April Magaña

Con estudios reconocidos ante la
Secretara de Educacin Pblica SEP,

Segn acuerdo 20090279 de fecha 24 de mayo de 2009.

Sistema de control de Inventarios

Informe de Estada Empresarial de la Licenciatura en Administracin de Empresas del
Sistema UNIDA
Presenta:

APRIL MAGAA ALPUCHE

Asesor Acadmico: Asesor Empresarial:

LIC. MANUEL A. VILLEGAS ROSIQUE LIC. ISABEL CRISTINA MARTINEZ GARCIA

REPRESENTACIONES Y DISTRIBUCIONES EVYA S.A. DE C.V.
SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS Pgina 2

INDICE
1. INTRODUCCION

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA..
1.2 OBJETIVOS
1.3 IMPORTANCIA DE ESTUDIO.
1.4 LIMITACIONES DE ESTUDIO.
1.5 JUSTIFICACION..


Captulo I

INTRODUCCIN


INTRODUCCION

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La empresa para la cual realizare el proyecto de mejora es una institucin que juega un
papel intermediario entre los contratos eventuales que se realizan con Petrleos
Mexicanos y el ITSR los cuales se basan en obras realizadas en campo, ya sea de
topografa o en plataformas. Asimismo es importante que dentro de este tipo de
contratos exista la parte administrativa la cual pueda llevar a cabo los diferentes
procedimientos y papeleos que los ingenieros necesitan. En rea de Recursos
Materiales se lleva el control de todas las transacciones que se realizan, ya sea en la
caja chica u operaciones mayores. La problemtica que he observado y en la que me
voy a enfocar es el control de Inventario, ya que es muy poca la atencin que se le
presta a los productos o materiales que entran y salen del mismo, lo cual es algo de
suma importancia para poder mantener un mejor control tanto en la caja chica como en
las transacciones mayores a cinco mil pesos y de la misma manera poder realizar la
obtencin de productos o material de papelera de una manera ms efectiva sin que
existan excesos ni falta de los mismo.

1.2 OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Elaborar un sistema de control de inventarios que permitaconocer la existencia
de los activos fijos, inmuebles y mercanca de la empresa.

OBJETIVOS ESPECIFICOS.

Tener un mejor control en cuanto a las requisiciones por parte de los ingenieros
y el personal administrativo
Definir claramente cules son los pasos a seguir para la solicitud de materiales
tanto por parte de departamento de ingeniera as como tambin del personal
administrativo.
Tener control en donde se pueda llevar una calendarizacin ms exacta para la
obtencin de productos, la cantidad necesaria y la frecuencia con la que se
deben adquirir.


1.3 IMPORTANCIA DE ESTUDIO

La elaboracin de este sistema de control de inventarios parael departamento de
Recursos Materiales es de suma importancia, tanto para los ingenieros que trabajan en
campo como para el personal administrativo en cuanto a la solicitud de materiales y
productos, as mismo ser de til ayuda para el departamento de Recursos Materiales
en cuanto al inventario ya que permitir estandarizarlos procesos y mantener un mejor
control de todo el material existente, controlar las entradas y salidas de los mismos,
mantener un orden en las fechas y frecuencia en que se obtienen para evitar el exceso
o el faltante.

Por otro lado el poder tener un control ms exacto de lo ya mencionado permitir
realizar cada cierto tiempo balances generales ms eficaces y fciles en esta rea de
la empresa ya que todo se encontrara en el debido orden correspondiente.

1.4 LIMITACIONES DE ESTUDIO

Una de las principales limitaciones en la realizacin de este sistema es que
desafortunadamente no se ha llevado un control eficiente del inventario, por lo tanto la
primera limitacin seria no contar con la informacin necesaria del material con que se
cuenta en existencia.

1.5JUSTIFICACION

La finalidad de este sistema de control de inventarios es poder mantener un orden
tanto en la existencia de material, uniformes, equipo de trabajo etc., adems de
mantener control de las entradas y salidas de lo ya mencionado. Al realizarse este
manual el departamento de recursos materiales podr disminuir la carga de trabajo,
igualmente tanto los asistentes administrativos como los de campo podrn contar con
los recursos necesarios al hacer las solicitudes de los mismos de manera rpida y
eficiente.


Captulo II

MARCO REFERENCIAL


2. MARCO REFERENCIAL

2.1 CARACTERIZACION DE LA EMPRESA

Grupo EVYA es una empresa 100% mexicana, esta fue establecida en el ao de 1991
en Ciudad del Carmen, Campeche, es una empresa creativa y dinmica que se ha
dedicado, desde su fundacin, a proporcionar servicios de diseo, ingeniera y
construccin de obras, civil, mecnica, elctrica, de instrumentacin y mantenimiento a
instalaciones y equipos petroleros en tierra y costa afuera.

Sus productos y servicios, se llevan a cabo con soluciones integrales apegadas a las
normas de calidad, para satisfacer las necesidades de nuestros clientes en la Industria
petrolera.

Grupo EVYA cuenta con un patio de construccin de 14 hectreas, 300 metros de
frente de agua y siete metros de calado, ubicado en la margen izquierda de la drsena
del muelle comercial de Dos Bocas, a seis km de la Ciudad de Paraso, Tabasco, lo que
permite un fcil acceso a las instalaciones que explotan los yacimientos de
hidrocarburos de Pemex, en la Sonda de Campeche.

Dentro de una estrategia de diversificacin, EVYA est dispuesta a celebrar alianzas
con empresas que deseen unir sus esfuerzos para lograr un objetivo comn, del que
ambas salgan beneficiadas.

La experiencia adquirida por ms de 20 aos en el desarrollo de contratos de obras y
servicios, en la Industria Petrolera, la respalda ampliamente como empresa lder en
este sector.

Su responsabilidad, honestidad y disposicin de atencin a los clientes, son valores que
brindan la seguridad de que en EVYA, siempre encontrar un socio confiable.

El equipo de trabajo con el que se cuenta est integrado por profesionales
especializados, atentos a asesorar a las empresas que deseen participar en alianzas
con contratos en la Industria Petrolera.


2.2 ESTRUCTURA Y FUNCIONES

El organigrama de los comits del gobierno corporativo que aqu se presenta est
dirigido a la parte ejecutora de la empresa, es decir este organigrama es el que se
utiliza en la matriz de la empresa.
COMITES DEL GOBIERNO CORPORATIVO

FUNCIONES DE LOS COMITES

ORGANIGRAMA DEL AREA ADMINISTRATIVA
Supervision de contrato
Administracion de contrato
Depto. de
Logistica
Depto. de
Recursos
Humanos
Depto de
Recursos
Materiales
Depto.de
Tecnologia e
informatica
Asistente
operativo de RH
Asistente operativo
de RM
Asistente
operativo de
Logistica
Asistente
operativo de TI

Descripcin de Funciones
SUPERVISOR DE CONTRATO Supervisa que cada una de las obras y objetivos se
est llevando a cabo en tiempo y forma, se rene con
los superintendentes de PEMEX para juntas
relacionadas con las obras.
ADMINISTRADOR DE
CONTRATO
Administra cada uno de los departamentos del rea
administrativa, tiene contacto directo con cada uno de
los jefes de los departamentos. Su firma es de suma
importancia para cada uno de los oficios o solicitudes
que se realicen en los departamentos.
DEPTO DE RECURSOS
HUMANOS
Responsable de realizar contrataciones y
capacitaciones al nuevo personal. Administra todo lo
relacionado con nomina, permisos, incapacidades,
vacaciones.
DEPTO DE RECURSOS
MATERIALES
Responsable de la caja chica del departamento
administrativo, rdenes de compra, solicitudes de
materiales de oficina u maquinaria para campo.
Encarga de inventario. Administra todos los pagos a
servicios y proveedores.
DEPTO DE LOGISTICA Responsable de la flota de camionetas de la empresa,
administra vales de gasolina para las mismas, servicios
y reparaciones para las unidades.
DEPTO DE TECNOLOGIA E
INFORMATICA
Responsable de los equipos de la empresa,
computadoras, laptops, cmaras de seguridad.
Administra los contratos de celular con radio para los
que se encuentra en campo.

2.3 MISION, VISION Y VALORES.

POLITICAS DE CALIDAD

Todos los que intervenimos en la administracin o el desarrollo de nuestros productos y
servicios, hacemos el compromiso de apegarnos a las normas de calidad, midiendo la
eficacia de nuestros procesos, con el fin de satisfacer las expectativas y requerimientos
establecidos con los clientes, fomentando as el desarrollo profesional del grupo de
trabajo.

MISION

Proveer servicios de Ingeniera de diseo, Construccin y Mantenimiento de
instalaciones petroleras e industriales con calidad, mediante el uso de tecnologa
adecuada y eficiente, la implementacin de procesos, procedimientos e instructivos de
trabajo a travs de personal altamente calificado, para optimizar los recursos,
obteniendo una rentabilidad que garantice la permanencia, crecimiento de la empresa y
a sus colaboradores la posibilidad de desarrollo.

VISION

Ser una empresa lder en la prestacin de servicios de Ingeniera de diseo,
Construccin y Mantenimiento de instalaciones petroleras e industriales a nivel nacional
e internacional, bajo el estricto cumplimiento de la normatividad en materia de calidad,
seguridad y proteccin al medio ambiente.


VALORES CORPORATIVOS

Honestidad: Promovemos en los trabajadores un comportamiento basado en
honradez y probidad, lo que se refleja en un comportamiento afn como
Empresa.

Responsabilidad: Es nuestro compromiso como individuos y como empresa,
cumplir con nuestros deberes y tomar decisiones apropiadas.

Atencin al cliente: Buscamos comprender las necesidades de nuestros clientes,
satisfacer sus requerimientos y esforzarnos por exceder sus expectativas.

Trabajo en equipo: Somos un conjunto de personas comprometidas con un
mismo objetivo de trabajo y con responsabilidad mutua compartida.

Respeto: Somos una empresa que procura las buenas relaciones hacia el
entorno social, las personas y las compaas, y se caracteriza por tener una
imagen ntegra ante sus clientes.

2.4 SITUACION ACTUAL Y COMPETENCIA

Actualmente grupo EVYA ofrece una variedad de productos y servicios, como,
elaboracin de ingenieras, fabricacin de obra civil, mecnica, elctrica,
instrumentacin y de mantenimiento, especializacin en la construccin de helipuertos
de aluminio estructural.

Entre los servicios, destaca el sector que ofrece el mantenimiento predictivo para todo
tipo de equipos e instalaciones y por ltimo la asistencia tcnica, para las actividades de
la Industria Petrolera, con personal altamente calificado.

Los productos y servicios que ofrece EVYA son los siguientes:

INGENIERIA:

EVYA cuenta con personal capacitado y calificado, para el diseo y desarrollo de
ingenieras, como son:

Ingeniera conceptual, para identificar la viabilidad tcnica y econmica del
proyecto.

Ingeniera bsica, donde quedan reflejados todos los requerimientos del usuario.

Ingeniera de detalle, para definir:

o Las especificaciones tcnicas de equipos y materiales
o Las especificaciones funcionales
o El listado de equipos, instrumentacin, accesorios y materiales
o Los planos de detalle de las instalaciones.

Ingeniera para construccin, en donde se tienen todos los planos de construccin
firmados, sellados y aprobados por el cliente.

Dentro de estos servicios, EVYA se especializa en el diseo y construccin de maquetas
electrnicas, para plataformas costa afuera e infraestructura en general.

OBRA CIVIL
A travs de nuestro segmento de construccin de obra civil, realizamos importantes
proyectos de infraestructura, que incluyen, la construccin y rehabilitacin de estructuras
de concreto, cimentaciones, pavimentaciones, caminos de acceso a instalaciones,
drenajes pluviales y edificios en general, que implican el diseo y la ingeniera, para
realizar la correcta construccin de los elementos estructurales prefabricados en nuestro
patio.


As tambin, EVYA est comprometida a cuidar que estos proyectos, en su vida
productiva, sean amigables con el medio ambiente.
Algunas obras importantes son:

Construccin del drenaje pluvial y sanitario del Fraccionamiento Sta. Rita en
Ciudad del Carmen , Campeche
Periodo: 2011-2012

Construccin de Oficinas para Gerencia de Perforacin y Mantenimiento a Pozos
de la RMNE, en la Zona Industrial km 4+500 en Ciudad del Carmen, Campeche
Periodo: 2010-2011

Pavimentacin de vialidades e infraestructura hidrulica para drenaje pluvial en
Ciudad del Carmen, Campeche
Periodo: 2009-2010

PASARELAS DE ALUMINIO

Con la experiencia adquirida a travs de aos, EVYA construye obras de aluminio
estructural, equipadas con los accesorios de seguridad para cumplir con la normatividad
establecida para las mismas.

Entre estas merece especial mencin la construccin de Pasarelas de Aluminio para
facilitar el acceso a persona, de la embarcacin a la plataforma, que permite operar con
la mxima seguridad, ya que esto evita el uso de la canastilla, para la transferencia de los
trabajadores, que adems requiere el empleo de la gra, lo cual aumenta los riesgos de
accidentes en estos movimientos.

Otra ventaja de operar de esta forma, es el tiempo que se ahorra, ya que mientras con la
canastilla, en cada movimiento se mueven mximo ocho personas, con la pasarela el
acceso de cualquier nmero de trabajadores se realiza en pocos minutos, adems de que
la gra de la plataforma, est disponible para otros trabajos.


Asimismo grupo EVYA mantiene relaciones comerciales con empresas nacionales y
extranjeras.

EMPRESAS EXTRANJERAS:

AlliedFitting
Tetra West Tech
SSCI State Service Co, Inc.
Specialty Procurement, Inc.
UpstreamEngineering , LLC
Cross GroupIncorporated
Global Workboats
Otto Marine Limited
Kennedy Marr

Empresas Nacionales

BMP Ingeniera
Distribuciones DEEA
ESEAT
DESCAM
Inmobiliaria Caribea S.A. de C.V

En diciembre de 2005, EVYA recibe en concesin mediante el contrato de cesin de
derechos celebrado con la API de Tabasco, una superficie de 14.1 hectreas y 300
metros lineales de frente de agua, ubicada en la Terminal Martima Portuaria en
Paraso, Tabasco, para los servicios de fabricacin, rehabilitacin y mantenimiento de
infraestructura petrolera.
En el perodo del 2006 al 2011, se desarrollaron trabajos de construccin, que dieron
como resultado, un patio de fabricacin que cumple con la normatividad establecida y
cuenta con planes de emergencia para eventos no deseados como temblores,
huracanes, etc.
El patio de construccin se encuentra localizado en la margen izquierda del muelle
comercial del puerto de Dos Bocas, a 6 km de la Ciudad de Paraso, Tabasco. Est
estratgicamente ubicado con respecto a las instalaciones petroleras costa afuera de
Pemex, en la Sonda de Campeche y protegido naturalmente de huracanes. Su posicin
en el Golfo de Mxico, le permite tener buena comunicacin martima con Puertos
Nacionales e Internacionales y Terrestre con toda la Repblica Mexicana, Estados
Unidos y Canad.

Las caractersticas del patio son las siguientes:

Muelle de carga, con piso a la cota de +2.5 m
Nivel de dragado de 7.5 m al nivel de bajamar
Frente de agua de 300 m de longitud
Bitas de acero fundido a 20 m de separacin entre ellas
rea de 14 hectreas
Ancho del canal, 154 m
Largo del canal, 600 m
Vialidades internas

En este patio se pueden realizar todo tipo de trabajos para la construccin y rehabilitacin
de infraestructura petrolera.
El Patio de construccin cuenta con diferentes reas de acuerdo a las actividades que
en l se desarrollan, cumpliendo con todas las normas establecidas de las Terminales
Martimas Portuarias, as como de la construccin de infraestructura para la Industria
Petrolera.
En el patio de EVYA se ofrecen los siguientes servicios:

Construccin, rehabilitacin y mantenimiento de plataformas marinas
e infraestructura para la Industria Petrolera
Carga y descarga de equipos e insumos para la Industria Petrolera
Remolque de plataformas y embarcaciones
Recoleccin de residuos peligrosos
Eliminacin de aguas residuales
Suministro de agua potable
Suministro de combustible
Pilotaje


Captulo III

ANTECEDENTES


3.1 Antecedentes Tericos

INTRODUCCIN
Para controlar una actividad se hace necesario trazarse metas y establecer planes, sin
los cuales no se pueden evaluar los resultados. El control debe estar presente en
cualquier actividad que se desarrolle; sera un error considerarlo solamente en el campo
contable, no se puede restringir a ese marco, sino que debemos pensar en l como un
sistema abarcador e integrador, que incluye todas las esferas y procesos.
La importancia de tener un adecuado Sistema de Control Interno en las empresas, se
ha incrementado en los ltimos aos, debido a lo prctico que resulta al medir la
eficiencia y la productividad en el momento de implantarlos; en especial, si se centra en
las actividades bsicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse en
el mercado.
Es oportuno resaltar que la empresa que aplique controles internos en sus operaciones,
conocer su situacin real, de ah la importancia de tener una planificacin capaz de
verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visin sobre su gestin.
Los Inventarios juegan un papel decisivo en la produccin, constituyen un activo de vital
importancia para la economa de cualquier pas porque intervienen en el desarrollo
econmico; desde el surgimiento de las grandes civilizaciones estuvieron presentes por
la necesidad de hacer frente a las sequas y a la escasez, el ritmo de desarrollo de los
mismos aument an ms durante la revolucin industrial, cuando las economas de los
pases desarrollados comenzaron la produccin masiva de bienes y la competencia
exigi de los comerciantes perfeccionar los sistemas contables para conocer sus costos
y poder fijar los precios.
EL CONTROL INTERNO SUS CARACTERSTICAS.
El origen del Control Interno suele ubicarse en el tiempo aproximadamente a fines del
siglo XIX cuando los hombres de negocios se preocuparon por formar y establecer
sistemas adecuados para la proteccin de sus intereses.
Como consecuencia del notable aumento de la produccin, los propietarios de los
negocios se vieron imposibilitados de continuar atendiendo personalmente los
problemas productivos, comerciales y administrativos, vindose forzados a delegar
funciones dentro de la organizacin, conjuntamente con la creacin de sistemas y
procedimientos que previeran o disminuyeran fraudes o errores; debido a ello comenz
a hacerse sentir la necesidad de llevar a cabo un control sobre la gestin de los

negocios, ya que se haba prestado ms atencin a la fase de produccin y
comercializacin, que a la fase administrativa u organizativa, reconocindose la
necesidad de crear e implementar sistemas de control como consecuencia del
importante crecimiento operado dentro de las entidades.
Con el de cursar del tiempo, los problemas de Control Interno han centrado la
preocupacin de la gerencia moderna, as como de los profesionales responsables de
implementar nuevas formas de mejorar y perfeccionar dichos controles, lo cual es muy
importante, por cuanto el Control Interno es fundamental para que una entidad logre
alcanzar sus objetivos, pues de lo contrario, sera imposible que se puedan definir las
medidas que se deben adoptar para alcanzarlos.
Debido a esto, los contadores idearon la comprobacin interna, conocida como: "la
organizacin y coordinacin del sistema de contabilidad y los procesos adoptados, que
tienen como finalidad brindar a la administracin, hasta donde sea posible, prctico y
econmico, el mximo de proteccin, control e informacin verdica".
El trmino de Control Interno reemplaz al de comprobacin interna, debido a un
cambio conceptual, ya que el contenido del mismo ha sufrido una considerable
evolucin.
En resumen, el desarrollo industrial y econmico de los negocios, propici una mayor
complejidad en las entidades y en su administracin, surgiendo la imperiosa necesidad
de establecer mecanismos, normas y procedimientos de control que dieran respuesta a
las nuevas situaciones.
El trmino verificacin y Control Interno se usa para describir aquellas medidas y
mtodos adoptados dentro de la organizacin en s, para salvaguardar el efectivo y
otros activos de la compaa, as como para verificar la exactitud del registro en los
libros contables y se define como el conjunto de principios, fundamentos, reglas,
acciones, mecanismos, instrumentos y procedimientos que ordenados, relacionados
entre s y unidos a las personas que conforman un ente, se constituye en un medio para
lograr el cumplimiento de su funcin administrativa, sus objetivos y la finalidad que
persigue, generndole capacidad de respuesta ante los diferentes pblicos o grupos de
inters que debe atender
Es una funcin de la gerencia que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes
de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que
no se contraern obligaciones sin autorizacin (Holmes, 1994:3).
El diseo de un sistema de Control Interno debe garantizar la integracin en el mismo
de los principios bsicos del control interno, a los efectos de asegurar el cumplimiento
de los objetivos de la entidad. Los principios del control interno incluyen aspectos tales
como los que se relacionan a continuacin:

1. Estructura organizativa adecuada.
2. Independencia departamental.
3. Establecimiento de lneas de responsabilidad.
4. Mantenimiento del Manual de procedimientos contables.
5. Sistema de modelos y registros para evidenciar las operaciones de la entidad.
6. Controles colaterales o complementarios que refuerzan las medidas de control.
7. Prcticas adecuadas para ejecutar los procedimientos de control.
8. Personal adecuado a las funciones de control a ejecutar.
9. La auditora interna, especialmente la Auditora Interna Operacional.
10. Las vacaciones al personal de la entidad.
11. La rotacin de funciones o trabajos entre el personal especialmente en los puntos
de control.
Entre los aspectos fundamentales a tomar en consideracin al disear un sistema de
control interno para una entidad cualquiera, deben incluirse entre otros, los siguientes:
Tamao de la entidad, definido bsicamente en conceptos de diversidad de
operaciones, volumen de transacciones y cantidad de trabajadores.
De hecho los controles se violan por la confabulacin o fallos de los trabajadores o
funcionarios o por la falta de control de los dirigentes y esta posibilidad es mayor en la
medida en que las operaciones sean ms diversas, el volumen de transacciones sea
mayor y la cantidad de trabajadores sea menor.
Costo del Control, definido en los trminos simples de que el costo del control interno
siempre tiene que ser inferior al valor atribuido al dao que se pretende evitar.
El valor atribuido al resultado del control, definido en funcin de beneficios materiales,
ahorro de recursos, salarios y otros obtenidos como resultado del control, as como
beneficios de cualquier tipo obtenidos como resultado de la eliminacin o disminucin
de faltantes, desperdicios, robos, etc.
El diseo e implantacin de un sistema de control interno, al igual que cualquier
proceso inversionista, debe estar precedido de un estudio donde se determinen en

primer lugar la necesidad del sistema justificada por prdidas, incumplimientos,
evaluaciones, planes de medidas, etc.
Los riesgos existentes en cada tipo de actividad, definidos por ejemplo en trminos de
operaciones con manipulacin de efectivo y especialmente divisas, comercializacin de
productos deficitarios, productos de alto valor y poco volumen, productos en sistemas
de srvase usted mismo locales de fcil acceso, almacenes en mal estado
constructivo, sistemas automatizados complejos, personal sin la calificacin adecuada.
Caractersticas de la entidad, definidas como complejidad de las operaciones de
produccin o de servicio. Como es natural, a mayor complejidad de las operaciones,
mayor complejidad de los controles para garantizar el cumplimiento de las normas
establecidas.
Deben definirse los puntos de control, es decir aquellos momentos de la produccin o
servicios donde se pueden ejercer funciones de control que permitan detectar
desviaciones y tomar medidas correctivas a tiempo antes de concluir el proceso.
GLOSARIO DE TRMINOS
Inventarios: las cuentas que representan el valor atribuido a los objetos de trabajo de
la empresa, que constituyen sus reservas productivas, la produccin en proceso, los
productos para la circulacin y otros medios que por sus peculiaridades se incluyen en
este grupo.
En este grupo se incluyen, por razones prcticas y de control, los medios de trabajo de
poco valor y/o rpido desgaste.
Almacenamiento: Proceso de recepcin, ordenamiento, cuidado, control,
conservacin, preparacin para el consumo y despacho de los productos.
Almacenaje: Derecho que se paga por guardar productos en un almacn
Partida: Una clase determinada de material almacenado; por ejemplo, Sacos De Arroz,
cuando el arroz antes especificado se contamina y se almacena por separado de los
listos para el consumo humano.
Artculo. Cualquier pieza aislada, como, por ejemplo. Pomo de Leja, de 1 litro.
Pila: Un grupo de unidades. Cuando el apilamiento no se hace sistemticamente
resulta un montn irregular.
Columna: Una pila regular y vertical; una unidad de ancho, una de profundidad y dos
ms unidades de altura.

Hacina: Una pila regular, de dos o ms unidades de ancho, una de profundidad y dos o
ms de altura. Una hacina cbica consiste en dos o ms columnas adyacentes apiladas
en lnea recta. La hacina puede tambin tener la forma de una pirmide.
Hilera o Fila: Una unidad aislada de una columna, o varias en o fila horizontal (capa) de
una hacina. Las hileras se numeran por el orden de apilamiento, de abajo arriba.
Bloque: Una pila regular, de dos o ms unidades de altura, anchura y profundidad. Dos
o ms hacinas contiguas.
Hilada: La capa horizontal de un bloque. Dos o ms hileras contiguas.
Seccin: La capa vertical de un bloque
Lote: El nmero de unidades recibidas de una vez y en un embarque.
(http://www.mailxmail.com/curso-auditoria-administracion-publica-control-
interno/control-interno-antecedentes-evolucion-2-2, 2009)
Bibliografa
ADMINISTRATIVAS, F. D. (MAYO de 2011). ADMINISTRACION FINANCIERA DE
INVENTARIOS . Recuperado el FEBRERO de 2014


Los inventarios han existido desde tiempos inmemorables. Pueblos de la antigedad
almacenaban grandes cantidades de alimentos para satisfacer las necesidades de la
gente en pocas de sequia. Los inventarios existen porque son un forma son una forma
de evitar problemas de escasez. En una empresa, el objetivo de los inventarios es
proveer los materiales necesarios en el momento indicado.
Existencia es la composicin de materiales que no se utilizan momentneamente en la
empresa, pero que necesitan existir en funcin de futuras necesidades (CHIAVENATO,
1993)
Se mantienen inventarios por dos razones: por razones de economa y por razones de
seguridad. Econmicamente existirn ahorros al fabricar o comprar en cantidades
superiores, tanto en el trmite de pedido, procesamiento y manejo, as como ahorros
por volumen. Por otro lado, los inventarios de seguridad preveen fluctuaciones en la
demanda o entrega, protegiendo a la empresa de elevados costos por faltantes
(BAILY, 1991)

CLASIFICACION DE INVENTARIOS POR SU FUNCION
El inventario puede clasificarse por su forma o su funcin.
Clasificacin de inventarios por su forma
El inventario se mantiene de tres formas distintas
Inventario de materia prima (MP): constituyen los insumos y materiales bsicos
que integran el proceso.
Inventario de producto en proceso (PP): son materiales en proceso de
produccin.
Inventario de producto terminado (PT): que presentan materiales que han
pasado por los procesos productivos correspondientes y que sern destinados a
su comercializacin o entrega.


Clasificacin de inventarios por su funcin
Inventario de de seguridad o de reserva, es el que se mantiene para compensar los
riesgos de paros no planeados de la produccin o incrementos inesperados en la
demanda clientes.
Si todo fuera seguro, los inventarios de seguridad no tendran razn de ser, sin
embargo, en realidad es normal que exista una variabilidad de demanda y por lo tanto,
es necesario recurrir a los inventarios de seguridad si se desea satisfacer los objetivos
de servicios
Inventario de desacoplamiento, es el que se requiere entre dos procesos u
operaciones adyacentes cuyas tasas de produccin no pueden sincronizarse, esto
permite que cada proceso funcione como se planea.
Inventario en trnsito, esta constituido por materiales que avanzan en cadena de
valor. Estos materiales son artculos que se han pedido pero no se han recibido todava.
El inventario se traslada de los proveedores a las empresas, a los subcontratistas y
viceversa, de una operacin a otra y de la empresa a los comercios. Cuanto mayor sea
el flujo por la cadena de valor, mayor ser en inventario.
Inventario de ciclo, resulta cuando la cantidad de unidades compradas (o producidas)
con el fin de reducir los costos por unidad de compra (o incrementar la eficiencia de la
produccin) es mayor que las necesidades inmediatas de la empresa.
Puede resultar ms econmico pedir en gran volumen de unidades y almacenar
algunas de ellas, para utilizarlas ms adelante.
Inventario de previsin o estacional, se acumula cuando una empresa produce ms
de los requerimientos inmediatos durante periodos de demanda baja para satisfacer las
de demanda alta.
Con frecuencia, este se acumula cuando la demanda es estacional.

(RADFORD, ADMINISTRACION DE OPERACIONES Y PRODUCCION, 1997)


INVENTARIOS QUIEN LOS NECESITA?
Todas las organizaciones mantienen inventarios. Los inventarios de una compaa
estn constituidos por sus materias primas. sus productos en proceso, los suministros
que usa en sus operaciones y los productos terminados.
Un inventario puede ser tan elemental como una botella de limpiador de vidrios
empleada como parte del programa de mantenimiento de un edificio, o algo ms
complejo, como una combinacin de de materias primas y subensemblajes que forman
parte de un proceso de manufactura.
COSTOS DE INVENTARIO
Los inventarios traen consigo una serie de costos. Pueden formar parte de estos costos
los siguientes:
Dinero
Espacio
Mano de obra para recibir, controlar la calidad, guardar, retirar, seleccionar,
empacar, enviar y responsabilizarse.
Deterioro, dao y obsolencia
Hurto
(MULLER, FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION DE INVENTARIOS, 2004)

Tipos de inventarios.
Definicin de inventario.
Los inventarios constituyen los bienes de una empresa destinados a la venta o a la
produccin para su posterior venta, tales como materias primas, produccin en
proceso, artculos terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque, envase
de mercancas o las refacciones para mantenimiento que se N consuman en el ciclo
normal de las operaciones.
Relacin clara, ordenada y valorada de los bienes corpreos comprendidos en el activo
circulante de una empresa y destinados a la venta, ya sea en forma original, o despus
de haber sido elaborados o transformados parcial o totalmente.


La finalidad de los inventarios.
En las empresas mercantiles e industriales es ser el motor de la venta, lo que producir
la utilidad a travs de un precio superior al costo de adquisicin y/o fabricacin. Esta
utilidad permitir a la empresa su existencia a travs del tiempo.
Los inventarios estn constituidos en varias categoras como: materias primas, y otros
artculos como empaque y envases, produccin en proceso, artculos terminados para
ser vendidos a los clientes, producindose la utilidad en el ciclo operativo a corto plazo
al convertirse la ventas en cuentas por cobrar y en efectivo al lograrse su cobro.
Los niveles de inventarios dependen principalmente de las ventas, de aqu la
necesidad de pronosticar las ventas antes de establecer niveles ptimos de inventarios,
esto hace difcil la administracin de los inventarios en la empresa.

(ADMINISTRATIVAS, 2011)


3.2 ANTECEDENTES PRACTICOS

ANTECEDENTE PRACTICO #1

Titulo: Coordinacin de inventarios de Arsabe S.A. de C.V.
Autor: Lorena Alejandra RodrguezCaldern
Empresa: Arsabe S.A. de C.V.
Elaboracin: 13 de Agosto de 2013

RESEA: Este trabajo fue realizado en una empresa de giro comercial muy conocida
en el estado de Tabasco, la empresa dirigida a los productos de belleza conocida como
Arsabe, el trabajo consiste en elaborar un sistema de inventarios con el cual se pueda
cuantificar la cantidad de productos que hay en existencia as informacin ms exacta
acerca de la cantidad de productos que entran y salen del almacn.

ANTECEDENTE PRACTICO #2

Titulo: Gua de control interno para el asistente de contralor Auto todo Mexicana
S.A. de C.V.
Autor: Luis Alberto Alejandro Domnguez
Empresa: Auto todo Mexicana S.A. de C.V.
Elaboracin: 14 de Diciembre de 2013

RESEA: Este trabajo fue realizado en una empresa de giro automotriz, esta gua de
control interno tiene como principal objetivo evitar la prdida de utilidades de la
empresa, debido a su giro se realizan entrega de mercanca a diferentes partes, y el no
tener un control interno de inventario ha ocasionado las prdidas. Algunos de sus
objetivos principales son, supervisar el envi correcto de la mercanca, evitar la
sustraccin de mercanca y verificar que el surtido de mercanca sea correcto.


3.3 ANTECEDENTES CONTEXTUALES

El sistema de control de inventarios se aplicara en la empresa EVYA Representaciones
y Distribuciones EVYA.

OFICINA SUCURSAL VILLAHERMOSA:

Prolongacin de Paseo de la Sierra
# 820
Col. Primero de Mayo
Tel.
Isabel_cmg73@hotmail.com


Captulo IV

PROPUESTA DE SOLUCION


4.1 OBJETIVO GENERAL

Elaborar un sistema de control de inventarios que permitaconocer la existencia
de los activos fijos, inmuebles y mercanca de la empresa.

4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Tener un mejor control en cuanto a las requisiciones por parte de los ingenieros
y el personal administrativo
Definir claramente cules son los pasos a seguir para la solicitud de materiales
tanto por parte de departamento de ingeniera as como tambin del personal
administrativo.
Tener control en donde se pueda llevar una calendarizacin ms exacta para la
obtencin de productos, la cantidad necesaria y la frecuencia con la que se
deben adquirir.

4.3 EXPLICACION GENERAL DE LA PROPUESTA

Como se ha mencionado con anterioridad lo que se busca al realizar este sistema de
control de inventario es obtener informacin real de lo que hay en existencia dentro de
la sede de oficinas que se encuentran en la ciudad de Villahermosa de la empresa
EVYA, en el rea administrativa y en ocasiones en el rea de ingeniera y topografa.

Desafortunadamente hace 3 aos que estas oficinas abrieron sus puertas, sin embargo
desde el inicio no se realizo un inventario de los activos o inmuebles con los que se
empez por una parte y por otra tampoco se sabe lo que hay en existencia en bodega.

De manera que este sistema de control de inventarios pretende darle solucin a estas
problemticas que hay dentro de la empresa como primer instancia, posteriormente se
busca que dentro de la bodega pueda haber una mejor organizacin en cuanto a las
entradas y salidas de material, y de la misma poder evitar el exceso de material
innecesario, sin embargo es importante que este sistema nos permita tener abasto
suficiente para cubrir necesidades que no se requieran en el momento pero si en el
futuro.


4.4 FASES DE LA PROPUESTA

1. RECOPILACION DE INFORMACION
Cuantificacin de activos en existencia por departamento

2. BASE DE DATOS DE ACTIVOS
Realizacin de la base de datos con la informacin obtenida por departamento.

Cuantificacin de los materiales en existencia en almacn

4. BASE DE DATOS DE ALMACEN
Realizacin de la base de datos con la informacin obtenida en la cuantificacin
de ALMACEN

5. ASIGNACION DE CODIGOS DE ACTIVOS Y ALMACEN (EN LA BASE DE
DATOS)

Insercin de cdigos a la base de datos.

6. ASIGNACION DE ACTIVOS Y ALMACEN FISICAMENTE

Etiquetado de activos y almacn

7. CONTROL DE ENTRADAS Y SALIDAS

Procedimientos para solicitud de material
Entrega de material



o Cuantificacin de activos en existencia por departamento

Como fue mencionado con anterioridad en la parte administrativa de grupo EVYA
existen cuatro departamentos.

Departamento de Recursos Humanos
Departamento de Recursos Materiales
Departamento de Logstica
Departamento de Tecnologa e Informtica

En esta fase se requerir a cada departamento hacer un conteo de cada uno de los
activos en rea, tales como inmuebles, computadores, radios, etc., dependiendo de lo
que se encuentre en cada una de ellas. De esta manera se podr obtener informacin
inicial y exacta de cada uno de los activos en existencia, ya que desde que las oficinas
en esta sede fueron abierta no se hizo la cuantificacin de los artculos mencionados.
La informacin requerida ser entregada en listados, haciendo una breve descripcin
del activo o artculo cuantificado y la cantidad existente. Los formatos sern
proporcionados por el departamento de Recursos Materiales.

ACTIVIDADES DE RESPONSABLE DE INVENTARIO

Es un importante mencionar que el Jefe de departamento de Recursos Materiales es el
responsable de la realizacin de este inventario, sin embargo el departamento de
Recursos Materiales deber seguir y realizar este proceso de la misma manera que los
dems departamentos.

El jefe de este departamento se encargara de realizar un calendario en el cual se
designe un da especifico a cada departamento para llevar a cabo la cuantificacin de
sus activos, esto ser con el propsito de que las actividades de la empresa no sean
interrumpidas en su totalidad. El proceso de cuantificacin de activos ser de dos das
por departamento. Se entregara una circular a cada departamento en la cual se les dar
a conocer la actividad que se llevara a cabo, al igual que la fecha que le corresponde a
cada departamento.

ACTIVIDADES DE JEFE DE DEPARTAMENTO

Como fue mencionado con anterioridad se les dar un plazo de dos das a cada
departamento para llevar a cabo el proceso en su rea y se realizara de la siguiente
manera.


Cada departamento cuenta con su Jefe y un asistente administrativo, tomando en
cuenta esto, en el primer da asignado el asistente administrativo llevara a cabo la
cuantificacin de los activos en su rea. Al trmino de su cuantificacin entregara la
informacin obtenida y debidamente requisita da a su jefe en el formato proporcionado
por el departamento de Recursos Materiales.

En el segundo da del proceso el Jefe de departamento realizara la cuantificacin de los
activos por segunda vez, tomando como base la informacin ya registrada, esto con el
propsito de corroborar la informacin obtenida de su asistente administrativo y de esta
manera tratar de evitar cualquier margen de error que pudiera haberse dado.

Finalmente se entregaran ambos registros firmados y con el Vo.Bo. del Jefe de
departamento. Este proceso ser repetido en cada departamento de acuerdo al da que
se le haya asignado.

Formato de cuantificacin de inventario


Indicaciones de relleno de formato

1. En este espacio se indicara la fecha en que el formato ha sido elaborado.

2. En este espacio se indicara el nombre del departamento en el cual se est realizando
la cuantificacin de activos.

3. En este espacio se indicara el nmero de partida en forma de serie.

4. En este espacio se indicara una breve descripcin del activo.

4. En este espacio se indicara la cantidad que haya sido cuantificada del activo descrito
en el numero 4.

5. En este espacio se indicara el tipo de unidad, ya sea, pieza, caja, etc.

6. Debera indicarse nombre y firma de la persona que elaboro el formato en este caso
el asistente administrativo

7. Debera indicarse el nombre y la firma de la persona que realizo el conteo por
segunda vez, en este caso el jefe de departamento.

2. BASE DE DATOS DE ACTIVOS

o Realizacin de la base de datos con la informacin obtenida por
departamento.

Al finalizar el conteo de activos por departamento. El jefe de Recursos Humanos
revisara cada uno de los formatos que hayan sido entregados, y los devolver a cada
departamento para la realizacin de la base de datos de los mismo.

En esta parte de la propuesta estar a cargo del Jefe del departamento de Tecnologa e
Informacin, el cual realizara el formato para una base de datos en Excel. La base de
datos estar dividida por filtros, de acuerdo al tipo de artculo que se vaya a ingresar,
por ejemplo: Inmuebles, electrnica, cafetera, radios, artculos de cocina, etc. y al
mismo tiempo estar dividida por cada departamento.


El jefe de departamento de TI impartir una capacitacin a todo el personal con la
finalidad de impartir un pequeo curso en cuanto al llenado del formato de base de
datos que les ser proporcionado. Este curso llevara por nombre:

Curso virtual para el llenado de base de datos.

Al termino de esta capacitacin cada jefe de departamentos con la ayuda de su
asistente administrativo proceder a realizar el llenado del formato con la informacin
obtenida en la recopilacin de informacin, la cual habr sido previamente revisada por
el departamento de Recursos Materiales como fue mencionado con anterioridad.


o Cuantificacin de los materiales en existencia dealmacn

Esta es una de las fases ms importantes de la propuesta, ya que es indispensable
para poder lograr el objetivo general de esta propuesta, mantener un control exacto de
cada uno de los materiales que entran y salen de la misma. Deber realizarse con
mucho cuidado para poder obtener informacin exacta, ya que de la informacin
obtenida en esta fase de la propuesta depender que el arranque de esta propuesta
sea eficiente.

La cuantificacin de cada uno de los materiales en el almacn ser realizada por el jefe
de departamento de Recursos Materiales y su asistente administrativo. Como se
mencion anteriormente, se deber seguir exactamente el mismo proceso que cada
departamento realizo.

La informacin del almacn ser dividida en diferentes grupos, tales como:

Papelera
Material de topografa
Equipo de seguridad
Uniformes
Material de limpieza
Insumos de cafetera

Debido a que el almacn cuenta con un nmero mayor de productos que los activos en
un departamento, el plazo para la cuantificacin de almacn ser de 4 das,
Al igual que el resto de los departamentos en el primer y segundo da asignados el
asistente administrativo llevara a cabo la cuantificacin de los activos en el almacn. Al

trmino de su cuantificacin entregara la informacin obtenida y debidamente requisita
da a su jefe en el formato proporcionado por el departamento de Recursos Materiales.

En el tercero y cuarto da del proceso el Jefe de departamento realizara la
cuantificacin de los activos por segunda vez, tomando como base la informacin ya
registrada, esto con el propsito de corroborar la informacin obtenida de su asistente
administrativo y de esta manera tratar de evitar cualquier margen de error que pudiera
haberse dado.

Al igual que en la primera fase de la propuesta, la informacin deber entregarse en
forma de listado haciendo una breve descripcin del articulo y la cantidad cuantificada.
El formato en el cual se realizara la cuantificacin de los productos en existencia en el
almacn ser elaborado por el mismo departamento de Recursos Materiales.

4. BASE DE DATOS DE ALMACEN

o Realizacin de la base de datos con la informacin obtenida.

Esta fase de la propuesta ser dirigida y estar a cargo del Jefe de Departamento de
Tecnologa e Informtica al igual que la fase 2 de la propuesta.

Con la informacin obtenida por el Jefe de departamento de Recursos Materiales y el
asistente del mismo y con la ayuda del departamento de Tecnologa e Informtica se
realizara un formato para tener una base de datos en Excel. La base de datos estar
dividida por filtros, los filtros correspondern a los seis grupos que fueron mencionados
en la recopilacin de la informacin.

El jefe de Recursos Materiales y sus asistente ya habrn recibido previamente la
capacitacin para el llenado de la base de datos, por lo que procedern a realizar el
llenado con la informacin obtenido en la cuantificacin de los productos en el almacn.

5. ASIGNACION DE CODIGOS DE ACTIVOS Y ALMACEN (EN ELECTRONICO)

o Insercin de cdigos a la base de datos.

En esta fase de la propuesta se concluir con la cuantificacin, tanto de activos de al
empresa como todo lo existente en el almacn. Esta fase tambin estar a cargo del
departamento de Tecnologa e Informtica.


Cada departamento de la empresa ya habr realizado el llenado en la base de datos, al
finalizar debern entregar dicha informacin al Jefe de departamento de Tecnologa e
Informtica.

Mediante la base de datos obtenida el departamento de Tecnologa e Informtica se
encargara e insertar los cdigos correspondientes a cada activo o articulo de almacn.
Los cdigos sern formados por letras y nmeros, las letras correspondernal
departamento y la numeracin ser en serie. Por ejemplo: si en el departamento de
Recursos Humanos se reportaron la existencia de 10 escritorios, el cdigo de cada
escritorio se asignara de la siguiente manera:

RH001
RH002
RH003

Y as sucesivamente. Se repetir este mismo proceso con cada uno de los
departamentos al igual que con la base de datos de almacn. Este proceso deber
llevarse a cabo en un lapso de tres das.

Posteriormente la base de datos ya con cdigos asignados deber pasar a revisin, la
cual deber pasar dos filtros

1. Revisin por el Jefe de Departamento de Recursos materiales
2. Revisin por el Administrador de contrato.

Una vez concluida y aprobada la informacin por ambos filtros el departamento de
Tecnologa e Informtica deber proporcionar los cdigos en electrnico al
departamento de Recursos Materiales pera la realizacin de las etiquetas de cdigos.

6. ASIGNACION DE ACTIVOS Y ALMACEN FISICAMENTE

o Etiquetado de activos y almacn

Cada departamento de la empresa ser responsable de etiquetar cada uno de los
activos en su rea.

El departamento de Recursos Materiales ser responsable de proporcionar la
informacin de cdigos de manera electrnica es decir renviara los formatos de la base
de datos correspondiente a su departamento y har entrega de las etiquetas que
contengan dichos cdigos.


Cada Jefe de departamento con la ayuda de su asistente administrativo se encargara
de realizar el etiquetado basando en la informacin de obtenida por el departamento de
Recurso Materiales. Este mismo proceso de realizara en el almacn de la empresa.

El etiquetado tiene como finalidad mantenerla informacin obtenida en papel de manera
fsica y activa en la empresa, en caso de alguno dao o perdida de algn artculo podr
ser ms fcil identificarlo.

Ejemplos de etiquetas.

Como fue mencionado con anterioridad las etiquetas estarn codificadas de acuerdo al
departamento al que sean asignados, a continuacin se muestran algunos ejemplos.

Departamento de Recursos Materiales


Departamento de Recursos Humanos




Las etiquetas llevaran un orden consecutivo de serie, y alcanzaran el nmero
ascendente dependiendo del nmero de activos que se encuentre en ese
departamento.


7. CONTROL DE ENTRADAS Y SALIDAS

o Procedimientos para solicitud de material
o Entrega de material

Despus de haber realizado todas las fases anteriores, esta ltima fase debe llevarse a
cabo de manera minuciosa, ya que a partir de este momento, se contara con la base de
datos de toda la empresa, si estos procedimientos de solicitud y entrega de material se
realizan de manera correcta, el sistema de control de inventario podr ser eficiente y
exacto y existir un control de todo lo existente en la empresa.

SOLICITUD DE MATERIAL, EQUIPO O SERVICIO EN DEPARTAMENTOS

El departamento de Recursos Materiales proporcionara formatos de solicitud de
material al resto de los departamentos. Los asistentes de cada departamento debern
realizar el llenado de este formato, con la debida autorizacin de su jefe de
departamento, por lo que el formato de solicitud de material ser entregado al
departamento de Recursos Materiales con dos firmas:

Asistente administrativo: Persona encargada de elaborar la solicitud
Jefe de Departamento: Persona que da el Vo.Bo. y autorizacin a dicha
solicitud.

Una vez entregada la solicitud, esta deber pasar por un ltimo filtro, el cual ser la
aprobacin del administrador de contrato y se podr hacer entrega de lo solicitado al
departamento en caso de que no haya el articulo en existencia el departamento de
Recursos Materiales podr proceder a realizar el pedido con sus proveedores
correspondientes.


Formato de solicitud de material



1. En este espacio deber aparecer el nmero consecutivo de la requisicin, este
espacio ser rellenado por el Jefe de RM, ya que en este departamento se llevara el
control de nmero de requisiciones.

2. En este espacio se deber proporcionar el nombre del departamento que esta
solicitando el material.

3. En este espacio deber colocarse el nombre de Jefe del departamento solicitante.

4. Este espacio indicara el nombre del proveedor a quien se realizara el pedido, este
espacio ser rellenado por el Jefe de RM.

5. Lugar de entrega ser Villahermosa, Tabasco, al menos que los materiales
solicitados se enven a algunas de las otras oficinas de la empresa, de ser as se
deber indicar el lugar.

6. Los espacios, 6, 7 y 8 sern rellenados por el Jefe RM dependiendo bajo qu
contrato se realizara la solicitud.



9. Indicaran el nmero de cantidad solicitada.

10.En este espacio se indicara el tipo de unidad, ya sea, pieza, caja, paquete etc.

11. Numero de partida consecutiva, en forma de serie.
12. Una breve descripcin del artculo solicitado.

13. Firma y nombre de la persona que elabora solicitud, en este caso sera el asistente
administrativo.

14. Firma y nombre del Jefe de departamento solicitante.


ENTREGA DE MATERIAL.

Para la entrega de material, el jefe departamento de Recursos Materiales llenara otro
formato, similar al de solicitud de material, en el cual se har la descripcin de los
artculos que estn siendo entregados y la cantidad, esta hoja estar firmada por el Jefe
de departamento que entrega y por la persona que recibe.

Formato de entrega de material



Este formato ser rellenado con el mismo procedimiento que el formato de solicitud de
material, sin embargo ser elaborado por el asistente administrativo del departamento
de RM o el jefe de dicho departamento.
La nica diferencia de este formato es que en la parte posterior de la hoja, en donde se
indican las firmas se llenara de la siguiente manera:

13. Nombre y firma de la persona quien est recibiendo el material
14. Nombre y firma de la persona quien est recibiendo el material.

SOLICITUD DE MATERIAL PARA ALMACEN.

Los pedidos de material para almacn estarn a cargo del departamento de Recursos
Materiales. El jefe del departamento con la ayuda de su asistente deber tener revisar
su base de datos peridicamente para realizar los pedidos correspondientes de acuerdo
a la necesidad del artculo.

Al igual que las solicitudes por departamento, el asistente del departamento de
Recursos Humanos realizara la solicitud de los artculos, y este formato deber ser
firmado por su Jefe y aprobada por el administrador del contrato.

Nota: El formato para la solicitud de material en almacn ser el mismo presentado en
la fase anterior.

ENTREGA DE MATERIAL

En el caso de almacn, el comprobante de recibido ser la factura que sea entregada
por el proveedor, ya que en esta vendr la descripcin de todos los artculos
correspondientes a ese pedido y la cantidad entregada.


4.5 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES


4.6 Polticas y procedimientos

Todos los involucrados para la implementacin de este proyecto debern seguir las
instrucciones y reglas proporcionadas.

Polticas
Cada Jefe de departamento se har responsable de entregar sus formatos
debidamente requisitados en tiempo y forma.
Tanto el Jefe de departamento como su asistente, debern asistir
obligatoriamente al curso de capacitacin mencionado en la fase 2 de la
propuesta.
No se otorgaran permisos de ningn tipo durante el tiempo en que se lleve a
cabo esta propuesta, con la nica excepcin de un impedimento fsico o
enfermedad, de ser as el trabajador deber presentar su incapacidad al
departamento de Recursos Humanos para la justificacin de su falta.
A partir de la fecha en que la implementacin del proyecto sea finalizado, toda
solicitud o entrega de material debe ser por escrito, siguiendo el procedimiento
explicado en la fase 7. Cualquier trabajador que omita dicho procedimiento ser
sancionado.
Todo trabajador deber contribuir a que el sistema de inventario pueda funcionar
de manera eficaz, es decir siguiendo cada uno de los procedimientos que han
sido explicados durante las fases, deber igualmente reportar cualquier
imperfecto en los activos de los departamentos.

Procedimientos

El responsable general de la implementacin de este proyecto ser la Lic. Isabel, Jefa
del departamento de Recursos Humanos, a continuacin se detalla el procedimiento
que fue mencionado en pagina 33 y 34, las cuales se refieren a las fase 1 Recopilacin
de informacin, en donde se hace mencin de los tiempos que se dar a cada
departamento para llevar a cabo cada fase.


Este calendario de actividades ser proporcionado a cada uno de los departamentos al
inicio de este proyecto. Las fechas proporcionadas en este calendario son ficticias, se
han proporcionado tales fechas para ilustrar la nocin del tiempo en el que se llevara a
cabo el proyecto.

4.7 Recursos humanos implicados en la Propuesta

Lic. Manuel Flores Prez (Supervisor de contrato)
Lic. Fernando Loyo Flores (Administrador del contrato)
Lic. Karina Aguilar Gonzlez (Jefe de Departamento de Recursos Humano)
Guadalupe Cruz Prez (Asistente Recursos Humanos)
Lic. Isabel Cristina Martnez Garca (Jefe de Departamento de Recursos
Materiales)
April Magaa Alpuche (Asistente de Recurso Materiales)
Lic. Carmen Esteban Cornelio (Jefe de Departamento de Logstica)
Asistente de Logstica (Por contratar)
Lic. Luis David Lira Lara (Jefe de departamento de TI)
Asistente de TI (por contratar)


4.8 Costos implicados en la Propuesta

La realizacin de este proyecto en la empresa EVYA no genera en si un gasto real ya
que:
1) No se necesitara de personas externar para su implementacin
2) No se necesitara ningn tipo de equipo especial o programa de cmputo en
particular para llevarse a cabo
Los costos que podran generarse recaeran en la impresin y fotocopiado de los
formatos que se utilizaran para la fase de cuantificacin de activos por departamento y
almacn, asimismo como los formatos que se utilizaran constantemente para la
solicitud y entrega de material, sin embargo podra considerarse un costo omiso ya que
la empresa cuenta con equipos de impresin y fotocopiado, costos que han sido
considerados sin que hubiera una propuesta de solucin en puerta para la empresa.

4.9 Material, instrumentos e instalaciones necesarias

Los materiales, instrumentos o instalaciones necesarias para la realizacin de este
proyecto son sencillos en realidad, ya que como fue mencionado en el punto anterior la
empresa ya cuenta con los equipos e instrumentos dentro de sus activos actuales. Sin
embargo se har mencin de estos:

Formatos
Equipos de computo
Impresoras
Fotocopiadoras
Programa de Excel
A continuacin se presentan los costos de los instrumentos mencionados con
anterioridad, gastos que la empresa realizo desde un principio.


NOTA: Las cantidades del programa de Excel ha sido omitido debido a que este
programa es propio del equipo de cmputo a la hora de la compra.

Debido a que la implementacin de esta propuesta es para la mejora de la empresa
dentro de sus oficinas no se requerir ningn otro tipo de instalaciones para su
realizacin.

Cantidad Material/instrumento Costo Unitario Total
1 caja Hojas $458.10 $458.10
8 Equipo de computo $6,999.00 $55,992.00
8 Impresora $1,499.00 $11,992.00
1 Fotocopiadora $5,550.00 $5,550.00
- Programa de Excel -- --
$73;992.10

4.10 Mecanismos de evaluacin y seguimiento

El tener un debido seguimiento para cualquier proyecto es de suma importancia, ya que
de esto depende que cada uno de los objetivos especficos puedan irse cumpliendo
debidamente.

Durante el proceso de implementacin de este proyecto, la manera en la que se podr
evaluar a cada uno de los departamentos es dndole el debido seguimiento al
calendario de actividades, el cual fue mostrado en el apartado 4.6 POLITICAS Y
SEGUIMIENTOS de este documento.

Cada departamento deber hacerse responsable de acatarse a las fechas asignadas
para la realizacin de la cuantificacin de sus activos y la base de datos de los mismos.
Al final de la implementacin cada departamento deber entregar la siguiente checklist,
con la cual comprobara que realizo cada una de las fases de esta propuesta en tiempo
y forma.


Sistema de Control de Inventarios

Checklist de Actividades Realizadas

Departamento: _________________________________________________________
Fecha: ________________________________________________________________

Actividades Realizadas Cumplimiento
Cuantificacin de activos

Da 1/ Asistente
administrativo

Da 2/ Jefe de departamento

Capacitacin
Curso virtual para el llenado
de base de datos.

Base de datos

Entrega de baso de datos

Etiquetado

Etiquetado de activos
fsicamente

Nota: La columna de cumplimiento est dividida en dos subcolumnas, en la primer
columna se deber marcar una palomita de haberse cumplido la actividad o una tacha
de lo contrario. En la segunda columna se deber colocar el porcentaje del
cumplimiento de esa actividad.

Realizado por Revisado por

4.11Sugerencias para la implementacin

Cada una de las fases de esta propuesta estn debidamente explicadas y tienen
especificaciones bastante claras, gracias a esto cada uno de los procedimientos podrn
realizarse con exactitud. Sin embargo algunas sugerencias que podran considerarse
son las siguientes:

El Jefe de departamento de Recursos Materiales es el responsable que estos
procedimientos se lleven a cabo, no obstante se sugiere que el administrador del
contrato funja como supervisor, es decir que pueda estar pendiente de que cada
departamento este realizando cada una de sus actividades de acuerdo al
calendario.
El jefe de departamento debe asegurarse que las actividades normales de la
empresa no sean suspendidas en los departamentos en los cuales no se est
realizando ningn tipo de procedimiento, as como fue mencionado en la fase 1
de esta propuesta.
Se sugiere igualmente, que el Jefe de RM y su asistente puedan organizar todos
los formatos que se utilizaran durante la ejecucin del proyecto.
El jefe de TI deber igualmente preparar el formato de la base de datos con
anticipacin y preparar el curso que impartir a cada departamento, de
preferencia con una presentacin en powerpoint, con ilustraciones y capturas de
pantalla para que los trabajadores puedan tener una mejor comprensin de cmo
utilizar la base de datos.


Captulo V

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES


5.1 CONCLUSION

La organizacin de una empresa es un factor importante para el cumplimiento de sus
metas, asimismo cada departamento que forma parte de dicha empresa debe trabajar
sobre objetivos para contribuir al cumplimiento de la meta general.

Dependiendo del giro de la empresa existen los departamentos necesarios para que la
empresa trabaje de manera armnica y objetiva. Sin embargo se considera que uno de
los departamentos ms esenciales de una empresa es aquel que maneja todo lo que
tiene que ver con sus proveedores, bancos, caja chica etc., es decir el departamento de
Recursos Materiales.

La empresa EVYA para la cual se desarrollo este proyecto de mejora cuenta con dicho
departamento, sin embargo se observo que exista la falta de control en cuanto al
manejo de los inventarios y la existencia de los activos en la empresa, es por esto que
se considero importante realizar cambios en cuanto a los procedimientos que se llevan
a cabo dentro del mismo.

La implementacin de este proyecto asegura el control de las entradas y salidas de los
artculos de la empresa, tanto activos como artculos de almacn, asimismo el darle un
seguimiento apropiado a cada departamento constantemente asegurara que los
procedimiento se est llevando a cabo de manera correcta.

En conclusin, si ya bien se menciono que la responsabilidad primordial de este control
estar a cargo del departamento de Recursos Materiales es importante que cada uno
de los trabajadores de los departamentos puedan entender que son esenciales para
que el xito sea conjunto, que el trabajo debe ser como una lnea de ensamble, en la
cual cada uno tiene una tarea a cargo y que al ponerlas todas juntas se puede lograr
una meta en comn, la cual en este caso es mantener un sistema de control de
inventario trabajando de una manera constante.


Captulo VI

REFERENCIAS


6.1 REFERENCIAS

ADMINISTRATIVAS, F. D. (MAYO de 2011). ADMINISTRACION FINANCIERA DE
INVENTARIOS . Recuperado el FEBRERO de 2014

BAILY, P. (1991). ADMINISTRACION DE COMPRAR Y ABASTECIMIENTOS . MEXICO:
CONTINENTAL.

CHIAVENATO. (1993). INICIACION A AL ADMINISTRACION DE MATERIALES. MEXICO :
MC GRAW HILL.
http://www.mailxmail.com/curso-auditoria-administracion-publica-control-interno/control-
interno-antecedentes-evolucion-2-2. (2009). Control Interno. Antecedentes y Evolucin (2/2) del
curso Auditora en la Administracin Pblica. LA HABANA CUBA.

MULLER, M. (2004). FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION DE INVENTARIOS. En M.
RADFORD, N. H. (1997). ADMINISTRACION DE OPERACIONES Y PRODUCCION.
COLOMBIA: MC GRAW HILL.

RADFORD, N. H. (1997). ADMINISTRACION DE OPERACIONES Y PRODUCCION. En N.
H. RADFORD, ADMINSITRACIOND DE OPERACIONES Y PRODUCCION. COLOMBIA:
MC GRAW HILL.


Captulo VII

ANEXOS


7.1 "EJEMPLO DE LLENADO DE FORMATOS RELATIVOS A LA
PROPUESTA DE SOLUCION



La informacin proporcionada en los documentos adjuntos anteriores no es correcta,
se han rellenado los formatos para ejemplificar de manera visual los procedimientos
que fueron explicados en las fases de esta propuesta.

Las firmas de los empleados fueron omitidas por su propia seguridad.

April Magaña

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