SIMPLIFICACIN DEL TRABAJO

Es el uso organizado del sentido comn para encontrar formas ms fciles y mejores de realizar una tarea.
La simplificacin del trabajo posibilita la racionalizacin de las tareas, lo que permite el abatimiento de costos, menor
inversin de capital y el mejoramiento de la rentabilidad de nuestros recursos y de los interesados en la empresa.
La simplificacin del trabajo presupone el mejor mtodo de trabajo" el ms fcil; proporciona tambin un enfoque
organizado que no slo hace que la supe- racin personal sea ms fcil, sino que adems se ajusta como una modalidad
conveniente y continua.
De los ndices parciales, el ms usado es el de la productividad del trabajo, el cual relaciona la produccin obtenida
durante un periodo determinado, respecto a los recursos empleados para ello. Tambin puede expresarse como el
nmero de bienes o servicios producidos por cada empleado. La unidad de medida en la duracin del trabajo puede ser
de una hora, un da, un mes, un ao, etctera.

PROCEDIMIENTOS
En la generalidad de las empresas la falta principal es el descuido de la administracin para aplicar en su totalidad los
principios de organizacin a los mecanismos de crecimiento de la empresa Como hemos asentado en el captulo
anterior, los rganos (unidades administrativas) son responsables de ejercer las atribuciones que de- terminan las
disposiciones legales respectivas, de las cuales se derivan tanto funciones como sistemas y procedimientos de trabajo.
La multiplicidad de funciones y el crecimiento de las operaciones, tanto en empresas del sector oficial como del privado,
inciden en la proliferacin de procesos funcionales (crecimientos acelerados) que requien grandes cantidades de
recursos humanos, materiales y financieros que generalmente conducen a zonas de empautamiento para el
mejoramiento de la capacidad de produccin de bienes o servicios frente a los consumidores y los clientes.
La permanente revisin de los sistemas, estructuras y procedimientos por las unidades responsables del mejoramiento
administrativo permitir conocer de manera integral la operacin de la institucin o de cualquier unidad administrativa.
La presentacin de procedimientos aislados no permiten conocer de manera integral la operacin de la empresa o de
una de sus partes (unidad administrativa) y el reconocer la deficiencia en la calidad de los servicios prestados, y la
necesidad de identificar problemas y dificultades administrativas que se presentan en el cotidiano que hacer
institucional, en mucho obedece a la ausencia de procedimientos redactados y a su representacin (graficacin); de aqu
la necesidad de agrupar- los en forma ordenada en un solo documento denominado "Manual de procedimientos".
El estudio de procedimientos tiene diferentes matices, tema que es tratado ampliamente en otro captulo de la obra; sin
embargo, es importante destacar que una vez que se ha recabado, integrado y analizado la informacin materia del
estudio, se proceder a la graficacin de los procedimientos. La representacin de los procedimientos sujetos a estudio,
puede ser ms o menos compleja, segn sea la tcnica de diagramacin y el objeto o mbito de aplicacin de los
mismos.

DIAGRAMAS
La representacin por medios grficos es para la profesin de sistemas lo que un sistema numrico es en el campo de las
matemticas; es decir, un lenguaje abreviado que permite entender los fenmenos complejos en lapsos de tiempo
relativamente cortos.
La elaboracin de diagramas no es la nica responsabilidad de la funcin de sistemas, sino la parte integral de la
actividad de casi todas las tcnicas profesionales, el recurso en el que puede confiarse para simplificar y presentar con
claridad miles de contextos diferentes.
El uso de diagramas abarca tres campos de gran importancia en el trabajo de los sistemas que son: estudio, diseo y
presentacin.



ESTUDIO DE LOS DIAGRAMAS
La fase del estudio de sistemas es la investigacin original de los procedimientos actuales. En esta etapa el examen se
refiere a la forma en que se est ejecutando el trabajo. La informacin que el analista necesita debe ser correcta y
completa. Una vez que el analista ha recopilado toda la informacin, hace uso del diagrama del movimiento, un recurso
sencillo que transformar la enorme mezcla de detalles sin conexin que ha reunido en un sencillo mapa-ruta que seala
por completo los procedimientos.
El diagrama es un producto final deseado, por medio del cual el analista ha conocido el procedimiento. Una parte muy
importante de ese conocimiento es que al ver cmo se ejecuta el trabajo, se llega a comprender una gran parte del
porqu.
Al analizar el diagrama detectamos amplios campos de perfeccionamiento y lo que ha sido una simple investigacin,
ahora empieza a marcar el rumbo; principia a sealar las reas en que es mayor la posibilidad de mejora.
Estas dos fases, comprensin de los procedimientos actuales e indicacin del mejor camino para la accin futura,
constituyen el valor ms preciado que se deriva del uso de las grficas.

DISEO DE DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTO
Esta fase en el trabajo de sistemas es, quiz, la ms importante y con seguridad el punto crucial de una asignacin de
sistemas. Aqu se desarrollarn los mtodos nuevos, el equipo, las nuevas formas, en una palabra, el sistema nuevo en s
mismo. Los diagramas de flujo que fueron trazados en la fase del examen, entran de nuevo en esta etapa. Ahora deben
seguirse los caminos de perfeccionamiento que antes fue- ron sealados. Los campos en los que se duplican los
esfuerzos, o se gastan sin necesidad aquellos en los que las rutas son difciles y otros puntos de mejoramiento similar se
investigarn minuciosamente.
Los diagramas proyectados en esta fase del estudio para el sistema propuesto se convertirn en las bases para los
proyectos finales alrededor de los cuales se centrar la representacin administrativa.

PRESENTACIN DE LOS DIAGRAMAS
La fase de presentacin del trabajo se apoya con firmeza en el empleo de diagramas o grficas escogidos y ejecutados
con el (mico propsito de explicar a la administracin cmo trabaja el antiguo sistema y por qu y de qu manera debe
mejorarse. En este punto los efectos del anlisis de los sistemas son acumulativos. Todo el esfuerzo que se emple ha
constituido este punto cumbre: la aceptacin o el rechazo del plan que se propone. La decisin puede basarse en
detalles pequeos, por ejemplo, el recurso que se ha dado a una copia o forma en particular. Si el especialista en
sistemas ignora su destino, esta falta de conocimiento podr ser tomada por la administracin como indicio de que el
estudio ha sido conducido muy deficientemente. Esta conclusin debilitar la confianza en la presentacin total.


MTODOS

PLANEACIN Y EVALUACIN
Todos los anlisis de sistemas bien ejecutados proceden en su iniciacin de una planeacin cuidadosa y de una
valoracin continua conforme adelanta el trabajo. Por lo que se refiere a los diagramas, la planeacin es la forma de
decidir cules se adaptarn mejor a la asignacin y realizacin de los fines que se desean y qu informacin debern
contener dichos diagramas.
Debe determinarse cul es el enfoque ms expedito y menos costoso, que armonice con la ejecucin de un trabajo
comprensible.
La evaluacin es el proceso de la adaptacin y esto debe aplicarse continua y conscientemente conforme va
adelantando el trabajo y se va conociendo mejor la operacin que se analiza. El estudio de sistemas, casi sin excepcin,
depende en cierto grado y por lo que se refiere al enfoque, de mtodos de tanteo. El analista continuamente debe
valorizar sus mtodos actuales y sus resultados, comparndolos con los propsitos finales de historia. Este ser afinado
poco a poco conforme progresa el trabajo.
Cundo hay que hacer diagramas
Durante la fase de la investigacin de un estudio, el analista deber interesarse primordialmente en los diagramas de
flujo o de proceso. Cuando se enfoca un procedimiento desconocido por completo, a menudo es posible que el analista
especifique el tamao y el nmero de hojas en las que se acomodarn los diagramas, haciendo a un lado dibujar directo
de las informaciones verbales.
Sin embargo, cuando es factible hacer un diagrama de un borrador, este recurso constituye un valor inapreciable por
tres razones: primera, ahorra el tiempo de escritura y permite que la entrevista progrese ms rpidamente, ya que las
operaciones pueden describirse en menor tiempo usando smbolos y no palabras; segunda, permite al analista proseguir
la entrevista con orden y lgica; finalmente el diagrama-borrador sirve para indicar los puntos en que se han omitido los
detalles informativos. A este respecto, el analista quiz encuentre til asociar cada smbolo de las grficas con una lista
de comparaciones y de preguntas acerca de la clase de informes que l necesita. Por ejemplo, el smbolo del archivo
podr llevar preguntas como stas: Archivado por quin? Retenido por cunto tiempo? En qu orden? Cuntos al
mes? Qu clase de archivero est usando?
En la prctica muchos analistas combinan secciones de diagramas borradores y notas escritas para registrar los informes
que obtienen en las entrevistas.
El arte de entrevistar mejora con la prctica y el conocimiento y, con frecuencia, el analista experto usa, o deja de usar la
tcnica de diagrama-borrador, acomodndose a las circunstancias del momento.

SIMBOLOGA BSICA
Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje grfico inconsistente o no convencional trasmitir un mensaje
deformado o ser ineficaz para la comprensin del proceso que se pretende estudiar. De ah la necesidad de concebir y
admitir determinados smbolos a los que se les confiera convencionalmente un significado preciso y convenir tambin
en determinadas reglas en cuanto a su aplicacin.
La American Society of Mechanical Engineers (ASME) ha desarrollado los signos convencionales de las grficas (figura
6.1), a pesar de la amplia aceptacin que ha tenido esta simbologa, en el trabajo de diagramacin administrativa es
limitada, porque no ha surgido algn smbolo convencional que satisfaga mejor todas las necesidades.
La American National Standard Institute (ANSI) ha desarrollado una simbologa (figura 6.2) para que sea empleado en los
diagramas orientados al procesamiento electrnico de datos (EDP) con el propsito de representar los flujos de
informacin, de la cual se han adoptado ampliamente algunos smbolos para la elaboracin de los diagramas de flujo
dentro del trabajo de diagramacin administrativa.
Clasificacin De Los Diagramas
La bibliografa de la profesin de sistemas menciona un apreciable nmero confuso de tipos de diagramas y
combinaciones de tipos designados por sus autores para ajustarse a una gran variedad de asignaciones para hacer
diagramas. Sin embargo, pueden clasificarse los empleos bsicos de los diagramas que, solos o combinados, son la razn
fundamental de los numerosos tipos de diagramas que existen.

MEDICIN
Indica la cantidad, volumen y uniformidad del trabajo que se est realizando.
Disponer de datos exactos acerca del volumen de trabajo a menudo significa la diferencia entre una solucin realista y
otra terica. Conociendo como se obtiene cierta cantidad de produccin de trabajo, se pueden mejorar los mtodos
empleados para su realizacin, reajustar la asignacin de tareas, aliviar en general la carga de trabajo y eliminar
congestiones. Tambin ayuda a detectar rpidamente los problemas, indicando dnde hay desigualdad de
responsabilidades.
La medicin del trabajo administrativo ayuda a fijar un horario, un plan o programa que devuelva o conserve en la
empresa el equilibrio necesario para lograr mayor eficiencia. Adems ayuda a detectar los embotellamientos o cuellos
de botella y a constatar los requerimientos del personal.


DISTRIBUCIN.
El principio bsico de una buena administracin es el mantenimiento de una buena distribucin del trabajo, de forma tal
que sean utilizadas debidamente todas las facultades laborales y personales de los empleados. Siempre que existan dos
o tres personas trabajando juntas se presentar el problema de la distribucin de las funciones, por lo cual se deber
aplicar el grfico de distribucin del trabajo.
Este cuadro es la tabulacin del trabajo efectuado por el empleado dentro de un grupo u oficina determinada. La
elaboracin del mismo es el primer paso en el programa de simplificacin del trabajo, es el indicador de los puntos
dbiles, as como de aquellos que debern estudiarse con detenimiento, aplicando las tcnicas del programa.
Este cuadro de distribucin demuestra el trabajo que se ejecuta en una oficina, qu empleados desempean las diversas
actividades, as como el tiempo necesario para su ejecucin. Permite hacer una redistribucin ms eficaz del trabajo.


ESTUDIOS DE TIEMPOS Y MOVIMIENTOS:
Para realizar una adecuada medicin del trabajo, es necesario realizar estudios de tiempos y movimientos para cada uno
de los procesos y sus actividades componentes, as como tambin para las funciones independientes que se realicen
dentro del rea.
La metodologa es simple, como su nombre lo indica es medir el tiempo efectivo en el que se lleva a cabo cada actividad,
funcin y/o proceso y determinar bajo parmetros estadsticos la eficiencia con la que se estn realizando.
Se basa en los principios del balance de lnea y de la economa de movimientos, que se refieren a la distribucin del
trabajo, al uso de las manos y el cuerpo humano y al diseo y empleo de las herramientas con la finalidad de realizar el
menor esfuerzo posible.


DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS O PROCESOS.
Los diagramas de procedimientos ayudan a los analistas a comprender en su totalidad los trmites actuales de una
dependencia u oficina y tambin sirven para la bsqueda de mejoras, adems permiten discutir los trmites ms
eficazmente con el personal operativo.
Describe un listado en forma secuencial de las actividades que conforman el proceso en estudio y paralelamente utiliza
cinco figuras distribuidas en columnas independientes, las cuales demuestran las actividades operativas, de transporte,
de inspeccin, de almacenamiento y espera, su interrelacin y los tiempos de duracin de cada una de ellas.
El cuadro de distribucin del trabajo seala qu es lo que se est haciendo en una oficina, as como la distribucin de las
tareas entre los empleados; mientras que el diagrama de procesos ensea cmo se hace el trabajo en una oficina ?


FLUJOGRAMAS:
Sin duda alguna surgieron como consecuencia del diagrama de procedimientos o procesos, su diferencia radica en que
no se realiza el listado de actividades que conforman el proceso, sino que se van describiendo directamente dentro de
las figuras que se han diseado para ilustrarlo.
Para su elaboracin existen alrededor de quince figuras, las cuales a su vez sirven de base para el diseo de los mismos,
sin embargo es comn encontrar figuras diferentes creadas por el investigador, dependiendo del grado de complejidad
de los procesos o la creatividad que desee introducir en ellos.
Las figuras se interrelacionan por medio de lneas, las cuales ayudan a esquematizar y visualizar la relacin de
dependencia entre las actividades componentes del proceso en general y los responsables de llevarlas acabo.

GRAFICA DE LA DISTRIBUCIN FSICA DE LA OFICINA Y DISTRIBUCIN EN PLANTA:
La grfica de distribucin fsica de la oficina pretende la optimizacin del crculo de trabajo, distribuyendo los puestos
adecuadamente para cada una de las actividades que se deben realizar, utilizando la mejor combinacin posible,
adecuando el mobiliario y equipo dentro del espacio disponible de la manera ms racional, para lograr los objetivos de la
oficina evitando prdidas de tiempo.
Por su parte la distribucin en planta es la organizacin del espacio fsico en el cual se encuentran los recursos que
servirn para la fabricacin de un bien o servicio y que tambin consiste en determinar la ubicacin de los sitios de
trabajo de la maquinaria, equipo y materiales en general, tomando en cuenta el posible incremento en el nivel de la
demanda y de la capacidad instalada.
Ambas tcnicas persiguen los mismos objetivos, la diferencia fundamental es que la distribucin fsica de la oficina se
basa en los puestos de trabajo administrativos, mientras que la distribucin en planta se basa en la maquinara y equipo
y materiales.


DIAGRAMA DE RECORRIDO:
El diagrama de recorrido es una tcnica bsica para realizar la distribucin fsica de la oficina y/o distribucin en planta,
se fundamenta en la bsqueda de la facilitacin del flujo de trabajo a travs de la reduccin de actividades de transporte
innecesarias y el anlisis de el traslado del personal, materiales, productos y papelera en general dentro de las reas
integrales de la organizacin.
Elaborar el diagrama de recorrido ayuda a visualizar el por qu existen tiempos ociosos y cuellos de botella que no dejan
fluir eficazmente los procesos dentro de las oficinas, planta de produccin o empresa en general.


GANTT:
Es un mtodo de planeacin y programacin, se le denomina tambin grfica de barras y tiene por objeto controlar la
ejecucin simultnea de varias actividades que se realizan coordinadamente, consiste en una matriz de doble entrada
que lleva en las columnas el tiempo de duracin y en los renglones la identificacin de las actividades.
Para cada actividad se marca una barra que comienza en la columna correspondiente a su fecha de inicio y termina en la
columna correspondiente a la fecha prevista para su finalizacin, de manera que la longitud del trazo representa su
duracin.
Establece el orden de la ejecucin de las actividades y la relacin de dependencia que existe entre cada una de ellas,
adems permite la revisin y control entre lo ejecutado y lo planeado.


GRAFICA CPM:
El CPM es un mtodo de trayectoria crtica, eficaz para la planificacin, programacin y control de toda clase de
proyectos. Su estructura bsica consiste en un diagrama o red de flechas que representan grfica, lgica y
secuencialmente el desarrollo de las actividades o tareas que componen el proyecto, con miras a economizar tiempos,
utilizar eficientemente los recursos disponibles, e indicar previamente los cuellos de botella.
Su finalidad es determinar el tiempo ms temprano posible en el que pueden concluirse todas las actividades que
lleguen a un evento determinado, la mayor cantidad de tiempo de duracin de todas las actividades que convergen en
un evento, se calcula de izquierda a derecha y en forma progresiva sumando al tiempo inicial el tiempo de la actividad
posterior.
Tambin determina el tiempo mximo o ltima fecha aceptable en que un evento pueda ser realizado sin atrasar el
proyecto total, representa la menor cantidad de tiempo de duracin de un evento, se calcula de derecha a izquierda en
forma regresiva, restando los tiempos de cada actividad.


GRAFICA PERT:
El PERT es una tcnica utilizada para el planeamiento, programacin y control de procesos productivos provistos de
factores cuantitativos. Como el CPM se basa en el estudio de la trayectoria crtica, en el grfico de flechas que
representan el trabajo que debe realizarse para alcanzar un objetivo distinguindose de otras tcnicas por el grado y
utilizacin de la estadstica.

Est orientado haca la evaluacin del progreso de un proyecto, pone de manifiesto sus principales problemas reales o
potenciales, proporciona informacin precisa del estado del mismo, predice la verosimilitud de alcanzar los objetivos y
determina el menor tiempo en el cual puede realizarse.

Al igual que el CPM, estudia tiempos para la realizacin del anlisis, los cuales estn divididos en Tiempo normal que es
el que se tardara en realizar la tarea o actividad cuando existen condiciones normales de trabajo; Tiempo optimista es el
que se utilizara para realizar una actividad bajo el supuesto que se presenten condiciones ms favorables, sin
dificultades o complicaciones; Tiempo pesimista es el que se necesitar para efectuar la actividad si se presentan
dificultades, complicaciones o retrasos imprevistos; y tiempo estimado o esperado que es el que se obtiene de la
probabilidad resultante de la interrelacin estadstica de los tiempos normal, optimista y pesimista.