Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios

Conoce usted las nuevas condiciones aplicables a partir del 1 de julio?

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A partir del 01.07.2010 rige el artculo
13 de la Resolucin N 234-2006/SU-
NAT, que establece los formatos e infor-
macin mnima de los Libros y Registros
vinculados a asuntos tributarios, por tal
razn, en el presente informe se abordan
los aspectos ms importantes relaciona-
dos con el llevado de dichos libros y/o
registros a efectos de orientar sobre el
adecuado cumplimiento de las formalida-
des exigidas.

1. Generalidades

Los libros y registros constituyen las he-

rramientas fundamentales para obtener infor-
macin, evaluar la eciencia y desempeo de
las diversas reas y cumplir adecuadamente
sus obligaciones. As, en funcin a la infor-
macin anotada en los libros y registros se
elaboran los Estados Financieros, permitien-
do cubrir las necesidades comunes de infor-
macin de una amplia gama de usuarios.
En efecto, dado que en ellos se anotan las
operaciones realizadas por los contribuyen-
tes, se proporciona a la Administracin Tribu-
taria evidencia documentaria constituyndo-
se tambin en una herramienta al momento
de realizar sus laborares de scalizacin y
vericacin.

2. Perspectiva contable

El artculo 33 del Cdigo de Comercio es-

tablece que en general todo negocio (sea una
persona natural o jurdica) debe llevar necesa-
riamente, con la nalidad de proteger los inte-
reses que conuyen en la empresa, los siguien-
LIBROS Y
REGISTROS
QUE DEBE
LLEVAR
TODO
NEGOCIO
LIBROS PRINCIPALES:
Diario, Mayor, Inventarios y Ba lances
LIBROS AUXILIARES OBLI GATO RIOS:
Registro de Compras, Registro de Ventas, Libro Caja y Bancos, Registros de Control de
Inventario (kardex en unidades o valorizado), Registro de Control de Bienes del Activo Fijo,
Registro del Rgimen de Retenciones, Registro del Rgimen de Percepciones, entre otros.
LIBROS AUXILIARES VO LUNTA RIOS:
Registro de control de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, libro bancos, libro
de caja chica, etc.
tes libros contables: (i) Inventarios y Balances,
Diario, Mayor (Libros Principales) y (ii) los
dems libros que ordenen las leyes especiales
(Libros y Registros Auxiliares obligatorios).
De esta forma, en general, a manera
de resumen se puede decir que todo ne-
gociante debe llevar los siguientes libros
y registros:

3. Libros y Registros obligatorios

El Anexo 1 de la Resolucin N 234-2006/

SUNAT en adelante la Resolucindetalla la
relacin de los libros y registros vinculados
a asuntos tributarios, que debern llevar los
contribuyentes en tanto resulten obligados y
que por ende deben ser legalizados.
As, respecto al Impuesto a la Renta, se regula
la obligacin de llevar libros y registros en fun-
cin al tipo de renta que genere el contribuyente
y para el caso de Rentas de Tercera Categora,
segn el rgimen en el cual se encuentra.
A continuacin se muestra grcamente
los libros y registros que se deben llevar se-
gn tipo de contribuyente:

CUADRO N 1: LIBROS Y REGISTROS QUE SE DEBEN LLEVAR
TIPO DE RENTA CONDICIONES O PARMETROS LIBRO Y/O REGISTRO
SEGUNDA CATEGORA
(Artculo 65 TUO LIR)
TERCERA CATEGORA

CUARTA CATEGORA
(Artculo 65 TUO LIR)
En el ejercicio gravable anterior o en el curso del
ejercicio hubieran percibido rentas brutas que
excedan las 20 UITs.
Es decir, para el ejercicio 2010 haber percibido en el
ejercicio anterior rentas brutas superiores a S/. 72,000.
a. Contribuyentes del Rgimen General
(Artculo 65 TUO LIR)
b. Contribuyentes del RER
(Artculo 120 TUO LIR)
Aplicable a todos los generadores de rentas de
cuarta categora sin excepcin
LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS
Ingresos Brutos mayores a 150 UIT:
CONTABILIDAD COMPLETA.
Ingresos Brutos Anuales hasta 150 UIT:
CONTABILIDAD SIMPLIFICADA
Registro de Ventas y Registro de
Compras
LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS
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As como se ha establecido una obliga-
cin dispuesta expresamente por la Ley
del Impuesto a la Renta, se puede ar-
mar que la Ley del Impuesto General a
las Ventas (en adelante, LIGV) posee sus
propias exigencias tal como se advierte
del artculo 37 del TUO de la LIGV don-
de se seala que los contribuyentes
del Impuesto estn obligados a llevar un
Registro de Ventas e Ingresos y un Regis-
tro de Compras, en los que anotarn las
operaciones que realicen, de acuerdo
a las normas que seale el reglamento.
Adems, se exige la obligacin de llevar
un Registro de Consignaciones respecto
a contribuyentes que realicen Ventas en
Consignacin.
Tngase presente que tambin cons-
tituyen libros y registros vinculados a
asuntos tributarios, los libros societarios:
Actas de la Junta General de Accionis-
tas, Actas del Directorio, Matrcula de
Acciones y el libro de Actas de la EIRL,
as como la Planilla Electrnica. Adicio-
nalmente, el mencionado Anexo 1 con-
templa otros registros vinculados con
algunas actividades especcas y que de
resultar obligados a llevarlos los mismos
tambin tendrn que ser legalizados, tal
como es el caso del Registro de Huspe-
des.

4. Sistemas de contabilidad

Uno de los primeros pasos que debe seguir

toda unidad empresarial a efectos de registrar
las operaciones comerciales en forma orde-
nada y diligente y que sirvan de utilidad tanto
para la propia empresa, as como proveedo-
res, clientes, accionistas y el Estado mismo,
consiste en elegir el Sistema de Contabilidad
a travs del cual se llevarn los libros y regis-
tros vinculados a asuntos tributarios.
Los Sistemas de Contabilidad que pueden
ser empleados son tanto el Sistema Manual
como el Sistema Computarizado.
Sobre el particular debe tenerse en cuen-
ta que el Sistema Contable, viene determi-
nado segn la llevanza de los Libros Princi-
pales, es decir, Diario, Mayor e Inventarios
y Balances, el que deber ser comunicado
a la SUNAT al momento de inscribirse en el
RUC. Ello implica que, los libros y registros
distintos a los libros principales, tales como
Registros de Compras y Ventas, y otros pue-
dan llevarse mediante un sistema diferente
no teniendo que adecuarse estos necesaria-
mente al sistema empleado para los Libros
Principales.
Al respecto el Tribunal Fiscal en la RTF N
1006-4-99 (29.11.99) ha sealado que los
Registros de Compras y Ventas son registros
auxiliares cuya informacin se encuentra re-
cogida en los libros principales de Contabi-
lidad, por lo que el hecho que la recurrente
lleve en otro sistema los mismos no signica
que hubiera cambiado el sistema de contabi-
lidad de los Libros Principales.
Es importante sealar que una vez adopta-
do el sistema en que sern llevados los Libros
principales no podr ser variado en el curso
del ejercicio sino hasta el ejercicio siguiente
de conformidad a lo sealado en la Resolu-
cin Directoral N 010-DGC (13.02.70). En
este supuesto, se requiere que se comunique
a la Administracin Tributaria el cambio que
debe efectuarse necesariamente al inicio de
cada ejercicio que conforme a lo establecido
en el artculo 24 de la Resolucin de Superin-
tendencia N 210-2004/SUNAT (18.09.2004)
tiene como plazo los 5 das hbiles siguien-
tes, utilizando para tal efecto el Formulario N
2127: Solicitud de modicacin de Datos; o
a travs de SUNAT Virtual utilizando para tal
efecto el Sistema SOL, SUNAT Operaciones
en Lnea debiendo contar para tal efecto con
su Cdigo de Usuario y su clave Sol, en la op-
cin Modicacin de Datos RUC de Trmites
y Consulta de RUC.

5. Contabilidad completa y contabi-

lidad simplicada

5.1. Contabilidad completa

De conformidad con el artculo 65 del
TUO de la Ley del Impuesto a la Renta
para algunos contribuyentes generado-
res de rentas de tercera categora exis-
te la obligacin de llevar Contabilidad
Completa, regulndose en dicho artcu-
lo que mediante Resolucin de Superin-
tendencia se deniran los libros y regis-
tros que la comprenden; lo que ocurri
con la publicacin de la Resolucin
N 234-2006/SUNAT (30.12.2006), en
cuyo artculo 12 vigente a partir del
01.01.2009, se detalla los libros y regis-
tros contables que la integraran.
CONTABILIDAD COMPLETA
(*)
(A partir del 01.01.2009)
LIBROS Y REGISTROS AUXILIARES EXIGIBLES DE CORRESPONDER SU LLEVADO LIBROS PRINCIPALES Y AUXILIARES OBLIGATORIOS
(*) Para efectos tributarios se encuentran obligados a llevar contabilidad completa tanto las personas jurdicas como personas naturales con negocio cuyos ingresos
brutos anuales sean mayores a 150 UIT en virtud a la modicacin producida al artculo 65 del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta a travs del artculo 2
del Anexo del Decreto Supremo N 007-2008-TR (30.09.2009).
REGISTRO DE
COSTOS
INVENTARIO
PERMANENTE
VALORIZADO
INVENTARIO
PERMANENTE EN
UNIDADES FSICAS
PLANILLA
ELECTRNICA Y SLO EN SU DE-
FECTO LIBRO DE RETENCIONES
INCISOS E) Y F) ARTCULO 34 LIR
(1)
REGISTRO
DE ACTIVOS
FIJOS
INVENTARIOS
Y BALANCES
MAYOR
DIARIO
LIBRO CAJA Y
BANCOS
REGISTRO DE VENTAS REGISTRO DE COMPRAS
5.2. Contabilidad simplicada
A raz de la modicatoria efectuada al
artculo 65 de la Ley del Impuesto a la
Renta por el artculo 2 del Anexo del
TUO de la Ley de MYPES (aprobado
por Decreto Supremo N 007-2008-TR),
se regula que los perceptores de rentas
de tercera categora (sin hacer distin-
go de la calidad de persona, es decir
sea persona natural o jurdica) cuyos
ingresos brutos anuales no superen las
150 UIT debern llevar como mnimo
(i) un Registro de Ventas, (ii) un Registro
de Compras y (iii) Libro Diario de Forma-
to Simplicado, de acuerdo a las normas
de la materia.
El artculo 38 del Reglamento de la Ley
del Impuesto a la Renta, seala que para
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determinar los ingresos referidos en el
artculo 65 se considerarn los ingresos
obtenidos en el ejercicio gravable ante-
rior y la UIT correspondiente al ao en
curso. En el caso que inicien actividades
generadoras de rentas de tercera catego-
ra en el transcurso del ejercicio consi-
derarn los ingresos que se presuman se
obtendrn en el mismo.
Para el ejercicio 2010, 150 UIT equivalen
a S/. 540,000.

6. Contenido de la Resolucin N
234-2006/SUNAT y su vigencia

En funcin a la estructura antes referida, se

aprecia que a partir del 01.07.2010, rige la re-
gulacin dispuesta en el artculo 13 respecto
a los formatos e informacin mnima a incluir
en cada libro o registro. A continuacin, en el
presente numeral referimos algunos alcances
relacionados con los aspectos que regula la
Resolucin N 234-2006/SUNAT y que se en-
cuentran vigentes.
6.1 Legalizacin
Para que los libros y registros adquieran
validez stos deben legalizarse, en tanto
se lleven bajo el sistema manual o com-
putarizado
(2)
, estableciendo el artculo
3 de la Resolucin de Superintendencia
N 234-2006/SUNAT que stos deben
ser legalizados ANTES de su uso, por un
Notario quien certicar la apertura de
libros u hojas sueltas de actas de con-
tabilidad y otros que la Ley seale, o a
falta de stos, los jueces de paz letrados
o jueces de paz, quines sellarn todas
las hojas del libro o registro, las mismas
que debern estar debidamente foliadas
No existe un plazo mximo propiamen-
te dicho para efectuar la legalizacin,
sin embargo teniendo en cuenta el plazo
mximo de atraso permitido para anotar
las operaciones; se puede advertir en
funcin a la fecha en que se legaliza si
se haba observado o no dicho plazo.
Vigencia de la Norma
Legalizacin y Empaste
Requisitos generales que
deben contener
Modicacin de la razn o
denominacin social
Plazo mximo de atraso
01.01.2007
Prdida y Destruccin 01.01.2007
Contabilidad Completa 01.01.2009
01.07.2010
Segn el numeral 2.4 del artculo 2 de
la Resolucin, en ningn caso el nmero
de legalizacin, folios o de registros po-
dr contener adicionalmente caracteres
distintos, tales como letras.
a. Procedimiento para legalizacin
En el supuesto que el contribuyente
haya optado por el Sistema Compu-
tarizado, el procedimiento a seguir
sera el siguiente:
a.1. Plazos a considerar
Tal como se ha referido, los libros
y/o registros contables vinculados a
asuntos tributarios deben ser legali-
zados antes de su uso, vale decir an-
tes de que se efecte la impresin de
las operaciones que comprendan los
mismos.
Al respecto, debemos sealar que
dado que existe un plazo mximo
de atraso (Anexo 2 de la Resolucin)
para anotar (incluye impresin) las
operaciones en los libros y/o registros
vinculados a asuntos tributarios, la
Administracin Tributaria tiene como
criterio aplicar dicho plazo tambin
para efectos de la legalizacin.
a.2. Proyeccin de hojas a utilizar
En principio, los contribuyentes que
opten por llevar sus registros y libros
vinculados a asuntos tributarios en
forma computarizada deben efectuar
una adecuada proyeccin del nme-
ro de hojas continuas que se van a
legalizar de acuerdo a la frecuencia
con que planiquen que vayan a
efectuar dichas legalizaciones.

PROYECCIN DE HOJAS
Se debe tener en cuenta:
El volumen de
operaciones que
realiza la em-
presa de acuer-
do a su giro o
actividad.
Eleccin del papel ade-
cuado para cada tipo
de libro y/o registro,
de acuerdo al nmero
de columnas que stos
contienen, segn el
tipo de impresora.
Fallas durante la impre-
sin.
Errores del personal en-
cargado de la impresin.
Errores del sistema al
momento de la impre-
sin.
Referencia del nme-
ro de hojas utilizadas
en el ejercicio ante-
rior complementado
con las expectativas
del crecimiento de
la empresa.
a.3. Foliacin
Una vez determinado el nmero de
hojas continuas a legalizar, se deber
proceder a su foliacin, vale decir a
la numeracin de cada uno de los fo-
lios que constar el libro y/o registro
contable llevado en forma computa-
rizada.
a.4. Tratamiento de las Hojas
Inutilizadas
Pueden producirse errores, fallas
de impresin o cualquier otra si-
tuacin que inutilice una hoja
previamente legalizada, en estas
circunstancias, conforme al lti-
mo prrafo del numeral 5.3 del
artculo 5 de la Resolucin N
234-2006/SUNAT, se deber in-
cluir las hojas anuladas dentro
del periodo que se empastar.
Entendiendo que, la anulacin se
realizar tachndolas o inutilizn-
dolas de manera visible.
Sobrantes
Conforme con el numeral 5.3
del artculo 5 de la Resolucin
N 234-2006/SUNAT las hojas
sueltas o continuas correspon-
dientes a un libro o registro de
una misma denominacin, que
no hubieran sido utilizadas para
el registro de operaciones del
ejercicio en que se trate, podrn
emplearse para el registro de
operaciones del ejercicio inme-
diato siguiente.
En este caso, de producirse el em-
paste en varios tomos, cada uno
incluir como primera pgina una
fotocopia del folio que contenga
la legalizacin del libro o registro
al que corresponde.
b. Legalizacin del segundo y siguien-
tes libros
Para la legalizacin del segundo y si-
guientes libros y registros vinculados
a asuntos tributarios, de una misma
denominacin, el artculo 4 de la
Resolucin establece que se deber
tener en cuenta lo siguiente:
Utilizando hojas sueltas o conti-
nuas: Se deber presentar el l-
Formatos e Informa-
cin mnima que de-
ben incluir en cada
libro o registro
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timo folio legalizado por notario
del libro o registro anterior.
Llevados en forma manual: Se
deber acreditar que se ha con-
cluido con el anterior. Dicha
acreditacin se efectuar con la
presentacin del libro o registro
anterior concluido o fotocopia
legalizada por notario del folio
donde conste la legalizacin y del
ltimo folio del mencionado libro
o registro.
6.2. Empaste de los Libros y/o Registros lle-
vados en hojas sueltas o continuas
En caso existan hojas sobrantes y no se
desee utilizarlas en el ao siguiente, las
mismas debern ser anuladas e incluidas
en el empaste a realizar.

6.3. Plazo mximo de atraso de los libros y
registros
La anotacin de las operaciones implica
asentar una operacin a travs del co-
rrespondiente registro contable ya sea
en forma manual o computarizada. El
plazo mximo de atraso, se regula en el
anexo 2 de la Resolucin N 234-2006/
SUNAT (30.12.2006). En el caso de sis-
tema computarizado, se entiende que
dentro del plazo mximo de atraso debe
efectuarse la legalizacin, anotacin y
posterior impresin.
6.4. Requisitos generales en la llevanza de
los Libros y Registros vinculados a asun-
tos tributarios
La Resolucin N 234-2006/SUNAT
establece en su artculo 6, las siguien-
tes condiciones que deben llevar los
libros y registros vinculados a asuntos
tributarios:
a) Respecto al Libro
En lo que concierne al contenido, en
general stos deben tener como Da-
tos de Cabecera lo siguiente:
Denominacin del libro o regis-
tro.
Periodo y/o Ejercicio al que co-
rresponde la informacin regis-
trada.
Nmero de RUC del deudor tribu-
tario, Apellidos y nombres, deno-
minacin y/o razn social de ste.
Esta informacin slo ser nece-
saria en el primer folio de cada
periodo o ejercicio en caso de ser
llevado en forma manual el libro
o registro, se entiende que deber
ser consignada en todos los folios
o pginas de ser llevado en forma
computarizada.
Incluir los registros o asientos de
ajuste, reclasicacin o rectica-
cin que corresponda, as como
las operaciones que se omitieron
registrar en meses o ejercicios res-
pecto de los cuales ya se realiz
la totalizacin correspondiente.
Contener folios originales, no ad-
mitindose la adhesin de hojas o
folios, salvo disposicin legal en
contrario
(3)
.
Como una Regla Especca, se
dispone que en el caso del Libro
de Inventarios y Balances se con-
signe la rma al cierre de cada pe-
riodo o ejercicio gravable, segn
corresponda, por:
Deudor tributario o su represen-
tante legal.
Contador Pblico Colegiado
(CPC) o Contador Mercantil, res-
ponsable de su elaboracin.
b) Respecto de las Operaciones conte-
nidas en los libros
De manera general establece las si-
guientes cinco (5) condiciones:
Orden cronolgico y correlativo.
Legibilidad y confabilidad.
Empleo del Plan Contable Ge-
neral vigente en el pas. Para el
ejercicio 2010, puede utilizarse
el PCGR o el PCGE, segn la op-
cin que tome el contribuyente.
A partir del ejercicio 2011, obli-
gatoriamente se debe utilizar el
PCGE.
No obstante, dada la existencia
de ciertos sectores econmicos
con caractersticas propias que se
encuentren obligados a emplear
un Plan de Cuentas, Manual de
Empaste de
Hojas Sueltas
o Continuas
Dentro de los cuatro (4) primeros
meses del ejercicio gravable al que
corresponden las operaciones.
Dentro de los cuatro (4) primeros me-
ses del ejercicio gravable siguiente a
aqul en que se reunieron 20 hojas.
Regla General:
Empastar las hojas sueltas por
periodo.
Regla Especial:
Empastar slo a partir del periodo
en que se tiene 20 hojas o ms.
Contabilidad u otro similar distin-
to, en cuyo caso debern utilizar
estos ltimos.
Totalizacin de los importes por
cada folio, columna o cuenta
contable.
Expresado en moneda nacional y
en castellano, salvo la excepcin
dispuesta en el numeral 4 artculo
87 del Cdigo Tributario referi-
da a contribuyentes autorizados
a llevar Contabilidad en Moneda
Extranjera.
Lo expresado anteriormente, no re-
sulta aplicable para los siguientes
libros regulados en normas especia-
les:
Libro de Actas de la Empresa Indi-
vidual de Responsabilidad Limita-
da.
Libro de Actas de la Junta General
de Accionistas.
Libro de Actas del Directorio.
Libro de Matrcula de Acciones.
Libro de Planillas.

7. Formatos e informacin mnima

vigente a partir del 01.07.2010

7.1. Antecedentes
A travs de la Resolucin de Super-
intendencia N 239-2008/SUNAT
(31.12.2008) y vigente a partir del 1
de enero 2009, se produjeron modi-
caciones a la Resolucin N 234-2006/
SUNAT relacionadas con el Libro Diario
de Formato Simplicado, la informacin
mnima y de algunos formatos del Libro
de Inventarios y Balances.
Producido los cambios referidos, a partir
del 01.01.2009; entraron en vigencia el
artculo 12 (que regula sobre Contabi-
lidad Completa) y 13 (Informacin M-
nima y Formatos) de la Resolucin. No
obstante, a travs de la Resolucin de
Superintendencia N 017-2009/SUNAT
(24.01.2009) se suspende en forma ex-
cepcional a partir del 25 de enero y has-
ta el 31 de diciembre de 2009, la aplica-
cin de lo previsto en el artculo 13 de
la Resolucin, con excepcin de lo es-
tablecido en el inciso 5-A (Libro Diario
de Formato Simplicado) y el numeral
13.4. (Registro de Inventario Permanente
en Unidades).
Sin embargo, con la dacin de la Re-
solucin de Superintendencia N286-
2009/SUNAT (31.12.209) se prorroga
la suspensin de la vigencia del artculo
13 hasta el 30.06.2010. Por lo cual, su
vigencia ocurre a partir del 1 de julio
2010, en forma obligatoria.
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7.2. Aspectos que regula el artculo 13
7.3. Sistemas de llevado de Libros y Regis-
tros: Manual, Computarizado y/o Siste-
ma Electrnico
A partir del 01.07.2010 tambin entra
en vigencia el sistema de llevado de
libros y registros en forma electrnica
pero en forma opcional, por lo cual
corresponder a cada contribuyente
evaluar la opcin a utilizar. Inclusive
pueden coexistir ambos sistemas (Ma-
nual o Computarizado con el Sistema
Electrnico), ya que la opcin para este
ltimo sistema (electrnico) puede ser
solo para un Libro o Registro.
OBLIGATORIO
OPCIONAL
Para cada libro o registro
del 01.07.10 al 31.12.10
SistemaMa-
nual y Com-
putarizado
Sistema
Electrnico
Informacin Mnima y formatos
Artculo 13 Resolucin de Superintenden-
cia N 234-2006/SUNAT
Determinacin de los formatos, estructura e
informacin de los libros y registros
Resolucin N 286-2009/SUNAT (31.12.2009)
El ejercicio de la opcin genera para el ejer-
cicio 2011, la obligacin de llevar todos los
libros y/o registros de manera electrnica
NOTAS
(1) El uso de este libro es de carcter residual, el inciso j) del artculo 21 del RLIR modicado por Decreto Supremo N 177-2008-EF(30.12.2008), dispuso que el
sustento formal de los conceptos referidos, para aquellos obligados a presentar el PDT 601 corresponde a la Planilla Electrnica.
(2) A travs de la Resolucin de Superintendencia N 286-2009/SUNAT (31.12.2009) se implementa el llevado de determinados libros y/o registros vinculados a
asuntos tributarios de manera electrnica. Al respecto, si el contribuyente opta por esta opcin para llevar sus libros y/o registros, ya no tendr obligacin a nivel
tributario de legalizar sus libros y/o registros puesto que ya no se proceder a su impresin (computarizado) o anotacin (manual), ello independientemente que
tenga que contar con un sistema para generar los archivos a transferir el aplicativo desarrollado por SUNAT, denominado aplicativo PLE.
(3) La nica disposicin legal que admite el pegado de hojas para el caso del Libro de Actas, es el artculo 136 de la Ley General de Sociedades que de manera excep-
cional permite la adhesin.