PREPARACIN

AUDITORIA CERTIFICACIN
PARA QU EL SGC
Se busca mejorar la gestin por procesos con un
enfoque a resultados, que permita incrementar
la conformidad en la prestacin de los servicios,
para lograr una mayor satisfaccin de nuestros
Clientes - Usuarios externos con base en la
norma ISO 9001 y la Norma Tcnica de Calidad
para la Gestin Pblica NTCGP 1000.

DNDE ENCONTRAR LA MISIN DEL
SENA?

Implementacin Aplicativo CompromISO:

http://172.25.59.234/compromiso/index.php


RESPONSABILIDAD DEL SIG
Resolucin 01471 de septiembre de 2013
EN LA
DIRECCIN GENERAL
EN LAS
REGIONALES
EN LOS CENTROS DE
FORMACIN
Representante de la Alta
Direccin
Gestores SIG Lderes SIG
Asesores del SIG Responsables de los
Procesos
Responsables de los
Procesos

- El Aprendiz
- Las empresas y sus empleados que reciben los servicios de evaluacin y
certificacin de competencias.
- Las personas Naturales (desempleados e independientes) que utilizan
el servicio pblico de empleo o solicitan certificacin por competencias.

- Sociedad
- Proveedores
- Organismos de Vigilancia y Control
- Medios de Comunicacin
- Entidades de Educacin
- El Estado a travs de Presidencia de la Repblica, sus Ministerios, Entes
Territoriales.
- Instituciones y organizaciones empresariales y educativas con las que el
SENA ha suscrito convenios de cooperacin interinstitucional.
- Los Sindicatos de la Entidad.
- Ciudadana en general
- Servidores Pblicos que prestan sus servicios en el SENA.
- Particulares que ejercen funciones pblicas como asesores o
contratistas que prestan sus servicios al SENA.

4.CONTROL DE DOCUMENTOS
Para la administracin y control de la documentacin del SIG y
dando cumplimiento a las normas tcnicas que le aplican al SIG, la
Entidad en la Resolucin 1471 de 2013 defini la manera como se
aprueban y formalizan los documentos del Sistema Integrado de
Gestin, para lo cual elabor el PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS, en el que se definen los lineamientos para la
elaboracin, actualizacin, revisin, aprobacin y control de los
procedimientos y otros tipos documentales, alineados con la
normatividad vigente.
Los citados documentos conforman el Listado Maestro de
Documentos de la Entidad y es responsabilidad de cada funcionario
consultar aplicar y utilizar nicamente la ltima versin de los
documentos oficializados para cada proceso.
Para el control de registros, la Entidad le da cumplimiento a la Ley 594 del
2000 (Ley General de Archivos) y a los requerimientos normativos que
expide el Archivo General de la Nacin.
Los tipos documentales y registros de cada proceso se relacionan en las
tablas de retencin documental de la Entidad, de acuerdo con lo definido
en estos listados y dando cumplimiento a las directrices establecidas en el
procedimiento denominado Control de Registros, asegurando su
identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin y disposicin
final.
4.2.4 Control de Registros
5.RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIN:
La Direccin General del SENA ha designado al Director de Planeacin y
Direccionamiento Corporativo como Representante de la Alta Direccin y
responsable de la administracin, mantenimiento y mejoramiento del
Sistema Integrado de Gestin.
El Sistema Integrado de Gestin del
SENA basa su gestin en la
satisfaccin de sus Clientes
Usuarios. Las directrices, planes,
programas, objetivos y metas que
establezca la Entidad, siempre
tienen como referencia a sus
Clientes Usuarios internos y
externos, as como a las partes
interesadas, por lo que le es
primordial conocer sus expectativas
y sus necesidades.
5.2 ENFOQUE AL CLIENTE:

5.3 POLTICA SGC
5.4 PLANIFICACIN
Misin
El Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) se
encarga de cumplir la funcin que le corresponde al
Estado de invertir en el desarrollo social y tcnico de
los trabajadores colombianos, ofreciendo y
ejecutando la Formacin Profesional Integral
gratuita, para la incorporacin y el desarrollo de las
personas en actividades productivas que
contribuyan al desarrollo social, econmico y
tecnolgico del pas.
Ley 119 de 1994, Art. 2
Visin
MEGA 2020 SENA de clase mundial
En el 2020, el SENA ser una Entidad de clase mundial en formacin profesional integral
y en el uso y apropiacin de tecnologa e innovacin al servicio de personas y empresas;
habr contribuido decisivamente a incrementar la competitividad de Colombia a travs
de:
Los relevantes aportes a la productividad de las empresas.
La contribucin a la efectiva generacin de empleo y la superacin de la pobreza.
El aporte de fuerza laboral innovadora a las empresas y regiones.
La integralidad de sus egresados y su vocacin de servicio.
La calidad y los estndares internacionales de su formacin profesional integral.
La incorporacin de las ltimas tecnologas en las empresas y en la formacin
profesional integral.
Su estrecha relacin con el sector educativo (media y superior)
La excelencia en la gestin de sus recursos (humanos, fsicos, tecnolgicos, financieros).
En el 2020, el SENA ser una Entidad de clase mundial en formacin profesional
integral y en el uso y apropiacin de tecnologa e innovacin al servicio de
personas y empresas; habr contribuido decisivamente a incrementar la
competitividad de Colombia a travs de:
Los relevantes aportes a la productividad de las empresas.
La contribucin a la efectiva generacin de empleo y la superacin de la pobreza.
El aporte de fuerza laboral innovadora a las empresas y regiones.
La integralidad de sus egresados y su vocacin de servicio.
La calidad y los estndares internacionales de su formacin profesional integral.
La incorporacin de las ltimas tecnologas en las empresas y en la formacin
profesional integral.
Su estrecha relacin con el sector educativo (media y superior)
La excelencia en la gestin de sus recursos (humanos, fsicos, tecnolgicos,
financieros).
NUEVA RED DE PROCESOS
PROCESOS MISIONALES
GESTIN DE LA FORMACION PROFESIONAL INTEGRAL
GESTIN CERTIFICACIN DE COMPETENCIAS LABORALES (NUEVO se dividi
Gestin por competencias para las cualificaciones)
GESTIN DE LA INNOVACION Y LA COMPETITIVIDAD
GESTIN DE EMPLEO ANALISIS OCUPACIONAL Y EMPLEABILIDAD ( NUEVO
Cambio por Gestin de empleo orientacin ocupacional y empleabilidad)
GESTIN DE INSTANCIAS Y CONCERTACION DE COMPETENCIAS LABORALES
(NUEVO se dividi Gestin por competencias para las cualificaciones)
GESTIN DE EMPRENDIMIENTO Y EMPRESARISMO
NOTA: DESPARECE EL DE ARTICULACIN REGIONAL
NUEVA RED DE PROCESOS
PROCESOS DE SOPORTE
GESTIN DOCUMENTAL
GESTIN EVALUACIN Y CONTROL
GESTIN JURIDICA
GESTIN CONTRATUAL ( NUEVO Cambio por Gestin de Contratacin y
Convenios. Convenios paso a ser parte de proceso de Jurdica)
RELACIONAMIENTO EMPRESARIAL Y GESTIN DEL CLIENTE ( NUEVO
paso de ser Misional a un proceso de Soporte)
GESTIN INFRAESTRUCTURA Y LOGISTICA
GESTIN DE COMUNICACIONES

GESTIN DE RECURSOS FINANCIEROS
PROCESOS ESTRATEGICOS
DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
GESTIN DE TECNOLOGIAS DE LA INNOVACIN
GESTIN TALENTO HUMANO
CMO INGRESO AL APLICATIVO?
USUARIO: EL USUARIO CORREO SENA
CLAVE: EL USUARIO DEL CORREO SENA
El SIG siempre contar con un Plan Anual de
Comunicaciones que ser ejecutado por las instancias
de la estructura organizativa del SIG definidas en la
Resolucin 1471 de 2013.
5.5 COMUNICACIN:

5.6 REVISIN POR LA DIRECCIN
El SENA realiza una revisin anual del avance y los resultados del
Sistema Integrado de Gestin:
INFORMACIN A REVISAR:
Resultados de auditoras
Retroalimentacin del cliente
Desempeo de los procesos
Conformidad del servicio
Estado de acciones correctivas
Acciones de seguimiento
Recomendaciones para mejorar
Resultados de la gestin realizada
sobre los riesgos identificados
RESULTADOS DE REVISIN:
Mejora de la eficacia, eficiencia y
efectividad del SGC
Mejora del servicio
Necesidades de los recursos
6. GESTIN DE LOS RECURSOS
6.1 Provisin de los recursos:El SENA y la Alta Direccin
aseguran que los recursos necesarios para implementar y
mantener el SIG, se establezcan en el Plan de Accin Anual. El
Plan proyecta los recursos humanos, de infraestructura y
ambiente de trabajo necesarios para lograr la conformidad con
los requisitos de los servicios del SENA y la satisfaccin de sus
Clientes - Usuarios.
6.2 TALENTO HUMANO:

El SENA, a travs del Grupo de Relaciones Laborales vincula y evala el
recurso humano en funcin de los requisitos de educacin, experiencia,
formacin y habilidades que se encuentran determinadas en el Manual
Especfico de Funciones, Requisitos Mnimos y Competencias Laborales.

Para la capacitacin el SENA genera un Plan Anual de Capacitacin, en el que
plasma programas, actividades, herramientas y recursos para la capacitacin
de los Colaboradores de la Entidad, con las que asegura un talento humano
calificado para la ejecucin de sus procesos.

El SENA asegura la dotacin, el mantenimiento y la sostenibilidad de la
infraestructura necesaria para el cumplimiento de los requisitos de sus
servicios y establece los recursos necesarios para el sostenimiento tanto de la
infraestructura fsica y tecnolgica (equipos, Hardware, software) de la
Direccin General, Regionales y Centros de Formacin, con la implementacin
del proceso de soporte Gestin de Infraestructura y Logstica y del Plan de
Accin Anual dentro del cual se encuentra el Plan de Mantenimiento
6.3 INFRAESTRUCTURA:


El SENA garantiza todos los elementos y recursos para que sus
colaboradores desarrollen sus funciones y cumplimiento de su
Misin en un ambiente de trabajo adecuado (iluminacin, ruido,
ergonoma, etc). Adems, cuenta con un programa de Salud
Ocupacional
6.4 AMBIENTE DE TRABAJO

7. PRESTACIN DEL SERVICIO
DIRECCIN GENERAL
Formulacin del Plan Estratgico
Institucional (cuatrienio)
REGIONALES Y CENTROS DE
FORMACIN
Formulacin de los Planes de Accin
Anuales.

PROCESOS MISIONALES: definen
actividades de alistamiento y
programacin (calendario
acadmico y de labores)
7.1 PLANIFICACIN DE
LA PRESTACIN DEL
SERVICIO

Para la prestacin de los servicios, la Entidad cuenta con plataformas tecnolgicas que
facilitan el relacionamiento con el Cliente Usuario. Por ejemplo, para el servicio ms
importante de la Entidad: Formacin Profesional Integral, se cuenta con el aplicativo
SOFIA PLUS, en donde el aspirante a aprendiz conoce y acepta las condiciones del
servicio cuando decide matricularse .

El SENA cuenta con diversos medios de comunicacin institucionales para que los
Clientes - Usuarios conozcan y accedan a los servicios:
33 Despachos Regionales , 116 Centros de formacin
Lnea de atencin al Cliente Bogot 5925555 Resto del pas 018000 910270
Portal Web www.sena.edu.co
Correo electrnico de solicitud, quejas y reclamos a:
servicioalciudadano@sena.edu.co
Emisora en lnea http://www.sena.edu.co/senalaire/
Programa institucional que se transmite por el canal Seal Institucional.

7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE

En el SENA el diseo y desarrollo aplica para la construccin de los programas
de formacin. El diseo curricular en el SENA se define como la actividad que
se realiza para organizar los programas de formacin, con los cuales se da
respuesta a las demandas y necesidades de formacin presentadas por el
sector productivo, el mundo laboral y la organizacin social.

Para la ejecucin de las etapas del diseo y desarrollo, el SENA establece el
procedimiento de Diseo curricular, el cual tiene por objeto orientar la
elaboracin o actualizacin de los programas de formacin profesional
integral para desarrollar en el talento humano competencias que den
respuesta a la demanda actual y prospectiva del sector social y productivo del
pas.
7.3. DISEO Y DESARROLLO

A la contratacin del SENA le son aplicables los principios de la Contratacin
Estatal, as como de la Funcin Administrativa y de la Gestin Fiscal de que
tratan los artculos 209 y 267 de la Constitucin Poltica. Con el fin de
asegurar la calidad de los procesos de compras, y de los productos y los
servicios adquiridos a travs de los mismos, se ha establecido el proceso
Gestin Contractual

El SENA cuenta con un Manual de Contratacin y sus respectivos
procedimientos, alineados con la normatividad externa e interna vigente,
para garantizar el suministro de bienes y servicios.
7.4. ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS

Los Procedimientos, Guas, Instructivos y Formatos definidos por los Procesos
misionales, establecen las actividades de seguimiento a la ejecucin de los servicios de
la Entidad. Esta actividad es apoyada en Comits formalizados por la Entidad en donde
se realiza evaluacin y seguimiento peridico al cumplimiento de metas y directrices.

La identificacin, anlisis y tratamiento de los riesgos se consigna en una matriz de
riesgos que est estandarizada para cada proceso. La gestin y las acciones
preventivas que se requiera adoptar estn a cargo de cada Responsable de Proceso
apoyado en el Gestor y Lder del SIG.
7.5. PRODUCCIN Y PRESTACIN DEL SERVICIO


El SENA para la prestacin de sus servicios utiliza diferentes herramientas y
equipos, a los cuales se les realiza mantenimiento preventivo o correctivo con el
fin de verificar y ajustar su funcionamiento.

En cuanto al uso de la plataforma informtica (hardware y software), se cuenta con
procedimientos que garantizan que los programas informticos utilizados para la
gestin de la Entidad y para las actividades de seguimiento y medicin sean
certificados por los proveedores de los mismos antes de su entrega al usuario lder.
7.6. CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIN

El SENA ha establecido para la medicin de la satisfaccin del cliente:
Encuesta de aprendices para el proceso de Formacin
PQRSF: Peticiones, quejas , reclamos, sugerencias y felicitaciones .



8. 2 .1 SATISFACCION DEL CLIENTE
8. 2. 2 AUDITORIA INTERNA

El SENA cuenta con procesos de auditoria interna que se programan a traves de
Control interno para verificar el estado de sus procesos y en su plataforma
Compromiso cuenta con un modulo de Hallazgos donde se establecen los
hallazgos evidenciados.




El SENA ha establecido un plan de control de Calidad que se establece mediante el
modulo de PRODUCTO NO CONFORME identificando en los procesos misionales
aquellos producto y/o Servicio no conforme para tomar las acciones correctivas
requeridas para el caso


8.3 CONTROL PRODUCTO NO CONFORME
GLOSARIO

Accin correctiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de
una no conformidad detectada u otra situacin no deseable.

Accin preventiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de
una no conformidad potencial u otra situacin potencial no deseable.

Adquisicin de bienes y servicios. Cualquier modalidad de contratacin, convenio,
concesin o provisin de bienes y/o servicios, inherentes al cumplimiento de la
funcin de la entidad.

Alta direccin. Persona o grupo de personas, del mximo nivel jerrquico que
dirigen y controlan una entidad.

Ambiente de trabajo. Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo.



Efectividad. Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados
planificados como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

Eficacia. Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los
resultados planificados.

Eficiencia. Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Auditora interna. Proceso sistemtico, independiente y documentado para
obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la
conformidad del sistema de gestin de la calidad con los requisitos establecidos y
que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva.

Autoridad. Poder con que se cuenta o que se ha recibido por delegacin.

Calidad. Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los
requisitos.




Capacidad de una entidad. Aptitud de una entidad, sistema o proceso para
realizar un producto o prestar un servicio que cumple los requisitos para ese
producto o servicio.

Cliente. Organizacin, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.

Enfoque basado en procesos. Gestin sistemtica de la interaccin e interrelacin
entre los procesos empleados por las entidades para lograr un resultado deseado.

Evaluacin de riesgos: proceso general de estimar la magnitud de un riesgo y
decidir si ste es tolerable o no.

Poltica de la calidad de una entidad. Intencin(es) global(es) y orientacin(es) de
una entidad relativa(s) a la calidad tal como se expresa(n) formalmente por la alta
direccin de la entidad.







Procedimiento. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Proceso. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan
para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Producto y/o servicio. Resultado de un proceso o un conjunto de procesos.

Registro. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia
de actividades ejecutadas.


Sistema. Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactan con
el fin de lograr un propsito.