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MDULO I

CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA



AULA 1

Conceitos fundamentais de arquivologia

O arquivo da instituio funcionar como o guardio das informaes ali existentes.
Assim, para entendermos o conceito de arquivo, devemos antes conhecer trs
conceitos bsicos que integram a rea: informao, suporte e documento.

Informao: Pode ser definida como idia ou conhecimento.

Suporte: Meio no qual a informao registrada.

Entende-se por suporte qualquer meio utilizado para gravar a informao. O papel
hoje o suporte mais utilizado, mas no o nico. No passado, tivemos o
pergaminho e o papiro como suportes bastante utilizados. Com o avano de novas
tecnologias ligadas informtica, cada vez maior o nmero de instrumentos
capazes de servir de suporte para a informao. Dentre os meios mais utilizados,
podemos destacar: disquete, CD, DVD e fita VHS.

Documento: Qualquer informao registrada em um suporte.

No momento em que o homem registra sua idia em um suporte, d origem a um
documento. Com o aparecimento da escrita, o volume de documentos criados foi se
tornando cada vez maior e surgiu a necessidade de se criarem tcnicas que
permitissem organizar esta massa documental de forma a permitir sua imediata
localizao quando necessria. A partir de ento surgiram os primeiros arquivos.










AULA 2

Conceituao Moderna

Quanto conceituao moderna, Solon Buck, arquivista dos EUA assim definiu:
Arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um
governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e
conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.

Marilena Leite Paes, por sua vez, define arquivo como sendo a acumulao
ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituio ou
pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo de seus
objetivos, visando a utilidade que podero oferecer no futuro.

Helosa Almeida Prado define ainda arquivo como sendo a reunio de documentos
conservados, visando utilidade que podero oferecer futuramente, destacando
que, para ser funcional, um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado e
mantido de acordo com as necessidades inerentes ao setores e que para realizar
o trabalho de arquivamento, o arquivista precisa conhecer a natureza do arquivo
que lhe ser entregue .

Desse conceito importante destacar:

1 Os documentos de arquivo, alm de serem produzidos pela instituio, podem
tambm ser recebidos pela mesma;
2 Os documentos de arquivo podem estar registrados em qualquer suporte e
serem de vrios tipos (textual, iconogrfico, audiovisual...) , ao contrrio da idia
bsica de que documentos de arquivo seriam basicamente na forma textual e em
suporte papel;
3 Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacar
que os documentos de arquivo possuem uma caracterstica chamada organicidade,
que significa que o mesmo foi criado em funo de uma atividade realizada pela
instituio, de forma que o mesmo servir de prova das transaes realizadas pela
organizao. Assim, ao se estudar os documentos de um arquivo, pode-se ter uma
idia clara das atividades realizadas por aquele rgo.

O termo arquivo pode tambm ser usado para designar:
conjunto de documentos;
mvel para guarda de documentos;
local onde o acervo documental dever ser conservado;
rgo governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e
conservar a documentao;
ttulos de peridicos - geralmente no plural, devido influncia inglesa e
francesa.




AULA 3


Importncia do arquivo

A importncia do arquivo para a instituio est ligada ao aumento expressivo do
volume de documentos que a mesma se utiliza no exerccio de suas atividades a
necessidade de se estabelecerem critrios de guarda e de eliminao de
documentos, quando estes j no so mais teis para a organizao. A adoo de
tcnicas arquivsticas adequadas permite no apenas a localizao eficiente da
informao desejada, mas tambm a economia de recursos para a instituio.







AULA 4

Finalidade do arquivo

Podemos destacar como finalidades do arquivo:

1 Guarda dos documentos que circulam na instituio, utilizando para isso
tcnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente;
2 Garantir a preservao dos documentos, utilizando formas adequadas de
acondicionamento, levando em considerao temperatura, umidade e demais
aspectos que possam danificar os mesmos;
3 Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos
diversos setores da instituio, de forma a atender rapidamente demanda pelas
informaes ali depositadas;

Alm destas funes principais podemos destacar outras, de relativa importncia,
como a expedio da correspondncia, criao dos modelos para documentos e
criao das normas de gesto documental da instituio.

Para alcanar estes objetivos necessrio que o arquivo disponha dos seguintes
requisitos:
a. contar com pessoal qualificado e em nmero suficiente;
b. estar instalado em local apropriado;
c. dispor de instalaes e materiais adequados;
d. utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria
arquivstica moderna;
e. contar com normas de funcionamento;
f. contar com dirigente qualificado, preferencialmente formado em
Arquivologia.

Para Marilena Leite Paes, a principal finalidade dos arquivos servir a
administrao, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do
conhecimento da histria. Destaca ainda que a funo bsica do arquivo tornar
disponvel as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda.








AULA 5

Distino entre arquivo, museu e biblioteca

Embora arquivo, museu e biblioteca tenham a mesma finalidade (guardar
documentos), seus objetivos so diferentes, tendo em vista os tipos documentais
de que cada instituio trata. Poderamos assim definir cada instituio:

Arquivo - o conjunto de documentos, criados ou recebidos por uma instituio ou
pessoa, no exerccio de sua atividade, preservados para garantir a consecuo de
seus objetivos.

Biblioteca - o conjunto de material, em sua maioria impresso e no produzido
pela instituio em que est inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e
consulta. Normalmente constituda de colees temticas e seus documentos so
adquiridos atravs de compra ou doao, diferentemente dos arquivos, cujos
documentos so produzidos ou recebidos pela prpria instituio .

Museu - uma instituio de interesse pblico, criada com a finalidade de
conservar, estudar e colocar disposio do pblico conjuntos de peas e objetos
de valor cultural.

Podemos verificar que, enquanto o arquivo tem finalidade funcional, a finalidade
das bibliotecas e dos museus essencial-mente cultural , embora o arquivo
tambm possa adquirir, como o tempo, carter cultural, a partir do carter histrico
que alguns de seus documentos podem adquirir.

Destaca-se, ainda que os documentos de arquivo so produzidos em uma nica via
ou em limitado nmero de cpias, enquanto que os documentos das bibliotecas so
produzidos em numerosos exemplares, de forma a atender suas necessidades .










AULA 6

Tipos de documentos

Quanto ao gnero

Quanto ao gnero, os documentos so classificados segundo a forma em que a
informao foi registrada no mesmo.

Podemos destacar:

- Documentos textuais: documentos cuja informao esteja em forma escrita ou
textual.
Ex.: contratos, atas, relatrios, certides.

- Documentos iconogrficos: documentos cuja informao esteja em forma de
imagem esttica.
Ex.: fotografias (que mais especificamente podem ser chamadas de documentos
fotogrficos), negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras .

- Documentos audiovisuais: documentos cuja informao esteja em forma de som
e/ou imagem em movimento.
Ex.: filmes, registro sonoro em fita cassete. Neste tipo de documento encontram-se
os documentos sonoros (cuja informao est em forma de som) e os filmogrficos
(cuja informao est representada por um filme).

- Documentos informticos ou digitais: documentos que necessitem do computador
para que sejam lidos.
Ex.: arquivo em MP3, arquivo do Word.

- Documentos cartogrficos: documentos que representem, de forma reduzida,
uma rea maior.
Ex.: mapas e plantas .

- Documentos microgrficos: documentos em microformas.
Ex.: microfilmes e microfichas.

importante destacar que o fato de um documento estar inserido em um dos tipos
acima no exclui a possibilidade de o mesmo estar inserido em outro tipo. Alguns
documentos possuem caractersticas que lhe permitem figurar em dois ou mais
tipos de documentos. Uma fotografia gravada em um CD-ROM, por exemplo, ao
mesmo tempo em que um documento digital, tambm um documento
fotogrfico e, ainda, um documento iconogrfico.






AULA 7

Classificao dos arquivos

Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos so estudados, eles podem ser
classificados segundo:
as entidades mantenedoras (pblicos ou privados);
a natureza dos documentos (especial ou especializado);
aos estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio e permanente) ;
extenso de sua atuao (setorial e central).






AULA 8

Classificao segundo as entidades mantenedoras

Os arquivos podem ser classificados segundo a instituio em que estejam inseridos
da seguinte forma:

Arquivos pblicos: so aqueles mantidos por entidades de carter pblico, seja
na esfera federal, estadual ou municipal. Ex.: arquivo do STJ, arquivo da Prefeitura
de So Paulo e arquivo do Senado Federal.

Arquivos privados: so aqueles mantidos por instituies de carter particular.
Ex.: arquivo do Bradesco, arquivo das Lojas Americanas e arquivo da Rede Globo.









AULA 9

Classificao segundo a natureza dos Documentos

Arquivos especiais - Chama-se arquivo especial aquele que tem sob sua guarda
documentos de tipos diversos iconogrficos, cartogrficos, audiovisuais ou de
suportes especficos documentos em CD, documentos em DVD, documentos em
microfilme e que, por esta razo, merece tratamento especial no apenas no que
se refere ao seu armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento,
controle, conservao etc .

Arquivo especializado aquele que guarda documentos de determinado assunto
especfico, independentemente da forma fsica que apresentam, como, por
exemplo, os arquivos mdicos, os arquivos jornalsticos e os arquivos de
engenharia .











AULA 10

Classificao segundo os Estgios de Sua Evoluo

A Arquivologia adota a chamada Teoria das trs idades ou Ciclo vital dos
documentos para classificar os estgios ou fases por que passam os documentos
dentro da instituio. Este com certeza o assunto mais presente em provas de
concursos pblicos, destacadamente os promovidos pelo Cespe-UnB, que exige do
candidato o entendimento de como esta teoria aplicada na prtica.

Essas fases so definidas por Jean-Jacques Valette (1973) como as trs idades dos
arquivos: corrente, intermediria e permanente, e so assim descritas:

1. Arquivo de primeira idade ou corrente, constitudo de documentos em curso
ou consultados freqentemente, conserva dos nos escritrios ou nas reparties
que os receberam e os produziram ou em dependncias prximas de fcil acesso .
Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam
bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores
para atingirem a finalidade para a qual foram criados .

2. Arquivo de segunda idade ou intermedirio, constitudo de documentos que
deixaram de ser freqentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam
e os produziram podem ainda solicit-los , para tratar de assuntos idnticos ou
retomar um problema novamente focalizado. No h necessidade de serem
conservados prximos aos escritrios. A permanncia dos documentos nesses
arquivos transitria. So por isso tambm chamados de limbo ou purgatrio,
sendo estes termos adotados na Gr-Bretanha para designar esta fase .

3. Arquivo de terceira idade ou permanente, constitudo de documentos que
perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razo de
seu valor histrico ou documental e que constituem os meios de conhecer o
passado e sua evoluo . Estes so os arquivos propriamente ditos, pois ali os
documentos so arquivados de forma definitiva.

Estas fases so complementares, pois os documentos podem passar de uma fase
para outra, e para cada uma corresponde uma maneira diferente de conservar e
tratar os documentos e, conseqentemente, uma organizao adequada, ou seja,
as unidades de acondicionamento (pastas, catlogos etc.), adotadas na fase
corrente sero substitudas por unidades mais adequadas ao funcionamento da fase
intermediria, que, por sua vez, adotara acondicionamento diferente da fase
permanente .


Para entender o funcionamento do ciclo vital, torna-se necessrio compreender
alguns termos tcnicos da Arquivologia, como a valorao, prazo de guarda e
destinao final dos documentos.






AULA 11

Valorao dos Documentos

Basicamente, o documento guardado pela instituio enquanto o mesmo possuir
valor para a mesma, e esse valor, quando existir, se apresentar em uma das
seguintes formas: administrativo ou histrico.

Valor administrativo: O valor administrativo, tambm chamado de primrio,
refere-se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituio.
o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo
administrativo) e por isso est presente em todo documento quando de sua
criao. um valor temporrio, ou seja, todo documento, em determinado
momento de sua existncia, perder seu valor administrativo, quando atingir todas
as finalidades que se possam esperar do mesmo para o funcionamento da
instituio. Este valor tambm chamado, por alguns autores, de valor funcional,
em virtude de suas caractersticas.

Valor histrico: O valor histrico, tambm chamado de secundrio, refere-se
possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais
foram originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa e
informao para terceiros e para a prpria administrao. O documento, aps
perder seu valor administrativo, pode ou no adquirir valor histrico, e uma vez
tendo-o adquirido, este se torna definitivo, ou seja, o documento jamais o perder.

Enquanto o documento tiver valor administrativo (primrio), ele ser arquivado, em
uma instituio que aplique a Teoria das 3 Idades, nas fases correntes ou
intermediria. Quando perde o valor administrativo, o documento pode ser
eliminado, desde que no adquira valor histrico (secundrio), ou ser recolhido
fase permanente, quando adquirir este valor. Uma vez que o valor histrico
definitivo, podemos concluir que o documento histrico, tambm chamado de
documento permanente ou documento de 3 idade, jamais ser eliminado ou
destrudo.







AULA 12

Prazo de Guarda dos Documentos

Prazo de guarda o perodo em que o documento deve ser mantido nos arquivos
correntes e intermedirio. O prazo de guarda vincula-se determinao do valor do
documento, de acordo com os seguintes fatores:

freqncia de uso das informaes contidas nos documentos;
existncia de leis ou decretos que regulem a prescrio legal de documentos
(prazos prescricionais);
existncia de outras fontes com as mesmas informaes (documentos
recapitulativos);
necessidade de guarda dos documentos por precauo, em virtude das prticas
administrativas (prazos precaucionais).

O perodo em que o documento dever ficar arquivado na fase corrente ser
chamado, tecnicamente, de prazo de guarda na fase corrente e, naturalmente, o
perodo definido para o mesmo na fase intermediria ser o prazo de guarda na
fase intermediria. O termo prazo de guarda, quando no houver explicitao de
fase ser, portanto, a soma das duas fases em questo.








AULA 13

Destinao final dos Documentos

Todo documento, ao trmino de seu ciclo vital, dever ser encaminhado sua
destinao final, que ocorrer no momento em que o mesmo tenha perdido seu
valor administrativo. A destinao final do documento poder ser: eliminao ou
guarda permanente .

-Eliminao: quando o documento no tiver valor histrico; ou
-Guarda permanente: quando o documento tiver valor histrico.

natural que o candidato, a essa altura, ciente de tais informaes, se pergunte:

- Quanto tempo um documento dever permanecer na fase corrente?
- Quando o documento sair da fase corrente para a fase intermediria?
- Como saber se o documento tem ou no valor histrico?







AULA 14

Tabela de Temporalidade

o instrumento resultante da etapa de Avaliao dos documentos e que determina
o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediria (perodo em
que o mesmo ser guardado nestas fases), bem como sua destinao final
(eliminao ou recolhimento para guarda permanente). A Tabela de Temporalidade
ser elaborada por uma Comisso chamada de Comisso Permanente de Avaliao
de Documentos ou Comisso de Anlise de documentos e ser aprovada por
autoridade do rgo para que possa ser aplicada na instituio.

Cada instituio criar a sua tabela, que dever contemplar o conjunto de
documentos existentes na mesma. Uma vez concluda e aplicada a Tabela de
Temporalidade, eventuais alteraes ou incluses devero ser submetidas
Comisso que a criou, a fim de serem novamente avaliadas. Na tabela, cada
documento ter seu prprio prazo para as fases correntes e intermediria, bem
como a destinao final (eliminao ou recolhimento para guarda permanente).
Portanto, no h prazo de guarda padro nem mximo para os documentos nas
fases corrente e intermediria; cada documento ter seu prprio prazo, de acordo
com o estabelecido pela Comisso de Anlise quando da elaborao da tabela.

Veja a seguir a estrutura da Tabela de Temporalidade, com alguns dados
hipotticos:


Cd. Assunto do Documento Corrente Interm. Destinao Final
031.1 Requisio de Material 2 anos - Eliminao
023.2 Termo de Posse 5 anos 95 anos Eliminao
045.4 Normas e Regulamentos 5 anos 10 anos Permanente
010.1 Regimento Interno Enquanto vigorar - Permanente


Os prazos acima variaro de acordo com o documento, podendo haver documentos
com maior ou menor prazo de guarda nas fases corrente e intermediria, bem
como documentos destinados eliminao e guarda permanente. Em geral,
documentos que demonstram a origem da instituio, bem como a forma como
esta funciona (normas, regulamentos e outros) tm carter histrico e sero
preservados na fase permanente.









AULA 15

Situaes pelas quais o Documento pode passar:

A partir dos dados da aula anterior, podemos verificar as quatro situaes em que o
documento poder passar ao ser inserido na chamada Teoria das 3 Idades ou Ciclo
vital dos documentos, que seriam as seguintes:

- 1 situao (exemplo do documento classificado no cdigo 031.1)



Neste caso, o documento criado na fase corrente, onde permanecer durante
determinado perodo (no exemplo acima, o prazo de guarda na fase corrente da
Requisio de material de 2 anos) e ser eliminado sem passar pelas fases
seguintes. Assim, podemos afirmar que determinados documentos podem ser
eliminados na fase corrente, desde que a tabela de temporalidade assim o defina.
Conclui-se ainda que o arquivamento nas trs fases no condio obrigatria para
todos os documentos. Na verdade, a nica fase em todo documento,
obrigatoriamente, deve passar, a fase corrente, pois nela que ele ser criado.









AULA 16

Situaes pelas quais o Documento pode passar:


- 2 situao (exemplo do documento classificado no cdigo 023.2)



Neste caso, o documento criado na fase corrente, onde cumprir seu prazo de
guarda na fase corrente (no exemplo este prazo de 5 anos) e, posteriormente,
ser transferido para a fase intermediria, onde cumprir o prazo de guarda na fase
intermediria (que no exemplo ser de 95 anos). A passagem do documento da
fase corrente para a fase intermediria chamada de Transferncia. No exemplo,
passados os 95 anos na fase intermediria, o documento poder ser eliminado sem
chegar fase permanente. Verificamos, assim, que o documento poder ser
eliminado tanto na fase corrente quanto na fase intermediria. O prazo da fase
intermediria variar de documento para documento, de acordo com o definido na
Tabela de Temporalidade.







AULA 17

Situaes pelas quais o Documento pode passar:


- 3 situao (exemplo do documento classificado no cdigo 045.4)



Neste caso, o documento criado na fase corrente, onde permanecer por algum
tempo (no exemplo o prazo de guarda na fase corrente de 5 anos), sendo
transferido para a fase intermediria onde cumprir novo prazo (no exemplo o
prazo de guarda na fase intermediria de 10 anos), antes de ser recolhido para a
fase permanente, o que demonstra que, para a instituio em questo, tal
documento tem valor histrico e jamais ser eliminado. Observa-se que a
passagem do documento para a fase permanente chamada de recolhimento e,
por conseguinte, apenas os documentos histricos so recolhidos.








AULA 18

Situaes pelas quais o Documento pode passar:


- 4 situao (exemplo do documento classificado no cdigo 010.1)



Neste caso, o documento ser criado na fase corrente, onde permanecer por
determinado perodo (no exemplo, enquanto vigorar), e depois ser recolhido ao
arquivo permanente, sem passar pela fase intermediria. Observa-se que
determinados documentos podem ser recolhidos (passarem para o arquivo
permanente) sem serem transferidos (passarem pelo arquivo intermedirio).

A figura a seguir demonstra o funcionamento do ciclo vital dos documentos, e seus
detalhes tm sido constantemente inseridos em questes de concursos pblicos,
destacadamente as elaboradas pelo Cespe-UnB, razo pela qual recomenda-se
especial ateno neste assunto.



Destaque para as seguintes informaes:

1) Todo documento ser criado na fase corrente ;
2) A fase corrente ser composta pelos arquivos setoriais, localizados nos
prprios setores que produzem os documentos, e pelo arquivo central, tambm
chamado de arquivo geral, que estar localizado prximo aos setores;
3) Aps cumprir seu prazo na fase corrente, os documentos podero, de acordo
com a Tabela de Temporalidade da instituio, serem eliminados, transferidos (para
a fase intermediria) ou recolhidos (para a fase permanente) ;
4) Aps cumprir seu prazo na fase intermediria, os documentos podero, de
acordo com a Tabela de Temporalidade da instituio, serem eliminados ou
recolhidos (para a fase permanente) ;
5) Os documentos histricos sero recolhidos fase permanente, onde jamais
sero eliminados;
6) A eliminao poder ocorrer em duas das trs fases do ciclo vital (corrente
ou intermediria) e nunca na terceira (permanente) ;






AULA 19

Tipos de arquivos correntes

Os arquivos setoriais so aqueles localizados nos prprios setores que produzem
ou recebem os documentos, guardando documentos muito utilizados por estes, ou
seja, so, essencialmente, arquivos correntes.

Os arquivos gerais ou centrais so os que se destinam a receber os documentos
correntes provenientes dos diversos setores que integram a estrutura de uma
instituio, funcionando como extenso daqueles.












AULA 20

Seleo de Documentos

realizada no mbito dos arquivos correntes e intermedirios por tcnicos
previamente orientados, seguindo o estabelecido na Tabela de Temporalidade ou
nos relatrios de avaliao. A seleo a separao fsica dos documentos de
acordo com a sua destinao:

eliminao: trata-se da destruio dos documentos cuja operacionalizao
depender de seu volume, podendo ser levada a efeito manualmente ou atravs de
trituradoras.

transferncia: envio dos documentos para o arquivo intermedirio,
acompanhados de listagem, onde aguardaro o cumprimento dos prazos de guarda
e a destinao final;

recolhimento: envio dos documentos para o arquivo permanente. Nesta fase, o
arquivo deve elaborar instrumentos de recuperao da informao com vistas sua
guarda permanente e seu acesso pblico.









AULA 21

Mtodos de arquivamento

Arquivamento o conjunto das operaes destinadas ao acondicionamento e ao
armazenamento de documentos. O mtodo de arquivamento corresponder
forma em que os documentos sero armazenados, visando sua localizao futura.

Pode-se dividir os mtodos de arquivamento em dois grandes sistemas: direto e
indireto.

Sistema direto aquele em que a busca do documento feita diretamente no
local onde se acha guardado.

Sistema indireto aquele em que, para se localizar o documento, necessita-se
antes consultar um ndice ou um cdigo. o caso da utilizao de fichrios.








AULA 22

Mtodos de arquivamento

Podemos identificar como os mtodos mais comumente utilizados para se organizar
arquivos ou fichrios os seguintes mtodos :

a) mtodo alfabtico simples (organiza a partir de nomes);
b) mtodo numrico, que se divide em: numrico simples (organiza por um nmero
relativo ao documento), cronolgico (organiza por data) ou dgito-termimal ;
c) mtodo geogrfico (pelo local de produo);
d) ordem ideogrfica (pelo assunto do documento).









AULA 23

Mtodo Alfabtico

o mtodo que utiliza um nome existente no documento para organiz-lo de forma
alfabtica.

Em geral, o mtodo alfabtico mais simples e barato, se comparado aos demais,
alm de dificilmente gerar erros de arquivamento, mesmo quando o volume de
documentos for grande.

No entanto, organizar um arquivo em ordem alfabtica pode no ser to simples
quanto parece. Quando as palavras chaves forem termos comuns, no h qualquer
mistrio, devendo-se simplesmente aplicar a ordenao alfabtica simples dos
termos apresentados, ocorre que, quando as palavras chaves apresentadas
estiverem representadas por nomes de pessoas, instituies ou eventos, h uma
srie de regras a serem consideradas, que, eventualmente, so objetos de
questes aplicadas pelo Cespe-UnB, como veremos adiante.








AULA 24

Regras de Alfabetao

O arquivamento de nomes obedece a algumas, chamadas regras de alfabetao, e
que so as seguintes:

1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o
prenome.

Exemplo:
Frank Menezes
Edson Pereira dos Santos
Marcos Roberto Arajo da Silva

Arquivam-se:
Menezes, Frank
Santos, Edson Pereira dos
Silva, Marcos Roberto Arajo da

Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do
prenome.

Exemplo:
Carmem Miranda
Fbio Miranda
Luciano Miranda
Veneza Miranda

Arquivam-se:
Miranda, Carmem
Miranda, Fbio
Miranda, Luciano
Miranda, Veneza





AULA 25

Regras de Alfabetao

2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen
no se separam, quando transpostos para o incio.

Exemplo:
Joaquim da Boa Morte
Camilo Castelo Branco
Heitor Villa-Lobos

Arquivam-se:
Boa Morte, Joaquim da
Castelo Branco, Camilo
Villa-Lobos, Heitor









AULA 26

Regras de Alfabetao

3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra
dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo, ou seja, quando
transpostos, devem ser acompanhados dos nomes que os sucedem.

Exemplo:
Ricardo Santa Rita
Joo do Santo Cristo
Jos Carlos So Paulo

Arquivam-se:
Santa Rita, Ricardo
Santo Cristo, Joo do
So Paulo, Jos Carlos








AULA 27

Regras de Alfabetao

4. As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na classificao de
sobrenomes iguais.

Exemplo:
E. Silva
Estevo Silva
Everaldo Silva

Arquivam-se:
Silva, E.
Silva, Estevo
Silva, Everaldo








AULA 28

Regras de Alfabetao

5. Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, da, do, e, um, uma, no so
considerados.

Exemplo:
Pedro de Almeida
Ricardo dAndrade
Lcia de Cmara
Arnaldo do Couto

Arquivam-se:
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d
Cmara, Lcia da
Couto, Arnaldo do

Ou ainda,
Jos Ferreira Silva
Jos dos Santos Silva

Arquivam-se:
Silva, Jos Ferreira
Silva, Jos dos Santos

Observe que a partcula dos no foi considerada no momento em que os nomes
foram organizados.





AULA 29

Regras de Alfabetao

6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco so considerados parte
integrante do ltimo sobrenome, mas no so considerados na ordenao
alfabtica. Quando existirem, devem ser transpostos acompanhados pelo
sobrenome que os antecedem.

Exemplo:
Edison Miranda Jnior
Osrio Miranda Neto
Mrcio Cerqueira Sobrinho

Arquivam-se:
Cerqueira Sobrinho, Mrcio
Miranda Jnior, Edison
Miranda Neto, Osrio





AULA 30

Regras de Alfabetao

7. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome
completo, entre parnteses.

Exemplo:
Ministro Jorge Cardoso
Professor Carlos Fernandes
Coronel Emrson Pontes
Doutor Raimundo Torres

Arquivam-se:
Cardoso, Jorge (Ministro)
Fernandes, Carlos (Professor)
Pontes, Emrson (Coronel)
Torres, Raimundo (Doutor)




AULA 31

Regras de Alfabetao

8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos
de nomes espanhis e orientais (ver tambm regras n.os 10 e 11).

Exemplo:
George Walker Bush
Charles Chaplin
Adolf Hitler

Arquivam-se:
Bush, George Walker
Chaplin, Charles
Hitler, Adolf




AULA 32

Regras de Alfabetao

9. Os nomes espanhis ou hispnicos (pases de lngua espanhola) so registrados
pelo penltimo sobrenome, que, tradicionalmente, corresponde ao sobrenome de
famlia do pai.

Exemplo:
Enrico Gutierrez Salazar
Maria Pereira de la Fuente
Pablo Puentes Hernandez

Arquivam-se:
Gutierrez Salazar, Enrico
Pereira de la Fuente, Maria
Puentes Hernandez, Pablo





AULA 33

Regras de Alfabetao

10. Os nomes orientais - japoneses chineses e rabes - so registrados como se
apresentam.

Exemplo:
Li Yutang -> (chins)
Osama Bin Laden -> (rabe)
Sasazaki Yonoyama -> (japons)

Arquivam-se:
Li Yutang
Osama Bin Laden
Sasazaki Yonoyama









AULA 34

Regras de Alfabetao

11. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem
ser transcritos como se apresentam no se considerando, porm, para fins de
ordenao, os artigos e preposies que os constituem. Admite-se, para facilitar a
ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parnteses aps o nome.

Exemplo:
Embratel
Antonio Silva & Cia.
Fundao Bradesco
A Tentao
The Washington Post
Companhia Petrolfera Nacional
Associao dos Jornalistas
Associao Educacional do DF
El Pas

Arquivam-se:
Antonio Silva & Cia.
Associao Educacional do DF
Associao dos Jornalistas
Companhia Petrolfera Nacional
Embratel
Fundao Bradesco
Pas (El)
Tentao (A)
Washington Post (The)









AULA 35

Regras de Alfabetao

12. Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assemblias e assemelhados
os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim,
entre parnteses.

Exemplo:
II Encontro Nacional de Arquivistas
Quinto Congresso de Biblioteconomia
3. Curso de Cincias Contbeis

Arquivam-se:
Congresso de Biblioteconomia (Quinto)
Curso de Cincias Contbeis (3.)
Encontro Nacional de Arquivistas (II)










AULA 36

Mtodo Numrico Simples

Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o seu
NMERO, a escolha deve recair sobre o mtodo numrico simples.

Mtodo Numrico-cronolgico

Neste mtodo, os documentos sero organizados tomando-se por base uma data,
que, em geral, a data de produo do documento ou o perodo a que este se
refere. o mtodo ideal para se arquivar, por exemplo, documentos contbeis
(balanos, balancetes, dirios) e contas a pagar/a receber depois que estas j
foram agrupadas por credor/devedor.







AULA 37

Mtodo Geogrfico

Neste mtodo, os documentos sero de acordo com o local ou setor em que foram
produzidos (procedncia). o caso, por exemplo, de uma instituio que possua
diversas filiais e que, em seu arquivo intermedirio, organize os documentos
separando-os por filial. Neste caso, estar sendo utilizado o mtodo geogrfico.







AULA 38

Mtodo Ideogrfico (Por Assunto)

O mtodo ideogrfico aquele que separa os documentos por assunto.

No existem na Arquivologia esquemas padronizados de classificao por assunto,
como ocorre em relao Biblioteconomia - Classificao Decimal de Dewey (CDD)
e Classificao Decimal Universal (CDU).

Assim, cada instituio dever, de acordo com suas peculiaridades, elaborar seu
prprio plano de classificao, onde os assuntos devem ser grupados sob ttulos
principais e estes subdivididos em ttulos especficos, partindo-se sempre dos
conceitos gerais para os particulares.

A elaborao do plano de classificao exigir um estudo completo da organizao
(suas finalidades, funcionamento etc.), alm de um levantamento minucioso da
documentao arquivada por esta.

Tomemos como exemplo alguns cdigos de classificao com respectivos assuntos
constantes no plano de classificao desenvolvido pelo CONARQ e sugerido s
instituies pblicas do poder Executivo Federal:

012.3 Campanhas institucionais
022.11 Cursos promovidos pela instituio
024.111 Salrio-famlia
025 Apurao de Responsabilidade
034.1 Controle de estoque
042 Manuteno de Veculos

Este Plano de Classificao servir de base para a Tabela de Temporalidade, que
indicar os prazos de guarda e a destinao final de cada documento. Desta forma,
a ordenao ideogrfica, quando combinada com a cronolgica, facilitar a etapa de
eliminao, transferncia ou recolhimento dos documentos, uma vez que estes
estaro organizados por assunto, e cada assunto estar com sua temporalidade
definida na Tabela em questo.

Na prtica, os documentos sero classificados de acordo com o assunto, devendo
ser anotado nos mesmos seus cdigos de classificao (a lpis), que servir para
identificar o prazo de guarda e a destinao final de cada um.







AULA 39

Como determinar o mtodo a ser aplicado

Apesar de existirem vrias formas de se organizar documentos, no possvel
identificar determinado sistema como sendo o mais adequado, sem antes conhecer
a documentao a ser tratada. Em suma, o melhor mtodo de arquivamento
depender exclusivamente das caractersticas dos documentos em questo.
Determinados tipos de documentos, se organizados com mtodos inadequados,
dificilmente sero localizados no futuro.

O mtodo de arquivamento determinado, portanto, pela natureza dos
documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade, podendo a instituio
adotar quantos mtodos forem necessrios para bem organizar seus documentos.

Tome como exemplo o arquivamento de Notas Fiscais por uma grande rede de
supermercados. Se o arquivista tomasse por base apenas o documento, indicaria
talvez o mtodo numrico simples como soluo para o bom acondicionamento
destes documentos. Ocorre que, ao se levar em considerao a estrutura da
entidade, poder-se-ia separar as referidas notas por unidade que produziu o
documento (mtodo geogrfico); dentro de cada unidade, estas notas poderiam ser
separadas por tipo de produto (mtodo ideogrfico) e ainda, dentro de cada
produto, por fornecedor (mtodo alfabtico simples) e pela data de expedio da
referida nota (mtodo numrico cronolgico).

Observe que a instituio pode adotar quantos mtodos forem necessrios para
bem ordenar seus documentos, podendo inclusive combinar os mtodos entre si,
procurando melhor organizar sua documentao. A utilizao da guia-fora, quando
da busca do documento, facilitar ainda o controle de sada dos documentos que,
porventura, tenham sido emprestados. Por guia-fora entende-se um formulrio
onde o profissional de arquivo anota os dados do documento e a data de sada do
mesmo, colocando-o no local do documento emprestado, de forma a identificar a
sada do mesmo. Quando do retorno do documento ao seu local, tal guia ser
inutilizada ou destinada a servir de base para um levantamento estatstico das
atividades do Arquivo.






MDULO II
O GERENCIAMENTO DA INFORMAO E A GESTO DE DOCUMENTOS

AULA 1

Gesto de documentos

A Lei 8.159/91, em seu pargrafo 3o define gesto de documentos como o
conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de
produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase
corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda
permanente.

Assim, podemos entender que qualquer atividade que vise controlar o fluxo de
documentos existente na instituio, de forma a assegurar a eficincia das
atividades administrativas, estar inserida na gesto de documentos.

A gesto de documentos atingida atravs do planejamento, organizao, controle,
coordenao dos recursos humanos, do espao fsico e dos equipamentos, com o
objetivo de aperfeioar e simplificar o ciclo documental.

A gesto de documentos tem os seguintes objetivos:
assegurar, de forma eficiente, a produo, administrao, manuteno e
destinao de documentos;
garantir que a informao governamental esteja disponvel quando e onde
seja necessria ao governo e aos cidados;
assegurar a eliminao dos documentos que no tenham valor
administrativo fiscal, legal ou para a pesquisa cientfica;
assegurar o uso adequado da microgrfica, processamento automatizado de
dados e outras tcnicas avanadas de gesto da informao;
contribuir para o acesso e preservao dos documentos que meream
guarda permanente por seus valores histrico e cientfico.







AULA 2

Fases da Gesto de Documentos

As trs fases bsicas da gesto de documentos so: produo, utilizao e
destinao .

1 Fase (Produo)

Refere-se ao ato de elaborar documentos em razo das atividades especficas de
um rgo ou setor. Nesta fase deve-se otimizar a criao de documentos, evitando-
se a produo daqueles no essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado,
controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o uso adequado dos
recursos de reprografia e de automao. Recomenda-se, nesta fase, evitar a
reproduo desnecessria de documentos, pois o acmulo desordenado de papis
implicar em maior dificuldade do controle das informaes no arquivo .





AULA 3

Fases da Gesto de Documentos

2 Fase (Utilizao)

Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessrio ao cumprimento de sua
funo administrativa, assim como sua guarda aps cessar seu trmite.

Esta fase envolve mtodos de controle relacionados s atividades de protocolo e s
tcnicas especficas para classificao, organizao e elaborao de instrumentos
de recuperao da informao. O arquivamento tambm ser controlado nesta
etapa. Desenvolve-se, tambm, a gesto de arquivos correntes e intermedirios e a
implantao de sistemas de arquivo e de recuperao da informao.




AULA 4

Fases da Gesto de Documentos

3 Fase (Avaliao e Destinao)

Envolve as atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dos
documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e
quais sero preservados permanentemente.












AULA 5

Diagnsticos

a anlise detalhada dos aspectos relacionados ao funcionamento do arquivo da
instituio, de forma a identificar as falhas ou lacunas existentes, permitindo a
adoo de medidas que visem aumentar a eficincia do mesmo.

O diagnstico proporciona informaes como:
1. instalaes fsicas (infiltraes, goteiras, poeira, luz solar, etc.);
2. condies ambientais (temperatura, umidade, luminosidade);
3. condies de armazenamento;
4. estado de conservao do documento;
5. espao fsico ocupado;
6. volume documental;
7. controle de emprstimos (freqncia de consultas);
8. recursos humanos (nmero de pessoas, nvel de escolaridade, formao
profissional);
9. acesso informao;
10. gnero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais, cartogrficos,
iconogrficos, microgrficos e informticos);
11. arranjo e classificao dos documentos (mtodos de arquivamento
adotados);
12. tipo de acondicionamento (pastas, caixas, envelopes, amarrados, etc.).

De posse dos dados acima citados, o Arquivista est habilitado a analisar
objetivamente a real situao dos servios de arquivo, e fazer seu diagnstico para
propor as alteraes e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no
sistema a ser implantado.







AULA 6

Gesto de Documentos Correntes

O estabelecimento de normas para o tratamento de documentos em fase corrente
permite aproveitar ao mximo a informao disponvel e necessria tomada de
decises, bem como os recursos humanos e materiais existentes. Essas normas
visam aumentar a eficcia administrativa, facilitar a recuperao mais rpida dos
documentos e/ou informaes neles contidas e racionalizar sua guarda e
conservao.

O documento corrente aquele necessrio ao desenvolvimento das atividades de
rotina de uma instituio e, por conseqncia, os procedimentos realizados para a
sua classificao, registro, autuao e controle da tramitao, expedio, e
arquivamento tm por objetivo facilitar o acesso s informaes neles contidas.
Esse conjunto de operaes tcnicas caracteriza os servios de gesto dos
documentos correntes. Nas administraes pblica e privada, as unidades
responsveis por tais servios so intituladas protocolo e arquivo, arquivo e
comunicaes administrativas, servio de comunicaes etc.








AULA 7

Gesto de Documentos Intermedirios

Encerrado o perodo de arquivamento na fase corrente, alguns documentos podem
ser eliminados imediatamente, desde que assim definidos na Tabela de
Temporalidade da instituio, mas uma parte relativamente importante destes
dever ser conservada por um perodo mais longo em funo de razes legais ou
administrativas. Neste caso, no se justifica a sua guarda junto aos organismos que
os produziram, pois estes documentos ocupariam um espao em locais onde o
metro quadrado extremamente caro. Os depsitos de armazenagem temporria
constituem uma alternativa cujo objetivo principal minimizar o custo pblico da
guarda de documentos intermedirios, racionalizando espao fsico, equipamentos e
recuperao da informao.

Responsveis pela guarda fsica dos documentos de uso pouco freqente, os
arquivos intermedirios:
atendem s consultas feitas pelos rgos depositantes;
coordenam as transferncias de novos documentos aos seus depsitos;
procedem aplicao de tabelas de temporalidade atravs de seleo de
documentos para eliminao ou recolhimento;
coordenam o recolhimento de documentos permanentes para o arquivo de
terceira idade.

Os documentos s devem ser aceitos para guarda intermediria quando for
conhecido o seu contedo, o prazo de guarda e a data de eliminao ou
recolhimento.






AULA 8

Gesto de Documentos Intermedirios


A unidade administrativa que transfere os documentos ao arquivo intermedirio
conserva seus direitos sobre os mesmos, podendo consult-los ou tom-los por
emprstimo. O atendimento s consultas e emprstimos deve ser rpido e preciso.
A consulta por parte de terceiros s permitida com a autorizao da unidade
administrativa que transferiu os documentos.

Geralmente, os depsitos de arquivamento intermedirio esto localizados fora dos
centros urbanos (terrenos mais baratos), mas em locais de acesso fcil e rpido.

A construo e os equipamentos so simples mas devem permitir a conservao
adequada do acervo documental, contra elementos que possam danific-los, como
incndios, inundaes, poluio atmosfrica, excesso de umidade e de luz solar.

A gesto de documentos na administrao pblica regida pela Lei 8.159/91,
descrita a seguir.

Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras
providncias.

O PRESIDENTE DA REPBLICA
Fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:

CAPTULO I
DISPOSIES GERAIS

Art. 1 - dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a
documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao
desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao.
Art. 2 - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter
pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas,
bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a
natureza dos documentos.
Art. 3 - Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e
operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
Art. 4 - Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu
interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de
arquivos que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade,
ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do
Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da
imagem das pessoas.
Art. 5 - A administrao pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na
forma da Lei.
Art. 6 - Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral
decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e
administrativa.



CAPTULO II
DOS ARQUIVOS PBLICOS

Art. 7 - Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal,
estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes
administrativas, legislativas e judicirias.
1 - So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos
por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto
de servios pblicos no exerccio de suas atividades.
2 - A cessao de atividade de instituies pblicas e de carter pblico implica
o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua
transferncia instituio sucessora.
Art. 8 - Os documentos pblicos so identificados como correntes intermedirios e
permanentes.
1 - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem
movimentao, constituam objeto de consultas freqentes.
2 - Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso
corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam
a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico,
probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Art. 9 - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de
carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica
pblica, na sua especfica esfera de competncia.
Art. 10 - Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis.

CAPTULO III
DOS ARQUIVOS PRIVADOS

Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos
ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades.
Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de
interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes
relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional.
Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no
podero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem
transferidos para o exterior.
Pargrafo nico - Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer
preferncia na aquisio.
Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de
interesse pblico e social poder ser franqueado mediante autorizao de seu
proprietrio ou possuidor.
Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social
podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas
pblicas.
Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos
anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse
pblico e social.




CAPTULO IV
DA ORGANIZAO E ADMINISTRAO
DE INSTITUIES ARQUIVSTICAS PBLICAS

Art. 17 - A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete
s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.
1 - So arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos
do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder
Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes
Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica.
2 - So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder
Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
3 - So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do
Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
4 - So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder
Legislativo.
5 - Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua
estrutura poltico-jurdica.
Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos
produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e
facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a
poltica nacional de arquivos.
Pargrafo nico - Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder
criar unidades regionais.
Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o
recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal
no exerccio de suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos
documentos sob sua guarda.
Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o
recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal
no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e
secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua
guarda.
Art. 21 - Legislao Estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de
organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto
e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal, e nesta
Lei.

CAPTULO V
DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PBLICOS

Art. 22 - assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos.
Art. 23 - Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos
rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos.
1 - Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e
do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da
intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originalmente
sigilosos.
2 - O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do
Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de
sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual
perodo.
3 - O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e a imagem das
pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da data de
sua produo.



Art. 24 - Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio
reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de
direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte.
Pargrafo nico - Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada
de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.

DISPOSIES FINAIS

Art. 25 - Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da
legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor
permanente ou considerado como de interesse pblico e social.
Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ , rgo vinculado
ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo
central de um Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
1 - O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do
Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsticas e
acadmicas, pblicas e privadas.
2 - A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo sero
estabelecidos em regulamento.
Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 28 - Revogam-se as disposies em contrrio.

Braslia, em 08 de janeiro de 1991; 170 da Independncia e 103 da Repblica.
FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho










AULA 9

PROTOCOLO

Entende-se por protocolo o conjunto de operaes visando o controle dos
documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar a imediata
localizao e recuperao dos mesmos, garantindo, assim, o acesso informao.
A atividade de protocolo tpica da fase corrente, pois nesta idade que os
documentos tramitam bastante.

O protocolo realiza as seguintes atividades:
- Recebimento
- Registro e Autuao
- Classificao
- Expedio / Distribuio
- Controle / Movimentao






AULA 10

Recebimento:

Os documentos a serem tramitados pela instituio devem ser apresentados ao
protocolo para que este passe a controlar tal atividade. a etapa de recebimento
dos documentos, tanto os produzidos internamente quanto os encaminhados
instituio por outras empresas.

Registro e Autuao

o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de
controle (informatizado ou manual), atribuindo ao mesmo um nmero de
acompanhamento (autuao ou protocolizao).











AULA 11

Classificao

Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuar anlise a fim de identificar
os assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os cdigos existentes
na Tabela de Temporalidade da instituio. Os documentos que, porventura, forem
recebidos em envelopes fechados, devero ser abertos pelo Protocolo, para que
seja realizada a classificao dos mesmos, desde que no sejam particulares
(documentos no endereados instituio, e sim a um funcionrio em particular)
ou sigilosos (ultra-secretos, secretos, confidenciais ou reservados). Tais
documentos (particulares e sigilosos) devero ser encaminhados diretamente aos
respectivos destinatrios, sem a necessidade de serem classificados, pois tm
acesso restrito. Apenas os destinatrios podero abrir estes documentos.

Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) devero ser
abertos e analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de
serem encaminhados aos seus destinatrios.







AULA 12

Expedio / Distribuio

a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatrio. Chama-se
distribuio quando interna, e expedio quando direcionada a outra instituio.

Controle da tramitao / Movimentao

a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores por que
passam os documentos, de forma a recuper-lo com rapidez, quando necessrio,
bem como identificar possveis atrasos na tramitao destes.








AULA 13

AVALIAO DE DOCUMENTOS

o processo em que so estabelecidos prazos de guarda nas fases corrente e
intermediria, bem como a destinao final dos documentos da instituio
(eliminao ou guarda permanente). Na prtica, o ato de se criar a Tabela de
Temporalidade, realizado pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos.

A complexidade e abrangncia de conhecimentos exigidos pelo processo de
avaliao de documentos de arquivo requerem, para o estabelecimento de critrios
de valor, a participao de pessoas ligadas a diversas reas profissionais.

Como justificativa para esta exigncia, verifica-se a necessidade de se identificar a
utilidade das informaes contidas nos documentos. Assim, na tarefa de avaliar,
deve-se constituir equipes tcnicas integradas por profissionais que conheam a
estrutura e o funcionamento da instituio :
arquivista ou responsvel pela guarda dos documentos;
autoridade administrativa, conhecedora da estrutura e funcionamento do
rgo a que esteja subordinado o setor responsvel pela guarda dos documentos;
profissionais da rea jurdica;
profissional da rea financeira;
profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata os
documentos, objeto de avaliao (historiador, economista, engenheiro, socilogo,
mdico, estatstico etc).








AULA 14

AVALIAO DE DOCUMENTOS

Com base na teoria das trs idades, a aplicao dos critrios de avaliao efetiva-se
na fase corrente, a fim de se distinguirem os documentos de valor eventual (de
eliminao sumria) daqueles de valor informativo ou probatrio. Deve-se evitar a
transferncia para arquivo intermedirio de documentos que no tenham sido
anteriormente avaliados, pois o desenvolvimento do processo de avaliao e
seleo nesta fase de arquivamento extremamente oneroso do ponto de vista
tcnico e gerencial.

Vantagens da avaliao para a instituio:

- possibilita a eliminao de documentos destitudos de valor primrio e secundrio
, trazendo para a instituio ganho considervel de espao fsico ;

- diminui os gastos com recursos humanos e material, uma vez que no haver
necessidade de se conservar tantos documentos inteis;

- facilita a recuperao das informaes contidas no arquivo, uma vez que o volume
de documentos guardados ser menor, facilitando a busca.





MDULO III
DOCUMENTOS SIGILOSOS E OSTENSIVOS


AULA 1

Documentos sigilosos e ostensivos

Quanto natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos.

A classificao de ostensivo ou ordinrio dada aos documentos cuja divulgao
no prejudica a administrao.

Consideram-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de
conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda
para sua custdia e divulgao.







AULA 2

Graus de sigilo

Segundo a necessidade do sigilo e quanto extenso do meio em que pode
circular, so quatro os graus de sigilo e as suas correspondentes categorias, em
ordem do maior para o menor grau de sigilo:
- ultra-secreto;
- secreto;
- confidencial; e
- reservado.




AULA 3

Graus de sigilo

A classificao de ultra-secreto dada aos assuntos que requeiram excepcional
grau de segurana e cujo teor ou caractersticas s devam ser do conhecimento de
pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

So assuntos normalmente classificados como ultra-secretos aqueles da poltica
governamental de alto nvel e segredos de Estado.

Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de segurana e cujo
teor ou caractersticas podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem
intimamente ligadas ao estudo ou ao seu manuseio, sejam autorizadas a deles
tomar conhecimento, funcionalmente.

So assuntos geralmente classificados como secretos os referentes a planos,
programas e medidas governamentais; os assuntos extrados de matria ultra-
secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria original,
necessitam de maior difuso, tais como: planos ou detalhes de operaes militares;
planos ou detalhes de operaes econmicas ou financeiras; aperfeioamento em
tcnicas ou materiais j existentes; dados de elevado interesse sob aspectos
fsicos, polticos, econmicos, psicossociais e militares de pases estrangeiros e
meios de processos pelos quais foram obtidos; materiais criptogrficos importantes
que no tenham recebido classificao inferior.

A classificao de confidencial dada aos assuntos que, embora no requeiram alto
grau de segurana, seu conhecimento por pessoa no-autorizada pode ser
prejudicial a um indivduo ou criar embaraos administrativos.

So assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes a pessoal,
material, finanas e outros cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes,
como por exemplo: informaes sobre a atividade de pessoas e entidades, bem
como suas respectivas fontes; radiofreqncia de importncia especial ou aquelas
que devam ser usualmente trocadas; cartas, fotografias areas e negativos que
indiquem instalaes consideradas importantes para a segurana nacional.

Reservados so os assuntos que no devam ser do conhecimento do pblico, em
geral. Recebem essa classificao, entre outros, partes de planos, programas e
projetos e as suas respectivas ordens de execuo; cartas, fotografias areas e
negativos que indiquem instalaes importantes.




AULA 4

MICROFILMAGEM

Microfilmagem uma tcnica que permite criar uma cpia do documento em
formato microgrfico (microfilme ou microficha).


Microfilme

A adoo da microfilmagem exigir da instituio equipamentos que permitam ler
tais documentos, chamados leitoras de microfilmes ou leitoras de microfichas, que,
em alguns casos, permitem a gerao de uma cpia em papel do documento
microfilmado.

A primeira e mais importante razo para justificar o uso do microfilme a economia
de espao. O microfilme uma imagem reduzida de uma forma maior; portanto,
o tamanho extraordinariamente reduzido da imagem de um documento qualquer.

Essa reduo de espao garantida pelo valor legal do microfilme, que significa
que o mesmo possui o mesmo valor do documento original em papel, e poder
substitu-lo nos casos em que no tiver valor histrico.

Para organizar o arquivo de microfilmes, h arquivos prprios como mostrado na
figura a seguir. dispensvel dizer que o arquivo ser acompanhado de um ndice.
Por fora das gavetas so marcados os cdigos dos rolos que elas abrigam, tornando
muito fcil a consulta. Naturalmente dever haver junto do arquivo, um aparelho
para a leitura dos microfilmes.




AULA 5


Arquivo de microfilmes

Poderamos enumerar os seguintes benefcios para o uso da microfilmagem:

- Validade Legal - a microfilmagem um processo reprogrfico autorizado pela Lei
5.433 de 08/05/1968 e pelo Decreto 1.799 de 30/01/1996, que conferem ao
microfilme o mesmo valor legal do documento original;

- Reduo sensvel de espao;

- Acesso fcil e rpido, conseqncia das pequenas dimenses das microformas, da
eficincia de sua catalogao e indexao, comparativamente aos arquivos
convencionais em papel;

- Segurana, por se tratar de um material fotogrfico, alm de permitir reprodues
com rapidez e baixo custo, o arquivo microfilmado, devido ao pequeno volume,
permite o seu acondicionamento em caixas forte (arquivo de segurana), protegido
de sinistros;

- Garantia da confidencialidade das informaes, visto que a olho nu impossvel
visualizar qualquer informao;

- Durabilidade - respeitando-se a determinadas normas da microfilmagem,
acondicionamento e manuseio, os arquivos microfilmados podem ser conservados
indefinidamente.







AULA 6

Preservao, conservao e restaurao de documentos

Alm da guarda do documento, o arquivo dever se preocupar tambm com a
preservao dos documentos da instituio.

A preservao evolver as atividades de conservao, armazenamento e
restaurao dos documentos.

O principal objetivo da conservao o de estender a vida til dos documentos,
procurando mant-los o mais prximo possvel do estado fsico em que foram
criados.

A restaurao tem por objetivo revitalizar a concepo original, ou seja, a
legibilidade do documento.








AULA 7

Agentes exteriores que danificam os documentos

Fsicos:
- Luminosidade - a luz um dos fatores mais agravantes no processo de
degradao dos materiais bibliogrficos, por isso, deve-se evitar a exposio dos
documentos luz natural (luz solar) e ainda reproduo , pois tais fatores causam
o envelhecimento do papel.
- Temperatura Temperaturas demasiado altas ou baixas aceleram a degradao
do papel, que encontra na casa aproximada dos 22 sua temperatura ideal.
- Umidade - o excesso de umidade, bem como o clima muito seco tambm
contribui para a acelerao do processo de envelhecimento do documento.

Esses dois ltimos fatores (temperatura e umidade) so extremamente comuns a
nossa realidade de pas de clima tropical. A umidade o contedo de vapor dgua
presente no ar atmosfrico, resultante da combinao dos fenmenos de
evaporao e condensao dgua, que esto diretamente relacionados
temperatura do ambiente.

Todo o papel possui uma caracterstica comum: o seu carter higroscpio, ou seja,
toda a fibra de papel absorve gua e perde gua de acordo com a taxa de umidade
existente no local em que est sendo mantido. Essa oscilao de umidade faz com
que as fibras se dilatem ao absorver excesso de umidade e se contraiam ao perder
umidade. Esse movimento brusco de contrao e dilatao ocasiona rupturas na
estrutura do papel, causando o seu enfraquecimento.

A taxa adequada para a manuteno de um acervo a seguinte: temperatura de
22 a 25C, umidade relativa de 55%. A medio da temperatura se faz com o uso
de termmetros, e a de umidade com higrmetros, podendo-se utilizar tambm o
termoigrmetro (juno dos dois equipamentos).







AULA 8

Agentes exteriores que danificam os documentos

Qumicos:

- Poluio atmosfrica - A poluio atmosfrica uma das principais causas da
degradao qumica, representada normalmente pela poeira e fumaa.

- Tintas A prpria tinta utilizada para se escrever nos documentos contribui para
sua deteriorao.

- Gordura e oleosidade O prprio manuseio dos documentos acaba por danific-
los, pois as mos deixam oleosidade nos mesmos. Alguns documentos, como
fotografias e negativos so ainda mais sensveis que o papel comum, sendo
recomendado a utilizao de luvas de algodo ao manuse-los.

- Objetos metlicos Deve-se evitar o uso de objetos metlicos, como grampos,
clipes e colchetes, pois os mesmos tendem a enferrujar e, conseqentemente,
acabaro por danificar os documentos. A opo, sempre que possvel, dever recair
sobre objetos de plstico, que no causam tal problema .







AULA 9

Agentes exteriores que danificam os documentos

Biolgicos:
- Insetos: Vrios so os insetos que atacam os documentos, causando a
deteriorao dos mesmos. Dentre estes, podemos destacar as baratas, traas e
brocas.
- Microorganismos Fungos.
- Roedores Ratos.
- Homem Danifica os documentos, por utiliz-lo constantemente e nem sempre
observar a melhor forma de conserv-lo.

A melhor estratgia preventiva para evitar a presena de insetos e roedores:
manter o local de guarda do acervo longe de fontes de alimentos;
evitar comer e manter alimentos no local de guarda do acervo;
evitar que a cantina ou refeitrio fiquem em sala ao lado de guarda do
acervo;
retirar o lixo do dia aps o final do expediente, evitando o pernoite do lixo;
substituir os vidros quebrados das janelas;
arejar os armrios onde os livros estejam guardados, abrindo suas portas
por algumas horas.







AULA 10

Cuidados gerais na conservao dos documentos:

Documentos em papel:

- As estantes e arquivos devem ser de metal pintado (para evitar ferrugem);
- Deve-se manter as mos limpas ao manusear os documentos;
- Evitar qualquer tipo de comida junto aos documentos;
- No utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas crepes, cola branca (PVA) para evitar
a perda de um fragmento de um volume em degradao. Esses materiais possuem
alta acidez, provocam manchas irreversveis onde aplicado ;
- No escrever nos documentos;
- No dobrar as pginas;
- No apoiar os cotovelos ou braos ao ler ou consultar;
- No umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro lquido;
- Para a remoo do p das lombadas e partes externas dos livros, pode-se usar o
aspirador com a escova circular especial para livros, adaptada com tecido de fil ou
gaze, para maior proteo do documento;
- Para a limpeza das folhas, utilizam-se trinchas, escovas macias e flanelas de
algodo;
- Durante a limpeza, removem-se grampos metlicos, etiquetas, fitas adesivas,
papis e cartes cidos;
- Quando houver necessidade de observaes nos documentos, utilizar lpis, que
no agridem tanto o papel quanto as canetas, e ainda permitem eventuais
correes, se necessrio.








AULA 11

Cuidados gerais na conservao dos documentos:

Fotografias:

- Devem receber proteo individual de boa qualidade;
- Devem ser manuseadas com as luvas de algodo e arquivadas em mobilirio de
ao;
- No forar a separao de uma fotografia da outra;
- Escrever o necessrio somente no verso, com lpis macio.

Diapositivos:

- Utilizar materiais de acondicionamento adequados (cartelas flexveis de polietileno
ou polipropileno);
- Utilizar mobilirio metlico; produzir duplicatas para projees freqentes.







AULA 12

Microfilmes:

- Devem ser armazenados em cofres, arquivos ou armrios prova de fogo e
colocados em latas vedadas umidade;
- Devem ser feitas duplicatas;
- A sujeira deve ser removida com um pano limpo que no solte fiapos, umedecido
com Kodak Film Cleaner.

Disquetes e CD-ROM:

- Usar os disquetes de boa qualidade;
- Manter os disquetes em local fresco, seco e longe do computador;
- Usar programas antivrus;
- Proteger o CD contra arranhes e poeira.










AULA 13

Caixas de arquivo:

- Utilizar caixas de papelo ao invs das de plstico, pois estas ltimas tendem a
transpirar quando submetidas a altas temperaturas, observando que as mesmas
devero ser maiores do que os documentos que nelas estejam inseridos e
utilizando, quando necessrio, calos, evitando que os mesmos se dobrem dentro
delas ;

- Na identificao das caixas deve-se utilizar etiquetas auto-adesivas impressas
eletronicamente ou, na impossibilidade desta impresso, utilizando canetas
hidrogrficas ou esferogrficas .

Finalmente, cabe enfatizar que vistorias no acervo devem ser feitas periodicamente
para revis-lo e manter a limpeza, pois limpeza um dos fatores prioritrios de
preservao e deve ser realizada em todas as fases do arquivamento.







AULA 14

Limpeza do assoalho

- Para se evitar a umidade, recomendvel que no haja a entrada de gua no
arquivo, devendo-se optar, para a limpeza do mesmo, panos midos e aspiradores,
evitando-se inclusive a limpeza do piso com gua ;

- A remoo da poeira depositada no assoalho deve ser feita com cuidado, a fim de
evitar o seu deslocamento para a superfcie das estantes e para os documentos.
Idealmente deve ser realizada com o auxlio de aspirador de p, pois assim evita-se
que a poeira fique em suspenso. No se deve utilizar vassoura ou espanadores
como na higienizao domstica, esse procedimento faz com que a poeira se
desloque de um local para outro. Procurar utilizar, na impossibilidade de ter
aspirador de p, a vassoura revestida de pano levemente umedecido. necessrio
que a poeira grude no pano, evitando o seu deslocamento para outra rea do
acervo.

- Em todo esse processo fundamental que o pano de cho nunca esteja molhado.
Para saber se est no ponto correto de utilizao, deve-se torcer o pano at no
pingar nenhum excesso lquido. Ao ficar saturado de sujidade, o pano deve ser
lavado ou substitudo por outro. A utilizao do pano sujo causar apenas o
deslocamento de sujidade de uma rea para outra.


Terminologia Arquivstica

ACERVO
Totalidade dos documentos sob custdia de um arquivo.

ACESSO
Possibilidade de consulta a documentos.
Funo arquivstica destinada a tornar acessveis os documentos e a promover sua
utilizao mediante a preparao e a publicao de instrumentos de pesquisa, a
organizao de servio educativo, de referncia e divulgao.

ACONDICIONAMENTO
Ato ou efeito de embalar documentos de forma apropriada sua preservao e
manuseio.

ACUMULAO
Reunio de documentos produzidos e recebidos no curso das atividades de uma
instituio ou pessoa.

ADMINISTRAO DE ARQUIVOS
Direo, superviso e coordenao das atividades de arquivo.

ADMINISTRAO DE DOCUMENTOS
Ver GESTO DE DOCUMENTOS

AMOSTRAGEM
Tcnica de seleo de documentos representativos de um conjunto.




ANEXAO
Juntada em carter definitivo, na qual prevalece, para referncia, o nmero do
processo mais antigo.

ANEXO
Documento juntado a outro ou a um processo por afinidade de contedo, em
carter definitivo.

APENSAO
Juntada em carter temporrio, feita com o objetivo de elucidar ou subsidiar a
matria tratada, conservando cada
processo a sua identidade e independncia.

APENSO
Documento juntado a processo sem contudo passar a integr-lo.

ARMAZENAMENTO
Ato ou efeito de guardar documentos em reas utilizadas para este fim.
Ver tambm ACONDICIONAMENTO

ARQUIVAMENTO
1. Seqncia de operaes que visam guarda ordenada de documentos
2. Ao pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento cessada a
sua tramitao
Ver tambm ARRANJO e MTODO DE ARQUIVAMENTO

ARQUIVO
1. Conjunto de documentos independente da natureza dos suportes, acumulados
por uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, ao longo de suas atividades.
2. Instituio ou servio que tem por finalidade a custdia, o processamento
tcnico, a conservao e utilizao de arquivos.

ARQUIVO ADMINISTRATIVO
1. Arquivo com predominncia de documentos decorrentes do exerccio das
atividades-meio de uma instituio; expresso usada em oposio a arquivo
tcnico.
2. Unidade administrativa ou servio encarregado do arquivo administrativo

ARQUIVO CENTRAL
Unidade responsvel pela normalizao dos procedimentos tcnicos aplicados aos
arquivos de uma administrao, podendo ou no assumir a centralizao do
armazenamento. Tambm chamado arquivo geral
Ver tambm ARQUIVO SETORIAL

ARQUIVO CORRENTE
1. Conjunto de documentos em tramitao ou no, que pelo seu valor primrio
objeto de consultas freqentes pela entidade que o produziu, a quem compete a
sua administrao.
2. Unidade administrativa ou servio encarregado do arquivo corrente

ARQUIVO ESTADUAL
Arquivo pblico mantido pela administrao pblica estadual

ARQUIVO GERAL
Ver ARQUIVO CENTRAL



ARQUIVO HISTRICO
Ver ARQUIVO PERMANENTE

ARQUIVO INTERMEDIRIO
1. Conjunto de documentos originrios de arquivos correntes, com uso pouco
freqente que aguarda destinao.
2. Unidade administrativa ou servio encarregado do arquivo intermedirio.
3. Depsito especialmente construdo para armazenamento de arquivos
intermedirios.

ARQUIVO MUNICIPAL
Arquivo pblico mantido pela administrao pblica municipal.

ARQUIVO NACIONAL
Arquivo pblico mantido pela administrao central ou federal de um pas.

ARQUIVO PARTICULAR
Ver ARQUIVO PRIVADO.

ARQUIVO PERMANENTE
1. Conjunto de documentos preservados em carter definitivo em funo de seu
valor.
2. Unidade administrativa ou servio encarregado do arquivo permanente tambm
chamado de arquivo histrico.

ARQUIVO PRIVADO
Arquivo acumulado por pessoa fsica ou jurdica de direito privado.

ARQUIVO PBLICO
1. Arquivo acumulado por instituio pblica no exerccio de suas funes,
independente de seu mbito de ao e do sistema de governo do pas.
2. Arquivo integrante da administrao pblica.

ARQUIVO REGIONAL
Arquivo encarregado de arquivos de uma determinada regio.

ARQUIVO SETORIAL
1. Arquivo acumulado por um determinado setor ou servio de uma administrao
2. Unidade administrativa ou servio encarregado do arquivo setorial, existindo um
arquivo central, estar a ele tecnicamente subordinado.

ARQUIVO TCNICO
1. Arquivo com predominncia de documentos decorrentes do exerccio das
atividades-fim de uma instituio; expresso usada em oposio a arquivo
administrativo.
2. Unidade administrativa ou servio encarregado do arquivo tcnico

ARRANJO
Seqncia de operaes que, de acordo com um plano ou quadro previamente
estabelecido, visa organizao dos documentos de um arquivo ou coleo,
utilizando-se diferentes mtodos.




ATIVIDADE-FIM
Expresso que designa as atividades desenvolvidas em decorrncia da finalidade de
uma instituio.
Ver tambm ARQUIVO TCNICO e ATIVIDADE-MEIO.

ATIVIDADE-MEIO
Expresso que designa as atividades que do suporte consecuo das atividades-
fim de uma instituio.
Ver tambm ARQUIVO ADMINISTRATIVO.

AVALIAO
Processo de anlise e seleo de documentos de arquivo, que estabelece sua
destinao de acordo com os valores que lhes so atribudos.
Ver tambm COMISSO DE AVALIAO.

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produo
at sua eliminao ou guarda permanente.
Ver tambm TEORIA DAS TRS IDADES

CLASSE
Cada diviso que compe um sistema de classificao.

CLASSIFICAO
1. Organizao dos documentos de um arquivo ou coleo, de acordo com um
Plano de Classificao ou Quadro de Arranjo.
2. Ato ou efeito de analisar e identificar o contedo de documentos, selecionar a
categoria de assunto sob a qual devem ser arquivados e determinar o cdigo para a
sua recuperao.
3. Ato pelo qual se atribui a documentos, ou s informaes neles contidas, graus
de restrio de acesso. Tambm chamada classificao de segurana.

CLASSIFICAO DECIMAL
Ver MTODO DECIMAL.

CDIGO
Conjunto de smbolos, normalmente letras e/ou nmeros que mediante uma
conveno, representam dados.
Ver tambm NOTAO.

CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS
Sistema de cdigo derivado de um Plano de Classificao.

COMISSO DE AVALIAO
Grupo multidisciplinar encarregado da avaliao de documentos de um arquivo.

CONSERVAO
Ato ou efeito de promover a preservao e a restaurao de documentos.

CONSULTA
Busca direta ou indireta de informaes.

DATA DE ACESSO
Perodo a partir do qual, terminado o prazo de restrio de acesso, o documento
est liberado para consulta.



DATAS-LIMITE
Elemento de identificao cronolgica, em que so mencionados o incio e trmino
do perodo abrangido por um conjunto de documentos.

DESCARTE
Excluso de documentos do acervo de um arquivo, aps avaliao, com a finalidade
de encaminh-los a uma instituio ou pessoa.
Ver tambm ELIMINAO

DESCRIO
Conjunto de procedimentos que, levando em conta os elementos formais e de
contedo das unidades de arquivamento representam-nas nos instrumentos de
pesquisa.

DESTINAO
Deciso, a partir da avaliao, quanto ao encaminhamento dos documentos para
guarda permanente ou eliminao
Ver tambm: TABELA DE TEMPORALIDADE

DOCUMENTAO
1. Conjunto de documentos
2. Ato ou servio de coleta, organizao, processamento tcnico e disseminao de
informaes e documentos

DOCUMENTO
Unidade de registro de informaes qualquer que seja o suporte utilizado.
Ver tambm ITEM DOCUMENTAL.

DOCUMENTO OFICIAL
Documento emanado do poder pblico ou de instituies de direito privado que
produz efeitos de ordem jurdica na comprovao de um fato.

DOCUMENTO PBLICO
1. Do ponto de vista da acumulao, documento de arquivo pblico.
2. Do ponto de vista da propriedade, documento de propriedade do poder pblico.
3. Do ponto de vista da produo, documento emanado do poder pblico.

DOSSI
Unidade de arquivamento constituda de documentos relacionados entre si por
assunto.

ELIMINAO
Destruio de documentos que, na avaliao, foram considerados sem valor para a
guarda permanente.

ESPCIE DOCUMENTAL
Diviso de gnero documental, que rene tipos documentais por suas
caractersticas comuns de estruturao da informao, como ata, carta, decreto,
fotografia, memorando, ofcio, plantas, relatrio.

FICHRIO
1. Conjunto de fichas ordenadas, segundo critrios pr-estabelecidos, utilizado para
fins de controle e recuperao de documentos e informaes.
2. Mvel utilizado para guarda de fichas.




FUNDO
Conjunto de documentos de uma mesma provenincia; termo que equivale a
arquivo. Tambm referido como ncleo.

FUNDO ABERTO
Conjunto ao qual podem ser acrescentados novos documentos, em funo do
gerador do arquivo continuar em atividade. Tambm referido como ncleo aberto.

FUNDO FECHADO
Fundo que, em funo do fato do gerador do arquivo no se encontrar mais em
atividade, no receber acrscimos de documentos de data posterior a sua
existncia. Tambm referido como ncleo fechado.

GNERO DOCUMENTAL
Reunio de espcies documentais que se assemelham por seus caracteres
essenciais, particularmente o suporte e a forma de registro da informao, como
documentao audiovisual, documentao cartogrfica, documentao iconogrfica,
documentao informtica, documentao microgrfica, documentao textual.

GESTO DE DOCUMENTOS
Administrao da produo, tramitao, organizao, uso e avaliao de
documentos, mediante tcnicas e prticas arquivsticas, visando a racionalizao e
eficincia dos arquivos. Tambm referida como administrao de documentos.

GUIA DE RECOLHIMENTO
Ver RELAO DE RECOLHIMENTO.

GUIA DE TRANSFERNCIA
Ver RELAO DE TRANSFERNCIA

IDENTIFICAO
Processo de reconhecimento, sistematizao e registro de informaes sobre
arquivos com vistas ao seu controle fsico e/ou intelectual.

ITEM DOCUMENTAL
Unidade documental materialmente indivisvel. Tambm referido como pea.
Ver tambm DOCUMENTO.

JUNTADA
Ato ou efeito de apensao ou anexao de um processo a outro. Termo tambm
aplicado juno de documentos a um processo.

LISTA DE ELIMINAO
Relao de documentos cuja eliminao foi autorizada.
Ver tambm. TERMO DE ELIMINAO

LISTA DE RECOLHIMENTO
Ver RELAO DE RECOLHIMENTO

LISTA DE TRANSFERNCIA
Ver RELAO DE TRANSFERNCIA

MTODO DE ARQUIVAMENTO
Seqncia de operaes que determina a disposio dos documentos de um
arquivo ou coleo, uns em relao aos outros, e a identificao de cada unidade.



MTODO DECIMAL
Mtodo de ordenao que tem por eixo um plano prvio de distribuio dos
documentos em dez grandes classes, cada uma podendo ser subdividida em dez
subclasses e assim por diante.

NOTAO
Cdigo de identificao das unidades de arquivamento, constitudo de nmeros,
letras e/ou sinais, que permite sua ordenao ou localizao.

NCLEO
Ver FUNDO

ORDENAO
Ato ou efeito de dispor documentos ou informaes segundo um determinado
mtodo.

PEA
Ver ITEM DOCUMENTAL

PERODO DE RETENO
Perodo de tempo, baseado em estimativas de uso, em que os documentos devem
ser mantidos nos arquivos correntes, antes de serem transferidos para um arquivo
intermedirio, ou em um arquivo intermedirio, antes de serem recolhidos ao
arquivo permanente.

PLANO DE CLASSIFICAO
Esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funes da instituio e
anlise do arquivo por ela produzido, pelo qual se distribuem os documentos em
classes, de acordo com mtodos de arquivamento especficos. Expresso
geralmente adotada em arquivos correntes.
Ver tambm CDIGO DE CLASSIFICAO

PRAZO DE ELIMINAO
Prazo fixado em Tabela de Temporalidade para eliminao de documentos no
considerados de valor permanente.

PRAZO DE GUARDA
Prazo definido na Tabela de Temporalidade, ao fim do qual a destinao
efetivada. Tambm referido como prazo de reteno.
Ver tambm PERODO DE RETENO

PRAZO DE RETENO
Ver PRAZO DE GUARDA

PRESERVAO
Preveno da deteriorao e danos em documentos, por meio de adequado controle
ambiental e/ou tratamento.

PRINCPIO DA PROVENINCIA
Princpio bsico da Arquivologia segundo o qual os arquivos gerados por uma
instituio ou pessoa no devem ser misturados aos de outros geradores.

PRINCPIO DO RESPEITO AOS FUNDOS
Ver PRINCPIO DA PROVENINCIA




PROJEO
Salincia colocada, ou existente, na parte superior das fichas, guias ou pastas
suspensas destinada ao registro de informaes, permitindo rpida visualizao.

PROTOCOLO
Servio encarregado do recebimento, registro, classificao , distribuio,
tramitao e expedio de documentos.
Ver tambm ARQUIVO CORRENTE

RECOLHIMENTO
1. Entrada de documentos em arquivos permanentes, em conformidade com a sua
jurisdio arquivstica.
2. Operao pela qual um conjunto de documentos passa da custdia do arquivo
intermedirio para o arquivo permanente.
Ver tambm RELAO DE RECOLHIMENTO

RECUPERAO DA INFORMAO
Ato ou efeito de identificar ou localizar a informao desejada.

RELAO DE RECOLHIMENTO
Instrumento de controle da entrada de documentos em arquivos permanentes.

RELAO DE TRANSFERNCIA
Instrumento de controle da entrada de documentos em arquivos intermedirios.

SELEO
Eleio, durante a avaliao de um arquivo, dos documentos de valor permanente e
dos passveis de eliminao, mediante critrios e tcnicas previamente
estabelecidos.

SISTEMA DE ARQUIVAMENTO
Conjunto de rotinas, procedimentos e mtodos de arquivamento compatveis entre
si, tendo em vista a organizao e conservao de documentos ou arquivos, bem
como acesso gil s informaes neles contidas.

SISTEMA DE ARQUIVOS
Conjunto de arquivos que independentemente da posio que ocupam nas
respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado
na persecuo de objetivos comuns

TABELA DE TEMPORALIDADE
Instrumento de destinao, aprovado pela autoridade competente, que determina
prazos de transferncia, recolhimento ou eliminao de documentos.

TEORIA DAS TRS IDADES
Teoria segundo a qual os arquivos so correntes, intermedirios ou permanentes de
acordo com a freqncia de uso por seus geradores e a identificao de seus
valores primrio e secundrio.
Ver tambm CICLO VITAL DE DOCUMENTOS

TERMO DE ELIMINAO
Instrumento que rene informaes sucintas sobre os documento que, aps terem
cumprido o prazo de guarda estabelecido na Tabela de Temporalidade, foram
eliminados.
Ver tambm LISTA DE ELIMINAO.



TIPO DOCUMENTAL
Diviso de espcie documental que rene documentos por suas caractersticas
comuns em termos de frmula diplomtica, natureza de contedo ou tcnica do
registro, tais como cartas precatrias, cartas rgias, cartas-patentes, decretos sem
nmero, decretos-leis, decretos legislativos, fotografias temticas, retratos,
daguerretipos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras.

TIPOLOGIA DOCUMENTAL
Ver TIPO DOCUMENTAL

TRANSFERNCIA
Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermedirio

TRIAGEM
Ver SELEO

UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
Documento ou conjunto de documentos que se toma por base para fins de
armazenamento, notao e arranjo.

VALOR ADMINISTRATIVO
Valor que um documento possui para a administrao produtora do arquivo, na
medida em que informa ou aprova seus atos presentes ou futuros.
Ver tambm VALOR PRIMRIO

VALOR FISCAL
Valor atribudo a documentos ou arquivos para comprovao de operaes
financeiras ou fiscais.

VALOR HISTRICO
Ver VALOR PERMANENTE

VALOR INFORMATIVO
Valor que um documento possui pelas informaes nele contidas, independente de
seu valor probatrio.

VALOR LEGAL
Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir
um direito .
Ver tambm VALOR PROBATRIO

VALOR PERMANENTE
Valor probatrio ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um
documento em um arquivo.
Ver tambm VALOR SECUNDRIO

VALOR PRIMRIO
Valor atribudo aos documentos em funo do interesse que possam ter para o
gerador do arquivo, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos,
legais e fiscais.

VALOR SECUNDRIO
Valor atribudo aos documentos em funo do interesse que possam ter para o
gerador do arquivo, e para outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins
diferentes daqueles para os quais foram original-mente produzidos.



UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
Documento ou conjunto de documentos que se toma por base para fins de
armazenamento, notao ou arranjo.