ESCUELA SUPERIOR POLITCNICA DEL

LITORAL.

Organigramas

Integrantes:

Choez Diego
Toala Hugo
Villao Miguel
Villao Irwin

2013 - 2014

Antecedentes
Documentalmente se tiene el registro de que el primer organigrama fue creado en 1854 por Daniel
McCallum, superintendente de la compaa del ferrocarril de Nueva York y Erie.
Histricamente, el organigrama es un smbolo de la evolucin de la industria occidental que parti de
ser fundamental de naturaleza individual a otro mbito de la empresa, en la cual la creacin de
capacidades organizativas se convirti en un requisito previo para la supervivencia.
Concepto
Un organigrama es la representacin grfica de la estructura de una organizacin. Muestra
grficamente las estructuras departamentales, jerarqua de autoridades, los roles y las
responsabilidades, las funciones y las relaciones dentro de una organizacin.

Objeto
Son el instrumento idneo para plasmar y transmitir en forma grfica y objetiva la composicin de una
organizacin.
Los organigramas sirven de asistencia y orientacin de todas las Unidades Administrativas de la
Dependencia al reflejar la estructura organizativa. En el rea de organizacin y mtodos, sirve para
reflejar la estructura organizativa; as como velar por sus permanentes revisiones y actualizaciones, las
cuales se dan a conocer en los manuales de organizacin. Para la administracin de la Dependencia,
sirve para elaborar la descripcin y anlisis de puestos.

Todo organigrama tiene el compromiso de cumplir los siguientes requisitos:
Tiene que ser fcil de entender y sencillo de utilizar.
Debe contener nicamente los elementos indispensables.


Cul es la utilidad de los organigramas?
Brindan una imagen formal de la organizacin.
Son una fuente de consulta oficial.
Facilitan el conocimiento de una empresa, as como de sus relaciones de jerarqua.
Constituyen un elemento tcnico valioso para hacer anlisis organizacional.

Cules son los criterios para preparar un organigrama?
1) Precisin: las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones deben establecerse con
exactitud.
2) Sencillez: deben ser lo ms simple posible, para representar la(s) estructura(s) en forma clara y
comprensible.
3) Uniformidad: en su diseo es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura, lneas, figuras y
composicin para facilitar su interpretacin.
4) Presentacin: su acceso depende en gran medida de su formato y estructura, por lo que deben
prepararse complementando tanto criterios tcnicos como de servicio, en funcin de su objeto.
5) Vigencia: Para conservar su validez, deben mantenerse actualizados. Es recomendable que en el
margen inferior derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su preparacin, as como la
fecha de autorizacin.

Clasificacin
Los organigramas se pueden clasificar dentro de tres grandes grupos de acuerdo a diferentes criterios
que son: Por su mbito, por su contenido y por su presentacin.









Por su mbito
Generales
Contienen informacin representativa de una organizacin hasta determinado nivel jerrquico,
dependiendo de su magnitud y caractersticas, por lo tanto, presentan toda la organizacin y sus
interrelaciones; se llaman tambin carta maestra.














Especficos
Muestran en forma particular la estructura de una unidad administrativa o rea de la organizacin, por
lo tanto, representan la organizacin de un departamento o seccin de una empresa.









Por su contenido
Integrales
Son representaciones grficas de todas las unidades administrativas de una organizacin y sus
relaciones de jerarqua o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son
equivalentes.











Funcionales
Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, adems de las unidades y sus interrelaciones.
Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organizacin en
forma general.










De puestos, plazas y unidades
Indican las necesidades en cuanto a puestos y el nmero de plazas existentes o necesarias para cada
unidad consignada. Tambin se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.











Por su presentacin
Verticales
Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular en la parte superior, desagregando
los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada. Son los de uso ms generalizado en la
administracin, por lo cual se recomienda su uso en los manuales de organizacin recomiendan su
empleo.









Horizontales
Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles
jerrquicos se ordenan en forma anloga a columnas, mientras que las relaciones entre las unidades por
lneas se disponen horizontalmente.










Mixtos
La presentacin utiliza combinaciones verticales y horizontales con el objeto de ampliar las posibilidades
de gratificacin. Se recomienda su utilizacin en el caso de organizaciones con un gran nmero de
unidades en la base.










De Bloque
Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor nmero de unidades
en espacios ms reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los ltimos
niveles jerrquicos












Circular
En este tipo de diseo grfico, la unidad organizativa de mayor jerarqua se ubica en el centro de
una serie de crculos concntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad,
que decrece desde el centro hacia los extremos, y el ltimo crculo, o sea el ms extenso, indica el
menor nivel de jerarqua de autoridad. Las unidades de igual jerarqua se ubican sobre un mismo
crculo, y las relaciones jerrquicas estn indicadas por las lneas que unen las figuras.










Escalares
Consiste en sealar con distintas sangras en el margen izquierdo los distintos niveles jerrquicos,
ayudndose de lneas que sealan dichos mrgenes.














Diseo de Organigramas

No existen reglas para disear un organigrama, pero s existe cierto lenguaje tcnico administrativo que
se compone de signos, figuras geomtricas, prcticas aceptadas, conceptos convencionales, con el cual
es necesario familiarizarse para lograr instrumentos grficos correctos, comprensibles y uniformes que
transmitan informacin sobre la organizacin.

Como ya se explic, los organigramas reflejan entre otros aspectos, la forma de trabajo en una
institucin determinada, por lo que es importante lo siguientes:

Las figuras geomtricas: Figuras usadas en los organigramas
La ubicacin que se da a cada unidad orgnica en el organigrama: Colocacin de las figuras
Los nombres de las Unidades Administrativas u Orgnicas.
Las lneas de conexin


Figuras usadas en los organigramas

Las unidades administrativas se representan por rectngulos y las relaciones por lneas. Los
organigramas estructurales consisten en cierto nmero de rectngulos que representan personas,
puestos u otras unidades, los que estn colocados y conectados por lneas, las cules indican la cadena
de mando (la jerarqua de los empleados); de tal manera pueden expresar grados de autoridad y
responsabilidad y clase de la relacin que los liga. Los organigramas funcionales incluyen, adems, un
texto que expresa las principales funciones o labores de las unidades. Las etiquetas o descripciones de
los rectngulos indican las diferentes funciones o reas de responsabilidad. La grfica indica el criterio
con que se han dividido las actividades; por ejemplo, aplicando un criterio funcional. (Agrupacin de los
segmentos de trabajo). La grfica indica no slo a los gerentes y subordinados individuales, sino tambin
toda la jerarqua gerencial. Todos los empleados que estn bajo las rdenes de un mismo individuo se
encuentran en un idntico nivel gerencial, sin importar el sitio del organigrama donde aparezcan.

Forma
Como regla general se debe usar un solo tipo de figura para simbolizar cada elemento integrante del
organigrama. Adems, en funcin de la facilidad para su lectura, se recomienda que los textos aparezcan
horizontalmente, as como utilizar rectngulos para representar las unidades.

Colocacin de las figuras
La ubicacin de las figuras en el grfico debe apegarse a las siguientes consideraciones: En diferente
nivel jerrquico La disposicin de las unidades en el organigrama debe ordenarse de acuerdo con los
diferentes niveles jerrquicos que existan en la organizacin, los cuales varan segn su naturaleza,
funciones, sector, mbito, contenido y presentacin.

Los nombres de las unidades administrativas u orgnicas:
Es de vital importancia que el nombre de las unidades administrativas u orgnicas, aparezca sin
abreviaturas y que corresponda principalmente al proceso de trabajo que realiza dicha unidad en forma
breve y concisa, de tal manera que no surjan dudas en la comprensin, anlisis o diseo de los
organigramas. Ej:






EJEJMPLO DE ORGANIGRAMA













Lneas de conexin
Las diversas relaciones que se dan entre las unidades que integran la estructura orgnica, se
representan con lneas. A continuacin, se proporcionan criterios especficos con el objeto de uniformar
su presentacin.
Las lneas de conexin, nos indican los diferentes tipos de relaciones existentes entre las unidades que
integran la estructura orgnica del organismo. Estas lneas debern utilizarse en un trazo ms grueso
que las lneas de los rectngulos del organigrama y no deben adelgazarse a medida que descienda a los
niveles inferiores. Adems, debe evitar el cruce de lneas, por lo que se recomienda estudiar el diseo.
Smbolos y referencias convencionales de mayor uso:
Las lneas llenas sin interrupcin son aquellas que indican la autoridad formal, la relacin de
lneas de mando, la comunicacin y la va jerrquica;
Las lneas horizontales sealan la especializacin y la correlacin;
Cuando la lnea cae sobre la parte media y por encima del recuadro, indica relacin de mando;
Cuando la lnea se coloca perpendicular a otra, indica asesoramiento, y
Las lneas discontinuas por debajo del grfico, indican relacin en unidades desconcentradas y
descentralizadas.
Las figuras geomtricas a utilizar siempre sern de forma rectangular y todas deben ser de un mismo
tamao; dicho de otra manera, el tamao de los recuadros no indica diferencia jerrquica, dado que
esto se refleja por niveles.
Un recuadro indica autonoma.
Un rectngulo con lnea continua indica una unidad de trabajo permanente y forma parte de la
organizacin.
Rectngulo formado por lnea discontinua, indica que no pertenece a la institucin, o bien, son
comisiones o comits internos.

SIMBOLO UTILIZADO PARA REPRESENTAR
1) A unidades permanentes de trabajo propias del
organismo e institucin o que forma parte de ste.
2) A unidades descentralizadas y desconcentradas
del organismo e institucin.
3) A unidades externas del organismo o institucin
y que recibe recurso de ste.


1) A unidades internas que sesionan
espordicamente como lo son las que se
encuentran en staff (comisiones o comits).
2) A unidades externas que sesionan
espordicamente y no reciben recursos del
organismo o institucin (Consejos Ciudadanos).
3) A unidades que conforman en cierta manera al
organismo o institucin. (Juntas de Gobierno)



La jerarqua lineal que existe en el organismo o
institucin, siempre debe de ir ms gruesa que las
lneas de las figuras geomtricas.
Si la lnea sale por la parte inferior de una figura
geomtrica y se conecta a otra en la parte superior
o en uno de sus lados, indica que tienen jerarqua
lineal.
La relacin que existe entre el director de la
organizacin o institucin con sus asesores
consultivos externos y siempre se conecta de la
parte inferior de la figura geomtrica a otra figura
en uno de sus lados.
La coordinacin que existe entre las diversas reas
del organismo o institucin:
1) Si la lnea punteada sale por la parte inferior de
la figura geomtrica y se une a otra tambin por la
parte inferior, indica que tienen que coordinarse o
colaborar entre ellas para lograr un fin
determinado.
Si la lnea punteada sale por la parte inferior de la
figura geomtrica y se conecta a otra en la parte
superior, indica, que tienen jerarqua funcional.
La visin que existe entre las unidades
descentralizadas y desconcentradas del organismo
o institucin, se coloca en la parte inferior del
organigrama de lado a lado con lnea gruesa, y
debajo de esta se ubican las figuras geomtricas
que representan dichas unidades.

















Procedimientos para elaborar organigramas
Se conocen cinco pasos bsicos que se han de seguir en el procedimiento para la elaboracin de los
organigramas:
Autorizacin y apoyo de los niveles superiores;
Acopio de la informacin;
Clasificacin y registro de la informacin;
Anlisis de la informacin, y
Diseo del organigrama.

Autorizacin y apoyo de los niveles superiores.
La unidad encargada de elaborar los organigramas, podr intervenir por propia iniciativa, a peticin de
parte o por rdenes superiores; sin embargo, la autorizacin que debe obtenerse de los niveles
superiores representa el punto de partida de este procedimiento. La autorizacin traduce tambin el
apoyo con que debe contar la unidad que realice el acopio de la informacin bsica para el diseo del
organigrama.
Por otra parte, es importante sealar que cuando los titulares de las Dependencias y/o Entidades,
propongan modificaciones en su organigrama, como resultado de una propuesta de cambio en su
estructura orgnica, derivada sta de exigencias sociales y a objetivos contemplados en el Plan Estatal
de Desarrollo; se har necesario adecuar o ajustarse a la Ley Orgnica y al Reglamento Interno, con el fin
de que exista congruencia entre su estructura y las disposiciones legales que rigen el funcionamiento de
la Dependencia en cuestin.

Recopilacin de la informacin
Deber especificarse la informacin bsica que se requiere y seguidamente establecerse los medios para
su acopio, identificando sus fuentes, tales como:
Los archivos y centros de documentacin, que concentren la informacin requerida (leyes,
reglamentos, manuales administrativos, etc.)
Los funcionarios y empleados responsables de la instancia de estudio.

Clasificacin y registro de la informacin
Este paso es de vital importancia ya que es la instancia en la que se organiza, clasifica y selecciona la
informacin recopilada, de forma tal que los posteriores pasos encuentren dicha observacin
adecuadamente presentada y concentrada, para lo cual debern elaborarse formatos que permitan su
manejo gil y claro.

Anlisis de la informacin
La informacin que ha sido recopilada, clasificada y registrada, deber someterse a un anlisis para
detectar, entre otros aspectos, posibles lagunas y contradicciones en la misma.
Antes de dar una interpretacin personal aclaratoria, deber buscarse la confirmacin de los datos que
as lo requieran, por parte de los responsables de las reas sometidas a estudio.
Una vez que la informacin haya sido analizada, interpretada y confirmada, se proceder al diseo del
organigrama.

Diseo del organigrama
Los elementos grficos que se utilizan para representar a las unidades que componen la estructura
orgnica, s como las relaciones existentes entre ellos, son:
Figuras para representar los rganos;
Lneas de conexin para indicar las relaciones existentes entre ellos, y
El elemento grfico esencial en el diseo del organigrama son las lneas de conexin, ya que
representan las relaciones entre los rganos y la naturaleza de stas.

Conclusin
Los organigramas se conocen como la representacin grfica de la estructura de una organizacin, es
donde se da a conocer de manera formal la relacin que existe entre los departamentos o puestos que
integran la empresa.
Se consideran instrumentos auxiliares del administrador, a travs de los cuales se fija la posicin, la
accin y la responsabilidad de cada servicio.