Manual Procedimientos Admvos

MANUAL
DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS

MANUAL DE PROCEDI MI ENTOS ADMI NI STRATI VOS PGI NA
FECHA DE ELABORACI N: / MARZO / 2007 2

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

NDICE

CONTENIDO CPITULO PGINA

Autorizacin

I 3

Presentacin

II 4

Marco J urdico
III 5

Organigrama
IV 6

Misin y Visin

V 7

Simbologa

VI 8

Procedimientos

VII
Recursos Financieros VIII 10
Recursos Humanos IX
Recursos Materiales X
Glosario de trminos

XI 30


I.- AUTORIZACIN

Con fundamento en el Artculo 41 Fraccin X de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica del
Estado de Zacatecas, as como el Artculo 10 Fracciones VI, VIII, XII y XV del Estatuto Orgnico de
la Comisin Estatal para el Acceso a la Informacin Pblica del Estado de Zacatecas, expedimos el
presente Manual de Procedimientos Administrativos de la Comisin Estatal para el Acceso a la
Informacin Pblica, con el propsito de precisar los mtodos, procedimientos y trmites que
debern de cumplirse en las actividades de carcter administrativo, contable y presupuestal al
interior de la misma con el fin de mejorar los procesos actuales y alcanzar estndares de calidad
adecuados y apegados estrictamente a la normatividad especifica.

COMISIONADA PRESIDENTA

Q.F.B. J UANA VALADEZ CASTREJ N

EL COMISIONADO EL COMISIONADO
MTO. J ESS MANUEL MENDOZA MALDONADO DR. J AIME ALFONSO CERVANTES DURN



II.- PRESENTACIN

El presente Manual tiene por objeto establecer los procedimientos de trabajo que faciliten las
tareas especficas, y que permitan disminuir y optimizar los tiempos de ejecucin en el desarrollo
de las actividades que realizan los involucrados que intervienen en cada una de las partes del
proceso administrativo, para eficientar el uso de los recursos humanos, financieros, materiales y
tcnicos.

En la elaboracin de este manual, se identificaron las principales actividades administrativas para
actuar con mayor certeza en la ejecucin y supervisin de los trabajos de naturaleza administrativa

Este manual es de utilizacin y aplicacin obligatoria en todas las actividades administrativas que
se realicen en la Comisin Estatal de Acceso a la Informacin Pblica del Estado de Zacatecas.

Dentro de ste contexto se consider necesario que la dependencia, cuente con ste documento
base, que permite tener las tareas y procedimientos definidos y autorizados, los cuales podrn ser
flexibilizados y/o modificados cuando las necesidades operativas as lo justifiquen, realizando la
propuesta correspondiente el Departamento Administrativo debidamente fundamentada ante el
Titular de la Comisin.



III.- MARCO JURDICO

CONSTITUCIONES:

Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos
Constitucin Poltica del Estado Libre y Soberano de Zacatecas

LEYES:

Ley de Acceso a la Informacin Pblica del Estado de Zacatecas
Ley de Administracin y Finanzas Pblicas del Estado de Zacatecas
Ley de Fiscalizacin Superior del Estado de Zacatecas
Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Prestacin de Servicios relacionados con Bienes
Muebles del Estado de Zacatecas
Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado de Zacatecas
Ley de Patrimonio del Estado de Zacatecas

OTRO:
Estatuto Orgnico de la Comisin Estatal para el Acceso a la Informacin Pblica del
Estado de Zacatecas



IV.- ORGANIGRAMA

PLENO

COMISIONADA
PRESIDENTA

COMISIONADO COMISIONADO

SECRETARIO
EJ ECUTIVO

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

AUXILIAR DE
ADMINISTRACIN



V.- MISIN Y VISIN

DE LA COMISIN ESTATAL PARA EL ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA

MISIN:

PROMOVER Y DIFUNDIR EL EJ ERCICIO DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIN,
RESOLVER SOBRE LA NEGATIVA A LAS SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIN Y
PROTEGER LOS DATOS PERSONALES EN PODER DE LOS SUJ ETOS OBLIGADOS

VISIN:

EN EL 2009 LA COMISIN ESTATAL PARA EL ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA, ES
RECONOCIDA POR LA SOCIEDAD ZACATECANA COMO UN ORGANISMO IMPULSOR DEL
DERECHO A LA INFORMACIN, QUE CONTRIBUYE AL MEJ ORAMIENTO DE LA CALIDAD DE
VIDA DE LAS PERSONAS, AS COMO A LA CONSOLIDACIN DEL SISTEMA DE
CONVIVIENCIA DEMOCRTICA.

DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA CEAIP

MISIN:

GESTIONAR, RESGUARDAR Y ADMINISTRAR LOS SERVICIOS DE DOTACIN DE
RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, DIVERSOS E INFORMATICOS, CON EFICIENCIA,
CALIDAD, OPORTUNIDAD Y TRATO AMABLE, APEGADOS A LA NORMATIVIDAD, PARA QUE
LAS AREAS DIRECTIVAS Y OPERATIVAS DE LA COMISIN ESTATAL PARA EL ACCESO A LA
INFORMACIN PBLICA DEL ESTADO DE ZACATECAS CUMPLA CON SUS OBJ ETIVOS Y
METAS.

VISIN:

SER UN APOYO REAL PARA LA OPERACIN DE TODAS LAS INSTANCIAS DE LA
DEPENDENCIA, MEJ ORANDO NUESTROS PROCESOS Y ESTRATEGIAS ADMINISTRATIVAS,
MEDIANTE LA SUPERACIN Y EL CONOCIMIENTO A FONDO DE CADA ACTIVIDAD.



VI.- SIMBOLOGA

INICIO/TERMINAL

OPERACIN

DECISIN O ALTERNATIVA

CONECTOR DENTRO DE PGINA

DIRECCIN DE FLUJ O

DIAGRAMA DE FLUJ O
INTEGRACIN DEL ANTEPROYECTO DEL PRESUPUESTO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

DIAGRAMA DE FLUJ O
Recibe instruccin del
Comisionado Presidente, de
elaborar el anteproyecto de
Presupuesto del siguiente
ejercicio fiscal.
INICIO
1
Es Correcta?
3
2
Solicita y recibe informacin
de los programas de trabajo
de los Comisionados y
dems departamentos de la
CEAIP
Integra y analiza la
documentacin recibida de
los Comisionados y
Departamentos
SI
Realiza correcciones
para su regularizacin.
(regresa a la operacin 3)
NO
Captura la informacin
obtenida
4

INTEGRACIN DEL ANTEPROYECTO DEL PRESUPUESTO

Revisa la informacin
capturada
7
5
Recibe Anteproyecto de
Presupuesto con las firmas
de los Comisionados, J efes
de Departamento y
Comisionado Presidente y
prepara Oficio y paquete
para su envo a la
Secretara de Finanzas
para que lo integre al
presupuesto de egresos del
Gobierno.
Integra informacin y turna
al Secretario Ejecutivo para
recabar firmas de los
Comisionados y J efes de
Departamento que
SI
Es Correcta?
Realiza correcciones para
su regularizacin.

NO
6

PROCEDIMIENTO: Integracin del anteproyecto de Presupuesto
AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo

RESPONSABLE ACTIVIDAD
NMERO
DESCRIPCIN DE
ACTIVIDADES
FORMA O
DOCUMENTO

1
Recibe instruccin del
Comisionado Presidente, de
elaborar el anteproyecto de
Presupuesto del siguiente
ejercicio fiscal.

2
Solicita y recibe informacin de
los programas de trabajo de los
Comisionados y dems
departamentos de la CEAIP

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

3
Integra y analiza la
documentacin recibida de los
Comisionados y Departamentos

Es correcta?
No: Realiza observaciones y
remite a las reas para su
regularizacin
4
Si: Captura la informacin
obtenida

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

5
Revisa la informacin capturada

Es correcta?

6
No: Realiza correcciones para
su regularizacin.

Si: Integra informacin y turna al
Secretario Ejecutivo para
recabar firmas de los
Comisionados y J efes de
Departamento que intervinieron
y del Comisionado Presidente.

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

7
Recibe Anteproyecto de
Presupuesto con las firmas de
los Comisionados, J efes de
Departamento y Comisionado
Presidente y prepara Oficio y
paquete para su envo a la
Secretara de Finanzas para
que lo integre al presupuesto de
egresos del Gobierno del
Estado (Art. 41 fracc. XII de la
Ley de Acceso a la Informacin
Pblica del Estado de
Zacatecas)

FIN DEL PROCEDIMIENTO

DIAGRAMA DE FLUJ O
RECEPCIN DE FACTURAS PARA PAGO A PROVEEDORES Y/O PREST. DE SERVICIOS
DEP. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

1
Revisa facturas y
documentacin soporte
(facturas, orden de compra,
vales de entrada y salida del
almacn, etc.)intervinieron y
del Comisionado Presidente.
SI
Est completa?
Recibe del Comisionado
Presidente y de los
Comisionados, instruccin
y/o solicitud de pago de
facturas de proveedores y
prestadores de servicios,
para su pago respectivo
NO
INICIO
Realiza las observaciones y
regresa documentacin al
proveedor o prestador de
servicios. (Regresa a la
operacin 2)
Codifica y elabora pliza
contable y turna al J efe
del Departamento
Administrativo
2
3
Revisa la pliza y la
documentacin; firma la
pliza y elabora cheque
4
Pliza,
cheque

DIAGRAMA DE FLUJ O

Cheque, pliza y
documentacin

Cheque, pliza y
documentacin
SI
Est en las Inst.
el Comisionado
Presiden
C
NO

Turna cheque, pliza, y
documentacin a los dos
Comisionados para
autorizacin y firma.
documentacin al
Comisionado Presidente para
su autorizacin y firma,
posteriormente firma cheque
cualquiera de los
Comisionados.
6
5
7
Cheque, pliza y
documentacin
Recibe documentacin; cheque y
pliza firmadas. Elabora listado y
turna al Auxiliar de Administracin


DIAGRAMA DE FLUJ O

Cheque, pliza y
documentacin
Recibe documentacin;
cheque y pliza firmadas.
Elabora listado y turna al
Auxiliar de Administracin
8
Recibe listado de plizas y
las plizas cheque
relacionadas, entrega a
beneficiarios y captura al
sistema de contabilidad
diariamente y archiva.
9


PROCEDIMIENTO: Recepcin de facturas para pago a
proveedores y/o prestadores de servicios

NMERO
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES FORMA O
DOCUMENTO

1
Recibe del Consejero Presidente y
de los Comisionados, instruccin
y/o solicitud de pago de facturas
de proveedores y prestadores de
servicios, para su pago respectivo

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)

2
Revisa facturas y documentacin
soporte (facturas, orden de
compra, vales de entrada y salida
del almacn, etc.)

Esta completa?

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)

3
No: Realiza las observaciones y
regresa documentacin al
proveedor o prestador de servicios.

Si: Codifica y elabora pliza
contable y turna al J efe del
Departamento Administrativo

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

4
documentacin; firma la pliza y
elabora cheque.
Pliza, Cheque

Se encuentra en las
Instalaciones el Comisionado
Presidente?

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

5
Si
documentacin al Comisionado
Presidente para su autorizacin y
firma, posteriormente firma
cheque cualquiera de los
Comisionados.
Cheque
Pliza y
documentacin
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

6
No.

Comisionados para autorizacin y
firma.
Cheque
Pliza y
documentacin
Recibe documentacin; cheque y Cheque

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

7

Pliza y
documentacin

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

8

Recibe plizas firmadas, elabora
listado y turna al Auxiliar de
Administracin.

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar de
Administracin)

9
Recibe listado de plizas y las
plizas cheque relacionadas,
entrega a beneficiarios y captura al
sistema de contabilidad
diariamente y archiva.



DIAGRAMA DE FLUJ O
CONTROL DE CHEQUES
DEPTO. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR) REA SOLICITANTE

SI
INICIO
1

Solicitud de Material
Atiende la solicitud de
pago del rea solicitante;
elabora orden de compra
HAY
EXISTENCIAS?
3

Nota de

Solicitud de
Recibe bienes solicitados junto
con copias de la Solicitud y de
la Nota de Salida del
Almacn. Se remite al fin del
Procedimiento.
2

Nota de

Atiende Solicitud de Material,
elabora la Nota de Salida del
Almacn, recaba firma de
acuse de recibo en Nota ,
entrega los bienes junto con
copia de la Solicitud y de la
Nota, archiva documentos.


DIAGRAMA DE FLUJ O
CONTROL DE CHEQUES
DEPTO. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR) DEPTO ADMINISTRATIVO

4
NO
SI
5
6
El monto es menor de $1,500.00 se
remite al procedimiento Operacin y
control del fondo fijo revolvente
7

Pliza
Elabora la pliza
contable y turna al
8

Cheque

Pliza
documentacin; firma la pliza
y elabora cheque.
No hay existencias
El monto solicitado es
mayor de $1 500 00 ?
el monto solicitado es mayor de
$1,500.00 (mil quinientos pesos) el pago
se realizar con cheque.


DIAGRAMA DE FLUJ O
CONTROL DE CHEQUES
DEPTO. ADMINISTRATIVO COMISIONADO PRESIDENTE

NO
SI

Documentacin
9

Pliza

Cheque
firma, posteriormente firma cheque
cualquiera de los Comisionados.
Se encuentra en
las Instalaciones el
Comisionado
Presidente?

Documentacin
10

Pliza

Cheque
firma.

Documentacin
11

Pliza

Cheque
turna al Auxiliar de Administracin.


DIAGRAMA DE FLUJ O
CONTROL DE CHEQUES
DEPTO. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR) DEPTO. ADMINISTRATIVO

Documentacin
12

Pliza

Cheque
Recibe documentacin;
13

Factura

Cheque
Realiza sus operaciones para el
pago de cheque; obtiene el bien
solicitado, las facturas, notas o
comprobantes respectivos con
los requisitos fiscales;
14

Surte al rea solicitante
los Bienes solicitados,
acompaa la Solicitud de
Material para cotejar.
Copia al J efe del
Departamento
15

Solicitud de
Recibe copia de la solicitud y
archiva.


DIAGRAMA DE FLUJ O
CONTROL DE CHEQUES
DEPTO. ADMINISTRATIVO COMISIONADO PRESIDENTE

17
Verifica la actividad de la cuenta;
y la remite al Dpto. Admvo.
16

Informe
Elabora reporte diario de la
cuenta de cheques y turna de al
Comisionado Presidente
Para verificar la actividad.
Archiva copia


PROCEDIMIENTO: Control de cheques

NMERO
DESCRIPCIN DE ACTIVIDAD FORMA O
DOCUMENTO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

(Auxiliar de
Administracin

1

Atiende la solicitud de pago del rea
solicitante; elabora orden de compra

Solicitud de
Material

Hay existencias?

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

(Auxiliar de
Administracin

2
Si

Almacn, recaba firma de acuse de
recibo en Nota , entrega los bienes
junto con copia de la Solicitud y de
la Nota, archiva documentos.

Solicitud de
Material,
Nota de Salida de
Almacn

REA SOLICITANTE

3
Recibe bienes solicitados junto con
copias de la Solicitud y de la Nota
de Salida del Almacn. Se remite al
fin del Procedimiento.

Solicitud de
Material
Nota de Salida de
Almacn

4 No hay existencias y
el monto solicitado es mayor de
$1,500.00 ?

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

(Auxiliar de
Administracin

5
Si
el moto solicitado es mayor de
$1,500.00 (mil quinientos pesos) el
pago se realizar con cheque;

Cheque

6
No
El monto es menor de $1,500.00 se
remite al procedimiento Operacin y
control del fondo fijo revolvente

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

(Auxiliar de
Administracin

7

Elabora la pliza contable y turna al
J efe del departamento Administrativo

Pliza
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

8
Revisa la pliza y la documentacin;
firma la pliza y elabora cheque.
Pliza, Cheque
Se encuentra en las Instalaciones
el Comisionado Presidente?

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

9
Si
firma, posteriormente firma cheque
cualquiera de los Comisionados.
cheque, pliza, y
documentacin
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

10
No.

firma.
cheque, pliza, y
documentacin
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

11
turna al Auxiliar de Administracin.
cheque, pliza, y
documentacin
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

(Auxiliar de
Administracin

12

pliza firmadas;
cheque, pliza, y
documentacin
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

(Auxiliar de
Administracin

13
Realiza sus operaciones para el pago
de cheque; obtiene el bien solicitado,
las facturas, notas o comprobantes
respectivos con los requisitos fiscales;
Cheque, Factura
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

(Auxiliar de
Administracin

14
Surte al rea solicitante los Bienes
solicitados, acompaa la Solicitud de
Material para cotejar. Copia al J efe
del Departamento Administrativo.
Solicitud de
Material
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

15
Recibe copia de la solicitud y archiva.

Solicitud de
Material
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

16
Elabora reporte de saldos de la
cuenta bancaria diario de la pgina
de Internet contra el reporte de
cheques emitidos, se determinar el
saldo disponible de bancos y turna al
Comisionado Presidente cuando
menos una vez a la semana. Archiva
copia

Reporte de
saldos de la
cuenta bancaria
COMISIONADO
PRESIDENTE
17 Verifica la actividad de la cuenta; y la
remite al Departamento Administrativo



DIAGRAMA DE FLUJ O
ELABORACIN DE ESTADOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Verifica el registro de la
contabilidad, que este
completo
Se encuentran
todos los registros?
Identifica los
movimientos no
considerados y los
Imprime reportes
presupustales y
analticos contables
Concilia saldos
contables y
presupuestales
INICIO
1
4
2
3
Existen diferencias
5

Concilia cifras contables
y financieras de cuentas
bancarias con el J efe del
Departamento
No
S
6
S S


DIAGRAMA DE FLUJ O
ELABORACIN DE ESTADOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

Emite Estados
Financieros y sus
anlisis presupuestales
y contables
Revisa la informacin y
recaba firma del
Se entrega la
informacin al
y se archiva.
9
8
7


PROCEDIMIENTO: Elaboracin de Estados Financieros y
presupustales

NMERO
DOCUMENTO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)

1

Verifica que se encuentre
registrada toda la informacin en el
Programa de Contabilidad

Se encuentran todos los
registros?

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)

2
No: Identifica los movimientos no
considerados y los captura para
completar la Contabilidad.

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)

3
Si: Imprime reportes
presupustales y analticos de
saldos del sistema de contabilidad

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)

4
Concilia saldos contables y
presupustales

Existen diferencias?

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)

5
Si: Determina diferencias y realiza
correcciones

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)

6
No: Concilia cifras contables y
financieras de cuentas bancarias
con la J efe de Departamento..

7
Emite Estados Financieros y sus
anlisis presupuestales y
contables.

8
Revisa la informacin y recaba
firmas del J efe del Departamento
Administrativo, del Secretario
Ejecutivo y del Comisionado
Presidente.

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)

9
Se entrega la informacin a cada
uno de los Comisionados y archiva
la informacin original en la
Contabilidad de la CEIAP

TERMINA EL PROCEDIMIENTO

DIAGRAMA DE FLUJ O
ELABORACIN DE CIERRE ANUAL

registrada toda la informacin
anual y que no existan
diferencias en Ingresos por
ministraciones con la Sra. De
Finanzas.
Est todo
registrado y no ex.
diferencia?
Localiza los movimientos no
considerados y/o las diferencias,
los captura y concilia con la
Sra. De Finanzas y registra los
ajustes necesarios

Emite reportes
financieros y realiza
anlisis de saldos.
Concilia saldos
contables y
presupuestales
INICIO
1
4
2
3
Existen diferencias
5
Determina diferencias y
realiza correcciones y
aclaraciones
Concilia cifras contables
y financieras de cuentas
bancarias con el J efe del
Departamento
No
S
6
S
No

DIAGRAMA DE FLUJ O
ELABORACIN DE CIERRE ANUAL

Emite Estados
Financieros y sus
anlisis presupustales
y contables
Revisa la informacin y
recaba firma del
Prepara documentacin
para envo a la H.
Legislatura del Estado.
Archiva
9
8
7

PROCEDIMIENTO: Elaboracin del Cierre Anual

NMERO
DOCUMENTO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)

1

registrada toda la informacin
anual y que no existan diferencias
en Ingresos por ministraciones con
la Sra. De Finanzas.

Esta todo registrado y/o no
existen diferencias?

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)

2
No: Localiza los movimientos no
considerados y/o las diferencias,
los captura y concilia con la Sra.
De Finanzas y registra los ajustes
necesarios

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)

3
Si: Emite reportes financieros y
realiza anlisis de saldos.

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)

4
Concilia saldos contables y
presupustales

Existen diferencias?
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)

5
Si: Determina diferencias y realiza
correcciones y aclaraciones

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)

6
No: Concilia cifras contables y
financieras con la J efe de
Departamento.

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

7
Emite Estados Financieros y sus
anlisis presupustales y
contables.

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

8
Revisa la informacin y recaba
firmas del J efe del Departamento
Administrativo, del Secretario
Ejecutivo y del Comisionado
Presidente.

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

9
Prepara documento para envo a la
H. Legislatura del Estado y archiva
la informacin original en la
Contabilidad de la CEAIP



DIAGRAMA DE FLUJ O
GESTIN DE RECURSOS FINANCIEROS ANTE LA SRIA. DE FINANZAS

INICIO
Recibe Presupuesto autorizado y
calendarizado por la Sra. De Finanzas
y por la H. Legislatura del Estado

1
Elabora calendario anual para la
gestin quincenal de los recursos
financieros asignados y turna al Srio.
Ejecutivo y al Comisionado Presidente
trnsito que tengas ms de tres meses
y el monto ser reintegrado a la cuenta
de la Comisin Estatal para el Acceso a
la Informacin Pblica.
Recibe calendario autorizado y
presenta ante la Sra. De Finanzas
para posteriormente presentar
quincenalmente recibo y monto
establecido para la gestin de
recursos.
Verifica quincenalmente la cantidad
recibida va electrnica de la Sra. De
Finanzas con el presupuesto
autorizado.
4
3
2

PROCEDIMIENTO: Gestin de recursos financieros ante la
Secretara de Finanzas

NMERO
DESCRIPCIN DE
ACTIVIDADES
FORMA O
DOCUMENTO

1
Recibe Presupuesto detallado y
autorizado por la Sra. De
Finanzas y la H. Legislatura del
Estado, para su ejercicio.
Presupuesto
autorizado

2
Elabora calendario anual para la
gestin quincenal de los recursos
financieros asignados y turna al
Srio. Ejecutivo y al Comisionado
Presidente.
Calendario anual

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

3
Recibe calendario autorizado y
presenta ante la Sra. De
Finanzas para posteriormente
presentar quincenalmente recibo
y monto establecido para la
gestin de recursos.
Calendario anual

4
Verifica quincenalmente la
cantidad recibida va electrnica
de la Sra. De Finanzas con el
presupuesto autorizado.



DIAGRAMA DE FLUJ O
CONCILIACIN BANCARIA
DEPTO.
ADMINISTRATIVO
DEPTO.
ADMINISTRATIVO (AUX)
COMISIONADO
PRESIDENTE

INICIO
2

Conciliacin
Coteja los movimientos e
importes presentados en el
estado de cuenta bancario
contra los registrados en el
sistema contable presupuestal
1

Estado de Cuenta
Recibe de la institucin bancaria
que opera la cuenta de cheques, el
Estado de Cuenta Bancario y lo
turna al Auxiliar Administrativo
para su conciliacin.
Existen diferencias entre
movimientos realizados o
importes que no correspondan
en ambos registros?

NO
SI
DIAGRAMA DE FLUJ O
DEPTO.
ADMINISTRATIVO
DEPTO.
COMISIONADO
PRESIDENTE

Reporte de saldos de
lacuentaBancaria
3

Oficio
En caso de que existan diferencias y
stas se deban a errores u omisiones
de registro, efecta los ajustes
correspondientes; o Elabora en
original y copia oficio dirigido a la
institucin
bancaria en donde especifica
diferencias y solicita su aclaracin, le
anexa copia del estado de cuenta
bancario y en su caso de la
documentacin que
respalde los movimientos no
correspondidos.
Se remite a Actividad No. 6

Conciliacin
4

Estado de Cuenta
Si no existen diferencias turna el estado de
cuenta y la conciliacin bancaria al
Departamento Administrativo para su
revisin; y al Comisionado Presidente para
su autorizacin. Archiva el Estado de
cuenta y registra en control interno la
fecha de conciliacin.
Respalda los cheques en trnsito con
Reporte de saldos de la cuenta Cancelar
los cheques en trnsito que tengas ms de
tres meses. Se emite oficio de la solicitud
de cancelacin a la Institucin bancaria
correspondiente y se registran los ajustes
contables respectivos.
5


DIAGRAMA DE FLUJ O
DEPTO.
ADMINISTRATIVO
DEPTO.
COMISIONADO
PRESIDENTE

7

Oficio y/o
documentacin anexa
Recibe y revisa el oficio y

Estado de Cuenta
6

Oficio y/o
Turna el oficio al J efe Administrativo
para su revisin, estado de cuenta y en
su caso documentacinanexa.
SI
NO
8

Oficio y/o documentacin anexa
En caso de errores en el oficio, lo
indica al Auxiliar Administrativo y
lo devuelve para correccin.
9

Lo turna al Comisionado Presidente
junto con documentacin anexa para
su firma.
Es correcto el
oficio?
10

Oficio y/o
documentacin
anexa
Firma oficio y
documentacin
anexa y la enva al
Departamento


DIAGRAMA DE FLUJ O
DEPTO.
ADMINISTRATIVO
DEPTO.
COMISIONADO
PRESIDENTE

11

Recibe oficio y documentacin anexa y
acude a la institucin bancaria
correspondiente. Archiva copia del oficio


PROCEDIMIENTO: Conciliacin Bancaria

NMERO
DOCUMENTO

ADMINISTRATIVO

1
Recibe de la institucin bancaria que
opera la cuenta de cheques, el Estado
de Cuenta Bancario y lo turna al
Auxiliar Administrativo para su
conciliacin.

Estado de
Cuenta Bancario

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

(Auxiliar de
Administracin

2
Coteja los movimientos e importes
presentados en el estado de cuenta
bancario contra los registrados en el
sistema contable presupuestal de la
dependencia.

Conciliacin
Bancaria

Existen diferencias entre
movimientos realizados o importes
que no correspondan en ambos
registros?

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

(Auxiliar de
Administracin

3
Si
En caso de que existan diferencias y
stas se deban a errores u omisiones
de registro, efecta los ajustes
correspondientes; o Elabora en
original y copia oficio dirigido a la
institucin
bancaria en donde especifica
diferencias y solicita su aclaracin, le
anexa copia del estado de cuenta
bancario y en su caso de la
documentacin que
respalde los movimientos no
correspondidos.
Se remite a Actividad No. 6

Oficio

Estado de
Cuenta

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

(Auxiliar de
Administracin)

4

No.
Si no existen diferencias turna el
estado de cuenta y la conciliacin
bancaria al Departamento
Administrativo para su revisin; y al
Comisionado Presidente para su
autorizacin. Archiva el Estado de
cuenta y registra en control interno la
fecha de conciliacin.

Estado de
Cuenta y
Conciliacin
Bancaria


DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

(Auxiliar de
Administracin)

5
Respalda los cheques en trnsito con
Reporte de saldos de la cuenta
Cancelar los cheques en trnsito que
tengas ms de tres meses. Se emite
oficio de la solicitud de cancelacin a
la Institucin bancaria correspondiente
y se registran los ajustes contables
respectivos.
Reporte de
saldos de la
cuenta
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

(Auxiliar de
Administracin)

6

Turna el oficio al J efe Administrativo
para su revisin, estado de cuenta y
en su caso documentacin anexa.

Oficio y/o
documentacin
anexa, estado de
cuenta

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

7

Recibe y revisa el oficio y
documentacin anexa

Oficio y/o
documentacin
anexa

Es correcto el oficio?

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

8
No.
En caso de errores en el oficio, lo
indica al Auxiliar Administrativo y lo
devuelve para correccin.

Oficio y/o
documentacin
anexa

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

9
Si.
Lo turna al Comisionado Presidente
junto con documentacin anexa para
su firma.

Oficio y/o
documentacin
anexa
COMISIONADO
PRESIDENTE

10
Firma oficio y documentacin anexa y
la enva al Departamento
Administrativo.

Oficio y/o
documentacin
anexa
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

11
Recibe oficio y documentacin anexa
y acude a la institucin bancaria
correspondiente. Archiva copia del
oficio.

Oficio y/o
documentacin
anexa


DIAGRAMA DE FLUJ O
CREACIN DE PASIVOS POR CIERRE MENSUAL
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO REA DE CONTABILIDAD

Recibe de proveedores y/o de
prestadores de servicios facturas
debidamente requisitazas y se le expide
contra-recibo con fecha programada de
pago para despus del cierre mensual
Revisa facturas y
documentacin
Realiza
observaciones y
regresa
documentacin a
proveedores para su
correccin.
Codifica el gasto y
elabora pliza de
cuentas por pagar con
copias de la
documentacin.
Registra la pliza y
turna al J efe del
Depto. Administrativo
para firma y
autorizacin.
Recibe, analiza,
autoriza y firma pliza
de cuentas por pagar
y turna para archivo
temporal.
Recibe pliza
autorizada, captura y
archiva con
documentos originales
en cuentas por pagar.
INICIO
1
Estn correctas?

Si
No
2
3
4
6
5
7


PROCEDIMIENTO: Creacin de pasivos por cierres mensuales

NMERO
DOCUMENTO

1

Recibe de proveedores y/o
prestadores de servicios facturas
debidamente requisitazas y se
expide contra recibo con fecha
programa de pago para despus
del cierre de mes..

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)

2
soporte (facturas, orden de
compra, vales de entrada y salida
del almacn, etc.)

Esta completa?
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)

3
Realiza observaciones y regresa
documentacin a proveedores y/o
prestadores de servicios para su
correccin.

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)

4
Codifica el gasto y elabora pliza
de cuentas por pagar con copias
de la documentacin.

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)

5
Registra la pliza y turna al J efe
del Departamento Administrativo
para su firma y autorizacin.

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

6
Recibe, analiza y firma pliza y

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)

7
Recibe pliza autorizada, captura y
activa pliza, las facturas
originales estn en cuentas por
pagar, para realizar trmite de
pago.


DIAGRAMA DE FLUJ O
REPOSICIN DEL FONDO FIJO REVOLVENTE

4
3
2
6
5
1
Solicita al J efe del
reembolso del fondo fijo
revolvente, estableciendo la
cantidad de $10,000.00
Revisa facturas y
documentacin soporte que
rena requisitos
INICIO
Recibe del encargado del
Fondo Fijo revolvente la
documentacin para
reembolso
Realiza el reembolso del
fondo fijo cuando su ejercicio
sea ms del 80% o del da
ultimo del mes
correspondiente, mediante el
formato Reposicin del
Fondo Fijo Revolvente
Cumple con
los requisitos?
Clasifica y codifica el
gasto para realizar la
afectacin
presupuestal
Turna al auxiliar de
administracin para su
regularizacin
Si
No


DIAGRAMA DE FLUJ O
REPOSICIN DEL FONDO FIJO REVOLVENTE

7
9
8
11
10
Recibe pliza contable y
elabora cheque a nombre
del responsable del Fondo
Fijo Revolvente, con las
firmas autorizadas
Recibe relacin con
cheque, lo canjea en
institucin bancaria para
reponer el Fondo Fijo
revolvente a la caja
Recibe pliza contable y
con firma del cheque de
recibido por parte del
encargado del Fondo Fijo,
captura en contabilidad y
archiva
Elabora cdula de gastos y
anexa la documentacin de
soporte
Elabora pliza contable y
turna al J ede del
Departamento
Administrativo


PROCEDIMIENTO: Reposicin del Fondo Fijo Revolvente

NMERO
DOCUMENTO

1

Solicita al J efe del Departamento
Administrativo reembolso del fondo
fijo revolvente, estableciendo la
cantidad de $10,000.00

2
Realiza el reembolso del fondo fijo
cuando su ejercicio sea ms del
80% o el da ltimo del mes
correspondiente, mediante el
formato de Reposicin de Fondo
Fijo Revolvente.
Reposicin de
Fondo Fijo
Revolvente

3
Recibe del encargado del Fondo
Fijo Revolvente la documentacin
comprobatoria que se integrar en
reembolso.

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

(Auxiliar de
Administracin)

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

4
soporte rena los requisitos
fiscales y firma de autorizacin del
Comisionado Presidente o de los
Comisionados.

Cumple con los requisitos?

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

5

6
No: Turna al Auxiliar administrativo
para su regularizacin.

Si: Clasifica y codifica el gasto
para realizar afectacin
presupuestal.

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)

7
Elabora cdula de gastos y anexa
la documentacin soporte de dicha
cdula.

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administracin)

8
Elabora pliza contable y turna al
J efe del Departamento
administrativo.

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

9
Recibe pliza contable y elabora
cheque a nombre del responsable
del fondo y turna para firma y
autorizacin.


DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar de
Administracin)

10
Recibe relacin con el cheque, lo
canjea en Institucin Financiera
para reponer el fondo fijo en caja y
turna pliza para contabilizarse.

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar de
Administracin)

11
Recibe pliza con firma de cheque
recibido por parte del encargado
del Fondo fijo, captura en
contabilidad y archiva.


DIAGRAMA DE FLUJ O
OPERACIN Y CONTROL DEL FONDO FIJO REVOLVENTE
REA SOLICITANTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

SI
4

Nota de

Solicitud de
la Nota de Salida del
Almacn. Se remite al fin del
Procedimiento.
3

Nota de

Solicitud de
Almacn, recaba firma de
acuse de recibo en Nota ,
entrega los bienes junto con
copia de la Solicitud y de la
Nota, archiva documentos.
INICIO
1

Solicitud de
Material
Solicita los requerimientos
en lo que se refiere a
compras no excedentes a
$ 1,500 mediante el
formato Solicitud de
Material
2

Solicitud de
Recibe original y copia de la
Solicitud del Material
HAY
EXISTENCIAS?


DIAGRAMA DE FLUJ O

NO
7

Materiales

Factura
Revisa que la factura cumpla con
los requisitos fiscales:
a) Nombre
b) Domicilio
c) Fecha
d) Importe con nmero y letra
e) IVA desglosado
f) RFC
y que los Materiales entregados por
el Proveedor cumplan con las
caractersticas y condiciones
pactadas en precio y calidad.
Cumplen los bienes o
servicios con las
caractersticas
requeridas?
5

Orden de Compra
Elabora Orden de Compra con los
datos y caractersticas de los Bienes y/o
Servicios que se requieren, con firma del
Titular del rea solicitante y de
autorizacin del J efe Administrativo.

Orden de Compra
6
Efecta la adquisicin de los
Bienes, entregando Orden de
Compra a Proveedor
seleccionado.


DIAGRAMA DE FLUJ O

NO
8

Factura
Rechaza factura y/o los Bienes y no
los recibe hasta que se cumpla con
los requisitos y condiciones
pactadas. Se remite a la actividad
No. 7
SI
9
Recibe factura y/o los Bienes
que cumplieron con los
requisitos y condiciones
pactadas; sella de recibo la
Factura correspondiente y
paga al Proveedor en efectivo
por los Bienes o Servicios
10

Nota de Salida

Solicitud de
Material
Material para cotejar y distribuye la
Nota de Salida.

Factura


DIAGRAMA DE FLUJ O

SI
NO

Nota de
Salida

Solicitud de
11
copias de la Solicitud de Material y de
la Nota de Salida y verifica que el
abastecimiento sea correcto, de acuerdo
a la solicitud de material.
12
Utiliza el material para el fin
requerido.
13
Devuelve el material al
14
Se remite a la actividad No. 8


PROCEDIMIENTO: Operacin y control del fondo fijo Revol vente

NMERO
DOCUMENTO

REA SOLICITANTE

1
Cuando los Responsables de
rea requieren bienes
Solicita los requerimientos en lo
que se refiere a compras no
excedentes a $ 1,500
mediante el formato Solicitud de
Material


DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

(Auxiliar de
Administracin

2
Solicitud del Material
debidamente requisitada: verifica
existencia y determina:

Hay existencias ?


DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

(Auxiliar de
Administracin

3
Si

Almacn, recaba firma de acuse
de recibo en Nota , entrega los
bienes junto con copia de la
Solicitud y de la Nota, archiva
documentos.


Nota de Salida de
Almacn

REA SOLICITANTE

4

la Nota de Salida del Almacn.
Se remite al fin del
Procedimiento.


Nota de Salida de
Almacn

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

(Auxiliar de
Administracin)

5
No
Elabora Orden de Compra con
los datos y caractersticas de los
Bienes y/o Servicios que se
requieren, con firma del Titular
del rea solicitante y de
autorizacin del J efe
Administrativo.

Orden de Compra

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

(Auxiliar de
Administracin)

6
Compra a Proveedor
seleccionado.

Orden de compra

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

(Auxiliar de
Administracin)

7
a) Nombre
b) Domicilio
c) Fecha
e) IVA desglosado
f) RFC
y que los Materiales entregados
por el Proveedor cumplan con las
especificaciones en Orden de
Compra

Factura,

Orden de Compra
Cumplen los bienes o servicios
con las caractersticas
requeridas?

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

(Auxiliar de
Administracin)

8
No

Rechaza factura y/o los Bienes y
no los recibe hasta que se
cumpla con los requisitos y
condiciones pactadas. Se remite
a la actividad No. 7

Factura

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

(Auxiliar de
Administracin)

9
Si

Recibe factura y/o los Bienes que
cumplieron con los requisitos y
condiciones pactadas; sella de
recibo la Factura
correspondiente y paga al
Proveedor en efectivo por los
Bienes o Servicios recibidos,
coloca folio y cancela con sello
de PAGADO toda la
documentacin soporte de la
adquisicin.

Factura

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

(Auxiliar de
Administracin)

10
Surte al rea solicitante los
Bienes solicitados, acompaa la
Solicitud de Material para cotejar
y distribuye la Nota de Salida.


Nota de Salida

REA SOLICITANTE
11
con copias de la Solicitud de
Material y de la Nota de Salida
y verifica que el abastecimiento
sea correcto, de acuerdo a la
solicitud de material.

Nota de Salida

REA SOLICITANTE

12
Si.
requerido.

REA SOLICITANTE

13
No.
departamento Administrativo.

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

(Auxiliar de
Administracin)
14



DIAGRAMA DE FLUJ O
ARQUEO AL FONDO REVOLVENTE
COMISIONADO (A) AUXILIAR ADMINISTRATIVO

DIAGRAMA DE FLUJ O
INICIO INICIO
1
Realiza arqueo de manera sorpresiva y
aleatoria (una vez al mes), verificando
que el importe total del fondo asignado
sea igual al importe del efectivo y
comprobantes expedidos
2
Pasa a Actividad No. 11
SI
NO
3
Anota en la cdula de observaciones.
Nota: Dependiendo de la gravedad de la
situacin se levanta acta administrativa..
Est correcto?
4
Presenta las situaciones
determinadas en la revisin
al Auxiliar Administrativo.

ARQUEO AL FONDO REVOLVENTE
COMISIONADO (A) AUXILIAR ADMINISTRATIVO

6
Da seguimiento a las justificaciones y
aclaraciones para su debida
solventacin
5
Comienza a solventar la cdula de
observaciones, indicando como
plazo mximo 5 das.
8
Firman de conformidad el
Formato de Reposicin de
Fondo Revolvente. Se turna al
Administrativo y se archiva
para el expediente.
SI
NO
7

Solventa las
observaciones?


PROCEDIMIENTO: Arqueos al Fondo fijo Revol vente

NMERO
DOCUMENTO

COMISIONADO (A)

1
Realiza arqueo de manera
sorpresiva y aleatoria (una vez al
mes), verificando que el importe
total del fondo asignado sea igual
al importe del efectivo y
comprobantes expedidos.

Arqueo de Fondo
Revolvente
Esta correcto ?

COMISIONADO (A)

2

Si.

COMISIONADO (A)

3
No.
Anota en la cdula de
observaciones establecida en el
formato del Arqueo los hallazgos
detectados.
Nota: Dependiendo de la gravedad
de la situacin se levanta acta
administrativa.

Arqueo de Fondo
Revolvente
(cdula de
Observaciones) y

Acta
Administrativa

COMISIONADO (A)

4
Presenta cdula de observaciones
al Auxiliar Administrativo para su
aclaracin y justificacin.

Arqueo de Fondo
Revolvente
(cdula de
Observaciones)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

(Auxiliar de
Administracin

5
Comienza a solventar cdula de
observaciones, indicando como
plazo mximo 5 das.

Arqueo de Fondo
Revolvente
(cdula de
Observaciones)

COMISIONADO (A)

6

Da seguimiento a las justificaciones
y las aclaraciones para su debida
solventacin.

Sol venta las observaciones?
7 No. Se remite a la actividad no. 4
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar de
Administracin

COMISIONADO (A)

8
Si. Firman de conformidad el
Formato de Reposicin de Fondo
Revolvente. Se turna al J efe del
Departamento Administrativo y se
archiva para el expediente.
Arqueo de Fondo
Revolvente


Oficio
1

Oficio
2
3

Oficio

Expediente
4

DIAGRAMA DE FLUJ O
ANTICIPO DE SUELDO
TRABAJ ADOR SOLICITANTE PLENO DE LA COMISIN

INICIO
Solicita por escrito al Pleno de la
Comisin anticipo de salario, indicando
su nombre, nmero de empleado segn
nmina, cantidad solicitada, motivo para
solicitar el anticipo, y firma.
Recibe la solicitud
firmada
Verifica que la solicitud del
anticipo de sueldo se cumpla
con todos los requisitos
establecidos en el Manual de
Normas y Polticas para
ejercer el Gasto.
Solicita expediente del
empleado al J efe del
departamento Administrativo
para su revisin

5

Oficio

Estado de Cuentas de
Banco
6

Acuerdo
7
8

Acuerdo
NO
SI

DIAGRAMA DE FLUJ O
ANTICIPO DE SUELDOS
TRABAJ ADOR SOLICITANTE PLENO DE LA COMISIN

La solicitud
es autorizada
por el Pleno
Si su solicitud es rechazada,
recibe Copia del Acuerdo de
la Sesin de Pleno, en un
plazo no mayor de cinco das
hbiles
Consulta al J efe del
para conocer el saldo disponible
en la Cuenta de Bancos y el
monto mximo que pudiera
otorgarse.
Determinan monto a dar de
anticipo y emiten acuerdo
Reciben copia del
acuerdo

9

Pagar
10

Pagar
11
12

Pagar

Pagar
13

DIAGRAMA DE FLUJ O
ANTICIPO DE SUELDOS
DPTO ADMINISTRATIVO REA SOLICITANTE TRABAJ ADOR SOLICITANTE

Emite Cheque y Pagar

Cheque
Firma pagar (por la cantidad
recibida) con un su aval que deber
ser trabajador de la Comisin y
recibe su cheque de sueldo con los
descuentos propios en nmina del
Anticipo hasta que se liquide
totalmente su adeudo
Catorcenalmente elabora un
clculo de anticipos de sueldo
donde se indican las personas que
han recibido anticipos, con todos
sus datos, y el saldo actual.
Cuando se trata del ltimo descuento
para liquidar la totalidad del anticipo
de algn empleado, prepara la
devolucin del pagar original que
firma el empleado cuando recibe el
anticipo
Cuando liquida totalmente su
adeudo, recibe el pagar
original que firm al recibir el
anticipo con el sello de
pagado


PROCEDIMIENTO: Anticipo de Sueldo

NMERO
DOCUMENTO

TRABAJ ADOR
SOLICITANTE

1

Solicita por escrito al Pleno de la
Comisin anticipo de salario,
indicando su nombre, nmero de
empleado segn nmina, cantidad
solicitada, motivo para solicitar el
anticipo, y firma.

Oficio.
PLENO DE LA
COMISIN
2

Recibe la solicitud firmada

Oficio

PLENO DE LA
COMISIN

3
Verifica que la solicitud del anticipo de
sueldo se cumpla con todos los
requisitos establecidos en el Manual
de Normas y Polticas para ejercer el
Gasto.

Oficio

PLENO DE LA
COMISIN

4
Solicita expediente del empleado al
J efe del departamento Administrativo
para su revisin.

Expediente

La solicitud es autorizada por el
Pleno de la Comisin?

PLENO DE LA
COMISIN

5
No
Si su solicitud es rechazada, recibe
Copia del Acuerdo de la Sesin de
Pleno, en un plazo no mayor de cinco
das hbiles.

Oficio

PLENO DE LA
COMISIN

6
Si
Consulta al J efe del Departamento
Administrativo para conocer el saldo
disponible en la Cuenta de Bancos y
el monto mximo que pudiera
otorgarse.

Estado de Cuenta
de Bancos.

PLENO DE LA
COMISIN

7

Determinan monto a dar de anticipo y
emiten acuerdo.
Acuerdo

TRABAJ ADOR
SOLICITANTE,
J EFE DEL DPTO.
ADMINISTRATIVO

8

Reciben copia del acuerdo.

Acuerdo
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
9 Emite cheque y pagar Cheque
Pagar
Firma pagar (por la cantidad

REA SOLICITANTE 10 recibida) con un su aval que deber
ser trabajador de la Comisin y
recibe su cheque de sueldo con los
descuentos propios en nmina del
Anticipo hasta que se liquide
totalmente su adeudo.
Pagar

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

11

Catorcenalmente elabora un clculo
de anticipos de sueldo donde se
indican las personas que han recibido
anticipos, con todos sus datos, y el
saldo actual.

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

12
Cuando se trata del ltimo descuento
para liquidar la totalidad del anticipo
de algn empleado, prepara la
devolucin del pagar original que
firma el empleado cuando recibe el
anticipo.

Pagar

TRABAJ ADOR
SOLICITANTE

13
Cuando liquida totalmente su adeudo,
recibe el pagar original que firm al
recibir el anticipo con el sello de
pagado.

Pagar


Factura

Factura

Resguardo del rea
correspondiente
1
2
3
4
5
6
DIAGRAMA DE FLUJ O
Recepcin y Registro del Inventario de Bienes Muebles.

DPTO ADMINISTRATIVO PROVEEDOR AREA SOLICITANTE

INICIO
Entrega los bienes que la
Comisin ha adquirido a travs
del procedimiento de
adjudicacin correspondiente
Entrega Factura.
Recibe los bienes y los coteja,
de acuerdo a la factura
Verifica el nmero de inventario
que les corresponde, para
efectuar la etiqueta con nmero
de identificacin, por cada bien
mueble.
Da de alta dicho bien en el
Inventario de bienes muebles
Elabora resguardos de acuerdo a
la asignacin correspondiente


Resguardo

Resguardo
7
8
9
DIAGRAMA DE FLUJ O
Recepcin y Registro del Inventario de Bienes Muebles.
DPTO ADMINISTRATIVO PROVEEDOR AREA SOLICITANTE

Procede a la entrega de
los bienes al personal
asignado.
Firma el resguardo
correspondiente.
Recibe los resguardos y
archiva

PROCEDIMIENTO: Recepcin y Registro del Inventario de Bienes
Muebles.


NMERO
DOCUMENTO

PROVEEDOR

1
Entrega los bienes que la Comisin
ha adquirido a travs del
procedimiento de adjudicacin
correspondiente.

PROVEEDOR

2 Entrega Factura. Factura
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

3
Recibe los bienes y los coteja, de
acuerdo a la factura.

Factura
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

4
Verifica el nmero de inventario que
les corresponde, para efectuar la
etiqueta con nmero de
identificacin, por cada bien
mueble.
Nota: Anexo formato de Registro de
Bienes Muebles, el cul especifica el
nmero de Inventario, caractersticas,
rea de adscripcin, etc.
FORMATO
Registro de Bienes
Muebles.
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

5
Da de alta dicho bien en el Inventario
de bienes muebles.

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

6
Elabora resguardos de acuerdo a la
asignacin correspondiente.

Resguardo del
rea
correspondiente.
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
7 Procede a la entrega de los bienes al
personal asignado.

REA USUARIA 8 Firma el resguardo correspondiente.

Resguardo
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
9
Recibe los resguardos y archiva.

Resguardo

1




Cotizaciones
2
3
4
SI
NO
DIAGRAMA DE FLUJ O
ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS BAJO LA MODALIDAD DE ADJUDICACIN DIRECTA

INICIO
Cuando la Adjudicacin sea mayor
$10,000.00 y hasta el mximo
establecido en la normatividad aplicable
Elabora Solicitud de Material para la
solicitud de bienes y servicios, anexa
cuando menos 3 cotizaciones que ampara
los bienes o servicios solicitados y lo enva
al Departamento Administrativo.
Cumple con
los requisitos?
Devuelve la documentacin
a la rea Solicitante
Firma y sella de recibido
copia de la requisicin, y
entrega acuse al rea
Solicitante y separa una
copia para archivo
Analiza las cotizaciones


Orden de Compra

Orden de Compra

Orden de Compra
5
6
7
8

Factura y/o Bien
NO
SI
DIAGRAMA DE FLUJ O
ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS BAJO LA MODALIDAD DE ADJUDICACIN DIRECTA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO OFERENTE (PROVEEDOR)

Selecciona y adjudica al oferente
con las mejores condiciones de
precio, calidad, pago, garanta y
tiempo de entrega
Elabora la Orden de Compra
Comunica telefnicamente al proveedor
que pase con Auxiliar del Departamento
de Administrativo a recoger la Orden de
Compra o en su caso enva pedido va
fax tratndose de proveedores forneos.
Recibe la Orden de Compra (pedido),
elabora factura y procede a surtir los
artculos, en el domicilio de la
dependencia o entidad solicitante
Cumplen los bienes o
servicios con las
caractersticas requeridas?
Rechaza factura y/o los Bienes y no los
recibe hasta que se cumpla con los
requisitos y condiciones pactadas. Se
remite a la actividad No. 8
Se remite al Procedimiento
Recepcin de Facturas para Pago a
Proveedores y/o Prestadores de
Servicios.

PROCEDIMIENTO: Adquisicin de Bienes y Servicios bajo la
modalidad de Adjudicacin Directa.


NMERO
DOCUMENTO
REA SOLICITANTE

1
Cuando la Adjudicacin sea mayor
$10,000.00 y hasta el mximo
establecido en la normatividad
aplicable
Elabora Solicitud de Material para la
solicitud de bienes y servicios, anexa
cuando menos 3 cotizaciones que
ampara los bienes o servicios
solicitados y lo enva al Departamento
Administrativo.

Solicitud de
Material
Cumple con los requisitos?

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
Auxiliar Administrativo

2
No
Devuelve la documentacin a la rea
Solicitante
Solicitud de
Material
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

3
Si
Firma y sella de recibido copia de la
requisicin, y entrega acuse al rea
Solicitante y separa una copia para
archivo.

Solicitud de
Material
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

4
analiza las cotizaciones.

Cotizaciones
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

5
Selecciona y adjudica al oferente con
las mejores condiciones de precio,
calidad, pago, garanta y
tiempo de entrega.

6
Elabora la Orden de Compra Orden de
Compra
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

7
Comunica telefnicamente al
proveedor que pase con Auxiliar del
Departamento de Administrativo a
recoger la Orden de Compra
o en su caso enva pedido va fax
tratndose de
proveedores forneos.

Orden de
Compra
OFERENTE
(PROVEEDOR)

8
Recibe la Orden de Compra (pedido),
elabora factura y procede a surtir los
artculos, en el domicilio de la
dependencia o entidad solicitante.

Orden de
Compra
Cumplen los bienes o servicios con las


DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

(Auxiliar de
Administracin)

9
No

Rechaza factura y/o los Bienes y no los
recibe hasta que se cumpla con los
requisitos y condiciones pactadas. Se

Factura y/o
Bienes

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

(Auxiliar de
Administracin)

10
Si

Se remite al Procedimiento
Recepcin de Facturas para Pago a
Proveedores y/o Prestadores de
Servicios.

NOTA: Tratndose de bienes
inventariables, se enva mediante oficio
firmado, factura original y pliza de
garanta al J efe del Departamento
Administrativo para su registro y
control, tramitando el pago con copia
fotosttica de la factura.


1

Oficio
2

Reporte de Inventario
3

4

DIAGRAMA DE FLUJ O
LEVANTAMIENTO FSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES
(Acti vos Fijos)
J EFE DEL DPTO ADMINISTRATIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO

INICIO
Instruye a Auxiliar Administrativo, para
llevar acabo el levantamiento del
Inventario Fsico de Activo Fijo y
conciliar los registros contables contra
el control fsico de los bienes.
Elabora oficio y recaba firma del
Comisionado Presidente, para notificar al
J efe del Departamento Administrativo y a
cada uno de los trabajadores, acerca del
Calendario para el levantamiento del
Inventario Fsico de Bienes de Activo Fijo.
Turna oficio
Conforme a las fechas del Calendario,
emite y turna el Reporte de Inventario,
por cada trabajador del rea
correspondiente, conteniendo en cada
caso los bienes de activo fijo bajo su
resguardo.
Inicia el levantamiento del Inventario
Fsico de los Bienes de Activo Fijo,
realizando su recorrido por las
instalaciones de la Comisin, con el
apoyo del personal de la Oficina de
existencias con el objeto de
identificar y ubicar los bienes
descritos en el Reporte de
Inventario.

5


6
7
NO
SI

DIAGRAMA DE FLUJ O
(Acti vos Fijos)
J EFE DEL DPTO ADMINISTRATIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Verifica que los datos del Reporte de
Inventario coincidan con los de los
bienes encontrados en el rea
respectiva
Coinciden?

Registra a mano en el Reporte de
Inventario correspondiente, los cambios y
diferencias encontradas tras el recorrido.
Esto incluye errores en los datos propios del
bien, tales como nmeros de serie o
inventario, modelo, caractersticas, entre
otros. Tambin incluye los bienes faltantes
que resulten
Procesa las modificaciones derivadas
del paso anterior, y emite las
actualizaciones del Reporte de
Inventario por trabajador.


Relacin de bienes de
activo fijo faltantes
8
9
10
11

Acta Administrativa
Circunstanciada
12
NO

DIAGRAMA DE FLUJ O
(Acti vos Fijos)
USUARIO RESGUARDATORIO AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Una vez concluida la revisin de todos
los bienes de activo fijo del rea de que
se trate, elabora el reporte denominado
Relacin de bienes de activo fijo
faltantes para el caso de faltantes.
Solicita por escrito al usuario
resguardatario que presente los bienes
faltantes en un plazo no mayor de 5 das
hbiles
Procede a la bsqueda exhaustiva de
los bienes faltantes.
Verifica si son presentados los bienes
faltantes por el usuario?
Elabora el formato Aviso de faltantes
de bienes patrimoniales y recaba acta
administrativa circunstanciada
levantada por el usuario y turna ambas
al Departamento J urdico, para que
proceda en el mbito de su
competencia.
Aviso de faltantes de
bienes patrimoniales

13
14
SI
15

Activo Fijo

Reporte de Auxiliares de las
cuentas de Activo Fijo
16
17
DIAGRAMA DE FLUJ O

(Acti vos Fijos)
DEPARTAMENTO J URDICO AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Procede conforme a la normatividad,
determinando si aplica la baja o el
bien, el cargo contable a deudores
diversos correspondientes al
trabajador y el bien no identificado
bajo su resguardo
NO
Una vez analizado el contenido, recaba
firma de conformidad de los
resguardatarios de los bienes de activo fijo
en la impresin definitiva de Reporte de
Inventario .
Elabora o imprime el formato Inventario
de Activo Fijo (con base en la
actualizacin de datos derivados del
inventario de activo fijo llevado a cabo)
Solicita al jefe del Departamento
Administrativo, el reporte de auxiliares de
las cuentas de activo fijo a la fecha, con la
finalidad de hacer una conciliacin
(confronta documental) entre los registros
contables y el resultado del inventario
fsico de los bienes de activo fijo.
Verifica que coincidan los importes y
clasificacin de bienes de activo fijo, entre
el Inventario de Activo Fijo y los reportes
de auxiliares del periodo (semestre)


Ajustes previos a la
Conciliacin
18
19

Conciliacin de saldos fsico-
contable
20
21

DIAGRAMA DE FLUJ O

(Acti vos Fijos)
COMISIONADO PRESIDENTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Elabora el documento denominado Ajustes
previos a la conciliacin por cuenta contable,
donde se identifican y aclaran las diferencias
en la aplicacin de cuentas contables y/o
movimientos no correspondidos o registrados
en el perodo; turna copia al J efe del
Departamento Administrativo para que
proceda a realizar los ajustes contables
correspondientes.
Genera la Conciliacin de saldos fsico-contable
y recaba firmas de conformidad en la
Conciliacin. Turna copia al jefe del
Departamento Administrativo para su revisin
Una vez recabada la firma del J efe
del departamento Administrativo turna
Presidente para que haga una
supervisin y autorice la conciliacin
respectiva.
Archiva los documentos soporte
o trabajo del levantamiento del
Inventario Fsico del Activo Fijo
en los expedientes de control
respectivos y turna copia al J efe
del Departamento Administrativo

PROCEDIMIENTO: Levantamiento Fsico del Inventario de
Bienes Muebles (Acti vos Fijos)
.


NMERO
DOCUMENTO
J EFE DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

1
Instruye a Auxiliar Administrativo, para
llevar acabo el levantamiento del
Inventario Fsico de Activo Fijo y
conciliar los registros contables contra
el control fsico de los bienes.

AUXILIAR
ADMINISTRATIVO

2
Elabora oficio y recaba firma del
Comisionado Presidente, para notificar
al J efe del Departamento Administrativo
y a cada uno de los trabajadores,
acerca del Calendario para el
levantamiento del Inventario Fsico de
Bienes de Activo Fijo. Turna oficio
Oficio
J EFE DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

3
Conforme a las fechas del Calendario,
emite y turna el Reporte de Inventario,
por cada trabajador del rea
correspondiente, conteniendo en cada
caso los bienes de activo fijo bajo su
resguardo.

Reporte de
Inventario

AUXILIAR
ADMINISTRATIVO

4
Inicia el levantamiento del Inventario
Fsico de los Bienes de Activo Fijo,
realizando su recorrido por las
instalaciones de la Comisin, con el
apoyo del personal de la Oficina de
existencias con el objeto de identificar y
ubicar los bienes descritos en el
Reporte de Inventario.

Reporte de
Inventario
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO

5
Verifica que los datos del Reporte de
Inventario coincidan con los de los
bienes encontrados en el rea
respectiva

Reporte de
Inventario
Coinciden ?

AUXILIAR
ADMINISTRATIVO

6

No
Registra a mano en el Reporte de
Inventario correspondiente, los
cambios y diferencias encontradas tras
el recorrido. Esto incluye errores en los
datos propios del bien, tales como

nmeros de serie o inventario, modelo,
caractersticas, entre otros. Tambin
incluye los bienes faltantes que
resulten.

AUXILIAR
ADMINISTRATIVO

7
Procesa las modificaciones derivadas
del paso anterior, y emite las
actualizaciones del Reporte de
Inventario por trabajador.

Reporte de
Inventario
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO

8
Una vez concluida la revisin de todos
los bienes de activo fijo del rea de que
se trate, elabora el reporte denominado
Relacin de bienes de activo fijo
faltantes para el caso de faltantes.

Relacin de
bienes de activo
fijo faltantes

AUXILIAR
ADMINISTRATIVO

9
Solicita por escrito al usuario
resguardatario que presente los bienes
faltantes en un plazo no mayor de 5
das hbiles.

USUARIO
RESGUARDATARIO
10 Procede a la bsqueda exhaustiva de
los bienes faltantes.

AUXILIAR
ADMINISTRATIVO

11
Verifica si son presentados los
bienes faltantes por el usuario?

AUXILIAR
ADMINISTRATIVO

12
No
Elabora el formato Aviso de faltantes
de bienes patrimoniales y recaba acta
administrativa circunstanciada
levantada por el usuario y turna ambas
al Departamento J urdico, para que
proceda en el mbito de su
competencia.

Aviso de faltantes
de bienes
patrimoniales

Acta
Administrativa
Circunstanciada
DEPARTAMENTO
J URDICO

13
Procede conforme a la normatividad,
determinando si aplica la baja o el bien,
el cargo contable a deudores diversos
correspondientes al trabajador y el bien
no identificado bajo su resguardo.

AUXILIAR
ADMINISTRATIVO

14
Si

Una vez analizado el contenido, recaba
firma de conformidad de los
resguardatarios de los bienes de activo
fijo en la impresin definitiva de
Reporte de Inventario .

Reporte de
Inventario
AUXILIAR Elabora o imprime el formato Inventario de

ADMINISTRATIVO
15
Inventario de Activo Fijo (con base en
la actualizacin de datos derivados del
Inventario de activo fijo llevado a cabo.

Activo Fijo
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO

16
Solicita al J efe del Departamento
Administrativo, el reporte de
auxiliares de las cuentas de activo fijo a
la fecha, con la finalidad de hacer una
conciliacin (confronta documental)
entre los registros contables y el
resultado del inventario fsico de los
bienes de activo fijo.

Reporte de
Auxiliares de las
cuentas de Activo
Fijo
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO

17
Verifica que coincidan los importes y
clasificacin de bienes de activo fijo,
entre el Inventario de Activo Fijo y los
reportes de auxiliares del periodo
(semestre):

AUXILIAR
ADMINISTRATIVO

18 Si
Elabora el documento denominado
Ajustes previos a la conciliacin por
cuenta contable, donde se identifican y
aclaran las diferencias en
la aplicacin de cuentas contables y/o
movimientos no correspondidos o
registrados en el periodo; turna copia al
J efe del Departamento Administrativo
para que proceda a realizar los ajustes
contables correspondientes.
Ajustes previos a
la conciliacin

AUXILIAR
ADMINISTRATIVO

19
Genera la Conciliacin de saldos
fsico-contable y recaba firmas
de conformidad en la conciliacin.
Turna copia al J efe del Departamento
Administrativo para su revisin.
Conciliacin de
saldos fsico-
contable
COMISIONADO
PRESIDENTE

20
Una vez recabada la firma del J efe del
departamento Administrativo turna
Presidente para que haga una
supervisin y autorice la conciliacin
respectiva.

AUXILIAR
ADMINISTRATIVO

21
Archiva los documentos soporte o de
trabajo del levantamiento del Inventario
Fsico de Activo Fijo en los expedientes
de control respectivos y turna copia al
J efe del Departamento Administrativo.



Solicitud de Salida de
bienes muebles.

Solicitud de salida de bienes
muebles

muebles

muebles
1
2
3
4
5
DIAGRAMA DE FLUJ O

REGISTRO DE SALIDA Y ENTRADA DE BIENES MUEBLES PARA SU REPARACIN
REA SOLICITANTE DPTO ADMINISTRATIVO

INICIO
Solicita la salida de cualquier bien mueble
propiedad de la Comisin para su
reparacin, mencionando el nmero de
Inventario, caractersticas principales, as
como los componentes que lo integran. El
J efe del Departamento Administrativo
tramita lo necesario para su reparacin.
Verifica que el bien que sale para su
reparacin, corresponde a la salida que
se informo, firma de conformidad.
Archiva la salida correspondiente junto al
resguardo del bien y da el seguimiento
necesario hasta su regreso.
Informa al Auxiliar del Departamento
Administrativo para que est
pendiente
Informa al J efe del Departamento
Administrativo la llegada del bien
despus de su reparacin.
Verifica fsicamente el bien a su
entrada, en el rea asignada,
firmando de conformidad
Archiva la solicitud de salina de
bienes de muebles correspondiente.
6
7


PROCEDIMIENTO: Registro de Salida y Entrada de Bienes
Muebles para su reparacin.


NMERO
DOCUMENTO
REA SOLICITANTE

1
solicita la salida de cualquier bien
mueble propiedad de la Comisin para
su reparacin, mencionando el nmero
de Inventario, caractersticas principales,
as como los componentes que lo
integran. El J efe del Departamento
Administrativo tramita lo necesario para
su reparacin.

Solicitud de salida
de bines muebles
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

2
Verifica que el bien que sale para su
reparacin, corresponde a la salida que
se informo, firma de conformidad.
Solicitud de salida
de bines muebles
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

3
Archiva la salida correspondiente junto al
resguardo del bien y da el seguimiento
necesario hasta su regreso.
Solicitud de salida
de bines muebles
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

4
Informa al Auxiliar del Departamento
Administrativo para que est pendiente
del pago correspondiente.

REA SOLICITANTE
5
Administrativo la llegada del bien
despus de su reparacin.
Solicitud de salida
de bines muebles
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

6
Verifica fsicamente el bien a su entrada,
en el rea asignada, firmando de
conformidad.
Solicitud de salida
de bines muebles
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

7
Archiva la solicitud de salida de bines
muebles correspondiente.
Solicitud de salida
de bines muebles




NO
SI
1
2
3
4

DIAGRAMA DE FLUJ O

CONTROL DE PEQUEAS HERRAMIENTAS

INICIO
Revisa y controla el material y las
herramientas disponibles en almacn
Hay existencia de los
materiales y/o herramientas
de las que el trabajador
solicita y/o necesita?
Solicita los materiales y pequeas herramientas al
proveedor seleccionado
Recibe factura, materiales y controla los materiales,
as como de la distribucin de las mismas a los
distintos trabajadores.


PROCEDIMIENTO: Control de Pequeas Herramientas.

NMERO
DOCUMENTO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

(Auxiliar Administrativo)

1
Revisa y controla el material y las
herramientas disponibles en almacn.

Hay existencia de los materiales y/o
herramientas de las que el trabajador
solicita y/o necesita?

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO


2
No.
Solicita los materiales y pequeas
herramientas al proveedor seleccionado

Solicitud de
material
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO


3

Recibe factura, materiales y controla los
materiales, as como de la distribucin
de las mismas a los distintos
trabajadores.

Solicitud de
material

4
Si.
Fin del procedimiento


1
2
3
4
DIAGRAMA DE FLUJ O
CONTRAPARTIDA
J EFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

INICIO
Recibe los Bienes Muebles e
Inmuebles
Contabilizar inmediatamente cargo
al captulo 5000 bienes muebles;
con abono a bancos.
Reflejar en el Registro Contable,
cargo al activo fijo con abono a
patrimonio
Trimestralmente conciliar los
saldos de las cuentas de Activo
Fijo contra Patrimonio.

PROCEDIMIENTO: CONTRAPARTIDA

NMERO
DOCUMENTO
J EFE DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

1
Recibe los Bienes Muebles e
Inmuebles

J EFE DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

2
Contabilizar inmediatamente cargo al
captulo 5000 bienes muebles; con
abono a bancos.

J EFE DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

3

Reflejar en el Registro Contable,
cargo al activo fijo con abono a
patrimonio.

J EFE DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

4
Trimestralmente conciliar los saldos
de las cuentas de Activo Fijo contra
Patrimonio.


1

Formato de variaciones
presupustales
2

Formato de variaciones
presupustales

Acuerdo de
aprobacin
3
DIAGRAMA DE FLUJ O
CONTROL DEL EJERCICIO PRESUPUESTAL
DEPTO.
DEPTO.
ADMINISTRATIVO
PLENO DE LA COMISIN

INICIO
Conforme al presupuesto
autorizado por captulo y partidas,
as como a los registros contables
correspondientes determinar mes
a mes variaciones presupustales
(absolutas y relativas) para
remitirlas al J efe del departamento
Administrativo.
Revisin y anlisis de variaciones
presupustales para dar a conocer
a los Comisionados el
comportamiento del presupuesto y
sus consideraciones respecto a las
modificaciones presupuestales
requeridas para su aprobacin.
Revisin y anlisis de
las variaciones
presupustales para
su aprobacin.


PROCEDIMIENTO: Control del Ejercicio Presupuestal

NMERO
DOCUMENTO

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

(Aux. de
Administracin)

1
Conforme al presupuesto autorizado
por captulo y partidas, as como a los
registros contables correspondientes
determinar mes a mes variaciones
presupustales (absolutas y relativas)
para remitirlas al J efe del
departamento Administrativo.

Formato de
variaciones
presupuestales
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

2

Revisin y anlisis de variaciones
presupustales para dar a conocer a
los Comisionados el comportamiento
del presupuesto y sus
consideraciones respecto a las
modificaciones presupustales
requeridas para su aprobacin.

Formato de
variaciones
presupustales
Pleno de la Comisin
3

Revisin y anlisis de las variaciones
presupustales discusin y
aprobacin.
Acuerdo de
aprobacin



Programa Operativo Anual
1
2
3
4
5
6
NO
SI

DIAGRAMA DE FLUJ O
INTEGRACIN Y ELABORACIN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL
SECRETARIO EJ ECUTIVO J EFES DE DEPARTAMENTO

INICIO
Solicita a cada uno de los Departamentos
la elaboracin del Programa Operativo
Anual (POA)
Reciben la indicacin y proceden a
recabar la informacin solicitada
Entregan en tiempo y forma la
informacin al Secretario Ejecutivo
Recibe y revisa que la informacin est
debidamente requisitada
La informacin es
correcta?
Regresa la informacin a la/s rea/s
correspondientes, con las debidas
observaciones para su correccin
Reciben la documentacin, proceden a
realizar las correcciones y entregan al
Secretario Ejecutivo.
Regresa al punto 4.

Pasa a la actividad 9

9
11

Programa Operativo
Anual
12
13

Programa Operativo
Anual
SI
13

DIAGRAMA DE FLUJ O
SECRETARIO EJ ECUTIVO COMISIONADO
PRESIDENTE
J EFES DE
DEPARTAMENTO

8
Integra la informacin y
elabora propuesta del
Programa Operativo Anual y
lo turna al Comisionado
Presidente.
Revisa la propuesta del
Programa Operativo Anual y cita
a los de J efes de Departamento
a reunin Administrativa para
tratar su contenido y definirlo.
Se renen en junta
Administrativa con los
Comisionados, revisan y
definen los contenidos del POA.
Una vez analizado el Programa
Operativo Anual lo turnan al
Secretario Ejecutivo, con sus
respectivas modificaciones, en
caso de que las hubiese.
respectivas modificaciones, en
caso de que las hubiese.
7
9
10
11

15
16
14
13
15

DIAGRAMA DE FLUJ O
SECRETARIO
EJ ECUTIVO
PLENO DE LA
COMISIN
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
J EFES DE
DEPARTAMENTO

Seguimiento al
POA

Seguimiento al
POA
Programa
Operativo Anual
Seguimiento al
POA
15
Aprueba el Programa
Operativo Anual y turna al
administrativo y Secretario
Ejecutivo.
Envan al Secretario Ejecutivo
el da primero de cada mes, el
formatos seguimiento al
POA especificando
Recibe formatos, revisa
y turna al
Departamento
Administrativo.
Recibe formatos y
analiza el avance
programtico de
cada rea.

12
Elabora la propuesta del
y turnar al Comisionado
Presidente para su
autorizacin.


PROCEDIMIENTO: Integracin y Elaboracin del programa
operati vo Anual.


NMERO
DOCUMENTO
SECRETARIO
EJ ECUTIVO

1
Solicita a cada uno de los
Departamentos la elaboracin del
Programa Operativo
Anual (POA)

Programa
Operativo Anual
J EFES DE
DEPARTAMENTO

2
Reciben la indicacin y proceden a
recabar
la informacin solicitada.

J EFES DE
DEPARTAMENTO

3
Entregan en tiempo y forma la
informacin al Secretario Ejecutivo.

SECRETARIO
EJ ECUTIVO

4
Recibe y revisa que la informacin
est
debidamente requisitada.

La informacin es correcta.
SECRETARIO
EJ ECUTIVO

5
No
Regresa la informacin a la/s rea/s
correspondiente/s, con las debidas
observaciones
para su correccin.

J EFE DE
DEPARTAMENTO

6
Reciben la documentacin,
proceden a realizar las
correcciones y entregan al
Regresa al punto 4.

SECRETARIO
EJ ECUTIVO

7
Si
Integra la informacin y elabora
propuesta del
y lo turna al Comisionado
Presidente.

Programa
Operativo Anual

COMISIONADO
PRESIDENTE

8

Revisa la propuesta del Programa
Operativo Anual
y cita a los de J efes de
Departamento a reunin
Administrativa para tratar su
contenido y definirlo.

J EFES DE
DEPARTAMENTO

9
Se renen en junta administrativa
con los Comisionados, revisan y
definen los contenidos del POA.

J EFES DE
DEPARTAMENTO

10
respectivas modificaciones, en caso
de que las hubiese.

SECRETARIO
EJ ECUTIVO

11
El Secretario Ejecutivo analizar e
integrar la informacin que se
requiera para turnarlo

Programa
Operativo Anual
DEPARTAMENTO
ADMINSITRATIVO

12
Elabora la propuesta del Programa
Operativo Anual y turnar al
autorizacin.

PLENO DE LA
COMISIN

13
Aprueba el Programa Operativo
Anual y turna al J efe del
Departamento administrativo y
Programa
Operativo Anual
J EFES DE
DEPARTAMENTO

14
Envan al Secretario Ejecutivo el da
primero de cada mes, el formatos
seguimiento al POA especificando
porcentajes de avance alcanzados
en cada una de las actividades.
seguimiento al
POA
SECRETARIO
EJ ECUTIVO

15
Recibe formatos, revisa y turna al
Departamento Administrativo.
seguimiento al
POA
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

16
Recibe formatos y analiza el avance
programtico de cada rea.
seguimiento al
POA

1
2
3
4

Nmina
5

Nmina

DIAGRAMA DE FLUJ O
CONCILIACIN DE NMINA Y REGISTROS CONTABLES

INICIO
Inicia el proceso de elaboracin de
nmina, contempla el sueldo base y
procede a realizar el clculo
correspondiente al periodo.
Captura las dems prestaciones y
renumeraciones del personal.
Inicia el proceso de calculo de pre-
nmina.
Administrativo la finalizacin del
clculo de pre-nmina.
Revisa el calculo de la pre-nmina, observando
que los pagos efectuados por alta, percepciones
y deducciones de ley, pagos extraordinarios, se
hayan calculado de manera correcta,
conciliando las cifras de nmina, con las cifras
de la quincena inmediata anterior.


Pliza
6

Nmina
7

Nmina
8

Nmina
SI
NO
DIAGRAMA DE FLUJ O
AUXILIAR ADMINISTRATIVO J EFE DE DPTO. ADMINISTRATIVO

Es correcta la
Nmina?
Indica correcciones al Auxiliar
Administrativo.
Valida el clculo de la nmina y
realiza la transferencia
electrnica indica al Auxiliar del
elabore recibos de nmina y en
caso de ser necesario los
cheques correspondientes.
Elabora cheques, recibos de
nmina y recaba de los
trabajadores su firma


Recibos de Nmina
9
10
11

DIAGRAMA DE FLUJ O
AUXILIAR ADMINISTRATIVO J EFE DE DPTO. ADMINISTRATIVO

Entrega recibos a cada uno de los
trabajadores, archiva e informa al J efe
del departamento Administrativo
finalizacin del procedimiento.
Realiza los registros contables
correspondientes de nmina
Concilia saldos entre nminas y los
registros contables, en caso de haber
diferencia le indica al Auxiliar del
Departamento Administrativo proceda a
su correccin.


PROCEDIMIENTO: Conciliacin de nmina y registros
contables

NMERO
DOCUMENTO
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO

1
Inicia el proceso de elaboracin de
nmina, contempla el sueldo base y
procede a realizar el clculo
correspondiente al periodo.

AUXILIAR
ADMINISTRATIVO

2

AUXILIAR
ADMINISTRATIVO

3
Inicia el proceso de calculo de pre-
nmina.

AUXILIAR
ADMINISTRATIVO

4
Administrativo la finalizacin del
clculo de pre-nmina.

Nmina
J EFE DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

5
Revisa el calculo de la pre-nmina,
observando que
los pagos efectuados por alta,
percepciones y
deducciones de ley, pagos
extraordinarios, se hayan
calculado de manera correcta,
conciliando las cifras
de nmina, con las cifras de la
quincena inmediata
anterior.

Nmina
J EFE DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

6
Es Correcta la nmina ?

J EFE DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
No.
Indica correcciones al Auxiliar
Administrativo.

Nmina
J EFE DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

7
Si.
Valida el clculo de la nmina y realiza
la transferencia electrnica indica al
Auxiliar del Departamento
Administrativo elabore recibos de
nmina y en caso de ser necesario los
cheques correspondientes.

Nmina
AUXILIAR DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

8
Elabora cheques, recibos de nmina y
recaba de los trabajadores su firma.

Cheque, Nmina
Recibos

AUXILIAR DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

9
Entrega recibos a cada uno de los
trabajadores, archiva e informa al J efe
del departamento Administrativo
finalizacin del procedimiento.
Recibos de Nmina
AUXILIAR DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

10
Realiza los registros contables
correspondientes de nmina.

J EFE DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTARTIVO

11
Concilia saldos entre nminas y los
registros contables, en caso de haber
diferencia le indica al Auxiliar del
Departamento Administrativo proceda a
su correccin.


1
2
3
4

DIAGRAMA DE FLUJ O
SOLICITUD DE MATERIALES Y SUMINISTROS
AREA SOLICITANTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Solicitud de
material, Nota
salida de Almacn
Solicitud
de material
Solicitud de
material, Nota
salida de Almacn
Solicitud de
material
INICIO
Solicita los requerimientos
mediante el formato Solicitud de
Material

Almacn, recaba firma de acuse
de recibo en Nota , entrega los
bienes junto con copia de la
Solicitud y de la Nota, archiva
documentos.
Hay
Existencias?
Pasa a
actividad 5
No
Si


DIAGRAMA DE FLUJ O

Factura, bienes
solicitados
5
Orden de
Compra
Orden de
Compra
Elabora Orden de Compra con
los datos y caractersticas de los
Bienes y/o Servicios que se
requieren, con firma del Titular del
rea solicitante y de autorizacin
del J efe Administrativo.
a) Nombre
b) Domicilio
c) Fecha
e) IVA desglosado
f) RFC
y que los Materiales entregados
por el Proveedor cumplan con
las caractersticas y condiciones
Compra
Compra a Proveedor
seleccionado.
6
7


DIAGRAMA DE FLUJ O

Solicitud de
Material, Nota
de salida
Solicitud de
Material, Nota
de salida
Nota de Salida.
condiciones pactadas; sella de recibo
la Factura correspondiente y paga al
Proveedor en efectivo por los Bienes
o Servicios recibidos, coloca folio y
cancela con sello de PAGADO toda
la documentacin soporte de la
adqui
Rechaza factura y/o los
Bienes y no los recibe
hasta que se cumpla con
los requisitos y
condiciones pactadas. Se
Correccin.
Si
Cumplen con las
caractersticas
requeridas?
No
8
9
copias de la Solicitud de Material y
de la Nota de Salida y verifica que
el abastecimiento sea correcto, de
acuerdo a la solicitud de material.
10
11
Cumplen con las
caractersticas
requeridas?
Factura, bienes
solicitados


DIAGRAMA DE FLUJ O

12
departamento
Administrativo.

Utiliza el material para el
fin requerido. PAGADO
toda la documentacin
soporte de la adquisicin.
Si
No
13
Se remite a la actividad
No. 8
14


PROCEDIMIENTO: Solicitud de materiales y suministros

NMERO
DOCUMENTO

REA SOLICITANTE

1
Solicita los requerimientos mediante
el formato Solicitud de Material

Solicitud de
Material

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

(Auxiliar de
Administracin

2
Solicitud del Material debidamente
requisitada: verifica existencia y
determina:

Hay existencias ?

Solicitud de
Material

3
Si

Almacn, recaba firma de acuse de
recibo en Nota , entrega los bienes
junto con copia de la Solicitud y de
la Nota, archiva documentos.

Solicitud de
Material

Nota de Salida
de Almacn

REA SOLICITANTE

4


Solicitud de
Material,
Nota de Salida
de Almacn

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

(Auxiliar de
Administracin)

5
No
Elabora Orden de Compra con los
datos y caractersticas de los Bienes
y/o Servicios que se requieren, con
firma del Titular del rea solicitante y
de autorizacin del J efe
Administrativo.

Orden de
Compra

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

(Auxiliar de
Administracin)

6
Efecta la adquisicin de los Bienes,
entregando Orden de Compra a
Proveedor seleccionado.

Orden de compra
Revisa que la factura cumpla con los


DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

(Auxiliar de
Administracin)

7
requisitos fiscales:
a) Nombre
b) Domicilio
c) Fecha
e) IVA desglosado
f) RFC
y que los Materiales entregados por
el Proveedor cumplan con las
Compra
Factura,

Materiales
solicitados
Cumplen los bienes o servicios
con las caractersticas requeridas?

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

(Auxiliar de
Administracin)

8
No

Rechaza factura y/o los Bienes y no
los recibe hasta que se cumpla con
los requisitos y condiciones pactadas.

Factura y/o

Materiales
solicitados

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

(Auxiliar de
Administracin)

9
Si

condiciones pactadas; sella de recibo
la Factura correspondiente y paga
al Proveedor en efectivo por los
Bienes o Servicios recibidos, coloca
folio y cancela con sello de
PAGADO toda la documentacin
soporte de la adquisicin.

Factura y/o

Materiales
solicitados

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

(Auxiliar de
Administracin)

10 Surte al rea solicitante los Bienes
Nota de Salida.

Solicitud de
Material, Nota de
Salida

REA SOLICITANTE
11 Recibe bienes solicitados junto con
copias de la Solicitud de Material y
de la Nota de Salida y verifica que el
abastecimiento sea correcto, de
acuerdo a la solicitud de material.

Solicitud de
Material
Nota de Salida

REA SOLICITANTE

12
Si.
requerido.

REA SOLICITANTE
13 No.
Devuelve el material al departamento
Administrativo.

DEPARTAMENTO 14

ADMINISTRATIVO

(Auxiliar de
Administracin)

1
2
3
4

DIAGRAMA DE FLUJ O
REPARACIN DE VEHCULOS Y APLICACIN DE BITCORA
CHOFER DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

Si

Cotizaciones
Solicitud
de mantenimiento
Solicitud de
mantenimiento
INICIO
Elabora solicitud de
mantenimiento requiriendo al
Departamento de Administracin
el servicio de reparacin
especificado del vehculo y la
aplicacin de bitcora.
Recibe la solicitud, verifica en
el control de vehculos que la
unidad sea propiedad de la
Comisin. Turna al Auxiliar
Administrativo
Solicita cotizacin a los talleres,
en su caso enva la unidad.
Es monto
mayor a
$10,000?
Pasa a actividad 7
No


DIAGRAMA DE FLUJ O
PROVEEDOR AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Bitcora

Pliza, Cheque

Factura
Orden de
Servicio
5
Cotizaciones
Cotizaciones
Recibe las cotizaciones de los
talleres.
Elabora la orden de servicio y
entrega copia al taller
seleccionado.
Analiza las cotizaciones,
selecciona el taller que ofrezca
las mejores condiciones, afecta
al
6
7
Repara el vehculo prepara la
factura y la entrega junto con el
vehculo.
Elabora la pliza contable
registra y cheque.
Recibe el vehculo y registra el
servicio proporcionado en la
bitcora del mismo.
8
9
10


PROCEDIMIENTO: Reparacin de vehculos y aplicacin de
bitcora

NMERO
DOCUMENTO
CHOFER

1
Elabora solicitud de mantenimiento
requiriendo al Departamento de
Administracin el servicio de
reparacin especificado del vehculo
y la aplicacin de bitcora.
Solicitud de
Mantenimiento
J EFE DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

2
Recibe la solicitud, verifica en el
control de vehculos que la unidad
sea propiedad de la Comisin. Turna
al Auxiliar Administrativo
Solicitud de
Mantenimiento
Es monto mayor a $10,000.00?
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

(Auxiliar de
Administracin)

3
No. Continuar con la actividad No.
7.

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

(Auxiliar de
Administracin)

4
S. Solicita cotizacin a los talleres,
en su caso enva la unidad.

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

(Auxiliar de
Administracin)

5
Recibe las cotizaciones de los
talleres.
Cotizaciones
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

(Auxiliar de
Administracin)

6
Analiza las cotizaciones,
selecciona el taller que ofrezca las
mejores condiciones, afecta al
presupuesto.

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

(Auxiliar de
Administracin)

7
Elabora la orden de servicio y
entrega copia al taller
seleccionado.
Orden de
Servicio

PROVEEDOR

8
Repara el vehculo prepara la
factura y la entrega junto con el
vehculo.
Factura
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

(Auxiliar de

9
Elabora la pliza contable registra
y cheque.

Administracin)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

(Auxiliar de
Administracin)

10
Recibe el vehculo y registra el
servicio proporcionado en la
bitcora del mismo.
Bitcora

Termina el Procedimiento.

1
2
3
4

DIAGRAMA DE FLUJ O
SOLICITUD DE VIATICOS
TRABAJ ADOR AUXILIAR ADMINISTRATIVO

5
No
Si

Vale caja

Pliego de Comisin
Pliego de
Comisin
INICIO
Solicita Pliego de Comisin
para viticos, indica el lugar,
objeto de comisin, modalidad
de transporte utilizado. Turna al
Elabora Pliego de Comisin
asigna la cantidad que
corresponde con respecto a los
lineamientos de viticos, (si
requiere gasolina, asigna gasolina).
Entrega la cantidad
correspondiente al trabajador y
elabora vale provisional de caja
Es monto
mayor a
$10,000?
Se remite a la actividad 2
Turna al J efe del Departamento
Administrativo para su revisin y al
autorizacin.


DIAGRAMA DE FLUJ O
SOLICITUD DE VITICOS
TRABAJ ADOR SOLICITANTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Facturas
Vale provisional
caja
Recibe el monto correspondiente,
firma vale provisional de caja,
realiza la comisin.
Recibe y revisa facturas o notas
comprobatorias, afecta el fondo
revolverte la partida de Viticos
de Servidores Pblicos
6
7


PROCEDIMIENTO: Solicitud de Viticos

NMERO
DOCUMENTO
TRABAJ ADOR

1
Solicita Pliego de Comisin para viticos,
indica el lugar, objeto de comisin, modalidad
de transporte utilizado. Turna al Auxiliar
Administrativo
Pliego de
Comisin
DEPARTAMENTO
ADMINSITARTIVO

2
Elabora Pliego de Comisin , asigna la
cantidad que corresponde con respecto a los
lineamientos de viticos, (si requiere gasolina,
asigna gasolina).
Pliego de
Comisin
DEPARTAMENTO
ADMINSITARTIVO

3
Turna al J efe del Departamento Administrativo
para su revisin y al Comisionado Presidente
para su autorizacin.
Pliego de
Comisin

Estn correctos los datos?

DEPARTAMENTO
ADMINSITARTIVO

4

No. Se remite a la actividad 2

DEPARTAMENTO
ADMINSITARTIVO

5
Si. Entrega la cantidad correspondiente al
trabajador y elabora vale provisional de caja
Vale Provisional de
Caja
TRABAJ ADOR
6
Recibe el monto correspondiente, firma vale
provisional de caja, realiza la comisin.
Una vez realizada la comisin entrega al
Auxiliar Administrativo las facturas o notas de
los gastos erogados.
Vale Provisional de
Caja

7
Recibe y revisa facturas o notas
comprobatorias, afecta el fondo revolverte la
partida de Viticos de Servidores Pblicos
Archiva.
Facturas, Notas,

1
2
3
4

DIAGRAMA DE FLUJ O
SERVICIO DE MANTENIMIENTO Y CONSERVACIN
TRABAJ ADOR AUXILIAR ADMINISTRATIVO

No
Si

Orden de Servicio

Orden de Servicio
Orden de Servicio
INICIO
Elabora Orden de Servicio con
los datos y caractersticas del
Servicio que se requiere, con
firma del trabajador solicitante y
de revisin del J efe
Administrativo.
Revisa el Departamento
Administrativo y turna al
autorizacin.
Entrega Orden de Servicio al
Proveedor seleccionado.
Autoriza
Comisionado
Presidente?
Archiva Orden de Servicio e
indica que no se autorizo el
Servicio.


DIAGRAMA DE FLUJ O
PROVEEDOR AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Factura
Recibe factura del servicio, que
cumpli con los requisitos y
condiciones pactadas; sella de
recibo la Factura
correspondiente y paga al
Proveedor por los Servicios
recibidos, coloca folio y cancela
con sello de PAGADO toda la
documentacin
Se remite a la actividad
no. 4 para su correccin.
Si
Cumplen los
servicios con las
caractersticas
requeridas?
No
5
6


PROCEDIMIENTO: Servicios de Mantenimiento y Conservacin

NMERO
DOCUMENTO
TRABAJ ADOR
1
Elabora Orden de Servicio con los datos y
caractersticas del Servicio que se requiere, con
firma del trabajador solicitante y de revisin del
J efe Administrativo.
Orden de Servicio
DEPARTAMENTO
ADMINSITRATIVO

2
Revisa el Departamento Administrativo y turna
al Comisionado Presidente para su
autorizacin.

Autoriza Comisionado Presidente?

DEPARTAMENTO
ADMINSITRATIVO

3
No. Archiva Orden de Servicio e indica que no
se autorizo el Servicio.
Orden de Servicio
DEPARTAMENTO
ADMINSITRATIVO

4
Si. entrega Orden de Servicio al Proveedor
seleccionado.

Cumplen los servicios con las

DEPARTAMENTO
ADMINSITRATIVO
5
No. Se remite a la actividad no. 4

DEPARTAMENTO
ADMINSITRATIVO
6 Si. Recibe factura del servicio, que cumpli con
los requisitos y condiciones pactadas; sella de
recibo la Factura correspondiente y paga al
Proveedor por los Servicios recibidos, coloca
folio y cancela con sello de PAGADO toda la
documentacin soporte.
Factura


1
2
3
4
DIAGRAMA DE FLUJ O

INICIO
Se realiza registro contable de
retenciones por salarios,
retenciones del ISR y crdito al
salario en la pliza de egresos
correspondiente al pago de nmina.
Se realiza registro contable de
provisin de retencin de ISR sobre
honorarios profesionales en la pliza
de egresos correspondiente al pago
del honorario profesional.
Determina el importe total a cargo,
conforme el reporte Auxiliar del
CONTPAQ de las retenciones por
salarios, retenciones del Impuesto
del ISR y Crdito al Salario y remite
copia al J efe del Departamento
Administrativo para su revisin a
ms tardar el 15 de cada mes del
honorario profesional.
Una vez verificados los clculos
realiza pago electrnico en la pgina
de Internet en el plazo establecido
en la normatividad aplicable.


PROCEDIMIENTO: Pago de Impuestos

NMERO
DOCUMENTO
DEPARTAMENTO
ADMINSITRATIVO

1
Se realiza registro contable de retenciones por
salarios, retenciones del ISR y crdito al
salario en la pliza de egresos
correspondiente al pago de nmina.

DEPARTAMENTO
ADMINSITRATIVO

2
Se realiza registro contable de provisin de
retencin de ISR sobre
honorarios profesionales en la pliza de
egresos correspondiente al pago
del honorario profesional.

DEPARTAMENTO
ADMINSITRATIVO

3
Determina el importe total a cargo, conforme el
reporte Auxiliar del CONTPAQ de las
retenciones por salarios, retenciones del
Impuesto del ISR y Crdito al Salario y remite
copia al J efe del Departamento Administrativo
para su revisin a ms tardar el 15 de cada
mes.

J EFE DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTARTIVO

4
Una vez verificados los clculos realiza pago
electrnico en la pgina de Internet en el plazo
establecido en la normatividad aplicable.



XI.- GLOSARIO

GLOSARIO DE TRMINOS:

ACTA CIRCUNSTANCIADA.- Documento de tipo administrativo en el cual se plasma(n) la (s)
evidencias o circunstancias de hechos, actos u omisiones que impliquen alguna irregularidad o
conducta ilcita en los ingresos, egresos, manejo, registros, custodia y aplicacin de fondos y
recursos pblicos. Documento que sirve de prueba para efectos de procesos administrativos,
judiciales y laborales.

ACTIVIDAD.- una o ms acciones afines y sucesivas que forman parte de un procedimiento
ejecutado por una misma persona o unidad administrativa.

ACTO ADMINISTRATIVO.- manifestacin externa de la voluntad proveniente de la autoridad
competente, que se emite con el fin de crear determinadas consecuencias jurdicas para casos
particulares especficamente determinados.

ACUERDO.- Es la resolucin o disposicin tomada sobre algn asunto, por un Organo
Administrativo o persona facultada a fin de que se ejecute uno o ms actos administrativos.

ACUSE.- Accin o efecto de acusar recibo.

ADMINISTRACIN PBLICA.- Conjunto ordenado y sistematizado de principios, tcnicas y
prcticas que tienen como finalidad apoyar la consecucin de los objetivos de una organizacin, a
travs de los medios para la obtencin de resultados con el mximo aprovechamiento de los
recursos humanos, materiales, tcnicos y financieros de la organizacin, generando las normas,
los servicios, los bienes y la informacin que demanda la poblacin.

ADQUISICIN.- Acta o hecho en virtud del cual una persona adquiere el dominio o propiedad de
una cosa mueble o inmueble- o algn derecho real sobre ella. Puede tener efecto a titulo oneroso
o gratuito; a titulo singular o universal, mortis causa o intervivos.

AGENDAR.- Apuntes sobre las cosas que se han de hacer cada da y las direcciones.

ANLISIS.- Examen detallado de los hechos para conocer sus elementos constitutivos, sus
caractersticas representativas; as como sus interrelaciones y la relacin de cada elemento con el
todo.

ANTEPROYECTO.- Conjunto de trabajos preliminares para redactar el proyecto de una obra, ley,
programa, escrito, etc.


XI.- GLOSARIO

ARCHIVO.- Comprende el conjunto de expedientes o documentos organizados con el fin de
integrar una fuente de informacin, en razn de las actividades de una institucin.

ARRENDAR.- Cesin de uso de un bien por tiempo determinado, mediante pago de una renta, de
conformidad con las partes interesadas y las normas aplicadas.

ASESORAR.- Es el suministro, a una autoridad de lnea, de informacin tcnica y conocimientos
especializados en calidad de proposiciones y recomendaciones, a efecto de facilitar la toma de
decisiones.

BIENES INMUEBLES.- Son aquellos bienes arraigados que por su propia naturaleza no se pueden
trasladar de un lugar a otro sin deterioro o sin alteracin de su forma o sustancia, o los que son
considerados como tales por ley.

BIENES MUEBLES.- Son objetos susceptibles de ser trasladados de un lugar a otro, ya sea que se
muevan por s mismos o por efecto de una fuerza exterior.

CAPACITACIN.- Es el proceso mediante el cual el hombre desarrolla y perfecciona sus
habilidades, destrezas y aptitudes a travs de un conjunto de conocimientos terico-practicos,
relativos a un determinado campo tecnolgico, para lograr una formacin integral que responda a
las exigencias del mismo campo de trabajo.

CONTRATO.- Es el instrumento usual para formalizar la voluntad y compromiso de las partes que
intervienen.

CONTROL.- Mecanismo por el cual se prev la realizacin de las acciones justas y necesarias
para el logro de objetivos planeados y en su caso, determinar las desviaciones incurridas para su
correccin.

COORDINACIN.- Sincronizar y armonizar todos los esfuerzos con el fin de lograr un resultado
esperado.

ECONOMA.- Se refiere a los trminos y a las condiciones bajo los cuales una Entidad adquiere
recursos humanos, financieros y materiales en la cantidad y en la calidad adecuada al menor
costo.

EFICACIA.- El grado en que una actividad alcanza sus objetivos, previstos en programas y
proyectos.

EFICIENCIA.- Se refiere a la relacin entre los recursos utilizados como insumo y los resultados
obtenidos en bienes y/o servicios; es decir, la eficacia aumenta cuando disminuye la cantidad de
insumos utilizados para producir cada unidad de resultados o bien cuando por una cantidad dada
de insumos se producen ms bienes o servicios.


XI.- GLOSARIO

ESTRUCTURA ORGNICA.- Disposicin en que se ordenan las Unidades Administrativas de una
organizacin de acuerdo a los criterios de jerarqua y especializacin. Sistema formal en que se
plasma la divisin del trabajo, precisando la interrelacin y coordinacin de las funciones con
misin y objetivos.

EVALAUACIN.- Revisin detallada y sistemtica de un proyecto, plan u organismo en su
conjunto, con objeto de medir el grado de eficiencia y eficacia con que est operando en un
momento determinado para alcanzar los objetivos propuestos.

FONDO REVOLVENTE.- Importe o monto destinado exclusivamente para cubrir gastos menores,
que posteriormente debern cargarse a las partidas presupustales correspondientes.

LINEAMIENTO.- Criterios establecidos que, an sin rango de ley, deben de tener observacin
obligatoria para el buen desarrollo de las actividades.

MANUAL DE ORGANIZACIN.- Documento en el que se registra y actualiza la informacin
detallada de una Institucin, acerca de sus antecedentes, atribuciones, estructura orgnica,
funciones, niveles jerrquicos, lneas de comunicacin, coordinacin y los organigramas que
representen en forma esquemtica la estructura y otros que se consideren necesarios para el
mejor desempeo de las labores.

MTODO.- Forma prescrita para ejecutar un trabajo dado, poniendo adecuada consideracin al
objetivo, instalaciones disponibles y al total de gastos de tiempo, dinero y esfuerzo.

METODOLOGA.- Disposicin lgica de los pasos tendientes a conocer y resolver problemas
administrativos por medio de un anlisis ordenado.

NORMA.- Ordenamiento imperativo y especfico que persiguen un fin determinado, con la
caracterstica de ser rgido en su aplicacin.

OFICIO.- Comunicacin escrita acerca de ciertos asuntos pblicos.

RGANO.- Unidad Administrativa impersonal en la que se pueden ejercer una, varias funciones o
parte de ellas, integrada por uno o ms puestos.

ORGANIGRAMA.- Representacin grfica que d una visin general de la estructura interna de un
organismo social.

PLAN.- Instrumento diseado para alcanzar determinados objetivos, en el que se definen en
espacio y tiempo, los medios utilizables para su alcance, en tal virtud se contempla en forma
ordenada y coherente las metas, estrategias, directrices y tcticas; as como los instrumentos y
acciones que se utilizan para llegar a los fines deseados.

POLTICA.- Criterio general que tiene por objeto orientar la accin en las decisiones; sirven por ello
para formular, interpretar o suplir las normas concretas; sealan medios genricos para alcanzar
las metas.


XI.- GLOSARIO

PLANEACIN.- Es el conjunto sistematizado de acciones para fijar prioridades, elegir alternativas,
as como establecer objetivos y metas.

PRESUPUESTO.- Estimacin programada en forma sistemtica de los recursos financieros que
manejar un organismo en un periodo determinado.

PROCEDIMIENTO.- Sucesin cronolgica de operaciones concatenadas entre s, que se
constituyen en una unidad en funcin de la realizacin de una actividad o tarea especfica dentro
de un mbito predeterminado de aplicacin.

PROCESO.- Conjunto de fases sucesivas de una accin dinmica y progresiva que concluye con
la obtencin de un resultado.

PROGRAMA.- Plan en el que se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, y el tiempo que
se requiere para realizar cada una de las partes.

REGULARIZAR.- Poner algo en estado de normalidad.

REQUISITAR.- Accin y efecto de solicitar que se cumpla con una o varias condiciones.

SUPERVISIN.- Verificacin y comprobacin de las actividades emprendidas en el desarrollo de
un proceso sistemtico de trabajo, acordes con los programas y proyectos previamente
formulados.

VITICOS.- Dinero o conjunto de provisiones para realizar una comisin fuera de su lugar de
adscripcin.


Q.F.B. J UANA VALADEZ CASTREJ N
COMISIONADA PRESIDENTA

MTRO. J ESS MANUEL MENDOZA MALDONADO
COMISIONADO

DR. J AIME ALFONSO CERVANTES DURN
COMISIONADO

LIC. VICTOR HUGO HERNNDEZ REYES
SECRETARIO EJ ECUTIVO

Manual Procedimientos Admvos

Hochgeladen von

Dokumentinformationen

Originaltitel

Copyright

Verfügbare Formate

Dieses Dokument teilen

Dokument teilen oder einbetten

Freigabeoptionen

Stufen Sie dieses Dokument als nützlich ein?

Sind diese Inhalte unangemessen?

Copyright:

Verfügbare Formate

Manual Procedimientos Admvos

Hochgeladen von

Copyright:

Verfügbare Formate

MANUAL

Das könnte Ihnen auch gefallen