugerenci as y cali fi caci n a la capaci taci n.
El presi dente con
l a comunidad

formato de
sugerenci as y
cali fi cacin a l a
capaci taci n

Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archiv o
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y Forma de
Archiv o

4 aos. Asistencia a
reuniones
Promotor de
JAC
Of icina de
Promotoria/ fsico
Archiv ador.
Archiv ador.
carpeta

Archiv o de alcalda
y Promotoria
Control de
asistencias
Promotor de
JAC
Of icina de
Promotoria/ fsico
carpeta
Archiv o de alcalda
y Promotoria
recibido de las
inv itaciones
entregadas
Promotor de
JAC.
Of icina de
Promotoria/ fsico
Archiv ador.
Archiv ador.
carpeta

4 aos.
Archiv o de alcalda
y Promotoria
Formato de dudas,
sugerencias y
calif icacin
Promotor de
JAC
Of icina de
Promotoria/ fsico
Archiv ador.
Archiv ador.
carpeta

Archiv o de alcalda
y Promotoria


Proyect ado WILSON VI LLEGAS CARGO: AUX. ADMININSTRATIVO FIRMA

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Ley 743 de 2002 05/06/2002 El Congreso de Colombia
Por la cual se desarrolla el artculo 38 de la
Constitucin Poltica de. Colombia en lo
ref erente a los organismos de accin comunal


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10.13. CHARLAS EDUCATIVAS EN PREVENCION EN VIOLENCIA
INTRAFAMILIAR Y ABUSO SEXUALES.

- OBJETIVO
Fortalecer y apoyar a los integrantes del grupo familiar en la creacin de
alternativas, que permitan a la familia mantener pautas de crianza y respeto, para
armonizar las relaciones familiares. As mismo concientizar de los alcances de la ley,
para todos aquellos que efecten conductas violadoras de derechos y pongan en
riesgo la estabilidad del Ncleo Familiar

- ALCANCE
Capacitar y orientar a los padres de familia en talleres y charlas en contra de la
violencia intrafamiliar, maltrato y abuso sexual, teniendo en cuenta la ley (ley 294 de
1996, ley 599 de 2000, ley 575 de 2000, ley 1257 de 2008).ley 1098 de 2006.

- RESPONSABLE
Los responsables de la cabal aplicacin de este procedimiento son la comisaria de
Familia, trabajadora Social y psicloga municipal.

VIOLENCIA INTRAFAMILIAR: Todo maltrato que afecte la vida o la integridad fsica
o squica de quien tenga o haya tenido la calidad de cnyuge del ofensor o una
relacin de convivencia con l; o sea, pariente por consanguinidad o por afinidad en
toda la lnea recta o en la colateral hasta el tercer grado inclusive del ofensor, su
cnyuge o su actual conviviente, o bien, cuando esta conducta ocurre entre los
padres de un hijo comn, o sobre un menor de edad, adulto mayor o discapacitado
que se encuentre bajo el cuidado o dependencia de cualquiera de los integrantes del
grupo familiar.
Los tipos de actos considerados como parte de la violencia intrafamiliar son golpes o
incidentes graves, insultos, manejo econmico, amenazas, chantajes, control de


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actividades, abuso sexual, aislamiento, prohibicin de trabajar fuera de casa,
abandono afectivo, humillacin y no respeto de opiniones. Todos estos tipos de
maltratos se pueden clasificar en fsicos, si se atenta contra el cuerpo de la otra
persona; sicolgicos, si existe el intento de causar miedo, la intimidacin o cualquier
tipo de insulto, descalificacin o intento de control; sexuales, si hay un acto sexual
impuesto o en contra de la voluntad de la vctima; y econmicos, si no se cubren las
necesidades bsicas de la persona.

El horario de las charlas ser fijado por la comunidad teniendo en cuenta la
disponibilidad de tiempo de los invitados.

- DESCRIPCION
1. soli citud de
Servi ci o
Ini cio
1 Soli ci tud del servi ci o:
. El usuario l lega a la Comi sara de
famili a y soli ci ta el servi ci o (verbal o
escri to).
2. Se real i zan l as charl as en cumplimi ento
de l ey.
Usuari o
sol i ci tud
Capaci tacin
2. radi caci n de
i nvi tacin
2. radicacin de invitacin: Se radi ca l a
sol i ci tud para l as capaci taciones en l a
comi sara de Famil ia.
Comi sari o de
Famil ia

3. Se programa l a
fecha de
capaci taci n.
3. Se programa la fecha de capacitacin.
Comi sari o de
Famil ia

4. i nvi taci n a l a
capaci taci n
4. invitacin a la capacitacin: Se hace l a
i nvi tacin para l a parti ci pacin en l a
capaci taci n programada.
Coordi nador, de
l as Insti tuci ones

5.. Se reali za l a
Capaci tacin
A
5. Se realiza la Capacitacin
Comi sari o de
Famil ia
Psi cloga
Asi stencia a
reuni ones
6. se reali za
eval uacin de
capaci taci n
6. Hacen la evaluacin de la capacitacin
realizada.
Comi sari o de
Famil ia
Psi cloga

FIN

FIN


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Pgi na 248


Nombre
Almacenamiento
Proteccin
Recuperaci
n
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y Forma
de Archivo
Asistencia a
reuniones
Comisara
de Familia
Of icina de
Comisara de
Familia/ fsico
carpeta
4 aos.
Archiv o de
Comisara de
Familia.
Control de
asistencias
Comisara
de Familia
Of icina de
Comisara de
Familia/ fsico
Archiv ador.
Archiv ador.
carpeta

Archiv o de
Comisara de
Familia.
Recibido de
las
inv itaciones
entregadas
Comisara
de Familia
Of icina de
Comisara de
Familia/ fsico
Archiv ador.
Archiv ador.
carpeta

4 aos.
Archiv o de
Comisara de
Familia.

Nombre del
documento
externo
Fecha de
Expedicin
Ley 1098 de 2006 8/11/2006 Congreso de l a Repbli ca
Cdi go de Infanci a y
Adol escencia
Ley 294 de 1996 16/07/1996 Congreso de l a Repbl i ca Viol encia i ntrafami liar
Ley 599 de 2000 24/07/2000 Congreso de l a Repbl i ca Cdigo Penal
Ley 575 de 2000 09/02/2000 Congreso de l a Repbl i ca
Por medi o de l a cual se
reforma parcialmente la
Ley 294 de 1996.
Por la cual se di ctan normas de
sensi bil i zaci n, prevenci n y
sanci n de formas de vi ol encia
y di scriminaci n contra las
muj eres

Proyect ado ZULMA HOLGUIN MORALES CARGO: COMISARI A DE FAMI LIA FIRMA


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10.14. DENUNCIAS COMISARIA DE FAMILIA

- OBJETIVOS
Apoyar a los integrantes del grupo familiar a crear alternativas, que le permitan
fortalecer valores y concientizar a los miembros de la misma a mantener pautas de
respeto, brindando conocimiento de la ley.

- ALCANCE
Aplicacin oportuna de las normas tanto al agresor como agredido.

- RESPONSABLE
Los responsables de la aplicacin de este procedimiento es la Comisaria de
Familia.

LA VIOLENCIA INTRAFAMILIAR es cualquier tipo de abuso de poder de parte de un
miembro de la familia sobre otro. Este abuso incluye maltrato fsico, psicolgico o de
cualquier otro tipo. Se considera que existe violencia intrafamiliar en un hogar, si hay
una actitud violenta repetitiva, no por un solo hecho aislado.
La vctima de violencia intrafamiliar es cualquier persona considerada cnyuge del
agresor o que haya convivido de alguna manera con l. As, podra ser hacia un
conviviente actual o ex pareja, entre padres de un hijo comn, o hacia un pariente
consanguneo hasta el tercer grado. Adems, es importante destacar que dentro de
la violencia intrafamiliar estn considerados el maltrato infantil, la violencia hacia el
adulto mayor, hacia minusvlidos y entre cnyuges. En este ltimo tipo de maltrato el
ms comn es de parte de los hombres hacia las mujeres; sin embargo, existen
tambin algunos casos de violencia de mujeres hacia hombres.
Los tipos de actos considerados como parte de la violencia intrafamiliar son golpes o
incidentes graves, insultos, manejo econmico, amenazas, chantajes, control de
actividades, abuso sexual, aislamiento, prohibicin de trabajar fuera de casa,
abandono afectivo, humillacin y no respeto de opiniones. Todos estos tipos de
maltratos se pueden clasificar en fsicos, si se atenta contra el cuerpo de la otra


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Pgi na 250


persona; sicolgicos, si existe el intento de causar miedo, la intimidacin o
cualquier tipo de insulto, descalificacin o intento de control; sexuales, si hay un
acto sexual impuesto o en contra de la voluntad de la vctima; y econmicos, si no
se cubren las necesidades bsicas de la persona.

Las polticas aplicadas en estos casos, son las de realizar peridicamente visitas a
los casos reportados, para lo cual se le da un seguimiento al hogar reportado o al
denunciante, con el fin de evitar que sea agredido nuevamente. Igualmente este
proceso se complementa con un trabajo teraputico ofrecido por la psicloga de la
institucin con el fin de mejorar la convivencia familiar.
El horario de la atencin al pblico es de 7:30 a. m a 12:00 p. m y de 1:30 a 6:00 p.
m de lunes a viernes.
La persona agredida o cualquier persona que evidencie dao fsico, psicolgico o de
cualquier otra forma por parte de un miembro de una familia hacia otro, puede acudir
a la comisara de familia para elevar denuncia por estos hechos con la debida
identificacin de las partes que se encuentran en conflicto.
Las partes podrn excusarse de la inasistencia a la Audiencia de Conciliacin por
una sola vez antes de la audiencia o dentro de la misma, siempre que medie justa
causa y fijar fecha para celebrar la nueva audiencia dentro de los dos (2) das
siguientes.
- DESCRIPCIN

1.Denunci a

La vctima de violenci a intrafamili ar, hace una resea
de cmo sucedieron los hechos, si esta ha sufrido
dao fsi co es envi ada a l a ESE NORTE, para ser
valorada por el mdi co l egi sta, y l uego para ser
atendi da psi col gi camente Igualmente l a vctima se
valora psi colgi camente en cual quier caso.

Comi sara de
Famil ia y Auxili ar
admini strati vo.

1.Denunci a
2.Valoraci n
Si colgi ca
3.Valoraci n
medi ca


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Pgi na 251


1. Recepci n
de
Denuncia y
medidas de
protecci n
A) El comi sari o de fami lia, segn el caso, recibi r y
avocar en forma i nmedi ata la denunci a, y si
estuvi ere fundada en al menos i ndi cios l eves,
podr di ctar una medida de protecci n en forma
provi sional tendi ente a evitar l a continuaci n de
l os actos de vi ol encia, agresi n o mal trato a favor
de l a vcti ma, las cuales son:

Ordenar al agresor el desalojo de l a casa de
habi taci n que comparte con l a vctima,
si empre que se hubiere probado que su
presencia consti tuye una amenaza para la
vi da, l a i ntegri dad fsi ca o l a sal ud de
cual quiera de l os miembros de l a fami lia

Ordenar al agresor abstenerse de penetrar en
cual quier l ugar donde se encuentre la vctima,
si empre que di cha limi taci n resul te necesaria
para preveni r que aqul mol este, i ntimi de,
amenace o de cual quier otra forma interfiera
con l a vcti ma.

Prohi bi r al agresor esconder o trasl adar de la
resi denci a a l os ni os y personas
di scapacitadas en si tuaci n de i ndefensi n
miembros del grupo fami liar, si n perjui cio de
l as acci ones penal es a que hubi ere lugar.
Obl igacin de acudi r a un tratamiento
reeducati vo y teraputi co en una i nstituci n
pbli ca o pri vada que ofrezca tales servi ci os, a
costa del agresor cuando ste ya tuviera
antecedentes en materia de viol encia
i ntrafami liar
Sol o, si fuere necesari o, se ordenar al
agresor el pago de l os gastos mdi cos,
psi colgi cos y psqui cos que requi era la
vctima.
Cuando l a vi ol enci a o mal trato revi sta
gravedad y se tema su repeti ci n ser ordenar
una proteccin temporal especi al de la vcti ma
por parte de l as autori dades de pol i ca, tanto
en su domi cil io como en su lugar de trabaj o.
Comi sara de
Famil ia
Medida de
Protecci n


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Pgi na 252


Radi caci n de
Denuncia y
Ci taci n
Radi cada la denuncia, se ci ta al acusado para que
comparezca a una audi encia de conci liacin que
tendr lugar entre l os dos (2) y ci nco (5) das
si guientes a l a presentacin de la denunci a.
A esta audi enci a deber concurri r la vctima.
La notifi caci n de ci taci n a l a audi encia se har
personal mente.
Si el agresor no comparece a l a audienci a se
entender que acepta l os cargos formul ados en su
contra
Denuncia
Ci taci n

2.Audi encia en
l a cual se di cta
l a resol uci n
Si el agresor y l a vi ctima comparecen, se reali za l a
audienci a en l a cual se le recibi rn l os descargos y
de acuerdo a su resul tado se conti na con l a medida
de proteccin o se revoca.
Se di cta l a respecti va resol ucin en l a cual se l e
prohbe al agresor acercarse a l a vi ctima o otras
medidas como el desal oj o de l a casa de habi tacin
etc, en caso de encontrarse culpable de vi olenci a
i ntrafami liar., si el agresor despus de tomada l a
medida reinci de se le pasa al juez para que este se
encargue de revocarla y se l e apl ique multa o
detenci n. En caso de que no haya meri to para l a
medida de proteccin o los i nteresados abandonen
el proceso se di ctara resolucin negando l a medi da
Comi sara de
Admini strati vo.

Acta
Resol uci n.
Acta de
compromi so

3.Rei nci denci a
Si el agresor despus de tomada l a medi da reincide
se l e pasa al juez para que este se encargue de
apl i car mul ta o hacer la detenci n
Comi sara de
Admini strati vo
Acta de
remi si n.

Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y Forma de
Archivo
Libro
radicado
Comisara de
Familia
Of icina de Comisaria
de Familia/ fsico
Archiv ador.
Archiv ador.
carpeta

4 aos.
Archiv o de
Comisaria de
Familia.
Citaciones
Comisara de
Familia
de Familia/ fsico
Archiv ador.
Archiv ador.
carpeta

Archiv o de
Comisaria de
Familia.
Actas de
compromiso
Comisara de
Familia
de Familia/ fsico
Archiv ador.
Archiv ador.
carpeta

Archiv o de
Comisaria de
Familia.


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Medidas de
proteccin.
Comisara de
Familia
de Familia/ fsico
carpeta

Archiv o de
Comisaria de
Familia.

Nombre del
documento
externo
Fecha de
Expedicin
Ley 1098 de 2006 8/11/2006 Congreso de l a Repbli ca Cdi go de Infancia y Adolescencia
Ley 294 de 1996 16/07/1996 Congreso de l a Repbl i ca Viol encia i ntrafami liar
Ley 599 de 2000 24/07/2000 Congreso de l a Repbl i ca Cdigo Penal
Por medio de l a cual se reforma
parcial mente l a Ley 294 de 1996.
Por l a cual se di ctan normas de
sensi bil i zaci n, prevencin y sanci n
de formas de viol encia y
di scri minaci n contra las muj eres



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10.15. CONCILIACIN EN MATERIA DE FAMILIA

- OBJETIVOS.
Brindar a los usuarios una pronta y eficiente solucin de conflictos en materia
conciliaciones de Familia.

- ALCANCE.
Llegar a todas las comunidades, de forma clara y oportuna para la resolucin de
conflictos conciliables en materia de familia.

- RESPONSABLE.
Los responsables de la aplicacin de este procedimiento es la Comisaria de familia
y auxiliar administrativo.

- TERMINOS Y DEFINICIONES.
En aras de proteger los derechos fundamentales de los nios, nias y adolescentes,
las audiencias relacionadas con la aplicacin del cdigo de infancia y adolescencia,
se hacen con el nimo de proteger el inters superior de los nios con, prevalencia
constitucional en art.44.

QUE ES LA CUSTODIA?:
La custodia se refiere al cuidado personal de los nios, lo que por ley le corresponde
a los padres de consuno, en el evento en que convivan juntos. En los casos de hijos
extra matrimoniales, es decir habidos por fuera del matrimonio, el cuidado personal o
custodia del menor, le corresponde al padre que conviva con el menor. De estar los
padres divorciados o separados de hecho, o con la patria de potestad suspendida, el
juez de familia podr confiar la custodia a uno de los padres o al pariente ms
prximo segn le convenga al menor. El asunto de la custodia con relacin a los
menores de edad es de gran responsabilidad, pues otorga la carga del deber de
vigilancia, crianza, educacin, manutencin, etc., con relacin a ellos, razn por la


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Pgi na 255


cual en principio, la ley le otorga dicha custodia a los responsables naturales del
nio: sus padres.
Excepcionalmente, podr el juez, en el caso de inhabilidad fsica o moral de ambos
padres, confiar el cuidado personal de los hijos a otra persona o personas
competentes. En la eleccin de estas personas se preferir a los consanguneos
ms prximos, y sobre todo a los ascendientes legtimos.(art. 255 C.C.). Es bueno
aclarar que para que ello se lleve a cabo, debe intentarse la conciliacin ante el
defensor de familia o el comisario de familia del instituto colombiano de bienestar
familiar, con los padres del menor, que de no estar de acuerdo en ceder
voluntariamente la custodia a terceras personas, legitimarn a los interesados a
presentar la demanda de custodia y cuidado personal ante el juez de familia del
lugar de la residencia del menor, a fin de que sea ste el que determine si hay justa
causa para ello, lo cual tendr que ser fehacientemente demostrado en el curso del
proceso, pues la ley presume la aptitud de los padres para tener el cuidado y
custodia de sus hijos.
QUE SON ALIMENTOS?:
Los alimentos en Derecho de familia, son todos aquellos medios que son
indispensables para que una persona pueda satisfacer todas sus necesidades
bsicas, segn la posicin social de la familia
QUE SON LAS VISITAS?:
Es el derecho que los nios y las nias tienen a mantener una relacin directa o
regular con su padre o madre, para dar estabilidad al vnculo afectivo y emocional
entre progenitores y sus hijos.
QUE ES LA UNIN MARITAL DE HECHO?:
Es la relacin voluntaria entre un hombre y una mujer que entre s no se encuentren
casados, con una comunidad de vida permanente y singular con notoriedad de este
hecho. A los integrantes de esta unin se les denomina compaeros permanentes.
CUL ES EL OBJETO Y CAUSA DE LA UNIN MARITAL DE HECHO?:
El objeto de la Unin Marital de hecho corresponde a las obligaciones y derechos
que surgen de la misma. Su causa consiste en el fin perseguido por la unin, que
puede ser la procreacin, la fidelidad, el respeto y la ayuda mutua.
COMO SE DECLARA LA UNIN MARITAL DE HECHO?:
Los compaeros permanentes podrn solicitar que se declare la existencia de la
unin marital de hecho, mediante: escritura pblica ante Notario por mutuo acuerdo,


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Pgi na 256


o por acta de conciliacin suscrito en centro de o conciliacin, tambin por muto
acuerdo legalmente constituido o por sentencia judicial.

- POLITICAS DE OPERACIN.
EL horario establecido para las conciliaciones es de 7:30 a.m a 12:00 a.m y de 1:30
p.m. a 6:00 p. m de lunes a viernes.

- DESCRIPCIN
1. Solicitud del
servicio.

El usuario solicita el servicio en la
comisara de Familia de f orma verbal
o escrita, Se Recibe documentacin,
El comisario de
Familia., Auxiliar
Administrativo.
Solicitud.- Libro
de Registro de
citas
2. Se programa
la audiencia

Se programa la Audiencia y se cita a
una audiencia de conciliacin
El comisario de
Familia, Auxiliar
administrativo.
Citacin.

Comparecencia

No: Se levanta acta de inasistencia
Si: se realiza la audiencia de
conciliacin en cumplimiento de la ley
1098 de 2006.

Comisara de
Familia y Auxiliar
Administrativo.

Acta de
Inasistencia
3.Audiencia de
Conciliacin
Acuerdo:
SI Se f irma acta de de conciliacin
NO Se f irma acta de no conciliacin

Comisara de
Familia y Auxiliar
Administrativo
Acta de
Conciliacin, Acta
de no conciliacin


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Nombre
Almacenamiento
Proteccin
Recuperaci
n
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y
Forma de
Archivo
Libro de
citaciones
Comisara de
Familia y Auxiliar
administrativ o
Of icina de
Comisaria de
Familia/ fsico
Archiv ador.
Archiv ador.
carpeta

4 aos.
Archiv o de
Comisaria de
Familia.
Documento
s de soporte
Comisara de
Familia, Auxiliar
administrativ o.
Of icina de
Comisaria de
Familia/ fsico
Archiv ador.
Archiv ador.
carpeta

Archiv o de
Comisaria de
Familia.
Actas de
Conciliacin
Comisara de
Familia, Auxiliar
administrativ o
Of icina de
Comisaria de
Familia/ fsico
Archiv ador.
Archiv ador.
carpeta

4 aos.
Archiv o de
Comisaria de
Familia.

- DOCUMENTOS EXTERNOS O BASE LEGAL.

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
decreto 1400 de 1970 06/08/1970 Presi dencia de l a Repbli ca Cdigo de Procedi miento Ci vil



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10.16. RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS.

- OBJETIVOS.
Restablecer derechos a los nios y nias en situaciones de riesgo. Peligro o
inobservancia.

- ALCANCE.
Revisar cada caso donde se encuentre un nio, nia o adolescente comprometido
en una situacin de vulneracin, inobservancia o peligro, en la cual sea necesario
ingresarlo al proceso administrativo de restablecimiento de derechos con el fin de
que se prevenga, proteja, garantice y restablezca sus derechos, a partir de
denuncia, oficio, informacin o solicitud originada por otra autoridad competente.

- RESPONSABLE.
Los responsables de la aplicacin de este procedimiento es la Comisaria de
familia y equipo interdisciplinario (Trabajadora Social y Psicloga, Auxiliar
Administrativo).

- TERMINOS Y DEFINICIONES.
Se entiende por restablecimiento de los derechos de los nios, las nias y los
adolescentes, el conjunto de actuaciones administrativas que la autoridad
competente debe desarrollar para la restauracin de su dignidad e integridad como
sujetos de Derechos, y de su capacidad para disfrutar efectivamente de los derechos
que le han sido vulnerados, dentro del contexto de la proteccin integral y los
principios de prevalencia, inters superior, perspectiva de gnero, exigibilidad de
derechos, enfoque diferencial y corresponsabilidad de la familia, la sociedad y el
Estado.


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Pgi na 259


El restablecimiento de los derechos de los nios, las nias y los adolescentes es
responsabilidad del Estado en su conjunto, quien la asume a travs de las
autoridades pblicas institucionales y comunitarias (Autoridades Tradicionales).

Cuando un nio, nia o adolescente se encuentre en situacin de inobservancia,
amenaza o vulneracin de sus derechos, deber ser conducido sin excepcin y de
manera inmediata ante la Polica o Comisara de Familia, o Autoridades
Tradicionales Indgenas, Afro Colombianas, Raizales o Rom, segn el caso. Dichas
autoridades tienen el deber de asegurar que el Sistema Nacional de Bienestar
Familiar (SNBF), garantice la vinculacin de los nios, las nias y los adolescentes
a los servicios sociales.
En aras de proteger los derechos fundamentales de los nios, nias y adolescentes,
las audiencias relacionadas con la aplicacin del cdigo de infancia y adolescencia,
se hacen con el nimo de proteger el inters superior de los nios con, prevalencia
constitucional en art.44.

- POLITICAS DE OPERACIN.
EL horario establecido para los procesos de restablecimiento de derechos de 7:30
a.m a 12:00 a.m y de 1:30 p.m. a 6:00 p.m de lunes a viernes.

- DESCRIPCIN
1. Sol i ci tud del
servi ci o.

El usuario soli ci ta el servi ci o en l a
comi sara de Famil ia de forma verbal o
escri ta, o annima. Se Recibe
documentacin.
El comi sario de
Famil ia., Auxili ar
Admini strati vo.
Sol i ci tud.- Li bro de
Regi stro de ci tas
2.Se abre Hi stori a
de atencin

Se utili za formato de hi stori a donde se
condensa toda l a i nformaci n fami liar
del menor.
La Auxili ar
admini strati vo.
Hi stori a famili ar

Apertura o Impul so
de proceso
La Comi sari o de Famili a una vez
tengan conocimi ento del asunto,
proceder de manera inmedi ata a
i ni ci ar el proceso admi ni strati vo de
restabl ecimi ento de derechos, tal como
Comi sara de
Famil ia,
Trabaj adora
soci al, psi cl oga
y Auxili ar

Auto de Apertura


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l o consagra el Cdi go de l a Infanci a y
l a Adolescenci a.

Admini strati vo.
Veri fi cacin y
Garanta de
Derechos
Al i ni ci o del proceso admini strati vo de
restabl ecimi ento de derechos, l a
autori dad competente deber, de
manera i nmedi ata, veri fi car el estado de
cumplimi ento de cada uno de l os
derechos de los nios, las nias y l os
adolescentes, consagrados en el Ttul o
I del Li bro I del Cdigo de la Infanci a y
l a Adol escenci a, que son
pri ncipal mente l os si guientes:Derecho
a l a vida y a l a cali dad de vi da y a un
ambiente sano, artcul o 17.Derecho a l a
i ntegri dad personal , artcul o 18.Derecho
a la rehabi li taci n y la resoci ali zacin,
artcul o 19.
Derechos de protecci n, artcul o 20
Comi sara de
Admini strati vo

Documentos de
soporte y acta de
veri fi cacin

Ci taci ones y
noti fi caciones

Se les hace l legar a l as di recci ones de
padre o madre o responsabl e del menor.

documento

Medida de
restabl ecimi e
nto de
derechos

Los equi pos i nterdi sci pl inari os deben
reali zar segui mi ento a las medidas de
restabl ecimi ento que l a Comi sari a de
Famil ia decreten a favor de un nio, ni a
o adol escente, qui enes a su vez
entregarn sus conceptos de
seguimi ento a la respecti va autori dad,
si n perj ui ci o del seguimi ento ordenado
para el Coordi nador del Centro Zonal en
el artcul o 96 del Cdi go de l a Infancia y
l a Adolescenci a, as:
Si an no ha si do defini da la si tuaci n
j urdi ca del ni o, la ni a o el adolescente
que se encuentra baj o medi da en hogar
susti tuto, hogar amigo o en atenci n
especiali zada en la modali dad de
i nternado y las dems medi das, el
equipo interdi sci pli nario deber real i zar
mensualmente vi si ta al lugar donde se

Comi sari a de
famili a y equipo
i nterdi sci pli nari o

Resol uci n de
Restablecimi ento de
derechos


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haya definido su ubi cacin, para verifi car
su si tuacin y determi nar las acciones a
segui r a efectos de deci di r en el menor
ti empo posible la i ntegracin con su
famili a de ori gen o entrega en custodi a
con l a famil ia extensa, si ha ell o ha
l ugar.

Si el ni o, l a nia o el adol escente se
encuentran con su fami lia, el
seguimi ento a l a medida debe ser
mensual mientras se define l a si tuaci n
de los mi smos, a travs del equi po
i nterdi sci pli nari o. Una vez reci bi dos por
l a autoridad admi ni strati va los i nformes
de seguimi ento del equi po
i nterdi sci pli nari o, podr pedi r el concepto
del caso para proceder a defini r l a
si tuaci n jurdi ca del ni o ni a o
adolescente, o si sta ya ha si do
defi nida, proceder al cambi o de medi da.

Luego de confi rmarse la medida por l a
autori dad admi ni strati va, el equi po
i nterdi sci pli nari o deber real i zar
seguimi ento al caso, mni mo por sei s (6)
meses, etapa dentro de la cual se
veri fi car el estado de cumplimi ento de
l os derechos. Reali zado el seguimi ento y
si l as condi ciones son favorabl es, l a
autori dad admi ni strati va proceder al
ci erre del caso mediante auto que as l o
di sponga


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- DOCUMENTOS EXTERNO
Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y
Forma de
Archivo
Sol i ci tud.-
Libro de
Regi stro de
ci tas
Comisara de
Familia y Auxiliar
administrativ o
Of icina de
Comisaria de
Familia/ fsico
Archiv ador.
Archiv ador.
carpeta

4 aos.
Archiv o de
Comisaria de
Familia.
hi storia
Comisara de
Familia, Auxiliar
administrativ o.
Of icina de
Comisaria de
Familia/ fsico
Archiv ador.
Archiv ador.
carpeta

Archiv o de
Comisaria de
Familia.

Auto de
Apertura
Comisara de
Familia, Auxiliar
administrativ o
Of icina de
Comisaria de
Familia/ fsico
Archiv ador.
Archiv ador.
carpeta

4 aos.
Archiv o de
Comisaria de
Familia.
Resol uci n de
Restablecimi e
nto de
derechos
Comisara de
Familia, Auxiliar
administrativ o
Of icina de
Comisaria de
Familia/ fsico
Archiv ador.
Archiv ador.
carpeta

4 aos.
Archiv o de
Comisaria de
Familia.


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10.17. DESPACHOS COMISORIOS

- OBJETIVO
Hacer efectivas las rdenes judiciales, en un proceso ejecutivo ante autoridad
judicial se podra ordenar el embargo y secuestro de los bienes muebles o
inmuebles, el objetivo de este procedimiento policivo es realizar los embargos
ordenados por los jueces.

- ALCANCE
Los Despachos Comisorios tienen un alcance en todas las esferas judiciales, ms
que todo en la materia civil, y tambin cuenta con un alcance en todas las esferas
sociales en todo el Municipio de Miranda Cuaca tanto en la parte urbana como en la
rural.
- RESPONSABLE
Cuando la autoridad competente expide el Despacho Comisorio a la Inspeccin de
Polica, su cumplimiento ser de responsabilidad del Inspector de Polica Municipal.

EMBARGO Y SECUESTRO DE BIENES MUEBLES: Es una medida que se aplica
en los procesos ejecutivos, de acuerdo con la cual el juzgado ordena sacar del
comercio los bienes del demandado y entregrselos al secuestre en custodia hasta
tanto el demandado cumpla con el pago total de la obligacin o cuando se ordene el
remate del bien.
SECUESTRO DE BIEN INMUEBLE: Es la aprehensin material del inmueble con el
fin de entregrselo al secuestre para que este cuide de l en tanto se termine el
proceso por pago total de la obligacin, por arreglo entre las partes o por haberse
llegado al remate dentro del proceso.
OPOSICION: Es el derecho que tiene el tercero que posee el bien o bienes objeto
de la medida para hacer valer sus derechos sobre los mismos.


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SECUESTRE: Es el servidor pblico que previo el lleno de unos requisitos
establecidos por el Consejo Superior de la Judicatura, a quien se le entrega el bien
objeto de la medida judicial en custodia, esto es para que lo administre y lo cuide
mientras perdure la orden del despacho judicial.

El despacho comisorio debe ser emitido por una autoridad competente dentro de un
proceso.
La diligencia debe realizarse en horas y das hbiles

- DESCRIPCION
Orden j udicial La autoridad judi ci al (Juez), expi de un
documento que se l lama Despacho
Comi sori o mediante el cual se comi si ona
a la Inspeccin de Poli ca Muni ci pal para
ll evar a cabo la dili genci a de secuestro de
l os bi enes bien sean muebl es o
i nmuebl es, esta orden se recepciona en
Ventanill a ni ca

Autori dad
Judi cial

Auxi liar
admini strati vo
ventanil la ni ca
Despacho
Comi sori o
Elaboracin de
Auto
Una vez se recepci ona el Despacho
Comi sori o el Inspector El abora auto,
fij ando fecha y hora para practi car
dili genci a la cual se programa teni endo el
orden de l legada y asignacin al
despacho, este auto es noti fi cado por
estado.
Inspector de
Pol i ca
Auto

Desarrollo de la
Diligencia y
remisin del Acta.

Llegado el da y hora de l a dili genci a, el
despacho se despl aza al l ugar indi cado
con la presencia de un auxili ar de j usti ci a
qui en ser el secuestre, esta dil igenci a se
har con la presenci a del propietari o de
l os bienes a secuestrar y el morador del
i nmuebl e, y se procede de conforme a l a
l ey. Para el al cance de este obj eti vo es
necesario l a presenci a de un secuestre
como auxili ar de j usti cia quien ser
encargado de tomar baj o su
Inspector de
Pol i ca
Acta de
Di ligencia de
Secuestro de
Bienes.


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Pgi na 265


responsabili dad los bi enes secuestrados
obj eto de l a dil igencia.
Ser reali zada por el comi si onado que
ser el Inspector de Poli ca segn el
caso.
Como constancia o soporte fsi co quedar
un Acta de l as di ligencias con constanci a
de remi si n de l a mi sma al funcionari o
j udi cial que imparti l a orden.

Codigo
TRD
Nombre
Almacenamie
nto
Protecci
n
Recuperacin
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin Resp
onsa
ble
Lugar y
Forma de
Archivo

Despacho
comisorio
Tcnico
Administrativ o
Almacenamie
nto f isico
Archiv ador
metlico
2 aos Archiv o central

Auto
Tcnico
Administrativ o
Almacenamie
nto f isico
Archiv ador
metlico

Acta de
Diligencia
Tcnico
Administrativ o
Almacenamie
nto f isico
Archiv ador
metlico

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Decreto 1355 De
1970
(Agosto 04) Presi denci a de la Repbli ca Cdi go de Naci onal de Poli ca

Proyect ado ALEJANDRO CUELLAR CARGO: INSPECTOR POLICIA FIRMA


MIRANDA
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100-1.21-001-2013
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Decreto 084 de 2013

Pgi na 266


10.18. DENUNCIAS, QUEJAS O QUERELLAS DE POLICIA

- OBJETIVO
Adelantar las quejas por hechos que afecten la convivencia de las personas, con el
respeto a los derechos fundamentales y constitucionales como al debido proceso y a
la defensa y con el respeto de los factores de competencia.
Conocer en primera instancia sobre las contravenciones especiales de polica que
establece el cdigo nacional de polica y dems normas concordantes, respetando el
debido proceso, y dems preceptos constitucionales.

- ALCANCE
El alcance de este proceso comprende toda la comunidad, tanto en parte urbana
como en la rural e inicia con la denuncia y termina con la suscripcin del acta.


Las quejas de Polica son aquellas que la comunidad emite a la autoridad
competente sobre actuaciones en contra del bienestar de la sociedad, los trminos
de las querellas se establecen en los Cdigos Nacional y Departamental de Polica
y de Procedimiento Civil.

- RESPONSABLE
Adelantar las querellas sobre contravenciones especiales de polica en primera
instancia son de responsabilidad del Inspector de Polica.

Las querellas de polica que se recepcionen se les da el respectivo trmite de
conformidad con el procedimiento policivo que establece el cdigo de polica, el cual


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Pgi na 267


determina los trminos, las formas de notificacin y dems etapas procesales y
finalmente su juzgamiento.

- DESCRIPCION

Formul acin de
Querell a

1. Proceso para Diligenciar la Querella Policiva: el
Querell ante podr poner en conoci miento ante el
Despacho de la Inspecci n de Poli ca hechos que
vulneren su convi vencia y tranqui lidad ci udadana lo
cual podr ser por escri to o verbal ajustndose a l os
requi si tos preceptuados en l os artcul os 75 y ss del
C..P.C.

Inspector de
Pol i ca
Acta
decl araci n.

Ci taci n para
comparecenci a
del querell ado

2. una vez i mpetrada l a Quej a o Querel la Poli ci va, se
procede a garanti zar al Querell ado el derecho de
expresi n, de i nformacin y a su defensa notifi cndolo
qui en dentro del trmi no l egal . El tcni co admini strati vo
elabora ci tacin. Se ci ta para que sea informado de la
Quej a o Querella y para que ejerci te todos sus
derechos que la l ey le otorga como tal es.

Tcni co
admini strati vo
Inspeccin
Pol i ca

Ci tador
Ci taci n

Querell a Ci vil
de Pol i ca

3. Conduccin Policiva: Cuando l a persona ha sido
ci tada en tres ocasi ones y no ha comparecido al
Despacho, teniendo en cuenta que haya sido
noti fi cado, el Inspector de Pol i ca profi ere una orden
de conducci n poli ci va di rigi da al Comandante de
Estaci n quien deber ordenar su conduccin ante el
Inspector de Poli ca
Inspector de
Pol i ca

Orden de
conducci n
Di ligencia y
suscri pcin del
acta
4. Con el fi n de garanti zar l a pacfi ca convi venci a de la
comuni dad y de minimi zar los comportamientos que
vulneren l a mi sma, se suscri be el acta de Cauci n
i mponi ndose los deberes y derechos que deben ser
respetados y l as sanci ones en mul ta y trabajo soci al las
cual es se apl i caran por el i ncumplimi ento de la
Caucin.
Inspector de
Pol i ca

Acta de
Caucin,
Vigilanci a,
Paz y Buena
Conducta


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Pgi na 268


Informe
Caucionados
Pol i ca
Naci onal
5. Una vez reali zada el Acta de Caucin, se elaborar el
i nforme de Poli ca de Caucionados por afectar la
pacfi ca convi vencia y tranqui lidad social , con el fi n de
que l a fuerza Pbli ca tenga conoci mi ento en el evento
en que rei nci dan y se puedan conduci r a l as partes
hasta l a Estacin de Poli ca para proceder con las
respecti vas dil igenci as.
Inspector de
Pol i ca
Informe
Incumpli miento
de l a Cauci n
6. cuando l os cauci onados i ncumplen l o pactado en Acta
de Cauci n, l os i nteresados declararn por escri to l os
hechos ocurridos, y aportarn el testi moni o de dos
testi gos di ferentes a famili ares los cual es debern
rati fi carse ante l a contraparte con fin de hacer efecti va
l a mi sma. Una de l as sanciones es pecuniaria, el
cauci onado incumpli do deber cancelar un equi valente
en sal arios mni mos en l a Tesorera Muni cipal a favor
de tesoro Pbli co. Otra de l as sanci ones es a travs de
trabaj o soci al cuando no tenga l a sol venci a econmi ca
de cancelar el valor de l a cauci n
Inspector de
Pol i ca
Reporte de
Sanci onados
Pol i ci vamente
7. l as personas cauci onadas que una vez sean obj eto de
sanci n y que posteri ormente se l es haga efecti va tal
sanci n sern reportados al (S.M.A.P) Si stema
Muni cipal de Antecedentes Poli ci vos de la Inspeccin
de Poli ca Muni cipal del muni cipi o de Mi randa Cauca.
Donde se regi stran l os sanci onados por el mal
comportami ento que haya vulnerado l a pacfi ca
convi vencia de l os coasoci ados del Muni cipio
Inspector de
Pol i ca

Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin Resp
onsa
ble
Lugar y
Forma de
Archivo
Despacho
comisorio
Tcnico
Administrativ oAlm
acenamiento
f isico
Archiv ador
metlico
Virtual,
sistemtico
Acta
decl araci n
Tcnico
Administrativ oAlm
acenamiento
f isico
Archiv ador
metlico
Virtual,
sistemtico
Ci taci n
Tcnico
Administrativ oAlm
acenamiento
f isico
Archiv ador
metlico
Virtual,
sistemtico


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Pgi na 269


Orden de
conducci n
Tcnico
Administrativ oAlm
acenamiento
f isico
Archiv ador
metlico
Virtual,
sistemtico

Acta de
Caucin,
Vigilanci a,
Paz y Buena
Conducta
Tcnico
Administrativ oAlm
acenamiento
f isico
Archiv ador
metlico
Virtual,
sistemtico

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Decreto 1355 De
1970
Agosto 04 Presi denci a de la Repbli ca Cdi go de Naci onal de Poli ca
decreto 1400 de 1970 Agosto 6 Presi dencia de l a Repbli ca Cdigo de Procedi miento Ci vil
Decreto 522 1971
Marzo 27 de
1971
Presi dente de la Repbli ca
Por el cual se establ ecen normas
sobre contravenciones especi al es
competenci a y procedimiento
Decreto 1504 1998
Agosto 4 de
1998
sobre el espaci o pbli co y se di ctan
otras di sposi ci ones
Ley 232 1995
Di ciembre 26
1995
Normas sobre el control de
estableci mi entos comerci al es abiertos
al publ i co



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Pgi na 270


10.19. DENUNCIOS DE PRDIDA DE DOCUMENTOS Y DE QUEMA
DE CAA

- OBJETIVO
Atender denuncios de prdida de personas que extraven sus documentos.

- ALCANCE
El alcance de este proceso comprende toda la comunidad, tanto en parte urbana
como en la rural e inicia con la solicitud y termina con la suscripcin del acta.

La persona natural que extrave sus documentos personales (cdula, tarjeta
bancaria, carn mdico, licencias de conduccin, tarjetas de propiedad de vehculos,
carn de celular, entre otros) puede acudir a instaurar el denuncio por prdida a la
Inspeccin de Polica

- RESPONSABLE
Adelantar los denuncios de prdida es responsabilidad del Inspector de Polica.

Ninguna autoridad administrativa podr exigir la presentacin de denuncia por
prdida de documentos con el fin de tramitar la expedicin del duplicado o remplazo
correspondiente, para lo cual bastar la afirmacin del peticionario sobre tal
circunstancia, la cual se entender efectuada bajo la gravedad del juramento.
Si Pese a lo anterior el usuario insiste en el denuncio se surte el respectivo trmite.
Los denuncios de prdida de documentos deber cancelarse en Sec. Financiera, el
denuncio de quema de caa no tendr costo


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Si el Inspector no se encuentra presente se delega al tcnico para la realizacin de
este
- DESCRIPCION
Actividad Descripcin Responsable

Registro

Formul acin
1. El denunciante se acerca a la Inspeccin
de Poli ca donde baj o gravedad de
j uramento declara l a prdida de sus
documentos que l e acredi tan su i dentidad o
de otra persona como la identi dad de un
vehculo automotor entre otros.
El denunciante (propi etario de predio,
funci onari o del i ngenio azucarero interpone
denunci a de quema)
Inspector de
Pol i ca
------------

Decl aracin

2. A travs de una declaraci n se narra l a
Perdi da o Extravo tanto de documentos
personal es, como de vehcul os
automotores, Telfonos Cel ulares,
Documentos de entidades pri vadas y
pbli cas, Ttulos Val ores etc, o en caso de
l a quema de caa
Inspector de
Pol i ca
-------------

Pago

3. el interesado se acerca a las i nstalaci ones
de l a Secretaria Fi nanci era para cancel ar el
valor correspondi ente del documento a
qui en se le entrega un recibo de pago el
cual se dej a como soporte y regi stro en l a
Inspeccin de Poli ca.
No apli ca para quema de caa
Inspector de
Pol i ca
-------------

Fi rma
4. una vez dil igenciado el documento con
formato especi al de l a Al calda Muni cipal
se procede a fi rmar por el denunciante y
fi nal mente fi rmado y sell ado por el Suscri to
Inspector de Poli ca.
Inspector de
Pol i ca
Formato Fsi co
Perdi da de
Documentos
dili genci ado y
fi rmado
Archi vo 5. Se archi va copi a del certi fi cado y/o constanci a y
entrega el origi nal y los documentos al
i nteresado.


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Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin Respons
able
Lugar y
Forma de
Archivo
Denuncio de
Perdi da de
Documento
Tcnico
Administrativ oAlma
cenamiento f isico
Archiv ador
metlico
Virtual,
sistemtico
Denuncio
quema caa
Tcnico
Administrativ oAlma
cenamiento f isico
Archiv ador
metlico
Virtual,
sistemtico

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Decreto 19 de 2012 Enero 10 Presi dencia de l a Repbli ca Estatuto anti tramites

Decreto 1355 1970

Agosto 4 de
1970

Presi dente de la Republi ca

Cdigo Naci onal de Poli ca, medi ante
el cual se establecen normas de
Pol i ca para el terri tori o Nacional.
Decreto 522 1971
Marzo 27 de
1971



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10.20. CONTROL A ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO

- OBJETIVO
Realizar los controles a establecimientos comerciales donde expendan y consuman
bebidas embriagantes, verificar el estricto cumplimiento de los documentos legales
para el normal funcionamiento para que todos realicen su actividad comercial de
forma legal.

- ALCANCE
Estas actividades tienen un alcance en todo el municipio, tanto en parte urbana
como en la rural, y dems establecimientos que disponga la ley sobre la materia.

- RESPONSABLE
La verificacin de los documentos de los establecimientos comerciales es de
responsabilidad de la Inspeccin de Polica y la Polica Nacional acantonada en el
Municipio, su rgimen de sancin por no cumplir con estas normas ser del alcalde
municipal.

ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO. Se entiende por establecimiento de comercio
un conjunto de bienes organizados por el empresario para realizar los fines de la
empresa. Una misma persona podr tener varios establecimientos de comercio, y, a
su vez, un solo establecimiento de comercio podr pertenecer a varias personas, y
destinarse al desarrollo de diversas actividades comerciales.

Las guas de accin apara alcanzar el objetivo en el procedimiento consisten en que
se hace la visita con un acta de visita al local comercial y se le informa a los


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Pgi na 274


propietarios y/o administradores los trminos que establece la ley para cumplir con la
documentacin.
La verificacin de documentos debe hacer se en cierto horarios y das especificados
en acto administrativo Municipal.

- DESCRIPCION
Programaci n
Determi nar el l ugar y la fecha
para reali zar l a i nspecci n.
Inspector de
Pol i ca

Vi si tas a
estableci mi entos
se real i zan vi si tas a l os
estableci mi entos de comercio
abi ertos al pbl i co para veri fi car el
estri cto cumplimi ento de los
requi si tos establ eci dos en el ley
232 de 1995, Levantar acta de la
vi si ta
Inspector de
Pol i ca
Acta de control ,
actas de caucin de
Vigilanci a, Paz y
buena Conducta,
Actas de vi si ta.
Informe
Elaborar informe quienes no
cumplan ser i nformado al Comit
Tcni co de Pl aneacin Muni cipal
y al Al cal de muni ci pal para su
deci si n fi nal .
Inspector de
Pol i ca
Informe a CTP y al
Al calde
Opcional mente
regi stros
fotogrfi cos.

Nombre
Almacenamiento
Protecci
n
Recuperacin
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin Respons
able
Lugar y
Forma de
Archivo
Acta de control ,
actas de cauci n
de Vigilanci a, Paz
y buena
Conducta, Actas
de vi si ta
Tcnico
Administrativ oAlm
acenamiento
f isico
Archiv ad
or
metlico
Virtual,
sistemtico
Informe
Tcnico
Administrativ oAlm
acenamiento
f isico
Archiv ad
or
metlico
Virtual,
sistemtico


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Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Decreto 1355 De
1970
(Agosto 04) Presi denci a de la Repbli ca Cdi go de Naci onal de Poli ca
Decreto 19 de 2012 Enero 10 Presi dencia de l a Repbli ca Estatuto anti tramites

Decreto 1355 1970

Agosto 4 de
1970


Cdigo Naci onal de Poli ca, medi ante
el cual se establecen normas de
Pol i ca para el terri tori o Nacional.
Decreto 522 1971
Marzo 27 de
1971
Decreto 1504 1998
Agosto 4 de
1998
sobre el espaci o pbli co yse di ctan
otras di sposi ci ones
Ley 232 1995
Di ciembre 26
1995
Normas sobre le control de
estableci mi entos comerci al es abiertos
al publ i co



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10.21. COMIT DE ORDEN PBLICO Y CONSEJO DE SEGURIDAD

- OBJETIVO
Atender las necesidades sociales definiendo las acciones y puesta en ejecucin de
los planes de seguridad y coordinar el empleo de la fuerza pblica

- ALCANCE
Inicia con la convocatoria y termina con el acta y el seguimiento a los compromisos
adquiridos por los asistentes

EL COMIT DE ORDEN PBLICO es un escenario de coordinacin y trabajo en
equipo de las autoridades municipales poltico administrativas, de seguridad, y de
justicia, que realizan seguimiento permanente a las condiciones de seguridad
lo anterior, porque la seguridad es una preocupacin y una responsabilidad
colectiva que exige el concurso y la participacin de todos los sectores de la
poblacin, en sus representaciones y se hace necesario fortalecer las acciones de
las autoridades del nivel local en materia de seguridad, y reforzar la coordinacin
interinstitucional, con el fin de garantizar un eficaz mantenimiento del orden pblico
en todo el territorio municipal. (El comit de orden pblico fue creado mediante
decreto no. 2615 de 1991)
EL ORDEN PBLICO es todo aquello que viene impuesto por la autoridad a las
personas, y que acta como lmite a su libertad, est representado por la
tranquilidad y paz social que proviene del respeto generalizado, segn decreto 2615
de 1991 (noviembre 19)

Para realizar Comit de Orden Pblico es necesario contar con la representacin de
las autoridades de cada sector de la comunidad, como poltico administrativas y las
fuerzas militares, policiales y de justicia. Este debe reunirse peridicamente como


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Pgi na 277


mnimo cada 3 meses o de manera extraordinaria en caso que sea necesario y la
asistencia de los mismos es de carcter indelegable.
Para realizar el Consejo de Seguridad es necesario contar con la representacin
del Alcalde, quien lo presidir, el Comandante de la guarnicin militar; el
Comandante de la estacin de polica; el representante de la SIJIN, el comandante
de la Estacin de Polica del Ortigal, el Personero(a) municipal y el Secretario de
Gobierno municipal. El consejo de seguridad ser convocado 1 vez al mes o de
manera extraordinaria si la situacin lo requiere.

- DESCRIPCION
Planeaci n y
convocatori a
Se programa la reuni n da, hora y l ugar y
por medi o de ofi ci o se reali za la ci taci n de
l os mi embro y a su vez l a invi tacin en
caso que sea necesari o invi tar a al guien
mas
secretari o de
gobierno
auxi liar
admini strati vo
ofi cio
Desarrol l o reuni n y
aprobaci n del acta
El da y fecha estimados se renen l os
representantes y se da i ni ci o a l as reunin
empezado con la lectura del acta anterior y
l a evolucin de l os compromi sos o tareas
pendi entes en reunin anteri or conti nuando
con el tema central y los dems aportes de
l os parti ci pantes, todo esto deber ser
anotado para l a el aboraci n y posteri or
aprobaci n del acta.
mi embros del
comi t de
orden pbli co,
auxi liar
admini strati vo
Planil la de
asi stencia
de
apuntes
de el acta
Elaboracin del acta
Con l os apuntes tomados previamente en
l a reuni n se el abora el acta dejando cl aro
en ell a los puntos que quedaran pendi entes
para trabaj ar hasta l a prxima reuni n y se
aporta l as fi rmas recolectadas y l a
asi stencia a la reuni n
Auxi liara
admini strati vo
Acta de
comi t de
orden
publi co/
Acta de
Consej o de
seguri dad
Seguimi ento
Se reali za segui miento a los compromi sos
estableci do en el transcurso de tiempo
esti mado informando al seor al calde sobre
el cumpli mi ento de l os mi smos.
secretari o de
gobierno
Ofi ci os
anexos al
acta


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Nombre
Almacenamiento
Proteccion Recuperacin
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
responsable
lugar y
forma
comunicaciones
ofi cial es
auxi liar
admini strativo
sec.gobi erno
- fi sco
carpeta de
actas -
archivo
no 2
conservaci n
en archi vo
central
actas de comit
de orden
publi co
auxi liar
admini strativo
sec.gobi erno
- fi sco
carpeta de
actas -
archivo no 2
conservaci n
en archi vo
central
Actas de
consej o de
seguridad
auxi liar
admini strativo
sec.gobi erno
- fi sco
carpeta de
actas -
archivo no 2
conservaci n
en archi vo
central

Nombre del
documento
externo
Fecha de expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
da mes ao
decreto 2615 19 11 1991
la Presidencia de
la Repbli ca
Decreto por el cual se facul ta a los
gobernadores para autori zar u ordenar la
conformaci n de consejos munici pales de
seguridad y se crean l os comi ts de orden
pbli co.
decreto 2615 19 11 1991
Presidenci a de La
Repbli ca
Decreto por el cual se reorgani zan los
Consejos de Seguridad; se crean los
Consejos Regionales de Seguri dad y los
Consejos Metropoli tanos de Seguridad; se
facul ta a los Gobernadores para autori zar u
ordenar la conformaci n de Consejos
Munici pales de Seguri dad.

Proyect ado ROSA JULI A VELAZCO CARGO: AUXI LIAR ADMINISTRAT FIRMA


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10.22. TRAMITE DE CONSTANCIAS, CERTIFICADOS, PERMISOS Y
AUTORIZACIONES

- OBJETIVO
Garantizar la prestacin del servicio de manera eficaz, eficiente y oportuna.

- ALCANCE
Inicia con la solicitud y termina con la certificacin, constancia, permisos o
autorizacin.

- TERMINOS Y DEFINICION
EL CERTIFICADO es un tipo actos administrativos empleado para constatar un
determinado hecho, en especial cuando se trata de una institucin oficial los
certificados son fundamentales para demostrar y dar fe sobre la existencia o estado
de actuaciones o procesos administrativos entre otras cosas.
LA AUTORIZACIN, LICENCIA O PERMISO, es un acto administrativo por el cual
se levanta o remueve un obstculo o impedimento que la norma legal ha establecido
para el ejercicio de un derecho de un particular. En la generalidad de los casos en
que la legislacin positiva ha adoptado el rgimen de autorizaciones, licencias o
permisos, hay un derecho preexistente del particular, pero su ejercicio se encuentra
restringido porque puede afectar la tranquilidad, la seguridad o la salubridad pblicas
o la economa del pas, y slo hasta que se satisfacen determinados requisitos que
dejan a salvo tales intereses es cuando la Administracin permite el ejercicio de
aquel derecho previo. As, pues, que la autorizacin, la licencia y el permiso
constituyen actos que condicionan para un particular el ejercicio de algunos de sus
derechos.
PERMISO ESPECTACULO PBLICO. Se entiende por espectculo pblico, la
funcin o representacin que se celebre pblicamente en salones, teatros, circos,
plazas, estadios o en otros edificios o lugares en los cuales se congrega el pblico
para presenciarlo u orlo.


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PERMISO ESPACIO PBLICO. Est constituido por la utilizacin que hacen los
particulares de las vas y lugares pblicos con materiales de construccin andamios
escombros y por el estacionamiento de vehculos en el espacio pblico y/o va
pblica.

Para elaborar una certificacin es necesario segn sea el caso los soportes que
sustenten la misma con facturas, recibidos o en otros casos se certifica sobre la
certificacin o constancia emanada por terceros como en el casos de las
certificaciones de vecindad o de conducta

- DESCRIPCION
Recepci n de Sol i ci tud
el usuario soli ci ta la expedi cin del
documento por escri to, bi en sea en ofi cio o
mediante el dil igenciamiento del formato de
recepci n de la soli ci tud con l os soportes
necesarios segn corresponda para la
certi fi cacin, constancia, permi so o
autori zacin
auxi liar
admini strati vo
formato de
sol i ci tud

ofi cio
Pago
Se remi te al soli ci tante a Tesorera para
el pago correspondiente en caso de
permi sos contemplados en el Cdi go de
Rentas

auxi liar
admini strati vo
Reci bo de
pago
revi si n y confrontacin
de l a informaci n a
certi fi cacin
Con l os soportes y datos aportados por el
sol i ci tante se reali za l a confrontaci n y se
pasa al secretari o de gobierno para su
revi si n y aprobaci n.
auxi liar
admini strati vo

secretari o de
gobierno
Sol i ci tud
aprobada
Reali zacin de la
certi fi cacin
Con base en la documentacin aprobada
por el secretari o de gobi erno se el abora la
certi fi cacin
Auxi liar
admini strati vo
Certi fi cacin
Entrega
En el pl azo establ ecido para cada
certi fi cacin se reali za l a entrega del
documento al soli ci tante y se archi va una
copi a
Auxi liar
admini strati vo
Certi fi cacin


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Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y
formacin de
activo
Formato de
soli ci tud
Auxi liar Adm
Sec.Gobierno -
Fi sco
Carpeta de
Certi fi cacin-
Archivo
NO 2
Conservacin
Archivo Central
Autori zacion
es y
permi sos
Auxi liar Adm
Sec.Gobierno -
Fi sco
Carpeta de
Actas -
Archivo
NO 2
Conservacin
Archivo Central
Certi fi cacin
Auxi liar Adm
Sec.Gobierno -
Fi sco
Carpeta de
Actas -
Archivo
NO 2
Conservacin
Archivo Central

NOMBRE DEL
DOCUMENTO
EXTERNO
FECHA DE
EXPEDICION
ENTIDAD QUE LO
EXPIDE
DESCRIPCION
DIA MES AO
Decreto ley
0019
10 1 2012
Presidenci a de la
Repbli ca
"Por el cual se di ctan normas para suprimi r
o reformar regulaciones, procedimientos y
trmi tes innecesarios exi stentes en la
Admini stracin Pbli ca".



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Pgi na 282


10.23. SEGUIMIENTO A DETENCIONES DOMICILIARIAS

- OBJETIVO
Hacer la verificacin ocular de los internos en domiciliaria cumpliendo con lo
ordenado por el juez

- ALCANCE
Inicia con el reporte de los internos a visitar y el registro de la hora de salida y
termina con el registro de la hora de llegada del guardin.

El arresto domiciliario se emplea en situaciones singulares en las que el condenado
no puede o no debe ingresar en prisin. Se encontraran en estos supuestos
aquellos cuyo delito ha sido menor y, por tanto, la privacin de libertad supone un
cargo excesivo; tambin en los supuestos de edad avanzada, cuando se tienen
personas a cargo o se padece un trastorno que requiere la permanencia en una
vi vienda.

El guardin deber presentarse en la secretara de gobierno al comienzo y al
terminar la visita de control, para el registro de la hora de inicio y terminacin de la
actividad y presentar los formatos de las visitas realizadas.


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Pgi na 283


- DESCRIPCION
Regi stro de l a hora
de comi enzo de la
acti vidad
El guardi n se presenta en el despacho de l a
secretara de gobi erno para que se reali ce el
respecti vo regi stro de la hora de sal ida, los datos
de l os internos a vi si tar l a auxili ar admini strati vo
deber tomar nota en el formato de regi stro de
l a hora de sali da y de llegada del guardi n y
de l as vi si tas a internos a reali zadas.
Auxi liar
admini strati vo sec
de gobierno y
guardin
responsable de
reali zar las vi si tas
domi cili ari as
Planil la de
reporte de
vi si tas
reali zadas por
el guardi a
Despl azarse a la
resi denci a de cada
i nterno
Con l a li sta previamente reportada en sec. De
gobierno se despl aza una a un a l as vi viendas de
l os internos para hacer la i nspecci n ocul ar y
ll enar el formato de vi si ta en el cual debe i r fi rma
y huella del interno
Auxi liar
admini strati vo y
guardin
Formato de
vi si ta
domi cili ari a
Reporte en l a
ofi cina
El guardi n deber presentarse en el despacho
de sec. De gobi erno para hacer el regi stro de l a
hora de termi naci n del procesos y l a veri fi cacin
de l as vi si tas reali zadas en la j ornada
Auxi liar
admini strati vo y
guardin
Formato de
vi si ta
domi cili ari a y
planil la de
reporte de
vi si tas
Reali zar la
contabil i zaci n de
l as horas extras
domi cili ari as
reali zadas por el
guardin
De acuerdo al regi stro horario reali zado en el
formato el auxili ar admi ni strati vo reali za la
sumatori a de las horas reali zadas por el guardin
y se remite a l a secretaria general para proceder
al archi vo compl eto.
Auxi liar
de gobierno
Certi fi cacin de
horas extras
domi cili ari as
Seguimi ento y
reporte de internos
no encontrados
durante la vi si ta
Si se presenta ausenci a del interno durante la
vi si ta se reali za seguimiento y se reporta al Aux.
Admini strati vo quien a su vez i nformara al
Secretari o de Gobi erno, qui en i nformara a quien
corresponda
Auxi liar
de gobierno
Reporte


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Nombre
Almacenamiento
ProteccinRecuperacin
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y
Forma de
Archivo
Pl anill a de
reporte de
vi sitas
Auxi liar
admini strativo- Sec.
Gobierno
Ofi cina de
Gobierno/
fsi co
Archivador.
Archivador.
carpeta

4 aos.
Conservacin
archivo central
Formato de
vi sita
domici liari a
Auxi liar
Gobierno
Ofi cina de
Gobierno/
fsi co
Archivador.
Archivador.
carpeta

4 ao
Conservacin
archivo central
Certi fi cacin
Auxi liar
Gobierno
Ofi cina de
Gobierno/
fsi co
Archivador.
Archivador.
carpeta

4 aos.
Conservacin
archivo central

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Ley 750 de 2002

17/07/2002
Congreso de la
Repbli ca
Por l a cual se expi den normas sobre el
apoyo de manera especi al , en materi a de
pri si n domi cil iaria y trabajo comuni tari o

Ley 906 de 2004 31/08/2004
Congreso de la
Repbli ca
Cdigo de Procedi miento Penal
LEY 65 DE 1993

19/08/1993
Congreso de la
Repbli ca
Cdi go Peni tenci ari o y Carcelario.



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10.24. REGISTRO DE HORAS DE TRABAJO Y/O ESTUDIO DE LOS
INTERNOS DE CENTRO CARCELARIO

- OBJETIVO
Registrar y computar las horas por trabajo y/o estudio realizadas los internos

- ALCANCE
Comienza con el registro de las horas y termina con el reporte para la certificacin
previa


TRABAJO EN ESTABLECIMIENTO CARCELARIO. El trabajo en los
establecimientos de reclusin es obligatorio para los condenados como medio
teraputico adecuado a los fines de la resocializacin. No tendr carcter aflictivo ni
podr ser aplicado como sancin disciplinaria. Se organizar atendiendo las
aptitudes y capacidades de los internos, permitindoles dentro de lo posible escoger
entre las diferentes opciones existentes en el centro de reclusin.
REDENCIN DE LA PENA POR ENSEANZA. La actividad de estudio puede ser
realizada por el interno sindicado o condenado, y ser el juez competente el que
determinar si dicha labor cumple con los requisitos exigidos para efecto de
conceder la reduccin de la pena.
El recluso que acredite haber actuado como instructor de otros, en cursos de
alfabetizacin o de enseanza primaria, secundaria, artesanal, tcnica y de
educacin superior tendr derecho a que cada cuatro horas de enseanza se le
computen como un da de estudio, siempre y cuando haya acreditado las calidades
necesarias de instructor o de educador, conforme al reglamento. (Art. 98 ley 65 de
1993)


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Los guardianes de la crcel municipal debern registrar en el libro las horas
computadas por el interno por trabajo y estudio, con en base a este registro se
realiza la certificacin

- DESCRIPCION
Ini cio de acti vidades
Cuando por orden del juez se otorga el
benefi ci o de trabajo, estudi o
extramural , esta orden debe ponerse
en conocimi ento del di rector para
reali zar la autori zacin por escri to
correspondi ente a di cho permi so. En
caso de que el trabajo sea otorgado
por el di rector de l a crcel con una
resol uci n donde se le nombra al
i nterno una ordenanza o se le permi te
una labor soci al , esta debe ser
noti fi cada a l os guardi anes para di cho
cumplimi ento y cuando el trabajo es
determi nado por ini ciati va propi a del
i nterno en l abores artesanal es y otras
el interno debe i nformar al guardin
para que reali ce el regi stro de l as
horas real i zadas en l a mi sma .
secretari o de
gobierno,
guardin
ofi cio reci bi do
regi stro
el guardi n en l os casos de ordenanza
o trabaj o intramural regi stra en planil la
l a hora de i ni ci o y terminaci n de l a
acti vidad
guardin planil la de regi stro
reporte
el guardi n reporta a el auxili ar
admini strati vo de la secretara de
gobierno los regi stros hechos para su
certi fi cacin
guardin reporte o regi stro
certi fi cacin
en base a el reporte real i zado por el
guardin el auxili ar real i za l a
certi fi cacin de las horas computadas y
de conducta, l a cual es su scri ta por el
Secretari o de Gobi erno
auxi liar
admini strati vo
Secretari o de
Gobi erno
certi fi cacin


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Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y
Forma de
Archivo
Comunicaciones
Auxi liar
Gobierno
Ofi cina de
Gobierno/
fsi co
Archivador.
Archivador.
carpeta

4 aos.
Conservacin
archivo central
Pl anill a de
regi stro
Auxi liar
Gobierno
Ofi cina de
Gobierno/
fsi co
Archivador.
Archivador.
carpeta

4 ao
Conservacin
archivo central
Certi fi cacin
Auxi liar
Gobierno
Ofi cina de
Gobierno/
fsi co
Archivador.
Archivador.
carpeta

4 aos.
Conservacin
archivo central

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Ley 906 de 2004 31/08/2004
Congreso de la
Repbli ca
LEY 65 DE 1993

19/08/1993
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10.25. TRASLADO Y ACOMPAAMIENTO DE INTERNOS A
AUDIENCIAS

- OBJETIVO
Realizar traslado y el debido acompaamiento y custodia de los internos a las
audiencias previamente citadas por el juez

- ALCANCE
Comienza con la recepcin del oficio y termina con la presentacin de la constancia
de permanencia del guardin

AUDIENCIA: Acto judicial en el que los litigantes tienen ocasin de exponer sus
argumentos ante el tribunal

El Guardin ser delegado para realizar la custodia del interno previamente
confirmada la audiencia

- DESCRIPCION
actividad descripcin responsable registro
recepci n de l a
sol i ci tud o
requerimiento del
j uzgado y
veri fi cacin
se reali za el recibido del ofi cio fi sco por fax o
correo electrni co, del requerimiento hecho
por el juez dentro del proceso de el interno y
se programa en el cal endari o el da y la hora
de di cha audi encia, el da de la audiencia se
hace l a confi rmaci n tel efni ca de la
audienci a.
auxi liar
admini strati vo

ofi cio recibi do

programacin de l a
l ogsti ca de
transporte
se ofi ci a al contrati sta encargado de prestar
el servi ci o de transporte para l a di sposi ci n
del vehcul o i nformndol e el desti no, el da y
l a hora.
secretari o de
gobierno
auxi liar
admini strati vo

ofi cio recibi do


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Pgi na 289


ordenar por medi o
de ofi ci o el
acompaami ento y
l a sal ida del interno
por medio de ofi cio el secretari o de gobi erno
ordena a el guardi n del egado par el
acompaami ento y al guardi n que se
encuentra de turno para que permitan l a
sal i da del i nterno
secretari o de
gobierno
auxi liar
admini strati vo

ofi cio recibi do

dili genci a ll egada el da de l a audienci a el guardi n se
desplaza con el i nterno hasta el l ugar de
requerimiento para dar cumpl imi ento a la
sol i ci tud del j uez.
guardin ofi cio recibi do

cumplido o
constanci a de
permanenci a
una vez reali zado el trasl ado del i nterno el
guardin soli cita a quien corresponda el
cumplido o certi fi cacin de permanencia
para que sea presentada en el despacho de
l a secretara de gobierno como prueba de
cumplimi ento a l a sol i ci tud del juzgado
guardin constanci a

Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y
Forma de
Archivo
Comunicaciones
Auxi liar
Gobierno
Ofi cina de
Gobierno/
fsi co
Archivador.
Archivador.
carpeta

4 aos.
Conservacin
archivo central
Constanci a
Auxi liar
admini strativo- sec.
Gobierno
Ofi cina de
Gobierno/
fsi co
Archivador.
Archivador.
carpeta

4 aos.
Conservacin
archivo central

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Ley 906 de 2004 31/08/2004
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10.26. INGRESO Y CUSTODIA DE INTERNOS

- OBJETIVO
Recibir condenados o sindicados que son enviados por los juzgados previa
imputacin de los cargos y prestar la guardia o custodia de estos recluidos en el
centro carcelario de Miranda, Cauca

- ALCANCE
Empieza con el ingreso y resea del interno y termina con el registro de la guardia
en el libro

El guardin es la persona que se encarga de la vigilancia y del cuidado de una
persona o cosa en este caso en el centro carcelario y los internos.

El guardin es responsable directamente por los interno de la crcel
que se encuentran bajo su custodia al igual que los muebles enseres archivos y
dems elementos que se encuentran en este centro carcelario.

- DESCRIPCION
Recepcin de orden
enviada por el
juzgado
el juez ordena por medio de of icio la
reclusin de un procesado, y su
respectivo traslado por parte de de
organismos de seguridad como la
polica nacional o polica judicial
(sijin) o el INPEC. El organismo de
seguridad se presenta con la orden
y el procesado para el ingreso
guardin of icio recibido


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Pgi na 291


ingreso y resea del
interno
se realiza la resea del interno, se
le abre carpeta y se realiza el
respectivo ingresos y registro
guardin
auxiliar
administrativo
resea, registro
del interno en el
libro y
expediente
ubicacin del interno
dentro del centro
carcelario
se ubica al interno dentro del
centro carcelario y se le asigna una
celda
guardin registro en libro
guardia de los
internos recluidos en
el centro carcelario
el guardin de la crcel
peridicamente realizara inspeccin
ocular a las celdas y al centro
carcelario anotando cualquier
anomala que se presente
recibo y entrega del
turno
al ingreso como al terminar el turno
el guardin deber contar a los
internos reportando en el libro de
registro cuantos deja o recibe y el
estado en que se encuentran, como
tambin cualquier anomala que se
le presente durante el turno.
caso de fuga en caso de presentarse una
presunta f uga de interno(s) el
guardin debe reportar al director
del Centro (secretario de gobierno),
quien a su vez inf ormara al juzgado
o ente carcelario del INPEC que
adelantara el proceso
correspondiente.

guardin of icio


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Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y
Forma de
Archivo
Comunicaciones
Auxiliar
administrativ o- Sec.
Gobierno
Of icina de
Gobierno/
fsico
carpeta
4 aos.
Conserv acin
archiv o central
Expediente de
interno
Auxiliar
administrativ o- Sec.
Gobierno
Of icina de
Gobierno/
fsico
Archiv ador.
Archiv ador.
carpeta

4 aos.
Conserv acin
archiv o central
Libro de registro
Guardin crcel/ fsico Archiv ador.
Archiv ador.
carpeta

4 aos.
Conserv acin
archiv o central


Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
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10.27. VISITAS EN CENTRO DE RECLUSION

- OBJETIVO
Cumplir con el derecho que tiene el interno a recibir visitas en el centro de reclusin

- ALCANCE
Inicia con el registro de la vista y termina con la salida de esta del centro carcelario y
la anotacin de las novedades

VISITA EN CENTRO DE RECLUSION: Los sindicados tienen derecho a recibir
visitas, autorizadas por fiscales y jueces competentes, de sus familiares y amigos,
sometindose a las normas de seguridad y disciplina establecidas en el respectivo
centro de reclusin.

El horario, las condiciones, la frecuencia y las modalidades en que se lleven a cabo
las visitas sern reguladas por el rgimen interno del establecimiento de reclusin.
Los guardianes debern recibir a los visitantes, realizar las respectivas requisas al
comienzo y terminacin de la visita haciendo cumplir los horarios establecidos y
registrar cualquier anomala tambin
Los guardianes debern realizar rondas durante estas con el fin de evitar todo acto
ilegal o que pueda generar conflicto dentro del centro carcelario


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- DESCRIPCION
regi stro de l a vi sta Segn los horarios de vi sta se ll eva el
regi stro de l os famil iares que van
i ngresar l o anterior teni endo en cuenta
l os regl amentos para l as vi si tas.
guardin li bro de
regi stro
requi sa y inspeccin de
obj etos y alimentos
antes de i ngresar l a vi si ta al patio se l e
proceder a hacer la requi sa
correspondi ente y l a debi da inspeccin
de l o que van a i ngresar
guardin li bro de
regi stro
i ngreso de la vi si ta a el
pati o
se l es permi te el i ngreso a l os
vi si tantes, hacindol es l as previ as
recomendaci ones.
guardin li bro de
regi stro
sal i da y requi sa e
i nspecci n
al termi nar la vi si ta se proceder a
hacer requi sa e inspeccin de l os
vi si tantes y l o que van asacar
guardin li bro de
regi stro
observaciones en caso de presentarse una anomal a
durante l a vi sta se suspender l a vi si ta
segn sea necesario, se har el previ o
regi stro en el li bro se informara al
secretari o de gobierno sobre l o
ocurri do
guardin ofi cio libro de
regi stro

Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y Forma
de Archivo
Li bro de regi stro
Guardin
Ofi cina de
Gobierno/ fsi co
Archivador. Archivador.
carpeta
4 aos.
Conservacin
archivo central

Nombre del
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PROCEDIMIENTOS DE
DESARROLLO
ECONOMICO


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11. PROCEDIMIENTOS DESARROLLO ECONOMICO

DESARROLLO AGROPECUARIO

11.1. PROCEDIMIENTO ASESORIA Y ASISTENCIA TECNICA

- OBJETIVO
Definir la metodologa para prestar servicios de Asesora y Asistencia Tcnica
Agropecuaria a los pequeos y medianos productores del Municipio de acuerdo con
la normatividad legal vigente.

- ALCANCE
Este procedimiento aplica para la prestacin de Asesora y Asistencia Tcnica
Directa Rural para la Produccin Agropecuaria a todos los pequeos y medianos
productores del municipio de Miranda.

- RESPONSABLE
Desarrollo Agropecuario y Medio Ambiente SEDAM.

PEQUEO PRODUCTOR: Son pequeos productores rurales los propietarios,
poseedores o tenedores a cualquier ttulo que directamente o con el concurso de sus
familias exploten un predio rural, que no supere el rea y los ingresos de dos
unidades agrcolas familiares - UAF y siempre que deriven de su actividad
agropecuaria, forestal, agroforestal, pecuaria, pisccola, silvcola o de zoocra, por lo
menos el 70% de sus ingresos.
MEDIANO PRODUCTOR: Los poseedores o tenedores que a cualquier ttulo
exploten un predio rural, que supere el rea y los ingresos de dos UAF en su


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Pgi na 297


actividad agropecuaria, forestal, agroforestal, pecuaria, pisccola, silvcola o de
zoocra, y hasta 5 UAF y que no superen en ingresos los diez (10) salarios mnimos
mensuales vigentes.
DEMANDA DE SERVICIO DE ASISTENCIA TCNICA: Consiste en todas aquellas
solicitudes formuladas por los pequeos y medianos productores del municipio, por
entidades u organizaciones de productores, que requieren el servicio de asistencia
tcnica agropecuaria para superar dificultades o mejorar y diversificar su produccin
e ingresos.
OFERTA DEL SERVICIO DE ASISTENCIA TCNICA: Colocndolo en trminos
coloquiales, consiste en estar a la ofensiva; no esperar que el productor solicite el
servicio, sino ir a buscarlo para ofrecrselo, mostrndole los beneficios de contar con
el acompaamiento de tcnicos para mejorar su produccin, para diversificarla e
incrementar sus ingresos. Es la tarea que hay que adelantar para garantizar un
servicio de calidad y gratuito, tal y como lo plantea la norma.
ASESORA: Acompaamiento mediante el cual se emiten conceptos relacionados
con implementacin y desarrollo de polticas, planes, programas, proyectos o
normatividad para facilitar la toma de decisiones que favorezcan al productor en
temas relacionados con el tipo de cultivo y/o especie animal a establecer, teniendo
en cuenta las condiciones agrolgicas, culturales y de mercado para el producto
determinado.
ASISTENCIA TCNICA: Conjunto de actividades mediante las cuales se realiza
transferencia de conocimiento, tecnologa, mtodos o procedimientos en la
implementacin o desarrollo de un tema especfico encaminado al desarrollo eficaz
en el rea agropecuaria.

Es preciso atender todas las solicitudes de asistencia planteadas por los pequeos y
medianos productores agropecuarios, ensendoles claramente cul es la
competencia del municipio y aprovechando los recursos del presupuesto municipal y
las gestiones externas para mejorar los niveles de productividad, competitividad,
generacin de ingresos y lograr soberana y seguridad alimentaria. La nueva poltica
desde la Secretara es ofertar el servicio y con ello hacer ms visible el trabajo de la


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Pgi na 298


dependencia, posicionndola como clave para el desarrollo econmico del
municipio.
Todas las actividades de la Secretara deben quedar registradas en informes,
videos, archivos fotogrficos y dems, para contar con material que permita evaluar
el avance y cumplimiento de los objetivos y metas trazados en el PDM y los Planes
de accin Anual.
La asistencia tcnica, por ser un servicio gratuito, no debe hacerse de cualesquier
manera. En tal sentido el municipio tiene el deber de proveer a la Secretara de las
herramientas requeridas para brindar un servicio oportuno y de calidad

- DESCRIPCIN

ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTRO
Identi fi car
necesidades de
asi stencia tcni ca
Desde l a Secretara i denti fi camos dos rutas para
conocer las necesidades de asi stencia tcni ca:
a. Por Demanda: Se entiende por todas aquell as
sol i ci tudes formul adas ante la Secretara por
enti dades, organi zaci ones y comuni dad
(productores) para que se l es bri nde una
asesora o servi cio de asi stenci a.
b. Por Oferta: Se entiende por todas aquell as
acti vidades programadas por la Secretara
ori entadas a cumpli r l os objeti vos y l as metas
defi nidas en el PDM y en los Planes de Accin
Anual.
Secretari o
Desarrol l o
Agropecuario y
Medio Ambiente

Sol i ci tud de
Servi ci o
(Demanda)

Plan de Accin
y Proyectos
(Oferta)

Formul acin
concertada del Plan
General de
Asi stenci a Tcni ca -
PGAT

Pasos:
a. Regi stro de Usuarios de Asi stenci a Tcni ca
(RUAT) actual i zado.
b. Tall eres de Soci ali zaci n y Di agnsti co:
Contarl e a l a comuni dad qu es el PGAT,
i denti fi car l as l neas producti vas y l as
defi ci encias agronmi cas, agroecol gi cas,
comerci ales y ambi ental es que estas enfrentan.
Conocer aspectos soci al es de l as
comuni dades.
c. Regi stro de capaci dades muni cipales y de
terri tori o.
d. Pri ori zaci n de l neas producti vas a acompaar.
e. Pri ori zar l as probl emti cas i dentifi cadas o l as
necesidades pri ori tari as de asi stenci a tcni ca.
f. Identi fi caci n de actores.
g. Formul acin del Plan.
h. Soci ali zaci n del PGAT para su vali dacin.
i . Gesti n de recursos para l a ej ecuci n del
Secretari o
Desarrol l o
Agropecuario y
Medio Ambiente
Regi stro de
Usuari os de
Asi stenci a
Tcni ca- RUAT,
Plan General
de Asi stencia
Tcni ca


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Pgi na 299


PGAT.
Ejecuci n del PGAT
Pasos:
a. Construi r acuerdos con l os Usuari os para l a
Asi stenci a Tcni ca.
b. Ejecuci n del PGAT por cada l nea producti va
pri ori zada. Obj eti vos, metas y acti vi dades.
c. Asi stenci a tcni ca personal y/o grupal , de
acuerdo a l o plani fi cado.
d. Seguimi ento a los compromi sos pactados con
cada agri cul tor o grupo de ell os.
e. Eval uacin y aj ustes del PGAT.

Secretari o
Desarrol l o
Agropecuario y
Medio Ambiente
Acuerdos con
usuari os,
regi stro de
asi stencia
tcni ca
Atencin a
pequeos y
medianos
productores y
enti dades que
sol i ci ten asi stenci a
tcni ca
agropecuaria.
Ruta a seguir:

Teni endo en cuenta que l a dependenci a prestar
su s servi ci os por oferta y/o por demanda,
i ndi stintamente se guiar por l as si gui entes
acti vidades para asesorar a l os productores en l a
i denti fi cacin de l as condi ci ones pti mas para
mej orar su producti vidad e ingresos:

a. Regi stro en control de soli ci tudes de asi stenci a
tcni ca, en caso de ser por demanda. En caso
de ser por oferta, se hace concertacin de vi si ta
a predi o, reuni n, tal ler o l a acti vi dad requerida
para contar con la presencia del agri cul tor o
agri cul tores a i nvol ucrar.
b. Vi si ta concertada al predi o del agri cul tor.
c. Di agnsti co bsi co del predi o y su fami lia.
d. Di agnsti co de principal es di fi cul tades en el o
l os cul ti vos o especies pecuari as.
e. Presentaci n de recomendaci ones al productor,
si se ti enen los conocimientos sufi ci entes para
atender las i nqui etudes o programacin de
nueva vi si ta para ofrecer con mayor certeza l as
recomendaci ones.
f. Reali zacin de informe de vi si ta, suscri ta por el
tcni co y el agri cul tor.
g. En caso de ser necesari o o para bri ndar un
servi ci o de mayor i mpacto, se puede programar
un tall er con la comuni dad, un da de campo,
una demostracin de mtodo o cualesqui er otra
modali dad de asi stencia tcni ca.
h. Vi si tas de segui mi ento para observar l a
evol uci n del o l os culti vos o especi es
pecuarias, segn l as recomendaciones hechas.
i . Elaboracin y presentacin de informes.

Secretari o
Desarrol l o
Agropecuario y
Medio Ambiente
Control de
sol i ci tudes,
regi stro de
i nformes de
asi stencia
tcni ca y RUAT


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Decreto 084 de 2013

Pgi na 300


Impul sar y
desarroll ar gi ras,
i ntercambi os, ferias,
i ni ci ati vas de
mercado de
productores y
campaas
ori entadas a
i ncenti var l a
produccin de
alimentos para l a
soberana
alimentari a y l a
generaci n de
i ngresos.
Ruta a seguir
a. Identi fi caci n de potenci ali dades y defi cienci as
en el sector agropecuari o.
b. Atender sol i ci tudes de productores
agropecuarios, grupos, insti tuciones y
organi zaciones.
c. Conocer la oferta de eventos a ni vel regi onal y
naci onal del sector agropecuario para i mpul sar,
acompaar y/o di vul gar la i nformaci n para l a
parti cipaci n de l os productores del muni ci pio.
d. Para los puntos b y c, adelantar l a gesti n de
l os recursos necesari os para el desarroll o de l a
acti vidad.
e. Seguimi ento en campo a l os aprendi zaj es
l ogrados por los productores.
Secretari o
Desarrol l o
Agropecuario y
Medio Ambiente
Informes,
conveni os.
Promover l a
conformacin de
organi zaciones de
pequeos
productores
Pasos:
a. Impul so y moti vaci n a productores
agropecuarios para el trabaj o colecti vo y/o l a
conformacin como grupo.
b. Capaci tacin en aspectos organi zacionales a
l os grupos o col ecti vos veredales.
c. Capaci tacin en aspectos normati vos, de
li derazgo y trabaj o en equipo para l a
conformacin de organi zaci ones.
d. Seguimi ento y acompaami ento a
organi zaciones de productores en sus proceso s
de gesti n tanto i nterna como externa.
Secretari o
Desarrol l o
Agropecuario y
Medio Ambiente
Regi stro de
nuevas
organi zaciones
ante
Autori dades de
Regi stro.
Impul so a l a
agroecol oga
Pasos:
a. Sensi bili zaci n a l os productores agropecuari os
para que asuman nuevas prcti cas y acti tudes
frente a su parcela y entorno (videos, charl as,
talleres).
b. Jornadas teri co prcti cas: das de campo,
demostracin de mtodo, gi ras e intercambio.
c. Seguimi ento a aprendi zaj es de l os agri cul tores
en sus parcel as.
Secretari o
Desarrol l o
Agropecuario y
Medio Ambiente
No apli ca.
Impul so a proyectos
producti vos exi tosos
y promocin de l os
mi smos.
Pasos:
a. Identi fi car productores agropecuarios exitosos.
b. Incenti var a los productores i denti fi cados
(apoyando con nuevas tecnologas, equi pos, e
i nsumos) para potenci ar ms su acti vidad.
c. Vi si bili zar a l os productores exi tosos y
referenciarl os como ej empl o a repl i car.
d. Promover vi si tas a sus parcelas.
Secretari o
Desarrol l o
Agropecuario y
Medio Ambiente
No apli ca


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Acompaar y
asesorar a l os
productores en l a
utili zacin del Fondo
Agropecuario de
Garantas
Complementarias
FAGC
Pasos:
a. Soci ali zar el FAGC a l os pequeos y medi anos
productores agropecuari os del muni cipi o.
b. Reali zar encuesta preliminar al productor en l a
ofi cina de SEDAM.
c. Reali zar l a inscri pcin del soli ci tante en el
Regi stro de Usuarios del FAGC.
d. Asesorar al productor en l os pasos previ os a l a
vi si ta a su predio (constanci a del presi dente de
l a JAC en l a que aval e al productor, consul ta
CIFIN y dems documentos) si n l a cuales no
se da conti nuidad a la soli ci tud.
e. Reali zar vi si ta al productor para veri fi car l as
condi ci ones del predio por parte de l os
Tcni cos de l a SEDAM para vi abi li zar o no l a
sol i ci tud.
f. Reali zar la plani fi cacin del crdito.
g. Fi rma de Aval por parte de la Secretara de
Desarrol l o Agropecuari o y Medi o Ambi ente.
h. Entrega de documentos al banco.
i . Desembol sado el crdi to se real i zan vi si tas
para el control de l a i nversi n y el
acompaami ento tcni co.
Secretari o
Desarrol l o
Agropecuario y
Medio Ambiente
Seguimi ento al
FAGC.
Coordi nar el
funci onami ento del
CDMR
Pasos:
a. Convocatori a a Consej eros.
b. Organi zacin logsti ca para l as reuniones.
c. Defini cin de di recti vos y Regl amento Interno,
segn Acuerdo Muni ci pal .
d. Cronograma anual de reuniones.
e. Elaboracin de Pl an de Acci n y apoyo a l a
gesti n del CMDR.
Secretari o
Desarrol l o
Agropecuario y
Medio Ambiente
Actas del
CMDR, Pl an de
Accin
Reali zar
Seguimi ento y
Eval uacin al
servi ci o
Pasos:

a. El seguimi ento se hace cada da, es una labor
si stemti ca que consi ste en recopil ar datos e
i nformacin de l os productores que se
acompaan, l os cuales se van condensando y
l uego son cl aves en el proceso de eval uacin;
este proceso permi te tomar deci si ones durante
el desarroll o de un proyecto para corregi r
errores o mejorar l os resul tados del mi smo. Se
concreta en acti vidades en campo, donde se
veri fi ca el ni vel de cumplimi ento de l os
acuerdos hechos entre productor y el tcni co.

b. La eval uacin se real i za revi sando l os
resul tados propuestos con el desarrollo de l a
acti vidad o proyecto y l os impactos logrados
con el mi smo. Se enfoca en tres aspectos
bsi cos: lo que se ha estableci do para l ograr o
hacer, lo que se ha consegui do y l a forma como
se ha conseguido. Se remite a revi sar l os
Secretari o
Desarrol l o
Agropecuario y
Medio Ambiente
Informe de
seguimi ento y
eval uacin al
plan de acci n
anual y al PDM
en l o
correspondi ente
al sector
agropecuario.


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i ndi cadores establ eci dos y ni vel de
cumplimi ento de l os mi smos; permite conocer si
una experienci a val e la pena repli carl a o no.
c. Se debe produci r un documento anal ti co
respecto a l os logros o fracasos del proyecto o
acti vidad di rigi da a mejorar la cali dad de vida de
l os pequeos y medi anos productores
agropecuarios mediante l a asi stencia tcni ca.


Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y Forma
de Archivo
Solicitud del
serv icio de
asistencia tcnica
agropecuaria
Secretario de
Desarrollo
Agropecuario
y Medio
Ambiente
Dependencia:
Secretara de
Desarrollo
Agropecuario y
Medio Ambiente
SEDAM
Segn la ley de
Archiv o
Archiv ador
Of icina
SEDAM
Carpeta de solicitudes.
4 aos
Archiv o
Municipal
Registro de
Usuarios de
Asistencia Tcnica -
RUAT
Carpeta de Usuarios en
fsico y registro en digital
Plan General de
Asistencia Tcnica
Carpeta de seguimiento
al Plan
Suscripcin de
acuerdos para
mejorar la
productiv idad,
competitiv idad e
ingresos entre
agricultor y SEDAM
Carpeta de acuerdos
suscritos
Registro de
inf ormes
Carpeta de Informes de
Asistencia Tcnica
Conv enios
Carpeta de convenios
suscritos
Registro de
organizaciones ante
entidades de
registro
Carpeta con registro de
organizaciones
personera jurdica
Seguimiento al
FAGC
Carpeta de seguimiento
Actas Consejo
Municipal de
Desarrollo Rural -
CMDR
Carpeta de actas
Encuesta de
Satisf accin de los
Usuarios Asesora y
Asistencia Tcnica
Carpeta de Encuesta de
Satisf accin de los
Usuarios Asesora y
Asistencia Tcnica
Inf orme Plan de
Accin
Carpeta de
inf ormes


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externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Ley 160 de 1994 03/08/1994
El Congreso de
Colombia
Por medio de la cual se crea el Sistema Nacional de
Ref orma Agraria y Desarrollo Rural Campesino, se
establece un subsidio para la adquisicin de tierras, se
ref orma el Instituto Colombiano de la Reforma Agraria y
Ley 101 de 1994 23/12/1993
El congreso de
Colombia
Ley General de Desarrollo Agropecuario y Pesquero
Ley 607 de 2000 03/08/2000
El congreso de
Colombia
Por medio de la cual se modif ica la creacin,
f uncionamiento y operacin de las Unidades
Municipales de Asistencia Tcnica Agropecuaria,
UMATA, y se reglamenta la asistencia tcnica directa
rural en consonancia con el Sistema Nacional de
Ciencia y Tecnologa.
Ley 715 de 2001 21/12/2001
El congreso de
Colombia
recursos y competencias de conformidad con los
artculos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativ o 01 de

Proyect ado EQUIPO SEC. DESARROLLO AGROPECUARIO Y MEDIO AMBI ENTE FIRMA
Aprobado por SANDER ALEXI FUENTES CARGO: SECRETARIO DE DESPACHO


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11.2. GESTIN DE PROYECTOS PRODUCTIVOS Y DE SEGURIDAD
ALIMENTARIA Y SOBERANA ALIMENTARIA

- OBJETIVO
Definir la metodologa para avanzar en la gestin externa e interna tanto de
proyectos, como de relacionamientos, de tal manera que el municipio cuente con
recursos econmicos, tcnicos, logsticos y talento humano, adicionales de los que
se dispone cada ao producto de los recaudos propios y de las transferencia de la
nacin, para mejorar la competitividad, la productividad y la economa tanto de las
familias rurales, como la del municipio en su conjunto.

- ALCANCE
Este procedimiento aplica para todo lo relacionado con la gestin de recursos
econmicos, tcnicos, logsticos y talento humano, de cara a mejorar la
competitividad, la productividad y la economa tanto de las familias rurales, como la
del municipio en su conjunto.

- RESPONSABLE
Desarrollo Agropecuario y Medio Ambiente SEDAM.

GESTIN: Son todas aquellas actividades o trmites que se desarrollan para el
cumplimiento de indicadores, metas, resultados, objetivos, orientados a mejorar la
competitividad, productividad e ingresos de los pequeos y medianos productores
agropecuarios del municipio.
PROYECTO: Es un conjunto de actividades que se planifican con el propsito de
alcanzar metas y objetivos previamente establecidos, para lo que se cuenta con una
determinada cantidad de recursos econmicos, tcnicos, logsticos y talento
humano.


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Pgi na 305


PROYECTO PRODUCTIVO: Se entiende por el conjunto de actividades que se
planifican y desarrollan para lograr metas y objetivos que mejoran la productividad, la
competitividad y consecuentemente la economa de la familia. Para este tipo de
proyectos, se requiere un esfuerzo importante de la familia, pues la responsabilidad
no es expresa y nicamente del estado. El compromiso del estado, en este caso el
municipio, es el impulso y/o desarrollo de proyectos pblicos sociales, en los que la
rentabilidad econmica no es precisamente la premisa principal.
SOBERANA ALIMENTARIA: Se entiende como la facultad de cada pueblo para
definir sus propias polticas agrarias y alimentarias de acuerdo a objetivos
de desarrollo sostenible y seguridad alimentaria; lo que implica la proteccin del
mercado domstico o local, contra los productos excedentarios que se venden ms
baratos en el mercado internacional, y contra la prctica del venta por debajo de los
costos de produccin. Aunque este concepto rebasa las fronteras del municipio,
incluso del departamento, es importante tenerlo en cuenta porque es preciso inculcar
la necesidad de producir lo que podemos y sabemos producir y conservarlo desde el
punto de vista cultural y ancestral, para no perder esa capacidad y terminar
comprando todo, a costa de quedar sometidos totalmente a las reglas del mercado.
SEGURIDAD ALIMENTARIA: La seguridad alimentaria existe cuando todas las
personas tienen acceso en todo momento (ya sea fsico, social y econmico) a
alimentos suficientes, seguros y nutritivos para cubrir sus necesidades nutricionales
y las preferencias culturales para una vida sana y acti va. Quiere decir lo anterior, que
no precisamente la gente debe producir su alimento, sino que puede trabajar para
comprarlo, pero ello la somete a las leyes del mercado y consecuentemente la
vuelve dependiente y dbil.

La gestin de proyectos orientados a mejorar la productividad, competitividad y
generacin de ingresos, es responsabilidad de la dependencia y en tal sentido, se
deben trazar la estrategias que permitan lograr recursos econmicos, tcnicos,
logsticos y de talento humano, externos a los que posee el municipio, siendo
necesaria la contratacin de personal experto en temas relacionados con la gestin
de proyectos agropecuarios.


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- DESCRIPCIN
Identi fi car l a
necesidad de
proyectos
producti vos y de
soberana y
seguri dad
alimentari a.
Desde l a Secretara i dentifi camos dos rutas para
conocer las necesidades de proyectos:
a. Por Demanda: Se enti ende por todas aquellas
sol i ci tudes formul adas ante l a Secretara por
enti dades, organi zaci ones y comunidad
(productores) para que se les apoye una
i ni ci ati va producti va o de seguridad y soberana
alimentari a.
b. Por Oferta: Se entiende por todas aquellas
acti vidades programadas por l a Secretara
ori entadas a cumpl i r l os objeti vos y l as metas
defi nidas en el PDM y en l os Pl anes de Acci n
Anual. Se adscri be a l a oferta la contrataci n
de personal experto en gestin de proyectos
ante di stintas i nstancias naci onal es y de
cooperaci n i nternaci onal .
Secretari o
Desarrol l o
Agropecuario y
Medio Ambiente

Sol i ci tud de
Servi ci o
(Demanda)

Plan de Accin
y Proyectos
(Oferta)

Formul acin
concertada de
Proyectos.

Pasos:
Revi si n y estudio de soli ci tudes.
Seguimi ento a l as metas y obj eti vos del PDM y
Planes de Acci n Anual.
Tall eres de Soci ali zacin y priori zacin de
probl emas con los potenci ales parti cipantes de los
proyectos a gestionar.
Elaboracin concertada de proyectos en los
formatos que exij an las entidades cooperantes
naci onal es e i nternacionales.
Consecucin de ali ados l ocales para el proyecto.
Gesti n y vi abili zacin de los proyectos
formulados.

Secretari o
Desarrol l o
Agropecuario y
Medio Ambiente
Documentos de
proyectos
formulados,
cartas de
compromi so de
contrapartes y
ali ados.
Ejecuci n de
Proyectos
Pasos:
Aunque si empre el cooperante o aportante defi ne
su s regl as de juego para l a ejecuci n de los
recursos, se deben tener en cuenta los si guientes
pasos para l ograr una buena ej ecucin:
a. Construi r acuerdos con l os parti cipantes del
proyecto.
b. Defini r una fi gura col ecti va (con parti cipaci n
de di recti vos de la comuni dad u organi zaci n
parti cipante) para el seguimi ento y evaluaci n
del proyecto.
c. Contratar el personal requeri do o del egar
funci ones preci sas en el equi po de la
Secretara para acompaar la ej ecucin del o
l os proyectos a ejecutar.
d. Respecto a aquell os proyectos gesti onados por
otros entes gubernamentales o no
gubernamentales, l a Secretara se compromete
a acompaar su gesti n y ej ecuci n,
Secretari o
Desarrol l o
Agropecuario y
Medio Ambiente
Documentos de
Acuerdos con
parti cipantes,
Regi stro de
asi stencia de
parti cipantes a
l as di sti ntas
convocatori as y
acti vidades,
comprobantes
fsi cos y
digital es de la
ejecuci n
fi nanciera e
Informes
parcial es y final
de cada
proyecto.


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conociendo previamente de manera detal lada
l as metas, resul tados, objeti vos e impactos
esperados del mi smo.
e. Reali zacin de i nformes fi nanci eros y tcni cos,
de acuerdo al cronograma de cada proyecto.
f. Cumplimiento de obli gaciones con entes
fi scales, de seguri dad soci al y de control.
Reali zar
Seguimi ento y
Eval uacin al
servi ci o
Pasos:

El seguimi ento se hace cada da, es una l abor
si stemti ca que consi ste en recopil ar datos e
i nformacin respecto a los parti ci pantes de cada
proyecto, los cuales se van condensando y l uego
son cl aves en el proceso de eval uaci n; este
proceso permi te tomar deci si ones durante el
desarroll o de un proyecto para corregi r errores o
mej orar l os resul tados del mi smo. Se concreta en
acti vidades en campo, donde se veri fi ca el ni vel de
cumplimi ento de l os acuerdos hechos entre
productores y equi po acompaante.
La eval uaci n se reali za revi sando l os resul tados
propuestos con el desarroll o del proyecto y los
i mpactos l ogrados con el mi smo. Se enfoca en tres
aspectos bsi cos: l o que se ha establ eci do para
l ograr o hacer, lo que se ha consegui do y la forma
como se ha conseguido. Se remi te a revi sar los
i ndi cadores establ eci dos y ni vel de cumpli miento
de l os mi smos; permi te conocer si un proyecto vale
l a pena repli carlo o no.
Se debe produci r un documento anal ti co respecto
a los l ogros o fracasos del proyecto, di ri gi do.
Secretari o
Desarrol l o
Agropecuario y
Medio Ambiente
Informe de
seguimi ento y
eval uacin al
plan de acci n
anual y al PDM
en lo
correspondi ente
al sector
agropecuario.

Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archiv o
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y Forma de
Archiv o
Solicitudes de
inv ersin en
proy ectos
Secretario de
Desarrollo
Agropecuario
y Medio
Ambiente
Dependencia:
Unidad Municipal de
Asistencia Tcnica
Agropecuaria
UMATA
Segn la ley de
Archiv o
Archiv ador
Of icina
UMATA
Carpeta de solicitudes
de inv ersin
4 aos
Archiv o
Municipal
Proy ectos
gestionados para
la of erta
Carpeta de proy ectos
f ormulados
Documentos de
acuerdo con
participantes en
proy ectos
Carpeta de proy ectos
en desarrollo


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Registro de
Asistencia a
reuniones,
talleres, das de
campo
Carpeta de registros de
asistencia
Carpeta con informacin
f inanciera de la
ejecucin del proy ecto
Comprobantes
fsicos y digitales
de la ejecucin
financiera

Inf orme de
seguimiento al
proceso.
Carpeta de
Inf ormes de
seguimiento

externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Ley 160 de 1994 03/08/1994
El Congreso de
Colombia
Por medio de la cual se crea el Sistema Nacional de
Ref orma Agraria y Desarrollo Rural Campesino, se
establece un subsidio para la adquisicin de tierras, se
ref orma el Instituto Colombiano de la Reforma Agraria y
se dictan otras
disposiciones.
Ley 101 de 1994 23/12/1993
El congreso de
Colombia
Ley General de Desarrollo Agropecuario y Pesquero
Ley 607 de 2000 03/08/2000
El congreso de
Colombia
Por medio de la cual se modif ica la creacin,
f uncionamiento y operacin de las Unidades
Municipales de Asistencia Tcnica Agropecuaria,
UMATA, y se reglamenta la asistencia tcnica directa
rural en consonancia con el Sistema Nacional de
Ciencia y Tecnologa.
Ley 715 de 2001 21/12/2001
El congreso de
Colombia
recursos y competencias de conformidad con los
artculos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativ o 01 de
Metodologa General
Ajustada
Actualizacin
2013
Planeacin
Nacional
Ficha para la formulacin de proy ectos a presentar tanto
a entes estatales como no estatales.



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11.3. DESARROLLO EMPRESARIAL

- OBJETIVO
Incentivar y facilitar la generacin y creacin de empresas contribuyendo al
desarrollo humano e insercin en el sector productivo, coadyuvando al desarrollo
social y econmico del Municipio

- ALCANCE
Apoyo a la creacin y Fortalecimiento de empresas por parte de los emprendedores
del Municipio.

- RESPONSABLE
Los responsables es el jefe de la oficina de planeacin, con la colaboracin del
equipo de gobierno. (Secretarios y jefes de oficina)

EMPRENDEDOR: Es una persona con capacidad de innovar; entendida sta como
la capacidad de generar bienes y servicios de una forma creativa, metdica, tica,
responsable y efecti va.
EMPRENDIMIENTO: Es la manera de pensar y actuar orientada hacia la creacin
de riqueza. Es una forma de pensar, razonar y actuar centrada en las oportunidades,
planteada con visin global y llevada a cabo mediante un liderazgo equilibrado y la
gestin de un riesgo calculado, su resultado es la creacin de valor que beneficia a
la empresa, la economa y la sociedad.
PARTICIPACIN: Se buscar la participacin de los emprendedores, empresarios,
instituciones de apoyo y las organizaciones que los agremien o agrupen, en la
planeacin, ejecucin y evaluacin de proyectos.


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Pgi na 310


PLANES DE NEGOCIOS. Es un documento escrito que define claramente los
objetivos de un negocio y describe los mtodos que van a emplearse para alcanzar
los objetivos

- DESCRIPCION
1. Ayudar en la
creacin de
Empresa
Reali zar convenios, buscar entidades
que financien proyectos de
emprendedores del Muni cipio.
Jefe de
Ofi ci na de
Planeaci n

Convenios
2. Brindar soporte
tcnico
Bri ndar ayuda en la elaboraci n de
planes empresarial es.
Jefe de la
Ofi ci na de
Planeaci n
Asi stenci as

3. Seguimiento a
proyectos
Reali zar seguimiento a los proyectos
i nscri tos
Jefe de la
Ofi ci na de
Planeaci n


Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archivo
Gestion
Disposici
n Responsabl e
Lugar y For ma de
Archivo
Of icios
Jef e
Of icina de
Planeacin
Of. Planeacion
Archiv ador-
Emprendimiento
Archi vador
Ofi ci na
Planeaci n
Medio
Magntico/
Carpeta
Emprendimiento
4 Aos
Archiv o
Central
Asistencia
Jef e
Of icina de
Planeacin
Of.
PlaneacionArchi
v ador
Emprendimiento
Archi vador
Ofi ci na
Planeaci n
Medio
Magntico/
Carpeta
Emprendimiento
4 Aos
Archiv o
Central

Proyect ado EDUARD HERNAN MINA CARABALI FIRMA
Aprobado por CARGO JEFE DE OFICINA DE PLANEACION


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PROCEDIMIENTOS DE
GESTION AMBIENTAL


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Pgi na 312


12. PROCEDIMIENTOS DE GESTION AMBIENTAL

12.1. GESTION AMBIENTAL

- OBJETIVO
Establecer la ruta a seguir por el municipio para la planificacin, prevencin,
vigilancia y control ambiental, propendiendo por el manejo sostenible de los recursos
naturales y por un ambiente sano para la poblacin del Municipio de Miranda.

- ALCANCE
La organizacin y planificacin de la gestin ambiental municipal es una necesidad
imperiosa, pues hoy el municipio no tiene direccin, ms s competencias en el tema
ambiental. La Prevencin de los impactos ambientales causados por las actividades
antropolgicas a travs de educacin ambiental. Inspeccin y verificacin segn
denuncias o solicitudes de la comunidad para emitir informes, conceptos y medidas
correctivas que se deben aplicar segn el caso, teniendo en cuenta la normatividad
ambiental y consecuentemente a la autoridad ambiental que es la CRC.

- RESPONSABLE
Desarrollo Agropecuario y Medio Ambiente.

GESTIN AMBIENTAL: Se refiere a las acciones que, en forma consciente y dirigida
a propsitos definidos, realice la sociedad para conservar, recuperar, mejorar,
proteger o utilizar moderadamente el suelo y los recursos naturales, renovables o no,
o para ocupar racionalmente un territorio transformndolo y adaptndolo de manera
sostenible.
La gestin ambiental, vista como la administracin del ambiente es todo el conjunto
de acciones requeridas para mantener, de manera ptima y adecuada tanto en


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Pgi na 313


cantidad como en calidad, el capital natural disponible la oferta ambiental, y con
ello poder lograr niveles de vida dignos, lograr los tan anhelados niveles de calidad y
confort de vida sobre la base de un patrimonio natural de alta calidad, todo ello,
incluyendo aspectos sociales y culturales como comportamientos humanos, cambios
de hbitos y costumbres, interrelaciones en y con el territorio, por lo que trasciende
la simple idea de conservacin de recursos per se.

PREVENCIN: todas aquellas actividades o acciones que se emprendan desde la
SEDAM de manera directa o en coordinacin con otras entidades, organizaciones o
personas naturales, orientadas a evitar el deterioro de los recursos naturales, su
recuperacin, conservacin y manejo.

ACTIVIDADES ANTROPOLGICAS: Se refiere a todas aquellas actividades
realizadas por el Hombre.

NORMATIVIDAD AMBIENTAL: Conjunto de normas aplicables a los temas de
prevencin, vigilancia y control ambiental.
VIGILANCIA Y CONTROL AMBIENTAL: Todas aquellas acciones tendientes a
monitorear la situacin ambiental del municipio y establecer los controles requeridos,
en armona con la autoridad ambiental.

Se debe dejar registro de las acciones de prevencin que se desarrollen. Se deben
atender de manera inmediata las denuncias o quejas presentadas por la comunidad,
entidades u organizaciones, siempre y cuando se disponga del personal requerido.
Se dejar registro fotogrfico y escrito de todas las inspecciones de control ambiental
realizadas.


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Pgi na 314


- DESCRIPCIN

Atencin y respuesta a
sol i ci tudes de l a
comuni dad,
funci onari os, entidades
u organi zaciones
Los si guientes son l os Pasos a seguir para
atender el da a da de lo que acontece en el
muni cipio:
a. Los usuari os presentan las sol i ci tudes de
atencin a la problemti ca ambi ental que
i denti fi can.
b. Se reci ben las sol i ci tudes y se informa o
del ega a un funci onari o para que l a ati enda.
c. Programaci n de l a Vi si ta Tcni ca de
i nspecci n. De ser necesari o se soli cita
compaa de l a Autori dad Ambi ental CRC y/o
dependencias competentes para el caso; se
reali za regi stro fotogrfi co e informe escri to l o
encontrado.
d. Se emi te el concepto o i nforme tcni co de l a
vi si ta reali zada, de acuerdo a l a si tuacin
encontrada. El concepto o informe puede
i ncl ui r l a necesi dad de un estudio ms
detallado o tcni co para tomar medidas al
respecto.
e. Se enva el concepto o i nforme a l as partes
i nvolucradas ( sol i ci tante y requeri do)
haci endo llegar copi a a l a instanci a
competente para dar curso a l a soluci n de l a
probl emti ca encontrada. El responsable de
l a dependencia establece l a ruta a segui r. Si
l as medidas a tomar son de competenci a de
l a SEDAM, se da trmi te a la mi sma.
f. Emi ti do el concepto o i nforme, se pacta un
Acuerdo entre l as partes para dar sol uci n a
l a probl emti ca encontrada, el cual se copia a
l as dependenci as o enti dades competentes.
g. Se hace seguimi ento para veri fi cacin del
cumplimi ento de las medidas recomendadas
y/o acordadas.
h. Si hay cumplimiento de l as medi das se ci erra
el caso y si no, se noti fi ca nuevamente a l as
partes. De persi sti r el desacato a l as medidas
por parte de l os responsabl es, se soli ci ta a l a
autori dad competente se apli quen l as
sanci ones del caso.

Secretari o de
Desarrol l o
Agropecuario y
Medio Ambiente
Sol i ci tudes de
atencin a
probl emti cas
denunci adas,
i nformes, actas
de acuerdo,
Noti fi caciones
Defini cin de
i nstrumentos de
plani fi cacin,
prevencin, vi gil ancia y
control ambi ental .
La l ey de manera general define las competenci as
del muni ci pio en materia ambiental, si n embargo,
l a puesta en marcha de las mi smas no est
totalmente cl ara y hay momentos en l os que se
trasl apan o confunden l as competenci as con l as
de la autori dad ambiental regional y otras
Secretari o de
Desarrol l o
Agropecuario y
Medio Ambiente
Actas del
CMDR,
Acuerdo de
Creacin del
SIGAM


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enti dades del orden regional y naci onal como
i ngeomi nas, parques naci onales, entre otras.
Pasos a seguir:
a. Avanzar con apoyo de l a autori dad ambi ental
regional en l a construcci n y puesta en
marcha de instrumentos de pl ani fi caci n y
organi zacin local con arti cul aci n a l o
regional como el Si stema de Gestin
Ambiental Muni cipal SIGAM y la Uni dad
Admini strati va para l a Gesti n Ambi ental
Muni cipal .
b. Soci ali zar y concertar en el seno del Consej o
Muni cipal de Desarrol lo Rural CMDR, l a
propuesta pl anifi caci n y organi zacin
muni cipal en l o ambi ental .
c. Presentar las i ni ci ati vas pertinentes al
Concej o Muni ci pal para su aprobacin como
Acuerdos Muni cipal es.
d. Acompaar los debates en el Concej o
Muni cipal para lograr l a cl aridad requeri da en
l os Concej ales y consecuentemente
consegui r su respal do y acompaami ento en
l a aprobacin y puesta en marcha de l as
i ni ci ati vas.
e. Creado el SIGAM, adel antar l as gesti ones
requeri das para l a sostenibi li dad y
fortal ecimiento de la propuesta organi zati va.
f. Al i nterior del SIGAM se concertar l a
metodologa para la formul acin de l os Pl anes
de Ordenami ento de Cuencas Hi drogrfi cas y
el Pl an Ambi ental Muni ci pal o Agenda
Ambiental Muni ci pal, observando el
ordenamiento l egal , pero siempre consul tando
y construyendo con las comuni dades.
g. Definidos y concertados l os instrumentos
mencionados, l a SEDAM har el
acompaami ento para la gesti n e
i mpl ementacin de los mi smos.
h. Los instrumentos defini rn con preci sin
adems, l os procedimi entos para l a
prevencin, vi gil anci a y control del deteri oro
ambiental en el muni ci pi o, de tal manera que
no haya l ugar a confusi n respecto a l as
competenci as y formas de actuar en cada
si tuaci n, adems de orientar el rumbo del
muni cipio.


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Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y Forma
de Archivo
Solicitudes de
atencin
Secretario de
Desarrollo
Agropecuario y
Medio
Ambiente
Dependencia:
Secretario de
Desarrollo
Agropecuario y
Medio Ambiente
SEDAM
Segn la ley de
Archiv o
Archiv ador
de SEDAM
Carpeta de
solicitudes al da.
4 aos
Archiv o
Municipal

Inf ormes de v isitas
Carpeta de
Inf ormes de Visita
debidamente
soportados
Actas de Acuerdo
entre las partes
Carpeta de actas
de acuerdo frente a
situaciones
ambientales
Notif icacin
Carpeta de
Notif icaciones
Actas de CMDR Carpeta de actas
Acuerdos respecto
a instrumentos de
gestin ambiental
Carpeta de
acuerdos


Nombre del
documento
externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Ley 99 de 1993 22/12/1993
El Congreso de
Col ombia
Por la cual se crea el Mi ni sterio del Medi o
Ambiente, se reordena el Sector Pbli co
encargado de la gesti n y conservaci n del
medio ambi ente y l os recursos natural es
renovabl es, se organi za el Si stema
Naci onal Ambi ental , SINA, y se di ctan otras
di sposi ci ones.
Ley 101 de 1994 23/12/1993
El congreso de
Col ombia
Ley General de Desarroll o Agropecuario y
Pesquero
Ley 1450 de
2011
16/06/2011
El Congreso de
Col ombia
Ley General del Pl an de Desarroll o
naci onal 2010 2014.



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PROCEDIMIENTOS DE
MOVILIDAD Y TRANSITO


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13. PROCEDIMIENTOS DE MOVILIDAD Y TRANSITO

13.1. TRAMITES DE TRANSITO

- OBJETIVO
Establecer los requisitos y el procedimiento para el registro de los vehculos y dems
trmites asociados con los mismos.

- ALCANCE:
Inicia con la recepcin de documentos y termina con el trmite de transito realizado

- RESPONSABLE
Responsable de Autorizar el Trmite: Secretario Movilidad de Trnsito y Transporte
Responsable de Realizar el Trmite: Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo
RUNT

R.U.N.T: (Registro nico de Tramites) Es un Sistema de Informacin que permite
registrar y mantener actualizada, centralizada, autorizada y validada la misma sobre
registros de automotores, conductores, licencias de transito, empresas de transporte
pblico, infractores, accidentes de trnsito, seguros, remolques y de personas
naturales o jurdicas que prestan servicio al sector
El R.U.N.T: es un sistema que aportar al Estado la informacin para la adopcin de
polticas en materia de transporte y trnsito terrestre e igualmente para controlar y
planificar la actividad.
R.N.A: Registro Nacional de Automotores
R.N.C: Registro Nacional de Conductores.
R.N.L.T: Registro Nacional de Licencias de trnsito


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CARACTERSTICAS VEHICULARES: comprende las particularidades del vehculo
como Cilindraje, clase de Vehculo (automvil, moto, bus, buseta, microbs, etc.),
Lnea Marca (fabricante, ensamblador), Modelo
IDENTIFICACIN VEHICULAR: hace parte de las caractersticas del vehculo
ejemplo: Nmero de declaracin de importacin de Vehculo, Nmero de Serial
Chasis, Serie, VIN, Nmero de Motor.
LISTADO DE TRAMITES RUNT Y REQUISITOS DE CADA UNO:

1. Matricula Inicial: Certificado de Empoderamiento, Factura de venta,
Confirmacin de la factura, Fotocopia de la cedula del propietario, Formulario
nico de tramites diligenciado y con las respectivas improntas, SOAT, y
Revisin Tcnico Mecnica Vigente.
2. Duplicado Licencia de Transito: Fotocopia de la cedula del propietario,
Formulario nico de trmites diligenciado y con las respectivas improntas,
SOAT y Revisin Tcnico Mecnica Vigente.
3. Traspaso de propiedad: Fotocopia de la cedula del vendedor y el comprador,
los cuales deben estar inscritos en el aplicativo HQ-RUNT y no debe tener
multas, Formulario nico de trmites diligenciado y con las respectivas
improntas, SOAT y Revisin Tcnico Mecnica Vigente.
4. Traspaso de Propiedad a persona Indeterminada: Fotocopia de la cedula
del Propietario, el cual debe estar inscritos en el aplicativo HQ-RUNT y no debe
tener multas, Declaracin juramentada o Extra juicio ante Notario El cual relata
todo lo relacionado con la venta del automotor, Formulario nico de trmites.
5. Cambio de Color: Fotocopia de la cedula del propietario, Formulario nico de
trmites diligenciado y con las respectivas improntas, SOAT y Revisin Tcnico
Mecnica Vigente.
6. Cambio de Motor: Certificado de Empoderamiento, Factura de venta,
Fotocopia de la cedula del propietario, Formulario nico de trmites
diligenciado y con las respectivas improntas, SOAT y Revisin Tcnico
Mecnica Vigente.
7. Inscripcin de Alerta: Fotocopia de la cedula del propietario, el cual debe
estar inscritos en el aplicativo HQ-RUNT y no debe tener multas, Solicitud
Prenda abierta sin tenencia, SOAT y Revisin Tcnico Mecnica Vigente.
8. Levante de Alerta: Fotocopia de la cedula del propietario, el cual debe estar
inscritos en el aplicativo HQ-RUNT y no debe tener multas, Solicitud
poder para la cancelacin de la Prenda abierta sin tenencia, SOAT y Revisin
Tcnico Mecnica Vigente


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9. Radicacin de cuenta: Fotocopia de la cedula del propietario, Formulario
nico de tramites diligenciado y con las respectivas improntas, SOAT y
10. Cancelacin de Matricula: Fotocopia de la cedula del propietario, Formulario
11. Re matrcula de vehculo: Fotocopia de la cedula del propietario, Formulario
12. Traslado de Cuenta: Fotocopia de la cedula del propietario, Formulario nico
de tramites diligenciado y con las respectivas improntas, SOAT y Revisin
Tcnico Mecnica Vigente.
13. Tramite Licencia de Conduccin: Moto = Categora (A2) Carro =
Categora (B1 C1 C2)
14. Licencia Conduccin de Vehculo inicial: (2) Fotocopias de la cedula, (2)
Fotos 4 x 5 Fondo Blanco, Certificado mdico vigente, Certificado de aptitud en
conduccin vigente, no tener multas o infracciones.
15. Duplicado licencia de Conduccin: (2) Fotocopias de la cedula, (2) Fotos 4
x 5 Fondo Blanco, no tener multas o infracciones.
16. Refrendacin de Licencia de Conduccin: (2) Fotocopias de la cedula, (2)
Fotos 4 x 5 Fondo Blanco, Certificado mdico vigente, no tener multas o
infracciones.
17. Re categorizacin Licencia hacia arriba: (2) Fotocopias de la cedula, (2)
18. Re categorizacin Licencia hacia abajo: (2) Fotocopias de la cedula, (2)

REGISTRO NACIONAL DE CONDUCTORES: Es el conjunto de datos
computarizados necesarios para determinar las licencias de conduccin expedidas a
las personas conforme a lo establecido en las disposiciones legales vigentes, el cual
contendr las anotaciones como mnimo siguientes: nmero y categora de la
licencia de conduccin, nombre de la persona, nmero de identificacin, fecha de
expedicin y organismo que la expidi.

Solo se puede acceder al RUNT con la clave respectiva y se realiza trmite solo si
esta pago con el comprobante nico de pago y liquidacin Pagado en el Banco
Agrario o Banco Davivienda.


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- DESCRIPCION
1. RECEPCION DE
DOCUMENTACIN
Teni endo en cuenta l os documentos de
cada tramite se recepci n por la secretari a
Auxi liar
admini strati vo

2. REVISIN DE
DOCUMENTOS Y
APROBACIN
Se revi sa que la documentacin este
completa y es aprobada por el secretario
Secretari o de
transi to
Formato
recepci n de
documentos
3. REALIZACIN
DEL TRAMITE
En l a plataforma del RUNT se revi sa el
vehculo si figura con l as caractersti cas del
certi fi cado de empoderamiento para l a
reali zacin del trmite. Luego se reali za el
trami te en l nea
Auxi liar
admini strati vo-
RUNT
Sistema
4. ENTREGA DE
DOCUMENTO
Al usuari o se le entrega bi en sea la li cenci a
de transi to o el certi fi cado del trami te

Auxi liar
admini strati vo-
RUNT
Copia de
licencia o
certificado
5.REPORTE A
SECRETARIA
FINANCIERA
Al fi nal del dia se remi te a l a Secretari a
Fi nanci era rel aci n de los Trami tes
reali zados i ndi cando su cuanti a, para el
respecti vo cruce
Auxi liar
admini strati vo-
RUNT
Tecni co financiera

Reporte

Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsabl e
Lugar y
Forma de
Archivo
Formato
recepci n de
documentos
Auxi liar
admini strati vo
Carpeta de
v ehculo
Archiv ador
secretaria
No aplica permanente
Secretaria
Transito
Si stema
Auxi liar
admini strati vo -
RUNT
Carpeta de
v ehculo
Archiv ador
secretaria
Secretaria
Transito
Copia de
li cencia o
certi fi cado
Auxi liar
admini strati vo -
RUNT
Carpeta de
v ehculo
Archiv ador
secretaria
Secretaria
Transito

externo
Fecha de
Expedicin
Arti culo 8 y 9 de la Ley
769
2002 Creacin del R.U.N.T
Ley 1005 2006 Sosteni bil idad del R.U.N.T

Proyect ado EQUIPO SEC. MOVILIDAD, TRANSITO Y TRANSPORTE FIRMA
Aprobado por JAIME PINCHAO AGREDO CARGO: SECRETARIO DE DESPACHO


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13.2. MANEJO DE ACCIDENTE DE TRANSITO

- OBJETIVO
Determinar los procedimientos en la actividades de accidentalidad, en los controles
de transito.

- ALCANCE
Inicia con Llamado de la comunidad y termina con el informe al Secretario de transito

- RESPONSABLE
Agentes de Transito, Secretario de Transito

IPAT: Informe policial de accidente de transito
Alcoholemia: Cantidad de alcohol que tiene una persona en determinado momento
en su sangre.
Croquis: Plano cartesiano dibujo donde se plasma los vehculos, las personas
involucrados en el accidente
Transito: Es la movilizacin de personas, animales, o vehculos por una va pblica
o privada.
Accidente de Trnsito: Evento generalmente involuntario, generado al menos por
un vehicul en movimiento, que causa daos a personas y bienes involucrados en
el igualmente afecta la norma circulacin de los vehculos que se movilizan por la vi
comprendiendo el lugar o dentro de la zona de influencia del echo.
Daos materiales: En caso de daos materiales en los que solo resulten afectados
vehculos, inmuebles, cosas o animales y no se produzca lesiones personales, ser
obligacin de los conductores detenerse y presentar a la autoridad presente en el
lugar de los hechos, el documento de identificacin, la licencia de conduccin, la
licencia de transito, la informacin sobre su domicilio, residencia, y nmeros


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telefnicos y sobre los seguros a que se refiere la ley. Los conductores y dems
implicados podrn conciliar sus intereses en los centros de conciliacin legalmente
constituidos y acudir a las compaas aseguradoras, previa extensin de un acta
que suscribirn las partes y las autoridades de transito que presencie la conciliacin.
En todo caso se har el retiro inmediato de los vehculos colisionados y de todo
elemento que pueda interrumpir el trnsito.
Agente de Transito: Todo funcionario o persona civil identificada que esta investida
de autoridad para regular la circulacin vehicular y peatonal y vigilar, controlar e
intervenir en el cumplimiento de las normas de trnsito y transporte en cada uno de
los entes territoriales.
Reten: Puesto de control instalado tcnicamente por una de las autoridades
legtimamente constituida de la nacin.
Informe de Transito: El agente de trnsito que es conocedor del accidente detallara
el informe de la siguiente manera;
- Lugar fecha y hora en que ocurrieron los Hechos.
- Clase de vehculo, numero de la placa y dems caractersticas.
- Numero de la licencias o licencias de conduccin, lugar y fecha de expedicin
direccin, telfono, domicilio, o residencia de los involucrados.
- Nombre del propietario o tenedor del vehicul o de los propietarios o tenedor de los
vehculos.
- Estado de seguridad, general, del vehicul o de los vehculos, revisin tecno
mecnica actualizada vigente.
- Estado de la va - Inspeccin de los vehculos como Quedaron la posicin y
distancia huella de frenada escrita y fotogrfica.
- Descripcin de los daos y lesiones.
- Descripcin de las compaas de seguros y nmeros de las plizas de los seguros.
Levantamiento de Informe Tcnico: El agente de trnsito que hubiera conocido
el accidente remitir a mas tardar dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes,
copia del respectivo informe al organismo de transito competente para lo pertinente y
a los centros de conciliacin autorizados por el ministerio.


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Inmovilizacin: La inmovilizacin en los casos a los que se refiere este cdigo,
consiste en suspender temporalmente circulacin del vehicul por las vas publicas
o privadas abiertas al pblico. Para tal efecto, el vehicul ser conducido a
parqueaderos autorizados
Que determine la autoridad competente, hasta que se subsane o cese la causa que
le dio origen, a menos que sea subsanada en el sitio que se detecte la infraccin.
Vehculo en Movimiento: Todo conductor de un vehculo deber abstenerse de
realizar o adelantar acciones que afecten la seguridad en la conduccin del vehicul
automotor, mientras este se encuentre en movimiento.
Querella: Es una reclamacin que hace el afectado del accidente a la identidad
pblica fiscala.

- No se realiza desplazamiento al casco rural del municipio debido a la situacin de
orden pblico.
- No se realizan levantamiento de cadveres en accidente de trnsito.
- Siempre que se atiende un llamado se le informa al secretario de transito.

- DESCRIPCION
1. Solicitud llamado de
accidente
Los Grupos de socorro la comuni dad y
l a fuera publi ca informan a l os agentes
de trnsi to l a ocurrencia del accidente
de trnsi to el si ti o y la hora.
Agente de
transi to

2. Desplazamiento Una vez se i nforma al secretario l os
agentes de trnsi to se desplazan al
l ugar de los hechos para reali zar el
procedimi ento y tomar l a pruebas
tcni cas del acci dente.
Agente de
trnsi to y
secretari o de
transi to

3. Inspeccin del lugar de
los hechos
Se reali za la toma fotogrfi ca l a
medida de los vehcul os en la posi cin
que quedaron l evantamiento del pl ano
cartesi ano dibuj o croqui s
Agente de
transi to

4. Levantamiento del
informe tcnico
En el informe se escri be la di recci n de
l os conductores o peatones
i nvolucrados en el acci dente el tel fono,
fotocopi a de l a cedul a de ci udadana,
Agente de
transi to
Informe


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fotocopi a del soat, fotocopi a de l a
li cencia de transi to, fotocopi a de l a
revi si n tecno mecni ca y se incl uye l a
i nformacin de la inspecci n del lugar
de l os hechos
5. Remisin de informe El informe se remi te al secretari o de
transi to: cuando se trata de daos
materiales el secretari o revi sa y
aprueba el acta de desi stimiento.
Cuando se trata de l esi ones personal es
el secretario revi sa
Secretari o de
transi to
Informe
6. Dictamen En el caso de accidentes con l esi ones
personal es el secretario debe de emiti r
un di ctamen de responsabil idad el cual
debe remi ti rse para su vi sto bueno a l a
ofi cina jurdi ca.
Secretari o de
transi to
asesor
j urdi co
Di ctamen
7. Remisin a fiscala Se remi te el i nforme con el di ctamen a
que haya el lugar a l a fi scal a
Agente de
trnsi to y
fi scal a
Expediente
8. Reporte de
accidentalidad a la base
de datos del RUNT.
A travs del apli cati vo runt se reporta l a
accidentali dad di ariamente. Agente de
trnsi to y
Base de datos

Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsabl e
Lugar y
Forma de
Archivo
Informe Agente de
transito
Secretaria
de transito
Archiv ador
Base de datos
RUNT
Permanente
Secretaria
de transito
Di ctamen Agente de
transito
Secretaria
de transito
Archiv ador
Base de datos
RUNT
Permanente
Secretaria
de transito
Base de
datos
Agente de
transito
Secretaria
de transito
Archiv ador
Base de datos
RUNT
Permanente
Secretaria
de transito

externo
Fecha de
Expedicin
La ley 1383 Del 2010 Congreso de Colombia
Cdigo Nacional de Trnsito
Transporte y movilidad



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13.3. PROCESO CONTRAVENCIONAL

- OBJETIVO:
Controlar y elaborar los diferentes procesos que se llevan a cabo a cada
comparendo para su respectivo seguimiento o sancin.

- ALCANCE
Comienza con por los comparendos realizados por los diferentes agentes o policas
de trnsito, y termina con la actualizacin y el pago en la base de datos SIMIT

- RESPONSABLE
Secretario de Transito y Auxiliar Administrativo Simit

SIMT: Es un sistema que integra el registro de infractores a nivel nacional que
impide la realizacin de trmites en los Organismos de Trnsito donde participe un
infractor, en cualquier calidad, que no se encuentre a paz y salvo. El sistema dispone
de informacin oportuna a nivel local y nacional para el control que ejercen las
autoridades de trnsito. Es el nico sistema en el pas que les permite a los usuarios
realizar el pago de sus multas en cualquier lugar del pas, con el objeto de mejorar
los ingresos de los municipios.
COMPARENDO: De acuerdo con el artculo 2 del Cdigo Nacional de Trnsito, un
comparendo es una orden formal de notificacin para que el presunto contraventor o
implicado se presente ante la autoridad de trnsito por la comisin de una infraccin.
En otras palabras, es una citacin a comparecer ante la autoridad de trnsito para
hacer la reclamacin sobre la inconformidad de la infraccin que ha sido sealada
por el agente de trnsito en el comparendo.


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PARTE: Un parte corresponde en el argot popular al comparendo. O es lo que es
mal llamado al comparendo. Una multa es una sancin pecuniaria, para efectos de la
Ley 769 del 2002 (Cdigo Nacional de Trnsito), y salvo disposicin en contrario, la
multa debe entenderse en salarios mnimos diarios vigentes, en lo que respecta a los
comparendos en los cuales finalmente se declara al conductor como contraventor de
una norma de trnsito.
RECAUDO LOCAL: Son los ingresos percibidos directamente por el Municipio, por
concepto de multas y sanciones por infracciones de trnsito impuestas al interior del
casco urbano por la autoridad de transito local, o por personal de Direccin de
trnsito y transporte adscrita a la Polica Nacional en las vas nacionales de su
jurisdiccin
RECAUDO EXTERNO: Son los ingresos que percibe el Municipio a travs de la red
Bancaria autorizada por la Federacin Colombiana de Municipios, sobre el pago de
las multas y sanciones por infracciones de trnsito impuestos al interior del casco
urbano por la autoridad de transito local, o por personal de la Direccin de Trnsito y
Transporte adscrito a la Polica Nacional en las vas nacionales de su jurisdiccin
TRANSFERENCIAS SIMIT 10%: Es el porcentaje legal que le corresponde al Simit
del recaudo por el Municipio sobre las infracciones de trnsito impuestas al interior
de su casco urbano.
TRANSFERENCIAS DITRA 55%: Es el porcentaje legal que le corresponde al Simit
y a la DITRA del recaudo efectuado por el municipio sobre las infracciones
impuestas por el personal de la direccin de Trnsito y Transporte adscritos a la
Polica Nacional en las vas nacionales.
COMPARENDOS SIMIT: Son los comparendos impuestos al interior de la
jurisdiccin del Municipio, por la autoridad de transito local
CADUCIDAD: En materia de transito es el lmite en el tiempo que establece la ley
para que la autoridad inicie la accin en contra del contraventor, y es de seis (6)
meses, contados a partir de la ocurrencia de los hechos que dieron lugar a ella y se
interrumpe con la celebracin de la audiencia.
CENTRO INTEGRAL DE ATENCION: Establecimiento donde se presentara el
servicio de escuela y casa crcel para la rehabilitacin de los infractores a las
normas del cdigo de transito. Podr ser operado por el Estado o por entes privados


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que a travs del cobro de las tarifas por los servicios all prestados, garantizaran su
auto sostenibilidad.
SEAL DE TRANSITO: Dispositivo fsico o marca especial, preventiva y
reglamentara e informativa, que indica la forma correcta como deben transitar los
usuarios en la vas
INFRACCION: Transgresin o violacin de una norma de transito. Habr dos tipos
de infracciones: simple y compleja. Sera simple cuando se trate de violacin a la
mera norma. Sera compleja si se produce un dao material.
TRANSITO: Es la movilizacin de personas, animales o vehculos por una va
pblico o privada abierta al pblico.
ORGANISMO DE TRANSITO: Son unidades administrativas municipales distritales o
departamentales
TRANSPORTE: Es el traslado de persona, animales o cosas de un punto a otro a
travs de un medio fsico.
PRESCRIPCION: De acuerdo con el artculo 159 del Cdigo Nacional de Trnsito,
la prescripcin ocurre cuando una sancin que ha sido impuesta por la violacin a
las normas de trnsito no se cobra por jurisdiccin coactiva dentro de los tres aos
siguientes contados a partir de la ocurrencia del hecho.
Esta prescripcin se interrumpe nicamente cuando se libra el mandamiento de
pago por parte de la SDM. Es decir, que habra lugar al fenmeno de la prescripcin
si y solo si, la Secretara no libra el mandamiento de pago dentro de los tres aos
siguientes a la imposicin de la sancin, y perdera la facultad para cobrar el valor
impuesto por la multa a favor de la SDM.
CODIFICACION DE LOS COMPARENDOS: Los siguientes son los cdigos
asignados a las conductas que constituyen infracciones a las normas de trnsito, de
acuerdo al monto de la multa impuesta: Los ms utilizados por los policas y agentes
de trnsito de este organismo.
A. Infracciones en las que incurre el conductor de un vehculo no automotor o de
traccin animal que dan lugar a la imposicin de cuatro (4) salarios mnimos legales
diarios vigentes:
A.01. No transitar por la derecha de la va.


MIRANDA
CODIGO
100-1.21-001-2013
ADOPCION
Decreto 084 de 2013

Pgi na 329


B. Infracciones en las que incurre el conductor y/o propietario de un vehculo
automotor que dan lugar a la imposicin de ocho (8) salarios mnimos legales diarios
vigentes:
B.01. Conducir un vehculo sin llevar consigo la licencia de conduccin.
B.02. Conducir un vehculo con la licencia de conduccin vencida, de acuerdo a los
siguientes casos:
a) El conductor de servicio pblico que no refrende su licencia de conduccin cada
tres (3) aos;
b) El conductor de servicio pblico mayor de sesenta aos (60) que no refrende su
licencia de conduccin anualmente;
c) El conductor de servicio diferente al pblico que a partir de los sesenta y cinco
(65) aos de edad, no refrende su licencia de conduccin cada tres (3) aos;
d) El conductor de servicio diferente al pblico, que no refrende su licencia de
conduccin cada cinco (5) aos.
C. Infracciones en las que incurre el conductor y/o propietario de un vehculo
automotor que dan lugar a la imposicin de quince (15) salarios mnimos legales
diarios vigentes:
C.01. Presentar licencia de conduccin adulterada o ajena, lo cual dar lugar a la
inmovilizacin del vehculo.
C.23. Impartir en vas pblicas al pblico enseanza prctica para conducir, sin estar
autorizado para ello.
C.24. Conducir motocicleta sin observar las siguientes normas:
D. Infracciones en las que incurre el conductor y/o propietario de un vehculo
automotor que dan lugar a la imposicin de treinta (30) salarios mnimos legales
diarios vigentes:
D.01. Guiar un vehculo sin haber obtenido la licencia de conduccin
correspondiente. Adems, el vehculo ser inmovilizado en el lugar de los hechos,
hasta que este sea retirado por una persona autorizada por el infractor con licencia
de conduccin.


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Decreto 084 de 2013

Pgi na 330


D.02. Conducir sin portar el Seguro Obligatorio de Accidentes de Trnsito ordenado
por la ley. Adems, el vehculo ser inmovilizado.
E. Infracciones en las que incurre el conductor y/o propietario de un vehculo
automotor que dan lugar a la imposicin de cuarenta y cinco (45) salarios mnimos
legales diarios vigentes:
E.03. Conducir en estado de embriaguez o bajo los efectos de sustancias
alucingenas, se atender a lo establecido en el artculo 152 de este cdigo. Si se
trata de conductores de vehculos de servicio pblico, de transporte escolar o de
instructor de conduccin, la multa pecuniaria y el perodo de suspensin de la
licencia se duplicarn. En todos los casos de embriaguez el vehculo ser
inmovilizado y el estado de embriaguez o alcoholemia se establecer mediante una
prueba que no cause lesin, la cual ser determinada por el Instituto de Medicina
Legal y Ciencias Forenses.

Los Policas de Transito remiten al Secretario los comparendos, quien a su vez los
entrega a la auxiliar administrativa para el inicio del trmite para subirlos al SIMIT y
solo se bajan del sistema cuando el secretario entrega los comparendos con su
respectivo pago en los Bancos

- DESCRIPCION
1.Se presenta l a
i nfraccin

El Pol i ca de trnsi to o Agente de trnsi to es el
encargado de dili genciar l a orden de
comparendo nacional
Pol i ca de
Trnsi to o
Agente de
Transi to
comprender

2.Con la imposi cin de
l a orden de
comprender
(Comparendo), i ni ci a el
proceso
contravenci onal , cuyas
etapas invol ucran y
vi sl umbran l a uti lidad del
Simi t
comparendo nacional
Pol i ca de
Trnsi to o
Agente de
Transi to


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Decreto 084 de 2013

Pgi na 331


3. El poli ca de trnsi to o
agente de trnsi to
i mpone el comparendo.
comparendo nacional
Pol i ca de
Trnsi to o
Agente de
Transi to

4. Posteri or a l a
i mposi ci n del
comparendo, el poli ca
de trnsi to o agente de
trnsi to entrega l os
fsi cos a la autori dad de
transi to, qui en ser el
responsable de l a
digitaci n y carga de l os
comparendos al Simi t.
comparendo naci onal quien remi te este
documento a l a secretara de trnsi to
movil idad y transporte
Pol i ca de
Trnsi to o
Agente de
Transi to

El Simit pone una
plataforma tecnolgi ca.

Las cual permi te la consul ta y carga de
comparendos resol uciones y recaudos desde
su apli cati vo en internet.www.si mi t.org.co
Auxi liar
Admini strati vo
Simi t

6.Digitaci on y cargue a
l a base de datos
Se di gi tal i za toda l a i nformaci n del
comparendo en l a plataforma Simi t
Auxi liar
Admini strati vo
Simi t

7. Luego de l a
i mposi ci n de la orden
de comparenci a, el
presunto infractor puede
comparecer o No. En
caso de presentarse,
bien puede aceptar l os
hechos y pagar l a
i nfraccin, o negar l os
mi smos,
En caso que el presunto i nfractor del evento
niegue l os hechos se proceder a notifi car a l a
Di reccin de trnsi to personalmente, al
presunto i nfractor de la fecha en l a cual tendr
l ugar la audi enci a pbli ca. Si por el contrario,
no se presenta, el contraventor desatiende l a
carga impuesta por la l ey, y comuni cada a
travs del comparendo, consi stente en
presentarse ante l as autori dades de trnsi to, y
por tanto deber asumi r las consecuenci as
negati vas que se deri ven de su i nobservanci a.

Secretari o de
Transi to

Si el i ncul pado acepta l a
comi si n de l a
i nfraccin.
Este podr si n necesi dad de otra actuacin
admini strati vo, cancelar el 50% del val or de l a
mul ta dentro de l os cinco das si gui entes a l a
orden de comparendo, igual mente o podr
cancelar el 75% del val or de la mul ta, si paga
dentro de l os vei nte das si gui entes a l a orden
del comparendo, en estas cosas deber asi sti r
obl igatoriamente a un curso sobre normas de
transi to, en l a Secretari a de Movi lidad Trnsi to
y Transporte, donde se cancel ara un 25% y el
excedente se pagara al organi smo de transi to

Secretari o de
Transi to

9. Luego se procede a
reali zar el pago
Pagos del Muni ci pi os donde no exi sta Banco
de AVVill as o Da vi vi enda, el usuario podr


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pagar en Banco Agrari o o Banco Popul ar.
Cl iente i nfractor
10.Di gi tacion y carga de
l as resol uci ones
Di gi ta las resol uci ones a l a base de datos del
Simi t
Auxi liar
Admini strati vo
Simi t

11.Audienci a y posterior
generaci n de una
resol uci n
Generacin de resoluci n 2 copias l as cual es
una para el Infractor y otra para archi vo
Auxi liar
Admini strati vo
Simi t
Resol uci on
12.Reporte area
fi nanciera
Al f inal del dia se remite a sec. Financiera relacin
de las resoluciones, indicando valor pagado
Auxi liar
Admini strati vo
Simi t
reporte


Nombre

Almacenami ento

Protecci n

Recuperacin

Retencin
Archivo
Gestion

Di sposi ci
n Responsable
Lugar y
Forma de
Archivo
Comparendo
Nacional
Simi t
Auxi liar
Admini strativo
Simi t
Carpeta
Legaj adador
Archivador
Admini stra
ti vo Simi t
No Aplica Permanente Secretaria
Resol uci ones
Auxi liar
Admini strativo
Simi t
Carpeta
Legaj ada
Auxi liar
Admini stra
ti vo Simi t

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Ley 769 de 2002
Arti culo 10 y
11
El Congreso de La
Repbli ca
Autori za a l a federaci n col ombiana de
muni cipios para i mpl ementa y
mantener actuali zado a ni vel naci onal
el si stema i ntegrado sobre sanciones y
mul tas por infracci ones a las normas
de transi to SIMIT



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Pgi na 333


PROCEDIMIENTOS
DESARROLLO SOCIAL


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14. PROCEDIMIENTOS DESARROLLO SOCIAL

14.1. APOYO PROGRAMA FAMILIAS EN ACCION

- OBJETIVO
Describir la metodologa para el desarrollo del Programa FAMILIAS EN ACCION de
la Alcalda del Municipio de Miranda Cauca

- ALCANCE
Este procedimiento inicia con la identificacin de las Familias ms vulnerables dentro
de los puntajes establecidos por el Programa en el SISBEN III. A los que
pertenecen a la Red Unidos. Aquellas en situacin de desplazamiento, acreditadas
por el Registro nico de Victimas RUV, familias pertenecientes a comunidades
indgenas.

- RESPONSABLE
El responsable de la aplicacin eficaz de este procedimiento es la Oficina de el
Enlace Municipal del Programa y su equipo de apoyo.


PROGRAMA FAMILIAS EN ACCION: Es un programa del Gobierno Nacional,
implementado por el Departamento para la prosperidad social DPS que est
dirigido a las familias con menos recursos econmicos y ms vulnerables del pas,
con nias, nios y jvenes menores de 18 aos. Busca mejorar la salud, la nutricin
y al asistencia y permanencia escolar de los menores, as como las condiciones de
vida de las familias, mediante un complemento a sus ingresos, denominado
incentivo


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- DESCRIPCION
1.IDENTIFICAR LAS
NECESIDADES DE
INICIO
1- i denti fi car l as necesidades desde la Ofi ci na
del ENLACE Y SU EQUIPO DE APOYO, a
travs del desarroll o del plan de acci n del
Programa en el Muni ci pio con el fin de dar a este
l a Insti tuci onal idad que requiere el DPS.
(Departamento de la Prosperi dad Soci al .)
Al calde, Enlace
Muni cipal ,
Informe
bimestral y
anual .
2.. SELECCIN DE
BENEFICIARIOS
El DPS y su programa Mas Famil ias en acci n
es quien traza l as di rectri ces en cuanto a
cobertura para cada muni ci pi o, medi ante
sel eccin de pobl aci ones de ms al ta
vulnerabili dad ( Vi ctimas, si sben Ni vel I y
puntaje establ eci do en cada poca de cobertura,
Red Unidos, Pobl aci n Indgena), esta acti vidad
se reali za por soli ci tud del ni vel central a
travs de la UCR( Terri torial Cauca y su l der) y
se desarrol l a en l os muni cipios medi ante l a
gesti n del ENLACE Y SU EQUIPO DE APOYO,
esta ofi ci na es qui en debe reci bi r l os li stados de
famili as potenci ales que han el egido el
PROGRAMA a ni vel central .
Una vez l legan estos l i stados deben organi zarse
previamente un plan de di fusin del mi smo
utili zando todos l os medi os de comuni caci n
(Tel evi si n l ocal, peri foneos, vol antes,
publi cacin de li stados en los l ugares ms
vi si bl es del muni cipi o comprendido el muni ci pi o
su zona rural pl ana y montaosa.

Una vez se reali ce el proceso de di fusi n y de
acuerdo al cronograma estableci do por la UCR (
Territori al Cauca y su l der) la OFICINA DEL
ENLACE Y SU EQUIPO DE APOYO procede a
plani fi car el proceso de Inscri pciones en el
muni cipio, el cual tarda en 1 y 4 das.
Al calde y la
Ofi ci na del
Enl ace y su
equipo de apoyo
Muni cipal ,
PROGRAMA
MAS
FAMILAIS EN
ACCION
(SIFA),
Formul ari os de
Inscri pcin y
archi vos
digital es,
archi vo de
i nformes y
seguimi ento
del proceso.
3. GESTION
ADMINSITRATIVA
La ofi ci na del Enl ace y su Equi po de apoyo en
aras de garanti zar el optimo desarrol lo del
programa deber reali zar l as di sti ntas gestiones
en el rea admini strati va entre estas esta velar
por el buen de los recurso entregados para l a
operati vidad del Programa, Sol i ci tar, tramitar y
coordi nar los procesos contractual es que el
Programa necesi te para su l egi ti ma operati vidad.
Ofi ci na del
Enl ace Muni ci pal
y su Equi po de
Apoyo
Contratos.


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Pgi na 336


5. PREPARAR LA
LOGISTICA
La ofi ci na del Enlace Muni ci pal y su equipo de
apoyo es el responsable di recto de l a
preparacin de l a l ogsti ca de l as di stintas
acti vidades del Programa a ni vel local .
Ofi ci an del
Enl ace Mpal y
Equi po de Apoyo.
Informes de
Gesti n
6. SERVICIO Y
ATENCION AL
CIUDADANO

6-La ofi ci na del Enl ace Muni cipal y su equi po de
apoyo, deben bri ndar a todos l os ci udadanos y
ci udadanas i nformaci n de calidad a travs de
una atencin amabl e respetuosa y cordi al .
Confi rmando si empre que l as comuni dades son
l a razn de ser de l a gestin pbl i ca.

Enl ace Muni ci pal
Enl ace de Apoyo
Grupo
Di nami zador
Madres Lideres
Comuni dad
Planil las de
Personas
Atendi das

5. PRESENTACION
DE QUEJAS Y
RECLAMOS
6. ( Novedad, queja,
re liquidacin,
Derecho de Peticin)

El recl amo o queja es presentado por la madre
ti tular al enlace Muni ci pal quien lo trami ta en su
modul o de RECLAMOS del si stema de
Informaci n del Programa el Cual l e asigna
automti camente un numero consecuti vo e
i mprime l os resul tados que aparecen en l a
pantall a y lo entrega a la madre ti tular como
soporte o di ligencia el formulario y adj unta l os
documentos soporte.
De acuerdo con el tipo de reclamo, el enl ace
Mpal debe trami tarl o para cumpli r con l os
ti empos de aceptacin y regi stro en el si stema
a mas tardar diez das del peri odo de pago en el
muni cipio para que su trmite se refleje dos
ci cl os despus, l os reclamos deben estar
debidamente sustentados para su aprobaci n
para dar mayor agili dad en al resoluci n de l os
recl amos referidos al pago el programa sol o
reci be lo correspondi ente a l os dos l timos
ci cl os.
Enl ace Muni ci pal
Enl ace de Apoyo
Grupo
Di nami zador
Madres Lideres
Comuni dad
Eval uacin de
Acti vidades

8. SEGUIMIENTO DE
LOS RESULTADOS
8- La estanci a encargada de reali zar estri cto
seguimi ento a l os procesos pl anteados es en
primera estanci a el Al cal de Muni ci pal y l a
personera; Igual mente en la actual idad exi ste el
Comi t Muni ci pal de Certi fi caci n, Comi t
tambi n se consi dera una estancia efecti va de
control , ofi cina de Control Interno y el Comi t de
Madres veedoras.
.
ALCALDE,
PERSONERIA,
COMIT MPAL
DE
CERTIFICIACION
CONTROL
INTERNO
Sol i ci tud de
Informes


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Nombre

Almacenamiento
Protecci
n

Recuperaci
n

Retencin
Archivo
Gestion

Disposici
n Responsable
Lugar y
Forma de
Archivo
Informe
bimestral y
anual .
Enlace
Carpeta
Legaj adador
Archivador
Admini stra
ti vo
Formul ari os
de
Inscri pcin
Enlace
Carpeta
Legaj adador
Archivador
Admini stra
ti vo
Planil la de
personas
atendi das
Enlace
Carpeta
Legaj adador
Archivador
Admini stra
ti vo

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Ley 1532 de 2012 7 de j unio
El Congreso de La
Repbli ca
Por medio de la cual se adoptan unas
medidas de pol ti ca y se regul a el
Funci onamiento del programa de
Famil ias en Accin.

Proyect ado MARIA EUGENI A HERRERA CARGO: AUX. ADMINISTRATIVA FIRMA
Aprobado por ULISES CARRILLO CARGO: JEFE DE DESARROLLO
SOCIAL
FIRMA


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14.2. APOYO PROGRAMA DESAYUNOS CON AMOR

- OBJETIVO
Describir la metodologa para el desarrollo del Programa DESAYUNOS CON AMOR
de la Alcalda del Municipio de Miranda Cauca, siendo objetivo principal fortalecer la
prestacin del servicio nutricional de nios y nias menores de 5 aos realizando
entrega oportuna de los alimentos, jornadas de salud y capacitaciones agentes
educativos de las diferentes comunidades.

- ALCANCE
Este procedimiento inicia con la identificacin y priorizacin de los nios del
Municipio en estado de vulnerabilidad que con previo censo y entre hacer parte del
Programa y finaliza con la entrega 1 kilo de Bienestarina, 20 Leches y 20 Galletas a
cada uno de los Beneficiarios del Programa esta labor es desarrollada cada mes
cubriendo poblacin del rea rural Zona Alta, Zona Plana y Zona Urbana del
Municipio, el ICBF es el ente encargado de hacer la entrega de los Desayunos Con
Amor en el respectivo punto para luego hacer por parte de la Alcalda Municipal la
debida distribucin.

- RESPONSABLE
El responsable de la aplicacin eficaz de este procedimiento es la Oficina de
desarrollo Social mediante el AUXILIAR ADMINISTRATIVO ENCARGADO del
Programa y su grupo de apoyo.

PROGRAMA DESAYUNOS CON AMOR: Actividades dirigidas a mejorar las
condiciones de vida de los nios ms vulnerables del Municipio de Miranda Cauca.


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Pgi na 339


REQUISITOS PARA PRIORIZACION: Fotocopia del registro civil, Fotocopia del
control y desarrollo, Fotocopia del carnet de vacunas, Fotocopia cedula de
acudiente

- DESCRIPCION

1.IDENTIFICAR LAS
NECESIDADES DE
INICIO
1- Identi fi car l as necesidades desde la
Ofi ci na de desarrol lo Soci al en referencia al
Programa DESAYUNOS CON AMOR en
conj unto con el Al cal de y l deres
comuni tari os del Muni cipio definiendo las
acti vidades de apoyo soci al desde el
Programa
Al calde, Ofi ci na de
desarroll o Soci al , y
auxi liar
admini strati vo
Censo de los nios
2. PLANEAR
ACTIVIDADES
2- Planear acti vidades del Programa.
El Al cal de y l a Ofi cina de desarrol lo Soci al
con su jefe de desarrollo soci al y auxili ar
admini strati vo encargado del Programa
DESAYUNOS CON AMOR reali zan la
planeaci n de acti vi dades teni endo en
cuenta l as necesi dades identi fi cadas.
desarroll o Soci al ,
auxi liar
admini strati vo
encargado del
programa.
Regi stro, li stado.
Al calde, jefe de
desarroll o soci al y el
auxi liar
admini strati vo
3. IDENTIFICACION DE
BENEFICIARIOS
3- Pri ori zaci n de benefi ciarios el Al calde y
l a Ofi ci na de desarrol lo Social en conjunto
con el auxili ar admini strati vo encargado
reali zan la convocatoria con el objeti vo de
que l os ni os presenten su documentaci n.
Y se hace la respecti va veri fi caci n del
puntaj e del si sben.
Gesti n Social ,
Gestor Soci al ,
Grupo Di nami zador
Regi stro, li stado.
Jefe de desarrollo
soci al auxili ar
admini strati vo
4.DELIGENCIAR EL RUB 4- Di ligenciar el R.UB (regi stro ni co de
benefi ci ario)de cada ni o priori zado, el
auxi liar admi ni strati vo encargado del
programa, se reali zara el cruce de datos con
l os diferentes hogares comuni tari os reenvi ar
esta i nformacin al I.CB.F donde veri fi caran
y aceptaran los nios que cumpl an con los
requi si tos para ingresar al programa
Ofi ci na de
auxi liar
admini strati vo
encargado
Regi stro correos
electrni cos ,auxil iar
admini strati vo


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Pgi na 340


DESAYUNOS INFANTILES
1. SELECCIN DE
BENEFICIARIOS Y
ENTREGA DE A LOS
BENEFICIARIOS
5- La Ofi ci na de desarrol lo Soci al orienta a
l os contrati stas para que real i ce los trmi tes
correspondi entes para la prestacin del
servi ci o, de acuerdo con lo estableci do en el
proceso de adqui si ci n y servi ci os.
Auxi liar
admini strati vo
encargado
Regi stro
Contrato de trabaj o
6. PREPARAR LA
LOGISTICA
6- el funci onario encargado del Programa
reali za l a entrega medi ante un previ o
proceso admi ni strati vo para el
desplazamiento y entrega oportuna de l os
Desayunos Con Amor y de l as pl anill as
correspondi entes a l os Agentes Educati vos
(l deres comuni tari os) tanto de l a zona alta,
plana y urbana de nuestro Muni ci pi o.
auxi liar
admini strati vo
encargado del
programa
Regi stro
Planil la de entrega
7.REALIZAR JORNADAS 7- el funci onario encargado del programa
reali zara acti vidades en coordi naci n con al
ESE Norte 2 de promocin y prevenci n
para l os benefi ciarios del programa para
ll evar un debi do control con su nutri ci n, y
capaci tar al os agentes educati vos del
programa con tall eres de liderazgo y primera
i nfancia .
Ofi ci na de
desarroll o soci al y
auxi liar
admini strati vo
encargado del
programa
Regi stro de
vacunaci n
8. BRINDAR EL
SERVICIO A LA
COMUNIDAD

8- El Agente Educati vo reali za l a di stri bucin
correspondi ente a los padres de los nios y
nias benefi ci aros del Programa Desayunos
con Amor teni endo en cuenta l as pl ani llas
de entrega como soporte del reci bi do.
Ofi ci na de
desarroll o soci al y
auxi liar
admini strati vo
encargado del
programa
Planil las de
reci bidos

9. EVALUACION DE
ACTIVIDADES
9- Eval uaci n de Acti vi dades
La sati sfacci n de la comuni dad se ve
reflejada en el trabajo programado por la
Ofi ci na del Programa desde el punto de vi sta
de la efi ci enci a comparando l o planeado
frente a lo ej ecutado de acuerdo con el pl an
d acci n anual .
Jefe de desarrollo
soci al y auxi liar
admini strati vo
Informe de gestin
anual


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Nombre

Almacenami ento

Protecci n

Recuperacin

Retencin
Archivo
Gestion

Retencin
Archivo
central
Responsable
Lugar y
Forma de
Archivo
Informe
bimestral y
anual .
Enlace
Carpeta
Legaj adador
Archivador
Admini stra
ti vo
No Aplica 2 aos 4 aos
Formul ari os
de
Inscri pcin
Enlace
Carpeta
Legaj adador
Archivador
Admini stra
ti vo
Planil la de
personas
atendi das
Enlace
Carpeta
Legaj adador
Archivador
Admini stra
ti vo

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Ley 1532 de 2012 7 de j unio
El Congreso de La
Repbli ca
Por medio de la cual se adoptan unas
medidas de pol ti ca y se regul a el
Funci onamiento del programa de
Famil ias en Accin.

Proyect ado MARIA EUGENI A HERRERA CARGO: AUX. ADMINISTRATIVA FIRMA
SOCIAL
FIRMA


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14.3. APOYO A ESTRATEGIA RED UNIDOS

- OBJETIVO

Describir la metodologa para el desarrollo de la Estrategia UNIDOS en el marco de
la Oficina de ACCION SOCIAL DE LA PRESIDENCIA en la Alcalda del Municipio
de Miranda Cauca
Mejorar las condiciones de vida de las familias en situacin de pobreza extrema y en
condicin de desplazamiento, a travs del fortalecimiento y la construccin de
capacidades para promover su propio desarrollo

- ALCANCE
Este procedimiento inicia con la identificacin de las Familias del Municipio en
estado de vulnerabilidad que con previo censo y entre hacer parte de la Estrategia
UNIDOS desarrollando sus nueves dinmicas de Identificacin, Ingreso y Trabajo,
Educacin y Capacitacin, Salud, Nutricin, habitabilidad, Dinmica Familiar,
Bancarizacin y Ahorro, Apoyo para Garantizar el Acceso a la Justicia terminando
con el desarrollo de los 45 logros de superacin de la pobreza extrema por cada
una de las familias vinculadas en la Estrategia UNIDOS.

- RESPONSABLE
Desarrollo Social mediante el Delegado Municipal de la Estrategia UNIDOS y el
grupo de cogestores del Municipio de Miranda Cauca.


Qu es UNIDOS?
El Gobierno Nacional est comprometido con lograr que un milln y medio de
familias colombianas superen la pobreza. Para alcanzar este objetivo ha creado la
Red de Proteccin Social para la Superacin de la Pobreza Extrema UNIDOS.
UNIDOS es la estrategia que articula los esfuerzos de entidades del Estado y es el


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Pgi na 343


principal mecanismo con el cual Colombia se propone cumplir ampliamente con los
Objetivos de Desarrollo del Milenio - ODM-
Es una estrategia de intervencin integral, que busca promover la incorporacin
efectiva de las familias ms pobres y desplazadas a la oferta social del Estado y
asegurar la superacin de su situacin de pobreza extrema, a travs de tres
elementos: integrar la oferta de servicios sociales en el nivel local, de manera que
responda a las necesidades de las familias; brindar transitoriamente
acompaamiento familiar; y generar un marco de corresponsabilidad en donde los
beneficiarios y los dems actores se comprometan, de manera conjunta, en acciones
orientadas a la superacin de la pobreza.

Cules son los Objetivos Especficos de UNIDOS?
2. Adecuar la oferta de programas sociales a la demanda de las familias en
situacin de pobreza extrema.
3. Fortalecer la capacidad institucional de los entes territoriales.
4. Levantar la lnea de base de las familias en situacin de desplazamiento
para apoyar al SNAIPD en su labor de estabilizacin socioeconmica.
5. Mejorar la capacidad de los territorios para sustentar el logro de los objetivos
de UNIDOS.
6. Garantizar el 100% de cobertura en salud y educacin para el total de las
familias de UNIDOS.
Cmo se logra el objetivo propuesto por UNIDOS?
Por medio de la ejecucin de tres componentes: Acompaamiento Familiar y
Comunitario; Gestin de la oferta y Acceso Preferente a los Programas Sociales del
Estado; y Fortalecimiento Institucional.
A travs del acompaamiento, los Cogestores Sociales visitan a las familias y
comunidades durante un perodo de hasta 5 aos y las orienta para que puedan
acceder a los programas y servicios que necesitan. Con la informacin que los
Cogestores Sociales recogen en sus visitas, todas las entidades del Gobierno
Nacional, Departamental y Local, trabajan conjuntamente para coordinar acciones,
de tal forma que se beneficie de manera preferente a las familias con todos los
programas disponibles, direccionando que los recursos y cupos establecidos


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anualmente sean priorizados, de manera que se le de prelacin a las familias
vinculadas a UNIDOS.
Por ltimo, se lleva a cabo acciones que permiten fortalecer las Administraciones
departamentales y municipales para crear y potenciar la capacidad de gestin en los
municipios que as lo requieran.

- DESCRIPCION

1.IDENTIFICAR LAS
NECESIDADES DE
INICIO
1- i denti fi car las necesi dades desde l a
Ofi ci na de Desarroll o Social en referencia a
l a Estrategi a UNIDOS en conj unto con el
Al calde y l deres comuni tarios del Muni cipi o
defi niendo l as acti vi dades que ayudan a
fortal ecer el ni vel de las famili as ms
vulnerables de l a locali dad Mi randea.
Desarrol l o Social,
Del egado Muni ci pal ,
Grupo Di nami zador,
Cogestores de l a
Estrategi a UNIDOS
Li stado de regi stro
de necesidades
2. PLANEAR
ACTIVIDADES
2- Planear acti vidades de la Estrategia.
El Al calde y l a Ofi cina de Desarroll o Soci al
con su Delegado Muni ci pal y el grupo de
Cogestores reali zan l a pl aneacin de
acti vidades teni endo en cuenta l as
necesidades i denti fi cadas.
Grupo Di nami zador,
Cogestores de l a
Estrategi a UNIDOS
Li stado de asi stencia
de reuni ones y
eventos
programados por l a
estrategi a adems
de l as fotocopi as de
l os acuerdos de
corresponsabili dad
3. SELECCIN DE
BENEFICIARIOS
3-El Departamento Nacional de Pl aneacin
sel ecciona todas l as famili as perteneci entes
al censo SISBEN 1, vi cti mas y de Mas
Famil ias en Accin. Envan los li stados
correspondi entes para la vi si ta de
Acompaami ento Famili ar y Comuni tari o.

Grupo de Cogestores de
l a Estrategi a UNIDOS
Li stado de
sel eccionados,
Acuerdo de
corresponsabili dad
de l as fami lias. copi a
del plan de acci n a
desarroll ar
4. REALIZAR
TRAMITES
4- Desde l a Al cal da Muni ci pal se nombra
un Del egado que entre a coordi nar acci ones
perti nentes con l a estrategi a Unidos en el
Muni cipio de Mi randa Cauca, que sea el
representante ante l a Admi ni stracin
Muni cipal con el Operador.
Grupo de Cogestores de
l a estrategia.
Copia de
nombrami ento del
Del egado


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5. PREPARAR LA
LOGISTICA
5- Preparar la l ogsti ca el funci onari o
encargado dependiendo de la acti vidad a
desarroll ar formula el pl an de acci n,
preparar los recursos necesari os para
ejecutar las acti vidades definidas dentro de
l a Estrategia UNIDOS como Asambl ea de
i ni ci aci n reuni ones informati vas y otras
acciones.
Grupo de Cogestores
Regi stro
De parti ci pantes en
Asambl ea de
i ni ci aci n, li stado de
parti cipantes en
reuni ones
i nformati vas, fotos y
vi deos de eventos
organi zados por la
estrategi a
6. BRINDAR EL
SERVICIO A LA
COMUNIDAD

6- Brindar el servi cio a l a comuni dad
Bri ndar Acompaami ento famili ar y
comuni tari o
El funcionario asignado ej ecuta l as
acti vidades j unto al grupo Cogestores
dili genci a el formato Pl ani llas de Personas
Atendi das. Frente a las dinmi cas
desarroll adas por l a estrategi a de acuerdo a
l os tiempos
Del egado Muni ci pal
Enl ace de Apoyo
Grupo de Cogestores
Planil las de
Personas Atendi das

7. EVALUACION DE
ACTIVIDADES

La sati sfaccin de l a comunidad se ve
reflejada en el trabaj o programado por el
Del egado Muni ci pal y el Grupo de
Cogestores desde el punto de vi sta de l a
efi cienci a comparando lo pl aneado frente a
l o ej ecutado de acuerdo con el pl an de
accin anual .
Grupo Cogestores
Plan de acci n anual

8. SEGUIMIENTO DE
LOS RESULTADOS
8- Segui miento de l os Resul tados de l a
eval uacin de acti vi dades
Tomar l as acci ones de mej orami ento
respecti vas segn el procedi mi ento para l a
toma de deci siones correcti vas y
preventi vas.
Grupo de Cogestores
Eval uacin de
Acti vidades


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Nombre

Almacenamiento
Protecci
n

Recuperaci
n

Retencin
Archivo
Gestion

Disposici
n
Responsa
bl e
Lugar y
Forma de
Archivo
Li stado de
sel eccionados,
Acuerdo de
corresponsabili da
d de l as famili as.
copi a del pl an de
accin a
desarroll ar
Cogestor
Carpeta
Legaj adad
or
Archivador
Admini stra
ti vo
Regi stro
De parti ci pantes
en Asamblea de
i ni ci aci n, li stado
de parti ci pantes
en reuniones
i nformati vas, fotos
y vi deos de
eventos
organi zados por
l a estrategia
Cogestor
Carpeta
Legaj adad
or
Archivador
Admini stra
ti vo
Planil la de
personas
atendi das
Cogestor
Carpeta
Legaj adad
or
Archivador
Admini stra
ti vo

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Documento CONPES
soci al 102
25 septi embre/
2006
El Congreso de La
Repbli ca
RED DE PROTECCIN SOCIAL
CONTRA LA EXTREMA
POBREZA

Proyect ado MARLY DURFAY LARGO DAZ CARGO: COGESTORA FIRMA
SOCIAL
FIRMA


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14.4. APOYO PROGRAMA ADULTO MAYOR PPSAM

- OBJETIVO
Describir la metodologa para el desarrollo del Programa ADULTO MAYOR en el
rea del recurso econmico PPSAM de la Alcalda del Municipio de Miranda
Cauca
- ALCANCE
Este procedimiento inicia con la identificacin de Adultos Mayores del Municipio en
estado de vulnerabilidad que con previo censo los cuales entran hacer parte del
Programa mediante resolucin emitida desde la Oficina de Desarrollo Social firmada
por las autoridades competentes y este procedimiento finaliza con la entrega de
subsidio Econmico girado por el Consorcio Colombia Mayor a entidad financiera
Efecty donde los beneficiarios hacen su respectivo cobro cada dos meses y durante
el ao cobran seis periodos.

- RESPONSABLE
Desarrollo Social mediante el JEFE DE OFICINA DESARROLLO SOCIAL y el
Auxiliar Administrativo encargado del programa.

ADULTO MAYOR: Es aquella persona que cuenta con sesenta (60) aos de edad o
ms. A criterio de los especialistas de los centros vida, una persona podr ser
clasificada dentro de este rango, siendo menor de 60 aos y mayor de 55, cuando
sus condiciones de desgaste fsico, vital y psicolgico as lo determinen;
PROGRAMA ADULTO MAYOR: El Programa de Proteccin Social al Adulto Mayor
PPSAM tiene como objetivo fundamental proteger al adulto mayor, que se
encuentra en estado Vulnerabilidad, indigencia o de extrema pobreza, contra el
riesgo econmico de la imposibilidad de generar ingresos y contra el riesgo derivado
de la exclusin social


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El Consorcio Colombia Mayor, mediante contrato con el Ministerio de Trabajo, es el
administrador fiduciario responsable del manejo de los recursos del PPSAM y de la
entrega de los subsidios a cada uno de los beneficiarios del programa a travs de la
red Bancaria o tesoreras municipales, el ente territorial es el encargado de realizar
la respectiva difusin del pago a los beneficiarios de igual manera de realizarla
inscripcin de los beneficiarios previo cumplimiento de los requisitos; y posterior
proceso de envio para priorizacin al Consorcio. Los pagos se realizan
bimensuales.

- DESCRIPCIN

1.IDENTIFICAR LAS
NECESIDADES DE
INICIO
1-Real i zar el proceso de i dentifi caci n de los
adul tos mayores que cumplen con los
requi si tos para reali zar l a respecti va
i nscri pci n ante el Programa de Protecci n
Soci al al Adul to Mayor desde l a Ofi cina de
Desarrol l o Soci al en conjunto con el Al cal de y
l deres comuni tari os del Muni cipi o defi ni endo
l as acti vidades de apoyo soci al desde el
Programa. (acti vi dades de apoyo como
li stados, con l os respecti vos soportes de l os
adul tos mayores)
Alcalde, Jef e de
Of icina de
Desarrollo Social
y Auxiliar
Administrativo
encargado del
programa Adulto
Mayor
Li stado de
Adul tos
i denti fi cadas para
el recurso
Econmi co.
2. SELECCIN DE
BENEFICIARIOS
2.- Selecci onar l os benefi ci ari os que de
acuerdo a la pri ori zacin que real i za el
Consorci o Col ombia Mayor pueden i ngresar
como reemplazo por l os benefi ciarios
bloqueados y/o reti rados por fall ecimiento.
El Al cal de, El Personero, El Secretario de
Sal ud, Un Benefi ciari o del Programa, y el
Jefe de Desarroll o Social y l a Auxil iar
Admini strati vo encargado del programa
mediante priori zacin de Adul tos Mayores
que cumpl en con l os requi si tos reali zan la
resol uci n respecti va l a cual es envi ada al
consorci o PROSPERAR de l a ci udad de Cali
para que sean benefi ci ari os del Subsi dio
Econmi co que corresponde a $80.000= cada
dos meses.
El Al cal de, El
Personero, El
Secretari o de
Sal ud, Un
Benefi ciario del
Programa y El Jede
de Desarrollo
Soci al y el Auxili ar
Admini strati vo
Encargado del
programa de
ADULTO MAYOR
Copi a de Acta,
Resol uci n
envi ada a
PROSPERAR y
copi a de
benefi ci arios


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3. BRINDAR EL
SERVICIO A LA
COMUNIDAD

Los l i stados de l as personas que han si do
pri ori zadas y que posteri ormente son
benefi ci adas con l a respecti va noti fi cacin
de resoluci n.
Al calde, Jefe de
Ofi ci na de Desarroll o
Soci al y Auxi liar
Admini strati vo
Planil la de Pagos
de benefi ciarios
del Programa
ADULTO MAYOR
(PPSAM)

4 REALIZACION DE
ACTIVIDADES
La ofi ci na de Desarroll o Soci al en coordinacin
con el auxili ar admini strati vo real i za acti vidades
l di cas y recreati vas a l os benefi ciarios del
programa con el fi n de garanti zar
La sati sfacci n de l a comuni dad se ve reflej ada
en el trabaj o programado por la Ofi ci na del
Programa ADULTO MAYOR (PPSAM) desde el
punto de vi sta de l a efi cienci a comparando l o
planeado frente a l o ej ecutado de acuerdo con
el pl an de accin anual .

Al calde, Jefe de
Ofi ci na de Desarroll o
Soci al y Auxi liar
Admini strati vo
encargado del
programa Adul to
Mayor

Formato de
Eval uacin de
acti vidades
propuestas por el
Programa.


Nombre

Almacenami ento

Protecci n

Recuperacin

Retencin
Archivo
Gestion

Di sposi ci
n
Responsa
bl e
Lugar y
Forma de
Archivo
Li stado de
Benefi ciarios
Aux. Adm
Carpeta
Legaj adad
or
Archivador
Admini stra
ti vo
Acta Aux. Adm
Carpeta
Legaj adad
or
Archivador
Admini stra
ti vo
Resol uci n Aux. Adm
Planil la de Pagos
de benefi ci ari os
Aux. Adm
Carpeta
Legaj adad
or
Archivador
Admini stra
ti vo

Ley 797/03, la Ley 100 de 1993, decreto 569/04 y modificado por el decreto 4112/04
y el Conpes Social 70 de Mayo 28/03, y los Conpes complementarios 78 de Mayo
3/04 y el 082 de Septiembre 6/04
Proyect ado VICTORIA E. CORRALES CARGO: AUXI LIAR ADMINISTRATIVO FIRMA
SOCIAL
FIRMA


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14.5. APOYO PROGRAMA OPERACION PROLONGADA DE SOCORRO Y
RECUPERACION

- OBJETIVO
Facilitar el desarrollo de la Operacin Prolongada de Socorro y Recuperacin,
mediante la cual se brinda asistencia alimentaria a personas en situacin de
desplazamiento y a otros grupos con altos ndices de inseguridad alimentaria
afectados por la violencia en Colombia, en el marco del Convenio ICBF, Programa
Mundial de Alimentos- PMA y Departamento de Prosperidad Social.

- ALCANCE
Inicia desde la seleccin de beneficiarios hasta la distribucin de la ayuda
alimentaria la poblacin objeto de atencin

Coejecutores: Son aquellas organizaciones que focalizan a los beneficiarios,
distribuyen la ayuda alimentaria, la complementan y desarrollan acciones que
apuntan al cumplimiento de los objetivos.
Enlace: Profesional que tiene la responsabilidad de monitorear la ejecucin de la
OPSR de acuerdo al Manual de procedimientos, la comunicacin con los
Coejecutores y el reporte de la informacin.
SIO: Sistema de Informacin de la OPSR, administrado por el PMA, registra la
informacin relacionada con la ejecucin de la Operacin.

- RESPONSABLE
Desarrollo Social mediante el JEFE DE OFICINA DESARROLLO SOCIAL y el
Auxiliar Administrativo encargado del programa.


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- DESCRIPCION

1.IDENTIFICAR LAS
NECESIDADES DE
INICIO
1- Se i denti fi can las necesi dades desde l a
caracteri zaci n para l a selecci n de los
benefi ci arios con l a apli caci n de l a encuesta de
seguri dad al imentari a que bri nda la OPSR.
Jefe ofi ci na de
Auxi liar
Admini strati vo
encargado del
programa Soci os
Implementadores
DPS- ICBF PMA
Encuestas
apl i cadas,
tabuladas y envi
de i nformaci n a
l os soci os
i mpl ementadores

2-SELECCIN
BENEFICIARIOS

La seleccin de los benefi ciarios se reali zada en
conj unto con l os presi dentes de Juntas de
Accin Comunal de l as veredas priori zadas de
l a zona rural montaosa, previ o cumplimiento
de apli caci n de encuesta de seguri dad
alimentari a
Jefe ofi ci na de
Auxi liar
Admini strati vo
encargado del
programa DPS
ICBF - PMA
Benefi ciarios
censados y
aprobados por l a
OPSR

3.PLANEAR
ACTIVIDADES

2- Apoyar. Coordi nar y programar acti vidades
en caminadas a reci bi r, almacenar y luego
hacer l a posteri or entrega a l os benefi ciaros de
l os al imentos y/o i nsumos

Coordi nar acti vi dades encaminadas a
capaci taci ones y oportuni dades l aborales
comuni tari as, para l a posterior entrega de
alimentos
Jefe ofi ci na de
Jefe Ofi cina
Desarrol l o
Agropecuario,
Auxi liar
Admini strati vo
encargado del
programa ICBF
DPS y PMA
Benefi ciarios
censados y
aprobados por l a
OPSR

4-PROCESOS PARA
ENTREGA

Reali zar l a respecti va l abores de di sponibili dad,
estudio previ o, y todo lo concerniente para l a
contrataci n de transporte para el traslado de l os
alimentos hasta l a zona rural montaosa

Los alimentos se entregan a los benefi ciarios en
l os puntos de entrega desi gnados por el
programa cada benefi ci ari o fi rma las pl ani llas de
entrega.
Jefe ofi ci na de
Auxi liar
Admini strati vo
encargado del
programa Ofi cina
de Contrataci n,
Ofi ci na de
Secretari a
Fi nanci era Al cal de
Muni cipal
Planil las de
entrega


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Nombre

Almacenamiento

Proteccin

Recupera
cin

Retencin
Archivo
Gestion

Disposici
n Responsable
Lugar y
Forma de
Archivo
encuesta de
seguri dad
alimentari a
Aux. Adm
Carpeta
Legaj adador
Archivador
Admini strati
vo
Li stado de
Benefi ciarios
Aux. Adm
Carpeta
Legaj adador
Archivador
Admini strati
vo
Planil la de
entregas
Aux. Adm
Carpeta
Legaj adador
Archivador
Admini strati
vo


Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Ley 1448 de 2011 El Congreso de La
Repbli ca
Ley de Vctimas y Resti tucin de
Ti erras

Proyect ado VICTORIA E. CORRALES CARGO: AUXI LIAR ADMINISTRATIVO FIRMA
SOCIAL
FIRMA


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PROCESOS
DE APOYO


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PROCEDIMIENTOS DE
INFORMACION Y
COMUNICACIN
PBLICA


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15. PROCEDIMIENTOS DE INFORMACION Y
COMUNICACIN PBLICA

15.1. MANEJO DE COMUNICACIN PBLICA

- OBJETIVO
Propiciar espacios de comunicacin que favorezcan el flujo de informacin entre los
funcionarios y el pblico, de manera que el mensaje se reciba correctamente a
travs de los medios de comunicacin dispuestos para tal fin

- ALCANCE
Aplica para todos los procesos de la Entidad, e inicia desde la generacin de los
informes de resultados hasta la comunicacin interna y externa.

- RESPONSABLE
El responsable de este procedimiento es la Secretaria General y apoyada en el
personal contratado para el tema de comunicaciones

MEDIOS DE COMUNICACIN: Empresa dedicada a la transmisin de informacin a
travs de la prensa, radio y televisin

MONITOREAR: Escuchar una emisora o ver un noticiero de televisin para
determinar noticias de inters para el Alcalde Municipal y cuerpo de Directivos

BOLETN DE PRENSA: Documento mnimo de una cuartilla (1 pgina) que contiene
informacin sobre los logros de los programas y proyectos de la Alcalda Municipal
para informar a la comunidad y la opinin pblica.

COMUNICADO DE PRENSA: Pronunciamiento oficial exclusivamente de la entidad
acerca de un hecho, tema o resultados de los procesos que realice la entidad


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Todo boletn o comunicacin externa debe contar con el visto bueno del Alcalde
Municipal o del Secretario General segn corresponda.

- DESCRIPCION
Identi fi caci n de
l a Informacin
El equi po de comuni caci ones deben Identi fi car
mensualmente por cada dependenci a la
agenda o programacin del Al calde, de los
Secretari os o Jefes de rea, l os eventos y
acti vi dades que se generen a parti r de cada uno
de l os planes, programas y proyectos
Al calde, Secretari os
de Despacho, Jefes
de Ofi cina.

Contrati stas Equipo
de Comuni caci ones
Correos
electrni cos
y/o ofi ci os en
fsi co.
Recolecci n de
Informaci n
Asi sti r a l os eventos programados, de l os cuales
se genera l a informacin de inters para ser
di vulgada.
Hacer resumen de toda l a informaci n generada
en el evento. (Puede soli ci tar resumen al
exposi tor a fi n de dar a conocer al pbli co de
i nters). Generar regi stro audi ovi sual.

de comuni caciones
Regi stro
audiovi sual
(CD)
Cl asi fi caci n y
Anli si s de la
Informaci n
Cl asi fi car l a Informaci n para el pbli co al
cual ser di rigida, si es de orden naci onal ,
regional, l ocal o i nterna.
Eval uar l a i mportanci a, enfoque y el tratami ento
de los temas de acuerdo a l os programas del
Plan de Desarrol lo
de Comuni caci ones

Di seo Di sear y elaborar el bol etn de prensa y dems
formas de di fusi n utili zadas por las
Admini straci n Muni ci pal.
El comuni cado debe ser el aborado de acuerdo
con l os lineami entos del Pl an Estratgi co de
Comuni caci ones
de Comuni caci ones
Proyecto de
Bol etn,
folleto, etc
Aprobaci n Revi sar y Aprobar los productos generados para
l a di vulgaci n de l a informaci n noti ci osa
veri fi cando la cali dad y la veraci dad de la
i nformacin.
De acuerdo con l a trascendencia de la
i nformacin esta acti vi dad estar a cargo del
Secretari o(a) General o del Al cal de Muni cipal

Secretari o (a)
General
Al calde Muni ci pal
Vi sto Bueno
Publi caci n en
Pagi na web
El equipo de Prensa con el Vi sto Bueno remi ti r
el documento respecti vo al admi ni strador de la
pagina web para su publi caci n (nota ver
procedimi ento 15.2.)
Equi po de
Comuni caci ones
Tecni co Operati vo
Si stemas
Bol eti n de
prensa
Envo de El comuni cado se envi ar a las bases de datos Equi po de Bol eti n de


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Comuni cados de
prensa
de medi os de comuni caci n de Regi onal :prensa,
televi si n, radi o, correos electrni cos, redes
soci ales propi as segn corresponda.
Comuni caci ones

prensa
Monitoreo de
Medios
Monitorear l a i nformaci n publi cada en l os
medios de comuni cacin, anal i za y remi te l a
i nformacin rel evante a l a Al calde(sa) Muni ci pal
y dems Di recti vos
Equi po de
Comuni caci ones
secretari os de
despacho,
Correos
electrni cos
y/o ofi ci os en
fsi co.
Almacenami entos
i nformacin
Las memorias de l as i nformaci ones emanadas
debern ser guardadas, como las publ i caci ones
de los medi os contratados, adems de los
archi vos guardados en l a pgi na web
equipo
comuni caci ones,
Tecni co Operati vo
si stemas
CD


Nombre

Almacenamiento

Proteccin

Recuperaci
n

Retencin
Archivo
Gestion

Disposici
n Responsable
Lugar y
Forma de
Archivo
Correo
electroni cos
Tecni co
Operati vo/equipo
comuncaci ones
Ofi cina
si stemas/m
agneti co
Carpeta
Legaj adador
Clave de
acceso
Correo
contactenos
Permanente
Boletin de
Prensa
Computador
/Di sco
D/Publicacio
nes paginas
Permanente

Publi caciones

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que
lo expide
Descripcin
Ley 962 de 2005

Congreso de l a
Republi ca
Por medio de la cual se di ctan di sposi ciones
sobre la racionali zacin de trmi tes y
procedimientos admini strativos, y la oferta a
travs de medios electrni cos de informacin
y servi ci os relacionados
Ley 1474 de 2011

Congreso de l a
Republi ca
Por la cual se di ctan normas orientadas a
fortalecer los mecani smos de prevenci n,
investigaci n y sanci n de actos de
corrupcin y la efectivi dad del control de l a
gestin pbli ca,

Proyect ado CLAUDIA LORENA TEJADA CARGO: PROFESIONAL UNIVERSIT FIRMA
Aprobado por ESMERALDA AZOS OSSA CARGO: SECRETARIA GENERAL FIRMA


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15.2. ADMINISTRACIN DE PGINA WEB DE LA ENTIDAD

- OBJETIVO:
Administrar y operar la pagina web de la Alcalda Municipal dando cumplimiento a la
estrategia de gobierno en lnea.

- ALCANCE:
Proporcionarles a los ciudadanos un acceso fcil y oportuno a la informacin y
servicios provistos por la Alcalda Municipal.

- RESPONSABLE
Funcionarios que requieren publicacin de informacin y Tecnico Operativo del rea
de sistemas que administra la pagina.

BOLETINES DE PRENSA: Es una comunicacin escrita dirigida a los medios de
comunicacin con el propsito de anunciar algo de inters periodstico.

INFORMACIN INSTITUCIONAL: Contenidos de una dependencia o entidad que
sirven de apoyo en los procesos de decisin y en la determinacin de objetivos,
ejecucin, control y evaluacin de resultados de los programas institucionales.

NAVEGADOR WEB: Es una aplicacin de software o programa diseado para
permitir a los usuarios acceder, visualizar documentos, videos, fotos y otros recursos
en internet.

PUBLICACIONES: Comunicacin de las diferentes reas o temas para que sea
conocida por los interesados.
USUARIO AUTOR. Persona que digita la informacin que ser publicada en la
pgina de Internet del Municipio y responsable de lo que publica.


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USUARIO EDITOR. Persona responsable de la seguridad, calidad y veracidad de la
informacin que queda publicada en la pgina de Internet del municipio.
CONTACTO CON LA ENTIDAD: Se refiere al trato que se establece entre dos o ms
personas u organizaciones y, puede ser fsico o virtual.
PAGINA WEB: Una pgina web es un documento o informacin electrnica
adaptada para que pueda ser visualizada mediante un navegador de internet. Un
sitio web est compuesto principalmente por informacin, texto, mdulos multimedia
y enlaces a otros sitios o documentos; todo lo anterior presentado con un estilo para
especificar cmo debe visualizarse, tambin pude contener aplicacin informticas
para as hacerla interactiva, El contenido de la pgina puede ser esttico o dinmico.

Administracin y manejo de la herramienta bajo un esquema de autor-editor
La informacin suministradas por los diferentes funcionarios debe ser aprobada
por el jefe de la dependencia.
Cambiar trimestralmente las claves de los usuarios que gestionan la pagina web.
La oficina de Control interno administra las publicaciones del enlace Nuestro
Control Interno de la pagina web de la entidad con usuario Autor

- DESCRIPCIN
Revi si on y ajuste Revi sar diariamente cada uno de l os tems de la
pgina web de l a enti dad verifi cando que la
i nformacin encontrada en ell a sea l a correcta y
actuali zada para as mi smo cumpl i r con l as fases de
l a estrategia de gobi erno en l nea.
Tcni co
operati vo
si stemas
NA
Sol i ci tud de
Publi caci n

El equipo de Comuni caci ones, jefes de ofi ci na,
secretari os de despacho soli ci tan y remi ten
i nformacin por medi o del correo electrni co
i nsti tuci onal o en forma fsi ca para su publi cacin.

Si la informaci n es un boletn de prensa este
deber contar con el vi sto bueno de l a Secretaria
General.

En el caso de Contratacin, la ofi cina de j urdi ca
bri nda medi ante correo electrni co remi te contratos
fi rmados para ser publi cados en el portal ni co de
contrataci n a travs del enl ace de l a pgina de la
enti dad por medi o del tem Contratos PUC
Secretari os de
despacho,
Jefes de Ofi cina

Equi po de
comuni caci ones
Correos
electrni cos
Reci bi r Reci bi r las comuni caci ones (Noti cias, eventos, Tcni co Correo


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Pgi na 360


i nformacin para
publi cacin de las
di ferentes
dependencias.
Planes, normati vi dad, entre otros), que se deben de
publi car en l a pgi na web para i nformar a la
ci udadana.
Operati vo de
Si stemas
electrni co
Publi car los
contratos
generados en la
pgina web de la
enti dad
Posteri ormente en la pagi na www.mi randa-
cauca.gov.co/apc-aa/admin con el usuari o Editor se
i ngresa y se carga la i nformacin remi ti da.
Se reali za aprobaci n y se publi ca en l a pagi na
web.
Tecni co
operati vo

Funci onarios
con usuari o
Autor
Pagi na web
Almacenar Se almacenara en el rea de si stemas en el di sco
duro en un lugar adecuado
Tcni co
Operati vo de
Si stemas
Carpeta en
Computador

Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y
Forma de
Archi vo
Correo
el ectrni co
Tec operat
Ofi c.
Si stemas/ma
gnetico
Clave
Correo
el ectrni co
indefinido
Archivos
remi ti dos
Tec operat
Ofi c.
Si stemas/ma
gnetico
Clave
Computador/Di s
coD/Publicacion
es paginas
Indefi nido

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Ley 962 de 2005
Congreso de la
Republi ca
Por medio de la cual se di ctan di sposi ci ones
sobre la raci onali zaci n de trmi tes y
procedimi entos admi ni strati vos, y l a oferta a
travs de medios el ectrni cos de informacin y
servi ci os relacionados
Ley 1474 de 2011
Congreso de la
Republi ca
Por l a cual se di ctan normas orientadas a
fortal ecer los mecani smos de prevenci n,
i nvesti gacin y sanci n de actos de corrupcin
y la efecti vi dad del control de l a gestin
pbli ca,

Proyect ado DIEGO JULI AN IMBACHI J CARGO: TECNICO OPERATIVO FIRMA


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PROCEDIMIENTOS DE
ADMINISTRACION


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16. PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACION

DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO

16.1. VINCULACION DE PERSONAL

- OBJETIVO
Satisfacer las necesidades en cuanto a la carencia de personal que se presentan en
las diferentes dependencias de la Administracin Municipal.

- ALCANCE
Vinculacin del personal a la planta global de personal de la Administracin
Municipal.
Empieza desde el momento en que el cargo se encuentra en vacancia hasta la
Induccin del nuevo empleado al cargo.

- RESPONSABLE
Secretario General y Auxiliar Administrativo de la Secretaria General.

VINCULACIN: Accin y efecto de vincular (atar algo en otra cosa, perpetuar algo,
someter el comportamiento de alguien al de otra persona, sujetar, asegurar).
PROVISIONALIDAD: El cargo es de carrera y no sea previsto por una persona que
haya pasado las diferentes pruebas para ser nombrado por carrera administrativa,
previa autorizacin de la CNSC.


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PERIODO DE PRUEBA: Es cuando ha sido apto por la CNSC, para ocupar un cargo
de Carrera administrativa.

Las que dicte la CNSC y el DAFP Directrices de la entidad. Darle cumplimiento a la
ley 489 de 1998. En obligatoriedad para el Alcalde antes de la posesin, nivel
directivo y jefes de rea en un plazo de 120 das siguientes a su posesin. Revisar
que se cumpla con los requisitos inherentes al cargo.

- DESCRIPCION
1. Exi stenci a de
vacantes
Se determi na por parte de l a Secretari a
General de la exi stenci a de la vacante al
cargo para el cual se va a reali zar l a
vi nculaci n.
Secretari a
General

2. Reportar de
vacantes
Reportar a la CNSC l a vacante para surti r
el proceso de seleccin para que emi tan l a
autori zacin.
Secretari a
General
Ofi ci o
3. Recepci n de
l as hojas de vi da
Se reci ben l as hoj as de vida de l as
personas que cumplen con los requi si tos
del cargo.
Secretari a
General
Base de datos
4. Sel ecci n de
personal
Se reali za la sel ecci n de l a persona que
va a ocupar l a vacante.
Despacho del
Al calde,
Secretari a
General

5. Sol i ci tud de
documentos
Se soli citan los documentos respecti vos
para hacer la vi nculaci n laboral .
Secretari a
General
Documentos
6. Acto
Admini strati vo
Se elabora el acto admi ni strati vo por el
cual se hace el nombrami ento.
Al calde
Secretari a
General
Decreto de
nombrami ento
7. Noti fi cacin
Se reali za personalmente la noti fi cacin
del decreto de nombramiento.
Secretaria
General
Noti fi cacin
8. Aceptaci n del
cargo
Se emi te el acta de posesi n al despacho
del Al calde para reali zar la respecti va
aceptaci n del cargo.
Al calde y
posesi onado
Acta de
posesi n


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9. Manual de
funci ones
Se hace entrega al nuevo funcionari o el
manual de funci ones de su cargo.
Secretari a
General
Ofi ci o
10. Afili acin
Se reali za l as respecti vas afi liaciones al
SSSI:
- Enti dad Promotora de Salud.
- Admini stradora del Fondo de
Pensi ones.
- Admini stradora de Ri esgos
Profesi onal es.
Adems se real i za l a afil iaci n a la Caj a de
Compensacin y a la Admini stradora de
Cesantas.
Secretari a
General
Formatos
11. Tramite
Reali zar las gesti ones para l a apertura de
cuenta de nomi na.
Secretari a
General -
Funci onario
Ofi ci o
12. Apertura Hi stori a
Laboral
Se ini cia la apertura de l a hi storia laboral
en cumplimiento al a l ey 594 de 2000 y
ci rcul ar 004 de 2003, del Archi vo General
de l a Naci n e Ingreso a nomina.
Secretari a
General
Carpeta
13. Proceso de
Induccin
Presentar a l a persona ante el funcionari o
qui en va a ser el j efe i nmediato, a l os
dems compaeros y dar a conocer todo
l o rel aci onado con la induccin
(Resol ucin N 0149 del 04 de enero de
2013).
Secretari a
General

Nombre
Almacenamiento
Proteccin
Recuperaci
n
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y Forma
de Archivo
Hi storia
Laboral
Secretaria
General
Lugar:
Archivador.

Forma: En
carpetas tamao
ofi cio pestaa
hori zontal
organi zadas
al fabticamente.
Archivador en
madera.
90 aos
Conservaci
n total
Decretos
Secretaria
General
Lugar:
Archivador.

Forma: En
carpetas tamao
Archivador en
madera
50 aos
Conservaci
n total


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ofi cio pestaa
hori zontal
organi zadas
al fabticamente.
Resol uci o
nes
Secretaria
General
Lugar:
Archivador.

Forma: Carpetas
tamao ofi ci o
pestaa
hori zontal
organi zadas
al fabticamente.
Archivador en
madera
50 aos
Conservaci
n total


externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Consti tucin Polti ca
1991
Asamblea
constitucional
El inci so segundo del artculo 122 seala que Ningn
servidor pbli co entrar a ejercer su cargo sin prestar
juramento de cumpli r y defender la Consti tucin y
desempear los deberes que le incumben.
Decreto 1950 Septiembre 24
de 1973
Presidenci a de
la Repbli ca
En su artculo 46, establece frente a la
posesi n del empleado que una vez comuni cado y
aceptado el nombrami ento, la persona designada
deber tomar posesin dentro de l os diez (10) das
si guientes a la fecha de aceptacin, trmino que podr
prorrogarse si el desi gnado no residiere en el l ugar del
empleo, o por causa j usti fi cada a jui cio de la autoridad
nominadora. Esta prrroga no podr exceder de
noventa (90) das y deber constar por escri to.
Decreto 1227 Abril 21 de
2005
Presidenci a de
la Repbli ca
Por el cual se regl amenta parci almente la Ley 909 de
2004 y el Decreto -l ey 1567 de 1998.
Ley 909 Septiembre 23
de 2004
Congreso de
Col ombia
Por l a cual se expiden normas que regulan el empl eo
pbli co, la carrera admini strati va, gerencia pblica y se
di ctan otras di sposi ciones.

Elabor ado y
Aprobado por
ESMERALDA AZOS OSSA CARGO: SECRETARIA GENERAL FIRMA


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16.2. EVALUACION DE DESEMPEO

- OBJETIVO
Realizar la evaluacin del desempeo a cada uno de los funcionarios de carrera
administrativa.

- ALCANCE
Va desde la fijacin de los compromisos por parte de los funcionarios con el
respectivo responsable de la evaluacin (jefe inmediato) hasta la evaluacin final
realizada por el jefe inmediato del funcionario de carrera administrativa.

- RESPONSABLE
Los jefes inmediatos de cada uno de los funcionarios que estn en carrera
administrativa y secretario de despacho de la secretaria general.

EVALUACIN: La evaluacin es la determinacin sistemtica del mrito, el valor y el
significado de algo o alguien en funcin de unos criterios respecto a un conjunto de
normas.
DESEMPEO: Concepto integrador del conjunto de comportamientos y resultados
obtenidos por un colaborador en un determinado perodo. El desempeo de una
persona se conforma por la sumatoria de conocimientos (integrados por
conocimientos aprendidos tanto a travs de estudios formales como informales), la
experiencia prctica, y las competencias.
EVALUACIN DE DESEMPEO: Es un instrumento que permite determinar los
logros institucionales alcanzados mediante la gestin del servidor pblico e
identificar las reas potenciales de ste en el cumplimiento de unas funciones y
objetivos precisos


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Aplicacin del procedimiento establecido en el Manual de Evaluacin de
desempeo. Resolucin 2591 de Agosto 25 de 2010.

- DESCRIPCION
1. Revi si n
normati vidad
Revi sar l a normati vidad para saber cules son
l as modifi caci ones que se deben hacer a l a
eval uacin del desempeo, de acuerdo a l as
di rectri ces de l a Comi si n Nacional del
Servi ci o Ci vil .
Secretari a
General

2. Anli si s de
funci ones

Anali zar l as funci ones que ej ecutan l os
funci onari os de carrera en el cargo para
establecer los compromi sos a al canzar en
cada unidad con su respecti va dimensin
(canti dades, cal idades, grados) segn l a
naturaleza del resul tado.
Secretari a
General

3. Defini cin de
cri teri os

Defini r medi ante entrevi sta entre funci onario y
j efe i nmedi ato l os cri terios de desempeo
l aboral , el cmo y el qu se espera del
desempeo del empleado que es el obj eto de
eval uacin.
Jefes Inmediato
de cada
Secretari a y/u
Ofi ci na
Formato
CNSC
4. Evidencias de
desempeo

Defini r l as evi denci as del desempeo l aboral
requeri das como pruebas i nconvertibl es del
desempeo competente del empleado en
rel acin con su trabajo, parmetros y
compromi sos.
Jefes Inmediato
de cada
Secretari a y/u
Ofi ci na
Formato
CNSC
5. Fi rma el
compromi so
Se fi rma el compromi so sobre el cargo de
carrera admi ni strati va y todo el conteni do que
este enmarca.
Jefes Inmediato
de cada
Secretari a y/u
Ofi ci na
Formato
CNSC
6. Eval uacin de
desempeo

Reali zar la evaluaci n del desempeo a cada
uno de l os funci onari os de carrera. Apl i cando
el procedimi ento estableci do en el Manual de
Eval uacin de desempeo Resoluci n 2591
de Agosto 25 de 2010.
Jefes Inmediato
de cada
Secretari a y/u
Ofi ci na
Resul tado de
pruebas


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7. Reci bi r
eval uaciones
Reci bi r de los j efes de cada dependencia y/u
ofi cina las respecti vas eval uaciones de todos
l os funcionarios de carrera.
Jefes Inmediato
de cada
Secretari a y/u
Ofi ci na
Carpetas con
l os formatos
de l a CNSC y
evidencias
8. Revi si n de
eval uaciones
Revi sar l as eval uaciones de todos l os
funci onari os de carrera, una vez el j efe
i nmedi ato las haya entregado. (revi sa fechas,
cargo, nombre del funcionario, periodo)
Secretari a
General
Vi sto bueno en
l os formatos
de l a CNSC
9. Eval uaciones
espontneas
Cuando hay cambi o de cargo, de jefe o
rotaci n por parte del funci onari o, se reali za
una eval uacin extempornea, periodo de
prueba.
Jefes Inmediato
de cada
Secretari a y/u
Ofi ci na
Formato
CNSC
10. Buen
dili genci ami ento
de eval uaciones
La eval uacin est bien dil igenciada y
cumple con l os parmetros establ eci dos por l a
Comi si n Nacional del Servi ci o Ci vil? SI
conti ne acti vi dad No.12. NO pase a l a
acti vidad No. 11.
Secretari a
General
Formato
CNSC
11. Devol ver
al respecti vo
j efe de rea o
funci onari o.
Se le devuel ve la respecti va eval uacin de
desempeo al Jefe inmediato.
Secretari a
General
Ofi ci o
adj untando l a
carpeta con
l os formatos
de l a CNSC y
observaciones
12.Archi vo
hi storial
Se archi va l a respecti va evaluaci n en l a
hi storia l aboral de cada funci onario.
Secretari a
General

13. La
cali fi cacin es
baj a?
SI pasa a l a acti vi dad No.14.
NO contine acti vi dad No.15.
Secretari a
General
Formato
CNSC
14.Envo de
cali fi caciones
Se enva a la Al cal de y a l a comi si n de
personal . Si la cali fi cacin es baj a, tiene un
trmi no para i nterponer recursos de acuerdo a
l o di spuesto en la resol uci n 493 de 2010
Manual de Evaluaci n de desempeo.
Secretaria
General

15. Archi vo de
eval uacion
es
Archi var las evaluaci ones en cada una de l as
carpetas de l os funcionari os.
Secretari a
General
Hi stori a
Laboral


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Nombre
Almacenamiento
Protecci
n
Recuperac
in
Retenci
n
Archivo
Gestion
Disposici
n
Responsable
Lugar y Forma
de Archivo
Hi storia
Laboral
Secretaria
General
Lugar:
Archivador.

Forma: En
carpetas tamao
ofi cio pestaa
hori zontal
organi zadas
al fabticamente.
Archivad
or en
madera.
90 aos
Conserva
cin total

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Acuerdo N 00176 Septiembre
11 de 2012
Comi si n Naci onal
del Servi ci o Ci vil
Por el cual se modi fi ca
parcial mente el Acuerdo N 137
del 14 de enero de 2010 y se
Resol uci n 2591 Agosto 25
de 21010
Comi si n Naci onal
Por el cual se adopta el Manual de
Inspeccin, Vigi lancia y Control
sobre Eval uaci n del Desempeo
Laboral de l os empl eados de
Carrera y en Peri odo de Prueba.
Manual de Inspecci n,
Vigilanci a y Control
sobre Eval uacin del
Desempeo Laboral
de l os empl eados de
Carrera y en Peri odo
de Prueba.
Se aprob
en sesi n el
19 de agosto
de 2010
Comi si n Naci onal

Acuerdo N 138
Enero 14 de
2010
Comi si n Naci onal
Por el cual se establ ecen l os
cri teri os tcni cos y l egal es que
fundamentan el si stema de
eval uacin de desempeo l aboral
de l os empl eados de carrera y en
periodo de prueba y se
determi nan l os el ementos
mnimos para el desarroll o del
si stema de eval uacin de
desempeo l aboral propi os.


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Acuerdo N 137
Enero 14 de
2010
Comi si n Naci onal
Por el cual se establece el si stema
ti po de evaluaci n del desempeo
l aboral de l os servi dores de
carrera admi ni strati va y en peri odo
de prueba.
Acuerdo N 116
Octubre 01
de 2009
Comi si n Naci onal
Por el cual se modi fi ca y adi ci ona
el Artcul o 22 del Acuerdo N 18
de 2008 y por el cual se adi ci ona
el Acurdo N 27 de 2008.
Acuerdo N 027
Di ciembre
18 de 2008
Comi si n Naci onal
Por el cual se preci sa l a
eval uacin sobresali ente en el
si stema ti po de eval uaci n del
desempeo laboral y se adopto un
i nstructi vo.
Acuerdo N 18
Enero 22 de
2008
Comi si n Naci onal
Por el cual se establece el si stema
ti po de evaluaci n del desempeo
l aboral de los empl eados de
carrera admi ni strati va y en peri odo
de prueba.

Elabor ado y
Aprobado por


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16.3. DESVINCULACION DE PERSONAL

- OBJETIVO
Estandarizar y controlar administrativamente la terminacin de la relacin laboral
ajustando el procedimiento a la Ley vigente, facilitando a los funcionarios de la
Administracin Municipal la comprensin y ajuste al proceso de desvinculacin.

- ALCANCE
Aplica para todos los funcionarios de la Administracin Municipal.
Empieza desde el momento que se notifica el Decreto por insubsistencia o
aceptacin de renuncia hasta el pago de la liquidacin de las prestaciones sociales.

- RESPONSABLE
Secretario (a) General y Auxiliar Administrativo de la Secretaria General, Alcalde,
Secretaria Financiera, Oficina Jurdica y Funcionario.

DESVINCULACIN: Anulacin de una relacin o vinculo que se tena con alguien o
algo.
PERSONAL: Es un adjetivo que se refiere a aquello perteneciente a la persona o
aquello que es propio de ella.
LIQUIDACIN: Dinero que una empresa paga a un trabajador cuando deja de
prestarle sus servicios.
DESVINCULACIN PERSONAL: Es la terminacin de la relacin laboral entre el
empleador y trabajador, implica la disolucin del vnculo laboral, es decir el cese
definitivo de las obligaciones del empleador y del trabajador.
La extincin de la relacin laboral pone fin a la obligacin del trabajador de prestar


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sus servicios al empleador y consiguientemente la de este, de entregar una
contraprestacin al trabajador.
PRESTACIN SOCIAL: Son beneficios legales que el empleador debe pagar a sus
trabajadores adicionalmente al salario ordinario, para atender necesidades o cubrir
riesgos originados durante el desarrollo de su actividad laboral.

En el proceso de desvinculacin voluntaria debe existir la carta de renuncia
voluntaria firmada por el funcionario, con recibido por parte del jefe inmediato, visto
de aceptacin del Alcalde, y luego es entregada a la Secretaria General.

En el proceso de desvinculacin por insubsistencia debe existir un decreto firmado
por el Alcalde, con revisin del jefe de la oficina jurdica. Posteriormente, mediante
oficio se hace una notificacin personal firmado por el Secretario de la Secretaria
General y el funcionario que se est desvinculando.

Para efectos de pago de las prestaciones sociales, el funcionario debe hacer entrega
al almacn de las A22 (Expedicin de paz y salvos) del cual es responsable y hacer
un acta de entrega del puesto firmada por l y su jefe inmediato a la Secretaria
General, adems del inventario de gestin documental a su cargo. Los secretarios
de despacho y jefes de dependencia debern entregar al alcalde Acta de Informe de
Gestin de conformidad con la ley Ley 951 de 2005 y Resolucin orgnica 5674.

Para el pago de la liquidacin de las prestaciones sociales, se hace una resolucin
teniendo previo liquidacin realizada por el contador de la Administracin Municipal,
despus de revisada por el Secretario General se enva la documentacin
respectiva a la Secretaria Financiera para que hagan efectivo el pago.

- DESCRIPCION
1. Reci bido de
ofi cio (En
caso de
renuncia)
Se recibe ofi ci o del funci onari o que presenta l a
renuncia, previamente radi cado en el l ibro que
se ti ene para la correspondencia i nterna, se
trasl ada para el despacho del Al calde, para su
previa aceptaci n.
Funci onario
Secretari a General
Ofi ci o


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2. Elaboracin
del Acto
Admini strati vo
La Auxili ar Admini strati vo o el Secretari o de
despacho de l a Secretaria General el aboran el
acto admini strati vo donde se acepta la renunci a
y/o se declara i nsubsi stente.
Secretari a General Decreto
3. Revi si n y
fi rma
El Jefe de l a ofi ci na j urdi ca revi sa y da su
concepto favorabl e o desfavorabl e.
Si es favorabl e le da el vi sto bueno y pasa para
l a fi rma del Al cal de.
Si es desfavorable, recomi enda l os ajustes que
haya que hacerl e, l uego de reali zar los ajustes
se procede al vi sto bueno del jefe j urdi co y
pasa para l a fi rma del Al calde.
Ofi ci na Jurdi ca
Secretari a General
Decreto
4. Noti fi cacin
Mediante ofi cio de notifi caci n personal se
noti fi ca el Decreto por el cual se acepta l a
renuncia y/o se decl ara i nsubsi stente
Secretari a General
Acta de
noti fi cacin
5. Expedi cin de
Paz y sal vos
Se trami ta l a expedi ci n de paz y sal vos
respecti vos.
Almacn Formato
6. Acta de
entrega del
puesto l aboral
Se soli ci ta al funcionari o y al jefe inmedi ato de
l que dil igenci en l a acta, para proceder al a l a
li quidaci n.
Jefe inmedi ato y
funci onari o
Formato
7. Liqui daci n
prestaci ones
soci ales
Se procede a efectuar l a li quidaci n de l as
prestaci ones soci al es a que haya lugar, se
elabora l a resol uci n y se pasa para la fi rma del
Al calde.
Contador
Secretari a General
- Al calde
Formato y
Resol uci n
8. Tramite pago
Luego de fi rmada la Resolucin, se enva copi a
a l a Secretaria Financiera para que real i cen l os
respecti vas gesti ones para el pago de l a
li quidaci n.
Secretari a General
Secretari a
Fi nanci era
Resol uci n
Regi stro
presupuestal
Orden de
pago
9. Noti fi cacin
Se noti fi ca la Resoluci n de l iqui daci n.

Secretari a General Acta


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Nombre
Almacenamiento
Proteccin
Recupera
cin
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y Forma
de Archivo
Hi storia
Laboral
Secretaria
General
Lugar:
Archivador.
Forma: En
carpetas tamao
ofi cio pestaa
hori zontal
organi zadas
al fabticamente.
Archivador
en
madera.
90 aos
Conservaci
n total
Decretos
Secretaria
General
Lugar:
Archivador.
Forma: En
carpetas tamao
ofi cio pestaa
hori zontal
organi zadas
al fabticamente.
Archivador
en madera
50 aos
Conservaci
n total
Resol uci ones
Secretaria
General
Lugar:
Archivador.
Forma: En
carpetas tamao
ofi cio pestaa
hori zontal
organi zadas
al fabticamente.
Archivador
en madera
50 aos
Conservaci
n total

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Descripcin
LEY 909 DE 2004

septiembre
23

Congreso de la Republi ca
Por la cual se expiden normas que
regulan el empleo pbli co, la carrera
admini strativa, gerencia pbl ica y se
Cartill a de
admini stracin
pbli ca
Juni o 2009
Departamento Admi ni strati vo
de l a Funci n Pbli ca DAFP
Y Escuel a Superior
Admini stracin Pbli ca
Empleo, situaciones admini strativas,
jornada laboral y reti ro de empleados
del sector pbli co.

Elabor ado y
Aprobado por


MIRANDA
CODIGO
100-1.21-001-2013
ADOPCION
Decreto 084 de 2013

Pgi na 375


16.4. NMINA

- OBJETIVO
Disear y procesar toda la informacin necesaria sobre los recursos humanos, para
realizar los pagos y deducciones correspondientes al personal de la Administracin
Municipal; a fin de que sus percepciones y/o remuneraciones les sean pagadas
oportunamente, en tiempo y forma con base en la Ley.

- ALCANCE
Contempla desde el momento de la vinculacin, teniendo en cuenta las novedades
que se reportan durante el mes de cada empleado, los conceptos correspondientes
de prestaciones, as como los descuentos que tenga que hacer, para poder realizar
el clculo de nmina, reportarla a Secretaria Financiera para que realice el pago e
imprimirla.

- RESPONSABLE
Secretario General y Auxiliar Administrativo de la Secretaria General.

NMINA: Listado general de los trabajadores de una institucin en el cual se
asientan las percepciones brutas, deducciones y alcance neto de las misma; la
nmina es utilizada para efectuar los pagos peridicos (semanales, quincenales o
mensuales) a los trabajadores por concepto de sueldos y salarios.

SUELDO: Se refiere a la remuneracin regular asignada por el desempeo de un
cargo o servicio profesional.

PERIODO DE PAGO: Tiempo transcurrido para efectuar el pago de sueldos.

NMERO DE CUENTA BANCARIA: Es el nmero de cuenta cuyo titular es el
empleado y en la que se depositar el sueldo.


MIRANDA
CODIGO
100-1.21-001-2013
ADOPCION
Decreto 084 de 2013

Pgi na 376


TRANSFERENCIA ELECTRNICA: Movimiento que se realiza a travs de sistema
electrnico bancario para pagar el sueldo.

NOVEDADES: Vacaciones, incapacidades, permisos, cambios de turno, horas
extras, embargos judiciales, vinculacin y desvinculacin laboral, etc.

En el momento de la vinculacin se ingresa los datos del funcionario al sistema:
Nombre completo, cargo, salario, fecha de ingreso, seguridad social y parafiscales.
Ingreso de novedades por cada funcionario al sistema.
Verificacin de la prenomina.
Si la prenomina est bien liquidada se enva por el sistema y fsico a la Secretaria
Financiera rea de presupuesto

- DESCRIPCION
1. Ingreso de
i nformacin
En el mdulo de nmina del si stema V6 se
i ngresa la i nformacin perti nente del
funci onari o: Nombre compl eto, cargo,
sal ario, fecha de ingreso, seguri dad soci al y
parafi scal .
Auxi liar
admini strati vo de
l a Secretaria
General
Mdul o
nmina
2. Cl asi fi caci n
de
novedades
Se revi sa y se cl asi fi ca l as novedades por
funci onari o.
Auxi liar
admini strati vo de
l a Secretaria
General
Documentos
3. Novedades
Se i ngresan al si stema l as novedades que
se generaron durante el mes por parte del
funci onari o.
Auxi liar
admini strati vo de
l a Secretaria
General
Mdul o
nmina
4. Deducci on
es SSSI
Se reali zan l as deducciones de Ley a cada Auxi liar Mdul o


MIRANDA
CODIGO
100-1.21-001-2013
ADOPCION
Decreto 084 de 2013

Pgi na 377


funci onari o. admini strati vo de
l a Secretaria
General
nmina
5. Veri fi cacin
Se imprime l a prenmina y se revi sa que
este liqui dado acorde a las novedades y
deducci ones.
Secretari o de
despacho de l a
Secretari a
General
Documento
6. Correcci n
Se corri ge l os errores encontrados en la
prenomi na.
Auxi liar
admini strati vo de
l a Secretaria
General
Mdul o
nmina
7. Entrega de
nmina
Se enva por el si stema V6 y fsi camente a la
Secretari a Financi era rea de presupuesto
para que conti nue el procedi miento de pago
Auxi liar
admini strati vo de
l a Secretaria
General y
Profesi onal
Uni versi tari o de
l a Secretaria
Fi nanci era
Si stema V6
y
Documento
i mpreso
8. Archi vo
Se imprime l a nmi na final y se archi va en la
carpeta correspondi ente
Auxi liar
admini strati vo de
l a Secretaria
General
Documento

Nombre
Almacenamiento
Protecci
n
Recupe
racin
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y
Forma de
Archivo
Nmina
Secretaria
General
Lugar:
Archivador.

Forma: En
carpetas
tamao ofi cio
pestaa
hori zontal
organi zadas
al fabticamente
.
Archivador
en
madera.
90 aos
Conservacin
total


MIRANDA
CODIGO
100-1.21-001-2013
ADOPCION
Decreto 084 de 2013

Pgi na 378


Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Descripcin
Decreto N De acuerdo a la
Vi gencia
Gobierno Nacional
Por medi o del cual se fija el
incremento del salario mnimo
legal , para l os empleados
pbli cos de las entidades
terri toriales.
Acuerdo Munici pal
Juli o 2012
Honorable Concejo
Munici pal
Por medio del cual se determinan
las escalas de remuneracin
correspondientes a l os di stintos
ni veles de los empleos del nivel
central del Muni cipi o de Mi randa.
Ley 100 Di ciembre 23
1993
Congreso de la Repbli ca de
Col ombia
Por la cual se crea el si stema de
seguridad social integral y se
Cartill a Laboral Septiembre
2007
de l a Funci n Pbli ca -
DAFP
Rgimen salarial y prestacional
de los empl eados del sector
pbli co.

Elabor ado y
Aprobado por


MIRANDA
CODIGO
100-1.21-001-2013
ADOPCION
Decreto 084 de 2013

Pgi na 379


16.5. VACACIONES

- OBJETIVO
Realizar la liquidacin de las vacaciones para su posterior ejecucin conforme a la
ley.

- ALCANCE
Empieza desde el momento que son autorizadas hasta que se efecta el pago
conforme a lo establecido en la Ley.

- RESPONSABLE
Secretario General y Auxiliar Administrativo de la Secretaria General, Secretaria
Financiera y Alcalde.

VACACIONES: Es el descanso disfrutado que se le concede al funcionario por haber
cumplido un ao en la prestacin del servicio.

Autorizacin de las vacaciones por parte del jefe inmediato y Alcalde.
Comprobar el tiempo de las vacaciones revisando la historia laboral.
Tener a disposicin personal que va realizar las labores del funcionario va a estar en
vacaciones.
Liquidacin de las vacaciones conforme a la ley: 15 das hbiles, prima vacacional y
bonificacin por recreacin.


MIRANDA
CODIGO
100-1.21-001-2013
ADOPCION
Decreto 084 de 2013

Pgi na 380


- DESCRIPCION
1. Autori zacin
Las vacaciones pueden ser sol i citadas por el
funci onari o o la Secretaria General puede
empezar hacer la gestin admini strati va para
conceder las vacaci ones, en ambos casos
deben estar autori zadas por el Al calde.
Funci onario
o
Secretaria
General
Ofi ci o
2. Veri fi cacin
Se toma l a hi stori a l aboral del funci onari o
para veri fi car el periodo que se va liqui dar.
Auxi liar
admini strati vo
de Secretaria
General

3. Liqui daci n
Se real i za el cl cul o para determi nar el valor
de l as vacaci ones con sus respecti vos
factores prestaci onal es.
Auxi liar
admini strati vo
de Secretaria
General
Base de
datos
4. Acto
Admini strati vo
Se el abora, se imprime, se revi sa, y se
aprueba el acto admi ni strati vo por l a cual se
concede un turno de vacaci ones.
Auxi liar
admini strati vo
y Secretario de
despacho de l a
Secretari a
General -
Al calde
Resol uci n
5. Si stemati zacin
Se i ngresa en el si stema V6 l a i nformacin
perti nente sobre las vacaciones del
funci onari o.
Auxi liar
admini strati vo
de Secretaria
General
Base de
datos
6. Remi si n
Se enva copi a del acto admi ni strati vo ya
fi rmado por el Al calde a la Secretari a
Fi nanci era para que real i cen el pago.
Auxi liar
admini strati vo
de Secretaria
General
Secretari a
fi nanciera.
Resol uci n
7. Noti fi cacin
Se real i za personalmente la noti fi cacin del
acto admi ni strati vo.
Auxi liar
admini strati vo
de Secretaria
General
Acta
8. Archi vo
Se archi va o se guarda la informaci n en l as
carpetas correspondi entes.
Auxi liar
admini strati vo
de Secretaria
General


MIRANDA
CODIGO
100-1.21-001-2013
ADOPCION
Decreto 084 de 2013

Pgi na 381


Nombre
Almacenamiento
Proteccin
Recuper
acin
Retenci
n
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y Forma
de Archivo
Historia
Laboral
Secretaria
General
Lugar: Archivador.
Forma: En
carpetas tamao
of icio pestaa
horizontal
organizadas
alf abticamente.
Archiv ador
en madera.
90 aos
Conserv acin
total
Resoluciones
Secretaria
General
Lugar: Archivador.
Forma: Carpetas
tamao of icio
pestaa horizontal
organizadas
alf abticamente.
Archiv ador
en madera
50 aos
Conserv acin
total

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que
lo expide
Descripcin
Decreto N1919 2002
Gobierno
Nacional
Regula l as prestaciones sociales de los servi dores
pbli cos del orden terri tori al.
Decreto N3135 1968
Gobierno
Nacional
Por el cual se prev la i ntegracin de la seguridad
social entre el sector pbli co y el pri vado y se
regula el rgimen prestacional de los empleados
pbli cos y trabajadores ofi ci ales.
Decreto N1848 1969
Gobierno
Nacional
Por el cual se regl amenta el Decreto N 3135 de
1968.
Decreto N1045
1978
Gobierno
Nacional
Por el cual se fi jan las reglas generales para la
apli cacin de las normas sobre prestaci ones
social es de los empleados pbli cos y trabajadores
ofi cial es del sector nacional .
Ley 995
2005
Gobierno
Nacional
por medi o de la cual se reconoce la compensaci n
en dinero de l as vacaciones a los trabajadores del
sector pri vado y a l os empleados y trabajadores de
la admini stracin pbli ca en sus diferentes rdenes
y ni veles.
Decreto N404
2006
Gobierno
Nacional
Por el cual se di ctan di sposi ci ones en materia
prestaci onal .

Elabor ado y
Aprobado por
ESMERALDA AZOS OSSA
CARGO: SECRETARIA
GENERAL
FIRMA


MIRANDA
CODIGO
100-1.21-001-2013
ADOPCION
Decreto 084 de 2013

Pgi na 382


16.6. LIQUIDACION DE CESANTAS

- OBJETIVO
Realizar la liquidacin de las cesantas bajo los parmetros de la norma.

- ALCANCE
Empieza desde el momento que se realiza el clculo para hacer aportadas al fondo
hasta el momento que se autoriza su retiro.

- RESPONSABLE
Secretario de despacho y Auxiliar Administrativo de la Secretaria General,
Secretaria Financiera y Alcalde.

CESANTAS: Consiste en un auxilio monetario equivalente a un mes del sueldo por
cada ao de servicios continuos discontinuos y proporcionalmente por fracciones
de ao.

Comprobar el tiempo laborado revisando la historia laboral.
Liquidacin de las cesantas conforme a la ley: doceava prima vacacional, doceava
prima de navidad y das laborados.
Depositar al fondo que se encuentra afiliado el funcionario.
Autorizacin de retiro de las cesantas por parte del Alcalde


MIRANDA
CODIGO
100-1.21-001-2013
ADOPCION
Decreto 084 de 2013

Pgi na 383


- DESCRIPCION
1. Veri fi cacin
Se toma l a hi stori a l aboral del
funci onari o para veri fi car el periodo que
se va li qui dar.
Auxi liar
admini strati vo
de Secretaria
General

2. Liqui daci n
Se reali za el cl culo para determi nar el
valor de las cesantas para cada
empleado con sus re specti vos factores
prestaci onales.
Auxi liar
admini strati vo y
Secretari o
General
Base de datos
3. Remi si n
Se enva mediante ofi ci o a l a Secretari a
Fi nanci era el consoli dado de l a
li quidaci n de l as cesantas para que
reali cen el pago o transferencia al
fondo.
Auxi liar
admini strati vo
de l a Secretari a
General
Secretari a
Fi nanci era
Documento
4. Informe
Despus de se reali za el pago, se enva
un i nforme al fondo anexando el
comprobante de pago o de l a
transferenci a.
Auxi liar
admini strati vo y
Secretari o de
despacho de l a
Secretari a
General
Documento
5. Autori zacin
El funcionario enva una carta
sol i ci tando l a prestaci n respecti va
j usti fi cando si va hacer uti li zada para
vi vi enda o estudi os.
Funci onario
Al calde
Ofi ci o
6. Acto
Admini strati vo
Se elabora, se imprime, se revi sa, y se
aprueba el acto admi ni strati vo por l a
cual se conceden las cesantas.
Auxi liar
admini strati vo y
Secretari o
General -
Al calde
Resol uci n
7. Noti fi cacin
Se real i za personalmente la notifi caci n
del acto admi ni strati vo.
Auxi liar
admini strati vo
de Secretaria
General
Acta
8. Archi vo
Se archi va o se guarda la i nformaci n
en l as carpetas correspondientes.
Auxi liar
admini strati vo
de Secretaria
General


MIRANDA
CODIGO
100-1.21-001-2013
ADOPCION
Decreto 084 de 2013

Pgi na 384


Nombre
Almacenamiento
Proteccin
Recupera
cin
Retenci
n
Archivo
Gestion
Disposici
n
Responsabl
e
Lugar y Forma de
Archivo
Hi storia
Laboral
Secretaria
General
Lugar: Archi vador.

Forma: En carpetas
tamao ofici o
pestaa hori zontal
organi zadas
al fabticamente.
Archivador
en madera.
90 aos
Conservaci
n total
Resol uci ones
Secretaria
General
Lugar: Archi vador.

Forma: Carpetas
tamao ofici o
pestaa hori zontal
organi zadas
al fabticamente.
Archivador
en madera
50 aos
Conservaci
n total

externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Ley 6
1945
Congreso de la
Repbli ca
Por la cual se di ctan algunas di sposi ci ones sobre
convenci ones de trabajo, asociaci ones
profesional es, confli ctos colectivos y juri sdi cci n
especi al del trabajo (Artculo 17).
Ley 65
1946
Congreso de la
Repbli ca
Por la cual se modifi can las di sposici ones sobre
cesanta y jubilacin y se dictan otras. (Art. 1 y 2)
Decreto N1160 marzo 29 de
1947

Sobre auxi lio de cesanta
Decreto N1045
1978
Por el cual se fijan las reglas generales para la
apli cacin de las normas sobre prestaci ones
social es de l os empleados pbli cos y trabajadores
ofi cial es del sector nacional . (Art. 40, 42, 45)
Ley 50
1990
Congreso de la
Repbli ca
(Art. 99, 102, 104 y dems normas concordantes)
Ley 244
1995
Congreso de la
Repbli ca
Por medi o de la cual se fij an trminos para el
pago oportuno de cesantas para los servidores
pbli cos, se establecen sanci ones y se di ctan
otras di sposi ciones. (Adi cionada y modifi cada por
la Ley 1071 de 2006.)
Ley 344
1996
Congreso de la
Repbli ca
Por el cual se di ctan normas tendientes a la
raci onali zaci n del gasto pbli co, se conceden
unas facul tades extraordinarias y se expi den otras


MIRANDA
CODIGO
100-1.21-001-2013
ADOPCION
Decreto 084 de 2013

Pgi na 385


di sposici ones. (Art. 13 y 14)
Ley 432
1998
Congreso de la
Republi ca
Por l a cual se reorgani za el Fondo Nacional de
Ahorro, se transforma su natural eza j urdi ca y se
Decreto N1582
1998
Por el cual se reglamentan parci almente los art 13
de l a Ley 344 de 1996 y 5 de la Ley 432 de
1998, en relaci n con los servi dores pbli cos del
ni vel territorial y se adoptan otras di sposi ci ones
en esta materia.
Decreto N1453
1998
Por el cual se reglamenta la Ley 432 de 1998,
que reorganiz el Fondo Nacional de Ahorro, se
transform su natural eza jurdi ca y se di ctan otras
di sposici ones.
Decreto N1252
2000
Por el cual se di ctan di sposi ci ones sobre
cesantas de los funci onari os pbli cos.
Ley 1071
2006
Congreso de la
Republi ca
Por medio de la cual se adi ciona y modi fica la Ley
244 de 1995, se regula el pago de las cesantas
defi niti vas o parci ales a l os servidores pbl icos,
se establecen sanci ones y se fijan trminos para
su cancelaci n.
Ley 1064
2006
Congreso de la
Republi ca
Por l a cual se di ctan normas para el apoyo y
fortalecimi ento de la educaci n para el trabajo y el
desarroll o humano establecida como educaci n
no formal en la Ley General de Educacin. (Art.
4).
2007
Departamento
Admini strativo de
la Funci n Pbl ica
- DAFP
Rgimen sal arial y prestaci onal de l os empleados
del sector pbli co.

Elabor ado y
Aprobado por
ESMERALDA AZOS OSSA
CARGO: SECRETARIA
GENERAL
FIRMA


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CODIGO
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ADOPCION
Decreto 084 de 2013

Pgi na 386


16.7. PRIMA DE NAVIDAD

- OBJETIVO
Realizar la liquidacin antes de la primera quincena del mes de diciembre, de
acuerdo a la normatividad.

- ALCANCE
Empieza desde el momento que se realiza el clculo hasta que se efecta el pago.

- RESPONSABLE
Secretario General y Auxiliar Administrativo de la Secretaria General, y Secretaria
Financiera.

PRIMA DE NAVIDAD: Consiste en el pago que realiza el empleado al servidor, del
equivalente a un mes de salario que corresponda al cargo desempeado el treinta
de noviembre de cada ao.

Liquidacin conforme a la ley: doceava prima vacacional y das laborados.
Pagarla antes de que se cumpla la primera quincena del mes de diciembre.

- DESCRIPCION
1. Veri fi cacin
Se toma la hi storia laboral del
funci onari o para verifi car el peri odo que
se va li qui dar.
Auxi liar admi ni strati vo
de l a Secretari a General

2. Liqui daci n Se reali za el cl cul o para determi nar el Auxi liar admi ni strati vo y Base de


MIRANDA
CODIGO
100-1.21-001-2013
ADOPCION
Decreto 084 de 2013

Pgi na 387


valor de la pri ma de navi dad para cada
empleado con sus re specti vos factores
prestaci onales.
Secretari o de despacho
datos
3. Remi si n
Se enva medi ante ofi cio a l a Secretari a
Fi nanci era el consoli dado de l a
li quidaci n para que reali ce el pago.
Secretari a Fi nanciera
Documento
4. Archi vo
Se archi va o se guarda l a i nformaci n
en l as carpetas correspondientes.

Nombre Almacenamiento
Proteccin
Recupera
cin
Retenci
n
Archivo
Gestion
Disposici
n

Responsabl
e
Lugar y Forma de
Archivo
Nmina
Secretaria
General
Lugar: Archivador.
Forma: En carpetas
tamao oficio pestaa
horizontal organizadas
alf abticamente.
Archiv ador
en madera.
90 aos
Conserv aci
n total

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Decreto N3135
1968
Presidenci a de la
Repbli ca
Por el cual se prev l a integraci n de la
seguridad social entre el sector pbli co y el
privado y se regula el rgimen
prestaci ones de los empleados pblicos y
trabajadores ofi ci ales.
Decreto N1848
1969
Presidenci a de la
Repbli ca
Por el cual se regl amenta el Decreto N
3135 de 1968.
Decreto N1045
1978
Presidenci a de la
Repbli ca
Por el cual se fij an l as regl as general es
para l a apli caci n de las normas sobre
prestaci ones soci ales de l os empleados
pbli cos y trabajadores ofi ciales del sector
naci onal . (Artculos 32 y 33)
2007
Departamento
Admini strativo de
la Funci n Pbl ica
Rgimen sal arial y prestacional de l os
empleados del sector pbli co.

Elabor ado y
Aprobado por
ESMERALDA AZOS OSSA
CARGO: SECRETARIA
GENERAL
FIRMA


MIRANDA
CODIGO
100-1.21-001-2013
ADOPCION
Decreto 084 de 2013

Pgi na 388


16.8. EMISIN BONO PENSIONAL

- OBJETIVO
Emitir el bono pensional al ex funcionario bajo las directrices del Ministerio de
Hacienda y Crdito Pblico.

- ALCANCE
Empieza desde el momento que llega la solicitud del certificado laboral y salarial
hasta que se enva el Bono pensional totalmente diligenciado.

- RESPONSABLE
Secretario General, Auxiliar Administrativo y Tcnico Administrativo de la Secretaria
General.

BONO PENSIONAL: Es un ttulo de deuda pblica destinado a contribuir a la
conformacin del capital necesario para financiar las pensiones de los afiliados del
Sistema General de Pensiones colombiano que est compuesto por dos regmenes.

Registrar la informacin encontrada en una base de datos.
Elaborar el bono pensional segn directrices del Ministerio de Hacienda y Crdito
Pblico.


MIRANDA
CODIGO
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ADOPCION
Decreto 084 de 2013

Pgi na 389


- DESCRIPCION
1. Sol i ci tud
Se reci be el ofi ci o y/o derecho de
peti ci n que el ex funcionari o enva
para que se l e certi fi que el ti empo
l aborado con su respecti vo sal ari o
de l a Secretari a
General
Ofi ci o
2. Bsqueda
Se sol i ci ta al Archi vo Central que
busquen toda l a informaci n del ex
funci onari o para poder dil igenciar el
Bono Pensi onal .
y Tcni co
Admini strati vo
Secretari a General
Ofi ci o
3. Veri fi cacin
Se reci be todas l as fotocopi as que
el archi vo central enva, se revi sa si
esta toda l a documentacin para
hacer el bono pensi onal ; en el caso
que fal te i nformacin se repi te el
paso N 2
y Secretario de
despacho de l a
Secretari a General
Fotocopi as
4. Si stemati zacin
Se i ngresa la i nformacin al
si stema que envi el archi vo
central .
Secretari o de
despacho de l a
Secretari a General
Base de
datos
5. Elaboracin
Se dili genci a y se aprueban los
formatos emitidos por el Mi ni sterio
de Haci enda y Crdi to Pbl i co para
el reconocimi ento del bono
pensional .
y Secretario de
despacho de l a
Secretari a General
Formatos
6. Noti fi cacin
Se enva l os formatos dil igenciados
y aprobados al interesado.
de l a Secretari a
General
Formatos
con el
reci bido
Bonos
7. Archi var
Se Remi te a archi vo central para
archi var en Hi stori a Laboral
correspondi ente j unto con las
fotocopi as que envi el Archi vo
Central .
Secretari a General
Tecni co Archi vo
Hi stori a
Laboral


MIRANDA
CODIGO
100-1.21-001-2013
ADOPCION
Decreto 084 de 2013

Pgi na 390


Nombre
Almacenamiento
Proteccin
Recu
perac
in
Retenci
n
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y Forma
de Archivo
Bono
pensional
Secretaria
General
Lugar:
Archivador.
Forma: En
carpetas tamao
ofi cio carpeta
Hoj a de Vida .
Archivador
en madera.

Nombre del
documento
externo
Fecha de
Expedicin
Descripcin
Decreto N
1748
Octubre 12
de 1995
Presidente de l a Repbl ica
Mini steri o de Haci enda y
Crdito Pbli co
Mini steri o del Trabajo y
Seguri dad Soci al
Nacional de Estadsti ca -
DANE-
Por el cual se dictan normas para l a
emi sin, cl culo, redenci n y dems
condiciones de los bonos pensionales y
se reglamentan los Decretos l eyes 656,
1299 y 1314 de 1994, y los
artculos 115, si guientes y
concordantes de la Ley 100 de 1993.
Decreto N
3798
Di ciembre
26 de 2003
Mini steri o de Haci enda y
Crdito Pbli co
Mini steri o de Proteccin Soci al
Por el cual se regl amenta parcialmente
el artculo 17 de la Ley 549 de 1999, se
di ctan medidas en rel aci n con l a
emi sin de bonos pensionales, se
establ ecen mecani smos para l a
compensacin de obligaciones entre
enti dades pbli cas por concepto de
obligaciones pensionales.
Ley 100
Di ciembre
23 de 1993
Congreso de la Repbli ca
Por la cual se crea el si stema de
seguridad social integral y se di ctan
otras di sposi ciones.
Decreto N
1580
Octubre 1
de 2012
Congreso de Col ombia Por la cual se crea l a pensin famili ar.

Elabor ado y
Aprobado por
ESMERALDA AZOS OSSA
CARGO: SECRETARIA
GENERAL
FIRMA


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Decreto 084 de 2013

Pgi na 391


16.9. ELABORACION PLANES Y/O PROGRAMAS INSTITUCIONALES

- OBJETIVO
Dar cumplimiento a los planes o programas institucionales, de acuerdo a lo
establecido en la ley.

- ALCANCE
Elaboracin, revisin, aprobacin y ejecucin de los planes y/o programas que se
van a desarrollar durante el presente ao involucrando a los funcionarios.

- RESPONSABLE
Secretario de despacho de la Secretaria General y Asesor (en algunos planes).

PLAN: Proyecto, programa de las cosas que se van hacer y de cmo hacerlas.
Documento que contempla en forma ordenada y coherente las metas, estrategias,
polticas, directrices y tcticas en tiempo y espacio, as como los instrumentos,
mecanismos y acciones que se utilizarn para llegar a los fines deseados. Un plan
es un instrumento dinmico sujeto a modificaciones en sus componentes en funcin
de la evaluacin peridica de sus resultados.
PROGRAMA: Conjunto de instrucciones ordenadas correctamente que permiten
realizar una tarea o trabajo especfico. Tambin es entendido como el anticipo de lo
que se planea realizar en algn mbito o circunstancia

Verificar la ultima fecha cuando fue aprobado el plan y/o programa institucional para
actualizarlo o modificarlo si es el caso.
Requerir asesora.
Socializacin con los funcionarios.


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- DESCRIPCIN
1. Revi si n
Se revi sa el pl an y/o programa que est
vi gente para modi fi carlo.
Secretari o de
despacho de l a
Secretari a General

2. Asesora
Para l a elaboracin de algunos planes y/o
programas se necesi ta asesora.
Secretari o de
despacho de l a
Secretari a General

3. Investigaci n
Se hace una investi gaci n de campo para
conocer las necesi dades de l a
Admini straci n Muni ci pal , en lo referente
a los pl anes y/o programas que ej ecuta l a
Secretari a.
Secretari o de
despacho de l a
Secretari a General
Asesor
Funci onarios
Pruebas
4. Acto
admini strati vo
Despus de si nteti zar la i nvesti gacin, se
elabora o modi fi ca el plan y/o programa
mediante un acto admi ni strati vo.
Secretari o de
despacho de l a
Secretari a General
Asesor
Decreto o
Resol uci n
5. Revi si n y
ajustes
El acto admini strati vo es enviado a l a
ofi cina j urdi ca para revi si n, si hay que
reali zar aj ustes se hacen de acuerdo a l as
sugerenci as del j urdi co.
Secretari o de
despacho de l a
Secretari a General
y j efe de la ofi cina
j urdi ca
Decreto o
Resol uci n
6. Aprobaci n
Se enva el acto admi ni strati vo para
aprobaci n.
Al calde
Decreto o
Resol uci n
7. Soci ali zaci n
Despus de ser aprobado, se reali za una
soci ali zacin con l os funci onari os para su
conocimi ento y di fusin.
Secretari o de
despacho de l a
Secretari a General
Pruebas
8. Publi caci n
Se di funde por los medios de
comuni caci n l os pl anes y/o programas
que estn aprobados y soci ali zados para
l a presente vi genci a.
Secretari o de
despacho de l a
Secretari a General
Tcni co operati vo

9. Cronograma
Se reali za un cronograma de acti vi dades
para ejecutar l os pl anes y/o programas
durante el ao.
Secretari o de
despacho de l a
Secretari a General
Ofi ci o
10. Archi var
Se archi va en una carpeta toda l a
i nformacin pertinente a cada proceso de
cada pl an y/o programa.
Auxi liar
admini strati vo y
Secretari o de
despacho de l a
Secretari a General


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Nombre
Almacenamiento
Proteccin
Recupera
cin
Retenci
n
Archivo
Gestion
Disposici
n
Responsable
Lugar y Forma de
Archivo
Pl anes
Secretaria
General
Lugar: Archi vador.
Forma: En carpetas
tamao ofici o
pestaa hori zontal
organi zadas
al fabticamente.
Archivador
en madera.
3 El iminacin
Decretos
Secretaria
General
Lugar: Archi vador.
Forma: En carpetas
tamao ofici o
pestaa hori zontal
organi zadas
al fabticamente.
Archivador
en madera
50 aos
Conservaci
n total
Resol uci ones
Secretaria
General
Lugar: Archi vador.
Forma: Carpetas
tamao ofici o
pestaa hori zontal
organi zadas
al fabticamente.
Archivador
en madera
50 aos
Conservaci
n total

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Ley 9 Enero 24 de
1979
Congreso de
Col ombia
Por l a cual se di ctan Medidas Sani tari as.
Ttul o III - Sal ud Ocupaci onal .
Decreto N 1567 Agosto 5 de
1998
Presi dente de la
Repbli ca de
Col ombia
Departamento
Admini strati vo de
l a Funci n Pbli ca
Por el cual se crean (si c) el si stema
naci onal de capacitaci n y el si stema de
estmul os para los empleados del Estado.
LEY 489
Di ciembre 29
de 1998
Congreso de
Col ombia
Consagra el Si stema de Desarroll o
Admini strati vo como un conj unto de
pol ti cas, estrategi as, metodol ogas,
tcni cas y mecani smos de carcter
admini strati vo y organi zaci onal para l a
gesti n y manejo del tal ento humano y de
l os dems recursos, ori entados a
fortal ecer l a capacidad admi ni strati va y el
desempeo i nsti tuci onal .


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Ley 190 Juni o 6 de
1995
Congreso de
Col ombia
Artcul o 64: Todas l as enti dades pbli cas
tendrn un programa de inducci n para el
personal que i ngrese a l a enti dad, y uno
de actual i zaci n cada dos aos, que
contemplarn -entre otros- l as normas
sobre inhabi lidades, incompati bil idades,
l as normas que rien con la moral
admini strati va, y en especial los aspectos
conteni dos en esta Ley

Decreto N 1227
Abril 21 de
2005
Presi dente de la
Repbli ca de
Col ombia
Departamento
Admini strati vo de
l a Funci n Pbli ca
DAFP
Por el cual se regl amenta parci almente l a
Ley 909 de 2004 y el Decreto-l ey 1567 de
1998.
Resol uci n N 1016
Marzo 31 de
1989
Mini steri o de
Trabaj o y
Seguridad Social
Mini steri o de
Sal ud
Por l a cual se reglamenta l a organi zacin,
funci onami ento y forma de l os Programas
de Sal ud Ocupaci onal que deben
desarroll ar los patronos o empleadores en
el pas.

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ESMERALDA AZOS OSSA
CARGO: SECRETARIA
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GESTION DOCUMENTAL

16.10. MANEJO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

- OBJETIVO
Establecer la reglamentacin que permita la adecuada administracin documental en
materia de trmite interna y externa, y su correspondiente archivo en la Entidad.

- ALCANCE
El presente procedimiento comprende desde la recepcin de la correspondencia en
la ventanilla nica de la Alcalda de Miranda para que sea se registrada en el libro
radicador y en el Registro de Peticiones, hasta el direccionamiento de las mismas a
las reas interesadas y la entrega de estas a cada una de las dependencias.

- RESPONSABLE
Secretaria General y auxiliar administrativo de Ventanilla nica

CORRESPONDENCIA: Es la comunicacin escrita impresa en papel o por correo
electrnico, entre las dependencias de la Administracin Municipal y el exterior de la
misma, llmense oficios, cartas, permisos o cualquier denominacin del documento y
que requiera ser tramitada por la Administracin Municipal.
CORRESPONDENCIA OFICIAL: Cuando el asunto compete a la entidad y puede
ser de conocimiento general.
CORRESPONDENCIA OFICIAL CONFIDENCIAL: Cuando el asunto compete a la
entidad y slo puede ser conocido por el personal autorizado.
MEMORANDO: Es una comunicacin escrita de carcter interno. Se emplear para
transmitir informacin, dar orientaciones, dar pautas y hacer solicitudes y
aclaraciones entre otras, relacionados con la gestin de la Entidad


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CORRESPONDENCIA EXTERNA: Es de carcter oficial, se cursa entre la
Administracin Municipal y otras entidades oficiales, empresas particulares y/o
personas naturales, va correo areo, terrestre, electrnico, fax, o cualquier otro
medio que se implante en la entidad.
CORRESPONDENCIA INTERNA: Son las comunicaciones oficiales producidas
entre las dependencias de la Administracin Municipal, se denominan Memorandos.
VENTANILLA UNICA: La unidad de correspondencia, es la unidad administrativa
encargada de gestionar de manera centralizada los servicios de recepcin,
radicacin y distribucin de las comunicaciones oficiales, esta unidad debe cumplir
con las fases de recepcin, distribucin y trmite del Programa de Gestin
Documental.
NUMERACIN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS: La numeracin de los actos
administrativos deben ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad,
se encargarn de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios
y sern responsables de que no se reserven, tachen o enmienden nmeros, no se
numeren los actos administrativo que no estn debidamente firmados y se cumplan
todas las disposiciones establecidas para el efecto. (Acuerdo No. 060 del 30 de
Octubre de 2001)
CONSECUTIVO: Que se sigue o sucede sin interrupcin y es nico.
TERMINOS PARA DAR RESPUESTA: El cdigo contencioso administrativo y la ley
962 de 2005 art 10 y 14 establecen los trminos y para dar respuesta oportuna a las
peticiones respetuosas que formulen los particulares, contado a partir del da
siguiente del recibido de la comunicacin as derecho de Peticin: quince (15) das
hbiles; solicitud de informacin: Diez (10) das hbiles; Consulta. Treinta (30) das
hbiles.
Las dems peticiones respetuosas que soliciten los administrados o usuarios se
resolvern o contestaran dentro de los quince (15) das hbiles siguientes a la fecha
de su recibo. Cuando ni fuere posible resolver o contestar la peticin en dicho plazo
se deber informar as al interesado, expresando los motivos de la demora y
sealando a la vez la fecha en que se resolver o dara respuesta.
Los requisitos de los organismos de control o de tribunales y Juzgados se atender
oportunamente en el plazo establecido en la solicitud correspondiente. Teniendo en
cuenta que las tutelas y las Citaciones se entregan inmediatamente


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El recibo y trmite de la correspondencia recibida estar centralizado en el rea de
Ventanilla nica, el tramite lo har la Auxiliar Administrativa autorizada para cumplir
dicha actividad. Por tal motivo ningn funcionario pblico de otra dependencia podr
recibir, atender o entregar directamente documentos que no hayan sido previamente
radicados.
La radicacin se realizar en los libros de radicacin de Correspondencia y en el
software de gestin documental, que permite registrar la informacin.
El libro radicador se genera diariamente y debe ser firmado por los funcionarios
responsables de recibir las comunicaciones oficiales en cada dependencia.
Se debe generar el reporte de la correspondencia recibida, diligenciar en el libro
radicador de la correspondencia recibida, de acuerdo a la dependencia de
destinacin de la correspondencia.
Se entrega la copia del documento al usuario. Esta debe tener el nmero de fecha
de recibido, quien recibe y registrarlo en el libro radicador para realizar el
seguimiento.

Existen dos formas de recibir la correspondencia: una es por medio de empresas de
mensajera y la otra es por personas naturales. Para la primera solo se realiza la
actividad de registrar, anexar la gua y distribuir. Para la segunda, el documento se
recibe, se le pone la fecha, quien recibe, se radica y se entrega copia.

Comenzar cada ao, se iniciar la radicacin consecutiva a partir de 0001 (cero
cero cero uno) utilizando sistemas manuales mecnicos o automtico

Los documentos que no ingresen por el lugar de centralizacin de correspondencia
no se considerarn documentos oficiales y se har responsable el funcionario que lo
reciba arbitrariamente.

Los documentos que se reciban va fax debern ser radicados. Los fax que se
reciban en otras dependencias debern ser enviados al lugar donde se centralizar
la correspondencia para su radicacin correspondiente.


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La correspondencia de carcter personal deber ser entregada al funcionario al cual
fue remitida sin radicarla en el libro.

Cuando existan errores en la radicacin y se anulen los nmeros, se debe dejar
constancia por escrito, con la reserva justificada y firma del funcionario que recibi
y/o radico la correspondencia.
Revisin de las comunicaciones. Las comunicaciones de origen oficial o particular
que ingresen a la Administracin Municipal debern ser revisadas para verificar su
destinatario, los anexos y los datos de origen del ciudadano o entidad que la remite,
direccin donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, se est dirigida
a la entidad se proceder a la radicacin de la misma. De igual forma se realizara
con las comunicaciones producidas por el municipio.
Comunicaciones sin firmas y sin nombre de! responsable. Cuando una comunicacin
no est firmada ni presente el nombre del responsable de su contenido, se considera
annima y deber ser remitida sin radicar a la oficina de su competencia, donde se
determinarn las acciones a seguir. Su control se deber efectuar de conformidad
con las normas en la materia.
Cuando un funcionario reciba a nombre de la Administracin Municipal un
documento en una entidad pblica como la Gobernacin, deber dirigir dicho
documento a la ventanilla nica para su centralizacin de manera inmediata

- DESCRIPCION
1.. Reci bi r l a
correspondenci a
Ini cio
En el rea de Ventani lla ni ca, se reali zara l a
recepci n de la correspondencia i nterna y
externa a la admini straci n Muni ci pal.
La Recepci n consi ste en reci bi r y revi sar
(veri fi car fi rma, di recci n, numero de anexos,
etc.) todos l os documentos que i ngresen a
Admini straci n Central Muni cipal , l os cual es
sern recepci onados en Ventani lla ni ca
Auxi liar
Admini strati vo


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2.Radi cacion de
Correspondencia
El Auxi liar Admi ni strati vo deber radi car el
documento recibi do con sel lo radi cador de
reci bido y deber asentarl o en el li bro
radi cador de correspondenci a reci bi da externa
y en el software de gestin documental .
El usuari o se quedara con copia del
documento con sell o de recibi do por ventanill a
ni ca, y si fuere entregado por agenci a de
mensaj era, se debe col ocar sell o radi cador en
l a gua de correo. La Auxi liar Admini strati va de
l a Ventani lla ni ca quedara con el original del
ofi cio que envi ara a l a dependenci a a l a que
va di rigi da.

Auxi liar
Admini strati va de
Ventanill a ni ca

Libro
Radi cador
Corresponden
ci a Reci bi da
Externa
Software
Gesti n
Documental

3. Di stri bucin de
Correspondencia
Tras ser radi cada la correspondenci a en
Auxi liar admini strati vo la entregara a l a
dependencia correspondi ente, donde
funci onari o de l a dependencia desti natari a
deber fi rmar el l ibro radi cador de
correspondenci a Externa con hora y fecha de
reci bido del documento.

Auxi liar
Admini strati va de
Ventanill a ni ca -
Auxi liar
Admini strati va de
cada
Dependenci a

Libro
Radi cador
Corresponden
ci a Reci bi da
Externa

4. archi vo
correspondenci a
Al ser recibido el documento por l a
dependencia encargada, el Auxili ar
Admini strati vo de l a Dependenci a, o el
funci onari o competente archi vara el
documento en la carpeta correspondi ente
segn su asunto, despus de haberle dado l a
respuesta al documento

Auxi liar
Admini strati vo de
l a Dependencia

5. publi caci n
La Auxi liar Admi ni strati va de Ventanill a ni ca,
dili genci ara el regi stro ni co de Derechos de
Peti ci n, el cual se reportara al Tcni co
Operati vo de Si stemas, qui en lo publi car en
l a pgi na Web de l a Al calda Muni cipal , a fi n
de que el usuario pueda consul tar l os plazos
de respuesta de su requerimiento.
Auxi liar
Admini strati vo de
Ventanill a ni ca

Tcni co Operati vo
del rea de
Si stemas

Archi vo
Regi stro ni co
Derechos de
peti ci n


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Nombre
Almacenamiento
Proteccin
Recuper
acin
Retenci
n Archivo
Gestion
Disposici
n
Responsable
Lugar y Forma
de Archivo
Li bro radicador
correspondencia
Auxi liar
Admini strativo
Ventanill a nica
Lugar: ventanilla
nica
Forma: fsi ca
Archivador
en madera.
2
El iminaci
n
Archivo Regi stro
ni co Derechos de
peti cin
Auxi liar
Admini strativo
Ventanill a nica
Lugar: ventanilla
nica
Forma:
magnti ca
Clave de
acceso.
Comput
ador
2
El iminaci
n

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Ley 594 Juli o 14 de 2000
Archi vo general
de l a nacin
Por l a cual se di cta l a ley general de
archi vos y se di ctan otras
di sposi ci ones.
Acuerdo 060
30 de octubre de
2001
Archi vo general
de l a nacin
"Por el cual se establecen pautas para
l a admi ni straci n de l as
comuni caci ones ofi cial es en l as
enti dades pbli cas y l as pri vadas que
cumplen funciones pbli cas"
Resol uci n 723
2 de septi embre
de 2010
Al calda muni ci pal
de Mi randa cauca
Por el cual se establ ecen l os
procedimi entos para el manejo de l as
comuni caci ones ofi ci al es en l a Al cal da
Muni cipal de Mi randa Cauca.
Consti tucin Polti ca
de Col ombi a Artcul o
20
1991
Estado
colombi ano
Se garanti za a toda persona l a
li bertad de expresar y di fundi r su
pensamiento y opi ni ones, la de
i nformar y reci bi r i nformacin veraz e
i mparci al .
Decreto 2609

Di ciembre 14 de
2009
Archi vo General
de l a Naci n
Por el cual se reglamenta el Artcul o V
de l a Ley 594 de 2000, parci al mente
l os Artcul os 58 y 59 de l a Ley 1437 de
2011 y se di ctan otras di sposi ci ones
en materia de Gestin Documental
para todas l as entidades del Estado

Proyect ado BETCEY GONZALEZ CARGO TECNICO ADMIN. FIRMA
Aprobado ESMERALDA AZOS OSSA
CARGO: SECRETARIA
GENERAL
FIRMA


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Pgi na 401


16.11. MANEJO DE CORRESPONDENCIA ENVIADA

- OBJETIVO
Establecer la reglamentacin que permita la adecuada administracin documental en
materia de trmite interna y externa, y su correspondiente archivo en la Entidad.

- ALCANCE
El presente procedimiento comprende desde la recoleccin de la correspondencia
en cada dependencia, para que sea registrada en el libro radicador, hasta el
direccionamiento a los operadores (de correo), envo y control de la documentacin
enviada, para las respectivas dependencias o personas naturales y/o jurdicas si es
para el exterior.

- RESPONSABLE
Todos los funcionarios son responsables de la aplicacion de este procedimiento y la
Secretaria General es la dependencia encargada de su seguimiento.

CORRESPONDENCIA: Es la comunicacin escrita impresa en papel o por correo
electrnico, entre las dependencias de la Administracin Municipal y el exterior de la
misma, llmense oficios, cartas, permisos o cualquier denominacin del documento y
que requiera ser tramitada por la Administracin Municipal.
CORRESPONDENCIA OFICIAL: Cuando el asunto compete a la entidad y puede
ser de conocimiento general.
CORRESPONDENCIA OFICIAL CONFIDENCIAL: Cuando el asunto compete a la
entidad y slo puede ser conocido por el personal autorizado.
CORRESPONDENCIA URBANA: Cuando el destinatario se encuentra dentro del
Municipio.
CORRESPONDENCIA NACIONAL: Cuando el destinatario se encuentra fuera del
Municipio y dentro del pas.


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Pgi na 402


CORRESPONDENCIA EXTERNA: Es de carcter oficial, se cursa entre la
Administracin Municipal y otras entidades oficiales, empresas particulares y/o
personas naturales, va correo areo, terrestre, electrnico, fax, o cualquier otro
medio que se implante en la entidad.
CORRESPONDENCIA INTERNA: Son las comunicaciones oficiales producidas
entre las dependencias de la Administracin Municipal.
VENTANILLA UNICA: La unidad de correspondencia, es la unidad administrativa
encargada de gestionar de manera centralizada los servicios de recepcin,
radicacin y distribucin de las comunicaciones oficiales, esta unidad debe cumplir
con las fases de recepcin, distribucin y trmite del Programa de Gestin
Documental.
NUMERACIN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS: La numeracin de los actos
administrativos deben ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad,
se encargarn de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios
y sern responsables de que no se reserven, tachen o enmienden nmeros, no se
numeren los actos administrativo que no estn debidamente firmados y se cumplan
todas las disposiciones establecidas para el efecto. ( Acuerdo No. 060 del 30 de
Octubre de 2001)
CONSECUTIVO: Que se sigue o sucede sin interrupcin y es nico.

Se debe generar el reporte de la correspondencia a enviar, diligenciar en el libro
radicador de la correspondencia a enviar, de acuerdo al lugar de destinacin de la
correspondencia (Nacional, Internacional o Local).
Los funcionarios que requieran el envo de la correspondencia por mensajera
debern entregarla a la responsable de ventanilla nica a ms tardar a las 2:00 PM,
despus de esa hora la correspondencia se despachar al da hbil siguiente.

La Secretaria de Gobierno y Participacin Comunitaria A travs de la Comisaria de
Familia y las Inspecciones de Polica, sern los responsables de producir y distribuir
en forma consecutiva las citaciones, estas no se radicaran en el libro de ventanilla
nica y sern controladas internamente por cada rea


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Pgi na 403


- DESCRIPCION
Produccin del
documento
Los documentos que sean produci dos en
cual quier dependencia debern cumpli r con l o
si guiente.
a) Las especi fi caciones dadas para l a
elaboracin de documentos
b) Los anexos si es del caso.
c) Fi rmas autori zadas.
d) Las comuni caci ones externas deben, indi car
cl aramente el nombre del destinatario, cargo,
ci udad, telfono y di recci n.
e) Las Comuni caci ones se deben envi ar en
ori ginal y copi a.
f) Las comuni caci ones externas deben i r
acompaadas de su respecti vo sobre
Debidamente Rotulado

funci onari os
encargados de l a
generaci n de
documentos

Comuni caci ones

Tramite de
Correspondencia
El reci bo y trmi te de la correspondenci a envi ada
estar centrali zado en el rea de Ventanill a
ni ca, el tramite l o har el Auxili ar Admi ni strati va
autori zado para cumpli r di cha acti vidad. Por tal
moti vo ni ngn funci onario pbli co de otra
dependencia podr reci bi r, atender o entregar
di rectamente documentos que no hayan si do
previamente radi cados.
La radi caci n se reali zar en los l i bros de
radi caci n de Correspondencia y en el software
de gesti n documental , que permi te regi strar l a
i nformacin.

Auxi liar
Admini strati va de
Ventanill a ni ca
funci onari os
encargados de la
generaci n y
despacho de
correspondenci a
de cada una de
l as dependenci as

Libros
Radi cadores

Software de
Gesti n
Documental

2.correspondencia
entre dependenci as
En el rea de Ventanill a ni ca, se reali zara l a
recepci n de l a correspondencia i nterna entre
Dependenci as. La Auxil iar Admi ni strati va, deber
radi car el documento recibido con sell o radi cador
de reci bido y deber asentarl o en el l ibro
radi cador de correspondenci a interna. El
funci onari o se quedara con copia del documento
con sel lo de reci bi do por ventanil la ni ca, y l a
Auxi liar Admi ni strati va de l a Ventanill a ni ca
quedara con el ori ginal del ofi ci o que envi ara a l a
dependencia a la que va di ri gida.

Auxi liar
Admini strati va de
Ventanill a ni ca
funci onari os
encargados de l a
generaci n y
despacho de
correspondenci a
de cada una de
l as dependenci as

Libro Radi cador
Correspondencia
Reci bida Interna


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Pgi na 404


3. entrega de
correspondenci a
i nterna
Al ser radi cado el documento reci bi do por
ventanil la ni ca, se reali za entrega a l a
dependencia correspondi ente, l a cual deber
fi rmar el li bro radi cador de correspondenci a
i nterna con hora y fecha de reci bi do del
documento.

Auxi liar
Admini strati va de
Ventanill a ni ca

Libro Radi cador
Correspondencia
Reci bida Interna

4. envo de
correspondenci a
externa
Al recibi r el sobre la Auxi liar Admi ni strati va de
Ventanill a ni ca, deber confrontar la informacin
del sobre, con la copia que le queda al funci onari o
pbli co, l uego se procede a radi carl o en el l ibro
radi cador de correspondenci a despachada
externa, para ser envi ado al l ugar
correspondi ente, si es correspondencia urbana se
enva con el mensaj ero de la Admi ni stracin
Muni cipal con formato de reci bido al tercero, si es
correspondenci a Naci onal , se reali za el envo por
medio de la agencia postal con l a que sosti ene
contrato l a Admini straci n Muni ci pal , quedando
como soporte del envo l a gua de
correspondenci a

Auxi liar
Admini strati va de
Ventanill a ni ca

Mensaj era

Libro Radi cador
de
Correspondencia
Despachada
Externa

Formato de
Reci bido de
Correspondencia
Externa

Guas de
Despacho de
Correspondencia

5. archi vo
correspondenci a
Al ser reci bido el documento por l a dependenci a
encargada, el Auxili ar Admini strati vo de l a
Dependenci a archi vara el documento en l a
carpeta correspondi ente segn su asunto.

Auxi liar
Admini strati vo de
l a Dependencia

Nombre
Almacenamiento
Protecci
n
Recuper
acin
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar
y
Forma
de
Archiv o
Li bro Radi cador de
Correspondencia
Despachada
Externa

Aux. Admi ni strati vo
Ventanill a Unica/Archi vo
Fi si co
Archivo 2 aos
Archivo
Central
Formato de
Recibi do de
Correspondencia
Externa

Aux. Admi ni strati vo
Ventanill a Unica/Archi vo
Fi si co
Archivo 2 aos
Archivo
Central
Guas de Despacho Aux. Admi ni strati vo Archivo 2 aos Archivo


MIRANDA
CODIGO
100-1.21-001-2013
ADOPCION
Decreto 084 de 2013

Pgi na 405


de Correspondenci a Ventanill a Unica/Archi vo
Fi si co
Central

externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Ley 594 Juli o 14 de 2000
ARCHIVO
GENERAL DE LA
NACION
Por l a cual se dicta la l ey general
de archivos y se di ctan otras
di sposici ones.
Acuerdo 060
30 de octubre de
2001
ARCHIVO
GENERAL DE LA
NACION
"Por el cual se establecen pautas
para la admini stracin de las
comunicaciones ofi ciales en las
enti dades pblicas y las pri vadas
que cumplen funciones pbli cas"
Resol uci n 723
2 de septiembre de
2010
ALCALDIA
MUNICIPAL DE
MIRANDA CAUCA
Por el cual se establecen los
procedimientos para el manejo de
las comuni caciones ofi ciales en l a
Al calda Muni cipal de Mi randa
Cauca.

Consti tucin Polti ca de
Col ombia Artculo 20
1991
ESTADO
COLOMBIANO
Se garanti za a toda persona l a
li bertad de expresar y difundi r su
pensamiento y opini ones, la de
informar y reci bi r informacin veraz
e imparcial .
Decreto 2609

Di ciembre 14 de
2009
Archivo General de
la Nacin
Por el cual se reglamenta el
Artculo V de la Ley 594 de 2000,
parcialmente los Artculos 58 y 59
de la Ley 1437 de 2011 y se dictan
otras di sposici ones en materia de
Gestin Documental para todas l as
enti dades del Estado

CARGO: SECRETARIA
GENERAL
FIRMA


MIRANDA
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Pgi na 406


16.12. APLICACIN DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL Y
ARCHIVO DE DOCUMENTOS

- OBJETIVO
Agilizar eficiente y eficazmente la gestin administrativa, estableciendo las normas y
responsabilidades sobre el manejo de los documentos, garantizando la
conservacin del patrimonio documental de municipio.

- ALCANCE
Inicia con la generacin del documento POR las diferentes dependencias de la
Administracin Municipal, hasta su disposicin final en el archivo central, pasando
por el archivo de gestin.

- RESPONSABLE
Todos los funcionarios son responsables de la plicacion de este procedimiento y la
Secretaria General es la dependencia encargada de su seguimiento.

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o
privada, en el transcurso de su gestin.
ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa donde se agrupan documentos
transferidos por los distintos Archivos de Gestin de la entidad respectiva, cuya
consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de
consulta por las propias oficinas y particulares en general.
ARCHIVO HISTRICO: Aquel al cual se transfiere la documentacin del Archivo
central o del Archivo de Gestin que debe conservarse permanentemente, dado el
valor que adquiere para la investigacin, la ciencia, la cultura y administracin de la
Memoria Institucional.


MIRANDA
CODIGO
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Pgi na 407


ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los
documentos en su ciclo vital.
ARCHIVO DE GESTIN: Comprende toda la documentacin que es sometida a
continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que
la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los
asuntos iniciados.
TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL: Es el listado de series documentales con
sus correspondientes tipos documentales al cual se les asigna un tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital del documento.
UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad de anlisis en los procesos de identificacin y
caracterizacin documental. La unidad documental puede ser simple cuando est
constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios formando
un expediente.
VALORACIN DOCUMENTAL: Proceso por el cual se determinan los valores
primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia
en las diferentes fases del archivo.
VALORES PRIMARIOS: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la
entidad productora y al iniciador, destinatario o beneficiario, es decir a los
involucrados en el asunto.

Para la elaboracin del documento, se debe tener en cuenta la codificacin de la
Tabla de Retencin Documental.
El Rotulo o identificacin de las carpetas debe sealar las series y subseries
correspondientes a cada unidad administrativa.
Si la carpeta llega hasta 150 folios, entonces se debe realizar la apertura de una
nueva carpeta.
Las carpetas y dems unidades de conservacin como cajas se deben identificar,
marcar y rotular de tal forma que permita su ubicacin y recuperacin, dicha
informacin general ser: fondo, seccin, subseccin, serie, subserie, nmero de


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Pgi na 408


expediente, nmero de folios y fechas extremas, nmero de carpeta y nmero de
caja si fuere el caso.
La ubicacin de los documentos se realiza en orden cronolgico dentro de las
carpetas, de manera que se pueda realizar seguimiento al desarrollo de los trmites.

- DESCRIPCION

1. Apl i caci n de
TRD
La secretaria General de l a Admi ni stracin
Muni cipal , real i za entrega a cada una de l as
dependencias de las TRD para su respecti va
ejecuci n en l a el aboraci n y archi vo de
documentos.

Secretari a
General
Auxi liar
Admini strati vo
de Cada
Dependenci a

Ci rcular Interna

Resol uci n
Tabl as de
Retencin
Documental

2. Codifi caci on
TRD
La codi fi caci n de l as TRD se establece
segn el cronograma de la Admi ni stracin
Muni cipal . Ini cian con el cdigo de l a seccin
o subsecci n, seri e,subserie y consecuti vo
i nterno de l a ofi cina.

Auxi liar
Admini strati vo
de cada
Dependenci a

Resol uci n
Tabl as de
Retencin
Documental

3. Legaj o de
documentos
Despus de generado o reci bido el
documento, l a auxil iar admi ni strati va de l a
dependencia proceder a archi varlo en l a
carpeta identifi cada con l a codifi caci n de su
TRD. Si esta carpeta compl etare la canti dad
de 150 fol ios, debe i ni ci arse una nueva
carpeta con el mi smo rotul o pero
i denti fi cando que es l a carpeta si gui ente a l a
anteri or.
Auxi liar
Admini strati vo
de cada
Dependenci a
Tabl as de
Retencin
Documental
Rotul o Carpeta
(Formato)

4. Foli acion
Todas las uni dades documental es dentro de
l a carpeta deben ser foli adas en el extremo
superi or derecho con l pi z de mi na negra,
hasta completar 150 foli os.
Auxi liar
Admini strati vo
de cada
Dependenci a
Uni dad
Documental

Al completar l os 150 foli os dentro de l a
carpeta, todas l as unidades documental es
deben estar regi strados en el ndi ce de l a
carpeta que seal ara fecha de documento,
concepto y nmero de fol io donde se

Auxi liar
Admini strati vo
de cada

INDICE
(formato)


MIRANDA
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Pgi na 409


5. INDICE encuentra ubi cado dentro de l a carpeta Dependenci a

6. ARCHIVO
Para conservacin y ubi cacin de
documentos l a auxili ar admi ni strati va de l a
ofi cina debe guardar l a carpeta en el archi vo
de gesti n dentro de su ofi cina, teniendo en
cuenta la codi fi caci n de la TRD de l a
dependencia correspondi ente.

Auxi liar
Admini strati va
de cada
Dependenci a

Tabl as de
Retencin
Documental
Carpeta

Nombre
Almacenamiento
Proteccin
Recuperaci
n
Retenci
n Archivo
Gestion
Disposicin
Responsabl e
Lugar y
Forma de
Archivo
Resol uci n Tablas
de Retenci n
Documental
Secretaria General
Carpeta Archi vo
de Gesti n
Archivo Por fecha 4 aos
Conservacin
Total

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Ley 594
Juli o 14 de
2000
Archivo General de la
Nacin
Por la cual se di cta l a l ey general de
archivos y se di ctan otras di sposi ci ones.
Acuerdo 060
Octubre 30
de 2001
Nacin
"Por el cual se establecen pautas para la
admini stracin de las comunicaci ones
ofi cial es en las enti dades pblicas y las
privadas que cumpl en funciones pbli cas"
Acuerdo No. 07
29 de junio
de 1994
Nacin
Por el cual se adopta y se expide el
Reglamento General de Archi vos.
Resol uci n 723
Septiembre
02 de 2010
Al calda Muni cipal de
Mi randa Cauca
Se garantiza a toda persona l a libertad de
expresar y di fundi r su pensamiento y
opiniones, la de informar y reci bi r
informacin veraz e imparcial .
Acuerdo 039
Octubre 31 Archivo General de la
Por el cual se regula el procedimi ento para
la elaboracin y apli caci n de Tablas de


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Pgi na 410


de 2002 Nacin Retencin Documental en desarrollo del
artculo 24 de la Ley de Archi vo 594 de
2000
Resol uci n 365
Marzo 08 de
2011
Mi randa Cauca
Por medio del cual se adopta el i nstructi vo
para la apli caci n de las Tablas de
Retencin, las transferencias Documentales
y eliminaci n
Decreto 2548
Di ciembre 15
de 2003
Consejo Departamental
de Archi vo
Por el cual se aprueba la Tabla de
Retencin Documental presentadas por la
Al calda Muni cipal de Mi randa Cauca
Resol uci n 2120
Di ciembre 28
de 2012
Mi randa Cauca
Por medio de la cual se ajustan y
actuali zan l as tabl as de retenci n
documental de la admi ni straci n muni ci pal
de mi randa cauca se adoptan y se ordena
su apli caci n
Decreto 2578
Di ciembre 13
de 2012
Nacin
Por el cual se regl amenta el si stema
naci onal de archi vos se establ ece la Red
Nacional de Archi vos, se deroga el Decreto
4124 de 2004 y se dictan otras
di sposici ones relati vas a la admi ni straci n
de l os archivos del Estado"

CARGO: SECRETARIA
GENERAL
FIRMA


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16.13. ACTUALI ZACION DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

- OBJETIVO
Agilizar eficiente y eficazmente la gestin administrativa, estableciendo las normas y
responsabilidades sobre el manejo de los documentos, garantizando la
conservacin del patrimonio documental de municipio.

- ALCANCE
Inicia con la Solicitud de actualizacin y termina con la capacitacin yu la aplicacin
de las tablas

- RESPONSABLE
La responsable de la aplicacin de este procedimiento es la Secretaria General,

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte
Archivo Central: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos
por los distintos Archivos de Gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es
tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las
propias oficinas y particulares en general.
Archivo Histrico: Aquel al cual se transfiere la documentacin del Archivo central o
del Archivo de Gestin que debe conservarse permanentemente, dado el valor que
adquiere para la investigacin, la ciencia, la cultura y administracin de la Memoria
Institucional.
Archivo Total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos
en su ciclo vital.


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Pgi na 412


Archivo de Gestin: Comprende toda la documentacin que es sometida a continua
utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la
soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los
asuntos iniciados.
Comit de Archivo: Grupo asesor de la alta direccin, responsable de definir las
polticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos
administrativos y tcnicos de los archivos.
Disposicin Final de Documentos: Seleccin de los documentos en cualquiera de
sus tres fases con miras a su conservacin temporal, permanente o a su eliminacin.
Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos: Hojas de Vida o
Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.
Subserie: Aquellos documentos que son el resultado de una misma gestin y cuyo
contenido temtico se refiere a un asunto especfico.Ejemplo: Serie: CONTRATOS,
Subserie: Contratos de Prestacin de servicios, etc.
Tablas de Retencin Documental: Es el listado de series documentales con sus
correspondientes tipos documentales al cual se les asigna un tiempo de
Unidad Documental: Unidad de anlisis en los procesos de identificacin y
caracterizacin documental. La unidad documental puede ser simple cuando est
constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios formando
un expediente.
Valoracin Documental: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases del archivo.
Valores Primarios: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la entidad
productora y al iniciador, destinatario o beneficiario, es decir a los involucrados en el
asunto.


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Se realizar el debido seguimiento para la verificacin de la aplicacin de la TRD y
se elaborar de acuerdo con las necesidades un plan de mejoramiento atendiendo
cualquier tipo de modificaciones suscitadas por cambios de procedimientos,
reformas organizacionales o solicitudes por parte de las dependencias productoras
de documentos.
Cualquier tipo de modificacin a la TRD deber ser evaluada por el Comit de
Archivo para decidir si se aprueba o no las modificaciones.
La Tabla de Retencin Documental requiere revisin y actualizacin peridica, por lo
que de no solicitarse modificaciones a la misma en un periodo mnimo de dos aos
se recomienda estudiar y evaluar si efectivamente no han surgido cambios en la
produccin documental.
Para el control de los registros se debe tener en cuenta la identificacin, el
almacenamiento, la proteccin y la recuperacin de los mismos.
La identificacin de los registros, se realizar por medio de las series y subseries
identificados en las Tablas de Retencin Documental de cada carpeta.
Para el almacenamiento y la conservacin de los registros, se tendrn en cuenta
aspectos tales como las condiciones generales (la ubicacin, la estructura fsica, la
capacidad de almacenamiento y la distribucin de los documentos), las reas de
depsito, tales como la estantera y la distribucin de esta, as como las condiciones
ambientales.

- DESCRIPCION

1. Identificacin
de necesidad
de
actualizacin
TRD
Al reali zarse cambios en el Organi grama de
l a entidad o si hubi ese sol i ci tud de
modifi caci n de cual quier ti po en l as TRD a
l a Secretaria General , se debe reali zar
encuesta a cada una de las dependenci as
para veri fi car l as seri es y subseri es uti li zadas
en l a dependenci a.

Secretaria
General
Auxiliar
Administrativo
de cada
Dependencia

Circular Interna
Formato de
Encuesta


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2. Anlisis de
encuesta
La Secretaria General recepcionar l a
encuesta dili genci ada por cada una de l as
dependencias para veri fi car el uso de seri es
y subseri es por cada dependencia.
Tcni co
Admini strati vo
del rea de
Archi vo -
Formato Encuesta

3. Elaboracin
de Proyecto
de TRD
Se procede a reali zar correcci n en las TRD,
teni endo en cuenta encuesta reali zada por
cada una de l as Dependenci as de l a
Admini straci n Muni ci pal y su manual de
funci ones y procedimientos.
Secretari a
General -
Tcni co
Admini strati vo
del rea de
Archi vo

Proyecto TRD

4. Comit de
Archivo
Municipal
La Secretaria General cita al comi t de
Archi vo Muni cipal , para veri fi caci n de
cambios en las TRD y aprobacin de l os
mi smos.
Secretaria
General -
Tcnico
Administrativo
del rea de
Archivo

Acta de Comit

5. Solicitud de
aprobacin
Consej o
Departamental
de Archivo
Si el Comi t de Archi vo Muni ci pal, aceptase
l os cambi os en l as TRD, l a Secretari a
General enviara al Consejo Departamental
de Archi vos l a sol i ci tud de aprobaci n de l as
nuevas TRD.
Secretaria
General -
Tcnico
Administrativo
del rea de
Archivo

Oficio remisorio

6. aprobacin y
distribucin
de las TRD
Al ser aprobadas l as TRD por el Consej o
Departamental de Archi vos, l a Secretari a
General reali zara acto admini strati vo
Resol uci n, fi rmado por Seor Al calde
donde se actuali zan y se ordena el uso de
l as TRD en todas l as Dependenci as, y enva
a cada una de las Dependenci as copia de l a
Resol uci n y copia de las nuevas TRD de l a
dependencia correspondiente para su uso en
l a generacin de documentos y archi vo.
Secretaria
General -
Auxiliar
Administrativa
de cada
Dependencia

Resolucion

7. capacitacion La Secretari a General bri ndara capaci tacin
sobre apl i caci n y manejo de l as TRD a l os
funci onari os de la Admi ni stracin Muni ci pal .

Secretaria
General

Listados
asistencia


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Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsabl e
Lugar y
Forma de
Archivo
Acta
Comit
Municipal
de Archiv o
Secretaria General
Carpeta Archivo de
Gestin
Archiv o
circular
Secretaria General
Carpeta Archivo de
Gestin
Archiv o 4 aos
Conserv acin
Total
Encuesta
Secretaria General
Archiv o Central- Carpeta
Archiv o de Gestin
Archiv o 2 aos
Conserv acin
Total
Proy ecto
TRD
Secretaria General
Carpeta Archivo de
Gestin

Resolucion

Secretaria General
Carpeta Archivo de
Gestin

Listados
de
asistencia
Secretaria General
Carpeta Archivo de
Gestin

externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Ley 594
Juli o 14 de
2000
Archivo General de
la Nacin
Por la cual se di cta la ley general de
archivos y se di ctan otras di sposi ci ones.
Acuerdo 060
Octubre 30 de
2001
Archivo General de
la Nacin
"Por el cual se establecen pautas para l a
admini stracin de las comuni caciones
ofi cial es en las entidades pblicas y l as
privadas que cumpl en funciones pbli cas"
Acuerdo No. 07
29 de junio de
1994
Archivo General de
la Nacin
Por el cual se adopta y se expi de el
Resol uci n 723
Septiembre 02
de 2010
Al calda Muni cipal
de Mi randa Cauca
Se garantiza a toda persona la li bertad de
expresar y di fundi r su pensamiento y
opiniones, la de informar y recibi r
informacin veraz e imparcial .
Acuerdo 039
Octubre 31 de
2002
Archivo General de
la Nacin
Por el cual se regula el procedimiento
para l a elaboraci n y aplicacin de Tabl as
de Retencin Documental en desarroll o
del artcul o 24 de la Ley de Archivo 594 de


MIRANDA
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2000
Resol uci n 365
Marzo 08 de
2011
Al calda Muni cipal
de Mi randa Cauca
Por medio del cual se adopta el
instructivo para la apli cacin de las Tabl as
de Retenci n, l as transferenci as
Documentales y elimi nacin
Decreto 2548
Di ciembre 15
de 2003
Consejo
Departamental de
Archivo
Por el cual se aprueba l a Tabl a de
Retencin Documental presentadas por l a
Al calda Muni cipal de Mi randa Cauca
Resol uci n 2120
Di ciembre 28
de 2012
Al calda Muni cipal
de Mi randa Cauca
Por medio de l a cual se ajustan y
actuali zan las tablas de retencin
documental de la admini stracin muni cipal
de mi randa cauca se adoptan y se ordena
su apli caci n
Decreto 2609
Di ciembre 14
de 2009
Archivo General de
la Nacin
Por el cual se regl amenta el Artcul o V de
la Ley 594 de 2000, parcialmente l os
Artculos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y
se di ctan otras di sposi ciones en materi a
de Gestin Documental para todas l as
enti dades del Estado

CARGO: SECRETARIA
GENERAL
FIRMA


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16.14. TRANSFERENCIA PRIMARIA DE DOCUMENTOS

- OBJETIVO
Garantizar la aplicacin de las Tablas de Retencin Documental y su transferencia
hacia el archivo Central de tal forma que se pueda asegurar su conservacin en el
tiempo.

- ALCANCE
El procedimiento inicia con la verificacin de los periodos de retencin y la
identificacin de los documentos que se deben transferir al Archivo Central y termina
con la realizacin de la transferencia primaria y la ubicacin de las carpetas y cajas
en el Archivo Central.

- RESPONSABLE
Todas las dependencias son responsables de ejecutar estye procedimiento el cual
ser apoyado por el Tcnico Archivo y coordinado por la Secretaria General

Archivo Histrico: Aquel al cual se transfiere la documentacin del Archivo central
o del Archivo de Gestin que debe conservarse permanentemente, dado el valor
que adquiere para la investigacin, la ciencia, la cultura y administracin de la
Memoria Institucional.


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Pgi na 418


en su ciclo vital.
Formato nico de Inventario Documental (FUID): Forma utilizada para diligenciar
transferencias primarias (remisiones documentales de Archivos de Gestin al
Central), transferencias secundarias (del Central al Histrico), valoracin de Fondos
Acumulados, fusin y supresin de entidades y/o dependencias para la entrega de
inventarios documentales.
Valores Primarios: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la entidad
productora y al iniciador, destinatario o beneficiario, es decir a los involucrados en el
asunto.

ambientales.
Las unidades de conservacin utilizadas por la Alcalda Municipal de Miranda Cauca
son cajas en el Archivo Central.
Se seleccionarn las carpetas de las series y subserie documentales que de acuerdo
con la Tabla de Retencin Documental deben transferirse y se retirarn aquellos
documentos que no son relevantes en la carpeta como lo son publicaciones
peridicas, hojas en blanco, borradores y copia o fotocopia cuyos originales se
encuentren en la carpeta.


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Pgi na 419


Los documentos a transferir se van colocando uno atrs del otro en el orden en que
se van generando o recibiendo, de tal manera que el ltimo documento recibido sea
el ltimo que contenga la carpeta. Al ordenar los documentos, los expedientes se
deben encontrar por aos y secuencialmente siguiendo el cdigo y la cronologa en
forma descendiente.
La carpeta debe tener un nmero mximo de 150 folios (150)
La ubicacin de los documentos se realiza en orden cronolgico dentro de las
carpetas, de manera que se pueda realizar seguimiento al desarrollo de los trmites.
Una vez se encuentren ordenadas las carpetas, se proceder a codificarlas segn
las TRD segn la cantidad que se vaya a transferir.

- DESCRIPCION

1. Programacin
Actividad De
Transferencias
La Secretari a General , deber reali zar
cronograma de acti vi dad de transferenci a
documental de l as diferentes
dependencias, i ndi cando fecha y hora de
revi si n de documentos a transferi r por
parte del tcni co admini strati vo del rea de
archi vo y fecha y hora del envo de l a
transferenci a de la dependenci a
correspondi ente al Archi vo Central .

Secretari a
General
Tecni co
Admini strati vo
del rea de
Archi vo

Cronograma de
Transferencia
Documental

2. Divulgacin
Cronograma
de
Transferencias
La Secretaria General envi ara a cada
dependencia de la admini straci n muni ci pal
copi a del cronograma de transferenci a
documental, adj untando formato ni co de
i nventario documental y el instructi vo de
campos.
Secretari a
General -
Auxi liar
Admini strati vo
de cada
Dependenci a
Ci rcular

3. revisin
transferencias
Sigui endo el cronograma de transferenci as,
el tcni co admini strati vo del rea de archi vo
central pasara a l a dependenci a
correspondi ente en la fecha y hora que
i ndique el cronograma, para reali zar l a
revi si n de los documentos a transferi r, que
se real i ce de acuerdo a las normas
emanadas por el Archi vo General de l a
Naci on.
Secretari a
General -
Tcni co
Admini strati vo
del rea de
Archi vo-
Auxi liar
Admini strati vo
de cada
Dependenci a


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ADOPCION
Decreto 084 de 2013

Pgi na 420


4. transferenci
a documental
El auxil iar admi ni strati vo de cada
dependencia, despus de l a revi si n de l os
documentos a transferi r, debe envi ar l os
documentos al archi vo central con su
respecti vo formato ni co de transferenci a
documental, debidamente dili genciado y
fi rmado por el Secretari o de l a
Dependenci a.
Auxi liar
Admini strati vo
de cada
Dependenci a -
Tcni co
Admini strati vo
del rea de
Archi vo

Formato ni co
de
Transferencia
Documental

5. entrega de
transferencias
documentales
El tcni co admi ni strati vo del rea de
archi vo reci bi r di rectamente al auxi liar
admini strati vo de l a dependenci a
correspondi ente l a transferenci a primari a
que reali ce, con veri fi cacin del contenido
del formato ni co de Inventari o documental
y l a uni dad de conservacin documental
(caj as de archi vo)
Auxi liar
Admini strati vo
de cada
Dependenci a -
Tcni co
Admini strati vo
del rea de
Archi vo
Formato ni co
de Inventari o
Documental

6. Reporte
Transferencias
Documentales
Al culmi nar l as fechas esti pul adas en el
cronograma de transferenci as
documentales, el tcni co admini strati vo del
rea de archi vo central, reportara a l a
Secretari a General el cumpl imi ento de l as
dependencias de l a admi ni stracin
Muni cipal .
Secretari a
General
Tcni co
Admini strati vo
del Archi vo
Central
Cronograma de
Transferencias
Documental es

7. Ubicacin
transferencias
El tcni co admi ni strati vo del rea de
archi vo central , teni endo en cuenta l as
TRD, se di spondr a ubi car las unidades de
conservacin documental en el estante
correspondi ente.

Tcni co
Admini strati vo
Archi vo Central

Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsabl e
Lugar y
Forma de
Archivo
Cronograma de
transf erencia
Secretaria General
Carpeta Archivo de
Gestin
Archiv o
circular
Secretaria General
Carpeta Archivo de
Gestin
Archiv o 4 aos
Conserv acin
Total
Formato nico de
inv entario
documental
Secretaria General
Archiv o Central-
Carpeta Archivo de
Gestin
Archiv o 2 aos
Conserv acin
Total


MIRANDA
CODIGO
100-1.21-001-2013
ADOPCION
Decreto 084 de 2013

Pgi na 421


Nombre del
documento
externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Ley 594 Julio 14 de 2000
Archiv o General de
la Nacin
Por la cual se dicta la ley general de archivos y
Acuerdo 060
Octubre 30 de
2001
Archiv o General de
la Nacin
"Por el cual se establecen pautas para la
administracin de las comunicaciones of iciales en
las entidades pblicas y las priv adas que cumplen
f unciones pblicas"
Acuerdo No. 07
29 de junio de
1994
Archiv o General de
la Nacin
Por el cual se adopta y se expide el Reglamento
General de Archivos.
Resolucin 723
Septiembre 02 de
2010
Alcalda Municipal
de Miranda Cauca
Se garantiza a toda persona la libertad de
expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la
de inf ormar y recibir inf ormacin v eraz e
imparcial.
Acuerdo 039
Octubre 31 de
2002
Archiv o General de
la Nacin
Por el cual se regula el procedimiento para la
elaboracin y aplicacin de Tablas de Retencin
Documental en desarrollo del artculo 24 de la Ley
de Archiv o 594 de 2000
Resolucin 365 Marzo 08 de 2011
Alcalda Municipal
de Miranda Cauca
Por medio del cual se adopta el instructivo para
la aplicacin de las Tablas de Retencin, las
transf erencias Documentales y eliminacin
Decreto 2548
Diciembre 15 de
2003
Consejo
Departamental de
Archiv o
Por el cual se aprueba la Tabla de Retencin
Documental presentadas por la Alcalda Municipal
de Miranda Cauca
Resolucin 2120
Diciembre 28 de
2012
Alcalda Municipal
de Miranda Cauca
Por medio de la cual se ajustan y actualizan las
tablas de retencin documental de la
administracin municipal de miranda cauca se
adoptan y se ordena su aplicacin
Decreto 2609
Diciembre 14 de
2009
Archiv o General de
la Nacin
Por el cual se reglamenta el Artculo V de la Ley
594 de 2000, parcialmente los Artculos 58 y 59
de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras
disposiciones en materia de Gestin Documental
para todas las entidades del Estado

Decreto 2578

Diciembre 13 de
2012

Archiv o General de
la Nacin
Por el cual se reglamenta el sistema nacional de
archiv os se establece la Red Nacional de
Archiv os, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se
dictan otras disposiciones relativ as a la
administracin de los archivos del Estado"

CARGO: SECRETARIA
GENERAL
FIRMA


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16.15. SOLICITUD DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL

- OBJETIVO
Garantizar al ciudadano y funcionarios pblicos el prstamo de los documentos que
requieran de la Alcalda Municipal de Miranda Cauca, encontrados en el Archivo
Central de acuerdo con lo estipulado por la ley.

- ALCANCE
El procedimiento inicia con la solicitud y entrega de documentacin hasta el control y
la entrega del documento solicitado.

- RESPONSABLE
Secretaria General, Tcnico Administrativo de Archivo

Administracin de Archivos: Operaciones administrativas y tcnicas relacionadas con
la planeacin, direccin, organizacin, control, evaluacin, conservacin,
preservacin y servicios de todos los archivos de una entidad.
Archivo Histrico: Aquel al cual se transfiere la documentacin del Archivo central o
del Archivo de Gestin que debe conservarse permanentemente, dado el valor que
adquiere para la investigacin, la ciencia, la cultura y administracin de la Memoria
Institucional.


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Pgi na 423


en su ciclo vital.
Formato nico de Inventario Documental (FUID): Forma utilizada para diligenciar
transferencias primarias (remisiones documentales de Archivos de Gestin al
Central), transferencias secundarias (del Central al Histrico), valoracin de Fondos
Acumulados, fusin y supresin de entidades y/o dependencias para la entrega de
inventarios documentales.

ambientales.
Las unidades de conservacin utilizadas por la Alcalda Municipal de Miranda Cauca
son cajas en el Archivo Central.
Los documentos a transferir se van colocando uno atrs del otro en el orden en que
se van generando o recibiendo, de tal manera que el ltimo documento recibido sea
el ltimo que contenga la carpeta. Al ordenar los documentos, los expedientes se
deben encontrar por aos y secuencialmente siguiendo el cdigo y la cronologa en
forma descendiente.
Para tener acceso a la informacin, se debe realizar la orientacin con base al
procedimiento para acceder a los fondos documentales y se debe informar acerca


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Pgi na 424


del reglamento de consulta de la entidad y los requisitos que debe cumplir de
acuerdo a si es funcionario de la entidad.
Los documentos se ubican de acuerdo con la estructura orgnica y de acuerdo con
lo mencionado anteriormente acerca de las TRD.
Se debe mantener actualizado el inventario general de los documentos a partir de
las transferencias primarias, con los respectivos elementos que faciliten la
localizacin de los documentos ya sea por medio de la elaboracin de instrumentos
de consulta, control y descripcin tales como guas, catlogos, ndices.
Cuando se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de
prstamo, la dependencia productora deber llevar un registro en el que se consigne
la fecha del prstamo, identificacin completa del expediente, nmero total de folios,
nombre y cargo de quien retira el expediente y fecha lmite para su devolucin.
Vencido el plazo, el responsable de la dependencia productora deber hacer exigible
su devolucin inmediata.

- DESCRIPCION

1. Solicitud
El Ciudadano o funci onario pbli co, debe
reali zar sol i ci tud por escri to y ser radi cado en
ventanil la ni ca, soli ci tando la documentacin
que requiera.
Secretari a
General
Auxi liar
Admini strati va de
Ventanill a ni ca

Libro
Radi cador

2. Bsqueda
documento
La auxi liar admi ni strati va de la ventani lla ni ca,
entregara soli citud al tcni co admi ni strati vo del
archi vo central, la cual ubi cara de acuerdo al
ao y al asunto la uni dad de conservacin
correspondi ente.
Auxi liar
Admini strati vo de
Ventanill a Uni ca
Tecni co
Admini strati vo
Archi vo Central

Sol i ci tud

3. Retiro del
documento
Al ser encontrado el documento soli ci tado por l a
tcni co admini strati vo del rea de archi vo
central , tomara copi a del documento requerido y
vol ver a ubi car en el respecti vo lugar el tomo o
l egaj o correspondiente.
Si el documento que estn sol i ci tando no es

Tcni co
Admini strati vo del
rea de Archi vo

Gua de


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Pgi na 425


copi a si no en ori ginal , se debe reti rar el
documento requeri do del legajo y dej ar formato
gua sealando en la unidad de conservacin
que hace fal ta ese documento, con fecha de
reti ro y nombre y rea del que l o soli ci to.
Reti ro de
Documento

4. Entrega de
documento
La tcni co admi ni strati vo radi cara en el l ibro
radi cador de prstamos del Archi vo Central l a
fotocopi a u ori gi nal del documento requerido
i ndi cando fecha, documento cantidad de fol ios,
a que dependencia va di ri gi da, al ser entregada
a l a dependencia correspondiente, l a auxili ar
admini strati va de l a dependencia, deber fi rmar
el li bro radi cador.
Tcni co
rea de Archi vo
Central - Auxili ar
Admini strati vo de
cada
Dependenci a

Libro
radi cador de
Prestamos

5. Libro
radicador de
prestamos
En el l ibro radi cador de prstamos del archi vo
central , se enunci an l as fotocopi as de l os
documentos requeri dos y se hace fi rmar de l a
persona o dependenci a que los sol i ci to. Si es
prstamo de documentos se real i za el mi smo
procedimi ento solo que el funci onario que l o
haya soli ci tado debe fi rmar en el campo
correspondi ente a prstamos.
Auxi liar
Admini strati vo de
cada
Dependenci a -
Tcni co
rea de Archi vo

Formato
ni co de
Transferenci
a
Documental

6. Prestamo de
documentos
El tcni co admi ni strati vo entrega el documento
en cali dad de prstamo al funcionari o pbli co, l
cuenta con quince (15) das hbiles para
reali zar su entrega. Si esto no sucede en el
ti empo esti pulado, el tcni co admi ni strati vo del
archi vo central envi ara soli ci tud por escri to a l a
Secretari a General el reporte del mi smo, para
que reali ce la soli ci tud pertinente.
Secretari a
General Tcni co
Archi vo Central
Libro
radi cador de
Prestamos
Archi vo
Central

Nombre
Almacenamiento
Protecci
n
Recuperaci
n
Retenci
n Archivo
Gestion
Disposicin Responsa
ble
Lugar y
Forma de
Archivo
Comunicaciones
Ofi cial es
Tcni co Admini strativo
Archivo central
Carpeta Archi vo de
Gestin
Archivo 2 aos Seleccin
Pl an de Accin
Secretaria General
Archivo Central - Carpeta
Archivo de Gestin
Archivo 2 aos
Conservacin
Total


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Pgi na 426


Hi storia Laboral
Secretaria General
Carpeta Archi vo de
Gestin
Archivo
90 aos
Conservacin
Total

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Ley 594
Juli o 14 de
2000
Archi vo General de
l a Nacin
Por l a cual se di cta la l ey general de
archi vos y se di ctan otras
di sposi ci ones.
Acuerdo 060
Octubre 30 de
2001
Archi vo General de
l a Nacin
"Por el cual se establ ecen pautas para
l a admi ni stracin de las
comuni caci ones ofi ci al es en las
enti dades pbl i cas y l as pri vadas que
cumplen funciones pbli cas"
Acuerdo No. 07
29 de j uni o de
1994
Archi vo General de
l a Nacin
Por el cual se adopta y se expi de el
Resol uci n 723
Septiembre 02
de 2010
de Mi randa Cauca
Se garanti za a toda persona la
li bertad de expresar y di fundi r su
pensamiento y opiniones, l a de
i nformar y recibi r informaci n veraz e
i mparci al .
Acuerdo 039
Octubre 31 de
2002
Archi vo General de
l a Nacin
Por el cual se regula el procedi miento
para la elaboracin y apl i caci n de
Tabl as de Retenci n Documental en
desarroll o del artculo 24 de l a Ley de
Archi vo 594 de 2000
Resol uci n 365
Marzo 08 de
2011
de Mi randa Cauca
Por medi o del cual se adopta el
i nstructi vo para l a apl i caci n de las
Tabl as de Retencin, las
transferenci as Documental es y
eliminacin
Decreto 2548
Di ciembre 15
de 2003
Consej o
Departamental de
Archi vo
Por el cual se aprueba l a Tabl a de
Retencin Documental presentadas
por la Al cal da Muni ci pal de Mi randa
Cauca


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Resol uci n 2120
Di ciembre 28
de 2012
de Mi randa Cauca
Por medio de la cual se ajustan y
actuali zan l as tabl as de retenci n
documental de la admini straci n
muni cipal de mi randa cauca se
adoptan y se ordena su apli cacin
Decreto 2609
Di ciembre 14
de 2009
Archi vo General de
l a Nacin
Por el cual se reglamenta el Artculo
V de l a Ley 594 de 2000, parcialmente
l os Artcul os 58 y 59 de la Ley 1437 de
2011 y se di ctan otras di sposi ciones
en materi a de Gesti n Documental
para todas l as entidades del Estado

Decreto 2578

Di ciembre 13
de 2012

Archi vo General de
l a Nacin
Por el cual se regl amenta el si stema
naci onal de archi vos se establ ece la
Red Nacional de Archi vos, se deroga
el Decreto 4124 de 2004 y se di ctan
otras di sposi ciones rel ati vas a la
admini straci n de l os archi vos del
Estado"
Ley 734 Mayo 02 de
2002
Congreso de la
Repbli ca
Por l a cual se expi de el Cdigoni co
Di sci pl inari o

CARGO: SECRETARIA
GENERAL
FIRMA


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RECURSOS FISICOS

16.16. SUMINISTRO DE BIENES Y ELEMENTOS DE CONSUMO Y
DEVOLUTIVOS

- OBJETIVO
Realizar la entrada y salida de bienes del almacn, validando que los bienes de
consumo y devolutivos cumplan con las especificaciones y caractersticas
requeridas.

- ALCANCE
Comprende a todas las Dependencias de la Administracin Municipal de Miranda
Cauca. Inicia con el ingreso del bien a Almacn y termina con el Registro en
inventario y archivo.

- RESPONSABLE
Secretario de despacho Secretaria General, Funcionario con funciones de
Almacenista.

BIENES: Son los elementos materiales e inmateriales, consumibles y no
consumibles, muebles e inmuebles, que tienen un valor positivo y son susceptibles a
ser adquiridos, inventariados, enajenados y grabado (se excluye el dinero).
BIENES DE CONSUMO: Son aquellos que por su naturaleza con el primer uso que
se hacen de ellos o porque al colocarlos, agregarlos, se extinguen o desaparecen
como unidad material independiente, son susceptibles de dao o ruptura por las
clases de material por la que estn fabricados.


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Pgi na 429


BIEN DE CONSUMO CONTROLADO: Son aquellos bienes que, habiendo sido
cargados directamente al gasto como consumo, la entidad decide que deben ser
controlados administrativamente, como es el caso de cosedoras, perforadoras
BIENES DEVOLUTIVOS: Son los que no se consumen por el primer uso que se
hace de ellos, aunque perezcan en el tiempo por razn de su naturaleza.

La solicitud de los bienes se hace a travs de un oficio firmado por el secretario de la
dependencia o persona responsable de la dependencia, para su efecto se realiza los
das lunes o en su defecto los das martes si el da mencionado es festivo.
La entrada de los bienes se realiza a travs de documentos valorizados.
Los comprobantes generados, resultado del movimiento de los bienes en la Entidad,
se anexan o Archivan en la carpeta que corresponda.
El documento puede ser factura, remisin, resolucin, memorando, acta,
comunicaciones internas u oficio donde se determina las caractersticas especficas
del bien y estos pueden ser consultados en el Sistema de Gestin Documental
ORFEO.
Para el registro de los bienes a ingresar en el aplicativo se debe identificar el tipo de
bien para efectos de clasificacin del tipo de movimiento de entrada.
Cuanto se trate de bienes devolutivos o de consumo controlado que salen al
servicio, el comprobante de salida debidamente firmado se debe archivar en el
expediente de inventario individual de bienes de cada funcionario o contratista.
Denominados A22.
Los bienes devolutivos y de consumo controlado adquiridos por la entidad deben
reportarse a la Compaa Aseguradora, para su inclusin en el Programa de
Seguros contratado.
Para la salida de los bienes y/o elementos de la Entidad se debe diligenciar en
formato AB-F-001 y para la salida permanente de equipos porttiles se debe
diligenciar el formato Mediante acta de entrega y se relacionan en los A22.


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- DESCRIPCIN

1. Recibir
Reci bi r el documento soporte de ingreso
o sali da del bi en del Almacn.

Auxi liar
Admini strati vo
Documento

2. Verificacin
Veri fi car caractersti cas y val or de los
bienes a ingresar al Almacn contra el
contrato y documentos soportes
Auxi liar
Admini strati vo
Y Supervi sor
del contrato
Documento

3. Entrada de
bienes
Reci bi r los bi enes y revi sar que l as
canti dades correspondan de acuerda a
l a compra.
Auxi liar
Admini strati vo
Y Supervi sor
del contrato
Documento

4. Registro
Regi strar l os bi enes en el apli cati vo y
generar el comprobante de entrada.
Auxi liar
Admini strati vo
orden de
entrada

5. Imprimir y
firmar
Impri mi r y fi rmar el comprobante de
entrada.
Auxi liar
Admini strati vo
Orden de
entrada

6. Legalizacin
Envi ar el comprobante de entrada con
factura ori gi nal al ordenador del gasto
para l as respecti vas fi rmas para
l egali zaci n de pagos al proveedor.
Auxi liar
Admini strati vo
Documentos

7. Comprobante
de salida
Generar el comprobante de sal ida de
bienes en el apli cati vo, para que sea
fi rmado por el supervi sor del contrato.
Auxi liar
Admini strati vo
Orden de sali da
8. Entrega
Mediante acta de entrega se l egal i za la
entrega de l os el ementos a la
dependencia asi gnada segn sea el
caso.
Auxi liar
Admini strati vo
Comprobante
de entrega

9. Registro
inventario
Se procede a ali mentar i nventarios con
l os el ementos entrantes cl asi fi cndolos
de acuerdo al bi en, devol uti vo, consumo
o consumo controlado.

Auxi liar
Admini strati vo

Inventari o de
Bienes


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Pgi na 431


10. Registro en el
kardex
Se procede a ali mentar kardex de
entrada.
Auxi liar
Admini strati vo
Kardex
11. Archivar
Archi var el comprobante de entrada y
sal i da a l os documentos soportes.
Auxi liar
Admini strati vo
Carpeta

Nombre
Almacenamiento
Protecci
n
Recupe
racin
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y Forma
de Archivo
Inventari o
de bienes
Auxi liar
Admini strativo
Lugar:
Archivador.
Forma: En
carpetas tamao
ofi cio pestaa
hori zontal
Archivador
en
madera.
4 aos
Conservaci
n total
Ordenes
Auxi liar
Admini strativo
Lugar:
Archivador.
Forma: En
carpetas tamao
ofi cio pestaa
hori zontal
Archivador
en
madera.

Orden de
entrada al
almacn
Auxi liar
Admini strativo
Lugar:
Archivador.
Forma: En
carpetas tamao
ofi cio pestaa
hori zontal
Archivador
en
madera.

Orden de
sali da del
almacn
Auxi liar
Admini strativo
Lugar:
Archivador.
Forma: En
carpetas tamao
ofi cio pestaa
hori zontal
Archivador
en
madera.

Actas
Auxi liar
Admini strativo
Lugar:
Archivador.
Forma: En
carpetas tamao
ofi cio pestaa
hori zontal
Archivador
en
madera.

Actas de
entrega de
bi enes
Auxi liar
Admini strativo
Lugar:
Archivador.
Forma: En
carpetas tamao
ofi cio pestaa
hori zontal
Archivador
en
madera.

Kardex
Auxi liar
Lugar:
Archivador.
Archivador
en


MIRANDA
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ADOPCION
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Pgi na 432


Admini strativo Forma: En
carpetas tamao
ofi cio pestaa
hori zontal .
madera.

Nombre del
documento
externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Resol uci n N
001
Septiembre
20 de 2001
Contralora
General
Por la cual se expi de el Manual de Procedimi entos
Admini strativos y Contables para el Manejo y
Control de los Bi enes en l os Entes Pbli cos del
Di strito Capital.
Ci rcul ar
conj unta 02
Di ciembre 16
de 2003
Contralora
General
Deberes de las entidades en la admini stracin y
cuidado de l os bienes; responsabilidad fi scal y
di scipl inari a de los funcionari os pbli cos por
prdida o dao de l os bi enes a su cargo.
LEY 80 Octubre 28 de
1993
Congreso de
Col ombia
Por l a cual se expi de el Estatuto General de
Contrataci n de la Admi ni straci n Pbli ca.
LEY 1150 Juli o 16 de
2007
Congreso de
Col ombia
Por medio de la cual se i ntroducen medidas para
la efi ci encia y la transparenci a en l a Ley 80 de
1993 y se dictan otras di sposi ciones generales
sobre la contratacin con Recursos Pblicos.
Decreto N
734
Abril 13 de
2012
Presidente de
Col ombia

Departamento
Nacional de
Pl aneaci n
Por el cual se reglamenta el Estatuto General de
Contrataci n de la Admini stracin Pblica y se
Ley 734 Febrero 05 de
2002
Congreso de
Col ombia
Por la cual se expide el Cdi go Di sciplinario nico.

Proyect ado ALEXANDRA BRIEZ CARGO AUX. ALMACEN FIRMA
CARGO: SECRETARIA
GENERAL
FIRMA


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ADOPCION
Decreto 084 de 2013

Pgi na 433


16.17. BAJA DE BIENES

- OBJETIVO
Realizar las bajas de los bienes catalogados como inservibles, obsoletos o que no
se requieren para el servicio del Centro Administrativo Municipal CAM, del Municipio
de Miranda, Cauca.

- ALCANCE
A nivel interno aplica para todas las Dependencias de la Administracin Municipal de
Miranda Cauca.

- RESPONSABLE
Secretario de despacho Secretaria General, Auxiliar Administrativo con funciones en
el Almacn


BIENES: Son los elementos materiales e inmateriales, consumibles y no
consumibles, muebles e inmuebles, que tienen un valor positivo y son susceptibles a
ser adquiridos, inventariados, enajenados y grabado (se excluye el dinero).
INMUEBLES: Son los que no se pueden mover y llevar de una parte a otra sin su
destruccin o deterioro.
ORDEN DE BAJA: Es el proceso mediante el cual el municipio decide retirar un bien
definitivamente del patrimonio del mismo. Se perfecciona con el retiro fsico, el
descargo de los registros contables y de inventario y el cumplimiento de los registros
establecidos para cada caso, segn el hecho que le dio origen.
INSERVIBLE: Aquellos bienes que por desgaste, deterioro u obsolescencia, no
sirven para el servicio al cual fueron asignados y que tampoco son susceptibles a
readaptacin, reparacin o reconfiguracin para su uso.


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Pgi na 434


OBSOLETO: Bienes que aun estando en buenas condiciones fsicas y tcnicas no
son requeridas por la entidad para su funcionamiento.
COMIT EVALUADOR DE BAJAS: Encargado de verificar que los procesos de
bajas se efecten de acuerdo a las normas legales.
BAJA DE BIENES: Cuando un bien que se encuentre obsoleto, inservible, es
retirado definitivamente del servicio de forma fsica y de los registros de la entidad,
por enajenacin a ttulo oneroso, a ttulo gratuito, por hurto o robo, caso fortuito o
fuerza mayor, por rotura o vencimiento

La documentacin generada se anexa al expediente de baja de bienes.
Los bienes catalogados como inservibles u obsoletos para venta o destruccin
deben presentarse en acta al Comit para su Visto Bueno de baja.
Si en la toma fsica de inventario se identifica la prdida, dao o hurto, se hace la
anotacin y el funcionario o contratista debe comunicar a Secretaria General la
prdida, dao o hurto, anexando el informe del acontecimiento de los hechos y la
denuncia ante las autoridades competentes.
En los casos no previstos en este documento, debern cumplirse las actividades
ordenadas para casos anlogos que rigen la materia.
Una vez la entidad haya suscrito el contrato para la enajenacin de los bienes a
ttulo oneroso, los lotes que resulten dentro del plazo de ejecucin del contrato,
sern vendidos a travs del mismo.

- DESCRIPCION
1. Necesidad
de bienes
Cuando se encuentren identi fi cados bienes que
sean postul ados a ser dados de baj a se reali za
comuni caci n a todas l as dependencias donde se
l es i nforma de la exi stencia de l os bi enes y si son
o no requeridos por ell as. Si al guna dependenci a
manifiesta dentro del pl azo fi jado su i nters por
determi nado bien se le asignara mediante el A22.
Secretari o
General
Ci rcular


MIRANDA
CODIGO
100-1.21-001-2013
ADOPCION
Decreto 084 de 2013

Pgi na 435


Si no mani fi estan i nters se si gue el paso
si guiente
2. Estado
actual del
bien
Si la baja del bien es por obsol escencia, se debe
i ni ci ar por determi nar el estado actual del bi en
sol i ci tado al personal interno competente o
externo segn el caso, el concepto tcni co y
aval o comercial de estos en el estado en que se
encuentran.
Si l a baj a es por pago de un si ni estro por parte de
l a Compaa Aseguradora, se debe anexar
documentos soportes de pago del si ni estro.

Auxi liar
Admini strati vo
Almacn
Informe
Tecni co

3. Solicitud
de bajas
Al tener i denti fi cado l os bienes para dar de baj a,
se real i za acta con bi enes numerados y se sol i ci ta
al Comit Evaluador de bajas l a autori zacin para
proceder a l a Enaj enaci n, donacin,
desmantel acin, o destrucci n.
Sobre el acta se deja constanci a de l a
autori zacin de baj a del bi en y su fi n cual fuere.

Auxi liar
Admini strati vo
Almacn
miembros
Comi t
Eval uador de
Baj as
Acta
4. Autorizacin
de bajas
Una vez autori zada l a baj a por el Comi t
Eval uador de Baj as con su re specti va j ustifi caci n
el cual puede ser:
Obsol escenci a
Inservi bl es
Perdi da
Extravo o Hurto
Se suscri be el Acta de baj a, ordenando se
proceda al Acto Admini strati vo Resol ucin, que
es fi rmada por el ordenador del gasto y remitida al
Almacn para proceder con el reti ro del bi en en l a
base de datos de Inventario del Almacn de l a
Al calda Muni ci pal , para l egal i zar y ofi ci ali zar l a
baj a del bien, se enva la Resolucin de
aprobaci n de baja del bien, al rea contabl e.
En di cha resoluci n deber indi carse el desti no
fi nal del bi en y en cada caso se proceder como
se i ndi ca en l os pasos 4, 5 o 6 segn corresponda
Comi t
Eval uador de
Baj as
Formato de
bienes para
dar de baj a

Acta de
Comi t
Eval uador
de Baj as

Resol uci n


MIRANDA
CODIGO
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Pgi na 436


5. Destinacin
del bien:
Enaj enacin
Cuando el Comit determi ne que haya l ugar a
enajenacin del bi en, al efectuarse l a sali da del
bien, se procede a enviar documentaci n al rea
de contrataci n para que se real i ce l a subasta
pbli ca, con precio mni mo determinado por el
eval uador tcni co, el cual ser publi cado por parte
del rea de contrataci n. Luego de l a adj udi caci n
del contrato se si gue con el paso 6

Auxi liar
Admini strati vo
del Almacn -
rea de
Contratacin
Formato de
bienes para
dar de baj a

Acta de
Comi t
Eval uador de
Baj as
Resol uci n
6. Destinacin
del bien:
Destruccin
Se procede a la destruccin de l os bienes
i ndi cados en l a resol uci n de baja, en presenci a
del Comi t Evaluador de Bajas. El Almaceni sta
Elabora y los i ntervinientes fi rman el acta de
destrucci n. Se sigue con el punto 6
Auxi liar
Admini strati vo
del Almacn
Comi t
Eval uador de
Baj as
Acta de
Comi t
6. Destinacin
del bien:
Donacin
Cuando el Comit determi ne que haya l ugar a
donaci n del bi en, al efectuarse l a sal ida del bien,
se procede a envi ar documentacin al rea de
contrataci n para que se reali ce la publi cacin en
l a pgina web de l a entidad de ofreci miento de l os
bienes a enajenar a ttul o gratui to. Se reali za el
proceso de sel eccin y se procede a l a
su scri pcin de contrato o convenio respecti vo.
Luego de la adjudi cacin del contrato se si gue con
el paso 6
Para efectos de enaj enaci n de equi pos de
cmputo, previo al acto admini strati vo de baja de
bienes y desti no fi nal se envi ar comuni caci n a l a
asoci aci n computadores para educar, ofreci endo
l os bi enes.

Auxi liar
Admini strati vo
del Almacn -
rea de
Contratacin
Acta de
Comi t
Eval uador de
Baj as

7. Generacin de
comprobante
Generar el comprobante de baja en el apli cati vo
de admini straci n de bi enes, de los bienes
destrui dos o enaj enados
Auxi liar
admini strati vo
del almacn
Comprobante
de Baj a


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Pgi na 437


8. Certificado
de exclusin
Sol i ci tar y luego recibi r Certi fi cado de Exclusi n de
bienes expedido por l a Compaa de Seguros.
Auxi liar
admini strati vo
del almacn
Certi fi cado de
Exclusi n de
bienes
9. Comunicaci
n a sec.
financiera
Proyectar memorando a Secretari a Fi nanci era
i nformando l a excl usi n de l os bienes, teni endo en
cuenta el certi fi cado de exclusi n Expedido por l a
Compaa de seguros, para que l os el ementos
sean reti rados contabl emente
Secretari a
General
Comuni caci o
nes

Nombre
Almacenamiento
Proteccin
Recu
pera
cin
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y Forma de
Archivo
Actas
Auxi liar
Admini strativo
Lugar: Almacn
Forma: En carpetas
tamao ofi cio pestaa
hori zontal
Archivador
en madera.
7 aos
Conservaci
n total
Acta de
entrega de
bi enes
Auxi liar
Admini strativo
Lugar: Almacn
Forma: En carpetas
hori zontal
Archivador
en madera.
7 aos
Conservaci
n total
Actas
comi t de
bajas
Auxi liar
Admini strativo
Lugar: Almacn
Forma: En carpetas
hori zontal
Archivador
en madera.
7 aos
Conservaci
n total
Inventari o
de bienes
Auxi liar
Admini strativo
Lugar: Almacen.

Forma: En carpetas
hori zontal .
Archivador
en madera.
8 aos
Conservaci
n total
Kardex
Auxi liar
Admini strativo
Lugar: Almacen.
Forma: En carpetas
hori zontal .
Archivador
en madera.


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Pgi na 438


- DOCUMENTOS EXTENOS O BASE LEGAL
Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Resol uci n N 001
Septiembre 20
de 2001
Contralora
General
Por l a cual se expide el Manual de
Procedimi entos Admi ni strati vos y Contables
para el Manejo y Control de los Bienes en los
Entes Pbli cos del Di stri to Capital.
Decreto 591 de 2010 28 de julio
Munici pio de
Mi randa
Crea el comi t eval uador de bajas de los
Bi enes muebles y se establecen los
procedimientos en materia de
Bajas de bienes muebles de propiedad del
munici pio de Mi randa, Cauca
Ci rcul ar conjunta 02
Di ciembre 16
de 2003
Contralora
General
Deberes de las entidades en la
admini stracin y cui dado de l os bienes;
responsabi lidad fi scal y di sciplinaria de los
funcionarios pbli cos por prdida o dao de
los bienes a su cargo.
1993
Congreso de
Col ombia
2007
Congreso de
Col ombia
Por medio de l a cual se i ntroducen medidas
para l a efi ciencia y la transparenci a en la
Ley 80 de 1993 y se dictan otras
di sposici ones generales sobre la
contratacin con Recursos Pbli cos.
Decreto N734 Abril 13 de
2012
Presidente de
Col ombia

Departamento
Nacional de
Pl aneaci n
Por el cual se reglamenta el Estatuto General
de Contrataci n de l a Admini stracin Pbli ca
2002
Congreso de
Col ombia
Por la cual se expi de el Cdi go Di sci plinario
ni co.

CARGO: SECRETARIA
GENERAL
FIRMA


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Pgi na 439


16.18. EGRESO DE BI ENES POR DAO, PERDIDA, HURTO O ROBO

- OBJETO
Este procedimiento tiene por objeto recuperar el artculo daado, perdido o robado

- ALCANCE
Este procedimiento aplica para todas las unidades administrativas o dependencias
de la Administracin, incluye la participacin directa de la Secretaria General

- RESPONSABLE
Secretaria General y Todos los responsables de inventario

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Corresponde a la denominacin general que se le da a
las diferentes dependencias, Secretaras de Despacho.

- DESCRIPCION
1. Notificacin
del evento
El responsable del bien entregara al al macn y a
su j efe inmedi ato i nforme sobre l as ci rcunstancias
de modo, tiempo y l ugar en que ocurri el evento
(dao, perdida o hurto) anexando documentos
rel acionados y l a denunci a ante las autori dades
competentes (Fi scal a General de l a Naci n)
Funci onario
Auxi liar
admini strati vo
del almacn
Ofi ci o de
noti fi cacin
2. Informe a
Secretaria
General
Auxi liar de Almacn informa prdida, hurto o dao
del bi en a la Secretari a General (Ofi cina de Control
Di sci pl inari o) y a Di recci n Fi nanciera. Adems
di cho i nforme i ncl ui r valor comercial para
reposi ci n del bi en hurtado y/o daado si as se
requi ere.
Auxi liar
admini strati vo
del almacn y
Secretari a
General
Ofi ci o


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Pgi na 440


3. Comuni
cacin al
responsable
para reposicin
o pago
El Secretario General comuni car por escri to al
responsable de l a custodi a del bi en muebl e las
caractersti cas especfi cas del bi en y el val or
comerci al del mi smo, con el fi n de que este
proceda a reponer el bi en o cancel ar su val or en
dinero consi gnndolo en l a Cuenta que l a entidad
l e indi que.
Secretari o
General
funci onari o
Comuni caci n
orden de
entrada por
reposi ci n
4. Desarrol
lo de la
Investigacin
La Secretari a General i ni ci ara proceso di sci pli nario
correspondi ente para proceder de acuerdo con los
resul tados. Adems informara a la Contral ora
General del Cauca para que adel ante el proceso
fi scal , sal vo que el funcionari o responsable
reponga el bien o cancel e el valor correspondiente
Secretari a
General
Fall o
di sci pli nario
5. Trmite ante
aseguradora
Simul tneo al desarroll o de l a investigaci n se
reali zaran los trmi tes ante l a Aseguradora.
Informar medi ante ofi ci o a la Aseguradora la
prdi da y/o dao del bien para el trmi te ante el
Corredor de Seguros
Auxi liar
admini strati vo
del almacn y
secretari a
general
Ofi ci o
6. Recibo de
documentos
por parte de
la
aseguradora
Reci bi r y aprobar reci bo i ndemni zatorio y
li quidaci n del siniestro real i zado por la compaa
aseguradora.
Secretari a
General
Reci bo
7. Acto
administrati
vo
Proyectar acto admini strati vo autori zando la
reposi ci n del bi en y el pago del demri to y/o
deduci bl e del siniestro, si es del caso.
Auxi liar
admini strati vo
del almacn y
Secretari a
General

Resol uci n

8. Firma
Fi rmar acto admini strati vo autori zando la
deduci bl e del siniestro
Al calde Resol uci n

9. Enviar
Entregar acto admini strati vo autori zando la
deduci bl e del siniestro a Secretari a Financiera.
Secretari a
General
Resol uci n

10. Acta de
entrega
Reci bi r el bi en entregado por l a aseguradora,
su scri bi r acta y apl i car procedimi ento i ngreso y
sal i da de bienes devol uti vos y de consumo.
Auxi liar
admini strati vo
del almacn
Secretari a
Acta de
entrega del
bien


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Pgi na 441


general .
11. Exclusin
e
inclusin
del bien

Proyectar, fi rmar y envi ar comuni cacin soli ci tando
l a exclusi n e i ncl usin de los bi enes dados de
baj a y recibi dos en reposi cin
Auxi liar
admini strati vo
del almacn
Secretari a
General

Ofi ci o
Emi ti r memorando a secretari a fi nanciera
i nformando l a i ncl usin y exclusi n de l os bienes,
teni endo en cuenta el certifi cado de excl usi n
expedi do por la compaa de seguros.
Secretari a
General
Memorando
Envi ar comuni cacin al corredor de seguros
i nformando del pago y/o ajuste del sal do segn
sea el caso.
Auxi liar
admini strati vo
del almacn
Secretari a
General
Ofi ci o
12. Dada
de baja
La baja se produci r cuando haya cesado el
procedimi ento admini strati vo, se haya exonerado
de responsabi li dad al funci onario que tena los
bienes muebl es a su cargo o cuando
estableci ndose su responsabili dad, se haya
producido su pago o reposi cin.

Nombre
Almacenamiento
Proteccin
Recu
pera
cin
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y Forma de
Archivo
Actas
Auxi liar
Admini strativo
Lugar: Almacn
Forma: En
carpetas tamao
ofi cio pestaa
hori zontal
Archivador
en madera.
7 aos
Conservaci
n total
Acta de entrega
de bienes
Auxi liar
Admini strativo
Lugar: Almacn
Forma: En
carpetas tamao
ofi cio pestaa
hori zontal
Archivador
en madera.
7 aos
Conservaci
n total
Actas comi t
de bajas
Auxi liar
Admini strativo
Lugar: Almacn
Forma: En
carpetas tamao
ofi cio pestaa
hori zontal
Archivador
en madera.
7 aos
Conservaci
n total
Inventari o de Auxi liar Lugar: Almacen. Archivador 8 aos Conservaci


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Pgi na 442


bi enes Admini strativo
Forma: En
carpetas tamao
ofi cio pestaa
hori zontal .
en madera. n total

- DOCUMENTOS EXTENOS O BASE LEGAL
Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Resol uci n N 001
Septiembre 20
de 2001
Contralora
General
Por l a cual se expide el Manual de
Procedimi entos Admi ni strati vos y Contables
para el Manejo y Control de los Bienes en los
Entes Pbli cos del Di stri to Capital.
Decreto 591 de 2010 28 de julio
Munici pio de
Mi randa
Crea el comi t eval uador de bajas de los
Bi enes muebles y se establecen los
procedimientos en materia de
Bajas de bienes muebles de propiedad del
munici pio de Mi randa, Cauca
Ci rcul ar conjunta 02
Di ciembre 16
de 2003
Contralora
General
Deberes de las entidades en la
admini stracin y cui dado de l os bienes;
responsabi lidad fi scal y di sciplinaria de los
funcionarios pbli cos por prdida o dao de
los bienes a su cargo.
1993
Congreso de
Col ombia
2007
Congreso de
Col ombia
Por medio de l a cual se i ntroducen medidas
para l a efi ciencia y la transparenci a en la
Ley 80 de 1993 y se dictan otras
di sposici ones generales sobre la
contratacin con Recursos Pbli cos.
Decreto N734 Abril 13 de
2012
Presidente de
Col ombia

Departamento
Nacional de
Pl aneaci n
Por el cual se reglamenta el Estatuto General
de Contrataci n de l a Admini stracin Pbli ca
2002
Congreso de
Col ombia
Por la cual se expi de el Cdi go Di sci plinario
ni co.

CARGO: SECRETARIA
GENERAL
FIRMA


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Pgi na 443


16.19. ELABORACIN DEL PLAN DE COMPRAS

- OBJETIVO
Establecer las actividades para la planificacin, elaboracin, ejecucin, control y
evaluacin del plan de compras.

- ALCANCE
El procedimiento inicia con la planeacin de actividades y recepcin de la lista de
requerimientos de todas las dependencias, finaliza con la adopcin del Plan,
Publicacin en la pgina institucional y remisin de los contratos a la Oficina de
Contratacin.

- RESPONSABLE
Comit de Compras, Secretario de despacho y Auxiliar Administrativo de la
Secretaria General.

PLAN DE COMPRAS: Instrumento que se elabora anualmente en el cual se
registran los bienes y servicios requeridos por la Entidad para cubrir las necesidades
de la institucin.
PRECIO INDICATIVO: Es el promedio reportado de los precios que registran los
proveedores en la central de precios de ese bien o servicio.
COTIZACIONES: El valor que asigna un proveedor o contratista a sus bienes y/o
servicios antes de efectuar la respectiva transaccin comercial.
UNIDAD DE MEDIDA. Es una cantidad estandarizada de una determinada magnitud
fsica. Es la referencia proporcional de un bien y/o servicio.


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Pgi na 444


Revisin de las existencias mediante inventarios fsicos.
Mediante comunicacin interna se levanta el formato para levantar las necesidades.
Matri z en Excel para cada dependencia.
Una vez analizada la necesidad se procede a darle una valorizacin para expresar
de manera monetaria el plan.
Se registra la necesidad a cada actividad, con presupuesto asignado.
El plan de compras se registra en la pgina web institucional de la Administracin
Municipal.
Comprar siempre productos originales y se exige calidad.
Establecer previamente los requisitos que se van a exigir a los contratistas,
mediante estudios previos con especificaciones claras de lo que se requiere.
Las compras se realizaran mediante cifras aprobadas en el presupuesto inicial y
luego sus posteriores modificaciones.
Una vez consolidada y valorizada la necesidad se tramita la disponibilidad de
aprobacin por medio del ordenador del gasto o representante legal.
Las compras se realizaran dos veces al ao iniciando ao y a mediados o de
acuerdo necesidades previas.
Se ejerce labor de seguimiento, supervisin y control en el consumo de los
elementos para dar seguridad de que alcancen para el tiempo promediado.
Se tiene permanente comunicacin con el rea de presupuestos y/o financiera.


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Pgi na 445


- DESCRIPCION
1. Verificacin de
existencias
Mediante i nventari o se veri fi ca l as
exi stencias de l os bienes que posee l a
enti dad.
Auxi liar
admini strati vo del
almacn
Matri z de
i nventarios
2. Anlisis de las
necesidades
Se enva soli citud de necesi dades a
cada una de l as dependenci as.
Auxi liar
almacn
Ofi ci o
correo
electrni co
3. Planeacin de
las actividades
Reali zar una revi si n del pl an de
compras del ao anteri or para cotej ar
necesidades de cada ao.
Auxi liar
almacn
Plan de
compras
4. Requerimiento
Se recepciona la li sta de requerimi entos
de todas l as dependenci as, i ncl uyendo
planes de mantenimiento de l a
i nfraestructura fsi ca.
Auxi liar
almacn
Matri z de
sol i ci tudes
5. Realizar
estudios de
mercadeo
Se efecta estudi o de mercadeo de
acuerdo a l as necesidades sol i ci tadas.
Auxi liar
almacn
Documentos
/coti zaci ones
6. Proyectar y
formular el
plan de
compras
A parti r de la i nformaci n sumi ni strada
se dili genci a formato de pl an de
compras, veri fi cando canti dades y
meses probabl es de compras, con IVA
adi cionado
Auxi liar
almacn
Secretari a
general
Proyecto pl an
de compras

7. Integrar el
proyecto de
presupuesto
Se entrega a secretari a general ,
planeaci n y tesorera el proyecto de
plan de compras para que se incluya en
el presupuesto
Secretari o
General,
Secretari o
Fi nanci ero y
Ofi ci na de
planeaci n
Proyecto Pl an
de Compra
Anteproyecto
Presupuesto
Ofi ci o de
Remi si n
8. Convocar
Se convocan l os comits de compras y
de contrataci n, se l es presenta el plan
de compras consolidado para su
aprobaci n.
Secretari a
general
Auxi liar
almacn

Ci rcular


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Pgi na 446


9. Priorizar
necesidades y
aj ustar plan de
compras

Anali za las necesi dades y l as pri ori za
conforme al Presupuesto aprobado
reali zando l os aj ustes necesari os al plan
de compras.
Secretari a
General
Auxi liar
almacn
Jefes
Resol uci n
10. Aprobacin de
plan de
compras
Aprueba el comi t el plan de compra
Comi t de
Compras
Acta de
Comi t
11. Recibir plan
de compras
aj ustado
Reci be el pl an de compras con l os
ajustes si los hubo, una vez aprobado el
presupuesto.
secretari o
general ,
secretari o de
tesorera
ofi cina de
planeaci n
Plan de
Compras con
Ajustes y/o
Modifi caci ones
aprobadas
12. Proyectar
resolucin de
aprobacin
del plan de
compras
Consoli da l a informacin del pl an de
compras, se elabora el proyecto de
resol uci n para aprobacin y se
presenta al j efe de la ofi ci na jurdi ca
para su vi sto bueno.
Secretari a
general

Resol uci n
13. Firma
resolucin de
plan de
compras
Se susc ri be la resol uci n con la cual se
aprueba el plan de compras.
Al calde Resol uci n
14. Publicar plan
de compras en
el portal
Se publi ca el pl an de compras en el
portal antes del 31 de enero de l a
vi genci a si gui ente a su elaboracin.
Tcni co Si stemas Pgi na
i nsti tuci onal

15. Iniciar
ej ecucin del
plan de
compras

Ini cia la ej ecucin del pl an de compras
de acuerdo a l os procedimi entos de
gesti n contractual segn l a cuanta.
Secretari a
general
Auxi liar
almacn
Suscri pcin de
contratos


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Decreto 084 de 2013

Pgi na 447


Nombre
Almacenamiento
Proteccin
Recu
perac
in
Retenci
n
Archivo
Gestion
Disposici
n
Responsable
Lugar y Forma
de Archivo
Pl anes
Auxi liar
Admini strati
vo
Lugar: almacen
Forma: En
carpetas tamao
ofi cio pestaa
hori zontal
Archivador
en madera.
3
El iminaci
n
Resol uci ones
Secretaria
General
Lugar: Secretari a
general
Forma: Carpetas
tamao ofi ci o
pestaa hori zontal
Archivador
en madera
50 aos
Conservac
in total
Formato
para plan de
compras
Auxi liar
Admini strati
vo
Lugar: Almacn
Forma: Carpetas
tamao ofi ci o
pestaa hori zontal.
Archivador
en madera

Nombre del
documento
externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Decreto 4170 Noviembre 03 de
2011
Presidente de l a
Repbli ca de
Col ombia
Por el cual se crea la Agencia Nacional de
Contrataci n Pbli ca Colombia Compra
Efi ciente, se determi nan sus objeti vos y
estructura.

CARGO: SECRETARIA
GENERAL
FIRMA


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ADOPCION
Decreto 084 de 2013

Pgi na 448


16.20. PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO DE REDES Y
EQUIPOS

- OBJETIVO:
Determinar la metodologa para mantener en condiciones adecuadas las
instalaciones y los equipos de computo y tecnologa de informacin y
comunicaciones; atendiendo en forma oportuna los requerimientos de las
dependencias de la Alcalda Municipal.

- ALCANCE
Este procedimiento inicia con la identificacin de necesidades de mantenimiento de
equipos y finaliza con la realizacin, control del servicio de mantenimiento y con la
presentacin de informes.

- RESPONSABLE
El personal responsable de la aplicacin eficaz de este procedimiento son los
funcionarios del rea de sistemas.

MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Este tipo de mantenimiento pretende reducir la
reparacin mediante una rutina de inspecciones peridicas y la renovacin de los
elementos daados.
MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Es aquel que se ocupa de la reparacin una vez
se ha producido el fallo y el paro sbito del equipo o instalacin.
RED: Una red es un conjunto de dos o ms ordenadores interconectados para la
transmisin de datos y que pueden compartir recursos entre s (archivos,
impresoras, documentos, entre otros), una red requiere dispositivos de hardware
como servidores, tarjetas de red, cables y un software especial denominado sistema
operativo de red.


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Pgi na 449


SERVIDOR: Es un ordenador que comparte sus perifricos y archivos con otros
ordenadores. En ste se instala el sistema operativo de la red. Se utiliza para
gestionar el sistema de archivos de la red, controlar las comunicaciones y las
peticiones que realizan los usuarios. En el servidor se encuentran las utilidades de
administracin y gestin ms importantes.
UPS: Equipo electrnico encargado de brindar energa en caso de ausencia del
fluido elctrico.

Los mantenimientos se deben manejar con un cronograma para su realizacin.

- DESCRIPCION
1. Identificar
necesidades de
inicio
El funcionari o de Si stemas i denti fi ca las
necesidades de mantenimiento preventi vo,
teni endo en cuenta l a hi storia de los
mantenimi entos preventi vos y correcti vos que
se han real i zado en l a Al cal da Muni ci pal ; los
funci onari os i nforman las necesi dades de
mantenimi ento correcti vo al funcionario de
Si stemas medi ante el formato Requerimiento
de Servi ci o de Manteni miento dil igenci ado y
envi ado por medi o magnti co al correo de
si stemas@mi randa-cauca.gov.co
Tcnico
Operativo de
Sistemas y
funcionario
encargado
del equipo
Formato de
Requerimiento
de Servi cio
Mantenimi ento
2. Programar el
mantenimiento
preventivo y/o
correctivo
El funci onario de Si stemas teni endo en
cuenta l a hi storia de mantenimientos y l as
necesidades i denti fi cadas di ligencia el
formato Programa de Mantenimiento
Preventi vo y correcti vo teniendo en cuenta lo
si guiente:
Redes.
Cableado estructurado.
Servidores.
UPS.
Computadores (Escri torio y porttil es)
Impresoras.
Scanner y fax
Tcnico
Operativo de
Sistemas
Formato de
Mantenimi ento
Preventi vo y
correcti vo


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3. Ejecutar
programa de
mantenimiento

El Funci onario de Si stemas y de acuerdo al
Formato de Mantenimi ento Preventi vo y
correcti vo i ni ci a l as acti vi dades de
mantenimi ento preventi vo y correcti vo.
Tcnico
Operativo de
Sistemas
Formato de
Mantenimi ento
Preventi vo y
Correcti vo
4. Actualizar hoj a
de vida de los
equipos
Culminado el mantenimi ento preventi vo y/o
correcti vo se dili gencia el formato hoj a de vi da
de los equipos donde se actuali za los
cambios reali zados en l os equipos.
Tcnico
Operativo de
Sistemas
Formato Hoj a
de Vida de los
Equi pos

Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsabl e
Lugar y
Forma de
Archivo
Requerimiento
de Serv icio de
mantenimiento
Funcionari
o de
sistemas
Of icina de
sistemas
Archiv ador
de la of icina
de sistemas
Carpeta de
requerimiento
serv icio de
mantenimiento
1 ao
Archiv o
municipal
Programa de
mantenimiento
prev entiv o y
correctivo
Funcionari
o de
sistemas
Of icina de
sistemas
Archiv ador
de la of icina
de sistemas
Carpeta de
mantenimiento
prev entiv o y
correctivo
1 ao
Archiv o
municipal
Formato hoja de
vida de los
equipos
Funcionari
o de
sistemas
Of icina de
sistemas
Archiv ador
de la of icina
de sistemas
Carpeta de
hojas de v ida
de equipos
1 ao
Archiv o
municipal



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16.21. COPIAS DE SEGURIDAD DE EQUIPOS

- OBJETIVO:
Salvaguardar la informacin de la Alcalda Municipal de Miranda, en medio
magntico.

- ALCANCE
Inicia con el Cronograma de visita y termina con Todos copias de seguridad de
forma trimestral.

- RESPONSABLE
Los responsables de la aplicacin eficaz de este procedimiento son cada funcionario
que maneja el equipo de computo y tcnico operativo del rea de sistemas

Accin de copiar archivos o datos de forma que estn disponibles en caso de que un
fallo produzca la prdida de los originales.

Solicitud de copias de seguridad de un equipo se debe remitir oficio por el jefe de la
dependencia
Las copias de seguridad se deben manejar con un cronograma para su realizacin,
planeando, verificando el lugar de su ubicacin.
Toda la informacin debe ser guardada en el disco de respaldo, no guardar en el
disco C
Realizar copia de seguridad solo a documentos y carpetas que sean de gran
importancia.


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- DESCRIPCION
1.Crononograma para
reali zar copias de seguri dad
Programar fecha para reali zar copi as de
seguri dad a cada dependenci a
Tcni co
Operati vo de
Si stemas
Cronograma
2.Seleccionar medi o
magnti co
Util i zar el di sco duro portabl e Tcni co
Operati vo de
Si stemas

3. Verifi car que el medi o
magnti co este en buen
estado y se pueda usar
Se comprueba el di sco duro portable Tcni co
Operati vo de
Si stemas

4. Reali zar la copia de
seguri dad al medi o
magnti co
Vi si tar la dependencia y reali zar la copi a
de seguri dad a l os equi pos
Tcni co
Operati vo de
Si stemas

5. Col ocarle nombre de l a
copi a de seguridad y fecha
Identi fi car a que equipo se l e est
reali zando copi a de seguridad con su
respecti vo nombre y fecha
Tcni co
Operati vo de
Si stemas

7. Veri fi car que l a
i nformacin este completa
Comprobar que l a copi a de seguridad es
l a correcta
Tcni co
Operati vo de
Si stemas y
funci onari o
encargado
del equi po

8. Almacenar el di sco duro
en un l ugar adecuado
Se almacenara en el rea de si stemas Tcni co
Operati vo de
Si stemas



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PROCEDIMIENTOS DE
GESTION JURIDICA


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17. PROCEDIMIENTOS DE GESTION JURIDICA

17.1. RESPUESTA ACCIONES DE TUTELA

- OBJETIVO
Establecer las actividades y lineamientos para contestar y efectuar seguimiento a
las acciones de tutela, de forma eficiente y con miras a defender los intereses de la
entidad

- ALCANCE
Inicia con la recepcin de la demanda de accin de tutela y finaliza con el archivo de
la sentencia.

- DEFINICIONES
ACCIN DE TUTELA: Es un mecanismo de proteccin a los Derechos
Constitucionales fundamentales de los habitantes del territorio Colombiano. La
Constitucin Nacional en su artculo 86 dispuso que toda persona tendr accin de
tutela para reclamar ante los jueces, en todo momento y lugar, mediante un
procedimiento preferente y sumario, por si misma o por quien acte en su nombre, la
proteccin inmediata de sus Derechos Constitucionales Fundamentales, cuando
quiera que estos resulten vulnerados o amenazados por la accin ola omisin de
cualquier autoridad pblica o de autoridades en los casos provistos por la Ley.
TERMINO: Plazo perentorio e improrrogable y/o de oportunidad dentro del cual debe
Realizarse una actividad judicial.
DESACATO: Es un trmite que procede cuando no se ha dado cumplimiento a lo
dispuesto en el fallo de la Accin de Tutela, y en el cual el Juez ordena a la entidad
dar cumplimiento a ello so pena de Sancin.


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- DESCRIPCION
Recepci onar
Accin de Tutela y
documentacin
adj unta
Reci bi r Acci n de Tutel a y documentos
adj untos, revi sar desti natari o y
conteni do, apl i ca procedimi ento para la
recepci n y di stri bucin de la
correspondenci a externa
Funci onario
responsable rea
ventanil la ni ca
Libro radi cador
Accin de Tutela

Di reccionar l os
Responsables
Reci bi r soli ci tud y documentos
adj untos,
Secretari a de
dependencia
correspondi ente

Asi gnar a l os
Responsable
Remi ti r a ofi cina jurdi ca para respuesta Jefe de ofi ci na
j urdi ca

Estudiar caso Reci bi r documentaci n y estudi ar la
accin de conformi dad con l a norma,
acopiar informaci n y apertura de
expedi ente, de acuerdo a l o establ eci do
en el Procedimi ento Organi zaci n del
Archi vo de Gesti n
Jefe de ofi ci na
j urdi ca

Sol i ci tar
Informaci n
sol i ci tar de i nformacin a las
dependencias cuando se requi ere y de
acuerdo a sus competencias

Jefe de ofi ci na
j urdi ca

Reci bi r
i nformacin y
proyectar
respuesta
Reci bi r la informaci n y el aborar
respuesta de accin de tutela y de
acuerdo con l os soportes
Jefe de ofi ci na
j urdi ca
Memorial Respuesta
accin de tutela
Revi sar y Aprobar
respuesta
Revi sar, aprobar respuesta a acci n
de tutela
Jefe de ofi ci na
j urdi ca
Memori al Respuesta
accin de tutel a.
Elaborar sobre Elaborar sobre con l os datos
correspondenci a, regi strando que se
trata de correo certifi cado
Jefe de ofi ci na
j urdi ca

Envi ar respuesta Envi ar al rea de correspondenci a para
radi car ante el Despacho Judi cial ,
apl i cando el procedimiento para la
Gesti n de l a Correspondenci a Interna
con desti no externo e interdependencia
Jefe de ofi ci na
j urdi ca y funcionari o
rea de
correspondenci a
radi caci n de reci bo
de respuesta


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Recepci onar fall o y
determi nar si
procede
i mpugnacin
Recepci onar fall o, anali zar deci si n
j udi cial y determi nar si procede
i mpugnacin, si no se i nterpone se
apl i ca l a tarea No 13
Jefe de ofi ci na
j urdi ca Jefe de
Dependenci a
competente

Revi sar
i nformacin y
elaborar ofi cio de
i mpugnacin
Revi sar antecedentes l egal es y
admini strati vo y el aborar escri to de
i mpugnacin, en pl antil la de ofi cio
Jefe de ofi ci na
j urdi ca

Revi sar y aprobar Veri fi car de fondo y de forma el
documento Si cumple aprueba. Si no
cumple devuel ve para correccin
Jefe de ofi ci na
j urdi ca

Reci bi r fall o de
segunda i nstancia
Recepci onar fall o de segunda i nstancia
y el aborar en pl anti lla de memorando
remi sori o del mi smo a quien debe dar
cumplimi ento, cuando el cumpli miento
l e corresponda a otra dependenci a
Jefe de ofi ci na
j urdi ca

Revi sar y aprobar Revi sar y aprobar memorando
remi sori o del fallo
Jefe de Dependenci a
competente

Archi var Reci bi r copi a del radi cado de
comuni caci n y junto con el fall o se
archi va de acuerdo a l o establ eci do en
el Procedimi ento Organi zacin del
Archi vo de Gesti n
Jefe de ofi ci na j uridi ca


Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsabl e
Lugar y
Forma de
Archivo
tutelas
Jef e de
of icina
Of ic.
Juridica,
f isica
Archiv ador 2 aos Archiv o central
comunicacio
nes
Jef e de
of icina
Of ic.
Juridica,
f isica


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Nombre del
documento
externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Ley 1474 de
2011
Congreso de
Col ombia
fortal ecer l os mecani smos de prevenci n,
i nvesti gacin y sanci n de actos de
corrupcin y la efecti vi dad del control de la
Gesti n Pbli ca.
Decreto 2591
de 1991
Gobierno
Nacional
Por el cual se regl amenta la acci n de tutela
consagrada en el artcul o86 de la
Consti tucin Pol ti ca.
Decreto 306 de
1992
Gobierno
Nacional
Por el cual se regl amenta el Decreto 2591 de
1991"
Ley 1437 de
2011
Congreso de
Col ombia
Por l a cual se expi de el Cdi go de
Procedimi ento Admini strati vo y de lo
Contenci oso Admi ni strati vo

Proyect ado CLAUDIA LORENA TEJADA CARG PR UNIVERSITARIO FIRMA
Aprobado MAUREN LANDAZURI
CARGO: JEFE OFICINA
JURIDICA
FIRMA


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17.2. REVISION JURIDICA DE DOCUMENTOS

- OBJETIVO
Establecer los lineamientos y actividades para la elaboracin, revisin jurdica y
aprobacin de proyectos actos administrativos, asesorando a los responsables de
los procesos que contribuya a una adecuada toma de decisiones y mantenimiento
de unidad de criterio en la interpretacin y aplicacin de las disposiciones en el
campo de accin de la Entidad.

- ALCANCE
El procedimiento inicia con la elaboracin, solicitud de revisin jurdica de proyecto
de elaboracin de actos administrativos y termina con el envo del proyecto de acto
administrativo elaborado y/o estudiado a la dependencia de origen o al Alcalde.

SUPREMACA CONSTITUCIONAL Y JERARQUA NORMATIVA: La Constitucin es
norma de normas e implica que toda actuacin que se adelante est sometida a
sta. La Constitucin establece el sistema de fuentes del derecho y sirve de sustento
al orden jurdico, por lo que toda norma jurdica para su validez, debe estar fundada
en la Constitucin Poltica de Colombia y en la ley.
Bajo este contexto, en la elaboracin y/o estudio de todo proyecto de resolucin se
debe tener en cuenta el respeto a la dignidad humana y la garanta de los derechos
y libertades fundamentales previstos en la Constitucin, as como las normas de
superior jerarqua.
LEGALIDAD: Implica el sometimiento de las autoridades a la totalidad del sistema
normativo y la plena juridicidad de la actuacin administrativa. En tal sentido, los
servidores pblicos son responsables por infringir la Constitucin, las leyes, y los
reglamentos, por omisin o extralimitacin en el ejercicio de sus funciones.
En el caso de las autoridades pblicas, el principio de legalidad y el deber de
obediencia al ordenamiento jurdico constituyen adems un presupuesto
fundamental para el ejercicio de sus competencias, de donde se desprende la


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necesidad de que quien elabore o estudie jurdicamente un proyecto de resolucin
debe atender tales parmetros.
SEGURIDAD JURDICA: Es la cualidad del ordenamiento jurdico que produce
certeza y confianza en el ciudadano sobre lo que constituye el Derecho en cada
momento y sobre lo que previsiblemente lo ser en el futuro.
Lo anterior implica para el redactor del proyecto resolucin y/o estudio de la misma,
el conocimiento inequvoco de lo que se pretende con lo proyectado, lo que se
puede hacer o exigir y sobre su alcance, as como las modificaciones sobre la
situacin jurdica que la disposicin causar sobre los particulares considerando las
normas preexistentes.
En atencin a este principio, quien estructure un proyecto de resolucin deber tener
en cuenta las normas que han sido derogadas, declaradas inexequibles o
modificadas.
Igualmente, involucra la carga de claridad y precisin en la redaccin, con el fin de
que no haya nada oscuro, incierto o arbitrario o contradictorio en la idea que se
formule, para que los destinatarios conozcan y entiendan sin ambigedades los
alcances de la consulta o del concepto.

- DESCRIPCION
Estudiar l a
necesidad y
Elaborar proyecto
de acto
admini strati vo
Estudiar la necesi dad, de acuerdo al Pl an
de Acci n y normas l egal es y el aborar
proyecto de acuerdo o de acto
admini strati vo
Jefe de
dependencia
Proyecto de acto
admini strati vo
Remi ti r el proyecto
de acto
Elaborar ofi ci o remi sori o o correo
electrni co del proyecto de acto
admini strati vo para revi si n j urdi ca
Funci onario
responsable rea
de Correspondenci a
Ofi ci o
Correo el ectroni co
Reci bi r el proyecto
de acto
admini strati vo
Reci bi r el ofi cio remi sori o o correo
electrni co de soli ci tud de revi si n jurdi ca y
soportes
Funci onario
responsable rea
de Correspondencia
Jefe Ofi cina Jurdi ca


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Revi sar proyecto de
acto admi ni strati vo
elaborado y/o
estudiado

Revi sar, recopil ar y anali zar normati vi dad,
antecedentes y procedenci a.
Estudiar normati vi dad l egal y
j uri sprudencia, anal i zar y aj ustar el
proyecto de resoluci n o estudi arla.
Sol i ci tar requeri mientos al soli citante de
documentacin o i nformaci n adi ci onal , si
apl i ca
Jefe Ofi cina Jurdi ca
Remi ti r proyecto de
con vi sto bueno
Envi ar al responsabl e del proyecto vi sto
bueno del documento revi sado
j urdi camente
Jefe Ofi ci na Jurdi ca
Jefe de
dependencia/
Proyecto de acto
admini strati vo
Numerar y fechar Una vez se tenga el vi sto bueno de l a
ofi cina j urdi ca el responsable del acto
admini strati vo deber Numerar y fechar l a
resol uci n, decreto conforme al consecuti vo
que lleva l a Secretara General .
Auxi liar
Admini strati vo
Secretara General

Resol uci n, decreto,
acuerdo
Comuni car o
Noti fi car
Envi ar a la dependenci a correspondi ente
copi a de l a resolucin, decreto, acuerdo
para su comuni cacin o noti fi cacin al
i nteresado, segn corresponda
Auxi liar
Admini strati vo y/o
Tcni co de la
Secretara General

Archi var El ori ginal del acto j unto con el expedi ente
deber ser archi vado en l a Secretara
General, conforme procedimiento de
Organi zacin del Archi vo de Gesti n
Auxi liar
Admini strati vo y/o
Tcni co de la
Secretara General
Resol uci n, decreto,
acuerdo

CONTROL DE REGISTROS
Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsabl e
Lugar y
Forma de
Archivo
comunicacion Jef e de of icina
Of ic.
Juridica,
f isica
Resoluciones

Aux.
administrativ o
Secretaria
general
Decretos

Aux.
administrativ o
Secretaria
general


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Proy ectos
acuerdo
Aux.
administrativ o

DOCUMENTOS EXTERNOS O BASE LEGAL
Nombre del
documento
externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Ley 1474 de
2011
Congreso de
Col ombia
fortal ecer l os mecani smos de prevenci n,
i nvesti gacin y sanci n de actos de
corrupcin y la efecti vi dad del control de la
Gesti n Pbli ca.
Ley 1437 de
2011
Congreso de
Col ombia
2002
Congreso de
Col ombia
Por la cual se expi de el Cdi go Di scipli nario
ni co.
Ley 136
de 1994
Congreso de
Col ombia
Rgimen Muni cipal

CARGO: JEFE OFICINA
JURIDICA
FIRMA


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17.3. DEFENSA JUDICIAL Y EXTRAJUDICIAL

- OBJETIVO
Representar judicial y extrajudicialmente al Municipio de Miranda, Cauca ante los
distintos estrados judiciales.

- ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los procesos judiciales y extrajudiciales en
contra el Municipio con el propsito de defender los intereses del ente territorial
conforme a las normas que para caso o demanda se exijan.

PODER: Documento a travs cual nos faculta para representar al ente territorial
departamental ante el juez de conocimiento.
ESTRADO O ESTRADO JUDICIAL: rgano jurisdiccionales encargados de dirimir
las controversias judiciales.
DIRIMIR: Decisin que toma el funcionario Judicial competente para resolver una
controversia.
TRMINO: Plazo perentorio e improrrogable y/o oportunidad dentro del cual debe
realizarse una actividad judicial.

- POLITICAS DE OOPERACION
La representacin judicial del Municipio se realizar por la oficina jurdica
conjuntamente con los profesionales especializados contratados por la entidad para
tal fin. En todo caso la oficina jurdica coordinara el tema.


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- DESCRIPCION

Noti fi cacin
Noti fi caci n personal de la demanda en
contra del Muni cipi o, esta l a reali za el
funci onari o del respeti vo j uzgado al Jefe de l a
Ofi ci na Asesora Jurdi ca, qui en se encuentra
del egado para tal fin.
Jefe Ofi cina
Jurdi ca

Noti fi caci n
Revi si n y
asi gnacin
Revi sar l a demanda y desi gnar al
funci onari o correspondiente para que ej erza l a
defensa del proceso
Jefe Ofi ci na
Jurdi ca

Contrati sta Asesor
especiali zado

Elaboracin y
Fi rma de Poder
Elaborar poder para l a fi rma del Al calde,
qui en debe fi rmar con su respecti va huell a para
su autenti cacin ante el respecti vo notario
Abogado Ofi cina
Asesora Jurdi ca
Poder de
representacin

Estudio del caso
Con el poder autenti cado el abogado
procede a estudiar el caso dentro de los
trmi nos de l ey.
Jefe Ofi ci na
Jurdi ca/ Contrati sta
Asesor especi ali zado
Memori ales

Revi si n de
procesos
Con peri odi cidad el apoderado se deber
desplazar a los despachos j udi ciales para
revi sar el estado de l os procesos y cumpli r con
l os requeri mientos y deci si ones judi ci ales.
Pronunci ami ento por parte del Juez de
conocimi ento (fal lo).
Jefe Ofi ci na
Jurdi ca

Contrati sta Asesor
especiali zado
Memori ales

Fallo
Cuando el fal lo sea condenatori o, el abogado
que representa al Muni ci pio deber
i mpugnar l a sentenci a, e i nformar por escri to
al j efe de l a Ofi cina jurdi ca
Jefe Ofi ci na
Jurdi ca

Contrati sta Asesor
especiali zado

Trami te para
pago de
condena
Con l a copi a debidamente autenti cada y en
fi rme de l a sentencia, se procede a soli ci tar la
di sponibi lidad presupuestal para el
correspondi ente trmi te para el pago dentro de
l os trminos de ley.

Para el cumplimi ento de l as rdenes impartidas
por el Juzgado (caso de sentenci a
condenatori a), la secretara fi nanci era reali za
l a expedi cin del certi fi cado de di sponi bili dad
presupuestal para materi ali zar el pago de
l a respecti va sentenci a.
Jefe Ofi ci na
Jurdi ca


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Informar sobre
ultimo pago
Una vez se reali ce el ltimo pago de acuerdo con
l a sentenci a o el acuerdo la secretaria fi nanci era
deber Informar al Ordenador de Gastos sobre l a
Termi naci n.

Secretari o Financiero

Remi si n a
Comi t
El Al calde o su del egado tras verifi car la
i nformaci n remi ti r el caso al Secretari o del
Comi t de Concil iaci n
Al calde

Soli citud de
concepto
El Secretari o Tecni co de Comi t de Conci liaci n
sol i ci tara a Jefe de Ofi cina jurdi ca concepto
sobre la procedenci a de accin de repeti ci n
Secretari o Ej ecuti vo
del Al calde

Concepto
La ofi cina j urdi ca deber emiti r concepto sobre
l a apli cacin de l a acci n de repeti ci n y remiti rlo
al Secretario del Comi t.
Jefe de Ofi cina
Jurdi ca

Convocatoria
Comi t de
Concil iaci n
El Secretari o Tecni co de Comi t reali zara la
convocatoria
Secretario Ej ecuti vo
del Al calde
Comi t de
Concili acin

Reunin Comi t
de Concili aci n
El Comi t adopta l a deci sin respecto de apli car
l a acci n de repeti ci n y dejar constanci a
expresa y justi fi cada de l as razones en que
se fundamenta
Comi t de
Concili acin
Acta

Ini cio Accin de
Repeti cin
El Al calde con fundamento en el acta del comi t
aprueba l a procedencia o no de l a accin de
Repeti cin y remi te a ofi ci na jurdi ca, para que si
es el caso i ni cien los trmi tes de l a acci n de
repeti cin.
Al calde/ Jefe de
Ofi ci na Juri di ca


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Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsabl e
Lugar y
Forma de
Archivo
Poder de
represent
aci n
Secretario
Ej ecutivo

Despach
o del
Al cal de

Archi vador,
carpetas

Expediente de
proceso

Escri tos
noti fi cacin
Servidor
responsabl e
de procesos
Juzgado/
Tribunal

Archi vador,
carpetas

Expediente de
proceso

respuesta
a la
demanda
Servidor
responsabl e
de procesos
Juzgado/
Tribunal

Archi vador,
carpetas

Expediente de
proceso

Ofi cio
Soli citud
de CDP
Servidor
responsabl e
de procesos
Juzgado/
Tribunal

Archi vador,
carpetas

Expediente de
proceso

Ofi cio
Archivo
Servidor
responsabl e
de procesos
uzgado/T
ri bunal
Archi vador,
carpetas
Expediente
del proceso

Nombre del
documento
externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Ley 1437 de
2011
Congreso de
Col ombia
2002
Congreso de
Col ombia
Por la cual se expi de el Cdi go Di scipli nario
ni co.
Ley 678 de
2001
Congreso de
Col ombia

CARGO: JEFE OFICINA
JURIDICA
FIRMA


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CONTRATACIN

17.4. CONTRATACIN DIRECTA

- OBJETIVOS
Garantizar el uso adecuado y oportuno de las causales de contratacin establecidas por la
Ley.
Garantizar la seleccin objetiva del contratista para las causales de contratacin directa
contempladas en la Ley.
Verificar el cumplimiento de los requisitos mnimos y mximos para celebrar contratos por
la modalidad de contratacin directa.
Garantizar el cumplimiento de los principios de la contratacin estatal, en los procesos de
contratacin que adelante el Municipio de Miranda.

- ALCANCE
El procedimiento se inicia con la definicin de la necesidad de celebrar un contrato que se
enmarque dentro de las causales de contratacin directa, definidos por el tipo de bien o
servicio a adquirir.
Define las diferentes etapas que deben cumplirse desde la justificacin de la causal de
contratacin directa (cuando aplique) hasta la adjudicacin y posterior liquidacin de los
mismos.
El proceso concluye en la etapa post-contractual con la liquidacin de los contratos
suscritos bajo la modalidad de contratacin directa.

- RESPONSABLES
Jefe de oficina jurdica, Alcalde Municipal, Secretarios de Despacho y jefes de oficina que
tengan a su cargo la ejecucin de recursos.
Personal profesional, tcnico y asistencial del rea de contratacin, adscrita a la oficina


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jurdica
CONTRATO: acuerdo de voluntades, verbal o escrito, manifestado en comn entre dos, o
ms, personas con capacidad (partes del contrato), que se obligan en virtud del mismo,
regulando sus relaciones relativas a una determinada finalidad o cosa.
CONTRATO ESTATAL: Son todos los actos jurdicos generadores de obligaciones que
celebren las entidades a que se refiere el presente estatuto, previstos en el derecho
privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonoma de la
voluntad, as como los que, a ttulo enunciativo, se definen a continuacin.
CONTRATO INTERADMINISTRATIVO: Acuerdo de voluntades suscrito entre dos o ms
entidades pblicas, en el cual una de las entidades recibe contraprestacin por el
cumplimiento de las obligaciones pactadas.
CONTRATACIN ESTATAL: sucesin de etapas. La doctrina tiene distintas tendencias,
pero todas coinciden en que la contratacin tiene actividades previas y posteriores, al
celebrar contratos y con la ejecucin de los mismos, las entidades buscan el cumplimiento
de los fines estatales, la continua y eficiente prestacin de los servicios pblicos y la
efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la
consecucin de dichos fines.
Los particulares, por su parte, tendrn en cuenta al celebrar y ejecutar contratos con las
entidades estatales que, adems de la obtencin de utilidades cuya proteccin garantiza
el Estado, colaboran con ellas en el logro de sus fines y cumplen una funcin social que,
como tal, implica obligaciones.
CONVENIO: Es un documento suscrito entre dos instituciones (personas jurdicas) en el
que manifiestan la voluntad y compromiso de desarrollar en forma planificada actividades
de inters comn sin fines de lucro. Expresa la confianza y buena voluntad entre las
partes comprometidas para desarrollar actividades de cooperacin mutua.
ETAPA PRECONTRACTUAL: la que antecede cualquier contratacin, determina, en
buena medida, el xito o el fracaso de los procesos de seleccin o de los contratos que se
suscriban, planear implica no slo contar con un plan que consolide y priorice las
adquisiciones de la entidad, con fundamento en las necesidades tcnicamente
diagnosticadas, sino que exige la realizacin de una serie de estudios y anlisis
orientados a establecer mecanismos econmicos, transparentes y adecuados para


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satisfacer dichas necesidades.
ESTUDIOS PREVIOS: Consiste en la recopilacin y anlisis de los datos necesarios para
definir en lneas generales las diferentes soluciones de un determinado problema o
necesidad, valorando todos sus efectos; estn encaminados a establecer la conveniencia
y oportunidad de la contratacin, determinar las especificaciones tcnicas y el valor del
bien o servicio, y analizar los riesgos en los que incurrir la entidad al contratar.
ESTUDIO DE MERCADO: Mecanismo para la definicin del valor a contratar, basado en
el comportamiento del mercado, los precios de los bienes y servicios y la ubicacin
geogrfica, forma de pago u otras condiciones que influyan en las transferencias
econmicas que realicen los entes.
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL -CDP-: es un documento de
gestin financiera y presupuestal que permite dar certeza sobre la existencia de una
apropiacin disponible y libre de afectacin para la asuncin de un compromiso, de ello,
deviene del valor que la ley le ha otorgado, al sealar que cualquier acto administrativo
que comprometa apropiaciones presupuestales deber contar con certificados de
disponibilidad presupuestal previos y cualquier compromiso que se adquiera con violacin
de esa obligacin, generar responsabilidad, disciplinaria, fiscal y penal.
REGISTRO PRESUPUESTAL: El registro presupuestal, a diferencia del certificado de
disponibilidad presupuestal, que afecta provisionalmente la apropiacin existente, la afecta
en forma definitiva. Esto implica que los recursos financiados mediante este registro no
podrn ser destinados a ningn otro fin. En el registro se deber indicar claramente el
valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operacin constituye un
requisito de perfeccionamiento de los actos administrativos.
ACTA DE INICIACIN: Es el documento suscrito entre el contratista y la persona que
haya sido designado como supervisor y/o interventor del contrato, para dejar constancia
de las condiciones y fechas en las cuales se da inicio al servicio, obra o bien contratado.
Esto ocurre previa legalizacin y perfeccionamiento del contrato, y despus de que se
aprueben las garantas exigidas en los casos en los que aplique.
ACTA PARCIAL: Corresponde a un documento suscrito entre el contratista y el supervisor
en el cual se deja constancia de las labores de seguimiento que se estn efectuando a la
ejecucin del contrato, obra dentro de los tramites de pago, cuando la forma de pago
contempla pagos parciales.
ACTA DE LIQUIDACIN: Documento suscrito entre las partes en el cual se termina la


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ejecucin de las actividades objeto del contrato y se declara a paz y salvo las partes.
Debe efectuarse dentro del trmino fijado en la orden contractual, contrato o convenio
especfico o en su defecto, a ms tardar antes del vencimiento de los cuatro meses
siguientes a la finalizacin de la orden contractual, contrato o convenio.
Para TODOS los contratos de prestacin de servicios que se celebren con fundamento en
el literal h) del numeral 4) del artculo 2. de la Ley 1150 de 2007; se debe contar con una
certificacin expedida por la Secretara General o quien tenga a su cargo las funciones de
administracin de personal en la que conste el anlisis efectuado a la planta de personal
para justificar la necesidad del servicio.
Para TODOS los contratos que se celebren bajo la modalidad de contratacin directa cuya
causal sea diferente a los establecido por el literal h) del numeral 4) del artculo 2. de la
Ley 1150 de 2007, se deber suscribir y publicar el acto administrativo contemplado en el
artculo 3.4.1.1del Decreto 734 de 2012.
Toda la documentacin legal y personal que aporten los contratistas debern ser
fotocopias legibles, y documentos originales firmados cuando corresponda (Hoja de Vida,
certificados de antecedentes fiscales, disciplinarios y judiciales); por ningn motivo se
aceptaran denuncios por perdida de los documentos; y todos los certificados debern
estar VIGENTES a la fecha de la celebracin del contrato, teniendo en cuenta la fecha de
expedicin
El rea de contratacin deber exigir el cumplimiento de las condiciones de idoneidad y
experiencia de los oferentes y contratistas afines al objeto contractual. Para este caso, el
funcionario responsable de la supervisin deber CERTIFICAR que el proponente cumple
con los requisitos de idoneidad y experiencia requeridos para la ejecucin del objeto
contractual.
El jefe de la Oficina Jurdica en coordinacin con el rea de contratacin deber verificar
la afiliacin del contratista al Sistema de Seguridad Social y aportes parafiscales si a ellos
hay lugar de manera previa a la suscripcin del contrato.
El supervisor designado ser el responsable de verificar que los aportes al Sistema de
Seguridad Social, los cuales debern tener un IBC igual o superior al 40% del valor del
contrato facturado en forma mensualizada.
El rea de contratacin tiene la obligacin de publicar en el SECOP, todos los contratos
que se suscriban bajo la modalidad de contratacin directa en los trminos y condiciones


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establecidos en el inciso segundo del pargrafo 3, del artculo 2.2.5. del Decreto 734 de
2012
Para todos los contratos que se celebren bajo la modalidad de contratacin directa cuya
fuente de financiacin corresponda a recursos de inversin de cualquier sector u origen,
deber presentar una ficha de proyecto debidamente diligenciada y radicada en el BPPM.
El rea de contratacin deber abstenerse de radicar y proyectar contratos cuya
documentacin tanto administrativa como legal este incompleta o no cumpla con alguno
de los criterios fijados para la celebracin de contratos bajo la modalidad de contratacin
directa.

- DESCRIPCION
1. Defini cin de
l a necesi dad
El Secretario de Despacho o Jefe del rea
responsable de l a ej ecuci n de programas y
proyectos, deber elaborar documento escri to en
el cual reali ce el anli si s y determine l a viabili dad
l egal , tcni ca y econmi ca del contrato a cel ebrar
Secretari os de
despacho y jefes
de ofi cinas
responsables de
l a ejecuci n de
recursos
Estudios
Previos
2. Veri fi cacin
del Pl an de
Compras
proyectos, deber veri fi car que el bien o servi ci o a
contratar este i ncluido en el Plan de Compras
aprobado para l a vigencia.
Secretari os de
despacho y jefes
de ofi cinas
responsables de
l a ejecuci n de
recursos.
Auxi liar
almacn
Ejecuci n del
Plan de
Compras
3. Viabil idad de
proyectos de
i nversi n
proyectos, deber elaborar y radi car en el BPPM
l a fi cha tcni ca del proyecto del PDM al cual
pertenecen los bi enes o servi cios a contratar.
(cuando l a apropi acin presupuestal corresponda
a recursos de inversi n de cual quier fuente)
Secretari os de
despacho y j efes
de ofi ci nas
responsables de
l a ejecucin de
recursos.
Profesi onal
Uni versi tari o
BPPM

Fi cha de
Proyecto
4. Expedi cin
del CDP
El funci onario responsabl e del rea de
presupuesto del Muni ci pi o, deber expedi r el
Certi fi cado de Di sponi bil idad Presupuestal, que
garanti ce l a exi stencia de l os recursos di sponibles
Profesi onal
Uni versi tari o del
rea de
presupuesto
CDP


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para adqui ri r un compromi so contractual basado
en l as necesi dades y proyectos viabili zados
anteri ormente.

5. Defini cin y
veri fi cacin
de la causal
de
contrataci n
di recta a
utili zar
proyectos, deber en el documento de estudio
previo determi nar de manera expresa el ti po de
contrato y los fundamentos j urdi cos que lo
su stentan, que se pretende celebrar. Esta
fundamentaci n deber estar veri fi cada y abal ada
por la j efe de la ofi cina j urdi ca y el asesor j urdi co
externo del rea de contrataci n (si se tiene)
Secretari os de
despacho y j efes
de ofi ci nas
responsables de
l a ejecucin de
recursos.
Jefe de la
Ofi ci na Jurdi ca

Vi sto bueno y
aprobaci n del
j efe de la ofi ci na
j urdi ca y asesor
j urdi co externo
del rea de
contrataci n (si
se ti ene).
6. Certi fi cado
del anli si s
de l a planta
de personal .
Para TODOS los contratos de prestacin de
servi ci os que se cel ebren con fundamento en el
li teral h) del numeral 4) del artcul o 2. de l a Ley
1150 de 2007; se debe contar con una
certi fi cacin expedida por l a Secretara General o
qui en tenga a su cargo las funciones de
admini straci n de personal en l a que conste el
anli si s efectuado a l a planta de personal para
j usti fi car la necesidad del servi cio.
Secretari a
General o
funci onari o
responsable de
l a admi ni straci n
de personal en la
enti dad

Certi fi cacin.
7. Acto
admini strati v
o donde se
j usti fi ca la
causal de
contrataci n
di recta.
Para TODOS los contratos que se celebren bajo
l a modali dad de contrataci n di recta cuya causal
sea di ferente a l os establecido por el l iteral h) del
numeral 4) del artcul o 2. De la Ley 1150 de 2007,
se deber suscri bi r y publ i car el acto
admini strati vo contempl ado en el artculo
3.4.1.1del Decreto 734 de 2012.
Elaboracin:
Tcni co
Admini strati vo
del rea de
contrataci n
Revi si n: Jefe de
l a Ofi ci na
Jurdi ca.
Suscri pcin:
Ordenador del
gasto.
Resol uci n
8. Certi fi cacin
y anl i si s de
i doneidad y
experi encia.
El rea de contrataci n deber exi gi r el
cumplimi ento de las condi ciones de i doneidad y
experi encia de l os oferentes y contrati stas afi nes
al objeto contractual. Para este caso, el
funci onari o responsable de l a supervi si n deber
CERTIFICAR que el proponente cumple con los
requi si tos de i doneidad y experi encia requeri dos
para l a ej ecuci n del objeto contractual .
Elaboracin y
su scri pcin:
secretari o de
despacho o j efe
de l a ofi ci na
responsable de
l a ej ecucin del
proyecto.
Revi si n: Jefe de
l a Ofi ci na
Jurdi ca.
Exigencia de
cumplimi ento:
Tcni co
Certi fi cacin


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Admini strati vo
del rea de
contrataci n
9. Presentaci n,
revi si n y
exigencia de
documentaci
n legal del
proponente -
contrati sta- y
dems
documentaci
n de la etapa
pre-
contractual
El posi bl e contrati sta deber al legar al rea de
contrataci n la documentacin personal , l egal de
experi encia e idonei dad vigente y afn al j eto
contractual a ejecutar; igual mente l a propuesta
previamente viabil i zada por qui en ej erza las
funci ones de supervi si n.
Recepci n y
veri fi cacin de
cumplimi ento:
Tcni co
Admini strati vo
del rea de
contrataci n
Li sta de
chequeo
10. Proyecci n y
transcri pcin
de l a minuta
del contrato
Elevar a escri to el contrato o convenio a suscri bi r,
el cual debe contener l as consi deraciones y
cl ausul as que dej en claramente expresado los
derechos y obli gaciones de cada una de las
partes
Tcni co
Admini strati vo
del rea de
contrataci n
Minuta del
contrato
11. Revi si n de
l a mi nuta del
contrato
Proceso de verifi caci n de l egal idad y
cumplimi ento de marco j urdi co de l a minuta
proyectada, de manera previ a a su suscri pci n.
Jefe de la
Ofi ci na Jurdi ca
Asesor j urdi co
externo del rea
de contrataci n
(si se ti ene)
Vi sto Bueno del
Jefe de la
Ofi ci na Jurdi ca
12. Expedi cin
del Regi stro
Presupuesta
l
Certi fi cado de Regi stro Presupuestal , en el cual
se compromete de manera defini ti va los recursos
que soportan compromi so contractual , previ o al
i ni ci o de su ejecucin.
Profesi onal
Uni versi tari o de
l a Ofi ci na de
Presupuesto
RP
13. Revi si n
j urdi ca
i ntegral ,
previa al
perfecci ona
miento
Consi ste en un proceso de revi si n i ntegral de
todos l os documentos soportes de l a etapa pre-
contractual y conteni do de los documentos
proyectados por l os di ferentes funci onarios, de
manera previ a al perfeccionami ento del contrato
para garanti zar el cumplimiento de los aspectos
l egal es de los documentos proyectados.
Profesi onal
Uni versi tari o de
l a Ofi ci na de
Jurdi ca
Li sta de
chequeo
14. Perfecci ona
miento del
contrato
Consi ste en la fi rma por las partes (ordenador del
gasto y el contrati sta o su Rep. Legal ) de la
minuta del contrato.
Rep. Legal del
Muni cipio -
Ordenador del
gasto-
Contrato
fi rmado.
15. Publi caci n
del contrato
en el
Consi ste en el cargue del archi vo en PDF
correspondi ente a la minuta del contrato en la
Usuari o del
SECOP


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SECOP pgina Web www.contratos.gov.co
16. Expedi cin
de las
garantas
exigidas. (si
hay lugar a
ell o)
Una vez perfeccionado el contrato, el contrati sta
deber suscri bi r una pli za con una compaa de
seguros l egal mente establ ecida, con l os amparos
y vi genci as fij ados previ amente en el contrato
su scri to.
Contrati sta Pl i za
17. Aprobaci n
de las
garantas
exigidas. (si
hay lugar a
ell o)
Una vez reci bidas las pli zas, en el rea de
contrataci n se veri fi car que estas cumpl an con
l as condi ciones pactadas en el contrato y se
proyectar acto admini strati vo de aprobacin el
cual ser su scri to por el ordenador del gasto -
Al calde-
Proyecci n:
Tcni co
Admini strati vo
rea de
contrataci n.
Revi si n: Jefe de
l a ofi cina j urdi ca
y/o profesi onal
uni versi tari o de
l a ofi ci na
j urdi ca.
Suscri pcin:
Ordenador del
gasto.
Resol uci n de
aprobaci n de
pl i zas
18. Tramite de
pago
anti ci pado o
anti ci po
Una vez l as pli zas sean aprobadas y en los
casos en los que haya pactado anti ci po o pago
anti ci pado se proceder al envo del expediente
(carpeta completa) del contrato para el rea
fi nanciera a fi n de que se proceda con los gi ros
de l os pagos a que haya l ugar
Secretari a
Fi nanci era
Orden de pago
y Comprobante
de egreso.
19. Acta de
i ni ci aci n
Es el documento suscri to entre el contrati sta y la
persona que haya si do designado como
supervi sor y/o i nterventor del contrato, para dej ar
constanci a de las condi ci ones y fechas en las
cual es se da ini cio al servi ci o, obra o bi en
contratado.
Proyecci n:
Tcni co
Admini strati vo
rea de
contrataci n.
Revi si n: Jefe de
y/o profesi onal
uni versi tari o de
l a ofi ci na
j urdi ca.
Suscri pcin:
Supervi sor del
contrato
Acta de Ini ci o
20. Actas
Parciales de
pago
Corresponde al documento suscri to entre el
contrati sta y el supervi sor en el cual se deja
constanci a de las l abores de segui miento que se
estn efectuando a la ej ecucin del contrato, obra
dentro de l os trmi tes de pago, cuando la forma
de pago contempla pagos parci ales. Y se
Proyecci n:
Tcni co
Admini strati vo
rea de
contrataci n.
Revi si n: Jefe de
Actas parciales
con soportes (1.
Informe de
acti vidades de
ejecuci n -
contrati sta-. 2.
Informe de


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su scri bi rn de manera posteri or a l a entrega
debidamente aprobados por el supervi sor de
todos l os documentos mni mos requeridos para
proceder con cada pago (informe de ejecuci n,
i nforme de supervi si n, pl anill a de pago de
aportes a Si stema de seguri dad soci al ); en esta
acta se debe i nclui r un balance fi nanci ero del
contrato donde se especi fique claramente los
pagos reali zados y el saldo por ej ecutar
y/o profesi onal
uni versi tari o de
l a ofi ci na
j urdi ca.
Suscri pcin:
Supervi sor del
contrato y
Contrati sta
supervi si n. 3.
Planil la de pago
de seguri dad
soci al y
parafi scales
cuando
corresponda).
Nota: Cada acta
parcial deber
estar
debidamente
numerada.
21. Actas final o
de reci bo
constanci a de la ej ecucin total y cumplimiento
del obj eto contractual ; debe estar soportada con
l os requi si tos contemplados anteriormente para
todos l os pagos. As como de las certi fi caciones o
constanci as de cumpli miento a que haya lugar.
En esta acta se debe i ncl ui r un bal ance financiero
FINAL del contrato donde se especi fi que
cl aramente l os pagos reali zados y el sal do por
ejecutar o a favor de l a entidad de ser el caso.
Nota: Cuando la entrega fi nal de los bi enes o
servi ci os coi nci da con l a liqui dacin del contrato
se podr suscri bi r una sol a acta de reci bo y
li quidaci n fi nal .
Proyecci n:
Tcni co
Admini strati vo
rea de
contrataci n.
Revi si n: Jefe de
y/o profesi onal
uni versi tari o de
l a ofi ci na
j urdi ca.
Suscri pcin:
Supervi sor del
contrato y
Contrati sta
Actas parciales
con soportes (1.
Informe de
acti vidades de
ejecuci n -
contrati sta-. 2.
Informe de
supervi si n. 3.
Planil la de pago
de seguri dad
soci al y
parafi scales
cuando
corresponda. 4.
Certi fi caciones)
22. Acta de
li quidaci n
contratante Rep. l egal -, el contrati sta y el
supervi sor del contrato en el cual se mani fi esta
que el contrato tiene efectos hasta la fecha de
su scri pcin de la mi sma.
En esta acta debe mani festarse de manera
expresa, que el Muni ci pi o queda a paz y sal vo por
todo concepto deri vado del contrato a l iquidar.
Adems deber contener l as dems acl araci ones
que se requi eran al momento de l a liqui daci n.
El acta deber suscri bi rse dentro del trmi no
esti pulado en el contrato para l iqui darlo, si n que
exceda el l mi te l egal de 4 meses despus del
Proyecci n:
Tcni co
Admini strati vo
rea de
contrataci n.
Revi si n: Jefe de
y/o profesi onal
uni versi tari o de
l a ofi ci na
j urdi ca.
Suscri pcin:
Al calde,
Supervi sor del
contrato y
Contrati sta
Acta de
li quidaci n
Fi nal.


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cumplimi ento del trmi no.
23. Acta de
Modifi caci n
Bil ateral
contratante Rep. legal - y el contrati sta previa
sol i ci tud e i nforme de supervi si n, en la que se
hacen modi fi caciones de mutuo acuerdo en las
condi ci ones o i nformacin i ni ci al conteni da en la
minuta del contrato; estas actas sol o pueden
corregi r i nformaci n y cambi ar condi ci ones
general es, si n que por ni ngn moti vo modi fi que
de fondo l as clausulas del contrato. (Esta etapa
no se da en todos l os procesos, se genera de
manera eventual )
Proyecci n:
Tcni co
Admini strati vo
rea de
contrataci n.
Revi si n: Jefe de
y/o profesi onal
uni versi tari o de
l a ofi ci na
j urdi ca.
Suscri pcin:
Al calde y
Contrati sta
Acta de
Modifi caci n
bil ateral
24. Contrato
Adi cional
Consi ste en Elevar a escri to modifi caci ones a l a
minuta i ni ci al del contrato en el cual se reali ce la
adi cin en tiempo, valor o tiempo y val or en los
trmi nos y l mi tes establ ecidos por la Ley al
contrato i ni ci almente suscri to.
Estos contratos adi cionales debern estar
soportados por l os informes de i nterventora o
supervi si n que dejen en evidencia la
NECESIDAD de su suscri pcin, as como los
certi fi cados de di sponibi lidad presupuestal y
regi stros presupuestales que amparen el
compromi so.
(Esta etapa no se da en todos l os procesos, se
genera de manera eventual y debe estar
debidamente soportada).
Sol i ci tud y
j usti fi cacin:
supervi sor del
contrato.
Proyecci n:
Tcni co
Admini strati vo
rea de
contrataci n.
Revi si n: Jefe de
y/o profesi onal
uni versi tari o de
l a ofi ci na
j urdi ca.
Suscri pcin:
Al calde y
Contrati sta
Contrato
adi cional

Nombre
Almacenamiento
Proteccin
Recupera
cin
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y
Forma de
Archivo
Estudi os
Previos
Tcni co y
auxi liar
admini strati
vo
rea de
contratacin
(fsi co y
magnti co)
Archivador 2 aos Archivo de
Gestin
Fi cha de
Proyecto
Tcni co y
auxi liar
admini strati
vo
Fsi co, el
original
reposar en
el expediente
del contrato
Gestin


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en el rea de
contratacin
CDP Tcni co y
auxi liar
admini strati
vo
Fsi co, el
original
reposar en
el expediente
del contrato
en el rea de
contratacin
Gestin
Certi fi cacin
del anli si s
de l a pl anta
de personal
Tcni co y
auxi liar
admini strati
vo
Fsi co, el
original
reposar en
el expediente
del contrato
en el rea de
contratacin
Gestin
Resol uci n,
donde se
justi fica la
causal de
contratacin
di recta
Tcni co y
auxi liar
admini strati
vo
Fsi co, el
original
reposar en
el expediente
del contrato
en el rea de
contratacin
Gestin
Certi fi cacin
, anli si s de
idonei dad y
experienci a
Tcni co y
auxi liar
admini strati
vo
Fsi co, el
original
reposar en
el expediente
del contrato
en el rea de
contratacin
Gestin
Minuta del
Contrato
Tcni co y
auxi liar
admini strati
vo
rea de
contratacin
(fsi co y
magnti co)
Gestin
RP Tcni co y
auxi liar
admini strati
vo
Fsi co, el
original
reposar en
el expediente
del contrato
en el rea de
contratacin
Gestin
Garantas Tcni co y
auxi liar
admini strati
vo
Fsi co, el
original
reposar en
el expediente
del contrato
en el rea de
contratacin
Gestin
Resol uci n,
aprobaci n
de garantas
Tcni co y
auxi liar
admini strati
vo
rea de
contratacin
(fsi co y
magnti co)
Gestin
Acta de
Ini ciacin
Tcni co y
auxi liar
admini strati
rea de
contratacin
(fsi co y
Gestin


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vo magnti co)
rdenes de
pago y
comprobant
es de
egreso. De
cada pago
Tcni co y
auxi liar
admini strati
vo
Fsi co, una
copi a
debidamente
fi rmada
reposar en
el expediente
del contrato
en el rea de
contratacin
Gestin
Actas
parciales
Tcni co y
auxi liar
admini strati
vo
rea de
contratacin
(fsi co y
magnti co)
Gestin
Acta fi nal o
de recibo
Tcni co y
auxi liar
admini strati
vo
rea de
contratacin
(fsi co y
magnti co)
Gestin
Acta de
li quidaci n
Tcni co y
auxi liar
admini strati
vo
rea de
contratacin
(fsi co y
magnti co)
Gestin
Acta de
Modifi caci n
bi lateral
Tcni co y
auxi liar
admini strati
vo
rea de
contratacin
(fsi co y
magnti co)
Gestin
Contrato
Adicional
Tcni co y
auxi liar
admini strati
vo
rea de
contratacin
(fsi co y
magnti co)
Gestin

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Consti tucin Pol ti ca Juli o de 1991
Asambl ea Naci onal
Consti tuyente

Ley 80 de 1993
Octubre 28 de
1993
Congreso de Col ombia
Por la cual se expi de el Estatuto
General de Contratacin de l a
Admini straci n Pbl i ca
Ley 734 de 2002
Febrero 05 de
2002
Por la cual se expi de el Cdigo
Di sci pl inari o ni co.
Ley 1150 de 2007 Juli o 16 de 2007 Congreso de Col ombia
Por medio de l a cual se i ntroducen
medidas para la efi ciencia y l a
transparenci a en la Ley 80 de 1993
y se di ctan otras di sposi ci ones
general es sobre l a contratacin
con Recursos Pbli cos
Ley 1437 de 2011 Enero 18 de 2011 Congreso de Col ombia
Por l a cual se expide el Cdi go de
Procedimi ento Admi ni strati vo y de
l o Contenci oso Admini strati vo.


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Ley 1450 de 2011 Juni o 16 de 2011 Congreso de Col ombia
Por la cual se expi de el Plan
Naci onal de Desarrol lo, 2010-2014
ori entadas a fortal ecer l os
mecani smos de prevenci n,
i nvesti gacin y sanci n de actos
de corrupcin y l a efecti vidad del
control de la gesti n pbli ca
Decreto Ley 019 de
2012
Enero 10 de 2012
Presi dente de l a
Por el cual se di ctan normas para
supri mi r o reformar regulaci ones,
procedimi entos y trmites
i nnecesari os exi stentes en l a
Decreto 734 de 2012 Abril 13 de 2012
Presi dente de l a
Por el cual se regl amenta el
Estatuto General de Contratacin
de l a Admi ni straci n Pbli ca y se
di ctan otras di sposi ciones
i nvesti gacin y sanci n de actos
Por la cual se di ctan normas para
moderni zar la organi zaci n y el
funci onami ento de los muni ci pios.
Acuerdo Pl an de
Desarrol l o
Vara peri odo de
gobierno
Acuerdo por medio del cual se
adopta el Pl an de Desarroll o
Muni cipal en cada periodo de
gobierno
Acuerdo Presupuesto
de rentas y Gastos
Vara en cada
vi genci a
aprueba el Presupuesto de rentas
y gastos para cada vi genci a fi scal.
Acuerdo de
autori zacin para
celebrar contratos
Vara de una
vi genci a a otra
Acuerdo por medio del cual se l e
otorga autori zacin al al calde
Muni cipal para que suscri ba
contratos, conveni os, etc...
Necesari os para l a ej ecucin del
presupuesto.

Proyect ado PAULA ANDREA TOVAR CARG PR UNIVERSITARIO FIRMA
Aprobado MAUREN LANDAZURI MORENO
CARGO: JEFE OFICINA
JURIDICA
FIRMA


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17.5. CONTRATACION DE MINIMA CUANTIA

- OBJETIVOS
Adoptar un procedimiento acorde a la Ley para la adquisicin de bienes y servicios
diferentes de los que contempla el literal h) del numeral 4) del artculo 2. de la Ley
1150 de 2007 en Miranda Cauca.
Garantizar la seleccin objetiva del contratista, en los procesos de esta modalidad de
contratacin.
Garantizar unos criterios generales y objetivos para la evaluacin y verificar el
cumplimiento de los requisitos habilitantes de las ofertas que se presenten a los
procesos de esta modalidad de contratacin.
Garantizar la publicidad y libre concurrencia en los procesos de seleccin de mnima
cuanta.
Garantizar el cumplimiento de los principios de la contratacin estatal, en los
procesos contractuales que adelante el Municipio de Miranda.

- ALCANCE
El procedimiento se inicia con la definicin de la necesidad de adquirir bienes y
servicios a travs de procesos de seleccin cuya valor este dentro del rango de la
mnima cuanta en cada vigencia para la entidad territorial.
Define las diferentes etapas que deben cumplirse desde la publicacin de la
invitacin pblica hasta la aceptacin de la oferta y posterior liquidacin de los
contratos suscritos.
celebrados bajo la modalidad de contratacin de mnima cuanta.

- RESPONSABLES
Jefe de oficina jurdica, Alcalde Municipal, Secretarios de Despacho y jefes de oficina
que tengan a su cargo la ejecucin de recursos.


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Personal profesional, tcnico y asistencial o contratista del rea de contratacin,
adscrita a la oficina jurdica.

ETAPA PRECONTRACTUAL: la que antecede cualquier contratacin, determina, en
buena medida, el xito o el fracaso de los procesos de seleccin o de los contratos
que se suscriban, planear implica no slo contar con un plan que consolide y priorice
las adquisiciones de la entidad, con fundamento en las necesidades tcnicamente
ESTUDIOS PREVIOS: Consiste en la recopilacin y anlisis de los datos necesarios
para definir en lneas generales las diferentes soluciones de un determinado
problema o necesidad, valorando todos sus efectos; estn encaminados a
establecer la conveniencia y oportunidad de la contratacin, determinar las
especificaciones tcnicas y el valor del bien o servicio, y analizar los riesgos en los
que incurrir la entidad al contratar y los mecanismos de mitigacin de esos riesgos.
Este documento deber publicarse en el SECOP como documento adicional al
proceso de seleccin.
ESTUDIO DE MERCADO: Mecanismo para la definicin del valor a contratar,
basado en el comportamiento del mercado, los precios de los bienes y servicios y la
ubicacin geogrfica, forma de pago u otras condiciones que influyan en las
transferencias econmicas que realicen los entes.
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL -CDP-: es un documento de
gestin financiera y presupuestal que permite dar certeza sobre la existencia de una
apropiacin disponible y libre de afectacin para la asuncin de un compromiso, de
ello, deviene del valor que la ley le ha otorgado, al sealar que cualquier acto
administrativo que comprometa apropiaciones presupuestales deber contar con
certificados de disponibilidad presupuestal previos y cualquier compromiso que se
adquiera con violacin de esa obligacin, generar responsabilidad, disciplinaria,
fiscal y penal.
INVITACIN PBLICA: La entidad formular una invitacin pblica a participar a
cualquier interesado, la cual se publicar en el Sistema Electrnico para la


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Contratacin Pblica - SECOP, de conformidad con lo establecido en el literal a) del
artculo 94 de la Ley 1474 de 2011. Adems de los requisitos exigidos en dicho
literal, se deber incluir la siguiente informacin: 1. El objeto. 2. Plazo de ejecucin.
3. Forma de pago. 4. Las causales que generaran el rechazo de las ofertas o la
declaratoria de desierto del proceso. 5. El cronograma del proceso especificando la
validez mnima de las ofertas que se solicitan, as como las diferentes etapas del
procedimiento a seguir, incluyendo las reglas para expedir adendas a la invitacin y
para extender las etapas previstas. 6. El lugar fsico o electrnico en que se llevar a
cabo el recibo de las ofertas. En el caso de utilizar medios electrnicos deber
observarse lo previsto en la Ley 527 de 1999. 7. Requisitos habilitantes: Se indicar
la manera en que se acreditar la capacidad jurdica. Adicionalmente, se requerir
de experiencia mnima en los casos de contratacin de obra, de consultora y de
servicios diferentes a aquellos a que se refiere el literal h) del numeral 4 del artculo
2 de la Ley 1150 de 2007, los que se regirn exclusivamente por lo previsto en el
artculo 3.4.2.5.1 del presente decreto.
REQUISITOS HABILITANTES: Consiste en los requisitos legales, tcnicos y
econmicos mnimos que se definan en la invitacin pblica para determinar si un
oferente cumple o no con las condiciones requeridas por la entidad para la ejecucin
de un contrato; son determinantes dentro del proceso de evaluacin de las ofertas.
CAPACIDAD FINANCIERA: consiste en evaluar indicadores previamente definidos y
discriminados en la invitacin pblica a partir de estados financieros del proponente,
para garantizar que este cuenta con la capacidad econmica para cumplir con el
objeto a contratar sin depender de la entrega de recursos por parte de la entidad
contratante, minimizando de esta manera los riesgos de incumplimiento. Este
componente ser un requisito habilitante que se exigir de acuerdo a la naturaleza o
las caractersticas del contrato a celebrar, as como su forma de pago. No se
verificar en ningn caso la capacidad financiera cuando la forma de pago
establecida sea contra entrega a satisfaccin de los bienes, servicios u obras.
EXPERIENCIA MNIMA: consiste en certificar que el proponente haya realizado
actividades acordes a las que se requiere contratar a fin de que su ejecucin se
ajuste en condiciones tcnicas y econmicas esperadas por la entidad. Se requerir
2 de la Ley 1150 de 2007.


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MENOR PRECIO: Es el factor de seleccin que determinar en primera instancia la
propuesta sobre la cual recaer la verificacin de requisitos habilitantes; En caso de
que se rechace la oferta, la entidad podr optar por adjudicar el contrato a quien
haya ofertado el segundo mejor precio y as sucesivamente o por declarar desierto el
proceso.
COMUNICACIN DE ACEPTACIN DE LA OFERTA: Mediante la comunicacin de
aceptacin de la oferta, la entidad manifestar la aceptacin expresa e incondicional
de la misma, los datos de contacto de la entidad y del supervisor o interventor
designado. Con la publicacin de la comunicacin de aceptacin en el SECOP el
proponente seleccionado quedar informado de la aceptacin de su oferta. La
comunicacin de aceptacin junto con la oferta constituyen para todos los efectos el
contrato celebrado, con base en lo cual se efectuar el respectivo registro
presupuestal (Artculo 94 de la Ley 1474 de 2011).
DECLARATORIA DESIERTA DEL PROCESO: En caso de no lograrse la
adjudicacin, la entidad declarar desierto el proceso mediante comunicacin
motivada que se publicar en el SECOP. Si hubiere proponentes, el trmino para
presentar el recurso de reposicin correr desde la notificacin del acto
correspondiente.
TERMINACIN ANORMAL DESPUS DE CONVOCADO: Ocurre cuando despus
de haber publicado un proceso de seleccin de mnima este presenta
inconsistencias, errores u otras anomalas que requieran modificaciones de fondo de
las condiciones del proceso y a fin de corregirlas la entidad considere que es
pertinente no continuar con este, so pena de la publicacin de un nuevo proceso de
ser el caso. La terminacin anormal debe realizarse mediante acto motivado
(documento escrito) el cual deber ser publicado en el SECOP.
CRONOGRAMA: hace parte de la invitacin pblica y establece las fechas, horas,
lugares en las que se surtir cada una de las etapas del proceso de seleccin de
mnima cuanta, as como sus responsables.
VERIFICACIN ARITMTICA: Consiste en la verificacin de los precios unitarios y
precios totales de las propuestas sujetas de evaluacin para determinar que estos
estn dentro de los rangos permitidos para ser adjudicatario de un proceso.
EVALUACIN: proceso de verificacin de los requisitos habilitantes en las
propuestas que se presenten a las convocatorias de mnima cuanta, a fin de
determinar si el proponente cumple con los requisitos legales, financieros y tcnicos


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establecidos por la entidad para ser adjudicatario del proceso que se est
adelantando. La verificacin y la evaluacin de las ofertas para la mnima cuanta
ser adelantada por quien sea designado por el ordenador del gasto sin que se
requiera de pluralidad (inciso segundo de pargrafo 2, tem IV, literal b, numeral 3,
artculo 2.2.9 del Decreto 734 de 2012).
ACTA DE EVALUACIN: Documento que forma parte del proceso de seleccin de
mnima cuanta en el cual se discrimina tem por tem si el oferente evaluado cumple
con todos los requisitos habilitantes exigidos en la invitacin pblica, si su propuesta
es sujeta de subsanar requisitos o si esta incursa en alguna de las causales de
rechazo establecidas por la entidad. Este documento deber ser publicado en el
SECOP dentro de los trminos contemplados en el cronograma del proceso.
EXTEMPORANEIDAD: Es el lapso de tiempo que NO ESTA dentro de los trminos
para cumplir una de las etapas del proceso de seleccin definido en el cronograma
de la invitacin pblica.
ACTA DE RECEPCIN DE DOCUMENTOS: Documento suscrito por el funcionario
responsable de recibir las propuestas que se presenten a cada proceso de seleccin
de mnima cuanta en el cual deber registrar el nmero de radicado asignado, la
fecha y hora de presentacin y los datos bsicos del oferente. Esta acta deber
concordar con los sellos de radicacin colocados a cada propuesta para su entrega
al rea responsable. Este documento deber publicarse en el SECOP como
documento adicional al proceso de seleccin.
ACTA DE APERTURA DE SOBRES: Documento suscrito por el o los funcionarios
encargados de realizar el acto pblico de apertura de los sobres que contienen las
ofertas, en el cual deber consignarse el nmero de ofertas presentadas para el
proceso de seleccin en orden de llegada (radicado), el nmero de folios que
compone cada oferta abierta y el valor total registrado por el oferente en el
documento de oferta econmica; as como el nombre de los asistentes a dicho acto
pblico. Este documento deber publicarse en el SECOP como documento adicional
al proceso de seleccin.
ADENDA: Documento aclaratorio o de modificacin a las condiciones, requisitos u
otros aspectos consignados en las atapas anteriores (estudios previos, invitacin
pblica) del proceso. Deber contener los aspectos a aclarar o modificar y las
causas que generan los cambios, y las condiciones definitivas que tendrn efectos
dentro del proceso. Este documento deber ser publicado en el SECOP dentro de
los trminos establecidos por la normatividad vigente.


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OFERTA ECONMICA: Documento que hace parte de la propuesta, en la cual el
oferente debe discriminar los tems y sus descripciones, cantidad, valores unitarios y
valor total, as como impuestos o gravmenes a los que haya lugar de acuerdo al
tipo de contribuyente en concordancia con los requerimientos de la entidad. En
ningn caso podr superar el valor del presupuesto oficial.
CAUSALES DE RECHAZO: Son los casos en los cuales el Municipio de Miranda
podr rechazar, sin que haya lugar a su evaluacin, o eliminar las propuestas
presentadas, estas debern estar definidas y expresas claramente en la invitacin
pblica.
OBSERVACIONES AL PROCESO: Documento que pueden presentar en la etapa de
convocatoria o evaluacion los interesados en participar u oferentes del proceso a
travs del cual manifiesten o soliciten aclaraciones modificaciones o presuntas
inconsistencias con las condiciones, definiciones o actuaciones que contienen los
documentos que conforman el proceso. Estas observaciones debern presentarse
dentro de los trminos y mecanismos establecidos para hacerlo debern ser pblica
das en el SECOP como documento adicional al proceso que se adelante;
Apreciaciones de la entidad o respuesta a observaciones: Documento a travs del
cual se da respuesta de fondo a las observaciones que se presenten por los
interesados u oferentes de un proceso. Este documentos deber ser pblica das en
el SECOP como documento adicional al proceso que se adelante;
ACTA DE MODIFICACIN BILATERAL: Documento suscrito previa solicitud e
informe de supervisin, en la que se hacen modificaciones de mutuo acuerdo entre
las partes en las condiciones o informacin inicial contenida en la minuta del
contrato; estas actas solo pueden corregir informacin y cambiar condiciones
generales, sin que por ningn motivo modifique de fondo las clausulas del contrato.
(Esta etapa no se da en todos los procesos, se genera de manera eventual).
SUBSANABILIDAD: Regla y momento del proceso para que un proponente pueda
incluir documentos o aclarar los documentos aportados en la propuesto, sin que esto
ello signifique mejorar la oferta inicial y tampoco acrediten circunstancias ocurridas
con posterioridad al cierre del proceso, as como tampoco que se adicione o mejore
el contenido de la oferta. En todo proceso de seleccin de contratistas primar lo
sustancial sobre lo formal. En consecuencia no podr rechazarse una propuesta por
la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del
proponente o soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan los factores de
escogencia establecidos por la entidad en el pliego de condiciones, de conformidad


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con lo previsto en los numerales 2, 3 y 4 del artculo 5 de la Ley 1150 de 2007 y en
el presente decreto. Tales requisitos o documentos podrn ser requeridos por la
entidad en condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta la
adjudicacin, sin que tal previsin haga nugatorio el principio contemplado en el
inciso anterior. Sin perjuicio de lo anterior, ser rechazada la oferta del proponente
que dentro del trmino previsto en el pliego o en la solicitud, no responda al
requerimiento que le haga la entidad para subsanarla. Cuando se utilice el
mecanismo de subasta esta posibilidad deber ejercerse hasta el momento previo a
su realizacin, de conformidad con el artculo 3.2.1.1.5 del presente decreto. En
ningn caso la entidad podr sealar taxativamente los requisitos o documentos
subsanables o no subsanables en el pliego de condiciones, ni permitir que se
subsane la falta de capacidad para presentar la oferta, ni que se acrediten
circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso, as como tampoco
que se adicione o mejore el contenido de la oferta. (Artculo 2.2.8 de decreto 734 de
2012)
REGISTRO PRESUPUESTAL: El registro presupuestal, a diferencia del certificado
de disponibilidad presupuestal, que afecta provisionalmente la apropiacin existente,
la afecta en forma definitiva. Esto implica que los recursos financiados mediante este
registro no podrn ser destinados a ningn otro fin. En el registro se deber indicar
claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta
operacin constituye un requisito de perfeccionamiento de los actos administrativos.
ACTA DE INICIACIN: Es el documento suscrito entre el contratista y la persona
que haya sido designado como supervisor y/o interventor del contrato, para dejar
constancia de las condiciones y fechas en las cuales se da inicio al servicio, obra o
bien contratado. Esto ocurre previa legalizacin y perfeccionamiento del contrato, y
despus de que se aprueben las garantas exigidas en los casos en los que aplique.
ACTA PARCIAL: Corresponde a un documento suscrito entre el contratista y el
supervisor en el cual se deja constancia de las labores de seguimiento que se estn
efectuando a la ejecucin del contrato, obra dentro de los tramites de pago, cuando
la forma de pago contempla pagos parciales.
ACTA DE LIQUIDACIN: Documento suscrito entre las partes en el cual se termina
la ejecucin de las actividades objeto del contrato y se declara a paz y salvo las
partes. Debe efectuarse dentro del trmino fijado en la orden contractual, contrato o
convenio especfico o en su defecto, a ms tardar antes del vencimiento de los


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cuatro meses siguientes a la finalizacin de la orden contractual, contrato o
convenio.
fotocopias legibles, y documentos originales firmados cuando corresponda (Hoja de
Vida, certificados de antecedentes fiscales, disciplinarios y judiciales); por ningn
motivo se aceptaran denuncios por perdida de los documentos; y todos los
certificados debern estar VIGENTES a la cierre del proceso de seleccin, teniendo
en cuenta la fecha de expedicin.
El jefe de la Oficina Jurdica en coordinacin con el rea de contratacin deber
verificar la afiliacin del contratista al Sistema de Seguridad Social y aportes
parafiscales si a ellos hay lugar de manera previa a la aceptacin de la oferta.
El supervisor designado ser el responsable de verificar que los aportes al Sistema
de Seguridad Social, los cuales debern tener un IBC igual o superior al 40% del
valor del contrato facturado en forma mensualizada.
El rea de contratacin tiene la obligacin de publicar en el SECOP, todos los
documentos que hagan parte del proceso de seleccin desde la invitacin pblica
hasta la liquidacin, cuando el proceso se adjudique, o hasta la terminacin
anormal o declaratoria desierta cuando NO se adjudique o no se complete el
proceso.
Para todos los contratos que se celebren bajo la modalidad de contratacin de
mnima cuanta cuya fuente de financiacin corresponda a recursos de inversin de
cualquier sector u origen, deber presentar una ficha de proyecto debidamente
diligenciada y radicada en el BPPM, de manera PREVIA al inicio del proceso de
seleccin.
Los proponentes que resulten adjudicatarios de los procesos de seleccin de
mnima cuanta, se entendern notificados con la publicacin de la carta de
aceptacin de la oferta en el SECOP, y ser responsabilidad de ellos cumplir con
las etapas posteriores de perfeccionamiento e inicio de la ejecucin de la ejecucin,
bajo la coordinacin del funcionario que se designe como supervisor.
Todo oferente que participe en los procesos cuyo objeto a contratar sea la
compraventa o suministro de bienes deber estar inscrito en el Registro mercantil
independientemente de que sean persona natural o jurdica o posean


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establecimiento de comercio o no; adems su actividad econmica deber guardar
concordancia con el objeto a contratar.
En virtud de que los estudios previos que elaboran y suscriben los jefes de oficina y
secretarios de despacho contienen informacin detallada del funcionario
responsable de ejercer la supervisin del contrato que se suscriba, NO se har
necesario notificacin adicional de dicha supervisin o interventora.

- DESCRIPCION
Defini cin de
l a necesi dad
el cual reali ce el anli si s y determine l a viabili dad
l egal , tcni ca y econmi ca del contrato a cel ebrar
Secretari os de
despacho y j efes
de ofi ci nas
responsables de
l a ej ecuci n de
recursos
Estudios
Previos
Veri fi cacin
del Plan de
Compras
proyectos, deber verifi car que el bien, servi ci o u
obra a contratar este inclui do en el Pl an de
Compras aprobado para l a vi gencia.
Secretari os de
despacho y j efes
de ofi ci nas
responsables de
l a ej ecuci n de
recursos.
Auxi liar
almacn
Ejecuci n del
Plan de
Compras
Viabil idad de
proyectos de
i nversi n
proyectos, deber elaborar y radi car en el BPPM
l a fi cha tcni ca del proyecto del PDM al cual
pertenecen los bi enes, servi ci os u obra a
contratar. (cuando la apropi acin presupuestal
corresponda a recursos de i nversi n de cualqui er
fuente)
Secretari os de
despacho y j efes
de ofi ci nas
responsables de
l a ej ecuci n de
recursos.
Profesi onal
Uni versi tari o
BPPM

Fi cha de
Proyecto
Expedi cin del
CDP
Certi fi cado de Di sponi bil idad Presupuestal, que
garanti ce l a exi stencia de l os recursos di sponibles
en l as necesi dades y proyectos viabili zados
anteri ormente.
Profesi onal
Uni versi tari o del
rea de
presupuesto

CDP


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Radi caci n en
el rea de
contrataci n
de los
documentos
previos del
proceso de
convocatori a
pbli ca a
i ni ci ar
El Secretari o de Despacho, Jefe del rea
proyectos, o qui en estos deleguen, deber
entregar l a informaci n de l a etapa pre-
contractual (planeaci n) que se requiera para el
i ni ci o del proceso pbli co de sel ecci n
debidamente fi rmados. Adems debe estar
defi nido y soportado el estudi o de mercado y las
caractersti cas tcni cas de l os bienes a adqui ri r
(cuando corresponda).
En esta etapa se deben entregar como mni mo
l os si gui entes documentos:
CDP
Fi cha del proyecto (cuando apli que)
Estudios previos (en medi o magnti co y fsi co)
Estudio de mercado -coti zaci ones- (cuando
apl ique)
Secretari os de
despacho y j efes
de ofi ci nas
responsables de
l a ej ecuci n de
recursos.

Regi stro en el
li bro
radi cador.
Revi si n
documental y
j urdi ca de los
documentos
all egados y el
conteni do y
elaboracin de
l os mi smos
Proceso de veri fi caci n de l a legal idad,
oportuni dad y contenido de l os documentos para
garanti zar de que estos estn acordes a la
normati vidad vigente, adems que cuentan con
l as especi fi caciones requeri das para que el
proceso se adelante y cumpla con todos l os
pri ncipios y requerimi entos del caso.
NOTA: Cuando la revi si n que se adel ante, arroje
un resultado favorabl e el procedimiento
conti nuara con l as etapas posteriores, cuando por
el contrari o se presenten observaciones l a
documentacin ser devuel ta al rea responsable
para sus ajustes y nueva radi cacin.
Revi si n de
l egali dad: Jefe de
l a Ofi ci na
Jurdi ca.
Revi si n
Documental y
tcni ca: personal
profesi onal ,
tcni co,
admini strati vo y/o
contrati sta del
rea de
contrataci n.
Vi sto bueno
de l a ofi cina
j urdi ca
Elaboracin y
su scri pcin del
documento de
i nvi tacin
pbli ca y
anexos.
Formul acin del documentos de invitaci n pbl i ca
de conformi dad con l o establ ecido en el li teral a)
del artculo 94 de l a Ley 1474 de 2011. Adems
de l os requi si tos exigidos en di cho l iteral , se
deber i nclui r la si guiente i nformacin: 1. El
obj eto. 2. Plazo de ej ecucin. 3. Forma de pago.
4. Las causal es que generaran el rechazo de las
ofertas o la decl aratoria de desi erto del proceso.
5. El cronograma del proceso especi fi cando la
vali dez mni ma de las ofertas que se sol i ci tan, as
como las di ferentes etapas del procedi mi ento a
segui r, incluyendo l as reglas para expedi r
Elaboracin:
personal
profesi onal ,
tcni co y/o
contrati sta del
rea de
contrataci n.
Revi si n de
l egali dad: Jefe de
l a Ofi ci na Jurdi ca
y/o asesor
j urdi co externo
del rea de
contrataci n
Invitaci n
pbli ca


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adendas a la invi tacin y para extender las etapas
previ stas. 6. El lugar fsi co o electrni co en que se
ll evar a cabo el recibo de las ofertas. En el caso
de util i zar medi os el ectrni cos deber observarse
l o previ sto en la Ley 527 de 1999. 7. Requi si tos
habili tantes: Se i ndi car l a manera en que se
acredi tar l a capacidad j urdi ca.
(cuando exi sta)
Suscri pcin:
Ordenador del
gasto o
funci onari o
del egado (cuando
apl ique)
Publi caci n en
el SECOP de
documentos
del proceso
pbli co de
sel eccin e
i ni ci o del
mi smo
Cargue de documentos requeri dos por el estado
convocado en el Si stema Electrni co para la
Contratacin Pbli ca SECOP, y creacin del
proceso de sel eccin
Usuari o
autori zado del
SECOP
Publi caci n
del proceso
en estado
convocado.
Asi gnacin
No. De
constanci a
del si stema.
Presentaci n
de
observaciones
y respuestas a
l as
observaciones
presentadas
(cuando
apl ique)
En el estado convocado, al i ni ci arse un proceso
de seleccin los i nteresados en parti cipar en el
proceso o cualquier parti cul ar puede presentar
documento a travs del cual soli cite acl araciones,
presente i nqui etudes o mani fi este posibles
errores o i nconsi stenci as en los documentos que
hayan si do publi cados por la entidad; di chas
observaciones deben presentarse por los medios
y en l os plazos que se hayan establ eci do, y sern
publi cados en el SECOP dentro del proceso
correspondi ente como un documento adi ci onal .
As mi smo el funcionario responsabl e del
proceso, deber elevar comuni caci n escri ta en la
cual manifieste l as apreci aci ones de l a enti dad
sobre las sol i ci tudes presentadas o acl are y
corri ja (de ser el caso) l os aspectos a que haya
l ugar, i gualmente este documento ser publi cado
en el SECOP dentro del proceso correspondiente
como un documento adi ci onal .
Peti ci onario.
Funci onario
responsable del
proceso.
Publi caci n:
Usuari o
autori zado del
SECOP
Documento
de
observacione
s
Respuesta a
observacione
s
Elaboracin y
publi cacin de
adendas.
(cuando
apl ique)
Consi ste en proyectar y publi car documento
aclaratori o o de modi fi cacin a las condi ciones,
requi si tos u otros aspectos consi gnados en l as
atapas anteriores (estudi os previ os, invi taci n
pbli ca) del proceso. Deber contener los
aspectos a acl arar o modi fi car y l as causas que
generen l os cambi os, y l as condi ciones definiti vas
que tendrn efectos dentro del proceso. Este
documento deber ser publ i cado en el SECOP
dentro de los trminos establecidos por la
Elaboracin:
personal
profesi onal ,
tcni co y/o
contrati sta del
rea de
contrataci n.
Revi si n: Jefe de
y/o asesor
j urdi co externo
Adenda


MIRANDA
CODIGO
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Pgi na 490


normati vidad vi gente del rea de
contrataci n
(cuando exi sta)
Suscri pcin:
Funci onario
responsable del
proceso.
Publi caci n:
Usuari o
autori zado del
SECOP
Terminacin
anormal del
proceso
despus de
convocado
(cuando
apl ique)
Consi ste en proyectar, suscri bi r y publi car
documento en el que se manifiesta que no es
posi bl e continuar con el desarroll o del proceso y
se descarta l a convocatori a, esto ocurre cuando
despus de haber publ i cado un proceso de
sel eccin de mnima este presenta
i nconsi stenci as, errores u otras anomal as que
requi eran modi fi caciones de fondo de las
condi ci ones del proceso y a fi n de corregi rl as l a
enti dad consi dere que es perti nente no conti nuar
con este, so pena de la publi caci n de un nuevo
proceso de ser el caso.
La terminaci n anormal debe reali zarse mediante
acto moti vado (documento escri to) el cual deber
ser publi cado en el SECOP.
Elaboracin:
personal
profesi onal ,
tcni co y/o
contrati sta del
rea de
contrataci n.
Revi si n: Jefe de
y/o asesor
j urdi co externo
del rea de
contrataci n
(cuando exi sta)
Suscri pcin:
Funci onario
responsable del
proceso.
Publi caci n:
Usuari o
autori zado del
SECOP
Documentos
que j ustifi ca l a
termi nacin
anormal del
proceso
despus de
convocado.
Recepci n de
ofertas
(cuando
apl ique)
Es el proceso en el cual l os oferentes hacen la
entrega fsi ca de las propuestas en l as
condi ci ones y trmi nos establ eci dos en l a
i nvi tacin pbl i ca. En esta acti vi dad se deja
regi stro del nmero de radi cado asignado, la
fecha y hora de presentaci n y los datos bsi cos
del oferente. El documento que se genere deber
publi carse en el SECOP como documento
adi cional al proceso de seleccin.

Elaboracin:
funci onari o
encargado de la
ventanil la ni ca o
dependencia
donde se
recepci onen las
ofertas.
Publi caci n:
Usuari o
autori zado del
SECOP
Acta de
Recepci n de
Documentos.
Acto pbl i co
de apertura de
sobres
(cuando
apl ique).
Consi ste en proyectar, suscri bi r y publi car
documento susc ri to por el o l os funci onarios
encargados de reali zar el acto pbli co de apertura
de l os sobres que conti enen l as ofertas, en el cual
deber consi gnarse el nmero de ofertas
Elaboracin:
funci onari o
encargado de la
ventanil la ni ca o
dependencia
Acta de
apertura de
sobres.


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Pgi na 491


presentadas para el proceso de sel ecci n en
orden de llegada (radi cado), el nmero de fol ios
que compone cada oferta abi erta y el val or total
regi strado por el oferente en el documento de
oferta econmi ca; as como el nombre de los
asi stentes a di cho acto pbl i co. Este documento
deber publi carse en el SECOP como documento
En este acto pbli co no se efectuara ningn ti po
de veri fi cacin documental , revi si n ari tmti ca u
otra acti vi dad propi a del proceso de eval uaci n. Y
no ser permi tido que l o adel ante ni nguno de los
parti cul ares que asi stan a l.
donde se
recepci onen las
ofertas.
Publi caci n:
Usuari o
autori zado del
SECOP
Eval uacin. Proceso de veri fi caci n de l os requi si tos
habili tantes en l as propuestas que se presenten a
l as convocatorias de mni ma cuanta, a fi n de
determi nar si el proponente cumpl e con los
requi si tos l egales, fi nanci eros y tcni cos
estableci dos por la entidad para ser adjudi catario
del proceso que se est adel antando. La
veri fi cacin y la eval uacin de las ofertas para la
mnima cuanta ser adelantada por qui en sea
desi gnado por el ordenador del gasto si n que se
requi era de pl uralidad (inci so segundo de
pargrafo 2, tem IV, l iteral b, numeral 3, artculo
2.2.9 del Decreto 734 de 2012).
El proceso de eval uacin se real i zara para la
propuesta de menor precio, si empre y cuando o
este i ncursa en ninguna de l as causal es de
rechazo defini das en la i nvi tacin pbli ca, en caso
de que l a oferta eval uada no cumpl a con los
requi si tos habili tantes y no est suj eta a la
apl i caci n de regl as de subsanabili dad se
efectuara l a eval uaci n de l a segunda oferta y as
sucesi vamente hasta lograr la habili tacin o
termi nar con todas l as ofertas presentadas, de no
haber ninguna que resulte habil itada se declarar
desi erto el proceso, so pena de i ni ci arlo
nuevamente aj ustando de ser el caso los
requi si tos que ori ginaron l a declaratori a desierta
del proceso.
Elaboracin:
Funci onario o
comi t desi gnado
como evaluador
del proceso.
Publi caci n:
Usuari o
autori zado del
SECOP.
Revi si n: Jefe de
l a Ofi ci na
Jurdi ca, Asesor
j urdi co externo
del rea de
contrataci n (si
se ti ene)
Acta
devaluaci n.
Observaci ones Una vez publi cado el acta de eval uaci n los Peti ci onario. Documento


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Pgi na 492


al acta de
Eval uacin y
respuesta a
l as
observaciones
presentadas
(cuando
apl ique).
oferentes podrn mani festarse sobre aclaraci ones
que requi eran sobre el conteni do del acta de
eval uacin; di chas observaciones deben
presentarse por l os medi os y en los pl azos que se
hayan estableci do, y sern publi cados en el
SECOP dentro del proceso correspondi ente como
un documento adi cional.
As mi smo el funcionario responsabl e del
proceso, deber elevar comuni caci n escri ta en la
cual manifieste l as apreci aci ones de l a enti dad
sobre las sol i ci tudes presentadas o acl are y
corri ja (de ser el caso) l os aspectos a que haya
l ugar, i gualmente este documento ser publi cado
en el SECOP dentro del proceso correspondiente
como un documento adi ci onal .
Funci onario
responsable del
proceso.
Publi caci n:
Usuari o
autori zado del
SECOP
de
observacione
s
Respuesta a
observacione
s
Presentaci n,
recepci n y
veri fi cacin de
documentos
subsanables
(cuando
apl ique).
Plazo dentro del proceso para que un proponente
pueda i ncl ui r documentos o acl arar los
documentos aportados en la propuesta, si n que
esto ello si gni fi que mejorar la oferta i ni ci al y
tampoco acredi ten ci rcunstancias ocurri das con
posteri ori dad al ci erre del proceso, as como
tampoco que se adi ci one o mej ore el conteni do
de l a oferta.
Estos documentos deben corresponder a l os que
haya sol i ci tado el eval uador y consi gnados en el
acta de evaluaci n.
Peti ci onario.
Publi caci n:
Usuari o
autori zado del
SECOP

Eval uacin
Definiti va
(cuando
apl ique).
Proceso de verifi caci n de los documentos
subsanables exigi dos y presentados por el
oferente suj eto de la eval uacin ini cial, en caso
de que los documentos y acl araci ones
presentados en el proceso de subsanabili dad no
cumplan con l os requi si tos habi li tantes y por esta
razn no pueda habil itarse l a propuesta se
efectuara l a eval uaci n de l a segunda oferta y as
sucesi vamente hasta lograr la habili tacin o
termi nar con todas l as ofertas presentadas, de no
haber ninguna que resulte habil itada se declarar
desi erto el proceso, so pena de i ni ci arlo
nuevamente aj ustando de ser el caso los
requi si tos que ori ginaron l a declaratori a desierta
del proceso.
Elaboracin:
Funci onario o
comi t desi gnado
como evaluador
del proceso.
Publi caci n:
Usuari o
autori zado del
SECOP.
Revi si n: Jefe de
l a Ofi ci na
Jurdi ca, Asesor
j urdi co externo
del rea de
contrataci n (si
se ti ene)
Acta
devaluaci n.


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Pgi na 493


En el caso de que l os documentos subsanables
que haya presentado el oferente cumpl an con los
requi si tos establ ecidos el eval uador recomendara
que el proponente es hbil y puede ser suj eto de
l a adjudi caci n del proceso.
Nota: No e s obli gatori o reali zar y publi car un
documento de eval uacin defi ni ti va en l os casos
de que el oferente eval uado i ni ci almente cumpla
con l os requerimi entos y resul te habi li tado, ya que
estos aspectos podrn ser i ncl ui dos
expresamente en la comuni caci n de aceptaci n
de l a oferta.
Comuni caci n
de aceptaci n
de la oferta
(cuando
apl ique).
Documento a travs del cual la enti dad
manifestar la aceptacin expresa e incondi ci onal
de la oferta presentada por el proponente que
resul te habili tado de acuerdo al acta de
eval uacin; deber contener la i nformacin del
oferente el cual a parti r de esta etapa se
denominar el contrati sta, l os datos de contacto
de l a enti dad y del supervi sor o i nterventor
desi gnado. Con l a publi caci n de l a comuni caci n
de aceptacin en el SECOP el proponente
sel eccionado quedar informado de la aceptaci n
de su oferta. La comuni caci n de aceptaci n junto
con la oferta consti tuyen para todos l os efectos el
contrato celebrado, con base en l o cual se
efectuar el respecti vo regi stro presupuestal
(Artculo 94 de l a Ley 1474 de 2011).
Nota: A efectos de mayor control en esta
comuni caci n de aceptaci n de la oferta se
asi gnar y regi strar el nmero de contrato y las
dems condi ci ones que se requieran para
garanti zar l a claridad de las obl igaciones y
derechos de l as partes.
Elaboracin:
personal
profesi onal ,
tcni co y/o
contrati sta del
rea de
contrataci n.
Revi si n: Jefe de
y/o asesor
j urdi co externo
del rea de
contrataci n
(cuando exi sta)
Suscri pcin:
Funci onario
responsable del
proceso.
Publi caci n:
Usuari o
autori zado del
SECOP
Comuni caci n
de aceptacin
de l a Oferta.
Revi si n de la
comuni caci n
de aceptaci n
de l a oferta,
que surte
efecto como
contrato
celebrado
Proceso de verifi caci n de l egal idad y
cumplimi ento de marco jurdi co de la
comuni caci n de aceptacin de l a oferta
(contrato), de manera previa a su susc ri pcin.
Jefe de la
Ofi ci na Jurdi ca
Asesor j urdi co
externo del rea
de contrataci n
(si se ti ene)
Vi sto Bueno
del Jefe de l a
Ofi ci na
Jurdi ca
Expedi cin del El funci onario responsabl e del rea de Profesi onal RP


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Regi stro
Presupuestal
Certi fi cado de Regi stro Presupuestal , en el cual
se compromete de manera defini ti va los recursos
que soportan compromi so contractual , previ o al
i ni ci o de su ejecucin.
Uni versi tari o de
l a Ofi ci na de
Presupuesto
Revi si n
j urdi ca
i ntegral , previa
al
perfecci onami
ento
Consi ste en un proceso de revi si n i ntegral de
todos l os documentos soportes de l a etapa pre-
contractual y acti vi dades adel antadas en cada
etapa por l os diferentes funci onari os, de manera
previa al perfeccionami ento del contrato para
garanti zar el cumpli miento de los aspectos
l egal es de los documentos proyectados.
Profesi onal
Uni versi tari o de
l a Ofi ci na de
Jurdi ca
Li sta de
chequeo
Perfecci onami
ento del
contrato
comuni caci n de aceptacin de l a oferta -
contrato-.
Rep. Legal del
Muni cipio -
Ordenador del
gasto-
Aceptaci n de
l a oferta -
Contrato-
fi rmado.
Expedi cin de
l as garantas
exigidas. (si
hay l ugar a
ell o)
seguros l egal mente establ ecida, con l os amparos
y vi genci as fij ados previ amente en el contrato
su scri to.
Aprobaci n de
l as garantas
exigidas. (si
hay l ugar a
ell o)
Una vez reci bidas las pli zas, en el rea de
contrataci n se veri fi car que estas cumpl an con
l as condi ciones pactadas en el contrato y se
proyectar acto admini strati vo de aprobacin el
cual ser su scri to por el ordenador del gasto -
Al calde-
Proyecci n:
Tcni co
Admini strati vo
rea de
contrataci n.
Revi si n: Jefe de
y/o profesi onal
uni versi tari o de
l a ofi ci na
j urdi ca.
Suscri pcin:
Ordenador del
gasto.
Resol uci n de
aprobaci n de
pl i zas
Tramite de
pago
anti ci pado o
anti ci po
Una vez l as pli zas sean aprobadas y en los
casos en los que haya pactado anti ci po o pago
anti ci pado se proceder al envo del expediente
(carpeta compl eta) del proceso al rea financiera
a fi n de que se proceda con los gi ros de l os pagos
a que haya l ugar
Secretari a
Fi nanci era
Orden de
pago y
Comprobante
de egreso.
25. Acta de
i ni ci aci n
persona que haya si do designado como
Proyecci n:
Tcni co
Acta de Ini ci o


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Pgi na 495


supervi sor y/o i nterventor del contrato, para dej ar
constanci a de las condi ci ones y fechas en las
cual es se da ini cio al servi ci o, obra o bi en
contratado.
Admini strati vo
rea de
contrataci n.
Revi si n: Jefe de
y/o profesi onal
uni versi tari o de
l a ofi ci na
j urdi ca.
Suscri pcin:
Supervi sor del
contrato
26. Actas
Parciales
de pago
constanci a de las l abores de segui miento que se
estn efectuando a la ej ecucin del contrato, obra
dentro de l os trmi tes de pago, cuando la forma
de pago contempla pagos parci ales. Y se
su scri bi rn de manera posteri or a l a entrega
debidamente aprobados por el supervi sor de
todos l os documentos mni mos requeridos para
proceder con cada pago (informe de ejecuci n,
i nforme de supervi si n, pl anill a de pago de
aportes a Si stema de seguri dad soci al ); en esta
acta se debe i nclui r un balance fi nanci ero del
contrato donde se especi fique claramente los
pagos reali zados y el saldo por ej ecutar
Proyecci n:
Tcni co
Admini strati vo
rea de
contrataci n.
Revi si n: Jefe de
y/o profesi onal
uni versi tari o de
l a ofi ci na
j urdi ca.
Suscri pcin:
Supervi sor del
contrato y
Contrati sta
Actas
parcial es con
soportes (1.
Informe de
acti vidades
de ejecucin -
contrati sta-. 2.
Informe de
supervi si n.
3. Pl anill a de
pago de
seguri dad
soci al y
parafi scales
cuando
corresponda).
Nota: Cada
acta parci al
deber estar
debidamente
numerada.
27. Actas fi nal
o de reci bo
constanci a de la ej ecucin total y cumplimiento
del obj eto contractual ; debe estar soportada con
l os requi si tos contemplados anteriormente para
todos l os pagos. As como de las certi fi caciones o
constanci as de cumpli miento a que haya lugar.
En esta acta se debe i ncl ui r un bal ance financiero
FINAL del contrato donde se especi fi que
cl aramente l os pagos reali zados y el sal do por
ejecutar o a favor de l a entidad de ser el caso.
Nota: Cuando la entrega fi nal de los bi enes o
servi ci os coi nci da con l a liqui dacin del contrato
Proyecci n:
Tcni co
Admini strati vo
rea de
contrataci n.
Revi si n: Jefe de
y/o profesi onal
uni versi tari o de
l a ofi ci na
j urdi ca.
Suscri pcin:
Supervi sor del
contrato y
Contrati sta
Actas
parcial es con
soportes (1.
Informe de
acti vidades
de ejecucin -
contrati sta-. 2.
Informe de
supervi si n.
3. Pl anill a de
pago de
seguri dad
soci al y
parafi scales
cuando
corresponda.
4.


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se podr suscri bi r una sol a acta de reci bo y
Certi fi cacione
s)
28. Acta de
li quidaci n
supervi sor del contrato en el cual se mani fi esta
que el contrato tiene efectos hasta la fecha de
su scri pcin de la mi sma.
En esta acta debe mani festarse de manera
expresa, que el Muni ci pi o queda a paz y sal vo por
todo concepto deri vado del contrato a l iquidar.
Adems deber contener l as dems acl araci ones
que se requi eran al momento de l a liqui daci n.
esti pulado en el contrato para l iqui darlo, si n que
exceda el l mi te l egal de 4 meses despus del
cumplimi ento del trmi no.
Proyecci n:
Tcni co
Admini strati vo
rea de
contrataci n.
Revi si n: Jefe de
y/o profesi onal
uni versi tari o de
l a ofi ci na
j urdi ca.
Suscri pcin:
Al calde,
Supervi sor del
contrato y
Contrati sta
Acta de
li quidaci n
Fi nal.
29. Acta de
Modifi caci
n Bil ateral
sol i ci tud e i nforme de supervi si n, en la que se
condi ci ones o i nformacin i ni ci al conteni da en la
corregi r i nformaci n y cambi ar condi ci ones
general es, si n que por ni ngn moti vo modi fi que
de fondo l as clausulas del contrato. (Esta etapa
no se da en todos l os procesos, se genera de
manera eventual )
Proyecci n:
Tcni co
Admini strati vo
rea de
contrataci n.
Revi si n: Jefe de
y/o profesi onal
uni versi tari o de
l a ofi ci na
j urdi ca.
Suscri pcin:
Al calde y
Contrati sta
Acta de
Modifi caci n
bil ateral
30. Contrato
Adi cional
Consi ste en Elevar a escri to modifi caci ones a l a
minuta i ni ci al del contrato en el cual se reali ce la
adi cin en tiempo, valor o tiempo y val or en los
trmi nos y l mi tes establ ecidos por la Ley al
contrato i ni ci almente suscri to.
soportados por l os informes de i nterventora o
supervi si n que dejen en evidencia la
NECESIDAD de su suscri pcin, as como los
certi fi cados de di sponibi lidad presupuestal y
regi stros presupuestales que amparen el
compromi so.
Sol i ci tud y
j usti fi cacin:
supervi sor del
contrato.
Proyecci n:
Tcni co
Admini strati vo
rea de
contrataci n.
Revi si n: Jefe de
y/o profesi onal
uni versi tari o de
l a ofi ci na
j urdi ca.
Contrato
adi cional


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Pgi na 497


Suscri pcin:
Al calde y
Contrati sta

Nombre
Almacenamiento
Proteccin
Recuper
acin
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y Forma de
Archivo
Estudios
Previos
Tcnico y
auxiliar
administrati
vo
rea de
contratacin (fsico
y magntico)
Archivador 2 aos Archivo de Gestin
Ficha de
Proyecto
Tcnico y
auxiliar
administrati
vo
Fsico, el original
reposar en el
expediente del
Proceso de
seleccin en el rea
de contratacin
CDP Tcnico y
auxiliar
administrati
vo
Fsico, el original
reposar en el
expediente del
proceso de
seleccin en el rea
de contratacin
Invitacin
pblica
Tcnico y
auxiliar
administrati
vo
Fsico y magntico,
el original reposar
en el expediente del
proceso de
seleccin en el rea
de contratacin
Observacione
s y respuestas
a las
observaciones
Tcnico y
auxiliar
administrati
vo
Fsico y magntico,
el original reposar
proceso de
seleccin en el rea
de contratacin
Adendas Tcnico y
auxiliar
administrati
vo
Fsico y magntico,
el original reposar
proceso de
seleccin en el rea
de contratacin
Comunicacin
donde se
justifica la
terminacin
anormal del
proceso
despus de
convocado
Tcnico y
auxiliar
administrati
vo
Fsico y magntico,
el original reposar
proceso de
seleccin en el rea
de contratacin


MIRANDA
CODIGO
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Acta de
recepcin de
ofertas
Tcnico y
auxiliar
administrati
vo
Fsico y magntico,
el original reposar
proceso de
seleccin en el rea
de contratacin
Acta de
apertura de
sobres.
Tcnico y
auxiliar
administrati
vo
Fsico y magntico,
el original reposar
proceso de
seleccin en el rea
de contratacin
Acta de
evaluacin.
Tcnico y
auxiliar
administrati
vo
Fsico y magntico,
el original reposar
proceso de
seleccin en el rea
de contratacin
Observacione
s a la
evaluacin y
apreciaciones
de la entidad
sobre las
observaciones
presentadas
Tcnico y
auxiliar
administrati
vo
Fsico y magntico,
el original reposar
proceso de
seleccin en el rea
de contratacin
Presentacin
de y revisin
documentos
subsanables
Tcnico y
auxiliar
administrati
vo
Fsico, el original
reposar en el
expediente del
proceso de
seleccin en el rea
de contratacin
Acta de
evaluacin
definitiva.
Tcnico y
auxiliar
administrati
vo
Fsico y magntico,
el original reposar
proceso de
seleccin en el rea
de contratacin
Comunicacin
de aceptacin
de la oferta -
Contrato-
Tcnico y
auxiliar
administrati
vo
rea de
contratacin (fsico
y magntico)
RP Tcnico y
auxiliar
administrati
vo
Fsico, el original
reposar en el
expediente del
proceso de
seleccin en el rea
de contratacin
Garantas Tcnico y
auxiliar
administrati
vo
Fsico, el original
reposar en el
expediente del
proceso de
seleccin en el rea
de contratacin


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ADOPCION
Decreto 084 de 2013

Pgi na 499


Resolucin,
aprobacin de
garantas
Tcnico y
auxiliar
administrati
vo
rea de
contratacin (fsico
y magntico)
Acta de
Iniciacin
Tcnico y
auxiliar
administrati
vo
rea de
contratacin (fsico
y magntico)
rdenes de
pago y
comprobante
s de egreso.
De cada pago
Tcnico y
auxiliar
administrati
vo
Fsico, una copia
debidamente
firmada reposar en
el expediente del
proceso de
seleccin en el rea
de contratacin
Actas
parciales
Tcnico y
auxiliar
administrati
vo
rea de
contratacin (fsico
y magntico)
Acta final o
de recibo
Tcnico y
auxiliar
administrati
vo
rea de
contratacin (fsico
y magntico)
Acta de
liquidacin
Tcnico y
auxiliar
administrati
vo
rea de
contratacin (fsico
y magntico)
Acta de
modificacin
bilateral
Tcnico y
auxiliar
administrati
vo
rea de
contratacin (fsico
y magntico)
Modificacione
s y/o
adiciones
Tcnico y
auxiliar
administrati
vo
rea de
contratacin (fsico
y magntico)

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Constitucin Poltica Julio de 1991
Asamblea Nacional
Constituy ente

Ley 80 de 1993 Octubre 28 de 1993 Congreso de Colombia
Por la cual se expide el Estatuto
Administracin Pblica
Ley 734 de 2002 Febrero 05 de 2002 Congreso de Colombia
Por la cual se expide el Cdigo
Disciplinario nico.
Ley 1150 de 2007 Julio 16 de 2007 Congreso de Colombia
Por medio de la cual se introducen
medidas para la ef iciencia y la
transparencia en la Ley 80 de 1993 y
se dictan otras disposiciones
generales sobre la contratacin con
Recursos Pblicos


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Ley 1437 de 2011 Enero 18 de 2011 Congreso de Colombia
Por la cual se expide el Cdigo de
Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo.
Ley 1450 de 2011 Junio 16 de 2011 Congreso de Colombia
Por la cual se expide el Plan Nacional
de Desarrollo, 2010-2014
Por la cual se dictan normas
orientadas a f ortalecer los mecanismos
de prev encin, investigacin y sancin
de actos de corrupcin y la efectiv idad
del control de la gestin pblica
Decreto Ley 019 de 2012 Enero 10 de 2012
Presidente de la Repblica
de Colombia
Por el cual se dictan normas para
suprimir o reformar regulaciones,
procedimientos y trmites innecesarios
existentes en la Administracin Pblica
Presidente de la Repblica
de Colombia
Por el cual se reglamenta el Estatuto
otras disposiciones
Por la cual se dictan normas
orientadas a f ortalecer los mecanismos
de prev encin, investigacin y sancin
de actos de corrupcin y la efectiv idad
del control de la gestin pblica

Por la cual se dictan normas para
modernizar la organizacin y el
f uncionamiento de los municipios.
Acuerdo Plan de
Desarrollo
Vara periodo de
gobierno
Concejo Municipal
Acuerdo por medio del cual se adopta
el Plan de Desarrollo Municipal en
cada periodo de gobierno
Acuerdo Presupuesto de
rentas y Gastos
Vara en cada
vigencia
Concejo Municipal
aprueba el Presupuesto de rentas y
gastos para cada vigencia f iscal.
Acuerdo de autorizacin
para celebrar contratos
Vara de una
vigencia a otra
Concejo Municipal
Acuerdo por medio del cual se le
otorga autorizacin al alcalde
Municipal para que suscriba contratos,
conv enios, etc... Necesarios para la
ejecucin del presupuesto.

CARGO: JEFE OFICINA
JURIDICA
FIRMA


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17.6. SELECCIN ABREVIADA DE MENOR CUANTA

- OBJETIVOS
Adoptar un procedimiento acorde a la Ley para aquellos casos en que por las
caractersticas del objeto a contratar, las circunstancias de la contratacin o la
cuanta o destinacin del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos
simplificados para garantizar la eficiencia de la gestin contractual. Con esta
modalidad se contrataran obras y servicios diferentes de los que contempla el literal
h) del numeral 4) del artculo 2. de la Ley 1150 de 2007 en Miranda Cauca y cuyo
valor este en el rango de la menor cuanta de la entidad de acuerdo a lo establecido
en el literal b del numeral 2 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007.
contratacin.
Garantizar la publicidad, transparencia y libre concurrencia en los procesos de
seleccin de mnima cuanta.

- ALCANCE
servicios a travs de procesos de seleccin cuya valor este dentro del rango de la
menor cuanta en cada vigencia para la entidad territorial, cuyo valor este en el
rango de la menor cuanta de la entidad de acuerdo a lo establecido en el literal b del
numeral 2 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007.
Define las diferentes etapas que deben cumplirse desde la publicacin del proyecto
de pliego de condiciones hasta la adjudicacin del contrato y posterior liquidacin de
los contratos suscritos. El proceso concluye en la etapa post-contractual con la
liquidacin de los contratos celebrados bajo la modalidad de seleccin abreviada de
menor cuanta.


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- RESPONSABLES
Jefe de oficina jurdica, Alcalde Municipal,vSecretarios de Despacho y jefes de
oficina que tengan a su cargo la ejecucin de recursos.

Etapa precontractual: la que antecede cualquier contratacin, determina, en buena
medida, el xito o el fracaso de los procesos de seleccin o de los contratos que se
Estudios previos: Consiste en la recopilacin y anlisis de los datos necesarios
Estudio de mercado: Mecanismo para la definicin del valor a contratar, basado en
el comportamiento del mercado, los precios de los bienes y servicios y la ubicacin
geogrfica, forma de pago u otras condiciones que influyan en las transferencias
econmicas que realicen los entes.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal -CDP-: es un documento de gestin
financiera y presupuestal que permite dar certeza sobre la existencia de una


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fiscal y penal.
Observaciones al proceso: Documento que pueden presentar en la etapa de
convocatoria o evaluacion los interesados en participar u oferentes del proceso a
dentro de los trminos y mecanismos establecidos para hacerlo debern ser pblica
das en el SECOP como documento adicional al proceso que se adelante;
Apreciaciones de la entidad o respuesta a observaciones: Documento a travs
del cual se da respuesta de fondo a las observaciones que se presenten por los
interesados u oferentes de un proceso. Este documentos deber ser pblica das en
el SECOP como documento adicional al proceso que se adelante;
Acta de modificacin bilateral: Documento suscrito previa solicitud e informe de
supervisin, en la que se hacen modificaciones de mutuo acuerdo entre las partes
en las condiciones o informacin inicial contenida en la minuta del contrato; estas
actas solo pueden corregir informacin y cambiar condiciones generales, sin que por
ningn motivo modifique de fondo las clausulas del contrato. (Esta etapa no se da en
todos los procesos, se genera de manera eventual).
Acta de aclaracin de pliegos y riesgos:
Adenda: Documento aclaratorio o de modificacin a las condiciones, requisitos u
otros aspectos consignados en las atapas anteriores (estudios previos, invitacin
pblica) del proceso. Deber contener los aspectos a aclarar o modificar y las
causas que generan los cambios, y las condiciones definitivas que tendrn efectos
dentro del proceso. Este documento deber ser publicado en el SECOP dentro de
los trminos establecidos por la normatividad vigente.
Requisitos habilitantes: Consiste en los requisitos legales, tcnicos y econmicos
mnimos que se definan en la invitacin pblica para determinar si un oferente
cumple o no con las condiciones requeridas por la entidad para la ejecucin de un
contrato; son determinantes dentro del proceso de evaluacin de las ofertas.
Capacidad Financiera: consiste en evaluar indicadores previamente definidos y
discriminados en la invitacin pblica a partir de estados financieros del proponente,
para garantizar que este cuenta con la capacidad econmica para cumplir con el


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objeto a contratar sin depender de la entrega de recursos por parte de la entidad
contratante, minimizando de esta manera los riesgos de incumplimiento. Este
componente ser un requisito habilitante que se exigir de acuerdo a la naturaleza o
las caractersticas del contrato a celebrar, as como su forma de pago. No se
verificar en ningn caso la capacidad financiera cuando la forma de pago
Experiencia mnima: consiste en certificar que el proponente haya realizado
2 de la Ley 1150 de 2007.
Menor precio: Es el factor de seleccin que determinar en primera instancia la
proceso.
Comunicacin de aceptacin de la oferta: Mediante la comunicacin de
aceptacin de la oferta, la entidad manifestar la aceptacin expresa e incondicional
de la misma, los datos de contacto de la entidad y del supervisor o interventor
designado. Con la publicacin de la comunicacin de aceptacin en el SECOP el
proponente seleccionado quedar informado de la aceptacin de su oferta. La
comunicacin de aceptacin junto con la oferta constituyen para todos los efectos el
contrato celebrado, con base en lo cual se efectuar el respectivo registro
presupuestal (Artculo 94 de la Ley 1474 de 2011).
Declaratoria desierta del proceso: En caso de no lograrse la adjudicacin, la
entidad declarar desierto el proceso mediante comunicacin motivada que se
publicar en el SECOP. Si hubiere proponentes, el trmino para presentar el recurso
de reposicin correr desde la notificacin del acto correspondiente.
Cronograma: hace parte de la invitacin pblica y establece las fechas, horas,
mnima cuanta, as como sus responsables.


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Verificacin aritmtica: Consiste en la verificacin de los precios unitarios y precios
totales de las propuestas sujetas de evaluacin para determinar que estos estn
dentro de los rangos permitidos para ser adjudicatario de un proceso.
Evaluacin: proceso de verificacin de los requisitos habilitantes en las propuestas
que se presenten a las convocatorias de mnima cuanta, a fin de determinar si el
proponente cumple con los requisitos legales, financieros y tcnicos establecidos por
la entidad para ser adjudicatario del proceso que se est adelantando. La
verificacin y la evaluacin de las ofertas para la mnima cuanta ser adelantada por
quien sea designado por el ordenador del gasto sin que se requiera de pluralidad
(inciso segundo de pargrafo 2, tem IV, literal b, numeral 3, artculo 2.2.9 del
Decreto 734 de 2012).
Informe de evaluacin de requisitos habilitantes: Documento que forma parte del
proceso de seleccin de mnima cuanta en el cual se discrimina tem por tem si el
oferente evaluado cumple con todos los requisitos habilitantes exigidos en la
invitacin pblica, si su propuesta es sujeta de subsanar requisitos o si esta incursa
en alguna de las causales de rechazo establecidas por la entidad. Este documento
deber ser publicado en el SECOP dentro de los trminos contemplados en el
cronograma del proceso.
Extemporaneidad: Es el lapso de tiempo que NO ESTA dentro de los trminos para
cumplir una de las etapas del proceso de seleccin definido en el cronograma de la
invitacin pblica.
Acta de Recepcin de Documentos: Documento suscrito por el funcionario
responsable de recibir las propuestas que se presenten a cada proceso de seleccin
de mnima cuanta en el cual deber registrar el nmero de radicado asignado, la
fecha y hora de presentacin y los datos bsicos del oferente. Esta acta deber
concordar con los sellos de radicacin colocados a cada propuesta para su entrega
al rea responsable. Este documento deber publicarse en el SECOP como
Acta de apertura de sobres: Documento suscrito por el o los funcionarios
encargados de realizar el acto pblico de apertura de los sobres que contienen las
ofertas, en el cual deber consignarse el nmero de ofertas presentadas para el
proceso de seleccin en orden de llegada (radicado), el nmero de folios que
compone cada oferta abierta y el valor total registrado por el oferente en el
documento de oferta econmica; as como el nombre de los asistentes a dicho acto


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pblico. Este documento deber publicarse en el SECOP como documento adicional
al proceso de seleccin.
Oferta econmica: Documento que hace parte de la propuesta, en la cual el
oferente debe discriminar los tems y sus descripciones, cantidad, valores unitarios y
valor total, as como impuestos o gravmenes a los que haya lugar de acuerdo al
tipo de contribuyente en concordancia con los requerimientos de la entidad. En
ningn caso podr superar el valor del presupuesto oficial.
Causales de rechazo: Son los casos en los cuales el Municipio de Miranda podr
rechazar, sin que haya lugar a su evaluacin, o eliminar las propuestas presentadas,
estas debern estar definidas y expresas claramente en la invitacin pblica.
Subsanabilidad: Regla y momento del proceso para que un proponente pueda
2012)


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Registro Presupuestal: El registro presupuestal, a diferencia del certificado de
disponibilidad presupuestal, que afecta provisionalmente la apropiacin existente, la
afecta en forma definitiva. Esto implica que los recursos financiados mediante este
Acta de iniciacin: Es el documento suscrito entre el contratista y la persona que
haya sido designado como supervisor y/o interventor del contrato, para dejar
Acta parcial: Corresponde a un documento suscrito entre el contratista y el
Acta de liquidacin: Documento suscrito entre las partes en el cual se termina la
Debe efectuarse dentro del trmino fijado en la orden contractual, contrato o
convenio.

verificar la afiliacin del contratista al Sistema de Seguridad Social y aportes
parafiscales si a ellos hay lugar de manera previa a la aceptacin de la oferta.


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documentos que hagan parte del proceso de seleccin desde la invitacin pblica
hasta la liquidacin, cuando el proceso se adjudique, o hasta la terminacin anormal
o declaratoria desierta cuando NO se adjudique o no se complete el proceso.
mnima cuanta cuya fuente de financiacin corresponda a recursos de inversin de
seleccin.
Los proponentes que resulten adjudicatarios de los procesos de seleccin de mnima
cuanta, se entendern notificados con la publicacin de la carta de aceptacin de la
oferta en el SECOP, y ser responsabilidad de ellos cumplir con las etapas
posteriores de perfeccionamiento e inicio de la ejecucin de la ejecucin, bajo la
coordinacin del funcionario que se designe como supervisor.

- DESCRIPCION
Defini cin de l a
necesidad
El Secretari o de Despacho o Jefe del
rea responsabl e de l a ejecuci n de
programas y proyectos, deber elaborar
documento escri to en el cual real i ce el
Secretari os de
despacho y
j efes de
ofi cinas
Estudios Previos


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anli si s y determi ne la viabil idad legal ,
tcni ca y econmi ca del contrato a
celebrar
responsables
de l a
ejecuci n de
recursos
Veri fi cacin del Pl an
de Compras
programas y proyectos, deber verifi car
que el bien, servi ci o u obra a contratar
este i ncl ui do en el Pl an de Compras
aprobado para l a vigencia.
Secretari os de
despacho y
j efes de
ofi cinas
responsables
de l a
ejecuci n de
recursos.
Auxi liar
Admini strati vo
del almacn
Ejecuci n del
Plan de Compras
Viabil idad de
proyectos de i nversi n
programas y proyectos, deber elaborar y
radi car en el BPPM la fi cha tcni ca del
proyecto del PDM al cual pertenecen l os
bienes, servi ci os u obra a contratar.
(cuando la apropiacin presupuestal
corresponda a recursos de i nversi n de
cual quier fuente)
Secretari os de
despacho y
j efes de
ofi cinas
responsables
de l a
ejecuci n de
recursos.
Profesi onal
Uni versi tari o
BPPM

Fi cha de
Proyecto
Expedi cin del CDP El funci onari o responsabl e del rea de
presupuesto del Muni ci pio, deber
expedi r el Certifi cado de Di sponibi lidad
Presupuestal , que garanti ce l a exi stenci a
de los recurso s di sponi bles para adqui ri r
un compromi so contractual basado en l as
necesidades y proyectos vi abi li zados
anteri ormente.
Profesi onal
Uni versi tari o
del rea de
presupuesto

CDP
Radi caci n en el rea
de contratacin de l os
documentos previ os
del proceso de
convocatori a pbli ca a
i ni ci ar
El Secretario de Despacho, Jefe del rea
responsable de l a ejecuci n de
programas y proyectos, o quien estos
del eguen, deber entregar l a i nformaci n
de la etapa pre-contractual (planeaci n)
que se requi era para el i ni ci o del proceso
pbli co de seleccin debidamente
fi rmados. Adems debe estar defini do y
soportado el estudio de mercado y l as
caractersti cas tcni cas de l os bienes a
adqui ri r (cuando corresponda).
En esta etapa se deben entregar como
Secretari os de
despacho y
j efes de
ofi cinas
responsables
de l a
ejecuci n de
recursos.

Regi stro en el
li bro radi cador.


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mnimo los si guientes documentos:
CDP
Fi cha del proyecto (cuando apli que)
Estudios previ os (en medi o magnti co y
fsi co)
Estudio de mercado -coti zaciones-
(cuando apli que)
Revi si n documental y
j urdi ca de l os
documentos al legados
y el contenido y
elaboracin de l os
mi smos
Proceso de veri fi cacin de la l egali dad,
oportuni dad y conteni do de l os
documentos para garanti zar de que estos
estn acordes a l a normati vidad vigente,
adems que cuentan con l as
especi fi caciones requeri das para que el
proceso se adel ante y cumpl a con todos
l os princi pi os y requeri mi entos del caso.
NOTA: Cuando l a revi si n que se
adelante, arroj e un resul tado favorabl e el
procedimi ento continuara con l as etapas
posteri ores, cuando por el contrari o se
presenten observaciones l a
documentacin ser devuel ta al rea
responsable para sus aj ustes y nueva
radi caci n.
Revi si n de
l egali dad: Jefe
de la Ofi cina
Jurdi ca.
Revi si n
Documental y
tcni ca:
personal
profesi onal ,
tcni co,
admini strati vo
y/o contrati sta
del rea de
contrataci n.
Vi sto bueno de l a
ofi cina jurdi ca
Elaboracin y
su scri pcin del
documento de
i nvi tacin pbli ca y
anexos.
Formul acin del documentos de i nvi taci n
pbli ca de conformi dad con l o estableci do
en el li teral a) del artculo 94 de l a Ley
1474 de 2011. Adems de los requi si tos
exigidos en di cho li teral , se deber incl ui r
l a si gui ente i nformaci n: 1. El objeto. 2.
Plazo de ej ecuci n. 3. Forma de pago. 4.
Las causales que generaran el rechazo
de l as ofertas o l a decl aratori a de desi erto
del proceso. 5. El cronograma del
proceso especi fi cando la validez mnima
de las ofertas que se sol i ci tan, as como
l as di ferentes etapas del procedi miento a
segui r, incl uyendo las regl as para expedi r
adendas a l a i nvi taci n y para extender
l as etapas previ stas. 6. El l ugar fsi co o
electrni co en que se ll evar a cabo el
reci bo de l as ofertas. En el caso de
utili zar medios electrni cos deber
observarse l o previ sto en l a Ley 527 de
Elaboracin:
personal
profesi onal ,
tcni co y/o
contrati sta del
rea de
contrataci n.
Revi si n de
l egali dad: Jefe
de la Ofi cina
Jurdi ca y/o
asesor j urdi co
externo del
rea de
contrataci n
(cuando
exi sta)
Suscri pcin:
Ordenador del
gasto o
funci onari o
del egado
(cuando
Invitaci n pbli ca


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1999. 7. Requi si tos habi li tantes: Se
i ndi car l a manera en que se acreditar l a
capacidad jurdi ca.
apl ique)
Publi caci n en el
SECOP de
documentos del
proceso pbli co de
sel eccin e i ni ci o del
mi smo
Cargue de documentos requeri dos por el
estado convocado en el Si stema
Electrni co para l a Contrataci n Pbli ca
SECOP, y creaci n del proceso de
sel eccin
Usuari o
autori zado del
SECOP
Publi caci n del
proceso en
estado
convocado.
Asi gnacin No.
De constanci a
del si stema.
Presentaci n de
observaciones y
respuestas a l as
observaciones
presentadas (cuando
apl ique)
En el estado convocado, al ini ciarse un
proceso de seleccin los i nteresados en
parti cipar en el proceso o cual quier
parti cul ar puede presentar documento a
travs del cual soli cite acl araci ones,
presente inquietudes o manifieste
posi bl es errores o i nconsi stenci as en l os
documentos que hayan sido publi cados
por la entidad; di chas observaciones
deben presentarse por l os medi os y en
l os pl azos que se hayan establ eci do, y
sern publi cados en el SECOP dentro del
proceso correspondiente como un
documento adi cional .
As mi smo el funci onario responsable del
proceso, deber el evar comuni caci n
escri ta en la cual mani fi este l as
apreci aci ones de la entidad sobre l as
sol i ci tudes presentadas o aclare y corrij a
(de ser el caso) l os aspectos a que haya
l ugar, igualmente este documento ser
publi cado en el SECOP dentro del
Peti ci onario.
Funci onario
responsable
del proceso.
Publi caci n:
Usuari o
autori zado del
SECOP
Documento de
observaciones
Respuesta a
observaciones
Elaboracin y
publi cacin de
adendas. (cuando
apl ique)
Consi ste en proyectar y publ i car
documento acl aratori o o de modifi caci n
a l as condi ciones, requi si tos u otros
aspectos consi gnados en las atapas
anteri ores (estudi os previ os, i nvi taci n
pbli ca) del proceso. Deber contener l os
aspectos a acl arar o modi fi car y l as
causas que generen l os cambios, y l as
condi ci ones defi ni ti vas que tendrn
efectos dentro del proceso. Este
Elaboracin:
personal
profesi onal ,
tcni co y/o
contrati sta del
rea de
contrataci n.
Revi si n: Jefe
de la Ofi cina
Jurdi ca y/o
asesor j urdi co
Adenda


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documento deber ser publi cado en el
SECOP dentro de l os trmi nos
estableci dos por la normati vidad vi gente
externo del
rea de
contrataci n
(cuando
exi sta)
Suscri pcin:
Funci onario
responsable
del proceso.
Publi caci n:
Usuari o
autori zado del
SECOP
Terminacin anormal
del proceso despus
de convocado (cuando
apl ique)
Consi ste en proyectar, suscri bi r y publ i car
documento en el que se mani fi esta que
no es posi bl e conti nuar con el desarroll o
del proceso y se descarta la convocatori a,
esto ocurre cuando despus de haber
publi cado un proceso de seleccin de
mnima este presenta i nconsi stenci as,
errores u otras anomal as que requieran
modifi caci ones de fondo de l as
condi ci ones del proceso y a fi n de
corregi rl as la enti dad consi dere que es
perti nente no conti nuar con este, so pena
de la publi caci n de un nuevo proceso de
ser el caso.
La termi naci n anormal debe reali zarse
mediante acto moti vado (documento
escri to) el cual deber ser publi cado en el
SECOP.
Elaboracin:
personal
profesi onal ,
tcni co y/o
contrati sta del
rea de
contrataci n.
Revi si n: Jefe
de la Ofi cina
Jurdi ca y/o
asesor j urdi co
externo del
rea de
contrataci n
(cuando
exi sta)
Suscri pcin:
Funci onario
responsable
del proceso.
Publi caci n:
Usuari o
autori zado del
SECOP
Documentos que
j usti fi ca l a
termi nacin
anormal del
proceso despus
de convocado.
Recepci n de ofertas
(cuando apli que)
Es el proceso en el cual los oferentes
hacen l a entrega fsi ca de las propuestas
en l as condi ciones y trmi nos
estableci dos en la invi tacin pbli ca. En
esta acti vidad se deja regi stro del nmero
de radi cado asignado, l a fecha y hora de
presentaci n y los datos bsi cos del
oferente. El documento que se genere
deber publi carse en el SECOP como
documento adi ci onal al proceso de
sel eccin.
Elaboracin:
funci onari o
encargado de
l a ventanill a
ni ca o
dependencia
donde se
recepci onen
l as ofertas.
Publi caci n:
Usuari o
autori zado del
SECOP
Acta de
Recepci n de
Documentos.


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Acto pbli co de
apertura de sobres
(cuando apli que).
Consi ste en proyectar, suscri bi r y publ i car
documento suscri to por el o l os
funci onari os encargados de reali zar el
acto pbli co de apertura de l os sobres
que conti enen l as ofertas, en el cual
deber consi gnarse el nmero de ofertas
presentadas para el proceso de selecci n
en orden de ll egada (radi cado), el nmero
de folios que compone cada oferta abi erta
y el val or total regi strado por el oferente
en el documento de oferta econmi ca; as
como el nombre de los asi stentes a di cho
acto pbli co. Este documento deber
publi carse en el SECOP como documento
En este acto pbli co no se efectuara
ningn ti po de veri fi cacin documental ,
revi si n aritmti ca u otra acti vi dad propi a
del proceso de eval uacin. Y no ser
permi ti do que l o adelante ninguno de l os
parti cul ares que asi stan a l.
Elaboracin:
funci onari o
encargado de
l a ventanill a
ni ca o
dependencia
donde se
recepci onen
l as ofertas.
Publi caci n:
Usuari o
autori zado del
SECOP
Acta de apertura
de sobres.
Eval uacin. Proceso de veri fi cacin de los requi si tos
habili tantes en l as propuestas que se
presenten a las convocatori as de mnima
cuanta, a fin de determi nar si el
proponente cumple con l os requi si tos
l egal es, fi nanci eros y tcni cos
estableci dos por l a entidad para ser
adj udi catari o del proceso que se est
adelantando. La veri fi cacin y l a
eval uacin de l as ofertas para l a mnima
cuanta ser adel antada por qui en sea
desi gnado por el ordenador del gasto si n
que se requiera de pl urali dad (i nci so
segundo de pargrafo 2, tem IV, l iteral b,
numeral 3, artcul o 2.2.9 del Decreto 734
de 2012).
El proceso de eval uaci n se reali zara
para l a propuesta de menor preci o,
si empre y cuando o este incursa en
ninguna de las causal es de rechazo
Elaboracin:
Funci onario o
comi t
desi gnado
como
eval uador del
proceso.
Publi caci n:
Usuari o
autori zado del
SECOP.
Revi si n: Jefe
de la Ofi cina
Jurdi ca,
Asesor j urdi co
externo del
rea de
contrataci n
(si se ti ene)
Acta
devaluaci n.


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Pgi na 514


defi nidas en l a i nvi tacin pbli ca, en caso
de que la oferta evaluada no cumpl a con
l os requi si tos habil itantes y no est suj eta
a la apli cacin de reglas de
subsanabili dad se efectuara l a eval uaci n
de la segunda oferta y as sucesi vamente
hasta l ograr l a habi li taci n o termi nar con
todas l as ofertas presentadas, de no
haber ninguna que resul te habili tada se
decl arar desi erto el proceso, so pena de
i ni ci arl o nuevamente ajustando de ser el
caso l os requi si tos que ori ginaron l a
decl aratoria desi erta del proceso.
Observaci ones al acta
de Eval uacin y
respuesta a l as
observaciones
presentadas (cuando
apl ique).
Una vez publi cado el acta de eval uaci n
l os oferentes podrn mani festarse sobre
aclaraci ones que requieran sobre el
conteni do del acta de eval uacin; di chas
observaciones deben presentarse por l os
medios y en l os plazos que se hayan
estableci do, y sern publi cados en el
SECOP dentro del proceso
correspondi ente como un documento
adi cional .
As mi smo el funci onario responsable del
proceso, deber el evar comuni caci n
escri ta en la cual mani fi este l as
apreci aci ones de la entidad sobre l as
sol i ci tudes presentadas o aclare y corrij a
(de ser el caso) l os aspectos a que haya
l ugar, igualmente este documento ser
publi cado en el SECOP dentro del
Peti ci onario.
Funci onario
responsable
del proceso.
Publi caci n:
Usuari o
autori zado del
SECOP
Documento de
observaciones
Respuesta a
observaciones
Presentaci n,
recepci n y
veri fi cacin de
documentos
subsanables (cuando
apl ique).
Plazo dentro del proceso para que un
proponente pueda i nclui r documentos o
aclarar l os documentos aportados en l a
propuesta, si n que esto ell o si gni fique
mej orar la oferta ini cial y tampoco
acredi ten ci rcunstancias ocurridas con
posteri ori dad al cierre del proceso, as
como tampoco que se adi cione o mej ore
el contenido de la oferta.
Peti ci onario.
Publi caci n:
Usuari o
autori zado del
SECOP


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Estos documentos deben corresponder a
l os que haya soli ci tado el evaluador y
consi gnados en el acta de eval uacin.
Eval uacin Defi ni ti va
(cuando apli que).
Proceso de veri fi cacin de l os
documentos subsanables exigidos y
presentados por el oferente suj eto de l a
eval uacin ini cial , en caso de que l os
documentos y aclaraci ones presentados
en el proceso de subsanabili dad no
cumplan con l os requi si tos habi li tantes y
por esta razn no pueda habili tarse l a
propuesta se efectuara l a eval uacin de
l a segunda oferta y as sucesi vamente
hasta l ograr l a habi li taci n o termi nar con
todas l as ofertas presentadas, de no
haber ninguna que resul te habili tada se
decl arar desi erto el proceso, so pena de
i ni ci arl o nuevamente ajustando de ser el
caso l os requi si tos que ori ginaron l a
decl aratoria desi erta del proceso.
En el caso de que l os documentos
subsanables que haya presentado el
oferente cumplan con los requi si tos
estableci dos el eval uador recomendara
que el proponente es hbil y puede ser
suj eto de la adj udi caci n del proceso.
Nota: No es obli gatori o reali zar y publ i car
un documento de evaluacin defini ti va en
l os casos de que el oferente eval uado
i ni ci almente cumpl a con l os
requerimientos y resul te habili tado, ya
que estos aspectos podrn ser inclui dos
expresamente en l a comuni caci n de
aceptaci n de l a oferta.
Elaboracin:
Funci onario o
comi t
desi gnado
como
eval uador del
proceso.
Publi caci n:
Usuari o
autori zado del
SECOP.
Revi si n: Jefe
de la Ofi cina
Jurdi ca,
Asesor j urdi co
externo del
rea de
contrataci n
(si se ti ene)
Acta de
eval uacin.
Comuni caci n de
aceptaci n de l a oferta
(cuando apli que).
Documento a travs del cual l a entidad
manifestar l a aceptaci n expresa e
i ncondi cional de l a oferta presentada por
el proponente que resul te habili tado de
acuerdo al acta de evaluaci n; deber
contener l a i nformacin del oferente el
cual a parti r de esta etapa se denominar
el contrati sta, l os datos de contacto de l a
Elaboracin:
personal
profesi onal ,
tcni co y/o
contrati sta del
rea de
contrataci n.
Revi si n: Jefe
de la Ofi cina
Comuni caci n de
aceptaci n de l a
Oferta.


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enti dad y del supervi sor o interventor
desi gnado. Con la publi caci n de l a
comuni caci n de aceptacin en el
SECOP el proponente sel eccionado
quedar informado de l a aceptaci n de su
oferta. La comuni caci n de aceptaci n
j unto con l a oferta constituyen para todos
l os efectos el contrato cel ebrado, con
base en lo cual se efectuar el respecti vo
regi stro presupuestal (Artcul o 94 de l a
Ley 1474 de 2011).
Nota: A efectos de mayor control en esta
se a si gnar y regi strar el nmero de
contrato y l as dems condi ciones que se
requi eran para garanti zar l a cl ari dad de
l as obli gaci ones y derechos de las partes.
Jurdi ca y/o
asesor j urdi co
externo del
rea de
contrataci n
(cuando
exi sta)
Suscri pcin:
Funci onario
responsable
del proceso.
Publi caci n:
Usuari o
autori zado del
SECOP
Revi si n de l a
comuni caci n de
aceptaci n de l a
oferta, que surte
efecto como contrato
celebrado
Proceso de veri fi caci n de l egali dad y
cumplimi ento de marco j urdi co de l a
(contrato), de manera previ a a su
su scri pcin.
Jefe de l a
Ofi ci na
Jurdi ca
Asesor
j urdi co
externo del
rea de
contrataci n
(si se ti ene)
Vi sto Bueno del
Jefe de l a Ofi ci na
Jurdi ca
Expedi cin del
Regi stro Presupuestal
El funci onari o responsabl e del rea de
presupuesto del Muni ci pio, deber
expedi r el Certi fi cado de Regi stro
Presupuestal , en el cual se compromete
de manera defi ni ti va los recurso s que
soportan compromi so contractual , previ o
al ini cio de su ej ecuci n.
Profesi onal
Uni versi tari o
de l a Ofi ci na
de
Presupuesto
RP
Revi si n jurdi ca
i ntegral , previ a al
perfecci onami ento
Consi ste en un proceso de revi si n
i ntegral de todos l os documentos
soportes de l a etapa pre-contractual y
acti vidades adel antadas en cada etapa
por los di ferentes funci onari os, de manera
previa al perfeccionami ento del contrato
para garanti zar el cumpl imi ento de l os
aspectos l egales de l os documentos
proyectados.
Profesi onal
Uni versi tari o
de l a Ofi ci na
de Jurdi ca
Li sta de chequeo
Perfecci onami ento del Consi ste en la fi rma por l as partes Rep. Legal Aceptaci n de l a


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Pgi na 517


contrato (ordenador del gasto y el contrati sta o su
Rep. Legal ) de la comuni cacin de
aceptaci n de l a oferta -contrato-.
del Muni ci pi o
-Ordenador
del gasto-
oferta -Contrato-
fi rmado.
Expedi cin de l as
garantas exigidas. (si
hay l ugar a ell o)
Una vez perfecci onado el contrato, el
contrati sta deber suscri bi r una pli za con
una compaa de seguros legalmente
estableci da, con los amparos y vi genci as
fij ados previamente en el contrato
su scri to.
Aprobaci n de l as
garantas exigidas. (si
hay l ugar a ell o)
Una vez reci bidas l as pli zas, en el rea
de contratacin se veri fi car que estas
cumplan con las condi ciones pactadas en
el contrato y se proyectar acto
admini strati vo de aprobaci n el cual ser
su scri to por el ordenador del gasto -
Al calde-
Proyecci n:
Tcni co
Admini strati vo
rea de
contrataci n.
Revi si n: Jefe
de l a ofi ci na
j urdi ca y/o
profesi onal
uni versi tari o
de l a ofi ci na
j urdi ca.
Suscri pcin:
Ordenador
del gasto.
Resol uci n de
aprobaci n de
pl i zas
Tramite de pago
anti ci pado o anti ci po
Una vez l as pli zas sean aprobadas y en
l os casos en l os que haya pactado
anti ci po o pago anti ci pado se proceder
al envo del expedi ente (carpeta
completa) del proceso al rea financiera a
fi n de que se proceda con l os gi ros de l os
pagos a que haya lugar
Secretari a
Fi nanci era
Orden de pago y
Comprobante de
egreso.
Acta de ini ciacin Es el documento suscri to entre el
contrati sta y l a persona que haya si do
desi gnado como supervi sor y/o
i nterventor del contrato, para dejar
constanci a de l as condi ciones y fechas en
l as cual es se da i ni ci o al servi cio, obra o
bien contratado.
Tcni co
Admini strati vo
rea de
contrataci n.
Revi si n: Jefe
de la ofi cina
j urdi ca y/o
profesi onal
uni versi tari o de
l a ofi cina
j urdi ca.
Suscri pcin:
Supervi sor
Acta de Ini ci o
Actas Parci al es de
pago
Corresponde al documento suscri to entre
el contrati sta y el supervi sor en el cual se
Proyecci n:
Tcni co
Admini strati vo
Actas parci al es
con soportes (1.
Informe de


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Pgi na 518


dej a constancia de las l abores de
seguimi ento que se estn efectuando a l a
ejecuci n del contrato, obra dentro de l os
trmi tes de pago, cuando l a forma de
pago contempl a pagos parci al es. Y se
su scri bi rn de manera posterior a l a
entrega debi damente aprobados por el
supervi sor de todos los documentos
mnimos requeridos para proceder con
cada pago (i nforme de ejecucin, i nforme
de supervi si n, pl anill a de pago de
aportes a Si stema de seguri dad social );
en esta acta se debe i nclui r un balance
fi nanciero del contrato donde se
especi fique claramente l os pagos
reali zados y el sal do por ej ecutar
rea de
contrataci n.
Revi si n: Jefe
de la ofi cina
j urdi ca y/o
profesi onal
uni versi tari o de
l a ofi cina
j urdi ca.
Suscri pcin:
Supervi sor del
contrato y
Contrati sta
acti vidades de
ejecuci n -
contrati sta-. 2.
Informe de
supervi si n. 3.
Planil la de pago de
seguri dad soci al y
parafi scales
cuando
corresponda).
Nota: Cada acta
parcial deber
estar debidamente
numerada.
Actas final o de reci bo Corresponde al documento suscri to entre
el contrati sta y el supervi sor en el cual se
dej a constanci a de l a ej ecucin total y
cumplimi ento del objeto contractual ; debe
estar soportada con l os requi si tos
contemplados anteriormente para todos
l os pagos. As como de las certi fi caciones
o constanci as de cumpl imi ento a que
haya lugar.
En esta acta se debe i ncl ui r un balance
fi nanciero FINAL del contrato donde se
especi fique claramente l os pagos
reali zados y el sal do por ej ecutar o a
favor de l a entidad de ser el caso.
Nota: Cuando l a entrega fi nal de l os
bienes o servi cios coinci da con l a
li quidaci n del contrato se podr suscri bi r
una sol a acta de reci bo y li quidaci n fi nal .
Proyecci n:
Tcni co
Admini strati vo
rea de
contrataci n.
Revi si n: Jefe
de la ofi cina
j urdi ca y/o
profesi onal
uni versi tari o de
l a ofi cina
j urdi ca.
Suscri pcin:
Supervi sor del
contrato y
Contrati sta
Actas parci al es
con soportes (1.
Informe de
acti vidades de
ejecuci n -
contrati sta-. 2.
Informe de
supervi si n. 3.
Planil la de pago de
seguri dad soci al y
parafi scales
cuando
corresponda. 4.
Certi fi caciones)
Acta de li qui dacin Corresponde al documento suscri to entre
el contratante Rep. l egal -, el contrati sta y
el supervi sor del contrato en el cual se
manifiesta que el contrato ti ene efectos
hasta l a fecha de susc ri pcin de l a
mi sma.
En esta acta debe manifestarse de
Proyecci n:
Tcni co
Admini strati vo
rea de
contrataci n.
Revi si n: Jefe
de la ofi cina
j urdi ca y/o
profesi onal
uni versi tari o de
Acta de li qui dacin
Fi nal.


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manera expresa, que el Muni ci pi o queda
a paz y sal vo por todo concepto deri vado
del contrato a liqui dar.
Adems deber contener las dems
aclaraci ones que se requi eran al
momento de la li quidaci n.
El acta deber suscri bi rse dentro del
trmi no estipul ado en el contrato para
li quidarl o, si n que exceda el l mi te legal
de 4 meses despus del cumpli miento del
trmi no.
l a ofi cina
j urdi ca.
Suscri pcin:
Al calde,
Supervi sor del
contrato y
Contrati sta
Acta de Modifi caci n
Bil ateral
Corresponde al documento suscri to entre
el contratante Rep. legal - y el contrati sta
previa soli citud e informe de supervi si n,
en la que se hacen modi fi caciones de
mutuo acuerdo en l as condi ci ones o
i nformacin ini cial conteni da en l a mi nuta
del contrato; estas actas sol o pueden
corregi r informaci n y cambiar
condi ci ones general es, si n que por ni ngn
moti vo modi fi que de fondo las cl ausul as
del contrato. (Esta etapa no se da en
todos l os proceso s, se genera de manera
eventual )
Proyecci n:
Tcni co
Admini strati vo
rea de
contrataci n.
Revi si n: Jefe
de l a ofi ci na
j urdi ca y/o
profesi onal
uni versi tari o
de l a ofi ci na
j urdi ca.
Suscri pcin:
Al calde y
Contrati sta
Acta de
Modifi caci n
bil ateral
Contrato Adi cional Consi ste en El evar a escri to
modifi caci ones a la minuta ini cial del
contrato en el cual se real i ce l a adi ci n en
ti empo, val or o ti empo y val or en l os
trmi nos y lmi tes estableci dos por l a Ley
al contrato ini cial mente suscri to.
Estos contratos adi ci onales debern estar
soportados por l os i nformes de
i nterventora o supervi si n que dejen en
evidencia la NECESIDAD de su
su scri pcin, as como l os certi fi cados de
di sponibi lidad presupuestal y regi stros
presupuestal es que amparen el
compromi so. (Esta etapa no se da en
todos l os proceso s, se genera de manera
eventual y debe estar debidamente
soportada).
Sol i ci tud y
j usti fi cacin:
supervi sor del
contrato.
Proyecci n:
Tcni co
Admini strati vo
rea de
contrataci n.
Revi si n: Jefe
de l a ofi ci na
j urdi ca y/o
profesi onal
uni versi tari o
de l a ofi ci na
j urdi ca.
Suscri pcin:
Al calde y
Contrati sta
Contrato
adi cional


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Nombre
Almacenamiento
Protecci
n
Recupera
cin
Retenci
n Archivo
Gestion
Disposi
cin
Responsabl
e
Lugar y Forma de
Archivo
Estudi os
Previos
Tcni co y
auxi liar
admini stra
ti vo
rea de contratacin
(fsi co y magnti co)
Archivador 2 aos Archivo
de
Gestin
Fi cha de
Proyecto
Tcni co y
auxi liar
admini stra
ti vo
Fsi co, el original
reposar en el expediente
del Proceso de seleccin
en el rea de contrataci n
de
Gestin
CDP Tcni co y
auxi liar
admini stra
ti vo
Fsi co, el original
del proceso de seleccin
de
Gestin
Invitacin
pbli ca
Tcni co y
auxi liar
admini stra
ti vo
Fsi co y magnti co, el
original reposar en el
expediente del proceso
de sel ecci n en el rea
de contrataci n
de
Gestin
Observacio
nes y
respuestas
a las
observacion
es
Tcni co y
auxi liar
admini stra
ti vo
de contrataci n
de
Gestin
Adendas Tcni co y
auxi liar
admini stra
ti vo
de contrataci n
de
Gestin
Comunicaci
n donde se
justi fica la
terminacin
anormal del
proceso
despus de
convocado
Tcni co y
auxi liar
admini stra
ti vo
de contrataci n
de
Gestin
Acta de
recepcin
de ofertas
Tcni co y
auxi liar
admini stra
ti vo
de contrataci n
de
Gestin
Acta de
apertura de
sobres.
Tcni co y
auxi liar
admini stra
ti vo
de contrataci n
de
Gestin
Acta de
eval uacin.
Tcni co y
auxi liar
admini stra
de
Gestin


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ti vo de sel ecci n en el rea
de contrataci n
Observacio
nes a la
eval uacin y
apreciacion
es de la
enti dad
sobre las
observacion
es
presentadas
Tcni co y
auxi liar
admini stra
ti vo
de contrataci n
de
Gestin
Presentaci
n de y
revi sin
documentos
subsanabl e
s
Tcni co y
auxi liar
admini stra
ti vo
Fsi co, el original
de
Gestin
Acta de
eval uacin
defi niti va.
Tcni co y
auxi liar
admini stra
ti vo
de contrataci n
de
Gestin
Comunicaci
n de
aceptaci n
de la oferta
-Contrato-
Tcni co y
auxi liar
admini stra
ti vo
rea de contratacin
de
Gestin
RP Tcni co y
auxi liar
admini stra
ti vo
Fsi co, el original
de
Gestin
Garantas Tcni co y
auxi liar
admini stra
ti vo
Fsi co, el original
de
Gestin
Resol uci n,
aprobaci n
de garantas
Tcni co y
auxi liar
admini stra
ti vo
rea de contratacin
de
Gestin
Acta de
Ini ciacin
Tcni co y
auxi liar
admini stra
ti vo
rea de contratacin
de
Gestin
rdenes de
pago y
comprobant
es de
egreso. De
cada pago
Tcni co y
auxi liar
admini stra
ti vo
Fsi co, una copia
debidamente fi rmada
de
Gestin
Actas
parciales
Tcni co y
auxi liar
admini stra
ti vo
rea de contratacin
de
Gestin


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Acta fi nal o
de recibo
Tcni co y
auxi liar
admini stra
ti vo
rea de contratacin
de
Gestin
Acta de
li quidaci n
Tcni co y
auxi liar
admini stra
ti vo
rea de contratacin
de
Gestin
Acta de
modifi caci n
bi lateral
Tcni co y
auxi liar
admini stra
ti vo
rea de contratacin
de
Gestin
Modifi caci on
es y/o
adiciones
Tcni co y
auxi liar
admini stra
ti vo
rea de contratacin
de
Gestin

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Consti tucin Pol ti ca Juli o de 1991
Asambl ea Naci onal
Consti tuyente

Ley 80 de 1993
Octubre 28 de
1993
Por la cual se expi de el Estatuto
General de Contratacin de l a
Ley 734 de 2002
Febrero 05 de
2002
Por la cual se expi de el Cdigo
Di sci pl inari o ni co.
Por medio de l a cual se i ntroducen
medidas para la efi ciencia y l a
transparenci a en la Ley 80 de 1993
y se di ctan otras di sposi ci ones
general es sobre l a contratacin
con Recursos Pbli cos
Ley 1437 de 2011 Enero 18 de 2011 Congreso de Col ombia
Por l a cual se expide el Cdi go de
Procedimi ento Admi ni strati vo y de
l o Contenci oso Admini strati vo.
Ley 1450 de 2011 Juni o 16 de 2011 Congreso de Col ombia
Por la cual se expi de el Plan
Naci onal de Desarrol lo, 2010-2014
i nvesti gacin y sancin de actos
Decreto Ley 019 de
2012
Enero 10 de 2012
Presi dente de l a
Por el cual se di ctan normas para
supri mi r o reformar regulaciones,
procedimi entos y trmites
i nnecesari os exi stentes en l a


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Pgi na 523


Presi dente de l a
Por el cual se regl amenta el
Estatuto General de Contratacin
de l a Admi ni straci n Pbli ca y se
i nvesti gacin y sancin de actos
Por la cual se di ctan normas para
moderni zar la organi zaci n y el
funci onami ento de los muni ci pios.
Acuerdo Pl an de
Desarrol l o
Vara peri odo de
gobierno
adopta el Pl an de Desarroll o
Muni cipal en cada periodo de
gobierno
Acuerdo Presupuesto
de rentas y Gastos
Vara en cada
vi genci a
aprueba el Presupuesto de rentas
y gastos para cada vi genci a fi scal.
Acuerdo de
autori zacin para
celebrar contratos
Vara de una
vi genci a a otra
Acuerdo por medio del cual se l e
otorga autori zacin al al calde
Muni cipal para que suscri ba
contratos, conveni os, etc...
Necesari os para l a ej ecucin del
presupuesto.

CARGO: JEFE OFICINA
JURIDICA
FIRMA


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17.7. SUBASTA INVERSA

- OBJETIVOS
Adoptar un procedimiento acorde a la Ley para la adquisicin de bienes y servicios
de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin a que se refiere el inciso
2 del literal a) del numeral 2 del artculo 2de la Ley 1150 de 2007, se tendr como
nico criterio de evaluacin el precio. En caso de que estos bienes o servicios estn
sometidos a situaciones de control de precios mnimos, la entidad deber valorar la
factibilidad de llevar a cabo una subasta inversa, o aplicar la modalidad de seleccin
que corresponda.
contratacin.
seleccin de menor cuanta.

- ALCANCE
servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin (Por bienes y
servicios de comn utilizacin entindanse aquellos ofrecidos en el mercado en
condiciones equivalentes para quien los solicite. No se consideran de caractersticas
tcnicas uniformes y de comn utilizacin las obras pblicas y los servicios
intelectuales).
los contratos suscritos.


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Pgi na 525


celebrados bajo la modalidad de seleccin abreviada de menor cuanta.

- RESPONSABLES

Subasta inversa: Una subasta inversa es una puja dinmica efectuada presencial o
electrnicamente, mediante la reduccin sucesiva de precios durante un tiempo
determinado, de conformidad con las reglas previstas en el presente decreto y en los
respectivos pliegos de condiciones. se tendr como nico criterio de evaluacin el
precio. En caso de que estos bienes o servicios estn sometidos a situaciones de
control de precios mnimos, la entidad deber valorar la factibilidad de llevar a cabo
una subasta inversa, o aplicar la modalidad de seleccin que corresponda.
Ficha tcnica: cada bien o servicio de caractersticas tcnicas uniformes y de
comn utilizacin a ser adquirido mediante subasta inversa, tendr una ficha tcnica
que incluir sus caractersticas y especificaciones, en trminos de desempeo y
calidad cuya elaboracin ser responsabilidad de cada entidad. Las fichas tcnicas
debern contener, como mnimo: a) Denominacin de bien o servicio; b)
Denominacin tcnica del bien o servicio; c) Unidad de medida; d) Descripcin
general.


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Pgi na 526


Estudios previos: Consiste en la recopilacin y anlisis de los datos necesarios
Estudio de mercado: Mecanismo para la definicin del valor a contratar, basado en
el comportamiento del mercado, los precios de los bienes, servicios u obras y la
fiscal y penal.
Estado borrador: Caracterstica establecida por el Sistema Electrnico de
Contratacin Pblica SECOP definida como la forma (estado) inicial de creacin de
un proceso de seleccin abreviada de menor cuanta, en el cual la entidad NO ESTA
OBLIGADA a realizar la apertura del mismo, y puede hacer las modificaciones que
considere necesarias incluso descartar el proceso. Este estado debe durar para los
procesos de menor cuanta como mnimo cinco (5) das hbiles.
Proyecto de pliego de condiciones: Para el presente proceso se entiende por
proyecto de pliego de condiciones, denominado tambin Prepliego, el conjunto de
normas inciales, que rigen el proceso y el futuro contrato, en los que se sealan las
condiciones objetivas, plazos y procedimientos dentro de los cuales los Proponentes
deben formular su Propuesta para participar en el proceso de seleccin del
contratista y tener la posibilidad de obtener la calidad de Adjudicatario del proceso.
El contenido del Prepliego podra llegar a ser diferente al Pliego Definitivo, teniendo
en cuenta que durante esta etapa de prepliego, se pueden presentar observaciones
por parte de los interesados y/o de las unidades ejecutoras de la entidad, que


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requieran tramitarse, para modificar, incorporar, incluir, complementar, aclarar, el
Pliego de Condiciones Definitivo.
prepliegos o estado borrador los interesados en participar u oferentes del proceso a
dentro de los trminos y mecanismos establecidos para hacerlo y debern ser
pblicadas en el SECOP como documento adicional al proceso que se adelante;
Apreciaciones de la entidad o respuesta a observaciones: Documento a travs
del cual se da respuesta de fondo a las observaciones que se presenten por los
interesados u oferentes de un proceso. Este documentos deber ser publicado en el
SECOP como documento adicional al proceso que se adelante;
Acta de aclaracin de pliegos y riesgos: Es el documento que se suscribe como
resultado de la audiencia de aclaracin de pliegos y riesgos que se realiza bien a
solicitud de los interesados en participar en el proceso de seleccin o a iniciativa de
la entidad de acuerdo al cronograma del proceso, y que consiste en manifestar
inquietudes o aclarar aspectos relevantes del proceso adelantado; a algunos
aspectos puede drsele solucin y respuesta de fondo sin que se requiera la
modificacin del pliego de condiciones y habrn casos en los cuales para dejar
expresa la aclaracin se requiera de la publicacin de adendas que modifique los
pliegos y riesgos que lo conforman.
otros aspectos consignados en las atapas anteriores (estudios previos, proyecto de
pliego de condiciones) del proceso. Deber contener los aspectos a aclarar o
modificar y las causas que generan los cambios, y las condiciones definitivas que
tendrn efectos dentro del proceso. Este documento deber ser publicado en el
SECOP dentro de los trminos establecidos por la normatividad vigente.
Estado convocado: Una vez se surta el plazo mnimo del estado borrador (cinco
das hbiles) y la entidad haya resuelto de fondo las observaciones inquietudes y
dems actividades contempladas en dicho periodo y se decida con la continuidad del
proceso a travs de la apertura del mismo se inicia el estado convocado; en este
estado las modificaciones que se efecten son limitadas y deben estar sustentadas y
soportadas por documentos que se deben publicar en el SECOP (adendas); en este


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estado se establece el cronograma definitivo y de obligatorio cumplimiento para el
restos de las etapas del proceso.
Acto administrativo que ordena la apertura del proceso: La entidad, contratante,
mediante acto administrativo de carcter general, ordenar de manera motivada la
apertura del proceso de seleccin que se desarrolle a travs de licitacin, seleccin
abreviada y concurso de mritos. El acto administrativo sealar: 1. El objeto de la
contratacin a realizar. 2. La modalidad de seleccin que corresponda a la
contratacin. 3. El cronograma del proceso, con indicacin expresa de las fechas y
lugares en que se llevarn a cabo las audiencias que correspondan. 4. El lugar fsico
o electrnico en que se puede consultar y retirar el pliego de condiciones y los
estudios y documentos previos. 5. La convocatoria para las veeduras ciudadanas. 6.
El certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con las normas
orgnicas correspondientes. 7. Los dems asuntos que se consideren pertinentes de
acuerdo con cada una de las modalidades de seleccin. Nota. El proceso de
seleccin podr ser suspendido por un trmino no superior a quince (15) das
hbiles, sealado en el acto motivado que as lo determine, cuando a juicio de la
entidad se presenten circunstancias de inters pblico o general que requieran
analizarse, y que puedan afectar la normal culminacin del proceso. Este trmino
podr ser mayor si la entidad as lo requiere, de lo cual se dar cuenta en el acto
que lo seale. Nota. En el evento en que ocurra o se presente durante el desarrollo
del proceso de seleccin alguna de las circunstancias contempladas en el artculo 69
del Cdigo Contencioso Administrativo, o norma legal que lo modifique, adicione o
sustituya, la entidad revocar el acto administrativo que orden la apertura del
proceso de seleccin hasta antes de la fecha y hora prevista para la adjudicacin del
contrato. Lo anterior sin perjuicio del ejercicio de la facultad a que se refiere el
artculo 49 de la Ley 80 de 1993.
Pliego de condiciones definitivo: Para el presente proceso se entiende por pliego
de condiciones, denominado tambin Pliego Definitivo, el conjunto de normas, que
rigen el proceso y el futuro contrato, en los que se sealan las condiciones
objetivas, plazos y procedimientos dentro de los cuales los Proponentes deben
formular su Propuesta para participar en el proceso de seleccin del contratista y
tener la posibilidad de obtener la calidad de Adjudicatario del proceso.
Manifestacin de inters: Comunicacin escrita a travs de la cual los interesados
en participar en un proceso de seleccin expresan el inters de participar en el


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Acta de cierre: Documentos que se genera posterior al cumplimiento del trmino
establecido en el pliego de condiciones para presentar las ofertas de cada proceso,
esta acta es el resultado del acto pblico en el cual se hace registro de las ofertas
entregadas para el proceso y en ella se consigna, el nmero de oferentes, el numero
de la garanta de seriedad, el nmero de folios que conforman la propuesta y las
observaciones si las hay. Por tratarse de un acto pblico podrn estar presentes e
incluirse en el acta a los oferentes u otros particulares que se presenten a la
diligencia.
Garanta de Seriedad: La garanta deber amparar los perjuicios o sanciones que
se deriven del incumplimiento del ofrecimiento, en los siguientes eventos: i) La no
suscripcin del contrato sin justa causa por parte del proponente seleccionado. ii) La
no ampliacin de la vigencia de la garanta de seriedad de la oferta cuando el
trmino previsto en los pliegos para la adjudicacin del contrato se prorrogue o
cuando el trmino previsto para la suscripcin del contrato se prorrogue, siempre y
cuando esas prrrogas no excedan un trmino de tres meses. iii) La falta de
otorgamiento por parte del proponente seleccionado, de la garanta de cumplimiento
exigida por la entidad para amparar el incumplimiento de las obligaciones del
contrato. iv) El retiro de la oferta despus de vencido el trmino fijado para la
presentacin de las propuestas. v) El haber manifestado ser Mipyme para limitar la
convocatoria de un proceso contractual sin cumplir los requisitos establecidos en la
normativa para tener tal condicin.
mnimos que se definan en el pliego de condiciones para determinar si un oferente
Verificacin de requisitos habilitantes: Para que una subasta pueda llevarse a
cabo en los trminos del decreto 734 de 2012 debern resultar habilitados para
presentar lances de precios por lo menos dos (2) proponentes.
El resultado de la verificacin de los requisitos habilitantes se publicar de
conformidad con lo sealado en el artculo 2.2.5 del presente decreto. En dicho
informe se sealarn los proponentes que no se consideran habilitados y a los
cuales se les conceder un plazo para que subsanen la ausencia de requisitos o la
falta de documentos habilitantes, so pena del rechazo definitivo de sus propuestas.
Luego de verificados y subsanados los requisitos habilitantes, si a ello hubiere lugar,
las entidades procedern a llevar a cabo la subasta dentro de los plazos fijados en


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los pliegos de condiciones. Si slo un oferente resultare habilitado para participar en
la subasta, la entidad adjudicar el contrato al proponente habilitado, siempre que su
oferta no exceda el presupuesto oficial indicado en el pliego de condiciones y ajuste
su oferta a un descuento mnimo. Si no se presentara ningn proponente para
participar en la subasta, la entidad ampliar el plazo para la presentacin de los
documentos habilitantes y la oferta inicial de precio, por el trmino indicado en los
pliegos de condiciones, el cual en ningn caso podr ser mayor de la mitad del
inicialmente previsto. Si en este evento no se presentara ningn proponente, la
entidad declarar desierto el proceso de seleccin.
Nota. Segn se disponga en los pliegos de condiciones y a efecto del ajuste de la
oferta a que se refiere el artculo 3.2.1.1.5 del decreto 734 de 2012, la entidad
invitar al proponente habilitado a una negociacin en la que, en aplicacin de los
principios de economa y transparencia, obtenga un menor precio de la oferta
inicialmente presentada por parte del nico habilitado, cuyo rango de mejora no
podr ser inferior al descuento mnimo indicado en el pliego. Si fracasara la
negociacin, la entidad declarar desierto el proceso contractual, caso en el cual
podr reiniciarlo nuevamente en los trminos previstos para este proceso de
seleccin en el presente decreto. En este caso, si se hubiere solicitado garanta de
seriedad de los ofrecimientos, la misma no se har efectiva por parte de la entidad
estatal ni podr ser utilizada en la negociacin para obtener acuerdo alguno.
En caso de declararse desierto el proceso de seleccin abreviada de subasta
inversa regulado en el artculo 3.2.1.1.5 del decreto 734 de 2012, la entidad podr
iniciarlo de nuevo, prescindiendo de la publicacin del proyecto de pliego de
condiciones. De ser necesario se modificarn los elementos de la futura contratacin
que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningn caso
se cambie el objeto de la contratacin, sin perjuicio de ajustes en las cantidades y el
presupuesto.
Modalidades de subasta inversa: La subasta inversa podr tener una de las
siguientes modalidades: a) Subasta inversa electrnica, caso en el cual la misma
tendr lugar en lnea a travs del uso de recursos tecnolgicos; b) Subasta inversa
presencial, caso en el cual los lances de presentacin de las propuestas durante
esta se harn con la presencia fsica de los proponentes y por escrito. Teniendo en
cuenta que la Administracin Municipal no cuenta con la infraestructura tecnolgica
para adelantar subastas electrnicas se llevarn a cabo los procedimientos de
subasta de manera presencial, sin perjuicio de las verificaciones que al respecto
efecte el Ministerio de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.


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discriminados en el pliego de condiciones a partir de estados financieros del
proponente, para garantizar que este cuenta con la capacidad econmica para
cumplir con el objeto a contratar sin depender de la entrega de recursos por parte de
la entidad contratante, minimizando de esta manera los riesgos de incumplimiento.
Este componente ser un requisito habilitante que se exigir de acuerdo a la
naturaleza o las caractersticas del contrato a celebrar, as como su forma de pago.
No se verificar en ningn caso la capacidad financiera cuando la forma de pago
ajuste en condiciones tcnicas y econmicas esperadas por la entidad.
Registro nico de proponentes: contiene la informacin de quienes aspiran a
celebrar contratos con las entidades estatales, obtenida mediante la verificacin de
los requisitos habilitantes y dems informacin relacionada y la clasificacin que
cada interesado realiza al momento de su inscripcin, renovacin o actualizacin,
aportando la documentacin que se exige, y que es objeto de verificacin
documental por parte de la Cmara de Comercio respectiva, de conformidad con lo
dispuesto en el decreto 734 de 2012. Las Cmaras de Comercio llevarn el Registro
nico de Proponentes. En l asentarn los siguientes actos: la inscripcin,
renovacin, actualizacin y cancelacin, as como la cesacin de efectos y la
revocacin del registro segn corresponda, con base en los documentos e
informaciones que presenten los interesados, y las entidades estatales, en orden
cronolgico, previa la verificacin documental que corresponda, y certificarn las
condiciones de experiencia, capacidad jurdica, financiera y de organizacin del
proponente que fueron verificadas, as como su clasificacin
Propuesta inicial: En el momento sealado en el pliego de condiciones, los
proponentes presentarn una propuesta completa, incluyendo la informacin sobre
la capacidad jurdica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de
organizacin de los proponentes y una propuesta inicial de precio, la cual slo ser
abierta al momento de inicio de la puja. En caso de que el proponente no haga
nuevas posturas de precio durante el certamen, dicho precio inicial se considerar su
propuesta final.


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Propuesta hbil: Es aquella Propuesta presentada por un Proponente que adems
de cumplir con los requisitos legales, tcnicos y financieros sealados en este Pliego
de Condiciones, cumple con los criterios de evaluacin sealados en los mismos.
Propuesta rechazada: Es aquella Propuesta presentada por un Proponente que
incurra en alguna de las causales de rechazo establecidas en el pliego de
condiciones.
Mrgenes mnimos de mejora de ofertas: Los pliegos de condiciones
determinarn mrgenes mnimos de mejora de ofertas por debajo de los cuales los
lances no sern aceptables. En la subasta presencial slo sern vlidos los lances
que, observando el margen mnimo mejoren el precio de arranque si se trata del
primer lance, o el menor lance de la ronda anterior en lo sucesivo.
Procedimiento de subasta inversa presencial: Antes de iniciar la subasta, a los
proponentes se les distribuirn sobres y formularios para la presentacin de sus
lances. En dichos formularios se deber consignar nicamente el precio ofertado por
el proponente o la expresin clara e inequvoca de que no se har ningn lance de
mejora de precios. La subasta inversa presencial se desarrollar en audiencia
pblica bajo las siguientes reglas: a) La entidad abrir los sobres con las ofertas
inciales de precio y comunicar a los participantes en la audiencia, nicamente, cul
fue la menor de ellas; b) La entidad otorgar a los proponentes un trmino comn
sealado en los pliegos de condiciones para hacer un lance que mejore la menor de
las ofertas inciales de precio a que se refiere el literal anterior; c) Los proponentes
harn sus lances utilizando los sobres y los formularios suministrados; d) Un
funcionario de la entidad recoger los sobres cerrados de todos los participantes; e)
La entidad registrar los lances vlidos y los ordenar descendentemente. Con base
en este orden, dar a conocer nicamente el menor precio ofertado; f) Los
proponentes que presentaron un lance no vlido no podrn en lo sucesivo seguir
presentando lances, y se tomar como su oferta definitiva al ltimo vlido; g) La
entidad repetir el procedimiento descrito en los anteriores literales, en tantas rondas
como sea necesario, hasta que no se reciba ningn lance que mejore el menor
precio ofertado en la ronda anterior; h) Una vez adjudicado el contrato, la entidad
har pblico el resultado del certamen incluyendo la identidad de los proponentes.
Cuando no haya ms lances de mejora de precio y exista empate, se adjudicar el
contrato al que present la menor propuesta inicial. De persistir el empate, se
desempatar por medio de sorteo.


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proceso.
Declaratoria desierta del proceso: En caso de no lograrse la adjudicacin, la
entidad declarar desierto el proceso mediante comunicacin motivada que se
publicar en el SECOP. Si hubiere proponentes, el trmino para presentar el recurso
de reposicin correr desde la notificacin del acto correspondiente. En caso de
declararse desierto el proceso de seleccin abreviada de menor cuanta regulado en
el presente artculo, la entidad podr iniciarlo de nuevo, prescindiendo de la
publicacin del proyecto de pliego de condiciones. De ser necesario se modificarn
los elementos de la futura contratacin que hayan sido determinantes en la
declaratoria de desierta, sin que en ningn caso se cambie el objeto de la
contratacin, sin perjuicio de ajustes en las cantidades y el presupuesto.
Cronograma: hace parte del pliego de condiciones y establece las fechas, horas,
menor cuanta, as como sus responsables.
Verificacin aritmtica: Consiste en la verificacin de los precios unitarios y precios
totales de las propuestas sujetas de evaluacin para determinar que estos estn
dentro de los rangos permitidos para ser adjudicatario de un proceso.
que se presenten a los procesos de menor cuanta, a fin de determinar si el
proponente cumple con los requisitos jurdicos, financieros y tcnicos establecidos
por la entidad para ser adjudicatario del proceso que se est adelantando. Para la
evaluacin de las propuestas o de las manifestaciones de inters en procesos de
seleccin por licitacin, seleccin abreviada, concurso de mritos o mnima cuanta,
la entidad designar un comit asesor, conformado por servidores pblicos o por
particulares contratados para el efecto de conformidad con lo dispuesto en el artculo
3.4.2.5.1 del decreto 734 de 2012, que deber realizar dicha labor de manera
objetiva, cindose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de
condiciones.
proceso de seleccin de menor cuanta en el cual se discrimina tem por tem si el
oferente evaluado cumple con todos los requisitos habilitantes exigidos en el pliego


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de condiciones, si su propuesta es sujeta de subsanar requisitos o si esta incursa en
alguna de las causales de rechazo establecidas por la entidad. Este documento
Audiencia de audiencia pblica de subasta a la inversa: el proceso se adjudicar
en audiencia pblica, que ser el momento fijado en el pliego de condiciones para
adelantar el procedimiento de subasta a la inversa presencial definido anteriormente.
Acto administrativo de adjudicacin: es el documento por medio del cual se
comunica a los participantes del proceso y a la comunidad en general el resultado
final del proceso adelantado, en este se incluye el resultado obtenido por cada oferta
en su orden de elegibilidad y cul de ellos segn los factores tenidos en cuenta es
sobre el que recae la celebracin del contrato.
Contrato: acuerdo de voluntades, verbal o escrito, manifestado en comn entre dos,
o ms, personas con capacidad (partes del contrato), que se obligan en virtud del
mismo, regulando sus relaciones relativas a una determinada finalidad o cosa.
cumplir una de las etapas del proceso de seleccin definido en el cronograma del
pliego de condiciones.
Apertura de la propuesta econmica: Solo se abrirn las propuestas econmicas
de las ofertas que resulten habilitadas para participar en el procedimiento de subasta
inversa, y su apertura se efectuar UNICAMENTE en presencia de los oferentes
habilitados al momento de iniciar dicho procedimiento.
Propuesta econmica: La propuesta econmica deber incluir todos los conceptos
asociados con las tareas a contratar que comprenden, entre otros: 1. La
remuneracin del personal del consultor, la cual podr incluir, segn el caso,
sueldos, cargas por concepto de seguridad social, viticos, etc. 2. Gastos
reembolsables indicados en los pliegos de condiciones. 3. Gastos generados por la
adquisicin de herramientas o insumos necesarios para la realizacin de la labor. 4.
Gastos de administracin. 5. Utilidades del consultor. 6. Gastos contingentes. Los
precios debern ser desglosados por actividad y de ser necesario, por gastos en
moneda nacional y extranjera. Las actividades y productos descritos en la propuesta
tcnica pero no costeadas en la propuesta econmica, se consideran incluidas en
los precios de las actividades o productos costeados. Documento que hace parte de
la propuesta, en la cual el oferente debe discriminar los tems y sus descripciones,


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cantidad, valores unitarios y valor total, as como impuestos o gravmenes a los que
haya lugar de acuerdo al tipo de contribuyente en concordancia con los
requerimientos de la entidad. En ningn caso podr superar el valor del presupuesto
oficial.
estas debern estar definidas y expresas claramente en el pliego de condiciones.
Subsanabilidad: Regla y momento del proceso para que un proponente pueda
2012)


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convenio.
todos los procesos, se genera de manera eventual).

La designacin del comit evaluador se efectuar en el acto administrativo que
ordena la apertura del proceso, este comit estar conformado por un nmero impar


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de integrantes y para todos los casos deber tener como mnimo los siguientes
miembros: a) la capacidad jurdica ser evaluada por el jefe de la oficina jurdica de
la entidad o asesor jurdico externo del rea de contratacin (si se tiene). b) La
capacidad tcnica ser evaluada por el funcionario responsable del proceso, el cual
deber tener la competencia para hacerlo. c) la capacidad financiera ser evaluada
por el contador pblico de la entidad (si se tiene) o de lo contrario por el Secretario
financiero o quien este delegue.
verificar la afiliacin del proponente y/o contratista al Sistema de Seguridad Social y
aportes parafiscales si a ellos hay lugar de manera previa a la adjudicacin del
proceso.
documentos que hagan parte del proceso de seleccin desde estado borrador hasta
la liquidacin cuando el proceso se adjudique, o hasta la declaratoria desierta
cuando NO se adjudique o no se complete el proceso.
menor cuanta cuya fuente de financiacin corresponda a recursos de inversin de
seleccin.
Los proponentes que resulten adjudicatarios de los procesos de subasta inversa,
debern ser NOTIFICADOS PERSONALMENTE del contenido del acto
administrativo de adjudicacin, en el cual deber constar los trminos que le aplican
para el perfeccionamiento del contrato y el cumplimiento de los requisitos mnimos
que deben cumplir para la ejecucin del objeto, bajo la coordinacin del funcionario
que se designe como supervisor.


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- DESCRIPCION
Defini cin de la
necesi dad
El Secretari o de Despacho o Jefe del rea
responsabl e de la ej ecucin de programas y
proyectos, deber elaborar documento escri to en el
cual reali ce el anli si s y determine la vi abili dad
legal , tcni ca y econmi ca del contrato a cel ebrar.
En desarroll o de lo sealado en el numeral 12 del
artculo 25 de la Ley 80 de 1993, los estudi os y
documentos previos estarn conformados por los
documentos defini ti vos que si rvan de soporte para la
el aboracin del proyecto de pli ego de condi ciones o
del contrato, de manera que los proponentes o el
eventual contrati sta respecti vamente, puedan
valorar adecuadamente el al cance de lo requerido
por la entidad as como l a di stri bucin de riesgos
que la mi sma propone.
Los estudios y documentos previos se pondrn a
di sposici n de l os interesados de manera
si mul tnea con el proyecto de pli ego de condici ones
y debern contener, como mnimo, los si guientes
el ementos: 1. La descripcin de la necesidad que la
enti dad estatal pretende sati sfacer con la
contratacin. 2. El obj eto a contratar, con sus
especi fi caciones y la identifi caci n del contrato a
celebrar. 3. La modalidad de seleccin del
contrati sta, incluyendo l os fundamentos jurdi cos
que soportan su eleccin. 4. El valor estimado del
contrato, i ndi cando l as variables utili zadas para
cal cul ar el presupuesto de l a contratacin y los
rubros que lo componen. Cuando el valor del
contrato sea determi nado por precios unitarios, la
enti dad contratante deber i ncl ui r l a forma como los
cal cul para establ ecer el presupuesto y soportar
sus cl cul os de presupuesto en la estimacin de
aquell os. En el caso del concurso de mri tos, la
El aboracin:
Secretarios de
despacho y j efes
de ofi cinas
responsabl es de la
ej ecucin de
recursos.
Revi sin: Jefe de
la ofi cina jurdi ca
y/o asesor externo
de contratacin (si
lo tiene)
Estudi os
Previos


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enti dad contratante no publi car las vari ables
utili zadas para cal cul ar el valor estimado del
contrato y en el caso de l as concesiones, l a enti dad
contratante no publi car el model o financi ero
utili zado en su estructuracin. 5. La justi fi cacin de
los factores de seleccin que permi tan i denti fi car la
oferta ms favorabl e, de conformidad con el artculo
2.2.9 del presente decreto. 6. El soporte que permi ta
la tipifi cacin, estimacin, y asignacin de los
ri esgos previ si bles que puedan afectar el equili brio
econmi co del contrato. 7. El anli si s que sustenta
la exi gencia de garantas destinadas a amparar los
perjui cios de naturaleza contractual o
extracontractual, deri vados del i ncumplimiento del
ofrecimi ento o del contrato segn el caso, as como
la pertinencia de l a di vi sin de aquellas, de acuerdo
con la reglamentacin sobre el parti cular. 8. La
indi cacin de si l a contratacin respecti va est
cobi jada por un Acuerdo Internacional o un Tratado
de Libre Comerci o vi gente para el Estado
Col ombiano en los trminos del artculo 8.1.17 del
decreto 734 de 2012.
El contenido de l os estudios y documentos previos
podr ser aj ustado por la entidad con posteriori dad a
la apertura del proceso de sel ecci n. En caso que la
modifi caci n de l os elementos mnimos seal ados
en el presente artculo implique cambios
fundamental es en l os mi smos, l a entidad, con
fundamento en el numeral 2 del artculo 69 del
Cdigo Contencioso Admini strati vo, o norma legal
que l o modifi que, adi cione o susti tuya, y en aras de
proteger el i nters pbli co o social , podr revocar el
acto admini strati vo de apertura.

Cuando el obj eto de la contratacin i nvolucre di seo
y construcci n, l a entidad deber poner a
di sposici n de los oferentes adems de los
el ementos mnimos a los que hace referencia el
presente artculo, todos l os documentos tcni cos
di sponibl es para el desarroll o del proyecto.
Veri ficacin del
Pl an de
Compras
proyectos, deber verifi car que el bi en, servicio u
obra a contratar este incluido en el Plan de Compras
Secretarios de
despacho y j efes
de ofi cinas
responsabl es de la
ej ecucin de
Ej ecucin del
Pl an de
Compras


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aprobado para la vi gencia. recursos.
Auxi liar
Admini strativo del
almacn
Vi abili dad de
proyectos de
inversi n
proyectos, deber elaborar y radi car en el BPPM la
fi cha tcni ca del proyecto del PDM al cual
pertenecen los bienes, servi cios u obra a contratar.
(cuando l a apropiacin presupuestal corresponda a
recursos de i nversin de cualqui er fuente)
Secretarios de
despacho y j efes
de ofi cinas
responsabl es de la
ej ecucin de
recursos.
Profesional
Uni versi tario
BPPM

Fi cha de
Proyecto
Fi cha tcni ca
de productos
cada bien o servi cio de caractersticas tcni cas
uniformes y de comn uti lizacin a ser adqui rido
mediante subasta inversa, tendr una ficha tcni ca
que inclui r sus caractersticas y especi fi caciones,
en trminos de desempeo y calidad cuya
el aboracin ser responsabilidad de cada entidad.
Las fi chas tcnicas debern contener, como mnimo:
a) Denominaci n de bien o servi cio; b)
Denominacin tcni ca del bien o servici o; c) Uni dad
de medida; d) Descripcin general.

Secretarios de
despacho y j efes
de ofi cinas
responsabl es de la
ej ecucin de
recursos.

Fi cha tcni ca
de productos
Expedi cin del
CDP
El funcionari o responsable del rea de presupuesto
del Munici pio, deber expedi r el Certi ficado de
Di sponibili dad Presupuestal , que garanti ce la
exi stencia de los recursos di sponibles para adqui ri r
un compromi so contractual basado en las
necesi dades y proyectos viabili zados anteriormente.
Profesional
Uni versi tario del
rea de
presupuesto

CDP
Radicaci n en
el rea de
contratacin de
los
documentos
previos del
proceso de
convocatoria
pbli ca a
inici ar
El Secretari o de Despacho, Jefe del rea
proyectos, o quien estos deleguen, deber entregar
la informaci n de la etapa pre-contractual
(planeacin) que se requi era para el ini cio del
proceso pbli co de seleccin debidamente fi rmados.
Adems debe estar defi nido y soportado el estudio
de mercado y l as caractersticas tcni cas de los
bi enes a adqui ri r (cuando corresponda).
En esta etapa se deben entregar como mnimo los
si guientes documentos:
CDP
Fi cha del proyecto (cuando aplique)
Estudi os previos (en medi o magnti co y fsi co)
Secretarios de
despacho y j efes
de ofi cinas
responsabl es de la
ej ecucin de
recursos.

Regi stro en el
li bro radi cador.


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Pgi na 541


Estudi o de mercado -coti zaciones- (cuando
aplique)
Fi cha tcni ca de productos.
Revi sin
documental y
jurdica de l os
documentos
al legados y el
contenido y
el aboracin de
los mi smos
Proceso de verificaci n de la legalidad, oportuni dad
y contenido de los documentos para garanti zar de
que estos estn acordes a l a normati vidad vigente,
adems que cuentan con las especificaci ones
requeridas para que el proceso se adelante y
cumpl a con todos l os princi pios y requerimientos del
caso.
NOTA: Cuando la revi sin que se adel ante, arroje
un resultado favorable el procedimiento continuara
con l as etapas posteriores, cuando por el contrario
se presenten observaciones la documentacin ser
devuel ta al rea responsable para sus ajustes y
nueva radi caci n.
Revi sin de
legalidad: Jefe de
la Ofi cina Jurdi ca.
Revi sin
Documental y
tcni ca: personal
profesional ,
tcni co,
admini strativo y/o
contrati sta del
rea de
contratacin.
Vi sto bueno de
la ofici na
jurdica
El aboracin y
suscri pcin del
documento de
proyecto de
pl iego de
condiciones y
anexos.
Consi ste en proyectar de acuerdo a las condici ones
incial es y requerimi ento definidos por el
responsabl e del proceso el documento que conti ene
el conjunto de normas inciales, que ri gen el proceso
y el futuro contrato, en los que se sealan las
condiciones objeti vas, plazos y procedimientos
dentro de los cuales los Proponentes deben formular
su Propuesta para parti cipar en el proceso de
seleccin del contrati sta y tener la posibili dad de
obtener la cal idad de Adj udi catari o del proceso. El
contenido del Prepliego podra l legar a ser diferente
al Pli ego Defini tivo, teniendo en cuenta que durante
esta etapa de prepliego, se pueden presentar
observaciones por parte de l os interesados y/o de
las unidades ejecutoras de la entidad, que requieran
trami tarse, para modi fi car, incorporar, inclui r,
compl ementar, acl arar, el Pliego de Condici ones
Defini ti vo.
El aboracin:
personal
profesional ,
tcni co y/o
contrati sta del
rea de
contratacin.
Revi sin de
legalidad: Jefe de
la Ofici na Jurdi ca
y/o asesor jurdi co
externo del rea
de contratacin
(cuando exi sta)
Suscri pcin:
Ordenador del
gasto o
funcionario
delegado (cuando
aplique)
Proyecto de
pl iego de
condiciones -
prepli egos-
Publi cacin en
el SECOP de
documentos
del proceso
pbli co de
seleccin e
inici o del
mi smo -estado
borrador-
La entidad estatal publi car el proyecto de pliego de
condiciones y el pli ego de condi ciones defini tivo de
conformi dad con el artcul o 2.2.5 del decreto 734 de
2012. Esta publi caci n apl ica para l as modalidades
de seleccin de li citacin pblica, concurso de
mri tos y sel eccin abrevi ada.
El proyecto de pliego de condici ones se publicar
cuando menos con una antel acin no i nferior a cinco
(5) das hbil es a la fecha del acto que ordena la
apertura, de la seleccin abreviada. La publicacin
Usuari o autorizado
del SECOP
Publi cacin del
proceso en
estado
borrador.
Asignacin No.
De constancia
del si stema.


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Pgi na 542


del proyecto de pliego de condi ciones no genera
obligacin para l a entidad de dar apertura al proceso
de sel ecci n.
Presentacin
de
observaciones
y respuestas a
las
observaciones
presentadas
(cuando
aplique)
En el estado borrador, al i ni ciarse un proceso de
seleccin los interesados en parti cipar en el proceso
o cual quier parti cular puede presentar documento a
travs del cual soli ci te acl araciones, presente
inquietudes o manifi este posibl es errores o
inconsi stenci as en l os documentos que hayan si do
publi cados por la enti dad; di chas observaci ones
deben presentarse por los medios y en l os plazos
que se hayan establecido, y sern publ icados en el
SECOP dentro del proceso correspondiente.
As mi smo el funci onario responsable del proceso,
deber elevar comuni caci n escrita en la cual
manifi este las apreciaci ones de l a enti dad sobre las
soli ci tudes presentadas o acl are y corrija (de ser el
caso) los aspectos a que haya lugar, igualmente
este documento ser publi cado en el SECOP dentro
del proceso correspondi ente.
Peti ci onari o.
Funci onari o
responsabl e del
proceso.
Publi cacin:
Usuari o autorizado
del SECOP
Documento de
observaciones
Respuesta a
observaciones
Termi nacin
del proceso
(cuando
aplique)
Consi ste en anul ar el proceso de seleccin antes de
aperturarlo, y puede ocurri r cuando la necesi dad del
objeto a contratar no persi sta, o en el caso de que
las condi ci ones ini cialmente planteadas no sean
sufi cientes para atender de fondo la necesi dad
pl anteada, y el proceso requiera cambios de forma y
fondo.
Esto requiere soli ci tud moti vada de manera previa.
El aboracin de
Soli citud:
responsabl e del
proceso.
Revi sin: Jefe de
y/o asesor jurdi co
externo del rea
de contratacin
(cuando exi sta)
Publi cacin:
Usuari o autorizado
del SECOP
Proceso
descartado
El aboracin,
suscri pcin y
publi cacin del
Acto que
Ordena la
apertura del
Proceso
(cuando
aplique).
Consi ste en proyectar, suscribi r y publi car acto
admini strativo de carcter general que ordena de
manera moti vada l a apertura del proceso de
seleccin que se desarrolle a travs de seleccin
abreviada. El acto admi ni strati vo sealar: 1. El
objeto de la contratacin a reali zar. 2. La modali dad
de seleccin que corresponda a la contratacin. 3.
El cronograma del proceso, con i ndi cacin expresa
de las fechas y lugares en que se llevarn a cabo
las audiencias que correspondan. 4. El lugar fsi co o
el ectrni co en que se puede consultar y reti rar el
pl iego de condiciones y los estudi os y documentos
previos. 5. La convocatoria para las veeduras
ciudadanas. 6. El certi ficado de di sponibili dad
El aboracin:
personal
profesional ,
tcni co y/o
contrati sta del
rea de
contratacin.
Revi sin: Jefe de
y/o asesor jurdi co
externo del rea
de contratacin
(cuando exi sta)
Suscri pcin:
Ordenador del
gasto.
Resol uci n de
apertura.
Modifi caci n
del proceso al
estado
convocado.


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Pgi na 543


presupuestal , en concordancia con l as normas
orgni cas correspondientes. 7. Los funci onari os o
contrati stas (de ser el caso) que se encargarn y
sern responsables de eval uar el las ofertas que se
presenten al proceso; el comi t eval uador para los
procesos de menor cuanta ser eval uados por un
nmero impar de i ntegrantes y al menos tres as: a)
la capaci dad jurdi ca ser evaluada por el jefe de la
ofi cina jurdi ca de la entidad o asesor jurdi co
externo del rea de contrataci n (si se ti ene). b) La
capaci dad tcnica ser evaluada por el funcionario
responsabl e del proceso, el cual deber tener la
competencia para hacerl o. c) la capaci dad financi era
ser eval uada por el contador pbli co de la enti dad
(si se tiene) o de lo contrario por el Secretario
financi ero o quien este del egue. 8. Los dems
asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo
con cada una de l as modali dades de seleccin.
Nota. El proceso de seleccin podr ser suspendido
por un trmino no superi or a qui nce (15) das
hbiles, sealado en el acto moti vado que as lo
determine, cuando a jui cio de la entidad se
presenten ci rcunstancias de inters pbl ico o
general que requieran anali zarse, y que puedan
afectar la normal culmi nacin del proceso. Este
trmino podr ser mayor si la entidad as lo requiere,
de l o cual se dar cuenta en el acto que lo seale.
Nota. En el evento en que ocurra o se presente
durante el desarrollo del proceso de seleccin
al guna de las ci rcunstancias contempladas en el
artculo 69 del Cdigo Contencioso Admini strati vo, o
norma legal que lo modi fique, adi cione o sustituya,
la entidad revocar el acto admi ni strati vo que
orden la apertura del proceso de seleccin hasta
antes de la fecha y hora previ sta para la
adjudi caci n del contrato. Lo anterior si n perjui cio
del ejerci cio de la facultad a que se refi ere el artculo
49 de la Ley 80 de 1993.
Publi cacin:
Usuari o autorizado
del SECOP
El aboracin,
suscri pcin y
publi cacin del
pl iego de
condiciones
defi niti vo
(cuando
aplique).
Consi ste en proyectar, suscribi r y publi car conjunto
de normas, que rigen el proceso y el futuro contrato,
en l os que se seal an las condi ciones objetivas,
pl azos y procedimientos dentro de los cuales los
Proponentes deben formular su Propuesta para
parti ci par en el proceso de seleccin del contrati sta
y tener la posi bilidad de obtener la calidad de
Adjudi catario del proceso.
El aboracin:
personal
profesional ,
tcni co y/o
contrati sta del
rea de
contratacin.
Revi sin de
legalidad: Jefe de
Pl iego de
condiciones
defi niti vo


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Pgi na 544


En este documento deben haberse tenido en cuenta
las observaciones presentadas en el estado
borrador, cuando l a entidad lo estime conveniente
para el cumplimi ento de los principios y normas que
ri gen la contratacin estatal .
y/o asesor jurdi co
externo del rea
de contratacin
(cuando exi sta)
Suscri pcin:
Ordenador del
gasto o
funcionario
delegado (cuando
aplique)
Publi cacin:
Usuari o autorizado
del SECOP
Audienci a de
aclaracin de
pl iegos y
ri esgos
(cuando
aplique).
Se reali za bien a soli citud de los interesados en
parti ci par en el proceso de seleccin o a i ni ciati va de
la entidad de acuerdo al cronograma del proceso, y
consi ste en mani festar inquietudes o aclarar
aspectos relevantes del proceso adelantado; a
al gunos aspectos puede drsel e solucin y
respuesta de fondo sin que se requi era la
modifi caci n del pli ego de condi ciones y habrn
casos en l os cuales para dej ar expresa la aclaracin
se requi era de la publi caci n de adendas que
modifi que los pliegos y riesgos que lo conforman.
De este documento deber proyectarse y suscribi rse
(entre los asi stentes) un acta que ser publicada en
el SECOP, como documentos del proceso
respecti vo.

El aboracin:
personal
profesional ,
tcni co y/o
contrati sta del
rea de
contratacin.
Revi sin de
legalidad: Jefe de
y/o asesor jurdi co
externo del rea
de contratacin
(cuando exi sta)
Suscri pcin:
asi stentes.
Publi cacin:
Usuari o autorizado
del SECOP
Acta de
audienci a de
aclaracin de
pl iegos y
ri esgos.
El aboracin,
suscri pcin y
publi cacin de
Adendas
(cuando
aplique).
Documento aclaratorio o de modificaci n a las
condiciones, requi si tos u otros aspectos
consignados en las atapas anteriores (estudios
previos, pliego de condi ciones) del proceso. Deber
contener los aspectos a aclarar o modi fi car y las
causas que generan los cambios, y l as condici ones
defi niti vas que tendrn efectos dentro del proceso.
Este documento deber ser publicado en el SECOP
dentro de los trmi nos establ ecidos por la
normatividad vigente.

El aboracin:
personal
profesional ,
tcni co y/o
contrati sta del
rea de
contratacin.
Suscri pcin:
Funci onari o
encargado del
proceso.
Revi sin de
legalidad: Jefe de
y/o asesor jurdi co
externo del rea
de contratacin
(cuando exi sta)
Publi cacin:
Usuari o autorizado
Adendas.


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Pgi na 545


del SECOP
Recepci n de
ofertas
(cuando
aplique)
Es el proceso en el cual l os oferentes hacen la
entrega fsi ca de las propuestas en las condi ciones y
trminos establ eci dos en el pliego de condi ciones.
En esta activi dad se dej a regi stro del nmero de
radi cado asi gnado, la fecha y hora de presentacin y
los datos bsi cos del oferente. El documento que se
genere deber publicarse en el SECOP como
documento adi cional al proceso de selecci n.

El aboracin:
funcionario
encargado de la
ventanilla ni ca o
dependencia
donde se
recepcionen l as
ofertas.
Publi cacin:
Usuari o autorizado
del SECOP
Li bro
radi cador.
Acta (cuando
se especi fique
en l os pli egos)
Acto pbli co de
cierre del
proceso
(cuando
aplique).
Consi ste en proyectar, suscribi r y publi car
documento que se genera posterior al cumpl imiento
del trmino establ eci do en el pliego de condici ones
para presentar las ofertas de cada proceso, es el
resultado del acto pbli co en el cual se hace regi stro
de l as ofertas entregadas para el proceso y en ella
se consigna: el nmero de oferentes, el numero de
la garanta de seriedad y la compaa aseguradora
que la expidi, el nmero de folios que conforman la
propuesta y las observaciones si l as hay. Por
tratarse de un acto pbli co podrn estar presentes e
incl ui rse en el acta a l os oferentes u otros
parti culares que se presenten a la dili gencia.
El aboracin:
personal
profesional ,
tcni co y/o
contrati sta del
rea de
contratacin.
Suscri pcin:
asi stentes
Publi cacin:
Usuari o autorizado
del SECOP
Acta de cierre
Revi sin de
requi si tos
habili tantes y
Eval uacin.
Proceso de veri ficacin de los requi si tos habili tantes
en l as propuestas que se presenten a los procesos
de seleccin abreviada menor cuanta, a fin de
determinar si el proponente cumpl e con los
requi si tos legales, fi nancieros y tcni cos
establ eci dos por la enti dad para ser adj udi catari o del
proceso que se est adelantando. Para la
eval uacin de las propuestas o de las
manifestaciones de inters en procesos de seleccin
por li ci tacin, seleccin abreviada, concurso de
mri tos o mnima cuanta, la entidad designar un
comi t asesor, conformado por servidores pbli cos o
por parti cul ares contratados para el efecto de
conformi dad con lo di spuesto en el artculo 3.4.2.5.1
del decreto 734 de 2012, que deber real izar di cha
labor de manera objetiva, cindose exclusivamente
a las reglas contenidas en el pl iego de condi ciones.
El proceso de evaluacin se reali zara para TODAS
las propuestas presentadas, siempre y cuando o
estn i ncursas en ninguna de las causal es de
rechazo defini das en el pli ego de condi ciones a fin
de determi nar si estas pueden habili tarse, y
El aboracin y
suscri pcin:
comi t designado
como evaluador
del proceso.
Publi cacin:
Usuari o autorizado
del SECOP.
Revi sin: Jefe de
la Ofi cina Jurdica,
Asesor jurdi co
externo del rea
de contratacin (si
se ti ene)
Acta
devaluacin.


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Pgi na 546


posteriormente ponderar l a puntuacin a fi n de
determinar cul de ell as es l a que ms se ajusta a
los requi sitos establ eci dos en el pliego de
condiciones, sobre l a que recaer el mayor puntaje.
Las ofertas eval uadas que no cumpla con los
requi si tos habili tantes y estn sujetas a la aplicacin
de reglas de subsanabilidad se l es conceder el
trmino a que haya l ugar para presentar los
soportes o aclaraciones respecti vas. De no haber
ni nguna que resul te habilitada se declarar desierto
el proceso, so pena de ini ciarlo nuevamente
aj ustando de ser el caso los requi sitos que
originaron la decl aratori a desierta del proceso.
Ampliacin del
trmino para
presentar
ofertas.
(cuando
aplique).
Teni endo en cuenta que el artculo 3.2.1.1.5. Del
decreto 734 de 2012 establece que Si no se
presentara ningn proponente para parti cipar en la
subasta, la entidad ampliar el pl azo para la
presentacin de l os documentos habilitantes y la
oferta inici al de precio, por el trmino indi cado en los
pl iegos de condiciones, el cual en ni ngn caso podr
ser mayor de l a mi tad del ini cialmente previ sto. Si en
este evento no se presentara ningn proponente, la
enti dad decl arar desi erto el proceso de sel eccin.
Esto se har en acto admini strati vo moti vado que
contendr, las condici ones y plazos que apli caran
para esta ampliacin de trminos

El aboracin:
personal
profesional ,
tcni co y/o
contrati sta del
rea de
contratacin.
Revi sin: Jefe de
Asesor jurdi co
externo del rea
de contratacin (si
se ti ene)
Suscri pcin:
Ordenador del
gasto.
Publi cacin:
Usuari o autorizado
del SECOP
Resol uci n por
medio de la
cual se ampl a
el termi no para
presentar
ofertas.
Observaciones
al acta revi sin
de requi sitos
habili tantes y
Eval uacin y
respuesta a l as
observaciones
presentadas
(cuando
aplique).
Una vez publi cado el acta de evaluaci n los
que requieran sobre el conteni do del acta de
eval uacin; di chas observaciones deben
presentarse por los medios y en los pl azos que se
hayan establ eci do, y sern publi cados en el SECOP
dentro del proceso correspondiente como un
documento del proceso.
As mi smo los mi embros del comi t evaluador
debern elevar comuni cacin escri ta en la cual
manifi este las apreciaci ones de l a enti dad sobre las
soli ci tudes presentadas o acl are y corrija (de ser el
caso) los aspectos a que haya lugar, igualmente
este documento ser publi cado en el SECOP dentro
del proceso correspondi ente.
Peti ci onari o.
Comi t evaluador.
Publi cacin:
Usuari o autorizado
del SECOP
Documento de
observaciones
Respuesta a
observaciones


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Pgi na 547


Presentacin,
recepcin y
veri fi cacin de
documentos
subsanabl es
(cuando
aplique).
Ser posible hasta la fecha y hora de la audi encia
de adjudicaci n que un proponente pueda i nclui r
documentos o aclarar l os documentos aportados en
la propuesta, sin que esto ello signi fique mejorar la
oferta ini cial y tampoco acredi tar ci rcunstancias
ocurridas con posteriori dad al ci erre del proceso, as
como tampoco que se adi cione o mej ore el
contenido de la oferta.
Estos documentos deben corresponder a los que
haya soli ci tado el evaluador y consignados en el
acta de eval uacin.
Peti ci onari o.
Publi cacin:
Usuari o autorizado
del SECOP

Audienci a
pbli ca de
subasta a la
inversa
presencial
(cuando
aplique).
Se reali zar conforme a las regl as seal adas para
tal efecto por l a entidad, teniendo en cuenta las
si guientes consi deraci ones: Antes de ini ciar la
subasta, a los proponentes se l es di stri bui rn sobres
y formularios para la presentacin de sus lances. En
di chos formularios se deber consi gnar nicamente
el precio ofertado por el proponente o la expresin
clara e inequvoca de que no se har ni ngn l ance
de mejora de precios. La subasta inversa presencial
se desarrollar en audi encia pbli ca bajo las
si guientes regl as: a) La enti dad abri r los sobres con
las ofertas i ncial es de precio y comuni car a los
parti ci pantes en la audiencia, ni camente, cul fue
la menor de ellas; b) La entidad otorgar a los
proponentes un trmi no comn sealado en los
pl iegos de condi ciones para hacer un lance que
mej ore la menor de l as ofertas inci ales de precio a
que se refi ere el li teral anterior; c) Los proponentes
harn sus l ances utili zando l os sobres y los
formul arios sumini strados; d) Un funcionario de la
enti dad recoger los sobres cerrados de todos los
parti ci pantes; e) La entidad regi strar l os lances
vli dos y los ordenar descendentemente. Con base
en este orden, dar a conocer ni camente el menor
precio ofertado; f) Los proponentes que presentaron
un l ance no vli do no podrn en lo sucesi vo segui r
presentando l ances, y se tomar como su oferta
defi niti va al l timo vlido; g) La entidad repeti r el
procedimiento descri to en l os anteri ores li terales, en
tantas rondas como sea necesari o, hasta que no se
reci ba ningn lance que mejore el menor precio
ofertado en la ronda anterior; h) Una vez adjudi cado
el contrato, l a entidad har pbli co el resul tado del
certamen incluyendo la identidad de los
El aboracin:
personal
profesional ,
tcni co y/o
contrati sta del
rea de
contratacin.
Suscri pcin:
asi stentes.
Publi cacin:
Usuari o autorizado
del SECOP.
Revi sin: Jefe de
Asesor jurdi co
externo del rea
de contratacin (si
se ti ene)
Acta de
audienci a de
subasta a la
inversa
presencial .
Cambi o del
estado del
proceso a
adjudi cado


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Pgi na 548


proponentes.
Cuando no haya ms lances de mej ora de preci o y
exi sta empate, se adjudi car el contrato al que
present l a menor propuesta ini ci al. De persi sti r el
empate, se desempatar por medio de sorteo.

Acto
Admini strativo
de adjudicacin
(cuando
aplique).
Es el documento por medio del cual se comuni ca a
los parti cipantes del proceso y a la comunidad en
general el resultado final del proceso adelantado, en
este se incl uye el resultado obtenido por cada oferta
en su orden de elegi bilidad y cul de ellos
correspondi al l timo lance valido.
El proponente que resulte adjudicatario de los
procesos de subasta inversa debern ser
NOTIFICADOS PERSONALMENTE del contenido
del acto admi ni strati vo de adjudicacin, en el cual
deber constar l os trminos que le apli can para el
perfecci onamiento del contrato y el cumplimiento de
los requi si tos mnimos que deben cumpli r para la
ej ecucin del objeto, bajo la coordinacin del
funcionario que se designe como supervi sor.

El aboracin:
personal
profesional ,
tcni co y/o
contrati sta del
rea de
contratacin.
Suscri pcin:
Ordenador del
Gasto.
Publi cacin:
Usuari o autorizado
del SECOP.
Revi sin: Jefe de
Asesor jurdi co
externo del rea
de contratacin (si
se ti ene)
Resol uci n de
adjudi caci n.
Cambi o del
estado del
proceso a
adjudi cado.
Proyecci n y
transcripci n de
la minuta del
contrato
(cuando
aplique).
El evar a escri to el contrato o convenio a suscri bi r, el
cual debe contener las consideraciones y cl ausulas
que dejen claramente expresado los derechos y
obligaciones de cada una de las partes.
Tcni co
Admini strativo del
rea de
contratacin
Minuta del
contrato.
Revi sin de la
minuta del
contrato.
Proceso de verifi caci n de legal idad y cumpl imiento
de marco jurdico del contrato, de manera previa a
su suscri pcin.
Jefe de l a Ofi cina
Jurdi ca
Asesor jurdi co
externo del rea
de contratacin
(si se tiene)
Vi sto Bueno
del Jefe de la
Ofi cina
Jurdi ca
Expedi cin del
Regi stro
Presupuestal
El funcionari o responsable del rea de presupuesto
del Munici pio, deber expedi r el Certi ficado de
Regi stro Presupuestal, en el cual se compromete de
manera defini ti va los recursos que soportan
compromi so contractual , previo al i ni cio de su
ej ecucin.
Profesional
Uni versi tario de la
Ofi cina de
Presupuesto
RP
Revi sin
jurdica i ntegral,
previa al
perfecci onamie
Consi ste en un proceso de revi sin integral de todos
los documentos soportes de la etapa pre-contractual
y acti vidades adelantadas en cada etapa por los
Profesional
Uni versi tario de la
Ofi cina de
Jurdi ca
Li sta de
chequeo


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Pgi na 549


nto di ferentes funcionarios, de manera previa al
perfecci onamiento del contrato para garantizar el
cumplimi ento de los aspectos legal es de los
documentos proyectados.
Perfecci onamie
nto del contrato
comunicacin de aceptaci n de la oferta -contrato-.
Rep. Legal del
Munici pio -
Ordenador del
gasto-
Contrato
fi rmado.
Expedi cin de
las garantas
exigidas. (si
hay lugar a
el lo)
Una vez perfecci onado el contrato, el contrati sta
seguros legalmente establ eci da, con los amparos y
vigencias fijados previamente en el contrato suscri to.
Contrati sta Pli za
Aprobaci n de
las garantas
exigidas. (si
hay lugar a
el lo)
Una vez recibidas las plizas, en el rea de
contratacin se veri fi car que estas cumplan con las
condiciones pactadas en el contrato y se proyectar
acto admini strati vo de aprobaci n el cual ser
suscri to por el ordenador del gasto -Alcalde-
Proyecci n:
Tcni co
Admini strativo
rea de
contratacin.
Revi sin: Jefe de
y/o profesi onal
universitario de la
ofi cina jurdica.
Suscri pcin:
Ordenador del
gasto.
Resol uci n de
aprobaci n de
pli zas
Trami te de
pago anti cipado
o anti cipo
Una vez l as pl izas sean aprobadas y en los casos
en los que haya pactado antici po o pago anti cipado
se proceder al envo del expediente (carpeta
compl eta) del proceso al rea financi era a fin de que
se proceda con los gi ros de l os pagos a que haya
lugar
Secretaria
Financiera
Orden de pago
y
Comprobante
de egreso.
Acta de
inici acin
persona que haya sido designado como supervi sor
y/o interventor del contrato, para dejar constanci a de
las condiciones y fechas en las cuales se da i nicio al
servi cio, obra o bi en contratado.
Proyecci n:
Tcni co
Admini strativo
rea de
contratacin.
Revi sin: Jefe de
y/o profesi onal
universitario de la
ofi cina jurdica.
Suscri pcin:
Supervi sor del
contrato
Acta de Ini cio
Actas Parciales
de pago
constancia de l as labores de seguimi ento que se
estn efectuando a la ej ecuci n del contrato, obra
Proyecci n:
Tcni co
Admini strativo
rea de
contratacin.
Actas
parciales con
soportes (1.
Informe de
acti vidades de


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dentro de los trmi tes de pago, cuando la forma de
pago contempl a pagos parci ales. Y se suscribi rn de
manera posterior a la entrega debidamente
aprobados por el supervi sor de todos los
documentos mnimos requeridos para proceder con
cada pago (informe de ej ecucin, i nforme de
supervi si n, pl anilla de pago de aportes a Si stema
de seguridad soci al ); en esta acta se debe inclui r un
balance financiero del contrato donde se especi fi que
claramente los pagos reali zados y el saldo por
ej ecutar
Revi sin: Jefe de
y/o profesi onal
universitario de la
ofi cina jurdica.
Suscri pcin:
Supervi sor del
contrato y
Contrati sta
ej ecucin -
contrati sta-. 2.
Informe de
supervi si n. 3.
Pl anill a de
pago de
seguridad
social y
parafi scales
cuando
corresponda).
Nota: Cada acta
parcial deber
estar
debidamente
numerada.
Actas final o de
reci bo
constancia de la ejecucin total y cumplimiento del
objeto contractual ; debe estar soportada con los
requi si tos contemplados anteriormente para todos
los pagos. As como de l as certi fi caciones o
constancias de cumplimi ento a que haya l ugar.
En esta acta se debe i nclui r un balance financi ero
FINAL del contrato donde se especifi que claramente
los pagos real izados y el sal do por ejecutar o a favor
de l a entidad de ser el caso.
Nota: Cuando la entrega final de los bienes o
servi cios coincida con la liquidacin del contrato se
podr suscri bi r una sol a acta de reci bo y li quidacin
final .
Proyecci n:
Tcni co
Admini strativo
rea de
contratacin.
Revi sin: Jefe de
y/o profesi onal
universitario de la
ofi cina jurdica.
Suscri pcin:
Supervi sor del
contrato y
Contrati sta
Actas
parciales con
soportes (1.
Informe de
acti vidades de
ej ecucin -
contrati sta-. 2.
Informe de
supervi si n. 3.
Pl anill a de
pago de
seguridad
social y
parafi scales
cuando
corresponda.
4.
Certi fi caciones
)
Acta de
li quidaci n
supervi sor del contrato en el cual se mani fiesta que
el contrato ti ene efectos hasta l a fecha de
suscri pcin de l a mi sma.
En esta acta debe mani festarse de manera expresa,
que el Municipio queda a paz y sal vo por todo
concepto deri vado del contrato a liqui dar.
Adems deber contener las dems aclaraci ones
que se requi eran al momento de la liqui dacin.
El acta deber suscribi rse dentro del trmino
estipul ado en el contrato para li quidarlo, si n que
exceda el lmi te legal de 4 meses despus del
Proyecci n:
Tcni co
Admini strativo
rea de
contratacin.
Revi sin: Jefe de
y/o profesi onal
universitario de la
ofi cina jurdica.
Suscri pcin:
Al calde,
Supervi sor del
contrato y
Contrati sta
Acta de
li quidaci n
Final.


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cumplimi ento del trmino.
Acta de
Modifi caci n
Bi lateral
soli ci tud e i nforme de supervi sin, en l a que se
condiciones o i nformacin i ni cial contenida en la
corregi r informacin y cambiar condici ones
generales, si n que por ningn moti vo modifique de
fondo las clausul as del contrato. (Esta etapa no se
da en todos l os procesos, se genera de manera
eventual )
Proyecci n:
Tcni co
Admini strativo
rea de
contratacin.
Revi sin: Jefe de
y/o profesi onal
universitario de la
ofi cina jurdica.
Suscri pcin:
Al calde y
Contrati sta
Acta de
Modifi caci n
bi lateral
Contrato
Adicional
Consi ste en El evar a escrito modificaci ones a la
minuta i ni cial del contrato en el cual se reali ce la
adicin en ti empo, val or o tiempo y valor en los
trminos y l mites establecidos por la Ley al contrato
inici almente suscrito.
soportados por los informes de interventora o
supervi si n que dejen en evidencia la NECESIDAD
de su suscri pcin, as como l os certi ficados de
di sponibi lidad presupuestal y regi stros
presupuestal es que amparen el compromi so.
(Esta etapa no se da en todos los procesos, se
Soli citud y
justi ficacin:
supervi sor del
contrato.
Proyecci n:
Tcni co
Admini strativo
rea de
contratacin.
Revi sin: Jefe de
y/o profesi onal
universitario de la
ofi cina jurdica.
Suscri pcin:
Al calde y
Contrati sta
Contrato
adicional


Nombre
Almacenamiento
Proteccin
Recuper
acin
Retenci
n Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y Forma de
Archivo
Estudi os
Previos
Tcni co y
auxi liar
admini strati
vo
rea de
contratacin (fsi co
y magnti co)
Gestin
Fi cha de
Proyecto
Tcni co y
auxi liar
admini strati
vo
Fsi co, el original
reposar en el
expediente del
Proceso de
seleccin en el
rea de
contratacin
Gestin
CDP Tcni co y
auxi liar
Fsi co, el original
reposar en el
Gestin


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admini strati
vo
expediente del
proceso de
seleccin en el
rea de
contratacin
Proyecto
de pliego
de
condicione
s
Tcni co y
auxi liar
admini strati
vo
Fsi co y
magnti co, el
original reposar
en el expedi ente
del proceso de
seleccin en el
rea de
contratacin
Gestin
Observaci
ones y
respuesta
s a las
observacio
nes
Tcni co y
auxi liar
admini strati
vo
Fsi co y
magnti co, el
original reposar
en el expedi ente
del proceso de
seleccin en el
rea de
contratacin
Gestin
Resol uci
n e
apertura
Tcni co y
auxi liar
admini strati
vo
Fsi co y
magnti co, el
original reposar
en el expedi ente
del proceso de
seleccin en el
rea de
contratacin
Gestin
Pl iego de
condicione
s defini ti vo
Tcni co y
auxi liar
admini strati
vo
Fsi co y
magnti co, el
original reposar
en el expedi ente
del proceso de
seleccin en el
rea de
contratacin
Gestin
Acta de
audienci a
de
aclaracin
de pli egos
y riesgos
Tcni co y
auxi liar
admini strati
vo
Fsi co y
magnti co, el
original reposar
en el expedi ente
del proceso de
seleccin en el
rea de
contratacin
Gestin
Adendas Tcni co y
auxi liar
admini strati
vo
Fsi co y
magnti co, el
original reposar
en el expedi ente
del proceso de
seleccin en el
rea de
contratacin
Gestin
Acta de
cierre del
Tcni co y
auxi liar
Fsi co y
magnti co, el
Gestin


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proceso admini strati
vo
original reposar
en el expedi ente
del proceso de
seleccin en el
rea de
contratacin
Acta de
eval uacin
.
Tcni co y
auxi liar
admini strati
vo
Fsi co y
magnti co, el
original reposar
en el expedi ente
del proceso de
seleccin en el
rea de
contratacin
Gestin
Resol uci
n de
ampliacin
de
terminos
Tcni co y
auxi liar
admini strati
vo
Fsi co y
magnti co, el
original reposar
en el expedi ente
del proceso de
seleccin en el
rea de
contratacin
Gestin
Observaci
ones a la
eval uacin
y
apreciacio
nes de la
enti dad
sobre las
observacio
nes
presentad
as
Tcni co y
auxi liar
admini strati
vo
Fsi co y
magnti co, el
original reposar
en el expedi ente
del proceso de
seleccin en el
rea de
contratacin
Gestin
Presentaci
n de y
revi sin
document
os
subsanabl
es
Tcni co y
auxi liar
admini strati
vo
Fsi co, el original
reposar en el
expediente del
proceso de
seleccin en el
rea de
contratacin
Gestin
Acta de
audienci a
pbli ca de
subasta
inversa
presncial
Tcni co y
auxi liar
admini strati
vo
Fsi co y
magnti co, el
original reposar
en el expedi ente
del proceso de
seleccin en el
rea de
contratacin
Gestin
Declaratori
a de
proceso
desi erto
Tcni co y
auxi liar
admini strati
vo
Fsi co y
magnti co, el
original reposar
en el expedi ente
del proceso de
seleccin en el
Gestin


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rea de
contratacin
Contrato Tcni co y
auxi liar
admini strati
vo
rea de
contratacin (fsi co
y magnti co)
Gestin
RP Tcni co y
auxi liar
admini strati
vo
Fsi co, el original
reposar en el
expediente del
proceso de
seleccin en el
rea de
contratacin
Gestin
Garantas Tcni co y
auxi liar
admini strati
vo
Fsi co, el original
reposar en el
expediente del
proceso de
seleccin en el
rea de
contratacin
Gestin
Resol uci
n,
aprobaci
n de
garantas
Tcni co y
auxi liar
admini strati
vo
rea de
contratacin (fsi co
y magnti co)
Gestin
Acta de
Ini ciacin
Tcni co y
auxi liar
admini strati
vo
rea de
contratacin (fsi co
y magnti co)
Gestin
rdenes
de pago y
comproba
ntes de
egreso.
De cada
pago
Tcni co y
auxi liar
admini strati
vo
Fsi co, una copia
debidamente
fi rmada reposar
en el expedi ente
del proceso de
seleccin en el
rea de
contratacin
Gestin
Actas
parciales
Tcni co y
auxi liar
admini strati
vo
rea de
contratacin (fsi co
y magnti co)
Gestin
Acta fi nal
o de
reci bo
Tcni co y
auxi liar
admini strati
vo
rea de
contratacin (fsi co
y magnti co)
Gestin
Acta de
li quidaci n
Tcni co y
auxi liar
admini strati
vo
rea de
contratacin (fsi co
y magnti co)
Gestin
Acta de
modifi caci
n
bi lateral
Tcni co y
auxi liar
admini strati
vo
rea de
contratacin (fsi co
y magnti co)
Gestin
Modifi caci Tcni co y rea de Archivador 2 aos Archivo de


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ones y/o
adiciones
auxi liar
admini strati
vo
contratacin (fsi co
y magnti co)
Gestin

Nombre del
documento
externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Ley 80 de 1993 Octubre 28 de 1993
Congreso de
Colombia
Por la cual se expide el Estatuto General de
Contratacin de la Administracin Pblica
Ley 734 de 2002 Febrero 05 de 2002
Congreso de
Colombia
Por la cual se expide el Cdigo Disciplinario nico.
Ley 1150 de
2007
Julio 16 de 2007
Congreso de
Colombia
Por medio de la cual se introducen medidas para la
ef iciencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se
dictan otras disposiciones generales sobre la
contratacin con Recursos Pblicos
Ley 1437 de
2011
Enero 18 de 2011
Congreso de
Colombia
Por la cual se expide el Cdigo de Procedimiento
Administrativ o y de lo Contencioso Administrativo.
Ley 1450 de
2011
Junio 16 de 2011
Congreso de
Colombia
Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo,
2010-2014
Ley 1474 de
2011
Julio 12 de 2011
Congreso de
Colombia
Por la cual se dictan normas orientadas a f ortalecer los
mecanismos de prevencin, inv estigacin y sancin de
actos de corrupcin y la ef ectiv idad del control de la
gestin pblica
Decreto Ley 019
de 2012
Enero 10 de 2012
Presidente de la
Repblica de
Colombia
Por el cual se dictan normas para suprimir o ref ormar
regulaciones, procedimientos y trmites innecesarios
existentes en la Administracin Pblica
Decreto 734 de
2012
Abril 13 de 2012
Presidente de la
Repblica de
Colombia
Contratacin de la Administracin Pblica y se dictan
otras disposiciones
Ley 1474 de
2011
Julio 12 de 2011
Congreso de
Colombia
Por la cual se dictan normas orientadas a f ortalecer los
mecanismos de prevencin, inv estigacin y sancin de
actos de corrupcin y la ef ectiv idad del control de la
gestin pblica
Ley 1551 de
2012
Julio 06 de 2012
Congreso de
Colombia
Por la cual se dictan normas para modernizar la
organizacin y el f uncionamiento de los municipios.
Acuerdo Plan de
Desarrollo
Vara periodo de
gobierno
Concejo Municipal
Acuerdo por medio del cual se adopta el Plan de
Desarrollo Municipal en cada periodo de gobierno
Acuerdo
Presupuesto de
rentas y Gastos
Vara en cada
vigencia
Concejo Municipal
Acuerdo por medio del cual se aprueba el Presupuesto
de rentas y gastos para cada vigencia f iscal.
Acuerdo de
autorizacin
para celebrar
contratos
Vara de una v igencia
a otra
Concejo Municipal
Acuerdo por medio del cual se le otorga autorizacin al
alcalde Municipal para que suscriba contratos,
conv enios, etc... Necesarios para la ejecucin del
presupuesto.

CARGO: JEFE OFICINA
JURIDICA
FIRMA


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17.8. LICITACIN PBLICA

- OBJETIVOS
Adoptar un procedimiento acorde a la Ley para aquellos casos en que por las
caractersticas del objeto a contratar, las circunstancias de la contratacin o la
cuanta o destinacin del bien, obra o servicio deban realizarse a travs de la
modalidad de seleccin Licitacin Pblica, teniendo en cuenta lo establecido en el
numeral1 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007 La escogencia del contratista se
efectuar por regla general a travs de licitacin pblica, con las excepciones que se
sealan en los numerales 2, 3 y 4 del presente artculo. Cuando la entidad estatal
as lo determine, la oferta en un proceso de la licitacin pblica podr ser presentada
total o parcialmente de manera dinmica mediante subasta inversa, en las
condiciones que fije el reglamento. Mediante la modalidad de licitacin pblica la
entidad contratara objetos completos cuya cuanta supere la menor cuanta para la
entidad
seleccin.
procesos de esta modalidad de seleccin.
seleccin por licitacin pblica.

- ALCANCE
servicios a travs de procesos de seleccin cuya valor este EXCEDA el rango de la
menor cuanta en cada vigencia para la entidad territorial de acuerdo a lo establecido
en el literal b del numeral 2 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007.


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los contratos suscritos.
celebrados bajo la modalidad de seleccin licitacin pblica.

- RESPONSABLES

Estudios previos: Consiste en la recopilacin y anlisis de los datos necesarios para
definir en lneas generales las diferentes soluciones de un determinado problema o
necesidad, valorando todos sus efectos; estn encaminados a establecer la
conveniencia y oportunidad de la contratacin, determinar las especificaciones
tcnicas y el valor del bien o servicio, y analizar los riesgos en los que incurrir la
entidad al contratar y los mecanismos de mitigacin de esos riesgos. En desarrollo
de lo sealado en el numeral 12 del artculo 25 de la Ley 80 de 1993, los estudios y
documentos previos estarn conformados por los documentos definitivos que sirvan
de soporte para la elaboracin del proyecto de pliego de condiciones o del contrato,
de manera que los proponentes o el eventual contratista respectivamente, puedan
valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad as como la


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distribucin de riesgos que la misma propone. Este documento deber publicarse en
el SECOP como documento del proceso de seleccin.
Licitacin pblica: convocatoria pblica que se desarrolla en cumplimiento de lo
dispuesto en el artculo 30 de la Ley 80 de 1993 y dems normas concordantes y
que tal como lo estipula el artculo 2, numeral 1 de la Ley 1150 de 2007, opera
como regla general de contratacin.
Estudio de mercado: Mecanismo para la definicin del valor a contratar, basado en el
comportamiento del mercado, los precios de los bienes, servicios u obras y la
El estudio de precios de mercado, que se lleva a cabo una vez elaborado el estudio
tcnico, permite establecer el presupuesto oficial de la contratacin. Comprende la
realizacin de un anlisis de los diferentes precios de los bienes o servicios a
contratar que se registran en el mercado, que pueden ser consultados a travs de
mecanismos como: a. Solicitud de cotizaciones. b. Consulta de bases de datos
especializadas. c. Anlisis de consumos y precios histricos.
Asimismo, involucra el anlisis de las variables consideradas para calcular el
presupuesto oficial o precio del contrato.
fiscal y penal.
Estado borrador: Caracterstica establecida por el Sistema Electrnico de
Contratacin Pblica SECOP definida como la forma (estado) inicial de creacin de
un proceso de seleccin licitacin pblica, en el cual la entidad NO ESTA
OBLIGADA a realizar la apertura del mismo, y puede hacer las modificaciones que
considere necesarias incluso descartar el proceso. Este estado debe durar para los
procesos de seleccin por Licitacin Pblica como mnimo diez (10) das hbiles.


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Aviso de la convocatoria pblica: para la contratacin se publicar de conformidad
con las reglas sealadas en el artculo 2.2.5 del decreto 734 de 2012 y en la pgina
web de la Entidad, y contendr la informacin necesaria para dar a conocer el objeto
a contratar, la modalidad de seleccin que se utilizar, si est cobijada por un
Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado
colombiano, el presupuesto oficial del contrato, as como el lugar fsico o electrnico
donde puede consultarse el proyecto de pliego de condiciones y los estudios y
documentos previos. Adicional a lo anterior, se deber incluir expresamente, cuando
ello corresponda, la convocatoria limitada a Mypes o a Mipymes conforme lo
sealado en el Ttulo IV del presente decreto.
Proyecto de pliego de condiciones: Para el presente proceso se entiende por
proyecto de pliego de condiciones, denominado tambin Prepliego, el conjunto de
normas inciales, que rigen el proceso y el futuro contrato, en los que se sealan las
condiciones objetivas, plazos y procedimientos dentro de los cuales los Proponentes
deben formular su Propuesta para participar en el proceso de seleccin del
contratista y tener la posibilidad de obtener la calidad de Adjudicatario del proceso.
El contenido del Prepliego podra llegar a ser diferente al Pliego Definitivo, teniendo
en cuenta que durante esta etapa de prepliego, se pueden presentar observaciones
por parte de los interesados y/o de las unidades ejecutoras de la entidad, que
requieran tramitarse, para modificar, incorporar, incluir, complementar, aclarar, el
Pliego de Condiciones Definitivo.
prepliegos o estado borrador los interesados en participar u oferentes del proceso a
dentro de los trminos y mecanismos establecidos para hacerlo y debern ser
publicadas en el SECOP como documento del proceso que se adelante;
Apreciaciones de la entidad o respuesta a observaciones: Documento a travs del
cual se da respuesta de fondo a las observaciones que se presenten por los
interesados u oferentes de un proceso. Este documentos deber ser publicado en el
SECOP como documento adicional al proceso que se adelante;
Acta de aclaracin de pliegos y riesgos: Es el documento que se suscribe como
resultado de la audiencia de aclaracin de pliegos y riesgos que se realiza bien a
solicitud de los interesados en participar en el proceso de seleccin o a iniciativa de


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Pgi na 560


la entidad de acuerdo al cronograma del proceso, y que consiste en manifestar
inquietudes o aclarar aspectos relevantes del proceso adelantado; a algunos
aspectos puede drsele solucin y respuesta de fondo sin que se requiera la
modificacin del pliego de condiciones y habrn casos en los cuales para dejar
expresa la aclaracin se requiera de la publicacin de adendas que modifique los
pliegos y riesgos que lo conforman.
otros aspectos consignados en las atapas anteriores (estudios previos, proyecto de
pliego de condiciones) del proceso. Deber contener los aspectos a aclarar o
modificar y las causas que generan los cambios, y las condiciones definitivas que
tendrn efectos dentro del proceso. Este documento deber ser publicado en el
SECOP dentro de los trminos establecidos por la normatividad vigente.
Estado convocado: Una vez se surta el plazo mnimo del estado borrador (cinco das
hbiles) y la entidad haya resuelto de fondo las observaciones inquietudes y dems
actividades contempladas en dicho periodo y se decida con la continuidad del
proceso a travs de la apertura del mismo se inicia el estado convocado; en este
estado las modificaciones que se efecten son limitadas y deben estar sustentadas y
soportadas por documentos que se deben publicar en el SECOP (adendas); en este
estado se establece el cronograma definitivo y de obligatorio cumplimiento para el
restos de las etapas del proceso.
Acto administrativo que ordena la apertura del proceso: La entidad, contratante,
mediante acto administrativo de carcter general, ordenar de manera motivada la
apertura del proceso de seleccin que se desarrolle a travs de licitacin, seleccin
abreviada y concurso de mritos. El acto administrativo sealar: 1. El objeto de la
contratacin a realizar. 2. La modalidad de seleccin que corresponda a la
contratacin. 3. El cronograma del proceso, con indicacin expresa de las fechas y
lugares en que se llevarn a cabo las audiencias que correspondan. 4. El lugar fsico
o electrnico en que se puede consultar y retirar el pliego de condiciones y los
estudios y documentos previos. 5. La convocatoria para las veeduras ciudadanas. 6.
El certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con las normas
orgnicas correspondientes. 7. Los dems asuntos que se consideren pertinentes de
acuerdo con cada una de las modalidades de seleccin. Nota. El proceso de
seleccin podr ser suspendido por un trmino no superior a quince (15) das
hbiles, sealado en el acto motivado que as lo determine, cuando a juicio de la
entidad se presenten circunstancias de inters pblico o general que requieran
analizarse, y que puedan afectar la normal culminacin del proceso. Este trmino


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podr ser mayor si la entidad as lo requiere, de lo cual se dar cuenta en el acto
que lo seale. Nota. En el evento en que ocurra o se presente durante el desarrollo
del proceso de seleccin alguna de las circunstancias contempladas en el artculo 69
del Cdigo Contencioso Administrativo, o norma legal que lo modifique, adicione o
sustituya, la entidad revocar el acto administrativo que orden la apertura del
proceso de seleccin hasta antes de la fecha y hora prevista para la adjudicacin del
contrato. Lo anterior sin perjuicio del ejercicio de la facultad a que se refiere el
artculo 49 de la Ley 80 de 1993.
Pliego de condiciones definitivo: Para el presente proceso se entiende por pliego de
condiciones, denominado tambin Pliego Definitivo, el conjunto de normas, que rigen
el proceso y el futuro contrato, en los que se sealan las condiciones objetivas,
plazos y procedimientos dentro de los cuales los Proponentes deben formular su
Propuesta para participar en el proceso de seleccin del contratista y tener la
posibilidad de obtener la calidad de Adjudicatario del proceso.
Acta de visita tcnica: Es el documento que detalla las actividades realizadas y
temas abordados en la visita tcnica al sitio de ejecucin del contrato; en la visita
tcnica los interesados en participar en el proceso de seleccin se les brinda la
oportunidad de conocer el lugar y las condiciones de acceso, terrenos, ubicacin y
dems que puedan influir en la ejecucin del objeto contractual y en el equilibrio
econmico del contrato.
Manifestacin de inters: Comunicacin escrita a travs de la cual los interesados en
participar en un proceso de seleccin expresan el inters de participar en el proceso
de seleccin.
Acta de cierre: Documentos que se genera posterior al cumplimiento del trmino
establecido en el pliego de condiciones para presentar las ofertas de cada proceso,
esta acta es el resultado del acto pblico en el cual se hace registro de las ofertas
entregadas para el proceso y en ella se consigna, el nmero de oferentes, el numero
de la garanta de seriedad, el nmero de folios que conforman la propuesta y las
observaciones si las hay. Por tratarse de un acto pblico podrn estar presentes e
incluirse en el acta a los oferentes u otros particulares que se presenten a la
diligencia.
Garanta de Seriedad: La garanta deber amparar los perjuicios o sanciones que se
deriven del incumplimiento del ofrecimiento, en los siguientes eventos: i) La no
suscripcin del contrato sin justa causa por parte del proponente seleccionado. ii) La
no ampliacin de la vigencia de la garanta de seriedad de la oferta cuando el


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Pgi na 562


trmino previsto en los pliegos para la adjudicacin del contrato se prorrogue o
cuando el trmino previsto para la suscripcin del contrato se prorrogue, siempre y
cuando esas prrrogas no excedan un trmino de tres meses. iii) La falta de
otorgamiento por parte del proponente seleccionado, de la garanta de cumplimiento
exigida por la entidad para amparar el incumplimiento de las obligaciones del
contrato. iv) El retiro de la oferta despus de vencido el trmino fijado para la
presentacin de las propuestas. v) El haber manifestado ser Mipyme para limitar la
convocatoria de un proceso contractual sin cumplir los requisitos establecidos en la
normativa para tener tal condicin.
mnimos que se definan en el pliego de condiciones para determinar si un oferente
discriminados en el pliego de condiciones a partir de estados financieros del
proponente, para garantizar que este cuenta con la capacidad econmica para
cumplir con el objeto a contratar sin depender de la entrega de recursos por parte de
la entidad contratante, minimizando de esta manera los riesgos de incumplimiento.
Este componente ser un requisito habilitante que se exigir de acuerdo a la
naturaleza o las caractersticas del contrato a celebrar, as como su forma de pago.
No se verificar en ningn caso la capacidad financiera cuando la forma de pago
2 de la Ley 1150 de 2007.
Registro nico de proponentes: contiene la informacin de quienes aspiran a
celebrar contratos con las entidades estatales, obtenida mediante la verificacin de
los requisitos habilitantes y dems informacin relacionada y la clasificacin que
cada interesado realiza al momento de su inscripcin, renovacin o actualizacin,
aportando la documentacin que se exige, y que es objeto de verificacin
documental por parte de la Cmara de Comercio respectiva, de conformidad con lo
dispuesto en el decreto 734 de 2012. Las Cmaras de Comercio llevarn el Registro


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nico de Proponentes. En l asentarn los siguientes actos: la inscripcin,
renovacin, actualizacin y cancelacin, as como la cesacin de efectos y la
revocacin del registro segn corresponda, con base en los documentos e
informaciones que presenten los interesados, y las entidades estatales, en orden
cronolgico, previa la verificacin documental que corresponda, y certificarn las
condiciones de experiencia, capacidad jurdica, financiera y de organizacin del
proponente que fueron verificadas, as como su clasificacin
Propuesta hbil: Es aquella Propuesta presentada por un Proponente que adems
de cumplir con los requisitos legales, tcnicos y financieros sealados en este Pliego
de Condiciones, cumple con los criterios de evaluacin sealados en los mismos.
Propuesta rechazada: Es aquella Propuesta presentada por un Proponente que
incurra en alguna de las causales de rechazo establecidas en el pliego de
condiciones.
Ofrecimiento ms favorable a la entidad: El ofrecimiento ms favorable para la
entidad a que se refiere el artculo 5 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el
artculo 88 de la Ley 1474 de 2011, se determinar de la siguiente manera: 1. En la
seleccin abreviada para la adquisicin de bienes y servicios de caractersticas
tcnicas uniformes y de comn utilizacin la oferta ms favorable a la entidad ser
aquella con el menor precio. 2. En el concurso de mritos, la oferta ms favorable a
la entidad ser aquella que presente la mejor calidad, de acuerdo con los criterios
sealados en el presente decreto y en el pliego de condiciones, con independencia
del precio, que no ser factor de calificacin o evaluacin. 3. En los procesos de
seleccin por licitacin, de seleccin abreviada para la contratacin de menor
cuanta, y para los dems que se realicen aplicando este ltimo procedimiento, la
oferta ms ventajosa ser la que resulte de aplicar alguna de las siguientes
alternativas: a) La ponderacin de los elementos de calidad y precio soportados en
puntajes o frmulas sealadas en el pliego de condiciones; b) La ponderacin de los
elementos de calidad y precio que representen la mejor relacin de costo-beneficio
para la entidad, para lo cual el pliego de condiciones establecer: I. Las condiciones
tcnicas y econmicas mnimas de la oferta. II. Las condiciones tcnicas adicionales
que para la entidad representen ventajas de calidad o de funcionamiento. Dichas
condiciones podrn consistir en aspectos tales como el uso de tecnologa o
materiales que generen mayor eficiencia, rendimiento o duracin del bien, obra o
servicio. III. Las condiciones econmicas adicionales que para la entidad
representen ventajas cuantificables en trminos monetarios, como por ejemplo la
forma de pago, descuentos por adjudicacin de varios lotes, descuentos por


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variaciones en programas de entregas, valor o existencia del anticipo, mayor
garanta del bien o servicio respecto de la mnima requerida, impacto econmico
sobre las condiciones preexistentes en la entidad directamente relacionadas con el
objeto a contratar, mayor asuncin de riesgos previsibles identificados, servicios o
bienes adicionales a los presupuestados por la entidad y que representen un mayor
grado de satisfaccin para la entidad, entre otras. IV. Los valores monetarios que se
asignarn a cada ofrecimiento tcnico o econmico adicional, de manera que
permitan la ponderacin de las ofertas presentadas. En ese sentido, cada variable
se cuantificar monetariamente, segn el valor que represente el beneficio a recibir
de conformidad con lo establecido en los estudios previos. Para efectos de
comparacin de las ofertas la entidad calcular la relacin costo-beneficio de cada
una de ellas, restando del precio total ofrecido los valores monetarios de cada una
de las condiciones tcnicas y econmicas adicionales ofrecidas, obtenidos conforme
con lo sealado en el presente artculo. La mejor relacin costo-beneficio para la
entidad estar representada por aquella oferta que, aplicada la metodologa anterior,
obtenga la cifra ms baja. La adjudicacin recaer en el proponente que haya
presentado la oferta con la mejor relacin costo-beneficio. El contrato se suscribir
por el precio total ofrecido.
proceso.
Declaratoria desierta del proceso: En caso de no lograrse la adjudicacin, la entidad
declarar desierto el proceso mediante comunicacin motivada que se publicar en
el SECOP. Si hubiere proponentes, el trmino para presentar el recurso de
reposicin correr desde la notificacin del acto correspondiente. En los casos de
declaratoria de desierta de la Licitacin Pblica, la entidad podr iniciar dentro de los
cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta un proceso de seleccin
abreviada de menor cuanta, para el efecto, no se aplicar lo relacionado con, la
publicacin del proyecto de pliego de condiciones, la manifestacin de inters ni con
el sorteo de consolidacin de oferentes (cuando aplique).
Interventor o supervisor: Se entiende como agente que controla, vigila, supervisa o
coordina la ejecucin del contrato con nimo que se cumpla a cabalidad o por el
contrario, cuando hay dificultades, se tomen las medidas que sean pertinentes para
requerir y sancionar a los contratistas incumplidos. Como regla general para lograr


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una adecuada interventora en los contratos, quien ejerza esta actividad tendr en
cuenta que es necesario llevar a cabo controles desde el punto de vista
administrativo, financiero y tcnico.
Interventora o supervisin: Consiste en la labor de inspeccin, vigilancia y control,
con el fin de velar que el objeto y las obligaciones del mismo se cumplan de modo,
tiempo y lugar pactados.
Presupuesto Oficial: El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas
para calcular el presupuesto de la contratacin y los rubros que se afectan de
acuerdo con la programacin en el plan de compras. Cuando el valor del contrato
sea determinado por precios unitarios, se deber incluir la forma como se calcularon
para establecer el presupuesto.
Cronograma: hace parte del pliego de condiciones y establece las fechas, horas,
licitacin pblica, as como sus responsables.
que se presenten a los procesos de seleccin por licitacin pblica, a fin de
determinar si el proponente cumple con los requisitos jurdicos, financieros y tcnicos
establecidos por la entidad para ser adjudicatario del proceso que se est
adelantando. Para la evaluacin de las propuestas o de las manifestaciones de
inters en procesos de seleccin por licitacin, seleccin abreviada, concurso de
mritos o mnima cuanta, la entidad designar un comit asesor, conformado por
servidores pblicos o por particulares contratados para el efecto de conformidad con
lo dispuesto en el artculo 3.4.2.5.1 del decreto 734 de 2012, que deber realizar
dicha labor de manera objetiva, cindose exclusivamente a las reglas contenidas
en el pliego de condiciones.
Comit asesor: Acorde con el pargrafo segundo, artculo 2.2.9 del Decreto 734 de
2012, el ordenador del gasto designar al comit asesor que le recomendar de
manera objetiva la decisin de adoptar conforme a la evaluacin efectuada. El
comit asesor se conformar por servidores pblicos o particulares contratados para
el efecto conforme el artculo 3.4.2.5.1 del Decreto 734 de 2012, evaluar las
correspondientes propuestas de manera objetiva, cindose exclusivamente a las
reglas contenidas en el pliego de condiciones. Est sujeto a las inhabilidades e
incompatibilidades y conflicto de intereses legales y recomendar al ordenador del
gasto el sentido de la decisin o adoptar conforme a la evaluacin efectuada. El
carcter asesor del comit no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor


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encomendada. En el evento en el cual el competente contractual no acoja la
recomendacin efectuada por el comit, lo justificar en el acto administrativo con el
que culmine el proceso.
proceso de seleccin de licitacin pblica en el cual se discrimina tem por tem si el
oferente evaluado cumple con todos los requisitos habilitantes exigidos en el pliego
de condiciones, si su propuesta es sujeta de subsanar requisitos o si esta incursa en
alguna de las causales de rechazo establecidas por la entidad. Este documento
Audiencia de Adjudicacin: el proceso se adjudicar en audiencia pblica, la cual se
realizar conforme a las reglas sealadas para tal efecto por la entidad, teniendo en
cuenta las siguientes consideraciones: 1. En la audiencia los oferentes podrn
pronunciarse inicialmente sobre las respuestas dadas por la entidad a las
observaciones presentadas respecto de los informes de evaluacin. En ningn caso,
esta posibilidad implica una nueva oportunidad para mejorar o modificar la oferta. En
caso de presentarse pronunciamientos que a juicio de la entidad requieran de
anlisis y cuya solucin podra incidir en el sentido de la decisin a adoptar, la
audiencia podr ser suspendida por el trmino necesario para la verificacin de los
asuntos debatidos y la comprobacin de lo alegado. 2. Se podr conceder el uso de
la palabra por una nica vez al oferente que as lo solicite, con el objeto de replicar
las observaciones que sobre la evaluacin de su oferta se hayan presentado por los
intervinientes. 3. Toda intervencin deber ser hecha por la persona o las personas
previamente designadas por el oferente, y estar limitada a la duracin mxima que
la entidad haya sealado con anterioridad. 4. Durante la audiencia los asistentes
debern observar una conducta respetuosa hacia los servidores pblicos y los
dems presentes. Quien preside la audiencia podr tomar las medidas necesarias
para preservar el orden y correcto desarrollo de la misma, pudiendo excluir de ella, a
quien con su comportamiento altere su normal curso.
Acto administrativo de adjudicacin: es el documento por medio del cual se
comunica a los participantes del proceso y a la comunidad en general el resultado
final del proceso adelantado, en este se incluye el resultado obtenido por cada oferta
en su orden de elegibilidad y cul de ellos segn los factores tenidos en cuenta es
sobre el que recae la celebracin del contrato.


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Contrato: acuerdo de voluntades, verbal o escrito, manifestado en comn entre dos,
o ms, personas con capacidad (partes del contrato), que se obligan en virtud del
mismo, regulando sus relaciones relativas a una determinada finalidad o cosa.
cumplir una de las etapas del proceso de seleccin definido en el cronograma del
pliego de condiciones.
Acta de apertura y revisin de la propuesta econmica: La apertura del sobre con la
propuesta econmica y la revisin de su consistencia con la oferta tcnica se
llevarn a cabo de conformidad con las siguientes reglas: 1. Una vez concluida la
evaluacin tcnica, la entidad, en audiencia pblica, dar a conocer el orden de
calificacin de las propuestas tcnicas. 2. En presencia del proponente ubicado en el
primer lugar en el orden de calificacin, la entidad proceder a abrir el sobre que
contiene la propuesta econmica del proponente. 3. Si el valor de la propuesta
excede la disponibilidad presupuestal, la misma ser rechazada y se proceder a
abrir la propuesta econmica del siguiente oferente segn el orden de calificacin, y
as sucesivamente. 4. La entidad verificar la consistencia de la propuesta
econmica respecto de las actividades descritas en la propuesta tcnica, con el fin
de efectuar las clarificaciones y ajustes que sean necesarios. Como resultado de
estos ajustes no podrn modificarse los requerimientos tcnicos mnimos. 5. Si de la
verificacin de la propuesta econmica del proponente se identifica que la misma no
es consistente con su propuesta tcnica, se dar por terminada la revisin, se
rechazar y se proceder a abrir el sobre econmico de la ubicada en el siguiente
orden de elegibilidad, y se repetir el procedimiento indicado en el numeral anterior.
6. La entidad y el proponente elaborarn un acta de los acuerdos econmicos y
tcnicos alcanzados en esta revisin, con el fin de que se incluyan en el respectivo
contrato. Los acuerdos no podrn versar sobre aspectos que hayan sido objeto de
ponderacin en el proceso contractual. 7. La entidad adjudicar el contrato al
consultor seleccionado, por medio de acto administrativo motivado. Documento
suscrito por el o los funcionarios encargados de realizar el acto pblico de apertura
de los sobres que contienen las ofertas, en el cual deber consignarse el nmero de
ofertas presentadas para el proceso de seleccin en orden de llegada (radicado), el
nmero de folios que compone cada oferta abierta y el valor total registrado por el
oferente en el documento de oferta econmica; as como el nombre de los asistentes
a dicho acto pblico. Este documento deber publicarse en el SECOP como


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Propuesta econmica: La propuesta econmica deber incluir todos los conceptos
asociados con las tareas a contratar que comprenden, entre otros: 1. La
remuneracin del personal del consultor, la cual podr incluir, segn el caso,
sueldos, cargas por concepto de seguridad social, viticos, etc. 2. Gastos
reembolsables indicados en los pliegos de condiciones. 3. Gastos generados por la
adquisicin de herramientas o insumos necesarios para la realizacin de la labor. 4.
Gastos de administracin. 5. Utilidades del consultor. 6. Gastos contingentes. Los
precios debern ser desglosados por actividad y de ser necesario, por gastos en
moneda nacional y extranjera. Las actividades y productos descritos en la propuesta
tcnica pero no costeadas en la propuesta econmica, se consideran incluidas en
los precios de las actividades o productos costeados. Documento que hace parte de
la propuesta, en la cual el oferente debe discriminar los tems y sus descripciones,
cantidad, valores unitarios y valor total, as como impuestos o gravmenes a los que
haya lugar de acuerdo al tipo de contribuyente en concordancia con los
requerimientos de la entidad. En ningn caso podr superar el valor del presupuesto
oficial.
estas debern estar definidas y expresas claramente en el pliego de condiciones.
Subsanabilidad: Regla y momento del proceso para que un proponente pueda incluir
documentos o aclarar los documentos aportados en la propuesto, sin que esto ello
signifique mejorar la oferta inicial y tampoco acrediten circunstancias ocurridas con
posterioridad al cierre del proceso, as como tampoco que se adicione o mejore el
contenido de la oferta. En todo proceso de seleccin de contratistas primar lo


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2012)
convenio.
todos los procesos, se genera de manera eventual)


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La designacin del comit evaluador se efectuar en el acto administrativo que
ordena la apertura del proceso, este comit estar conformado por un nmero impar
de integrantes y para todos los casos deber tener como mnimo los siguientes
miembros: a) la capacidad jurdica ser evaluada por el jefe de la oficina jurdica de
la entidad o asesor jurdico externo del rea de contratacin (si se tiene). b) La
capacidad tcnica ser evaluada por el funcionario responsable del proceso, el cual
deber tener la competencia para hacerlo. c) la capacidad financiera ser evaluada
por el contador pblico de la entidad (si se tiene) o de lo contrario por el Secretario
financiero o quien este delegue.
verificar la afiliacin del proponente y/o contratista al Sistema de Seguridad Social y
aportes parafiscales si a ellos hay lugar de manera previa a la adjudicacin del
proceso.
documentos que hagan parte del proceso de seleccin desde estado borrador hasta
la liquidacin cuando el proceso se adjudique, o hasta la declaratoria desierta
cuando NO se adjudique o no se complete el proceso.
Para todos los contratos que se celebren bajo la modalidad de seleccin por
licitacin pblica cuya fuente de financiacin corresponda a recursos de inversin de
seleccin.


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Los proponentes que resulten adjudicatarios de los procesos de seleccin por
licitacin pblica, debern ser NOTIFICADOS PERSONALMENTE del contenido del
acto administrativo de adjudicacin, en el cual deber constar los trminos que le
aplican para el perfeccionamiento del contrato y el cumplimiento de los requisitos
mnimos que deben cumplir para la ejecucin del objeto, bajo la coordinacin del
funcionario que se designe como supervisor.
necesario notificacin adicional de dicha supervisin o interventora

- DESCRIPCIN
Defini cin de la
necesi dad
responsabl e de la ejecucin de programas y
el cual reali ce el anli si s y determine l a viabilidad
legal , tcni ca y econmi ca del contrato a cel ebrar.
En desarroll o de lo sealado en el numeral 12 del
artculo 25 de la Ley 80 de 1993, los estudios y
documentos previos estarn conformados por los
documentos defi niti vos que si rvan de soporte para
la el aboracin del proyecto de pliego de
condiciones o del contrato, de manera que los
proponentes o el eventual contrati sta
respecti vamente, puedan valorar adecuadamente
el al cance de lo requerido por la entidad as como
la di stribucin de riesgos que la mi sma propone.
Los estudios y documentos previos se pondrn a
di sposici n de l os i nteresados de manera
si mul tnea con el proyecto de pliego de
condiciones y debern contener, como mnimo, los
El aboracin:
Secretarios de
despacho y
jefes de
ofi cinas
responsabl es
de la ejecucin
de recursos.
Revi sin: Jefe
de l a ofi cina
jurdica y/o
asesor externo
de contratacin
(si lo ti ene)
Estudi os Previos


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si guientes elementos: 1. La descripci n de la
necesi dad que l a enti dad estatal pretende
sati sfacer con la contrataci n. 2. El objeto a
contratar, con sus especi ficaciones y la
identifi caci n del contrato a celebrar. 3. La
modalidad de sel ecci n del contrati sta, incluyendo
los fundamentos j urdi cos que soportan su
el ecci n. 4. El valor estimado del contrato,
indi cando las variables utili zadas para calcular el
presupuesto de la contrataci n y los rubros que lo
componen. Cuando el val or del contrato sea
determinado por precios unitarios, la entidad
contratante deber inclui r l a forma como los
cal cul para establecer el presupuesto y soportar
sus cl cul os de presupuesto en la estimaci n de
aquell os. En el caso del concurso de mritos, la
enti dad contratante no publi car l as variables
utili zadas para cal cular el valor estimado del
contrato y en el caso de las concesiones, la
enti dad contratante no publi car el modelo
financi ero utili zado en su estructuraci n. 5. La
justi ficacin de los factores de seleccin que
permitan identifi car la oferta ms favorabl e, de
conformi dad con el artcul o 2.2.9 del presente
decreto. 6. El soporte que permita la tipi fi cacin,
estimacin, y asi gnacin de los ri esgos previ si bles
que puedan afectar el equi libri o econmi co del
contrato. 7. El anli si s que sustenta la exigencia
de garantas destinadas a amparar l os perjui cios
de natural eza contractual o extracontractual ,
deri vados del i ncumplimiento del ofrecimiento o del
contrato segn el caso, as como l a pertinencia de
la di vi sin de aquellas, de acuerdo con la
reglamentaci n sobre el parti cul ar. 8. La indi caci n
de si la contrataci n respecti va est cobijada por
un Acuerdo Internaci onal o un Tratado de Libre
Comerci o vigente para el Estado Col ombiano en
los trminos del artculo 8.1.17 del decreto 734 de
2012.
El contenido de l os estudios y documentos previos
podr ser ajustado por la entidad con posteri oridad
a la apertura del proceso de seleccin. En caso
que la modi fi cacin de los el ementos mnimos
sealados en el presente artculo implique
cambi os fundamentales en los mi smos, la enti dad,
con fundamento en el numeral 2 del artculo 69 del
Cdigo Contenci oso Admini strati vo, o norma legal


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que l o modi fique, adici one o sustituya, y en aras
de proteger el inters pbli co o social , podr
revocar el acto admini strativo de apertura.
Cuando el obj eto de la contrataci n invol ucre
di seo y construccin, l a enti dad deber poner a
di sposici n de l os oferentes adems de los
el ementos mnimos a los que hace referencia el
presente artcul o, todos los documentos tcni cos
di sponibl es para el desarroll o del proyecto.
Veri ficacin del Plan
de Compras
proyectos, deber verifi car que el bi en, servi ci o u
obra a contratar este incluido en el Plan de
Compras aprobado para la vigenci a.
Secretarios de
despacho y
jefes de
ofi cinas
responsabl es
de la ejecucin
de recursos.
Auxi liar
Admini strativo
del almacn
Ej ecucin del
Pl an de Compras
Vi abili dad de
proyectos de
inversi n
proyectos, deber elaborar y radicar en el BPPM la
fi cha tcni ca del proyecto del PDM al cual
pertenecen los bienes, servi cios u obra a
contratar. (cuando la apropiaci n presupuestal
corresponda a recursos de inversi n de cualqui er
fuente)
Secretarios de
despacho y
jefes de
ofi cinas
responsabl es
de la ejecucin
de recursos.
Profesional
Uni versi tario
BPPM

Fi cha de Proyecto
Expedi cin del CDP El funcionario responsable del rea de
presupuesto del Munici pio, deber expedi r el
Certi fi cado de Di sponibi lidad Presupuestal, que
garanti ce la exi stenci a de los recursos di sponi bles
en las necesidades y proyectos viabil izados
anteriormente.
Profesional
Uni versi tario
del rea de
presupuesto

CDP
Radicaci n en el
rea de contratacin
de los documentos
previos del proceso
de convocatoria
pbli ca a ini ciar
El Secretario de Despacho, Jefe del rea
proyectos, o quien estos del eguen, deber
entregar la informacin de la etapa pre-contractual
(planeacin) que se requi era para el ini cio del
proceso pbl ico de seleccin debidamente
fi rmados. Adems debe estar defi nido y soportado
el estudi o de mercado y las caractersti cas
tcni cas de los bi enes a adqui ri r (cuando
corresponda).
Secretarios de
despacho y
jefes de
ofi cinas
responsabl es
de la ejecucin
de recursos.

Regi stro en el
li bro radi cador.


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En esta etapa se deben entregar como mnimo los
si guientes documentos:
CDP
Fi cha del proyecto (cuando aplique)
Estudi os previos (en medi o magnti co y fsi co)
Estudi o de mercado -coti zaci ones- (cuando
aplique)
Revi sin documental
y jurdi ca de l os
documentos
al legados y el
contenido y
el aboracin de l os
mi smos
Proceso de veri fi cacin de la l egali dad,
oportuni dad y conteni do de l os documentos para
garanti zar de que estos estn acordes a la
normatividad vigente, adems que cuentan con las
especi fi caciones requeri das para que el proceso
se adelante y cumpla con todos l os principi os y
requerimientos del caso.
NOTA: Cuando la revi sin que se adelante, arroje
un resul tado favorable el procedimiento continuara
con l as etapas posteriores, cuando por el contrario
se presenten observaciones la documentaci n
ser devuel ta al rea responsabl e para sus ajustes
y nueva radi cacin.
Revi sin de
legalidad: Jefe
de l a Ofi cina
Jurdi ca.
Revi sin
Documental y
tcni ca:
personal
profesional ,
tcni co,
admini strativo
y/o contrati sta
del rea de
contratacin.
Vi sto bueno de la
ofi cina jurdica
El aboracin y
suscri pcin del
documento de
proyecto de pli ego
de condiciones y
avi so de la
convocatoria.
Consi ste en proyectar de acuerdo a las
condiciones i nci ales y requerimiento defini dos por
el responsable del proceso el documento que
contiene el conjunto de normas i ncial es, que rigen
el proceso y el futuro contrato, en l os que se
sealan las condi ciones objeti vas, pl azos y
procedimientos dentro de l os cual es los
Proponentes deben formular su Propuesta para
parti ci par en el proceso de sel ecci n del
contrati sta y tener la posibili dad de obtener la
cali dad de Adjudi catari o del proceso. El conteni do
del Prepliego podra llegar a ser diferente al Pliego
Defini ti vo, teni endo en cuenta que durante esta
etapa de prepliego, se pueden presentar
observaciones por parte de los i nteresados y/o de
las unidades ejecutoras de la entidad, que
requieran tramitarse, para modifi car, incorporar,
incl ui r, complementar, acl arar, el Pl iego de
Condi ciones Defini ti vo.
El aboracin:
personal
profesional ,
tcni co y/o
contrati sta del
rea de
contratacin.
Revi sin de
legalidad: Jefe
de l a Ofi cina
Jurdi ca y/o
asesor jurdico
externo del
rea de
contratacin
(cuando exi sta)
Suscri pcin:
Ordenador del
gasto o
funcionario
delegado
(cuando
aplique)
Proyecto de
pl iego de
condiciones -
prepli egos-
Publi cacin en el
SECOP de
documentos del
proceso pbli co de
seleccin e ini ci o del
mi smo -estado
La entidad estatal publicar el proyecto de pliego
de condi ciones y el pli ego de condi ciones defini ti vo
de conformidad con el artculo 2.2.5 del decreto
734 de 2012. Esta publi cacin apli ca para las
modalidades de sel ecci n de l ici tacin pbli ca,
Usuari o
autori zado del
SECOP
Publi cacin del
proceso en
estado borrador.
Asignacin No.
De constancia del
si stema.


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borrador- concurso de mri tos y seleccin abreviada.
El proyecto de pliego de condi ci ones se publi car
cuando menos con una antelacin no i nferior a
di ez (10) das hbil es a la fecha del acto que
ordena la apertura, de la sel ecci n abreviada. La
publi cacin del proyecto de pliego de condi ci ones
no genera obl igacin para l a entidad de dar
apertura al proceso de seleccin.
Presentacin de
observaciones y
respuestas a l as
observaciones
presentadas
(cuando aplique)
En el estado borrador, al ini ci arse un proceso de
seleccin los interesados en partici par en el
proceso o cualqui er particular puede presentar
documento a travs del cual soli ci te aclaraciones,
presente i nqui etudes o manifi este posibl es errores
o i nconsi stencias en l os documentos que hayan
si do publicados por la entidad; di chas
observaciones deben presentarse por los medi os y
en los plazos que se hayan establ eci do, y sern
publi cados en el SECOP dentro del proceso
correspondiente.
As mi smo el funcionario responsable del proceso,
deber el evar comuni cacin escri ta en la cual
manifi este l as apreciaciones de la enti dad sobre
las soli citudes presentadas o acl are y corrij a (de
ser el caso) los aspectos a que haya l ugar,
igualmente este documento ser publi cado en el
Peti ci onari o.
Funci onari o
responsabl e
del proceso.
Publi cacin:
Usuari o
autori zado del
SECOP
Documento de
observaciones
Respuesta a
observaciones
Termi nacin del
proceso (cuando
aplique)
Consi ste en anul ar el proceso de sel eccin antes
de aperturarl o, y puede ocurri r cuando la
necesi dad del objeto a contratar no persi sta, o en
el caso de que las condi ciones ini cialmente
pl anteadas no sean sufi cientes para atender de
fondo l a necesidad pl anteada, y el proceso
requiera cambios de forma y fondo.
Esto requiere soli ci tud moti vada de manera previa.
El aboracin de
Soli citud:
responsabl e
del proceso.
Revi sin: Jefe
de l a Ofi cina
Jurdi ca y/o
asesor jurdico
externo del
rea de
contratacin
(cuando exi sta)
Publi cacin:
Usuari o
autori zado del
SECOP
Proceso
descartado
El aboracin,
suscri pcin y
publi cacin del Acto
que Ordena la
apertura del Proceso
Consi ste en proyectar, suscribi r y publi car acto
admini strativo de carcter general que ordena de
manera motivada la apertura del proceso de
seleccin que se desarrolle a travs de licitaci n
El aboracin:
personal
profesional ,
tcni co y/o
contrati sta del
Resol uci n de
apertura.
Modifi caci n del
proceso al estado
convocado.


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(cuando aplique). pbli ca. El acto admini strati vo sealar: 1. El
objeto de l a contratacin a realizar. 2. La
modalidad de seleccin que corresponda a la
contratacin. 3. El cronograma del proceso, con
indi cacin expresa de las fechas y l ugares en que
se ll evarn a cabo las audi encias que
correspondan. 4. El lugar fsico o electrni co en
que se puede consul tar y reti rar el pliego de
condiciones y los estudi os y documentos previ os.
5. La convocatoria para l as veeduras ciudadanas.
6. El certi fi cado de di sponibi lidad presupuestal , en
concordanci a con l as normas orgni cas
correspondientes. 7. Los funci onari os o
contrati stas (de ser el caso) que se encargarn y
sern responsabl es de evaluar el las ofertas que
se presenten al proceso; el comi t evaluador para
los procesos de lici taci n pbli ca ser evaluados
por un nmero impar de i ntegrantes y al menos
tres as: a) la capacidad jurdi ca ser evaluada por
el jefe de la ofi ci na j urdi ca de l a enti dad o asesor
jurdico externo del rea de contratacin (si se
tiene). b) La capacidad tcni ca ser eval uada por
el funcionario responsabl e del proceso, el cual
deber tener l a competenci a para hacerlo. c) la
capaci dad financi era ser evaluada por el contador
pbli co de l a entidad (si se tiene) o de l o contrario
por el Secretario financiero o quien este delegue.
8. Los dems asuntos que se consideren
perti nentes de acuerdo con cada una de las
modalidades de seleccin. Nota. El proceso de
seleccin podr ser suspendi do por un trmi no no
superior a qui nce (15) das hbiles, sealado en el
acto moti vado que as l o determine, cuando a
juici o de la enti dad se presenten ci rcunstancias de
inters pblico o general que requieran anali zarse,
y que puedan afectar la normal culminacin del
proceso. Este trmino podr ser mayor si la
enti dad as lo requiere, de l o cual se dar cuenta
en el acto que lo seal e. Nota. En el evento en que
ocurra o se presente durante el desarrollo del
proceso de sel ecci n alguna de l as ci rcunstancias
contempladas en el artculo 69 del Cdi go
Contenci oso Admini strativo, o norma l egal que lo
modifi que, adi cione o sustituya, la entidad
revocar el acto admini strati vo que orden la
apertura del proceso de seleccin hasta antes de
la fecha y hora previ sta para la adjudi cacin del
contrato. Lo anterior si n perj uicio del ejerci cio de la
rea de
contratacin.
Revi sin: Jefe
de l a Ofi cina
Jurdi ca y/o
asesor jurdico
externo del
rea de
contratacin
(cuando exi sta)
Suscri pcin:
Ordenador del
gasto.
Publi cacin:
Usuari o
autori zado del
SECOP


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facul tad a que se refiere el artculo 49 de la Ley 80
de 1993.
El aboracin,
suscri pcin y
publi cacin del
pl iego de
condiciones
defi niti vo (cuando
aplique).
Consi ste en proyectar, suscribi r y publi car conj unto
de normas, que rigen el proceso y el futuro
contrato, en los que se sealan las condi ci ones
objetivas, pl azos y procedimi entos dentro de los
cual es los Proponentes deben formular su
Propuesta para parti cipar en el proceso de
seleccin del contrati sta y tener l a posibilidad de
obtener la calidad de Adjudi catari o del proceso.

En este documento deben haberse tenido en
cuenta l as observaciones presentadas en el
estado borrador, cuando la entidad l o estime
conveniente para el cumplimiento de l os pri nci pios
y normas que ri gen la contratacin estatal .
El aboracin:
personal
profesional ,
tcni co y/o
contrati sta del
rea de
contratacin.
Revi sin de
legalidad: Jefe
de l a Ofi cina
Jurdi ca y/o
asesor jurdico
externo del
rea de
contratacin
(cuando exi sta)
Suscri pcin:
Ordenador del
gasto o
funcionario
delegado
(cuando
aplique)
Publi cacin:
Usuari o
autori zado del
SECOP
Pl iego de
condiciones
defi niti vo
Audienci a de
aclaracin de
pl iegos y ri esgos
(cuando aplique).
Se reali za bien a soli ci tud de los interesados en
parti ci par en el proceso de seleccin o a ini ciati va
de la entidad de acuerdo al cronograma del
proceso, y consi ste en mani festar inquietudes o
aclarar aspectos relevantes del proceso
adelantado; a algunos aspectos puede drsele
soluci n y respuesta de fondo si n que se requiera
la modi fi cacin del pliego de condiciones y habrn
casos en los cual es para dej ar expresa la
aclaracin se requiera de l a publi cacin de
adendas que modi fique los pliegos y riesgos que lo
conforman.
De este documento deber proyectarse y
suscri bi rse (entre l os asi stentes) un acta que ser
publi cada en el SECOP, como documentos del
proceso respectivo.

El aboracin:
personal
profesional ,
tcni co y/o
contrati sta del
rea de
contratacin.
Revi sin de
legalidad: Jefe
de l a Ofi cina
Jurdi ca y/o
asesor jurdico
externo del
rea de
contratacin
(cuando exi sta)
Suscri pcin:
asi stentes.
Publi cacin:
Usuari o
autori zado del
SECOP
Acta de audiencia
de acl aracin de
pl iegos y ri esgos.
Vi si ta tcni ca al si tio
de ejecucin
Se reali za bien a soli ci tud de los interesados en
parti ci par en el proceso de seleccin o a ini ciati va
El aboracin:
Funci onari o
Acta de vi si ta
tcni ca al siti o.


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(cuando aplique). de la entidad de acuerdo al cronograma del
proceso, y consi ste en la oportuni dad que se le
brinda a los posibles oferentes de conocer el lugar
y las condi ciones de acceso, terrenos, ubi caci n y
dems que puedan influi r en la ejecucin del
objeto contractual y en el equil ibrio econmico del
contrato.

De este documento deber proyectarse y
suscri bi rse (entre l os asi stentes) un acta que ser
publi cada en el SECOP, como documentos del
proceso respectivo.
encargado del
proceso.
Suscri pcin:
asi stentes a l a
vi sita.
Revi sin de
legalidad: Jefe
de l a Ofi cina
Jurdi ca y/o
asesor jurdico
externo del
rea de
contratacin
(cuando exi sta)
Publi cacin:
Usuari o
autori zado del
SECOP
El aboracin,
suscri pcin y
publi cacin de
Adendas (cuando
aplique).
Documento aclaratorio o de modi ficacin a las
condiciones, requi si tos u otros aspectos
consignados en l as atapas anteriores (estudios
previos, pliego de condi ci ones) del proceso.
Deber contener los aspectos a aclarar o modi ficar
y l as causas que generan los cambios, y las
condiciones defini ti vas que tendrn efectos dentro
del proceso. Este documento deber ser publi cado
en el SECOP dentro de l os trminos establ ecidos
por l a normati vidad vi gente.

El aboracin:
personal
profesional ,
tcni co y/o
contrati sta del
rea de
contratacin.
Suscri pcin:
Funci onari o
encargado del
proceso.
Revi sin de
legalidad: Jefe
de l a Ofi cina
Jurdi ca y/o
asesor jurdico
externo del
rea de
contratacin
(cuando exi sta)
Publi cacin:
Usuari o
autori zado del
SECOP
Adendas.
Recepci n de
ofertas
(cuando aplique)
Es el proceso en el cual los oferentes hacen la
entrega fsi ca de las propuestas en las condi ci ones
y trminos estableci dos en el pliego de
condiciones. En esta acti vidad se dej a regi stro del
nmero de radi cado asignado, la fecha y hora de
presentacin y los datos bsi cos del oferente. El
documento que se genere deber publi carse en el
SECOP como documento adicional al proceso de
seleccin.
El aboracin:
funcionario
encargado de
la ventanill a
nica o
dependencia
donde se
recepcionen las
ofertas.
Publi cacin:
Usuari o
autori zado del
Li bro radicador.
Acta (cuando se
especi fique en los
pl iegos)


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SECOP
Acto pbli co de
cierre del proceso
(cuando aplique).
Consi ste en proyectar, suscri bi r y publicar
documento que se genera posteri or al
cumplimi ento del trmino establecido en el pliego
de condiciones para presentar las ofertas de cada
proceso, es el resul tado del acto pbl ico en el cual
se hace regi stro de las ofertas entregadas para el
proceso y en ella se consigna: el nmero de
oferentes, el numero de l a garanta de seri edad y
la compaa aseguradora que la expidi , el
nmero de folios que conforman la propuesta y las
observaciones si las hay. Por tratarse de un acto
pbli co podrn estar presentes e incl ui rse en el
acta a l os oferentes u otros particulares que se
presenten a la dili gencia.
El aboracin:
personal
profesional ,
tcni co y/o
contrati sta del
rea de
contratacin.
Suscri pcin:
asi stentes
Publi cacin:
Usuari o
autori zado del
SECOP
Acta de cierre
Revi sin de
requi si tos
habili tantes y
Eval uacin.
Proceso de verifi cacin de l os requi si tos
habili tantes en las propuestas que se presenten a
los procesos de seleccin por li citacin pbli ca, a
fin de determinar si el proponente cumple con los
requi si tos legales, financi eros y tcni cos
establ eci dos por la entidad para ser adjudi catario
del proceso que se est adelantando. Para la
eval uacin de l as propuestas o de las
manifestaciones de inters en procesos de
seleccin por li ci tacin, seleccin abrevi ada,
concurso de mri tos o mnima cuanta, la entidad
desi gnar un comit asesor, conformado por
servidores pbli cos o por particulares contratados
para el efecto de conformidad con lo di spuesto en
el artculo 3.4.2.5.1 del decreto 734 de 2012, que
deber reali zar di cha labor de manera objeti va,
cindose exclusi vamente a las regl as contenidas
en el pliego de condi ciones.
El proceso de evaluacin se reali zara para TODAS
las propuestas presentadas, si empre y cuando o
estn i ncursas en ninguna de las causal es de
rechazo definidas en el pliego de condi ciones a fin
de determi nar si estas pueden habili tarse, y
posteriormente ponderar la puntuacin a fi n de
determinar cul de ell as es la que ms se ajusta a
los requi sitos establecidos en el pliego de
condiciones, sobre l a que recaer el mayor
puntaje. Las ofertas evaluadas que no cumpla con
los requi si tos habi litantes y estn sujetas a la
apli cacin de reglas de Subsanabi lidad se les
El aboracin y
suscri pcin:
comi t
desi gnado
como
eval uador del
proceso.
Publi cacin:
Usuari o
autori zado del
SECOP.
Revi sin: Jefe
de l a Ofi cina
Jurdi ca,
Asesor jurdico
externo del
rea de
contratacin (si
se ti ene)
Acta deval uacin.


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conceder el trmi no a que haya lugar para
presentar los soportes o acl araciones respecti vas.
De no haber ninguna que resulte habi litada se
decl arar desierto el proceso, so pena de ini ciarlo
nuevamente ajustando de ser el caso los
requi si tos que originaron la declaratoria desierta
del proceso.
Observaciones al
acta revi sin de
requi si tos
habili tantes y
Eval uacin y
respuesta a l as
observaciones
presentadas
(cuando aplique).
Una vez publi cado el acta de evaluacin los
que requieran sobre el conteni do del acta de
eval uacin; di chas observaci ones deben
presentarse por l os medios y en los plazos que se
hayan estableci do, y sern publi cados en el
SECOP dentro del proceso correspondiente como
un documento del proceso.
As mi smo l os miembros del comi t evaluador
debern elevar comunicaci n escrita en la cual
manifi este l as apreciaciones de la enti dad sobre
las soli citudes presentadas o acl are y corrij a (de
ser el caso) los aspectos a que haya l ugar,
igualmente este documento ser publi cado en el
Peti ci onari o.
Comi t
eval uador.
Publi cacin:
Usuari o
autori zado del
SECOP
Documento de
observaciones
Respuesta a
observaciones
Presentacin,
recepcin y
veri fi cacin de
documentos
subsanabl es
(cuando aplique).
Ser posible hasta l a fecha y hora de la audiencia
de adjudi caci n que un proponente pueda incl ui r
documentos o aclarar l os documentos aportados
en la propuesta, sin que esto ello si gni fique
mej orar la oferta ini ci al y tampoco acreditar
ci rcunstancias ocurridas con posteri oridad al cierre
del proceso, as como tampoco que se adi ci one o
mej ore el conteni do de la oferta.
Estos documentos deben corresponder a los que
haya soli ci tado el evaluador y consignados en el
acta de eval uacin.
Peti ci onari o.
Publi cacin:
Usuari o
autori zado del
SECOP

Audienci a de
adjudi caci n
(cuando aplique).
Se reali zar conforme a las reglas sealadas para
tal efecto por la entidad, teniendo en cuenta las
si guientes consideraciones: 1. En l a audi encia los
oferentes podrn pronunciarse ini cialmente sobre
las respuestas dadas por la entidad a las
observaciones presentadas respecto de los
informes de evaluacin. En ningn caso, esta
posi bilidad impl ica una nueva oportunidad para
mej orar o modi fi car l a oferta. En caso de
presentarse pronunciamientos que a j ui cio de la
enti dad requi eran de anli si s y cuya soluci n
El aboracin:
Funci onari o o
comi t
desi gnado
como
eval uador del
proceso.
Suscri pcin:
asi stentes.
Publi cacin:
Usuari o
autori zado del
Acta de audiencia
de adjudicaci n.
Cambi o del
estado del
proceso a
adjudi cado


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podra i nci di r en el sentido de la deci sin a
adoptar, la audiencia podr ser suspendida por el
trmino necesari o para la verifi cacin de los
asuntos debatidos y la comprobacin de lo
al egado. 2. Se podr conceder el uso de l a palabra
por una ni ca vez al oferente que as lo soli ci te,
con el objeto de repli car l as observaci ones que
sobre l a eval uacin de su oferta se hayan
presentado por los intervi nientes. 3. Toda
intervencin deber ser hecha por la persona o las
personas previamente designadas por el oferente,
y estar limi tada a l a duraci n mxima que la
enti dad haya seal ado con anterioridad. 4.
Durante la audienci a los asi stentes debern
observar una conducta respetuosa hacia los
servidores pbl icos y los dems presentes. Qui en
preside la audienci a podr tomar l as medidas
necesarias para preservar el orden y correcto
desarroll o de la mi sma, pudiendo excl ui r de ell a, a
quien con su comportami ento al tere su normal
curso.
De esta dili gencia se elevar un acta que ser
suscri ta por los asi stentes a l a mi sma, y en ella
quedaran regi stradas l as conclusiones del proceso
de sel ecci n.
SECOP.
Revi sin: Jefe
de l a Ofi cina
Jurdi ca,
Asesor jurdico
externo del
rea de
contratacin (si
se ti ene)
Acto Admi ni strati vo
de adjudi cacin
(cuando aplique).
Es el documento por medio del cual se comuni ca a
los parti cipantes del proceso y a l a comunidad en
general el resultado final del proceso adelantado,
en este se incl uye el resul tado obteni do por cada
oferta en su orden de el egibi lidad y cul de ellos
segn los factores tenidos en cuenta es sobre el
que recae la celebracin del contrato.
El proponente que resul te adjudi catario de los
procesos de seleccin por li ci tacin pbli ca,
debern ser NOTIFICADOS PERSONALMENTE
del contenido del acto admini strati vo de
adjudi caci n, en el cual deber constar los
trminos que le apl ican para el perfeccionami ento
del contrato y el cumplimiento de los requi si tos
mnimos que deben cumpl i r para la ej ecucin del
objeto, bajo la coordinacin del funcionario que se
desi gne como supervi sor.

El aboracin:
personal
profesional ,
tcni co y/o
contrati sta del
rea de
contratacin.
Suscri pcin:
Ordenador del
Gasto.
Publi cacin:
Usuari o
autori zado del
SECOP.
Revi sin: Jefe
de l a Ofi cina
Jurdi ca,
Asesor jurdico
externo del
rea de
contratacin (si
se ti ene)
Resol uci n de
adjudi caci n.
Constanci a de
noti fi cacin
personal .
Proyecci n y El evar a escri to el contrato o conveni o a suscri bi r, Tcni co Minuta del


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transcripci n de la
minuta del contrato
(cuando aplique).
el cual debe contener las consideraciones y
clausulas que dejen claramente expresado los
derechos y obligaciones de cada una de las
partes.
Admini strativo
del rea de
contratacin
contrato.
Revi sin de la
minuta del contrato.
Proceso de verifi cacin de l egali dad y
cumplimi ento de marco jurdico del contrato, de
manera previ a a su suscripcin.
Jefe de l a
Ofi cina
Jurdi ca
Asesor jurdico
externo del
rea de
contratacin
(si se tiene)
Vi sto Bueno del
Jefe de la Ofi ci na
Jurdi ca
Expedi cin del
Regi stro
Presupuestal
El funcionario responsable del rea de
presupuesto del Munici pio, deber expedi r el
Certi fi cado de Regi stro Presupuestal, en el cual se
compromete de manera defini ti va l os recursos que
soportan compromi so contractual , previ o al i ni cio
de su ej ecuci n.
Profesional
Uni versi tario
de la Ofi cina
de
Presupuesto
RP
Revi sin jurdi ca
integral , previa al
perfecci onamiento
Consi ste en un proceso de revi si n integral de
todos los documentos soportes de l a etapa pre-
contractual y actividades adel antadas en cada
etapa por los di ferentes funcionarios, de manera
previa al perfeccionamiento del contrato para
garanti zar el cumpl imiento de l os aspectos legales
de l os documentos proyectados.
Profesional
Uni versi tario
de la Ofi cina
de Jurdi ca
Li sta de chequeo
Perfecci onamiento
del contrato
comunicacin de aceptacin de la oferta -contrato-
.
Rep. Legal del
Munici pio -
Ordenador del
gasto-
Contrato fi rmado.
Expedi cin de l as
garantas exigi das.
(si hay lugar a ello)
seguros legalmente establecida, con los amparos
y vigencias fij ados previamente en el contrato
suscri to.
Contrati sta Pli za
Aprobaci n de l as
garantas exigi das.
(si hay lugar a ello)
Una vez recibi das las pli zas, en el rea de
contratacin se verifi car que estas cumplan con
las condiciones pactadas en el contrato y se
proyectar acto admi ni strati vo de aprobacin el
cual ser suscri to por el ordenador del gasto -
Al calde-
Proyecci n:
Tcni co
Admini strativo
rea de
contratacin.
Revi sin: Jefe
de la ofi cina
jurdica y/o
profesional
universitario
de la ofi cina
jurdica.
Resol uci n de
aprobaci n de
pli zas


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Suscri pcin:
Ordenador del
gasto.
Trami te de pago
anti cipado o anti cipo
Una vez las pli zas sean aprobadas y en l os casos
en los que haya pactado anti cipo o pago
anti cipado se proceder al envo del expedi ente
(carpeta completa) del proceso al rea fi nanciera a
fin de que se proceda con l os gi ros de los pagos a
que haya lugar
Secretaria
Financiera
Orden de pago y
Comprobante de
egreso.
Acta de ini ci aci n Es el documento suscrito entre el contrati sta y la
persona que haya sido designado como supervi sor
y/o interventor del contrato, para dejar constancia
de las condi ciones y fechas en las cual es se da
inici o al servi ci o, obra o bien contratado.
Proyecci n:
Tcni co
Admini strativo
rea de
contratacin.
Revi sin: Jefe
de la ofi cina
jurdica y/o
profesional
universitario
de la ofi cina
jurdica.
Suscri pcin:
Supervi sor del
contrato
Acta de Ini cio
Actas Parcial es de
pago
constancia de l as labores de seguimi ento que se
estn efectuando a la ejecuci n del contrato, obra
dentro de los trmi tes de pago, cuando l a forma de
pago contempl a pagos parci ales. Y se suscribi rn
de manera posteri or a l a entrega debidamente
aprobados por el supervi sor de todos los
documentos mnimos requeridos para proceder
con cada pago (informe de ejecuci n, informe de
supervi si n, pl anilla de pago de aportes a Si stema
de seguri dad social ); en esta acta se debe incl ui r
un balance fi nanciero del contrato donde se
especi fique cl aramente l os pagos reali zados y el
saldo por ejecutar
Proyecci n:
Tcni co
Admini strativo
rea de
contratacin.
Revi sin: Jefe
de la ofi cina
jurdica y/o
profesional
universitario
de la ofi cina
jurdica.
Suscri pcin:
Supervi sor del
contrato y
Contrati sta
Actas parci ales
con soportes (1.
Informe de
acti vidades de
ej ecucin -
contrati sta-. 2.
Informe de
supervi si n. 3.
Pl anill a de pago
de seguridad
social y
parafi scales
cuando
corresponda).
Nota: Cada acta
parcial deber estar
debidamente
numerada.
Actas final o de
reci bo
constancia de la ejecucin total y cumplimiento del
objeto contractual ; debe estar soportada con los
requi si tos contemplados anteriormente para todos
los pagos. As como de las certi fi caciones o
constancias de cumplimi ento a que haya l ugar.
Proyecci n:
Tcni co
Admini strativo
rea de
contratacin.
Revi sin: Jefe
de la ofi cina
jurdica y/o
profesional
Actas parci ales
con soportes (1.
Informe de
acti vidades de
ej ecucin -
contrati sta-. 2.
Informe de
supervi si n. 3.
Pl anill a de pago


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En esta acta se debe inclui r un balance fi nanciero
FINAL del contrato donde se especi fique
claramente los pagos realizados y el saldo por
ej ecutar o a favor de l a entidad de ser el caso.
Nota: Cuando la entrega final de l os bi enes o
servi cios coincida con la liquidacin del contrato se
podr suscri bi r una sola acta de reci bo y
universitario
de la ofi cina
jurdica.
Suscri pcin:
Supervi sor del
contrato y
Contrati sta
de seguridad
social y
parafi scales
cuando
corresponda. 4.
Certi fi caciones)
Acta de liquidacin Corresponde al documento suscri to entre el
contratante Rep. legal -, el contrati sta y el
supervi sor del contrato en el cual se mani fiesta
que el contrato ti ene efectos hasta la fecha de
suscri pcin de l a mi sma.
En esta acta debe manifestarse de manera
expresa, que el Municipio queda a paz y sal vo por
todo concepto deri vado del contrato a liquidar.
Adems deber contener las dems aclaraci ones
que se requi eran al momento de la liqui dacin.
estipul ado en el contrato para liquidarlo, sin que
exceda el lmi te legal de 4 meses despus del
cumplimi ento del trmino.
Proyecci n:
Tcni co
Admini strativo
rea de
contratacin.
Revi sin: Jefe
de la ofi cina
jurdica y/o
profesional
universitario
de la ofi cina
jurdica.
Suscri pcin:
Al calde,
Supervi sor del
contrato y
Contrati sta
Acta de
li quidaci n Fi nal .
Acta de Modi fi cacin
Bi lateral
soli ci tud e informe de supervi sin, en la que se
condiciones o informaci n ini cial contenida en la
minuta del contrato; estas actas solo pueden
corregi r informacin y cambiar condi ci ones
generales, si n que por ningn moti vo modifi que de
fondo las clausulas del contrato. (Esta etapa no se
da en todos los procesos, se genera de manera
eventual )
Proyecci n:
Tcni co
Admini strativo
rea de
contratacin.
Revi sin: Jefe
de la ofi cina
jurdica y/o
profesional
universitario
de la ofi cina
jurdica.
Suscri pcin:
Al calde y
Contrati sta
Acta de
Modifi caci n
bi lateral
Contrato Adi cional Consi ste en El evar a escri to modifi caci ones a la
minuta ini cial del contrato en el cual se reali ce la
adicin en tiempo, valor o tiempo y val or en los
trminos y lmi tes establecidos por l a Ley al
contrato ini ci almente suscrito.
soportados por l os informes de interventora o
Soli citud y
justi ficacin:
supervi sor del
contrato.
Proyecci n:
Tcni co
Admini strativo
rea de
contratacin.
Contrato adi cional


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supervi si n que dejen en evi dencia la
NECESIDAD de su suscripcin, as como los
certi ficados de di sponibi lidad presupuestal y
regi stros presupuestal es que amparen el
compromi so.
Revi sin: Jefe
de la ofi cina
jurdica y/o
profesional
universitario
de la ofi cina
jurdica.
Suscri pcin:
Al calde y
Contrati sta

Nombre
Almacenamiento
Proteccin
Recupera
cin
Retencin
Archivo
Gestion
Disposici
n Responsable
Lugar y Forma
de Archi vo
Estudi os
Previos
Tcni co y
auxi liar
admini strativo
rea de
contratacin
(fsi co y
magnti co)
Gestin
Fi cha de
Proyecto
Tcni co y
auxi liar
admini strativo
Fsi co, el original
reposar en el
expediente del
Proceso de
seleccin en el
rea de
contratacin
Gestin
CDP Tcni co y
auxi liar
admini strativo
Fsi co, el original
reposar en el
expediente del
proceso de
seleccin en el
rea de
contratacin
Gestin
Proyecto
de pliego
de
condicione
s
Tcni co y
auxi liar
admini strativo
Fsi co y
magnti co, el
original reposar
en el expedi ente
del proceso de
seleccin en el
rea de
contratacin
Gestin
Observaci
ones y
respuesta
s a l as
observacio
nes
Tcni co y
auxi liar
admini strativo
Fsi co y
magnti co, el
original reposar
en el expedi ente
del proceso de
seleccin en el
rea de
contratacin
Gestin
Resol uci
n e
Tcni co y
auxi liar
Fsi co y
magnti co, el
Gestin


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Pgi na 586


apertura admini strativo original reposar
en el expedi ente
del proceso de
seleccin en el
rea de
contratacin
Pl iego de
condicione
s defini ti vo
Tcni co y
auxi liar
admini strativo
Fsi co y
magnti co, el
original reposar
en el expedi ente
del proceso de
seleccin en el
rea de
contratacin
Gestin
Acta de
audienci a
de
aclaracin
de pliegos
y riesgos
Tcni co y
auxi liar
admini strativo
Fsi co y
magnti co, el
original reposar
en el expedi ente
del proceso de
seleccin en el
rea de
contratacin
Gestin
Acta de
vi sita
tcni ca
Tcni co y
auxi liar
admini strativo
Fsi co y
magnti co, el
original reposar
en el expedi ente
del proceso de
seleccin en el
rea de
contratacin
Gestin
Adendas Tcni co y
auxi liar
admini strativo
Fsi co y
magnti co, el
original reposar
en el expedi ente
del proceso de
seleccin en el
rea de
contratacin
Gestin
Acta de
cierre del
proceso
Tcni co y
auxi liar
admini strativo
Fsi co y
magnti co, el
original reposar
en el expedi ente
del proceso de
seleccin en el
rea de
contratacin
Gestin
Acta de
eval uacin
.
Tcni co y
auxi liar
admini strativo
Fsi co y
magnti co, el
original reposar
en el expedi ente
del proceso de
seleccin en el
rea de
contratacin
Gestin
Observaci Tcni co y Fsi co y Archivador 2 aos Archivo de


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Pgi na 587


ones a l a
eval uacin
y
apreciacio
nes de l a
enti dad
sobre las
observacio
nes
presentad
as
auxi liar
admini strativo
magnti co, el
original reposar
en el expedi ente
del proceso de
seleccin en el
rea de
contratacin
Gestin
Presentaci
n de y
revi sin
document
os
subsanabl
es
Tcni co y
auxi liar
admini strativo
Fsi co, el original
reposar en el
expediente del
proceso de
seleccin en el
rea de
contratacin
Gestin
Acta de
audienci a
de
adjudi caci
n
Tcni co y
auxi liar
admini strativo
Fsi co y
magnti co, el
original reposar
en el expedi ente
del proceso de
seleccin en el
rea de
contratacin
Gestin
Declaratori
a de
proceso
desi erto
Tcni co y
auxi liar
admini strativo
Fsi co y
magnti co, el
original reposar
en el expedi ente
del proceso de
seleccin en el
rea de
contratacin
Gestin
Contrato Tcni co y
auxi liar
admini strativo
rea de
contratacin
(fsi co y
magnti co)
Gestin
RP Tcni co y
auxi liar
admini strativo
Fsi co, el original
reposar en el
expediente del
proceso de
seleccin en el
rea de
contratacin
Gestin
Garantas Tcni co y
auxi liar
admini strativo
Fsi co, el original
reposar en el
expediente del
proceso de
seleccin en el
rea de
contratacin
Gestin
Resol uci
n,
aprobaci
Tcni co y
auxi liar
admini strativo
rea de
contratacin
(fsi co y
Gestin


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Pgi na 588


n de
garantas
magnti co)
Acta de
Ini ciacin
Tcni co y
auxi liar
admini strativo
rea de
contratacin
(fsi co y
magnti co)
Gestin
rdenes
de pago y
comproba
ntes de
egreso.
De cada
pago
Tcni co y
auxi liar
admini strativo
Fsi co, una copia
debidamente
fi rmada reposar
en el expedi ente
del proceso de
seleccin en el
rea de
contratacin
Gestin
Actas
parciales
Tcni co y
auxi liar
admini strativo
rea de
contratacin
(fsi co y
magnti co)
Gestin
Acta final
o de
reci bo
Tcni co y
auxi liar
admini strativo
rea de
contratacin
(fsi co y
magnti co)
Gestin
Acta de
li quidaci n
Tcni co y
auxi liar
admini strativo
rea de
contratacin
(fsi co y
magnti co)
Gestin
Acta de
modifi caci
n
bi lateral
Tcni co y
auxi liar
admini strativo
rea de
contratacin
(fsi co y
magnti co)
Gestin
Modifi caci
ones y/o
adiciones
Tcni co y
auxi liar
admini strativo
rea de
contratacin
(fsi co y
magnti co)
Gestin

externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Ley 80 de 1993
Octubre 28 de
1993
Congreso de
Col ombia
Por la cual se expide el Estatuto General de
Contrataci n de la Admi ni straci n Pbli ca
Ley 734 de 2002
Febrero 05 de
2002
Congreso de
Col ombia
Por la cual se expide el Cdi go Di sciplinario
ni co.
Ley 1150 de 2007
Juli o 16 de
2007
Congreso de
Col ombia
Por medio de l a cual se introducen medidas para
la efi cienci a y la transparencia en l a Ley 80 de
1993 y se di ctan otras di sposi ciones generales
sobre la contratacin con Recursos Pblicos


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Pgi na 589


Ley 1437 de 2011
Enero 18 de
2011
Congreso de
Col ombia
Por la cual se expide el Cdi go de
Procedimi ento Admini strati vo y de l o
Contenci oso Admini strati vo.
Ley 1450 de 2011
Juni o 16 de
2011
Congreso de
Col ombia
Por la cual se expide el Pl an Nacional de
Desarrollo, 2010-2014
Ley 1474 de 2011
Juli o 12 de
2011
Congreso de
Col ombia
Por la cual se dictan normas orientadas a
fortalecer l os mecani smos de prevencin,
investigaci n y sancin de actos de corrupcin y
la efectividad del control de la gestin pbli ca
Decreto Ley 019 de 2012
Enero 10 de
2012
Presidente de l a
Repbli ca de
Col ombia
Por el cual se dictan normas para suprimi r o
reformar regulaciones, procedimientos y trmi tes
innecesari os exi stentes en la Admi ni straci n
Pbli ca
Decreto 734 de 2012
Abril 13 de
2012
Presidente de l a
Repbli ca de
Col ombia
Contrataci n de la Admi ni straci n Pbli ca y se
Ley 1474 de 2011
Juli o 12 de
2011
Congreso de
Col ombia
Por la cual se dictan normas orientadas a
fortalecer l os mecani smos de prevencin,
investigaci n y sancin de actos de corrupcin y
la efectividad del control de la gestin pbli ca
Ley 1551 de 2012
Juli o 06 de
2012
Congreso de
Col ombia
Por la cual se dictan normas para moderni zar l a
organi zaci n y el funcionamiento de l os
munici pios.
Acuerdo Pl an de Desarrollo
Vara periodo
de gobierno
Concejo
Munici pal
Acuerdo por medio del cual se adopta el Plan de
Desarrollo Munici pal en cada periodo de
gobierno
Acuerdo Presupuesto de
rentas y Gastos
Vara en cada
vigencia
Concejo
Munici pal
Acuerdo por medio del cual se aprueba el
Presupuesto de rentas y gastos para cada
vigencia fi scal .
Acuerdo de autori zacin
para celebrar contratos
Vara de una
vigencia a otra
Concejo
Munici pal
Acuerdo por medio del cual se le otorga
autori zacin al al cal de Muni cipal para que
suscri ba contratos, convenios, etc... Necesarios
para la ejecuci n del presupuesto.

Aprobado MAUREN LANDAZURI MORENO CARGO: JEFE OFICINA FIRMA


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Pgi na 590


PROCEDIMIENTOS DE
GESTION FISCAL Y
FINANCIERA


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Pgi na 591


18. PROCEDIMIENTOS DE GESTION FISCAL Y
FINANCIERA

18.1. ELABORACION DEL PRESUPUESTO

- OBJETIVO
Describir la metodologa para la Elaboracin del presupuesto de la Alcalda
Municipal de Miranda.

- ALCANCE
Inicia con la recopilacin y anlisis de la informacin y finaliza con la aprobacin del
presupuesto por parte del Concejo Municipal

- RESPONSABLE
Los responsables de la aplicacin eficaz de este procedimiento son los integrantes
del CONFIS, Alcalde Municipal, Jefe de Planeacin y Secretario Financiero

Gastos de Funcionamiento: Gastos que sirven para cubrir las actividades
continuas o recurrentes del Municipio, cubriendo el pago de los servicios personales
(funcionamiento de la Administracin), los gastos generales en adquisicin de bienes
e insumos y en adquisicin de equipos para la Administracin y las transferencias
que legalmente deben hacerse a otras entidades.

Gastos De Inversin: Gastos destinados al aumento del patrimonio pblico, tales
como obras de infraestructura; y tambin, segn ha entendido la Corte
Constitucional, los gastos en inversin social que hacen parte del llamado gasto
pblico social, tales como agua potable, acueducto, alcantarillado.


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Gastos del Servicio de la Deuda: Son los gastos para pagar las deudas que el
Municipio ha contrado, con entidades bancarias publicas o privadas u organismos
financieros que le hayan otorgado crditos al Municipio.

Ingreso Total: Es la suma de ingresos corrientes y de capital.

Ingreso Corriente: Son aquellos que provienen de los impuestos, tasas y
contribuciones especiales que recauda el Municipio y cancelados en el ao en que
se ejecuta el presupuesto.

Ingreso de Capital: Es el conjunto de ingresos no recurrentes que el Municipio
recibe de fuentes tales como: transferencias, donaciones, prstamos, ingresos
financieros, venta y alquiler de activos y recuperaciones de aos anteriores.

Marco Fiscal de Mediano Plazo: Es un instrumento que permite analizar la
situacin de los ingresos y gastos del Municipio y definir medidas para cubrir las
prioridades de gastos.

Plan Financiero: Es un instrumento de planificacin y gestin financiera del sector
pblico, considera los ingresos y gastos de caja y sus posibilidades de
financiamiento y define las metas mximas de pagos a efectuarse durante el ao
que servirn de base para elaborar el Programa Anual de Caja PAC.

POAI: Es el Plan Operativo Anual de Inversiones que seala los proyectos de
inversin clasificados por sectores, rganos y programa.

Proyecto de Presupuesto: Es el estimativo de ingresos y la autorizacin mxima de
gastos, que se espera ejecutar en la vigencia siguiente. El proyecto de presupuesto
se concreta partiendo de los ingresos esperados y los gastos que se pueden realizar
definidos en el Plan Financiero y en el Marco Fiscal de Mediano Plazo, as como, las
prioridades de inversin que fueron definidas en el Plan Operativo Anual de
Inversiones acorde con el Plan de Desarrollo


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Pgi na 593


- DESCRIPCION
1. Defi ni r
parmetros para la
elaboracin del
proyecto del
presupuesto
1. Defini r parmetros para la elaboraci n del proyecto
del presupuesto: El Jefe de Pl aneacin en coordi naci n
con el Secretari o Fi nanci ero defi ni r los parmetros
econmi cos, procedimi entos y responsabili dades de l as
dependencias y rganos que i ntegran el presupuesto
general del Muni cipi o y les i nforma por medio de ofi ci o
l os li neamientos para la formul aci n de l os
anteproyectos de gastos de funci onamiento y gastos e
i nversi n.
Nota: El presupuesto general del Muni ci pio est
i ntegrado por l os presupuestos del ni vel central de l a
admini straci n, del Concej o Muni ci pal y de l a
Personera Muni cipal .
de Planeaci n

Secretari o
Fi nanci ero
Ofi ci o
2. Anali zar el Marco
Fi scal de Mediano
Plazo
2. Anali zar el Marco Fi scal de Medi ano Pl azo: El Jefe de
Planeaci n y el Secretari o Financiero renen l a
i nformacin necesari a para anal i zar la si tuaci n
fi nanciera actual del Muni ci pi o, determinan l os i ngresos,
l os gastos y su i nterrelaci n y establ ecen metas para
fortal ecer los i ngresos y garanti zar el fi nanci ami ento de
l os gastos.
Nota: Para l a formul acin del Proyecto de Presupuesto
se debe tener el cuenta el POAI.
Jefe de
Planeaci n

Secretari o
Fi nanci ero
Marco Fi scal
de Mediano
Plazo
3. El aborar
anteproyecto de
i ngresos.

3. El aborar Anteproyecto de i ngresos: El aboran l os
anteproyectos de presupuesto de ingresos total es
(corri entes y de capi tal ) asegurando l a coherencia del
presupuesto anual con el Pl an de Desarroll o del
Muni cipio, con el Pl an Fi nanci ero y con el POAI.
Jefe de
Planeaci n
Secretari o
Fi nanci ero
Anteproyecto
de
Presupuesto
de Ingresos
4. El aborar
Anteproyecto de
Gastos.
4. Elaborar Anteproyecto de Gastos: Con l os datos
recopil ados de l os Secretari os de Despacho y
responsables de cada rea se elabora el anteproyecto
de gastos (funci onamiento y servi ci o de l a deuda) y l o
presentan al CONFIS
Jefe de
Planeaci n
Secretari o
Fi nanci ero
Anteproyecto
de Gastos
5. Defi ni r el
componente de
i nversi n
5. Defi ni r el Componente de inversi n: Determi nan l os
proyectos e i nversi ones a ej ecutarse durante el perodo
presupuestario y para l os cuales se cuenta con fuentes
de financi amiento debi damente aseguradas, ya sea con
recursos del Muni ci pio u otras fuentes de
Secretari os de
Despacho
No apli ca


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Pgi na 594


fi nanciami ento.
6. Consoli dar el
Proyecto del
Presupuesto.
6. Consolidar el Proyecto del Presupuesto: Se consoli da
el proyecto del presupuesto tomando como base l os
i ngresos esperados, egresos e i nversi n y l os gastos
defi nidos en al Plan Fi nanci ero y en el Marco Fi scal de
Mediano Pl azo y las pri oridades de inversi n que fueron
defi nidas en el POAI.
Una vez consoli dado el presupuesto se enva al Al cal de
Muni cipal para su revi si n.
Nota: Cada uno de los componentes (i ngreso, gasto e
i nversi n) tiene una estructura interna defini da por l a
Ley Orgni ca del Presupuesto, sus decretos
reglamentarios y el acuerdo de Estatuto Orgni co de
Presupuesto del Muni cipi o.
Jefe de
Planeaci n

Secretari o
Fi nanci ero
Proyecto del
Presupuesto
Muni cipal
7. Aprobar el
Proyecto del
Presupuesto
Muni cipal
7. Aprobar el Proyecto del Presupuesto Muni ci pal: El
Al calde Muni ci pal verifi ca que el presupuesto guarde
concordancia con el Pl an de Desarroll o, el Pl an
Fi nanci ero y el POAI.
El Al cal de Muni ci pal aprueba el Presupuesto?
SI: Enva el Presupuesto al Concej o Muni ci pal para su
anli si s y aprobaci n.
NO: El Al calde reali za recomendaci ones y conti nua en
l a sigui ente acti vi dad para hacer l os ajustes respecti vos.
Al calde
Muni cipal
Proyecto de
Presupuesto
Muni cipal
Aprobado
8. Reali zar aj ustes
al Proyecto del
Presupuesto
8. Reali zar ajustes al proyecto del Presupuesto
Muni cipal : Segn l as recomendaciones del Al cal de
Muni cipal se real i zan l as modi fi caci ones en el
Presupuesto Muni cipal y regresa a l a acti vi dad No. 8.
Jefe de
Planeaci n
Secretari o
Fi nanci ero
No apli ca
9. Presentar el
Proyecto del
Presupuesto al
Concej o para su
anli si s y
aprobaci n
9. Presentar el proyecto del presupuesto al Concej o
Muni cipal para su anli si s y aprobacin: El Al cal de
Muni cipal presenta el Proyecto del Presupuesto al
Concej o Muni ci pal, de acuerdo con las fechas
estableci das en el Estatuto del Presupuesto del
Muni cipio, primeros diez (10) das de l as se si ones
ordinari as del mes de Noviembre (Art. 50 acuerdo 029
de 2004 Estatuto Orgni co de Presupuesto).
El Concej o Muni cipal revi sa y anal i za el Presupuesto
Muni cipal y lo aprueba medi ante Acuerdo, de tal forma,
Al calde
Muni cipal
Presupuesto
Muni cipal
Acto
admini strati vo


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se convi erte en Acto Admini strati vo de obli gatori o
cumplimi ento para la Admini stracin Muni ci pal.
10. Ej ecucin y
Seguimi ento para el
presupuesto
muni cipal

10. Ejecuci n y Seguimi ento para el presupuesto
muni cipal Efectuar la ej ecucin del presupuesto y
reali zar el segui miento al presupuesto del muni ci pal
se hace con base en las reuniones del CONFIS,
peridi cas en l as que se eval an l os di ferentes
aspectos del comportami ento de los i ngresos y de
l os gastos.
Secretari o
Fi nanci ero
Formato de
Ejecuci n
presupuestal

Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archiv o
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y Forma de
Archiv o

Of icio
Secretario
Financiero
Of icina de
Tesorera /Fsico
Archiv ador de la
Of icina de Tesorera
Carpeta de
Of icios
Archiv o
Municipal
Marco Fiscal
de Mediano
Plazo
Jef e de
Planeacin y
Secretario
Financiero
Of icina de
Tesorera /Fsico y
magntico
Of icina de
Planeacin /Fsico
y magntico
Archiv ador de la
Of icina de Tesorera y
Planeacin
(respectivamente
Clav e de acceso
Ruta de acceso
computador
Jef e de
Planeacin o
tesorero

Archiv o
Municipal
Copia de
Seguridad
Anteproy ecto
de
Presupuesto
de Ingresos
Jef e de
Planeacin y
Secretario
Financiero
Of icina de
Tesorera
/Fsico
Of icina de
Planeacin /Fsico
Archiv ador de la
Planeacin
(respectivamente
Carpeta de
Anteproy ectos
de Presupuesto
de Ingresos

Archiv o
Municipal
Anteproy ecto
de Gastos
Jef e de
Planeacin y
Secretario
Financiero
Of icina de
Tesorera
/Fsico
Of icina de
Planeacin /Fsico
Archiv ador de la
Planeacin
respectivamente
Carpeta de
Anteproy ectos
de Gastos

Archiv o
Municipal
Proy ecto del
Presupuesto
Municipal
Jef e de
Planeacin y
Secretario
Financiero
Of icina de
Tesorera
/Fsico
Of icina de
Planeacin /Fsico
Archiv ador de la
Planeacin
(respectivamente
Carpeta de
Proy ecto del
Presupuesto
Municipal

Archiv o
Municipal
Plan
Financiero
Secretario
Financiero
Of icina de
Tesorera/
Magntico
Clav e de acceso
Ruta de acceso
computador
Secretario
Financiero

Copia de
Seguridad
Presupuesto
Municipal
Secretario
Financiero
Of icina de
Tesorera/
Magntico
Clav e de acceso
Ruta de acceso
computador
Secretario
Financiero

Copia de
Seguridad


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Formato de
ejecucin
Presupuestal
Auxiliar de
Presupuesto y
Tesorero
Municipal
Of icina de
Tesorera/
Magntico y Fsico
Clav e de acceso
Archiv ador Secretaria
Administrativ a y
f inanciera
Carpeta
ejecuciones
presupuestales

Disco
duro/Sof tware
SINAP

Copia de
Seguridad

Archiv o
Municipal


Nombre del
documento
externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Consti tucin
Pol ti ca de
Col ombia

Gobi erno
Naci onal
Articulo 352. La ley Orgni ca del Presupuesto regul ar
lo correspondiente a la programacin, aprobacin,
modifi caci n, ejecucin de los presupuestos de la
Nacin, de las enti dades territorial es y de los entes
descentrali zados de cualquier ni vel admini strati vo, y su
coordinaci n con el Pl an Nacional de Desarrollo, as
como tambin la capacidad de los organi smos y
enti dades Estatales para contratar.
Acuerdo 029 de
2004 Estatuto
Orgni co de
Presupuesto.
03/12/2004
Concej o
Muni cipal
Por el cual se compilan l a Ley 38 de 1989, l a Ley 179 de
1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto
Orgnico del Presupuesto.
Ley 38 de 1989 21/04/1989
Gobi erno
Naci onal
Normati va del Presupuesto General de la Nacin.
Ley 179 de 1994 30/12/1994
Gobi erno
Naci onal
Ley 179 del 30 de di ci embre de 1994: "Por la cual se
introducen al gunas modifi caciones a la Ley 38 de 1989.
Ley 225 de 1995 20/12/1995
Gobi erno
Naci onal
Por la cual se modifica l a Ley orgnica de presupuesto.
Ley 617 de 2000 06/10/2000
Gobi erno
Naci onal
Por la cual se reforma parcialmente l a Ley 136 de 1994,
el Decreto Extraordinario 1222 de 1986, se adi ciona la
Ley Orgni ca de Presupuesto, el Decreto 1421 de 1993,
se dictan otras normas tendientes a fortalecer la
descentrali zacin, y se di ctan normas para la
raci onali zaci n del gasto pblico nacional.
Ley 819 de 2002
09/07/2003

Gobi erno
Naci onal
Por la cual se di ctan normas orgnicas en materia de
presupuesto, responsabili dad y transparenci a fi scal y se

Aprobado JULIETH GALINDO BARONA
CARGO: SECRETARIA
FINANCIERA
FIRMA


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18.2. EXPEDICION DE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTAL Y DE REGISTRO PRESUPUESTAL

- OBJETIVO
Este procedimiento tiene por objeto establecer el trmite para elaborar el
Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal garantizando
eficiencia y eficacia en el trmite de una cuenta y en el manejo de los recursos
financieros de la entidad

- ALCANCE
Aplica a todos los procesos administrativos - financieros susceptibles de
adquisicin de bienes y/o servicios de la Administracion y abarca desde la
solicitud de un certificado de Disponibilidad Presupuestal, hasta la elaboracin
del Registro presupuestal.

- RESPONSABLES
Secretario de Dependencia, Jefe de Oficina o Funcionario solicitante, Alcalde,
Secretario Financiero, Profesional Universitario de Secretaria Financiera

Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP: El certificado de disponibilidad
presupuestal es un documento de gestin financiera y presupuestal que permite dar
certeza sobre la existencia de una apropiacin disponible y libre de afectacin para
la asuncin de un compromiso, de ello, deviene del valor que la ley le ha otorgado, al
sealar que cualquier acto administrativo que comprometa apropiaciones
presupuestales deber contar con certificados de disponibilidad presupuestal previos
y cualquier compromiso que se adquiera con violacin de esa obligacin, generar
responsabilidad, disciplinaria, fiscal y penal Municipio.

Registro Presupuestal RP: El registro presupuestal, a diferencia del certificado de


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Presupuesto de funcionamiento: son erogaciones que tienen por objeto atender las
necesidades de los rganos para cumplir a cabalidad con las funciones asignadas
en la constitucin poltica y la ley.
Presupuesto de inversin: son aquellas erogaciones susceptibles de causar rditos o
de ser de algn modo econmicamente productivas, o que tengan cuerpo de bienes
de utilizacin perdurable, llamados tambin de capital por oposicin a los de
funcionamiento, que se hayan destinado por lo comn a extinguirse por su empleo.
As mismo, aquellos gastos destinados a crear infraestructura y proyectos de
inversin social.
SINAP: Herramienta modular autorizada que integra y estandariza el registro de la
gestin financiera pblica con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de
los recursos de la nacin y de sus entidades descentralizadas y de brindar
informacin oportuna y confiable.

El CDP de funcionamiento o inversin se expide de acuerdo con la solicitud recibida
por las dependencias. El formato de solicitud de certificado de disponibilidad
presupuestal no se requiere en los casos relacionados con la nmina y con los
servicios pblicos.
Se debe Verificar la disponibilidad de recursos presupuestales, antes de elaborar un
Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP).

- DESCRIPCIN
Actividad Descripcion Responsable Registro
/documento

Soli ci tud
Di ligenciar el formato de sol i ci tud de
di sponibi li dad presupuestal y radi car en el
Despacho del Al calde
Funci onario de
cada
dependencia
Formato de
Soli ci tud de
Certi fi cado de
Di sponi bil idad
Presupuestal


MIRANDA
CODIGO
100-1.21-001-2013
ADOPCION
Decreto 084 de 2013

Pgi na 599


Autori zaci on del
gasto
Revi sar y autori zar por parte del ordenador
del gasto la soli ci tud de CDP de recursos.
Si no cumpl e se devuel ve a l a dependenci a
sol i ci tante.
Al calde
Formato de
Soli ci tud de
Certi fi cado de
Di sponi bil idad con
aprobacion

Remi sin de
sol i citud al
i nteresado
Entregar a l a dependenci a soli citante
l a
sol i ci tud de certi fi cado de di sponibi lidad con
autori zacion del Al cal de para que se di ri ja al
area de presupuesto
Auxi liar Admini strati vo
Despacho Al cal de

Remi sin de
sol i citud a
Presupuesto
Reci bi r el formato de soli ci tud de CDP
debidamente dil igenciado y aprobado por el
Ordenador del gasto
Profesi onal
Uni versi tari o
de Presupuesto

Revi si on de
Sol i ci tud
Revi sar l a sol i ci tud de C.D.P. Si se trata de
recursos de i nversi on se remi te para
veri fi cacion a traves del SINAP al Profesi onal
del Banco de Proyectos. Si se trata de
recursos de funcionami ento se remi te a l a
Secretari a fi nanci era, para vi sto bueno
Presenta i nconsi stencias?: No: pasar a
acti vidad si guiente
Profesi onal
Uni versi tari o
de Presupuesto

Veri fi caci on de
di sponi bili dad
Veri fi car di sponi bili dad de recursos para CDP.
Exi ste di sponibi lidad presupuestal ? Si :
conti nuar con acti vidad si guiente
No: Devol ver a l a dependenci a soli ci tante,
mediante correo el ectrni co comuni cando el
moti vo de devol ucin.
Profesi onal
Uni versi tari o
de Presupuesto
Correo el ectrni co
El aboraci n de
Certi fi cado
Elaborar el CDP en apl i cati vo SINAP e
i mprimi r y fi rmar
Profesi onal
Uni versi tari o
de Presupuesto
CDP
Entrega de
Certi fi cado
Radi car y entregar CDP a dependencia
sol i ci tante para que elabore estudio previo y lo
remi ta al rea de correspondiente para adelantar
proceso de sel eccin.

Profesi onal
Uni versi tari o
de Presupuesto
CDP
Soli ci tud de
Regi stro
Presupuestal
Una vez se l l eve a cabo el proceso de sel ecci n
o el trami te admi ni strati vo correspondi ente se
debera remi ti r al area de presupuesto el
documento correspondiente de acuerdo a su
naturaleza (contrato, resolucion) con l os anexos
necesarios
Funci onarios
contrataci on
(contratos) / Secretari a
General (resoluci ones)


MIRANDA
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ADOPCION
Decreto 084 de 2013

Pgi na 600


Revi si on de
documentos
Revi sar y veri fi car los soportes de tal manera
que cumpl an los requi si tos preestableci dos por
cada cuenta. Si cumpl e continua la siguiente
acti vidad.
No Cumple: Devol ver la documentaci n a la
dependencia correspondi ente mediante ofi ci o para
su correcci n e i ni ciar nuevamente el
procedimi ento

El aboraci n
Regi stro
Presupuestal
El aborar en apli cati vo SINAP y fi rmar el Regi stro
Presupuestal previo recibido de la resolucin o
contrato
Profesi onal
Uni versi tari o de
Presupuesto/
Secretari a Financiera
Remi sion de
Regi stro
Presupuestal
Se anexa el regi stro Presupuestal
a los documentos entregados y se regresan a la
dependencia de ori gen (Ofi cina Juridi ca-
contrataci on/Sec. General ) para que conti nue su
trami te

Profesi onal
Uni versi tari o
de Presupuesto

Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archiv o
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y Forma
de Archiv o

4 aos

Formato de
Soli ci tud de
CDP

Prof esional
Univ ersitario
Presupuesto
Of icina de
Tesorera /Fsico
Archiv ador de la
Of icina de
Tesorera
Carpeta de
CDP
Eliminacin
Certif icado de
Disponibilidad
presupuestal
Auxiliar
administrativ o
of icina
jurdica-
contratacion

Fsico, el original
reposar en el
expediente del
proceso de
seleccin en el
rea de
contratacin
Archiv ador de la
Of icina de
Juridica
SINAP 4 aos
Archiv o
Municipal
Conserv acin
Total
Registro
presupuestal
Auxiliar
administrativ o
of icina
jurdica-
contratacion

Fsico, el original
reposar en el
expediente del
proceso de
seleccin en el
rea de
contratacin
Archiv ador de la
Of icina de
Juridica
SINAP 4 aos
Archiv o
Municipal
Conserv acin
Total


MIRANDA
CODIGO
100-1.21-001-2013
ADOPCION
Decreto 084 de 2013

Pgi na 601



Nombre del
documento
externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Acuerdo 029 de
2004 Estatuto
Orgni co de
Presupuesto.
03/12/2004
Concej o
Muni cipal
Por el cual se compil an l a Ley 38 de 1989, la Ley
179 de 1994 y l a Ley 225 de 1995 que conforman
el Estatuto Orgni co del Presupuesto.
Ley 38 de 1989 21/04/1989
Gobi erno
Naci onal
Normati va del Presupuesto General de la Naci n.
Ley 179 de 1994 30/12/1994
Gobi erno
Naci onal
Ley 179 del 30 de di ciembre de 1994: "Por la cual
se i ntroducen al gunas modifi caci ones a la Ley 38
de 1989.
Ley 225 de 1995 20/12/1995
Gobi erno
Naci onal
Por la cual se modifi ca l a Ley orgni ca de
presupuesto.
Ley 617 de 2000 06/10/2000
Gobi erno
Naci onal
Por l a cual se reforma parci al mente la Ley 136 de
1994, el Decreto Extraordi nari o 1222 de 1986, se
adi ciona la Ley Orgni ca de Presupuesto, el
Decreto 1421 de 1993, se di ctan otras normas
tendientes a fortal ecer l a descentrali zaci n, y se
di ctan normas para l a raci onali zaci n del gasto
pbli co nacional.
Ley 819 de 2002
09/07/2003

Gobi erno
Naci onal
Por l a cual se di ctan normas orgni cas en materia
de presupuesto, responsabili dad y transparencia
fi scal y se di ctan otras di sposi ciones

CARGO: SECRETARIA
FINANCIERA
FIRMA


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Pgi na 602


18.3. ELABORACION Y TRMITE DE RDENES DE PAGO

- OBJETIVO
Este procedimiento tiene por objeto liquidar, elaborar y causar las rdenes de pago
que se deriven de la ejecucin de los recursos

- ALCANCE
Este procedimiento inicia con la recepcin de los documentos soportes de la cuenta,
contina con la determinacin del tipo de cuenta a causar, sigue con el registro
contable, seguido de las liquidaciones de deducibles de ley, aprobacin de la orden
de pago; afectar el mdulo de causacin pago su cancelacin en la Tesorera.
Describir las tareas requeridas a fin de verificar y analizar la pertinencia de los
documentos soportes del acta de ejecucin para efectos de la liquidacin y
elaboracin de la orden de pago, con el fin de cancelar la obligacin.

- RESPONSABLE
Secretaria Financiera, profesional universitario, auxiliar administrativo sec.

Cuenta por Pagar: En esta denominacin se incluyen las cuentas que representan
las obligaciones que el Municipio adquiere con terceros, relacionadas con las
operaciones que lleva a cabo en desarrollo de su misin.
Orden de Pago u obligacin presupuestal: Documento soporte para trmite del pago
de la obligacin.
Anexos: Los anexos son documentos soporte exigidos en la normatividad interna y
externa del municipio para soportar la cuenta: certificado de disponibilidad
presupuestal, registro presupuestal, certificacin de supervisin, copia del contrato,
aprobacin de la pliza, fotocopias de pago de seguridad social, actas parciales o


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Pgi na 603


finales, factura o cuenta de cobro, pago de publicacin o timbre. En el caso de los
pagos de nmina debe llegar la orden de pago con los soportes de disponibilidad,
registro, planillas de aportes de salud, pensin, panillas de envi al soi, fsicas y va
Internet.

El proceso de pago puede efectuarse con diferentes medios de pago tales como:
bono a Cuenta, Giro y/o Cheque.
Las cuentas de pago se tramitaran de conformidad al orden en que se radiquen.

- DESCRIPCION
1.El aboraci n orden
u obligaci n
presupuestal
El profesi onal Uni versi tari o de Presupuesto
elabora la orden de pago u obl igacin
presupuestal con l a previ a revi si n de l a
ofi cina de Jurdi ca, y con l os respecti vos
soportes (di sponibili dad, regi stro,
certi fi cacin de supervi si n, copi a del
contrato, aprobaci n de la pli za, fotocopi as
de pago de seguri dad soci al , actas parcial es
o final es, factura o cuenta de cobro, pago de
publi cacin o ti mbre), en el caso de l os
pagos de nmi na debe l legar l a orden de
pago con los soportes de di sponi bil idad,
regi stro, pl anill as de aportes de sal ud,
pensin, panill as de envi al soi , fsi cas y va
Internet
Para el caso de pagos de retenciones a l a
DIAN. Se reali za la decl araci n de retencin
en l a fuente de acuerdo a los l i stados
generados por el si stema se carga en el
si stema que tiene l a DIAN, se procede al
pago
Profesi onal
Uni versi tari o
Presupuesto
Orden de pago u
obl igacin
presupuestal
2.Recepci n de l a
Orden de Pago
Profesi onal Uni versi tari o remi te l a Cuenta al
Auxi liar
admini strati vo
Cuenta por pagar
con soportes


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Pgi na 604


3.Revi si n de
Documentos
Se revi sa el pago contra el contrato, l a
certi fi cacin concuerde con l o que di ce el
contrato, si son contratos de obra debe
anexrsel e una aprobacin de pli za de
garanta fi nal de recibo de obra veri fi ca que
l os val ores de las actas concuerde con l o
que se va a pagar, revi sa factura, compara
l os pagos de sal ud que deben corresponder
a los meses del contrato a nombre del
contrati sta
Auxi liar
admini strati vo

4. Veri fi cacin de
sal dos
Se veri fi can saldos para autori zar el pago, si
es necesari o se real i za trasl ado de cuenta
Auxi liar
Admini strati vo

5. pago con
transferenci a vi rtual
Se genera el egreso, en el software de
SINAP, reali zando la afectacin contabl e y l a
afectaci n presupuestal , se veri fi ca que l a
afectaci n presupuestal se haya reali zado
correctamente y procedi endo a reali zar el
pago as: Si es por transferencia vi rtual , se l e
entrega el comprobante a l a Sec. Financiera
para que proceda a hacer l a di spersi n
vi rtual en el banco, una vez real i zado La Sec.
Fi nanci era impri me el reporte de pago y l o
devuel ve al Auxili ar Admini strati vo para que
elabore el comprobante de egreso
Secretari o (a)
fi nanciero

Auxi liar
admini strati vo
Reporte de pago
Comprobante de
egreso
6.Pago con Gi ro de
Cheque
Si es con cheque el auxili ar admi ni strati vo
elabora el cheque y el comprobante para
aprobaci n de sec. Financi ero (a), se gi ra el
cheque, se colocan los respecti vos sel los:
Pguese a primer benefi ci ari o cuando es
persona natural , Para consi gnar en cuenta
ni camente del primer benefi ci ari o cuando es
persona jurdi ca, Se l e entrega a l a Sec.
Fi nanci era para que l o fi rme e
i nmedi atamente fi rmado se radi ca en un l ibro
y se l e ll eva al Al calde para su
correspondi ente fi rma.
Secretari o (a)
fi nanciero

Auxi liar
admini strati vo
Cheque y
comprobante de
egreso
7.Trasl ados
bancarios vi a
i nternet
Cuando se trata de un trasl ado bancario va
Internet, este se asi enta en el SINAP y se l e
entrega el documento se reali za por el portal
del banco correspondi ente, se impri me el
soporte del trasl ado, para que el auxili ar
admini strati vo reali ce la contabili zacin.
Secretari o (a)
fi nanciero

Auxi liar
admini strati vo
Soporte de
trasl ado


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Pgi na 605


8.Entrega de
cheque al proveedor
En caso de haber generado un cheque, se
l e entrega al proveedor el cheque
haci ndosel e fi rmar el comprobante de
Egreso con numero de cedula, o si se ha
reci bido autori zacin para consi gnar se
consi gna en la cuenta respecti va. En el caso
de l as transferencias vi rtuales, el reporte
que se genera, se l e anexa a l a carpeta
como prueba de pago.
Auxi liar
admini strati vo
Cheque
Reporte de
transferenci a
9.Archi vo de
Documentos
Una vez reali zado el pago por cual qui era de
l os dos medi os anteri ores el Auxili ar
Admini strati vo de Sec. Financiera, procede a
entregar al Auxili ar Admini strati vo encargado
del Archi vo de l a dependenci a l os
documentos en orden consecuti vo, de
acuerdo al procedi mientos de archi vo,
cuando se ha reali zado consi gnaci n esta se
archi va con l os soportes
Auxi liar
admini strati vo

Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y Forma
de Archiv o

4 aos

Orden de pago
u obligaci n
presupuestal
Auxiliar
administrativ o

Fsico, el original
expediente del
proceso
contratacin/
Copia Sec.
Financiera
Archiv ador de la
Of icina de
Juridica/sec.
f inanciera

Archiv o
Municipal
Conserv acin
Total
comprobante
de egreso
Auxiliar
administrativ o

Fsico, el original
expediente del
proceso
contratacin/
Copia Sec.
Financiera
Archiv ador de la
Of icina de
Juridica/sec.
f inanciera

4 aos
Archiv o
Municipal
Conserv acin
Total
Reporte de
transferenci a
Auxiliar
administrativ o

Fsico, el original
expediente del
proceso
contratacin/
Copia Sec.
Financiera
Archiv ador de la
Of icina de
Juridica/sec.
f inanciera

4 aos
Archiv o
Municipal
Conserv acin
Total


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Nombre del
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Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Acuerdo 029 de
2004 Estatuto
Orgni co de
Presupuesto.
03/12/2004
Concej o
Muni cipal
Por el cual se compil an l a Ley 38 de 1989, la Ley
179 de 1994 y l a Ley 225 de 1995 que conforman
el Estatuto Orgni co del Presupuesto.
Ley 38 de 1989 21/04/1989
Gobi erno
Naci onal
Normati va del Presupuesto General de la Naci n.
Ley 179 de 1994 30/12/1994
Gobi erno
Naci onal
Ley 179 del 30 de di ciembre de 1994: "Por la cual
se i ntroducen al gunas modifi caci ones a la Ley 38
de 1989.
Ley 225 de 1995 20/12/1995
Gobi erno
Naci onal
Por la cual se modifi ca l a Ley orgni ca de
presupuesto.
Ley 617 de 2000 06/10/2000
Gobi erno
Naci onal
Por l a cual se reforma parci al mente la Ley 136 de
1994, el Decreto Extraordi nari o 1222 de 1986, se
adi ciona la Ley Orgni ca de Presupuesto, el
Decreto 1421 de 1993, se di ctan otras normas
tendientes a fortal ecer l a descentrali zaci n, y se
di ctan normas para l a raci onali zaci n del gasto
pbli co nacional.
Ley 819 de 2002
09/07/2003

Gobi erno
Naci onal
Por l a cual se di ctan normas orgni cas en materia
de presupuesto, responsabili dad y transparencia
fi scal y se di ctan otras di sposi ciones

Proyect ado NIYERET SI LVA CARGO: AUXI LIAR ADM FIRMA
CARGO: SECRETARIA
FINANCIERA
FIRMA


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Pgi na 607


18.4. PROCEDIMIENTO RECAUDO DE IMPUESTOS

- OBJETIVO
Recaudar de forma eficiente y aplicando la normatividad vigente, los recursos que
por concepto de liquidacin tributaria ingresan al Municipio de Miranda

- ALCANCE
Este procedimiento inicia con la gestin de cobro y finaliza con la elaboracin del
recibo de caja.

- RESPONSABLE
El responsable de la aplicacin eficaz de este procedimiento es el Secretario
Financiero y el Tcnico Administrativo del rea de recaudo.

Factura: Documento legal de liquidacin del impuestos.
Prefactura: Documento informativo que contiene la liquidacin previa del impuesto.
Recaudo: Ingresos percibidos por la Secretaria Financiera de la Alcalda Municipal
por concepto de impuestos y tasas.
Tarifa: Es el valor que se aplica a la base gravable del impuesto.

No se reciben pagos en efectivo, deben realizarse a travs de entidad bancaria
Se necesita el numero de cedula, nombre del contribuyente o numero catastral del
predio para realizar liquidacin de impuesto predial.


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Pgi na 608


- DESCRIPCIN
Generacin de
factura
El Contribuyente presenta su decl aracin de acuerdo a l o
estableci do en el Acuerdo de Rentas Muni cipal es o
sol i ci ta la l iqui daci n de di cho impuesto, Segn
corresponda. El tcni co admini strati vo li qui da el valor del
i mpuesto y genera l a factura correspondi ente
Tcni co
admini strati vo
Factura
Pago
El contribuyente paga su i mpuesto en l os bancos
autori zados Banco Bogot en l a cuenta N 110000163 Banco

Rel acin de
pagos
Se reci be de la entidad fi nanci era la rel aci n de los pagos
reali zados por cada contribuyente
Banco/
Tcni co
admini strati vo

Regi stro en el
Si stema SINAP

Se Regi stra en el Si stema: Las Coli llas de pago recibi das
diariamente del banco se regi stran en el si stema, para
contabil i zaci n de cada contri buyente En el programa
si nap
Tcni co
admini strati vo

Informe Fi nal

Una vez regi strados l os pagos en el si stema, se genera el
i nforme diari o
Tcni co
Admini strati vo
Informe
diario
Seguimi entos
Secretari o reali za segui mi ento al i nforme generado,
Secretari o
Fi nanci ero

Nombre
Almacenamiento
Proteccin
Recuperaci
n
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y Forma de
Archivo

1 ao
Factura (colillas)
Tecnico admin

Fsico, Sec. Finan Archiv ador

Inf orme diario
Tecnico admin-

Fsico, Sec. Finan. Archiv ador

1 ao

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Ley 44 de 1990 Diciembre 18 Gobierno Nacional
Adopcin del Impuesto Predial Unif icado

Ley 14 de 1998 Julio 6 Gobierno Nacional
Impuesto de Industria y Comercio.
Acuerdo 027 de 2005

Municipio de Miranda
Cdigo de Rentas del Municipio

Proyect ado JHOANA CASTRO MONAR CARGO: TECNICO ADM FIRMA
Aprobado JULIETH GALINDO BARONA CARGO: SECR FINANCI ERA FIRMA


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Pgi na 609


18.5. CONCILIACIONES BANCARIAS

- OBJETIVO
Conciliar bancos, para determinar las diferencias que puedan existir entre el libro de
bancos registrado en sistema financiero y el extracto bancario, y de esta manera
llevar un control del saldo real de las cuentas bancarias.

- ALCANCE
Este procedimiento abarca desde el registro de las operaciones bancarias diarias y
va hasta el momento de cruzar las partidas pendientes del mes anterior, donde se
refleja la depuracin contable y se ajusta la nueva conciliacin.

- DEFINICIONES
CONCILIACIN BANCARIA: Anlisis y ajuste de las diferencias entre el saldo
efectivo que se muestra en un estado de cuenta bancario, y la cantidad que se
muestra en los registros de la cuenta de la entidad. Este proceso consiste en hacer
control de los cheques depositados, pero an no liquidados o acreditados. Y, si las
diferencias persisten, encontrar la causa y llevar los registros en un acuerdo.

CUENTAS DEBITO: Una transaccin dbito indica un activo o una transaccin de
gastos

CUENTAS CREDITO: Un crdito indica una transaccin que provocar una
responsabilidad o una ganancia.

EXTRACTO BANCARIO: Es el documento que elaboran mensualmente los bancos
para sus clientes por cuenta corriente o de ahorros, relacionando en forma parcial y
total el movimiento de la cuenta por consignaciones, transferencias, depsitos, giros
de cheques, retiros, notas debito o crdito y los saldos.

OPERACIONES BANCARIAS: Califica el conjunto de actos realizados por la entidad
bancaria, para la consecucin de sus propios fines

LIBRO DE BANCOS DE CONTABILIDAD: Es donde se incluyen todos los valores
que la institucin regularmente compra y vende en el mercado de valores.


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Pgi na 610


No deben existir partidas conciliatorias con una antigedad mayor a (2) dos meses.
Todo crdito o debito afectado por el banco en las cuentas bancarias de la entidad,
deber estar justificado y soportado, y no se permitirn cruces por parte de la
entidad bancaria sin la respectiva autorizacin por parte de la Secretaria Financiera
Las partidas conciliatorias deben ser depuradas para que la informacin contable
sea til, oportuna y confiable.

- DESCRIPCION
Regi stro
Regi stra l as operaci ones bancarias diarias.
Auxi liar
admni strati vo
Sec. financiera

Recepci on de
extractos
bancarios
Reci be durante los pri meros 5 das del mes
de l as entidades bancari as, donde l a entidad ti ene
cuentas bancarias, el extracto bancario fsi co o en
medio magnti co.
Si NO recibe durante l os pri meros 5 das del mes
l os extractos bancarios, gestiona el envo del
extracto bancari o en fsi co o en medi o magnti co.
Aux.
Adminstrati vo
Contabi lidad
Extracto bancari o
Veri fi cacin de
extractos y
regi stro en
formato
El Auxil iar reci bi do el extracto veri fi ca los valores
reportados del extracto, real i za l os cruces de la
parti da con los regi stros del l ibro de bancos de
contabil idad, determina los conceptos de las
parti das concil iatori as debi to o crdi to, y regi stra
l as partidas pendientes de cruzar en el Formato
de Conci liacin Bancaria
Aux.
Adminstrati vo
Contabi lidad
Formato de
conci liacion
bancaria
Si es neceri o el Auxili ar el abora ofi cio soli ci tando
al Banco los reportes que estn pendi entes de
regi stro en el l ibro de bancos y l o remi te para
fi rma de contador
Aux.
Adminstrati vo
Contabi lidad

ofi cio
Revi si on de
formato
El Contador revi sa i nformacin consi gnada en el
Formato de Concili acion bancaria l o fi rma y remi te
a Auxili ar nuevamente
Contador

Remi si n a
Secretari a
Fi nanci era
Auxi liar remi te a Secretaria Fi nanci era Infome de
Concili acion, formato de concil iaci n bancario
con l os documentos soportes anexando los
extractos y el li bro de bancos anali zados
Auxi liar adm.
Contabi lidad
Informe
Formato de
conci liacin


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Pgi na 611


Revi si on y
aprobaci on
Secretari o revi sa que l os sal dos coi nci dan con el
movimiento del mes, donde la cuenta auxili ar
debe concordar con l a del extracto y que todas
l as parti das hayan sido cruzadas, aprueba, fi rma
el formato de concili aci n y defi ne l as acci ones
correcti vas
Si NO aprueba el formato, lo devuel ve al
Contador, para que el abore sus respecti vas
correcci ones y/o aj ustes
Secretari a
Fi nanci era
Informe
Formato de
conci liacin fi rmado
Archi vo
Reci be Formato y archi va con los soportes
respecti vos
Auxi liar adm.
Contador
Informe
Formato de
conci liacin fi rmado

Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y Forma
de Archi vo

2 aos
Formato de
concili acin
bancaria
Auxi liar
admini strativo

Fsi co, Sec.
Finan/contabili dad
Archivador sec.
financi era

Informe

Auxi liar
admini strativo

Fsi co, Sec.
Finan/contabili dad
Archivador sec.
financi era
2 aos

extractos
Auxi liar
admini strativo

Fsi co, Sec.
Finan/contabili dad
Archivador sec.
financi era
2 aos

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Ley 44 de 1990 Di ciembre 18 Gobi erno Nacional
Adopcin del Impuesto Predial Uni fi cado

Ley 14 de 1998 Juli o 6 Gobi erno Nacional Impuesto de Industri a y Comerci o.
Acuerdo 027 de 2005

Muni cipio de Mi randa
Cdigo de Rentas del Muni cipio

Proyect ado JAIRO ARVEY COLLAZOS M CARGO: AUX. ADMINISTRAT FIRMA


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18.6. ESTADOS FINANCIEROS

- OBJETIVO
Elaborar y presentar estados financieros veraces, confiables, razonables y oportunos
que sirvan de herramienta para la adecuada planeacin y toma de decisiones
gerenciales de la administracin municipal

- ALCANCE
Inicia desde la recepcin de informacin de las dependencias donde se originan las
operaciones que afectan la situacin financiera de la entidad, hasta el anlisis e
interpretacin del resultado de los estados financieros Generacin en el SINAP y
distribucin de los Estados, Informes y Reportes contables a los respectivos usuarios
de la informacin y a los organismos de control

- RESPONSABLE
El responsable de la aplicacin de este procedimiento es el Contador y la Secretaria
Financiera

CATALOGO GENERAL DE CUENTAS: es instrumento en donde se clasifican en
forma ordenada y flexible las cuentas que identifica la naturaleza y funciones del
cometido estatal de la institucin contable publica

ESTRUCTURA DEL CATALOGO DE CUENTAS: Esta conformado por cinco niveles,
clase, grupo, cuenta, subcuenta, auxiliar

DOCUMENTOS SOPORTE: Relaciones escritas que respaldan los registros
contables de las operaciones que se realizan y pueden ser externos o internos

COMPROBANTE DE CONTABILIDAD: Resume las operaciones financieras
econmicas y sociales del ente publico y sus codificacin se hace de acuerdo al
catalogo de cuentas estos pueden ser de ingreso, de egreso y comprobantes
generales.


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LIBROS DE CONTABILIDAD: Son los registros de la operaciones financieras
econmicas y sociales del ente publico de obligatorio cumplimiento entre estos estn
el libro diario y el libro mayor.

LIBRO DIARIO: contiene los dbitos y crditos de las cuentas, el registro de tallado y
cronolgico y preciso de las operaciones realizadas

LIBRO MAYOR: contiene los saldos de las cuentas del mes anterior las sumas de
los movimientos dbitos y crditos de cada una de las cuentas de mes respectivo
tomadas del libro diario y el saldo final del mismo mes.

LIBROS AUXILIARES: contienen el detalle de los registros contables necesarios
para el control delas operaciones elaborados con base en los comprobantes de
contabilidad.

ESTADOS CONTABLES: Constituyen las salidas que son generadas del sistema de
informacin contable las cuales presentan conceptualmente y en forma organizada
las principales caractersticas de estructura y dinmica de los activos y pasivos que
corresponden a variables bsicas de la gestin financiera; estos son: balance
general, estado de actividad financiera econmica y social, estado de cambios en el
patrimonio; estado de flujo de efectivo y otros que por su calidad se requieran

NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES: son explicaciones que complementan a los
estados contables y forman parte integral de los mismos, y que tienen por objeto
reflejar la informacin adicional necesaria de los hechos financieros econmicos,
financieros y sociales relevantes, estas son de carcter general y especfico

Se debe revisar detalladamente la informacin en el Sistema para detectar errores.

Los estados financieros mensuales debern estar firmados por el contador de la
entidad.

Los estados financieros semestral y anual debern estar firmados por el contador y
el Alcalde


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- DESCRIPCION
Codifi caci n
contabl e
El area de presupuesto remi te a Contabili dad la
codi fi caci n presupuestal para que sea ingresada al
apl i cati vo.
Se revi sara la i mputaci n contable y se codi fi cara de
acuerdo a l as cuentas dbi to y crdi to
correspondi entes, Igualmente se revi sara de
conformi dad con l as matri ces contables establ eci das
por l a Contadura General de la Nacin en el SINAP
Auxi liar adm.
Contabi lidad

SINAP
Parametri zaci n. Una vez codi fi cada la informacin el auxili ar de
contabil idad la entrega al responsable del regi stro y
control del trmi te presupuestal
Auxi liar adm.
Contabi lidad
Profesi onal Uni v.

El auxil iar de Tesoreri a toma todos y cada uno de los
comprobantes de pago e i ngresa al si stema la
i nformacin requeri da en el apli cati vo. Veri fi car que
todo documento soporte cuenta con su codi fi cacin.
Para la generaci n del Bal ance el area de Tesoreria
reali za el ci erre mensual .
Auxi liar
admin.Fi nanci ero

Obtener bal ance Se obtiene balance de comprobacin atraves del
software SINAP V6.
- Ci erre mensual: Archi vo de consul ta, Informes
fi nancieros
- Ci erre trimestral. Informes contables a la CGN a
travs del CHIP e i mpresos (Segn anexo de
Informes). De conformidad con l a informaci n
Fi nanci era generada en el SINAP. .
- Ci erre anual : Se generan y envan los estados
exigidos para este corte.
Contador

Revi si n y
correcci ones
Revi sar el bal ance de prueba, Corregi r errores
encontrados, Elaborar notas contabl es
Contador
Bal ance
Notas
contabl es
Elaboracion de
estados
fi nancieros
Elaboran l os estados financieros del respecti vo
periodo contable y Fi rma y remi te a Auxili ar
Admini strati vo para archi vo.
Contador
Estados
fi nancieros
Informe entes de
control
Con el balance de prueba termi nado, se copi a la
i nformacin en los formatos di seados por cada
ente de control
Contador
Informes


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Se real i za Vali dacin de l a informaci n en el
software de cada ente de control y se enva

Nombre
Almacenamiento
Proteccin
Recuperaci
n
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y Forma
de Archi vo

2 aos

Bal ance
Auxi liar
admini strati vo

Fsi co, Sec.
Fi nanci era/conta
bili dad
Archi vador sec.
fi nanciera

Notas
contabl e
Auxi liar
admini strati vo

Fsi co, Sec.
Fi nanci era/conta
bili dad
Archi vador sec.
fi nanciera

2 aos

Informe

Auxi liar
admini strati vo

Fsi co, Sec.
Fi nanci era/conta
bili dad
Archi vador sec.
fi nanciera

2 aos

Estados
fi nancieros
Auxi liar
admini strati vo

Fsi co, Sec.
Fi nanci eraontabil
i dad
Archi vador sec.
fi nanciera
2 aos

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Resol uci n 355 de
2007

Gobi erno Nacional
Plan General de Contabili dad Pbli ca.
Conti ene las pautas conceptual es que
deben observarse para l a construccin
del Si stema Nacional de Contabili dad
Pbli ca (SNCP), y est i ntegrado por el
Marco Conceptual y la estructura y
descri pci ones de l as clases.

Proyect ado JAIRO ARVEY COLLAZOS M CARGO: AUX. ADMINISTRAT FIRMA


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PROCEDIMIENTOS DE
EVALUACION, CONTROL
Y MEJORAMIENTO
CONTINUO


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19. PROCEDIMIENTOS DE EVALUACIN, CONTROL Y
MEJORAMIENTO CONTINUO

19.1. AUDITORIA INTERNA

- OBJETIVO
Describir la metodologa a seguir para la planificacin y realizacin de auditoras
internas, con el fin de verificar la eficiencia, eficacia y efecti vidad del Modelo
estndar de Control Interno de la Alcalda Municipal de Miranda, Cauca

- ALCANCE
Este procedimiento inicia con la programacin de auditoras internas y finaliza con su
evaluacin.

- RESPONSABLE
El responsable de la aplicacin eficaz de este procedimiento es el Jefe de Control
Interno.

Auditora Interna: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener
evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensin
en que se cumplen los criterios definidos para la Auditora interna.

Criterios de Auditora: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados
como referencia.

Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.

Conclusiones de la Auditora: Resultados de la Auditora que proporciona el
equipo auditor tras considerar los objetivos de la Auditora y todos los hallazgos de la
Auditora.


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Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

Equipo auditor: Uno o ms auditores que llevan a cabo una Auditora.

Evidencia de la Auditora: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
informacin que son pertinentes para los criterios de Auditora y que son verificables.

Evidencia objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.

Hallazgos de la Auditora: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la
Auditora recopilada frente a los criterios de Auditora.

Listas de verificacin: Derrotero con los elementos a ser auditados y que permite ir
registrando durante su ejecucin, las diversas observaciones y hallazgos
encontrados.

No conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Plan de la Auditora: Conjunto de una o ms Auditoras planificadas para un
periodo de tiempo determinado o dirigidas hacia un propsito especifico.

- DESCRIPCIN
INICIO
1. Reali zar Pl an
Anual de
Audi torias..
1. Programar las Auditoras Internas de Calidad: Al
i ni ci ar cada vigencia se reali za l a programaci n de
audi toras teni endo en cuenta el estado e importanci a
de l os procesos.
Luego de determinar el rea, proceso o acti vidad que
ser auditada se anali za l a normati vidad relati va al
tema, leyes, decretos, resol uciones estatutos,
reglamentos, etc. Se estudi an las operaciones, l a
dinmi ca, acti vidades y l a organi zacin de estas,
revi sando l as medidas o control es i nternos, l a
consi stenci a o debili dades de ell as y evaluar su utili dad
y conveni encia.
Jefe de Control
Interno

Plan de
Audi toria de


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3. Aprobaci n
Plan de Audi tori as
3. Revisin del Plan de Auditoria: El Al calde
Muni cipal y el Comi t de Control Interno revi san y
aprueban el Plan de Auditora Interna
Al calde
Muni cipal
Comi t de
control i nterno
Plan de
Audi tora
Interna
A
4. Ej ecuci n
Audi toria: Revi sar
documentacin
4. Revisar documentacin: El Jefe de Control Interno
sol i ci ta al responsabl e del proceso, informacin
rel acionada con el MECI y con el proceso a audi tar
i ncl uyendo l a normati vidad l egal apli cabl e y prepara l as
li stas de chequeo de tal forma que permi ta cumpli r l os
obj eti vos y el al cance defini dos en el Pl an de Audi tora
Interna
El Jefe de
Control Interno

Plan de
Audi tora
Interna
A
5. Ej ecuci n de
Audi toria: Reuni n
de Apertura.
5. Reunin de Apertura: El Jefe de Control Interno
coordi na l a reunin de apertura con l os responsabl es
de proceso y funci onarios del proceso audi tado. En l a
reuni n de apertura se exponen los si guientes temas:
Presentaci n del Equi po Audi tor.
Expl i caci n de la metodol oga de trabaj o para
reali zar la Audi tora.
Objeti vo de la Audi tora.
Horari os para las entrevi stas y reuni ones.
Di sponi bil idad de recursos.
Fecha y hora de reuni n de ci erre.
Lderes de l os
procesos

Funci onarios

El Jefe de
Control Interno
No apli ca
6. Ej ecuci on
Audi toria: Reali zar
entrevi stas.
6. Realizar entrevistas: El Profesi onal Uni versi tari o
recolecta evidencias del funci onami ento con el Pl an de
Audi tora defini do; reali za entrevi stas a l os funci onari os
de los procesos auditados y confronta l a entrevi sta con
l a forma como ejecutan l as acti vi dades.
El Jefe de
Control Interno
Profesi onal
Uni versi tari o
Li sta de
Veri fi cacin

7. Ej ecuci n
Audi toria: Revi sar
hal lazgos.
7. Revisar hallazgos: El Jefe de Control Interno de
acuerdo con l as evi denci as obj eti vas encontradas
defi nen las No Conformi dades y observaciones.
El Jefe de
Control Interno

8. Reali zar reunin
de ci erre y entrega
de i nforme
prelimi nar
8. Realizar la reunin de cierre: El Jefe de Control
Interno reali za l a reunin de ci erre con l os lderes de
proceso, funci onari os de los procesos audi tados. En l a
reuni n de ci erre se tratan los si guientes temas:
Informar y validar a los l deres del proceso sobre l as
oportuni dades de mejora y l as No conformidades
encontradas. Se entrega copia del informe preliminar
para que se real i ce la contradi cci n a l a que haya l ugar
dentro de los 5 das si guientes. Soli ci tar l a apli cacin
El Jefe de
Control Interno
No apli ca


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de Acci ones respecti vas para los hall azgos
encontrados.
9. Reali zar informe
Fi nal de Audi tora.
9. Realizar Informe Final de Auditora Interna: El Jefe
de Control Interno elabora el Informe de Audi tora
Interna con las observaciones, no conformi dades y
concl usi ones, de l a respecti va audi tora, el cual es
entregado a cada l der de proceso en la fecha acordada
para que se tomen las acciones perti nentes y se enva
una copia al al cal de Muni ci pal para su estudi o
.
Jefe de Control
Interno
Informe de
Audi tora
Interna
10.Suscri pci n de
planes de
mej orami ento
Elaboracin Plan de mej oramiento: El l der de
proceso audi tado dentro de los 10 das si guientes a l a
entrega del informe final deber el aborar y suscri bi r
plan de mejoramiento con l as acciones perti nentes, el
cual ser remi tido a l a ofi ci na de control i nterno
Lder de proceso
Plan de
mej orami ento
Fi n
11. seguimi ento
El Jefe de Control Interno Veri fi ca si l as
recomendaci ones formuladas por l a Ofi cina de Control
Interno se impl ementaron al i nterior de l os procesos u
operaciones de l as diferentes reas responsabl es de
ejecutarlas. Evala l as mej oras o i mpactos posi ti vos o
l a utili dad en l a i mpl ementaci n de di chas
recomendaci ones e i nformar de l os resul tados a l a Alta
Di reccin y al responsabl e del proceso .Revi sa el
Programa de audi tora i nterna para introduci r mejoras
para l a vigenci a si gui ente
Jefe de Control
Interno
Acta Reunin
Seguimi ento
Plan de
Mej orami ento
Elaboracin de
i nforme
Se reali za el i nforme de conformidad con el
procedimi ento de Rendi cion de informes
Jefe de Control
Interno
Informe
Denuncia Si al termi nar l a audi tori a se advi erten i rregularidades o
presuntos actos de corrupci n en cumpl imi ento de l os
di spuesto en el Estatuto Anti corrupcion se col ocara en
conocimi ento de los organi smos de control
Jefe de Control
Interno
Denuncia

Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y
Forma de
Archivo
Plan de Auditoras
Jef e de Control
interno
Of icina de
Control Interno
/ Magntico
Computador
Of icina de
Control
interno/ clav e
de acceso
Ruta de
acceso
2 aos Se borra


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Listas de
Verif icacin
Jef e de Control
interno
Of icina de
Control Interno
/ Magntico
Archiv ador
Of icina de
control interno
Carpeta de
Auditoras
2 aos
Archiv o
Municipal
Inf orme preliminar
de Auditora
Interna
Jef e de Control
interno
Of icina de
Control Interno
/ Magntico
Archiv ador
Of icina de
control interno
Carpeta de
Auditoras
2 aos
Archiv o
Municipal
Inf orme Final de
Auditora Interna
Jef e de Control
interno
Of icina de
Control Interno
/ Magntico
Archiv ador
Of icina de
control interno
Carpeta de
Auditoras
2 aos
Archiv o
Municipal
Planes de
mejoramiento
Jef e de Control
interno
Of icina de
Control Interno
/ Magntico
Archiv ador
Of icina de
control interno
Carpeta
Acciones
Correctivas y
Prev entiv as
2 aos
Archiv o
Municipal
Seguimiento
planes de
mejoramiento
Jef e de Control
interno
Of icina de
Control Interno
/ Magntico
Archiv ador
Of icina de
control interno
Carpeta
Acciones
Correctivas y
Prev entiv as
2 aos
Archiv o
Municipal

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Ley 87 de 1993 novi embre 29 Gobi erno Nacional
l a cual se establ ecen normas para el
ejerci ci o del control interno en las
enti dades y organi smos del estado y se
Decreto1826 de1994 Agosto 3 Gobi erno Nacional
l a Ley 87 de 1993
decreto 1537 de 2001 Juli o 26 Gobi erno Nacional
l a Ley 87 de 1993 en cuanto a el ementos
tcni cos y admini strati vos que
fortal ezcan el si stema de control i nterno
de l as entidades y organi smos del
Estado.
Ley 1474 de 2011 Juli o 12 Gobi erno Nacional
Por la cual se di ctan normas ori entadas
a fortalecer l os mecani smos de
prevencin, investigaci n y sanci n de
actos de corrupci n y l a efecti vidad del

Proyect ado CLAUDIA LORENA TEJADA CARGO: PROF. UNI VERSITARI O FIRMA
Aprobado PAULA ANDREA POSSU
CARGO: JEFE DE CONTROL
INTERNO
FIRMA


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19.2. ELABORACIN DE PLANES DE MEJORAMIENTO POR PROCESO

- OBJETIVO
Este procedimiento tiene por objeto establecer los lineamientos bsicos para la
elaboracin de los planes de mejoramiento por proceso que son responsabilidad de
cada lder del respectivo proceso, dentro del componente planes de mejoramiento
del subsistema control de evaluacin del Sistema de Control Interno.

- ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los procesos de la administracin central
incluye la participacin directa de la Secretaria General. Inicia con el informe final de
auditora y termina con la suscripcin del plan de mejoramiento.

- RESPONSABLE
El responsable de la aplicacin eficaz de este procedimiento es el Jefe de Control de
Interno y los encargados de cada proceso


PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS: Elemento de control, que contiene
los planes administrativos con las acciones de mejoramiento que a nivel de los
procesos y de las reas responsables dentro de la organizacin pblica, deben
adelantarse para fortalecer su desempeo y funcionamiento, en procura de las
metas y resultados que garantizan el cumplimiento de los objetivos de la Entidad en
su conjunto.


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- DESCRIPCIN

ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLES REGISTRO
1.Informe fi nal de
audi toria
Una vez el ente de control o l a ofi cina de
control interno emi te el i nforme final producto
de audi tora se debe real i zar l a formul aci n
del pl an de mejoramiento (5 das Contralora)
(10 das ofi cina de control interno)
Secretari o de
Despacho o
Responsable de
proceso

Informe fi nal
de audi toria
2.Sociali zacin de
formatos
Soci ali zar y sumi ni strar l os formatos para el
dili genci ami ento de los planes de
mej orami ento por procesos a l os l deres de
cada proceso.
Jefe de Control
Interno
Li stado de
asi stencia a
sensi bil i zaci n
debili dades
Identi fi car claramente l as observaci ones y/o
l as debili dades que se pretenden subsanar
respecto del proceso especfi co, anali zando
l as causas de su ocurrenci a.
Secretari o de
Despacho o
Responsable de
proceso

Documento
Observaci ones
y debili dades
del proceso
4.Defi ni ci n de
obj eti vos y
responsabili dades
del Pl an
Defini r el objeti vo general y l os obj eti vos
especfi cos del Pl an de Mejoramiento
Funci onal . Establ ecer las responsabili dades
de l a al ta di recci n en su ej ecucin.
Secretari o de
Despacho o
Responsable de
proceso

5.Dili genci ami ento
de Formato Plan
de Mej orami ento
Procesos
Di ligenciar el Formato Plan de Mejoramiento
teni endo en cuenta:
Col umna 1: numero de hall azgo
Col umna 2: Consi gnar l as observaci ones
surgi das en cada proceso de evaluacin.
Col umna 3: Defini r y consignar l as
acciones a i mplementar para subsanar l as
observaciones efectuadas al proceso
especfi co.
Col umna 4: Defini r el obj eti vo que
pretende atender l a acci n de mej ora
Col umna 5: descri bi r l as acti vi dades que
se van a ll evar a cabo en cumpl imi ento de
l a acci n de mej orami ento
Col umna 6: Establ ecer las unidades de
medidas para el cumpli mi ento de l as
metas
Col umna 7: indi car l a canti dad de
uni dades
Columna 8, 9 y 10: l os perodos en l as
cual es se veri fi car el cumpl imi ento de l as
acciones propuestas.
Secretari o de
Despacho o
Responsable de
proceso
Formato Plan
de
Mej orami ento


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6.Suscri pcin del
Plan de
Mej orami ento
En l os pl anes de mej orami ento por procesos
producto de audi toras i nternas El
responsable del proceso deber presentar el
y su scri bi r el pl an en los Pl azos que
determi ne Control Interno para suscri bi r el
Plan de Mejoramiento. En los pl anes de
mej orami ento ante l os entes de control
deber suscri bi rl o el Al calde y el jefe de
control i nterno
Secretari o de
Despacho o
Responsable de
proceso

Jefe de control
i nterno
Plan de
Mej orami ento
su scri to
7.Seguimi ento Una vez presentado el plan de mejoramiento
se real i za segui miento al cumplimiento de las
acciones. La Ofi ci na de control i nterno
deber presentar a l as Contral oras 2
i nformes de seguimi ento en el ao
Jefe de control
i nterno
Formato
seguimi ento
planes de
mej orami ento.

Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y Forma
de Archivo
Plan de
mejoramiento por

Cada proceso
Of icina de
control interno /
Magntico
Computador
Of icina de
Control
interno/ clave
de acceso
Ruta de acceso 2 aos
Archiv o
Municipal

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Ley 87 de 1993 novi embre 29
Gobi erno
Naci onal
l a cual se establecen normas para el ej erci cio del
control i nterno en l as entidades y organi smos del
estado y se di ctan otras di sposi ciones
Decreto1826 de1994 Agosto 3
Gobi erno
Naci onal
Por el cual se regl amenta parcialmente l a Ley 87
de 1993
decreto 1537 de 2001 j uli o 26
Gobi erno
Naci onal
de 1993 en cuanto a elementos tcni cos y
admini strati vos que fortal ezcan el si stema de
control i nterno de l as entidades y organi smos del
Estado.

INTERNO
FIRMA


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19.3. ASESORIAS DE CONTROL INTERNO

- OBJETIVO
Es el procedimiento mediante el cual en forma conjunta el Jefe de la oficina de
Control Interno o quin haga sus veces y los de las dependencias involucradas en
un proceso que presenta deficiencias, buscan facilitar la identificacin de
necesidades, el planteamiento de soluciones y mejorar la efectividad del mismo,
acorde con las normas vigentes.

- ALCANCE
El procedimiento inicia cuando define el objeto de la asesora o el acompaamiento
y finaliza con la implementacin de acciones de mejoramiento recomendadas por
parte de la dependencia objeto.


ASESORA: Pronunciamiento escrito y/o verbal emitido por la Oficina de Control
Interna en torno a la normatividad, la reglamentacin vigente en la Entidad de una
actuacin presentada en una dependencia o unidad administrativa de la
Administracin Municipal.

- RESPONSABLE
El responsable de la aplicacin de este procedimiento es el Jefe de oficina de control
interno o quien haga sus veces, con apoyo del Profesional Universitario del area.

El concepto de asesora cuando se requiera ser enviado formalmente a travs de
oficio suscrito por el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, o
mediante el correo electrnico institucional.
El concepto de asesora se rendir teniendo en cuenta lo estipulado en el artculo 25
del Cdigo Contencioso Administrativo


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- DESCRIPCIN
1. Pl aneaci n
de l a Asesora
Define el obj eti vo y el al cance de l a asesora o el
acompaami ento.
Anali za la si tuaci n crti ca observada o planteada.
Anali za l a si tuaci n actual y l a confronta frente a l as
funci ones, procesos y normas vigentes
Jefe de control
i nterno/
profesi onal
uni versi tari o

2. Bri nda l a
asesora
Bri ndan l a asesora y el apoyo a l a dependencia que l o
requi ri, con base en l as al ternati vas de sol ucin
planteadas.
Jefe de control
i nterno/
profesi onal uni v.

3. Informe Cuando se consi dere necesari o: Redactan documentos
sobre l a si tuacin y las recomendaci ones perti nentes.

Jefe de control
i nterno/
profesi onal uni v.

Correo
electroni co
Concepto
4.acci ones La dependencia obj eto de asesora implementa l as
acciones de mej orami ento recomendadas
Jefe de
dependencia

Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y Forma
de Archivo
Concepto
Jef e de
control
interno
Of icina de
control interno /
f isico
archiv ador
Of icina de
Control interno
Computador
Of icina de Control
interno/ clav e de
acceso
2 aos
Archiv o
Municipal

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que
lo expide
Descripcin
Gobierno
Nacional
la cual se establecen normas para el ejercicio del control
interno en las entidades y organismos del estado y se dictan
otras disposiciones
Gobierno
Nacional
Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993
decreto 1537 de 2001 julio 26
Gobierno
Nacional
Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en
cuanto a elementos tcnicos y administrativos que
f ortalezcan el sistema de control interno de las entidades y
organismos del Estado.

INTERNO
FIRMA


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19.4. RENDICION DE INFORMES

- OBJETIVO
Definir el procedimiento para establecer los referentes a seguir para la preparacin
de Informes que debe elaborar y entregar la Oficina de Control Interno en los
trminos y periodos establecidos a las partes interesadas especialmente el Gobierno
Nacional y entidades de control administrativo, fiscal y legal, en cumplimiento de los
elementos de Informacin Primaria y Secundaria en el componente de Informacin
de MECI 1000:2005.

- ALCANCE
El procedimiento inicia con la planeacin, alistamiento, determinacin de fuentes de
informacin, preparacin de mecanismos para delimitar los conceptos, contenidos,
periodicidad de acuerdo a las especificaciones requeridas por las partes interesadas
y finaliza con las acciones de entrega de la informacin a las mismas.

- RESPONSABLES

COMPONENTE INFORMACIN: Conjunto de Elementos de Control, conformado
por datos que al ser ordenados y procesados adquiere significado para los grupos
de inters de la Entidad a los que va dirigido. Hace parte fundamental de la
operacin al convertirse en insumo para la ejecucin de los procesos y a su vez la
transparencia de la actuacin en la Rendicin de cuentas y el cumplimiento de
obligaciones de informacin. El componente Informacin vincula a la Administracin
con su entorno (Entes de control) y facilita la ejecucin de sus operaciones internas.
Teniendo en cuenta los planes y Programas y el modelo de operacin por procesos,
se disean polticas y mecanismos de consecucin, captura y procesamiento y
generacin de datos y registros que permitan la efectividad en las operaciones y que
la informacin de la universidad y de cada proceso, sea adecuada a las necesidades


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Pgi na 628


especficas de la ciudadana y de las partes interesadas internas y externas. Como
componente de Control, la informacin se estructura en los elementos de
Informacin Primaria, Informacin secundaria y Sistemas de Informacin.
INFORMACIN SECUNDARIA: Elemento de Control, conformado por el conjunto de
datos que se originan y/o procesan al interior de la Administracin provenientes del
ejercicio de su funcin.
Se obtienen de los diferentes sistemas de informacin que soportan la gestin de la
Entidad. La informacin Secundaria es la informacin que se transforma en la
ejecucin de operaciones de la Administracin. Toma como base la informacin
primaria o sea la que proviene de fuentes externas, y la relacionada con los hechos
financieros, econmicos y sociales que se generan en el desarrollo de su funcin
administrativa. Proporciona elementos de juicio a la ciudadana o partes interesadas
para que verifiquen o determinen el grado de cumplimiento de los compromisos
adquiridos por la universidad de acuerdo con su misin.
INFORMES INTERNOS: Los propios que produce la Oficina de Control Interno con
base en la Informacin Primaria y Secundaria proveniente del ejercicio de la
funcinadministrativa de la entidad, con destino a las partes interesadas
especialmente al Alcalde y a la Alta direccin.
INFORMES A ENTES EXTERNOS: Los propios que produce la Oficina de Control
Interno con destino a las partes interesadas de carcter externo especialmente a los
entes de control y se obtienen con base en el desarrollo del rol misional y de la
operacin de la Alcaldia y se materializan a travs de la estructura documental que
producen las diferentes unidades.

La rendicin de informes se realiza conforme al componente de Informacin con sus
elementos de Informacin Primaria, Informacin secundaria y Sistemas de
Informacin definidas en el MECI 1000:2005.
Los informes externos obedecen regularmente a disposiciones normativas de
entidades estatales y de control cambiantes y se elaboran de acuerdo a los datos,
registros y documentos que produce la Administracion Municipal.


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La siguiente lista muestra algunos de los Informes a presentar por parte de la Oficina
de Control Interno dentro del Ejercicio de sus Funciones:
INFORMES
INFORME DE AUSTERIDAD DEL GASTO. Decreto 1737 de 1998 y 2209 del 29
de octubre de 1998. Decreto 0984 de 2012 DAFP Nota: Seguimiento Mensual
informe Trimestral
SEGUIMIENTO A PLANES DE MEJORAMIENTO Contraloria General de la
Republica. Resolucion 6445 de 2012. Reporte al SIRECI Nota: Anual 15 a 20 de
enero del ao siguiente, Intermedia del 15 al 20 de julio vigencia actual.
SEGUIMIENTO A PLANES DE MEJORAMIENTO Contraloria Departamental del
Cauca Reporte al SIA Nota: Anual 15 de enero del ao siguiente, Intermedia 10
julio vigencia actual.
EVALUACION A LA GESTION POR DEPENDENCIAS. Ley 909 de 2004 art. 39
y Circular 004 de 2005 del DAFP. Remitir al Alcalde
INFORME DE GESTION (Cada accion emprendida por la OCI que permita dar
a conocer al Representante Legal los resultados especialmente en lo referente a
la labor evaluadora y a la de acompaamiento o asesora.
INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE a la Contadura General de la
Repblica. (Se hace a travs de CHIP). Resolucin 248 de 2007
ENCUESTA MECI.Circular 100-08 del 30 de diciembre de 2010. Decreto 1027
del 30 de marzo de 2007 DAFP. INFORME EJECUTIVO ANUAL AVANCE SCI
de cada vigencia. Decreto 153 de 2007.
INFORME PORMENORIZADO ESTADO DE CI. cada cuatro (4) meses en la
pgina web de la entidad.
INFORME DERECHOS DE AUTOR. Informe Verificacin, Recomendaciones y
resultados sobre el cumplimiento de las normas en materia de derecho de autor
sobre Software. Circular No. 04 de 2006. Direccin Nacional derechos Autor
INFORME SEMESTARAL SOBRE ATENCION AL CIUDADANO. ley 1474 de
2011 Estatuto Anticorrupcin. Artculo 76


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- DESCRIPCION
Planear y ali star l a
i nformacin
requeri da
Anali zar contexto estratgi co identi fi cando la
cadena de val or organi zaci onal ; delimi tar los
conceptos, conteni do y peri odi ci dad y partes
i nteresadas de acuerdo con l as especifi caci ones
dadas por cada enti dad que requiere la
i nformacin.

Jefe de Control
Interno

Determi nar l as
fuentes de
i nformacin
Determi nar las fuentes generadoras de la
i nformacin pri maria y secundaria, regi stros y
documentacin necesari a o soli ci tarlos a las
uni dades y dependencias de acuerdo a los
mecani smos de consecuci n, captura,
procesami ento y generacin de datos y regi stros
que permitan que l a informaci n de l a entidad y de
cada proceso sea adecuada a las necesidades
especfi cas de l as partes i nteresadas y segn los
requerimientos exigi dos.
Elaborar cronograma de acti vi dades y Soli citar la
i nformacin requeri da estableci endo fecha de
entrega de la mi sma
Jefe OCI y
Profesi onal de
OCI, en
colaboracin
con j efes de
uni dades y/o
dependencias,
segn
corresponda
i nformes
entregados
(regi stros,
datos,
cuadros)
Veri fi car l a
i nformacin de
acuerdo a
requerimientos

Anali zar l a informaci n reci bida de las di ferentes
Dependenci as, veri fi cando que l a informaci n
obteni da sea acorde a los requerimientos de las
partes interesadas y l a razonabili dad, oportuni dad
y consi stenci a de l a mi sma. En caso de
i nconsi stenci as en l a i nformacin sumi ni strada por
l as uni dades, se coordina con las mi smas para su
correcci n.
Jefe OCI y
Profesi onal de
OCI,
Informes,
regi stros,
datos,
formatos
sumi ni strados
por l as
dependencias

Elaboracin de
Informes
Elaborar l os i nformes compil ando l os regi stros,
datos, cuadros y documentacin soporte
requeri da.

Jefe OCI y
Profesi onal de
OCI,
Informes
elaborados y
su scri tos
Entregar
i nformacin
Entregar la informacin a l as entidades
gubernamentales, de control o partes interesadas
(al calde, dependenci as). de acuerdo a las
especi fi caciones y periodi ci dad establ eci do
Jefe de Control
Interno
Informes
defi ni ti vos


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Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y Forma
de Archivo
Informe
Jef e de
control
interno
Of icina de
control interno /
fsico/ Carpeta
Inf orme
Archiv ador
Of icina de
Control interno
Archiv o
Municipal

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Gobi erno
Naci onal
l a cual se establ ecen normas para el ej erci cio
del control i nterno en l as entidades y
organi smos del estado y se di ctan otras
di sposi ci ones
Gobi erno
Naci onal
Por el cual se regl amenta parcialmente l a Ley
87 de 1993

INTERNO
FIRMA


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19.5. EVALUACIN INSTITUCIONAL A LA GESTIN

- OBJETIVO

Verificar en la gestin de los procesos, a travs del seguimiento a la evaluacin de
los planes de accin, el avance en la ejecucin del plan de desarrollo Municipal,
durante cada ao de gobierno vigente

- ALCANCE

Este procedimiento aplica a toda la Alcalda en especial a todos los lderes de
proceso. Inicia con recoleccin de informacin y termina con el informe


Evaluacin: Se puede conceptualizar como el hecho de contrastar los resultados
obtenidos, con los fines propuestos en alguna accin o actividad; ello exige la
existencia de metas preestablecidas.

Autoevaluacin: Es un proceso permanente que consiste en una investigacin con
rigor cientfico y metodolgico, que busca informacin sobre los alcances de lo
propuesto en las distintas actividades, para posteriormente disear nuevas
estrategias que permitan lograr lo no alcanzado y el cumplimiento de la misin y los
objetivos institucionales

Subsistema de Control de Gestin: Conjunto de componentes de Control, que al
interrelacionarse bajo la accin de los niveles de autoridad y/o responsabilidad
correspondientes, aseguran el control a la ejecucin de los procesos de la entidad
pblica, orientndola a la consecucin de los resultados y productos necesarios para
el cumplimiento de su misin.

Componente actividades de control. Constituye el conjunto de elementos que
garantizan el Control a la ejecucin de la funcin, polticas de operacin,
Procedimientos, Controles, Indicadores, Manual de procedimiento de la entidad


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pblica, haciendo efectivas las acciones necesarias al manejo de riesgos y
orientando la operacin hacia la consecucin de sus resultados, metas y objetivos

Indicadores: Se presentan como un conjunto de variables cuantitativas y/o
cualitativas sujetas a la medicin, que permiten observar la situacin y las
tendencias de cambio generadas en la entidad, en relacin con el logro de los
objetivos y metas previstos. Conjunto de mecanismos necesarios para la evaluacin
de la gestin de toda entidad pblica..

Subsistema de Evaluacin: Conjunto de componentes de control que al actuar
interrelacionadamente, permiten valorar en forma permanente la efectividad del
Sistema de Control Interno de la entidad pblica; la eficiencia, eficacia y efectividad
de los procesos; el nivel de ejecucin de los planes y programas, los resultados de la
gestin, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones
para orientar las acciones de mejoramiento de la organizacin pblica.

Componente autoevaluacin. Conjunto de elementos de control que al actuar en
forma coordinada en la entidad pblica, permite en cada rea organizacional medir
la efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestin en
tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y resultados a su cargo
y tomar las medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de los
objetivos previstos por la entidad.

Autoevaluacin de gestin: Elemento de control, que basado en un conjunto de
indicadores de gestin diseados en los planes y programas y en los procesos de la
entidad pblica, permite una visin clara e integral de su comportamiento, la
obtencin de las metas y de los resultados previstos e identificar las desviaciones
sobre las cuales se deben tomar los correctivos que garanticen mantener la
orientacin de la entidad pblica hacia el cumplimiento de sus objetivos
institucionales.

- RESPONSABLE
Jefe de oficina de control interno o quin haga sus veces, Responsable de Proceso,
Secretario de Planeacin.


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La Oficina de control interno realizara la evaluacin independiente teniendo como
fundamento la informacin recolectada por la oficina de planeacin.

- DESCRIPCIN
Recolecci n de
i nformacin
Recolectar, estructurar, consoli dar y anal i zar los
l ogros de metas trimestrales de los pl anes de
accin, siendo estos coherentes con el Pl an de
Desarrol l o Insti tucional . De acuerdo con los
i ndi cadores defi ni dos en la caracteri zacin de
cada proceso se recopil a la informaci n
necesaria.
Jefe Ofi cina de
Planeaci n
Cronograma
de Trabaj o
Seguimi ento y
anli si s al
cumplimi ento de
l as metas
Se Compara l os resul tados del i ndi cador con la
meta establecida en los obj eti vos estratgi cos y
en l a caracteri zaci n del proceso, determi nando si
se cumple o no la meta. See reali za anli si s de
cumplimi ento
j efe de Ofi cina
de planeaci n

Informe de
eval uacin
Elaborar el i nforme de evaluacin coherente con
l a gestin por pl anes y por proyectos
fundamentado en i ndi cadores de logros. Remi ti r
copi a a Al calde y a Ofi cina de Control Interno.
Jefe Ofi cina de
Planeaci n
Informe
Anali si s
i ndependi ente
Teni endo como soporte el Informe de evaluaci n,
l a ofi cina reali za anl i si s i ndependi ente de
resul tados eval uando l os l ogros del Pl an de
Accin Instituci onal . Se emi te i nforme al
representante l egal y al jefe de pl aneacin en el
cual se recomiendan acci ones de mejora. Se
recomi enda al jefe de pl aneacin la suscri pci n de
planes de mej orami ento respecti vos
Jefe Ofi cina
Eval uacin y
Control de
Gesti n
Informe de
Eval uacin
Autoevaluaci on
de l a Gestin
Convocar a reuniones de trabajo sobre la
Eval uacin de procesos a los j efes de las
dependencias para que refl exionen sobre el
cumplimi ento de sus responsabil idades y
compromi sos personal es e i nstituci onal es y
su scri ban los pl anes de mejoramiento
correspondi entes
Jefe Ofi cina de
Planeaci n
Regi stro de
asi stencia

Acta
Implementaci n
plan de
mej orami ento
proceso
Di funde e impl ementa l as acciones de
mej orami ento defi ni das para lograr la meta
estableci da.
Responsable de
l a ej ecucin del
Proceso


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Seguimi ento a
Planes de acci n
Reali za segui mi ento a los pl anes de acci n
su scri tos por cada Dependenci a produci endo un
i nforme para el Al cal de.
Cada Dependencia deber enviar copi a del pl an
de acci n a la Ofi cina de Pl aneaci n y
semestral mente reportar el avance haciendo
referencia a los soportes que sustentan el avance.
Secretari a de
Planeaci n
Formato
seguimi ento
planes de
accin

Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y Forma
de Archivo
Plan de
mejoramiento por
procesos
Cada proceso
Of icina de
control interno /
Magntico
Computador
Of icina de
Control interno
Archiv o
Municipal
Inf orme de
ev aluacin
Jef e de
control
interno
Of icina de
control interno /
Magntico
Computador
Of icina de
Control interno
Archiv o
Municipal

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Gobi erno
Naci onal
del control i nterno en l as entidades y organi smos
del estado y se di ctan otras di sposi ciones
Gobi erno
Naci onal
de 1993

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19.6. MANEJO DE RI ESGOS INSTITUCIONALES

- OBJETIVO
Establecer parmetros para la adecuada administracin de los Riesgos identificados
en los procesos de la Alcalda Municipal de Miranda, Cauca.

- ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los procesos del Sistema de Control Interno de la
Alcalda Municipal de Miranda, Cauca, desde la capacitacin al equipo de trabajo
para la identificacin, anlisis y establecimiento de controles de los riesgos en cada
proceso hasta el seguimiento y evaluacin de las acciones implementadas para
contrarrestarlos.

- RESPONSABLE


Riesgo: La posibilidad de que suceda algo que tendr un impacto sobre los
objetivos. Se lo mide en trminos de consecuencias y probabilidades.

Identificacin de Riesgos: El proceso mediante el cual se reconoce que existe un
riesgo y se definen explcitamente sus causas y caractersticas.

Anlisis De Riesgos: Estudio de los eventos que tienen efectos sobre la actividad
de una entidad.

Control De Riesgos: La parte de administracin de riesgos que involucra la
implementacin de polticas, estndares, procedimientos y cambios fsicos para
eliminar o minimizar los riesgos adversos.

Administracin de Riesgos: Es el proceso continuo basado en el conocimiento,
evaluacin, manejo de los riesgos y sus impactos que mejora la toma de decisiones
organizacionales.


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Mapa de Riesgos: Representacin grfica de los resultados de un mtodo
sistemtico y continuamente actualizado de deteccin, anlisis y valoracin de los
riesgos laborales. Su objetivo es eliminar, reducir o asumir conscientemente los
riesgos de la manera ms eficaz, para eliminarlos, cuando ello sea posible,
reducirlos en su caso, al menos, asumirlos conscientemente.

- DESCRIPCIN
INICIO
1. Capaci tacin y
formacin al equi po
de trabajo.
1. Capacitacin y formacin al equipo de trabaj o.
Capaci tar al equi po de trabaj o en l a identifi caci n y
admini straci n de riesgo en cada proceso.

Jefe de Control
Interno
No Apli ca

2. Identi fi cacin de
Ri esgos
2. Identificacin de Riesgos: Identi fi car riesgos
i nternos y externos exi stentes y potencial es que
i mpi dan el cumplimiento de los obj eti vos
i nsti tuci onal es, as como las posi bl es causas y
consecuencias de su ocurrenci a. Di ligenciar Formato
de i denti fi cacin de ri esgos.
Responsable
de Proceso

Formato de
Identi fi caci n
de Ri esgo.
3. Anl i si s de
Ri esgos
3. Anlisis de Riesgos: Anali zar riesgo de acuerdo al
i mpacto y probabili dad de ocurrenci a del mi smo,
cl asi fi car y priori zar de acuerdo a la tabl a de
valoraci n contenida en l a Gua de Admini straci n de
Ri esgos de l a DAFP.
Responsable
de Proceso
Formato
anli si s Del
ri esgo
4. Control de
Ri esgos
4. Control de Riesgos: Identi fi car y establecer el
efecto de los control es exi stentes para mi ti gar el
ri esgo, val orar el ri esgo ante di chos control es y
establecer nuevas estrategi as a i mpl ementar.
Responsable
de Proceso
Formato
Control de
Ri esgos
5. Mapa de
Ri esgos
5. Mapa de Riesgos: Consol idar mapa de riesgos de
l os procesos conforme al anli si s de riesgos.
Responsable
de Proceso
Mapa de
Ri esgos
6. Elaboracin Pl an
de Manejo de
Ri esgos
6. Elaboracin Plan de Manej o de Riesgos:
Elaborar Pl an de Manej o de Ri esgos de tal forma que
se l ogren i denti fi car los controles para preveni r o
mitigar el impacto de l os ri esgos exi stentes.

Responsable
de Proceso
Formato Pl an
de manej o de
ri esgos
7. Elaborar y
Revi sar Pol ti cas
de Admi ni straci n
de Ri esgos
7. Elaborar y Revisar Polticas de Administracin
de Riesgos: Elaborar y Revi sar l as pol ti cas de
Admini straci n de Riesgo, de acuerdo con la
valoraci n de l os mi smos, de tal forma que sea
posi bl e l a toma de deci si ones adecuadas y fi jar los
Lineami entos de l a admi ni straci n de ri esgos.

Responsable
de Proceso
Pol ti cas de
Admini straci n
de Ri esgos
8. Mapa de
Ri esgos
8. Mapa de Riesgos: Consoli dar mapa de ri esgos de
l a entidad y el Pl an de Manej o del mi smo.

Responsable
Proceso
Control Interno
Mapa de
Ri esgos


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9. Seguimi ento 9. Seguimiento: Real i zar seguimi ento a la
i mpl ementacin y ejecuci n de los compromi sos
adqui ri dos para el control de l os ri esgos i dentifi cados
en el proceso. Por l o cual se debe envi ar a los
responsables de cada proceso el formato de
seguimi ento y monitoreo para su dili genci ami ento,
estableci endo acciones, resul tados del peri odo a
eval uar y anli si s de los resul tados.

Responsable
Proceso
Control Interno
Formato
Seguimi ento y
Monitoreo de
Ri esgos
10. Veri fi caci n del
Plan de Manej o de
Ri esgos
10. Verificacin del Plan de Manej o de Riesgos:
Adel antar veri fi caciones sobre l a marcha del Pl an de
Manej o de Riesgos e i denti fi car las si tuaciones o
factores que i nfluyan en l a apli cacin de las acciones
preventi vas.

Responsable
Proceso
Control Interno
No Apli ca
11. Deteccin de
Nuevos Ri esgos
11. Deteccin de Nuevos Riesgos: Coordinar con
l os Jefes o responsables del Proceso l a formul aci n
del Plan de Manej o de Ri esgos para i ncl ui r las
acciones y combati r l os nuevos ri esgos i dentifi cados.

Responsable
Proceso
Control Interno
Mapa de
Ri esgos

Formato Pl an
de Manej o de
Ri esgos
12. El aborar
Informe de avance
en el manej o de
ri esgos
12. Elaborar Informe de avance en el manej o de
riesgos: El aborar Informe de avance en el manej o de
ri esgos, dando a conocer a los responsabl es de
proceso, l os resul tados de verifi caci n y/o monitoreo
al cumpl imi ento de las acciones a segui r durante el
tri mestre.

Jefe de control
Interno
Informe de
Avance en el
Manej o de
Ri esgos

Nombre
Almacenamiento
Proteccin
Recuperaci
n
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y
Forma de
Archivo
Formato de
Identif icacin
de Riesgo
Cada proceso
Of icina de
control interno
/ Magntico
Computador
Of icina de Control
Interno/ clav e de
acceso
Ruta de
acceso
2 aos
Archiv o
Municipal
Formato
anlisis
Del riesgo
Cada proceso
Of icina de
control interno
/ Magntico
Computador
Of icina de Control
Interno/ clav e de
acceso
Ruta de
acceso
2 aos
Archiv o
Municipal
Formato
Control de
Riesgos
Cada proceso
Of icina de
control interno
/ Magntico
Computador
Of icina de Control
Interno/ clav e de
acceso
Carpeta
manejo de
riesgos
2 aos
Archiv o
Municipal
Mapa de
Riesgos
Control interno
Of icina de
control interno
/ Magntico
Computador
Of icina de Control
Interno/ clav e de
acceso
Carpeta
manejo de
riesgos
2 aos
Archiv o
Municipal


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Formato Plan
de manejo de
riesgos
Cada proceso
Of icina de
control interno
/ Magntico
Computador
Of icina de Control
Interno/ clav e de
acceso
Carpeta
manejo de
riesgos
2 aos
Archiv o
Municipal
Polticas de
Administracin
de Riesgos
Control interno
Of icina de
control interno
/ Magntico
Computador
Of icina de Control
Interno/ clav e de
acceso
Carpeta
manejo de
riesgos
2 aos
Archiv o
Municipal
Formato
Seguimiento y
Monitoreo de
Riesgos
Cada proceso
Of icina de
control interno
/ Magntico
Computador
Of icina de Control
Interno/ clav e de
acceso
Carpeta
manejo de
riesgos
2 aos
Archiv o
Municipal


Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Gobi erno
Naci onal
del control i nterno en l as entidades y organi smos
del estado y se di ctan otras di sposi ciones
Gobi erno
Naci onal
de 1993
Ley 1474 de 2011 Juli o 12
Gobi erno
Naci onal
Por la cual se di ctan normas ori entadas a
fortal ecer los mecani smos de prevencin,
i nvesti gacin y sancin de actos de corrupcin y
l a efecti vidad del control de l a gestin pbl i ca

INTERNO
FIRMA


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19.7. ARQUEO DE CAJA

- OBJETIVOS
Determinar las polticas que deben existir para seguimiento y control para la
adecuada administracin de las cajas de tesorera con el propsito de realizar una
gestin eficaz de los recursos financieros

- ALCANCE
Inicia con la programacin del arqueo a Tesoreria y termina con el acta respectiva y
si existen anomalas con las denuncias respectivas

- RESPONSABLE
Interno y los intervinientes del proceso financiero.

ARQUEO DE CAJA: Es un procedimiento que consiste en el recuento de efectivo,
los cheques y dems documentos representativos de dinero, que se hayan
recaudado durante el da.

Discrecionalmente la Unidad de Control Interno verificar el arqueo respectivo.
Esta diligencia incluye los saldos en Bancos con el fin de hacer su comprobacin
posterior.
Terminado el arqueo se proceder a hacer la confrontacin de los resultados
arrojados, con los comprobantes de Ingresos y Egresos expedidos durante el da y el
movimiento registrado en el Libro Auxiliar. Esta diligencia requiere de la elaboracin
del Acta.


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- DESCRIPCION
1.Ini ci o del arqueo Di screci onal mente el jefe de Control Interno, al ini ciar
l a jornada, i ndi ca la veri fi cacin del arqueo del dia
anteri or
Jefe de Control
Interno
No Apli ca

2. Desarroll o del
arqueo de caja
El Funcionari o encargado del recaudo facili ta dinero,
l os cheques y dems documentos representati vos de
dinero al funci onari o de control interno.
Se reali za recuento del efecti vo, l os cheques y dems
documentos representati vos de dinero, que se hayan
recaudado durante el da anteri or
Esta dil igenci a incl uye l os sal dos en Bancos con el fin
de hacer su comprobaci n posteri or. Fi nalmente se
proceder a hacer la confrontaci n de l os resul tados
arroj ados, con l os comprobantes de Ingresos y
Egresos expedi dos durante el da y el movi miento
regi strado en el Li bro Auxil iar.
Tecni co
Operati vo
Recaudo

Jefe de Control
Interno/Profesi on
al Uni versi tario

3.Levantami ento
del acta
Los resul tados que arroj e l as dili gencia se har
constar en Acta, l a cual deber contener los
pormenores que se sealan a conti nuaci n:
A. Lugar, fecha, actuantes, nmero del Acta.
B. Corte de cuentas.
C. Regi stro del movimi ento de Ingresos y egresos
estudiado,
D. Comparaci n de l os sal dos de arqueos con l os que
refleje el movimi ento.
E. Constanci a de que l os fondos, val ores y dems
documentos que se pusi eron a di sposi cin del
funci onari o que hi zo l a inspeccin quedaron
nuevamente en su totalidad en poder del empl eado
responsable de l os mi smos.
F. Observaci ones sobre el funcionamiento de la
Dependenci a a l a cual se practi ca l a dil igencia.
G. Instrucci ones y recomendaciones de carcter fi scal
a los empleados de manejo.
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Interno/Profesi on
al Uni versi tario

Acta de arqueo


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Pgi na 642


4.Conclusi on de
arqueo
Una vez concl uya la di ligencia, el Acta que se l evante
en la mi sma ser fi rmada por l os funci onarios que
i ntervini eron en ell a, pudiendo regi strarse l as
expl i caci ones que se crean necesari as.

Jefe de Control
Interno/Profesi on
al Uni versi tario
Acta de arqueo
5. Resul tados de
l os arqueos
Los resul tados anormales que arroj en l os arqueos e
i nspecci ones se i nvesti garn pormenori zadamente
con el objeto de ll egar a l a certidumbre de su
exi stencia.
En l a investigaci n que se efecte se debe ll egar a
determi nar l as causas que ori gi naron la anomal a,
vali ndose para tal efecto de las expli caciones del
empleado de manej o, l as cual es debi eron quedar
consi gnadas dentro del Acta de l a dili genci a y
comprobndol as sobre l os documentos en que las
respal de.
Cuando en el arqueo di ari o se encuentre algn
faltante, el funcionario del Control Interno pedi r al
empleado responsable del manejo de l os fondos, el
rei ntegro i nmediato del val or del mi smo.
Si se produce dentro de l a dili gencia un sobrante, se
expedi r un recibo de Caj a a nombre del responsabl e,
por el valor respecti vomientras se examina la
si tuaci n.
Las di ferenci as que se hallen al practi car las
i nspecci ones mensuales quedarn regi stradas dentro
del Acta, segui da del requerimiento, expli caciones del
empleado y el rei ntegro del valor fal tante cuando se
produzca y en el caso de un sobrante se ordenar la
consi gnaci n.

Jefe de Control
Interno/Profesi on
al Uni versi tario

Acta de arqueo
6. Denuncias Si en los arqueos o i nspecci ones, se encuentra que
pudieron haberse cometi do hechos fraudul entos o
dudosos, se dar avi so de tal ci rcunstancia al Jefe de
de Control Interno.
Si se determi na la posi ble comi si n de un deli to, el
j efe de Control Interno, i nformar al Al cal de y
formulara la denuncia respecti va ante la autoridad
competente, acompandola del Acta de l a di ligencia
que se adelant
Jefe de control
Interno
Denuncia


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Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y Forma
de Archivo
Acta de arqueo a
tesorera
Jef e de
control
interno
Of icina de
control interno /
Carpeta actas
Archiv ador
Of icina de
Control interno

2 aos
Archiv o
Municipal
Comunicaciones
Jef e de
control
interno
Of icina de
control interno /
Carpeta
Comunicaciones
Archiv ador
Of icina de
Control interno

2 aos
Archiv o
Municipal

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Gobi erno
Naci onal
Por l a cual se establecen normas para el
ejerci ci o del control interno en las enti dades y
organi smos del estado y se di ctan otras
di sposi ci ones
Gobi erno
Naci onal
de 1993
Ley 1474 de 2011 Juli o 12
Gobi erno
Naci onal
Por la cual se di ctan normas ori entadas a
fortal ecer los mecani smos de prevencin,
i nvesti gacin y sancin de actos de corrupcin y
l a efecti vidad del control de l a gestin pbl i ca

INTERNO
FIRMA


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19.8. ATENCION DE QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS

- OBJETIVO
Garantizar que las quejas, reclamos y sugerencias presentadas por la comunidad
ante la Administracin Municipal, se desarrollen dentro de un orden especfico,
conforme a los requisitos legales aplicables.

- ALCANCE
El procedimiento inicia con la recepcin de las quejas, reclamos y sugerencias
presentadas por la comunidad, termina con la respuesta y el seguimiento a las
mismas.
Las QRS pueden estar relacionadas con cualquiera de los procesos, servicios o
dependencias de la Administracin.

- RESPONSABLES
La Oficina de Control interno mediante el funcionario de ventanilla unica ser la
responsable de recepcionar las quejas, reclamos y sugerencias, y de enviarla a las
dependencias para su respectivo trmite.
Los Secretarios de Despacho de las unidades ejecutoras deben garantizar el
respectivo trmite a los QRS que son competencias de su Dependencia, y que le
son remitidas. El Jefe de Control Interno es responsable de hacerle seguimiento a la
oportuna respuesta por parte de la Administracin a las QRS presentadas por la
comunidad.

QUEJA: Es la manifestacin de inconformidad que se da a conocer a las autoridades
por un hecho o situacin irregular de un servidor pblico o de un particular a quien
se le ha adjudicado la prestacin de un servicio pblico o por la deficiencia o
negligente atencin que presta una autoridad administrativa


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RECLAMO: Es la manifestacin de inconformidad por la prestacin de un servicio o
proceso.
SUGERENCIA: Es un consejo o propuesta que formula un ciudadano para el
mejoramiento de las funciones, metas y objetivos de la entidad.

En caso de no ser posible resolver o contestar la queja, sugerencia o reclamo, en el
tiempo establecido se debe informar al peticionario por escrito o por va email, antes
del vencimiento, expresando los motivos de la demora, sealando la fecha en que se
dar respuesta.
Si la queja da lugar a una investigacin disciplinaria, se da traslado a la Secretaria
General (Control Interno Disciplinario) para que adelante el trmite respectivo.
Informando al interesado el estado de su solicitud.
En caso que la queja o reclamo sea annima, la Administracin Municipal realizar
las investigaciones pertinentes siempre y cuando se aporten evidencias.
El seguimiento a la respuesta se puede acceder por la pgina Web de la Alcalda
El nico correo electrnico por el cual se puede recepcionar, tramitar o responder las
QRS es contactenos@miranda-cauca.gov.co o en la pagina web de la entidad link
Peticiones, Quejas y Reclamos

- DESCRIPCION
Recepci on de
sol i ci tud
Se Recepci ona la quej a, recl amo sugerenci a
presentada por el usuario en el formato regi stro de
QRS y l a regi stra en l a Pl anill a para el Control de
Sol i ci tudes. Cuando la soli citud sea presentada en
ofi cio debe manej ar radi cado de acuerdo con lo
estableci do en el Procedimiento de Gesti n
Documental . Una vez recepci onada l a informaci n
l o remi te a la ofi cina de control interno.

Nota 1: La Quej a, Reclamo o Sugerencia tambi n
podr ser recepcionada mediante el buzon de
sugerenci as de l a enti dad. Mensual mente se revi sa
l a informaci n de los buzones de sugerencias; se

Auxi liar
admini strati vo
Ventanill a
Uni ca

Libro
radi cador

Formato de
QRS


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Pgi na 646


regi stra en los formatos respecti vos y l e enva la
rel acin a l as dependencias competentes para el
trmi te en el formato regi stro de QRS

Nota 2: Semanalmente jefe de control i nterno se
sol i ci ta al funcionario de si stemas reporte de las
QRS reportadas a travs de l a Pgi na Web de la
enti dad.

Tecni co
operati vo
si stemas

Correo
electroni co
Remi si on a
ofi cina de control
i nterno
El funcionari o de control i nterno una vez
recepci onada l a i nformacin l e enva copi a a la
dependencia competente el formato y las
evidencias que presenta el peti cionario para su
trmi te
Jefe de control
i nterno/Profesi o
nal Uni versi tari o

Formato QRS
Tramitar l a QRS

El funcionari o asi gnado anali za l a soli ci tud y
procede a darle trmi te.

Si es vi able reali za l as acti vi dades requeridas para
cumpli r con l a soli citud y elabora respuesta al
usuari o y enva copi a a la Secretari a de Control
Interno.
Si no es vi abl e real i za respuesta al usuario
j usti fi cando l a no viabil idad y enva copia a la
Ofi ci na de Control Interno

Funci onario
competente
Todas las
depenci as

Ofi ci o
Actuali zacion de
planil las de
control
Actuali za la i nformaci n en los formatos respecti vos
de QRS
Jefe de control
i nterno/Profesi o
Formato QRS
Consoli dacion de
Informaci on
Mensualmente se consolida l a informacin en el
formato control de l as QRS de todas las
dependencias, si hay anomalas en los regi stros se
remi te a l a dependenci a responsabl e de sol uci onar
para dar cl ari dad a l as i nconsi stenci as
Jefe de control
i nterno

Reali zacin de
Informe
El j efe de control i nterno, sol i ci tara a la auxili ar
admini strati vo de ventanill a uni ca el Regi stro Uni co
de derechos de peti cin del semestre, el cual sera
consoli zado con el formato control de l as QRS del
mi smo periodo.
Posteri ormente reali zara una evaluaci n aleatoria a
l as respuestas dadas por l a admi ni stracin a los
derechos de peti ci n formulados por los
ci udadanos, con el fi n de determinar si estos se
cumplen con l os requi si tos de oportunidad y
materialidad estableci dos por l a l ey y la
j uri sprudencia sobre el tema, y de manera
consecuente, establ ecer l a necesi dad de formul ar
planes i nsti tucionales de mejoramiento, l o cual se
plasmara en el informe respecti vo que se remi ti r al
al calde y se publi cara en l a pagi na web de la
enti dad
Jefe de control
i nterno/Profesi o
Informe
Semestral de
atencin al
ci udadano


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ADOPCION
Decreto 084 de 2013

Pgi na 647


Nombre
Almacenamiento
Retencin
Archivo
Gestion
Disposicin
Responsable
Lugar y Forma
de Archivo
Formato QRS
Jef e de
control
interno
Of icina de
control interno /
fsico/ Carpeta
Inf orme
Archiv ador
Of icina de
Control interno
Archiv o
Municipal
Informe
Semestral de
atencin al
ci udadano
Jef e de
control
interno
Of icina de
control interno /
fsico/ Carpeta
Inf orme
Archiv ador
Of icina de
Control interno
Archiv o
Municipal
Ofi ci o
Jef e de
control
interno
Of icina de
control interno /
fsico/ Carpeta
Inf orme
Archiv ador
Of icina de
Control interno
Archiv o
Municipal

Nombre del
documento externo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
Gobi erno
Naci onal
l a cual se establ ecen normas para el ej erci cio del
control i nterno en l as entidades y organi smos del
estado y se di ctan otras di sposi ciones
Gobi erno
Naci onal
Por el cual se regl amenta parcialmente l a Ley 87 de
1993
Ley 1474 de 2011 Juli o 12
Gobi erno
Naci onal
Arti culo 76: La ofi cina de control interno deber
vi gil ar que la atenci n se preste de acuerdo con las
normas l egal es vi gentes y rendi r a la
admini straci n de la enti dad un i nforme semestral
sobre el parti cular.
Ci rcular externa No.
001 de 2011,

Consej o Asesor
Del Gobi erno
Naci onal En
Materia De CI
Las ofi cinas de control interno () deber i ncl ui r
en sus ej erci ci os de auditora interna, una
eval uacin al eatori a a l as respuestas dadas por la
admini straci n a los derechos de peti ci n
formulados por los ci udadanos.....

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