De acordo com a ABNT, no grupo de documentos de guarda permanente devero estar inseridos os documentos de valor probatrio, relativos a direitos, tanto de pessoas fsicas ou jurdicas, como da coletividade, e os de valor informativo sobre pessoas, fatos ou fenmenos, cuja memria, do ponto de vista histrico, seja considerada relevante. A propsito desse tema, julgue os itens subseqentes, a respeito da guarda permanente em relao s instituies pblicas e privadas.
01-Ato de criao, atos constitutivos e documentos relativos a direitos patrimoniais no pertencem ao grupo de documentos permanentes por prevalecer o interesse administrativo para determinar o valor das informaes. 02- A guarda permanente deve abranger documentos concernentes a administrao de pessoal, como, por exemplo, acordos e reajustes salariais, planos de remunerao e classificao de cargos etc. 03-0s documentos relativos s instituies pblicas, que, mesmo originais, detenham interesse administrativo somente por determinado perodo , tm a sua guarda permanente
0s resultados esperados de um processo de avaliao de Documentos de arquivo incluem o (a) 04- aumentos da ledice de recuperao da informao.
05-conquistam de espao fsico e reduo de peso.
Os documentos de uma instituio so importantes para a tomada de decises e para a garantia de direitos e deveres, entre outros aspectos. Acerca dos arquivos de documentos, julgue os seguintes itens. 06 As colees de documentos de outras instituies adquiridas por rgos pblicos, por instituies de carter pblico e por entidades privadas so consideradas arquivo. 07 O arquivo, cujo principal objetivo ser um instrumento de apoio administrao, constitui, com o decorrer do tempo, base do conhecimento da histria da instituio a que pertence. 08 Quanto extenso de sua atuao, os arquivos classificam-se como centralizados e descentralizados. 09 Arquivos intermedirio, caracterizado como um estgio de evoluo do arquivo de uma organizao pode ser corretamente definido como o conjunto de documentos sujeito a eliminao ou a recolhimento para guarda permanente.
No que se refere a arquivamento de documentos e a Procedimento administrativo julgue os itens a seguir.
10 Em rgos pblicos, o memorando uma correspondncia interna. 11 O mtodo de arquivamento determinado apenas pela Espcie dos documentos. 12 Segundo as regras de alfabetao utilizadas no mtodo de arquivamento alfabtico, os sobrenomes compostos no devem ser separados. 13 No arquivamento de fichas por nome de pessoas, quando aparecem sobrenomes iguais, devem prevalecer ordem alfabtica do prenome. 14 Classificam-se como ostensivos os documentos produzidos pela atividade-meio do rgo pblico. 15 Alm do setor de protocolo, todas as demais unidades de um rgo pblico tm responsabilidade pela expedio de documentos
Julgue os prximos itens, que abordam noes gerais relativas a arquivo corrente, arquivamento, classificao e protocolo. 16_ Denomina-se protocolo o instrumento de recuperao de informaes organizado segundo critrios temticos, cronolgicos ou por nomes de pessoas ou lugares, reunindo a descrio individualizada dos documentos gerados ou recebidos pelo rgo. 17_ Arquivamento o nome dado ao conjunto de operaes realizadas com base na avaliao e atinentes ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminao. 18_ A administrao de documentos em fase corrente gerados pelos rgos do governo do DF de responsabilidade do Arquivo Pblico, para onde tais documentos devem ser transferidos assim que so protocolados.
Acerca dos procedimentos administrativos relativos a documentos, julgue os itens a seguir. 19_ Um documento pode ser arquivado aps a classificao e a tramitao. Para isso, necessrio, primeiro, fazer uma inspeo para verificar se esse documento realmente est destinado ao arquivamento, que consiste na guarda do documento no local devido (pasta, caixa etc.), de acordo com a classificao dada. Pastas, caixas e similares devem ser identificados de modo claramente visvel. 20_ As rotinas correspondentes classificao devem incluir as seguintes operaes: recebimento do documento; estudo, que a leitura de cada documento a fim de identificar em que assunto dever ser classificado; localizao do assunto no cdigo de classificao; codificao, que a anotao do cdigo correspondente ao assunto na primeira folha do documento.
De acordo com os princpios arquivsticos, julgue os itens a seguir. 21_ Considera-se correspondncia interna aquela trocada entre rgos de uma mesma instituio, tais como memorandos, despachos e circulares. 22_ No que se refere aos arquivos, a classificao tanto pode significar a organizao de documentos de acordo com um plano de classificao ou quadro de arranjo como a atribuio de graus de sigilo a documentos ou s informaes neles contidas. 23_ Denomina-se transferncia a passagem dos documentos dos arquivos correntes para os intermedirios. A frequncia de uso um dos elementos considerados para a definio dessa passagem. 24_ Cabe ao servio de protocolo separar a correspondncia ostensiva da correspondncia sigilosa. Uma vez aberta e registrada, a correspondncia sigilosa deve ser diretamente encaminhada ao respectivo destinatrio. 25_ No processo de avaliao de documentos, so atribudos valores aos conjuntos documentais, de acordo com o seu contedo, com as informaes neles contidas e com sua espcie documental.
A prtica administrativa envolve um conjunto de aes interdependentes e que, se bem geridas, favorecero o alcance da eficincia e da eficcia do trabalho. Nesse contexto, julgue os itens seguintes, relativos ao arquivamento e outros procedimentos administrativos. 26_Para ser funcional, um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes aos setores. 27__ Para realizar o controle do arquivo com eficincia e eficcia o agente administrativo precisar, necessariamente, conhecer a natureza do arquivo de que lhe for dado o controle. 28__ Para o bom funcionamento dos servios de determinada unidade necessrio que todos os empregados envolvidos tenham domnio das aes administrativas do setor, embora somente esse domnio no garanta a perfeita funcionalidade do trabalho. 29__ De modo geral, bons nveis de produtividade no trabalho quantidade associada qualidade podem ser atingidos independentemente de planejamento prvio e estabelecimento de metas. 30__ Os documentos administrativos produzidos em um determinado setor devem atender s padronizaes definidas pelo prprio setor, em detrimento dos padres gerais da organizao. 31__ O nvel de qualidade da atividade de controle de recebimento e expedio de documentos varia de acordo com a freqncia das aes de triagem, registro e arquivamento desses documentos.
A organizao dos documentos e a forma de orden-los garantiro, sem dvida nenhuma, um acesso rpido informao. A respeito da ordenao alfabtica dos documentos, julgue os itens que se seguem. 32__ Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimosobrenome e depois o prenome 2
33__ Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam. 34__ Artigos, conjunes e preposies, tais como a, o, de, d', da, do, e, um, uma, so considerados para a ordenao. 35_Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco, como Filho, Jnior, Neto, Sobrinho, no so considerados parte integrante do ltimo sobrenome. 36_ No caso de sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome.
Quanto aos arquivamento de documentos, julgue os itens abaixo
37__ O mtodo de arquivamento determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. 38__ O mtodo geogrfico de arquivamento tem como elemento principal a procedncia ou local. 39__ A ordenao cronolgica no faz parte dos mtodos numricos de arquivamento. 40__ O mtodo decimal empregado nos arquivos baseado na tcnica do sistema decimal de Dewey. 41__ O mtodo alfanumrico uma combinao de letras, nmeros e assunto dos documentos.
Os arquivos podem ser divididos em trs fases, que so conhecidas como as trs idades documentais: corrente, intermediria e permanente. Quanto aos arquivos correntes, julgue os itens a seguir. 42_ Arquivo de primeira idade ou corrente constitudo de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentao, sejam objeto de consultas freqentes. 43_ Recebimento, registro, movimentao e classificao de documentos so atividades relacionadas a arquivos correntes. 44_ So armazenados nos arquivos correntes apenas os documentos de valor histrico. 45_ Devido natureza de seus documentos e ao seu estgio de evoluo, para o arquivamento de arquivos correntes, deve ser utilizado o mtodo alfabtico. 46_ Os arquivos correntes so formados apenas por correspondncias e processos. 47_ O protocolo no faz parte das atribuies dos arquivos correntes. 48_ Os arquivos correntes so mantidos nos escritrios ou nos setores que os receberam ou produziram, ou em dependncias prximas, de forma a facilitar o seu acesso. 49_ Todo documento, aps o perodo de permanncia em um arquivo corrente, pode ser eliminado, transferido a um arquivo intermedirio ou recolhido a um arquivo permanente. 50-Os arquivos correntes so constitudos somente por documentos do gnero escrito, ou textual. 51_ Todo documento com mais de cinco anos arquivado em um arquivo corrente deve ser eliminado.
Acerca do arquivo, julgue os itens a seguir. 52__ De acordo com as orientaes do Arquivo Nacional para a classificao de documentos de arquivo na administrao pblica federal, os documentos, quando produzidos ou recebidos nos setores de trabalho, antes de serem ordenados, devem ser classificados e, em seguida, higienizados. 53__ A estrutura bsica de uma tabela de temporalidade deve, necessariamente, contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediria e a destinao final eliminao ou guarda permanente , alm de um campo para observaes necessrias sua compreenso e aplicao. 54__ O MTE tem total autonomia para lidar com seus arquivos, pois, no Brasil, no existe ainda uma poltica nacional que oriente os rgos e entidades da administrao pblica federal com relao a arquivos. 55__ O conjunto documental produzido e(ou) recebido pelo MTE em decorrncia de suas funes administrativas considerado arquivo pblico, diferentemente dos conjuntos documentais produzidos e recebidos por instituies de carter pblico ou por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos, que so considerados arquivos privados. 56__ O programa de gesto de documentos, quando implantado em um ministrio, por exemplo, permite o desenvolvimento de uma srie de atividades arquivsticas, exceto a de avaliao, que so prprias do arquivo permanente. 57__ Apesar da importncia da teoria das trs idades documentais e da gesto de documentos, para permitir uma melhor organizao dos documentos e um acesso rpido e eficiente aos documentos, no h relao estreita entre esses dois conceitos. 58__ As correspondncias ofcios, memorandos, cartas mantidas no setor de trabalho, isto , prximas de quem trata dos assuntos relacionados a esses documentos, e que aguardam a transferncia ao arquivo intermedirio, o recolhimento ao arquivo permanente ou a eliminao, so consideradas de arquivo corrente. 59__ A diminuio do valor primrio, a reduo da possibilidade de uso ou o encerramento da atividade que gerou o documento de arquivo so indicadores da necessidade de transferncia desse registro documental ao arquivo intermedirio. 60_A entrada de um documento em um ministrio, por exemplo, exige seu registro em um sistema de protocolo manual ou informatizado. Esse registro realizado com o objetivo de se extrair informaes especficas de acesso (data, nmero do documento, destinatrio, origem, assunto etc.) do documento para seu controle. 61_ Para se garantir o controle da tramitao de documentos dentro do MTE, necessrio que os setores de trabalho registrem o andamento dos mesmos no sistema de protocolo manual ou informatizado. Entretanto, isso deve ser feito apenas para os processos que exigem tal formalidade
A respeito da gesto de documentos aplicada a arquivos governamentais, julgue os itens seguintes. (MMA 2009) 62 Na gesto de documentos, a fase de produo refere-se elaborao de documentos resultantes de atividades de um rgo ou setor e contribui para que sejam criados apenas documentos essenciais administrao e evitadas a duplicao e a emisso de vias desnecessrias. 63 A gesto de documentos aplicada originalmente na idade permanente. 64 Uma das principais finalidades da gesto de documentos a proteo dos documentos de valor permanente para a organizao e a sociedade. 65 A fase da gesto de documentos em que so feitas a anlise e a avaliao de documentos acumulados em arquivos conhecida como preservao de documentos. 66 Na gesto de documentos, as atividades de protocolo, a recuperao de informaes e a elaborao de normas de acesso documentao so desenvolvidas na fase de utilizao de documentos.
Determinada organizao instalada em Braslia enviou um documento a funcionrio do MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituies. No MMA, o setor que recebeu o documento coletou algumas informaes deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida, o documento foi enviado para o destinatrio, tramitando, posteriormente, em vrios setores at que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado perodo no ltimo setor para onde havia sido enviado, o documento foi encaminhado a outro espao, onde deve ser mantido at ser eliminado. Considerando a situao hipottica acima, julgue os itens subsequentes, acerca de arquivo. 67 A tabela de temporalidade aplicada somente em arquivo semiativo e em arquivo inativo, de acordo com as normas do Arquivo Nacional. 68 Aps ter tramitado e ter sido classificado, o documento deve ser arquivado, obedecendo-se s seguintes operaes: inspeo, ordenao, arquivamento, retirada e controle. 69 A incluso de dados sobre o documento em uma base de dados conhecida como registro de documentos e faz parte das atividades de protocolo, vinculadas aos arquivos correntes. 70 Na situao em apreo, se o documento fosse um ofcio de carter ostensivo, ele no deveria ser aberto no setor de protocolo, mas encaminhado diretamente ao destinatrio, que deveria fazer o respectivo registro no sistema de protocolo. 71 Enquanto tramitava nos vrios setores, o documento em questo fez parte dos arquivos correntes do MMA. 72 Na situao considerada, o documento, antes de ser eliminado, deve ser mantido no arquivo permanente. 3
73 O arquivo intermedirio deve ser subordinado tcnica e administrativamente ao arquivo permanente, para que seja evitada a proliferao de depsitos e mantida uniforme a poltica arquivstica da instituio. 74 O cdigo de classificao deve ser anotado na primeira folha do documento. 75 O inventrio sumrio o instrumento tcnico responsvel pela gesto dos prazos de guarda e pela destinao final de documentos. 76 As cpias de documentos cujos originais encontram-se no mesmo conjunto no devem ser descartadas, pois so consideradas originais arquivsticos
Os arquivos tm um papel fundamental nas organizaes contemporneas. Quanto maior o nmero e a qualidade das informaes, mais decises seguras so tomadas. O arquivo, como um estoque informacional estratgico e privilegiado, tem muito a contribuir para a tomada de deciso e comprovao de direitos e deveres. Entretanto, para cumprir essa funo primordial de disponibilizar as informaes contidas nos documentos, necessrio que esses documentos estejam organizados. Acerca das tcnicas de arquivamento, julgue os itens de77 a 82. (M. do ESPORTE 2008 ) 77 Considere os seguintes nomes. Antnio Silva Jos Sousa B. dos Santos Roberto Teixeira Neto Carlos Monte Alegre Ministro Paulo de Tarso Antnia Heredia Herrera III Congresso Nacional de Arquivologia. Aplicando-se corretamente as regras de alfabetao, a ordenao alfabtica dos nomes acima ficaria da forma apresentada a seguir. Congresso Nacional de Arquivologia (III) Heredia Herrera, Antnia Monte Alegre, Carlos Santos, B. dos Silva, Antnio Sousa, Jos Tarso, Paulo de (Ministro) Teixeira Neto, Roberto 78_ Quando se organiza um arquivo por estados da Federao, as capitais so ordenadas alfabeticamente como qualquer outra cidade, mas quando o principal elemento de identificao a cidade e no o estado da Federao, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar. 79_Na correspondncia com outros pases, as pastas devem ser alfabetadas, em primeiro lugar, pelo pas, seguido da capital e do correspondente. As pastas das demais cidades sero alfabetadas em ordem alfabtica, aps as respectivas capitais dos pases a que se referem. 80__ A classificao fundamenta-se basicamente na interpretao dos documentos, mas isso no determina que todos os documentos de, para ou sobre uma pessoa, assunto ou acontecimento devam estar classificados sob o mesmo ttulo e arquivados juntos. 81__ Apor os smbolos correspondentes ao mtodo de arquivamento adotado uma atividade conhecida como codificao dos documentos. 82__ O cdigo de classificao de documentos o instrumento de destinao que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes. 83__ Os arquivos correntes so de acesso restrito e devem ficar prximos dos usurios diretos.
Acerca do protocolo e de procedimentos administrativos, julgue os itens subseqentes. 84__ As atividades dos arquivos correntes so as seguintes: recolhimento de documentos, preparao de catlogo seletivo, eliminao de documentos e preparao de amostragem documental. 85_ O registro de documentos consiste na identificao de procedncia, espcie, nmero e data do documento, primeira distribuio, entre outros elementos.
86__ Desmembramento o ato pelo qual um processo, tendo deixado de atender as formalidades indispensveis ou de cumprir alguma disposio legal, devolvido ao rgo de origem a fim de que sejam corrigidas ou sanadas as falhas apontadas. 87_ A deciso proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe submetido apreciao conhecida como despacho. 88_ Correspondncia toda espcie de comunicao escrita que circula nos rgos ou entidades, exceo dos processos. Quanto sua natureza, a correspondncia classifica-se em interna ou externa, oficial ou particular, recebida ou expedida. 89_ A autuao ou formao do processo deve ser realizada, obrigatoriamente, por meio de um documento original. 90_ Documentos reservados so aqueles cuja tramitao requer maior celeridade que a rotineira. Entre esses tipos de documentos, incluem-se pedidos de informao oriundos do Poder Executivo, do Poder Judicirio e das casas do Congresso Nacional; mandados de segurana; licitaes judiciais ou administrativas; pedidos de exonerao ou dispensa; demisso; auxlio-funeral; dirias para afastamento da instituio; folhas de pagamento; e outros que, por convenincia da administrao ou por fora de lei, exijam tramitao preferencial. 91_ Um processo em um ministrio pode ser encerrado, por exemplo, pelo cumprimento dos compromissos arbitrados ou quando seu desenvolvimento foi interrompido por perodo superior a um ano, por omisso da parte interessada.
As atribuies da unidade administrativa de um grande/rgo pblico tm gerado, em relao ao arquivo, duas situaes distintas, mas intimamente vinculadas. A primeira a necessidade de arquivamento de um volume sempre crescente de documentos, que so mantidos em dossis. O arquivo recebe para guarda, mensalmente, cerca de trinta novas caixas-arquivo ou 135 pastas suspensas. A segunda situao que surge das atribuies dessa unidade a intensa demanda de consulta aos documentos. H uma demanda interna (estagirios, servidores, outras unidades) e uma demanda externa (representaes e escritrios regionais). Segundo informaes coletadas no local, so atendidas, diariamente, cerca de vinte solicitaes de consulta ao acervo. Acerca da situao hipottica acima apresentada e das tcnicas de arquivo, julgue os itens. (M.da SAUDE 2008) 92__ Os documentos acumulados por rgos pblicos e entidades pblicas, em decorrncia de suas funes e atividades, so considerados arquivos pblicos. 93__ Na situao apresentada, a aplicao da teoria das trs idades documentais permitiria melhor fluxo documental na unidade, melhorando as condies de seus arquivos. 94__ A legislao arquivstica brasileira, apesar do grande avano, no considera os arquivos como instrumento de apoio administrao. 95__A unidade em questo poderia, anualmente, eliminar os documentos sem uso, independentemente de autorizao. 96__Na situao considerada, devido quantidade de consultas recebidas pelo arquivo da unidade, pode-se consider-lo como um arquivo corrente. 97__ O arquivo setorial aquele estabelecido juntos aos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente. 98__ Na situao em apreo, o acesso aos documentos contidos no arquivo da unidade pblico, embora exista restrio de acesso apenas para os documentos considerados permanentes. 99__ O registro dos documentos que chegam ao setor uma atividade conhecida como de arquivo especializado. 100__ As atividades de protocolo so de responsabilidade dos arquivos centrais ou gerais. 101__ Os documentos pouco usados na mencionada unidade poderiam ser transferidos para o arquivo permanente, onde aguardariam o trmino de seus prazos de guarda. 4
102__ O recebimento e a expedio dos documentos em um rgo pblico so tarefas realizadas pelo protocolo. 103__O curso do documento desde a sua produo ou recepo at o cumprimento de sua funo administrativa conhecido como termo de recolhimento. 104__ O dossi um conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ao, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento. 105__ O dossi um documento do gnero iconogrfico. 106__ O conjunto de operaes tcnicas referentes produo, tramitao, ao uso, avaliao e ao arquivamento em fase corrente e intermediria conhecido por gesto de documentos. 107__ A gesto de documentos tem como fases bsicas a produo, a conservao e utilizao e a destinao. No que se refere conservao preventiva de documentos em arquivos, julgue os itens a seguir. 108__ A higienizao e o acondicionamento so aes de conservao dos documentos.
109_ O ar seco e a umidade so fatores de enfraquecimento do papel. 110__ A ao antrpica no interfere na degradao dos arquivos. 111_ A higienizao de documentos um procedimento em que documentos quebradios e ressecados so colocados em uma atmosfera mida para readquirirem flexibilidade
A correspondncia, dentro do gnero de documentos escritos, merece tratamento especial por se constituir em uma parte importante dos arquivos, uma vez que as aes administrativas so, em geral, desencadeadas por seu intermdio. A respeito desse assunto, julgue os itens a seguir. 112_ Correspondncia toda e qualquer forma de comunicao escrita, produzida por e destinada a pessoas jurdicas ou fsicas, bem como aquela que se processa entre rgos e servidores de uma instituio. 113_ A correspondncia interna quando trocada entre os rgos de uma mesma instituio. 114_ A correspondncia oficial quando trata de interesse pessoal de servidores de uma instituio pblica. 115_ Cartas, memorandos, relatrios, dossis, telegramas e ofcios so tipos de correspondncia. 116_ Quando a correspondncia encaminhada, em geral fechada, a uma instituio, necessrio identific-la por suas caractersticas externas, para que, se oficial, possa ser aberta, devidamente registrada e remetida ao destino correto.
A organizao dos documentos e a forma de orden-los garantiro, sem dvida nenhuma, um acesso rpido informao. A respeito da ordenao alfabtica dos documentos, julgue os itens que se seguem. 117_ Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. 118_ Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam. 119_ Artigos, conjunes e preposies, tais como a, o, de, d', da, do, e, um, uma, so considerados para a ordenao. 120_ Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco, como Filho, Jnior, Neto, Sobrinho, no so considerados parte integrante do ltimo sobrenome. 121_ No caso de sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome.
Quanto aos arquivamento de documentos, julgue os itens abaixo 122_ O mtodo de arquivamento determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. 123_ O mtodo geogrfico de arquivamento tem como elemento principal a procedncia ou local. 124_ A ordenao cronolgica no faz parte dos mtodos numricos de arquivamento. 125_ O mtodo decimal empregado nos arquivos baseado na tcnica do sistema decimal de Dewey. 126_ O mtodo alfanumrico uma combinao de letras, nmeros e assunto dos documentos.
Os arquivos podem ser divididos em trs fases, que so conhecidas como as trs idades documentais: corrente, intermediria e permanente. Quanto aos arquivos correntes, julgue os itens a seguir. 127_ Arquivo de primeira idade ou corrente constitudo de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentao, sejam objeto de consultas freqentes. 128_ Recebimento, registro, movimentao e classificao de documentos so atividades relacionadas a arquivos correntes. 129_ So armazenados nos arquivos correntes apenas os documentos de valor histrico. 130_ Devido natureza de seus documentos e ao seu estgio de evoluo, para o arquivamento de arquivos correntes, deve ser utilizado o mtodo alfabtico. 131_ Os arquivos correntes so formados apenas por correspondncias e processos. 132_ O protocolo no faz parte das atribuies dos arquivos correntes. 133_ Os arquivos correntes so mantidos nos escritrios ou nos setores que os receberam ou produziram, ou em dependncias prximas, de forma a facilitar o seu acesso. 134_ Todo documento, aps o perodo de permanncia em um arquivo corrente, pode ser eliminado, transferido a um arquivo intermedirio ou recolhido a um arquivo permanente. 135_ Os arquivos correntes so constitudos somente por documentos do gnero escrito, ou textual. 136_ Todo documento com mais de cinco anos arquivado em um arquivo corrente deve ser eliminado.
A respeito dos documentos arquivsticos e da poltica de acesso a eles, julgue os itens a seguir. 137 _A gesto de documentos arquivsticos ocupa-se dos documentos de fases intermediria e permanente. 138 _A legislao arquivstica garante o direito de acesso s informaes de interesse pessoal por parte de todo e qualquer cidado. 139_ Um dos critrios adotados pela comisso responsvel pela avaliao dos documentos nos rgos pblicos descartar os conjuntos documentais que tenham sido produzidos h mais de 50 anos. 140_ A legislao arquivstica faculta que os documentos de valor intermedirio sejam inalienveis. 141_ No ciclo vital dos documentos, aos arquivos correntes tambm atribuda a denominao de arquivos setoriais. 142_A produo e a tramitao de documentos so atividades inerentes da fase corrente do ciclo vital dos documentos. 143_Os documentos transferidos fase intermediria so de acesso restrito dos legtimos produtores.
Para o Arquivo Nacional, avaliar estabelecer preceitos capazes de orientar a ao dos responsveis pela anlise e seleo de documentos, com vistas fixao de prazos para sua guarda ou eliminao, contribuindo para a racionalizao dos arquivos pblicos. No Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, a avaliao definida como o processo de anlise de arquivos, visando estabelecer sua destinao de acordo com os valores que lhe so atribudos. Para a ABNT, avaliao o processo de anlise da documentao de arquivo, visando estabelecer a sua destinao, de acordo com seus valores probatrios e informativos. Na Instruo Normativa n. 1/1986 CD-CEDI/CoArq., da Cmara dos Deputados, a avaliao definida como anlise e fixao do destino final dos documentos produzidos e recebidos pela Cmara dos Deputados, em carter oficial (...) no desempenho de suas funes.
Com base nas afirmaes acima, julgue os itens a seguir, acerca do processo de avaliao de documentos de arquivo. 144_ Conseguir a participao ativa de autoridade da rea administrativa, conhecer o funcionamento da instituio a que est subordinado o arquivo e conhecer as atividades tpicas referentes s vrias fases de arquivamento so requisitos para o processo de avaliao. 145_H inmeras possibilidades de serem inventadas tcnicas que reduzam o trabalho de decidir sobre os valores dos documentos a uma operao mecnica. 146_A avaliao de documentos no fornece subsdios fixao de prazos para guarda ou eliminao de documentos.
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A avaliao documental uma funo tpica adotada mundialmente no tratamento tcnico de acervos arquivsticos. Em relao a essa funo, julgue os itens que se seguem. 147_ A aplicao da tabela de temporalidade permite eliminar documentos ainda no arquivo corrente. 148_ A avaliao dos documentos permite aumentar o ndice de recuperao da informao. 149_ Como um dos requisitos bsicos de sua funo, o responsvel pela avaliao documental deve conhecer a estrutura e o funcionamento da instituio a ser avaliada. 150_ A aplicao dos critrios de avaliao possibilita ganho de espao fsico. 151_ A avaliao documental provoca, necessariamente, aumento de recursos humanos e de materiais.
A organizao dos arquivos correntes do DPF e de outros rgos pblicos e privados pressupe atividades indispensveis para a recuperao e a preservao da informao. Considerando esse pressuposto, julgue os itens a seguir.
152_ Nos arquivos correntes, so guardados os documentos utilizados com muita freqncia pelos funcionrios do rgo. 153_ O responsvel pela guarda dos documentos nos arquivos correntes no pode emprest-los a outros setores do prprio rgo; por isso, dever copi-los quando houver algum pedido de informao. 154_ Para melhor preservao dos documentos, deve-se guard-los em caixas ou pastas suspensas, acondicionadas em estantes ou em arquivos de madeira, e deve-se utilizar espaos fsicos que recebam diretamente a luz solar. 155_ Os funcionrios responsveis pelos arquivos correntes devem efetuar a autuao, o controle da tramitao, a distribuio e a expedio dos documentos sob sua guarda. 156_ Para bem ordenar os documentos, o responsvel pelo arquivo dispe de vrios mtodos, como o geogrfico, o alfabtico e o numrico cronolgico.
Arquivo comumente conceituado como o conjunto de documentos produzidos oficialmente, recebidos por uma organizao pblica ou privada e conservados para fins de consulta. (UEPA 2008 ) 157_ Acerca das noes de arquivamento, assinale a opo correta. A-- So denominados ostensivos os documentos que requerem cuidados extremos da unidade de arquivo na sua guarda e na sua divulgao. B-- Documentos que deixaram de ser consultados com freqncia, mas que ainda podem ser solicitados e utilizados em situaes administrativas, ficam sob a guarda do arquivo intermedirio. C-- A instalao de arquivo de material impresso deve ser feita em ambiente ventilado e que receba luz direta do Sol, para se evitar a formao de mofo. D-- Documentos classificados como reservados, secretos ou ultrasecretos no podem ser expedidos por meio postal.
Com base nos conceitos fundamentais da arquivologia, julgue os itens (ABI N/2010)
158_O arquivo uma instituio de interesse pblico criada com o objetivo de conservar, estudar e colocar disposio do pblico conjuntos de peas e objetos de valor cultural. 159_ Os documentos de arquivo, em qualquer suporte, so produzidos ou recebidos durante o desenvolvimento das atividades de pessoa fsica ou jurdica. 160_ De acordo com o princpio da provenincia, ou de respeito aos fundos, os documentos acumulados por diferentes pessoas jurdicas devem ser mantidos separados, pois no podem ser misturados. 161_ De acordo com o princpio da ordem original, todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido a sua forma original. 162_ desnecessr io que os documentos de arquivo sirvam de prova das transaes realizadas, embora devam ser autnticos no que se refere s informaes que veiculam. 163_ Quando separado do seu conjunto, ou seja, do todo ao qual pertence, o documento de arquivo perde muito do seu significado. 164_ A primeira finalidade do arquivo servir s atividades administrativas, tomada de deciso e garantia de direitos e deveres. ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
julgue os itens a seguir, relativos gesto de documentos. (ABIN/2010)
165_ O instrumento que indica os prazos de guarda e a destinao final dos documentos, resultado direto do processo de avaliao, denominado cdigo de classificao de documentos de arquivo da atividade-meio. 166_ So atividades caractersticas do arquivo permanente: arranjo, descrio, publicao, conservao e referncia. 167_ Embora pertenam a um mesmo fundo, os documentos produzidos em vrios suportes devem ser armazenados em locais diferentes, conforme suas caractersticas fsicas. 168_ A gesto de documentos aplicada no momento em que os documentos alcanam o valor secundrio e passam a constituir importantes fontes para a pesquisa histrica. 169_ A fase de avaliao e destinao de documentos constitui parte do programa de gesto documental e composta pelas atividades de criao de formulrios, seleo de materiais e equipamentos, e normatizao do acesso documentao. 170_ Caracterizam o arquivo corrente a sua distribuio por toda a organizao, a restrio de acesso e a existncia de documentos com valor primrio e de uso frequente. 171_ Os documentos com valor histrico devem ser recolhidos aos arquivos intermedirios, onde devem permanecer at a sua eliminao.
Com referncia s tipologias documentais e suportes fsicos, julgue os itens seguintes. (ABIN/2010)
172_ Documentos com dimenses e rotaes variveis caracterizam o gnero documental iconogrfico. 173_ Carta, ofcio, memorando, aviso, circular e relatrio so exemplos de formatos documentais existentes em rgos pblicos. 174_ Mapas e plantas fazem parte do gnero documental conhecido como cartogrfico.
Em relao microfilmagem, automao, preservao e conservao de documentos, julgue os itens subsequentes. (ABIN/2010)
175_ Os originais de documentos pblicos permanentes, uma vez digitalizados ou microfilmados, podero ser eliminados, mediante autorizao da direo do rgo. 176_ Embora a microfilmagem constitua importante tecnologia para a reduo das massas documentais acumuladas nos arquivos, a cpia microfilmada de um documento oficial no reconhecida legalmente. 177_Devido aplicao de modernas tcnicas de preservao documental, a temperatura no considerada um agente de deteriorao de documentos de arquivo.
178_Considerando as regras de alfabetao para arquivamento de documentos cujo principal elemento seja o nome, assinale a opo em que todas as propostas esto adequadas a esse tipo de arquivamento. A_- Barbosa, Antonio Augusto Cardoso, Pedro Henrique de Arajo Ferreira, Joo Batista Ferreira, Jos de Arimatia Neto, Afonso de Almeida Costa B_ Bernardes, Professor Carlos Augusto Campos, Professor Diogo de Lima Rangel, Coordenador Felipe Bernardes Rangel, Professor Eduardo de Almeida Reis, Reitor Luiz Augusto da Silva C__ Branco, Carlos Alberto Castelo Carneiro, Patrcia de Souza Oliveira, Fernando Afonso Pereira, Maria Adelaide Queiroz, Joo Carlos de Souza D__ Brochado, Marcos Andr Gonalves, Ricardo Andr de Assis Ramalho, J. Pedro Ramalho, Joo Batista Silva, Pedro Antonio da. 6
No que concerne s tcnicas de arquivo e controle de documentos, julgue os itens subsequentes. (INCA/2010)
179_ O processo de um pronturio mdico exemplo de documento composto. 180_ Os conjuntos documentais de um hospital que so custodiados em carter definitivo, em funo do seu valor e por possurem acesso pblico, so denominados arquivos correntes. 181_ Em uma rotina de arquivamento, a primeira etapa a ser desenvolvida a inspeo, a qual consiste na verificao da destinao de cada documento.
Acerca das tcnicas de arquivamento, julgue os itens a seguir. (FHS/SE 2008 ) 182_ O estudo dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituio uma das vrias etapas na organizao dos arquivos. 183_ O sistema descentralizado de arquivos correntes estabelece a reunio de todas as atividades de controle (recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio) de documentos de uso corrente no setor de protocolo e arquivos.
184_ Os arquivos correntes so formados pelo conjunto dos documentos produzidos e(ou) recebidos pelos vrios setores de trabalho da instituio e que precisam, pelo seu grande potencial de uso, ficar prximos aos seus usurios diretos. 185_ Os arquivos setoriais so aqueles estabelecidos junto aos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo permanente. 186_ Protocolo a denominao atribuda a setores encarregados do recebimento, expedio e distribuio de documentos. 187_ Os documentos, quanto ao gnero, podem ser classificados em tempestivo ou sigiloso. 188_ A correspondncia ostensiva que chega ao protocolo deve ser lida para permitir a verificao da existncia de antecedentes.
189_ A organizao de arquivos pela ordem alfabtica pressupe sua classificao por assunto, dentro de um sistema numrico. 190_ O arquivamento aleatrio indicado para organizar documentos protocolados em uma mesma data. 191_ O arquivamento de documentos pode ser feito primariamente pela ordem cronolgica, vedado o seqenciamento adicional pela ordem alfabtica. 192_ A codificao de um arquivo refere-se colocao de smbolos, que podem ser letras, nmeros ou cores, de acordo com a classificao e o mtodo de arquivamento adotados. 193_ Protocolo a denominao do processo pelo qual um arquivo corrente encaminhado ao almoxarifado para sua armazenagem definitiva. 194_ Uma das vantagens da microfilmagem a reproduo fiel do contedo do documento original
Acerca das tcnicas de arquivamento, julgue os itens a seguir. (HOMOBRAS 2008)
195_ A documentao de arquivo de um setor de trabalho de uma empresa deve ser organizada de acordo com seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e o formato, e sempre vai exigir uma mediao tcnica para seu acesso. 196_ A atividade de classificao de documentos de arquivo exige do responsvel conhecimentos da administrao qual est vinculado e tambm da natureza dos documentos a serem classificados. 197_ A finalidade maior do arquivo de uma organizao o acesso informao, que o transforma em instrumento de apoio administrao, permitindo tomada de deciso segura e garantia de direitos e deveres de seus servidores e da prpria organizao. 198_ Os mtodos de arquivamento pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto. O mtodo alfabtico considerado do sistema semi-direto no se inclui nas classes de mtodos bsicos e padronizados.
Com relao a arquivos correntes e protocolo, julgue os prximos itens. (HOMOBRAS 2008 )
199_ Os arquivos correntes incluem aqueles formados por documentos de valor secundrio decrescente, que aguardam a destinao final. 200_ O arquivo corrente de uma organizao formado pelo conjunto dos documentos de valor permanente, armazenados nos vrios setores de trabalho dessa organizao. 201_ Se uma correspondncia oficial encaminhada para destinatrio que no mais ocupa o cargo, ela dever ser devolvida ao remetente com justificava da sua devoluo. 202_ Os envelopes das correspondncias oficiais devero apresentar os dados do remetente no canto inferior esquerdo e, no verso, no canto superior esquerdo, as informaes do destinatrio. 203_ Se, de determinado processo, foi necessria a retirada de folhas, isto , uma desapensao, nesse caso, as peas dos autos tero nova numerao das folhas. 204_ O processo autuado pelo protocolo ou por unidade protocolizadora, mas a numerao de documentos includos posteriormente devero ser numerados e rubricados pelo responsvel pela incluso.
Acerca do arquivamento de documentos, julgue os itens ( MPE/RR 2008 ) 205_ O mtodo alfabtico consiste em arquivar todos os documentos em rigorosa ordem alfabtica, por nome, localidade ou assunto. 206_ O mtodo alfabtico considerado um mtodo indireto de arquivamento por no dispensar o uso de ndice para localizar ou arquivar qualquer documento. 207_ O mtodo numrico o que dispe todas as pastas e documentos de um arquivo em seqncia numrica crescente, independentemente do arranjo alfabtico e obedecendo sempre ordem de entrada. 208_ Em um arquivo que contenha uma pasta para cada uma das cidades do estado de Roraima, se o mtodo adotado para a classificao das pastas for o alfabtico, deve-se observar a ordem alfabtica por cidades, havendo destaque especial para Boa Vista, por ser a capital do estado, cuja pasta ser a primeira. 209_ O mtodo numrico simples constitui-se na atribuio de um nmero e de uma letra a cada documento de pessoa fsica ou jurdica. 210_ O mtodo numrico cronolgico estabelece a ordenao das pastas ou documentos de acordo com a numerao e com a data. 211_ Nos mtodos por assunto, as espcies documentais tm grande importncia e devem ser adotadas como divises principais. Por exemplo: correspondncias; admisso de pessoal; assistncia jurdica. 212_ A correspondncia oficial externa aquela que trata de assunto de servio ou de interesse especfico das atividades de uma instituio e trocada entre uma instituio e outras entidades ou pessoas fsicas. 213_O arquivo intermedirio formado de documentos que no so consultados com freqncia, mas que podem ser solicitados pelos rgos que os receberam e por aqueles que os produziram. 214_ Uma coleo de manuscritos histricos reunidos por uma pessoa pode ser considerada arquivo. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
A ordenao dos documentos de um arquivo pode ser feita pelo mtodo alfabtico, que segue algumas regras, conhecidas como regras de alfabetao. Julgue os itens a seguir, relativos ao uso dessas regras na organizao de um arquivo de pastas de clientes, empresas e eventos. (SEBRAE/BA 2008 ) 215_ No caso de pastas de clientes/pessoas fsicas deve ser considerado o prenome e, em seguida, o ltimo sobrenome. 216_ Quando os sobrenomes dos clientes/pessoas fsicas so formados por um substantivo e um adjetivo ou so ligados por hfen, eles devem ser separados. 217_ Os nomes de clientes/pessoas fsicas espanhis devem ser ordenados pelo penltimo sobrenome, que corresponde, em geral, ao sobrenome da famlia do pai. 218_ Os nomes de empresas devem ser transcritos como se apresentam, no se considerando, para fins de ordenao, os 7
artigos e as preposies que os constituem. 219_ No caso de pastas de eventos (congressos, conferncias, reunies, assemblias etc.), a ordenao deve considerar os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso. 220_ A ordenao abaixo est correta, de acordo com as regras de alfabetao. Santa Rita, Amlia Felcio Santo Cristo, Jos Antnio So Jos, Arnaldo da Silva So Paulo, Irving Jos 221_ A ordenao abaixo est de acordo com as regras de alfabetao. Sousa, A. Sousa, Antnio Carlos de Sousa, Joo Pedro Santos Sousa, Vitria Maria de 222_ Os nomes dos clientes/pessoas fsicas abaixo esto corretamente ordenados. Filho, Alencar dos Santos Marques, Ailton Mrio Silva, Joaquim Pedro Sobrinho, Pedro Luiz 223_No caso de nomes de clientes/pessoas fsicas ingleses, franceses, espanhis e norteamericanos, a ordenao abaixo est correta. Cox, Richard Duchein, Michel Hererra, Antonia Heredia Schellenberg, Theodore Roosevelt 224_A ordenao de pastas no arquivo por nome de empresa deve ser feita como no exemplo abaixo. Barateiro (O) Capital Picanhas HEMOBRAS PETROBRAS
Acerca dos arquivos correntes, julgue os itens subseqentes. (SEBRAE/BA 2008)
225_ Os arquivos correntes ou arquivos ativos, no cumprimento de suas funes, respondem, muitas vezes, tambm pelas atividades de registro, distribuio, tramitao e expedio de documentos, que so atividades conhecidas como destinao de documentos de arquivo. 226_ Encerrado o prazo de guarda dos documentos no arquivo corrente, estes podem ser transferidos ao arquivo intermedirio ou recolhidos ao arquivo permanente. 227_ O acesso e a utilizao dos documentos correntes so restritos s pessoas ou empregados que acumularam (produziram ou receberam) esses documentos. 228_ A eliminao de documentos nos arquivos correntes feita a partir da aplicao de instrumentos de descrio arquivstica. 229_ A grande freqncia de uso do documento um elemento importante para identificar um documento como pertencente ao arquivo corrente. 230_ A escolha do mtodo de arquivamento no arquivo corrente determinada pela espcie ou pelo gnero do documento. 231_ O mtodo alfanumrico uma combinao de letras e nmeros e faz parte do sistema semi-indireto. 232_ O mtodo numrico simples atribui um nmero a cada pasta de cliente (pessoa fsica ou jurdica), obedecendo ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupao com a ordenao alfabtica. 233_ O mtodo de arquivamento dgito-terminal o nico mtodo em que o documento que recebe o nmero e no a pasta. 234_ A organizao do arquivo corrente com pastas intituladas atas, correspondncia recebida e expedida, contratos, acordos, fax, pareceres etc. corresponde a uma classificao por assunto.
Acerca das tcnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos, julgue os itens a seguir. (STJ 2008)
235_ A disposio alfabtica de pastas de documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetao exclusiva para nomes de pessoas. 236_ A disposio abaixo est correta, pois foi feita de palavra por palavra, podendo, tambm, ser feita de letra por letra. Morro Alegre Morro Branco Morro Maior Morro Santo Monteiro Montenegro 237_ Os arquivos correntes de um rgo so formados pelas correspondncias recebidas e expedidas, diferentemente do arquivo intermedirio, que responsvel pela guarda de processos administrativos. 238_ Os documentos dos arquivos correntes representam um ponto de partida para a tomada de decises no rgo/instituio. 239_ A organizao e a classificao dos documentos de uma organizao devem ser feitas por tipo documental. 240_ As atividades de registro, expedio, distribuio e movimentao so tpicas do protocolo, apesar de esta ltima ter uma participao importante dos setores de trabalho do rgo/instituio. 241_ Quando entra no rgo/instituio, o documento deve ser registrado, o que significa identific-lo em um formulrio prprio ou em um sistema informatizado que deve conter a origem, a espcie, o destino, o nmero e a data do documento, entre outros elementos. 242_ Os documentos consultados com pouca freqncia fazem parte do arquivo corrente. 243_ O protocolo deve separar as correspondncias oficiais das particulares e a correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter sigiloso. 244_ O mtodo de ordenao dos documentos a partir do uso do nome da cidade ou de um estado conhecido como Duplex. 245_ Processo o termo geralmente usado na administrao pblica para designar o conjunto de documentos reunidos em capa especial, e que vo sendo organicamente acumulados no decurso de uma ao administrativa ou judiciria. 246_ As folhas de um processo devem ser numeradas e rubricadas exclusivamente pelos funcionrios do protocolo. ____________________________________________________
Arquivo a guarda sistemtica de informaes que serviro de base para pesquisas futuras. A esse respeito, julgue os itens que se seguem. (TJDFT 2008 ) 247_ Os arquivos recebem vrias classificaes conforme o estgio, a fase de evoluo ou a idade dos documentos sob sua guarda. No caso de documentos consultados freqentemente, a guarda deve estar sob responsabilidade do arquivo intermedirio. 248_ A descentralizao dos servios de arquivo caracteriza-se pela manuteno, em mais de uma unidade organizacional, das atividades de guarda de documentos, de controle, de coordenao, de orientao e normativas. 249_ Quanto natureza dos documentos, denomina-se arquivo especial o tipo de arquivo que guarda documentos com formas fsicas variadas e que necessitam de armazenamento, registro, acondicionamento e conservao sob condies especiais. 250_ Para uma correta conservao do acervo documental em papel, a unidade de guarda dos documentos deve ser instalada em ambiente sem luz solar direta e isento deumidade. 251_ Reservado, confidencial, secreto e ultra-secreto so graus de sigilo aplicados a documentos que necessitam de medidas especiais de guarda e divulgao. 252_ Com base nas regras de alfabetao, os nomes a seguir esto corretamente apresentados. Arajo, Jos Cardoso da Silva (Desembargador) Barbosa Neto, Pedro Paulo Fundao Getlio Vargas Lao Xing Xiang Vale Verde, Ricardo Pereira do ________________________________________________________
Considere que, em cada um dos itens , apresentada uma lista com nomes de autores de documentos a serem arquivados. Considerando as regras de alfabetao para arquivamento de documentos cujo principal elemento seja o nome, julgue se a lista apresentada em cada um desses itens respeita a aplicao correta das referidas regras. ( TST 2008 ) 253_Jnior, Thiago Pereira de Moura Lima, Pedro Augusto Morais 8
Neto, Alfonso Henrique Bernardes Oliveira, Manoel Carlos de Ribeiro, Gustavo Silva 254_ Alencastro, Marcelo Pereira d Brito, Pedro Paulo de Castelo Branco, Antonio Barbosa Moreira, Artur de Azevedo So Tiago, Vicente de Paula de 255_ Bernardes, Ministro Marcus Afonsus Fagundes, Demstenes Farias Fagundes, Desembargador Carlos Tadeu Ferreira Hansen, Pedro Henrique de Almeida Queiroz, Juiz Amadeu Antonio de Souza ________________________________________________________
Acerca das tcnicas de arquivamento e protocolo, julgue os itens seguintes. ( TST 2008 )
256_ Na expedio e tramitao de documentos sigilosos, a unidade de arquivo e protocolo deve observar o acondicionamento desses documentos em envelopes duplos e indicar o grau de sigilo no envelope externo. 257-Desclassificao o ato pelo qual a autoridade competente estabelece o grau de sigilo de determinado documento.
Acerca das teorias e dos princpios arquivsticos, julgue os itens a seguir. (ANAC 2009)
258_ A instituio de interesse pblico com objetivo de conservar, estudar e colocar disposio do pblico colees de peas e objetos de valor cultural considerada um arquivo. 259_ A funo primria do arquivo funcional, isto , ser instrumento da administrao. Em um segundo momento, considera-se o valor para a histria e a cultura de uma sociedade. 260_ A teoria das trs idades considera o valor secundrio dos documentos como principal elemento para a definio das idades documentais. 261_ O fundo de arquivo resultado da aplicao da teoria das trs idades. 262_Os estgios de evoluo dos arquivos so conhecidos como arquivos setoriais e arquivos gerais ou centrais. 263_O arquivo intermedirio, assim como o arquivo corrente, constitudo de documentos de valor primrio.
Uma das principais funes do arquivo permitir o acesso rpido e eficiente aos documentos. Essa funo somente pode ser cumprida se os documentos forem organizados de maneira lgica e racional, respeitando as caractersticas dos documentos de arquivo. Quanto aos mtodos de arquivamento, julgue os itens subsequentes. (ANAC 2009 )
264_ O mtodo de arquivamento dos documentos de arquivo deve ser definido a partir da natureza dos documentos e da estrutura da organizao que os produz ou recebe. 265_ A localizao dos documentos de arquivo nos mtodos de arquivamento do sistema direto depende de um ndice ou de um cdigo. 266_ Nome, local, nmero, data e assunto so os elementos de um documento que devem ser considerados na ordenao dos documentos de arquivo. 267_A ordenao geogrfica, que tpica do sistema direto, tem como elemento principal o correspondente. 268_ Pastas de um arquivo classificadas como acordos, convnios, correspondncias, relatrios, processos, formulrios e guias so exemplos da utilizao do mtodo de arquivamento por assunto. 269_ possvel encontrar vrios esquemas padronizados de classificao por assunto em arquivos, entre eles o esquema dgito-cronolgico.
A respeito da conservao e da proteo de documentos, julgue os seguintes itens. (ANAC 2009 )
270_O ar seco e a alta umidade so fatores de enfraquecimento do papel. 271_ A higienizao mecnica dos documentos feita com uma trincha ou uma flanela uma ao importante para a conservao dos documentos em papel. 272_ O processo qumico mais efetivo para a desinfestao e desinfeco de materiais arquivsticos a emulao.
Os documentos chegam, em determinado rgo pblico instalado em Braslia, de forma variada. Uns so registrados e, em seguida, enviados ao destinatrio, outros entram sem nenhum tipo de anotao. Alm disso, h aqueles que, atualmente, entram no rgo por meio das tecnologias da informao (fax, correio eletrnico). Cada setor de trabalho organiza seus documentos de maneira independente, sem nenhum tipo de orientao e, depois, por falta de espao fsico ou devido ao final do ano civil, esses documentos so transferidos para outro lugar, conhecido, geralmente, como arquivo morto.
Considerando a situao hipottica acima, julgue os itens subsequentes, acerca das tcnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no mbito do setor pblico. (ANATEL 2009 )
273_A diviso da documentao em classes, conforme os temas, caracteriza o mtodo de arquivamento dgito-terminal. 274_ O mtodo de arquivamento por assunto depende da interpretao dos documentos e de um amplo conhecimento das atividades organizacionais. 275_ O registro dos documentos que chegam a um rgo pblico deve ser feito no setor de protocolo e consiste na reproduo dos dados do documento destinada a controlar a movimentao e fornecer dados de suas caractersticas fundamentais aos interessados. 276_Um documento classificado como secreto, confidencial ou reservado poder ser autuado por qualquer servidor sem nenhum tipo de tratamento diferenciado em relao aos documentos ostensivos. 277_ Para a formao de processo em rgos pblicos, devero ser observados os documentos cujo contedo esteja relacionado a aes e operaes contbeis financeiras ou requeira anlises, informaes, despachos e decises de diversas unidades organizacionais. 278- Quando, no momento do ato da anexao, for constatada a ausncia de uma pea, ser necessrio utilizar uma nota chamada termo de ressalva, para informar a inexistncia de tal pea. 279_ As mensagens e documentos resultantes de transmisso por meio de aparelho de fac-smile (fax) podem constituir peas de processo. 280_Parte da documentao de um processo, de acordo com as normas em vigor, no pode ser separada para formar outro processo. 281_O processo desaparecido ou extraviado no poder ser reconstitudo. O desaparecimento ou extravio de processo dever ser comunicado respectiva chefia, que ter de promover a sua apurao imediata, mediante sindicncia ou processo administrativo disciplinar. 282_Os documentos que entram no rgo pblico descrito na situao hipottica em questo e que vo para os setores destinatrios iro formar os arquivos correntes dessas unidades. 283_Os documentos produzidos e(ou) recebidos por uma unidade ou setor de trabalho de um rgo pblico que deixaram de ser frequentemente consultados, mas que ainda podem ser solicitados, devero ser transferidos ao arquivo intermedirio. 284_Os arquivos correntes e as atividades de controle, como o protocolo, podem ser centralizados ou descentralizados. 285_A anlise cuidadosa do gnero e da natureza dos documentos que chegam a um rgo pblico ou que dele saem suficiente para se determinar a escolha dos mtodos principal e auxiliares de arquivamento a serem adotados na organizao da documentao corrente. 286_ Os documentos arquivados nos diversos setores do rgo pblico podem ser ordenados de vrias maneiras; entre elas, destacam-se as seguintes classificaes: ostensiva, sigilosa, particular, oficial, interna e externa.
Acerca de arquivamento e procedimentos administrativos, julgue os itens a seguir. (ANTAQ 2009)
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287_ As operaes de arquivamento so inspeo, estudo, classificao, codificao, ordenao e guarda dos documentos. 288_ O recolhimento a passagem dos documentos dos arquivos correntes para os arquivos intermedirios e tem como objetivo racionalizar os trabalhos de arquivamento e de localizao dos documentos, liberando espaos e economizando recursos materiais. 289_ Os documentos de arquivo no so objeto de coleo, mas produtos e subprodutos das funes e das atividades de uma organizao pblica ou privada e das atividades de uma pessoa fsica. 290_O mtodo de avaliao dos documentos de um arquivo aplica-se a unidades isoladas e no ao conjunto dos documentos. 291_O arquivo intermedirio constitudo de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa. 292_Na expedio dos documentos, deve-se expedir a cpia do documento, com os anexos, se for o caso, e encaminhar o original, acompanhado dos antecedentes que deram origem a ele, ao arquivo. 293_Na ordenao geogrfica de documentos relativos correspondncia com outros pases, deve-se alfabetar em primeiro lugar o pas, seguido da cidade e do correspondente. Por exemplo: Frana Paris Duchein, Michel. 294_ O mtodo numrico simples determina a numerao sequencial dos documentos, dispondo os nmeros em trs grupos de dois dgitos cada um. Por exemplo: 52-63-19. 295_ No arquivamento por assunto, pode ser adotado o mtodo alfabtico ou o mtodo numrico.O mtodo alfabtico deve ser aplicado quando o volume e a diversidade de assuntos da documentao a ser arquivada forem pequenos. 296_Uma das vantagens apresentadas pelo mtodo duplex de arquivamento a possibilidade ilimitada de classes de documentos.
(CEHAP/PB 2009) 297_As atividades dos arquivos correntes so divididas em cinco setores distintos. Um desses setores a A destinao. B higienizao. C reformatao. D difuso.
298_ As rotinas do protocolo so fundamentais para garantir o fluxo adequado do documento dentro de uma empresa ou rgo pblico. As rotinas do protocolo incluem a
A preparao da listagem de eliminao de documentos. B elaborao do plano de destinao de documentos de arquivo. C elaborao do registro dos documentos de arquivo. D definio dos elementos de descrio dos documentos de arquivo.
299_A atividade de classificao de documentos de arquivo exige, por parte do classificador, conhecimentos no s da empresa ou do rgo pblico, mas da natureza dos documentos a serem classificados. Acerca da classificao de documentos de arquivo, assinale a opo correta . A Os mtodos de arquivamento do sistema direto so aqueles que exigem a consulta de um ndice ou de um cdigo. B O mtodo numrico cronolgico leva em considerao a ordem numrica e a procedncia do documento. C Uma representao correta do mtodo numrico simples 22-93-17. D O mtodo decimal um mtodo numrico ideogrfico.
300_A guarda de documentos a colocao do documento na respectiva pasta, caixa ou mvel. Uma rotina de guarda de documentos A verificar a classificao atribuda no ato do recebimento. B apor carimbo de protocolo. C elaborar o resumo do assunto. D separar a correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter sigiloso.
301_O mtodo de arquivamento alfabtico exige a aplicao das regras de alfabetao. Em cada uma das opes a seguir apresentado um nome e um suposto resultado da aplicao das regras de alfabetao. Quanto ao correto emprego das regras de alfabetao nos nomes apresentados, assinale a opo correta.
A Roberto Castelo Branco Branco, Roberto Castelo. B Michel So Paulo Paulo, Michel S. C Paulo de Almeida Almeida, Paulo de D Juliano de Loureno Neto Neto, Juliano de Loureno _________________________________________________________
Julgue os itens seguintes, relativos gesto de arquivos. ( IBRAM/DF 2009 )
302_ As aes de conservao preventiva e montagem de guias e inventrios so atividades do servio de protocolo. 303_ O servio de protocolo responsvel pelas atividades de recebimento, classificao, controle da tramitao e expedio de documentos. 304_ Findo o prazo de guarda no arquivo corrente, os documentos devem ser recolhidos ao arquivo intermedirio. 305_Os documentos pblicos destinados eliminao, aps cumprirem o prazo estabelecido no edital de eliminao de documentos, devem ser incinerados. 306_ O mtodo numrico um mtodo de arquivamento indireto _________________________________________________________
Acerca de arquivamento, julgue os itens a seguir. (MEC 2009 )
307_ Arquivamento o conjunto das operaes de acondicionamento e armazenamento de documentos. 308_ O arquivamento horizontal permite consulta rpida e evita manipulao ou remoo de outros documentos. 309_ possvel, na escolha do mtodo de arquivamento, definir um mtodo principal e mtodos auxiliares para a organizao da documentao. 310_ Quando as pastas que contm documentos de arquivo de determinado setor so dispostas pelo nome dos correspondentes, isso caracteriza a utilizao do mtodo de arquivamento do tipo unitermo. 311_Na ordenao das pastas, no devem ser considerados os artigos e as preposies que fazem parte dos nomes de empresas e de rgos governamentais.
Em determinado setor de trabalho de um ministrio, tramitam cerca de quinhentos processos por ano. Enquanto permanecem nesse setor, os processos so acondicionados em caixas-arquivo e dispostos por nmero. O acesso a esses documentos s possvel com a informao do nmero do processo, que gerado no momento de sua autuao. Os demais documentos, como ofcios, memorandos, contratos, relatrios etc., so arquivados pela origem (rgos governamentais, entidades da sociedade civil etc.) ou pela espcie documental (ofcios recebidos e expedidos, memorandos, contratos etc.), tornando complexa e demorada a localizao dos documentos desejados. Em geral, os processos so solicitados pelos interessados segundo os assuntos de que tratam (aquisio de material e contratao de servios; solicitao de transporte; pedido de frias etc.). (MIN 2009)
Considerando essa situao hipottica, julgue os itens subsequentes.
312_ O recebimento, o registro, a movimentao e a expedio de documentos so atividades de responsabilidade do setor de protocolo. 313_ A autuao mencionada na situao descrita o termo que caracteriza a abertura do processo. 314_O controle da tramitao dos processos pelos setores de trabalho responsveis pela conduo dos assuntos tratados nos processos de responsabilidade do setor de protocolo e dos prprios setores de trabalho por onde tramitam os processos. 315_O ato pelo qual um processo devolvido para cumprir as formalidades indispensveis conhecido como distribuio. 316_Por meio da operao conhecida como juntada por anexao, possvel unir provisoriamente um ou mais processos a um processo mais antigo para o estudo e a uniformizao de tratamento em matrias semelhantes. 317_O desentranhamento de peas de um processo pode ocorrer quando houver interesse da administrao ou a pedido do interessado. 318_As folhas do processo que tramita pelos setores que decidiro sobre a matria nele tratada devem ser numeradas em ordem crescente. 319_A correspondncia recebida que tiver carter ostensivo ofcio ou carta no deve ser aberta pelo protocolo. Deve-se registrar, apenas, a espcie do documento e o rgo emissor para, em seguida, encaminh-lo imediatamente ao seu destinatrio. 320_A correspondncia particular no deve ser expedida pelas unidades de protocolo central ou setorial do rgo. 10
321_As correspondncias tais como ofcios, memorandos e avisos so classificadas quanto natureza em secreta, confidencial, ultrassecreta e reservada. ________________________________________________________
Acerca dos arquivos correntes e da classificao de documentos, julgue os itens. (MIN 2009)
322_ Os arquivos correntes so constitudos de documentos com pouca frequncia de uso que, pelo valor informativo que apresentam, so mantidos prximos de quem os recebe ou os produz.
323_Enquanto tramitam pelas unidades poltico-admininistrativas, os processos fazem parte dos arquivos ativos ou correntes do rgo ao qual pertencem. 324_ A disposio de processos por seu nmero um mtodo de classificao de documentos conhecido como duplex. 325_Na organizao feita segundo a origem dos documentos, o correto dispor as pastas alfabeticamente a partir dos nomes dos rgos ou das empresas, no considerando, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os constituem. 326_ Caso seja necessrio adotar o mtodo dgito-terminal nos documentos referentes correspondncia com rgos pblicos ou com entidades da sociedade civil, deve-se atribuir um nmero a cada rgo pblico ou entidade da sociedade civil, obedecendo a ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupao com a ordem alfabtica. ________________________________________________________
Voc sabia que os arquivos tambm tm ciclo de vida? verdade, e este contado a partir da produo do documento e do encerramento do ato, da ao ou do fato que motivou a sua produo e a sua frequncia de uso. Na arquivologia, diz-se que essa fase tem relao com a vigncia do documento (a razo de ser do documento). Depois de destitudo dessa vigncia, o documento pode ser guardado em funo da importncia das informaes nele contidas, para a histria da administrao ou mesmo para tomadas de decises pautadas nas aes do passado. Lembre-se: importante saber esses conceitos, porque os mtodos de organizao em cada fase do ciclo podero sofrer algumas alteraes, devido frequncia de uso e mesmo ao perfil do usurio
Considerando o texto acima, julgue os itens a seguir . (MPS 2009) 327_ Documento toda informao registrada em um suporte material que pode ser consultada para fins de estudo e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos e pensamentos da humanidade nas diferentes pocas e nos diversos lugares. 328_ O documento o suporte da informao, e a informao a ideia ou mensagem contida em um documento. 329_ Pode-se denominar arquivo tambm a instituio ou o servio que tem a custdia de documentos, com a finalidade de fazer o processamento tcnico, garantir a conservao e promover a utilizao dos arquivos. 330_ Fase corrente a fase em que os documentos esto ativos, em curso ou que, mesmo sem movimentao, ainda so muito consultados pela administrao e, por isso, so conservados junto aos rgos produtores.
considerando os procedimentos gerais para utilizao dos servios de protocolo na administrao pblica federal. J ulgue os itens 331_Protocolo o servio encarregado de recebimento, registro, distribuio, controle da tramitao e expedio de documentos. Caso faa parte de um sistema de arquivos, o protocolo pode, tambm, identificar os documentos de acordo com a classificao arquivstica. 332_ A legislao determina que cada rgo tenha um protocolo central, responsvel por realizar exclusivamente as rotinas de recebimento e registro de documentos, e protocolos setoriais encarregados do controle de tramitao e da expedio de documentos de cada rea. 333_ A expresso unidade protocolizadora identifica qualquer unidade organizacional, sendo irrelevante seu nome ou posio na hierarquia do rgo, desde que, entre suas competncias, exista a de autuar/numerar processos e(ou) documentos. 334_ Registro o nome dado a uma informao que acrescentada a um documento para alter-lo, explicando ou corrigindo seu contedo. 335_ Denomina-se juntada o procedimento de abertura ou formao do processo. 336_ Correspondncia o nome dado a todas as espcies de comunicao escrita que circulam nos rgos ou nas entidades, exceto os processos. Classifica-se em interna ou externa, oficial ou particular, recebida ou expedida. 337_O processo formado por um documento ou conjunto de documentos que exigem um estudo mais detalhado, despachos, pareceres tcnicos, anexos ou instrues para pagamento de despesas. Precisa ser protocolado e autuado pelos rgos autorizados a executar tais procedimentos. 338_ Chama-se tramitao a passagem dos documentos por sucessivas fases durante a transmisso formal da custdia ou propriedade dos documentos ou arquivos. 339_ O protocolo central do rgo deve manter controle da expedio de correspondncia, de modo a ser capaz de informar sua localizao aos usurios em tempo real. _________________________________________________________
Julgue os itens subsequentes, relativos s rotinas de tratamento documental em arquivos correntes.
340_As atividades que compem as rotinas de classificao so as seguintes: receber o documento; ler o contedo do documento identificando a data e o assunto; localizar o cdigo no inventrio de temporalidade e assuntos; anotar o cdigo no verso do documento; preencher uma folha de identificao com a data e o cdigo. 341_ O arquivamento consiste em inspecionar o documento para verificar se est assinado e se original; formar dossis, agrupando os documentos pela data em que foram emitidos em uma pasta suspensa. Dentro da pasta, deve-se anotar o nmero de protocolo; fora da pasta, deve-se colocar uma etiqueta com a data. 342_ O cdigo de classificao um instrumento utilizado nos rgos federais para agrupar os documentos de arquivo em classes e subclasses, segundo as funes e atividades desempenhadas pelo rgo. Tambm so identificados espcies e tipos documentais, que so chamados de assuntos e recebem cdigos numricos.
A respeito da prtica arquivstica em esfera pblica no Brasil, (TER/GO 2009)
343_assinalea opo correta.
A O cidado brasileiro tem o direito de receber dos rgos pblicos informaes relativas a seus direitos e deveres, exclusivamente particulares, contidas em documentos de arquivo, quando autorizado pelo judicirio. Outras informaes so originariamente consideradas sigilosas, a fim de garantir a segurana do Estado e a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem de outras pessoas. B A gesto da informao o conjunto de procedimentos automatizados por meio dos quais feita a indexao e o armazenamento dos documentos eletrnicos, obedecendo a princpios especficos, uma vez que tais documentos no so regidos pela legislao arquivstica. C A legislao brasileira define arquivo como sendo o conjunto formado exclusivamente por documentos textuais oficiais, produzidos e recebidos por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, em suas funes administrativas, legislativas e judicirias, ou por instituies de carter pblico, ou ainda por entidades privadas, encarregadas da gesto de servios pblicos. D Chama-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas realizados na fase corrente e na intermediria e que abrangem produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos, estabelecendo sua destinao, isto , determinando a eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
344_ correto afirmar que o princpio terico-metodolgico fundamental da teoria arquivstica o(a)
A arranjo estrutural funcional. B respeito provenincia. C respeito pertinncia territorial. D gesto de documentos.
345_A destinao dos documentos indicada
A pela tabela de temporalidade. B pela tipologia documental. 11
C pelo plano de classificao. D pelos instrumentos de pesquisa. __ 346_Julgue os itens seguintes a respeito das idades documentais.
I A teoria das trs idades aquela que afirma que os documentos passam por diferentes fases, determinadas, por um lado, pela frequncia de uso dos documentos pela entidade produtora ou acumuladora e, por outro lado, pela identificao dos valores primrio e secundrio presentes ou no nos documentos. II A legislao determina que todos os documentos produzidos e acumulados por rgos pblicos e instituies de carter pblico devem ser identificados como correntes, intermedirios ou permanentes e devem receber tratamento adequado. III Os documentos considerados correntes so caracterizados por estarem ativos, ou em curso; em muitos casos, mesmo quando no h mais a movimentao dos documentos, eles so alvo de consultas frequentes. IV Chama-se ciclo vital o sistema de registro de documentos que permite controlar a produo e a tramitao na fase corrente e a passagem para a intermediria por meio de listagens, repertrios, ndices e planos de arquivamento. A quantidade de itens certos igual a
A 1. B 2. C 3. D 4.
347_Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermedirio e deste para o permanente so denominados, respectivamente,
A avaliao e seleo. B transferncia e recolhimento. C arranjo e classificao. D arquivamento e acondicionamento.
348_A respeito da preservao da integridade dos documentos, assinale aopo correta. A A limpeza do depsito do arquivo deve ser rigorosa para evitar a proliferao de fungos e insetos; o cho deve ser limpo com pano umidecido em uma mistura de gua, solventes, cera e substncias bactericidas. Uma vez por ms, pelo menos, as estantes devem ser limpas com a mesma mistura.
B A luz natural e o calor so prejudiciais aos documentos. Recomenda-se, para o local de armazenamento, a utilizao de lmpadas fluorescentes, por no produzirem calor nem radiao ultravioleta (UV), e o uso de condicionadores de ar para manter a temperatura abaixo de 5 graus durante o dia. Durante a noite, os aparelhos podem ser desligados, para reduzir os custos e o risco de incndio. C Preservao o nome dado ao processo de exposio de uma pea documental a vapores qumicos, dentro de cmaras especiais a vcuo, para destruio de insetos e fungos, resultando na polimerizao do documento. D Denomina-se conservao o conjunto de atividades que visam preservao dos documentos, isto , aes realizadas com o objetivo de desacelerar os processos de degradao por meio de controle ambiental e de tratamentos especficos, como higienizao, acondicionamento, reparos e outros.
349_Acerca das rotinas de tratamento documental em arquivos, assinale a opo correta.
A As atividades a seguir so rotinas de protocolo: receber documentos enviados por outras instituies; despachar documentos enviados por setores do rgo; armazenar os documentos em fase corrente; emprestar os documentos aos setores que os solicitarem; fazer o controle de retirada; controlar o prazo para devoluo do documento; prestar informaes contidas nos documentos; estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com relao prtica e tica profissional. B Fazem parte das rotinas para destinao de documentos na fase corrente as seguintes atividades: verificar se os documentos a serem destinados esto organizados de acordo com os conjuntos definidos na tabela de temporalidade; verificar se cumpriram o prazo de guarda estabelecido; registrar os documentos a serem eliminados; proceder eliminao; elaborar termo de eliminao; elaborar lista de documentos destinados fase intermediria; operacionalizar a passagem ao arquivo intermedirio.
C As atividades que compem as rotinas de classificao so as seguintes: receber o documento; ler o contedo do documento identificando a data, o(s) responsvel(is) pela assinatura e o assunto; localizar o(s) assunto(s) no ndice de classificao bibliogrfica; anotar o cdigo no verso do documento; preencher a(s) folha(s) de identificao com a data e o(s) nome(s) do(s) responsvel(is).
D As rotinas de arquivamento consistem em: inspeo do documento para verificar se est assinado e se original; formao de dossi, agrupando os documentos emitidos na mesma data, que devem ser acondicionados em pasta suspensa com prendedor; na pasta, devese registrar o dia ou o ms em que foram emitidos os documentos e os nmeros de protocolo, para facilitar sua localizao; dentro do dossi, os documentos devem ser ordenados alfabeticamente pelo nome das pessoas que os assinam.
350_Considerando os princpios arquivsticos e a legislao a respeito da avaliao e da eliminao de documentos pblicos, assinale a opo correta. A A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico somente ser realizada aps autorizao da presidncia do rgo, e sancionada em instncia superior: se federal, pela Casa Civil da Presidncia da Repblica; se estadual, pelo Gabinete do Governador. B O instrumento resultante da atividade de avaliao o catlogo seletivo, que indica os documentos selecionados para a guarda permanente ostensiva ou sigilosa, indicando os nveis legais de acesso a cada documento ou informao. C A pessoa que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerados como de interesse pblico e social ficar sujeita responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor. D Avaliao a atividade que, por meio da anlise do contedo do documento, a fim de verificar a importncia e a veracidade das informaes nele contidas, deve atribuir graus de sigilo, segundo legislao especfica. nessa etapa que se identificam quais os documentos originais e autnticos, de acordo com as normas de validao, sendo responsvel por determinar a eliminao dos demais documentos. _________ 351_Assinale a opo que apresenta corretamente a definio de documento de arquivo. A Qualquer documento produzido ou recebido por pessoa fsica ou jurdica, acumulado naturalmente ao longo das atividades e preservado como prova de tais atividades. B A informao textual gerada oficialmente no decurso de ao administrativa ou judicial de rgo pblico, fixada ou no em suporte. C Toda informao gerada por atividades de rgos pblicos, fixada em suportes e reunida intencionalmente por caractersticas culturais comuns. D Qualquer documento considerado autntico e preservado em velino por causa dos fatos sociais ou histricos registrados por seu contedo. __________ 352_Com relao alterao do suporte da informao em arquivos, assinale a opo correta. A As vantagens da alterao do suporte de documentos de arquivo, incluem: agilizar o arquivamento das informaes por tornar desnecessria a organizao dos documentos; facilitar o intercmbio com outras entidades; proporcionar acesso s informaes em redes; 12
reduzir a ocupao e melhorar o aproveitamento do espao; reduzir custos de manuteno. B Apesar de ser um processo de reproduo de documentos tradicionalmente muito utilizado, a microfilmagem no deve ser realizada quando houver inteno de eliminar os originais, pois tal processo no pode, em circunstncia alguma, ter validade em juzo. C A atual legislao somente autoriza a eliminao de documentos permanentes aps sua reproduo por meio dos processos de microfilmagem ou digitalizao, desde que garantida a autenticidade da cpia. D Qualquer proposta de alterao de suporte das informaes arquivsticas deve levar em considerao as questes legais, garantias jurdicas, normalizao de procedimentos, padres de qualidade estabelecidos pela legislao brasileira. necessrio considerar, ainda, as peculiaridades de cada rgo, alm de realizar estudos de viabilidade econmica.
No que concerne s tcnicas de arquivo e controle de documentos, julgue os itens subsequentes. (INCA/ 2010) 353_ O processo de um pronturio mdico exemplo de documento composto. 354_Os conjuntos documentais de um hospital que so custodiados em carter definitivo, em funo do seu valor e por possurem acesso pblico, so denominados arquivos correntes. 355_ Em uma rotina de arquivamento, a primeira etapa a ser desenvolvida a inspeo, a qual consiste na verificao da destinao de cada documento. _______________________________________________
Quanto aos elementos de redao tcnica, julgue os itens a seguir. (INCA/ 2010) 356_ Para solicitar ao ministro da sade a contratao de novos colaboradores para o hospital, correto que o diretor do INCA envie um aviso ministerial. 357_O ministro da sade, para solicitar recursos necessrios ao aumento de gastos com o INCA, deve enviar ao presidente da Repblica uma exposio de motivos da solicitao. ______________________________________________________
Acerca dos procedimentos adotados no setor de protocolo e arquivo em determinado rgo, e de acordo com o correto uso das tcnicas de arquivamento, julgue os itens que se seguem. ( ANEEL /2010)
358_ A correspondncia ostensiva distribuda por esse rgo sem que os profissionais que atuam no setor de protocolo tenham conhecimento de seu teor. 359_ de responsabilidade do setor de protocolo o envio de todos os documentos para o arquivo corrente, a fim de que sejam devidamente classificados. 360_ O mtodo numrico-cronolgico considerado um mtodo de arquivamento bsico. 361_ O emprego da guia-fora objetiva o rearquivamento dos documentos, sendo utilizada no caso de emprstimo de documentos. 362_ Os procedimentos adotados para a correspondncia de carter sigiloso consistem em sua classificao e encaminhamento ao destinatrio. ____________________________________________________
Considerando os procedimentos administrativos adotados nos arquivos, julgue os itens a seguir. (ANEEL/2010)
363_ Os documentos classificados na fase corrente devero ser transferidos na totalidade aos arquivos centrais. 364_Os documentos destitudos de valor secundrio devem ser empacotados e transferidos ao arquivo central. 365_ De acordo com as regras de alfabetao, no caso de homnimos, os graus de parentesco devero ser considerados. 366_ O plano de classificao considerado um dos instrumentos bsicos para a gesto de documentos. 367_ Os documentos mantidos no arquivo corrente possuem valor primrio.
Acerca de conceitos fundamentais de arquivologia, julgue os itens a seguir. (MPU/2010) 368_ Um arquivo documental tem por objetivo servir como prova ou testemunho da ao de pessoas jurdicas ou fsicas. 369_Em regra, a incluso de documentos em um arquivo ocorre por compra ou permuta de fontes mltiplas.
A respeito da gesto de documentos, julgue os itens seguintes. (MPU/2010) 370_ A produo, uma das fases bsicas da gesto de documentos, engloba as seguintes atividades de protocolo: recebimento, classificao, registro, distribuio e tramitao dos documentos. 371_ A anlise e a avaliao dos documentos para o estabelecimento dos prazos de guarda fazem parte da fase de destinao. 372_ Na fase de produo de documentos, o arquivista deve evitar a duplicao e a emisso de vias desnecessrias, alm de poder sugerir a criao ou extino de modelos e formulrios. 373_ Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes a produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos.
No que diz respeito aos arquivos do tipo corrente, intermedirio e permanente, julgue os itens. (MPU/2010)
374_ Dada a importncia da preservao dos documentos que compem o arquivo corrente de determinado setor de trabalho, recomenda-se o arquivamento desses documentos em local afastado do referido setor. 375_ A nfase ao valor primrio caracterstica marcante dos documentos de um arquivo corrente, condio no verificada nas outras idades documentais. 376_ A funo do arquivo intermedirio possibilitar o armazenamento de documentos que, embora usados com pouca frequncia, devem ser mantidos, por questes legais, fiscais, tcnicas ou administrativas. 377_O arquivo permanente uma extenso do arquivo intermedirio, tendo este ltimo a nica funo de evitar a transferncia prematura de documentos do arquivo corrente para o arquivo permanente. 378_ A descrio, uma das atividades desenvolvidas no arquivo permanente, concretizada com a elaborao de instrumentos de pesquisa.
Acerca da avaliao de documentos, julgue os itens subsequentes. (MPU/2010)
379_A destinao final dos documentos deve ser a eliminao, a guarda temporria no arquivo intermedirio, a guarda permanente ou a eliminao por amostragem. 380_ O processo de avaliao de um documento tem como resultado a elaborao da tabela de temporalidade do documento. 381_ Os prazos de guarda dos documentos nos arquivos do tipo corrente e intermedirio devem ser definidos com base na legislao pertinente e nas necessidades administrativas.
Quanto s tipologias documentais e aos suportes fsicos, julgue os prximos itens.(MPU/2010)
382_ Os documentos originais considerados de guarda permanente somente podero ser eliminados depois de microfilmados e digitalizados. 383_O problema relacionado obsolescncia dos equipamentos e dos programas de informtica, que compromete a preservao de documentos digitais, pode ser resolvido com o uso de laminao. 384_ Os documentos do gnero iconogrfico tm suporte sinttico, em papel emulsionado ou no, e contm imagens estticas, tais como ampliaes fotogrficas, slides, diapositivos e gravuras. 385_ O alisamento uma das operaes de restaurao de documentos mais utilizadas em pases tropicais.
Acerca de arquivologia, julgue os itens a seguir. (TRE/BA 2010)
386_ Os documentos de arquivo devem ser organizados a partir dos mesmos princpios aplicados na organizao das bibliotecas, principalmente no que se refere aos mtodos de classificao. 387_ A vinculao que se estabelece entre os documentos de 13
arquivo, no momento em que so criados ou recebidos, chamada de orgnica. 388_ O estgio de evoluo dos arquivos conhecido como princpio de respeito aos fundos, que o principal fundamento da arquivologia. 389_ O arquivo constitudo de documentos em variados suportes, entre outros: papel; papel fotogrfico; pelcula fotogrfica; mdias digitais. 390_ A gesto de documentos visa ao tratamento do documento desde o momento de sua criao ou recepo em um servio de protocolo at a sua destinao final, que pode ser a eliminao ou a guarda permanente. 391_ Os documentos que no apresentam mais valor primrio, mesmo que tenham valor secundrio, podem ser eliminados, pois no so mais necessrios como prova de uma atividade desenvolvida pela organizao. 392_ A fase de destinao de documentos, em um programa de gesto de documentos, mais complexa que as fases anteriores, por envolver a avaliao de documentos que devem ser encaminhados para o arquivo ou o descarte. 393_ Os ofcios datilografados ou impressos, os mapas e as plantas fazem parte do gnero de documentos escritos ou textuais e so muito comuns nos arquivos permanentes.
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Acerca de tcnicas de arquivamento, julgue os itens subsecutivos. (TRT/RN 2010)
394_ Para uma adequada organizao e administrao arquivstica obrigatrio elaborar um planejamento que estabelea servios de arquivo de forma centralizada em todas as fases de arquivamento, que se classificam em corrente, intermediria ou permanente. 395_ Em um departamento de arquivo, o setor de protocolo encarregado pelo recebimento, pelo registro, pela distribuio e pela movimentao de documentos em curso. 397_ Uma das formas de classificao de arquivos refere-se aos estgios da sua evoluo. Esses estgios so: corrente, intermedirio, permanente, setorial, geral ou central. 398_ Arquivo corrente o conjunto de documentos em curso, ou de uso frequente, tambm denominado arquivo de movimento. 14