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ANLISE DO PROCESSO
34
So de notar as vrias instncias em que o processo se caracteriza por interaco entre
diferentes departamentos quer ao nvel de actividades realizadas de forma conjunta (como o
caso da Negociao), quer ao nvel de actividades realizadas por um dado departamento que
requerem inputs de outros departamentos (como no caso da Preparao de pedidos).
Para o propsito de realizar um levantamento sobre o funcionamento do processo, o mesmo foi
segmentado nos seguintes componentes:
Preparao de pedidos;
Prospeco de mercado;
Anlise das propostas;
Negociao;
Adjudicao/formalizao;
Recepo de materiais/servios;
Avaliao;
Assistncia aps venda.
Ao longo desta seco ser feita uma anlise de cada um destes componentes.
3.2.1 Preparao de pedidos
Os fornecedores e subempreiteiros que trabalham com a Edifer indicam que a empresa deve
melhorar a preparao dos pedidos que coloca no mercado conforme o Quadro 3.2 indica:
Quadro 3.2 Opinio dos subempreiteiros e fornecedores da preparao dos pedidos
Mdia
Os pedidos colocados no econstroi vm devidamente preparados. 53%
Os pedidos que a Edifer coloca no econstroi vm devidamente preparados. 67%
Os pedidos so, em geral, iniciados pela Produo, sendo esta a responsvel pela sua
preparao. Relativamente a este assunto, os inquritos revelam que DAP e Produo tm
opinies divergentes relativamente adequao do procedimento ainda que ambas
considerem que a preparao dos processos seja de extrema importncia, conforme se pode
ver no Quadro 3.3:
ANLISE DO PROCESSO
35
Quadro 3.3 Opinio dos colaboradores da Edifer relativa preparao dos pedidos
Mdia
DAP
Mdia
Produo
Diferena
Considera importante a preparao dos processos
para lanamento no mercado?
96% 93% 3%
Considera que os processos so bem preparados?
53% 69% 15%
Acha adequado que seja a Obra a colocar os
processos no econstroi?
84% 58% 27%
3.2.2 Prospeco do mercado
Neste ponto, o aspecto mais crtico detectado ser provavelmente o da receptividade a
empresas novas, como se pode ver no Quadro 3.4. Na pergunta Qual a receptividade dos
Directores de Obra [DOB] a empresas novas?, a Produo respondeu com uma mdia de
73%, enquanto que a DAP com uma mdia de 47%, ligeiramente negativa: representando
assim uma diferena de 26%.
Quadro 3.4 Opinio dos colaboradores da Edifer relativa prospeco de mercado
Mdia
DAP
Mdia
Produo
Diferena
Como caracterizaria a sua capacidade na anlise (a
priori) de empresas novas (no habituais)?
69% 64% 5%
Qual a receptividade dos DOB a empresas novas?
47% 73% 26%
Utiliza a Base de Dados de empresas no econstroi
para identificar novas empresas?
69% 39% 30%
Considera que a DAP tem um contributo importante
na identificao de novas empresas e pesquisa ao
mercado?
78% 75% 2%
Foram tambm colocadas 2 questes relativamente a trabalhar com novas empresas (Quadro
3.5):
Quadro 3.5 Identificao de novas empresas por parte dos colaboradores da Edifer
Mdia
DAP
Mdia
Produo
Diferena
Quantas empresas novas identificou durante os
ltimos 6 meses?
7,5 4,3 43%
Quantas visitas externas realizou nos ltimos 6
meses?
1,3 0,9 31%
ANLISE DO PROCESSO
36
3.2.3 Anlise das propostas
Uma vez recebido um conjunto de propostas, estas so analisadas umas em comparao com
as outras, de forma a proceder adjudicao. Para tal, recorre-se a um mapa comparativo
gerado de forma automtica na plataforma econstroi. Este mapa comparativo geralmente
iniciado pelos aprovisionadores da DAP: estes do o seu parecer relativamente proposta que
parece ser a mais vantajosa, seguindo depois este parecer produo, para que possa ser
aprovado.
Esta anlise do mapa comparativo contempla, como natural, variados factores associados a
cada uma das propostas: preo, garantia, quantidades, qualidade, desempenho passado do
concorrente, prazos, etc. Como se pode supor, no possvel considerar todos estes factores
de forma analtica no mapa que gerado automaticamente a partir das propostas introduzidas
pelos concorrentes no econstroi. Usando um exemplo, a plataforma desconhece a avaliao
que a Edifer faz de um dado fornecedor ou subempreiteiro bem como a importncia que
dada a essa mesma avaliao no podendo por isso considerar esse parmetro aquando da
gerao do mapa comparativo.
Em adio, a Edifer recebe tambm propostas de concorrentes externos ao econstroi. Ainda
que estas propostas possam ser adicionadas pelos colaboradores da Edifer ao econstroi, as
mesmas no so contempladas pelo sistema aquando da gerao do mapa comparativo.
As respostas dadas ao inqurito relativamente a este ponto, indicadas no Quadro 3.6, reflectem
estes problemas:
Quadro 3.6 Respostas dos colaboradores da Edifer relativas anlise de propostas
Mdia
DAP
Mdia
Produo
Diferena
O mapa comparativo do econstroi pode ser
melhorado?
84% 70% 14%
As informaes que a DAP fornece s Direces de
Obra relativamente a um subempreiteiro so
suficientes para uma boa deciso de adjudicao?
(Avaliaes passadas, historial, etc.)
71% 59% 12%
Considera que a informao existente sobre novas
empresas ajuda tomada de deciso?
71% 64% 8%
Conheo de forma adequada os problemas na aps
venda que um dado subempreiteiro j teve.
53% 47% 6%
O facto de o articulado enviado pelos concorrentes
por vezes no estar devidamente preparado
prejudicial.
80% N/A N/A
ANLISE DO PROCESSO
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Em resposta pergunta O mapa comparativo do econstroi pode ser melhorado?, a DAP
atribuiu uma mdia alta, de 84%.
J quanto pergunta As informaes que a DAP fornece s Direces de Obra relativamente
a um subempreiteiro so suficientes para uma boa deciso de adjudicao? (Avaliaes
passadas, historial, etc.), a Produo respondeu com uma mdia baixa, de 59%.
Para finalizar, um aspecto revelador: tanto DAP como Produo indicam no conhecer de
forma adequada os problemas que os subempreiteiros tm aps venda: dada uma
classificao da ordem dos 50%.
Se no so conhecidos os problemas aps venda, no possvel considerar-se que a
avaliao seja fidedigna. No sendo a avaliao fidedigna, a anlise das propostas, que integra
essa mesma avaliao, tambm no pode ser considerada fidedigna podendo, em ltima
instncia, conduzir a adjudicaes no ptimas.
3.2.4 Negociao
A negociao aparenta ser tida como um dos pontos fortes do processo de aprovisionamento
conforme indicado pelo Quadro 3.7.
Quadro 3.7 Respostas dos colaboradores da Edifer relativas fase de negociao
Mdia
DAP
Mdia
Produo
Diferena
Como avalia a sua capacidade de negociao?
78% 72% 6%
Como avalia a capacidade de negociao da DAP?
79% 78% 1%
Preparo sempre os documentos relevantes para a
negociao.
78% 75% 2%
Tenho sempre uma lista de questes pr-preparada
para a negociao.
80% 75% 5%
A acta da negociao sempre feita.
87% 80% 7%
O tempo dedicado negociao suficiente.
64% 73% 8%
DAP e Produo atribuem, com concordncia, boas classificaes a diversos aspectos deste
passo do processo de aprovisionamento.
Em adio, na pergunta de resposta livre Quais os 3 pontos fortes da DAP?, tanto a Produo
como a prpria DAP incluem a capacidade de negociao no top 3 dos seus pontos fortes.
H, entretanto, uma ressalva a fazer: dos diversos aspectos relativos negociao, o tempo
que lhe acaba por ser alocado aquele que recebe pior classificao: 73% pela Produo;
64% pela DAP. Algo paradoxalmente, possvel que este seja um dos motivos pelos quais a
negociao , no seu todo, considerada um ponto forte. De facto, vrios colaboradores da DAP
ANLISE DO PROCESSO
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especificaram que so frequentemente conseguidos pequenos milagres negociais, superando
obstculos tais como... o tempo disponvel.
3.2.5 Adjudicao/Formalizao
O Quadro 3.8 revela surgir aqui uma das classificaes mais baixas de todo o inqurito: tanto
DAP como Produo consideram que as avaliaes dos fornecedores/subempreiteiros no so
contempladas de forma adequada para as adjudicaes: atribuem a este aspecto uma nota
mdia de 60%.
H tambm a notar uma disparidade (15%) em relao adequao dos contratos s
necessidades de gesto de obra, sendo atribuda a este parmetro uma classificao de 62%
pela Produo.
Quadro 3.8 Respostas dos colaboradores da Edifer sobre adjudicao e formalizao
Mdia
DAP
Mdia
Produo
Diferena
As avaliaes dos fornecedores/subempreiteiros so
convenientemente tidas em conta para as decises
de adjudicao?
62% 58% 5%
Considera as condies contratuais adequadas e
necessrias (os contratos existentes esto
adequados s necessidades de gesto de obra)?
78% 62% 15%
3.2.6 Recepo de materiais/servios
Este ponto, reflectido no Quadro 3.9, traduz essencialmente a comunicao Produo/DAP
aquando de problemas com a recepo de materiais/servios. A opinio unnime: nestes
casos, a DAP normalmente no chega a tomar conhecimento dos problemas (mdia de 56%).
Quadro 3.9 Respostas dos colaboradores da Edifer relativas recepo de bens e
respectivo feedback
Mdia
DAP
Mdia
Produo
Diferena
Quando os bens no vm de acordo com as
especificaes acordadas, a DAP chega a tomar
conhecimento do facto.
58% 58% 0%
Quando os bens no vm acompanhados da
correcta documentao tcnica, a DAP chega a
tomar conhecimento do facto.
51% 55% 4%
ANLISE DO PROCESSO
39
3.2.7 Avaliao (Geral)
Este um dos pontos mais reveladores do inqurito. As conversas com colaboradores da DAP
indicavam que a avaliao de fornecedores e subempreiteiros padece de problemas; as
respostas dos inquritos ofereceram alguma clarificao como se pode ver no Quadro 3.11.
H a notar que o facto de existir grande concordncia entre DAP e Produo relativamente aos
diversos aspectos da avaliao: a mxima diferena registada foi de 6%.
Tanto DAP como Produo atriburam importncia muito elevada avaliao de fornecedores
e subempreiteiros: 94%, em mdia.
Simultaneamente, ambas indicam que o mtodo de avaliao dos mesmos no
suficientemente consequente (mdia de 60%).
O ponto O mtodo de avaliao dos subempreiteiros e fornecedores reflecte o seu
desempenho real recebe uma classificao ligeiramente mais elevada (mdia de 68%).
Por ltimo: um dos problemas previamente associados ao mtodo de avaliao era o de ser
cego relativamente a desempenhos diferentes de um fornecedor/subempreiteiro com
Directores de Obra diferentes. Esta uma das nuances do mtodo de avaliao, descrita
atravs do Quadro 3.10.
De forma resumida, para cada trabalho realizado, os fornecedores/subempreiteiros recebem
uma classificao. Para cada nova adjudicao, calcula-se a mdia das suas ltimas 4
classificaes, sendo essa mdia a sua classificao nesse instante.
Vejamos agora o seguinte exemplo, real: por um ou outro motivo, o subempreiteiro A tem
desempenhos consistentemente pobres com o Director de Obra X, mas desempenhos
razoveis com outros Directores de Obra. Como consequncia, o Director de Obra X atribui-lhe
sempre uma avaliao negativa, enquanto outros Directores de Obra lhe atribuem
classificaes positivas tal como exemplificado abaixo:
Quadro 3.10 Mtodo de avaliao cego face especificidade de Directores de Obra
Adjudicao
Director
de Obra
Classificao
atribuda
1 X 39%
2 Y 90%
3 Z 86%
4 Y 69%
Classificao actual (mdia
das ltimas 4 classificaes)
71%
ANLISE DO PROCESSO
40
Passado algum tempo, surge novo concurso para uma subempreitada numa obra sob o
comando do Director de Obra X sendo que o subempreiteiro A um dos concorrentes. O
nico aspecto relativo avaliao deste subempreiteiro que contemplado na anlise das
propostas a sua classificao actual, de 71% de facto, actualmente no por exemplo
possvel extrair os resultados de avaliaes individuais. Isto significa, portanto, que se corre o
risco de, novamente, adjudicar uma subempreitada correspondente ao Director de Obra X ao
problemtico subempreiteiro A.
Este risco grave por dois motivos:
1. plausvel que o subempreiteiro em questo volte a ter um mau desempenho;
2. O Director de Obra em questo percepciona falta de consequncia no mtodo de
avaliao sendo assim reduzida a sua motivao para o preenchimento de futuros
questionrios de avaliao.
10
Este risco no processo de avaliao materializado com uma frequncia superior aceitvel: o
que explicar o elevado valor obtido para o ponto (constante do Quadro 3.11) que aborda a
possibilidade de um sistema de avaliao que permita conhecer o historial do desempenho de
um dado fornecedor/subempreiteiro com diferentes Directores de Obra: uma mdia de 88%.
Quadro 3.11 Opinio dos colaboradores da Edifer relativa avaliao de
subempreiteiros/fornecedores
Mdia
DAP
Mdia
Produo
Diferena
importante avaliar os subempreiteiros e
fornecedores.
93% 94% 1%
O mtodo de avaliao dos subempreiteiros e
fornecedores reflecte o seu desempenho real.
64% 71% 7%
O mtodo de avaliao dos subempreiteiros e
fornecedores consequente.
62% 58% 4%
Certos problemas com subempreiteiros no chegam
a ser reportados pelas Direces de Obra.
67% N/A N/A
Considero que teria interesse a existncia de uma
funcionalidade que permita conhecer com facilidade
todo o historial do desempenho de um dado
subempreiteiro/fornecedor com diferentes DOB.
89% 87% 2%
3.2.8 Avaliao (Questionrios)
A falta de consequncia referida acima tem como reflexo as notas dadas s questes que
ambicionavam aferir as causas por detrs da baixa taxa de respostas dos questionrios de
10
Esta uma das dificuldades existentes no processo de aprovisionamento: as taxas de resposta dos questionrios de
avaliao so muito baixas.
ANLISE DO PROCESSO
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avaliao. Dos quatro parmetros considerados (ver Quadro 3.12), a falta de consequncia do
preenchimento dos questionrios recebe um valor relativamente elevado: 71%. J a formulao
e a extenso dos questionrios so considerados como sendo menos importantes (55% e 60%,
respectivamente). Por fim, h a notar que o valor mais elevado (75%) atribudo incmoda
logstica
associada ao seu preenchimento: actualmente, depois de serem recebidos, os
questionrios so impressos, preenchidos mo, digitalizados, e enviados de volta.
Quadro 3.12 Causas apontadas pelos colaboradores da Produo a respeito das baixas
taxas de resposta dos inquritos
Mdia
DAP
Mdia
Produo
Diferena
"Os questionrios de avaliao so muito longos." N/A 60% N/A
Os questionrios de avaliao so mal formulados.
N/A 55% N/A
A logstica de os preencher incmoda preferia
poder simplesmente preencher online.
N/A 75% N/A
O preenchimento dos questionrios no tem as
consequncias que devia.
N/A 71% N/A
3.2.9 Avaliao (No conformidades)
Uma das outras dificuldades existentes, conforme indicado no Quadro 3.13, a frequente no
abertura de processos de no conformidades, quando estas existem.
Quadro 3.13 Causas apontadas pelos colaboradores da Produo a respeito da elevada
frequncia de no abertura de processos de no conformidades
Mdia
DAP
Mdia
Produo
Diferena
O procedimento de abertura de no conformidade
no suficientemente simples.
N/A 65% N/A
No tenho tempo para abrir as no conformidades.
N/A 61% N/A
No dado o seguimento certo s no
conformidades, pelo que a motivao para os
preencher baixa.
N/A 64% N/A
3.2.10 Assistncia aps venda
A avaliao de um fornecedor/subempreiteiro poder ser separada em dois grandes blocos:
desempenho na altura da execuo e desempenho ao nvel do aps venda. Quando se
adjudica um trabalho, deve ser conhecido o desempenho dos concorrentes ao nvel de ambos
blocos acima referidos. Este conhecimento deve existir tanto da parte da DAP como da parte
da Produo j que a anlise do mapa comparativo passa por ambos.
ANLISE DO PROCESSO
42
Neste contexto, o facto de a Produo indicar no estar a par do desempenho ao nvel do aps
venda (nota de 46%) revelador. Igualmente revelador o facto de a DAP ter uma percepo
diferente em relao a este mesmo assunto (64% - diferena de 18%).
Tambm h a assinalar o facto de, em resposta ao ponto Os custos associados aos
problemas do aps venda so tidos em considerao para adjudicaes futuras, surgir um
valor relativamente baixo: 60%.
Estes aspectos so indicados no Quadro 3.14:
Quadro 3.14 Considerao do desempenho no aps venda em adjudicaes futuras
Mdia
DAP
Mdia
Produo
Diferena
Os DOB esto a par do desempenho ao nvel do
aps venda dos subempreiteiros com os quais
trabalham.
64% 46% 18%
Os custos associados aos problemas do aps venda
so tidos em considerao para adjudicaes
futuras.
60% N/A N/A
3.2.11 Desempenho dos fornecedores/subempreiteiros
Foi pedido aos respondentes que indicassem o grau de importncia que atribuem a um
conjunto de factores relacionados com o desempenho dos fornecedores/subempreiteiros
Quadro 3.15:
Quadro 3.15 Importncia percepcionada de diferentes factores associados ao
desempenho de fornecedores/subempreiteiros
Mdia
DAP
Mdia
Produo
Diferena
Preos 78% 92% 14%
Qualidade 84% 92% 8%
Prazos 84% 94% 9%
Fiabilidade 85% 89% 4%
Aps venda 73% 83% 9%
Podemos concluir que dada elevada importncia a todos os factores sendo de destacar a
diferena (14%) entre DAP e Produo na importncia que atribuem aos preos. No deixa de
ser surpreendente, considerando que a Produo quem lhe atribui uma importncia superior.
ANLISE DO PROCESSO
43
J os prazos recebem a maior classificao de entre todos os parmetros, por parte da
Produo (94%).
Para alm dos aspectos acima listados, existia a possibilidade de os respondentes indicarem
dois aspectos da sua escolha, bem como a importncia que lhes associam. Do conjunto de
respondentes, 8 deles indicaram pelo menos um aspecto para alm dos listados. Estes so
referidos no Quadro 3.16, ordenados pelo ndice de Importncia Relativa (IIR), de forma a
ponderar o facto de nem todos os factores serem mencionados por todos os respondentes. O
IIR calculado atravs da seguinte expresso:
,
N E
c
IIR
=
onde
c = cada uma das classificaes (de 1 a 5)
E = valor mximo da escala usada (5)
N = nmero de respondentes deste conjunto (os 8 indicados acima)
Quadro 3.16 Factores adicionais, associados ao desempenho de
fornecedores/subempreiteiros, percepcionados como importantes
Mdia
Nmero de
respondentes
IIR
Capacidade financeira 70% 4 35%
Capacidade tcnica 87% 3 33%
Acompanhamento da obra 100% 1 13%
Coordenao com Director de Obra 100% 1 13%
Certificao 80% 1 10%
Cumprimento de prazos 80% 1 10%
Iseno de conflitos 60% 1 8%
De salientar que o valor correspondente ao IIR no pode ser comparado de forma directa com
os restantes valores, j que este no contempla a importncia de um dado parmetro ter sido
lembrado por um respondente. De facto, nas entrevistas com colaboradores da empresa
tornou-se evidente que, por exemplo, o parmetro Capacidade financeira considerado
bastante importante.
3.2.12 econstroi
Foram tambm colocadas perguntas relativamente plataforma electrnica econstroi sua
utilizao e benefcios da decorrentes.
ANLISE DO PROCESSO
44
Quando inquiridos sobre a possibilidade de trabalhar em econstroi ou usando suportes
tradicionais (fax, correio electrnico, etc.), 57% dos respondentes da Produo indicaram
preferir os suportes tradicionais.
Como se pode ver na Figura 3.6, no caso da DAP 56% indicaram preferir o econstroi, e 33%
indicaram preferir trabalhar com ambos em simultneo. Apenas um dos respondentes da DAP
indicou preferir suportes tradicionais ressalvando que, caso ganhe mais eficcia, o econstroi
passa a ser prefervel.
\
Figura 3.6 Ferramentas de trabalho preferidas pelos colaboradores da Edifer
Quando inquiridos sobre se o processo de aprovisionamento no econstroi poderia ser mais
agilizado, 89% dos respondentes da DAP responderam afirmativamente, sendo a percentagem
no caso da Produo 77% por outras palavras, mais baixa do que no caso da DAP.
Um motivo para esta aparente contradio que emerge por motivo de a DAP parecer preferir
o econstroi mais do que a Produo poder residir no facto de a Produo preterir o econstroi
devido baixa velocidade da internet existente em algumas obras e no por, por exemplo,
considerar que o mesmo poder ser mais agilizado.
O Quadro 3.17 contm uma lista das principais melhorias sugeridas ao processo de
aprovisionamento no econstroi, conforme indicadas pela DAP e pela Produo:
Ferramenta de trabalho preferida
"Prefere trabalhar em econstroi ou suportes tradicionais?"
56%
33%
36%
57%
7%
11%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
econstroi Suportes tradicionais Ambos
DAP
Produo
ANLISE DO PROCESSO
45
Quadro 3.17 Sugestes de melhorias ao processo de aprovisionamento no econstroi
Medida proposta
N. de
ocorrncias
- DAP
N. de
ocorrncias
- Produo
Total
Simplificao e reduo do nmero de passos em
cada processo (maior celeridade)
1 3 4
Maior flexibilidade do mapa comparativo (processo
de anlise melhorado)
3 - 3
Maior ligao com as Direces de Obra
- 3 3
Facilitar a submisso de propostas por parte dos
concorrentes (externos e internos)
2 - 2
Maior integrao entre o econstroi e outro software
1 1 2
Foi tambm pedido aos respondentes que indicassem qual era a importncia e mais valia que
associavam a uma srie de factores associados utilizao do econstroi (Quadro 3.18).
Um dos aspectos mais divulgados como oferecendo grandes vantagens aos utilizadores das
plataformas electrnicas a reduo de tempo trata-se, discutivelmente, do aspecto mais
publicitado de todos. , portanto, de notar o facto de este parmetro acabar por no receber
uma classificao to alta quanto se poderia esperar: 67% e 63%, respectivamente nos casos
da DAP e da Produo. Este parmetro, alis, est em primeiro lugar na lista de melhorias
sugeridas, conforme indicado no quadro anterior.
Tambm de destacar o parmetro Facilidade da comunicao DAP/Obra, que recebeu
classificaes baixas (60% no caso da DAP; 55% no caso da Produo).
Por fim, de notar os seguintes parmetros:
Facilidade de consulta ao mercado: existe uma grande diferena (17% em mdia)
entre as classificaes dadas pela DAP e Produo;
Mapas comparativos: tambm neste parmetro existe uma grande diferena entre
DAP e Produo (21%). A avaliao que a DAP faz desta funcionalidade
particularmente baixa (49%), re-enfatizando a j referida necessidade de melhoria dos
mapas comparativos.
Facilidade na colocao dos pedidos: a diferena entre as classificaes de DAP e
Produo no pode ser ignorada: 13%. De notar o facto de ser a Produo a atribuir a
classificao inferior (63%), j que a esta que, tipicamente, compete efectuar a
colocao dos pedidos.
Este ltimo parmetro, bem como o parmetro Facilidade na colocao das especificaes
(documentao tcnica) registaram dois dos trs valores mais baixos deste conjunto no
ANLISE DO PROCESSO
46
ser descabido considerar que tal se deve, pelo menos em parte, ao facto de algumas das
obras enfrentarem actualmente problemas com as suas ligaes de acesso internet que
dificultam a colocao de pedidos e seus anexos.
Quadro 3.18 Mais-valias associadas a alguns factores relacionados com o econstroi
Mdia
DAP
Mdia
Produo
Diferena
N. de propostas 73% 67% 6%
Facilidade de consulta ao mercado 87% 70% 17%
Reduo de tempo 67% 63% 4%
Facilidade de transmisso de informao 76% 71% 5%
Mapas comparativos 49% 70% 21%
Facilidade na colocao dos pedidos 76% 63% 13%
Facilidade na colocao das especificaes
(documentao tcnica)
67% 59% 7%
Facilidade da comunicao DAP/Obra 60% 55% 5%
Identificao de novas empresas 73% 73% 0%
Foram ainda colocadas Produo questes relativamente ao seu vontade em utilizar o
econstroi (Quadro 3.19):
Quadro 3.19 Facilidade de utilizao do econstroi por parte da Produo
Mdia
(Produo)
Tenho facilidade em utilizar o econstroi. 68%
Seria relevante uma melhor formao na utilizao do econstroi. 64%
Para concluir o inqurito, foram colocadas DAP questes relativas ao Clube de Parceiros e
aos Contratos Estratgicos de Compra.
3.2.13 Clube de Parceiros
No Quadro 3.20 esto indicadas as respostas relacionadas com o Clube de Parceiros.
Quadro 3.20 Opinio sobre o Clube de Parceiros
% Sim
(DAP)
O Clube de Parceiros est a desempenhar a sua funo adequadamente?
67%
O Clube de Parceiros tem margem para melhorar? 100%
ANLISE DO PROCESSO
47
Foram oferecidas as seguintes sugestes relativamente ao melhoramento do Clube de
Parceiros:
Entendimento/tratamento adequado por todos os intervenientes (em particular, os
Parceiros Edifer);
Criar condies internas para o bom funcionamento do Clube: por exemplo, garantir
prazos, para que os subempreiteiros possam tambm satisfazer a sua parte;
Alargamento do Clube a outras actividades.
3.2.14 Contratos Estratgicos de Compra
No Quadro 3.21 esto indicadas as respostas relacionadas com os Contratos Estratgicos de
Compra (tambm denominados Contratos-chapu).
Quadro 3.21 Opinio sobre os Contratos Estratgicos de Compra
% Sim
(DAP)
Os Contratos-chapu esto a desempenhar a sua funo adequadamente?
89%
Os Contratos-chapu tm margem para melhorar? 100%
Foram ainda oferecidas as seguintes sugestes relativamente ao melhoramento destes
Contratos:
Maior cobertura geogrfica e abrangncia de produtos;
Abrangerem fornecimentos correntes adicionais;
Maior apoio jurdico na elaborao dos contratos estratgicos.
3.2.15 Pontos fortes e pontos a melhorar
Foi pedido tanto DAP como Produo que indicassem aqueles que consideram ser os
pontos fortes e os pontos a melhorar uma da outra, assim como os seus prprios. Abaixo so
listados apenas os principais aspectos indicados em cada categoria, e sua frente o nmero
de ocorrncias de cada um deles.
Podemos ver no Quadro 3.22 que existe alguma concordncia entre DAP e Produo em
relao aos pontos fortes da Direco de Aprovisionamentos (DAP) com o conhecimento do
mercado e a negociao a serem referidos por ambos. No entanto, tal deve ser avaliado com
cautela. De facto, estes mesmos parmetros so percepcionados, distintamente, como sendo
ANLISE DO PROCESSO
48
pontos a melhorar (Quadro 3.23). Esta mesma cautela particular deve ser estendida a todas as
respostas nesta categoria.
Quadro 3.22 Pontos fortes da DAP, conforme percepcionado por DAP e Produo
Percepo da DAP
N. de
ocorrncias
Percepo da Produo
N. de
ocorrncias
Negociao 7
Conhecimento do
mercado
10
Capacidade tcnica 3
Disponibilidade de
apoio produo
7
Conhecimento do
mercado
3
Negociao 4
No Quadro 3.23 so listados os pontos que, na opinio dos colaboradores da Edifer, devem ser
melhorados pela DAP. Notamos que a rapidez e a comunicao so aspectos referidos tanto
pela DAP como pela Produo.
Quadro 3.23 Pontos que a DAP deve melhorar, conforme percepcionado por DAP e
Produo
Percepo da DAP
N. de
ocorrncias
Percepo da Produo
N. de
ocorrncias
Rapidez 3
Rapidez 7
Trabalho em equipa 3
Comunicao com a obra 5
Comunicao com a obra 2
Conhecimento do
mercado
3
Flexibilidade 3
Negociao 3
O Quadro 3.24 indica aqueles pontos DAP e Produo consideram serem os pontos fortes
desta ltima. A assinalar o facto de os factores Conhecimento da obra e Conhecimento dos
subempreiteiros serem mencionados por ambos.
ANLISE DO PROCESSO
49
Quadro 3.24 Pontos fortes da Produo, conforme percepcionado por DAP e Produo
Percepo da DAP
N. de
ocorrncias
Percepo da Produo
N. de
ocorrncias
Conhecimento da obra 3
Conhecimento dos
subempreiteiros
5
Disponibilidade 2
Conhecimento da obra 6
Conhecimento dos
subempreiteiros
2
Negociao 2
Proximidade aos
subempreiteiros
2
Por fim, no Quadro 3.25 so listados os pontos que, no entender dos respondentes, a
Produo deve melhorar. De notar a coincidncia nos factores Preparao dos processos,
Maior envolvimento com a DAP, e Rapidez.
Quadro 3.25 Pontos que a Produo deve melhorar, conforme percepcionado por DAP
e Produo
Percepo da DAP
N. de
ocorrncias
Percepo da Produo
N. de
ocorrncias
Preparao dos
processos
5
Rapidez 8
Envolvimento com a DAP
4
Feedback sobre o
comportamento de
subempreiteiros e
fornecedores
6
Abertura a novos
subempreiteiros
2
Preparao dos
processos
5
Disciplina nos
procedimentos da
organizao
2
Envolvimento com a DAP
4
Rapidez 2
3.3 INQURITOS A FORNECEDORES/SUBEMPREITEIROS
3.3.1 Utilizadores do econstroi
3.3.1.1 Descrio dos respondentes
De entre os utilizadores do econstroi, 27% eram fornecedores, e 73% subempreiteiros. Quanto
sua experincia profissional (em anos), esta vem indicada na Figura 3.7:
ANLISE DO PROCESSO
50
0-5; 4%
6-10; 32%
16-20;
16%
>20;
32%
11-15;
16%
Figura 3.7 Experincia profissional dos respondentes utilizadores do econstroi (anos)
A Figura 3.8 indica a diviso dos respondentes por reas de responsabilidade:
rea de responsabilidade dos respondentes
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
r
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h
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n
o
s
Figura 3.8 rea de responsabilidade dos respondentes utilizadores do econstroi
3.3.1.2 Adopo do econstroi por parte dos respondentes
Em relao ao tempo de utilizao: data dos inquritos, os respondentes usavam o econstroi,
em mdia, h 3 anos e 8 meses.
Dos respondentes, 54% indicaram utilizar tambm um outro mercado electrnico para alm do
econstroi. Em adio, apenas 39% deles indicaram que o novo CCP contribuiu para a sua
adopo dos mercados electrnicos.
ANLISE DO PROCESSO
51
Em relao s vantagens que o econstroi lhes ofereceu, os respondentes deram as respostas
indicadas no Quadro 3.26:
Quadro 3.26 Vantagens oferecidas pela utilizao do econstroi aos
fornecedores/subempreiteiros utilizadores
Mdia
A utilizao do econstroi representou um aumento no volume de negcios.
45%
A utilizao do econstroi representou para ns poupana de tempo com os
processos.
58%
Atravs do econstroi temos acesso a um maior nmero de processos.
67%
O preo que pago para utilizar o econstroi bom. 44%
Estou satisfeito com os benefcios que o econstroi representou para a minha
empresa no ltimo ano.
49%
Relativamente facilidade de utilizao do econstroi, as classificaes dadas so indicadas no
Quadro 3.27:
Quadro 3.27 Facilidades/dificuldades de utilizar o econstroi
Mdia
Consigo aceder aos desenhos dos processos no econstroi com facilidade.
64%
Consigo aceder aos restantes anexos dos processos econstroi com facilidade.
68%
fcil consultar pedidos no econstroi.
78%
fcil inserir preos e oramentos nas propostas que coloco no econstroi.
66%
fcil colocar propostas no econstroi.
72%
Os pedidos colocados no econstroi vm devidamente preparados.
53%
Os pedidos que a Edifer coloca no econstroi vm devidamente preparados.
67%
Quanto incorporao de sistemas de avaliao no econstroi, os respondentes atribuem-lhe
grande importncia, conforme indicado no Quadro 3.28:
Quadro 3.28 Opinio dos fornecedores/subempreiteiros relativamente existncia de
sistemas de avaliao no econstroi
Mdia
importante a existncia no econstroi de um sistema que permita avaliar os
empreiteiros.
83%
Estou disposto a que exista no econstroi um sistema que permita aos
empreiteiros realizar a avaliao dos subempreiteiros e fornecedores.
82%
ANLISE DO PROCESSO
52
Em relao ao desempenho dos empreiteiros ao nvel dos pagamentos, podemos ver que este
de grande importncia na relao entre as duas partes (Quadro 3.29):
Quadro 3.29 Respostas dos fornecedores/subempreiteiros relativamente aos
pagamentos das empresas com as quais trabalham
Mdia
O desempenho de um empreiteiro ao nvel dos pagamentos influencia o quanto
estou predisposto a trabalhar com esse empreiteiro.
84%
O desempenho de um empreiteiro ao nvel dos pagamentos influencia o preo
final que lhe proponho.
77%
H tambm a referir que 62% dos inquiridos indicaram por vezes visualizar pedidos no
econstroi simplesmente para estar ao corrente dos desenvolvimentos do mercado.
Por ltimo, foi pedido aos respondentes que oferecesse sugestes relativamente a como a
Edifer pode melhorar as relaes com as empresas com que trabalha. Estas sugestes esto
categorizadas no Quadro 3.30:
Quadro 3.30 Categorizao das melhorias sugeridas Edifer pelos respondentes
utilizadores do econstroi
N. de
ocorrncias
Comunicao administrativa mais facilitada
7
Informar sobre os estados das propostas e respectivos motivos
associados s decises de adjudicao
4
Comunicao dos pedidos com maior antecedncia
1
Envio de documentao via CD ou em papel 1
Informar aquando de reclamaes no aps venda, para que as
empresas possam oferecer apoio na resoluo dos problemas
1
Informar, nas fases iniciais, relativamente a condies
contratuais bsicas
1
Melhor preparao dos processos 1
3.3.2 No utilizadores do econstroi
3.3.2.1 Descrio dos respondentes
Na Figura 3.9 est indicada a experincia profissional destes respondentes:
ANLISE DO PROCESSO
53
0-5; 0%
6-10; 33%
11-15; 17%
16-20; 25%
>20; 25%
Figura 3.9 Experincia profissional dos respondentes no utilizadores do econstroi
(anos)
A Figura 3.10 indica a diviso dos respondentes por reas de responsabilidade:
rea de responsabilidade dos respondentes
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
45%
G
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c
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C
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m
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l
Figura 3.10 rea de responsabilidade dos respondentes no utilizadores do econstroi
3.3.2.2 Relao com as plataformas electrnicas
O aspecto mais surpreendente da anlise deste conjunto de inquritos o facto de as
empresas inquiridas terem um conhecimento relativo s plataformas electrnicas bem acima do
esperado. Por outras palavras, a no adopo das plataformas electrnicas no se deve a falta
ANLISE DO PROCESSO
54
de conhecimentos uma opo resultante de uma anlise custo-benefcio por vezes
surpreendentemente fundamentada.
Dos respondentes, todos afirmaram conhecer o novo Cdigo dos Contratos Pblicos tendo
27% deles indicado possuir um bom conhecimento do CCP, bem como das suas implicaes.
Todos afirmaram conhecer ainda o conceito de mercados electrnicos bem como pelo menos
uma plataforma. Adicionalmente, 73% indicaram ter j sido abordados por pelo menos uma
plataforma a propsito de passarem a ser sua utilizadora. Indicaram tambm quais foram as
vantagens, associadas utilizao das plataformas, que lhes foram apontadas (Quadro 3.31):
Quadro 3.31 Vantagens associadas utilizao das plataformas electrnicas, indicadas
pelas mesmas aos respondentes
N. de
ocorrncias
Acesso s consultas dos
empreiteiros
3
Maior alcance de mercado 2
Maior transparncia nos processos 2
Facilidades de pagamento 1
Poupana de tempo 1
Simplicidade do processo 1
Foi perguntado se o conhecimento das vantagens acima listadas representava uma motivao
para que se passassem a utilizar as plataformas; 82% responderam afirmativamente.
Foi ento pedido que fossem indicados os motivos pelos quais os inquiridos ainda no
aderiram aos mercados electrnicos (Quadro 3.32) surgindo aqui um resultado revelador:
Quadro 3.32 Motivos justificativos da no adopo das plataformas electrnicas
N. de
ocorrncias
Falta de conhecimento sobre o
sistema
0%
Limitaes tecnolgicas (p. ex.,
inexistncia de ligao internet)
0%
O pessoal da minha empresa no
tem a formao necessria
utilizao do sistema.
0%
Custos de adeso ao sistema
82%
ANLISE DO PROCESSO
55
Como se pode ver, os custos de adeso constituem o obstculo por excelncia. Um dos
respondentes indicou mesmo: J fomos aderentes e as vantagens reais no foram
significativas, face aos custos.
Foram-lhes ainda perguntadas as implicaes do desempenho dos empreiteiros ao nvel dos
pagamentos (Quadro 3.33):
Quadro 3.33 Respostas dos fornecedores/subempreiteiros relativamente aos
pagamentos das empresas com as quais trabalham
Mdia
O desempenho de um empreiteiro ao nvel dos pagamentos influencia o quanto
estou predisposto a trabalhar com esse empreiteiro.
73%
O desempenho de um empreiteiro ao nvel dos pagamentos influencia o preo
final que lhe proponho.
65%
Poder ser interessante notar que os dois valores acima so, respectivamente, 11% e 12%
abaixo dos valores atribudos nestas questes pelos respondentes que utilizam o econstroi.
Por fim, foi tambm pedido a este conjunto de respondentes que oferecesse sugestes
relativamente a como a Edifer pode melhorar as relaes com as empresas com que trabalha.
Estas sugestes esto categorizadas no Quadro 3.34, abaixo.
Quadro 3.34 Categorizao das melhorias sugeridas Edifer pelos respondentes no
utilizadores do econstroi
N. de
ocorrncias
Comunicao administrativa mais facilitada
4
Relaes com os subempreiteiros: valorizar aspectos para
alm do preo
2
Planeamento mais fiel ao real 1
3.3.3 Nota relativa s plataformas electrnicas
A bibliografia indica que um dos grandes perigos associados utilizao de plataformas
electrnicas o da degradao das relaes entre empresas. Este facto , alis, sustentado
por diversos comentrios escritos das empresas que responderam aos respectivos inquritos.
Um dos inquiridos afirmou mesmo: O econstroi muito impessoal.
Entretanto, uma das caractersticas mais publicitadas das plataformas electrnicas a de
possibilitarem o acesso a um leque bastante mais vasto de empresas permitindo trabalhar
com empresas novas.
ANLISE DO PROCESSO
56
Os inquritos enviados aos fornecedores e subempreiteiros da Edifer incluam a questo: Dos
seus clientes actuais, com que percentagem deles j trabalhou pelo menos uma vez?
podendo o responder escolher um de entre os cinco intervalos seguintes: 0-25%; 25-50%; 50-
75%; 75-90%; 90-100%. No fundo, trata-se de uma forma de medir a rotatividade das
empresas com as quais um dado subempreiteiro ou fornecedor trabalha Figura 3.11:
Com que percentagem dos seus clientes j trabalhou pelo
menos uma vez?
8%
17%
33%
17%
25%
38%
12%
15% 15%
19%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
45%
0-25 25-50 50-75 75-90 90-100
No econstroi
Econstroi
Figura 3.11 Rotatividade dos clientes dos utilizadores do econstroi face dos no
utilizadores do econstroi
Como poderia ser de esperar, os utilizadores do econstroi indicam uma rotatividade bem
superior dos no utilizadores do econstroi.
Tendo estes conceitos em mente, realizou-se a seguinte anlise: as classificaes atribudas
s diversas vantagens associadas ao econstroi foram comparadas com a rotatividade dos
clientes das empresas. Por outras palavras, foram gerados trs grficos, correspondentes s
classificaes dadas a cada uma das cinco vantagens referidas: um grfico por cada um dos
seguintes grupos:
Empresas com elevada rotatividade de clientes (0-25% dos clientes so repetentes);
Empresas com mdia rotatividade de clientes (25-75% dos clientes so repetentes);
Empresas com baixa rotatividade de clientes (75-100% dos clientes so repetentes).
De seguida, sobrepuseram-se os trs grficos, resultando na Figura 3.12:
ANLISE DO PROCESSO
57
0%
15%
30%
45%
60%
75%
90%
A utilizao do econstroi
representou um aumento no
volume de negcios.
A utilizao do econstroi
representou para ns poupana
de tempo com os processos.
Atravs do econstroi temos acesso
a um maior nmero de processos.
O preo que pago para utilizar o
econstroi bom.
Estou satisfeito com os benefcios
que o econstroi representou para
a minha empresa no ltimo ano.
Baixa rotatividade de clientes
Mdia rotatividade de clientes
Elevada rotatividade de clientes
Figura 3.12 Vantagens associadas ao econstroi / rotatividades dos clientes
Ainda que no devamos esquecer o facto de a amostra de onde se derivam estes resultados
no ser muito grande, o resultado no deixa de ser extraordinrio: em todos os cinco
parmetros, as vantagens para os subempreiteiros/fornecedores aparentam ser inversamente
proporcionais ao grau de rotatividade do seu conjunto de clientes.
necessrio cuidado na determinao da relao causal existente por detrs deste resultado;
no entanto, aparentemente, a elevada rotatividade que as plataformas electrnicas fomentam
pode no ser benfica antes pelo contrrio. De facto, se impessoalidade do meio
adicionarmos uma menor frequncia de contacto entre as duas partes, empreiteiro e
subempreiteiro/fornecedor, parece ser apenas expectvel que a relao entre as mesmas se
possa degradar com maior facilidade.
Parece, assim, confirmar-se a admoestao da literatura: os empreiteiros em particular os
que recorram s plataformas electrnicas devem tentar assegurar, por diversas formas, o
fortalecimento e a proximidade das relaes com os seus fornecedores e subempreiteiros at
para seu prprio bem.
PROPOSTA DE UM SISTEMA DE GESTO DE FORNECEDORES
59
4 PROPOSTA DE UM SISTEMA DE GESTO DE FORNECEDORES
4.1 Introduo
A anlise descrita no Captulo 3 foi revista em detalhe com o objectivo de assistir deteco de
oportunidades especficas de melhoria.
Existindo, como natural, vrias reas distintas onde seria possvel intervir, foi dado um nfase
particular aos mecanismos que suportam a anlise de propostas e respectiva tomada de
deciso.
Um dos componentes mais importantes relacionados com a tomada de deciso a avaliao
do desempenho dos subempreiteiros e fornecedores: uma anlise de propostas slida dever,
necessariamente, contemplar a avaliao dos elementos que se encontram a montante na
cadeia de fornecimento. Elaborando, a organizao dever ser capaz de gerar e agregar todo o
conhecimento existente sobre os seus fornecedores, de forma a utiliz-lo na contnua melhoria
das suas prprias actividades. Num nvel mais avanado, e conforme descrito na reviso da
literatura, este comportamento fomentar maior proximidade entre as duas partes, encorajando
mesmo a inovao.
de notar que o aprovisionamento da Edifer envolve, necessariamente, vrios departamentos
distintos (conforme representado na Figura 3.5 Fluxo do processo de aprovisionamento da
Edifer, indicando as participaes dos diferentes departamentos, pg. 33) pelo que a
adequada gesto do conhecimento se torna num tema importante para a organizao.
Assim, foi realizada uma anlise mais aprofundada aos temas da avaliao e da gesto do
conhecimento. Esta anlise produziu alguma aprendizagem em relao aos processos da
Edifer, resultando em algumas sugestes concretas de aco. Esta aprendizagem, bem como
os caminhos de aco, foram revistos junto da Edifer, tendo sido validados como tendo todo o
cabimento para a organizao. Nesta sequncia, constituiu-se um Frum Procurement, no
qual uma equipa multidisciplinar se reuniu algumas vezes para discusso do tema. Esta
discusso serviu de base elaborao de uma proposta de modelo para um Sistema de
Gesto de Fornecedores.
4.2 Justificao
Nesta seco sero apresentados alguns dos campos, no contexto do apoio tomada de
deciso, onde foram detectadas oportunidades de melhoria. Neste sentido, sero usadas
fundamentalmente algumas das respostas
11
dadas s perguntas dos inquritos.
11
Em toda a gama de inquritos, as classificaes mais baixas encontram-se na gama dos 50-60%.
PROPOSTA DE UM SISTEMA DE GESTO DE FORNECEDORES
60
4.2.1 Mtodo de avaliao de fornecedores
O mtodo de avaliao constitui um campo onde a melhoria nitidamente possvel. De facto,
O ponto O mtodo de avaliao dos subempreiteiros e fornecedores reflecte o seu
desempenho real recebe uma classificao de, em mdia, 68% (Quadro 3.11).
de salientar tambm a opinio dada por DAP e Produo relativamente ideia de
estabelecer um mecanismo de avaliao de fornecedores e subempreiteiros que
permita conhecer o seu respectivo desempenho com diferentes Directores de Obra: o
conceito recebe uma mdia de 88% de aprovao (Quadro 3.11).
12
A logstica associada ao preenchimento dos questionrios de avaliao tambm
parece ser um factor contribuinte para a sua baixa taxa de resposta recebendo uma
importncia de 75%. Em contraponto, h a notar que a m formulao e tamanho
excessivo dos questionrios, enquanto possveis causas, recebem importncias
consideravelmente mais baixas: 55% e 60%, respectivamente (Quadro 3.12).
Em adio, foi numerosas vezes expresso pelos colaboradores da empresa que necessrio
existir um melhor conhecimento interdepartamental do desempenho dos fornecedores e
subempreiteiros. Por exemplo, a DAP no tem conhecimento da participao de diferentes
subempreiteiros no Departamento de Oramentao. Nestas circunstncias, at possvel,
num caso extremo, que subempreiteiros com constantes desempenhos pobres junto do
departamento de Oramentao recebam sucessivas adjudicaes em parte por DAP e
Produo no estarem a par do sucedido na fase de oramentao.
Neste exemplo, inexiste para o subempreiteiro o incentivo de melhorar esse seu desempenho.
Torna-se, portanto, necessria uma reviso dos critrios de avaliao (bem como dos
mecanismos de clculo que lhes esto associados), bem como o estabelecimento de um
mtodo de avaliao que seja interdepartamental, permitindo a colaboradores de reas
diferentes estarem a par do desempenho de fornecedores e subempreiteiros em todos os
departamentos.
4.2.2 Utilizao/transmisso de informao relativa a fornecedores
4.2.2.1 Adjudicao
Quanto pergunta As informaes que a DAP fornece s Direces de Obra
relativamente a um subempreiteiro so suficientes para uma boa deciso de
adjudicao?, a Produo respondeu com uma mdia baixa, de 59% (Quadro 3.6).
Tanto DAP como Produo consideram que as avaliaes dos
fornecedores/subempreiteiros no so contempladas de forma adequada para as
adjudicaes: atribuem a este aspecto uma nota mdia de 60% (Quadro 3.8).
12
O Quadro 3.10 ilustra o contexto que oferece suporte a esta ideia.
PROPOSTA DE UM SISTEMA DE GESTO DE FORNECEDORES
61
4.2.2.2 Chegada de bens obra
Referindo-se s ocorrncias de incorrecta chegada de bens obra, tanto a DAP como
a Produo indicam que a Direco de Aprovisionamentos (DAP) no chega a tomar
conhecimento desses eventos. A nota mdia nesse conjunto de questes no foi
nunca superior a 58% (Quadro 3.9).
4.2.2.3 Avaliao
Tanto DAP como Produo indicam que o mtodo de avaliao de fornecedores e
subempreiteiros no suficientemente consequente: mdia de 60% na resposta
respectiva questo (Quadro 3.11).
A falta de consequncia do preenchimento dos questionrios de avaliao parece ser
uma causa para a baixa taxa de respostas dos mesmos sendo-lhe atribuda uma
importncia de 71% (Quadro 3.12). de destacar o facto de, neste como noutros
casos, se atingir uma espiral negativa: os questionrios no so consequentes pelo
que h uma reduzida taxa de resposta; h uma reduzida taxa de resposta, pelo que os
questionrios se tornam menos consequentes. Por outras palavras, falhas na
utilizao da informao podem levar a redues na prpria capacidade de agregao
de informao.
4.2.2.4 Aps venda
Tanto DAP como Produo indicam no conhecer de forma adequada os problemas
que os subempreiteiros tm no aps venda: dada uma classificao da ordem dos
50% (Quadro 3.6).
Enquanto que a Produo classifica o seu conhecimento do desempenho dos
fornecedores e subempreiteiros ao nvel do aps venda com uma nota de 46%, a DAP
tem uma percepo diferente, crendo que a Produo os conhece francamente melhor
do que isso atribuindo uma nota de 64% nesta questo, o que representa uma
diferena de 18% (Quadro 3.12).
A DAP atribui um valor baixo questo que se refere incluso dos problemas
passados do aps venda como critrio para tomada de deciso em adjudicaes
actuais: 60%.
Os exemplos acima descritos ilustram com clareza o facto de o aprovisionamento da Edifer
estar de momento a funcionar de forma algo quebrada com os diferentes departamentos a
lidarem com o mercado algo isoladamente uns dos outros.
Assim, necessrio tomar aces que permitam organizao passar a interagir com o
mercado como uma entidade nica e no sob a forma de vrias entidades distintas como
representado na Figura 4.1:
PROPOSTA DE UM SISTEMA DE GESTO DE FORNECEDORES
62
Figura 4.1 Evoluo desejvel na relao Edifer/mercado
Um dos motivos da desagregao existente pretende-se com as vrias plataformas de trabalho
diferentes em uso. Usa-se o sistema Oracle em alguns departamentos; o econstroi nos
Aprovisionamentos; o programa informtico CCS Candy nos Oramentos. Em adio, existem
tambm bases de dados de cada departamento: por exemplo, a DAP construiu uma base de
dados MS Access dos fornecedores com que trabalha, enquanto que os Oramentos possuem
uma outra. Ao longo de tempo, e j dentro de cada departamento, colaboradores individuais
estabeleceram bases de dados pessoais (normalmente em MS Excel). No total, esto listados
vrios milhares de fornecedores mas de forma dispersa e desagregada. Adequam-se a esta
situao duas citaes de Daniel J. Boorstin (traduzidas do ingls):
Citao 1:
possvel afogarmo-nos na nossa prpria tecnologia. O nevoeiro da informao pode afastar
o conhecimento.
Citao 2:
O maior obstculo descoberta no a ignorncia a iluso de conhecimento.
Assim, foi proposto Edifer um Sistema de Gesto de Fornecedores um sistema que, pelas
suas caractersticas, constitua o mecanismo primrio e central usado pela Edifer para gerir os
seus fornecedores e o conhecimento existente sobre os mesmos.
DAP
Produo
Oramentos
AAV
Procurement Edifer
Mercado
Mercado
PROPOSTA DE UM SISTEMA DE GESTO DE FORNECEDORES
63
4.3 Sistema de Gesto de Fornecedores proposto
Este sistema, ainda que se destine a ser usado pela maioria dos departamentos da Edifer,
destina-se fundamentalmente s 4 reas indicadas na Figura 4.2:
Figura 4.2 Principais reas utilizadoras do Sistema de Gesto de Fornecedores
Para alm destes departamentos, as seguintes reas tambm viro a usar este sistema:
Direco Financeira e Administrativa: na conferncia de facturas, por exemplo;
Direco de Equipamentos;
Direco Jurdica: para a gesto de contratos com fornecedores e subempreiteiros.
Este sistema traz consigo alteraes em vrios dos passos do Aprovisionamento mais no
seja pelo facto de os colaboradores passarem a utilizar meios diferentes queles aos quais se
tinham acostumado, alguns deles estabelecidos por si mesmos.
O Sistema de Gesto de Fornecedores dever, assim, ir de encontro a um conjunto de
princpios:
4.3.1 Princpios de negcio do sistema
Constituir-se como o sistema central de conhecimento sobre os fornecedores:
este sistema ser a knowledge base, ou base de conhecimento, da Edifer sobre os seus
fornecedores. Todos os dados relevantes que existem sobre os mesmos devero ser
agregados de forma centralizada neste sistema, de modo a poderem ser traduzidos em
informao til para a organizao, e assim ser utilizado de forma transversal.
Oramentos
Sistema de
Gesto de
Fornecedores
Aprovisionamentos
Produo
Assistncia Aps-
-Venda
PROPOSTA DE UM SISTEMA DE GESTO DE FORNECEDORES
64
Ao falar-se em informao, fala-se do seguinte:
i. Informao da empresa: Nome, morada, que certificaes tem, capacidade
financeira, etc.
ii. Historial com a Edifer: adjudicaes e contratos anteriores, volumes de
negcio, etc.
iii. Avaliao de desempenho: resultado das avaliaes que a Edifer fez s suas
intervenes anteriores.
iv. Informao livre: outras informaes que os colaboradores julguem ser
relevante.
Esta informao agregada de acordo com a Figura 4.3:
Figura 4.3 Organizao da informao e algumas das respectivas fontes
Na Figura 4.3 so referidas algumas fontes de informao externas por exemplo o
INCI para obter dados relativos aos Alvars de Construo das empresas, ou o IPQ
para obter dados relativos s certificaes que as empresas possam ter realizado.
Relacionar-se com um sistema de qualificao de fornecedores: a Edifer pretende
passar a iniciar o seu relacionamento com novos fornecedores via um processo de
qualificao atravs do qual os fornecedores se registem junto da Edifer de forma
PROPOSTA DE UM SISTEMA DE GESTO DE FORNECEDORES
65
prvia ao seu relacionamento. Este passo visa, entre outros objectivos, simplificar o
processo de transmisso de dados do fornecedor.
Assim, o Sistema de Gesto de Fornecedores (SGF) dever usar como porta de
acesso este sistema de qualificao.
4.3.2 Princpios funcionais do sistema
Ser de consulta rpida (user friendly): a sua interface dever permitir acesso simples
e expedito informao desejada.
Estar universalmente disponvel (web-based): necessrio que todos os utilizadores
relevantes (i.e., todos os colaboradores dos diversos departamentos referidas) tenham
fcil acesso ferramenta. Por outras palavras, deve ser garantido que no existe
ningum que tenha a necessidade de usar outros meios uma base de dados pessoal,
por exemplo. Se elementos na cadeia deixarem de usar a ferramenta, esta perder
eficcia.
Ser flexvel: se cada obra diferente, tambm os problemas que surgem com
diferentes fornecedores/subempreiteiros nas obras o so. Desta forma, o sistema
dever, dentro de uma certa estrutura, permitir que qualquer colaborador possa
contribuir com a informao que considerar necessria. Por outras palavras, o sistema
dever no s permitir a submisso de qualquer informao que o colaborador
considere relevante, mas dever tambm ser capaz de processar essa mesma
informao devidamente, de forma a no perder a sua clareza e funcionalidade.
Permitir actualizaes simples e expeditas: funcionando como uma base de dados,
muito importante que a informao constante no sistema esteja sempre actualizada.
Uma forma simples de cumprir este requisito fazendo com que actualizar informao
seja uma tarefa rpida. Suponhamos que um colaborador recebe uma mensagem de
correio electrnico com o Nmero de Identificao Fiscal (NIF) de um subempreiteiro o
ideal seria permitir a esse colaborador fazer clique com o boto direito do rato sobre o
NIF, adicionando-o assim ficha desse subempreiteiro ao Sistema.
Transformar dados em informao de forma automtica: ser til fazer anlises
estatsticas aos dados. Estas anlises podero revelar informaes como Sempre que
fiz uma parceria com a empresa X perdi a obra para a qual concorria ou at Ainda que
com uma avaliao globalmente positiva, a empresa Y tem provocado problemas ao
nvel do aps venda em edifcios de escritrios.
Obter este tipo de informao no matematicamente complexo trata-se de data
mining simples.
Caso este tipo de interpretao atinja um nvel significativo de desenvolvimento, ser
possvel automatizar bastante o processo de comparao de empresas. Poder ser
PROPOSTA DE UM SISTEMA DE GESTO DE FORNECEDORES
66
seleccionado um conjunto de empresas para ser analisado para uma dada obra (um
empreendimento de edifcios de habitao, por exemplo). Essa anlise feita com base
no historial de cada uma das empresas, podendo revelar por exemplo que, no caso de
edifcios de habitao, uma dada empresa melhor no que concerne o aps venda, e
uma outra empresa costuma cumprir os prazos com maior rigor. Atribuindo pesos aos
diversos parmetros (prazo de execuo, aps venda, etc.), consoante a sua criticidade
para a obra em questo, esta anlise automtica pode resultar na sugesto de uma
empresa a ser escolhida, bem com num relatrio que apoia essa mesma sugesto.
4.3.3 Princpios tcnicos do sistema
Foi decidido que o desenvolvimento deste sistema dever coincidir com o lanamento da nova
Intranet Edifer, prevista para o fim de 2008. O sistema ser desenvolvido em Microsoft
SharePoint 2007, uma poderosa ferramenta de colaborao organizacional. A sua construo
ser levada a cabo pela Direco de Sistemas de Informao (DSI) da Edifer, em parceria com
uma equipa da IBM, e acompanhada pelo autor. Dever ter em conta os seguintes requisitos
tcnicos:
Estar integrado com outras plataformas: a forma de interaco entre este sistema e
as diversas plataformas utilizadas pela Edifer central ao funcionamento. A partir desta
plataforma, dever ser possvel recolher dados constantes de outros sistemas, bem
como alterar esses mesmos dados.
Suponhamos que por circunstncias operacionais necessrio para a Direco de
Oramentao que o NIF de um fornecedor esteja registado no programa CCS Candy, e
que tambm necessria a sua incluso no Oracle para a Direco Jurdica.
Suponhamos agora que um colaborador da Direco de Aprovisionamentos nota que o
NIF do fornecedor foi registado incorrectamente; bastar que o altere no Sistema de
Gesto de Fornecedores, sendo alterado de forma automtica nos dois outros sistemas.
Este exemplo, bastante simples, serve para ilustrar a integrao desejada.
Um outro exemplo de integrao (ainda que de uma forma distinta de integrao)
verifica-se ao nvel da Avaliao: ao invs de enviar correio electrnico aos
colaboradores apenas com lembretes para preencherem os seus inquritos de
avaliao, supe-se que a existncia da possibilidade de responder aos inquritos
directamente na mensagem de correio electrnico aumente as taxas de resposta aos
inquritos.
Abarcar mecanismos de gesto documental e de fluxos de aprovao: a
flexibilidade que se pretende requer que sejam definidos mecanismos explcitos de
gesto de informao. Nomeadamente, necessrio que exista uma estrutura mediante
a qual se decida, recorrendo a um conjunto de regras, que informao deve ser
assimilada, e de que forma o deve ser feito. S atravs destes mecanismos ser
possvel assegurar que a informao existente permanece vlida e relevante.
PROPOSTA DE UM SISTEMA DE GESTO DE FORNECEDORES
67
4.3.4 Informaes dos fornecedores constantes do sistema
A ficha das empresas registada no sistema dever conter o constante do Quadro 4.1:
Quadro 4.1 Campos da Ficha do Fornecedor
Informaes dos fornecedores Principais fontes
Informao
de base
Informao
de
identidade
Nome da empresa
Oracle;
CCS;
econstroi;
DGCI;
BDs dos colaboradores;
Sistema de Qualificao
NIF
Pessoas de contacto
Representantes legais
Telefones
Endereos de correio electrnico
Faxes
Morada (Sede principal)
Informaes sobre outras sedes
rea de actuao
Pas
Site
Estado da empresa (activa/inactiva)
Representantes legais
Relao
com Edifer
Tipo de relao (forn.; subemp.; etc.) Uniformizao necessria;
Dados novos via Qualif.
Especialidade
Informao
bancria
NIB(s)
Oracle;
Sistema de Qualificao
Nmero(s) de Conta(s)
Banco(s)
Outros
N. colaboradores Sist. de Qualif.; econstroi
Utilizador econstroi? econstroi
Informao livre A gerir pelos colaboradores
Informao Comercial
Nome das pessoas de contacto
BDs dos colaboradores Respectivos contactos
Descrio pessoas de contacto
Informao
complementar
Alvar INCI / econstroi
Aplice seguro Acidentes Trabalho
DAP; Oracle; Qualificao
Aplice seguro Responsabilidade Civil
Certificaes DAP; IPQ
Informao de negcio
Indicadores financeiros Dun & Bradstreet
Capital Social Oracle; Sistema de Qualif.
Volume de negcios 2007 Sist. de Qualif.; econstroi
Corpo de Accionistas
Sist. de Qualificao;
Relatrios anuais
Indicadores Edifer
(volumes de adjudicaes, margens,
participao em concursos, etc.)
Oracle; CCS; Registos de
diferentes departamentos
Avaliao Edifer
Sistema de Avaliao
de Desempenho
PROPOSTA DE UM SISTEMA DE GESTO DE FORNECEDORES
68
4.3.5 Gesto por especialidades
Uma vez tendo os campos acima, torna-se possvel uma gesto dos fornecedores baseada nas
suas respectivas especialidades. Informaes de volumes de adjudicao, margens de lucro,
resultados de avaliaes de desempenho, taxas de participao em concursos, etc., so
bastante teis: permitem saber, por exemplo, quais so os fornecedores de uma dada
especialidade habitualmente associados a maiores margens de lucro. Dando outro exemplo,
este tipo de gesto de fornecedores indicar as empresas com avaliao mais satisfatria em
cada especialidade.
No Quadro 4.2 so listados, a ttulo de exemplo, alguns dos indicadores que foram
considerados:
Quadro 4.2 Algumas das propostas de indicadores associados aos fornecedores Edifer
PARMETRO DESCRIO
FONTE
DOS DADOS
PERODO
N. adjudicaes
Nmero de adjudicaes feitas ao
fornecedor
Oracle
ltimos 12
meses
Volume de adjudicaes ()
Volume das adjudicaes feitas ao
fornecedor
Oracle
ltimos 12
meses
Peso (n. de adjudicaes) do
fornecedor na especialidade (%)
Percentagem do nmero de adjudicaes na
especialidade que so atribudas ao
fornecedor
Oracle
ltimos 12
meses
Peso (volume adjudicaes) do
fornecedor na especialidade (%)
Percentagem do volume de adjudicaes na
especialidade que atribudo ao fornecedor
Oracle
ltimos 12
meses
Receitas do fornecedor
provenientes da empresa (%)
Peso da empresa no volume de receitas do
fornecedor
Oracle;
Relatrios da
empresa
Anual
Ocorrncias em obra (%)
Percentagem de vezes que surgiram
problemas em obra
QSA
ltimos 12
meses
Ocorrncias em fase aps
venda (%)
Percentagem de vezes que surgiram
problemas na AAV
AAV
ltimos 24
meses
N. acidentes Nmero de acidentes QSA
ltimos 12
meses
Desconto total efectuado pelo
fornecedor (%)
Desconto entre a oramentao e a
adjudicao
CCS; Oracle
ltimos 12
meses
Propostas consideradas (%)
Percentagem de propostas, na fase de
oramentos, escolhidas pela Comercial
CCS
ltimos 12
meses
Respostas nos Oramentos (%) Percentagem de respostas na fase OR CCS
ltimos 12
meses
Respostas na DAP (%) Percentagem de respostas na fase DAP econstroi
ltimos 12
meses
Parcerias de sucesso (%)
Percentagem de vezes que o concurso foi
ganho com este fornecedor
CCS
ltimos 24
meses
PROPOSTA DE UM SISTEMA DE GESTO DE FORNECEDORES
69
4.3.6 Gesto por obras
A gesto de fornecedores pode ser auxiliada por uma visualizao Obra, no Sistema. Por
outras palavras, em adio a ser possvel aceder a fichas de fornecedores, ou ver listas de
subempreiteiros por especialidades, ser tambm til poder aceder a fornecedores e
subempreiteiros filtrados por Obras. Esta medida possibilitar que, em qualquer instante, seja
possvel saber que empresas esto a operar num dado estaleiro, bem como conhecer
eventuais problemas que lhes tenham sido associados.
Em adio, quando actualmente surgem imprevistos numa obra, a imputao de
responsabilidade no clara para as entidades presentes no estaleiro. Tal deve-se em parte a
contratos longos e confusos, mas deve-se principalmente ao facto de a Produo no ter (ou
no aceder a) os contratos disponveis. Mediante um adequado processamento dos
contratos
13
, portanto, a gesto dos fornecedores por Obras permitir identificar com facilidade o
interveniente ao qual se imputam determinadas responsabilidades.
A associao dos fornecedores a obras permitir tambm que a aco da Assistncia Aps
Venda seja simplificada, sendo permitida a listagem das empresas intervenientes numa obra
concluda.
4.3.7 Qualificao de fornecedores
O objectivo do sistema de qualificao, referido anteriormente, o de habilitar os fornecedores
a trabalharem com a Edifer mediante uma qualificao formal, prvia ao incio da actividade
conjunta. semelhana dos sistemas de qualificao de outras empresas grandes, este
sistema consistir, por um lado, de uma plataforma online para registo de empresas, e por
outro, de integrao com o prprio sistema de gesto de fornecedores. As empresas que
pretendam trabalhar com a Edifer registar-se-o na plataforma de qualificao; esse registo
ser validado pela Edifer; as empresas passaro a fazer parte do lote de possveis
fornecedores da Edifer.
Neste sentido, foi feita uma reviso de alguns dos sistemas de referncia nesta rea:
1. Sistema RePro, que d acesso a um grande conjunto de grandes empresas ibricas.
Este sistema gerido por uma empresa que se dedica a este gnero de servios.
2. Sistema da PT Compras;
3. Sistema da VW.
Procedeu-se ento comparao dos diferentes sistemas, e elaborao de uma proposta
para o sistema a implementar pela Edifer.
13
Paralelamente, prev-se um melhoramento dos contratos passando por, entre outras medidas, uma diviso em
Contrato Geral e Contrato Especfico Obra.
PROPOSTA DE UM SISTEMA DE GESTO DE FORNECEDORES
70
Genericamente, os sistemas de qualificao de fornecedores constituem-se por duas fases: o
pr-registo e o registo propriamente dito.
Assim, nos trs quadros seguintes so apresentados os modelos propostos para
1) o processo de qualificao da Edifer (Quadro 4.3);
2) o pr-registo do sistema (Quadro 4.4);
3) o registo final (Quadro 4.5).
H a assinalar o facto de o sistema da PT Compras no permitir o acesso livre ao seu
formulrio de registo, pelo que no foi possvel a sua anlise.
Quadro 4.3 Modelo proposto para o Sistema de Qualificao da Edifer
Edifer
(proposta)
RePro PT V W
Pr-registo online
Verificao dos dados do pr-registo ------- ------- -------
Recepo de carta assinada ------- ------- -------
Envio de dados para login
Preenchimento de dados online
Envio de acordo legal por carta ------- -------
Validao dos dados preenchidos ------- -------
Registo concludo
Custos de adeso? ------- 660/ano 600/ano -------
PROPOSTA DE UM SISTEMA DE GESTO DE FORNECEDORES
71
Quadro 4.4 Modelo proposto para o formulrio de pr-registo, no Sistema de
Qualificao da Edifer
Edifer
(proposta)
RePro PT V W
Nome
Morada
NIF -------
Telefone -------
Fax -------
Endereo de correio electrnico ------- -------
Pessoa de Contacto
Sexo (pessoa contacto) ------- ------- -------
Cargo (pessoa contacto) ------- -------
Telefone (pessoa contacto) -------
Telemvel (pessoa contacto) ------- -------
Fax (pessoa contacto) -------
Endereo email (pessoa contacto) -------
Nacionalidade (pessoa contacto) ------- ------- -------
Departamento (pessoa contacto) ------- ------- -------
Como soube do sistema? ------- -------
Certificao Ambiental ------- ------- -------
Certificao Qualidade ------- ------- -------
Certificao SSH ------- ------- -------
Impostos regularizados? ------- -------
Segurana Social regularizada? ------- -------
Compromisso: dados verdadeiros ------- -------
Nmero DUNS ------- ------- -------
Tipo de fornecimento ------- -------
Feitos importantes ------- ------- -------
PROPOSTA DE UM SISTEMA DE GESTO DE FORNECEDORES
72
Quadro 4.5 Modelo proposto para o formulrio de registo, no Sistema de Qualificao
da Edifer
Edifer
(proposta)
RePro V W
Nome ----- -----
Morada ----- -----
Telefone ----- -----
Fax ----- -----
Endereo de correio electrnico ----- -----
Site -----
rea de actuao da empresa ----- -----
Outras sedes -----
Tipo de fornecimento* -----
Pessoa de contacto e detalhes -----
Pessoal-chave (Presidente, etc.) ----- -----
Nmero de colaboradores -----
Detalhes sobre colaboradores ----- -----
NIF ----- -----
Ano de criao ----- -----
N. Seg. Social -----
Capital social -----
Accionistas com +10% aces -----
Auditor ----- -----
Volume de negcios 2007 ----- -----
Resultados financeiros 2007 e 2006 ----- -----
Empresas associadas ----- -----
Certificao qualidade? (requerer cpia) -----
Certificao ambiental? (requerer cpia) -----
Certificao Segurana e Sade? (requerer cpia) -----
Outros certificados (requerer cpia) -----
Seguros (aplices, seguradoras) (requerer cpia) -----
Alvar de construo (requerer cpia) ----- -----
Aceitao de contrato geral ----- -----
Representantes legais ----- -----
NIB ----- -----
Nmeros de contas bancrias -----
Banco -----
Registo econstroi? ----- -----
Algum certificado assinatura electrnica? ----- -----
PROPOSTA DE UM SISTEMA DE GESTO DE FORNECEDORES
73
4.4 Mtodo e critrios de avaliao de fornecedores
A avaliao usada pela Edifer dever ser melhorada, indo de encontro aos seguintes
requisitos:
Avaliao transversal: a avaliao dos fornecedores deve ser transversal
organizao. Por exemplo, a DAP dever saber que a empresa X no participa nos
Oramentos, e a Produo dever saber que a empresa Y provoca demasiados
problemas no aps venda algo que no acontece actualmente.
Avaliao objectiva: qual o significado objectivo de um atraso de 25% na durao de
uma tarefa, ou de 3 dos 11 pontos de um contrato no serem cumpridos? Este tipo de
eventos devero ser o mais quantificados (ou parametrizados) o possvel, de forma a
no existirem interpretaes distintas consoante o colaborador que avalia.
Mecanismo de avaliao fivel: a avaliao indicar uma nota global para cada
fornecedor, ponderando os parmetros avaliados. Em sequncia, incluir-se- uma
questo a pedir ao prprio colaborador para especificar que nota atribui a cada
fornecedor. Os casos de discrepncia entre as duas notas globais sero analisados
para assistir calibrao dos diferentes parmetros de avaliao, bem como dos
respectivos pesos e frmulas de clculo.
Avaliao contnua: actualmente, as avaliaes so demasiado espaadas no tempo.
Ocorrem semestralmente, independentemente da progresso das obras. portanto
frequente que os colaboradores da Produo devam avaliar desempenhos
demonstrados vrios meses antes. desejvel que as avaliaes passem a ser, por
exemplo, trimestrais, tendo em considerao as datas de arranque de cada obra. Neste
caso, a cada 3 meses verifica-se no planeamento da obra quais so as actividades que
j acabaram, pedindo ao Director de Obra que avalie as respectivas empresas. Em
alternativa, pode ser o prprio Director de Obra a indicar quais actividades j foram
concludas.
Procedimento de avaliao simples: actualmente, e para um Director de Obra, avaliar
implica imprimir o questionrio em anexo a uma mensagem de correio electrnico,
preench-lo mo, assin-lo, digitaliz-lo, e voltar a envi-lo por correio electrnico.
necessrio tornar que o processo de preenchimento seja mais simples, ocorrendo de
preferncia ou na interface do Sistema de Gesto de Fornecedores ou directamente
numa mensagem de correio electrnico.
Avaliao com resultados simples de utilizar: a nota resultante da avaliao dever
ser simples, auxiliando facilmente a tomada de deciso do colaborador.
PROPOSTA DE UM SISTEMA DE GESTO DE FORNECEDORES
74
Simultaneamente, dever reflectir fielmente o desempenho do fornecedor de acordo
com os critrios estabelecidos. Um exemplo possvel para uma nota de um fornecedor
fictcio est indicada na Figura 4.4, abaixo. Esta nota calculada ponderando diferentes
critrios, conforme explicado abaixo. De notar que o clculo da nota poder, ou at
dever, variar consoante o departamento/empresa do grupo que estiver a utilizar o
sistema, para ser mais fiel realidade.
Figura 4.4 Exemplo do tipo de visualizao do resultado da avaliao
4.4.1 Critrios a avaliar
Foi tambm notado que, neste momento, a avaliao contempla demasiados critrios (alguns
deles perderam, com o passar do tempo, relevncia), e que vrios deles no so
particularmente relevantes para a avaliao.
Deve ser analisado apenas um reduzido conjunto de critrios (os realmente importantes) com
elevada preciso. No entanto, para evitar que sejam ignorados outros critrios que, num caso
em particular, tiveram elevada importncia, dever ser possvel ao colaborador avaliar, caso
pretenda, critrios para alm dos pertences ao conjunto restrito. Por exemplo, clicando num
boto +, sendo-lhe revelada uma lista mais vasta de critrios a partir da qual poder
seleccionar aqueles que pretende avaliar.
No Quadro 4.6, abaixo, est uma lista dos critrios que tm vindo a ser indicados pelos
diversos intervenientes no processo.
8 7%
DAP
+
OR
AAV
+
Nota global do fornecedor.
Consiste principal ou
totalmente da avaliao da
Produo, visto ser esse o
core da organizao.
Transmite ao colaborador
informao sobre o desempenho
do fornecedor ao nvel da DAP,
Oramentos, e Assistncia Aps-
Venda, respectivamente.
PROPOSTA DE UM SISTEMA DE GESTO DE FORNECEDORES
75
Quadro 4.6 Lista de critrios de avaliao a considerar
rea Critrios
Oramentos
1. Participao;
2. Qualidade;
3. Timing;
4. Credibilidade da proposta.
DAP
1. Rapidez de resposta;
2. Flexibilidade na soluo;
3. Flexibilidade na negociao;
4. Preparao do articulado.
Produo
(critrios mais
importantes a
avaliar esto
a negrito)
1. Acompanhamento da Obra;
2. Acondicionamento de materiais;
3. Capacidade Financeira;
4. Capacidade de Resposta;
5. Capacidade Tcnica;
6. Coordenao com Director de Obra;
7. Cumprimento Contratual;
8. Documentao Tcnica;
9. Prazo;
10. Preveno/Resoluo de Conflitos;
11. Qualidade;
12. Segurana & Ambiente.
AAV
1. Cumprimento da Garantia;
2. Ocorrncia de problemas;
3. Existncia de prazos para resoluo de problemas;
4. Cumprimento desses prazos.
4.5 Implementao do sistema interfaces grficas
Com o intuito de apresentar o Sistema de Gesto de Fornecedores equipa multidisciplinar
organizada na Edifer, foram construdas representaes grficas da interface. Estas
representaes constituem visualizaes possveis da interface do programa com o utilizador
para efeitos de demonstrao. Estas interfaces so apresentadas nas pginas seguintes:
Figura 4.5 Visualizao da Ficha do Fornecedor, no SGF pgina 76;
Figura 4.6 Vista Obra, no SGF pgina 77;
Figura 4.7 Visualizao da interface de avaliao pela Produo, no SGF pgina 77;
Figura 4.8 Visualizao da interface de avaliao pelos Oramentos, no SGF (com
ilustrao de um Guia de Classificao) pgina 78.
PROPOSTA DE UM SISTEMA DE GESTO DE FORNECEDORES
76
Figura 4.5 Visualizao da Ficha do Fornecedor, no SGF
PROPOSTA DE UM SISTEMA DE GESTO DE FORNECEDORES
77
Figura 4.6 Vista Obra, no SGF
Figura 4.7 Visualizao da interface de avaliao pela Produo, no SGF
PROPOSTA DE UM SISTEMA DE GESTO DE FORNECEDORES
78
Figura 4.8 Visualizao da interface de avaliao pelos Oramentos, no SGF (com
ilustrao de um Guia de Classificao)
A Figura 4.5 Visualizao da Ficha do Fornecedor, no SGF (pgina 76) representa toda a
informao indicada no Quadro 4.1 Campos da Ficha do Fornecedor (pgina 67). Assim,
deve ser interpretada correctamente: em particular, a Ficha do Fornecedor varia consoante a
pessoa que lhe est a aceder. Por exemplo no caso de um Director de Obra, no h interesse
em apresentar a informao bancria de um dos subempreiteiros. Cada um dos mdulos,
portanto, ser disponibilizado consoante a necessidade e adequao.
CONCLUSES
79
5 CONCLUSES
5.1 Introduo
Este trabalho constitui uma das anlises mais profundas ao procurement da Edifer pelo menos
desde a adopo pela empresa do econstroi um desenvolvimento que representa uma
alterao significativa a toda a interaco Edifer/mercado.
A conjugao deste facto com outras circunstncias leva a que se revelasse ter sido
necessrio um ponto de situao. Entre estas circunstncias contam-se, por exemplo, a
evoluo do uso de diferentes sistemas por parte de diferentes departamentos e a
desactualizao progressiva do mtodo de avaliao.
Em resumo, a Edifer necessitava de uma anlise global ao seu processo de aprovisionamento.
A anlise revelou diversos pontos mais ou menos crticos a carecer de interveno.
Deve ser notado que o Sistema de Gesto de Fornecedores proposto representa uma
consolidao tal que leva a que todos os intervenientes no ciclo de aprovisionamento, desde os
Oramentos at Assistncia Aps Venda, usem uma mesma ferramenta, permitindo uma
interface nica com o mercado de fornecedores e subempreiteiros um desenvolvimento
inovador em Portugal, pelo menos tanto quanto se saiba no domnio pblico.
5.2 Concluso do proposto
Em todas as fases do trabalho, o autor esteve em contacto prximo com a Edifer. Mais
crucialmente, aquando da elaborao das propostas foram tidas reunies com o Director do
Desenvolvimento Organizacional, bem como com colaboradores (fazendo o Director parte
deste conjunto) da Direco de Sistemas de Informao.
O objectivo destas reunies foi, em primeiro lugar, o de avaliar a validade das medidas
propostas, e em segundo, aferir a forma da sua implementao. Daqui, resultaram os seguintes
pareceres:
As propostas apresentadas so teis, e so necessrias acrescentam valor
organizao.
A construo dos principais produtos da dissertao ser levada a cabo pela
Direco de Sistemas de Informao, em conjunto com a Direco de
Desenvolvimento, com o apoio de uma equipa da IBM.
Em relao ao segundo ponto, seria de facto impossvel ao autor proceder por si
materializao das propostas apresentadas. Como referido, os sistemas a estabelecer devero
integrar-se nos sistemas actuais da Edifer, sendo para este efeito construdos em Microsoft
CONCLUSES
80
SharePoint 2007, no mbito da Intranet Edifer. Um projecto deste gnero requer recursos muito
para alm dos do autor basta, alis, notar a constituio da equipa atribuda a esta tarefa.
H a notar que a possibilidade de construir um prottipo do Sistema de Gesto de
Fornecedores numa outra plataforma, para efeitos de demonstrao, no passou despercebida
ao autor. Tal no foi feito pelos seguintes motivos:
A concretizao de algumas das caractersticas do Sistema apenas ser feita aps
algumas verificaes internas Edifer. Por exemplo, sabido que a integrao Sistema
de Gesto de Fornecedores / Oracle possvel, mas no ainda clara a forma como se
processar essa integrao. Esse gnero de passos intermdios, bem como as
restries temporais a si associadas, tornariam a criao de um prottipo nos prazos
pretendidos ainda mais impossvel.
A construo de um prottipo numa plataforma que no o Microsoft SharePoint no
seria capaz de emular de forma fiel o que se pretende atingir com aquela ferramenta.
O prottipo teria como propsito apenas demonstrar o que se pretende com o Sistema
esta demonstrao foi conseguida com sucesso junto da Edifer sem ser necessrio
recorrer criao de um prottipo.
Quanto ao Sistema a construir no Microsoft SharePoint, prev-se o trmino da primeira fase de
implementao no fim do segundo semestre de 2009.
Foi, entretanto, pedido ao autor que pudesse oferecer acompanhamento ao desenvolvimento
do projecto pedido que foi aceite de bom grado.
5.3 Contribuies
Este trabalho realiza uma anlise ao processo de aprovisionamento de uma grande construtora
numa altura em que a sua adopo de um mercado electrnico se encontra plenamente
estabelecida. Assim, abordado o impacto a mdio prazo deste passo, e so notadas algumas
implicaes negativas do uso destas plataformas. Por outro lado, entretanto, a descrio
deste mecanismo de aprovisionamento (quer na reviso da literatura, quer aquando da
caracterizao do processo existente na Edifer) indica vrias vantagens associadas s
plataformas electrnicas. Estas implicaes, decorrentes do uso das plataformas electrnicas,
conjugam-se com as alteraes que a indstria tem vindo a impor aos processos de
aprovisionamento das grandes construtoras (descritas no Captulo 1).
Desta conjugao resultam desafios para as construtoras que, desde que abordados de forma
adequada, podero ser transformados em oportunidades. O Sistema de Gesto de
Fornecedores proposto possibilita organizao uma gesto eficaz dos seus fornecedores e
subempreiteiros, superando algumas das dificuldades existentes actualmente, e permitindo que
CONCLUSES
81
possa trabalhar com essas empresas de forma cada vez mais prxima como, alis,
amplamente recomendado pela literatura.
Este , assim, um desenvolvimento inovador no que concerne a superao dos desafios
existente actualmente neste meio
.
5.4 Limitaes da investigao
A empresa junto da qual este trabalho foi desenvolvido mostrou-se, em todas as alturas,
absolutamente disponvel para a colaborao. No entanto, h a notar que tal disponibilidade
parece ser fortuita isto , no se trata de um posicionamento tpico para uma empresa da
indstria. De facto, aquando da definio inicial do tema de investigao, foram abordadas
vrias empresas com o objectivo de aferir a sua disponibilidade de colaborao mais de uma
dezena. Neste processo, foi notria a falta de coordenao com o Instituto Superior Tcnico. O
prprio conceito de colaborao com uma universidade aparentou ser estranho a vrias das
empresas contactadas.
Esta indefinio inicial levou a que fosse dispendida uma grande quantidade de tempo no
estabelecimento de uma parceria com uma empresa. De facto, e uma vez definida a parceria
com a Edifer, pensou-se realizar este trabalho no mbito do controlo de gesto da empresa.
Por outras palavras, no existia, a priori, uma possibilidade de interveno em vista. Assim, o
tema da dissertao demorou algumas semanas a ser definido atrasando o incio do trabalho.
Esta indefinio inicial no tem origem em falhas circunstanciais tem como base os
paradigmas existentes de colaborao universidades/empresas.
Tendo em considerao os benefcios que se podem derivar a partir deste gnero de parcerias,
ser til, e importante, que se estabeleam mecanismos mais formais de colaborao entre as
duas partes. No apenas com o objectivo de tornar processos como este mais cleres, mas
tambm com o objectivo de potenciar desenvolvimentos maiores (e mais frequentes) na
indstria.
Ser, assim, e na opinio do autor, til a criao de uma plataforma onde as empresas possam
manifestar as suas necessidades e as universidades as possam analisar consoante as suas
prprias disponibilidades, interesses, e orientaes de investigao.
5.5 Aplicabilidade e trabalhos futuros
Poder-se- dizer existirem duas reas distintas no procurement. Em primeiro, a adequada
gesto do conjunto de fornecedores existente. Em segundo, a expanso desse mesmo
conjunto.
CONCLUSES
82
Este trabalho incide principalmente sobre a primeira destas reas melhorando a gesto do
lote de fornecedores da Edifer. A segunda rea, encontrando-se fora do mbito deste trabalho,
no foi abordada.
Ainda que referindo-se especificamente s caractersticas da Edifer (nomeadamente, aos seus
departamentos e processos), vrios conceitos abordados neste trabalho so geralmente
transversais a quaisquer organizaes: gesto de fornecedores; gesto do conhecimento;
coordenao interna. Assim, e feita a necessria transposio, este trabalho pode ser aplicado
a um grande nmero de organizaes.
No entanto, como referido, fica por realizar um trabalho de procurement a montante da
organizao. Como pode a organizao encontrar novas empresas para duplicar a sua pool de
fornecedores?; Como pode a organizao chegar a fornecedores estrangeiros?; Como deve a
organizao ajustar o seu processo de seleco de fornecedores s realidades de outros
continentes?; Onde se encontra o equilbrio entre vantagens estritamente econmicas e
responsabilidade social corporativa na utilizao de fornecedores do outro lado do mundo?
As respostas a estas e outras questes so de interesse para a indstria.
Numa outra orientao, ser tambm de interesse avaliar os impactos a longo prazo da
implementao de sistemas como o Sistema de Gesto de Fornecedores que aqui proposto.
De facto, de esperar que, entre outros factores, a reduo de entropia na interaco entre a
organizao e os seus respectivos fornecedores, bem como a maior adaptao entre os
mesmos, possam potenciar s duas partes evolues mutuamente benficas. tambm
possvel que, semelhana do sucedido com as plataformas electrnicas, a implementao
deste sistema traga novos, e diferentes, desafios organizao. Ser, assim, relevante medir,
contextualizar, e avaliar estes efeitos.
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ANEXOS
87
7 ANEXOS
ANEXOS
I - 1
ANEXO I - INQURITO ENVIADO AOS COLABORADORES DA DAP
O anexo apresentado a partir da pgina seguinte.
ANEXOS
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ANEXO I - INQURITO ENVIADO AOS COLABORADORES DA DAP
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ANEXO II - INQURITO ENVIADO AOS COLABORADORES DA PRODUO
O anexo apresentado a partir da pgina seguinte.
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ANEXOS
III - 1
ANEXO III - INQURITO ENVIADO AOS FORNECEDORES E SUBEMPREITEIROS DA
EDIFER UTILIZADORES DO ECONSTROI
O anexo apresentado a partir da pgina seguinte.
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ANEXOS
IV - 1
ANEXO IV - INQURITO ENVIADO AOS FORNECEDORES E SUBEMPREITEIROS DA
EDIFER NO UTILIZADORES DO ECONSTROI
O anexo apresentado a partir da pgina seguinte.
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