ST-AC-HSEQ-HSEQ-PRO-SP-003

Rev. 0




ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DE PETROTIGER, PUEDE CONTENER INFORMACIN PRODUCTO DE SU PROPIEDAD INTELECTUAL Y SE CONSIDERA COMERCIALMENTE SENSIBLE.
DEBE SER UTILIZADO SLO PARA PROPSITOS DE LAS LABORES REALIZADAS POR PETROTIGER. PROHIBIDA LA REPRODUCCIN TOTAL O PARCIAL PARA CUALQUIER PROPSITO
QUE NO SEA EL TRABAJO REALIZADO Y AUTORIZADO POR PETROTIGER.



















AUDITORAS INTERNAS

















DESCRIPCIN DE LOS CAMBIOS DE LA VERSIN
Sustituye a los siguientes documentos: Auditoras Internas N GC-639-P-027 Rev. 13; Auditoras Internas
N G-CAL-P-006 Rev. 8 y Procedimiento de Auditoras Internas N 903-P9010-G09-ADM-904 Rev. 5
NOVEDAD
ELABOR
INICIALES/CARGO
REVIS
INICIALES/CARGO
APROB
INICIALES/CARGO
FECHA PUBLICACIN



SC/C HSEQ
JR/C. Calidad
EMT/G. CALIDAD
MR/ G. HSE I&C
M.C /VP. HSEQ ABRIL 12DE 2011

ST-AC-HSEQ-HSEQ-PRO-SP-003
Rev.0



AUDITORAS INTERNAS

2 de 11




Tabla de contenido


1. OBJETO ............................................................................................................................................. 3
2. DEFINICIONES................................................................................................................................... 3
3. RESPONSABILIDADES ....................................................................................................................... 5
4. DESARROLLO .................................................................................................................................... 5
4.1. Programacin de Auditora .............................................................................................................. 5
4.2. Planeacin de Auditora ................................................................................................................... 6
4.3. Ejecucin de la Auditora ................................................................................................................. 7
4.3.1. Reunin de Apertura ................................................................................................................7
4.3.2. Ejecucin ..................................................................................................................................7
4.3.3. Reunin de Cierre ....................................................................................................................8
4.3.4. Acciones Correctivas y Preventivas ..........................................................................................9
4.3.5. Seguimiento y Cierre de Auditora ........................................................................................ 10
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ..................................................................................................... 10
6. REGISTROS ..................................................................................................................................... 11














ST-AC-HSEQ-HSEQ-PRO-SP-003
Rev.0



AUDITORAS INTERNAS

3 de 11


1. OBJETO

Establecer los lineamientos a seguir para planificar y ejecutar las auditoras internas a los
Sistemas de Gestin de la organizacin.

2. DEFINICIONES

Sistema de Gestin (SG)
Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactan para establecer la
poltica y los objetivos y as mismo establecen los lineamientos para lograr dichos objetivos.
Auditora
Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora
y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen
los criterios de auditora.
Evidencia de auditora
Registros, declaraciones de hecho, o cualquier otra informacin que son pertinentes para
los criterios de auditora y que son verificables.
Criterios de auditora
Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos.
Hallazgos de la auditora
Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios
de auditora.
Auditora conjunta
Auditora ejecutada en conjunto con otra (s) organizacin (es).
Auditor Lder
Persona calificada por el Gerente de Gestin de Calidad o Gerente HSE para dirigir una
auditora, cumple con los requerimientos indicados en el Registro de Calificacin de
Auditores y obtiene una puntuacin igual o mayor a 25 puntos de acuerdo al Registro de
Calificacin de Auditores.
Auditor
Persona calificada por el Gerente de Gestin de Calidad o Gerente HSE, para llevar a cabo
una auditora, cumple con los requerimientos indicados en el Registro de Calificacin de
Auditores y obtiene una puntuacin igual o mayor a 15 puntos y menor a 25, de acuerdo al
Registro de Calificacin de Auditores.
Auditor en Formacin
Persona calificada por el Gerente de Gestin de Calidad y/o Gerente HSE, para ser
incorporada en el programa de auditoras para su formacin. Es calificado como auditor en
formacin aquel que obtiene una puntuacin menor a 15 puntos de acuerdo al Registro de
Calificacin de Auditores.

ST-AC-HSEQ-HSEQ-PRO-SP-003
Rev.0



AUDITORAS INTERNAS

4 de 11

Auditor Externo
Persona calificada por el Gerente de Gestin de Calidad o Gerente HSE, que cumple los
requisitos internos para ser auditor, que no trabaja en la empresa, pero tiene la
competencia para realizar auditoras. Las auditoras internas realizadas por auditores
externos se harn bajo los lineamientos de la empresa.
Equipo auditor
Conjunto formado por el auditor lder y el(los) auditor(es) independientes al rea a ser
auditada. Dentro del Grupo Auditor pueden encontrarse auditores en formacin y
observadores.
Cliente
Persona u organizacin que solicita la auditora.
Auditado
Organizacin que es auditada.
Observador
Persona que acompaa al equipo auditor pero no acta como parte del mismo.
Especialista o experto tcnico
Persona que aporta experiencia o conocimientos especficos al equipo auditor.
No Conformidad
No cumplimiento de un requisito, identificada durante la auditora.
No Conformidad Potencial
Situacin en un proceso o actividad de trabajo que aunque alcanza los requerimientos
mnimos, puede conducir a una No Conformidad.
Observacin
Hallazgo de auditora que al ser analizado por la organizacin, puede conducir a una
oportunidad de mejora.
Accin Correctiva
Accin tomada para eliminar las causas de una no conformidad, detectada u otra situacin
indeseable.
Correccin
Accin inmediata tomada para eliminar una no conformidad detectada
Accin Preventiva
Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin
potencial no deseable.
Evidencia objetiva
Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.
Programa de la auditora
Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un perodo de tiempo determinado y
dirigidas hacia un propsito especfico.

Plan de la auditora

ST-AC-HSEQ-HSEQ-PRO-SP-003
Rev.0



AUDITORAS INTERNAS

5 de 11

Descripcin de las actividades y detalles acordados en una auditora.
Identificacin de auditoras
El nmero de identificacin de la Auditora tiene la siguiente estructura: XXX-YYYY-AUD-
ZZZ, donde:

XXX = 907 para las Auditoras Internas de la Calidad; 914 para las Auditoras Internas de
HSE.
YYYY = Para el caso de Proyecto se le asigna el nmero general del Proyecto, para la
Organizacin Permanente se asigna el cdigo de la Unidad Organizativa a auditar.
AUD = Auditora Interna.
ZZZ = N Secuencial de la Auditora, independiente para las de Calidad y para las de HSE.

3. RESPONSABILIDADES

Vicepresidente de HSEQ: Aprueba el Programa Semestral de Auditoras Internas.

Gerentes de Calidad y HSE: Elaboran el Programa semestral de Auditoras internas, asignan
auditores y verifican el cumplimiento del programa establecido.

Equipo auditor: Ejecutan las auditoras de acuerdo a lineamientos establecidos.

Auditados Facilitan el proceso de auditora.

4. DESARROLLO

4.1. Programacin de Auditora

Gerente de Calidad
y/o Gerente HSE
1 Acuerdan el programa semestral de auditoras, el cual se disea
tomando en consideracin la importancia de los procesos y
teniendo en cuenta la siguiente informacin de entrada:

Requisitos identificados en los proyectos en ejecucin.
Cambio del personal en las actividades de los sistemas de
gestin.
Estado de conformidad de cada elemento del sistema.
Crecimiento y / o cambios organizacionales que puedan
afectar el sistema.
Cambios en procedimientos, tecnologas o procesos.
Resultados de auditoras anteriores.
Resultados de valoracin de riesgo de las actividades de la

ST-AC-HSEQ-HSEQ-PRO-SP-003
Rev.0



AUDITORAS INTERNAS

6 de 11

organizacin.
Resultados de valoracin de aspectos e impactos
ambientales significativos.
Incidentalidad.
Estado de avance de los proyectos de Ingeniera e
Infraestructura e Ingeniera y Construccin: En proyectos
de larga duracin (mayores a 6 meses) la primera auditora
se realizar cuando el proyecto alcanza el 30 % de
ejecucin y la siguiente al 70 %, de ejecucin, y en aquellos
proyectos que incluyan construccin cuando dicha
actividad alcance el 25 % de avance.
Para proyectos menores a 4 meses se realizar revisin
documental.
Los proyectos de Asistencia Tcnica quedan exceptuados
de las auditoras internas, a menos que exista un
requerimiento contractual.
Para los proyectos de Hidrocarburos se establecer la
auditora en funcin de los requerimientos de las
operaciones y de la criticidad de las mismas.
Gerente de Calidad
y/o Gerente HSE
2 Establecen la programacin semestral y lo presentan al
Vicepresidente HSEQ para su aprobacin.

Vicepresidente
HSEQ
3 Revisa y aprueba el Plan de Auditoras y lo remite a las
unidades organizativas y proyectos involucrados.

4.2. Planeacin de Auditora


Gerente de Calidad
y/o Gerente HSE
4 Asignan el equipo auditor.

Auditor Lder 5 Define de los objetivos, alcance y criterio de la auditora.
Elabora la NOTIFICACIN DE AUDITORA (ST-AC-HSEQ-HSEQ-
FOR-SP-006), considerando:
Alcance de la auditora.
Documentos de Referencia (Bases de la Auditora)
Requerimientos de seguridad aplicables al lugar de la
auditora.
Conformacin del Grupo auditor, incluye especialistas de
otras unidades, de ser requerido.

ST-AC-HSEQ-HSEQ-PRO-SP-003
Rev.0



AUDITORAS INTERNAS

7 de 11

Hitos de la auditora.

Vicepresidente
HSEQ y/o Gerentes
de Calidad y/o de
HSE
6 Enva la NOTIFICACION DE AUDITORA (ST-AC-HSEQ-HSEQ-FOR-
SP-006) al responsable del rea o proyecto a auditar, mnimo
cinco das antes de la fecha pactada, indicando la necesidad de
instalaciones o recursos.

Auditor Lder

7 Elabora el Plan de AUDITORAS (ST-AC-HSEQ-HSEQ-FOR-SP-
007), el cual incluye: El alcance de la auditora, las reas a ser
auditadas y los auditados, los procesos y requisitos a ser
auditados y la secuencia de entrevistas. Lo remite al
responsable del rea o proyecto auditado para su revisin y
aceptacin, mnimo tres das antes del inicio de la auditora.

Equipo Auditor 8 Prepara la LISTA DE VERIFICACIN AUDITORA INTERNA (ST-
AC-HSEQ-HSEQ-FOR-SP-008), de acuerdo a la revisin de la
documentacin de referencia.

4.3. Ejecucin de la Auditora

4.3.1. Reunin de Apertura
Auditor Lder 9 Realiza la reunin de apertura en la cual:
Explica el criterio y objetivo de la auditora, alcance y
metodologa.
Informa la necesidad de recursos e instalaciones, en caso
de corresponder.
Confirma las secuencias de entrevistas y actualiza el Plan de
Auditoras, en caso de requerirse.
Atiende las aclaraciones y consultas que surjan.
Confirma fecha y hora de la reunin de cierre.
Solicita la firma del Registro de Asistencia.

4.3.2. Ejecucin

Equipo Auditor 10 Realiza la auditora mediante: entrevistas, observacin de los
procesos y revisin documental:
Utiliza la lista de verificacin para registrar las evidencias
encontradas, al igual que registros fotogrficos de ser posible.
Informa al auditado sobre los hallazgos encontrados.


ST-AC-HSEQ-HSEQ-PRO-SP-003
Rev.0



AUDITORAS INTERNAS

8 de 11

Equipo Auditor 11 Finalizadas las actividades de auditora analiza las evidencias,
define las No Conformidades encontradas, prepara los
reportes de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de
Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora ST-AC-HSEQ-
HSEQ-P-SP-006. Para el caso de Auditoras Internas, la
numeracin del Reporte ser:

WWW-XXXXXX-AUD-RRR-AA-ZZZ

Donde:

WWW: 907 para auditora de Calidad y 914 para Auditoras
HSE.
XXX= Nmero del Proyecto o Cdigo de la Unidad Organizativa
auditada.
AUD: Auditora
RRR: Consecutivo de Auditora
AA= Tipo de Reporte NC: No Conformidad: NCP: No
Conformidad Potencial;
ZZZ = Nmero Secuencial, comenzando con 001.


Auditor Lder

12 Revisa los Reportes y observaciones, las enva al Gerente
correspondiente del Sistema de Gestin auditado para su
revisin.

Gerente de Calidad
y/o HSE
13 Revisa y acuerda los Reportes de Hallazgos y Toma de
Acciones y los remite al Auditor Lder.

Gerente de Calidad
y/o HSE
Remite al responsable de la unidad o proyecto auditado el
Formato de Evaluacin de Desempeo del Auditor (ST-AC-
HSEQ-HSEQ-FOR-SP-014) para su respectivo trmite.

4.3.3. Reunin de Cierre

Auditor Lder 14 Realiza la reunin de cierre:
Agradece a los auditados por su asistencia y aportes al
proceso de auditora.
Solicita la firma del Registro de Asistencia de Auditora.
Informa sobre el proceso y el resultado de la auditora

ST-AC-HSEQ-HSEQ-PRO-SP-003
Rev.0



AUDITORAS INTERNAS

9 de 11

realizada y determina una categorizacin de los hallazgos.
En caso de haber No Conformidades, se firman los
registros correspondientes. Suministra una copia de los
reportes debidamente firmada a los auditados.

Auditor Lder 15 Elabora y entrega en un plazo no mayor a cinco (05) das
hbiles para revisin del Gerente de Calidad y/o HSE el
Informe de Auditora, teniendo como gua el esquema de
Informe de Auditora (ST-AC-HSEQ-HSEQ-FOR-SP-011). Para
auditoras realizadas simultneamente (HSE y Calidad) se
elabora un nico Informe.

Vicepresidente
HSEQ o en su
defecto Gerente de
Calidad y/o HSE
16 Revisa y aprueba e Informe de Auditora. Lo enva a la Unidad
o proyecto auditado.

4.3.4. Acciones Correctivas y Preventivas

Auditado 17 Recibe el informe de la Auditora. En caso de existir No
Conformidades dispone de 10 das hbiles, a partir de la
reunin de Cierre, para responder los reportes: analizar las
causas, establecer las acciones a implementar y la fecha de
culminacin de dichas acciones de acuerdo al Procedimiento
de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora ST-AC-HSEQ-
HSEQ-P-SP-006.

Auditor Lder 18 Recibe y revisa las respuesta de los reportes:

En caso de aceptar las respuestas, firma en seal de
conformidad, el reporte de Hallazgo y Toma de Acciones.
En caso de no aceptacin, lo indica en el Reporte de
Hallazgo y Toma de Acciones e informa al auditado para
que prepare una nueva respuesta.

Auditado 19 Prepara la nueva respuesta y la enva al Auditor Lder.






ST-AC-HSEQ-HSEQ-PRO-SP-003
Rev.0



AUDITORAS INTERNAS

10 de 11


4.3.5. Seguimiento y Cierre de Auditora

Equipo Auditor 20 De acuerdo a la fecha de implementacin de la Accin
Correctiva o Preventiva, realiza seguimiento a la
implementacin y verifica la eficacia de las acciones y registra
el cierre en el Reporte de Hallazgos y Toma de Acciones.

Auditor Lder 21 En caso de cerrar todas las No Conformidades se notifica del
cierre al Gerente de Calidad y/o al Gerente de HSE.

Vicepresidente
HSEQ

22 Notifica el Cierre de la auditora a las partes interesadas.
Auditor Lder 23 En el caso de no poder cerrar las deficiencias, por no existir
evidencias o porque el auditado no ha cumplido con la accin
correctiva o preventiva en el tiempo acordado, se comunica
con el responsable de la organizacin auditada para obtener
un nuevo compromiso de respuesta.

Supervisor HSEQ




Gerente de Calidad
y/o HSE

24




25
Incorpora en el Programa ACAP las No Conformidades
detectadas, con el fin de hacer el seguimiento oportuno, de
acuerdo a las disposiciones establecidas en el procedimiento
GC-639-P030 Accin correctiva y preventiva.

Incorporan los resultados de las auditoras el Informe para la
Revisin por la Direccin del Sistema de Gestin
correspondiente.



5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Procedimiento de Seleccin y Clasificacin de Auditores ST-AC-HSEQ-HSEQ-P-SP-004.

Procedimiento de Accin Correctiva y Preventiva GC-639-P030.


ST-AC-HSEQ-HSEQ-PRO-SP-003
Rev.0



AUDITORAS INTERNAS

11 de 11


6. REGISTROS


NUMERACIN

NOMBRE
DEL
REGISTRO

RESPONSABLE

UBICACIN
(Custodio)

TIEMPO DE
CONSERVACIN
(ARCHIVO ACTIVO)

TIEMPO DE ARCHIVO
INACTIVO/DISPOSICIN
FINAL

ST-AC-HSEQ-HSEQ-
FOR-SP-006

Notificacin
de Auditora

Unidad HSEQ

Archivos
Unidad HSEQ

2 aos

NA/ Se destruye

ST-AC-HSEQ-HSEQ-
FOR-SP-007

Plan de
Auditora

Unidad HSEQ

Archivos
Unidad HSEQ

2 aos

NA/ Se destruye

ST-AC-HSEQ-HSEQ-
FOR-SP-008

Lista de
Verificacin
de Auditora

Unidad HSEQ

Archivos
Unidad HSEQ


2 aos


NA/ Se destruye

ST-AC-HSEQ-HSEQ-
FOR-SP-009

Registro de
Asistencia de
Auditora

Unidad HSEQ

Archivos
Unidad HSEQ

2 aos

NA/ Se destruye


ST-AC-HSEQ-HSEQ-
FOR-SP-010

Reporte de
Hallazgo y
Toma de
Acciones

Unidad HSEQ

Archivos
Unidad HSEQ

2 aos

NA/ Se destruye

ST-AC-HSEQ-HSEQ-
FOR-SP-011

Informe de
Auditora

Unidad HSEQ

Archivos
Unidad HSEQ

2 aos

NA/ Se destruye

ST-AC-HSEQ-HSEQ-
FOR-SP-014

Evaluacin
del
Desempeo
del Auditor

Unidad HSEQ

Archivos
Unidad HSEQ

2 aos

NA/ Se destruye