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Automatisierte Dokumentation und Qualita tssicherung

der Wertelu sse in Gescha ftsvorfa llen


von SAP ERP-Systemen.
Compliance Enforcer
Module Value Chain Analyzer
Release 13.2

Welches Problem lo st der Value Chain Analyzer?
Das Fu hren einer ordnungsma ssigen Buchhaltung in einem SAP-System erfordert eine aktuelle Dokumentation
der Gescha ftsvorfa lle und deren Wertelu sse. Manuelle Dokumentationsmethoden sind sehr zeit und kosten-
intensiv. Die Aktualisierung der Dokumentation verursacht grossen Aufwand.
Bei A nderungen von Gescha ftsvorfa llen sind die dazugeho rigen Testfa lle vorzubereiten und zu u berpru fen.
Diese Qualita tssicherung ist sehr komplex und erfordert ein exaktes Vorgehen.
Die laufende Pru fung der Gescha ftsvorfa lle bezu glich der Einhaltung der SOLL-Vorgaben ist eine Aufgabe des
Prozesscontrollings. Eine grosse Anzahl operativer Gescha ftsvorfa lle ohne unterstu tzende Hilfsmittel zu
berwachen ist sehr aufwendig.
Big Picture
Welches sind die Hauptfunktionen des Value Chain Analyzer?
automatisierte Visualisierung und Dokumentation der Wertelu sse sowie der IKS-Matrix
Download der relevanten Belege und Stammdaten aus dem SAP Enterprise Resource Planning System (ERP)
Bereitstellung der Testspeziikationen
Unterstu tzung des Internen Kontrollsystems (IKS) mit Kontrollinstrumenten und Auswertungen
automatisierte Generierung der Gescha ftsvorfalldokumentation
Die Wertelu sse der Gescha ftsvorfa lle ko nnen mit minimalem Aufwand visualisiert und dokumentiert werden.
Die Visualisierung umfasst folgende Bereichen:
- Finanzbuchhaltung
- Controlling
- Ergebnisrechnung
- Folgebelege
Die manuellen Eingaben bezu glich der Gescha ftsvorfa lle werden auf ein absolutes Minimum reduziert.
Der VCA nutzt alle relevanten Informationen aus den verknu pften SAP-Buchungsbelegen um die Wertelu sse zu
generieren und zu visualisieren.

Echtzeitintegration mit den SAP ERP-Systemen
Die beno tigten Wertelussinformationen werden aus dem Buchungsbelegen und den Stammdaten der
SAP ERP-Systeme gelesen und direkt in den VCA importiert.

efiziente Speziikation der Testfa lle und Testszenarios
Ein Testszenario deiniert die Anforderungen und Ziele eines Testablaufes. Es kann mehrere Testfa lle umfassen.
Die Wiederverwendbarkeit bereits dokumentierter Testfa lle wird durch Mehrfachzuordnung sichergestellt.
Die Zuordnung eines Testfalles zu einem Gescha ftsvorfall unterstu tzt dessen Qualita tsu berwachung.
Die automatisierte Aktualisierung der Dokumentation des Wertelusses wird durch das Vermerken der
Gescha ftsvorfa lle in den im SAP ERP-System erzeugten Testbelegen sichergestellt.

Kontrollinstrumente fu r das Interne Kontrollsystem (IKS)
Die Verknu pfung der Gescha ftsvorfa lle und Testfa lle mit den Buchungsbelegen ist die Basis fu r verschiedene
Auswertungen, die als Kontrollinstrument im IKS genutzt werden ko nnen.
Auswertungen (z.B. die Nutzung der Sachkonten in den Gescha ftsvorfa llen) unterstu tzen die Sicherstellung der
Integrita t der Gescha ftsvorfa lle und deren Wertelu sse.

Revisionssicherheit des VCA
Fu r den Zugriff auf die Daten im SAP ERP-System sind Frontend- wie auch die SAP-ERP-Komponenten
notwendig. Beide sind berechtigungstechnisch geschu tzt und mu ssen wechselseitig koniguriert werden.
Die Datenherrschaft bezu glich der SAP ERP-Daten muss nachgewiesen und als Vertragsbestandteil in den VCA-
Nutzungsbedingungen festgehalten werden. Die Einhaltung wird durch technische Massnahmen wie der
Fixierung der Datenselektionsbedingung sichergestellt.
Alle Zugriffe auf das SAP ERP-System werden protokolliert. Der Code der SAP-Komponenten wird offengelegt.
Highlights

automatisierte Dokumentation & Visualisierung der Wertelu sse
Oberla che der Frontend-Applikation
U bersicht der Visualisierungssichten
Finanzbuchhaltung
Gliederung nach Bilanz, Erfolgs- und Investitionsrech-
nung
Anzeige der CO-Kontierung im FI-Beleg


Controlling
Belege mit Quelle im CO
Auswertung aller CO-Kontierungsobjekte inkl. Immo-
bilien, Anlagen, Projektsystem


Ergebnisrechnung
Alle Merkmale und Wertefelder inkl. Textbeschrei-
bung



Folgebelege
Anzeige der zusa tzlichen Folgebelege eines FI- oder
CO-Beleges

Deckblatt und Prozessgraik
Kurzbeschreibung des Gescha ftsvorfalles und Zuordnung der Belege
Drei Bearbeitungsschritte sind ntig:
1. Bezeichnung des Gescha ftsvorfalles
2. Bezeichnung der Arbeitsschritte
3. Zuordnung der Belege
Identiikation

Klassiikation

vorgelagerte Ereignisse
Beschreibung




nachgelagerte Ereignisse

graische Darstellung des Prozesses


Dokumentationssicht Finanzbuchhaltung

Identiikation

Arbeitsschritte als Tabelle dargestellt




Arbeitsschritte mit Belegpositionen
als Tabelle dargestellt






Arbeitsschritte mit Belegpositionen
als T-Konten dargestellt




Dokumentationssicht Controlling

Identiikation

Arbeitsschritte als Tabelle dargestellt




Arbeitsschritte mit Belegpositionen
als Tabelle dargestellt






Arbeitsschritte mit Belegpositionen
als T-Konten dargestellt


Dokumentationssicht Ergebnisrechnung
Dokumentationssicht Folgebelege

Identiikation









Detaillierte Darstellung der Belege
aus der Ergebnisrechnung









Darstellung aller Folgebelege



Testspeziikation
Ziel und Aufgabe
VCA unterstu tzt eine einfache Testspeziikation zur U berwachung und Aktualisierung der Wertelu sse der
Gescha ftsvorfa lle. Testfa lle werden mit den Gescha ftsvorfa llen verlinkt und die bei der Testdurchfu hrung
entstehenden neuen Buchungsbelege ko nnen dem Gescha ftsvorfall automatisiert zugewiesen werden.
Testfall
Ein Testfall deiniert das konkrete
Testobjekt und die relevanten
Testparameter. Ein Testfall wird mit den
zu pru fenden Gescha ftsvorfa llen
verknu pft.
Dadurch ist der U berblick und die
Kontrolle der zu testenden Gescha fts-
vorfa lle sichergestellt.
Testszenarios
Im Testszenario wird das Testvorgehen
beschrieben und die durchzufu hrenden
Testfa lle festgelegt.
Testdrehbuch
Aus dem Testszenario und seinen
Testfa llen wird das Testdrehbuch
generiert.
Im Testdrehbuch werden die Testresultate
festgehalten und beurteilt.


Kontrollinstrumente fu r das Interne Kontrollsystem (IKS)
Sachkonten / Kostenarten
Alle Stammdaten der Sachkonten und Kostenarten werden aus dem SAP-System u bernommen und u bersichtlich
dargestellt. Die Verknu pfung des Beleges mit dem Gescha ftsvorfall fu hrt dazu, dass sofort erkennbar ist, welche
Gescha ftsvorfa lle auf dieses Sachkonto verbucht werden.
Auswertungen
Vordeinierte Berichte ermo glichen weitere Auswertungen zur U berwachung und Analyse der Gescha ftsvorfa lle
und deren Wertelu sse. Damit wird die Wirksamkeit des IKS gesta rkt.
Sicherheit & Architektur
Anbindung an das SAP ERP-System
Der VCA besteht aus der Kombination einer PC-Frontend-Applikation und einem SAP-Add-On. Diese Kombination
dient der Gewa hrleistung der Datensicherheit und der Verhinderung unkontrollierbarer Datenzugriffe.
Es wird vertraglich ixiert welche Datenzugriffe ins SAP ERP-System der Datenherr zula sst. Die technische
Umsetzung dieser Sicherheitsanforderungen ist durch das Customizing der erlaubten Selektionsbedingungen in
Parametertabellen, eine Zugriffsprotokollierung, Berechtigungspru fungen und Authentiizierungsmechanismen
beim Zugriff auf SAP und die Frontendapplikation realisiert.

Effektivitt und Efizienz sind die
Ursachen, tiefere Kosten und hhere
Qualitt sind die Wirkungen unserer
Lsungen.
Lutz Kengelbacher
Gescha ftsfu hrer ormeko
Unsere Softwareprodukte sind Zusatzmodule fu r SAP oder Frontendapplikationen mit
SAP-Integration. Wie fokussieren auf das IT Service Management (ITSM) und das
Interne Kontrollsystem (IKS).
Im Bereich ITSM decken wir vom Service Design u ber die Kalkulation, die Vereinbarung
und das Reporting bis zur Verrechnung alle kundenorientierten Prozesse ab. Auch der
Betrieb des Access und Identity Managements, des User Logins und der Netzwerk-
sicherheit werden durch unsere Softwareprodukte optimal unterstu tzt. Die typischen
Anwender sind IT-Organisationseinheiten und Shared Services Centers.
Das IKS wird durch unsere Werkzeuge bei der Deinition der Vorgaben (Risiken) und bei
der Pru fung der Einhaltung (Compliance) unterstu tzt. Dabei decken wir neben den
manuellen und automatischen Kontrollen auf Prozessebene auch die generellen
IT-Kontrollen ab Die typischen Anwender sind externe und interne Revisoren oder IKS-
und Prozessverantwortliche.

Angesichts von Hindernissen mag die
krzeste Linie zwischen zwei Punkten
die krumme sein. Zitat Galilei
Heini Schmid
Gescha ftsfu hrer HSMD

unsere Softwareprodukte
ormeko GmbH
Vertriebs- &
Beratungspartner
Kublystrasse 2
9016 St.Gallen
Switzerland
www.ormeko.ch
info@ormeko.ch
HSMD GmbH
Beratungs- &
Entwicklungspartner
Kreuzstrasse 2
8590 Romanshorn
Switzerland
www.hsmd.ch
info@hsmd.ch
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Status freigegeben
unsere Zusammenarbeit
Die Auswahl der Partnerunternehmen unterliegt klaren Richtlinien.
Neben ausgezeichneten und sehr leistungsorientierten Mitarbeitern, muss jede
Unternehmung eine eindeutige und eigene strategische Fokussierung aufweisen.
Entscheidend ist deren Unique Selling Proposition. Diese notwendige Einzigartigkeit
gestattet es uns, echte Synergien zu generieren und unser Wachstum auf langfristigen
Erfolg auszurichten.
Wirksame und kostensparende Lsungen
statt Links, damit Ihre Ansprche Realitt
werden
Roland Giger
Gescha ftsfu hrer Giger Consulting

Giger Consulting
Beratungs- &
Entwicklungspartner
Balderstrasse 24
3007 Bern,
Switzerland
www.giger-consulting.com
info@giger-consulting.com