Software Contable Gbs 15 Ficha Tecnica Pedidos y Cotizaciones

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2009

PEDIDOS Y COTIZACIONES: EL PASO A PASO
SISTEMA DE COTIZACIONES Y PEDIDOS
INTEGRADO CON EL MODULO DE FACTURACION
DE VENTAS DE GBS

El presente documento tiene como propsito responder a la pregunta:

Cmo puedo yo COTIZAR A MIS CLIENTES, O
RECIBIR PEDIDOS DE VENTAS que se Integren
Totalmente con Facturacin?

Es decir,

1. Cmo puedo yo Digitar un Pedido de Ventas, o una Cotizacin?

2. Cmo puedo yo Imprimir mis Pedidos de Ventas o Cotizaciones
?

3. Cmo puedo yo Enviar por Email mis Pedidos de Ventas o
Cotizaciones ?
NOTA: ES REQUISITO USAR MICROSOFT OTLOOK EXPRESS
COMO CLIENTE DE CORREO ELECTRONICO

4. Cmo puedo yo Exportar a Excel, Word, PDF, HTML, BMP
mis Pedidos de Ventas o Cotizaciones ?

5. Cmo puedo yo CONVERTIR EN FACTURA mis Pedidos de
Ventas o Cotizaciones ?

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1. DIGITANDO Mis Pedidos

En Gestin Comercial, vamos a crear un Tipo de Documento Fuente,
para llevar el Consecutivo de Mis Pedidos de Ventas

Men Tablas
Opcin E. Tabla de Tipos

Creamos un Tipo PDC, con Prefijo PDC, Nombre Pedidos a Crdito,
Consecutivo PDC00000 y habilitamos la casilla PEDIDOS de Ventas.

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En Gestin Comercial, vamos a Digitar Nuestro Primer Pedido de Ventas

Men Mis Documentos
Opcin 1. Grabar Actualizar
Subopcin 8. Mis Pedidos de Ventas

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El Formulario para Digitar Pedidos de Ventas, es exactamente igual al de
Facturacin de Ventas. En la siguiente grfica, se muestra el Formulario
de Pedidos de Ventas, SIN PEDIDOS.

En la siguiente grfica, se muestra el Formulario de Pedidos de Ventas
CON EL PRIMER PEDIDO DIGITADO.

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2. IMPRIMIENDO Mis Pedidos

Mi Primer Pedido, el nmero PDE00001, puede imprimirse en Formato
de Cotizacin, o en Formato de Pedido de Ventas, para que lo Acepte y
Firme el Cliente.
En la parte inferior del formulario aparece la casilla:
Imprimir ORDEN DE PEDIDO ? (O COTIZACION)
Si usted chequea positivamente esta casilla, se imprime en formato de
Pedido.

Para imprimir en formato de Cotizacin:
1. Pulse el botn Modificar del formulario
2. Chequee negativamente la casilla

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Imprimir ORDEN DE PEDIDO ? (O COTIZACION)
3. Pulse el botn Guardar del formulario

Una vez usted decida en qu formato Imprimir, Pulse el botn Imprimir
del formulario Y LISTO!.

La siguiente grfica muestra la pantalla despus de Pulsar el botn
Imprimir del formulario:
NOTA: Se obtiene un formato de COTIZACION, por que esa es la opcin
de Impresin que se seleccion en la grfica anterior.

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3. ENVIANDO Por E-mail Mis Pedidos

Mi Primer Pedido, el nmero PDE00001, puede ser enviado por Email a
mi Cliente, para que l lo acepte y lo devuelva firmado, previo a la
facturacin y el despacho.
El Pedido se enva como un archivo adjunto en formato de Word, Excel,
PDF, HTML al correo electrnico de mi Cliente.
NOTA: ES REQUISITO USAR MICROSOFT OTLOOK EXPRESS COMO
CLIENTE DE CORREO ELECTRONICO.

Primero, Pulse el botn Imprimir.

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Para enviar el Pedido Email como adjunto, en formato EXCEL, para que
se pueda revisar por parte de Mi Cliente, pulse clic en el botn X, de la
barra de Herramientas.
NOTA: El botn X est en la barra de Herramientas, junto al logotipo
de Internet Explorer: e

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Veremos la siguiente Pantalla, para exportar a EXCEL:

Pulse clic en E-Mail y diligencie as:
Send To: (Escriba el email de su cliente)
Subject: (Escriba el asunto para el email a enviar)
Pulse clic en OK
El Sistema tarda unos segundos exportando el Pedido al formato EXCEL.
Note en la parte superior izquierda del formulario, el mensaje 100%
Converted.

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Luego, aparece el Outlook Express, listo para enviar el mensaje, dirigido
a su cliente, con el Pedido grapado o adjunto, en un archivo de Excel
con el nombre GBSExpressMiPedido.XLS

Usted puede completar el email y enviarlo desde su Software de Correo
Electrnico, normalmente como enva sus correos.

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4. EXPORTANDO a Excel, Word, PDF, HTML,
BMP mis Pedidos de Ventas o Cotizaciones

Mi Primer Pedido, el nmero PDE00001, puede ser exportado a
diferentes formatos y aplicaciones. Por ejemplo: lo puedo exportar a
Word, cambiar las fuentes, agregar un logotipo e imprimir o mandarlo
por FAX a Mi Cliente, directamente desde Word.
Esta es la mejor forma de Personalizar Mis Pedidos o Cotizaciones!.
Veamos:

Primero, Pulse el botn Imprimir.

pulse clic en el botn W, de la barra de Herramientas.
NOTA:

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El botn W est en la barra de Herramientas, junto al botn
Impresora
El Sistema tarda unos segundos exportando el Pedido al formato
WORD

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Note en la parte superior izquierda del formulario, el mensaje 100%
Converted.

LISTO!

As luce Mi Primer Pedido en Word:

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Cambiemos la fuente y enviemos por fax a Mi Cliente desde Word.

NOTA:
Usted puede conservar sus Pedidos en formato de Word o PDF en una
carpeta en Mis Documentos, como una imagen digital de todos los
documentos de la empresa. Esto es parte de los Sistemas de Gestin de
la Calidad: Mantener los Soportes de todas las operaciones del negocio.

Ahora, Enviemos por fax a Mi Cliente:

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5. CONVIRTIENDO EN FACTURA mis
Pedidos de Ventas o Cotizaciones

Excelente!

Todo lo que hemos podido hacer desde DIGITAR, IMPRIMIR, ENVIAR
POR EMAIL, EXPORTAR A OTRAS APLICACIONES, ENVIAR POR FAX y
dems, son poderosas herramientas que aumentan la productividad del
equipo de ventas de mi empresa.

Pero realmente, lo ms importante es CERRAR LA VENTA, es decir, que
Mis Pedidos y Cotizaciones sean aceptadas por Mis Clientes y por lo
tanto, CONVERTIRLOS EN FACTURA DE VENTAS.

El proceso de CONVERTIR EN FACTURAS MIS PEDIDOS, se hace desde
el Formulario de Ventas:

En Gestin Comercial, vamos a CONVERTIR Nuestro Primer Pedido en
FACTURA de Ventas

Men Mis Documentos
Opcin 1. Grabar Actualizar
Subopcin 1. Facturar Ventas

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Y aparece el Formulario de Ventas

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NOTESE: En la parte Inferior derecha del formulario, aparece el botn
Nueva FC de Pedido

Pulse clic en el botn Nueva FC de Pedido.
En la Ventana Agregar, escoja el tipo de factura y pulse el botn
Agregar (de la misma manera que usted agrega una nueva factura de
venta)

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