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30/7/2014

Como fazer um Plano de Ação « Gestão de Projetos na prática

fazer um Plano de Ação « Gestão de Projetos na prática Como fazer um Plano de

Como fazer um Plano de Ação

2013/06/03 /

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Se

O

Plano de Ação é uma ferramenta para acompanhamento de atividades amplamente utilizada no mundo inteiro. Auxilia na coordenação das equipes, pois

explicita quem é responsável por cada atividade, as datas de entrega e anotações /comentários sobre o progresso.

Com um Plano de Ação em mãos é possível apresentar facil e rapidamente o andamento de atividades, as táticas utilizadas, quem executou, quando, enfim, todo o histórico das ações executadas ou previstas no âmbito aplicado.

Aplicação

O Plano de Ação pode ser aplicado em vários âmbitos, por exemplo:

Planejamento Estratégico - Registra as ações estratégicas e permite o acompanhamento nas reuniões mensais / bimestrais / - Registra as ações estratégicas e permite o acompanhamento nas reuniões mensais / bimestrais / trimestrais. Neste caso se podem adicionar indicadores estratégicos e manter o histórico de seu progresso.

Força-tarefa - Em casos de emergências, problemas ou iniciativas que necessitam de coordenação consistente, pode-se aplicar - Em casos de emergências, problemas ou iniciativas que necessitam de coordenação consistente, pode-se aplicar um modelo de Plano de Ação. Neste caso

Atividades de um grupo / departamento - Atividades não-rotineiras como iniciativas, melhorias, correções, problemas, podem ser gerenciados pelo Plano de - Atividades não-rotineiras como iniciativas, melhorias, correções, problemas, podem ser gerenciados pelo Plano de Ação. Para atividades rotineiras é melhor usar apenas um calendário.

Atividades de um Projeto - Projetos simples e com característica sequencial (que totalmente uma fase antes de iniciar a - Projetos simples e com característica sequencial (que totalmente uma fase antes de iniciar a próxima) podem ser suportados pela ferramenta.

Status

Antes de começar a utilizar um dos modelos apresentados abaixo, é importante que você defina os Status ,que representam os possíveis ESTADOS que uma tarefa pode tomar. A lista que uso é:

Pendente - Não foi iniciada - Não foi iniciada

Em andamento - A tarefa está sendo trabalhada - A tarefa está sendo trabalhada

Finalizada - A atividade foi totalmente concluída - A atividade foi totalmente concluída

Em alguns casos é preciso adicionar estados intermediários como:

Atrasada - A tarefa não foi concluída na data planejada e você precisa explicitar isto. - A tarefa não foi concluída na data planejada e você precisa explicitar isto.

Parada - Mostra que foi necessário paralisar a tarefa. Pode, por exemplo, estar aguardando uma autorização - Mostra que foi necessário paralisar a tarefa. Pode, por exemplo, estar aguardando uma autorização do cliente ou depender da resolução de outra

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atividade.

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Postergada / Replanejada - A tarefa teve sua data de conclusão renegociada com o cliente. / Replanejada - A tarefa teve sua data de conclusão renegociada com o cliente.

Comentários

Independente do modelo a ser utilizado, é preciso registrar o andamento e a evolução da tarefa ao longo do tempo. Desta forma se pode guardar todo o histórico desde o início da execução até a completude da tarefa e assim responder a questionamentos sobre o status sem dificuldade.

Recomendo a utilização do padrão: [DATA] – Fato Ocorrido / Atualização [(Responsável)]

Um exemplo aplicado seria: [04/04/13] – Tutorial de Plano de ação publicado (Eli Rodrigues).

Modelos de Plano de Ação

Abaixo apresento alguns exemplos de Plano de ação e seus templates para download.

1. Modelo Simples

de ação e seus templates para download. 1. Modelo Simples content/uploads/2013/04/plano-de-acao-simples.png)

Este modelo simplifcado apresenta apenas as informações mais básicas, que são as seguintes: Tarefa (o que fazer), Data, Nome do Responsável, Status e Comentários.

Aplicação: Livre

Vantagens:

SimplicidadeStatus e Comentários. Aplicação: Livre Vantagens: Pode ser montado rapidamente por qualquer pessoa

Pode ser montado rapidamente por qualquer pessoae Comentários. Aplicação: Livre Vantagens: Simplicidade Desvantagens : Possui poucas informações Download:

Desvantagens:

Possui poucas informaçõesser montado rapidamente por qualquer pessoa Desvantagens : Download:

Download:

pessoa Desvantagens : Possui poucas informações Download:

2. Plano de Ação com tabela RACI

2. Plano de Ação com tabela RACI content/uploads/2013/04/plano-de-acao-com-raci.png)

Este modelo combina a lista de tarefas clássica (modelo 1) com uma tabela RACI. Permitindo que além do Responsável sejam identificados todos os demais envolvidos em cada tarefa.

Aplicação: Situações em que possa haver risco de mal entendimento de como as partes interessadas ( stakeholders) devem se envolver.

Vantagens:

Mostra o envolvimento das partes interessadasinteressadas ( stakeholders) devem se envolver. Vantagens: Desvantagens : Se os stakeholders não forem listados, não

Desvantagens:

Se os stakeholders não forem listados, não há sentido em usarMostra o envolvimento das partes interessadas Desvantagens : Não se aplica a situações em que há

Não se aplica a situações em que há apenas o executor (responsável) da tarefastakeholders não forem listados, não há sentido em usar

30/7/2014

30/7/2014 Download: Como fazer um Plano de Ação « Gestão de Projetos na prática

Como fazer um Plano de Ação « Gestão de Projetos na prática

(versão inglês) (http://www.elirodrigues.com/wp- 3. Plano de Ação com data

3. Plano de Ação com data efetiva

3. Plano de Ação com data efetiva content/uploads/2013/04/plano-de-acao-data-efetiva.png) Este

Este modelo adiciona os campos Data Efetiva e %,

Vantagens:

Permite a criação de fórmulas e formatação automática que preencham o status automaticamente, como: tarefa completa, atrasada ou em andamento.%, Vantagens: (http://www.dinamusgp.com/elirodriguesblog/wp- Também se pode adicionar alarmes de dias, como: faltam 10

Também se pode adicionar alarmes de dias, como: faltam 10 dias, faltam 5 dias, nos próximos 3 dias etc.como: tarefa completa, atrasada ou em andamento. Com boa formatação pode mostrar profissionalismo

Com boa formatação pode mostrar profissionalismofaltam 10 dias, faltam 5 dias, nos próximos 3 dias etc. Desvantagens: Não tolera muito bem

Desvantagens:

Não tolera muito bem exceções como replanejamentos e criação de novos status.boa formatação pode mostrar profissionalismo Desvantagens: Download:

Download:

como replanejamentos e criação de novos status. Download:

4. Plano de Ação com tabela dinâmica

4. Plano de Ação com tabela dinâmica ACAO-TAREFAS.png)

Um modelo de Plano de Ação que gosto muito é este com tabela dinâmica associada. Ele permite que se faça um acompanhamento estatístico das tarefas por categoria, status, data, prioridade ou qualquer outro campo que você prefira. O formato de relatório é exemplificado na figura abaixo.

O formato de relatório é exemplificado na figura abaixo. TABELA-DINAMICA.png) Aplicação: Controle individual de

Aplicação: Controle individual de atividades com acompanhamento estatístico.

Vantagens:

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Como fazer um Plano de Ação « Gestão de Projetos na prática

Permite a coleta completa de informações das tarefasfazer um Plano de Ação « Gestão de Projetos na prática Acompanhamento dos status via tabela

Acompanhamento dos status via tabela dinâmica do ExcelPermite a coleta completa de informações das tarefas Permite a geração de relatórios de status com

Permite a geração de relatórios de status com gráficosAcompanhamento dos status via tabela dinâmica do Excel Desvantagens: Não funciona bem para múltiplos usuários

Desvantagens:

Não funciona bem para múltiplos usuáriosde relatórios de status com gráficos Desvantagens: Exige preenchimento de todos os campos Exige atualização

Exige preenchimento de todos os camposDesvantagens: Não funciona bem para múltiplos usuários Exige atualização da tabela dinâmica sempre que se

Exige atualização da tabela dinâmica sempre que se desejar ver os dados (botão direito na tabela dinâmica -> Atualizar)múltiplos usuários Exige preenchimento de todos os campos Download:

Download:

5. Kanban simples

5. Kanban simples content/uploads/2013/04/kanban_simples.png)

O Kanban simples é uma ferramenta muito poderosa e embora originalmente possua apenas três colunas (Pendente, Em Andamento e Concluída), pode-se adicionar colunas a vontade.

Aplicação: Ações contínuas ou com timebox definido, pois não possui campo de data.

Vantagens:

Simples e práticotimebox definido, pois não possui campo de data. Vantagens: Pode ser feito fora do computador com

Pode ser feito fora do computador com post-itsnão possui campo de data. Vantagens: Simples e prático Dá visibilidade em tempo real do andamento

Dá visibilidade em tempo real do andamento das açõese prático Pode ser feito fora do computador com post-its Desvantagens: Não controla datas É preciso

Desvantagens:

Não controla datasem tempo real do andamento das ações Desvantagens: É preciso construir “fichas” com descrição das

É preciso construir “fichas” com descrição das atividades e nomes dos responsáveis (também se pode usar post-its de cores diferentes)do andamento das ações Desvantagens: Não controla datas Não permite estatísticas Download:

Não permite estatísticas(também se pode usar post-its de cores diferentes) Download:

Download:

5. Kanban para múltiplos projetos

5. Kanban para múltiplos projetos content/uploads/2013/04/kanban_variosprojetos.png)

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Como fazer um Plano de Ação « Gestão de Projetos na prática

acompanhamento de múltiplas filas de trabalho (neste caso projetos).

É

uma

variação

“matricial”

do

Kanban,

Aplicação: Quando se tem múltiplas filas

Vantagens:

Simplicidade e praticidadeAplicação: Quando se tem múltiplas filas Vantagens: Na área de “concluídas” se tem o histórico da

Na área de “concluídas” se tem o histórico da filatem múltiplas filas Vantagens: Simplicidade e praticidade Desvantagens: que permite o Embora sirva para o

Desvantagens:

que

permite

o

Embora sirva para o acompanhamento superficial de projetos, não possui indicadores, nem dependênciasse tem o histórico da fila Desvantagens: que permite o Não permite estatísticas Download:

Não permite estatísticasde projetos, não possui indicadores, nem dependências Download:

Download:

nem dependências Não permite estatísticas Download:

Em breve mais modelos serão disponibilizados, acompanhe pelo twitter @elirodrigues.

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Eli Rodrigues

© 2014 Gestão de Projetos na prática.Eli Rodrigues