Elaborado por el formador: JUAN CARLOS OLAYA MOLANO
INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE INCAP
Programa Tcnico en Gestin de Negocios
Mdulo Gua Direccin y Control
Direccin y Control Instituto Colombiano de Aprendizaje Elaborado por: Juan Carlos Olaya Molano
Editado por: Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP Avenida Caracas No. 63-66
Prohibida la reproduccin parcial o total bajo cualquier forma (Art. 125 Ley 23 de 1982)
Bogot Colombia Versin 01 - Enero 2010 EL SIGUIENTE MATERIAL SE PREPAR CON FINES ESTRICTAMENTE ACADMICOS, DE ACUERDO CON EL ARTCULO 32 DE LA LEY 23 DE 1982, CUYO TEXTO ES EL SIGUIENTE:
ARTCULO 32: Es permitido utilizar obras literarias, artsticas o parte de ellas, a ttulo de ilustracin en obras destinadas a la enseanza, por medio de publicaciones, emisiones o radiodifusiones, o grabaciones sonoras o visuales, dentro de los lmites justificados por el fin propuesto, o comunicar con propsito de enseanza la obra radiodifundida para fines escolares, educativos, universitarios y de formacin personal sin fines de lucro, con la obligacin de mencionar el nombre del autor y el ttulo de las obras utilizadas.
Instituto Colombiano de Aprendi zaje INCAP
CONTENIDO
PRESENTACIN GUA METODOLGICA
UNIDAD UNO 1. DIRECCIN: LIDERAZGO Y MOTIVACIN 1.1 CONCEPTO 1.1.1 Importancia 1.1.2 Elementos 1.1.3 Principios de la Direccin 1.1.4 Canales Claramente Establecidos y Definidos de Comunicacin y Mando 1.1.5 Responsabilidad 1.1.6 Delegacin de Autoridad
1.2 LIDERAZGO 1.2.1 Concepto 1.2.2 Tipos de Liderazgo 1.2.2.1 Segn la formalidad en su eleccin 1.2.2.2 Segn la Relacin entre el Lder y sus Seguidores 1.2.2.3 Segn el tipo de influencia del lder sobre sus subordinados 1.2.2.4 El Liderazgo tambin puede clasificarse as 1.2.3. Liderazgo Empresarial
1.3 MOTIVACIN 1.3.1 Concepto 1.3.2 La Motivacin Humana 1.3.3 Modelo bsico de Motivacin 1.3.4 Ciclo Motivacional 1.3.5 Ciclo motivacional con frustracin o compensacin 1.3.6 Motivacin en las Empresas
1.4 ESTRS LABORAL 1.4.1 Definicin 1.4.2 Causas del estrs laboral 1.4.3 Sntomas del estrs laboral 1.4.4 Cmo Prevenir el Estrs Laboral
1.5 LA FRUSTRACIN 1.5.1 Concepto
Contenido
Mdulo Gua Direccin y Control 1.5.2 Causas de la frustracin: Procesos frustrativos 1.5.3 Consecuencias de la Frustracin 1.5.4 Origen de la frustracin en el trabajo 1.5.5 Evitar la Frustracin
1.6 MANEJO Y RESOLUCIN DE CONFLICTOS 1.6.1. Definicin 1.6.2. El Conflicto Incluye 1.6.3 La Verdad sobre el Conflicto 1.6.4 Las Razones principales del Conflicto 1.6.5 Algunos Indicadores de Conflicto 1.6.6 El Conflicto es Destructivo cuando 1.6.7 El Conflicto es Constructivo cuando 1.6.8 Otras Razones por las cuales tambin se crea Conflicto 1.6.9 Algunos Estilos cuando se trabaja con Conflictos 1.6.10. Destrezas de Mediacin de Conflictos 1.6.11 Claves para la mediacin Integral
UNIDAD DOS DIRECCIN: COMUNICACIN Y CAMBIO ORGANIZACIONAL 2.1 CONCEPTO 2.1.1 Tipos de Comunicacin 2.1.2 Elementos del proceso comunicativo 2.1.3 Funciones de la Comunicacin 2.1.4 Deformacin y Distorsin de la Informacin 2.1.5 Comunicacin Persuasiva 2.1.6 Mercadotecnia y Comunicacin
2.2 TRABAJO EN EQUIPO 2.2.1 Ventajas del Trabajo en Equipo 2.2.2 Gerencia y Equipos de Trabajo 2.2.3 Construccin de Equipos de Trabajo de Alto Desempeo
2.3 TOMA DE DECISIONES 2.3.1 Proceso de Toma de Decisiones 2.3.2. Contexto Empresarial 2.3.3 Decisiones Programadas 2.3.4 Decisiones No Programadas 2.3.5 Correccin de Desviaciones 2.3.6 Ambiente de Certidumbre 2.3.7 Ambiente de Incertidumbre
2.4 CAMBIO ORGANIZACIONAL 2.4.1 Las Fuerzas Externas e Internas para el Cambio: 2.4.2 Los Aspectos del Cambio: 2.4.3 El Proceso de Cambio Organizacional 2.4.4 Por qu fracasan las iniciativas de cambio? 2.4.5 El Proceso de Cambio desde el Punto de Vista Personal 2.4.6 Una estructura para facilitar procesos de cambio 2.4.7 La Ecuacin del Cambio
Instituto Colombiano de Aprendi zaje INCAP 2.4.8 Cmo Institucionalizar el Cambio?
UNIDAD TRES 3. CONTROL 3.1 CONCEPTO 3.1.1 Elementos de Concepto 3.1.2 Requisitos de un buen control 3.1.3 Importancia del control 3.1.4 Bases del control 3.1.5 Elementos del control 3.1.6 reas del Control 3.1.7 Pasos del Proceso de Control 3.1.8 Principios de Control 3.1.9 Reglas del Proceso de Control 3.1.10 Tolerancias del Control 3.1.11 Tcnicas para el Control 3.1.12 Fallas en el Proceso de Control 3.1.13 El Control de Gestin 3.1.14 Proceso Metodolgico para el desarrollo del sistema de control de gestin 3.1.15 Condiciones que Influyen en el Control de Gestin 3.1.16 Fines del Control de Gestin BIBLIOGRAFA
Mdulo Gua Direccin y Control
Usted escogi al INCAP para que lo oriente en el camino de la formacin profesional. La institucin le proporcionar un formador, quien le ayudar a descubrir sus propios conocimientos y habilidades.
El INCAP, le ofrece adems, recursos para que usted alcance sus metas, es decir, lo que se haya propuesto y para ello dispondr de mdulos gua, audiovisuales de apoyo, sistemas de evaluacin, aula y espacios adecuados para trabajos individuales y de grupo.
ste mdulo gua que constituye adems un portafolio de evidencias de aprendizaje, est distribuido de la siguiente manera:
PRESENTACIN: Es la informacin general sobre los contenidos, la metodologa, los alcances la importancia y el propsito del mdulo.
GUA METODOLGICA: Orienta la prctica pedaggica en el desarrollo del proceso de formacin evaluacin y se complementa con el documento de la didctica para la formacin por competencias de manejo del formador.
DIAGNSTICO DE ESTILO DE APRENDIZAJE: Que le permitir utilizar la estrategia ms adecuada para construir sus propios aprendizajes.
AUTOPRUEBA DE AVANCE: Es un cuestionario que tiene como finalidad que usted mismo descubra, qu tanto conoce los contenidos de cada unidad, y le sirve de insumo para la concertacin de su formacin y el reconocimiento de los aprendizajes previos por parte de su formador (talleres que se encuentran al final de cada unidad).
CONTENIDOS: Son el cuerpo de la unidad y estn presentados as: Unidad Logro de competencia laboral Indicadores de logro: Evidencias Didctica del mtodo inductivo Activo para el desarrollo de las competencias: FDH: Formador Dice y Hace, FDEH: Formador Dice y Estudiante Hace, EDH: Estudiante Dice y Hace.
VALORACIN DE EVIDENCIAS BIBLIOGRAFA
Apreciado estudiante:
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En esta gua el alumno encontrara temas interesantes como lo son Motivacin y liderazgo, dos conceptos que van de la mano y de los cuales se pretende profundizar describiendo y analizando la influencia de los incentivos en las organizaciones como clave del xito para mejorar el ambiente laboral. Un lder sin visin no es ms que un jefe El comn denominador en las empresas exitosas no es su gran tamao o su gigantesca capacidad para realizar estrategias de marketing, es un gran liderazgo con una visin bien definida. Esto, se trata de un factor puramente humano y es que el liderazgo no es una cuestin que se otorgue o venga como consecuencia de muchos aos de estudio, varios postgrados y maestras, el liderazgo es espontneo y surge de la pasin de las personas y de su capacidad de compromiso, sin esto, muy probablemente "el lder" no obtendr el apoyo y soporte de los dems y se convertir en "el jefe". Otro tema importante a tener en cuenta en nuestras empresas es el trabajo en equipo, ya que es una herramienta fundamental para la consecucin de objetivos organizacionales; encontrando as pautas para la generacin de un buen clima laboral, pasando por el tema de motivacin, resolucin de conflictos, comunicacin entre otros que van a servir de gua para la creacin y cambio de mentalidad en nuestras empresas colombianas.
Presentacin
Mdulo Gua Direccin y Control
La estrategia metodolgica del INCAP, para la formacin tcnica del aprendiz mediante competencias laborales, comprende dos caminos:
1. Las clases presenciales dictadas por el Formador haciendo uso del mtodo inductivo activo
2. El trabajo prctico de los estudiantes dirigido y evaluado por el Formador, a travs de talleres, desarrollo de casos, lecturas y consultas de los temas de clase etc. Con esto se busca fomentar en el estudiante el anlisis, el uso de herramientas tecnolgicas y la responsabilidad.
Los mdulos gua utilizados por el INCAP, para desarrollar cada uno de los cursos, se elaboran teniendo en cuenta sta metodologa. Sus caractersticas y recomendaciones de uso son:
A cada unidad de aprendizaje le corresponde un logro de competencia laboral el cual viene definido antes de desarrollar su contenido. Seguidamente se definen los indicadores de logro o sea las evidencias de aprendizaje requeridas que evaluar el Formador.
Glosario: Definicin de trminos o palabras utilizadas en la unidad que son propias del tema a tratar.
Desarrollo de la unidad dividida en contenidos breves seguidos por ejercicios, referenciados as:
FDH (El Formador Dice y Hace): Corresponde a la explicacin del contenido y el desarrollo de los ejercicios por parte del Formador.
FDEH (El Formador Dice y el Estudiante Hace): El estudiante desarrolla los ejercicios propuestos y el Formador supervisa.
EDH (El estudiante dice y hace): Es el trabajo prctico que desarrollan los estudiantes fuera de la clase, a travs de talleres, desarrollo de casos, lecturas y consultas de los temas, los cuales deben ser evaluados por el Formador.
Al final de cada unidad se puede presentar un resumen de los contenidos ms relevantes y ejercicios generales.
Gua Metodolgica
Instituto Colombiano de Aprendi zaje INCAP DIAGNSTICO
Estilo de aprendizaje____________________________________________
Mdulo Gua Direccin y Control
UNIDAD UNO 1. DIRECCIN
DIRECCIN TOMA DE DECISIONES CAMBIO LIDERAZGO COMUNICACIN MANEJO DE ESTRS RESOLUCIN Y MANEJO DE CONFLICTOS MOTIVACIN TRABAJO EN EQUIPO Unidad 1 Direccin
Instituto Colombiano de Aprendi zaje INCAP LOGRO DE COMPETENCIA LABORAL 1. Identifica la direccin como funcin bsica del proceso administrativo y reconoce la importancia que tiene el liderazgo, la motivacin, el manejo y la resolucin de conflictos al interior de cualquier rgano empresarial
INDICADORES DE LOGRO 1. Identifica los elementos de la direccin, para las reas funcionales de la empresa. 2. Aplica los principios de direccin en la empresa. 3. Define los canales de comunicacin y mando 4. Identifica el proceso para delegar Autoridad 5. Identifica el tipo de Liderazgo a implementar en la empresa 6. Realiza un Plan Motivacional para los empleados 7. Desarrolla Planes para evitar el estrs laboral en la organizacin 8. Desarrolla Planes para evitar la frustracin en la empresa. 9. Crea planes para solucionar posibles conflictos que se presenten en la compaa
EVIDENCIAS DE Conocimiento
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FDH. Formador Dice y Hace 1.1 CONCEPTO
Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. La relacin y el tiempo son fundamentales para las actividades de la direccin. De hecho, la direccin llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos. Los directivos dirigen tratando de convencer a los dems de que se les unan. Los dirigentes al establecer el ambiente adecuado ayudan a sus empleados a hacer sus mejores esfuerzos. 1.1.1 Importancia: La direccin es parte esencial y central de la administracin, a la cual se deben subordinar y ordenar todos los dems elementos. En efecto, si se prev, planea, organiza, integra y controla, es slo para bien realizar. De nada sirven tcnicas complicadas en cualquiera de los otros cinco elementos si no se logra una buena ejecucin, la cual depende de manera inmediata, y coincide
Mdulo Gua Direccin y Control temporalmente, con una buena direccin, en tanto sern todas las dems tcnicas tiles e interesantes en cuanto permitan dirigir y realizar mejor.
1.1.2 Elementos:
El Jefe: Es aquel que tiene la funcin de dirigir. Los Dirigidos: Personas a quienes se direcciona. La Situacin: Es el momento donde se lleva a cabo la direccin. Importancia: Estimula y dirige a las personas al logro de los objetivos, propuestas o trabajos 1.1.3 Principios de la Direccin: Una vez organizada e integrada nuestra empresa necesitara impulsar, coordinar y vigilar las funciones de cada miembro de ella, esto es con el nico fin de que en conjunto realice el trabajo o actividades en forma eficaz logrando los objetivos sealados. a. Principio de la Coordinacin de Intereses: Nos dice que para lograr el fin comn, se har ms fcil, cuanto mejor se logre coordinar los intereses de grupo y an los individuales de quienes participan. b. Principio de Impersonalidad de Mando: Este principio cuanto ms se impersonalice la orden ser mejor obedecida. c. Principio de la Va Jerrquica: Postula la importancia de respetar los canales de informacin establecidos por la organizacin formal, de tal manera que al emitirse una orden sea transmitida a travs de los niveles jerrquicos correspondientes, con el fin de evitar conflictos. d. Principio de la Resolucin de Conflictos: Debe procurarse que en la empresa, si existen conflictos, se resuelvan lo ms pronto posible, puesto que son un obstculo a la coordinacin. Si se presentan problemas entre los funcionarios estos deben resolverse rpidamente por medio del aprovechamiento del conflicto. e. Principio del Aprovechamiento del Conflicto: Aqu el conflicto puede aprovecharse para resolver los mismos. Forzando a buscar soluciones ventajosas para la organizacin, los conflictos pueden resolverse por denominacin cuando uno de los integrantes de la empresa obtiene lo que deseaba en base a la prdida de la otra parte, por compromiso o resolucin cuando las dos partes involucradas solucionan el conflicto siendo cada una de las partes favorecidas en sus pretensiones; por integracin o coordinacin cuando las dos partes logran realizar ntegramente sus pretensiones. 1.1.4 Canales Claramente Establecidos y Definidos de Comunicacin y Mando: El ejercicio de la autoridad exige la transmisin de rdenes e informacin por parte de los superiores a los subordinados. Por este motivo, la estructura de la organizacin debe contar con canales de comunicacin en ambos sentidos que se entiendan fcil y claramente, para dar rdenes a los empleados y recibir de ellos informes y sugerencias.
Instituto Colombiano de Aprendi zaje INCAP Los canales de comunicacin arrancan del jefe de la organizacin, quien transmite informacin a su personal administrativo y a la organizacin de lnea, a travs de sus auxiliares, cuando los canales no estn claramente definidos, en cuanto a la comunicacin, los ejecutivos de lnea y el personal administrativo no saben de quien deben esperar rdenes o a quien dirigirse. 1.1.5 Responsabilidad: La responsabilidad consiste en dar cuenta de la conducta o cumplimiento de las obligaciones a alguna persona investida de autoridad. Cuando esta se delega, la persona que la acepta es tambin responsable ante su superior del cumplimiento de determinados deberes o decisiones en el ejercicio de sus facultades delegadas, una falla muy comn en las organizaciones es no explicar claramente las responsabilidades de los funcionarios, para que conozcan bien sus obligaciones. Deben utilizarse sus descripciones del empleo para informarles de sus deberes y responsabilidades. Ningn miembro de una organizacin debe ser responsable ante ms de una persona, a no ser que ostente dos cargos distintos. 1.1.6 Delegacin de Autoridad: Autoridad es el derecho a ordenar o a obrar. La organizacin requiere que los que tienen derecho a adoptar decisiones y a obrar deleguen en otros la autoridad en determinados asuntos. En una organizacin, el gerente comparte con sus empleados el derecho de operar en cuestiones de normas, estrategias y supervisin. La delegacin de la autoridad contribuye a formar colaboradores que tengan oportunidad de ejercer y acreditar sus capacidades y talentos. La autoridad es esencial para el control y supervisin eficiente de las funciones en todos los niveles de la organizacin. Si la autoridad no se define claramente, los empleados pueden tener dudas respecto a su derecho a decidir y proceder y todo resultara intil. 1.2 LIDERAZGO 1.2.1 Concepto: El liderazgo es el proceso de influir en otros y apoyarlos para que trabajen con entusiasmo en el logro de objetivos comunes. Se entiende como la capacidad de tomar la iniciativa, gestionar, convocar, promover, incentivar, motivar y evaluar a un grupo o equipo.
1.2.2 TIPOS DE LIDERAZGO
1.2.2.1 Segn la formalidad en su eleccin:
Liderazgo formal: Preestablecido por la organizacin. Liderazgo informal: Emergente en el grupo.
1.2.2.2 Segn la Relacin entre el Lder y sus Seguidores: a. Liderazgo Dictador: Fuerza sus propias ideas en el grupo en lugar de permitirle a los dems integrantes a hacerse responsables, permitindoles ser independientes. Es inflexible y le gusta ordenar. Destruye la creatividad de los dems. b. Liderazgo Autocrtico: El lder es el nico en el grupo que toma las decisiones acerca del trabajo y la organizacin del grupo, sin tener que justificarlas en ningn momento. Los criterios de evaluacin utilizados por el lder no son conocidos por el resto del grupo. La comunicacin es unidireccional: del lder al subordinado.
Mdulo Gua Direccin y Control c. Liderazgo Democrtico: El lder toma decisiones tras potenciar la discusin del grupo, agradeciendo las opiniones de sus seguidores. Los criterios de evaluacin y las normas son explcitas y claras. Cuando hay que resolver un problema, el lder ofrece varias soluciones, entre las cuales el grupo tiene que elegir. d. Liderazgo Paternalista: Tiene confianza por sus seguidores, toma la mayor parte de las decisiones entregando recompensas y castigos a la vez. Su labor consiste en que sus empleados trabajen ms y mejor, incentivndolos, motivndolos e ilusionndolos a posibles premios si logran el objetivo. e. Liderazgo Liberal Laissez Faire: El lder adopta un papel pasivo, abandona el poder en manos del grupo. En ningn momento juzga ni evala las aportaciones de los dems miembros del grupo. Los integrantes del grupo gozan de total libertad, y cuentan con el apoyo del lder slo si se lo solicitan. 1.2.2.3 Segn el tipo de influencia del lder sobre sus subordinados: a. Liderazgo Transaccional: Los miembros del grupo reconocen al lder como autoridad y como lder. El lder proporciona los recursos considerados vlidos para el grupo. b. Liderazgo Transformacional o Carismtico: El lder tiene la capacidad de modificar la escala de valores, las actitudes y las creencias de los seguidores. Las principales acciones de un lder carismtico son: discrepancias con lo establecido y deseos de cambiarlo, propuesta de una nueva alternativa con capacidad de ilusionar y convencer a sus seguidores, y el uso de medios no convencionales e innovadores para conseguir el cambio y ser capaz de asumir riesgos personales. c. Liderazgo Autentico: Es aquel lder que se concentra en liderarse en primer lugar a s mismo. Es un lder con mucho autoconocimiento, ecunime, espiritual, compasivo y generoso. Solo una vez que se lidera la propia mente se puede dirigir a los dems. d. Liderazgo Lateral: Tipo de liderazgo que se realiza entre personas del mismo rango dentro de una organizacin u organigrama o tambin se puede definir como el proceso de influir en las personas del mismo nivel organizacional para lograr objetivos en comn con la organizacin. e. Liderazgo en el Trabajo: En los negocios se evalan dos caractersticas importantes en los ejecutivos, con la intencin de verificar su capacidad de direccin: por un lado, la aptitud y, por otro, la actitud. La primera se obtiene con el aprendizaje de nuevos mtodos y procedimientos; por ejemplo, la capacidad de construir un balance, un flujo de caja, distribucin de planta o un plan de marketing. Pero en muchos casos estos conocimientos no son aplicables, porque los gerentes carecen de una buena actitud, es decir, de un comportamiento adecuado que intente implementar dichos mtodos. Entre las actitudes ms solicitadas y requeridas est la habilidad de liderazgo, la misma que puede cultivarse pero que, segn muchos autores, es parte de la personalidad individual. Cmo saber si nosotros estamos configurados como lderes y, en caso contrario, cmo desarrollar estas habilidades en nuestra
Instituto Colombiano de Aprendi zaje INCAP persona? Es un tema de amplio debate y estudio, pero es necesario descubrir si tenemos algo de lderes y qu cosas nos faltan para lograr serlo a cabalidad. Una clasificacin de la tipologa del liderazgo es la formal, que representa la direccin de un grupo de trabajo de forma oficial o designada; otra menos evidente es el reconocimiento por los miembros de la institucin de una manera informal de que tiene gran influencia, pero de una manera libre, sin nimo retributivo y de forma carismtica. 1.2.2.4 El Liderazgo tambin puede clasificarse as: a. Liderazgo Individual (ejemplo a seguir) b. Liderazgo Ejecutivo (planeamiento, organizacin, direccin y control de un proyecto) c. Liderazgo Institucional: Cuando el liderazgo es necesario, comnmente por el cargo, en una organizacin, hablamos de lderes formales. As, este lder debe tener ciertas capacidades: habilidad comunicacional, capacidad organizativa y eficiencia administrativa, lo que equivale a decir que un buen lder es una persona responsable, comunicativa y organizada. 1.2.3. Liderazgo Empresarial: El xito total de una empresa o institucin depende cada vez ms de la unin entre el suceso de la compaa y la inteligencia emocional de sus lderes. En Administracin de Empresas existe un rea que ha despertado gran inters, el estudio de las personas que tienen un impacto excepcional en sus organizaciones. Estas personas reciben el nombre de lderes carismticos o transformadores. Muchas de las grandes compaas, entre ellas gigantes como AT&T, IBM y General Motors, han emprendido programas para la "transformacin" de sus organizaciones, realizando enormes cambios que se deben concretar en plazos muy breves. Se sostiene que estas transformaciones requieren lderes transformadores. Hay muchos estudiosos que piensan que la teora del liderazgo ha perdido de vista al lder, por concentrarse en las atribuciones, conductas y situaciones. Actualmente para describir que hace a un Lder, se recurre slo a las condiciones de personas: muy inteligentes y hbiles, con slidas y extraordinarias habilidades intelectuales y habilidades tcnicas. Se ha constatado que es importante, que para diferentes situaciones se deba seleccionar a personas con diferentes tipos de liderazgo. La mayora de las fusiones necesitan un "negociador sensitivo" en la direccin, en tanto que muchos grandes cambios empresariales requieren una "enrgica autoridad". Hoy se agrupan las competencias globales necesarias para describir un lder de nivel superior, en tres categoras: 1. Habilidades tcnicas puras como contabilidad y planeamiento de negocios 2. Habilidades cognoscitivas como razonamiento analtico.
Mdulo Gua Direccin y Control 3. Competencias demostrativas de inteligencia emocional como la habilidad de trabajar con otros y la efectividad en el liderazgo del cambio El lder empresarial debe contar con las siguientes capacidades: 1. Autoconciencia: Implica reconocer los propios estados de nimo, los recursos y las intuiciones. Las competencias emocionales que dependen de la autoconciencia son: 2. Autorregulacin: manejar los propios estados de nimo, impulsos y recursos. Las competencias emocionales que dependen de la autorregulacin son: 3. Motivacin: son las tendencias emocionales que guan o facilitan el cumplimiento de las metas establecidas. 4. Empata: Implica tener conciencia de los sentimientos, necesidades y preocupaciones de los otros. 5. Destrezas sociales: Implica ser un experto para inducir respuestas deseadas en los otros. Este objetivo depende de las siguientes capacidades emocionales.
1.2.3.1 Fortalezas de un Lder: Las actitudes de un Lder, constituyen armas estratgicas muy importantes para enfrentar los retos y ampliar las satisfacciones adecuadamente, con ellas se adquiere un poder transformador y altamente creativo.
Las actitudes requeridas son:
Autoestima Positiva. Autoconcepto claro de "quin soy". Actitud positiva frente a la vida. Libertad: slo los libres se comprometen.
1.2.3.2 Reflexiones de un Lder
Busca permanentemente mejorar la Calidad de Vida No espera a que las cosas sucedan, las provoca. Hace las cosas, no se justifica por no hacerlas. Es ms fcil echarle la culpa a los dems que a nuestra propia mediocridad. El Lder asume un reto y compromiso que le permite encontrar su sentido existencial.
1.2.3.3 Estrategias para el manejo de un buen Liderazgo
1. Atencin Mediante la Visin: Los lderes son las personas ms orientadas hacia los resultados, y los resultados llaman la atencin. Sus visiones o intenciones imponen respeto y atraen a la gente hacia ellos, pero el Liderazgo, es adems, una transaccin entre lderes y seguidores.
2. Sentido Mediante la Comunicacin : El xito requiere de la capacidad de proyectar la imagen apremiante de un estado deseado de cosas, la imagen de clase de imagen que
Instituto Colombiano de Aprendi zaje INCAP les produce a otros entusiasmo y sentido de compromiso, es inseparable de un liderazgo eficaz.
3. Confianza Mediante Posicionamiento: Liderazgo es lanzarse al aire con tal conocimiento de uno mismo, y con tal energa de colaboracin que pueda mover a otras personas a desear seguir adelante. 4. El Despliegue del yo mediante la autoconsideracin positiva: Consta en tres componentes principales: conocimiento de fortalezas y capacidad para discernir el ajuste entre las fortalezas o debilidades propias y las necesidades de la organizacin.
Como conclusin podemos decir que el directivo con caractersticas de buen lder confronta las situaciones de trabajo con sentido de equidad, justicia y con mxima objetividad, tratando de juzgar el trabajo y no a las personas. Mantiene en todo momento el control de su liderazgo administrativo, fomentando una comunicacin abierta y franca con sus subordinados, con el propsito de intercambiar ideas sobre el curso de accin que debe seguir la organizacin y explicar la razn de sus decisiones.
Un buen lder siempre toma en cuenta las sugerencias que le hacen sus subordinados y se ocupa de lograr el consenso del grupo de trabajo. Ejerce continuamente su influencia en el desarrollo de las actividades de la empresa, lo cual establece el tono y el clima de interaccin entre los miembros de su grupo de trabajo. Su estilo invita a la imitacin por los otros gerentes en jerarqua subordinada.
Mdulo Gua Direccin y Control FDEH. Formador Dice Estudiante Hace
TEST DE LIDERAZGO
Los lderes nacen y se hacen. Esto significa que para poder actuar en un grupo como lder son necesarios unos mnimos prerrequisitos innatos, pero que a esta potencialidad es posible aadirle las destrezas que harn posible un ejercicio eficaz por parte del lder, mediante un correcto aprendizaje. A continuacin tienes una serie de afirmaciones, contesta verdadero o falso a cada una de ellas. No DESCRIPCIN V F 1. Habitualmente, las personas de mi entorno suelen aceptar y seguir mis ideas y opiniones
2. Me considero una persona de principios slidos, y me comporto en coherencia a mis valores y creencias
3. Soy una persona que ofrece resistencia a los cambios del entorno. Prefiero la estabilidad y el equilibrio
4. Mi trabajo es responsabilidad ma, y no suelo aceptar sugerencias de nadie con respecto a mis tareas
5. Me gusta escuchar a mis colaboradores y compaeros, y apoyarles en aquello que sea Necesario
6. Me considero una persona abierta, flexible y generosa 7. Tengo inters por evolucionar profesionalmente e intento actualizar mis conocimientos
8. Suelo gritar a las personas con las que trabajo para conseguir que cumplan mis instrucciones y hagan lo que yo quiero
9. Soy una persona creativa, y me intereso por las novedades que surgen 10. Disfruto motivando a los que me rodean, y transmitiendo mis ganas de hacer, les expreso mi ilusin e inters por las cosas importantes.
11. Intento aprovecharme de las situaciones y de las personas que me rodean, variando para ello mis ideas y actitudes.
12. Defiendo mis ideas, cuando estoy convencido de ellas, sin esperar la aprobacin de los dems.
13. Cuando tomo decisiones, pienso y reflexiono sobre los hechos y sus consecuencias. No me gusta actuar en caliente.
14. Mi trabajo siempre da resultados positivos. No me equivoco en mis decisiones ni en lo que hago, y ello es debido a mi esfuerzo
15. Conozco en profundidad a mis colaboradores, sus puntos fuertes y sus puntos dbiles, sus virtudes y sus defectos, Me interesa conocer a los dems con los que me relaciono y con los que colaboro
TOTAL RESPUESTAS Para saber el resultado de tu test solo suma tu puntuacin de acuerdo a la siguiente tabla y verifica cul es tu nivel de liderazgo.
Instituto Colombiano de Aprendi zaje INCAP No DESCRIPCIN PUNTUACIN 1. F=0 V=3 2. F=0 V=3 3. F=3 V=0 4. F=3 V=0 5. F=0 V=3 6. F=0 V=3 7. F=0 V=3 8. F=3 V=0 9. F=0 V=3 10. F=0 V=3 11. F=3 V=0 12. F=0 V=3 13. F=0 V=3 14. F=3 V=0 15. F=0 V=3 TOTAL PUNTUACIN ENTRE 0 Y 16: Tus conductas no corresponden con las actuaciones que describen el ejercicio de un liderazgo eficaz. Debes desarrollar aspectos para aprender a ser un buen lder. Es importante que valores la honestidad y la generosidad, como aspectos bsicos a la hora de ejercer un rol de liderazgo apropiado. El lder mantiene siempre unos principios y unos valores claros, y stos son la base de su comportamiento. PUNTUACIN MAYOR QUE 16 Y MENOR QUE 30: Tu desempeo no corresponde al de un buen lder todava, pero posees algunas caractersticas que son bsicas para la potenciacin y el desarrollo de un liderazgo eficaz. Debes replantearte ciertos aspectos, y reflexionar en profundidad respecto a la mejor manera de superarte, a fin de llegar a desempear el rol de lder de forma apropiada. Es importante que valores la honestidad y la generosidad, como aspectos bsicos a la hora de ejercer un rol de liderazgo apropiado. Sigue en esta lnea!! Vas por buen camino!. PUNTUACIN IGUAL O MAYOR QUE 30: Eres un lder nato! Posees el carisma necesario para ejercer una influencia positiva entre tus seguidores. No obstante, tienes que continuar desarrollando, conociendo y practicando los principios aportados por tu experiencia como conductor. Recuerda.... EL LDER NACE Y SE HACE! Sin duda, no te faltan cualidades para determinar que eres un lder natural. Para ello, se requieren una serie de competencias, conocimientos, ciertas aptitudes, destrezas, habilidades y t posees esas actitudes que favorecen el desempeo de un liderazgo eficaz. Eres un buen comunicador, pero no debes olvidar la importancia de la generosidad, y la autenticidad para con las personas que te siguen y que creen en ti. Confas en ti mismo, y tienes un gran sentido de la misin y de la responsabilidad.
Mdulo Gua Direccin y Control 1.3 MOTIVACIN 1.3.1 Concepto: En las organizaciones de hoy en da los directivos ya no buscan en el personal al que reclutan, los conocimientos tcnicos y tericos como algo esencial, por el contrario apuntan hacia ciertas actitudes y aptitudes innatas en las personas, estas pueden ser la capacidad para relacionarse, buena predisposicin, actitud positiva y sobretodo se fijan en los que tienen perspectiva de liderazgo. El objetivo primordial en la seleccin del personal es captar a potenciales lderes debido a que ellos sern la base para el exitoso futuro de la empresa, si se les brinda la motivacin necesaria y ellos saben asimilarla, los incentivar a su crecimiento profesional y personal dentro de la empresa, ser ms fcil para este individuo afianzar ciertas caractersticas y actitudes propias, subordinadas a polticas y filosofas de la empresa para que sea todo un lder en su rea. 1.3.2 La Motivacin Humana: La motivacin es uno de los factores internos que requiere una mayor atencin, sin un mnimo conocimiento de un comportamiento, es imposible comprender la forma de actuar de las personas. El concepto de motivacin es difcil definirlo, puesto que se ha utilizado en diferentes sentidos. De manera amplia, motivo es aquello que impulsa a una persona a actuar de determinada manera, por lo menos, que origina una propensin hacia un comportamiento especfico. Este impulso a actuar puede ser provocado por un estmulo externo o puede ser generado internamente en los procesos mentales del individuo. Es obvio pensar que las personas son diferentes: como las necesidades varan de individuo a individuo, producen diversos patrones de comportamiento, los valores sociales y la capacidad individual para alcanzar los objetivos tambin son diferentes. No obstante esas diferencias, el proceso que hace dinmico el conocimiento es semejante en todas las personas. Es decir, a pesar de que los patrones de comportamiento varen, el proceso que los origina es bsicamente el mismo para todas las personas. En ese sentido, existen tres premisas que hacen dinmico el comportamiento humano: 1. El Comportamiento es Causado: Existe una causalidad del comportamiento, tanto la herencia como el ambiente influyen de manera decisiva en el comportamiento de las personas, el cual se origina en estmulos internos o externos. 2. El Comportamiento es Motivado. En todo comportamiento humano existe una finalidad, el comportamiento no es casual ni aleatorio, siempre est dirigido u orientado hacia algn objetivo. 3. El Comportamiento est Orientado hacia Objetivos. En todo comportamiento existe un "impulso", un "deseo", una "necesidad", una "tendencia", expresiones que sirven para indicar los "motivos" del comportamiento.
Instituto Colombiano de Aprendi zaje INCAP 1.3.3 Modelo bsico de Motivacin:
1.3.4 Ciclo Motivacional El ciclo motivacional comienza cuando surge una necesidad, fuerza dinmica y persistente que origina el comportamiento. Cada vez que aparece una necesidad, esta rompe el estado de equilibrio del organismo y produce tensin, insatisfaccin, inconformismo y desequilibrio que lleva al individuo a desarrollar un comportamiento o accin capaz de descargar la tensin y liberarlo de la inconformidad y del desequilibrio. Si el comportamiento es eficaz, el individuo satisfar la necesidad y por ende descargar la tensin provocada por aquella. Una vez satisfecha la necesidad, el organismo retorna a su estado de equilibrio anterior y a su manera de adaptacin al ambiente. La figura que sigue muestra el esquema del ciclo motivacional. Etapas del ciclo motivacional, que implica la satisfaccin de una necesidad:
Una vez satisfecha la necesidad, deja de ser motivadora de comportamiento, puesto que ya no causa tensin o inconformidad. Algunas veces la necesidad no puede satisfacerse en el ciclo motivacional, y puede originar frustracin, o en algunos casos, compensacin. Cuando se presenta la frustracin en el ciclo motivacional, la tensin que provoca el surgimiento de la necesidad encuentra una barrera u obstculo que impide su liberacin; al no hallar la salida normal, la tensin represada en el organismo busca una va indirecta de salida, bien sea mediante lo psicolgico o fisiolgico. En otras ocasiones, aunque la necesidad no se satisfaga tampoco existe frustracin porque puede transferirse o compensarse. Esto ocurre cuando la satisfaccin de otra necesidad logra reducir o calmar la intensidad de una necesidad que no puede
Mdulo Gua Direccin y Control satisfacerse. La figura que sigue indica este comportamiento. Un ejemplo de compensacin puede presentarse en vez del ascenso a un cargo superior, se obtiene un buen aumento de salario o un nuevo puesto de trabajo. 1.3.5 Ciclo motivacional con frustracin o compensacin
La satisfaccin de algunas necesidades es transitoria y pasajera, es decir, la motivacin humana es cclica: el comportamiento es casi un proceso continuo de solucin de problemas y de satisfaccin de necesidades a medida que van apareciendo. 1.3.6 Motivacin en las Empresas: Hay diversas cosas que un directivo puede realizar para fomentar la motivacin de los trabajadores: a. Hacer interesante el trabajo: El director debe hacer un anlisis minucioso de cuanto cargo tenga bajo su control. El gerente no debe olvidarse de una pregunta, la cual debe hacrsela constantemente: "Es posible enriquecer este cargo para hacerlo ms interesante?". Hay un lmite al desempeo satisfactorio que puede esperarse de personas ocupadas en tareas muy rutinarias. Es muy comn que nos encontremos frente a personas que al ejecutar constantemente la misma simple operacin sin cesar, desemboque rpidamente en la apata y el aburrimiento de stas. b. Relacionar las recompensas con el rendimiento: Hay muchas razones por las cuales los gerentes tienden a ser reacios para vincular las recompensas con el rendimiento. Primero y principal, es mucho ms fcil acordar a todos un mismo aumento de sueldo. Este enfoque suele implicar menos trajn y adems requiere poca justificacin. La segunda razn podra estar ligada a los convenios sindicales, los cuales suelen estipular, que a igual trabajo debe pagarse igual salario. Suele ocurrir en otros casos que la poltica de la organizacin determina que los aumentos de salarios responden a ciertos lineamientos, no vinculables con el rendimiento. Sin embargo, an en estos casos, suele haber recompensas aparte del sueldo que pueden ser vinculadas con el rendimiento. stas podran incluir la asignacin a tareas preferidas o algn tipo de reconocimiento formal. c. Proporcionar recompensas que sean valoradas: Muy pocos gerentes se detienen alguna vez a pensar qu tipo de retribuciones son ms apreciadas por el personal. Habitualmente los administradores piensan que el pago es la nica recompensa con la
Instituto Colombiano de Aprendi zaje INCAP cual disponen y creen adems, que no tienen nada para decir con respecto a las recompensas que se ofrecen. Es creencia general que slo la administracin superior puede tomar estas decisiones. Sin embargo, hay muchos otros tipos de recompensa que podran ser realmente apreciadas por el personal. Vale destacar a modo de ejemplo al empleado a quien se le asigna para trabajar en determinado proyecto o se le confa una nueva mquina o herramienta; seguramente ste valorara mucho este tipo de recompensa. Como sntesis podra decirse que lo ms importante para el administrador es que sepa contemplar las recompensas con las que dispone y saber adems qu cosas valora el subordinado. d. Tratar a los empleados como personas: Es de suma importancia que los trabajadores sean tratados del mismo modo, ya que en el mundo de hoy tan impersonal, hay una creciente tendencia a tratar a los empleados como si fueran cifras en las computadoras. Este es un concepto errneo puesto que en lo personal creemos que a casi todas las personas les gusta ser tratadas como individuos. e. Alentar la participacin y la colaboracin: Los beneficios motivacionales derivados de la sincera participacin del empleado son sin duda muy altos. Pero pese a todos los beneficios potenciales, creemos que sigue habiendo supervisores que hacen poco para alentar la participacin de los trabajadores. f. Ofrecer retroalimentacin (feed-back) precisa y oportuna: A nadie le gusta permanecer a oscuras con respecto a su propio desempeo. De hecho un juicio de rendimiento negativo puede ser preferible a ninguno. En esta situacin, una persona sabr lo que debe hacer para mejorar. La falta de retroalimentacin suele producir en el empleado una frustracin que a menudo tiene un efecto negativo en su rendimiento. g. Ambiente de Trabajo Positivo: Fomente la creatividad, las nuevas ideas, la iniciativa, deje las puertas abiertas a nuevos proyectos. h. Participacin en las Decisiones: Facilite a los empleados un mbito para que tomen sus decisiones y resptelas. i. Involucracin en los Resultados: Haga saber al empleado cmo puede afectar su trabajo a los resultados del departamento o de la compaa. j. Sentido de pertenencia al grupo: Haga que el empleado se identifique con la identidad corporativa, por ejemplo, facilitando tarjetas de visita. k. Ayude a Crecer: Proporcione formacin. Potencie habilidades. l. Feed-Back: Proporcione retroalimentacin de su desempeo indicando los puntos de progreso y aquellos que pueden mejorarse. m. Esccheles: Procure reunirse con ellos de forma peridica para hablar de los temas que les preocupe. . n. Agradecimiento: Agradezca sinceramente los esfuerzos. Una simple nota con un Gracias! manuscrito encima de su mesa puede ser suficiente.
Mdulo Gua Direccin y Control o. Premie la excelencia: Reconozca y premie la los trabajadores que presenten un desempeo extraordinario. p. Celebre los xitos: La celebracin hace justicia a los esfuerzos desempeados para conseguir el xito
1.4 ESTRS LABORAL 1.4.1 Definicin: Sensacin de incapacidad para asumir los retos que presenta la vida cotidiana, es decir que el entorno rebasa sus posibilidades de respuesta, lo que le causa una serie de reacciones de tipo fisiolgico, cognitivo y psicomotor. Se relaciona con la angustia, la depresin, las inadaptaciones sociales, la somatizacin. 1.4.2 Causas del estrs laboral 1. Ambiente laboral inadecuado. 2. Sobrecarga de trabajo. 3. Alteracin de ritmos biolgicos. 4. Responsabilidades y decisiones muy importantes. 5. Estimulacin lenta y montona. 6. Condiciones laborales inadecuadas. 1.4.3 Sntomas del estrs laboral Preocupacin Inseguridad Dificultad para decidir Miedo Pensamientos negativos sobre uno mismo Dificultades para pensar, estudiar, o concentrarse, etc. Sudoracin Taquicardia Molestias en el estmago Sequedad de boca Dolores de cabeza Fumar, comer o beber en exceso Ir de un lado para otro sin una finalidad concreta Tartamudear 1.4.4 Cmo Prevenir el Estrs Laboral Dieta Sana Dormir lo suficiente (en torno a 8 horas) Realizar ejercicio a diario (caminar 1/2 hora es suficiente) Diferenciar el mbito laboral y el familiar No llevarse trabajo o preocupaciones a casa Organizar racionalmente el trabajo: Lista de asuntos a tratar hoy Planear pausas durante el da. No saltrselas. Afrontar los problemas cuanto antes. No dejarlos para ms adelante.
Instituto Colombiano de Aprendi zaje INCAP Mejorar la autoestima: Hacerse pequeos regalos ante la consecucin de metas Comunicacin asertiva con los compaeros de trabajo Entrenarse en las Habilidades Sociales 1.5 LA FRUSTRACIN 1.5.1 Concepto: Sentimiento que fluye cuando no consigues alcanzar el objetivo que te has propuesto y por el que has luchado. Se siente ansiedad, rabia, depresin, angustia, ira., sentimientos y pensamientos autodestructivos para el sujeto. 1.5.2 Causas de la frustracin: Procesos frustrativos a. Frustracin por Barrera: Un obstculo nos impide obtener el objetivo. b. Frustracin por Incompatibilidad de dos Objetivos Positivos: Tenemos la posibilidad de alcanzar dos objetivos pero no podemos porque son incompatibles entre s. c. Frustracin por Conflicto Evitacin-Evitacin: Debemos evitar dos situaciones negativas. Suele provocar huida o abandono. d. Frustracin por Conflicto Aproximacin-Evitacin: Nos encontramos indecisos ante una situacin que provoca resultados positivos y negativos en igual medida, lo que nos produce ansiedad. 1.5.3 Consecuencias de la Frustracin Agresividad Regresin y comportamiento infantil Tristeza y depresin Introversin 1.5.4 Origen de la frustracin en el trabajo Eliminar arbitrariamente objetos deseables. Impedir a los individuos que completen un trabajo. Inducir en los sujetos sentimientos de fracaso y la desconfianza hacia sus propias capacidades. Refrenar desde el exterior la expresin de los impulsos del individuo y la afirmacin de su propia personalidad. Fomentar las discrepancias entre los deseos y las posibilidades de satisfacerlos. Implantar un liderazgo insatisfactorio. 1.5.5 Evitar la Frustracin Identificar el origen Buscar objetivos alternativos
Mdulo Gua Direccin y Control 1.6 MANEJO Y RESOLUCIN DE CONFLICTOS
1.6.1. Definicin: El conflicto ocurre cuando dos o ms valores, perspectivas u opiniones son contradictorias por naturaleza o no pueden ser reconciliadas.
1.6.2. El Conflicto Incluye: Aquel que existe dentro de nosotros cuando no vivimos de acuerdo a nuestros valores; Cuando nuestros valores y perspectivas son amenazados Procesos de cambio social violentos o no-violentos Relaciones interpersonales Posiciones diferentes en grupos que tratan de trabajar juntos Inhabilidad de llegar a un entendido entre dos partes que estn debatiendo un asunto Grupos que tratan de imponer su criterio sobre otro u otros. 1.6.3 La Verdad sobre el Conflicto: El conflicto es inevitable Existen indicadores de conflicto que pueden ser reconocidos en las personas o en los grupos Aunque es inevitable el conflicto puede ser minimizado, re-canalizado y/o resuelto. 1.6.4 Las Razones principales del Conflicto: Comunicacin pobre La bsqueda de poder Liderato dbil Falta de apertura Cambios en la estructura organizacional Desconfianza entre la gente 1.6.5 Algunos Indicadores de Conflicto: Lenguaje corporal Desacuerdo, sin importar el asunto Retener informacin o malas noticias Sorpresas repentinas Declaraciones pblicas fuertes Ventear los desacuerdos a travs de los medios comunicativos Conflictos en los sistemas de valores Anhelo de poder Aumento en la falta de respeto Oposicin abierta Falta de objetivos claros Falta de discusin del progreso, fracaso con relacin a los objetivos, falta de evaluar los programas justamente, o del todo.
Instituto Colombiano de Aprendi zaje INCAP 1.6.6 El Conflicto es Destructivo cuando: Se le da ms atencin que a las cosas realmente importantes Socava la moral o la auto-percepcin Polariza la gente o los grupos, reduciendo la cooperacin Aumenta y agudiza las diferencias; Conduce a comportamiento irresponsable y daino, tal como insultos, malos nombres o peleas. 1.6.7 El Conflicto es Constructivo cuando Resulta en la clarificacin de problemas y asuntos importantes Resulta en la solucin de problemas Involucra la gente en la solucin de asuntos importantes para ellos o ellas Conduce a una comunicacin ms autntica Ayuda a liberar emociones, estrs y ansiedad Ayuda a desarrollar ms cooperacin entre la gente cuando se conocen mejor Permite la solucin de un problema latente Ayuda a los individuos a desarrollar nuevos entendimientos y destrezas 1.6.8 Otras Razones por las cuales tambin se crea Conflicto: Cambios en la forma que se han hecho las cosas Nociones fundamentales sobre sistemas de valores Defensores muy articulados en ambos bandos Inhabilidad para llegar a un entendimiento o consenso Rumores dainos Amenazas de venganza Elecciones de concilios o comits Falta de comunicacin Necesidad de poder y control Falta de un sentido de misin Cultura de sobrevivencia 1.6.9 Algunos Estilos cuando se trabaja con Conflictos a. Huda: Muchas personas esperan que el problema desaparezca por s solo, esto normalmente no ocurre, este es un acercamiento no recomendado, pero muchas personas lo siguen. b. Acomodadizo: Muchos prefieren ajustarse en vez de luchar. Por qu? Algunas veces para hacerse los mrtires, otras veces porque estn asustados o asustadas, en otras ocasiones buscan reconocimiento, etc. En todo caso este es otro acercamiento errneo al conflicto, es injusto, no genera soluciones creativas, y casi siempre el acomodador no es feliz con la situacin que vive. c. Competir: Algunas personas se molestan y culpan a otra persona, dicen: "Ests ignorando mi autoridad" o "Ests siendo muy injusto o injusta" o "Tu me has herido y me las voy a cobrar," etc. Este tipo de conflicto se convierte en una batalla horrenda en la cual
Mdulo Gua Direccin y Control una persona o grupo quiere ganar a toda costa. Este tipo de acercamiento es terrible porque detiene el pensamiento constructivo, adems produce largos efectos de hostilidad. d. Transigir: Algunas personas buscan encontrar un arreglo, encontrar un trmino medio y "elaborar un acuerdo." Esta sera una buena solucin si fuera enteramente cierta. Muchas veces el acuerdo es efmero y slo trata de ganar ms terreno al oponente. Este es el tipo de acuerdo que muchas veces se ve en los polticos, conlleva a la falsa representacin, intimidacin con una sonrisa, en lugar de buscar soluciones optimas a los problemas en ambas partes. e. Integral: Muchas personas pueden controlar su coraje, su competitividad, sus emociones y buscar soluciones genuinas e innovadoras. Soluciones que sean justas para ambas partes. Este es un acercamiento creativo al manejo de conflictos, uno que debemos tomar. 1.6.10. Destrezas de Mediacin de Conflictos A. Dos tipos de Mediacin de Conflictos: 1. Distributiva (tambin llamada competitiva, suma-cero, ganar-perder o reclamo de valor). Un lado "gana" y el otro lado "pierde" Hay solamente un nmero fijo de recursos a ser divididos, mientras uno gana ms el otro gana menos El inters de una persona se opone al inters de las otras La preocupacin bsica en este tipo de mediacin es ganar la mayor parte para nuestro propio inters Las estrategias dominantes de este modo de mediacin son la manipulacin, presionar y esconder informacin 2. Integral (colaborativa, ganar-ganar, crear valores). Hay una cantidad variada de recursos para ser divididos y ambos lados pueden "ganar" La preocupacin bsica es llevar al mximo los resultados Las estrategias dominantes incluyen la cooperacin, el compartir informacin, y la solucin de problemas mutuos. Este tipo de mediacin se conoce como "crear valor" porque el objetivo es que ambos lados salgan con un valor adquirido ms grande que con el que comenzaron. 1.6.11 Claves para la mediacin Integral: Orintese sobre las formas en las que ambos grupos ganan; su actitud en la mediacin juega un papel importante en los resultados que obtendr Planifique y tenga una estrategia concreta. Est claro en lo que es importante para usted y porqu es importante Conozca su Mejor Alternativa en la Negociacin Separe la persona del problema
Instituto Colombiano de Aprendi zaje INCAP Enfoque en el inters, no en las posiciones y considere la situacin de la otra parte Entienda el sufrimiento, las luchas y las frustraciones de la gente en el problema Cree diferentes opciones en la que haya ganancia mutua Genere una variedad de posibilidades antes de decidir qu hacer Busque la mejor salida basado en los objetivos comunes Preste mucha atencin al proceso y flujo de la mediacin Tome en consideracin las cosas intangibles; comunique cuidadosamente Use sus destrezas de escuchar, haga preguntas y luego haga ms preguntas
Mdulo Gua Direccin y Control FDEH. Formador Dice y Estudiante Hace TALLER DE APLICACIN 1. Relacione la columna A con la B Principio de la Va Jerrquica ____
Direccin ____
Impersonalidad de Mando ____
Dirigidos ____
Coordinacin de Intereses ____
1. Postula la importancia de respetar los canales de informacin establecidos por la organizacin formal.
2. Mando, influencia y motivacin a los empleados para que realicen tareas esenciales
3. Personas a quienes se direcciona 4. Para lograr el fin comn, se har ms fcil, cuanto mejor se logre coordinar los intereses de grupo y an los individuales de quienes participan. 5. Cuanto ms se impersonalice la orden ser mejor obedecida. 2. Defina:
a. Personalidad: __________________________________________________________ ________________________________________________________________________
b. Relaciones Humanas: ___________________________________________________ ________________________________________________________________________
c. Mando: _______________________________________________________________ ________________________________________________________________________
3. Realice una comparacin de las caractersticas del lder Autocrtico y el Democrtico:
LDER AUTOCRTICO LDER DEMOCRTICO
Instituto Colombiano de Aprendi zaje INCAP 4. En qu consiste?:
a. Teora de las Necesidades: _______________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________
b. Teora de la Equidad: ____________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________
c. Teora de la Expectativa: _________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________
d. Teora del Reforzamiento ________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________
5. Est usted de acuerdo con la idea que nos presenta el autor en el siguiente fragmento. En qu se encuentra en desacuerdo?, Se cumple o no se cumple en nuestro diario vivir?
________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ El gerente debe hacer un anlisis minucioso de cuanto cargo tenga bajo su control. El gerente no debe olvidarse de una pregunta, la cual debe hacrsela constantemente: "Es posible enriquecer este cargo para hacerlo ms interesante?". Hay un lmite al desempeo satisfactorio que puede esperarse de personas ocupadas en tareas muy rutinarias. Es muy comn que nos encontremos frente a personas que al ejecutar constantemente la misma simple operacin sin cesar, desemboque rpidamente en la apata y el aburrimiento de stas. Hay muchas razones por las cuales los gerentes tienden a ser reacios para vincular las recompensas con el rendimiento. Primero y principal, Es mucho ms fcil acordar a todos un mismo aumento de sueldo. Este enfoque suele implicar menos trajn y adems requiere poca justificacin. La segunda razn podra estar ligada a los convenios sindicales, los cuales suelen estipular, que a igual trabajo debe pagarse igual salario. Suele ocurrir en otros casos que la poltica de la organizacin determina que los aumentos de salarios responden a ciertos lineamientos, no vinculables con el rendimiento.
Mdulo Gua Direccin y Control Sin embargo, an en estos casos, suele haber recompensas aparte del sueldo que pueden ser vinculadas con el rendimiento. stas podran incluir la asignacin a tareas preferidas o algn tipo de reconocimiento formal. 6. Califique de 1 a 10, los siguientes planes motivacionales, teniendo como el mayor el que ms le motive y as sucesivamente: a. Invitacin a almorzar _____ b. Foto empleado del mes _____ c. Ascenso _____ d. Da Compensatorio _____ e. Recreacin en la empresa _____ f. Bonos Sodexho _____ g. Dinero en efectivo _____ h. Celebracin de cumpleaos _____ i. Regalos fechas especiales _____ j. Buen Ambiente Laboral _____
7. Analice el siguiente fragmento y responda:
EL RECLAMO POR UN SALARIO JUSTO (Fragmento). Tomado de Y de quin es la culpa. Pg. 176
Cules son entonces las realidades de un salario justo? En una encuesta reciente sobre el trabajo en el pas un 31,6 de las respuestas expresaron su deseo de cambiar de empresa o de trabajo. Al indagar por las razones que motivaban ese deseo de cambiar el empleo, los resultados fueron los siguientes:
36,7 % No tienen un salario justo. 13,1 % El ambiente laboral no es el mejor 08,1 % No le reconocen su esfuerzo ni su dedicacin al trabajo 05,2 % No tienen ms posibilidades de ascender dentro de la empresa 04,2 % Ya no aprende nada nuevo 03,9 % Ya no admira a su jefe 04,7 % Todas las anteriores
a. De las anteriores respuestas Cul le parece ms frustrante? Por qu? : _________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________
b- Disee un plan motivacional para subsanar la frustracin que describi en el punto anterior: _________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________
Instituto Colombiano de Aprendi zaje INCAP EDH. Estudiante Dice y Hace
TALLER DE APLICACIN PROYECTO DE SIMULACIN EMPRESARIAL
Establecer grupos de trabajo, (segn el criterio del formador), dentro del cual se propone continuar con la creacin de una empresa productora de bienes y/o servicios, preferiblemente la que se ha venido trabajando desde el primer semestre en la materia Proceso Administrativo y Legislacin Comercial, para aplicar las etapas de Direccin y Control.
1.1. Identificar los elementos de la direccin, para las reas funcionales de la empresa. 1.2. Aplicar los principios de direccin en la empresa. 1.3. Definir los canales de comunicacin y mando 1.4. Establecer responsabilidad de los directivos 1.5. Identificar el proceso para delegar Autoridad 1.6. Identificar qu tipo(s) de Liderazgo va a implementar la empresa 1.7. Realice un Plan Motivacional para sus empleados 1.8. Desarrolle un Plan para evitar el estrs laboral en la organizacin 1.9. Desarrolle un Plan para evitar la frustracin en la empresa. 1.10 Identifique algunos posibles conflictos que se presenten en su empresa y cre un plan para mediarlos y/o solucionarlos
Mdulo Gua Direccin y Control UNIDA COMUNICACIN
LOGRO DE COMPETENCIA LABORAL 2. Identifica la direccin como funcin bsica del proceso administrativo y reconoce la importancia que tiene la comunicacin, el trabajo en equipo, la toma de decisiones, y una adecuada mentalidad para el cambio al interior de cualquier organizacin. INDICADORES DE LOGRO
1. Define los elementos del proceso comunicativo 2. Identifica las funciones especficas de la comunicacin 3. Desarrolla una campaa publicitaria por diferentes medios de comunicacin. 4. Define polticas para trabajar en equipo 5. Identifica relaciones interpersonales en la organizacin 6. Desarrollo un proceso de toma de decisiones en la empresa 7. Desarrolla la capacidad de identificar decisiones programadas y no programadas 8. Desarrolla planes para corregir desviaciones en la comunicacin empresarial 9. Identifica el proceso de Cambio en su empresa para cualquier rea.
EVIDENCIAS DE
Conocimiento
Conocimiento
Producto
Producto
Producto
Producto
Producto
Producto
Producto
FDH. Formador Dice y Hace 2.1 COMUNICACIN: Proceso de interaccin social basado en la transmisin de mensajes de informacin de un ente a otro que se expresa a travs del nexo. 2.1.1 Tipos de Comunicacin: La comunicacin se puede clasificar de diversas maneras, siendo la siguiente la ms popular: Unidad 2 Comunicacin
Instituto Colombiano de Aprendi zaje INCAP Comunicacin Directa Oral: Cuando el lenguaje se expresa mediante una lengua natural oral. Comunicacin Directa Gestual: Cuando el lenguaje se expresa mediante una lengua natural signada. Comunicacin Escrita: Cuando el lenguaje se expresa de manera escrita. Comunicacin No Verbal: En la que no se usa el lenguaje, sino un sistema especial de signos o seales. 2.1.2 Elementos del proceso comunicativo
RUIDO Los elementos de la comunicacin humana son: fuente, emisor o codificador, cdigo, mensaje primario, receptor o decodificador, canal, ruido y la retroalimentacin. a. Fuente: Es el lugar de donde emana la informacin, los datos, el contenido que se enviar. b. Emisor o Codificador: Es la persona que elige y selecciona los signos adecuados para transmitir su mensaje.
MENSAJE C A N A A L FUENTE
Mdulo Gua Direccin y Control c. Receptor o Decodificador: Es la persona al que se destina el mensaje, realiza un proceso inverso al del emisor ya que en l est el descifrar e interpretar lo que el emisor quiere dar a conocer. d. Cdigo: Es el conjunto de reglas propias de cada sistema de signos y smbolos que el emisor utilizar para trasmitir su mensaje, para combinarlos de manera arbitraria porque tiene que estar de una manera adecuada para que el receptor pueda captarlo. e. Mensaje: Es el contenido de la informacin: el conjunto de ideas, sentimientos, acontecimientos expresados por el emisor y que desea trasmitir al receptor para que sean captados de la manera que desea el emisor. f. Canal: Es el medio a travs del cual se transmite la informacin-comunicacin, estableciendo una conexin entre el emisor y el receptor. g. Referente: Realidad que es percibida gracias al mensaje, comprende todo aquello que es descrito por el emisor. h. Ruido o Barrera: Cualquier perturbacin que sufre la seal en el proceso comunicativo, se puede dar en cualquiera de sus elementos. i. Retroalimentacin: Es la condicin necesaria para la interactividad del proceso comunicativo, siempre y cuando se reciba una respuesta sea deseada o no. 2.1.3 Funciones de la Comunicacin a. Informativa: Tiene que ver con la transmisin y recepcin de la informacin. A travs de ella se proporciona al individuo todo el caudal de la experiencia social e histrica, as como proporciona la formacin de hbitos, habilidades y convicciones. b. Afectivo-Valorativa: El emisor debe otorgarle a su mensaje la carga afectiva que el mismo demande, no todos los mensajes requieren de la misma emotividad, por ello es de suma importancia para la estabilidad emocional de los sujetos y su realizacin personal. c. Reguladora: Tiene que ver con la regulacin de la conducta de las personas con respecto a sus semejantes.
2.1.4 Deformacin y Distorsin de la Informacin:
Nmero de eslabones en la cadena de transmisin del mensaje La buena o mala fe de los distintos enlaces. La mayor o menor fantasa de la gente al ser intermediario del mensaje. La rapidez con que se transmite el mensaje o el canal que hayamos elegido. Falta de informacin adecuada.
2.1.4.1 Buscar el Medio Adecuado: Por lo que respecta a los posibles receptores de la comunicacin hay que tener en cuenta cuatro aspectos:
- Nivel de formacin de los receptores
Instituto Colombiano de Aprendi zaje INCAP - Grado de organizacin del grupo - Distribucin fsica o geogrfica de las personas - Costumbres imperantes en el grupo
Conviene utilizar las distintas formas de comunicacin, dependiendo la seleccin de la ms adecuada de aspectos tales como:
- Qu comunicar? - Cmo hacerlo? - Cundo? - A quines va dirigida la comunicacin?
Si dijimos que la comunicacin es un proceso que debe revisarse constantemente, ahora conviene insistir en el peligro de la burocratizacin de las formas de comunicacin y en su excesiva complicacin tcnica o formulara. La comunicacin debe ser clara y lo ms sencilla posible.
2.1.5 Comunicacin Persuasiva: El principio bsico en todas las situaciones de comunicacin es expresarse en sintona con el receptor. De ello ya se ha hablado al describir el proceso de comunicacin y al estudiar los fallos y problemas de la comunicacin.
Este principio tiene aplicaciones concretas en todas las formas especficas de comunicacin puesto que dos son los objetivos bsicos de toda comunicacin: Informar y Persuadir; ambos objetivos por supuesto, hacen referencia a lo que queremos conseguir en el receptor.
Si aceptamos como objetivo especfico de la comunicacin persuasiva: conseguir la cooperacin voluntaria del receptor, veremos claramente la necesidad y la posibilidad de aplicar en esta forma concreta de comunicacin aquel principio bsico. Como forma especial de comunicacin, la comunicacin persuasiva debemos entenderla tambin como un proceso y no como una serie de actos y situaciones aisladas de aparicin aleatoria.
Para analizar y aplicar este proceso, conviene que tengamos claros algunos conceptos bsicos, sin utilizar los cuales creemos que es difcil llegar a persuadir. El primer punto es la OBJETIVIDAD, es decir, aislar y controlar nuestras emociones e mpetus persuasivos, a fin de observar y analizar los acontecimientos y las situaciones dentro del proceso al cual estn conectados.
En segundo lugar, queremos aludir a la necesidad de conocer y comprender los MOTIVOS de la otra persona para concretar con ellos nuestros mensajes. El mecanismo de Proyeccin nos impedir muchas veces aplicar este principio bsico.
Por ltimo, es necesario ESCUCHAR al otro, es decir, planificar y posibilitar que el receptor nos enve el feed-back necesario para asegurarnos que nuestro mensaje se ha recibido e interpretado con fidelidad.
Como deca un participante en uno de nuestros cursos: "Escchame para conocerme Podemos sealar cuatro etapas bsicas en el fenmeno de persuasin:
Mdulo Gua Direccin y Control 1. Obtencin y Mantenimiento de la Atencin: Obviamente hay que conseguir la atencin antes de que la comunicacin tenga lugar. La necesidad de mantener la atencin est justificada por la evidencia de que la naturaleza de la atencin humana es intermitente. Para lograr un nivel de atencin continuado es preciso aplicar distintas tcticas y esfuerzos intencionados.
2. Provocacin de Determinadas Motivaciones: El motivo, hbito o inters que deseamos activar en la persona que tratamos de persuadir ha de ser determinado previamente, el persuasor ha de averiguar si lo que la otra persona quiere o en lo que est interesada, est o puede estar relacionado con sus propsitos.
3. Conexin de los Motivos con el Propsito: A menudo, el persuasor considera terminada su tarea una vez que, identificados los motivos, formula la pertinente recomendacin. Este modo de proceder supone ignorar que la gente debe ser informada, explcitamente, sobre el grado de ajuste entre la recomendacin que se le formula y sus propios propsitos e intereses. Se trata de ofrecer una visin de nuestra propuesta y de los resultados de su aplicacin futura, una vez que haya sido adoptada.
4. Provocacin de la respuesta concreta: Para contemplar el proceso de la persuasin satisfactoriamente es necesario expresar con toda claridad las directrices que garanticen una adecuada puesta en prctica de las recomendaciones, como en algunos casos la persona persuadida puede tener la impresin de que menospreciamos sus capacidades o habilidades al detallar los procedimientos de aplicacin, es recomendable usar la tcnica de sugerencias o preguntas.
2.1.6 Mercadotecnia y Comunicacin: La mercadotecnia no es solamente el desarrollo de un buen producto, su precio y ponerlo a la venta; los clientes necesitan conocer el bien y/o servicio antes de la compra del mismo y esto se realiza mediante la comunicacin, adems la compaa se comunica aunque nosotros no lo hayamos planeado por eso no se debe dejar nada al azar. Se conoce como Sistema de Comunicacin, Programa de Comunicacin o tambin Mezcla de Promocin.
Usa varios instrumentos para el cumplimiento de metas y objetivos de la comunicacin de marketing:
1. Publicidad 2. Venta Personal 3. Promocin de Ventas 4. Relaciones Pblicas
a. Venta Personal: Es la presentacin personal que hace la fuerza de ventas de la empresa con el propsito de hacer ventas y de desarrollar relaciones con los clientes mediante: Presentaciones de ventas, ferias comerciales, programas de incentivos a empleados
b. Promocin de Ventas: Son los incentivos a corto plazo para fomentar la compra o la venta de un producto o servicio, mediante: exhibidores en el punto de venta, premios, descuentos, cupones y demostraciones.
Instituto Colombiano de Aprendi zaje INCAP c. Relaciones Pblicas: Es la creacin de relaciones positivas con los diversos pblicos de la compaa, mediante la obtencin de una publicidad favorable, la creacin de una imagen corporativa positiva y el manejo o la eliminacin de rumores, historias y eventos desfavorables.
d. Publicidad: Es cualquier forma pagada de presentacin no personal y promocin de ideas, bienes o servicios que hace un patrocinador identificado, incluye: formas impresas difusin, exteriores, otros. 2.2 TRABAJO EN EQUIPO
De por s la palabra "equipo" implica la inclusin de ms de una persona, lo que significa que el objetivo planteado no puede ser logrado sin la ayuda de todos sus miembros, sin excepcin, sin embargo, significa mucho ms que eso. Trabajar en equipo implica compromiso, no es slo la estrategia y el procedimiento que la empresa lleva a cabo para alcanzar metas comunes, tambin es necesario que exista liderazgo, armona, responsabilidad, creatividad, voluntad, organizacin y cooperacin entre cada uno de los miembros. Este grupo debe estar supervisado por un lder, el cual debe coordinar las tareas y hacer que sus integrantes cumplan con ciertas reglas. Una de las condiciones de trabajo de tipo psicolgico que ms influye en los trabajadores de forma positiva es aquella que permite que haya compaerismo y trabajo en equipo en la empresa donde preste sus servicios, porque el trabajo en equipo puede dar muy buenos resultados; ya que normalmente estimula el entusiasmo para que salgan bien las tareas encomendadas. Las empresas que fomentan entre los trabajadores un ambiente de armona obtienen resultados beneficiosos. La empresa en efectividad y los trabajadores en sus relaciones sociales, el compaerismo se logra cuando hay trabajo y amistad. En los equipos de trabajo, se elaboran unas reglas, que se deben respetar por todos los miembros del grupo, son reglas de comportamiento establecidas por los miembros del grupo. Estas reglas proporcionan a cada individuo una base para predecir el comportamiento de los dems y preparar una respuesta apropiada. Incluyen los procedimientos empleados para interactuar con los dems. La funcin de las normas en un grupo es regular su situacin como unidad organizada, as como las funciones de los miembros individuales. La fuerza que integra al grupo y su cohesin se expresa en la solidaridad y el sentido de pertenencia al grupo que manifiestan sus componentes. Cuanto ms cohesin existe, ms probable es que el grupo comparta valores, actitudes y normas de conducta comunes. El trabajar en equipo resulta provechoso no solo para una persona si no para todo el equipo involucrado, el trabajar en equipo nos traer ms satisfaccin y nos har ms sociables, tambin nos ensear a respetar las ideas de los dems y ayudar a los compaeros si es que necesitan nuestra ayuda. 2.2.1 Ventajas del Trabajo en Equipo: Entre las ventajas esenciales, que presentan el compaerismo y el trabajo en equipo, tanto para los individuos como para las organizaciones, se encuentran:
Mdulo Gua Direccin y Control 2.2.1.1 Para los individuos Se trabaja con menos tensin al compartir los trabajos ms duros y difciles. Se comparte la responsabilidad al buscar soluciones desde diferentes puntos de vista. Es ms gratificante por ser partcipe del trabajo bien hecho. Se comparten los incentivos econmicos y reconocimientos profesionales. Puede influirse mejor en los dems ante las soluciones individuales que cada individuo tenga. Se experimenta de forma ms positiva la sensacin de un trabajo bien hecho. Las decisiones que se toman con la participacin de todo el equipo tienen mayor aceptacin que las decisiones tomadas por un solo individuo. Se dispone de ms informacin que cualquiera de sus miembros en forma separada. El trabajo en grupo permite distintos puntos de vista a la hora de tomar una decisin. Esto enriquece el trabajo y minimiza las frustraciones. Podemos intercambiar opiniones respetando las ideas de los dems: Logra una mayor integracin entre las personas para poder conocer las aptitudes de los integrantes. 2.2.1.2 Para las Empresas y Organizaciones Aumenta la calidad del trabajo al tomarse las decisiones por consenso. Se fortalece el espritu colectivista y el compromiso con la organizacin. Se reducen los tiempos en las investigaciones al aportar y discutir en grupo las soluciones. Disminuyen los gastos institucionales. Existe un mayor conocimiento e informacin. Surgen nuevas formas de abordar un problema. Se comprenden mejor las decisiones. Son ms diversos los puntos de vista. Hay una mayor aceptacin de las soluciones. 2.2.1.3 Desventajas de la Solucin de Problemas en Equipo El trabajo en equipo tambin presenta una serie de desventajas que hay que tener en consideracin. Entre ellas, pueden referirse las siguientes: Tomar las decisiones de forma prematura. Que impere el dominio de pocas personas, en particular el de un lder. Consumir mucho tiempo en reuniones discutiendo soluciones y acciones, retrasando su puesta en marcha. Que existan presiones sobre miembros del equipo para aceptar soluciones. Responsabilidad ambigua porque queda diluida en el grupo. Para formar un equipo de trabajo es necesario considerar no slo las capacidades intelectuales de sus posibles miembros sino tambin sus caractersticas socio- psicolgicas y de personalidad de cada componente. Ciertos equipos se forman para realizar tareas concretas, otros para asesorar y otros para gestionar.
Instituto Colombiano de Aprendi zaje INCAP Una participacin disfuncional en el equipo indica que algo marcha mal. Es entonces necesario un diagnstico ms profundo de la organizacin y de sus conflictos. Algunos ejemplos de participacin disfuncional son: La agresividad, bajo formas directas como la irona, el desprecio, el acoso laboral, la hostilidad y la indiferencia. El bloqueo desde actitudes negativas, la resistencia, la negacin continua, el desacuerdo constante, la oposicin a la lgica, la falta de cooperacin, la obstruccin para impedir la feliz culminacin del trabajo y el desvo de la atencin hacia temas menos significativos. La desercin, no estar presente fsica ni psicolgicamente, aislarse y ausentarse sin razones. La divisin, el exceso de llamado de atencin, la necesidad imperiosa de atraer simpata y de exhibir los xitos. 2.2.1.4 Cinco Principios Bsicos del Trabajo en Equipo Todo el equipo debe conocer y aceptar los objetivos Todo integrante del equipo debe tener claro cul es su responsabilidad y el trabajo que le fue asignado Todos deben cooperar Informacin compartida Recompensa las cosas que quieres en el equipo, no te dediques a castigar las que no quieres
2.2.2 Gerencia y Equipos de Trabajo: Toda empresa est integrada por equipos de trabajos reunidos de acuerdo a las especialidades de las distintas funciones a desempear, equipos que deben estar bien integrados, vigilados por una gerencia que sepa sacarles el provecho adecuado en pro de los objetivos establecidos.
Los resultados econmicos de una empresa estn ntimamente ligados a las dinmicas emocionales que se producen en ella. La psicodinmica grupal y el enfoque sistmico ofrecen una perspectiva para comprender esta relacin.
Un buen directivo debe gestionar adecuadamente un equipo y unos recursos para obtener unos resultados. Aunque el tener conocimientos tcnicos sobre el rea gestionada puede ser de gran ayuda, solo mediante esos conocimientos no es posible llevar a cabo una direccin eficaz y de calidad.
El trabajo en equipo es una condicin que implica trabajar en cooperacin con otros de una manera coordinada, armnica y enfocada, aprovechando las fortalezas de cada cual y potencializndolas a favor del grupo mediante la sinergia.
En los tiempos actuales de globalizacin neoliberal, donde predomina una economa de mercado, es imprescindible lograr que nuestras empresas adems de ser socialistas, sean capaces de emular en eficacia y eficiencia con los mejores exponentes del mundo.
Una de las principales tecnologas que han cobrado gran auge y han demostrado ser vitales para asegurar el xito de las organizaciones es el trabajar en equipo. No podemos continuar con el paradigma de los feudos dentro de las empresas, donde cada quien
Mdulo Gua Direccin y Control analiza y decide, sin tener la oportunidad de lograr una solucin nacida de la sinergia que se da al trabajar en equipo. Los seres humanos, por naturaleza, tendemos a trabajar de manera individual y nos cuesta mucho cumplir objetivos en grupo. Tambin es comn no saber escuchar las ideas de los dems, a valorarlas y a ver en ellas soluciones muy interesantes a situaciones que difcilmente se resolveran si se responsabiliza de ello a una sola persona.
2.2.3 Construccin de Equipos de Trabajo de Alto Desempeo: Uno de los principales retos de los gerentes, directores o lderes de equipos, es la formacin de equipos de trabajo de alto desempeo. La creacin de equipos de alto desempeo no es un tema mtico, sin embargo no es fcil encontrarse con este tipo de equipos frecuentemente, para que se pueda construir un equipo de alto desempeo se debe crear un ambiente de confianza, liderazgo, buena comunicacin, un claro entendimiento del objetivo a lograr y la participacin de cada miembro tratando de aprovechar al mximo sus fortalezas. Lo anterior nos orilla primero a tratar de entender un poco mejor las caractersticas y dinmicas que tienen los equipos de alto desempeo, lo cual revisaremos en este artculo. La comprensin de este marco de referencia nos ayudar a dirigir de forma adecuada las personas y a construir equipos de trabajo de alto desempeo.
FDEH. Formador Dice, Estudiante Hace.
TEST DE TRABAJO EN EQUIPO El siguiente es un test para ayudarte a evaluar cmo funciona su equipo en las siguientes reas: la confianza, el tratamiento de conflicto, el compromiso, la rendicin de cuentas y el enfoque en los resultados. Estas 5 reas son bsicas para el buen funcionamiento de un equipo. 3= Normalmente 2 = A veces 1 = De vez en cuando / raramente ___ 1. Los miembros del equipo discuten las cosas con pasin sin sentir la necesidad de auto-protegerse. ___ 2. Los miembros del equipo estn dispuestos a tratar con las deficiencias o comportamiento no productivo. ___ 3. Los miembros del equipo saben en que estn trabajando los dems miembros del equipo y reconocen como su trabajo contribuye al bienestar colectivo. ___ 4. Los miembros del equipo se piden perdn el uno al otro con sinceridad cuando dicen o hacen algo inapropiado que posiblemente haya daado al equipo. ___ 5. Los miembros del equipo voluntariamente se sacrifican en sus reas de responsabilidad por el bienestar del equipo.
Instituto Colombiano de Aprendi zaje INCAP ___ 6. Los miembros del equipo reconocen voluntariamente y abiertamente sus debilidades y fallos. ___ 7. Las reuniones del equipo son participativas, no son aburridas. ___ 8. Los miembros del equipo se van de las reuniones confiados, sabiendo que cada miembro est completamente comprometido a actuar conforme a las decisiones acordadas, eso no quiere decir que no hayan existido desacuerdos durante la reunin. ___ 9. La moral del equipo se ve fuertemente influida por no lograr alcanzar las metas que se ha propuesto. ___ 10. Durante las reuniones de equipo se tratan los temas ms importantes y ms difciles para intentar resolverlos. ___ 11. Los miembros del equipo estn sinceramente preocupados por no defraudar al equipo. ___ 12. Los miembros del equipo se conocen y se encuentran cmodos hablando de sus vidas personales con los otros miembros del equipo. ___ 13. Los miembros del equipo acaban sus discusiones con resoluciones claras y pasos de accin claramente detallados. ___ 14. Los miembros del equipo desafan a sus colegas acerca de sus planes y estrategias. ___ 15. Los miembros del equipo son lentos en buscar el reconocimiento a su contribucin personal, pero rpidos en reconocer los logros de los otros miembros. CARACTERSTICAS DE LOS EQUIPOS Equipos donde hay una ausencia de confianza Esconden sus debilidades y fallos Titubean a la hora de pedir ayuda Vacilan en ofrecer su ayuda fuera de su rea de responsabilidad Sacan conclusiones anticipadas sobre las intenciones y las aptitudes de los dems sin intentar aclararlo Fallan a la hora de reconocer las habilidades y la experiencia de los dems Pierden tiempo y energa controlando su comportamiento para conseguir un resultado Guardan rencor No les gustan las reuniones y encuentran razones para no Pasar tiempo juntos
Mdulo Gua Direccin y Control Equipos donde fluye la confianza Admiten las debilidades y errores Piden ayuda Aceptan preguntas y ayuda en sus reas de responsabilidad Dan a los dems el beneficio de la duda antes de sacar conclusiones negativas Estn dispuestos a correr riesgos a la hora de dar ayuda Aprecian y aprovechan las habilidades de los dems Usan el tiempo y la energa en cuestiones importantes, no en poltica Dan y aceptan disculpas sin pensrselo Desean tener oportunidades para trabajar en equipo Equipos que temen el conflicto Tienen reuniones aburridas Crean un ambiente propicio para los ataques personales y el politiqueo Evitan tratar temas conflictivos que son importantes para el desarrollo del equipo Fallan a la hora de aceptar otras opiniones y perspectivas de los miembros del equipo Gastan su tiempo y energa intentando quedar bien con el equipo Equipos que no temen el conflicto Tienen reuniones interesantes y animadas Aprovechan las ideas de los miembros del equipo Resuelven rpidamente los problemas que se presentan Reducen el politiqueo Estn dispuestos a tratar temas espinosos Equipos que fallan a la hora de comprometerse No establecen claramente su direccin y prioridades Pierden oportunidades debido a un excesivo anlisis Crean una falta de confianza y temor al fracaso Vuelven una y otra vez sobre las mismas decisiones y discusiones Equipos comprometidos Establecen claramente su direccin y las prioridades Alinean al equipo alrededor de unos objetivos comunes Desarrollan la habilidad de aprender de sus fallos Aprovechan las oportunidades cuando vienen Avanzan sin vacilar Cambian de direccin sin titubear y sin remordimiento
Instituto Colombiano de Aprendi zaje INCAP Equipos que evitan rendir cuentas Crean resentimiento entre los miembros del equipo que tienen otra manera de actuar (estndar) Animan la mediocridad No cumplen con las fechas lmite Colocan una carga excesiva sobre el lder como la nica fuente de disciplina Equipos que rinden cuentas Identifican posibles problemas cuestionando los planteamientos de cada uno Establecen respeto entre los miembros del equipo que siguen un estndar alto Evitan la excesiva burocracia a la hora de aplicar medidas correctivas Equipos que se enfocan en producir resultados Se estancan, no crecen Pierden a gente motivada Animan a que los miembros se enfoquen en sus propios intereses Se distraen con facilidad Equipos enfocados hacia resultados colectivos Mantienen a la gente motivada Reducen el comportamiento individualista Se enfrentan al xito y al fracaso como grupo Evitan las distracciones Se benefician de los individuos que someten sus intereses personales a los del equipo PUNTUACIN Suma tus puntos segn se indica a continuacin: Ausencia de Confianza Temor al conflicto Falta de compromiso Falta de rendir cuentas Enfoque en los resultados
Frase 4:______
Frase 6:______
Frase 12:_____
Total:______
Frase 1:______
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Total:________
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Total:________
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Frase 11:____
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Total:_____
Mdulo Gua Direccin y Control Una puntuacin de 8 o 9 indica que probablemente el equipo funciona bien en esa rea Una puntuacin de 6 0 7 indica que puede haber un problema de disfuncin en esa rea Una puntuacin entre 3 y 5 indica un mal funcionamiento en esa rea, que debe ser tratado Independientemente de los resultados, es importante tener en mente que cada equipo necesita trabajar constantemente, porque sin ello, incluso los mejores equipos acabaran funcionando mal. 2.3 TOMA DE DECISIONES La toma de decisiones es el proceso mediante el cual se realiza una eleccin entre las alternativas o formas para resolver diferentes situaciones de la vida, estas se pueden presentar en diferentes contextos: a nivel laboral, familiar, sentimental, empresarial, etc., es decir, en todo momento se toman decisiones, la diferencia entre cada una de estas es el proceso o la forma en la cual se llega a ellas. La toma de decisiones consiste, bsicamente, en elegir una alternativa entre las disponibles, a los efectos de resolver un problema actual o potencial. La toma de decisiones es, por as decirlo, la llave final de todo el proceso administrativo: ningn plan, ningn control, ningn sistema de organizacin tiene efecto, mientras no se da una decisin. Pero la dificultad de tomar decisiones radica en que en cada una hay que combinar elementos tangibles, con intangibles, conocidos como desconocidos, emociones lo mismo que razones y realidades con posibilidades. Adems la tcnica para llegar a una decisin vara con el tipo del problema, con la persona que la toma, y con las circunstancias que prevalezcan. Probablemente no existe una tcnica universalmente vlida para lograr decisiones buenas y eficientes. Nada tiene de extrao que se haya ensayado una serie de enfoques distintos para tomar decisiones: el psicolgico, el econmico, el lgico, el matemtico, etc. El primer paso en la toma de decisiones consiste en desarrollar alternativas, esta capacidad es tan importante como estar en posibilidad de seleccionar correctamente entre ellas. Una vez que se han encontrado las alternativas apropiadas, se prosigue a evaluarlas y seleccionar aquella que contribuir mejor a la obtencin de la meta. El ncleo de la planeacin es realmente donde se toma esta decisin, pero a partir de este momento todas las dems etapas contribuyen para la realizacin de los objetivos de la empresa. El control es el proceso para asegurar que los objetivos organizacionales y administrativos se estn alcanzando. Est relacionado con las formas de hacer que las cosas sucedan como se planeo pero que sucedieran y en caso de que existiesen desviaciones corregirlas a tiempo.
Instituto Colombiano de Aprendi zaje INCAP 2.3.1 Proceso de Toma de Decisiones Identificar y analizar el problema Identificar los criterios de decisin y ponderarlos Generar alternativas de solucin Evaluar las alternativas Eleccin de la mejor alternativa Implementacin de la decisin Evaluacin de resultados 2.3.2. Contexto Empresarial
En las organizaciones en general y en las empresas en particular suele existir una jerarqua que determina el tipo de acciones que se realizan dentro de ella y, en consecuencia, el tipo de decisiones que se deben tomar, es frecuente dividir una empresa en 3 niveles jerrquicos Nivel estratgico.- Alta direccin; planificacin global de toda la empresa. Nivel tctico.- Planificacin de los subsistemas empresariales. Nivel operativo.- Desarrollo de operaciones cotidianas.
Mdulo Gua Direccin y Control Conforme se sube en la jerarqua de una organizacin, la capacidad para tomar decisiones no programadas o no estructuradas adquiere ms importancia, ya que son este tipo de medidas las que ataen a esos niveles. Por tanto, la mayor parte de los programas para el desarrollo de gerentes pretenden mejorar sus habilidades para tomar decisiones no programadas, por regla general ensendoles a analizar los problemas en forma sistemtica. A medida que se baja en esta jerarqua, las tareas que se desempean son cada vez ms rutinarias, por lo que las decisiones en estos niveles sern ms estructuradas. Adicionalmente, una organizacin tambin estar dividida en varias secciones funcionales, son varias las propuestas de divisin que se han planteado para una empresa de forma genrica, aunque la ms aceptada es la que considera los siguientes departamentos o unidades funcionales: Direccin Marketing Produccin Finanzas Recursos Humanos 2.3.3 Decisiones Programadas: Son aquellas que se toman frecuentemente, es decir son repetitivas y se convierte en una rutina tomarlas; como el tipo de problemas que resuelve y se presentan con cierta regularidad ya que se tiene un mtodo bien establecido de solucin y por lo tanto ya se conocen los pasos para abordar este tipo de problemas, por esta razn, tambin se las llama decisiones estructuradas. La persona que toma este tipo de decisin no tiene la necesidad de disear ninguna solucin, sino que simplemente se rige por la que se ha seguido anteriormente. Las decisiones programadas se toman de acuerdo con polticas, procedimientos o reglas, escritas o no escritas, que facilitan la toma de decisiones en situaciones recurrentes porque limitan o excluyen alternativas. Por ejemplo, los gerentes rara vez tienen que preocuparse por el ramo salarial de un empleado recin contratado porque, por regla general, las organizaciones cuentan con una escala de sueldos y salarios para todos los puestos. Existen procedimientos rutinarios para tratar problemas rutinarios. 2.3.4 Decisiones No Programadas: Tambin denominadas no estructuradas, son decisiones que se toman en problemas o situaciones que se presentan con poca frecuencia, o aquellas que necesitan de un modelo o proceso especfico de solucin, por ejemplo: Lanzamiento de un nuevo producto al mercado, en este tipo de decisiones es necesario seguir un modelo de toma de decisin para generar una solucin especfica para este problema en concreto. Las decisiones no programadas abordan problemas poco frecuentes o excepcionales. Si un problema no se ha presentado con la frecuencia suficiente como para que lo cubra una poltica o si resulta tan importante que merece trato especial, deber ser manejado como una decisin no programada. Problemas como asignar los recursos de una organizacin,
Instituto Colombiano de Aprendi zaje INCAP que hacer con una lnea de produccin que fracas, como mejorar las relaciones con la comunidad de hecho, los problemas ms importantes que enfrentar el gerente , normalmente, requerirn decisiones no programadas. Un ejemplo de Nike sera cmo disear y comercializar calzado para baloncesto, ms moderno y avanzado. 2.3.5 Correccin de Desviaciones: El anlisis de las desviaciones frustrantes respecto a las normas o estndares puede relevar problemas que requieran una accin correctiva. El anlisis de las desviaciones puede identificar defectos en las normas. Cuando se tienen desviaciones deben ser detectadas a tiempo por la eficacia de las personas encargadas de llevarlo a cabo, logran corregirlo utilizando una nueva alterativa o solo corrigiendo el error y si se puede siguen con esta misma alternativa. 2.3.6 Ambiente de Certidumbre: Se tiene conocimiento total sobre el problema, las alternativas de solucin que se planteen van a causar siempre resultados conocidos e invariables. Al tomar la decisin solo se debe pensar en la alternativa que genere mayor beneficio. La informacin con la que se cuenta para solucionar el problema es completa, es decir, se conoce el problema, se conocen las posibles soluciones, pero no se conoce con certeza los resultados que pueden arrojar. 2.3.7 Ambiente de Incertidumbre: Se posee informacin deficiente para tomar la decisin, no se tiene ningn control sobre la situacin, no se conoce como puede variar la interaccin de las variables del problema, se pueden plantear diferentes alternativas de solucin pero no se le puede asignar probabilidad a los resultados que arrojen. Con base en lo anterior hay dos clases de incertidumbre: 2.3.7.1 Estructurada: No se sabe que puede pasar entre diferentes alternativas, pero s se conoce que puede ocurrir entre varias posibilidades. 2.3.7.2 No estructurada: No se sabe que puede ocurrir ni las probabilidades para las posibles soluciones, es decir no se tienen ni idea de que pueda pasar. 2.4 CAMBIO ORGANIZACIONAL
Es la capacidad de adaptacin de las organizaciones a las diferentes transformaciones que sufra el medio ambiente interno o externo, mediante el aprendizaje.
Los cambios se originan por la interaccin de fuerzas, las cuales se clasifican en:
a. Internas: Son aquellas que surgen dentro de la organizacin, gracias al anlisis del comportamiento organizacional y se presentan como alternativas de solucin, representando condiciones de equilibrio, creando la necesidad de cambio de orden estructural; entre ellas se encuentran las adecuaciones tecnolgicas, cambio de estrategias metodolgicas, cambios de directivas, etc.
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b. Externas: Son aquellas que provienen de afuera de la organizacin y que crean la necesidad de adoptar cambios de orden interno, por ejemplo: Los decretos gubernamentales, las normas de calidad, limitaciones en el ambiente tanto fsico como econmico. El aprendizaje involucra cambios. Hay aprendizaje cuando se observan cambios de conductas y estos deben ser permanentes; en caso contrario se pueden haber originado por un instinto.
Los Cambios Organizacionales surgen de la necesidad de romper con el equilibrio existente, para transformarlo en otro mucho ms ventajoso en trminos financieros. En este proceso de transformacin, en un principio, las fuerzas deben quebrar con el equilibrio al interactuar con otras fuerzas que tratan de oponerse; por ello, cuando una organizacin se plantea un cambio, debe implementar un conjunto de tareas para tratar de minimizar esta interaccin de fuerzas.
2.4.1 Las Fuerzas Externas e Internas para el Cambio:
Para tratar cualquier proceso de cambio, es necesario manejar de forma integrada aspectos tcnicos y aspectos humanos, ya que sin la capacidad para tratar los aspectos humanos, el proceso de aceptacin y adopcin del cambio resulta mucho ms dificultoso. En el siguiente grfico presentamos una seleccin de temas que pueden formar parte de un enfoque de trabajo integrado:
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2.4.2 Los Aspectos del Cambio:
ASPECTOS TCNICOS ASPECTOS HUMANOS Metodologa Efectivo gerenciamiento de proyectos Experiencia en tecnologa y procesos Experiencia en la industria Experiencia funcional
Medicin de la propensin al cambio Alineamiento cultural del cambio Compromiso de los lderes Participacin del personal Comunicacin abierta Capacidad individual y grupal
Est claro que no todos los cambios son iguales, ni se dan en condiciones similares. Los factores condicionantes que pueden trabar el cambio y los elementos reforzadores que Punto de Equilibrio
Mdulo Gua Direccin y Control pueden facilitarlo, suelen diferir significativamente en cada caso, todo esto hace que cada situacin de cambio sea nica.
Si queremos lograr un cambio efectivo, lo primero que necesitamos es identificar cules son las caractersticas particulares del proceso de cambio a encarar, de esta forma, podemos posicionarnos en trminos de qu procesos establecer y qu herramientas utilizar?.
En siguiente figura observamos algunos de los factores que deben ser tenidos en cuenta en el momento de establecer los planes de soporte del cambio.
Evidentemente, la complejidad del cambio aumenta cuanto mayor es su magnitud y menor la disposicin a cambiar en los sujetos del cambio. A mayor complejidad, mayor es la necesidad de generar una estructura que sustente el cambio y mayores deben ser los recursos dedicados al proceso.
2.4.3 El Proceso de Cambio Organizacional: Cambiar no es fcil, primero porque no todas las personas estn dispuestas a realizar esfuerzos en este sentido y, aunque estn dispuestas, es muy fcil volver a los antiguos padrones de funcionamiento.
Se debe tornar tan obvia la necesidad de cambio a punto del individuo, del grupo o de la organizacin, para poder fcilmente verla y aceptarla. El cambio implica un agente
Instituto Colombiano de Aprendi zaje INCAP entrenando que liderar a los individuos, los grupos o toda la organizacin durante el proceso. En el decorrer de este proceso, el agente de cambio alimentar los nuevos valores, aptitudes y comportamientos a travs de los procesos de identificacin e internalizacin.
Es importante transformar en regla general un nuevo patrn de comportamiento, usando para esto mecanismos de apoyo o refuerzo, de modo que se convierta en una nueva norma.
El cambio es un fenmeno conceptualmente simple en que intervienen dos conceptos bien identificados: una situacin inicial de la que queremos salir y una situacin objetivo que juzgamos como relativamente ventajosa.
La transicin es esa especie de situacin intermedia donde notamos las trabas, las dificultades y los costes del cambio y donde, desafortunadamente, no hemos an abandonado completamente las desventajas originales ni hemos obtenido todava los beneficios que esperamos. Es el momento en que el cambio es ms frgil.
En cierto punto se rompe la inercia que trae consigo la situacin inicial y luego de un perodo, si el cambio es exitoso, se logran los objetivos buscados, en tanto, durante el perodo de transicin, se da frecuentemente un decaimiento temporal del nivel de desempeo, como producto de la falta de las condiciones necesarias para operar en el nuevo entorno, tanto a nivel organizacional como personal y de la necesidad de aplicar los recursos disponibles al viejo y al nuevo esquema de trabajo.
Mdulo Gua Direccin y Control El desafo en todo este proceso es claro: consiste en minimizar el decaimiento temporal, pero sin resignar la profundidad que el cambio requiere y, por otra parte, en reducir la duracin de la transicin pero atendiendo a la capacidad de la organizacin y de los individuos para absorber los nuevos conceptos y adquirir las nuevas capacidades que se requieran para asegurar los resultados finales y su estabilidad en el tiempo.
Medir beneficios o costos de un mejor o peor manejo del cambio resulta difcil. Normalmente las organizaciones no registran integralmente este tipo de situaciones y mucho menos los costes de oportunidad de las malas decisiones o de las inacciones. Sin embargo, los riesgos que se corren por un mal manejo del proceso de cambio son muy altos:
Resultados finales negativos o beneficios slo marginales Mayores esfuerzos y costes en todo el proceso Retrocesos a viejas prcticas luego de cierto tiempo Efectos desfavorables en el clima de la organizacin, desmotivacin, excesiva rotacin de personal. El desmejoramiento de la cadena de liderazgo de la empresa y el pago de costes polticos internos, entre otros posibles.
Hay formas de reducir estos riesgos, hay situaciones en las que ciertas intervenciones tienen un impacto muy positivo y otras en que no se logran efectos favorables. Es muy importante tener un enfoque situacional, pero esto requiere un grado de experiencia prctica que no se da frecuentemente en el managment de las empresas. Los costos de experimentacin son demasiado altos y las posibilidades de xito muy bajas.
2.4.4 Por qu fracasan las iniciativas de cambio?
Instituto Colombiano de Aprendi zaje INCAP La mayora de las causas expuestas tienen que ver con aspectos humanos del cambio y que, de entre todas ellas, slo las limitaciones de los sistemas en uso parecieran estar relacionadas con los aspectos tcnicos.
Ideas correctas y tecnologa adecuada no bastan por s solas para lograr el cambio efectivo, a pesar de que estos componentes se llevan el 90% de la inversin en recursos para el cambio que las empresas realizan. En consecuencia es necesario profundizar mucho ms respecto a los enfoques ms efectivos para encarar cualquier tipo de proyectos de cambio. a. La Resistencia al Cambio "...la ignorancia sobre la ntima naturaleza de nuestra resistencia a cambiar es lo que mata el cambio, y no la resistencia en s misma...". Douglas Smith La resistencia al cambio es un sntoma absolutamente natural. Ahora bien, cules son los motivos que pueden ocasionarla?
Mdulo Gua Direccin y Control En primer lugar, en la base de la pirmide, nos encontramos con que las personas sin el suficiente conocimiento tienden a demorar el cambio, lo que es percibido como cierta forma de resistencia. Esta ignorancia esta generalmente ocasionada por: La falta de comunicacin sobre el proyecto de cambio. En general se resiste cualquier tipo de cambio si no se conoce en qu consiste, para qu se realiza y cul es su impacto en trminos personales.
La visin demasiado parcializada del cambio. En numerosas ocasiones las personas juzgan negativamente al cambio exclusivamente por lo que sucede en su mbito de influencia, sin considerar los beneficios globales que obtiene la empresa en su conjunto.
Si las personas tienen suficiente informacin sobre el cambio, pueden ofrecer cierta resistencia simplemente porque perciben que no pueden cambiar. Sucede que se sienten condicionadas por la organizacin, no saben cmo hacer lo que deben hacer o no tienen las habilidades requeridas por la nueva situacin, esta sensacin provoca cierta inmovilidad que es percibida como resistencia a cambiar. Algunos factores que contribuyen a esto son: o El tipo de cultura organizacional que castiga excesivamente el error; o La falta de capacidad individual, que limita el accionar concreto; o Las dificultades para el trabajo en equipo, necesario para revisar todo el esquema de interacciones que propone el cambio; o La percepcin de la falta de recursos, ya sea en medios econmicos o humanos; o La sensacin de que el verdadero cambio no puede producirse. Los agentes del cambio perciben que estn atados de pies y manos para encarar las iniciativas realmente necesarias. Por ltimo, si las personas conocen lo suficiente sobre el cambio a encarar y se sienten capaces de realizarlo, empieza a tener mucha importancia la verdadera voluntad de cambiar. En algunos casos, el cambio despierta sentimientos negativos en las personas y stas sencillamente no quieren cambiar; ya que consideran que no les conviene o que las obliga a moverse fuera de su zona de comodidad. Estas reacciones pueden partir de sentimientos tales como: o El desacuerdo: Los individuos pueden estar simplemente en desacuerdo en cuanto a las premisas o los razonamientos sobre los que se sustenta el cambio. o La incertidumbre: Los efectos del nuevo sistema no son totalmente predecibles y esto genera temor por falta de confianza en sus resultados; o La prdida de identidad: A veces, las personas edifican su identidad sobre lo que hacen. o La necesidad de trabajar ms. Normalmente se percibe que deben encararse simultneamente dos frentes distintos: el de continuacin de las viejas tareas y el de inicio de las nuevas rutinas. En casi todos los cambios de gran magnitud aparecen de alguna forma y en alguna medida los sentimientos mencionados, pero tambin es cierto que tambin pueden
Instituto Colombiano de Aprendi zaje INCAP aparecer algunos sentimientos positivos como: el entusiasmo por la posibilidad de un futuro mejor, la liberacin de los problemas del viejo orden y las expectativas de crecimiento o consolidacin personal.
2.4.5 El Proceso de Cambio desde el Punto de Vista Personal: A nivel personal el cambio implica pasar por tres estados muy importantes a nivel personal que son: El primero tiene que ver con la finalizacin del viejo estado de cosas, el "dejar ir algo". El segundo es la zona neutral, etapa a la que nos referimos al mencionar el concepto de transicin. Es el proceso psicolgico por el que las personas deben pasar para encontrarse en sintona con la nueva situacin. El tercero es el nuevo inicio, los primeros pasos dentro de la nueva realidad. 2.4.6 Una estructura para facilitar procesos de cambio Comunicar la necesidad de cambio Obtener una visin compartida Generar el compromiso de los lderes Facilitar la participacin del personal Pensar sobre la organizacin en forma integrada Medir el Performance 2.4.7 La Ecuacin del Cambio: La visin, el compromiso de los lderes y la participacin del personal deben canalizarse a travs de una estructura de equipos de trabajo, con objetivos, prioridades, funciones y autoridad muy bien definidos. Estos equipos deberan ser los encargados de lograr un adecuado efecto "cascada" sobre el resto de la organizacin; es importante tener en cuenta que la seleccin de los integrantes de estos equipos es el primer mensaje que se enva al conjunto, se requiere de individuos exitosos e influyentes. Los dos ltimos componentes estn relacionados con el concepto sistmico que nos dice que de no sostener el proceso con anclajes a nivel de la cultura de la organizacin, del establecimiento de nuevos comportamientos, de mediciones coordinadas con la estrategia buscada, e inclusive de sistemas de premios y castigos coherentes, es posible que los resultados no sean los esperados o que se sufran retrocesos posteriores a la implementacin del cambio. En realidad, las posiciones de las personas pueden ir modificndose con el tiempo, en la figura siguiente observamos un ejemplo de patrn de conducta ante percepciones negativas del cambio.
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Luego de que se superan suficientes situaciones individuales y grupales, se gana la masa crtica de aceptacin necesaria para encarar la fase de compromiso con el cambio.
Instituto Colombiano de Aprendi zaje INCAP 2.4.8 Cmo Institucionalizar el Cambio? 1. Evaluar la disposicin al cambio de la organizacin: Para esto existen una variedad de herramientas, entre las que debemos mencionar fundamentalmente encuestas de diagnstico. El proceso se completa con una serie de talleres de trabajo que profundizan los resultados obtenidos. 2. Articular una clara visin del cambio: Se realiza con base en ejercicios de visualizacin, talleres de trabajo con la alta gerencia, y se complementa con un plan de comunicacin general sobre las necesidades y caractersticas del cambio. Esto suele implementarse a travs de boletines de proyecto, campaas de comunicacin internas y an externas. 3. Construir una arquitectura de cambio apropiada: Debe tenerse en cuenta una estructura bsica de trabajo, pueden incluirse tambin estudios de consistencia entre los elementos de la organizacin con base en modelos como el Modelo de Anlisis Organizacional. 4. Implementar un plan de comunicacin de doble va y para audiencias mltiples: Aqu se utilizan metodologas para asegurar la identificacin de audiencias, los valores primordiales de cada una de ellas, los mensajes a transmitir, los vehculos que tienen mayor validez, los mecanismos de evaluacin de resultados de la comunicacin y la obtencin del feedback necesario. Si no se llega a todas las audiencias relevantes o no se identifican los valores y mensajes que deben incluirse en la comunicacin, la misma es ineficiente y se mantienen sectores "ciegos". Si no se analizan los vehculos ms efectivos, se corre el riesgo de que el mensaje no sea recibido oportunamente. Si no se crean mecanismos de evaluacin y feedback, se desconoce si el mensaje fue recibido y el lder no tiene referencias concretas para actuar. 5. Crear capacidad de liderazgo y apoyo: Tpicamente la aplicacin de conceptos de liderazgo situacional. 6. Coordinar la situacin de cambio y los valores culturales: Se analizan los puntos de conflicto y se trabaja sobre la identificacin de los factores de la cultura, capaces de aportar los elementos que faciliten el sostn generalizado del cambio. Por otra parte, se estudian mecanismos a aplicar para lograr la institucionalizacin e internalizacin del cambio. 7. Generar capacidades de cambios individuales y por equipos de trabajo: Normalmente se asignan grupos para efectuar anlisis de ciertos procesos y sobre esa tarea-excusa se realizan actividades de formacin de equipos. Otro elemento interesante es la evaluacin del manejo sistematizado de conocimientos, realizando usualmente a travs de revelamientos y encuestas. 8. Articular los sistemas de Performance Management: Performance Management es entendido aqu como concepto amplio, que incluye el rea organizacional y tambin el rea personal. En el mbito organizacional, deben revisarse los mecanismos en uso para detectar incoherencias, la definicin temprana de objetivos tambin facilita el ajuste del proceso de cambio. Complementariamente, en la faz personal se trabaja en sistemas de evaluacin que pueden seguir rutinas tradicionales o inclusive ser del tipo feedback
Mdulo Gua Direccin y Control En las empresas, es de gran importancia crear estructuras de desarrollo organizacional que faciliten la coordinacin de las actividades y el control de las acciones de todos sus integrantes. Cada decisin, proyecto y programa que se asume y se ponga en prctica, debe ser siempre el adecuado, que permita a la empresa imponer sus polticas, procedimientos y reglas, de tal manera que el accionar de la organizacin se acercar lo ms posible a sus objetivos y metas, los cuales deben ser claros y precisos. Un estudio constante de estos nos asegura el xito antes de ponerlos en prctica, de tal manera, que no nos enfrentemos a sorpresas desagradables 1 . FDEH. Formador Dice y el Estudiante Hace TALLER DE APLICACIN
1. Defina Qu es Comunicacin?: _______________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________
2. Relacione la Columna A con la B
EMISOR __Hace la funcin inversa al codificador, es decir, traduce CODIFICADOR __Persona o personas a quienes va destinado el mensaje. MENSAJE __Traduce a un cdigo las ideas del emisor CANAL __Es un medio a travs del cual se transmiten mensajes. DECODIFICADOR. __Persona o personas que quieren comunicarse. RECEPTOR __Es lo que quiere comunicar el emisor pero ya traducido segn un cdigo.
3. Identifique el proceso comunicativo en una pauta publicitaria de crema dental para nios.
1 CAMBIO ORGANIZACIONAL. Reyes, Alejandro. Publicado en monografas.com http://www.monografias.com/trabajos13/cborgdef/cborgdef.shtml. Consultado Enero de 2010.
Instituto Colombiano de Aprendi zaje INCAP Canal: __________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________
4. Teniendo en cuenta la siguiente ancdota, defina:
a. Cul cree que son los motivos que hacen que haya tanta diferencia en la comunicacin en esta empresa? Por qu?
________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ EL COMETA HALLEY Memorando De: Jefe de turno A: Jefe de brigadas Todos, sin excepcin, deben presentarse desnudos con los agentes de seguridad de la fbrica en el patio de la misma, este viernes a las cinco de la tarde. El director vendr acompaado de Halley, un artista muy famoso, y su grupo, que mostrarn el documental Bailando bajo la lluvia. En caso de que en verdad llueva, hay que irse al comedor con cascos de seguridad. Esto ocurre cada 78 aos. AVISO EN LA CARTELERA. A todo el personal: El viernes cumple 78 aos el director general. Por tal motivo se dar libre a todo el mundo, sin excepcin, para la fiesta que tendr lugar en el comedor a las cinco de la tarde
Mdulo Gua Direccin y Control con el grupo y sus Cometas. Todos deben ir desnudos y usar cordones de seguridad, porque llover y se va a formar tremenda fiesta en el patio de la fbrica De: Director de recursos humanos A: Jefe de personal A solicitud del director general el cientfico Halley, de 78 aos de edad, aparecer desnudo en el comedor de la fbrica el prximo viernes a las cinco de la tarde usando un casco de seguridad, pues estar presentando un documental sobre el problema de la lluvia, y el director har una demostracin en el patio de la empresa. Memorando De: Jefe de personal A: Jefe de turno El viernes a las cinco de la tarde el director, por primera vez en 78 aos aparecer en el comedor para firmar el documental Halley desnudo, junto al famoso cientfico y su equipo. Todos deben presentarse con casco de seguridad porque el documental tratar de la seguridad en condiciones de lluvia Memorando De: Director General A: Gerente El viernes prximo, alrededor de las cinco de la tarde, aparecer el cometa Halley en esta zona. Se trata de un evento que ocurre cada 78 aos. Por favor, rena a todos los trabajadores en el patio de la fbrica, con cascos de seguridad, que all les explicar el fenmeno. Si estuviera lloviendo no podremos ver este raro espectculo a ojo descubierto; en tal caso todos debern dirigirse al comedor, donde se exhibir un documental sobre el cometa. Memorando. De: Gerente A: Director de recursos humanos Por orden del director general, el viernes a las cinco de la tarde aparecer sobre la fbrica, si llueve, el cometa Halley. Rena a todo el personal con casco de seguridad y llvelo al comedor, donde tendr lugar un raro fenmeno que sucede cada 78 aos a ojo desnudo. Tomado de La Culpa es de la vaca.
Instituto Colombiano de Aprendi zaje INCAP 5. Desarrolle el siguiente acertijo gerencial: Una determinada compaa cuenta con cuatro distritos regionales de ventas: Noreste, Sudeste, Noroeste y Sudoeste. Los gerentes regionales presentan un informe trimestral de sus respectivas ventas en cuatro categoras: comercial, distribucin, industrial y gobierno. Los nombres de los gerentes son: Sr. Garca, Sr. Prez, Sr. Lpez y Sr. Snchez. En otras palabras, uno de ellos haba logrado sus ventas ms altas en el rea comercial, otro en el rea de distribucin, el tercero en la industrial y el ltimo en el rea gubernamental, identifquelos. PISTAS PARA EL ACERTIJO DE VENTAS
1. El Sr. Lpez fue el anfitrin de esta junta 2. El gerente la zona de sudoeste fue presionado para que "sacara del stano" las ventas del rea comercial
3. El Sr. Snchez fue felicitado por haber logrado el primer lugar en las ventas de distribucin. 4. El Sr. Prez dijo que l sera el anfitrin de la prxima junta en Puebla 5. El gerente de la zona Sudoeste fue el primero en ventas a la industria, por primera vez. 6. El Sr. Garca fue el nico gerente que trajo a su esposa. 7. Todos hicieron bromas porque el gerente de la zona Sudoeste, fue el ltimo en ventas de distribucin. 8. El gerente de la zona noroeste fue, en forma poco usual, el tercero en ventas comerciales. 9. El gerente de la zona sudoeste tuvo que salir de la junta temprano. 10. El gerente de la zona sudoeste tuvo que pagar una apuesto de $500.00 al gerente de la zona noreste ya que ste ltimo lo super por un lugar en las ventas de distribucin, (Dinero que posteriormente le gan jugando al golf). 11. El Sr. Snchez tuvo una fuerte gripe, de modo que no jug golf. 12. El gerente de la zona noroeste explic que lleg a ser el mejor en las ventas a gobierno (arriba del gerente de la zona Sudoeste) debido a su pedido fuerte de la Comisin Federal de Electricidad. 13. El Sr. Prez fue el gran ganador, jugando cartas. 14. Todos estaban sorprendidos de que el gerente de la zona noreste haya quedado en el segundo lugar en ventas industriales, ya que la mayor parte de la industria, se encuentra en esa rea. 15. El Sr. Garca gan la apuesta en el juego de golf.
6. Desarrolle la ecuacin del cambio para la siguiente reflexin:
EMPUJA LA VAQUITA Un sabio maestro paseaba por el bosque con su fiel discpulo y de repente encontr un hogar muy pobre. La casa amenazaba ruina. La pareja y sus tres hijos vestan harapos y andaban descalzos.
El maestro les pregunt: cmo hacen ustedes para sobrevivir? A lo que el padre respondi: "Tenemos una vaquita que nos da varios litros de leche todos los das. Una
Mdulo Gua Direccin y Control parte la vendemos o la cambiamos por otros artculos de primera necesidad y la otra parte es para el consumo de la casa".
Cuando hubieron partido el sabio orden a su discpulo: "regrsate, busca la vaquita y mtala, empjala a un precipicio que est detrs de la casa".
El joven lo mir espantado y le replic que ese era el medio de subsistencia de esa familia. Como percibi el silencio absoluto del maestro cumpli la orden.
Varios aos despus, el muchacho arrepentido y lleno de remordimiento, regres a pedirle perdn a esa familia por el crimen que haba cometido. En vez de pobreza absoluta encontr tanta prosperidad que pens que la familia pobre haba desaparecido. No poda creer lo que estaba viendo: la familia pobre se haba vuelto rica. Sobresaltado pregunt: qu pas aqu? El seor con sonrisa de agradecimiento tcito le respondi maliciosamente: "Nosotros tenamos una vaquita que cay por el precipicio y muri. De ah en adelante nos vimos en la necesidad de hacer otras cosas y desarrollar otras habilidades que no sabamos que tenamos; as alcanzamos el xito que sus ojos ven ahora".
7. Teniendo como base el fragmento anterior, responda
a. Qu negocio cree usted que estableci esta familia?: _________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________
b. Quin sera el lder? Por qu? __________________________________________ ________________________________________________________________________ EDH. Estudiante Dice y Hace TALLER DE APLICACIN PROYECTO DE SIMULACIN EMPRESARIAL
Desarrolle una campaa publicitaria para el producto que est trabajando que contenga las siguientes caractersticas:
2.1. Defina los elementos del proceso comunicativo 2.2. Identifique las funciones especficas de la comunicacin 2.3. En que etapas y como se puede distorsin la Informacin 2.4. Desarrolle diferentes medios de comunicacin como prensa, radio, televisin, etc. 2.5. Defina polticas para trabajar en equipo 2.6. Por reas funcionales identifique cual ser la relacin que existe entre el jefe, la Gerencia y el equipo de trabajo 2.7. Por reas funcionales explique el proceso de toma de decisiones en su empresa 2.8. Defina qu tipo de decisiones van a ser programadas y cules no son programadas 2.9. Cul ser el paso para la correccin de desviaciones 2.10. Identifique cul sera el Proceso de Cambio en su empresa para un proceso productivo. 2.11. Seales las posibles variables por las cuales no surtira efecto dicho cambio
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UNIDAD TRES 3. CONTROL
LOGRO DE COMPETENCIA LABORAL
3. Identifica el control como funcin bsica del proceso administrativo, reconociendo los elementos, los requisitos, las bases, las reas, las tcnicas, las fallas e importancia para lograr un adecuado control de gestin. INDICADORES DE LOGRO
1. Identifica las Bases del Control 2. Desarrolla formatos de evaluacin del Desempeo de los empleados 3. Conoce y aplica los pasos del Proceso de Control 4. Identifica Principios de Control 5. Emplea tcnicas para el Control 6. Identifica procesos de Control de Gestin
EVIDENCIAS DE
Conocimiento Producto
Producto
Conocimiento Producto Producto FDH. Formador Dice y Hace 3.1 CONTROL Es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. Tambin se concibe como la verificacin a posteriori de los resultados conseguidos en el seguimiento de los objetivos planteados realizado por los niveles directivos donde la estandarizacin en trminos cuantitativos, forma parte central de la accin de control. Pero tambin es concebido como una actividad no slo a nivel directivo, sino de todos los niveles y miembros de la entidad, orientando a la organizacin hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos bajo mecanismos de medicin cualitativos y cuantitativos. Este enfoque hace nfasis en los factores sociales y culturales presentes en el contexto institucional ya que parte del principio que es el propio comportamiento individual quien define en ltima instancia la eficacia de los mtodos de control elegidos en la dinmica de gestin. Todo esto lleva a pensar que el control es un mecanismo que permite corregir desviaciones a travs de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el xito organizacional, es decir, el control se entiende no como un proceso netamente tcnico de Unidad 3 Control
Mdulo Gua Direccin y Control seguimiento, sino tambin como un proceso informal donde se evalan factores culturales, organizativos, humanos y grupales.
3.1.1 Elementos de Control Relacin con lo planteado. Medicin. Detectar desviaciones. Establecer medidas correctivas. 3.1.2 Requisitos de un buen control
CONTROL MEDICIN DE GESTIN INDICADORES DE GESTIN HERRAMIENTAS DE CONTROL RETROALIMENTACIN
Instituto Colombiano de Aprendi zaje INCAP Correccin de fallas y errores. Previsin de fallas o errores futuros.
3.1.3 Importancia del control Crear mejor calidad. Enfrentar el cambio Producir ciclos ms rpidos Agregar valor Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo. 3.1.4 Bases del control El control se basa en la consecucin de las siguientes actividades: Planear y organizar Hacer. Evaluar Mejorar. Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que facilitarn alcanzar la meta de esta. El hacer es poner en prctica el cmo se planific y organiz la consecucin de los objetivos. El evaluar que no es ms que la interpretacin y comparacin de la informacin obtenida con los objetivos trazados, se puedan tomar decisiones acerca de qu medidas deben ser necesarias tomar. La mejora es la puesta en prctica de las medidas que resolvern las desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema. 3.1.5 Elementos del control El control es un proceso cclico y repetitivo, est compuesto de cuatro elementos: a. Establecimiento de Estndares: Es la primera etapa del control, que establece los estndares o criterios de evaluacin o comparacin. Un estndar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluacin o comparacin. Existen cuatro tipos de estndares; los cuales se presentan a continuacin: Estndares de cantidad Como volumen de produccin, cantidad de existencias, cantidad de materiales primas, nmeros de horas, entre otros. Estndares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de calidad de produccin, especificaciones del producto, entre otros. Estndares de tiempo: Como tiempo estndar para producir un determinado producto, tiempo medio de existencias de un productos determinado, entre otros. Estndares de costos: Como costos de produccin, costos de administracin, costos de ventas, entre otros. b. Evaluacin del Desempeo: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se est haciendo.
Mdulo Gua Direccin y Control c. Comparacin del Desempeo con el estndar establecido: Es la tercera etapa del control, que compara el desempeo con lo que fue establecido como estndar, para verificar si hay desvo o variacin, esto es, algn error o falla con relacin al desempeo esperado. d. Accin Correctiva: Es la cuarta y ltima etapa del control que busca corregir el desempeo para adecuarlo al estndar esperado. La accin correctiva es siempre una medida de correccin y adecuacin de algn desvo o variacin con relacin al estndar esperado. 3.1.6 reas del Control Las principales reas de control en la empresa son: rea de Produccin: Los principales controles existentes en el rea de produccin son los siguientes: a. Control de produccin: El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un ptimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar ms idneos para alcanzar las metas de produccin, cumpliendo as con todas las necesidades del departamento de ventas. b. Control de Calidad: Corregir cualquier desvo de los estndares de calidad de los productos o servicios, en cada seccin. c. Control de Costos: Verificar continuamente los costos de produccin. d. Control de los Tiempos de Produccin: Busca eliminar desperdicios de tiempo o esperas innecesarias aplicando los estudios de tiempos y movimientos. e. Control de inventarios: De materias primas, partes y herramientas, productos, tanto subensamblados como terminados, entre otros. f. Control de Operaciones Productivos: Fijacin de rutas, programas y abastecimientos, entre otros. g. Control de Desperdicios: Se refiere la fijacin de sus mnimos tolerables y deseables. h. Control de Mantenimiento y Conservacin: Tiempos de mquinas paradas, costos, entre otros. rea Comercial: Es el rea de la empresa que se encarga de vender o comercializar los productos o servicios producidos. a. Control de Ventas: Acompaa el volumen diario, semanal, mensual y anual de las ventas de la empresa por cliente, vendedor, regin, producto o servicio, con el fin de sealar fallas o distorsiones en relacin con las previsiones.
Instituto Colombiano de Aprendi zaje INCAP Pueden mencionarse como principales controles de ventas: a. Por volumen total de las mismas ventas. b. Por tipos de artculos vendidos. c. Por volumen de ventas estacionales. d. Por el precio de artculos vendidos. e. Por clientes. f. Por territorios. g. Por vendedores. h. Por utilidades producidas. i. Por costos de los diversos tipos de ventas. j. Control de propaganda. k. Control de costos de Ventas, Promocin y Publicidad.
rea Financiera: Es el rea de la empresa que se encarga de los recursos financieros, como el capital, la facturacin, los pagos, el flujo de caja, entre otros. Los principales controles en el rea financiera se presentan a continuacin:
a. Control Presupuestario: Es el control de las previsiones de los gastos financieros, por departamento, para verificar cualquier desvos en los gastos. a. Control de Costos: Control global de los costos incurridos por la empresa, ya sean costos de produccin, de ventas, administrativos (gastos administrativos entre los cuales estn; salarios de la direccin y gerencia, alquiler de edificios, entre otros), financieros como los intereses y amortizaciones, prstamos o financiamientos externos entre otros. rea de Recursos Humanos: Es el rea que administra al personal, los principales controles que se aplican son los que siguen: a. Controles de Asistencia y Retrasos: Es el control del reloj chequeador o del expediente que verifica los retrasos del personal, las faltas justificadas por motivos mdicos, y las no justificadas. b. Control de Vacaciones: Es el control que seala cuando un funcionario debe entrar en vacaciones y por cuntos das. c. Control de Salarios: Verifica los salarios, sus reajustes o correcciones, despidos colectivos, entre otros. 3.1.7 Pasos del Proceso de Control 1. Establecer Normas y Mtodos para Medir el Rendimiento: Representa un plano ideal, las metas y los objetivos que se han establecido en el proceso de planificacin estn definidos en trminos claros y mensurables, que incluyen fechas lmites especficas. 2. Medir los Resultados: En muchos sentidos ste es el paso ms fcil del proceso de control; las dificultades, presuntamente se han superado con los dos primeros pasos. Ahora, es cuestin de comparar los resultados medidos con las metas o criterios previamente establecidos. Si los resultados corresponden a las normas, los gerentes pueden suponer "que todo est bajo control"
Mdulo Gua Direccin y Control Tomar Medidas Correctivos: Este paso es necesario si los resultados no cumplen con los niveles establecidos y si el anlisis indica que se deben tomar medidas. Las medidas correctivas pueden involucrar un cambio en una o varias actividades de las operaciones de la organizacin. Retroalimentacin: Es bsica en el proceso de control, ya que a travs de la retroalimentacin, la informacin obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo. Siempre ser necesario dar a conocer los resultados de la medicin a ciertos miembros de la organizacin para solucionar las causas de las desviaciones. Se les pueden proporcionar los resultados tanto a los individuos cuyas actuaciones son medidas, como a sus jefes, o a otros gerentes de nivel superior y los miembros del staff. Cada decisin tendr sus ventajas e inconvenientes y depender del tipo de problema que se desee afrontar. En todo caso, la informacin debe darse de la forma ms objetiva posible. Pierde eficacia cuando se incluyen en ellas sentimientos, suposiciones personales, crticas, interpretaciones, juicios, etc. 3.1.8 Principios de Control a. Equilibrio: A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarle el grado de control correspondiente, de la misma manera la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se estn cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada est siendo debidamente ejercida. b. De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efecte el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipacin. c. De los Objetivos: Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. d. De las Desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que lo originaron, a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en futuro. e. De la Costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relacin con las ventajas reales que este reporte. f. De Excepcin: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente que funciones estratgicas requieren el control. g. De la funcin Controladora: Este principio es bsico, ya que seala que la persona o la funcin que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar. 3.1.9 Reglas del Proceso de Control Hay que distinguir, ante todo, los pasos o etapas de todo control:
Instituto Colombiano de Aprendi zaje INCAP 1. Establecimiento de los medios de control. 2. Operaciones de recoleccin de datos. 3. Interpretacin y valoracin de los resultados. 4. Utilizacin de los mismos resultados. Entre la innumerable variedad de medios de control posibles en cada grupo, hay que escoger los que puedan considerarse como estratgicos. 1. Qu mostrar mejor lo que se ha perdido o no se ha obtenido? 2. Qu puede indicarnos lo que podra mejorarse? 3. Cmo medir ms rpidamente cualquier desviacin anormal? 4. Qu informar mejor "quien" es responsable de las fallas? 5. Qu controles son los ms baratos y amplios a la vez? 6. Cules son los ms fciles y automticos? Los sistemas de control deben reflejar, en todo lo posible, la estructura de la organizacin: 1. La organizacin es la expresin de los planes, y a la vez un medio de control. Por eso, cuando el control "rompe" los canales de la organizacin sistemticamente, distorsiona y trastorna sta. 2. Adems, los mismos controles pierden eficacia. Al establecer los controles, hay que tener en cuenta su naturaleza y la de la funcin controladora, para aplicar el que sea ms til. 1. Para determinar la naturaleza de los controles, servir la siguiente clasificacin de los medios de control: supervisin, revisin de operaciones, entre otros. 2. Para lo que se refiere a la "naturaleza de la funcin controladora", ubique lo que se refiere a "los medios de control". a. Los Controles deben Ser Flexibles. Cuando un control no es flexible, un problema que exija rebasar lo calculado en la previsin, hace que, o bien no pueda adecuadamente la funcin, o bien se tienda a abandonar el control como inservible. Los controles deben reportar rpidamente las desviaciones. El control de tipo "histrico", mira hacia el pasado. De ah que, muchas veces, cuando reporta una desviacin o correccin, sta es ya imposible de realizarse. Los controles, por el contrario, deben actualizarse lo ms que se pueda. Los controles debe ser claros para todos cuantos d algunas manera han de usarlos. De ah la necesidad de limitar "tecnicismos". Su empleo exagerado suele ser la tendencia natural que se da en los "especialistas", como un medio de "hacer valer su puesto". Pero la verdadera manera de lograrlo, es obteniendo el mximo efecto del control, y ste no se dar, si todos los que han de emplearlo, no lo entienden perfectamente. Por la misma razn, debe cuidarse de estar instruyendo permanentemente sobre la necesidad de los controles y sobre su tctica y terminologa, a quienes han de intervenir en su operacin. Los controles deben llagar lo ms concentrados que sea posible a los altos niveles administrativos, que los han de utilizar. Por esta razn debe encarecerse siempre la utilizacin de grficas para el control, ya sean simples lneas, grficas de Gantt, de punto de equilibrio, etc. Ntese adems el beneficio de poder aplicar las tcnicas de la estadstica. Los controles deben conducir por
Mdulo Gua Direccin y Control s mismos de alguna manera a la accin correctiva. No slo deben decir "que algo est mal", sino "donde, por qu, quien es el responsable, etctera". En la utilizacin de los datos deben seguirse un sistema. Sus pasos principales sern: 1. Anlisis de los "hechos". 2. Interpretacin de los mismos. 3. Adopcin de medidas aconsejables. 4. Su iniciacin, y revisin estrecha. 5. Registro de los resultados obtenidos. El control puede servir para lo siguiente: 1. Seguridad en la accin seguida 2. Correccin de los defectos. 3. Mejoramiento de lo obtenido. 4. Nueva planeacin general. 5. Motivacin personal. 3.1.10 Tolerancias del Control El rendimiento real rara vez concuerda exactamente con los estndares o planes, por lo tanto, el administrador debe establecer los lmites relacionados con el grado aceptado de desviacin del estndar. La forma en que el administrador establece las tolerancias del control depende de la meta. Frecuentemente el administrador debe hacer juicios subjetivos cuando el sistema o factor que se supervisa est fuera de control, si la actividad que se supervisa se presta a una medida numrica se pueden usar tcnicas de control estadstico. En cualquier caso, un elemento que influye en la cantidad de desviacin aceptable es el riesgo de estar fuera de control y darse cuenta, en general mientras menor sea el riesgo ms amplias sern las tolerancias. 3.1.11 Tcnicas para el Control Entre las diferentes tcnicas de control se pueden mencionar las siguientes: Contabilidad Auditoria Presupuestos Reportes, informes Formas Archivos Computarizados Mecanizados Grficas y diagramas Proceso, procedimientos, Gantt, etc. Procedimiento hombre maquina, mano izquierda, mano derecha etc. Estudio de mtodos, tiempos y movimientos, etc. Mtodos cuantitativos Redes
Instituto Colombiano de Aprendi zaje INCAP Modelos matemticos Investigacin de operaciones Estadstica Clculos probabilsticas a. Los reportes e informes, se clasifican en: Informes de control que se utilizan para la verificacin directa de las operaciones; Reportes de informacin que presentan datos ms extensos a fin de que la gerencia pueda formular planes. b. Administracin por Objetivos: La administracin por objetivos coordina diversos aspectos ya conocidos, como por ejemplo el control presupuestal. La Administracin por objetivos constituye una especial actitud, criterio o filosofa de la administracin, que consiste en que los jefes superiores discuten en comn con los jefes que dependen inmediatamente de ellos, la cuantificacin de los objetivos y estndares que deben establecerse. Una de las caractersticas fundamentales de la administracin por objetivos, consiste en forzar a la mente para que procure convertir en mensurables y cuantitativos muchos objetivos que hasta hoy se dejaban establecidos en forma vaga, o eran puramente cualitativos. c. Descripcin General del Sistema: 1. El requisito bsico es que exista un pleno apoyo de la direccin. 2. Ordinariamente deben operar por aos. 3. Se requiere como primer paso identificar las metas generales de la empresa en los trminos ms exactos que sea posible. Es necesario convertir los objetivos en estndares. 4. Lo anterior implica hacer revisiones y ajustes en los planes generales, y sobre todo en la organizacin de la empresa. 5. Debe pedirse a cada jefe interior, que fije sus propios estndares u objetivos. 6. El jefe superior deber ensayar la fijacin de los estndares o metas, debidamente cuantificados, en cada uno de los campos que lo estn haciendo tambin sus subordinados. 7. Debe discutirse en cada uno de stos lo que por ello ha sido sealado. Cuando ambos jefes, superior o inferior coinciden en los estndares, no habr problemas. De lo contrario de deber estudiar el caso y tratar de ponerse de acuerdo y fijar cada uno mejor sus metas o reorganizar las existentes. 8. Las decisiones adoptadas en estas juntas entre el jefe superior y sus jefes subordinados inmediatos, pueden crear la necesidad de modificar o ajustar los objetivos generales, lo que en realidad constituye una lnea de retroalimentacin. 9. Durante el desarrollo de los programas en el ao, debe revisarse cada determinado tiempo lo que se ha podido obtener en los estndares prefijados y lo que se ha logrado. 10. Con los resultados de la revisin parcial antes mencionada, podr ocurrir que algunas metas esperadas deban reducirse, o hasta desecharse, o bien, que se puedan aumentar otras o ampliarlas. 11. Finalmente la revisin permitir preparar los nuevos estndares para el siguiente perodo.
Mdulo Gua Direccin y Control d. Grfica de Gantt: Uno de los elementos ms importantes de controlar es el desarrollo de la realizacin de actividades tanto al tiempo que cada una de ellas implica, como en la relacin que deben aguantar entre s en cada momento, cuando todas ellas concurren al mismo fin. e. Las Tcnicas de Trayectoria Crtica: Entre los mayores y ms modernos avances en materia de tcnicas de control planeacin se encuentran, las llamadas Tcnicas de Trayectoria Crtica. Aunque son mtodos diversos, tienen elementos comunes que permiten agruparlos bajo una denominacin comn: Se ha puesto el trmino METRA (Mtodo de Evaluacin y Trayectorias en Redes de Actividades). Estas tcnicas constituyen un mtodo para controlar programas, costos, tiempos, secuencias, relacin de actividades, entre otros. f. Tcnica PERT: Recibe su nombre de las siglas Program Evaluation and Revi Technique, que en espaol significa Tcnica de Evaluacin y Revisin de Programas. Consiste en un instrumento con bases en una red de actividades y eventos, y mediante la estimacin de tres tiempos, se evala la probabilidad de terminar un proyecto para una fecha determinada. g. La Tcnica CPM: La primera fase del CPM (Critical Path Method: Mtodo de la Ruta Crtica) es prcticamente igual al PERT, del cual difiere porque trabaja solamente con un tiempo probable de ejecucin, basado en experiencias previamente registradas, pero a la vez introduce costos estimados de las actividades implicadas en el proyecto, buscando acortar el proyecto al condensar ciertos tiempos, para lograr un mnimo costo. Se podra definir como la tcnica que estima un tiempo probable y determina el costo de cada actividad de una red, con el fin de fijar el tiempo ms conveniente de comportamiento en la duracin de un proyecto, para lograr el mnimo costo posible. h. Auditorias: El trmino auditoria va ligado a la deteccin de fraudes. Las auditorias tienen muchas aplicaciones importantes, desde validar la honradez y justicia de los estados financieros, hasta proporcionar una base crtica para decisiones gerenciales. Existen dos tipos de auditoras: las externas y las internas. Auditoras Externas: Es un proceso de verificacin que implica la evaluacin independiente de las cuentas y los estados financieros de la organizacin. Se revisan los activos y los pasivos, as como tambin los informes financieros con el objetivo de verificar si estn completos y exactos. La auditoria es realizada por personal contable empleado por un despacho externo de contadores o por contadores contratados al efecto. Su labor consiste en verificar si la empresa, al preparar sus estados financieros y evaluar sus activos y pasivos, se ha ajustado a los principios contables generalmente aceptados y si los ha aplicado debidamente. La auditora externa se efecta cuando el perodo de operaciones de la organizacin ha concluido y los estados financieros estn terminados.
Auditoras Internas: Son realizadas por miembros de la organizacin. Su propsito es ofrecer garanta razonable de que los activos de la organizacin estn debidamente protegidos y de que los registros financieros son llevados con la precisin y la confiabilidad suficiente para preparar los estados financieros. Adems sirve a los directivos para evaluar la eficiencia de las operaciones de la organizacin y el desempeo de los sistemas de control. El alcance de las auditorias tambin puede variar, dependiendo del tamao y las polticas de la empresa.
Instituto Colombiano de Aprendi zaje INCAP 3.1.12 Fallas en el Proceso de Control: Normalmente la no consecucin de los objetivos fijados con anterioridad que han sido medidos y evaluados por un sistema de control deben expresarse con una explicacin que se fundamenta en la bsqueda de respuestas. El papel del analista debe ser objetivo y centrarse en las tcnicas utilizadas y los criterios que le fundamentan, para no caer en errores tpicos de la supervisin como son los siguientes: a. Cacera de Brujas: El sistema se encamina a la bsqueda de sntomas y culpables en vez de causas y posibles soluciones. Los sucesos imprevistos e inesperados provocan un mayor intento de explicacin que el resto", pero esto provoca que se trate de personificar el error en aras de encubrir otros que le dieron origen. b. Esparcimiento de la Responsabilidad: El Proceso de control puede no ser demasiado especfico e involucrar al total del personal el cual al sentirse atacado, lejos de apoyar el restablecimiento del equilibrio, reacciona negativamente. c. Obsesin: El Proceso de control se vuelve obsesivo, hay demasiadas inspecciones por lo que se vuelve costoso, creando, adems, un clima de baja confianza ya que limita la libertad individual para actuar y auto controlarse. d. Nostalgia: El sistema pone demasiado nfasis en lo que pas, se vuelve recursivo, lo que limita una efectiva toma de medidas correctivas. 3.1.13 El Control de Gestin: Definir el concepto de control de gestin implica considerar el desarrollo del mismo en su mbito administrativo, sin embargo la mayora coincide en que es un sistema dinmico e importante para el logro de metas organizacionales, estas provienen inicialmente del proceso de planeacin como requisito bsico para el diseo y aplicacin del mismo, dentro de ciertas condiciones culturales y organizacionales. Dentro de la descripcin y valoracin del control de gestin se especifican dos concepciones comunes aceptadas en el mbito administrativo, por un lado se tiene al control como necesidad inherente al proceso de direccin y por el otro, en un paradigma ms integral vinculado no slo a la direccin formal, sino a factores claves como la cultura, el entorno, la estrategia, lo psicolgico, lo social y la calidad, representados por los llamados enfoques psicosociales, culturales, macro sociales y de calidad. No basta con decir claramente a donde queremos llegar con nuestros esfuerzos y como lo vamos a realizar, es imprescindible establecer cules son para la organizacin aquellos factores crticos que hay que cuidar para tener xito, muchos de los cuales estn ntimamente ligados con las estrategias que se van a desarrollar. De ah que, si queremos tener dominio sobre lo que est ocurriendo, el control debe estar enfocado a evaluar el comportamiento de los factores crticos que inciden en el cumplimiento de las estrategias. As, el control debe ser flexible, ajustndose permanentemente a las cambiantes estrategias de la organizacin. El concepto de control bajo la perspectiva de calidad, incluye un conjunto de herramientas y tcnicas de verificacin de los procesos bsicos de la organizacin; entre ellas se tienen al control estadstico de procesos, control de la calidad total y la gestin de la calidad total. Sus principios se centran en la formacin y preparacin de los empleados, la unin entre directivos y empleados para la formulacin de estndares, el papel de la inspeccin por
Mdulo Gua Direccin y Control parte de los propios empleados de los resultados durante el proceso productivo y la revisin de los errores o desviaciones bajo la premisa de mejora continua.
3.1.14 Proceso Metodolgico para el desarrollo del sistema de control de gestin a. Diagnstico Institucional: Todo proceso de control de gestin comienza con el estudio propio del sistema a controlar. El diagnstico tiene como objetivo identificar posibles obstculos que puedan interferir en la eficacia del sistema, del mismo modo establecer si estn dadas las condiciones para la ejecucin del sistema propuesto e identificar los procesos claves para que el sistema opere sobre ellos y sus variables claves, a fin de garantizar en lo posible el xito organizacional. Generalmente los anlisis institucionales se orientan hacia el estudio estratgico de la organizacin, es decir identificando fortalezas y debilidades internas con su relacin al entorno amenazante o facilitador de resultados productivos, de igual manera analiza normas, sistemas financieros, cultura organizacional, estructura, capacidad estratgica, desempeo institucional de recursos humanos, entre otros. b. Identificacin de Procesos Claves: Luego de conocer como se encuentra el sistema a controlar, es necesario identificar los procesos claves para el xito empresarial, el control de gestin no acta sobre todos los procesos internos de la organizacin, sino por el contrario se centra en aquellos suficientemente importantes en el desempeo eficaz del sistema a controlar, van desde la situacin financiera, pasando por la situacin comercial, produccin, productividad, personal, servicios al cliente, relaciones con otros entes, eficacia, eficiencia, calidad, pertenencia, entre otros. c. Diseo del Sistema de Indicadores: De la identificacin de las reas claves, se originan los indicadores que van a permitir medir atributos de dichos procesos y tomar las decisiones pertinentes para su correccin. Un indicador se define como la relacin entre variables cuantitativas o cualitativas que permiten observar la situacin y las tendencias de cambio generadas en el objeto o fenmeno observado, respecto a los objetivos y metas previstas e influencias esperadas. 3.1.15 Condiciones que Influyen en el Control de Gestin El Entorno: Este puede ser estable o dinmico, variante cclicamente o completamente atpico. Una buena adaptacin del entorno facilitada en desarrollo en la empresa. Los Objetivos de la Empresa: Ya sean de rentabilidad, de crecimiento, sociales y ambientales. La Estructura de la Organizacin: Segn sea, funcional o divisional, implica establecer variables distintas, y por ende objetivos y sistemas de control tambin distintos. El Tamao de la Empresa: Esta condicin est relacionada con la centralizacin, mientras ms grande sea la empresa ms importante es descentralizarla, porque afecta la toma de decisiones debido a la gran cantidad de informacin que se maneja. La Cultura de la Empresa: Las relaciones humanas son muy importantes, y se debe incentivar y motivar al personal que labora en la empresa. 3.1.16 Fines del Control de Gestin
Instituto Colombiano de Aprendi zaje INCAP a. Informar: Es necesario transmitir y comunicar la informacin para la toma de decisiones e identificar los factores claves de la organizacin para as determinar cul es la informacin clave. El funcionario debe seleccionarla, obtenerla y transmitirla a travs de los canales formales de comunicacin de la estructura de la organizacin. La respuesta a las siguientes preguntas tienden a resolver problemas de estructura: Qu informacin se necesita?, Dnde se almacena?, De quin y a quin va?, Cmo evaluarla?, Cmo suplantarla? b. Coordinar: Encamina las actividades a realizar eficazmente a la obtencin de los objetivos. c. Evaluar: La consecucin de las metas u objetivos se logra gracias a las personas y su valoracin es la que pone de manifiesto la satisfaccin del logro. d. Motivar: El impulso y la ayuda es de mucha importancia para alcanzar las metas.
FDEH
TALLER DE APLICACIN
1. En la siguiente sopa de letras encontrar doce trminos que hablan de Control, identifquelos y explquelos.
E I T N C G L A H N T E L H R H J L H A T C I S E L S C I S E K Z E S F Z G I M I J C R T E N C U F R N T F D H O M L J H N C O G R O U F R J A F T D N C H S H A M T A S I U S O M S I F S I L O R T N D O V A L O R A G R E G A D O M M S R S L O S E J Z N J R A D N A T S E Z S H H G R F S R C E S T M V M A D F R G Q U R Z U S N F A S F E M Q A M U V M I V N A R F J M V N E N E N T O F L N A T O I Z H H M V Z E N J O O V A L I U H E S M L A N O I C A Z I N A G R O O I B M A C O G N G N G B Q B U O L T C Z O E H V H R N B R F H E N V H N Q V E E B F O O D L Z U A M G O R C F E I O H F O D A G E R G A R O L A V N A T O M J A I G H O Z D J M G E Z N V M C F J V J V E G F B I O A V I T C E R R O C N O I C C A N O I C A I V S E D L U M N D V M N U M A E F U H T J Q G H V D H J V A G B V B Q Z H N O O I V Q C I I V J C B R A R O J E M L B F V I A H B F C D B H S V U A M O G E O V M B M V C H M B V U Z N B M V U B I A N E N O N V A B N O I C A T N E M I L A O R T E R N Q F G N F M C
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2. Desarrolle un programa de control para el rea de mercadeo en una compaa que se dedica a la Prestacin de Servicio de Transporte de Pasajeros a Nivel Nacional.
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EDH. Estudiante Dice y Hace
TALLER DE APLICACIN PROYECTO DE SIMULACIN EMPRESARIAL
3. Desarrolle el programa de Control para el rea ms representativa de su empresa teniendo en cuenta:
3.1. Las Bases del Control 3.2. Evaluacin del Desempeo de los empleados 3.3. Pasos del Proceso de Control 3.4. Principios de Control 3.5. Tcnicas para el Control 3.6. El Control de Gestin
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- Anderson A.H. y Barker D. (1996) Effective Enterprise and Change Management. Oxford: Blackwell Publishers Ltd. - Beckhard R. (1992) Changing the Essence: the Art of Creating and Leading Fundamental Change in Organizations. San Francisco; London: Jossey-Bass. - Brooks E. (1980) Organizational Change. The Managerial Dilemma. London: The MacMillan Press Ltd. - Arthur Andersen (1998) Prcticas de Gerencia del Siglo XXI. Editorial La Palma. Espaa. - CHIAVENATO, Idalberto. Administracin: teora, proceso y prctica. Tercera edicin. Editorial Mc Graw-Hill Interamericana. Bogot, 2002. Pg. 114-135. www.monografias.com/.../direccin/direccin Monografias.com > Administracin y Finanzas > Recursos Humanos: http://www.monografias.com/trabajos13/cborgdef/cborgdef.shtml www.scribd.com/.../El-Proceso-Administrativo-Direccion-y-Control www.iae.edu.ar/pi/.../SistemasDireccionyControl.aspx www.emagister.com/.../planeacion-control-produccion-tps-61359.htm