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Gua para elaborar un Manual de Procedimientos para los

Establecimientos Residenciales Especializados en el Tratamiento de las Adicciones


CENTRO NACIONAL PARA LA PREVENCIN Y EL CONTROL DE LAS ADICCIONES











GUA PARA ELABORAR UN MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA LOS ESTABLECIMIENTOS
ESPECIALIZADOS EN EL TRATAMIENTO DE LAS
ADICCIONES













Gua para elaborar un Manual de Procedimientos para los
Establecimientos Residenciales Especializados en el Tratamiento de las Adicciones
CENTRO NACIONAL PARA LA PREVENCIN Y EL CONTROL DE LAS ADICCIONES


CONTENIDO


INTRODUCCIN

OBJETIVO DE LA GUA

EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

1. Definicin
2. Objetivo
3. Ventajas
4. Quienes son responsables de elaborar el Manual de Procedimientos
5. Causas que originan su revisin y actualizacin


ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

1. DE IDENTIFICACIN

2. DE CONTENIDO

Introduccin
Antecedentes Histricos
Marco Jurdico-Administrativo
Objetivo
Funciones
Organigramas
Descripcin del procedimiento
Materiales
Anexos

RECOMENDACIONES GENERALES








Gua para elaborar un Manual de Procedimientos para los
Establecimientos Residenciales Especializados en el Tratamiento de las Adicciones
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INTRODUCCIN


El presente documento pretende servir de orientacin y gua a quienes tienen bajo
su responsabilidad la elaboracin del Manual de Procedimientos de los
Establecimientos Residenciales Especializados en el Tratamiento de las
Adicciones, que pretendan obtener el reconocimiento que otorga el Centro
Nacional para la Prevencin y el control de las Adicciones (CENADIC) para su
buen funcionamiento dentro del territorio de los Estados Unidos Mexicanos; la
actualizacin de stos deber realizarse cada vez que se susciten cambios en la
estructura de los estatutos reglamentarios y/o funcionales de cada establecimiento
en particular, sea de asistencia pblica o privada.

El Manual de Procedimientos tiene por objeto integrar en un solo documento, la
informacin bsica relativa a los antecedentes, marco jurdico- administrativo,
objetivo, funciones, estructura orgnica y descripcin del procedimiento de los
Establecimientos Residenciales Especializados en el Tratamiento de las
Adicciones; contribuyendo a la orientacin del personal de nuevo ingreso y
facilitando su incorporacin a las funciones del establecimiento.














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OBJETIVO DE LA GUA

Proporcionar a los Establecimientos Residenciales Especializados en el
Tratamiento de las Adicciones, de las Entidades Federativas de la Repblica
Mexicana, los elementos tcnicos necesarios para la elaboracin del Manual de
Procedimientos, as como unificar los criterios que permitan sistematizar la
informacin contenida en los mismos.























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Establecimientos Residenciales Especializados en el Tratamiento de las Adicciones
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EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

1. Definicin:

El Manual de Procedimientos es un documento que contiene, en forma ordenada y
sistemtica, la informacin sobre la historia, marco jurdico-administrativo,
organizacin, objetivo, funciones, descripcin del procedimiento y materiales de
los Establecimientos Residenciales Especializados en el Tratamiento de las
Adicciones.


2. Objetivo:

Proporcionar, en forma ordenada, la informacin bsica del establecimiento y
funcionamiento del mismo, como una referencia para lograr el aprovechamiento de
los recursos y el desarrollo de las funciones encomendadas.


3. Ventajas:

Presenta una visin unificada del establecimiento y de las reas
administrativas y operativas.

Precisa las funciones encomendadas al personal del establecimiento
para evitar duplicidad, detectar omisiones y deslindar responsabilidades.

Colabora en la ejecucin correcta de las actividades asignadas al
personal y proporciona uniformidad en su desarrollo.

Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en el desempeo de las
funciones, evitando la repeticin de instrucciones y directrices.

Proporciona informacin bsica para la planeacin e instrumentacin de
medidas de modernizacin en la administracin y tratamiento contra las
adicciones.

Sirve como medio de integracin al personal de nuevo ingreso, facilitando
su entrada e introduccin a las distintas reas de trabajo.






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4. Quienes son Responsables de elaborar el Manual de Procedimientos

Los Establecimientos Residenciales Especializados en el Tratamiento de las
Adicciones, que requieran les sea otorgado el reconocimiento que avala el Centro
Nacional para la Prevencin y el control de las Adicciones (CENADIC).

5. Causas que originan su revisin y actualizacin

La necesidad de actualizar el Manual de Procedimientos surge al modificarse la
estructura de los estatutos reglamentarios del establecimiento y/o al realizarse
cambios en las funciones de trabajo al interior del establecimiento.
































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ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Los elementos que integran el Manual de Procedimientos son de identificacin y
de contenido.

1. DE IDENTIFICACIN

La identificacin o portada se refiere a la cartula del Manual de Procedimientos la
cual da a conocer los datos ms elementales como son:

a) Nombre del establecimiento, entidad o unidad sucursal a que se refiere el
manual.
b) Logotipo del establecimiento o sucursales.
c) Fecha de elaboracin o actualizacin del Manual de Procedimientos.

En los recuadros siguientes se incluyen, aparte de los datos de la portada, las
firmas de quien elabora, aprueba y valida el documento.

Ejemplo:














Manual de Procedimientos
Centro de Rehabilitacin contra las
Adicciones El Universo A.C.
Logotipo
Fecha de
elaboracin
Manual de Procedimientos
Centro de Rehabilitacin contra las
Adicciones El Universo A.C.

Elabor (1) Aprob (2)

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(1) Enunciar el puesto, nombre y firma de quien elabor el documento.
(2) Anotar el nombre y firma del encargado del Centro de Rehabilitacin contra las
Adicciones.


2. DE CONTENIDO

En este apartado se presentan, de manera sinttica y ordenada, los captulos que
constituyen el manual o los ttulos que comprende. A efecto de uniformar la
presentacin de estos documentos, es importante seguir el orden que se
describen a continuacin.

Introduccin
Antecedentes Histricos
Marco Jurdico Administrativo
Objetivo
Funciones
Organigramas (estructural y por puestos plazas y unidades)
Descripcin del procedimiento
Materiales
Anexos

Ejemplo:






















Contenido
1) Introduccin
2) Antecedentes Histricos
3) Marco Jurdico-Administrativo
4) Objetivo
5) Funciones
6) Organigramas
7) Descripcin del
procedimiento
8) Materiales
9) Anexos

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Introduccin

Se refiere a la presentacin que el titular del Establecimiento Residencial
Especializado en el Tratamiento de las Adicciones dirige al lector, sobre el
contenido del documento, de su utilidad y de los fines y propsitos generales que
se pretenden cumplir a travs de l. Adems, incluye informacin sobre el mbito
de competencia del establecimiento que se trata, cmo se usar, y cuando se
harn las actualizaciones.

La redaccin deber ser concisa, clara y comprensible y habr de elaborarse en
un mximo de tres cuartillas.


Ejemplo:





























Introduccin

El presente Manual de Procedimientos del
Establecimiento Residencial Especializado
en el Tratamiento de las Adicciones El
Universo A.C. es de observancia general,
como instrumento de informacin y de
consulta.

El manual es un medio de familiarizarse con
la estructura orgnica y con los diferentes
niveles jerrquicos que conforman este
establecimiento. Su consulta permite
identificar con claridad las funciones y
responsabilidades de cada una de las reas
que lo integran y evitar la duplicidad de
funciones, adems de esta forma garantizar
el buen funcionamiento del mismo.

Las actualizaciones se llevarn a cabo
cuando se modifique los estatutos del
reglamento interno y/o las funciones de los
puestos de trabajo del establecimiento.

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Antecedentes Histricos


Este apartado se refiere a una descripcin del origen, antecedentes o hechos
pasados sobresalientes acerca de la existencia del Establecimiento Residencial
Especializado en el Tratamiento de las Adicciones; se mencionan las necesidades
que lo crearon y las que han modificado los aspectos de este establecimiento en
general.


Ejemplo:


































Antecedentes Histricos
El 12 de marzo de 1990, en la ciudad
de Mxico, constituyndonos como
Asociacin Civil se indica la creacin de
este Centro de Rehabilitacin contra las
Adicciones El Universo.
Se conforma la idea de abrir este centro
de rehabilitacin para cubrir las
necesidades que sufre nuestra
comunidad, tanto en delincuencia y
drogadiccin para contrarrestar esta
problemtica, ya que nos dimos cuenta
que en nuestra entidad la enfermedad
de la drogadiccin y el alcoholismo
estn en aumento.
Etc.


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Marco Jurdico Administrativo

En este apartado se relacionan los principales ordenamientos jurdicos vigentes
que regulan la operacin y funcionamiento del Establecimiento Residencial
Especializado en el Tratamiento de las Adicciones comprendidas en ella.
Formalmente, los ordenamientos jurdico administrativos debern presentarse en
forma enunciativa, sin incluir textos explicativos adicionales. Se debern ordenar y
jerarquizar los documentos jurdicos administrativos vigentes, en forma
descendente, segn se muestra a continuacin:

Ley General de Salud
Norma Oficial Mexicana NOM-028-SSA2-2009
Actas Constitutivas
Reglamento interno del establecimiento

Se deber anotar de forma clara y precisa los nombres de los ordenamientos
jurdicos y administrativos, indicando fecha de publicacin y nmero de Boletn
Oficial, en forma cronolgica en cuanto a su aparicin. Cualquier ordenamiento
que presente modificaciones posteriores se integrar cronolgicamente segn su
ltima fecha de reforma.

Ejemplo:
















Marco J urdico-Administrativo

Ley General de Salud
Norma Oficial Mexicana
NOM-028-SSA2-2009.
Acta constitutiva con
nm..
Reglamento Interno


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Objetivo

Describe el propsito que pretende alcanzar el Establecimiento Residencial
Especializado en el Tratamiento de las Adicciones, para el cumplimiento de la
actividad que desempea. La determinacin del objetivo deber ser lo ms claro
posible, y su redaccin sencilla y en prrafos breves; adems la primera parte de
su contenido expresar QUE SE HACE; y la segunda, PARA QUE SE HACE. La
determinacin del mismo se har con apego a las atribuciones conferidas por Ley.

Se indicar la descripcin del objetivo usando los verbos en infinitivo.
Se describir, en lo posible, en una extensin mxima de doce renglones.
Se evitar el uso de adjetivos calificativos.
Se evitar subrayar conceptos.
El objetivo debe ser evaluado por el encargado del Establecimiento
Especializado en el Tratamiento de las Adicciones, a fin de que el
funcionamiento general del mismo se encamine a su consecucin.

Ejemplo:

























Establecimiento Especializado en el
Tratamiento de las Adicciones El
Universo A.C.


Objetivo:

Proporcionar un programa de
rehabilitacin efectivo y de integracin
a la sociedad de una manera funcional,
a todas las personas que padezcan la
enfermedad en adicciones por mltiples
sustancias, bajo las reglas que
establece la Secretaria de Salud.

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Funciones

Constituyen el conjunto de actividades afines, a travs de las cuales se alcanzar
el objetivo planteado. Las funciones debern ordenarse de acuerdo a la
importancia y naturaleza del rea de que se trate.

A continuacin se enuncian los lineamientos que debern observarse en la
formulacin de funciones.

Las funciones debern de presentarse en forma de relacin y jerarquizadas
conforme a su importancia inicindose su descripcin con un verbo en
infinitivo.
Cuidar que las funciones sean congruentes con el objetivo del
Establecimiento Especializado en el Tratamiento de las Adicciones.
Las funciones asignadas a los puestos debern ser afines, compatibles y/o
complementarias.
Cuando una funcin se desprenda de otra, sta deber ir enseguida; por lo
tanto, las funciones se agruparan por afinidad y siguiendo un orden lgico.
Se evitar el uso de adjetivos calificativos, as como subrayar conceptos.
Evitar que de un puesto de mando dependa otro de igual nivel.
Las funciones descritas en el Manual de Procedimientos debern ser
verificadas por el encargado del Establecimiento Especializado en el
Tratamiento de las Adicciones.

Ejemplo:

















Direccin General
Dirigir, coordinar y administrar la ejecucin de los
diversos programas que se tengan en el centro de
rehabilitacin para su integro funcionamiento.
Proponer a todas las reas de trabajo los programas
y lneas de accin que tiendan a eficientar los
recursos humanos, materiales y financieros.
Subdireccin
Organizar, inspeccionar, comunicar los sistemas y
esquemas de trabajo que tenga cada rea que
pertenece a esta institucin.
Secretaria
Proporcionar, realizar, comunicar todo lo referente a
documentacin que se requiera en el lugar de trabajo.
Responsable Mdico
Evaluar y diagnosticar al paciente al momento de su
ingreso al centro de rehabilitacin y atenderlo en caso
de emergencia.
Responsable de Psicologa..
Responsable de personal operativo..
Etc.

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VERBOS COMUNES PARA INDICAR FUNCIONES

Los verbos que se utilizan con mayor frecuencia para indicar las funciones que
desarrollan los puestos administrativos y operativos de acuerdo con su nivel
jerrquico son:



Administrar Administrar Evaluar Acumular Iniciar
Asegurar Aprobar Examinar Almacenar Instalar
Autorizar Asegurar Expedir Analizar Obtener
Coordinar Analizar Facilitar Calcular Operar
Controlar Asignar Firmar Calificar Participar
Definir Auditar Formular Compilar Presentar
Determinar Autorizar Inspeccionar Comprobar Presupuestar
Dirigir Comunicar Instalar Comunicar Producir
Establecer Consolidar Instrumentar Consolidar Programar
Evaluar Controlar Integrar Ejecutar Proponer
Firmar Coordinar Interpretar Entrevistar Proporcionar
Organizar Desarrollar Organizar Enviar Realizar
Planear Determinar Planear Especificar Recabar
Disear Presupuestar Estimar Recomendar
Distribuir Programar Estandarizar Registrar
Elaborar Recomendar Equipar Seguir
Entrevistar Representar Estudiar Sistematizar
Establecer Revisar Expedir
Estandarizar Supervisar Girar
Estudiar Verificar Informar


Cabe aclarar que la lista no es limitante ni exhaustiva, es solamente una referencia
de uso. Sin embargo, estos verbos, se pueden utilizar combinados, de acuerdo
con la naturaleza de la institucin; por ejemplo:

Organizar, evaluar y controlar
Organizar y dirigir
Integrar y supervisar
Integrar y dirigir
Superior Mandos Medios Nivel Operativo

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Organigramas

Es la representacin grfica de la estructura orgnica y refleja en forma
esquemtica la posicin de los puestos que la conforman, niveles jerrquicos,
canales formales de comunicacin y lneas de autoridad y sus respectivas
relaciones.

Ejemplo: Centro de Rehabilitacin contra las Adicciones El Universo A.C.












Director General
Julin Prez
Responsable Mdico
Pablo Padilla
Responsable de
Psicologa
Mnica Mirabal
Responsable de
personal operativo
Roberto Lpez
Subdirector/Encargado
Luis Toledo
Secretaria
Guadalupe Ramos
Responsable de
Enfermera
Rosa Jimnez
Responsable de
Capacitacin
Alejandro Vargas
Responsable de
Talleres
Juan Castro
Responsable de
Seguridad
Porfirio Snchez
Responsable de
Cocina
Aurora Valle
Responsable de
Mantenimiento
Jorge Fernndez
Responsable
Seccin masculina
Rodolfo Milln
Responsable
Seccin femenina
Amanda Gascn

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Descripcin del procedimiento

Se refiere a la descripcin de las secuencias de etapas y actividades por las que
pasa el enfermo dentro del Establecimiento Residencial Especializado en el
Tratamiento de las Adicciones, desde su ingreso hasta su egreso o derivacin.


Ejemplo: Proceso de Rehabilitacin de un enfermo de adicciones.

Secuencia de Etapas Actividad Responsable
1.0 Recepcin del
paciente y llenado de
solicitud de ingreso.
1.1 Se le entrega una solicitud al
paciente, donde escribir sus datos
personales; se describir el tipo de
internamiento y el tiempo mnimo del
mismo y se anotarn los datos de
quien lo interna.
Director o
encargado del
establecimiento.
2.0 Entrevista inicial. 2.1 Se le aplica la entrevista inicial al
paciente con la finalidad de conocer
datos del usuario e informacin
relacionada con su adiccin y estado
de salud.

2.1.1 Se vaca la informacin en el
formato de entrevista inicial.

2.2 Se le explica al usuario y a sus
familiares en qu consiste el
programa de tratamiento, as como
las actividades de las que se
compone.

2.3 Si el paciente est de acuerdo
con el programa de tratamiento
ofrecido por el establecimiento se
elaborar la ficha de ingreso.
Director o
encargado del
establecimiento.
3.0 Firma de
documentos.
3.1 En esta parte se firma por parte
del usuario y del familiar o
representante legal, el
consentimiento informado para recibir
el tratamiento.

Director o
encargado del
establecimiento.

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3.2 Se le informa al familiar o
representante legal los costos del
tratamiento.

3.3 En caso de ser necesario, se
llenar el formato de referencia de
usuarios.
4.0 Ingreso al rea
de revisin mdica.
4.1 Se empieza a elaborar el
expediente clnico, con una
exploracin fsica completa, practicar
exmenes de laboratorio en caso de
ser necesario y presentar el
diagnstico final por parte del
mdico.

4.1.1 Aqu se utilizarn los formatos
de Historia Clnica, Notas e
indicaciones mdicas y la peticin de
anlisis de laboratorio si as se
requiere.
Responsable
sanitario.
5.0 Entrada a la fase
de desintoxicacin
del paciente.
5.1 El paciente es cuidado durante
las 24 horas para observar su
evolucin durante el sndrome de
abstinencia; tiene una duracin
aproximada de 2 semanas.

5.1.1 Se utilizar en esta parte el
formato de Notas e indicaciones
mdicas, para realizar el tratamiento
mdico y apuntar la evolucin del
paciente.

5.2 Tambin se maneja su estado de
salud en general, su alimentacin y
se le da soporte emocional

5.3 Una vez superado el sndrome de
abstinencia, se le hace una nueva
valoracin por parte del mdico y
encargados del rea y juntos avalan
si se les traslada al rea de
rehabilitacin.
Responsable
sanitario y
encargados del
rea.
6.0 Entrada a la fase
de rehabilitacin.
6.1 El paciente es recibido por el
encargado del establecimiento, l le
Encargado del
establecimiento y

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asignar un lugar en una de las
habitaciones.

6.2 Se le proporcionar al paciente
informacin general acerca del
programa de rehabilitacin del
establecimiento.

6.3 Se le dar a conocer al paciente,
el reglamento interno, las actividades
que se hacen durante el da y sus
derechos dentro del establecimiento.

6.3.1 Se utilizarn los formatos de
Evaluacin cualitativa y Hoja de
control de actividades diarias.
ayudantes del
rea.
7.0 Finalizacin del
programa de
rehabilitacin.
7.1 Cuando el paciente haya
cumplido su tiempo de estancia,
porque se cumplieron las metas del
programa o porque l desea
abandonar el tratamiento, se le
realiza la baja.

7.2 Se llena el formato de solicitud de
egreso, para dar constancia de la
salida del paciente.

7.2.1 En caso de ser necesario se
utilizar el formato de contra
referencia.
Encargado del
establecimiento.
8.0 Seguimiento del
programa a travs de
grupos externos.
8.1 Se motiva a los pacientes que
han concluido o no con el programa
de rehabilitacin, se mantengan en
contacto con el establecimiento, para
fomentar los objetivos del tratamiento
y alentar que no caigan en la adiccin
activa.

8.2 En esta parte se puede elaborar
un directorio de pacientes que
cubrieron el total del programa de
rehabilitacin y otro directorio de
pacientes que no cubrieron con la
totalidad del programa.
Encargados y
auxiliares de rea.

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8.2.1 Se llenarn los formatos de
directorio de pacientes que
terminaron el programa de
rehabilitacin y de los pacientes que
no lo concluyeron.

8.3 Se iniciar un programa de
llamadas telefnicas a familiares y
pacientes.

8.3.1 Se llenar el formato de
llamadas telefnicas para familiares y
pacientes con la informacin que nos
proporcionarn.

8.4 Disear un programa de visitas a
domicilio.

8.4.1 Se vaciar la informacin
obtenida en las visitas a los
domicilios en la hoja de informacin
diseada para esta tarea.

















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MATERIALES


En esta seccin se debern de enunciar los materiales y/o instrumentos que se
aplican o emplean con el paciente durante el programa de tratamiento; algunos
ejemplos de materiales son los que se nombran a continuacin:


Solicitud de ingreso
Formato de entrevista inicial
Ficha de ingreso
Consentimiento informado
Formato de referencia de usuarios
Historia clnica
Notas e indicaciones mdicas
Formato para el estudio de exmenes de laboratorio
Hoja de evaluacin cualitativa
Hoja de control de actividades diarias
Formato de contra referencia de usuarios
Ficha de egreso
Formato de directorio de pacientes que terminaron el programa de
rehabilitacin
Formato de directorio de pacientes que no concluyeron con el programa
Formato de llamadas telefnicas para familiares y pacientes
Hoja de informacin para visitas a domicilio










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ANEXOS


Esta rea es para adjuntar los formatos que se han mencionado en la seccin de
materiales.



















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RECOMENDACIONES GENERALES



Es conveniente que los Manuales de Procedimientos sean
elaborados con la participacin de las personas que tienen
responsabilidad de realizar las funciones en el establecimiento
residencial.
Terminado el Manual de Procedimientos, deber contarse el nmero
de pginas que lo integran, y numerar cada una.
Una vez que cuente con el proyecto de Manual, se requiere
someterlo a una revisin final, a efecto de verificar que la informacin
contenida en el mismo sea la necesaria, est completa y
corresponda a la realidad, adems de proceder a comprobar que no
tenga contradicciones y deficiencias.
La cantidad de ejemplares que se reproduzcan, as como la difusin
que se haga del Manual de Procedimientos, depender de la
determinacin del nmero de empleados que deben de contar con
este instrumento.
Una vez que el Manual de Procedimientos ha sido elaborado,
autorizado e impreso, debe ser difundido entre los encargados y
empleados responsables de su aplicacin.
La utilidad del Manual de Procedimientos radica en la veracidad de la
informacin que contiene, por lo que es necesario mantenerlo
permanentemente actualizado, a travs de revisiones peridicas.
El Manual de Procedimientos deber actualizarse cuando se
presenten modificaciones en los estatutos reglamentarios, estructura
orgnica, funciones o simplemente en la revisin que se haga del
mismo.