WWW - Ideca.gov - Co Sites Default Files Files Documentos Generalidades Instructivo Generar Manuales ProcedimientoV1 0 2013

Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital
Carrera 30 No 25 90 PBX 2347600

www.catastrobogota.gov.co
http://mapas.bogota.gov.co
Este documento es de uso confidencial

Pgina 1 de 14

Ttulo Instructivo para generar Manuales de Procedimiento - Infraestructura de Datos
Espaciales para el Distrito Capital
Versin 1.0
Autor Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital - Infraestructura de Datos
Espaciales para el Distrito Capital - IDECA.
Identificador IPIG-03
Fecha de creacin 2013-09-11
Descripcin El presente documento proporciona una metodologa para generar manuales de
procedimiento como apoyo para las entidades del orden Distrital, y
complemento a las herramientas definidas por las polticas institucionales
internas.
Publicador Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital - UAECD.
Colaboradores Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital.
Archivo de Bogot.
Archivo General de la Nacin.
Tipo Texto.
Formato Microsoft Word (.doc)
Idioma Espaol.
Cobertura Bogot Distrito Capital
Derechos Copyright.
Palabras claves Tarea, Actividad, Procedimiento, Documentacin, Informacin Geogrfica.
Definiciones http://www.ideca.gov.co/geoitems

Carrera 30 No 25 90 PBX 2347600

Pgina 2 de 14

1. Objetivo y Alcance ........................................................................................................ 3
2. Generalidades .............................................................................................................. 4
2.1 Qu es un manual de procedimiento? ..................................................................................................... 4
2.2 Cules son los beneficios de la elaboracin de un manual de procedimiento? ....................................... 4
2.3 Cules son los requerimientos para la generacin de un manual de procedimiento? ............................ 5
3. Instruccin .................................................................................................................... 7
I denti f i caci n ................................................................................................................................................ 7
ndi ce ............................................................................................................................................................... 7
I ntroducci n .................................................................................................................................................. 7
Obj eti vos ........................................................................................................................................................ 7
Al cance ............................................................................................................................................................ 8
Gl osar i o de t r mi nos ................................................................................................................................. 8
Pol ti cas .......................................................................................................................................................... 8
Di agr amas de Fl uj o ..................................................................................................................................... 9
Descr i pci n de Acti vi dades .................................................................................................................... 10
For matos y Regi str os ............................................................................................................................... 11
Anexos ........................................................................................................................................................... 12
Bi bl i ogr af a .................................................................................................................................................. 13
Cont rol de Cambi os .................................................................................................................................. 13
4. Referencias ................................................................................................................. 14

Carrera 30 No 25 90 PBX 2347600

Pgina 3 de 14

El presente documento proporciona una metodologa para generar manuales de procedimiento como
apoyo para las entidades del orden Distrital, y complemento a las herramientas definidas por las
polticas institucionales internas.

Carrera 30 No 25 90 PBX 2347600

Pgina 4 de 14

Las infraestructuras de datos espaciales en su continua evolucin ha venido fomentando la
gestin de la informacin geogrfica mediante modelos, los cuales requieren la ejecucin de
diferentes tareas, actividades y procedimientos como parte del proceso.

Dentro del enfoque y el alcance de la gestin de la informacin geogrfica el realizar y
documentar los procedimientos garantizan que el quehacer diario de las actividades,
contenga las indicaciones apropiadas para generar buenas prcticas en cuanto a transferencia
del conocimiento.

IDECA como la Infraestructura de Datos Espaciales del Distrito Capital busca alinear y regular
la produccin, flujo, acceso, uso e interoperabilidad de la informacin geogrfica generada
por las entidades, contribuyendo a disminuir la duplicacin de esfuerzos y costos que
generara el desconocimiento de la existencia y caractersticas de un recurso geogrfico.

Se puede observar que para el cumplimiento de este objetivo incurrimos en el desarrollo de
una serie de actividades y la definicin de los responsables para cada una de estas, las cuales
son especificadas mediante un manual de procedimiento.

Es un instrumento administrativo que apoya el que hacer institucional, mediante un
documento en el cual se precisa la descripcin de las actividades que deben ejecutarse y
permite relacionar de forma secuencial los pasos necesarios para la elaboracin de un
procedimiento, incluye adems los roles y responsabilidades del personal requerido en cada
actividad, permitiendo una mejor planeacin y control en las actividades desarrolladas.

Los beneficios que genera la elaboracin de un manual de procedimiento se centran en hacer
que ejecucin de un proceso, sea ms eficiente y que cuente con la calidad requerida. A
continuacin se describen algunas de las ventajas de contar con un manual de procedimiento:

Contribuye con el control del proceso, mediante la coordinacin, direccin y evaluacin
de cada una de las tareas a desarrollar dentro de este.

Carrera 30 No 25 90 PBX 2347600

Pgina 5 de 14

Provee una caracterizacin del funcionamiento interno, con la descripcin de las tareas,
los insumos, requerimientos, responsabilidades y salidas, ayudando a la coherencia del
procedimiento para evitar duplicidades y prdidas de tiempo y esfuerzos.

Apoya las actividades de capacitacin e induccin, convirtindose en una orientacin de
primera mano en el desarrollo cotidiano del procedimiento, consiguiendo as la
unificacin de criterios de contenido.

Proporciona herramientas de anlisis y toma de decisiones, mediante el estudio de
tiempos, rendimientos y ejecucin de las actividades, para la mejora continua de los
sistemas, procedimientos y metodologas implementadas.

Por otra parte, es importante resaltar que la comprensin por parte del personal de los
procedimientos normalizados en el manual, supone una explicacin de los mismos por
personas capacitadas, explicacin que deber hacerse, en lo posible, directamente en la
realizacin de la actividad que corresponda. Posteriormente a esta capacitacin, se podr
dejar al personal el manual para su utilizacin como elemento de consulta y actualizacin.

Se debe tener en cuenta que la utilidad que pueda generar el manual de procedimiento
depende del grado de actualizacin de este, por lo cual se debe contemplar la actualizacin
peridica del documento.

A travs del manual de procedimiento puede tenerse un conocimiento claro y sistemtico de
las actividades a realizar, por ello deben tenerse en cuenta los siguientes elementos para la
elaboracin del instrumento:

Delimitacin del procedimiento: Definir el objetivo y alcance del instrumento para
tener una lnea base de investigacin, anlisis y propuesta del procedimiento a
desarrollar; para esto tenga en cuenta Cul es el proceso?, Dnde inicia el proceso? y
Dnde termina el proceso?

Recoleccin de la informacin: Bsqueda de documentos o datos que aporten
informacin suficiente para realizar el anlisis y caracterizacin del proceso, sin dejar de
lado los aspectos legales y tcnicos que afecten el desarrollo normal de las actividades
involucradas.

Carrera 30 No 25 90 PBX 2347600

Pgina 6 de 14

Anlisis de la Informacin y diseo del procedimiento: Construccin del diagnstico
con la informacin recolectada, donde se muestre la realidad en el desarrollo del
proceso, respondiendo a preguntas como: Qu actividades se realizan?, Quin las
hace?, Cmo se hace?, Cundo se hace? y Dnde y por qu se hace?

La descripcin del procedimiento debe realizarse con alto grado de detalle, con el fin de
evitar interpretaciones y por el contrario dar claridad sobre cada tarea dentro de las
actividades y el proceso.

Generar manual de procedimiento: Existe gran variedad en la forma de presentacin y
contenido de un manual de procedimiento, es aconsejable el manejo de un contenido
uniforme, donde deben estar presentes elementos como: identificacin, ndice,
introduccin, objetivos, alcance, glosario de trminos, polticas, diagrama de flujo,
cuadro literal, formularios, anexos, bibliografa y control de campo. Cada uno de estos
elementos ser definido en el siguiente captulo.

Carrera 30 No 25 90 PBX 2347600

Pgina 7 de 14

Existen diferentes recomendaciones a tener en cuenta al momento de generar un manual de
procedimientos, por lo tanto, resulta conveniente tomar como parmetros los siguientes
aspectos para la estructuracin del documento:

El marco introductorio de un manual de procedimiento debe estar constituido como mnimo
por:

Se refiere a la caracterizacin del manual, debe componerse del ttulo del manual de
procedimiento donde debe involucrarse la temtica, nombre de la dependencia encargada
del procedimiento en la entidad, el nombre de la dependencia que tiene la responsabilidad
sobre la creacin del manual de procedimientos, el nmero o nombre que identifica al
manual de procedimientos (en el caso que existan ms manuales de procedimientos dentro
de la organizacin o entidad), el nmero de la versin, la fecha de realizacin del manual de
procedimientos y los logotipos correspondientes.

Debe visualizar en un listado estructurado y ordenado, los principales temas que constituyen
el manual de procedimiento correspondiente.

Describe la perspectiva general que puede obtener el lector del manual de procedimientos
dentro de la organizacin o entidad. Describe el uso que se le debe dar al manual y a quin va
dirigido y el grado de actualizacin del documento.

En este punto, se deben describir en forma clara y precisa, el propsito del manual de
procedimientos dentro de la organizacin o entidad.

Se recomienda expresar una sola idea en un prrafo breve que inicie con un verbo en
infinitivo fuerte como: ordenar, establecer, incrementar, reducir, mejorar, desarrollar,

Carrera 30 No 25 90 PBX 2347600

Pgina 8 de 14

obtener, entre otros.

Debe hacer explicitas las reas, secciones o personas involucradas en el proceso y el
cubrimiento o rea de aplicacin al que va dirigido el manual de procedimiento. La
presentacin de dichas unidades debe llevarse a cabo segn el orden en que intervienen
dentro del procedimiento, y contemplar el periodo de ejecucin del mismo desde el inicio
hasta el final.

Trminos listados con su respectivo concepto. Si el documento contiene expresiones que no
son de uso comn y que podran generar confusin para los lectores, se deben definir en este
numeral, ya que, las definiciones ayudan al lector a comprender el documento, estas deben
ser claras y no dejar espacio para ambigedades, contribuyendo a la homogenizacin
conceptual.

Se deben relacionar todos los documentos jurdicos, tcnicos, procedimentales y
administrativos que soportan el manual de procedimientos, por ejemplo: normas,
procedimientos, instructivos, entre otros; citando el nombre del documento y un pequeo
resumen que indique la aplicabilidad del mismo en el tema especficamente.

De tenerse dentro de cada organizacin o entidad distrital lineamientos existentes o en
proceso de elaboracin, estos deben estar reflejados en el manual de procedimientos a
realizar.

El manual de procedimiento debe estar escrito de forma clara y siguiendo el orden de cada
una de las actividades que hacen parte del procedimiento, explicando en cada accin el
cundo, cmo, dnde, con qu, tiempo de realizacin y responsables de su ejecucin.

A continuacin se explica la estructura del cuerpo principal del manual de procedimiento,
que debe realizarse dentro de su entidad:

Carrera 30 No 25 90 PBX 2347600

Pgina 9 de 14

Es la representacin grfica de la secuencia de actividades dentro del proceso, en la cual se
muestran los responsables que intervienen y los recursos utilizados en cada operacin
descrita. Los diagramas representados en forma sencilla, brindan una descripcin clara de las
operaciones, lo que facilita su comprensin. Para este efecto, es aconsejable el empleo de
smbolos y grficos simplificados.

Mediante la utilizacin de ste mtodo grfico se logra:

Mostrar objetivamente cmo funcionan en realidad todos los componentes de un
procedimiento, facilitando el anlisis de su eficiencia.
Localizar con mayor rapidez pasos innecesarios, falta de controles, exceso de formularios,
entre otros.
Permite identificar la duplicidad o redundancia de actividades, y convertirlas en mejoras
del procedimiento.
Proporciona un medio eficaz para realizar una comparacin en los procedimientos.
Muestra las actividades ms relevantes del procedimiento.
Identificar claramente los responsables de cada actividad y los puntos de control.

A continuacin se presenta, como sugerencia, la simbologa que se considera bsica para la
modelacin de un procedimiento:

Tabla 1. Simbologa bsica para la diagramacin de un procedimiento.
DESCRIPCIN SMBOLO
ACTIVIDAD O ACCIN: Este smbolo indica una actividad de un proceso. Cada
actividad debe tener un nmero consecutivo y un nombre que permita su
identificacin. Representa una o ms tareas dentro del procedimiento.

PROCESO PROCEDIMIENTO RELACIONADO: Este smbolo permite relacionar
procesos o procedimientos documentados y preestablecidos.

DECISIN: Este smbolo es utilizado cuando se presentan diferentes alternativas
de actuacin. Dentro del smbolo se describe el cuestionamiento sobre un
hecho, el cual puede inclinarse por alguna de las siguientes alternativas:
1. El hecho sucede: se sigue el flujo sobre la flecha SI.
2. El hecho no sucede: se sigue el flujo alterno NO.

INICIO O FIN: Este smbolo se emplea para delimitar el comienzo y finalizacin
del procedimiento.

CONECTOR DE PGINA: Este smbolo se utiliza para dar continuidad a las
actividades que se encuentran en diferentes pginas dentro del procedimiento.
El conector de salida lleva un nmero que se coloca dentro del smbolo, al igual
que el conector de entrada, que llevar el mismo nmero, lo que indica donde
contina el flujo. Cada nmero dentro del conector es un nmero consecutivo,
independiente en todo el diagrama de flujo.

DOCUMENTO ASOCIADO: Este smbolo se utiliza para relacionar los
documentos, formularios o registros que pueden provenir de un procedimiento
o proceso anterior o surgir de la realizacin de una actividad dentro del

Carrera 30 No 25 90 PBX 2347600

Pgina 10 de 14

procedimiento, generalmente proporcionan resultados o evidencias de las
actividades ejecutadas.
CONECTOR ENTRADA / SALIDA: Este smbolo se utiliza para indicar la secuencia
lgica del diagrama de flujo.

CONECTOR: Este smbolo representa la continuidad del diagrama dentro de la
misma pgina, sirve para unir dos o ms tareas separadas fsicamente en el
diagrama de flujo e indica la tarea con la que se debe continuar.

Fuente: UAECD.

A continuacin se presenta un ejemplo para tener en cuenta en la elaboracin del diagrama
de flujo, donde se utiliza la plantilla para los diagramas de flujo de funciones cruzadas, en el
cual cada calle define los responsables, las actividades, documentos, decisiones control o
procesos a cargo:

Figura 1. Ejemplo de diagrama de flujo de funciones cruzadas

Fuente: UAECD.

Es una variante del diagrama de flujo, que facilita su comprensin por parte de los usuarios.
Esta variante se sustenta en una estructura de tabla que los componentes mencionados a
continuacin, correspondiendo la primera columna a la actividad numerada en el diagrama
de flujo:

Responsable 5
Ej: (Responsable del rea
Financiera)
Responsable 4
Ej: (Profesional Contratacin)
Responsable 2
Ej: (Profesional Inversin)
Responsable 3
Ej: (Tcnico Presupuesto)
Responsable 1
(Nivel y Accin que realiza)
Inicio
1. Actividad 2. Actividad
Condicional 4. Actividad
Condicional
Fin
NO
SI
NO
SI
Formato/
Registro
Procedimiento/
Instructivo
3. Actividad
Control
C

Carrera 30 No 25 90 PBX 2347600

Pgina 11 de 14

Tabla 2. Descripcin de actividades de procedimiento.
N
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES Y
CONTROLES
RESPONSABLE
(Nivel y Accin que
realiza)
FORMATOS/
REGISTROS
ASOCIADOS
Numeracin Corresponde
a la numeracin de la
actividad dentro del
diagrama de flujo. (Ej) 1.
Actividad (El titulo ser opcional de acuerdo
con las necesidades del documento creado):
Describir la actividad utilizando tercera
persona Por ejemplo: Realiza, Ingresa, etc.
(Ej) Profesional
Administrador del Plan
de Contratacin
Formato Plan
de contratacin
diligenciado
Actividad (El titulo ser opcional de acuerdo
con las necesidades del documento creado):

(Ej) Profesional
de Contratacin
Presentacin
Plan de
Contratacin

Listados de
Asistencia
Actividad Control (El titulo ser opcional de
acuerdo con las necesidades del documento
creado):
Especificar lo que busca dicho control, EJ:
Este control permite que el Plan de
Contratacin sea revisado frente a las
necesidades reales de los procesos
(Ej) Profesional
de Contratacin
Plan de
Contratacin
Revisado
Fuente: UAECD.

Se debe tener en cuenta que las actividades de decisin no van numeradas y deben ser
descritas en la actividad en la cual se gener la pregunta.

En este aparte se deben identificar los formatos y registros asociados al procedimiento.
Correspondiendo a los documentos empleados, sus diseos y especificaciones, adicionando
al manual la instruccin para el adecuado diligenciamiento de cada uno de ellos. En la
descripcin de las operaciones que impliquen el uso de formatos, debe hacerse referencia a
ellos empleando nmeros indicadores que permitan asociarlos en forma concreta.

Los formatos y registros deben ser documentos dentro de la siguiente tabla:

Tabla 3. Formatos y registro del procedimiento
CLASE TITULO DEL DOCUMENTO CDIGO DISPOSICIN
Registro Plan de Contratacin N.A
Se conserva en Medio Electrnico en el
aplicativo SISCO
Formato Modificaciones al plan de Contratacin WW-YY-XX-ZZ Se conserva Impreso
Fuente: UAECD.

Carrera 30 No 25 90 PBX 2347600

Pgina 12 de 14

La generacin de formato para el apoyo a procesos definidos debe estar sujeto a lo
establecido por el sistema de calidad implementado dentro de cada entidad, sin embargo,
cada formato debe contener como mnimo la siguiente estructura:

Nombre y Logo de la Entidad.
Cdigo del formato.
Ttulo (el cual debe describir de manera clara el contenido del formato).
Actividad (nombre de la actividad sobre la cual es utilizado).
Nmero de Versin.
Paginado (el cual debe incluir el nmero de la pgina actual y el nmero total de pginas
utilizadas).
Cuerpo del formato.
Fecha de diligenciamiento.
Nombre, Firma y Cargo del responsable del Diligenciamiento (Si es anlogo).
Nombre, Firma y Cargo del responsable de la Revisin y Aprobacin (Si es anlogo).
Observaciones (espacio para relacionar las notas o salvedades correspondientes).

Recuerde que el correcto manejo de un formato depende de su sencillez y facilidad de
interpretacin y diligenciamiento. Toda propuesta de formato, necesario para la ejecucin de
una actividad, debe estar avalada por el coordinador correspondiente y su funcionalidad
tiene que probarse antes de su implementacin.

El manual de procedimiento debe complementarse con una serie de informacin anexa, la
cual puede soportar la realizacin de actividades y alimentar la funcionalidad del proceso,
para ello tenga en cuenta:

En este punto pueden relacionarse informacin relevante dentro del procedimiento y que es
externa a este: tablas, cuadros, grficos, ejemplos de aplicacin, anlisis de casos, entre
otros, que contribuyan a ampliar la explicacin del contenido del manual de procedimiento,
la implementacin del mismo y la ejecucin de cada una de sus actividades o tareas.

Se aconseja en primera instancia, relacionar cada uno de los anexos en una tabla donde se
describa el nmero del anexo y el nombre del mismo, antes de detallarlos dentro del manual
de procedimientos, pueden ser documentados, as:

Carrera 30 No 25 90 PBX 2347600

Pgina 13 de 14

Tabla 4. Anexos del procedimiento
ANEXO No. NOMBRE
1. Ej.: Manual del Usuario Sistema de informacin SISCO
Fuente: UAECD.

Identifique y liste los documentos que establecen requisitos, condiciones, trminos y otros
parmetros legales y/o tcnicos especficos para el desarrollo del procedimiento y refiralos
en el contenido del documento priorizando su tipo (Ley, Decreto, Acuerdo, Resolucin,
Circular, entre otros) y origen (Internacional, Nacional, Distrital, Interno de la organizacin o
entidad), siguiendo los parmetros establecidos a nivel nacional para la estructuracin de la
bibliografa.

Corresponde a una tabla la cual registra las modificaciones realizadas al manual de
procedimientos, dicha tabla debe contener como mnimo los siguientes campos:

Tabla 5. Control de Cambios del procedimiento
Fecha
Autor/ Modificado
por
Versin Cambio efectuado
Fecha de Creacin y/o
actualizacin del
documento (EJ): 2009-
10-20
Nombre del autor o
responsable de los
cambios ejecutados (Ej):
Jorge Oswaldo Martnez
Cojo
Mencione la versin
o edicin del
documento en
nmeros (Ej): 1.0.
Descripcin general de los cambios
realizados en el manual de procedimiento o
si es un documento nuevo colocar la frase
Primera versin del documento. No hay
cambios para registrar
Fuente: UAECD.

Carrera 30 No 25 90 PBX 2347600

Pgina 14 de 14

INAP - Coleccin Modernizacin del Estado, (1996). Metodologa para la elaboracin de
manuales de procedimientos: Gua II.

Gobierno de la provincia de Buenos Aires, (2007). Gua para el diseo de procesos y la
elaboracin de manuales e instructivos de procedimiento en la Administracin Pblica
Provincial. La Plata Argentina.

Rodrguez P, A., Abad P, P., Snchez M, A., (2006). Gua de Usuario NEM. Espaa:
Infraestructura de Datos Espaciales Espaola - IDEE.

Garca G, J., Rodrguez P, A. Unidad 3.B.1: Introduccin a la familia ISO 19100.

WWW - Ideca.gov - Co Sites Default Files Files Documentos Generalidades Instructivo Generar Manuales ProcedimientoV1 0 2013

Hochgeladen von

Dokumentinformationen

Originaltitel

Copyright

Verfügbare Formate

Dieses Dokument teilen

Dokument teilen oder einbetten

Freigabeoptionen

Stufen Sie dieses Dokument als nützlich ein?

Sind diese Inhalte unangemessen?

Copyright:

Verfügbare Formate

WWW - Ideca.gov - Co Sites Default Files Files Documentos Generalidades Instructivo Generar Manuales ProcedimientoV1 0 2013

Hochgeladen von

Copyright:

Verfügbare Formate

Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital

Carrera 30 No 25 90 PBX 2347600

Das könnte Ihnen auch gefallen