Formato Procesos

FORMATO 1
IDENTIFICACIN DE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DEL CLIENTE

8. SOLICITUD PARA LA COMPRA DE SUMINISTROS E INSUMOS HOSPITALARIOS ALMACN
IDENTIFICACIN DE PRODUCTOS IDENTIFICACIN DEL CLIENTES (CI CE)
IDENTIFICACIN DE LAS NECESIDADES Y/O
EXPECTATIVAS DEL CLIENTE (CI CE)
Pro!"#$% %r% r"%&'(%)'*+ ," %,-!,')%)'*+
," )o.r% ," #!.'+'#$ro#
L'#$%,o ," "/'#$"+)'%# 0 #%&',%# ,"
#!.'+'#$ro# or ."#
C!%,ro# )o.%r%$'1o# #"23+ )o$'(%)'o+"# ,"
#!.'+'#$ro#
CLIENTES INTERNOS
- D"%r$%."+$o# 0 #"r1')'o# ,"&
4o#'$%&
CLIENTES EXTERNOS
- Pro1"",or"# ," 5'"+"#
- 6!"+% "&%5or%)'*+ 0 r"#"+$%)'*+ ,"&
&'#$%,o ," +")"#',%,"#
- I,"+$'7')%r 0 "#$%5&")"r
)orr")$%."+$" &%# +")"#',%,"# 0
r'or',%,"# ,"& #!.'+'#$ro8 "& #"r1')'o
0 "& 4o#'$%&
- E+$r"2% oor$!+% ," '+7or.%)'*+
- P"r$'+"+)'% "+ &% #o&')'$!, ,"
)o$'(%)'o+"#
- 9!" #"% oor$!+% &%# )o$'(%)'o+"# ,"
&o# ro1"",or"#.
- C!.&'.'"+$o 0 )o+2r!"+)'% "+ &%
"+$r"2% ," ro!"#$%#
24
FORMATO :.1
FICHA TCNICA DEL INDICADOR
8.1.1 SOLICITUD PARA LA COMPRA DE SUMINISTROS E INSUMOS HOSPITALARIOS ALMACN
CDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR
No DE RDENES DE COMPRA ELA6ORADAS
FECHA< APRO6ADO POR<
O6=ETIVO DEL INDICADOR Optimizar el trmite de las rdenes de compra
ATRI6UTO DE CALIDAD Grado de cumplimiento en el nmero de rdenes de compra elaboradas
en el perodo
TIPO DE INDICADOR Eficiencia
FRMULA DEL INDICADOR
N de OC hechas en el perodo

______________________________________________
!""
N de OC estndar para el perodo
NIVEL DE REFERENCIA #ebe tender al !""$
FUENTE DE LOS DATOS
NUMERADOR<
%e&istro de OC elaboradas
DENOMINADOR<
Nmero de OC estndar
9UIN DE6E MEDIR 'lmacenista
CU>NDO DE6E MEDIR #e acuerdo a la necesidad de &erenciar el indicador
FUENTES (uministros
CONSIDERACIONES )n*esti&ar causas+ tomar correcti*os , se&uir e*aluando
O6SERVACIONES El nmero de *eces -ue se re*isan eistencias es fundamental en la
determinacin del estndar+ ,a -ue en una re*isin de eistencias no
todos los insumos han lle&ado a su punto de reposicin
25
FORMATO :.:
8.1.: SOLICITUD PARA LA COMPRA DE SUMINISTROS E INSUMOS HOSPITALARIOS ALMACN
CALIFICACIN DE PROVEEDORES
O6=ETIVO DEL INDICADOR E*aluar a los pro*eedores , clasificarlos de manera -ue permita
descartar a-uellos -ue &eneran retrasos , retraba.o
ATRI6UTO DE CALIDAD /ro*eedores con buena calificacin 0promedio obtenido por los
pro*eedores durante el perodo1
Efecti*idad en seleccin de pro*eedores
Co

__________________
n
NIVEL DE REFERENCIA 2istrico , de acuerdo a la meta propuesta
FUENTE DE LOS DATOS
NUMERADOR<
Co3 Calificacin obtenida por el pro*eedor
DENOMINADOR<
+3 Nmero de pro*eedores calificados
CU>NDO DE6E MEDIR (emestral o anual
FUENTES 4icha de se&uimiento al pro*eedor+ (uministros
CONSIDERACIONES %etroalimentar al pro*eedor sobre el resultado 0repeticin de orden de
compra+ de*olucin por problemas de calidad , p5rdidas por entre&as e
inoportunas1
)n*esti&ar causas+ tomar correcti*os , se&uir e*aluando
O6SERVACIONES En el clculo de este indicador se ei&e la elaboracin de un instrumento
de calificacin -ue permita e*aluar ob.eti*amente la calidad del ser*icio ,
de los insumos suministrados por cada pro*eedor6 (e debe definir la
calificacin mnima -ue debe obtener el pro*eedor para mantener las
relaciones comerciales
26
FORMATO :.?
8.1.? SOLICITUD PARA LA COMPRA DE SUMINISTROS E INSUMOS HOSPITALARIOS ALMACN
CUMPLIMIENTO DE PROVEEDORES INSCRITOS EN @ARDEX
O6=ETIVO DEL INDICADOR 7aimizar el cumplimiento del re-uisito de inscripcin en el 8arde de
pro*eedores
ATRI6UTO DE CALIDAD Cumplimiento en el re-uisito de inscripcin de pro*eedores 08arde1
No de /ro*eedores Cotizantes

______________________________________________
No de /ro*eedores -ue Cotizaron
NIVEL DE REFERENCIA !""$ o dentro del ran&o de aceptabilidad definido
FUENTE DE LOS DATOS
NUMERADOR<
Nmero de pro*eedores Cotizantes -ue se encontraban inscritos durante
el perodo
DENOMINADOR<
Numero de pro*eedores -ue cotizaron durante el perodo
CU>NDO DE6E MEDIR 'corde con las fechas -ue se reciben cotizaciones
FUENTES suministros+ 8arde de pro*eedores
CONSIDERACIONES )mplementar controles en el proceso de inscripcin , calificacin de
pro*eedores
O6SERVACIONES El nmero de pro*eedores cotizantes no debe eceder al nmero de
pro*eedores inscriptos 0si se presenta+ el control de inscripcin ,
e*aluacin pre*ia del pro*eedor ha presentado fallas6
27
FORMATO ?
EST>NDAR DE PROCESO
HOSPITAL SAN
=UAN DE DIOS
DE YARUMAL
PROCESO
DEPENDENCIA O SERVICIO
PROCESO< /'/'9 N ""! P>;INA A1A DE AAA?AA
8.: SOLICITUD PARA LA COMPRA DE
SUMINISTROS E INSUMOS HOSPITALARIOS
ALMACN
ALMACN FECHA DE ACTUALIBACIN
APRO6ADO POR
FLU=O;RAMA 9UIN DNDE CU>NDO CMO POR 9U
'lmacenista 'lmac5n
Cuando se presente la
necesidad de pro&ramar
las compras
Guindose por el
crono&rama de fechas
pactadas para las
compras ,:o la
necesidad del suministro
/ara ase&urar la
disponibilidad de los
suministros
',udante de
almac5n: auiliar
de almac5n
'lmac5n 9os das de lunes a
*iernes
%ecibiendo los
re-uerimientos de los
diferentes ser*icios ,
departamentos del
hospital
/ara ordenar el traba.o
a realizar
'lmacenista+
auiliar o
a,udante
almac5n Cada *ez -ue se reciban
los re-uerimientos
)n&resando el suministro
en el sistema
0suministro de
re-uisicin1
/ara dar un in&reso de
las necesidades en el
sistema
'lmacenista+
auiliar
'lmac5n Cada *ez -ue se presente
esta necesidad
)n&resando el suministro
, asi&nando un cdi&o
/ara poder elaborar la
solicitud de compra
'lmacenista 'lmac5n Cada *ez -ue se ten&an
los suministros
re&istrados en el sistema
'trabes del pro&rama '(
de in*entarios apretando
la opcin reportes ,
lue&o consulta 8arde
;alorizado e imprimir
/ara de.ar por medio
escrito el mo*imiento
del suministro
relacionado con el
consumo
28
INICIO
Programar la compra
La compra
es por
solicitud de
dotacin
2
eci!ir " clasi#icar los re$uerimientos
$ue necesitan la solicitud de compra
Ingresar al sistema
%iene
cdigo en
el sistema
&
'acer creacin del
suministro en el sistema
Imprimir el listado de
e(istencias " salidas por mes
)
*I
NO
*I
NO
HOSPITAL SAN
=UAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
PROCESO< /'/'9 N ""! P>;INA A:A DE AA?AAA
SOLICITUD PARA LA COMPRA DE
SUMINISTROS E INSUMOS
HOSPITALARIOS ALMACN
ALMACEN FECHA DE ACTUALIBACIN
APRO6ADO POR
'lmacenista 'lmac5n
Cuando se ten&a el
listado de los
suministros
Comunicndose con el
pro*eedor por fa o
telefnicamente+ para -ue
cotice el suministro
08arde de pro*eedores1
/ara obtener de los
diferentes pro*eedores
las diferentes ofertas
en precios+ calidad ,
tiempo de pa&o
',udante de
almac5n:
auiliar de
almac5n
'lmac5n Cada *ez -ue la en*e el
pro*eedor
telefnicamente o por
fa
%ecibiendo las
cotizaciones de los
/ara comparar las
ofertas de acuerdo al
precio+ calidad , tiempo
de pa&o
'lmacenista 'lmac5n Cuando se tiene definido
las me.ores ofertas de
los pro*eedores
Eli&iendo la me.or
su&erencia de acuerdo al
pro*eedor o listado de
suministros
/ara realizar la solicitud
de acuerdo al pedido
'lmacenista+
auiliar
'lmac5n
Cuando ,a se ten&an las
cotizaciones necesarias
definiendo las
su&erencias
#i&itando en la ho.a de
clculo los *alores de los
insumos se&n
cotizaciones de cada
pro*eedor
/ara realizar un
resumen de las
diferentes cotizaciones
'uiliar o
a,udante de
'lmac5n
'lmac5n Cuando se ha,an
definido fechas , horas
para reunin del comit5
En*iando los cuadros
comparati*os al
encar&ado de la reunin
del comit5
/ara -ue analicen el
cuadro , autoricen ,
definan el presupuesto
'lmacenista 'lmac5n Cuando la compra no es
pro&ramada , se
necesita hacer solicitud
Elaborando una solicitud
de acuerdo a la necesidad
, las ofertas de los
pro*eedores
/ara -ue autoricen la
compra , definan el
presupuesto
'uiliar o
a,udante de
'lmac5n
'lmac5n Cuando se ha,a
elaborado la su&erencia
de acuerdo a la
%ealizando un cuadro
comparati*o ,
especificando el ob.eto ,
ad.udicacin de la
compra , realizar el
pedido
2+
,IN
Coti-ar insumos
)
eci!ir coti-aciones
.legir el tipo de
sugerencia
*on
compras
programada
s eali-ar cuadro
comparati/o
.ntregar al comit0 para
ad1udicacin de compras
*I
NO
.la!orar la sugerencia de
compra
.ntregar a Costos "
Presupuesto
HOSPITAL SAN
=UAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
PROCESO< /'/'9 N ""! P>;INA A?A DE AA?AAA
SUMINISTROS E INSUMOS
HOSPITALARIOS ALMACN
ALMACEN FECHA DE ACTUALIBACIN
APRO6ADO POR
'lmacenista 'lmac5n Cada *ez -ue se presente
esta necesidad
En un formato destinado
para ello
/ara determinar la
necesidad de dotacin
',udante de
almac5n:
auiliar de
almac5n
(er*icios ,
dependencias
del hospital
Cuando se ha,an definido
las encuestas , separadas
se&n el ser*icio
Entre&ando a cada
ser*icio o dependencia
una copia de la encuesta
para -ue la dili&encien
/ara -ue los ser*icios o
dependencias puedan
dili&enciar la encuesta
Encar&ado de
cada ser*icio
o
dependencia
(er*icios ,
dependencias
del hospital
Cada *ez -ue le sean
entre&adas las encuestas
con un plazo de !< das
para dili&enciarlo ,
entre&arlo
9lenando los espacios
-ue corresponden de
acuerdo a la situacin ,
realidad actual de sus
dotaciones
/ara -ue se puedan
medir las necesidades
de dotacin
Encar&ado de
cada ser*icio
o
dependencia
'lmac5n Cuando se ha,an
dili&enciado las encuestas
#iri&i5ndose a el
almac5n con la encuesta
, entre&ndola a la
persona encar&ada
/ara -ue las encuestas
sean analizadas , se
puedan elaborar las
su&erencias
'lmacenista 'lmac5n Cuando se ha,an
dili&enciado las encuestas
'trabes del pro&rama '(
de in*entarios apretando
la opcin reportes ,
lue&o consulta 8arde
;alorizado e imprimir
escrito el mo*imiento
del suministro
relacionado con el
consumo
&2
2
Llenar las encuestas de
manera clara " concisa
Priori-ar las necesidades
de dotacin
&
.la!orar encuestas de
necesidades de dotacin
.ntregar las encuestas a las
di#erentes dependencias
3e/ol/er las encuestas
en almac0n
FORMATO C
EST>NDAR DE PROCEDIMIENTO
8.? SOLICITUD PARA LA COMPRA DE SUMINISTROS E INSUMOS HOSPITALARIOS ALMACN
PROCESO< /'/'9 N ""!
NOM6RE DEL PROCEDIMINTO Entre&a de la propuesta ,:o cuadro comparati*o para realizacin de 'd.udicacin de compra
FECHA DE ACTUALIBACIN
APRO6ADO POR
O6=ETIVO<
eali-ar la sugerencia " solicitud del suministro4 de acuerdo a los re$uerimientos " los consumos4 $ue aseguren la disponi!ilidad de los suministros $ue permita cu!rir las
necesidades de las di#erentes dependencias del 5ospital6
RESPONSA6LE<
ALMACENISTA
CONDICIONES<
9os insumos -ue hacen falta , las cantidades de ellos se seleccionan por medio de un filtro automtico -ue
se encuentran en ecel
9a respuesta de las cotizaciones de los pro*eedores se pueden demorar entre dos 0=1 , cuatro 0>1 das
9a su&erencia de compra de suministros se realiza cuando el suministro este a&otado ,:o se necesite
ur&entemente 0se realiza cuando no ha,a crono&rama de reunin del comit51?
MATERIALES NECESARIOS<
@tiles de escritorio- /apelera- (ellos- )mpresora-
Computadora- Calculadora- 9istado de Especificaciones-
Ael5fono- 4a
E=ECUCIN< (ACTIVIDADES CRDTICAS)<
1. eci!ir " clasi#icar los re$uerimientos $ue necesitan la solicitud de compra
:. Imprimir el listado de e(istencias " salidas por mes
?. Coti-ar insumos
C. .legir el tipo de sugerencia
E. eali-ar cuadro comparati/o
F. .la!orar la sugerencia de compra
G. .la!orar encuestas de necesidades de dotacin
8. Priori-ar las necesidades de dotacin
ANEXOS
PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS<
Pro!"#$% %r% r"%&'(%)'*+ ," A,-!,')%)'*+ ," )o.r%
DEFINICIONES<
Co.r%# ro2r%.%,%#< Es la pro&ramacin del comit5 de compra+ -uien analizar la ad-uisicin de los suministros , -uien aprobar la ad.udicacin de la compra
Co.r%# +o ro2r%.%,%#< son compras -ue no se pro&raman pero -ue necesitan realizare+ ,a sea por una necesidad o necesarias para el buen funcionamiento del
hospital
So&')'$!, ," )o.r%< lista de suministros , e-uipos solicitados por diferentes ser*icios.
A,-!,')%)'*+ ," &% )o.r%< es seleccionar a un pro*eedor de acuerdo a su0s1 oferta0as16 Es el pro*eedor esco&ido a -uien se le realizar la compra
D"#)r')'*+ ,"& #!.'+'#$ro< corresponde al nombre del suministro
Por Pro1"",or< cuando se solicitan suministros de un solo pro*eedor
Por &'#$%,o ," #!.'+'#$ro#< Cuando se solicitan suministros de diferentes pro*eedores+ cuando se solicitan suministros a un pro*eedor no usual o cuando se necesita
un suministro ur&ente
&)
FORMATO 1
H. RECEPCIN DE SUMINISTROS
T"+"r "& #!.'+'#$ro +")"#%r'o %r% "&
%,")!%,o 7!+)'o+%.'"+$o ," &%# Ir"%# o
#"r1')'o# %#"2!r%+,o &% )%&',%, " '+2r"#o "+
"& #'#$".%
O7')'o# %)&%r%$or'o# #o5r" '+)o+#'#$"+)'% "+
&o# #!.'+'#$ro#.
Or,"+ ," )o.r% 0 7%)$!r%
CLIENTES INTERNOS
Co+$%5'&',%,.
Pr"#!!"#$o
CLIENTES EXTERNOS
Pro1"",or"# ," 5'"+"#.
9!" 4%0% "r$'+"+)'% "+ &% "+$r"2% ,"&
",',o.
9!" "#$" )o.&"$o "& ",',o ,"&
#!.'+'#$ro.
9!" &%# )%r%)$"rJ#$')%# ,"& ro,!)$o
#%$'#7%2%+ &%# +")"#',%,"# 0 r'or',%,"#
,"& #"r1')'o8 ,"& %)'"+$" 0 "& 7!+)'o+%r'o.
C!.&'.'"+$o "+ &% "+$r"2% )o.&"$% 0
oor$!+% ," ,o)!."+$o# (7%)$!r%#8
or,"+ ," )o.r%8 0 or,"+ ," "+$r%,% ,"
#!.'+'#$ro#).
Corr")$o '+2r"#o ,"& #!.'+'#$ro "+ "&
#'#$".% @%r,"/ (ro2r%.% AS ,"
'+1"+$%r'o).
A,")!%,% )&%#'7')%)'*+ ," 7%)$!r%#.
&2
FORMATO :.1
H.1.1 RECEPCIN DE SUMINISTROS
DEVOLUCIN DE SUMINISTRO A PROVEEDORES
O6=ETIVO DEL INDICADOR Calificar al pro*eedor de acuerdo a su efecti*idad en el periodo6
#isminuir las de*oluciones en compras por incumplimiento de
especificaciones administrati*as , t5cnicas
ATRI6UTO DE CALIDAD Cumplimiento de especificaciones administrati*as , t5cnicas del
suministro por parte de los pro*eedores
TIPO DE INDICADOR Efecti*idad
Eficiencia
;alor de los suministros de*ueltos a pro*eedores en el perodo
_______________________________________________________________________________
!""
;alor de los suministros recepcionados durante el perodo
NIVEL DE REFERENCIA #ebe tender a cero 0"1
FUENTE DE LOS DATOS
NUMERADOR<
(uministros de*ueltos a pro*eedores
DENOMINADOR<
Suministros recepcionados
CU>NDO DE6E MEDIR 7ensualmente
FUENTES DE DATOS (uministros+ %e&istros de de*oluciones en compras+ re&istro del *alor
recepcionado
CONSIDERACIONES %e*isar e*aluacin , calificacin de pro*eedores+ buscar pro*eedores
alternati*os
O6SERVACIONES En este indicador no se tendr en cuenta las de*oluciones ori&inadas por
primo *encimiento+ ni las ori&inadas por ba.a rotacin
&&
FORMATO :.:
H.1.: RECEPCIN DE SUMINISTROS
SUMINISTROS RECI6IDOS OPORTUNAMENTE
O6=ETIVO DEL INDICADOR 7antener el suministro necesario hasta el tiempo de reposicinB el tiempo
-ue transcurre desde el momento en -ue se detecta la necesidad del
suministra hasta -ue se recibe
ATRI6UTO DE CALIDAD Oportunidad en la entre&a de los pro*eedores
;alor insumos recibidos dentro del plazo establecido en el perodo

________________________________________________________________________________
!""
;alor total de las rdenes de compra recibidas oportunamente
NIVEL DE REFERENCIA 2istrico
FUENTE DE LOS DATOS
NUMERADOR<
)nsumos recibidos dentro del plazo
DENOMINADOR<
Aotal de las rdenes de compra recibidas oportunamente
9UIN DE6E MEDIR 'lmacenista+ Cefe de suministros
CU>NDO DE6E MEDIR #e acuerdo a la frecuencia de las compras
FUENTES DE DATOS Compras , suministros
CONSIDERACIONES Cruzar indicadores de calificacin de pro*eedor
O6SERVACIONES 'ctualmente las ad-uisiciones se realizan ba.o una sola modalidad de
compra 0compras directas1 , reciben ofertas de sostenimiento de precios
para un perodo determinado6
(e deben controlar las compras de alto costo 0compras -ue no permiten
la ad-uisicin con criterios de calidad , a menor costo1
&4
FORMATO ?
EST>NDAR DE PROCESO
HOSPITAL SAN
=UAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
PROCESO /'/'9 NK ""= P>;INA A1A DE AA?AA
H.: RECEPCIN DE SUMINISTROS ALMACN FECHA DE ACTUALIBACIN
APRO6ADO POR
'lmacenista 'lmac5n
Cuando se realiza el
pedido se debe con*enir
el transporte , el tiempo
de entre&a
#e acuerdo al con*enio
, al contrato con el
pro*eedor
/ara determinar si el
transporte lo debe
realizar el hospital
Conductor Dona de
entre&a de
pro*eedores
Cuando se concuerde con
el pro*eedor reco&er el
suministro
%eco&iendo la &ua ,:o
factura , las ca.as
0suministro1
/ara reco&er los
suministros solicitados
Conductor Dona de
entre&a de
pro*eedores
Cada *ez -ue reciba el
suministro
Contando fsicamente lo
-ue se recibe , el estado
de los mismos
/ara confrontar -ue el
numero de ca.as sea
i&ual al especificado
Conductor Carro
transportador
Cuando ha,a *erificado
-ue el nmero de ca.as ,
el estado de los embala.es
sea correcto
Aransportando el
suministro en el carro
transportador
/ara -ue el suministro
lle&ue al hospital
'uiliar de
almac5n
Dona de
recesin de
pro*eedores
Cada *ez -ue lle&ue un
pro*eedor o transportador
/ersonalmente
recibiendo la &ua ,:o
factura
/ara recibir los
suministros solicitados
'uiliar de
almac5n
Dona de
recesin de
pro*eedores
Contando fsicamente lo
-ue se recibe , el estado
de los mismos
/ara confrontar -ue el
nmero de ca.as sea
i&ual al especificado en
la &ua
'lmacenista Dona de
recesin de
pro*eedores
Cada *ez -ue no lle&ue
conforme el pedido
Comunicar con el pro*eedor
telefnicamente definiendo6
!6 #e.ar la mercanca en
cuarentena con nota , firma
en la &uia6
=6 #e*olucin parcial con
nota , firma en la &uia6
E6 #e*ol*er todas las ca.as
con &uia sin firmar
/ara determinar
disposicin final del
suministro
&5
INICIO
3eterminar si se co!ra #lete
*e co!ra
#lete
ecoger el
suministro
e/isar 7u8a /s 9 de ca1as
" estado de los em!ala1es
%ransportar el suministro
al 5ospital
eci!ir al transportador
":o pro/eedor
)
*I
NO
e/isar 7u8a ;s 9 de ca1as
Coincid
en
'a!lar con el respecti/o
pro/eedor " de#inir disposicin
#inal del suministro
*I
NO
HOSPITAL SAN
=UAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
PROCESO /'/'9 NK ""= P>;INA A:A DE AA?AA
RECEPCIN DE SUMINISTROS ALMACEN FECHA DE ACTUALIBACIN
APRO6ADO POR
'uiliar de
almac5n
Dona de
recesin de
pro*eedores
Cada *ez -ue se le
reciban los suministros
al pro*eedor
Con sello+ fecha , nombre
claro
/ara obtener de los
las diferentes ofertas
en precios+ calidad ,
tiempo de pa&o
'lmacenista:
'uiliar de
almac5n
'lmac5n Cada *ez -ue se reciban
insumos+ suministros+
materiales o e-uipos
;erificando la factura de
especificaciones
administrati*as
0;er 'neo '1
/ara ase&urar -ue
cumpla con las
especificaciones
administrati*as
'lmacenista 'lmac5n Cada *ez -ue se
presente una anomala
en la factura
/or tel5fono+ por fa o
personalmente
/ara informar al
pro*eedor la
inconsistencia
'lmacenista:
'uiliar de
'lmac5n
'lmac5n Cada *ez -ue se
en la factura
especificaciones t5cnicas
0;er 'neo F1
las especificaciones
t5cnicas se realizan
haciendo un muestreo
/ara ase&urar -ue el
suministro ad-uirido
cumpla con los ni*eles
de calidad ei&idos
'lmacenista:
'uiliar de
'lmac5n
'lmac5n
Cada *ez -ue se
en las especificaciones
t5cnicas
(e realiza un oficio
describiendo las
inconsistencias e
inconformidades+ se
anea obser*aciones ,:o
conclusiones si es el caso
/ara informar al
pro*eedor la
inconsistencia , lle&ar a
un acuerdo
'lmacenista:
/ro*eedor
'lmac5n Cada *ez -ue se
presente la situacin
personalmente
/ara lle&ar a un
acuerdo+ destino+
disposicin o reposicin
del suministro
&6
,irmar la gu8a
)
*e con#irman insumos con la #actura
<ecepcin administrati/a=
Concuerda
n insumos
>cordar con el pro/eedor
para tratar inconsistencia
;eri#icar especi#icaciones
t0cnicas
*I
NO
eali-ar o#icio aclaratorio "
se en/8a al pro/eedor
*e gestiona su solucin o
de/olucin
Cumple con
especi#icaci
ones
*I
NO
2
HOSPITAL SAN
=UAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
PROCESO /'/'9 NK ""= P>;INA A?A DE AA?AA
RECEPCIN DE SUMINISTROS ALMACEN FECHA DE ACTUALIBACIN
APRO6ADO POR
',udante de
almac5n:
auiliar de
almac5n
'lmac5n
Cuando ha,a
conformidad con el
suministro , las
condiciones pactadas
%eco&iendo la factura con la
orden de compra , ponerle un
&ancho o clips
/ara soporte contable ,
tener control sobre la
documentacin , poder
confrontar
posteriormente
',udante de
almac5n:
auiliar de
almac5n
'lmac5n Cuando ha,a
conformidad con el
suministro , las
Confrontando los suministros de
la orden de compra , la factura
0factura *s orden de compra1
confrontar
posteriormente
',udante de
almac5n:
auiliar de
almac5n
'lmac5n Cada *ez -ue se est5
realizando una entrada
%eco&iendo la factura+ le,endo el
cdi&o del suministro , se di&ita
en el pro&rama 08arde de los
suministros e insumos1
/ara ctualizar el
in*entario
',udante de
almac5n:
auiliar de
almac5n
'lmac5n Cuando ha,a realizado
la recepcin
administrati*a ,
t5cnicas o se ha,a
tenido al&n acuerdo
con el pro*eedor+
teniendo conformidad
con el suministro , las
9le*ando personalmente al
departamento de Costos ,
/resupuesto la orden de compra
, la factura
NOA'3 se debe de.ar copia de la
orden de compra , factura
0(oporte1
' fin de mes se clasifican las
facturas de acuerdo a los &rupos
de insumos al -ue pertenezcan
0Centros de costos1
/ara -ue se proceda al
proceso de pa&o al
pro*eedor , se lle*e el
re&istro
&7
2
.la!orar relacin de la
#actura
Ingresar en el sistema el suministro
<e(istencias #8sicas " condiciones pactadas
>ne(ar original " copia de la orden
de compra a la #actura
.ntregar la orden de compra "
#actura a Costos " Presupuesto
,IN
FORMATO C
H.? RECEPCIN DE SUMINISTROS ALMACN
EST>NDAR NL /'/'9 N ""=
NOM6RE DEL PROCEDIMINTO )n&reso del suministro a almac5n
FECHA
APRO6ADO POR
O6=ETIVO<
>segurar la calidad del ingreso de los suministros mediante el proceso de recepcin
RESPONSA6LE<
'97'CEN)(A'
CONDICIONES<
9as especificaciones administrati*as se realizan en la totalidad de los
suministros6
/ara solucionar las inconsistencia en los precios de los suministros se debe
reportar a Costos , /resupuesto6 7ientras no se solucione el problema no se
podr in&resar el suministro al sistemaB si es por un nmero ma,or a la
cantidad solicitada se recibe solamente lo pedido , se de*uel*e el resto
solicitando nota cr5ditoB si es por un precio ma,or se de*uel*e el artculo , se
solicita una nota cr5ditoB si es por un precio menor se acepta el suministroB si es
por una cantidad menor se acepta el suministro ad.udicando el faltante6
INSUMOS<
Gtiles de escritorio- /apelera- (ellos- /edido de entrada- Carro transportador-
(uministros- )mpresora- Computadora- Calculadora- 9istado de Especificaciones-
Ael5fono- 4a
H. ;eri#icar 7u8a ;s 9 de ca1as " estado de los em!ala1es
1M. Con#irmar insumos con #actura
11. ;eri#icar especi#icaciones t0cnicas
1:. 7estionar su solucin o de/olucin del suministro
1?. Ingresar en el sistema el suministro6
ANEXOS<
'neo ' Especificaciones 'dministrati*as6
'neo F Especificaciones t5cnicas
'neo 9 )dentificacin rea por colores
Aener el suministro necesario para el adecuado funcionamiento de las reas o ser*icios
DEFINICIONES<
E#")'7')%)'o+"# %,.'+'#$r%$'1%#< '-uellos aspectos de tipo administrati*o -ue se *erifican al momento de la entrada+ teniendo en cuenta la factura del pro*eedor+
la orden de compra , el pedido -ue lle&a
E#")'7')%)'o+"# $N)+')%#< Caractersticas propias del suministro en cuanto a fabricacin almacenamiento , transporte
Or,"+ ," )o.r%< lista de suministros , e-uipos -ue sern ad-uiridos por un pro*eedor
;!J%< #ocumento -ue respalda la entrada de una transportadora donde se especifica el remitente , el nmero de ca.as entre&adas
D"#)r')'*+ ,"& #!.'+'#$ro< corresponde al nombre del suministro+ todos los artculos como materiales+ muebles+ e-uipos+ etc6 -ue son necesarios para la atencin
del paciente , el funcionamiento del hospital
&8
FORMATO 1
1M DESPACHO DE SUMINISTROS A LOS DIFERENTES SERVICIOS DEL HOSPITAL
9!" &o# ,'7"r"+$"# #"r1')'o# 0
,"%r$%."+$o# ,"& Ho#'$%& $"+2%+ &o#
#!.'+'#$ro# +")"#%r'o# O!" "r.'$% )!5r'r
&%# +")"#',%,"# ,"& #"r1')'o %r% "& 5!"+
7!+)'o+%.'"+$o ,"& .'#.o.
T"+"r !+ )o+$ro& ,"& .%$"r'%& .N,')o
O!'r3r2')o O!" 2%r%+$')" &% )o+#"r1%)'*+ 0
&%# )%r%)$"rJ#$')%# ," )%&',%, 0 )%+$',%,
CLIENTES INTERNOS
>r"%# 0 ,"%r$%."+$o# ,"& Ho#'$%&
CLIENTES EXTERNOS
- Pro1"",or"# ," 5'"+"#
C!.&'.'"+$o "+ &% "+$r"2% )o.&"$% 0
oor$!+% ,"& #!.'+'#$ro #o&')'$%,o or
)%,% #"r1')'o
9!" 4%0% %)"r$'1',%, "+ &% )%+$',%, ,"&
#!.'+'#$ro 0 .%$"r'%& .N,')o O!'r3r2')o
% "+$r"2%r
9!" &%# )%r%)$"rJ#$')%# ,"& .%$"r'%&
.N,')o O!'r3r2')o 0 "& #!.'+'#$ro
#%$'#7%2%+ &%# +")"#',%,"# ," Ir"%8 &o#
!#!%r'o# 0 "& "r#o+%& (r'or',%,"# ,"&
#"r1')'o8 ,"& %)'"+$" 0 "& 7!+)'o+%r'o)
Corr")$% #%&',% ,"& #!.'+'#$ro "+ "&
#'#$".% (@%r,"/).
&+
FORMATO :.1
1M.1.1 DESPACHO DE SUMINISTROS A LOS DIFERENTES SERVICIOS DEL HOSPITAL
DEMANDA ATENDIDA EN LA SOLICITUD DEL PEDIDO DEL
SUMINISTRO
O6=ETIVO DEL INDICADOR #isminuir las entre&as incompletas a las reas , dependencias del
hospital
ATRI6UTO DE CALIDAD Grado de cumplimiento en la entre&a completa del suministro solicitado
N de solicitudes atendidas en forma completa

____________________________________________________________
!""
N total de solicitudes recibidas en el perodo
FUENTE DE LOS DATOS
NUMERADOR<
solicitudes atendidas en forma completa
DENOMINADOR<
total de solicitudes recibidas en el perodo
FUENTES (uministros+ almac5n+ formatos de re&istros de demanda satisfecha
CONSIDERACIONES Cruzar con indicadores de porcenta.e de a&otados+ crecimiento del
pedido+ porcenta.e de cumplimiento de consumo+ rotacin de la cartera+
ndice de rotacin+ edad de in*entario
O6SERVACIONES Este indicador debe tener en cuenta -ue la demanda no atendida se
considera tanto para los insumos -ue se encuentran re&istrados
0Codificados en el sistema1 como los -ue no se encuentran re&istrados
42
FORMATO :.:
1M.1.: DESPACHO DE SUMINISTROS A LOS DIFERENTES SERVICIOS DEL HOSPITAL
SUMINISTRO DIARIOS DEFINIDOS
O6=ETIVO DEL INDICADOR 'nalizar las tendencias cuantitati*as de los suministros
ATRI6UTO DE CALIDAD Cantidad de consumo diario de cada suministro
H@sd H44 Cpa
(##3
______________________________
(## estndar
NIVEL DE REFERENCIA !""$ de a.uste a la ### estndar 2istrico
FUENTE DE LOS DATOS
NUMERADOR<
PU#,3 Nmero de unidades de suministro despachadas durante el
perodo
PFF3 Nmero de formas 0contenido por cada suministro1
C%3 Cantidad de principio acti*o en cada forma farmac5utica
DENOMINADOR<
SDD< (uministro diaria definida estndar
CU>NDO DE6E MEDIR #e acuerdo a la necesidad
FUENTES DE DATOS 8arde+ sistema '/O9O+ concentraciones+ instrucciones suministro ,
(uministro diaria definido estndar 0(##1
CONSIDERACIONES Cruzar con indicadores de porcenta.e de utilizacin de protocolos ,
es-uemas de despacho+
)n*esti&ar causas , tomar correcti*os , se&uir e*aluando
O6SERVACIONES Este indicador debe calcularse para cada suministro+ por tanto resulta
costoso considerando el nmero de suministros -ue se mane.an en el
almac5n6 (e recomienda usarlo en los casos donde se detecten
irracionalidad en el consumo , cuando el costo del insumo amerite el
estudio
4)
FORMATO :.?
1M.1.? DESPACHO DE SUMINISTROS A LOS DIFERENTES SERVICIOS DEL HOSPITAL
RENDIMIENTO EN LA AD9UISICIN DE SUMINISTRO POR
PERSONA
O6=ETIVO DEL
INDICADOR
Optimizar el tiempo , el recurso humano en los trmites para las
ad-uisiciones de suministros
ATRI6UTO DE CALIDAD 'd-uisicin del suministro
@nidades ad-uiridas por persona en un perodo
!1
______________________________________________________________________________
Aiempo in*ertido en tramites de ad-uisicin en el mismo perodo
Cantidad -ue se pro,ecto para el consumo del artculo

=1
__________________________________________________________________
Cantidad del artculo -ue se consumi
NIVEL DE REFERENCIA !""$ de a.uste a la SDD< (uministro diaria definida estndar 2istrico
FUENTE DE LOS DATOS
NUMERADOR<
!1 @nidades ad-uiridas por persona en un perodo
=1 Cantidad -ue se pro,ecto para el consumo del artculo
DENOMINADOR<
!1 Aiempo in*ertido en trmites de ad-uisicin en el mismo perodo
=1Cantidad del artculo -ue se consumi
FUENTES DE DATOS Estudio de tiempos+ suministros
CONSIDERACIONES )n*esti&ar causas+ necesidad de capacitacin+ re*isar procedimientos+
optimizar la tecnolo&a+ necesidad de recurso humano , tomar correcti*os ,
se&uir e*aluando
O6SERVACIONES (e debe definir estudio por tiempos por proceso
(e debe tener en cuenta el porcenta.e de cumplimiento de la pro,eccin de
consumo en unidades+ el porcenta.e de cumplimiento en la meta de *entas
, el porcenta.e de productos con eistencias dentro de la aceptabilidad609a
informacin se debe cruzar en unidades , en pesos , determinar si se debe
efectuar cambios de polticas de precios o hacer a.ustes en las
pro,ecciones , al presupuesto
42
FORMATO :.C
1M.1.C DESPACHO DE SUMINISTROS A LOS DIFERENTES SERVICIOS DEL HOSPITAL
DEVOLUCIN POR ERROR DE DESPACHO
O6=ETIVO DEL
INDICADOR
7inimizar el error de despacho
ATRI6UTO DE CALIDAD Grado de errores en despacho
No de de*oluciones por errores de despacho en un perodo

_______________________________________________________________________
!""
No de despachos realizados en el perodo
NIVEL DE REFERENCIA Aendencia entre "- ! $
FUENTE DE LOS DATOS
NUMERADOR<
#e*oluciones por errores de despacho
DENOMINADOR<
#espachos realizados
FUENTES DE DATOS (uministros+ %e&istros de despacho
CONSIDERACIONES 'nalizar causas+ re*isar procedimientos+ determinar necesidades de
capacitacin+ tomar correcti*os , se&uir e*aluando
O6SERVACIONES El indicador se utiliza &eneralmente cuando se detectan incremento en los
reclamos de clientes internos , eternos por despacho incorrecto -ue
ori&inan retrba.o al personal de suministros6
4&
FORMATO :.E
1M.1.E DESPACHO DE SUMINISTROS A LOS DIFERENTES SERVICIOS DEL HOSPITAL
CDI;O DEL
INDICADOR<
NOM6RE DEL INDICADOR
SOLICITUDES ATENDIDAS OPORTUNAMENTE
O6=ETIVO DEL
INDICADOR
%ealizar una entre&a oportuna de los suministros
ATRI6UTO DE CALIDAD Oportunidad en la atencin de solicitudes de pedidos de suministros
FRMULA DEL
INDICADOR
No de entre&as hechas oportunamente en el perodo

_______________________________________________________________
!""
No de solicitudes 2echas en el perodo
NIVEL DE REFERENCIA Aendencia al !""$
FUENTE DE LOS DATOS
NUMERADOR<
entre&as hechas oportunamente
DENOMINADOR<
solicitudes hechas
FUENTES DE DATOS (uministros+ %e&istros de despacho
CONSIDERACIONES %e*isar procedimientos+ determinar necesidades de capacitacin
'nalizar causas+ tomar correcti*os , se&uir e*aluando
O6SERVACIONES
44
FORMATO ?
EST>NDAR DE PROCESO
HOSPITAL SAN
=UAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
PROCESO /'/'9 NK ""E P>;INA A1A DE AA:AA
1M.: DESPACHO DE SUMINISTROS A
LOS DIFERENTES SERVICIOS DEL
HOSPITAL
ALMACN FECHA
APRO6ADO POR
Encar&ado
del ser*icio o
la
dependencia
En el ser*icio
o
dependencia
Cuando se re-uiera del
suministro
#ili&enciando el formato de
solicitud , despacho de insumos
por ser*icio
/ara ad-uirir los
insumos necesarios
-ue permitan el
buen
funcionamiento del
ser*icio
Encar&ado
del ser*icio o
la
dependencia
En el ser*icio
o
dependencia
Cuando se ten&a
dili&enciado el formato
de pedido
%eco&iendo los insumos ,
materiales de desecho para su
respecti*a reposicin 04rascos+
tubos+ colapsibles entre otros1 /ara poder realizar
la reposicin
respecti*a
Encar&ado
del ser*icio o
la
dependencia
'lmac5n
Cuando se ten&a
dili&enciado el formato
de pedido en los
horarios lunes a *iernes
I- != am , =- > pm
Entre&ando personalmente el
formato , el material de
desecho al personal encar&ado
de almac5n
/ara -ue le
realicen el
despacho del
suministro
'uiliar o
a,udante de
almac5n
'lmac5n
Aodos los das de lunes
a *iernes
I-!= am , =- > pm
%ecibiendo fsicamente los
re-uerimientos , el suministro
2acer autorizar el pedido por el
sub&erente administrati*o
0Esta acti*idad se realiza
semanalmente a ecepcin de un
caso ur&ente+ al suministro
realizarle el proceso de de*olucin
de suministros1
/ara poder alistar
los suministros
'uiliar de
almac5n
'lmac5n Cada *ez -ue ha,a una
inconsistencia
2ablando con en el car&ado del
ser*icio -ue &ener el formato
del pedido
/ara poder
entre&ar
eactamente ,
correctamente el
suministro
45
INICIO
3iligenciar el #ormato de solicitud "
despac5o de insumos
>ne(ar los materiales
de desec5o
>clarar
inconsistencia "
corregirla
eci!ir los #ormatos "
clasi#icar los re$uerimientos
*e de!e ane(ar
material de
desec5o
NO
*I
Lle/ar los #ormatos diligenciados
a almac0n
'a"
inconsistencia en
#ormato
*I
)
HOSPITAL SAN
=UAN DE DIOS
DE YARUMAL
PROCESO
PROCESO /'/'9 NK ""E P>;INA A1A DE AA:AA
DESPACHO DE SUMINISTROS A LOS
DIFERENTES SERVICIOS DEL HOSPITAL
ALMACEN FECHA
APRO6ADO POR
'uiliar o
a,udante
de
almac5n
'lmac5n
En el
momento de
realizar el
alistamiento
de los
insumos
Confrontando el pedido del formato con las eistencias
en almac5n 0eistencias del insumo con la tar.eta del
in*entario permanente6
Nota 7es por mes se debe sacar copia de se&uridad ,
archi*ar 0en lo posible en un lu&ar eterior del hospital1
/ara identificar las
eistencias , facilitar el
despacho de los insumos
'uiliar o
a,udante
de
almac5n
'lmac5n
Aodos los das
en las
primeras
horas del da
'*isando al encar&ado para -ue realice el oficio para la
compra del suministro
/ara poder entre&ar el
suministro re-uerido por el
ser*icio o dependencias
Comunicar al -ue hace el
re-uerimiento -ue el
suministro no se despachara
, -ue esta pendiente
'uiliar o
a,udante
de almac5n
'lmac5n Aodos los das
en las primeras
horas del da
(eleccionando los insumos , separndolos por
dependencia60en bolsas o ca.as1
/ara seleccionar los insumos
re-ueridos por las
dependencias
'uiliar o
a,udante
de
almac5n
'lmac5n
Aodos los das
una *ez hecho
el alistamiento
de los
suministros
%estando del sistema los suministros -ue salen , actualizando
la tar.eta de in*entario permanente 0nombre codillo ,
cantidad1
NOA'3 re&istrar las salidas semanales+ salidas , entradas
mensuales e+ imprimir informe en ori&inal , dos copias 0para
contralora , archi*o de almac5n1
/ara actualizar el
sistema de in*entario 0'(
de )n*entario1
'uiliar o
a,udante
de
almac5n
En el
ser*icio o
dependen
cia
Aodos los das
una *ez hecho
el alistamiento
de los
suministros
Confrontando los suministros de las salidas con lo -ue se
entre&a fsicamente6 'notar en la orden de pedido la cantidad
despachada
NOA'3 (e deben controlar los subdepsitos 0puntos de
almacenamiento1 de cada uno de los reas 0*erificar
eistencias ;s listado de (tocJ+ las condiciones de
almacenamiento , estados de los insumos , fechas de
*encimiento K%ealizar un acta de auditoraL1
/ara satisfacer las
necesidades de las
dependencias
'uiliar o
a,udante
de almac5n
En el
ser*icio o
dependenci
a
Cuando se est5
entre&ando el
suministro
Colocando el nombre de -uien recibe+ CC+ Car&o , firma la
salida de in*entario
NOA'3 (e debe de.ar copia de la orden de pedido 0salida1 de
los suministros6
/ara de.ar constancia de
la entre&a de los
suministros
'uiliar o
a,udante
de
almac5n
almac5n #espu5s de -ue
ha,an firmado
la salida de
in*entario
(e or&aniza por fecha+ consecuti*o , parte de los centros de
costos 0Clasificar documento por ser*icio1
Nota3 la entre&a de e-uipos ha, -ue car&ar al in*entario
indi*idual -ue ten&a el personal
/ara archi*ar las salidas de
in*entario
0tener un soporte de las
salidas1
46
./aluar la e(istencia de
suministro
7enerar
pendiente
'acer el alistamiento de
los insumos
'acer la salida de los
insumos en el sistema
'a"
e(istencia de
suministro
*I
NO
)
'acer entrega de los
suministros
'acer #irmar la salida de
in/entario de $uien reci!e
Organi-ar las salidas en las
carpetas ":o sistema
,IN
FORMATO C
1M.? DESPACHO DE SUMINISTROS A LOS DIFERENTES SERVICIOS DEL HOSPITAL
EST>NDAR NL /'/'9 N ""E
NOM6RE DEL PROCEDIMINTO Entre&a de suministro a las diferentes dependencias del 2O(/)A'9
FECHA
APRO6ADO POR
O6=ETIVO<
>segurar el despac5o del suministro lle/ando un control de lo solicitado " lo entregado $ue satis#aga " permita el !uen #uncionamiento del ?rea o ser/icio
RESPONSA6LE<
'97'CEN)(A'
CONDICIONES<
'l&unos materiales se deben entre&ar con al&unas condiciones especificas teniendo en
cuenta las especificaciones del suministro para su buena conser*acin ,:o consumo
El suministro debe transportarse de manera -ue permita &arantizar la conser*acin del
mismo 0Aransportadas en un carro1
Aodo el suministro se entre&an persona a persona+ para *erificar las cantidades e
inte&ridad de los suministros
9os e-uipos -ue sean entre&ados deben car&arse en el in*entario -ue posee los
funcionarios 0el encar&ado de recibir los e-uipos debe responder por el mane.o+
utilizacin+ daMo o perdida del e-uipo1
Cuando el suministro deben ser transportados a un lu&ar fuera del hospital se debe
ase&urar el suministro 0entidad ase&uradora1
INSUMOS<
Gtiles de escritorio- /apelera- (ellos- Carro transportador- (uministros-
)mpresora- Computadora- Calculadora- 9istado de medicamentos- Ael5fono-
4a
1C. 63iligenciar el #ormato de solicitud " despac5o de insumos
1E. eci!ir los #ormatos " clasi#icar los re$uerimientos #8sicos
1F. >clarar inconsistencia " corregirla
1G. ./aluar la e(istencia de suministro
18. 7enerar pendiente
1H. 'acer la salida de los insumos en el sistema
:M. 'acer #irmar la salida de in/entario de $uien reci!e
ANEXOS<
Nue los ser*icios o dependencias de la clnica ten&an suministro necesarios de manera -ue permita cubrir las necesidades del ser*icio para el buen funcionamiento del
mismo
DEFINICIONES<
A&'#$%.'"+$o ," #!.'+'#$ro< es or&anizar los suministros de acuerdo a los re-uerimientos de los ser*icios o dependencias para ser entre&ados
Ar)4'1%r ,o)!."+$%)'*+ se archi*a la documentacin como una medida de seguridad contra la prdida de datos, para confrontar las salidas.
47
FORMATO 1
11. SOLICITUD PARA LA COMPRA DE MEDICAMENTOS FARMACIA
Pro!"#$% %r% r"%&'(%)'*+ ," %,-!,')%)'*+ ,"
)o.r% ," .",')%."+$o#
L'#$%,o ," "/'#$"+)'%# 0 #%&',%# ," .",')%."+$o#
or ."#
C!%,ro# )o.%r%$'1o# #"23+ )o$'(%)'o+"# ,"
.",')%."+$o#
CLIENTES INTERNOS
- D"%r$%."+$o# 0 #"r1')'o# ,"&
4o#'$%&
CLIENTES EXTERNOS
- Pro1"",or"# ," 5'"+"#
- 6!"+% "&%5or%)'*+ 0 r"#"+$%)'*+ ,"&
&'#$%,o ," +")"#',%,"#
- I,"+$'7')%r 0 "#$%5&")"r
)orr")$%."+$" &%# +")"#',%,"# 0
r'or',%,"# ,"& .",')%."+$o8 "&
#"r1')'o 0 "& 4o#'$%&
- E+$r"2% oor$!+% ," '+7or.%)'*+
- P"r$'+"+)'% "+ &% #o&')'$!, ,"
)o$'(%)'o+"#
- 9!" #"% oor$!+% 0 )o+2r!"+$"# &%#
)o$'(%)'o+"# ," &o# ro1"",or"#.
- C!.&'.'"+$o 0 )o+2r!"+)'% "+ &%
"+$r"2% ," ro!"#$%#
48
FORMATO :.1
11.1.1 SOLICITUD PARA LA COMPRA DE MEDICAMENTOS FARMACIA
No DE RDENES DE COMPRA ELA6ORADAS
O6=ETIVO DEL
INDICADOR
Optimizar el trmite de las rdenes de compra
ATRI6UTO DE CALIDAD Grado de cumplimiento en el nmero de rdenes de compra elaboradas
en el perodo
N de OC hechas en el perodo

______________________________________________
!""
N de OC estndar para el perodo
NIVEL DE REFERENCIA #ebe tender al !""$
FUENTE DE LOS DATOS
NUMERADOR<
%e&istro de OC elaboradas
DENOMINADOR<
Nmero de OC estndar
9UIN DE6E MEDIR %e&ente farmacia+ (ub&erente 'dministrati*o
FUENTES (uministros
O6SERVACIONES El nmero de *eces -ue se re*isan eistencias es fundamental en la
determinacin del estndar+ ,a -ue en una re*isin de eistencias no
todos los medicamentos han lle&ado a su punto de reposicin
4+
FORMATO :.:
11.1.: SOLICITUD PARA LA COMPRA DE MEDICAMENTOS FARMACIA
CALIFICACIN DE PROVEEDORES
O6=ETIVO DEL INDICADOR E*aluar a los pro*eedores , clasificarlos da manera -ue permita
descartar a-uellos -ue &eneran retrasos , retraba.o
ATRI6UTO DE CALIDAD Calificacin promedio obtenida por los pro*eedores durante el perodo
Efecti*idad en seleccin de pro*eedores
Co

__________________
n
NIVEL DE REFERENCIA 2istrico , de acuerdo a la meta propuesta
FUENTE DE LOS DATOS
NUMERADOR<
Co3 Calificacin obtenida por el pro*eedor
DENOMINADOR<
+3 Nmero de pro*eedores calificados
9UIN DE6E MEDIR %e&ente de 4armacia+ Cefe de suministros
CU>NDO DE6E MEDIR (emestral o anual
FUENTES 4icha de se&uimiento al pro*eedor+ medicamentos
CONSIDERACIONES %etroalimentar al pro*eedor sobre el resultado 0repeticin de orden de
compra+ de*olucin por problemas de calidad , perdidas por entre&as
inoportunas1
O6SERVACIONES En el clculo de este indicador se ei&e la elaboracin de un instrumento
de calificacin -ue permita e*aluar ob.eti*amente la calidad del ser*icio ,
de los medicamentos suministrados por cada pro*eedor6 (e debe definir
la calificacin mnima -ue debe obtener el pro*eedor para mantener las
relaciones comerciales
52
FORMATO :.?
11.1.? SOLICITUD PARA LA COMPRA DE MEDICAMENTOS FARMACIA
CUMPLIMIENTO DE PROVEEDORES INSCRITOS EN @>RDEX
O6=ETIVO DEL INDICADOR 7aimizar el cumplimiento del re-uisito de inscripcin en el 8arde de
pro*eedores
ATRI6UTO DE CALIDAD Cumplimiento en el re-uisito de inscripcin de pro*eedores 08arde1
No de /ro*eedores Cotizantes

______________________________________________
No de /ro*eedores -ue Cotizaron
NIVEL DE REFERENCIA !""$ o dentro del ran&o de aceptabilidad definido
FUENTE DE LOS DATOS
NUMERADOR<
Numero de pro*eedores Cotizantes -ue se encontraban inscritos durante
el periodo
DENOMINADOR<
Numero de pro*eedores -ue cotizaron durante el perodo
9UIN DE6E MEDIR %e&ente farmacia+ Cefe de suministros
CU>NDO DE6E MEDIR 'corde con las fechas -ue se reciben cotizaciones
FUENTES 7edicamentos+ 8arde de pro*eedores
CONSIDERACIONES )mplementar controles en el proceso de inscripcin , calificacin de
pro*eedores
O6SERVACIONES El nmero de pro*eedores cotizantes no debe eceder al nmero de
pro*eedores inscriptos 0si se presenta+ el control de inscripcin ,
e*aluacin pre*ia del pro*eedor ha presentado fallas6
5)
FORMATO ?
EST>NDAR DE PROCESO
HOSPITAL SAN
=UAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
PROCESO< /'/4' N ""! P>;INA A1A DE AA:AAA
11.: SOLICITUD PARA LA COMPRA
DE MEDICAMENTOS
FARMACIA
FARMACIA FECHA DE ACTUALIBACIN
APRO6ADO POR
%e&ente de
farmacia
4armacia
Cuando se presente
la necesidad de
pro&ramar las
compras
Guindose por el
crono&rama de fechas
pactadas para las
compras ,:o la necesidad
del medicamento
/ara ase&urar la
disponibilidad de los
medicamentos
%e&ente de
farmacia
4armacia Cada -ue se ha,a
pro&ramado las
compras
' tra*5s del pro&rama de
in*entarios
escrito el mo*imiento del
medicamento
%e&ente de
farmacia
4armacia Cuando se ten&a el
listado de los
suministros
Comunicndose con el
pro*eedor por fa o
telefnicamente+ para -ue
cotice el medicamento
/ara obtener de los
pro*eedores las diferentes
ofertas en precios+ calidad
, tiempo de pa&o
%e&ente o
'uiliar de
farmacia
4armacia Cada *ez -ue la
en*e el pro*eedor
la cotizacin
%ecibiendo las
cotizaciones de los
/ara comparar las ofertas
de acuerdo al precio+
calidad , tiempo de pa&o
%e&ente de
farmacia
4armacia Cuando se tiene
definido las me.ores
ofertas de los
pro*eedores
Eli&iendo la me.or
su&erencia de acuerdo al
pro*eedor o listado de
medicamento
/ara realizar la solicitud
de acuerdo al pedido
52
INICIO
Programar la compra
Imprimir el listado de
e(istencias " salidas por mes
)
Coti-ar medicamentos
eci!ir coti-aciones
.legir el tipo de
sugerencia
*on
compras
programada
s
*I
NO
2
HOSPITAL SAN
=UAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
PROCESO< /'/4' N ""! P>;INA A:A DE AA:AAA
MEDICAMENTOS
FARMACIA
APRO6ADO POR
%e&ente de
farmacia
4armacia
Cuando ,a se ten&an las
cotizaciones necesarias
definiendo las su&erencias
#i&itando en la ho.a de
clculo los *alores de los
medicamentos se&n
cotizaciones de cada
pro*eedor
/ara realizar un
resumen de las
diferentes cotizaciones
%e&ente o
'uiliar de
farmacia
Comit5 de
compras
Cuando se ha,an definido
fechas , horas para
reunin del comit5
En*iando los cuadros
comparati*os al
encar&ado de la reunin
del comit5
/ara -ue analicen el
cuadro , autoricen ,
definan el presupuesto
%e&ente de
farmacia
4armacia Cuando la compra no es
pro&ramada , se necesita
hacer solicitud
Elaborando una solicitud
de acuerdo a la
necesidad , las ofertas
de los pro*eedores
compra , definan el
presupuesto
%e&ente o
'uiliar de
farmacia
Costos ,
presupuesto
Cuando se ha,a elaborado
la su&erencia de acuerdo
a la necesidad del
medicamento+ suministro
%ealizando un cuadro
comparati*o ,
especificando el ob.eto ,
necesidad del
medicamento
Nota3 se debe hacer
firmar del sub&erente
administrati*o
ad.udicacin de la
compra , realizar el
pedido
5&
,IN
)
eali-ar cuadro
comparati/o
.ntregar al comit0 para
ad1udicacin de compras
.la!orar la sugerencia de
compra
.ntregar a Costos "
Presupuesto
2
FORMATO C
11.? SOLICITUD PARA LA COMPRA DE MEDICAMENTOS FARMACIA
PROCESO< /'/4' N ""!
NOM6RE DEL PROCEDIMINTO Entre&a de la propuesta ,:o cuadro comparati*o para realizacin de 'd.udicacin de compra de medicamentos
APRO6ADO POR
O6=ETIVO<
%ealizar la su&erencia , solicitud del medicamento+ de acuerdo a los re-uerimientos , los consumos+ -ue ase&uren la disponibilidad de los medicamentos -ue permita cubrir
las necesidades de los ser*icios del hospital6
RESPONSA6LE<
%e&ente de farmacia
CONDICIONES<
9os medicamentos -ue hacen falta , las cantidades de ellos se seleccionan por medio de un filtro
automtico -ue se encuentran en ecel
9a respuesta de las cotizaciones de los pro*eedores se pueden demorar entre dos 0!1 , cuatro 0E1 das
9a su&erencia de compra de los medicamentos se realiza cuando el suministro est5 en el stocJ mnimo+
apunto de a&otarse ,:o se necesite ur&entemente 0se realiza cuando no ha,a crono&rama de reunin
del comit51?
MATERIALES NECESARIOS<
Gtiles de escritorio- /apelera- (ellos- )mpresora-
Computadora- Calculadora- 9istado de Especificaciones-
Ael5fono- 4a
:1. %ecibir , clasificar los re-uerimientos -ue necesitan la solicitud de compra
::. )mprimir el listado de eistencias , salidas por mes
:?. Cotizar insumos
:C. Ele&ir el tipo de su&erencia
:E. %ealizar cuadro comparati*o
:F. Elaborar la su&erencia de compra
:G. Elaborar encuestas de necesidades de dotacin
:8. 9lenar las encuestas de manera clara , concisa
:H. /riorizar las necesidades de dotacin
ANEXOS
/ropuesta para realizacin de ad.udicacin de compra de medicamentos
DEFINICIONES<
Co.r%# ro2r%.%,%#< Es la pro&ramacin del comit5 de compra+ -uien analizara la ad-uisicin de los suministros , -uien aprobar la ad.udicacin de la compra
Co.r%# +o ro2r%.%,%#< son compras -ue no se pro&raman pero -ue necesitan realizare+ ,a sea por una necesidad o necesarias para el buen funcionamiento del
hospital
So&')'$!, ," )o.r%< lista de suministros , e-uipos solicitados por diferentes ser*icios.
A,-!,')%)'*+ ," &% )o.r%< es seleccionar a un pro*eedor de acuerdo a su0s1 oferta0as16 Es el pro*eedor esco&ido a -uien se le realizara la compra
D"#)r')'*+ ,"& #!.'+'#$ro< corresponde al nombre del suministro
Por Pro1"",or< cuando se solicitan suministros de un solo pro*eedor
Por &'#$%,o ," #!.'+'#$ro#< Cuando se solicitan suministros de diferentes pro*eedores+ cuando se solicita suministros a un pro*eedor no usual o cuando se necesita
un suministro ur&ente
54
FORMATO 1
1:. RECEPCIN DE MEDICAMENTOS
T"+"r "& .",')%."+$o +")"#%r'o %r% "&
%,")!%,o 7!+)'o+%.'"+$o ," &o# #"r1')'o#
%#"2!r%+,o &% )%&',%, " '+2r"#o "+ "&
#'#$".%
O7')'o# %)&%r%$or'o# #o5r" '+)o+#'#$"+)'% "+
&o# .",')%."+$o#.
Or,"+ ," )o.r% 0 7%)$!r%
CLIENTES INTERNOS
Co+$%5'&',%,.
Pr"#!!"#$o
CLIENTES EXTERNOS
Pro1"",or"# ," 5'"+"#.
9!" 4%0% "r$'+"+)'% "+ &% "+$r"2% ,"&
.",')%."+$o ",',o.
9!" "#$" )o.&"$o "& ",',o ,"&
.",')%."+$o.
9!" &%# )%r%)$"rJ#$')%# ,"& ro,!)$o
(.",')%."+$o) #%$'#7%2%+ &%#
+")"#',%,"# 0 r'or',%,"# ,"& #"r1')'o8
,"& %)'"+$" 0 "& 7!+)'o+%r'o.
C!.&'.'"+$o "+ &% "+$r"2% )o.&"$% 0
oor$!+% ," ,o)!."+$o# (7%)$!r%#8
or,"+ ," )o.r%8 0 or,"+ ," "+$r%,% ,"
.",')%."+$o#).
Corr")$o '+2r"#o ,"& .",')%."+$o "+ "&
#'#$".% (@%r,"/).
A,")!%,% )&%#'7')%)'*+ ," 7%)$!r%#.
55
FORMATO :.1
1:.1.1 RECEPCIN DE MEDICAMENTOS
DEVOLUCIN DE MEDICAMENTOS A PROVEEDORES
O6=ETIVO DEL INDICADOR Calificar al pro*eedor de acuerdo a su efecti*idad en el perodo6
#isminuir las de*oluciones en compras por incumplimiento de
especificaciones administrati*as , t5cnicas
ATRI6UTO DE CALIDAD Grado de cumplimiento de especificaciones administrati*as , t5cnicas por
parte de los pro*eedores
Eficiencia
;alor de los medicamentos de*ueltos a pro*eedores en el perodo
_______________________________________________________________________________
!""
;alor de los medicamentos recepcionados durante el perodo
FUENTE DE LOS DATOS
NUMERADOR<
;alor de los medicamentos de*ueltos a pro*eedores en el perodo
DENOMINADOR<
;alor de los medicamentos recepcionados durante el perodo
9UIN DE6E MEDIR %e&ente de farmacia
FUENTES DE DATOS 7edicamentos+ %e&istros de de*oluciones en compras+ re&istro del *alor
recepcionado
CONSIDERACIONES %e*isar e*aluacin , calificacin de pro*eedores+ buscar pro*eedores
alternati*os
O6SERVACIONES En este indicador no se tendr en cuenta las de*oluciones ori&inadas por
primo *encimiento+ ni las ori&inadas por ba.a rotacin
56
FORMATO :.:
1:.1.: RECEPCIN DE SUMINISTROS
MEDICAMENTOS RECI6IDOS OPORTUNAMENTE
O6=ETIVO DEL
INDICADOR
7antener el medicamento necesario asta el tiempo de reposicinB el tiempo
-ue transcurre desde el momento en -ue se detecta la necesidad del
medicamento hasta -ue se recibe
ATRI6UTO DE CALIDAD Oportunidad en la entre&a de los pro*eedores
;alor de los medicamento recibidos dentro del plazo establecido en el
perodo
__________________________________________________________________________________
!""
;alor total de las ordenes de compra recibidas oportunamente
NIVEL DE REFERENCIA 2istrico
FUENTE DE LOS DATOS
NUMERADOR<
;alor de los 7edicamentos recibidos dentro del plazo establecido en el
perodo

DENOMINADOR<
;alor total de las ordenes de compra recibidas oportunamente
9UIN DE6E MEDIR %e&ente de 4armacia
CU>NDO DE6E MEDIR #e acuerdo a la frecuencia de las compras
FUENTES DE DATOS Compras , suministros
CONSIDERACIONES Cruzar indicadores de calificacin de pro*eedor
O6SERVACIONES 'ctualmente las ad-uisiciones se realizan ba.o una sola modalidad de
compra 0compras directas1 , reciben ofertas de sostenimiento de presios
para un periodo determinado6
(e deben controlar las compras de alto costo 0compras -ue no permiten la
ad-uisicin con criterios de calidad , a menor costo1
57
FORMATO ?
EST>NDAR DE PROCESO
HOSPITAL SAN
=UAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
PROCESO /'/4' NK ""= P>;INA A1A DE AA?AAA
1:.: RECEPCIN DE
MEDICAMENTOS
APRO6ADO POR
'uiliar de
farmacia
Dona de
recesin de
pro*eedores
/ersonalmente recibiendo la
&ua ,:o factura
/ara recibir los
medicamentos
'uiliar de
farmacia
Dona de
recesin de
pro*eedores
Contando fsicamente lo -ue
se recibe , el estado de los
mismos
/ara confrontar -ue
el nmero de ca.as
sea i&ual al
especificado en la
&ua
%e&ente de
farmacia
Dona de
recesin de
pro*eedores
Cada *ez -ue no lle&ue
conforme el pedido
Comunicar con el pro*eedor
telefnicamente definiendo6
>6 #e.ando el
medicamento en
cuarentena con nota ,
firma en la &ua6
<6 #e*olucin parcial con
nota , firma en la &ua6
O6 #e*ol*er todas las ca.as
con &ua sin firmar
/ara determinar
disposicin final del
medicamento
'uiliar de
farmacia
Dona de
recesin de
pro*eedores
Cada *ez -ue se le
reciban los medicamento
al pro*eedor
Con sello+ fecha , nombre
claro
/ara de.ar
constancia de la
entre&a del
medicamento
%e&ente o
'uiliar de
farmacia
4armacia Cada *ez -ue se reciban
los medicamentos
especificaciones
administrati*as
0;er 'neo '1
/ara ase&urar -ue
cumpla con las
especificaciones
administrati*as
58
INICIO
eci!ir al transportador
":o pro/eedor
e/isar 7u8a ;s 9 de ca1as
Coincid
en
'a!lar con el respecti/o
pro/eedor " de#inir disposicin
#inal del suministro
,irmar la gu8a
*e con#irman insumos con la #actura
<ecepcin administrati/a=
)
*I
NO
HOSPITAL SAN
=UAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
PROCESO /'/4' NK ""= P>;INA A:A DE AA?AAA
RECEPCIN DE MEDICAMENTOS FARMACIA FECHA DE ACTUALIBACIN
APRO6ADO POR
%e&ente de
farmacia
4armacia
Cada *ez -ue se
presente una
anomala en la
factura
personalmente
/ara informar al pro*eedor
la inconsistencia
%e&ente o
'uiliar de
farmacia
4armacia Cada *ez -ue se
presente una
anomala en la
factura
especificaciones t5cnicas
0;er 'neo F1
las especificaciones t5cnicas
se realizan haciendo un
muestreo
/ara ase&urar -ue el
medicamento ad-uirido
cumpla con los ni*eles de
calidad ei&idos
%e&ente o
'uiliar de
farmacia
4armacia
Cada *ez -ue se
presente una
anomala en las
especificaciones
t5cnicas
(e realiza un oficio
describiendo las
inconsistencias e
inconformidades+ se anea
obser*aciones ,:o
conclusiones si es el caso
/ara informar al pro*eedor
la inconsistencia , lle&ar a
un acuerdo
%e&ente de
farmacia ,
/ro*eedor
presente la situacin
personalmente
/ara lle&ar a un acuerdo+
destino+ disposicin o
reposicin del suministro
'uiliar de
farmacia
4armacia Cuando ha,a
conformidad con el
medicamento , las
%eco&iendo la factura con la
orden de compra , ponerle
un &ancho o clips
confrontar posteriormente
'uiliar de
farmacia
4armacia Cuando ha,a
conformidad con el
suministro , las
Comparando el pedido de
compra , la factura
confrontar posteriormente
5+
)
Concuerda
n insumos
>cordar con el pro/eedor
para tratar inconsistencia
;eri#icar especi#icaciones
t0cnicas
*I
NO
eali-ar o#icio aclaratorio "
se en/8a al pro/eedor
*e gestiona su solucin o
de/olucin
Cumple con
especi#icaci
ones
*I
NO
2
>ne(ar original " copia de la orden
de compra a la #actura
.la!orar relacin de la
#actura
HOSPITAL SAN
=UAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
PROCESO /'/4' NK ""= P>;INA A?A DE AA?AAA
RECEPCIN DE MEDICAMENTOS FARMACIA FECHA DE ACTUALIBACIN
APRO6ADO POR
'uiliar de
farmacia
4armacia Cada *ez -ue se est5
realizando una entrada
(e co&e la factura , se
di&ita en el pro&rama el
cdi&o del medicamento
0se in&resa en el
pro&rama /%)(7' , se
imprime un alta1
/ara actualizar el
in*entario
'uiliar de
farmacia
4armacia
Cuando ha,a realizado la
recepcin administrati*a ,
t5cnicas o se ha,a tenido
al&n acuerdo con el
pro*eedor+ teniendo
conformidad con el
suministro , las
9le*ando personalmente
al departamento de
Costos , /resupuesto la
orden de compra , la
factura
NOA'3 se debe de.ar
copia del acta ,
factura 0para soporte1 ,
archi*ar
/ara -ue se proceda al
proceso de pa&o al
pro*eedor , se lle*e el
re&istro
62
2
Ingresar en el sistema el medicamento
<e(istencias #8sicas " condiciones pactadas=
.ntregar la orden de compra4 la #actura "
el >lta a Costos " Presupuesto
,IN
FORMATO C
1:.? RECEPCIN DE MEDICAMENTOS
EST>NDAR NL /'/4' N ""=
NOM6RE DEL PROCEDIMINTO )n&reso del medicamento a farmacia
FECHA
APRO6ADO POR
O6=ETIVO<
>segurar la calidad del ingreso de los medicamentos mediante el proceso de recepcin
RESPONSA6LE<
%e&ente de farmacia
CONDICIONES<
9as especificaciones administrati*as se realizan en la totalidad de los
medicamentos
/ara solucionar las inconsistencia en los precios de los medicamentos se debe
reportar a Costos , /resupuesto6 7ientras no se solucione el problema no se
podr in&resar el suministro al sistemaB si es por un nmero ma,or a la
cantidad solicitada se recibe solamente lo pedido , se de*uel*e el resto
solicitando nota cr5ditoB si es por un precio ma,or se de*uel*e el artculo , se
solicita una nota cr5ditoB si es por un precio menor se acepta el suministroB si es
por una cantidad menor se acepta el suministro ad.udicando el faltante6
INSUMOS<
Gtiles de escritorio- /apelera- (ellos- /edido de entrada- Carro transportador-
(uministros- )mpresora- Computadora- Calculadora- 9istado de Especificaciones-
Ael5fono- 4a
?M. ;eri#icar 7u8a ;s 9 de ca1as " estado de los em!ala1es
?1. Con#irmar medicamento con #actura
?:. ;eri#icar especi#icaciones t0cnicas
??. 7estionar su solucin o de/olucin del medicamento
?C. Ingresar en el sistema el medicamento
ANEXOS<
'neo ' Especificaciones 'dministrati*as6
'neo F Especificaciones t5cnicas
Aener el medicamento necesario para el adecuado funcionamiento de las reas o ser*icios del hospital
DEFINICIONES<
E#")'7')%)'o+"# %,.'+'#$r%$'1%#< '-uellos aspectos de tipo administrati*o -ue se *erifican al momento de la entrada+ teniendo en cuenta la factura del pro*eedor+
la orden de compra , el pedido -ue lle&a
E#")'7')%)'o+"# $N)+')%#< Caractersticas propias del suministro en cuanto a fabricacin almacenamiento , transporte
Or,"+ ," )o.r%< lista de suministros , e-uipos -ue sern ad-uiridos por un pro*eedor
;!J%< #ocumento -ue respalda la entrada de una transportadora donde se especifica el remitente , el nmero de ca.as entre&adas
D"#)r')'*+ ,"& .",')%."+$o< corresponde al nombre del medicamento+ -ue son necesarios para la atencin del paciente , el funcionamiento del hospital
6)
FORMATO 1
1?. ENTRE;A DE MEDICAMENTOS PARA HOSPITALIBACIN POR PACIENTE
9!" "& #"r1')'o ," 4o#'$%&'(%)'*+ $"+2% &o#
.",')%."+$o# +")"#%r'o# O!" "r.'$%
)!5r'r &%# +")"#',%,"# ," &o# #"r1')'o# %r%
"& 5!"+ 7!+)'o+%.'"+$o ,"& .'#.o.
CLIENTES INTERNOS
Ho#'$%&'(%)'*+
CLIENTES EXTERNOS
Pro1"",or"# ," 5'"+"#
C!.&'.'"+$o "+ &% "+$r"2% oor$!+% ,"&
.",')%."+$o
P"r$'+"+)'% "+ &% "+$r"2% ,"&
.",')%."+$o.
9!" 4%0% %)"r$'1',%, "+ &% )%+$',%, ,"&
.",')%."+$o
9!" &%# )%r%)$"rJ#$')%# ,"& .",')%."+$o
#%$'#7%2%+ &%# +")"#',%,"# ," Ir"%8 &o#
!#!%r'o# 0 "& "r#o+%& (r'or',%,"# ,"&
#"r1')'o8 ,"& %)'"+$" 0 "& 7!+)'o+%r'o).
C!.&'.'"+$o "+ &% "+$r"2% )o.&"$% 0
oor$!+% ," ,o)!."+$o#
62
FORMATO :.1
1?.1.1 ENTRE;A DE MEDICAMENTOS PARA HOSPITALIBACIN POR PACIENTE
DOSIS DIARIA DEFINIDA
O6=ETIVO DEL INDICADOR 'nalizar las tendencias cuantitati*as de los medicamentos
ATRI6UTO DE CALIDAD Consumo diario de cada medicamento
H@md H44 Cpa
###3
______________________________
### estndar
FUENTE DE LOS DATOS
NUMERADOR<
PU.,3 Nmero de unidades de medicamento despachadas o *endidas
durante el periodo
PFF3 Nmero de formas farmac5uticas 0contenido por cada
medicamento1
DENOMINADOR<
DDD< #osis diaria definida
FUENTES DE DATOS 8arde+ sistema '/O9O+ concentraciones+ formas farmac5uticas , dosis
diaria definida estndar 0###1
es-uemas de tratamiento+ porcenta.e de tratamiento de la prescripcin+
O6SERVACIONES Este indicador debe calcularse para cada medicamento+ por tanto resulta
costoso considerando el nmero de medicamentos -ue se mane.an6 (e
recomienda usarlo en los casos donde se detecten irracionalidad en el
consumo , cuando el costo del insumo amerite el estudio
6&
FORMATO :.:
1?.1.: ENTRE;A DE MEDICAMENTOS PARA HOSPITALIBACIN POR PACIENTE
DEMANDA ATENDIDA EN LA SOLICITUD DEL PEDIDO DEL
MEDICAMENTO
O6=ETIVO DEL INDICADOR #isminuir las entre&as incompletas a las reas , dependencias del
hospital
ATRI6UTO DE CALIDAD Grado de cumplimiento en la entre&a completa del medicamento
solicitado
N de formatos de pedido atendidas en forma completa

______________________________________________________________________
!""
N total de 4ormatos de pedido recibidas en el perido
FUENTE DE LOS DATOS
NUMERADOR<
formatos de pedido atendidas en forma completa
DENOMINADOR<
total de 4ormatos de pedido recibidas en el perodo
FUENTES DE DATOS 7edicamento+ formatos de re&istros de demanda satisfecha
CONSIDERACIONES Cruzar con indicadores de porcenta.e de a&otados+ crecimiento del
pedido+ porcenta.e de cumplimiento+ rotacin de la cartera+ ndice de
rotacin+ edad de medicamento
O6SERVACIONES Este indicador debe tener en cuenta -ue la demanda no atendida se
considera tanto para los imedicamentos -ue se encuentran re&istrados
0Codificados en e sistema1 como los -ue no se encuentran re&istrados
64
FORMATO :.?
1?.1.? DESPACHO DE SUMINISTROS A LOS DIFERENTES SERVICIOS DEL HOSPITAL
DEVOLUCIN DE MEDICAMENTO POR ERROR DE DESPACHO
O6=ETIVO DEL
INDICADOR
7inimizar el error de despacho del medicamento
ATRI6UTO DE CALIDAD Grado de errores en despacho
No de de*oluciones de medicamento por error en despacho en perodo
___________________________________________________________________________________________
!""
No de despachos realizados en el perodo
NIVEL DE REFERENCIA Aendencia entre "- ! $
FUENTE DE LOS DATOS
NUMERADOR<
#e*oluciones por errores de despacho
DENOMINADOR<
#espachos realizados
FUENTES DE DATOS 7edicamentos+ %e&istros de despacho
CONSIDERACIONES 'nalizar causas+ re*isar procedimientos+ determinar necesidades de
capacitacin+ tomar correcti*os , se&uir e*aluando
O6SERVACIONES El indicador se utiliza &eneralmente cuando se detectan incremento en los
reclamos de clientes internos , eternos por despacho incorrecto -ue
ori&inan retrba.o al personal de suministros6

65
FORMATO ?
ESTNDAR DE PROCESO
HOSPITAL SAN
=UAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
PROCESO /'/4' NK ""E P>;INA A1A DE AA:AA
1?.: ENTRE;A DE MEDICAMENTOS
PARA
HOSPITALIBACIN POR
PACIENTE
FARMACIA FECHA
APRO6ADO POR
Enfermera (er*icio
2ospitalizacin
Cada *ez -ue el
m5dico entre&ue
las ordenes
medicas
dili&enciadas
#escribiendo el medicamento prescrito
por el m5dico6
NOA'3 se debe re*isar la frmula del
paciente , constatar -ue est5 clara ,
completa
/ara el re&istro del
medicamento de
acuerdo a las
rdenes m5dicas
'uiliar de
enfermera
(er*icio
2ospitalizacin
Cuando se ha,a
actualizado el
8arde del
paciente
#ili&enciando formato con nombre
&en5rico+ concentracin comercial+
forma farmac5utica+ frecuencia+ *a de
administracin , dosificacin preescrita
/ara elaborar el
perfil de terapia
medicamentosa
por paciente
'uiliar de
enfermera
(er*icio
2ospitalizacin
Cada *ez -ue se
deba realizar el
pedido del
medicamento
'neando a los formatos de pedidos
de medicamentos las solicitudes por
frmula para los medicamentos de
control
/ara -ue farmacia
pueda despachar ,
controlar el pedido
del medicamento
de alto costo
/ersonal de
enfermera
4armacia
Cada *ez -ue se
realice el pedido
del suministro
E+$r"2%+,o "r#o+%&."+$" &%# *r,"+"#
.",')%# 0 &o# 7or.%$o# ," ",',o ,"
.",')%."+$o %& "+)%r2%,o.
NOA'3 (i el medicamento se necesita para
iniciar tratamiento 0@r&ente1 se comunica de
inmediato con el re&ente de farmacia para
-ue &estione el medicamento lo ms rpido
posible
/ara determinar la
terapia
medicamentosa
del paciente , la
cantidad de
medicamentos -ue
se despacharan
%e&ente de
farmacia
4armacia
Cada *ez -ue
falte o se re-uiera
corre&ir los
formatos
Comunicndose con el personal de
enfermera encar&ado , corri&iendo las
anomalas+ posibles errores o
documentacin faltante
/ara -ue se realice
el despacho del
material m5dico
-uirr&ico
'uiliar de
farmacia
4armacia
Cuando se
determine el
medicamentos a
despachar
%eco&iendo los medicamentos de las
estanteras , dispensndolo en
ca.etines ,:o bolsas por perfil de
tratamiento
/ara identificar las
eistencias , poder
alistar los
medicamentos
66
INICIO
>ctuali-ar el @arde( con !ase a las
rdenes m0dicas
.ntregar al ser/icio #armac0utico la solicitud
por #rmula " la copia para las ordenes
m0dicas
>ne(ar las solicitudes por #rmula diligenciada
para los medicamentos de control
Concuerdan
*I
)
Interpretar la orden m0dica " ela!orar
per#il de terapia medicamentosa
>clarar inconsistencias
" corregir
>listar los
medicamentos
inconsistencias "
corregir
2
NO
HOSPITAL SAN
=UAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
PROCESO /'/4' NK ""E P>;INA A1A DE AA:AA
ENTRE;A DE MEDICAMENTOS PARA
HOSPITALIBACIN POR
PACIENTE
FARMACIA FECHA
APRO6ADO POR
'uiliar de
farmacia
4armacia
Cada *ez -ue se
a&oten los
medicamentos
(e&uir con proceso Ksolicitud para la
compra de medicamentosL
/ara alistar los
medicamentos ,
posteriormente
ser en*iados a
los ser*icios
'uiliar de
farmacia
4armacia
Aodos los das cada
*ez -ue se alisten
los medicamentos
%estando del sistema 08arde1 los
medicamentos -ue salen para el ser*icio
0nombre+ codillo , cantidad1
/ara actualizar el
sistema de
in*entario
'uiliar de
farmacia
(er*icio
2ospitalizac
in
@na *ez hecho el
alistamiento de
los medicamentos
;erificando fsicamente lo -ue se recibe
0Confrontando los medicamentos de las salidas
con lo -ue se entre&a fsicamente1
NOA'3 El auiliar de farmacia reco&e el
medicamento sobrante 0-ue no se utilizo1
/ara satisfacer
las necesidades
del ser*icio
'uiliar de
enfermera
, farmacia
(er*icio
2ospitalizac
in
Cuando se ha,a
hecho la entre&a
del medicamento
;erificando el medicamento 0Eistencias
fsicas1 ;s 8arde
(e debe hacer firmar la salida del
medicamento de la persona -uien recibe
/ara *erificar el
medicamento , la
cantidad correcta
'uiliar de
enfermera
, farmacia
(er*icio
2ospitalizac
in
Cuando se ha,a
hecho la entre&a
del medicamento
#escribiendo 0subra,ando1 el
medicamento faltante
/ara -ue sea
entre&ado el
medicamento
faltante
'uiliar de
enfermera
, farmacia
(er*icio
2ospitalizac
in
En el momento de
encontrar el error
0#iferencias con
la orden m5dica1
Corri&iendo el nombre del medicamento+
la cantidad+ concentracin+ forma
farmac5utica + dosificacin prescrita+
frecuencia , *a de administracin
/ara -ue se ha&a
la entre&a del
medicamento
correcto
67
*uministrar el medicamento
7enerar
pendiente
'acer la salida de los
medicamentos en el sistema
'a" e(istencia de
medicamento
*I
NO
)
medicamentos
*eAalar el #altante
,IN
;eri#icar $ue el medicamento este de
acuerdo con lo registrado en el @arde(
.l pedido est?
incompleto
2
.l medicamento
tiene di#erencias
con la orden
m0dica *e corrige la orden
2
*I
NO
NO
*I
/ersonal de
enfermera
(er*icio
2ospitalizac
in
Cuando el
paciente lo
re-uiera , este
prescrito
(i&uiendo los procesos , procedimientos
necesarios para me.orar la salud del
usuario
/ara realizar la
terapia
medicamentosa
con el fin de
me.orar la salud
del usuario
FORMATO C
1?.? ENTRE;A DE MEDICAMENTOS PARA HOSPITALIBACIN POR PACIENTE
FARMACIA
PROCESO /'/4' NK ""E
NOM6RE DEL PROCEDIMINTO Entre&a de medicamento por paciente para => horas a hospitalizacin
FECHA
APRO6ADO POR
O6=ETIVO<
3espac5ar los medicamentos en la cantidad necesaria para $ue el ser/icio de 5ospitali-acin #uncione correctamente
RESPONSA6LE<
N@P7)CO 4'%7'CQ@A)CO
CONDICIONES<
9a entre&a de las copias de las rdenes m5dicas , la solicitud por frmula se
deben entre&ar todos los das para la respecti*a entre&a o reposicin del
medicamento
Aodos los medicamentos se deben transportar de manera -ue &arantice la
conser*acin del medicamento 0Aransportadas en un carro1
Aodo los medicamentos se entre&an persona a persona+ para *erificar las
cantidades e inte&ridad de los mismos
INSUMOS<
Gtiles de escritorio- /apelera- (ellos- Carro transportador- (uministros- )mpresora-
Computadora- Calculadora- 9istado de medicamentos- Ael5fono- 4a
?E. 63iligenciar solicitud por #rmula para medicamento de control
?F. >ctuali-ar @arde( de paciente con !ase a las rdenes m0dicas
?G. Interpretar la rdenes m0dicas " ela!orar el per#il de terapia medicamentosa por paciente
?8. 'acer pedido a pro/eedores
?H. 'acer salida de los medicamentos en el sistema
CM. ;eri#icar $ue el medicamento est0 de acuerdo con lo registrado en el @arde(
C1. #eterminar si el medicamento tiene diferencias con la orden m5dica
ANEXOS<
Nue el ser*icio de hospitalizacin ten&a los medicamentos necesarios -ue permita cubrir las necesidades de los ser*icios para el buen funcionamiento del mismo
DEFINICIONES<
A&'#$%.'"+$o ," .",')%."+$o#o< es or&anizar los medicamentos de acuerdo a los re-uerimientos de los ser*icios o dependencias para ser entre&ados
D"#)r')'*+ ,"& .",')%."+$o< Corresponde al nombre del medicamento -ue son necesarios para la atencin del usuario 0 Nombre &en5rico+ concentracin+ forma
farmac5utica , *a de administracin1
)
68
)
6+
FORMATO 1
1C. ENTRE;A DE MEDICAMENTOS PARA UR;ENCIAS Y CIRU;DA
9!" "& #"r1')'o ," Ur2"+)'%# 0 C'r!2J% $"+2%
&o# .",')%."+$o# +")"#%r'o# O!" "r.'$%
)!5r'r &%# +")"#',%,"# ," &o# #"r1')'o# %r%
"& 5!"+ 7!+)'o+%.'"+$o ,"& .'#.o.
CLIENTES INTERNOS
Ur2"+)'%#
C'r!2J%
CLIENTES EXTERNOS
Pro1"",or"# ," 5'"+"#
C!.&'.'"+$o "+ &% "+$r"2% oor$!+% ,"&
.",')%."+$o
P"r$'+"+)'% "+ &% "+$r"2% ,"&
.",')%."+$o.
9!" 4%0% %)"r$'1',%, "+ &% )%+$',%, ,"&
.",')%."+$o
9!" &%# )%r%)$"rJ#$')%# ,"& .",')%."+$o
#%$'#7%2%+ &%# +")"#',%,"# ," Ir"%8 &o#
!#!%r'o# 0 "& "r#o+%& (r'or',%,"# ,"&
#"r1')'o8 ,"& %)'"+$" 0 "& 7!+)'o+%r'o).
C!.&'.'"+$o "+ &% "+$r"2% )o.&"$% 0
oor$!+% ," ,o)!."+$o#
72
FORMATO :.1
1C.1.1 ENTRE;A DE MEDICAMENTOS PARA UR;ENCIAS Y CIRU;DA
DOSIS DIARIA DEFINIDA
O6=ETIVO DEL INDICADOR 'nalizar las tendencias cuantitati*as de los medicamentos
ATRI6UTO DE CALIDAD Consumo diario de cada medicamento
H@md H44 Cpa
###3
______________________________
### estndar
FUENTE DE LOS DATOS
NUMERADOR<
PU.,3 Nmero de unidades de medicamento despachadas o *endidas
durante el perodo
PFF3 Nmero de formas farmac5uticas 0contenido por cada
medicamento1
DENOMINADOR<
DDD< #osis diaria definida
9UIN DE6E MEDIR %e&ente de farmacia+ Cefe de suministros
FUENTES DE DATOS 8arde+ sistema '/O9O+ concentraciones+ formas farmac5uticas , dosis
diaria definida estndar 0###1
es-uemas de tratamiento+ porcenta.e de tratamiento de la prescripcin+
O6SERVACIONES Este indicador debe calcularse para cada medicamento+ por tanto resulta
costoso considerando el nmero de medicamentos -ue se mane.an6 (e
recomienda usarlo en los casos donde se detecten irracionalidad en el
consumo , cuando el costo del insumo amerite el estudio
72
FORMATO ?
EST>NDAR DE PROCESO
HOSPITAL SAN
=UAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
PROCESO /'/4' NK ""> P>;INA A1A DE AA:AA
1C.: ENTRE;A DE
MEDICAMENTOS A UR;ENCIAS Y
CIRU;DA
FARMACIA FECHA
APRO6ADO POR
/ersonal de
enfermera
(er*icio
@r&encias
: Ciru&a
Cuando los m5dicos ,a
ha,an dili&enciado las
rdenes m5dicas
%ecibiendo personalmente del
m5dico las rdenes m5dicas
/ara poder
dili&enciar las notas
de car&o+ el pedido
a farmacia , si es el
caso a almac5n
/ersonal de
enfermera
(er*icio
@r&encias
: Ciru&a
Cuando los m5dicos ,a
ha,an dili&enciado las
rdenes m5dicas
#esprendiendo el ori&inal de
la copia
/ara poder realizar
el pedido a farmacia
/ersonal de
enfermera
(er*icio
@r&encias
: Ciru&a
Cuando los medicamentos
sean de control
'neando la solicitud por
frmula , la copia de las
rdenes m5dicas
/ara -ue se realice
el despacho de los
medicamentos en
4armacia
/ersonal de
enfermera
(er*icio
@r&encias
: Ciru&a
Cada *ez -ue se re-uiera
los medicamentos de
consumo
'neando los en*ases *acos
a la solicitud por frmula , la
copia de las rdenes m5dicas
0solo se realiza para los
medicamentos de control1
/ara -ue se realice
el despacho de los
medicamentos en
4armacia
/ersonal de
enfermera
4armacia Cada *ez -ue se realice el
pedido del medicamento
Entre&ando personalmente al
encar&ado 0%e&ente de
farmacia1
/ara -ue
determinen las
cantidades de
medicamentos -ue
se despacharn
%e&ente de
farmacia
4armacia Cada *ez -ue le
entre&uen las copias de
las rdenes m5dicas , las
solicitudes por frmula
#ili&enciando el formato , hacer
autorizar el pedido por el
sub&erente administrati*o+
NOA'3 Cuando los medicamentos
son de consumo 0multidosis1 se
debe *erificar -ue si ha,an
entre&ado los frascos *acos
/ara -ue
determinen las
cantidades de
medicamentos -ue
se despacharan
7)
INICIO
ecolectar las rdenes m0dicas
)
3esprender copia para el ser/icio
,armac0utico
S" ,"5"
r"o+"r
.",')%."
+$o# ,"
)o+#!.o
>ne(ar en/ases /ac8os
de medicamentos de
consumo <multidosis=
Llenar #ormato con total
medicamentos
reportados
>ne(ar solicitudes por #rmula4 diligenciada
por paciente para medicamentos de control
.ntregar al ser/icio #armac0utico los en/ases
/ac8os4 la solicitud por #rmula " la copia de
las rdenes m0dicas
*I
NO
HOSPITAL SAN
=UAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
PROCESO /'/4' NK ""> P>;INA A:A DE AA:AA
ENTRE;A DE MEDICAMENTOS A
UR;ENCIAS Y CIRU;DA
FARMACIA FECHA
APRO6ADO POR
'uiliar de
farmacia
4armacia
Cuando se
determinen los
medicamentos ,
cantidades
estanteras
/ara alistar los
medicamentos ,
posteriormente ser
en*iados a los ser*icios
'uiliar de
farmacia o
%e&ente de
farmacia
4armacia
Cada -ue se
a&oten los
medicamentos
Continuar con proceso solicitud para la
compra de medicamentos
/ara %ealizar el pedido
de los medicamentos ,
posteriormente ser
en*iados a los ser*icios
'uiliar de
farmacia
alisten los
medicamentos
%estando del sistema 08arde1 los
medicamentos -ue salen para el
ser*icio 0nombre codillo , cantidad1
/ara actualizar el
sistema
'uiliar de
farmacia
(er*icio
@r&encias
: Ciru&a
Aodos los das+
cada *ez -ue se
ha,a hecho e9
alistamiento de
los medicamentos
;erificando fsicamente lo -ue se
entre&a
NOA'3 (e deben controlar los subdepsitos
0puntos de almacenamiento *erificando
eistencias ;s listado de (tocJ+ las
condiciones de almacenamiento , estados de
los insumos , fechas de *encimiento
0K%ealizar un acta de auditora de
medicamentosL1
/ara satisfacer las
necesidades de los
ser*icios
'uiliar de
farmacia
(er*icio
@r&encias
: Ciru&a
Cuando se ha,a
hecho la entre&a
del medicamento
Colocando el nombre de -uien recibe el
suministro
El encar&ado de recibir el medicamentos
debe ubicar los medicamentos en el lu&ar
establecido para su almacenamiento ,
posterior uso en el ser*icio
/ara de.ar constancia
de -ue se realizo la
entre&a
'uiliar de
farmacia
ha,a hecho la
entre&a del
medicamento
(e or&aniza por fecha+ consecuti*o ,
parte de los centros de costos
0Clasificar documento por ser*icio1
del medicamento -ue
sali
72
>listar los medicamentos
)
7enerar pendiente
'a" e(istencia
de
medicamentos
*I
NO
'acer salida de los
medicamentos en el sistema
medicamentos
'acer #irmar #ormato de cantidades
entregadas de medicamentos
>rc5i/ar los #ormatos de cantidad
de medicamentos entregados
,IN
FORMATO C
1C.? ENTRE;A DE MEDICAMENTOS A UR;ENCIAS Y CIRU;DA
PROCESO /'/4' NK "">
NOM6RE DEL PROCEDIMINTO Entre&a de medicamento a los ser*icios de @r&encias , Ciru&a
FECHA
APRO6ADO POR
O6=ETIVO<
3espac5ar los medicamentos en la cantidad necesaria para $ue los ser/icios de urgencias " cirug8a #uncione correctamente
RESPONSA6LE<
%EGENAE #E 4'%7'C)'
CONDICIONES<
9a entre&a de las copias de las rdenes m5dicas , la solicitud por frmula se deben
entre&ar todos los das de !!+E" am a !=6"" pm para la respecti*a entre&a o reposicin
del medicamento
Aodos los medicamentos se deben transportar de manera -ue permita &arantizar la
conser*acin del medicamento 0Aransportadas en un carro1
Aodo los medicamentos se entre&an persona a persona+ para *erificar las cantidades e
inte&ridad de los mismos
INSUMOS<
Gtiles de escritorio- /apelera- (ellos- Carro transportador- (uministros-
)mpresora- Computadora- Calculadora- 9istado de medicamentos- Ael5fono-
4a
C:. 6 Llenar #ormato con total medicamentos reportados
C?. >listar los medicamentos
CC. 'acer salida de los medicamentos en el sistema
CE. 'acer entrega de los medicamentos
CF. 'acer #irmar #ormato de cantidades entregadas de medicamentos
ANEXOS<
'neo # Normas para el almacenamiento , mane.o de materiales , suministros
'neo E 7ane.o de materiales
'neo 9 )dentificacin de reas por colores6
'neo N lista de cantidad de medicamento a despachar para los ser*icios
9!" "& #"r1')'o ," Ur2"+)'%# 0 C'r!2J% $"+2% &o# .",')%."+$o# +")"#%r'o# O!" "r.'$% )!5r'r &%# +")"#',%,"# ," &o# #"r1')'o# %r% "& 5!"+ 7!+)'o+%.'"+$o
,"& .'#.o.
DEFINICIONES<
A&'#$%.'"+$o ," .",')%."+$o#< es or&anizar los medicamentos de acuerdo a los re-uerimientos de los ser*icios o dependencias para ser entre&ados
D"#)r')'*+ ,"& .",')%."+$o< Corresponde al nombre del medicamento -ue son necesarios para la atencin del usuario 0 Nombre &en5rico+ concentracin+ forma
farmac5utica , *a de administracin1
2
2
7&
FORMATO 1
1E. DESPACHO DE MEDICAMENTO POR FRMULA MDICA
IDENTIFICACIN DE PRODUCTOS IDENTIFICACIN DEL CLIENTE (CI CE)
E+$r"2% ," .",')%."+$o or 7*r.!&% .N,')% CLIENTES INTERNOS
C%-%
CLIENTES EXTERNOS
Pro1"",or"# ," 5'"+"#
U#!%r'o#
C!.&'.'"+$o "+ &% "+$r"2% ,"&
.",')%."+$o
A)"r$'1',%, "+ &% )%+$',%, ,"&
.",')%."+$o
9!" &%# )%r%)$"rJ#$')%# ,"& .",')%."+$o
#%$'#7%2%+ &%# +")"#',%,"# ,"& !#!%r'o
(r'or',%,"# ,"& !#!%r'o 0 Ho#'$%&).
C!.&'.'"+$o "+ &% "+$r"2% )o.&"$% 0
oor$!+% ," ,o)!."+$o#
74
FORMATO :.1
1E.1.1 DESPACHO DE MEDICAMENTO POR FRMULA MDICA
R"+$%5'&',%, "+ &% 1"+$% ," .",')%."+$o#
O6=ETIVO DEL INDICADOR Cumplir con la meta establecida para la *enta de medicamentos
ATRI6UTO DE CALIDAD 7ar&en de beneficio en la *enta del medicamento
;entas en el perodo R costo de lo *endido
____________________________________________________________
!""
;entas en el perodo
NIVEL DE REFERENCIA !""$ de lo planificado
FUENTE DE LOS DATOS
NUMERADOR<
;entas en el perodo R costo de lo *endido
DENOMINADOR<
;entas en el perodo
9UIN DE6E MEDIR %e&ente de farmacia+ Cefe de suministros
CU>NDO DE6E MEDIR 7ensual
FUENTES 8arde+ (istema 0'/O9O1
CONSIDERACIONES %e*isar polticas de precios de facturacin+ re*isar facturas del perodo
)n*esti&ar causas+ tomar correcti*os+ se&uir e*aluando
O6SERVACIONES
75
FORMATO ?
EST>NDAR DE PROCESO
HOSPITAL SAN
=UAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
PROCESO /'/4' NK ""< PA;INA A1A DE AA:AA
1E.: DESPACHO DE
MEDICAMENTO
POR FRMULA
MDICA
FARMACIA FECHA
APRO6ADO POR
'uiliar
de
farmacia
4armacia
Cuando el usuario
lle&ue con
frmula m5dica
%ecibiendo personalmente al usuario la frmula
m5dica
/ara poder
dili&enciar el
medicamento por
formula m5dica
'uiliar
de
farmacia
4armacia Cuando el usuario
lle&ue con
frmula m5dica
%e*isando la frmula m5dica , *erificando -ue
conten&a3
/ara *erificar -ue
la frmula cumpla
con los
re-uerimientos
#ia&nstico
4echa
Nmero de
afiliacin 0si es el caso1
4irma del
m5dico
Aratamiento de acuerdo
al protocolo
/rescripcin para el
nmero de das
/rescripcin en &en5rico
'uiliar
de
farmacia
4armacia Cuando la
frmula m5dica
no cumpla con los
parmetros
#e*ol*iendo al usuario la frmula m5dica 0(e
orienta al usuario para -ue ha&a las correcciones
pertinentes en la respecti*a entidad1
/or-ue la frmula
m5dica no cumple
con todos los
re-uisitos
'uiliar
de
farmacia
4armacia Cuando se ha,a
re*isado la
frmula m5dica
D" %)!"r,o % &% or,"+ .N,')% (#' "r$"+")" % !+%
EPS o ARS) 0 % &o# ,o)!."+$o#
NOA'3 si se determina -ue no ha, el medicamento
confirmar al usuario , determinar si se ad-uiere o no el
medicamento 0para &enerar pendiente1
/ara determinar si
se cobra copa&o o el
total de la frmula6
'uiliar
de
farmacia
4armacia
Cada -ue se ha,a
re*isado la
frmula
)ndicndole el *alor de la frmula 0*alor de los
medicamentos1
/ara determinar si
el usuario puede
ad-uirir el
medicamento
usuario 4armacia
C!%+,o $"+2% &%
)%%)',%,
")o+*.')% %r%
%,O!'r'r &%
7*r.!&%
)ndicndole al 'uiliar de farmacia -ue desea
ad-uirir el medicamento
Nota3 si el usuario no tiene el *alor de la frmula no se
despacha el medicamento , Kfin del procesoL
/ara determinar si
se despacha la
frmula
0medicamento1
76
INICIO
ecepcin usuario con #rmula m0dica
)
e/isar
#rmula m0dica
Formula
particular
3e/ol/er la
#rmula m0dica
*I
NO
Cumple con
parmetros
3eterminar si la
#rmula es part8cula
3ar el /alor del
medicamento
.l usuario desea
ad$uirir la #rmula
NO
*I
*olicitar copia del documento de
identidad " carn0 de a#iliacin
'uiliar
de
farmacia 4armacia
'l momento de
realizar el
despacho del
medicamento
(olicitando el carn5 , la copia del documento de
identidad
Nota3 si el carn5 no tiene *i&encia no se puede realizar
el despacho de la frmula
/ara poder
realizar el
despacho del
medicamento
HOSPITAL SAN
=UAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
PROCESO /'/4' NK ""< PA;INA A:A DE AA:AA
DESPACHO DE MEDICAMENTO POR
FRMULA MEDICA
FARMACIA FECHA
APRO6ADO POR
'uiliar de
farmacia
4armacia
Cuando se
determinen los
medicamentos ,
cantidades
estanteras
/ara alistar los
medicamentos ,
posteriormente ser
entre&ados
'uiliar de
farmacia o
%e&ente de
farmacia
4armacia
Cada -ue se
a&oten los
medicamentos
(e le comunica al usuario -ue no ha, el
medicamento 0indicar al usuario el da , la hora
en -ue se le puede despachar o en -ue otro lu&ar
se le despacha o se consi&ue el medicamento1
Continuar con proceso solicitud para la
compra de medicamentos
/ara realizar el pedido
de los medicamentos
'uiliar de
farmacia
4armacia 'ntes de entre&ar
el medicamento
Cobrando la cota moderadora de acuerdo a
lo estipulado por contratos 0E/(+ '%(1
(i es particular el costo total de la frmula
/ara recibir el *alor
monetario de la *enta o
despacho del
medicamento
'uiliar de
farmacia
4armacia 'ntes de entre&ar
el medicamento
Imprimiendo los reci!osB
OriginalB es el $ue se en/8a a ca1a
>-ulB >ne(ar a #rmula
>marillaB para entregar al usuario
Nota B reali-ar la salida de los medicamentos en el
sistema
/ara de.ar constancia ,
para lle*ar un control
de los medicamentos
-ue salen del ser*icio
farmac5utico
77
>listar los medicamentos
)
7enerar pendiente
'a" e(istencia
de
medicamentos
*I
NO
medicamentos
,IN
Co!rar cota moderadora
o costo de #ormula
Hacer recibo
de pago
'uiliar de
farmacia
ha,a hecho e
alistamiento de
los medicamentos
, los trmites -ue
conlle*a
Entre&ando al usuario el medicamento
(e ;erificar fsicamente lo -ue se entre&a
con las cantidades -ue aparecen descritas
en la frmula
Nota3 si se re-uiere+ eplicar al usuario
como debe aplicarse o in&erir el
medicamento , las precauciones -ue debe
tener
/ara satisfacer las
necesidades del usuario
FORMATO C
1E.? DESPACHO DE MEDICAMENTO POR FRMULA MDICA
FARMACIA
PROCESO /'/4' NK ""<
NOM6RE DEL PROCEDIMINTO Entre&a de medicamento a los usuarios
FECHA
APRO6ADO POR
O6=ETIVO<
#espachar los medicamentos necesarios para los usuarios
RESPONSA6LE<
%EGENAE #E 4'%7'C)'
CONDICIONES<
9a entre&a de los recibos de pa&o 0ori&inal1 se entre&a en la ca.a en las horas
de la tarde
Aodo los medicamentos se entre&an persona a persona+ para *erificar las
cantidades e inte&ridad de los mismos
INSUMOS<
CG. %e*isar frmula m5dica
C8. #eterminar si la frmula es partcular
CH. #ar el *alor del medicamento
EM. (olicitar copia del documento de identidad , carn5 de afiliacin
E1. Cobrar cuota moderadora o costo de frmula
E:. H%)"r r")'5o ," %2o
ANEXOS<
E+$r"2% ," .",')%."+$o or 7*r.!&% .N,')%
78
DEFINICIONES<
A&'#$%.'"+$o ," .",')%."+$o#< Es or&anizar los medicamentos de acuerdo a los re-uerimientos del usuario
D"#)r')'*+ ,"& .",')%."+$o< Corresponde al nombre del medicamento 0 Nombre &en5rico+ concentracin+ forma farmac5utica , *a de administracin1
7+
FORMATO 1
1F. ALMACENAMIENTO
9!" &o# .",')%."+$o# " '+#!.o# "#$N+
%,")!%,%."+$" %&.%)"+%,o# ," %)!"r,o %
&%# )o+,')'o+"# 7J#')%# 0 %.5'"+$%&"#
%ro'%,%# %r% &% )o+#"r1%)'*+ 0 ro$%)'*+
+")"#%r'%# %r% "& %,")!%,o 7!+)'o+%.'"+$o
," &%# Ir"%# o #"r1')'o# ,"& 4o#'$%&
%#"2!r%+,o &% )%&',%,.
CLIENTES INTERNOS
>r"%# 0 #"r1')'o# ,"& 4o#'$%&
CLIENTES EXTERNOS
Pro1"",or"# ," 5'"+"#.
U#!%r'o#
U+% )orr")$% !5')%)'*+ ,"& .",')%."+$o
0 #!.'+'#$ro# O!" "r.'$% !+% 5!"+%
ro$%)'*+.
L&"1%r !+ 5!"+ )o+$ro& ,"& .",')%."+$o
0 &o# #!.'+'#$ro O!" "r.'$% "1'$%r "&
1"+)'.'"+$o o Nr,',% ," &o# .'#.o#.
9!" 4%0% !+ r"2'#$ro "7')%( ,"
#!.'+'#$ro#
9!" &%# )%r%)$"rJ#$')%# ," .",')%."+$o 0
#!.'+'#$ro %&.%)"+%,o #%$'#7%2%+ &%#
+")"#',%,"# ," &%# Ir"%# 0 #"r1')'o#
82
FORMATO :.1
1F.1.1 ALMACENAMIENTO
EXISTENCIA DE SUMINISTROS DENTRO DE LA ACEPTA6ILIDAD
O6=ETIVO DEL
INDICADOR
7antener las eistencias de los suministros dentro del ran&o -ue &arantice
el buen funcionamiento de las reas , departamentos
ATRI6UTO DE CALIDAD )nsumos , suministros con ni*eles adecuados de eistencias
TIPO DE INDICADOR Eficacia
eficiencia
No de eistencias de suministros entre los ni*eles mimos , mnimos
____________________________________________________________________________
!""
No de suministros del formulario , listado bsico
NIVEL DE REFERENCIA !""$ #e eistencias
FUENTE DE LOS DATOS
NUMERADOR<
Eistencias de suministros entre los ni*eles mimos , mnimos
DENOMINADOR<
(uministros del formulario , listado bsico
9UIN DE6E MEDIR %e&ente de farmacia: 'lmacenista+ Cefe de suministros
FUENTES (uministros: medicamentos+ Ni*eles mimos , mnimos+ 8arde+ (istema
0'/O9O1+ formulario , listado bsico6
CONSIDERACIONES )n*esti&ar causas+ cruzar con indicadores 0demanda insatisfecha+ a&otados+
rotacin de cartera+ porcenta.e de cumplimiento en consumo1+ tomar
correcti*os+ a.ustar mimos+ mnimos , puntos de control , se&uir
e*aluando
O6SERVACIONES 9a aceptabilidad *ara entre el ni*el mimo , mnimo establecido
82
FORMATO :.:
1F.1.: ALMACENAMIENTO
VALOR PROPORCIONAL DE LOS INSUMOS VENCIDOS O 9UE
SUFRIERON DETERIORO EN 6ODE;A
O6=ETIVO DEL
INDICADOR
#isminuir los suministros -ue se pierden por fecha de *encimiento o
deterioro en los sitios de almacenamiento
#eterminar la efecti*idad de los controles -ue se le realizan a los
medicamento , suministros
ATRI6UTO DE CALIDAD
/orcenta.e de insumos , medicamentos *encidos , por deterioro en
bode&a con respecto a *alor del in*entario promedio
TIPO DE INDICADOR
Efecti*idad en los controles de *encimiento
Efecti*idad en las t5cnicas de almacenamiento
Eficiencia en el mane.o de los medicamentos , suministros
;r ) : ;r 7 dados de ba.a por *encimiento durante el perodo
_______________________________________________________________________
!""
;r in*entario promedio de los ) : 7 en el perodo
;r ) : 7 dados de ba.a por deterioro durante el perodo

_____________________________________________________________________
!""
NIVEL DE REFERENCIA Aender a cero 0"1
FUENTE DE LOS DATOS
NUMERADOR<
;alor de los insumos o medicamentos dados de ba.a por *encimiento
DENOMINADOR<
;alor del in*entario promedio de los insumos o medicamentos
FUENTES (uministros: medicamentos+ 'ctas de ba.a 0por deterioro+ por *encimiento1
CONSIDERACIONES
)mplementar controles de *encimiento ms eficientes
#eterminar necesidades de capacitacin en almacenamiento t5cnico
O6SERVACIONES
#ebe tenerse en cuenta solo los suministros o medicamentos -ue se
*encieron o deterioraron en bode&a , -ue deben ser dados de ba.a
(e debe racionalizar las ad-uisiciones de estos comprando para perodos
ms cortos cuando se trata de productos con tiempo de *ida til corta
8)
FORMATO :.?
1F.1.? ALMACENAMIENTO
VALOR PROPORCIONAL DE LOS SUMINISTROS Y MEDICAMENTOS
DESAPARECIDOS O HURTADOS EN EL PERDODO
O6=ETIVO DEL
INDICADOR
7inimizar las p5rdidas por hurto o desaparicin
#eterminar la efecti*idad de las medidas de se&uridad
ATRI6UTO DE CALIDAD ;alor de las desapariciones o hurtos
TIPO DE INDICADOR Efecti*idad en las medidas de se&uridad
Eficiencia en el cuidado de los insumos , medicamentos

;r ) : ;r 7 dados de ba.a por desaparicin o hurto durante el perodo
__________________________________________________________________________
!""
FUENTE DE LOS DATOS
NUMERADOR<
;alor de los insumos o medicamentos dados de ba.a por desaparicin o
hurto durante el perodo
DENOMINADOR<
;alor del in*entario promedio de los insumos o medicamentos en el perodo
FUENTES (uministros: medicamentos+ 0'ctas de ba.a por desaparicin o hurto1
CONSIDERACIONES
)mplementar controles de se&uridad ms eficientes
O6SERVACIONES #ebe tenerse en cuenta solo los suministros o medicamentos -ue se
hurtaron o desaparecieron en bode&a
82
FORMATO :.C
1F.1.C ALMACENAMIENTO
COSTO DEL SUMINISTRO 9UE NO PRESENTA ROTACIN EN EL
PERIODO
O6=ETIVO DEL
INDICADOR
/lantear polticas , planes de compra para optimizar el recurso financiero +
los suministros , el medicamento
ATRI6UTO DE CALIDAD (uministro de poca rotacin en el perodo
TIPO DE INDICADOR /lanificacin
Eficiencia

Costo total de las unidades de suministro sin mo*imiento durante el perodo
__________________________________________________________________________________
S !""
Costo del in*entario promedio en el perodo
FUENTE DE LOS DATOS
NUMERADOR<
Costo total de las unidades de suministro sin mo*imiento
DENOMINADOR<
Costo del in*entario promedio
CU>NDO DE6E MEDIR (emestralmente
FUENTES 8arde+ sistema 0'( de in*entario1
CONSIDERACIONES )mplementar estrate&ias de mo*imiento de los suministros , medicamentos
O6SERVACIONES @na proporcin de artculos+ suministros , medicamentos inmo*ilizados
ori&ina un ndice de rotacin inferior al pro,ectado o planeado
%ecordar -ue se deben ad-uirir las cantidades -ue se *an a consumir
Kin*entario -uieto es plata -uietaL
8&
FORMATO :.E
1F.1.E ALMACENAMIENTO
DNDICE DE ROTACIN
O6=ETIVO DEL
INDICADOR
/lantear polticas , planes de compra para optimizar el recurso financiero +
los suministros , el medicamento6
ATRI6UTO DE CALIDAD (uministro consumido en el perodo

)) ? C R #C R )4
)% T
____________________________
)/
FUENTE DE LOS DATOS
NUMERADOR<
IR< Pndice de rotacin
II< )n*entario inicial 0;alor del in*entario inicial1
C< Compras 0;alor de las compras durante el perodo1
DC< #e*oluciones en compras 0;alor de las de*oluciones en compras
efectuadas durante el perodo
IF< )n*entario final
DENOMINADOR<
IP< )n*entario promedio 0;alor del in*entario promedio en el periodo1
CU>NDO DE6E MEDIR #e acuerdo a las polticas de compras
FUENTES 8arde+ sistema 0'( de in*entario1
CONSIDERACIONES Cruzar indicadores de $ de e.ecucin en consumos+ '.uste en la
prescripcin a protocolos , es-uemas de tratamiento+ crecimiento en
*entas+ $ cumplimiento en las entre&as de pro*eedor
O6SERVACIONES Este indicador permite medir la eficiencia en -ue el hospital utiliza sus
acti*os
84
FORMATO ?
EST>NDAR DE PROCESO
HOSPITAL SAN
=UAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
PROCESO /'/'4 N ""! P>;INA A1A DE A1A
1F.: ALMACENAMIENTO ALMACEN / FARMACIA FECHA DE ACTUALIBACIN
APRO6ADO POR
'lmacenista
o 'uiliar de
almac5n :
%e&ente o
'uiliar de
farmacia
'lmac5n :
4armacia
Cada *ez -ue in&rese
el suministro :
el medicamento
%e*isando los pendientes , pedidos
realizados por las diferentes reas
/ara certificar
*eracidad en el
sistema
'lmacenista
o 'uiliar de
almac5n :
%e&ente o
'uiliar de
farmacia
'lmac5n :
4armacia
el suministro :
el medicamento
%e*isando los pendientes , pedidos
realizados por las diferentes reas
/ara certificar
*eracidad en el
sistema
'lmacenista
o 'uiliar de
almac5n :
%e&ente o
'uiliar de
farmacia
'lmac5n :
4armacia
Cuando los
suministros ,:o
medicamentos se
encuentren listos para
almacenar
Con base en el *olumen+ la forma , las
condiciones del suministro ,:o
medicamentos , teniendo en cuenta la
rotacin de las eistencias 0mitolo&a
4)4O1
/or-ue permite dar
un diseMo ,
distribucin correcto
, funcional de la
bode&a
'uiliar de
almac5n :
'uiliar de
farmacia
'lmac5n :
4armacia
En el momento -ue
se *a a ubicar el
suministro ,:o
medicamento
En un rtulo autoadhesi*o se coloca el
cdi&o del suministro+ el nombre , la
unidad de despacho , se pe&a en el lu&ar
correspondiente
/ara la identificacin
del suministro ,:o
medicamento
'uiliar o
a,udante
de almac5n:
'uiliar de
farmacia
'lmac5n
4armacia
9ue&o de identificar el
cdi&o de la
estantera
@bicando los suministros ,:o medicamento en
las estanteras ,:o ne*eras ,:o zona de
control6
9os suministros de ne*era se ubican en el
momento de lle&ada+ solo ha, -ue marcarlos
,:o ubicarlos 0'lmacenar el suministro de
acuerdo a su clasificacin Rmedico -uirr&ico-
laboratorio- %- odontolo&a- 'seo- /apelera+
etc1
/ara su identificacin
, me.or conser*acin
en el momento de
hacer el despacho
85
INICIO
;eri#icar si la entrada tiene 8tem pendiente
'a" pendiente
*eguir proceso de
despac5o de suministros
>signar el ?rea " el
espacio para almacenar
>lmacenar el suministro
de acuerdo a las
caracter8sticas "
condiciones del mismo
*I
NO
'acer rtulos en el lugar de
almacenamiento
'a" rtulos
,IN
NO
*I
FORMATO C
1F.? ALMACENAMIENTO
EST>NDAR NL /'/'4 N ""!
NOM6RE DEL PROCEDIMINTO #istribucin de los suministros ,:o medicamentos en los diferentes puntos de almacenamiento
FECHA
APRO6ADO POR
O6=ETIVO<
>segurar las condiciones #8sicas " am!ientales apropiadas para la conser/acin " rotacin de in/entario de todos los suministros ":o medicamentos
RESPONSA6LE<
'97'CEN)(A' : %EGENAE #E 4'%7'C)'
CONDICIONES<
'lmacenar los suministros de acuerdo a las condiciones t5cnicas , sus
especificaciones0ambiente temperatura , las condiciones necesarias1
INSUMOS<
Gtiles de escritorio- /apelera- Carro transportador- (uministros- Calculadora-
9istado de Especificaciones- Ael5fono- 4a
E?. >signar el ?rea " el espacio para almacenar
EC. >lmacenar el suministro de acuerdo a las caracter8sticas " condiciones del mismo
ANEXOS<
'neo C Condiciones ambientales
'neo # Normas para el almacenamiento , mane.o de materiales , suministros6
'neo E 7ane.o de materiales6
'neo 4 %ecomendaciones para le*antar , transportar ob.etos
'neo G Normas para el mane.o de combustibles , disol*entes
'neo 2 Normas especificas para el mane.o de &ases medicinales6
Normas especificas para el mane.o de reacti*os
'neo C 9istado de medicamentos fotosensibles6
'neo 9 )dentificacin de reas por colores
Nue los medicamentos e insumos hospitalarios est5n adecuadamente almacenados de acuerdo a las condiciones fsicas , ambientales apropiadas para la conser*acin ,
rotacin necesarias para el adecuado funcionamiento de las reas o ser*icios del hospital ase&urando la calidad
DEFINICIONES<
R*$!&o< Cinta de papel -ue contiene el nombre del suministro6
M%+'!&%r< 7o*er+ trasladar+ transportar o empacar el suministro con las manos o a,uda mecnica
86
FORMATO 1
1G. DEVOLUCIN DE SUMINISTROS
Co+$%r )o+ #!.'+'#$ro# O!" $"+2%+ +'1"&"#
," )%&',%, "r.'$',o#8 %r% O!" "#$o#
!",%+ #"r +!"1%."+$" ,'#$r'5!',o# or &o#
,'7"r"+$"# #"r1')'o# ," Ho#'$%&
Tr%.'$%)'*+ ," *&'(%#8 )o+$r%$o# o
2%r%+$J%#.
CLIENTES INTERNOS
To,o# &o# #"r1')'o# o ,""+,"+)'%# ," &%
)&J+')%
CLIENTES EXTERNOS
Pro1"",or"# ," 5'"+"#.
Aseguradoras !o p"li#as
9!" &%# )%r%)$"rJ#$')%# ,"& #!.'+'#$ro 0
.",')%."+$o# ,"1!"&$o #%$'#7%2%+ &%#
+")"#',%,"# 0 r'or',%,"# ," o$ro#
#"r1')'o# o ,"%r$%."+$o#.
L&"1%r !+ 5!"+ )o+$ro& ,"& #!.'+'#$ro
O!" "r.'$% "1'$%r "& ,"#!#o o Nr,',% ,"
&o# .'#.o# (1"+)'.'"+$o8 ,"#2%#$"8
,%Q%+,o8 )o+ %+o.%&J%#8 "$).)
U+% %,")!%,% r")")'*+ $N)+')% %&
#!.'+'#$ro ,"1!"&$o (D"$"r.'+%+,o #' "&
#!.'+'#$ro )!"+$% )o+ &o# +'1"&"# ,"
)%&',%, "r.'$',o# %r% #! r"!$'&'(%)'*+)
87
FORMATO ?
EST>NDAR DE PROCESO
HOSPITAL SAN
=UAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
PROCESO /'/'4 NK ""= P>;INA A1A DE AA:AA
1G.: DEVOLUCIN DE
SUMINISTROS
FARMACIA / ALMACN FECHA
APRO6ADO POR
Encar&ado
del ser*icio
(er*icio o
dependenci
a
Cuando se ha,a
determinado el
suministro a de*ol*er
0ba.a rotacin+ malo+
obsoleto+ etc1
Ua -ue el suministro no se
utiliza en el ser*icio o
departamento
/ara dar uso
apropiado del
suministro 0pueda
ser utilizados+
reutilizado o
consumido por otros
ser*icios1
Encar&ado
del ser*icio
(er*icio o
dependenci
a
Cuando los ser*icios
ten&an suministros o
medicamento -ue por
su ba.a rotacin
pueden daMarse
#ili&enciando con base en el
*olumen+ la forma , las
condiciones del suministro
/ara dar uso apropiado
del suministro 0pueda
ser utilizados o
consumido por otros
ser*icios1
Encar&ado
del ser*icio
4armacia :
'lmac5n
En el momento en -ue se
ha,a dili&enciado el
formato ,:o oficio de
de*olucin de suministros
Entre&ando personalmente al
encar&ado de almac5n ,:o
farmacia
/ara darle un uso
apropiado al suministro
0pueda ser utilizados o
consumido por otros
ser*icios1
%e&ente de
farmacia :
'lmacenista
4armacia :
'lmac5n
En el momento en -ue
entre&an los
suministros ,:o el
formato de de*olucin
de suministros
#eterminando si el suministro
cuenta con los ni*eles de calidad
permitidos6 K;er aneo FL
(i el medicamento o e-uipo es de
alto costo o si se encuentra en
in*entario 0esta car&ado aun
funcionario1 se debe dar una copia
firmada o recibo
suministro puede
ser reutilizado o
consumido por otros
ser*icios
%e&ente de
farmacia :
'lmacenista

4armacia :
'lmac5n
Cuando se determina
-ue el suministro no
cuenta con los ni*eles
de calidad necesarios
;erificando los documentos
relacionados 0Garanta+ contratos o
plizas16
(i es al&n e-uipo+ se debe hablar
con el encar&ado de mantenimiento
para determinar finalidad del
suministro6
suministro puede ser
cambiado o reutilizado
(i es el caso entablar
proceso .urdico
88
E+$r"2%r &o# 7or.%$o# 0/o
#!.'+'#$ro# % 7%r.%)'% o
%&.%)N+
3iligencian el #ormato de
de/olucin de suministros
o medicamentos
I+$"rr"$%+ &o# 7or.%$o# 0 #"
r"%&'(% !+% r")")'*+ $N)+')% %&
#!.'+'#$ro
.l suministro
es
reutili-a!le
D"$"r.'+%r #' "&
#!.'+'#$ro $'"+"
)o+$r%$o8 2%r%+$J% o
*&'(%
)
2
*I
NO
INICIO
D"$"r.'+%r "& #!.'+'#$ro o
.",')%."+$o % ,"1o&1"r
*e de!e diligenciar
#ormato de
de/olucin
*I
NO
HOSPITAL SAN
=UAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
PROCESO /'/'4 NK ""= P>;INA A:A DE AA:AA
DEVOLUCIN DE SUMINISTROS FARMACIA ALMACN FECHA
APRO6ADO POR
%e&ente de
farmacia :
'lmacenista
4armacia :
'lmac5n
Cuando se determina
-ue el suministro no
cuenta con los
ni*eles de calidad
necesarios
Gestionando la pliza+ contrato o
&aranta
/ara poder
realizar el cambio
o restitucin del
suministro
%e&ente de
farmacia :
'lmacenista
4armacia :
'lmac5n
Cada *ez -ue se est5
realizando una
entrada de suministro
)n&resando en el sistema el
nombre
del suministro+ cdi&o
, la cantidad correspondiente
Nota3 el suministro si&ue con el
proceso de almacenamiento
/ara actualizar el
in*entario
%e&ente de
farmacia :
'lmacenista
4armacia :
'lmac5n
Cuando el suministro
no puede ser
utilizado , no posee
pliza+ contrato o
&aranta6
#esechando el suministro de acuerdo a
sus condiciones t5cnicas ,
administrati*as 0sacar el suministro del
sistema1
NOA' (e debe le*antar un acta con el
nombre completo del artculo el nmero
de referencia , el *alor por el cual est
re&istrado en el in*entario+ se debe
hacer firma por el &erente , el
administrador , archi*ar 0para dar
constancia de -ue el suministro se da
de ba.a16 si son e-uipos se
determinarnsi los repuestos pueden ser
utilizados
/ara dar de ba.a
al suministro
8+
*I
;"#$'o+%r %r%
r"%&'(%r "&
)%.5'o o
r"#$'$!)'*+ ,"&
#!.'+'#$ro
2
Posee contrato4
garant8a o pli-a
egistrar los
suministros en el
sistema
eali-ar !a1a t0cnica
,IN
)
FORMATO C
1G.? DEVOLUCIN DE SUMINISTROS
EST>NDAR NL /'/'4 N ""=
NOM6RE DEL PROCEDIMINTO Entre&a de suministros a los ser*icios de 'lmac5n , 4armacia
FECHA
APRO6ADO POR
O6=ETIVO<
'acer entrega de los suministros de !a1a rotacin para la utili-acin adecuada de los mismos
RESPONSA6LE<
%EGENAE #E 4'%7'C)' : '97'CEN)(A'
CONDICIONES<
Aodos los suministros se entre&an persona a persona6
9as especificaciones t5cnicas se deben realizar en la totalidad de los suministros
entre&ados6
/ara solucionar las inconsistencias de los suministros cuando 5stas poseen+
contrato+ pliza o &aranta ha, -ue &estionar+ pedir asesora o trasladar el caso a
.urdica para realizar los respecti*os procedimientos
INSUMOS<
Gtiles de escritorio- /apelera- Carro transportador- (uministros- Calculadora-
9istado de Especificaciones- Ael5fono- 4a- plizas- contratos- &aranta6
EE. )nterpretan los formatos , se realiza una recepcin t5cnica al suministro
EF. #eterminar si el suministro tiene contrato+ &aranta o pliza
EG. Gestionar para realizar el cambio o restitucin del suministro
E8. %ealizar ba.a t5cnica
EH. %e&istrar los suministros en el sistema
ANEXOS<
'neo F6 Especificaciones t5cnicas 4armacia
'neo E 7ane.o de materiales
Contar con suministros -ue ten&an ni*eles de calidad permitidos+ para -ue estos puedan ser nue*amente distribuidos por los diferentes ser*icios de la clnica
DEFINICIONES<
P*&'(% R #"2!ro< documento .ustificati*o de un contrato de se&uros
For.%$o ," ,"1o&!)'*+< documento o formato el cual se utiliza para realizar la de*olucin de los suministros+ en el cual se identifica el suministro+ la cantidad el
precio , caractersticas respecti*as6
R")")'*+ $N)+')%< Caractersticas propias del suministro en cuanto a fabricacin almacenamiento , transporte
M%+'!&%r< 7o*er+ trasladar+ transportar o empacar el suministro con las manos o a,uda mecnica
+2
FORMATO 1
18. AUTORIBACIN DE ORDEN DE SERVICIOS
Or,"+ %!$or'(%,%# %r% &% r"#$%)'*+ ,"&
#"r1')'o
CLIENTES INTERNOS
A!,'$or'%
CLIENTES EXTERNOS
- U#!%r'o#
- E+$',%,"# (EPS8 ARS)
C!.&'.'"+$o "+ &% "+$r"2% )o.&"$% 0
oor$!+% ," &% ,o)!."+$%)'*+ +")"#%r'%
Oor$!+',%, "+ &% r")")'*+ ," &o#
,o)!."+$o#
9!" &%# )%r%)$"rJ#$')%# ,"& #"r1')'o
#%$'#7%2%+ &%# +")"#',%,"# ,"& !#!%r'o#
+)
FORMATO :.1
18.1.1 AUTORIBACIN DE ORDEN DE SERVICIOS
ATENCIONES PERTINENTES
O6=ETIVO DEL INDICADOR Confirmar la atencin , autorizar si son pertinentes
ATRI6UTO DE CALIDAD 'tencin autorizada
No de atenciones pertinentes en el perodo
__________________________________________________________
!""
No de atenciones autorizadas en el perodo
NIVEL DE REFERENCIA !""$ de atenciones autorizadas
FUENTE DE LOS DATOS
NUMERADOR<
'tenciones pertinentes
DENOMINADOR<
'tenciones autorizadas
9UIN DE6E MEDIR 'uditoria+ 'tencin a usuarios
FUENTES Ordenes de ser*icio+ historia clnicas
CONSIDERACIONES )n*esti&ar causas+ tomar correcti*os+ se&uir e*aluando
O6SERVACIONES E*aluar -ue las autorizaciones ten&an pertinencia con el dia&nostico , con el
ob.eto del contrato
+2
FORMATO C
EST>NDAR DE PROCESO
HOSPITAL SAN
=UAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
PROCESO /'/'@ No ""! P>;INA A1A DE AA?AA
18.: AUTORIBACIN DE
ORDEN DE
SERVICIOS
ATENCIN A USUARIOS FECHA
APRO6ADO POR
'uiliar
administrati*o
'tencin
a usuarios
Cuando el
usuario
re-uiera de la
atencin
(olicitando los documentos de identificacin
fotocopia del carn5 de afiliacin
/ara iniciar el
proceso de
autorizacin de
la orden de
ser*icios
'uiliar
administrati*o
'tencin
a usuarios
Cuando el
usuario
re-uiera de la
atencin
;erificando -ue los documentos corresponda a la
respecti*a persona+ -ue aparezca en la base de
datos 0E/(+ '%(1 , re*isando -ue est5 completo el
()( >!=V
(e debe *erificar la base de datos si el usuario no
tiene doble afiliacin 0e*itar &losas1
Nota3 (e deben *erificar los datos 0No de tel5fono+
direccin+ etc1 para la localizacin del usuario
/ara *erificar -ue
el usuario si se
encuentre
afiliado ,
*erificar
derechos
'uiliar
administrati*o
'tencin
a usuarios
Cuando el
usuario
re-uiera de la
atencin
#ili&enciando los datos , 'sentando la remisin de
a orden de ser*icios en 'CCE( WX 0/lanilla
pre*iamente elaborada para ello1
- Empresa - #ia&nstico
- #ocumento - (er*icio
- Nombres - %ecibo
- 'pellidos - Carn5
- Ael5fono - Orden
- 7unicipio - 'utorizado
- fecha de en*o - Obser*aciones
/ara in&resar en
el sistema al
usuario
'uiliar
administrati*o
'tencin
a usuarios
Cuando est5n
listas las
remisiones
para ser
aprobadas
(eparando las remisiones -ue son de '%( , las -ue
son de E/(
/ara la re*isin ,
aprobacin de las
remisiones
+&
INICIO
ecepcionar los documentos
;eri#icar documentos
Clasi#icar las
remisiones
Ingresar los usuarios al
sistema
)
HOSPITAL SAN
=UAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
DEPENDENCIA O
SERVICIO
PROCESO /'/'@ No ""! P>;INA A:A DE AA?AA
AUTORIBACIN DE ORDEN DE
SERVICIOS
APRO6ADO POR
A!/'&'%r
%,.'+'#$r%$'
1o
'tencin
a usuarios
Cuando est5n
listas las
remisiones
para ser
aprobadas
7arcando el numero del fa de la entidad
correspondiente haciendo pasar la orden de ser*icios
K()( >!=V K
Nota3 en al&unos casos se debe presentar otros
documentos dependiendo de los re-uerimientos de las
instituciones3
- Epicrisis
- )nforme -uirr&ico 0ENC'(O -ue se necesite
autorizacin de ciru&a1
- Copia del carn5
Nota3 se debe llamar a la entidad para *erificar -ue si se
ha,a recibido el fa
/ara -ue
*erifi-ue ,
realicen la
aprobacin de
la orden de
ser*icios
'uiliar
administrati
*o
'tencin
a usuarios
Cuando se
ha,an
aprobado la
orden de
ser*icios
%ecibiendo la aprobacin por fa+ telefnicamente o
mensa.ero
/ara prestarle
el ser*icio
autorizado al
usuario
'uiliar
administrati
*o , auiliar
de auditoria
'uditora Cuando est5n
listas las
remisiones
para ser
aprobadas
Entre&ando a la auiliar de auditora las remisiones
para ser autorizadas6
NOA'3 relacionar las remisiones entre&adas ,
colocar sello con fecha de entre&a
/ara -ue
*erifi-ue ,
realicen la
aprobacin de
la orden de
ser*icios
'uditor
m5dico
'uditora Cada -ue le
ha&an
entre&a de las
ordenes de
remisin
;erificando las facturas6
NOTA3 subra,ar con resaltador el ser*icio -ue se
autorizo , firmar el !""$ de las remisiones
aprobadas
/ara -ue el
auditor de o no
la aprobacin
de la remisin
+4
.n/iar por #a( a la entidad
correspondiente la
remisin para la
autori-acin
eci!ir la autori-acin de la
entidad para prestar el ser/icio
*e pasan las remisiones
de >* auditoria para
ela!oracin de orden
Las remisiones
pertenecen a .P*
*I
NO
)
>uditar las remisiones
2
&
HOSPITAL SAN
=UAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
PROCESO /'/'@ No ""! P>;INA A?A DE AA?AA
AUTORIBACIN DE ORDEN DE
SERVICIOS
APRO6ADO POR
FLU=O;RAMA 9UIN DNDE CU>NDO COMO POR 9U
'uiliar de
auditora

'uditora
Cuando el auditor
m5dico ha,a
autorizado la
orden
En el /ro&rama 'cces /aciente
Nota se debe completar la planilla o corre&ir
la informacin se&n el caso 0Ecel
Kauditora de facturas1
/ara -ue el ser*icio
de atencin al
usuario pueda
notificarle al
usuario la
autorizacin
'uiliar de
auditora

'uditora
Cuando el auditor
m5dico ha,a
autorizado la
orden
Colocando las ordenes de ciru&a de la #(('
en un lado , las otras en el otro
#eterminar la
finalidad de las
rdenes
'uiliar de
auditora
(ub&eren
cia de
ser*icios
Cuando las
rdenes sean
para ciru&a de la
#((
.ntregando las rdenes de ser/icios de cirug8a
3**> a su!gerencia de ser/icios6
*eguir con proceso C,acturacin *er/icio Cirug8aD
NO%>B 'acer coti-acin para esta!lecer el copago
/ara la realizacin
posterior de la
ciru&a
'uiliar
administrati
*o
'tencin
a usuarios
Cuando entre&uen
las rdenes de
atencin de
auditora , otras
entidades
%ecibiendo personalmente las rdenes de
auditora o las en*iadas por fa 0colocar la
fecha de entre&a1
/ara conocimiento
de la aprobacin+ ,
poder comunicarle
al usuario
'uiliar
administrati
*o
'tencin
a usuarios
Cuando entre&uen
las rdenes de
atencin de
auditora
)n&resando en el sistema la autorizacin de la
orden de ser*icio , datos faltantes
/ara de.ar soporte
de la autorizacin
'uiliar
administrati
*o
'tencin
a usuarios
Cuando se ha,an
aprobado las
rdenes de
atencin
9lamando telefnicamente al usuario ,
notificndole -ue se le autoriz la orden
NOA'3 se debe colocar los datos de la persona -ue
recibe la llamada 0/arentesco1 + fecha , hora de
llamada
/ara comunicarle al
usuario -ue se
aprob la orden
'uiliar
administrati
*o
'tencin
a usuarios
Cuando se ha,an
aprobado las
rdenes de
atencin
'rchi*ando por nmero de la orden+ con
nombre del usuario
NOA'3 en el sistema se coloca la persona
-uien reclama la orden+ con fecha , la hora6
Cada mes se realiza la auditora para
descartar al&unas rdenes 0llamar al usuario
para notificar por -ue no ha reclamado la
orden1
/ara tenerlas listas
, pod5rselas
entre&ar al usuario
cuando 5ste la
reclame
+5
2
.la!orar la autori-acin
de la orden de ser/icios
3i/idir rdenes <Cirug8a
3** o >tencin al Esuario
.s para cirug8a
3**>
.n/iar a su!gerencia
de ser/icios las
ordenes de ser/icios
eci!ir la autori-acin de las
ordenes de ser/icios
Ingresar al sistema
Locali-ar al usuario
>rc5i/ar la orden
,IN
&
NO
*I
FORMATO C
18.? AUTORIBACIN DE ORDEN DE SERVICIOS
EST>NDAR NL /'/'@ No ""!
NOM6RE DEL PROCEDIMINTO 'utorizar orden de ser*icio
FECHA
APRO6ADO POR
O6=ETIVO<
'se&urar la correcta autorizacin de las rdenes de ser*icios -ue permita brindarle los ser*icios al usuario
RESPONSA6LE<
'@S)9)'% '#7)N)(A%'A);O
CONDICIONES< INSUMOS<
1. 6 ;eri#icar documentos
:. Ingresar los usuarios al sistema
?. .n/iar por #a( a la entidad correspondiente la remisin para la autori-acin
C. *e pasan las remisiones de >* auditor8a para /eri#icar derec5os
E. >uditar las remisiones
F. .la!orar la autori-acin de la orden de ser/icios
G. Locali-ar al usuario
ANEXOS<
'neo O (olicitud de 'utorizacin a las Entidades de Yrdenes de (er*icio
'neo / Elaboracin de 'utorizaciones de Yrdenes de (er*icio ambulatorios
Or,"+ %!$or'(%,%# %r% &% r"#$%)'*+ ,"& #"r1')'o
DEFINICIONES<
D""+,"+)'%< Es el rea o unidad donde acti*idad
Or,"+ ," #"r1')'o#< #escribe en forma &eneral las acti*idades -ue se deben realizar al usuario
+6
FORMATO 1
19. FACTURACIN SERVICIO DE CONSULTA EXTERNA
A,")!%,% 7%)$!r%)'*+ ," &o# #"r1')'o# )o+ #!#
r"#")$'1o# #oor$"#
No$%# ," )%r2o# ,'&'2"+)'%,%# or "& "r#o+%&
ro7"#'o+%& )o."$"+$"
U+ '+2r"#o ,"& !#!%r'o "+ "& #'#$".%
V"r'7')%)'*+ ," ,"r")4o#
C&'"+$"# '+$"r+o#
- Coor,'+%)'*+ ," 7%)$!r%)'*+
- F%)$!r%)'*+ 0 )%r$"r%
- C'r!2J%
- Ho#'$%&'(%)'*+
- P",'%$rJ%
C&'"+$"# "/$"r+o#
- U#!%r'o#
- E+$',%,"# )o+$r%$%+$"# (EPS8 ARS8
DSSS8 E+$',%,"# %#"2!r%,or%# SOAT)
- U+% )orr")$% r")")'*+ ," &o# %)'"+$"#
- U+% %,")!%,% 1"r'7')%)'*+ ," ,"r")4o# 0
%!$or'(%)'o+"# ," #"r1')'o#
- U+ )orr")$o '+2r"#o ,"& !#!%r'o %& #'#$".%
- U+% 5!"+% "&%5or%)'*+ 0 r"#"+$%)'*+ ,"
&%# 7%)$!r%#
- E+$r"2% oor$!+% ," &%# 7%)$!r%#
+7
FORMATO :.1
19.1.1 FACTURACIN SERVICIO DE CONSULTA EXTERNA
PORCENTA=E DE CITAS MAL ASI;NADAS
O6=ETIVO DEL INDICADOR #isminuir el nmero de citas mal si&nadas
ATRI6UTO DE CALIDAD Citas asi&nadas correctamente
No de citas mal asi&nadas en el da 0mes1
_________________________________________________________
!""
Aotal de citas asi&nadas en el da 0mes1
NIVEL DE REFERENCIA Aendencia a cero
FUENTE DE LOS DATOS
NUMERADOR<
Citas mal asi&nadas
DENOMINADOR<
Citas asi&nadas en el da
9UIN DE6E MEDIR (ecretario consulta eterna+ coordinacin facturacin
CU>NDO DE6E MEDIR #a+ 7ensualmente
FUENTES %e&istro diario de citas 0'&enda1+ (istema 0'/O9O1
CONSIDERACIONES )n*esti&ar causas+ puntos de control , se&uir e*aluando
O6SERVACIONES
+8
FORMATO :.:
NSMERO DE CITAS ASI;NADAS
O6=ETIVO DEL INDICADOR 7aimizar el porcenta.e de utilizacin de citas disponibles
No de citas asi&nadas en el da 0mes1
_______________________________________________________
!""
Aotal de citas disponibles en el da 0mes1
FUENTE DE LOS DATOS
NUMERADOR<
Citas mal asi&nadas
DENOMINADOR<
Citas asi&nadas en el da
O6SERVACIONES El indicador a,uda a tomar decisiones acerca de la utilizacin de los ser*icios
0infraestructura bien utilizada+ disminuir o aumentar ser*icios1
++
FORMATO :.?
NSMERO DE CITAS NO ASI;NADAS
O6=ETIVO DEL INDICADOR 7aimizar el porcenta.e de utilizacin de citas disponibles
Efecti*idad
No de citas no asi&nadas en el da 0mes1
_______________________________________________________
!""
Aotal de citas solicitadas en el da 0mes1
NIVEL DE REFERENCIA Aendencia a cero
FUENTE DE LOS DATOS
NUMERADOR<
Citas no asi&nadas
DENOMINADOR<
Citas solicitadas
O6SERVACIONES El indicador a,uda a precisar sobre las posibles causas de la no asi&nacin de
citas
)22
FORMATO :.C
OPORTUNIDAD EN LA ASI;NACIN DE CITAS
O6=ETIVO DEL INDICADOR 7aimizar la calidad del ser*icio en t5rminos de oportunidad
ATRI6UTO DE CALIDAD Citas oportunamente
TIPO DE INDICADOR
Eficacia
Efecti*idad
4echa , 2ora de solicitud 02ora de asi&nacin de la cita1 R 4echa , 2ora de
atencin
NIVEL DE REFERENCIA
Citas m5dicas &eneral3 ' ms tardar+ el da hbil si&uiente a la solicitud6
Citas m5dicas especializadas3 ' ms tardar+ < das hbiles6
Citas odontolo&a &eneral3 ' ms tardar+ el da hbil si&uiente a la solicitud
Citas odontolo&a especializada3 ' ms tardar+ < das hbiles
Citas laboratorio , a,udas dia&nsticas3 ' ms tardar+ E das hbiles
Ciru&a pro&ramada3 7imo = semanas
Aiempo de espera3 =" minutos
FUENTE DE LOS DATOS
NUMERADOR<
4echa de asi&nacin de la cita
4echa de solicitud
2ora de asi&nacin de la cita
2ora de atencin
Aiempo de pro&ramacin de ciru&a+ etc6
DENOMINADOR<
FUENTES
/lanilla de asi&nacin de citas
Obser*acin directa de tiempos de espera para la asi&nacin
/ro&ramacin , atencin
;erificacin de historias clnicas
/ruebas selecti*as
%e&istro de pro&ramacin de ciru&as
CONSIDERACIONES 9os resultados se compararan con el tiempo estipulado en los t5rminos de
referencia+ parmetros -ue deben ser a.ustados a las condiciones re&ionales6
)n*esti&ar causas+ puntos de control , se&uir e*aluando
O6SERVACIONES El resultado del indicador a,uda a determinar el tiempo -ue trascurren entre
la solicitud de un ser*icio , el momento de la atencin6
El diseMo de las citas pueden *ariar por-ue la oferta estar condicionada en
todos los casos a la demanda

)2)
FORMATO :.E
PORCENTA=E DE CITAS INCUMPLIDAS POR ESPECIALIDAD
O6=ETIVO DEL INDICADOR #eterminar el porcenta.e de incumplimiento de los pacientes en cada uno de
los ser*icios6
7aimizar la producti*idad , calidad de los ser*icios
ATRI6UTO DE CALIDAD /orcenta.e de incumplimiento en inasistencias
No de usuarios inasistentes en el perodo 0No de citas incumplidas1
________________________________________________________________________________
!""
Aotal de usuarios citados por especialidad en el perodo
NIVEL DE REFERENCIA !""$ #e eistencias
FUENTE DE LOS DATOS
NUMERADOR<
@suarios inasistentes 0citas incumplidas1
DENOMINADOR<
@suarios citados por especialidad
FUENTES /lanilla de re&istros diario+ (istema 0'/O9O1
CONSIDERACIONES Establecer encuestas+ charlas directas con usuarios , re*isin de procesos de
atencin6
)n*esti&ar causas+ implantar correcti*os , se&uir e*aluando
O6SERVACIONES El indicador permite identificar si ha, falta de moti*acin+ insatisfaccin del
usuario+ problemas de accesibilidad+ no es oportuna de acuerdo al problema
de salud+ mala utilizacin del ser*icio por parte del usuario+ entre otras6
)22
FORMATO ?
EST>NDAR DE PROCESO
HOSPITAL SAN =UAN
DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
PROCESO /'/CE NK ""! P>;INA A1ADEA:A
1H.: FACTURACIN SERVICIO
DE CONSULTA EXTERNA
CONSULTA EXTERNA FECHA DE ACTUALIBACIN
APRO6ADO POR
@suario
#e
residencia
o
personal
Cuando el
usuario
re-uiera del
ser*icio Aelefnicamente o personalmente
/ara solicitar el
ser*icio re-uerido
(ecretario
de consulta
eterna
/uesto de
recepcin
consulta
Eterna
Cuando el
usuario
re-uiera del
ser*icio
#e acuerdo a la a&enda asi&narle al usuario la fecha+ da
, la hora para la atencin6
NOA'3 (e debe *erificar si el usuario tiene historia clnica
en caso contrario solicitarle los datos necesarios para
hacerle apertura6
Eplicarle al usuario los trmites administrati*os a se&uir
de acuerdo al tipo de paciente , recordarle -ue debe
estar media 0!:=1 hora antes del ser*icio
/ara asi&narle
fecha+ da , hora
para -ue el usuario
re-uiera del ser*icio
(ecretario
de consulta
eterna
/uesto de
recepcin
consulta
Eterna
/re*io al da
de la
consulta
E+1'%+,o "& &'#$%,o ," 4'#$or'%# )&J+')%# r"O!"r',%# %&
%r)4'1o )&J+')o.
Cuando 'rchi*o Clnico ha&a lle&ar las historias el
secretario debe ubicarlas en los respecti*os consultorios
0;erificar -ue la historia clnica si corresponda al usuario
en caso contrario hacer correccin1
NOA'3 se debe firmar el formato de salida de la historia
clnica cuando ha,a conformidad+ colocando el nombre ,
el ser*icio
/ara tener listas las
historias clnicas en
los respecti*os
consultorios
(ecretario
de consulta
eterna
/uesto de
recepcin
consulta
Eterna
#a de la
consulta
E& !#!%r'o ,"5" $o.%r 7')4o )o+ +3."ro )o+#")!$'1o 0
"#"r%r O!" #"% &&%.%,o or "& or2%+'(%,or.
(e le debe solicitar la orden del ser*icio+ documentos
0#ocumento de identificacin , carn5 de afiliacin1 ,
recibo de pa&o si es necesario+ se debe *erificar si el
usuario esta en base de datos 0*erificando -ue ten&a
historia clnica16
NOA'3 (i ha, saldos pendiente orientar al usuario para
-ue cancele lo concerniente
/ara darle in&reso+
*erificar derechos ,
poder realizarle el
ser*icio al usuario
)2&
INICIO
*olicitud de cita m0dica
>signar cita
)
ecepcin del usuario
.la!orar el listado de
5istorias cl8nicas
HOSPITAL SAN
=UAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
PROCESO /'/CE NK ""! P>;INA A:ADEA:A
FACTURACIN SERVICIO DE
CONSULTA EXTERNA
CONSULTA EXTERNA FECHA DE ACTUALIBACIN
APRO6ADO POR
(ecretario de
consulta
eterna
/uesto de
recepcin
consulta
Eterna
Cuando se ha,a
in&resado el
tipo de atencin
, la dems
informacin
re-uerida
)n&resando al usuario en el pro&rama
0Colocando el usuario+ entidad , el nmero
consecuti*o1 hacer clic en el botn imprimir
0pro&rama '/O9O16
NOA'3 (e debe complementar los datos del
%e&istro )ndi*idual de 'tencin 0%)'1+ colocando
el nmero de la factura en el %)'
Nota 3 la factura debe cumplir con3
- lo&o del hospital
- )dentificacin del hospital , el N6)6A6
- 4actura numerada6
- )dentificacin del responsable a pa&ar la
cuenta6
- #escripcin &eneral del ser*icio
prestado6
;alor a cobrar en letra , en nmeros+ , -ue
estos coincidan6
/ara realizarle la
factura
correspondiente
al ser*icio
75dico o
profesional de
la salud
En el
consultorio
#e acuerdo a la
a&enda ,
cuando el
usuario ha,an
cumplido los
re-uisitos para
el ser*icio
(e le presta la atencin correspondiente al
usuario por parte del m5dico o profesional
correspondiente , se re&istra las notas m5dicas
en las historias clnicas
El m5dico o profesional de la salud -ue presta el
ser*icio debe hacer firmar la factura del usuario
, archi*arlas en una carpeta para lue&o hacerlas
lle&ar a 4acturacin , Cartera
/ara detallar lo
consumido ,
alimentar las
cuentas de
in&reso , realizar
la factura de
acuerdo a las
tarifas pactadas
con cada entidad
75dico o
profesional de
la salud
4acturacin
, Cartera
Cuando se le
ha,a hecho la
atencin
0ser*icio1 al
usuario6
2aciendo entre&a de las facturas a facturacin ,
Cartera+ para -ue confronten los ser*icios
facturados+ las tarifas+ con*enios con las
entidades , los soportes
/ara -ue
facturacin
reporte los
ser*icios
prestados al
usuario
)24
)
eali-ar #actura
>tencin del usuario
'acer llegar las #acturas a
#acturacin
,IN
FORMATO C
1H.? FACTURACIN SERVICIO DE CONSULTA EXTERNA
<
EST>NDAR NL /'/CE N ""!
NOM6RE DEL PROCEDIMINTO %ealizacin de factura del ser*icio de Consulta Eterna
APRO6ADO POR
O6=ETIVO<
%eco&er , procesar toda la informacin del *alor de los ser*icios -ue se le prestan al usuario en Consulta Eterna para permitir su cobro correcto ,
rpido6
RESPONSA6LE<
(EC%EA'%)O CON(@9A' ESAE%N'
CONDICIONES<
El secretario debe interro&ar 0telefnica o personalmente1 al paciente sobre si es
particular o de al&una entidad para indicarle los re-uisitos 0rdenes+ *alor+
historia clnica1
INSUMOS<
Gtiles de escritorio- /apelera- (ellos- /edido de entrada- (uministros- )mpresora-
Computadora- Calculadora- 9istado de Especificaciones- Ael5fono- 4a
$% *olicitud de cita m0dica
&% >signar cita
'% ecepcin del usuario
(% eali-ar #actura
)% >tencin del usuario
*% 'acer llegar las #acturas a #acturacin
INFORMACIN<
'neo 7 'tencin de accidentes de trnsito (O'A
'neo N Gua para el trmite de reclamaciones de personas .urdicas por la atencin de *ctimas de accidente de transito
'decuada facturacin de los ser*icios con sus respecti*os soportes
DEFINICIONES<
Co+$r%$o# .%+!%&"# $%r'7%r'o#< #ocumentos en los cuales se deben basar para li-uidar las cuentas de cobro de los ser*icios prestados al usuario
Soor$"#< son los documentos donde indi-uen el in&reso del paciente+ con todos los datos completos de usuario+ tipo de *inculacin al sistema , autorizacin de
ser*icios6
C!"+$% ," )o5ro o 7%)$!r%< #ocumentos &enerados por concepto de ser*icios prestados al usuario3 Car&os+ salidas de in*entario+ pedidos+ entre otros6
;"+"r%)'*+ ," '+7or."# 0 r"or$"#< Es recopilar en forma detallada , acumulati*a la informacin de los diferentes ser*icios -ue presto la informacin durante el
aMo
No$% ," )%r2o< es la informacin &eneral del paciente+ direccin+ tel5fono+ entidad+ detalle del ser*icio+ cdi&os , cantidades
)25
FORMATO 1
:M. FACTURACIN SERVICIO DE UR;ENCIAS
A,")!%,% 7%)$!r%)'*+ ," &o# #"r1')'o# )o+ #!#
r"#")$'1o# #oor$"#
No$%# ," )%r2o# ,'&'2"+)'%,%# or "& "r#o+%&
ro7"#'o+%& )o."$"+$"
U+ '+2r"#o ,"& !#!%r'o "+ "& #'#$".%
V"r'7')%)'*+ ," ,"r")4o#
C&'"+$"# '+$"r+o#
- A!,'$or'%
- Coor,'+%)'*+ ," 7%)$!r%)'*+
- F%)$!r%)'*+ 0 )%r$"r%
- C'r!2J%
- Ho#'$%&'(%)'*+
- P",'%$rJ%
C&'"+$"# "/$"r+o#
- U#!%r'o#
- E+$',%,"# )o+$r%$%+$"# (EPS8 ARS8
DSSS8 E+$',%,"# %#"2!r%,or%# SOAT)
- U+% )orr")$% r")")'*+ ," &o# %)'"+$"#
- U+% %,")!%,% 1"r'7')%)'*+ ," ,"r")4o# 0
%!$or'(%)'o+"# ," #"r1')'o#
- U+ )orr")$o '+2r"#o ,"& !#!%r'o %&
#'#$".%
- U+% 5!"+% "&%5or%)'*+ 0 r"#"+$%)'*+ ,"
&%# 7%)$!r%#
- E+$r"2% oor$!+% ," &%# 7%)$!r%#
)26
FORMATO :.1
:M.1.1 FACTURACIN SERVICIO DE UR;ENCIAS
USUARIOS 6IEN IDENTIFICADOS
O6=ETIVO DEL
INDICADOR
Nue los usuarios posean la documentacin completa
ATRI6UTO DE CALIDAD @suarios con la documentacin completa
No de usuarios con papelera completa en el perodo
_________________________________________________________________
!""
Aotal usuarios atendidos en el perodo
FUENTE DE LOS DATOS
NUMERADOR<
@suarios con papelera completa
DENOMINADOR<
@suarios atendidos
9UIN DE6E MEDIR (ecretario de @r&encias+ coordinacin facturacin6
FUENTES #ocumentos de identidad+ carn5s afiliacin+ (istema 0'/O9O1
O6SERVACIONES El indicador se utiliza &eneralmente cuando se detectan incrementos en los
usuarios -ue no tienen la documentacin6
)27
FORMATO :.:
:M.1.: FACTURACIN SERVICIO DE UR;ENCIAS
PORCENTA=E DEL VALOR DE LOS SERVICIOS NO IN;RESADOS EN
EL SISTEMA EN EL MES
O6=ETIVO DEL
INDICADOR
7inimizar los ser*icios -ue no in&resan al sistema para ser cobrados
ATRI6UTO DE CALIDAD (er*icios -ue no in&resan al sistema
No de usuarios con papelera completa en el perodo
_________________________________________________________________
!""
FUENTE DE LOS DATOS
NUMERADOR<
@suarios con papelera completa
DENOMINADOR<
@suarios atendidos
9UIN DE6E MEDIR (ecretario de @r&encias+ coordinacin facturacin
FUENTES (istema 0'/O9O1+ historia clnica+ orden m5dica
O6SERVACIONES (e debe realizar la auditora %e&ularmente 0%eco&er una muestra
si&nificati*a1 con el fin de *erificar -ue si se le realicen todos los in&resos
0ser*icios prestados al usuario1
)28
FORMATO :.?
:M.1.? FACTURACIN SERVICIO DE UR;ENCIAS
PORCENTA=E DE USUARIOS ATENDIDOS CON DERECHO
O6=ETIVO DEL
INDICADOR
%ealizar un control sobre los usuarios atendidos
ATRI6UTO DE CALIDAD @suarios atendidos correctamente
No de usuarios atendidos con derecho en el perodo
___________________________________________________________________
!""
FUENTE DE LOS DATOS
NUMERADOR<
@suarios tendidos con derecho
DENOMINADOR<
Aotal usuarios atendidos
9UIN DE6E MEDIR (ecretario de @r&encias+ coordinacin de facturacin
FUENTES (istema 0'/O9O1+ historia clnica+ orden m5dica
O6SERVACIONES )nformar al usuario , orientarlo con los ser*icios -ue prestan , como
acceder a ellos
%ecibir , admitir al usuario en el hospital+ re&istrando los datos bsicos en
el momento del in&reso6 (e debe ase&urar de tener toda la informacin ,
dems re-uisitos para el pa&o posterior de la cuenta
)2+
FORMATO :.C
:M.1.C FACTURACIN SERVICIO DE UR;ENCIAS
PORCENTA=E DE ATENCIN POR UR;ENCIAS LEVES8 MODERADAS Y
SEVERAS
O6=ETIVO DEL
INDICADOR
Conocer el &rado de atencin , se*eridad de las ur&encias atendidas
ATRI6UTO DE CALIDAD Capacidad de atencin de ur&encias
Eficacia

N de ur&encias atendidas se&n se*eridad
NIVEL DE REFERENCIA Ni*el histrico de la institucin
FUENTE DE LOS DATOS
NUMERADOR<
@r&encias atendidas se&n se*eridad
DENOMINADOR<
9UIN DE6E MEDIR Coordinacin de facturacin+ coordinador m5dico+ sub&erente
administrati*o
CU>NDO DE6E MEDIR 7ensual
FUENTES (istema 0'/O9O1+
O6SERVACIONES
))2
FORMATO ?
EST>NDAR DE PROCESO
HOSPITAL SAN =UAN
DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
PROCESO /'/@% NK ""! P>;INA A1ADEACA
:M.: FACTURACIN SERVICIO DE
UR;ENCIAS
UR;ENCIAS FECHA DE ACTUALIBACIN
APRO6ADO POR
;i&ilante
(ala in&reso de
ur&encias 0sala
espera1
En el momento
de la lle&ada
del usuario
Orientando al usuario de acuerdo al
ser*icio , la documentacin
/ara -ue comience
la atencin al
usuario
75dico (ala in&reso de
ur&encias 0sala
espera1
En el momento
de la lle&ada
del usuario
%ealizndole un dia&nstico al
usuario
Nota3 este paso se puede omitir de
acuerdo a la demanda de ur&encias
/ara determinar si
la ur&encia es *ital
o no *ital
;i&ilante
(ala de
ur&encias
0emer&encias1
En el momento
de la lle&ada
del usuario
',udando o indicando al usuario
para -ue se traslade a la sala de
emer&encia
/ara -ue le realicen
los procedimientos
asistenciales
necesarios para
estabilizar , me.orar
la salud del paciente
(ecretario
de
ur&encias
/uesto de
recepcin
ur&encias
Cuando el
paciente no
ten&a
acompaMante
(i el paciente esta conciente
pre&untar por los documentos , la
informacin re-uerida+ en caso
contrario re*isar pertenencias 0solo
cuando el caso lo amerite , si se
puede en la compaMa de un
testi&o1
/ara in&resar al
usuario al sistema+
buscar o abrir
historia clnica
(ecretario
de
ur&encias
/uesto de
recepcin
ur&encias
'l momento del
in&reso del
paciente o
acompaMante
(olicitando la documentacin3
- #ocumento de identidad
- Carn5 de afiliacin 0E/(B '%(B
/lizas1+ en caso de ser desplazado
presentar carta de desplazado
0*erificar -ue si est5 firmada por la
persona competente1
NOA'3 si el usuario no tiene afiliacin+
se atender como particular6
/ara dar in&reso al
usuario en el
sistema 0'/O9O1
)))
INICIO
ecepcin del usuario
3eterminar si la urgencia
es /ital o no /ital
*olicitar documentacin
pertinente al ser/icio
.s
/ital
NO
*I
)
3eterminar #orma de
recoleccin de documentos
Ingresar al paciente
a sala de urgencias
Paciente
con
acompaAant
e /ital
NO
*I
HOSPITAL SAN
=UAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
PROCESO /'/@% NK ""! P>;INA A:ADEAACAA
FACTURACIN SERVICIO
DE UR;ENCIAS
APRO6ADO POR
(ecretario
de
ur&encias
/uesto de
recepcin
ur&encias
En el momento
del in&reso del
paciente
recibiendo la
documentacin
)n&resar datos del usuario Kpro&rama '/O9OLB identificacin
0para -ue aparezca el directorio del paciente1B (i no aparece
el directorio realizar bs-ueda 0/or el buscador o por
bs-ueda a*anzada1+ (i no aparece in&resar como usuario
nue*o6
)n&resar , actualizar datos del paciente 04echa de nacimiento+
edad+ lu&ar de nacimiento+ seo+ direccin+ municipio+
tel5fono+ barrio+ cuota moderadora e informacin de los
padres16
(e *erifica derechos del paciente , hacer trmite de
autorizacin del ser*icio con cada entidad responsable del
ser*icio identificando el tipo de afiliacin 0E/(+ '%(+ '%/+
/lizas (O'A+ particular+ prepa&o o desplazados e I+')'%r &%
+o$% ," )%r2o
(i es por accidente de trnsito 1"r'7')%r A+"/o M 0 N
(i no ha, contrato para prestacin de ser*icios , la ur&encia
Kes no *italL orientar al paciente dnde debe ser atendido6
(i el usuario es desplazado *erificar la carta 0-ue est5 firmada
por persona competente3 e.emplo+ alcalde16
/ara *erificar
derechos del
usuario+ tramitar las
autorizaciones e
iniciar la nota de
car&os
(ecretario
de
ur&encias
/uesto de
recepcin
ur&encias
En el momento
de in&resar el
paciente al
sistema

'*isando telefnicamente a re&istros hospitalarios el
nmero de la identificacin , de la historia del paciente
/ara -ue bus-uen ,
ha&an entre&a de la
historia clnica en el
ser*icio
(ecretario
de
ur&encias
/uesto de
recepcin
ur&encias
En el momento
de in&resar el
paciente al
sistema
%eco&iendo las historias de acuerdo al0los1 paciente0s1
0;erificar -ue la historia clnica si corresponda al
usuario en caso contrario hacer correccin1
NOA'3 se debe firmar el formato de salida de la historia
clnica cuando ha,a conformidad+ colocando el nombre
, el ser*icio
/ara entre&ar las
historias al personal
profesional
competente
(ecretario
de
ur&encias
/uesto de
recepcin
ur&encias
Cuando ha,a
in&resado el
usuario al
sistema se
ten&a la nota
de car&o , la
historia clnica
Entre&ando al m5dico o enfermera encar&ada la
historia clnica , la nota de car&o
0la nota de car&o debe contener los datos del paciente1
/ara -ue dili&encien
de acuerdo a la
atencin la nota de
car&o
))2
)
Pedir 5istoria
cl8nica
2
;eri#icar derec5os "
tramitar autori-aciones
de ser/icio
eci!ir 5istoria
cl8nica
endientes
.ntregar nota de cargo " la
5istoria cl8nica del paciente al
m0dico o personal competente
HOSPITAL SAN =UAN
DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
PROCESO /'/@% NK ""! P>;INA A?ADEACA
UR;ENCIAS
APRO6ADO POR
75dico ,
pe
rs
o
n
al
pr
of
es
io
n
al
(ala de
ur&encias
0emer&en
cias1
Cuando lo
re-uiera el
usuario
(e presta la atencin por parte del profesional
realizando los procesos , procedimientos de
atencin de ur&encias6
(e tramita nota de car&os se&n rdenes m5dicas ,
consumos6 Elaborar notas de enfermera
para me.orar la
salud del paciente
75dico o
personal
profesion
al
/uesto de
recepcin
ur&encias
Cuando se
ha,an realizado
los
procedimientos
de atencin
ur&encias
Entre&ndole al secretario la historia clnica con la
nota de car&os , las notas de enfermera
NOA'3 En caso de -ue el usuario re-uiera de
ciru&a o re-uiera hospitalizarse se debe a*isar al
secretario
/ara -ue le
re&istren los
procedimientos
realizados al
usuario
(ecretario
de
ur&encias
/uesto de
recepcin
ur&encias
Cuando se ha&a
entre&a de las
historias , las
notas
%ecibiendo personalmente del funcionario las
historias clnicas , las rdenes de car&o
/ara in&resar en el los
procedimientos+ el
ser*icio+ los
medicamentos , las
a,udas dia&nsticas
realizadas al usuario
(ecretario
de
ur&encias
/uesto de
recepcin
ur&encias
Cuando ha,an
hecho la
entre&a de las
historias , las
notas
)n&resando en el directorio del paciente 0'dmisin
in&reso- pro&rama '/O9O-1 los cdi&os de los ser*icios +
las a,udas dia&nsticas+ los insumos+ las cantidades , los
respecti*os precios
NOA'3 tambi5n se debe realizar este paso para los
ser*icios de Ciru&a+ pediatra , 2ospitalizacin cuando no
se encuentre el secretarios de facturacin de los
respecti*os ser*icios 0fines de semana o en las
noches1
/ara posterior
facturacin del
ser*icio prestado
))&
.ntregar 5istoria cl8nica " la nota de
cargos segFn orden m0dica
2
eci!ir las 5istorias "
notas de cargo
eali-ar procesos para esta!ili-ar
":o me1orar la salud del usuario
eali-ar entrada de datos
del ser/icio
.l usuario re$uiere
de cirug8a o
5ospitali-acin
.n 5o1a <signos /itales
de la 5istoria cl8nica=
reali-ar nota de numero
de la #actura " nom!re
de la entidad
&
*I
NO
(ecretario
de
ur&encias
/uesto de
recepcin
ur&encias
Cuando el
usuario
re-uiera ser
hospitalizado
o re-uiera de
una ciru&a
Colocando los datos3 No.5r" ," &% "+$',%, 0E/(+ '%(+
(isben+ #esplazados o prepa&o1 , +3."ro ," &% 7%)$!r%
Entre&ar la historia clnica a la enfermera 0para -ue
realice la hospitalizacin o prepare al usuario para la
ciru&a1
NOA'3 (i el usuario ser hospitalizado se debe cobrar un
depsito de acuerdo a su se&uridad 0si no tiene para el
depsito el usuario o acudiente debe eponer el caso en
la oficina de atencin al usuario o donde el sub&erente
administrati*o para -ue autoricen el ser*icio6
(e&uir con proceso KL4acturacin (er*icio de Ciru&aL o
K4acturacin (er*icio 2ospitalizacinL
/ara lle*ar el
se&uimiento de lo
facturado en el
sistema
HOSPITAL SAN =UAN
DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
PROCESO /'/@% NK ""! P>;INA ACADEACA
UR;ENCIAS
APRO6ADO POR
(ecretario
de
ur&encias
/uesto de
recepcin
ur&encias
Cuando el usuario
se de alta
)mprimiendo factura 0soporte en ori&inal , copia1
- lo&o del hospital
- 4actura numerada6
- )dentificacin del responsable a pa&ar la
cuenta6
- #escripcin &eneral del ser*icio prestado6
- ;alor a cobrar en letra , en nmeros+ ,
-ue estos coincidan6
/ara relacionar los
ser*icios -ue
fueron prestados
al usuario+ con el
*alor unitario , el
total
(ecretario
de
ur&encias
/uesto de
recepcin
ur&encias
Cuando el usuario
se de alta , se
ha,a realizado la
factura
El usuario firma el ori&inal , la copia de la factura
Entre&ar la copia del usuario6
(e define el copa&o o cota moderadora
dependiendo de su se&uridad social 0las maternas
, los menores de un aMo no pa&an la atencin1
NOA'3 (i el usuario no tiene para pa&ar el copa&o
o el ser*icio prestado+ el usuario: acompaMante
debe ir a la oficina de atencin al usuario o donde
el sub&erente administrati*o+ para -ue autoricen
la elaboracin de un pa&ar5
/ara -ue le
re&istren los
procedimientos
realizados al
usuario
))4
,IN
'acer #irmar la
#actura del usuario
&
Completar datos del registro
de indi/idual de atencin
eali-ar #actura
.n/iar a >uditor8a el pa$uete de
#acturas reali-adas en el ser/icio de
urgencias
(ecretario
de
ur&encias
/uesto de
recepcin
ur&encias
Cuando se de alta
al paciente en el
sistema
Colocando el nmero de la factura en el %)' ,
de.ando en medio ma&n5tico
/ara &enerar la
informacin por
medio ma&n5tico
(ecretario
de
ur&encias
/uesto de
recepcin
ur&encias
Cuando se ten&an
listas los
pa-uetes de las
facturas con los
respecti*os
soportes
En*iado a auditora para -ue confronten los
ser*icios facturados+ las tarifas+ con*enios con las
entidades , los soportes

/ara -ue se
realicen las
respecti*as
auditoras ,
procesos
si&uientes
))5
FORMATO C
226& ,>C%E>CIGN *.;ICIO 3. E7.NCI>*
EST>NDAR NL /'/@% N ""!
NOM6RE DEL PROCEDIMINTO %ealizacin de factura del ser*icio de @r&encias
APRO6ADO POR
O6=ETIVO<
%eco&er , procesar toda la informacin del *alor de los ser*icios -ue se le prestan al usuario en el ser*icio de @r&encias+ , permitir su cobro correcto ,
rpido6
RESPONSA6LE<
(EC%EA'%)O #E @%GENC)'(
CONDICIONES<
(i por al&una razn la base de datos est deshabilitada+ se llama a 7edelln+ si
se presentan datos diferentes a los -ue el usuario reporta deber demostrarlo
INSUMOS<
Gtiles de escritorio- /apelera- (ellos- )mpresora- Computadora- Calculadora-
7anual tarifario- Ael5fono- 4a
1. #eterminar si la ur&encia es *ital o no *ital
:. #eterminar forma de recoleccin de documentos
?. (olicitar documentacin pertinente al ser*icio
C. ;erificar derechos , tramitar autorizaciones de ser*icio
E. Entre&ar nota de car&o , la historia clnica del paciente al m5dico o personal competente
F. %ealizar procesos para estabilizar ,:o me.orar la salud del usuario
G. %ealizar entrada de datos del ser*icio
8. %ealizar factura
H. 2acer firmar la factura del usuario
1M. Completar datos del %e&istro de )ndi*idual de 'tencin
ANEXOS<
'neo N Gua para el trmite de reclamaciones de personas .urdicas por la atencin de *ctimas de accidente de trnsito
DEFINICIONES<
ser*icios6
aMo
))6
FORMATO 1
:1. FACTURACIN SERVICIO DE CIRU;DA
A,")!%,% 7%)$!r%)'*+ ,"& #"r1')'o )o+ #!#
r"#")$'1o# #oor$"#
C&'"+$"# '+$"r+o#
- A!,'$orJ%
- Coor,'+%)'*+ ," 7%)$!r%)'*+
- F%)$!r%)'*+ 0 )%r$"r%
- Ho#'$%&'(%)'*+
- P",'%$rJ%
C&'"+$"# "/$"r+o#
- U#!%r'o#
- E+$',%,"# )o+$r%$%+$"# (EPS8 ARS8
DSSS8 E+$',%,"# %#"2!r%,or%# SOAT)
- U+% )orr")$% r")")'*+ ," &o# %)'"+$"#
- U+% %,")!%,% 1"r'7')%)'*+ ," ,"r")4o# 0
%!$or'(%)'o+"# ," #"r1')'o#
- U+ )orr")$o '+2r"#o ,"& !#!%r'o %& #'#$".%
- U+% 5!"+% "&%5or%)'*+ 0 r"#"+$%)'*+ ,"
&%# 7%)$!r%#
- E+$r"2% oor$!+% ," &%# 7%)$!r%#
))7
FORMATO ?
EST>NDAR DE PROCESO
HOSPITAL SAN =UAN
DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
PROCESO /'/C) NK""! P>;INA A1ADEA?A
:1.: FACTURACIN
SERVICIO DE CIRU;DA
CIRU;DA FECHA DE ACTUALIBACIN
APRO6ADO POR
75dicos+
ciru.ano o
personal
profesional
@r&encias
Ciru&a
Consulta
Eterna
Cuando se
determine
por el
profesional
tratante
El profesional competente determinando si el
usuario debe ser inter*enido
-uirr&icamente 0se determina en el ser*icio
de ur&encias o consulta eterna de acuerdo
a los emenes , dia&nsticos del usuario 1
/ara determinar el
&rado 0ur&encia1 de
la ciru&a+ , el
profesional -ue se
re-uiere 0Ciru&a
electi*a o ur&ente1
Ciru.ano Consultorio
Ciru&a
#e acuerdo a
los turnos
-uirr&icos
' tra*5s de la planilla de pro&ramacin
-uirr&ica
/ara la asi&nacin
de turnos
-uirr&icos a
solicitud de los
especialistas
(ecretario
de ciru&a
/uesto de
recepcin
ciru&a
Cuando le
sean
entre&adas
las fechas ,
los re-uisitos
para la
ciru&a
Orientando al paciente telefnicamente para -ue
cancele los *alores respecti*os 0pa&os o
depsitos1 , tramite autorizacin con la entidad6
'si&na la cita preanest5sica , eplica los trmites
administrati*os a se&uir dependiendo el tipo de
paciente6
Nota6 (olicitar al paciente el da de la consulta
preanest5sica presente la autorizacin de ser*icios
, ha&a cancelacin del copa&o o depsito
respecti*o en ca.a6
/ara -ue el usuario
realice los trmites
a se&uir para la
ciru&a
(ecretario
de ciru&a
/uesto de
recepcin
ciru&a
#a de la
ciru&a
(olicitando las historias clnicas+ haciendo
*erificacin de toda la documentacin , recibiendo
el depsito K*erificar ho.a si&nos *italesL 0se debe
solicitar autorizaciones de cada entidad , recibos
de depsito en ca.a1 , contacta al paciente con la
auiliar de enfermera
En caso de no encontrar la historia clnica inda&ar
con el usuario cual fue la ltima *ez -ue *ino
0ltimo ser*icio1
/ara *erificar+ la
papelera , los
derechos , si el
usuario se
encuentra in&resado
en el sistema
'uiliar de
enfermera
(ala de
Ciru&a
'l momento
del in&reso
del paciente
Entre&ando la bata de ciru&a para -ue se la
colo-ue+ indicando los pasos o
procedimientos a realizar
(i ha, obser*aciones realizarlas
/ara preparar al
usuario para el
in&reso a ciru&a
))8
INICIO
3etermina si la cirug8a es
urgente o electi/a
ecopilar las autori-aciones
para cirug8a " solicitar turnos
$uirFrgicos
Preparacin del paciente
.s
electi/a
NO
*I
)
>dmisin del paciente el d8a
de cirug8a
eali-ar cita preanest0sica
HOSPITAL SAN
=UAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
PROCESO /'/C) NK""! P>;INA A:ADEA?A
CIRU;DA
APRO6ADO POR
Ciru.ano
'nestesil
o&o ,
personal
profesional
(ala de
ciru&a
Cuando se
cumpla todos
los parmetros
para la ciru&a
%ealizando los procedimientos necesarios
para me.orar la salud del paciente6
%e&istrando en la nota de car&o todos los
consumos del paciente , elaborando las
notas de enfermera
/ara realizar
procedimientos
-uirr&icos -ue
me.oren la salud del
usuario
(ecretario
de Ciru&a
/uesto de
recepcin
Ciru&a
Cuando le
ha,an hecho la
ciru&a al
paciente
)n&resando de acuerdo a la nota de car&o de
ciru&a , descripcin operatoria con cdi&os de
los ser*icios+ descripcin , cantidad de insumosB
precios 0la nota de car&o debe detallar lo
consumido por el usuario1
NOA'3 si no esta disponible el secretario de
ciru&a la facturacin la realiza el secretario de
@r&encias
/ara alimentar las
cuentas de in&reso ,
posteriormente realizar
la factura de acuerdo a
las tarifas pactadas con
cada entidad
(ecretario
de Ciru&a
/uesto de
recepcin
Ciru&a
Cuando es
usuario
necesite ser
hospitalizado
Colocando los datos3
No.5r" ," &% "+$',%, 0E/(+ '%(+ (isben+
desplazado o prepa&o 0'utorizacin1
N3."ro ," 7%)$!r%
/ara -ue el ser*icio de
2ospitalizacin realicen
los cobros
correspondientes
(ecretario
de Ciru&a
/uesto de
recepcin
Ciru&a
Cuando es
usuario
necesite ser
hospitalizado
Entre&ando personalmente la historia
clnica al encar&ado de realizar la
hospitalizacin
/ara -ue el usuario
sea trasladado al
usuario al ser*icio de
hospitalizacin
(ecretario
de Ciru&a
/uesto de
recepcin
Ciru&a
Cuando el
usuario ten&a
de alta
)mprimiendo factura
- lo&o del hospital
- 4actura numerada6
- )dentificacin del responsable a pa&ar
la cuenta6
- #escripcin &eneral del ser*icio
prestado6
;alor a cobrar en letra , en nmeros+ , -ue
estos coincidan6
/ara poder realizar el
cobro
))+
eci!ir " reali-ar entrada
de datos del ser/icio
)
.la!oracin de
#acturas
2
Inter/encin $uirFrgica
.l usuario
de!e
'ospitali-ars
e eali-ar nota en 5o1a de
signos /itales <numero
#actura4 nom!re de entidad
.ntregar 'istoria Cl8nica a
en#ermera para $ue realice
5ospitali-acin
.l usuario tiene
$ue cancelar
copago o saldos
pendientes
Cancelar
pendientes
NO
*I
NO
*I
@suario /uesto de
recepcin
Ciru&a
Cuando se de
alt
a
al
pa
cie
nt
e
Orientando al paciente a la ca.a para -ue
cancele saldos pendientes
NOA'3 (i el usuario no tiene para pa&ar el
copa&o o el ser*icio prestado+ el usuario ,:o
acompaMante debe ir a la oficina de atencin al
usuario o donde el sub&erente administrati*o+
para -ue autoricen la elaboracin de un pa&are
/ara -ue realice los
pa&os
correspondientes al
ser*icio
HOSPITAL SAN =UAN
DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
PROCESO /'/C) NK""! P>;INA A?ADEA?A
CIRU;DA
APRO6ADO POR
@suario /uesto de
recepcin
Ciru&a
Cuando se le realice la
factura
Colocando el nombre o
firma correspondiente , el
nmero del documento
Nota3 se debe realizar un
comprobante de pa&o
cuando el usuario ha,a
realizado pa&os
/ara dar constancia
, comprobante de
la realizacin de la
ciru&a
(ecretario de
Ciru&
a
/uesto de
recepcin
Ciru&a
Cuando se ten&an
listas los pa-uetes de
las facturas con los
respecti*os soportes
En*iado a auditora para
-ue confronten los ser*icios
facturados+ las tarifas+
con*enios con las entidades
, los soportes

/ara -ue se realicen
las respecti*as
auditoras ,
procesos si&uientes
)22
,IN
2
.n/iar a >uditor8a
,irma del usuario en
la #actura
FORMATO E
:1.? FACTURACIN SERVICIO DE CIRU;DA
EST>NDAR NL /'/C) N""!
NOM6RE DEL PROCEDIMINTO %ealizacin de factura del ser*icio de Ciru&a
APRO6ADO POR
O6=ETIVO<
ecoger " procesar toda la in#ormacin del /alor de los ser/icios $ue se le prestan al usuario en el ser/icio de Cirug8a " permitir su co!ro correcto " r?pido6
RESPONSA6LE<
SECRETARIO DE CIRU;DA
CONDICIONES<
(e debe realizar las llamadas preoperatorios a los pacientes para asi&nar la e*aluacin
preanest5sica6
Elaborar diariamente el pro&rama de ciru&a , lo en*a a los diferentes ser*icios
(olicitar autorizaciones de cada entidad , recibos de depsito en ca.a
El secretario de ciru&a debe responsabilizarse de las historias clnicas de los pacientes
-uirr&icos6
El secretario debe coordinar lo relacionado con la asi&nacin de las camas hospitalarias
INSUMOS<
Gtiles de escritorio- /apelera- (ellos- /edido de entrada- Carro
transportador- (uministros- )mpresora- Computadora- Calculadora-
9istado de Especificaciones- Ael5fono- 4a
1. 3etermina si la cirug8a es urgente o electi/a
:. ecopilar las autori-aciones para cirug8a " solicitar turnos $uirFrgicos
?. >dmisin del paciente el d8a de cirug8a
C. Inter/encin $uirFrgica
E. eci!ir " reali-ar entrada de datos del ser/icio
F. eali-ar nota en 5o1a de signos /itales <nFmero #actura4 nom!re de entidad
G. .la!oracin de #acturas
ANEXOS<
'neo 7 'tencin de accidentes de transito (O'A
'neo N Gua para el trmite de reclamaciones de personas .urdicas por la atencin de *ctimas de accidente de transito
A,")!%,% 7%)$!r%)'*+ ,"& #"r1')'o )o+ #!# r"#")$'1o# #oor$"#
DEFINICIONES<
ser*icios6
aMo
)2)
FORMATO 1
::. FACTURACIN HOSPITALIBACIN / PEDIATRDA
A,")!%,% 7%)$!r%)'*+ ,"& #"r1')'o# )o+ #!#
r"#")$'1o# #oor$"#
No$%# ," )%r2o# ,'&'2"+)'%,%# or "& "r#o+%&
ro7"#'o+%& )o."$"+$"

C&'"+$"# '+$"r+o#
- A!,'$or'%
- Coor,'+%)'*+ ," 7%)$!r%)'*+
- F%)$!r%)'*+ 0 )%r$"r%
- C'r!2J%
C&'"+$"# "/$"r+o#
- U#!%r'o#
- E+$',%,"# )o+$r%$%+$"# (EPS8 ARS8
DSSS8 E+$',%,"# %#"2!r%,or%# SOAT)
- U+% )orr")$% r")")'*+ ," &o# %)'"+$"#
- U+% %,")!%,% 1"r'7')%)'*+ ," ,"r")4o#
0 %!$or'(%)'o+"# ," #"r1')'o#
- U+ )orr")$o '+2r"#o ,"& !#!%r'o %&
#'#$".%
- U+% 5!"+% "&%5or%)'*+ 0 r"#"+$%)'*+
," &%# 7%)$!r%#
- E+$r"2% oor$!+% ," &%# 7%)$!r%#
)22
FORMATO ?
EST>NDAR DE PROCESO
enfermera
le suministre un
medicamento o
a,uda
dia&nstica
medicamentos al usuario , lle*ar un control del
medicamento o a,uda dia&nstica -ue se le realiza
o suministra al usuario
, lle*ar un control
(ecretario de
2ospitalizacin
: /ediatra
/uesto de
recepcin
2ospitalizacin
: /ediatra
Aodos los das
, Cuando se le
ha,an dado de
alta al paciente
)n&resando de acuerdo a la nota de car&o con
cdi&os de los ser*icios+ descripcin , cantidad de
insumosB precios 0se debe realizar todos los das1
NOA'3 si no se encuentra o no est disponible el
secretario de hospitalizacin la facturacin la realiza
el secretario de @r&encias
/ara detallar lo
consumido , alimentar
las cuentas de in&reso
, realizar la factura de
acuerdo a las tarifas
pactadas con cada
entidad
(ecretario de
2ospitalizacin
: /ediatra
/uesto de
recepcin
2ospitalizacin
: /ediatra
Cuando el
usuario se de
alta
)mprimiendo factura 0soporte en ori&inal , copia1
- lo&o del hospital
- 4actura numerada6
- )dentificacin del responsable a pa&ar la cuenta6
- #escripcin &eneral del ser*icio prestado6
;alor a cobrar en letra , en nmeros+ , -ue estos
coincidan6
/ara relacionar los
ser*icios -ue fueron
prestados al
usuario+ con el *alor
unitario , el total
)2&
INICIO
*olicitud de 5a!itacin
ecepcin del paciente
3iligenciamiento de notas
de cargo
)
>dmisin del paciente
eci!ir " reali-ar entrada
de datos del ser/icio
.la!orar #actura
HOSPITAL SAN =UAN
DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
PROCESO /'/2O NK ""! P>;INA A1ADEA:A
FACTURACIN
HOSPITALIBACIN/ PEDIATRDA
HOSPITALIBACIN/
PEDIATRDA
APRO6ADO POR
@suario
Ca.a+
@r&encias+
Ciru&a
Cuando se de alta al
paciente
Orientado al paciente
para -ue cancele saldos
pendientes 0Ca.a+
@r&encias+ Ciru&a1
Nota3 el encar&ado de
realizar el in&reso del
pendiente debe realizar
un comprobante de pa&o
/ara -ue realice los
pa&os
correspondientes al
ser*icio
@suario
/uesto de
recepcin
2ospitalizacin
: /ediatra
Cuando se le realice la
factura
Colocando el nombre o
firma correspondiente ,
el nmero del
documento
/ara dar constancia
de -ue se atendi al
usuario
(ecretario de
2ospitalizacin
: /ediatra
/uesto de
recepcin
2ospitalizacin
: /ediatra
Cuando se da de alta
al paciente en el
sistema colocando el
nmero de la factura
en el %)' , de.ando en
medio ma&n5tico listo
2ace de*olucin de
historias clnicas al
archi*o
/ara &enerar la
informacin por
medio ma&n5tico
(ecretario de
2ospitalizacin
: /ediatra
'uditora
Cuando se ten&an
listas los pa-uetes de
las facturas con los
respecti*os soportes
En*iado a auditora para
-ue confronten los
ser*icios facturados+ las
tarifas+ con*enios con
las entidades , los
soportes

/ara -ue se realicen
las respecti*as
auditoras , procesos
si&uientes
)24
E& !#!%r'o
,"5"
)%+)"&%r
)o%2o# o
#%&,o#
"+,'"+$"#
Complementar datos del registro
indi/idual de atencin <I>=
,IN
)
.n/iar a >uditor8a las #acturas reali-adas
en el ser/icio de 'ospitali-acin
,irmar del usuario en
la #actura
Cancelar
pendientes
)
FORMATO C
FACTURACIN SERVICIO DE HOSPITALIBACIN/ PEDIATRDA
EST>NDAR NL /'/2O ""!
NOM6RE DEL PROCEDIMINTO %ealizacin de factura del ser*icio de 2ospitalizacin
APRO6ADO POR
O6=ETIVO<
ecoger " procesar toda la in#ormacin del /alor de los ser/icios $ue se le prestan al usuario en el ser/icio de 'ospitali-acin para permitir su co!ro correcto " r?pido6
RESPONSA6LE<
(EC%EA'%)O #E 2O(/)A'9)D'C)YN
CONDICIONES<
(e&n las rdenes m5dicas+ se dili&encia la respecti*a nota de car&o de hospitalizacin
con todos los consumos del paciente
7antener permanente comunicacin con Ca.a+ @r&encias , Ciru&a para los cortes de
cuenta+ ampliacin de rdenes de ser*icio+ entre otras6
;erificar -ue el personal m5dico ha&a todas las anotaciones m5dicas en la historia clnica
, elabore el %)'6
Cuando el usuario es dado de alta+ la auiliar de hospitalizacin+ en*a todos los car&os
con los respecti*os soportes de historia clnica+ rdenes+ emenes+ entre otros al /uesto
de recepcin 2ospitalizacin: /ediatra con el fin de -ue se li-uide correctamente la
cuenta
INSUMOS<
Gtiles de escritorio- /apelera- (ellos- )mpresora- Computadora-
Calculadora- 7anual tarifario- Ael5fono- 4a
1. >dmisin del paciente
:. 3iligenciamiento de notas de cargo
?. eci!ir " reali-ar entrada de datos del ser/icio
C. .la!orar #actura
E. Complementar datos del egistro Indi/idual de >tencin <I>=
F. .n/iar a >uditoria las #acturas reali-adas en el ser/icio de 'ospitali-acin
ANEXOS<
'neo N Gua para el trmite de reclamaciones de personas .urdicas por la atencin de *ctimas de accidente de trnsito
DEFINICIONES<
ser*icios6
aMo
)25
)26
FORMATO 1
:?. AUDITORIA DE FACTURA
F%)$!r% )o+ 1'#$o 5!"+o
F%)$!r%# )o+ %+o.%&J%# o o5-")'o+"#.
(7%)$!r%# %r% #"r )orr"2',%#)
CLIENTES INTERNOS
Ur2"+)'%#
C'r!2J%
Ho#'$%&'(%)'*+
P",'%$rJ%
Coor,'+%)'*+ ," 7%)$!r%)'*+
F%)$!r%)'*+ 0 C%r$"r%
CLIENTES EXTERNOS

- @na correcta facturacin de los ser*icios
r"%&'(%,o# % &o# !#!%r'o#
- 9!" &%# 7%)$!r%# $"+2%+ &o# r"#")$'1o#
#oor$"#
- U+% %,")!%,% 1"r'7')%)'*+ ," ,"r")4o# 0
%!$or'(%)'o+"# ," #"r1')'o#
- U+% 5!"+% "&%5or%)'*+ 0 r"#"+$%)'*+ ,"
&%# 7%)$!r%#
- E+$r"2% oor$!+% ," &%# 7%)$!r%#
)27
FORMATO :.1
:?.1.1 AUDITORIA DE FACTURA
CDI;O DEL
INDICADOR<
NOM6RE DEL INDICADOR
PORCENTA=E DE ;LOSAS SE;SN CAUSA
O6=ETIVO DEL
INDICADOR
7inimizar el nmero de facturas &losas
ATRI6UTO DE CALIDAD 4actura realizadas correctamente
FRMULA DEL
INDICADOR
No de Glosas 0por causa1 en el perodo
___________________________________________________
!""
Aotal &losas en el perodo
;r de las facturas &losadas en el perodo
____________________________________________________________
!""
;r total de las facturas dili&enciadas en el perodo
NIVEL DE REFERENCIA Cero Glosas
FUENTE DE LOS DATOS
NUMERADOR<
Glosas por causa
facturas &losadas
DENOMINADOR<
Aotal Glosas
facturas dili&enciadas
9UIN DE6E MEDIR 'uditora+ coordinacin de facturacin
FUENTES )nformes , &losas &enerales de la E/(+ '%( entre otros+ 4acturas+ soportes
CONSIDERACIONES )dentificar los principales moti*os de &losa
O6SERVACIONES El indicador a,uda a identificar las principales causas de error en la
facturacin para aplicar los correcti*os correspondientes
9os contratos con la entidades contratantes son de amplio conocimiento para
los interesados
El rea de auditora esta li&ada al rea de facturacin , contabilidad+ ,a -ue
de su buena labor , difusin depender el buen funcionamiento de estos
)28
FORMATO ?
EST>NDAR DE PROCESO
HOSPITAL SAN
=UAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
PROCESO /'/'# NK ""! P>;INA A1A DE A1A
:?.: AUDITORIA DE
FACTURA
AUDITORIA FECHA DE ACTUALIBACIN
APRO6ADO POR
A!/'&'%r ,"
%!,'$orJ%
'uditora Aodos los
das
/ersonalmente de los secretarios de cada ser*icio
0@r&encias+ Ciru&a+ 2ospitalizacin , /ediatra1
/ara -ue se ha&a la
re*isin de la
factura
A!/'&'%r ,"
%!,'$orJ%
'uditora
Cuando se
ha,a recibido
las facturas
%e*isando la facturas con los respecti*os soportes+
colocar el sello de recibido , la fecha del da 0se debe
confrontar las facturas recibidas1
Nota3 en caso de no tener los soportes se debe a*isar
al secretario para -ue trai&an los documentos faltantes
/ara *erificar la
documentacin , el
soporte para
comenzar la auditora
de la factura
A!/'&'%r ,"
%!,'$orJ%
'uditora Cuando se
ha,a recibido
las facturas
)n&resando los datos de las facturas 0pro&rama
Ecel K'uditora de 4acturaL1
;er e.emplo K'neo 8L
/ara tener un control
de las facturas -ue
in&resan a auditora
A!,'$or
.",')o 0
A!/'&'%r ,"
%!,'$orJ%
'uditora Cuando se
ha,a recibido
las facturas
/ara realizar la 'uditora t5cnica V"r A+"/o. R
/ara realizar la 'uditora 7edica V"r A+"/o S
*e de!e colocar la o!ser/acin por la $ue se o!1eta
/ara determinar -ue la
factura este completa
0cumpla todos los
re-uerimientos1
A!/'&'%r ,"
%!,'$orJ%
#")r"$%r'o
,"
7%)$!r%)'*+
Coor,'+%)'*
+ ,"
7%)$!r%)'*+
'uditoria
Coordinaci
n de
facturacin
/uesto de
recepcin
secretario
9ue&o de
identificar el
cdi&o de la
estantera
#e acuerdo a las anomalas encontradas se hacen las
correcciones pertinentes en la factura
Por "r$'+"+)'% .N,')%3 ha, inconsistencia u omisin
de la informacin m5dica+ se busca la historia clnica ,
se corri&e6
P"r$'+"+)'% %,.'+'#$r%$'1%3 2a, inconsistencia u
omisin en la informacin referente a la factura 0se
en*a a coordinacin de facturacin para -ue dili&encien
el arre&lo de la factura1
/ara -ue se ha&an
las correcciones en
la factura
A!/'&'%r ,"
%!,'$or'%
'uditora
Cuando se
reciba la
factura con
los soportes
Completando o corri&iendo la informacin en la
planilla Ecel+ , colocar el sello de entre&ado con
fecha
/ara completar la
informacin para
posteriormente ser
en*iadas a facturacin
A!/'&'%r ,"
%!,'$orJ%
4acturaci
n ,
Cartera
Cuando se
ten&an
listas las
facturas
Entre&ando personalmente las facturas con los
soportes al encar&ado de facturacin
/ara -ue realicen
los procesos
correspondientes
)27
INICIO
eci!ir las #acturas " el soporte correspondiente
e/isar $ue la #actura tenga
los soportes
eali-ar auditoria %0cnica "
H0dica
Ingresar los datos
en el so#tIare
,IN
'a"
o!1eciones
'acer las
correcciones
Completar la in#ormacin "
colocar sello
.ntregar a #acturacin "
Cartera
*i
No
FORMATO C
:?.? AUDITORIA DE FACTURA
NOM6RE DEL PROCEDIMINTO )dentificacin de las facturas -ue mal dili&enciadas o con anomala
FECHA
APRO6ADO POR
O6=ETIVO<
I,"+$'7')%r &%# 7%)$!r%# O!" $'"+"+ %+o.%&J%# %r% #! )orr"))'*+.
%ealizar las auditoras a las cuentas &eneradas en la prestacin de ser*icios de salud+ para determinar la *eracidad de la informacin+ para controlar ,
racionalizar los recursos financieros del hospital e identificar las facturas -ue tienen anomalas para su correccin 0'se&urar el proceso de recepcin ,
auditora de la facturacin por ser*icios de salud1
RESPONSA6LE<
'@#)AO% 7Q#)CO
CONDICIONES<
9as facturas donde se detectan anomalas o ob.eciones se les coloca un
papel con las obser*aciones
INSUMOS<
@tiles de escritorio- /apelera- - (uministros- Calculadora- 9istado de
Especificaciones- Ael5fono- 4a
1. %e*isar -ue la factura ten&a los soportes
:. )n&resar los datos en el softZare
?. %ealizar auditora A5cnica , 75dica
C. 2acer las correcciones de las facturas
E. Completar la informacin referente a las facturas , colocar sello
ANEXOS<
'neo % 'uditora A5cnica
'neo ( 'uditora 75dica
4acturas re*isadas por auditora
DEFINICIONES<
Co+$r%$o#< #ocumentos en los cuales basar para li-uidar las cuentas de cobro de los ser*icios prestados al usuario
Soor$"#< (on los documentos donde indi-uen el in&reso 0historia clnica1+ con los datos completos del usuario+ tipo de *inculacin al sistema , autorizacin de
ser*icios.
C!"+$% ," )o5ro o 7%)$!r%3 #ocumentos &enerados por concepto de ser*icios prestados a un usuario6
I+7or."# 0 r"or$"#3 Es recopilar en forma detallada , acumulati*a la informacin de los diferentes ser*icios -ue presto el hospital durante el periodo+ debe ser*ir
como herramienta para la &estin administrati*a+ estadstica+ costos , presupuesto
R"1'#'*+ 0 "+1'* ," &% )!"+$%< (e audita la li-uidacin de la cuenta , los soportes aneos6 (e le da *isto bueno , se en*a al contratante
E+$',%,"# )o+$r%$%+$"#< ante -uienes se responde con el en*i de las cuentas de cobro por el ser*icio prestado a los usuarios+ los cuales deben cumplir con los
re-uisitos , tarifas pactados en el con*enio
)28
FORMATO 1
:C. FACTURACIN
E+$r"2% ," &%# 7%)$!r%# % &%# '+#$'$!)'o+"#
)o+ #!# r"#")$'1o# #oor$"# (#' "# "& )%#o
)%'$%,o)
CLIENTES INTERNOS
A!,'$orJ%
Coor,'+%)'*+ ," F%)$!r%)'*+
Pr"#!!"#$o
C%r$"r%
CLIENTES EXTERNOS
E.r"#%# )o+$r%$%+$"#
U+% )orr")$% 7%)$!r%)'*+ ," &o# #"r1')'o#
r"%&'(%,o# % &o# !#!%r'o#
9!" &%# 7%)$!r%# $"+2%+ &o# r"#")$'1o#
#oor$"#
U+% %,")!%,% 1"r'7')%)'*+ ," ,"r")4o# 0
%!$or'(%)'o+"# ," #"r1')'o#
U+% 5!"+% "&%5or%)'*+ 0 r"#"+$%)'*+ ," &%#
7%)$!r%#
E+$r"2% oor$!+% ," &%# 7%)$!r%#
)2+
FORMATO ?
EST>NDAR DE PROCESO
HOSPITAL SAN
=UAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
PROCESO /'/4C NK ""! P>;INA A1A DE A:A
:C.: FACTURACIN FACTURACIN
APRO6ADO POR
'uiliar de
facturacin ,
cartera
4acturacin ,
cartera
Cada *ez -ue
se entre&uen
las facturas con
los soportes
%ecopilar la informacin -ue se &eneran de
los diferentes ser*icios 0las facturas de los
centros de costo1
/ara recopilar ,
or&anizar la
informacin
'uiliar de
facturacin ,
cartera
4acturacin ,
cartera
Cada *ez -ue
se entre&uen
las facturas con
los soportes
%e*isar , consolidar todos los soportes6
0%ealizando una re*isin de la facturacin , el
%)/( teniendo en cuenta los acuerdos tarifarios
, las rdenes de ser*icio1
NOA'3 %ealizar la auditora al !""$ de las
facturas -ue pro*ienen de consulta eterna6 ;er
'neo %!
/ara determinar
-ue la factura
est5 completa
0cumpla todos los
re-uerimientos1
'uiliar de
4acturacin ,
cartera
(ecretario de
facturacin
Coordinacin de
facturacin
4acturacin ,
Cartera
Coordinacin de
facturacin
/uesto de
recepcin
secretario
Cuando las
facturas ten&an
al&n problema
o anomala
#e acuerdo a las anomalas encontradas se
hacen las correcciones pertinentes en la
factura
P"r$'+"+)'% %,.'+'#$r%$'1%3 2a,
inconsistencia u omisin en la informacin
referente a la factura 0se en*a a
coordinacin de facturacin para -ue
dili&encien el arre&lo de la factura
0correccin de los soportes -1
/ara -ue se
ha&an las
correcciones en
la factura
'uiliar de
facturacin ,
cartera
4acturacin ,
cartera
Cuando se
ha,an re*isado
las facturas ,
los soportes
Elaborando un resumen de *enta para cada
entidad+ aneando la facturacin correspondiente
con todos los soportes , medio ma&n5tico del
%)'6
El %)' debe coincidir con el *alor de la
factura fsica+ -ue no eistan espacios en
blanco+ *erificar -ue ten&a los *alores
incluidos+ -ue est5 correcto el N)A , el
cdi&o del hospital
/ara li-uidar la
cuenta ,
elaborar la
factura madre
)&2
INICIO
eci!ir las #acturas "
los soportes
e/isar las #acturas
" soportes
La #actura
tiene
anomal8as
'acer las
correcciones
Preparacin de la cuenta
de co!ro
)
*I
NO
HOSPITAL SAN
=UAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
PROCESO /'/4C NK ""! P>;INA A:A DE A:A
FACTURACIN FACTURACIN
APRO6ADO POR
'uiliar de
facturacin ,
cartera
4acturacin
, cartera
Cuando las
facturas est5n
listas para
en*iar
Entre&ndole al mensa.ero el ori&inal del
resumen de *entas con el aneo de todas las
facturas en un sobre sellado para cada
entidad6
(e lle*a dos copias de las facturas para -ue
se le colo-ue el sello de radicado por la
entidad
Nota3 se debe cumplir con los plazos
establecidos para el en*o de las cuentas
/ara -ue las entidades
realicen los respecti*os
pa&os de los ser*icios
prestados
'uiliar de
facturacin ,
cartera
4acturacin
, cartera
Aodos los das
%elacionando los datos en el sistema
0mdulos de facturacin , cartera1 de las
cuentas en*iadas , los pa&os efectuados
0Cuentas de las empresas+ lo facturado+ lo
pa&ado , lo adeudado1
Consolidando los totales de los ser*icios por
entidad
9le*ando un re&istro de las
cuentas de las diferentes
entidades
'uiliar de
facturacin ,
cartera
4acturacin
, cartera
(e necesite
encarpetar
toda la
informacin
'rchi*ando en la carpeta de cada entidad el
resumen de *enta con el sello de radicado
anendole las copias de la factura
correspondiente
/ara tener los soportes en
los momentos de realizar
los cobros
)&)
.n/iar cuentas
)
,IN
egistro conta!le de
las cuentas en/iadas
>rc5i/ar documentos
FORMATO C
:C.? FACTURACIN
EST>NDAR NL /'/4C N ""!
NOM6RE DEL PROCEDIMINTO #istribucin de los suministros ,:o medicamentos en los diferentes puntos de almacenamiento
FECHA
APRO6ADO POR
O6=ETIVO<
2acer una relacin completa del *alor de los ser*icios -ue se prestaron al usuario para permitir su cobro correcto , rpido
RESPONSA6LE<
'@S)9)'% #E /%E(@/@E(AO U C'%AE%'
CONDICIONES<
#el oportuno , correcto dili&enciamiento de las facturas depende la rentabilidad
de la institucin
%ealizar con efecti*idad el proceso de facturacin depende del traba.o en
e-uipo+ buscando satisfacer los re-uerimientos de los pacientes+ contratantes+
empleados , directi*os de la clnica
#ebido a -ue facturacin es el puente entre el rea de facturacin de los
ser*icios , la empresas+ se debe realizar la re*isin pre*ia de las facturas
0auditar la facturacin1 para detectar inconsistencias , hacer las respecti*as
correcciones antes de ser en*iadas las facturas6
INSUMOS<
Gtiles de escritorio- /apelera- Calculadora- 9istado de Especificaciones- Ael5fono-
4a
1. e/isar las #acturas " soportes
:. 'acer las correcciones
?. Preparacin de la cuenta de co!ro
C. .n/iar cuentas
E. egistro conta!le de las cuentas en/iadas
ANEXOS<
'neo % 'uditora A5cnica
Entre&a de la facturas a las instituciones con sus respecti*os soportes
DEFINICIONES<
Soor$"#< (on los documentos donde indi-uen el in&reso 0historia clnica1+ con los datos completos del usuario+ tipo de *inculacin al sistema , autorizacin de ser*icios.
I+7or."# 0 r"or$"#3 Es recopilar en forma detallada , acumulati*a la informacin de los diferentes ser*icios -ue presto el hospital durante el perodo+ debe ser*ir como
herramienta para la &estin administrati*a+ estadstica+ costos , presupuesto
R"1'#'*+ 0 "+1Jo ," &% )!"+$%< (e audita la li-uidacin de la cuenta , los soportes aneos6 (e le da *isto bueno , se en*a al contratante
E+$',%,"# )o+$r%$%+$"#< ante -uienes se responde con el en*o de las cuentas de cobro por el ser*icio prestado a los usuarios+ los cuales deben cumplir con los
re-uisitos , tarifas pactados en el con*enio
)&2
)&&
FORMATO 1
:E. CARTERA
R")!"r%)'*+ $o$%& ," &o# '+2r"#o#
2"+"r%,o# or &% 1"+$% ," #"r1')'o#
CLIENTES INTERNOS
A!,'$or'%
F%)$!r%)'*+
CLIENTES EXTERNOS
E.r"#%# )o+$r%$%+$"#
U+% )orr")$o #"2!'.'"+$o ," &%#
".r"#%# O!" "r.'$% !+% 5!"+%
r")!"r%)'*+ ," )%r$"r%.
L&"1%r !+ 5!"+ )o+$ro& ," &%# 4o-%# ,"
1',% ," &%# '+#$'$!)'o+"#.
9!" 4%0% !+ r"2'#$ro "7')%( ," ,"&
,'+"ro r")%!,%,o
)&4
FORMATO C
EST>NDAR DE PROCESO
HOSPITAL SAN
=UAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
PROCESO /'/'4 N ""! P>;INA A1A DE A1A
:E.: CARTERA FACTURACIN Y CARTERA FECHA DE ACTUALIBACIN
APRO6ADO POR
'uiliar de
facturacin
, cartera
4acturacin
, cartera
En el
momento
de preparar
las cuentas
de cobro
%ealizando una re*isin de la facturacin relacionando los datos
en el sistema 0mdulos de facturacin , cartera1 de las cuentas
en*iadas , los pa&os efectuados 0Cuentas de las empresas+ lo
facturado+ lo pa&ado , lo adeudado1
/ara poder
realizar el
resumen de
*enta de los
ser*icios
Cefe de
facturacin
, cartera
'uiliar de
facturacin
4acturacin
, cartera
#e acuerdo
a los plazos
establecidos
%ealizar con anterioridad al *encimiento de la cuentas una llamada
telefnica a cada uno de los clientes para recordar el pa&o de las
facturas6
(e debe lle*ar un se&uimiento a las cuentas pendientes de cobro 0ho.a
de *ida de cada entidad1 con el estado actual de cartera para realizar
los cobros , conciliaciones de las cuentas pendientes de pa&o6 Aeniendo
en cuenta3 4acturacin mensual 0facturas de *enta1+ Glosas+ %ecibos de
in&resos 09le*ar el control mensual de las facturas con su respecti*o
radicado16
(e debe constantemente llamar o en*iar fa para realizar cobros6
/ara realizar
el cobro de
las cuentas a
las empresas
Cefe de
facturacin
, cartera
'uiliar de
facturacin
4acturacin
, cartera
Cuando se
deba
realizar las
conciliacion
es
/ro&ramando una reunin con el fin de re*isar los saldos de cada una
de las partes+ haciendo la conciliacin de cartera , el acuerdo de pa&o
0firmada por los representantes de cada entidad para el
dili&enciamiento correcto del asiento de las cuentas de cobro1
Nota3 (e puede hacer una relacin de facturas a cruzar+ si ambas
partes estn de acuerdo 0cuando el hospital les adeuda16 (e realiza un
acta firmada por las personas -ue inter*ienen en el cruce , se debe
entre&ar a contabilidad una copia debidamente firmada
/ara poder
realizar el
resumen de
*enta de los
ser*icios
7ensa.ero
'uiliar de
facturacin
, cartera
4acturacin
, cartera
Cuando se
ten&an
listas las
facturas
(e hace las reclamaciones de las consi&naciones 0che-ue1+ la
auiliar de ca.a en*a las consi&naciones a facturacin , cartera
con los soportes de pa&o 0hacer el abono en el sistema de cada
factura cancelada16 'near la la factura cancelada el recibo de
ca.a 0pa&o correspondiente1
Nota Conciliar con la oficina de contabilidad el asiento de la
facturacin con el informe mensual6
%ealizar un informe mensual sobre el estado de cartera del
hospital
#e.ar
constancia del
recaudo
INICIO
e/isin del registro conta!le de
las cuentas de cada entidad
7estionar Co!ro de
cuenta
Conciliacin de las
cuentas
ecaudo de cartera
,IN
)&4
FORMATO C
:E.? CARTERA
NOM6RE DEL PROCEDIMINTO %ealizar la recuperacin oportuna , total de los in&resos &enerados por la *enta de ser*icios#istribucin de los suministros ,:o
medicamentos en los diferentes puntos de almacenamiento
FECHA
APRO6ADO POR
O6=ETIVO<
%ealizar un recaudo oportuno , total de la facturacin en*iada por la *enta de ser*icios &arantizando la super*i*encia , rentabilidad del 2ospital
RESPONSA6LE<
'@S)9)'% #E 4'CA@%'C)YN U C'%AE%'
CONDICIONES<
(e debe hacer una buena facturacin para realizar el proceso de cartera
(e debe cumplir con los plazos establecidos para el en*o de las cuentas
9os funcionarios de cartera deben conocer todos los aspectos de la contratacin
con las entidades a las cuales se les factura 0,a -ue se mane.an los montos+ los
anticipos+ las condiciones de cada una para el en*o de las cuentas+ las fechas
de pa&o + entre otros1
INSUMOS<
Gtiles de escritorio- /apelera- Calculadora- 9istado de Especificaciones- Ael5fono-
4a
1. %e*isin del re&istro contable de las cuentas de cada entidad
2. Gestionar Cobro de cuenta
3. Conciliacin de las cuentas
4. %ecaudo de cartera
ANEXOS<
R")!"r%)'*+ $o$%& ," &o# '+2r"#o# 2"+"r%,o# or &% 1"+$% ," #"r1')'o#
DEFINICIONES<
Soor$"#< (on los documentos donde indi-uen el in&reso 0historia clnica1+ con los datos completos del usuario+ tipo de *inculacin al sistema , autorizacin de ser*icios.
I+7or."# 0 r"or$"#3 Es recopilar en forma detallada , acumulati*a la informacin de los diferentes ser*icios -ue presto el hospital durante el perodo+ debe ser*ir como
herramienta para la &estin administrati*a+ estadstica+ costos , presupuesto
R"1'#'*+ 0 "+1Jo ," &% )!"+$%< (e audita la li-uidacin de la cuenta , los soportes aneos6 (e le da *isto bueno , se en*a al contratante
E+$',%,"# )o+$r%$%+$"#< ante -uienes se responde con el en*o de las cuentas de cobro por el ser*icio prestado a los usuarios+ los cuales deben cumplir con los re-uisitos
, tarifas pactados en el con*enio
)&5

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