Aplicacin del muestreo de trabajo a una secretaria

Introduccin al muestreo del trabajo

Es una tcnica para el estudio del trabajo. Consiste en observaciones efectuadas al azar, de las
tareas que ejecuta una persona, una mquina o un grupo de mquinas y/o personas, con el fin de
determinar la proporcin de su tiempo que dedican a los diferentes aspectos de su labor o estar
ociosas.

Esta tcnica tiene aplicacin, entre otras, en casos como los siguientes:
* Determinar los tiempos improductivos de una operacin.
* Determinar el tiempo de actividad - o de ocio - de hombres o de mquinas.
* Analizar la carga de trabajo y la distribucin de tareas en un taller de tareas no repetitivas (por
ejemplo, mantenimiento).
* Determinar el tiempo de ocupacin de los vendedores de un comercio para la atencin de
clientes.
* Carga de trabajo y distribucin de tareas administrativas.
* Distribucin del tiempo en tareasde supervisin (Capataces, oficinistas, inspectores).
El muestreo de trabajo es un mtodo de estudio del trabajo por observacin directa. En este
sentido coincide con el estudio de mtodos y tiempos, pero la diferencia est en que el analista no
est permanentemente observando un ciclo de trabajo sino que saca muestras en forma
intermitente y al azar durante un cierto perodo de tiempo.
Es decir, en lugar de ver la pelcula completa, veo una cantidad de fotografas ordenadas que me
permiten reconstruir razonablemente lo que principalmente ocurre en la pelcula. Cuantas ms
fotos pueda ver mejor voy a entender lo que pasa en la pelcula. El error con que voy a apreciar su
desarrollo va a ser menor, pero me va a costar ms caro pues voy a tener que sacar ms
fotografas. En el lmite, si tengo todas las fotografas que componen la pelcula el error se
reducira a cero. La condicin de validez para esta comparacin es que las fotos sean tomadas en
instantes elegidos al azar.
Para hacer el muestreo yo necesito determinar el tamao de la muestra, es decir, el nmero de
observaciones de mquinas que debo hacer para satisfacer la condicin elegida (valor del error de
muestreo). Este nmero N de observaciones est definido por la siguiente expresin:

Tamao de la muestra
Esta expresin es una deduccin matemtica basada en la teora del muestreo interpretada segn
la distribucin normal. Veamos el significado de cada factor: Factor que se obtiene de la tabla de
probabilidades para la distribucin normal en funcin del intervalo de confianza C.
p Es la probabilidad preliminar de ocurrencia del suceso. De otro modo, es la probabilidad o
proporcin de mquina parada (nuestra incgnita, el valor que buscamos).
b Precisin. Es el error de muestreo adoptado y que consideramos razonable para el caso en
estudio. Conceptualmente es la diferencia que habr entre el valor de la variable (p) que vamos a
determinar en el muestreo y el verdadero valor de la variable en el conjunto de la poblacin en
estudio.

El Intervalo de Confianza es la probabilidad de que el valor resultante del muestreo cumpla con la
precisin buscada. El factor tiene los siguientes valores para valores caractersticos de C:
= 1,645 Para un intervalo de confianza del 90.0 %
= 2 dem del 95.5 %
= 2.57 dem del 99.0 %
Cuanto mayor es el intervalo de confianza (lo cual significa menor incertidumbre) mayor va a ser el
tamao de la muestra. En el lmite, si C es igual al 100%, estamos en situacin de certeza y por lo
tanto la muestra es igual al tamao de la poblacin.
Ventajas del muestreo del trabajo
* Simultaneidad. Se puede controlar las tareas de un grupo de personas y/o de equipos.
* Economa. Se reemplaza el cronometraje de todo el da (menos horas-hombre).
* No se usa el cronmetro ni es necesario fijar el factor de valoracin. El observadores menos
calificado.
* No altera el normal desarrollo del trabajo.
Limitaciones
* Tiene menor precisin que los estudios de todo el da.
* No ofrece resultados detallados.

Objetivo del estudio
Se desea determinar el nivel de aprovechamiento de tiempo que tiene el empleado usando
muestreo del trabajo, tomando en cuenta el tiempo que le toma realizar sus actividades
productivas y que tanto de su tiempo se va en actividades ociosas. Ya cuando se conozcan todos
estos datos se proceder a evaluar el desempeo del empleado y determinar si se requiere ajustar
el horario o actividades asignadas al mismo.

Descripcin de la empresa donde se realizo el muestreo de trabajo
Almacenes distribuidores de la frontera S.A. de C.V.
Departamento de hielerias
Almacenes Distribuidores de la Frontera S.A de C.V. es una empresa de servicios dedicada a
proveer al consumidor la mejor opcin en conveniencia, variedad, calidad y precio en productos
de primera necesidad y de supermercado, ultramarinos, cerveza, vinos y licores incluso en la
ltima dcada gasolina. Con ms de 70 aos de presencia en el mercado, su origen data de los
aos 30's, forma parte del grupo de la Vega, comprendido por La Inmobiliaria de la Vega, Altec
Purificacin (Agua Alaska) y Operadora Alpi (Domino's Pizza). Bajo Almacenes distribuidores de la
frontera operan las empresas Del Rio, Superette, Oasis, Almacn Del Rio y las Gasolineras Petrol.
ElDepartamento de hielerias pertenece a esta empresa y es el rea encargada de abastecer de
hielo a los establecimientos antes mencionados (Del Rio, Superette, Oasis), que en total son 178
sucursales. Aqu se produce hielo para enfriar las bebidas que se venden en las tiendas, en forma
de barras de 150 kg. Tambin se produce hielo en bolsa (hielo cilndrico, bolsa de 5Kg.), que esta a
la venta del pblico bajo el nombre de Yelin ice.
El departamento de hielerias esta integrado por 3 plantas fabricadoras de hielo, 2 encargadas de
elaborar el hielo en bolsa, y la otra, que es la planta matriz, es donde se elabora el hielo en barra y
donde tambin se encuentran las oficinas de dicho departamento.
(fot0ografias!!!!!!)

Descripcin del puesto a estudiar
Puesto: Auxiliar administrativo ejecutivo de ventas

Nombre: Vernica Moreno Melndez

El titular de este puesto es responsable de apoyar al Gerente operativo de la hieleria en
actividades meramente administrativas, es como gestor del tiempo del directivo con el que
colabora, para que ste no deba preocuparse ms que en la toma de decisiones que beneficien el
progreso de la compaa.

Sus actividades se mencionan a continuacin.

1. PROSPECCION EN EMPRESAS CON LA FINALIDAD DE ADQIRIR CLIENTES NUEVOS
2. Capturar la cantidad de seguros sociales obtenidos en el dia.
3. Precalificar y con la informacin obtenida perfilar al cliente dependiendo del monto a los
diferentes fraccionamientos de la constructora.
4. Realizar las llamadas a los prospectos brindndole la informacin e invitndoles a conocer la
casa muestra del fraccionamiento con la finalidad de obtener una venta
5. Realizacin de recorridos por los diferentes fraccionamientos
6. Recepcin y revisin de los documentos del cliente
7. Integracin de expedientes e ingreso del mismo a infonavit
8. Seguimiento de tramite.
9. Agendar empresas para promover la compaia
10. Proporcionarle informacin a la empresa (cliente)
11. Actividades de oficina. Por ejemplo, cambiar cartuchos de tinta, archivar documentos, sacar
copias, etc.

Clasificacin de las actividades (productivas o improductivas)

Actividades productivas |
1. Revisin de documentos
2. Capturar produccin
3.Capturar distribucin
4. Capturar datos del cliente
5. Recepcin de facturas
6. Juntas
8. Atender llamadas telefnicas
9. Agendar actividades del gerente
10. Proporcionarle informacin al gerente
11. Distintas actividades e oficina
| Actividades improductivas
| a. Necesidades personales
| b. Hablar por telfono (asuntos personales) |

| c. Revisar su correo personal |
| d. Platicar con los compaeros |
| e. Comer en el rea de trabajo |





Formato de instrumento de recoleccin de informacin

Metodologa o mtodo de observacin

El mtodo de observacin consisti en:
* Observar al empleado durante 5 das, 5 horas cada da.
* Realizar 20 observaciones aleatorias durante esas 5 horas.

El rea de trabajo era el siguiente:

Observador
Escritorio que se asigno al observador
Empleado
Acceso a la oficina
Escritorio del empleado

Observacin

Distancia aprox. 3m

Computadora del empleado

Figura 1

Al empleado se le informo que el observador estara realizando ciertas actividades durante 5 das,
pero no se le informo que actividades realizara, y desde luego no saba que estara observndolo a
l, para que de esta manera, el comportamiento del empleado fuera el mismo de siempre y poder
realizar un estudio de acuerdo a la realidad.
La distancia del observador al empleado era aproximadamente de 3 metros, que es una distancia
relativamente corta.
El empleado la mayora del tiempo se encontraba trabajando en su computadora, por lo que
estaba dando la espalda al observador, haciendo esto el trabajado mas fcil para el observador, en
cuanto a que el empleado no se diera cuenta de que estaba siendo observado.
Las ocasiones en las que se encontraba laborando en su escritorio y era tiempo de realizar una
observacin, solo era cuestin de que el observador fuera discreto, y el empleado nunca
sospech.

Tambin era importante que el observador actuara de manera natural el resto del tiempo, es
decir, durante el tiempo que no estaba haciendo alguna observacin, por lo que durante este
estudio el observador opt por realizar alguna otra actividad que tuviera pendiente, para parecer
ocupado frente al empleado, as se reducira aun mas las posibilidades de que el empleado
sospechara.

Otra cuestin que cabe mencionar es que el observador trato de ser corts con el empleado en
todo momento, se realizaron pequeas charlas, etc., todo con el fin de crear un ambiente
favorable, agradable y sin tensiones, para que el empleado se sintiera cmodo, y su desempeo
no se viera afectado.

Clculos necesarios
A continuacin se obtendr el valor de p de cada da, para poder obtener la p promedio.
Da 1:
Actividades productivas = 19
Actividades improductivas = 1
100 % 20 actividades
X 19 actividades productivas X = 95 %
Por lo tanto:
p = 0.95 yq = 0.05
Da 2:
Actividades productivas = 13
Actividades improductivas = 7
100 % 20 actividades
X 13 actividades productivas X = 65 %
Por lo tanto:
p = 0.65 y q = 0.35
Da 3:
Actividades productivas = 11
Actividades improductivas = 9
100 % 20 actividades
X 11 actividades productivas X = 55 %
Por lo tanto:
p = 0.55 y q = 0.45
Da 4:
Actividades productivas = 10
Actividades improductivas =10
100 % 20 actividades
X 10 actividades productivas X = 50 %
Por lo tanto:
p = 0.5 y q = 0.5

Da 5:
Actividades productivas = 8
Actividades improductivas = 12
100 % 20 actividades
X 8 actividades productivas X = 40 %
Por lo tanto:
p = 0.4 y q = 0.6
Para calcular p promedio, se saca un promedio de los valores de p de cada da:
p = (0.95 +0.65 +0.55 + 0.5 + 0.4)/5
p = 0.61 por lo tanto q = 0.39
Otra manera de hacerlo era, sumar todas las actividades productivas y sacar su porcentaje:

Actividades productivas = 19 + 13 +11 +10 +8 = 61

Si:
100% 100 actividades
X 61 actividades productivas
X = 61 % por lo tanto p = 0.61 y q = 0.39

Ahora veamos todos los resultados anteriores representados en tablas y graficas:

Figura 1.1

Figura 1.2

Da | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
p | 0.95 | 0.65 | 0.55 | 0.5 | 0.4 |
q | 0.05 | 0.35 | 0.45 | 0.5 | 0.6 |
Figura 1.3

Como podemos observar claramente en la figura 1.1 hay un decremento en las actividades
productivas y de manera contraria hay un aumento en las actividades improductivas. La figura 1.3
solo nos muestra los valores representados con una simple tabla.

Determinacin de la longitud y precisin del estudio

Nivel de confianza:
Ahora determinaremos la cantidad de observaciones (N) que debemos hacer si queremos tener un
nivel de confianza del 90 :

z = 1.645
p = 0.61
A = 0.1

N=Z(1-p)p(A2)

N=(1.645)(1-0.61)0.61(0.12)

N=173.00 173 observaciones

Entonces N nos indica que para tener un estudio con un nivel de confianza del 90% necesitamos
hacer 173 observaciones.

Si nosotros queremos hacer 20 observaciones diarias y en la empresa se trabajan 7 das a la
semana Cuntos das nos llevara hacer el estudio?:

173 oservaciones20 observaciones por da=8.65 9 das

Lo equivalente en semanas seria:

9 das 7 das por semana= 1.28 casi 2 semanas

Entonces podemos concluir que si deseamos un estudio de nivel de confianza de 90%, podemos
realizarlo durante menos de 2 semanas, realizando 20 observaciones diarias.
En caso de que se quiera reducir el tiempo de estudio las opciones serian:
* Disminuir el nivel de confianza.
* Aumentar el nivel de error.
* Aumentar observaciones por da.

Nivel de precisin:

Continuando con el 90% de nivel de confianza, nuestro nivel de precisin debera ser el
siguiente:z= 1.645
p= 0.61
N= 2111 observaciones

A=z(1-p)p(N) A=1.645(1-0.61)0.61(173) = 0.10 =10%
Por lo tanto si hacemos las 173 observaciones que se nos indican para el nivel del confianza del
90%, comprobamos que nuestro nivel de precisin seria del 10%, o sea exactamente el permitido.

Ahora obtendremos el nivel de precisin real que obtuvimos con 100 observaciones:

A=z(1-p)p(N) A=1.645(1-0.61)0.61(100) = 0.017 =1.7%
Podemos observar que el nivel de precisin no se acerca mucho a 10%, por lo que seria
recomendable completar las 173 observaciones.

Error estadstico:

El error estadstico que obtuvimos por haber hecho solo 100 observaciones de las 173 debidas es
el siguiente:

I=z2p(1-p)N
I=1.64520.61(1-0.61)100 I = 0.080 = 8%

Si se hubieran realizado las 173 observaciones, el error estadstico seria:
I=z2p(1-p)N
I=1.64520.61(1-0.61)173 I = 0.061 = 6.1%

Por lo que podemos observar el error estadstico es menos cuando realizamos mas observaciones.
Anlisis del estudio

Grafica de control:

p = 0.61
LSC = Limite superior de control = p+ 3 p (1-pN
LSC = 0.61+ 3 0.61 (1-0.61100 = 0.75

LIC = Limite inferior de control = p- 3 p (1-pN
LIC = 0.61- 3 0.61 (1-0.61100 = 0.46


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[ 2 ]. El nivel de confianza del 90% indica que nuestras razones son exactas (dentro de un rango del
10%) el 90% de las veces.(Meyers, 2000, p. 207)