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Universidad Central del Ecuador

UCE

2014
Sistema de Seguimiento y
Control del Plan de Mejoras
de la Universidad Central del
Ecuador
DISEO Y DESCRIPCIN DEL SISTEMA
PLAN DE MEJORAS UCE





QUITO, MAYO DEL 2014
Universidad Central del Ecuador UCE 2014


Sistema de Seguimiento y Control del Plan de Mejoras de la UCE 1
Autoridades de la Universidad Central del Ecuador

RECTOR
Dr. Fernando Semprtegui Ontaneda

VICERRECTOR ACADMICO Y DE INVESTIGACIN
Dr. Nelson Rodrguez

VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
Ec. Marco Posso




Universidad Central
del Ecuador UCE


Plan de Mejoras
de la Universidad
Central del
Ecuador
2014-2016

Sistema de
Seguimiento y
Control del PM -
UCE
Comisin de Evaluacin
Interna - CEI
Fecha de Emisin: 16-05-2014
# de versin: 002/2014
Equipo Plan de Mejoras EPM:
Semprtegui O., Fernando
Rodrguez, Nelson
Posso, Marco
Cazar F., Ramiro
Bucheli, Hans
Jimnez, Jaime
Piedra S., Jorge
Salvador, Leonardo
Sandoval, Gonzalo
Rivas H., Patricio
Rosero, Jos Augusto

Coordinacin EPM:
Cevallos G., Luis Alfredo


Universidad Central del Ecuador UCE 2014


Sistema de Seguimiento y Control del Plan de Mejoras de la UCE 2
Contenido

1. Antecedentes ............................................................................................................. 4
2. Introduccin .............................................................................................................. 4
3. Estructura de Evaluacin del Plan de Mejoras ......................................................... 5
3.1 Estructuras e Instancias que Reportan a la Unidad de Control y Seguimiento del
Plan de Mejoras ............................................................................................................ 5
4. Descripcin del Sistema de Seguimiento y Control ................................................. 7
4.1 Objetivos del Sistema ........................................................................................ 7
4.1.1 Objetivo General......................................................................................... 7
4.1.2 Objetivos Especficos ................................................................................. 7
4.2 Caractersticas Generales del Sistema de Seguimiento y Control ..................... 7
4.3 Procesos Claves en el Sistema de Seguimiento y Control del Plan de
Mejoramiento Institucional......................................................................................... 12
4.4 Modelo del Sistema de Seguimiento ............................................................... 12
4.5 Informe de Seguimiento y Control en la Nube ................................................ 14
4.6 Reporte de Resultados de la Nube ................................................................... 18
4.7 Requerimientos para la Automatizacin del Proceso de Seguimiento y Control
21
4.8 Diligenciamiento Operativo de Informes y Reportes en Lnea ...................... 21
4.9 Estructura, formato y Funcionalidades de la Base de Datos de Soporte en la
Nube 23
4.10 Procesos para Acciones Correctivas ............................................................ 24
4.10.1 Procedimientos Especficos para las Acciones Correctivas .................... 25
4.10.2 Instrumentos de Apoyo para las Acciones Correctivas ........................... 26
Diagrama Pert ............................................................................................................. 28
4.11 Mecanismos e Instrumentos para Informacin y Retroalimentacin a
Autoridades y Universidad ......................................................................................... 29
4.11.1 Procesos Claves ....................................................................................... 29
4.11.2 Instrumentos de Apoyo ............................................................................ 30
4.11.3 Prototipo de Reporte Semaforizado ......................................................... 31
5. Cronograma de Seguimiento y Control .................................................................. 32
BIBLIOGRAFA ............................................................................................................ 33

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Sistema de Seguimiento y Control del Plan de Mejoras de la UCE 3

ABREVIATURAS UTILIZADAS:
CEAACES: Consejo de Evaluacin, Acreditacin y Aseguramiento de la Calidad de
la Educacin Superior
CEI: Comisin de Evaluacin Interna
FODA: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas
HCU: Honorable Consejo Universitario
IES: Institucin de Educacin Superior
IDH: ndice de Desarrollo Humano
LOES: Ley de Educacin Superior
PM: Plan de Mejoras
PNBV: Plan Nacional del Buen Vivir
SMART: Objetivos especficos, medibles, alcanzables, relevantes, asociados a
una unidad de tiempo
UCE: Universidad Central del Ecuador
UA: Unidades Acadmicas
UCE: Universidad Central del Ecuador
UVC: Unidad de Vinculacin Comunitaria
VAF: Vicerrectorado Administrativo y Financiero
VAI: Vicerrectorado Acadmico y de Investigacin
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Sistema de Seguimiento y Control del Plan de Mejoras de la UCE 4
SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PLAN DE
MEJORAS DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
1. Antecedentes

La ejecucin del PM-Plan de Mejoras de la UCE-Universidad Central del Ecuador
propuesto exige que se aplique un proceso sistemtico de seguimiento y control permita
valorar de forma oportuna el monitoreo de los indicadores establecidos, avance en la
ejecucin de las actividades programadas, el logro de los resultados y metas fijadas, el
cumplimiento de los cronogramas y tiempos proyectados y la ejecucin del presupuesto
conforme lo programado.

La adopcin de un sistema de esta naturaleza se hace imperativa en tanto la Universidad
Central de Ecuador mantiene an sistemas individualizados para el registro interno de las
actividades, lo que no permite que los responsables por el registro de la informacin
puedan alimentar las bases de datos y sistemas de informacin con oportunidad, procesar
la informacin de manera comprensiva y entregar la informacin procesada con
oportunidad en apoyo a la toma de decisiones y control de rumbo de las iniciativas en
curso.

En virtud de lo expuesto se plantea la adopcin de un sistema de control y seguimiento
para la ejecucin del Plan de mejoras que permita recopilar de manera sistemtica y
oportuna informacin relacionada con la ejecucin del plan, procesar de manera
sistemtica las variables de control del plan y entregar a los tomadores de decisiones en
la UCE toda la informacin relevante y pertinente para la toma de decisiones respecto al
curso, avance y ritmo de la ejecucin del Plan.
2. Introduccin

La proposicin del presente SCS-Sistema de Control y Seguimiento se lo hace en
cumplimiento a los artculos 20 y 23 del Reglamento para la Determinacin de
Resultados del Proceso de Evaluacin, Acreditacin y Categorizacin de las
Universidades y Escuelas Politcnicas y de su situacin acadmica e institucional,
expedido por el CEAACES el 20 de noviembre del 2013. Para tal efecto, la Universidad
Central del Ecuador ha constituido la UNIDAD de CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL
PLAN DE MEJORAS, la cual tienen como sus responsabilidades:
a. Garantizar el cumplimiento de las actividades y el logro de los objetivos
establecidos en el Plan de Mejoras 2014-2016;
b. Realizar el seguimiento y control de ejecucin de las actividades del PM;
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Sistema de Seguimiento y Control del Plan de Mejoras de la UCE 5
c. Realizar el seguimiento y control del logro de los indicadores de impacto (visin
y Misin) y de resultados.
d. Retroalimentar a las autoridades y comunidad universitaria sobre el avance del
Plan de Mejoras; y
e. Ejecutar acciones correctivas y de aseguramiento ante el retraso o incumplimiento
de las actividades propuestas en el PM de la UCE y sus indicadores.
Para instrumentar el manejo de la informacin de Seguimiento y Control referida, se
utilizar la plataforma de GOOGLE DOCs que permitir, va correo electrnico, recopilar
los informes de seguimiento y control, procesarlos con celeridad y entregar los
correspondientes reportes a las autoridades que toman decisiones, con la oportunidad,
periodicidad y alcance establecido en el PM.
3. Estructura de Evaluacin del Plan de Mejoras

3.1 Estructuras e Instancias que Reportan a la Unidad de Control y
Seguimiento del Plan de Mejoras
En trminos macro institucionales, las estructuras e instancias que reportan informacin
al Sistema de Seguimiento y Control del Plan de Mejoramiento Institucional de la
Universidad Central estn integradas como sigue:

Estructuras e Instancias que Reportan Informacin
Sistema de
Seguimiento y
Control del PMI de la
Universidad Central
en la Nube
Informes de Avance
de las Unidades
Administrattivas
Informes de Avance
de las Unidades
Acadmicas
Informes de Avance
de las Instancias de
Rectorado y Vice
Rectorado
Instancias de
Rectorado y
Vicerectorado de
la Universidad
Unidades
Acadmicas de la
Universidad
Unidades
Administrativas de
la Universidad
Unidad de
Seguimiento y
Control del PMI
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Sistema de Seguimiento y Control del Plan de Mejoras de la UCE 6

DEPENDENCIAS DE LA UNIVERSIDAD RESPONSABLES

AUTORIDADES
1. Rectorado Rector
2. Vice Rectorado Acadmico y de Investigacin Vicerrector
3. Vice Rectorado Financiero y Administrativo Vicerrector

UNIDADES ACADMICAS
1. Arquitectura Decano
2. Artes Decano
3. Ciencias Administrativas Decano
4. Ciencias Agrcolas Decano
5. Ciencias Econmicas Decano
6. Ciencias Mdicas Decano
7. Ciencias Psicolgicas Decano
8. Ciencias Qumicas Decano
9. Comunicacin Social Decano
10. Filosofa, Letras y CC. Educacin Decano
11. Ingeniera, CC. FF. y Matemtica Decano
12. Ingeniera Qumica Decano
13. Ingeniera en Geologa, MM. PP. y Ambiental Decano
14. Jurisprudencia, CC. PP. y Sociales Decano
15. Medicina Veterinaria Decano
16. Odontologa Decano
17. Cultura Fsica Decano

UNIDADES ADMINISTRATIVAS
1. Direccin General Acadmica Director
2. Direccin General de Investigacin y Posgrado Director
3. Direccin General Administrativa Director
4. Centro de Transferencia y Desarrollo de
Tecnologas
Director
5. Departamento de Tecnologas de la Informacin
y Comunicacin
Director
6. Bienestar Universitario Director
7. Centro de Idiomas Director
8. Departamento de Planificacin Fsica,
Fiscalizacin y Mantenimiento
Director
9. Editorial Universitaria Director
10. Departamento de Cultura y Difusin Popular Director
11. Comisin de Evaluacin Interna Presidente
12. Departamento de Control de Bienes Director
13. Departamento de Planeamiento Universitario Director
14. Departamento de Relaciones Internacionales Director
15. Departamento de Orientacin Profesional Director

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3.2 Unidad de Seguimiento y Control del PM UCE
Esta Unidad, autnoma y con dependencia al ms alto nivel, estar conformada por tres
profesionales con experiencia en seguimiento y control de procesos, responsables por la
gestin del sistema de seguimiento y evaluacin en lo referente a:
a. Recopilacin de informacin
b. Procesamiento de informes
c. Auditora de calidad de la informacin
d. Retroalimentacin de avances a las autoridades y unidades que reportan; y
e. Soporte tcnico a la formulacin de planes de reajuste.
4. Descripcin del Sistema de Seguimiento y Control

4.1 Objetivos del Sistema
4.1.1 Objetivo General
Seguimiento y control de la ejecucin de las actividades establecidas en el plan de
mejoramiento de la Universidad Central del Ecuador, a fin de contar con informacin
peridica, oportuna y confiable relacionada con la ejecucin de las actividades, el
cumplimiento de las metas e indicadores del plan, la ejecucin del presupuesto asignado
y el cumplimiento de los cronogramas establecidos en apoyo a la toma de decisiones y
correctivos relacionados con la implementacin del Plan.
4.1.2 Objetivos Especficos
a. Seguimiento de la ejecucin efectiva y oportuna de las actividades establecidas
para el Plan de Mejoramiento Institucional.
b. Control de metas, cronogramas y presupuestos que deben cumplirse como parte
de la ejecucin del PM - UCE.
c. Monitoreo del desempeo de los indicadores de impacto y de resultados del PM-
UCE y de sus metas programadas para el perodo de implementacin del plan.
d. Adopcin de medidas correctivas sobre la ejecucin del plan que permitan
asegurar el direccionamiento y conduccin del rumbo establecido para el PM-
UCE.
4.2 Caractersticas Generales del Sistema de Seguimiento y Control
El Sistema de Seguimiento y Control para el PMI de la Universidad Central del Ecuador
ostenta las siguientes caractersticas generales:
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1. Opera a partir de la Plataforma de Google en la Nube (Google Drive y
Google Docs) mediante la utilizacin de formularios que son enviados a los
proveedores de la informacin sobre la ejecucin del PM y una vez ingresados
a la Nube (Google Drive) son procesados automticamente y generados los
reportes acumulativos correspondientes para la toma de decisiones.
2. Diligenciamiento, remisin y procesamiento de la Informacin de
seguimiento y Control en la Nube. Las personas responsables por la entrega
de la informacin sobre la ejecucin de las actividades reciben, de acuerdo a la
periodicidad establecida, formularios de seguimiento y control a travs de un
email y un link que les da acceso al disco duro del sistema en la nube, lo
diligencian en lnea y se procesa en la nube de manera automtica dentro de los
tiempos y periodicidad establecidos.
3. El SSC procesa informacin del avance en la ejecucin de las actividades,
el progreso en la ejecucin de los presupuestos asignados y la evolucin en
el cumplimiento de los indicadores de impacto y de resultados del PM -
UCE. Para tal, la USC recopilar y procesar mensualmente la informacin
relacionada con los aspectos referidos, al tiempo de hacer las necesarias
auditoras de calidad, confiabilidad y pertinencia. Para el caso de los
indicadores de impacto, el proceso incluye el establecimiento de la
correspondiente lnea de base de conformidad a los estndares de medicin
pertinentes.
4. El procesamiento de los formularios del SSC se lo hace en un formato de
base de datos tipo Hoja Electrnica (llamada hoja de clculo en Google
Docs). Los formularios que recibe el sistema se los procesa automticamente
como registros de una hoja de clculo desde la cual se generan
automticamente grficos y tablas sobre el estado de situacin de las variables
e indicadores de los formularios procesados, los cules pueden ser procesados
y generados las 24 horas del da y sus reportes y resultados remitidos a los
tomadores de decisin de manera automatizada y dentro de la periodicidad
establecida. Adicionalmente, la base de datos de Google Drive puede ser
descargada y convertida a formato Excel para procesamientos
complementarios, si as se lo desea, o con otras aplicaciones como Microsoft
Excel o SPSS o cualquier otro paquete estadstico.
5. El sistema permite tener un control del 100% sobre la periodicidad de
envo y remisin de los Informes de Seguimiento. Los formularios sern
enviados a los responsables por la entrega de la informacin de seguimiento y
control de acuerdo a la periodicidad establecida en el Plan (informes
mensuales). La remisin de los formularios se la har de forma controlada por
la Unidad de Seguimiento y Control y con un plazo y fecha para el
diligenciamiento de los formularios en lnea. La informacin procesada
siempre corresponder a las actividades por las que son responsables las
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unidades que reportan y sobre los Indicadores del Plan con los cuales estas
actividades estn relacionadas. Los formularios tienen un diseo plano,
amigable y con los suficientes mecanismos de control de la calidad para
asegurar la confiabilidad de la informacin remitida.
6. Los formularios para reportar la informacin de seguimiento y control
tienen un diseo interactivo y con controles de error y calidad. Los
formularios que llegarn a los proveedores de informacin estarn localizados
en la nube y cuentan con controles de error a fin de que no se ingrese
informacin errnea e impida que se avance y se haga el procesamiento de los
mismos con errores que puedan comprometer la calidad de la informacin. As,
los formularios solo podrn procesarse una vez corregidos los errores y
completado el 100% de las variables de forma que no queden preguntas sin
respuestas.
7. Los formularios que son diligenciados en lnea se procesan
automticamente en la nube (Google Drive). La generacin de los reportes
sobre la informacin de seguimiento del SSC del Plan de Mejora se lo hace de
modo automtico en la nube y puede accederse a los mismos las 24 horas del
da y pueden utilizarse varios canales de remisin a los usuarios calificados
para recibirlos (email, Google Drive, una pgina web, entre otros). Los reportes
estn configurados de forma a presentar grficos, tablas, listados y constituyen
una fotografa del estado de situacin de la ejecucin en un momento dado y
sobre los cuales los tomadores de decisin pueden convalidar decisiones, pedir
explicaciones del desempeo, aplicar correctivos y hacer un adecuado balance
de situacin de la ejecucin.
8. La operacin del Sistema de Seguimiento y Control se la hace a travs de
una cuenta de GMAIL abierta a nombre de la Unidad de Seguimiento y
Control del PM de la UCE que rene todas las seguridades de la
Plataforma Google. Para los efectos del funcionamiento oficial del sistema,
se abrir una cuenta en Gmail a nombre de la Unidad de Seguimiento y Control
a la cual solo pueden acceder las personas credenciadas de la Unidad y
siguiendo los protocolos de seguridad de Google. A travs de la cuenta de
Gmail se accede tambin al disco de la Nube Google Drive en el cual reposa la
base de datos del sistema y los registros y formularios que se utilizan. En este
disco de la nube tambin se almacenan los informes del estado de situacin de
la ejecucin.
9. La Unidad de Seguimiento y Control del PM de la UCE realizar
auditoras por muestreo, de la pertinencia y calidad de los informes de
seguimiento y de los medios de verificacin remitidos. Utilizando
procedimientos de auditora por muestreo, la Unidad de Seguimiento y Control
realizar las verificaciones y auditoras necesarias que permitan asegurar la
pertinencia y calidad de la informacin remitida en los informes y en los
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correspondientes medios de verificacin a fin de tomar los correctivos
necesarios cuando sea necesario.
10. Periodicidad de la recopilacin de la informacin de Seguimiento y
Control. Los informes de seguimiento y control de SSC de la UCE sern
entregados mensualmente a la USC va los canales ya descritos. Esto permitir
contar con informacin procesada y oportuna para, por un lado, hacer los
correctivos de planificacin-ejecucin de un mes a otro; y, por otro lado, contar
con la informacin pertinente requerida para las evaluaciones trimestrales por
parte del CEAACES. Los informes correspondientes estarn disponibles en
formato tanto digital como en papel.
11. Mantenimiento y Respaldo del Sistema. La gestin del sistema de
seguimiento y control del Plan de Mejoras de la UC considera un conjunto
bsico de procedimientos de mantenimiento y respaldo, entre los que se
incluyen los siguientes:
a. Correctivo. Este tipo de mantenimiento se relaciona con la solucin o la
correccin de problemas que se presenten en los sistemas principalmente
de virus.
b. Para fines especficos. Se refiere a la creacin de caractersticas nuevas o
a la adaptacin de las existentes segn lo requieren los cambios en la
organizacin o los usuarios.
c. Para mejoras. Se trata de la extensin o el mejoramiento del desempeo
del sistema, ya sea mediante el agregado de nuevas caractersticas, o el
cambio de las existentes.
d. Preventivo. Para evitar posibles problemas del sistema a futuro, se debe
realizar de manera oportuna y adecuada para evitar posibles problemas en
el sistema.
e. Del servidor. Control sistemtico de virus.
f. Resguardos de seguridad. Realizar respaldos de la informacin
almacenada en el disco de la nube (Google Drive) y acceso que impidan
el ingreso de extraos a la plataforma de trabajo para garantizar la
integridad de los datos.
12. Logros y ventajas alcanzables. La utilizacin de la Plataforma GOOGLE
DOCs y su aplicativo Google Drive, permitir exportar la informacin y datos
a cualquier tipo de programacin interna que tengan almacenados ya que puede
ser exportada a archivos planos del programa Excel:
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a. Oportunidad de contar con un sistema integrado de Gestin y Control
inmediato.
b. Manejo del mdulo de seguridades para el acceso de los usuarios al
sistema individualizado.
c. El personal ser capacitado para una ptima operacin del sistema.
d. Los encargados de las unidades podrn consultar sus planes y avances las
24 horas del da y los 365 das del ao.
e. Aprovechar al mximo la infraestructura informtica existente.
f. Se estandarizarn los diferentes documentos y su forma de registro.
g. Se disminuir la papelera y por ende los archivos manuales.
h. Existir el cruce de informacin adecuado entre reas, lo que implica un
control ms efectivo en las obligaciones de entrega de informacin.
i. Se elevar el nivel de trabajo de todos quienes usen el sistema, pero los
ms favorecidos sern las Autoridades, Directivos, Dependencias y
personal involucrado en el Plan de Mejoras.
j. Asegurar la integridad y calidad de la informacin.
k. Dar a conocer en lnea, la real situacin de la planificacin.
13. Capacitacin de Usuarios del Sistema. Se establecern planes de
capacitacin o talleres en el uso y aplicacin del software del Plan de Mejoras
para los funcionarios encargados o responsables del manejo de la informacin
en cada una de las Unidades acadmicas y administrativas que tienen que
reportar y en las distintas etapas de la planificacin.

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4.3 Procesos Claves en el Sistema de Seguimiento y Control del Plan
de Mejoramiento Institucional
El mapa de proceso claves a la operacin del Sistema de Seguimiento y Control del Plan
de Mejoramiento Institucional de la Universidad Central del Ecuador comprende cinco
categoras de procesos con los siguientes subprocesos claves:
4.4 Modelo del Sistema de Seguimiento
El modelo del SSC del Plan de Mejoramiento Institucional de la Universidad Central est
constituido de las llamadas ENTIDADES del sistema, los PROCESOS CLAVES y las
SALIDAS y ENTRADAS de los distintos procesos que han sido articulados para que el
sistema pueda cumplir con los fines para los cuales ha sido diseado.
Como Entidades del sistema estn:
a. La Unidad de Seguimiento y Control del Plan;
b. Los Gestores de las Actividades del Plan;
c. Los Tomadores de Decisiones; y
d. El Disco en la Nube Google Drive
Es a partir de estas cuatro entidades que se estructura la trama de 20 procesos y relaciones
requeridos para capturar, procesar y reportar la informacin relativa a la ejecucin del
plan y bajo los formatos de informes, reportes y reprogramaciones.
1. Seguimiento
de Actividades
Programadas
Iniciadas/no
inciciadas
Finalizadas
Detenidas
2. Control de
Cumplimiento
Cronogramas
Periodicidad
Responsables
Presupuesto
3. Monitoreo
de Indicadores
Desempeo
Metas
Logros
Cumplidos/
No cumplidos
4. Retroalimen-
tacin
Resultados
Incumplimient
os
Desvos
Buenas
Prcticas
5. Correcin de
Trayectoria
Ajustes en la
Programacin
Ajuste de
Metas
Ajustes del
Presupuesto
Ajustes de
Cronogramas
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Gestores de Actividades
del Plan
Tomadores de
Decisiones
Unidad de
Seguimiento y Control
del PMI de la UCE
Disco en la
Nuebe
Google Drive
Informes de
Seguimiento y
Control Mensual
Reportes de
Avance de
Actividades
Retroalimentacin
de Ejecutores del
Plan
Reajuste de la
Programacin de
Actividades
Reajuste de
Presupuesto
Monitoreo de
Indicadores
Evaluacin del
Desempeo de
Indicadores
Procesamiento
Mensual de
Reportes de
Avance
Procesamiento
Trimestral de
Indicadores
Auditorade
Resultados y
Medios de
Verificacin
Ejecucin de las
actividades del
Plan de
Mejoramiento
Informes de
Seguimiento y
Control Trimestral
Procesamiento
Trimestral de
Reportes de
Avance
Procesamiento
Trimestral de
Indicadores
Informe
Trimestral de
Ejecucin y Control Reajuste de
Cronogramas
Reajuste de
Metas de
Indicadores
Programacin
Trimestral
Base de Datos
de Informes
Base de Datos
de
Indicadores
Retroalimentaci
n de Ejecutores
del Plan
Evaluacin del
Desempeo de
Indicadores
Auditora de
Resultados y
Medios de
Verificacin
Informes de
Seguimiento y
Control Trimestral
Procesamiento
Trimestral de
Indicadores
Modelo del Sistema de
Seguimiento y Control del Plan de
Mejoras de la Universidad Central
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14
4.5 Informe de Seguimiento y Control en la Nube
El formulario de Seguimiento y Control a ser utilizado para recoger la informacin sobre
la ejecucin del Plan de Mejoramiento Institucional de la Universidad Central incluye
tres secciones especficas:
a. Evaluacin de la Ejecucin del Plan
b. Evaluacin de los Resultados del Plan
c. Evaluacin de los Indicadores de Impacto del Plan
El formulario contiene un total de 26 preguntas estructuradas y semi estructuradas cuyo
diligenciamiento se lo hace en lnea a partir de un link que la persona responsable recibe
a travs de un email. Es a travs de ese link que la persona ingresa a la nube (Google
Drive) y consigna la informacin en lnea.
Las variables consignadas para levantar la informacin sobre la ejecucin de las
actividades del Plan de Mejoras son las siguientes:
1.1 Unidad remitente del informe
1.2 Fecha de presentacin del informe
1.3 Nombre de la actividad sobre la cual se reporta
1.4 Nombre completo del responsable por la actividad
1.5 Fecha de inicio programada para la actividad
1.6 Fecha de inicio efectiva de la actividad
1.7 Fecha de finalizacin de la actividad programada
1.8 Fecha de finalizacin de la actividad efectiva
1.9 Presupuesto proyectado y asignado a la actividad
1.10 Presupuesto efectivo ejecutado en la actividad
1.11 Porcentaje del presupuesto ejecutado con la actividad reportada
1.12 Porcentaje de avance de la actividad ejecutada y reportada
1.13 Medio de verificacin 1 anexado
1.14 Medio de Verificacin 2 anexado
1.15 Medio de verificacin 3 anexado
1.16 Evaluacin cualitativa y comentarios sobre la actividad reportada
1.17 Nombre del Indicador de Impacto que se reporta
1.18 Fecha en que se reporta avances del indicador de impacto
1.19 Valor Ideal del Indicador de Impacto que se reporta
1.20 Valor logrado que se reporta sobre el indicador de impacto
1.21 Porcentaje de avance del indicador de impacto
1.22 Medio de verificacin 1 del indicador de impacto anexado
1.23 Medio de verificacin 2 del indicador de impacto anexado
1.24 Medio de verificacin 3 del indicador de impacto anexado
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Con respecto a la categora de Evaluacin de Resultados del Plan, las variables
consignadas son las siguientes:
2.1 Objetivo Estratgico al cual se vincula la actividad reportada
2.2 Indicador al que se vincula la actividad que se reporta
2.3 Valor numrico que se considera para la meta proyectada para el Indicador
2.4 Valor numrico de la meta alcanzada como parte del indicador
2.5 Porcentaje de logro de la meta del indicador que se reporta
2.6 Fecha de logro de la meta del indicador
2.7 Medio de verificacin 1 del logro del Indicador que se reporta
2.8 Medio de verificacin 2 del indicador que se reporta
2.9 Medio de verificacin 3 del indicador que se reporta
2.10 Estado de situacin del logro del indicador
2.11 Evaluacin cualitativa y comentarios sobre el logro del indicador
El formato diagramado para su procesamiento en lnea es el siguiente:


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4.6 Reporte de Resultados de la Nube
A partir del procesamiento del formulario presentado en el apartado anterior, el Sistema
de Seguimiento y Control del Plan de Mejoramiento Institucional de la Universidad
Central podr generar y actualizar las 24 horas del da, un reporte estadstico cuantitativo
y cualitativo compuesto de grficos, tablas y listados sobre el estado de situacin de la
ejecucin del plan al momento del corte del reporte. Como ejemplo de la tipologa de las
secciones ms relevantes que se procesan en el reporte de la nube estaran las siguientes:
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4.7 Requerimientos para la Automatizacin del Proceso de
Seguimiento y Control
Los principales objetivos son los de analizar, disear, desarrollar e implantar un Sistema
Automatizado del Plan de Mejoras y Modelo de Gestin de Seguimiento y Evaluacin.
Como una herramienta potente, efectiva e inmediata est el Portal de Internet GOOGLE
que es un sitio web cuya caracterstica fundamental es la de servir de puerta de entrada
para ofrecer al usuario, de forma fcil e integrada, el acceso a una serie de recursos y de
servicios relacionados a un mismo tema. Incluye: enlaces, buscadores, foros, documentos
y aplicaciones, entre otros.

El Portal Web GOOGLE con su aplicativo denominado Google Drive, est preparado
para organizar eficientemente la informacin de la Unidad de Seguimiento y Control en
secciones y categoras, lo que facilita la navegabilidad para los usuarios y permitir crear
una estructura slida, ordenada y sencilla para el administrador.
La Universidad cuenta con una buena infraestructura de Hardware y Software con la que
puede contribuir al desarrollo del Proyecto, lo que ayudar para que la mayor parte de las
actividades sean sistematizadas. Esto mejorar el tiempo de elaboracin del consolidado
general de los informes parciales y finales de resultados.

4.8 Diligenciamiento Operativo de Informes y Reportes en Lnea
El Administrador del Sistema de la Unidad de Seguimiento y Control, proceder a enviar
un E- mail al responsable y su delegado de las Unidades Acadmicas y Administrativas
responsables por las actividades, con un formato de los datos e informacin con un breve
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detalle que debe suministrar de los proyectos, actividades y tareas respaldados en medios
de verificacin para que dicha informacin sea consolidada en la matriz de informacin
general, una vez llenos los espacios requeridos con la informacin de las actividades
reportadas. Finalmente, una vez concluido el registro de la informacin se reenviar el
formulario clicando en el botn ENVIAR para su recepcin en la base de datos.
El envo del formulario de Seguimiento y Evaluacin a las personas responsables por el
reporte de informacin de avance de la ejecucin de las actividades se lo hace desde el
mdulo de Google Drive que permite remitir un email con el link a travs del cual las
personas pueden ingresar al sistema y diligenciar en lnea el formulario.
La funcionalidad de envo de los formularios es la siguiente:

Las personas incluidas en la lista de responsables por diligenciar y remitir informes de
seguimiento sobre la ejecucin de las actividades del plan reciben un email con las
siguientes caractersticas:
1. Link para acceder al formulario en lnea en Google drive.
2. Link de visualizacin en la web del formulario contenido en el email.
3. Funcionalidad para diligenciar el formulario en lnea y desde Google Drive.
4. Funcionalidad para diligenciar el formulario desde la Web y desde el mismo email
que recibe la persona.

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23

Al concluir el procesamiento en lnea, el sistema confirmar que el informe ha sido
recibido y procesado con la siguiente notificacin generada desde la plataforma Google:

4.9 Estructura, formato y Funcionalidades de la Base de Datos de
Soporte en la Nube
La base de datos en la cual se ingresar la informacin en Google Drive tiene el formato
de una hoja electrnica de clculo en la cual cada registro horizontal corresponde a un
formulario procesado y las columnas despliegan las variables procesadas como parte de
cada formulario.
Diligenciar
desde
Google
Drive
Diligenciar
desde la
Web
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24
El procesamiento de formularios tiene la caracterstica de ser multiusuario y pueden ser
diligenciados simultneamente una vez que se han conectado a la plataforma Google a
partir del link enviado en el email de requerimiento de la informacin.
La base de datos tiene varias funcionalidades entre las que se destacan las siguientes:
a. Pueden generarse grficos diferenciados y configurados de acuerdo a las
conveniencias y necesidades y a partir de una biblioteca de grficos de la propia
plataforma.
b. Se pueden hacer procesamientos complementarios bajo el formato de tabla
dinmica para lograr tabulaciones y cruces de variables a fin de profundizar en el
anlisis de los resultados.
c. Se pueden realizar procesamientos estadsticos de naturaleza ms especializada y
especfica como es el caso de obtener estadsticos o realizar pruebas estadsticas
de significancia para diferencias entre promedios.
d. Por ltimo, la base de datos puede ser descargada utilizando, entre otros, los
formatos de Excel, Open Document, PDF, CSV y Pgina Web, para la
composicin de documentos o la realizacin de anlisis ms especializados
utilizando por ejemplo un paquete estadstico como es el caso de SPSS.

4.10 Procesos para Acciones Correctivas
Las medidas correctivas a eventuales problemas, dificultades y desvos en la ejecucin
del Plan de Mejoramiento Institucional de la Universidad Central del Ecuador sern
aplicadas ante la constatacin de situaciones que ponen en riesgo el cumplimiento del
plan de actividades como son: (a) el incumplimiento de actividades, (b) la no ejecucin
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25
de los presupuestos asignados, (c) el incumplimiento de los cronogramas establecidos
para las actividades y (d) el incumplimiento de las metas consignadas para los indicadores
del plan.

4.10.1 Procedimientos Especficos para las Acciones Correctivas
Frente a la constatacin de situaciones de incumplimiento, la Unidad de Seguimiento y
Control aplicar la siguiente secuencia de procedimientos correctivos:

1
Evaluacin de los
Hallazgos
Revisin de
informes de
seguimiento
Revisin de
Informes de
auditora de la
calidad de los
Reportes
Revisin de las
Explicaciones
cualitativas de las
Unidades
2
Anlisis del
Problema
Anlisis causal de
los problemas
constatados
Anlisis de los
efectos e
impactos del
problema
Anlisis de
riesgos y
contingencias
3
Planificacin de
Cambios
Preparacin de
planes
correctivos
Reprogramacin
de actividades y
tiempos
(cronogramas)
Preprogramacin
de recursos
(Ajustes de
Presupuesto)
4
Implementacin de
Cambios
Ejecucin de los
planes
correcctivos
Seguiento de la
ejecucin
Evaluacin de los
resultados
correctivos
Determinantes de
Medidas Correctivas
para el Plan de
Mejoras
Incumplimiento
de Actividades
No ejecucin de
Presupuestos
Incumplimiento
de Cronogramas
Incumplimiento
de Indicadores
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26
4.10.2 Instrumentos de Apoyo para las Acciones Correctivas
Como instrumentos de soporte tcnico para la aplicacin de acciones correctivas frente a
situaciones de incumplimiento de las actividades del Plan de Mejoras, se propone la
utilizacin de algunas herramientas que puedan facilitar la adopcin de medidas de ajuste.
Entre estas pueden considerarse las siguientes:
Diagrama de Espina de Pescado.
El denominado diagrama de Espina de Pescado es una herramienta que conviene usar
para hacer un anlisis a profundidad de las causas que son determinantes de una
determinada situacin que se quiere corregir. Se lo puede usar para graficar la estructura
de causas que se considera como las relevantes y determinantes de un problema. El
diagrama se los estructura a partir de la definicin del problema en la llamada cabeza del
pescado y sobre su eje o columna se consignan las causas especficas que lo determinan.
Un ejemplo de tal diagramacin sera el siguiente:
Infraestructura
Deteriorada
Seguridad
Servicios
Ventilacin
Accesos
Agua Potable
Electricidad
Drenaje
Claraboyas
Rampas de Acceso peatonal
Escalinatas de acceso
Calefaccin Alarmas
Cmaras Vigilancia
Falta de
mantenimiento

Este mismo diagrama puede ser utilizado para estructurar la solucin al problema
analizado. Para el efecto se coloca en la cabeza del pescado el objetivo de la solucin que
se quiere aplicar y en las espinas las estrategias que se quiere implementar para
materializar la solucin. Un ejemplo de ilustracin de su utilidad es el siguiente
1
:

1
El presente diagrama de pescado est procesado con el programa FlowCharter 2011.
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27
Infraestructura
Mejorada
Seguridad
Servicios
Ventilacin
Accesos
Instalar filtros de
Agua Potable
Limpieza del
sistema de drenaje
Instalar claraboyas
Construccin de rampas
de acceso peatonal
Revestimiento de
escalinatas de acceso
Instalar sistema
de calefaccin
Instalacin
de alarmas
Instalar cmaras
de vigilancia
Reponer
cableado Elctrico
Efectuar
Mantenimiento

Diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt es una herramienta que se utiliza para visualizar de forma detallada
la informacin relacionada sobre un conjunto de tareas y su programacin. Para tal efecto
en un diagrama tipo matriz se representan en la primera columna del lado izquierdo las
actividades de un plan de accin con varias actividades. Para cada una de ellas se
establece en las siguientes columnas la fecha de inicio, la fecha de finalizacin, la
duracin de la actividad y el porcentaje completado. A seguir, en las columnas siguientes
se representan las actividades bajo la forma de barras que se extienden en el diagrama de
acuerdo a su duracin en el tiempo. Es una herramienta muy til para programacin de
actividades y para el seguimiento de su ejecucin. Su conformacin puede ser la que
sigue
2
:

2
Programa Microsoft Project 2013: Diagrama de Gantt.
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28
Diagrama Pert
El diagrama Pert es una sigla que viene del Ingls que significa Program Evaluation and
Review Technique (PERT). Esta tcnica se la utiliza para organizar las tareas de un
proyecto o plan considerando las relaciones de dependencias entre las tareas, los tiempos
de duracin de las mismas, ilustrar el camino crtico en cuanto a los requerimientos de
tiempo y establecer con claridad el inicio y finalizacin de una determinada intervencin.
El diagrama Pert tambin puede ser utilizado para ilustrar los pasos que encaminan a una
meta especfica y tomando en consideracin los requerimientos de tiempo, las
posibilidades de ejecucin concurrente y las posibilidades de financiamiento para las
actividades. Un ejemplo de ilustracin de un diagrama Pert para un proyecto podra ser
el siguiente
3
:


Formulario de Programacin de Acciones Correctivas
Para la programacin de acciones correctivas a las actividades o tareas del Plan de
Mejoras, se propone el uso del siguiente instrumento de Programacin de acciones
correctivas
4
:


3
bid., Microsoft Project 2013: Diagrama Pert.
4
Elaboracin propia del Equipo del PM-UCE, 2014.
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FICHA DE PROGRAMACIN DE ACCIONES CORRECTIVAS PARA EL PLAN
DE MEJORAS
Unidad: Fecha:
Objetivo Estratgico: Objetivo Tctico:
Indicador: Actividad Original:
Tarea Original: Tarea Modificada:
Acciones Correctivas Costo US$ Fecha Inicio Fecha Fin





Costo Total US$

Responsable:

4.11 Mecanismos e Instrumentos para Informacin y
Retroalimentacin a Autoridades y Universidad
4.11.1 Procesos Claves
El proceso de informacin y retroalimentacin de las Autoridades de la UCE con relacin
a la ejecucin del PM-Plan de Mejoras comprende procedimientos claves relacionados
con: (a) El cumplimiento de la programacin de actividades del PM, (b) el cumplimiento
de los cronogramas de ejecucin, (c) el cumplimiento de las metas de los indicadores de
resultados y (d) la ejecucin de los presupuestos asignados al PM.
El detalle y especificidad de estos procesos a ser aplicados para informacin y
retroalimentacin de las Autoridades de la UCE es el siguiente:
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4.11.2 Instrumentos de Apoyo
En apoyo al proceso de informacin y retroalimentacin de las Autoridades de la
Universidad Central se utilizarn cinco herramientas de reporte de informacin que
incluyen las siguientes: (a) El Formulario de Seguimiento y Control del Plan de Mejoras,
(b) Informe semaforizado de cumplimiento de Actividades y Tareas, (c) Informe
semaforizado de Indicadores y Metas del Plan, (d) Informe semaforizado de Ejecucin
del Presupuesto del Plan, (e) Informe semaforizado de ejecucin de los planes de acciones
correctivas y (f) Informe Semaforizado de Difusin para la Comunidad Universitaria.

Cumplimiento de
la programacin
de actividades
Cumplimiento de
Actividades y
Tareas
Cumplimiento de
Planes
Correctivos
Avance de las
actividades
ejecutadas
Evaluacin de
situaciones de
riesgo para el PM
Cumplimiento de
los cronogramas
de trabajo
Cumplimiento de
lo programado
frente a lo
planificado
Actividades
programadas no
iniciadas
Actividades
retrazadas frente
a lo programado
Actividades no
iniciadas o
detenidas
Cumplimiento de
las metas de los
Indicadores
Metas
programadas y
cumplidas
Metas
programadas no
cumplidas
Metas en
proceso
retrazadas
Metas sin
posibilidad de
cumplirse
Ejecucin de los
presupuestos
asignados
Presupuestos
programados y
cumplidos
Presupuestos
programados no
cumplidos
Presupuestos
asignados no
ejecutados
Presupuestos sin
posibilidad de
ejecucin
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4.11.3 Prototipo de Reporte Semaforizado
Los reportes semaforizados que se consideran en el sistema permiten manejar de forma
automatizada dos variables el nivel de cumplimiento de una meta frente a un criterio
establecido como mnimo para ser aceptada y el despliegue visual de colores para la
evaluacin del estatus de cumplido e incumplido.
Como ejemplo prototipo se presenta el siguiente informe:
1. Formulario de Seguimiento y Control del Plan de Mejoras
2. Informe semaforizado de cumplimiento de actividades y tareas
3. Informe semaforizado de Indicadores (impacto y resultados) y metas del
Plan
4. Informe semaforizado de ejecucin del presupuesto del Plan
5. Informe semaforizado de ejecucin de los planes de acciones correctivas
6. Informe semaforizado de difusin para la Comunidad Universitaria
Reporte de Monitoreo Semaforizado de Actividades
Actividades Monitoreadas
Meta
Programada
Meta
Lograda
% de
Aceptacin
(80%)
Evaluacin del
Cumplimiento
de la Meta
Adquirir libros digitales 1000 820 82,0 Cumplida
Implementar nodos de conectividad 100 60 60,0 incumplida
Inplementar sistema de titulacin 5 3 60,0 incumplida
Disear nuevas mallas curriculares 30 25 83,3 Cumplida
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5. Cronograma de Seguimiento y Control
Actividades de
Seguimiento y Control
Perodo Desplegado en Trimestres & Meses
Trimestre 1 Trimestre 2 Trimestre 3 Trimestre 4 Trimestre 5 Trimestre 6 Trimestre 7 Trimestre 8
M - 1 M - 2 M - 3 M - 4 M - 5 M - 6 M - 7 M - 8 M - 9
M -
10
M -
11
M -
12
M -
13
M -
14
M -
15
M -
16
M -
17
M -
18
M -
19
M -
20
M -
21
M -
22
M -
23
M -
24
1. Recopilar informes
mensuales de
Seguimiento

2. Procesar informes
mensuales de seguimiento

3. Procesar informes
trimestrales de
seguimiento

4. Procesar informes
mensuales de planes
correctivos

5. Retroalimentacin
mensual de autoridades

6. Retroalimentacin
trimestral de autoridades

7. Procesamiento
trimestral de Indicadores
del PM

8. Informar Autoridades
trimestralmente del
desempeo de los
indicadores del PM

9. Auditora mensual de
Unidades gestoras de
actividades del PM


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33
BIBLIOGRAFA

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