Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, establecimiento pblico adscrito al Ministerio de Cultura

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E-mail: contacto@archivogeneral.gov.co - Cr. 6 No. 6-91 Tel: 328 2888 - Fax: 337 2019 - Bogot D.C., Colombia.















MANUAL DE ADMINISTRADOR ALFRESCO COMMUNITY 4.2
Repblica de Colombia - Derechos Reservados





















Bogot, DC., Febrero de 2014


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FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO

Ttulo: MANUAL DE ADMINISTRADOR ALFRESCO COMMUNITY 4.2
Fecha elaboracin 2014 02 21
Sumario:
Este documento tiene por objeto instruir al usuario ADMINISTRADOR del
sistema, encargado de las tareas de parametrizacin de Alfresco
Community 4.2, enfocado en las experiencias obtenidas tras la
apropiacin de la herramienta para el AGN.
Palabras Claves:
Manual Alfresco Community 4.2, Administrador Alfresco Community 4.2,
configuracin Alfresco Community 4.2,
Formato: DOC Lenguaje: Espaol
Dependencia:
Archivo General de la Nacin: Subdireccin de Tecnologas de la Informacin
Archivstica y Documento Electrnico
Grupo de Innovacin y Apropiacin de Tecnologas Archivsticas
Cdigo: Versin: 1.0 Estado:
Borrado
r
Categora:
Autor (es):
Pedro Antonio Gmez Guarn
Innovacin y Apropiacin de
Tecnologas Archivsticas
Archivo General de la Nacin AGN
Firma

Revis: Erika Lucia Rangel Palencia

Aprob:

Informacin
Adicional:

Ubicacin:



















CONTROL DE CAMBIOS

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VERSIN FECHA No.
SOLICITUD
RESPONSABLE DESCRIPCIN
1.0 2014-02-21
Archivo General de
la Nacin
Innovacin y
Apropiacin de
Tecnologas
Archivsticas
Creacin del documento.
































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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION ...................................................................................................... 5
2. AREA DE TRABAJO (DASHBOARD) ....................................................................... 6
2.1. Consola de Administracin ....................................................................................... 7
2.1.1. Administrar usuarios del sistema .............................................................................. 7
2.1.2. Administrar grupos de usuarios ................................................................................ 8
2.2. Repositorio de archivos ............................................................................................ 8
2.2.1. Espacio de empresa ................................................................................................. 8
2.2.2. Crear espacios ......................................................................................................... 9
2.2.3. Administrar usuarios en los espacios ...................................................................... 10
2.2.4. Roles ................................................................................................................... 10
2.3. Reglas de contenido ............................................................................................... 12



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1. INTRODUCCION

Alfresco es una solucin software de administracin de contenidos de cdigo abierto,
desarrollado en Java, diseado con un alto grado de modularidad y rendimiento escalable
basado en estndares de aplicabilidad a pequeas y grandes empresas con una gran
flexibilidad multiplataforma.

Este documento tiene como objetivo compilar experiencias obtenidas durante la
parametrizacin del aplicativo Alfresco Community 4.2, con el propsito de orientar al
interesado en esta herramienta, conocedor del rea de ingeniera del software, mientras
realiza su proceso de instalacin, configuracin y parametrizacin paso a paso, brindando
diferentes opciones al momento de apropiar la aplicacin.









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2. AREA DE TRABAJO (DASHBOARD)

Alfresco en su versin Community cuenta con dos interfaces de trabajo el share que es el
rea colaborativa, amigable al usuario normal, y el Explorer que es la ideal para el usuario
Administrador que le permite tener un panorama ms amplio de los procesos de gestin
de la plataforma.

Para ingresar al entorno de administracin de Alfresco se debe ingresar por la opcin
Alfresco Explorer incluida en la instalacin de Alfresco




El usuario administrador de Alfresco es nico con las funciones de creacin de usuarios y
grupos, otras funcionalidades como creacin de espacios de trabajo, creacin de flujos de
trabajo y reglas, pueden ser restringidas nicamente para el usuario administrador o a un
grupo de usuarios manipulando los archivos de configuracin por cdigo XML (ver manual
de instalacin) siendo esta una gran desventaja de Alfresco Community 4.2.




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2.1. Consola de Administracin

La consola de administracin permite al administrador del sistema gestionar la creacin
de los usuarios y grupos, as como la gestin de categoras e importar y exportar archivos.


2.1.1. Administrar usuarios del sistema

En esta opcin al pulsar el botn Mostrar todo se despliega una lista de todos los
usuarios inscritos en el sistema, nativos y usuarios creados por el LDAP (ver manual de
instalacin) en donde podemos modificar o eliminar usuarios segn sea su procedencia,
los usuarios creados de forma local podemos cambiarle la clave de acceso, a los usuarios
creados por el LDAP no, ya que las credenciales de autenticacin las migra desde el
Active Directory.

La creacin de un usuario en Alfresco Community 2.4 involucra datos tales como
Propiedades de la persona, Propiedades de la empresa, Propiedades del usuario, no
encasilla al usuario en un rol especfico, esto solo puede hacerse cuando se invita a un
usuario o un grupo a formar parte de un Sitio de trabajo.




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2.1.2. Administrar grupos de usuarios

Los grupos en Alfresco facilitan la asignacin de los permisos cuando deben hacerse de
forma masiva o cuando se debe encasillar al usuario en un rol especifico al momento de
hacer parte de un sitio de trabajo.
La creacin de un grupo de trabajo es muy sencilla basta con asignarle un nombre


2.2. Repositorio de archivos
El repositorio de archivos es la biblioteca de contenidos de Alfresco, en ella estn todas
las carpetas que contienen documentos as como los sitios creados que en si son
carpetas de contenidos.
Para acceder al repositorio hay que pulsar el botn Espacio de empresa ubicado en la
parte superior izquierda de la pantalla

2.2.1. Espacio de empresa
En este apartado podemos crear carpetas tambin llamados espacios, el repositorio es la
raz del almacenamiento en Alfresco y se puede administrar igual que un explorador de
ficheros.


La carpeta Sites contiene los sitios colaborativos que se han creado y sus archivos as
como los permisos y las reglas que se han declarado para la asignacin de flujos de
trabajo, y la carpeta User Homes almacena los contenidos individuales de cada usuario.


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2.2.2. Crear espacios

Los Sitios en Alfresco son la base primordial del manejo de los contenidos, permiten
agrupar los documentos y gestionar los permisos a los usuarios segn sea el rol que
desempeara para un sitio especfico, as como las reglas de ejecucin de los eventos
asignados a las carpetas que contiene.

La creacin de sitios en Alfresco puede restringirse solo al usuario administrador,
centralizando la tarea para tener un mejor control y una organizacin conforme con los
lineamientos de cada entidad.

La creacin de sitios siempre debe hacerse desde el share ya que es una herramienta
colaborativa y permite al administrador otorgar los roles a los usuarios, solo debe ir a la
barra de herramientas en la opcin Sitios/Crear sitio.

En esta opcin se debe agregar nombre al sitio, as como una pequea descripcin y se
puede determinar el acceso al sitio ya sea Pblico, Pblico con moderacin de usuarios o
Privado.


Sitio Pblico: Podr ser visto por cualquier usuario en el buscador de sitios del sistema y
le permitir ingresar solo en modo lectura revisar contenido y descargarlo, y est el sitio
privado


Sitio Pblico Moderado: Podr ser visto por cualquier usuario en el buscador de sitios
del sistema y le permitir al usuario enviar una solicitud para poder unirse al sitio en el rol
que el administrador del sitio disponga, la solicitud aparecer en el dashlet de Mis tareas
del administrador del sitio.

Cuando un usuario
solicita el acceso a un
sitio, en el dashlet
Mis Tareas se
presenta la solicitud
para ser atendida

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Sitio privado: solo se podr tener acceso a un sitio privado si el administrador del sitio
invita al usuario, el sitio no podr ser visto por otros usuarios que usen el buscador de
sitios ni tampoco podrn solicitar unirse al sitio.




2.2.3. Administrar usuarios en los espacios

Siempre que se asigna un usuario a un sitio se le debe encasillar en un Rol, dependiendo
de la labor que desempea y de qu manera va a contribuir con el sitio.

2.2.4. Roles
El rol indica que acciones podr realizar un miembro dentro del sitio colaborativo. Existen
definidos cuatro roles, estos son, de ms a menos privilegios:

Administrador: Tiene control total sobre el sitio, esto es, configuracin y contenidos,
adems puede invitar otros usuarios a formar parte del sitio.
Colaborador: Puede crear nuevo contenido y modificar el contenido existente.
Contribuidor: Puede crear contenido y modificarlo siempre que sea de su propiedad.
Consumidor: Puede visualizar y descargar copias del contenido pero no modificarlo.

Para otorgar un rol a un usuario o a un grupo especfico debemos ir al botn Invitar a
usuarios

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Luego en el buscador digitamos el apellido de un usuario o las primeras letras del mismo
y pulsamos el botn Buscar, aparecer el usuario y pulsamos Aadir para luego
asignarle el rol que cumplir dentro del sitio.

El usuario quedara con los permisos sobre el sitio y todos los documentos y carpetas que
en este se almacenen.


Tambin se pueden asignar permisos a un grupo que contiene usuarios.









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Cuando se realiza la invitacin, en el Dashlet Mis Tareas aparecer la invitacin al sitio.

2.3. Reglas de contenido

Las reglas de contenido se definen sobre las carpetas nicamente, estas permiten realizar
acciones automticas sobre el contenido en un momento dado y segn unas condiciones.
Por ejemplo, se puede definir una regla para cuando un documento es borrado se cree
una copia del documento en una carpeta diferente. Para definir una regla vaya a las
acciones de una carpeta y seleccione Gestionar reglas.




Dar clic sobre Crear
reglas

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Esta opcin define tres eventos presentados al momento de realizar acciones que
manipulan el contenido de una carpeta que contiene documentos, estos eventos son
crear, actualizar y borrar.


En el campo de realizar accin se escoge la tarea que se quiere que realice el sistema
cuando sucede la accin que se especifico, en este caso se realizara una copia del
documento borrado en la carpeta Copia_borrados.



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Las acciones que se pueden realizar con esta opcin son numerosas y se pueden
parametrizar de acuerdo con los lineamientos internos de la entidad.