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Werteflsse im SAP-Immobilienmanagement RE-FX
Roland Giger
1 Einfhrung
Wer das Immobilienmanagement einfhrt, hat wohl in den meisten Fllen nicht
nur eine kleine Anzahl von Liegenschaften oder Vertrgen zu verwalten. Mehrere
Tausend Gebude, Grundstcke und Vertrge drften die Regel sein, die zu bear-
beiten sind. Entsprechend hoch sind demzufolge die finanziellen Einflsse und
Risiken, die sich aus dieser Menge ergeben.
Das Immobilienmanagement ist nur mit der Nutzung weiterer SAP-Kompo-
nenten sinnvoll und daher sehr integrativ.
Beispielsweise entstehen aus der Vermietung von Immobilienobjekten die
Mietrechnungen und Nebenkostenabrechnungen, die in der Finanzbuchhaltung
eine Buchung auslsen. Weitere Integrationsszenarien betreffen die Instandhal-
tung und die Anlagenbuchhaltung, aber auch das Controlling.
2 Aktivierung und Organisationsstrukturen
Voraussetzung fr das Immobilienmanagement ist eine Reihe von Grundeinstel-
lungen, die aktiviert bzw. eingestellt werden mssen. Grundstzlich aktiviert sein
muss die allgemeine Business Function Financial Extension (EA-FIN), auf die
hier nicht nher eingegangen wird.
Im Vergleich zu anderen SAP-Komponenten gibt es im Immobilienmanage-
ment keine eigenen Organisationsstrukturen zu definieren. Fr die Integration in
Inhalt
1 Einfhrung
2 Aktivierung und Organisationsstrukturen
3 Stammdaten
4 Der RE-Navigator zentrales Bearbeitungsinstrument
5 Zuordnung zu anderen SAP-Komponenten
6 Der kaufmnnische Teil
7 Informationsquellen
8 Prfungshandlungen
9 Fazit
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das Rechnungswesen werden die Organisationselemente Buchungskreis und Kostenrech-
nungskreis bentigt, die entsprechende Einstellungen fr die Nutzung des Immobilien-
managements enthalten.
Das Customizing der notwendigen Einstellungen erfolgt auf Mandantenebene und
kann nach der Aktivierung zum Teil nicht mehr rckgngig gemacht werden. Der Aufruf
des Customizing fr das Immobilienmanagement erfolgt mit der blichen Transaktion
SPRO oder mit der Transaktion RECACUST.
Als Erstes wird das Immo-
bilienmanagement mit der
Einstellung Real Estate
Extension aktivieren im
Mandant aktiviert.
Mit der Einstellung Teil-
funktionen aktivierenkann
das Immobilienmanage-
ment um zustzliche Funk-
tionen erweitert werden.
In den Grundeinstellungen
des Buchungskreises wer-
den Einstellungen fr den
Funktionsumfang festge-
legt (enthalten in der Ta-
belle TIVCACCSET).
Mit der Eindeutigkeit der
Objektzuordnung wird
festgelegt, ob im gleichen
Zeitraum das Objekt meh-
reren Immobilienobjekten
zugeordnet werden darf. In
diesem Falle trifft dies fr
die Anlagen zu, aber fr
alle anderen Objekte nicht.
Hier nicht sichtbar, aber
fr die Nutzung des Immo-
bilienmanagements eine
Voraussetzung, ist die Ak-
tivierung der Vermgens-
verwaltung in den zentra-
len Einstellungen des
Buchungskreises.
Aktiviert wird das Immobi-
lienmanagement definitiv
im Kostenrechnungskreis
bei den Einstellungen der
Komponenten.
Die Aktivierung der Vermgensverwaltung erfolgt ber das Customizing der globalen Pa-
rameter fr den Buchungskreis.
Ob das Immobilienmanagement in einem Buchungskreis aktiv ist oder nicht, kann
nur anhand der Einstellung im Kostenrechnungskreis und der Zuordnung zum jeweili-
gen Buchungskreis erkannt werden.
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3 Stammdaten
Die Stammdaten sind die Basis fr die Prozesse des Immobilienmanagements. Die be-
triebswirtschaftliche Sicht, auch Nutzungssicht genannt, umfasst dabei eine fest vorgege-
bene Struktur und Definition von Stammdaten. Ergnzend kann optional eine architek-
tonisch-technische Sicht definiert werden, welche mittels Customizing nach eigenen
Bedrfnissen festgelegt werden kann. Im weiteren Verlauf dieses Artikels konzentrieren
wir uns auf die Nutzungssicht, da diese fr das kaufmnnische Immobilienmanagement
und somit fr den Wertefluss relevant ist.
Abb. 1: Das Zwei-Sichten-Modell des Immobilienmanagements
Geschftspartner
Im Immobilienmanagement sind unterschiedliche Personenkreise und Organisationen
an den Geschftsprozessen beteiligt. Diese Rollen werden mit der SAP-Geschftspartner-
verwaltung definiert und im Immobilienmanagement verwendet. SAP liefert standard-
mig definierte Rollen aus. Diese knnen an die eigenen Bedrfnisse angepasst werden.
Zustzlich knnen auch eigene Geschftspartner-Rollen erstellt werden.
Wirtschaftseinheit
Die Wirtschaftseinheit ist das oberste Gliederungselement im Immobilienbestand und
wird einem Buchungskreis zugeordnet. Mit einer Wirtschaftseinheit werden Gebude
und Grundstcke zusammengefasst. Nach welchen Gesichtspunkten und Kriterien diese
Gliederung und Zusammenfassung erfolgt, ist im Einfhrungsprojekt konzeptionell zu
definieren. Whrend der Betriebsphase ist hier speziell zu beachten, dass neue Gebude
und Grundstcke bei der Stammdatenpflege auch nach diesen konzeptionellen Vorgaben
erffnet werden.
Beispielsweise knnen folgende Kriterien zur Gliederung einer Wirtschaftseinheit
fhren: Eigentmer, rtlicher Zusammenhang, zusammenhngendes Gebiet/Gebilde
und gleichartige Nutzung.
Gebude/Grundstck
Ein Gebude/Grundstck oder deren Teile bilden die Basis fr die Vermietung. Das
Grundstck umfasst dabei nur den Grund und Boden ohne die darauf stehenden Gebu-
de. Beide Immobilienobjekte sind einer Wirtschaftseinheit zugeordnet.
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Mietobjekt/Mietvertrag
Ein Mietobjekt ist die Einheit, die vermietet wird. Was als Mietobjekt zur Verfgung stehen
soll, wird bzw. muss im Immobilienmanagement definiert werden. Dies kann von der Nut-
zungsart abhngig sein und von der Flexibilitt der zur Verfgung stehenden Einheit. Die
Vermietung des Mietobjektes wird mit einem dazugehrigen Mietvertrag abgebildet.
4 Der RE-Navigator zentrales Bearbeitungsinstrument
Bevor auf weitere Einzelheiten und Funktionen des Immobilienmanagements eingegan-
gen wird, ist es fr das Verstndnis der Zusammenhnge wichtig zu wissen, wie und wo
die Daten des Immobilienmanagements verwaltet werden.
Mit der Transaktion RE80 startet Sie den sogenannten RE-Navigator und gelangt
damit zu der einheitlichen Bearbeitungsfunktion der relevanten Vorgnge im Immobilien-
management. Von hier aus knnen Sie die meisten Informationen ber die Immobilien-
objekte anzeigen. Auf der linken Seite haben Sie mit der Objektbersicht die verschiedenen
Hierarchien, einzelne Objekte sowie die Mglichkeit zum gezielten Suchen von Daten.
Abb. 2: Der RE-Navigator
5 Zuordnung zu anderen SAP-Komponenten
5.1 bersicht
Das Immobilien-
management ist
integrativ verbun-
den mit verschie-
densten SAP-Kom-
ponenten. Nebst
der direkten Ein-
bindung in die Fi-
nanzbuchhaltung
und in das Con-
trolling lassen sich
je nach Bedarf weitere Komponenten ergnzen. Abb. 3 gibt eine bersicht ber die
Mglichkeiten solcher Zuordnungen.
Abb. 3: Das Immobilienmanagement
und die Verknpfung zu anderen
SAP-Komponenten
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Die mglichen Zuordnungen von Objekten zu einem Immobilienobjekt kann im Customi-
zing ber Technische Pltze / Anlagen / Projekte / CO-Auftrge zuordnen eingestellt werden.
Debitoren/
Geschftspartner
Die Auslsung der Mietrechnung und Nebenkostenabrechnung aus dem Immobilienmanagement fhrt im Ne-
benbuch der Debitorenbuchhaltung zu einem offenen Posten.
Anlagenbuchhaltung Der buchhalterische Wert einer Immobilie wird in der Finanzbuchhaltung in der Anlagenbuchhaltung gefhrt.
Damit die Bewertung ordnungsmig erfolgt, ist eine entsprechende Zuordnung des Gebudes oder des
Grundstckes zu einer Anlage in der Anlagenbuchhaltung ntig.
Instandhaltung Der Unterhalt von Immobilien erfolgt mit der Instandhaltungskomponente von SAP. Die nach technischen Ge-
sichtspunkten definierten technischen Pltze werden der Immobilie zugewiesen. Direkt aus dem Immobilien-
management kann der Bewirtschafter die ntigen Instandhaltungsmanahmen in die Wege leiten und so
berwachen.
Projektsystem Die Verbindung von Immobilienobjekten mit Projektstrukturplanelementen ist in
den Stammdaten gespeichert. Aus den Stammdaten knnen Sie Projektinformationen abrufen.
Controlling und
Profitcenter-Rechnung
Das Controlling und die Profit-Center-Rechnungen empfangen die Informationen aus der Finanzbuchhaltung
ber die entsprechenden Kontierungsobjekte des Immobilienmanagements.
Abb. 4: Ausschnitt
aus dem Customizing
der mglichen
Zuordnungsobjekte
Die einem Immo-
bilienobjekt zuge-
ordneten Objekte
knnen im RE-Na-
vigator ber den
Reiter oder ber die
Objektdaten (Zu-
ordnungen) ange-
zeigt werden.
Abb. 5: Beispiel der
zugeordneten Objekte
einer Wirtschaftseinheit.
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5.2 Integration der Anlagen und Instandhaltung
Die SAP-Anlagenbuchhaltung bernimmt die Bewertung und Abschreibung der Immobi-
lien und mit der SAP-Instandhaltung werden die fr eine Immobilie notwendigen Bau-
und Instandhaltungsmanahmen gewhrleistet. Damit eine korrekte Bewertung in der
Finanzbuchhaltung ausgewiesen wird, ist deshalb eine Zuordnung zwischen dem Immo-
bilienobjekt und der Anlage bzw. dem Technischen Platz ntig.
Abb. 6: Integration Anlagen und Instandhaltung
Sowohl die Anlage wie auch der Technische Platz knnen direkt aus dem Immobilien-
management erzeugt werden. Anlagen sollten aber nicht direkt aus dem Immobilienma-
nagement angelegt werden, damit keine fehlerhafte oder unvollstndige Integration
stattfindet. In den meisten Fllen sind fr die Anlagenbuchhaltung und die Immobilien
auch unterschiedliche Personen zustndig. Durch diese Aufgabentrennung ergibt sich
die Anforderung, darauf zu achten, dass die Immobilienobjekte jeweils korrekt und voll-
stndig der dazugehrigen Anlage zugewiesen werden. Diese Zuordnungsarbeit ist jeweils
bei einem Kauf zu ttigen. Beim Verkauf einer Immobilie bzw. Anlage betrifft es nicht die
Zuordnung selbst, diese bleibt als Information bestehen. Das jeweilige Gltigkeitsdatum
bzw. der Gltigkeitsstatus sollte sowohl bei der Anlage wie beim Immobilienobjekt aufei-
nander abgestimmt sein.
Abb. 7: Zuordnung von Anlagen zu einem Immobilienobjekt
Damit die Integration mit der Anlagenbuchhaltung funktioniert, ist in der Anlagenklasse
das Immobilienkennzeichen zu aktivieren. Umgekehrt sollten also diejenigen Anlagen-
klassen ohne Immobilienzuordnung dieses Zeichen nicht aktiviert haben (Tabelle ANKA,
Feld AIMMO hat den Wert 1).
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Persnliche Haftung von Managern und
Aufsichtsrten
Haftungsrisiken bei Managementfehlern, Risiko-
begrenzung und D & O-Versicherung
von Professor Dr. Roderich C. Thmmel LL.M. (Harvard),
Attorney at Law (New York), Rechtsanwalt in Stuttgart,
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2008, 4. Auflage, 310 Seiten, 54,
ISBN 978-3-415-04011-3
Das Werk zeichnet ein umfassendes Bild der Haftungsrisi-
ken von Vorstnden, Geschftsfhrern, Aufsichtsrten
sowie Beirten und leitenden Angestellten. Das Buch erlu-
tert die vielfltigen Anforderungen an die Leitung und
berwachung von Unternehmen, die sich aus den gesetz-
lichen Regelungen wie auch einer immer umfangreicheren
Rechtsprechung ergeben. Viele gerichtliche Fallbeispiele
machen die praktischen Auswirkungen dieser Rahmenbe-
dingungen anschaulich.
Der Autor weist auf besonders gefhrliche Konstellationen
hin, die hug zu Haftungsansprchen fhren. Eine prg-
nante Darstellung von Strategien zur Haftungsvermeidung
bzw. -beschrnkung macht das Handbuch zu einem unent-
behrlichen Ratgeber fr die Unternehmenspraxis.
Das Anlegen von Technischen Pltzen sollte in der Verantwortung der Instandhaltung
verbleiben, um analog der Anlagenbuchhaltung eine korrekte Zuordnung zu gewhrleis-
ten. Da der Immobilienbewirtschafter fr die Immobilien in seinem Verantwortungsbe-
reich zustndig ist, erfasst er die Strungsmeldungen oder Instandhaltungsmanahmen
jeweils im Immobilienmanagement und hat somit die ntige Kontrolle und Integration
sichergestellt.
Abb. 8: Zuordnung von Technischen Pltzen zu einem Immobilienobjekt
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6 Der kaufmnnische Teil
Sinn und Zweck der Immobilienverwaltung ist die wertschpfende und wirtschaftliche
Bewirtschaftung einer Immobilie. Dazu gehrt vor allem die Vermietung. Das Immobili-
enmanagement umfasst alle Funktionen fr die kaufmnnische Verwaltung und lst
dabei die in der Buchhaltung zu verbuchenden Belege aus. Verwendet werden im Immo-
bilienmanagement andere Begriffe, die sich in der Finanzbuchhaltung quasi als Partner-
objekt wiederfinden.
Die Mietenbuchhaltung ist im
Immobilienmanagement voll-
stndig integriert. Jeder Mieter
ist ein Debitor, jeder Vermieter
ein Kreditor.
Bestehen mehrere Mietvertr-
ge, so werden alle ber das
gleiche Debitorenkonto ge-
fhrt. Jeder offene Posten ent-
hlt eine Zuordnungskontie-
rung auf den
Immobilienvertrag. Das Gleiche
gilt fr die Sicht des Vermieters
bzw. Kreditors.
Abb. 9: Das Zusammenwirken der Buchhaltung
Woran erkennen Sie in einem Finanzbuchhaltungsbeleg, ob dieser aus dem Immobilien-
management stammt? Ein solcher Beleg enthlt eine entsprechende Kontierung auf ein
Immobilienobjekt und eine Referenz auf einen Immobilienbeleg.
Ist auf der Belegposition der Button fr ImmobilienObj grn einge-
frbt, gibt es eine Immobilienkontierung. Auf den Button drcken,
zeigt die Kontierung an.
Innerhalb eines Beleges ber das Men Umfeld
Referenzbelege werden die zugehrigen Belege
ersichtlich.
Achtung: Ist kein RE-Beleg sichtbar, kann es sich
um eine direkte Buchung innerhalb der Finanz-
buchhaltung handeln. Ein SAP-Fehler ist auch
mglich und msste gem OSS-Hinweis
1780819 korrigiert werden.
Abb. 10: Die Kontierung auf ein Immobilienobjekt in einem Finanzbeleg
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Wie im vorherigen Kontierungsbild (Abb. 10) sichtbar, kann auf folgende Immobilien-
objekte (auch mehrfach) kontiert werden:
Wirtschaftseinheit
Grundstck
Gebude
Mieteinheit
Abrechnungseinheit
Vertrag
Abb. 11: bersicht Kontierung, Beleg und
Zuordnung
Abb. 12
Wenn Sie in der Belegkopf-Tabelle BKPF suchen, dann erkennen Sie am Feld BKPF-AW-
TYP mit dem Wert REACI einen Beleg, der aus dem Immobilienmanagement erzeugt
worden ist. Im Feld BKPF-XBLNR knnen Sie den Buchungsvorgang identifizieren (z. B.
REPP fr periodisches Buchen der Vertrge, RESC fr Nebenkostenabrechnung).
Wird auf ein Immobilienobjekt kontiert, lsst sich aus der Belegsegmenttabelle
BSEG nicht direkt herauslesen, welches Objekt kontiert worden ist. Im Feld BSEG-INTRE-
NO wird jeweils nur der Schlssel der jeweiligen Tabelle gespeichert. Sie mssen die je-
weilige Stammdatentabelle analysieren, um zu erfahren, welches konkrete Immobilien-
objekt kontiert worden ist (oder den Finanzbuchhaltungsbeleg mittels Transaktion FB03
anschauen).
BSEG-VERTT;
Dies ist die Vertragsart. Fr Immobilienvertrge
steht hier immer der Wert 9.
BSEG-VERTN; Immobilienvertragsnummer.
BSEG-VBEWA;
Bewegungsart im Immobilienmanagement (enthal-
ten in der Tabelle TIVCDFLOWTYPE).
BSEG-IMKEY;
Ist die lesbare CO-Kontierung des Beleges. Die Ab-
krzung sagt, um welches Objekt es sich handelt.
Dann kommt die Hierarchie Buchungskreis-Wirt-
schaftseinheit-Objekt.
Beispielsweise: IV 1000/17
entspricht dem Buchungskreis 1000 und Immobili-
envertrag 17.
BSEG-INTRENO;
Dieses Feld ist die Verbindung zu den Tabellen der
Immobilienstammdaten.
Beispiel mit Tabelle VIBDRO Mietobjekt
Mit dem Feld BSEG-INTRENO (Buchungszeile 2)
kann direkt auf die Daten der Tabelle VIBDRO zu-
gegriffen werden.
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Bei den Finanzbuchhaltungsbelegen beachten Sie noch zwei wichtige Sachverhalte. Die
Kontierung auf ein Immobilienobjekt ist nur dann sichtbar, wenn in der Feldstatusliste
fr das Sachkonto die Gruppe Immobilienverwaltung mindestens als Kannfeld einge-
stellt ist. Wenn keine Immobilienkontierung vorhanden ist, bedeutet dies nicht zwangs-
lufig, dass keine Verbindung zum Immobilienmanagement besteht. Wenn auf einen
CO-Innenauftrag bzw. ein PSP-Element gebucht wird, die via Zuordnung mit dem Immo-
bilienobjekt verbunden sind, besteht trotzdem eine (indirekte) Integration.
7 Informationsquellen
Informationsquelle
Transaktionen RE80 RE Navigator
RECACUST Customizing Immobilienmanagement
RERAPL oder FOSL Buchungsprotokoll der Immobilien-Belege
SAP OSS Hinweise 443311 - Enterprise Extension SAP Real Estate: Technische Grundlagen
517673 - Flexibles Real Estate: Funktionsumfang und Einschrnkungen
681951 - Neue Stammdatentabellen ab ERP 2004 und folgende Releases
828160 - Migration von RE-Classic nach RE-FX
832868 - Immobilienobjekte und Anlagen
870859 - Homebuilding Real Estate Sales - Classical v.s. RE-FX
912290 - Schweiz: Lokalisierungsumfang RE-FX
939971 - FAQ und Beratungshinweise RE-FX
939972- FAQ: Buchhaltung
1678321- SEPA Mandatsverwaltung fr SAP Real Estate Management
Online Dokumentation http://help.sap.com/saphelp_erp60_sp/helpdata/de/fc/7f383b1b793821e10000000a114084/frameset.htm
Das Informationssystem
des Immobilienmanagements
8 Prfungshandlungen
Im Fokus mglicher Prfungshandlungen steht insbesondere die Vollstndigkeit der zu
bercksichtigenden Kosten sowie deren Weiterbelastung bzw. -verrechnung an den Emp-
fnger. Dieser Wertefluss ist vielfltig und beeinflusst somit das Ergebnis in der Finanz-
buchhaltung mageblich. Achten Sie darauf, welche Einflussgren eine Rolle spielen
knnen und wie die Qualittskontrolle der Daten und der Prozesse durchgefhrt wird.
Das Immobilienmanagement verfgt ber eine sehr groe Anzahl von Kriterien zur Be-
rechnung der Kosten. Um diese beurteilen zu knnen, ist eine detaillierte Dokumentati-
on des fachlichen wie technischen Konzeptes ntigt. Ohne diese Dokumentation und
nur auf Grund der Customizing-Einstellungen sowie der Prozessbeobachtung ist eine Be-
urteilung sehr aufwndig.
Mgliche Prfungshandlungen im Immobilienmanagement sind:
Stammdaten und Grundlagen
Gibt es eine Nomenklatur fr die Identifikation der Immobilienobjekte?
Ist die Zuordnung von Grundstcken/Gebuden zu Wirtschaftseinheiten konzeptio-
nell festgelegt und wird dies auch eingehalten?
Abb. 13: Informationsquellen
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Werden Kufe und Verkufe von Immobilien ordnungsmig und aktuell erfasst?
Haben Anlagenklassen das korrekte Immobilienkennzeichen?
Welche lnderspezifischen Einstellungen wurden aktiviert?
Werden zeitliche und/oder gesetzliche Lnderspezifika aktuell gehalten (z. B. Baukos-
ten- und Teuerungsindex, Mietspiegel)?
Buchhaltung/Controlling
Werden fr smtliche Vertrge die korrekten Mietrechnungen erstellt?
Ist die Abrechnung und Erfassung der Nebenkosten korrekt und vollstndig?
Finden Mahnlufe fr die Mietrechnungen statt?
Werden die Leerstandkosten auch berechnet und verbucht?
Mit welcher Belegart werden die Belege in der Buchhaltung erzeugt?
Nebenkostenabrechnung
Die anfallenden Kosten fr den Unterhalt mssen korrekt erfasst und auf die Mieter
umgelegt werden.
Die Vorauszahlungen der Mieter fr die Nebenkosten sind bei der Abrechnung zu be-
rcksichtigen.
Die jhrliche Abrechnung kann mglicherweise nicht vollstndig an einen Mieter ab-
gerechnet werden, da dieser nicht das ganze Jahr das Mietobjekt belegt hat.
Vertragsverwaltung
Korrekte Berechnung der Mietkosten auf der Grundlage der korrekten Konditionen
eines Mietobjektes.
Integration
Stimmen die in der Anlagenbuchhaltung gefhrten Anlagen mit den Immobilienob-
jekten berein?
Knnen Anlagen direkt aus dem Immobilienmanagement heraus angelegt werden?
Werden smtliche Vermietungsvertrge ber das Immobilienmanagement abgewickelt?
9 Fazit
Das Immobilienmanagement ist eine betriebswirtschaftlich sehr interessante Komponen-
te von SAP. Interessant und komplex im Sinne der unzhligen Mglichkeiten, den Werte-
fluss zu steuern und zu beeinflussen. Mit meinem Artikel will ich Ihnen den Einstieg in
diese Komponente erleichtern. Ich bin mir bewusst, dass dies nur ein Anfang sein kann
und eine Vertiefung in diese Materie noch viel mehr Details umfasst. Doch wenn Sie ein-
mal angefangen haben mit dem Immobilienmanagement, dann kann ich Ihnen versi-
chern, wird es Sie nicht mehr so schnell loslassen. Warum? Weil Sie sich mit den Grund-
lagen vertraut gemacht haben und sich nun auf eine Entdeckung nach vielen neuen und
spannenden Funktionen machen knnen!
Roland Giger Inhaber der Giger Consulting GmbH (www.giger-consulting.com)
Eidg. Dipl. Wirtschaftsinformatiker, CISA, CRISC, mehrjhrige IT-Erfahrung, davon 10 Jahre als
SAP-Berater und 7 Jahre als leitender Revisor.