Objetivo

Aportar herramientas para integrar equipos que alcancen sus objetivos de manera
congruente, efectiva y unificada

ndice

1. Introduccin
Biculturalismo Organizacional
Trabajo en equipos en Sansores
Colaboracin y efectividad

2. Para integrar un equipo efectivo
Los pasos para integrar un equipo Sansores
Primera herramienta: Cmo definir objetivos
Segunda herramienta: Planificar y coordinar
Tercera herramienta: Unificar la interaccin y aprovechar el conocimiento

3. Manejo del conflicto en equipos efectivos












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Manual de capacitacin en la cultura de trabajo


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Alberto Garcia Jurado Zarate 2










1. Introduccin
Biculturalismo Organizacional


Compara y reflexiona!

Lo que hacen las culturas efectivas en
los negocios (mejores prcticas)

Lo que hacen las culturas poco efectivas
en los negocios
Comunicacin clara y directa Comunicacin confusa y con rodeos
Responsables de sus actos Siempre alguien ms es el responsable
Estn conscientes de la importancia del
tiempo y lo respetan
No hay conciencia ni respeto por el
tiempo
Trabajan en equipos Trabajan sin pensar en el equipo
Nacionalistas prcticos Nacionalistas romnticos




Biculturalismo Organizacional

Una cultura global de negocios, que sea congruente con los principios de la
organizacin y con las mejores prcticas de cultura laboral

Una cultura nacional social que conserve nuestras fuerzas ancestrales


No pierdas tu cultura ni tus tradiciones, nicamente cambia los parmetros laborales
que te hagan ser competitivo en este mundo globalizado.








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Alberto Garcia Jurado Zarate 3


1. Introduccin
Trabajo en equipo en la organizacin
La e f e c t i vi dad no e s un proc e s o, e s una c ul t ura

Introduccin

Aportar herramientas para integrar equipos que alcancen sus objetivos de manera congruente,
efectiva y unificada

Conocer las herramientas que permiten integrarse en equipos eficientes y enfocados a objetivos

Unificar el enfoque de implementacin de dichas herramientas en nuestro entorno laboral cotidiano



Qu deseamos que suceda Qu no deseamos que suceda











Mi responsabilidad para que suceda lo que deseamos











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1. Introduccin
Colaboracin y Efectividad

En el pasado, el xito dependa de individuos extraordinarios, hoy en da depende de
una extraordinaria conjuncin de individuos.
The People Principle

Efectos de la
globalizacin.

La globalizacin econmica ha cambiado dramticamente el entorno en que los
individuos y las empresas deben competir. Entre los principales efectos podemos
observar:

El producto en general ha perdido su importancia como ventaja competitiva, la
ventaja es el valor agregado que se ofrece alrededor del producto

Las diferencias culturales se remarcan y las culturas efectivas dominan el
medio globalizado

Los sistemas culturales se presentan como la mxima ventaja competitiva


Globalizacin y
trabajo en
equipos


Al hablar de equipos, el medio globalizado no slo exige el trabajo en equipos
naturales altamente efectivos; en la nueva realidad global, tambin debemos
desarrollar la habilidad de integrar equipos efectivos con individuos de otras reas
o inclusive de otras empresas, para alcanzar objetivos de negocios.

Esta habilidad aporta a los individuos, las reas y las organizaciones una enorme
flexibilidad, velocidad de respuesta, posibilidades de desarrollo e integracin. Esta
es la habilidad y visin que buscaremos desarrollar durante nuestro taller.


Qu es la
efectividad?


La efectividad es la unin de la eficacia y la eficiencia.

La eficacia es el alcance de los objetivos establecidos
La eficiencia es la ptima utilizacin de los recursos para alcanzar los objetivos

Un individuo o una organizacin pueden muy bien ser eficaces sin ser eficientes y
viceversa.

Solamente cuando ambos elementos se conjuntan en el diario desempeo se
logra la efectividad.







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2. Para integrar un equipo efectivo
Los pasos para integrar un equipo




Un equipo efectivo Requiere de tres caractersticas:


1. La identificacin e integracin del equipo con un objetivo claramente definido y comprendido

2. La planificacin y coordinacin de la colaboracin

3. El manejo efectivo y oportuno de la interaccin y el conocimiento en el equipo


Estos son los pasos a seguir para integrar un equipo efectivo







































Dos - Planificar y coordinar la
colaboracin



Uno - Establecer claramente
el objetivo del equipo
Resultado = Efectividad

Tres Unificar la interaccin y el
aprovechamiento del conocimiento bajo un
modelo efectivo y congruente

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2. Para integrar un equipo efectivo
1 herramienta: Cmo definir objetivos




Definir los objetivos de equipo en trminos de producto final de la colaboracin, algo tangible,
comprobable y alcanzable

Se debe usar un lenguaje natural, no utilices palabras rebuscadas para parecer inteligente y sofisticado,
solamente parecers rollero y obsoleto. El objetivo del equipo debe ser perfectamente claro para todos sus
integrantes

Explica con la misma claridad lo que se espera de cada participante (objetivo individual)

Comprueba la comprensin del objetivo por parte de todos los miembros del equipo, recuerda que la
memoria y la interpretacin son muy irregulares y subjetivas


Ejercicio 1 Define y escribe de manera clara y concisa, cul es el principal objetivo
de este taller. Una vez definido, transmtelo al equipo.










Ejercicio2 - Ahora, repite el ejercicio, esta vez definiendo cul es el principal objetivo
de tu puesto. Una vez definido, transmtelo al equipo














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2. Para integrar un equipo efectivo
2 herramienta: Planificar y coordinar

Un gramo de prevencin vale ms que un kilo de medicina


Planeacin,
planeacin
En los sistemas culturales de efectividad clase global, se reconoce el valor de la
planeacin como clave para lograr resultados. Las culturas de baja efectividad,
perciben a la planeacin como una prdida de tiempo y dedican poco tiempo a esta
actividad crucial. Un anlisis realizado por Alberto Garcia-Jurado sobre la distribucin
de las actividades de planeacin, ejecucin y ajuste entre diversas culturas, desprendi
resultados que se correlacionan directamente con la efectividad del sistema cultural



Diagrama de distribucin del tiempo en proyectos














La pirmide
invertida
Como podemos observar, las culturas laboralmente inefectivas manejan una autntica
pirmide invertida en la administracin del trabajo en equipos y la administracin de
proyectos. Si consideramos una hora de ajuste tiene un costo mayor al 1000% de una
hora de planeacin, podemos explicarnos el constante estado de crisis y desperdicio de
recursos en el que viven los miembros de estos sistemas culturales.

La leccin es simple, los equipos de efectividad clase global no dan un paso de
ejecucin sin antes pasar por un cuidadoso proceso de planeacin, el cual contempla:
Objetivos
Tiempos y recursos por objetivo
Estrategia de aplicacin de cada recurso







Planeacin
Ejecucin
Ajuste
Japn
Planeacin
Ejecucin
Ajuste
Mxico
Planeacin
Ejecucin
Ajuste
E.U.

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Para planificar:

Una planificacin efectiva debe contemplar:

1. El (los) objetivos que el equipo debe lograr para aportar al logro de la visin, en trminos de aos, meses
y semanas. Por ejemplo:

Si la visin es a tres aos, el equipo debe tener claros los objetivos fundamentales a lograr cada ao
para hacer efectiva su aportacin a la visin; cada trimestre, para lograr los objetivos anuales y cada
semana, para lograr los objetivos trimestrales. Tambin debe ser clara la estrategia que se utilizar
para alcanzar estos objetivos.

Consideraciones adicionales:

Esta estructura de objetivos debe ser establecida con indicadores claros y sencillos nunca ms de dos a
tres y debe dejar margen para resolver la problemtica inesperada que seguramente se presentar cada
semana (no hay mundos perfectos), o para ajustar si las circunstancias cambian o se descubre que la
planificacin fue deficiente (no hay planificacin perfecta)

La planificacin deber hacerse en consulta con aquellos que tengan la mayor experiencia en cada rea y
siempre considerar la calidad de servicio y producto

Las herramientas que se utilicen para llevar este esquema deben tambin ser sencillas, alineadas y fciles
de aplicar Si las herramientas obligan a pasar ms tiempo llenando formatos o agregan cargas de
trabajo, entonces se deben eliminar

Hay que asegurarse de comunicar claramente los objetivos y las estrategias, no solo informarlos. Esto
requiere de juntas o sesiones para comentarlo, contestar dudas y comprobar su comprensin

Planificacin en proyectos:
Un proyecto es un proceso de duracin especfica y que no ser iterativo en la organizacin. Por ejemplo:

La facturacin es un proceso, pues se repite un ay otra vez
Implementar un nuevo sistema de facturacin es un proyecto, pues tiene una fecha definida de inicio y
un final especfico.

En proyectos, la planificacin deber ser igual a la planificacin general, solo que ajustando los tiempos

Ejercicio 3 Describe los objetivos principales de tu rea y las estrategias diseadas
para alcanzarlos










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Para coordinar:

Una coordinacin efectiva debe contemplar:

1. Los responsables de cada parte de la estrategia que llevar a lograr los objetivos
2. Los tiempos establecidos para que se concreten cada una de las tareas de la estrategia

Consideraciones adicionales:

Cada persona debe tener un breve documento especificando los objetivos de los principales procesos que
dependern de su puesto (no ms de tres), los mrgenes mximos de tiempos y recursos para lograrlos y
su relacin con la visin.

Todos deben tener claro el impacto que sus procesos tienen en los dems y en la visin de la
organizacin y conocer las consecuencias de un desempeo deficiente o inefectivo, a nivel
organizacional, de equipo y personal.

Los lunes, todos deben detallar un listado el cual se planteen los objetivos a lograr esa semana, con base
en los objetivos del mes. Este listado se enviar antes de las 10:00 hrs. a su jefe por correo electrnico,
utilizando el siguiente formato:

Objetivos principales de la semana del 08 al 12 de enero
Internos:
Reporte entregado a contabilidad el da 11
Propuesta de mejora en proceso de pedimentos en el foro del 12
% de eficacia: Lecciones:
Clientes:
Macro-motors
Reporte de estado del pedimento xxxx el 09 a las 12:30 hrs.
Tamsa
Procesar permiso 223-A el 10 antes del cierre
% de eficacia: Lecciones:
Asociados
No hay objetivos esta semana
% de eficacia: Lecciones:
Proveedores
Propuesta del proveedor de sistemas para upgrade el 12 antes de las 14:00 hrs. o acuerdo con
otro proveedor el 12 antes de las 18:00 hrs.
% de eficacia: Lecciones:
Promocin / Relaciones pblicas:
Seguimiento a contacto con Micro-fruit para concretar contrato
% de eficacia: Lecciones:

Consideraciones
1. Un objetivo interno es el que debamos lograr para/con otra persona del equipo
2. Un cliente es alguien que est pagando por un servicio o producto
3. Un asociado es alguien que est colaborando con nosotros en un proyecto
4. Un proveedor es alguien a quien le estamos pagando por un servicio o producto
5. Solo definir tareas clave de la semana, no las colaterales que se desprenden de estas
6. Definir los objetivo como el producto a obtener
7. Siempre cerrar la semana con el anlisis de % de eficacia y lecciones aprendidas
8. Enviarlo con el ttulo as: Si es el reporte de tareas de Ral Rojas del 08 al 12 de enero = RR 10a14 ene


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Los viernes cada persona deber establecer el % de efectividad logrado (N de objetivos establecidos Vs.
N de objetivos alcanzados), determinar las causas por las cuales no alcanz algn objetivo y definir si
existe algn rea de mejora organizacional que se desprendan de este anlisis

Este anlisis se compartir en sesin de cierre de media hora con el resto del equipo, para definir el
estado de logros del equipo con respecto a lo planificado, analizar reas de mejora y determinar como se
pueden resolver de forma colaborativa

Las reas de oportunidad de mejora se presentarn en los foros, debidamente respaldadas. Recuerdo que
en Sansores, sabemos que solo aprovechando la experiencia podemos lograr una verdadera solidez y
calidad de producto y servicio

Un problema que se presenta solo una vez, era una situacin impredecible e inevitable. Un problema que
se presenta una y otra vez es un claro indicador de un rea de mejora

Una coordinacin efectiva de proyecto debe contemplar lo mismo, pero en trminos de inicio y final
concretos

Para esto utilizamos el cronograma Sansores

Proyecto: Objetivo:
De
da mes ao

a
da mes Ao



Tarea Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Responsable
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.



Resultados
% de efectividad: Principales reas de oportunidad: Principales fortalezas:

Cada semana En un da acordado que no sea el viernes se tendr una sesin de no ms de media hora
para definir el estado de logros del equipo con respecto a lo planificado, analizar reas de mejora y
determinar como se pueden resolver de forma colaborativa



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2. Para integrar un equipo efectivo
3 herramienta: Unificar la interaccin y el
aprovechamiento del conocimiento bajo un
modelo
efectivo y congruente


Los elementos a considerar

Comunicacin e
interaccin
En el establecimiento de sistemas culturales de efectividad clase global, uno de los
elementos crticos es la integracin y la efectividad en la comunicacin y la
interaccin.

Los procesos de informacin y comunicacin pueden ser:
Escritos (Correo electrnico, chats, comunidades virtuales, reportes)
Verbales (Telfono, Presentaciones, reportes verbales, VOLP)
Estos procesos se pueden llevar por:
Medios personales
Medios tecnolgicos

Los procesos de interaccin son aquellos en los que se colabora, tales como:
Juntas, implementacin de proyectos, colaboracin en procesos por rea


Parmetros de
evaluacin

En todos los procesos de informacin y comunicacin, los parmetros de
efectividad son:
Objetivo deseado vs. Objetivo alcanzado
Mensaje enviado vs. Mensaje recibido
Informacin requerida vs. Informacin recibida

En todos los procesos de interaccin, los parmetros de efectividad son:
Objetivo establecido vs. Objetivo alcanzado
Recursos planificados vs. Recursos Utilizados



La integracin de estos procesos bajo parmetros de efectividad y congruencia es aportada por los dems
talleres de este proceso, as como los de aprovechamiento del conocimiento y la experiencia del equipo.

A continuacin realizaremos un breve anlisis de los elementos que debemos considerar para asegurar la plena
efectividad e integracin de estos elementos.






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Elementos clave para
la comunicacin
organizacional
Para que un equipo alcance su(s) objetivo(s), es fundamental que cuente con
medios, procesos y estilo adecuados para asegurar una comunicacin y
transmisin de informacin de alta efectividad.

1. Se debe iniciar por analizar si se cuenta con los medios, esto es, los recursos e
infraestructura para asegurar el flujo de comunicacin, tales como: juntas de
trabajo, telfono, comunicacin escrita, correo electrnico, todo lo que vincule a
los miembros del equipo para que se puedan comunicar de manera efectiva.

2. A continuacin, se debe determinar si los procesos de comunicacin son
adecuados y efectivos. Existe un acuerdo sobre cundo y para qu utilizar cada
medio de comunicacin? Se han establecido procedimientos y polticas para el
uso de dichos canales de comunicacin? Todos saben a quien recurrir en
diferentes situaciones?

3. Por ltimo se debe asegurar que el estilo del equipo est unificado bajo los
mismos parmetros de efectividad


Ejercicio 4 Colaborando con tu equipo sigue las instrucciones
Consideras que tu equipo cuenta con la infraestructura, procesos, enfoque y estilo para comunicarse
efectivamente?
Califica en una escala de: P = Proactivo A = Adecuado D = Deficiente N = Nulo

Preprate para fundamentar tus conclusiones ante los dems participantes y el facilitador.



Conclusiones


Infraestructura: P A D N






Procesos: P A D N






Enfoque y estilo: P A D N








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3. Manejo del conflicto en equipos efectivos

No es personal, son negocios.
Dicho popular estadounidense

Tipos de conflicto

Es casi imposible analizar cada conflicto que surge en el equipo para determinar su
origen y caractersticas. Por esto, es mucho ms prctico el reconocer dos tipos
fundamentales de conflicto en los equipos de trabajo:

1. El conflicto negativo Aquel que perjudica la integracin y efectividad de los
equipos.

2. El conflicto positivo Aquel que permite conocer diversos puntos de vista,
opciones y posibilidades de accin. Este tipo de conflicto es deseable y debe
promoverse de manera profesional y enfocada a resultados.

Conforme a estudios de la Universidad de Stanford, las organizaciones con un alto
nivel de conflicto positivo presentan las siguientes caractersticas:

1. Trabajan con gran cantidad de informacin, los debates se enfocan en datos,
cifras y hechos, no en percepciones y/o suposiciones.
2. Desarrollan alternativas mltiples para elevar y enriquecer el nivel del debate.
3. Comparten objetivos comunes.
4. Conservan el humor en el proceso de toma de decisiones.


Solucin a los
conflictos en los
equipos de trabajo

Al interactuar en equipos profesionales y buscar la alta efectividad, debemos tener
en mente que la razn fundamental de la creacin del equipo es la de alcanzar un
objetivo comn. En un entorno de efectividad sabemos que el caernos bien no es
lo importante, lo importante es la efectividad y el respeto profesional.

La mayora de los conflictos se originan por inmadurez, poca claridad o
desacuerdo sobre la visin y los procesos para alcanzarla o por infantiles luchas por
el poder.
En los negocios de efectividad global alcanzar el objetivo no es lo ms
importante, es lo nico.

Todo lo dems es simplemente una desviacin de las energas y recursos del
equipo y los individuos que lo conforman.








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Revisemos algunos de los puntos clave para colaborar en un equipo, y que promovern una alta
efectividad y una baja incidencia de conflictos:

Reforzar continuamente los objetivos del equipo, las tareas que cada quin deber desempear para
alcanzarlos y las responsabilidades compartidas que se tienen

Asegurar que la comunicacin sea clara, directa y abierta. No se deben permitir los comentarios sobre
actividades o caractersticas de otros miembros del equipo sin su conocimiento, la retroalimentacin o la
crtica debe ser siempre directa y cara a cara

Los objetivos individuales deben ser claros, comprobables y medibles

Los indicadores del desempeo debern ser conocidos por todos. Se recomienda que la evaluacin de
desempeo sea:
80% en funcin del desempeo del equipo
20% en funcin del desempeo del individuo

Reforzar el respeto profesional basado en el desempeo tico y efectivo, y la colaboracin entre los
individuos para alcanzar el objetivo del equipo

Promover una clara separacin entre el mbito personal y el laboral. Esto no significa hacer a un lado los
aspectos humanos y sociales del trabajo, lo que significa es el reconocer que los sentimientos personales
hacia otros que no estn fundamentados en razones profesionales no tienen cabida en un equipo
profesional y efectivo

Tener en mente en todo momento la empata y la cortesa en la interaccin cotidiana con los dems
miembros del equipo. Estos dos elementos son los lubricantes sociales que ms ayudan a eliminar los
conflictos de carcter social en los equipos de trabajo

Manejar flujo efectivo de la informacin y exigir que las discusiones y la interaccin se centren en
realidades concretas y no en percepciones individuales

Mantener el humor en la interaccin cotidiana

Las herramientas que hemos adquirido nos permitirn colaborar bajo estos
parmetros y alcanzar la efectividad clase global. Ahora solo requerimos...

Sabidura
Valor
Fuerza

Bscalos dentro de ti y en tu equipo, ah estn