INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN DE ARCHIVOS DE GESTIN

Mara Victoria Lastra Londoo

Sandra Mariza Miranda Cifuentes
Blanca Edilma Lastra Londoo
Johanna Higuita Montoya
Mara Victoria Varelas


Tecnologa en Gestin Documental
CDIGO: 366553

INSTRUCTOR: Frank Yesid Granada.


COMPETENCIA: Organizacin de los archivos de acuerdo con el ciclo vital


Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA
Medelln, 12-06-2013




TABLA DE CONTENIDO


PAG






















INTRODUCCIN

En toda empresa se presentan dificultades que agobian y obstaculizan nuestro
desempeo causando un gran desespero en cada uno de nosotros.
Por este motivo, elaboramos el instructivo de organizacin de archivos de gestin
en donde existe un plan estratgico para dar solucin a los inconvenientes que se
presentan y que vienen desde aos atrs en el rea de Contratacin de la
Regional Antioquia SENA, causando prdida de tiempo y acumulacin de tareas
destinadas para nuestra funcin laboral.
Esta actividad ser enriquecedora en la medida que se adquieran nuevos
conocimientos que ponindolos en prctica sern de beneficio para nuestro futuro,
dejndonos nuevas enseanzas y una gran experiencia en el campo de la
archivstica.
Es por ello, como una de las tareas propuestas por la competencia Organizacin
Documental, es confrontar nuestras inquietudes e interrogantes donde se
garantice soluciones a los problemas que afectan a dicha entidad.

Qu va reflejado en el trabajo
Registro fotogrfico.














JUSTIFICACIN

Los archivos de gestin muestran el diario acontecer de las labores de la Gestin
Documental, en el rea de contratacin de la Regional Antioquia -SENA, se
encuentra todo lo relacionado con los diferentes funcionarios y empresas que
prestan sus servicios al SENA de la Direccin Regional Sede Medelln; es por
esto que la organizacin de sus archivos de gestin cumple un papel vital para el
buen funcionamiento y optimizacin de los procesos, adems permite tener un
control y seguridad frente a la informacin custodiada.
Con base en lo anterior y teniendo presente el Acuerdo 042 de 2002,y la Ley 594
del 2000 el cual establece los criterios para la organizacin de los archivos de
gestin y da pautas para realizar el Inventario nico Documental, se disea este
instructivo el cual sirve de gua a las personas que trabajan en el rea de
contratacin y beneficia a toda la gestin archivstica del SENA, de la ciudad de
Medelln.

















OBJETIVO GENERAL


Realizar un instructivo documental el cual facilita de forma eficiente las labores
asignadas en la Unidad Administrativa.






















OBJETIVOS ESPECIFICOS qu para que como.

-Disear un instructivo de organizacin de archivos para facilitar la
aplicacin de los procesos archivsticos.

-Identificar las necesidades actuales de la entidad y el rea de Contratacin
especficamente.


-Construir un plan estratgico en el cual se refleje los criterios archivsticos
para facilitar la consulta y prstamo de los expedientes.

IDENTIFICAR
CAPACITAR
APLICAR QU PARA QUE CMO.


















EVIDENCIAS





Documentos expuestos a la
contaminacin, mal archivados
Documentos en A-Z sin ningn
orden









Cajas sin rtulo.
Rtulo sin la norma
archivstica.
Expedientes sin rtulo y
mal organizados.
Cajas sin numerar.





ALCANCE


Inicia con la elaboracin del instructivo
de organizacin de archivos de
Gestin y finaliza con el acta de aprobacin de ste y aplica para la oficina de
contratacin.















Falta de foliar y legajar






MARCO LEGAL

NORMA OBJETO CATEGORA
Constitucin Poltica
de Colombia
Derechos y Deberes
del Ciudadano
6,20,26,29


Ley 594 de 2000 Ley General de
Archivos
General





Acuerdo 038 de 2002 Instructivo formato
nico de inventario
documental
General

Acuerdo 042 de 2002

Instructivo formato
nico de inventario
documental
General

Acuerdo 027 de 2006


Glosario

General



Acuerdo 039 de 2002


Procedimiento para la
elaboracin y la
aplicacin de las tablas
de retencin
Documental

General





Acuerdo 049 del 5 de
mayo 2000

condiciones de edificios
y locales destinados a
archivos

General


Acuerdo 050 de 5 de
mayo 2000


Prevencin de deterioro
de los documentos de
archivo y situaciones de
Riesgo


General


Resolucin 239 de 2008









SI EXISTE NORMATIVIDAD INTERNA SE PUEDE RELACIONAR PARA
FACILITAR LA APLICACIN DE LOS PROCESOS.C




GLOSARIO


Almacenamiento de documentos: Accin de guardar sistemticamente
documentos de Archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservacin
apropiadas
.Archivista: Profesional del nivel superior, graduado en archivstica
Archivstica: Disciplina que trata los aspectos tericos, prcticos y tcnicos de los
archivos
Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento
de los
Archivo pblico: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y
aquellos que se derivan de la prestacin de un servicio pblico por entidades
privadas.
Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los
documentos en su ciclo vital.
Asiento descriptivo: Conjunto de elementos informativos que individualizan las
unidades de descripcin de un instrumento de consulta y recuperacin.
.Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una accin
administrativa.
Carpeta: Unidad de conservacin a manera de cubierta que protege los
documentos para su almacenamiento y preservacin.
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su produccin o recepcin, hasta su disposicin final.
Clasificacin documental: Fase del proceso de organizacin documental, en la
cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la
estructura orgnica funcional de la entidad productora (fondo, seccin, series y/o
asuntos).
Cdigo: Identificacin numrica o alfanumrica que se asigna tanto a las unidades
productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe
responder al sistema de clasificacin documental establecido en la entidad
Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos
con el fin de conocer la informacin que contienen..

Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una
institucin o una persona, que implica responsabilidad jurdica en la administracin
y conservacin de los mismos, cualquiera que sea su titularidad
Deterioro: Alteracin o degradacin de las propiedades fsicas, qumicas y/o
mecnicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores
Distribucin de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los
documentos lleguen a su destinatario..
Documento: Informacin registrada, cualquiera que sea su forma o el medio
utilizado.
Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.
Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras
oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de
utilidad para el cumplimiento de sus funciones
Documento de archivo: Registro de informacin producida o recibida por una
entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones.
Documento facilitativo: Documento producido en cumplimiento de funciones
idnticas o comunes en todas las entidades
Documento misional: Documento producido o recibido por una institucin en
razn de su objeto social
Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusin de
un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados
como antecedente o prueba. Fecha ms antigua y ms reciente de un conjunto de
documentos.
Foliar: Accin de numerar hojas.
Folio: Hoja.
Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.
Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
Fondo abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o jurdicas
Administrativamente vigentes, que se completa sistemticamente.

Identificacin documental: Primera etapa de la labor archivstica, que consiste
en indagar, analizar y sistematizar las categoras administrativas y archivsticas
que sustentan la estructura de un fondo.
ndice: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabtica o numricamente,
trminos onomsticos, toponmicos, cronolgicos y temticos, acompaados de
referencias para su Localizacin.
ndice onomstico: Listado de nombres de personas naturales o jurdicas.
ndice temtico: Listado de temas o descriptores.
ndice toponmico: Listado de nombres de sitios o lugares.
Inventario documental: Instrumento de recuperacin de informacin que describe
de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental
Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su
manipulacin.
Legislacin archivstica: Conjunto de normas que regulan el quehacer
archivstico en un pas.
Normalizacin archivstica: Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en
la aplicacin de la prctica archivstica.
Produccin documental: Generacin de documentos hecha por las instituciones
en cumplimiento de sus funciones
Recepcin de documentos: Conjunto de operaciones de verificacin y control
que una institucin debe realizar para la admisin de los documentos que le son
remitidos por una persona natural o jurdica.
Recuperacin de documentos: Accin y efecto de obtener, por medio de los
instrumentos de consulta, los documentos requeridos
Seccin: En la estructura archivstica, unidad administrativa productora de
documentos..
Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,
identificadas de forma separada de sta por su contenido y sus caractersticas
especficas.
Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad
administrativa, con diagramacin, formato y contenido distintivos que sirven como
elementos para clasificarla, describirla y asignarle categora diplomtica.

Trmite de documentos: Recorrido del documento desde su produccin o
recepcin, hasta el cumplimiento de su funcin administrativa
Unidad administrativa: Unidad tcnico-operativa de una institucin.
Unidad de conservacin: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal
forma que garantice su preservacin e identificacin
.Unidad documental: Unidad de anlisis en los procesos de identificacin y
caracterizacin documental. Puede ser simple, cuando est constituida por un solo
tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un
expediente
Valor tcnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una
institucin en virtud de su aspecto misional.
Valoracin documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores
primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases del ciclo vital















RECURSOS TECNOLGICOS

Los recursos tecnolgicos sirven para optimizar procesos, tiempo, recursos
humanos, ya que agiliza el trabajo y tiempos de respuesta. Por lo tanto es
importante resaltar la falta de scaner en la dependencia de contratacin.









RECURSOS TCNICOS
Es realizar el procedimiento de clasificar, ordenar y describir cada uno de los
documentos que se encuentran en el rea de archivo.


Scaner


TALENTO HUMANO
Contar con personal que tengan la posibilidad de desarrollar ideas, imaginacin,
creatividad ya que de ellos depende el manejo y funcionamiento del archivo.

MATERIALES
Todo el personal debe contar con todo tipo de materiales de oficina para realizar el
trabajo de manera eficiente para lo cual existen varios materiales como lo son:













PROCEDIMIENTOS PARA LA CLASIFICACIN
Cual es paso a paso para aplicar la clasificacin documental.
1 se debe conocer la empresa, por ello nos basamos en el organigrama de la
misma

2. ya podemos saber cules son la seccin y el subseccin con la que cuenta esta
rea
3.












Descripcin Actividad
Los documentos recibidos en el
rea de contratacin ,son
clasificados de acuerdo a su
procedencia ,reflejando la
estructura orgnico- funcional del
Sena
La documentacin se ordenara
cronolgica. Alfabtica o
numricamente como
corresponda segn el caso.
Cada unidad documental es
debidamente rotulada
identificando su contenido y su
ubicacin dentro dela estructura
fsica del archivo

La actividad de foliacin debe
efectuarse de acuerdo a las
recomendaciones emitidas por el
Archivo General de la Nacin,
as:
1. La foliacin debe efectuarse
utilizando lpiz de mina negra y
blanda, tipo HB B. con la
finalidad de corregir una foliacin
mal
Ejecutada.
2. No se debe foliar con lpiz de
mina roja ya que este color no es
01


Capturado, en la mayora de los
casos, por las mquinas
reprogrficas.

El rea de contratacin procede a
elaborar el expediente, una vez ya
estn legalizados los contratos con sus
firmas y pliza y dems documentos
legales, se elabora una carpeta y se
rotula con su respectiva serie y
subserie.

02



Para la conservacin de los
documentos centralizados en el
rea de contratacin se dispone
de los depsitos, estantera,
carpetas, cajas y dems
elementos necesarios para
garantizar su Conservacin en el
tiempo.
Las medidas de conservacin
preventiva van desde la
reglamentacin del uso de los
documentos, las polticas de
conservacin, la difusin
de normas de conservacin y la
adecuacin de los espacios
fsicos enpro del mantenimiento
de la integridad de la
informacin,
disminuyendo los posibles
efectos de fenmenos fsicos,
biolgicos o
Mecnicos que puedan poner en
riesgo los documentos.

Para consultar la diferentes
unidades documentales
(carpetas)depositadas en el archivo,
el personal de Administracin
Documental hace uso de los
diferentes inventarios documentales
disponibles para la recuperacin de
los documentos, para esto el
solicitante suministra la informacin
que requiere el personal de gestin
documental
para realizar la consulta; al ubicar la
carpeta solicitada de acuerdo a
la ubicacin fsica procede a
elaborar el registro de prstamo en
el
Formato AFUERA TARJETA DE
PRESTAMO y entrega la Carpeta al
solicitante.

Al momento de devolver los
documentos en prstamo al archivo
por
parte de los solicitantes
responsables, el auxiliar de
02


Organizacin
Clasificacin
Ordenacin
Descripcin



Administracin
Documental proceder a archivar la
carpeta en su lugar asignado de
acuerdo a su ubicacin fsica en el
archivo administrativo y retira el
Formato de prstamo.

Los documentos son
almacenados en el archivo y se
conservan de acuerdo a su
vigencia y valor documental
establecido

los documentos con valor
histrico, son conservados de
manera permanente como
testimonio de la historia
institucional

03

PROCEDIMIENTOS PARA LA ORDENACIN

























PROCEDIMIENTOS PARA LA DESCRIPCION DE LOS DOCUMENTOS

Pegan el inventario un ejemplo de como se diligencia Pegan el instructivo










AUTOCONTROL

RIESGOS CAUSAS CONTROLES
PREVENTIVOS
CONSECUENCIAS CONTROLES
CORRECTIVOS
Prdida de
la
informacin
Duplicidad
de copias

Personal no
capacitada
en el rea de
archivo que
se empodere
del proceso
Organizacin
Clasificacin
Ordenacin
Descripcin
Cmo se aplican
esos controles.
Difcil encontrar
Documentos, los
procesos son
lentos
Demandas
reclamaciones
entre otras
Personal
idneo y
calificado
Qu ms-




Deficientes
condiciones
Ambientales
del archivo.







Espacios
pequeos





Organizar el
rea donde
estn los
archivos
teniendo en
cuenta las
normas de AGN




Perdida de
material e
informacin





Cambio de
sede para los
archivos




















INDICADORES


Cules son los indicadores que se sugieren para esta oficina.

9 metros servicios personales
24 metros bienes y servicios empresariales
7 metros de documentos sin el proceso archividtico

















ANEXOS

FORMATOS, PLANILLAS QUE SE VAN A UTILIZAR, LAS TABLAS DE
RETENCION DOCUMENTAL Y EL ROTULO










































TABLA DE RETENCI N DOCUMENTAL

HOJA 29 DE 32
ENTIDAD PRODUCTORA: SENA OFICINA PRODUCTORA: CONTRATACIN
CDIGO

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCIN DISPOSICIN FINAL OBSERVACIONES
46 01 CONTRATOS
CONTRATOS DE SERVICIOS
PROFESIONALES Y APOYO DE LA
GESTIN.
Solicitud de CDP.
Certificado de Disponibilidad
Presupuestal.
Autorizacin de la Contratacin.
Estudio Previo de conveniencia y
Oportunidad Anexo 2.
Anexo 5. Certificado Relaciones
Laborales.
Inscripcin Servicio Nacional de
Empleo.
Resolucin por la cual se justifica
una contratacin directa.
Oferta de servicios y soportes
(Certificaciones de experiencia y
estudios).
Certificado de Capacidad e
idoneidad.

5

15

X

X

Una vez cumplido su tiempo de
retencin en los archivos de gestin
y central se realizara una seleccin
por polo de inters para los contratos
que tienen valores secundarios. Si
se opta por la digitalizacin se debe
garantiza su reproduccin exacta.






Formato nico de Hoja de Vida.
Formulario nico (Declaracin
Juramentada de Bienes y Renta).
Fotocopia de la cdula de
ciudadana.
Fotocopia del Pasado Judicial.
Fotocopia de la Libreta Militar.
Certificado de Antecedentes
Disciplinarios (Procuradura).
Certificado de la Contralora.
Fotocopia del RUT (Rgimen nico
Tributario).
Fotocopia Afiliacin Salud y
Pensin.
Contrato.














Pliza de Garanta exigida.
Pago publicacin del Contrato.
Fotocopia afiliacin Riesgos
Profesionales (ARP).
Comunicacin designacin al
supervisor del contrato.
Planillas de Pago con soportes
(Planillas, informe de Actividades,
Certificado para pago y fotocopia de
pagos a salud, Pensin y Riesgos
Profesionales).
Comisiones (Informes de Comisin,
solicitudes de pagos y anticipos).
Adiciones, modificaciones,
prrrogas, cesiones y suspensiones.
Cesin del Contrato.
Acta de Liquidacin o Terminacin
del Contrato.
Certificado de cumplimiento a
satisfaccin del objeto del contrato.
Hoja de Ruta de rdenes de pago.
Certificado de Paz y Salvo de
Tesorera.
Acta de Legislacin entrega de
puesto de trabajo.
Informe final del contratista.



Falta el cuadro de clasificacin documental
Falta el inventario nico documental
Falta el paso a paso de los otros procedimientkos

Faltan los indicadores
Falta organizar los objetivos generales y especficos.