CENTRO DE EDUCACAO PROFISSIONAL LTDA CEL

CURSO TECNICO EM ADMINISTRACAO

TURMA AD113M







TIPOS DE ARQUIVOS











Manaus
2014

POLINE SOUZA MENDES








TIPOS DE ARQUIVOS

Trabalho solicitado para
obteno de nota parcial no
mdulo integrador, ministrado
pelo professor Eric.







Manaus
2014
TIPOS DE ARQUIVOS

Arquivo o conjunto de documentos que, independentemente da
natureza ou do suporte, so reunidos por acumulao ao longo das atividades
de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas
1. Arquivos de primeira idade ou corrente, constitudo de documentos em
curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritrios ou nas
reparties que os receberam e os produziram ou em dependncias prximas
de fcil acesso. Por documentos em curso entenda-se que ,nesta fase, os
documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser
emprestado a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram
criados.
Exemplo: o arquivo do setor de almoxarifado de uma empresa de exportao,
contendo as requisies de material do ano em curso.
2. Arquivo de segunda idade ou intermedirio, constitudo de documentos
que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos rgos que os
receberam e os produziram podem ainda solicit-los, para tratar de assuntos
idnticos ou retornar um problema novamente focalizado. No h necessidade
de serem conservados prximos aos escritrios. A permanncia dos
documentos nesses arquivos transitria. So por isso tambm chamados de
limbo ou purgatrio.
Exemplo: o arquivo dos dez ltimos anos da documentao de pessoal de uma
empresa.
3. Arquivo de terceira idade ou permanente, constitudo de documentos que
perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razo
de seu valor histricos ou documental e que constituem os meios de conhecer
o passado e sua evoluo. Estes so os arquivos propriamente ditos, pois ali
os documentos so arquivados de forma definitiva.
Exemplo: o arquivo de uma secretaria de estado com os planos de governo do
incio do sculo.
De acordo com a extenso da ateno os documentos considerados vitais para
a empresa, alm de serem conservados indefinidamente, devem merecer
cuidados especiais como: Utilizao de cofres prova de fogo, Preparao de
cpias adicionais dos documentos e envio delas a outros lugares para guardar,
e Microfilmagem de todos os documentos vitais e conservao dos microfilmes
em local seguro.

ENTENDIMENTO DO ALUNO

Acredito que o arquivo um importante instrumento para controlar a
administrao de qualquer empresa. Toda atividade em seu empreendimento
gera documentos que devero ser conservados como comprovantes. Organizar
documentos a mesma coisa que organizar a empresa, sem exageros. Um
erro comum nas administraes o de tratar o arquivo da empresa como um
mero depsito de documentos, quando na verdade o arquivo um centro ativo
de informaes.
Um arquivo bem pensado e organizado pode ajudar bastante para: Revelar o
que j foi feito e os resultados obtidos, revelar o que est para ser feito diminuir
a duplicidade de trabalho, evitar repeties, avaliar o empreendimento por
partes, e avaliar o empreendimento como um todo.
O arquivo ativo mantm arquivados os documentos e papis de uso, consulta e
referncia constantes e atuais, disponvel e de fcil manuseio.
O arquivo inativo guarda documentos e papis que oferecem menor frequncia
de uso, consulta ou referncia. Facilita o trabalho de arquivar, localizar e
consultar documentos nos arquivos.
O arquivo morto armazena documentos de frequncia de uso, consulta ou
referncia quase nulas, procurando sempre manter o arquivo em bom estado
de conservao aumentando sua vida til
Podemos, ento, a partir dos conceito citados, tirar algumas concluses sobre
os tipos de arquivos e suas funes.
A primeira finalidade de um arquivo servir administrao de uma instituio
qualquer que seja a sua natureza. Depois que a atividade administrativa acaba,
os arquivos comeam a funcionar para a histria e para a cultura. Temos a a
outra finalidade, que surge em consequncia da anterior: servir a histria como
fonte de pesquisa.
No entanto, qualquer que seja a finalidade de um arquivo, as suas funes
bsicas so as mesmas: guardar e conservar os documentos, de modo a
serem utilizados para atender a interesses de pessoas fsicas ou jurdicas,
pblicas ou privadas.