SECRETARA NACIONAL DE LA ADMINISTRACIN PBLICA MN-CI-01

TTULO: Manual de Contratacin Pblica para la Gestin del Proceso de

la Fase Contractual
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1

b



METODOLOGA PARA ADMINISTRACIN DE PROCESOS EN LAS INSTITUCIONES PBLICAS
(Identificacin, Priorizacin, Modelado, Medicin, Control, Rediseo y
Mejora Continua)






Manual de
Contratacin Pblica
para Gestin del
Proceso de la Fase
Contractual

Subsecretara de Gestin Estratgica e Innovacin













2011

PRESIDENCIA DE LA REPBLICA
09/05/2011

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NDICE

INDICE.............................................................................................. ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
OBJETIVO DEL DOCUMENTO .................................................................................................................. 3
ALCANCE DEL PROCESO ......................................................................................................................... 3
MARCO LEGAL ESPECFICO ..................................................................................................................... 3
POLTICAS DEL PROCESO ........................................................................................................................ 3
MATRIZ DE DEFINICIN DEL PROCESO ................................................................................................... 4
DIAGRAMA DE MACRO PROCESOS ........................................................................................................ 5
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ...................................................................................................... 6
DESCRIPCIN DEL PROCESO ................................................................................................................... 6







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OBJETIVO DEL DOCUMENTO
Detallar las actividades del proceso de la FASE CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIN, como
una herramienta de consulta para los equipos de contratacin de las Entidades Pblicas, bajo un
enfoque en procesos que fomente la mejora continua del Sistema Nacional de Contratacin Pblica y
un servicio de excelencia al ciudadano.

ALCANCE DEL PROCESO DE LA FASE CONTRACTUALDE LA CONTRATACIN
El alcance del proceso de la FASE CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIN abarca el conjunto
de actividades requeridas desde la suscripcin del contrato o instrumento utilizado en el Proceso de
Ejecucin de la Contratacin, hasta suscripcin del acta de entrega nica, definitiva o presunta.
MARCO LEGAL ESPECFICO
Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica
Reglamento a la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica
POLTICAS DEL PROCESO
En todo contrato, la entidad contratante designar de manera expresa un administrador del
mismo, quien velar por el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones
derivadas del contrato. Adoptar las acciones que sean necesarias para evitar retrasos injustificados
e impondr las multas y sanciones a que hubiere lugar. Si el contrato es de ejecucin de obras, prev
y requiere de los servicios de fiscalizacin, el administrador del contrato velar porque sta acte de
acuerdo a las especificaciones constantes en los pliegos o en el propio contrato.

La entidad contratante podr, dentro del trmino de 10 das contados a partir de la solicitud de
recepcin del contratista, negarse a recibir la obra, bien o servicio, por razones justificadas,
relacionadas con el cumplimiento de las obligaciones contractuales asumidas por el contratista. La
negativa se notificar por escrito al contratista y se dejar constancia de que la misma fue practicada.

Las actas de recepcin provisional, parcial, total y definitivas sern suscritas por el contratista y
los integrantes de la Comisin designada por la mxima autoridad de la entidad contratante o su
delegado conformada por el administrador del contrato y un tcnico que no haya intervenido en el
proceso de ejecucin del contrato.

La entidad contratante ingresar al Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional
de Contratacin Pblica la informacin relacionada con los contratos suscritos y los efectos derivados
de los mismos, como sanciones, terminaciones anticipadas, unilaterales, cobro de garantas, dentro
de un trmino mximo de cinco das luego de producido el hecho.


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El Reglamento General a la LOSNCP define como informacin relevante de este proceso el
contrato suscrito (como entrada) y aquellos complementarios de haberse suscrito, ordenes de
cambio (trabajo) de haberse emitido, cronograma de ejecucin de actividades contractuales,
cronograma de pagos y actas de entrega recepcin o actos administrativos relacionados con la
terminacin del contrato.
El funcionario o empleado al que incumba el pago de planillas u otras obligaciones de una
Entidad Contratante que retenga o retarde indebidamente el pago de los valores correspondientes,
en relacin al procedimiento de pago establecido en los contratos respectivos, ser destituido de su
cargo por la autoridad nominadora y sancionado

MATRIZ DE DEFINICIN DEL PROCESO
La siguiente matriz define de manera global las entradas al proceso de la FASE
CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIN, su actividad principal, el resultado de su ejecucin y quien o
quienes utilizan las salidas:

Proveedor Entrada
ACTIVIDADES
ENTIDAD CONTRATANTE Salida Cliente
Contratista
INCOP
Administrar el contrato
Revisar Producto
Solicitar Pago
Proceso de
Ejecucin de la
contratacin
(Unidad
Jurdica/Unidad de
Contratacin)
Contrato o
instrumento
utilizado.
Acta de recepcin
nica, definitiva o
presunta.
Actos
Administrativos
derivados de las
desviaciones del
contrato
(sanciones,
multas,
Terminaciones)
Pagos, garantas
















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DIAGRAMA DE MACRO PROCESOS
En el siguiente Diagrama de Macro Procesos se resalta en color celeste el proceso de la FASE
CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIN, sus productos (salidas) y su relacin con los dems procesos
de contratacin pblica:















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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE LA FASE CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIN
Proceso de la Fase Contractual de la Contratacin
Unidad de
contratacin
Unidad Financiera Administrador del Contrato Contratista
NO
SI NO
SI
NO
NO
SI
4.1 Cumple las
obligaciones
derivadas del
Contrato
Proceso de
Pago
4.1.1
Finalizar
contrato?
3
6. Recibir pago y garantas
(de acuerdo a lo estipulado
en los pliegos y contrato)
5.1.2 Solicitar pago con
base a lo estipulado en
el contrato
1
4. Verificar Servicio vs. Trminos
establecidos en el contrato
Subir actas entrega-
recepcin al portal (5.1,
5.2)
5.1 Acta
Recepcin Parcial
suscrita
Inicio
3
5 La
recepcin es
nica o
definitiva?
1
Proceso de
Pago
2.El contrato
contempla pago
de anticipo?
1. Contrato Suscrito
5.2,1 Solicitar pago con
base a lo estipulado en el
contrato
FIN
2.1 Solicitar pago del
anticipo
4.1.2 Notificar al contratista y
subir acciones tomadas,
derivadas de la desviacin del
contrato.
3. Entrega del servicio
de Consultora.
4.1.3Termina
r unilateral
5.2 Acta Recepcin
suscrita (nica,
definitiva)
Subir al Portal subir
acciones tomadas,
derivadas de la desviacin
del contrato.
(4.1.2, 4.1.3)
2
1
2
SI


DESCRIPCIN DEL PROCESO
1. Una vez suscrito el contrato por la Mxima Autoridad o su delegado y el contratista, y registrado
en el Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratacin Pblica, el
Administrador debe registrar en el portal web http://girg.informatica.gob.ec, informacin relativa al
contrato como el cronograma de ejecucin de actividades contractuales, cronograma de pagos del
contrato, presupuesto, entre otros y debe velar por su cumplimento.

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2, 2.1 Pagar anticipo: De incluir el contrato pagos de anticipo, el Administrador del contrato deber
solicitar a la Unidad Financiera, el pago al contratista, a travs del portal web
http://girg.informatica.gob.ec. La Unidad Financiera una vez recibida la solicitud, proceder al pago y
notificar del mismo a al Administrador del contrato.

3. Entregar Producto/servicio: El contratista deber entregar el producto o servicio (bienes,
servicios, obras, consultora) bajo los trminos especificados en el contrato.

4, 4.1 Verificar Producto/servicio: Durante cada entrega o entrega nica del producto o servicio el
administrador y un tcnico que no haya sido parte del proceso de ejecucin de la contratacin,
debern verificar el cumplimiento de los requisitos especificados en el Contrato.


En el caso de consultora: una vez que se hayan terminado todos los trabajos previstos en el
contrato, el consultor entregar a la entidad contratante el informe final provisional; cuya
fecha de entrega servir para el cmputo y control del plazo contractual. Salvo que en el
contrato se seale un tiempo menor, la entidad contratante dispondr de 15 das trmino
para la emisin de observaciones y el consultor de 15 das trmino, adicionales para absolver
dichas observaciones y presentar el informe final definitivo. Dependiendo de la magnitud del
contrato, estos trminos podrn ser mayores, pero deben constar obligatoriamente en el
texto del contrato. El acta de recepcin definitiva ser suscrita por las partes, en el plazo
previsto en el contrato, siempre que no existan observaciones pendientes en relacin con los
trabajos de consultora y el informe final definitivo del estudio o proyecto. Se podrn
tambin realizar recepciones por etapas o de manera sucesiva, podrn efectuarse
recepciones parciales, esta modalidad deber constar en el contrato, as como los
productos/servicios esperados en cada etapa.

En el caso de obras: En los contratos de ejecucin de obra, as como en los contratos
integrales por precio fijo existirn una recepcin provisional y una definitiva. La recepcin
definitiva proceder una vez transcurrido el trmino previsto en el contrato, que no podr
ser menor a seis meses, a contarse desde la suscripcin del acta de recepcin provisional
total o de la ltima recepcin provisional parcial, si se hubiere previsto realizar varias de
stas. Los contratos de ejecucin de obra requieren de los servicios de fiscalizacin, el
administrador del contrato velar porque sta acte de acuerdo a las especificaciones
constantes en los pliegos o en el propio contrato.

En el caso de Bienes y Servicios: El acta de recepcin nica ser suscrita por las partes, en el
plazo previsto en el contrato, siempre que no existan observaciones pendientes en relacin
con los producto/servicio entregado. Se podrn tambin realizar recepciones por etapas o de
manera sucesiva, podrn efectuarse recepciones parciales, esta modalidad deber constar en
el contrato, as como los productos/servicios esperados en cada etapa.

4.1.1, 4.1.2, 4.1.3 Tomar acciones: La entidad contratante podr, dentro del trmino de 10 das
contados a partir de la solicitud de recepcin del contratista, negarse a recibir la obra, bien o servicio,
incluidos consultora, por razones justificadas, relacionadas con el cumplimiento de las obligaciones
contractuales asumidas por el contratista. La negativa se notificar por escrito al contratista y se

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dejar constancia de que la misma fue practicada. Vencido el trmino de 10 das sin que la entidad
contratante objetare la solicitud de recepcin ni formulare observaciones al cumplimiento del
contrato, operar, sin ms trmite, la recepcin de pleno derecho, para lo cual el contratista
notificar por intermedio de un Juez de lo Civil o un Notario Pblico.

En caso de que el producto o servicio (incluidos consultora y obras) entregado por Contratista
incumpla con los requisitos especificados en el contrato, el Administrador deber tomar acciones
administrativas, que irn desde la sancin o multa, hasta la terminacin unilateral del contrato,
mismas que debe ser notificadas al contratista a travs del Portal www.compraspublicas.gob.ec del
Instituto Nacional de Contratacin Pblica y registradas en el portal web
http://girg.informatica.gob.ec.

Toda terminacin anticipada de contrato debe registrar su causalidad, la declaracin de terminacin
unilateral del contrato se realizar mediante resolucin motivada emitida por la mxima autoridad
de la entidad contratante o su delegado, y se comunicar por escrito al Instituto Nacional de
Contratacin Pblica y al contratista. Adicionalmente aquellas terminaciones por mutuo acuerdo o
imputables a la Entidad Contratante tambin deben registrarse.

En caso de haberse generado contratos complementarios u rdenes de cambio que afecten el
tiempo y costo determinado en el contrato inicial, estos debern ser registrados en el portal web
http://girg.informatica.gob.ec con el fin de determinar las variaciones del costo y tiempo en
ejecucin final del contrato.

5, 5.1, 5.1.2, 5.1.3, 5.2, 5.2.1 Suscribir acta de entrega y solicitar pago: Las actas de recepcin
provisional, parcial, total y definitivas sern suscritas por el contratista y los integrantes de la
Comisin designada por la mxima autoridad de la entidad contratante o su delegado conformada
por el administrador del contrato y un tcnico que no haya intervenido en el proceso de ejecucin
del contrato como lo establece la poltica del manual.

Una vez suscrita el acta de recepcin parcial o nica/definitiva, esta deber ser publicada en el Portal
www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratacin Pblica por el Administrador en
coordinacin con la Unidad de Contratacin. El Administrador solicitar el pago a la Unidad
Financiera con base a lo estipulado en el contrato.

En el caso de procedimiento de contratacin por catalogo, el delegado de la mxima autoridad para
verificar el bien recibido, deber suscribir el acta de recepcin correspondiente, misma que estar
acompaada de la copia de la orden de compra y la factura respectiva. La entidad contratante se
adhiere a las condiciones establecidas en los Convenios Marco celebrados por Instituto Nacional de
Contratacin Pblica.

La adquisiciones realizadas bajo el procedimiento de nfima cuanta debern ser registradas
mensualmente en el Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratacin
Pblica, e instrumentadas a travs la factura y correspondiente orden de compra.





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6. La entrega de Garantas estipuladas en el contrato: Las garantas sern devueltas cuando se han
cumplido todas las obligaciones que avalan:

La garanta de fiel cumplimiento del contrato se devolver cuando se haya suscrito el acta de
entrega recepcin definitiva o nica.
La garanta de buen uso del anticipo se devolver cuando ste haya sido devengado en su
totalidad.
La garanta tcnica observar las condiciones en las que se emite.