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30/7/2014 Como fazer uma RFP Gesto de Projetos na prtica

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Como fazer uma RFP
By Eli Rodrigues / 2012/10/19 / 2 Comments
Este post faz parte da Srie Como gerenciar aquisies em projetos (http://www.el i rodri gues.com/seri e-como-gerenci ar-aqui si coes-em-proj etos/)

O termo RFP vem do ingls Request for Proposal, em traduo livre Solicitao de Propostas. uma ferramenta essencial para a gesto de fornecedores,
pois estabelece o ambiente para uma concorrncia definindo os alicerces para a negociao, como: escopo, condies e responsabilidades.
A RFP utilizada quando se precisa pedir o oramento de um projeto complexo, com diferentes cenrios a vrias empresas. Nesse caso, o bom e velho
oramento tradicional mais atrapalha que ajuda.
similar ao conceito de Declarao de Trabalho do PMBOK, documento onde se especifica o trabalho solicitado a um fornecedor. A diferena que a DT
enviada para dar inicio ao trabalho e a RFP uma ferramenta de cotao.
Na RFP descreve-se:
Escopo do Projeto O trabalho que ser feito no projeto
Escopo do Produto O produto, servio ou resultado que ser gerado pelo projeto
Cronograma Definio de perodo para dvidas, elaborao da soluo tcnica, envio da proposta etc.
Premissas e restries - Premissas so pressupostos para que o projeto acontea. Restries tudo que restringe o projeto, tipicamente tempo, custo,
qualidade etc.
Responsabilidades Elenca quais so as responsabilidades de cada parte.
Governana do projeto Define o modelo de gesto esperado para o projeto.
Modelo de oramento - Define o formato exato em que se espera receber o oramento. Campos, granularidade, totalizaes etc.
Formas de pagamento - Define qual o modelo de pagamento.
Termos e condies - Ex: Confidencialidade, publicidade, etc
Aspectos a observar como tomador do servio (cliente)
Revisar o documento com profissionais das reas, adicionando vises complementares
Evitar duplo sentido ou informaes contraditrias
Abordar aspectos tcnicos em detalhes
Definir um cronograma, para que os fornecedores tenha datas-alvo a cumprir
Definir a estrutura do oramento (Serve para facilitar a comparao de fornecedores)
Definir a granularidade das entregas (Serve para negociar o escopo sem gerar retrabalho. Lembrando que isso geralmente aumenta os custos, portanto
renegocie os valores em pacote no final)
No caso de servios, definir volumetria e SLAs.
No caso de projetos, definir critrios de aceite, parmetros, medidas e tolerncia
30/7/2014 Como fazer uma RFP Gesto de Projetos na prtica
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2014 Gesto de Proj etos na prti ca.
Explicitar direitos e deveres, condies de pagamento e pontos crticos (do futuro contrato) como: multas contratuais e bnus
Aspectos a observar como prestador do servio (fornecedor)
Ler e entender o escopo em detalhes
Construir diferentes cenrios para aumentar a probabilidade de ser escolhido
Utilizar premissas para embasar os cenrios
Avaliar a capacidade de mobilizao de equipe antes de submeter a proposta
Tirar dvidas com o cliente
Fazer due dilligence antes de comear o projeto
Negociar um perodo inicial de adaptao, livre de multas
Precaver-se contra variaes de escopo e aumento de custos, utilizando a seo Escopo Negativo para explicitar o que NO faz parte do projeto.
(http://www.di namusgp.com/el i rodri guesbl og/wp-content/upl oads/2012/10/model o-de-rfp.docx) Baixe aqui (http://www.di namusgp.com/el i rodri guesbl og/wp-
content/upl oads/2012/10/model o-de-rfp.docx) um modelo de RFP

Eli Rodrigues

Bibliografia de apoio:
Como montar uma RFP http://alvarocamargo.wordpress.com/2009/10/29/template-de-rfp-request-for-proposal
(http://al varocamargo.wordpress.com/2009/10/29/templ ate-de-rfp-request-for-proposal /#comment-131)
Descrio de esrtutura (Template para download) http://www.emeraldstrategies.net/web/WebRFPTemplate.ht
(http://www.emeral dstrategi es.net/web/WebRFPTempl ate.htm)
Template de RFP - http://www.adc.com/Attachment/1270742971519/107910AE.pdf (http://www.adc.com/Attachment/1270742971519/107910AE.pdf)
10 Tips for Technology Proposal-Writers http://www.sun-associates.com/resources/10tips.html (http://www.sun-associ ates.com/resources/10ti ps.html )
Often maligned, RFPs are a valuable tool and opportunity http://blog.confluentforms.com/2009/07/often-maligned-rfps-are-valuable-tool.html
(http://bl og.confl uentforms.com/2009/07/often-mal i gned-rfps-are-val uabl e-tool .html )
6 steps to writing a better Request for Proposals, a primer http://blog.confluentforms.com/2009/06/6-steps-to-writing-better-request-for.html
(http://bl og.confl uentforms.com/2009/06/6-steps-to-wri ti ng-better-request-for.html )
Writing an RFP for Results -
http://blog.cdginteractive.com/my_weblog/2010/02/writing-an-rfp-for-results.html (http://bl og.cdgi nteracti ve.com/my_webl og/2010/02/wri ti ng-an-rfp-for-resul ts.html )