Llevando los registros mdicos a la era digital

Resolviendo retos tradicionales de sistema con OpenEMR

Resumen: Los sistemas tradicionales de registros mdicos basados en papel fallan en seguir el ritmo de las
crecientes demandas creadas en la industria del cuidado de la salud que ya est cargada de una poblacin
cada vez ms grande y de mayor edad. Los sistemas de Electronic Medical Record (EMR prometen ayudar
a resolver estos problemas. En este art!culo e"aminamos las desventa#as de utilizar sistemas tradicionales
de registros mdicos y e"ploramos diversos sistemas de registros mdicos de cdigo abierto y cmo estos
mane#an los problemas de mayor presin en el almacenamiento$ mantenimiento y seguridad de datos.
%oncluimos al instalar$ configurar y utilizar el sistema de registros mdicos de &penEMR.
Introduccin
%on una poblacin creciente y un incremento en el n'mero de pacientes$ la presin en los doctores y en el
personal del (ospital se (a incrementado drsticamente en la 'ltima dcada. Realizar el seguimiento del
(istorial mdico de un paciente (incluyendo informacin de visitas pasadas$ resultados de laboratorio$
medicamentos previos y alergias a frmacos mediante un sistema tradicional se (a convertido en una tarea
bastante dif!cil para un mdico. )o es e"tra*o que los pacientes tengan laboratorios repetidos debido a
registros de laboratorio inapropiados.
La solucin es un sistema de Electronic Medical Record (EMR que permite a los doctores encontrar y
almacenar informacin al instante. Esta tecnolog!a (a cambiado dramticamente la relacin paciente+
mdico en los 'ltimos a*os. ,n sistema de EMR ayuda a los mdicos y (ospitales a funcionar de forma ms
simple y segura$ permitiendo al personal del (ospital recuperar y actualizar la informacin de cualquier
paciente con el clic de un botn. Los doctores y la administracin pueden entonces concentrarse ms en el
problema del paciente que en los registros del paciente y las tareas administrativas.
,n sistema de EMR promociona la evolucin de transacciones del cuidado de la salud de un sistema
ineficiente y basado en papel a un sistema ms confiable$ en tiempo real y sin uso de papel. El costo de
transcripcin$ el tiempo de dictado$ la toma manual de notas y la escritura de recetas mdicas son
virtualmente eliminados. -uede permitir que el mdico sea ms eficiente y puede ayudarle a ofrecer un
me#or servicio a ms pacientes.
%on soluciones de soft.are de cdigo abierto ya disponibles$ usted puede utilizar fcilmente el sistema de
EMR para superar los retos tradicionales del sistema. La mayor!a de los sistemas de EMR cumplen con los
estndares de /0-11$ reduciendo as! los errores mdicos y asegurando la privacidad y seguridad de los
datos.
Mtodos tradicionales en sistemas de registros mdicos
En un sistema tradicional de registros mdicos$ la informacin del paciente es almacenada en una de dos
formas2
3istema basado en papel2 %ada prueba$ medicamento y visita de un paciente es registrada
manualmente en papel. Estos registros son llamados grficas. %ada divisin del (ospital tiene su
propio con#unto de registros.
3istema de arc(ivos2 4odo el registro del paciente se mantiene en un arc(ivo 'nico en el
computador.
Ec(emos un vistazo a cmo el sistema tradicional funciona en el diagrama de actividad mostrado en la
Figura 1. -ara simplificar$ eliminemos las situaciones de emergencia en un (ospital y vamos a
concentrarnos en cmo funciona el sistema de forma regular.
5igura 6. 7iagrama de actividad para el sistema tradicional
%uando el paciente llama o viene al (ospital$ el asistente administrativo pide informacin personal al
paciente. %on base en la informacin proporcionada por el paciente$ el asistente crea el registro mdico. El
paciente puede solicitar el tipo de servicio necesario$ como una cita con el mdico$ recambio de receta
mdica o los servicios administrativos. 3i el paciente desea ver al mdico$ el asistente verifica si tiene una
cita. 3i el paciente no tiene una cita$ el asistente agenda una nueva cita y notifica al paciente. 3i el paciente
tiene una cita$ entonces el asistente notifica al mdico.
El mdico eval'a la condicin del paciente y determina si necesita alguna prueba. 3i el paciente necesita
alguna prueba$ el personal del (ospital pasa la informacin del paciente al asistente administrativo utilizando
los mtodos tradicionales como el telfono$ el fa" o el correo postal. El asistente administrativo notifica al
laboratorio con los detalles del paciente y la lista de pruebas que debern ser llevadas a cabo.
7espus de llegar al laboratorio$ al paciente se le pide su informacin nuevamente para verificacin antes
de que las pruebas necesarias sean realizadas. Los resultados son enviados al mdico (en la mayor!a de
los casos o al paciente (en algunos casos utilizando los mtodos tradicionales. El (ospital entonces
contacta al paciente para discutir los resultados de laboratorio y el medicamento.
El mdico realiza una receta los medicamentos necesarios despus de verificar todo el registro mdico del
paciente. Esta receta mdica es enviada al asistente administrativo$ que a su vez la env!a a la farmacia
utilizando los mtodos tradicionales. ,na vez que los medicamentos estn listos$ la farmacia notifica al
asistente administrativo$ que notifica al paciente. 3i el paciente solicita un recambio de receta mdica$ el
asistente administrativo notifica a la farmacia. Los datos del paciente son verificados nuevamente y el
farmacutico verifica si el paciente tiene alg'n recambio. 3i tiene los recambios para la receta$ una vez que
el medicamento est listo la farmacia notifica al asistente administrativo$ que notifica al paciente. 3i no tiene
los recambios$ el farmacutico notifica al mdico.
1l paciente se le pide verificar la informacin personal en todos los departamentos para acceder al registro
correcto. Esa informacin es registrada y almacenada dentro de distintos departamentos en distintos
formatos. La comunicacin entre un departamento y el paciente es mediante un mtodo tradicional como el
telfono$ el fa" o el correo. En muc(os casos$ la informacin del paciente es colocada fuera de lugar o mal
arc(ivada.
4odo esto conduce a un retraso en el tratamiento del paciente y a errores potenciales.
Retos con un sistema tradicional
La seguridad de los datos es la principal preocupacin de los sistemas tradicionales. %on una poblacin en
crecimiento y el intercambio de grandes cantidades de datos mdicos$ se (a incrementado la necesidad de
sistemas de seguridad ms fuertes. E"aminemos a(ora algunos de los principales retos que se presentan al
utilizar el sistema tradicional.
Intercambio de datos lento: Los datos son intercambiados principalmente mediante llamadas$ fa" o correo.
En toda prueba de laboratorio y medicamento recetado$ el doctor debe pasar la informacin a un asistente
administrativo que a su vez informa a la farmacia o al laboratorio. 7espus el asistente notifica al paciente.
%uando la receta o los resultados de la prueba estn listos$ la farmacia o laboratorio informa al asistente que
a su vez notifica al paciente 8 un proceso lento y propenso a errores.
Datos del paciente dispersos: Los registros del paciente son mantenidos en grficas en diversas
ubicaciones. La administracin del (ospital actualiza su copia de los registros del paciente cuando el
paciente los visita9 de forma similar$ todos los laboratorios y farmacias que el paciente visita tienen su propio
con#unto de registros en papel. En este caso de e#emplo$ si el paciente cambia de doctor$ el nuevo doctor
debe cazar la informacin relacionada a condiciones y tratamientos previos. :a que los registros estn
dispersos a travs de diversas ubicaciones$ informacin importante$ como alergias a medicamentos o
cirug!as recientes$ no es fcilmente accesible.
Los datos del paciente no pueden ser accedidos por distintos departamentos dentro del hospital: En
este sistema$ los datos del paciente no pueden ser accedidos por ms de un departamento en cualquier
momento dado. -or e#emplo$ si el arc(ivo del paciente est en el departamento de medicina general$
entonces el departamento de ortopedia debe esperar a que el arc(ivo sea liberado por el departamento de
medicina general$ desperdiciando tiempo valioso.
Difcil almacenamiento y recuperacin de los datos: Es muy dif!cil mantener un arc(ivo 'nico que
contenga todos los formularios distintos de registros mdicos tales como rayos ;$ informes de escaneo de
4%$ anlisis de sangre y recetas mdicas. %on un sistema basado en papel$ todo el proceso de
almacenamiento y recuperacin de datos se vuelve e"tremadamente laborioso para el personal del (ospital.
,n asistente debe revisar todo el arc(ivo para recuperar ciertos registros y despus asegurarse de
rearc(ivarlos en el lugar apropiado en el arc(ivo. -or e#emplo$ considere un paciente que (a visitado el
(ospital durante diez a*os. Este (ospital tendr toda la informacin sobre el paciente de los 'ltimos diez
a*os en un arc(ivo 'nico. 3i el doctor desea comparar los anlisis de sangre del paciente de los 'ltimos
cinco a*os$ imagine el tiempo que le llevar al asistente para recuperar todos los datos y el tiempo que el
doctor gastar en analizarlos. : despus de que los registros sean revisados$ el doctor y el asistente deben
rearc(ivar toda la informacin apropiadamente.
Espacio costo y tiempo: ,n sistema basado en papel requiere de muc(o espacio f!sico para almacenar
todos los registros del paciente. Los (ospitales gastan una cantidad enorme para mantener todas las copias
en papel. Este sistema funciona pobremente en una situacin de emergencia. El doctor no puede iniciar el
diagnstico o el tratamiento (asta que el asistente obtiene el registro mdico. Esto retrasa el tratamiento e
incluso puede costar la vida del paciente.
Los sistemas de Electronic Medical Record !EMR" y soluciones de cdigo abierto e#istentes
Los crecientes retos en el sistema tradicional llevan al aumento de sistemas de EMR. Los sistemas de EMR
fueron inicialmente desarrollados para gestionar los datos de facturacin y aseguradora del paciente pero$ a
medida que se increment el rango de intercambio de datos mdicos$ estos sistemas fueron desarrollados
para uso cl!nico.
1(ora ec(emos un vistazo a los sistemas de EMR a detalle y a sus venta#as sobre los sistemas
tradicionales.
Los sistemas de EMR almacenan electrnicamente datos del paciente de forma eficiente y segura en un
repositorio central de datos que puede ser accedido por diversas personas al mismo tiempo$ como se
muestra en los e#emplos en la Figura 2.
5igura <. ,n sistema de EMR simple
%on
los
datos
estando disponibles y listos para cualquiera en cualquier momento dado$ el tiempo de respuesta es reducido
dramticamente y la calidad del tratamiento para los pacientes es me#orada en consecuencia. 7e acuerdo
con %enters for 7isease %ontrol and -revention (%7%$ la )ational 1mbulatory Medical %are 3urvey
conducida por )ational %enter for /ealt( 3tatistics ()%/3 mostr que$ en <==>$ ?6$@ por ciento de los
mdicos basados en oficina informaron que utilizan un sistema de registros mdicos completa o
parcialmente electrnico$ mientras que$ en <==?$ la cifra era de <=$> por ciento (ver Recursos. La5igura A
proporciona una imagen detallada del porcenta#e de mdicos basados en oficina utilizando sistemas de
EMR en los Estados ,nidos desde <==6 (asta <==> y parte de <==B. Esta encuesta muestra que (ubo un
incremento de <A$6 por ciento en el uso de sistemas de EMR de <==6 a <==>$ ya que los mdicos
cambiaron de sistemas tradicionales a sistemas de EMR.
5igura A. -orcenta#e de mdicos basados en oficina utilizando Electronic Medical Records en Estados
,nidos desde <==6 (asta <==> y principios de <==B
Ec(emos un vistazo a algunas de las principales venta#as de utilizar un sistema de EMR2
Reduccin de costos a largo plazo2 1unque el costo de configuracin es alto$ con el tiempo$ el
costo es muc(o ms ba#o que el de un sistema tradicional. El almacenamiento electrnico de datos
elimina los costos de almacenamiento de papel.
4iempo de espera reducido2 Los datos estn disponibles en la punta de sus dedos con sistemas de
EMR$ de forma que no necesita esperar los datos del paciente para el diagnstico y el tratamiento.
4ambin$ ya que el e+mail es el modo principal de comunicacin$ el intercambio de datos es muy
rpido y efectivo.
3in repeticiones2 Los sistemas de EMR almacenan los datos centralmente donde todos los
departamentos puedan accederlos. Esto elimina la repeticin de datos de los pacientes a travs de
los departamentos.
%omunicacin efectiva2 :a que el paciente$ el (ospital$ la farmacia y el laboratorio estn
conectados centralmente$ pueden comunicarse entre s! de forma muc(o ms rpida que con el
sistema tradicional.
4ratamiento de ms alta calidad2 Los registros electrnicos almacenados de forma apropiada no
pueden estar mal arc(ivados o en el lugar inapropiado. %on el (istorial del paciente a la mano$ el
mdico puede analizar las condiciones previas de salud y proporcionar un me#or cuidado.
-recisin de los datos2 ,n sistema de EMR elimina el problema de entender la letra a mano ilegible
de los doctores y enfermeras.
3oluciones de soft.are de cdigo abierto2 Las soluciones de soft.are de cdigo abierto son
gratuitas y ofrecen una alta calidad de servicio. Muc(as instituciones peque*as estn adoptando
sistemas de EMR utilizando soluciones de cdigo abierto. E"iste una variedad inmensa de estas
soluciones disponibles para sistemas de EMR (ver Recursos.
1lgunas de las ofertas destacadas de cdigo abierto incluyen2
&penEMR
&penMR3
Cist1
D),med
Muc(os de estos sistemas cumplen con los estndares mdicos de soft.are e"igidos por el gobierno federal
mediante la )ational /ealt( 0nformation 0nfrastructure. En este art!culo$ nos concentraremos en el soft.are
&penEMR y veremos cmo superar los retos del sistema tradicional utilizando este sistema de cdigo
abierto.
Est$ndares mdicos de soft%are
El enfoque clave de los sistemas de EMR es el almacenamiento y recuperacin eficiente y seguro de los
datos. En los 'ltimos a*os$ el gobierno federal comenz a invertir dinero y esfuerzos para promover los
sistemas de EMR. El gobierno quiere estar seguro de que los sistemas de EMR son seguros$ que la
privacidad del usuario se mantiene y que los datos son compartidos slo entre los departamentos
autorizados. -ara conseguir esto$ el gobierno federal (a establecido un con#unto de normas y estndares
para los sistemas de EMR. En este art!culo$ discutiremos los estndares /0-11$ /LE$ y 1)30 ;6< E70.
/0-11 (/ealt( 0nformation -ortability and 1ccountability 1ct2 Los estndares /0-11 se enfocan
principalmente en la privacidad y seguridad de los datos del paciente. 4odos los desarrolladores del sistema
de EMR deben asegurarse de que traba#an dentro del mbito de los estndares de /0-11. Las principales
secciones en /0-11 incluyen2
Reglas de 3eguridad2 La seguridad de los datos es una de las principales preocupaciones al tratar
con informacin de la salud. -ara los desarrolladores que estn en conformidad con /0-11$ es muy
importante implementar todas las normas de seguridad establecidas por /0-11.
)ormas de -rivacidad2 Estas normas se encargan de proporcionar al paciente sus propios datos
mdicos. Los pacientes no ten!an acceso a sus propios datos$ (asta que /0-11 incluy las normas
de privacidad. 1(ora$ no slo los pacientes pueden ver todos sus datos$ sino que tambin tienen
informacin sobre cmo acceder a esos datos.
/LE (/ealt( Level 3even2 /LE se enfoca en el formato estndar para el intercambio de informacin
electrnica entre las aplicaciones mdicas. La informacin enviada utilizando este estndar es una coleccin
de diversos mensa#es que contienen un registro mdico o la informacin de salud de un paciente. Los
estndares de /LE son un con#unto de normas que permiten un intercambio de datos seguro y consistente
entre distintos sistemas del cuidado de la salud.
1)30 ;6< E702 1)30 ;6< es la designacin oficial de los estndares nacionales de EE.,,. para el
desarrollo y mantenimiento de los estndares de Electronic 7ata 0nterc(ange (E70. Los estndares de E70
definen el vocabulario$ las normas de sinta"is y la estructura de los documentos electrnicos. Estos
estndares se enfocan principalmente en el cobro y la facturacin. %on la ayuda de los estndares de E70$
la transferencia de datos entre dos (o ms sistemas de computadores utilizando distintos formatos de datos
es posible. E70 act'a como un puente entre los sistemas.
Muc(os de los sistemas de EMR cumplen con estos estndares. Las soluciones comerciales y de cdigo
abierto aseguran la seguridad de datos$ el intercambio eficiente de informacin mdica y la terminolog!a
mdica estndar en todos los niveles en la aplicacin.
&istema 'penEMR
El sistema &penEMR es una solucin de soft.are de cdigo abierto para sistemas de EMR. 3e enfoca en
aplicaciones tales como la facturacin mdica$ la escritura de recetas y los registros mdicos. En este
art!culo$ nos enfocaremos en los registros mdicos.
&penEMR es una de las soluciones de soft.are ms utilizadas en ms de trece pa!ses$ incluyendo los
Estados ,nidos. Est dise*ada para (acer que los sistemas de EMR estn disponibles para ms y ms
personas. Ec(emos un vistazo a algunas de las venta#as de este sistema.
Reduce el costo de los sistemas de EMR como si fuera completamente gratuito.
3oporta efectivamente la interoperabilidad entre distintas aplicaciones de EMR.
-ermite la personalizacin de la aplicacin sin costo alguno.
-roporciona acceso a informacin mdica importante recolectada de ms de E= proveedores
distintos de soft.are mdico. Esto reduce el tiempo y costo para que el (ospital re'na la
informacin.
&penEMR est en conformidad con los estndares de /0-11$ /LE$ y 1)30 ;6< E70. Esto asegura
la calidad de servicio ofrecida por el sistema.
&penEMR est licenciado ba#o D), Deneral -ublic License.
El sistema &penEMR tiene un amplio soporte de usuario y desarrollador. Este es un sistema verstil que
opera en Linu"$ 5reeF37$ Mac&3 ;$ y Microsoft Gindo.s. En esta seccin vamos a descargar$ instalar$
configurar y e"plorar el sistema &pen EMR.
Descargando e instalando 'penEMR
El soft.are &penEMR est disponible de forma gratuita como una descarga (ver Recursos para un enlace.
Est disponible para plataformas Linu" y Gindo.s. &penEMR est basado en lo que es com'nmente
conocido como la plataforma de arquitectura L1M-. L1M- es un acrnimo para Linu"$ 1pac(e$ My3ql y
-(pH-erlH-yt(on. En este art!culo nos enfocaremos en &penEMR para la plataforma Gindo.s. 3i usted ya
tiene My3IL$ 1pac(e y -/- instalados$ puede instalar &penEMR utilizando el paquete original de
Gindo.s$ openemr+A.<.=.zip. 3i no$ &penEMR tiene un paquete todo en uno$ conocido como el paquete
Gindo.s &penEMR ;1M-- (ver Recursos para un enlace$ que le permite instalar y configurar la aplicacin
&penEMR #unto con 1pac(e$ My3IL y -/-. En este art!culo utilizaremos el paquete ;1M-- para la
instalacin. 7escargue e instale la versin apropiada. 1sumiendo que (a descargado e instalado &penEMR$
e"ploraremos varios dispositivos a detalle.
Iniciando
1bra un navegador Geb (acia el soft.are &penEMR en (ttp2HHservernameHopenemrH. Esto lo llevar a la
pantalla de inicio de sesin como se muestra en la Figura 4. En este art!culo$ iniciaremos la sesin como
administrador con un nombre de usuario predeterminado admin y una contrase*a predeterminada pass.
-uede cambiar la contrase*a al seleccionar -ass.ord desde la barra de navegacin a la izquierda.
5igura ?. -antalla de inicio de sesin de &penEMR
&penEMR ofrece tres vistas de navegacin2 tradicional$ vista de rbol o botones de seleccin. En este
art!culo$ utilizaremos la vista de rbol (la vista predeterminada. (-uede cambiar a alguna de las otras vistas
al editar el arc(ivo openemrHinterfaceHglobals.p(p.
(onfigurando los datos del hospital
,n inicio de sesin e"itoso lo llevar al calendario de citas. &penEMR tiene una cl!nica predeterminada ya
integrada que usted necesita actualizar con la informacin correcta para su cl!nica. 3eleccione
1dministration J 5acilities en el rbol de navegacin a la izquierda. /aga clic en Edit a la derec(a de Edit
5acilities$ como se muestra en la Figura 5.
5igura @. Enlace de edicin en la pgina de administracin de instalacin
Esto abrir la pgina Edit 5acilities donde puede actualizar los datos de su cl!nica$ como se muestra en la
Figura 6.
5igura K. 1ctualizando los datos predeterminados de la cl!nica
7espus de que (a actualizado la cl!nica predeterminada$ puede agregar todas las distintas instalaciones
asociadas a ella al (acer clic en 5acilities ba#o 1dministration en el rbol de navegacin.
/abr un n'mero de usuarios accediendo la informacin del (ospital y usted los agrega al (acer clic en
1dministration J users$ lo que abrir la pantalla ,ser 1dministration como se muestra en la Figura 7. 1qu!
puede ingresar la informacin sobre un usuario y tambin su rol de %ontrol de 1cceso. /aga clic en el botn
,pdate para salvar la informacin de usuario. 1gregue otro usuario (aciendo clic en 1dministration J users
nuevamente.
5igura E. -antalla ,ser 1dministration