CONTRATO INTERADMINISTRATIVO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS AGN.

No. 314 DE 2009 CELEBRADO ENTRE EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Y

LA SOCIEDAD HOTELERA TEQUENDAMA S.A.

Entre los suscritos SARA OFELIA GONZÁLEZ HERNÁNDEZ, mayor de edad, identificada
con la cédula de ciudadanía número 41.465.685 expedida en Bogotá, Profesional Especializado
Código 2028 Grado 14, encargada de las funciones propias de la Dirección General mediante
Decreto Presidencial No. 675 del 6 de marzo de 2009 y en posesión del cargo según acta No. 2111
del 13 de marzo de 2009, actuando en su calidad de Directora General del ARCHIVO GENERAL
DE LA NACIÓN con NIT: 800.128.835-6, establecimiento público del orden nacional,
adscrito al Ministerio de Cultura mediante Decreto 1746 del 25 junio de 2003, y quien para
los efectos de este contrato se denominará EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
– AGN por una parte y por la otra Mayor General (R) ORLANDO SALAZAR GIL, mayor
de edad identificado con cédula de ciudadanía número 17.066.812, quien bajo la gravedad del
juramento manifiesta no hallarse incurso en ninguna de las inhabilidades e incompatibilidades para
contratar, previstas en el artículo 8o. de la Ley 80 de 1993 y artículo 18 de la Ley 1150 de 2007,
igualmente no estar reportado como responsable fiscal en el Boletín de la Contraloría General de la
República de acuerdo con la Ley 610 de 2000 y responder en todo caso por ésta manifestación, en
su condición de Gerente General y Representante Legal de la SOCIEDAD HOTELERA
TEQUENDAMA S.A., con NIT: 860006543-5 y matrícula mercantil No. 00002585 de la Cámara
de Comercio de Bogotá, sociedad anónima de economía mixta del orden nacional autorizada por la
Ley 83 de 1947, vinculada al Ministerio de Defensa Nacional, dotada de personería jurídica,
autonomía administrativa y capital independiente, constituida y denominada inicialmente como
Hotel San Diego S.A., por escritura pública No. 7589 del 12 de noviembre de 1948 otorgada en la
Notaría Segunda (02) del Círculo de Bogotá D.C., inscrita el 23 de noviembre de de 1948 bajo el
número 18160 del libro respectivo, modificado su nombre de Hotel San Diego S.A., por el de
Sociedad Hotelera Tequendama S.A., mediante escritura pública número 1407 del 12 de abril de
2007, de la Notaria Treinta y Uno (31) inscrita el 13 de abril de 2007, bajo el número 1123600 del
libro IX, y reformada por escritura pública 2108 del 16 de junio de 2009 de la Notaría Veintitrés
(23) del circulo de Bogotá D.C., inscrita el 27 de agosto de 2009 bajo el número 01322150 y quien
en adelante se denominará el CONTRATISTA, hemos convenido celebrar el presente contrato
interadministrativo, que se regirá por la Ley 80 de 1993, Art. 50 de la Ley 789 de 2002, Ley 828 de
2003 artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, artículos 78 del Decreto 2474 de 2008, normas civiles y
comerciales, previas las siguientes consideraciones: 1) Que la Coordinadora del Grupo de
Capacitación y Asesoría del Sistema Nacional de Archivos, mediante Estudio de Conveniencia y
Oportunidad No. I-174 de fecha 23 de septiembre de 2009, manifiesta que se requiere celebrar el
presente contrato; 2) Que el Archivo General de la Nación, tiene señalado dentro de sus funciones
promover la organización y el fortalecimiento de los archivos en sus diferentes ordenes; 3) Que para
el logro de lo señalado en el numeral anterior, el AGN tiene programado el XVIII Seminario del
Sistema Nacional de Archivos, siendo necesario para su realización contratar el servicio de
hospedaje para los conferencistas internacionales y miembros de Consejos Territoriales de Archivos
que intervendrán y participaran en dicho evento académico; 4) Que considerando la naturaleza
jurídica de la sociedad Hotelera Tequendama S.A., como el objeto contractual a ejecutar y que lo
ofertado por está, cumple con lo exigido por el AGN, la Junta de Licitaciones y Adquisiciones
recomienda la celebración del presente contrato en observancia de lo preceptuado en el artículo 78
del Decreto 2474 de 2008, lo cual consta en acta No. 065 del 23 de septiembre de 2009; 5) Que en
cumplimiento de lo ordenado por el artículo 77 del Decreto 2474 de 2009, el Archivo General de la
Nación expidió la Resolución 250 del 07 de octubre de 2009 con la cual se justifica la presente
contratación directa; 6) Que para amparar el presente compromiso el Coordinador del Grupo de
Presupuesto expidió el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No.2009/0656 de fecha 23 de
septiembre de 2009. CLÁUSULA PRIMERA.- OBJETO: El CONTRATISTA, se compromete a
prestar el servicio de alojamiento, alimentación y desplazamiento para los conferencistas y los
delegados de los Consejos Territoriales de Archivo, durante los días de realización del XVIII
Seminario del Sistema Nacional de Archivos y la XI reunión de Consejos Departamentales de
Archivos, a realizarse en el mes de noviembre de 2009, en las instalaciones del AGN. CLÁUSULA
SEGUNDA.- OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: En desarrollo del presente contrato
interadministrativo, EL CONTRATISTA se obliga a: 1) Prestar el servicio de alojamiento,
alimentación y desplazamiento con las siguientes especificaciones técnicas: 1.1) Acomodación

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sencilla para 20 personas (invitados internacionales), con desayuno buffet y cena durante 6 días y 5
noches del 9 al 14 de noviembre de 2009, en la ciudad de Bogotá, incluye servicio de televisión,
internet inalámbrico y baño privado; 1.2) Acomodación múltiple para 80 miembros de los Consejos
Territoriales de Archivo, con desayuno buffet, durante 6 días y 5 noches del 9 al 14 de noviembre
de 2009, igualmente en la ciudad de Bogotá, incluye servicio de televisión, internet inalámbrico y
baño privado; 1.3) Transporte aeropuerto – hotel y hotel – Archivo General de la Nación, durante
los días del evento, para 20 personas invitados internacionales, quienes participarán en el XVIII
Seminario del Sistema Nacional de Archivos y en la 11 reunión de Consejos Departamentales de
Archivo; 2) Disponer de personal calificado, en número suficiente para la correcta prestación del
servicio; 3) Designar una persona idónea, de carácter permanente para que atienda y de respuesta
inmediata a las observaciones y sugerencias planteadas por el supervisor del contrato; 4) Disponer
de habitaciones de acuerdo con los estándares de calidad y seguridad exigidos por el Archivo
General de la Nación; 5) Ofrecer un excelente servicio de seguridad y apoyo permanente en las
instalaciones del hotel con los más altos estándares de calidad; 6) Cumplir con todo lo ofertado en
la propuesta de fecha 20 de agosto de 2009; 7) Suscribir con el Supervisor del contrato las actas de
inicio y liquidación del contrato; 8) Para la ejecución del contrato y para el pago allegar
certificación expedida por el revisor fiscal de la empresa (si lo tienen) o por el representante legal
acreditando el pago de aportes parafiscales (SENA, ICBF, Caja de Comprensación Familiar) y
patronales (Seguridad Social en Salud, Pensiones y Riesgos Profesionales de los Empleados de la
Empresa), en cumplimiento del Artículo 50 de la Ley 789 de 2002 concordante con el artículo 1 de
la Ley 828 de 2003; 9) Suministrar la información correctamente, sobre el tipo de cuenta (ahorro o
corriente), No. de Cuenta, entidad bancaria y sucursal. Diligenciar el formato entregado por la
entidad con el fin de que la entidad pueda realizar los pagos por transferencia electrónica.
PARÁGRAFO: Cuando el CONTRATISTA en desarrollo de las actividades del presente contrato
cause perjuicios a la administración o a terceros, será responsable ante las autoridades competentes,
artículo 52 de la Ley 80 de 1993. CLÁUSULA TERCERA.- INDEMNIDAD: Conforme al
artículo 1 del Decreto 931 de 2009, el CONTRATISTA se obliga a mantener indemne al AGN de
cualquier reclamación proveniente de terceros que tenga como causa las actuaciones del primero.
CLÁUSULA CUARTA.- OBLIGACIONES DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN:
1) Proporcionar al CONTRATISTA la información necesaria para desarrollar el objeto del
contrato; 2) Vigilar la debida y oportuna ejecución del contrato y el cumplimiento de todas las
obligaciones pactadas; 3) Cancelar al contratista la suma establecida en la oportunidad y forma
prevista. CLÁUSULA QUINTA.- VALOR DEL CONTRATO Y FORMA DE PAGO: El valor
del presente contrato, es de SESENTA Y SIETE MILLONES DOSCIENTOS MIL PESOS
M/CTE ($67.200.000), INCLUIDO IVA y los demás valores y costos directos e indirectos
(seguros hoteleros e impuestos) en que incurra el contratista para el cumplimiento del contrato, que
el AGN pagará con cargo a los recursos provenientes del Presupuesto de Inversión del. Archivo
General de la Nación, aprobado para la vigencia fiscal de 2009, según Certificado de Disponibilidad
Presupuestal No. 2009/0656 del 23 de septiembre de 2009 rubro “IMPLANTACIÓN DEL
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS EN COLOMBIA GASTOS GENERALES” “PROG 310,
SPR 709, PRY 5, SPRY 2, REC 20” Forma de pago: El 100% del valor del contrato, dentro de los
treinta (30) días siguientes del recibo a satisfacción del objeto contratado expedido por el
supervisor del contrato, acompañado de la correspondiente factura por parte del contratista
y de la certificación expedida por el revisor fiscal de la empresa (si lo tienen) o por el
representante legal, acreditando el pago de los aportes parafiscales (SENA, ICBF, Caja de
Comprensación Familiar) y patronales (Seguridad Social en Salud, Pensiones y Riesgos
Profesionales de los Empleados de la Empresa), en cumplimiento del Artículo 50 de la Ley
789 de 2002 concordante con el artículo 1 de la Ley 828 de 2003. Previo trámite
administrativo y quedando condicionado a la disponibilidad del PAC, y/o situación de
recursos por parte de la Tesorería del Archivo General de la Nación. PARÁGRAFO
PRIMERO RETENCIONES: Para efecto del impuesto a las ventas, el CONTRATISTA

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Manifiesta estar inscrito al régimen común, ser autorretenedor según Resolución No. 0414 del 25 de
agosto de 1997 y gran contribuyente conforme Resolución No. 7029 del 22 de noviembre de 1999
actividad Económica Comercial 5511, tarifa correspondiente al 13,8X1000. Para cumplir con las
obligaciones fiscales de ley, el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN efectuará las retenciones
que surjan del presente contrato las cuales estarán a cargo del CONTRATISTA, de conformidad
con la información suministrada. PARÁGRAFO SEGUNDO: EL CONTRATISTA deberá
presentar para el pago la correspondiente factura. PARÁGRAFO TERCERO: El pago podrá
efectuarse a través de consignación bancaria, en la cuenta Corriente No. 25606839-6 de la
Corporación Bancaria: BANCO OCCIDENTE, Sucursal: Centro Internacional. CLÁUSULA
SEXTA.- PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO: UN (1) MES. Plazo que será contado a
partir de la fecha de suscripción del Acta de Inicio. Para la suscripción del Acta de Inicio se requiere
el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato. CLÁUSULA
SÉPTIMA.- DURACIÓN O VIGENCIA: La vigencia del presente contrato se extenderá a los
cuatro (4) meses siguientes al vencimiento del plazo de ejecución. CLÁUSULA OCTAVA.-
IMPUTACIÓN PRESUPUESTAL: Los pagos a que se obliga el ARCHIVO GENERAL DE
LA NACION por el presente contrato se sujetarán a la apropiación presupuestal del año fiscal
2009, según Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 2009/0656, de fecha 23 de septiembre
de 2009, expedido por el Coordinador de Presupuesto. CLÁUSULA NOVENA.- MULTAS: En
caso de incumplimiento de las obligaciones a cargo del CONTRATISTA, el ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN - AGN, podrá imponer multas así: Por no cumplir cada una de las
obligaciones contenidas en la cláusula segunda del contrato, un (1) salario minimo diario legal
vigente, por cada día de retraso. El pago o deducción de las multas que se llegaren a imponer no
exonerará al Contratista del cumplimiento de las obligaciones de este contrato, ni suspenderá o
extenderá el plazo de ejecución del mismo. El valor máximo que podrá imponerse por concepto de
las multas ocasionadas en el incumplimiento de las obligaciones del contrato corresponderá hasta el
15% del valor del contrato. Para todos los efectos de este contrato se entenderá que las multas
pactadas entre las partes, son mecanismo de apremio al Contratista y no pretende indemnizar de
manera anticipada los perjuicios que se lleguen a causar al AGN como consecuencia de los
eventuales incumplimientos por parte del CONTRATISTA. PARÁGRAFO:
PROCEDIMIENTO PARA IMPONER LAS MULTAS: El Supervisor del contrato, una vez
verifique y cuente con los documentos soportes que demuestren el incumplimiento de la obligación
del contrato, prevista anteriormente, informará al CONTRATISTA por escrito el presunto
incumplimiento citando la obligación incumplida, fecha de incumplimiento y el valor de la multa
El CONTRATISTA, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo del escrito del
Supervisor deberá presentar por escrito dirigido a este, su pronunciamiento sobre el particular. Al
día siguiente de vencido este término, el Supervisor remitirá al Coordinador del Grupo Jurídico por
escrito el respectivo informe con todos sus soportes y su pronunciamiento. Revisada la actuación
por el Coordinador del Grupo Jurídico, éste suscribirá un oficio citando al representante legal del
CONTRATISTA a una audiencia con la Secretaria General del AGN, en la que se escuchará al
CONTRATISTA, garantizando así el derecho a la defensa y al debido proceso; lo anterior se hará
constar en acta suscrita por las partes en la que además se harán constar los eventuales acuerdos a
los que lleguen las partes. En caso que la Administración decida que hay lugar a la multa, el
Coordinador del Grupo Jurídico proyectara el acto Administrativo correspondiente para firma de la
Secretaria General o del Director General, según sea el caso. En firme el acto administrativo que
impone la multa, y de existir saldos a favor del contratista, el Supervisor verificará que el
CONTRATISTA haya incluido el correspondiente descuento o compensación dentro de la
siguiente factura. De no existir saldos a favor del CONTRATISTA, el valor de la multa se cobrará
por vía ejecutiva. CLÁUSULA DÉCIMA.- PENAL PECUNIARIA: En caso de incumplimiento
definitivo por parte del contratista, de cualquiera de las obligaciones contraídas con el contrato, el
contratista pagará al AGN, a título de tasación anticipada de perjuicios, una suma equivalente al
veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, lo cual no lo exime del pago de los perjuicios
causados en exceso de dicha tasación. Para hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria por
incumplimiento definitivo de obligaciones la Secretaria General o el Director General, según sea el
caso, expedirá resolución motivada declarando el incumplimiento y ordenando hacer efectiva esta
Cláusula. En firme el acto administrativo, y de existir saldos a favor del contratista, el Supervisor
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verificará que el CONTRATISTA haya incluido el correspondiente descuento o compensación

dentro de la siguiente factura. De no existir saldos a favor del CONTRATISTA, el valor de la
cláusula penal se cobrará por vía ejecutiva. CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA.- SUSPENSIÓN:
Las partes de común acuerdo podrán suspender el plazo del contrato cuando se presenten
circunstancias que así lo justifiquen , siempre y cuando con ello no se causen perjuicios ni se causen
mayores costos para el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. De la suspensión las partes
suscribirán acta en la que se señalarán las fechas durante las cuales estará suspendida la ejecución
del contrato. En el evento de ser determinable la fecha de levantamiento de la suspensión, se
suscribirá acta de reanudación de la ejecución del contrato. CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA.–
TERMINACIÓN: El presente contrato se termina por las siguientes razones: a) Por vencimiento
del plazo pactado; b) Cuando surjan razones de fuerza mayor o caso fortuito que hagan imposible el
cumplimiento del objeto y finalidad del contrato; c) Por mutuo acuerdo de las partes.
PARAGRAFO: En los eventos de terminación anticipada del contrato, esto es, antes del
vencimiento del plazo pactado, las partes suscribirán acta donde conste este hecho, y se consigne la
obligación del CONTRATISTA de hacer entrega al Supervisor de la información básica, y de las
actividades desarrolladas en ejecución del contrato.- CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA.–
SUPERVISIÓN: El ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN – AGN ejercerá la vigilancia
sobre la ejecución del presente contrato a través de la Coordinadora del Grupo de Capacitación y
Asesoría del SNA o del funcionario que designe el Secretario General quien deberá colaborar con el
CONTRATISTA para la correcta ejecución del contrato: a) Verificar que el CONTRATISTA
cumpla con sus obligaciones contractuales oportunamente; b) Formular requerimientos escritos al
CONTRATISTA en caso de incumplimiento o cumplimiento tardío o deficiente de sus
obligaciones y de iniciar los trámites tendientes a las sanciones previstas en este contrato; c)
Expedir mensualmente los documentos inherentes al cumplimiento de las obligaciones del
CONTRATISTA para efecto de los pagos; d) Suscribir con el CONTRATISTA las Actas de
inicio, y con el Ordenador del Gasto del ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, las actas de
suspensión, terminación anticipada y liquidación. CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA.– CESIÓN:
El CONTRATISTA no podrá ceder el presente contrato sin la autorización previa y escrita del
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - AGN, pudiendo este reservarse las razones para
negarla. CLÁUSULA DECIMA QUINTA.– SUBCONTRATOS: El CONTRATISTA no podrá
subcontratar total o parcialmente la ejecución del presente contrato. CLÁUSULA DÉCIMA
SEXTA. – LIQUIDACIÓN: Dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la terminación del plazo
del contrato, este contrato deberá liquidarse en los términos previstos en el artículo 11 de la Ley
1150 de 2007. CLÁUSULA DÉCIMA SEPTIMA.– DECLARACIÓN DE HABILIDAD: El
CONTRATISTA declara que no se encuentra incurso en ninguna de las inhabilidades o
incompatibilidades para contratar con el Estado previstas en el artículo 8 de la ley 80 de 1993 y
demás normas vigentes. CLÁUSULA DÉCIMA OCTAVA.– REGIMEN LEGAL Y
JURISDICCIÓN APLICABLE: El presente contrato se rige por la ley colombiana y por las
disposiciones civiles y comerciales en todo aquello que no esté regido de manera expresa por la
Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 . Las controversias que surjan entre las partes serán competencia
de la Jurisdicción Contenciosa Administrativa sin perjuicio de lo previsto en la presente cláusula.
CLÁUSULA DÉCIMA NOVENA .– SOLUCIÓN DE CONFLICTOS: Las partes acuerdan
que para la solución de las diferencias que surjan con ocasión de la ejecución del presente
contrato acudirán a los mecanismos de solución de conflictos previstos en la Ley 80 de 1993.
CLÁUSULA VIGESIMA.– LUGAR DE EJECUCIÓN: Para todos los efectos legales el lugar de
ejecución del contrato será la ciudad de Bogotá, D.C. CLÁUSULA VIGÉSIMA PRIMERA.–
EXCLUSIÓN DE RELACIÓN LABORAL Y PRESTACIONES SOCIALES: De conformidad
con lo dispuesto por el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, el presente contrato, no genera en ningún
caso relación laboral y por lo tanto el CONTRATISTA no tiene derecho de reclamar al
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN –AGN ningún tipo de prestación, su única retribución
es el pago correspondiente al valor del contrato. PARÁGRAFO: De igual manera el personal
contratado por el CONTRATISTA que ejecute los servicios contratados no contrae relación laboral
alguna con el Archivo General de la Nación. CLÁUSULA VIGÉSIMA SEGUNDA.–
INTERPRETACIÓN.- El contrato prevalecerá ante la ocurrencia de discrepancias interpretativas
surgidas en la ejecución del contrato. CLÁUSULA VIGÉSIMA TERCERA.-
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PERFECCIONAMIENTO Y REQUISITOS DE EJECUCIÓN: El presente contrato se

perfecciona con la firma de las partes. Para su ejecución se requiere certificación expedida por el
revisor fiscal de la empresa (si lo tienen) o por el representante legal acreditando el pago de aportes
parafiscales (SENA, ICBF, Caja de Comprensación Familiar) y patronales (Seguridad Social en
Salud, Pensiones y Riesgos Profesionales de los Empleados de la Empresa), en cumplimiento del
Artículo 50 de la Ley 789 de 2002 concordante con el artículo 1 de la Ley 828 de 2003, acta de
inicio y el registro presupuestal por parte del ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.
CLÁUSULA VIGESIMA CUARTA.- PUBLICACIÓN: El presente contrato no requiere de
publicación en el Diario Único de Contratación Pública (Diario Oficial), de conformidad con lo
establecido en el artículo 96 del Decreto 2150 de 1995, “Sin perjuicio de lo establecido en el
artículo 61 de la Ley 190 de 1995, los convenios o contratos interadministrativos no requerirán de la
publicación en el Diario Único de Contratación Pública”, Se firma en la ciudad de Bogotá,
D.C. a los,

EL AGN EL CONTRATISTA

SARA GONZÁLEZ HERNÁNDEZ ORLANDO SALAZAR GIL

Proyectó: Nazly González Montilla (Grupo de Asuntos Jurídicos)

Revisó: Elsa Moreno (Coordinadora Grupo Asuntos Jurídicos)
María Elvira Zea (Coordinadora Grupo de Capacitación y Asesoría del SNA)
Antonio Rafael Díaz Montiel (Secretario General)