Manual de Procedimientos para La Gestion de Almacen.

COLEGIO DE BACHILLERES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS ALMACENES EN EL


Junio 2005

CONTENIDO
Pgina

Introduccin

4
Objetivo

5
Metas Generales

6
Polticas Generales

7
I. Procedimiento de Recepcin, Revisin y Almacenamiento de los Bienes
Adquiridos por el Colegio

9
Normas de Operacin 10
Descripcin del Procedimiento 11
Diagrama

17

II. Procedimiento de Registro de Entrada de Material de Consumo

18
Diagrama

24
III. Procedimiento de Salida del Material de Consumo del Departamento de
Almacn General

25
Diagrama

38
IV. Procedimiento de Registro de Entrada de Activo Fijo

39
Diagrama

45
V. Procedimiento Salida de Activo Fijo del Departamento de Almacn
General

46
Diagrama

53
CONTENIDO

Pgina

Oficios Modelo
1. Oficio modelo de entrega de bienes
2. Oficio modelo para la solicitud de dictamen tcnico
3. Oficio modelo del dictamen tcnico
4. Oficio modelo de informe de dictamen tcnico
5. Oficio modelo para proveedor

54
65
Formatos

1. Entrada.

2. Tarjeta Anaquel

3. Informe Diario de Entradas de Material de Consumo al Almacn
General

4. Vale de Almacn (Reporte Diario de Salidas) Oficinas Generales

5. Vale de Almacn (Reporte Diario de Salidas) Planteles

6. Salida

7. Informe Mensual de Entradas

8. Entrada de Activo Fijo

9. Salida de Activo Fijo

10. Reporte Diario de Entradas Activo Fijo

Anexos
1.- CABMS ejemplo-
2.- Glosario

INTRODUCCIN
4
El presente manual contiene los objetivos, las metas y las polticas generales para la
administracin centralizada del almacn, as como las normas de operacin, la
descripcin y diagramas de flujo de los siguientes procedimientos: de Recepcin,
Revisin y Almacenamiento de los Bienes Adquiridos por el Colegio; de Registro de
Entrada de Material de Consumo; de Salida del Material de Consumo del Departamento
de Almacn General; de Registro de Entrada de Bienes de Activo Fijo, y de Salida de
Bienes de Activo Fijo del Departamento de Almacn General. Se integran adems, en el
apartado de Formatos los utilizados en los procedimientos antes sealados con sus
respectivos instructivos. Finalmente se incluyen los anexos para la consulta de aspectos
vinculados con la operacin del almacn y del propio manual.

Con este documento se da cumplimiento a los Lineamientos Generales para la
Administracin de Almacenes de las Dependencias y Entidades de la Administracin
Pblica Federal, emitidos por la Secretara de la Funcin Pblica y publicados el 11 de
noviembre de 2004 en el Diario Oficial de la Federacin.

El Manual de Procedimientos para la Administracin de los Almacenes en el Colegio de
Bachilleres, fue elaborado de manera conjunta por el Departamento de Almacn
General y las Subdirecciones de Contabilidad, Subdireccin de Organizacin y
Mtodos, dependientes de las Direcciones Administrativa y de Programacin
respectivamente.

Este documento sustituye a los siguientes procedimientos: Procedimiento de Salida de
Material de Consumo del Almacn General. Julio 1997; Manual de Procedimientos de
Recepcin y Registro de Material de Consumo en Almacn General. Julio 1998;
Recepcin y Registro de Bienes de Activo Fijo en el Almacn General. Octubre 1999 y
Distribucin, Registro y Control de Bienes de Activo Fijo en el Almacn General.
Octubre 1999.
OBJETIVOS
5
Establecer las Polticas Generales que sirvan de marco de referencia
a la administracin centralizada del almacn del Colegio de
Bachilleres.

Establecer procedimientos que optimicen y estandaricen el
funcionamiento del almacn.

METAS GENERALES
6
2005 2006
PARA EL ESTABLECIMIENTO DE LOS INDICADORES
Implantar el uso de la forma
Informe Mensual de Entradas y
Salidas que permitir la obtencin
de datos reales de las entradas y
salidas de los bienes de los
almacenes de la Institucin.
Determinar los indicadores
establecidos en el numeral tercero,
fraccin I de los Lineamientos
Generales para la Administracin de
Almacenes de las Dependencias y
Entidades de la Administracin
Pblica Federal:
a) La rotacin de inventarios a efecto
de detectar aquellos bienes
muebles de lento o nulo
movimiento y determinar las
acciones correctivas necesarias.
b) Confiabilidad de los inventarios,
entre otros, asertividad de registros,
global, etc.
c) La determinacin ptima de
existencias por productos.
d) Tiempos de reposicin de
inventario.
e) Confiabilidad en el registro de
movimientos del inventario.
f) Compras directas a travs de
fondos revolventes.

PARA LA SISTEMATIZACIN DE DATOS
Apoyarse en el correo electrnico
para que el Almacn General
cuente con la informacin mensual
de los movimientos de entradas y
salidas de los almacenes de
planteles.

Solicitar el estudio tcnico
presupuestal para el
establecimiento de la red
informtica entre los almacenes de
planteles y el Almacn General.

Revisar y en su caso actualizar el
programa de cmputo para obtener
la informacin de los almacenes de
planteles con el Almacn General.

Implantar y operar el sistema de
cmputo que permita la captura en
tiempo real de las entradas y salidas
de cada uno de los almacenes
existentes en la Institucin.

Contar con la informacin que
permita la consulta en tiempo real de
las existencias en los almacenes
para la toma de decisiones por parte
del rea central.
POLTICAS GENERALES

7
1. La operacin del almacn del Colegio de Bachilleres se regir de conformidad con
lo establecido en este manual.

2. La coordinacin de la operacin del almacn existente en cada uno de los 20
planteles estar a cargo del Departamento de Almacn General.

3. El establecimiento de los criterios y medidas para el eficiente y racional
aprovechamiento de los inmuebles destinados al almacenamiento de los bienes
corresponder a la Direccin Administrativa.

4. La clasificacin del material ser de acuerdo con el Clasificador por Objeto del
Gasto para la Administracin Pblica Federal y el de activo fijo de acuerdo con el
Catlogo de Adquisiciones, Bienes Muebles y Servicios que establezca la
Secretara de la Funcin Pblica.

5. El Departamento de Almacn General determinar, de acuerdo con el presupuesto
autorizado, la adquisicin de los bienes de consumo del cuadro bsico y los
mximos y mnimos por cada tipo de plantel y oficinas generales.

6. El Departamento de Almacn General ser el responsable de recibir, revisar (con
el apoyo del rea tcnica correspondiente), almacenar y distribuir los bienes
adquiridos por el Colegio.

7. Los materiales, como libros, reactivos, gacetas, etc., que entregue el proveedor en
reas diferentes al almacn, se registrarn en el Departamento de Almacn
General.

8. Todas las entradas y salidas de bienes de los almacenes se registrarn en el
programa de cmputo establecido.

9. La distribucin del material de consumo la realizar el Almacn General de
acuerdo con la solicitud anual y peridica de los planteles y el activo fijo conforme
a lo programado por la Direccin de Programacin.

10. El Departamento de Almacn General deber registrar la entrada del software
como servicios generales; lo deber asignar, controlar y distribuir
administrativamente en forma similar al activo fijo, debiendo emitir el resguardo
correspondiente.

11. Los almacenes del Colegio entregarn a las reas los bienes solicitados
nicamente mediante el formato oficial.

12. Las entradas y salidas diarias de bienes en el Almacn General sern reportadas
a la Subdireccin de Contabilidad, a ms tardar dos das hbiles posteriores al
movimiento que corresponda.

POLTICAS GENERALES

8
13. Los Jefes de las Unidades Administrativas de los planteles, debern entregar al
Departamento de Almacn General el Informe Mensual de Entradas y Salidas.

14. Cada uno de los almacenes de la Institucin entregar al Departamento de
Almacn General la informacin de entradas y salidas conforme al calendario
establecido por la Subdireccin de Contabilidad.

15. En el Colegio se realizarn inventarios fsicos totales dos veces por ao, en junio y
noviembre y muestreos fsicos cada tres meses.

El Departamento de Almacn realizar conciliaciones trimestrales de inventarios
de materiales de consumo y, semestralmente en lo referente al activo fijo con la
Subdireccin de Contabilidad.

16. El Departamento de Almacn General establecer las medidas necesarias para:

Evitar el acumulamiento de bienes muebles no tiles o los desechos de stos.
Para tal fin procedern a su desincorporacin inmediata con apego a las
disposiciones legales correspondientes.
Reducir las mermas, obsolescencia y prdida de bienes, que se detecten.
Reducir a cuando ms a mes y medio el nivel promedio de inventarios.

9

I. Procedimiento de Recepcin, Revisin y Almacenamiento
de los Bienes Adquiridos por el Colegio
NORMAS DE OPERACIN

10
I. Procedimiento de Recepcin, Revisin y Almacenamiento de los
Bienes Adquiridos por el Colegio

1. El Director Administrativo propondr al Comit de Adquisiciones del Colegio:

Se de preferencia, a sugerencia del Jefe del Departamento de Almacn
General, a la utilizacin de contratos programados en la adquisicin de
aquellos bienes muebles que sus caractersticas lo permitan.
Reducir, en al menos quince por ciento, respecto del ejercicio anterior las
adquisiciones a travs de los fondos revolventes.

2. El Departamento de Compras tratndose de la adquisicin de bienes por licitacin
deber enviar copia de los contratos firmados al Jefe del Departamento de Almacn
General y al Subdirector de Contabilidad.

3. Todo bien que se entregue al Almacn General deber contar con la documentacin
siguiente:

Factura y/o Nota de Remisin (original) y/o
Contrato Pedido (fotocopia)

4. La recepcin de los bienes deber realizarse comparando fsicamente stos con las
especificaciones de la documentacin de entrega.

5. En el caso de que los bienes deban recibirse de acuerdo con una muestra, slo se
aceptarn si coinciden con las mismas caractersticas de dicha muestra.

6. Si al momento de cotejar los bienes recibidos se detectan faltantes o bienes
averiados, el almacn anotar en el documento de entrega, la cantidad de bienes
recibidos, descontando los que estuvieran deteriorados o faltantes.

7. Los casos en que los bienes (laboratorios, elctrico, equipo de cmputo, etc.)
requiera la revisin tcnica de alguna rea diferente al almacn la solicitar el jefe
del Departamento de Almacn General.

8. El Almacn General deber contar con el visto bueno del rea solicitante o dictamen
tcnico para sellar de recibido en las facturas presentadas por los proveedores.

9. Los bienes que se adquieran durante el ejercicio fiscal, debern ser entregados a
ms tardar el ltimo da hbil del mes de diciembre y el Departamento de Almacn
General deber prever las acciones para los das y horas no laborables.

DESCRIPCIN
I. Procedimiento de Recepcin, Revisin y Almacenamiento de los Bienes Adquiridos por el Colegio

11
Responsable y actividad Mtodo

Responsable de Recepcin y Distribucin

1. Recibir documentos de entrega de los
bienes.

2. Verificar los bienes que se reciben
con los documentos.

3. Rechazar los bienes, devolver
documentos de entrega e informar.

4. Identificar forma de adquisicin.

1.1. Previo a la fecha de entrega el jefe del Departamento
de Compras turna copia del contrato firmado en
proceso de licitacin y copia de pedido y en su caso
contrato abierto.

1.2. Recibe el original y cuatro copias de la factura y/o
nota de remisin de los materiales que entrega el
proveedor.

2.1. Verifica que fsicamente los bienes que entrega el
proveedor correspondan con los documentos
presentados.

Corresponden los bienes con los documentos?

No: Continua en la actividad nmero 3.
Si: Contina en la actividad nmero 4.

No corresponden los bienes con los documentos
3.1. Regresa los bienes y los documentos sin ningn
sello.

3.2. Comunica verbalmente al Jefe del Departamento del
Almacn General el rechazo del material por no
corresponder los bienes con documento de entrega.

No procede trmite

Si corresponden los bienes con los documentos
4.1. Identifica, con base en la documentacin
proporcionada por el Jefe del Departamento y la
presentada por el proveedor la forma de
adquisicin.

Es licitacin?
No: Continua en la actividad nmero 5.
Si: Contina en la actividad nmero 7.

DESCRIPCIN

12


5. Contar e identificar las condiciones de
entrega.

6. Anotar, recabar firmas. sellar y
entregar.

No es licitacin
5.1. Asigna a personal para el conteo de los bienes y en
caso necesario solicita tambin el apoyo del rea
solicitante.

5.2. Revisa fsicamente los bienes, cuenta e identifica
las condiciones en las que se entregan como:
diferencia de nmero de bienes, material
deteriorado, etc.

Nota: Si derivado de esta revisin se determina que no se aceptan
los bienes contina en la actividad 15.1

6.1. Anota en su caso, en la factura o remisin el nmero
real recibido de bienes, descontando los detectados
como deteriorados y faltantes.

6.2. Recaba firma de visto bueno del rea solicitante.

Nota: En el caso de que el rea solicitante sea el propio almacn
recaba la firma del jefe de Departamento de Almacn General o
firma el propio responsable por instrucciones de su jefe.

6.3. Revisa que coincidan los importes entre el contrato
pedido y la factura.

6.4. Sella de acuerdo con el resultado del cotejo:
Si no coinciden los importes, devuelve el
original de la factura al proveedor sin sello de
recibido, indicando la correccin en la factura
para continuar el tramite de pago.
Resguarda los bienes hasta la presentacin de
la factura correcta.
Si coinciden los importes sella segn
corresponda:
RECIB MATERIAL si no presenta el
original de la factura.
RECIB FACTURA si presenta factura
original.

6.5. Obtiene fotocopias. Entrega factura sellada al
Proveedor

DESCRIPCIN

13


7. Revisar contrato y solicitar dictamen
tcnico

Jefe del Departamento de Almacn
General

8. Recibir y revisar los documentos de
recepcin de bienes e identificar.

9. Elaborar carta al Departamento de
Compras, distribuir y archivar.

6.6. Turna al Jefe del Departamento de Almacn
General mediante memorando, copia de factura o
remisin.

6.7. Archiva copia del memorando con el sello de
recibido y copia de la factura.

Contina en la actividad 8.1
Si es licitacin
7.1. Revisa el contrato por licitacin e informa al jefe
del departamento el nmero de contrato y tipo de
bienes que se reciben.

Continua en la actividad 8.2

8.1. Recibe memorando y copia de la factura y/o
remisin con las anotaciones.

8.2. Recibe solicitud del Responsable de Recepcin y
Distribucin para que se tramite dictamen tcnico
sobre los bienes recibidos por contrato e identifica.

Requiere dictamen tcnico?
No: Continua en la actividad nmero 9
Si: Contina en la actividad nmero 10

No requiere dictamen tcnico
9.1. Elabora carta de los bienes recibidos y revisados al
Departamento de Compras (original y cuatro
copias) y anexa copia de la factura, y/o nota de
remisin.

9.2. Distribuye:
O.- Jefe del Departamento de Compras,
C1.- Subdirector de Contabilidad,
C2.- Proveedor,
C3.- Personal de Control Operativo
(rea Operativa de Almacn),
C4.- Archivo.

DESCRIPCIN

14

General

10. Elaborar solicitud de dictamen al rea
tcnica y archivar.

rea tcnica

11. Recibir solicitud y realizar dictamen
tcnico.

12. Elaborar oficio, distribuir y archivar.

9.3. Archiva:
original del memorando turnado por el
Responsable de Recepcin y Distribucin.
copias de la factura o nota de remisin con las
anotaciones realizadas a la revisin de
cantidades.
copia de la carta turnada al Departamento de
Compras con sello de recibido.

Si requiere dictamen tcnico
10.1. Elabora oficio en original y tres copias solicitando
la revisin tcnica, con base en los documentos
de recepcin, firma y distribuye:
O.- rea tcnica,
C1.- Jefe del Departamento de Compras,
C2.- Personal de Control Operativo
C3.- Archivo.

10.2. Archiva:
copia del oficio solicitando revisin tcnica con
sello de recibido.

11.1. Recibe del Jefe del Departamento de Almacn
General el original la solicitud de revisin tcnica y
sella de recibido en la copia de acuse de recibo.

11.2. Realiza la revisin tcnica del material, para
verificar que cumpla con las especificaciones
establecidas.

12.1. Elabora oficio en original y tres copias, indicando
el dictamen de aceptacin o rechazo y el motivo
de la resolucin.

12.2. Firma oficio y distribuye:
O.- Departamento de Almacn General,
C1.- Departamento de Compras,
C2.- Responsable de Recepcin y Distribucin
C3.- Acuse de recibido.

DESCRIPCIN

15
Responsable y Actividad Mtodo

General

13. Recibir oficio de dictamen tcnico,
revisar, elaborar oficio al proveedor
y distribuir.

Responsable de Recepcin y
Distribucin

14. Recibir copia de oficio de solicitud y
resultado de dictamen tcnico e
identificar.

16.1 Archiva:
el original de la solicitud de revisin tcnica, y
la copia tres del oficio de aceptacin o rechazo.

13.1. Recibe el original del oficio de revisin tcnica.

13.2. Revisa el dictamen recibido para conocer si los
bienes sern aceptados o rechazados.

13.3. Elabora, en original y tres tantos, oficio de
dictamen tcnico:
O.- Proveedor,
C1.- Departamento de Compras,
C2.- Responsable de Recepcin y Distribucin
C3.-Archivo.

13.4. Archiva:
original de oficio de revisin tcnica
copia del oficio de recibido del proveedor al
cual entrega cuando el oficio es de aceptacin.

Nota: Cuando se rechaza el material, entrega al Responsable
de Recepcin y Distribucin el original y copia de acuse para
que lo entregue al proveedor.

14.1. Recibe:
original y copia dos del oficio solicitud de
dictamen tcnico,
copia dos del oficio de revisin tcnica,
copia dos del oficio para el proveedor (en caso
de aceptacin de material) o
el original y copia en caso de rechazo e
identifica.

DESCRIPCIN

16

Distribucin

15. Preparar bienes para devolver al
proveedor.

16. Dar entrada a los bienes y archivar

Se da entrada a los bienes?

No: Contina en actividad nmero 15
Si: Contina en actividad nmero 16

No se da entrada a los bienes
15.1. Prepara los bienes para la devolucin al
proveedor.

15.2. Entrega al proveedor el oficio de rechazo y
recaba firma de recibido.

Si se da entrada a los bienes
16.1 Recibe instrucciones cuando el oficio es de
aceptacin de los bienes.

16.2 Espera al proveedor y sella y/o firma la copia de
la factura o nota de remisin; si se recibe original
de factura sella de RECIB FACTURA

a. Archiva:
copia tres del oficio de entrega
copia dos del oficio de solicitud de
dictamen tcnico
copia dos del oficio de dictamen tcnico.

TERMINA PROCEDIMIENTO

CONTINA EN
II. PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE
ENTRADA DE MATERIAL DE CONSUMO.

O

IV. PROCEDIMIENTO DEREGISTRO DE
ENTRADA DE ACTIVO FIJO.

.

DIAGRAMA

17

DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA RECEPCIN, REVISIN Y ALMACENAMIENTO DE LOS BIENES ADQUIRIDOS POR EL COLEGIO
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ALMACN GENERAL
REA TCNICA
INICIA
O/4
FACTURA O
REMISIN
C
CONTRATO
PEDIDO
RECIBIR
DOCUMENTOS
DE ENTREGA DE
LOS BIENES
CORRESPO-
NDEN BIENES
CON
DOCUEMEN-
TOS?
RECHAZAR LOS
BIENES,
DEVOLVER
DOCUMENTOS DE
ENTREGA E
INFORMAR
CONTAR E
IDENTIFICAR
LAS
CONDICIONES
DE ENTREGA
NO
SI
NO PROCEDE
TRMITE
O/4
FACTURA O
REMISIN
1T
CONTRATO
PEDIDO
VERIFICAR LOS
BIENES
QUE SE RECIBEN
CON LOS
DOCUMENTOS
1
2
3
O/C
MEMORANDUM
C
FACTURA O
REMISION
C
CONTRATO
PEDIDO
REVISAR
CONTRATO Y
SOLICITAR
DICTAMEN
TCNICO
O
MEMORANDUM
F
FACTURA O
REMISIN
C
FACTURA O
REMISIN
O/1C
CARTA DE
BIENES
RECIBIDOS
RECIBIR Y
REVISAR LOS
DOCUMENTOS
DE RECEPCIN
E IDENTIFICAR
CONTINA EN
EL PROCESO DE
DEPARTAMENTO
DE
COMPRAS
0/C
REVISIN
TCNICA
RECIBIR
SOLICITUD, Y
REALIZAR
DICTAMEN
TCNICO
C3
OFICIO
8
C
SOLICITUD
REVISIN T
0/2
OFICIO
ELABORAR
OFICIO,
DISTRIBUIR Y
ARCHIVAR
O
MEMORANDUM
C
FACTURA O
REMISION
C
CONTRATO
PEDIDO
C
OFICIO
SOLICITUD
DE REVISIN
TCNICA
ELABORAR
SOLICITUD DE
DICTAMEN AL
REA TCNICA Y
ARCHIVAR
C/3
OFICIO
0
OFICIO
DE
REVISIN TCNICA
RECIBIR OFICIO DE
DICTAMEN
TCNICO. REVISAR
ELABORAR OFICIO
AL PROVEEDOR Y
DISTRIBUIR
11
/C
REVISIN
TCNICA
RECIBIR COPIA DE
OFICIO DE
SOLICITUD Y
RESULTADO DE
DICT. TC. E
IDENTIFICAR
SE DA
ENTRADA A
LOS BIENES?
C
REVISIN
TCNICA
PREPARAR
BIENES PARA
DEVOLVER AL
PROVEEDOR
NO SE DA ENTRADA A
LOS BIENES
NO
SI
14
15
16
CONTINUA
EN PROCEDIMIENTO
DE.
II ENTRADA DE
MATERIAL DE
CONSUMO
O
IV ENTRADA DE
ACTIVO FIJO
TERMINA
C
FACTURA
OFICIO
DE
REVISIN TCNICA
DAR ENTRADA
A LOS BIENES
Y ARCHIVAR
IDENTIFICAR
FORMA DE
ADQUISICIN
ES
LICITACIN?
NO
O/4
FACTURA O
REMISIN
ANOTAR
RECABAR
FIRMAS, SELLAR
Y ENTRAGAR
REQUIERE
DICTAMEN
TCNICO?
O
MEMORANDUM
F
FACTURA O
REMISIN
C
FACTURA O
REMISIN
O/1C
CARTA DE
BIENES
RECIBIDOS
ELABORAR CARTA
AL DEPTO. DE
COMPRAS
DISTRIBUUIR Y
ARCHIVAR
SI
4
5
6
7
NO
NO
9
10
12 13
SI
RESPONSABLE DE RECEPCIN Y DISTRIBUCIN

18

II. Procedimiento de Registro de
Entrada de Material de Consumo

NORMAS DE OPERACIN
19

1. Se dar entrada al almacn al material de consumo una vez que ste fue revisado
fsicamente; cuente con el visto bueno o dictamen de aceptacin y las facturas
presentadas por los proveedores cuenten con el sello de recibido en el almacn.

2. El material de consumo se clasificar para su registro y almacenamiento de la
siguiente manera:

Materiales y tiles de oficina
Material de limpieza
Material didctico y de apoyo informtico
Material y tiles de impresin
Material y tiles para el procesamiento en equipo y bienes informticos
Refacciones, accesorios y herramientas menores
Refacciones y accesorios de equipo de cmputo
Materiales de construccin
Estructura y manufacturas
Material complementario
Material elctrico
Materiales, accesorios y suministro de laboratorio
Vestuario, uniformes y blancos
Medicinas y suministros farmacuticos
Prendas de proteccin
Substancias qumicas
Suministros mdicos
Artculos deportivos

3. Los almacenes registrarn la entrada de todos y cada uno de los materiales de
consumo, en tarjeta de anaquel, incluyendo materiales fuera del cuadro bsico.

En el caso del material de consumo cuya entrega y revisin sea realizada en el
rea solicitante sta deber turnar la documentacin al almacn para sustentar el
registro de entrada.

4. El almacn general elaborar el Informe Diario de Entradas al Almacn General,
en el que se concentre el total de materiales al que se le dio entrada durante el
da, dejando en blanco las columnas de precio unitario e importe total.

El almacn general entregar a la Subdireccin de Contabilidad el Informe Diario
de Entradas al Almacn General, a ms tardar dos das hbiles despus de la
fecha de entrada del material. Asimismo deber entregar el Informe mensual de
entrada.

5. El almacn general integrar y mantendr debidamente actualizados los
expedientes con la documentacin soporte de las entradas del material.
DESCRIPCIN

20


Distribucin

1. Elaborar memorando, turnar
documentos del material recibido
para registrar su entrada.

Responsable de Control Operativo

2. Recibir y registrar entradas del da y
turnar

Viene del
I. Procedimiento de
Recepcin, Revisin y Almacenamiento de los

1.1. Elabora memorando en original y una copia
informando al Responsable de Control la entrada
de bienes de consumo, anexa la factura sellada
de recibido el material.

1.2. Turna y recaba firma de recibido en la copia del
memorando.

2.1. Recibe del Responsable de Recepcin y
Distribucin el memorando y la factura.

2.2. Revisa factura en cuanto a importes, descripcin
de los materiales y datos generales del proveedor
con el contrato-pedido o contrato de licitacin.

2.3. Registra de acuerdo con la forma de adquisicin:
en la fotocopia de la factura fecha y la cantidad
de los materiales recibidos en el almacn general,
numero de cuenta contable y clave de almacn;
nmero de pedido y nmero de requisicin.
tratndose de contrato de licitacin el porcentaje
recibido con relacin al total indicado en el
contrato; si el contrato no lo especifica anota
adems cuenta contable y clave de almacn.

2.4. Registra en el programa las entradas del material
de consumo.

2.5. Asigna nmero de entrada, y emite la forma de
Entrada (ver formato 1) en tres tantos y entrega al
Jefe del Departamento de Almacn General.

DESCRIPCIN

21


General

3. Recibir y revisar el registro de
entradas.

4. Regresar los formatos de Entrada
para su correccin.

5. Aprobar la Entrada, distribuir y
archivar.

Distribucin

6. Recibir entrada e identificar.

3.1. Recibe las formas de Entradas.

3.2. Revisa con base en su expediente de recepcin
de bienes e identifica:

Captura de entradas correcta?
NO: Contina en la actividad nmero 4
SI: : Contina en la actividad nmero 5

No est correcta la captura de entradas
4.1. Regresa los formatos de Entrada para su
correccin.

4.2. Regresa a la actividad nmero 2

Si est correcta la captura de entradas
5.1. Aprueba la Entrada y turna al Responsable de
Recepcin y Distribucin para su firma en todos
los tantos.

5.2. Distribuye:
Archivo del Departamento con las firmas de
acuse de recibido.

5.3. Archiva el formato de entrada.

6.1. Recibe la forma de Entrada.

6.2. Revisa, con base en su expediente regresa al
Jefe del Departamento del Almacn firmada de
recibido.

6.3. Revisa con base en el contrato, requisicin y tipo
de material si el material ser almacenado.

DESCRIPCIN

22


Distribucin

7. Rotular la tarjeta anaquel en su caso
y dar indicaciones para registrar
entrada de material.


8. Elaborar el informe de entradas del
da y turnar.

General

9. Aprobar el informe, distribuir y
archivar.

El material ser almacenado?
No: Contina en el
III. Procedimiento de "Salida de Material
de Consumo del Almacn General"
SI: Continua en la actividad nmero 7

Si ser almacenado el material
7.1. Rotula, en su caso, la Tarjeta Anaquel (ver
formato 2).

7.2. Da indicaciones al estibador para que se
almacenen los materiales de consumo y registre
en Tarjeta Anaquel.

Contina en el
III. Procedimiento de "Salida de Material de
Consumo del Almacn General

8.1. Elabora el Informe Diario de Entradas de Material
de Consumo al Almacn General (ver formato 3)
en tres tantos con base en las Entradas
autorizadas por el jefe del Departamento de
Almacn General.

8.2. Turna a revisin de su jefe inmediato.

9.1. Recibe y revisa con base en las Entradas y
facturas; de estar correctamente elaborado,
solicita tres tantos del Informe. En caso de tener
errores solicita se elabore de nuevo.

9.2. Distribuye el Informe Diario de Entradas de la
manera siguiente:
1.- Subdireccin de Contabilidad, anexa facturas
2.- Departamento de Compras
3.- Departamento de Almacn General

9.3. Archiva la copia del Informe Diario de Entradas
que sirvi como acuse de recibido en el
expediente correspondiente.

DESCRIPCIN

23


Subdireccin de Contabilidad

10. Recibir Informe y realizar registros
contables

10.1. Recibe el Informe Diario y las facturas.

10.2. Registra en kardex las entradas del material de
consumo.

Contina en el Proceso de Registros Contable


CONTINA EN
III. PROCEDIMIENTO DE
SALIDA DE MATERIAL DE CONSUMO.

DIAGRAMA

24

RESPONSABLEDERECEPCIN Y DISTRIBUCIN
JEFEDEL DEPARTAMENTO
DEALMACN GENERAL
II. DIAGRAMA DE FLUJO PARA REGISTRO DE ENTRADA DE MATERIAL DE CONSUMO
SUBDIRECCINDECONTABILIDAD
MEMORANDUM
ELABORAR
MEMORAANDUM
DOCUMENTOS DEL
MATERIAL RECIBIDO
PARA REGISTRAR
SU ENTRADA..
F
OFICIO DE
ACEPTACIN DE
ENTRADA DE
MATERIAL
FACTURAS Y/O
REMISIONES
O
EL
MATERIAL
SER
ALMACENADO?
NO
ROTULAR LA
TARJETA ANAQUEL
EN SU CASOY DAR
INDICACIONES PARA
REGISTRAR
ENTRADA
MATERIAL.
SI
CONTINA EN EL
PROCEDIMIENTO DE
"SALIDA DE MATERIAL
DE CONSUMO DEL
ALMACN GENERAL"
OFICIO DE
ACEPTACIN
CONTRATO-
PEDIDO
F
RECIBIR Y
REGISTRAR
ENTRADAS
DEL DA Y
TURNAR F
FACTURAS Y/O
REMISIONES
O
ENTRADA
O
CAPTURA
DE
ENTRADAS
CORRECTAS?
SI
NO
REGRESAR LOS
FORMATOS
DE ENTRADA
PARA SU
CORRECCIN
FACTURA
C
OFICIO A
PROVEEDOR
ENTRADA
APROBAR,
ENTRADA,
DISTRIBUIR Y
ARCHIVAR .
DICTAMEN TCNICO
CONTINA EN EL
PROCESO DE
:"REGISTRO
CONTABLE"
F
FACTURAS Y/O
REMISIONES
INFORME DIARIO
DE ENTRADAS
DE MATERIAL DE
CONSUMO
O
RECIBIR INFORME
Y REALIZAR
REGISTRO
CONTABLE.
VIENEDEL PROCEDIMIENTO I. RECEPCIN, REVISIN YALMACENAMIENTO DE
BIENESADQUIRIDOSPOR EL COLEGIO
INICIA
RECIBIR
ENTRADA
E IDENTIFICAR
. 1C
ENTRADA
OFICIOS DE
DICTAMEN
CARTA AL
PROVEEDOR
IT
REGISTRO DE
ENTRADA DE
MATERIAL DE C

IT
FACTURAS O
NOTAS DE REMSIN

RECIBIR Y
REVISAR
REGISTRO DE
ENTRADAS.
OFICIO DEACEPTACIN
3t
ELABORAR
INFORME DE
ENTRADAS
DEL DA Y
TURNAR
INFORME
DE
ENTRADAS
ENTRADAS
FACTURA
C
OFICIO A
PROVEEDOR
APROBAR
INFOME
DISTRIBUIR Y
ARCHIVAR
.
ENTRADA
DICTAMEN TCNICO
TERMINA
CONTINUA EN III PROCEDIMIENTO DE
SALIDA DEMATERIAL DECONSUMO
1
2
3
5
6
7
9
10
4
8
RESPONSABLE DE CONTROL
OPERATIVO

25

III. Procedimiento de Salida de Material de Consumo
NORMAS DE OPERACIN

26

1. El jefe el Departamento del Almacn General elaborar el catlogo de bienes de
consumo de uso comn (cuadro bsico) y el calendario anual de surtimiento y los
difundir.

La actualizacin de del catlogo de materiales de cuadro bsico, en lo
correspondiente a los suministros de bienes informticos, se realizar con la
informacin que le haga llegar el Comit de Informtica.

2. Los materiales de consumo de cuadro bsico que salgan del Almacn General y
de almacn de plantel, debern contar con vale de salida y .

3. El vale de salida deber contar con la firma de alguno de los siguientes
funcionarios:

En oficinas Generales
Director General
Secretario Acadmicos
Coordinador Sectorial
Coordinador de Administracin Escolar y del Sistema Abierto
Director de rea
Subdirector de rea
Jefe de Departamento

En plantel
Director de Plantel
Subdirector de Plantel
Jefe de Unidad Administrativa
Responsable del SEA.

4. La entrega del material de uso especfico se realizar simultneamente con el
procedimiento de recepcin, recabando en la factura como visto bueno el nombre,
puesto y firma de la persona que recoge los materiales y posteriormente el
almacn har llegar al rea el formato de Salida para su firma.

5. La salida del material didctico del Almacn General deber ser solicitado por los
alguna de las reas responsables de su asignacin.

El Departamento de Almacn General distribuir a los planteles, conforme al oficio
que le turnen reas anteriormente indicadas.

6. El Departamento de Almacn General enviar los materiales de consumo que
requieran los planteles peridicamente, conforme las existencias resultantes del
Informe Mensual de Entradas y Salidas, al calendario de distribucin y mediante el
vale de salida.
NORMAS DE OPERACIN

27
7. El Departamento de Almacn General registrar en el programa y en tarjeta
anaquel las salidas de material. El almacn de plantel que no cuenten con
programa de cmputo registrar la salida en tarjeta kardex y tarjeta anaquel.

8. El Departamento de Almacn General, entregar los materiales de consumo al
personal de almacenes o al Jefe de Unidad Administrativa; de ser no estar
presentes, se devolver el material al almacn general y ser responsabilidad del
plantel la recepcin y traslado del mismo.

9. Los materiales que no sean surtidos por los almacenes, tendrn que ser
solicitados nuevamente.

10. Los materiales de consumo que se surten a cambio por deterioro, consumo, como
cartucho de toner, papelera, perforadoras, tijeras entre otros, los almacenes los
surtirn con base en la existencia de los mismos, y en el caso de no contar con
estos se dejarn en almacn y se entregarn, en cuanto haya existencias y de
acuerdo con el vale de salida presentado.

11. El material que no sea recogido por el personal de las reas de oficinas generales
transcurridos cinco das hbiles, despus de haber sido informado que podra
recogerlo, se reintegrar como entrada en el Almacn General, y el rea deber
requerirlo en la siguiente fecha del calendario de surtimiento.

12. En los planteles en donde existan Centro de Estudios del Sistema Abierto, el
almacn del plantel surtir al centro el material de consumo.

13. En caso de necesidad apremiante o requerimientos extraordinarios de material de
consumo de cuadro bsico, el Departamento de Almacn recibir fuera de
calendario, de manera excepcional un vale, previa justificacin.

DESCRIPCIN

28


1. Recibir documentacin, revisar y
registrar.

2. Regresar la documentacin al rea

Viene del II Procedimiento Entrada de
Material de Consumo

1.1. Recibe :
de las reas
Vales de Almacn Salida (ver formato 4)
de los planteles
el Vale de Abastecimiento (ver formato 5)
en original y 3 tantos
de las reas y planteles que recibieron
directamente los materiales
fotocopia de la factura como visto bueno el
nombre, puesto y firma de la persona que
recogi
En el caso de materiales didcticos planteles o
centros
Oficio de solicitud de distribucin firmado
por reas responsables, adjunto al listado
de distribucin.

1.2. Revisa que est registrados los siguientes datos:
la cuenta contable de los artculos
las firmas de autorizacin correspondiente;
De ser el caso, que se entreguen los artculos
que se surten a cambio.

Est correcta la informacin?
No: Contina en la actividad nmero
Si: Contina en la actividad nmero

No est correcta la informacin
2.1. Regresa a las reas o planteles el vale o el oficio de
distribucin.

Nota: El Responsable decidir de acuerdo con el
tipo y nmero de errores si acepta o no la
documentacin.

NO PROCEDE TRMITE

DESCRIPCIN

29


3. Registrar, asignar nmero, sellar y
entregar copia al rea solicitante.

4. Revisar existencias, analizar y
acordar las cantidades a surtir.

5. Registrar los datos en el programa,
emitir el formato de Salida y turnar

General

6. Recibir y revisar formato de salida.

Si est correcta la informacin

3.1. Registra :
en el vale el nmero cero en la columna de
cantidad a surtir de aquellos artculos que se
surten a cambio y no fueron entregados.
En la libreta de control el nmero consecutivo
que corresponde en el vale de abastecimiento,
vale o el oficio de solicitud.

3.2. Sella de recibido en ltima copia del Vale de
Abastecimiento, el Vale Salida o en la copia del
oficio de solicitud de materiales didcticos y entrega
copia al rea solicitante.

4.1. Revisa con apoyo del Auxiliar de Analistas las
existencias de los materiales de consumo y analiza
las cantidades solicitadas; en el caso de plantel que
las cantidades solicitadas no sobrepasen el mximo
establecido y sus existencias reportadas en el
Informe Mensual de Existencias.

4.2. Acuerda con el jefe del departamento las cantidades
a surtir de cada artculo y registra en la copia cuatro
del Vale.

5.1. Captura en el programa las cantidades a surtir de
acuerdo con las cantidades registrada en la copia
del Vale.

5.2. Asigna nmero consecutivo de folio a la Salida (ver
formato 6), los datos del rea y los correspondientes
a cuenta y nombre y nmero de unidades de los
materiales a distribuir.

5.3. Emite tantos del formato de Salida

5.4. Turna al Jefe del Departamento para su revisin.

6.1. Recibe formato de Salida y revisa:
el material de consumo de cuadro bsico
corresponda al rango asignado al rea solicitante

DESCRIPCIN

30


General

7. Regresar formato de salida para su
correccin.

8. Autorizar formato de Salida y
devolver


9. Recibir, revisar, distribuir Salida y
archivar acuse.

Distribucin

10. Recibir oficio, revisar y distribuir los
formatos de salida.

el material de uso especfico corresponda con la
cantidad asentada como recibida
la cantidad del material didctico corresponda con
el requerido por el rea responsable

Es correcta la cantidad?

Si: Contina en la actividad nmero 8

No es correcta la cantidad
7.1. Regresa al auxiliar de analista el formato de Salida
para su correccin.


Si es correcta la cantidad
8.1. Firma la Salida en todos sus tantos.

8.2. Devuelve el juego de la salida para su distribucin.

9.1. Recibe salida y revisa que todo el juego est
firmado.

9.2. Elabora oficio dirigido al Responsable de
Recepcin indicando el rango de folios de las
Salidas que turna y anexa cuatro tantos de la
Salida.

9.3. Archiva el acuse de recibo del oficio.

10.1. Recibe oficio y cuatro tantos de los formatos de
Salida.

10.2. Revisa que los folios de las salidas indicados en el
oficio correspondan con los anexados. En caso
necesario aclara con el Jefe del Departamento.

DESCRIPCIN

31

Distribucin

11. Surtir material y registrar salida en
tarjetas anaquel.

12. Acomodar y empaquetar el
material.

13. Solicitar a las reas recoger el
material, revisar, recabar firma y
distribuir.

10.3. Registra en el control de folios el nmero
consecutivo del vale, el folio asignado a la salida, el
rea o plantel a la que se surte el material, la fecha
en la que se recibi en vale, y el nombre del
estibador al que se le asigna el surtimiento del
mismo.

10.4. Turna de acuerdo con el rol establecido por
estibador los formatos de salidas que corresponda.

11.1. Asigna al auxiliar de almacn para que revise el
material entregado por el estibador con el formato
de Salida.
Nota: De ser el caso, se devuelve o complementan
los artculos entregados por el estibador conforme a
lo estipulado en la salida.

11.2. Recibe informe del surtimiento en los formatos de
salida.

11.3. Registra en las tarjetas de anaquel correspondientes
a los artculos surtidos la salida del material.

12.1. Da instrucciones a los auxiliares y estibadores para
el acomodo.

12.2. Empaquetan el material de acuerdo con el
calendario de entrega

Es para planteles?

SI: Contina en la actividad nmero 14

No es para planteles

13.1. Informa telefnicamente al rea, con apoyo de los
auxiliares, que ya puede pasar a recoger el material
solicitado.

13.2. Entregan y revisan el material entregado con lo
registrado en el formato de salida.

13.3. Recaba el nombre, puesto y firma de la persona del
rea que acudi a recoger el material en los tres
tantos de la Salida.
DESCRIPCIN

32


Distribucin

14. Avisar de envo a planteles al
Departamento y archivar.

General

15. Solicitar transporte y avisar de
fechas de envo.

Distribucin

16. Cargar el material en transporte y
entregar salidas

13.4. Recibe los tres tantos de la Salida firmados de
recibido, entrega un tanto al rea.

Contina en la actividad nmero 18 -

Si es para planteles
14.1. Informa al jefe del Departamento del Almacn
General del material disponible para enviar a
planteles.

14.2. Archiva temporalmente las tres copias de las
Salidas.

15.1. Solicita el transporte para la entrega de material en
planteles.

15.2. Informa al Jefe de la Unidad Administrativa de los
planteles el da en que ser entregado el material
para que el personal del plantel est atento a la
recepcin.

15.3. Avisa al responsable de Recepcin y Distribucin los
das en que se enviarn los materiales a los
planteles para que prevea la carga de los materiales
al transporte asignado.
Nota: Los planteles podrn optar por recoger
directamente en el Almacn General, para la cual
debern realizarlo de acuerdo con las actividades
13.2 a 13.4

16.1. Asigna auxiliares para que verifique la carga al
transporte de acuerdo con la ruta a seguir.

16.2. Entrega los juegos de salida en sus tres tantos para
que sean firmados de recibidos por el personal del
plantel.

16.3. Carga los materiales que le indiquen al transporte, y
en caso necesario asigna a estibador para que
acuda a auxiliar en la descarga en planteles.

DESCRIPCIN

33

Responsable de Almacn de Plantel

17. Recibir Salida , revisar, sellar y
registrar

Distribucin

18. Recibe Salidas con el sello y
firma de recibido, registrar y
turnar.

17.1. Recibe del chofer los formatos de Salida y revisa
que la entrega corresponda al plantel.

17.2. Revisa fsicamente cuando las cantidades permitan
su inmediata verificacin; sella de recibido, y de ser
el caso, registra la leyenda A reserva de verificar
(contando con tres das para hacer llegar por escrito
al almacn alguna reclamacin).

17.3. Entrega al chofer dos tantos de la Salida.

17.4. Revisa y anota en la Salida, la cantidad recibida de
cada artculo. Acomoda los materiales en los
anaqueles.

17.5. Registra en tarjetas Kardex y anaquel las cantidades
reales recibidas como entradas.

18.1. Acude al Departamento de Servicios Generales a
recoger las Salidas de los materiales entregados en
planteles por los chferes.

18.2. Verifica que los dos tantos de la Salida estn
firmadas y selladas por el plantel.

18.3. Registra en libreta de control, las Salidas que ya
fueron entregadas tanto en planteles como en las
reas centrales.

18.4. Enva de al Responsable de Control Operativo.
De las salidas para reas centrales dos tantos
firmados de recibido.
De los planteles , un tanto de la Salida .

18.5. Archiva un tanto del formato de Salida firmado por el
personal de rea o plantel que recibieron el material.

DESCRIPCIN

34

Responsable de Control Operativo.

19. Recibir el acuse de recibido de
Salida, registrar y distribuir.


20. Recibir Vale, revisar Kardex
asignar material.

21. Preparar material, entregar,
registrar salida y archivar.

19.1. Recibe las Salida con sellos y/ o firmas de recibido

19.2. Registra en su libreta de control que ya fue surtido

19.3. Fotocopia las Salidas recibidas de los planteles.

19.4. Elabora oficio, en original y copia, a la Subdireccin
de Contabilidad y anexa el tanto con las firmas de
las Salidas firmadas y selladas.

19.5. Turna a firma del Jefe del Departamento de Almacn
General el oficio con la documentacin anexa.

19.6. Archiva Salidas entregadas en reas centrales y los
planteles.

20.1. Recibe de las reas del plantel el Vale de Almacn,
y revisa que contenga las firmas de autorizacin,
firma de recibido en la ltima copia y entrega al rea.

20.2. Revisa existencias en Kardex y con base en la
experiencia y tipo de rea, asigna la cantidad de
artculos.

21.1. Prepara el material con el apoyo de su personal.

21.2. Informa al rea que puede pasar a recoger el
material.

21.3. Solicitan anote en el Vale el nombre y firma de la
persona que lo recoge.

21.4. Entrega material y una copia del Vale.

21.5. Registra en tarjetas Kardex y anaquel la salida de
los bienes, con base en copia firmada del Vale.

21.6. Archiva las tarjetas Kardex y anaquel, as como el
Vale.

.
DESCRIPCIN

35



22. Elaborar Informe Mensual de
Entradas y Salidas y anexar Vales.

23. Turnar Informe Mensual para
autorizacin y envo.

General

24. Recibir Informe Mensual de
Entradas y Salidas y enviar.


25. Recibir Informe Mensual y los
Vales de planteles

22.1. Elabora el Informe Mensual de Entradas y Salidas
(ver formato 7) para reportar existencias del material
de consumo, con base en las Salidas (vales de
traspaso) recibidas, las cuales deber notar como
entradas y a los Vales por medio de los cuales surti
el material a las distintas reas de los planteles, los
cuales deben ser registrados como salidas.

22.2. Turna a su jefe inmediato Informe Mensual y los
Vales para su aprobacin, e indica el nmero de
Vales que se anexan,

23.1. El Jefe de la Unidad Administrativa turna a firma del
Director del Plantel para su envo al Departamento
de Almacn General.

23.2. Paralelamente enva mediante correo electrnico el
Informe Mensual de Entradas y Salidas.

24.1. Recibe informe por correo electrnico y enva un
tanto al Responsable de Control Operativo para
iniciar la revisin en cuanto a que el registro de
entrada del plantel coincida con la Salida.
Nota: En el caso de que el plantel no pueda turnar
el informe por correo electrnico, espera a que le
llegue por valija

24.2. Recibe el Informe Mensual y los Vales y turna al
Responsable para concluir el cotejo.

25.1. Recibe un tanto del Informe Mensual enviado por
correo electrnico, y empieza a realizar la revisin.

25.2. Recibe del Jefe del Departamento del Almacn
General el Informe Mensual y los Vales que enva el
plantel de manera documental.

DESCRIPCIN

36


26. Revisar el Informe Mensual y los
Vales elaborar oficio y entregar.

General

27. Revisar el informe y enviar.


28. Recibir Salidas, Informes y Vales,
realizar registro contables

26.1. Revisa que las cantidades reportadas en el
Informe coincidan con las Salidas (vales de
traspaso) y con los Vales de Salida del Almacn
del Plantel.

26.2. Elabora oficio para distribuir la documentacin y
entrega.
Nota: En caso de encontrar errores y diferencias
comenta con el Jefe del Departamento de
Almacn General para que aclare o turne oficio
devolviendo el Informe Mensual y los Vales

27.1. Revisa con el Responsable de Control Operativo,
los casos donde hay errores o diferencias y da
instrucciones para aclarar, de ser el caso, turna
oficio regresando la documentacin y solicitando
su reelaboracin.

27.2. Firma el oficio dirigido a la Subdireccin de
Contabilidad enviando Informe Mensual y los
Vales.

28.1. Recibe y revisa que se encuentren firmadas de
recibido:

Salidas correspondientes a la entrega del
material entregado a las reas de oficina
generales, las que registrar como gasto.
Salidas (vales de traspaso) correspondientes a
las entregas realizadas por el Almacn General a
los planteles.
Los Vales de Salida del Plantel correspondientes
a la entrega del material entregado a las reas
de plantel, las que registrar como gasto.
Informe Mensual de Entradas y Salidas

DESCRIPCIN

37


28.2. Realiza las actividades para la determinacin del
costo promedio, el informe a registro contable, los
movimientos en tarjeta Kardex de movimientos,
registro del gasto en pliza, etc.

Contina en el Proceso de Registro Contable.


DIAGRAMA
38

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ALMACN GENERAL
III. DIAGRAMA DE FLUJO DE SALIDA DE MATERIAL DE CONSUMO
SUBDIRECCIN DE
CONTABILIDAD

SI
4T
SALIDA
OFICIO
RECIBIR
OFICIO REVISAR
Y DISTRIBUIR
FORMATOS DE
SALIDAS
ES
PARA
PLANTELES ?
SI NO
SALIDA
SOLICITAR
A LAS REAS
RECOGER MATERIAL,
REVISAR, RECABAR
FIRMA Y DISTRIBUIR
CONTINA EN EL PROCESO
DE :"REGISTRO CONTABLE"
SALIDA
INFORME
DIARIO
SALIDAS DE
MATERIAL
O
RECIBIR,SALIDAS
INFORME Y VALES
REALIZAR
REGISTRO
CONTABLE.
VIENE DEL PROCEDIMIENTO
II. ENTRADA DE MATERIAL DE CONSUMO
INICIA
DOCUMENTACIN
6T
SALIDAS
AUTORIZAR
FORMATO DE
SALIDA Y
DEVOLVER

DOCUMENTACIN
6T
SALIDAS
RECIBIR Y
REVISAR
FORMATO DE
SALIDA
ACOMODAR Y
EMPAQUETAR EL
MATERIAL
TERMINA
1
5
RESPONSABLE DE RECEPCIN Y DISTRIBUCIN
ES
CORRECTA
LA
CANTIDAD
SOLICITUD DE
SERVICIO DE
TRANSPORTE
VALES DE
SALIDA
SOLICITAR
TRANSPORTE Y
AVISAR DE FECHAS
DE ENVO
OFICIO
VALES
AVISAR DE
ENVO A
PLANTELES AL
DEPARTAMENTO Y
ARCHIVAR
VALES
INFROME DE
ENTRADAS Y
SALIDAS
RECIBIRINFORME
DE ENTRADAS Y
SALIDA Y LOS
VALES DE
PLANTELES
NO
INFORME
RECIBIR INFORME
MENSUAL DE
ENTRADAS Y
SALIDAS Y ENVIAR
SALIDAS
SALIDAS
RECIBIR SALIDAS
CON SELLO Y FIRMA
DE RECIBIDO,
REGISTRAR, TURNAR
Y ARCHIVAR
RESPONSABLE DE CONTROL OPERATIVO
KARDEX
VALE DE
SALIDA
RECIBIR VALE,
REVISAR
KARDEX,
ASIGNAR
MATERIAL
KARDEX
ANAQUEL
3
T
ARJETA
ANAQUEL
6T
SALIDAS
SURTIR VALE,
REGISTAR EN
TARJETA
ANAQUEL
17
9
10 11
12
13
14
15 16
17
18
3
8
1
OFICIO
FACTURA
VALE DE
ABASTECIMIENTO
VALE DE SALIDA
RECIBIR
DOCUMENTACIN
REVISAR
ES
CORRECTA
LA
INFORMACIN
?
OFICIO
FACTURA
VALE DE
ABASTECIMIENTO
VALE DE SALIDA
REGISTAR
ASIGNAR NMERO,
SELLAR Y
ENTREGAR COPIA
AL REA
SOLICITANTE
3
OFICIO
FACTURA
VALE DE
ABASTECIMIENTO
VALE DE SALIDA
REGRESAR
DOCUMENTACIN
AL REA
OFICIO
FACTURA
VALE DE
ABASTECIMIENTO
VALE DE SALIDA
REGISTAR
ASIGNAR NMERO,
SELLAR Y
ENTREGAR COPIA
AL REA
SOLICITANTE
VALE
OFICIO
INFORME
DE
EXISTENCIAS
REVISAR
EXISTENCIAS,
ANALIZAR Y
ACORDAR
CANTIDADES
ASURTIR
VALE
OFICIO
SALIDA
REGISTRAR DATOS
EN EL PROGRAMA,
EMITIR EL
FORMATO DE
SALIDA
2
4
5

DOCUMENTACIN
6T
SALIDAS
REGRESAR
FORMATO DE
SALIDA PARA SU
CORRECCIN
7
OFICIO
SALIDA
RECIBIR, REVISAR
Y ENVIAR SALIDA
Y ARCHIVAR
1
SALIDA
CARGAR EL MATERIAL
EN TRANSPORTE Y
ENTREGAR SALIDAS
1
2
SALIDA
SALIDA
RECIBIRSALIDA,
REVISAR, SELLAR,
ENTREGAR.
REGISTAR LA
ENTRADA DEL
MATERIAL
RESPONSABLE DE
ALMACEN DE PLANTEL
F
SALIDA
19
SALIDA
SALIDA
RECIBIR ACUSE
DE RECIBIDO DE
SALIDA,
REGISTAR,
DISTRIBUIR Y
ARCHIVAR
NO PROCEDE TRMITE
INFROME
MENSUAL DE
ENTRADAS Y
SALIDAS
VALES
SALIDA
ELABORAR
INFORME
MENSUAL DE
ENTRADAS Y
SALIDAS Y
ANEXARVALES
KARDEX
ANAQUEL
SALIDA
SALIDA
PREPARAR
MATERIAL,
ENTREGAR,
REGISTAR SALIDA
Y ARCHIVAR
INFROME
MENSUAL DE
ENTRADAS Y
SALIDAS
VALES
SALIDA
TURNARINFORME
MENSUALPARA
AUTORIZAACIN Y
ENVO
20
21
22
23
24
OFICIO
VALES
INFORME DE
ENTRADAS Y
SALIDAS
REVISAR EL
INFORME Y
VALES, ELABORAR
OFICIO Y
ENTREGAR
2
2
25
OFICIO
VALES
INFORME DE
ENTRADAS Y
SALIDAS
REVISAR EL
INFORME Y VALES
Y ENVIAR
26 27
3
28

39
IV. Procedimiento de Registro de
Entrada de Activo Fijo
NORMAS DE OPERACIN
40
IV. Procedimiento de Registro de Entrada de Activo Fijo

1. Se dar entrada al almacn el activo fijo una vez que ste fue revisado
fsicamente; cuenta con el visto bueno o dictamen de aceptacin y las facturas
presentadas por los proveedores cuentan con el sello de recibido en el almacn.

2. Los bienes de activo fijo que se resguarden estarn clasificados de acuerdo con la
partida presupuestal y a la subcuenta contable asignada a la por la Institucin.

2. En el caso del activo fijo cuya entrega y revisin fue realizada en el rea solicitante,
el almacn solicitar la documentacin que permita sustentar el registro de entrada.

3. Cuando alguna rea de oficinas generales, los planteles o centros de estudios
reciban de manera directa bienes de activo fijo por donacin debern informar al
Departamento de Almacn General de su ubicacin y turnarn copia del acta
administrativa y el original de la factura, cuando se cuente con ella.

Los almacenes debern regirse de acuerdo con el anexo 1 Instructivo para la
Donacin e bienes.

4. Los almacenes debern informar a la Subdireccin de Servicios de la entrada de los
bienes de activo fijo para su inclusin en la pliza de seguros.

5. El almacn general deber establecer las medidas de control y seguridad para el
resguardo del software.

6. El almacn general elaborar el Informe Diario de Entradas al Almacn General, en
el que se concentre el total de activo fijo al que se le dio entrada durante el da,
dejando en blanco las columnas de precio unitario e importe total.

7. El almacn general entregar a la Subdireccin de Contabilidad el Informe Diario de
Entradas al Almacn General, a ms tardar dos das hbiles despus de la fecha de
entrada del material.

8. El almacn general integrar y mantendr debidamente actualizados los
expedientes con la documentacin soporte de las entradas del activo fijo.

DESCRIPCIN
IV. Procedimiento de Registro de Entrada Activo Fijo

41

Distribucin

1. Elaborar memorando, turnar
documentos de activo fijo recibido
para registrar su entrada.

Personal de Control de Inventarios

2. Recibir documentos y realizar
registro.


3. Elaborar Entradas de AF (Activo
Fijo) de nueva adquisicin.

Viene del
I. Procedimiento de
Recepcin, Revisin y Almacenamiento de los

1.1. Elabora memorando en original y una copia
informando al Personal de Control de Inventarios
la entrada de bienes de activo fijo, anexa copia de
la factura sellada de recibido.

1.2. Turna y recaba firma de recibido en la copia del
memorando.

2.1. Recibe del Responsable de Recepcin y
Distribucin el memorando y la fotocopia de
factura y revisa la cantidad de activo fijo recibido
en los almacenes.

2.2. Registra en la fotocopia del Contrato-Pedido o
contrato por licitacin, la fecha y la cantidad de los
bienes recibidos.

2.3. Recibe copia del oficio, fotocopia de la factura y la
copia del acta administrativa, de las reas,
planteles y/o centros que hayan recibido activo fijo
por donacin.

3.1. Registra en el programa de cmputo las entradas
de bienes de activo fijo por compra o donacin.
Nota: Se deber incluir, por separado, lo
correspondiente al software.

3.2. Asigna nmero de entrada, y emite la forma de
Entrada (ver formato 8) en tres tantos y entrega al

DESCRIPCIN

42

General

4. Recibir y revisar el registro de
entradas.

5. Regresar los formatos de Entrada
para su correccin.

6. Aprobar la Entrada, distribuir y
archivar.

Distribucin

7. Recibir, revisar y firmar.

4.1. Recibe las formas de Entradas de nueva
adquisicin.

4.2. Revisa con base en su expediente de recepcin de
bienes e identifica:

Captura de entradas correcta?
SI: : Contina en la actividad nmero 6

No est correcta la captura de entradas
5.1. Regresa los formatos de Entrada para su
correccin.


Si est correcta la captura de entradas
6.1. Aprueba la Entrada y turna al Responsable de
Recepcin y Distribucin para su firma en todos
los tantos.

6.2. Distribuye:
Archivo del Departamento con las firmas de
acuse de recibido.

6.3. Archiva el formato de Entrada.

7.1. Recibe la forma de Entrada.

7.2. Revisa, con base en su expediente regresa al
Jefe del Departamento del Almacn firmada de
recibido.

DESCRIPCIN

43


8. .Asignar nmero de entrada Elaborar
el informe de entradas del da y
turnar.

General

9. Aprobar el informe, distribuir y
archivar.

Personal de Inventarios

10. Registrar, elaborar concentrado de
entradas de activo fijo y turnar.

8.1. Asigna nmero de entrada a y registra en la libreta
de control.

8.2. Elabora el Reporte Diario de entradas de activo fijo
(ver formato 9) de acuerdo lo siguiente:
Compra,
Por baja definitiva
Por traspaso
Por robo o extravo
Donacin

8.3. Turna a revisin de su jefe inmediato.

9.1. Recibe y revisa con base en las Entradas el
Reporte Diario de Entradas En caso de tener
errores solicita se elabore de nuevo.

9.2. Distribuye el Informe Diario de Entradas de la
manera siguiente:
1.- Subdireccin de Contabilidad, anexa facturas
2.- Departamento de Compras (por adquisicin)
3.-Personal de Control de Inventarios.
3.- Departamento de Almacn General
4.-Archivo.

9.3. Archiva la copia del Informe Diario de Entradas
que sirvi como acuse de recibido en el expediente
correspondiente.

10.1. Registra en kardex la entrada de los bienes de
acuerdo con la clave CABMS

10.2. Elabora en dos tantos el concentrado mensual de
entradas de activo fijo

10.3. Turna al Jefe del Departamento para su revisin y
visto bueno

DESCRIPCIN

44

General

11. Recibir documentacin revisar y
turnar.


12. Recibir documentacin de entradas
de activo fijo

11.1. Recibe el concentrado mensual de activo fijo y
revisar, de encontrar errores, solicita su
reelaboracin.

11.2. Firmar el concentrado mensual de bienes de activo
fijo y turnar a la Subdireccin de Contabilidad.

12.1. Recibir: Entradas, Reportes las facturas y
concentrado mensual de bienes de activo fijo.

12.2. Realizar los registros correspondientes.

Contina en el Proceso de Registros Contable


CONTINA EN
PROCEDIMIENTO DE SALIDA DE ACTIVO FIJO

DIAGRAMA
45

RESPONSABLE DE RECEPCIN
Y DISTRIBUCIN
JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE ALMACN GENERAL
IV. DIAGRAMA DE FLUJO PARA REGISTRO DE ENTRADA DE ACTIVO FIJO
SUBDIRECCIN DE CONTABILIDAD
ELABORAR
ENTRADAS DE AF
(ACTIVO FIJO) DE
NUEVA
ADQUISICIN
ENTRADA
O Y 3 C
CAPTURA
DE
ENTRADAS
CORRECTA?
SI
NO
REGRESAR LOS
FORMATOS
DE ENTRADA PARA
SU CORRECCIN
ENTRADA
APROBAR,
ENTRADA,
DISTRIBUIR Y
ARCHIVAR .
CONTINA EN EL
PROCESO DE
:"REGISTROS
CONTABLE"
F
FACTURAS Y/O
REMISIONES
INFORMEDIARIO
DE ENTRADAS
DEMATERIAL DE
CONSUMO
O
RECIBIR
DOCUMENTACIN
DE ENTRADAS DE
ACTIVO FIJO
VIENE DELPROCEDIMIENTO I. RECEPCIN, REVISIN Y
ALMACENAMIENTODEBIENES ADQUIRIDOS POR ELCOLEGIO
INICIA
I
ENTRADAS

RECIBIR Y REVISAR
EL REGISTRO DE
ENTRADAS.
TERMINA
CONTINUA EN V PROCEDIMIENTO DE
SALIDA DE ACTIVO FIJO
1 3 4
6
12
5
OPERATIVO
PERSONAL DE CONTROL
DE INVENTARIOS
2
ELABORAR
MEMORANDO,
TURNAR
DOCUMENTOS DEL
MATERIAL RECIBIDO
PARA REGISTRAR
SU ENTRADA..
FACTURA
O
7
EXPEDIENTE
ENTRADA
RECIBIR, REVISAR
Y
FIRMAR..
REPORTE DIARIO
ASIGNAR NMERO
DE ENTRADA,
ELABORAR EL
INFORME DE
ENTRADAS DEL DA
Y TURNAR
ENTRADAS
8
INF. DIARIO DE
ENTRADAS
REPORTE DIARIO
DE ENTRADAS
APROBAR EL
INFORME,
DISTRIBUIR Y
ARCHIVAR
ENTRADAS
9
CONC. MENSUAL
DE ENTRADAS Y
SAIDAS.
KARDEX
REGISTRAR,
ELABORAR
CONCENTRADO DE
ENTRADAS DE
ACTIVO FIJO Y
TURNAR
INF. DIARIO DE
ENTRADAS
10
RECIBIR
DOCUMENTACIN
Y REVISAR
CONC. MENSUAL
DE BIENES DE
ACT. FIJ.
11
ACTA ADMVA.
CONTRATO-
PEDIDO
FACTURA
RECIBIR
DOCUMENTOS Y
REALIZAR ENTRADA

46

V. Procedimiento de Salida de Activo Fijo
del Departamento de Almacn General

NORMAS DE OPERACIN

47
V. Procedimiento de Salida de Activo Fijo del Departamento de Almacn General

1. El Jefe del Departamento de Almacn General actualizar el Catlogo de Bienes
de Activo Fijo de acuerdo a la subcuenta contable y a la clasificacin por objeto del
gasto, previo acuerdo con el Director Administrativo y entregar un ejemplar a los
almacenes.

2. El Departamento de Almacn General, a travs del personal de control de
inventarios, realizar los registros de control de los bienes de activo fijo con la
asignacin de la CATLOGO DE ADQUISICIONES, BIENES MUEBLES Y
SERVICIOS

3. El Jefe del Departamento de Almacn General, con base en el presupuesto de
inversin autorizado, en cuanto a la distribucin de los bienes de activo fijo a las
reas de Oficinas Generales, los Planteles y Centros de Estudio (Sistema de
Enseanza Abierta).

4. El personal de control de inventarios elaborar la Salida de Bienes de Activo Fijo
de cada uno de los bienes entregados, as como los recibidos en donacin a las
reas de Oficinas Generales, los Planteles o Centros de Estudio del Sistema de
Enseanza Abierta y turnar, a travs del Jefe del Departamento de Almacn
General, una copia al Departamento de Contabilidad al cierre de cada mes.

5. El personal de control de inventarios en Oficinas Generales, elaborar el
Resguardo de Activo Fijo correspondiente, de los bienes adquiridos o recibidos en
donacin al tener conocimiento del personal a quien se asignaron los mismos.

6. El personal de control de inventarios registrar en el kardex, la salida de los bienes
de activo fijo que se surten a las reas de Oficinas Generales, a los Planteles y
Centros de Estudio del Sistema de Enseanza Abierta.

7. El Jefe de Control de Inventarios registrar las salidas en el Concentrado Mensual
de Salidas de Bienes de Activo Fijo.

8. El Jefe del Departamento de Almacn General enviar una impresin del
Concentrado Mensual de salidas de Bienes del Activo Fijo a la Subdireccin de
Contabilidad, dos das despus del cierre del mes.

Descripcin

48


General

1 Recibir presupuesto de inversin.

2 Revisar y de ser el caso actualizar
el catlogo y marcar bienes


3 Actualizar los determinantes en el
catlogo y marcar bienes.

1.1 Recibe copia del presupuesto de inversin autorizado
en el que se relacionan los bienes de activo fijo
adquiridos y el rea responsable, plantel o centro de
estudio (SEA) al que fueron asignados.

2.1 Revisa y de ser el caso actualizar, el Catlogo de
Bienes de activo Fijo y enva a los almacenes.

NOTA: En caso de los bienes de activo fijo recibidos en
donacin, identifica en el catlogo, la clasificacin de los
mismos, y de no estar considerados en ste se asignar
un determinante nuevo con base a las caractersticas del
bien, anotando el consecutivo siguiente.
Para el software asignar la clave conforme al catlogo
especfico para estos bienes

3.1 Elabora el listado de los nuevos determinantes y turna
al personal de control de inventarios, para su
inclusin en el programa del inventario de bienes de
activo fijo.

3.2 Actualiza el Catlogo de Bienes de Activo Fijo, en el
que se enlistan los bienes de la Institucin, por la
subcuenta contable, la partida presupuestal y el
determinante respectivo.

3.3 Realiza la identificacin fsica de cada bien y marca
los mismos, con el determinante respectivo.

3.4 Recibe del Jefe del Departamento de Almacn
General notificacin para la entrega y envo de la
actualizacin al Catlogo de Bienes de Activo Fijo a
las reas de oficinas generales y con oficio enva a
los Responsables del Almacn General.

3.5 Recaba firma de recibido en el oficio correspondiente

Descripcin

49



4 Elaborar Salida de Activo Fijo,
para su registro e identificar.

5 Solicitar transporte para el envo.

6 Entregar los bienes de activo fijo y
recabar firma.

4.1 Elabora Salida de de Activo Fijo (ver formato ) en
original y dos copias, de acuerdo al tipo de los bienes
de activo fijo, por cada rea, plantel o centro. Archiva
temporalmente la copia dos de vale de salida.

4.2 Identifica el rea, plantel o centro al que fueron
asignados los bienes.

Son bienes de activo fijo asignados a plantel?

S: Contina en la actividad nmero 5

No: Contina en la actividad nmero 6

S son bienes de activo fijo asignados a plantel

5.1 Solicita al Jefe del Departamento, tramite el
transporte para el envo de los bienes de activo fijo a
los planteles y los centros de estudio (SEA), recaba la
firma de recibido en el vale de salida.

NOTA: El Responsable del Almacn en Plantel recibir
el original y la copia uno del Salida A F, firmar de
recibido en la copia uno y devolver el original al
almacn general.

No son bienes de activo fijo asignados a plantel

6.1 Entrega los bienes de activo fijo en las reas de
oficinas generales, de acuerdo con la asignacin
establecida.

6.2 Recaba en el original de Salida A el nombre y la
firma de recibido de los responsables de las reas de
Oficinas Generales al momento de la entrega de los
bienes.

6.3 Entrega la copia uno salida al titular del rea a quien
se asign el bien de activo fijo y solicita el nombre del
resguardatario en la salida.

Descripcin

50


7 Elaborar el Resguardo de Activo
Fijo, acudir al rea.

8 Realizar correcciones e imprimir.

7.1 Elabora en el programa de cmputo, el Resguardo de
Activo Fijo (ver formato ) con base en el original de la
para el resguardatario de las reas de Oficinas
Generales con los datos siguientes:

De los bienes de activo fijo:
Nmero de resguardo,
rea responsable y clave,
fecha de elaboracin,
nombre del bien de activo fijo segn la clasificacin
sealada en el catlogo de bienes de activo fijo del
almacn general,
determinante,
nmero de unidades,
estado fsico (en servicio, deteriorado),
nmero de serie, en su caso.

Del responsable del resguardo
Registro Federal de Contribuyentes,
nombre completo del resguardatario,
puesto,
fecha de recibido,
firma de conformidad.

7.2 Obtiene una impresin con copia del Resguardo de
Activo Fijo, acude al rea de Oficinas Generales para
su entrega.

7.3 Realiza la verificacin fsica de los bienes y los datos
del Resguardo de Activo Fijo, con el resguardatario.

Es correcta?

No: Contina en la actividad nmero 8
S Contina en la actividad nmero 9

No es correcta
8.1 Realiza la correccin en el Resguardo de Activo Fijo,
obtiene nuevamente la impresin y una copia.

Descripcin

51


9 Obtener firma de conformidad y
entregar resguardo.

10 Recibir bienes donados, registrar y
elaborar Salida.

11 Registrar y elaborar el
Concentrado Mensual de Salida
de Activo Fijo.

S es correcta la informacin contenida en el
resguardo

9.1 Obtiene la firma de contenida en el Resguardo de
Bienes de Activo Fijo y entrega la copia del
resguardatario.

9.2 Archiva la copia del resguardo con la firma de
conformidad del resguardatario. (Contina en la
actividad nmero 11).

10.1 Son bienes donados, espera documentos.

10.2 Recibe copia del oficio, del acta administrativa y la
fotocopia de la factura, como notificacin de los
bienes de activo fijo recibidos en donacin, captura el
determinante en el programa de cmputo.

10.3 Registra en el kardex el alta de los bienes de activo
fijo adquiridos o recibidos en donacin y elabora, al
tener conocimiento de la asignacin de los mismos, el
Vale de Salida de Bienes de Activo Fijo en original y
dos copias, para cada uno de los bienes de activo fijo,
por cada rea, plantel o centro, distribuye:

Original: Departamento de Almacn General
(personal de control de inventarios),
Copia 1: rea, plante o centro,
Copia 2: Departamento de Contabilidad.

10.4 Regresa a la actividad nmero 7.

11.1 Registra en el kardex por el determinante, la salida
de bienes adquiridos o recibidos en donacin, con
base en el original de la Salida A F, para las Oficinas
Generales, los Planteles o Centros de Estudio (SEA).

11.2 Elabora el Concentrado Mensual de Salidas de
Bienes de Activo Fijo con base en el original del
Salida AF, de acuerdo al folio, al consecutivo, la
subcuenta contable correspondiente a cada bien, el
importante de los bienes surtidos y archiva el vale.

Descripcin

52

General

12 Recibir, revisar, el concentrado,
firmar y turnar a la Subdireccin
de Contabilidad.


13. Recibir informe y realizar , registros
contables

11.3 Anota en el concentrado por subcuenta contable el
costo total de los bienes de activo fijo, extrae la
copia dos del ale de salida del archivo y anexa.

11.4 Obtiene dos impresiones del concentrado y turna al

12.1 Recibe las dos impresiones del Concentrado
Mensual de Salida de Bienes de Activo Fijo y como
anexo la copia dos del Vale de Salida de Bienes de
Activo Fijo.

12.2 Revisa y firma en el concentrado mensual, y turna al
Jefe del Departamento de Contabilidad, con la copia
dos de los Vales de Salida de Bienes de Activo Fijo.

NOTA: Se turnarn, dos das despus del cierre de
mes, las copias de los vales de salida de los ltimos
movimientos a la Subdireccin de Contabilidad.

12.3 Recaba la firma de recibido en una impresin del
concentrado mensual de salidas.

12.4 Archiva la impresin con las firmas de recibido del
concentrado mensual de salidas de activo fijo para
su control y consulta.

13.1 Recibir Salidas AF, concentrados realizar registro
contables


DIAGRAMA

53

V. DIAGRAMA DE FLUJO DE SALIDA DE ACTIVO FIJO DEL DEPARTAMENTO DEALMACN GENERAL
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE
ALMACEN GENERAL
PERSONAL DE CONTROL DE INVENTARIO
VIENE DEL IV PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE
ENTRADA DE ACTIVO FIJP
INICIO
SALIDA
SOLI CITAR
TRANSPORTE
PARA ENV O
SALIDA
KARDEX
FACTURA
ACTA
ADMINISTRATIVA
PRESUPUESTO
RECIBIR EL
PRESUOUESTO
DE INVERSI
REVISAR Y DE SER
EL CASO
ACTUALIZAR
CATLOGO
OFICIO
CATLOGODE
BIENES
DISTRIBUIR
CATLOGO Y
MARCAR BIENES
SALIDA
ELABORAR SALIDA
DE ACTIVO FIJO
PARA SU
REGISTRO E
IDENTIFICAR
SON BIENES
ASIGNADOSAL
PLANTEL?
SALIDA
OFICIO
ENTREGAR LOS
BIENES DE ACTIVO
FIJO Y RECABAR
FIRMA
RESGUARDO
ELABORAR
RESGUARDO DE
ACTIVO FIJO,
ACUDIR AL AREA
EST
CORRECTAO?
SALIDA
REALIZAR
CORRECCIONES E
IMPRIMIR
RESGUARDO
OBTENER FIRMA DE
CONFORMIDAD Y
ENTREGAR
RESGUARDO
RECIBIR BIENES
DONADOS
REGISTAR Y
ELABORAR SALIDA
SALIDAS
CONCENTRADO
MENSUAL
DE SALIDA
KARDEX
ELABORAR
CONCENTRADO
MENSUAL DE
SALIDA DE ACTIVO
FIJO
SALIDAS
CONCENTRADO
RECIBIR, REVISAR
CONCENTRADO
FIRMAR Y TURNAR
A LA
SUBDIRECCIN DE
CONTABILIDAD
F
FACTURAS Y/O
REMISIONES
INFORME DIARIO
DE ENTRADAS
DE MATERIAL DE
CONSUMO
O
RECIBIR INFORME
Y REALI ZAR
REGISTRO
CONTABLE.
TERMINA
SUBDIRECCIN DE CONTABILIDAD
1
1
CONTINA EN EL PROCESO
DEREGISTRO CONTABLES
CONTINA EN ENTRAGA EN
PLANTELES
SI
SI
NO
NO
1
2
3
4
6
5
7
8
9
10 11
12
13

54
OFICIOS MODELO

1. Oficio modelo de entrega de bienes

2. Oficio modelo para la solicitud de dictamen tcnico

3. Oficio modelo de dictamen tcnico

4. Oficio modelo de informe de dictamen tcnico

5. Oficio modelo para proveedor

55
1. OFICIO MODELO DE
ENTREGA DE BIENES

1 No. Referencia
2 Fecha.

3
Jefe del Departamento de Compras
P r e s e n t e.

De acuerdo a la Licitacin Pblica 4__________________________ de fecha 5___________________,
el proveedor 6_______________________________________, entreg las siguientes partidas, del
contrato 7____________________________________:

PARTIDA DESCRIPCIN FECHA DE CANTIDAD
ENTREGA

8 9 10 11

ATENTAMENTE
12

Jefe del Depto. de Almacn General.

c.c.p. PROVEEDOR.
c.c.p. JEFE DEL REA OPERATIVA DEL ALMACN GENERAL.
c.c.p. ARCHIVO.

56
INSTRUCTIVO

1. PARA EL LLENADO DEL OFICIO MODELO DE ENTREGA DE BIENES

No. CONCEPTO ANOTAR

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

No. de Referencia

Fecha

Nombre

Nmero de la
Licitacin Pblica

Fecha

Proveedor

Contrato

Partida

Descripcin

Fecha de entrega

Cantidad

Nombre

En la parte superior derecha las siglas correspondientes a
la Direccin Administrativa (DA), al Departamento de
Almacn General (DA) y a Licitacin Pblica (LP); guin y
anotar la letra mayscula que corresponda (E=entrega,
P=prueba, A=aceptacin, R=rechazo), guin y el nmero
consecutivo de oficio, una diagonal y el ao de su emisin.

En la parte superior derecha, inmediatamente abajo y
alineado al punto 1: el da, mes y ao en que se emite el
oficio.

Siglas de la profesin, nombre y apellidos del Jefe del
Departamento de Compras.

El nmero de la Licitacin Pblica que corresponda.

Con nmero el da, con letra el mes y con cuatro nmeros
el ao en que se dio el fallo.

El nombre completo, con maysculas y en negritas, de la
empresa o del proveedor cuando es persona fsica.

Con maysculas y en negritas el nmero completo del
contrato tal y como aparece en el documento, incluyendo
la fecha correspondiente a la firma.

Nmero de concepto asignado a los bienes licitados.

Especificar el bien o servicio entregado.

Con dos nmeros cada uno, separados por diagonales, el
da, mes y ao de entrega del servicio o material.

El nmero de artculos y con letra la unidad, medida,
especie, volumen, peso, etc. del bien o servicio entregado.

Departamento de Almacn General.

57
2. OFICIO MODELO PARA LA
SOLICITUD DE DICTAMEN TCNICO

1 No. Referencia
2 Fecha.

3
REA ENCARGADA DE ELABORAR EL DICTAMEN TCNICO
Presente.

Solicito a usted, gire instrucciones a fin de que se realicen las pruebas de cumplimiento
de las especificaciones tcnicas de los bienes entregados por el proveedor:
4_____________________ de las siguientes partidas del contrato:
5_____________________________, por lo anterior le solicito su dictamen a mas
tardar el da 6_________________________, de lo contrario se dar por aceptado
dicho material.

LICITACIN PUBLICA: 7_____________________

ENTREGA

8 9 10 11

ATENTAMENTE
12


c.c.p. JEFE DEL DEPTO. DE COMPRAS.
c.c.p. ARCHIVO.

58
INSTRUCTIVO

2. PARA EL LLENADO DEL OFICIO MODELO PARA LA
SOLICITUD DE DICTAMEN TCNICO

No. CONCEPTO ANOTAR
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

No. de Referencia

Fecha

Nombre

Proveedor

Contrato

Fecha lmite

Licitacin Pblica

Partida

Descripcin

Fecha de entrega

Cantidad

Nombre

En la parte superior derecha las siglas correspondientes a
la Direccin Administrativa (DA), al Departamento de
Almacn General (DA) y a Licitacin Pblica (LP); guin y
anotar la letra mayscula que corresponda (E=entrega,
P=prueba, A=aceptacin, R=rechazo), guin y el nmero
consecutivo de oficio, una diagonal y el ao de su emisin.

alineado al punto 1: el da, mes y ao en que se emite el
oficio.

Siglas de la profesin, nombre, apellidos y el puesto que
ocupa el responsable del rea tcnica encargada de emitir
el dictamen tcnico correspondiente al material o servicio
recibido.


Con maysculas y en negritas el nmero completo del
contrato tal y como aparece en el documento, incluyendo
la fecha correspondiente a la firma.

Con nmero el da, con letra el mes y con cuatro nmeros
el ao, de la fecha lmite en que deber ser emitido el
dictamen tcnico.

El nmero de la Licitacin Pblica correspondiente.

Nmero correspondiente del concepto sujeto a dictamen
tcnico.

Especificar el bien o servicio sujeto a dictamen tcnico.

Con nmeros, separados por diagonales, el da, mes y ao
de entrega del servicio o material sujeto a dictamen
tcnico.

El nmero de artculos y con letra la unidad, medida,
especie, volumen, peso, etc. del bien o servicio sujeto a
dictamen tcnico.

59
3. OFICIO MODELO DE
DICTAMEN TCNICO

1 No. Referencia
2 Fecha.

3
Jefe del Departamento de almacn General
P r e s e n t e.

En respuesta al oficio de fecha 4 _________________________, con nmero de
referencia 5 ___________________________, se realizaron las pruebas a las partidas:
6 ____________________del proveedor 7 _________________________________,
del contrato 8____________________ correspondiente a la Licitacin Pblica
9__________________ siendo dicho material 10 ___________.

ATENTAMENTE
11

Jefe del rea que emite el dictamen tcnico.

c.c.p. JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.
c.c.p. ARCHIVO

60
INSTRUCTIVO

3. PARA EL LLENADO DEL OFICIO MODELO DE DICTAMEN TCNICO

No. CONCEPTO ANOTAR

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Num. de referencia

Fecha

Nombre

Fecha de oficio de
referencia

Referencia

Partidas dictaminadas

Proveedor

Contrato

Licitacin Pblica

Dictamen

Nombre y Puesto

En la parte superior derecha las siglas
correspondientes al rea que emite el dictamen
tcnico, el nmero consecutivo de oficio, una diagonal
y el ao de su emisin.

alineado al punto 1: el da, mes y ao en que se emite
el oficio.


Da, mes y ao del oficio de la solicitud del dictamen
tcnico.

Las siglas y nmeros de control del oficio mediante el
cual el Jefe del Departamento de Almacn General
solicit el dictamen.

Especificar cada uno de los nmeros de las partidas
dictaminadas

Con maysculas el nombre o razn social completo
del proveedor de las partidas que se dictaminan.

Con maysculas el nmero completo del contrato tal y
como aparece en el documento, incluyendo la fecha
correspondiente a la firma.

Nmero de Licitacin Pblica correspondiente.

ACEPTADO o RECHAZADO segn corresponda el
dictamen, cuando todos los bienes son dictaminados
de igual manera. En el caso de que algunos bienes
sean aceptados y otros rechazados, enliste de
acuerdo con el oficio de solicitud la PARTIDA,
DESCRIPCIN, CANTIDAD y DICTAMEN.

Siglas de la profesin, nombre y apellidos de la
persona titular del rea que emite el dictamen tcnico,
puesto y nombre del rea correspondiente.
61
4. OFICIO MODELO DE
INFORME DE DICTAMEN TCNICO

1 No. Referencia
2 Fecha.

3
Jefe del Departamento de Compras
P r e s e n t e.

De acuerdo a la Licitacin Pblica: 4________________________, de fecha
5________________, se acepta del proveedor: 6___________________________________,
las siguientes partidas, del contrato: 7_____________________________ de acuerdo al oficio
de referencia: 8 ______________________, del 9____________________________________.

ENTREGA

10 11 12 13

ATENTAMENTE

14


c.c.p. PROVEEDOR.
c.c.p. ARCHIVO.

62
INSTRUCTIVO

4. PARA EL LLENADO DEL OFICIO MODELO DE
INFORME DE DICTAMEN TCNICO

No. CONCEPTO ANOTAR

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

No. de Referencia

Fecha

Nombre

Licitacin Pblica

Fecha de la Licitacin Pblica

Proveedor

Contrato

Referencia

Nombre

Partida

Descripcin

Fecha de entrega

Cantidad

Nombre

En la parte superior derecha las siglas correspondientes a la
Direccin Administrativa (DA), al Departamento de Almacn
General (DA) y a Licitacin Pblica (LP); guin y anotar la letra
mayscula que corresponda (E=entrega, P=prueba,
A=aceptacin, R=rechazo), guin y el nmero consecutivo de
oficio, una diagonal y el ao de su emisin.

En la parte superior derecha, inmediatamente abajo y alineado al
punto 1: el da, mes y ao en que se emite el oficio.



El da (con nmero), mes (con letra) y ao (con cuatro nmeros)
de la licitacin.


Con maysculas y en negritas el nmero completo del contrato
incluyendo la fecha correspondiente a la firma.

Las siglas y nmeros de control del oficio mediante el cual el
rea tcnica emiti el dictamen.

Siglas de la profesin, nombre y apellidos de la persona que
emiti el dictamen tcnico de las partidas de referencia, puesto y
nombre del rea correspondiente.

Nmero correspondiente al concepto sujeto a dictamen tcnico.

Especificar el bien o servicio dictaminado.

Con nmeros, separados por diagonales, el da, mes y ao de
entrega del servicio o material dictaminado.

El nmero de artculos y con letra la unidad, medida, especie,
volumen, peso, etc. del bien o servicio que se dictamin.


63
5. OFICIO MODELO PARA
PROVEEDOR

1 No. Referencia
2 Fecha.

Nombre del Proveedor 3
Direccin del Proveedor 4

Nombre 5
Apoderado Legal del Proveedor

De acuerdo a la Licitacin Pblica 6____________________ de fecha 7_________________, Contrato
8____________________; se rechaza la partida 9_____________ no cumple
10___________________________, de acuerdo al Oficio de referencia
11________________________ de fecha 12_________________ del presente, firmado por l
13___________________________, _______ _________________________.

ENTREGA

14 15 16 17

A T E N T A M E N T E
18

Jefe del Departamento de Almacn General

c.c.p. Jefe del Departamento de Compras.
. Jefe del rea Operativa del Almacn General.
. Archivo.

64
INSTRUCTIVO

5. PARA EL LLENADO DEL OFICIO MODELO PARA PROVEEDOR

No. CONCEPTO ANOTAR

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

No. de Referencia

Fecha

Nombre del proveedor

Direccin del proveedor

Nombre del apoderado legal del
proveedor

Licitacin Pblica

Fecha de la Licitacin Pblica

Contrato

Partida

Motivo

Referencia

Fecha

Nombre y cargo

Partida

Descripcin

Fecha de entrega

Cantidad

Nombre

En la parte superior derecha las siglas correspondientes a la Direccin
Administrativa (DA), al Departamento de Almacn General (DA) y a
Licitacin Pblica (LP); guin y anotar la letra mayscula que
corresponda (E=entrega, P=prueba, A=aceptacin, R=rechazo), guin y
el nmero consecutivo de oficio, una diagonal y el ao de su emisin.

En la parte superior derecha, inmediatamente abajo y alineado al punto
1: el da con nmero, mes con letra y ao con nmero en que se emite
el oficio.

Nombre o razn social completo del proveedor.

Calle, nmero, colonia, delegacin, entidad federativa o estado, cdigo
postal y telfono del proveedor.

Tres renglones abajo del punto 4 y en la parte central de la hoja a
continuacin de la leyenda ATENCIN: anotar las siglas de la
profesin, nombre y apellidos de la persona apoderada legal del
proveedor.


El da (con nmero), mes (con letra) y ao (con cuatro nmeros) de la
licitacin.

Con maysculas y en negritas el nmero completo del contrato
incluyendo la fecha correspondiente a la firma.

Nmero correspondiente a lo(s) concepto(s) dictaminados.

Anotar las especificaciones que no se cumplen y son motivo de
rechazo.

Las siglas y nmeros de control del oficio mediante el cual el Jefe del
Departamento de Almacn General solicit el dictamen de las partidas
rechazadas.

Da, mes y ao del oficio de la solicitud del dictamen tcnico.

Nombre, apellidos, cargo y rea de la persona que firm el oficio de
dictamen de las partidas rechazadas.

Nmero correspondiente a lo(s) conceptos (s) dictaminados.

Especificar el bien o servicio dictaminado.

Con nmeros, separados por diagonales, el da, mes y ao de entrega
del servicio o material dictaminado.

Especificar con nmero la cantidad y con letra la unidad, medida,
especie, volumen, peso, etc. del artculo o servicio dictaminado.

Siglas de la profesin, nombre y apellidos del Jefe del Departamento de
Almacn General.

FORMATOS

65

1. Entrada

2. Tarjeta Anaquel

3. Informe Diario de Entradas de Material de Consumo al Almacn General

4. Vale de Almacn (Reporte Diario de Salidas) Oficinas Generales

5. Vale de Almacn (Reporte Diario de Salidas) Planteles

6. Salida

7. Informe Mensual de Entradas

8. Entrada de Activo Fijo

9. Salida de Activo Fijo

10. Reporte Diario de Entradas Activo Fijo

FORMATO 1

66


DIRECCIN ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE ALMACN GENERAL
ENTRADA

Proveedor : 1 ( ) 6
Direccin : 2 Fecha : 7
Poblacin : 3 Factura : 8
R.F.C. : 4 Pedido : 9
Entregar : 5 Sol. de Bienes : 10

Cantidad Clave Un. C:Contable Descripcin
11 12 13 14 15

ALMACENISTA AUTORIZ

________________________ __________________
16 17

INSTRUCTIVO

1. PARA EL LLENADO DE ENTRADA DE MATERIAL DE CONSUMO

67

No. CONCEPTO ANOTAR

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

Proveedor

Direccin

Poblacin

R. F. C.

Entregar

Num. Proveedor

Fecha

Factura

Pedido

Sol. De Bienes

Cantidad

Clave

Un.

C. Contable

Descripcin

Almacenista

Autoriz

Razn social de la empresa o nombre del proveedor
cuando es persona fsica, que surte las partidas.

Calle, nmero, colonia del proveedor.

Delegacin poltica, entidad federativa o estado del
proveedor.

Siglas y nmeros correspondientes al registro federal de
contribuyente del proveedor.

Almacn.

Nmero, correspondiente al proveedor, del catlogo de
proveedores.

Con nmeros, separados por diagonales, el da, mes y ao
correspondiente al tiempo en que se ingresa el artculo.

Nmero correspondiente a la factura con la cual surte el
proveedor.

Nmero de pedido del Colegio.

Nmero de la solicitud de compra o nmero de requisicin.

El nmero de artculos.

Nmero de la clave de almacn.

Unidad, nmero, cifra, pieza o cantidad que se tome como
medida del artculo.

Nmero de cuenta contable respectiva.

Especificar, definir o enunciar con claridad la mercanca.

Nombre y apellidos del almacenista.


FORMATO 2

68

TARJETA DE ANAQUEL

Almacn General

C. CONTABLE ___________1 TARJETA Nm. _________3
C. ALMACN ____________2
UNIDAD ________4

MNIMO ________5

ARTCULO 6_____________________________________________
_________________________________________________________
7 8 9 10 11 12
FECHA ENTRADA SALIDA EXIST. REA REG. POR

S
O
Y
M

8
9

0
8

A

0
1

INSTRUCTIVO

2. PARA EL LLENADO DE LA TARJETA DE ANAQUEL
69

No. CONCEPTO ANOTAR

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Cuenta Contable

Clave de Almacn

Tarjeta Nmero

Unidad

Mnimo

Artculo

Fecha

Entrada

Salida

Existencia

rea

Reg. por


Nmero de la clave de almacn.

Nmero consecutivo correspondiente a la tarjeta.

El nmero, cifra, pieza o cantidad que se tome como
medida del artculo.

Cantidad a partir de la cual se debe solicitar nueva
dotacin del artculo.

Definir o enunciar con claridad la mercanca o
producto.

Con nmeros, separados por diagonales, el da, mes
y ao (correspondiente al tiempo) en que se ingresa
al almacn el artculo.

Cantidad de unidades ingresada, anotada en
nmeros.

Cantidad de unidades, en nmeros, descargada o
surtida.

Cantidad total de unidades que deben existir
almacenadas despus de sumar una entrada o restar
una salida.

El nmero correspondiente al rea a la que se
entrega la salida.

La firma o antefirma que permitan reconocer a la
persona que efectu el registro del material.

FORMATO 3

70

Hoja ___ de ___
1

FOLIO
2

DIA MES AO
3 4 5

CLAVE DE MATERIAL CONSE-
CUTIVO ALMACN CONTABLE
DESCRIPCIN
DEL MATERIAL
CANTI-
DAD
UNI-
DAD
FACTURA
NOMBRE DEL
PROVEEDOR
REQ.
NUM.
PEDIDO
NUM.
PRECIO
UNITARIO
IMPORTE
TOTAL
6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

ELABOR: 18 APROB: JEFE DPTO. ALMACN G. 21 RECIB FACTURAS: DPTO. COMPRAS 24 OBSERVACIONES: 27
NOMBRE: 19 NOMBRE: 22 NOMBRE: 25 FOLIOS ENTRADA DE _ A _ 28
FIRMA: 20

FIRMA: 23 FIRMA: 26

Departamento de Almacn General
INFORME DIARIO DE ENTRADAS DE MATERIAL DE CONSUMO
AL ALMACN GENERAL

INSTRUCTIVO

3. PARA EL LLENADO DEL INFORME DIARIO DE ENTRADAS
DE MATERIAL DE CONSUMO AL ALMACN GENERAL

No. CONCEPTO ANOTAR

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

HOJA __ DE ___

FOLIO

DA

MES

AO

CONSECUTIVO

CLAVE DE MATERIAL
DE ALMACN

CLAVE CONTABLE

DESCRIPCIN DEL
MATERIAL

CANTIDAD

UNIDAD

NUM. DE REMISIN
O FACTURA

NOMBRE DEL
PROVEEDOR

REQ. NM.

PEDIDO NM.

PRECIO UNITARIO

IMPORTE TOTAL

Nmero consecutivo de la hoja y nmero total de
hojas que constituyen el informe.

Nmero consecutivo durante el ao.

Con nmero el da correspondiente.

Con nmero el correspondiente al mes.

Con nmero de cuatro dgitos el ao correspondiente.

Nmero progresivo de partida.

Nmero de la clave que el almacn le otorga al
artculo segn catlogo.

Nmero de cuenta contable segn catlogo.

Breve descripcin de los artculos.

Nmero o medida de los artculos que se surten.

Especificar con letra la unidad de medida, especie,
volumen, peso, etc. del artculo solicitado, segn el
catlogo del almacn.

El nmero de la remisin o factura que ampara al
artculo surtido.


Nmero de requisicin correspondiente al artculo.


No aplica.

No aplica.

INSTRUCTIVO

3. PARA EL LLENADO DEL INFORME DIARIO DE ENTRADAS
DE MATERIAL DE CONSUMO AL ALMACN GENERAL

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

ELABOR

NOMBRE

FIRMA

APROB

NOMBRE

FIRMA

RECIB FACTURAS

NOMBRE

FIRMA

OBSERVACIONES

FOLIOS ENTRADA

Auxiliar de Control de Inventarios.

Nombre y apellidos del Auxiliar de Control de
Inventarios.

Firma del Auxiliar de Control de Inventarios.


Siglas, nombre y apellidos del Jefe del Departamento
de Almacn General.

Firma del Jefe del Departamento de Almacn
General.


de Compras.

Firma del Jefe del Departamento de Compras.

Breve comentario que alguna de la reas considere
pertinente.

Anotar los nmeros de folio de entrada
correspondientes.

FORMATO 4

FOLIO
1

DA MES AO
2 3 4

DEPENDENCIA A.R. SUBDEPENDENCIA A.R.

5

6 7 8
ENTREGADO A: PARA USO DE:

9

10

USO EXCLUSIVO ALMACN
CANT. UNIDAD
CLAVE
ALM.
C.C. ARTCULO DESCRIPCIN UNIDAD
CANTI
DAD
COSTO
UNITARIO
IMPORTE
11 12 13 14 15 16 17 18 19

IMPORTE TOTAL 20

OBSERVACIONES ENTREGADO POR:

21

22
AUTORIZADO POR: RECIBIDO POR: Vo. Bo. ENCARGADO DE ALMACN

23

24

NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA
25
S
O
Y
M

9
3

0
1
B
9
2

VALE DE ALMACN

(REPORTE DIARIO DE SALIDAS)

OFICINAS GENERALES

INSTRUCTIVO

4. PARA EL LLENADO DE VALE DE ALMACN
OFICINAS GENERALES

No. CONCEPTO ANOTAR

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

FOLIO NM.

DA

MES

AO

DEPENDENCIA

A.R.

SUBDEPENDENCIA

A.R.

ENTREGADO A

PARA USO DE

CANT.

UNIDAD

CLAVE ALM.

C.C.

ARTCULO
DESCRIPCIN

UNIDAD

CANT





Nombre del rea responsable.

Nmero del rea responsable.

rea especfica que solicita los artculos.

Nmero del rea.

Nombre de la persona o rea que recibir.

Nombre del rea o usuario final.

Nmero de artculos solicitados.

Unidad de medida del artculo solicitado, segn el
catlogo de almacn general.

Clave de almacn segn catlogo.



Unidad de medida del artculo solicitado, segn el
catlogo del almacn.

Cantidad de artculos que se surtirn.

INSTRUCTIVO

OFICINAS GENERALES

18

19

20

21

22

23

24

25

COSTO
UNITARIO

IMPORTE

IMPORTE TOTAL

OBSERVACIONES

ENTREGADO POR

AUTORIZADO
POR

RECIBIDO POR

Vo.Bo.
ENCARGADO DEL
ALMACN

No aplica.

No aplica

No aplica.

Breve comentario que alguna de la reas considere
pertinente.

Nombre, puesto y firma de la persona que entreg los
bienes.

Nombre, puesto y firma del funcionario que autoriz la
solicitud.

Nombre, puesto y firma de la persona que recibi los
artculos.

Nombre y firma del responsable de almacn o del
Jefe del Departamento de Almacn General, segn
sea el caso.

FORMATO 5

DEPENDENCIA
PLANTEL No.
1

REA:

2
FOLIO No.

3

ENTREGADO A:

4
PARA USO DE:

5
FECHA

6

USO EXCLUSIVO DEL ALMACN
CANT. UNIDAD
CLAVE
ALM.
C.C. ARTCULO DESCRIPCIN CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
IMPORTE
7 8 9 10 11 12 13 14

IMPORTE TOTAL: 15

OBSERVACIONES ENTREGADO POR:

16

17
AUTORIZADO POR: RECIBIDO POR: Vo. Bo. ENCARGADO DE ALMACN

18

19

NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA
20


VALE DE ALMACN DEL PLANTEL

INSTRUCTIVO

VALE DE ALMACN DEL PLANTEL

No. CONCEPTO ANOTAR

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

DEPENDENCIA

REA

FOLIO NM.

ENTREGADO A

PARA USO DE

FECHA

CANT.

UNIDAD

C. ALMACN

C. CONT.

ARTCULO
DESCRIPCIN

CANTIDAD

COSTO
UNITARIO

IMPORTE

IMPORTE
TOTAL

OBSERVACIONES

ENTREGADO POR

AUTORIZADO
POR

RECIBIDO POR

Vo.Bo.
ENCARGADO DEL
ALMACN

Nombre y nmero del Plantel.

Nombre del rea responsable.


rea especfica que solicita los artculos.

Nombre del rea o usuario final.

Con sello la fecha correspondiente.

Nmero de artculos solicitados.

Unidad de medida del artculo solicitado, segn el catlogo de
almacn general.

Clave de almacn segn catlogo.



Cantidad de artculos.

No aplica.

No aplica.

No aplica.

Breve comentario que alguna de la reas considere pertinente.

Nombre, puesto y firma de la persona que entreg los bienes.

Nombre, puesto y firma del funcionario que autoriz la solicitud.

Nombre, puesto y firma de la persona que recibi los artculos.

Nombre y firma del responsable de almacn o del Jefe del
Departamento de Almacn General, segn sea el caso.

FORMATO 6


SALIDA

REA: : 1 FECHA : 3
DIRECCIN: 2 FACTURA : 4
PEDIDO : 5
SOL. DE BIENES : 6
ENTRADA: 7

Cantidad Um. Clave C. Contable Descripcin
8 9 10 11 12

ALMACENISTA AUTORIZ RECIB DE CONFORMIDAD

________________________ __________________ __________________
13 14 15

INSTRUCTIVO

6. PARA EL LLENADO DE SALIDA

No. CONCEPTO ANOTAR

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

REA

DIRECCIN

FECHA

FACTURA

PEDIDO

SOL. DE BIENES

ENTRADA

CANTIDAD

UNIDAD DE
MEDIDA

CLAVE DE MATERIAL
DE ALMACN

C. CONTABLE

DESCRIPCIN DEL
MATERIAL

ALMACENISTA

AUTORIZ

RECIB DE
CONFORMIDAD

Nombre y nmero del rea a la que se entregar el
bien.

Nombre de la Direccin correspondiente.

y ao.

Nmero de factura respectivo.


Nmero de folio de la solicitud de adquisicin.

Nmero de folio de la entrada del material.


Unidad de medida del artculo. Especificar con letra la
unidad, medida, especie, volumen, peso, etc.

Nmero de la clave que el almacn le otorga al
artculo segn catlogo.




de Almacn General.

Nombre y apellidos de la persona, del rea a la que
se asign el material de consumo, que firma de
conformidad la recepcin del material.

FORMATO 7

Direccin Administrativa
Informe de Entradas y Salidas
Mes de _____1____

Clave de
Almacn
Descripcin
U.
Medida
Folio de
entrada del
mes anterior
Folio de entrada
al corte de este
mes
Folio de Salida
del mes anterior
Folio de
Salida al corte
de este mes
Existencias al
corte del mes
anterior
Existencias
de este mes
Fecha
del ltimo

2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Elabor: 12

Vo.Bo.: 13

Almacn Director del Plantel

INSTRUCTIVO

7. PARA EL LLENADO DEL INFORME MENSUAL DE ENTRADAS Y SALIDAS

No. CONCEPTO ANOTAR

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

Mes de

Clave de Almacn

Descripcin

U. Medida

Folio de entrada del mes
anterior

Folio de entrada
al corte de este mes

Folio de salida
del mes anterior

Folio de salida
al corte de este mes

Existencias al corte
del mes anterior

Existencias
de este mes

Fecha del ltimo

Elabor

VoBo

Con letra el nombre del mes correspondiente al
informe.

Nmero de la clave del catlogo del almacn
asignado al material de consumo.

Lo mas claramente posible especificar la idea del
artculo.

dimensin, tamao, volumen, calibre, capacidad,
extensin, longitud o magnitud del artculo.

ltimo nmero de folio de entrada correspondiente al
mes anterior.

ltimo nmero de folio de entrada del mes actual.

ltimo nmero de folio de salida correspondiente al
mes anterior.

ltimo nmero de folio de salida del mes actual.

Unidades existentes en anaquel al corte del mes
anterior.

Unidades existentes en anaquel en el mes actual.

y ao correspondiente al ltimo movimiento de salida.

Nombre y apellidos de la persona que efectu el
registro.

Siglas de la profesin, nombre y apellidos del Director
del Plantel.

FORMATO 8


ENTRADA A.F.

Proveedor : 1 ( ) 6
Direccin : 2 Fecha : 7
Poblacin : 3 Factura : 8
R.F.C. : 4 Pedido : 9
Entregar : 5 Sol. de Bienes : 10

Cantidad Clave Un. C:Contable Descripcin C. Unitario Importe
11 12 13 14 15 16 17

Sub-Total: 18
Impuesto 19
T O T A L 20
21 CANTIDAD TOTAL CON LETRA

ALMACENISTA AUTORIZO

________________________ __________________
22 23

INSTRUCTIVO

8. PARA EL LLENADO DE ENTRADA DE ACTIVO FIJO

No. CONCEPTO ANOTAR

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

Proveedor

Direccin

Poblacin

R. F. C.

Entregar

(Nmero de Proveedor))

Fecha

Factura

Pedido

Sol. De Bienes

Cantidad

Clave

Un.

C. Contable

Descripcin


Calle, nmero, colonia y delegacin del proveedor.

Entidad federativa o estado

Siglas y nmeros correspondientes al registro federal
de contribuyente del proveedor.

Almacn.

Entre parntesis nmero asignado al proveedor
segn catlogo.

y ao correspondiente al tiempo en que se ingresa el
artculo.

Nmero correspondiente a la factura con la cual surte
el proveedor.



medida del artculo.

Nmero de la clave del catlogo del almacn
asignado al bien.

medida del artculo.


Especificar, definir o enunciar con claridad la
mercanca, producto, el bien o servicio.
ANOTAR, en el rengln siguiente a la descripcin del
bien, LA CLAVE DEL CATLOGO DE BIENES
MUEBLES Y SERVICIOS (CABMS).

INSTRUCTIVO

8. PARA EL LLENADO DE ENTRADA DE ACTIVO FIJO

16

17

18

19

20

21

22

23

C. Unitario

Importe

Sub-Total

Impuesto

Total

Total con letra

Almacenista

Autoriz

Cantidad que se paga individualmente por el artculo
o servicio.

Cantidad total que resulta de multiplicar el costo
unitario por el nmero de unidades surtidas.

Cantidad total que resulta de sumar el importe de
cada una de las partidas surtidas en la factura.

Cantidad resultante de multiplicar el subtotal por el
porcentaje de impuesto respectivo.

Con nmeros la suma del Sub-Total mas el impuesto.

Con letras maysculas la cantidad total en pesos, los
centavos se anotan con nmero diagonal 100,
agregar las letras M.N.

Nombre y apellidos del almacenista


FORMATO 9


SALIDA A.F.

REA: 1 FECHA : 3
DIRECCIN: 2 FACTURA : 4
PEDIDO : 5
SOL. DE BIENES : 6
ENTRADA: 7

Cantidad Clave Un. C:Contable Descripcin C. Unitario Importe
8 9 10 11 12 13 14

Sub-Total: 15
Impuesto 16
T O T A L 17
18 CANTIDAD TOTAL CON LETRA

ALMACENISTA AUTORIZ RECIB DE CONFORMIDAD

________________________ __________________ __________________
19 20 21

INSTRUCTIVO

9.-PARA EL LLENADO DE SALIDA DE ACTIVO FIJO

No. CONCEPTO ANOTAR

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

REA

DIRECCIN

FECHA

FACTURA

PEDIDO

SOL. DE BIENES

ENTRADA

CANTIDAD

CLAVE DE MATERIAL
DE ALMACN

UNIDAD DE
MEDIDA

C. CONTABLE

DESCRIPCIN DEL
MATERIAL

COSTO UNITARIO

IMPORTE

SUBTOTAL

IMPUESTO

TOTAL

TOTAL

ALMACENISTA

AUTORIZ

RECIB DE
CONFORMIDAD

Nombre y nmero del rea.

Nombre de la Direccin correspondiente.

Con nmeros, separados por diagonales, el da, mes y ao.

Nmero de factura respectivo.

Nmero de pedido del colegio.


Nmero de folio de la entrada del material.


Nmero de la clave que el almacn le otorga al artculo segn
catlogo.

Unidad de medida del artculo. Especificar con letra la unidad,
medida, especie, volumen, peso, etc..



Costo unitario.

Cantidad total que resulta de multiplicar el costo unitario por el
nmero de unidades surtidas.

Cantidad total que resulta de sumar el importe de cada una de
las partidas surtidas en la factura.

Cantidad resultante de multiplicar el subtotal por el porcentaje de
impuesto respectivo.

Con nmeros la suma del Sub-Total mas el impuesto.

Con letras maysculas la cantidad total en pesos, los centavos
se anotan con nmero diagonal 100, agregar las letras M.N.


Siglas, nombre y apellido del Jefe del Departamento de Almacn
General.

Nombre y apellidos de la persona que firma de conformidad con
la recepcin del material.

FORMATO 10

FOLIO
1

Hoja ___ de ___
2

DIA MES AO
MATERIAL DE CONSUMO

ACTIVO FIJO

5 6 7

REQ. NUM. PEDIDO
REMISIN O
FACTURA
PROVEEDOR Y CLAVE
DESCRIPCIN DEL MATERIAL Y
SOLICITANTE
TOTAL
8 9 10 11 12 13

OBSERVACIONES:

14

APROBADO T.

APROBADO P.

RECHAZADO T.

15

RESPONSABLE DE RECEPCIN Y
DISTRIBUCIN.
OPERATIVO
JEFE DEL ALMACN GENERAL

16

17

18

NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA VISTO BUENO

4
3
REPORTE DIARIO DE ENTRADAS

AL DEPARTAMENTO DE ALMACN GENERAL

INSTRUCTIVO

10. PARA EL LLENADO DE REPORTE DIARIO DE ENTRADAS
(ACTIVO FIJO)

No. CONCEPTO ANOTAR
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18
FOLIO NUM.

HOJA __ DE __

MATERIAL DE CONSUMO

ACTIVO FIJO

DA

MES

AO

REQ. NUM.

PEDIDO

REMISIN O
FACTURA

PROVEEDOR Y
CLAVE

DESCRIPCIN DEL
MATERIAL

TOTAL

OBSERVACIONES

APROBADO T.
APROBADO P.
RECHAZADO T.

RESPONSABLE DE
RECEPCIN Y
DISTRIBUCIN.

RESPONSABLE DE
CONTROL OPERATIVO

JEFE DEL ALMACN
GENERAL
Nmero consecutivo de folio.

Nmero consecutivo de la hoja y nmero total de hojas
que constituyen el informe.

No aplica.

Una cruz dentro del crculo.




Nmero de la requisicin correspondiente.

Nmero del pedido respectivo.

Nmero de la factura o remisin que ampara los artculos.

Razn social de la empresa o nombre completo del
proveedor, si es persona fsica, y su clave.

Breve descripcin del material.

Resultado.

Breve comentario pertinente.

Palomear la opcin que corresponda.

Nombre y apellidos.

Nombre y apellidos.

Siglas, nombre y apellidos.

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