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Identificar las funciones genricas de la organizacin.

Una Organizacin es una ordenacin sistemtica de personas realizada para alcanzar un


objeto especfico. Tiene tres caractersticas principales:
Cada uno tiene un propsito definido.
Estn compuestas por personas.
Desarrollan algn tipo de arreglo estructural sistemtico que define y delimita el
comportamiento de sus miembros.
(Administracin Teora y Prctica, Stephen p Robbins, Pg. 3)

Principales funciones organizacionales:
Ventas y Marketing
Vender los productos y servicios de la organizacin. El mercadeo tiene como objetivo principal
favorecer el intercambio entre dos partes de modo que ambas resulten beneficiadas. Segn
Kotler, se entiende por intercambio: El acto de obtener un producto deseado de otra persona,
ofrecindole algo a cambio. Para que esto se produzca, es necesario que se den cinco
condiciones:

Debe de haber al menos dos partes.
Cada parte debe de tener algo que supone valor para la otra.
Cada parte debe ser capaz de comunicar y entregar.
Cada parte debe ser libre de aceptar o rechazar la oferta.
Cada parte debe creer que es apropiado.

Manufactura:
Producir bienes y servicios. La fabricacin se produce bajo todos los tipos de sistemas econmicos.
Es una economa capitalista, la fabricacin se dirige por lo general hacia la fabricacin en serie de
productos para la venta a consumidores con una ganancia. En una economa colectivista, la
fabricacin esta frecuentemente dirigida por una agencia estatal. En las economas modernas, la
fabricacin discurre bajo algn grado de regulacin gubernamental. La fabricacin moderna
incluye todos los procesos intermedios requeridos para la produccin y la integracin de los
componentes de un producto. El sector industrial est estrechamente relacionado con la
ingeniera y el diseo industrial. El proceso puede ser manual (origen del trmino) o con la
utilizacin de las mquinas. Para obtener mayor volumen de produccin es aplicada la tcnica de
la divisin del trabajo, donde cada trabajador ejecuta slo una pequea porcin de la tarea. As se
especializa y economiza movimientos, lo que va a repercutir en una mayor velocidad de
produccin.

Finanzas:
Administrar los activos financieros de la organizacin. Las finanzas son una derivacin de la
economa que trata el tema relacionado con la obtencin y gestin del dinero, recursos o capital
por parte de una persona o empresa. Las finanzas se refieren a la forma como se obtienen los
recursos, a la forma como se gastan ose consumen, a la forma como se invierten, pierden o
rentabilizan. La funcin finanzas se preocupa de dos aspectos fundamentales: determinar las
fuentes necesarias para obtener recursos y luego asignarlos eficientemente para los diversos usos
mltiples y alternativos dentro de la empresa. En otras palabras, trata de obtener dinero y crdito
al menor costo posible, para lograr su mximo rendimiento u optimizacin de recursos. Las
finanzas estudian mltiples aspectos y elementos relacionados con todo el proceso de la
obtencin y administracin del dinero o capital. Las finanzas buscan mejorar las fuentes de las que
se obtiene dinero y busca optimizar su utilizacin, que se puede derivar en su gasto o inversin.

Contabilidad:
Mantener los registros financieros de la organizacin (recibos, desembolsos, cheques de nomina,
etc.); llevar el registro de flujo de fondos. Tambin se encarga de determinar, medir y cuantificar
los factores de riqueza de las empresas, con el fin de servir para la toma de decisiones y control,
presentando la informacin, previamente registrada, de manera sistmica y til para las distintas
reas de la empresa. Es una tcnica que produce sistemtica y estructuradamente informacin
cuantitativa, expresada en unidades monetarias acerca de las transacciones que efectan las
entidades econmicas y de ciertos eventos econmicos identificables y cuantificables que la
afectan, con la finalidad de facilitar a los diversos interesados, el tomar decisiones en relacin con
dichas entidades. Otros conceptos indican a la contabilidad como una parte de la economa, y que
en el mbito de la empresa su principal labor es ayudar al rea de Administracin. El producto final
de la contabilidad son todos los estados financieros o contables que son los que resumen la
situacin econmica y financiera de la empresa. Esta informacin resulta til para gestores,
reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios.

Recursos Humanos:
Atraer, desarrollar y mantener la fuerza laboral de la organizacin, mantener los expedientes de
los empleados. Los principales fines que persigue la planificacin de personal son los siguientes:
1. Utilizar lo mejor posible los recursos.
2. Colaborar con la empresa en la obtencin de beneficios.
3. Prever estrategias y tcticas para los casos de ampliacin o reduccin del negocio.
(Kenneth C. Laudon, Sistemas de Informacin Gerencial, Pg. 11)

Diagnosticar las necesidades generales de la organizacin

Detectar las oportunidades de mejora para la implementacin de tecnologas de informacin y
comunicacin

Levantar los requerimientos informticos de la organizacin.

Como podemos apreciar, el proceso de adquisiciones comienza con la etapa de definicin de
requerimientos, que se origina con una necesidad o solicitud generada por alguna unidad de la
organizacin. Entonces, en trminos prcticos, esta etapa consistir en generar una definicin
clara y precisa de los aspectos ms relevantes del producto o servicio que se necesita comprar o
contratar, es decir, se trata de explicar qu, cmo, cundo y dnde se quiere adquirir. Para realizar
esta definicin ser necesario tener muy claras las necesidades que originan el requerimiento. No
hay que olvidar que detrs de cada compra hay alguna necesidad relacionada con una actividad de
la organizacin, por lo que todo el proceso debiera estar orientado a satisfacer dicha necesidad de
manera eficaz, eficiente y transparente.

Por qu es tan importante definir los requerimientos?

Una buena definicin de requerimientos facilitar el ajuste entre el objetivo de la compra y su
resultado. Al mismo tiempo, permitir contar con criterios objetivos y explcitos con los cuales
realizar la evaluacin de ofertas. Todo esto contribuir a evitar que luego utilicemos mal los
recursos, en procesos de compra cuyas posibilidades de xito son limitas. Es decir, una buena
definicin de requerimientos nos ayudar a ser: Eficaces, pues explicar bien qu queremos y cmo
los queremos nos ayudar a satisfacer los objetivos de la organizacin.
Transparentes, ya que permitir que todos los actores cuenten con la informacin necesaria para
participar en igualdad de condiciones en nuestros procesos de compra.

Eficientes, ya que ayudar a reducir el riesgo de que destinemos recursos en procesos de compra
que no lleguen a ninguna parte.

Cmo definir los requerimientos?

Entonces, si la definicin de los requerimientos es una etapa tan relevante ser necesario poner
mucha atencin en los aspectos claves que determinaran el xito de esta parte del proceso. Para
esto:
Enfquese en las compras importantes
Haga participar al usuario
Consulte a sus partes, expertos y proveedores
Defina las caractersticas claves del producto o servicio
Registre y utilice informacin de las adquisiciones
Redacte bases tcnicas o trminos de referencia.

(Kenneth C. Laudon, Sistemas de Informacin Gerencial, pag.47)

Anlisis de los sistemas de informacin de la organizacin

Los sistemas de informacin se pueden definir tcnicamente como un conjunto de componentes
interrelacionados, que rene, procesa, almacena y distribuye informacin para apoyar la toma de
decisiones y el control de una organizacin. Adems de apoyar la toma de decisiones, la
coordinacin y el control, los sistemas de informacin tambin ayudan a los administradores y
trabajadores a analizar problemas, visualizar aspectos complejos y crear productos nuevos.

Funciones de un sistema de informacin
Entrada: Captura o recoleccin de datos en bruto del interior de la organizacin o de su
entorno externo, para ser procesados en un sistema de informacin.
Procesamiento: La conversin, manipulacin y anlisis de entradas brutas para darle una
forma que tenga ms sentido para los humanos y esta pueda ser entendida fcilmente.
Salida: La distribucin de la informacin procesada a las personas que la usara o a las
actividades en las que se usara.
Retroalimentacin: Salidas que se devuelven a los miembros apropiados de la
organizacin para ayudar a evaluar o corregir las entradas.

Aunque los sistemas de informacin computarizados usan tecnologa de computacin para
procesar datos en bruto y producir informacin con significado, existe una distincin clara entre
una computadora y un programa de computadora por un lado y un sistema de informacin por el
otro. Las computadoras electrnicas y sus programas de software son los cimientos tcnicos, las
herramientas y los materiales de los sistemas de informacin modernos. Esto ayuda mucho al
procesamiento de los datos de entrada y de esa forma la toma de decisiones se puede hacer en el
momento requerido.
(Kenneth C. Laudon, Sistemas de Informacin Gerencial, pag 8)

Diagnosticar las necesidades de los sistemas de informacin.

Para crear un plan de sistemas de informacin eficaz, la organizacin debe tener un entendimiento
claro de las necesidades de informacin tanto a corto como a largo plazo. Dos metodologas
importantes para determinar las necesidades de informacin esenciales de la organizacin en su
totalidad son el anlisis de la empresa y los factores crticos para el xito. El mtodo bsico
empleado en el enfoque de anlisis de la empresa consta en tomar una muestra grande de
administradores y preguntarles como usan la informacin, de donde la obtienen, que
caractersticas tiene su entorno, que objetivos tienen ellos, como toman sus decisiones y que
datos toman.
1. Propsito del plan:
Resea del contenido del plan.
Cambio en la situacin actual de la compaa.
Plan estratgico de la compaa.
Organizacin del negocio actual.
Estrategia gerencial.

2. Plan estratgico de negocios
Sistema actual.
Organizacin de negocio actual.
Cambio en los entornos.
Principales metas del plan de negocios.

3. Sistemas actuales
Principales sistemas que apoyan las funciones de negocios.
Principales capacidades actuales.
Dificultad para satisfacer las necesidades del negocio.
Demanda futura esperada.

4. Nuevos desarrollos
Nuevo proyecto de sistemas
Nuevas capacidades requeridas
5. Estrategia gerencial
Planes de adquisicin
Puntos de revisin y tiempos
Realineacin de la organizacin
Reorganizacin interna
Controles gerenciales
Principales iniciativas de capacitacin
Estrategias de personal
6. Plan de implementacin
Dificultad de implementacin esperada
Informe de avance
7. Necesidades presupuestaras
Necesidades
Ahorros potenciales
Financiamientos
Ciclos de adquisicin



Anlisis Estratgico: Factores crticos para el xito.
Se basa en la premisa de que las necesidades de informacin de una organizacin, est
determinada por un nmero reducido de factores crticos para el xito (CSF) de los
administradores. La CSF son metas operativas, si es posible alcanzarlas estar garantizado el xito
de la empresa u organizacin. La ventaja del mtodo de CSF es que produce un conjunto de datos
ms pequeo que el anlisis de la empresa. Solo se entrevista a los administradores de alto nivel y
las preguntas se concentran en nmero reducido de CSF en lugar de indagar ampliamente qu
informacin se usa o se necesita.
(Kenneth C. Laudon, Sistemas de Informacin Gerencial, pag. 334-338)

Realizar seguimiento a procesos de mejora continua.
Aplicar medidas de responsabilidad social.

Promover y mejorar las comunidades donde funciona, es propio del inters a largo plazo
de la empresa.
Mejorar la imagen pblica de la empresa.
Aumentar la viabilidad del sistema empresarial, la empresa existe porque genera
beneficios sociales. La sociedad puede corregir o anular su autorizacin. Esta es la ley del
Hierro de la responsabilidad.
Es necesario evitar la regulacin gubernamental.
Lo exigen las normas socioculturales.
Las leyes no pueden ser aprobadas para todas circunstancias. Entonces la empresa debe
asumir responsabilidad para mantener a la sociedad dentro del orden legal.
Es parte del inters de accionistas. Mejorar el precio de acciones a largo plazo porque el
mercado de valores vera a la compaa como menos riesgosa y abierta a ataques pblicos
y por lo tanto le otorgar una razn precio-ingreso ms alta.
La sociedad debe de dar a la empresa la oportunidad de resolver problemas que el
gobierno no ha podido resolver.
La empresa es considerada, por ciertos grupos, como la institucin con los recursos
financieros y humanos para resolver problemas sociales.
Los problemas pueden volverse rentables si la empresa se involucra.
La prevencin de problemas es mejor que aplicar medidas correctivas, as que dejen que
las empresas resuelvan sus problemas antes de que se vuelvan ms grandes.

(Stephen P Robbins, Administracin Teora y Prctica, pag.64)

Aplicar la normatividad referente a las tecnologas de la informacin y comunicacin.

Las normas se definen como criterios aceptados o medidas de desempeo, prctica o diseo.
Constituyen especificaciones tcnicas consensuadas y documentadas, de carcter voluntario,
elaboradas por las partes interesadas y, en todos los casos, aprobadas por un organismo
reconocido. Se considera una solucin a un problema comn establecido por peritos confiables, y
redactado por un cuerpo reconocido con el propsito de que todos puedan utilizarla. El proceso
de creacin de normas se expresa como una transicin del pensamiento individual al pensamiento
colectivo, pasar del desorden al orden y de lo arbitrario a la legalidad (ISO, 1983). La normalizacin
designa tambin la condicin en la que una norma ha sido lograda o efectivamente aplicada. Los
elementos utilizados en la representacin simblica de los contenidos han requerido el uso de
criterios uniformes para lograr univocidad y compatibilidad. Los encabezamientos y descriptores
aportan los puntos de acceso a la informacin y dan un cierto margen de control para que el
usuario pueda decidir sobre el nivel de precisin o extensin en el proceso de bsqueda y
recuperacin de informacin. Los sistemas de clasificacin siguen una serie de criterios para su
desarrollo y responden a una lgica de organizacin de conocimiento que permite asignar una
direccin relativa a los libros y otros documentos en las bibliotecas. Cuando se conocen los
criterios descriptivos y la estructura de la clasificacin utilizada en una biblioteca, se puede aplicar
este conocimiento en otra, para intuir la ubicacin de los documentos y encontrar aquellos que
tienen una correspondencia directa con el inters del usuario. La clasificacin establece relaciones
de afinidad y determina una secuencia de orden.

ISO en Mxico.

La presencia de ISO en Mxico como Organizacin no Gubernamental (ONG), tiene varios
componentes fundamentales que tienen una funcin integradora, haciendo de ISO un esfuerzo de
varias organizaciones, incorporando la participacin de entidades de la iniciativa privada, el
gobierno y el sector educativo.

La Direccin General de Planeacin y Administracin (DGPA).

Entidad que coordina la planeacin estratgica de ISO: su alcance y penetracin en el mercado
nacional, la administracin del Capital de Marca a nivel regional y nacional, la proyeccin de
negocios en el rea NAFTA utilizando estndares ISO, as como la vinculacin de ISO en Mxico con
el sector productivo, las instituciones de educacin superior, y la sociedad en su conjunto. La
DGPA est formada por un comit administrativo formado por miembros de varias empresas
lderes en la implementacin de estndares ISO.