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CONTROL DE MOVIMIENTO DE ALMACN

Cdigo: AL PR 017
Versin: 13
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Proceso o Nombre del Proyecto:
ALMACN

TABLA DE CONTENIDO

1 OBJETIVO ........................................................................................................................... 2
2 ALCANCE ............................................................................................................................ 2
3 DEFINICIONES .................................................................................................................... 2
3.1 CONTROL MOVIMIENTO EN EL ALMACN.. .............................................................. 2
4 METODOLOGA .................................................................................................................. 2
4.1 ALMACN CENTRAL ................................................................................................... 2
4.2 ALMACN EN EL PROYECTO ..................................................................................... 4
5. REGISTROS ........................................................................................................................ 7


1 OBJETIVO
Controlar el movimiento de materiales, herramientas y equipos que entran y salen de los
diferentes almacenes

2 ALCANCE
Todos los materiales y productos que se encuentran tanto en el almacn central como en los
almacenes de los proyectos de CONEQUIPOS ING. LTDA.

3 DEFINICIONES
3.1 CONTROL MOVIMIENTO EN EL ALMACN. Es la accin que debe llevarse a cabo para
la correcta recepcin, identificacin despacho y control de los equipos, herramientas y
materiales, aplicable al almacn central de Bogot y los almacenes de las diferentes
proyectos.

4 METODOLOGA
4.1 ALMACN CENTRAL
El almacenista designado para el proyecto es nombrado por la oficina central de
CONEQUIPOS ING. LTDA., para lo que la oficina de personal determina antes del
nombramiento su idoneidad de acuerdo a la hoja de vida y la complejidad del proyecto
El departamento de compras monta las rdenes de compra en el sistema (entorno de red)
para que sean consultadas (nicamente con opcin de lectura), y se imprime al momento de
la recepcin de elementos por parte del proveedor. Las rdenes de compra que an no han
sido recibidas se registran en el cuadro de rdenes de compra pendientes.

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Los productos recibidos por el almacn deben llegar soportados como mnimo con la
remisin y con copia de la orden de compra. El personal de almacn tiene la
responsabilidad de verificar el contenido de las rdenes de compra previa la recepcin del
producto o material.
En la recepcin del producto o material el personal de almacn revisa las cantidades y
descripcin de lo referenciado en la orden de compra con lo recibido.
Cuando no existan diferencias el personal de almacn firma la remisin del proveedor
haciendo constancia de la coincidencia.
En caso de faltantes y/o diferencias en las especificaciones, el personal de almacn informa
al personal de compras quien determina si se recibe o no el material.
En caso de recibir el material con faltantes se hace la observacin en la remisin del
proveedor de lo que esta pendiente por entregar.
Inmediatamente recibido el producto se elabora la entrada de almacn en el formato AL FO
006 Recepcin en almacn, donde se lleva un consecutivo de recepcin, fecha, lugar, el
proveedor, el nmero de factura y/o remisin, nmero de la nota de movilizacin, nmero de
requisicin y proyecto para el cual se solicit el producto. Esta recepcin debe estar firmada
por el personal de almacn y el proveedor (o quien entrega).
Se entrega una copia de la recepcin de almacn al proveedor una vez culmine la
verificacin de la misma; una segunda copia ser enviada por correo electrnico al
departamento de compras para evidenciar el recibido, el original de la recepcin de almacn
permanece en el archivo del almacn.
En el caso del almacn central de CONEQUIPOS ING. LTDA., nicamente los productos
que entran al almacn son identificados con el nombre del proyecto a donde van a ser
enviados.
Con la recepcin de almacn se hace la nota de movilizacin AL FO 018 en la que se
relaciona la cantidad del producto con su respectiva descripcin, en caso de enviarse
equipos alquilados en la nota de movilizacin se indica su condicin y la necesidad de ser
devuelto una vez finalizado el uso. Esta nota se elabora en original y una copia.
La nota de movilizacin en todos los casos estar firmada por las personas autorizadas que
aprueban el despacho (Subgerencia operativa y/o persona autorizada) y por quien
despacha (personal de almacn).
Se envan los equipos y/o productos al proyecto con una copia de la nota de movilizacin
para archivo en obra, adicionalmente se enva un correo con otra copia para ser devuelta
por el mismo medio al almacn central como mximo un da despus de recibida, esta
debe estar completamente diligenciada con la firma del almacenista de obra como
constancia de su recibido a conformidad.

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Si existe No conformidad en la recepcin de los materiales en el proyecto, el almacenista
debe adjuntar al envi de la nota de recepcin, el registro de tal situacin en el formato AL
FO 055 Tratamiento de producto no conforme para ser evaluado por el departamento de
compras en Bogot, quien toma las acciones pertinentes para el tratamiento a este
producto.
Todo equipo pesado (que requiera parmetros especiales de cuidado por su costo) se
remite con el registro transferencia de equipos AM FO 024 el cual se genera desde el
departamento de Administracin y mantenimiento de equipos; con el fin de identificar el
estado de mantenimiento y llevar un control del mismo.
La oficina central de CONEQUIPOS ING. LTDA., delegar un representante del almacn
para realizar visita a los proyectos cada cuatro (4) meses para verificar los movimientos de
almacn de obra, los cuales deben estar impresos y con sus respectivas firmas. Esto con el
fin controlar los movimientos de los elementos enviados desde el almacn central y rdenes
de compras locales con compromiso de los almacenista de obra.
Una vez enviados los productos, materiales y/o equipos, el personal de almacn con las
notas de movilizacin y la transferencia de equipos, elabora el resumen de elementos
enviados al proyecto en el formato AL FO 058 el cual se entrega al subgerente operativo
cada vez que lo requiera.
Una vez finalizado el proyecto almacn central recibe los materiales (sobrantes),
herramientas y equipos mediante una remisin en el formato AL FO 018 Nota de
movilizacin, bajo las condiciones de empaque y transporte que aseguran su condicin de
funcionalidad para futuros proyectos.
Los equipos deben venir con su correspondiente nota de transferencia formato AM FO 024.
El personal de almacn central con la nota de movilizacin verifica las cantidades recibidas
y deja registrada la conformidad o no en la inspeccin en recepcin del mismo formato.
Junto con este registro y el ltimo resumen de elementos enviados a obra, formato AL FO
058, se verifican las existencias reportadas por el personal del almacn y emite un informe
de faltantes y estado de equipos, herramientas y material recibido en el formato AL FO 056
este registro es presentado a la Subgerencia operativa.

4.2 ALMACN EN EL PROYECTO
El almacenista designado en el proyecto es nombrado por la oficina central de
CONEQUIPOS ING. LTDA., para lo que la Subgerencia operativa determina antes del
nombramiento su idoneidad de acuerdo a la hoja de vida y la complejidad del proyecto.
Para la recepcin en almacn de obra se contemplan las siguientes situaciones:

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1. La recepcin de elementos enviados por almacn central en Bogot se realiza
mediante la Nota de movilizacin AL FO 018, sta nota equivale a la remisin para la
realizacin de la entrada de almacn en obra.
Almacn en obra recibe dos copias de la Nota de movilizacin, una para archivo y la
otra debe ser devuelta al almacn central como mximo un da despus de recibida,
con el debido diligenciamiento de la Nota de recepcin incluida en la parte inferior de
este. Si existe No conformidad en la recepcin de los materiales en el proyecto, el
almacenista debe adjuntar al envi de la Nota de Recepcin, el registro de tal
situacin en el formato AL FO 055 Tratamiento de producto no conforme.
2. Las entregas que haga el proveedor en la obra, en todos los casos deben llegar
soportadas como mnimo con la remisin y copia de la orden de compra;
inmediatamente recibido el producto se elabora la entrada de almacn en el formato
AL FO 006 Recepcin de almacn, donde se lleva un consecutivo de recepcin,
fecha, lugar, el proveedor, el nmero de factura y/o remisin, nmero de la nota de
movilizacin, nmero de requisicin y proyecto para el cual se solicit el producto.
Esta recepcin debe estar firmada por el personal de almacn y el proveedor (o
quien entrega).
Se entrega una copia de la recepcin de almacn al proveedor una vez culmine la
verificacin en recepcin; una segunda copia ser enviada por correo electrnico al
departamento de compras en la oficina central o a su delegado en obra segn
corresponda donde se haya realizado la compra (Bogot o local); de sta manera se
evidencia el recibido del producto. El original de la recepcin de almacn permanece
en el archivo del almacn de la obra.
El almacenista del proyecto registra en el formato movimiento de almacn en obra EP FO
014, las entradas y salidas de los productos.
El soporte de salida de almacn en el proyecto son los vales de consumo; se llena para
cada producto el vale de consumo respectivo, debidamente autorizados y firmados por el
director del proyecto, estos vales son talonarios impresos como papelera de CONEQUIPOS
ING. LTDA.
El almacenista del proyecto registra en el formato AL FO 630 Resumen de salida de
almacn , las salidas semanales o quincenales de acuerdo al requerimiento de la obra
soportadas con los vales de consumo debidamente firmados y autorizados.
Las notas de movilizacin generadas en obra que van hacia el almacn central deben ir con
la firma del ingeniero residente de obra, personal de pozo y/o director de proyecto.
El almacenista del proyecto enva al Almacn central en Bogot cada 15 das los registros
correspondientes al movimiento de almacn en obra segn formato EP FO 014; an cuando

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no existan movimientos en el almacn del proyecto es necesario reportarlo a la oficina
central de CONEQUIPOS ING. LTDA., la ausencia de movimiento.
La oficina central de CONEQUIPOS ING. LTDA., delegar un representante del almacn
para realizar visita a los proyectos cada cuatro (4) meses para verificar los movimientos de
almacn de obra, los cuales deben estar impresos y con sus respectivas firmas. Esto con el
fin controlar los movimientos de los elementos enviados desde el almacn central y rdenes
de compras locales con compromiso de los almacenista de obra.
Una vez finalizado el proyecto, el almacenista del proyecto enva al almacn central los
materiales (sobrantes), herramientas y equipos remisionndolos en la nota de movilizacin
AL FO 018, bajo las condiciones de empaque y transporte que aseguran su condicin de
funcionalidad para futuros proyectos.
Los equipos deben venir con su correspondiente nota de transferencia formato AM FO 024.
La entrega formal de los materiales (sobrantes), herramientas y equipos en el almacn
central de CONEQUIPOS ING. LTDA., la realiza el almacenista del proyecto junto con el
director de proyecto.
El personal de almacn central con la nota de movilizacin verifica las cantidades recibidas
y deja registrada la conformidad o no en la inspeccin en recepcin del mismo formato.
Junto con este registro y el ltimo resumen de elementos enviados a obra, formato AL FO
058, se verifican las existencias reportadas por el personal del almacn y emite un informe
de faltantes y estado de equipos, herramientas y material recibido en el formato AL FO 056
este registro es presentado a la Subgerencia operativa.
Los materiales que sobren en un margen mayor al 50% por clculos incorrectos durante la
planificacin de materiales formalizados en la requisicin sern valorados y deducidos de
los ltimos honorarios del director del proyecto y los cargos inmediatos a este.
El registro AL FO 056, lo entrega la Subgerencia operativa a Compras donde valorizan las
diferencias entre lo enviado (al proyecto) y lo recibido (almacn central), este costo es
deducido de los salarios pendientes por pagar al almacenista y el director del proyecto y los
cargos inmediatos que dependen de este.
A menos que el Subgerente operativo lo autorice, todos los materiales, herramientas y
equipos al culminar el proyecto deben ser enviados al almacn central de CONEQUIPOS
ING. LTDA., y si se van a enviar a otro almacn debe ser mediante una autorizacin escrita
del Subgerente operativo y los almacenistas de las bodegas deben enviar copia de las notas
de movilizacin a la oficina de CONEQUIPOS ING. LTDA.

NOTA: La compaa no asumir prdidas de material y equipos ocasionados en
obra por descuido de los responsables en su manejo.

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5. REGISTROS
AL FO 006 Recepcin de almacn
EP FO 014 Movimiento de almacn en obra
AL FO 018 Nota de movilizacin
AM FO 024 Transferencia de maquinaria y equipos
AL FO 055 Tratamiento de producto no conforme
AL FO 056 Informe de faltantes y estado de equipo, herramientas y materiales
AL FO 058 Resumen de elementos enviados a obra.
AL FO 630 Resumen de salida de almacn