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Roland Giger Prüfen in SAP ®
Roland Giger
Prüfen in SAP ®

Werteflüsse im SAP Reisemanagement

Inhalt

1

Einführung

2

Prozesse und Systemarchitektur

3

Die Grundlagen in den Personalstammdaten

4

Die Grundlagen im Customizing

5

Die Teilprozesse und deren Werteflüsse

6

Informationsquellen

7

Prüfungshandlungen

8

Fazit

Als Fortsetzung der letztjährigen Artikelreihe „Integrierte Werteflüsse im SAP-Sys- tem“ geht dieser Artikel auf die Besonderheiten der SAP-Komponente Reisemanage- ment ein. Vorgestellt werden ausgewählte Prozessschritte und deren Werteflüsse, die technischen Hintergründe sowie mögliche Prüfungsansätze.

1 Einführung

Reisekosten gehören zu den personalbasierten Kostenfaktoren eines Unterneh- mens und fallen praktisch in jedem Unternehmen an. Der Arbeitsaufwand vom Antrag, der Planung bis zur Rückerstattung der Kosten an die Mitarbeitenden sowie die transparente und ordnungsmäßige Verbuchung in der Finanzbuchhaltung kann rasch ein beträchtliches Ausmaß annehmen, wenn sehr viele Reisen mit un- terschiedlichen Anforderungen abgewickelt werden müssen. Die technologische Unterstützung durch die SAP-Komponente Reisemanagement ermöglicht es, dass alle Prozessschritte ganzheitlich und umfassend abgewickelt werden können. Es bietet hierzu vielseitige Anpassungsmöglichkeiten und ein be- trächtliches Potential für die Verbesserung der Abläufe.

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Ziel ist es, das der Mitarbeitende möglichst unkompliziert und einfach seine Reise vorbereiten und durchführen kann sowie letztlich seine angefallenen Reisekosten rasch zurückvergütet erhält. Das Unternehmen möchte den Prozess möglichst effizient, effek- tiv und sicher abwickeln. Wer das Reisemanagement einführen will, benötigt als Voraussetzung die SAP-Kom- ponenten Personalwesen und Finanzbuchhaltung. Im Bereich der Kostenzuordnung be- steht die Möglichkeit für die Kontierung ins Controlling, dem Projektsystem und cPro- jects. Ebenfalls integriert ist das Haushaltmanagement. Damit das Reisemanagement genutzt werden kann, muss die Travel Management Extension aktiviert werden.

2 Prozess und Systemarchitektur

Den Prozess für dass Reisemanagement unterstützt SAP mit einer ganzheitlichen und integrativen Funktionalität. Eine Übersicht über den Prozess bietet die folgende Darstel- lung:

Prüfen in SAP ®

bietet die folgende Darstel- lung: Prüfen in SAP ® Abb. 1 – Prozessübersicht Reisemanagement Die von

Abb. 1 – Prozessübersicht Reisemanagement

Die von SAP unterstützten Teilprozesse umfassen den Reiseantrag, die Reiseplanung sowie die Reisekostenabrechnung. Die Unterteilung des Teilprozesses Reisekostenabrechnung in zwei weitere Teilprozesse orientiert sich an den Erfahrungen aus meiner Praxis bei Kunden, da diese sowohl systemtechnisch wie organisatorisch getrennt abgewickelt wer- den. Die Teilprozesse basieren auf den Daten in den Personalstammdaten und können mit der Personalkostenabrechnung an die Finanzbuchhaltung übergeleitet werden. Für die Beantragung und Genehmigung von Reisen stehen Funktionalitäten aus dem SAP Business Workflow oder auch Portalfunk- tionen zur Verfügung. Die technische Architektur für die Durchführung des Prozesses basiert grundsätzlich auf dem SAP ERP-System mit den Komponenten Personalwesen und Finanzbuchhaltung. Eine solche Architek- tur reicht aus, um den ganzen Prozess tech- nisch abzuwickeln.

Abb. 2 – Systemarchitektur

ganzen Prozess tech- nisch abzuwickeln. Abb. 2 – Systemarchitektur PRev   Revisionspraxis  2  |   2014 71

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Um die Personalabteilung zu entlasten, können Mitarbeitende (mit der SAP-Kompo- nente Employee Self Services) und Vorgesetzte (mit der SAP-Komponente Manager Self Services) die Daten über das SAP-Portal selber erfassen und verwalten. Externe Reiseda- ten, die Mitarbeitende offline auf einem Laptop erfassen, können über die SAP-Kompo- nente Mobile Travel Expenses integriert werden. Verschiedene Möglichkeiten für eine Anbindung an externe Reisesysteme (z. B. On- line-Reiseportale, Hotelreservierungssysteme, Mietwagen-, Bahn- und Flugreservations- systeme, Routenplanung) ist ebenfalls möglich. Damit vielreisende Mitarbeiter nicht ständig den Geldbeutel zücken müssen oder wenn Bargeld für Zahlungen nicht möglich ist, kann auch die Bezahlung mit Kreditkarte in die verschiedenen Prozessschritte integ- riert werden.

3 Die Grundlagen in den Personalstammdaten

Damit ein Mitarbeitender mit dem Reisemanagement arbeiten kann, muss ein Personal- stammsatz vorhanden sein. Ein solcher Personalstammsatz wird in der Regel über die Personaladministration angelegt, kann aber auch aus dem Reisemanagement erfolgen. Folgende Infotypen sind für das Reisemanagement von Bedeutung:

Infotyp

Beschreibung

0001

Organisatorische Zuordnung

Zuordnung einer Kostenstelle für den Mitarbeitenden.

0002

Daten zur Person

Enthält Grunddaten wie Namen, Geburtsdaten, Zivilstand.

0006

Anschriften

Enthält die Adresse. Diese wird u. a. benötigt, wenn aus den Personal- stammdaten ein Kreditorenstammsatz angelegt wird.

0017

Reiseprivilegien

Zentraler Infotyp für die Steuerung der Reiseabrechnung. Hier kann auch eine andere Kostenstelle als in Infotyp 0001 hinterlegt werden. Beachten Sie das Häkchen beim Feld “Reisen zugeordnet“. Ist es ge- setzt, hat der Mitarbeitende Reisen zugeordnet. Es kann aber auch durch den Report RPRFLDEL zurückgesetzt werden.

aber auch durch den Report RPRFLDEL zurückgesetzt werden. 0105 Kommunikation Subtyp 0001 Systembenutzername Der

0105

Kommunikation

Subtyp 0001 Systembenutzername Der gültige SAP-Benutzername des Mitarbeitenden. Subtyp 0011 Kreditkartennummer Wird genutzt, wenn über Kreditkarte gebucht wird. Hier wird die gültige Kreditkartennummer hinterlegt. Aus Sicherheitsgründen sollte dies ver- schlüsselt erfolgen. Hinweis: Damit bei einem Personalaustritt nicht vergessen wird, dass eine Kreditkarte abgegeben wurde, kann diese als Leihgabe im Infotyp 0040 erfasst werden.

kann diese als Leihgabe im Infotyp 0040 erfasst werden. 0009 Bankverbindung Wird eingesetzt, wenn die

0009

Bankverbindung

Wird eingesetzt, wenn die Auszahlung über die Kreditorenbuchhaltung bzw. einen Datenträgeraustausch erfolgt.

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Infotyp

Beschreibung

0014 Wiederkehrende Be-/Abzüge und

Hier könnten Lohnarten mit fixen Beträgen gepflegt werden, welche als

0015 Ergänzende Zahlungen

Spesen zur Auszahlung gelangen. Dieser Infotyp sollte nicht genutzt werden, wenn das Reisemanagement eingesetzt wird,

Spesen zur Auszahlung gelangen. Dieser Infotyp sollte nicht genutzt werden, wenn das Reisemanagement eingesetzt wird, da ja die Reise- spesen über die Reisekostenabrechnung abgerechnet werden sollen.

0027

Kostenverteilung

 
Subtyp 02 Reisekosten Legt fest, auf welche Controlling-Objekte (Kostenstelle, Innenauftrag, PSP-Element) die Abrechnung

Subtyp 02 Reisekosten Legt fest, auf welche Controlling-Objekte (Kostenstelle, Innenauftrag, PSP-Element) die Abrechnung der Reisekosten verbucht wird. Dieser In- fotyp hat die höchste Priorität gegenüber den Infotypen 0001 und 0017.

0470

bis 475 Reiseprofil, Flugpräferenzen, Hotelpräferenzen,

Sind optional und ermöglichen, individuelle Einstellungen für die Bu- chungen einer Geschäftsreise einzustellen.

Mietwagenpräferenzen, Kundenprogramm

Abb. 3 – HR-Infotypen für das Reisemanagement

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Die Kostenverteilung ins Controlling ist abhängig von den Einstellungen in den Infotypen 0001, 0017 und 0027. Diese Regel wird als Reisekostenzuordnungsvorschrift bezeichnet und folgt den nachfolgend dargestellten Regeln.

bezeichnet und folgt den nachfolgend dargestellten Regeln. Abb. 4 – Kostenzuordnung der Reisekosten PRev  

Abb. 4 – Kostenzuordnung der Reisekosten

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4 Die Grundlagen im Customizing

4.1 Die Reisenummer

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Jede Reise wird mit einer Reisenummer abgespeichert. Wie der Nummernkreis eingestellt ist, können Sie mit der Transaktion PR10 ermitteln. Empfohlen wird von SAP, dass die Reisenummer intern vom System vergeben wird.

4.2 Die Reisespesenarten

Mitarbeitende erfassen ihre Reisekosten mit einem Nachweis einer bestimmten Reisespe- senart. Diese werden im Customizing angelegt und steuern verschiedene Funktionen.

Zentral bei den Spesenarten ist die Unterschei- dung, ob sie für Einzelbelege oder Pauschalen ver-
Zentral bei den Spesenarten ist die Unterschei- dung, ob sie für Einzelbelege oder Pauschalen ver-

Zentral bei den Spesenarten ist die Unterschei- dung, ob sie für Einzelbelege oder Pauschalen ver- fügbar ist. Mit der Festlegung von Betragsgrenzen kann ver- hindert werden, dass irtümlicherweise zu hohe Beträge ausbezahlt werden. Wird mit Kreditkarten abgerechnet, sollten dafür eigene Spesenarten definiert werden. Diese wer- den im Feld “Beträge sind“ mit “vom Unterneh- men bereits bezahlt“ deklariert. Auslagen, die vom Mitarbeitenden selber getragen werden, sollten ebenfalls eigene Spesenarten haben und im Feld “Beträge sind“ als private Kos- ten ausgewiesen werden.

sollten ebenfalls eigene Spesenarten haben und im Feld “Beträge sind“ als private Kos- ten ausgewiesen werden.

Abb. 5 – Reisespesenarten

4.3 Das Merkmal TRVCT für die Zuordnung der Reiseregelungen

Für jedes Land oder eine bestimmte Branche existieren unterschiedliche Vorschriften zur Ermittlung der korrekten Spesenbeträge. So gelten zum Beispiel in Deutschland für den öffentlichen Bereich andere Vorschriften als für den privaten Bereich. Dies hat zur Folge, dass verschiedenste Parameter wie beispielsweise die Reisespesen- arten unterschiedlich eingestellt werden müssen. Hierzu wird die sogenannte Reiserege- lungsvariante verwendet, die ähnlich wie ein Buchungskreis ein organisatorisches Ele- ment ist.

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Im Customizing unter Finanzwesen; Reisemanagement; Reiseab- rechnung; Stammdaten; Steuerungspara- meter für
Im Customizing unter
Finanzwesen; Reisemanagement; Reiseab-
rechnung; Stammdaten; Steuerungspara-
meter für Reisekosten; Globale Voreinstel-
lungen definieren
sind die allgemeinen Einstellungen einer
Reiseregelungsvariante zu finden.
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Abb. 6 – die Reiseregelungsvariante

Das Reisemanagement ermittelt die Reiseregelungsvariante des Mitarbeitenden über das sogenannte Merkmal TRVCT (Travel Control für Reisekostenabrechnung). Das Merk- mal erlaubt es, über verschiedenste organisatorische Zuordnungen des Mitarbeitenden die mögliche Reiseregelungsvariante zu finden. Im nachfolgenden Beispiel ist es die Län- dergruppierung.

Mit der Transaktion PRMC und der Eingabe “TRVCT“ wird im nebenstehenden Beispiel angezeigt, dass über
Mit der Transaktion PRMC und der Eingabe
“TRVCT“ wird im nebenstehenden Beispiel
angezeigt, dass über die Ländergruppierung
(MOLGA) die Zuordnung stattfindet.

Abb. 7 – Merkmal für die Reiseregelungsvariante

4.4 Das Merkmal TRVPA für die Reiseabrechnung

Ein weiteres wichtiges Merkmal ist TRVPA, das einige Reisekostenparameter steuert. Wichtig sind diese Einstellungen beispielsweise für die Wahl, ob Kreditkartenclearing ak- tiviert ist oder die Abrechnung mit der Personalabrechnung erfolgen soll.

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Mit der Transaktion PRMP und der Eingabe “TRVPA“ wird eingestellt: L+G 0 = keine Integration
Mit der Transaktion PRMP und der
Eingabe “TRVPA“ wird eingestellt:
L+G 0 = keine Integration in die Perso-
nalabrechnung
CCC 4 = Kreditkartenclearing ist aktiv
Die vollständige Dokumentation er-
halten Sie, wenn Sie im Menü Sprin-
gen – Dokumentation wählen.
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Abb. 8 – Merkmale für Reisekosten

Übrigens werden für verschiedenste Funktionen im Reisemanagement noch andere Merkmale verwendet. Wenn Sie die Transaktion PRMC aufrufen und TRV* eingeben, da- nach die F4-Taste drücken, erhalten Sie eine Liste aller Merkmale und können auswählen, welches Sie anzeigen wollen.

4.5 Integration in die Personalabrechnung

Das jeweilige länderspezifische Personalabrechnungsschema muss um ein Teilschema er- weitert werden, wenn die Integration der Reiseabrechnung in die Personalabrechnung funktionieren soll. Für Deutschland ist dies das Teilschema DREI. Angepasst wird dies mit der Transaktion PE01 oder im Customizing des Reisemanagements unter “Reisekosten in die Personalabrechnung einbinden“.

5 Die Teilprozesse und deren Werteflüsse

5.1 Reise beantragen

Mit dem Reiseantrag erfasst der Mitarbeitende u. a. den Grund der Reise, die geschätzten Reisekosten sowie einen allfälligen benötigten Vorschuss und übermittelt diese Angaben an die für die Genehmigung zuständige Person; in der Regel der Vorgesetzte. Bereits in dieser Aktivität enthält das Reisemanagement zu beachtende Risiken. Diese betreffen die Vorschusszahlung, das Genehmigungsverfahren, die Spesenarten, Angaben über Reise- dauer und Reiseziel. Die mit dem Reiseantrag erfassten voraussichtlichen Kosten sind im Controlling bzw. im Haushaltmanagement als Obligo ersichtlich. Für die Auszahlung von Vorschüssen gibt es die Möglichkeit zur Auszahlung über die Kasse, über die Finanzbuchhaltung sowie mittels Datenträgeraustausch. In allen Fäl- len sollte geprüft werden, wie der Vorschuss in der definitiven Reisekostenabrechnung vollständig berücksichtigt wird. Zu beachten ist auch, dass nicht vollständig benötigte Vorschüsse zurückbezahlt werden und auch diese Beträge korrekt verbucht werden müs- sen. Werden Vorschüsse in Fremdwährung gewährt und die Reisekosten aber in der loka- len Währung des Mitarbeitenden abgerechnet, ergeben sich mögliche Fremdwährungs- differenzen, die zu berücksichtigen sind. Das Konto, das für die Vorschusszahlung benutzt wird, sollte als Offen-Posten ge- führt und ausgeglichen werden, sobald die Reise abgerechnet wird.

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Über das Customizing des Reise- managements unter “Buchung und Auszahlung von Reisevor- schüssen definieren“ finden Sie die Einstellung, welches Szena- rio für Reisevorschüsse einge- stellt ist. Gespeichert wird diese Einstellung in der Tabelle

Einstellung, welches Szena- rio für Reisevorschüsse einge- stellt ist. Gespeichert wird diese Einstellung in der Tabelle

T702N.

Möglich ist aber auch, ein abweichendes Szenario zu definieren. Dies erfolgt im Customizing unter “Reiseabrechnungssteuerung (Expertenview)“ in der Zeile „übrige Abrechnung“ im Feld 02.

in der Zeile „übrige Abrechnung“ im Feld 02. Die Expertenview enthält auch eine Vielzahl weiterer

Die Expertenview enthält auch eine Vielzahl weiterer Steuerungsparameter für andere Funktionen. Sie können die Dokumentation der Parameter über die Customizing-Dokumentation anzeigen lassen.

Abb. 9 – Steuerung des Reisevorschusses

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5.2 Reise planen und buchen

Die Reiseplanung ermöglicht die Ermittlung verfügbarer Reisedienstleistungen wie bei- spielsweise Hotels, Flüge, Mietwagen und Bahn. Möglich ist hier eine Integration an ein externes Reservationssystem, das mit dem SAP-System verbunden sein muss. Ob dieser Teilprozess durch eine Anbindung von externen Reservationssystemen unterstützt wird oder nicht, ist zu klären. Zwingend für die Nutzung des Reisemanage- ments in SAP ist es nicht. Wird eine solche Anbindung genutzt, dann kommen u. U. auch die verschiedensten Infotypen 0470 – 0475 zum Einsatz. Zwingend ist dann, dass dem Mitarbeitenden ein Reiseprofil zugewiesen wird im Infotyp 0470. Über dieses Reiseprofil, das im Customizing angelegt wird, können verschiedenste Richtlinien für die Planung bzw. Buchung definiert werden. Beispielsweise, dass für Reisen im Inland nur Mietwagen einer bestimmten Firma gebucht werden dürfen. Die Reisen planen und buchen erfolgt über den Planungsmanager (Transaktion TP01/TP20) oder den Reisemanager (Transakti- on TRIP). Die Funktionalität und Integration für diesen Teilprozess ist sehr umfangreich und mit der Einbindung verschiedenster Reisesysteme ergibt sich eine komplexe Vernetzung unterschiedlicher Systeme und Daten. Zu beachten sind die vertraglichen Aspekte mit dem Anbieter, die Benutzerverwaltung auf diesen Reisesystemen sowie die Netzwerksi- cherheit.

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5.3 Reisekostenabrechnung

Erster Schritt – Reise abrechnen und genehmigen

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Nach erfolgter Reise werden die erforderlichen Daten im Reisemanagement erfasst, die Belege zusammengestellt und zur Genehmigung weitergeleitet. Das Verfahren der Genehmigung erfolgt über den SAP Business Workflow, das Ge- nehmigungsprogramm der Reiseabrechnung oder über den Manager Self-Service (MSS). Je nach Vorgabe wird die Reise von einer oder von zwei Personen genehmigt. Die Belege können dabei systemgestützt (beispielsweise eingescannt) oder physisch weitergegeben werden. Die Vollständigkeit der Belege und deren Weitergabe sollte geprüft werden, ebenfalls wer und wo letztlich die Belege über die Reise im Sinne der Ordnungsmäßigkeit aufbewahrt werden. Das Verfahren und Konzept der Genehmigung ist sehr individuell. Eine häufige Va- riante ist die Integration mit dem Organisationsmanagement im SAP Personalwesen, um damit den jeweiligen Vorgesetzten als Genehmigenden zu ermitteln. Möglich ist aber auch, dass der Verantwortliche des CO-Objektes die Genehmigung erteilt, oder eine zen- trale Spesenabteilung. Zu beachten ist bei der Prüfung, dass je nach Verfahren bei den Genehmigenden unterschiedliche Kenntnisse über die Spesenvorschriften vorhanden sein können oder die erforderliche Aufmerksamkeit bei der Genehmigung nicht immer gleich hoch ist. Dies erhöht die Fehlerquote und führt zu fehlerhaften Spesenauszahlun- gen.

Die Genehmigung kann mit einer Stellvertreterregelung an eine andere Person übertragen werden. In der Regel erfolgt dies beispielsweise bei Ferienabwesenheiten, kann sich aber zu einer Dauerlösung entwickeln, wenn der Vorgesetzte der Genehmi- gung von Reisen keine Aufmerksamkeit widmen will oder kann. Zu beachten ist hier, dass die Stellvertreter ebenfalls über die dazugehörigen organisatorischen Kompetenzen zur Genehmigung verfügen sollten und nicht plötzlich der Auszubildende zum Geneh- migenden wird, weil die Stellvertretung über mehrere Personen immer weiterdelegiert wurde.

Zweiter Schritt – Reisevergütung

Ist die Reise genehmigt, werden die Reisedaten für die Buchung im Rechnungswesen und für die Auszahlung an den Mitarbeitenden aufbereitet und gebucht. Ausbezahlt werden kann entweder per Scheck, mittels Banküberweisung per Datenträgeraustausch (DTA), über die Personalabrechnung bei der Lohnauszahlung oder über die Finanzbuchhaltung als Kreditorenzahlung. In allen Fällen findet aber eine Buchung im Rechnungswesen statt.

Fällen findet aber eine Buchung im Rechnungswesen statt. Abb. 10 – Detailablauf der Reisevergütung 78 PRev

Abb. 10 – Detailablauf der Reisevergütung

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Die grafische Darstellung detailliert den Reisemanagementprozess im Teil der Reise- vergütung. Er zeigt die einzelnen Transaktionsschritte. Zusätzlich erkennen Sie auch, in welchen Tabellen die Daten gespeichert sind. Eine der wichtigen Tabellen ist PTRV_ PERIO, welchen den jeweiligen Status der Reise nachführt, sobald ein einzelner Prozess- schritt vollzogen ist. In den Tabellen PTRV_SHDR (Kopfdaten) und PTRV_SREC (Detail- daten) sind die jeweiligen Reisebeträge gespeichert. PTRV_HEAD enthält die allgemeinen Reisedaten. Alle Daten werden mit der sogenannten Reisenummer (Tabellenfeld REINR) abgespeichert Gehen wir die einzelnen Schritte durch. Nach der Genehmigung erfolgt die Abrech- nung der Reisedaten (Transaktion PREC). Damit werden die einzelnen Reisedaten fixiert und in der Tabelle PTRV_PERIO wird der Status fortgeschrieben (Feld ABREC, Wert=2). Anschließend wird ein Buchungslauf mit der Transaktion PRFI erstellt und mit der Transaktion PRRW kontrolliert. Mit dem Buchungslauf werden einzelne Reisen zusam- mengefasst und daraus ein oder mehrere Reiseübertragungsbelege erstellt. Der Reiseüber- tragungsbeleg enthält die Kontierung und die Beträge für die Buchung ins Rechnungswe- sen.

Der Schritt zur Überleitung in das Rechnungswesen erfolgt nach der Kontrolle des Buchungslaufes bzw. der darin enthaltenen Reiseübertragungsbelege. Dies erfolgt eben- falls mit der Transaktion PRRW und über die Funktion „Buchen” wird der Reiseübertra- gungsbeleg gebucht. Das SAP-System erstellt nun den entsprechenden Beleg in der Fi- nanzbuchhaltung. Die Überleitung der Daten in das Personalwesen passiert ebenfalls mit dieser Buchung, sofern sich das Personalwesen im gleichen SAP-System befindet und die Integration über das bereits vorgängig erwähnte Merkmal TRVPA (L+G) gesetzt ist. Ist dies nicht der Fall, muss die Überleitung separat ausgeführt werden (Transaktion PRPY).

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Die Verbuchung im Rechnungswesen

Wird die Reise abgerechnet, ist zu entscheiden, mit welcher Logik gebucht werden soll. Die Reise kann entweder direkt in den Aufwand gebucht werden oder über ein Verrech- nungskonto. Gesteuert wird dies im Customizing über die Einstellung „Umwandlung des Symbolischen Kontos in Aufwandskonto“ (Transaktion PRT3). Beim Vorgang HRP wird das entsprechende Verrechnungskonto hinterlegt. Mit der späteren Personalabrechnung wird das Verrechnungskonto dann ausgeglichen.

wird das Verrechnungskonto dann ausgeglichen. Abb. 11 – Verbuchung mit Verrechnungskonto PRev  

Abb. 11 – Verbuchung mit Verrechnungskonto

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6 Informationsquellen

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Informationsquelle

 

Transaktionen

TP01 – Planungsmanager PR05 – Reisekostenmanager TRIP – Reisemanager

PR10 – Nummernkreis für die Reisenummer PR11 – Nummernkreis für den Reiseübertragungsbeleg PR12 – Nummernkreis für die Buchungsläufe

PR_CHECK – Customizing-Checkreport für das Reisemanagement SSFA – Anwendungsparameter einstellen für Kreditkartenverschlüsselung FITVFELD Schema- und Feldsteuerung PRT3 – Reisekosten: Pflege Buchungen (Kontierung für Auszahlung)

PR00 – SAP Menüstruktur Reiseabrechnung PTRV_RTREE – Reportbaum Reiseabrechnung PTRV_PAYMENT_HISTORY Zahlungshistorie Reisekosten PRRW – Buchungsläufe der Finanzbuchhaltung verwalten PRTA Übersicht der eingelesenen Kreditkartenabrechnungen PRCCD Kreditkartenbelege anzeigen PRDH – Mitarbeiter mit vielen Reisetagen S_AHR_61016405 – Reiserahmendaten/Summen/Belege/Kostenzuord. PTRV_BSTAT Anlage und Pflege der Reisestatistik

SAP OSS Hinweise

1066751

– Secure Handling bei Kreditkartendaten im Reisemanagement

1032588

– Sichere Verarbeitung von Kreditkartendaten im ERP-System

1059333

– Sichere Handhabung von Kreditkarten im SAP ERP HCM

Online Dokumentation

Tabellen

PTRV_HEAD Rahmendaten einer Reise PTRV_PERIO Periodendaten einer Reise T706B4 Reisespesenarten: Zuordnung der Lohn-/Gehaltsarten TB033 Zahlungskarten: Art T706_CCOMP Kreditkartengesellschaften T702B Zuordnungstabelle Kreditkarten Clearing T702E Fahrzeugarten T702N Reiseregelungsvarianten T706A Reiseregelung-Abzugsbetrag/-prozentsatz T706B1 Reisespesenarten T706B2 Reisespesenarten: Vorschlagswert/Höchstbeträge T706B4 Reisespesenarten: Zuordnung der Lohn-/Gehaltsarten T706F Reiseregelung: Fahrtkostenpauschalen T706H Reiseregelung: Verpflegungspausch./-höchstbetr. n. Uhrzeit T706 V Reiseregelung: Verpflegungspausch./-höchstbetr. n. Stunden T706U Reiseregelung: Unterkunftspauschale

7 Prüfungshandlungen

Mögliche Prüfungshandlungen im Reisemanagement sind:

Informationsbeschaffung

Wie sieht die Systemarchitektur aus? Sind externe Reisesysteme angebunden?

Welche Reiserichtlinien/Reisespesenvorgaben gibt es?

Welche Teilprozesse des Reisemanagements werden genutzt?

Vorschusszahlung

Welches Verfahren zur Auszahlung wird eingesetzt? Gibt es Betragsgrenzen für Vor- schüsse?

Ist sichergestellt, dass die Vorschusszahlungen und evtl. Rückzahlungen in der Finanz- buchhaltung ausgewiesen und überwacht werden?

Werden die Vorschüsse mit der Reiseabrechnung korrekt verrechnet?

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Genehmigungsprozess

Ist das Genehmigungsverfahren ein- oder zweistufig?

Wie und wer darf seine Reisen selbst genehmigen?

Ist sichergestellt, dass die Genehmigung durch eine organisatorisch befugte Person er- folgt?

Kreditkarten

Welche Kreditkartengesellschaften sind definiert (Tabelle T706_CCOMP)?

Welcher Sicherheitslevel für Kreditkartenverschlüsselung ist eingestellt (Transaktion SM30, Tabelle V_TCCSEC)

Ist die Verschlüsselung im SAP System aktiviert (Transaktion SSFA)?

Sind die Kreditkartenarten verschlüsselt eingestellt (Tabelle TB033)?

Ist die Rückgabe bei einem Personalaustritt sichergestellt?

Wie erfolgt die Kreditkartenabgabe an die Mitarbeitenden?

Ist sicher geregelt, wie die Kreditkarten transportiert, aufbewahrt und entsorgt werden müssen?

Reisekostenabrechnung

Über welche Variante erfolgt die Auszahlung der Reisekosten an die Mitarbeitenden? Transaktion PRT3; Vorgang HRP; Ist das Konto ein Verrechnungskonto oder Kreditor (*KK oder *KP*).

Wie ist der Umgang mit privaten Anteilen von Reisekosten?

Wie ist sichergestellt, dass bei einem Personalaustritt keine offenen Reiseabrechnungen und die Kreditkarte zurückgegeben ist?

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8 Fazit

Das Reisemanagement ist eine vielfältig nutzbare und nützliche SAP-Komponente für die Abwicklung der Reisekosten eines Unternehmens. Vielfältig ist auch die Möglichkeit, den Wertefluss zu steuern und zu beeinflussen. Mein Artikel soll ein Einstieg sein, damit Sie mit den Begriffen und Grundkonzepten vertraut sind und sich mit weiteren Informatio- nen befassen können.

sind und sich mit weiteren Informatio- nen befassen können. Roland   Giger Inhaber der Giger Consulting

Roland   Giger Inhaber der Giger Consulting GmbH (www.giger-consulting.com) Eidg. Dipl. Wirtschaftsinformatiker, CISA, CRISC, mehrjährige IT-Erfahrung, davon 10 Jahre als SAP-Berater und 7 Jahre als leitender Revisor.

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