Noções de Protocolo e Arquivo

CURSOS ON-LINE CONHECIMENTOS ESPECFICOS P/ CMARA
TCNICO LEGISLATIVO ATRIBUIO ASSISTENTE ADMINISTRATIVO

PROFESSOR JOS CARLOS
www.pontodosconcursos.com.br 1
Ol queridos amigos!

Hoje nosso ltimo encontro formal (porque vocs ainda podem me
acessar atravs do frum de discusses).

Espero que vocs tenham gostado das aulas, aproveitado os conceitos,
as dicas, os exerccios, se esforado ao mximo, enfim, que possam ter
um excelente aproveitamento na prova e que cheguem ao to desejado
objetivo, que obviamente a aprovao no concurso!

Como nosso ltimo encontro, gostaria de comear com um
pensamento:

Depois de muito meditar, cheguei concluso de que um ser humano
que estabelece um propsito deve cumpri-lo, e que nada pode resistir a
um desejo, a uma vontade, mesmo quando para sua realizao seja
necessria uma existncia inteira
Benjamin Disraeli

Conforme combinamos, hoje vamos conversar sobre noes de
protocolo e arquivo. Neste sentido, estudaremos sobre organizao,
alfabetao e mtodos de arquivamento; arquivos correntes e
intermedirios; arquivos permanentes; protocolos; noes bsicas de
tipologias documentais e suportes fsicos: microfilmagem, automao,
preservao, conservao e restaurao de documento.

Vale ressaltar que se trata de material de uso pessoal, no podendo ser
repassado a terceiros, em carter gratuito ou oneroso, seja impresso,
por e-mail ou qualquer outro meio de transmisso sob risco de violao
do estabelecido na Lei n. 9.610/1998 e no Cdigo Penal. Desde j
agradecemos a compreenso e estamos abertos para qualquer dvida
ou pendncia, tanto sobre o material quanto para qualquer outro
assunto relacionado ao concurso em questo.
Informamos, ainda, que o material baseia-se nas obras VIEIRA,
Sebastiana Batista. Tcnicas de Arquivo e Controle de Documentos.
Temas & Idias Editora: Rio de Janeiro 2005 - 3 Tiragem e
SCHELLEMBERG, T.R. Arquivos Modernos: Princpios e Tcnicas. Editora
FGV: Rio de Janeiro - 2005, que voc pode adquirir em qualquer livraria
caso deseje aprofundar-se no assunto.


Aula 03 Noes de protocolo e arquivo

Sumrio:

1. Arquivo.....................................................................................................................2
1.1. Documentos Sigilosos.................................................................................................6
1.2. Princpios norteadores da arquivologia.......................................................................7
1.3. Gesto de documentos.................................................................................................7
2. Organizao....................................................................................................................9
3. Mtodos de Arquivamento...........................................................................................12
3.1. Alfabtico..................................................................................................................13
3.2. Numrico...................................................................................................................15
3.3. Assunto (ou ideogrfico)...........................................................................................17
3.4. Geogrfico.................................................................................................................19
4. Arquivos correntes........................................................................................................20
5. Arquivos Intermedirios...............................................................................................25
6. Arquivos Permanentes..................................................................................................26
7. Noes bsicas de tipologias documentais e suportes fsicos......................................28
7.1. Microfilmagem..........................................................................................................28
7.2. Automao.................................................................................................................31
7.3. Preservao e Conservao.......................................................................................31
7.4. Restaurao................................................................................................................34
8. Protocolos.....................................................................................................................35
9. Bibliografia:..................................................................................................................37

1. Arquivo

O Homem desde os mais remotos tempos precisou registrar sua
existncia, deixar informaes, ou por necessidade de sobrevivncia ou
por prazer. Assim foram aparecendo os documentos.

Documento tudo que registra uma informao independente do valor
que a ela venha a ser atribudo.

No direito antigo, antes do surgimento do papel, as palavras tinham
peso, serviam como documentos, mas com o tempo foram surgindo
meios de registro da informao mais difundidos de forma que a
confisso, que era a rainha das provas, foi cedendo lugar a tijolos,
tbuas, pergaminhos, folhas, papiros, marfim, cortia e papel.

A inveno do papel facilitou a produo de documentos. Outras
invenes, como a mquina de escrever, o carbonos, e as fotocpias
contriburam grandemente para a proliferao de documentos.

Um arquivo produzido em suporte tradicional de papel por diferentes
nveis de pessoas sem nenhum critrio de arrumao, arranjo e
descrio levar um tempo considervel para poder ser transportado
para algum meio magntico, e, pode ainda haver a impossibilidade por
falta de qualidade tcnica.

Dica: nos arquivos so encontrados documentos textuais produzidos e
conservados com objetivos funcionais e preservados como um conjunto
e no como unidades isoladas.

O cuidado com o tratamento dado aos documentos pelas empresas foi
infinitamente menor do que o necessrio para manter pelo menos
separada a documentao de valor histrico ou legal e muito pouco se
provou de fatos importantes.
Em um grande nmero de empresas j se constatou que a
documentao no apresenta condio de microfilmagem, por falha no
planejamento, falta de conservao, escolha errada dos papis e outros.
Para que haja garantia de que a Empresa seja defendida e tambm o
direito do cidado, importante que haja, desde a fundao,
preocupao com a figura do arquivo.

Os arquivos, embora ainda desprezados e desconhecidos, so sem
dvida os guardies do elemento que moveu, move e mover o mundo:
a informao. Do papiro ao micro, do mais antigo ao mais moderno
meio de armazenamento, o que precisamos? Da informao: como
cultura, como estudo, como tcnica, como histria, como estatstica,
como prova, como progresso.
Seguramente a humanidade no teria evoludo se no houvesse registro
das informaes e a cada dcada, sculo e milnio que ela avana
necessita mais e mais desse precioso documento.

Antes de continuar, gostaria de destacar algumas definies:

Arquivo o conjunto de documentos que, independentemente da
natureza ou do suporte, so reunidos por acumulao ao longo das
atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas.

Arranjo documental resume-se ordenao dos conjuntos
documentais remanescentes das eliminaes.

Gnero documental a reunio de espcies documentais que se
assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e
o formato, e que exigem processamento tcnico especfico e, por vezes,
mediao tcnica para acesso.

So considerados Documentos arquivsticos digitais: as planilhas
eletrnicas, as mensagens de correio eletrnico, os stios na Internet, as
bases de dados e textos, imagens fixas, imagens em movimento e
gravaes sonoras.

Classificao a seqncia de operaes que, de acordo com as
diferentes estruturas, funes e atividades da entidade produtora visam
a distribuir os documentos de um arquivo.

Dica: Classificao ou arranjo? No meio arquivstico brasileiro, foi
consagrada a distino entre classificao e arranjo. De acordo com
tal distino, a classificao corresponderia s operaes tcnicas
destinadas a organizar a documentao de carter corrente, a partir
anlise das funes e atividades do organismo produtor de arquivos. Por
seu turno, o arranjo englobaria as operaes tcnicas destinadas a
organizar a documentao de carter permanente.

O procedimento tcnico de classificao alcana, portanto, os tipos
documentais (identifica-os e articula-os entre si), mas considera
sobretudo a forma e as razes que determinaram sua existncia (como
e por qu foram produzidos). J a ordenao aborda os tipos
documentais especialmente do ponto de vista das consultas que lhes
forem feitas.

Plano de Classificao ou Quadro do Arranjo? - Como decorrncia
da distino tradicional de classificao e arranjo, os esquemas ou
quadros gerais que os expressam costumam ser denominados
diferentemente: plano de classificao (para os documentos de carter
corrente) e quadro de arranjo (para os documentos de carter
permanente). Ambos, porm, tm a finalidade do traduzir visualmente
as relaes hierrquicas e orgnicas entre as classes definidas para a
organizao da documentao. Vale destacar que, no caso de
documentao de carter permanente, as classes ganham nomes
especficos: grupos, subgrupos a sries.

Veja como esse assunto foi cobrado na prova elaborada pela FCC para o
concurso do Ministrio Pblico da Unio para o cargo de Analista de
Documentao em 2007:

Questo 1: (FCC MPU Analista de documentao 2007) O
esquema segundo o qual se organizam os arquivos permanentes
conhecido como
a) notao binria
b) reintegrao
c) quadro de arranjo
d) termo de encerramento
e) sucesso arquivstica

Estamos falando do quadro de arranjo (letra c).

Vejamos as outras definies:
Notao o cdigo de identificao que permite a ordenao ou
localizao das unidades de arquivamento. Tambm chamado cota. Se
em vigor e formulado de acordo com a Norma Geral Internacional de
Descrio Arquivstica - ISAD(G), equivale a cdigo de referncia.

Reintegrao - Reconduo de arquivos e/ou documentos ao fundo ou
arquivo a que pertencem.

Termo de encerramento - Conjunto de informaes lanadas ao final
de um registro, que o validam, delas podendo constar o nmero de
folhas, a finalidade, a data e o nome da autoridade validadora.

Sucesso arquivstica - Transferncia da propriedade legal de
arquivos, resultante de mudanas da soberania territorial, da diviso
administrativa de estados e municpios ou do direito de sucesso,
prprio das pessoas fsicas ou jurdicas.

1.1. Documentos Sigilosos

De acordo com a Resoluo da Cmara dos Deputados n 29, de 1993,
que dispe sobre documentos sigilosos, na Cmara dos Deputados:
Ostensivo o documento emitido, recebido ou apresentado que
tramita e arquivado sem qualquer marca de sigilo.
Sigiloso qualquer material impresso, datilografado, gravado,
informatizado, desenhado, manuscrito ou fotografado, classificado
como tal e que deva ser de acesso restrito, por motivo de
segurana e interesse da sociedade, do Estado ou do cidado.
Classificar atribuir grau de sigilo a um documento, em virtude
de seu contedo. So graus de sigilo:
o secreto: para documentos que requeiram elevadas medidas
de segurana e cujo teor ou caractersticas s possam ser do
conhecimento de pessoas que, embora sem ligao ntima
com seu contedo e manuseio, sejam autorizadas a deles
tomarem conhecimento em razo do desempenho de cargo
ou funo;
o confidencial: para documentos cujo conhecimento por
pessoa no autorizada possa dificultar o trmite e o
desenvolvimento da ao administrativa ou ser prejudicial
aos interesses nacionais, de entidades, ou de indivduos;
o reservado: para os documentos que no devam ser do
conhecimento do pblico em geral, no interesse do servio.
Prazo de sigilo o perodo durante o qual se veda o acesso
informao contida em documentos classificados. Os prazos,
variando conforme o grau de sigilo, so:
o secreto: 15 anos;
o confidencial: durante o trmite do documento ou, aps
ultimado, 5 anos;
o reservado: durante o trmite do documento ou, aps
ultimado, 2 anos.

Importante! Vencido o prazo de sigilo o documento perder esse
carter, passando a receber tratamento idntico ao dos documentos
ostensivos.

1.2. Princpios norteadores da arquivologia

Princpio da territorialidade
O princpio segundo o qual os arquivos pblicos de um territrio,
seguem o destino deste ltimo. (ROUSSEAU & CULTURE)

Princpio da provenincia
Consiste em deixar agrupados, sem misturar com outros, os arquivos
(...) provenientes de uma administrao, de um estabelecimento ou de
uma pessoa fsica ou moral(...).(ROUSSEAU & CULTURE)
Significa reunir os documentos provenientes da administrao de uma
instituio ou de uma pessoa fsica ou jurdica determinada sem mescl-
los a outros fundos.

Teoria das trs idades ( ciclo vital dos documentos)
Assenta nas etapas de vida dos documentos (ROUSSEAU & CULTURE)
Ciclo Vital dos documentos - sucesso de fases por que passam os
documentos, desde o momento em que so criados at a sua destinao
final.
As etapas so: arquivos correntes, intermedirios e permanentes.

Princpio da finalidade
Servir administrao

Princpio de Arranj o de Arquivos
Ordenao de grupos de documentos, uns em relao aos outros,
visando ao ordenamento das peas individuais dentro dos grupos. (R.
T. Schellenberg).

1.3. Gesto de documentos

De acordo com a Lei Federal n. 8.159 de 08.01.91, Gesto de
documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas
referentes s atividades de produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando
a sua eliminao ou recolhimento para guarde permanente.

De acordo com o dicionrio Arquivstico, o conjunto de medidas e
rotinas visando a racionalizao e eficincia na criao, manuteno,
uso primrio e avaliao de documentos de Arquivo.

Objetivos
Assegurar com eficincia a produo, administrao, manuteno
e destinao de documentos;
Garantir que a informao esteja disponvel aos cidados;
Assegurar o descarte dos documentos que no tenham valor
administrativo fiscal, legal ou para pesquisa cientfica;
Assegurar o uso adequado da microgrfica, processamento
automatizado dos dados e outras tcnicas avanadas de gesto da
informao;
Contribuir para o acesso e preservao dos documentos
considerados para guarda permanente por seus valores histrico e
cientfico.

Dica: As trs fases bsicas da gesto de documentos so: produo,
utilizao e avaliao e eliminao.

Produo otimizao na criao dos documentos, evitando-se a
produo daqueles no essenciais, diminuindo o volume a ser
manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o
uso adequado dos recursos de reprografia e de automao.
Utilizao Refere-se a tramitao dos documentos, necessria ao
cumprimento de sua funo administrativa, assim como sua guarda
aps cessar seu trmite.
Avaliao e destinao Atividades de anlise, seleo e determinao
de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os
documentos a serem eliminados e quais sero preservados.

Um programa de gesto de documentos inclui as seguintes atividades e
operaes:
Gesto de correspondncia.
Elaborao e gesto de fichas e formulrios.
Fixao de prazos de guarda dos documentos.
Implantao de sistemas de arquivo.

Veja como esse assunto foi cobrado na prova elaborada pela FCC para o
concurso do Ministrio Pblico da Unio para o cargo de Analista de
Documentao em 2007:

Questo 2: (FCC MPU Analista de documentao 2007) Ao
conjunto de medidas e rotinas visando racionalizao e eficincia na
criao, tramitao, classificao, uso primrio e avaliao de
documentos de arquivo costuma-se denominar:
a) sistema de informaes
b) gesto de documentos
c) base de dados
d) cincia da informao
e) gerenciamento de dados

Conforme estudados, a resposta a letra b gesto de documentos.

2. Organizao

O arquivista deve selecionar e formar cuidadosamente o seu pessoal
planejar o trabalho, definir os mtodos e diretrizes a seguir, e em geral,
de desenvolver uma organizao eficaz.

O objetivo bsico facilitar e agilizar a consulta aos documentos, pois,
mesmo no que se refere a uma mesma atividade, e em relao a um
mesmo tipo documental, os documentos atingem um volume
significativo. A adoo de um ou mais critrios de ordenao para uma
srie documental permite evitar, em princpio, que, para a localizao de
um nico documento, seja necessria a consulta de dezenas ou
centenas de outros.

Por mais variados que sejam, os documentos costumam apresentar
elementos caractersticos comuns: suporte, forma, formato, gnero,
espcie, tipo e contexto de produo. Para maior clareza, convm
examinar as definies tcnicas:

Analise a questo elaborada pela FCC para o concurso do TCE/Paraba,
para o cargo de Agente de documentao em 2006:

Questo 3: (FCC TCE/Paraba Agente de documentao 2006) Os
documentos apresentam elementos caractersticos comuns que so
considerados para a sua organizao, entre eles:
a) carter corrente, temporrio e permanente
b) suporte, formato, espcie e contexto de produo
c) primrios, secundrios, tercirios e quatemrios
d) catlogos, guias, repertrios e ndices
e) impressos, eletrnicos, virtuais e objetos

Conseguiu visualizar? A resposta a letra b.

A adoo de uma determinada forma de ordenao est longe de ser
uma obviedade. Alm de ter de considerar os interesses dos usurios e
a prpria perspectiva de avaliao e eliminao de documentos, o
arquivista deve verificar se a ordenao adotada no cria dificuldades
para os funcionrios que ficaro diretamente incumbidos dela. Por tudo
isso, deve-se optar, tanto quanto possvel, por formas simples de
ordenao.
A ordenao feita com base nos elementos informativos contidos nos
documentos. De forma geral (e sempre dependendo do tipo documental
em questo), os elementos informativos mais comumente tomados
como referncia para a ordenao so:
a) Nmero do documento (atribudo pelo emissor ou pelo receptor);
b) Data;
c) Local de procedncia;
d) Nome do emissor ou do destinatrio;
e) Objeto ou tema especfico do documento.

Se os documentos a serem ordenados forem relatrios anuais de
atividades da entidade, mais provavelmente sero consultados de
acordo com a data, e, portanto, ordenados cronologicamente. Se forem
relatrios mensais de atividades de funcionrios, elaborados por eles e
dirigidos ao superior, os documentos podero ser ordenados
cronologicamente e alfabeticamente: divididos em meses, e dentro de
cada ms, por nome de funcionrio (caso, para a entidade, seja
importante acompanhar sistematicamente as atividades de cada
funcionrio, a ordenao poder ser invertida: alfabeticamente, por
nome de funcionrio, sendo os relatrios de cada um ordenados
cronologicamente). Se forem plantas de construes residenciais
aprovadas no municpio, podero ser ordenadas cronologicamente e
alfabeticamente (pelo nome do projetista/construtor, pelo nome do
proprietrio ou por ambos os nomes, definindo-se apenas o elemento
informativo que deve preceder ao outro). Se forem portarias e
resolues, devero ser procuradas pelo nmero (ordenao numrica
simples); podero ainda ser procuradas conforme o seu assunto ou
tema estrito, o que exigir a confeco de um vocabulrio controlado
que preveja os temas mais regulares ou provveis e os transforme em
descritores (ento, as portarias sero reunidas conforme esses
descritores e distribudas sucessivamente, na ordem alfabtica dos
descritores). Neste ltimo exemplo, caberia verificar o tipo de busca
mais importante; se o nvel de importncia fosse praticamente
equivalente, seria conveniente a elaborao de um ndice remissivo
(temtico, se a ordenao fosse numrica; numrico, se a ordenao
obedecesse a critrio temtico).

3. Mtodos de Arquivamento

O mtodo de arquivamento deve ser escolhido pela organizao de
acordo com a sua estrutura. determinado pela natureza dos
documentos a serem arquivados.

No existe uma classificao universal para os arquivos. Cada instituio
dever adotar a sua classificao.

Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura mecnica
em relao qual os documentos devem ser arranjados. Pelo uso de
smbolos ou de outro meio, indicam a ordem em que as unidades de
arquivamento devem ser agrupadas. Mas ajudam pouco no que
concerne determinao dos cabealhos de assuntos sob os quais
certos papis ou pastas devam, mais acertadamente, ser colocados.
Esse processo que envolve uma grande parte de julgamento subjetivo
o processo de classificao.

Os documentos podem ser eficazmente arranjados em quase todos os
sistemas de arquivamento. De modo geral, no entanto, qualquer
sistema de arquivamento, no importa qual seja, pode apresentar
resultados satisfatrios se for adequadamente aplicado. A insuficincia
do arquivamento deve-se, com mais freqncia, a falhas humanas do
que as falhas do sistema.

3.1. Alfabtico

O mtodo alfabtico o que arquiva as unidades, que se refiram
pessoas, assuntos ou lugares, em seqncia alfabtica.
O mtodo alfabtico se as letras forem importantes no momento de
arquivar e pesquisar. No um mtodo muito seguro devido aos
problemas de grafia. Embora existam regras de alfabetizao, o mtodo
no bem entendido por qualquer pessoa.

O sistema de simples alfabetao de assuntos pode ser modificado de
vrias maneiras para se obter um melhor agrupamento dos
documentos. A primeira maneira estabelecer cabealhos padronizados,
de modo que no haja entradas separadas para assuntos correlatos.
Assim, o principal cabealho de assunto pode ser subdividido em
diversos cabealhos subordinados. Estes podem ser indicados como
cabealhos principais. Por exemplo, o cabealho principal
COMUNICAES pode ser subdivido nos cabealhos secundrios e
tercirios de
Correio
Correspondncia
Telecomunicaes

A inter-relao dos cabealhos de assuntos subordinados e os
cabealhos de assuntos principais pode ser indicada por nmeros. Outro
sistema semelhante, conhecido como alfanumrico, usa letras do
alfabeto para designar os cabealhos principais de assuntos e nmeros
para indicar os cabealhos subordinados. O uso do sistema assunto-
numrico pode ser ilustrado da seguinte maneira:

COMUNICAO
1. Correio
2. Correspondncia
3. Telecomunicao

A inter-relao dos cabealhos de assuntos subordinados e os
cabealhos principais podem tambm ser indicados por smbolos
alfabticos que surgiram os assuntos. Esse sistema, conhecido como
sistema mnemnico pode ser ilustrado da seguinte maneira:

A ADMINISTRAO
Ae Administrao de Edifcios e Jardins
Ag Administrao Geral
Agl Administrao Geral, Legislao
Ap Administrao de Pessoal

A relao dos cabealhos de assuntos subordinados com os cabealhos
de assuntos principais pode tambm ser indicada por smbolos tirados
dos nomes das unidades da organizao. Esse sistema, conhecido como
sistema orgnico, pode ser ilustrado da seguinte maneira:

E DIVISO DE ELETRICIDADE

ER Seo de Medidas e de Resistncia
EI Seo de Induo e Capacitncia
EE Seo de Instrumento Eltricos
EM Seo de Medidas Magnticas

Esse sistema vem sendo empregado com xito pelo Servio Nacional de
Normalizao (National Bureau of Standards). O seu empregado deve
limitar-se organizao cujas estruturas sejam estveis e onde as
funes sejam perfeitamente definidas.

Dica: O mtodo alfabtico um mtodo direto que dispensa ndices
auxiliares para a localizao dos documentos.

A ordenao alfabtica pode gerar dvidas em algumas situaes
especficas, sobretudo quando tiverem de ser ordenados nomes de
pessoas fsicas e jurdicas. Nestes casos, so seguidas as regras
clssicas de alfabetao:
1) Nomes de pessoas fsicas so registrados de forma invertida, com
entrada pelo nome de famlia;
2) Nomes de famlia compostos por substantivo mais adjetivo, ou unidos
por hfen, so considerados no seu conjunto;
3) Nomes de famlia que designam entidades religiosas (santos ou
santas) tambm so considerados integralmente;
4) Prenomes ou nomes de empresas abreviados devem ter precedncia;
5) Artigos e preposies devem ser desconsiderados;
6) Nomes que designam grau de parentesco, (Filho, Neto, Sobrinho) so
considerados apenas quando o nome de famlia no for suficiente para
realizar a ordenao;
7) Nomes espanhis tm entrada pelo penltimo nome de famlia;
8) Nomes orientais no so invertidos;
9) Ttulos (Prof., Dr., Ministro etc.) so desconsiderados;
10) Nomes de entidades so registrados tal como se apresentam;
11) Eventos (como congressos, reunies, seminrios) tm entrada pelo
seu nome, sendo o nmero de sua edio considerado apenas quando o
nome do evento no for suficiente para realizar a ordenao.

3.2. Numrico

O mtodo numrico o que arquiva as unidades em seqncia numrica

O mtodo numrico se os nmeros forem importantes no momento de
arquivar e pesquisar. o mtodo mais seguro, j que nmero no tem
sinnimos.

O sistema numrico simples imprprio, sobretudo para o manuseio
de arquivos nominais, isto , que podem ser identificados em relao a
pessoas ou entidades. um sistema que obriga a elaborao de ndices
alfabticos que no se fazem necessrios se as pastas so arquivadas
em ordem alfabtica, pelos prprios nomes. Esse sistema resulta no
arquivamento de documentos de um correspondente especfico em
pastas separadas cujo contedo assim, em geral, muito escasso. Tal
sistema dificulta a pesquisa pela subdiviso excessiva dos documentos,
tornando difcil encontrar uma determinada pasta de que se venha a
precisar.
O sistema numrico simples, entretanto, foi tambm usado muito cedo
e de maneira muito eficaz no tratamento de processos (case files). Estes
podem ser definidos como unidades de arquivamento que contm todos
os documentos pertinentes a uma determinada operao. Aparecem
muitas vezes no decorrer de atividades legais, controladoras e de
investigao de um governo.
Um bom exemplo de um processo (case file) ser, digamos, um que se
refira a uma questo trabalhista. Nessas questes so envolvidas, como
adversrias, no mnimo duas partes; podero envolver muitos assuntos
como os vrios pontos questionados, e muitos tipos de documentos
podem ser criados, tais como atas, minutas, regulamentos. Os case files
normalmente se relacionam com transaes que envolvem uma
variedade de assuntos que so objeto de interesse de muitos indivduos
ou entidades e que consistem em diversos tipos de documentos. No
podem, portanto, ser facilmente arranjados, seja por nomes ou
assuntos, seja por tipos de documentos. Podem ser arquivados com
mais facilidade na ordem consecutiva em que as transaes a que se
referem so iniciadas e, se forem numerados medida que so
arquivados, os nmeros serviro de chaves para ndices.
Esse sistema pode ser ilustrado da seguinte maneira:
1. educao
2. comunicaes
3. contabilidade
4. pessoal
5. material
6. organizao
7. finanas
8. publicaes
9. relatrios
10. legislao

Dica: O mtodo numrico simples tem ampla aplicao nos arquivos
especiais e especializados.

Desse sistema de numerao simples surgiu o sistema dplex.
proporo que os documentos aumentavam em quantidade e variavam
os assuntos, os diversos cabealhos principais foram subdivididos em
relao aos cabealhos subordinados. A esses cabealhos subordinados,
atribuam-se nmeros que eram acrescentados aos que haviam sido
atribudos aos cabealhos principais. Assim, temos, por exemplo:
2. Comunicaes
2.1. Correio
2.1.1. Porte

3.3. Assunto (ou ideogrfico)

Mtodo por assunto utilizado para documentos de espcies que sirvam
para variados assuntos. Neste caso, os documentos so arquivados
misturados (cartas, ofcios, listas, fax, recebidos, expedidos, originais,
cpias etc).

O objetivo da classificao por assunto o desenvolvimento das
atividades de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma
de agilizar sua recuperao e facilitar as tarefas arquivsticas
relacionadas com a avaliao, seleo, eliminao, transferncia,
recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho
arquivstico realizado com base no contedo do documento, o qual
reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informao nele
contida.

O mtodo por assunto tratado alfabeticamente pode ser:

Enciclopdico Os assuntos secundrios ficam mais afastados da
margem que os principais, demonstrando uma subordinao.
Exemplo:

Veculos
Prprios
Quitados
Alienados
Alugados

Dicionrio os assuntos so dispostos alfabeticamente, obedecendo-se
somente seqncia de letras.

Indiscutivelmente o mtodo por assunto, representado por palavras
dispostas alfabeticamente, um dos mais difceis processos de
arquivamento, pois, consistindo em agrupar as pastas por assunto,
apresenta a dificuldade de se escolher o melhor termo ou expresso que
defina o assunto. Temos o vocabulrio todo da lngua nossa disposio
e justamente o fato de ser to amplo o campo da escolha nos dificulta a
seleo acertada, alm do que entra muito o ponto de vista pessoal do
arquivista, nesta seleo.

3.3.1. Classificao Decimal

Os sistemas classificados diferem dos sistemas numricos e alfabticos
porque tentam reunir todos os documentos numa ordem lgica. Pelos
sistemas numricos as unidades de arquivamento, como j vimos, so,
em geral, simplesmente agrupadas numa seqncia numrica
consecutiva e nos sistemas alfabticos, em seqncia alfabtica. Por
alguns desses sistemas, bem verdade, as unidades de arquivamento
podem ser reunidas, segundo uma inter-relao lgica, com outras, sob
os cabealhos principais de assunto. Mas essa racionalizao limita-se a
documentos agrupados sob tais cabealhos.

Os sistemas classificados originam-se na classificao decimal para o
arranjo de livros idealizados em 1873 pelo bibliotecrio americano Melvil
Dewey. A premissa de Dewey era de que todo o conhecimento humano,
e os livros a este relativos, podiam ser divididos nas 10 classes
seguintes:

000 Obras gerais
100 Filosofia
200 Religio
300 Sociologia
400 Filosofia
500 Cincias Puras
600 Cincias Aplicadas
700 Belas-Artes
800 Literatura
900 Histria

Fizeram-se vrias adaptaes do Sistema Decimal Dewey para
documentos. Em exemplo de sua aplicao correspondncia o
seguinte:

400 MINAS E MINERAIS
410 ENGENHARIA E MINAS
411 Trabalho de minas
411.1 Minas de metal
411.11 Minas de ouro
411.111 Depsito aluvial de minrios
411.111.1 Valas e calhas

3.4. Geogrfico

Este mtodo muito aconselhvel quando desejamos ordenar a
documentao de acordo com a diviso geogrfica, isto , de acordo
com os pases, estados, cidades, municpios etc.

o mais indicado para os casos em que consideramos a procedncia ou
o local como elemento principal em um documento. Exige sempre duas
classificaes: nome do local (pas, cidade ou estado) e mais o nome do
elemento do documento correspondente.

Observaes

Na escolha dos sistemas, os seguintes pontos devem ser observados.

PONTO 1. O sistema deve ser simples. Prefira um sistema simples de
assunto a um sistema assunto-numrico, sempre que os documentos
sejam de pequeno volume e restrito quanto ao alcance dos assuntos
tratados. Os smbolos usados em sistemas mais complexos servem a
dois propsitos:
a) indicar aos pesquisadores onde foram arquivados determinados
documentos ou, por meio de referncia cruzadas, onde esto arquivados
os documentos correlatos;
b) indicar aos classificados onde os documentos devem ser arquivados.
Os smbolos aumentam em importncia medida que o volume e a
complexidade dos documentos aumenta.

PONTO 2. O sistema deve ser flexvel. Os smbolos no devem estar
vinculados a coisas sujeitas a alteraes, como sejam as unidades
orgnicas em constantes modificaes nas administraes modernas. O
sistema mnemnico, por isso, tem uma aplicao muito limitada nos
documentos modernos.

PONTO 3. O sistema deve admitir expanses. Deve permitir a insero
de novos cabealhos principais para atender aos documentos que
resultem de novas atividades, bem como permitir a diviso dos
cabealhos principais medida que os documentos relativos s
atividades se tornem mais complexos. Tanto o sistema assunto-
numrico quanto o dplex-numrico permitem essa expanso. O
sistema alfanumrico, por outro lado, no permitem acrscimos de
novos cabealhos principais alm de 26. O Sistema Decimal de Dewey
limita o nmero de assuntos primrios, secundrios e tercirios a 10,
mas permite a expanso de nmeros indefinidamente depois do ponto
decimal.

4. Arquivos correntes
(Arquivo de primeira idade)

o conjunto de documentos em tramitao ou no, que pelo seu valor
primrio objeto de consultas freqentes pela entidade que o produziu,
a quem compete sua administrao.
Perodo de atividade - o perodo durante o qual os documentos so
indispensveis manuteno das atividades quotidianas de uma
administrao. Devem permanecer o mais perto possvel do utilizador
ou, se estiverem em memria de computador, ser fcil e rapidamente
acessveis.

Dica: Os arquivos correntes tambm so conhecidos como ativos ou
vivos.

A organizao dos arquivos como pressuposto bsico para a Qualidade,
deve ser iniciada nos arquivos correntes, continuada nos intermedirios
e mantida no central.
As atividades de arquivo corrente devem ser executadas por pessoas
comprometidas com o servio como um todo, no s no momento da
prova.
Conforme vimos, denominamos o arquivo corrente o conjunto de
documentos que por vrios motivos permanece prximo de ns,
prximo e de fcil acesso.
Os motivos mais citados so:
Documentos cujos assuntos no esto encerrados, esto
em litgio ou simplesmente em andamento;
Documentos cujo volume e assunto no justifica transferir
para ARQUIVO INTERMEDIRIO ou CENTRAL;
Documentos consultados com freqncia como leis,
regulamentos, manuais, plantas, etc.
Documentos que servem de instrumentos como catlogos,
ndices, listas, relatrios, etc.
Os documentos de arquivos correntes devem ser organizados de
modo que passem para o arquivo intermedirio ou central, sem
necessitar mudanas na estrutura.

Conforme se pode entender, o arquivo corrente o comeo de
tudo. nesta fase que tudo pode ser feito para alcanar a qualidade na
informao que vai servir de base a toda tomada de deciso da
Organizao. nesta fase que:
Se escolhe o mtodo de arquivamento;
Se classifica;
Se avalia;
Se transfere ou
Se elimina.

Dica: Arquivo corrente o conjunto de documentos estreitamente
vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou
recebidos no cumprimento de atividades-meio e atividades-fim e que se
conservam junto aos rgos produtores em razo de sua vigncia e da
freqncia com que so por eles consultados.

A administrao dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo fazer
com que os documentos sirvam s finalidades para as quais foram
criados, da maneira mais eficiente e econmica possvel e concorrer
para a destinao adequada dos mesmo, depois que tenham servido a
seu fins.
Os documentos so eficientemente administrados quando, uma vez
necessrios, podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou
confuso; quando conservados a um custo mnimo de espao e
manuteno enquanto indispensveis s atividades correntes; e quando
nenhum documento preservado por tempo maior do que o necessrio
a tais atividades, a menos que tenham valor continuo para pesquisa e
outro fins.

Importante: Os objetivos de uma administrao eficiente de arquivos s
podem ser alcanados quando se dispensa ateno aos documentos
desde de sua criao at o momento em que so transferidos para um
arquivo de custdia permanente ou so eliminados.

A administrao de arquivos preocupa-se, assim, como todo o perodo
de vida de maioria dos documentos. Luta para eliminar a sua criao e,
por esse motivo, vemos defensores do controle da natalidade no
campo da administrao de arquivos correntes como se encontram no
campo da gentica humana. Exerce um controle parcial sobre o uso
corrente dos documentos e ajuda a determinar os que devem ser
destinados ao inferno de incinerador, ou ao cu de um arquivo
permanente, ou ao limbo de um depsito intermedirio.

O aspecto mais importante da administrao de arquivos correntes
relaciona-se com o uso dos documentos no curso das operaes. Pouco
se faz dentro de uma repartio que no se torne objeto de um
documento. Tanto os administradores de cpula, que tratam dos
principais programas, quanto os funcionrios de categorias inferiores,
que executam operaes de rotina, precisam de documentos no seu
trabalho.
As espcies de documentos necessrios nos dois casos podem ser
diferentes, mas so to importantes no topo como no primeiro degrau
da hierarquia administrativa. Na cpula, os documentos no s do
estimulo inicial, como fornecem tambm as informaes bsicas para
decises executivas. Sobre cada problema tratado reunir-se-o
documentos de muitas fontes e de muitos tipos: correspondncias,
memorandos e similares, nos quais o problema ser inicialmente
exposto; tabelas e anlises estatsticas, relatrios de planos de trabalho
e de atividades executadas que contenham a informao necessria
para se tornar decises; circulares, memorandos e outras diretrizes de
processamento e de poltica que sirvam como um meio de controle
administrativo de documentos selecionados de atos anteriores, que
sirvam como precedentes dando consistncia aos mtodos da
administrao.
No nvel de execuo onde se processa, de fato, a maior parte do
trabalho onde os atos relativos a pessoas especficas, entidades ou
assuntos so realmente executados -, os documentos so necessrios
para transmitir, de cima para baixo, a orientao e os processo a serem
seguidos, e, de baixo para cima, o relato das realizaes e execues e,
ainda, para registrar todas as fases dos atos da administrao em
relao s partes envolvidas em suas operaes.

A tarefa mais difcil da administrao de documentos prende-se aos
documentos mais valiosos. Quanto mais importante ou valiosos, mais
difcil se torna administr-los.

Os documentos importantes so difceis de classificar para uso corrente.
Os que fixam uma poltica nem sempre podem ser identificados como
tal, quando so inicialmente expedidos. As decises de poltica surgem
em relao a determinados casos e, assim, os documentos referentes a
elas podem ser arquivados intercaladamente com outros que no
apresentam valor duradouro, mas tambm so relativos aos mesmos
casos com que estavam inicialmente ligados aqueles documentos. Os
documentos referentes a diretrizes e normas de um modo geral
distintos de assuntos especficos so difceis de reunir para se
organizar em unidades de arquivamento e difceis de identificar de
forma que seu valor torne evidente. Por outro lado, os documentos
sobre operaes de rotina so facilmente classificveis.

Os documentos de importncia so difceis de ser retirados de circulao
uma vez terminado seu uso corrente. Aqueles que estabelecem
diretrizes e normas no se tornam obsoletos ou no-correntes to logo
cessam as atividades que os originaram. As orientaes neles
continuam, muitas vezes, em vigor. E mesmo que estas sejam
substitudas, os documentos que contm servem justificar e explicar a
mudana. Tais documentos so assim, difceis de ser afastados porque
no fcil precisar o seu perodo de utilidade administrativa. Por outro
lado, os que apenas evidenciam a execuo da poltica e normas
tornam-se no-correntes to logo todos os atos semelhantes, no caso
particular, tenham sido executados. O trmino das operaes de rotina
, comumente, claro e definido. Os documentos importantes alem disso,
so difceis de reunir para serem preservados num arquivo de custdia
permanente, porque muitos deles tm que ser segregados de uma
grande massa de documentos insignificantes onde se acham submersos,
e comum fazer-se essa separao aps perderem os documentos o valor
para as operaes correntes, quando j se tornou obscura a sua
identificao.

Importante: A eficcia de um programa de administrao de
documentos correntes depende do zelo e da competncia pessoal.
Quanto mais honesto e habilitado o pessoal, mais eficazmente sero os
documentos classificados e arquivados para uso corrente. Quanto mais
bem classificados, mais facilmente poder-se- dar-lhes um destino final,
depois de haverem servido s atividades correntes. Quanto melhor o
pessoal, mais segura a avaliao dos documentos para fins de
destinao. O grau de excelncia dos julgamentos feitos depende da
competncia profissional e da maneira mais ou menos perfeita pela qual
se analisa os documentos.

Responda a questo elaborada pela FCC para o concurso do TRT 17
Regio para o cargo de Analista Judicirio Arquivologia em 2004:

Questo 4: (FCC - TRT 17 Regio - Analista Judicirio 2004) Dentre
os fatores que definem os arquivos correntes, distinguindo-os dos
intermedirios e permanentes esto
a) a autuao e a prescrio
b) os usos jurdicos e cultural
c) a vigncia e a freqncia de uso
d) o valor primrio e o valor secundrio
e) as datas tpica e cronolgica
Aprendemos que os arquivos correntes so compostos por documentos
que esto vigentes e com bastante freqncia de uso. Abaixo, veremos
como se d a vigncia e freqncia dos arquivos intermedirios e
permanentes. A resposta a letra c.

Algumas definies de termos novos que apareceram nesta questo:

Prescrio a Extino de prazos para a aquisio ou perda de direitos
contidos nos documentos.
Valor primrio - Valor atribudo a documento em funo do interesse
que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua
utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.
Valor secundrio - Valor atribudo a um documento em funo do
interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usurios,
tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os
quais foi originalmente produzido.

5. Arquivos Intermedirios
(Arquivos de segunda idade)

o conjunto de documentos originrios de arquivos correntes, que
aguarda destinao e com uso pouco freqente.
Perodo de semi-atividade - o perodo durante o qual os documentos,
seja qual for o suporte utilizado, devem ser conservados por razes
administrativas, legais ou financeiras, mas no tm de ser utilizados
para assegurar as atividades quotidianas da administrao.

Dica: O arquivo intermedirio tambm conhecido como semi-ativo
ou transitrio.

Intermedirio a fase do resolvido, porm, no dispensvel ao servio;
ainda lhe incidem muitas pesquisas.
O arquivo intermedirio normalmente s conhecido pelas reas
financeira e de pessoal, que por serem as reas que trabalham o tempo
todo tendo que provar o que fazem, acumulam maior quantidade de
informaes, papis, imagens ou dados.
Tambm devemos lembrar que sobre a documentao financeira e de
pessoal que recaem, na maioria das vezes, as exigncias dos Tribunais e
das juntas.
A destinao pode ser o comeo dos problemas nos arquivos. Quase
todos, para alcanar um objetivo proposto, emitem vrios documentos
em muitas vias. Quando concludo o trabalho, pem-no em um envelope
ou em uma pasta (ou receptculo semelhante) e em nenhum momento
os avaliam ou triam para saber o que realmente deve ser guardado;
apenas trabalham, produzem e acumulam papis, o que lembra o dito
popular:
Podem descartar, mas antes providencie xerox!
o momento de perigo para as informaes. a parte mais
espinhosa do gerenciamento dos documentos; talvez pelo fato de os
papis j terem cumprido (em tese) sua finalidade, todos querem
simplesmente livrar-se deles; a comea um grande emaranhado: o
acmulo na fase posterior.

Analise essa outra questo do concurso do MPU:

Questo 5: (FCC MPU Analista de Documentao 2007) Aos
arquivos intermedirios compete, entre outras atividades,
a) promover a descrio do acervo
b) atender s consultas dos rgos produtores
c) desenvolver aes educativas junto s escolas da regio
d) estimular a pesquisa histrica
e) processar tecnicamente os documentos de origem privada

A fase intermediria aquela em que no necessitamos dos documentos
to perto de ns, mas no mandamos para o arquivo central, ou porque
no tem valor para arquivamento mais longo ou porque o arquivo
central muito distante e as consultas ainda so freqentes. A resposta
a letra b.

6. Arquivos Permanentes
(Arquivos de terceira idade)

o conjunto de documentos preservados em carter definitivo em
funo de seu valor.
Perodo de inatividade - o perodo a partir do qual os documentos
deixam de ter valor previsvel para a organizao que os produziu. Os
documentos so eliminados conservados como arquivos definitivos se
possurem valor de testemunho. Baixa freqncia de utilizao

Dica: Arquivo permanente tambm chamado de inativo, de
custdia e morto.

Arquivo Central a unidade responsvel pelo controle dos documentos
acumulados pelos diversos setores e servios de uma administrao e
pelos procedimentos tcnicos a que devem ser submetidos,
independentemente da centralizao do armazenamento.
O Arquivo central assume diversos papis dentro da organizao, tais
como:
Direcionador dos arquivos correntes/intermedirios;
Desobstruidor dos espaos nos locais de trabalho;
Gestor da poltica documental;
Custodiador das informaes da organizao.

Como Direcionador dos arquivos correntes/intermedirios entendemos
que com o servio de acumular a documentao, tem o arquivo
condies de detectar falhas na produo e utilizao dos formulrios e
papis que se transformam em documentos. A reunio dos arquivos
decorrentes do recebimento mensal ou anual permite no s provar os
atos praticados pela organizao, como tambm fazer uma comparao
do modo como aconteceram os fatos.
O universo de documentos que se forma no arquivo central revela como
est sendo processada cada etapa nos arquivos correntes.

Como desobstruidor dos espaos nos locais de trabalho podemos afirmar
que as constantes reformas em escritrio, a constante compra de
moblia seria solucionados com a criao do arquivo central e a
transferncia sistemtica dos documentos que se tornaram
desnecessrios ao servio em andamento.

Como gestor da poltica documental entendemos que a Organizao,
tendo sua documentao reunida em um nico espao e administrada
por pessoa conhecedora de seu funcionamento, ter pelo menos custo
da administrao do arquivo em um escopo que servir para aferir seus
valores, normas e todo direcionamento na gesto documental.
O arquivo central tem possibilidade de proporcionar a Organizao
quanto guarda dos documentos, aplicao de tecnologia de
substituio de suporte e tudo mais que diga respeito ao trato com
documentao.

Como custodiador das informaes da organizao, talvez a mais
importante funo do arquivo, ressaltamos que os documentos com
valor de prova de uma organizao devem ser guardados e zelados por
pessoa de mais alto grau de confiana, para evitar extravios.

Dica: A passagem dos documentos para o arquivo permanente recebe o
nome tcnico de recolhimento.

7. Noes bsicas de tipologias documentais e suportes fsicos

7.1. Microfilmagem

A microfilmagem um mtodo de preservar os documentos em outra
forma ou meio. a tcnica de fazer cpias fotogrficas to reduzidas
que se tornam impossveis de ler sem ampliao. Quando se consulta o
microfilme de um documento geralmente usa-se um aparelho de leitura
de microfilme para ampliar a imagem de modo que possa ser lida num
visor.
Os objetivos da microfilmagem de documentos so, em geral, dois:
a) reduzir o seu volume; e
b) garantir a sua durabilidade.

Dica: Microfilmagem de substituio assim chamada porque a que
incide sobre documentos de guarda temporria, com vistas ao
aproveitamento do espao.

Qualquer determinao para microfilmar documentos deve ser baseada
nos seguintes princpios:

Os documentos devem apresentar valor que justifique o custo dessa
operao. O processo de microfilmagem, como foi anteriormente
observado, de alto custo. Deve-se pesar esse custo contra o da
preservao dos documentos na forma original.

Os documentos a serem microfilmados devem ter caractersticas que se
prestem filmagem. Uma vez que um dos objetivos do microfilme
reduzir o volume, os documentos a serem microfilmados devem, em
geral constar de grandes sries. Considerando que os documentos
filmados no podem ser consultados um de cada vez, cada documento
de uma srie a ser microfilmada deve ser uma unidade integral no
sentido de que tenha seu significado independente daquele derivado de
sua inter-relao com ... unidades de srie. Os documentos filmados
no podem ser sujeitos a comparaes imediatas, pois dois deles
geralmente no podem ser projetados simultaneamente.

Os documentos a serem microfilmados devem apresentar um arranjo
que permita a sua filmagem. necessrio que sejam arranjados
segundo o sistema ou mtodo claro, seja numrico, alfabtico ou
cronolgico ou segundo o sistema de classificao bem definido. Os
documentos assim apresentados podem ser prontamente encontrados
pela referncia ao esquema de arranjo. Quando o arranjo dos
documentos no simples devem ser preparados e indexados na bobina
do filme.

Os documentos devem ser microfilmados segundo a melhor tcnica, as
cpias fotogrficas devem registrar todos os detalhes de importncia, os
documentos originais que possam ser necessrios a provveis
referncias futuras. Tecnicamente, o filme em si e sua manipulao
devem assessorar cpias com uma durabilidade de 100% maior do que
a do melhor papel de cpias fotogrficas devem ser um perfeito
substituto dos documentos originais em todos os aspectos essenciais.

A microfotografia oferece um meio de reduo do volume dos
documentos, na mesma proporo geomtrica pela qual a sua
quantidade vem aumentando, como um resultado da ampliao das
atividades governamentais e do uso de sistemas modernos de
duplicao. Torna possvel a continuidade em caso de papel de curta
durao. A microfotografia, aplicada com critrio pode atribuir
materialmente para soluo dos problemas de documentao de um
rgo. Trata-se de uma tcnica moderna, prpria administrao dos
documentos modernos.

Questo 6: (FCC MPU Analista de Documentao 2007) A
microfilmagem de substituio incide sobre documentos
a) de valor temporrio
b) desprovidos de cpias
c) que sero futuramente digitalizados
d) Cuja autenticidade no pode ser comprovada
e) de carter instrumental (guias, inventrios e catlogos)

Microfilmagem de substituio assim chamada porque a que incide
sobre documentos de guarda temporria, com vistas ao aproveitamento
do espao. Resposta: A

Microfilme bem que podia se chamar de microfoto. Assim, as pessoas
no confundiriam tanto com informatizao ou automao de servios.
Uma vez produzida a documentao, no h computador que a diminua.
O que elimina massa documental acumulada MDA a avaliao
diria, e a microfilmagem ou a digitalizao de imagens.
Digitalizao - Processo de converso de imagens e sons de cdigo
analgico para cdigo digital por meio de dispositivo apropriado, como
um scanner.

A avaliao, mtodo que consideramos o maior redutor de espaos, ,
sem tecnologia alguma, o mais seguro. Consiste apenas em separar o
joio do trigo e arquivar o que necessrio.

A microfilmagem um processo caro, mas at o presente momento, a
nica substituio do suporte tradicional que gera cpias com valor
legal. Considerando que a MDA a documentao financeira, sujeita a
Tribunais, este quesito tem que ser levado em considerao.

Para grande volume de MDA, no vislumbramos outra sada seno a
tecnologia de substituio do suporte papel, fotografia, publicaes,
plantas, jornais, etc.

O que melhor, microfilmar ou digitalizar?

Ao microfilmar, pode eliminar (fragmentar e vender) quase tudo. A
parte de documentao histrica e de prazo de guarda permanente, no
pode ser eliminada.
Ao digitalizar em CD posso eliminar (fragmentar e vender) a parte que
no seja sujeita a Tribunais. Documentao de valor jurdico, no pode.
As demais, de valores: tcnico, cultural, histrico etc. fica a critrio do
detentor.

Considerando que a parte histrica e permanente, se bem avaliada,
constitui cerca de 10% de produo, e que, o que encarece os dois
sistemas o preparo, entendemos que a adoo de substituio deva
ser feita usando as duas tcnicas:
Parte em microfilme e em CD, pelo valor legal, e parte apenas em CD.
Sabemos que apenas 10% a 20% das pesquisas em arquivos so feitas
para atender aos questionamentos jurdicos. Assim, 80% a 90% das
pesquisas sero feitas apenas nos CDs.

Enfim, no podemos dizer que microfilme j era e que CD o tal. Temos
que almejar que os tecnlogos garantam a leitura dos caracteres em
meios ticos independente de avanos; que seja legalizado o valor da
cpia gerada de CD, para que se possa deixar o Microfilme no patamar
em que ficaram os cinemas depois do surgimento da fita de vdeo:
continuam existindo e convivendo muito bem.

7.2. Automao

A automao ocorre de duas formas:

Quando o computador utilizado como instrumento de trabalho no
registro de documentos, no controle do acervo, etc.

Quando o suporte da informao o prprio computador. So os bancos
de dados onde so armazenados registros sobre determinados assuntos
como: contabilidade, folha de pagamento, etc.

A automao possui diversas vantagens, entre elas:

A recuperao de dados rpida e eficaz;
O ndice de erros pequeno;
Vrias pessoas podem acessar as mesmas informaes de vrios
lugares atravs dos computadores.

7.3. Preservao e Conservao

Preservao a funo arquivstica destinada a assegurar as
atividades de acondicionamento, armazenamento, conservao e
restaurao de documentos.
Conservao o conjunto de procedimentos e medidas destinadas a
assegurar a proteo fsica dos arquivos contra agentes de deteriorao.

Dica: A conservao de acervos documentais tarefa primordial nos
arquivos. Conservao a promoo da preservao e da restaurao
de documentos.

Os documentos modernos so, por assim dizer, quase to efmeros
quanto volumosos. Para os cticos em relao ao valor dos documentos
modernos, esse fato pode servir de consolo. No haver perigo de
submergir-se na inundao de documentos pblicos modernos, pois
estes desaparecero rapidamente, quase na mesma proporo em que
foram produzidos. Contudo, para o arquivista moderno a durabilidade do
material sob sua custdia assunto de maior interesse.

O arquivista da atualidade deve levar em considerao dois fatores que
afetam a preservao do material sob sua custodia, fatores esses
apontados pela Repartio de Normas Tcnicas (Bureau of Standards)
como agentes externos e internos de deteriorao. Os agentes
externos decorrem das condies de armazenagem e de uso; os
internos do inerentes prpria natureza material dos documentos.
Cabe ao arquivista precaver-se contra esses agentes destrutivos,
provendo-se de instalaes que anulem ou reduzam os efeitos malficos
dos agentes externos e empregados mtodos que preservem os
materiais perecveis, seja na forma original, seja em qualquer outra
forma.

De acordo com o Bureau of Standards a luz, a temperatura, a umidade,
a poluio cida do ar e as impurezas no papel so os principais agentes
de deteriorao.
Os agentes externos mais responsveis pela deteriorao, segundo o
Bureau, so agentes cidos da atmosfera e particularmente o dixido
sulfrico.

A poluio cida do ar, bem como outros fatores externos deteriorao,
temperatura e umidade desfavorveis, somente podem ser tratados pelo
uso de aparelhos modernos de ar-condicionado. Nas reas onde se
observa elevada poluio atmosfrica, os prdios destinados a arquivos
devem ser equipados com aparelho de ar-condicionado.

As operaes executivas de um arquivo requerem espao tanto para
salas de trabalho onde se possa receber os documentos e proceder a
respectivas limpeza, restaurao, encadernao e duplicao, espao
para a zeladora, assim como para salas de pesquisa, e o que mais
importante para os depsitos (stacks) de armazenagem dos
documentos.

Van Schreeven chama ateno para certas peculiaridades a serem
levadas em conta relativamente aos depsitos:
a) no usar equipamentos planejados para outros fins que no os de
arquivo, como por exemplo, estantes padronizados para bibliotecas;
b) procurar obter equipamentos conversveis e flexveis, ao mximo;
c) procurar localizar os depsitos em reas adjacentes s salas de
pesquisa para permitir o fornecimento direto; e
d) o equipamento dos depsitos deve proteger ao mximo os
documentos.
Talvez a melhor maneira de assegurar a preservao dos documentos
seja utilizar materiais permanentes na sua feitura. uma medida
preventiva a ser adotada por ocasio na produo de documentos, e que
pode ser determinada por lei ou regulamentos emitidos por fora de lei,
exigindo o uso de papeis e tintas permanentes para documentos de
valor permanente. Entretanto, a maioria dos documentos pblicos e,
principalmente, os grandes rgos governamentais so produzidos em
papel de pouca durao e com tintas no-permanentes, apesar de a
maioria dos documentos apresentar valor.

Dica: Toda luz potencialmente danosa para o papel e os danos so
cumulativos.

Encapsulao o procedimento de preservao em que o documento
colocado entre duas superfcies de plstico transparente, cujas bordas
so seladas.

Preservao do patrimnio arquivstico digital:
A preservao de longo prazo das informaes digitais est
seriamente ameaada pela vida curta das mdias.
A debilidade estrutural dos sistemas eletrnicos de informao
torna difcil a preservao de longo prazo.
A tecnologia digital um meio mais frgil de armazenamento
comparado com os meios tradicionais.
A preservao da informao em formato digital no se limita ao
domnio tecnolgico, envolve questes administrativas, legais,
polticas e econmico-financeiras.

7.4. Restaurao

Para restaurar um grande nmero de documentos com rapidez e com
um mnimo de pessoal qualificado, o arquivista h que adotar mtodos
modernos de restaurao. O novo mtodo de restaurao o da
laminao de documentos, entre duas folhas de acetato de celulose,
adotado nos National Archives por recomendao do National Bureau of
Standards.

De acordo com o Bureau Considerando-se que o acetato de celulose
termoplstico (isto , torna-se fluido sob a ao de calor e presso)
seria facilmente aplicado pela colocao de uma folha impressa entre
duas folhas de acetato de celulose ligeiramente maiores, e passando-se
o conjunto em uma prensa hidrulica, sob a ao de calor e presso,
obtm-se uma unidade homognea.
De processo de laminao, continua o Bureau, resulta um produto
que infinitamente mais satisfatrio (do que os conseguidos atravs
dos mais antigos mtodos de restaurao) do ponto de vista do
aumento da resistncia contra a deteriorao. Os documentos laminados
com acetato de celulose sob a ao do calor e da presso resistem
muito bem ao teste de envelhecimento provocado artificialmente e
tornam-se muito resistentes ao de insetos e ao mofo. Conservam a
flexibilidade do papel comum e no apresentam qualquer dificuldade
leitura.

Em certas circunstncias a reproduo do documento pela
microfilmagem pode ser considerada uma alternativa restaurao.
Embora o microfilme no dever ser visto como processo definitivo,
tanto a base de acetato de celulose que apresenta quanto a emulso
dessa base so razoavelmente durveis. Pode, alm disso, ser
reproduzido facilmente antes que comece a se deteriorar.

8. Protocolos

o servio encarregado do recebimento, registro, classificao,
distribuio, controle da tramitao e expedio de documentos.

Mais que um instrumento, uma fase dentro da administrao dos
documentos. Em arquivo necessrio ter uma planilha, ou ficha, ou
folha para protocolar documentos que entram e saem.

So atividades de protocolo:
O arquivista desenvolve as atividades de separar os documentos
recebidos em oficial ostensivo ou sigiloso e particular, alm de analisar e
determinar o assunto do documento, atribuindo-lhe um cdigo numrico
de referncia e assim por diante.

Uma ficha de protocolo apresenta os seguintes dados:

Procedncia
Data de entrada
Data do documento
Nmero
Cdigo do assunto
Espcie
Nmero de origem
Assunto
Distribuio
Data
Recebido

Os documentos de arquivo de uma entidade so produzidos para
cumprirem uma determinada finalidade e, para isso, usualmente,
tramitam. Ao tramitarem, os documentos circulam de uma entidade
para outra, ou de um setor para outro da mesma entidade, at
finalmente ser arquivados.
Todos os documentos que tramitam no interior de uma entidade foram
elaborados diretamente por ela ou foram a ela encaminhados. Assim, os
documentos de arquivo guardam relaes estreitas com o protocolo e a
expedio da documentao.
A expedio pode ser centralizada ou no. muito comum que as vrias
unidades administrativas de um rgo expeam documentos. A
expedio descentralizada costuma obrigar a uma multiplicidade de
controles e registros do que expedido, e freqentemente
acompanhada da criao de pequenos arquivos em setores e sees
(sendo arquivadas, basicamente, as cpias de tudo o que expedido).
Neste caso, a pulverizao da organizao dos documentos de arquivo
favorece a falta de unidade de procedimentos tcnicos, e tambm
dificulta a adoo de um plano de classificao unificado.
Similarmente, nem sempre h um setor ou servio de protocolo
centralizado - s vezes, nem mesmo formalmente estruturado. No
entanto, de uma forma ou de outra, todo organismo deve providenciar a
realizao de algumas das atividades essenciais de um servio de
protocolo - receber, identificar, registrar e distribuir os documentos na
entidade.
Qual a importncia de classificar os documentos, nos locais de
expedio e de protocolo?
A classificao o procedimento mais determinante na organizao dos
documentos de arquivo: no que se refere especificamente fase
corrente, os documentos podem ser classificados durante a prpria
tramitao, o que j os prepara para a integrao aos demais
documentos, quando tiverem de ser arquivados. Mais que isso: a
classificao dos documentos na sua entrada ou sada do rgo auxilia
na atualizao do plano de classificao, pois novos tipos documentais,
no previstos no plano, que forem recebidos ou expedidos tero
necessariamente que ser incorporados a ele.

Responda a essa ltima questo para finalizarmos a aula:

Questo 7: (FCC MPU Analista de documentao 2007) So
rotinas dos servios de protocolo:
a) recebimento de correspondncia e elaborao de inventrios
topogrficos da documentao.
b) Autuao de processos e reproduo do material a ser
descartado.
c) Coordenao de equipes de avaliao e elaborao de tabelas de
temporalidade.
d) Aes de conservao preventiva e montagem de guia de acervo.
e) Distribuio de correspondncia e controle de tramitao dos
documentos.

As rotinas do servio de protocolo so: recebimento, registro,
classificao, distribuio, controle da tramitao e expedio de
documentos. Assim, a resposta a letra e.

Em tempo, voc sabe o que tabela de temporalidade? o instrumento
de destinao, aprovado pela autoridade competente, que determina
prazos e condies de guarda tendo em vista a transferncia,
recolhimento, descarte ou eliminao de documentos.

9. Bibliografia:
VIEIRA, Sebastiana Batista. Tcnicas de Arquivo e Controle de
Documentos. Temas & Idias Editora: Rio de Janeiro 2005 - 3
Tiragem
SCHELLEMBERG, T.R. Arquivos Modernos: Princpios e Tcnicas. Editora
FGV: Rio de Janeiro 2005
DICIONARIO de Terminologia Arquivstica. S. Paulo: AAB-SP, Secretaria
de Estado da Cultura, 1996.
GONALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo
So Paulo: Arquivo do Estado, 1998.

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